›

Khóa luận Hiện trạng tổ chức quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại thư viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách khoa Hà Nội

pdf 80 trang thiennha21 16/04/2022 3900
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hiện trạng tổ chức quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại thư viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách khoa Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hien_trang_to_chuc_quan_ly_va_khai_thac_tai_lieu_d.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hiện trạng tổ chức quản lý và khai thác tài liệu điện tử tại thư viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách khoa Hà Nội

  1. z Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  ĐỖ THỊ THU HÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2008 – X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI, 2012 K53CQ Thông tin – Thư viện 1
  2. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận “Công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép của ai. Nội dung khóa luận có tham khảo và sử dụng các tài liệu thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và các trang web theo danh mục tài liệu tham khảo của khóa luận. Sinh viên Đỗ Thị Thu Hà K53CQ Thông tin – Thư viện 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, Thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu. Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô chú, anh chị - cán bộ của Thư viện trường Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 02 năm 2012 Sinh viên thực hiện K53CQ Thông tin – Thư viện 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 8 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. 9 3. Tình hình nghiên cứu. 9 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 10 5. Phương pháp nghiên cứu. 10 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài. 4 7. Bố cục của khóa luận. 11 CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 12 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội. 12 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. 14 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. 14 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. 16 1.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 16 1.3. Nguồn lực thông tin của Thư viện 18 1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. 20 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 22 2.1. Vai trò của nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu tin tại Thư viện 22 2.2. Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thư viện 23 2.2.1. Cơ cấu hình thức tài liệu 26 2.2.2. Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu. 28 2.2.3. Cơ cấu thời gian của tài liệu 29 2.3. Công tác tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin. 30 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn tin tại Thư viện 30 2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện. 30 2.3.1.2 Khung phân loại 33 4 K53CQ Thông tin – Thư viện
  5. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 2.3.1.3 Bộ từ khóa 35 2.3.2 Tổ chức kho 36 2.3.3 Hệ thống các công cụ truy cập nguồn tin tại Thư viện 42 2.3.3.1 Hệ thống mục lục 42 2.3.3.2 Các cơ sở dữ liệu 43 2.3.3.3 Website của Thư viện. 46 2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện 48 2.3.4.1 Dịch vụ đọc tại chỗ 49 2.3.4.2 Dịch vụ cho mượn tài liệu 50 2.3.4.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. 50 2.3.4.4 Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc 51 2.3.4.5 Dịch vụ đào tạo người dùng tin 52 2.3.4.6 Dịch vụ triễn lãm, giới thiệu sách 53 2.3.4.7 Dịch vụ biên soạn tài liệu luyện dịch 53 2.4. Đánh giá chung 54 2.4.1. Những điểm mạnh 54 2.4.1.1 Nguồn thông tin 54 2.4.1.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng cơ sở thông tin 55 2.4.1.3. Đội ngũ cán bộ 55 2.4.1.4. Hợp tác, trao đổi 56 2.4.2. Những hạn chế 56 2.4.2.1 Công tác phát triển nguồn tin 56 2.4.2.2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị 57 2.4.2.3 Công tác cán bộ 58 CHƢƠNG 3. NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI TRONG THỜI GIAN TỚI 60 3.1 Hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin 60 K53CQ Thông tin – Thư viện 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 3.2 Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin. 60 3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ và đào tạo người dùng tin. 62 3.4 Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới 64 3.5 Tăng cường hợp tác trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin. 66 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC 72 K53CQ Thông tin – Thư viện 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules 2nd CBTV Cán bộ thư viện CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Dewey Decimal Classification ĐKCB Đăng ký cá biệt ĐMCĐ Đề mục chủ đề ĐHHN Đại học Hà Nội KHXG Ký hiệu xếp giá Libol Library Online MARC 21 Machine Readable Cataloging NDT Người dùng tin SDI Selective Dissemination of Information TT – TV Thông tin – Thư viện K53CQ Thông tin – Thư viện 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói chung và trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện nói riêng. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với ngành Thông tin – Thư viện (TT – TV). Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con người đòi hỏi cao và thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội. Đây chính là những thách thức của các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Hoạt động đổi mới công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin tại các cơ quan TT – TV là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT – TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công tác TT – TV từ thủ công sang hiện đại hóa. Nắm bắt được xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thư viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lượng người dùng đông đảo cũng như yêu cầu ngày một cao, Thư viện trường Đại học Hà Nội (gọi tắt là Thư viện) đã tiến hành đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ Thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến vào trong hoạt động của Thư viện đã làm cho công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin được dễ dàng và thuận lợi hơn. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định trong quá trình triển khai. Vì vậy yêu cầu đổi mới công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện là một xu thế tất yếu trong giai đoạn phát triển hiện nay của Thư viện. Trong quá trình thực tập tại Thư viện, tôi có cơ hội được tìm hiểu về tổ chức, hoạt động và khai thác nguồn tin của Thư viện cũng như cách thức tổ chức và khai thác nguồn tin tại các đơn vị trực thuộc. K53CQ Thông tin – Thư viện 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” làm khóa luận của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài. * Mục đích nghiên cứu Mục đích của đề tài nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại thư viện Thư viện và các đơn vị trực thuộc, đưa ra các đề xuất mang tính định hướng cho công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại đây, nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác tổ chức và khai thác nguồn tin một cách hiệu quả tại trường Đại học Hà Nội. * Nhiệm vụ nghiên cứu Đề thực hiện mục tiêu trên, đề tài nghiên cứu phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Nhiệm vụ thứ nhất: Khảo sát thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội. Nhiệm vụ thứ hai: Đề xuất và đưa ra những giải pháp lựa chọn, áp dụng và triển khai một cách có hiệu quả nhằm hoàn thiện và phát triển công tác tổ chức và khai thác nguồn tin vào thực tiễn hoạt động của Thư viện trường Đại học Hà Nội. 3. Tình hình nghiên cứu. Tổ chức và khai thác nguồn tin là vấn đề không thể thiếu đối với quá trình phát triển của hoạt động TT - TV hiện nay. Song những nghiên cứu về vấn đề này dường như còn hạn chế. Hiện trạng vấn đề tổ chức và khai thác nguồn tin trong thư viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập, việc tổ chức và khai thác nguồn tin trong thư viện vẫn còn chưa được đồng bộ và triệt để. Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ nhất định, chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình tổ chức và khai thác nguồn tin tại một đơn vị đào tạo cụ thể. Từ việc đưa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại, K53CQ Thông tin – Thư viện 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu tổ chức và khai thác nguồn tin tại một thư viện cụ thể chưa được nghiên cứu sâu sắc. Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống đó. Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào của quá trình tổ chức và khai thác nguồn tin tại một thư viện mà nghiên cứu toàn bộ chu trình tổ chức và khai thác nguồn tin được diễn ra trong một thư viện cụ thể (Thư viện trường Đại học Hà Nội ). 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. * Đối tượng nghiên cứu. Vấn đề tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội thông qua công tác tổ chức và khai thác nguồn tin hiện tại của Thư viện * Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phương pháp: * Phương pháp chung Dựa trên cơ sở nền tảng là chủ nghĩa duy vật biện chứng, trên hệ thống các quan điểm của chủ nghĩa Mác –Lê nin và Tư tưởng Hồ Chí Minh. * Phương pháp cụ thể + Thu thập và xử lý thông tin + Phương pháp quan sát. + Phỏng vấn trực tiếp các cán bộ tại Thư viện + Tổng hợp, thống kê số liệu + Phân tích, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến đề tài. + Bảng hỏi. K53CQ Thông tin – Thư viện 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài. * Đóng góp về lý luận. Khóa luận xem xét và khái quát những đặc trưng riêng biệt trong nguồn lực thông tin của một trường đại học đào tạo tiến tới đa ngành, góp phần làm phong phú hơn lý luận về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin. * Đóng góp về thực tiễn. Khóa luận đưa ra những đánh giá, nhận xét về công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực thông tin tại đây, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin. 7. Bố cục của khóa luận. Khóa luận được trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, phụ lục nội dung tập trung vào các vấn đề sau: Chương1. Khái quát về Thư viện trường Đại học Hà Nội. Chương 2. Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội. Chương 3. Những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và khai thác nguồn tin ở Thư viện trường Đại học Hà Nội trong thời gian tới. K53CQ Thông tin – Thư viện 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Hà Nội. (Xem phụ lục 1: Hình 1) Trường Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trước đây) được thành lập năm 1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam. Hiện tại, trường có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trường Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng Thư viện trường Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Hà Nội trong suốt 50 năm qua, lấy khoa học công nghệ tiên tiến làm nền tảng; lấy mục tiêu, chương trình đào tạo và nghiên cứu khoa học trường Đại học Hà Nội định hướng nội dung hoạt động; lấy thông tin và tư liệu làm phương tiện phục vụ theo tinh thần: “Trung thực, tận tâm, thân thiện”. Thời kỳ mới thành lập Thư viện hoạt động trên cơ sở là một tổ công tác phục vụ tư liệu trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thông tin thư viện bó hẹp, nghèo nàn. Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari ). Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa. Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp. Vốn tư liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng được nhu cầu tin và không còn phù hợp. Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư K53CQ Thông tin – Thư viện 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một bộ phận độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều bổ sung đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ. Năm 2000, với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện nhà trường với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”. Thư viện thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị. Ngày 5/12/2003, Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng được nâng cấp hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phấn đấu trở thành thư viện hiện đại. Đặc biệt, năm 2005 Thư viện đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện. Đến năm 2008, căn cứ Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) về tên gọi của thư viện trường Đại học, Đại học Hà Nội quyết định đổi tên Trung tâm TT – TV thành “Thư viện trường Đại học Hà Nội”. Hiện nay, Thư viện đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục và nghiên cứu khoa học của trường Đại học Hà Nội nói riêng và ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong xu thế thời đại mới hội nhập và phát triển. K53CQ Thông tin – Thư viện 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ. * Chức năng Thư viện có 4 chức năng cơ bản, đó là: + Chức năng thông tin. + Chức năng văn hóa. + Chức năng giáo dục. + Chức năng nghiên cứu. Tuy nhiên, đối với Thư viện trường Đại học thì chức năng giáo dục quan trọng nhất. Ngoài ra, Thư viện còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. * Nhiệm vụ + Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy của trường. + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. + Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin. + Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. + Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. + Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt công việc được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Thư viện. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức. (Xem phụ lục 1: Hình 2) Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Thư viện được tổ chức gồm Ban giám đốc và các bộ phận sau: K53CQ Thông tin – Thư viện 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà + Ban giám đốc: bao gồm 02 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Thư viện + Tổ dịch vụ: Phụ trách quầy dịch vụ mượn, trả tài liệu; Quản lý tài liệu các kho Tiếng Việt, Chuyên ngành và Ngoại văn; Quản trị dữ liệu Libol và hỗ trợ kỹ thuật Nghiệp vụ; Hỗ trợ, hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện, Tư vấn công tác bổ sung, thanh lý và thanh lọc tài liệu. + Tổ nghiệp vụ (Library Resource Processing Section): Tiếp nhân, quản lý, xử lý, biên mục toàn bộ tài liệu thư viện. Phục chế, thanh lọc và thanh lý tài liệu; Kiểm kê tài liệu định kỳ, xây dựng các thư mục chuyên đề, thư mục sách mới Chuẩn hoá công tác nghiệp vụ và đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ; Chuẩn hoá dữ liệu Libol và xử lý dữ liệu rác. Tư vấn phát triển công tác quản lý, phát triển tài nguyên và nghiệp vụ cán bộ và hỗ trợ các Khoa quản lý tài liệu + Tổ Tiếp nhận và trả lời thông tin (Information Desk): Thiết kế, xây dựng bài giảng tập huấn sử dụng Thư viện, kỹ năng thông tin, kỹ năng nghiên cứu, EndNote Tiếp nhận và trả lời những thắc mắc của bạn đọc về nội quy, chính sách của Thư viện, giới thiệu và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới người dùng tin, chuyển các yêu cầu tin đến đúng bộ phận trực tiếp đáp ứng yêu cầu tin đó, sắp xếp lịch tập huấn và hướng dẫn bạn đọc lần đầu đến Thư viện, tập huấn bạn đọc sử dụng vốn tài liệu của Trung tâm và mở các lớp tập huấn theo yêu cầu người dùng. + Tổ Marketing và tổ chức sự kiện: Phụ trách các chương trình marketing tài nguyên và dịch vụ thư viện, triển khai các chương trình triển lãm, hội họa, tọa đàm chuyên đề, hội nghị bạn đọc, câu lạc bộ bạn đọc. Quản lý diễn đàn, chuyên mục sách mới trên Web, biên soạn tài liệu luyện dịch . + An ninh giám sát và Môi trường (Security & Cleaning Section): Thực hiện toàn bộ các công việc giám sát, phòng chống cháy nổ và mọi hành vi xâm hại khác trong phạm vi toà nhà Thư viện để bảo vệ nguyên vẹn tài sản K53CQ Thông tin – Thư viện 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà của Thư viện cũng như tài sản của bạn đọc, khách đến tham quan và làm việc tại đây; làm các công tác vệ sinh. + Tổ Quản trị mạng và hệ thống: Quản trị mạng; quản lý và phát triển hệ thống, quản trị website. Quản trị hệ thống quản lý tài nguyên điện tử. Phụ trách trực tiếp máy tính tại các phòng Tập huấn, phòng tư liệu và các máy nghiệp vụ. Quản trị Phần mềm An ninh, hệ thống camera, điện, nước, điều hoà, tổng đài Quản trị Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính của sinh viên; quản lý thiết bị, tài sản của đơn vị, xử lý các công việc kỹ thuật sửa chữa, bảo dưỡng, 1.1.3. Đội ngũ cán bộ. Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện. Nhận thấy được vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT - TV, Thư viện rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt. Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Hà Nội có tổng số 21 cán bộ. Ngoài Ban Giám đốc (gồm 02 Phó Giám đốc), Thư viện có 14 thư viện viên là những người đã tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành thư viện, 04 kỹ thuật viên đã được đào tào về chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông, 03 cán bộ an ninh và môi trường. Thư viện với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiện đại hoá trung tâm. Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động như đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Thư viện cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh. 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Thư viện như sau: Nhóm 1: Sinh viên chính qui và sinh viên hệ văn bằng 2. K53CQ Thông tin – Thư viện 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của trường, Giáo viên mời giảng. Nhóm 3: NDT là những nhà lãnh đạo, quản lý Nhóm 4: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn. Nhóm 5: Học viên cao học và sinh viên tại chức. Nhóm 1: Sinh viên chính quy, sinh viên hệ văn bằng 2 và sinh viên tại chức ban ngày. Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Thư viện, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận. Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự. Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển về phương pháp học tập. Lúc này, Thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên. Từ đây cũng đặt ra cho Thư viện nhiệm vụ và yêu cầu mới. Đối với sinh viên tại chức, là đối tượng người dùng tương đối nhiều nhưng không thường xuyên. Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi, đôi khi họ không chỉ đến để tìm tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu giải trí của họ. Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của trường, Giáo viên mời giảng. Là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị. Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới. Nhóm 3: Người dùng tin là các cán bộ lãnh đạo, quản lý K53CQ Thông tin – Thư viện 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm số lượng ít người dùng tin của Thư viện, tuy nhiên nhu cầu tin của họ rất cần được Thư viện cung cấp, họ thường tìm đến với Thư viện khi có những nhu cầu tin mang tính định hướng như: những chính sách, nghị quyết mới của Đảng và Nhà nước, những thông tin mang tính chuyên sâu và cao về quản lý và chỉ đạo. Nhóm 4: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Thư viện, tuỳ theo các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trường. Nhóm 5: Học viên cao học Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều có kinh nghiệm. Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo của họ. Ngoài ra Thư viện còn phục vụ cả những sinh viên hệ đào tạo từ xa, đây là đối tượng người dùng tin ít sử dụng nguồn thông tin, các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện. 1.3. Nguồn lực thông tin của Thƣ viện Thư viện trường Đại học Hà Nội hiện có các nguồn tư liệu phục vụ bạn đọc như sau: Thư viện Trung tâm. Tủ sách các Khoa. Tủ sách Phòng, Ban. * Thư viện trung tâm + Tài liệu tiếng Việt. + Tài liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, almanach, số liệu thống kê + Báo và tạp chí in, tạp chí điện tử online. + Tài liệu nghiên cứu khoa học: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học. K53CQ Thông tin – Thư viện 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà + Tài liệu tự chọn: Sách nhiều thứ tiếng, đã xử lý an ninh nhưng chưa biên mục, được trưng bày để bạn đọc tự chọn, nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tư liệu. + Tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha ) + Tài liệu nghe nhìn. + Tài liệu trực tuyến. + Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central, Oxford Reference và Wilson Humanities. Hiện tại thì CSDL Proquest central đã ngừng phục vụ bạn đọc tại Trung tâm. + Bộ sưu tập số hoá tài liệu điện tử: Luận văn, file mp3, sách điện tử + Các phầm mềm dạy & học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng. * Tủ sách Khoa Thư viện trường Đại học Hà Nội đã xây dựng được một số các tủ sách các khoa: + Tủ sách Khoa Hàn Quốc + Tủ sách Khoa tiếng Pháp + Tủ sách Khoa tiếng Italia + Tủ sách Khoa Giáo dục – chính trị + Tủ sách Khoa tiếng Đức * Tủ sách Phòng, Ban + Tủ sách Phòng Tổ chức Hành chính + Tủ sách Phòng Tài vụ + Tủ sách Y tế dự phòng. Nguồn lực thông tin của Thư viện bao gồm Thư viện Trung tâm và Thư viện thành viên tại các Khoa trong trường được thống kê như sau: K53CQ Thông tin – Thư viện 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Tại Thư viện Trung tâm Loại kho Số tên tài liệu Số bản Kho Tiếng Việt 4190 7634 Kho chuyên ngành 2049 3236 Luận văn - Luận án 581 1043 Báo - Tạp chí 253 6812 Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu của thư viện Trung tâm Tại Thư viện thành viên Khoa Số bản Khoa Tiếng Anh 175 Khoa Tiếng Trung Quốc 2139 Khoa Tiếng Nga 479 Khoa Tiếng Pháp 3000 Khoa Tiếng Hàn Quốc 6500 Khoa Tiếng Italia 1200 Khoa Tiếng Tây Ban Nha 1447 Khoa Tiếng Đức 1721 Khoa Tiếng Bồ Đào Nha 1200 Bảng 2: Bảng thống kê vốn tài liệu của Thư viện các Khoa 1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. Dưới sự quan tâm của nhà trường, Thư viện đã từng bước nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao và đa dạng của cán bộ cũng như sinh viên của trường. Hệ thống trang thiết bị hiện nay tại Thư viện có 5 máy chủ gồm và một số thiết bị khác, có 200 máy tính dành cho sinh viên và cán bộ sử dụng. - Phòng Máy chủ. + 01 máy chứa cơ sở dữ liệu Data. + 01 máy Libol chứa cơ sở dữ liệu libol. + 02 máy Proxy dùng để quản lý hệ thống mạng. K53CQ Thông tin – Thư viện 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà + 01 máy chủ Database-HPUX chứa cơ sở dữ liệu Oracle. + 01 Tủ Switch gồm: 1 Switch 28 cổng, 08 Switch 24 cổng. - Phòng Tra cứu. + 100 máy tính có kết nối mạng Internet để phục vụ sinh viên tìm kiếm tin trên mạng cũng như sử dụng các tính năng của máy tính. - Phòng Tập huấn. + 74 máy tính có kết nối mạng Internet để phục vụ các lớp tập huấn, hội thảo, lớp học và dùng để đào tạo các lớp kỹ năng thông tin của Thư viện cũng như nhà trường. + 26 máy còn lại dành vào các vị trí làm việc của cán bộ và dành cho sinh viên sử dụng tài nguyên số trong thư viện. Thư viện có 05 máy in (02 máy in laser, 01 máy in thẻ, 01 máy in bằng, 01 máy in màu), 2 tivi 21 inch phục vụ chiếu các video bài giảng, máy chiếu đa chức năng Data Projector phục vụ tập huấn người sử dụng và giảng dạy ngoại ngữ qua máy tính. Thư viện khai thác thông tin từ chảo thu vệ tinh với 04 đầu giải mã kỹ thuật số thu các kênh chính thống trên thế giới để in ra đĩa, đưa vào mạng phục vụ bạn đọc. Bên cạnh đó, Thư viện còn có 02 đầu Video kỹ thuật số có chức năng thu đĩa trực tiếp từ vệ tinh, 02 máy photocopy tốc độ cao, 30 đài cassete, 02 máy nạp và khử từ cho sách, cho đĩa CD, 05 máy đọc mã vạch, hệ thống camera, điều hoà và cổng từ Ngoài ra, Thư viện còn có Phòng học nhóm, phòng tự nghiên cứu. Hệ thống in ấn, photocopy. Hệ thống điều hoà không khí được cung cấp cho toàn bộ Thư viện. Hệ thống wifi phủ sóng trong toàn bộ tòa nhà của Thư viện. K53CQ Thông tin – Thư viện 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1. Vai trò của nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu tin tại Thƣ viện Trong xã hội hiện đại, con người đòi hỏi phải được thỏa mãn nhu cầu thông tin không chỉ về tư liệu mà còn các thông tin về dữ kiện và thông tin tổng hợp. Các nguồn lực thông tin đa dạng trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, khoa học và công nghệ nếu được tổ chức tốt và có phương thức khai thác có hiệu quả sẽ là nhân tố quyết định cho sự tăng trưởng kinh tế, tạo ra tiền đề cho sự phát triển bền vững và công bằng xã hội. Do vậy, hệ thống giáo dục đại học trong quá trình đổi mới, việc nắm bắt và xử lý các thông tin có giá trị khoa học cao phải thường xuyên được tiến hành và được bổ sung kịp thời, nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý và đào tạo phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Trong quá trình thực hiện này, bên cạnh những buổi sinh viên bắt buộc phải lên lớp học thì sinh viên phải tự tìm kiếm các kiến thức cơ bản và những thông tin có liên quan đến môn học, gợi ý trao đổi, tạo ra phương pháp dạy học đối thoại giữa thầy và trò, phát huy khả năng tư duy và tinh thần sáng tạo, chủ động trong học tập và nghiên cứu khoa học của mình. Vì vậy, vai trò của thư viện và nguồn lực thông tin trong thư viện thể hiện bộ mặt của công tác giáo dục và đào tạo trong trường có phát triển hay không. Puskin đã từng nói “Đọc sách là cách học tập tốt nhất”. M.Gooki cho rằng “Sách là bậc thang tiến bộ của loài người”. Để thư viện đáp ứng được yêu cầu về giáo dục thì vấn đề về nguồn lực trong thư viện nhà trường phải hết sức được coi trọng, phải được tổ chức quản lý và nâng cao chất lượng, mở rộng số lượng và hình thức phục vụ làm sao để người sử dụng có thể khai thác và sử dụng một cách tốt nhất nguồn tin mà thư viện hiện có. Đánh giá sự phát triển của một cơ quan thông tin, điều quan trọng phải đánh giá khả năng cung cấp thông tin của cơ quan đó, đáp ứng tối đa nhu cầu K53CQ Thông tin – Thư viện 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà thông tin của người dùng tin. Tuy nhiên không phải mọi thông tin đều có giá trị sử dụng, để khai thác nguồn lực thông tin các cơ quan thông tin đều phải thu thập, bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, tiến hành tổ chức xử lý thông tin quản lý, lưu trữ trên các vật mang tin để tạo nền tảng cho hoạt động TT – TV. Trong trường đại học, việc tổ chức và khai thác nguồn có hiệu quả nguồn tin là một việc làm hết sức quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập. Điều này được khẳng định trong “Quy định về tổ chức và hoạt động của Thư viện các trường Đại học” của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong đó có nêu rõ “Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả qua các tư liệu do Thư viện quản lý”. Để tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đạt hiệu quả, cần phải thực hiện tốt các công việc thu thập, tạo lập vốn tài liệu, cung cấp các công cụ, phương tiện tra cứu, hỗ trợ người dùng tin tới các nguồn tin từ xa. Nguồn lực chủ yếu và chiếm đa số ở Thư viện trường đại học Hà Nội là sách in, chủ yếu là sách ngoại văn, sách chuyên ngành và tài liệu tham khảo. Trước đây, nguồn lực thông tin tại Thư viện chưa được thực hiện tổ chức xử lý chủ yếu bằng phương pháp thủ công, chưa xây dựng được CSDL nên người dùng tin tiếp cận tới các nguồn tư liệu còn hạn chế. Cho đến nay, Thư viện đã xây dựng được CSDL, số hóa một số nguồn tài liệu như luận văn, file mp3 tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện đạt được kết quả tốt hơn. 2.2. Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thƣ viện Thư viện trường Đại học Hà Nội là cơ quan trực thuộc trường Đại học Hà Nội có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Hà Nội. Bên cạnh nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản và truyền bá các di sản văn hóa của nhân loại, Thư viện có nhiệm vụ bổ sung và chọn lọc các tài liệu ngoại văn có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của nhà trường. K53CQ Thông tin – Thư viện 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Nguồn lực thông tin được bổ sung vào Thư viện dưới nhiều hình thức khác nhau: Nguồn bổ sung Số lượng Tiếp quản 4091 Quà tặng 2357 Nộp lưu chiểu 409 Mua theo hợp đồng 303 Sưu tầm 715 Đóng góp 42 Mua lẻ 29 Trao đổi 19 Khác 38 Không rõ 69 Tổng số 32463 Bảng 3. Thống kê đầu ấn phẩm theo nguồn bổ sung 2008 – 2011 Nguồn bổ sung Số lượng Tiếp quản 6114 Quà tặng 3550 Nộp lưu chiểu 810 Mua theo hợp đồng 1891 Sưu tầm 823 Đóng góp 44 Mua lẻ 64 Trao đổi 21 Khác 44 Không rõ 99 Tổng số 50235 Bảng 4. Thống kê bản ấn phẩm theo nguồn bổ sung 2008 – 2011 K53CQ Thông tin – Thư viện 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Bên cạnh việc bổ sung nguồn tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau thì trong những năm qua Thư viện trường Đại học Hà Nội cũng đã có được một khối lượng nguồn tin phong phú bổ sung theo hàng năm. Sau quá trình bổ sung, xử lý những tài liệu mới và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hiện nay Trung tâm đã có tới 30978 đầu tương đương với 50235 bản ấn phẩm. Tính từ năm 2003 (Số đầu ấn phẩm là 16 đầu) thì đến năm 2011 (số đầu ấn phẩm đã tăng lên tới 4947 đầu). Điều này chứng tỏ Thư viện Đại học Hà Nội đang ngày càng khẳng định hơn nữa vị trí của mình trong hệ thống Thư viện các trường Đại học Việt Nam và vai trò phục vụ giáo dục và đào tạo của mình tại trường Đại học Hà Nội. Năm Số lượng 2003 16 2004 16302 2005 3713 2006 2316 2007 1729 2008 1022 2009 1498 2010 1366 2011 4947 Tổng số 32909 Bảng 5. Tổng số đầu ấn phẩm thống kê theo hàng năm (tính từ 2003 – 2011) K53CQ Thông tin – Thư viện 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Năm Số lượng 2003 16 2004 22680 2005 5467 2006 3458 2007 3851 2008 1410 2009 2478 2010 2155 2011 8675 Tổng số 50190 Bảng 6. Tổng số bản ấn phẩm thống kê theo hàng năm (tính từ 2003 - 2011) 2.2.1. Cơ cấu hình thức tài liệu Hiện nay, Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong phú. Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn lài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung, Tiếng Nga, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Nhật Bản, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Italia, Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài. Tài liệu của Thư viện được chia thành 2 loại chính: tài liệu truyền thống và tài liệu dạng điện tử. * Tài liệu truyền thống: - Sách: Tổng số: 23481 tên tài liệu = 38384 bản tài liệu - Luận án, luận văn, tài liệu nghiên cứu khoa học: 794 đầu = 1691bản - Báo, tạp chí: Trên 100 loại báo, tạp chí khác nhau với 253 đầu = 6813 bản - Giáo trình: 421 đầu K53CQ Thông tin – Thư viện 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà * Tài liệu điện tử: - Bài trích điện tử: 1035 đầu - Băng cassetle: 373 đầu - Electronic resources: 5468 đầu - CD – ROM: 108 đầu = 325 bản - Tài nguyên số: + CSDL Sách điện tử: 733 file +CSDL tài liệu nghe nhìn: 1691 file - Cơ sở dữ liệu thư mục do Thư viện xây dựng: + CSDL sách: 23481 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí: 253 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn: 794 biểu ghi + CSDL các loại băng từ: 349 biểu ghi Ngoài ra, Thư viện còn xây dựng một CSDL toàn văn là những bản tóm tắt về các luận án, luận văn hiện có ở Thư viện. - CSDL nước ngoài: Trước đây, Thư viện có sử dụng CSDL Proquest rất được người dùng tin quan tâm, nhưng đến tháng 10/2011 thì đã ngưng sử dụng do hết hợp đồng. Hiện nay, Thư viện cũng đang sử dụng một số CSDL báo, tạp chí mua của nước ngoài như CSDL tạp chí điện tử: Quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review; Economics of Transition; International Journal Of Finance & Economics ; International Review of Finance; Journal of Money Credit and Banking; Oxonomics . Ngôn ngữ: ELT Journal; Langages, Langue Française, Le français; Tạp chí tham khảo cung cấp bởi Le français dans le monde; TESOL Journal ( back issues: 1999-2003); TESOL Journal (from 2010 up to present); TESOL Quarterly Công nghệ Thông tin: Laser Technik Journal K53CQ Thông tin – Thư viện 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Quốc tế học: Development and Change; Family Relations; International Affairs; Social Science Quarterly . 2.2.2. Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu. Hiện nay, tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng Tây Ban Nha .Tài liệu ngoại văn chiếm đa số trong việc phục vụ người dùng tin tại thư viện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất. Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệt phục vụ cho người dùng tin. Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằn nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hóa, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch của các quốc gia khác nhau. Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) Tiếng Anh 24598 47,6 Tiếng Việt 11888 23 Tiếng Đức 2098 4,06 Tiếng Trung Quốc 1812 3,51 Tiếng Hàn Quốc 6204 12 Tiếng Pháp 2001 3,88 Tiếng Nga 1025 1,98 Tiếng Nhật Bản 702 1,35 Tiếng Tây Ban Nha 446 0,86 Tiếng Italia 899 1,73 Tổng số 51673 100% Bảng 7. Thống kê tỷ lệ bản ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu K53CQ Thông tin – Thư viện 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%) Tiếng Anh 17264 52,14 Tiếng Việt 6327 19,1 Tiếng Đức 660 2 Tiếng Trung Quốc 1010 3,05 Tiếng Hàn Quốc 4037 12,19 Tiếng Pháp 1359 4,1 Tiếng Nga 775 2,34 Tiếng Nhật Bản 576 1,73 Tiếng Tây Ban Nha 356 1,08 Tiếng Italia 741 2,23 Tổng số 33105 100% Bảng 8. Thống kê tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu 2.2.3. Cơ cấu thời gian của tài liệu Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu luôn bị lỗi thời và trở thành lạc hậu theo thời gian. Chu kỳ lỗi thời của tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của văn hóa, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin làm xuất hiện những tài liệu mới có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản vào những năm trước đó. Thực tế cho thấy rằng, người dùng tin luôn có nhu cầu sử dụng những nguồn thông tin mới và chính nhu cầu của họ là thước đo chủ yếu để xác định giá trị cũng như thời gian hữu ích của tài liệu. Tính thời gian của tài liệu tại Thư viện có thể được xem xét theo 2 giai đoạn: - Từ năm 2002 trở về trước: Đây là thời kỳ trường Đại học Hà Nội đang là trường đại học chuyên sâu về đào tạo ngoại ngữ. Do đó, tài liệu trong Thư viện chiếm đa số là tài liệu ngoại văn. Tính thời gian của tài liệu chưa được chú trọng. Tài liệu cũ vẫn có thể sử dụng để phục vụ nhu cầu của người dùng tin bởi kiến thức về học tập thường ít có sự biến đổi, không thể thay đổi từng ngày, từng giờ. K53CQ Thông tin – Thư viện 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà - Từ năm 2002 trở lại nay: Trường Đại học Hà Nội trở thành trường đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực. Bên cạnh chuyên ngành ngoại ngữ, nhiều ngành khác được giảng dạy tại trường như: Quản trị kinh doanh, Du lịch, Tài chính – Ngân hàng Do đó, tài liệu đòi hỏi tính mới, tính cập nhật, luôn được bổ sung, mang tính mới của xã hội. Thư viện trường Đại học Hà Nội luôn nắm bắt được nhu cầu mới của thời đại và kịp thời bổ sung những tài liệu hữu ích, thiết thực cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, giảng viên và các đối tượng người dùng tin khác của Thư viện nhằm phù hợp với tiến trình đào tạo của trường Đại học Hà Nội. 2.3. Công tác tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin. (Xem phụ lục 1: Hình 3) 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn tin tại Thư viện 2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện. Thư viện Trường Đại học Hà Nội hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 trong hoạt động của mình. Phần mềm Libol hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ thư viện trong từng công việc cũng như người dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác nguồn tin tại Thư viện. Libol (Library Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam. Sự có mặt của Lobol trong những năm qua đã góp phần tạo ra sự thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục. Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hóa và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau. Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại. K53CQ Thông tin – Thư viện 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chế vận hành thống nhất. Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ. Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin. * Các tính năng nổi bật Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy đủ tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống Thư viện Quốc gia và Quốc tế:  Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD  Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, Subject headings.  Nhập / xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709  Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-OMH  Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161  Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID  Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2  Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc  Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909  Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số.  Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD  Tìm kiếm toàn văn  Tùy biến cao  Bảo mật và phân quyền chặt chẽ  Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng  Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn nhiều triệu bản ghi K53CQ Thông tin – Thư viện 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà  Hỗ trợ hệ quản trị CSDL trên Oracle hoặc Microsoft SQL Server  Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị  Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở. * Các phân hệ Chương trình Libol hoạt động trên một CSDL và cơ chế quản lý thống nhất. Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng, chương trình Libol hiện thời được chia thành các phân hệ:  Phân hệ tra cứu trực tuyến (OPAC)  Phân hệ bổ sung  Phân hệ biên mục  Phân hệ bạn đọc  Phân hệ lưu thông  Phân hệ mượn liên thư viện (ILL)  Phân hệ phát hành  Phân hệ định kỳ  Phân hệ quản lý Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ CSDL chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều. Tuy nhiên, các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác. Trước đây, Thư viện sử dụng phần mềm Libol 5.5. Tuy nhiên, với sự phát triển và hội nhập trong nước và trên thế giới về lĩnh vực TT – TV thì Libol 5.5 đã không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển hiện tại của Thư viện. Chính vì vậy, Thư viện đã nâng cấp phần mềm lên 6.0 với những ưu điểm nổi bật hơn hẳn so với phần mềm Libol 5.5 đó là khả năng số hóa tài liệu và hệ K53CQ Thông tin – Thư viện 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà thống dữ liệu có thể tích hợp và liên kết với các Thư viện trên thế giới. Trong tất cả 9 phân hệ trên thì Thư viện cũng đã áp dụng được 7 phân hệ, còn 2 phân hệ là Phát hành và Mượn liên thư viện thì Thư viện vẫn chưa sử dụng. Bên cạnh việc quản lý nguồn tin tại thư viện Trung tâm thì thông qua phần mềm Libol, Thư viện cũng đã bước đầu quản lý dữ liệu về các nguồn tin có tại các Thư viện thành viên là Thư viện các Khoa, tủ sách các phòng ban hiện có trong trường. 2.3.1.2 Khung phân loại Khung phân loại được định nghĩa như là hệ thống hợp lý dùng để sắp xếp tri thức và đóng vai trò quan trọng trong lịch sử thư viện và các dịch vụ, quản lý thông tin. Trong môi trường điện tử, khung phân loại được sử dụng ngày càng tăng như là một phương tiện tổ chức và truy cập thông tin. Đối với các cán bộ làm công tác phân loại, việc có được một khung phân loại thống nhất và phù hợp với nguồn tài liệu trong nước và hòa nhập được với quốc tế rất là quan trọng. Bởi vì việc sử dụng các nguồn biên mục có sẵn trên mạng sẽ giảm đi rất nhiều công sức cho cán bộ phân loại, thêm vào đó tính chính xác của từng ký hiệu phân loại lại cao và thống nhất. Với các ưu thế về cấu trúc, tính cập nhật và toàn cầu hóa việc sử dụng khung phân loại DDC là xu thế tất yếu của hệ thống thư viện Việt Nam hơn nữa còn là cơ hội tiến tới thống nhất và chuẩn hóa nghiệp vụ trên con đường hiện đại hóa hệ thống thư viện Việt Nam. Thư viện trường Đại học Hà Nội sử dụng Hệ thống phân loại thập tiến Dewey 22 để sắp xếp các loại tư liệu thư viện. Hệ thống phân loại thập tiến DDC phân chia tư liệu thành 10 môn loại chính, sau đó các tư liệu lại được phân chia làm những nhóm nhỏ hơn. Các số thập phân được sử dụng để phân chia các môn loại một cách chi tiết hơn. DDC 22 hiện nay được xem là một Bảng phân loại chuẩn được nhiều Thư viện trên thế giới tin dùng, vì vậy mà Thư viện Đại học Hà Nội sử dụng nó là phù hợp với thực tiễn phát triển hiện tại của thư viện cũng như là một định hướng tương lai giúp cho Thư viện có K53CQ Thông tin – Thư viện 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà thể tiến hành trao đổi, chia sẻ dữ liệu biên mục với các Thư viện trong và ngoài nước. 10 môn loại chính trong hệ thống phân loại DDC: 000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát 100 Triết học và tâm lý học 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học 600 Công nghệ 700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí 800 Văn học 900 Lịch sử & địa lý Ký hiệu xếp giá được sử dụng để tập hợp các tài liệu có cùng một chủ đề về cùng vị trí trên giá. Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm ký hiệu phòng tư liệu, chỉ số phân loại DDC và ký hiệu tác giả hoặc tên sách gồm 3 chữ cái. Trên tài liệu, ký hiệu xếp giá được viết trên nhãn gáy tài liệu. Ví dụ: PH Ký hiệu kho (Kho Ngoại văn) 445 Chỉ số phân loại PHT Ký hiệu tác giả hoặc tên sách Thư viện đang có một bộ đầy đủ “ Bảng phân loại thập phân Dewey” gồm 4 tập của khung phân loại DDC xuất bản lần thứ 22 bằng tiếng Anh và “Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn” được dịch ra tiếng Việt trên cơ sở “Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn” bằng tiếng Pháp. Ngoài ra, ngay K53CQ Thông tin – Thư viện 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà sau khi Thư viện Quốc Gia Việt Nam công bố ấn bản tiếng Việt DDC 14, Thư viện đã sở hữu một bản và đưa vào sử dụng song song với hai phiên bản trên. 2.3.1.3 Bộ từ khóa Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu Bộ từ khóa là công cụ quan trọng để định từ khóa. Thư viện trường Đại học Hà Nội trước đây sử dụng bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam để định từ khóa trong khi xử lý tài liệu. Bộ từ khóa của thư viện Quốc gia Việt Nam là một bộ từ khóa có kiểm soát được biên soạn trên cơ sở xử lý, lựa chọn rút ra những từ khóa phù hợp từ 43.000 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát từ các CSDL khác nhau của Thư viện Quốc gia (CSDL sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Đức và các CSDL luận án tiến sỹ). Bộ từ khóa bao gồm: - Bảng tra chính: Gồm các thuật ngữ được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khoa học (hoặc thuật ngữ chuyên ngành thuộc diện bao quát của hệ thống tìm tin). Bảng tra chính sắp xếp theo vần chữ cái của thuật ngữ, có chỉ dẫn cách thức sử dụng thuật ngữ ưu tiên hoặc mối quan hệ giữa các thuật ngữ. - Bảng tra hoán vị: Sắp xếp theo vần chữ cái của từng phần tử có nghĩa trong thuật ngữ. Cán bộ Thư viện đã xây dựng được hệ thống từ khóa phản ánh đúng nội dung tài liệu, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học, súc tích, ngắn gọn, chính xác và hiện đại do đó từng bước đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện. Do đặc thù trường Đại học Hà Nội là một trường đào tạo chủ yếu về ngoại ngữ, số vốn tài liệu thuộc các thứ tiếng ngày càng nhiều mà số lượng từ khóa chuyên về ngôn ngữ của bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia thì có hạn, vì vậy mà bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay không còn đáp ứng nhu cầu phát triển hiện tại của thư viện. K53CQ Thông tin – Thư viện 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Hiện nay, Thư viện trường Đại học Hà Nội đã và đang từng bước xây dựng một bộ từ khóa riêng cho Thư viện của mình. Bộ từ khóa bao gồm có 3 phần chính: - Bộ từ khóa dùng riêng cho Đại học Hà Nội: gồm 6423 từ khóa chuyên ngành được phân tách thành từ khóa chuyên ngành chung và chuyên ngành riêng với mục đích phục vụ chuyên sâu cho các chuyên ngành đào tạo của trường. Trong từ khóa chuyên ngành chung và riêng, các từ khóa được sắp xếp theo vần “abc” và sử dụng các tham chiếu: “Dùng cho”, “Xem”, “Cũng xem” - Bộ Đề mục chủ đề (ĐMCĐ) dùng riêng: gồm 6529 Đề mục chủ đề và các tiểu phân mục, bộ ĐMCĐ cũng được chia làm 2 phần là ĐMCĐ chung và ĐMCĐ riêng. Trong mỗi ĐMCĐ có ĐMCĐ chính và các tiểu phân mục các cấp: tiểu phân mục cấp 1, tiểu phân mục cấp 2 được sắp xếp theo vần chữ cái “abc” chuẩn tiếng Việt. Ở bộ từ khóa dùng riêng và bộ ĐMCĐ đều có Index được sắp xếp theo vần chữ cái “abc” của các danh mục tham khảo. - Từ điển tác giả bao gồm có 7202 tên tác giả được viết bằng chữ Latinh trên 560 trang giấy A4. Bộ từ khóa do Thư viện Đại học Hà Nội xây dựng đã được bắt đầu chạy thử từ tháng 8 năm 2011 và đi vào sử dụng chính thức từ tháng 11/2011. Sau khi áp dụng bộ từ khóa này, cán bộ thư viện được hỗ trợ tốt hơn trong công tác biên mục, định từ khóa và xây dựng điểm truy cập cho tài liệu, ngày càng phục vụ hiệu quả hơn nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng. 2.3.2 Tổ chức kho (Xem phụ lục 1: Hình 4) Mục tiêu hàng đầu của các cơ quan TT - TV không chỉ là lưu giữ vốn tài liệu mà quan trọng hơn là công tác tổ chức kho tài liệu để thu hút rộng rãi người sử dụng đến với thư viện. Ở bất kỳ cơ quan TT - TV nào, công tác tổ chức kho tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hiệu quả sử K53CQ Thông tin – Thư viện 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà dụng vốn tài liệu đồng thời đảm bảo cho hoạt động và sự tồn tại của các cơ quan TT - TV. Vì vậy, bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức kho tài liệu một cách hợp lý và khoa học thì mới có thể khai thác được hết nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT. Tổ chức kho tài liệu là một loạt các khâu nghiệp vụ cần tiến hành nhằm làm cho kho tài liệu có một trật tự nhất định để cán bộ thư viện (CBTV) có thể sẵn sàng phục vụ nhu cầu tin của NDT. Với thư viện truyền thống, kho đóng được biết đến là một kho chứa sách, một kho tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt (không phân biệt môn loại, ngôn ngữ ). Tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt trên giá sách, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Để mượn được tài liệu trong kho đóng, người dùng tin phải mất nhiều thời gian và công sức để tra tìm tài liệu trên máy tính, trên hệ thống mục lục phân loại sau đó ghi phiếu yêu cầu, gửi thủ thư đi lấy sách. Tuy vậy nhiều khi sách không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin vì sách bận và người dùng tin cũng không thể tìm được một cuốn khác có nội dung liên quan, đồng thời công việc này lại làm tiêu tốn nhiều hơn thời gian và công sức của cán bộ thư viện. Người dùng tin không được tiếp xúc trực tiếp với kho sách, làm cho tính sáng tạo của họ trong tìm kiếm tài liệu chưa cao. Mặc dù có những hạn chế nhất định, song kho đóng vẫn có những ưu điểm riêng không thể phủ nhận. Bởi vậy mà ở nước ta và nhiều nước khác trên thế giới hình thức tổ chức kho đóng vẫn được nhiều thư viện sử dụng. Ở Việt Nam, đặc biệt ở miền Bắc giai đoạn trước đây các thư viện hầu hết đều tổ chức tài liệu theo phương thức này. Hiện nay, xu hướng chung của các cơ quan TT - TV trong nước và quốc tế đều hướng tới việc tổ chức kho tài liệu mở với tiêu chí tất cả nhằm phục vụ tốt nhất người dùng tin. Họ được trực tiếp vào kho tiếp cận và lựa chọn tài liệu mà họ cần, tính sáng tạo của người dùng tin được phát huy cao K53CQ Thông tin – Thư viện 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà trong quá trình lựa chọn tài liệu. Hiện nay, kho mở đã được áp dụng, triển khai tại nhiều thư viện ở nước ta thuộc nhiều loại hình khác nhau: Hệ thống thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư viện đa ngành Ưu điểm của kho mở là rất rõ ràng, ngoài việc thỏa mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin, họ sẽ hứng thú hơn, sử dụng thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu và tần suất phục vụ ở kho mở sẽ lớn hơn kho đóng, mặt khác tạo độ tin cậy, thông cảm lẫn nhau giữa người dùng tin và cán bộ thư viện. Hình thức kho mở đã được triển khai và tổ chức tại Thư viện trường Đại học Hà Nội từ năm 2003 đánh dấu sự thay đổi đáng kể của Thư viện. Hiện nay, các kho tài liệu mở của Thư viện bao gồm:  Kho Tiếng Việt  Kho Chuyên ngành  Kho Ngoại văn  Kho Luận văn - Luận án Việc quản lý nguồn lực thông tin được chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc của Thư viện. Các loại tư liệu phải được xếp đúng vị trí kho. * Các loại tư liệu được phép mượn về: - Tư liệu Tiếng Việt - Tài liệu ngoại văn - Tài liệu tự chọn lần đầu - Sách có 2 dấu đỏ phục vụ cho sinh viên cao học. - Và 29, tạp chí như: Sunflower, Thế giới mới, Đẹp, giáo dục .được các cán bộ biên mục và quản lý như Sách bình thường. * Các loại tài liệu không được phép mang ra khỏi Thư viện: - Tài liệu từ kho tra cứu - Tài liệu Luận văn và các Công trình nghiên cứu khoa học - Tài liệu có dán 1 chấm đỏ trên gáy sách. - Các loại báo, tạp chí còn lại K53CQ Thông tin – Thư viện 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Nguồn lực thông tin của Thư viện chủ yếu phục vụ cho sinh viên và cán bộ trong trường vì vậy mà Thư viện đã đề ra những quy định cụ thể đối với người dùng tin trong quá trình sử dụng tài liệu. Đây là hình thức gián tiếp quản lý nguồn tư liệu, tránh mất mát, hư hỏng. Cán bộ thư viện làm việc tại các kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp nguồn lực thông tin trong kho. Cán bộ thư viện cũng có thể mượn tài liệu về nhà và sử dụng như NDT bình thường với tài khoản và acount riêng, tuy nhiên thì phải trực tiếp gặp Ban lãnh đạo của Thư viện để làm thủ tục mượn. Trước tiên, tài liệu được phân chia thành các phòng tư liệu khác nhau: Phòng Tư liệu Tiếng Việt, Phòng Ngoại văn, Phòng chuyên ngành, Phòng Luận án – Luận văn. Trong mỗi phòng tư liệu lại được sắp xếp theo số ký hiệu Dewey. Khi đọc ký hiệu xếp giá, 3 chữ số đi trước dấu chấm thập phân được coi là một số đầy đủ, những chữ số sau là chữ số thập phân. Trường hợp có nhiều tài liệu có chữ số Dewey giống nhau, chúng sẽ được sắp xếp theo vần của 3 chữ cái cuối cùng trong ký hiệu xếp giá. Sau đây là ví dụ về trật tự đúng của các KHXG theo hệ thống phân loại DDC: AN AN AN AN AN 124. 345. 973. 976. 976. 8 3 4 4 ANN HUT UNI CAR JON Việc tổ chức kho mở cộng với việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm tài liệu về cùng một chủ đề, một lĩnh vực tiện lợi cho người dùng tin. * Quy trình sử dụng nguồn tư liệu tại Thư viện Một điểm khác biệt giữa Thư viện trường Đại học Hà Nội so với các thư viện khác trên địa bàn Hà Nội hiện nay đó là chính sách “ một cửa” ( là tài liệu của Thư viện được NDT thực hiện mượn và trả tại cùng một cửa, cán bộ thư viện không cần phải quản lý tại từng kho riêng mà NDT có thể tùy ý K53CQ Thông tin – Thư viện 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà lựa chọn tài liệu tại các kho theo nhu cầu của mình, sau đó đến quầy mượn – trả để làm thủ tục mượn hoặc trả.) Khi vào các phòng tư liệu, NDT phải quẹt thẻ đã được Thư viện cấp quyền sử dụng. Bạn đọc phải sử dụng thanh đánh dấu khi rút tài liệu ra khỏi giá để ghi nhớ vị trí, và phải đặt tài liệu vào đúng vị trí đó nếu không có nhu cầu đọc hoặc mượn. Thanh đánh dấu sau khi sử dụng phải được mang trả lại bàn xếp sách. Đọc tại chỗ Sau khi đã chọn được tài liệu, NDT có thể đọc tại mỗi phòng tư liệu. Nếu muốn mang ra khỏi phòng, phải tiến hành thủ tục mượn tại quầy trực. Đọc xong tài liệu, nếu không có nhu cầu mượn, NDT phải để tài liệu tại bàn sắp xếp mà không được tự ý đưa lên giá sách. Mượn về nhà Bạn đọc muốn mượn tài liệu về nhà phải mang tài liệu mình cần đến quầy mượn trả tài liệu để mượn. Tài liệu cần mượn phải được mang đến quầy trực để làm thủ tục mượn. CBTV sẽ làm thủ tục để NDT mang tài liệu ra khỏi Thư viện mà không bị cảnh báo. Trong mọi trường hợp khi mang tài liệu qua cửa ra vào, nếu nghe thấy tiếng kêu cảnh báo, người dùng tin phải quay lại quầy bảo vệ để kiểm tra. Nếu cố tình bỏ đi thì theo hình ảnh camera thường trực tự động ghi được sẽ bị kỷ luật và đình chỉ quyền sử dụng vĩnh viễn. Các phòng phục vụ mượn về nhà gồm: Phòng Ngoại văn, Phòng Tiếng Việt, Phòng chuyên ngành. Bạn đọc sẽ mượn tài liệu theo quy định của Thư viện: Bạn đọc được mượn về nhà 2 cuốn sách trong 01 tuần. Ví dụ: Mượn vào thứ hai tuần này thì phải trả vào thứ hai tuần sau. K53CQ Thông tin – Thư viện 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Sinh viên đang làm khoá luận hoặc nghiên cứu khoa học được khoa giới thiệu và xác nhận sẽ có chính sách mượn trả mở rộng hơn do Ban Giám đốc quyết định. Tài liệu chỉ có thể được mượn sau khi đã hoàn tất các thủ tục mượn tại quầy trực mượn trả. Người mượn phải chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng tư liệu trước khi mượn, đồng thời giữ gìn, bảo quản tài liệu thư viện trong thời gian mượn. Nếu phát hiện tài liệu có hư hỏng, bị bôi bẩn, viết chữ hoặc rách nát, hãy yêu cầu cán bộ thư viện xác nhận tại chỗ. Mọi hư hỏng sẽ được quy cho người mượn tài liệu đó sau cùng. Thời gian mượn tài liệu có thể được gia hạn nếu bạn đọc trực tiếp trả tài liệu đó quầy trực mượn trả đúng hạn và nếu tài liệu đó không có ai yêu cầu. Bất kỳ tài liệu nào đang được mượn, dù chưa hết hạn, cũng đều phải lập tức trả lại khi có thông báo khẩn từ phía Thư viện, theo thời hạn ghi trong thông báo. Trả tài liệu Đến ngày hạn phải trả tài liệu bạn đọc phải mang tài liệu đến thư viện làm thủ tục trả tài liệu. Trong trường hợp mất điện đột xuất, NDT phải tự bảo quản tài liệu đã mượn và trả khi có điện lại. Nếu muốn trả tài liệu ngay, NDT phải ghi lại thông tin của tài liệu vào sổ và ký gửi tài liệu để CBTV ghi trả khi có điện. Nếu bạn đọc trả quá hạn mượn thì nộp phạt 1000VNĐ/ngày. Bạn đọc phải nộp phạt thì mới được mượn tiếp tài liệu, nếu không nộp phạt thì bạn đọc sẽ bị khóa thẻ. Bạn đọc nộp tiền phạt tại quầy giải đáp thông tin. Ngoài ra bạn đọc làm hỏng, mất sách sẽ bị phạt theo quy định của Thư viện. K53CQ Thông tin – Thư viện 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 2.3.3 Hệ thống các công cụ truy cập nguồn tin tại Thƣ viện 2.3.3.1 Hệ thống mục lục (Xem phụ lục 1: Hình 5) “Hệ thống mục lục (hay còn gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin, thư viện” (11. tr. 37) Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác đinh được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Mục lục được xây dựng cho phép người dùng tin xác định được vị trí (địa chỉ lưu trữ tài liệu trong kho của một/ một số cơ quan TT - TV) nếu như người dùng tin biết một trong số các thông tin về tài liệu như: Tác giả, tên tài liệu, Chủ đề nội dung của tài liệu, môn loại khoa học/ hoạt động thực tiễn của tài liệu Tùy thuộc vào cách thức tổ chức mục lục mà người ta sử dụng tới các nhóm thông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương ứng. Trước đây, Thư viện trường Đại học Hà Nội sử dụng hệ thống mục lục phiếu được xây dựng từ năm 1959, sắp xếp tài liệu theo khung phân loại BBK, bao gồm 2 loại mục lục: - Mục lục chữ cái: Là hệ thống mục lục mà các phiếu mục lục được sắp xếp theo tên tác giả, tên tài liệu của tài liệu được phản ánh. - Mục lục phân loại: Là loại mục lục trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo các lớp trong trật tự loogic của một sơ đồ (khung/bảng) phân loại tài liệu nhất định. Trong điều kiện phát triển các mạng thông tin, các hệ thống mục lục online và đặc biệt là OPAC đã ra đời và phát triển rất nhanh. Từ năm 2000 Thư viện không còn sử dụng mục lục phiếu mà thay vào đó là sử dụng mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC). Hệ thống mục lục truy cập công cộng trực tuyến đã thể hiện nổi bật những tính năng ưu việt của mình: + Mức độ cập nhật thông tin ở mức cao nhất K53CQ Thông tin – Thư viện 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà + Mục lục truy cập công cộng trực tuyến tạo ra nhiều điểm truy nhập đến các thông tin mà chúng phản ánh. + Tạo ra khả năng truy cập phi tập trung tới các thông tin mà chúng phản ánh (khắc phục được nhược điểm của mục lục dạng phiếu và phần nào dạng sách) Có thể nói các sản phẩm này đã tạo ra một cuộc cách mạng trong các cơ quan TT – TV vì những ưu thế rất thuận tiện của nó đối với người dùng, cũng như được coi là một công cụ hữu hiệu để thực hiện một cách hiệu quả chiến lược chia sẻ nguồn tin giữa các cơ quan TT – TV. 2.3.3.2 Các cơ sở dữ liệu (Xem phụ lục 1: Hình 6) Sự xuất hiện CSDL đã làm thay đổi hoàn toàn các hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Khả năng truy cập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống (hệ thống mục lục, hộp phiếu dữ kiện, bản thư mục ). Nhờ các loại CSDL mà có thể thỏa mãn được cả nhu cầu tra cứu thông tin và nhu cầu về chính bản thân thông tin (CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn ) CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ lôgic với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ máy tính. Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác: CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu hóa dữ liệu dư thừa. Như vậy, ở đây, các dữ liệu được xác định một lần và lưu trữ tại một vị trí, song lại được tổ chức sao cho có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm: CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện, CSDL thư mục. K53CQ Thông tin – Thư viện 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà * Xây dựng cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng. Hay nói cách khác cơ sở dữ liệu là một hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tự động hoá, là tập hợp các thông tin được trình bày dưới dạng chuẩn hoá. Đơn vị cấu thành nên cơ sở dữ liệu là các biểu ghi, biểu ghi là các dữ liệu về một đơn vị tài liệu (trường, trường con) nhằm tạo tính thống nhất trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Xây dựng cơ sở dữ liệu thể hiện rõ nhất tính tích cực của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lý tài liệu, cho phép hạn chế tối đa chi phí và công tác của cán bộ thư viện. Ngoài ra còn phải kể đến khả năng trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông tin. Do vậy xây dựng cơ sở dữ liệu đem lại sự ra đời của hệ thống mạng cùng những vật mang tin hiện đại (đĩa từ, CD - ROM) được sử dụng như một sản phẩm thông tin và là công cụ xử lý thông tin. CSDL có nhiều ưu điểm trong việc tìm tin và là một sản phẩm thông tin thư viện đặc biệt: + Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong các CSDL + Quá trình tìm tin nhanh chóng, có thể thực hiện phép tìm đối với các CSDL ở xa địa điểm người khai thác bằng tìm kiếm online, thời gian không đáng kể. + Thông tin được lưu trong các CSDL là những thông tin số hóa, vì vậy mà việc lưu trữ, bảo quản cũng như truyền tải từ nơi này sang nơi khác được dễ dàng, thuận tiện + Thông tin trên CSDL có thể được cập nhật thường xuyên, tạo khả năng truy cập thông tin không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. + Kết quả nhờ việc tìm tin trong các CSDL có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện nhất. K53CQ Thông tin – Thư viện 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Chính vì xây dựng cơ sở dữ liệu đòi hỏi cán bộ Thông tin - Thư viện có trình độ nhất định về tin học, về việc tổ chức cơ sở dữ liệu nắm bắt lại khả năng phục vụ thông tin rất sớm. Nhận thấy rõ điều đó trong chương trình ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động thông tin thư viện, Ban lãnh đạo Thư viện trường Đại học Hà Nội thường xuyên tạo điều kiện cho cán bộ để nâng cao ngoại ngữ và tin học, nhằm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu có chất lượng cao. * CSDL của Thư viện Hiện nay, Thư viện mới chỉ xây dựng được CSDL thư mục bao gồm: + CSDL sách: 23481 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí: 253 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn: 794 biểu ghi + CSDL các loại băng từ: 349 biểu ghi Bên cạnh đó, thư viện cũng xây dựng được một CSDL toàn văn về Luận văn, luận án, nhưng chỉ mới dừng ở mức bản tóm tắt bằng tiếng Anh: 218 file. CSDL Sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách 23481 biểu ghi. Đây là loại hình tài liệu có số lượng biểu ghi lớn nhất Thư viện. Các cơ sở dữ liệu này bao gồm tất cả các sách có tại Thư viện và những tài liệu có tại thư viện các Khoa, tủ sách các phòng ban đã được biên mục và do Thư viện Trung tâm quản lý. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xử lý tài liệu đã giúp cán bộ Thư viện tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện, vừa giúp người dùng tin cập nhật thông tin một cách nhanh chóng thuận lợi, kịp thời. * CSDL nước ngoài. CSDL lớn nhất và được người dùng tin của Thư viện thường xuyên truy cập là CSDL Proquest. Tuy nhiên, CSDL này đã ngừng hoạt động tại Thư viện từ tháng 11/2011 do hết hợp đồng. K53CQ Thông tin – Thư viện 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Hiện nay, Thư viện cũng đang sử dụng một số CSDL báo, tạp chí mua của nước ngoài như CSDL tạp chí điện tử: Quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review; Economics of Transition; International Journal Of Finance & Economics ; International Review of Finance; Journal of Money Credit and Banking; Oxonomics . Ngôn ngữ: ELT Journal; Langages, Langue Française, Le français; Tạp chí tham khảo cung cấp bởi Le français dans le monde; TESOL Journal ( back issues: 1999-2003); TESOL Journal (from 2010 up to present); TESOL Quarterly. Công nghệ Thông tin: Laser Technik Journal Quốc tế học: Development and Change; Family Relations; International Affairs; Social Science Quarterly . 2.3.3.3 Website của Thư viện. (Xem phụ lục 1: Hình 7) Ngày nay, website đóng vai trò là kênh truyền thông và công cụ quảng bá hàng đầu cho hầu hết các lĩnh vực trong xã hội, nó mang lại những lợi thế không thể phủ nhận. Hoạt động TT – TV cũng không nằm ngoài xu thế đó. Vì vậy, Thư viện trường Đại học Hà Nội coi việc xây dựng website cho Thư viện là một công việc quan trọng nhằm tạo hình ảnh riêng cho Thư viện trên Internet, tạo cơ hội tiếp xúc với các Trung tâm TT – TV khác trong và ngoài nước, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thư viện, các nguồn lực thông tin một cách sinh động và mang tính tương tác cao. Từ đó, cơ hội phục vụ người dùng tin tốt hơn, đạt được sự hài lòng lớn hơn từ người dùng tin. Website của Thư viện ( được tích hợp với phần mềm Libol, bạn đọc có thể truy cập trực tuyến tới vốn tài liệu của Thư viện ở bất kỳ địa điểm nào, chỉ cần bạn truy cập vào địa chỉ Website của Thư viện, kích vào phần tra cứu mục lục cùa phần mềm Libol. K53CQ Thông tin – Thư viện 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Bạn đọc có thể truy cập vào công cụ tra cứu thư viện bằng bất cứ máy tính nối mạng nào trong tòa nhà Thư viện. Vào địa chỉ nháy chuột vào đường kết nối tới Thư viện hoặc vào thẳng trang chủ của để kết nối với màn hình tìm kiếm mục lục thư viện. Việc tìm kiếm bằng công cụ tra cứu được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Trên màn hình chờ sẵn chọn loại ấn phẩm cần tìm kiếm (sách, bài trích) Bước 2: Chọn chế độ tìm kiếm phù hợp (đơn giản, chi tiết, nâng cao) Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến tài liệu cần tìm kiếm  Tiêu đề: Nhập một phần hoặc toàn bộ tiêu đề ấn phẩm  Với một số trường thông tin khác như: Tác giả, từ khóa, bạn đọc có thể sử dụng các liên kết và Từ điển tương ứng. Bước 4: Chọn chế độ hiển thị bạn muốn (ISBD hoặc hiển thị đơn giản). Tiếp đó giới hạn kết quả tìm bằng hộp danh sách giới hạn. Bước 5: Nhấn nút Tìm kiếm, bạn sẽ có kết quả mong muốn. Chú ý: - Trong tìm kiếm nâng cao có thể sử dụng các toán tử logic AND, OR, NOT với trường thông tin như nhan đề, tên tác giả, từ khóa hay số phân loại DDC. - Font tiếng Việt mặc định Unicode không tự thay đổi - Bạn đọc có thể nhấn nút Back hoặc Forward (quay lại hoặc tiến lên). Website của Thư viện Đại học Hà Nội có vai trò hết sức cần thiết để quảng bá Thư viện, hơn nữa nó giúp người dùng tin của Thư viện có thể khai thác và truy cập thông tin một cách nhanh chóng. Vì vậy, chất lượng website là yếu tố quan trọng để thu hút và tạo ấn tượng tốt với người sử dụng. Điều này được đánh giá qua các yếu tố: trình bày thiết kế, bố cục trang nhã, rõ ràng, đơn giản, không có quá nhiều thông tin trên một trang. Hiện nay, Website của Thư viện đã tạo được uy tín đối với người dùng tin bởi những thông tin chính xác, đầy đủ, súc tích, được cập nhật thường K53CQ Thông tin – Thư viện 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà xuyên và hữu dụng, tốc độ hiển thị trang web nhìn chung là nhanh, các chức năng tiện ích phục vụ người dùng tin không gây mất thời gian và phiền phức. Website của Thư viện Đại học Hà Nội nhìn chung có nội dung phong phú, thông tin được cập nhật kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin khai thác tới nguồn tư liệu của Thư viện. 2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin của Thƣ viện Dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin thư viện nói chung (11 tr.24-25) Trong lĩnh vực TT – TV, các dịch vụ mang ý nghĩa xã hội và kinh tế sâu sắc, toàn diện. Phát triển các loại hình dịch vụ giúp người dùng tin sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực thông tin của các cơ quan TT – TV. Do đó, Thư viện trường Đại học Hà Nội đã không ngừng đa dạng hóa các loại hình dịch vụ thông tin thư viện nhằm giúp người dùng tin khai thác một cách hiệu quả nhất các nguồn lực thông tin. Công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh chóng và thâm nhập vào tất cả các hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện, làm biến đổi các hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Khả năng truy cập qua CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần. Các CSDL cho phép lưu giữ nhiều thông tin, có hệ thống tra cứu tìm tin linh hoạt, tiện lợi, nhanh chóng như: + Tìm tin có trợ giúp. + Tìm tin theo từ điển. + Tìm tin ở trình độ cao. + Tìm tin theo nhan đề tài liệu. + Tìm tin tự do. Các CSDL còn cho phép người dùng tin có thể truy cập cùng một lúc tới nhiều vấn đề mà người dùng tin quan tâm, không hạn chế nhiều người cùng truy cập. Tại Thư viện trường Đại học Hà Nội tổ chức cho bạn đọc khai thác thông tin với các hình thức truy cập là: K53CQ Thông tin – Thư viện 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà + Truy cập tại chỗ: Qua các CSDL trên máy tính. + Truy cập từ xa: Qua mạng LAN và mạng Internet. Với hệ thống máy tính tại tầng 1, tầng 2, tầng 3 bạn đọc có thể tra cứu, tìm kiếm tài liệu trên máy tính với phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC của phần mềm Libol 6.0 máy tính luôn mở sẵn chương trình tra cứu. 2.3.4.1 Dịch vụ đọc tại chỗ Là hình thức bạn đọc tiếp nhận thông tin bằng cách đọc tài liệu tại Thư viện. Đây là hình thức truyền thống được thực hiện từ khi Thư viện mới được thành lập và cho đến nay vẫn được tiếp tục duy trì. Vì tất cả phòng phục vụ của Thư viện đều được tổ chức theo kho mở nên trước khi bạn đọc được sử dụng thư viện phải trải qua tập huấn sử dụng kho mở và qua kiểm tra nếu đạt yêu cầu mới được cấp quyền sử dụng. Khi vào Thư viện, NDT phải tiến hành quẹt thẻ đã được thư viện cấp quyền sử dụng. Sau đó, tùy theo nhu cầu của mình mà NDT có thể đến và sử dụng tài liệu tại bất kỳ kho tư liệu nào trong thư viện. Tại các phòng, bạn đọc có thể tự tra tìm và tiếp cận với tài liệu theo nhu cầu của mình. Bạn đọc phải sử dụng thanh đánh dấu khi rút tài liệu ra khỏi giá để ghi nhớ vị trí, và phải đặt tài liệu vào đúng vị trí đó nếu không có nhu cầu đọc hoặc mượn. Thanh đánh dấu sau khi sử dụng phải được mang trả lại bàn xếp sách. Sau khi đã chọn được tài liệu, NDT có thể đọc tại mỗi phòng tư liệu, nếu không có nhu cầu mượn, NDT phải để tài liệu tại bàn sắp xếp mà không được tự ý đưa lên giá sách. Nếu muốn mang ra khỏi phòng, phải tiến hành thủ tục mượn tại quầy trực. Thư viện thực hiện chính sách “một cửa” , vì vậy mà bạn đọc thực hiện mượn và trả tại một địa điểm là quầy mượn – trả. Hiện nay, số lượng người đến sử dụng thư viện tăng dần, đặc biệt vào mùa thi số lượng người dùng tin đến thư viện tăng nhanh chóng: Tháng 9/2011: 14.000 lượt bạn đọc/ tháng Tháng 10/2011: 17.643 lượt/ tháng Tháng 11/2011: 18.000 lượt/ tháng K53CQ Thông tin – Thư viện 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 2.3.4.2 Dịch vụ cho mượn tài liệu Đây là dịch vụ có thể nói là quan trọng nhất tại Thư viện trong điều kiện hiện nay khi diện tích kho hạn chế không thể đáp ứng hết yêu cầu đọc tài liệu tại chỗ của bạn đọc. Hiện nay, Thư viện đã thực hiện chế độ đặt trước tài liệu, thực hiện trực tiếp trên phần mềm Libol bởi các cán bộ của Thư viện với mục đích nhằm đặt chỗ trước cho tài liệu mà người dùng tin cần nhưng tài liệu đó hiện đang bận. Nếu người dùng tin yêu cầu được đặt trước tài liệu thì sau khi tài liệu được yêu cầu trả về thư viện, Thư viện sẽ gửi email thông báo cho người dùng tin biết và có thể đến mượn tài liệu. 2.3.4.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. Sử dụng dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu, người dùng tin có thể đề nghị được cung cấp bản sao của tài liệu mà mình cần. Ngày nay, rất nhiều cơ quan TT – TV chú trọng phát triển dịch vụ này. Tại Anh, Document Supply Centre (Trung tâm cung cấp tài liệu) coi việc thực hiện dịch vụ này là một trong những chức năng cơ bản của mình. Việc cung cấp bản sao tài liệu còn được coi trọng tại nhiều nước đang phát triển trong phạm vị các cơ quan thuộc hệ thống thông tin quốc gia. Điều đó, tiết kiệm được ngoại tệ trong công tác bổ sung tài liệu nước ngoài, cũng như sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu có trong nước. Hiện nay, tại Thư viện dịch vụ này là không thể thiếu được bởi số lượng bản tài liệu ở Thư viện là có hạn, do đó không thể cung cấp đủ cho sinh viên. Mặt khác có nhiều tài liệu ở Thư viện là tài liệu quý được dán dấu đỏ và quy định chỉ được sử dụng tại Thư viện không được mượn về nhà. Bên cạnh đó, Thư viện còn lưu giữ một số loại băng đĩa quý, không có hoặc xuất hiện hiếm trên thị trường, do đó người dùng tin của Thư viện thường hay sử dụng dịch vụ này. Thư viện thực hiện dịch vụ in sao băng đĩa như: sao từ băng sang băng; sao từ đĩa sang băng và từ băng sang đĩa. Đồng thời, nếu bạn đọc của Thư viện có nhu cầu sao chép lại những bản tin từ các kênh truyền hình cáp hay những kênh thông tin phục vụ cho nhu cầu học tập K53CQ Thông tin – Thư viện 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà thì Thư viện cũng luôn sẵn sàng phục vụ. Đây là một trong những dịch vụ rất hữu ích đối với bạn đọc và cũng là một trong những hình thức làm phong phú thêm sản phẩm & dịch vụ của Thư viện cũng như tăng thêm nguồn thu nhập cho CBTV. 2.3.4.4 Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc “Phổ biến thông tin chọn lọc (gọi tắt là SDI - Selective Dissemination of Information) là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin” (11 tr. 128) Tiện ích của SDI: - SDI được xem như là một qui trình lưu trữ thông tin mà nó cho phép NDT (có thể là cá nhân hay nhóm người dùng) nhận thông tin liên quan một cách tự động thông qua bản mô tả (profile). - SDI là một phương thức chủ động nhằm cung cấp cho người dùng tin những thông tin mới, phù hợp với yêu cầu thường xuyên đã được xác định và đăng ký trước của họ. - SDI là dịch vụ cung cấp cho người dùng tin những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định. Những thông tin này được chọn ra từ tất cả các bản mô tả (profile) nội dung tài liệu mà cơ quan thông tin mới nhận được trong thời gian đó. Có thể hiểu mỗi NDT sẽ tương ứng với một kiện/gói chứa các thông tin thích hợp với NDT mà nhà cung cấp dịch vụ tạo ra. Tuy nhiên, tại Thư viện trường Đại học Hà Nội hiện nay, dịch vụ vẫn chưa thể phát huy hết những tính năng ưu việt của mình. Thư viện thực hiện dịch vụ tới bạn đọc như một hình thức tự phát, tức là: Với những người dùng tin đang làm bài tập, tiểu luận, khóa luận hay luận án, luận văn có nhu cầu tìm hiểu về các nguồn tài liệu hỗ trợ cho quá trình học tập của mình thì bạn đọc viết phiếu yêu cầu gồm các thông tin cá nhân, đề tài đang tìm hiểu, các dạng tài liệu và nội dung tài liệu cần tìm. Cán bộ thư viện sẽ tìm trong CSDL của K53CQ Thông tin – Thư viện 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Thư viện để tìm các tài liệu đáp ứng yêu cầu của bạn đọc và đưa ra danh sách các tài liệu bạn đọc có thể tìm thấy tại Thư viện. Đây là dịch vụ hoàn toàn miễn phí nhằm thúc đẩy việc khai thác một cách tối đa nguồn lực thông tin của Thư viện mà Thư viện trường Đại học Hà Nội cần phải đẩy mạnh hơn nữa. 2.3.4.5 Dịch vụ đào tạo người dùng tin Nhận thức tầm quan trọng của việc đào tạo người dùng tin nên Thư viện Đại học Hà Nội sau khi áp dụng công nghệ hiện đại và chuyển sang phục vụ theo hình thức kho mở, Thư viện đã nhanh chóng triển khai công tác tổ chức đào tạo người dùng tin để giúp họ khai thác nguồn tin của Thư viện một cách hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời, hoạt động này được bắt đầu tiến hành từ năm 2010. Trong hoạt động đào tạo người dùng tin của Thư viện gồm có 2 mảng chính: - Tập huấn sử dụng thư viện: dành cho các bạn sinh viên năm đầu và mở lớp theo nhu cầu của các cá nhân. Đây được xem là một dịch vụ hầu như bắt buộc với bất kỳ bạn đọc nào muốn sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Thư viện, sau quá trình tập huấn, bạn đọc phải làm một bài test đạt kết quả ≥ 80% thì mới được bắt đầu sử dụng thư viện. Số lượng sinh viên học lớp tập huấn sử dụng thư viện tăng dần theo từng năm: Năm 2010 (1800 người) Năm 2011 (2000 người) - Kỹ năng thông tin: Đây là hoạt động mà Thư viện đã và đang triển khai trong mảng đào tạo người dùng tin, đó là sự kết hợp cùng với Khoa Công nghệ thông tin của trường mở các lớp đào tạo về kỹ năng thông tin và hướng dẫn sử dụng phần mềm trích dẫn tài liệu Endnote, khai thác nguồn tin trên Internet cho người dùng tin. Những lớp đào tạo này không chỉ dành cho những sinh viên năm đầu mà tất cả các bạn đọc có nhu cầu sử dụng thư viện đều có thể đăng ký để thư viện tổ chức dạy theo lớp hoặc cá nhân. Hoạt động K53CQ Thông tin – Thư viện 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà đào tạo này chiếm 5 tiết trong môn Tin học cơ bản. Tuy nhiên, trong thời gian sắp tới, Thư viện sẽ mở rộng hơn hình thức phục vụ này nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của người sử dụng (ước chừng chiếm khoảng 30% thời gian giảng dạy trong môn Tin học cơ bản) 2.3.4.6 Dịch vụ triễn lãm, giới thiệu sách Với những cuốn sách mới nhập về Thư viện, việc thông báo sách mới được cán bộ thư viện thực hiện và đưa lên Website của Thư viện, phổ biến rộng rãi với các đối tượng người dùng tin. Đồng thời Thư viện trưng bày sách mới tại các tủ kính được đặt ngay trước của chính, thu hút sự chú ý của bạn đọc nhằm tăng cường lượng bạn đọc sử dụng các tài liệu mới. Bên cạnh đó, Thư viện cũng thường xuyên tổ chức các hội nghị hội thảo, kết hợp với các Nhà sách để tuyên truyền, giới thiệu những cuốn sách hay, có ý nghĩa và giá trị khoa học tới người dùng tin cũng như quảng bá cho hình ảnh của Thư viện tới đông đảo bạn đọc trong và ngoài trường Đại học Hà Nội. 2.3.4.7 Dịch vụ biên soạn tài liệu luyện dịch Đây là dịch vụ đã được thực hiện tại Thư viện trong nhiều năm qua và được xem là dịch vụ đặc trưng của Thư viện Đại học Hà Nội bởi đặc thù của trường là đào tạo chuyên sâu về ngoại ngữ, dịch vụ thực sự rất hữu ích và được rất nhiều bạn đọc của Thư viện tin cậy sử dụng. Để thực hiện dịch vụ này, các cán bộ thư viện tiến hành thu thập những tài liệu luyện dịch từ nhiều địa chỉ và nhiều nơi, tổng hợp và phục vụ người dùng tin khi có nhu cầu sử dụng. Những bài viết do Thư viện thu thập là những bài viết song ngữ như Việt – Anh, Việt – Pháp có nội dung hay và giá trị hữu ích đối với những bạn đọc trong quá trình học tiếng và luyện tập khả năng ngôn ngữ của bản thân. Hiện tại thư việc tiến hành làm bản luyện dịch 6 thứ tiếng: Anh, Nga, Pháp, Việt, Trung, Nhật. Thư viện cũng tiến hành biên soạn các thư mục chuyên đề, danh mục tài liệu tham khảo nhằm giới thiệu, thông báo sách mới tới mọi người sử dụng Thư viện. K53CQ Thông tin – Thư viện 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Qua đây, có thể thấy rằng các dịch vụ tại Thư viện trường Đại học Hà Nội tương đối phong phú, nhiều dịch vụ mang tính đặc thù góp phần quan trọng vào việc khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách tối ưu, hiệu quả. Ngày nay, trong thời đại bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các nguồn lực thông tin của Thư viện ngày càng phong phú với nhiều dạng thức khác nhau: sách, báo, băng đĩa, tài liệu số hóa, thông tin từ Internet Tất cả các loại hình tư liệu này đều đã và đang từng bước đưa vào khai thác một cách có hiệu quả trong Thư viện nhờ sự hỗ trợ của phần mềm Libol. Nhờ việc khai thác thông tin thuận tiện, Thư viện không chỉ cung cấp thông tin mà còn có chức năng giúp người dùng tin định hướng thông tin chính xác, sử dụng và sản xuất tri thức một cách hiệu quả. 2.4. Đánh giá chung 2.4.1. Những điểm mạnh Trải qua thời gian dài xây dựng và trưởng thành. Thư viện trường Đại học Hà Nội đã có nhiều đóng góp tích cực trong việc nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như học tập và nghiên cứu, nhằm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn nhu cầu thông tin thư viện cho cán bộ, sinh viên và giảng viên của trường. Ngày nay, Thư viện đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, đã đạt được những bước tiến vững chắc với nhiều thành tựu nổi bật. 2.4.1.1 Nguồn thông tin Thư viện trường Đại học Hà Nội đã có nguồn tài liệu phong phú, đa dạng đáp ứng yêu cầu NDT. Với số lượng tài liệu và loại hình tài liệu hiện có, Thư viện có thể triển khai nhiều loại hình kho tài liệu khác nhau (sách, báo - tạp chí, luận văn, luận án, kho tài liệu đa phương tiện ). Như vậy, bạn đọc tùy vào nhu cầu, sở thích, thói quen sử dụng tài liệu của mình để có thể tự lựa chọn những loại hình tài liệu phù hợp từ các kho tin. K53CQ Thông tin – Thư viện 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 2.4.1.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng cơ sở thông tin + Việc ứng dụng tự động hóa vào hoạt động TT – TV của Thư viện đã mang lại những kết quả khả quan, giảm bớt được công sức lao động của cán bộ thư viện và từng bước đáp ứng nhu cầu của người dùng tin tốt hơn. Thư viện đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN), kết nối mạng Internet với các đường truyền dữ liệu lớn. Thư viện đã được trang bị máy tính với số lượng khá lớn, hệ thống máy chủ, máy trạm, trang thiết bị tin học phụ trợ, thiết bị ngoại vi đầy đủ như máy in, máy quét, máy photocopy Đây là nền tảng bước đầu cho quá trình tự động hóa, hiện đại hóa tiến tới xây dựng Thư viện điện tử ngày một phát triển. + Thông qua dự án giáo dục đại học, Thư viện đã được trang bị phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 6.0 là điều kiện xây dựng CSDL, quản lý tài liệu, phục vụ bạn đọc, thống kê tài liệu Phần mềm đi vào hoạt động ổn định và mang lại nhiều tiện ích cho Thư viện trong quá trình hoạt động. + Một số trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác tổ chức kho mở được Thư viện đầu tư mua sắm, lắp đặt và sử dụng: Kệ giá, hệ thống cổng từ, camera quan sát, hệ thống báo cháy tự động, máy điều hòa, máy quét mã vạch, máy nạp - khử từ 2.4.1.3. Đội ngũ cán bộ + Thư viện có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và lòng yêu nghề, có tinh thần trách nhiệm và ý thức cao trong công việc. Ngày nay, đội ngũ cán bộ của Thư viện đang có là những cán bộ có năng lực, có trình độ ngoại ngữ, tin học và có lòng nhiệt tình, năng động của tuổi trẻ. Đội ngũ cán bộ của Thư viện luôn làm việc hết mình với tinh thần “Trung thực, tận tâm, thân thiện”. Yếu tố con người luôn là yếu tố đóng vai trò quyết định, là “chìa khóa” mở cửa mọi thành công. Lãnh đạo Thư viện luôn quan tâm đến việc xây dựng cho mình một đội ngũ cán bộ thư viện tinh nhuệ, thuận lợi tiến hành triển khai các hoạt động chuyên môn của mình. K53CQ Thông tin – Thư viện 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 2.4.1.4. Hợp tác, trao đổi + Thư viện nhận được sự quan tâm giúp đỡ quý báu của Ban Giám hiệu, các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước về kinh phí, trang thiết bị, vốn tài liệu Cán bộ của Thư viện được tạo điều kiện đi tham quan học tập và trao đổi chuyên môn nghiệp vụ tại các thư viện khác. + Trao đổi, chia sẻ nguồn tin trong hệ thống trường Đại học Hà Nội giữa Thư viện Trung tâm và Thư viện các Khoa, các phòng ban. Thư viện có quan hệ hợp tác chặt chẽ với các thư viện trong nước và quốc tế: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện ADS (Australia Development Scholarship pre – Departure Project) của Úc, Thư viện Victoria thuộc trường Đại học Victoria (New Zealand). Đặc biệt là Thư viện có quan hệ hợp tác với Đại sứ quán ở Việt Nam trong hợp tác về đào tạo ngoại ngữ như: Đại sứ quán Úc, Đại sứ quán Anh, Đại sứ quán Mỹ Thư viện nhận được rất nhiều sự giúp đỡ về vốn tài liệu, trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ nguồn tin góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện. Tham gia vào các Liên hiệp thư viện, liên kết xây dựng nguồn tin với các thư viện trường đại học trong nước và nước ngoài. 2.4.2. Những hạn chế 2.4.2.1 Công tác phát triển nguồn tin Công tác bổ sung tài liệu còn những hạn chế, hiện tại, Thư viện vẫn chưa có một chính sách bổ sung cụ thể. Bên cạnh đó là sự bổ sung không đồng đều do kinh phí tập trung hết vào các loại tài liệu chuyên ngành ngoại ngữ. Vì vậy sách tham khảo như: văn học, khoa học kỹ thuật bị bỏ sót. Điều này làm cho nguồn tin của Thư viện phát triển chưa toàn diện. Tài liệu dạng giấy hiện nay của Thư viện vẫn chiếm ưu thế hơn so với tài liệu điện tử, khi công nghệ thông tin phát triển với tốc độ nhanh như hiện nay thì đây cũng là một hạn chế của Thư viện. Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện chưa đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Một số nội dung trên Website của Thư viện còn sơ sài, mức độ K53CQ Thông tin – Thư viện 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà cập nhật vẫn chưa cao làm cho bạn đọc chưa có cái nhìn toàn diện, đầy đủ về Thư viện. Điều này hạn chế khả năng khai thác nguồn tin của người dùng tin. 2.4.2.2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị Mặc dù hiện nay Thư viện có cơ sở vật chất tương đối khang trang, hiện đại, tuy nhiên trong thực tế diện tích sử dụng hầu như không được mở rộng. Điều này mâu thuẫn với việc hàng năm số lượng NDT và vốn tài liệu bổ sung vào Thư viện ngày càng tăng. Chính vì vậy hiện nay diện tích các kho tài liệu của Thư viện đang đứng trước nguy cơ chật chội, quá tải. Thư viện còn một số hạn chế về trang thiết bị như: + Giá sách trong các kho tuổi thọ đã cao, việc sử dụng các giá sách cũ và mới tạo nên một mô hình sắp xếp chưa có thẩm mỹ cao, một số giá sách có ngăn trên cùng của giá không xếp sách gây lãng phí. + Hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu tài liệu còn hay gặp trục trặc, chất lượng máy tính chưa đảm bảo yêu cầu tra cứu của bạn đọc. Đôi khi bạn đọc tra cứu OPAC nhưng yêu cầu của bạn đọc chưa được đáp ứng một cách hiệu quả. + Hệ thống CSDL còn chưa hoàn chỉnh, do đó trong quá trình sử dụng còn nhiều sự cố. + Tổ chức xây dựng kho mở là xu thế tiện lợi cho việc khai thác tài liệu của NDT nhưng cũng làm nảy sinh nhiều vấn đề. Tổ chức kho mở cần phải quan tâm tới vấn đề quản lý bạn đọc và tài liệu chặt chẽ hơn, tăng cường công tác an ninh. Tại kho mở nguồn tin được phục vụ trực tiếp nên nếu bạn đọc chưa có ý thức tốt sẽ xé, lấy hoặc để tài liệu lung tung làm mất thẩm mỹ, gây khó khăn cho việc sắp xếp quản lý tài liệu của cán bộ thư viện. + Thư viện đã được nâng cấp, hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng thông tin song chưa hoàn chỉnh, các hệ thống phòng ban còn quá nhỏ so với quy mô phát triển của Thư viện trường Đại học Hà Nội – cơ sở đào tạo, nghiên cứu và bồi dưỡng ngoại ngữ lớn của Việt Nam. Hiện phòng học nhóm K53CQ Thông tin – Thư viện 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà còn quá ít (mới chỉ có 1 phòng học nhóm) và diện tích hẹp, bàn ghế ít chưa đáp ứng đủ nhu cầu bạn đọc, đặc biệt vào mùa thi. + Việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 6.0 có 9 phân hệ, nhưng hiện tại Thư viện mới chỉ ứng dụng 7 phân hệ. Còn 2 phân hệ mà Thư viện chưa ứng dụng là: Phân hệ thông tin phát hành và phân hệ mượn liên thư viện. Đây là 2 phân hệ rất quan trọng trong hệ thống 9 phân hệ của phần mềm Libol 6.0, đặc biệt là chức năng của phân hệ Mượn liên thư viện sẽ tin học hóa quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc, cũng như kết nối các trung tâm thông tin – thư viện lại với nhau để chia sẻ nguồn lực thông tin. 2.4.2.3 Công tác cán bộ Việc áp dụng các chuẩn xử lý tài liệu vào hoạt động thư viện tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin, nhưng với đội ngũ cán bộ trẻ chiếm đa số chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình tác nghiệp còn vướng mắc một số sai sót. Biên mục tài liệu gặp khó khăn đặc biệt là tài liệu ngôn ngữ tượng hình (tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Nhật ) và một số tiếng khác chưa có cán bộ biết các ngôn ngữ này. Chính vì thế mỗi lần xử lý tài liệu ngôn ngữ này đều rất tốn thời gian và công sức của cán bộ, có khi còn phải nhờ đến những sinh viên từ các Khoa này vì vậy mà đôi khi không chủ động được khi biên mục. Trình độ ngoại ngữ, tin học của đội ngũ cán bộ còn hạn chế. Số lượng cán bộ trong các kho còn thiếu, một số cán bộ thư viện vẫn chưa nhiệt tình và thiếu trách nhiệm. Là một trong những Thư viện hàng đầu trong khối Thư viện các trường Đại học tuy nhiên vấn đề học tập và trao đổi kinh nghiệm thực tế giữa CBTV tại đây và các thư viện khác mới chỉ dừng lại ở học tập tham quan, trao đổi trong nước mà chưa có sự giao lưu, tham quan và học hỏi với các thư viện nước ngoài. Trong khi Đại học Hà Nội đặc thù là một trường đào tạo về ngoại K53CQ Thông tin – Thư viện 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà ngữ. Vì vậy đây cũng là một hạn chế trong công tác cán bộ mà Thư viện và Nhà trường Đại học Hà Nội cần phối hợp xem xét. K53CQ Thông tin – Thư viện 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà CHƢƠNG 3 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin Trong thời gian tới Thư viện cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức và khai thác nguồn tin bằng cách xây dựng một quy trình tổ chức tài liệu tại các kho tư liệu cũng như vốn tài liệu hiện đang lưu giữ tại các kho sách của các Thư viện Khoa, tủ sách các phòng ban trong trường. Tổ chức nguồn dữ liệu trên phần mềm Libol 6.0, tạo sự thống nhất trong cách thức khai thác nguồn tin của người sử dụng, giúp họ đồng thời có thể tìm kiếm nguồn tin theo nhu cầu của mình và tiếp cận tới nó một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Muốn được như vậy, Thư viện cần nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác thông tin thư viện bố trí hợp lý hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, phân công cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị phù hợp và kinh tế Tổ chức công tác kỹ thuật, nghiệp vụ và công tác hành chính, quản trị nhằm phát huy năng lực của cán bộ trong các khâu công tác chuyên môn, hứng thú với công việc được giao, nâng cao năng suất lao động. 3.2 Tăng cƣờng cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin. Hoạt động thư viện ngày càng gắn chặt với công nghệ thông tin, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin đã tác động mạnh đến sự phát triển của Thư viện đại học mà ngày nay được đánh giá là phát triển với một tốc độ nhanh chưa từng có. Thư viện không chỉ quản lý nguồn lực thông tin hiện có của Thư viện mà còn quản lý dữ liệu về nguồn lực thông tin của các Thư viện Khoa, tủ sách các phòng ban trong trường Đại học Hà Nội. Vì vậy, các đơn vị trực thuộc cần phải phối hợp với thư viện Thư viện trong việc quản K53CQ Thông tin – Thư viện 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà lý tài liệu cũng như việc tổ chức cho người dùng tin khai thác nguồn tin của mình. Bởi hiện nay, một số thư viện Khoa trong trường chỉ tổ chức phục vụ nhóm đối tượng người dùng tin chủ yếu là cán bộ, giảng viên trong khoa, việc đó làm cho hoạt động tra tìm tài liệu của người dùng tin thư viện khi tìm thấy dữ liệu nhưng lại không được mượn hoặc phải mất nhiều thủ tục để có được tài liệu mình cần, điều đó là cực kỳ mất thời gian của người dùng tin. Nhà trường cần phối hợp với các thư viện Khoa, tủ sách các phòng ban tăng cường hơn nữa cơ sở vật chất tại các đơn vị này, mở thêm diện tích phòng, tăng cường máy tính để quản lý và hỗ trợ bạn đọc tra cứu nguồn tài liệu hiện có, tăng thêm số bàn ghế phục vụ bạn đọc tại đây. Thư viện cũng cần tăng cường hơn nữa cơ sở vật chất, cần có sự đầu tư kinh phí bảo trì hạ tầng cơ sở thông tin đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng tin. Mở rộng các điểm truy cập và truy cập thông tin theo dạng số hóa, liên kết mạng trong và ngoài nước. Tích hợp hạ tầng cơ sở thông tin khoa học công nghệ theo hướng hội tụ các công nghệ hiện đại. Tiến tới tin học hóa và tự động hóa các quá trình hoạt động thông tin – thư viện theo hướng số hóa. Với diện tích phòng học nhóm thiếu và chật hẹp hiện nay, Thư viện cần phải đề xuất với lãnh đạo nhà trường có biện pháp khắc phục, mở rộng thêm diện tích phòng học nhóm và trang bị thêm các thiết bị hiện đại. Hạ tầng cơ sở thông tin là nền tảng cho các hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện. Hiện nay, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện tương đối đồng bộ và hiện đại. Nhưng Thư viện cũng cần tăng cường hơn nữa cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu của một thư viện hiện đại theo hướng mở. Do đó Thư viện nên trang bị thêm máy tính, nâng cấp cấu hình máy tính, mở rộng giải thông đường truyền, tăng cường tốc độ đường truyền để khắc phục hiện tượng nghẽn mạng để khai thác nguồn lực thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện khác. Bên cạnh đó trang web của Thư viện cần cập nhật tin tức hơn nữa làm cổng giao tiếp giữa người sử dụng với đơn vị. K53CQ Thông tin – Thư viện 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà 3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ và đào tạo ngƣời dùng tin. Việc ứng dụng tự động hóa vào hoạt động TT - TV của Thư viện trong giai đoạn hiện nay, đòi hỏi người cán bộ thư viện cần được cập nhật, phát triển và hoàn thiện những năng lực như: + Có kiến thức về tin học và ngoại ngữ nâng cao. + Có khả năng sử dụng thành thạo máy tính để khai thác thông tin, đánh giá các trang thiết bị và phần mềm. Xây dựng bảo trì, quản lý và khai thác các nguồn thông tin điện tử. + Xây dựng, sử dụng và kiểm tra việc áp dụng các tiêu chuẩn mô tả thư mục, format, sử dụng các mục lục tự động hóa, cung cấp tài liệu điện tử qua mạng lưới thông tin, phổ biến kiến thức, kỹ năng cho đồng nghiệp và người dùng tin về những vấn đề tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Hiện nay, cán bộ trẻ đang chiếm tỷ lệ lớn tại Thư viện đây là một thế mạnh. Các cán bộ này có sức trẻ, nhiệt tình, có khả năng tiếp cận nhanh với tin học và ngoại ngữ. Tuy nhiên kinh nghiệm của họ chưa nhiều, đặc biệt trong quá trình xử lý tài liệu, vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót. Để khắc phục tình trạng này cần tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn cập nhật chuyên môn nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ của Thư viện. Cần đưa kế hoạch đào tạo nội dung, chương trình đào tạo vào kế hoạch chung, đồng thời phải lập ra một kế hoạch đào tạo tổng thể, chi tiết cho cả năm học. Lãnh đạo Thư viện cần nghiên cứu xem xét đào tạo bổ sung cập nhật những kiến thức và vấn đề gì cho cán bộ; đối tượng học là ai, dự kiến số lượng cán bộ, thời gian học, dung lượng kiến thức ra sao. Từ đó xây dựng một chương trình đào tạo chi tiết, cụ thể. Chương trình đào tạo này phải thông báo trước cho cán bộ để họ chủ động nắm bắt được nội dung, chủ đề, thời gian học. Đồng thời cán bộ của Thư viện có điều kiện chuẩn bị tìm hiểu, tham khảo trước về vấn đề, chủ đề, nội dung của lớp học nhằm có những hiểu biết và kiến thức nhất định, tạo thuận lợi cho việc tiếp thu bài giảng tốt hơn. K53CQ Thông tin – Thư viện 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Ngoài ra Ban giám đốc Thư viện tổ chức cho cán bộ thăm quan các thư viện tiên tiến, hiện đại trong và ngoài nước, đặc biệt là các thư viện nước ngoài. Những lớp đào tạo, tập huấn thiên về lý thuyết, cán bộ cần được tiếp cận trực tiếp với thực tế, qua đó có thể tham khảo và đúc rút những kinh nghiệm riêng phục vụ cho công tác nghiệp vụ tại cơ quan mình. Hiện nay ở Việt Nam có một số trung tâm học liệu (Learning Resource Center - LRC) hiện đại tại Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ Các Trung tâm học liệu này được thiết kế, xây dựng, tổ chức hoạt động và vận hành theo mô hình thư viện đại học của các nước phát triển. Việc thăm quan, học tập và trao đổi kinh nghiệm chuyên môn với các cơ quan trên là hết sức cần thiết. Bên cạnh đó Thư viện cũng cần có kế hoạch tuyển chọn một số cán bộ có năng lực chuyên môn và khả năng ngoại ngữ gửi ra nước ngoài đào tạo, thực tập. Đó là những nhân tố quan trọng trong quá trình xây dựng một Thư viện hiện đại, bắt kịp và hội nhập được với các thư viện tiên tiến trên thế giới. Về công tác đào tạo người dùng tin: Trước sự biến đổi đa dạng và phong phú của các nguồn tin hiện nay, đào tạo huấn luyện người dùng tin là một việc làm vô cùng cần thiết. Người dùng tin cần biết có những thông tin gì? Có thể tìm thấy nguồn tin ở đâu? Khai thác như thế nào? Và sử dụng như thế nào cho đúng? Nói cách khác, các cơ quan thông tin thư viện cần phải trang bị kiến thức thông tin cho người dùng tin tại cơ quan mình. Trước hết Thư viện cần hướng dẫn đào tạo người dùng tin cung cấp cho họ những hiểu biết về nguồn tin hiện có, các phương tiện tra cứu, hướng dẫn kỹ năng khai thác tài liệu. Trang bị cho họ các kiến thức về loại hình thông tin, các kho tin và mạng thông tin. Trên cơ sở đó người dùng tin có thể khai thác, sử dụng bất kì hình thức phục vụ nào của Thư viện để thỏa mãn nhu cầu của mình. Thư viện cần tổ chức thường xuyên các khóa học tập huấn về các kĩ năng sử dụng khai thác thông tin tư liệu, đặc biệt đối với sinh viên năm đầu tiên và sinh viên năm cuối. K53CQ Thông tin – Thư viện 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp Đỗ Thị Thu Hà Thư viện tổ chức theo kho mở, đây là hình thức phục vụ rất mới đối với người dùng tin, họ còn nhiều bỡ ngỡ và việc tìm tài liệu còn chậm, hiệu quả chưa cao. Cần tổ chức các lớp hướng dẫn tra cứu và tìm kiếm tài liệu trong kho mở để người sử dụng hiệu quả. Bên cạnh đó có sơ đồ chỉ dẫn sắp xếp tài liệu trong kho một cách chi tiết, sắp xếp theo ngôn ngữ và môn loại tri thức. Đặc biệt kho tài liệu ngoại văn để giúp cho họ tìm kiếm thuận lợi, nhanh chóng. Ngoài ra Thư viện hướng dẫn chi tiết sử dụng trang thiết bị tra cứu tin thành thạo đơn giản, chi tiết và nâng cao trong việc mượn trả tài liệu. 3.4 Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới Có thể nói, nhìn vào sản phẩm và dịch vụ thông tin của một cơ quan thông tin - thư viện có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động phục vụ NDT của các cơ quan này. Chính vì vậy, các sản phẩm thông tin càng đa dạng, phong phú bao nhiêu càng chứng tỏ khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin cho NDT bấy nhiêu. Đây chính là điều kiện tiên quyết để thu hút NDT vào cơ quan thông tin - thư viện. Thực tế của hầu hết các thư viện cho thấy, nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn thông tin. Điều đó nói lên rằng, nguồn thông tin phát triển cả về số lượng, chất lượng và hình thức đã gây cho NDT rất khó tìm và chọn lọc thông tin cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bởi vậy, bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống bao gồm: hệ thống mục lục, các bản thư mục Cần có các sản phẩm thông tin mới như: CSDL, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan. Bổ sung sách, báo, tạp chí khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và giảng dạy, học tập, tập trung vào các tài liệu “hạt nhân”, đặc biệt là các tài liệu nước ngoài. Tăng cường lưu trữ nguồn tài liệu “xám”, các nguồn này có vai trò đặc biệt và có giá trị đối với NDT nhằm phục vụ khai thác thông tin kịp thời. Phát triển các dịch vụ hiện có của Thư viện và mở rộng những dịch vụ thông tin mới như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ tra cứu thông tin theo chế độ hỏi – đáp, hội thảo khoa học, nói chuyện chuyên đề, dịch vụ tra cứu thông tin qua K53CQ Thông tin – Thư viện 64