›

Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thư viện quốc gia Việt Nam

pdf 68 trang thiennha21 15/04/2022 2940
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thư viện quốc gia Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_thuc_trang_va_giai_phap_nang_cao_hieu_qua_quan_ly.pdf

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thư viện quốc gia Việt Nam

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN LÊ THÚY HẰNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ, KHAI THÁC LUẬN ÁN TIẾN SĨ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH- 2007-X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S TRẦN MẠNH TUẤN Hà Nội – 2011 1
  2. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu 3 4. Phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa của khóa luận 4 7. Bố cục của khóa luận 5 CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU KHO LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 6 1.1.1. Sự ra đời và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam 8 1.1.4. Vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam 9 1.2. Giới thiệu sơ lƣợc về kho luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt 13 Nam 1.2.1. Sự hình thành kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 13 1.2.2. Vai trò của kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 15 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Công tác quản lý luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 17 2
  3. 2.1.1. Công tác lưu chiểu đối với luận án tại Thư viện Quốc gia 17 Việt Nam 2.1.2. Công tác xử lý luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 25 2.1.3. Công tác tổ chức sắp xếp kho luận án tại Thư viện Quốc gia 32 Việt Nam 2.1.4. Công tác bảo quản kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt 33 Nam 2.2. Công tác khai thác luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 35 2.2.1. Đối tượng bạn đọc 35 2.2.2. Các hình thức khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt 38 Nam CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1. Ƣu điểm của công tác quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thƣ 44 viện Quốc gia Việt Nam 3.2. Một số tồn tại trong công tác quản lý, khai thác luận án tiến sĩ 45 tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác luận 47 án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.3.1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý 47 3.3.2. Tăng cường vốn tài liệu luận án 48 3.3.3. Đẩy mạnh số hóa luận án 49 3.3.4. Mở rộng các dịch vụ trợ giúp công tác khai thác luận án 50 3.3.5. Nâng cao chất lượng phục vụ luận án 52 3
  4. 3.3.6. Tuyên truyền quảng bá tài liệu luận án 53 3.3.7. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc quản lý 54 và phục vụ luận án 3.3.8. Tạo lập một trang web riêng để khai thác nguồn luận án 55 trực tiếp KẾT LUẬN 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Các luận án tiến sĩ (bao gồm các luận án Phó tiến sĩ và Tiến sĩ trước kia) tạo thành một loại nguồn thông tin khoa học đặc thù của mỗi quốc gia. Đây là nguồn thông tin khoa học nội sinh, chứa đựng rất nhiều ý nghĩa và giá trị khoa học và văn hóa khác nhau. Ở nước ta, chúng đang được lưu trữ, quản lý một cách có hệ thống tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Bộ sưu tập tài liệu này được khai thác và phục vụ nhiều mục đích khai thác, sử dụng thông tin khác nhau, mà chủ yếu là trong các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo. Cho đến nay, bộ sưu tập các luận án tiến sĩ đã được nhiều nhóm người đọc quan tâm. Vì vậy, hiệu quả khai thác bộ sưu tập này có ý nghĩa và chiếm trọng số quan trọng trong hoạt động của TVQGVN, bởi lẽ cơ quan này là nơi duy nhất trực tiếp quản lý một cách có hệ thống các tài liệu này. Việc quản lý 4
  5. và khai thác các luận án tiến sĩ chịu tác động và tác động đến rất nhiều yếu tố khác nhau, từ các yếu tố về pháp lý, chính sách, đến các yếu tố về công nghệ. Những năm gần đây đã xuất hiện nhiều vấn đề mới liên quan tới việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu khoa học xám nói chung, trong đó có các luận án tiến sĩ. Ví dụ về phương diện pháp lý, đó là xu hướng bắt buộc các tác giả luận án tiến sĩ phải công bố toàn văn các kết quả nghiên cứu – đào tạo trên một cổng thông tin xác định trên Internet, điểm khác biệt căn bản so với trước đây; Về phương diện công nghệ, đó là sự ra đời và phát triển của VinaREN, một môi trường công nghệ đặc biệt để lưu giữ và khai thác các nguồn thông tin khoa học, giáo dục và y tế trực tuyến Những đổi mới này đòi hỏi cần khảo sát và nghiên cứu một cách có hệ thống việc quản lý và khai thác các luận án tiến sĩ tại TVQGVN. Chính từ các phân tích trên mà chúng tôi lựa chọn “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận này. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở mô tả một cách có hệ thống nhằm đánh giá khái lược và nhận diện các vấn đề hiện đang tồn tại trong công tác quản lý (bao gồm cả công tác lưu chiểu), khai thác (bao gồm cả các dịch vụ hỗ trợ những nhóm người dùng tin khác nhau) các luận án tiến sĩ hiện có tại TVQGVN, tác giả đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 3. Lịch sử nghiên cứu 5
  6. Vấn đề quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh, trong đó đặc biệt là nguồn tài liệu xám đã và đang thu hút sự quan tâm của đông đảo giới nghiên cứu. Một số đề tài nghiên cứu, một số khóa luận, luận văn khoa học, một số hội thảo khoa học cũng đã đề cập tới nguồn thông tin này ở những mức độ cũng như cách tiếp cận khác nhau. Đề tài Thực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2006- 2007) nhấn mạnh tới khía cạnh chính sách trong công tác quản lý và khai thác nguồn tin này. Đề án Tạo lập và phát triển nguồn học liệu phục vụ nghiên cứu, đào tạo theo đẳng cấp quốc tế tại Đại học Quốc gia Hà Nội (2007-2008) nhấn mạnh tới môi trường công nghệ của việc quản lý, khai thác nguồn tin trực tuyến phục vụ nghiên cứu - đào tạo ở nước ta. Đề tài Cơ sở khoa học và thực tiễn của viện hiện đại hóa hạ tầng thông tin tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2008-2009) tập trung vào vấn đề phát triển hạ tầng thông tin và các dịch vụ thông tin Riêng đối với tài liệu luận án tiến sĩ đang được lưu giữ ở TVQGVN thì cũng đã có 2 đề tài nghiên cứu về công tác quản lý và khai thác nguồn tài liệu quý hiếm này. Đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ luận án ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” năm 2002. Đề tài Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu việc thu thập tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” năm 2008. 6
  7. Thời gian gần đây đã xuất hiện một số thay đổi về quan điểm liên quan tới việc công bố luận án tiến sĩ nên chắc chắn công tác quản lý và khai thác chúng tại Thư viện Quốc gia Việt Nam cũng cần có những thay đổi để phù hợp. Chính vì thế, chúng tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” với hi vọng kế thừa những thành quả của tác giả đi trước, đồng thời vận dụng những kiến thức đã được học trong nhà trường về thực trạng công tác quản lý và khai thác tài liệu luận án, để từ đó đề xuất những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu quý hiếm này một cách thích hợp trong điều kiện hiện nay. 4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ kho luận án tiến sĩ (bao gồm phó tiến sĩ và tiến sĩ trước kia) hiện đang được lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Phương diện nghiên cứu: Công tác quản lý (bao gồm cả công tác lưu chiểu các luận án tiến sĩ) và việc tổ chức khai thác các luận án tiến sĩ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tổng hợp Phương pháp điều tra thực tế Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh, đánh giá Phương pháp phỏng vấn, trao đổi, xin ý kiến chuyên gia 7
  8. 6. Ý nghĩa của khóa luận Ý nghĩa lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa của công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ tài liệu luận án tại TVQGVN, đồng thời cho thấy được giá trị khoa học của loại hình tài liệu quý hiếm này. Ý nghĩa thực tiễn: Khóa luận phản ánh thực trạng công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ tài liệu luận án tại TVQGVN. Đánh giá tình hình khai thác sử dụng kho luận án, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng kho tài liệu luận án để sử dụng nó một cách hiệu quả nhất. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục, phần nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương: Chương 1. Giới thiệu kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 2. Thực trạng công tác quản lý và khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Trong thời gian qua, tôi được thực tập tốt nghiệp tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đó là điều kiện và cơ hội rất quý giá để tôi tiến hành nghiên cứu cho khóa luận này. Bên cạnh những cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo, trong đó có thầy giáo hướng 8
  9. dẫn và đặc biệt là của các đồng nghiệp đi trước hiện công tác tại TVQGVN khi thực hiện khóa luận này. Qua đây tôi muốn gửi lời cảm ơn trân trọng nhất đến toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Thông tin - Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, cùng các cô chú, anh chị cán bộ công tác tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S. Trần Mạnh Tuấn. Bên cạnh những mặt đạt được của khóa luận thì chắc chắn trong khóa luận khó tránh khỏi nhiều hạn chế và thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của tất cả mọi người quan tâm, với mong muốn các kết quả nghiên cứu của mình sẽ góp phần nhỏ bé vào sự phát triển của khoa học thư viện nói chung và hoạt động của TVQGVN nói riêng. CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU KHO LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.1.1. Sự ra đời và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam Giám đốc Thư viện Quốc gia Pháp Giăng Phave đã nói rằng: “Thông tin, văn hóa và nền văn minh trong giai đoạn hiện nay được đặc trưng bởi tính phổ biến toàn cầu, tính bách khoa về đề tài, sự xâm nhập lẫn nhau của các khoa học, không có khả năng hiểu được thế giới hiện nay mà không biết quá khứ. Trong điều kiện như vậy, chính các TVQG nhờ vào tiềm năng to lớn và các chức năng xã hội của mình có khả năng đáp ứng được nhu cầu thông tin 9
  10. của xã hội”. Điều đó cho thấy rằng vai trò của TVQG trong thời đại hiện nay ngày một quan trọng đối với sự phát triển của một đất nước. Thư viện Quốc gia Việt Nam được thành lập ngày 29/11/1917 theo quyết định của Albert Sarraut – viên toàn quyền Pháp ở Đông Dương với tên gọi Nha lưu trữ và Thư viện trung ương Đông Dương, trụ sở đặt tại 31 phố Borgnis Debordes (nay là phố Tràng Thi – Hà Nội). Mục đính chính của thực dân Pháp khi xây dựng thư viện là củng cố sự thống trị và khai thác Đông Dương sau khi đã hoàn toàn thôn tính nước ta. Mặt khác là công cụ truyền bá văn hóa Pháp và văn hóa phương Tây vào Việt Nam, đưa vào nề nếp và phát triển công tác văn thư, lưu trữ, thư viện của Pháp ở Đông Dương. Sau một thời gian chuẩn bị Thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919. Qua những thăng trầm biến cố của lịch sử suốt những năm Pháp thuộc, TVQG VN đã nhiều lần thay đổi tên gọi. Ngày 28/02/1935, thực dân Pháp đã đổi tên Thư viện Trung ương Đông Dương thành Thư viện Pierre Pasquier – một tên toàn quyền Pháp ở Đông Dương đã có nhiều đóng góp cho thư viện. Sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 20/10/1945 Bộ trưởng Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện. 10
  11. Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội, thư viện được đổi tên thành Thư viện Trung ương Hà Nội, trực thuộc Cao ủy Pháp tại Sài Gòn. Đến năm 1953 Thư viện Trung ương Hà Nội được sáp nhập vào Viện Đại học Hà Nội và được đổi tên thành Tổng Thư viện Hà Nội và trở thành một cơ quan văn hóa hỗn hợp Pháp – Việt. Đến năm 1954 khi miền Bắc hoàn toàn giải phóng, ngày 29/06/1957 Thư viện mới chính thức mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam cho đến ngày nay. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN luôn xứng đáng là đứa con đầu ngành trong lĩnh vực thư viện của cả nước. Hiện nay TVQGVN là Thư viện Trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước thuộc Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện trung tâm của cả nước với chức năng nhiệm vụ được quy định theo Pháp lệnh thư viện năm 2000: Thu nhận văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo Luật lưu chiểu, các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Xây dựng, phổ biến, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc. 11
  12. Biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia, Tổng Thư mục Việt Nam và các ấn phẩm thông tin khoa học. Tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu đọc, học tập, nghiên cứu, giải trí của người dân. Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư viện. Tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác với các Thư viện trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thư viện. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam Cơ cấu của TVQG VN bao gồm: Ban lãnh đạo có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc Hội đồng tư vấn khoa học 13 phòng chức năng: + Phòng Tin học + Phòng Phân loại và Biên mục + Phòng Hành chính tổ chức + Phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ + Phòng Bảo quản + Phòng Bổ sung – Trao đổi + Phòng Báo – Tạp chí + Phòng Đọc sách + Phòng Quan hệ Quốc tế 12
  13. + Phòng Thông tin Tư liệu + Phòng Lưu chiểu + Phòng Tạp chí Thư viện + Phòng Bảo vệ. 1.1.4. Vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam Trải qua một chặng đường dài 94 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay TVQGVN đã xây dựng được một số lượng vốn tài liệu đa dạng về môn loại và loại hình. Thư viện đã xây dựng được một kho lưu chiểu khá đồ sộ. Từ tháng 10/1954 kho lưu chiểu mới được xây dựng, nhưng đến nay số lượng tài liệu của kho đã vào khoảng 200 nghìn tên tài liệu, với khoảng 300 nghìn bản và tăng dần theo mức độ phát triển của ngành xuất bản nước ta. Vốn tài liệu của thư viện đem phục vụ độc giả hiện nay có khoảng 1,5 triệu bản sách, khoảng 10 nghìn tên báo tạp chí trong và ngoài nước. Trong đó có rất nhiều tài liệu quý hiếm như: Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dương trước năm 1954, đây là những tài liệu quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam; Sách Hán Nôm, trong đó có những cuốn từ thế kỷ 15, 16; Kho luận án của các tiến sĩ và phó tiến sĩ trong và ngoài nước; Tài liệu quý dạng vi phim, vi phích Ngoài ra còn có các loại tài liệu dạng tranh, ảnh, bản đồ Đặc biệt là nguồn tài liệu điện tử mà thư viện đã xây dựng với nhiều loại CSDL. Vốn tài liệu của TVQGVN có thể tóm tắt trong 2 bảng thống kê dưới đây: 13
  14. Bảng 1. 14
  15. Bảng 2. 15
  16. 1.2. Giới thiệu sơ lƣợc về kho luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.2.1. Sự hình thành kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện công cộng nhà nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dân tộc, là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các hệ thống thư viện trong nước và quan hệ quốc tế. Với vai trò hết sức cao cả, hiện nay TVQGVN đã có những đóng góp rất lớn cho đất nước, cho xã hội trong việc nâng cao trình độ dân trí cho nhân dân, tuyên truyền các chủ trương của Đảng và nhà nước nhằm đưa đất nước đi lên chủ nghĩa xã hội. 16
  17. Thư viện Quốc gia Việt Nam có nhiệm vụ thu nhận văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo Luật lưu chiểu, các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Cho đến nay TVQGVN đã có một số lượng vốn tài liệu khổng lồ, bao gồm cả sách báo, tạp chí trong và ngoài nước, những tài liệu cổ từ thời Đông Dương, luận án tiến sĩ và một hệ thống cơ sở dữ liệu ngày càng lớn mạnh. Luận án tiến sĩ là một loại hình tài liệu quý hiếm của đất nước cần phải được giữ gìn và bảo tồn. Chính vì vậy, ngày 9 tháng 10 năm 1976 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định 401-TTg về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam, trong đó có xác định một trong các nhiệm vụ qua trọng của TVQGVN là thu nhận các luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Quyết định này là mốc đánh dấu cho sự ra đời của kho luận án tại TVQGVN. Có thể nói, trước năm 1976 công tác thu nhận luận án tại TVQG VN chưa được chú trọng, vì khi đó số lượng các nhà nghiên cứu có học vị Tiến sĩ và Phó tiến sĩ còn chưa nhiều, công trình nghiên cứu của họ cũng chưa có một số lượng đáng kể, đồng thời trong thời gian đất nước ta chưa thống nhất, số lượng luận án của các nhà nghiên cứu bảo vệ bên nước ngoài chiếm một số lượng đáng kể không được đưa về Việt Nam. Sau khi đất nước được giải phóng, Đảng và nhà nước ta muốn đưa đất nước đi lên con đường xã hội chủ nghĩa. Muốn vậy thì công việc đầu tiên là phải xây dựng một đội ngũ cán bộ có trình độ khoa học kỹ thuật cao. Chính vì vậy mà Đảng ta đã xác định Giáo dục là quốc sách hàng đầu, nhằm nâng cao 17
  18. dân trí, đào tạo nhân lực, phát hiện và bồi dưỡng nhân tài cho công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Trước tình hình đó, nhà nước ta đã đưa ra nhiều chính sách ưu đãi, khuyến khích các tầng lớp trí thức giúp họ học tập, nghiên cứu ở các nước xã hội chủ nghĩa láng giềng, mang những tri thức ấy về phục vụ công cuộc xây dựng và phát triển đất nước mình. Với sự quan tâm của Đảng và nhà nước, đội ngũ cán bộ khoa học của nước ta ngày càng tăng lên về số lượng và chất lượng. Kết hợp với việc thực hiện Quyết định 401/TTg, ngay từ năm 1976 TVQGVN đã tiếp nhận số luận án ở hai cơ quan là Thư viện Khoa học Xã hội và Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương. Từ đó cho đến nay, TVQGVN là nơi duy nhất nhận lưu chiểu luận án trong cả nước. TVQGVN đã xây dựng một bộ sưu tập luận án có quy mô lớn nhất trong cả nước để phục vụ độc giả có nhu cầu tìm hiểu nghiên cứu loại hình tài liệu mang tính khoa học này. 1.2.2. Vai trò của kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Luận án là một công trình nghiên cứu sáng tạo của một cán bộ khoa học có trình độ đại học trở lên về một ngành hay một lĩnh vực khoa học nào đó và đã bảo vệ thành công trước hội đồng khoa học quốc gia và công chúng, tác giả của luận án đó đã được công nhận một học vị nhất định – học vị tiến sĩ. Đây là loại hình tài liệu không xuất bản, bởi thế nó được xếp vào loại hình tài liệu quý hiếm của Thư viện, cũng là của quốc gia. Luận án mang trong mình một lượng tri thức lớn, được xác lập cân đối giữa lý thuyết và thực hành, giá trị ứng dụng thực tiễn, giữa tính kế thừa và 18
  19. những điểm mới, điểm sáng tạo, vì các công trình nghiên cứu này đều xuất phát từ yêu cầu cấp bách đặt ra trong cuộc sống về kinh tế, văn hóa, khoa học tự nhiên, xã hội, giáo dục, khoa học kỹ thuật và công nghệ. Bởi thế mà luận án có giá trị khoa học và tính thực tiễn cao. Luận án còn mang trong mình tính dân tộc và tính quốc tế. Bản thân nó xuất thân từ những hoàn cảnh khác nhau, nên nhìn một cách tổng thể vào kho luận án tại TVQGVN có thể thấy được sự giao thoa giữa các môn loại khoa học, sự kết hợp giữa các nền tri thức của các quốc gia. Những luận án bảo vệ trong nước có nội dung, đề tài sát với thực tế ở Việt Nam, nên đa số những luận án đó có thể áp dụng thiết thực vào các ngành, các cơ sở sản xuất ở Việt Nam. Vì vậy luận án mang tính dân tộc sâu sắc. Đối với các luận án nghiên cứu và bảo vệ ở nước ngoài thì xuất phát từ đặc điểm của từng nước mà các nghiên cứu sinh đã học tập và nghiên cứu thì luận án đã giúp cho nền kinh tế Việt Nam có thể tiếp cận với ánh sáng khoa học phương Tây, từ đó áp dụng vào Việt Nam. Luận án từ đó là nguồn tài liệu mang tính quốc tế. Đặc biệt luận án đã phản ánh được thành tựu hết sức to lớn của sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay, đó là đào tạo được đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ có trình độ cao cả về số lượng và chất lượng. Luận án là một nguồn lực thông tin đang được lưu giữ tại TVQGVN. Cùng với các tài liệu khác, luận án tiến sĩ luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin tại thư viện. 19
  20. Đối với các nhà khoa học thì luận án tiến sĩ là minh chứng để khẳng định sự thành công trong quá trình nghiên cứu và là căn cứ để xác định học vị tiến sĩ của họ. Đối với độc giả có nhu cầu tham khảo các công trình nghiên cứu có liên quan tới lĩnh vực mình đang nghiên cứu thì luận án là một lọa tài liệu tham khảo cung cấp cho người đọc những kiến thức thực tế đã được kiểm nghiệm qua quá trình nghiên cứu của người đi trước. Đối với xã hội thì luận án tiến sĩ là một trong những di sản văn hóa quý báu của đất nước. Nó giữ gìn thành quả của những người đi trước để truyền lại cho thế hệ mai sau. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.3. Công tác quản lý luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 20
  21. 2.3.1. Công tác lưu chiểu đối với luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam  Sơ lược về công tác lưu chiểu Cùng với việc thành lập Thư viện công cộng Trung ương Đông Dương (1917), ngày 31/01/1922 thực dân Pháp đã ban hành Nghị định 22 về việc thành lập Sở lưu chiểu và quy định nộp lưu chiểu chính thức xuất bản phẩm trên 5 xứ Đông Dương. Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bản trên toàn cõi Đông Dương và biên soạn Danh mục ấn phẩm lưu chiểu năm. Nghị định 22 đánh dấu sự ra đời của chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm ở Việt Nam nói riêng và ở toàn cõi Đông Dương nói chung. Sau Nghị định 22, thực dân Pháp còn ban hành thêm nhiều nghị định, quy định nhằm cải tiến, hoàn thiện công cuộc vơ vét tài di sản văn hóa tinh thần của các nước Đông Dương như: Sắc lệnh ngày 29/01/1945; Nghị định ngày 12/10/1946. Tuy nhiên, cũng chính đây là những mốc lịch sử rất quan trọng đánh dấu sự ra đời và cũng là nấc thang đưa công tác lưu chiểu của nước ta tiến lên như ngày nay. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Hồ chủ tịch thay mặt Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh 18-SL ngày 31/01/1946 và Nghị định ngày 12/02/1946 quy đinh chế độ lưu chiểu của Việt Nam. Đây chính là một mốc lịch sử quan trọng của TVQGVN nói riêng và chế độ nộp lưu chiểu của nước Việt Nam nói chung. Nó là cơ sở nền tảng cho sự ra đời của Phòng lưu chiểu tại TVQGVN. 21
  22. Qua nhiều lần ban hành các văn bản pháp luật về công tác lưu chiểu của nước ta có thay đổi về số lượng bản nộp lưu chiểu, cho đến năm 2004 thông qua Luật xuất bản sửa đổi của Quốc hội nước Việt Nam quy định nhà xuất bản phải nộp 5 bản cho TVQG, trường hợp số lượng in dưới 3 bản thì nộp 2 bản. Qua bao nhiêu năm tháng, hiện nay TVQGVN đã có một kho xuất bản phẩm lưu chiểu đồ sộ có giá trị khoa học cao.  Công tác lưu chiểu đối với luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Theo Quyết định số 401/TTG ra ngày 07/10/1976 của Thủ tướng chính phủ, TVQG VN với tư cách là trung tâm lưu trữ ấn phẩm quốc gia lớn nhất trong cả nước, được nhà nước giao cho chức năng nhiệm vụ và quyền hạn là thu nhận các luận án tiến sĩ và phó tiến sĩ (nay gọi là tiến sĩ) của người Việt Nam đã bảo vệ trong và ngoài nước. Tuy nhiên việc thực thi theo Quyết định pháp luật được thực hiện chưa nghiêm chỉnh. Có một phần nhỏ các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ luận án đã không nộp lưu chiểu về cho Thư viện, đặc biệt là các nghiên cứu sinh bảo vệ ở các cơ sở phía Nam vẫn nộp luận án cho Thư viện Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 13/10/2004 Bộ GD&ĐT đã có Công văn số 8972/ĐH&SĐH quy định: “Các luận án sau khi bảo vệ thành công nộp cho TVQGVN – 31 Tràng Thi – Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc cơ sở phía Nam) một bản luận án (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của TVQG VN trong hồ sơ cấp gửi vệ Bộ Giáo dục và đào tạo”. 22
  23. Vì vậy TVQG VN là thư viện duy nhất trong cả nước có bộ sưu tập tài liệu quý hiếm này. Trong những năm gần đây, trung bình mỗi năm TVQGVN thu nhận khoảng 1000 luận án tiến sĩ. Số lượng luận án tiến sĩ nộp vào Thư viện qua các năm có xu hướng ngày càng tăng, thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng 3. 23
  24. Như vậy so với thời điểm năm 1976, trong vòng 10 năm đến năm 1987, số lượng bản luận án tại TVQG đã tăng lên gấp 2 lần. Đến năm 2002, trong khoảng 15 năm số lượng luận án tăng lên gấp 4 lần so với năm 1987. Mặc dù so với các loại hình tài liệu khác có ở thư viện thì số lượng này là không nhiều, nhưng với tính chất đặc thù là tài liệu quý hiếm thì con số đó là đáng kể. Điều này cho thấy cùng với sự đi lên của đất nước, trong những năm đổi mới, và những năm đất nước ta trong đà phát triển thì nền học vấn của nhân dân ta cũng tăng lên rõ rệt. Từ năm 2002 cho đến thời điểm năm 2010, trong khoảng 8 năm đầy biến động của đất nước, số người đạt học vị tiến sĩ của nước ta cũng là một con số không nhỏ. Nó được minh chứng bởi số lượng luận án nộp vào TVQG. Con số đó đã tăng lên gần gấp đôi, đạt mức trên 15 nghìn luận án. Luận án tiến sĩ tại TVQG đa dạng về các môn loại khoa học, có sự phân bố giữa các ngành giữa lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và khoa học xã hội, thể hiện qua bảng số liệu thống kê dưới đây: 25
  25. Bảng 4. 26
  26. Thủ tục giao nộp luận án tại TVQGVN như sau: Cơ quan trực tiếp thu nhận: Phòng lưu chiểu TVQGVN. Hồ sơ giao nộp: Luận án; Bản tóm tắt luận án; Đĩa CD toàn văn luận án. Luận án phải kèm theo một số văn bản dưới dạng bản chính hoặc bản sao: + Bản nhận xét của Hội đồng phản biện + Biên bản đánh giá luận án tiến sĩ cấp Nhà nước + Danh sách thành viên Hội đồng cấp nhà nước chấm luận án tiến sĩ (có mặt trong buổi bảo vệ luận án tiến sĩ của nghiên cứu sinh) + Quyết định về việc thành lập Hội đồng cấp Nhà nước chấm luận án tiến sĩ + Quyết nghị của Hội đồng cấp Nhà nước chấm luận án tiến sĩ. Hình thức giao nộp: Trực tiếp hoặc qua đường thư tín. Sau khi đã giao nộp, Phòng Lưu chiểu có trách nhiệm cấp giấy biên nhận đã giao nộp (theo mẫu). Giấy biên nhận là một cơ sở pháp lý để Bộ GD&ĐT cấp bằng chứng nhận học vị tiến sĩ đối với nghiên cứu sinh. 28
  27. Đối với luận án bảo vệ ở nước ngoài thì tác giả của luận án phải điền đầy đủ thông tin vào một văn bản mẫu “Một số thông tin về luận án tiến sĩ nộp tài TVQGVN”. Nó tương đương với một bản dịch sang Tiếng Việt những thông tin chính của luận án. Trước đây nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ thành công luận án tiến sĩ ở nước ngoài. Khi giao nộp luận án cho TVQG thì phải có một bản dịch kèm theo. Nhưng nay thủ tục lưu chiểu luận án tại thư viện đã được rút ngắn đi một công đoạn, thuận tiện cho những nghiên cứu sinh khi giao nộp luận án. Việc thu nhận luận án tiến sĩ tại TVQGVN có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó không chỉ là việc lưu giữ những giá trị tri thức khoa học và văn hóa của đất nước mà còn phổ biến những tri thức khoa học và văn hóa đó tới nhà nghiên cứu trong nước phục vụ cho công tác nghiên cứu và đào tạo của nước ta. 2.3.2. Công tác xử lý luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam  Đăng ký, đóng dấu, dán nhãn cho luận án Luận án sau khi được nhận về thư viện sẽ được đăng ký trực tiếp trên máy tính trong CSDL dành riêng cho lưu chiểu luận án. Mỗi bản luận án được xem là một đơn vị đăng ký độc lập. Mỗi luận án được định một số. Số này là số lưu chiểu cũng là số đăng ký cá biệt của luận án. Số lưu chiểu của luận án là số thứ tự của luận án mà thư viện nhận về theo từng năm. Ký hiệu xếp giá của luận án lưu trữ tại TVQGVN được thống nhất là LA và hai số Ả rập (năm lưu chiểu luận án). Chẳng hạn luận án lưu chiểu năm 2011 thì sẽ có ký hiệu xếp giá là LA11. 29
  28. Một số đăng ký cá biệt đầy đủ cho một tài liệu luận án bao gồm ký hiệu kho + số lưu chiểu + số bản. Ví dụ: Luận án lưu chiểu năm 2011, có số lưu chiểu 28 thì sẽ có số đăng ký cá biệt là LA11.0028 Trong đó: LA11.0028.1 dành cho bản chính văn LA11.0028.2 dành cho bản tóm tắt LA11.0028.3 dành cho đĩa CD Số đăng ký cá biệt được in trên nhãn có tên TVQGVN và mã vạch để kiểm soát nguồn tài liệu thông qua việc quét mã vạch. Nhãn được dán phía trên cùng phía bên trái của luận án, tóm tắt luận án và trên mặt sau của đĩa CD. Cũng giống như các loại tài liệu dạng in ấn khác trong thư viện, luận án khi được nhận lưu chiểu thì đều được đóng dấu xác nhận là thuộc chủ quyền của thư viện. Dấu của thư viện được đóng vào trang tên luận án và trang thứ 17. Bên cạnh dấu đỏ của thư viện ghi số đăng ký cá biệt. Việc đăng ký, dãn nhãn cho tài liệu nói chung và luận án nói riêng giúp cho cán bộ thư viện có được cái nhìn khái quát về tài liệu luận án: số thứ tự luận án, tổng số luận án qua từng năm. Và giúp cho bạn đọc có thể tra cứu luận án qua số đăng ký cá biệt.  Xử lý hình thức và nội dung luận án 30
  29. Xử lý hình thức và nội dung luận án bao gồm các công việc: mô tả thư mục cho luận án, định ký hiệu phân loại cho luận án, làm tóm tắt luận án và định từ khóa cho luận án. Trước đây việc mô tả thư mục cho luận án được tiến hành ở phòng Lưu chiểu, song hiện nay, toàn bộ công việc xử lý luận án cả về nội dung và hình thức đều được tiến hành tại phòng Biên mục và Phân loại. Trước năm 2004 việc biên mục mô tả tài liệu ở TVQG VN là theo ISBD và xử lý dữ liệu trên phần mềm CDS/ISIS, đến khoảng giữa tháng 10/2004 TVQG đã áp dụng chuẩn MARC21 để mô tả xử lý dữ liệu theo phần mềm ILIB với các module cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lí kho, opac, quản trị hệ thống do công ty máy tính CMC cung cấp. Khổ mẫu MARC21 rút gọn có cấu trúc và chỉ thị hỗ trợ công tác biên mục, cấu tạo của biểu ghi rõ ràng, các trường được giải thích ngay bên dưới khi kích chuột vào khiến cho việc nhận dạng những thông tin về tài liệu dễ dàng. Đây là bước tiến vượt bậc về nghiệp vụ thông tin thư viện. (xem hình ảnh 1 – phụ lục 2) Riêng với luận án, cũng giống như tài liệu dạng sách, tuy nhiên là một loại hình tài liệu quý hiếm không công bố nên một số trường dữ liệu được cải tiến sao cho thuận lợi trong quá trình xử lý luận án. Mô tả thư mục cho luận án Mô tả thư mục luận án là việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng của luận án và trình bày chúng theo quy tắc nhất định giúp bạn đọc có được những thông tin sơ bộ về nội dung, hình thức và ý nghĩa của luận án trước khi tiếp xúc với luận án đó. 31
  30. Luận án tại TVQGVN được mô tả theo quy tắc ISBD như sau: Tiêu đề mô tả (Tên tác giả) Nhan đề luận án : Loại luận án: Chuyên ngành luận án : Mã số chuyên ngành luận án / Tác giả luận án .- Nơi bảo vệ luận án, Năm bảo vệ luận án .- Số trang + Tài liệu kèm theo Ví dụ: Trần Thanh Phương Tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ đối với nền kinh tế các nước tư bản phát triển - một số gợi mở về thời cơ và thách thức đối với Việt Nam : LAPTSKH Kinh tế: 5.02.02 / Trần Thanh Phương. - H., 1997. - 183tr. ; 32cm + 1tt Định ký hiệu phân loại cho luận án Phân loại tài liệu là phản ánh nội dung tài liệu theo các môn loại khoa học được mã hóa thành các chỉ số, ký hiệu theo quy định của một bảng phân loại nào đó. Việc phân loại sẽ giúp cho bạn đọc nhanh chóng tiếp cận tài liệu theo chủ đề. Đối với luận án tiến sĩ thì phân loại cũng giống như các tài liệu thông thường khác, TVQGVN trước đây sử dụng bảng phân loại BBK. Bắt đầu từ năm 2007, thư viện sử dụng bảng phân loại DDC 14 để phân loại tài liệu. Thư viện áp dụng phân loại tài liệu mới theo DDC14, song song với việc chuyển đổi hồi cố CSDL và các kho tài liệu cũ theo phương pháp cuốn 32
  31. chiếu dần từng năm, không gây ảnh hưởng đến công tác phục vụ bạn đọc hàng ngày, những vấn đề vướng mắc phải được nghiên cứu, giải quyết ngay hàng tháng. Ví dụ: Luận án “Phong trào Cần Vương ở Bình Định (1858-1887)” sẽ có chỉ số phân loại DDC là 959.7209 Làm tóm tắt cho luận án Làm tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành văn bản tóm tắt nội dung của tài liệu nào đó. Đây là một khâu nghiệp vụ quan trọng. Đối với một số loại hình tài liệu thì tóm tắt không phải là yếu tố bắt buộc. Song với loại hình tài liệu luận án thì tóm tắt là rất cần thiết và bắt buộc phải làm. Bởi vì tóm tắt sẽ giúp cho bạn đọc chọn lựa được chính xác nội dung, vấn đề khoa học mình cần tìm kiếm. Với luận án tiếng nước ngoài thì bài tóm tắt vẫn dùng tiếng Việt, điều này rất thuận lợi cho những bạn đọc có trình độ ngoại ngữ chưa thông thạo, không phải mất nhiều thời gian mà vẫn có được đầy đủ nội dung chính của luận án mình cần tìm đọc. Đối với cán bộ thư viện, bài tóm tắt sẽ hỗ trợ họ trong việc cung cấp những nội dung khái quát về một tài liệu cho bạn đọc khi bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu nhưng chưa tìm được. Để có thể làm tóm tắt cho các luận án, các cán bộ làm công tác này phải đọc qua bản tóm tắt luận án, đọc mục lục, lời giới thiệu, và nếu cần thiết phải đọc lướt qua chính văn để thâu lược những nội dung chính một cách ngắn gọn 33
  32. nhất mà vẫn bao quát được toàn bộ nội dung của luận án. Việc làm này mất nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi người làm tóm tắt phải có kỹ năng phân tích, nắm bắt và tổng hợp, có kiến thức về các ngôn ngữ. Bởi vì yêu cầu của bài tóm tắt không phải chỉ phản ánh chính xác, đầy đủ và khách quan nội dung của luận án, mà nó còn phải mang tính khoa học và tư tưởng cao. Ví dụ: Luận án có nhan đề “Phong trào công nhân ở các nước tư bản phát triển cuối thập kỷ 80 đến nay” được tóm tắt như sau: “Phân tích, đánh giá phong trào công nhân ở các nước tư bản chủ nghĩa trong bối cảnh quốc tế mới. Mục tiêu, nhiệm vụ và nội dung đấu tranh của phong trào này. Những tác động chủ yếu của phong trào công nhân đối với chế độ tư bản chủ nghĩa và triển vọng phát triển của phong trào công nhân trong việc thực hiện sứ mệnh lịch sử của nó ở đầu thế kỷ”. Định từ khóa cho luận án Từ khóa là một dạng của ngôn ngữ tìm tin dùng để diễn đạt nội dung chủ yếu của tài liệu. Tập hợp các từ khóa của một tài liệu gọi là mẫu tìm trong CSDL. Định từ khóa là mô tả nội dung tài liệu bằng một tập hợp các từ các từ hoặc các cụm từ đủ nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên đặc trưng cho tài liệu để có thể tìm được tài liệu đó khi có một yêu cầu tin chứa từ hoặc cụm từ đó. 34
  33. Ngôn ngữ từ khóa chia ra làm 2 loại: ngôn ngữ từ khóa tự do và ngôn ngữ từ khóa có kiểm soát. Bởi mỗi loại hình tài liệu, mỗi nội dung của tài liệu đều có những đặc điểm khác nhau, nên định từ khóa cho tài liệu cần phải xác định loại từ khóa cho tài liệu một cách hợp lý nhất. Thư viện Quốc gia Việt Nam đã sử dụng cả hai loại ngôn ngữ từ khóa vào quá trình xử lý tài liệu. Luận án tiến sĩ là một loại hình tài liệu khoa học chuyên ngành, cho nên việc định từ khóa cần phải suy xét và cân nhắc rất kỹ lưỡng, và cũng như các tài liệu khác tại thư viện, khi định từ khóa cho tài liệu luận án, các cán bộ phòng Biên mục và phân loại đã áp dụng Bộ từ khóa kiểm soát của TVQGVN kết hợp với đánh từ khóa tự do để có thể phản ánh đầy đủ nội dung, chủ đề luận án, giúp cho việc tìm tin của độc giả được đa dạng hơn. Trước khi định từ khóa cho một luận án thì người cán bộ định từ khóa phải phân tích và xác định nội dung của luận án. Công việc này bắt đầu từ việc xem xét tên của luận án. Là một loại hình tài liệu khoa học nên tên của luận án có thể phản ánh đầy đủ nội dung chủ đề của luận án đó, tuy nhiên cũng có những luận án không thể hiện hết nội dung lên nhan đề, vì thế khi định từ khóa, người cán bộ còn phải đọc qua phần lời nói đầu, tên các chương mục và phần kết luận. Sau khi đã xác định được chủ đề của luận án, thì bước thứ hai rất quan trọng là lựa chọn các khái niệm đặc trưng cho luận án. Cần phải chú ý tới những yếu tố mà luận án đề cập tới như: đối tượng nghiên cứu của luận án, đặc trưng và tính chất của các đối tượng, các phương pháp tác động đến đối tượng. 35
  34. Vì vậy người cán bộ định từ khóa phải phát hiện ra những khái niệm có giá trị đặc trưng cho nội dung của luận án đồng thời các khái niệm đó phải là những khái niệm sẽ được bạn đọc sử dụng với tần số cao trong quá trình tìm tin. Có những bản luận án gồm nhiều khái niệm, nếu sử dụng Bộ từ khóa của thư viện mà chưa phản ánh hết được nội dung của luận án đó thì các cán bộ định từ khóa sẽ đánh thêm từ khóa tự do cho luận án đó. Toàn bộ công việc định từ khóa được tiến hành trực tiếp trên máy tính. Ví dụ: Luận án “Đặc điểm kết cấu Tam quốc chí diễn nghĩa của La Quán Trung” có các từ khóa là: Nghiên cứu văn học % Tam quốc diễn nghĩa % Trung Quốc % Tác phẩm % Văn học trung đại. 2.3.3. Công tác tổ chức sắp xếp kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Tổ chức sắp xếp kho tài liệu là làm cho tài liệu có một trật tự nhất định trong kho để chúng sẵn sàng phục vụ bạn đọc. Việc tổ chức sắp xếp luận án là một trong những hoạt động nghiệp vụ quan trọng của TVQGVN. Sau khi tiến hành xử lý luận án về cả hình thức và nội dung, khi luận án đã được nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính của thư viện, thì luận án đã coi như có thể phục vụ bạn đọc được. Song công việc tổ chức kho, sắp xếp luận 36
  35. án trong kho cũng rất quan trọng. Nó giúp cho việc phục vụ bạn đọc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Với đặc tính là nguồn tài liệu quý hiếm, nên luận án tiến sĩ tại TVQGVN được tổ chức sắp xếp dưới dạng kho đóng trong Tổng kho của thư viện. Điểm khác biệt lớn nhất của tài liệu luận án với các tài liệu dạng in khác là về hình thức. Luận án chỉ có một khổ cỡ là 21x32 cm, trong khi các tài liệu khác thì rất đa dạng, có cả khổ nhỏ, khổ vừa, khổ lớn. Vì thế rất thuận tiện cho việc xếp giá, đồng thời tiết kiệm được diện tích giá một cách tối đa. Việc bảo quản chúng cũng dễ dàng hơn. Không giống như các loại tài liệu khác, luận án tiến sĩ có số lượng không nhiều, việc thu nhận chúng cũng chậm hơn các tài liệu khác, vì thế nếu tổ chức kho giống như các tài liệu khác, tức là theo môn loại, theo chủ đề thì sẽ gây khó khăn cho việc xếp các luận án tiếp theo. Điều này thấy rõ ở chỗ có lĩnh vực được nhiều nhà khoa học nghiên cứu những cũng có lĩnh vực ít được quan tâm, bởi thế nếu xếp theo chủ đề thì sẽ phải chừa ra những khoảng trống nhất định để xếp những luận án tiếp theo là rất khó. Chính vì vậy luận án tại TVQG VN được xếp theo số đăng ký cá biệt. Mà số đăng ký cá biệt của luận án chính là số thứ tự lưu chiểu qua từng năm. Chính lợi thế đó cộng với loại hình tài liệu luận án có cùng chung một khổ cỡ nên việc sắp xếp trong kho rất ngăn nắp và rất dễ dàng khi cán bộ vào kho lấy luận án phục vụ độc giả. 2.3.4. Công tác bảo quản kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Một nhà thơ Xô viết từng nói: “ Trong lúc chúng ta đang sôi nổi thảo luận việc giữ gìn các di tích văn hóa này, tôi cho rằng trước hết là phải bảo vệ 37
  36. sách”. Vì thế bảo quản tài liệu được coi là một trong những công việc rất quan trọng của bất cứ một thư viện nào. Riêng đối với luận án là loại hình tài liệu đặc biệt quý hiếm, nếu như bị mất, bị hỏng thì không thể bổ sung lại được, vì thế mà kho luận án là kho được bảo quản rất tốt ở thư viện. Mỗi bộ luận án đều được đựng trong hộp bìa các tông có dãn nhãn ký hiệu luận án ở ngoài hộp. Đây là điểm khác biệt của việc bảo quản tài liệu luận án so với bảo quản các tài liệu khác ở thư viện. Đựng trong hộp bìa các tông không chỉ giúp tài liệu tránh khỏi các yếu tố tác động của môi trường xung quanh, mà còn tránh được những hư hỏng vật lý do hậu quả của việc sử dụng gây ra. (xem hình ảnh 2 – phụ lục 2) Vệ sinh kho là hoạt động cần thiết trong công tác bảo quản tài liệu luận án. Hàng tháng Phòng bảo quản lại lau chùi kho luận án kho luận án không bị bụi bẩn. Để tránh ánh sáng bên ngoài, kho luận án được trang bị hệ thống kính màu ở cửa sổ, sử dụng đèn huỳnh quang có ánh sáng dịu. Trong kho có trang bị máy điều hòa máy đo độ ẩm, nhiệt độ, hệ thống quạt thông gió, thường xuyên giữ ở mức 13-18ºC, và độ ẩm là 50-60%. Nó cũng giúp cho việc phòng ngừa các vi sinh vật và côn trùng. Hệ thống phòng hỏa hoạn cũng được quan tâm. Toàn bộ hệ thông kho của TVQG được trang bị hệ thống báo cháy tự động. Trong mỗi kho, được lắp đặt các bình xịt cứu hỏa để dễ dàng cứu nguy khi bất ngờ xảy ra hỏa hoạn. Các đường điện được lắp đặt ngầm trong tường, không gây nguy hiểm cho người và tài liệu. 38
  37. Điểm khác biệt so với các kho tài liệu thông thường khác là tài liệu luận án được xếp trên giá nén được chế tạo bằng kim loại, giúp tiết kiệm diện tích và tránh được các tác nhân gây hại từ môi trường. (xem hình ảnh 3 – phụ lục 2) Hiện tại thư viện đã ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác phục chế và bảo quản tài liệu như: máy khử axit, máy hút khí độc, máy ép nóng, máy bồi nền tài liệu Cán bộ thư viện thường xuyên kiểm tra kho để phát hiện những tài liệu cũ nát thì tiến hành tu sửa, phục chế ngay. Công tác bảo quản tài liệu là một quy trình kỹ thuật quan trọng có tác động trực tiếp đến hoạt động của thư viện, đặc biệt đối với luận án tiến sĩ là tài liệu quý hiếm, không thể nào có lại được khi bị mất đi hoặc bị hỏng. Cho nên việc bảo quản kho luận án trước những tác động không tốt của môi trường và của con người được TVQG rất quan tâm và đang được thực hiện ngày càng tốt hơn. 2.4. Công tác khai thác luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.4.1. Đối tượng bạn đọc Với vốn tài liệu đa dạng phong phú và bằng các hoạt động nghiệp vụ của mình, TVQG đã đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí của nhiều đối tượng bạn đọc trong và ngoài nước, góp phần tích cực vào thành công của rất nhiều người Việt Nam. Hàng năm TVQGVN cấp hơn khoảng 300 nghìn thẻ đọc và phục vụ gần 200 lượt bạn đọc/ngày. Có khoảng 2500 lượt bạn đọc/ngày truy cập trực 39
  38. tuyến trên website của thư viện. Trung bình mỗi tháng TVQGVN cho mượn 2000 luận án. Bạn đọc của TVQG hiện nay là một đội ngũ bao gồm nhiều thành phần khác nhau, đó là các cán bộ nghiên cứu, các nhà chuyên môn, cán bộ giảng dạy trong các trường đại học, cao đẳng chuyên nghiệp, những người làm công tác lãnh đạo quản lý và sinh viên của các trường đại học, cao đẳng. Bên cạnh đó còn có bạn đọc là công an, bộ đội, giáo viên phổ thông, người đã nghỉ hưu, người nước ngoài. Có nhiều nhà sản xuất, kinh doanh, các nhà báo đã tìm đến thư viện thưỡng xuyên hơn. Tài liệu luận án là một nguồn tin khoa học quý hiếm của thư viện, những đối tượng bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu luận án có thể được phân chia thành 3 nhóm chính sau: Nhóm 1: Cán bộ làm công tác lãnh đạo quản lý, hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh Nhóm đối tượng này tuy không nhiều nhưng đặc biệt quan trọng, vì họ là người trực tiếp ra những quyết định ảnh hưởng đến sự phát triển của đất nước, xã hội, họ là những người xây dựng đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, của các Bộ, các ngành. Ngoài công tác quản lý, nhóm người này còn tham gia vào công tác nghiên cứu khoa học, họ có nhu cầu với tài liệu luận án vì đây là tài liệu có nguồn thông tin khoa học cao, cung cấp những thông tin chuyên sâu về những lĩnh vực mà họ đang công tác để có thể áp dụng vào công việc của mình. Vì những người làm công tác lãnh đạo quản lý cũng là những người có trình độ học vấn cao, có tư duy sâu sắc. 40
  39. Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy Đây là một trong những nhóm đối tượng chính của tài liệu luận án. Họ là những người ngày đêm vun trồng, xây đắp cho thế hệ trẻ, họ là lực lượng nòng cốt trong nguồn nhân lực khoa học và công nghệ hiện nay. Hầu hết họ đều là những thạc sĩ, những kỹ sư có mục tiêu học lên tiến sĩ, cho nên tài liệu luận án là nguồn tham khảo đầu tiên mà họ nghĩ đến để hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu của họ. Đối tượng bạn đọc này có trình độ học vấn cao cho nên họ biết cách sử dụng và khai thác tài liệu tại thư viện, đồng thời họ là nhóm có nhiều thông tin phản hồi lại cho thư viện đóng góp vào việc giúp thư viện ngày càng hoàn thiện hơn. Với khả năng chuyên sâu và trình độ lý luận và thực tiễn cao nên họ có khả năng hiểu và tiếp nhận nguồn tri thức có trong tài liệu luận án một cách hữu dụng. Nhóm 3: Sinh viên các trường đại học, cao đẳng Nhóm đối tượng độc giả này chiếm đông đảo số lượng bạn đọc của thư viện. Sinh viên là những nhà khoa học tương lai, là nguồn nhân lực khoa học và công nghệ rất quan trọng và không thể thiếu trong công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Trong quá trình học tập của mình tại các trường đại học và cao đẳng trong cả nước, do nguồn thông tin ở mọi loại hình tài liệu là rất đa dạng. Trong khi tài liệu luận án lại là tài liệu có lượng thông tin xác thực với từng chuyên ngành cụ thể. Lượng thông tin này lại được kiểm chứng qua thực tế nên rất chính xác và hàm lượng tri thức trong đó là rất cao. Cho nên các bạn sinh viên khi tham gia hoạt động nghiên cứu khoa học ở trường, hoặc chuẩn 41
  40. bị làm khóa luận tốt nghiệp thì thường sử dụng nguồn tài liệu luận án để tham khảo cho quá trình học tập. Trước đây, sinh viên thuộc vào nhóm đối tượng không được sử dụng tài liệu luận án tại thư viện. Nhưng khoảng mấy năm trở lại đây thì sinh viên cũng thuộc vào đối tượng sử dụng kho luận án của thư viện với tần số cao, thậm chí là đối tượng đông đảo nhất của tài liệu luận án. Minh chứng như sau: Năm 1990 – 1994: Bạn đọc tài liệu luận án là cán bộ nghiên cứu giảng dạy chiếm 70% tổng số bạn đọc của tài liệu luận án Năm 1995 – 1996: Bạn đọc tài liệu luận án là sinh viên chiếm 50% tổng số bạn đọc của tài liệu luận án Nhưng hiện nay thì đối tượng bạn đọc tài liệu luận án là sinh viên đã chiếm 70 – 80% tổng số bạn đọc của tài liệu luận án. Đây là một sự thay đổi về thành phần bạn đọc, song song với việc đối tượng bạn đọc của thư viện ngày càng tăng lên. Tất cả các nhóm đối tượng của tài liệu luận án này đều là những người sẽ có những đóng góp đáng kể cho sự nghiệp phát triển của đất nước, những người sẽ đem tri thức của mình phục vụ cho xã hội. Vì vậy phương thức phục vụ tài liệu luận án tại TVQG phải đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin, giúp họ có được những thông tin cần thiết cho quá trình học tập và nghiên cứu. 2.4.2. Các hình thức khai thác luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 42
  41. Luận án tiến sĩ là một trong những loại tài liệu chứa nhiều chất xám, nhiều trí tuệ, thực sự là nguồn tư liệu quý hiếm cần được bảo tồn và trân trọng. Song tài liệu quý khi nó được sử dụng các giá trị khoa học của nó chứ không phải vì nó quý hiếm thì phải giữ kín không cho phép khai thác sử dụng. Có như vậy mới phát huy được kho tàng văn hóa và tri thức của dân tộc. Thư viện Quốc gia Việt Nam đã cung cấp các sản phẩm và dịch vụ giúp bạn đọc có thể khai thác và sử dụng tài liệu luận án một cách tiện lợi nhất, đáp ứng nhu cầu tin của độc giả, phát huy được giá trị trong nguồn thông tin khoa học nội sinh này.  Các sản phẩm thông tin thư viện Cơ sở dữ liệu thư mục luận án Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu về đối tượng cần được quản lý, lưu giữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng. Năm 1990 trong xu thế tin học hóa, TVQGVN bắt đầu thử nghiệm việc xây dựng CSDL luận án tiến sĩ quản lý bằng máy tính. Ban đầu chỉ những luận án bằng tiếng Việt mới thu nhận được xử lý. Từ tháng 6/2001 đến tháng 6/2001 thư viện đã dành một nguồn kinh phí lớn để xử lý hồi cố tất cả những luận án còn lại trong vốn tài liệu của thư viện. Hiện nay TVQGVN đã tạo lập được khoảng 14.000 biểu ghi tương ứng với 14.000 tên luận án có tại thư viện, chiếm khoảng 90% số luận án hiện có tại thư viện. Cơ sở dữ liệu thư mục luận án chính là CSDL tra cứu luận án. Nó chứa những thông tin giúp cho người dùng tin có cơ sở lựa chọn sơ bộ về tài liệu 43
  42. luận án mà mình cần, nhằm hướng họ trong việc tìm kiếm với nhiều mục đích khác nhau. Cụ thể là mỗi biểu ghi đều ghi rõ tác giả, tên đề tài nghiên cứu, chuyên ngành và mã số chuyên ngành, năm và nơi bảo vệ luận án, các ký hiệu tìm tin như ký hiệu phân loại, từ khóa, và tóm tắt luận án. Cơ sở dữ liệu toàn văn luận án Cơ sở dữ liệu toàn văn luận án là loại hình CSDL đang được quan tâm chú ý trên thế giới. Hiện tại có hai loại hình CSDL toàn văn là: CSDL toàn văn do TVQGVN tạo lập và CSDL toàn văn mua từ bên ngoài. CSDL toàn văn luận án là loại hình CSDL do TVQG tạo lập. Bởi vì TVQG là cơ quan duy nhất thu nhận các bản luận án tiến sĩ trực tiếp từ các tác giả Việt Nam bảo vệ trong nước và ngoài nước và của các tác giả nước ngoài bảo vệ ở Việt Nam. Đây là kho tài liệu đặc biệt quý của thư viện. Thời gian đầu do khó khăn về ngân sách, trang thiết bị và kinh nghiệm nên thư viện chỉ số hóa toàn văn bản tóm tắt luận án. Bắt đầu từ năm 2005, khi nộp luận án tại TVQG, tác giả của luận án phải nộp một đĩa CD toàn văn luận án, cho nên việc xây dựng CSDL toàn văn luận án đã trở nên dễ dàng hơn. Hiện tại TVQGVN đã số hóa được 6.402 bản tóm tắt tiếng việt luận án (tương ứng với 172.002 trang) và 9356 bản toàn văn luận án (tương ứng với 1.812.000 trang) với các chủ đề khác nhau. Có thể nói, việc tiến hành xây dựng các CSDL toàn văn mang lại nhiều tiện ích cho thư viện, nó là nhân tố để tiến hành xây dựng thư viện điện tử.  Các dịch vụ khai thác luận án 44
  43. Dịch vụ tra cứu luận án Dịch vụ tra cứu tài liệu giúp cho bạn đọc xác định được những thông tin thư mục cần thiết về tài liệu mình cần, để có thể tiếp cận cuốn tài liệu đó trong thư viện. Đối với tài liệu luận án, cũng giống như các tài liệu khác, TVQG tiến hành cung cấp thông tin về luận án qua các cách tra cứu sau:  Tra cứu thư mục (OPAC) Bạn đọc tiến hành truy nhập vào module OPAC của hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp Ilib. Tại đây bạn đọc tìm kiếm và định vị tài liệu luận án mà mình cần với những chỉ dẫn cụ thể trên giao diện tra cứu như: tên tài liệu, tác giả, chủ đề, từ khóa, tóm tắt, ký hiệu phân loại (xem hình ảnh 4 – phụ lục 2)  Tra cứu toàn văn (DLIB) Tra cứu toàn văn cung cấp cho bạn đọc những dữ liệu số có đính kèm biểu ghi thư mục về tài liệu luận án thông qua các chức năng tìm kiếm trên thanh công cụ: Tra cứu tài liệu luận án (xem hình ảnh 5 – phụ lục 2) CD ROM luận án (xem hình ảnh 6 – phụ lục 2) Bộ sưu tập luận án (xem hình ảnh 7 – phụ lục 2) 45
  44. Dịch vụ tra cứu tài liệu luận án này bạn đọc có thể tra cứu tại Thư viện hoặc tra cứu từ xa qua trang web: Những thông tin thư mục trên module tra cứu của thư viện không những giúp bạn đọc biết được những thông tin cơ bản về luận án mình cần mà còn giúp việc quản lý tài liệu luận án của thư viện được dễ dàng hơn. Thư viện sẽ biết được tình trạng của tài liệu, có ở trong kho hay không. So với trước đây, thư viện sử dụng mục lục chữ cái và mục lục chủ đề để tra cứu luận án, thì nay với mục lục đọc máy có nhiều ưu việt hơn trong việc tìm tin. Nó giúp cho việc tìm tin được nhanh hơn, tạo nhiều điểm truy nhập mới. Nếu như ở mục lục truyền thống, thì người đọc chỉ có thể tìm tin theo tên tác giả và theo chuyên ngành nghiên cứu thì mục lục đọc máy cho phép người sử dụng tìm tin theo cả tên đề tài, nơi bảo vệ, năm bảo vệ, và đặc biệt là những chủ đề mà luận án nghiên cứu. Phần tóm lược nội dung cho phép bạn đọc dễ dàng xác định xem mình có thực sự cần đọc trực tiếp luận án này hay không, tiết kiệm được thời gian và công sức lấy bản chính luận án từ trong kho ra. Dịch vụ cung cấp luận án Luận án tiến sĩ tại TVQGVN là tài liệu đặc biệt quý hiếm. Tính chất quý hiếm của nó được thể hiện trước hết nó là tài liệu không xuất bản, chỉ có một bản duy nhất lưu giữ tại thư viện, nên không thể bổ sung trong trường hợp bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng. Thứ hai, luận án là công trình nghiên cứu của nhà khoa học, cho nên lượng tri thức trong nó là rất lớn. Bởi thế mà 46
  45. TVQGVN đã xếp luận án vào loại hình tài liệu quý hiếm và phục vụ dưới hình thức kho đóng tại phòng đọc theo yêu cầu. Thư viện phục vụ trong thời gian từ 8h đến 20h tất cả các ngày trong tuần, trừ ngày lễ đối với tất cả các loại hình tài liệu trong thư viện. Khi vào phòng đọc theo yêu cầu thì bạn đọc phải xuất trình thẻ đọc cho thủ thư. Khi đã xác định được luận án mình muốn tìm đọc, bạn đọc phải viết phiếu yêu cầu và đặt phiếu ở quầy thủ thư. Bạn đọc chỉ được phép đọc tài liệu tại chỗ, không được mang về nhà. Dịch vụ sao chụp tài liệu có ngay tại phòng đọc song đối với tài liệu luận án thì tuyệt đối không được sao chụp. Chỉ được sao chụp bản tóm tắt nhưng phải xin ý kiến của cán bộ thư viện. Bạn đọc chỉ được mượn 1 luận án/1 lần mượn. Trong trường hợp bạn đọc chưa đọc xong và có nhu cầu muốn đọc tiếp vào hôm sau thì bạn đọc có thể làm thủ tục gửi luận án ở quầy thủ. Các loại sách khác thư viện cho gửi trong 3 ngày, riêng với luận án được gửi trong 1 tuần để tạo điều kiện cho bạn đọc tham khảo. Dịch vụ cung cấp CSDL toàn văn luận án Hiện nay, nguồn tài liệu luận án chỉ có một bản in duy nhất cho một tên luận án, nên khả năng tiếp cận của độc giả với tài liệu sẽ bị hạn chế rất nhiều, nhất là trong thời đại công nghệ thông tin. Do đó, nhu cầu số hóa tài liệu nói chung và luận án nói riêng được đặt ra để từng bước hình thành kho tài liệu số, có khả năng trao đổi dễ dàng. Dịch vụ cung cấp CSDL toàn văn luận án phục vụ bạn đọc tại phòng đọc đa phương tiện của TVQG thông qua hệ thống máy tính được nối mạng 47
  46. LAN. Nếu bạn đọc truy cập từ xa để sử dụng tài liệu luận án thì chỉ có thể đọc và dowload được bản tóm tắt luận án, không đọc được toàn văn. Việc số hóa tài liệu luận án tại TVQGVN đã và đang được tiến hành. Trong thời gian tới, TVQG tiếp tục số hóa tất cả các tài liệu nói chung và luận án nói riêng. Việc số hóa toàn văn luận án chính là một phương thức bảo quản nguồn tài liệu quý hiếm này về lâu dài. Song nó cũng là một hình thức phục vụ bạn đọc tại phòng đọc đa phương tiện. CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC LUẬN ÁN TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1. Ƣu điểm của công tác quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Luận án tiến sĩ là một loại hình tài liệu quý hiếm, là một nguồn tin khoa học nội sinh của nước nhà, TVQG là nơi lưu giữ và bảo quản nguồn tài liệu 48
  47. này. Vậy nên việc tổ chức quản lý một cách tốt nhất để từ đó có thể khai thác loại hình tài liệu này một cách hiệu quả luôn là mục tiêu đã và đang thực hiện của thư viện. Nhìn lại chặng đường phát triển của thư viện nói chung và công tác quản lý và khai thác luận án nói riêng, chúng tôi thấy rằng TVQG đã hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao phó. Trước hết công tác thu nhận luận án tại thư viện đã có những kết quả đáng kể, nó thể hiện qua sự gia tăng luận án mà thư viện thu nhận qua từng năm. Công tác xử lý luận án cũng đã khoa học hơn trước đây. Tất cả chu trình mô tả biên mục được thực hiện trên máy tính. TVQG đã áp dụng chuẩn MARC21 để mô tả xử lý dữ liệu theo phần mềm ILIB với các tính năng ưu việt. Khi nhập dữ liệu luận án vào máy tính và đưa lên mạng thì bạn đọc có thể khai thác sử dụng nhiều lần tùy theo mục đích sử dụng của mình. Bạn đọc có thể tìm được những thông tin về luận án theo nhu cầu mà không mất nhiều thời gian và công sức. Tài liệu luận án đã được dán mã vạch, dễ dàng cho việc kiểm soát tài liệu. Công tác tổ chức và bảo quản luận án được thực hiện rất tốt. Thư viện đã bảo vệ nguồn tài liệu đặc biệt này bằng cách cất giữ luận án trong hộp bìa các tông, sắp xếp luận án trên giá nén, bên cạnh đó còn trang bị các trang thiết bị hiện đại để bảo quản kho luận án chống lại sự xâm hại từ các yếu tố bên ngoài. 49
  48. Công tác khai thác tài liệu luận án đã có những hiệu quả nhất định. Minh chứng cho điều này chính là các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng luận án. Thông qua hình thức tra cứu trên OPAC, người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu luận án theo các phương thức khác nhau một cách thuận tiện và nhanh chóng thông qua: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm biểu thức. Người dùng tin cũng có thể truy cập từ xa qua trang web của thư viện, từ trang chủ để đến các module tìm kiếm tài liệu nói chung và luận án nói riêng một cách dễ dàng. Đặc biệt thư viện có phần mềm thư viện số DLIB để tìm kiếm những luận án đã được số hóa một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. 3.2. Một số tồn tại trong công tác quản lý, khai thác luận án tiến sĩ tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Bên cạnh những ưu điểm, những thành quả đạt được trong công tác quản lý và khai thác luận án tại TVQGVN, thì vẫn còn một số những hạn chế mà thư viện cần khắc phục. Trước hết là công tác thu nhận luận án ở thư viện vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc. Cho đến nay vẫn còn tình trạng các nhà khoa học thuộc các tỉnh phía Nam và các nhà khoa học sau khi bảo vệ luận án vẫn chưa thực hiện nghĩa vụ giao nộp luận án cho TVQGVN. Công việc xử lý luận án hiện tại chỉ có một cán bộ làm việc này, điều đó khiến cho năng xuất lao động không được cao. 50
  49. Công tác bảo quản có hạn chế ở việc kho luận án mặc dù được xếp riêng biệt trong giá nén nhưng vẫn đặt trong tổng kho cùng với các tài liệu khác. Điều này ảnh hưởng tới công tác bảo quản vì những vi sinh vật gây hại từ những giá sách có thể được lan truyền sang luận án. Công tác khai thác luận án được tiến hành rất hiệu quả với các sản phẩm và dịch vụ cung cấp tới bạn đọc, đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người dùng. Song với đặc thù là nguồn tài liệu khoa học quý hiếm, phục vụ chủ yếu cho nhu cầu nghiên cứu khoa học của giới nghiên cứu thì thực trạng khai thác luận án tại TVQG vẫn có một số hạn chế nhất định, phương thức khai thác luận án chưa đa dạng, bạn đọc chỉ có thể tra cứu luận án trên OPAC của thư viện. Công tác số hóa tài liệu luận án đã và đang được thư viện tiến hành và phục vụ bạn đọc, song việc số hóa luận án chưa được nhiều, CSDL toàn văn luận án chưa thật hoàn chỉnh gây khó khăn cho việc phục vụ, tra cứu. Bên cạnh đó số lượng bạn đọc sử dụng nguồn tài liệu luận án đã được số hóa này không nhiều. Một mặt bạn đọc ngại đọc tài liệu trên máy tính, mặt khác do nhiều bạn đọc chưa được biết nguồn luận án đã được số hóa này và sử dụng chúng như thế nào. Thư viện vẫn chưa biên soạn thư mục luận án, chưa thông tin tuyên truyền rộng rãi tài liệu luận án tới bạn đọc, vì thế nên chưa khai thác triệt để được nguồn tài liệu quý hiếm này. Thư viện chưa thực hiện nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc về sử dụng tài liệu luận án để từ đó có phương pháp phục vụ tốt hơn. 51
  50. 3.3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác luận án tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Trên cơ sở những hạn chế trong công tác quản lý và khai thác nguồn tài liệu luận án tại TVQGVN, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý và sử dụng nguồn tài liệu quý hiếm này như sau: 3.3.1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý Mặc dù hiện nay Luật xuất bản có quy định rõ về việc nộp lưu chiểu nhưng việc thực hiện theo Luật vẫn chưa được tiến hành nghiêm chỉnh. Vẫn còn tình trạng không nộp lưu chiểu và nộp lưu chiểu muộn. Vì vậy cần xây dựng một văn bản pháp luật quy định rõ về các cơ quan và cá nhân nộp lưu chiểu xuất bản phẩm nói chung và luận án nói riêng vào TVQG. Trong đó có các hình thức thưởng phạt đối với những người giao nộp đầy đủ và những người không chấp hành nghiêm chỉnh việc giao nộp lưu chiểu. Thư viện cần bổ sung và sửa đổi các văn bản về chế độ lưu chiểu sao cho phù hợp với từng thời kỳ xuất bản và tình hình nghiên cứu đào tạo trong nước. Bên cạnh đó cần tuyên truyền các văn bản pháp luật về lưu chiểu trên các phương tiện thông tin đại chúng, giáo dục các cơ quan và cá nhân về trách nhiệm của mình trong việc nộp lưu chiểu cho TVQG. 3.3.2. Tăng cường vốn tài liệu luận án 52
  51. Mặc dù đã có Công văn số 8972/ĐH&SĐH về việc bắt buộc các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ thành công luận án phải nộp về TVQG một bản, nhưng có nhiều người vẫn chậm trễ trong quá trình giao nộp luận án. Thư viện cần phối hợp chặt chẽ với Bộ GD&ĐT trong công tác thu nhận luận án. Nên có sự trao đổi danh mục những luận án đã nộp lưu chiểu giữa TVQG và Vụ sau đại học để có thể nắm bắt được tình hình giao nộp luận án của các nghiên cứu sinh, từ đó có những biện pháp thúc giục những tác giả chưa nộp luận án của mình cho thư viện. Một số nghiên cứu sinh trước đây khi đã nhận bằng tiến sĩ nhưng vẫn chưa giao nộp thành quả nghiên cứu của mình về cho thư viện. Vì thế cần phải có quy định về việc giao nộp luận án đối với những người đã nhận bằng tiến sĩ trước khi có Công văn 8972/ĐH&SĐH. Thư viện tiếp tục thu nhận nốt những luận án đang được lưu giữ tại Thư viện Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Khi tác giả nộp luận án, cán bộ Phòng Lưu chiểu cần kiểm tra xem xét kỹ đĩa CD luận án, vì đã có trường hợp đĩa CD bị trầy xước, file văn bản không tương thích, hoặc đĩa CD không phải là toàn văn luận án mà chỉ là bản nháp, gây khó khăn cho quá trình số hóa luận án. 3.3.3. Đẩy mạnh số hóa luận án Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành Thông tin – Thư viện nói 53
  52. chung và cho TVQG nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp CNH – HĐH đất nước. Vì vậy đẩy nhanh công tác số hóa tài liệu là một việc rất quan trọng trong thời đại công nghệ thông tin này. Đặc biệt với tài liệu luận án chỉ có một bản duy nhất ở Thư viện, việc số hóa luận án không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc mà còn là một cách bảo quản luận án được lâu dài, trong cùng một thời điểm có thể nhiều bạn đọc cùng sử dụng một tài liệu luận án, tiết kiệm được thời gian của bạn đọc khi phải chờ tài liệu. Thư viện cần xây dựng chương trình, kế hoạch và đầu tư kinh phí cho công tác số hóa tài liệu nói chung và luận án nói riêng. Cần bổ sung thêm cán bộ chuyên môn cho Phòng Tin học – phòng trực tiếp đảm nhận công việc số hóa tài liệu, để thực hiện số hóa tài liệu được hiệu quả hơn. Song song với việc này, cần bổ sung thêm cán bộ xử lý luận án cho Phòng Biên mục và Phân loại. Thư viện cần đẩy mạnh hơn nữa công việc số hóa những luận án mới thu nhận về thư viện, đồng thời số hóa nốt những luận án cẫn chưa được số hóa có trong kho, để CSDL toàn văn luận án được hoàn chỉnh, thuận lợi cho công tác khai thác luận án của bạn đọc. Hiện nay có một số thư viện trường đại học tiến hành số hóa luận án của các nghiên cứu sinh trong trường, thư viện cần phối hợp với thư viện các trường đại học để trao đổi CSDL luận án, tiết kiệm được kinh phí, thời gian và công sức cho công việc số hóa này. 54
  53. 3.3.4. Mở rộng các dịch vụ trợ giúp công tác khai thác luận án Hiện tại các dịch vụ giúp bạn đọc có thể khai thác sử dụng nguồn tài liệu luận án này tại thư viện mới chỉ là những dịch vụ cung cấp tài liệu và CSDL tại thư viện. Trong thời gian tới, để đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu sử dụng luận án của bạn đọc, thư viện cần mở thêm một số dịch vụ như: Dịch vụ mượn liên thư viện Là loại dịch vụ cho phép người dùng tin của thư viện này có thể sử dụng tài liệu của thư viện khác khi người dùng tin có yêu cầu. Mục đích của dịch vụ này là sử dụng nguồn lực thông tin của các cơ quan thông tin thư viện, để đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tại thư viện đó, tiết kiệm được kinh phí cho thư viện. Đối với tài liệu luận án, mặc dù thư viện đã số hóa tài liệu luận án song không phải bạn đọc nào cũng có thể truy cập từ xa được nguồn luận án này một cách tiện lợi. Mà việc đến thư viện để đọc trực tiếp luận án đối với những độc giả ở xa sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Vì thế việc mở dịch vụ mượn liên thư viện là thật sự cần thiết. Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề Là dịch vụ cung cấp cho người dùng tin những thư mục về các chuyên đề mà họ yêu cầu. Mục đích của dịch vụ này là giúp người dùng tin nắm bắt một cách nhanh chóng và kịp thời những thông tin về tài liệu theo cùng một chủ đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc tìm kiếm tài liệu. 55
  54. Đối với tài liệu luận án, việc cung cấp những thông tin về những luận án theo từng chuyên đề rất quan trọng với những độc giả là những nhà nghiên cứu, muốn tham khảo những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước. Vì luận án tại TVQG không được phân chia theo chuyên đề nghiên cứu cho nên việc tìm kiếm luận án của bạn đọc gặp nhiều khó khăn, bạn đọc chỉ có thể tìm được những luận án theo từng lĩnh vực nghiên cứu hoặc đối tượng nghiên cứu, như vậy còn rất chung chung. Cần phải tiến hành dịch vụ này không chỉ đối với các loại tài liệu trong thư viện mà đặc biệt hơn là theo loại hình tài liệu, ở đây là loại hình tài liệu luận án. Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc Là dịch vụ cung cấp những thông tin theo nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin. Dịch vụ này được hình thành trên cơ sở đáp ứng cho người dùng tin những nhu cầu có tính hệ thống, ổn định, đồng thời được thực hiện theo những điều kiện về thời gian xác định. Với loại hình tài liệu luận án, chủ yếu phục vụ cho những cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, cho những bạn sinh viên trong quá trình học tập nghiên cứu, thì dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc giúp cho họ có được những thông tin cần thiết nhất chứa trong các luận án, phục vụ cho quá trình nghiên cứu của họ mà không mất nhiều thời gian và công sức tìm đọc toàn văn luận án. Tuy nhiên khi thực hiện dịch vụ này, thư viện cần phân nhóm người dùng tin để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng thông tin chọn lọc của từng nhóm. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu 56
  55. Đây là dịch vụ phổ biến tại các thư viện hiện nay. Tuy nhiên, khi triển khai dịch vụ này, cần lưu ý tới vấn đề bản quyền trong việc khai thác và sử dụng thông tin. Theo thông lệ, dịch vụ này chỉ nên tiến hành đối với 1 bộ phần (phần, chương, mục ) của luận án mà không nên cung cấp bản sao của toàn bộ một luận án. Dịch vụ này có thể nên chú trọng kết hợp với các dịch vụ nêu trên, đặc biệt là dịch vụ mượn liên thư viện. 3.3.5. Nâng cao chất lượng phục vụ luận án Mặc dù thư viện đã sử dụng mục lục đọc máy thay cho toàn bộ mục lục truyền thống trước đây giúp cho bạn đọc có thể tra cứu được nhanh chóng những tài liệu luận án mà mình cần. Song thư viện cần biên soạn danh mục những luận án thu nhận được qua từng năm, từ đó trao đổi danh mục luận án với Vụ sau đại học sẽ giúp cho việc thu nhận luận án từ các nghiên cứu sinh được chặt chẽ hơn. Thư viện cần phối hợp với công ty máy tính CMC để in thư mục luận án phục vụ việc tra cứu tài liệu luận án được đa dạng hơn, cùng với việc hoàn chỉnh CSDL toàn văn luận án phục vụ tốt nhu cầu sử dụng CSDL của bạn đọc. Thư viện cần cập nhật thường xuyên từ khóa mới vào Bộ từ khóa của thư viện và CSDL để tạo độ thống nhất với CSDL dễ dàng cho việc tra cứu. Vì phòng đọc theo yêu cầu và Tổng kho không gần nhau, nên để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi mượn luận án thì cần phải bổ sung thêm cán bộ kho, để việc lấy luận án phục vụ bạn đọc được nhanh hơn nữa. 57
  56. Song song với việc số hóa nguồn tài liệu luận án, thư viện cần đầu tư kinh phí cho việc sao chụp luận án ra thành nhiều bản để việc phục vụ bạn đọc được tốt hơn. Thư viện cần thường xuyên tiến hành nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc để có được những chính sách, những kế hoạch mới trong quá trình phục vụ bạn đọc. 3.3.6. Tuyên truyền quảng bá tài liệu luận án Để phát huy được giá trị của kho tài liệu nói chung và luận án nói riêng thì công tác tuyên truyền quảng bá đến bạn đọc nguồn tài liệu của thư viện mình là rất quan trọng. TVQGVN cần sử dụng một số biện pháp quảng bá nguồn tài liệu luận án của thư viện mình như : Quảng bá tài liệu luận án trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên tờ rơi, trên trang web của thư viện. Tổ chức trưng bày nguồn tài liệu luận án theo định kỳ, khoảng 1 tháng 1 lần. Mặc dù công tác trưng bày quảng bá tài liệu của thư viện đã và đang được tiến hành, song với tài liệu luận án thì chưa thực hiện. Tổ chức các buổi tọa đàm, nói chuyện để thấy được vai trò của nguồn tài liệu luận án tiến sĩ, một nguồn tài liệu khoa học quý hiếm của đất nước nói chung và của thư viện nói riêng. Cùng với việc mở dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề, thư viện cần in mục luận án theo chuyên đề, bởi vì bạn đọc thường tra cứu luận án theo 58
  57. chủ đề và theo lĩnh vực khoa học nên cũng gặp nhiều khó khăn trong quá trình tìm đọc những luận án theo đúng với chuyên đề nghiên cứu của mình. Công việc giới thiệu quảng bá về CSDL luận án cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bởi thực tế cho thấy, mặc dù thư viện đã quảng bá trên trang web của thư viện, song số lượng bạn đọc tiếp cận với nguồn luận án số hóa này chưa nhiều. 3.3.7. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc quản lý và phục vụ luận án Hiện nay phòng đọc theo yêu cầu của thư viện được trang bị cơ sở vật chất rất tốt, song luận án là một trong những tài liệu quý hiếm của thư viện, nên thư viện cần xây dựng một phòng đọc riêng dành cho đọc tài liệu quý hiếm, như vậy sẽ quản lý việc sử dụng luận án được chặt chẽ hơn. Luận án tại thư viện mặc dù được xếp trên giá nén riêng biệt ở một góc trong kho, song vẫn là chung một kho với các loại tài liệu khác. Thư viện nên đặt kho luận án cùng với những tài liệu quý hiếm khác để có chế độ bảo quản tốt hơn. Một số tay quay ở giá nén đã bị hỏng, tu sửa lại giá nén là một việc làm trước mắt của thư viện để công việc bảo quản luận án, và lấy luận án phục vụ bạn đọc được thuận tiện hơn. Ngoài ra thư viện cần tổ chức những buổi tọa đàm với những nhà nghiên cứu, những người công tác trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo để có được những ý kiến hay giúp cho việc quản lý và khai thác luận án tiến sĩ được hiệu quả tối ưu. 59
  58. 3.3.8. Tạo lập một trang web riêng để khai thác nguồn luận án trực tiếp Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, một trong các dịch vụ quan trọng nhất và được nhiều người sử dụng nhất của Internet là dịch vụ web (world wide web). So với các dịch vụ Internet khác (như dịch vụ thư điện tử, FTP, telnet ), web là dịch vụ mới ra đời nhưng đã phát triển nhanh chóng và chiếm được vị trí quan trọng. Với việc cung cấp một giao diện thân thiện, hấp dẫn, sinh động cho người dụng, phương thức sử dụng đơn giản, tiện lợi, thông tin lại vô cùng phong phú, đa dạng, web đã trở thành một phương tiện chia sẻ, cung cấp thông tin lý tưởng giữa các cá nhân, các cơ quan, tổ chức, các đơn vị kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá, xã hội, nghề nghiệp Là cơ quan có nhiệm vụ lưu giữ, bảo tồn và phổ biến kho tàng văn hoá, tri thức của quốc gia, TVQGVN rất quan tâm đến những lợi ích mà dịch vụ web mang lại để tăng cường hiệu quả hoạt động của mình. Vì thế thư viện đã xây dựng cho mình một website riêng. Nhờ website này, thư viện quảng bá được sâu rộng hơn, đầy đủ hơn hình ảnh cũng như tiềm lực về nguồn tài liệu - bao gồm đầy đủ nhất các ấn phẩm được xuất bản trên phạm vi lãnh thổ đất nước - và các dịch vụ của thư viện với người đọc trong nước và thế giới. 60
  59. Bạn đọc ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào cũng có thể tiếp cận dễ dàng hơn và thuận tiện hơn với thư viện và các dịch vụ thư viện, đặc biệt là dịch vụ tra cứu, tìm kiếm các nguồn tài liệu và thông tin thông qua các mục lục và cơ sở dữ liệu trực tuyến của thư viện. Website cũng đồng thời cho phép thư viện liên kết, chia sẻ, trao đổi tài liệu, thông tin về nghiệp vụ với các cán bộ thư viện và các thư viện khác. Theo như nhiều ý kiến đang tranh luận trong ngành GD&ĐT hiện nay thì có xu hướng luận án tiến sĩ sẽ được đăng tải lên mạng Internet. Trong Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo Thông tư số 10/2009/TT- BGD&ĐT ngày 07 tháng 05 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT có quy định ở khoản 11 điều 29 như sau: “Xây dựng trang web và công bố công khai, cập nhật và duy trì trên trang web toàn văn luận án, tóm tắt luận án, những điểm mới của từng luận án (bằng tiếng Việt và tiếng Anh) từ khi chuẩn bị bảo vệ; danh sách nghiên cứu sinh hàng năm; các đề tài nghiên cứu đang thực hiện, danh sách nghiên cứu sinh đã được cấp bằng tiến sĩ”. Thư viện Quốc gia bắt đầu triển khai dự án xây dựng thư viện trên Internet từ năm 2009. Bằng việc kết hợp với Bộ GD&ĐT, dự kiến các chế bản của các luận án bảo vệ trong nước hoặc của người Việt Nam bảo vệ ở nước ngoài cũng sẽ được đưa vào thư viện này. Việc đó sẽ rất thuận lợi cho những người nghiên cứu muốn tham khảo tài liệu luận án nhưng không có điều kiện để đến được với thư viện. Tuy nhiên cho đến nay thì việc đó vẫn chưa đi đến một kết quả nào. Hiện nay có hàng trăm website được tạo lập bởi các tổ chức khoa học với mục đích lưu giữ các tài liệu khoa học đã được số hóa, trong đó có tài liệu 61
  60. luận án. Chẳng hạn một số website thuộc các tổ chức quốc gia nước ngoài như: Mạng lưu trữ dữ liệu số: (xem hình ảnh 8 – phụ lục 2) Mạng dữ liệu số của Trung Quốc: (xem hình ảnh 9 – phụ lục 2) Mạng thư viện số của Trung Quốc: (xem hình ảnh 10 – phụ lục 2) Thiết nghĩ thư viện cần phải tạo lập một website riêng biệt dành riêng cho việc khai thác tài liệu luận án hiện có trong thư viện, vì đây là một nguồn tin khoa học quan trọng của nước nhà cần phải được sử dụng có hiệu quả, nhằm phục vụ cho công cuộc phát triển đất nước. Tất nhiên cần phải xem xét vấn đề “đạo văn” liên quan đến vấn đề bản quyền khi thực hiện dự án này. Mạng nghiên cứu và đào tạo Việt Nam VinaREN thực sự là một môi trường hiện đại để TVQG có thể gửi gắm nguồn tài liệu quý giá của đất nước, giúp cho việc khai thác, chia sẻ nguồn tin khoa học nội sinh được thuận lợi hơn trong giới nghiên cứu và đào tạo. (xem hình ảnh 11 – phụ lục 2) Về nguyên tắc, các thành viên của VinaREN bao gồm các mạng của các tổ chức nghiên cứu và phát triển, các trường đại học có nhiều hoạt động 62
  61. nghiên cứu và đào tạo sau đại học, có nhiều nội dung hợp tác nghiên cứu và đào tạo trong và ngoài nước, các tổ chức dịch vụ KH&CN, các thư viện, các trung tâm thông tin KH&CN có tiềm năng và năng lực chia sẻ nguồn lực phục vụ nghiên cứu và đào tạo cũng như các tổ chức, cơ quan có vai trò thúc đẩy, phát triển môi trường hợp tác nghiên cứu và đào tạo của đất nước. Thư viện Quốc gia Việt Nan là một trung tâm thông tin khoa học lớn nhất cả nước, vì vậy việc tham gia mạng nghiên cứu và đào tạo là một điều tất yếu, song việc đăng tải nguồn tài liệu luận án số hóa lên mạng khoa học này là một giải pháp hữu ích góp phần vào việc nâng cao hiệu quả khai thác nguồn tài liệu luận án. Việc này sẽ là một tiền đề quan trọng cho việc gia nhập mạng thư viện số các luận án và luận văn khoa học quốc tế NDLTD: (xem hình ảnh 12 – phụ lục 2) Trên đây là một số chính nội dung lên quan tới việc nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác LA tại TVQGVN. Các giải pháp mà chúng tôi đưa ra được hình thành trên cơ sở nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng và nhu cầu thực tiễn của việc quản lý, khai thác nguồn tin đặc thù này của đất nước. Mặc dù đã có những cố gắng nhất định, cũng như sự giúp đỡ của các thày cô giáo, các đồng nghiệp đi trước, song chắc chắn các đề xuất đó còn có thể được hoàn chỉnh hơn. 63
  62. KẾT LUẬN Mức độ phát triển của sự nghiệp thông tin - thư viện là thước đo trình độ văn minh của mỗi quốc gia, như một vị lãnh đạo nhà nước Singapore đã khẳng định: “Số phận của mỗi quốc gia tuỳ thuộc vào việc người dân ở đó sử dụng một cách có hiệu quả thông tin, tri thức và công nghệ, đó là mấu chốt của sự thành đạt kinh tế, chứ hoàn toàn không phải do các nguồn dự trữ tài nguyên thiên nhiên phong phú ” Trải qua 35 năm sự nghiệp thu nhận, xử lý, tổ chúc, bảo quản và phục vụ luận án, đã chứng kiến nhiều thăng trầm biến cố của lịch sử dân tộc. Theo năm tháng đó, kho luận án tại TVQGVN luôn là nguồn tài liệu đặc thù của thư viện, phản ánh sự đi lên đối với nền học vấn của nhân dân ta. Nó để lại cho đất nước ta một di sản tri thức vô cùng quý báu. Tài liệu luận án là nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động của mỗi cá nhân trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đào tạo khác nhau, cũng như kết quả đào tạo của mỗi trường đại học hay Viện nghiên cứu cụ thể. Đây là một bộ phận quan trọng của nguồn thông tin khoa học nội sinh của mỗi quốc gia. Ngoài các giá trị mang đến cho người người dùng tin một cách kịp thời thì nó còn được xem là hệ thống thông tin phản ánh toàn diện sâu sắc tiềm lực và thành 64
  63. tựu nghiên cứu đào tạo của mỗi cá nhân, tổ chức. TVQGVN là nơi lưu giữ nguồn tài liệu này. Vì vậy việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu này một cách hiệu quả nhất cần được quan tâm hơn nữa. Để có thể quản lý một cách tốt nhất nguồn tài liệu quý hiếm này, đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc, TVQGVN đã rất nỗ lực trong suốt những hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu luận án. Tuy vẫn còn có thể cải thiện được chất lượng và hiệu quả hoạt động tại đây, song có thể thấy những thành quả mà thư viện đạt được rất đáng ghi nhận. Điều đó phải kể đến công sức của những cán bộ của TVQGVN, những con người tâm huyết với ngành với nghề. Họ đã góp phần rất lớn vào quá trình xây dựng những kho tàng ấn phẩm có giá trị để gìn giữ lại cho các thế hệ mai sau. Các thư viện ở Việt Nam đang trên đường phát triển, chúng ta cần phải thúc đẩy hệ thống này phát triển nhanh hơn để tiến tới hội nhập nhằm bắt kịp trình độ phát triển trong khu vực và trên thế giới. Chính vì thế, trong thời gian tới, Thư viện Quốc gia Việt Nam với tư cách cơ quan đứng đầu hệ thống thư viện nước ta phát huy những thành quả đạt được, không ngừng nỗ lực đổi mới và phát triển hoạt động của mình đặng góp phần quan trọng thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam. Trong những định hướng phát triển thiết yếu, việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và khai thác nguồn luận án của nước ta trực tiếp phục vụ sự nghiệp nghiên cứu và đào tạo nước ta với một trình độ cao hơn, sâu sắc và toàn diện hơn. Đó là mong muốn của đông đảo mọi người, trong đó có các thành viên tương lai của đội ngũ cán bộ thư viện Việt Nam – các sinh viên khoa Thông tin - Thư viện, trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội. 65
  64. Một lần nữa cho phép chúng tôi bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới tất cả mọi người – các thày cô giáo và các bậc đồng nghiệp đi trước – những người đã mang tới sự giúp đỡ to lớn và không thế đối với chúng tôi. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, Đại học Quốc gia, Hà Nội. 2. Lê Thị Thúy (2010), Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội. 3. Lê Thị Tiến (2002), “Bảo quản vốn tài liệu một vấn đề cần quan tâm”, Văn hóa nghệ thuật, 11, 47-49. 4. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, Hà Nội. 5. Lê Văn Viết (2006), Thư viện học: Những bài viết chọn lọc, Văn hóa thông tin, Hà Nội. 6. Nguyễn Hữu Viêm, Lê Văn Viết (2002), Thư viện Quốc gia Việt Nam: 85 năm xây dựng và trưởng thành 1917-2002, Hà Nội. 7. Nguyễn Ngọc Bích (2002), “Bạn đọc của Thư viện Quốc gia hiện nay”, Văn hóa nghệ thuật, 11, 57-58. 8. Nguyễn Thị Kim Loan (2002), “Sưu tập luận án tiến sĩ tại Thư viện Quốc gia”, Văn hóa nghệ thuật, 11, 32-34. 9. Nguyễn Thị Hạnh (2002), Tìm hiểu công tác thu nhận, xử lý, tổ chức, bảo quản và phục vụ luận án ở Thư viện Quốc gia Việt Nam, Khóa luận 66
  65. tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội. 10. Pháp lệnh thư viện (2001), Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 11. Trần Kim Oanh (2008), Nghiên cứu việc thu thập tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, Luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội. 12. Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, Hà Nội. 13. Trịnh Kim Khuê (1994), “Mấy nhận xét về kho luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Tập san Thư viện, (3), 11-15. 14. Viện Thông tin Koa học Xã hội (2001), Không gian số hóa, Thông tin Khoa học Xã hội-Chuyên đề, Hà Nội. 15. Viện Thông tin Khoa học Xã hội (2006), Kỷ yếu: Công tác giao nộp quản lý nguồn tin khoa học nội sinh, Hà Nội. 16. Võ Quang Uẩn (2002), “Công tác lưu chiểu thành tựu và bài học”, Văn học nghệ thuật, 11, 25-29. 17. Võ Quang Uẩn (1987), “Giới thiệu kho luận án khoa học ở Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Thư viện thư mục, 1, 32-35. 18. Võ Quang Uẩn (2006), “Những văn bản pháp luật mới về nộp lưu chiểu và thực tiễn áp dụng Marc 21 cho dữ liệu thư mục quốc gia”, Thư viện Việt Nam, 1, 58-61. 19. Võ Quang Uẩn (1992), “Phối hợp xây dựng CSDL luận án khoa học ở Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Tập san Thư viện, 2-3, 19-20. 20. Website: Thư viện Quốc gia Việt Nam, URL: 21. Website: Mạng nghiên cứu và đào tạo Việt Nam, URL: 67
  66. 22. Website: Mạng thư viện số các luận án và luận văn khoa học quốc tế, URL: 23. Website: Mạng lưu trữ dữ liệu số, URL: 24. Website: Mạng dữ liệu số của Trung Quốc (tiếng Anh), URL: 25. Website: Mạng thư viện số của Trung Quốc (tiếng Trung), URL: 68