Khóa luận Thư viện điện tử và giải pháp nâng cao hiêụ quả hoạt động của thư viện điện tử học viện chính trị

Nội dung text: Khóa luận Thư viện điện tử và giải pháp nâng cao hiêụ quả hoạt động của thư viện điện tử học viện chính trị

1. ĐAỊ HOC̣ QUỐ C GIA HÀ NÔỊ TRƢỜ NG ĐAỊ HOC̣ KHOA HOC̣ XÃ HÔỊ VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIÊṆ NGUYỄN THI ̣HOA THƢ VIÊṆ ĐIÊṆ TƢ̉ VÀ GIẢ I PHÁ P NÂNG CAO HIÊỤ QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN - THƢ VIÊṆ Hê ̣đào taọ : Chính quy Khóa học: QH- 2008 X HÀ NỘI, 2012 ĐAỊ HOC̣ QUỐ C GIA HÀ NÔỊ
2. TRƢỜ NG ĐAỊ HOC̣ KHOA HOC̣ XÃ HÔỊ VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIÊṆ NGUYỄN THI ̣HOA THƢ VIÊṆ ĐIÊṆ TƢ̉ VÀ GIẢ I PHÁ P NÂNG CAO HIÊỤ QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN - THƢ VIÊṆ Hê ̣đào taọ : Chính quy Khóa học: QH-2008-X NGƢỜ I HƢỚ NG DẪN: Th.s Cao Minh Kiểm Cơ quan công tá c : Cục Thông tin Khoa hoc̣ & Công nghê ̣Quốc gia ` HÀ NỘI, 2012
3. LỜI CÁM ƠN Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong và ngoài khoa đã nhiệt tình giảng dạy cho em trong thời gian bốn năm em ngồi trên ghế nhà trƣờng. Kiến thức các thầy cô giảng dạy sẽ là hành trang cho chúng em vững tin trong hoàn thành tốt công việc sau này. Em xin gửi lời cám ơn tới Ths Cao Minh Kiểm, thầy đã hƣớng dẫn em bài khóa luận này. Mặc dù công việc bận rộn nhƣng thầy vẫn dành thời gian hƣớng dẫn em hết sức nhiệt tình. Cháu xin gửi lời cám ơn tới các chú, các cô, các anh, các chị tại phòng Thông Tin Khoa Học và Quân sự đã nhiệt tình hƣớng dẫn, cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho cháu có thể nghiên cứu, học tập, giúp cháu có thông tin cho bài khóa luận. Mặc dù đã cố gắng, lại đƣợc sự hƣớng dẫn nhiệt tình của Ths Cao Minh Kiểm. Song do kiến thức thực tế không nhiều nên trong Khóa luận còn nhiều điều sai sót. Mong các thầy, cô và các bạn góp ý để bài khóa luận đƣợc hoàn thiện. Em xin chân thành cám ơn. Sinh viên Nguyễn Thị Hoa MỤC LUC̣ Mở đầu 1
4. 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Phƣơng pháp nghiên cƣ́ u 3 5. Đóng góp của Khóa luận 3 6. Bố cuc̣ của Khóa luâṇ 4 PHẦ N NÔỊ DUNG 5 Chƣơng 1. Đặc điểm của thƣ viện điện tử 5 1.1. Khái niệm Thư viện Điện tử 5 1.1.1. Nguyên nhân dâñ đến viêc̣ hình thành thƣ viêṇ điêṇ tƣ̉ 5 1.1.2. Khái niệm thƣ viêṇ điêṇ tƣ̉ 9 1.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử 12 1.2.1. Nguồn thông tin 12 1.2.2. Cơ sở vâṭ chất, hạ tầng công nghệ 14 1.2.3. Ngƣờ i dùng tin 17 1.2.4. Cán bộ thƣ viện 19 1.3. TVĐT trong hê ̣thống cá c trườ ng đaị hoc̣ của Viêṭ Nam 23 1.3.1. Tình hình chung trong việc xây dựng thƣ viện điện tử ở hệ thống thƣ viêṇ đaị hoc̣ 23 1.3.2. Xây dƣṇ g thƣ viêṇ điêṇ tƣ̉ ở hai Đaị hoc̣ Quốc gia 25 1.3.2.1. Thƣ viêṇ Đaị hoc̣ Quốc gia Hà Nôị 26 1.3.2.2. Thƣ viêṇ Đaị hoc̣ Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 27 1.4. Tóm lược 29 Chƣơng 2. Thƣ viêṇ Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣ 30 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị 30 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Phò ng Thông tin KHQSị 31 2.3. Chứ c năng, nhiêṃ vu ̣ và tổ chứ c của Phò ng Thông tin KHQSị 32 2.4. Khảo sát thư viện Học viện Chính trị 35 2.4.1. Cơ sở vâṭ chất kỹ thuâṭ 35 2.4.2. Nguồn lƣc̣ thông tin 36 2.4.3. Cán bộ 38 2.4.4. Ngƣờ i dùng tin 39 2.5. Tóm lược Chƣơng 3. Thƣ viêṇ Điêṇ tƣ̉ Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣ 44 3.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện Chính trị 44 3.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điêṇ tử 46 3.2.1. Cơ sở vâṭ chất, kỹ thuật 46 3.2.2. Nguồn lƣc̣ thông tin 50 3.2.3. Cán bộ thƣ viện 52 3.2.4. Ngƣờ i dùng tin 53 3.3. Tóm lược 55 Chƣơng 4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện Điện tử Học viêṇ Chính trị 57 4.1. Đá nh giá , nhâṇ xé t về Thư viêṇ Điêṇ tử Hoc̣ viêṇ Chính trị 57 4.1.1. Ƣu điểm 57 4.1.2. Nhƣơc̣ điểm 60
5. 4.2. Đề xuất môṭ số giải phá p giú p Thư viêṇ Điêṇ tử Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣hoaṭ đôṇ g hiêụ quả 62 4.2.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT 62 4.2.2. Xây dƣṇ g cơ sở ha ̣tầng vƣ̃ng chắc taọ điều kiêṇ tốt nhất để phát huy tính ƣu viêṭ của TVĐT 63 4.2.3. Nâng cao trình đô ̣cán bô ̣thƣ viêṇ 63 4.2.4. Đào taọ bồi dƣỡng NDT 64 4.2.5. Xây dƣṇ g chiến lƣơc̣ về phát triển nguồn lƣc̣ thông tin, số hóa tài liêụ 64 4.2.6. Thƣc̣ hiêṇ kiểm tra giám sát kết quả nhƣ̃ng tài liêụ bi ̣số hóa 64 4.2.7.Tăng cƣờ ng mối liên kết giƣ̃a các Thƣ viêṇ trong cùng khối quân sƣ ̣ và nhƣ̃ng cơ quan trong và ngoài quân đôị 65 4.2.8. Tăng cƣờ ng kinh phí 65 4.3. Tóm lược 66 KẾ T LUÂṆ 67 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Công nghệ thông tin (CNTT) không ngừng phát triển và đã ảnh hƣởng đến tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Trong kinh tế, CNTT-TT là động lực thúc đẩy tăng trƣởng nền kinh tế, tạo ra các ngành nghề có giá trị gia tăng cao. Trong lĩnh vực đời sống xã hội, CNTT đã giúp cải thiện chất lƣợng cuộc sống. CNTT thúc đẩy tri thức phát triển, làm cho khối lƣợng thông tin tăng nhanh về khối lƣợng.
6. Việc ứng dụng CNTT - TT vào lĩnh vực Thông tin - Thƣ viện trên thế giới đã bắt đầu từ những năm 1980. Từ đầu những năm 1990 thế giới bùng nổ việc nghiên cứu và phát triển thƣ viện số (TVS) trên nền tảng Internet và công nghệ Web. Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu và phát triển, TVS đã có những bƣớc phát triển lớn. Ở Việt Nam, TVĐT đã bắt đầu xây dựng từ những năm 2000. Đến nay, khái niệm về TVĐT đã không còn trở nên xa lạ với mọi ngƣời. Nhiều hình thức TVĐT đã đƣợc xây dựng ở Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam, thƣ viện của các viện nghiên cứu và thƣ viện ở các trƣờng đại học. Qua hơn 20 năm ứng dụng hình thức TVĐT ở Việt Nam đã làm thay đổi bộ mặt của các thƣ viện. TVĐT đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu, thông tin giải trí cho các đối tƣợng bạn đọc và cũng đặt ra các yêu cầu, nhiệm vụ cũng nhƣ trách nhiệm ngày càng cao đối với các cán bộ thƣ viện. Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, ngày nay hình thức TVĐT đã có những thay đổi đáng kể để phù hợp với tình hình của các thƣ viện ngày nay và tình hình phát triển của nền thông tin, tri thức. Học viện Chính trị, Bộ Quốc phòng (Đƣờng Ngô Quyền, Hà Đông, Hà Nội) là một trung tâm đào tạo chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự. Với nhiều bậc học ngành học và chuyên ngành đào tạo nên nhu cầu sử dụng thƣ viện là rất lớn. Do nguồn tài liệu, cơ sở vật chất có hạn nên yêu cầu xây dựng một TVĐT là điều tất yếu. Chính vì vậy từ năm 2004 đến 2006, Dự án xây dựng thƣ viện điện tử ngành Thông tin Khoa học và Môi trƣờng Quân sự đã đƣợc triển khai tạo cơ sở phát triển hệ thống thƣ viện điện tử trong toàn quân. Thƣ viện Học viện Chính trị là một trong những cơ sở triển khai dự án này. Dự án TVĐT Học viện chính trị đã đi vào hoạt động từ năm 2006 đã làm cho hoạt động thông tin tƣ liệu thay đổi đáng kể. TVĐT Học viện Chính trị là một trong những cơ sở quan trọng trong hệ thống TVĐT của hệ thống thƣ viện Quân đội. Chính vì vậy việc xây dựng một TVĐT chất lƣợng không những tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập cho cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện mà còn giúp cho hệ thống thƣ viện quân đội phát triển. Chính vì vậy, tôi muốn tiến hành nghiên cứu nêu những đặc điểm lƣu ý của TVĐT ngày nay ở Việt Nam và nghiên cứu thực trạng của TVĐT ở Học viện Chính trị để từ đó đề ra
7. các giải pháp giúp cho TVĐT Học viện Chính trị hoạt động ngày càng hiệu quả, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ nghiên cứu, học tập của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viên. Là một sinh viên vớ i kiến thức thực tế còn ít, chƣa có kiến thức thƣc̣ sƣ ̣ chuyên sâu về TVĐT nên việc nghiên cứu về TVĐT còn nhiều khó khăn. Nhƣng đƣợc sự giúp đỡ của Ths Cao Minh Kiểm tôi đã có thể hoàn thành đƣợc bài khóa luận này. Tuy vậy trong bài còn nhiều thiếu sót. Vì vậy tôi mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cô và các bạn sinh viên. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của khóa luận là tìm hiểu một số vấn đề về thƣ viện điện tử và tìm hiểu tình hình triển khai xây dựng và hoạt động thƣ viện điện tử của Học viện Chính trị. Và đề xuất một số giải pháp để có thể hoàn thiện hơn nữa để xứng đáng là một trong những cơ sở thông tin thƣ viện tiêu biểu trong hệ thống thƣ viện Quân đội Việt Nam. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu chính của đề tài là TVĐT nói chung và TVĐT tại Học viện Chính trị nói riêng. Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung nhƣ: - Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT; - Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trƣờng đại học; - Tìm hiểu thƣ viện Học viêṇ Chính tri;̣ - Tìm hiểu TVĐT ở Học viện Chính trị; - Đƣa ra đƣợc các đánh giá, kiến nghị giúp TVĐT ở Học viện Chính trị hoạt động hiệu quả hơn. Phạm vi thời gian: từ 1990- 2011. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện bài Khóa luận này, tôi đã sử dụng các phƣơng pháp: Nghiên cứu, phân tích tài liệu; Khảo sát thực tế, quan sát; Phân tích số liệu
8. 5. Đóng góp của Khóa luận Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên Khóa luận có những đóng góp nhỏ nhƣ: - Làm rõ những đặc điểm của TVĐT; - Tìm hiểu về tình hình phát triển của TVĐT ở các Trƣờng Đại học thông qua việc tìm hiểu thƣ viêṇ điển hình ở hai trƣờ ng Đaị hoc̣ Quốc gia; - Tìm hiểu nghiên cứu về một TVĐT cụ thể là TVĐT Học viện chính trị; - Đề ra những giải pháp cũng nhƣ kiến nghị để TVĐT Học viện Chính trị hoạt động hiệu quả hơn. 6. Bố cục của Khóa luận Với những mục đích, đóng góp cũng nhƣ phạm vi nhƣ trên, Khóa luận có cấu trúc 3 phần. a. Phần mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tƣợng, phạm vi, phƣơng pháp nghiên cứu, những đóng góp của khóa luận và cấu trúc của bài khóa luận. b. Phần nội dung: gồm có 4 chƣơng: Chƣơng 1: Đặc điểm của Thƣ viện điện tử Chƣơng 2: Thƣ viện Học viện Chính trị Chƣơng 3: Thƣ viêṇ điêṇ tƣ̉ Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣ Chƣơng 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị c. Kết Luận
9. PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ 1.1. Khái niệm thư viện Điện tử 1.1.1. Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thƣ viện điện tử Thƣ viện truyền thống là hình thức thƣ viện đã tồn tại từ lâu trong lịch sử. Theo các nhà khoa học thì thƣ viện lớn cổ nhất là thƣ viện Alexandria tồn tại khoảng năm 290 trƣớc công nguyên. Thƣ viện đƣợc coi là nơi chứa đựng sách và tổ chức phục vụ sách. Trải qua thời gian thƣ viện đã có những bƣớc phát triển nhất định. Hệ thống thƣ viện rộng khắp trên thế giới. Với hệ thống thƣ viện trƣờng học, thƣ viện khoa học, thƣ viện công cộng. Tuy nhiên thƣ viện truyền thống vẫn gặp phải một số khó khăn hạn chế nhƣ: - Hình thức phục vụ đóng: + Sách đƣợc cất kỹ trong kho, chỉ có thủ thƣ mới đƣợc tiếp xúc với sách. Độc giả muốn mƣợn sách thì phải làm các thủ tục mƣợn và thông qua thủ thƣ để lấy tài liệu. Hình thức phục vụ này đã tạo ra những hạn chế nhất định, tạo tâm lý e ngại đến thƣ viện đối với bạn đọc, tạo áp lực công việc cho thủ thƣ; + Mỗi thƣ viện hoạt động riêng biệt, không có mối quan hệ liên kết với nhau; + Hình thức bảo quản sơ sài, tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin. - Các hoạt động nghiệp vụ và quản lý không thống nhất với nhau - Đối tƣợng bạn đọc bị bó hẹp trong phạm vi địa lý nhất định: Bạn đọc muốn sử dụng tài liệu thì bắt buộc phải đến thƣ viện. Nhƣ vậy khi đến thƣ viện bạn đọc vừa mất thời gian và chi phí đi lại. Thƣ viện mở cửa vào những giờ nhất định. Đây là một hạn chế khó tránh khỏi đối với hình thức thƣ viện truyền thống.
10. Bên cạnh đó, các hình thức thƣ viện truyền thống còn gặp nhiều khó khăn thách thức nhƣ: Sự gia tăng nhanh chóng của các xuất bản phẩm Theo thống kê thì năm 1750 cả thế giới mới chỉ có 10 tên tạp chí, năm 1972 trên toàn thế giới đã có 170.000 tên tạp chí, đến năm 2000 cả thế giới có đến 700.000 tên tạp chí. Theo Urich's Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất thế giới thì lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê đƣợc 6.000 và lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê dƣợc 96.000 tên tạp chí và lấn xuát bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí đƣợc thống kê."[5] Năm 1970 mỗi ngày trung bình có 600 tài liệu khoa học đƣợc công bố. Đến năm 1985 mỗi ngày số lƣợng tài liệu khoa học công bố là 2400 tài liệu khoa học đƣợc công bố trên thế giới.[10] Nhƣ vậy có thể thấy đƣợc rằng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ trên thế giới đã làm gia tăng nhanh chóng số lƣợng tài liệu, số lƣợng xuất bản phẩm trên thế giới. Hiện tƣợng bùng nổ thông tin trên thế giới. " Từ khi thiên chúa giáng sinh đến năm 1750 thì tri thức của loài ngƣời mới tăng lên gấp đôi. Việc tăng gấp đôi lần thứ 2 đƣợc thực hiện trong vòng 150 năm sao đến năm 1900. Vệc tăng gấp đôi lƣợng tri thức lần thứ 4 chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau năm 1950. Nói theo một cách khác thì cứ 50 năm thì lƣợng tri thức của nhân loại lại tăng lên gấp đôi."[10] Lực lƣợng các nhà khoa học cũng tăng nhanh chóng. Năm 1850 có 10.000 ngƣời đến năm 1900 số lƣợng các nhà khoa học tăng 100.000 ngƣời và đến nay con số các nhà khoa học đã lên đến hàng chục triệu ngƣời.[10] Giá cả tài liệu dạng in tăng lên nhanh chóng: Theo thống kê của tạp chí Library Resource & Technical Service cho thấy: giá cả tạp chí tăng 154.8% trong vòng 10 năm từ 1986 đến 1996, tức là tăng 15 % một năm. Ở Anh giá cả của các tài liệu khoa học đã tăng trung bình là 12- 13%/ năm [5]. Qua đó ta có thể thấy rằng, lƣợng thông tin trên thế giới ngày càng tăng đi kèm với giá cả của các tài liệu dạng in ngày càng tăng. Chính điều này đã gây ra khó khăn rất lớn đối với các thƣ viện truyền thống. Khi mà diện tích kho có hạn không thể lƣu trữ số lƣợng lớn. Chính vì vậy thƣ viện không thể
11. lƣu trữ tất cả các tài liệu mà thƣ viện có. Việc thanh lọc tài liệu để thanh lý rất khó khăn đối với các thƣ viện. Nguồn kinh phí dành cho thƣ viện có hạn. Khi mà giá cả các tài liệu dạng in tăng nhanh các thƣ viện không có đủ kinh phí bổ sung tài liệu. - Sự phát triển của CNTT: CNTT phát triển đã có tác động to lớn đến tất cả các lĩnh vực làm thay đổi bộ mặt trong tất cả các lĩnh vực. Trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống đều có sự tham gia của CNTT. Trong lĩnh vực kinh tế , CNTT thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo ra các ngành nghề mới có giá trị gia tăng trong xã hội. Tác động gián tiếp làm tăng hiệu quả kinh tế trong xã hội. CNTT cũng tạo thêm các ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao. Những ngành nghề này sẽ tạo thêm công việc cho nhiều đối tƣợng lao động trên thị trƣờng. CNTT đã trở thành một ngành công nghiệp khổng lồ. Trong lĩnh vực dịch vụ, CNTT làm thay đổi cách thức và quy trình hoạt động quản lý ở các lĩnh vực hoạt động nhƣ du lịch, giao thông, ngân hàng Trong lĩnh vực giáo dục thì CNTT đã tạo thêm đƣợc các hình thức giáo dục mới nhƣ đào tạo trực tuyến, các chƣơng trình giáo dục đƣợc thể hiện một cách sinh động. Trong lĩnh vực truyền thông, thông tin liên lạc: CNTT giúp tiết kiện đƣợc thời gian, thông tin đƣợc truyền đi nhanh hơn và chính xác hơn. - Sự xuất hiện của giấy điện tử " Giấy điện tử là một công nghệ cho phép thay đổi hình ảnh hiển thị hấp thụ trên giấy". Nhìn bên ngoài thông tin hiển thị trên giấy điện tử giống nhƣ sách báo thông thƣờng vậy. Nhƣng thông tin này có thể thay đổi nhờ khẳ năng hấp thụ và phản xạ ánh sáng tự nhiên của giấy. Các điểm trên giấy có thể giữ nguyên trạng thái mà không cần nguồn năng lƣợng. Điều đó làm giấy này có thể tiết kiệm đƣợc năng lƣợng. Mỗi dải giấy có thể sử dụng hàng nghìn hàng nghìn lần. Kể từ khi giấy điện tử xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1970 thì đến nay đã có nhiều nhà khoa học tham gia sáng tạo, tìm tòi ra nhiều loại giấy điện tử khác. Giấy điện tử sẽ đƣợc ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực đời sống nhƣ sản xuất màn hình tivi, màn hình máy tính, đồng hồ, Và giấy điện tử hứa hẹn sẽ là vật mang tin lý tƣởng trong tƣơng lai. - Sự xuất hiện của mô hình xuất bản mới
12. Hiện nay các tạp chí, nhà xuất bản đang thực hiện mô hình xuất bản mới. Trƣớc đây, các tòa soạn, các nhà cuất bản chỉ cung cấp các bản in thì ngày nay có thêm bản điện tử. Nhƣ vậy độc giả có thể sử dụng ấn phẩm thông qua máy tính có nối mạng Internet. Thông tin đến độc giả sẽ nhanh chóng hơn và tiết kiệm đƣợc chi phí hơn. - Mô hình đào tạo trực tuyến Hiện nay, do nhu cầu học tập ngày càng tăng chính vì vậy phƣơng thức đào tạo của các trƣờng cũng có nhiều thay đổi để phù hợp hơn với thời đại. Các trƣờng đại học, các trung tâm đào tạo đã phát triển một mô hình đào tạo mới đó là đào tạo trực tuyến. Sinh viên, học sinh không phải đến tận trƣờng mới có thể học tập trau dồi kiến thức mà có thể học tập ngay tại nhà. Thời gian học tập linh hoạt và tiết kiệm đƣợc chi phí đầu tƣ cơ sở hạ tầng. - Phƣơng thƣ́ c cung cấ p tài liêụ theo kiểu điêṇ tƣ̉ Nhiều nhà xuất bả n hiêṇ nay bán các xuất bản phẩm củ a mình dƣớ i daṇ g điêṇ tƣ̉ . Ví dụ nhƣ: EBSCO Online: có khoảng 25.100 tạp chí Science@Direct: hơn 2000 tạp chí 1.1.2. Khái niệm thƣ viện điện tử Sự phát triển và ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực TT-TV đã tạo nên một bƣớc đột phá lớn. CNTT đã làm xuất hiện một hình thức thƣ viện mới nhằm giải quyết những vấn đề mà thƣ viện truyền thống không thể giải quyết đƣợc. Sự ra đời và phát triển của TVĐT đã trở thành xu hƣớng tất yếu của thời đại khi mà CNTT phát triển, lƣợng thông tin tri thức của con ngƣời ngày càng gia tăng, nhu cầu sử dụng thông tin cũng có những thay đổi. CNTT đã làm thay đổi tất cả các hoạt động nghiệp vụ của thƣ viện. Các thuật ngữ về thƣ viện điện tử, thƣ viện số ( TVĐT, TVS) đã không còn xa lạ với nhiều ngƣời. Nhất là trong tình hình hiện nay khi mà việc xây dựng các TVĐT, TVS đã diễn ra ở nhiều thƣ viện công cộng, thƣ viện các trƣờng đại học, các viện nghiên cứu Tuy nhiên, việc đƣa ra định ngĩa, giải thích về "thƣ viện điện tử" thì vẫn chƣa có sự thống nhất. Đôi khi các nhà khoa học và giới chuyên môn vẫn còn sử dụng lẫn nhau và đồng
13. nghĩa với các thuật ngữ "thƣ viện số", "thƣ viện ảo", "thƣ viện không tƣờng", "thƣ viện không biên giới", "thƣ viện tin học hóa",thƣ " viện đa phƣơng tiện", Không chỉ ở Việt Nam mà ngay cả trên thế giới vẫn còn những tranh cãi xung quanh việc phân biệt hay quy định các mô hình này hoàn toàn giống nhau hoặc có sự riêng biệt. Theo Roy Tennant: " Một thƣ viện điện tử phải bao gồm các tài liệu điện tử và các dịch vụ kèm theo. Các tài liệu điện tử bao gồm tất cả các tài liệu số cũng nhƣ các loại hình thông tin điện tử dạng Analog mà cần có các thiết bị để sử dụng, ví dụ nhƣ: băng video, casette Thƣ viện số bao gồm các tài liệu số và các dịch vụ kèm theo. Các tài liệu số là các đối tƣợng đƣợc lƣu trữ, xử lý và đƣợc truyền đi thông qua các thiết bị số và mạng. Các dịch vụ đƣợc truyển đi thông qua mạng máy tính."[20] Theo Nguyễn Minh Hiệp thì: "Thƣ viện điện tử là thƣ viện phục vụ nhiều hình thức điện tử bao gồm tài liệu số hóa, CSDL trực tuyến, CD-ROM, đĩa laser, Tuy nhiên thƣ viện điện tử đến nay vẫn đƣợc xem nhƣ là một hình thức hỗ trợ cho thƣ viện truyền thống."[28] - Bên cạnh đó, khái niệm về thƣ viện số (digital library) cũng đƣợc sử dụng phổ biến. Trong cuốn "thƣ viện học đại cƣơng" của tác giả Bùi Loan Thùy và Lê văn Viết đã đƣa ra định nghĩa về thƣ viện số nhƣ sau: "Thƣ viện số là thƣ viện chứa đựng các thông tin và tri thức đã đƣợc lƣu trữ dƣới dạng điện tử số trên các phƣơng tiên khác nhau : bộ nhớ điện tử, đĩa quang, đĩa từ"[2] Trong bài viết " Nhập môn thƣ viện điện tử", tác giả Vũ văn Sơn đã định nghĩa Thƣ viện số : " Thƣ viện số là hình thức kết hợp các thiết bị tính toán, lƣu trữ và truyền thông số với nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ của các thƣ viện truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thu thập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và các vật liệu khác."[21] Một khái niệm đƣợc đƣa ra từ một tổ chức có uy tín trong ngành trên thế giới. Đó là khái niệm đƣợc đƣa ra bởi Liên hiệp thƣ viêṇ số Hoa Kỳ ( 1999): " Thƣ viện số là các cơ quan, tổ chức có các nguồn lực, kể cả nguồn nhân lực chuyên hóa để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn giải, phổ biến, bảo quản sự toàn
14. vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dài của sƣu tập công trình số hóa mà chúng ở dạng sẵn sàng để sử dụng một cách kinh tế."[26] Còn có rất nhiều cách định nghĩa về TVĐT và TVS đƣợc đƣa ra. Đối với Philip Baker, tác giả lại có một cách khác để giúp phân biệt các khái niệm này. Ông cho rằng TVĐT lƣu trữ và phục vụ cả ấn phẩm lẫn tƣ liệu điện tử ( tƣ liệu số hóa) trong khi đó TVS chỉ lƣu trữ cáctài liệu điện tử mà thôi. Trong cuốn "Từ điển dành cho công tác thƣ viện khoa học thông tin" của nhà xuất bản Libraries Unlimited ( 2005) của tác giả Joan M.Reitz đã khẳng định không có sự phân biệt giữa khái niệm TVĐT và TVS. Có nhiều nhà khoa học có cùng chung quan điểm rằng: " Thƣ viện số là một thƣ viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thƣ viện đã đƣợc số hóa và đƣợc quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp ngƣời dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem đƣợc nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phƣơng tiện truyền thông." [23]. Có rất nhiều nhà khoa học đã cho rằng thƣ viện điện tử (TVĐT), thƣ viện số (TVS), thƣ viện ảo (TVA) là những giai đoạn phát triển khác nhau của thƣ viện. Từ TVĐT sẽ phát triển lên TVS và từ đó phát triển thành TVA. TVĐT thì có cả các ấn phẩm truyền thống và các dạng tài liệu số hóa. TVS thì chỉ có các tài liệu điện tử (tài liệu số hóa). Còn TVA lại nhấn mạnh đến tính chất "phi không gian" của tài liệu về sản phẩm và dịch vụ. Chính vì vậy mà có thể coi TVĐT là mô hình thƣ viện lai giữa thƣ viện truyền thống và thƣ viện số (TVS). Nhƣng trong giới hạn của bài khóa luận này thì sử dụng các thuật ngữ " thƣ viện điện tử" (TVĐT), "thƣ viện số" (TVS), "thƣ viện ảo" (TVA) để chỉ thƣ viện có vốn tài liệu điện tử (tài liệu ở dạng số hóa) mà có thể truy cập đƣợc bằng các thiết bị điện tử (máy tính) để có thể khai thác và sử dụng sản phẩm và dịch vụ điện tử đáp ứng nhu cầu của con ngƣời. Ngoài ra thƣ viện phải có hệ quản trị thƣ viện tích hợp (bổ sung,biên mục, lƣu thông ), phải nối mạng (ít nhất là mạng cục bộ). Ở Việt Nam, thuật ngữ " thƣ viện điện tử (TVĐT) đƣợc sử dụng phổ biến thay thế các thuật ngữ "thƣ viện số"(TVS), "thƣ viện ảo"(TVA). Chính vì vậy trong Khóa luận của tôi, thuâṭ ngƣ̃ TVĐT cũng sử dụng để thay thế cho tất cả các thuật ngữ kia. 1.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử
15. 1.2.1. Nguồn thông tin Nhà kinh tế tri thức Branscomb đã ví von: " Nếu xem thông tin nhƣ "bột mỳ" thì tri thức chính là "bánh mỳ". Nhƣ chúng ta thấy ngày nay tri thức đã quyết định vị thế của các nƣớc trên thế giới. Không phải vô lý mà các cƣờng quốc lớn trên thế giới là những nƣớc nắm đƣợc nhiều nguồn thông tin tri thức nhất. Tri thức đã trở thành thƣớc đo quyết định vị thế của các nƣớc trên thế giới. "Nguồn tri thức_ chất xám không chỉ nằm trong đầu các nhà khoa học, ngƣời dạy và ngƣời học mà còn nằm trong các cuốn sách số, tạp chí số, các giáo án và luận văn đƣợc số hóa, các CSDL phân tán toàn cầu trên mạng Internet "[13] Trên thế giới, Hoa kỳ và Anh đang là hai nƣớc tiên phong trong việc nghiên cứu và phát triển TVS. Từ đó có thể khẳng định đƣợc rằng: Thƣ viện số chính là một trong những yếu tố quyết định vị trí về tri thức của nhân loại. Và việc xây dựng nguồn tài liệu số, phát triển các bộ sƣu tập số là một trong những ƣu tiên hàng đầu khi xây dựng một TVĐT. Để tạo lập nguồn tài liệu số có thể áp dụng nhiều phƣơng thức tạo lập nguồn thông tin số. Sau đây là một số phƣơng pháp chính: + Số hóa tài liệu Số hóa tài liệu là một phƣơng pháp phổ biến tại các thƣ viện. Phƣơng pháp này tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng nhƣ kinh phí. " Số hóa (Digitization) đƣợc sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tƣợng thực sang dạng điện tử" [9] Nguyên liệu của quá trình số hóa là các đối tƣợng thực phổ biến chứa thông tin nhƣ tài liệu, tranh ảnh, văn bản, băng hình, băng ghi âm và "sản phẩm" là các tệp dữ liệu hay còn gọi là dạng số, dạng điện tử. Các thƣ viện thƣờng sử dụng phƣơng thức này để tạo ra các tài liệu số, diện tử từ tài liệu truyền thống của thƣ viện mình. + Tạo lập các đƣờng liên kết, chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin dƣới dạng số. Hình thức TVĐT ra đời đã mở ra một bƣớc phát triển mới. Trƣớc kia các thƣ viện đƣợc coi là một "ốc đảo" không có mối liên hệ nào với các cơ quan bên ngoài thì ngày nay với sự phát triển của CNTT đã giúp các thƣ viện có thể hợp tác, chia sẻ nguồn dữ liệu cho nhau thông qua các liên kết, các đƣờng liên kết. Tuy nhiên mức độ sử dụng các tài liệu, thông tin điện tử này đến đâu còn phụ thuộc vào mức độ liên kết hợp tác giữa các cơ quan với nhau. + Đặt mua các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử:
16. Ngày nay, dần thay thế cho các báo, tạp chí bằng giấy là sự xuất hiện các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử. Đây cũng là một phƣơng thức làm tăng nguồn lực thông tin đối với các cơ quan thông tin thƣ viện. Bảo quản nguồn tin số: Đối với thƣ viện truyền thống, Nguồn thông tin gắn liền với các vật mang tin. Tuổi thọ của thông tin phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin. Bảo quản thông tin đồng nghĩa với bảo quản các vật mang tin. Các vật mang chủ yếu là giấy, băng ghi âm, ghi hình Còn đối với thƣ viện điện tử, việc bảo quản thông tin số lại phụ thuộc vào môi trƣờng công nghệ. Do trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, môi trƣờng công nghệ thay đổi một cách nhanh chóng. Chính vì vậy môi trƣờng lƣu trữ tài liệu dễ bị thay đổi. Tài liệu dễ bị mất mát khi không đƣợc đọc đƣợc trong môi trƣờng lƣu trữ tài liệu mới. Chính vì vậy một công việc cần đƣợc quan tâm trong môi trƣờng TVĐT là việc sao lƣu chuyển đổi dữ liệu sang môi trƣờng lƣu trũ mới. Ngoài ra thông tin lƣu trữ trên TVĐT thƣờng bị sự phá hoại của các loại virut. Chính vì vậy thƣ viện phải cài đặt các phần mềm diệt virut đạt hiệu quả cao. Các phần mềm diệt virut có thể mua ở trong nƣớc hoặc nƣớc ngoài phụ thuộc vào nguồn kinh phí. Thông tin lƣu giữ ở nhiều nơi nhƣ ổ cứng cố định hoặc lƣu động. Việc này đề phòng nguồn thông tin số hóa do vô tình hoặc cố ý bị xóa. 1.2.2. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ Cơ sở vật chất và kỹ thuật là thành phần quan trọng của thƣ viện điện tử. Thành phần này có thể bao gồm: phần cứng, phần mềm. - Phần cứng, mạng Phần cứng : là hệ thống máy tính bao gồm hệ thống máy chủ liên kết với các máy trạm. Tùy thuộc vào quy mô cũng nhƣ chức năng nhiệm vụ của thƣ viện mà sở hứu số lƣợng máy chủ và máy trạm thích hợp. Phần cứng cũng bao gồm một số trang thiết bị sử dụng trong quá trình hoạt động của TVĐT khác nhƣ: máy đọc mã vạch, máy scan, máy in, Mạng máy tính là một thành phần quan trọng của TVĐT. Mạng có thể bao gồm:
17. - Mạng nội bộ : là mạng liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan. Chỉ có giới hạn trong một phạm vi hẹp trong nội bộ cơ quan; - Mạng cục bộ: là mạng liên kết giữa một hoặc một số cơ quan, đơn vị với nhau. Các cơ quan , đơn vị này có thể trong cùng một khối hoặc cùng một đặc điểm, có mối liên kết với nhau. Mạng cục bộ có phạm vi lớn hơn mạng nội bộ; - Mạng diện rộng: Mạng Internet có thể liên kết, kết nối với nhiều nơi, nhiều cơ quan tổ chức không bị giới hạn. - Phần mềm + Phần mềm quản trị thƣ viện điện tử Phần mềm quản trị TVĐT là một trong những thành phần không thể thiếu của TVĐT. Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển của thƣ viện, các nhà sản xuất phần mềm trong và ngoài nƣớc đã sản xuất nhiều loại phần mềm giúp cho việc quản trị thƣ viện điện tử. Các nghiên cứu cho thấy phần mềm quản trị thƣ viện điện tử có một số module chủ yếu nhƣ sau: 1) Module Bổ sung: Mục đích của Module quản lý bổ sung là quản lý việc bổ sung tài liệu một cách hiệu quả qua việc mua bán, trao đổi biếu tặng, lập báo cáo thống kê về nguồn tài liệu bổ sung. Module này bao gồm: * Thống kê hoạt động bổ sung tài liệu đƣợc bổ sung nhƣ: số lƣợng, tài liệu, chi phí, ngày tháng bổ sung ; * Làm thủ tục đặt mua: lập đơn từ; * Thu thập, lƣu trữ nguồn gốc của nguồn tài liệu cung cấp là các chỉ các nhà xuất bản, nhà cung cấp, ; * Nhận và kiểm tra các thông tin về tài liệu so với hợp đồng đã lập; * Tính toán và chuyển giao chi phí cho các nhà cung cấp. 2) Module tra cứu trực tuyến OPAC Thay thế hệ thống tủ mục lục phiếu dùng để tìm kiếm tài liệu trong thƣ viện truyền thống là Module tra cứu trực tuyến OPAC. Module tra cứu trực tuyến OPAC cho phép ngƣời
18. dùng đƣa ra yêu cầu từ bàn phím. Các yêu cầu này có thể là nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa, chủ đề. OPAC là công cụ tìm kiếm hết sức đơn giản và không giới hạn các lĩnh vực tìm kiếm. Kết quả hiển thị hết sức đa dạng và linh hoạt.Không chỉ đáp ứng chính xác kết quả mà NDT yêu cầu. Kết quả hiển thị là các biểu ghi thƣ mục với các thông tin nhƣ: nhan đề, tác giả, tóm tắt, năm xuất bản, nhà xuất bản, ký hiệu phân loại 3) Module biên mục: Module này giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác biên mục, module đƣợc hoạt động theo các tiêu chuẩn nhƣ ISBD, AACR2, Ngƣời cán bộ phải nhập các thông tin của tài liệu vào các trƣờng để kết hợp với nhau thành một biểu ghi thƣ mục hoàn chỉnh. Module này còn c ung cấp khă năng trao đổi dữ liệu; Hỗ trợ công tác biên mục bằng hệ thống các từ điển. 4) Module lƣu thông: Module này đƣợc thiết kế nhằm quản lý các hoạt động mƣợn trả của thƣ viện, quản lý thông tin của NDT. Module này có các chức năng cơ bản là : * Tiến hành các thủ tục mƣợn trả tài liệu; * Thông báo mƣợn quá hạn, thời gian mƣợn quá hạn; * Quản lý tài liệu và độc giả bằng mã vạch; * Thống kê việc lƣu hành tài liệu: tần suất mƣợn, loại tài liệu, ; * Thông báo tình hình của từng tài liệu về số bản, số tài liệu, số lƣợng tài liệu mà NDT đã mƣợn. 5) Module quản lý XBP định kỳ Các hoạt động của Module này là: đặt mua, nhận, khiếu nại, biên mục, đánh chỉ mục cho các bài báo, tạp chí, lƣu hành, lập các báo cáo thống kê. 6) Module mƣợn liên thƣ viện:
19. Mƣợn liên thƣ viện là một hình thức mới là một ƣu điểm so với thƣ viện truyền thống. Nhằm quản lý hoạt động này, trong phần mềm tích hợp quản lý thƣ viện có thiết kế Module này với các chức năng là: * Lập các thủ tục mƣợn từ các thƣ viện: yêu cầu, nhận tài liệu mƣợn, kiểm tra xác minh tài liệu, làm thủ tục trả; * Tiến hành thủ tục mƣợn. 7) Module quản trị hệ thống: Module này cho phép theo dõi các hoạt động của cán bộ thƣ viện thực hiện trên máy, phân quyền và quản lý ngƣời dùng. Ngoài ra còn thực hiện các chức năng báo cáo, thống kê các hoạt động của thƣ viện. + Phần mềm dùng cho hệ điều hành: Là phần mềm hệ thống không thể thiếu để điều hành mạng cục bộ, mạng diện rộng. + Phần mềm khác nhƣ: phần mềm diệt virut, xử lý ảnh, phần mềm quản trị CSDL 1.2.3. NDT của thƣ viện điện tử NDT là một yếu tố quan trọng đối với thƣ viện điện tử. Mục đích cuối cùng của bất kỳ một thƣ viện nào đều là đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Nếu nhƣ trƣớc đây, các thƣ viện truyền thống chỉ phục vụ đƣợc một số đối tƣợng quy định trong chức năng , nhiệm vụ của thƣ viện đó. Nhƣ thƣ viện Trƣờng Đại học Khoa học XH & NV chỉ phục vụ cho giảng viên, và sinh viên trong trƣờng. Và các đối tƣợng NDT lại bị cản trở bởi vị trí địa lý (thƣ viện ở quá xa nơi họ sống). Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam có đối tƣợng phục vụ nhiều đối tƣợng (là công dân Việt Nam và ngay cả ngƣời nƣớc ngoài sinh sống và làm việc tại Việt Nam) nhƣng thực tế chỉ có những ngƣời dân sống gần đó mới có thể đến thƣ viện thƣờng xuyên đƣợc. Ngày nay, sự ra đời của TVĐT đã giúp xóa bỏ rào cản đó. Mọi ngƣời có thể truy cập vào bất cứ thƣ viện nào nếu có một máy tính kết nối mạng Internet, từ đó có thể mở ra kho tàng tri thức của nhân loại. Về lý thuyết, NDT không bị hạn chế về không gian, thời gian mà có thể khai thác thông tin và dịch vụ của thƣ viện và có những sản phẩm và dịch vụ có thu phí hoặc miễn phí.
20. Nếu nhƣ trƣớc đây, bạn đọc chỉ có thể đến thƣ viện vào những giờ cố định thì ngày nay bạn có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thƣ viện bất cứ thời gian nào. Chính vì vậy, Bạn có thể nhân đƣợc thông tin mình yêu cầu bất kể bạn ở vị trí nào và thời gian nào. Điều đó mở giúp thúc đẩy tri thức phát triển và một biện pháp tiết kiệm thời gian và công sức cho NDT. TVĐT đã mở nguồn thông tin tri thức không hạn chế với NDT. Họ có thể tìm hiểu tri thức, thông tin ở bất kỳ một lĩnh vực hay công nghệ nào mà họ quan tâm. - Yêu cầu đối với NDT TVĐT mang lại những lợi ích đó cho NDT nhƣng để sử dụng và khai thác thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả thì còn phải phụ thuộc vào khả nảng giao tiếp giữa NDT với máy tính, phụ thuộc vào trình độ CNTT của NDT. TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc quản lý thông tin để có thể sử dụng vào những mục đích có ích. Nhƣng nếu NDT không có trình độ thì dù thƣ viện có cơ sở hạ tầng hiện đại đến đâu, bộ sƣu tập số đồ sộ đến đâu, ngƣời cán bộ có giỏi nhƣ thế nào cũng trở nên vô ích nếu NDT không biết cách khai thác thông tin hay giao tiếp giữa ngƣời mà máy không tốt.Chính vì vậy, việc hƣớng dẫn, đào tạo khai thác thông tin cho NDT cũng trở thành một nhiệm vụ cho cán bộ thƣ viện. Dựa vào trình độ giao tiếp của NDT và máy tính, chúng ta có thể phân chia các đối tƣợng NDT nhƣ sau: - Đối tƣợng không hoặc ít tiếp xúc với máy tính nên khả năng sử dụng máy tính và khai thác thông tin kém. Nhƣ những ngƣời lao động hoặc những ngƣời cao tuổi. Đây là nhóm đối tƣợng khó tiếp nhận công nghệ do tuổi tác hoặc do không có điều kiện, thời gian; - Đối tƣợng công nhân viên, cán bộ: Họ là những ngƣời đã có thời gian lâu dài tiếp xúc với máy tính, đã đƣợc đào tạo về CNTT. Họ có thể nhanh chóng tiếp thu kiến thức, kỹ năng tìm tin; - Đối tƣợng học sinh, sinh viên: Đây là đối tƣợng đông đảo nhất, là thế hệ tƣơng lai của đất nƣớc. Họ là những ngƣời năng động nhiệt tình, ham tìm tòi học hỏi về công nghệ. Họ là đối tƣợng phục vụ chính của các thƣ viện. 1.2.4. Cán bộ thƣ viện
21. Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là "linh hồn" của một cơ quan thông tin thông tin. Cho dù hình thức của thƣ viện có thay đổi (từ thƣ viện truyền thống thành TVĐT). Ngƣời cán bộ là ngƣời trung gian giữa NDT với khối lƣợng tri thức khổng lồ của nhân loại. Nếu nhƣ ở hình thức thƣ viện truyền thống, ngƣời cán bộ chỉ có làm việc trong môi trƣờng thông thƣờng, nhiều hình thức sản phẩm và dịch vụ còn đơn giản nhƣ mƣợn sách. Nhiều ngƣời cho rằng nghề thƣ viện chỉ đơn thuần là "trông sách". Nhƣng trong môi trƣờng làm việc thay đổi thì yêu cầu và vai trò của ngƣời cán bộ cũng thay đổi. Hình thức công việc của ngƣời cán bộ cũng có nhiều thay đổi. Bảng 1 cho thấy phần nào sự thay đổi của ngƣời cán bộ trong môi trƣờng TVĐT/TVS so với thƣ viện truyền thống. Bảng 1 : So sánh giữa cán bộ thƣ viện truyền thống và cán bộ thƣ viện hiện đại Nội dung CBTV trong thƣ viện CBTV trong TVĐT/TVS truyền thống Môi trƣờng làm việc Thƣ viện truyền thống (chỉ Thƣ viện số (làm việc qua tiếp xúc với tài liệu, NDT) máy tính, quản lý tài liệu điện tử, làm việc qua các phần mềm ) Vai trò Thu thập và phổ biến tƣ liệu Chuyên gia thông tin và định hƣớng thông tin cho NDT Hệ thống kiến thức Đơn lẻ Tổng hợp Nhóm độc giả Cố định (nhóm NDT đã quy Bất cứ ngƣời dùng kết nối định trong chức năng và mạng máy tính nhiệm vụ của mỗi thƣ viện)
22. Cơ sở dịch vụ Giới hạn phạm vi bên trong Không giới hạn địa lý mà thƣ viện có thể cung cấp cho bất cứ nơi nào có nối mạng Nội dung công viêc Đơn điệu Đa dạng, phong phú Cách thức phục vụ Bị động (chỉ khi NDT đến Chủ động (không chờ đợi thƣ viện thì mới có thể phục NDT mà mang thông tin vụ) đến tận nơi cho NDT thông qua mạng máy tính) Đối tƣợng làm việc Tài liệu in (sách, tài Các bộ sƣu tập số liệu,báo, tạp chí) Nội dung công việc Gửi giao tài liệu (hoạt động Định hƣớng thông tin, tƣ mƣợn trả tài liệu, xử lý tài vấn và chuyển giao công liệu,xếp giá ) nghệ hiện đại Trình độ làm việc Thấp (không đồi hỏi về Cao và mang tính chuyên ngoại ngữ và CNTT ) nghiệp (đồi hỏi kiến thức cao về ngoại ngữ, CNTT và kiếnthức tổng hợp về các ngành khoa học) Chính môi trƣờng làm việc có nhiều thay đổi khiến cho ngƣời cán bộ cũng bắt buộc phải thay đổi để có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc. Các công việc của ngƣời cán bộ thƣ viện có thể vẫn là : thu thập, xử lý, biên mục, phân loại, phục vụ, cung cấp các sản phẩm đến tay NDT. Nhƣng về tính chất của công việc đã có nhiều thay đổi. Ngƣời cán bộ làm các công việc chuyên môn nhƣ thu thập, xử lý, biên mục và phục vụ thông tin qua máy tính. Họ đƣợc xem là " chuyên gia thông tin". Chính vì vậy mà nhiệm vụ của một " chuyên gia thông tin" cũng khác với một thủ thƣ.Đó là: + Thu thập tƣ liệu: lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sƣu tập số;
23. + Thiết kế cấu trúc cho TVĐT (không phải cán bộ thƣ viện nào cũng có khả năng thiết kế cấu trúc của TVĐT, nhƣng phải biết và hiểu đƣợc cấu trúc của thƣ viện đó); + Biên mục : mô tả nội dung tài liệu số; + Xây dựng các kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (nhƣ định hƣớng thông tin, chuyển giao thông tin, ); + Tạo lập các giao diện thân thiện với ngƣời sử dụng trong hệ thống mạng; + Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến thƣ viện; + Thiết kế, duy trì, chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lƣợng cao với giá trị gia tăng; + Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin trong môi trƣờng mạng; + Bảo đảm an ninh thông tin; + Hình thức, phƣơng thức phục vụ; Yêu cầu đối với ngƣời cán bộ thƣ viện số: - Biết phân tích và xử lý các loại thông tin khác nhau; - Biết thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin; - Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị đúng lúc, đúng đối tƣợng; - Chuyển giao thông tin đến ngƣời dùng và cung cấp các dịch vụ chuyên biệt có định hƣớng; - Yêu cầu phải có kiến thức tổng hợp về các ngành khoa học thƣ viện,khoa học thông tin, CNTT, ngoại ngữ và các chuyên ngành khác; - Có các kỹ năng nhƣ: phản ứng nhanh nhạy với các nguồn thông tin khác nhau, có kỹ năng trong việc tìm kiếm thông tin; - Có niềm đam mê công việc và có ý thức xây dựng và cung cấp thông tin; - Có kỹ năng xử lý làm tăng giá trị thông tin; - Có khả năng sàng lọc và đánh giá thông tin; - Có khả năng thu thập và bổ sung;
24. - Có khả năng thu thập và xử lý thông tin; - Có khả năng thu thập, bổ sung; - Có khả năng tổ chức, bổ sung; - Có khă năng tổ chức, quản lý thông tin; - Năng động sáng tạo, tinh thần đồng đội cao, có tầm nhìn chiến lƣợc biết xây dựng dự án. Hiện nay, đã có nhiều dự án TVĐT tiến hành ở Việt Nam, đặc biệt là tại các trƣờng đại học, các viện nghiên cứu Chính vì vậy nhu cầu về cán bộ TVĐT rất lớn. Nhƣng ở Việt Nam thì các cơ sở đào tạo lại chƣa có chƣơng trình đào tạo TVĐT chính quy, hoàn chỉnh và bài bản. Các chƣơng trình đào tạo đã trở nên quá lac hậu. Chính vì vậy "nguồn nhân lực đào tạo ra không có kiến thức nền cũng nhƣ các kỹ năng cần thiết để xây dựng và phát triển thƣ viện số"[14] Việc xây dựng và phát triển TVĐT đòi hỏi kiến thức về khoa học máy tính và khoa học TT-TV. CNTT làm hạ tầng phát triển TVĐT còn khoa học TT-TV giúp phát triển nội dung của TVĐT. Chính vì vậy yêu cầu đối với cán bộ thƣ viện là phải có kiến thức liên thông của hai lĩnh vực khoa học này. 1.3. Thư viện điện tử trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam 1.3.1. Tình hình chung trong việc xây dựng thƣ viện điện tử ở hệ thống thƣ viện đại học Trong hơn 10 năm vừa qua, thƣ viện đại học (TVĐH) đã có nhiều chuyển biến mạnh mẽ theo hƣớng tích cực. TVĐH đã nhận đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo các bộ, ngành và các trƣờng đại hộc nên một loạt các dự án từ nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới cũng nhƣ ngân sách nhà nƣớc và các chƣơng trình hợp tác song phƣơng giữa các trƣờng đã đƣợc thông qua. Hơn 30 TVĐH đã dần chuyển sang mô hình thƣ viện hiện đại với những bƣớc đi căn bản cho sự hình thành và phát triển thƣ viện điện tử.[15] Các TVĐH đều có nét nổi bật là cơ sở hạ tầng CNTT khá vững chắc. Các thƣ viện đều thiết lập đƣợc mạng nội bộ, nhiều thƣ viện đã kết nối với mạng diện rộng của trƣờng và mạng INTERNET. Đƣờng truyền với tốc độ cao. Hệ thống máy chủ khá mạnh với hàng trăm PC tại mỗi đơn vị.
25. Các thƣ viện đều sử dụng phần mềm tích hợp để quản trị. Các phần mềm này đa số đƣợc mua ở các công ty tin học trong nƣớc nhƣ các phần mềm ILIB (Công ty CMC); LIBOL (Công ty Tinh Vân); ELIB (Công ty Nam Hoàng); Vebrary (Công ty Lạc Việt) Hoặc một số phần mềm mua của nƣớc ngoài nhƣ của Thƣ viện Trung tâm tại ĐHQG Tp HCM, Thƣ viện trƣờng ĐH Bách Khoa Hà Nội hoặc có những phần mềm thƣ viện đó tự xây dựng nhƣ ở thƣ viện ĐH KHTN ĐHQG Tp HCM. Các phần mềm này tuy mức độ hỗ trợ có khác nhau nhƣng đều đảm bảo hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ nhƣ: Biên mục MARC, phân loại DDC, chuẩn Z39.50 [15] Nhìn chung, ở các TVĐH đều có các sản phẩm và dịch vụ hết sức đa dạng. Các sản phẩm thông tin phổ biến là các CSDL thƣ mục; CSDL tóm tắt hoặc toàn văn; thông báo sách mới; bản tin điện tử Ngoài các sản phẩm do mua, biếu, trao đổi thì một số thƣ viện đã tự xây dựng đƣợc các CSDL đặc thù nhƣ: CSDL thƣ mục tổng quát; CSDL sách; bài giảng điện tử; CSDL đề tài và kết quả nghiên cứu khóa học [15] Dịch vụ tìm tin trực tuyến (OPAC) đƣợc cung cấp cho bạn đọc ngay tại thƣ viện hoặc từ xa thông qua mạng Internet. Ngoài CSDL của thƣ viện mình, các thƣ viện còn hỗ trợ NDT tìm kiếm thông tin của các CSDL của các cơ quan TT - TV khác trong và ngoài nƣớc thông qua việc kết nối trực tuyến, thu thập hoặc cài đặt vào máy chủ. Bằng việc tạo lập cổng thông tin (portal), các thƣ viện lớn đã tạo điều kiện cho bạn đọc sử dụng nhiều dich vụ mới nhƣ giới thiệu bộ sƣu tập số; giao tiếp trực tuyến; hộp thƣ điện tử; Viêc̣ các TVĐH thƣờng xuyên đƣợc tham gia các lớp tập huấn về TVĐT đƣợc tổ chức tại Liên hiệp TVĐH ở phía Bắc và phía Nam đã giúp cung cấp, trang bị nhiều kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu trong việc xây dƣṇ g và hoạt động của thƣ viện điện tử. Tuy có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển nhƣng TVĐH cũng không tránh khỏi một số thiếu sót nhƣ: - Các CSDL của thƣ viện chƣ đƣợc xây dựng theo các chuẩn thống nhất mà vấn đƣợc xây dựng theo các chuẩn khác nhau; - Vấn đề bản quyến vẫn chƣa đƣợc chú trọng, vẫn có những bộ sƣu tập sách điện tử chƣa tuân thủ quy định xin phép cuất bản và công bố;
26. - Về đội ngũ cán bộ thƣ viện còn thiếu và yếu về kiến thức nghiệp vụ TT-TV và kiến thức về CNTT. Phƣơng pháp và quy trình xây dựng các bộ sƣu tập số còn chấp vá và không đúng quy trình ; - Việc đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ nhƣ MARC 21, Dublincore, Edifact còn nhiều thiếu sót; - Hệ thống tìm kiếm chƣa linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT. 1.3.2. Xây dựng thƣ viện điện tử tại hai Đaị hoc̣ Quốc gia ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM là hai cơ sở đào tạo có chất lƣợng, và cũng là hai trƣờng tiêu biểu đại diện cho các trƣờng đại học trong hệ thống trƣờng đại học trong cả nƣớc . Trong thành phần ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM còn các trƣờng đại học thành viên. Chính vì vậy việc tìm hiểu TVĐT ở hai Đaị hoc̣ này cũng cho thấy phần nào việc xây dựng thƣ viện điện tử ở các trƣờng đại học. 1.3.2.1. Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Mạng máy tình trung tâm có cấu trúc hình sao, đƣợc chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, 135 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Máy chủ sử dụng hệ điều hành Window 2000 Advance Server và Window 2003 Server. Quản trị CSDL là quản trị SQL Server 2000. Các máy trạm sử dụng Window XP. - Về phần mềm: Thƣ viện sử dụng phần mềm quản trị thƣ viện Libol 5.5 (Năm 2001 là Libol 5.0 và đến năm 2004 nâng cấp lên là Libol 5.5). Trong qua trình hoạt động đã vận hành đƣợc 8/10 Module, chƣa sử dụng Module phát hành và liên thƣ viện. Hiện tại phần mềm đã áp dụng thực tế các nghiệp vụ thƣ viện thông thƣờng nhƣ: quản lý mƣợn, trả, biên mục, theo AACR2 và MARC 21. Ngoài ra, thƣ viện còn sử dụng một số phần mềm khác nhƣ: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ giáo dục và đào tạo, phần mềm quản lý công văn do ĐHQG cấp. - Về nguồn tin điện tử Việc phát triển nguồn thông tin số hóa đƣợc thực hiện bằng hai phƣơng thức là tự xây dựng và thu thập từ bên ngoài. Nguồn tài nguyên này khá phong phú gồm:
27. - CSDL do trung tâm xây dựng đến năm 2007: - CSDL Sách( 128.000 biểu ghi,) - CSDL Tạp chí (2.145 biểu ghi) - CSDL thƣ mục và tóm tắt: 7 CSDL thƣ mục và tóm tắt gồm Luận án Tiến sỹ; Luận văn Thạc sỹ đƣợc bảo vệ ở ĐHQG Hà Nội; thác bản văn bia. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nƣớc đã nghiệm thu; Khoa học công nghệ; các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQG; môn học; bài trích tạp chí; - CSDL toàn văn bài giảng điện tử; sách điện tử; giáo trình điện tử; - CSDL do mua hoặc trao đổi; + CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline) + Wilson Applied Science & Technology Fulltext + Wilson Humanities Abstracts Fulltext + Wilson Education Abstract Fulltext + Derwent Biotechnology Abstract/Quarterly Updates + Econlit 1969 - Present /Monthly Updates + CSDL trực tuyến (nguồn tin online) 08 CSDL : Omnilife, EBSCO, ACM, IEEE CS, Springerlink, ASME, ACS - American Chemical Society, Ebrary - Life & physical Sciences; 04 CSDL điện tử của nhà xuất bản CRC: MathnetBase, IT KnowledgenetBase, NanotBase, MaterialnatBase. Các tài liệu số hóa đƣợc lƣu trên CD, trên ổ cứng và tủ quang. Phƣơng thức phân phối tài liệu đƣợc thực hiện cả trên Intranet, internet và ổ đọc CD. Bạn đọc đƣợc sử dụng các dịch vụ tra cứu thƣ mục và truy cập toàn văn, liên kết đến các thƣ viện khác.[15] 1.3.2.2. Thƣ viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh - Xây dựng thƣ viện điện tử tại ĐHKHTN
28. Thƣ viện sử dụng phần mềm mã nguồn mở thƣ viện số Greenstone giúp tạo lập những bộ sƣu tập thông tin chuyên ngành. Cổng thông tin tích hợp điện tử từ mọi nguồn. Ngoài truy cập đến phần tin tức, tra cứu nhanh và bộ sƣu tập, độc giả sẽ đƣợc liên kết đến website các cơ quan chính quyền nhƣ Đảng Cộng Sản Việt Nam, ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố, các trƣờng đại học trong nƣớc và nƣớc ngoài; các cơ quan báo chí; các thƣ viện; các bộ máy tra cứu bằng tiếng việt cũng nhƣ của nƣớc ngoài Cổng thông tin đƣợc kết nối trực tiếp với tài nguyên thông tin của ĐHQG Tp HCM bao gồm 14 CSDL điện tử ĐHQG Tp HCM, 13 tài nguyên thông tin thƣ viện số, 5 kết nối đến nguồn tin thƣ viện số nƣớc ngoài. Tài nguyên thông tin bao gồm: CSDL thƣ mục, CSDL CD-ROM, CSDL trực tuyến, bộ sƣu tập số, Các bộ sƣu tập số này hết sức đa dạng và phong phú. Dịch vụ tra cứu thông tin đáp ứng đƣợc mọi nhu cầu của sinh viên, giảng viên, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp, Thông tin đƣợc cung cấp bao gồm: Danh mục tài liệu dạng thƣ tịch; tài liệu điện tử dạng text, HTML, PDF; tài liệu đa phƣơng tiện; hình ảnh; âm thanh; Đặc biệt thông tin có thể đƣợc tổ chức thành các bộ sƣu tập trên CD-ROM phục vụ tìm theo tên tác giả, nhan đề, từ khóa, Ta cứu OPAC, tra cứu CSDL KHTN có thể truy cập đến CSDL sách, tạp chí, luận văn, Tra cứu qua cổng Z39.50 có thể kết nối máy chủ của Thƣ viện Quốc hội Mỹ, thƣ viện đại học Quốc gia Úc, Thƣ viện Quốc gia Canada, thƣ viện Oxford.[15] - Xây dựng thƣ viện điện tử tại Thƣ viện Trung tâm Thƣ viện trung tâm đƣợc xây dựng nhờ dự án QIC (nguồn vay của Ngân hàng Thế giới). Thƣ viện đã sớm tập trung đầu tƣ về cơ sở hạ tầng CNTT và nguồn tài nguyên số hóa. Thƣ viện đã mua phần mềm quản trị thƣ viện của nƣớc ngoài. Phần mềm đã đáp ứng đƣợc nhu cầu quản trị thƣ viện hiện đại và đã đƣợc sử dụng tại nhiều thƣ viện trên thế giới. Ngoài ra, thƣ viện còn sử dụng phần mềm thƣ viện số Dspace. Hệ thống mạng gồm 06 máy chủ có cấu hình mạnh và hơn 200 PC. Tốc độ đƣờng truyền mạng LAN là 1 GB/s, khă năng kết nối ngoài là 1 MG/s. Hệ thống mạng nội bộ và Internet đều đƣợc đầu tƣ. Nguồn tài nguyên số đƣợc coi là lớn nhất trong hệ thống thƣ viện đại học với 09 CSDL tóm tắt và toàn văn. Trong đó có nhiều CSDL có giá trị khoa học cao.[15]
29. 1.4. Tóm lược: Nhƣ vậy, ta có thể thấy đƣợc những thay đổi của bốn yếu tố cấu thành thƣ viện từ thƣ viện truyền thống và TVĐT. Từ thƣ viện truyền thống chuyển thành TVĐT đã có những biến đổi về chất. Bên cạnh đó, ta cũng thấy đƣợc hệ thống thƣ viện các trƣờng đại học đang có nhƣ̃ng chuyển biến maṇ h mẽ. CHƢƠNG 2 THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện Học viện Chính trị Học viện Chính trị là một đơn vị dẫn đầu và là một trung tâm lớn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn và quân sự của Quân đội cũng nhƣ của đất nƣớc. Tháng 7 năm 1951 nhằm đảm bảo cho quân đội hoàn thành mọi nhiệm vụ, Tổng quân ủy quyết định thành lập trƣờng Chính trị Trung cấp Quân đội Nhân dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và giao cho đồng chí Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm giám đốc. Ngày 25 tháng 10 năm 1951, Học viện Chính trị vinh dự đƣợc đón chủ tịch Hồ Chí Minh về thăm và động viên cán bộ, học viên khóa 1 của nhà trƣờng. Các lớp thế hệ giảng
30. viên,cán bộ, học viên trong nhà trƣờng luôn ghi nhớ lời dạy của Ngƣời: "Phải cố gắng học tập về mọi mặt chính trị, quân sự. Quân sự mà không có chính trị nhƣ cây không có gốc, vô dụng lại có hại " Để ghi nhớ công lao to lớn chỉ bảo của Ngƣời, Học viện Chính trị đã lấy ngày 25 tháng 10 hàng năm là ngày truyền thống của Học viện. Trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, Học viện Chính trị ngày nay đã trở thành trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu của Quân đội và của quốc gia. Học viện đã đào tạo đƣợc hàng vạn cán bộ chính trị, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn cho các cơ quan đơn vị, nhà trƣờng, các trung tâm nghiên cứu trong và ngoài Quân đội. Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và trƣởng thành, dƣới sự lãnh đạo của ban chấp hành TW Đảng, Đảng ủy Quân sự TW, sự chỉ huy của Bộ Quốc phòng và Tổng Cục Chính trị, Học viện Chính trị đã theo sát những bƣớc phát triển của Quân đội Nhân dân Việt Nam, đã không ngừng trƣởng thành, hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nƣớc đã giao cho. 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQS Để hoàn thành nhiệm vụ đào tạo của Học viện, thì việc hình thành một thƣ viện phục vụ cho các đối tƣợng ngƣời dùng tin trong Học viện là một điều tất yếu. Ngay từ những ngày đầu thành lập Học viện thì đã xuất hiện các hình thức manh nha của Thƣ viện với hình thức là các tủ sách lƣu động ở các khoa. Nhƣng nhu cầu của các đối tƣợng NDT trong Học viện ngày càng gia tăng. Chính vì vậy ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mƣu, Phòng tƣ liệu thƣ viện đƣợc thành lập Tháng 8 năm 1998, Phòng đƣợc đổi tên thành Phòng Thông tin Khoa học Môi trƣờng. Đến tháng 5 năm 2006, theo đề nghị của chỉ huy Phòng Thông tin Khoa học Môi trƣờng và đƣợc sự đồng ý của Ban thƣờng vụ Đảng ủy, Ban giám đốc Học viện đã đổi tên Phòng Thông tin Khoa học Môi trƣờng thành Phòng Thông tin Khoa học Quân sự và quyết định lấy ngày 23 tháng 12 hàng năm là ngày truyền thống của Phòng.
31. Phòng Thông tin KHQS là một bộ phận trong mạng lƣới thông tin thƣ viện Quân đội và là một bộ phận hỗ trợ giúp Học viện thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo của mình.Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng: " Hoạt động thông tin Khoa học ở Học viện Chính trị có nhiệm vụ đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục vụ đào tạo, nghiên cứukhoa học. Tổ chức khai thác quản lý, lƣu giữ và phổ biến thông tin từ mạng Intranet, Internet đến các tổ chức cá nhân trong Học viện theo đúng quy chế của Bộ Quốc phòng và Ban giám đốc Học viện. Phòng Thông tin KHQS có trách nhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lƣu giữ và phổ biến các loại ấn phẩm thông tin nhƣ sách kinh điển, từ điển bách khoa Tất cả các thông tin thu thập đƣợc phải có nội dung lành mạnh phục vụ thiết thực các nhiệm vụ của Học viện." 2.3. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng. Hoạt động thông tin của Phòng Thông tin KHQS luôn theo sát các nhiệm vụ chiến lƣợc cũng nhƣ sách lƣợc của Học viện đề ra, luôn gắn liền với sự phát triển của Học viện.Chính vì vậy Phòng Thông tin KHQS đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mình. Chức năng: Phòng Thông tin KHQS cũng có những chức năng nhƣ các các cơ quan TT-TV khác nhƣ: chức năng thông tin, chức năng giáo dục, chức năng giải trí và chức năng văn hóa. Tuy nhiên, chức năng thông tin là chức năng quan trọng và nổi bật hơn cả. Phòng Thông tin KHQS chuyên cung cấp thông tin, cung cấp tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học cho các cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện. Nhiệm vụ: Phòng Thông tin KHQS không chỉ là một bộ phận của Học viện mà còn là một bộ phận trong mạng lƣới thông tin thƣ liệu của Quân đội Nhân dân Việt Nam. Chính vì vậy, Phòng Thông tin KHQS có những nhiệm vụ nhƣ: + Tổ chức xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác Thông tin khoa học xã hội và quân sự trong Học viện và theo dõi kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã đề ra; + Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT trong Học viện. Tổ chức tạo nguồn, thu thập, bảo quản và lƣu giữ nguồn tài liệu, tƣ liệu về khoa học xã hội và nhân văn, quân sự. Xây dựng đƣợc vốn tài liêụ đáp ứng nhu cầu phát triển giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện.Đăm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đúng đối tƣợng. Nghiên cứu phƣơng
32. thức tổ chức, sắp xếp bảo quản vốn tài liệu hợp lý nhằm phục vụ bạn dọc một cách có hiệu quả; + Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ vào hoạt động thông tin - thƣ viện; + Hƣớng dẫn và chỉ đạo các đơn vị đầu mối trong Học viện về công tác tổ chức TT - TV. Tổ chức bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện và những giáo viên làm công tác kiêm nghiệm công tác Thông tin khoa học ở các đơn vị đầu mối trong Học viện.Hƣớng dẫn NDT trong Học viện về kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin tƣ liệu; + Tuyên truyền và phổ biến kiến thức khoa học và các thành tự khoa học xã hội nhân văn và quân sự cũng nhƣ các ngành hoa học khác; + Phối hợp các đơn vị trong và ngoài quân đội xuất bản các ấn phẩm thông tin khoa học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin giữa các đơn vị, cơ quan TT- TV trong và ngoài Quân đội; + Ứng dụng hiệu quả CNTT vào các khâu trong hoạt động TT- TV: Tiến tới làm chủ CNTT trong hoạt động thông tin tƣ liệu ( thƣ viện điện tử) và ngân hàng dữ liệu ( CSDL toàn văn và CSDL thƣ mục). - Bộ máy tổ chức của Phòng:
33. Phòng Thông tin KHQS Ban Ban Thông tin Thƣ viện Tổ chế Tổ xử Tổ xử Tổ Tổ Tổ cấp bản lý lý tài phục vụ phục vụ phát liệu đầu phòng SGK, điện tử thông phòng tin vào mƣợn đọc GT Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Phòng Thông tin KHQS Phòng Thông tin KHQS gồm hai bộ phận : Ban Thông tin và Ban Thƣ viện. Ban Thông tin có các nhiệm vụ: + Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệu sách mới, các hoạt động thông tin thƣ mục tạo điều kiện cho độc giả khai thác và sử dụng thông tin có hiệu quả; + Bảo đảm việc biên soạn, in ấn, tổ chức dịch vụ và các hoạt động thông tin; + Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác dữ liệu; + Xử lý thông tin và khai thác CSDL; + Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và các đề tài nghiên cứu khoa học; + Quản lý thƣ viện điện tử. Ban Thƣ viện có các nhiệm vụ: + Tiến hành bổ sung và xử lý tài liệu, đáp ứng nhu cầu, phục vụ tài liệu đủ và đúng đối tƣợng. Phục vụ tốt nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập;
34. + Xây dựng đƣợc hệ thống đƣợc hệ thống tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nghiên cứu, tổ chức, sắp xếp tài liệu một cách khoa học; + Quan hệ, trao đổi tàu liệu với các đơn vị trong và ngoài quân đội; +Tổ chức phục vụ tài liệu cho NDT trong Học viện. Ban Thông tin và Ban Thƣ viện đóng vai trò hết sức quan trong không thể thiếu trong hoạt động của Phòng Thông tin KHQS.Mỗi ban đều có những nhiệm vụ khác nhau nhƣng lại ảnh hƣởng qua lại lẫn nhau. 2.4. Khảo sát thực tếT hư viêṇ Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣ Phòng Thông tin KHQS ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình góp phần vào việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của Học viện. Để có thể thấy rõ đƣợc Phòng Thông tin KHQS, tôi sẽ tìm hiểu Phòng thông qua bốn yếu tố: cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin, cán bộ thƣ viện, ngƣời dùng tin. 2.4.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật Hệ thống cơ sở vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật ngày càng đƣợc đầu tƣ với chất lƣợng và hiệu quả ngày càng đƣợc nâng cao. Ngày nay Phòng Thông tin KHQS đã có một cơ ngơi khang trang rộng rãi, nằm ở vị trí trung tâm của Học viện. Tòa nhà đƣợc thiết kế thành nhiều bộ phận chức năng nhƣ: Phòng mƣợn, Phòng cấp phát sách giáo khoa, Phòng đọc tổng hợp, Phòng đọc điện tử Diện tích các Phòng đều đƣợc mở rộng và đƣợc bố trí tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, học viên đến thƣ viện. Ngoài ra, Phòng còn đƣợc trang bị các thiết bị hiện đại nhƣ máy tính, máy photo, máy in laze, máy scan tài liệu, máy ép plastic cùng với hệ thống giá sách, tủ trƣng bày, Hệ thống điều hòa và máy hút bụi cải thiện môi trƣờng làm việc của cán bộ và đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu. Cơ sở vật chất và các phƣơng tiện kỹ thuật ngày càng đƣợc đầu tƣ và cải thiện đã góp phần không nhỏ trong hiệu quả hoạt động của Phòng Thông tin KHQS. 2.4.2. Nguồn lực thông tin Tài liệu truyền thống
35. Nguồn lực thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong các cơ quan TT-TV. Trƣớc đây để đánh giá một cơ quan TT-TV, ngƣời ta thƣờng đánh giá thông qua nguồn lực thông tin của cơ quan TT-TV đó. Ngày nay tuy có những thay đổi nhƣng nguồn lực thông tin vẫn đƣợc xem là một yếu tố quan trọng để đánh giá một cơ quan TT-TV. Nhận thức đƣợc điều đó, lãnh đạo của Phòng đã chú trọng đến công tác bổ sung tài liệu đáp ứng đủ nhu cầu của NDT trong Học viện. Năm 2011, thƣ viện đã bổ sung đƣợc 495 tên sách = 2087 cuốn, 260 tƣ liệu, 120 tên tạp chí = 3.830 bản, 35 tên báo các loại, 96 luận văn, luận án, các công trình khoa học.[18] Hiện nay, Phòng Thông tin KHQS đang sở hữu một lƣợng tài liệu khá lớn về các ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự, trong đó: - Sách: có khoảng 90. 000 cuốn tƣơng đƣơng với 10.000 tên sách về các môn loại: chính trị, triết học Mác-Lê nin, sách văn học, sách về xã hội học, dân tộc học, lịch sử, tâm lý - Tƣ liệu : có khoảng hơn 6.000 bản về các ngành khoa học xã hội và nhân văn, các luận văn. Luận án. Công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài - Báo, tạp chí: Thƣ viện có một lƣợng lớn báo, tạp chí với khoảng 200 tên báo và tạp chí các loại (trong đó 135 tên tạp chí và 65 tên báo ) ở các ngành kinh tế chính trị xã hội khác nhau. Có nhiều loại báo và tạp chí từ năm 1950 đã đƣợc Phòng lƣu giữ đóng quyển và bảo quản trong kho để sử dụng lâu dài nhƣ Báo Nhân dân, báo Quân đội Nhân dân, Tạp chí Cộng sản Ngoài ra còn có hàng trăm băng ghi âm, ghi hình, đĩa CD-ROM có giá trị cao phục vụ công tác nghiên cứu, học tập của NDT trong Học viện. Tài liệu đƣợc phân bố trong kho tƣ liệu nhƣ sau: - Phòng đọc là nơi có số lƣợng tên tài liệu lớn nhất với số lƣợng là 8.500 tên tài liệu với 10.000 cuốn; - Phòng mƣợn với số lƣợng tài liệu là 30.000 cuốn với 8.000 tên tài liệu; - Phòng giáo khoa giáo trình có gần 50.000 cuốn với 800 tên sách; Xét theo môn loại tri thức, sự phân bố nguồn tƣ liệu của thƣ viện nhƣ sau: Sách về khoa học xã hội và nhân văn: 6.000 tên ( chiếm 55% về số bản sách);
36. Sách về quân sự: có gần 1.500 tên ( chiếm khoảng 15 % về số bản sách); Sách văn học : gần 2000 tên sách (chiếm 20% về số bản sách); Ngoài ra còn có các môn loại khác nhƣ địa lý, ngoại ngữ, tin học, lịch sử, khoa học tự nhiên , tin học với 100 tên sách. Sách đƣợc xếp giá và bảo quản ngay tại kho của thƣ viện. Tài liệu điện tử Sự phát triển nhanh chóng của CNTT đã làm thay đổi lớn trong công tác TT-TV. Trƣớc tình hình đó, cán bộ lãnh đạo của Phòng đã nhạy bén nắm bắt tình hình ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan mình. Hiện nay, Phòng đang xúc tiến việc xây dựng CSDL ( CSDL thƣ mục và CSDL toàn văn ) đƣợc cập nhật trên Website của Học viện, kết nối mạng Intratnet của trung tâm thông tin KHQS / Bộ Quốc Phòng. Bên cạnh đó, Phòng cón tiến hành mua và trao đổi CSDL với các cơ quan TT-TV khác. Các CSDL đƣợc ghi trên CD-ROM với hàng ngàn biểu ghi. Nhƣ vậy, NDT có thể khai thác CSDL trên máy tính điện tử có kết nối mạng LAN của Học viện. Hiện nay, Thƣ viện Học viện chính trị đang tiến hành xây dựng và quản trị CSDL: CSDL toàn văn và CSDL thƣ mục ( sách, báo, tạp chí, tƣ liệu, luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học ) với hàng chục ngàn biểu ghi và 1.000.000 trang A4. Cùng với các CSDL là ấn phẩm điện tử với số lƣợng hàng trăm CD -ROM, băng đĩa ghi hình, ghi âm các loại Đây là nguồn tài liệu điện tử hết sức quý giá. 2.4.3. Cán bộ Cán bộ thƣ viện đƣợc coi là "linh hồn" của bất cứ một cơ quan thông tin thƣ viện nào. Ngƣời cán bộ thƣ viện ngày nay không chỉ giỏi về chuyên ngành thƣ viện mà còn phải có kiến thức về CNTT mà còn có kiến thức CNTT mà còn có kiến thức về các ngành khoa học khác. Hiện nay, Phòng Thông tin KHQS có 20 cán bộ. Trong đó có 7 ngƣời là sỹ quan, 11 ngƣời là sỹ quan chuyên nghiệp , 2 ngƣời là quân nhân viên quốc phòng. Về trình độ, đội ngũ cán bộ của thƣ viện có: 01 Tiến sỹ, 04 Thạc sỹ, 07 cử nhân, và 09 cao đẳng, trung cấp. Về chuyên môn, ngoài những cán bộ đƣợc đào tạo về chuyên ngành TT-TV thì còn có cán bộ đƣợc đào tạo ở các chuyên ngành khác nhƣ CNTT, văn thƣ lƣu trữ, công tác Đảng,
37. Biên chế của đơn vị đƣợc phân bổ nhƣ sau: - Chỉ huy Phòng có 02 cán bộ: + 01 Trƣởng phòng + 01 Phó phòng - Trƣởng ban: có 02 cán bộ gồm: + Trƣởng ban Thông tin + Trƣởng ban Thƣ viện - Trợ lý: 03 ngƣời - Nhân viên: 13 ngƣời Cán bộ ở phòng đều là những ngƣời có năng lực, nhiệt tình trong công việc, năng động và ham học hỏi. Họ là một trong những nhân tố quan trọng giúp Phòng hoàn thành tốt đƣợc nhiệm vụ đƣợc giao. 2.4.4. Ngƣời dùng tin của Học viện Học viện Chính trị là một trung tâm lớn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ chính trị và nghiên cứu khoa học về các ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự. Đối tƣợng đào tạo trong Học viện hết sức đa dạng và phong phú. Họ là những cán bộ cấp chiến thuật, chiến dịch cho cán bộ cấp chiến lƣợc ở nhiều cấp học, bậc học và chuyên ngành đào tạo ở trình độ sau đại học. Điều này đã làm cho đối tƣợng ngƣời dùng tin hết sức phong phú và đa dạng. Xuất phát từ tình hình đó việc lựa chọn và phục vụ thông tin khoa học cần phải phân chia thành các nhóm để phục vụ đúng nhu cầu. Chúng ta có thể phân chia thành ba nhóm NDT cơ bản và dựa trên cơ sở đó xem xét nhu cầu tin của họ nhƣ sau: - Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo (Ban giám đốc Học viện, Thủ trƣởng các Phòng, khoa, hệ, viện Khoa học Xã Hội và Nhân văn/ Bộ Quốc Phòng). Tuy số lƣợng NDT ở nhóm này không lớn nhƣng lại rất quan trọng, họ vừa là NDT lại vừa là chủ thể thông tin ở Học viện Chính trị Để đảm bảo thông tin cho nhóm này phải đáp ứng tính cập nhật, nội dung thông tin vừa có tính tổng kết , vừa có tính dự báo, vừa có diện rộng, vừa có tính khái quát trên tất cả các lĩnh vực khoa học, các tài liệu chính trị xã hội, kinh
38. tế, quân sự, giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản, chủ trƣơng của Đảng, Nhà nƣớc và Quân đội. Họ là những ngƣời ra các quyết định về lãnh đạo, quản lý, đề ra các chủ trƣơng, mục tiêu, kế hoạch và các chƣơng trình hành động của Học viện. Nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng. Do cƣờng độ làm việc cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng và xúc tích. Hình thức phục vụ thƣờng là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các thông tin chuyên đề, các thông tin dữ kiện Phƣơng thức phục vụ cho họ là cung cấp thông tin đến từng ngƣời cụ thể theo yêu cầu của họ. Phần lớn cán bộ lãnh đạo còn tham gia các hoạt động nghiên cứu và giảng dạy, chính vì vậy ngoài thông tin phục vụ lãnh đạo để ra các quyết định, họ còn cần những thông tin chuyên sâu về khoa học. Cán bộ lãnh đạo cũng là đối tƣợng tạo ra các nguồn tin có giá trị cao. Chính vì vậy, Phòng Thông tin KHQS cần phải tranh thurkhai thác triệt để nguồn tin này bằng cách trao đổi, tiếp xúc để tạo thêm nguồn thông tin cho Học viện. - Nhóm 2: Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu. Họ là chủ thể trong hoạt động thông tin tích cực và năng động nhất. Đây là những ngƣời thƣờng xuyên sử dụng thông tin và cũng là những ngƣời cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học, các đề xuất, kiến nghị các dự án Nhu cầu tin của họ thƣờng tập trung chuyên sâu vào các chuyên ngành họ tham gia giảng dạy hoặc tiến hành các công trình nghiên cứu khoa học. Thông tin cung cấp cho họ phải có tính mới và có giá trị khoa học cao. Thời gian nghiên cứu tài liệu của họ lại có hạn phụ thuộc vào thời gian hoàn thành các công trình nghiên cứu , các đề tài Các loại hình tài liệu mà họ cần thƣờng là các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học đi trƣớc, từ điển, cẩm nang, sổ tay, các tài liệu hội thảo, hội nghị, Nhu cầu tin của họ là chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm là sách, báo, tạp chí, tài liệu, tài liệu điện tử, thông tin trên mạng. Ngoài ra còn các tài liệu là sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu bổ trợ về chuyên ngành của họ. Các công trình nghiên cứu trong và ngoài nƣớc, các tài liệu nƣớc ngoài là những tài liệu quý mà họ quan tâm song những tài liệu này lại có số lƣợng ít và hiếm.
39. - Nhóm 3: Học viên đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính ủy, chính trị viên, đào tạo giảng viên chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự. Đây là đối tƣợng NDT đông đảo nhất và thƣờng xuyên nhất của Phòng Thông tin KHQS. Nhu cầu thông tin của họ hết sức đa dạng từ các tài liệu phục vụ việc học tập là các tài liệu giáo khoa, giáo trình, đến các tài liệu có giá trị khoa học cao nhƣ các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học. Nhóm NDT này đa phần đã tốt nghiệp một trƣờng sỹ quan, đã có thời gian công tác thực tế ở các đơn vị trong toàn quân, đƣợc đào tạo tại Học viện chính trị, khi tôt nghiệp họ sẽ trở thành cán bộ chính trị cấp trung đoàn, sƣ đoàn, một trong số họ sẽ trở thành các giảng viên, cán bộ nghiên cứu về khoa học xã hội nhân văn và quân sự ở các trƣờng, các học viện. Nhu cầu tin của họ hết sức đa dạng xuất phát từ yêu cầu của chuyên ngành đào tạo về chính trị quân sự. Do thời gian trên lớp nhiều, thời gian tự nghiên cứu hạn chế nên họ cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đày đủ. Hình thức thông tin của họ phổ biến là các sách giáo khoa, sách giáo trình, sách tham khảo trực tiếp về môn học hoặc về chuyên ngành đào tạo. Do chƣa có thói quen sử dụng thƣ viện nên họ thƣờng gặp bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm thông tin. Chính vì vậy, cán bộ phải chú ý giới thiệu nguồn lực thông tin, hệ thống mục lục của thƣ viện, các tài liệu tra cứu và phƣơng thức tìm tin trên máy tính của thƣ viện cho họ, nhanh chóng nắm bắt và sử dụng có hiệu quả. Sự phân chia các nhóm NDT ở đay chỉ mang tính chất tƣơng đối vì các đối tƣợng đƣợc đào tạo ở đay là những ngƣời đã tốt nghiệp ít nhất một trƣờng đại học, học viện trong và ngoài quân đội. Họ là những ngƣời đã trải qua một thời gian công tác thực tế ở các đơn vị bộ đội, đã đảm nhiệm cƣơng vị chỉ huy, lãnh đạo hay giáo viên trong các trƣờng hoặc các đơn vị. Họ là những ngƣời có đời sống vật chất và tinh thần hết sức phong phú và đa dạng vì họ từ khắp mọi miền của Tổ quốc về đây học tập. Chính vì vậy,họ không chỉ quan tâm đến các vấn đề thuộc lĩnh vực học tập và giảng dạy mà họ cần hiểu biết sâu sắc các lĩnh vực khác nhƣ kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật Những vấn đề mà NDT quan tâm bao gồm: - Tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của đất nƣớc cũng nhƣ hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội ở Việt Nam; - Đƣờng lối quân sự của Đảng: Về quốc phòng toàn dân về chiến tranh nhân dân, về nghệ thuật quân sự Việt Nam, lịch sử quân sự ;
40. - Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học, kỹ thuật, công nghệ, quân sự của thế giới, đặc biệt là tình hình chính trị, quân sự cũng nhƣ kinh tế các nƣớc khu vực ASEAN. Nhu cầu thông tin của bạn đọc đối với thƣ viện Học viện Chính trị tuy rất lớn, đa dạng, chuyên sâu, phong phú ; nhƣng tập trung về mặt chính trị - quân sự. Vì vậy, cán bộ thƣ viện không chỉ nắm nhu cầu tin của từng nhóm, hay trình độ ngƣời dùng tin, bạn đọc mà còn phải nắm nhu cầu tin của những ngƣời cụ thể khi có yêu cầu tin, để từ đó có những phƣơng hƣớng, biện pháp đáp ứng cho sát hợp.[7] 2.5. Tóm lược Qua khảo sát bốn yếu tố cấu thành nên thƣ viêṇ cho thấy thƣ viêṇ Hoc̣ viêṇ Chính tri ̣ có nguồn lực thông tin lớn, cơ ngơi khang trang đƣơc̣ trang bi ̣đầy đủ các thiết bi ̣ đảm bảo cho thƣ viêṇ hoaṭ đôṇ g tốt , cán bộ thƣ viện có trình độ , yêu nghề , NDT trong thƣ viêṇ đông đảo . Đó chính là cơ sở quan troṇ g taọ điều kiêṇ thuâṇ lơị để xây dƣṇ g Thƣ viêṇ Điêṇ tƣ̉ Hoc̣ viêṇ Chính trị.
41. Chƣơng 3 Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị 3.1. Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện chínhtrị. Ngày nay, CNTT đã phát triển và tác động đến tất cả các lĩnh vực trong đời sống kể cả ngành TT-TV. CNTT đã làm cho các hoạt động thông tin tƣ liệu thay đổi trong tất cả các khâu nghiệp vụ. Tháng 12 năm 1997 với sự xuất hiện của Internet ở Việt Nam đã đánh dấu bƣớc phát triển mới. Các hình thức thƣ viện số đã manh nha xuất hiện. Đến nay, đã có rất nhiều dự án TVĐT đang đƣợc tiến hành ở Việt Nam. Sự xuất hiện của hình thức thƣ viện mới này đã làm thay đổi các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện và mở ra sự liên kết, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan với nhau. Thấy đƣợc ƣu điểm của TVĐT và sự phát triển sang hình thức này là điều tất yếu trong tiến trình phát triển của các cơ quan TT-TV ở Việt Nam. Chính vì vậy Lãnh đạo Bộ Quốc phòng mà trực tiếp là Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự đã xây dựng và triển khai dự án xây dựng TVĐT trong đơn vị trong Quân đội. Từ năm 2004 đến 2006 Bộ Quốc phòng mà trực tiếp là Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự / Bộ Quốc phòng đã triển khai và xây dựng thành công Dự án "Xây dựng hệ thống thƣ viện điện tử Ngành Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trƣờng quân sự" - Dự án thƣ viện điện tử giai đoạn 1 cho 06 đơn vị, trong đó có Học viện Chính trị. Hiện nay, Trung tâm Thông tin KHQS đang tiếp tục triển khai Dự án "Thƣ viện số dùng chung trong Bộ Quốc phòng" (Dự án TVĐT giai đoạn 2) cho 25 đầu mối cơ quan và đơn vị. Đây là những tiền đề rất quan trọng tạo cơ sở cho sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống thƣ viện điện tử trong toàn quân, đặc biệt là ở các học viện, nhà trƣờng quân đội. Tại Học viện Chính trị, Thƣ viện điện tử đƣợc đƣa vào hoạt động vào tháng 12 năm 2006. Hiện nay, Thƣ viện vẫn đang tích cực tiến hành số hóa tài liệu, hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện điện tử.
42. Các mạng máy tính của các đầu mối cơ quan và đơn vị đƣợc kết nối từ xa qua đƣờng truyền dữ liệu quân sự; xây dựng đƣợc hệ thống TVĐT cho phép liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thƣ viện thành viên, cho phép tra cứu thông tin từ bất kỳ điểm kết nối nào trong hệ thống một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác; xây dựng đƣợc kho tƣ liệu điện tử dồi dào, hồi cố tƣ liệu đã xây dựng từ trƣớc cho chuẩn hoá với hệ thống mới; dữ liệu số hoá là nguồn thông tin rất có giá trị trên hệ thống TVĐT phục vụ ngƣời dùng tin tại đơn vị và toàn quân thông qua hệ thống Mạng Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng Quân sự (mạng MISTEN); nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên, qua đó cũng từng bƣớc đổi mới phƣơng pháp làm việc. Hệ thống TVĐT này làm biến đổi về chất từ tổ chức quản lý đến hoạt động nghiệp vụ thông tin - tƣ liệu - thƣ viện: từ khâu khai thác bổ sung, thu thập nguồn tin đến việc xử lý, tổ chức lƣu giữ, tra cứu và phổ biến thông tin tƣ liệu; và có vai trò quan trọng trong phục vụ nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học cho ngƣời dùng tin ở các học viện, nhà trƣờng quân đội. Hệ thống TVĐT đã góp phần đắc lực trong tổ chức quản lý và hoạt động nghiệp vụ thông tin - tƣ liệu - thƣ viện ở Học viện cũng nhƣ phục vụ nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của ngƣời dùng tin trong Học viện và những đơn vị có kết nối mạng MISTEN. 3.2. Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử. Một thƣ viện thông thƣờng đƣợc cấu thành bởi bốn yếu tố đó là: cơ sở vất chất, nguồn lực thông tin, cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin. Cũng giống nhƣ một thƣ viện thông thƣờng, thƣ viện điện tử cũng đƣợc cấu thành bởi bốn yếu tố đó. Nhƣng về bản chất, ở thƣ viện điện tử thì nội hàm của bốn yếu tố đó có những thay đổi và có những thay đổi ở mỗi một cơ quan TT - TV riêng. Điều này cũng đƣợc thể hiện trong thƣ viện điện tử ở Học viện Chính trị. 3.2.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật * Về phần cứng, mạng: - Máy vi tính đã đƣợc sử dụng tại Phòng Thông tin từ những năm 2000. Từ đó đến nay, việc đầu tƣ các kinh phí cho các trang thiết bị tin học phục vụ công tác chuyên môn và
43. phục vụ bạn đọc luôn đƣợc chú ý quan tâm. Đến nay các ban trong Phòng đều đƣợc trang bị máy vi tính để kết nối với hệ thống mạng của Học viện. + Máy chủ: Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị có 03 máy chủ cấu hình cao.Trong đó 01 máy chủ chứa trang web của Học viện, 01 máy chủ chứa phần mềm ILIB, 01 máy chủ làm dữ liệu phần mềm DLIB ( máy chủ Dlib dùng để chứa các tài liệu đã đƣợc số hóa và chƣơng trình tra cứu dữ liệu số) . + Máy trạm: Thƣ viện điện tử của Học viện Chính trị có 62 máy trạm đƣợc bố trí ở hai phòng đọc điện tử và các máy ở các phòng.Trong đó có 08 máy tính phục vụ tra cứu tài liệu, 16 máy tính làm ông tác nghiệp vụ và 38 máy tính đặt ở phòng đọc điện tử phục vụ giảng viên, cán bộ, học viên trong Học viện. - Hệ thống mạng: + Mạng nội bộ : Các máy tính trong Phòng và các máy tính ở các đơn vị đều đƣợc nối với mạng LAN của Học viện và mạng MISTEN. Mạng LAN giúp cho các hệ, các khoa, các lớp trong Học viện có thể khai thác thông tin từ Phòng Thông tin KHQS một cách dễ dàng. Mạng MISTEN giúp cho các đơn vị trong quân đội có thể khai thác trao đổi thông tin với nhau. + Mạng diện rộng: Ngoài hệ thống mạng cục bộ, trong Học viện cũng đƣợc kết nối với mạng INTERNET với đƣờng truyền cao. - Ngoài ra, tại thƣ viện điện tử Học viện Chính trị cũng đƣợc trang bị các thiết bị khác nhƣ: 02 máy scan, máy in ( máy in laze, máy in kim), máy photo, thiết bị đọc mã vạch, * Về phần mềm: Hiện nay, các phần mềm đƣợc khai thác, sử dụng tại thƣ viện điện tử có thể chia thành các nhóm khác: - Phần mềm hệ thống: Chủ yếu sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows nhƣ Windows XP cho các máy trạm; - Phần mềm văn phòng: chủ yếu là sử dụng các phần mềm Microsoft Office 2003 ;
44. - Phần mềm về an toàn, an ninh mạng: tại thƣ viện điện tử Học viện Chính trị có trang bị các phần mềm diệt virut để bảo đảm an ninh cho các dữ liệu số hóa ở cơ quan nhƣ : Kaspersky và phần mềm BKAV. Đây là hai phần mềm diệt virut có tính năng bảo mật cao trên thị trƣờng Việt Nam. Để bảo đảm an toàn dữ liệu, hệ thống còn cài đặt các phần mềm để khôi phục hoặc cứu dữ liệu bị xóa nhƣ: Recover My Files, data Back hoặc Restoration. - Phần mềm quản trị thƣ viện điện tử: Thƣ viện điện tử Học viện chính trị sử dụng phần mềm ILIB 4.0 và phần mềm Dlib. Phần mềm Ilib 4.0 là phần mềm tích hợp quản lý thƣ viện do công ty CMC cài đặt và chuyển giao cho thƣ viện điện tử Học viện chính trị tháng 12 năm 2005. Phần mềm này có những nhóm chức năng cơ bản sau: + Nhóm quản lý chƣơng trình và quản trị hệ thống: Quản trị ngƣời dùng của hệ thống theo cơ chế phân quyền, đảm bảo cho hệ thống chạy thông suốt và liên tục. Theo dõi đƣợc các thao tác ngƣời sử dụng đã thực hiện trong hệ thống. + Chức năng ngƣời sử dụng: Ngƣời sử dụng tra cứu Multimedia, kết nối qua mạng LAN, mạng Internet hoặc truy cập từ xa.Hiện nay hệ thống cho phép ngƣời sử dụng tra cứu trực tuyến thông tin qua mạng LAN của Học viện chính trị cũng nhƣ mạng MISTEN, khai thác thông tin từ các CSDL tra cứu Z39.50. Tra cứu theo các mức đơn giản và nâng cao, tra cứu chính xác và nhanh chóng, cung cấp tích hợp các các dịch vụ tích hợp các dịch vụ tra cứu giúp bạn đọc dễ dàng tra cứu thông tin. + Bổ sung tài liệu: Chức năng này liên quan đến thực hiện các nghiệp vụ bổ sung của thƣ viện qua mua, trao đổi biếu tăng.Quản lý hoạt động bổ sung qua phần mềm: đặt và nhận tài liệu, theo dõi tình trạng đặt và nhận tài liệu, kiểm soát các nguồn bổ sung, quản lý quỹ, các báo cáo phục vụ công tác quản lý. + Nhóm biên mục tài liệu:
45. Chức năng này cho phép xây dựng thực hiện thao tác biên mục và kiểm soát quy trình xây dựng CSDL tiết kiệm công sức.Quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu ( sách, báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn, địa chí ) theo tiêu chuẩn MARC21. Ở thƣ viện Học viện chính trị mô tả tài liệu theo ISBD, sử dụng khung phân loại 19 lớp của thƣ viện Quốc gia Việt Nam.Lƣu trữ và tìm kiếm tƣ liệu số.Xuất/ nhập dữ liệu thƣ mục với các hệ thống khác dựa trên khổ mẫu MARC21. + Quản lý lƣu thông: Chức năng này cho phép thực hiện quản lý lƣu thông tài liệu tại các phòng phục vụ bạn đọc. Các hoạt động mƣợn trả tài liệu, thông tin Học viện. + Quản lý các xuất bản phẩm nhiều kỳ: quản lý đặt - nhận, giao nhận, lƣu thông và tra cứu. + Quản lý bạn đọc: ứng dụng mã vạch trong hoạt động nghiệp vụ, các thông tin về bạn đọc.áp dụng các chính sách phục vụ thống kê và phân tích tài liệu. Việc cài đặt và chuyển giao phần mềm đƣợc thực hiện thông qua các lớp huấn luyện chuyển giao do công ty CMC thực hiện tại thƣ viện HVCT cho đội ngũ cán bộ thƣ viện. Nhân viên thƣ viện đã làm chủ đƣợc phần mềm cả lý thuyết và thực hành, trên thực tế đã đƣa vào hoạt động và phát huy tác dụng tốt. * Phần mềm thƣ viện Dlib Phần mềm Dlib đƣợc chuyển giao vào tháng 11 năm 2006 để quản lý dữ liệu số trong thƣ viện điện tử. Quản lý dữ liệu văn bản, âm thanh, video, kỹ thuật số.Phần mềm cung cấp khả năng siêu dữ liệu cho các tƣ liệu số theo DCMI, tra cứu và trao đổi siêu dữ liệu bằng khuôn dạng XML . Phần mềm cung cấp khă năng truy cập để đảm bảo tính bảo mật và phân quyền sử dụng các tƣ liệu số. Ngƣời dùng tin có thể truy cập đến các tài liệu số hóa. Các chức năng cơ bản của Phần mềm DLIB: + Thu thập và bổ sung các tƣ liệu cần số hóa; + Số hóa và xử lý các dữ liệu thu thập đƣợc; + Biên mục, nhập CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm; + Tổ chức thông tin, khai thác, tra cứu các ấn phẩm dữ liệu số;
46. + Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin; Phần mềm ILIB kết hợp với phần mềm DILIB đã góp phần hiện đại hóa thƣ viện một cách toàn diện,nhằm giúp nâng cao năng lực và vai trò quản lý thƣ viện trong môi trƣờng điện tử. 3.2.2. Nguồn lực thông tin: Giống nhƣ một thƣ viện truyền thống thông thƣờng thì nguồn lực thông tin trong TVĐT đóng vai trò hết sức quan trọng. Một "TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc "quản lý thông tin " để sử dụng vào mục đích có ích"[ thƣ viện điện tử kiểu nào]. Chính vì vậy các nhà quản lý phải tập trung vào xây dựng các bộ sƣu tập số cho thƣ viện của mình. Từ khi xây dựng thƣ viện điện tử đến nay thì lãnh đạo của Phòng luôn chú trọng quan tâm đến việc xây dựng một kho tài liệu điện tử. Vấn đề số hóa tài liệu luôn đƣợc đầu tƣ và triển khai thực hiện một cách bài bản. Việc lựa chọn và phân loại tài liệu cần số hóa là một công việc hết sức khó khăn. Tài liệu số hóa phải là những tài liệu có tần suất sử dụng lớn có hàm lƣợng tri thức cao, vừa số hóa tài liệu mới lại vừa số hóa tài liệu cũ nhƣng có giá trị khoa học cao. "Số hóa tài liệu là một công nghệ phức hợp đồi hỏi đầu tƣ nhiều tiền bạc, công sức cho việc trang bị các thiết bị và phần mềm tƣơng thích, xử lý tài liệu trong qua trình số hóa" [1] Tài liệu có thể đƣợc số hóa theo những cách thông thƣờng nhƣ: Scan tài liệu hoặc nhập thông tin bằng máy tính.Quy trình số hóa tài liệu ở Thƣ viện điện tử Học Viện Chính Trị gồm các bƣớc: Lựa chọn tài liệu số hóa => Scan tài liệu => Nhận dạng (Sử dụng chƣơng trình nhận dạng chữ viết để chuyển ảnh của văn bản thành các tập tin văn bản) => Sửa lỗi Tài liệu số hóa hầu hết đƣợc định dạng ở dạng PDF của Adobe Acrobat. Tài liệu có dạng Microsoft Word sang định dạng PDF của Adobe Acrobat. Một số tài liệu đã đƣợc quét trên máy scan theo định dạng PDF đƣợc nhận dạng sang dạng văn bản bằng phần mềm có bản quyền là VnDOCR 3.0 của Phòng Nhận dạng và Công nghệ Tri thức - Viện Công nghệ Thông tin để chuyển hóa tài liệu sang dạng Microsoft Word (doc ). - Theo số liệu báo cáo đến năm 2010 đã xử lý đƣợc 8.500 bảng ghi CSDL và số hóa đƣợc 15.000 trang dữ liệu toàn văn; in ấn, nhân bản đƣợc 6.000 trang tài liệu. Năm 2011 đã xử lý đƣợc 2500 biểu ghi CSDL, số hóa đƣợc 15.000 trang dữ liệu toàn văn; in ấn, nhân bản đƣợc
47. 5.000 trang tài liệu. Xây dựng và triển khai kế hoạch số hóa, hồi cố tài liệu năm 2011 là 50.000 trang, 5.000 biểu ghi CSDL. Hiện nay, TVĐT của Học viện đã tích hợp đƣợc 35.125 biểu ghi thƣ mục vào hệ thống thƣ viện điện tử. Các tài liệu đƣợc lựa chọn để lƣu giữ và lƣu thông trong hệ thống thƣ viện điện tử là tài liệu phục vụ nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học tại học viện. Quy trình xử lý nhƣ sau: Xử lý thông tin trực tiếp trên tài liệu => biên mục trên máy => kiểm soát đƣa vào hệ thống tích hợp => dán mã vạch => xếp kho => lƣu thông. Đến nay, Học viện đã hồi cố trên 30.000 tên sách, tài liệu. Bảo quản nguồn tài liệu số là vấn đề có ý nghĩa quan trọng. Ở thƣ viện điện tử Học viện chính trị nguồn thông tin điện tử đƣợc bảo đảm an toàn trên cơ sở sử dụng phần diệt virut là: Kaspersky và phần mềm BKAV. Đây là hai phần mềm diệt virut có tính năng bảo mật tốt trên thị trƣờng Việt Nam. Ngoài ra tài liệu còn đƣợc lƣu giữ tài liệu ở ổ cứng di động hoặc ổ cứng DATA (ổ DATA là nơi lƣu giữ tài liệu số và các file backup dữ liệu từ ổ DATA này). Trong trƣờng hợp sử dụng, nếu vô tình xóa ở file dữ liệu quan trọng nào đó mà ta không biết thì có thể dùng các phần mềm để khôi phục hay cứu giữ liệu đã xóa nhƣ: Recover My Files, data Backhoặc Restoration. Chính vì vậy tài liệu điện tử ở thƣ viện luôn đƣợc bảo quản an toàn, không bị mất mát tài liệu điện tử. 3.2.3. Cán bộ thư viện: Cán bộ thƣ viện là ngƣời trung gian giữa NDT và hệ thống. Họ vừa là ngƣời phục vụ thông tin lại vừa là ngƣời tạo ra các sản phẩm TT-TV phục vụ nhu cầu tin cho các đối tƣợng NDT. Cán bộ thƣ viện trong thời đại ngày nay nhất là trong thƣ viện điện tử thì không chỉ phải đáp ứng nhu cầu về trình độ chuyên môn về TT - TV mà họ còn phải có kiến thức về CNTT để có thể tổ chức và quản trị TVĐT. Họ phải chủ động trong việc truy cập thông tin số hóa, tìm thông tin để đáp ứng nhu cầu tin cho độc giả và hƣớng dẫn tìm tin cho NDT trong TVĐT. Chính vì vậy, ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải biết quản trị TVĐT, tổ chức thông tin và tri thức số, phục vụ các dịch vụ tra cứu thông tin số, xử lý số hóa, lƣu giữ và bảo quản thông
48. tin số., biên mục, phân loại thông tin và tri thức số. Ngoài ra, cán bộ thƣ viện cần phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại nhƣ: máy tính, máy photo, máy scan tài liệu, máy in, Cán bộ thƣ viện phải biết rõ các tính năng và cách sử dụng các phân hệ của phần mềm quản trị thƣ viện điện tử, cũng nhƣ các phần mềm khác có trong thƣ viện. Thƣ viện điện tử ở Học viện Chính trị do Phòng Thông tin KHQS quản lý mà trực tiếp là Ban Thông tin chịu trách nhiệm số hóa tài liệu, quản lý hai phòng đọc điện tử, quản trị TVĐT. Cán bộ trong Ban thông tin gồm có 7 ngƣời. Chuyên ngành đào tạo của các cán bộ chủ yếu là về TT - TV và CNTT. Ngoài ra còn có những cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành khác nhƣ Lƣu trữ và Quản trị Văn phòng. Về trình độ: Cán bộ của ban là 03 Thạc sỹ về TT -TV, 2 cán bộ có trình độ trung cấp về CNTT, 01 cử nhân về Lƣu trữ học và quản trị văn phòng. Những cán bộ trong Ban Thông tin là những ngƣời năng động, nhiệt tình, ham học hỏi. Có những đ/c đang đƣợc bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công việc trong hoàn cảnh mới. 3.2.4. Người dùng tin Ngƣời dùng tin trong TVĐT thì cũng cần có những yêu cầu mới. Đó là kỹ năng tìm tin trên máy tính điện tử, kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ năng sử dụng thƣ viện điện tử, Chính vì vậy, NDT cũng cần phải học hỏi để sử dụng TVĐT, biến nó thành công cụ hữu ích cho việc học tập và nghiên cứu của mình. Ở Học viện Chính trị, do đối tƣợng đào tạo đa dạng, phong phú, từ nhiều chuyên ngành, cấp bậc khác nhau đã làm cho đối tƣợng phục vụ của thƣ viện điện tử cũng đa dạng và phong phú. Thƣ viện phải các định đƣợc đối tƣợng phục vụ của mình là ai để có thể chọn lọc, tìm mua các CSDL hợp với nhu cầu của NDT. Việc phân chia đối tƣợng NDT vừa giúp cho việc đáp ứng nhu cầu tin lại vừa giúp cho việc hƣớng dẫn NDT về các kỹ năng sử dụng TVĐT. Hiện tại, có thể phân chia NDT thành một số nhóm nhƣ sau: Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo ( Ban giám đốc học viện, thủ trƣởng các phòng ban, các khoa, các hệ, các viện ). Số lƣợng ngƣời dùng tin ở nhóm này không đông nhƣng lại đặc biệt quan trọng.Họ vừa là ngƣời dùng tin lại vừa là chủ thể thông tin.Họ là ngƣời đƣa ra những quyết định, mục tiêu, phƣơng hƣớng nhiệm vụ, kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. Chính vì
49. vậy thông tin cung cấp cho họ phải mang tính cập nhật, nội dung thông tin vừa mang tính tổng kết lại vùa mang tính dự báo, vừa có diện rộng lại vừa có tính khái quát trên các lĩnh vực khoa học, các tài liệu kinh tế chính trị xã hội,giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản chủ trƣơng, chính sách của Đảng, nhà nƣớc và quân đội. Nhu cầu tin của nhóm lãnh đạo quản lý hết sức đa dạng, phong phú. Do cƣờng độ lao động của họ cao nên thông tin cần phải cô đọng, súc tích. Hình thức phục vụ thƣờng là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, các ấn phẩm thông tin, bản tin Phần lớn cán bộ lãnh đạo của Học viện cũng tham gia vào công tácgiảng dạy và nghiên cứu khoa học. Chính vì vậy mà ngoài những thông tin về chủ trƣơng, chính sách, của Đảng và nhà nƣớc thì họ cũng cần đƣợc cung cấp thông tin chuyên sâu về các ngành khoa học, chuyên ngành. TVĐT giúp cho các cán bộ tiết kiệm đƣợc thời gian đến Thƣ viện. Họ vấn có thể sử dụng tài liệu khi trên giảng đƣờng hoặc ngay phòng làm việc. Đây là một ƣu điểm mà thƣ viện truyền thống không có đƣợc. Họ là những ngƣời có trình độ cao, có kiến thức về CNTT. Nhóm NDT này hầu nhƣ không thay đổi. - Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy. Họ vừa là những chủ thể thông tin, lại vừa là những ngƣời có nhu cầu thông tin cao. Họ thƣờng xuyên cung cấp thông tin khoa học qua những bài giảng, những công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài, các dự án Họ thƣờng quan tâm đến các tài liệu khoa học chuyên sâu và thực sự có giá trị nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu trên tài liệu lại rất ngắn. Họ thƣờng cần những tài liệu là các công trình nghiên cứu khoa học của những ngƣời đi trƣớc, cẩm nang, các tài liệu mới mang tính cập nhật của chuyên ngành của họ. Nhu cầu tin của những cán bộ giảng dạy là những tài liệu chuyên ngành sâu thuộc tất cả các loại hình: sách, báo, tạp chí, tài liệu, bản tin, luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học Họ cũng giống nhóm 1 đều là những NDT thƣờng xuyên, cố định của TVĐT. Họ đều là những ngƣời không có nhiều thời gian, và đã trang bị máy tính giúp cho việc sử dụng thƣ viện một cách dễ dàng. Họ đều là những ngƣời có trình độ cao dễ dàng nắm bắt các kỹ năng sử dụng TVĐT. Chính vì là đối tƣợng ít thay đổi nên việc hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện chỉ thực hiện khi có nhu cầu cá nhân. Nhóm 3: Học viên đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính ủy, chính trị viên.
50. Đây là lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo nhất, thƣờng xuyên nhất và biến động nhiều nhất. Nhu cầu tin của họ hết sức đa dạng là những tài liệu phục vụ cho việc học tập đến những tài liệu luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Nhu cầu đa dạng của họ phụ thuộc vào yêu cầu tính chất của chuyên ngành đào tạo. Hình thức thông tin của họ là những thông tin trong sách giáo khoa, giáo trình, báo, tạp chí, các sách tham khảo, luận văn, luận án có nội dung về môn học hoặc chuyên ngành đào tạo. Họ đều là những ngƣời có trình độ đã đƣợc đào tạo qua một trƣờng sỹ quan trong quân đội hoặc qua một trƣờng đại học ở bên ngoài. Qua công tác thực tiễn ở các đơn vị đào tạo trong toàn quân. Chính vì vậy, họ đã có kiến thức cơ sở về công nghệ thông tin. Đây là điều kiện thuận lợi, họ có thể sử dụng thƣ viện điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhƣng đây cũng là những đối tƣợng hay thay đổi nhất của thƣ viện, phụ thuộc vào thời gian họ học tập ở nhà trƣờng. Chính vì vậy, cần phải tổ chức các lớp hƣớng dẫn đầu khóa học. Họ là đối tƣợng hay sử dụng Phòng đọc điện tử do hệ thống mạng hoặc không có máy tính cá nhân. Họ cũng là những đối tƣợng nhanh nhẹn nhạy bén nắm bắt công nghệ. 3.3. Tóm lƣợc Học viện Chính trị là một cơ sở tiêu biểu đào tạo trong hệ thống Quân đội. Chính vì vậy, thƣ viện đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện. Qua tìm hiểu bốn yếu tố cấu thành nên TVĐT ở Học viện Chính trị là: nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất kỹ thuật, ngƣời cán bộ và ngƣời dùng tin cho thấy rằng Học viện đang coi trọng việc đổi mới, hiện đại hóa hệ thống TT-TV trong Học viện
51. CHƢƠNG 4 GIẢI PHÁ P NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ 4.1. Đánh giá, nhận xét về thƣ viện điện tử Học viện Chính trị 4.1.1. Ưu điểm Sự ra đời của thƣ viện điện tử Học viện Chính trị thể hiện sự nhanh nhẹn nhạy bén, nắm bắt xu hƣớng phát triển của thời đại trong lĩnh vực TT-TV của các cán bộ. Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị tuy mới xây dựng và phát triển đƣợc 5 năm nhƣng đã đóng vai trò quan trọng không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của Phòng Thông tin KHQS, Học viện Chính trị nói riêng và trong hệ thống thông tin quân đội nói chung.
52. Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị đã đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin, cung cấp những nguồn thông tin phục vụ tốt nhất cho giảng dạy, nghiên cứu, học tập cho các cán bộ, giảng viên và học viên trong toàn trƣờng. Trên cơ sở tìm hiểu hoạt động của thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị, chúng tôi thấy đƣợc TVĐT của Học viện có những mặt ƣu điểm sau: 1) Thƣờng xuyên nhận đƣợc sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo trong và ngoài Học viện. Từ khi bắt đầu xây dựng dự án "Xây dựng hệ thống Thƣ viện Điện tử Ngành Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trƣờng Quân sự " thì Thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị thƣờng xuyên nhận đƣợc sự quan tâm, chỉ đạo sát của các cấp lãnh đạo trong các hoạt động của Học viện. Thƣ viện Điện Tử Học viện Chính trị đƣợc xây dựng không chỉ với mục đích phục vụ thông tin cho cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện mà các cấp lãnh đạo xây dựng Thƣ viện thành một thƣ viện điện tử trong Bộ Quốc Phòng. Trên những chặng đƣờng phát triển của Thƣ viện đều có sự chỉ đạo của Ban giám đốc Học viện và các đ/c ở Thƣ viện Quân đội. 2) Đƣợc đầu tƣ cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ đầy đủ: Thƣ viện đã đƣợc đầu tƣ hệ thống máy móc, các trang thiết bị đáp ứng cho việc số hóa tài liệu, quản lý thông tin, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho NDT Với hệ thống máy tính hơn 60 máy tính. Trong đó có 03 máy chủ và hơn 60 máy trạm đã giúp phục vụ tốt nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử ở Phòng đọc điện tử. Với số lƣợng 03 máy chủ với các chức năng khác nhau đã giúp cho việc quản lý đƣợc tốt các hoạt động cũng nguồn thông tin số. Các trang thiết bị khác nhƣ: máy đọc mã vạch, máy scan tài liệu, máy in (máy in laze và máy in kim) Các trang thiết bị này đều sử dụng tôt, hỗ trợ cho các hoạt động của Thƣ viên Điện tử. 3) Hoạt động số hóa tài liệu đƣợc kế hoạch hóa, thƣờng xuyên thực hiện: Nguồn thông tin đƣợc coi là một trong những ƣu thế của các thƣ viện bất kể là truyền thống hay điện tử. Nguồn thông tin càng phong phú, các bộ sƣu tập số càng lớn thì càng thu hút sự NDT. Chính vì vậy việc số hóa tài liệu đƣợc quan tâm và thƣờng xuyên thực hiện.
53. Hàng năm, thƣ viện thƣờng bổ sung vào nguồn thông tin của mình hàng nghìn CSDL, số hóa đƣợc hàng nghìn trang dữ liệu toàn văn. 4) Các phần mềm quản lý thƣ viện hoạt động hiệu quả: Thƣ viện Điện tử Học viện Chính trị sử dụng hai phần mềm ILIB và DLIB để quản trị thƣ viện. Với các phân hệ hoạt động tốt nhƣ : phân hệ bổ sung, phân hệ lƣu thông, phân hệ tra cứu trục tuyến OPAC, phân hệ biên mục, Việc lựa chọn hai phần mềm này là phù hợp với quy mô, yêu cầu của thƣ viện. Hai phần mềm này kết hợp với nhau giúp hiện đại hóa thƣ viện một cách toàn diện. 5) Nguồn tin số hóa đƣợc bảo quản tốt: Việc số hóa tài liệu đƣợc thực hiện tốt ở thƣ viện. Tài liệu sau khi số hóa đƣợc bảo quản tốt. Để tránh virut phá hoại thông tin, thƣ viện đã sử dụng các phần mềm diệt virut đạt hiệu quả nhƣ: BKAV, Kaspersky. Hai phần mềm này có khả năng tiêt diệt các loại virut phổ biến ở Việt Nam. Còn để tránh mất mát dữ liệu, tài liệu số hóa đƣợc lƣu giữ ở các vị trí khác nhau là ổ cứng di động và ổ cứng data. Tài liệu có thể khôi phục nếu vô tính bị xóa. 6) Đã có sự lựa chọn, sàng lọc kỹ những tài liệu số hóa. Thƣ viện ƣu tiên những tài liệu quý, có số lƣợng bản ít nhƣng lại có tần xuất sử dụng lớn. Các tài liệu mà thƣ viện ƣu tiên số hóa là các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện và các tài liệu có giá trị khoa học cao. 7) Cán bộ thƣ viện là những ngƣời yêu nghề, ham học hỏi có kinh nhiệm làm việc. Ở Phòng Thông tin KHQS đều là những ngƣời nhiệt tình, tâm huyết với nghề. Có những cán bộ đã làm việc tại thƣ viện hơn 20 năm. Họ cũng là những ngƣời ham học hỏi, sáng tạo trong công việc luôn tìm tòi về những công nghệ mới nhất là những cán bộ trẻ của Phòng. 8) Triển khai các hoạt động khác có thể tạo thêm nguồn kinh phí hoạt động:
54. TVĐT của Học viện Chính Trị hoạt động nhờ nguồn kinh phí của cấp trên. Các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho NDT là không thu phí. Nhƣng thƣ viện nhận các đơn đặt số hóa tài liệu của Thƣ viện Quân đội để tạo công việc và kinh phí hoạt động. 4.1.2. Nhược điểm: Mặc dù đạt đƣợc một số thành tựu, TVĐT của Học viện vẫn còn một số hạn chế về trình độ cán bộ, về nguồn kinh phí, hạ tầng thông tin kỹ thuật Những việc này đã hạn chế hiệu quả hoạt động của Thƣ viện điện tử. Sau đây là một số nhƣợc điểm của TVĐT Học viện Chính trị: 1) Trình độ cán bộ thƣ viện có sƣ ̣ bất cập: Mặc dù cán bộ thƣ viện đều là những ngƣời yêu nghề, tâm huyết với nghề, luôn tìm tòi học hỏi cái mới nhƣng trình độ của cán bộ còn nhiều hạn chế. Để TVĐT hoạt động hiệu quả thì ngƣời cán bộ cần có kiến thức tổng hợp về khoa học máy tính và TT-TV. Nhƣng cán bộ thƣ viện ở đây có ngƣời đƣợc đào tạo chuyên về CNTT, lại có ngƣời đƣợc đào tạo chuyên về TT-TV. Về trình độ, chuyên ngành TT-TV thì có cán bộ trình độ cao nhất là Thạc sỹ, trong khi về chuyên ngành CNTT thì cán bộ ở đây mới đƣợc đào tạo ở trình độ trung cấp. Đây là một hạn chế lớn đối với TVĐT Học viện Chính trị. 2) Các trang thiết bị sử dụng trong Thƣ viện điên tử: Tuy thƣ viện điện tử ở đây đã có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động nhƣng có một vấn đề lớn đặt ra đối với thƣ viện là sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật đã làm các trang thiết bị này nhanh chóng bị lỗi thời. Số lƣợng máy tính hỏng lớn là 10 chiếc, 01 máy in bị hỏng, đã phần nào làm giảm hiệu quả hoạt động của thƣ viện điện tử. 3) Chƣa có kế hoạch số hóa, chiến lƣợc lâu dài giúp phát triển bộ sƣu tập số. Hoạt động số hóa tài liệu đòi hỏi nhiều công sức, thời gian, tiền bạc cùng những đòi hỏi sự đầu tƣ thƣờng xuyên. Theo tính toán của các nhà khoa học thì các thƣ viện phải bỏ ra 0,1- 0,5 USD cho một trang tài liệu. Chính vì vậy phải vạch ra kế hoạch số hóa tài liệu tránh trùng lặp tài liệu, phát triển bộ sƣu tập số hóa phong phú là một yêu cầu bắt buộc. Việc số hóa tài liệu ở TVĐT Học viện chính trị chỉ theo dự án hoặc yêu cầu của cấp trên mà chƣa có một chiến lƣợc cụ thể.
55. 4) Hệ thống mạng chƣa ổn định: TVĐT ở Học viện Chính trị hoạt động trên mạng LAN của Học viện và mạng MISTEN. Hệ thống mạng ở các giảng đƣờng, các phòng các khoa không thực hiện đƣợc. Việc này đã hạn chế việc khai thác sử dụng thƣ viện điện tử của NDT. Làm mất đi sự ƣu điểm của thƣ viện điện tử đó là NDT không bị hạn chế về địa lý (ở Học viện Chính trị phạm vi địa lý ở đây là ngay trong Học viện thì không phải ở bất kỳ nơi nào cũng có thể sử dụng TVĐT). NDT phải đến tận phòng đọc điện tử để có thể sử dụng thƣ viện. Việc kết nối mạng INTERNET khó khăn sau khi Thƣ viện chuyển sang khu nhà mới.Hạn chế việc khai thác thông tin trên mạng INTERNET của NDT 5) Thiếu sự liên kết giữa các TVĐT : Việc liên kết chia sẻ tài liệu giữa các TVĐT/TVS là một ƣu điểm của TVĐT. Việc liên kết chia sẻ sẽ làm tăng nguồn lực thông tin trong TVĐT và làm giảm chi phí để tạo nguồn lực thông tin.Nhƣng ở TVĐT Học viện chính trị thì việc liên kết chia sẻ tài liệu là hoạt động chƣa đƣợc phát triển. NDT hầu nhƣ không biết đến sự liên kết chia sẻ giữa các thƣ viện điện tử trong cung khối hoặc thƣ viện chƣa tiến hành liên kết chia sẻ tài liệu. Việc số hóa tài liệu là công việc chủ yếu để tạo nguồn lực thông tin. 5) Ngƣời dùng tin chƣa có kỹ năng sử dụng thƣ viện điện tử cũng nhƣ việc khai thác và tìm kiếm thông tin. Để sử dụng đƣợc thƣ viện ngƣời dùng tin cần phải đào tạo các kỹ năng tìm kiếm thông tin, sử dụng thông tin, kiến thức về công nghệ thông tin. Có một lƣợng lớn học viên là ngƣời dùng tin gặp khó khăn khi tiến hành tra cứu và sử dụng thông tin điện tử. 7) Kinh phí hạn chế : TVĐT Học viện chính trị là một bộ phận trong hệ thống thông tin thƣ viện của Bộ Quốc Phòng nên nguồn kinh phí duy trì việc hoạt động của thƣ viện phụ thuộc vào Ban giám đốc Học viện. Vì điều này nên Thƣ viện không tự chủ đƣợc nguồn kinh phí. Và chính điều đó đã hạn chế việc phát triển của Thƣ viện. 4.2. Đề xuất ộtm số giải pháp để thư viện điện tử hoạt động hiệu quả: Nhằm tăng cƣờng vai trò của TVĐT và đảm bảo sự phát triển của TVĐT Học viện, tôi đề xuất một số giải pháp sau:
56. 4.2.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, dƣới tác động của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật thì việc trang bị cho thƣ viện máy móc và các trang thiết bị hiện đại là một vấn đề cần đƣợc quan tâm. Chất lƣợng hoạt động của thƣ viện phụ thuộc nhiều máy móc và các trang thiết bị hiện đại nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng thƣ viện điện tử là một việc thiết yếu. Trong thời gian tới, thƣ viện Học viện chính trị cần phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các hoạt động thƣ viện. Cụ thể, Phòng Thông tin thƣ viện cần mở rộng công tác ứng dụng CNTT vào công tác phát triển và tổ chức nguồn lực thông tin, theo dõi việc phục vụ ngƣời dùng tin. Nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng nhiều mà số lƣợng máy tính hạn chế, nhiều máy tính đã lỗi thời, hỏng hóc. Vì vậy cần thƣ viện cần phải đầu tƣ thêm máy tính phục vụ đọc tài liệu điện tử. Ngoài việc quan tâm đến phần cứng thƣ viện cũng cần quan tâm đến phần mềm. Một số chức năng của phần mềm Ilib V.4 bị lỗi. Cần phải tiến hành nâng cấp phần mềm của thƣ viện. Việc phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin làm cho các trang thiết bị nhanh chóng bị lỗi thời, các ứng dụng công nghệ thay đổi. Đó cũng là vấn đề mà không chỉ của thƣ viện điện tử Học viện chính trị mà còn của bất cứ một thƣ viện nào. Vì vậy đòi hỏi thƣ viện phải cập nhật thƣờng xuyên. 4.2.2. Xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc tạo điều kiện tốt nhất để phát huy tính ưu việt của TVĐT Thƣ viện điện tử Học viện Chính trị cần triển khai đồng bộ giữa xây dựng thƣ viện điện tử với việc triển khai hệ thống mạng LAN trong Học viện và việc kết nối mạng LAN với mạng MISTEN. Trong thời gian qua hoạt động của thƣ viện điện tử chỉ đƣợc thực hiện trên mạng nội bộ của một số cơ quan (Phòng Khoa học công nghệ và môi trƣờng và Phòng KHQS) và trên toàn hệ thống TVĐT của mạng MISTEN, còn hệ thống mạng ở giảng đƣờng và ở các khoa không thực hiện đƣợc.Việc điều hành mạng tin học có nhiều cơ quan cùng thực hiện nên chồng chéo,quan niêu, khó khắc phục. Hiện nay do mới chuyến địa điểm nên hệ thống Internet chƣa đƣợc kết nối lại. Thƣ viện cần nhanh chóng nối lại hệ thống mạng Internet.