Khóa luận Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

1. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI - thế kỉ của sự bùng nổ thông tin và nền kinh tế tri thức. Nhờ các cuộc cách mạng về khoa học và công nghệ, đặc biệt sự phát triển có tính cách mạng của lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng. Thêm vào đó, những nhu cầu, đòi hỏi của con người trong toàn xã hội cũng ngày một cao hơn, đặc biệt là nhu cầu về thông tin. Dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào con người cũng đều cần đến thông tin, đều phải xử lý thông tin. Một vấn đề nữa mà chúng ta phải đề cập đến ở đây là nguồn thông tin, tri thức mà nhân loại sản sinh ra là rất lớn và ngày một gia tăng với tốc độ chóng mặt. Người ta có thể có được thông tin ở mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều phương tiện khác nhau: thông tin trên sách, báo - tap chí, thông tin trên các phương tiện truyền thông (đài, ti vi, internet, ). Tuy nhiên hầu hết các nguồn thông này đều chưa được chọn lọc, xử lý, phân loại, Do vậy mà tính chính xác, đầy đủ, độ tin cậy của của nguồn tin chưa được đảm bảo. Lúc này ta mới thấy vai trò của các thư viện và cơ quan thông tin là hết sức quan trọng. Nhiệm vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất ra các sản phẩm thông tin có chất lượng, tổ chức các dịch vụ phổ biến và tìm kiếm thông tin. Công tác biên mục mô tả là một khâu quan trọng trong chu trình xử lý tài liệu. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cơ quan thông tin, thư viện có thể tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, triển khai các hoạt động phục vụ của mình. Biên mục tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả phục vụ cho các thư viện và trung tâm thông tin. Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, tiến hành chuẩn hoá công tác biên mục mô tả còn là cơ sở để các thư viện có thể chia sẻ trao đổi nguồn thông tin cho nhau. Chính vì vậy hoạt động biên Khoa Thông tin - Thư viện 1
2. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý mục mô tả ngày nay đang được nhiều cơ quan thông tin, thư viện quan tâm, chú trọng và không ngừng chuẩn hoá. Điều này là hết sức cần thiết đối với bất kì cơ quan thông tin, thư viện nào nếu muốn nâng cao hoạt động phục vụ, thu hút ngày càng nhiều người dùng tin đến với cơ quan mình. Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện khoa học tổng hợp đứng đầu cả nước, là đầu mối, trung tâm cung cấp, nhận lưu chiểu sách báo lớn nhất trong cả nước. Trong những năm qua, bên cạnh việc đảm bảo phục vụ người dùng tin, Thư viện luôn dành sự quan tâm đặc biệt đến các hoạt động nghiệp vụ, trong đó có công tác biên mục mô tả. Thư viện đã không ngừng nghiên cứu và áp dụng những quy tắc, khổ mẫu mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn mới vẫn còn một số khó khăn cần khắc phục. Do vậy đòi hỏi phải có sự đầu tư, nghiên cứu, để khắc phục những nhược điểm, đưa ra các giải pháp thích hợp giúp cho công tác biên mục mô tả của Thư viện ngày càng hoàn thiện và chuẩn hoá. Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn vấn đề: “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khoá luận của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác biên mục, khoá luận đi sâu vào tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia nhằm mục đích: - Tìm hiểu công tác biên mục tại Thư viện Quốc gia, tôi mong muốn có được cái nhìn toàn diện và cụ thể về công tác biên mục mô tả của Thư viện. - Khảo sát công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia, đánh giá ưu nhược điểm trong công tác mô tả tài liệu tại Thư viện. - Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô tả của thư viện. 3. Tình hình nghiên cứu Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất ở nước ta, cũng là một trong những thư viện có hoạt động chuyên môn Khoa Thông tin - Thư viện 2
3. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý nghiệp vụ phát triển. Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khoá luận của sinh viên các khoá trước cũng như các cán bộ đang làm việc tại trung tâm thực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin thư - viện tại Thư viện. Đề tài nghiên cứu về Thư viện Quốc gia thì nhiều, nhưng chủ yếu lại tập trung vào các vấn đề: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, số hoá tài liệu mà ít có đề tài nghiên cứu về công tác biên mục tài liệu của Thư viện. Đặc biệt nghiên cứu sâu về công tác biên mục mô tả tài liệu thì lại chưa có khoá luận nào thực hiện. Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam đang từng bước hiện đại hoá và chuẩn hoá các khâu công tác nghiêp vụ để nâng cao hiệu qủa hoạt động của thư viện thì tác giả lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam” là hoàn toàn phù hợp. 4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu phần mềm đang được ứng dụng tại Thư viện Quốc gia, kèm theo đó là các quy tắc mô tả và khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21. * Phạm vi nghiên cứu: + Không gian địa lý: Phòng báo - Tạp chí, Phòng Bổ sung và phòng Biên mục của Thư viện. + Thời gian: Từ khi áp dụng phần mềm Ilib tại thư viện từ năm 2003 đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng một số phương pháp: * Tổng hợp, phân tích tài liệu * Mạn đàm với cán bộ Thư viện * Tìm hiểu và khảo sát thực tế 6. Ý nghĩa của khoá luận * Về mặt lý luận Những thông tin được trình bày trong khoá luận nhằm mục đích, giúp Khoa Thông tin - Thư viện 3
4. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý khẳng định tầm quan trọng của công tác biên mục mô tả. Có cái nhìn khái quát, toàn diện về các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng trong biên mục mô tả tài liệu. Trình bày một số các khái niệm, định nghĩa, chức năng, vai trò về công tác biên mục cũng như các khái niệm liên quan. * Về mặt thực tiễn Khoá luận, đi sâu vào thực trạng công tác biên mục mô tả tại TVQGVN. Đưa ra một số nhận xét về những thuận lợi, và khó khăn khi áp dụng các chuẩn biên mục vào công tác biên mục mô tả. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô tả nói riêng và hoạt động TT - TV nói chung tại Thư viện. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mục lục, lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về Thư viện Quốc gia Chương 2: Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Khoa Thông tin - Thư viện 4
5. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện Quốc gia là thư viện khoa học Tổng hợp lớn nhất của cả nước, là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện khoa học tổng hợp nhà nước, là thư viện tiêu biểu cho nền văn hoá dân tộc, trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các hệ thống thư viện trong nước và ngoài nước. Mặt tiền Thƣ viện Quốc gia Việt Nam - Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM - Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV) - Website chính thức: Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha (Sở) Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của A. Sarraut, toàn quyền Pháp ở Đông Dương. Thực chất đây là một đơn vị văn hoá của chính phủ Pháp đối với các nước thuộc địa, trong đó có Việt Nam. Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mở Khoa Thông tin - Thư viện 5
6. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý cửa phục vụ bạn đọc. Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện. Cách mạng Tháng Tám thành công, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia thư viện. Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn. Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng thư viện Hà Nội. Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng thư viện vào Sài Gòn. Là thư viện do Thực dân Pháp xây dựng, nên chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Đông Dương cũng nhằm mục đích phục vụ cho công tác xâm lược và khai tác thuộc địa của Thực dân Pháp. Vốn tài liệu, hình thức phục vụ của Thư viện nghèo nàn. Đứng đầu Thư viện thường là do những người Pháp đảm nhiệm. Sau ngày đất nước ta đánh thắng giặc Pháp xâm lược (1954), năm 1957 Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra quyết định thành lập TVQGVN. Sự kiện này đã đánh dấu một bước tiến vô cùng quan trọng đối với Thư viện Việt Nam. Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam. Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định. Năm 1982, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên hiệp quốc của khu vực Đông dương. Năm 2000, TVQGVN chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution). Khoa Thông tin - Thư viện 6
7. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Thư viện Quốc gia với bề dày gần 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao giờ cũng là thư viện hàng đầu của nước ta. Nó chính là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất trong cả nước và là thư viện đứng đầu trong hệ thống thư viện khoa học trực thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Điều 17 Pháp lệnh Thư viện và Điều 5 Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện đã xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN. Về vị trí TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước. Những năm đầu thế kỉ XXI, TVQG Việt Nam vẫn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579/TC-QĐ ngày 17/3/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin. Từ 24/08/2004, TVQGVN hoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin. Căn cứ vào quyết định này, TVQGVN có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau: * Về chức năng TVQGVN là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (nay là Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch), có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội, các chức năng cụ thể: Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung tâm của cả nước với chức năng nhiệm vụ được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ VIỆN. Khai thác các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc, nghiên cứu của bạn đọc Nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật Lưu chiểu; Tàng trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam; Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Việt Nam. Tổ chức phục vụ bạn đọc theo quy định. Khoa Thông tin - Thư viện 7
8. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Chịu trách nhiệm hợp tác trao đổi tài liệu với các thư viện trong và ngoài nước. Quản lý các dự án nghiên cứu về khoa học kĩ thuật thuộc lĩnh vực thông tin - thư viện. Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành thư viện theo quy định của Bộ Văn hóa Thông tin. * Về nhiệm vụ 1. Trình bộ trưởng Bộ Văn hoá -Thể thao và Du lịch quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm. của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. 2. Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức. 3. Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. 4. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. 5. Hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện trong nước và ngoài nước theo quy định của Pháp luật. 6. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện. 7. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước, Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ. 8. Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hoá – Thông tin và quy địng của Pháp luật. 9. Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính phủ. 10. Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao; quản lý và sử dụng theo quy Khoa Thông tin - Thư viện 8
9. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý định của Pháp luật. 11. Đảm bảo kỉ luật, kỉ cương theo nội quy làm việc của Thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan khu vực môi trường do Thư viện quản lý. 12. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng. 13. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của Pháp luật. 14. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Thƣ viện * Cơ cấu tổ chức Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được Bộ văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định, Thư viện đã có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học. Hiện nay chức năng nhiệm vụ của Thư viện đã được chuyên môn hoá đến từng phòng ban chức năng. Về cơ cấu tổ chức của TVQGVN bao gồm: * Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và 3 Phó giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu thư viện. Phụ trách chung toàn bộ công tác của Thư viện; Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn và hàng năm của đơn vị; Phụ trách trực tiếp công tác tổ chức cán bộ - hành chính, kế toán tài chính, Tin học và đối ngoại. Một Phó giám đốc phụ trách chuyên môn và công nghệ thông tin. Một Phó giám đốc Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa học, Tạp chí Thư viện. Một Phó giám đốc phụ trách khối phục vụ bạn đọc. * Các phòng ban chức năng: Gồm 14 phòng - Phòng tin học - Phòng Biên mục - Phòng Hành chính tổ chức - Phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ - Phòng Bảo quản - Phòng Bổ sung – Trao đổi Khoa Thông tin - Thư viện 9
10. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý - Phòng Báo – Tạp chí - Phòng Đọc sách - Phòng Quan hệ Quốc tế - Phòng Thông tin Tư liệu - Phòng Lưu chiểu - Phòng Tạp chí Thư viện - Phòng Dự án - Đội Bảo vệ * Đội ngũ cán bộ: Sau hơn 90 năm xây dựng và phát triển, hiện nay, TVQGVN có trụ sở tại 31 Tràng Thi - Hà Nội. Tổng diện tích sử dụng của TVQGVN là 18.000 m2, với 14 phòng ban chức năng. Tổng số cán bộ của Thư viện là 176 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ có trình độ Tiến sĩ, 17 cán bộ có trình độ Thạc sĩ, 134 cán bộ tốt nghiệp Đại học (trong đó có 78 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện), 24 cán bộ có trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng. 1.4. Cơ sở vật chất trang thiết bị TVQG đã có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với đường truyền đủ đáp ứng cho số người dùng. Mặt khác, để giúp các thư viện trong hệ thống TVCC kết nối và chia sẻ biểu ghi thư mục với TVQG, Bộ Văn hoá – Thông tin đã đầu tư Dự án xây dựng TVQG trở thành trung tâm TT-TV của cả nước, bao gồm 1 mạng cục bộ (LAN). TVQG có hệ thống máy chủ và máy trạm (10 máy chủ, 230 máy trạm) phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin và các dịch vụ bạn đọc Có các thiết bị an toàn hệ thống thông tin: thiết bị lưu điện, chống sét, thiết bị sao lưu dữ liệu, thiết bị bảo vệ, bảo mật. Các thiết bị ngoại vi: Switch, Rounter, máy scan, camera, máy đọc mã vạch, máy in lazze, Projector Bốn đường Internet trực tiếp Leased Line 192 Kbps dành riêng cho Khoa Thông tin - Thư viện 10
11. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Website và Mail; đường Internet không dây Wifi và đường ADSL 2M dành cho bạn đọc tra cứu Internet, đường ADSL 4M dành cho cán bộ làm việc. Nhìn chung, TVQG đã đảm bảo tương đối tốt về cơ sở vật chất kỹ thuật cho cán bộ thư viện làm việc (chiếm 50%) cũng như nhu cầu thông tin của NDT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay. TVQG đã tạo lập tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện; các thiết bị liên lạc viễn thông. Các máy tìm tin toàn văn để tự động đánh chỉ số và đảm bảo truy cập đến nguồn tin số hoá. 1.5. Kinh phí hoạt động Trong bất kì một hoạt động nào, một lĩnh vực nào, kinh phí hoạt động luôn là một vần đề quan trọng và được quan tâm hàng đầu. Đặc biệt trong hoạt động thông tin - thư viện lại càng quan trọng hơn. Bởi đây là hoạt động văn hoá, giáo dục phi lợi nhuận. Hiện nay hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện ở nước ta gần như một trăm phần trăm hoạt động bằng kinh phí do Nhà nước cấp. TVQGVN trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, hàng năm Thư viện nhận kinh phí cấp phục vụ cho hoạt động của mình là khoảng 11 tỉ đồng. Trong đó Thư viện chi khoảng 3.600.000.000 cho hoạt động của các phòng ban chuyên môn, số còn lại phục vụ cho các hoạt động khác của thư viện, nhưng chủ yế là phục vụ cho công tác bảo dưỡng, nâng cấp mua sắm, các trang thiết bị trong thư viện, cụ thể: Dự đoán kinh phí hoạt động của các phòng ban chuyên môn 2010 STT Phòng Kinh phí hoạt động 1 Lưu chiểu 210.000.000 2 Bổ sung 250.000.000 3 Biên mục 250.000.000 4 Tin học 400.000.000 5 Bảo quản 740.000.000 6 Đọc sách 180.000.000 Khoa Thông tin - Thư viện 11
12. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 7 Báo - Tạp chí 120.000.000 8 Thông tin – Tư liệu 380.000.000 9 Nghiên cứu khoa học 280.000.000 10 Quan hệ quốc tế 350.000.000 11 Tạp chí thư viện 200.000.000 12 Hành chính tổ chức 100.000.000 13 Bảo vệ 20.000.000 14 Dự án 120.000.000 Tổng 14 3.600.000.000 1.6. Nguồn tài nguyên thông tin Theo số liệu thống kê đến tháng 5 năm 2008, tổng số nguồn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam như sau: * Tài liệu truyền thống: Tài liệu dạng sách gồm: + 800.752 tên sách + 1.300.968 bản sách Tài liệu là báo tạp chí gồm: + 8.677 tên báo, tạp chí + Khoảng 130.000 tập báo, tạp chí đã đóng - Tài liệu dạng vi phim – vi phích gồm: + Phim Pôgitiv (Phim dương bản) gồm có 1345 tên tài liệu với 3150 hộp, ngoài ra Thư viện còn có các bản chụp mới tài liệu báo, tạp chí trước năm 1954. + Phim Negativ (Phim âm bản) gồm 1712 hộp. * Nguồn tài liệu điện tử: - Các CSDL thư mục gồm có: + 5 CSDL Thư mục + 411882 biểu ghi thư mục - Các CSDL toàn văn gồm: + 7 CSDL toàn văn Khoa Thông tin - Thư viện 12
13. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý + Khoảng 1021410 trang tài liệu với khoảng 5488 tên tài liệu 1.7. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin trong Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện. Một thư viện dù nguồn tài liệu có phong phú, đa dạng đến mấy, công tác xử lý, phục vụ có tốt đến đâu mà không có người đến sử dụng, thì thư viện ấy cũng trở nên vô ích. Do vậy công tác nghiên cứu NDT để có thể đưa ra những chiến lược, kế hoạch nhằm nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho NDT. NDT và nhu cầu tin trở thành một trong những yếu tố quan trọng cho việc định hướng hoạt động và phát triển của các cơ quan thông tin, thư viện, đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ mới. Để sản phẩm và dịch vụ của thư viện có chất lượng cao, thu hút được NDT thì các cơ quan thông tin - thư viện phải nắm vững đặc điểm NDT và NCT, từ đó tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu của họ. Người dùng tin dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinh sinh viên hay các nhà khoa học cũng đều cần đến thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. Đồng thời người dùng tin cũng chính là người tạo ra các thông tin mới về khoa học cho xã hội và những thông tin bổ ích cho các cơ quan thông tin – thư viện trong quá trình hoạt động của mình, thông qua nhu cầu tin của họ. Hiện nay đối tượng dùng tin của Thư viện, đa dạng về thành phần và trình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại Thư viện và các đối tượng khác: cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, cán bộ lãnh đạo, quản lý, học sinh, sinh viên, cán bộ hưu trí trong cả nước. Tính đa dạng của người dùng tin trong Thư viện thể hiện trong sự khác nhau, về nhu cầu thông tin, lứa tuổi nghệ nghiệp cũng như trình độ hiểu biết của họ. Nhu cầu thông tin của các đối tượng này là rất khác nhau, do vậy mà phương thức phục vụ bạn đọc của Thư viện cũng rất đa dạng và phong phú để phù hợp với đặc thù của từng người dùng tin. Khoa Thông tin - Thư viện 13
14. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Trước đây Thư viện có hạn chế đối tượng phục vụ, nhưng hiện nay do đòi hỏi của thực tiễn, trong thời đại của xã hội thông tin, nhu cầu tin của con người ngày càng gia tăng, do đòi hỏi của xã hội, mà Thư viện đã mở rộng phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc, bất cứ ai có mong muốn sử dụng tài liệu của thư viện đều sẽ được phục vụ. Người dùng tin của Thư viện có thể chia thành các nhóm như sau: Bảng số liệu điều tra mức độ NDT sử dụng tài liệu tại TVQGVN STT Nhóm Người dùng tin Mức độ NDT sử dụng Thư viện 1 Lãnh đạo, quản lý 2.3 % 2 Cán bộ nghiên cứu giảng dạy 21.2 % 3 Sinh viên, học viên cao học 71.4 % 4 Đối tượng khác 5.1 % Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý. Đối với nhóm NDT này thông tin chính là công cụ quản lý. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt hiệu quả cao. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm NDT này, rất phong phú và đa dạng. Họ cần những thông tin cô đọng và được “nén”; thông tin được cung cấp phải ngắn gọn, chính xác, logic, có hệ thống và phản ánh khách quan quá trình hoạt động, tổ chức, thông tin đưa ra phải kịp thời. Hình thức phục vụ thường là các bản tin nhanh, tóm tắt, tổng quan, tổng luận, phục vụ thông tin có chọn lọc Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy tại các trường đại học và các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển. Họ thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, các bài tập, dự án, đề tài khoa học ; đồng thời họ cũng chính là những NDT Thường xuyên, liên tục của TV. Nhu cầu tin của họ sẽ cần: thông tin cần bền vững và chuyên sâu về một lĩnh vực nghiên cứu cụ thể, vừa phải mang tính mới trong khoa học; nghiên cứu mang tính liên ngành: bên cạnh những thông tin chuyên ngành còn cần những thông tin của ngành khác có liên quan. Thông tin mà họ Khoa Thông tin - Thư viện 14
15. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý cần là các thông tin mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thành tựu kho học – kĩ thuật mới trong và ngoài nước, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đang được triển khai hoặc mới được nghiệm thu Thông tin cung cấp phải đầy đủ, ngắn gọn, chính xác; họ có nhu cầu sử dụng thông tin có giá trị gia tăng cao và phải được phân tích, xử lý. Hình thức phục vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo sách mới Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, sinh viên học sinh tại các trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu . Đây là những chủ thể thông tin đông đảo và biến động nhất trong TV. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này bao hàm các tài liệu trải rộng từ các tài liệu mang tính chất phục vụ cho công tác học tập như sách giáo khoa, giáo trình đến các tài liệu mang tính chất giải trí, các kiến thức phổ thông và văn hoá – xã hội Đây là nhóm đối tượng sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị thi, làm đề tài, luận văn, luận án tốt nghiệp Lúc này nhu cầu tin của họ là cần các thông tin, tài liệu chuyên sâu về một củ đề, các tài liệu mang tính thời sự, cập nhật, thời gian tìm tài liệu không nhiều. Chính vì vậy nhu cầu tin của nhóm đối tượng này rất phong phú đa dạng, việc tạo lập và phát triển các dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin lại càng trở lên quan trọng và là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của Thư viện. Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu là các thông tin phổ biến về tri thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viết trong các tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học, ngành học đào tạo. Nhóm 4: Người dùng tin là những người hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợ thủ công, cán bộ hưu trí, hội viên các hội khuyến nông Đặc điểm nhu cầu tin của họ khá đa dạng phong phú, bao hàm mọi lĩnh vực của đời sống. Họ cần chủ yếu các thông tin dữ kiện, cụ thể, không đòi hỏi sự phân tích tổng hợp. Khoa Thông tin - Thư viện 15
16. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Thông tin cung cấp phải kịp thời, cập nhật, càng mới càng tốt và phải dễ sử dụng, dễ hiểu. Do đặc điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng năm TVQG thường tổ chức các lớp bồ dưỡng, đào tạo, cung cấp NDT những hiểu biết chung về cơ chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và khai thác các sản phẩm và dịch vụ của thư viện một cách có hiệu quả. Giúp nâng cao kĩ năng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể chủ động tiếp cận tới nguồn thông tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng. Khoa Thông tin - Thư viện 16
17. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Khái niệm biên mục mô tả Biên mục mô tả (mô tả thư mục) là một bộ phận của quá trình biên mục, có liệ quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu trên một phiếu mô tả / biểu ghi thư mục, sao cho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác, đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập. Biên mục mô tả vừa là công đoạn, vừa là sản phẩm. Với tư cách là sản phẩm người ta gọi đó là chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một bản mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật đem tin . Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục, đó là bước đầu tiên của xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. 2.2. Vai trò của công tác biên mục mô tả trong hoạt động thông tin - thƣ viện. Biên mục mô tả là một công tác không thể thiếu trong hoạt động thông tin - thư viện. Sản phẩm của công tác biên mục mô tả chính là các phiếu mục lục / biểu ghi thư mục. Trong các phiếu mô tả / biểu ghi này chứa đựng các thông tin cơ bản về một tài liệu mà thư viện có. Tác dụng của nó chính là cung cấp cho NDT những thông tin cơ bản của tài liệu để họ có thể tìm kiếm được đúng tài liệu mà họ đang tìm kiếm thông qua hệ thống mục lục, hoặc CSDL của thư viện. Để giúp cho hoạt động thông tin - thư viện có hiệu quả, và vấn đề tra tìm tài liệu của NDT, thì công tác biên mục mô tả có vai trò hết sức quan trọng. Biên mục mô tả cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ. Công tác này giúp cho cán bộ thư viện cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu / CSDL, và tra cứu, tìm kiếm Khoa Thông tin - Thư viện 17
18. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý các tài liệu đó một cách dễ dàng. Biên mục mô tả giúp NDT có một khái niệm về tư liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng tìm được các tài liệu mà họ quan tâm trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục phiếu, CSDL, ). Biên mục mô tả còn có một vai trò hết sức quan trọng, đó là công dụng kiểm soát thư mục. Như vậy biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục, có liên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu trong một phiếu mô tả / biểu ghi theo các tiêu chuẩn quốc tế sao cho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác. Ngày nay, trong hoạt động thông tin - thư viện, việc tổ chức và sắp xếp thông tin thư mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước và quốc tế một cách dễ dàng là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầu hiện nay. Chính vì vậy mà công tác biên mục mô tả càng trở nên quan trọng và không thể thiếu trong mọi hoạt động của bất kì một thư viện, trung tâm thông tin nào 2.3. Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Biên mục trong đó có biên mục mô tả, là công tác vô cùng quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện. Nó ảnh hưởng đến chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng phục vụ NDT của mỗi cơ quan thông tin - thư viện. Nhận thức rõ được vấn đề này TVQGVN đã tiến hành ứng dụng tin học, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trên thế giới vào công tác biên mục nhằm nâng cao chất lượng công tác biên mục, cũng như công tác phục vụ của Thư viện. Vốn tài liệu của TVQG là vô cùng phong phú với đủ mọi loại hình tài liệu: Sách, báo - tạp chí, luận án, tranh ảnh, bản đồ đáp ứng mọi nhu cầu tin cho NDT khi đến sử dụng thư viện. Để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình mô tả tài liệu Thư viện Quốc gia đã áp dụng quy tắc mô tả của TVQG được xây dựng dựa trên cơ sở Tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD Khoa Thông tin - Thư viện 18
19. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý trong công tác biên mục mô tả cho tất cả các loại hình tài liệu của mình, do vậy cũng tuân theo tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD. 2.3.1. Áp dụng mô tả thƣ mục theo Quy tắc mô tả của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1994 Để đảm bảo tính nhất quán trong qúa trình mô tả tà liệu thì việc áp dụng một quy tắc mô tả theo chuẩn đã được quy định là điều bắt buộc đối với mọi cơ quan thông tin - thư viện. Hiện nay, tại Việt Nam chưa có một quy tắc mô tả tài liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống thư viện trong cả nước. Tuỳ thuộc vào điều kiện và khả năng của mình mà từng thư viện đã áp dụng các quy tắc mô tả khác nhau. Mô tả tài liệu phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được thống nhất, để nêu bật được những đặc trưng cơ bản của tài liệu, giúp người cán bộ có thể nhận dạng và mô tả tài liệu một cách chính xác. Chính vì vậy TVQGVN đã xây dựng cho mình một quy tắc mô tả để sử dụng thống nhất về mô tả thư mục trong Thư viện. Quy tắc này được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD, vì vậy nó cũng tuân thủ theo các quy định của tiêu chuẩn ISBD. Tiêu chuẩn quốc tế về biên mục mô tả (ISBD) đã được biên soạn từ năm 1969, bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 và sự hỗ trợ của hiệp hội các thư viện quốc tế (IFLA). 1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục”. Mô tả theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống kí hiệu, dấu đặt trước các mỗi yếu tố mô tả. ISBD phân chia các dữ liệu thư mục thành từng vùng và từng yếu tố trong vùng đó với những thuyết minh đầy đủ, chính xác về các vùng đó. Mô tả theo Tiêu chuẩn quốc tế ISBD bao gồm 8 vùng cơ bản: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản 3. Vùng thông tin đặc thù (dùng cho xuất bản phẩm tiếp tục và tài liệu Khoa Thông tin - Thư viện 19
20. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý chuyên dạng) 4. Vùng địa chỉ xuất bản, phát hành 5. Vùng mô tả vật lý 6. Vùng tùng thư 7. Vùng Phụ chú 8. Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu * Trình bày tóm tắt một bản mô tả theo ISBD Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm .- Lần xuất bản .- Thông tin đặc thù .- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm xuất bản .- Mô tả vật lý .- (Tùng thƣ) Phụ chú Chỉ số tiêu chuẩn: ISBN: Giá tiền Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả tiêu chuẩn cho các loại hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục. Nhờ các ưu điểm của mình mà tiêu chuẩn mô tả ISBD nhanh chóng được các thư viện lớn trên thế giới cũng như Việt Nam áp dụng. ISBD không phải là nột tiêu chuẩn mang tính áp đặt mà các thư viện có thể lựa chọn các yếu tố cần thiết và phù hợp với với công tác biên mục mô tả của mình, cũng như có thể dựa vào đó để biên soạn các tiêu chuẩn biên mục mô tả cho mình. Với những ưu điểm của ISBD Thư viện Quốc gia Viêt Nam đã tiến hành xây dựng quy tắc mô tả tài liệu của mình tuân theo các quy định của ISBD. Khoa Thông tin - Thư viện 20
21. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý * Vấn đề lập tiêu đề mô tả Thư viện tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả (tác giả cá nhân và tác giả tập thể), khi tài liệu có từ 3 tác giả trở xuống. Lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu: khi tài liệu có 3 tác giả nhưng trách nhiệm chỉ là chủ biên, người sưu tầm, dịch, biên soạn , khi tài liệu có từ 4 tác giả trở lên và khi tài liệu không rõ họ tên hoặc chỉ là bút danh. Đối với tác giả là người Việt Nam hay người châu Á (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc ): mô tả theo trật tự thuận. + Tên không gồm họ thường là biệt danh, bút danh mô tả như ghi trên tài liệu. Ví dụ: Tản Đà → Tản Đà + Tên có cấu trúc Họ - Đệm - Tên, mô tả thuận và viết hoá chữ cái đầu của Họ - Đệm - Tên. Ví dụ: Nguyễn Minh Châu → Nguyễn Minh Châu + Đối với tác giả cá nhân là người nước ngoài có cấu trúc Tên - Đêm Họ, tiến hành mô tả đảo. Khi đó Họ của tác giả được đảo lên trước đệm và tên được viết sau giữa họ và tên có ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,). Ví dụ: Mác xim Gorki → Gorki, Mác xim D.J. Johnson → Johnson, D.J Sách giáo khoa cho lớp cơ sở, phổ thông, trung học không mô tả theo tên tác giả mà mô tả theo tên sách. Đối với sách giáo trình thì mô tả như bình thường. Đối với các tài liệu mà tác giả tập thể là tên cá cơ quan đoàn thể, tổ chức thì mô tả giống như tên của nó. Ví dụ: Trường Đại học Thuỷ Lợi → Trường Đại học Thuỷ Lợi Khi tiêu đề là tên pháp lý (đơn vị hành chính lãnh thổ), trật tự mô tả là tên đơn vị lãnh thổ hành chính, đi sau là tên đơn vị tổ chức cách nhau bằng dấu chấm (.). Ví dụ: Việt Nam. Bộ Ngoại giao. Như vậy trong việc lựa chọn tiêu đề mô tả, Thư viện đã tuân thủ theo các quy định của Quy tắc mô tả của TVQG. Tuy nhiên khi lập tiên đề mô tả cho tác giả là người nước ngoài có tên gồm họ, Thư viện đã mô tả đảo và có thêm dấu phẩy ngăn cách giữa họ và tên. Cách mô tả này không phải là quy tắc mô tả theo ISBD mà là quy tắc mô tả theo AACR2. Như vậy Thư viện đã Khoa Thông tin - Thư viện 21
22. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý có sự đổi mới trong việc lập tiêu đề mô tả, và đây cũng chính là một thuận lợi cho thư viện sau này khi chuyển sang áp dụng Quy tắc mô tả theo AACR2. * Phần thông tin trách nhiệm trong vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm. - Nếu tài liệu có 2 - 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tác giả đầu tiên và trong vùng thông tin trách nhiệm ghi đủ cả ba tác giả đó theo trật tự trình bày trong tài liệu. Ví dụ McCutcheon, Randall. It doesn’t take a genius: Five truths to inspire success in every student / Randall McCutcheon, Tommie Lindsay .- New York: McGrow Hill, 2006 .- 282p ; 23cm. Tài liệu có 4 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, và phần thông tin trách nhiệm ghi tên cả 4 tác giả. Ví dụ: Guide to effective coaching: Principles & practice / B.J> Jones, L.T. Wells, R.E. Peter, D.J. Johnson .- 3rd edi .- Boston: WCB/Mc Grow Hill, 1993 .- 386p. Khoa Thông tin - Thư viện 22
23. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Tài liệu có 5 tác giả trở lên thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, trong phần thông tin trách nhiệm ghi 3 tác giả đầu tiên sau đó có dâu ba chấm ( ). Ví dụ Các nƣớc và một số lãnh thổ trên thế giới / / Nguyễn Cao Cương, Nguyễn Cường Dũng, Nguyễn Khánh Hoa, ; Hoàng Phong Hà ch.b .- H: chính trị Quốc gia, 1994.- 294 tr. - Nếu là tác giả dịch, biên soạn hoặc sưu tầm : một tác giả thì ghi tên tác giả đó và ghi chữ dịch ở sau không viết hoa, từ 2 người dịch trở nên thì ghi chữ dịch ở trước viết hoa chữ dịch và thêm hai dấu chấm đằng sau, tương tự với tác giả là người biện soạn. Ví dụ Hoàng Bảo Châu dịch Dịch: Nguyễn Minh Châu, Phan Chí Công Lâm Vĩnh Thế b.s. B.s.: Hoàng Cầm, Nguyễn Gia Minh - Nếu tác giả từ 3 người trở nên với các trách nhiệm khác nhau thì ghi biên soạn ở trước sau đó là dấu hai chấm (B.s.:), sau tên của tác giả thì ghi trách nhiệm của từng người trong dấu ngoặc đơn ( ). Ví dụ: B.s.: Hồng Hà, Lương Mạnh Cường (ch.b.), Nguyễn Nam Hải (b.s.). Trong vùng mô tả này có thể thấy các dấu sử dụng trong phần thông tin trách nhiệm và quy tắc mô tả cho tài liệu có từ 3 tác giả trở nên của Thư viện không giống với quy tắc AACR2 (quy tắc chuẩn quốc tế trong biên mục mô tả). Vì Vậy khi Thư viện muốn chuyển sang mô tả theo AACR2 theo Khoa Thông tin - Thư viện 23
24. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý khuyến nghị của vụ Thư viện sẽ gặp một số khó khăn, do nó không tương đồng với AACR2. * Vùng các yếu tố xuất bản Khi trình bày nơi xuất bản Thư viện đã mô tả theo đúng quy định, là viết tắt tên thủ đô và thành phố lớn. Ví dụ, nhà xuất bản ở Hà Nội thì viết tắt là H. và ở thành phố Hồ Chí Minh thì viết là Tp. Hồ Chí Minh. Đối với tên nhà xuất bản, viết đầy đủ như trình bày trên trang tên tài liệu. Với tên các nhà xuất bản lớn, đã quen thuộc với mọi người thì khi mô tả không cần phải thêm cụm từ “nxb”, đối với các nhà xuất bản mới hoặc tên dễ gây nhầm lẫn thì phải viết thêm cụm từ “nxb” vào trước tên đó. Nhà xuất bản Giáo dục → Giáo dục Nhà xuất bản Đại học Quốc gia → Đại học Quốc gia Nhà xuất bản Hải Phòng → Nxb. Hải phòng Trong công tác mô tả thư mục Thư viện đã áp dụng quy tắc mô tả tuân theo đúng Tiêu chuẩn Quốc tế ISBD. Các quy định của quy tắc được Thư viện áp dụng đầy đủ với tám vùng mô tả và các kí hiệu, dấu ngăn cách cũng tuân theo ISBD. Để tiến tới sử dụng quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, trong công tác biên mục mô tả của trung tâm đã xuất hiện một số yếu tố mô tả của quy tắc này. Cụ thể là trong phần lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả là người nước ngoài của thư viện đã có dấu phẩy (,) ngăn cách giữa họ và tên tác giả. Tuy nhiên đối với tác giả là người Châu Á ( trong đó có Việt Nam) thì Thư viện lại chưa áp dụng quy tắc này. Vì vậy trong tương lai để áp dụng AACR2 một cách triệt để thì Thư viện cần phải thay đổi cách mô tả với các nhóm tác giả này. 2.3.2. Áp dụng Phần mềm Ilib vào công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cần thiết. Khoa Thông tin - Thư viện 24
25. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Thư viện cũng nhận định rằng trong quy trình xử lý tài liệu dù theo hình thức truyền thống hay hiện đại thì biên mục mô tả luôn giữ một vai trò quan trọng. Sản phẩm của công tác này là tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan thông tin - thư viện. Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra cứu này lại phụ thuộc vào các tiêu chuẩn biên mục và chuẩn tin học mà Thư viện áp dụng. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hoá vào hoạt động thông tin - thư viện, những năm qua Thư viện đã tiến hành biên mục tự động trên phần mềm CDS/ISIS, (Computer Documentation System Intergrated / Set of Inforamation System), do UNESCO cung cấp và được Cục Thông tin - Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá đưa vào sử dụng. Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm: tất cả các chương trình đều làm việc theo chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ; số CSDL không hạn chế, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt và mềm dẻo, cho phép tạo các tệp đảo để truy cập nhanh đến các CSDL, in và sắp xếp các kết quả tìm tuỳ ý (hỗ trợ in phích), trao đổi thuận tiện và dễ dàng. Bên cạnh những ưu điểm đó, CDS/ISIS còn tồn tại rất nhiều hạn chế như: khả năng tính toán, muốn thống kê phải chuyển sang phần mềm khác để thực hiện; khả năng hỗ trợ mạng diện rộng cũng như mã vạch và thiết bị hiện đại kém; không hỗ trợ NDT những hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm và cách sử dụng toán tử; các thông báo lỗi của CDS/ISIS thường khó hiểu, không thân thiện với người sử dụng. Mặc dù cò nhiều hạn chế, nhưng phần mềm CDS/ISIS đã có những đóng góp nhất định tạo cho Thư viện có những bước đi đầu tiên trong công tác tin học hoá, xây dựng được cho Thư viện một CSDL khá lớn. Hàng năm nguồn tài liệu bổ sung về TVQGVN là khá lớn và ngày càng tăng. Bên cạnh đó phần mềm CDS/ISIS cũng dần bộc lộ những yếu kém, không còn đáp ứng được yêu cầu của Thư viện. Để hoạt động của Thư viện nói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng hoạt động có hiệu quả và chất lượng, 2003 TVQG đã nghiên cứu tìm hiểu và mua phần mềm Ilib của công Khoa Thông tin - Thư viện 25
26. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý ty CMC, thay thế cho phần mềm CSD/ISIS hiện nay đã không còn phù hợp nữa. Ilib là phần mềm được sử dụng rộng rãi tại các thư viện khoa học tổng hợp trong cả nước. Hiện tại TVQG đang sử dụng phần mền Ilib 4.0 và chuyển đổi CSDL từ phần mền CDS/ISIS sang phần mền mới đồng thời khắc phục dần những tính năng chưa phù hợp của phần mền mới này. Giao diện làm việc của Ilib là giao diện Web ứng dụng độc lập trên Windows. Qua đó cho phép Thư viện có thể tích hợp một hay toàn bộ các phân hệ trên môi trường mạng Intranet, Internet trong khi vẫn có thể đảm bảo được những lợi thế về tương tác xử lý của một phân hệ độc lập. Ilib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các modul, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật. * Tính năng cơ bản: √ Công cụ tìm kiếm thân thiện và khá hiệu quả √ Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN. √ Sử dụng tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN 4743 - 89, cũng như các khung phân loại: DDC, BBK, UDC, LCC, √ Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet. √ Quản lý dữ liệu số hóa - cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video - hướng đi mới cho thư viện hiện đại. Khoa Thông tin - Thư viện 26
27. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý √ Liên thư viện - nhu cầu thiết yếu cho hệ thống các thư viện trong thời đại ngày nay. √ Tích hợp mã vạch. √ Nhập/Xuất biểu ghi theo UNIMARC và các loại MARC khác. √ Chuyển đổi các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu xây dựng theo CDS/ISIS sang khổ mẫu MARC. √ Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong một giao diện cơ sở dữ liệu chung và có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu. √ Mô hình 3 lớp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web → mọi quy tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản. √ Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat, ). Hiện nay trong các phiên bản của phần mềm Ilib có 10 phân hệ chính đó là: Phân hệ tra cứu (OPAC), phân hệ bổ sung, Phân hệ biên mục, Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu, Phân hệ quản lý kho, Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serials Control), Phân hệ quản lý các dữ liệu số, Phân hệ quản lý tin tức, Phân hệ quản trị hệ thống, Phân hệ mượn liên thư viện. Trong đó Thư viện đang sử dụng 7/10 phân hệ chính: 1 Phân hệ bổ sung 2 Phân hệ biên mục 3 Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu 4 Phân hệ tra cứu (OPAC) 5 Phân hệ quản lý kho 6 Phân hệ quản lý tin tức 7 Phân hệ quản trị hệ thống Những phân hệ này được tích hợp trong một giao diện thống nhất. Tuy Khoa Thông tin - Thư viện 27
28. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý nhiên chúng cũng được thiết kế với mức độ độc lập để khi có sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này không làm ảnh hưởng đến các phân hệ khác. 2.3.3. Áp dụng khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Từ khi áp dụng phần mềm Ilib 4.0, công tác biên mục của Thư viện đã có nhiều thay đổi. Trong quá trình tin học hoá Thư viện rất quan tâm đến các chuẩn về tin học và các chuẩn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuẩn hoá quốc tế hay không. Chính vì vậy mà vấn đề khổ mẫu (Fomat) biên mục rất được trú trọng. Để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ cũng như thoả mãn đến mức tối đa nhu cầu tra tìm tài liệu của NDT, Thư viện đã tiế hành biên mục tài liệu trên máy và sử dụng khổ mẫu MARC21, nhằm tiến tới đạt chuẩn quốc tế trong công tác biên mục. Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời từ năm 1997. Là một khổ mẫu ra đời sau, song bản chất của MARC21 không thay đổi, nó là bước phát triển tiếp theo của khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc hội Mỹ. MARC21 được áp dụng rộng rãi trên nhiều dạng tài liệu, không ngừng được mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết. Khổ mẫu này, có cấu trúc hoàn thiện có những ưu điểm nổi bật. Do vậy nó thu hút được sự quan tâm của cộng đồng thư viện thế giới nói chung và của các thư viện Việt Nam nói riêng. Một biểu ghi theo Khổ mẫu MARC21 bao gồm 3 thành phần cơ bản được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc gia Mỹ. * Phần I: Cấu trúc biểu ghi: bao gồm đầu biểu, các trường dữ liệu, mã xác định nội dung. * Phần II: Chỉ định nội dung: Bao gồm các kí tự quy ước những chức năng của thông tin dữ kiện, trường con và mã trường con, các dấu phân cách, chỉ thị thực hiện yêu cầu. * Phần III: Nội dung dữ liệu của biểu ghi: là các thông tin được cung cấp thông tin từ các tài liệu thông qua tờ khai Worksheet và nhập máy. Khi thông tin được đưa vào máy, thông tin sẽ được mã hoá. Kí hiệu mã hoá của MARC21 bao Khoa Thông tin - Thư viện 28
29. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý gồm các chữ cái, chữ số và các kí hiệu quy ước. Các quy định của MARC21 được thể hiện cụ thể trong từng phần chính của biểu ghi: Để tiện trình bày, người ta phân chúng thành từng khối trường tuỳ theo chức năng. Theo khổ mẫu MARC21 đầy đủ cho dữ liệu thư mục, MARC21 có 10 khối trường chính: bắt đầu từ 0XX đến 9XX. Mã trường được xác định bằng chữ số Ả rập 0XX: Khối trường kiểm soát, chỉ số nhận dạng và phân loại 1XX: Khối trường về tiêu đề chính 2XX: Khối trường nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản 3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý 4XX: Khối trường về thông tin tùng thư 5XX: Khối trường phụ chú 6XX: Điểm truy nhập theo chủ đề 7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung 8XX: Khối trường tiêu đề tùng thư bổ sung 9XX: Khối trường thông tin cục bộ Khi áp dụng Khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả TVQG cúng đã áp dụng đầy đủ các khối trường từ 0XX đến 9XX. Tuy nhiên ở mỗi loại hình tài liệu, có sự áp dụng không giống nhau. Việc áp dụng khổ mẫu MARC21 vào biên mục mô tả sách của thư viện gần như hoàn chỉnh nhất, còn các dạng tài liệu khác Thư viện mới chỉ áp dụng rất ít các trường trong MARC21. Worksheet nhập tin cho sách lẻ tại TVQGVN 020 [ ] [ ] $a Giá $c Số bản 037 [ ] [ ] $a Số kho $n Chú thích 041 [ ] [ ] $a Ngôn ngữ chính văn $n Ngôn ngữ của nguyên bản Khoa Thông tin - Thư viện 29
30. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 044 [ ] [ ] $a Mã nước xuất bnả 082 [ ] [ ] $a Chỉ số DDC $2 Ấn bản DDC 100 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân 110 [ ] [ ] $a Tên tổ chức, tên pháp lý $b Tên tỏ chức trực thuộc 111 [ ] [ ] $a Tên hội nghị 242 [ ] [ ] $a Nhan đề dịch 245 245 [ ] [ ] $a Nhan đề chính $b Phần còn lại của nhan đề $c Thông tin trách nhiệm 250 [ ] [ ] $s Lần xuất bản 260 [ ] [ ] $a Nơi xuất bản $b Nhà xuất bản $c Năm xuất bản 300 [ ] [ ] $a Khối lượng vật lý $b Các chi tiết vật lý khác $c Khổ cỡ 490 [ ] [ ] $a Tùng thư 500 [ ] [ ] $a Phụ chú chung 504 [ ] [ ] $a Phụ chú thư mục 534 [ ] [ ] $a Tiêu đề chính của nguyên bản 546 [ ] [ ] $a Nội dung phụ chú 700 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân khác $e Thuật ngữ xác định vai trò 710 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung tác giả tập thể 711 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung hội nghị 910 [ ] [ ] $a Thông tin về người nhập biểu ghi $c Thông tin về người hiệu đính Khoa Thông tin - Thư viện 30
31. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý $h Người xử lý biểu ghi 920 [ ] [ ] $a Kí hiệu kho 930 [ ] [ ] $a Số lưu chiểu 941 941 [ ] [ ] $a Đặc điểm tài liệu $b Môn loại TVQG Khoa Thông tin - Thư viện 31
32. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Worksheet nhập tin cho luận án tại TVQGVN 041 [ ] [ ] $a Ngôn ngữ chính văn 082 [ ] [ ] $a Chỉ số DDC $2 Ấn bản DDC 100 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân 242 [ ] [ ] $a Nhan đề dịch 245 245 [ ] [ ] $a Nhan đề chính $b Phần còn lại của nhan đề $c Thông tin trách nhiệm 260 [ ] [ ] $a Nơi xuất bản $c Năm xuất bản 300 [ ] [ ] $a Khối lượng vật lý $b Các chi tiết vật lý khác $c Khổ cỡ $e Tài liệu đính kèm 502 [ ] [ ] $a phụ chú luận án 504 [ ] [ ] $a Phụ chú thư mục 852 [ ] [ ] $j Kí hiệu kho 910 [ ] [ ] $c Người nhập tin $h Người hiệu đính 941 941 [ ] [ ] $a Đặc điểm tài liệu $b Môn loại TVQG Khoa Thông tin - Thư viện 32
33. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Worksheet nhập tin cho báo - tạp chí tại TVQG 041 [ ] [ ] $a Ngôn ngữ chính văn $n Ngôn ngữ của nguyên bản 044 [ ] [ ] $a Mã nước xuất bản 082 [ ] [ ] $a Chỉ số BBK 100 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân 110 [ ] [ ] $a Tên tổ chức, tên pháp lý $b Tên tỏ chức trực thuộc 245 [ ] [ ] $a Nhan đề chính $b Phần còn lại của nhan đề $c Thông tin trách nhiệm 700 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân khác $e Thuật ngữ xác định vai trò 710 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung tác giả tập thể 773 [ ] [ ] $a Tài Liệu chủ (nguồn trích) 852 [ ] [ ] $j Nơi lưu trữ Khoa Thông tin - Thư viện 33
34. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 2.3.4. Quy trình biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Công tác biên mục mô tả được tiến hành trên phân hệ biên mục và phân hệ bổ sung của phần mềm Ilib. Các dữ liệu biên mục được thực hiện trên các vùng mô tả của khổ mẫu MARC21 và tuân thủ các chuẩn quốc tế về biên mục là biên mục theo theo tiêu chuẩn ISBD. Tuy nhiên trong workseet mô tả của phân hệ bổ sung chỉ chứa các yếu tố cho việc mô tả thư mục đối với tài liệu, còn trong worksheet của phân hệ biên mục được xây dựng đầy đủ với tất cả các trường được thư viện xây dựng phục vụ công tác mô tả bao gồm cả các trường mô tả yếu tố thư mục và các trường mô tả nội dung tài liệu. Đây là một công cụ hữu hiệu cho công tác biên mục, nó cho phép tạo mới, chỉnh sửa các biểu mẫu biên mục và tiến hành các khâu biên mục bao gồm: nhập mới, xóa, sửa chữa duyệt xem, tái sử dụng biểu ghi hai phân hệ này hỗ trợ mọi trường theo chuẩn của MARC21 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù của thư viện. Công tác biên mục của Thư viện chủ yếu được thực hiện theo hình thức biên mục gốc. Nghĩa là cán bộ Thư viện trực tiếp xử lý tài liệu khi tài liệu được nhập về Thư viện. Sơ đồ quy trình Biên mục tài liệu tại TVQGVN Tài liệu Thƣ viện Nhập MARC 21 a NDT a ủ c i ồ Lƣu Bổ nh Chiểu Sung Biên Hiệu ả (Tiếng (Ngoại đính Ph Mục Việt) văn) Phục Đƣa vụ Biên vào bạn CSDL mục đọc sơ lƣợc Khoa Thông tin - Thư viện 34
35. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý - Tài liệu khi nhập về Thư viện, sẽ được phòng Lưu chiểu chuyển sang phòng Biên mục sau khi đã làm đăng kí cá biệt cho tài liệu đối với tài liệu là sách tiếng Việt, và phòng Bổ sung chuyển sang đối với tài liệu là sách nước ngoài. Tại phòng Biên mục sách sẽ được chia đều cho các cán bộ biên mục của phòng để tiến hành xử lý. - Nhập dữ liệu biên mục vào khổ mẫu MARC21. Trước đây công tác này được các cán bộ xử lý tiến hành trên phiếu nhập tin được trước sau khi được hiệu đính thì mới tiến hành nhập các thông tin đó vào máy tính. Việc làm này rất mất thời gian và công sức của cán bộ, và hiệu quả năng suất lại không cao. Để khắc phục điều đó hiện nay, Thư viện đã tiến hành nhập liệu trực tiếp trên máy tính. - Sau khi tài liệu đã được xử lý, chúng sẽ được hiệu đính lại sau đó được cập nhật vào hệ thống CSDL chung của Thư viện để phục vụ nhu cầu tra cứu của NDT. 2.3.4.1 Biên mục sách Vốn tài liệu là một bộ phận không thể thiếu của mọi cơ quan thông tin - thư viện. Đặc biệt là sách, nó chiếm một số lượng lớn và là nguồn tài liệu quan trọng và chủ yếu trong thư viện. Do là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng nên công tác thu thập, xử lý, bảo quản nguồn tài liệu quý giá này rất được mọi thư viện quan tâm đầu tư, TVQG cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Hiện ngay nguồn tài liệu này đang chiếm đa số trong tất cả các nguồn tài liệu mà Thư viện hiện có. Nhận thức được tầm quan trọng của nó thư viện đã có sự đầu tư cả về mặt kinh phí, nhân lực, cũng như tiến hành chuẩn hoá các khâu công tác nghiệp vụ, để làm sao đưa được nguồn tài liệu quý giá này phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của NDT một cách hiệu quả nhất. Từ đó để thư viện hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ là một trung tâm văn hoá xã hội của Quốc gia, một kho tàng tri thức khổng lồ của nhân loại. Để phục vụ cho nhu cầu tra cứu của người dùng tin một cách nhanh nhất và hiệu quả, thì công tác xử lý tài liệu trong đó có biên mục mô tả là một Khoa Thông tin - Thư viện 35
36. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý khâu vô cùng quan trọng trong dây truyền thông tin thư liệu. Để đổi mới nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao chất lượng công tác chuyên môn nghiệp vụ, thư viện đã tiến hành ứng dụng tin học hoá vào hoạt động của mình. Về công tác chuyên môn nghiệp vụ Thư viện đã tiến hành áp dụng các chuẩn quốc tế vào hoạt động: khổ mẫu MARC21, tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD, khung phân loại DDC, phần mềm thư viện điện tử tích hợp Ilib cho tất cả loại hình tài liệu của thư viện trong đó có sách. Vấn đề xử lý tài liệu Thư viện Quốc gia đã tiến hành biên mục theo quy tắc mô tả của TVQG 1994, dựa theo tiêu chuẩn ISBD. Để công tác mô tả tài liệu được tiến hành dễ dàng và thuận lợi cho cán bộ biên mục Thư viện đã biên soạn cuốn tài liệu hướng dẫn mô tả tài liệu. Sách này chỉ lưu hành nội bộ trong Thư viện để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cán bộ biên mục. Hiện nay Thư viện Quốc gia đang sử dụng phần mềm thư viện điện tử tích hợp Ilib 4.0 cho hoạt động thông tin – thư viện của mình. Đây là phần mềm có sự phân quyền và phối hợp làm việc giữa các modul. Công tác biên mục tại Thư viện hiện nay cũng đã được biên mục tự động trên phần mềm Ilib theo khổ mẫu MARC21. Quá trình biên mục sách của Thư viện do hai phòng Bổ sung và Biên mục cùng thực hiện. Việc xử lý hình thức của tài liệu ở hai phòng là hoàn toàn như nhau, chỉ khác là phòng Bổ sung chỉ xử lý về mặt hình thức các tài liệu là sách ngoại được nhập về thư viện và sách Việt được lựa chọn để trao đổi. Nguồn bổ sung của Thư viện, chủ yếu là từ các nguồn biếu, tặng, trao đổi của các tổ chức, hiệp hội, thư viện quốc tế nguồn bổ sung từ nguồn mua cũng có nhưng rất hạn chế. Phòng Biên mục có nhiệm vụ xử lý cả hình thức và nội dung đối với tài liệu là sách Việt, còn đối với sách ngoại họ chỉ biên mục nốt phần nội dung của tài liệu ngoại do phong Bổ sung chuyển sang, trước khi sách được đưa vào kho để đem ra phục vụ bạn đọc. Khi bổ sung một đầu ấn phẩm mới vào kho sách của Thư viện, bên cạnh những thông tin lưu trữ (chỉ số ĐKCB, tên kho ), các cán bộ bổ sung còn cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của ấn phẩm đó: Nhan Khoa Thông tin - Thư viện 36
37. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý đề, thông tin trách nhiệm, năm xuất bản để làm dữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chi tiết. Công tác này được tiến hành qua chức năng “biên mục sơ lược” thuộc modul bổ sung của phần mềm Ilib. Sau khi các ấn phẩm này được biên mục sơ lược, chúng sẽ xuất hiện trong danh sách hàng đợi của chức năng “biên mục chi tiết” để phòng biên mục tiếp tục biên mục chi tiết, hiệu đính, để thành một biểu ghi hoàn chỉnh đưa vào CSDL chung phục vụ cho việc tra cứu thông tin của NDT. Khi biên mục ở phòng Bổ sung, các cán bộ sẽ nhập các dữ liệu thư mục vào các trường của Khổ mẫu MARC21. MARC21 cho phép nhập trực tiếp các chỉ thị và mã trường con cùng với các dữ liệu thư mục. Điều này sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ biên mục có thể chủ động tuỳ biến trong quá trình biên mục chi tiết cho tài liệu. Quá trình biên mục sách theo khổ mẫu MARC21 các cán bộ sử dụng một số trường cơ bản sau: 020: Chỉ số ISBN 037: Nguồn bổ sung 041: Mã ngôn ngữ 044: Mã quốc gia xuất bản 082: Chỉ số phân loại DDC 100: Tiêu đề chính – Tác giả cá nhân 110: Tiêu đề mô tả chính – Tác giả tập thể 111: Tiêu đề chính – Tên hội nghị 240: Nhan đề đồng nhất 242: Nhan đề dịch bởi cơ quan biên mục 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246: Dạng khác của nhan đề 250: Thông tin lần xuất bản 260: Thông tin xuất bản 300: Thông tin vật lý Khoa Thông tin - Thư viện 37
38. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 490: Thông tin về tùng thư 500: Phụ chú chung 504: Phụ chú thư mục 534: Phụ chú nguyên bản 546: Phụ chú ngôn ngữ 700: Tiêu đề bổ sung - Tác giả cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung - Tác giả tập thể 711: Tiêu đề bổ sung - Tên hội nghị 901: Người mô tả 910: Người hiệu đính 920: Kí hiệu kho 930: Số lưu chiểu 941: Đặc điểm tài liệu Cán bộ biên mục tiến hành biên mục trực tiếp trên máy tính điện tử. Về bản chất, tất cả các trường, trường con đều tuân theo đúng những chuẩn chung của ngành thư viện (quy tắc mô tả, bảng phân loại, bộ từ khoá ), chỉ có một số điểm khác: Trường 044 mã nước xuất bản tài liệu, (lặp trường con). Nếu có 3 nước xuất bản trở đi thì ghi một nước rồi thêm dấu ba chấm ở sau, nếu là 2 nước thì ghi lại cả hai nước đó Tại trường 020, trường ghi chỉ số ISBN. Khi mô tả sách tiếng Việt thì $a ghi giá tiền $b ghi số bản của tài liệu. Còn đối với sách tiếng Anh thì là chỉ số ISBN của tài liệu. Đối với sách bộ: Khi mô tả cán bộ biên mục sẽ tiến hành tra trùng xem đã có tên bộ chung của tài liệu cần mô tả chưa. Nếu đã có bộ chung rồi thì cán bộ chỉ cần mô tả các thông tin của tập. Nếu chưa có bộ chung thì cán bộ cần phải thiết lập bộ chung cho tài liệu đó, sau đó mới tiến hành mô tả các thông tin riêng của tập. Bộ chung mô tả những thông tin chung nhất của bộ, làm như Khoa Thông tin - Thư viện 38
39. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý thế nó tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ biên mục khi tiến hành mô tả sách theo từng bộ, tập. Nó giúp rút ngắn được thời gian cho cán bộ không phải mô tả nhiều lần, tránh được sự trùng lặp dữ liệu. Tại trường 300, trường mô tả thông tin về vật lý của tài liệu 300 $a Số trang của tài liệu. Nếu trang sách có ảnh mà chưa đánh số trang thì cán bộ biên mục phải đếm số trang ảnh đó và ghi vào. Phương thức ghi là sau khi ghi số trang, tiếp đó là số trang ảnh có trong tài liệu Ví dụ: 300 $a 450tr. 10 trang ảnh $b ghi là minh hoạ khi có 3 loại trở nên (bảng, biểu, tranh, ảnh, ), nếu dưới 3 loại thì ghi cụ thể từng loại Ví dụ 300 $b Bảng $b Ảnh $c Khổ cỡ tài liệu Ở trường 700 đảo tên tác giả nếu là tác giả nước ngoài (Âu - Mỹ). Ghi lại tên tác giả cá nhân không được chọn làm tiêu đề mô tả chính. Cán bộ biên mục của Thư viện tiến hành nhập tên cũng như vai trò của những tác giả đó (người biên soạn, dịch, hiệu đính, chủ biên ), tối đa được nhắc lại là 5 tác giả. Đây là một trong những trường hết sức quan trọng trong quá trình tìm tin. Ngoài tên tác giả, tên tài liệu, NDT có thể tìm được tài liệu theo yêu cầu căn cứ vào một số thông tin trách nhiệm liên quan đến tài liệu đó (đồng tác giả, biên soạn, người dịch ). Do vậy mô tả trường 700 là rất có ý nghĩa. Sau khi nhập xong dữ liệu, cán bộ biên mục có thể xem lại toàn bộ để có thể phát hiện các sai sót về chính tả trong quá trình biên mục. Sau đó các biểu ghi biên mục này sẽ được hiệu đính bởi các cán bộ có chuyên môn và kinh nghiệm. Sauk hi các công đoạn đó được hoàn tất thì các biểu ghi này sẽ được cập nhât vào CSDL trong phân hệ OPAC (mục lục tra cứu công cộng Khoa Thông tin - Thư viện 39
40. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý trực tuyến) để phục vụ. Ví dụ một biểu ghi biên mục sách lẻ Khoa Thông tin - Thư viện 40
41. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 2.3.4.2. Công tác mô tả ấn phẩm định kì Tài liệu ấn phầm định kì là các tài liệu được xuất bản thường xuyên có định kì theo ngày, tháng hoặc quý Đây cũng là một nguồn tài liệu phong phú của TVQG trong hoạt động phục vụ nhu cầu tin của NDT của Thư viện. Công tác xử lý tài liệu của thư viện đã được chuyên môn hoá đến từng phòng ban chức năng. Chính vì vậy việc biên mục mô tả tài liệu dạng báo, tạp chí hiện nay được giao cho phòng Báo - Tạp chí xử lý từ khâu đầu vào cho đến khâu đưa ra phục vụ NDT. Trước đây công tác xử lý báo tạp chí của thư viện hoàn toàn làm bằng thủ công, rất tốn công sức và thời gian của cán bộ, giờ đây nhờ việc tin học hoá trong công tác nghiệp vụ nên đã mang lại thuận lợi rất nhiều cho cán bộ xử lý, tuy nhiên mới chỉ tin học hoá được một nửa và cán bộ xử lý vẫn phải xử lý thủ công trước sau đó mới cập nhật vào máy tính. Hiện nay thư viện đã ứng dụng phần mềm Ilib cho hoạt động TT - TV của mình, nhưng công tác xử lý báo - tạp chí thư viện vẫn đang tiến hành xử lý trên phần mềm CDS/ISIS, trên môi trường MS - DOS. Tài liệu sau khi được xử lý đầy đủ trên CDS/ ISIS rồi sau đó mới được chuyển đổi sang phần mềm Ilib để cập nhật vào CSDL báo - tạp chí trong phần mềm Ilib của thư viện. Khoa Thông tin - Thư viện 41
42. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khi áp dụng biên mục theo khổ mẫu MARC21 cho mô tả báo - tạp chí cán bộ thư viện có sử dụng một số trường cơ bản sau: 041: Mã Ngôn ngữ 044: Mã nước xuất bản 084: Kí hiệu phân loại (BBK) 044: Mã quốc gia xuất bản 100: Tiêu đề chính – Tác giả cá nhân 110: Tiêu đề mô tả chính – Tác giả tập thể 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm 700: Tiêu đề bổ sung – Tác giả cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung – Tác giả tập thể 733: Tài Liệu chủ (nguồn trích) 852: Nơi lưu trữ Về quy tắc mô tả cũng tương tự như mô tả với sách, nhưng biên mục báo - tạp chí được tiến hành trên phần mêm CDS/ISIS chạy trên môi trường MS - DOS nên không tuân thủ theo khổ mẫu MARC21, có sự khác biệt giữa kí hiệu trường con và chỉ thị trường. Tuy nhiên cán bộ vẫn sử dụng được khi nhập tin và trình bày chúng trên MARC21. Là nguồn tài liệu khá phong phú tuy nhiên công tác mô tả tài liệu của nguồn tài liệu này vẫn còn khá đơn giản, số lượng sử dụng các trường trong mô tả còn quá ít và sơ xài. Để đảm bảo cho công tác mô tả tài liệu được chính xác, chi tiết hơn sao cho người dùng tin có thể tra cứu một cách thuận lợi và nhanh chóng, Thư viện nên chuyển đổi công tác mô tả ấn phẩm định kì sang phần mềm Ilib, và nghiên cứu sâu hơn về các trường trong khổ mẫu MARC21 để biên mục chi tiết hơn, có thêm nhiều điểm truy cập giúp NDT có thể dễ dàng tìm chính xác tài liệu mà họ cần một cách nhanh nhất. Khoa Thông tin - Thư viện 42
43. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Một phiếu xử lý tiền máy bài trích báo / tạp chí tiếng Việt của Thƣ viện 020 Chỉ số ISSN [ ] [@] $a 041 Mã ngôn ngữ [ ] [@] ^a 084 K.H Phân loại [@] [@] ^a 100 TG cá nhân [ ] [@] ^a 110 TG tập thể [ ] [@] ^a [ ] [0] ^a Nhan đề chính 245 Nhan đề/ trách nhiệm ^b TT khác về nhan đề ^c Trách nhiệm [ ] [7] ^a Tên 600 Từ khoá nhân vật ^c Chức danh ^y Năm sinh/m ^z địa lý ^2btktvqg 610 Từ khoá là tập thể [ ] [ ] ^a [2] [4] ^a Tên HN 611 TK Hội nghị ^n Lần họp: ^c nơi họp ^d năm họp 650 TK có KS [@] [7] ^a ^2btktvqg 651 TK địa danh [@] [7] ^a ^2btktvqg 653 TK khg KS [@] [@] 700 TG cá nhân [ ] [@] ^a ^e 710 Tiêu đề BS tác giả tập [ ] [@] ^a Tác giả tập thể thể 773 Nguồn trích [0] [@] ^t Tên báo Năm .- Số .- Trang ^g 852 Nơi lưu giữ [@] [@] ^b Tên kho ^j K.H kho 520 Tóm tắt [@] [@] ^a Người xử lý: Hiệu đính Nhập máy Khoa Thông tin - Thư viện 43
44. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 2.3.4.3. Mô tả ấn phẩm đặc biệt Nguồn thông tin của thư viện phục vụ cho nhu cầu tra cứu của bạn đọc không chỉ có sách báo tạp chí mà còn có các tài liệu khác: tranh, ảnh, bản đồ, luận án tiến sĩ đây là một nguồn tài liệu phục vụ rất có hiệu quả cho công tác nghiên cứu của NDT. Các dạng tài liệu này ở TVQG được đưa vào danh sách các tài liệu quý hiếm. Công tác biên mục các tài liệu này cũng đã được Thư viện tiến hành biên mục trên khổ mẫu nhập tin MARC21 mô tả giống như mô tả sách tuy nhiên các biểu mẫu nhập tin cho các tài liệu này vẫn còn rất đơn giản, không chi tiết đầy đủ như với biên mục sách. * Biên mục luận án Luận án tiến sĩ là một nguồn tin khá phong phú của TVQG, là nơi tập trung gần như đầy đủ nhất các luận án tiến sĩ về tất cả các lĩnh vực trong xã hội. Thư viện Quốc gia với chức năng nhận lưu chiểu các luận án tiến sĩ của người ngước ngoài, người Việt Nam bảo vệ ở Việt Nam và của người Việt Nam bảo vệ ở nước ngoài. Đây là nguồn tài liệu chất xám, có hàm lượng khoa học và giá trị thông tin cao. Hàng năm TVQG đã phục vụ một lượng độc giả đông đảo đến sử dụng nguồn tài liệu này. Chính vì vậy mà công tác xử lý nghiệp vụ trong đó có công tác biên mục mô tả cũng đã được Thư viện quan tâm đầu tư cả về nhân lực lẫn kinh phí. Do nguồn tài liệu này rất có ý nghĩa với người dùng tin nên công tác biên mục mô tả các tài liệu này để đưa vào CSDL thư mục phục vụ tra cứu của Thư viện rất được coi trọng. Thư viện cũng đã xây dựng biểu mẫu nhập tin cho tài liệu là luận án trên MARC21 và đưa vào phục vụ tra cứu trên phân hệ OPAC của Thư viện. Quy trình biên mục tài liệu là luận án tiến sĩ cũng giống như mô tả sách. Tuy nhiên khi mô tả tài liệu là luận án thì trong Worksheet nhập tin có thêm trường: 502: Phụ chú luận án, luận văn 852: Kí hiệu kho Khoa Thông tin - Thư viện 44
45. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý * Biên mục tranh ảnh, bản đồ, băng, đĩa Hiện nay thư viện Quốc gia cũng đã xây dựng các worksheet nhập tin cho các dạng tài liệu này. Quy tắc mô tả cũng không có gì khác với tài liệu là sách. Nhưng hiện nay các biểu mẫu nhập tin này còn hết sức đơn giản với vài trường cơ bản trong MARC21. Có thể do loại hình tài liệu của Thư viện quá nhiều mà thư viện không có đủ kinh phí, nhân lực cũng như cơ sở vật chất kĩ thuật. Quy trình biên mục cũng không có gì khác biệt so với mô tả sách, chỉ có điều số trường trong MARC21 được sử dụng để mô tả đơn giản hơn sách rất nhiều: 020: Chỉ số ISBN 041: Mã ngôn ngữ 082: Chỉ số phân loại DDC 100: Tiêu đề chính – Tác giả cá nhân 110: Tiêu đề mô tả chính – Tác giả tập thể 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246: Dạng khác của nhan đề 255: Dữ liệu toán học của bản đồ 260: Thông tin xuất bản 300: Thông tin vật lý 500: Phụ chú chung 700: Tiêu đề bổ sung - Tác giả cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung - Tác giả tập thể 930: Số lưu chiểu 941: Đặc điểm tài liệu Cán bộ biên mục cũng tiến hành nhập các thông tin mô tả trực tiếp vào máy tính với các trường đã được xây dựng sẵn trong Worksheet như đối với mô tả sách. Khoa Thông tin - Thư viện 45
46. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1. Một số nhận xét chung Công tác biên mục mô tả là một trong những công tác quan trọng. Công tác này góp phần tạo ra các sản phẩm là các bản ghi thư mục, các phích mô tả giúp bạn đọc tra cứu và tìm kiếm các thông tin thư mục cơ bản về tài liệu mà họ cần. Xác định được tầm quan trọng của công tác biên mục, nên ngay từ khi thành lập đến nay, Thư viện đã rất chú trọng vào việc tin học hoá thư viện nói chung và tin học hoá công tác biên mục mô tả nói riêng. Đội ngũ cán bộ biên mục của thư viện phần lớn đều có bằng đại học, đại học chuyên ngành thư viện. Điều này mang lại nhiều thuận lợi cho công tác biên mục tài liệu của thư viện. Công tác biên mục mô tả tài liệu tại Thư viện hiện nay vẫn chưa có sự thống nhất trong các quy tắc mô tả. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho thư viện trong việc sử dụng và trao đổi các tài nguyên thông tin của thư viện với các cơ quan thông tin, thư viện khác trong nước và quốc tế. Thư viện Quốc gia Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cấp thiết. Thư viện cũng nhận định rằng trong quy trình xử lý tài liệu thư viện dù theo công nghệ truyền thống hay hiện đại, thì khâu biên mục trong đó có biên mục mô tả là một trong những khâu quan trọng nhất. Kết quả của biên mục là tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan thông tin - thư viện. Tuy nhiên chất lượng của bộ máy tra cứu này lại tuỳ thuộc vào các tiêu chuẩn biên mục và chuẩn tin học mà thư viện áp dụng. Hiện nay trên thế giới đang áp dụng ba chuẩn nghiệp vụ cho công tác biên mục: quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, Khổ mẫu đọc máy MARC21, bảng phân loại thập tiến Dewey (DDC). Đây chính là ba chuẩn nghiệp vụ trong công tác thông tin thư viện được các cơ Khoa Thông tin - Thư viện 46
47. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý quan thông tin thư viện trên thế giới sử dụng, phục vụ cho công tác chuẩn biên mục, trao đổi và tra cứu tìm tin. Nằm trong xu hướng phát triển đó hiện nay TVQGVN đang áp dụng 2 chuẩn nghiệp vụ đó là Khổ mẫu MAR21, bảng phân loại DDC trong công tác biên mục, còn quy tắc AACR2 hiện thư viện chưa áp dụng triệt để mà mới chỉ sử dụng một số các quy tắc trong đó. 3.1.1. Những thuận lợi Thuận lợi đầu tiên là thư viện đã nhận được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với hoạt động thông tin – thư viện nói chung cũng như các quy trình nghiệp vụ nói riêng, đặc biệt công tác biên mục mô tả tài liệu luôn dành được sự quan tâm đúng mức. Từ tháng 10/2003 đến nay, Thư viện đã áp dung phần mềm Ilib vào công tác xử lý nghiệp vụ, thay thế cho các phần mềm trước đây còn nhiều hạn chế. Việc áp dụng Ilib đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Nhờ phần mềm này Thư viện đã xây dựng và quản lý được bộ sưu tập khá phong phú các tài liệu của mình, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin với các cơ quan đơn vị cùng ngành. Hơn nữa nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác biên mục, đã tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ xử lý rất nhiều Hiện nay, công tác biên mục mô tả tại Thư viện đang ngày một hoàn thiện hơn. Nếu như trước đây công tác xử lý tài liệu ở Thư viện được tiến hành theo phương pháp truyền thống, thì giờ đây đã được thay thế bằng các phần mềm chuyên dạng và xử lý trực tiếp trên máy tính với các chuẩn nghiệp vụ đạt chuẩn quốc tế. Vì vậy giờ đây chúng ta sẽ không còn thấy những tủ mục lục phiếu/phích truyền thống nữa. Thay vào đó là các biểu ghi thư mục (record) được trình bày theo một khổ mẫu mà máy tính có thể đọc được. Sở dĩ có được như vậy là vì Thư viện đã và đang ứng dụng mạnh mẽ tin học và công nghệ thông tin vào hoạt động của mình. Một lượng kinh phí lớn đã được Thư viện đầu tư để xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN), nối mạng internet. Thư viện đã được trang bị khối Khoa Thông tin - Thư viện 47
48. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý lượng máy tính khá lớn, các hệ thống máy chủ, máy trạm tương đối đồng bộ, các thiết bị tin học phụ trợ, thiết bị ngoại vi đầy đủ như máy in, máy quét (scanner), máy photocopy điều này tạo điều kiện đảm bảo một hạ tầng cơ sở thông tin hoàn chỉnh, là nền tảng bước đầu cho quá trình tin học hoá, hiện đại hoá của Thư viện nói chung và đổi mới công tác biên mục mô tả tài liệu nói riêng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác biên mục mô tả tài liệu đã đem lại rất nhiều thuận lợi. + Cho phép mô tả một lần nhưng lại sử dụng được nhiều lần. + Giúp cán bộ biên mục tiết kiệm được thời gian, công sức nhờ việc giảm được các thao tác trong quá trình biên mục. + Tạo điều kiện cho cán bộ nâng cao trình độ tin học. + Khả năng phục vụ nhu cầu người dùng tin rộng rãi hơn. + Cho phép triển khai những sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tiên tiến, hiện đại. + Mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin – thư viện nếu áp dụng chung các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục mô tả. Ngoài ra Thư viện còn có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, được đào tạo bài bản, có lòng yêu nghề, có tinh thần trách nhiệm và ý thức cao trong công việc. Ngày nay đội ngũ cán bộ của Thư viện đang được trẻ hoá, bổ sung thêm nhiều cán bộ có năng lực chuyên môn, có trình độ ngoại ngữ, tin học, có lòng nhiệt tình, sự năng động của tuổi trẻ. Rõ ràng, yếu tố con người luôn là yếu tố đóng vai trò quyết định, là “chìa khoá” mở mọi cánh cửa thành công. Bên cạnh đó Thư viện còn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các cơ quan thông tin – thư viện lớn trong nước và quốc tế. Thông qua các mối quan hệ đa dạng và phong phú của mình, Thư viện đã tranh thủ được sự tài trợ về tài liệu, trang thiết bị, đặc biệt là sự giúp đỡ về mặt kĩ thuật, chuyên môn nghiệp vụ thư viện từ nhiều nguồn khác nhau. Trong những năm qua Thư viện Khoa Thông tin - Thư viện 48
49. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý đã đón tiếp nhiều chuyên gia uy tín trong lĩnh vực thông tin – thư viện đến thăm, làm việc, giảng dạy, tập huấn chia sẻ kinh nghiệm với Thư viện. Không chỉ vậy mà trong nhiều năm qua nhiều cán bộ của Thư viện đã được tạo điều kiện đi tham quan, học tập và trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ tại các quốc gia có ngành thông tin – thư viện phát triển. Đây cũng là một thuận lợi đáng kể của Thư viện trong quá trình tiếp thu và nắm bắt những tiến bộ mới, nhằm rút ngắn khoảng cách với các nước trong khu vực và thế giới, trong lĩnh vực thông tin – thư viện nói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng. Hệ thống sản phẩm thông tin của Thư viện được đa dạng và phong phú hơn. Hiện nay Thư viện đã bỏ hoàn toàn các mục lục phiếu mà thay vào đó là các cơ sở dữ liệu trực tuyến trên phân hệ OPAC của phần mềm Ilib. Thư viện cũng đã xây dựng được hệ thống mục lục trên các dạng vật mang tin hiện đại như trên CD - ROM, vi phim, vi phiếu phục vụ tra cứu đa phương tiện, giúp tiết kiệm diện tích kho, công sức của cán bộ và NDT mà hiệu quả sử dụng lại rất cao. 3.1.2. Những khó khăn Bên cạnh những thuận lợi đã được trình bày ở trên. Công tác biên mục mô tả tài liệu ở Thư viện Quốc gia còn không ít những khó khăn, hạn chế cần khắc phục để hoạt động của thư viện đạt hiệu quả hơn. Nhằm mục đích đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc trong cả nước, số lượng tài liệu được bổ sung về thư viện hàng năm là rất lớn. Với đặc thù Thư viện Quốc gia là thư viện khoa học tổng hợp, với mọi loại hình sách báo, tạp chí, phục vụ cho nhu cầu tin của bạn đọc trong cả nước. Nhu cầu tài liệu phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, giải trí rất đa dạng phong phú, phục vụ cho mọi tầng lớp trong xã hội, về tất cả các môn loại tri thức khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học ứng dụng Số lượng tài liệu lớn, ngôn ngữ tài liệu đa dạng, được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau đã tạo ra nhiều áp lực cho công tác biên mục mô tả tài liệu, với yêu cầu phải vừa đảm bảo về chất lượng, vừa phải đảm bảo về tiến độ, thời gian xử lý. Khoa Thông tin - Thư viện 49
50. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Trong quá trình áp dụng phần mềm mới, cùng với sự thay đổi trong nghiệp vụ biên mục như áp dụng các quy tắc mô tả mới (chuyển từ ISBD sang AACR2), các khổ mẫu và mục lục đọc máy mới theo MARC21 gây nhiều khó khăn cho cán bộ xử lý. Mặc dù đã được tập huấn và hướng dẫn về các chuẩn nghiệp vụ này, tuy nhiên trong quá trình triển khai trên thực tế các cán bộ biên mục vẫn còn gặp nhiều vướng mắc, khiến cho công tác biên mục chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu về độ chuẩn xác tuyệt đối. Các điều kiện về hạ tầng cơ sở thông tin như hệ thống máy tính và mạng internet, các máy chủ web và máy chủ nghiệp vụ, các thiết bị ngoại vi dù đã được Thư viện đầu tư và hiện đại hoá nhưng đến nay vẫn chưa đáp ứng đủ với yêu cầu và tính đồng bộ chưa cao. Máy tính thường xuyên hỏng hóc, hệ thống mạng máy tính chậm và xảy ra lỗi thường xuyên. Việc sử dụng phần mềm thư viện điện tử đòi hỏi tính liên thông trong môi trường mạng cao, hệ thống máy móc phải tương đối hiện đại và đồng bộ. Vì vậy để đảm bảo chất lượng trong tất cả các mặt hoạt động của Thư viện nói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng đòi hỏi Thư viện cần tiếp tục dành kinh phí đầu tư, nâng cấp hạ tầng cơ sở thông tin, tăng thêm các trang thiết bị tin học. Một khó khăn nữa hiện nay ảnh hưởng đến hoạt động chung của Thư viện cũng như hoạt động biên mục đó là đời sống của cán bộ Thư viện còn gặp nhiều khó khăn. Mức lương của cán bộ Thư viện hiện nay thuộc loại thấp nhất. Do vậy đã ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý của cán bộ, làm cho họ thấy chưa thực sự yên tâm cống hiến hết khả năng của mình và gắn bó lâu dài với Thư viện. Quả thật, khi đời sống của cán bộ chưa được nâng cao, chưa tạo được tâm lý ổn định cho cán bộ Thư viện và hướng họ tập trung toàn tâm toàn ý cho công tác chuyên môn nghiệp thì hiệu quả hoạt động của Thư viện chưa thể được nâng cao. 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác biên mục tại Thƣ viện Quốc gia 3.2.1. Nâng cấp hạ tầng cở sở thông tin Khoa Thông tin - Thư viện 50
51. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Ilib là phần mềm chạy trong môi trường mạng, do vậy đòi hỏi phải có cở sở hạ tầng thông tin hoàn chỉnh, đồng bộ. Hiện nay Thư viện đã đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc trang bị hệ thống máy tính có cấu hình phần cứng tương đối mạnh, hệ thống mạng cục bộ, mạng internet thông suốt, máy chủ, các thiết bị viễn thông khá đồng bộ Đây là cơ sở đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng Ilib tại Thư viện trong hơn 6 năm qua. Tuy nhiên cơ sở hạ tầng như vậy, tuy được tu bổ nâng cấp song cũng đã bộc lộ những yếu kém, gây khó khăn cho công tác biên mục mô tả tài liệu. Trong quá trình xử lý tài liệu trên máy tính thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi phần mềm, tốc độ mạng chậm. Những lúc như vậy cán bộ thư viện phải chờ đợi sửa chữa, rất mất thời gian và công sức của cán bộ, trong khi đó áp lực về tiến độ xử lý tài liệu và cập nhật biểu ghi vào CSDL, rồi chuyển tài liệu xuống kho để phục vụ cho người dùng tin là hết sức khẩn trương. Hơn nữa sau khi các cán bộ biên mục đã xử lý, hoàn thiện một biểu ghi và đã được hiệu đính, thì cán bộ biên mục chỉ còn phải thực hiện một thao tác hết sức đơn giản là cập nhật biểu ghi vào CSDL chung của thư viện để đưa ra phục vụ. Tuy nhiên việc cập nhật biểu ghi này nhiều khi không thực hiện được do lỗi mạng mạng chậm, hay lỗi phần mềm Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ biên mục mô tả tài liệu của cán bộ, mà còn ánh hưởng tới quá trình tra cứu tìm tin của NDT. Do vậy Thư viện cần chú trọng hơn nữa đến việc nâng cấp hạ tầng cở sở thông tin: hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống phần mềm để chương trình chạy tốt hơn, tránh thường xuyên gặp phải những lỗi hệ thống. Để hỗ trợ công tác xử lý tài liệu, phần mềm Ilib do công ty CMC xây dựng có tính năng sao chép các biểu ghi đã được biên mục của các cơ quan khác, đặc biệt là các biểu ghi của Thư viện Quốc hội Mỹ. Đây là một trong những thuận lợi trong công tác biên mục của phần mềm này, nó giúp rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ khi xử lý tài liệu, do các biểu ghi này đã được biên mục theo chuẩn biên mục theo AACR2. Nhưng chức năng này Khoa Thông tin - Thư viện 51
52. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý chưa được cán bộ biên mục của Thư viện sử dụng một cách triệt để. Vì vậy trong thời gian tới khi thư viện nên sử dụng tính năng này trong biên mục tài liệu, đặc biệt khi Thư viện đã áp dụng quy tắc mô tả theo AACR2 thì việc sao chép biểu ghi thư mục qua giao thức Z39.50 càng trở nên hữu ích. 3.2.2. Hoàn thiện phần mềm Ilib Qua gần 7 năm áp dụng phần mềm Ilib từ năm 2003 đến nay, Thư viện đã cộng tác chặt chẽ với công ty CMC để tiến hành sửa đổi những điểm còn chưa phù hợp trong phần mềm Ilib và bổ sung, cập nhật thêm một số tính năng mới. Những việc làm trên đã góp phần tạo cho phần mềm Ilib ngày càng thân thiện hơn với người sử dụng. Hiện nay, về cơ bản Ilib đã đáp ứng được công tác biên mục mô tả tài liệu của Thư viện. Tuy nhiên để hoạt động biên mục mô tả tài liệu của Thư viện ngày càng hoàn thiện hơn, đồng thời khai thác và phát huy tối đa các tính năng mà phần mềm cung cấp, tôi thấy Ilib cần có sự thay đổi, nâng cấp. Tuy là các phân hệ trong phần mềm đã được phân quyền, nhưng việc phân quyền này chưa triệt để hoàn toàn. Cụ thể là cán bộ của phòng bổ sung ngoài việc vào các ứng dụng của phân hệ bổ sung, họ còn có thể vào các ứng dụng của các phân hệ khác trong phần mềm mà không gặp bất cứ khó khăn gì. Như vậy công ty CMC phải có biện pháp nâng cấp phần mềm để phân hệ nào thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng nào thì chỉ có phòng đấy mới có thể truy cập vào các ứng dụng của nó. Chẳng hạn như có thể dùng pass word để kiểm soát. Hơn nữa nhiều tính năng của phân hệ bổ sung và biên mục chưa được triển khai, kích hoạt, cần phải hoàn thiện thêm 3.2.3. Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ là một trong 4 yếu tố cấu thành thư viện, cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi, đẩy nhanh các hoạt động xã hội và nâng cao chất lượng cuộc sống của con người. Hoạt động thông tin – thư viện cũng không Khoa Thông tin - Thư viện 52
53. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý nằm ngoài xu hướng biến đổi, phát triển đó. Công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến quy trình nghiệp vụ thư viện, làm thay đổi căn bản quan hệ giao tiếp giữa cán bộ với nguồn tài liệu, cũng như quan hệ giữa cán bộ thư viện với người dùng tin. Quá trình ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin hiện đại đòi hỏi người cán bộ phải trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn, phát triển kĩ năng nghề nghiệp cũng như những kĩ năng về tin học. Đào tạo cán bộ trở thành những chuyên gia vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức tin học và trình độ ngoại ngữ, sử dụng thành thạo máy tính để tìm kiếm, khai thác thông tin, nắm vững các ngôn ngữ tìm tin để hướng dẫn bạn đọc cách thức và phương pháp tiếp cận tài liệu đã và đang là mục tiêu hướng tới của Thư viện trong chiến lược nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc. Việc đào tạo nâng cao trình độ cán bộ thư viện là hết sức cần thiết, đặc biệt trong thời đại ngày nay, thời kì hội nhập hợp tác quốc tế. Trong những năm gần đây, thư viện cũng đã thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ Thư viện và cán bộ trong hệ thống thư viện công cộng trên cả nước. Hoạt động này đã mang lại những hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên về mặt công tác nghiệp vụ thì vẫn chưa có sự thống nhất trong việc sử dụng các chuẩn biên mục mô tả. Không chỉ trong Thư viện Quốc gia, mà kể cả các thư viện khoa học tổng hợp trong cả nước cũng chưa có sự thống nhất trong biên mục. Mỗi thư viện áp dụng một chuẩn biên mục khác nhau, gây khó khăn cho công tác trao đổi dữ liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện với nhau, rất mất thời gian và công sức. Nếu các thư viện cùng áp dụng một chuẩn nghiệp vụ thì rất dễ dàng cho công tác biên mục, chỉ cần một thư viện làm công việc biên mục tài liệu, các thư viện còn lại chỉ phải copy biểu ghi thư mục đó chỉnh sửa một số thông tin cho phù hợp với thư viện của mình, rất nhanh chóng, thuận tiện mà lại ít tốn kém nhờ các tiện ích mà công nghệ thông tin mang lại. Để thực hiện mục tiêu này Thư viện cần tổ chức thường xuyên hơn các lớp đào tạo và đào tạo lại cán bộ một cách có hệ thống. Cần tiến hành song Khoa Thông tin - Thư viện 53
54. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý song việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng như đào tạo và nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ. Ngoài ra Thư viện cũng cần có kế hoạch, tổ chức cho cán bộ đi tham quan, học tập tại các các trung tâm thông tin, thư viện tiên tiến, hiện đại trong nước và nước ngoài. Qua đó họ có thể vừa nâng cao được trình độ chuyên môn, vừa nâng cao được trình độ ngoại ngữ, tin học, đồng thời học hỏi, đúc rút được những kinh nghiệm quý báu trong công tác chuyên môn nghiệp vụ của mình. 3.2.4. Tiếp tục chuẩn hoá công tác biên mục mô tả Xu thế hiện nay không chỉ ở Việt Nam, mà cả trên thế giới là thống nhất sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong ngành thông tin – thư viện, để các cơ quan thông tin - thư viện của các nước trong khu vực và quốc tế đều có thể trao đổi chia sẻ nguồn lực với nhau một cách dễ dàng và thuận tiện. Hoạt động thông tin - thư viện của nước ta hiện nay cũng đang có xu hướng áp dụng theo các chuẩn quốc tế trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, để tiện cho việc hội nhập và trao đổi thông tin với các cơ quan trong nước và ngoài nước. Thư viện Quốc gia, cũng không nằm ngoài xu hướng này. Tuy nhiên để làm được điều đó, Thư viện cần phải tiếp tục tiến hành chuẩn hoá công tác biên mục mô tả, chuẩn hoá các format nhập liệu, format hiển thị và trình bày dữ liệu, đặc biệt chú ý đến các chuẩn đọc máy, mở rộng khả năng xuất nhập các chuẩn đọc máy quốc tế. Bởi vì có như vậy thì công tác xử lý tài liệu, lưu trữ, tìm kiếm thông tin và khai thác, chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin – thư viện trong nước, khu vực và quốc tế mới có hiệu quả. Thư viện nên thống nhất việc áp dụng quy tắc mô tả tài liệu, thư viện nên áp dụng theo quy tắc mô tả AACR2. Trong công tác biên mục mô tả của Thư viện hiện nay, chưa có sự thống nhất các quy tắc mô tả. Cụ thể là: Tại trường tiêu đề mô tả chính (trường 100 trong MARC21), trường tiêu đề bổ sung (trường 700 trong MARC21), theo quy tắc AACR2 phải có dấu phẩy sau Khoa Thông tin - Thư viện 54
55. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý họ của tác giả để phân biệt, còn theo ISBD thì không có dấu phẩy. Khi mô tả tài liệu thì thư viện áp dụng theo tiêu chuẩn ISBD, nhưng với tác giả người nước ngoài (Âu - Mỹ) thì lại áp dụng theo quy tắc của AACR2, nghĩa là thêm dấu phẩy vào sau họ của tác giả Như vậy không có sự không nhất trong quy tắc mô tả, gây khó khăn cho việc kiểm soát tính nhất quán của tài liệu, và trao đổi dữ liệu. Tại vùng địa chỉ xuất bản theo ISBD, tài liệu có hơn 1 nơi xuất bản, (cho 1 nhà xuất bản), có 3 lựa chọn để mô tả cho nơi/nhà xuất bản thứ hai: - Lấy tên nơi xuất bản in đậm hơn, nếu không, lấy nơi xuất bản có ý nghĩa quan trọng với người dùng mục lục. - Nơi xuất bản thứ 2 hoặc tiếp theo. - Có thể bỏ qua nơi xuất bản thứ 2 hoặc tiếp theo. Khi bỏ qua phải có kí hiệu xác nhận, kí hiệu được đặt trong móc vuông. Dấu hiệu có thể bằng chữ cái viết tắt “etc.” (et cet. era = vân vân) hoặc bằng hệ chữ khác. Nhưng ở TVQG không áp dụng theo ISBD cho vùng này mà lại mô tả theo quy tắc do thư viện xây dựng nên về mô tả thư mục tài liệu. Trong đó nếu có hai nơi xuất bản, thì lấy cả hai, nếu ba nơi trở nên thì chỉ lấy một nơi xuất bản rồi ghi dấu ba chấm.( ). Như vậy ta lại thấy không có sự thống nhất trong quy tắc mô tả thư mục của tài liệu. Hiện nay Bộ Văn hoá - Thể thao và du lịch đã có công văn, khuyến cáo, các cơ quan thông tin thư viện trong cả nước, nên áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ (DDC, AACR2, Khổ mẫu MARC21) về thư viện, nhằm mục đích nâng cao chất lượng hoạt động cũng như hội nhập với khu vực và thế giới. Xu thế trên thế giới hiện nay là sử dụng ba tiêu chuẩn kể trên làm các chuẩn trong công tác nghiệp vụ thư viện, nhằm thống nhất các chuẩn dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các cơ quan thông tin, thư viện. Ở nước ta phần lớn các cơ quan thông tin - thư viện trong cả nước đã tiến hành áp dụng quy tắc mô tả AACR2 trong công tác biên mục tài liệu. Thư Khoa Thông tin - Thư viện 55
56. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý viện Quốc gia là một trong những thư viện đứng đầu cả nước trong hoạt động thông tin - thư viện, vậy mà hiện nay lại chưa áp dụng chuẩn này vào công tác nghiệp vụ của mình. Có thể nhận thấy rằng trong thời gian tới, để có thể hội nhập và chia sẻ dữ liệu Thư viện Quốc gia nên có kế hoạch, chiến lược lâu dài về việc tiến hành đưa các chuẩn nghiệp vụ thư viện trong đó thư viện nên áp dụng bộ quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 vào công tác biên mục mô tả, để dễ dàng trong việc tra cứu, chia sẻ dữ liệu, cũng như phù hợp với xu thế phát triển chung của hoạt động thông tin – thư viện trong nước và trên thế giới. Hiện TVQG đang sử dụng bộ từ khoá do thư viện xây dựng, phục vụ cho công tác định từ khoá của thư viện. Song bộ từ khoá này chưa thật sự đạt chuẩn. Thông tin trong bộ từ khóa chưa đầy đủ còn thiếu nhiều các ngành khoa học mới, các ngành kĩ thuật chưa được cập nhật bổ sung, gây khó khăn cho cán bộ biên mục trong quá trình định từ khoá. Trong tương lai thư viện nên áp dụng bảng đề mục chủ đề (LCSH) của thư viện Quốc hội Mỹ. Trong thời gian qua TVQG đã tiến hành xây dựng biểu mẫu nhập tin theo MARC21 cho tất cả các dạng tài liệu của mình, với hơn 30 trường tất cả. Đây là các trường cơ bản, thông dụng phục vụ cho công tác biên mục tại Thư viện, được rút ra từ khoảng hơn 200 trường trong MARC. Nhiệm vụ đặt ra là tiếp tục đi sâu nghiên cứu các trường trong MARC21 và tính đến khả năng bổ sung thêm các trường trong quá trình biên mục tài liệu, nhằm đảm bảo không bỏ sót những thông tin hữu ích. 3.2.5. Tổ chức các cuộc hội thảo, toạ đàm về công tác nghiệp vụ Tổ chức các cuộc hội thảo, tạo đàm về công tác chuyên môn nghiệp vụ là một việc làm hết sức quan trọng và cần thiết. Trong thời gian qua TVQG đã tiến hành và triển khai khá tốt công tác này. Thư viện Quốc gia là một trung tâm thông tin - thư viện lớn của cả nước, có mối quan hệ đa dạng với các cơ quan thông tin trong và ngoài nước. Cho đến nay TVQGVN đã tổ chức được khá nhiều các cuộc hội thảo, toạ đàm có sự góp mặt của các chuyên gia uy tín trong lĩnh vực thông tin - thư viện cả trong nước và quốc tế. Nội dung các Khoa Thông tin - Thư viện 56
57. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý cuộc hội thảo đề cập đến những vấn đề thời sự, then chốt nhất trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ: vấn đề áp dụng khung phân loại DDC, biên mục theo AACR2, Khổ mẫu đọc máy chuẩn MARC21, các vấn đề liên thông thư viện, thư viện ảo, thư viện điện tử qua đó giúp cho các cán bộ cập nhật được những thông tin, những công nghệ, và những tiêu chuẩn nghiệp vụ mới nhất. Xử lý tài liệu là công tác chủ quan của cá nhân người xử lý, mà mỗi người lại có một năng lực, trình độ khác nhau do vậy mà kết quả xử lý cũng khác nhau, đặc biệt là trong xử lý nội dung tài liệu. Hiện nay, do chưa áp dụng chuẩn biên mục AACR2 nên trong công tác mô tả tài liệu một số vấn đề trong công tác xử lý tài liệu giữa các cán bộ chưa có sự thống nhất quy tắc chung về mô tả mà vẫn là theo ý kiến chủ quan của người chịu trách nhiệm lớn nhất. Đặc biệt là trong phần thông tin trách nhiệm, khi mà các tác giả có vai trò khác nhau đối với tài liệu. Vì vậy Thư viện cần tổ chức các cuộc trao đổi, thảo luận về công tác chuyên môn giữa các phòng chuyên môn nghiệp vụ với nhau, để thống nhất cách mô tả tài liệu. Thư viện cũng cần tổ chức các buổi trao đổi giữa các khối phục vụ với khối chuyên môn nghiệp vụ để cùng trao đổi, chia sẻ những vướng mắc, tồn tại, phát sinh, từ đó thúc đẩy công tác của các phòng được tốt hơn. Công tác biên mục mô tả của Thư viện được thực hiện bởi hai phòng chuyên môn là phòng Bổ sung và phòng Biên mục tài liệu, do vậy hai phòng này nên thường xuyên duy trì và tổ chức các buổi trao đổi chuyên môn nghiệp vụ với nhau. Việc làm này là hết sức cần thiết, bởi nó góp phần phát huy trí tuệ của tập thể, thống nhất được các quy tắc mô tả trong chuyên môn nghiệp vụ. Việc trao đổi còn tạo điều kiện cho các cán bộ trao đổi, chia sẻ những kinh nghiệm trong hoạt động chuyên môn cũng như đề xuất các ý tưởng, giải pháp nhằm phát triển công tác biên mục tài liệu của Thư viện. Các cán bộ trong phòng biên mục cũng nên có các buổi trao đổi, sinh hoạt chuyên môn giữa các cán bộ trong phòng với nhau để tạo lập được các ý kiến thống nhất trong cách thức mô tả tài liệu. Các vấn đề được đưa ra trao Khoa Thông tin - Thư viện 57
58. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý đổi bàn luận phải theo một chủ đề nhất định, và phải tập trung vào các vấn đề đang nóng bỏng trong công tác biên mục mô tả tài liệu. Các chủ đề thảo luận phải được chuẩn bị từ trước, mọi người trong phòng phải nghiên cứu kĩ đưa ra các giải pháp, kiến nghị, từ đó đề xuất lên với lãnh đạo Thư viện để cải tiến hoàn thiện công tác chuyên môn nghiệp vụ. Như vậy vừa góp phần nâng cao trình độ cán bộ, tạo cho cán bộ thói quen nghiên cứu, tìm tòi, tác phong làm việc cẩn thận, nghiêm túc, vừa xây dựng được không khí và môi trường làm việc khoa học. Khoa Thông tin - Thư viện 58
59. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý KẾT LUẬN Thư viện Quốc gia Việt Nam là một trong những lá cờ đầu, trong công tác cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu phát triển của xã hội và con người. Thư viện luôn đi đầu trong công tác ứng dụng các thành tựu mới của khoa học và công nghệ vào hoạt động của mình nhằm nâng cao chất lượng, cũng như hiệu quả hoạt động cung cấp thông tin cho người dùng tin. Trong những năm qua Thư viện đã tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ về thư viện, nhằm mục đích không ngừng hoàn thiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, trong đó có công tác biên mục. Ta có thể dễ dàng nhận thấy điều này qua việc Thư viện đã áp dụng các tiêu chuẩn mô tả tài liệu các khổ mẫu mục lục đọc máy theo tiêu chuẩn quốc tế, các phần mềm thư viện điện tử tích hợp (Ilib, CDS/ISIS). Đặc biệt trong thời gian tới Thư viện sẽ áp dụng quy tắc biên mục mô tả AACR2 vào công tác biên mục của Thư viện. Từ đó có thể chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện và có thể trao đổi thông tin với các thư viện trong nước và nước ngoài, phù hợp với xu hướng phát triển chung của hệ thống các thư viện trên thế giớ Khoa Thông tin - Thư viện 59
60. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Cao Minh Kiểm, (2008), “Trao đổi một số ý kiến về sử dụng ngôn ngữ mô tả khi áp dụng AACR2 trong biên mục ở Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 4 (16), 25 - 30. 2. Công ty tin học CMC, (2003), Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm thư viện điện tử tích hợp Ilib, Hà Nội. 3. Cục TTKH&CNQG, (2005), MARC21 rút gọn cho dữ liệu thư mục, Cục TTKH&CNQG, Hà Nội. 4. Dương Thái Nhơn, (2007), “Một số suy nghĩ về việc ứng dụng khổ mẫu MARC21 vào việc lưu giữ và trao đổi tài nguyên thông tin”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 4 (12), 14-15. 5. Đoàn Thị Thu, (2008), Công tác cán bộ thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam những năm đầu thế kỉ XX. Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 6. Đoàn Phan Tân, (2002), “Tìm hiểu cấu trúc khổ mẫu MARC”, Tập san Thư viện, .- số 2, 20-24. 7. Đoàn Phan Tân, (2001), Thông tin học, ĐHQGHN, Hà Nội. 8. Đỗ Văn Hùng, (2006), Bài giảng tự động hoá công tác Thông tin - Thư viện, ĐHKHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 9. Lâm Vĩnh Thế, Phạm Thị Lệ Hương, (1998), Bộ quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn 1998, (2002). 10. Lê Thị Hồng Dịu, (2007), Tìm hiểu về quy trình biên mục tài liệu tại Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Thương Mại Hà Nội: Niên Luận, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 11. Lê Văn Viết, (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hoá Thông tin, Hà Nội. 12. Lê Văn Viết, (2002), “Một số vấn đề nghiệp vụ của ngành thư viện Việt Nam”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, Số 2, 11 - 16. Khoa Thông tin - Thư viện 60
61. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý 13. Nguyễn Thị Đào, (2008), “Về vấn đề sử dụng thống nhất AACR2 trong giảng dạy và công tác biên mục ở các cơ quan TT, TV Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 2 (14), 30 - 34. 14. Nguyễn Thị Nhân, (2006), Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tài liệu tại Trung tâm thông tin - thư viện ĐHQGHN: Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 15. Nguyễn Văn Hành,(2005), Biên mục mô tả theo ISBD & AACR2: Bài giảng tại lớp tập huấn cho Thư viện Đại học Sư Phạm Hà Nội, Hà Nội 16. Nguyễn Văn Hành, (2007), Mô tả tài liệu và tổ chức mụ lục chữ cái, Tập bài giảng dành cho sinh viên chuyên ngành Thông tin - thư viện, ĐHQGHN, Hà Nội. 17. Nguyễn Văn Hành (2006), “Vấn đề lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân người Việt Nam trong biên mục mô tả”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 4, 27-31. 18. Phạm Quỳnh Trang, (2008), Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 19. Thư viện Quốc gia, (1994), Tài liệu hướng dẫn mô tả ấn phẩm, Dùng cho mục lục thư viện, Hà nội. 20. Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng, (2007), Tự động hoá trong hoạt động thông tin - thư viện, ĐHQGHN, Hà Nội. 21. Trần Thị Thảo, (2006), Nghiên cứu ứng dụng bien mục hiện đại và thực tiễn biên mục tại các thư viện đại học Việt Nam, Khoá luận tốt nghiệp, ĐHKHXH&NV, Hà Nội 22. Vũ Văn Sơn, (2000). Giáo trình biên mục mô tả, ĐHQGHN, Hà Nội. 23. Vũ Văn Sơn. Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 và thực tiễn biên mục tại Việt Nam, tải về 21/3/2010tại địa chỉ Website: vn.org/ISBD-Son-Unicode.htm. Khoa Thông tin - Thư viện 61
62. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. 2 3. Tình hình nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa của khoá luận 3 7. Bố cục của đề tài 4 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 5 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam. 7 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Thư viện 9 1.4. Cơ sở vật chất trang thiết bị 10 1.5. Kinh phí hoạt động 11 1.6. Nguồn tài nguyên thông tin 12 1.7. Người dùng tin và nhu cầu tin trong Thư viện Quốc gia Việt Nam 13 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 17 2.1. Khái niệm biên mục mô tả 17 2.2. Vai trò của công tác biên mục mô tả trong hoạt động thông tin - thư viện. 17 2.3. Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 18 2.3.1. Áp dụng mô tả thư mục theo Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994 19 2.3.2. Áp dụng Phần mềm Ilib vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 24 2.3.3. Áp dụng khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 28 2.3.4. Quy trình biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 34 2.3.4.1 Biên mục sách 35 2.3.4.2. Công tác mô tả ấn phẩm định kì 41 2.3.4.3. Mô tả ấn phẩm đặc biệt 44 Khoa Thông tin - Thư viện 62
63. Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 46 3.1. Một số nhận xét chung 46 3.1.1. Những thuận lợi 47 3.1.2. Những khó khăn 49 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác biên mục tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 50 3.2.1. Nâng cấp hạ tầng cở sở thông tin 50 3.2.2. Hoàn thiện phần mềm Ilib 52 3.2.3. Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ 52 3.2.4. Tiếp tục chuẩn hoá công tác biên mục mô tả 54 3.2.5. Tổ chức các cuộc hội thảo, toạ đàm về công tác nghiệp vụ 56 KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 Khoa Thông tin - Thư viện 63