›

Khóa luận Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin - Thư viện đại học Xây dựng Hà Nội

pdf 61 trang thiennha21 15/04/2022 4340
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin - Thư viện đại học Xây dựng Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_san_pham_va_dich_vu_thong_tin_nguon_tai_l.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin - Thư viện đại học Xây dựng Hà Nội

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  CÙ THỊ ĐIỆP TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : QH-2008-X NGƢỜI HƢỚNG DẪN : THS. TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI – 2012 1
  2. MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3.Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4.Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 3 5.Lịch sử nghiên cứu 3 6.Ý nghĩa nghiên cứu 4 7.Cấu trúc niên luận 5 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội 6 1.2. Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 7 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 7 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.4. Nguồn lực thông tin 10 1.2.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12 CHƢƠNG 2.HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 2.1. Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 15 2.1.1. Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám” 15 2.1.2. Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 18 2.2. Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội 19 2.2.1. Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 19 2.2.2. Dịch vụ nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 46 2.3. Đánh giá chung 52 2.3.1. Ƣu điểm 52 2.3.2 Nhƣợc điểm 52 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM” TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI. 3.1. Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn tin về nguồn tài liệu “xám” 54 3.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thƣ viện 55 3.3. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” 56 3.4. Xây dựng và củng cố hạ tầng cơ sở thông tin 56 3.5. Hƣớng dẫn ngƣời dùng tin khai thác tài liệu “xám” 57 2
  3. 3.6. Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với các cơ quan thông tin -thƣ viện trong và ngoài nƣớc 58 3.7. Hoàn thiện điểm truy cập thông tin 58 3.8. Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám” 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài. Hiện nay các trƣờng đại học đang đào tạo trên quy mô rộng lớn, để đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học thì họ phải dựa vào nguồn lực thông tin ở thƣ viện là rất nhiều. Đặc biệt là các trƣờng đào tạo chuyên ngành về kĩ thuật, nguồn tài liệu “xám” trong thƣ viện là rất cần thiết sẽ là những sản phẩm ứng dụng vào thực tế, có tính khả thi cao. Nguồn tài liệu “xám” hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học đƣợc tích lũy lâu dài và là những kiến thức nền tảng giúp cho sự phát triển sau này thông qua sự tìm hiểu sáng tạo của những cá nhân, tập thể. Mỗi sản phẩm đi liền với hoạt động dịch vụ của tài liệu “xám” và có điểm khác biệt so với các nguồn tài liệu khác. Tài liệu “ xám” là một loại thông tin rất quan trọng hiện nay, nó đƣợc hiểu là loại tài liệu chứa đựng tri thức khoa học của nhân loại. Loại tài liệu này có hàm lƣợng tri thức cao, có tính cập nhập, đi sâu vào từng vấn đề. Chính vì thế đã có nhiều nƣớc trên thế giới đã quan tâm đặc biệt đến nguồn tài liệu này: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện hoàng gia Đan Mạch, Trung tâm thông tin khoa học công nghệ Nhật Bản và ngay trong hệ thống thƣ viện thì ở hệ thống thƣ viện nào cũng có nguồn tài liệu này: thƣ viện công cộng, thƣ viện chuyên ngành, thƣ viện đa ngành .Ở Việt nam nguồn tài liệu này đã và đang đƣợc quan tâm thu thập và khai thác, nhƣng do đặc trƣng của từng cơ quan thông tin và thƣ viện nên nguồn tài liệu này đƣợc chú trọng ở nhiều mức độ khác nhau. 3
  4. Trong xu thế phát triển chung của đất nƣớc, hoạt động nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của các trƣờng đại học ngày càng mở rộng, nâng cao chất lƣợng. Do đó nguồn tài liệu “xám” của mỗi trƣờng ngày càng tăng nhanh về số lƣợng và mang tính chuyên sâu, đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Ngày nay nguồn tài liệu “xám” tại các trƣờng đại học đang đƣợc nhiều nhóm ngƣời dùng tin quan tâm, trong đó có Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội. Việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng nguồn tài liệu “xám” hiện nay là vấn đề vô cùng bức thiết quan trọng, bởi lẽ chúng chịu những yếu tố tác động nhƣ: chính sách, pháp lý, công nghệ Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. * Mục đích nghiên cứu. - Làm rõ vai trò nguồn tài liệu “xám” hiện nay nói chung và đối với công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng. - Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nguồn tài liệu “xám” đã và đang phục vụ ngƣời dùng tin tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Những ƣu điểm và hạn chế của SP&DVTT tài liệu “xám” trong hoạt động TT-TV của Trung tâm. Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng SP&DVTT tài liệu “xám”. * Nhiệm vụ nghiên cứu. Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm nguồn tài liệu “xám”, nhu cầu tin của ngƣời sử dụng. Thực trạng các SP&DVTT tài liệu “xám” ở Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Từ đó đƣa ra 4
  5. các kiến nghị và giải pháp mang tính khả thi đối với nguồn thông tin này trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tƣợng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội. - Phƣơng diện nghiên cứu: Các SP&DVTT tài liệu “xám”. - Không gian nghiên cứu: Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội từ năm 2005 - nay. 4. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu. - Cơ sở lý luận: dựa trên quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin- thƣ viện, các văn bản pháp quy về thông tin khoa học đối với trung tâm thông tin- thƣ viện các trƣờng đại học. - Phương pháp nghiên cứu: trao đổi, quan sát, nghiên cứu, thông kê, xử lý, phân tích, tổng hợp tài liệu 5. Lịch sử nghiên cứu. Vấn đề khai thác và sử dụng nguồn tài liệu “xám” đã và đang thu hút rất nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu. Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, khóa luận, luận văn, hội thảo đã đề cập đến nguồn thông tin về tài liệu ”xám”. Nhƣng mỗi đề tài tiếp cận khai thác ở mức độ, khía cạnh, thời gian và địa điểm khác nhau. Có một số bài viết “Nguồn tài liệu nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Sƣ phạm I Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Ngọc đăng trên bản tin số 22, tháng 9/2009; “ Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS.Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và tƣ liệu, số 4, 1999; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hội “Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội”; Khóa luận tốt ngiệp 5
  6. của tác giả Nguyễn Hoàng Anh “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội”. Nhƣng hiện nay vẫn chƣa có đề tài nào nghiên cứu về sản phẩm và dịch vụ nguồn tại liệu “xám” tại trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội. Chính vì thế tôi chọn đề tài “Tìm hiểu những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội”, với hi vọng từ những đề tài trƣớc đó và đề tài này của tôi sẽ góp phần làm sáng tỏ những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”. Từ đó chúng ta nhận thấy vai trò, đặc điểm của nguồn tại liệu “xám” giai đoạn hiện nay trong nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo tại các trƣờng đại học nói riêng và nền kinh tế -xã hội nói chung. 6. Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài. * Ý nghĩa lý luận. Khóa luận góp phần làm phong phú vốn hiểu biết chung về các sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội, đồng thời cho thấy giá trị khoa học nguồn tài liệu “xám’ ở đây. * Ý nghĩa thực tiễn. Khóa luận phản ánh toàn bộ nguồn tài liệu “xám” và công tác phục vụ nhu cầu của ngƣời dùng tin tại Trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng Đại Học Xây dựng Hà Nội, những nhận xét, đánh giá về việc tạo lập và cung cấp SP&DVTT nguồn tài liệu “xám”. Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm SP&DVTT mới, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin trong thời gian tới. 7. Cấu trúc khóa luận. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo. Nội dung trình bày ở 3 chƣơng: 6
  7. Chương 1. Khái quát về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Chương 2. Hiện trạng những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm trong thời gian tới. CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 1.1 . Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội. Trƣờng Đại học Xây dựng (National University of Civil Engineering) là một cơ sở giáo dục chuyên ngành xây dựng ở Hà Nội, đƣợc thành lập vào ngày 8 tháng 8 năm 1966, theo theo Quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 của Hội đồng chính phủ. Tiền thân là khoa Xây dựng (1956 - 1966) của trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. Nhà trƣờng là một cơ sở đào tạo và bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và trên đại học cho nhiều ngành khác nhau trong lĩnh vực xây dựng. Đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng vào đời sống. 7
  8. Trải qua bao năm tháng, Nhà trƣờng đã đào tạo đƣợc trên 35.000 kỹ sƣ và kiến trúc sƣ, 1.242 thạc sỹ, 138 tiến sỹ chuyên ngành. Bồi dƣỡng sau đại học cho trên 2.500 kỹ sƣ, bồi dƣỡng nghiệp vụ giám sát thi công cho trên 5.000 ngƣời. Những sinh viên do trƣờng Đại học Xây dựng đào tạo hiện đang làm việc tại các cơ quan nghiên cứu, thiết kế, thi công, quản lý và khai thác các công trình trên mọi lĩnh vực xây dựng thuộc các bộ, ngành, trong các viện nghiên cứu, sở, tổng công ty trên khắp cả nƣớc. Quy mô đào tạo hiện nay của trƣờng là trên 25.000 ngƣời (trong đó: hệ dài hạn tập trung trên 14.900 sinh viên, học cấp bằng đại học thứ hai trên 1.700, hệ cử tuyển 210, hệ liên thông trên 270, học viên cao học trên 700 và gần 60 nghiên cứu sinh). Nhà trƣờng hiện nay có tổng số giảng viên và nhân viên là 875 ngƣời, trong đó có 661 cán bộ giảng dạy, 214 nhân viên, 4 tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ, 2 giáo sƣ, 317 thạc sĩ, 67 phó giáo sƣ, 6 nhà giáo nhân dân, 202 giảng viên chính, 55 nhà giáo ƣu tú 55. Ngoài ra có 62 nhà giáo (trong đó có 42 giáo sƣ và phó giáo sƣ) đã nghỉ hƣu, nhƣng ký hợp đồng tiếp tục giảng dạy và đào tạo giảng viên trẻ. Hiện nay giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7% trong đó 25,56 % là tiến sĩ. 1.2 . Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Quá trình hình thành Thƣ viện trƣờng gắn với lịch sử hình thành và phát triển của nhà trƣờng (ngày 8/8/1966). Từ đó tới nay thƣ viện trải qua nhiều biến động thay đổi, mới đầu thƣ viện trƣờng là một phòng tƣ liệu nhỏ lƣu giữ tài liệu của trƣờng. Giữa năm 1969, đầu năm 1970 Nhà trƣờng sơ tán về Hƣơng Canh thuộc huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phú và phòng tƣ liệu của trƣờng cũng đƣợc 8
  9. chuyển về đây. Năm 1976 Nhà trƣờng đã chuyển về Hà Nội và xây dựng lại cơ sở các phòng ban trong đó có phòng tƣ liệu của trƣờng. Lãnh đạo Nhà trƣờng thấy đƣợc tầm quan trọng của thƣ viện trƣờng trong công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy năm 2001 Thƣ viện trƣờng đại học Xây dựng đƣợc đổi mới, từ một phòng tƣ liệu đã trƣởng thành Trung tâm Thông tin -Thƣ viện (gọi tắt là Trung tâm) với cơ sở vật chất khang trang, có đầy đủ chức năng và nhiệm vụ của một Trung tâm thông tin -thƣ viện đại học phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí tƣ liệu của trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội. 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ * Chức năng. Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là: + Chức năng thông tin. + Chức năng văn hóa. + Chức năng giáo dục. + Chức năng nghiên cứu. Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trƣờng đại học thì chức năng giáo dục quan trọng nhất. Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tƣ liệu bằng nhiều hình thức khác nhau. * Nhiệm vụ. + Tham mƣu cho lãnh đạo về phƣơng hƣớng tổ chức và xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lƣợc phát triển; tổ chức và điều phối hệ thống thông tin, tƣ liệu, thƣ viện, nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội. + Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tƣ liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đƣa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động. 9
  10. + Phục vụ thông tin tƣ liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập. + Giới thiệu hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp ngƣời dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng. + Kết hợp các đơn vị chức năng trong trƣờng hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm. + Thu nhận lƣu chiểu những xuất bản phẩm của Đại học Xây dựng Hà Nội và các nhà xuất bản, các nguồn tài liệu xám đƣợc cấp bộ và cấp Nhà nƣớc đã đƣợc nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc Đại học Xây dựng Hà Nội chủ trì hoặc do cán bộ Đại học Xây dựng Hà Nội thực hiện. Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của Đại học Xây dựng Hà Nội. + Nghiên cứu triển khai và ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thƣ viện. + Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thƣ viện, các tổ chức khoa học, các trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. Tổ chức cơ cấu của Trung tâm (xem sơ đồ sau) Ban giám đốc Trung tâm Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng tìm tin, bổ sung đọc tài mƣợn tra cứu thƣ và xử lí liệu tài liệu tin mục nghiệp vụ * Phòng bổ sung và xử lý nghiệp vụ. 10
  11. - Bộ phận bổ sung: nghiên cứu tình hình xuất bản trong và ngoài nƣớc, xác định diện bổ sung tài liệu, thu thập và bổ sung các loại hình tài liệu dƣới các hình thức khác nhau. - Bộ phận xử lý: xử lý tài liệu đƣợc nhập về gồm có: đăng kí, dán nhãn, xử lý nội dung, xử lý hình thức, lập phiếu. * Phòng phục vụ. - Tổ chức hệ thống phục vụ bạn đọc. - Quản lý tài liệu. - Tổ chức các hoạt động, dịch vụ. - Phục vụ bạn đọc các loại hình tài liệu. - Phòng phục vụ gồm có: phòng mƣợn, phòng quốc văn, phòng ngoại văn. * Phòng phục vụ tra cứu tin. - Tổ chức các hoạt động, dịch vụ tra cứu tìm tin. * Phòng máy tính. - Biên soạn các ấn phẩm thông tin thƣ mục - Nghiên cứu ứng dụng thông tin, quản lý hệ thống máy chủ và thiết bị mạng, quản lý các cơ sở dữ liệu. Hiện nay do hệ thống máy không đƣợc bảo trì, nên phòng này đang tạm ngừng hoạt động, trong thời gian tới hệ thống máy đƣợc nâng cấp phòng máy sẽ quay trở lại hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Hiện nay thƣ viện có tất cả 15 cán bộ, trong đó đa số cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành thông tin -thƣ viện số cán bộ còn lại đƣợc đào tạo từ các chuyên ngành khác nhau (kiến trúc, toán -tin, văn thƣ lƣu trữ, quản trị tin, quốc tế). Cán bộ phân bố vào các phòng nhƣ sau: - Phòng giám đốc: 1 ngƣời. - Phòng giáo trình: 4 ngƣời. - Phòng quốc văn: 3 ngƣời. 11
  12. - Phòng ngoại văn: 1 ngƣời. - Phòng tin học: 3 ngƣời. - Phòng xử lý nghiệp vụ: 2 ngƣời. 1.2.4. Nguồn lực thông tin. Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, đến nay Trung tâm đã có nguồn tài liệu đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Từ đó Trung tâm đã xây dựng các phòng riêng dựa vào chức năng nhiệm vụ để quản lý nguồn tài liệu một cách hợp lý, phù hợp với điều kiện khai thác và sử dụng nguồn tin tại đây. Hiện nay nguồn tài liệu tại Trung tâm thông tin -thƣ viện Đại học Xây dựng Hà Nội gồm có: - Phòng giáo trình :118.878 cuốn - Phòng đọc quốc văn: Đề tài + luận văn thạc sĩ 4.660 cuốn + CD Luận văn tiến sĩ 160 cuốn + CD Sách tham khảo khổ lớn 8.998 cuốn Sách tham khảo khổ vừa 1.866 cuốn Sách tham khảo khổ nhỏ 4.386 cuốn Đồ án sinh viên khoa kiến trức (kèm CD) 320 cuốn Bảng 1: Số lượng tài liệu của phòng đọc quốc văn thống kê năm 2011 - Phòng đọc ngoại văn: Tiếng Anh 3.319 cuốn Tiếng Nga 33.012 cuốn Tiếng Pháp 426 cuốn Tiếng Đức 1.151 cuốn Các ngôn ngữ khác 59 cuốn Từ điển 637 cuốn 12
  13. Bảng 2: Số lượng tài liệu của phòng đọc ngoại văn thống kê năm 2011 Số tạp chí hiện có: - Tạp chí tiếng Việt: 71 loại - Tạp chí nƣớc ngoài : có một số tạp chí đƣợc sắp xếp trên giá cùng sách ngoại văn. 1.2.5.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin. * Người dùng tin. NDT là một cá nhân hay một tập thể nào đó có nhu cầu về thông tin nhằm thực hiện một chức năng lao động xã hội. Do tính chất phong phú đa dạng của NDT mà mỗi một cơ quan thông tin- thƣ viện cần phải xác định rõ đối tƣợng NDT để từ đó xây dựng nên chiến lƣợc tổ chức hoạt động thông tin một cách hiệu quả nhất làm cho nguồn tin trở thành tài nguyên thông tin. NDT tại Trung tâm bao gồm: - Những ngƣời làm công tác lãnh đạo, quản lý. - Cán bộ nghiên cứu /giảng viên. - Sinh viên. - Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học. + Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý. Họ là những ngƣời có nhu cầu tìm đọc các tài liệu thuộc diện đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu có tính bao quát. Nhóm đối tƣợng này tuy không nhiều nhƣng đặc biệt quan trọng, họ là những ngƣời trực tiếp ra quyết định ảnh hƣởng đến sự phát triển của nhà trƣờng. Họ cần nguồn tài liệu này vì đây là nguồn tài liệu có nguồn thông tin khoa học cao, cung cấp thông tin chuyên sâu về những lĩnh vực mà họ đang công tác để họ có thể áp dụng vào công việc của mình. + Cán bộ nghiên cứu/ giảng viên. 13
  14. Đội ngũ cán bộ nghiên cứu/giảng viên là những ngƣời có trình độ học vấn cao, nhu cầu lớn đối với các loại sách tham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo nƣớc ngoài. Họ cần những nguồn tài liệu “xám” để hỗ trợ quá trình nghiên cứu, giảng dạy và tiếp nhận thêm những nguồn tri thức khoa học. + Sinh viên. Nhóm đối tƣợng này chiếm số lƣợng đông đảo của Trung tâm. Sinh viên là những nhà khoa học và công nghệ trong tƣơng lai và không thể thiếu của sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nƣớc. Trung tâm phục vụ tất cả các khoa, các khóa, các hệ đào tạo, trong đó chủ yếu là sinh viên chính quy. Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng, nguồn tài liệu “xám” là cần thiết đối với nhóm ngƣời dùng tin này, họ cần những thông tin xác thực và khoa học để đáp ứng nhu cầu của bản thân. Nhất là những thông tin đối với họ trong học tập, nghiên cứu khoa học và làm khóa luận tốt nghiệp. + Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học. Là đối tƣợng thƣờng xuyên đến Trung tâm, có nhu cầu sử dụng các loại sách tham khảo, đặc biệt là các luận án tiến sĩ, thạc sỹ. Họ là một trong những nhóm đối tƣợng chính của nguồn tài liệu “xám”, họ là một lực lƣợng nòng cốt nguồn nhân lực khoa học và kĩ thuật hiện nay. Hầu hết nhóm này là kĩ sƣ, thạc sĩ có mục tiêu học lên cao họ rất cần nguồn tài liệu này để tham khảo hỗ trợ quá trình nghiên cứu của họ. Đối tƣợng bạn đọc này có trình độ học vấn, họ biết cách sử dụng và khai thác nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm, với khả năng chuyên sâu và trình độ lý luận và thực tiễn nên họ có khả năng tiếp nhận nguồn tri thức có trong nguồn tài liệu “xám”. Đồng thời có nhiều thông tin phản hồi đóng góp vào việc phục vụ ngày càng hoàn thiện hơn. * Nhu cầu tin. 14
  15. Việc tiếp cận, chiếm hữu và sở hữu tri thức chỉ thật sự có hiệu quả trên tính tự giác của sinh viên và học viên. Việc tiếp cận chiếm hữu những kiến thức đã có là việc học xem xét quá khứ, tìm tòi khám phá những cái chƣa có thật sự là việc học cho tƣơng lai. Thƣ viện đại học mở ra một môi trƣờng tri thức rộng lớn, thông thoáng và đa dạng để sinh viên thỏa sức mở rộng tầm nhìn và ƣớc mơ của mình. Trung tâm có đối tƣợng phục vụ đó là cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học trong trƣờng, tất cả đối tƣợng trên đều đƣợc phục vụ tại chỗ, cho mƣợn tài liệu về nhà. + Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh. Ngƣời dùng tin là các sinh viên, học viên học tập tại các chuyên ngành, sinh viên các lớp dự án, học viên cao học đƣợc đào tạo tại nhà trƣờng. Nhu cầu của họ phong phú và đa dạng, nhƣng tài liệu chủ yếu liên quan đến ngành học gồm: giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu Ngoài ra họ có nhu cầu về tài liệu nghe nhìn nhƣ: băng, đĩa, CD-ROM phục vụ cho việc học tiếng và tài liệu của họ chủ yếu là phục vụ cho quá trình học tập, bồi dƣỡng ngoại ngữ. + Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên. Nhóm ngƣời dùng tin này có trình độ cao, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lãnh đạo quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu tin vừa mang tính chất chuyên sâu, vừa mang tính chất trải rộng và mới. Họ có nhu cầu về tài liệu mang tính chất nghiên cứu, lý luận và mang tính chất thời sự, sử dụng tài liệu thuộc nhiều ngôn ngữ khác nhau. Trên cơ sở các nhóm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, Trung tâm đã và đang từng bƣớc nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động để đáp ứng nhu cầu tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của thầy và trò trƣờng đại học Xây dựng Hà Nội. 15
  16. CHƢƠNG 2. HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƢ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI. 2.1. Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”. 2.1.1. Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám”.  Khái niệm về tài liệu “xám”. Tài liệu “xám” có tên gọi theo thuật ngữ tiếng Anh là “grey literature”, hiện nay có nhiều định nghĩa trong và ngoài nƣớc về tài liệu “xám” đã từng gây tranh luận trong giới nghiên cứu. Năm 1995 nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu “xám” đƣa ra định nghĩa: “ Tài liệu “xám” bao gồm các tài liệu mã nguồn mở ở bên trong hoặc bên ngoài quốc gia, thƣờng có sẵn thông qua các kênh chuyên biệt và có thể không có mặt ở các kênh thông thƣờng, trong các hệ thống xuất bản, phân phối, kiểm soát thƣ tịch hoặc bổ sung do các nhà sách hoặc đại lý thực hiện”. Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về tài liệu “xám” tổ chức tại Mỹ năm 1999 định nghĩa: Tài liệu “xám” là tài liệu đƣợc tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trƣờng học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thƣơng mại. Một số định nghĩa khác về tài liệu xám: “Không hiện diện trong các thƣ mục nhƣ cơ sở dữ liệu hay bảng chỉ mục, ở dạng in ấn và điện tử” hoặc “chỉ các bài trình bày, báo cáo, ghi chép hoặc các tài liệu khác đƣợc sản sinh và xuất bản bởi các cơ quan nhà nƣớc, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không đƣợc phát hành hoặc đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thƣơng mại. Rất nhiều tài liệu loại này rất khó tìm kiếm”. (Thƣ viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dƣơng họcVirginia). 16
  17. “Chỉ tài liệu và dạng tài liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lƣợng hạn chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức.” (Thƣ viện Y học – Đại học Ottawa). “Chỉ các nghiên cứu hoặc không đƣợc xuất bản hoặc đƣợc xuất bản với mục đích phi thƣơng mại” (Thƣ viện Đại học NewEngland) Tóm lại, tài liệu “xám” là các tài liệu không đƣợc công bố rộng rãi, thƣờng không có mặt trong các kênh phát hành, phân phối truyền thống, đƣợc công bố trong nội bộ cơ quan, đơn vị, trƣờng học, nội dung chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực và không chịu tác động của các mục đích thƣơng mại. Theo định nghĩa tài liệu “xám” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc, Trung tâm thông tin- thƣ viện Đại học Sƣ phạm I Hà Nội: “Là tài liệu nội sinh là những tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trƣờng đại học Phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ hƣớng phát triển của những đơn vị này và thƣờng đƣợc lƣu giữ ở các thƣ viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó”.  Đặc điểm nguồn tài liệu “xám”. Hiện nay nguồn tài liệu “xám” của chúng ta xuất hiện rất đa dạng mang nhiều các đặc điểm khác nhau về nội dung và phong phú về số lƣợng. Mỗi trƣờng đại học đào tạo nguồn nhân lực lại có những nguồn tài liệu xám khác nhau, chính vì vậy để có thể phân rõ đặc điểm nguồn tài liệu này thì chúng ta phải dựa vào điều kiện cụ thể tài liệu “xám” của từng trƣờng. Để nhận dạng đặc điểm nguồn tài liệu “xám” chúng ta phải dựa vào tính chất của quá trình tạo ra nguồn tài liệu nội sinh của các trƣờng đại học, theo tác giả Trần Mạnh Tuấn cần dựa vào tính chất sẽ phân tài liệu “xám” thành 3 loại: 17
  18. - Nguồn tin phản ánh các kết quả hoạt động học tập đào tạo: Là các luận án, luận văn, các kết luận khoa học, các tƣ liệu điền dã, các tƣ liệu điều tra, các hồ sơ thí nghiệm, các chƣơng trình đào tạo, giáo trình, đề cƣơng bài giảng. - Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học: Là các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tƣ liệu trung gian đƣợc tạo nên từ việc triển khai các chƣơng trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sản xuất thử, các báo cáo khoa học, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo - Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học: bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, các thông tin phản ánh định hƣớng phát triển của nhà trƣờng.  Vai trò của tài liệu “xám”. Nguồn tài liệu có vai trò rất quan trọng trong thƣ viện, nó chính là một trong bốn yếu tố để cấu thành lên thƣ viện. Thƣ viện có phát triển hay không là phụ thuộc vào một trong những yếu tố này và trong đó là nguồn tài liệu. Đặc biệt là đối với các thƣ viện đại học, nguồn tài liệu “xám” phản ánh tiềm năng phát triển của nhà trƣờng, chính trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trƣờng đã tạo ra một khối lƣợng tài liệu có giá trị (gọi là nguồn tin nội sinh hay tài liệu “xám”). Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo Nguồn thông tin này rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà trƣờng. Tài liệu “xám” cho thấy cái nhìn tổng quan vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể thƣờng tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó và đƣợc biên soạn theo từng lĩnh vực nhất định đi sâu vào từng vấn đề cụ thể. Bên cạnh đó góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời sử dụng. Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, tài liệu “xám” ra 18
  19. đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực đang nghiên cứu. 2.1.2. Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”.  Khái niệm dịch vụ. Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tinh thần. Chỉ cần ở mức giúp ngƣời sử dụng trao đổi đƣợc thông tin, trong khi đó có nhu cầu, ngoài việc trao đổi thông tin, ngƣời sử dụng dịch vụ còn cần đƣợc cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của họ. Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn “ Dịch vụ thông tin- thƣ viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn những nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của ngƣời sử dụng các cơ quan thông tin -thƣ viện”. Các hoạt động dịch vụ thông tin thƣ viện bao gồm: Cho mƣợn tài liệu (miễn phí); Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí); Dịch vụ tƣ vấn; Dịch vụ dịch thuật; Dịch vụ internet; Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI); Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS); Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, Hội chợ, triển lãm, )  Đặc trưng của dịch vụ. - Tính vô hình: dịch vụ là cái chúng ta không thể nhìn thấy, nắm lấy hay nhận diện đƣợc bằng các giác quan. - Tính không xác định: dịch vụ gắn chặt với ngƣời cung cấp dịch vụ, chất lƣợng của dịch vụ lại phụ thuộc vào từng cá nhân thực hiện dịch vụ. - Tính không thể chia cắt: nó mang tính kiên hoàn, không bị gián đoạn. Ngƣời sử dụng dịch vụ (ngƣời dùng tin) ở đây họ không quan tâm đến các kết quả riêng lẻ mà họ quan tâm đến kết quả mà họ nhận đƣợc có thỏa mãn nhu cầu của mình hay không. - Sự tồn kho: tổn thất do tồn kho của dịch vụ, tổn thất này là lớn và khó xác định đƣợc đầy đủ. 19
  20. 2.2. Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin-thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội. 2.2.1. Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm. Nguồn tài liệu “xám” là một tài sản vô cùng quý giá đối với mỗi Trung tâm thông tin- thƣ viện trƣờng đại học đƣợc thể hiện dƣới nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện của mỗi trƣờng để đƣa ra các dạng tài liệu “xám” đặc trƣng của riêng mình. Hiện nay tại Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội đang lƣu giữ nhiều loại tài liệu xám khác nhau nhƣ: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành, các báo cáo kết quả triển khai Nguồn tài liệu này trƣớc đây lƣu giữ ở tƣ liệu các khoa, từ năm 2002 đến nay đƣợc Trung tâm triển khai lƣu giữ và lƣu thông cho quá trình quản lý và bảo quản nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Sản phẩm bao gồm: * Luận án tiến sĩ. Hiện nay Trung tâm thông tin- thƣ viện đại học Xây dựng Hà Nội có 160 luận án tiến sĩ thuộc các chuyên ngành: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Kiến trúc công trình; Quy hoạch đô thị và nông thôn; Vật liệu và công nghệ vật liệu xây dựng; Xây dựng đƣờng ôtô và đƣờng thành phố; Xây dựng công trình biển; Cấp thoát nƣớc; Xây dựng công trình ngầm và mỏ; Xây dựng công trình thuỷ; Xây dựng cầu, hầm Đó là các chuyên ngành nhà trƣờng đào tạo mang tính chuyên sâu, luận án tiến sĩ là một nguồn tài liệu quý - một công trình nghiên cứu lâu dài của những chuyên gia đầu ngành, để đƣợc làm luận án tiến sĩ thì trƣớc đó tác giả của những luận án này phải có công trình nghiên cứu khoa học đạt giải cấp Bộ là quy chế bắt buộc trong chuyên ngành. Vậy để tạo ra những luận án này thì phải có một 20
  21. quá trình tích lũy và nghiên cứu chuyên sâu và với những chuyên ngành kĩ thuật còn mang tính khả thi, thực tiễn rất cao. Mỗi luận án đi sâu vào một vấn đề chính, vì vậy nguồn thông tin trong luận án giúp cho ngƣời dùng tin có thể tìm hiểu sâu về một vấn đề trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng. Họ có thể học tập và khám phá sáng tạo ra những cái mới dựa vào cái đã có. Cũng từ nguồn tài liệu này họ có thể tạo ra một sản phẩm mới cho nguồn tài liệu “xám”. Trung tâm thu nhận tài liệu luận án tiến sĩ từ năm 2004, những luận án tiến sĩ trƣớc đó đƣợc lƣu giữ ở các khoa cũng đã đƣợc chuyển về trung tâm. * Luận văn thạc sĩ. Nguồn tài liệu này đƣợc nhận vào Trung tâm từ năm 2002 khi các phòng tƣ liệu của các khoa chuyển lên và cả những luận văn trƣớc năm 2002. Hiện Trung tâm có 4.660 cuốn, thuộc các chuyên ngành đào tạo thạc sĩ nhƣ: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Xây dựng đƣờng ô tô và đƣờng thành phố; Xây dựng cầu, hầm; Xây dựng công trình biển; Xây dựng công trình thuỷ; Cơ học vật thể rắn; Toán ứng dụng; Kiến trúc; Công nghệ môi trƣờng; Kinh tế xây dựng; Kỹ thuật máy và thiết bị xây dựng, nâng chuyển; Cấp thoát nƣớc Nguồn tài liệu này đã giúp ích rất lớn cho quá trình học tập và nghiên cứu của các sinh viên trong nhà trƣờng, vì đây là trƣờng đào tạo các chuyên ngành kĩ thuật công nghệ xây dựng nên nguồn tài liệu này tập trung khai thác chính vào các chuyên môn kĩ thuật đào tạo chính của nhà trƣờng. Thông qua đó chính là nền móng tạo ra các sản phẩm thông tin mới của quá trình học viên cao học nghiên cứu đƣa ra các giải pháp mang tính khả thi trong tƣơng lai. Từ đó giúp cho quá trình ứng dụng kĩ thuật vào thực tiễn đƣa ra các phƣơng pháp giải quyết các vấn đề còn khó khăn trong chuyên môn của khoa học kĩ thuật công nghệ. * Đồ án kiến trúc. 21
  22. Sản phẩm đặc trƣng của Trung tâm đó là các đồ án mới đƣợc quản lý. Đây là nguồn tài liệu rất quý giá đặc biệt, những đồ án quản lý là các đồ án của khoa Kiến trúc, các đồ án này đƣợc xử lý bằng cách phân loại rồi xếp giá theo số đăng kí cá biệt. Hiện nay tại Trung tâm có tất cả 320 đồ án trong đó kèm đĩa CD, những đồ án này giúp cho ngƣời dùng tin tìm hiểu các sáng tạo, những ý tƣởng, phong cách thể hiện độc đáo của kiến trúc. Đồ án thƣờng mang tính thực tế cao đƣợc thiết kế tính toán và khảo sát kĩ lƣỡng, đó là sự phối hợp giữa thực tiễn và sự sáng tạo. Khi tham khảo các đồ án, ngƣời dùng tin có thể tìm hiểu đƣợc thực địa của từng khu vực và quá trình tham khảo có thể đƣa ra những công trình kiến trúc sáng tạo mới phù hợp hơn. Các đồ án này tập trung ở rất nhiều mảng kiến trúc khác nhau: nhà ở, bảo tàng, trƣờng học, bệnh viện, khách sạn, công viên, khu nghỉ dƣỡng, đô thị, đƣờng phố nội dung khá đa dạng. * Giáo trình và sách tham khảo (do cán bộ trong trường biên soạn). Sản phẩm là giáo trình, tài liệu tham khảo do cán bộ trong nhà trƣờng biên soạn viết ra, những tài liệu này chỉ có ở các môn chuyên ngành, không có môn khoa học cơ bản. Hiện nay tại Trung tâm có 404 đầu sách do cán bộ trong trƣờng biên soạn và đƣợc xuất bản (từ năm 2006 đến 2011 có 114 đầu sách của 57 giảng viên biên soạn xuất bản). Những tài liệu đƣợc nghiên cứu viết về chuyên ngành kĩ thuật phục vụ cho các sinh viên và cán bộ trong trƣờng, giúp cho ngƣời dùng tin tìm hiểu và thu thập các thông tin phù hợp với yêu cầu trong quá trình nghiên cứu và học tập. * Các đề tài nghiên cứu khoa học và các báo cáo tổng hợp, tuyển tập công trình nghiên cứu khoa học. Ngoài các sản phẩm là luận án, luận văn Trung tâm còn quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, nhƣng chỉ là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ từ năm 2002 trở lại đây (trƣớc đó những đề tài này quản lý tại các khoa). Hiện nay 22
  23. Trung tâm có 347 đề tài nghiên cứu khoa học với nội dung rất đa dạng, nghiên cứu nhiều khía cạnh và chuyên ngành đào tạo khác nhau. Những đề tài này mang tính thực tiễn cao đƣợc các chuyên gia đánh giá nghiên cứu mang tính sáng tạo, tính mới và mang tính khả thi. Những đề tài nghiên cứu đã đƣợc công nhận bởi các chuyên gia, trong đó tích lũy nhiều kiến thức khác nhau giúp ngƣời dùng tin có thể khai thác theo nhiều khía cạnh, thu thập đƣợc các thông tin chính xác dễ dàng. Với số lƣợng đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm quản lý là không nhiều, những tài liệu này đƣợc xếp trên giá theo số đăng kí cá biệt. * Các niên lịch khoa học công nghệ. Hiện nay Trung tâm quản lý số lƣợng này ít chỉ có 5 quyển (do cán bộ giảng dạy trong trƣờng biên soạn). Nội dung chủ yếu về bộ máy hoạt động khoa học công nghệ gồm: Tên cán bộ lãnh đạo và chức vụ; các phòng ban; khoa; viện; cơ sở hoạt động khoa học công nghệ. Một số văn bản về khoa học công nghệ; Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; Công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên; Tuyển tập các công trình nghiên cứu khoa học. Tài liệu này giúp cho ngƣời dùng tin tìm hiểu về quá trình nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng, các cán bộ trực tiếp quản lý tham gia đạt đƣợc nhiều thành tựu. Hơn thế nữa, đƣa ra một số những văn bản hƣớng dẫn nghiên cứu khoa học giúp cho ngƣời dùng tin tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu khoa học cho đúng quy trình. Tìm hiểu các thông tin về học tập và nghiên cứu khoa học, đây là nguồn tài liệu rất hữu ích. * Tuyển tập các công trình khoa học. Sản phẩm thông tin này đƣợc viết theo các năm, nội dung là tóm tắt các công trình khoa học tiêu biểu của giảng viên, sinh viên trong trƣờng nghiên cứu. Số tài liệu trên tại Trung tâm gồm có 52 quyển, xếp giá theo số đăng kĩ cá biệt. * Xuất bản phẩm tiếp tục. 23
  24. Để có thể nắm bắt tổng hợp tình hình giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học và các công tác hoạt động của các phòng, ban tổ chức của nhà trƣờng thì ngƣời dùng tin có thể tìm hiểu khai thác qua xuất bản phẩm ở đây. Đối với nguồn tài liệu này vẫn chƣa có nhiều tại Trung tâm đại học Xây dựng Hà Nội, nhƣng chỉ qua đó thấy rõ những hoạt động và thông tin khoa học của nhà trƣờng. Hiện nay tại Trung tâm mới thu nhận 2 tạp chí là: Tạp chí khoa học công nghệ xây dựng và bản tin đại học xây dựng. 2.2.1.1. Công tác phát triển nguồn tài liệu”xám”. Việc bổ sung phát triển vốn tài liệu là vô cùng cần thiết hiện nay cho Trung tâm, vì nguồn tài liệu “xám” luôn đƣợc nghiên cứu và phát triển, thông tin mang tính cập nhật và tính khoa học cao. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin, Trung tâm thƣờng xuyên bổ sung nguồn tài liệu này. Chính sách bổ sung. Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Trung tâm mang tính khách quan và phù hợp với chƣơng trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của nhà trƣờng. Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tài liệu; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; thống nhất các quy trình, thủ tục trong việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự thuận lợi và chính xác trong hoạt động bổ sung tài liệu. Quy trình bổ sung tài liệu. Chứng từ, Đơn vị Thời gian Bước Nội dung thực hiện hồ sơ liên quan thực hiện 1. Đề nghị mua sách, báo, tạp chí a. - Hàng năm, theo tiến độ Phiếu yêu cầu - Bộ môn lập lập dự toán của nhà sách thƣ viện, phiếu yêu trƣờng, Trung tâm thông báo. cầu sách, tạp báo (qua công văn, lịch chí chuyên tuần) đến các đơn vị có ngành. nhu cầu sách, báo để lập 24
  25. nhu cầu năm tiếp theo và - Trƣởng đơn gửi cho Trung tâm vị tập hợp, bổ sung các yêu - Các nhu cầu sách giáo cầu khác từ khoa, sách, tạp chí tham đơn vị. khảo cho các chuyên ngành phải có ý kiến từ bộ - Trung tâm môn của các khoa/ban. tiếp nhận nhu cầu, bổ sung (nếu thấy cần thiết). b. - Hàng quý (tháng cuối Phiếu yêu cầu - Bộ môn lập của mỗi quý), Trung tâm sách thƣ viên, phiếu yêu thông báo đến các đơn vị báo. cầu sách, tạp (qua công văn, lịch tuần) chí chuyên để gửi nhu cầu sách, báo ngành. của quý sau. - Trƣởng đơn - Các đơn vị có nhu cầu vị tập hợp, bổ sách, tạp chí mới phát sinh sung các yêu đến Trung tâm. (VD: giáo cầu khác từ trình, tài liệu tham khảo đơn vị. đơn vị mới xuất bản, các sách, tạp chí mới bổ - Trung tâm sung ) tiếp nhận nhu cầu, bổ sung nhu cầu khác. c. - Trƣờng hợp các đơn vị Phiếu yêu cầu - Bộ môn lập có nhu cầu phát sinh đột sách thƣ viên, phiếu yêu xuất, cấp thiết, Trung tâm báo. cầu sách, tạp tiếp nhận yêu cầu của đơn chí chuyên vị. ngành. - Trƣởng đơn vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác. - Trung tâm tiếp nhận nhu cầu. 25
  26. 2. Thẩm định nhu cầu, lập kế hoạch - Khi tiếp nhận nhu cầu từ - Kế hoạch - Trung tâm các đơn vị (hàng năm, mua sách, lập kế hoạch quý), Trung tâm tiến hành báo, tạp và dự toán. tổng hợp, thẩm định nhu chí cầu, rà soát tình trạng hiện có, rà soát dự toán ngân - Các phiếu sách năm để lập kế hoạch cầu cần mua. và dự toán của năm, của quý kèm theo các phiếu yêu cầu gửi cho phòng tài vụ kiểm soát dự toán và trình BGH duyệt. 3. Thực hiện đặt hàng - Căn cứ vào kế hoạch đã Thông báo - Trung tâm đƣợc BGH duyệt, Trung đặt hàng lập thông báo tâm tiến hành lập thông đặt hàng. báo đặt hàng. - Đồng thời, Trung tâm gửi thông báo đặt hàng - Phòng tài đến phòng tài chính để chính kiểm chủ động khảo sát giá. soát giá 4. Nhận báo giá của nhà cung cấp - Trung tâm và phòng Tài - Các báo giá - Trung tâm vụ tiếp nhận các báo giá. niêm phong và phòng Tài (Các bảng báo giá đƣợc kín. vụ nhận các niêm phong kín). báo giá, giữ - Biên bản niêm phong. - Trung tâm và nhà trƣờng chọn nhà phối hợp thực hiện xét cung cấp. chọn nhà cung cấp. 5. Ký hợp đồng mua - Căn cứ vào biên bản - Quyết định - Phòng tài chọn nhà cung cấp, phòng chọn nhà vụ soạn thảo Tài vụ lập quyết định lựa cung cấp hồ sơ trình chọn nhà cung cấp; soạn BGH ký. thảo và trình BGH ký hợp - Hợp đồng đồng với nhà cung cấp. với nhà cung - Trung tâm Đồng thời chuyển 1 bản cấp. phối hợp với hợp đồng mua bán cho phòng tài vụ 26
  27. Trung tâm để triển khai để hoàn hợp đồng. chỉnh các hồ sơ liên quan. 6. Triển khai, theo dõi thực hiện hợp đồng - Căn cứ vào hợp đồng ký - Giấy đề Trung tâm kết, Trung tâm triển khai nghị tạm thực hiện, lập đề nghị tạm ứng. ứng theo hợp đồng (nếu có). -Biên bản giao nhận - Theo dõi việc thực hiện hàng hoá, hợp đồng, tiến hành nhận nghiệm thu hàng, nghiệm thu hợp công việc. đồng; - Hoá đơn - Lập giấy đề nghị thanh bán hàng; toán cho nhà cung cấp khi công việc hoàn thành. - Giấy đề nghị thanh toán. 7. Thanh lý hợp đồng Phòng tài vụ nhận đủ các Hồ sơ thanh Phòng Tài vụ chứng từ nghiệm thu công lý hợp đồng việc từ Trung tâm (biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán) và thực hiện thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp. 8. Thanh toán với nhà cung cấp Phòng tài vụ lập chứng từ Hồ sơ thanh Phòng tài vụ thanh toán, trình BGH toán. duyệt, chuyển tiền cho nhà cung cấp theo hợp đồng. - Nguồn tài liệu là sách in. Các Khoa /Bộ môn của nhà trƣờng có vai trò chính trong hoạt động lựa chọn tài liệu cho Trung tâm vì cán bộ giảng dạy của từng chuyên ngành mới có 27
  28. những am hiểu sâu sắc về nội dung của chuyên ngành đó. Trung tâm sẽ bổ sung nguồn tài liệu khi cán bộ của khoa có trực tiếp yêu cầu, cán bộ có nguồn tài liệu phải trực tiếp đăng kí với khoa /bộ môn. Sau khi khoa, bộ môn đó có ý kiến xác nhận đồng ý bổ sung nguồn tài liệu này thì sẽ gửi lên phòng đào tạo để xác nhận nguồn thông tin có hay không trong quá trình giảng dạy và phòng đào tạo đồng ý thì họ sẽ xác nhận gửi cho Trung tâm để bổ sung. Cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu, có kinh nghiệm về nội dung vốn tài liệu cũng nhƣ chƣơng trình giảng dạy của nhà trƣờng, hoàn toàn có khả năng hỗ trợ các Khoa /Bộ môn để lựa chọn tài liệu. Để đảm bảo có sự cân đối trong vốn tài liệu của Trung tâm (sự cân đối phù hợp với tỷ lệ sinh viên của từng ngành học) và ra quyết định bổ sung ở từng mảng tài liệu nhất định để cân đối vốn tài liệu. Chia làm 2 loại bổ sung: bổ sung lần 1 và bổ sung tái bản. Bổ sung lần 1: bổ sung với tài liệu mới mà Trung tâm hiện chƣa có, bổ sung dạng này sẽ tuân theo đúng quy trình bổ sung. Bổ sung tái bản: là tài liệu hiện có ở Trung tâm và số lƣợng vẫn chƣa đủ để đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin. Cán bộ Trung tâm sẽ kiểm kê lại số tài liệu còn trong kho và xác định số lƣợng cần và trình Ban giám hiệu. - Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Trung tâm có chính sách xây dựng nguồn tài liệu nội sinh chất lƣợng khoa học, đặc biệt là luận án tiến sĩ, luận văn cao học. + Đối với luận án tiến sĩ: Các cá nhân là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trƣờng trƣớc khi hoàn thành luận án tiến sĩ (trong nƣớc và ngoài nƣớc) đều phải nộp lại một bản luận án cho Trung tâm. 28
  29. Tiêu chuẩn tiếp nhận: 01 bản luận án hoàn chỉnh in trên giấy A4, đóng bìa cứng, có ghi tên đề tài, tên tác giả và năm hoàn thành luận án trên bìa và 01 đĩa CD. + Đối với luận văn cao học: Trung tâm tiếp nhận và lƣu chiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên tại trƣờng. Quy trình tiếp nhận: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi học viên phải tự nộp luận văn cho Trung tâm. Học viên sẽ đƣợc nhận bản xác nhận đã nộp luận văn. Tiêu chuẩn tiếp nhận: Bản in trình bày theo đúng quy định của Phòng Sau đại học, có chữ ký xác nhận của hội đồng khoa học chấm luận văn. Tệp điện tử: trình bày trên 01 tệp.DOC hay. PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có (trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung). + Đối với đề tài nghiên cứu khoa học: Trung tâm nhận lƣu chiểu những đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, sau khi có kết quả báo cáo, tác giả nộp đề tài nghiên cứu khoa học. + Đồ án tốt nghiệp: Sau khi các đồ án đã đƣợc bảo vệ, sinh viện sẽ trực tiếp mang những đồ án này đến nộp cho thƣ viện. Trung tâm thu nhận đồ án của khoa Kiến trúc, sau khi đã giao nộp cán bộ phòng trực tiếp xử lý nghiệp vụ và có trách nhiệm cấp giấy biên nhận đã giao nộp (theo mẫu có sẵn) Hàng năm trung tâm vẫn thƣờng xuyên bổ sung các loại tại liệu “xám”, đặc biệt là giáo trình, và các luận văn, các luận án, đề tài nghiên cứu . Đối với các ấn phẩm thông tin trung tâm thu thập thông tin rồi biện soạn theo định kì. 29
  30. Loại tài liệu Giáo trình Luận văn, luận án, Năm đề tài nghiên cứu 2008 429 497 2010 635 635 2011 627 527 Bảng 3. Số lượng bổ sung giáo trình và Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu của Trung tâm từ năm 2008 đến 2011.  Công tác thu nhận. Phòng xử lý nghiệp vụ trực tiếp thu nhận các nguồn tài liệu”xám” nếu là luận án, luận văn thì có kèm theo đĩa CD. Hình thức giao nộp: nhận trực tiếp. Sau khi đã giao nộp, cán bộ phòng xử lý nghiệp vụ có trách nhiệm cấp giấy biện nhận đã giao nộp theo mẫu có sẵn .(Xem phụ lục 1) Việc thu nhận nguồn tài liệu “xám” có ý nghĩa vô cùng quan trọng, lƣu giữ những giá trị tri thức và phổ biến tri thức cho ngƣời dùng.  Đăng kí, đóng dấu, dán nhãn cho tài liệu “xám”. Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong Trung tâm thông qua việc vào sổ đăng kí môn loại tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu, ngăn ngừa tổn thất và nâng cao hiệu quả phục vụ. Thông qua việc đăng kí tài liệu có thể kịp phản ánh tình hình hoạt động của toàn thƣ viện, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch công tác thông tin -thƣ viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách tài liệu “xám”nói riêng. Việc đăng kí tài liệu có thể nêu lên những thống kê chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết hoạt động công tác thông tin thƣ viện của Trung tâm. Muốn phát huy đƣợc tác dụng của việc đăng kí tài liệu trong Trung tâm cần xây dựng chế độ đăng ký đạt đƣợc yêu cầu nghiêm ngặt, đảm bảo đƣợc tính 30
  31. chính xác và tính hoàn chỉnh của công tác đăng kí, tăng cƣờng tính an toàn cho tài liệu “xám” và từ đó làm phát huy đầy đủ tác dụng của kho tin. Sau khi nguồn tài liệu “xám” đƣợc nhận sẽ đƣợc đăng kí trực tiếp vào sổ đăng kí cá biệt, mỗi tài liệu “xám”là một đơn vị đăng kí độc lập và đƣợc định một số. Số đăng kí của từng tài liệu “xám” chính là số thứ tự mà nguồn tài liệu này đƣợc nhận về hàng năm. Tùy theo từng loại hình tài liệu “xám”mà định kí hiệu xếp giá khác nhau. * Đăng kí tổng quát. là đăng kí từng lô, từng đợt nhập tài liệu vào thƣ viện có chứng từ kèm theo vào sổ. Qua đăng kí tổng quát có thể cung cấp nhƣng thông tin khái quát của tài liệu nhƣ khối lƣợng tài liệu, khối lƣợng chung, khối lƣợng riêng cho từng lĩnh vực, từng ngôn ngữ. Tác dụng của đăng ký tổng quát. Thông qua đăng kí tổng quát có thể kịp thời nắm bắt toàn bộ tình hình của các kho tài liệu “xám”: nhập tài liệu vào thƣ viện, xuất tài liệu khỏi thƣ viện và tình hình biến động của kho tài liệu, phân phối tài liệu cho các kho. Phương pháp đăng kí tổng quát. Căn cứ vào chứng từ ghi lại số lƣợng chung của từng lô tài liệu “xám”nhập vào thƣ viện . Số lƣợng tài liệu theo từng môn loại tài liệu. Đơn vị đăng kí tổng quát là những chứng từ, tài liệu nhập vào thƣ viện. Cách ghi vào sổ đăng kí tổng quát. Toàn bộ tài liệu nhập, xuất của thƣ viện phải đƣợc ghi vào sổ ĐKTQ. Trong đó ghi lại sự phân phối cho các kho, các nguồn bổ sung, loại hình tài liệu. Nội dung sổ ĐKTQ tài liệu “xám”của Trung tâm: Cột 1. Ngày vào sổ: ngày ghi bằng số Ả Rập, tháng ghi bằng số La Mã. Cột 2. Số thứ tự: Nếu nguồn tài liệu nhập ít có thể ghi liên tục. Nếu tài liệu nhập nhiều có thể mỗi năm hoặc vài năm quay lại 1 lần bắt đầu bằng số 1. Số thứ tự trong sổ ĐKTQ gọi là số ĐKTQ. Số này đƣợc ghi vào 31
  32. hóa đơn, chứng từ nhập lô tài liệu. Để tránh trùng nhau giừa số ĐKTQ và số ghi vào chứng từ. Số ĐKTQ ghi vào chứng từ kèm theo năm nhập của chứng từ. Cột 3. Tổng số. Cột nay đƣợc chia làm 2 cột: cột ghi số lƣợng nhan đề và cột ghi số lƣợng bản tài liệu nhập vào thƣ viện. Cột 4. Giá tiền phải ghi đầy đủ. Cột 5. Nguồn bổ sung: đƣợc chia làm nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một nguồn bổ sung (mua, biếu, tặng ) Cột 6. Loại hình tài liệu: Có nhiều cột nhỏ phân rõ các loại hình tài liệu (sách. Luận án) Cột 7. Ngôn ngữ tài liệu: Có nhiều cột nhỏ, mỗi cột là một ngôn ngữ của tài liệu nhập. Cột 8. Phân phối các kho. Mỗi cột là một kho của tài liệu; trong mỗi kho đƣợc chia ra 2 thành phần, một phần ghi số lƣợng nhan đề nhập, một phần ghi số lƣợng bản tài liệu nhập vào kho. * Đăng kí cá biệt. Đăng kí cá biệt là cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết về từng tài liệu sau khi đƣợc đăng kí tổng quát, sẽ váo sổ đăng kí cá biệt. Đối với tạp chí trên 49 trang là 1 đơn vị Mỗi ĐKCB có 2.000 đơn vị đăng kí. Mỗi đơn vị đăng kí chỉ ghi 1 dòng. Cấu tạo của sổ đăng kí cá biệt: Đầu trang ghi năm đăng kí cá biệt tài liệu bằng số Ả Rập. Cột 1: Ngày vào sổ. ngày ghi bằng số Ả Rập tháng là số La mã, dấu phân cách là dấu chéo. Khi bắt đầu đăng kí tài liệu của một chứng từ phải ghi đầy đủ ngày tháng. Khi sang trang phải ghi lại đầy đủ ngày tháng vào đầu trang. Cột 2. Số thứ tự, có thể đề liên tục nếu hàng năm thƣ viện nhập ít tài liệu. Nếu nhập nhiều tài liệu thì số thứ thứ tự có thể quay lại. 32
  33. Cột 3: Tên tác giả và tên tài liệu. Nếu tài liệu có một tác giả thì ghi họ tên tác giả bằng chữ in hoa. Nếu tài liệu có 2 đến 3 tác giả thì ghi tác giả đầu và chấm chấm. Nếu tài liệu có 4 tác giả trở lên thì ghi tên tài liệu. Tác giả phƣơng Tây thì ghi họ trƣớc, tên và đệm ghi sau. Tên tài liệu ghi nguyên văn nhƣ trên trang tên sách Cột 4: Kiểm kê. Gồm một số cột nhỏ để sử dụng khi có đợt kiểm kê kho tài liệu. Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Nếu không tiến hành kiểm kê bằng số ĐKCB thì không ghi vào các cột này. Cột 5: Xuất bản gồm có nơi xuất bản và năm xuất bản. Nơi xuất bản là tên địa phƣơng mà cơ quan đóng ở đó, năm xuất bản là năm ấn loát tài liệu. Cột 6: Giá tiền sách ghi theo giá tiền chứng từ. Những sách nhận đƣợc mà không có giá tiền thì thƣ viện sẽ trị giá theo tiêu chuấn Cột 7: Số vào sổ tổng quát Cột 8: Môn loại là kí hiệu phân loại sơ bộ của nội dung tài liệu. Cột 9: Ngày và số biên bản xuất. Cột này chỉ ghi khi có tài liệu đƣợc phê duyệt xuất ra khỏi kho. Cột 10: Phụ chú. Có thể ghi những xác nhận sai xót trong lúc đăng kí. Cán bộ thƣ viện sẽ tuân theo quy tắc ghi của sổ đăng kí cá biệt để đăng kí cho nguồn tài liệu nhập về. Ví dụ: Ngày vào sổ : 6/12/2007. Số thƣ tự: 95808 Tên tác giả và tên sách: Đàm Thu Trang- Thiết kế kiến trúc cảnh quan khu ở. Xuất bản : Nơi xuất bản: Xây Dựng Năm xuất bản: 2006 Giá tiền : 28.000 đ 33
  34. Phụ chú: 195 cuốn * Đóng dấu. Chỉ đóng dấu cho những tài liệu nào nhập vào thƣ viện. Đóng dấu nhằm xác định chủ quyền của tài liệu “xám”thuộc về thƣ viện, tránh gây nhầm lẫn với thƣ viện khác, giúp cán bộ kiểm tra xác định đƣợc vị trí của tài liệu. Khi tài liệu “xám”đƣợc chuyển về xử lý thì đều đƣợc đóng dấu xác nhận. dấu của thƣ viện đƣợc đóng vào trang tên sách và trang thứ 17. Bên cạnh dấu đỏ là ghi số đăng kí cá biệt. Đối với tạp chí đƣợc đóng tập và đóng dấu giống nhƣ sách. (Xem hình ảnh 1- Phụ lục 3) * Dán nhãn. Dán nhãn giúp cho việc sắp xếp tài liệu “xám” trong kho và tìm kiếm tài liệu đƣợc dễ dàng. Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5 cm trở lên thì nhãn đƣợc dán ở gáy cách mép dƣới 1,5cm. (Xem ảnh 2 - Phụ lục 3). Đối với tài liệu mỏng thì nhãn đƣợc dán ở góc trái cách gáy sách và cạnh dƣới là 1,5cm. Việc đăng kí, dán nhãn, đóng dấu cho tài liệu “xám” giúp cho cán bộ có cái nhìn khái quát về tài liệu này: số thứ tự xếp giá, tổng số luận án của từng năm. Và giúp bạn đọc có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nhãn của tài liệu “xám”sẽ cho chúng ta biết đƣợc vị trí của tài liệu, môn loại của tài liệu. Nhãn của tài liệu bao gồm: số phân loại, cutter, năm xuất bản, số đăng kí cá biệt, kí hiệu sắp xếp của loại tài liệu. Ví dụ: Đại học Xây dựng Phòng TTTL-TV 690 34
  35. LU-B 2011 TH.S 4539 690: kí hiệu phân loại LU-B: chỉ số cutter. 2011: năm xuất bản. TH.S: kí hiệu loại tài liệu luân văn thạc sĩ 4539: đăng kí cá biệt.  Công tác xử lý thông tin nguồn tài liệu “xám”. Xử lý hình thức: bao gồm công việc mô tả thƣ mục và biên mục.  Công tác biên mục theo chuẩn Marc21. Khổ mẫu Marc 21 có cấu trúc và chỉ thị hỗ trợ công tác biên mục, cấu tạo của biểu ghi rõ ràng, các trƣờng đƣợc giải thích luôn ngay bên dƣới. Nhƣng mỗi loại hình tài liệu lại có một số trƣờng khác nhau và đã có những trƣờng đƣợc cải tiến sao cho thuận lợi với quá trình xử lý. 0XX : Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,v.v. 1XX : Tiêu đề mô tả chính 2XX : Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề (nhan đề, lần xuất bản, thông tin về in ấn) 3XX : Mô tả vật lý 4XX : Thông tin về tùng thƣ 5XX: Phụ chú 6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề 7XX : Tiêu đề bổ sung, không phải chủ đề hoặc tùng thƣ; trƣờng liên kết 8XX : Tiêu đề tùng thƣ bổ sung, sƣu tập, v.v. 9XX : Thông tin nội bộ. 35
  36. Các trƣờng chính đƣợc biên mục cho tài liệu “xám” tại Trung tâm: 001: Mã số biểu ghi 002: Chỉ số ISBN. 040: Cơ quan tạo biểu ghi biên mục 041: Mã ngôn ngữ 044: Mã nƣớc xuất bản 082: Chỉ số DDC 090: Chỉ số Cutter 100: Tiêu đề mô tả chính 110: Tiêu đề mô tả chính (tác giả tập thể). 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm. 260: Thông tin về xuất bản phát hành 300: Mô tả vật lý. 500: Phụ trú 520 :Tóm tắt 653: Từ khóa tự do 700: Tác giả cá nhân ( đồng tác giả) 710: Tác giả tập thể ( đồng tác giả) 900: Biểu ghi biên mục ấn phẩm 911: Ngƣời nhập tin 925: Vật mang tin 926: Mức độ mật 927: Dạng tài liệu 928: Mã xếp giá 930: Kí hiệu kho. (Xem phụ lục 2.)  Mô tả thư mục nguồn tài liệu “xám”. 36
  37. Việc lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài liệu “xám” để trình bày theo đúng quy tắc nhất định, giúp bạn đọc có đƣợc những thông tin sơ lƣợc về nội dung và hình thức của tài liệu trƣớc khi bạn đọc tiếp xúc trực tiếp với nguồn tài liệu này. Quy tắc mô tả: (sách, luận văn luận án, tạp chí) Bản tóm tắt mô tả tài liệu theo AACR2 Nhan đề chính = Nhan đề song song : thông tin liên quan tới nhan đề / Thông tin trách nhiệm.- Lần xuất bản.- Thông tin đặc thù.- Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm xuất bản .- Mô tả vật lí.- ( tùng thƣ ) Phụ chú Chỉ số tiêu chuẩn Ví dụ: Phạm Việt Hùng Những luận điểm thiết kế của kiến trúc Le Corbusier - ứng dụng vào thiết kế kiến trúc nhà ở chung cƣ cao tầng phù hợp với điều kiện Đà Nẵng: LVTH.SCN kiến trúc, MS; 60.58.01/ Phạm Việt Hùng, NHD: T.S Nguyễn Đình Thi.- Đà Nẵng: ĐHXD, 2010.-82tr; 30cm. Từ năm 2002 thì Trung tâm đã xây dựng mô tả cho tài liệu “xám” trên phần mềm Libol và phiếu mục lục mô tả truyền thống. Nhƣng hiện nay thì chỉ còn phiếu mô tả truyền thống, còn phần mềm libol tạm ngừng hoạt động. Phiếu mô tả đƣợc làm chuẩn theo qui định chung, đƣợc sắp xếp trong hộp phiếu trong tủ mục lục, dùng để tìm kiếm tài liệu. (Xem hình ảnh 3 - Phụ lục 3.) Xử lý nội dung.  Định ký hiệu phân loại. Phân loại tài liệu là phản ánh nội dung tài liệu theo các môn loại khoa học đƣợc mã hóa thành các chỉ số, ký hiệu theo quy định của một bảng phân loại. 37
  38. Việc phân loại tài liệu sẽ giúp ích trong quá trình sắp xếp lựa chọn tài liệu và giúp bạn đọc nhanh chóng tiếp xúc tài liệu theo một chủ đề. Với nguồn tài liệu “xám” thì cũng nhƣ các tài liệu thông thƣờng khác, Trung tâm đã sử dụng bảng phân loại DDC để phân loại tài liệu. 000: Thể loại 100: triết học 200: Tôn giáo 300: Khoa học xã hội 400: Ngôn ngữ 500: Khoa học tự nhiên 600: Các khoa học kĩ thuật 700: Nghệ thuật 800: Văn học, tu từ học 900: Địa lý, lịch sử Trƣớc kia thƣ viện sử dụng phần mềm LIBOL thì toàn bộ cơ sở dữ liệu phân loại đƣợc làm trực tiếp trên phần mềm này, nhƣng hiện nay toàn bộ cơ sở dữ liệu không còn, nên cán bộ thƣ viện làm thủ công. Sau khi tài liệu “xám” đƣợc đƣa vào phòng xử lý nghiệp vụ, có công đoạn phân loại tài liệu. Công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm đƣợc tiến hành nhƣ sau: Cán bộ tìm hiểu nội dung của tài liệu sau đó phân loại theo từng lớp một theo DDC, sau đó có biểu ghi Marc đã in sẵn và cán bộ điền vào biểu ghi có sẵn này. Ví dụ: 600 khoa học kĩ thuật 624: Công trình xây dựng. 624.1: kĩ thuật kết cấu và xây dựng ngầm dƣới đất. Giám sát thi công và nghiệm thu công trình xây dựng, thuộc lớp 624.  Công tác tổ chức xây dựng điểm truy cập thông tin tài liệu” xám”. 38
  39. Định từ khóa. Từ khóa là một dạng ngôn ngữ tìm tin dùng để diễn đạt nội dung chính của tài liệu, tập hợp các từ khóa của một tài liệu “xám“ gọi là mẫu tìm tin trong CSDL. Có 2 loại từ khóa: Thứ nhất là từ khóa trong Biên mục (Cataloging): Mang ý nghĩa “Từ khóa tự do” có nghĩa là từ khóa trong tiêu đề nào đó hay là từ khóa trong toàn cơ sở dữ liệu. Thuật ngữ từ khóa xuất hiện trong giao diện tra cứu tài liệu của phần mềm quản lý thƣ viện để chỉ: ta chọn từ khóa là từ khóa trong Tác giả (ví dụ Nguyễn); Từ khóa là từ khóa trong nhan đề; Từ khóa là từ khóa trong đề mục; hay từ khóa ở trong toàn bộ cơ sở dữ liệu. Từ khóa ở đây không hoàn toàn mang ý nghĩa chủ đề. Chẳng hạn nhƣ tìm tin theo đề mục (subject), Từ khóa tự do đƣợc hình thành trong đầu của ngƣời tìm tin trƣớc khi đƣợc gõ vào ô hội thoại từ khóa để yêu cầu hệ thống cho ta một danh sách những tiêu đề đề mục để ta chọn. Danh sách đó chính là “Mục lục đề mục”. Thứ hai là từ khóa trong chỉ mục(Indexing): Mang ý nghĩa từ chuẩn, cũng là những từ vựng có kiểm soát (Controlled Vocabularies), nhƣng đƣợc dùng trong chỉ mục đối với thông tin tƣ liệu. Từ khóa ở đây mang ý nghĩa chủ đề. Loại từ khóa hay từ chuẩn này không bao giờ dùng để biên mục sách. Chỉ dùng trong những hoạt động thông tin nhƣ: chỉ mục bài tạp chí, dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI), Hiện nay Trung tâm đã sử dụng từ khóa tự do vào quá trình xử lý nguồn tài liệu “xám”, khi định từ khóa cho loại tài liệu này cần phải tìm hiểu kĩ nội dung của tài liệu Ví dụ: với tài liệu “ Phân tích đánh giá kết quả quan trắc lún và áp lực nƣớc lỗ rỗng các đoạn nền đắp trên đất yếu của khu đô thị mới Bắc An Khánh. 39
  40. Từ khóa tự do: Quan trắc lún, áp lực nƣớc lỗ rỗng, đất yếu, đô thị Bắc An Khánh. Để có thể định từ khóa của tài liệu chính xác với nội dung của tài liệu thì cán bộ thƣ viện phải bắt đầu từ việc xem xét tên của tài liệu, đây là tài liệu khoa học và vẫn có những tài liệu chƣa thể hiện đƣợc hết nội dung của tài liệu qua tên. Chính vì vậy, cán bộ thƣ viện còn phải tìm hiểu nội dung của tài liệu qua phần mở đầu, mục lục và đọc lƣớt chƣơng. Sau khi đã xác định đƣợc chủ đề của tài liệu, thì tiếp theo phải lựa chọn những khái niệm đặc trƣng cho tài liệu, chúng ta phải chú đến các yếu tố mà tài liệu để cập đến: đối tƣợng, tính chất, đặc trƣng của tài liệu. Xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại. Năm 2002 Trung tâm bắt đầu xây dựng mạng nội bộ và thực hiện tra cứu tài liệu trên máy tính. Trung tâm đã xây dựng đƣợc một số cơ sở dữ liệu cho số sách tham khảo và luận văn, luận án. Các CSDL này phục vụ cho công tác quản lý và phục vụ tra cứu tài liệu. Việc tạo lập biểu ghi cho các cơ sở dữ liệu đƣợc tiến hành tại phòng xử lý nghiệp vụ. Biểu ghi của tài liệu sẽ đƣợc điền đầy đủ các thông tin thƣ mục và đƣợc xử lý trên phần mềm Libol 5.5. Nhƣng do hiện nay hệ thống máy không còn hoạt động và toàn bộ CSDL không còn đƣợc lƣu giữ chính, vì vậy bộ máy tra cứu hiện đại không còn hoạt động. Xây dựng bộ máy tra cứu truyền thống. Hiện nay bộ máy tra cứu truyền thống đang đƣợc Trung tâm sử dụng đắc lực, NDT đến tìm tài liệu qua hệ thống mục lục truyền thống. Trung tâm đang sử dụng mục lục phân loại. Mục lục phân loại sẽ xác định đầy đủ nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm. Tủ mục lục đƣợc phân ra thành từng tủ, tủ dành cho sách riêng và tủ dành cho các luận văn, luận án. Tủ mục lục bao gồm có các phiếu mục lục đƣợc đặt trong 40
  41. hộp phiếu và sắp xếp theo khung phân loại. Tủ mục lục này thƣờng xuyên đƣợc bổ sung phiếu mục lục khi có tài liệu mới đƣợc bổ sung vào. Phiếu mục lục sẽ có đầy đủ thông tin về tài liệu, giúp cho ngƣời dùng tin tìm tin nhanh chóng và chính xác, cán bộ thƣ viện sẽ thể nhanh chóng tìm tới tài liệu. Các thông tin trong phiếu mục lục: tên nhan đề, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, thông tin vật lý, chỉ sổ phân loại, kí thiệu xếp giá, số cutter. Ví dụ: TH.S 4461 NGUYỄN SỸ NAM Tổ chức không gian kiến trúc nhà ở thấp tầng dạng nhà vƣờn – biệt thự trong các đô thị mới tại Hà Nội theo hƣớng sinh thái: LVTH.SCN Kiến trúc, MS: 60.58.01/ Nguyễn Sỹ Nam, NHD: PGS.TSKH Nguyễn Văn Đỉnh.-H: ĐHXD, 2010 .-103tr ; 30cm. DDC: 728 NG-N 2010. Phiếu mục lục đƣợc thực hiện theo đúng quy định về kích thƣớc và cách mô tả trên phiếu. (Xem hình ảnh 4 – Phụ lục 3)  Công tác tổ chức sắp xếp tài liệu “xám”. Tổ chức sắp xếp kho tài liệu là làm cho tài liệu có trật tự nhất định trong kho để chúng sẵn sàng phục vụ bạn đọc. Việc tổ chức sắp tài liệu là một trong những hoạt động nghiệp vụ quan trọng đối với cán bộ. Chính vì vậy nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm rất đƣợc chú trọng trong quá trình sắp xếp. Hiện nay có rất nhiều cách tổ chức sắp xếp kho tài liệu, vì bất kì một thƣ viện nào đều phải tổ chức và sắp xếp kho tài liệu khoa học và hợp lý để có thể khai thác và sử dụng tài liệu đƣợc một cách tối đa. Để thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản, thì nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm đƣợc phân chia nhƣ sau: Theo chức năng và nhiệm vụ: Kho sách 41
  42. Giáo trình Báo và tạp chí Sau khi nguồn tài liệu “xám”đƣợc tiến hành xử lý về hình thức và nội dung, sẽ đƣợc nhập dữ liệu làm phiếu mục lục để phục vụ bạn đọc. Đồng thời nguồn tài liệu này sẽ đƣợc chuyển tới các phòng để phục vụ bạn đọc. Với đặc tính nguồn tài liệu và để phù hợp với điều kiện của Trung tâm thì toàn bộ các phòng phục vụ tài liệu là kho đóng, vì vậy các tài liệu “xám” ở đây đƣợc sắp xếp dƣới dạng kho đóng. Tùy vào từng loại tài liệu ở các phòng có cách sắp xếp khác nhau. Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng của chu trình đƣờng đi của tài liệu trong thƣ viện, nó ảnh hƣởng tích cực đến đến việc bảo quản và sử dụng vốn tài liệu. Nó sẽ thuận tiện cho việc sử dụng, tiết kiệm đƣợc diện tích kho, giúp cán bộ thƣ viện nắm vứng thành phần kho tài liệu, hƣớng dẫn ngƣời sử dụng khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả. Hiện nay có rất nhiều cách sắp xếp khác nhau đối với một kho tài liệu, và một thƣ viện cũng có thể chọn nhiều cách sắp xếp cho từng kho tài liệu. - Sắp xếp theo nội dung: theo phân loại và theo chủ đề. Với cách sắp xếp này sẽ mang lại thuận lợi: Tập trung đƣợc tài liệu theo môn loại hay chủ đề Giúp ngƣời đọc dễ tìm tài liệu Giúp cán bộ thƣ viện nắm vững đƣợc thành phần tài liệu trong kho, Phù hợp với hình thức kho mở Nhƣng có nhƣợc điểm: Không tiết kiện diện tích; khó khăn khi phải di chuyển. - Sắp xếp theo hình thức: Ƣu điểm là tìm tài liệu nhanh chóng; tiết kiệm diện tích. 42
  43. Nhƣợc điểm: Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán; cán bộ thƣ viện khó nắm vững thành phần kho tài liệu; Phải có sự hỗ trợ của hệ thống mục lục. Có các hình thức sắp xếp: - Sắp xếp theo vần chữ cái: tên tài liệu hay tên tác giả. - Theo thời gian: căn cứ vào thời gian xuất bản theo thứ tự chữ cái. - Theo địa lý: quốc gia in ấn tài liệu. - Theo ngôn ngữ: căn cứ vào ngôn ngữ chính của tài liệu. V: tiếng việt L: la tinh - Sắp xếp theo số đăng kí cá biệt: đơn giản, dễ dàng, tiết kiệm diện tích, kiểm kê thuân lợi nhƣng nội dung bị phân tán - Sắp xếp theo khổ cỡ: Khổ nhỏ: dƣới 19 cm Khổ vừa: 19-27 cm Khổ lớn: trên 27 cm - Sắp xếp tài liệu phối hợp: phân loại -chữ cái, khổ- đăng kí cá biệt, chữ cái thời gian đối với báo tạp chí. Nhìn chung việc tổ chức sắp xếp vốn tài liệu trong thƣ viện giúp cho việc “dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng và bảo quản” Những tài liệu dƣới dạng sách tham khảo ở phòng quốc văn thì đƣợc sắp xếp theo khổ cỡ rồi đến số đăng kí cá biệt rồi đến phân loại. Những tài liệu khác thuộc nguồn tài liệu “xám” thì đƣợc sắp xếp theo số đăng kí cá biệt rồi đến phân loại. Bất kì một loại hình tài liệu nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách có khoa học và hợp lý mới có thể khai thác và sử dụng tối đa đƣợc vốn tài liệu có trong thƣ viện. có thể nói tổ chức vốn tài liệu là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cƣờng việc luân chuyển tài liệu 43
  44. Hiện nay với nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm cách sắp xếp theo ĐKCB và khổ cỡ. Hình thức sắp xếp theo số ĐKCB đƣợc dùng sắp xếp cho luận văn và luận án, đề tài nghiên cứu, đồ án. Hình thức sắp xếp này đơn giản, tiết kiệm diện tích kho, dễ dàng tìm kiếm, nhƣng nội dung bị phân tán. (Xem hình ảnh 5 và 6 – Phụ lục 3) Tài liệu tham khảo đƣợc sắp xếp theo theo khổ cỡ. Căn cứ vào kích cỡ của từng tài liệu để phân loại tài liệu theo khổ cỡ khác nhau: khổ lớn, khổ vừa và khổ nhỏ.(Xem hình ảnh 7 – Phụ lục 3) Cỡ của từng tài liệu đƣợc đánh theo nguyên tắc cấu tạo: Khổ lớn: L; Khổ vừa: V; Khổ nhỏ: N Kí hiệu của kho sách: Tham khảo lớn: TKL; Tham khảo vừa: TKV;Tham khảo nhỏ: TKN; Luận văn thạc sỹ: Th.S; Luận án tiến sỹ: T.S Ví dụ: Đại học Xây dựng Phòng TTTL-TV 620.19 BA-T 2011 TKL 9007  Công tác bảo quản kho tài liệu. Bảo quản tài liệu là một trong những công việc rất quan trọng của bất cứ thƣ viện nào. Nhất là đối với nguồn tài liệu “xám” đây đƣợc coi là nguồn tài liệu quý hiếm. Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cƣờng nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của thƣ viện nâng cao chất lƣợng phục vụ của tài liệu, không bị mất mát hƣ hỏng, có khả năng thỏa mãn nhu cầu của của 44
  45. ngƣời dùng tin ở mức độ cao. Công tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách cho thƣ viện, làm tăng giá trị vốn tài liệu và tăng tuổi thọ của tài liệu. Tài liệu bị hƣ hỏng do rất nhiều nguyên nhân khác nhau: tự phân hủy (lão hóa), tác động của môi trƣờng, sinh vật, con ngƣời .Chính vì vậy, Trung tâm muốn bảo quản đƣợc tài liệu “xám” đƣa ra biện pháp: Hạn chế những trang thiết bị gây cháy nổ; Đảm bảo không khí thoáng mát trong lành, nhiệt độ và độ ẩm tƣơng đối thích hợp từ 20- 26 độ đối với giấy, 16 độ đối với băng từ; Dùng hóa chất để diệt khử côn trùng, sinh vật; Thƣờng xuyên giáo dục bạn đọc đọc sách có văn hóa; Cán bộ thƣ viện có trách nhiệm quan tâm đến kho tin, phục chế tài liệu, chuyển dạng tài liệu 2.2.2. Dịch vụ nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm. Dịch vụ tại các cơ quan thông tin- thƣ viện là rất cần thiết, bất cứ một thƣ viện nào cũng có dịch vụ. Tuy nhiên tùy điều kiện hoàn cảnh của từng thƣ viện mà họ áp dụng các hình thức dịch vụ sao cho phù hợp. Với Trung tâm đã đƣa ra các hình thức dịch vụ phù hợp với nguồn tài liệu và hoàn cảnh điều kiện của mình. Đối với nguồn tài liệu xám, họ cũng áp dụng hình thức dịch vụ khác nhau cho từng loại sản phẩm. 2.2.2.1 Dịch vụ đọc tại chỗ. Những sản phẩm là luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo tổng hợp nghiên cứu khoa học, tuyển tập công trình nghiên cứu khoa học, đồ án đƣợc quản lý tại phòng đọc quốc văn. Đây là phòng đọc với dịch vụ khép kín cho những tài liệu này là mƣợn đọc tại chỗ không đƣợc mang ra ngoài. Trung tâm phục vụ từ thứ 2 đến thứ 6. Sáng từ 7h.30 đến 11h.30, chiều từ 13h.30 đến 16h30.Để mƣợn đọc đƣợc các tài liệu trên thì ngƣời dùng tin phải tra cứu hộp phiếu mục lục, để có đƣợc thông tin về tài liệu rồi sau đó ghi phiếu yêu cầu và mƣợn đọc tại chỗ. 45
  46. Khi vào phòng đọc tại chỗ bạn đọc phải xuất trình thẻ đọc cho thủ thƣ, bạn đọc không đƣợc tự ý sao chụp tài liệu dƣới mọi hình thức. Mỗi lần mƣợn thì bạn đọc chỉ đƣợc mƣợn 1 cuốn/1 lần mƣợn. Tại Trung tâm sử dụng công cụ tra cứu truyền thống tại phòng đọc thông qua hộp phiếu mục lục, nguồn tài liệu này tiếp nhận về năm 2002 có chỉ số phân loại rõ ràng, còn những tài liệu trƣớc đó các văn phòng khoa chuyển lên chỉ đánh kí hiệu xếp giá để có thể đáp ứng nhanh yêu cầu của ngƣời dùng tin. Khi ngƣời dùng tin muốn khai thác đƣợc tài liệu theo yêu cầu, thì phải tìm rõ đƣợc kí hiệu xếp giá của tài liệu thông qua phiếu mục lục. Hiện nay dịch vụ này của trung tâm cũng đang thu hút bạn đọc tới. Vì số lƣợng nguồn tài liệu “xám” có giá trị đƣợc sử dụng cho dịch vụ này là khá nhiều. Tháng Lƣợt bạn đọc 10/2011 660 11/2011 447 12/2011 761 Bảng 4 . Số lượt bạn đọc sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ tại trung tâm từ tháng 9/2011 đến 12/2011 2.2.2.2.Dịch vụ sao chép tài liệu. Nhằm đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin thì Trung tâm có một dịch vụ khác đối với nguồn tài liệu này là dịch vụ sao chép tài liệu. Ngƣời dùng tin muốn có tài liệu mang ra ngoài, Trung tâm sẽ đáp ứng yêu cầu bằng cách sao chép tài liệu ra bản khác và ngƣời dùng tin sẽ phải trả phí cho dịch vụ này tùy theo từng tài liệu. Đối với nguồn tài liệu là đồ án thì lại đƣợc chia ra làm 2 phƣơng thức phục vụ khác nhau: Đa số đồ án đƣợc xử lý phân loại xong sẽ đƣợc chuyển xuống phòng đọc quốc văn đƣợc phục vụ mƣợn đọc tại chỗ, không đƣa vào phiếu mục lục sẽ có 46
  47. một danh sách tên tài liệu đã đƣợc phân loại theo chủ đề, sau đó ngƣời dùng tin xem và ghi phiếu yêu cầu để mƣợn. Một số đồ án xuất sắc thì đƣợc phóng to đặt khung tại phòng tự học, ngƣời dùng tin có thể xem tất cả các đồ án, không phải thông qua cán bộ thƣ viện. Ngƣời dùng tin chỉ đƣợc xem tại chỗ mà không đƣợc mang ra ngoài. 2.2.2.3. Dịch vụ mượn, trả tài liệu. Nguồn tài liệu là giáo trình sắp xếp ở phòng giáo trình, còn tài liệu tham kháo để ở phòng quốc văn. Những tài liệu tại phòng giáo trình, hình thức dịch vụ phục vụ là mƣợn về nhà. Khi sinh viên có yêu cầu mƣợn tài liệu thì sinh viên sẽ viết phiếu yêu cầu sau đó cán bộ sẽ lấy tài liệu cho sinh viên mƣợn, mỗi lần mƣợn là không quá 10 cuốn và đƣợc mƣợn trong một kì học. Để mƣợn đƣợc tài liệu thì sinh viên của các khóa phải đến đúng ngày theo thời gian quy định, các ngày trong tuần đƣợc chia đều theo các khóa. Để có thể mƣợn đƣợc tài liệu nhanh chóng và chính xác, sinh viên phải tra cứu tại hệ thống mục lục và phải có thẻ do Trung tâm phát hành theo khóa, lớp. (Xem hình 8 – Phụ lục3) 2.2.2.4. Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS). Đây là dịch vụ “bao gồm một hệ thống các dịch vụ, thông qua việc tìm kiếm xác định những tài liệu mới phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin (cá nhân/ nhóm cá nhân), sau đó thông báo cho họ thông tin về tài liệu này” (SP & DV TT, Trần mạnh Tuấn).Trung tâm đã sử dụng dịch vụ này đối với nguồn tài liệu “ xám” của họ. Để dáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin với dịch vụ này thì cán bộ thƣ viện phải tìm kiếm tài liệu mới thông qua thƣ mục, việc tìm kiếm tài liệu mới những tài liệu phù hợp bằng cách so sánh chúng với nhu cầu của ngƣời dùng tin mà dịch vụ hƣớng tới. Thông báo cho ngƣời dùng tin các tài liệu mới phù hợp với họ. 2.2.2.5.Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc (SDI). 47
  48. Phổ biến thông tin chọn lọc là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã đƣợc xác định trƣớc một cách chủ động và định kỳ tới bạn đọc. Giúp ngƣời đọc nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện những thông tin mới nhất, tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin. Phƣơng thức thực hiện của Trung tâm: Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin và hình thức cung cấp thông tin về cho thƣ viện dƣới các hình thức khác nhau: đăng kí qua điện thoại, đăng kí trức tiếp, qua email. Khi tiếp nhận đƣợc yêu cầu tin, các cán bộ sẽ chỉnh lý thông tin, bổ sung và tập hợp những thông tin cần thiết. Sau đó sẽ chuyển thông tin đi và thu thập những thông tin phản hồi sau đó và hiệu quả của dịch vụ. Vì khi cung cấp sản phẩm hay thông tin thì tại những thời điểm cụ thể, không có thông tin nào mới phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin, thì cán bộ thƣ viện phải nhanh chóng xác định lại nhu cầu thu thập thông tin và chuyển đến ngƣời dùng tin. 2.2.2.6. Dịch vụ tra cứu thông tin Cung cấp miễn phí các nguồn tin điện tử cho tất cả bạn đọc trong trƣờng. Loại hình tài liệu: - Các cơ sở dữ liệu trực tuyến của Trung tâm: thƣ mục trực tuyến, bài trích tạp chí. - Truy cập Internet. - Đĩa CD. * Phƣơng thức thực hiện: - Bạn đọc đƣợc thủ thƣ hƣớng dẫn cách khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến. - Cung cấp danh mục, đĩa CD và máy tính để khai thác thông tin từ đĩa CD. Nhƣng hiện nay do hệ thống máy tính không còn hoạt động nên dịch vụ này đang tạm ngừng hoạt động. 48
  49. 2.2.2.7. Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu. Giúp ngƣời đọc tìm đƣợc các thông tin một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức. * Phƣơng thức thực hiện: Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin về các đề tài, chủ đề, vấn đề, sự kiện mình quan tâm. Gồm các yêu cầu sau: - Yêu cầu thƣ mục nhằm xác định sự có mặt và địa chỉ của tài liệu trong vốn tài liệu của thƣ viện. - Yêu cầu chuyên đề là yêu cầu về một đề tài, một lĩnh vực đƣợc bạn đọc quan tâm. - Yêu cầu dữ kiện là yêu cầu những thông tin cụ thể về số liệu, sự kiện * Thủ tục đăng ký : - Bạn đọc đăng ký trực tiếp tại thƣ viện. - Bạn đọc đăng ký qua bƣu điện. - Bạn đọc đăng ký qua điện thoại. - Bạn đọc đăng ký qua E-mail. Hình thức cung cấp: Bản in hoặc dạng điện tử. 2.2.2.8. Dịch vụ hỏi đáp Trả lời câu hỏi cụ thể của bạn đọc về một vấn đề mà họ quan tâm. * Phƣơng thức thực hiện: Bạn đọc đặt câu hỏi * Thủ tục đăng ký: . Bạn đọc gửi câu hỏi thông qua Website trong mục góp ý . Bạn đọc đặt câu hỏi trực tiếp. . Bạn đọc đặt câu hỏi qua bƣu điện. . Bạn đọc đặt câu hỏi qua điện thoại . Bạn đọc đặt câu hỏi qua E-mail. Hình thức cung cấp : . Trả lời trên website thƣ viện 49
  50. . Trả lời trực tiếp . Trả lời bằng văn bản . Trả lời qua e-mail 2.2.2.9. Dịch vụ tư vấn. Dịch vụ tƣ vấn thông tin là một loại dịch vụ phức tạp, cần đòi hỏi sự đầu tƣ lớn về trang thiết bị mà còn nhất thiết phải có một đội ngũ cán bộ thƣ viện là những chuyên gia tƣ vấn trong các lĩnh vực môn loại trong thƣ viện. Ba yếu tố cần quan tâm trong khi triển khai dịch vụ này là: nguồn thông tin, trang thiết bị kỹ thuật, đội ngũ tƣ vấn. Nếu tham khảo về dịch vụ tƣ vấn ở các thƣ viện đại học ở nhiều nơi trên thế giới, có thể thấy rằng đây là một dịch vụ phát triển và chiếm nhiều sự quan tâm của các thƣ viện. Trung tâm đang sử dụng dịch vụ này rất hiệu quả và đƣợc áp dụng theo phƣơng thức sau: • Câu hỏi thƣờng gặp (FAQ-Frequently ask question): là những câu hỏi mà khách hàng thắc mắc trong quá trình tra tìm thông tin, có thể liên quan tới giờ mở cửa thƣ viện, kỹ thuật tìm tin Những câu hỏi này có thể đƣợc trả lời sẵn trên website của Trung tâm để tiện cho ngƣời sử dụng theo dõi. • Tham khảo giao tiếp trực tuyến (Chat reference): Ngƣời dùng tin có thể liên lạc trực tuyến với cán bộ Trung tâm thông qua phần mềm thƣ tín này để đƣợc gợi ý và định hƣớng nguồn thông tin cần thiết. Dịch vụ này đƣợc giới hạn trong thời gian làm việc của cán bộ Trung tâm. • Điện thoại (Phone): Trung tâm sẽ có một khoảng thời gian riêng mỗi ngày để trả lời thắc mắc và câu hỏi của ngƣời dùng tin qua máy điện thoại bàn cố định. • Thƣ điện tử (Email): Đối với loại hình này, ngƣời dùng tin có thể gửi thƣ tín đến mọi lúc trong tuần và thƣ sẽ đƣợc trả lời nhanh nhất có thể. 50
  51. • Trực tiếp ở Trung tâm (On site): ngƣời sử dụng có thể trực tiếp tìm sự giúp đỡ của cán bộ thƣ viện tại Trung tâm. 2.3. Đánh giá chung. 2.3.1. Ưu điểm. - Trung tâm đã thu thập và quản lý đƣợc những sản phẩm nguồn tài liệu “xám” có nội dung khá đa dạng về các chuyên ngành nhà trƣờng đang đào tạo. - Những nguồn tài liệu này đã phát huy đƣợc hiệu quả sử dụng cao, số lƣợt ngƣời dùng tin tra cứu khai thác nhiều. - Hình thức quản lý phân kho các nguồn tài liệu này hợp lý và có những hình thức dịch vụ đáp ứng đƣợc nhu cầu của sinh viên và phù hợp với nguồn tài liệu và điều kiện của Trung tâm. - Hình thức tra cứu truyền thống tại Trung tâm đƣợc áp dụng tốt đối với ngƣời dùng tin 2.3.2 Nhược điểm. - Trung tâm cần phải tiếp tục thu thập bổ sung hơn nữa nguồn tài liệu “xám” (năm 2002 mới thu thập nguồn tài liệu này). - Đến nay vẫn còn một số nguồn tài liệu đƣợc xử lý sơ lƣợc và đƣa vào xếp giá. Hiện vẫn còn có nguồn tài liệu đƣợc đƣa vào các phòng mà chƣa đƣợc xử lý nghiệp vụ để tạo ra mục lục phiếu để cho ngƣời dùng tin tìm kiếm. Cần phải nhanh chóng hoàn thiện khâu xử lý nghiệp vụ đối với nguồn tài liệu trên. - Toàn bộ quá trình từ xử lý nghiệp vụ đến dịch vụ của các sản phẩm thông tin tài liệu “xám” còn mang tính thủ công. Do đó dịch vụ thông tin tài liệu “xám” tại các phòng còn chậm chạp, chƣa có độ chính xác cao và tốn nhiều thời gian, công sức của cán bộ và ngƣời dùng tin. - Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin nhƣng hệ thống không đƣợc bảo trì và nâng cấp, khiến toàn bộ dữ liệu đƣợc nhập trƣớc đó của nguồn tài liệu này bị mất. 51
  52. - Hiện nay mục lục truyền thống vẫn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. - Những luận án đƣợc bảo vệ từ những năm 70 của thế kỷ trƣớc có giá trị về nội dung đƣợc tham khảo nhiều, nhƣng viết tay hoặc đánh máy chữ nên rất mờ khó khăn cho ngƣời dùng khi sử dụng. Nhiều tài liệu quí giá Trung tâm vẫn chƣa có hình thức lƣu giữ phù hợp, không sao chép ra thành nhiều bản. CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM” TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI. 3.1. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin về nguồn tài liệu “xám”. Là một thƣ viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật xây dựng và một số ngành cơ bản khác, số lƣợng tài liệu “xám” của Trung tâm còn hạn hẹp về số lƣợng và chất lƣợng, gây khó khăn trong công tác phục vụ và đáp ứng nhu cầu thông tin tới ngƣời sử dụng. Trung tâm cần xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn tin này hợp lý, vấn đề quan trọng là tạo nguồn và phát triển nguồn tin. Cần có những định hƣớng phát triển nguồn tin “xám” nhƣ sau: - Xây dựng chính sách bổ sung theo hƣớng bám sát, phù hợp với các đề cƣơng môn học theo tín chỉ đã đƣợc phê duyệt. Công tác bổ sung chú ý theo các 52
  53. môn học của từng ngành đào tạo, cập nhật danh mục tài liệu bắt buộc và danh mục tài liệu tham khảo (vì từng giảng viên có thể có những điều chỉnh, thay đổi hoặc bổ sung mới theo từng năm học, hoặc cùng một môn học có thể do các giảng viên khác nhau đảm nhiệm, họ có thể đòi hỏi sinh viên đọc những tài liệu khác nhau). - Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với giảng viên, những ngƣời thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, giảng viên viết giáo trình, sách chuyên khảo, bài báo khoa học để họ tƣ vấn về nguồn tài liệu “xám” cần bổ sung. - Xây dựng nguồn tin “xám” gắn kết chặt chẽ với yêu cầu đổi mới, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin là mục tiêu và động lực hƣớng tới. - Xây dựng nguồn tin “xám” đủ về số lƣợng, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức và đảm bảo chất lƣợng của nguồn tin. Những giải pháp Trung tâm: - Chú trọng vào khâu thu thập, lựa chọn, bổ sung tài liệu “xám” một cách chủ động, duy trì bổ sung tài liệu “xám” truyền thống, bên cạnh đó cần quan tâm đúng mức bổ sung những tài liệu “xám” điện tử: CSDL, CD-ROM - Bổ sung những tài liệu sách, báo, tạp chí nghiên cứu khoa học hàng năm cho Trung tâm. - Đẩy mạnh công tác nhận lƣu chiểu và chức năng lƣu trữ nguồn tài liệu “xám”. - Làm tốt công tác sàng lọc nguồn tin, lựa chọn, và thanh lý nguồn tin “xám” lỗi thời. - Phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thƣ viện nguồn tài liệu “xám”. - Phát triển nguồn tin “xám” điện tử căn cứ vào nhu cầu và khả năng xây dựng các CSDL. - Đầu tƣ ngân sách vào xây dựng và khai thác các CSDL 53
  54. 3.2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện. Để đáp ứng kịp thời trình độ phát triển khoa học công nghệ, Trung tâm cần xây dựng đội ngũ cán bộ thƣ viện có chuyên môn, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và nhu cầu tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin. Cần tiến hành: - Đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ đang công tác tại thƣ viện, thông qua các lớp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tại các trƣờng đại học. - Thƣờng xuyên tổ chức giao lƣu, hội thảo nhằm trao đổi kinh nghiệm cho cán bộ thƣ viện. - Tổ chức các chuyến công tác, thăm quan cho cán bộ thƣ viện nhằm học hỏi kinh nghiệm từ các cơ quan trong và ngoài nƣớc. - Tăng cƣờng sinh hoạt nghiệp vụ nhằm trao đổi ý kiến giữa các cán bộ tại Trung tâm. - Tuyển dụng các cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng năng công việc.Tuyển những cán bộ có trình độ về ngoại ngữ, tin học. - Giáo dục nâng cao kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn giúp họ yêu nghề, thái độ tích cực, nhiệt tình làm việc. 3.3. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám”. Để đáp ứng với nhu cầu tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin, Trung tâm cần tiến hành: - Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống bởi không phải lúc nào sử dụng máy tính, thiết bị hiện đại cũng là thuận lợi phải phụ thuộc vào trình độ tin học của ngƣời dùng tin, CSDL, cơ sở hạ tầng đƣờng điện. - Hoàn thiện bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại, chỉ dẫn một cách rõ ràng quyền và mức đƣợc phép khai thác các tài liệu, các nguồn tin “xám”. Chủ động cung cấp các điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khai thác, truy cập một cách hợp 54
  55. pháp trên internet đến các CSDL, ngân hàng dữ liệu, các nguồn tin theo yêu cầu của ngƣời dạy- ngƣời học. - Xây dựng các loại CSDL toàn văn tài liệu “xám” đặc biệt quan trọng nhƣ CSDL toàn văn giáo trình, bài giảng, đề cƣơng chi tiết các môn học; CSDL toàn văn tài liệu tham khảo theo môn học đang đào tạo và sẽ đào tạo. 3.4. Xây dựng và củng cố hạ tầng cơ sở thông tin. Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin là vấn đề quan trọng bảo đảm chất lƣợng, độ ổn định, khả năng khắc phục sự cố, khả năng mở rộng nguồn tin “xám”. Cụ thể Trung tâm thực hiện: - Tăng cƣờng đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên dụng: máy tính, máy chủ vật mang tin tạo khả năng truy cập tới toàn bộ nguồn tin “xám” khi Trung tâm phát triển thành thƣ viện điện tử. - Đẩy mạnh tin học hóa, tƣ động hóa trong các khâu hoạt động của thƣ viện. Xây dựng các CSDL, đa dang hóa các phƣơng tiện chứa tin và tài liệu điện tử: CD-ROM, đĩa, băng hình, băng nghe, vi phim vi phiếu tới việc hoàn thiện phòng đọc điện tử. - Tin học hóa toàn bộ kho sách, tạp chí, tài liệu “xám”. Kết nối mạng LAN, WAN, internet với các cơ quan thông tin khác nhằm đa dạng hóa nguồn tin “xám” của Trung tâm. - Phối hợp với công ty cung ứng phần mềm và các cơ quan thƣ viện khác nhanh chóng đƣa lại phần mềm LIBOL đƣợc nâng cấp 6.0 vào hoạt động thƣ viện. 3.5. Hướng dẫn người dùng tin khai thác tài liệu “xám”. Sự phát triển của công nghệ và bùng nổ thông tin cả về nội dung lẫn phƣơng tiện, khiến ngƣời dùng tin gặp khó khăn trong khai thác và sử dụng thông tin. Mặt khác giữa ngƣời dùng tin và nguồn tin “xám” luôn tồn tại những mâu thuẫn: 55
  56. - NDT gặp khó khăn trong việc trình bày nhu cầu tin với cơ quan thông tin. - NDT chƣa hiểu hết hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin, chƣa biết lựa chọn cách tiếp cận với nguồn tin “xám”. - Giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng vẫn là một khoảng cách. Trƣớc đòi hỏi cấp bách của nhu cầu thực tế Trung tâm cần thực hiện: - Tổ chức hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, cách thức tra cứu tìm tin “xám” cho học sinh - sinh viên năm thứ nhất lúc nhập học và tổ chức các lớp đào tạo, huấn luyện ngƣời dùng tin về “kiến thức thông tin” khai thác thông tin “xám” từ đơn giản đến phức tạp. - Đào tạo NDT kỹ năng trình bày, diễn đạt nhu cầu tin. - Tổ chức các buổi hội thảo, giao lƣu với sinh viên lắng nghe ý kiến của họ về nhu cầu tin và khả năng đáp ứng tin “xám” của Trung tâm. 3.6. Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với các cơ quan thông tin -thư viện trong và ngoài nước. Trên thế giới cũng nhƣ Việt Nam, xu hƣớng hoạt động thƣ viện là liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” là một trong những vấn đề cần thiết. Vấn đề hợp tác chia sẻ nguồn tin đã trở nên rất quan trọng trong xu thế toàn cầu hóa. Muốn nâng cao chất lƣợng SP&DVTT , Trung tâm cần có biện pháp tăng cƣờng hợp tác trao đổi nguồn lực thông tin “xám” với các trung tâm thông tin- thƣ viện ở trong và ngoài nƣớc. Trung tâm cần tăng cƣờng mở rộng hợp tác quốc tế nhằm nâng cao năng lực giao lƣu hội nhập với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới có trình độ KH&CN tiên tiến với các hình thức: trao đổi thông tin, trao đổi chuyên gia, tham gia các khoá đào tạo, tổ chức hội nghị hội thảo, giải đáp yêu cầu thông tin từ hai phía. Mở rộng quan hệ với các đối tác mới, xây dựng các dự án hợp tác với nƣớc 56
  57. ngoài nhằm tăng cƣờng tiềm lực thông tin về tài liệu “xám” và cơ sở hạ tầng thông tin của Trung tâm dƣới mọi hình thức. 3.7. Hoàn thiện điểm truy cập thông tin. Đây là một trong những điểm khai thác cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin khá quan trọng. Ngƣời dùng tin có thể tham gia tra cứu thông tin, tài liệu tại chỗ hoặc từ xa với nhiều phƣơng thức, hiện nay phổ biến nhất là qua mạng. Vì vậy để nâng cao chất lƣợng phục vụ, Trung tâm cần triển khai đƣa các thông tin lên trang Web: thông tin dữ liệu, thông tin toàn văn. Để phát huy hơn nữa nguồn lực thông tin “xám” hiện có tại Trung tâm và cần xây dựng riêng một trang Web cho nguồn tài liệu này. Qua đây ngƣời dùng tin có thể khai thác trực tiếp ở bất kì nơi đâu, bất kì thời gian nào cũng có thể tiếp cận dễ dàng và thuận tiện với các dịch vụ của Trung tâm, đặc biệt là dịch vụ tra cứu và tìm kiếm các nguồn tài liệu thông tin qua mục lục và cơ sở dữ liệu trực tuyến của Trung tâm. Đồng thời cho phép Trung tâm liên kết chia sẻ, trao đổi tài liệu, thông tin nghiệp vụ với các trung tâm thông tin -thƣ viện các trƣờng đại học và các viện nghiên cƣú khác. 3.8. Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám”. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ cùng với sự hội nhập trên thế giới đòi hỏi cần phải đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa -hiện đại hóa đất nƣớc. Công tác số hóa tài liệu là một việc rất quan trọng trong thời đại công nghệ thông tin. Việc số hóa tài liệu “xám” không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc mà còn là một cách bảo quản lâu dài, nhất là đối với tài liệu quý. Nhƣ vậy Trung tâm cần xây dựng chƣơng trình kế hoạch và đầu tƣ chi phí cho công tác số hóa tài liệu “xám”. Cần bổ sung thêm cán bộ chuyên môn cho phòng tin học, trực tiếp đảm nhận công việc số hóa tài liệu, để thực hiện số hóa tài liệu “xám”đƣợc hiệu quả 57
  58. với tài liệu là luận văn, luận án, đồ án để thuận tiện cho quá trình khai thác, vì đây là nguồn tài liệu “xám” quan trọng. KẾT LUẬN Bƣớc vào thế kỷ 21, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là kỷ nguyên của kinh tế tri thức. Thông tin có ý nghĩa quyết định trong mọi mặt của đời sống xã hội. Nếu nhƣ trƣớc đây chỉ hơn mƣời năm, nhắc đến thƣ viện, ngƣời ta nhắc đến số lƣợng sách, báo, tạp chí nằm trong bốn bức tƣờng của thƣ viện, các thuật ngữ “thƣ viện điện tử”, “thƣ viện ảo” hay “cơ sở dữ liệu” còn lạ lẫm với rất nhiều ngƣời, thì giờ đây, nhu cầu tìm kiếm thông tin phi in ấn đang trở nên phổ biến và là một nhu cầu không thể thiếu của ngƣời dùng tin. Để hòa nhập với xu thế trên Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội đã không ngừng phấn đấu đáp ứng nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Trung tâm đã tích cực trong công tác phát triển nguồn tin, từng bƣớc đa dạng hóa nguồn tài liệu “xám”. Tài liệu “xám” là nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động của mỗi cá nhân , tổ chức trong từng lĩnh vực nghiên cứu khác nhau. Đây là một nguồn thông tin khoa học quan trọng , ngoài các giá trị mang đến cho ngƣời dùng tin một cách kịp thời thì nó còn đƣợc xem là một hệ thống thông tin phản ánh toàn diện sâu sắc tiềm lực và thành tựu nghiên cứu đào tạo của mỗi cá nhân tổ chức. Chính vì vậy việc thu thập, quản lý và khai thác nguồn tài liệu này cần phải đƣợc quan tâm, đẩy mạnh. 58
  59. Các thƣ viện trong các trƣờng đại học đóng một vai trò rất quan trọng, và hiện nay các thƣ viện này đang trên đà phát triển để tiến tới hội nhập nhằm bắt kịp với trình độ phát triển trong khu vực và trên thế giới. Chính vì vậy Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội không ngừng phát huy những thành quả đạt đƣợc và nỗ lực đổi mới, phát triển những hoạt động của mình. Chúng ta có thể hy vọng trong thời gian tới Trung tâm thông tin -thƣ viện trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội sẽ trở thành một thƣ viện điện tử hiện đại về nguồn tài liệu “xám” ở nƣớc ta, thực hiện tốt công nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao ngành xây dựng góp phần đƣa nƣớc ta trở thành một nƣớc công nghiệp phát triển. Một lần nữa tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới tất cả mọi ngƣời – các thầy cô giáo và các đồng nghiệp đi trƣớc – những ngƣời đã mang tới sự giúp đỡ to lớn cho tôi. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 1. Báo cáo tổng hợp năm 2009, 2010 của Trung tâm thông tin -thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội . 2. Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại Học Quốc Gia, Hà Nội. 3. Lê Thị Tiến (2002), “Bảo quản vốn tài liệu một vấn đề cần quan tâm”, Văn hóa nghệ thuật, (11), tr. 47- 49. 4. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, H. 59
  60. 5. Phạm Văn Rính, Nguyễn Viết Nghĩa (2007), Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin: Giáo trình dành cho sinh viên đại học và cao đẳng ngành thông tin thư viện, ĐHQGHN, H. 6. Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa, Hà Nội. 7. Nguyễn Viết Nghĩa (1999), “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (4), tr. 1. 8. Trần Hữu Huỳnh (2009), Phát triển nguồn tin, Đề cƣơng tóm tắt bài giảng,, ĐHKHXH&NV, H. 9. Tạ Thị Thịnh (1998), Phân loại tài liệu, Trung tâm thông tin – tài liệu khoa công nghệ, Hà Nội. 10. Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực trạng và giải pháp phát triển”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, ( 3), tr. 10-11. 11. Trần Mạnh Tuấn (2005), “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực trạng và các giải pháp triển”, Tạp chí thông tin và tư liệu, (3), tr.1-4. 12. Trần Mạnh Tuấn (2005), Bản quyền trong việc triển khai dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu trong các thư viện đại học. Kỷ yếu hội nghị quốc tế về thƣ viện – TP. HCM 28-30/8/2006, tr. 70-74 13. Trần Thị Thanh Vân (2009), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ của Đại học Quốc Gia Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành khoa thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa Học Xã Hội Nhân Văn, Đại Học Quốc Gia Hà Nội. 60
  61. 14. Vũ Văn Sơn, Cấu trúc khổ mẫu Marc 21đầy đủ 15. Website: va-thu-vien/nghiep-vu-tttv/bo-sung-trao-doi-tai-lieu/phuong-phap-luan-xay-dung- chinh-sach-phat-trien-nguon-tin 16. Website: Mạng nghiên cứu và đào tạo Việt Nam, 17. Website : Tổng quan về tài liệu xám, 61