›

Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

pdf 92 trang thiennha21 15/04/2022 4890
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tim_hieu_cong_tac_phat_trien_khai_thac_va_chia_se.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

  1. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ tác động hết sức to lớn đến mọi mặt của đời sống xã hội, kinh tế và đặc biệt là hoạt động thông tin - thư viện. Khi nói đến sự bùng nổ của thông tin và sự gia tăng của nền kinh tế tri thức thì không thể không nhắc đến sự biến đổi của hoạt động thông tin - thư viện đến sự biên tập và cung ứng thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển chung đó. Trong điều kiện đó, từng cơ quan thông tin - thư viện nói riêng và hệ thống các cơ quan thông tin thư viện nói chung phải tự biến đổi sao cho phù hợp nhất. Hiện nay, nhu cầu của đông đảo người dùng tin về tài nguyên thông tin rất cao và đa dạng, hình thức sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin cũng không còn bó hẹp trong lĩnh vực các ấn phẩm dạng in hoặc đĩa CD-ROM/DVD nữa mà mở rộng ra nhiều loại hình thông tin khác nhau đặc biệt là thông tin dạng số, thông tin trực tuyến. Chính vì vậy các thư viện truyền thống đã tự chuyển đổi để nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tài nguyên thông tin mới . Các mô hình thư viện hiện đại dần ra đời và việc hình thành, phát triển thư viện số đang trở thành một xu thế tất yếu của hoạt động thông tin - thư viện nói riêng và hoạt động cung cấp thông tin tri thức nói chung. Đứng trước những xu thế thời đại đó của ngành, các cơ quan thông tin - thư viện Việt Nam mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng cũng không ngững nỗ lực nhằm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, chuyên môn nhằm xây dựng một mô hình thư viện hiện đại phù hợp với bối cảnh chung và phù hợp với điều kiện của cơ quan mình. Việc xây dựng và phát triển một thư viện điện tử, thư viện số rất khó khăn và tốn kém, yêu cầu thời gian khá dài. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 1
  2. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Thư viện của các trường đại học, cao đẳng Việt Nam là những cơ quan thông tin - thư viện được đầu tư mạnh và có hoạt động tương đối tốt hiện nay. Các thư viện đang dần dần áp dụng các công nghệ, thành tựu phát triển công nghệ thông tin hiện đại nhằm quản lý nghiệp vụ chuyên ngành, phát triển mô hình thư viện số phù hợp nhất. Tuy vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các thư viện còn sơ lược và thiếu tính đồng bộ, chuẩn mực; từ đó dẫn đến việc hình thành nên các mô hình thư viện số “nửa vời” và thiếu khả năng mở rộng, phát triển. Trường Đại học Giao thông Vận tải là một trong những cơ sở đào tạo hàng đầu của cả nước trong lĩnh vực giao thông, vận tải. Nhiều năm qua, Nhà trường đã đào tạo và cung cấp cho nước ta hàng vạn kỹ sư, cử nhân lành nghề. Trong đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Gọi tắt làTrung tâm) đã có nhiều đóng góp tích cực trong công tác sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước của Nhà trường. Những năm gần đây, trong xu hướng chung của sự phát triển hoạt động thông tin - thư viện nước nhà và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng đa dạng của người dùng tin, Trung tâm đã bước đầu xây dựng một mô hình thư viện điện tử, thư viện số hiện đại. Mô hình đó sẽ vừa đáp ứng được việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin số của Trung tâm, vừa phục vụ việc khai thác của người dùng tin và tiến xa hơn là việc liên kết, chia sẻ trong hệ thống thông tin nước nhà. Chính vì những lý do trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải” làm đề tài nghiên cứu khóa luận chuyên ngành thông tin - thư viện của mình. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở khảo sát thực tế và tìm hiểu qua lý thuyết, Khóa luận bước đầu khái quát về công tác xây dựng phát triển và phục vụ khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số, tài nguyên thông tin điện tử tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, đặc biệt là tìm hiểu sâu về công tác phát triển nguồn tài liệu số tại đây trong thời gian vừa qua; từ đó có thể đưa ra một đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy công tác này tại Trung tâm. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trong công tác phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường; - Tìm hiểu thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại TTTT-TV ĐH GTVT; - Tìm hiểu một số vấn đề về khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm; - Đưa ra một số đáng giá về ưu điểm và nhược điểm trong công tác phát triển, khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm; - Đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải trong thời gian tới. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Nội dung của đề tài tuy không mới nhưng thu hút được nhiều sự quan tâm hiện nay trong ngành thông tin – thư viện. Nghiên cứu, tìm hiểu về hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải thì đã có một số nghiên cứu như: Luận văn Thạc sỹ “Phát triển dịch vụ Thông tin – Thư viện tại Trường Đại học Giao thông Vận tải” của Bùi Thị Yến Hường. Luận văn đã đề cập tới thực trạng các dịch vụ thông tin – thư viện và đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhằm phát triển các dịch vụ đó tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện “ Tìm hiểu dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải” của Trần Thị Kim Dung . Nội dung của Khóa luận nêu những vấn đề về dự án hiện đại hóa hoạt động của Trung tâm, những vấn đề có liên quan đến công nghệ, phần mềm và những định hướng của Trung tâm trong công tác phát triển tài liệu số và xây dựng thư viện số nói chung. Đề tài Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Thông tin – Thư viện “Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải: Thực trạng và giải pháp” của Đỗ Tiến Vượng. Đề tài nêu các vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ tại Trung tâm, một số vấn đề về công nghệ số hóa tài liệu và xây dựng thư viện số. Nêu các giải pháp tăng cường công tác này tại Trung tâm. Ngoài ra còn một số đề tài nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp về phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số tại một số cơ quan thông tin – thư viện khác. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có một đề tài Khóa luận nào nghiên cứu cụ thể về thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 4
  5. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân số tại TTTT-TV ĐHGTVT. Vì vậy có thể nói, đây là một đề tài mới và rất thiết thực trong thực tế hoạt động tại Trung tâm. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian là tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Phạm vi nghiên cứu về mặt thời gian là từ năm 2003 trở lại đây. 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: Dựa trên cơ sở sự chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin – thư viện nói chung và việc xây dựng, chia sẻ nguồn tài nguyên số trong bối cảnh hiện nay. Dựa trên cơ sở lý luận của ngành thư viện học và thông tin học. Nghiên cứu, tìm hiểu qua các đề tài nghiên cứu, lý luận về hoạt động thư viện, về tài liệu khoa học lý luận-chính trị và các tài liệu có liên quan khác. Dựa trên cơ sở lý luận về việc số hóa tài liệu, phát triển nguồn tài nguyên số và khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên số. Phương pháp nghiên cứu: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, tác giả đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Phương pháp tham khảo, thống kê, phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn tài liệu khác nhau; Phương pháp khảo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải; Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. 6. Đóng góp của đề tài Về mặt lý luận: Khóa luận trình bày nội hàm một số khái niệm về thư viện số, tài liệu số, tài liệu điện tử Và những vấn đề xoay quanh việc phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư viện. Về mặt thực tiễn: Cung cấp một số thông tin khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Cung cấp các thông tin khái quát về thực tế công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm. Khi hoàn thành, Khóa luận có sẽ trở thành một tài liệu bổ ích giúp tham khảo về nội dung này trong ngành thông tin – thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Nội dung chính của đề tài Khóa luận gồm 3 chương: Chƣơng 1. Tài liệu số với công tác phục vụ giáo dục và đào tạo tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải Chƣơng 2. Thực trạng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải. Chƣơng 3. Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cƣờng công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân NỘI DUNG CHƢƠNG 1. TÀI LIỆU SỐ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1. Những vấn đề lý luận về tài liệu số 1.1.1. Các khái niệm chung Có thể nói, trong những thập niên cuối thế kỷ XX cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin là sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và sự hình thành nền kinh tế tri thức. Các tài liệu số ngày càng đóng vai trò quan trong trọng quá trình biến đổi này. Tuy chưa được định nghĩa thống nhất thế nào là tài liệu số, nhưng nó cũng được sự quan tâm đặc biệt; gắn liền với khái niệm về tài liệu số là các khái niệm về thư viện số, thư viện điện tử, tài liệu điện tử và bộ sưu tập số. Làm rõ những khái niệm này phần nào có thể hình dung về nguồn tài liệu số trong các cơ quan thông tin – thư viện hiện đại. Khái niệm thư viện số và các khái niệm liên quan Thực tế, trước khi có các thư viện số và khái niệm thư viện số được định hình thì thư viện điện tử đã ra đời và phát triển liên tục tới hiện nay. Tuy nhiên, mặc dù ra đời sớm hơn nhưng cũng như thư viện số, thư viện điện tử (TVĐT) là một khái niệm chưa được định nghĩa một cách thống nhất, nó có thể vẫn còn lẫn lộn hoặc đồng nghĩa với các khái niệm như “ Thư viện ảo”, “ Thư viện số”, “ Thư viện đa phương tiện” Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân TVĐT có thể được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin dều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số”.[6] Khái niệm TVĐT có thể dùng theo nghĩa tổng quát nhất cho mọi loại hình thư viện đã được tin học hóa toàn bộ hoặc một số sản phẩm, dịch vụ. TVĐT có thể được coi như là nơi người sử dụng có thể tới để thực hiện những công việc mà họ vẫn thường làm với thư viện truyền thống, nhưng đã được điện tử hoá. Khái niệm TVĐT có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web, các thiết bị lưu trữ thông tin đa phương tiện. Cùng lúc với sự bùng nổ thông tin và sự manh nha của nền kinh tế tri thức là sự hình thành và bùng nổ của kỹ thuật số hóa làm tăng khả năng đáp ứng nhu cầu ngày một gia tăng về lưu trữ, tổ chức và phân phối thông tin trong xã hội. Thư viện số (TVS) dần dần hình thành như một xu thế tất yếu, tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện – thông tin. Một tìm kiếm Google tiến hành vào đầu tháng 4/2010 về “digital library” hoặc “digital libraries” cho tới 340.000.000 kết quả.[15] Tuy vậy, khái niệm thư viện số hiện nay vẫn còn là một điều tranh cãi. Với nhiều giả thiết và nhìn từ các góc độ khác nhau nên có những khái niệm tương đối khác nhau về thư viện số. Hiệp hội Thư viện số Hoa Kỳ (DLF) định nghĩa như sau: “Thư viện số là một tổ chức cung cấp tài nguyên bao gồm các nhân viên chuyên biệt giúp lựa chọn, tổ chức, cung cấp khả năng truy xuất thông minh, chỉ dẫn, phân phối, bảo quản tính toàn vẹn và sự thống nhất của các bộ sưu tập theo thời gian để đảm bảo sao cho chúng luôn sẵn có để truy xuất một cách dễ dàng và kinh tế Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân nhất đối với một cộng đồng người dùng hoặc một nhóm cộng đồng người dùng.”[15] Theo một cách tiếp cận khác, năm 1994 Gladney đưa ra khái niệm về TVS như sau: “Một TVS phải là một tập hợp các thiết bị máy tính, hệ thống lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo và thúc đẩy mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập,biên mục, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Một dịch vụ TVS phải bao gồm các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các lợi ích của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số”.[15] Tại Việt Nam, theo Vũ Thị Ngọc Liên: “Thư viện số là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông”. [15] Nhưng dù hiểu như thế nào đi chăng nữa thì TVS là cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ. Qua đây, cũng có thể khẳng định thư viện số và thư viện điện tử hoàn toàn không phải là một, nhưng hai mô hình thư viện hiện đại này cũng có mối liên hệ chặt chẽ và giống nhau ở nhiều điểm. Khái niệm tài liệu số và các khái niệm liên quan Liên quan tới tài liệu số và để hiểu rõ về tài liệu số cần nắm rõ và phân biệt khái niệm gần với nó là tài liệu điện tử. Đồng thời, các khái niệm có liên Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân quan trực tiếp tới tài liệu số như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một cách rõ ràng. Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác. Vào năm 1995, F.W. Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài liệu điện tử như sau: - Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường. - Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản in ấn. - Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in băng hình thức điện tử, có thêm đặc điểm phụ trội khả năng nghiên cứu, điều khiển dữ liệu và thông báo khả năng thông qua sự tương xứng hình ảnh. - Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền thông cao Tài liệu số (TLS) là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên máy tính. Tài liệu số có thể được xây dựng thông qua việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. Tài liệu cũng được đề cập đến như là những tài liệu điện tử. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Theo các khái niệm về TLS và TLĐT, có thể thấy sự giống và khác nhau giữa hai loại tài liệu này. Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận này xin không đề cập đến vấn đề này. Khái niệm tài liệu số thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập số. Có thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video ) về một chủ đề. Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng” [6]. Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ phụ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu. Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Ưu điểm của số hóa tài liệu: - Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau - Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu 1.1.2. Đặc điểm chung của tài liệu số Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàn toàn khác biệt với các loại hình tài liệu truyền thống nên tài liệu số chỉ có thể vận động từ truy cập, khai thác và chia Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân sẻ trên máy tính hay mạng các máy tính. Do vậy so với tài liệu truyền thống, tài liệu số có những đặc điểm khá nổi bật sau đây: - Hệ thống đa truy (multi-access): Tính năng này hay còn gọi là tính dễ dàng truy cập. Tài liệu số trực tuyến trên mạng có thể được truy cập và cung cấp cho nhiều địa điểm truy cập (văn phòng, nhà ở, trường học ) tại mọi thời điểm khác nhau và cũng có thể cung cấp khả năng cho nhiều người cùng sử dụng một lúc; - Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay ngày càng mạnh mẽ và đã đạt tới mức tức thời nhờ cá phương tiện tin học và viễn thông hiện đại, đặc biệt là mạng Internet. Tài liệu số thường cũng được xem như là nhanh hơn nhiều để tìm kiếm, thu thập, hợp nhất thông tin cần thiết vào các tài liệu khác, bổ sung tìm kiếm và tham khảo chéo giữa các ấn bản khác nhau. - Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn tin số rất cao, dày đặc. Tài liệu điện tử có thể chứa đựng một lượng thông tin rất lớn, nhưng quan trọng hơn là nó có thể chứa đựng những phương tiện truyền đạt hỗn hợp như hình ảnh động, âm thanh, hoạt động của đối tượng mà tài liệu in ấn truyền thống không thể làm được. - Thuận lợi trong bảo trì: Nguồn tài liệu số, tài liệu điện tử có khả năng tái sử dụng, tính liên tác (Interoperability) trong các thao tác cập nhật mới, loại bỏ trùng lặp, lỗi thời hay sắp xếp lại. - Bảo hiểm và an toàn: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, bản gốc của các tài liệu cần được bảo vệ thì phiên bản tài liệu số là sự thay thế tối ưu cần thiết cho người dùng tin khai thác. - Chức năng: Một tập dữ liệu số cho phép người sử dụng tiếp cận ấn bản và phân tích nội dung của chúng bằng các phương thức mới. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu số - Tài liệu số và các bộ sưu tập số trong các thư viện sẽ tạo ra một môi trường và cơ hội bình đẳng nhằm mở rộng cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu bởi các tài liệu số không bị giới hạn về không gian và thời gian. Nó loại bỏ đi những khoảng cách tri thức giữa người giàu và nghèo, giữa thành phố và nông thôn, và giữa các quốc gia với nhau. Nó giúp cho việc sử dụng cùng một lúc, bởi nhiều người trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, không gian địa lý và thời gian sử dụng. - Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí: Cơ quan thông tin – thư viện đỡ tốn kém nhiều khoản kinh phí cho xây dựng kho tàng, bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho nhân viên phục vụ. Hơn thế nữa, nó tạo điều kiện cho người dùng tin dễ dành tiếp cận, tiết kiệm thời gian, tiền bạc trong tìm và sử dụng thông tin. - Khi tài liệu số và các bộ sưu tập số có thể kết hợp với các tài liệu truyền thống, các dịch vụ thư viện truyền thống sẽ phục vụ có hiệu quả hơn cho đổi mới và nâng cao chất lượng phục vụ đại đa số đối tượng người dùng tin. Giúp người dùng tin chủ động trong sử dụng thư viện là công cụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình. Như vậy, các nguồn tài liệu số góp phần giải phóng kiến thức, mở rộng đối tượng phục vụ. - TLS và các bộ sưu tập số là một lựa chọn tối ưu để bảo tồn lâu dài các tài liệu quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng. 1.2. Vai trò của công tác phát triển, khai thác và chia sẻ liệu số trong phục vụ giáo dục và đào tạo tại các trƣờng đại học Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu lao động xã hội là một nhiệm vụ nặng nề của các trường đại học, cao đẳng trong cả Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân nước. Với vai trò cung cấp và quản lý thông tin phục vụ giáo dục và học tập, các cơ quan thông tin – thư viện cần nhận thức rõ “đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn thông qua công nghệ mới”. Với sự phát triển của tài liệu số, thông tin trực tuyến thì việc phát triển các tài liệu số nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin càng trở lên bức thiết với các thư viện đại học. Không những vậy, việc phát triển tài liệu số trong các thư viện hiện nay là một xu thế tất yếu và gắn liền với việc đẩy mạnh quá trình tự động hóa, hiện đại hoạt động thông tin – thư viện. Vấn đề phát triển tài liệu số và các bộ sưu tập số đang là đề tài quan trọng đối với các thư viện đại học Việt Nam. Nhiều nơi đã nhận thức được vai trò quan trọng của việc phát triển nguồn tài liệu này và đã có những bước đi khởi đầu cho quá trình đó. Tuy nhiên cũng cần phải thấy sự hạn chế trong các chính sách phát triển tài liệu số, sự khó khăn trong các nguồn lực phục vụ cho công tác này tại các thư viện. Có nhiều phương thức khác nhau để phát triển nguồn tài liệu số tại thư viện các trường đại học ở nước ta. Dựa theo phương thức mua, bán thì thường tập trung vào một số nguồn tài liệu là các tạp chí, e-book có thời hạn sử dụng hạn chế và chủ yếu nguồn tiền từ các dự án đầu tư; Dựa theo phương thức liên kết, trao đổi thì các thư viện đại học hiện chưa thực hiện được do còn hạn chế về nguồn tin, hạn chế trong việc liên kết thành một hệ thống thống nhất ; Dựa theo phương thức khai thác trực tuyến, cũng chỉ giới hạn ở một phạm vi hẹp với các trang thông tin trực tuyến mở; Dựa theo phương thức số hóa các tài liệu sẵn có hoặc được thu thập là hướng đi đúng đắn nhất nhưng cũng cần lưu ý tới vấn đề kinh phí, nhân lực và kỹ thuật. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Một vấn đề khác cần được quan tâm, đó là khai thác và chia sẻ tài liệu số vó vai trò gì? Như thế nào? Và được tổ chức ra sao trong một quy mô còn hạn chế như tại Việt Nam. Vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số của cơ quan thông tin – thư viện là điều cốt lõi để kiểm chứng tính hiệu quả của dự án xây dựng nguồn tài liệu số, cho thấy tính hữu ích của một nguồn tin hiện đại và phù hợp với nhu cầu của người dùng tin hay không. Nó cũng cho thấy tiềm lực thông tin số của thư viện đó. Vì vậy vấn đề khai thác, chia sẻ tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm. Khai thác tài liệu số thường được dùng cho những người dùng tin của chính thư viện đó. Người dùng tin khi có tài khoản tại thư viện có thể tiếp cận tới mọi nguồn tài liệu số của thư viện thông qua các sản phẩm và dịch vụ hiện có của thư viện đó. Đây là những người dùng chính trong khai thác nguồn tài liệu số của thư viện. Chia sẻ tài liệu số là một dạng của chia sẻ nguồn lực thông tin – thư viện. Theo Allen Ken: Chia sẻ nguồn lực thông tin là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ. Còn theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện. Theo tiến sỹ Lê Văn Viết: “ Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong cả nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc, thông tin của người dùng tin thư viện mình. Như vậy có thể mượn, chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế. Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thảo mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và cá nhân, đồng thời phát huy hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong nước”. Trong quy mô việc cùng khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số giữa các thư viện đại học với nhau, thì việc tốn kém kinh phí là không đáng kể. Thậm chí, việc chia sẻ này còn giúp các thư viện tránh được sự trùng lặp và lãng phí. Ý tưởng và giá trị của việc chia sẻ thông tin đã được Bernard Shaw diễn đạt hình tượng rằng: “Nếu mỗi người có một quả táo mà trao đổi với nhau thì kết cụ mỗi người vẫn chỉ có một quả táo. Nhưng nếu mỗi người có một ý tưởng và trao đổi với nhau thì kết quả mỗi người sẽ có hai ý tưởng”. Công cụ hỗ trợ trực tiếp cho việc khai thác, chia sẻ tài liệu số là máy tính, mạng máy tính và các phương tiện đa phương tiện khác như: máy đọc đĩa, máy quét Đồng thời cần có sự hỗ trợ của phần mềm nhằm đọc, chuyển tải các tài liệu số. Như vậy, công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Sự tác động qua lại giữa chúng giúp củng cố các nguồn tin số hóa của thư viện. Góp phần quan trọng vào việc đổi mới và nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo tại các trường đại học hiện nay. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 1.3. Trung tâm thông tin - thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải trƣớc nhiệm vụ phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số 1.3.1. Vài nét về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận Tải 1.3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải gắn liền cùng với quá trình ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải. Ban đầu vào năm đầu thành lập, năm 1962 Trung tâm chỉ là một bộ phận nhỏ trực thuộc Ban Giáo vụ của trường gồm có 2 cán bộ đảm trách mọi công việc của thư viện với cơ sở vật chất và vốn tài liệu rất nghèo nàn. Trong những năm chống Mỹ, Trung tâm cùng với Nhà trường nhiều lần sơ tán để phục vụ đảm bảo việc dạy và học được thông suốt. Năm 1980 bộ phận Thư viện của Nhà trường được tách ra thành 2 bộ phận khác nhau là Tổ Giáo trình gồm 5 người thuộc Phòng Giáo vụ và Tổ Thư viện gồm 7 người thuộc Ban nghiên cứu khoa học. Đến năm 1984, được chính thức trở thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Nhà trường. Theo Quyết định số 73QĐ – BGD&ĐT ngày 21/02/2002 Thư viện Đại học Giao thông Vận tải được chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (sau đây gọi tắt là Trung tâm). Cuối năm 2002, đầu năm 2003 Trung tâm được thụ hưởng dự án đầu tư ở mức A, B của Ngân hàng Thế giới nên đã được đầu tư về trang thiết bị hiện đại và hệ thống máy tính nhằm nâng cao chất lượng hoạt động thông tin thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Năm 2004 với dự án giáo dục ở mức C đã đưa Trung tâm trở thành một trong những thư viện hiện đại hàng đầu tại khu vực miền Bắc. Với những thành tích đã đạt được, Trung tâm đã nhiều lần được Nhà trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Giao thông Vận tải khen thưởng và động viên. 1.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải vì vậy có những chức năng cơ bản sau: - Chức năng phục vụ nguồn tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, xây dựng nguồn nhân lực có đủ trình độ đáp ứng xây dựng và phát triển giao thông vận tải của đất nước. - Chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xứ lý tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ giao thông vận tải và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực có liên quan phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường. Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch trung, dài hạn, tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học - Tổ chức công tác khai thác, thu thập và xử lý thông tin các nguồn tư liệu khoa học công nghệ giao thông vận tải ở trong và ngoài nước. - Tổ chức khoa học, sắp xếp hợp lý, lưu trữ và bảo quản lâu dài kho tài liệu của thư viện phục vụ nhiệm vụ giáo dục, nghiên cứu. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân - Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự động hóa, tổ chức cho bạn đọc khai thác và sử dụng hợp lý, thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm - Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên thông tin. - Phát triển mối quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan thông tin, tổ chức khoa học, xuất bản về lĩnh vực giao thông vận tải trong và ngoài nước. - Nghiên cứu, đẩy mạnh phát triển chuyên môn nghiệp vụ thư viện. 1.3.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Cơ cấu tổ chức: Hiện nay, ngoài Ban Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung các hoạt động cơ bản thì Trung tâm còn được phân chia ra các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể sau: - Phòng nghiệp vụ (Tầng 4) - Phòng mượn (Tầng 4) - Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc tiếng Việt (Tầng 5); phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận án, luận văn (Tầng 6); phòng đọc điện tử (Tầng 7). Các phòng đọc này đều được tổ chức theo hình thức phòng đọc mở, phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu tại chỗ. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân BAN GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Phòng nghiệp mư ợn đọc đọc sách ngoại, vụ tiếng Việt luận văn Phòng Phòng Quầy đọc hội bán điện tử thảo sách Đội ngũ cán bộ: Hiện nay Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải bao gồm 19 cán bộ. Trong đó: - Ban Giám đốc: 2 người - Nhân viên nghiệp vụ và phục vụ: 17 người Số lượng cán bộ được bố trí như sau: - Ban Giám đốc: 02 người - Phòng nghiệp vụ: 05 người - Phòng mượn: 04 người - Phòng đọc tiếng Việt: 03 người - Phòng đọc ngoại văn, báo – tạp chí, luận văn: 02 người - Phòng đọc điện tử: 02 người - Quầy bán sách: 01 người Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Về trình độ cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ (21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%) Trình độ cử nhân chuyên ngành Thông tin Thư viện: 12 cán bộ (64%) Trình độ cử nhân chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%) Hầu hết các cán bộ, nhân viên của Trung tâm đều có trình độ về tin học cơ bản khá tốt, một số có trình độ tin học tin học nâng cao. Các cán bộ đều có trình độ khá về tiếng Anh, Tiếng Nga. Do đội ngũ cán bộ Trung tâm còn thiếu về số lượng trong khi lại phải thực hiện một khối lượng công việc rất lớn, quản lý một trung tâm với các trang thiết bị hiện đại nên về mặt tổ chức lao động theo các phòng ban chưa thật chuyên môn hóa. Cán bộ giữa các phòng nghiệp vụ, phòng đọc và mượn liên tục phải luân chuyển cho nhau. 1.3.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm Trung tâm hiện nay đang có một hệ thống cơ sở vật chất khá hiện đại và đồng bộ. Hầu hết các trang thiết bị của Trung tâm đều được thụ hưởng từ dự án ở mức C của Ngân hàng thế giới năm 2003, các trang thiết bị mới và cấu hình ổn định từ hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống an ninh, bàn ghế, giá sách Nằm trong hệ thống toàn nhà 7 tầng (nhà A8), Trung tâm có diện tích gần 4000 m2 với mặt bằng làm việc từ tầng 4 đến tầng 7 Số lượng chỗ ngồi của toàn Trung tâm hiện là gần 712 chỗ ngồi trong đó được phân bố như sau: - Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ ngồi - Phòng đọc tầng 6: 256 chỗ ngồi - Phòng đọc điện tử: 88 chỗ ngồi - Phòng tự học tầng 4 (mới đưa vào sử dụng): 88 chỗ ngồi Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Tất cả các phòng đọc và mượn của Trung tâm đều được trang bị hệ thống máy điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 BTU và 20 máy điều hòa nhiệt độ 18.000 BTU. Hệ thống máy tính: Trung tâm hiện có 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ của cán bộ, tra cứu của sinh viên và tại phòng đọc điện tử. Hệ thống máy in, máy photo được bố trí tại tất cả các phòng nghiệp vụ và phòng đọc nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ và nhu cầu cảu bạn đọc. Hệ thống an ninh: Tất cả các phòng của Trung tâm đều được lắp đặt camera phục vụ quản lý bạn đọc. Với 30 camera có khả năng lưu trữ hình ảnh, được lắp đặt khoa học. Tại các phòng đọc mở tại tầng 5 và 6 đều được bố trí hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát tài liệu, kiểm soát bạn đọc ra vào phòng đọc. Hệ thống máy quét, máy đọc mã vạch tại các phòng nghiệp vu, phòng mượn và các phòng đọc. Trung tâm hiện nay đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 của công ty CMC. Phần mềm được ứng dụng trong hầu hết các hoạt động nghiệp vụ, công tác phục vụ người dùng tin, giúp ích rất nhiều cho Trung tâm trong việc tự động hóa các hoạt động thông tin – thư viện. Phần mềm gồm 8 module nhưng hiện Trung tâm chỉ sử dụng một số module như: Biên mục bổ sung, mượn trả, thống kê lượt bạn đọc, quản trị hệ thống Trung tâm hiện cũng sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu số Dlib nhằm giúp quản lý và khai thác nguồn tài liệu số của mình. 1.3.1.5. Nguồn lực thông tin của Trung tâm Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao Thông Vận tải đã không ngừng xây dựng và phát triển được một nguồn lực tài nguyên thông tin lớn nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin trong trường. Vốn tài liệu của Trung Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân tâm rất phong phú thuộc tất cả các ngành đào tạo và nghiên cứu của trường hiện nay. Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo trên giấy theo phương pháp in ấn truyền thống như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn Cụ thể như sau: Sách giáo trình: 3495 đầu = 84.484 bản Sách tham khảo: 15.243 đầu = 48.857 bản Tài liệu tra cứu: 3050 đầu = 3421 bản Tạp chí: 893 đầu = 3120 bản Bài giảng: 162 đầu = 324 bản Luận văn luận án: Trên 2300 bản Nghiên cứu khoa học: 426 đầu = 426 bản Báo - tạp chí: gần 200 đầu + Báo, tạp chí Tiếng Việt: 77 đầu + Tạp chí ngoại văn: 20 đầu + Tạp chí đóng quyển: 4191 cuốn Tài liệu hiện đại: CSDL thư mục gồm: Tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó: + CSDL sách: 14943 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1933 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2450 biểu ghi + CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi CSDL toàn văn gồm: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 681 đầu giáo trình, luận án, luận văn và báo cáo khoa học. 8 CSDL toàn văn tiếng Anh – Mỹ, như: CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải; Các tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh; CSDL DEL 1.3.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành quan trọng của các cơ quan thông tin thư viện. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông vận tải là phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là mục đích cuối cùng, quan trọng nhất của Trung tâm. Đối tượng người dùng tin chính của Trung tâm là cán bộ quản lý, nghiên cứu, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên đang học tập tại Trường Đại học Giao thông Vận tải. Hiện nay theo thống kê số lượng người dùng tin tại Trung tâm là: khoảng trên 10000 thẻ. Trong đó chủ yếu là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Nhóm đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên và nghiên cứu Nhóm đối tượng người dùng tin này là những người có trình độ chuyên môn, sử dụng thông tin phục vụ công tác quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Nhóm người dùng tin này chiếm khoảng 20 % cơ cấu NDT tại Trung tâm, là những cán bộ có học hàm học vị là Giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, thạc sỹ, cao học Đặc điểm nhu cầu tin của học là những thông tin có tính chất chọn lọc cao, có phạm vi bao quát rộng, những tài liệu có giá trị nghiên cứu và tập trung vào những vấn đề mới, mang tính sáng tạo đột phá trong ngành giao thông vận tải. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Các tài liệu phản ánh xu thế phát triển trong tương lai của các ngành giao thông vận tải trong nước và thế giới. Các tài liệu phản ánh những tiến bộ trong công nghệ xây dựng, thiết kế, thi công các công trình giao thông mà Việt Nam đã và đang ứng dụng. Các tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo, hoạch định chính sách về giáo dục đại học, giao thông vận tải của Đảng và Nhà nước. Đối với nhóm người dùng tin này có những đặc thù riêng về tuổi tác, thời gian và cương vị công tác nên cần có sự khác nhau về sử dụng các loại hình tài liệu. Với họ thường quan tâm đến các tài liệu sách, báo, tạp chí và các công trình nghiên cứu lớn. Bên cạnh đó là các nguồn tin trực tuyến, internet và tiếng nước ngoài. Nhóm người dùng tin là học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên Đây là nhóm đối tượng người dùng tin chủ yếu, chiếm 80% cơ cấu người dùng tin tại Trung tâm. Theo một số liệu thống kê mới đây thì nhóm người dùng tin này có khoảng 80% là dành từ 3 – 5 giờ/ngày và dành từ 1 – 3 lần/tuần để đến thư viện mượn và đọc sách. Với mục tiêu tăng cường, mở rộng quy mô và phạm vi ngành nghề đào tạo nên số lượng học viên, sinh viên ngày càng đông đảo nên nhu cầu về sử dụng thư viện và khai thác thông tin là rất lớn. Họ đều có nhu cầu sử dụng thông tin tư liệu để học tập, nghiên cứu và trao đổi kiến thức. Nội dung thông tin mà họ quan tâm đến là các thông tin mang tính nền tảng kiến thưc cơ sở, lý thuyết chuyên ngành mình đang được đào tạo và theo học. Gồm các lĩnh vực như: Giao thông đường bộ, giao thông đường sắt, giao thông hàng không, kinh tế giao thông, kinh tế tài chính, máy và chế tạo máy, điện tử Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Đối với các loại hình thông tin giải trí đối với nhóm người dùng tin này cũng có nhu cầu lớn, được họ sử dụng sau mỗi giờ học hay vào cuối tuần. Với các vấn đề về văn hóa, thể thao và du lịch. Loại hình thông tin ưa thích của họ là những loại hình mang tính chất trực quan, trực tuyến, qua đĩa CD 1.3.2. Đặc điểm về nguồn tài liệu số tại Trung tâm Sau giai đoạn được đầu tư nâng cấp 2002 – 2004, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có bước chuyển mình mạnh mẽ cả về chất và lượng. Với những gì đã được đầu tư, Trung tâm đã có được một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, vốn tài liệu phong phú, đa dạng. Trung tâm dần được hiện đại hóa, tự động hóa trong nhiều khâu nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin. Trung tâm được đánh giá là một trong những cơ sở thư viện hiện đại hàng đầu của hệ thống thư viện đại học các tỉnh phía Bắc. Trung tâm cũng liên tục bổ sung, phát triển các nguồn tài liệu phục vụ công tác giáo dục và đào tạo của Nhà trường. Nhận thức được tầm quan trọng của các nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử trong việc học tập, nghiên cứu của người dùng tin trong trường và đáp ứng cho sự phát triển mới; Trung tâm đã tập trung mạnh cho việc xây dựng, phát triển các loại hình cơ sở dữ liệu số hiện đại dựa trên các phần mềm quản trị thư viện Ilib và phần mềm thư viện số Dlib. Đây là một dạng tài liệu quan trọng đã và đang được Trung tâm đặc biệt quan tâm, tiếp tục xây dựng và phát triển. Hiện nay tại Trung tâm cũng đã bước đầu xây dựng được các loại hình CSDL số, kết nối mạng LAN (Mạng nội bộ), WAN (Mạng diện rộng), INTERNET (Mạng toàn cầu). Trung tâm sử Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân dụng phần mềm Ilib 4.0 và phần mềm Dlib nhằm phục vụ công tác phát triển, duy trì, quản lý và phục vụ tra cứu nhanh chóng, cập nhật thường xuyên. Nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải giờ đây khá phong phú, đa dạng bao gồm: Các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn (trực tuyến và offline), một số sách điện tử E – Books, hệ thống các đĩa CD-ROM, nguồn tin trực tuyến trên mạng Internet Hệ thống CSDL thư mục: Trước hết, cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được 19780 biểu ghi thư mục. Trong đó: - CSDL sách: 14943 biểu ghi, trong đó: Sách lẻ: Trên 8990 biểu ghi Sách bộ biểu ghi chung: 1121 biểu ghi. Sách bộ biểu ghi riêng: 4832 biểu ghi. - CSDL báo – tạp chí: 1933 biểu ghi, trong đó: Báo – Tạp chí: hơn 461 biểu ghi. Báo – Tạp chí đóng quyển: 1472 biểu ghi. - CSDL luận án, luận văn: trên 2350 biểu ghi, trong đó: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Luận án: trên 48 biểu ghi. Luận văn: trên 1748 biểu ghi. - CSDL đề tài nghiên cứu khoa học: 554 biểu ghi. Cơ cấu, số lượng các loại CSDL thư mục tại TTTT-TV ĐHGTVT được thể hiện trong bảng sau: Loại CSDL thƣ mục Số lƣợng (biểu ghi) Tỷ lệ (%) Sách 14943 75.5 % Luận án, luận văn 2350 11.8 % Báo – Tạp chí 1933 9.8 % Đề tài NCKH 554 2.8 % Tổng số 19780 100 % Bảng 1. Thống kê cơ cấu các CSDL thư mục tại TTTT-TVĐHGTVT Hệ thống CSDL toàn văn: - Hiện nay Trung tâm mới xây dựng được 52 CSDL toàn văn là các giáo trình. Đây là các giáo trình, bài giảng của các giảng viên trong trường Đại học Giao thông Vận tải nộp lên Trung tâm. Hầu hết các bài giảng, giáo trình này đều là các bản file Word hoặc PDF. - Trung tâm hiện nay cũng số hóa được trên 600 tên luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp Bộ trở lên. Hệ thống CSDL trực tuyến: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Bên cạnh các CSDL do Trung tâm tự xây dựng, TTTT-TV ĐHGTVT còn có các tài nguyên thông tin rất lớn và phong phú qua 8 CSDL trực tuyến. Tất cả các CSDL này đều bằng tiếng Anh. Đây là các CSDL điện tử do Trung tâm mua từ Dự án giáo dục đại học mức C từ nước ngoài. Tuy nhiên trong số các CSDL trực tuyến này thì có một số CSDL đã hết hạn truy cập từ cuối năm 2009, một số phần của các CSDL được Trung tâm tải về. Các CSDL này bao gồm: 1. CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải: Đây là CSDL bao gồm các tiêu chuẩn của Hiệp hội kỹ thuật đường sắt và bảo trì đường bộ Mỹ được sử dụng trong thiết kế, xây dựng, bảo trì, nâng cấp và sửa chữa đường sắt, các công trình đường sắt, đường bộ và hầm các tiêu chuẩn cho việc xây dựng đường cao tốc, đường đô thị, kiểm soát tiếng ồn trong giao thông, biển báo tín hiệu giao thông 2. CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI): Đây là CSDL của Viện Tiêu chuẩn Anh thuộc các lĩnh vực về giao thông đường bộ, kỹ thuật đường sắt, kỹ thuật máy bay và các phương tiện hàng không khác, thuộc kiến thức về đóng tàu và kiến trúc hàng hải 3. Tạp chí điện tử của Viện điện – Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEASPP Online-All Society Periodicals Package): Đây là một CSDL bao gồm hơn 118 tạp chí chuyên ngành điện, điện tử và hơn 80.000 bài báo của hơn 50.000 tác giả là các nhà khoa học, kỹ sư, nghiên cứu và nhà báo về lĩnh vực điện, kỹ thuật điện tại Mỹ và trên thế giới. Toàn bộ sưu tập này bao gồm gần 1 triệu tài liệu toàn văn dạng file PDF. 4. CSDL Tiêu chuẩn về giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI): CSDL này bao gồm 20 tập tài liệu toàn văn dạng file PDF về tiêu chuẩn trong Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh do Nhà xuất bản British Standard Institution cung cấp. 5. Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE): Đây là CSDL cung cấp cho người dùng tin tiếp cận đến trên 30 tạp chí toàn văn về kỹ thuật dân dụng, thông tin hồi cố về các kỹ thuật thuộc lĩnh vực dân dụng. 6. Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOGY Subject Collection: Khi người dùng tin có thể truy cập vào trang Web cung cấp sách điện tử này để tiếp cận tới gần 2000 đầu sách về kỹ thuật cơ khí, kỹ thuật hóa học, công nghệ nanno, chế tạo máy hay điều khiển học 7. Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection: Đây là CSDL cung cấp 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề lớn: Điện và kỹ thuật điện Cơ học và kỹ thuật cơ học Điện tử và chất bán dẫn Kỹ thuật hàng không và Rada Môi trường và công nghệ môi trường Vật liệu xây dựng và xây dựng dân dụng Kỹ thuật tổng quát 8. Sách điện tử: Digital Engineering Library (DEL) 9. CSDL dùng thử: SpringerMeterials Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Hệ thống CSDL Offline: Đây là các CSDL điện tử phong phú với nội dung chủ yếu về các lĩnh vực giao thông vận tải được Trung tâm tải về từ các CSDL nước ngoài sau khi hết hợp đồng khai thác trực tuyến về máy chủ để xử lý nghiệp vụ và xây dựng các CSDL Offline. Nguồn thông tin trên mạng Internet: Bên cạnh các nguồn tài liệu toàn văn từ các CSDL, Trung tâm còn phục vụ người dùng tin các nguồn tin phong phú từ các trang mạng Internet. Gắn liền với một số trang tìm kiếm thông thường như: Đĩa CD-ROM: Đây là một thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại, phổ biến, dễ thực hiện, chúng được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh Với một đĩa CD-ROM có dung lượng trên dưới 700 Mb tương đương với khoảng 300.000 trang giấy khổ A4. Tại đây, người dùng tin có thể khai thác thông tin trên đĩa CD-Rom thông qua hệ thống máy tính của Trung tâm tại Phòng đọc điện tử. Hiện nay, Trung tâm đang tiếp tục xây dựng các CSDL trên đĩa CD-ROM để có thể lưu trữ an toàn dữ liệu. Đối tượng dữ liệu được quản lý trong các đĩa là các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các đề tài nghiên cứu khoa học trong và ngoài trường được thu thập. Hiện nay số lượng đĩa CD-ROM tại Trung tâm có số lượng khoảng trên 2500 đĩa. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân NỘI DUNG CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC VÀ CHIA SẺ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 2.1. Các yếu tố tác động đến công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm 2.1.1. Yếu tố chính sách, cơ sở pháp lý về sự nghiệp thông tin-thƣ viện Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, ngành văn hóa nước nhà ngày càng đạt được những thành tựu quan trọng, phát triển mạnh mẽ về mọi mặt. Hoạt động thông tin – thư viện cũng được sự quan tâm đó, ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội. Chính sách của Đảng và Nhà nước có những tác động hết sức to lớn đến sự nghiệp thư viện nước ta. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các loại hình sản phẩm, dịch vụ mới trong thư viện cũng ra đời. Trong đó có tài liệu số, tài liệu điện tử đã góp phần to lớn làm thay đổi bộ mặt của thư viện Việt Nam ngày nay. Vì vậy, những chính sách của Đảng và Nhà nước cũng cần có những tác động đến lĩnh vực này. Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 25/QĐ – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật Việt Nam. Pháp lệnh Thư viện ra đời chính là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển của sự nghiệp thư viện Việt Nam. Tại chương IV điều 23 của Pháp lênh có quy định: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước, được thu phí với Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện”. Chỉ thị số 58 – CT/TW của Bộ Chính trị về “ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước”. Quyết định số 56/2007/QĐ-TTg ngày 03/05/2007 về Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam đến năm 2010. Trong đó nhấn mạnh đến vai trò, tầm quan trọng của nội dung số, ngân sách và chính sách phục vụ cho việc phát triển công nghiệp nội dung số, nguồn thông tin số. Trong những năm qua, các chính sách của Đảng và Nhà nước cũng quan tâm chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng các mô hình thư viện hiện đại: - Chính sách phát triển nguồn lực thông tin: Xác định nguồn lực thông tin không chỉ bao gồm các tài liệu in ấn truyền thống mà cả các tài liệu điện tử, tài liệu số như các CSDL trên CD-ROM, nguồn thông tin trên mạng. - Chính sách xây dựng mạng: xem đây là nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn đến năm 2015, tập trung đầu tư các mạng nội bộ, mạng diện rộng, tiến tới xây dựng mạng toàn quốc kết nối mọi thư viện. Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải luôn luôn xác định việc phát triển một nguồn lực thông tin số, trong đó có các bộ sưu tập số do Trung tâm tự xây dựng dựa trên cơ sở các tài liệu nội sinh thu được trong thời gian qua là một trong những mục tiêu hàng đầu. Trên thực tế, mặc dù chưa Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân xây dựng cho mình một chính sách cụ thể cho việc phát triển, khai thác và tiến tới chia sẻ nguồn tài liệu số cho mình nhưng Trung tâm cũng bắt đầu tiến hành các công việc ban đầu cần thiết cho công tác này. Trong những năm qua, đặc biệt là giai đoạn 2003 – 2006, Nhà trường đã dành nhiều chính sách ưu tiên cho phát triển thư viện, tạo điều kiện xây dựng cơ sở vật chất, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện và phát triển ban đầu một hệ thống nguồn tài liệu số hóa. Nhưng chính sách cụ thể chưa có nhưng nằm trong các chính sách chung về phát triển nguồn lực thông tin có sự ưu tiên nhất định đối với nguồn tin số hóa. Chính sách trong việc nộp các CD-ROM bên cạnh nộp các cuốn luận án, luận văn lên thư viện là một minh chứng cụ thể; chính sách khuyến khích giảng viên, cán bộ chuyển bài giảng điện tử của mình lên thư viện hoặc chuyển các tài liệu từ các hội thảo khoa học lên thư viện Để công tác này tại Trung tâm đạt hiệu quả cao, những chính sách về sự nghiệp thông tin – thư viện của Đảng và Nhà nước có vai trò định hướng, những chính sách sát sao của Ban Giám hiệu trường và Ban Giám đốc là cơ sở quan trọng. 2.1.2. Yếu tố chức năng, loại hình và quy mô thƣ viện Việc xây dựng mô hình thư viện số với các nguồn tài liệu số, các bộ sưu tập số phụ thuộc rất lớn vào chức năng, loại hình và quy mô của mỗi thư viện. Mỗi thư viện phụ thuộc vào chức năng của mình để xác định mục tiêu, chiến lược để phát triển nguồn tài liệu số. Từ chức năng của mình, thư viện lựa chọn loại tài liệu nào là phù hợp nhất để số hóa hoặc xây dựng nên các bộ sưu tập số. Căn cứ vào loại hình, quy mô và năng lực để có chính sách phù hợp. Việc phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số là một quá trình lâu dài, đòi hỏi một nguồn lực từ nhân lực, kinh phí, công nghệ. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Xác định những mặt mạnh, mặt yếu của thư viện mình về công nghệ, nội dung, nguồn tin, nguồn nhân lực; Nhận diện nhóm người dùng tin chủ yếu nhất sử dụng thường xuyên và nhiều nhất các bộ sưu tập số sau khi được hình thành. Mỗi loại hình thư viện lại có những người dùng tin riêng và có nhu cầu tin khác biệt. Căn cứ vào loại hình, quy mô của thư viện mà có nguồn ngân sách và chính sách phù hợp nhất. Những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định, tùy vào loại hình, quy mô và mục đích tồn tại của thư viện đó. Mỗi loại hình thư viện có những nhiệm vụ, yêu cầu và chức năng khác nhau trong việc phát triển nguồn lực thông tin và phục vụ người dùng tin. Quy mô của thư viện cũng tác động rất nhiều đến việc xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số. Nói đến quy mô của thư viện là nói đến thực lực và tiềm năng của thư viện. Qua thực tế khảo sát, tại Trung tâm có một số điều kiện nhất định về mặt chủ trương, công nghệ và nhân lực cho việc phát triển nguồn tài liệu số và tiến tới xây dựng một thư viện số kết hợp với mô hình thư viện truyền thống được tự động hóa cao. Theo đó, là một loại hình thư viện trường học với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp nguồn tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu trong phạm vi trường đại học mình; Trung tâm thường ưu tiên cho việc phát triển các tài liệu số có nội dung phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường; ưu tiên phát triển các tài liệu là các luận án, luận văn và các bài giảng trong trường; trước mắt ưu tiên việc phục vụ cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường và tiến tới liên kết chia sẻ với các thư viện đại học khác. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Dựa vào loại hình và chức năng của mình mà Trung tâm xây dựng các chính sách và có quan điểm phù hợp cho công tác phát triển tài liệu số, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với quá trình khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu này. Quy mô của Trung tâm hiện nay không phải là nhỏ, có thể nói là một trong những đơn vị lớn tại miền Bắc với vốn tài liệu phong phú, được đầu tư hợp lý và có cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại. Điều đó tạo điều kiện cho Trung tâm phát triển tài liệu số của mình dựa vào phương thức mua, bán và số hóa các nguồn dữ liệu sẵn có của mình. Bên cạnh đó, với quy mô là một thư viện trường đại học nằm trong cơ cấu trường học nên cũng có những điều kiện về kinh phí, nhân lực và chính sách nằm trong cơ cấu này. 2.1.3. Yếu tố ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Đối với Trung tâm, với những đối tượng người dùng tin đặc thù là cán bộ giảng viên, học viên và sinh viên nên việc phát triển các nguồn tài liệu số cần phụ thuộc vào nhu cầu của những đối tượng này. Dựa trên những chức năng, nhiệm vụ phục vụ giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Trường để xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số phù hợp.Sự tác động của người dùng tin và nhu cầu tin tới việc xây dựng, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm thể hiện ở nhiều khía cạnh: Nội dung của thông tin, nguồn tài liệu được cung cấp: Đối với những nhóm người dùng tin khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau, thông tin đặc trưng cho đối tượng – thuộc tính, thông tin cần được xử lý cũng khác nhau. Điều đó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng tin. Đối với nguồn tài liệu số, chúng có nội dung hết sức đa dạng, phong phú. Và, không phải loại thông tin nào cũng được phát triển, xây dựng để trở thành một tài liệu số, mà Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân từng cơ quan thư viện dựa vào đặc trưng nhu cầu người dùng tin của cơ quan mình mà có chính sách phù hợp trong việc phát triển nguồn tài liệu số, đặc biệt là về nội dung của những tài liệu này. Đối với Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, các tài liệu số mà thư viện hướng tới là các tài liệu có nội dung về các tiêu chuẩn trong ngành giao thông, vận tải, các kỹ thuật xây dựng tiên tiến và được cập nhật thường xuyên Hình thức thông tin được cung cấp: Đối với nguồn tài liệu số hình thức mà người dùng tin thường sử dụng là trên máy tính điện tử, một số phương tiện đa phương tiện. Những hình thức này có thể là các CSDL thư mục trực tuyến hay Offline, CSDL toàn văn, CSDL trên đĩa CD-ROM Những hình thức này hiện nay lại rất được đa số người dùng tin của thư viên ưa chuộng. Hình thức cung cấp thông tin: Đối với đa phần người dùng tin hiện nay, tâm lý của họ là được tiếp cận và sử dụng nguồn tin ngay tại nhà hoặc tại chính nơi mình làm việc và thậm chí là bất kỳ đâu. Tài liệu số và các bộ sưu tập số hiện nay hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu này thông qua các hình thức cung cấp thông tin từ xa, thông tin trực tuyến, khai thác qua máy tính và mạng máy tính cục bộ hoạc toàn cầu. Trung tâm hiện nay cần mở rộng hơn các hình thức cung cấp thông tin của mình, trong đó có thông tin dạng số. 2.1.4. Yếu tố kinh phí, đầu tƣ tài chính Như đã nêu ở phần trên, những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định. Việc phát triển các tài liệu số thường gắn với việc mua các quyền sử dụng hoặc quyền được số hóa; việc mua các quyền sử dụng này thường được thực hiện dựa trên cơ sở hàng năm. Ngoại trừ mạng Internet cho phép truy cập miễn phí, các vấn đề mà Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân người phát triển các nguồn tài liệu số gặp phải là khi tiến hành lập ngân sách cho việc phát triển bộ sưu tập. Trên thực tế bất kỳ một hoạt động phát triển nguồn tài liệu số nào đều phụ thuộc vào tính khả thi của các chính sách ngân sách. Nhưng ngân sách tài chính của cơ quan không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của người xây dựng và nhu cầu sử dụng của người dùng tin. Vì vậy, ngân sách cần đảm bảo được tính cân đối giữa các loại hình/khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập. Việc xây dựng chính sách về kinh phí và đầu tư về tài chính còn được xác định bởi các yếu tố sau đây: - Việc ai sẽ là người ra quyết định cho việc duyệt chi ngân sách và mua nguồn tài liệu số của cơ quan. Có thể đó chính là thủ trưởng của cơ quan, nhưng đó có thể là người đứng đầu của một hệ thống cơ quan sự nghiệp mà cơ quan thư viện chỉ là một bộ phận trong đó. Ví dụ: một Trung tâm Thông tin – Thư viện của một trường Đại học được duyệt chi ngân sách bởi Hiệu trưởng của trường đại học đó. - Giá cả của nguồn tài liệu điện tử, của bộ sưu tập đó thường cao hơn rất nhiều so với các tài liệu in ấn truyền thống khác. Nhưng xem xét đến những yếu tố thuận lợi và những lợi ích to lớn mà các nguồn tài liệu này mang lại trong tương lai thì xứng đáng để đầu tư ngân sách cho việc thuê, mua chúng. Cũng có những sản phẩm tài liệu số có trị giá hàng chục ngàn đô la và người mua bị buộc phải trả tiền thuê bao sử dụng dài hạn. - Sự dao động giá cả ở các nguồn tài liệu số hoàn toàn không thể dự đoán chính xác và nó có thể kéo tỷ lệ lạm phát gia tăng, làm giảm hoặc tăng giá trị các “gói hàng” tài liệu số mà cơ quan đã mua. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Hoạt động của Trung tâm dựa hoàn toàn vào nguồn kinh phí do Nhà trường cấp cho hàng năm. Trong đó kinh phí cho việc phát triển các tài liệu số cũng nằm trong nguồn kinh phí này. Một số CSDL toàn văn hiện có của Trung tâm được mua bằng nguồn vốn tài trợ từ Dự án mức C những năm 2006 – 2009. Trung tâm hoàn toàn không có nguồn kinh phí cố định hàng năm dành cho phát triển nguồn tài liệu số của mình. Thực tế, nguồn kinh phí hằng năm hoặc theo thời gian hoặc dự án cho việc phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức. Không có một mức kinh phí cố định nào cho công việc này, vì vậy hiện nay việc xác định đầu tư tài chính cố định cho công tác này tại Trung tâm cần được thực hiện nghiêm túc. 2.1.5. Yếu tố về công nghệ Yếu tố về công nghệ giữ vai trò then chốt và quyết định đến việc tạo lập, duy trì và tiến hành khai thác, cũng như chia sẻ nguồn tài liệu số. Nếu không có công nghệ, dù có đầy đủ về con người thì cũng không thể thực hiện được việc xây dựng dữ liệu thông tin số. Bởi vì, nguồn tài nguyên thông tin số - tài liệu số chỉ tồn tại trên môi trường công nghệ hiện đại, phù hợp. Đối với công nghệ cho việc tạo lập và vận hành nguồn tài liệu số cần phải đáp ứng các yêu cầu: - Công nghệ là công cụ, môi trường để đảm bảo tốt nhất cho các tài liệu số sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng cho duy trì, kiểm soát và thuận tiện cho người dùng tin tiếp cận, sử dụng; Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân - Công nghệ được lựa chọn cần có đủ độ tin cậy giúp cho người quản trị hệ thống và kỹ thuật viên trong quá trình xây dựng, duy trì và cung cấp dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động của bộ sưu tập số; - Là một công cụ trong việc tạo lập dữ liệu số trong hoạt động thông tin – thư viện nên các công nghệ cần đáp ứng yêu cầu về mặt chuẩn nghiệp vụ thông tin – thư viện như: biên mục, sắp xếp, lưu thông, quản trị - Với yêu cầu chia sẻ, liên thông dữ liệu số thì bắt buộc công nghệ phải đảm bảo dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, các công vụ sao lưu an toàn dữ liệu. Dựa trên những yêu cầu trên, để xây dựng và duy trì, cũng như khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu số và các bộ sưu tập số của mình thì các cơ quan thông tin – thư viện cần phải lựa chọn xây dựng hoàn thiện hạ tầng công nghệ: - Thiết lập hệ thống mạng cục bộ (Intranet) được kết nối mạnh với mạng Internet toàn cầu với đường truyền tốc độ cao, đủ mạnh cho công tác nghiệp vụ của thư viện và cho phép một lượng người dùng nhất định truy câp cùng lúc. Hiện nay hầu hết các thư viện đại học tại Việt Nam đều có kết nối mạng Internet toàn cầu nhưng việc kết nối giữa Intranet của thư viện và Internet rất hạn chế. Thực tế này cũng diễn ra tại Trung tâm, một số CSDL có thể truy cập từ bất cứ đâu trong phạm vi mạng nội bộ của Nhà trường, nhưng một số CSDL chỉ có thể truy cập tại ngay chính máy tính của Trung tâm; - Hệ thống máy chủ đủ mạnh được bố trí tại tầng 5 của Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu của việc tự xây dựng các bộ sưu tập, lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản trị người dùng. Sử dụng các phần mềm có bản quyền, được cấp phép và hữu ích cho quá trình sử dụng lâu dài. - Xây dựng cổng truy cập đến bộ sưu tập. Có thể là những liên kết đến trang Web chủ chứa bộ sưu tập; có thể là trang chủ của chính cơ quan thư viện đó; hoặc là một trang dành riêng cho việc truy cập bộ sưu tập số của thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Hai cổng truy cập vào hệ thống CSDL của trung tâm: Một là cổng truy cập CSDL thư mục tại địa chỉ có thể truy cập từ mạng máy tính từ bất kỳ đâu; Hai là cổng truy cập CSDL toàn văn tại địa chỉ chỉ có thể truy cập và sử dụng tại mạng nội bộ. - Lựa chọn phần mềm quản trị và xây dựng bộ sưu tập số phù hợp nhất với thư viện. Hiện nay có rất nhiều phần mềm phục vụ cho công việc này, kể cả các phần mềm trả tiền và các phần mềm mã nguồn mở. Trung tâm hiện đang sử dụng hai phần mềm cho việc xây dựng các CSDL thư mục và phát triển, quản lý các CSDL toàn văn là Ilib 4.0 và Dlib của công ty CMC - Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng một số phần mềm và chương trình làm việc trên máy tính khác xử lý các CSDL. Tuy nhiên, một công nghệ quan trọng cho việc số hóa tài liệu là máy số hóa và xử lý tài liệu sau số hóa lại chưa được Trung tâm đầu tư mua về mà mới nằm trong dự định của mình. 2.1.6. Yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền Trong việc phát triển, phục vụ và chia sẻ nguồn lực tài liệu số của các cơ quan thông tin – thư viện, để không vi phạm về sở hữu trí tuệ và bản quyền tác giả, các cơ quan thông tin – thư viện cần hết sức lưu ý tới vấn đề sở hữu trí tuệ và bản quyền. Đối với các tài liệu dạng số, vấn đề về sở hữu trí tuệ và bản quyền cực kỳ nhạy cảm và được đề cập đến rất nhiều. Để tránh việc vi phạm, các cơ quan thông tin – thư viện yều cầu cần có các chính sách liên quan để giúp giải quyết các vấn đề thực tiễn cụ thể trong những tình huống khác nhau và giúp cho việc thống nhất kế hoạch phục vụ tại các bộ phận chức năng trong việc phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu số của mình. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Dưới góc độ quản lý, yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền tác động đến việc xây dựng, khai thác và chia sẻ tài liệu số ở việc xây dựng các chính sách liên quan đến những yếu tố về sở hữu trí tuệ và bản quyền đó tại Trung tâm như: - Chính sách về quyền truy cập - Chính sách về sử dụng các sản phẩm thông tin; - Chính sách đối với dịch vụ sao chụp tài liệu; - Chính sách đối với dịch vụ cho thuê và mượn tài liệu; - Chính sách đảm bảo an toàn thông tin nhằm hạn chế các vi phạm. Bản quyền là một trở ngại đối với việc phát triển thư viện số, bởi vì thư viện số bị ràng buộc bởi những điều khoản của luật bản quyền có liên quan đến việc xuất bản lại các tư liệu dưới hình thức mới, không có phép. Một thư viện phải dung hoà giữa quyền sở hữu trí tuệ và quyền lợi của người dùng tin. 2.1.7. Yếu tố về quản lý Trong yếu tố về quản lý bao gồm cả yếu tố về con người, trong đó quan trọng là yếu tố về trình độ cán bộ. So với việc xử lý và phục vụ các tài liệu truyền thống, việc phát triển và phục vụ tài liệu số yêu cầu một đội ngũ cán bộ và cách thức làm việc tương đối khác. Mặc dù được sự hỗ trợ của công nghệ, tuy nhiên các cán bộ thư viện vẫn là nhân tố chính trong quản trị các thông tin số này. Công việc chủ yếu của họ: - Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài liệu số - bộ sưu tập số dựa trên cơ sở hỗ trợ của công nghệ; - Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho mô hình thư viện số bên cạnh một thư viện truyền thống, sự liên kết giữa các bộ sưu tập; Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân - Xử lý nội dung của tài liệu, bộ sưu tập cụ thể theo các chuẩn; - Lập kế hoạch, thực hiện xây dựng và hỗ trợ các dịch vụ, tư vấn, chuyển giao, chia sẻ - Bảo vệ sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả đối với các tài liệu số trong môi trường mạng; Và đảm bảo an ninh thông tin và sự thông suốt của việc khai thác, chia sẻ. Để có được nguồn tài nguyên thông tin số, nhà phát triển bộ sưu tập – Trung tâm phải thực hiện hàng loạt các công đoạn khác nhau, từ công tác quản trị đến cấp phát dữ liệu. Hiện nay, tại Trung tâm việc xây dựng, quản trị và cấp quyền truy cập tới các CSDL số đều do Phòng Nghiệp vụ thực hiện. Đối với các CSDL số toàn văn thì Trưởng phòng nghiệp vụ là người duy nhất thực hiện việc quản trị và cấp quyền truy cập, sử dụng. Ban Giám đốc chỉ chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra và đưa ra các quyết định đối với toàn bộ nguồn tài liệu nói chung. Yếu tố quản lý và con người còn tác động tới việc phát triển, duy trì và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số ở chỗ nó quyết định đến việc có phát triển hay không những bộ sưu tập tài liệu số này, phát triển như thế nào, định hướng cho phép phát triển đối với những bộ sưu tập số Như vậy, bên cạnh yếu tố về công nghệ thì yếu tố về quản lý và con người giữ vai trò quyết định đến việc hình thành và sử dụng các nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư viện. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 2.2. Thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm 2.2.1 Các nguyên tắc phát triển và lựa chọn tài liệu số 2.2.1.1 Nguyên tắc phát triển tài liệu số Trong khi xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số của mình, điều quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện là phải xem xét các nguyên tắc nhằm sử dụng dễ dàng và có giá trị lưu trữ lâu dài. Ngoài việc bổ sung hàng năm các tài liệu bằng giấy truyền thống, Trung tâm cũng chú trọng xin kinh phí và tập trung cho việc xây dựng các CSDL điện tử, CSDL số và các dạng tài liệu điện tử khác cho riêng mình bằng các nguồn chủ yếu sau: Giáo trình chính thống của các giảng viên giảng dạy trong trường, luận án, luận văn được bảo vệ tại trường hoặc nơi khác, các đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp Bộ trở nên, tài liệu dạng Free từ Internet được Trung tâm tải về Trung tâm xác định được các dạng tài liệu tiêu biểu để xây dựng các bộ sưu tập số trong đó tập trung vào các tài liệu là: Các luận án, luận văn; đề tài nghiên cứu khoa học do giảng viên, sinh viên trong trường thực hiện; các tạp chí chuyên ngành nước ngoài; dữ liệu trong đĩa CD-ROM; các giáo trình chính thống giảng dạy trong trường Phân tách rõ ràng giữa hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu với giao diện người dùng thực hiện khai thác và sử dụng dữ liệu số được lưu trữ và cho phép khai thác. Xây dựng giao diện tìm kiếm hợp lý, dễ dàng với các phương pháp tìm kiếm tiên tiến. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Có quan điểm phát triển tài liệu số lấy người dùng tin làm trung tâm trong suốt quá trình phát triển và phục vụ. Khi tiến hành khai thác nguồn tài liệu số tại các trang Web mua hạn sử dụng theo hợp đồng hoặc khai thác tài liệu số lưu tại máy chủ của Trung tâm, các đường liên kết phải được ghi lại, giữ gìn, tổ chức và tổng quát hóa. Các nguyên tắc xây dựng và phát triển tài liệu số của TTTT-TV ĐHGTVT chưa được xây dựng rõ ràng mà chỉ dựa trên những định hướng ưu tiên của Trung tâm đối với việc hình thành kho dữ liệu số cho riêng mình. Chính vì vậy mà Trung tâm cần xây dựng các nguyên tắc chính thức cho việc xây dựng kho dữ liệu số của mình nhằm tiến tới xây dựng một thư viện số. 2.2.1.2. Nguyên tắc lựa chọn tài liệu số Trung tâm tiến hành phát triển các nguồn tài liệu số của mình dựa theo tiêu chí nhóm người dùng tin mà Trung tâm đang muốn hướng đến. Cụ thể theo thứ tự ưu tiên như sau: Cán bộ quản lý, Giảng viên và nghiên cứu Học viên cao học, Nghiên cứu sinh Sinh viên Đối tượng khác Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Dựa theo tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu: Theo luật Sở hữu trí tuệ của Việt Nam năm 2005, điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: Những trường hợp sử dụng các tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút và thù lao như sau: a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân; đ) Sao chép để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu; Dựa theo tiêu chí bản quyền của tài liệu, TTTT-TV ĐHGTVT đã vận dụng để sao chép và tải về một số CSDL trực tuyến và sách điện tử trong quá trình sử dụng như: Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection, Digital Engineering Library (DEL), Dựa theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhóm người dùng tin chiến lược mà Trung tâm lựa chọn các chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ chủ yếu; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao Nội dung chủ yếu gồm: - Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực giao thông vận tải, điều chỉnh giao thông, quy hoạch giao thông và các tiêu chuẩn liên quan tới kỹ thuật xây dựng; - Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực tự động hóa, điện, điện tử; - Các kỹ thuật thi công trong giao thông vận tải; - Các tài liệu là các tạp chí, sách điện tử cập nhật các kỹ thuật mới về chuyên ngành mà trường đang đào tạo và có dự định mở rộng đào tạo trong tương lai. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Theo tiêu chí dạng tài liệu ưu tiên: TTTT-TV ĐHGTVT chưa có ý định số hóa toàn bộ kho dữ liệu của mình mà chỉ số hóa một số đầu tài liệu được xem là cần thiết và có khả năng sử dụng cao. Trung tâm hiện nay tập trung triển khai việc số hóa các dạng tài liệu sau: - Các luận án, luận văn của nghiên cứu sinh bảo vệ tại trường; - Các đề tài nghiên cứu khoa học do giảng viên, cán bộ, sinh viên trong trường thực hiện từ cấp Bộ trở lên; - Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học được tổ chức tại trường; - Tài liệu tiêu chuẩn, quy phạm trong giao thông vận tải; - Số hóa dữ liệu trong các đĩa CD-ROM đi kèm các tài liệu luận án, luận văn ; - Xử lý các giáo trình chính thống của trường thành các tài liệu số dạng Full text có thể đọc Online hoặc Offline; - Sách điện tử tiếng Anh là chủ yếu. 2.2.2. Các phƣơng thức phát triển tài liệu số 2.2.2.1. Phương thức mua bán, trao đổi Nguồn tài liệu số thông qua mua bán, trao đổi là một trong những nguồn quan trọng nhất. Trung tâm thông qua kinh phí của Dự án hỗ trợ giáo dục đại học mức C năm 2004 đã tiến hành ký kết hợp đồng mua quyền sử dụng và truy cập một số các CSDL toàn văn là các Tiêu chuẩn trong giao thông vận tải, kỹ thuật điện và một số sách điện tử chuyên ngành. Bao gồm: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 1. CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải 2. CSDL Tiêu chuẩn giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI) 3. Tạp chí điện tử của Viện điện – Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEASPP Online-All Society Periodicals Package). 4. CSDL Tiêu chuẩn về giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI) 5. Tạp chí điện tử toàn văn của Hội kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE) 6. Sách điện tử eBrary: ENGINEERING & TECHNOGY Subject Collection 7. Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection: Đây là CSDL cung cấp 377 cuốn sách điện tử tương tác thuộc 7 chủ đề lớn: 8. Sách điện tử: Digital Engineering Library (DEL) 9. CSDL dùng thử: SpringerMeterials Các CSDL này được mua, thuê từ năm 2004 – 2006. Theo hợp đồng giữa Trung tâm và các nhà cung cấp thì một số CSDL đã hết hạn sử dụng và truy cập từ cuối năm 2009. Theo tìm hiểu được biết từ đó đến nay Trung tâm chưa mua thêm hoặc ký kết hợp đồng sử dụng dữ liệu số trực tuyến nào khác mà chỉ phục vụ các dữ liệu số đã được lưu trữ tại máy chủ của Trung tâm. Thực tế, trong quá trình mua bán và trao đổi dữ liệu số, các nhà xuất bản và cung cấp thường trang bị những tờ quảng cáo hào nhoáng và những đường liên kết thích hợp. Điều đó gây một số khó khăn cho Trung tâm trong việc định giá và quyết định hợp tác. Do đó nhận thức đúng đắn về xuất bản phẩm điện tử là một việc quan trọng. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Đối với các CSDL trực tuyến – Online (gồm mua hoặc thuê quyền truy cập từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước ), giữa Trung tâm và nhà cung cấp có đưa ra các cam kết về bản quyền tác giả và được cụ thể trong hợp đồng cung cấp CSDL trực tuyến. Thông thường các CSDL trực tuyến do nhà cung cấp cho Trung tâm có hiệu lực trong kỳ hạn ban đầu là 12 tháng, một số hợp đồng được gia hạn thêm trong quá trình khai thác. Việc cung cấp kinh phí cho mua, thuê tài liệu số tại Trung tâm chưa được xác định rõ ràng. Kinh phí này phụ thuộc vào việc Trung tâm trình danh sách lên trường và có được duyệt hay không, không phụ thuộc vào lượng kinh phí cố định hàng năm. 2.2.2.2. Phương thức khai thác tài liệu số trực tuyến trên mạng Internet Tại Trung tâm ngoài việc tiếp cận, khai thác và sử dụng trực tiếp các nguồn tài liệu số thông qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến và các CSDL trực tuyến như: Thông qua các trang Web này, người dùng tin có thể tìm kiếm và tiếp cận tới một số CSDL và nguồn tin trực tuyến trên mạng Internet toàn cầu và không cần phải có tài khoản của mình từ Trung tâm. Đối với một số CSDL trực Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân tuyến, Trung tâm tạo ra các đường Link đến chúng để phục vụ người dùng tin như: SpringerMeterials Bên cạnh đó, Trung tâm cũng tiến hành xử lý các nguồn tài liệu số được tải về Trung tâm thông qua phần mềm dữ liệu số Dlib. Đây là những nguồn tài liệu số là các sách điện tử hoạc CSDL trong quá trình khai thác đã được tải về như: sách điện tử KNOVEL, Digital Engineering Library (DEL) Hiện Trung tâm đã xử lý được trên 7000 bài báo và 600 đầu sách điện tử thông qua phương thức này. Quy trình thực hiện số hóa nguồn dữ liệu này tại Trung tâm như sau: Bước 1. Download tài liệu; Bước 2. Xử lý trang Index.htm; Bước 3. Dùng phần mềm Dlib để quản lý các dữ liệu số. Bƣớc 1. Download tài liệu; Từ giao diện của một trang Web cung cấp khả năng truy cập và sử dụng cho Trung tâm, thực hiện việc tải dữ liệu về máy chủ. Thực hiện tải từng File PDF tương đương với từng phần của cuốn sách và lưu lại chúng vào các thư mục quy định trên máy chủ; đồng thời ghi các tên File tương ứng vào sau chương mục của nó trong trang index trên và lưu trang này lại cùng với thư mục chứa các File PDF. Khi đó kết quả thu được là các File PDF của một cuốn sách điện tử + 01 File text chứa dữ liệu thư mục về cuốn sách đó như: Nhan đề, tác giả + 01 trang index như sau: Bƣớc 2. Xử lý trang Index: Nếu bây giờ ta nhấp vào trang index mà vừa tải về máy chủ thì nó sẽ dẫn đường link liên kết đến ngay trang Web cung cấp cuốn sách điện tử này. Điều Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân này là điều không mong muốn, mà cần phải làm sao cho trang này phải link đến File mà đã tải về máy chủ chứa cùng thư mục với nó. Trung tâm thực hiện gán cho nó một đường link cục bộ cho tất cả các File đã tải. Gán link cục bộ có 2 cách: - Mở source của trang index và tìm đến link của từng đề mục để gán lại link cục bộ; - Viết một Javascrip chèn vào Fiel source để khi chạy trang Index.htm thì tất cả các đường link sẽ hoạt động đúng như mong đợi. Bƣớc 3. Sử dụng phần mềm Dlib để xử lý Sử dụng phần mềm Dlib trong việc biên mục, xử lý nội dùng và hình thức của cuốn sách điện tử mà Trung tâm đã tải về máy chủ. Đồng thời tiến hành tải dữ liệu số lên Dlib để phục vụ quản lý và phục vụ việc tra cứu, sử dụng của người dùng tin. (Minh họa quá trình số hóa tài liệu và xử lý trên Dilb tại TTTTTV ĐHGTVT: Xem phần phụ lục (1)). 2.2.2.3. Phương thức số hoá tài liệu Hiện nay bên cạnh việc xây dựng các CSDL thư mục về sách, báo – tạp chí và luận án, luận văn thông qua phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 của công ty CMC. Trung tâm cũng chú trọng vào việc tự số hóa các nguồn tài liệu quan trọng của mình. Tuy nhiên do nhiều hạn chế về nguồn nhân lực, công nghệ thiết bị phục vụ số hóa nên Trung tâm hiện mới chỉ số hóa được một phần nhỏ và chưa có ý định số hóa toàn bộ nguồn tài liệu của mình. Bên cạnh hơn 19780 CSDL thư mục về nguồn tài liệu hiện có tại Trung tâm, số CSDL thư mục này vẫn tiếp tục tăng lên thì Trung tâm cũng đã tự số hóa được 52 đầu giáo trình và trên 600 tên luận án, luận văn. Tuy nhiên việc số Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân hóa này tại Trung tâm diễn ra nhỏ lẻ và còn thủ công. Các đầu giáo trình và luận án, luận văn đã được số hóa hầu hết là các bản File Word có sẵn hoặc các File PDF chứa trong các đĩa CD-ROM được đẩy lên trên Dlib để phục vụ người dùng tin. Trung tâm chưa tiến hành số hóa các tài liệu truyền thống của mình bằng các công nghệ sao chụp hiện đại khác phục vụ số hóa. Trung tâm ưu tiên số hóa các tài liệu là luận án, luận văn, giáo trình chính thống của Nhà trường có kèm theo đĩa hoặc File mềm chứa dữ liệu có sẵn. Đây là công đoạn lựa chọn dữ liệu đầu vào cho việc xây dựng các bộ sưu tập số tại Trung tâm; Công nghệ và phần mềm sử dụng là hệ thống máy tính và phần mềm Dlib, máy quét; Trung tâm hiện chưa trang bị các thiết bị cần thiết khác cho việc số hóa. Tạo siêu dữ liệu: có 3 dạng siêu dữ liệu là: - Siêu dữ liệu mô tả: mô tả thông tin tài liệu; - Siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liện quan của tài liệu như mục lục, chương, phần - Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; định dạng tài liệu (PDF hay dạng khác); đặc tính sư dụng và tình trạng tài liệu. Mô tả dữ liệu: Sử dụng chuẩn Dublin Core với 16 trường biên mục Vận hành liên kết tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho người dùng tin thông qua phần mềm Dlib Quản lý các nguồn dữ liệu trên máy chủ của Trung tâm và do một cán bộ là trưởng phòng Nghiệp vụ phụ trách chính. Việc xuất – nhập sữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác vẫn chưa được Trung tâm thực hiện nhiều. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 2.2.3. Xử lý và bảo quản tài liệu số tại Trung tâm 2.2.3.1. Biên mục tài liệu số Hiện nay trong biên mục tài liệu số, các cơ quan thông tin – thư viện thường áp dụng 2 chuẩn biên mục chính là MARC 21 và chuẩn Dublin Core. Trong đó chuẩn Dublin Core được sử dụng nhiều hơn. Sự thay đổi biên mục giữa mô hình thư viện truyền thống và thư viện điện tử/thư viện số có thể được mô tả như sau: Thư viện truyền thống Thư viện điện tử/thư viện số Liên biến (Analog) Kỹ thuật số (Digital) Phiếu mục Dublin Core lục MARC 21 MARC- XML Biểu ghi thư mục Siêu dữ liệu thư mục a. Biên mục theo Dublincore Dublin Core là một tập hợp những thành phần metadata được thiết kế đặc biệt cho việc sử dụng miêu tả tài liệu số. Dublin Core gồm có 15 thành phần bao gồm: +. Nhan đề: tên được đặt cho nguồn tài liệu số +.Tác giả: Thực thể chịu trách nhiệm về tạo lập nội dung tài liệu số +. Chủ đề: Chủ đề của nội dung tài liệu số Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân +. Mô tả: Mô tả nội dung tài liệu +. Xuất bản: Thực thể chịu trách nhiệm xuất bản tài liệu +. Người đóng góp: Thực thể chịu trách nhiệm về những đóng góp nội dung cho tài liệu +. Thời gian: Năm tài liệu xuất bản hay có hiệu lực sử dụng. +. Kiểu: Bản chất hay thể loại của nội dung nguồn tài liệu +. Khổ mẫu: Sự thể hiện dạng vật lý hay số hóa của tài liệu +. Định danh: Sự tham khảo rõ ràng về nguồn tài nguyên trong phạm vi ngữ cảnh quy định +. Nguồn: Sự tham khảo về nguồn tài liệu hiện tại được tìm thấy +. Ngôn ngữ: Ngôn ngữ thể hiện nội dung tài liệu +. Liên quan: Sự tham khảo đến một nguồn tài liệu có liên quan +. Bao quát: Quy mô hoặc phạm vi của tài liệu +. Quyền: Thông tin về quyền lưu trữ và hoàn trả nguồn tài liệu. Trên thực tế, hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải sử dụng chuẩn Dublin Core cho việc biên mục các nguồn tài liệu số của mình. Tuy nhiên việc áp dụng chuẩn này vào biên mục tài liệu số tại đây vẫn còn hạn chế. Thông thường, Trung tâm mới sử dụng khoảng trên dưới 10 trường của chuẩn Dublin Core cho việc biên mục tài liệu số của mình. Một số trường bị bỏ Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân qua do không cần thiết hoạc chưa cần sử dụng tới. 10 trường được sử dụng chủ yếu là: +. Tác giả +. Năm xuất bản +. Mô tả +. Ngôn ngữ +. Địa chỉ xuất bản +. Môn loại +. Từ khóa không kiểm soát +. Nhan đề +. Tác giả bổ sung +. Chủ đề tài liệu Trong quá trình biên mục, một số trường còn bị bỏ trống do không có thông tin hoặc thông tin không chính xác. b. Biên mục theo Marc 21 Hiện nay tại TTTT-TV ĐHGTVT sử dụng chuẩn biên mục Marc 21 cho việc biên mục đọc máy các tài liệu truyền thống của Trung tâm, tạo ra các biểu ghi CSDL thư mục nhằm phục vụ tra cứu OPAC của người dùng tin. Việc biên mục này được thực hiện thông qua phần mềm Ilib 4.0. Trung tâm sử dụng AACR 2 cho việc mô tả thư mục tài liệu và Marc 21 cho việc xây dựng biểu ghi thư mục trên máy tính bởi phần mềm Ilib 4.0. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Các trường mô tả chính được sử dụng cho việc biên mục tài liệu theo AACR2 tại Trung tâm gồm: 041$a. Ngôn ngữ tài liệu 072$a. Mã chuyên ngành (Đối với mô tả luận án, luận văn, báo cáo khoa học) 082. Chỉ số phân loại 100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân 110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể 242$a. Nhan đề dịch 245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa 250$a. Lần xuất bản 260. Thông tin xuất bản 300. Mô tả vật lý 490. Tùng thư 500. Phụ chú 653$a. Từ khóa tự do 700. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể 852. Nơi lưu trữ Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Dưới đây là một minh họa về biên mục Marc 21 trên máy tính qua phần mềm Ilib 4.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải: 2.2.3.2. Bảo quản tài liệu số Hiệp hội thư viện Mỹ đưa ra 2 định nghĩa về bảo quản tài liệu số: Định nghĩa ngắn gọn và định nghĩa đầy đủ như sau: Định nghĩa ngắn gọn: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo sự truy cập đến nội dung số qua thời gian”. [8] Định nghĩa đầy đủ: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lược và hành động để đảm bảo tính chân thực, chính xác của nội dung thông tin qua thời gian, bất chấp sự thay đổi của công nghệ hoạc sự lỗi thời của nó. Bảo quản số áp dụng chung cho tài liệu số hóa nguyên gốc và tài liệu số là kết quả của quy trình số hóa”.[8] Tại Trung tâm, khi đã nhận thức về các nhân tố chủ yếu gây nguy hiểm tới tính toàn vẹn của nguồn tài liệu số của mình, việc xem xét áp dụng các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo quản tài liệu số của mình một cách tốt nhất: Làm mới dữ liệu: Làm mới dữ liệu số là việc chuyển các file dữ liệu sang một dạng lưu trữ mới cùng loại hoặc mới hơn. Các dữ liệu trong các đĩa CD- ROM được quan tâm chú trọng làm mới bằng cách đưa các dữ liệu này lên máy tính thay vì để nguyên chúng như vậy Di trú dữ liệu: Là việc chuyển các file dữ liệu số đã được mã hóa sang dạng format khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn. Hiện tại các file văn bản của Trung tâm đều ở dạng *.doc và các file PDF. Tất cả các đĩa CD-ROM thu thập về trung tâm thông qua nguồn nộp kèm theo Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân các luận án, luận văn đều được quy định ở 2 dạng file này với font chữ thống nhất là Times New Roman nhằm đáp ứng việc bảo quản, khai thác và chia sẻ dữ liệu. Các file ảnh, âm thanh, video còn ít nên chưa có sự thống nhất cụ thể. Bảo quản công nghệ: do mới trong giai đoạn đầu của việc hình thành các nguồn tài liệu số và chưa đầu tư thống nhất cho công nghệ số hóa và bảo quản nên việc tiến hành thay đổi công nghệ, bảo quản công nghệ tại đây rất hạn chế. 2.2.4. Phần mềm trong phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm Về phần mềm đến nay trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho việc xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số. Mỗi phần mềm đều có các ưu, nhược điểm riêng nhưng thông thường một phần mềm khả dĩ phải có các module chính của thư viện như: Bổ sung; biên mục; quản lý kho; phục vụ bạn đọc; mục lục trực tuyến; phân hệ lưu thông; quản lý tài liệu điện tử; mượn liên thưc viện; quản trị hệ thống Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0: Tại Trung tâm hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 cho việc xây dựng và quản lý hệ thống CSDL thư mục của mình. Phần mềm này là một giải pháp thư viện điện tử với các module tích hợp trong một hệ thống nhất. Ngoài khả năng quản lý thư viện truyền thống, Ilib bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, cho phép người dùng các dạng thông tin như: xuất bản phẩm, tài liệu điện tử, tài liệu âm thanh, hình ảnh Ilib tương thích với Internet, Extranet với khả năng quản lý tiếng Việt. Hệ thống này còn có tốc độ xử lý nhanh (dưới 3 giây đối với những phép tìm phức tạp) nhờ kết hợp hệ điều hành Unix và Windows. Đặc điểm nổi bật là: +. Quản trị hệ thống CSDL lớn (lên đến hàng triệu biểu ghi thư mục). Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân +. Bảo mật phân quyền: CSDL, người dùng và đường truyền. +. Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh. Hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao thức tìm kiếm Z39.50. +. Sử dụng tất cả các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục cũng như các khung phân loại như: AACR2. MARC, DDC +. Quản lý mọi dạng dữ liệu số hóa. +. Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện +. Xuất/nhập dữ liệu theo chuẩn quốc tế +. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng +. Khả năng lưu trữ ổn định, không hạn chế dung lượng. Phần mềm quản trị thư viện số Dlib gồm: +. OPAC: Cung cấp giao diện thân thiện cho người dùng, qua đó truy cập đến các chức năng của thư viện số như tra cứu, xem toàn văn tài liệu +. Library Server: Tích hợp với hệ thống thư viện điện tử, module này cung cấp các giao diện để truy cập thông tin bạn đọc, bản ghi thư mục +. Object Server: Là nơi lưu trữ và cung cấp nội dung tài liệu. +. Authority Control: Có chức năng xác thực, kiểm soát và ghi nhận các truy cập hệ thống Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Phần mềm giúp cho việc thu thập, bổ sung các tư liệu dạng số hóa, xử lý các dạng tài liệu khác nhau về hình ảnh, âm thanh, các File khác nhau; cho phép lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau; tìm kiếm nhanh có gồm cả hình ảnh, âm thanh, tự động xác định các thuộc tính số của tài liệu giảm bớt được thao thác và đơn giản hóa công việc cho người dùng. Nguyên tác cho biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hóa như: Dublin Core (DCMI), RDF (Resource Description Framework) của W3C. Các bản ghi thư mục mô tả nguồn tài liệu số có thể ở nhiều dạng khác nhau hay ở các dạng File XML, RDF, PDF Mô hình cấu trúc hệ thống phần mềm ứng dụng tại TTTTT-TV ĐHGTVT[12]: d÷ liÖu phi cÊu tróc - email T l Ê e l y i - tµi liÖu m C¸n bé Ö d u CSDL p ÷ l a van ban t e p r o f i l Q e t øng dông v¨n phßng r Meta-data u Þ a W S ¶ cac du lieu n u t d F y n l p e thuoc tinh e s r s o n d t Q a r CSDL Sinh viªn ÷ Þ l u i k z l ¶ i øng dông 1 h e Ö d øng dông nÒn web n o u e s i g n t Q t h CSDL r Þ u è h ¶ n ng dông 2 Ö n g c¸c øng dông kh¸c XuÊt b¶n C¸c ®èi tîng web Kho d÷ liÖu chung kh¸c H¹ tÇng intranet/internet Mô hình kiến trúc hệ thống 2.2.5. Quản lý và an ninh tài liệu số tại Trung tâm Quản lý tài liệu số: Theo Wells: “Thông tin phải được lưu trữ một cách bền vững, có thể độc lập với môi trường số, có thể nằm trong này, điều đó có thể đảm bảo rằng có Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân thể có cơ hội để những thông tin này hiện hữu trong một thời gian dài đủ để cung cấp cho bạn đọc trên các địa chỉ Web công cộng”. Xét theo điều đó, có nghĩa đối với TTTT-TV ĐHGTVT những tài liệu số đã được phát triển hoặc số hóa có giá trị lâu dài trong quá trình sử dụng và phải được lưu trữ lâu dài dựa trên các môi trường về chính sách và phần mềm công nghệ hợp lý. Đối với các CSDL thư mục, chúng được lưu trữ lâu dài và phục vụ tra cứu trên phân hệ OPAC và Biên mục bổ sung của phần mềm Ilib 4.0. Hệ thống CSDL thư mục này liên tục gia tăng về số lượng. Thậm chí mặc dù một số tài liệu có thể không còn đưa ra lưu thông nhưng vẫn còn lưu trữ biểu ghi thư mục của chúng. Với hạ tầng phần mềm cho phép Trung tâm tích hợp với hệ thống CSDL của thư viện khác trong cùng một hệ thống khi tham gia mượn liên thư viện mà vẫn giữ các biểu ghi thư mục gốc của mình. Đối với các CSDL toàn văn việc lưu trữ, bảo quản chúng có liên quan đến việc bảo quản siêu dữ liệu của các nguồn tài liệu này. Tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý và sử dụng các tài liệu số có ý nghĩa lớn. Các CSDL toàn văn được lưu trữ và bảo quản trên hệ thống máy chủ của Trung tâm và được gán đường link để người dùng tin có thể tiếp cận sử dụng nhưng không thể xóa hay copy được khi không được phép. Riêng đối với các CSDL trực tuyến mà Trung tâm chỉ cung cấp quyền truy cập và đường link đi đến sử dụng chúng thì yêu cầu phải đảm bảo đường link “sống” để người dùng tin thông qua đó để truy cập đến. Việc bảo quản những dữ liệu này thuộc về nhà cung cấp. Các đĩa CD-ROM được lưu trữ tại phòng Nghiệp vụ là chủ yếu. Những đĩa này được xử lý sơ sài và sắp xếp trên giá theo trật tự số đăng ký cá biệt đã gán cho nó và tài liệu kèm theo. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân An ninh tài liệu số: Khi xây dựng chính sách liên quan đến đảm bảo an ninh, an toàn tài liệu số tại Trung tâm cần lưu ý các yêu cầu: +. Bí mật: Không được phép truy cập, sử dụng hay tiết lộ về nguồn tài liệu số đó mà chưa được phép như: các thông tin cá nhân, tài khoản người dùng tin và thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trên máy chủ. +. Toàn vẹn: Đảm bảo sự chính xác, không thay đổi đối với các thông tin gốc như thông tin thư mục trong CSDL thư mục, thông tin toàn văn trong CSDL toàn văn +. Sẵn sàng: Thông tin và dữ liệu số luôn ở trạng thái sẵn sàng cho việc truy cập và sử dụng như hệ thông quản lý CSDL thư mục, CSDL toàn văn 2.2.6. Vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ Hiện nay, trong bối cảnh nguồn tài liệu số tại các thư viện nói chung và tại TTTT-TV ĐHGTVT có xu hướng tăng lên nhanh và lượng người truy cập ngày càng tăng, các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn với các loại hình tài liệu sách, luận án, luận văn, CSDL trực tuyến, CSDL Offline, các bộ sưu tập số, tài liệu đa phương tiện (CD-ROM, băng cassette, băng video ) ngày càng nhiều. Vì vậy để đảm bảo vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ trong truy cập tài liệu số tại thư viện mình thì cần đến các chính sách về quyền truy cập. Các tài liệu số của Trung tâm được đưa lên tra cứu và khai thác trên hai cổng trực tuyến là: và Trên hai cổng truy cập trực tuyến này người dùng tin tự do ra vào và tra cứu, tuy nhiên nếu muốn đọc toàn văn tài liệu số thì yêu cầu cần có tài khoản và mật khẩu xác định do Trung tâm cấp. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Trong các hợp đồng thuê, mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến, Trung tâm cần lưu ý đến những vấn đề như: +. Kỳ hạn của hợp đồng; +. Những điều kiện các nhà cung cấp cho phép thực hiện và không được quyền thực hiện như: - Được xem toàn văn và tra cứu nội dung trong CSDL trực tuyến đã thuê; - Được phép đăng tải hay in nội dung trong các CSDL đã thuê, mua cho người dùng tin - Cho phép người dùng tin sao chụp tối đa 10% tổng số trang của tài liệu; - Không được truy cập tới những khu vực không được phép cảu CSDL; - Không được bán lại, cho thuê hay chuyển giao những CSDL đã thuê, mua; - Không được xóa hay di dời bất cứ định dạng nào trong các nhan đề, thông tin về quyền tác giả và các ghi chú khác . +. Về điều khoản lưu trữ +. Về trách nhiệm pháp lý từ phía nhà cung cấp và từ phía thư viện thuê, mua trong những trường hợp liên quan đến bản quyền và sở hữu trí tuệ Xây dựng chính sách đối với dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu liên quan đến bản quyền và sở hữu trí tuệ như: Hạn chế sao chụp toàn bộ tài liệu; hạn chế số lần sao chụp trên một tài liệu; đưa ra những chính sách cụ thể những loại tài liệu nào được phép sao chụp và loại tài liệu nào không được phép; sao chụp các tài liệu số quý hiếm; các dấu hiệu trên các bản sao chụp Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 64
  65. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân 2.3. Thực trạng khai thác và hợp tác chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm 2.3.1. Nhu cầu khai thác tài liệu của ngƣời dùng tin tại Trung tâm Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì sự gia tăng nhu cầu sử dụng các nguồn tài liệu số ngày một gia tăng. Trường Đại học Giao thông Vận tải với đặc thù là một trường kỹ thuật công nghệ nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy, nghiên cứu và học tập càng lớn. Do vậy nhu cầu của người dùng tin tại đây đối với các nguồn tài liệu số rất lớn và đa dạng. Thử hình dung rằng, nếu không có các nguồn tài liệu số này thì nhiều người dùng tin sẽ lựa chọn phương pháp tìm kiếm các nguồn thông tin không chính thức trên mạng Internet. Nhưng nếu có thể tiếp cận tới những nguồn tin dạng số này thì việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn đối với người dùng tin và tốt hơn đối với thư viện. Theo như quan sát, người dùng tin tại đây có nhu cầu rất lớn đối với các nguồn tài liệu số là các Luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên; các tạp chí chuyên ngành tiếng Anh. Việc mượn và sao chụp các tài liệu là luận án, luận văn và báo cáo khoa học tại Trung tâm là rất hạn chế và từ đó dẫn đến nhu cầu đọc toàn văn các tài liệu đó trên máy tính và thông qua đĩa CD-ROM. Hàng ngày có gần 100 lượt bạn đọc sử dụng phòng đọc điện tử cho việc khai thác các nguồn tin trực tuyến, truy cập CSDL số của Trung tâm; trên 79 lượt bạn đọc sử dụng máy tính tra cứu tài liệu đặt tại các phòng đọc và mượn để tra cứu CSDL thư mục. Nhu cầu đối với các loại tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm khá đa dạng. Thể hiện qua bảng sau[1]: Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 65
  66. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân NDT Cán bộ, giảng Học viên cao học, Sinh viên viên & nghiên nghiên cứu sinh Loại hình tài liệu cứu Sách, báo và tạp chí 58,6 % 50,8 % 60 % Luận án, luận văn 9 % 22,2 % 18,4 % Báo cáo khoa học 18 % 8 % 3 % Tài liệu điện tử, 14,4 % 19 % 18,6 % CSDL Tổng số 100 % 100 % 100 % Bảng 2: Cơ cấu nhu cầu tin của người dùng tin tại TTTTTV ĐHGTVT Qua đây có thể thấy nhu cầu sử dụng loại hình tài liệu điện tử, CSDL của 3 nhóm người dùng tin tại Trung tâm tương đối khác nhau. 19 % nhu cầu của nhóm người dùng tin học viên cao học, nghiên cứu sinh dành cho loại hình tài liệu này; đối với sinh viên là 18,6 % và nhóm cán bộ, giảng viên và nghiên cứu là 14,4 %. Cũng theo nghiên cứu này, người dùng tin tại Trung tâm có nhu cầu cao về các tài liệu số, tài liệu điện tử có nội dung là các luận án, luận văn và báo cáo nghiên cứu khoa học (38,5%), có nội dung là các bài giảng (15%), nội dung về kỹ thuật giao thông, kinh tế vận tải và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực này là 84,3 %. Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 66
  67. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s. Trần Thị Thanh Vân Tại Trung tâm, người dùng tin 100% sử dụng bộ máy tra cứu trực tuyến OPAC làm công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu của mình. Vì hiện nay, Trung tâm không còn phát triển và sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, thư mục nữa mà chuyển hẳn sang sử dụng tra cứu trên máy tính. Chính vì vậy, nhu cầu tra cứu CSDL thư mục của người dùng tin tại đây là rất lớn. Đối với đối tượng người dùng tin là học viên cao học và giảng viên, nghiên cứu, họ có nhu cầu tương đối lớn trong việc sử dụng các đĩa CD-ROM có chứa dữ liệu của các luận án, luận văn đã được bảo vệ để tìm hiểu và tham khảo. Đối tượng là giảng viên và nghiên cứu có khả năng về ngoại ngữ rất ưa chuộng loại hình tài liệu số trực tuyến là các tạp chí kỹ thuật tiếng Anh – Mỹ. 2.3.2. Những yêu cầu đối với khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm Công tác khai thác, sử dụng và chia sẻ là việc tổ chức toàn bộ các công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, nhanh chóng về thời gian; đầy đủ về thông tin và chính xác các nhu cầu về sử dụng nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của cơ quan thông tin – thư viện theo các cách khác nhau nhưng hiệu quả. Chính việc đạt được các mục tiêu cho khai thác, chia sẻ này sẽ phản ánh kết quả các khâu nghiệp vụ từ thu thập, biên mục, chỉnh lý, duy trì và xây dựng nguồn tài liệu số. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng máy tính và mạng máy tính; nhu cầu tiếp cận, khai thác và sử dụng các tài liệu số ngày một gia tăng. Điều đó chứng tỏ sự hứng thú của người dùng tin với nguồn tài liệu hiện đại này và xây dựng cho cơ quan thông tin – thư viện những cơ hội cho việc tạo ra lợi thế so sánh về nguồn tin. Thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu số thực chất bao gồm cả hai phía là: phía cung cấp và phía có nhu cầu. Các tài liệu số sẵn có của Trung tâm Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 67