›

Luận văn Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông

pdf 94 trang yendo 5100
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_to_chuc_hach_toan_nguyen_vat_lieu_va_viec_nang_cao.pdf

Nội dung text: Luận văn Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông

  1. Luận văn Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông
  2. Lời nói đầu Để có thể tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh, một doanh nghiệp sản xuất cần phải có ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh- đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Một sản phẩm để có thể cạnh tranh và có chỗ đứng trên thị trường thì phải vừa thoả mãn được những yêu cầu ngày càng khắt khe của người tiêu dùng về chất lượng, kiểu dáng và công dụng, vừa phải có giá thành hạ. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Hơn nữa chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm. Như vậy quản lý tốt nguyên vật liệu là một trong những nhân tố để thành công và nâng cao hiệu quả hoạt động. Kế toán là một công cụ đắc lực cho nhà quản trị. Các doanh nghiệp sản xuất đều tìm mọi biện pháp để tổ chức tốt công tác kế toán, trong đó có kế toán vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giảm chi phí, giá thành, tăng lợi nhuận đồng thời thoả mãn tốt hơn yêu cầu của sản xuất và người tiêu dùng. Mặc dù đã được đánh giá và quan tâm đúng mức song công tác quản lý và kế toán vật liệu vẫn còn những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện. “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông”. Trong khuôn khổ bài viết này em xin trình bày những vấn đề sau: Phần I : Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Phần III :Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Phần thứ nhất Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 2
  3. trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. 1.1 Khái niệm. Vật liệu là đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. 1.2 Đặc điểm. Là đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có những đặc điểm riêng, khác với yếu tố lao động và tư liệu lao động: -Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. -Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. -Giá trị của nguyên vật liệu khi xuất để sử dụng được chuyển hết một lần vào chi phí. -Nguyên vật liệu vừa là yếu tố đầu vào, vừa là một bộ phận của hàng tồn kho. -Chính những đặc điểm này quyết định đến những nguyên tắc và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. 2. Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. 2.1 Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp: Chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Chất lượng vật liệu, giá mua, chi phí thu mua có ảnh hưởng lớn đến sản xuất và giá thành sản phẩm. Giảm chi phí nguyên vật liệu là một biện pháp rất tốt để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Như vậy việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu tác động trực tiếp đến sản lượng, chất lượng sản phẩm, giá thành, lợi nhuận của doanh nghiệp. 3
  4. Bên cạnh đó, vật liệu còn là một bộ phận hàng tồn kho. Việc cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật liệu tác động đến tính liên tục của sản xuất, năng suất lao động, tình hình tài chính của doanh nghiệp. 2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Với những vai trò quan trọng như trên, nguyên vật liệu cần được quản lý chặt chẽ về các mặt: Về tình hình biến động: sự tăng giảm nguyên vật liệu cần được theo dõi sát sao từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ. Kịp thời phát hiện mất mát, hao hụt để có biện pháp xử lý. Về các định mức dự trữ: quản lý chặt chẽ các định mức hao hụt, dự trữ, sử dụng để bảo đảm nguyên vật liệu được dự trữ đầy đủ, sử dụng tiết kiệm, tránh gián đoạn trong sản xuất cũng như ứ đọng vật tư. Về chất lượng: nguyên vật liệu cần được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho. Phải nắm chắc tính chất cơ, lý, hoá của vật liệu để có các biện pháp bảo quản, sử dụng, hạn chế sự biến chất của nguyên vật liệu. Quản lý về giá mua và chi phí thu mua: tìm kiếm thị trường có giá mua hạ, chất lượng tốt, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản góp phần giảm chi phí và giá thành sản phẩm. Để có thể quản lý tốt vật tư, doanh nghiệp cần đáp ứng được những điều kiện sau: - Có đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Các kho tàng phải được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản, cân, đong, đo, đếm cần thiết và phù hợp với từng loại vật liệu. - Có đầy đủ nhân viên bảo quản và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. - Vật liệu trong kho phải được bố trí, sắp xếp theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra. - Xây dựng các định mức dự trữ, xác định lượng dự trữ tối đa, tối thiểu, định mức hao hụt. Theo dõi việc thực hiện các định mức đó nhằm hạn chế các trường hợp thiếu vật liệu gây gián đoạn trong sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - Lập sổ danh điểm vật liệu, thực hiện đầy đủ các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ chi tiết và tổng hợp theo đúng chế độ quy định. 4
  5. - Thường xuyên kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nhằm phát hiện mất mát, hao hụt. Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong quản lý và sử dụng vật liệu. 3. Nhiệm vụ hạch toán vật liệu. Kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán vật liệu cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời chất lượng, số lượng, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kịp thời phát hiện vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có các biện pháp xử lý, hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra. II. Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ nguyên vật liệu. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại và mỗi loại có nội dung kinh tế, vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Để có thể quản lý chặt chẽ, hạch toán một cách chi tiết từng loại vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại vật liệu theo các tiêu thức phù hợp. Trong thực tế của công tác hạch toán và quản lý của các doanh nghiệp, đặc trưng để phân loại phổ biến nhất là công dụng kinh tế, tức là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất - kinh doanh. Theo tiêu thức này, vật liệu được phân ra thành các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính. Là những nguyên liệu và vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp như sản phẩm của ngành nông nghiệp, công nghiệp khai thác còn vật liệu là những đối tượng lao động đã qua chế biến công nghiệp. 5
  6. - Vật liệu phụ. Đây cũng là những đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất để tạo nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm mà nó có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm, hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu Là những thứ tạo ra nhiệt năng. Có hai loại nhiên liệu: + Nhiên liệu trực tiếp cho sản xuất. + Nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị. Thực chất đây là một loại vật liệu phụ nhưng việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế Là những vật tư được doanh nghiệp mua sắm, dự trữ, sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản Là những vật liệu, thiết bị dùng cho xây dựng cơ bản, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi Là những vật liệu thu hồi từ hoạt động sản xuất, thanh lý TSCĐ và công cụ dụng cụ, có thể sử dụng lại hoặc bán. Cách phân loại này cho biết vai trò, công dụng của từng loại vật liệu và giúp ta sử dụng các tài khoản chi tiết một cách hợp lý. Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính tương đối trong phạm vi một doanh nghiệp . Ngoài ra người ta còn phân loại vật liệu theo nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài : Là vật liệu mua ở thị trường, sử dụng trong quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp . - Vật liệu tự sản xuất : Là vật liệu được doanh nghiệp tự sản xuất ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp . - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, vật liệu được cấp phát biếu, tặng 6
  7. Cách phân chia này cho biết nguồn nhập vật liệu của doanh nghiệp và là cơ sở để tính giá đúng vật liệu nhập . Để quản lý tốt vật liệu, trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính, mã số của vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. 2. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Đây là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Nó đảm bảo sự cân đối giữa số lượng và giá trị vật liệu trong các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên tắc cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu là hạch toán theo giá thực tế. 2.1 Giá nhập kho nguyên vật liệu. Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo nguồn nhập vật liệu: - Đối với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế Giá mua Chi phí vật liệu = ghi trên + thu mua Giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có). Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua không bao gồm thuế GTGT. Ngược lại nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm các khoản: - Chi phí vận chuyển do bên mua chịu. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá. - Chi phí bảo quản, bốc dỡ, thuê kho bãi. - Hao hụt trong định mức. - Công tác phí của người mua hàng. - Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho: 7
  8. Giá thực tế Giá trị Chi phí vật liệu = vật Chi phí chế biến: Nếu doanh nghiệp tự chế biến thì chi phí chế biến bao gồm các khoản chi thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để chế biến. Nếu doanh nghiệp thuê ngoài chế biến thì chi phí chế biến thường là tiền thuê ngoài gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi gia công. - Vật liệu nhận của nhà nước cấp: Là giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao. - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Tính theo giá do hội đồng định giá xác định. - Vật liệu được biếu, tặng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật được biếu, tặng hoặc tham khảo giá trên thị trường. ý nghĩa của các phương pháp tính giá vật liệu nhập kho là xác định đúng giá trị của vật liệu nhập kho. 2.2 Giá xuất kho Mục đích của việc tính giá vật liệu xuất kho là nhằm cân đối giữa số lượng và giá trị vật liệu. Căn cứ vào trình độ kế toán, đặc điểm của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: - Giá thực tế bình quân gia quyền: Khi xuất vật liệu ra sử dụng, kế toán chưa xác định ngay được giá trị mà phải đợi đến cuối kỳ tính ra đơn giá bình quân gia quyền: Giá thực tế vật Giá thực tế vật + Đơn giá liệu tồn đầu kỳ liệu nhập trong kỳ bình quân = Số lượng vật liệu Số lượng vật liệu gia quyền tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu Số lượng Đơn giá xuất sử dụng = vật liệu xuất x bình quân 8
  9. Ưu điểm của phương pháp này tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác. Tuy nhiên hạn chế của phương pháp này là phức tạp và công việc dồn vào cuối tháng nên cung cấp thông tin không kịp thời. Vì vậy phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, trình độ kế toán tương đối cao. - Giá thực tế bình quân đầu kỳ: Kế toán dùng giá thực tế bình quân đầu kỳ để tính ra giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ làm nhưng không chính xác. - Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán xác định lại đơn giá vật liệu bình quân sau lần nhập kho đó, để từ đó xác định giá trị vật liệu xuất kho. Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật Đơn giá tồn kho trước khi nhập liệu nhập kho bình quân = liên hoàn Số lượng vật liệu + Số lượng vật Giá thực tế Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x bình quân Ưu điểm: Tính chính xác giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật tư. Nhược điểm: Tính toán phức tạp. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật tư, số lần nhập trong kỳ ít. - Giá thực tế đích danh. Vật liệu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó, không quan tâm đến thời gian nhập và xuất kho. Ưu điểm: Độ chính xác cao. Nhược điểm: Đòi hỏi phải hạch toán chi tiết, tỷ mỉ. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn và có điều kiện theo dõi riêng từng lô vật liệu nhập kho. 9
  10. -Giá nhập trước, xuất trước. Vật liệu xuất kho được tính giá trong điều kiện giả định lô vật liệu nào được nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Vật liệu tồn kho là những vật liệu nhập kho sau cùng. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu tồn kho lớn, giá vật liệu xuất sử dụng nhỏ dẫn đến giá thành thấp, lợi nhuận cao và ngược lại. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời hạn bảo quản. - Giá nhập sau, xuất trước Tính giá vật liệu xuất kho trong điều kiện giả định lô vật liệu nào được nhập kho sau thì sẽ được xuất kho trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập kho đó. Phương pháp này ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước. - Xác định vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối. Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu = x tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối từ đó tính ra giá vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất = vật liệu nhập + vật liệu tồn - vật liệu tồn Ưu điểm: Tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ nhanh. Nhược điểm : Không chính xác, khó phát hiện mất mát, thiếu hụt và không phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên. Các doanh nghiệp này hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Giá hạch toán. Trong thực tế, việc sử dụng giá thực tế vật liệu để hạch toán gặp rất nhiều khó khăn: vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá khác nhau, các nghiệp vụ 10
  11. nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Sau mỗi lần nhập, xuất kho, kế toán phải xác định lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu. Để khắc phục những khó khăn trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán để phản ánh biến động diễn ra hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Đối với vật liệu nhập kho trong kỳ thì được ghi theo hai loại giá: giá hạch toán và giá thực tế. Vật liệu xuất kho trong kỳ chỉ ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ, khi tính được giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ về giá thực tế. Giá hạch toán vật Số lượng vật liệu Đơn giá = x liệu xuất trong kỳ xuất trong kỳ hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giữa giá vật liệu = vật liệu x thực tế và giá hạch Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu gọi tắt là hệ số giá vật liệu và được tính theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu + Hệ số giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ = vật liệu (K) Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ K có thể nhận các giá trị bằng 1, lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 1. K được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Các công thức trên là cơ sở để bảng kê tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ. Nếu doanh nghiệp áp dụng sổ kế toán là Nhật ký- Chứng từ thì bảng này gọi tắt là bảng kê số 3. 11
  12. Bảng kê số 3 - Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ. Tháng năm Vật liệu chính Công cụ dụng I. Chỉ tiêu Vật liệu phụ cụ Giá HT Giá TT Giá HT GiáTT GiáHT Giá TT 1. Số tồn đầu kỳ 2. Số nhập trong kỳ 3. Cộng tồn và nhập 4. Hệ số giá 5. Xuất trong kỳ 6. Số tồn cuối kỳ Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất kho thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn, thông tin về giá không kịp thời. Mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm khác nhau. Căn cứ vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ của đội ngũ kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp tính giá vật liệu xuất kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một phương pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một niên độ kế toán. Khi thay đổi phương pháp tính giá vật liệu xuất kho thì phải nêu rõ lý do. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp có ý nghĩa rất lớn vì nó không những ảnh hưởng đến khối lượng công tác kế toán mà còn ảnh hưởng đến giá vật liệu xuất kho trong kỳ, từ đó tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như tổng chi phí, giá thành sả phẩm, lợi nhuận 3. Tổ chức chứng từ hạch toán nguyên vật liệu. -Khái niệm: Tổ chức chứng từ là việc thiết lập khối lượng hạch toán ban đầu mang tính thủ tục và pháp lý trên hệ thống chứng từ kế toán. -Mục đích: + Vận hành tốt chế độ chứng từ nhà nước đã ban hành cho mỗi đơn vị hạch toán cơ sở. 12
  13. + Xây dựng hệ thống chừng từ đủ phản ánh vật liệu có tính bắt buộc và hướng dẫn. +Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát vật liệu bằng chứng từ. -ý nghĩa: +Tạo lập được những bằng chứng của kế toán (có giá trị pháp lý và hợp lý). + Tạo cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. + Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp phát sinh. -Việc tổ chức chứng từ vật liệu phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau: +Tuân thủ thống nhất chế độ chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. +Quá trình thủ tục hoá chứng từ trong nghiệp vụ phát sinh phải đảm bảo tính chặt chẽ và tính hợp lý. +Việc lập chứng từ phải được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ hoàn thành. +Việc lập và luân chuyển chứng từ phải thuận tiện cho việc quản lý vật liệu bằng chứng từ. -Chứng từ sử dụng: Chứng từ nhập: Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn mua hàng. Biên bản kiểm nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Biên bản vật tư luân chuyển thẳng. Biên bản kiểm kê xác nhận thừa. Chứng từ xuất: Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ. Biên bản giao nhận. Biên bản kiểm kê xác nhận thiếu. -Các bước lập và luân chuyển chứng từ: +Lập hoặc tiếp nhận chứng từ: Phải thực hiện đúng mẫu ban hành, ghi đủ yếu tố bắt buộc và hướng dẫn. 13
  14. +Kiểm tra chứng từ: kiểm tra về hình thức, nội dung, số bản chứng từ. Phải bảo đảm tính hợp lý và pháp lý. +Sử dụng chứng từ ghi sổ. +Lưu trữ chứng từ đúng thời gian mà nhà nước quy định. -Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: +Nhập kho vật liệu mua ngoài. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, khi vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, mẫu mã, quy cách, chất lượng của vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở Hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (hoặc 3 liên): liên 2 lưu, liên 2 người nhập mang xuống kho làm thủ tục nhập kho, liên 3 (nếu có) người nhập giữ. Thủ kho ghi vào liên 2 số thực nhập. Thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi đơn giá, tính thành tiền và làm căn cứ để ghi sổ kế toán. + Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho. Người nhập mang Phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho, vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. + Xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu vật tư, người có nhu cầu xin lệnh xuất vật tư. Phòng kế hoạch lập Phiếu xuất kho thành 2 liên (hoặc 3 liên). Phiếu xuất kho sử dụng các mẫu khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích xuất: Phiếu xuất kho vật tư, Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho theo hạn mức Sau khi xin ký Phiếu xuất kho, người nhận vật tư mang Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục giao nhận vật tư với thủ kho. Thủ kho ghi vào Phiếu xuất kho số thực xuất, ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để ghi số kế toán. III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi phải được dự trữ đầy đủ nhằm đảm bảo tính liên tục trong sản xuất do đó theo dõi tình hình biến động của từng loại vật liệu là một yêu cầu cấp thiết đối với người làm kế toán. 14
  15. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ cả về hiện vật và giá trị từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý và được thực hiện ở hai nơi : kho và phòng kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. 1. Phương pháp thẻ song song. - Điều kiện vận dụng: Đối với doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và phần lớn được luân chuyển qua kho. Mật độ nhập xuất dày đặc. Kho tàng tập trung. Có khả năng lao động kế toán vật tư để làm sổ, thẻ song song. - Loại sổ: + Tại kho: Sổ hoặc thẻ kho. Số lượng thẻ kho bằng số loại vật tư trong kho. + Tại phòng kế toán: Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết. Số lượng bằng số thẻ kho. -Quy trình hạch toán. Chứng từ nhập Bảng Kế tổng hợp toá Thẻ Sổ chi Nhập- n kho tiết xuất-tồn tổn kho NVL g Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu +Tại kho: 15
  16. Thủ kho căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện việc nhập và xuất vật liệu về mặt hiện vật. Cuối ngày, thủ kho vào thẻ kho cho từng loại vật liệu tương ứng ở cột nhập và xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ, phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu trên bảng giao nhận chứng từ. Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và trên thẻ kho của từng loại vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn cho từng loại vật liệu trên thẻ kho. +ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền. Căn cứ vào chứng từ, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết vật liệu về cả hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu. Kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra. Phù hợp với mọi trình độ kế toán. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp. Không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại vật liệu trong điều kiện kế toán thủ công. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Điều kiện vận dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, mật độ nhập, xuất dầy đặc. -Loại sổ: +Tại kho: Thẻ kho. +Tại phòng kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển. 16
  17. Bảng kê nhập, bảng kê xuất. -Quy trình hạch toán : +Tại kho: Ghi tương tự như phương pháp thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư sau khi ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập, xuất vật tư, phân loại phiếu nhập kho riêng để lập bảng kê nhập, phiếu xuất kho riêng để lập bảng kê xuất. Cuối tháng dựa vào bảng kê nhập, xuất vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị sau đó tính ra số tồn cuối tháng. Tồn cuối tháng trở thành tồn đầu kỳ tháng sau. Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị, nếu có chênh lệch thì phải điều chỉnh. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách. Tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán. Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng, cung cấp thông tin không kịp thời. Thẻ kho Chứng từ Chứng từ nhập xuất Bảng kê Bảng kê xuất nhập Sổ đối chiếu luân Kế toán tổng hợp 17
  18. Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 3. Phương pháp sổ số dư. + Điều kiện vận dụng Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư. Không có khả năng lao động kế toán để cập nhật hàng ngày. Trình độ kế toán và thủ kho cao. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn. -Loại sổ: +Tại kho: Thẻ kho. +Tại phòng kế toán: Sổ số dư (ghi cuối kỳ theo số dư) Bảng luỹ kế nhập, xuất (chỉ ghi mặt giá trị) -Quy trình hạch toán: Thẻ kho Chứng từ Sổ số dư Chứng từ nhập xuất Phiếu giao Bảng luỹ Phiếu giao nhận chứng kế nhập- nhận chứng xuất-tồn từ nhập từ xuất kho NVL Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu +Tại kho: 18
  19. Thủ kho ghi tương tự như các phương pháp trên. Định kỳ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho Nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho sau đó lập sổ số dư về mặt hiện vật và chuyển cho kế toán vật liệu. +Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán vật liệu tổng hợp số liệu nhập, xuất về mặt giá trị trên bảng giao nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến để ghi vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu sau đó tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên bảng kê. Sau khi nhận sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu tính thành tiền để tính giá trị vật liệu tồn kho cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu giữa bảng kê luỹ kế với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Nếu có chênh lệch thì phải tiến hành điều chỉnh. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán. Đối chiếu số liệu được thực hiện định kỳ. Nhược điểm: Rất khó phát hiện sai sót, nhầm lẫn. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có đội ngũ kế toán có trình độ cao. IV. hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Vật liệu là TSLĐ của doanh nghiệp, nó được nhập, xuất kho một cách thường xuyên. ở mỗi doanh nghiệp vật liệu có đặc điểm riêng dẫn đến các doanh nghiệp áp dụng các phương thức kiểm kê khác nhau. Có hai phương thức kiểm kê là kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho và kiểm kê một lần vào cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, kế toán về vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. a) Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. 19
  20. Trong trường hợp áp dụng phương pháp này, tài khoản kế toán vật liệu phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật liệu do đó có thể xác định vật liệu tồn kho trên sổ kế toán bất cứ lúc nào. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu, kế toán vật liệu so sánh, đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải khớp với số tồn trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp mà vật liệu có giá trị lớn. b) Phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất trong kỳ theo công thức: Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất = vật liệu nhập + vật liệu tồn - vật liệu tồn Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động nguyên vật liệu không được theo dõi, phản ánh trên tài khoản hàng tồn kho. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ được phản ánh trên tài khoản riêng (tài khoản mua hàng). Công tác kiểm kê vật liệu được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật liệu tồn kho thực tế làm cơ sở ghi sổ kế toán của tài khoản vật liệu đồng thời căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho tính ra trị vật liệu xuất kho trong kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán nhưng độ chính xác thấp, khó phát hiện mất mát, hao hụt và thông tin không cập nhật thường xuyên. 2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1 Tài khoản sử dụng. Khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu, kế toán thường sử dụng các tài khoản sau: -TK151: Hàng mua đang đi trên đường. 20
  21. Bên Nợ: Giá trị vật liệu đang đi trên đường cuối kỳ. Bên Có: Giá trị vật liệu đang đi trên đường cuối kỳ trước đã về tới doanh nghiệp và nhập kho. Số dư Nợ: Giá trị vật liệu đi đường (đầu kỳ hoặc cuối kỳ). -TK152: Nguyên vật liệu. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho. Trị giá thực tế vật liệu thiếu khi kiểm kê. Giảm giá hàng mua, trả lại người bán. Số dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. Tài khoản này có thể mở chi tiết như sau: 1521 Nguyên vật liệu chính. 1522 vật liệu phụ. 1523 Nhiên liệu. 1524 Phụ tùng thay thế. 1525 Vật liệu, thiệt bị đầu tư xây dựng cơ bản. 1528 Vật liệu khác. 2.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. -Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nhận và Phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK152: Giá thực tế vật liệu nhập kho. Nợ TK133 Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331: Số tiền phải trả cho người bán. Có TK111,112,141 Số tiền đã trả. +Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán trước hạn: Nợ TK111,112,331: Số được hưởng. Có TK711: Thu nhập tài chính. +Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Nếu nhập toàn bộ: 21
  22. Nợ TK152: Số thực nhập. Nợ TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331, 111, 112: Số ghi trên Hoá đơn. Có TK3381: Số hàng thừa. Khi xuất trả lại cho người bán: Nợ TK3381: Số hàng thừa trả lại cho người bán. Có TK152: Xuất kho NVL. Có TK133: Thuế GTGT của hàng trả thừa. Số hàng thừa được coi như giữ hộ người bán, khi nhập ghi đơn bên Nợ TK002, khi xử lý ghi đơn bên Có TK002. Trường hợp doanh nghiệp đồng ý mua nốt số hàng thừa thì nhập kho ghi tương tự như trên. + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm sẽ thông báo cho bên bán biết. Phản ánh số hàng thiếu kế toán ghi: Nợ TK1381: Số hàng thiếu so với Hoá đơn Có TK331: Ghi giảm số phải trả người bán. +Trường hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như trong hợp đồng: Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho trả lại cho người bán kế toán ghi: Nợ TK331,111,112,138: Tổng giá có thuế của hàng trả lại. Có TK133: Thuế GTGT của hàng trả lại. Có TK152: Giá chưa có thuế của hàng trả lại. -Trường hợp 2: Hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng đi đường. Nếu trong kỳ hàng về thì ghi sổ như bình thường. Trong trường hợp cuối kỳ hàng chưa về thì coi đó là hàng đang đi đường và ghi như sau: Nợ TK151: Hàng mua đang đi đường. Nợ TK133: Thuế GTGT của hàng đang đi đường. Có TK331,111,112,141 Số phải trả hoặc đã trả cho người bán. Trong kỳ sau, khi hàng về: Nợ TK152: Nếu hàng nhập kho. 22
  23. Nợ TK621, 627: Xuất cho sản xuất. Có TK151: Hàng mua đang đi đường đã về tới doanh nghiệp. -Trường hợp 3: Hàng về nhưng hoá đơn chưa về: Làm thủ tục nhập kho nhưng chưa ghi sổ kế toán. Đợi đến cuối kỳ nếu hàng về thì ghi tương tự như trường hợp 1, nếu hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính, kỳ sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế: Nếu giá thực tế > giá tạm tính Ghi bổ sung số chênh lệch. Hoặc ghi số âm: Xoá bỏ giá tạm tính. Ghi lại theo giá thực tế. Nếu giá thực tế < giá tạm tính Ghi số âm số chênh lệch Hoặc xoá bỏ giá tạm tính và ghi theo giá thực tế. -Trường hợp 4: Vật liệu do nhà nước cấp, các cổ đông góp vốn cổ phần, các bên góp vốn thành lập doanh nghiệp: Nợ TK152: Nhập kho NVL. Có TK411: Nguồn vốn kinh doanh. -Trường hợp 5: Nhập lại vật liệu trước đây góp vốn liên doanh: Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho. Có TK128, 222: Góp vốn liên doanh hoặc đầu tư ngắn hạn khác. -Trường hợp 6: Nhập kho vật liệu chế biến hoặc thuê ngoài chế biến: Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho. Có TK154: Chi phí SXKD dở dang. -Trường hợp 7: Nhập lại vật liệu xuất cho sản xuất nhưng không sử dụng hết: Nợ TK152: Nhập lại NVL không sử dụng hết. Có TK621, 627: Ghi giảm chi phí SXKD trong kỳ. -Trường hợp 8: Nhập kho phế liệu thu hồi: Từ thanh lý TSCĐ: Nợ TK152: Giá thực tế phế liệu thu hồi. Có TK721: Thu nhập bất thường. 23
  24. Báo hỏng CCDC: Nợ TK152: Giá thực tế phế liệu thu hồi. Có TK142 (1421): Chi phí trả trước Từ sản xuất: Nợ TK152: Nhập kho phế liệu thu hồi. Có TK154: Chi phí SXKD dở dang. -Trường hợp 9: Đánh giá lại vật liệu, nếu tăng: Nợ TK 152: Số chênh lệch. Có TK412: Chênh lệch đánh giá lại NVL. Chú ý: - Khi mua nguyên vật liệu căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, chỉ nhập kho những vật liệu đúng quy cách, phẩm chất, đúng với số thực tế kiểm nghiệm. Nếu có hao hụt trong định mức thì số hao hụt được tính vào giá thực tế. Nếu hao hụt ngoài định mức thì cần tìm nguyên nhân và xử lý: Nợ TK152: Giá thực tế NVL nhập kho. Nợ TK1381: Phần hao hụt ngoài định mức Nợ TK133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK331: Số tiền phải thanh toán cho người bán. Có TK111, 112, 141 : Số tiền đã trả Khi xử lý: Nợ TK111, 112, 334, 1388: Người vận chuyển bồi thường Nợ TK331: Thiếu do người bán chuyển thiếu. Có TK1381: Phần thiếu hụt ngoài định mức. - Đối với các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế GTGT. Kế toán không sử dụng TK133 để hạch toán thuế GTGT. 2.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho vật liệu. -Trường hợp 1: Xuất cho sử dụng: Nợ TK621: Giá thực tế vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm. Nợ TK 6272: Giá thực tế vật liệu xuất dùng chung ở các PXSX. Nợ TK 6412: Giá thực tế vật liệu xuất sử dụng cho bán hàng. Nợ TK 6422: Giá thực tế vật liệu xuất cho quản lý doanh nghiệp. 24
  25. Nợ TK 241: Giá thực tế vật liệu xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. -Trường hợp 2: Xuất vật liệu cho chế biến hoặc thuê ngoài chế biến: Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất cho chế biến. -Trường hợp 3: Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh. Khi góp vốn thì phải tính giá lại và so sánh số góp vốn liên doanh với giá trị vật liệu ghi trên số kế toán của công ty, nếu có chênh lệch thì hạch toán vào TK412. +Số góp vốn liên doanh = số ghi trên sổ kế toán: Nợ TK 128, 222: Số vốn góp liên doanh. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho. +Số góp vốn liên doanh > số ghi trên sổ kế toán: Nợ TK 128, 222: Giá thoả thuận ghi trong biên bản góp vốn. Có TK 412: Số chênh lệch. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu ghi trên sổ của doanh nghiệp. +Số góp vốn liên doanh < số ghi trên sổ kế toán: Nợ TK 128, 222: Giá thoả thuận ghi trong biên bản góp vốn. Nợ TK 412: Số chênh lệch. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu ghi trên sổ của doanh nghiệp. -Trường hợp 4: Xuất kho vật liệu để bán: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho để bán. - Trường hợp 5: Tính giá lại vật liệu, nếu giảm: Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại NVL. Có TK 152: Số chênh lệch. -Trường hợp 6: Khi mua nguyên vật liệu được hưởng giảm giá, bớt giá: Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền được hưởng. Có TK 152: Số giảm giá, bớt giá. 2.4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu. Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể kiểm tra tại chỗ tình hình nguyên vật liệu. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật liệu, xác 25
  26. định vật liệu hiện có và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để xác định số thừa, thiếu, kém phẩm chất, hư hỏng. Biên bản kiểm kê vật liệu là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. -Trường hợp 1: Kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. Tuỳ nguyên nhân hoặc quyết định xử lý mà kế toán ghi như sau: + Vật liệu thiếu do xuất kho thừa: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Ghi tăng chi phí SXKD. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu. + Vật liệu thiếu trong định mức hao hụt hoặc có quyết định xử lý số thiếu hụt tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu tính vào CPSXKD. + Nếu người phạm lỗi bồi thường: Nợ TK 111, 334, 1388: Số tiền được bồi thường. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu. + Nếu chưa phát hiện được nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý. Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu. -Trường hợp 2: Phát hiện vật liệu thừa. +Nếu vật liệu thừa là của doanh nghiệp: Nợ TK 152:Trị giá vật liệu thừa. Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý. + Nếu vật liệu thừa xác định sẽ trả cho doanh nghiệp khác, kế toán ghi đơn bên Nợ TK 002 3. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán nguyên vật liệu phải sử dụng TK611- tài khoản mua hàng. Kết cấu của TK611: Bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. Bên Có: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. 26
  27. Trị giá vật liệu trả lại cho người bán, giảm giá được hưởng. Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ. Trình tự hạch toán: -Đầu kỳ kế toán kết chuyển vật liệu tồn kho và vật liệu đang đi đường. Nợ TK 611(6111) Kết chuyển giá trị NVL đầu kỳ. Có TK 152, 151: NVL tồn kho, hàng mua đang đi đường đầu kỳ. -Trong kỳ, căn cứ vào chứng từ mua nguyên vật liệu trong kỳ kế toán ghi: Nợ TK 611(6111): Giá mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331,111,112,141 Tổng giá thanh toán. Hạch toán giảm giá hàng mua: Nợ TK 111,112,331: Số tiền được hưởng. Có TK611(6111): Giảm giá hàng mua. Hạch toán hàng trả lại: Nợ TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán của hàng trả lại. Có TK 133(1331): Thuế GTGT của hàng trả lại. Có TK 611(6111): Giá chưa có thuế của hàng trả lại. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. (Theo phương pháp Kê khai thường xuyên) TK151 TK152 TK154 Nhập kho vật liệu đi đường Nguyên vật liệu xuất thuê kỳ trước ngoài gia công hoặc tự chế TK333 TK331,111,112 Thuế nhập khẩu tính vào Giảm giá hàng mua, trả lại giá trị vật liệu nhập kho người bán 27
  28. TK133 TK411 Nhận cấp, phát, tặng,thưởng Thuế GTGT Nhận góp vốn liên doanh của hàng trả lại TK3381 TK1381,334,642 Nguyên vật liệu thừa Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê khi kiểm kê TK154 TK128,222 Nguyên vật liệu Xuất kho nguyên vật liệu chế biến nhập kho. góp vốn liên doanh TK412 TK412 Chênh lệch Chênh lệch Đánh giá tăng vật liệu. giảm tăng TK111,112,141 Nguyên vật liệu mua ngoài TK412 nhập kho TK133(1331) Đánh giá giảm vật liệu. Thuế GTGT -Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu tồn kho, vật liệu đang đi đường, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611(6111): Kết chuyển trị giá NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ. Kế toán tính ra số vật liệu xuất trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ. Có TK 611(6111): Kết chuyển trị giá NVL xuất trong kỳ. 28
  29. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL. (Theo phương pháp Kiểm kê định kỳ) TK152,151 TK611 TK111,112,331 Kết chuyển vật liệu tồn kho Giảm giá hàng mua, trả lại người và vật liệu đang đi đường bán đầu kỳ TK133 Thuế GTGT TK111,112,141,331 của hàng trả lại TK151,152 NVL mua ngoài nhập kho Kết chuyển NVL tồn kho TK133 vật liệu đang đi đường cuối kỳ Thuế GTGT TK621,627,641,642 Trị giá NVL xuất sử dụng Trong kỳ 4. Sổ sách kế toán. Mỗi doanh nghiệp sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau. Tuỳ theo hệ thống sổ mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống sổ tương ứng. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu 29 Nhật ký đặc Sổ, thẻ Nhật ký biệt (mua chi tiết
  30. Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ-ghi sổ Chứng từ Sổ, thẻ nhập, xuất chi NVL tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc 30 Sổ đăng Chứng ký Chứng từ ghi từ ghi sổ
  31. Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký- chứng từ. NKCT liên quan Sổ Báo Sổ chi NKCT Chứng cái cáo tiết số 5, từ nhập TK152 tài TK331 6 xuất (611) chín h 31 Bảng Bảng NKCT phân bổ kê 4, số 7 vật liệu 5, 6
  32. Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký- Sổ cái. Chứng từ Sổ, thẻ Nhập, chi xuất NVL tiết Bảng tổng hợp chứng Bảng tổng Nhật ký-Sổ cái hợp Nhập- Xuất-Tồn Báo cáo Ghi hàng ngàytài chính Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu V.Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề hiệu quả được đặt lên rất cao đối với các đơn vị kinh tế nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Bên cạnh đó, với thực trạng của nền kinh tế nước ta hiện nay, nguồn vốn còn rất eo hẹp. Vì vậy, làm thế nào để sử dụng tốt nhất đồng vốn hiện có, đặc biệt là vốn lưu động là một câu hỏi thường xuyên được đặt ra cho các nhà quản lý. 32
  33. Để có thể đánh giá được tình hình sử dụng vốn lưu động, tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, yếu kém từ đó có những giải pháp khắc phục, người phân tích cần thông qua các chỉ tiêu. Những chỉ tiêu quan trọng nhất thường được xem xét đến trong việc phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động là: 1.1 Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả chung về vốn lưu động: Sức sản xuất Giá trị tổng sản lượng của vốn = lưu động Vốn lưu động Sức sản xuất của vốn lưu động cho biết 1 đồng vốn lưu động mang lại mấy đồng giá trị tổng sản lượng. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Sức sinh lời Lợi nhuận thuần của vốn = lưu động Vốn lưu động bình Nó phản ánh 1 đồng vốn lưu động làm ra mấy đồng lợi nhuận thuần. Khi phân tích cần tính ra và so sánh hai chỉ tiêu này giữa kỳ phân tích và kỳ gốc. Nếu hai chỉ tiêu này tăng lên thì điều đó có nghĩa là việc sử dụng vốn lưu động đang được cải thiện và tiến triển theo chiều hướng tốt. Ngược lại hai chỉ tiêu này giảm đi thì doanh nghiệp cần kịp thời có những biện pháp phù hợp nhằm sử dụng tốt hơn vốn lưu động của mình. 1.2 Các chỉ tiêu phản ánh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Số vòng quay Tổng doanh thu thuần của vốn = Nó cholưu bi ếtđ ộngtrong một k ỳ, vốn l ưu đ ộng quay Vốnđược lmấyưu vòng. Chỉ tiêu này càng cao thì tốc độ quay vòng của vốn lưu động càng cao và ngược lại. Thời gian của Thời gian của kỳ phân tích 1 vòng = luân chuyển Số vòng quay của vốn Chỉ tiêu này cho biết để quay được một vòng, vốn lưu động cần thời gian là bao nhiêu. Thời gian một vòng luân chuyển càng ngắn càng tốt. 33
  34. Hệ số đảm Vốn lưu động bình quân nhiệm của = Vốn lưu động Tổng số chu chuyển Chỉ tiêu này cho biết để có một đồng tổng số chu chuyển thì cần bao nhiêu đồng vốn lưu động. Chỉ tiêu này càng nhỏ thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng lớn. Trong các công thức trên thì vốn lưu động bình quân được xác định qua công thức: Vốn lưu động V.L.Đ đầu tháng +V.L.Đ cuối tháng bình quân = tháng Vốn lưu động Tổng vốn lưu động bình quân 3 tháng bình quân = quý Vốn lưu động Tổng vốn lưu động bình quân 4 quý bình quân = năm Trong trường hợp có số liệu về vốn lưu động đầu tháng thì: V1/2 + V2 + +Vn/2 V= n-1 V: vốn lưu động bình quân V1, V2 số dư vốn lưu động các tháng n: thứ tự tháng Tương tự như trên, để đánh giá tốc độ luân chuyển vốn lưu động, người phân tích cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu giữa kỳ phân tích và kỳ gốc từ đó có được những nhận xét về sự thay đổi tốc độ luân chuyển vốn lưu động là tốt lên hay xấu đi. Với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, các doanh nghiệp cần phải đẩy nhanh tốc độ luân chuyển, giảm số ngày của một vòng quay và tăng số vòng quay trong một kỳ. Tôc độ luân chuyển chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố: 34
  35. Tình hình cung cấp vật tư, dự trữ nguyên vật liệu. Tiến độ sản xuất. Tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Tình hình thanh toán công nợ. 1.3 Tiết kiệm tương đối và tiết kiệm tuyệt đối. Đối với các doanh nghiệp, việc nâng cao tộc độ luân chuyển vốn lưu động có tác dụng giảm nhu cầu về vốn, tăng khối lượng hoạt động sản xuất - kinh doanh. Tiết kiệm tương đối là vốn tiết kiệm được (không cần phải tăng thêm so với vốn lưu động ban đầu) nhưng vẫn phát triển được nhiệm vụ sản xuất nhờ vào tăng vòng quay của vốn lưu động. Tiết kiệm tuyệt đối là vốn tiết kiệm được (số vốn giảm đi) mà vẫn duy trì được quy mô sản xuất - kinh doanh như cũ do tăng vòng quay của vốn lưu động. Như vậy, việc sử dụng vốn lưu động là tiết kiệm hay lãng phí phụ thuộc vào sự thay đổi của tốc độ chu chuyển vốn lưu động. 2. Mối liên hệ giữa tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn lưu động và nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong vốn lưu động do đó hiệu quả sử dụng vốn lưu động chịu ảnh hưởng rất lớn của công tác thu mua, nhập kho, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một nguyên nhân chủ yếu tác động đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động về các mặt sức sản xuất, sức sinh lời và tộc độ luân chuyển của vốn lưu động. Sự tác động đó được thể hiện trong tất cả các giai đoạn hạch toán nguyên vật liệu. 2.1 Tổ chức hạch toán quá trình cung cấp. Cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất - kinh doanh nhằm tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào. Nó quyết định đến giá cả, chất lượng cũng như tính đồng bộ và đầy đủ của nguyên vật liệu từ đó tác động đến chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm và lợi nhuận. Tổ chức tốt công tác hạch toán quá trình thu mua và nhập kho nguyên vật liệu là một yếu tố tác động rất lớn đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Điều đó được thể hiện nó cung cấp thông tin cho nhà quản lý về các vấn đề: Việc cung cấp nguyên vật liệu có đảm bảo kế hoạch sản xuất hay không, nguyên vật liệu thiếu hụt hay dư thừa. 35
  36. Doanh nghiệp có lựa chọn được những nhà cung cấp thường xuyên, giá cả có ổn định và chất lượng có đảm bảo yêu cầu của sản xuất hay không. Căn cứ vào những thông tin đó nhà quản lý có các quyết định phù hợp, tìm nhà cung cấp ổn định với giá cả hạ và chất lượng tốt. Hơn nữa tổ chức tốt quá trình này sẽ góp phần nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí nhờ việc thiết lập hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ. 2.2 Tổ chức hạch toán quá trình dự trữ, bảo quản. Tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu tại kho sẽ góp phần giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn. Ngược lại, dự trữ không đủ sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Để giải quyết mâu thuẫn này, doanh nghiệp cần xác định lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các định mức đó. Việc kiểm kê kho được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, tránh mất mát, hao hụt nguyên vật liệu và giảm thiểu những lãng phí trong khâu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt hay dư thừa nguyên vật liệu, hạn chế sự biến chất của nguyên vật liệu. 2.3 Tổ chức hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu. Tổ chức tốt quá trình này sẽ đảm bảo nguyên vật liệu được xuất đúng mục đích, khối lượng xuất kho đầy đủ và đồng bộ, hạn chế những lãng phí góp phần làm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh. Như vậy tổ chức hạch toán nguyên vật liệu có mối quan hệ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm tăng khối lượng hoạt động sản xuất - kinh doanh, giảm nhu cầu về vốn cho sản xuất. Phần thứ hai Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông 36
  37. I.Đặc điểm chung của Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Tên doanh nghiệp: Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Tên giao dịch: Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Địa chỉ:15-Hạ Đình-Quận Thanh Xuân-Hà Nội. Diện tích: 5 ha. Công ty được quyết định thành lập với tên ban đầu là nhà máy bóng đèn phích nước Rạng Đông trực thuộc bộ công nghiệp. Nhà máy được xây dựng theo thiết kế của Trung Quốc, khởi công vào tháng 05/1959 đến tháng 06/1962 thì hoàn thành. Ngày 26/03/1963 Nhà máy bóng đèn phích nước Rạng Đông chính thức đi vào hoạt động sản xuất thử với công suất thiết kế ban đầu là 1,9 triệu bóng đèn tròn và 200 nghìn ruột phích một năm. Ngày24/03/1993 thành lập lại doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 222CNN-TCLĐ của bộ trưởng bộ Công nghiệp nhẹ. Ngày 30/06/1994 đổi tên thành Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông theo quyết định số 667/QĐ -TCLĐ của bộ Công nghiệp nhẹ. Để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, sự phát triển lớn mạnh như hiện nay công ty đã trải qua nhiều bước thăng trầm: Từ 1963 đến 1975: Nhà máy phải hoạt động trong điều kiện chiến tranh phá hoại miền bắc đang diễn ra ác liệt, sản xuất không được ổn định do vừa sản xuất vừa chiến đấu. Tốc độ tăng trưởng chậm và đến năm 1975 mới đạt công suất thiết kế. Nhà máy hoạt động dưới sự giúp đỡ kỹ thuật của các chuyên gia Trung Quốc và các vật tư chính cũng do Trung Quốc cung cấp. Từ 1976 đến 1988: Đến năm 1975 nhà máy lại gặp phải khó khăn mới: Trung Quốc rút hết chuyên gia về nước và không cung cấp vật tư. Rạng Đông không trông chờ vào nhà nước mà nêu cao ý thức tự lực, tự cường, vươn lên để tồn tại. Công ty đã tự trang, tự chế, khắc phục khó khăn, đổi mới kỹ thuật. Đến năm 1977 các dây chuyền được đổi mới về căn bản. Công suất giai đoạn này đạt khoảng 4- 4,5 triệu bóng đèn tròn và 400.000 phích 1 năm. Giai đoạn này công ty đã thoát khỏi sự phụ thuộc vào Trung Quốc về vật tư và kỹ thuật. 37
  38. Từ 1989 đến nay: Khi đất nước chuyển sang cơ chế thị trường, công ty đứng trước khó khăn thử thách mới: nhà nước không còn bao cấp, hàng ngoại tràn vào lấn át sản xuất trong nước. Công ty phải đóng cửa 6 tháng. Ban lãnh đạo đã áp dụng những biện pháp đúng đắn: Sắp xếp lại sản xuất, bố trí lại lao động. Đổi mới cơ chế điều hành. Phát huy nhân tố con người. Đầu tư chiều sâu, đúng hướng, tiết kiệm. Đổi mới công nghệ , trang thiết bị. Nhờ đó công ty đã phục hồi được sản xuất và thu được những kết quả đáng ghi nhận: Ba năm liền 93, 94, 95 là cơ sở đạt sản phẩm “top ten”. Tháng 9/1994 được Chủ tịch nước tặng huân chương lao động hạng Nhất cho tập thể lao động và huân chương lao động hạng Ba cho ban giám đốc. Từ 1991- 1998 công ty liên tục được công nhận là đảng bộ vững mạnh. Từ 1993- 1996 công ty liên tục được tặng danh hiệu đơn vị thi đua xuất sắc. Từ 1996- 1998 công ty được tặng lá cờ đầu toàn ngành. Công ty còn là một trong hai đơn vị của bộ công nghiệp được tặng cờ thi đua xuất sắc và an toàn bảo hộ lao động . Một số nguyên liệu có tính quyết định chất lượng sản phẩm hiện nay Công ty đang nhập của Nhật, Mỹ, Hungari (dây Ni ken, Wonfram, hoá chất ) và nhựa vỏ phích vẫn phải nhập ngoại. Nguyên liệu chính là cát trắng Vân Hải-Nha Trang. Thị trường xuất khẩu chủ yếu là Trung Đông, Hàn Quốc. Trong năm 1998 Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông đã mạnh dạn đầu tư hơn 25 tỷ đồng để lắp đặt một dây chuyền sản xuất đèn huỳnh quang hiện đại nhất Việt Nam với công suất hơn 6 triệu sản phẩm/năm . Hiện nay mặt hàng chính của Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông là bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang và phích nước. Đặc biệt năm 1999 sản phẩm của Công ty đã được xếp hạng thứ 2 trong số 62 doanh nghiệp Miền Bắc và hạng thứ 14 toàn quốc trong cuộc thi “Top 200 sản phẩm - doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao 99” (do người tiêu dùng cả nước bình chọn). 38
  39. Một vài chỉ tiêu kinh tế từ 1995-2000 ST Chỉ tiêu Đ.vị TH TH TH TH KH T tính 1996 1997 1998 1999 2000 1 Giá trị TSL Tr.đ 81.117 100.563 112.374 167.077 179.000 2 Doanh thu Tr.đ 75.247 99.324 108.674 154.011 145.000 3 Nộp ngân Tr.đ 8.207 9.621 9.083 13.770 12.500 sách 4 Lao động Người 1035 1235 1292 1298 5 Thu nhập 1000đ/ 1.565 1.816 1.761 1800 bình quân tháng 6 Vốn kinh Tr.đ 34.109 34.746 37.649 43.500 doanh 7 Lợi nhuận Tr.đ 7.273 9.008 9.763 10.665 2. Tổ chức quản lý tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Công ty có quy mô tương đối lớn, ngoài ban giám đốc hiện nay công ty có 08 phòng ban và 05 phân xưởng. Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ hữu cơ với nhau. *Ban Giám đốc: -Giám đốc:Điều hành chung cả công ty. Phó Giám đốc sản xuất: Điều hành sản xuất kinh doanh và nội chính. Phó Giám đốc kỹ thuật: Phụ trách kỹ thuật và đầu tư phát triển. *Kế toán trưởng: Trực tiếp phụ trách phòng kế toán. *Phòng tổ chức điều hành sản xuất: Phụ trách cung cấp vật tư đầu vào, lên kế hoạch vật tư, thanh toán nhu cầu vật tư sản xuất, lên kế hoạch sản xuất điều hành chung sản xuất, điều phối bố trí lao động quản lý nhân sự 39
  40. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh. Giám đốc Phó giám đốc Kế Phó giám điều hành toán đốc kỹ sản xuất và trưởng thuật và nội chính đầu tư phát Phòn Phòng Văn g tổ Phòn tài phòng Phòn Phòn Phòng Phòng chức g chính giám g g điều dịch thị kế đốc KCS quản bảo hành vụ trườn toán và lý vệ sản đời g tổng đầu kho xuấ sống hợp tư t phát Phân Phân Phân Phân Phân xưởng xưởng xưởng xưởng xưởng thủy bóng phích đột cơ tinh đèn nước dập động *Phòng thị trường: Phụ trách việc bán hàng, nghiên cứu, tìm thị trường, đề xuất phương án bán hàng và mở rộng thị trường , quảng cáo sản phẩm 40
  41. *Phòng quản lý kho: Quản lý luân chuyển vật tư, sắp xếp bảo quản vật tư, thông báo tình hình luân chuyển vật tư lên các phòng ban chức năng. *Phòng bảo vệ: Bảo vệ sản xuất, bảo vệ tài sản chung, quản lý trật tự trong công ty, phòng cháy chữa cháy, hướng dẫn khách tham quan *Phòng dịch vụ đời sống: Chăm lo việc khám chữa bệnh và dịch vụ ăn uống cho cán bộ công nhân viên (khám chữa bệnh thông thường và kiểm tra sức khẻo định kỳ cho công nhân viên). *Văn phòng Giám đốc: Có hai bộ phận: -Văn thư: Chăm lo công việc hành chính như đón khách, hội họp, công tác văn thư lưu trữ -Tư vấn đầu tư:thẩm định các dự án đầu tư, xây dựng các dự án mới. *Phòng KCS: Kiểm tra giám sát các công đoạn sản xuất và chất lượng sản phẩm là chính, ngoài ra phải kiểm tra chất lượng đầu tư mua về. *Phòng kế toán tài chính: Tổ chức hạch toán kế toán, thực hiện các chế độ của nhà nước qui định và tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin cho nhu cầu quản lý. Hàng năm xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vố để bảo đảm cho hoạt động toàn Công ty, tính toán hiệu quả, làm một số phân tích về kế toán quản trị, là đầu mối của thống kê. 3. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Hiện nay Công ty tập trung chủ yếu vào sản xuất ba mặt hàng: Bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang và phích nước( gồm ruột phích và phích hoàn chỉnh). Quá trình sản xuất khá phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn sản xuất. Công ty tổ chức 05 phân xưởng với những nhiệm vụ cụ thể sau: Phân xưởng thuỷ tinh. Là khâu khởi đầu của quá trình công nghệ có nhiệm vụ sản xuất ra bán thành phẩm thuỷ tinh là vỏ bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang, và bình phích từ nguyên liệu là: cát Vân Hải, đá Trường thạch, ZnO, Na, bột thuỷ tinh Qui trình sản xuất của phân xưởng thuỷ tinh: 41
  42. Nguyên liệu => Nung đỏ => Thổi tự động và thủ công => ủ => Bán thành phẩm thuỷ tinh : vỏ bóng và bình phích. Phân xưởng bóng đèn. Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng này là sản xuất một số phụ kiện như loa, trụ lắp ráp bóng đèn tròn và bóng đèn huỳnh quang hoàn chỉnh. Do đặc điểm này nên qui trình sản xuất vừa nối tiếp, vừa song song. ở đây công việc lắp ráp được thực hiện trên dây chuyền có mức độ tương đối cao, sắp xếp bố trí lao động hợp lý. Tổ sản xuất bóng đèn tròn và tổ sản xuất bóng đèn huỳnh quang được hạch toán độc lập như hai phân xưởng tách biệt. Công ty gọi chung là phân xưởng bóng đèn chỉ để dễ quản lý, để tiện theo dõi kế toán hạch toán riêng rẽ cho phân xưởng bóng đèn (sản xuất bóng đèn tròn) và phân xưởng huỳnh quang (sản xuất bóng đèn huỳnh quang). Tại phân xưởng bóng đèn thì nhận vỏ bóng từ phân xưởng thuỷ tinh để lắp ráp thành bóng đèn tròn, còn tại phân xưởng huỳnh quang thì phải nhập vỏ bóng từ Thái Lan về để lắp ráp thành bóng hoàn chỉnh vì hiện nay công ty chưa sản xuất được bóng đèn huỳnh quang. Phân xưởng phích nước. Nhận bán thành phẩm là vỏ bình phích (từ phân xưởng thuỷ tinh chuyển sang ), phân xưởng này có nhiệm vụ sản xuất thành ruột phích. Trong đó một phần ruột phích nhập kho để bán và một phần chuyển sang phân xưởng đột dập để lắp ráp thành phích hoàn chỉnh. Gần đây phân xưởng đã thay hệ thống đốt bằng khí than sang đốt bằng ga lỏng nên bảo đảm được môi trường làm việc của công nhân và tăng hiệu quả của sản xuất. Phân xưởng đột dập. Phân xưởng này có nhiệm vụ lắp ráp thành phích hoàn chỉnh từ bán thành phẩm (ruột phích) đã được chuyển từ phân xưởng phích nước sang và một số phụ kiện do phân xưởng tự làm như vai phích, vành nốc. Việc lắp ráp được tién hành theo dây chuyền. Do vừa sản xuất phụ tùng vừa lắp ráp nên qui trình sản xuất vừa nối tiếp vừa song song. Phân xưởng cơ động: Phân xưởng này có nhiệm vụ cung cấp năng lượng, động lực (điện, nước, than, khí ga) cho các phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Trước đây phân xưởng cơ động dùng than đốt khí ga cung cấp cho phân xưởng thuỷ tinh, phân xưởng bóng đèn, phân xưởng phích nước nhưng từ tháng 10/1998 (khi có thêm 42
  43. phân xưởng huỳnh quang) thì các phân xưởng này không sử dụng khí ga nữa (trừ phân xưởng phích nước) mà dùng ga lỏng (mua ngoài).Khi chuyển từ dùng khí ga sang dùng ga lỏng thì công việc của phân xưởng cơ động đã giảm nhiều. Mối liên hệ giữa phân xưởng cơ động với các phân xưởng khác và trình tự luân chuyển bán thành phẩm giữa các phân xưởng được thể hiện trong sơ đồ sau: Bán thành phẩm (ruột phích) Thành phẩm Phân xưởng Phân xưởng phích nước đột dập (phích nước hoàn chỉnh) Nguyên Phân xưởng Phân xưởng vật liệu thuỷ tinh cơ động Phân xưởng Thành phẩm bóng đèn (bóng đèn ) :Đường đi của bán thành phẩm. : Đường đi của năng lượng động lực. Tại phân xưởng thuỷ tinh: nguyên liệu đưa vàolò nấu thuỷ tinh lỏng (cát Vân Hải, Bạch Vân, Soda ) đến 14000C cho nóng chảy, sau đó đưa vào lò ủ cho nhiệt độ giảm dần, rồi đưa vào máy thổi thành vỏ bóng và bình phích. Vỏ bóng sẽ được chuyển sang phân xưởng bóng đèn để tiếp tục chế tạo. Tại phân xưởng bóng đèn: từ nguyên vật liệu ống chì mua ngoài sẽ chế tạo thành loa đèn rồi sau đó từ loa đèn này sẽ gắn vào trụ đèn, rồi chuyển sang bộ phận chăng tóc cho bóng đèn (quá trình này tạo thành bộ phận dẫn điện bên trong 43
  44. vỏ bóng). Sau đó từ vỏ bóng ở phân xưởng thuỷ tinh chuyển sang và phần dẫn điện tại phân xưởng bóng đèn sẽ lắp ghép vào nhau, tiếp theo là rút khí và gắn đầu đèn ta được sản phẩm bóng đèn. Sản phẩm này sẽ được thông điện (làm tăng độ bền của dây tóc ) bằng cách thử điện một lần từ điện áp thấp đến điện áp cao, sau đó sản phẩm này được kiểm nghiệm tại bộ phận KCS và nhập kho thành phẩm. Tại phân xưởng cơ động sẽ cung cấp điện, nước cho phân xưởng thuỷ tinh và bóng đèn. Tại mỗi phân xưởng sẽ có thiết bị đo quá trình sử dụng điện nước của phân xưởng cơ động. II. tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. 1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Hiện nay Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Sành Sứ thuỷ tinh, hình thức kế toán tại Công ty là hình thức kế toán tập trung. Các phân xưởng không có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Quản đốc phân xưởng ngoài nhiệm vụ điều hành, quản lý sản xuất ở phân xưởng mình còn nhiệm vụ thống kê ở phân xưởng (về vật tư, thành phẩm) và lập bảng đề nghị thanh toán lương trên cơ sở các số lượng thống kê được. Hiện nay do địa bàn hoạt động của Công ty được tập trung tại một địa điểm, phương tiện tính toán, ghi chép được trang bị tương đối đầy đủ nên hình thức kế toán tập trung tỏ ra rất phù hợp với Công ty. Đảm bảo sự kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và sự lãnh đạo kịp thời của Ban giám đốc. Theo biên chế phòng kế toán của công ty gồm 10 người: 01 kế toán trưởng, kiêm trưởng phòng, 02 phó phòng kế toán và 06 kế toán viên và một thủ quỹ. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chính sách chế độ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty. Một phòng kế toán đồng thời kiêm kế toán tổng hợp cùng kế toán trưởng, xem xét các yếu tố sản xuất, định mức vật tư đề ra các kế hoạch cụ thể. Cuối tháng tiếp nhận NK-CT của các kế toán viên lên sổ cái tài khoản và lập các báo cáo kế toán. Một phó phòng phụ trách hệ thống máy vi tính trong toàn công ty (tự xây dựng chương trình máy) kiêm công tác thống kê. 44
  45. Một kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền vay phải quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm của các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Một kế toán theo dõi nhập vật tư và công nợ với người bán, tạm ứng và các khoản phải thu phải trả khác. Một kế toán chi phí, tính giá thành kiêm kế toán tài sản cố định. Một kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh và công nợ với người mua hàng. Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội. Một kế toán theo dõi tình hình xuất vật tư. Một thủ quỹ có trách nhiệm thu chi trên cơ sở các phiếu thu chi của kế toán tiềm mặt chuyển sang, bảo quản tiền. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Phó phòng kế Phó phòng toán kiêm kế phụ trách toán tổng hợp tin học Kế Kế Kế Kế Kế Kế Thủ toán toán toán toán toán toán quỹ tiền nhập chi tiêu tiền xuất mặt vật phí thụ lương vật và liệu và và liệu tiền và tính xác gửi công G T định 2. Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ cách kế toán. *Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ. 45
  46. Hệ thống gồm: NK-CT 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10. Bảng kê: 1, 2, 3, 4, 5, 6. Bảng phân bổ: 1, 2, 3. Và các sổ cái tài khoản khác. *Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì vậy hệ thống tài khoản được sử dụng ở đây gồm hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trừ các tài khoản:631,611. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu . NKCT liên quan Báo Sổ cáo Sổ chi NKCT cái Chứng tài tiết số 5 TK152 chín từ nhập TK331 xuất Bảng phân bổ vật liệu Bảng NKCT kê 4, số 7 5, 6 Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ iii. tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng đông 1. Đặc điểm và công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty bóng đèn phích nước Rạng đông. 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu. Mặc dù sản phẩm chủ yếu của công ty chỉ có 3 mặt hàng: Bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang và sản phẩm phích nước nhưng mỗi loại sản phẩm lại có 46
  47. chủng loại, qui cách hết sức phong phú, đa dạng và số lượng sản phẩm sản xuất ra rất lớn. Hơn nữa, để sản xuất ra 1 nhóm sản phẩm, công ty cần rất nhiều chủng loại vật tư. Từ những đặc điểm đó dẫn đến vật tư của công ty bao gồm rất nhiều chủng loại, quy cách và số lượng vật luân chuyển là rất lớn. Một số vật tư trong nước chưa sản xuất được, công ty phải nhập từ nước ngoài. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán, vật liệu của Công ty được phân thành 6 loại: - Nguyên vật liệu chính: Đây là những vật liệu quan trọng nhất cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm như cát Vân Hải, hộp phích nhựa, nhôm cục, bạch vân, phụ tùng nhựa phích, thân phích, dây tóc, dây dẫn Nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm rất nhiều loại (khoảng 140 quy cách chủng loại) và chiếm khoảng 85% tổng số chi phí về nguyên vật liệu - Vật liệu phụ: Những vật liệu này kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm và đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động bình thường. Vật liệu phụ cũng gồm rất nhiều loại (trên 180 quy cách chủng loại). Những vật liệu phụ chủ yếu là Cacbonic, magne, thiếc hàn, vải thô, bột amiang, băng dính điện - Nhiên liệu: Với quy mô lớn, sản phẩm nhiều nên công ty có nhu cầu rất lớn về năng lượng. Công ty có phân xưởng cơ động chuyên cung cấp điện năng cho toàn công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng các loại nhiên liệu chủ yếu là than cục, gas, gas hoá lỏng, dầu đốt lò pho. Chi phí nhiên liệu chiếm 1 tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí về nguyên vật liệu (khoảng 9%). - Phụ tùng thay thế: Với số lượng máy móc thiết bị tương đối lớn, công ty cần rất nhiều loại phụ tùng thay thế để đảm bảo máy móc thiêt bị hoạt động bình thường, kịp thời thay thế những bộ phận hỏng, tránh gián đoạn trong sản xuất. Những phụ tùng quan trọng là băng tải, dây curoa, cầu dao, van bi - Bao bì ngoài: Là những vật liệu để đóng gói sản phẩm, nó không bao gồm những bao bì trong (chẳng hạn vỏ hộp bóng đèn) mà chỉ gồm những vật liệu tạo nên những hộp lớn, kiện sản phẩm như hộp ngoài bóng đèn, hộp gỗ Những bao bì trong được xếp vào nhóm vật liệu chính. 47
  48. - Phế liệu thu hồi: Những vật liệu này chủ yếu được thu hồi từ hoạt động sản xuất như bã nhôm phế liệu, xỉ thô, mảnh bóng, mảnh phích 1.2 Công tác quản lý vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phíc nước Rạng Đông có đặc điểm phong phú đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí và giá thành tương đối lớn, khoảng 70%. Bên cạnh đó, công ty rất coi trọng việc nâng cao chất lượng sản phẩm.Vì vậy công ty rất quan tâm đến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay công ty có 3 kho để quản lý nguyên vật liệu, các kho được trang bị các phương tiện đo lường đầy đủ và điều kiện bảo quản nguyên vật liệu cũng rất tốt. Tương ứng với 3 kho có 3 thủ kho với trình độ chuyên môn sâu. Việc bảo vệ tài sản nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện một cách chặt chẽ. Thực hiện chức năng quản lý vật liệu có các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức điều hành sản xuất: phụ trách việc cung cấp vật tư, lên kết hoạch vật tư, thanh toán nhu cầu vật tư sản xuất. Phòng quản lý kho: Quản lý luân chuyển vật tư, sắp xếp, bảo quản vật tư, thông báo tình hình luân chuyển vật tư lên các phòng ban chức năng lập các chứng từ vật tư như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phòng KCS: Thực hiện kiểm tra số lượng chất lượng, chủng loại quy cách vật tư nhập kho. Kế toán vật tư gồm 2 người: Một người theo dõi tình hình nhập vật tư và công nợ với người bán. Người này nhận các Phiếu nhập kho, ghi sổ chi tiết tài khoản 331, 141 và lập bảng kê nhập vật tư. Một người theo dõi tình hình xuất vật tư, nhận các phiếu xuất kho, lập bảng kê xuất vật tư, bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu. Ngoài ra việc hạch toán vật tư còn liên quan đến kế toán chi phí giá thành trong việc kết chuyển chi phí nguyên vật liệu từ bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu sang các bảng kê sô 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7 và kế toán tổng hợp trong việc ghi sổ cái tài khoản 152. 48
  49. Kế toán vật liệu không sử dụng sổ danh điểm vật liệu. 2. Tính giá nguyên vật liệu. 2.1 Giá vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài gồm cả mua trong nước và nhập khẩu. Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó giá thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - Đối với vật liệu mua trong nước thì giá nhập kho là giá ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ vào kho của công ty. - Đối với vật liệu nhập khẩu: Vật liệu được nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của đơn vị nhận uỷ thác, thuế nhập khẩu và các chi phí khác như chi phí lưu kho, chi phí mở L/C, chi phí hải quan, chi phí lưu bãi, thù lao của đơn vị nhận uỷ thác - Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến: giá nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cho chế biến và chi phí thuê ngoài. - Đối với phế liệu thu hồi: giá nhập kho tính theo giá bán. 2.2 Giá vật liệu xuất kho . Từ năm 1998 trở về trước, công ty tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán nhưng từ tháng 1/1999 đến nay công ty sử dụng giá bình quân gia quyền. Kỳ tính giá là 1 tháng. Giá thực tế vật Giá thực tế vật Đơn giá liệu tồn đầu kỳ + liệu nhập trong kỳ bình quân = Số lượng vật Số lượng vật liệu gia quyền + liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ví dụ : cuối tháng 1/2000, Công ty có tình hình nhập kho cát Vân Hải như sau: Chỉ tiêu Đơn giá (đ) Số lượng (tấn) Số tiền (đ) Tồn đầu tháng 381725 415 158415875 Phiếu nhập 375 381818 227 86672686 Chi phí thu mua 1500000 Cộng nhập 227 88172686 49
  50. Đơn giá bình 158.415.875 + 88172686 quân 1 tấn cát = Cam Ranh 415 + 227 = 383866,54 IV. Tổ chức chứng từ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1. Nghiệp vụ nhập vật liệu. - Khi vật tư về tới doanh nghiệp, người vận chuyển xuất trình hóa đơn, phòng bảo vệ xác nhận vào sau hoá đơn. Hoá đơn có mẫu như sau: Trường hợp mua hàng nhập khẩu: Hoá đơn (GTGT) Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 10/1/2000 Số 06952 Đơn vị bán hàng: Công ty điện máy xe đạp xe máy. Địa chỉ: 215 Phố Vọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại Mã số:01 0010887 1 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Địa chỉ: 15- Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Mã số:01 0010115 3 1 ST Đ.vị Tên hàng hoá, dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền T tính A B C 1 2 3 50
  51. Dây tóc bóng đèn (1000 1 230V/25W sợi) 1500 182546 273819000 2 230V/40W nt 4500 185354 278031600 3 230V/60W nt 300 203309 61082700 4 230V/75W nt 400 217651 87060400 5 240V/1000W nt 1500 252750 379134000 Cộng 1079127700 Thuế NK 53972000 Cộng tiền hàng 1133099700 Thuế (GTGT) 113309970 Tổng cộng tiền thanh toán 1246409670 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm bốn mươi sáu triệu bốn trăm lẻ chín nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp mua hàng trong nước: Hoá đơn (GTGT) Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 31/1/2000 Số 01705 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại Nam Hải. Địa chỉ: Điện thoại Mã số:01 0051113 5 1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Địa chỉ: 15- Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Mã số:01 0010115 3 1 ST Đ.vị Tên hàng hoá, dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền T tính A B C 1 2 3 51
  52. 1 Hộp xốp 220V-40W Cái 11750 72,7 854225 2 Hộp phích nhựa 198 Nt 4860 1349,1 6556626 3 Hộp carton H12-697 nt 330 6181,8 2039994 Cộng tiền hàng 9450845 Thuế (GTGT) 945085 Tổng cộng tiền thanh toán 10395930 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu ba trăm chín mươi lăm nghìn chín trăm ba mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Căn cứ vào hoá đơn, phòng quản lý kho lập phiếu nhập kho: Ví dụ: Hoá đơn số 01705 ngày 31/1/2000. Công ty BĐPNRĐ PHIếU NHậP KHO Nhập của: Công ty TNHH Nam Hải Tại kho Anh Thắng Stt Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thực nhập Đơn giá Ghi chú A B C 1 2 3 D 1 Hộp xốp 220V- 40W cái 11.750 11.750 72,7 2 Hộp phích nhựa 198 cái 4.860 4.860 1.349,1 3 Hộp Carton H12-697 cái 330 330 6181,8 Cộng 3 mục vật tư 52
  53. Phòng quản lý kho Người giao Thủ kho Phiếu nhập kho được lập trên máy vi tính và in thành 4 liên. Liên 1: Lưu tại phòng quản lý kho. Liên 2, 3, 4 người nhập vật tư mang xuống kho làm thủ tục giao hàng. Phòng quản lý kho ghi các mục STT, tên vật tư, đơn vị, số lượng và đơn giá. Việc phòng quản lý kho ghi đơn giá vào Phiếu nhập kho là sai nguyên tắc hạch toán. Theo quy định, kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền vào phiếu nhập kho sau khi thủ kho đã làm thủ tục nhập kho và ghi thẻ kho. Hơn nữa, mẫu Phiếu Nhập kho của công ty chưa đúng với mẫu do bộ tài chính phát hành. Em sẽ có kiến nghị ở phần sau. Sau khi giao nhận hàng, thủ kho ghi số thực nhập vào 3 liên phiếu nhập kho: 1 liên lưu tại để thủ kho ghi thẻ kho, 1 liên giao cho người nhập vật tư để làm thủ tục thanh toán và 1 liên chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Trong trường hợp vật liệu có tính chất quan trọng, phòng KCS thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, quy cách, chủng loại và chất lượng vật liệu trước khi nhập kho. Sau đó ban kiểm nghiệm lập phiếu kiểm nhận nhập kho hoặc biên bản kiểm nghiệp. Phiếu kiểm nhận nhập kho được lập cho từng loại vật tư trong từng lần nhập. phiếu kiểm nhận nhập kho Tên hàng: Hộp Carton H12-697 Quy cách: Loại B Số lượng: 700 cái (bảy trăm cái) Ngày 31/1/2000 Người viết phiếu Biên bản kiểm nghiệm được lập trong trường hợp vật liệu có tính chất phức tạp hơn. Nó được lập cho tất cả các loại vật tư trong 1 lần nhập nhập kho. Công ty BĐPNRĐ biên bản kiểm nghiệm Phòng KCS (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) 53
  54. Ngày 10/1/2000 Số 90 Căn cứ hoá đơn số 06952 ngày 10/1/2000 của Công ty điện máy xe đạp xe máy. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Trưởng ban Ông, bà Uỷ viên Ông, bà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Kết quả kiểm nghiệm Ghi Số lượng ST Số lượng Số lượng Chú Tên vật tư ĐVT theo T đúng qui không đúng chứng từ cách qui cách A B C 1 2 3 Dây tóc bóng đèn 1000 sợi 1 230V/25W 1000 sợi 1500 1500 0 2 230V/45W 1000 sợi 1500 1500 0 3 230V/60W 1000 sợi 300 300 0 4 230V/75W 1000 sợi 400 400 0 5 240V/1000W 1000 sợi 1500 1500 0 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban - Sau khi giao nhận Phiếu nhập kho với thủ kho, kế toán nhập vật liệu và công nợ sẽ định khoản vào Phiếu nhập kho, vào sổ chi tiết tài khoản 331 nếu chưa thanh toán, sổ chi tiết tài khoản 141 nếu đã thanh toán bằng tạm ứng, nhập Phiếu nhập kho vào máy vi tính để cuối tháng in ra bảng kê nhập vật liệu. Việc ghi vào các sổ chi tiết trên được thực hiện căn cứ vào đơn giá ghi trên hoá đơn của người bán. Chi phí thu mua được tập hợp riêng, cuối tháng cộng vào giá thực tế vật liệu nhập kho trong từng tháng cho từng loại vật liệu. Kế toán vật liệu không mở sổ chi tiết vật liệu mà nhập từng phiếu nhập kho vào máy cuối tháng máy tính tự cộng từng loại vật tư lại và in ra bảng kê nhập vật tư. Mỗi loại vật tư sẽ được in ra một dòng, vì vậy bảng kê nhập vật tư thể hiện số tổng cộng của từng loại vật tư trong tháng mà không phản ánh từng nghiệp vụ nhập vật tư. Bảng kê nhập vật tư được in cho từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì ngoài và phế liệu. 54
  55. Công ty không mở sổ chi tiết vật liệu sẽ hạn chế sự đối chiếu giữa kế toán vật liệu với thủ kho vể mặt hiện vật và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Hơn nữa, công ty không theo dõi được một cách chi tiết những biến động của Nguyên vật liệu. Nếu công ty tiếp tục sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán Nguyên vật liệu thì cần thiết phải mở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Ví dụ bảng kê nhập nguyên vật liệu chính: 55
  56. Bảng ngang1
  57. 2.Nghiệp vụ xuất vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào yêu cầu sản xuất, định mức sản xuất sản phẩm và mục đích sử dụng của từng phân xưởng, phòng tổ chức điều hành sản xuất lập định mức vật tư chuyển sang phòng quản lý kho. Phòng quản lý kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu sau: Cty BĐPNRĐ Phiếu xuất kho Số 347 Xuất cho phân xưởng Huỳnh Quang. Lĩnh tại kho Chị Vân Dùng để sản xuất đèn huỳnh quang tháng 1/2000. STT Tên vật tư Đ.vị Số lượng Thực xuất Ghi chú A B C 1 2 D 1 Dây tóc 40W Sợi 600000 600000 2 Dây dẫn huỳnh quang Đôi 600000 600000 Tổng cộng 2 mục vật tư Ngày 15/1/2000 Người nhận Thủ kho Phòng quản lý kho Thủ trưởng đơn vị Phòng quản lý kho ghi rõ các mục: Phân xưởng nhận, kho xuất, mục đích xuất, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng. Mẫu Phiếu xuất kho này cũng chưa đúng với mẫu của bộ tài chính. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tại phòng quản lý kho. 1 liên chuyển cho kế toán xuất vật tư. 1 liên chuyển cho kho xuất. 1 liên do người nhận vật tư giữ. Người nhận vật tư mang Phiếu xuất kho xuống kho lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột thực xuất. Sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho cho từng loại vật tư. Kế toán vật tư nhập Phiếu xuất kho vào máy. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuất vật tư xuống kho lấy Phiếu xuất kho, kiểm tra việc ghi thẻ kho sau đó mang Phiếu xuất kho về đối chiếu và điều chỉnh sao cho số nhập vào máy phù hợp với số thực xuất. 57
  58. Cuối tháng, kế toán vật liệu lập bảng kê xuất vật tư cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì ngoài và phế liệu thu hồi trong đó những vật liệu cùng tên sẽ được cộng lại và được thể hiện 1 dòng trên bảng kê xuất vật tư. Việc ghi thẻ kho được tiến hành như sau: Mỗi thẻ kho được mở cho từng loại vật tư. Hàng ngày, căn cứ vào số thực nhập, thực xuất của từng loại vật tư, thủ kho vào thẻ kho cho các cột nhập, xuất và tính ra số tồn cuối ngày. Khi xuống kho lấy chứng từ nhập, xuất, kế toán vật tư kiểm tra thẻ kho và yêu cầu thủ kho điều chỉnh trên thẻ kho nếu có sai sót, nhầm lẫn. Cty BĐPNRĐ Thẻ kho Kho chị Vân Ngày lập thẻ kho 1/1/2000 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây tóc Huỳnh quang 40W Đơn vị tính: sợi S Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Xác tt Số Ngày N.X Nhập Xuất Tồn nhận A B C D E 1 2 3 F 1 Tồn đầu kỳ 500000 2 305 10/1 Mua của cty T.Nam 12/1 750000 1250000 3 374 15/1 Xuất cho PX H.Q 15/1 600000 650000 Cộng 925000 815000 610000 58
  59. Bảng ngang2
  60. V. Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.Tài khoản sử dụng. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên vật liệu liên quan tới rất nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh, do đó bên cạnh các tài khoản phản ánh vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng rất nhiều tài khoản của các phần hành kế toán khác. Các tài khoản được sử dụng chủ yếu là: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. Tài khoản chi tiết: -1521: Nguyên vật liệu chính. -1522: Vật liệu phụ . -1523: Nhiên liệu. -1524: Phụ tùng thay thế. -1526: Bao bì ngoài. -1527: Phế liệu thu hồi. Tài khoản 141: Tạm ứng. Tài khoản 111: Tiền mặt. Tài khoản 331: Phải trả người bán . Tài khoản 133 : Thuế GTGT đầu vào. Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Tài khoản chi tiết được mở theo phân xưởng: - 6211: Phân xưởng thuỷ tinh. - 6212: Phân xưởng đột dập. - 6213: Phân xưởng bóng đèn. - 6214: Phân xưởng phích nước. - 6215: Phân xưởng cơ động. - 6216: Phân xưởng huỳnh quang . Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. Tài khoản này được chi tiết tượng tự như tài khoản 621. Tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
  61. Tài khoản 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp. Công ty không sử dụng tài khoản 151 do phần lớn vật liệu mua ngoài được cung cấp tại kho của Công ty. Vì vậy công ty không mở NK-CT số 6 2. Hạch toán nghiệp vụ nhập vật liệu. 2.1. Nguồn nhập vật liệu. Vật liệu của Công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông được nhập chủ yếu từ các nguồn sau: + Vật liệu mua ngoài gồm cả mua trong nước và nhập khẩu. Vật liệu được nhập khẩu qua hình thức uỷ thác. Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú nên Công ty có quan hệ với rất nhiều nhà cung cấp. Vật liệu mua ngoài chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng trị giá nguyên vật liệu nhập kho. + Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Có những vật liệu để sử dụng cho sản xuất phải trải qua giai đoạn chế biến. Nhằm tập trung cho sản xuất những sản phẩm chính, Công ty không tự chế biến mà thuê ngoài. + Phế liệu thu hồi. Quá trình sản xuất của Công ty tạo ra khá nhiều phế liệu còn giá trị sử dụng. Công ty thu hồi chúng và bán cho các Doanh nghiệp khác có nhu cầu. 2.2. Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập vật liệu. -Trường hợp mua bằng tiền mặt: Nghiệp vụ này ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua của các nhà cung cấp mới. Định kỳ 10 ngày, kế toán tiền mặt tập hợp các chứng từ để ghi vào NK-CT số 1. Cuối tháng, kế toán tính ra số tổng cộng để ghi sổ cái TK152. Trên NK-CT số 1, TK152 được chi tiết theo cách phân loại vật liệu của kế toán. Định khoản: Ví dụ: Theo Hoá đơn số 713 ngày 9/1/2000 mua vật liệu phụ của Công ty Nam Hải: Giá chưa thuế: 124000 Thuế GTGT: 12400 Tổng giá thanh toán:136400 Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nợ TK 1522: 124000 62
  62. Nợ TK133: 12400 Có TK 111: 136400 63
  63. Bảng ngang3
  64. Do kế toán tiền mặt ghi NK-CT số 1 theo định kỳ nên thông tin cung cấp không kịp thời và trên NK-CT số 1 chỉ phản ánh số tổng cộng chứ không phải theo từng nghiệp vụ phát sinh do đó rất khó phát hiện sai sót, nhầm lẫn. -Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán: Đây là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nhất trong giai đoạn cung cấp của Công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 và NK-CT Số 5. + Sổ chi tiết tài khoản 331. Sổ chi tiết tài khoản 331 được mở chi tiết cho cả năm và mỗi khách hàng được mở một trang. Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ thanh toán do người nhập vật liệu chuyển đến gồm hoá đơn (GTGT), Phiếu nhập kho, phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm), kế toán nhập vật tư và công nợ vào sổ chi tiết tài khoản 331. Khi có Chứng từ trả tiền, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 331 tương ứng với nghiệp vụ nhập đã được thanh toán. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính ra số tổng cộng trên sổ chi tiết tài khoản 331 làm cơ sở ghi vào NK-CT số 5. Mẫu sổ chi tiết TK331 của công ty khá phức tạp. Mặt khác, kế toán không phản ánh số dư đầu kỳ trong sổ chi tiết nên việc xác định số nợ đối với một nhà cung cấp tại một thời điểm bất kỳ là rất khó khăn. Cuối tháng, kế toán tính số tổng cộng ngoài giấy nháp để ghi vào NK-CT số 5 nên rất dễ nhầm lẫn và không thể đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Để khắc phục tồn tại này, em sẽ kiến nghị ở phần sau. + NK-CT số 5. Trong NK-CT số 5 mỗi nhà cung cấp được phản ánh trên một dòng. Kế toán lấy số dư cuối tháng trước làm số dư đầu tháng. Căn cứ vào số tổng cộng trên sổ chi tiết TK 331 để ghi vào các phần “ Ghi có TK331, Nợ các TK ” và “ Theo dõi thanh toán” từ đó tính ra số dư cuối tháng. Định khoản: ví dụ: Hoá đơn số 715 của Công ty Bao bì dược ngày 8/1/2000 ghi Giá mua chưa có thuế GTGT (Nguyên vật liệu chính) là 22.241.440 đồng, thuế GTGT: 2.224.144 đồng, Tổng giá thanh toán: 24.465.584 Nợ TK1521: 22.241.440 65
  65. Nợ TK133: 2.224.144 Có TK331: 24.465.584 Bảng ngang4 66
  66. Bảng ngang 5 67
  67. - Trường hợp mua ngoài, thanh toán bằng tạm ứng. Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK141 và NK-CT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này. +Sổ chi tiết TK141. Sổ này được mở để theo dõi việc tạm ứng trong công ty. Nó được mở cho từng năm và mỗi đối tượng tạm ứng được mở một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được mở trên 1 dòng. Người tạm ứng mua nguyên vật liệu sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho chuyển chứng từ thanh toán đến kế toán nhập vật tư và công nợ. Chứng từ thanh toán gồm Hoá đơn(GTGT), Phiếu nhập kho, Phiếu kiểm nhận nhập kho (hoặc biên bản kiểm nghiệm) và chứng từ tạm ứng. Căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết TK141. Cũng như Sổ chi tiết TK331, Sổ chi tiết TK141 cũng không phản ánh số dư đầu tháng và số dư cuối tháng do đó rất khó khăn trong việc xác định số tiền mà người tạm ứng còn giữ của công ty. Nhật ký chứng từ số 10: Nhật ký này được mở cho từng tài khoản. ở phần ghi có TK141, kế toán ghi các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào sổ chi tiết TK141, kế toán ghi vào NK-CT số 10. Việc ghi chép này tương tự như trường hợp ghi sổ chi tiết TK331 và NK-CT số 5. Tuy nhiên, NK-CT số 10 được ghi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, tính số tổng cộng và ghi sổ cái. Ví dụ: Ngày 15/1/2000 có nghiệp vụ mua vật tư bằng tiền tạm ứng (vật liệu chính) theo Hoá đơn số 329 của Công ty vật tư Thành Lợi: Giá mua chưa có thuế là:1579587 đồng, thuế GTGT:157959 đồng, tổng giá thanh toán: 1737546 đồng. Nợ TK1521: 1579587 Nợ TK133: 157959 Có TK141: 1737546 68
  68. -Trường hợp nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến và phế liệu thu hồi: Căn cứ vào bảng kê nhập, kế toán ghi vào NK-CT số 7 ở phần: Nợ TK 152 Có TK 154 Bảng ngang 69
  69. Bảng ngang6 70
  70. 3. Nghiệp vụ xuất vật liệu Vật liệu của công ty được xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý Doanh nghiệp và xuất bán. Để hạch toán nhiệp vụ xuất, kế toán vật liệu căn cứ vào bảng kê xuất để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Từ bảng phân bổ này, đối với vật liệu xuất cho sản xuất, phục vụ bán hàng và quản lý Doanh nghiệp, kế toán chi phí và tính giá thành ghi các bảng kê số 4 và số 5. Kế toán dùng bảng kê số 4, 5 để lập NK-CT số 7. Với vật liệu xuất bán, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu, kế toán ghi vào NK- CT số 8: (Trích) NHật ký chứng từ số 8 Ghi có các TK: 152, 155 Tháng 1 năm 2000 (Trích) Có TK 152 Cộng Nợ TK 5115 40239479 40239479 Cộng 40239479 Đã ghi sổ cái ngày 15 tháng 2 năm 2000 Ngày 20 tháng 2 năm 2000 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Công ty hạch toán nghiệp vụ bán vật liệu theo định khoản 71
  71. Nợ TK5115 Có TK152 Là sai nguyên tắc hạch toán. Em sẽ có kiến nghị ở phần sau. Với vật liệu xuất cho xây dựng các công trình mới, căn cứ vào bảng kê xuất vật liệu kế toán ghi vào NK-CT số 10 của tài khoản 138. Việc ghi sổ này được tiến hành tương tự như ghi cho TK141. Sau đó, khi công trình hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển sang Tài khoản tài sản. Theo nguyên tắc kế toán, khi xây dựng các công trình thì các chi phí phát sinh được tập hợp vào TK241 (2412) do đó việc sử dụng TK138 là sai nguyên tắc hạch toán. 72
  72. Bảng ngang8
  73. Bảng ngang9 Bảng ngang10 74
  74. 4.Ghi sổ cái tài khoản 152. Tài khoản 152 được ghi theo tài khoản chi tiết. Căn cứ vào các NK-CT số 1, số 5 và số 10, kế toán ghi vào phần phát sinh nợ của TK152. Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán ghi vào tổng số phát sinh có của TK152. Quy trình ghi sổ như sau: Quy trình hạch toán nguyên vật liệu . NKCT liên quan Báo Sổ cáo Sổ chi NKCT Chứng cái tài tiết số 5 từ nhập TK152 chín TK331 xuất Bảng phân bổ vật liệu Bảng NKCT kê 4, số 7 5, 6 Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu để ghi sổ cái TK152 chứ không phải căn cứ vào NK-CT số 7. Mặt khác công ty chỉ mở Sổ cái cho tài khoản chi tiết chứ không mở cho TK152. Như vậy, Công ty không có được những thông tin tổng hợp.
  75. bảng ngang12 77
  76. Phần thứ ba Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. I. phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu. Cùng với sự đổi mới toàn diện cơ chế quản lý kinh tế, với chức năng là một công cụ phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện. Qua sự nghiên cứu ở phần thứ nhất: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, ta càng thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong việc quản lý doanh nghiệp. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông nói riêng cần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yếu tố đáp ứng cho yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với kinh tế khu vực và quốc tế thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam phải ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ cho công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông mà với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. 2. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán, công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. 2.1Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông đã gặp rất nhiều khó khăn trước sự chuyển đổi của nền kinh tế nước ta từ cơ chế quản lý tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa nhưng công ty đã thích ứng được
  77. với cơ chế mới, phục hồi sản xuất, tạo được chữ tín với khách hàng, chiếm lĩnh thị trường trong nước và vươn ra thị trường quốc tế. Chính sự cải tiến, hoàn thiện trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công đó của công ty. Hiện nay, bộ máy của công ty khá gọn nhẹ và được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất - kinh doanh của công ty. Tại công ty, kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Mô hình này hoàn toàn phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô vừa, hoạt động sản xuất - kinh doanh tập trung. Phân công lao động kế toán khá khoa học. Bộ máy kế toán được tổ chức căn cứ vào khối lượng công việc (các phần hành kế toán) và lực lượng lao động kế toán hiện có của công ty. Điều đó đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá trong lao động kế toán. Công ty sử dụng hình thức sổ NK-CT. Đây là một hình thức sổ khoa học chặt chẽ, hạn chế sự ghi chép trùng lặp. Các sổ sách, biểu bảng kế toán được công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác, tuân thủ chế độ kế toán do bộ tài chính và nhà nước quy định. Các tài khoản được sử dụng một cách phù hợp với đặc điểm của công ty. Hệ thống chứng từ của công ty hiện nay khá đầy đủ và theo đúng mẫu do bộ tài chính phát hành. Quy trình lập, kiểm tra, luân chuyển chứng từ tương đối chặt chẽ, khoa học. Công ty đã cơ giới hoá lao động kế toán bằng cách trang bị đầy đủ máy vi tính. Điều này giúp giảm nhẹ khối lượng công việc cho lao động kế toán trong việc ghi chép, tính toán, tổng hợp số liệu, nâng cao năng suất lao động. 2.2Về công tác hạch toán nguyên vật liệu. -Tổ chức chứng từ. Các thủ tục nhập, xuất kho tương đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu về đến kho được kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại. Nguyên vật liệu xuất kho theo kế hoạch mà phòng tổ chức điều hành và phòng quản lý kho xây dựng. Nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời với giá cả và chất lượng ổn định đảm bảo kế hoạch và tiến độ sản xuất. Các chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ, thuận tiện cho việc xuất kho cũng như việc ghi chép kế toán. Tuy nhiên, khi lập phiếu nhập kho, phòng quản lý kho ghi ngay đơn giá chứ không phải kế toán vật liệu 79
  78. ghi đơn giá và tính thành tiền sau khi thủ kho đã làm thủ tục nhập kho và ghi thẻ kho. Điều này có thể tạo ra kẽ hở trong quản lý vật liệu. - Phân loại. Các loại vật liệu được phân loại tương đối khoa học và hợp lý nhưng công ty mới chỉ dừng lại ở việc phân loại vật liệu thành các nhóm mà chưa lập sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính và mã số của vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết dẫn đến việc quủan lý nguyên vật liệu phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu. - Tính giá vật liệu. Giá nhập kho vật liệu được xác định theo giá thực tế, đã tuân thủ những nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác, phù hợp với điều kiện lao động bằng máy nhưng có hạn chế là cuối tháng kế toán mới xác định được giá xuất vì vậy công việc thường dồn vào cuối tháng và thông tin không kịp thời. - Bảo quản vật liệu. Hệ thống kho tàng của Công ty đảm bảo điều kiện về bảo quản được trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường. Những vật liệu có tính chất khác nhau được bảo quản tại các kho khác nhau. Vật liệu trong kho được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc nhập, xuất kho, kiểm tra. Việc kế toán nguyên vật liệu tại kho được thực hiện nghiêm túc và thường xuyên được kiểm tra, đối chiếu với kế toán vật tư. - Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là có giá trị lớn. Nhưng mặt khác do vật liệu rất phông phú đa dạng, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên khối lượng công việc ghi chép khá lớn. Các sổ tổng hợp hạch toán nguyên vật liệu bao gồm các bảng kê, các NK-CT và sổ cái TK152 được mở chi tiết theo cách phân loại nguyên vật liệu của kế toán. - Hạch toán chi tiết. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Do nguyên vật liệu của Công ty gồm rất nhiều chủng loại nên phương pháp này không thích hợp. Công ty không mở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà chỉ nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào máy, cuối tháng in ra bảng kê nhập, 80
  79. bảng kê xuất dẫn đến việc theo dõi chi tiết sự biến động tăng giảm nguyên vật liệu không đầy đủ. Qua những phân tích trên ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty nhìn chung đã được tổ chức một cách chặt chẽ, có hệ thống, lao động kế toán có nề nếp, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh những mặt đã đạt được, phần hành kế toán này vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại. 3. Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Qua việc tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, kết hợp với những kiến thức đã được trang bị, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị sau: Thứ nhất: Xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú, biến động liên tục, thường xuyên dẫn đến những khó khăn trong quản lý và hạch toán. Trong điều kiện đã được trang bị máy vi tính, công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, ký hiệu và đơn vị tính. Sổ danh điểm vật liệu tạo điều kiện thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quản lý, ghi sổ kế toán về giá trị và số lượng từng loại nguyên vật liệu, dễ dàng trong đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán, tìm kiếm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó. Theo cách phân loại nguyên vật liệu của công ty, sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: Ký hiệu Đơn vị Nhóm Tên Nguyên vật liệu Ghi chú Danh điểm tính N.V.L 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Cát Tấn 1521.01.01 Cát Vân Hải Nt 1521.01.02 Cát Cam Ranh Nt 1522 Vật liệu phụ 1522.01 A xít Lít 1522.01.01 A xít chanh Nt 1522.01.02 A xít sunfuaric Nt 81
  80. Thứ hai: Chứng từ vật tư. Khi phòng quản lý kho lập Phiếu nhập kho thì không nên ghi ngay đơn giá mà để cho kế toán vật liệu ghi đơn giá sau khi giao nhận chứng từ với thủ kho. Công ty nên bổ sung cột thành tiền vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để phản ánh cả về hiện vật và giá trị. Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho nên thiết kế theo mẫu sau: Công ty BĐPNRĐ PHIếU NHậP KHO Nhập của: Công ty TNHH Nam Hải Tại kho An Thắng Stt Tên vật tư Đ.vị Số lượng Thực Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 1 Hộp xốp 220V- 40W cái 11.750 11.750 72,7 854.225 2 Hộp phích nhựa 198 cái 4.860 4.860 1.349,1 6.556.626 3 Hộp Carton H12-697 cái 330 330 6181,8 2.039.994 Cộng 3 mục vật tư 9.450.849 Phòng quản lý kho Người giao Thủ kho Cty BĐPNRĐ Phiếu xuất kho Số 347 Xuất cho phân xưởng Huỳnh Quang. Lĩnh tại kho Chị Vân Dùng để sản xuất đèn huỳnh quang tháng 1/2000. Số Thực Đơn Thành Stt Tên vật tư Đvị lượng xuất giá tiền A B C 1 2 3 4 1 Dây tóc 40W Sợi 600000 600000 2 Dây dẫn huỳnh quang Đôi 600000 600000 Tổng cộng 2 mục vật tư Ngày 15/1/2000 Người nhận Thủ kho Phòng quản lý kho Thủ trưởng đơn vị 82
  81. Thứ ba: Về tổ chức bộ máy kế toán. Công ty không nên phân công việc hạch toán nguyên vật liệu cho hai người: Một người hạch toán nhập vật liệu và công nợ, một người hạch toán xuất vật liệu mà chỉ nên giao việc hạch toán nguyên vật liệu cho một người đảm trách vì như thế sẽ phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phần hành nhập, xuất và tồn kho. Việc theo dõi tình hình hiện có, biến động của nguyên vật liệu được thực hiện một cách thống nhất, đầy đủ và có hệ thống. Sự đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán được giảm bớt nhưng chặt chẽ hơn. Thứ tư: Tính giá nguyên vật liệu: -Giá nhập kho: Tính theo giá thực tế như hiện nay. -Giá xuất kho: Do giá mua nguyên vật liệu của công ty tương đối ổn định và vật liệu rất phong phú, đa dạng vì vậy công ty có thể sử dụng giá bình quân cuối kỳ trước để tình giá vật liệu xuất kho. Phương pháp này sẽ thể hiện được những ưu điểm của giá bình quân và việc hạch toán được cập nhật hơn. Thứ năm: Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Vật liệu của công ty phong phú, đa dạng, biến động liên tục, thường xuyên nên việc sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết là không phù hợp do việc ghi chép của thủ kho và phòng kế toán có sự trùng lặp. Hơn nữa công ty chưa mở sổ chi tiết vật liệu dẫn đến việc hạch toán chi tiết chưa hệ thống. Theo em Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạn chế việc ghi chép trùng lặp và công việc kế toán không dồn vào cuối tháng. Mặc dù phương pháp này có hạn chế là khó phát hiện sai sót nhưng Công ty có đội ngũ kế toán có trình đội chuyên môn cao, thủ kho có nghiệp vụ tốt và nắm vững nguyên tắc hạch toán thì phương pháp này hoàn toàn phù hợp. Sử dụng phương pháp này, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: + Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho bình thường như hiện nay. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Phiếu này được đính kèm với tập phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để chuyển cho kế toán. 83