›

Khóa luận Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

pdf 67 trang thiennha21 16/04/2022 5050
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_cong_tac_to_chuc_va_phat_trien_nguon_tin.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

  1. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN NGÔ THỊ TÂM TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN KHÓA : QH – 2006 - X HỆ : CHÍNH QUY HÀ NỘI - 2010 1 K51 Thông tin – Thư viện
  2. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN NGÔ THỊ TÂM TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN KHÓA: QH – 2006 – X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. TRỊNH KHÁNH VÂN HÀ NỘI - 2010 K51 Thông tin – Thư viện 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu của các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và các cán bộ thư viện đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự dạy dổ và chỉ bảo nhiệt tình của các thầy, các cô giáo trong suốt 4 năm học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn và sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo của các bác, các cô chú, anh, chị công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội trong suốt thời gian em thực tập tốt nghiệp cũng như nghiên cứu hoàn tất đề tài. Đặc biệt, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn: ThS. Trịnh Khánh Vân – người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do thời gian có hạn cùng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô, của các cán bộ tại Thư viện để khóa luận của em hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2010 Sinh viên Ngô Thị Tâm K51 Thông tin – Thư viện 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, với sự giúp đữ của những người tôi đã cảm ơn. Mọi kêt quả nghiên cứu trong công trình đều chính xác, không có trong bất kỳ công trình nào khác. Sinh viên Ngô Thị Tâm K51 Thông tin – Thư viện 4
  5. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 2 5. Tình hình nghiên cứu đề tài 2 6. Những đóng góp của đề tài 3 7. Bố cục của niên luận 3 NÔI DUNG 4 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 4 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 4 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 5 1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 6 1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 7 1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trừong Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 9 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 12 2.1 Nguồn tin và vai trò của nguồn tin trong hoạt động Thông tin – Thư viện. 12 2.1.1 Khái niệm nguồn tin 12 K51 Thông tin – Thư viện 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.1.2 Vai trò của nguồn tin trong hoạt động Thông tin – Thư viện 13 2.2 Thực trạng nguồn tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 13 2.2.1 Nguồn tin truyền thống 14 2.2.2 Nguồn tin hiện đại 16 2.3 Công tác tổ chức nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 17 2.3.1 Tổ chức và sắp xếp tài liệu 17 2.3.1.1 Bố trí thư viện 18 2.3.1.2 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho đóng 19 2.3.1.3 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở 20 2.3.2 Tổ chức các điểm truy cập tới nguồn tin 22 2.3.3 Bảo quản nguồn tin 28 2.3.3.1 Công tác bảo quản tài liệu 28 2.3.3.2 Công tác kiểm kê tài liệu 31 2.4 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 32 2.4.1 Công tác bổ sung 32 2.4.1.1 Chính sách bổ sung 32 2.4.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 33 2.4.1.3 Nguồn bổ sung 35 2.4.1.4 Kinh phí bổ sung 39 2.4.2 Công tác phối hợp bổ sung và trao đổi và chia sẻ nguồn tin 40 2.4.3 Công tác thanh lý tài liệu 41 2.5 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm 42 2.5.1 Sử dụng phương tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào công tác tổ chức và phát triển nguồn tin 42 2.5.2 Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện 42 K51 Thông tin – Thư viện 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIÊU QUẢ TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 48 3.1 Nhận xét và đánh giá thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải 48 3.1.1 Những ưu điểm 48 3.1.2 Những hạn chế 50 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 51 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin 51 3.2.2 Xây đựng chính sách phát triển nguồn tin phù hợp 52 3.2.3 Chú trọng đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu 52 3.2.4 Hoàn thiện hơn nữa hệ thống tra cứu nguồn tin 53 3.2.5 Đào tạo người dùng tin 54 3.2.6 Đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 55 3.2.7 Tăng cường hợp tác và trao đổi chia sẻ nguồn tin 55 3.2.8 Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, hạ tầng thông tin 56 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO K51 Thông tin – Thư viện 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA TỪ VIẾT TẮT TT-TV Thông tin – Thư viện TT TT-TV Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐH GTVT Đại học Giao thông vận tải TT TT-TV ĐH GTVT Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải NCKH Nghiên cứu khoa học CSDL Cơ sở dữ liệu DDC Dewey Demical Classyfication OPAC Online Public Access Catalog Nxb Nhà xuất bản K51 Thông tin – Thư viện 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Chúng ta đã và đang chứng kiến những thay đổi mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, trong đó là cuộc “cách mạng thông tin”. Ngày nay người ta đã thừa nhận thông tin là một trong những nhân tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia, đang từng bước đưa loài người đến với thời đại của một xã hội thông tin Trước những ứng dụng to lớn của thành tựu khoa học công nghệ hiện đại, nguồn thông tin ngày càng gia tăng và biến đổi sâu sắc các ngành nghề trong xã hội. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo quản lý phải tổ chức và phát triển nguồn tin một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin hiệu quả. Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo hàng đầu của cả nước về lĩnh vực giao thông vận tải. Có thể nói trong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, hoạt động thông tin – thư viện (TT- TV) có ý nghĩa vô cùng quan trọng, hỗ trợ đắc lực giúp Nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay, công tác tổ chức và phát triển nguồn tin là một trong những nội dung được quan tâm hàng đầu của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội (TT TT-TV ĐH GTVT HN- gọi tắt là Trung tâm). Cùng với sự phát triển của xã hội là sự thay đổi về nhu cầu tin của người dùng tin nói chung và người dùng tin tại Trung tâm nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình. K51 Thông tin – Thư viện 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN. - Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu + Mục đích: Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm. Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN. + Nhiệm vụ: Trên cơ sở thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Trung tâm, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm. 4. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT TT- TV ĐH GTVT HN trong những năm gần đây ( từ 2005- đến nay). Phương pháp nghiên cứu: + Phân tích tổng hợp tài liệu + Khảo sát thực tế, thống kê + Quan sát + Phỏng vấn. 5. Tình hình nghiên cứu đề tài Hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đã có nhiều tác giả nghiên cứu, tuy nhiên công tác tổ chức và phát triển nguồn tin của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay là đề tài mới. Tôi là sinh viên thực tập tại đây, qua khảo sát và nghiên cứu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin của Trung tâm đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phục vụ người dùng tin tại Trung tâm với công tác đào tạo nguồn nhân lực giao thông vận tải. Thông qua đó, việc tham khảo các đề tài liên quan tại Trung tâm là cơ sở để tôi nghiên cứu và hoàn thành tốt khóa luận này. K51 Thông tin – Thư viện 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 6. Những đóng góp của đề tài - Về mặt lý luận: + Khóa luận làm rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN. + Khóa luận là cơ sở lý luận cho cán bộ thông tin – thư viện trong việc tổ chức và phát triển nguồn tin trong hệ thống các cơ quan thông tin – thư viện các trường đại học. - Về mặt thực tiễn: Tác giả đề xuất một số giải pháp về tổ chức và phát triển nguồn tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin tại TT TT- TV ĐH GTVT HN. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo. Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. K51 Thông tin – Thư viện 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội Trung tâm Thông tin -Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội là một trong những đơn vị có lịch sử gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của trường ĐH GTVT HN, với các mốc chính như sau: Ngày 24/03/1962 trường ĐH GTVT HN được thành lập theo quyết định số 42/CP của Thủ tướng Chính phủ. Cùng với một số phòng ban chức năng, Phòng Giáo vụ được thành lập bao gồm Ban phiên dịch và Ban giáo vụ, trong đó có bộ phận thư viện. Năm 1967 theo chủ trương của nhà nước, trường ĐH GTVT HN tách ra thành Đại học Giao thông sắt bộ (ở Hà Nội) và Đại học Đường thuỷ (ở Hải Phòng). Do đó, nguồn tư liệu thư viện cũng được chia sẻ làm hai. Năm 1984 là năm đánh dấu sự hình thành của Thư viện như một đơn vị độc lập trực thuộc vào Ban giám hiệu với 14 nhân viên Ngày 21/02/2002, TT TT-TV được thành lập theo quyết định số 753/QĐ – BGD & ĐT – TCCB. Những năm đầu thế kỷ XXI trường ĐH GTVT HN tham gia vào các dự án Giáo dục đại học (HEP), đầu tư phát triển thư viện theo hướng hiện đại. Dự án bao gồm các mức đầu tư cơ bản sau: mức A “Xây dựng hệ thống mạng máy tính để tăng cường công tác quản lý và đào tạo” (năm 2000). Dự án mức B (năm 2002) cho phép mở rộng mạng máy tính của trường sang ký túc xá Láng. Dự án mức C “Xây dựng trung tâm tài nguyên thông tin thư viện” (2004) là dự án lớn đầu tư cho thư viện góp phần làm thay đổi TT TT-TV cả về lượng và chất. Với sự đầu tư trang thiết bị hiện đại và bố trí tập trung trên mặt sàn trên 4.000m2, TT TT-TV trường ĐH GTVT được xếp vào hàng những thư viện hiện đại ở Việt Nam. K51 Thông tin – Thư viện 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải ►Chức năng Trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐH GTVT HN nằm trong hệ thống thông tin thư viện cả nước. Bên cạnh đó, Trung tâm nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐH GTVT HN và là Trung tâm thông tin - thư viện chuyên ngành. Vì vậy, Trung tâm vừa mang những chức năng chung của một TT TT-TV và vừa có chức năng riêng phục vụ cho chuyên ngành Giao thông vận tải của Nhà trường. Trong hoạt động thông tin – thư viện, ngoài chức năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ nguồn thông tin, văn hoá, giáo dục, TT TT-TV trường ĐH GTVT HN còn thực hiện những chức năng cơ bản sau: - Phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ cho ngành giao thông vận tải của đất nước. - Nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ GTVT và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực liên quan phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học (NCKH) của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Nhà trường. ►Nhiệm vụ Trung tâm thực hiện những nhiệm vụ sau: - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự động hoá, tổ chức cho bạn đọc của Trung tâm khai thác và sử dụng thuận lợi, có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm - Khai thác, thu thập, xử lý thông tin tư liệu khoa học công nghệ GTVT trong và ngoài nước - Lập kế hoạch cho Ban giám hiệu Nhà trường về công tác thông tin – thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học - Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của Trung tâm K51 Thông tin – Thư viện 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Có nhiệm vụ quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông tin của Trung tâm - Phát triển mối quan hệ hợp tác với các TT TT-TV, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước về lĩnh vực thông tin tư liệu. 1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội ►Cơ cấu tổ chức Từ những ngày đầu mới thành lập Thư viện chỉ có 2 tổ là Tổ giáo trình và Tổ thư viện. Đến nay Trung tâm gồm các phòng: + Phòng Nghiệp vụ; + Phòng mượn sách giáo trình, sách tham khảo; + Phòng đọc sách Tiếng Việt; + Phòng đọc báo, tạp chí, sách ngoại văn, luận văn, luận án và nghiên cứu Khoa học; + Phòng đọc tài liệu điện tử; + Phòng làm thẻ; + Quầy bán sách; + Phòng hội thảo; + Phòng máy chủ; + Phòng sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển. * Ban lãnh đạo Trung tâm bao gồm: Giám đốc: ThS. Nguyễn Minh Hậu Phó giám đốc: ThS. Hoàng Thị Minh Phúc Trưởng phòng nghiệp vụ: Ngô Thế Anh. * Sự phân bố cán bộ: - Phòng nghiệp vụ: 4 người - Phòng mượn sách giáo trình, sách tham khảo: 4 người - Phòng đọc sách Tiếng Việt: 3 người K51 Thông tin – Thư viện 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Phòng báo, tạp chí, sách ngoại văn, luận văn, luận án và NCKH: 2 người - Phòng đọc tài liệu điện tử: 2 người - Quầy bán sách: 1 người Ban giám đốc Bô ̣phâṇ nghiêp̣ vu ̣ Bộ phận mượn/ Bô ̣phâṇ phuc̣ vu ̣ trả tài liệu bạn đoc̣ Phòng Phòng đoc̣ mươṇ Phòng báo Phòng Phòng sách Quầy đoc̣ tạp Phòng nghiêp̣ làm giáo bán sách chí, đoc̣ vụ thẻ trình- sách tiếng luận điêṇ sách Viêṭ văn, tử tham luận khảo án sách ngoại văn Sơ đồ cơ cấu tổ chức TT TT-TV trường ĐH GTVTHN ►Đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ thư viện được đào tạo và có trình độ chuyên về lĩnh vực TT-TV, với tổng số 20 cán bộ. + Trình độ thạc sỹ: 04 cán bộ + Trình độ đại học: 15 cán bộ + Trình độ trung cấp: 01 cán bộ K51 Thông tin – Thư viện 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội ►Cơ sở hạ tầng Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hoàn thiện, kiện toàn, hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với tất cả TT TT-TV nói chung và đối với TT TT-TV trường ĐH GTVT HN nói riêng. Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được một mặt bằng cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật kiện toàn, hiện đại. Trung tâm được xây dựng trên khuân viên rộng với 4000 m2, khang trang, đảm bảo các điều kiện cho các công tác nghiệp vụ của Trung tâm. Hệ thống cơ sở vật chất cần thiết cho công tác phục vụ bạn đọc như hệ thống bàn ghế, tủ kệ, hộp phiếu, máy tính, quạt, bóng điện, máy điều hoà . ►Các thiết bị vật chất kỹ thuật * Máy chủ: Hiện nay, Trung tâm có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, để quản lý dữ liệu tại thư viện. * Máy trạm + Máy trạm nghiệp vụ : Hiện Trung tâm có 20 máy trạm nghiệp vụ phục vụ cho công tác xử lý tài liệu , quản lý tài liệu bạn đọc , cũng như phục vụ trong công tác lưu thông + Máy trạm tra cứu thông tin : Máy trạm phòng đọc điện tử tầng 7 với phục vụ cho việc tra tra cứu thông tin , hiện taị Trung tâm có 80 máy dành riêng cho sinh viên, học viên cao học, cán bộ giảng dạy tra cứu và đọc tài liệu toàn văn, tài liệu điện tử: giáo trình điện tử do cán bộ trong Trường biên soạn, luận án, luận văn, NCKH Bạn đọc còn có thể truy cập và sử dụng những tài liệu ngoại văn chuyên ngành mà Trung tâm đã đặt mua từ nước ngoài, những tài liệu trên mạng do cán bộ trong Trung tâm đã download về phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, tất cả những tài liệu điện tử ở đây đều ở dạng offline. + Máy trạm tra cứu tài liệu: Hiện Trung tâm có 7 máy trạm phục vụ trong việc tra tìm tài liệu trong đó: Phòng đọc tầng 5 có 3 máy, phòng mượn tầng 4 có K51 Thông tin – Thư viện 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2 máy, phòng đọc tầng 6 có 2 máy (nhưng 1 máy ở tầng 5 và 2 máy ở tầng 6 không đi vào hoạt động) + Hệ thống máy quyét thẻ tự động: Hiện nay ở tất cả các phòng của Trung tâm đều có máy quét thẻ từ tự động, từ phòng nghiệp vụ đến phòng phục vụ với 5 máy quét thẻ (symbol, của công ty máy siêu tính) + Hệ thống camera theo dõi: Tất cả các phòng từ tầng 7 đều được lặp đặt camera phục vụ cho mục đích quản lý bạn đọc, với 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lặp đặt ở các vị trí khác nhau, nhân viên thư viện có thể kiểm soát bạn đọc thuận tiện, dễ dàng dù ở bất cứ góc độ nào + Hệ thống cổng từ, thẻ từ: Trên các phòng đọc tự chọn từ tầng 5 đến tầng 7 của Trung tâm đều được lắp đặt hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp pháp, với đầu đọc RFID. + Hệ thống điều hòa: Tất cả các phòng ban tại thư viện hiện nay đều được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệ độ 50.000 BTU và 20 máy điều hòa treo tường 18000 BTU. + Hệ thống máy in mạng, máy photo: Trung tâm có môt hệ thống máy in mạng và máy photo công nghệ cao được bộ trí tại tất cả các phòng phục vụ, đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu photo tài liệu của bạn đọc. 1.5 Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội Trung tâm trực thuộc Ban Giám hiệu và phục vụ theo quy chế do Nhà trường ban hành. Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm tập trung vào 3 nhóm chính sau: - Nhóm cán bộ quản lý; - Nhóm cán bộ giảng dạy; - Nhóm nghiên cứu sinh, học viên sau đại học và sinh viên. K51 Thông tin – Thư viện 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm ► Nhóm cán bộ quản lý Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý của trường ĐH GTVT HN bao gồm: cán bộ lãnh đạo, quản lý, chuyên viên các phòng ban trong trường. Nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ không nhiều, phần lớn họ tham gia vào các hoạt động quản lý, lãnh đạo, và cũng giảng dạy, nghiên cứu khoa học. Thông tin họ quan tâm tập trung chủ yếu vào các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; thông tin mang tính sâu rộng, nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý. Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý rất đa dạng và mang tính tổng hợp. ► Nhóm cán bộ giảng dạy Cán bộ giảng dạy là những người có chuyên môn, nắm rõ nguồn thông tin và loại hình tài liệu mình cần để phục vụ cho nghiên cứu khoa học và viết giáo trình giảng dạy. Đa phần họ có khả năng tự xử lý tài liệu để tạo ra thông tin mới. Nhu cầu tin của họ rất lớn: + Nội dung: Họ đòi hỏi thông tin vừa mang tính tổng hợp đồng thời phải chuyên sâu và logic. + Hình thức: Đa dạng, phong phú, bao gồm cả tài liệu truyền thống và hiện đại. ► Nhóm nghiên cứu sinh, học viên sau đại học và sinh viên Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu của Trung tâm, nhu cầu tin của học viên sau đại học và nghiên cứu sinh vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chuyên sâu. Thông tin họ cần phải mang tính thời sự, cần có tính lý luận và thực tiễn, đặc biệt là các báo cáo kết quả nghiên cứu trong và ngoài nước. Họ vừa là người sử dụng thông tin đồng thời là người cung cấp thông tin thông qua các công trình nghiên cứu của mình. Nhóm người dùng tin là sinh viên chiếm tỷ lệ cao, nhu cầu tin của họ gắn liền với yêu cầu của quá trình học tập cũng như nghiên cứu khoa học. Ngày nay với việc đổi mới phương pháp dạy và học, sinh viên phải tự học, tự nghiên cứu là chính đã tạo ra những chuyển biến trong nhu cầu tin của họ. Thông tin họ cần K51 Thông tin – Thư viện 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm phải mang tính khoa học, bao gồm chủ yếu là các dạng tài liệu là giáo trình, bài giảng, sách tham khảo và một số các tài liệu khác như: báo cáo khoa học, luận văn, tạp chí Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm là sinh viên, học viên cao học, cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy trong phạm vi trường ĐH GTVT HN, ngoài ra những đối tượng ngoài trường cũng có thể vào sử dụng tài liệu tại chỗ với điều kiện có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản của cá nhân đó. Ngoài những đối tượng nêu trên bạn đọc không được sử dụng tài liệu cũng như thông tin của Trung tâm bởi vì với tài liệu truyền thống khi muốn sử dụng tài liệu phải xuất trình thẻ thư viện, với tài liệu dạng điện tử muốn sử dụng được bạn đọc cần có 1 user và password mà thư viện đã cung cấp, đây chính là mã thẻ thư viện mà sinh viên được cấp. Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, văn bằng II, cao học, nghiên cứu sinh được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc. K51 Thông tin – Thư viện 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 2.1 Nguồn tin và vai trò của nguồn tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện 2.1.1 Khái niệm nguồn tin Cùng với sự xuất hiện của những thư viện đầu tiên trên thế giới vào những thiên niên kỷ thứ III trước công nguyên là sự xuất hiện của vốn tài liệu – nguồn tin. Vốn tài liệu được hiểu theo nhiều cách khác nhau: Theo chuyên gia thư viện Xô Viết E.I.Samurin: Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện, tạo điều kiện cho việc sử dụng của độc giả”. Trong cuốn “Cẩm nang nghề thư viện” của TS.Lê Văn Viết: Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm. Theo Pháp lệnh thư viện (năm 2000): Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học nghiệp vụ thư viện để tôt chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản. Ngày nay, trong hoạt động TT-TV cùng với thuật ngữ “vốn tài liệu” là sự xuất hiện của thuật ngữ “nguồn tin”. Ở một góc cạnh nào đó “nguồn tin” cũng có thể được hiểu là “vốn tài liệu”. Nguồn tin tiềm tàng trong xã hội và con người có thể khai thác chúng theo nhiều cách khác nhau, với nhiều mục đích khác nhau. Có nhiều cách định nghĩa về nguồn tin, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu: Nguồn tin là sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động khoa học, kiến thức, suy K51 Thông tin – Thư viện 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm nghĩ, sáng tạo của con người, phản ánh những thông tin được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó. 2.1.2 Vai trò của nguồn tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện Nguồn tin là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của cơ quan thông tin – thư viện. Nguồn tin chứa đựng những tri thức, kinh nghiệm của loài người từ thế hệ này sang thế hệ khác. Đó là nguyên liệu đầu vào của hoạt động thông tin khoa học trong các cơ quan thông tin – thư viện. Đối với cán bộ, nguồn tin là công cụ, là đối tượng làm việc hàng ngày (bổ sung, xử lý, phục vụ người dùng tin ). Đối với người dùng tin, nguồn tin là nhân tố quyết định đến sự sáng tạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Ngày nay, việc ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm thay đổi cả về số lượng và chất lượng nguồn tin. Nền kinh tế tri thức ở nước ta đang phát triển, chúng ta đang bước vào xã hội thông tin, và do đó vai trò của nguồn tin càng được khẳng định. Đó là nhân tố quyết định sự sáng tạo và chiến lược phát triển thông tin của cơ quan thông tin – thư viện nói riêng và xã hội nói chung. TT TT-TV trường ĐH GTVT HN là một bộ phận gắn liền với sự nghiệp giáo dục đào tạo của Nhà trường. Chất lượng đào tạo của Nhà trường có đạt kết quả như mong muốn hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó hoạt động TT-TV đóng góp một phần không nhỏ. Do vậy, công tác TT-TV cần được phát triển toàn diện theo kịp sự phát triển của xã hội để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và chính xác nhu cầu tin của người dùng tin. Với vai trò quan trọng và xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, công tác tổ chức và phát triển nguồn tin là vấn đề mang tính cấp thiết. K51 Thông tin – Thư viện 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.2 Thực trạng nguồn tin của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một nguồn tin rất đa dạng và phong phú đã được xử lý và đưa ra phục vụ người dùng tin của cơ quan. Đặc biệt, trong bối cảnh “xã hội thông tin” hiện nay, nguồn tin của Trung tâm ngày càng gia tăng về số lượng và chất lượng. Nguồn tin chủ yếu tập trung vào các khoa: công trình, cơ khí, kinh tế, điện – điện tử, công nghệ thông tin Các loại hình tài liệu bao gồm sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, khóa luận tốt nghiệp ; thể hiện dưới nhiều dạng: văn bản, hình ảnh, số, 2.2.1 Nguồn tin truyền thống Nguồn tin truyền thống là những tài liệu được thể hiện trên giấy. Nguồn tin trên giấy bao gồm cả tài liệu công bố và tài liệu không công bố. + Tài liệu công bố là những tài liệu được xuất bản bởi các nhà xuất bản, phát hành chính thức; được tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm phổ biến rộng rãi đến mọi đối tượng người dùng tin. Tài liệu công bố đáng kể nhất là giáo trình, đây là nguồn tài liệu rất quan trọng, có giá trị thông tin cao đối với cán bộ giảng viên và sinh viên trong Nhà trường. Ngoài sách giáo trình, Trung tâm còn rất chú trọng bổ sung báo, tạp chí đặc biệt là tạp chí tiếng nước ngoài về chuyên ngành GTVT. Cơ cấu nguồn tài liệu công bố được thể hiện dưới bảng sau: K51 Thông tin – Thư viện 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Stt Loại hình tài liệu Số lượng đầu sách Số lượng cuốn 1 Giáo trình 397 59.387 2 Tham khảo 6.977 15.431 3 Sách tra cứu 28 37 4 Báo, tạp chí 238 238 5 Tạp chí đóng quyển 4.091 4.091 + Tài liệu không công bố hay còn được gọi là tài liệu “xám”. Đây là loại tài liệu không được xuất bản chính thức, được phổ biến hạn chế trên các phương tiện thông tin đại chúng, phục vụ cho đối tượng người dùng tin đã được lựa chọn và trong phạm vi hẹp. Tài liệu “xám” của Trung tâm bao gồm: luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học. Cụ thể: Stt Loại hình tài liệu Số lượng đầu sách Số lượng cuốn 1 Luận văn 963 1.102 2 Luận án 34 34 3 Đề tài NCKH 542 551 Nguồn tài liệu của Trung tâm chủ yếu là tài liệu tiếng Việt, cùng với sự phát triển về nhu cầu tin của người dùng tin, hàng năm Trung tâm đã bổ sung một số lượng lớn tài liệu nước ngoài. Các tài liệu ngoại văn bao gồm: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung. Hiện nay, Trung tâm có 3.830 K51 Thông tin – Thư viện 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm đầu sách ngoại (bao gồm sách và tạp chí nước ngoài) trong tổng số 40.960 đầu tài liệu, tương đương với 4.691 cuốn trong tổng số 127.358 cuốn tài liệu: Tài liệu tiếng Việt (96,3%) Tài liệu ngoại văn (3,7%) Biểu đồ thống kê tỷ lệ số lượng tài liệu theo ngôn ngữ 2.2.2. Nguồn tin hiện đại Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và kỹ thuật hiện đại đã tạo ra nhiều ứng dụng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ngày nay các Trung tâm đang từng bước hiện đại hóa, ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin. Đây là tiền đề để các Trung tâm xây dựng thư viện điện tử. Sự phát triển của xã hội đã tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử có thể được lưu trữ trên CD – ROM, DVD – ROM hay lưu hành trên các mạng cục bộ và mạng Internet. Đó là các loại sách, báo, tạp chí điện tử và thường được gọi là e-book, e-journal, e-magazine; cùng với các cơ sở dữ liệu (CSDL) đã tạo ra nguồn tin điện tử vô cùng phong phú. Nguồn tin này có thể đọc và truy cập thông qua máy tính điện tử hoặc mạng máy tính. CSDL là tập trung các dữ liệu về các đối tượng được cần quản lý, được lưu trữ trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. K51 Thông tin – Thư viện 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Hiện nay TT TT-TV ĐH GTVT HN đang sử dụng phần mềm ILIB của công ty CMC, phần mềm này là công cụ hữu hiệu giúp cơ quan xây dựng CSDL cũng như trong quản lý tài liệu và nhiều vấn đề liên quan khác. Nguồn tin điện tử bao gồm các các CSDL và đĩa CD. Mỗi khi học viên nộp luận án, luận văn đều phải nộp song song cho Trung tâm cả bản word và bản dạng sách. Bên cạnh đó hiện nay Trung tâm đang tiến hành xây dựng bộ giáo trình điện tử chuyên ngành giao thông vận tải, đã mua và xây dựng các CSDL ngoại văn chuyên ngành, đây là cơ sở cho trung tâm xây dựng tài nguyên điện tử. Đĩa CD: Trung tâm đã sưu tập được một khối lượng khá lớn các tài liệu đã được số hóa dưới dạng đĩa CD, nội dung chủ yếu là luận án, luận văn và đề tài nghiên cứu khoa học, sách tham khảo tiếng nước ngoài. Trung tâm đã bổ sung các CSDL điên tử chuyên ngành GTVT phục vụ cho nghiên cứu giảng dạy và học tập, số liệu cụ thể như sau: Stt Loại hình tài liệu Số lượng 1 Sách tiếng Anh 600 đầu 2 Bài báo, đề tài nghiên cứu khoa học (English) 7000 bài 3 Luận văn, luận án, đề tài NCKH (tiếng Việt) 600 đầu 4 Giáo trình 60 đầu K51 Thông tin – Thư viện 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.3 Công tác tổ chức nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 2.3.1 Tổ chức kho và sắp xếp tài liệu Tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả. Trung tâm không chỉ thu thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ chức bảo quản vốn tài liệu/ nguồn tin – tri thức của nhân loại. Mục đích của việc tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin: + Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu + Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu/ nguồn tin + Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu/ nguồn tin + Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hư hỏng + Sử dụng lâu bền, tiết kiệm kinh phí. Ngoài ra, việc tổ chức tài liệu/ nguồn tin có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học sẽ giúp cho cán bộ TT-TV và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu/ nguồn tin. Việc tổ chức tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh chóng, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin, Trung tâm đã cố gắng tổ chức kho và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hợp lý nhất. 2.3.1.1 Bố trí Trung tâm + Tầng 4: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bài giảng, sách tham khảo tiếng Việt. Hình thức phục vụ: Kho đóng. + Tầng 5: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Hình thức phục vụ: Kho mở. + Tầng 6: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học, báo, tạp chí (bao gồm cả báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài) K51 Thông tin – Thư viện 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Hình thức phục vụ: Kho mở. - Sách ngoại văn: Bao gồm các sách tham khảo bằng tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Đức về mọi lĩnh vực chuyên môn. - Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bao gồm các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường; các nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp bộ, cấp trường do cán bộ, giảng viên, sinh viên Nhà trường thực hiện. - Báo, tạp chí: Bao gồm báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài, từ báo trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí Báo, tạp chí giải trí trong nước như: Nhân dân, Hà Nội mới, Gia đình và xã hội, An ninh, Tri thức trẻ, Báo, tạp chí nước ngoài chủ yếu là báo chí Nga, Pháp, Anh, Đông Âu, Mỹ. + Tầng 7: Tại đây bạn đọc có thể sử dụng các tài liệu điện tử: tài liệu toàn văn từ CSDL mà Trung tâm tạo dựng và các nguồn thông tin khác trên Internet. 2.3.1.2 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho đóng Kho đóng là hình thức tổ chức mà bạn đọc không được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, bạn đọc muốn sử dụng tài liệu phải thông qua thủ thư. Tại trung tâm kho đóng được áp dụng đối với phòng mượn sách giáo trình và sách tham khảo (tầng 4). + Giáo trình: Giáo trình chủ yếu về chuyên ngành công trình, cơ khí, kinh tế, điện – điện tử, khoa cơ bản Giáo trình được xếp theo từng khoa phục vụ cho từng lĩnh vực đào tạo của trường. Giáo trình được xếp theo 4 khoa chuyên ngành và 1 khoa cơ bản và trong mỗi khoa lại sắp xếp theo các môn theo từng giá. Đối với sách giáo trình chỉ dán mã vạch, đăng ký cá biệt, không dán chíp điện tử và ký hiệu phân loại của cuốn sách. + Sách tham khảo: Các tài liệu tham khảo được dán ký hiệu phân loại và mã vạch, số đăng ký cá biệt đồng thời được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. K51 Thông tin – Thư viện 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Sách được phân loại theo khung phân loại Dewey (Dewey Demical Classyfication – DDC). Khung phân loại DDC được xem như là một công cụ để tổ chức nguồn tin của Trung tâm. Khung phân loại DDC hiện áp dụng tại Trung tâm do nhà thư viện học người Mỹ Melvil Dewey đưa ra vào năm 1876, khung phân loại này được áp dụng rộng rãi trong các thư viện trên nhiều quốc gia. DDC thể hiện nghệ thuật sử dụng 10 chữ số từ 0 đến 9 để phân chia mỗi khái niệm và các khái niệm này tiếp tục được phân chia thành những khái niệm nhỏ hơn. Trong DDC các lĩnh vực khoa học được sắp xếp từ chung đến riêng, từ toàn thể đến bộ phận. Bảng chính của DDC gồm 10 lớp cơ bản sau: 000 Khoa học tổng quát Generalities 100 Triết học và tâm lý học Phylosophy and psychology 200 Tôn giáo Religion 300 Khoa học xã hội Social Sciences 400 Ngôn ngữ Linguistics 500 Khoa học tự nhiên Natrural Sciences 600 Khoa học ứng dụng (Công nghệ) Applied Sciences (Technology) 700 Nghệ thuật The Arts 800 Văn học Literature 900 Địa lý và lịch sử K51 Thông tin – Thư viện 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Geography and History 2.3.1.3 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở Kho mở là hình thức tổ chức mà bạn đọc có thể tiếp xúc trực tiếp với tài liệu không cần thông qua thủ thư, hình thức này được tổ chức tại phòng đọc sách Việt (tầng 5) và phòng đọc báo, tạp chí, luận văn, luận án, sách ngoại văn (tầng 6). Trong kho mở, tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu ký hiệu xếp giá. Tùy từng loại hình tài liệu mà ký hiệu xếp giá có sự khác nhau. ● Đôí với kho mở tầng 5: Tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu xếp giá. Ký hiệu xếp giá tại kho mở tầng 5 được tạo lập dựa trên các yếu tố sau: - Ký hiệu phân loại - Chỉ số Cutter Ví dụ: Tài liệu “Nguyên lý động cơ đốt trong” của tác giả Nguyễn Tất Tiến sẽ có ký hiệu xếp giá kho mở là: Trường ĐH GTVT Trung tâm TT-TV 621.43 NG - T Trong ký hiệu xếp giá trên: 621.43: ký hiệu phân loại theo DDC NG – T: Chỉ số Cutter. Nguyên tắc sắp xếp: Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn (theo ký hiệu phân loại DDC), từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới, bắt đầu từ bên trái sang bên phải. Những tài liệu có cùng chỉ số phân loại DDC việc sắp xếp dựa vào chỉ số Cutter (theo trật tự ABC). K51 Thông tin – Thư viện 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm ● Đôí với kho mở tầng 6: Kho mở tầng 6 bao gồm các loại tài liệu: sách ngoại văn, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, báo và tạp chí (bao gồm cả báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài). Tùy từng loại tài liệu mà ký hiệu xếp giá và cách sắp xếp khác nhau. Cụ thể: - Sách ngoại văn: Dạng tài liệu này được tổ chức và sắp xếp theo môn loại, và trong từng môn loại lại được tổ chức theo trật tự ngôn ngữ: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Pháp và theo trật tự ABC. Ký hiệu xếp giá và nguyên tắc sắp xếp sách ngoại văn như sách đọc Việt (tầng 5). - Luận văn, luận án đươc sắp xếp theo ký hiệu xếp giá. Ký hiệu xếp giá bao gồm: + Ký hiệu dạng tài liệu (LV: Luận văn; LA: Luận án) + Ký hiệu phân loại + Chỉ số Cutter. Nguyên tắc sắp xếp tài liệu luận văn, luận án như sắp xếp tài liệu tại kho mở tầng 5. - Báo: sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo, bao gồm cả báo tiếng Việt và báo ngoại. - Tạp chí tiếng Việt: Gồm hai loại chính: giải trí và chuyên ngành. Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí. Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và theo trật tự ABC. - Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: Tiếng Nga, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ các tạp chí này lại sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và theo trật tự ABC. K51 Thông tin – Thư viện 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.3.2 Tổ chức các điểm truy cập tới nguồn tin Hiện nay, Trung tâm không sử dụng hình thức tra cứu truyền thống mà hoàn toàn tra cứu hiện đại. Hệ thống tra cứu hiện đại là tập hợp các CSDL về các đối tượng cần quản lý, được lưu giữ trên máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc khai thác dữ liệu được dễ dàng. Thông qua quá trình xử lý tài liệu, xây dựng CSDL Trung tâm đã tổ chức các điểm truy cập thông tin. Để tiến hành xây dựng các điểm truy cập tới nguồn tin Trung tâm tiến hành xử lý tài liệu. Xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung như sau: * Xử lý hình thức Việc xử lý hình thức tài liệu là công việc cần thiết của Trung tâm trước khi đưa tài liệu ra phục vụ bạn đọc. Khi tài liệu được đưa về sẽ được tiến hành biên mục nhằm mô tả tài liệu. Khi cán bộ xử lý sẽ ghi các yếu tố mô tả tài liệu trên phiếu biểu ghi MARC 21. Sau đó biểu ghi này được đưa vào nhập máy trên cơ sở phần mềm ILIB để có thể đưa ra lưu thông phục vụ bạn đọc. Trước khi đưa ra phục vụ, các dạng tài liệu truyền thống: giáo trình, sách tham khảo còn được tiến hành dán mã vạch, con chip điện tử, ký hiệu phân loại để bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu trên giá sách (Đặc biệt với phòng đọc kho mở) * Xử lý nội dung Bao gồm các hoạt động phân loại tài liệu, tóm tắt và định từ khoá cho tài liệu. Quá trình phân loại tài liệu của Trung tâm được tiến hành ngay sau khi nhập sách về, trước khi tiến hành biên mục. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng khung phân loại DDC để phân loại tài liệu, là Trung tâm thông tin chuyên ngành về giao thông vận tải nên các tài liệu chủ yếu về chuyên ngành mà trường đào tạo. K51 Thông tin – Thư viện 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Khâu xử lý tài liệu cụ thể tại Trung tâm bao gồm: Phân loại, Biên mục, Tóm tắt, Định chỉ số Cutter. ► Phân loại Phân loại là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Trung tâm tiến hành phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC. Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các bước sau: + Phân loại sơ bộ tài liệu: Khi có tài liệu cán bộ thư viện sẽ tiến hành phân loại sơ bộ theo chủ đề. Công việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho xác định chỉ số phân loại của tài liệu. + Phân tích chủ đề, nội dung tài liệu: Quá trình phân loại cán bộ phân loại phải phân tích chủ đề, nội dung tài liệu nhằm xác định tài liệu đó thuộc lĩnh vực khoa học nào. Trong bước này, cán bộ phân loại thường chú ý đến các yếu tố: nhan đề, lời nói đầu, mục lục, + Xác định ký hiệu phân loại cho tài liệu: Trên cơ sở phân tích tài liệu, cán bộ phân loại sẽ xác định cho tài liệu đó 1 chỉ số trong khung phân loại DDC. ► Biên mục tài liệu TT TT-TV ĐH GTVT chỉ tiến hành biên mục gốc không tiến hành biên mục sao chép. Biên mục gốc (biên mục tại chỗ) là quá trình tạo lập các biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các khổ mẫu, nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm nào đó quy định. Từ năm 2004 đến nay Trung tâm đã tiến hành triển khai áp dụng khổ mẫu biên mục MARC21. Quy trình biên mục tại Trung tâm: - Xây dựng phiếu tiền máy Phiếu tiền máy bao gồm các thông tin: chỉ thị trường, nhãn trường, trường con, tên gọi nhãn trường và trường con. Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được 6 phiếu tiền máy: + Phiếu nhập tin sách bộ K51 Thông tin – Thư viện 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm + Phiếu nhập tin sách lẻ + Phiếu nhập tin sách tập + Phiếu nhập tin báo, tạp chí + Phiếu nhập tin luận văn, luận án + Phiếu nhập tin bài trích. - Mô tả tài liệu trên phiếu tiền máy Tùy vào từng loại hình tài liệu, cán bộ biên mục sẽ lựa chọn phiếu nhập tin phù hợp. + Biên mục mô tả sách lẻ: Các yếu tố mô tả bao gồm như: chỉ số ISBN, giá tiền, mã ngôn ngữ tài liệu, mã nước xuất bản, chỉ số phân loại DDC, ký hiệu Cutter, tên tác giả, tên tài liệu, thông tin liên quan đến nhan đề tài liệu, các yếu tố xuất bản, các yếu tố vật lý (số trang, khổ cỡ, minh họa), tài liệu kèm theo, tùng thư, phụ chú, tiêu đề bổ sung, từ khóa, nơi lưu giữ. + Biên mục mô tả sách tập: bao gồm các yếu tố mô tả sách lẻ và các thông tin: chỉ số tập, nhan đề tập, địa chỉ xuất bản, nhan đề sách bộ và mã số biểu ghi của nguồn trích. + Biên mục mô tả sách bộ: các yếu tố mô tả tương tự như sách lẻ, khác ở trường 300$a là tổng số tập. Ngoài ra có thêm trường 774 bao gồm các yếu tố: tác giả chính, địa chỉ xuất bản, chỉ số tập, nhan đề tập, số trang và mã số biểu ghi. + Biên mục mô tả tạp chí: Hiện nay Trung tâm chỉ tiến hành biên mục mô tả tạp chí khi đã đóng quyển. Các yếu tố mô tả bao gồm: Giá tiền, chỉ số ISSN, ngôn ngữ tài liệu, mã nước xuất bản, ký hiệu tên tạp chí, chỉ số phân loại DDC, ký hiệu Cutter, tên tác giả, tên tạp chí, thông tin xuất bản, thông tin vật lý, định kỳ xuất bản, những thay đổi, từ khóa, thông tin lưu trữ, hiện trạng vốn tư liệu hiện có. + Biên mục mô tả luận văn, luận án và đề tài khoa học: Các yếu tố mô tả bao gồm: số đăng ký nhà nước, ngôn ngữ tài liệu, mã nước xuất bản, mã chuyên ngành, chỉ số phân loại DDC, ký hiệu Cutter, mã số báo cáo, tên tác giả, người K51 Thông tin – Thư viện 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm hướng dẫn, người phản biện, tên nhan đề, cấp luận văn/ luận án/ đề tài, nơi bảo vệ, năm bảo vệ, số lượng trang, khổ cỡ, tài liệu kèm theo, phụ chú, từ khóa, nơi lưu giữ. - Nhập dữ liệu trên máy Sau khi mô tả trên phiếu tiền máy xong, cán bộ biên mục tiếp tục nhập dữ liệu trên máy theo đúng như mô tả trên phiếu tiền máy để đưa vào tra cứu trên máy. Trước đây, Trung tâm tiến hành in kết quả dạng phiếu mục lục hay thư mục dạng sách theo chuẩn ISBD; tuy nhiên nhiều năm gần đây do không sử dụng mục lục truyền thống mà hoàn toàn tra cứu trên máy nên không in kết quả dạng phiếu mục lục. Giao diện nhập dữ liệu sách lẻ trên máy * Định từ khóa: Từ khóa là cụm từ ổn định, đơn nghĩa, được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và phục vụ cho việc tìm tin trong hệ thống tìm tin. Quy trình định từ khóa tại Trung tâm: - Phân tích và xác định chủ đề, nội dung tài liệu: Xác định tài liệu đề cập đến môn loại hay lĩnh vực khoa học nào, xác định đối tượng, phương diện K51 Thông tin – Thư viện 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm nghiên cứu. Để xác định được đối tượng, phương diện nghiên cứu, cán bộ thư viện thường quan tâm đến các yếu tố sau: nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, kết luận, - Lựa chọn từ khóa mô tả: Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phương pháp định từ khóa tự do, không có sự trợ giúp của các phương tiện kiểm soát từ vựng như: từ điển, từ chuẩn, Trên cơ sở xác định đối tượng, phương diện nghiên cứu, cán bộ thư viện lựa chọn từ khóa. - Trình bày từ khóa trong biểu ghi: Sau khi lựa chọn được từ khóa, cán bộ sẽ tiến hành sắp xếp từ khóa trong phiếu mô tả tài liệu. ► Tóm tắt Là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác, ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt. Hiện nay, Trung tâm tiến hành làm tóm tắt đối với tài liệu là luận văn, luận án. Quy trình làm tóm tắt tại TT TT-TV ĐH GTVT bao gồm các bước sau: - Đọc tài liệu gốc: Trong quá trình đọc tài liệu, cán bộ làm tóm tắt thường ưu tiên đọc các yếu tố sau: nhan đề tài liệu, mục lục, lời mở đầu, - Phân tích nội dung tài liệu: Do đặc thù của trường là đào tạo các ngành về khoa học kỹ thuật nên các công trình đề cập trong luận văn, luận án cũng mang tính chất “kỹ thuật”. Trên cơ sở đặc điểm, cấu trúc của tài liệu khoa học kỹ thuật, cán bộ làm tóm tắt tiến hành phân tích nội dung. - Biên soạn bài tóm tắt: Trên cơ sở những thông tin cần thiết thông qua đọc và phân tích nội dung tài liệu, cán bộ làm tóm tắt tiến hành biên soạn bài tóm tắt. ► Định chỉ số Cutter Việc định chỉ số Cutter tại Trung tâm được thực hiện rất đơn giản. Khi định chỉ số Cutter, cán bộ thư viện tiến hành các bước sau: + Xác định tên tác giả của tài liệu + Định chỉ số Cutter cho tên tác giả. K51 Thông tin – Thư viện 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Ví dụ: Tài liệu có tên tác giả là “Trần Đắc Sử” sẽ có chỉ số Cutter là: TR – S. Trường hợp tài liệu không có tác giả, chỉ số Cutter sẽ được định theo tên tài liệu. Ví dụ: Tài liệu “Khám phá Window XP” không có tác giả cụ thể thì chỉ số Cutter được xác định là: KHA. ► Các điểm truy cập thông tin. Thông qua quá trình xử lý tài liệu, Trung tâm đã tạo dựng các điểm truy cập thông tin. Phân hệ tra cứu OPAC (Online Public Access Catalog) giúp cho mọi đối tượng người dùng tin của Trung tâm khai thác các tài nguyên thông tin. OPAC là modul tra cứu mục lục trực tuyến giúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tài liệu có trong CSDL của Trung tâm và cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm (AND, OR, NOT). Phân hệ này có thể được tích hợp trên mạng Internet nhằm tạo ra môi trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin mọi lúc, mọi nơi. Bạn đọc có thể truy cập đến nguồn tin của Trung tâm thông qua các trường tìm kiếm với sự trợ giúp của máy tính điện tử và phần mềm quản lý thư viện (ILIB). Các trường tìm kiếm này bao gồm: + Nhan đề + Tác giả + Từ khóa + Chỉ số phân loại + Năm xuất bản K51 Thông tin – Thư viện 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.3.3 Bảo quản nguồn tin 2.3.3.1 Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu là chỉ những chính sách, hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và lưu giữ khỏi bị hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại; bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng: - Giữ gìn di sản văn hóa dân tộc và nhân loại, - Góp phần tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của thư viện, - Tiết kiệm ngân sách. ● Các nhân tố gây hủy hoại tài liệu - Nguyên nhân vật lý và hóa học: + Ánh sáng: Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các bộ sưu tập ở thư viện và cơ quan lưu trữ. Ánh sáng gây hư hại bằng nhiều cách: làm giấy phai màu, ố vàng hay xỉn đen Đồng thời ánh sáng cung cấp năng lượng cho những phản ứng hóa học có hại. Những tác động này sẽ gây hư hỏng tài liệu thư viện. + Nhiệt độ: Nhiệt độ là một trong những yếu tố gián tiếp gây hư hỏng tài liệu, nhiệt độ cao gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy gây ra hiện tượng mờ chữ, giấy khô giòn. Ngược lại, nhiệt độ thấp gây ẩm ướt tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển gây ra hiện tượng tài liệu mủn nát, ố mốc + Độ ẩm: Đây là nhân tố gây hủy hoại tài liệu rất nguy hiểm. Độ ẩm thấp dẫn đến hiện tượng giấy khô, giòn và độ ẩm cao tạo điều kiện sẽ làm gia tăng sự lão hóa tài liệu. + Chất lượng không khí: Các chất ô nhiễm cũng góp phần đáng kể làm hư hỏng tài liệu, hai dạng ô nhiễm chính là dạng khí và dạng bụi. Các khí gây ô nhiễm (khí đi-ô-xít sul-phua, khí pê-rô-xit, khí ô-xít-ni-tơ ) làm xúc tiến các phản ứng hóa học có hại dẫn đến hình thành a-xít trong tài liệu. Các chất ô K51 Thông tin – Thư viện 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm nhiễm dạng bụi chủ yếu bao gồm: bồ hóng, bụi than, bụi đất, có tác động gây bào mòn tài liệu. - Nguyên nhân sinh vật: Các loại sinh vật phá hủy tài liệu phổ biến như: vi khuẩn, nấm mốc, động vật. + Nấm mốc: Độ ẩm tương đối càng cao càng tạo điều kiện cho nấm mốc sinh sôi, nảy nở. Nấm mốc gây ra các hiện tượng tài liệu ố vàng, mờ chữ hoặc dính kết vào nhau. + Côn trùng: Các loại côn trùng chủ yếu gây phá hủy tài liệu như: mối, con rệp, gián, bọ Sự xâm hại của côn trùng gây ra hiện tượng tài liệu rách nát, bị bào mòn. + Động vật: Loài động vật phá hoại taì liệu đáng chú ý nhất là chuột. Mặc dù giấy không phải là thức ăn của chuột nhưng chúng thường cắn sách để làm tổ. Vì vậy tài liệu luôn là đối tượng phá hoại của chúng. - Thiên tai, hỏa hoạn: Thiên tai như bão lụt, động đất, sóng thần, hỏa họan, có sức phá hủy tài liệu rất lớn. Thiên tai, hỏa hoạn xảy ra, không chỉ một bộ phận thậm chí là toàn bộ tài liệu coa thể bị phá hủy. - Sự lão hóa của tài liệu: Bản thân tài liệu có thể tự bị hư hỏng sau một thời gian nhất định, đó là qua trình lão hóa. Quá trình này thực chất là quá trình biến đổi lý hóa sinh học ở tài liệu, làm giảm chỉ tiêu bền vững cơ học trong giấy và có thể chuyển màu giấy. - Tác động của con người: Tài liệu bị hư hỏng một phần lớn liên quan đến ý thức của con người trong qua trình sử dụng. Sự cẩu thả của bạn đọc cũng như của cán bộ thư viện sẽ làm tài liệu bị biến dạng: rách nát, hoen ố, ● Một số biện pháp bảo quản tài liệu tại Trung tâm ► Đảm bảo môi trường bảo quản: Để đảm bảo vệ sinh môi trường, Trung tâm đã áp dụng một số biện pháp sau: - Trung tâm đã bố trí tại các phòng (bao gồm cả phòng đọc và phòng mượn) hệ thống đèn, các thiết bị quạt thông gió, điều hòa nhằm duy trì ánh sáng và nhiệt độ thích hợp. K51 Thông tin – Thư viện 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Hệ thống giá kệ bố trí nơi cao ráo, thoáng mát. Khung giá được làm bằng sắt quét sơn chống rỉ, tài liệu được bố trí xa trần nhà, xa tường và nền nhà. Biện pháp này đã tránh cho tài liệu khỏi bị ẩm ướt, nấm mốc ít có cơ hội sinh sôi và phát triển. - Các kho được thiết kế hứng được ánh sáng tự nhiên, đồng thời thiết kế hệ thống chiếu sáng nhân tạo để đảm bảo ánh sáng. ►Kiểm tra, phục chế tài liệu: Đây là biện pháp quan trọng nhằm bảo quản lâu dài kho sách của thư viện, Trung tâm thường xuyên quan tâm đến công việc đóng và sửa chữa tài liệu. Những tài liệu bị rách nát, xuống cấp sẽ được đóng bìa và dán gáy. Đối với các tài liệu quý hiếm, độc bản ở trong tình trạng xấu, Trung tâm dùng bản sao chụp để tránh hư hỏng tài liệu gốc. ► Giáo dục ý thức bạn đọc: Bạn đọc là người trực tiếp sử dụng tài liệu, có tác động rất lớn đến việc bảo quản vốn tài liệu. Do vậy Trung tâm đã tiến hành các biện pháp tuyên truyền, giáo dục bạn đọc: - Trực tiếp: Cán bộ thư viện nhắc nhở bạn đọc khi tiếp xúc tài liệu trong quá trình mượn – trả. - Gián tiếp: thông qua các hình thức như nội quy thư viện, triển lãm tài liệu, bản tin, thông qua giáo viên, - Hình thức xử lý vi phạm: khi bạn đọc làm mất hoặc hư hỏng tài liệu phạt tiền, thu thẻ. Tùy vào mức độ mà áp dụng các hình thức xử phạt hợp lý. ► Chống vi sinh vật và côn trùng: Vi sinh vật và côn trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu. Để phòng chống các loại vi sinh vật và côn trùng, Trung tâm đã áp dụng một số biện pháp: - Để các mồi nhử mối và bẫy chuột - Vệ sinh kho đều đặn, định kỳ. Phun thuốc chống mối mọt và côn trùng. ► Phòng chống hỏa hoạn: Sách là tài liệu dễ cháy vì vậy phòng chống hỏa hoạn là công việc cần thiết trong công tác bảo quản tài liệu. Trung tâm đã rất quan tâm đến công tác phòng cháy: K51 Thông tin – Thư viện 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Không mang lửa và các chất dễ cháy nổ vào trong kho sách - Bố trí đèn, quạt đúng quy định để tránh bốc cháy - Tránh hỏa họan do sự cố về điện bằng cách đặt dây điện trong ống nhựa, dùng đèn huỳnh quang. - Lắp đặt hệ thống, trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy như: hệ thống báo cháy tự động, trang bị các bình dập lửa. 2.3.3.2 Công tác kiểm kê tài liệu Kiểm kê tài liệu là việc đối chiếu tài liệu có trong thư viện với sổ đăng ký tài sản và những chứng từ khác. Quá trình kiểm kê có ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan TT-TV: - Xác định hiện trạng vốn tài liệu (Liên quan các vấn đề: Sổ đăng ký cá biệt, vốn tài liệu hiện có, mục lục ), - Kiểm tra lại toàn bộ quá trình chuẩn bị trước khi phục vụ (bổ sung, đăng ký, xử lý, tổ chức sắp xếp), - Thẩm tra lại nội dung và đánh giá tài liệu. Tại Trung tâm, công tác kiểm kê được tiến hành theo định kỳ. Thực tế hiện nay công tác kiểm kê tài liệu tại Trung tâm được tiến hành thủ công, phương pháp kiểm kê là đếm tài liệu. Việc kiểm kê tự động chưa được thực hiện. 2.4 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 2.4.1 Công tác bổ sung Công tác bổ sung là quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư viện đó và của xã hội ( Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện). K51 Thông tin – Thư viện 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.4.1.1 Chính sách bổ sung Bất kỳ một cơ quan TT-TV nào muồn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đều quan tâm đến xây dựng được nguồn tin phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức, phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin. Việc xây dựng nguồn tin cần có cơ sở nhất định, cơ sở lựa chọn tài liệu để bổ sung vào nguồn tin là những nguyên tắc, quy tắc thể hiện trong chính sách bổ sung nguồn tin. Chính sách bổ sung nguồn tin là một tài liệu thành văn công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin quy định các phương thức, cách thức xây dựng nguồn tin của cơ quan. Một chính sách phát triển nguồn tin phải bao quát được các vấn đề sau: - Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện; nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tin, tư liệu mà thư viện đang có ý định xây dựng. - Đưa ra những hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể. - Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cũng như các tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tư liệu các tài liệu không còn phù hợp. - Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trường hợp có biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển nguồn tin, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của cá nhân khi lựa chọn tài liệu. - Đảm bảo sự cân đối, hài hòa giữa các loại hình tài liệu như: sách, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử. - Giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả. Để tiến hành bổ sung nguồn tin các cơ quan cần xây dựng kế hoạch bổ sung. Kế hoạch bổ sung bao gồm kế hoạch bổ sung hiện tại và kế hoạch bổ sung tương lai. K51 Thông tin – Thư viện 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Kế hoạch bổ sung hiện tại là kế hoạch bổ sung hàng quý, hàng năm trên cơ sở diện bổ sung nhưng có đưa thêm những chi tiết liên quan đến sự kiện chính trị, kinh tế, văn hóa quan trọng của địa phương, đất nước và thế giới. - Kế hoạch bổ sung tương lai (từ 5 năm trở lên): xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt được của công tác bổ sung nguồn tin (từng bộ phận, ngân sách ). TT TT-TV ĐH GTVT HN đã xây dựng kế hoạch bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài liệu liên quan đến chuyên ngành đào tạo của trường và nhu cầu của bạn đọc. Thư viện thực hiện chính sách ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ cho các chuyên ngành đặc thù của trường. Đặc biệt, Trung tâm ưu tiên các tài liệu của các khoa lớn trong trường như: Công trình, Cơ khí, Kinh tế 2.4.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung Ngay từ khi thành lập trường Đại học Giao thông vận tải, Trung tâm đã bắt tay vào công tác bổ sung nguồn tin dưới hình thức bổ sung ban đầu. Đây là nguồn tin đặc biệt quan trọng cùng sự tồn tại và phát triển của Trung tâm. Bổ sung ban đầu quyết định cơ cấu, thành phần, số lượng cũng như chất lượng ban của nguồn tin. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng bạn đọc mà Trung tâm đã xây dựng được vốn sách hạt nhân của mình. Bổ sung ban đầu kết thúc khi thư viện bắt đầu mở cửa phục vụ bạn đọc. Cùng với hình thức bổ sung ban đầu, Trung tâm tiến hành bổ sung hiện tại tiến hành trong suốt quá trình hoạt động. Hình thức này đã cung cấp cho Trung tâm một khối lượng lớn tài liệu theo kịp sự phát triển của xã hội. Đối tượng tài liệu mà Trung tâm hướng tới trong quá trình bổ sung hiện tại là những xuất bản phẩm trong năm và một vài năm trước đó hiện đang bán trên thị trường. Ngoài việc bổ sung thường xuyên Trung tâm còn áp dụng hình thức bổ sung hoàn bị. Đó là hình thức bổ sung nguồn tin cần nhưng còn thiếu, hoặc những nguồn tin đã có nhưng mất hoặc hỏng mà đang có yêu cầu sử dụng. Để bổ sung hoàn bị, Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có giá trị và thanh lý những tài liệu không sử dụng. K51 Thông tin – Thư viện 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Để lựa chọn những tài liệu phù hợp trong quá trình bổ sung nguồn tin, Trung tâm đã dựa trên các nguyên tắc sau: - Tính Đảng: Đây là nguyên tắc đầu tiên chỉ đạo trong công tác bổ sung nguồn tin. Trong quá trình lựa chọn tài liệu đưa vào nguồn tin, Trung tâm luôn chú ý và đảm bảo nguồn tin phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng. Đó là việc bổ sung các tài liệu như: chủ nghĩa Mác – Lênin, giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, tài liệu của Đảng, - Tính khoa học: Bổ sung nguồn tin phải dựa trên cơ sở của những luận chứng khoa học, tiến hành trong điều kiện tối ưu, có tính đến ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Để đảm bảo tính khoa học trong bổ sung nguồn tin, Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu phương hướng phát triển nguồn tin phù hợp với thay đổi nhu cầu tin của người dùng tin; lập kế hoạch; phân công lao động; ứng dụng công nghệ tiến và lựa chọn kỹ nguồn tin. - Tính phù hợp: Trong quá trình phát triển nguồn tin chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng tới nội dung, thành phần nguồn tin, đồng thời xem xét mối liên hệ với các đơn vị khác trên cùng địa bàn hoạt động. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng như: Về chủ quan là trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang thiết bị Về khách quan là nhu cầu tin của người dùng tin, thị trường thông tin, Hiện nay, Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu nhu cầu người dùng tin và thị trường thông tin nhằm bổ sung nguồn tin sao cho phù hợp nhất. - Tính đầy đủ: Bổ sung nguồn tin là nhằm phục vụ người dụng tin, vì thế mức độ đầy đủ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin càng lớn. Thực hiện được nguyên tắc này rất phức tạp ngay cả những cơ quan TT-TV lớn với nguồn kinh phí dồi dào. Tuy nhiên, trong quá trình bổ sung nguồn tin Trung tâm đã cố gắng đáp ứng đầy đủ những tài liệu cần thiết nhất cho từng ngành đào tạo của trường ĐH GTVT HN. - Tính hiệu quả: Mục đích thực hiện là nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hình thành nguồn tin với chi phí thấp, tốn ít thời gian và công sức. K51 Thông tin – Thư viện 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Nhìn chung việc bổ sung nguồn tin của Trung tâm đã phát huy được tính hiệu quả. Với nguồn kinh phí không ổn định và hạn chế do Nhà trường cấp, Trung tâm đã nghiên cứu để bổ sung nguồn tin thiết thực nhất, phấn đấu sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách Nhà trường. 2.4.1.3 Nguồn bổ sung Nguồn tin của Trung tâm được bổ sung từ 2 nguồn chính là nguồn phải trả tiền và nguồn không phải trả tiền  Nguồn phải trả tiền: Hàng năm, Trung tâm được cấp một khoản kinh phí cho việc mua tài liệu, tuy nhiên khoản kinh phí này không ổn định. Những tài liệu mua bao gồm: sách và báo, tạp chí. + Nguồn mua sách: Sách là loại tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong Trung tâm. Sách ở đây bao gồm sách giáo trình, sách tham khảo và sách ngoại văn, việc đặt mua sách chủ yếu dựa vào nhu cầu tin của bạn đọc và căn cứ vào danh mục giới thiệu sách của các Nhà xuất bản (Nxb). Quy trình bổ sung tài liệu tại TT TT-TV ĐH GTVT HN được thực hiện qua các bước sau: Khảo sát Căn cứ danh mục Lựa chọn nhu cầu tin giới thiệu sách mới tài liệu của Nhà xuất bản Gửi Nhà trường Tập hợp tài liệu và Tra trùng xét duyệt cân đối ngân sách Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua tài liệu K51 Thông tin – Thư viện 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Khảo sát nhu cầu tin: Trung tâm căn cứ vào nhu cầu của cán bộ giảng viên và sinh viên để tìm hiểu nhu cầu tin. Công việc khảo sát nhu cầu tin thường được thực hiện thông qua hình thức phát phiếu bảng hỏi và phân tích phiếu yêu cầu. - Căn cứ danh mục giới thiệu sách mới của Nxb: Khi xác định được nhu cầu tin, Trung tâm sẽ dựa vào danh mục giới thiệu sách mới của các Nhà xuất bản để đặt mua tài liệu, chủ yếu là: Nxb Giao thông vận tải, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Nxb Bưu chính viễn thông - Lựa chọn tài liệu: Dựa trên danh mục các sách mới của các Nxb, Trung tâm tiến hành kiểm tra, sàng lọc nhằm lựa chọn những tài liệu phù hợp và thiết thực nhất. Việc lựa chọn và đánh giá tài liệu chủ yếu thông qua tên sách đây chỉ là bước lựa chọn ban đầu nhằm chuẩn bị cho việc tra trùng tài liệu. - Tra trùng: Sau khi lựa chọn tài liệu, Trung tâm thực hiện tra trùng, có nghĩa là xem tài liệu đã có trong CSDL chưa. Trường hợp tài liệu đã có trong CSDL, Trung tâm sẽ xem xét nhu cầu tin: nếu có nhu cầu sẽ bổ sung, nếu không có nhu cầu sẽ loại bỏ. Trường hợp tài liệu không có trong CSDL, Trung tâm sẽ lựa chọn để mua. - Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách: Tài liệu sau khi tra trùng sẽ được tập hợp thành danh sách. Danh sách tài liệu bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nxb - Gửi Nhà trường xét duyệt: Danh sách tài liệu đặt mua được tập hợp, trình nhà trường và chờ ký xét duyệt. - Nhận xét duyệt và làm thủ tục đặt mua tài liệu: Sau khi Nhà trường duyệt, Trung tâm sẽ được cấp kinh phí và làm các thủ tục cần thiết cho việc đặt mua tài liệu. Căn cứ vào vào danh mục giới thiệu sách mới Trung tâm đã tiến hành chọn mua sách. Tổng số lượng sách bổ sung trong 2 năm học 2007 – 2008 và 2008 – 2009 như sau: K51 Thông tin – Thư viện 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Năm học Số lượng đầu sách Số lượng cuốn 2007 - 2008 16 6200 2008 - 2009 5 1900 + Nguồn mua báo, tạp chí: Báo và tạp chí là những xuất bản phẩm định kỳ nên được Trung tâm bổ sung đều đặn hàng năm. Đối với các báo và tạp chí Việt ra hàng ngày, Trung tâm tiến hành bổ sung theo ngày, các loại báo và tạp chí giải trí trong nước thường được đặt mua như: Nhân dân, Việt Nam new, Thanh niên, Gia đình và xã hội, Tiền phong, Lao động, Đại đoàn kết, Tạp chí truyền hình, Tiếp thị và gia đình, Báo chí chuyên ngành chủ yếu gồm: Đầu tư, Giao thông vận tải, Đường sắt, Kinh tế Việt Nam, Báo và tạp chí chuyên ngành tiếng nước ngoài mua ít hơn do hạn chế về ngoại ngữ của bạn đọc. Kinh phí cho bổ sung báo, tạp chí tính trung bình hàng năm là: - Báo, tạp chí Việt : 40 triệu đồng/ năm - Báo, tạp chí ngoại: 465 triệu đồng/ năm Có thể thấy kinh phí bổ sung hàng năm cho báo, tạp chí ngoại lớn hơn rất nhiều so với báo chí trong nước.  Nguồn không phải trả tiền + Nguồn lưu chiểu: Hàng năm, Trung tâm đã tổ chức các hội nghị, hội thảo, báo cáo khoa học cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường. Hoạt động này nhằm nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo đồng thời góp phần xây dựng nguồn tài liệu nội sinh bổ sung vào nguồn tin của Trung tâm. Các dạng tài liệu ở đây bao gồm: luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, báo cáo khoa học Cho đến nay, Trung tâm đã bổ sung được 34 cuốn luận án tiến sỹ, 1.102 cuốn luận văn thạc sỹ, 542 đề tài nghiên cứu khoa học. K51 Thông tin – Thư viện 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Với các tài liệu xám trong trường, Trung tâm đã thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình là lưu giữ và bảo quản nguồn tin hiệu quả. Đồng thời, Trung tâm ngày càng đáp ứng nhu cầu cao của bạn đọc. + Thư viện tự in sách: Giáo trình, bài giảng chiếm một khối lượng lớn trong nguồn bổ sung. Tuy nhiên, những tài liệu này chủ yếu do giáo viên trong trường biên soạn và gửi thư viện in thành sách. Giáo trình và bài giảng rất ít mua ngoài, nếu có thì chủ yếu là các tài liệu mà các bộ môn trong trường không viết được như: Giáo trình Kinh tế - Chính trị , Giáo trình Triết học Mác – Lênin, Giáo trình Tư tưởng Hồ Chí Minh Sách do thư viện in được tập trung tại xưởng in, khi có nhu cầu sẽ bổ sung. Từ năm 2007 đến năm 2009 tổng số sách được bổ sung tại xưởng in như sau: Năm Số lượng đầu sách Số lượng cuốn 2007 15 23.075 2008 18 19.135 2009 4 4.240 Nhìn vào số liệu trên có thể thấy tổng số lượng đầu và số lượng cuốn sách bổ sung tại xưởng in từ năm 2007 đến năm 2009 đã giảm đáng kể. + Nguồn biếu, tặng: Một số cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thường xuyên gửi tặng tài liệu cho TT TT-TV ĐH GTVT HN. Trung tâm đã nhận được nhiều tài liệu biếu tặng từ các cơ quan như: Trung tâm Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia, Nxb Giao thông vận tải, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ giao thông vận tải Nguồn này bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu ngoại văn. Tuy nhiên, không phải tất cả đều có giá trị sử dụng và phù hợp, có nhiều tài liệu cũ và nội dung lỗi thời. K51 Thông tin – Thư viện 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.4.1.3 Kinh phí bổ sung + Kinh phí từ Nhà trường: Hoạt động của Trung tâm nhằm phục vụ cho trường ĐH GTVT HN, do đó nguồn kinh phí cho bổ sung chủ yếu từ Nhà trường. Là thư viện trực thuộc trường đại học nên khoản kinh phí được quản lý bởi nhà trường. Hàng năm, Hiệu trưởng xét duyệt yêu cầu của Ban Giám đốc Trung tâm về kinh phí cho việc bổ sung nguồn tin, trang thiết bị máy móc Nhận thức được vai trò của nguồn tin nên lãnh đạo trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đã dành một khoản kinh phí cho hoạt động bổ sung nguồn tin, phục vụ cho hoạt động thông tin – thư viện. Tuy nhiên, kinh phí Nhà trường cho bổ sung hàng năm không ổn định, tùy thuộc vào điều kiện của từng năm, vào chương trình đào tạo mà Nhà trường xét duyệt kinh phí. + Nguồn kinh phí khác: Trong quá trình hoạt động, Trung tâm có thu phí như: phí làm thẻ, phí sử dụng một số các dịch vụ, lệ phí làm mất hoặc hư hỏng tài liệu Nguồn này không nhiều nhưng cũng đóng góp vào kinh phí hoạt động nói chung và kinh phí bổ sung tài liệu nói riêng của Trung tâm. Ngoài ra, Trung tâm cũng nhận được nguồn kinh phí từ các tổ chức, cơ quan và cà nhân tặng biếu để mua tài liệu. 2.4.2 Công tác phối hợp bổ sung và trao đổi, chia sẻ nguồn tin Trong bối cảnh “xã hội bùng nổ thông tin”, vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin có ý nghĩa rất quan trọng. Ở nước ta, các cơ quan TT-TV đang có xu hướng liên kết trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau. Tổ chức phối hợp bổ sung và trao đổi chia sẻ nguồn tin là sự liên kết giữa các cơ quan TT-TV độc lập lại với nhau thành một hệ thống TT-TV toàn diện. Lợi ích của việc phối hợp bổ sung: - Tránh mua những bản trùng không cần thiết - Tạo ra mức độ đầy đủ cao của vốn nguồn tin - Tiết kiệm ngân sách, cán bộ, kho tàng - Tạo sự thống nhất về nghiệp vụ trong mô tả và phân loại nguồn tin. K51 Thông tin – Thư viện 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Công tác phối hợp trao đổi và chia sẻ nguồn tin chịu sự tác động của nhiều yếu tố như: - Sự tăng trưởng các sản phẩm thông tin: Thông tin luôn có sự thay đổi trong không gian và thời gian, tạo ra sự tăng trưởng nhanh - Tin học hóa và công nghệ thông tin thay đổi: Trước đây các cơ quan TT- TV ít sử dụng phương tiện tin học và công nghệ thông tin, ngày nay các cơ quan này đã sử dụng phổ biến ứng dụng những thành tựu của tin học và công nghệ thông tin. Các cơ quan đã xây dựng mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), hoặc kết nối mạng quốc tế (INTERNET). Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo ra những ứng dụng quan trọng trong các cơ quan TT-TV: xử lý, lưu trữ và truền tải thông tin. - Ngân sách bổ sung nguồn tin hạn định: Ngân sách cấp cho cơ quan TT- TV là ngân sách Trường ĐH GTVT HN – ngân sách này không ổn định và hạn chế. Với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, thì việc mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước là điều cần thiết. Hiện nay, Trung tâm cũng đã và đang phát triển nguồn tài liệu trao đổi, biếu tặng với một số thư viện và cơ quan thông tin trong và ngoài nước: Trung tâm Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia, Nxb Giao thông vận tải, Thư viện Quốc gia Việt Nam Những mối quan hệ hợp tác trao đổi này đã tạo điều kiện cho việc phát triển nguồn tin của cơ quan. Nó góp phần làm đa dạng, phong phú nguồn tin. Tuy nhiên, tại TT TT-TV ĐH GTVT HN vấn đề chia sẻ mang tính hệ thống có thể nói chưa có. Mặc dù là một thư viện hiện đại nhưng TT TT-TV ĐH GTVT HN chưa xây dựng được trang Web riêng. Trung tâm đã xây dựng được trang tra cứu trực tuyến OPAC nhưng chỉ nằm trong mạng LAN. Do đó vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin còn rất hạn chế. Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác phối hợp bổ sung, Trung tâm đang cố gắng mở rộng hơn nữa các mối quan hệ nhằm đưa nguồn tin ngày càng phát triển. K51 Thông tin – Thư viện 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 2.4.3 Công tác thanh lý tài liệu Thanh lý là công việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, những sách ít được sử dụng và những tài liệu không dùng được nữa (Theo quan điểm của H.F.Mc Graw). Thanh lý tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với cơ quan TT-TV: - Nâng cao chất lượng kho tin - Tiết kiệm diện tích kho - Giảm chi phí bảo quản nguồn tin. Tại Trung tâm, công tác thanh lý được thực hiện bao gồm cả định kỳ và không định kỳ. Đối với báo ngày, tạp chí (tạp chí giải trí và tạp chí chuyên ngành) sau 2 năm tiến hành thanh lý. Đối với loại hình tài liệu là sách thì công tác thanh lý không định kỳ. Sách quá cũ và rách nát , lạc hậu, lỗi thời về nội dung, không dùng nữa sẽ được gom và thanh lý. Danh sách những tài liệu thanh lý được Trung tâm trình Nhà trường kiểm tra và phê duyệt. 2.5. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm. 2.5.1 Sử dụng phƣơng tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào công tác tổ chức và phát triển nguồn tin Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ đã tạo ra nhiều ứng dụng quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện. Hiện nay, Trung tâm đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật, công nghệ hiện đại: + Phục vụ công tác xử lý nghiệp vụ: máy tính điện tử, điều hòa, máy quét + Công tác phục vụ bạn đọc: máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, điều hòa, hệ thống camera theo dõi, hệ thống máy quét thẻ tự động, hệ thống cổng từ, thẻ từ. Hiện nay, Trung tâm có 17 máy chủ để quản lý dữ liệu, ví dụ: máy chủ phục vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lý việc sử dụng email, máy chủ quan lý cổng thông tin ; 107 máy trạm phục vụ tra cứu và khai thác thông tin. Đặc biệt, Trung tâm có ứng dụng công nghệ K51 Thông tin – Thư viện 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm RFID tại các phòng đọc tự chọn đều được lắp đặt hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp pháp. Các phòng này được trang bị 2 ăng ten phát sóng kích hoạt các thẻ RFID và nhận các thông tin từ các thẻ RFID. RFID tags – thẻ RFID mềm mỏng có chứa chíp vi xử lí, dùng để gán vào mặt sau của trang bìa cuối tài liệu. 2.5.2. Ứng dụng phần mềm quản lý thƣ viện Năm 2004 chiển khai dự án mức C, Trung tâm đã ứng dụng đồng thời 2 phần mềm thư viện lớn của CMC là: + Phầm mềm quản lý dữ liệu số DLIB: Giúp Trung tâm xây dựng và quản lý tài nguyên số, tiến hành phục vụ cho bạn đọc không chỉ với những tài liệu truyền thống dạng giấy mà còn bằng số hóa, chỉ cần máy tính bạn đọc có thể truy cập và sử dụng. + Giải pháp phần mềm thư viện điện tử ILIB của CMC: được ứng dụng trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tại Trung tâm và có thể tự động hóa các khâu trong hoạt động của mình. ► Tổng quan về phần mềm ILIB ILIB là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện Việt Nam do CMC nghiên cứu và phát triển. ILIB quản trị các quy trình của một thư viện hiện đại như: bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm định kỳ, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, quản lý bạn đọc. Các Module này được tích hợp trong một hệ thống nhất, có thể lưu thông, tương tác lẫn nhau dễ dàng. ILIB cung cấp những tính năng mạnh như: + Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt có khả năng tra cứu toàn văn. Đồng thời hỗ trợ đa ngôn ngữ, khả năng xử lý tiếng Việt, + Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục: ISBD, AACR2, TCVN 4743-89, cũng như các khung phân loại DDC, BBK, UDC, LCC, + Hỗ trợ chuẩn biên mục theo UNIMARC, MARC21 + Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet + Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50 K51 Thông tin – Thư viện 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm + Quản lý dữ liệu số hóa – cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy cập, lưu giữ các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, + Tích hợp thiết bị: mã vạch, thiết bị từ sang radio (RFID), máy in, + Nhập/ xuất biểu ghi theo UNIMARC, MARC21 + Có thể chạy trên môi trường và hệ điều hành khác nhau: Microsoft Window NT, MS Window 2000, Giao diện phần mềm ILIB ►Phần mềm quản lý dữ liệu số DLIB Việc ứng dụng phần mềm này giúp Trung tâm có thể phục vụ bạn đọc tra cứu và đọc tài liệu số. Bạn đọc có thể truy cập dữ liệu số của Trung tâm thông qua màn hình sau: K51 Thông tin – Thư viện 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Giao diện màn hình tra cứu dữ liệu số Giao diện màn hình đọc dữ liệu số K51 Thông tin – Thư viện 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm ►Xây dựng cơ sở dữ liệu Sau khi cài đặt phần mềm ILIB, Trung tâm đã tiến hành xây dựng các CSDL. Hiện nay, Trung tâm xây dựng được các CSDL sách, luận án, luận văn, báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu tham khảo với hàng nghìn biểu ghi phục vụ cho bạn đọc tra cứu và sử dụng bằng ILIB và DLIB. Đơn vị cấu thành CSDL là các biểu ghi. Biểu ghi là các dữ liệu về một đơn vị tài liệu (trường, trường con) nhằm tạo tính thống nhất trong toàn bộ CSDL. Hiện nay, trung tâm đã xây dựng được các CSDL thư mục và CSDL toàn văn khá lớn: CSDL thư mục bao gồm Stt Loại tài liệu Số lượng (Biểu ghi) 1 Sách 12.971 2 Báo, tạp chí 403 3 Báo, tạp chí đóng 1.106 quyển 4 Luận văn, luận án, đề 1.144 tài NCKH 5 Sách lưu chiểu 732 CSDL toàn văn gồm : Giáo trình: 50 đầu tên giáo trình Luận văn, luận án: 942 đầu tên. K51 Thông tin – Thư viện 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Ngoài ra, năm 2002, theo dự án mức C “Xây dựng trung tâm tài nguyên thông tin điện tử”, Trung tâm đã mua 8 CSDL chuyên ngành bằng tiếng Anh, các CSDL này hiện nay đã hết hạn sử dụng online, chỉ còn 2 CSDL bạn đọc có thể khai thác offline: + CSDL tiêu chuẩn về GTVT của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI), là CSDL của nhà xuất bản Britesh Standard Institution . CSDL này gồm có các tạp chí chuyên ngành: Journal of Biomechanical Engineering Journal of Applied Mechanics (Tạp chí về cơ học ứng dụng) + Sách điện tử KNOVEL: Engineering Subject Area Collection của nhà xuất bản Knovel. CSDL này bao gồm 377 cuốn sách điện tử tương tác với các chủ đề chính: - Điện và kỹ thuật điện - Vật liệu xây dựng và xây dựng dân dụng - Cơ học và kỹ thuật cơ học - Môi trường và công nghệ môi trường - Kỹ thuật tổng quát - Điện tử và chất bán dẫn - Kỹ thuật hàng không và radar - Interactive Deep Searching Tichnolog Ứng dụng phần mềm ILIB đã tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm bổ sung, xử lý tài liệu, tạo dựng các điểm truy cập thông tin cũng như tạo cơ sở để tổ chức nguồn tin một cách nhanh chóng, hợp lý, giúp bạn đọc có thể khai thác thông tin dễ dàng và thuận tiện. K51 Thông tin – Thư viện 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm CHƢƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 3.1 Nhận xét và đánh giá thực trạng tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 3.1.1 Những ƣu điểm Hoạt động của Trung tâm thường xuyên được sự quan tâm, giúp đỡ của ban lãnh đạo trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. Công tác tổ chức và phát triển nguồn tin được Trung tâm chú ý thực hiện. Mục đích chính của những hoạt động này là giúp bạn đọc có thể khai thác hiệu quả nguồn tin của Trung tâm. + Nhà trường luôn chú trọng đến đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho hoạt động Thông tin – Thư viện. + Đội ngũ cán bộ phần lớn đều có trình độ đại học về chuyên ngành thông tin – thư viện. Đây là cơ sở góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động TT-TV. + Trang thiết bị kỹ thuật khá đầy đủ và hiện đại. Hiện nay, tất cả các hoạt động tại Trung tâm đều được ứng dụng những tiện ích của tự động hóa, các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm, theo chuẩn của của thư viện thế giới (khung phân loại DDC, tiêu chuẩn ISBD, biên mục theo khổ mẫu MARC21). Đây là tiền đề, cơ sở để Trung tâm tiến hành giao lưu, trao đổi với các thư viện trong và ngoài nước, góp phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc. + Tổ chức các điểm truy cập thông tin và xây dựng bộ máy tra cứu theo hướng hiện đại hóa. Trung tâm hoàn toàn sử dụng hình thức tra cứu hiện đại, với hình thức này bạn đọc có thể dễ dàng tìm kiếm cũng như khai thác tài liệu. + Hình thức tổ chức kho mở tại Trung tâm cho phòng đọc tại chỗ tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin tiếp cận với nguồn tin một cách nhanh chóng. K51 Thông tin – Thư viện 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Đồng thời, việc tổ chức kho mở sẽ giúp cho việc chủ động trong quá trình tìm kiếm thông tin, kích thích được nhu cầu tin của người sử dụng. + Tài liệu được sắp xếp với sự kết hợp giữa ký hiệu phân loại và chỉ số Cutter tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. + Công tác bảo quản nguồn tin đã được chú trọng. Trung tâm đã đầu tư và áp dụng nhiều biện pháp nhằm bảo quản nguồn tin, tránh sự mất mát cũng như hư hỏng. + Trung tâm chú trọng nâng cao chất lượng nguồn tin thông qua việc thanh lý những tài liệu rách nát, hư hỏng và không hoặc ít có giá trị sử dụng. + Cung cấp các tài liệu hướng dẫn, bảng chỉ dẫn, các quy định, quyền lợi và nghĩa vụ của bạn đọc/ người dùng tin tại Trung tâm. + Bổ sung nguồn tin luôn chú trọng vào chương trình đào tạo của Nhà trường cũng như nhu cầu của bạn đọc, bởi vậy đã thu hút được bạn đọc đến với Trung tâm. + Với việc ứng dụng phần mềm ILIB và DLIB trong hoạt động thư viện, Trung tâm đã tin học hóa được các khâu công tác chuyên môn nghiệp vụ. Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp ILIB đã phát huy nhiều tiềm năng như: tra cứu tìm tin trực tuyến – OPAC, lưu thông, biên mục, quản lý kho, quản lý người dùng, bổ sung tài liệu Đặc biệt phần mềm ILIB đã tạo điều kiện nâng cao chất lượng xử lý thông tin, từ đó xây dựng được nhiều điểm truy cập thông tin, giúp bạn đọc có thể tìm tin nhanh chóng thông qua phân hệ tra cứu OPAC; tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình bổ sung tài liệu. Cán bộ bổ sung có thể dễ dàng tra trùng trong CSDL của Trung tâm và tạo lập đơn đặt mua tài liệu bổ sung vào nguồn tin. + Ngoài ra, việc tin học hóa trong hoạt động thông tin – thư viện tạo cơ hội cho TT TT-TV ĐH GTVT HN có thể thường xuyên mở rộng quan hệ, giao lưu, hợp tác với các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước. Đây là cơ sở để làm tăng nguồn tài liệu trao đổi, biếu tặng, đồng thời cũng là tạo điều kiện cho Trung tâm thực hiện chính sách phát triển nguồn tin hiệu quả hơn. K51 Thông tin – Thư viện 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 3.1.2 Những hạn chế Bên cạnh những thuận lợi, việc tổ chức và phát triển nguồn tin của Trung tâm còn có những hạn chế: + Việc chỉ đạo nghiệp vụ từ cấp trên chưa được thường xuyên. + Vốn tài liêụ chưa đươc̣ bổ sung thườ ng xu yên do kinh phí của nhà trườ ng còn haṇ hep̣ . Đặc biệt, kinh phí cho việc bổ sung tài liệu chuyên ngành ngoại văn hàng năm rất lớn (trung bình 130 triệu đồng/ năm), tuy nhiên do hạn chế về ngoại ngữ của bạn đọc nên số tài liệu này rất ít được sử dụng. Điều này không những gây lãng phí tài nguyên thông tin mà còn lãng phí kinh phí của Nhà trường. + Mục lục tra cứu OPAC của Trung tâm chưa được triển khai trên mạng Internet, việc khai thác và sử dụng tài liệu điện tử chỉ trong mạng cục bộ của trường (mạng LAN). Điều này đã hạn chế việc khai thác cũng như sử dụng tài nguyên thông tin của bạn đọc. + Trung tâm có mua các CSDL của nước ngoài, trong đó có cả luận án, luận văn của các cán bộ, giảng viên trong trường (bằng tiếng Anh). Chúng thực sự là CSDL cần thiết cho mỗi người dùng tin trong thời gian này và trong cả thời gian tới. Tuy nhiên, rất ít người dùng tìm đọc và có thể đọc được những cơ sở dữ liệu bằng Tiếng Anh và cũng chưa có nhiều người biết có sự tồn tại của loại CSDL này. + Việc tra cứu tài liệu và tiến hành mượn/ trả đều được thực hiện thông qua máy tính và phần mềm quản lý thư viện. Tuy nhiên, khi gặp sự cố mất điện hoặc lỗi mạng, bạn đọc không thể tra tìm cũng như mượn tài liệu. + Vấn đề bảo quản tài liệu còn những bất cập như: tài liệu ẩm mốc, bụi Số lượng sách xuống cấp nhiều, ảnh hưởng đến việc sử dụng của sinh viên. + Chia sẻ nguồn tin chưa thực sự được chú ý, chưa mang tính hệ thống. + Trung tâm được trang bị số lượng máy tính khá nhiều, song trên thực tế có rất nhiều máy không sử dụng được. K51 Thông tin – Thư viện 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và phát triển nguồn tin tại trung tâm Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà Nội Thỏa mãn nhu cầu tin phục vụ cho quá trình học tập của sinh viên và nghiên cứu, giảng dạy của giáo viên là mục đích hoạt động của TT TT-TV ĐH GTVT HN. Để thực hiện được điều này, chúng ta cần đưa ra một số giải pháp nhằm thực hiện tốt việc tổ chức và phát triển nguồn tin trong Trung tâm: 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin Thư viện cần theo dõi, chỉ đạo nghiệp vụ kịp thời. Đồng thời có kế hoạch trong việc bổ sung, tăng cường nguồn tin. Nguồn tin nội sinh là nguồn tin rất quan trọng, bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, kỷ yếu hội thảo khoa học, Trung tâm cần chủ động khai thác. Trung tâm có cần xem xét để xây dựng trang Web của mình, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều hoạt động của Trung tâm đặc biệt là vấn đề chia sẻ nguồn tin với các cơ quan, đơn vị khác. Trung tâm cần chú ý hơn nữa đến bảo quản tài liệu như: + Mua sắm trang thiết bị hút ẩm + Sử dụng các chất hóa học để diệt côn trùng như: Thư viện có thể phun các hóa chất trực tiếp lên tài liệu, hoặc sử dụng các viên băng phiến trên giá sách để bảo vệ tài liệu khỏi côn trùng gặm nhấm, + Kiểm tra, phục chế lại tài liệu + Chuyển dạng tài liệu: Do tác động của nhiều yếu tố, tài liệu dễ bị hư hỏng nhất là đối với những tài liệu dạng giấy. Bởi vậy, thư viện chuyển các tài liệu dạng giấy (đặc biệt là các tài liệu quý hiếm) sang các dạng vi phim nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng và bảo quản. + Không ngừng giáo dục ý thức sử dụng tài liệu đối với bạn đọc Trung tâm cần thường xuyên lập kế hoạch điều tra, xác định nhu cầu bạn đọc nhằm xây dựng chiến lược ngắn hạn và dài hạn để thực hiện đúng chức năng là phục vụ bạn đọc hiệu quả nhất. K51 Thông tin – Thư viện 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 3.2.2 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin phù hợp Để có thể xây dựng và tạo ra nguồn tin có chất lượng và đủ khả năng phục vụ nhu cầu khác nhau của người dùng tin cần tùy thuộc vào điều kiện kinh phí và cơ sở vật chất như: kho tàng, giá kệ để các cơ quan TT-TV chọn cho mình một chiến lược phát triển nguồn tin phù hợp. Trung tâm cần có những chính sách bổ sung hợp lý, có được điều này cần chú ý các vấn đề sau: + Nghiên cứu kỹ người dùng tin và nhu cầu tin + Có kế hoạch trong việc đầu tư kinh phí bổ sung + Bổ sung phải xuất phát từ điều kiện thực tế + Tạo lập các mối quan hệ chặt chẽ với các nhà xuất bản, các cơ quan tổ chức, cá nhân. Đồng thời tăng cường hợp tác trao đổi quốc tế để có những nguồn tài liệu có giá trị thông tin cao. Do kinh phí bổ sung nguồn tin hạn hẹp, Trung tâm nên chọn cho mình chiến lược bổ sung ở mức độ đầy đủ tối thiểu. Trung tâm cần chú ý bổ sung những tài liệu hạt nhân, những tài liệu cần thiết, có nhu cầu sử dụng cao. Đối với những tài liệu không có nhu cầu sử dụng cao có thể thỏa mãn bằng cách mượn giữa các thư viện. Cụ thể, Trung tâm nên giảm bớt việc bổ sung các báo, tạp chí ngoại mà thay vào đó là tăng cường bổ sung giáo trình và sách tham khảo. Điều này sẽ thiết thực hơn đối với tình hình của cơ quan khi kinh phí và trình đô ngoại ngữ của người dùng tin còn hạn chế. 3.2.3 Chú trọng đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu Để xây dựng một thư viện điện tử, ngoài việc kế thừa và phát huy những tài liệu truyền thống, Trung tâm cần chú trọng công tác số hóa nội dung tài liệu. Số hóa nội dung tài liệu sẽ làm giảm việc truy cập tới tài liệu gốc, giúp bảo vệ tài liệu gốc tốt hơn. Đồng thời, Trung tâm có thể đưa bản sao tài liệu số phục vụ bạn đọc, tạo điều kiện chia sẻ nguồn tin, tăng cường khả năng truy cập thông tin giúp mọi đối tượng người dùng tin có thể truy cập tới nguồn tin của cơ quan. K51 Thông tin – Thư viện 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Cùng với việc xây dựng và phát triển các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn của Trung tâm cũng đang được chú trọng. Hiện nay, Trung tâm chỉ đang tiến hành số hóa các loại tài liệu là luận văn, luận án. Trong tương lai, Trung tâm cần đẩy mạnh số hóa nội dung tài liệu với mọi loại hình để tạo nguồn tin phong phú và đa dạng, cho phép người dùng tin có thể khai thác nhiều thông tin bổ ích cho học tập, nghiên cứu khoa học, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội. Để đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu, Trung tâm cần chú ý các vấn đề sau: + Đầu tư về kinh phí cho việc mua sắm máy móc, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho số hóa tài liệu như: máy tính điện tử, máy Scan, + Cần có đội ngũ cán bộ có năng lực, nhiệt tình tham gia vào công tác số hóa nội dung tài liệu. + Đầu tư thời gian. + Lựa chọn tài liệu phù hợp cho công tác số hóa. Những tài liệu được lựa chọn phải như: - Tài liệu có hàm lượng tri thức cao: tài liệu của các nhà hoạt động, công trình nghiên cứu tiêu biểu, luận văn, luận án về các lĩnh vực giao thông vận tải. - Tài liệu có tần suất sử dụng cao mà luôn trong tình trạng từ chối phục vụ do thiếu bản. - Tài liệu cổ, quý hiếm. 3.2.4 Hoàn thiện hệ thống tra cứu nguồn tin Trung tâm có thể sử dụng đồng thời cả hệ thông tra cứu truyền thống và hiện đại. Hệ thống tra cứu truyền thống sẽ là công cụ cần thiết đối với bạn đọc khi sự cố mất điện xảy ra cũng như khi số lượng bạn đọc tra cứu quá đông. Trung tâm cần nghiên cứu và đưa trang tra cứu OPAC lên mạng Internet để bạn đọc có thể truy cập đến nguồn tin nhanh chóng, dễ dàng hơn. K51 Thông tin – Thư viện 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 3.2.5 Đào tạo ngƣời dùng tin Người dùng tin là chủ thể của hoạt động TT-TV, nâng cao trình độ cho họ là điều kiện quan trọng để kích thích hoạt động TT-TV phát triển. Trong việc đào tạo người dùng tin Trung tâm cần chú ý đến các vấn đề sau: ► Nội dung cần đào tạo: * Kiến thức và kỹ năng + Cung cấp cho họ những hiểu biết về nguồn tin hiện có, các phương tiện tra cứu của cơ quan. Trang bị cho người dùng tin những kiến thức về các loại hình thông tin, các kho tin và mạng thông tin. + Giúp người dùng tin nắm vững được các kiến thức và kỹ năng tìm kiếm, xử lý thông tin (đặc biệt các sinh viên năm thứ nhất). + Bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về tin học * Thiết kế chương trình đào tạo người dùng tin: Khi thiết kế chương trình đào tạo người dùng tin cần chú ý: + Hiểu rõ trình độ, nắm vững tâm lý của người dùng tin. + Chương trình phải phù hợp với trình độ và yêu cầu của người dùng tin. + Chương trình phù hợp với thời gian đào tạo người dùng tin. ►Hình thức đào tạo người dùng tin: + Thường xuyên hướng dẫn trực tiếp người dùng tin cách thức tổ chức và khai thác nguồn tin của cơ quan. + Mở các lớp ngắn hạn hoặc định kỳ nhằm cung cấp cho người dùng tin những kiến thức và kỹ năng cần đào tạo giúp họ có thể khai thác và sử dụng nguồn tin một cách có hiêu quả. + Tổ chức các buổi nói chuyện, tọa đàm, hội nghị giữa người dùng tin và cán bộ của Trung tâm. Thông qua đó tập hợp ý kiến ban đọc về chất lượng phục vụ người dùng tin để đề ra phương hướng điều chỉnh nâng cao hiệu quả phục vụ. K51 Thông tin – Thư viện 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm 3.2.6 Đào tạo và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu cũng như tổ chức nguồn tin giúp người dùng tin có thể truy cập thông tin một cách tốt nhất. Đặc biệt trong điều kiện ngày nay với việc ứng dụng rộng rãi của công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động TT-TV nói chung và công tác tổ chức và phát triển nguồn tin nói riêng, đòi hỏi trình độ nhất định của người cán bộ thư viện. Do đó không ngừng đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ là một vấn đề cần được quan tâm. Trung tâm cần có những chính sách ưu tiên và phát triển những cán bộ có trình độ nghiệp vụ tốt; đồng thời chú trọng bồi dưỡng về kiến thức công nghệ thông tin và ngoại ngữ. Trung tâm có thể đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thông qua một số hình thức sau: + Cử cán bộ đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. + Mở các lớp tại Trung tâm hoặc tham gia các lớp học ngoài về kiến thức công nghệ thông tin và ngoại ngữ. + Phối hợp với Nhà trường hoặc các trung tâm, cán bộ tin học để nâng cao trình độ tin học cho cán bộ. + Cử cán bộ đi tham quan và học hỏi kinh nghiệm tổ chức và phát triển nguồn tin tại các trung tâm TT-TV lớn trong và ngoài nước. + Tăng cường các buổi sinh hoạt nghiệp vụ nhằm trao đổi ý kiến giữa các cán bộ tại Trung tâm, từ đó đưa ra phương hướng hoạt động hiệu quả hơn. Cùng với đó, cán bộ thư viện cần được chú ý bồi dưỡng về tác phong nghề nghiệp, sự nhiệt tình và lòng yêu nghề. 3.2.7 Tăng cƣờng hợp tác và trao đổi chia sẻ nguồn tin Trong thời đại thông tin việc tăng cường hợp tác, trao đổi và chia sẻ nguồn tin có ý nghĩa hết sức quan trọng. Trung tâm cần chú ý: + Khai thác các CSDL, khai thác các thông tin trên mạng Internet. + Mở rộng các kênh thông tin, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện và trung tâm thông tin như: Đại học Bách khoa Hà Nội, Học viện Công K51 Thông tin – Thư viện 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm nghệ bưu chính viễn thông, Đại học Xây dựng, Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải + Đẩy mạnh hợp tác, trao đổi các sản phẩm và dịch vụ thông tin với các tổ chức, cơ quan TT-TV nước ngoài. Các biện pháp để tiến hành phối hợp, chia sẻ nguồn tin: - Xây dựng văn bản quy định về quyền và nghĩa vụ của các đơn vị thành viên khi tiến hành phối hợp, chia sẻ nguồn tin. - Tăng cường nối mạng thông tin giữa các đơn vị thành viên nhằm mở ra khả năng khai thác nguồn lực thông tin từ xa, phục vụ nhu cầu của người dùng tin. - Thực hiện dịch vụ bản sao tài liệu gốc thông qua sự phối hợp giữa nơi có nhu cầu và nơi có tài liệu. - Xây dựng danh mục các loại hình tài liệu để tiến hành phối hợp bổ sung, trao đổi và chia sẻ. - Nâng cao năng lực tổ chức và xử lý nguồn tin cho các CSDL thư mục; thống nhất dữ liệu theo khổ mẫu và khung phân loại chung để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn tin. 3.2.8 Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, hạ tầng thông tin Được sự quan tâm giúp đỡ từ phí Nhà trường, các cơ quan tổ chức xã hội đặc biệt là Ngân hàng thế giới, Trung tâm đã được đầu tư kinh phí để xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng thông tin. Nhờ vậy quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động Thông tin – Thư viện nói chung và công tác tổ chức và phát triển nguồn tin nói riêng được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, Trung tâm cần quan tâm các vấn đề sau: - Tiếp tục đầu tư mua sắm trang thiết bị, sửa chữa và bảo dưỡng các thiết bị máy móc nhằm hỗ trợ cho quá trình xử lý tài liệu và tổ chức phục vụ tra cứu tin của bạn đọc. K51 Thông tin – Thư viện 64
  65. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm - Mở rộng và tăng cường tốc độ đường truyền để khắc phục hiện tượng nghẽn mạng - Chú trọng công tác quản trị và xây dựng mạng, tiến tới nối mạng WAN (Wide Area Network – mạng diện rộng) để khai thác nguồn tin của các cơ quan Thông tin – Thư viện khác cũng như tạo điều kiện phát triển nguồn tin của cơ quan mình. - Phối hợp chặt chẽ với công ty CMC để hoàn thiện và nâng cấp phần mềm ILIB, giảm bớt hiện tượng lỗi phần mềm trong quá trình hoạt động. K51 Thông tin – Thư viện 65
  66. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của xã hội, đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vai trò của thông tin tri thức ngày càng được nâng cao. Với chức năng là cơ quan thu thập, lưu trữ, xử lý và phổ biến thông tin, thư viện đang dần khẳng định vị trí của mình trong tiến trình phát triển và hội nhập của đất nước. Ngày nay, cùng với sự đổi mới trong giáo dục đào tạo là việc đổi mới hệ thống các Trung tâm Thông tin – Thư viện nói chung và các Trung tâm Thông tin – Thư viện trường đại học nói riêng. Trong điều kiện tác động mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông, các Trung tâm Thông tin – Thư viện phải là nơi hiện đại hóa. Đó là hiện đại hóa từ cơ sở vật chất kỹ thuật, các khâu công tác nghiệp vụ, phát triển nguồn tin, từ đó đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tổ chức và khai thác nguồn tin nhằm nâng cao chất lượng phục vụ thông tin cho người dùng tin. Nguồn tin là một trong những yếu tố quan trọng, có tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin của cơ quan. Thời gian qua, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức và phát triển nguồn tin nhằm đáp ứng nhu cầu và giúp cán bộ, sinh viên trong trường có thể truy cập tới nguồn tin một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Chịu tác động chung của sự phát triển xã hội, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đã mạnh dạn thay đổi phương thức, ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào hoạt động nhằm nâng cao năng lực tổ chức và phát triển nguồn tin của cơ quan mình, đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dùng tin trong giai đoạn mới. Việc tổ chức kho có sự kết hợp kho đóng và kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp xúc và sử dụng nguồn tin. Công tác bổ sung tài liệu được chú trọng quan tâm, tạo điều kiện đa dạng hóa các loại hình tài liệu, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin. K51 Thông tin – Thư viện 66
  67. Khóa luận tốt nghiệp Ngô Thị Tâm Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải, chúng ta có thể thấy những cố gắng của cán bộ thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội. Mặc dù còn một số khó khăn, nhưng đó cũng là khó khăn chung của nhiều thư viện khác ở nước ta. Thời gian tới, Trung tâm cần nỗ lực hơn nữa trong hoạt động của mình, tận dụng và phát huy những thế mạnh, khắc phục những khó khăn để hoàn thành tốt vai trò là cầu nối giữa nguồn thông tin tri thức với người dùng tin. Nỗ lực phấn đấu trở thành một thư viện lớn và hiện đại trong hệ thống thư viện đại học Việt Nam là hướng đi đúng đắn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Trung tâm, đóng góp quan trọng cho phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo của trường Đai học Giao thông vận tải nói riêng và sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực của đất nước nói chung. K51 Thông tin – Thư viện 67