›

Khóa luận Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

pdf 70 trang thiennha21 15/04/2022 3980
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_tang_cuong_hieu_qua_hoat_dong_cua_trung_tam_thong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I

  1. LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths. Đào Thị Uyên, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khoá luận này. Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Tư liệu - Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khoá luận. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Trần Thị Như K50 Thông tin – Thƣ viện
  2. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận “Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin – Tư liệu – Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I” là công trình của riêng tác giả. Mọi số liệu và kết quả nghiên cứu trong khoá luận là trung thực. Trong quá tình làm khóa luận do trình độ có hạn, tác giả đã sử dụng một số tài liệu nhằm mục đích tham khảo không phải là sao chép nguyên văn. Tôi xin cam đoan: Mọi sự giúp đỡ trong việc thực hiện đề tài khoá luận đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đã được chỉ rõ nguồn gốc. Tôi xin chịu mọi trách nhiệm đối với Khoá luận của mình. Hà nội, ngày 18 tháng 5 năm 2009 Tác giả Trần Thị Nhƣ
  3. BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ( Anglo-American Cataloguing Rules) CSDL Cơ sở dữ liệu ISBD Mô tả thƣ mục theo tiêu chuẩn quốc tế (International Standard Bibliographic Description) Trung tâm TT - TL - TV Trung tâm Thông tin – tƣ liệu – thƣ viện TT – TV Thông tin – Thƣ viện
  4. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU: 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2 3. Tình hình nghiên cứu của đề tài 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 3 5.1. Phương pháp luận 3 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể 3 6. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của khoá luận 4 6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận 4 6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn 4 7. Bố cục Khoá luận 4 NỘI DUNG 5 Chƣơng 1: THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 5 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 5 1.2 Chức năng nhiệm vụ 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 7 1.3. Cơ sở hạ tầng 8 1.4. Đặc điểm vốn tài liệu 9 1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 11 1.5.1. Đặc điểm người dùng tin 11 1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin 14 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 17 2.1. Tổ chức của Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I 17 2.1.1. Cơ cấu tổ chức 17 2.1.2. Đội ngũ cán bộ 21 2.2. Hoạt động của Trung tâm 23 2.2.1. Công tác bổ sung 23 2.2.1.1. Chính sách bổ sung 25 2.2.1.2. Nguồn bổ sung 25 2.2.1.3. Kinh phí bổ sung 28 2.2.2. Hoạt động xử lý tài liệu 28 2.2.2.1. Xử lý hình thức 30
  5. 2.2.2.2. Xử lý nội dung 33 2.2.3. Sản phẩm thông tin của Trung tâm 37 2.2.4. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 41 2.2.4.1. Tổ chức và sắp xếp tài liệu 41 2.2.4.2. Lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu 43 2.2.4.3. Công tác kiểm kê và thanh lý 47 2.2.5. Công tác phục vụ người dùng tin 47 2.2.5.1. Tầm quan trọng của công tác phục vụ người dùng tin 48 2.2.5.2. Các hình thức phục vụ người dùng tin 48 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51 3.1. Nhận xét 51 3.1.1. Ưu điểm 52 3.1.2. Nhược điểm 52 3.1.3. Nguyên nhân 54 3.2. Kiến nghị 55 3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ thư viện 55 3.2.2. Đào tạo người dùng tin. 55 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại. 56 3.2.4. Tăng cường nguồn lực thông tin: 57 3.2.5. Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu. 58 3.2.6. Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin. 59 3.2.7. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. 59 3.2.8. Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin. 60 KẾT LUẬN: 61 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62
  6. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện PHẦN MỞ ĐẦU: 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, khi loài ngƣời bƣớc vào “xã hội thông tin” vai trò của cơ quan TT - TV càng đƣợc khẳng định. Một xã hội thông tin theo quan điểm của các nhà khoa học thì đó là “xã hội mà ở đó nó diễn ra không chỉ quá trình chuyển dịch từ sản xuất sang dịch vụ, mà còn là sự thay đổi từ một xã hội sản xuất vật phẩm sang một xã hội sản xuất thông tin hoặc tri thức”. Trong nền kinh tế tri thức, tri thức và thông tin đã trở thành lực lƣợng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển xã hội. Trong xã hội có nền kinh tế tri thức, hoạt động thông tin – thƣ viện có ƣu thế trong việc nâng cao khả năng nắm bắt, khai thác thông tin cho toàn xã hội. Trong ngôi trƣờng có nhiệm vụ đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học về lý luận chính trị của Đảng, Nhà nƣớc và các đoàn thể chính trị - xã hội trên địa bàn đƣợc phân công. Vai trò của cơ quan TT - TV càng trở nên quan trọng hơn. Tổ chức và hoạt động của Thƣ viện phải hƣớng tới mục đích cuối cùng là phục vụ đƣợc tốt nhất cho bạn đọc nhằm thực hiện nhiệm vụ đã đƣợc giao. Trong quá trình đào tạo, giảng viên và học viên Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đã gắn bó với Trung tâm Thông tin – Tƣ liệu – Thƣ viện (Trung tâm TT - TL – TV) hết sức mật thiết. Trung tâm đã cung cấp cho độc giả một khối lƣợng tài liệu chuyên ngành và tài liệu tham khảo giúp họ có những nghiên cứu để tạo ra những đề án luận văn, đề tài khoa học. Mặt khác Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là bộ phận hữu cơ của Học viện nên đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh nhất, đầy đủ nhất cho giảng viên và học viên trong Học viện. Trần Thị Như 1 Lớp K50 TT – TV
  7. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Để phát huy tốt vai trò cũng nhƣ hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình thì Trung tâm cần có tổ chức và hoạt động tốt và có hiệu quả. Điều đó thúc đẩy tôi đặt vấn đề nghiên cứu, tìm tòi tổ chức và hoạt đông cũng nhƣ hƣớng phát triển của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. Với mong muốn trƣớc hết tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động, từ đó có thể đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm. Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài: “Tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu và hạn chế, tìm ra nguyên nhân. Từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức và hoạt động, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển ngày càng lớn mạnh của Trung tâm. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích trên, các nhiệm vụ chính mà đề tài cần giải quyết là: - Giới thiệu khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong sự nghiệp đổi mới giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng. - Trình bày chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. - Nghiên cứu đặc điểm ngƣời dùng tin, nhu cầu tin và nguồn lực thông tin của Trung tâm. - Nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm. - Đƣa ra những nhận xét và giải pháp làm tăng hiệu quả tổ chức và hoạt động của Trung tâm. Trần Thị Như 2 Lớp K50 TT – TV
  8. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3. Tình hình nghiên cứu của đề tài Trƣớc hết cần phải khẳng định tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của một cơ quan TT - TV không còn là vấn đề mới. Đã có nhiều công trình nghiên cứu về đề tài này trong các khoá luận của khoá trƣớc (Phạm Thị Hải - Tổ chức và hoạt động của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; Đào Thị Thanh Bình - Tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TV Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội ). Tuy nhiên, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thì đây là khoá luận đầu tiên đề cập đến. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu + Đối tƣợng nghiên cứu: Khoá luận tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. + Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thƣ viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc về đƣờng lối phát triển sự nghiệp thông tin - thƣ viện. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phƣơng pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu Trần Thị Như 3 Lớp K50 TT – TV
  9. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế - Phƣơng pháp so sánh và lý giải vấn đề - Phƣơng pháp trao đổi và mạn đàm 6. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của khoá luận 6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận Góp phần làm rõ ý nghĩa, vai trò của tổ chức và hoạt động của cơ quan TT - TV. 6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn Khoá luận đƣa ra các giải pháp khả thi nhằm tăng cƣờng và nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I để ngày càng phục vụ tốt hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Trung tâm. 7. Bố cục Khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo khoá luận có cấu tạo thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Đặc điểm của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I Chƣơng 3: Một số nhận xét và kiến nghị Trần Thị Như 4 Lớp K50 TT – TV
  10. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện NỘI DUNG Chƣơng 1 THỰC TRẠNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I (HV CT-HC KV I) là một trong 5 Học viện thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, là một trong những Trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học lý luận chính trị của Đảng và Nhà nƣớc, đƣợc Đảng và Nhà nƣớc giao cho nhiệm vụ đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ của hệ thống chính trị từ cấp huyện, quận, cán bộ lãnh đạo cấp sở và một bộ phận cán bộ của các Bộ ngành Trung ƣơng, Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đƣợc thành lập từ tháng 10 năm 1953, đến nay đã tròn 56 năm xây dựng và phát triển. Trong chặng đƣờng 56 năm qua nhà trƣờng luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nƣớc giao cho, đã góp phần đào tạo cho Đảng và Nhà nƣớc hàng vạn cán bộ lãnh đạo các cấp trên mọi miền Tổ quốc, cùng toàn dân thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ cách mạng trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, ngày nay đang tích cực xây dựng đất nƣớc trên con đƣờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Học viện có nhiệm vụ chính là đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ chủ chốt cấp quận, huyện và một phần cấp tỉnh – thành phía Bắc; một phần cán bộ của các bộ, ban, ngành của Đảng và Nhà nƣớc; đào tạo cán bộ dân tộc thiểu số; bồi dƣỡng cán bộ chuyên ngành tổ chức kiểm tra và bảo vệ chính trị nội bộ. Cùng với sự hình thành và phát triển của Học viện, Trung tâm TT - TL - TV cũng đƣợc phát triển từ Phòng thông tin. Thời kỳ 1993 – 1996, Phòng vẫn đƣợc đặt tại nhà A3 với rất nhiều khó khăn: các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất không đảm bảo, kinh phí bảo quản, đầu tƣ mua sắm thêm thiết bị rất hạn chế. Trần Thị Như 5 Lớp K50 TT – TV
  11. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Cán bộ Phòng luôn nỗ lực nhiều mặt, nêu cao tinh thần trách nhiệm, đoàn kết giúp nhau hoàn thành nhiện vụ. Hàng năm, phòng đọc, phòng mƣợn phục vụ tận tình hàng chục nghìn lƣợt cán bộ và học viên mƣợn trả tài liệu, bảo đảm hiệu quả, giữ gìn tài sản tƣ liệu của Học viện. Đến nay, Trung tâm đã đƣợc chuyển đến khu nhà hiện đại, đáp ứng yêu cầu cấp thiết về bảo quản tƣ liệu, phòng đọc, phòng mƣợn. Trung tâm cũng đƣợc đầu tƣ các thiết bị hiện đại nhƣ máy tính, máy photocopy tham gia quản lý tốt hơn các tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu 1.2 Chức năng nhiệm vụ 1.2.1. Chức năng Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thực hiện chức năng là “giảng đƣờng thứ 2 của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I” Trung tâm TT - TL - TV có 4 chức năng cơ bản đó là: Chức năng giáo dục Cũng nhƣ bất cứ cơ quan TT - TV nào, Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là cơ quan giáo dục ngoài nhà trƣờng, có trách nhiệm cung cấp cho mỗi cá nhân, nhóm ngƣời với bất kỳ trình độ văn hoá nào các phƣơng tiện để tự học, thủ tiêu mọi trở ngại trên con đƣờng con ngƣời đạt tới tri thức đƣợc phản ánh trong các tài liệu. Chức năng thông tin Các hoạt động của mỗi cơ quan TT - TV đề hƣớng tới cung cấp thông tin cho ngƣời dùng tin. Các cơ quan TT - TV không chỉ cung cấp thông tin khoa học, kỹ thuật mà cả những thông tin hàng ngày, không chỉ thông tin thƣ mục mà cả thông tin toàn văn, không chỉ thông tin trong nƣớc mà còn thông tin bất cứ nơi nào trên thế giới. Chức năng văn hoá Trần Thị Như 6 Lớp K50 TT – TV
  12. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Chức năng văn hoá của Trung tâm thể hiện ở 2 khía cạnh: Thu thập, bảo quản và truyền bá di sản văn hoá của nhân loại cũng nhƣ của đất nƣớc đƣợc lƣu trữ trong các tài liệu. Trở thành trung tâm chủ yếu của sinh hoạt văn hoá của Học viện. Chức năng giải trí Trung tâm là địa điểm ngƣời dùng tin lựa chọn vào những giờ nhàn rỗi. Trung tâm cung cấp tài liệu và các phƣơng tiện khác cho ngƣời dùng tin để ngƣời dùng tin giải trí. 1.2.2. Nhiệm vụ Là một đơn vị thuộc khối giảng dạy, đồng thời còn là đơn vị hoạt động có tính đặc thù về hoạt động thông tin nên Trung tâm có những nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau: Là trung tâm thông tin tƣ liệu và thƣ viện trên lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học và đào tạo của Học viện; góp phần cung cấp những thông tin, tƣ liệu cần thiết, kịp thời cho việc nghiên cứu đƣờng lối chính sách của Đảng và Nhà nƣớc; tƣ vấn về thông tin khoa học lý luận chính trị. Khai thác, xử lý, lựa chọn, phân loại, bảo quản các tƣ liệu, xây dựng các dữ liệu, ngân hàng tin đảm bảo tƣ liệu phục vụ tốt yêu cầu sử dụng của Lãnh đạo nhà trƣờng và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, học viên và các đối tƣợng khác có nhu cầu dùng tin, biên dịch các tài liệu thông tin chính trị xã hội từ tiếng nƣớc ngoài. Tổ chức quản lý hoạt động của các phòng đọc, các kho sách, thƣờng xuyên bổ sung nguồn tài liệu mới, đổi mới nghiệp vụ để phục vụ có hiệu quả nhất cho bạn đọc. Tổ chức quản lý và phát hành sách báo học tập, tài liệu tham khảo phục vụ đầy đủ, kịp thời cho cán bộ và học viên. Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi Trần Thị Như 7 Lớp K50 TT – TV
  13. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện âm, ghi hình các hoạt động khoa học, đào tạo và các hoạt động quan trọng khác của Học viện. Lƣu trữ các tài liệu khoa học, luận án và luận văn của cán bộ, công chức và học viên theo đúng qui định về lƣu trữ quốc gia trong Học viện. Quản lý có hiệu quả kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật của hoạt động thông tin tƣ liệu thƣ viện do Học viện khu vực I giao cho sử dụng. Cung cấp đầy đủ sách giáo khoa, giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo, tài liệu học tập, báo, tạp chí cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên và học viên đang công tác và học tập tại trƣờng. Tổ chức thông tin khoa học, phổ biến thời sự chính sách của Đảng và Nhà nƣớc kịp thời đến cán bộ, công chức và học viên. Đảm bảo quản lý đúng nguyên tắc những tài liệu mật, quan trọng. Phối hợp với các đơn vị trong việc sử dụng, khai thác sách, báo, tài liệu, tƣ liệu. Mở rộng quan hệ với các cơ quan hữu quan ngoài Học viện để bổ sung sách báo, tài liệu, tƣ liệu. Trong hệ thống tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I, Trung tâm Thông tin - tƣ liệu - thƣ viện là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc của Học viện, có chức năng quản lý, đảm bảo hoạt động thông tin, tƣ liệu, thƣ viện phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lý luận của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. 1.3. Cơ sở hạ tầng Cơ sở vật chất, trang thiết bị có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động thông tin- thƣ viện. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị có tốt, hiện đại thì hoạt động thông tin- thƣ viện mới đạt hiệu quả cao, cán bộ làm công tác thông tin- thƣ viện mới đỡ vất vả, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin mới đƣợc đáp ứng kịp thời. Trần Thị Như 8 Lớp K50 TT – TV
  14. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Hiện nay Trung tâm đƣợc bố trí độc lập tại tòa nhà 2 tầng mới xây dựng và đã vào sử dụng thàng 9/1999 với các phòng đọc, kho sách rộng rãi, thoáng mát và đầy đủ ánh sáng Các thiết bị đã đƣợc trang bị hiện đại nhƣ máy điều hòa, 03 máy vi tính, 02 máy in, 01 máy photcopy. 1.4. Đặc điểm vốn tài liệu Vốn tài liệu của TT - TV là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của cơ quan đó. Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu đọc càng lớn do cậy càng có sức lôi cuốn đối với ngƣời dùng tin. Mặt khác, vốn tài liệu càng lớn thì cơ quan TT - TV càng có sức hút trong thị trƣờng tin học hoá tƣ liệu. Ở bình diện quốc gia, vốn tài liệu là di sản văn hoá, là bộ nhớ của dân tộc, là thƣớc đo trình độ phát triển về mọi mặt của mỗi nƣớc. Ở bình diện quốc tế, vốn tài liệu thƣ viện là bộ nhớ của toàn nhân loại Vốn tài liệu của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có số lƣợng lớn bao gồm khoảng 180 nghìn bản tài liệu với gần 30 nghìn tên tài liệu và khá đa dạng về chủng loại. + Sách gồm khoảng 140 nghìn bản chiếm gần 80% tổng số tài liệu có trong thƣ viện, trong đó sách kinh điển của Chủ nghĩa Mác- Lênin có hơn 25 ngìn bản (chiếm gần 18%), sách tham khảo, nghiên cứu gần 40 nghìn bản (chiếm gần 29%), sách giáo khoa, giáo trình, văn kiện, Nghị quyết, có hơn 50 nghìn bản (chiếm 36%); sách từ điển, sách tra cứu đƣợc trang bị cho 02 phòng đọc hơn 5 nghìn cuốn (chiếm gần 3%). + Báo, tạp chí gồm trên 500 cuốn tạp chí các loại đƣợc đóng lƣu hàng năm nhƣ tạp chí Xây dựng Đảng, tạp chí Cộng sản , đã đƣợc đóng lƣu từ năm 1981 trở lại đây. Có 378 quyển báo đóng lƣu gồm 02 loại báo là báo Nhân dân và Quân đội nhân dân đƣợc đóng lƣu từ năm 1997 đến nay. Còn lại tất cả các loại báo và tạp chí đƣợc bổ sung hàng năm về thƣ viện đều đƣợc lƣu giữ, trong vòng Trần Thị Như 9 Lớp K50 TT – TV
  15. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện từ 2- 3 năm mới đƣợc thanh lý. Hàng năm số báo và tạp chí đƣợc bổ sung về thƣ viện khoảng trên 300 loại với số lƣợng 1.097 quyển (tờ). + Tài liệu là những chuyên đề thông tin đƣợc bổ sung qua các buổi giao tin hàng tuần và một số loại tài liệu mật, tài liệu lƣu hành nội bộ. Tài liệu loại này có hơn 5.000 với hơn 4.000 tên tài liệu chiếm 2,9 % tổng số tài liệu có trong thƣ viện. + Luận văn: thƣ viện lƣu giữ trên 20.000 quyển luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của các lớp học viên đã đƣợc đào tạo tập trung và các lớp tại chức tại Học viện. Số tài liệu là luận văn chiếm gần 11,4% trong tổng số vốn tài liệu của Học viện. + Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Ngành, Trƣờng, khoa phòng và luận văn tiến sỹ, thạc sỹ hiện nay ở thƣ viện đang còn ít vì chƣa có quy chế quy định bắt buộc giao nộp cho thƣ viện một bản, sau khi đã đƣợc nghiệm thu, nên đa số các đề tài nghiên cứu khoa học đƣợc lƣu giữ tại Trung tâm là các đề tài của Học viện. + Tài liệu nƣớc ngoài tại trung tâm có rất ít chủ yếu là tài liệu tra cứu và một số cuốn tạp chí bằng tiếng Nga song đã quá cũ. + Tài liệu điện tử: hầu nhƣ chƣa có vì hoạt động thông tin - thƣ viện tại Học viện còn hoạt động hoàn toàn bằng phƣơng pháp truyền thống, chƣa đƣợc tin học hóa. - Cơ cấu nội dung tài liệu. Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viên Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là một thƣ viện chuyên ngành. Do đó nội dung của vốn tài liệu tập trung chủ yếu là chính trị xã hội chiếm 81,3%. Mảng sách về văn hóa nghệ thuật cũng đƣợc chú ý vì trƣớc đây loại tài liệu này rất ít đến nay đã chiếm 14,6 % còn lại là 4.1 % tài liệu có nội dung khoa học tổng hợp khác. Trần Thị Như 10 Lớp K50 TT – TV
  16. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Bảng: Cơ cấu về nội dung tài liệu tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I STT Nội dung SL(cuốn) Tỷ lệ % 1 Tài liệu chính trị xã hội 140.000 81,3% 2 Sách văn học nghệ thuật 25.200 14,6% 3 Sách khoa học kỹ thuật và tổng loại 7.000 4,1% Tài liệu chính trị xã hội 81,3% Sách văn học nghệ thuật 14,6% Sách khoa học kỹ thuật và tổng loại 4,1% Sơ đồ thể hiện cơ cấu nội dung tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV 1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 1.5.1. Đặc điểm người dùng tin Ngƣời dùng tin hay còn gọi là độc giả (hoặc bạn đọc) của các thƣ viện truyền thống trong thời đại bùng nổ thông tin cùng với các ấn phẩm đa dạng của công nghệ thông tin bên cạnh sách, báo, tạp chí, Ngƣời dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành hoạt động thƣ viện. Nghiên cứu ngƣời dùng tin là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin thƣ viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn nhu cầu Trần Thị Như 11 Lớp K50 TT – TV
  17. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện thông tin của họ. Ngƣời dùng tin và nhu cầu thông tin của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hƣớng cho hoạt động của các cơ quan TT – TV. Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viện có số lƣợng ngƣời dùng tin hàng năm tƣơng đối ổn định từ 1.000- 1.200 ngƣời, trong đó có 600- 800 học viên đang học tập và gần 400 cán bộ đang công tác tại trƣờng. Ngoài số ngƣời dùng tin tƣơng đối ổn định trên, hàng năm thƣ viện còn phục vụ một số bạn đọc theo học các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn đƣợc mở thƣờng xuyên tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. Ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I mang đặc thù rất riêng biệt, họ là các nhà nghiên cứu, các giảng viên, cán bộ quản lý và học viên đang học tập tại trƣờng. Họ đều là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, am hiểu thực tiễn. Do vậy, việc nắm bắt kịp thời những thông tin mới có chất lƣợng cao là hết sức cần thiết đối với ngƣời dùng tin, giúp họ có những kiến thức mới, làm sinh động hơn trong các bài giảng, nắm đƣợc những thông tin mới về tình hình kinh tế - chính trị - xã hội trong nƣớc cũng nhƣ trên thế giới. Hỗ trợ cho công tác chuyên môn khi học viên trở về địa phƣơng công tác. Căn cứ vào tính chất hoạt động có thể chia đối tƣợng ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thành 3 nhóm chính: * Nhóm 1: Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý chiếm 8,7% trong tổng số ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I, nhƣng cán bộ nam chiếm số lƣợng cao hơn cán bộ nữ. Do phụ nữ bị chi phối về công việc gia đình nhiều, nên có ảnh hƣởng đến việc nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ và nhiều mặt khác trong công tác. * Nhóm 2: Đội ngũ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và phục vụ cho nghiên cứu giảng dạy chiếm 31.2% trong số ngƣời dùng tin của Trung tâm. Trong số họ - những cán bộ nghiên cứu và giảng dạy là thành phần đặc biệt quan Trần Thị Như 12 Lớp K50 TT – TV
  18. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện trọng trong hoạt động thông tin. Họ là lực lƣợng quyết định trong hoạt động đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ của Nhà trƣờng. Đội ngũ này vừa có trình độ chuyên môn và có trình độ lý luận cao, nhiều ngƣời trong số họ là phó giáo sƣ, tiến sĩ, thạc sĩ, Thực hiện phƣơng châm tiêu chuẩn hóa cán bộ giảng dạy và nghiên cứu một đội ngũ đông đảo cán bộ của trƣờng đang học tập và nghiên cứu tại các trƣờng đại học, các viện nghiên cứu trong và ngoài nƣớc để đạt đƣợc trình độ chuyên môn do Nhà trƣờng đề ra. Ngoài trình độ chuyên môn họ vừa có trình độ quản lý, có kinh nghiệm công tác và sự hiểu biết xã hội sâu sắc. Nhu cầu thông tin của họ rộng, đa dạng và phong phú cả nội dung lẫn loại hình tài liệu. Là một trƣờng giảng dạy những môn khoa học - xã hội nên nhu cầu thông tin chính thuộc về lĩnh vực chính trị - xã hội. Nhóm độc giả này không chỉ là đối tƣợng quan trọng của hoạt động thông tin mà còn là ngƣời cung cấp nguồn thông tin quý báu cho thƣ viện. * Nhóm 3: Đội ngũ học viên đang học tập tại trƣờng, là đội ngũ ngƣời dùng tin đông đảo nhất của Trung tâm, chiếm hơn một nửa tổng số ngƣời dùng tin (60%). Đặc điểm nổi bật của nhóm ngƣời dùng tin này là có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm công tác thực tiễn, có trình độ quản lý, có vị trí lãnh đạo trong các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, đoàn thể của các huyện, thị và các xí nghiệp sản xuất và kinh doanh đến từ khắp mọi địa phƣơng của miền Bắc. Trần Thị Như 13 Lớp K50 TT – TV
  19. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Tỷ lệ nhóm ngƣời dùng tin của Trung tâm đƣợc thể hiện qua biểu đồ sau cán bộ lãnh đạo, quản lý 8,7% bộ nghiên cứu, giảng dạy 31,2% học viên 60% Biểu đồ thể hiện tỷ lệ các nhóm người dùng tin của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I 1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin Việc thoả mãn nhu cầu thông tin của ngƣời đọc là mục đích hoạt động của mỗi thƣ viện. Cũng nhƣ bất kỳ một loại nhu cầu nào của con ngƣời, nhu cầu có tính xã hội và lịch sử. Nhu cầu tin là một dạng nhu cầu tinh thần, đƣợc hình thành và phát triển trong quá trình lao động sản xuất, lao động sáng tạo của con ngƣời. Nhu cầu tin có thể bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau: điều kiện kinh tế và xã hội nghề nghiệp, môi trƣờng sống, phƣơng tiện thỏa mãn thông tin, trình độ tiếp cận thông tin của ngƣời dùng tin, Ở những thời điểm khác nhau, địa bàn khác nhau và thậm chí ở mỗi cá nhân nhu cầu tin cũng khác nhau về nội dung và phƣơng thức đáp ứng. Cũng nhƣ mọi nhu cầu khác của con ngƣời, nhu cầu tin càng đƣợc thỏa mãn thì nó càng phát triển. Nhu cầu tin phát triển sẽ kích Trần Thị Như 14 Lớp K50 TT – TV
  20. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện thích các nhu cầu khác phát triển theo vì vậy nhu cầu tin còn là động lực thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Nhu cầu tin cũng là nguồn gốc, động lực thúc đẩy hoạt động TT - TV. Nếu không có nhu cầu tin sẽ không có cơ quan hoạt động TT - TV. Nhu cầu tin giúp cho định hƣớng hoạt động của các cơ quan thông TT - TV. Nhu cầu tin có vai trò rất quan trọng nhƣ vậy cho nên việc nghiên cứu nhu cầu tin là rất cần thiết đối với bất kỳ một cơ quan TT - TV nào. Đặc thù của Học viện là trƣờng đào tạo lý luận chính trị cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý của các tỉnh thành phía Bắc, tuy mang tính chất chuyên ngành về chính trị - xã hội song các đối tƣợng ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có nhu cầu thông tin rất phong phú và đa dạng. Nhu cầu tin của từng nhóm ngƣời dùng tin thể hiện: - Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý: Công việc của nhóm ngƣời dùng tin này là tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận do mình phụ trách. Họ phải ra các quyết định liên quan đến công việc, cho nên họ cần những thông tin có chất lƣợng cao, có độ tin cậy lớn, có sự chọn lọc phù hợp với bộ phận họ quản lý đó là những thông tin về chính trị - xã hội, đƣờng lối phát triển kinh tế . - Nhóm cán bộ làm công tác nghiên cứu và giảng dạy: Nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú mang tính chất chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn cao phục vụ cho lĩnh vực chuyên môn mà họ đang triển khai. Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các bản thông tin chuyên đề, thƣ mục chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo tài liệu mới, các tài liệu chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, các tài liệu tham khảo về các môn học tại trƣờng. Trần Thị Như 15 Lớp K50 TT – TV
  21. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Nhóm học viên học tập tại trường: Là những cán bộ lãnh đạo có kinh nghiệm thực tiễn cho nên nhu cầu tin của nhóm này cũng rất đa dạng và phong phú. Họ cần những thông tin mang tính chất thời sự về tình hính kinh tế - chính trị - xã hội trong và ngoài nƣớc, những tài liệu chuyên ngành mà họ đang lãnh đạo và quản lý tại địa phƣơng. Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các bản thông báo tài liệu mới, thông tin chuyên đề Các loại tài liệu họ hay sử dụng là giáo trình các môn học, sách giáo khoa, sách tham khảo, báo, tạp chí, luận văn, chuyên đề, Trần Thị Như 16 Lớp K50 TT – TV
  22. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Chƣơng 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƢ LIỆU – THƢ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I 2.1. Tổ chức của Trung tâm TT – TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I Tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình phát triển của một cơ quan Thông tin - Thƣ viện. Nó góp phần quyết định chất lƣợng hoạt động của mỗi cơ quan. Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức, theo Từ điển tiếng Việt: “Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” (Cơ quan có đƣợc tổ chức tốt thì mới thực hiện đƣợc chức năng của mình). Theo các chuyên nga Nga, “Tổ chức là hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự, một hệ thống nào đó” Trong một cơ quan, tổ chức là sự xếp đặt nhân sự một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nhất định. Sự sắp xếp nhân sự hợp lý với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng sẽ tạo nên một môi trƣờng nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hƣớng tới hoàn thành mục tiêu chung. Tổ chức của một cơ quan TT - TV sẽ thiết lập một cơ cấu thích hợp đảm bảo tổ chức sử dụng, khai thác vốn tài liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và hiểu quả nhất. 2.1.1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đóng một vai trò rất quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan. Một cơ quan hoạt động tốt hay không đều phụ thuộc Trần Thị Như 17 Lớp K50 TT – TV
  23. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện không nhỏ vào cơ cấu tổ chức. Cơ quan Thông tin – Thƣ viện cũng vậy, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì phải có một tổ chức thống nhất, hợp lý, hoạt động có hiệu quả. Một cơ cấu tổ chức ổn định sẽ có nhiều tác dụng: Tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống Tạo sự thống nhất giữa các cấp và các khâu quản lý trong mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau. Đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra của đơn vị, ngành. Cơ cấu tổ chức tốt có tác dụng tích cực đến quá trình hoạt động của thƣ viện và quá trình phát triển đi lên của thƣ viện. Để nâng cao công tác quản lý các hoạt động thì phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng giữa các bộ phận trong một cơ quan thông tin – thƣ viện. Trung tâm TT - TL – TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I bao gồm 2 bộ phận: Bộ phận Thƣ viện, Bộ phận Thông tin – tƣ liệu và chuyên đề. Hai bộ phận này hoạt đông dƣới sự quản lý và giám sát của Ban giám đốc Trung tâm. Lãnh đạo Trung tâm gồm 01 đồng chí Giám đốc Trung tâm, giúp việc cho Giám đốc là 02 Phó Giám đốc Trung tâm. Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm mọi mặt công tác của Trung tâm TT - TL - TV trƣớc Ban giám đốc Học viện về quản lý, tổ chức chuyên môn và các hoạt động của Trung tâm. Phó giám đốc đƣợc Giám đốc uỷ quyền một số lĩnh vực, công tác cụ thể trong Trung tâm TT - TL - TV. Bộ phận Thƣ viện có nhiệm vụ: - Nghiên cứu nhu cầu tin, phát triển nguồn tin, tổ chức khai thác, xử lý, lựa chọn, bảo quản tƣ liệu. Trần Thị Như 18 Lớp K50 TT – TV
  24. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Cung cấp đầy đủ sách giáo khoa, giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo, tài liệu học tập, báo, tạp chí cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên, học viên - Tổ chức quản lý hoạt động các kho sách, các phòng đọc. - Bổ sung kịp thời tài liệu mới có chất lƣợng nội dung cao. - Tổ chức các tủ mục lục truyền thống tại các phòng phục vụ. Căn cứ vào tính chất công việc và đặc điểm tình hình ngƣời dùng tin ở Học viện, bộ phận thƣ viện đƣợc tổ chức thành 5 phòng phục vụ: phòng đọc Tổng hợp, phòng đọc Cán bộ, kho sách kinh điển, kho sách học tập, kho sách nghiên cứu. Mỗi phòng đều có cán bộ thủ thƣ chuyên trách có trình độ chuyên môn về thông tin và thƣ viện phụ trách. Bộ phận Thông tin tƣ liệu và chuyên đề có nhiệm vụ: - Khai thác, xử lý, lựa chọn, bảo quản các tƣ liệu trong diện ít phổ biến. - Lƣu trữ quản lý các tài liệu khoa học, luận án, luận văn của cán bộ công chức và học viên (tài liệu nội sinh) theo quy định của Học viện. - Phục vụ thông tin các đề tài, luận văn, chuyên đề, các thông tin chọn lọc, thông tin phục vụ lãnh đạo. - Đảm bảo biên soạn, in ấn, phổ biến các ấn phẩm thông tin của Trung tâm. - Tổ chức thông tin khoa học, phổ biến thời sự chính sách của Đảng và Nhà nƣớc kịp thời đến cán bộ, công chức và học viên. - Đảm bảo đúng nguyên tắc tài liệu mật quan trọng. Tổng số biên chế của các bộ phận nghiệp vụ trong Trung tâm hiện nay là 14 cán bộ. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm đƣợc cụ thể hóa bằng sơ đồ sau: Trần Thị Như 19 Lớp K50 TT – TV
  25. Khoá luận tốt nghiệp Trần ThịTrần Nh Ban giám đốc ư Phòng Thƣ viện Phòng TT-TL và chuyên đề 20 Khoa Thông tin Kho Kho Kho Phòng Phòng Phòng Công Công Công kinh sách sách đọc đọc nghiệp tác tác tác điển học nghiên tổng cán bộ vụ và thông biên phát Lớp K50Lớp TT tập cứu hợp bổ tin dịch hành sung – Thư viện Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm – \ TV
  26. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 2.1.2. Đội ngũ cán bộ Để thực hiện tốt và đạt hiệu quả cao việc phục vụ thông tin của ngƣời dùng tin, vai trò của ngƣời cán bộ thông tin- thƣ viện là hết sức quan trọng và cần thiết, quyết định đến chất lƣợng của toàn bộ hoạt động thông tin- thƣ viện. Cùng với nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Nhà trƣờng, những cán bộ tại Trung tâm TT - TL - TV cũng đang góp phần vào việc truyền tải, cung cấp những thông tin, tài liệu đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và học viên tại Học viện. Họ là lực lƣợng đóng góp một phần không nhỏ giúp cho Nhà trƣờng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nƣớc giao. Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I gồm 14 cán bộ đều có trình độ chuyên môn và trình độ về lý luận chính trị cao. Với số lƣợng ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là gần 400 cán bộ, giảng viên và 600- 800 học viên về học mỗi năm, để đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho đối tƣợng này đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ không những đủ về số lƣợng mà còn phải mạnh về chất lƣợng. Trong những năm gần đây, do sự đòi hỏi về nhu cầu tin ngày càng cao của ngƣời dùng tin tại Trung tâm cho nên số lƣợng cán bộ có trình độ cao về chuyên ngành thông tin - thƣ viện đã đƣợc Nhà trƣờng chú ý cho đi học để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và tin học. Trung tâm có 14 cán bộ trong đó có 5 nam và 9 nữ. Đặc điểm đội ngũ cán bộ tại Trung tâm (tính đến tháng 12 năm 2008): + Trình độ chuyên môn: - Tiến sĩ: 2 (Luật, Triết) - Thạc sĩ: 2 chuyên ngành Thông tin – Thƣ viện; Trần Thị Như 21 Lớp K50 TT – TV
  27. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Cử nhân: 6 chuyên ngành Thông tin - Thƣ viện; 1 ngƣời chuyên ngành Xuẩt bản; 2 sƣ phạm Toán - Văn. - Cao Đẳng: 1 sƣ phạm văn; Số cán bộ, công chức của Trung tâm có nghiệp vụ thông tin, thƣ viện chƣa nhiều (57,1%). Một số cán bộ đƣợc đào tạo cơ bản lại chuyển đến đơn vị khác công tác. Vấn đề này gây lãng phí thời gian và công sức cho việc đào tạo cán bộ của Trung tâm trong thời gian qua. Trong số cán bộ, công chức đang làm việc hiện nay: 2 thạc sĩ và 6 cử nhân chuyên ngành thông tin, thƣ viện; 2 tiến sỹ không đúng chuyên ngành, 1 thạc sĩ chuyên ngành chuyển đến đơn vị khác công tác. Số còn lại 4 ngƣời có trình độ cử nhân chuyên ngành khác: 1 cử nhân ngành xuất bản, 2 cử nhân toán – văn, 1 cao đẳng sƣ phạm). + Tuổi đời: - Dƣới 30 tuổi có 3 ngƣời - Trong khoảng từ 31 – 40 tuổi có 3 ngƣời - Trong khoảng tử 41 – 50 tuổi có 3 ngƣời - Trên 51 tuổi có 5 ngƣời Về tuổi đời, ở Trung tâm hiện nay có 6 cán bộ từ 40 tuổi trở xuống, trong đó 3 nữ, 2 nam. Số cán bộ này đều đã có trình độ đại học chuyên ngành thông tin – thƣ viện. Do đƣợc bổ sung cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nên Trung tâm đã biên tập và xuất bản tập Thông tin Chuyên đề phục vụ bạn đọc trong toàn Học viện. Nội dung các chuyên đề tập trung bám sát các vấn đề chính trị – xã hội của đất nƣớc, hình thức trình bày đẹp. Ngoài ra, lãnh đạo Trung tâm thƣờng xuyên tham dự các kỳ báo cáo thời sự do Ban Tuyên Giáo Trung ƣơng tổ chức (1 lần/ tháng), đồng thời mời các nhà Trần Thị Như 22 Lớp K50 TT – TV
  28. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện khoa học, lãnh đạo các ban, ngành Trung ƣơng đến nói chuyện thời sự theo các chuyên đề kinh tế, chính trị, xã hội cho học viên và cán bộ, công chức. Mặc dầu vậy, công tác tổ chức cán bộ của Trung tâm Thông tin – Tƣ liệu – Thƣ viện của Học viện Chính trị – Hành chính Khu vực I còn nhiều vấn đề cần đƣợc khắc phục để phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn đọc. Trƣớc yêu cầu hiện đại hóa công tác Thông tin – Tƣ liệu – Thƣ viện đòi hỏi bộ máy tổ chức cán bộ, công chức của Trung tâm phải thay đổi một cách tƣơng ứng. 2.2. Hoạt động của Trung tâm 2.2.1. Công tác bổ sung “Bổ sung” theo tiếng Latinh là Completus có nghĩa là trọn bộ, đủ các thành phần của một cái gì đó. Hiểu theo nghĩa rộng là sƣu tập cho trọn bộ, bổ khuyết và tăng cƣờng tới mức độ đầy đủ. Trong thƣ viện học quá trình này vẫn chƣa có nhận thức chung, vẫn còn nhiều ý kiến xung quanh khái niệm này. Quan điểm dựa trên nhận thức chung về thuật ngữ “Bổ sung” thì cho rằng: Đó là quá trình lựa chọn có hệ thống và thu thập theo kế hoạch những tài liệu để đƣa vào thƣ viện. Một quan điểm khác hƣớng vào việc xây dựng vốn tài liệu thành bộ sƣu tập có hệ thống. Trong bộ sƣu tập này chỉ có những tài liệu cần thiết, còn những tài liệu không cần thiết phải loại trừ. Theo quan điểm trên, bổ sung không chỉ là quá trình làm đầy đủ vốn tài liệu mà còn là quá trình đảm bảo cho vốn tài liệu luôn luôn phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của thƣ viện là cung cấp, đáp ứng nhu cầu kịp thời về thông tin cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin Yếu tố tác động đến công tác bổ sung của cơ quan TT - TV: - Chế độ chính trị - xã hội của đất nƣớc. - Loại hình thƣ viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ của cơ quan. - Tình hình xuất bản của đất nƣớc. Trần Thị Như 23 Lớp K50 TT – TV
  29. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Ngân sách cụ thể của thƣ viện. - Trình độ chính trị, chuyên môn, văn hoá chung của ngƣời trực tiếp làm công tác bổ sung. Việc bổ sung vốn tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I đƣợc chú ý cả về số lƣợng và chất lƣợng. Số kinh phí đ- ƣợc duyệt hàng năm cho bổ sung vốn tài liệu năm sau luôn cao hơn năm trƣớc. Hàng năm, đƣợc sự quan tâm của Ban Giám đốc Học viện trong việc xét duyệt kinh phí mua tƣ liệu. Cán bộ tƣ liệu tại Trung tâm đã kịp thời bổ sung những nguồn tƣ liệu quý hiếm từ các cơ quan thông tin khác đóng tại địa bàn Hà Nội. Vốn tƣ liệu bổ sung ở đây chủ yếu là những thông tin về Kinh tế - chính trị - xã hội ở Việt Nam và các nƣớc trên thế giới thông qua nguồn tài liệu dịch từ tạp chí nƣớc ngoài của các cơ quan bạn. Để nắm bắt và kịp thời bổ sung đƣợc những nguồn tƣ liệu mới, hàng tuần Trung tâm cử cán bộ của mình đi dự hội nghị trao đổi thông tin với mục đích làm phong phú thêm nguồn tƣ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin vốn rất khó tính của đối tƣợng ngƣời dùng tin tại bộ phận tƣ liệu. Các nguồn tƣ liệu đƣợc bổ sung ở Hội nghị trao đổi tin chủ yếu là tài liệu dịch từ tạp chí ngoại văn, các loại thông tin chuyên đề của các cơ quan thông tin nhƣ Viện Thông tin Khoa học Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Tổng cục V Bộ Công an, Học viện Báo chí Tuyên truyền, Trung tâm Thông tin khoa học – Công nghệ - Môi trƣờng Bộ Quốc phòng Đây là một mảng thông tin điển hình trong công tác bổ sung tƣ liệu, nó phản ánh đƣợc những vấn đề thời sự nóng bỏng nhất, mới nhất mà loại hình xuất bản phẩm (sách, báo, tạp chí ) không có đƣợc. Hiện nay Trung tâm TT- TL- TV bổ sung hơn 300 loại báo và tạp chí, đa dạng về chủng loại và phong phú về nội dung đáp ứng nhu cầu thông tin cập nhật của ngƣời dùng tin tại Học viện. Có các loại báo ngày, báo tuần, báo Trung Trần Thị Như 24 Lớp K50 TT – TV
  30. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện ƣơng, báo chuyên ngành, báo địa phƣơng (nhƣ báo Nhân dân, Quân đội nhân dân, Lao động, ). Tƣơng tự nhƣ vậy, Trung tâm có khá đầy đủ các loại tạp chí hàng tháng, hàng quý, các tập san, nguyệt san của các chuyên ngành thuộc lĩnh vực chính trị- xã hội, nhƣ các tạp chí: tạp chí Cộng sản, Xây dựng Đảng, Triết học, Nghiên cứu Lịch sử, 2.2.1.1. Chính sách bổ sung Muốn tổ chức tốt công tác bổ sung, các cơ quan TT - TV cần phải xây dựng chính sách bổ sung hợp lý. “Chính sách bổ sung là việc xác định những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn của thƣ viện nào đó” (Cẩm nang nghề thƣ viện – Lê Văn Viết). Đặc điểm ngƣời dùng tin là những ngƣời có trình độ lý luận về lĩnh vực chính trị - xã hội và nhân văn, trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm thực tế. Vì thế việc thu thập, bổ sung thông tin phải có tính nghiên cứu cao, mang tính thời sự và tính nhiều chiều. Để đạt mục đích thu thập đƣợc nguồn tƣ liệu phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của đối tƣợng ngƣời dùng tin tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I, Trung tâm trong những năm qua đã bổ sung, kết hợp nhiều loại hình xuất bản phẩm khác nhau nhƣ sách, báo, tạp chí, Trong đó các tài liệu đƣợc bổ sung chủ yếu là tài liệu khoa học - xã hội chiếm 75 - 80% tổng số tài liệu bổ sung. 2.2.1.2. Nguồn bổ sung Nguồn bổ sung chủ yếu là mua, biếu (tài liệu lƣu hành nội bộ) và một số rất ít là tài liệu trao đổi. - Tài liệu bổ sung theo nguồn mua đƣợc thực hiện bằng các hợp đồng với các nhà xuất bản nhƣ: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Tổng công ty phát hành sách Việt Nam, nhà sách Đông Tây, Với số lƣợng kinh phí đƣợc cấp còn hạn hẹp, giá tài liệu cao, mỗi năm Trung tâm chỉ bổ sung từ 1.500 - 2.000 bản sách, hơn 300 loại báo và tạp chí, Trần Thị Như 25 Lớp K50 TT – TV
  31. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Tài liệu biếu: đây là nguồn tài liệu (lƣu hành nội bộ) do Văn phòng Trung ƣơng Đảng cung cấp nhƣ các Văn kiện Đảng sau mỗi kỳ Đại hội Tài liệu này là nguồn thông tin quan trọng, rất hữu ích cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên và học viên trong Nhà trƣờng trong việc áp dụng các Nghị quyết của Đảng vào thực tế và nghiên cứu các vấn đề chuyên môn sâu của mình. - Nguồn nội sinh: Vốn tài liệu Trung tâm TT- TL- TV còn đƣợc bổ sung từ nguồn thông tin nội sinh khá phong phú. Đó là nguồn tài liệu đƣợc tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I. Thuộc loại này là các luận án tiến sỹ, thạc sỹ của cán bộ và giảng viên; luận văn, chuyên đề tốt nghiệp của học viên; các báo cáo nghiên cứu khoa học, các tham luận, kỷ yếu các đề tài nghiên cứu khoa học do cán bộ giảng viên, nghiên cứu cứu viên Học viện thực hiện, Hiện nay kho tƣ liệu đã có hơn 20.000 bản luận văn, chuyên đề tốt nghiệp là kết quả nghiên cứu của các thế hệ học viên từ năm 1987 đến nay. Loại hình đề tài này đƣợc phục vụ cho tất cả mọi đối tƣợng độc giả tại Học viện. Đây là kho tàng tri thức rất phong phú phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập cho đối tƣợng ngƣời dùng tin tại đây. Hàng năm Trung tâm TT- TL- TV nhập đƣợc từ 2.000- 3.000 bản thuộc loại này. Bên cạnh đó, một nguồn tin nội sinh khác phản ánh kết quả hoạt động đào tạo của Học viện là các tập sách giáo trình, đề cƣơng các bài giảng của các đơn vị trong Học viện biên soạn, ví dụ nhƣ tập bài giảng Triết học Mác-Lênin, Kinh tế Chính trị, Nhà nƣớc và Pháp luật, Lịch sử Đảng, Xây dựng Đảng, Tƣ tƣởng HCM, Các giáo trình đƣợc các đơn vị biên soạn khá công phu, đƣợc in ấn và trở thành các xuất bản phẩm đƣợc công bố rộng rãi đến ngƣời dùng tin. - Tài liệu trao đổi: hiện nay chƣa có nhiều, song sắp tới sau khi nối mạng với Học viện và hệ thống các trƣờng Đảng thì việc trao đổi chia sẻ nguồn thông tin tại Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I sẽ có hiệu quả cao. Trần Thị Như 26 Lớp K50 TT – TV
  32. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Bảng: Số lượng tài liệu bổ sung hàng năm (2002 - 2008) Sách Báo - Tạp chí Tƣ liệu Tổng Đầu Năm Số Đầu Số Số Đầu tƣ Số báo, lƣợng sách lƣợng lƣợng liệu lƣợng T/c 2002 1543 350 1097 340 1630 693 4270 2003 1569 358 1103 340 1420 656 4092 2004 1578 368 1123 324 1430 662 4793 2005 1586 370 1140 330 1435 670 4161 2006 1600 380 1140 325 1490 687 4230 2007 1580 388 1135 310 1500 698 4215 2008 1580 388 1130 310 1520 700 4230 Tình hình bổ sung của Trung tâm đƣợc thể hiện bằng sơ đồ sau: Biểu đồ thể hiện tình hình bổ sung từ năm 2002 - 2008 của Trung tâm 4793 4270 4092 4161 4230 4215 4230 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Năm Số lượng Trần Thị Như 27 Lớp K50 TT – TV
  33. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 2.2.1.3. Kinh phí bổ sung Kinh phí là yếu tố quan trọng trong việc hình thành, tồn tại và phát triển của một cơ quan thông tin – thƣ viện. Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I sử dụng kinh phí của nhà trƣờng là chủ yếu, số kinh phí cho bổ sung báo và tạp chí hàng năm vào khoảng gần 600 triệu, cho sách gần 300 triệu, cho sách và tƣ liệu hơn 300 triệu. Có thể nói, công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong thời gian qua tuy còn nhiều hạn chế song bƣớc đầu nó đã đi vào hệ thống và ngày càng làm thoả mãn nhu cầu thông tin cho từng đối tƣợng ngƣời dùng tin thông qua chất lƣợng thông tin mà tiêu chí thông tin phải mang tính thời sự, phản ánh những nội dung mà độc giả quan tâm đƣợc đặt lên hàng đầu. Bằng những nỗ lực của bản thân cán bộ làm công tác thông tin tại Học viện đã dần đƣa bộ phận thƣ viện hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ chung của cả Trung tâm. 2.2.2. Hoạt động xử lý tài liệu Trong hoạt động thông tin - thƣ viện, công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kết quả của công tác xử lý tài liệu đã cho phép ngƣời dùng tin nắm đƣợc thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phƣơng diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tƣợng “bùng nổ thông tin”. Hiện tƣợng này gây ra chủ yếu bởi sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự đổi mới công nghệ. Ngoài các phƣơng tiện lƣu giữ thông tin truyền thống, ngƣời dùng tin có thể khai thác thông tin dƣới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của ngƣời dùng tin Trần Thị Như 28 Lớp K50 TT – TV
  34. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện hiện đại. Tuy nhiên, mặt trái của sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác. Đứng trƣớc một khối lƣợng lớn tri thức của nhân loại đôi khi ngƣời dùng tin không tìm thấy tài liệu cần thiết. Công tác xử lý tài liệu chính là quá trình kiểm soát thƣ mục – là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức tri thức/ thông tin sao cho có thể tìm kiếm tri thức và thông tin ấy. Công tác xử lý tài liệu bao gồm các quy trình: Tạo lập, lƣu trữ, thao tác, vận hành và tìm kiếm dữ liệu. Trong quy trình đƣờng đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn mang tính chất quyết định và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu quả phục vụ. Có thể nói kết quả của công tác xử lý tài liệu chính là tiền đề cho việc tổ chức và hình thành các sản phẩm dịch vụ thông tin - thƣ viện. Tiến hành xử lý tốt nội dung tài liệu có thể: - Giúp ngƣời dùng tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu thông qua các ngôn ngữ tài liệu - Giúp ngƣời dùng tin tìm tin chính xác mà không bị nhiễu tin - Giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của ngƣời dùng tin về số lƣợng, chất lƣợng thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức. - Nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin - Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú. - Tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự thống nhất trong quy trình xử lý giữa các thƣ viện. Trong thời gian qua tại bộ phận thông tin - tƣ liệu nói riêng và Trung tâm TT - TL - TV nói chung đã làm khá tốt công tác xử lý thông tin. Ngoài việc khắc Trần Thị Như 29 Lớp K50 TT – TV
  35. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện phục tình trạng lạc hậu của các khâu công tác tại Trung tâm (hiện nay Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - hành chính Khu vực I đơn thuần là một thƣ viện hoạt động theo hình thức thủ công), đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin đã rất nỗ lực trong từng hoạt động để xuất bản đƣợc tập Thông tin chuyên đề phục vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên toàn Học viện Cũng nhƣ các cơ quan thông tin khác, Trung tâm luôn coi trọng việc xử lý thông tin những ấn phẩm nhập về trƣớc khi thực hiện các quy trình tiếp sau của dây chuyền TT - TV. Căn cứ vào năng lực và số lƣợng cán bộ TT - TV, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, trang thiết bị kỹ thuật, Trung tâm đã từng bƣớc xây dựng cho mình một quy trình xử lý thông tin phù hợp. 2.2.2.1. Xử lý hình thức Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp ngƣời dùng tin có khái niệm về tài liệu trƣớc khi tiếp xúc với tài liệu đó. Quy trình xử lý hình thức tài liệu Tài liệu nhập về đƣợc đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt, sau đó đóng dấu. Tại đây, cán bộ thông tin tiếp tục thực hiện việc mô tả. Mô tả thƣ mục vừa là một công đoạn vừa là một sản phẩm Với tƣ cách là một sản phẩm, ngƣời ta gọi đó là một chỉ dẫn thƣ mục hay một tra cứu thƣ mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và đƣợc xem nhƣ một vật mang tin. Với tƣ cách là một công đoạn, ngƣời ta gọi đó là công tác biên mục. Đó là bƣớc đầu tiên của công tác xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn đƣợc rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. Mô tả thƣ mục bao gồm các công việc: Trần Thị Như 30 Lớp K50 TT – TV
  36. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trƣng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang ) - Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn đƣợc xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này. Mô tả thƣ mục giúp chúng ta cùng một lúc có thể xác định đƣợc tài liệu, sắp xếp chúng, đƣa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó. Thông qua việc mô tả sẽ giúp ngƣời dùng tin có một khái niệm về tài liệu và nhanh chóng tìm đƣợc tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục, CSDL ) Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thƣ viện có 2 xu hƣớng. Xu hƣớng thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu. Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn. Xu hƣớng thứ 2 là áp dụng chuẩn nhƣng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thƣ viện. Tiêu chuẩn và quy tắc mô tả đang đƣợc sử dụng phổ biến hiện nay là ISBD và AACR2. Hiện Trung tâm TT - TL - TV mô tả thƣ mục theo xu hƣớng thứ 2. Trung tâm đang áp dụng quy tắc mô tả thƣc mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tin và trao đổi thông tin. Tuy nhiên quy tắc mô tả này vẫn còn nhiều hạn chế. Mô tả thư mục theo ISBD: ISBD (Mô tả thƣ mục theo tiêu chuẩn quốc tế) có các tiêu chuân cho tất cả các loại hình tài liệu. Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng, yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu bắt buộc đặt trƣớc mỗi yếu tố đó. Ngoài 7 vùng lớn đặc trƣng cho mô tả sách, còn có thêm cùng yếu tố đặc thù áp dụng cho một số dạng tài liệu và đƣợc mô tả ngay sau vùng lần xuất bản. Trần Thị Như 31 Lớp K50 TT – TV
  37. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Các vùng mô tả của ISBD: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản 3. Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định kì. 4. Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành) 5. Vùng mô tả vật lý: Đặc trƣng số lƣợng, số trang, minh họa, khổ cỡ 6. Vùng tùng thƣ (sách bộ) 7. Vùng phụ chú 8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có đƣợc tài liệu Ví dụ: Phiếu mô tả sách: CB Tìm hiểu các quy định pháp luật về ngân 19 sách nhà nƣớc năm 2004. - H.: Lao động xã hội, 2003.-346 tr. Trong đó CB là ký hiệu của phòng đọc cán bộ, 19 là ký hiệu xếp giá (số đăng ký cá biệt) Trần Thị Như 32 Lớp K50 TT – TV
  38. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Phiếu mô tả tạp chí đóng lƣu: TH Tạp chí lịch sử Đảng/ Học viện chính trị 178 Quốc gia HCM. - H. (Đóng lƣu) Tháng 1 năm 2007. TH là ký hiệu của phòng đọc tổng hợp, 178 là ký hiệu xếp giá Phiếu mô tả báo đóng lƣu TH Quân đội nhân dân năm 2007 (đóng lƣu) 45 Tháng 12 năm 2007 2.2.2.2. Xử lý nội dung Xử lý nội dung tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu để tiến hành các công đoạn: phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề cho tài liệu, tóm tắt và chú giải tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của ngƣời dùng tin. Trần Thị Như 33 Lớp K50 TT – TV
  39. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Xử lý nội dung tài liệu đƣợc thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau với những nhu cầu tin và dạng tài liệu khác nhau. Tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I, công đoạn xử lý nội dung mới chỉ dừng lại ở mức: phân loại tài liệu. Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ đề mà tài liệu đề cập. Công tác phân loại tài liệu giữ vai trò cốt lõi cho dù ngày nay với tiện ích tra cứu tài liệu do việc ứng dụng tin học, song công tác phân loại vẫn không hề mất đi mà còn luôn duy trì và phát triển. Các khung phân loại vẫn đƣợc nghiên cứu, triển khai thực hiện để phân loại tài liệu, tạo dựng CSDL, các loại hình sản phẩm – dịch vụ thông tin thƣ viện. Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo từng môn loại tri thức dựa trên cơ sở nội dung của chúng, gắn cho chúng một ký hiệu phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định trên cơ sở một khung phân loại nhất định. Bảng phân loại tài liệu đƣợc sử dụng ở Trung tâm là Bảng phân loại dùng cho các thƣ viện tổng hợp do Thƣ viện Quốc gia biên soạn, xuất bản năm 2002. Bảng phân loại này có nguồn gốc DDC đƣợc bổ sung, chỉnh lý dựa trên cơ sở tham khảo các bảng phân loại lớn khác nhƣ UDC, BBK cùng tài liệu tra cứu khác. Đây là Bảng phân loại đƣợc phần lớn các thƣ viện công cộng sử dụng tuy nhiên Bảng phân loại này đã bộc lộ nhiều nhƣợc điểm. Các lớp chính của Bảng phân loại 19 lớp: 0 Tổng loại Trần Thị Như 34 Lớp K50 TT – TV
  40. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 1 Triết học 2 Chủ nghĩa vô thần, tôn giáo 3K Chủ nghĩa Mác – Lênin 3 Khoa học xã hội – chính trị 4 Ngôn ngữ học 5 Các khoa học tự nhiên 5A Nhân loại học 61 Y học 6 Kinh tế 63 Ngô ngữ 7 Nghệ thuật 7A Thể dục thể thao 8 Nghiên cứu văn học 9 Lịch sử 91 Địa lý K Văn học dân gian Tác phẩm văn học Đ Sách thiếu nhi Ưu điểm: - Đƣợc xây dựng trên cơ sở Khung phân loại của Liên Xô bởi các nhà khoa học, thƣ viện học Việt Nam và mở rộng thêm nhiều đề mục nên phù hợp với tình hình kinh tế xã hội của Việt Nam. Trần Thị Như 35 Lớp K50 TT – TV
  41. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Có sự bổ sung chi tiết cho các ngành khoa học xã hội và nhân văn. Nhược điểm: Sự sắp xếp lớp chính chƣa thật hợp lý nên khó nhớ: - Thứ tự các số không liên tục - Đan xen giữa chữ và số - Thứ tự các chữ cái cũng không liên tục Từ năm 2005, ký hiệu phân loại đƣợc cán bộ nghiệp vụ giản lƣợc một số chi tiết để đồng nhất việc phân loại tài liệu tức là ký hiệu phân loại tài liệu sẽ không lấy hết mục chi tiết nhỏ của Bảng phân loại. Sau khi xử lý nghiệp vụ tài liệu sẽ đƣợc phân về các kho để lƣu giữ, bảo quản và phục vụ. Tại mỗi kho tài liệu sẽ đƣợc ghi số xếp giá và dán nhãn. Qui trình xử lý tài liệu đƣợc khái quát bằng sơ đồ sau: Đƣa vào Đóng dấu Xử lý hình phòng xử lý thức Tiếp nhận tài Xử lý nội liệu mới dung Bắt đầu In và dán ký hiệu xếp giá Kết thúc Xếp giá Trần Thị Như 36 Lớp K50 TT – TV
  42. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 2.2.3. Sản phẩm thông tin của Trung tâm Có thể xuất phát từ nhiều quan điểm và với mục đích khác nhau để nghiên cứu, khảo sát sản phẩm và dịch vụ thông tin. Trƣớc tiên, xét theo mục đích tạo ra, sản phẩm và dịch vụ thông tin đƣợc xem là tập hợp các công cụ, phƣơng tiện, hoạt động do cơ quan thông tin tạo ra (thực hiện) để xác định, truy cập, khai thác, quản lý các nguồn (hệ thống) thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin; là cầu nối giữa ngƣời dùng tin với các nguồn (hệ thống) thông tin. Thứ hai, xét theo góc độ hoạt động của các cơ quan thông tin, thì sản phảm và dịch vụ thông tin đƣợc xem là thƣớc đo phản ánh kết quả và hiệu quả của cơ quan thông tin; là yếu tố cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin. Còn xét theo góc độ chuyên gia thông tin, sản phẩm và dịch vụ thông tin đƣợc xem là hệ thống các công cụ, phƣơng tiện, hoạt động đƣợc tạo ra và thực hiện nhằm hƣớng đến ngƣời dùng tin; là hệ thống các công cụ, phƣơng tiện, hoạt động thực hiện việc chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin; là tập hợp các yếu tố phản ánh trình độ phát triển của hoạt động thông tin; phản ánh vai trò của thông tin đối với quá trình phát triển. Một điều đƣợc khẳng định là không thể khai thác đƣợc các nguồn (hệ thống) thông tin, không thể đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin nếu không sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin. Có thể xem sản phẩm và dịch vụ thông tin là một thực thể đƣợc tạo bởi sự kết hợp của nhiều yếu tố cấu thành. Đó chính là hệ thống các yếu tố đƣợc tạo ra trên cơ sở nhu cầu thông tin của xã hội. Chúng là hệ thống các yếu tố có quan hệ và tác động mật thiết với nhau, có thể chuyển hoá lẫn nhau. Sản phẩm và dịch vụ thông tin là một hệ thống không ngừng thay đổi, hoàn thiện và phát triển. Sở dĩ nhƣ thế là vì các yếu tố trực tiếp tác động và chi phối sản phẩm và dịch vụ thông tin không ngừng thay đổi. Trần Thị Như 37 Lớp K50 TT – TV
  43. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Mặt khác, sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng có những khả năng rất khác biệt nhau để đáp ứng các loại nhu cầu thông tin khác nhau (nhu cầu trao đổi thông tin, nhu cầu cung cấp thông tin), ở những mức độ khác nhau (tra cứu - chỉ dẫn, nhu cầu về bản thân nội dung thông tin, tƣ vấn thông tin). Sản phẩm thông tin đƣợc xác định là kết quả của quá trình xử lý thông tin và là các công cụ giúp cho việc tìm kiếm thông tin. + Thƣ mục dạng in: Thƣ mục dạng in: Là một loại sản phẩm thông tin - thƣ viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục (có hay không có tóm tắt, chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự nhất định phản ánh các tài liệu có chung một hoặc số dấu hiệu về nội dung, hình thức. Trung tâm TT - TL - TV có thƣ mục thông báo sách mới và tập san Thông tin chuyên đề: - Thông tin chuyên đề: Là ấn phẩm do cán bộ thông tin thu thập, xử lý, biên soạn theo chuyên đề với thời gian 3 tháng 1 số. Ấn phẩm Thông tin chuyên đề có thể hiểu đó là sự chọn lọc, thu thập, phân tích, xử lý, tập trung bao quát trên nhiều văn kiện, tài liệu, sách, báo, tạp chí, về một vấn đề chuyên sâu nhất định nào đó, có thể trong một khoảng thời gian nào đó mà bạn đọc quan tâm nghiên cứu. Những thông tin đó đƣợc chọn lọc, phân tích, đánh giá và xử lý, tiếp đến đƣợc biên tập thành một sản phẩm thông tin - Ấn phẩm Thông tin chuyên đề, sau đó đƣợc phổ biến (xuất bản) đến đối tƣợng sử dụng. Công tác biên tập Thông tin chuyên đề là một hình thức hoạt động phổ biến thông tin đã có sự chọn lựa, phân tích, xử lý từ nguồn tài liệu cấp I để trở thành sản phẩm thông tin cấp II. Ấn phẩm Thông tin chuyên đề là kết quả trực tiếp của hoạt động thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Khi Trần Thị Như 38 Lớp K50 TT – TV
  44. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện nó đƣợc tạo ra để dành cho ngƣời dùng tin thì sự phát triển của nó sẽ phụ thuộc chặt chẽ vào hành vi ứng xử của ngƣời dùng tin đó. Xét theo mục đích đƣợc tạo ra, ấn phẩm Thông tin chuyên đề đã đáp ứng đƣợc phần nào nhu cầu tin của ngƣời dùng tin về một chuyên đề nào đó mà ngƣời dùng tin đang quan tâm nghiên cứu. Còn xét theo góc độ hoạt động thông tin, nó phản ánh đƣợc kết quả và hiệu quả hoạt động của bộ phận biên tập Thông tin chuyên đề nói riêng và hoạt động thông tin của Trung tâm TT- TL- TV nói chung. Ngay từ khi ra số đầu tiên vào quý I- 2004, ấn phẩm Thông tin chuyên đề đã nhận đƣợc rất nhiều những lời động viên cũng nhƣ góp ý về việc lựa chọn, xử lý, phân tích đến khâu biên tập, chỉnh lý. Nhƣng đa phần ý kiến đều đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng kịp thời nhu cầu tin cho việc nghiên cứu và giảng dạy. Thông tin chuyên đề là việc tổng hợp các bài của nhiều tác giả trong và ngoài nƣớc trên các loại tài liệu là sách, báo, tạp chí, kỷ yếu khoa học nó là sản phẩm lƣu hành nội bộ, không lƣu hành ra ngoài thị trƣờng, nó là sản phẩm không mang tính chất mua bán. Sự phát triển và tiến bộ xã hội đặt ra những nhu cầu và đòi hỏi mới cho hoạt động thông tin, đồng thời cũng là điều kiện và tiền đề phát triển thông tin. Nhƣ vậy, nội dung của chuyên đề sẽ bao gồm những thông tin nhƣ: thông tin chính trị - xã hội, thông tin lý luận, thông tin khoa học và một số thông tin khác. Xác định đƣợc đối tƣợng ngƣời dùng tin là những cán bộ lãnh đạo, quản lý, là những giảng viên, ngƣời nghiên cứu khoa học và học viên. Từ đó, Trung tâm TT- TL- TV phải thu thập, xử lý, lƣu giữ và phổ biến từng loại nguồn thông tin để đáp ứng cho từng đối tƣợng cụ thể dựa trên tình hình, đặc điểm và tiềm năng của nguồn thông tin có tại Trung tâm. Một số vấn đề đã đƣợc xuất bản: Chuyên đề 1/2007: Công tác tổ chức cán bộ Trần Thị Như 39 Lớp K50 TT – TV
  45. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Chuyên đề 2/2007: Vấn đề dân tộc, giai cấp Chuyên đề 3/2007: Vấn đề quan liêu, tham nhũng, lãng phí Chuyên đề 4/2007: Công tác tƣ tƣởng, lý luận Chuyên đề 1/2008: Vấn đề về giai cấp công nhân Chuyên đề 2/2008: Nông nghiệp, nông thôn và nông dân Chuyên đề 3/2008: Vấn đề về trí thức - Thông báo tài liệu mới đƣợc xuất bản thƣờng xuyên theo định kỳ hàng tháng, thông tin toàn bộ những ấn phẩm (chủ yếu là sách, tƣ liêu, ) do cán bộ thông tin thu thập, xử lý đƣợc trong tháng đó cho ngƣời dùng tin biết. Bản tài liệu này đƣợc thƣ viện chuyển tới Ban Giám đốc, các khoa, phòng và từng lớp học của Nhà trƣờng giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận với tài liệu mà không cần phải đến tra cứu tại Trung tâm. + Hệ thống mục lục: Bộ máy tra cứu duy nhất tại Trung tâm Thông tin- Tƣ liệu - Thƣ viện Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là hệ thống mục lục truyền thống và đƣợc chia thành mục lục chữ cái và mục lục môn loại, mục lục công vụ. Hệ thống mục lục hay thƣờng gọi tắt là mục lục là tập hợp các đơn vị/phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/một nhóm cơ quan thông tin thƣ viện. Mục lục chữ cái giúp bạn đọc tìm tài liệu khi chỉ nhớ đƣợc tên tác giả hoặc tên sách. Mục lục này đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái la tinh (A, B, C, ). Mục lục phân loại phản ánh kho tài liệu theo một trật tự lôgic của khung phân loại nào đó, chúng đáp ứng các nhu cầu chọn tài liệu theo từng ngành, lĩnh vực khoa học cụ thể. Ở Trung tâm, mục lục phân loại sắp xếp theo các môn loại của bảng phân loại 19 lớp do thƣ viện Quốc gia biên soạn. Mục lục này giúp bạn đọc tra tìm tài liệu theo nội dung mà mình cần. Trần Thị Như 40 Lớp K50 TT – TV
  46. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Mục lục công vụ sắp xếp theo vần chữ cái giúp cán bộ thƣ viện tra cứu số lƣợng bổ sung, năm xuất bản và giá thành phục vụ cho việc kiểm kê. Do hoạt động thông tin - thƣ viện của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I chƣa đƣợc tin học hóa nên chƣa có sản phẩm thƣ mục tra cứu trên máy. Hiện nay bƣớc đầu thẻ thƣ viện, phích tra cứu đã đƣợc xử lý bằng máy vi tính và in trên máy nên có hình thức đẹp, rõ ràng. Do bảng phân loại chƣa có mục chi tiết sâu nên nhiều tài liệu không biết xếp vào môn loại nào. Ví dụ một số ngành mới nhƣ: môi trƣờng sinh thái, công nghệ thông tin, bƣu chính viễn thông, không đƣợc thể hiện trong bảng phân loại. Cho nên các loại tài liệu có nội dung này chƣa đƣợc xử lý một cách chính xác, gây khó khăn cho cả ngƣời xử lý thông tin lẫn ngƣời tra tìm tài liệu. Ví dụ: Quản lý môi trƣờng cho sự phát triển bền vững / Lƣu Đức Hải, Nguyễn Ngọc Sinh là tài liệu về môi trƣờng sinh thái nhƣng chƣa có chỗ trong bảng phân loại 19 lớp nên cán bộ thƣ viện phải cho vào lớp 0 (các khoa hoc nói chung). Các sản phảm thông tin đã đáp ứng đƣợc phần nào nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Học viện về mặt nội dung cũng nhƣ chất lƣợng thông tin. Tuy nhiên các sản phẩm thông tin tại Trung tâm còn thiếu, chủ yếu vẫn là các sản phẩm truyền thống. Cần phải xây dựng các cơ sở dữ liệu cho sách, báo, tạp chí, luận văn, sách tra cứu, Chƣa có các sản phẩm nhƣ tạp chí tóm tắt, chỉ dẫn trích dẫn khoa học, danh mục, tổng luận, và các sản phẩm thông tin trên mạng (bản tin điện tử). 2.2.4. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 2.2.4.1. Tổ chức và sắp xếp tài liệu Vốn tài liệu trong thƣ viện đƣợc bổ sung về cần đƣợc tổ chức một cách khoa học và có hệ thống nhằm: - Tạo ra một trật tự trong kho sách. - Bảo quản chúng đƣợc tốt. Trần Thị Như 41 Lớp K50 TT – TV
  47. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện - Tạo thuận lợi cho việc sử dụng. - Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu. Toàn bộ vốn sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án của của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I sau khi xử lý đƣợc tổ chức một cách khoa học và có hệ thống. Hầu hết các phòng phục vụ của Trung tâm đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Hình thức này sẽ đảm bảo tài liệu ít bị mất mát, cán bộ dễ dàng quản lý, khá phù hợp với đặc điểm ngƣời dùng tin ở Học viện. Tuy nhiên cách tổ chức này có những nhƣợc điểm là: không tạo đƣợc sự thoải mái cũng nhƣ kích thích nhu cầu đọc cho ngƣời dùng tin. Trung tâm đƣợc tổ chức thành 2 phòng và 3 kho chính: Phòng đọc tổng hợp: với hơn 300 loại báo, tạp chí, 1.650 cuốn sách tra cứu ( từ điển sách tra cứu chuyên ngành, công báo, niên giám thống kê, ) với 1525 tên sách đƣợc xếp theo số đăng ký cá biệt và hơn 1.000 tạp chí đóng lƣu hàng năm. Đƣợc tổ chức theo phƣơng thức nửa kín nửa mở. Phòng đọc Cán bộ (phòng đọc nghiên cứu): với hơn 70 loại báo, tạp chí hiện có và khoảng 8.000 tài liệu là sách tra cứu, tham khảo và tài liệu ít công bố. Ngoài những ấn phẩm trên, tại đây còn có nguồn tài liệu rất quan trọng đó là luận văn, chuyên đề tốt nghiệp, các luận văn thạc sỹ, tiến sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học (của các lớp học viên và cán bộ nhà trƣờng). Kho sách kinh điển: có hơn 24.000 cuốn sách kinh điển nhƣ Các- Mác, Ăngghen, Lênin, Hồ Chí Minh toàn tập, tuyển tập, các sách tra cứu, tác phẩm lẻ của Các- Mác, Ăngghen, Lênin, Kho tài liệu học tập: các ấn phẩm ở đây đã đáp ứng rất tốt nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Với gần 60.000 bản tài liệu của hơn 600 tên sách là các loại sách giáo khoa, giáo trình các môn học, Văn kiện Đảng, Nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc. Nguồn tin ở đây phục vụ chủ yếu cho việc nghiên cứu của học viên trong học tập tại Học viện. Trần Thị Như 42 Lớp K50 TT – TV
  48. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Kho tài liệu tham khảo: số ấn phẩm hiện có khoảng 40.000 cuốn sách của 8.000 tên sách ở các lĩnh vực khác nhau nhƣ: kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá, phục vụ chủ yếu cho nhu cầu nâng cao trình độ chuyên môn, giải trí của cán bộ và học viên. Sắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu nhằm: - Phục vụ đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin nhanh chóng, chính xác nhất. - Tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện nghiên cứu sách của mình để từ đó tiến hành hƣớng dẫn đọc cho ngƣời dùng tin. - Tiết kiệm diện tích kho, giá và công sức của ngƣời cán bộ thƣ viện. - Tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách một cách nhanh chóng và chính xác. Tại Trung tâm tài liệu ở tất cả các kho đƣợc sắp xếp lên giá khá đơn giản, chỉ theo số đăng ký cá biệt. Ở trên giá sách đƣợc sắp xếp từ ngăn trên cùng xuống ngăn dƣới, từ tay trái sang tay phải và có trừ khoảng trống cho sách sẽ bổ sung. Ƣu điểm của cách sắp xếp này là: Tiết kiệm đƣợc kho giá, đơn giản dễ tiến hành. Nhƣợc điểm: Sách của cùng một tác giả, cùng một chủ đề, môn loại lại phát tán đi nhiều nơi khác nhau của kho sách. 2.2.4.2. Lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu Lƣu giữ và bảo quản thông tin là công đoạn quan trọng trực tiếp góp phần vào việc lƣu giữ, bảo quản và xây dựng nguồn lực thông tin. Có thể nói lƣu giữ và bảo quản thông tin là điều kiện và tiền đề đảm bảo cho các quá trình hoạt động thông tin đƣợc liên tục. Vì vậy ở công đoạn này luôn luôn phải tính đến các Trần Thị Như 43 Lớp K50 TT – TV
  49. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện vấn đề nhƣ: lƣu giữ những loại thông tin nào, lƣu giữ dƣới những hình thức nào, làm thế nào để sử dụng thuận tiện nhất và hiệu quả nhất. Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp nhằm đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thƣờng của các tài liệu có trong kho. Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu: - Bảo quản vốn tài liệu là bảo quản kho tàng văn hoá và tài sản quốc gia. - Nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc ở phƣơng diện đáp ứng đƣợc nhiều yêu cầu của ngƣời dùng tin do kho sách đƣợc bảo quản tốt. - Tăng giá trị của vốn tài liệu do giữ đƣợc nhiều tài liệu qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. - Tăng tuổi thọ các tài liệu. Đây là một khâu vô cùng khó khăn trong thời đại bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay, nhất là đối với các cơ quan thông tin mà đặc thù vẫn hoạt động dựa trên phƣơng tiện thủ công. Trung tâm TT - TL - TV của Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I là một điển hình. Việc bổ sung, xử lý, lƣu giữ và phục vụ tất cả đều diễn ra một cách thủ công. Sự chuyển biến quan trọng diễn ra trong những thập kỷ gần đây khi một lƣợng lớn tài liệu bằng giấy lƣu trữ trong thƣ viện do nhiều nguyên nhân khác nhau đang bị huỷ hoại trên một quy mô rộng lớn và số lƣợng lớn. Không phải quá cƣờng điệu khi nói rằng trong thập kỷ gần đây vấn đề lƣu trữ và bảo quản tài liệu chống lại mọi tác nhân huỷ hoại đang là mối quan tâm nghề nghiệp chính của mỗi Trung tâm thông tin- thƣ viện. Trung tâm TT- TL- TV có hơn 170.000 bản sách, hơn 20.000 tài liệu nội sinh, hàng chục nghìn bản lƣu của hơn 340 loại báo, tạp chí, Các tài liệu đó đƣợc bố trí, sắp xếp tại các phòng đọc, các kho sách của Trung tâm. Với số lƣợng tài liệu lớn nhƣ vậy, nhiệm vụ lƣu trữ và bảo quản tài liệu luôn luôn đƣợc quan tâm đúng mức. Trần Thị Như 44 Lớp K50 TT – TV
  50. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Cũng nhƣ mọi trung tâm thông tin – thƣ viện khác, Trung tâm TT- TL- TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I phải giải quyết hai nhiệm vụ cơ bản dƣờng nhƣ mâu thuẫn nhau nếu từ góc độ bảo quản tài liệu. Đó là một mặt phải thu thập đầy đủ và lƣu trữ lâu dài các tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Mặt khác phải tổ chức phổ biến rộng rãi những tài liệu có trong Trung tâm nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó, việc đề ra chiến lƣợc đúng đắn nhằm lƣu trữ và bảo quản thông tin là hết sức cần thiết. Hiện trạng kho tài liệu của Trung tâm hiện nay xét về mặt bảo quản đang ở tình trạng báo động: nhiều sách báo bị rách nát, hƣ hỏng, bị giòn, dễ rách nát, bị ố vàng, giấy chuyển màu, bị nhiễm mốc, bị rách bìa, hỏng gáy, Tình trạng trên có ở trong các tài liệu xuất bản trƣớc năm 1985, đặc biệt là trƣớc 1975. Tình trạng sách báo bị hủy hoại, kém chất lƣợng là do các nguyên nhân sau: Không có điều kiện bảo đảm môi trƣờng thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu giấy trong các kho. Do điều kiện khí hậu Việt Nam nhiều tháng nóng, ẩm, không khí bị ô nhiễm, kho tàng chật chội, các giá sách gỗ bị mối, gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo quản. Các loại côn trùng là một nguyên nhân gây hại đến tài liệu. Trung tâm cũng đã tiến hành các biện pháp bảo quản nhƣ diệt mối, mọt, diệt chuột, thƣờng xuyên làm vệ sinh để tránh bụi bẩn, nhƣng cũng chỉ có kết quả cục bộ, tạm thời chứ chƣa giải quyết đƣợc cơ bản vấn đề bảo quản. Một nguyên nhân làm hủy hoại, mất mát nữa cần đƣợc đề cập đến là do bản thân con ngƣời gây ra. Việc chuyển chỗ tài liệu, việc chuyển kho, dồn kho, việc khai thác tài liệu, ý thức bảo quản tài liệu của cán bộ thƣ viện và độc giả chƣa tốt cũng gây tổn hại không ít cho kho tàng sách báo. Từ năm 1998 đến nay, Trung tâm TT- TL- TV đã đƣợc xây dựng riêng biệt, trong đó có các nhà kho chứa sách báo đúng quy cách, đáp ứng biện pháp Trần Thị Như 45 Lớp K50 TT – TV
  51. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện cơ bản để giải quyết vấn đề bảo quản tài liệu. Nhƣng mặt khác, hệ thống các giá sách đƣợc trang bị toàn bộ bằng gỗ dẫn đến tình trạng mối, mọt dẫn tới nguy cơ hủy hoại tài liệu rất cao. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác bảo tồn, bảo quản tài liệu, Trung tâm TT- TL- TV Học viện Chính trị Hành chính Khu vực I đã xác định là một trong 3 chức năng cơ bản của hoạt động thƣ viện (sƣu tầm, phục vụ và bảo quản) và có các quy định cụ thể. Các quy định về trách nhiệm gồm nhiều vấn đề khác nhau nhƣng đều nhằm mục đích ngăn ngừa, hạn chế tối đa các tác động tiêu cực của con ngƣời tới vốn tài liệu. Cán bộ thƣ viện làm công tác tại các kho tài liệu, ngoài tiêu chuẩn chung là ngƣời có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, chấp hành nghiêm ngặt quy chế bảo vệ, Đồng thời Trung tâm tâm cũng giáo dục bạn đọc có ý thức bảo vệ tài liệu. Cùng với sự chú ý bảo quản tài liệu dƣới sự tác động của con ngƣời, Trung tâm TT- TL- TV cũng quan tâm đến yếu tố môi trƣờng, một trong những nguyên nhân gây tác hại không nhỏ đến vấn đề bảo quản tài liệu. Vị trí đặt các kho là những nơi thoáng khí, cao ráo, có kết cấu vững chắc, có hệ thống cửa kính để chống trời nồm mƣa, có hệ thống quạt thông gió và điều hòa nhiệt độ ở phần lớn các kho sách để giữ cho độ ẩm và nhiệt độ thích hợp. Cùng với những quy định chặt chẽ chế độ làm vệ sinh kho sách hàng tuần nhƣ lau chùi, hút bụi cũng giúp cho việc bảo quản tài liệu cũng tốt hơn. Trung tâm cũng đã có chế độ chiếu sáng hợp lý để tránh những tổn hại đến tuổi thọ tài liệu. Đối với những tài liệu cũ đã rách nát, cán bộ thƣ viện đã tổ chức dán, đóng bìa cứng Trần Thị Như 46 Lớp K50 TT – TV
  52. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 2.2.4.3. Công tác kiểm kê và thanh lý Kiểm kê vốn tài liệu là kiểm kê mỗi đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại của nó. Nhằm nắm đƣợc hiện trạng vốn tài liệu và xác định những biện pháp củng cố và hoàn thiện vốn tài liệu đó. Tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I thực hiện kiểm kê theo định kỳ 5 năm 1 lần theo quyết định của Ban giám đốc Học viện. Tại đây cũng tiến hành kiểm kê theo trong mỗi đợt bàn giao kho/phòng (khi có cán bộ về hƣu, khi chuyển phòng/kho làm việc của cán bộ) Phƣơng pháp kiểm kê đƣợc sử dụng tại đây là kiểm kê theo đăng ký cá biệt. Đây là phƣơng pháp đơn giản, thuận tiện và phù hợp với các kho tài liệu sắp xếp theo số đăng ký cá biệt ở Trung tâm. Trong thời gian tiến hành kiểm kê sẽ thành lập một Ban kiểm kê gồm 2 nhóm. Mỗi nhóm gồm 2 ngƣời. Một ngƣời đọc số đăng ký cá biệt ở trên giá, một ngƣời đánh dấu vào sổ đăng ký cá biệt. Cuối cùng sẽ ra soát lại sổ đăng ký để biết cuốn sách nào còn thiếu. Sau khi kiểm kê sẽ co biên bản kiểm kê liệt kê danh sách tài liệu còn thiếu trong kho (nêu rõ nguyên nhân). Đồng thời phản ánh tình trạng bảo quản, sự hƣ hỏng của tài liệu. Sau khi kiểm kê biết đƣợc tình trạng của tài liệu (còn giá trị sử dụng hay không? còn sử dụng đƣợc nữa hay không?) đƣa ra đề nghị thanh lý đối với tài liệu không thể sử dụng nữa gửi lên cấp trên. Nếu đƣợc chấp nhận sẽ tiến hành thanh lý. 2.2.5. Công tác phục vụ người dùng tin Phục vụ ngƣời dùng tin là hoạt động của thƣ viện nhằm tuyên truyền và đƣa ra phục vụ các dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ ngƣời tới thƣ viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu đó. Công tác này đƣợc xây dựng trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thƣ viện, phục vụ thông tin, tra cứu. Trần Thị Như 47 Lớp K50 TT – TV
  53. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 2.2.5.1. Tầm quan trọng của công tác phục vụ người dùng tin Phục vụ bạn đọc có tầm quan trọng đặc biệt: - Nó giúp cho việc vận hành kho sách đã đƣợc bổ sung và tổ chức tốt. Dù kho sách này có quý đến đâu mà không có ngƣời dùng tin thì kho sách đó cũng mất hết giá trị. - Giúp cho bạn đọc thoả mãn đƣợc nhu cầu đọc của mình. Đọc sách là quá trình sáng tạo gồm quá trình tiếp thu, so sánh, ứng dụng những gì đã đọc. - Đánh giá hiệu quả xã hội của thƣ viện. Thƣ viện càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò, tác dụng xã hội của nó càng lớn. 2.2.5.2. Các hình thức phục vụ người dùng tin Trung tâm TT- TL- TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I phục vụ thông tin theo phƣơng thức truyền thống với hai hình thức phục vụ chủ yếu là: phục vụ đọc tại chỗ và phục vụ mƣợn về nhà. Thời gian phục vụ bạn đọc của Trung tâm: Các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần Buổi sáng: từ 7h30 đến 11h Buổi chiều: Từ 13h đến 20h đối với phòng đọc tổng hợp; từ 13h đến 16h30 đối với các bộ phận còn lại. Phục vụ đọc tại chỗ Là hình thức mà ngƣời dùng tin có thể sử dụng, khai thác, truy cập thông tin tại chỗ tất cả những tài liệu, vật mang tin và các nguồn tin có trong kho. Căn cứ vào nội dung, hình thức tài liệu, mục đích sử dụng tài liệu của ngƣời dùng tin, Trung tâm tổ chức hình thức đọc tại chỗ thông qua phòng đọc Tổng hợp và phòng đọc Cán bộ. * Cách thức phục vụ tại phòng đọc Tổng hợp: Phòng đọc Tổng hợp phục vụ mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin của Học viện. Phòng có gần 200 chỗ ngồi, thoáng mát với hệ thống tủ, giá sách, bàn, ghế, trang Trần Thị Như 48 Lớp K50 TT – TV
  54. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện thiết bị khác khá đầy đủ và phù hợp.Tại đây những báo, tạp chí mới đƣợc phục vụ theo kiểu vừa đóng vừa mở, ngƣời dùng tin tự phục vụ tài liệu cho mình (báo và tạp chí); còn những số báo, tạp chí cũ và cũng nhƣ sách, tƣ liệu đƣợc sắp xếp trong tủ và kho, khi ngƣời dùng tin cần phải tra cứu tìm tin qua hệ thống tủ thƣ mục và đƣa nhu cầu tin cho thủ thƣ để đƣợc tiếp cận với tài liệu mà họ cần. Đây là phòng thu hút đƣợc số lƣợng bạn đọc nhiều nhất. * Cách thức phục vụ tại phòng đọc Cán bộ: Phòng đọc cán bộ với đối tƣợng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và học viên chuẩn bị làm luận văn, chuyên đề tốt nghiệp với gần 100 chỗ ngồi. Hàng ngày thu hút 15- 20 lƣợt ngƣời đến đọc. Phòng đƣợc trang bị một số loại báo, tạp chí ra hàng ngày, các tài liệu mật, tuyệt mật, những tài liệu lƣu hành nội bộ, một số sách tra cứu, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn tốt nghiệp của các lớp học tập trung cũng nhƣ tại chức của trƣờng. Phòng đọc này đƣợc tổ chức theo kiểu nửa mở. Đối với tài liệu là báo và tạp chí, ngƣời dùng tin sau khi trình thẻ thƣ viện cho cán bộ sẽ trực tiếp vào lựa chọn. Đố với tài liệu là kỷ yếu, sách, luận văn tốt nghiêp, nghiên cứu khoa học ngƣời dùng tin tra cứu tại mục lục chữ cái và mục lục phân loai ghi số xếp giá, ngƣời cán bộ sẽ lấy tài liệu cho họ. Phục vụ mượn về nhà Ngoài phục vụ đọc tại chỗ, Trung tâm còn tổ chức phục vụ mƣợn về nhà. Đây là hình thức phục vụ quan trọng vì với đặc thù ngƣời dùng tin chính của Trung tâm là cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên, học viên đang học tập tại trƣờng do thời gian lên lớp nhiều, thời gian tự nghiên cứu còn hạn chế, nên việc phục vụ mƣợn về nhà đã tạo điều kiện cho họ sử dụng đƣợc nhiều tài liệu cần thiết cho nhu cầu tin của họ. Phục vụ chủ yếu là những thông tin phổ biến nhƣ sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo trực tiếp cho các môn học và lĩnh Trần Thị Như 49 Lớp K50 TT – TV
  55. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện vực xã hội khác. Việc phục vụ mƣợn tài liệu về nhà đƣợc tổ chức thông qua hệ thống các phòng mƣợn. * Cách thức phục vụ tại phòng mƣợn kinh điển: Phục vụ các tài liệu về chủ nghĩa Mác- Lênin nhƣ Mác- Ăngghen toàn tập, tuyển tập; Lênin toàn tập, tuyển tập, các tác phẩm lẻ, phòng mƣợn kinh điển có hơn 24.000 bản tài liệu phục vụ cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin của Học viện. Phòng đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Số lƣợng bạn đọc đến phòng này không nhiều. * Cách thức phục vụ tại phòng mƣợn sách học tập: Có khoảng 60.000 bản tài liệu, phục vụ các tài liệu giáo trình, giáo khoa các môn học đang giảng dạy và học tập tại Học viện. Hình thức phục vụ này đƣợc áp dụng cho mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin. Có thể mƣợn theo tập thể các lớp học viên hoặc cá nhân. Căn cứ vào chƣơng trình giảng dạy của từng lớp học viên, cán bộ phòng mƣợn chuẩn bị tài liệu, các lớp học viên cử ngƣời lên nhận về cấp phát cho từng học viên của lớp. Sau khi hoàn thành chƣơng trình các môn học, các lớp tập trung trả lại tài liệu cho phòng. Trong từng môn học, mỗi học viên phải đƣợc đảm bảo giáo trình, giáo khoa và tập bài giảng, điều đó đặt ra yêu cầu đối với thủ thƣ phụ trách phòng này phải có kế hoạch cụ thể chuẩn bị và thu hồi tài liệu một cách hợp lý. * Cách thức phục vụ tại phòng mƣợn nghiên cứu: Tại đây tài liệu đƣợc sắp xếp theo sổ đăng ký cá biệt, khi ngƣời dùng tin có nhu cầu tin phải đƣa yêu cầu tin đó cho thủ thƣ để đƣợc phục vụ. Tuy nhiên do nhu cầu tin của ngƣời dùng tin đa dạng mà lƣợng sách có hạn nên nhiều khi không đáp ứng đƣợc. Ngoài các hình thức chủ yếu phục vụ thông tin nêu trên đây, Trung tâm còn sử dụng một số dịch vụ thông tin khác thông qua hệ thống tra cứu thông tin, hệ thống mục lục và các sản phẩm dịch vụ thông tin khác Trần Thị Như 50 Lớp K50 TT – TV
  56. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện CHƢƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét Ngày nay, vai trò của thƣ viện ngày càng đƣợc khẳng định. Thƣ viện là cơ quan văn hoá giáo dục đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo và trong đời sống xã hội. Hiện nay sách, báo của thƣ viện đã trở thành phƣơng tiện quan trọng trong việc xây dựng và đào tạo con ngƣời mới, giáo dục tinh thần yêu nƣớc, yêu chủ nghĩa xã hội, yêu lao động, làm chủ tập thể, tinh thần quốc tế cộng sản, vũ trang cho học viên những kiến thức cụ thể để họ hoàn thành những nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá của Đảng và Chính phủ đề ra. Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I trong suôt 56 năm hoạt động và trƣởng thành đã đóng vai trò quan trọng trong công việc thu thập, lƣu giữ và bảo quản vốn tài liệu, cung cấp thông tin và tƣ liệu, phục vụ chƣơng trình đào tạo của Học viện. Từ khi thành lập đến nay Thƣ viện đã không ngừng chuyển đổi cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của ngƣời dùng tin, là cán bộ, giảng viên, học viên trong quá trình học tập và giảng dạy. Với các hoạt động cụ thể của mình, Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lƣợng đào tạo của Học viện, cung cấp đội ngũ cán bộ lãnh đạo và quản lý cao cấp của Đảng và Nhà nƣớc có đủ năng lực xây dựng đất nƣớc. Trong quá trình hoạt động bƣớc đầu có nhiều thành tựu to lớn nhƣng cũng có nhiều khó khăn cần phải khắc phục. Trong cơ cấu tổ chức và hoạt động Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có những ƣu điểm và nhƣợc điểm sau: Trần Thị Như 51 Lớp K50 TT – TV
  57. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3.1.1. Ưu điểm * Đội ngũ cán bộ: Đội ngũ cán bộ đều có trình độ chuyên môn và trình độ về lý luận chính trị cao. Gần đây số cán bộ làm công tác thông tin - thƣ viện ngày càng đƣợc trẻ hóa. Đội ngũ cán bộ đƣợc sắp xếp xen kẽ tƣơng đối hợp lý, tạo nhiều thuận lợi trong công tác đặc biệt là khâu xử lý tài liệu. Họ thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Đội ngũ cán bộ luôn đƣợc Ban lãnh đạo quan tâm và khích lệ tinh thần làm việc, chủ động sáng tạo, không ngừng nâng cao năng lực, trình độ của mình. Tập thể cán bộ Trung tâm luôn cố gắng hết mình cho sự phát triển Trung tâm. * Cơ sở vật chất: Trung tâm TT - TL - TV đƣợc đầu tƣ kinh phí nâng cấp hạ tầng thiết bị nhƣ: kệ giá, hệ thống hút bụi, thông gió, điều hoà, bàn ghế Trung tâm đã xây dựng đƣợc một hệ thống cơ sở vật chất tƣơng đối đầy đủ bƣớc đầu đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin. * Công tác bổ sung: Trung tâm đã xây dựng đƣợc kho tài liệu có giá trị, bao gồm một số lƣợng lớn các tài liệu về chuyên ngành khoa học chính trị và khoa học xã hội. * Công tác phục vụ bạn đọc: Việc phục vụ bạn đọc ở Trung tâm diễn ra chủ yếu ở 5 phòng: phòng đọc cán bộ, phòng đọc tổng hợp, kho sách tham khảo, kho sách kinh điển và kho sách học tập. Cán bộ thƣ viện phục vụ tận tình, chu đáo cho bạn đọc trong quá trình tra cứu tài liệu, mƣợn - trả tài liệu. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ƣu điểm trên, Trung tâm còn có một số hạn chế và khó khăn cần khắc phục, nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc trong giai đoạn hiện nay. Trần Thị Như 52 Lớp K50 TT – TV
  58. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện * Đội ngũ cán bộ: Tuy đƣợc đào tạo cơ bản, song số cán bộ trẻ đó chƣa có kinh nghiệm thực tiễn, cho nên, những kiến thức mà họ đƣợc đào tạo tại các trƣờng đem áp dụng vào thực tiễn có kết quả chƣa cao. Tại Trung tâm hiện nay còn có một số cán bộ lớn tuổi, hạn chế về trình độ và một số đƣợc luân chuyển từ các bộ phận khác sang lại chƣa đƣợc trang bị những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ thƣ viện, nên cũng ảnh hƣởng đến chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của thƣ viện. * Cơ sở vật chất: Với cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện có Trung tâm TT - TL - TV vẫn còn thiếu và lạc hậu nhiều so với các cơ quan thông tin - thƣ viện khác. * Công tác bổ sung: Trung tâm chƣa thƣờng xuyên tiến hành khảo sát nhu cầu tin của học viên, của cán bộ, giảng viên trong việc tìm, khai thác tài liệu mới, việc bổ sung còn mang tính phiến diện một chiều. Diện bổ sung, nguồn bổ sung tài liệu còn hẹp, các tài liệu phục vụ cho học tập chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của ngƣời dùng tin, nguồn tin nội sinh chƣa khai thác đƣợc nhiều, kinh phí bổ sung còn hạn chế. * Hoạt động xử lý: Việc xử lý nghiệp vụ còn mang tính thủ công nên không thể tránh khỏi những sai sót nhƣ số đăng ký cá biệt, ký hiệu xếp giá, phích thiếu hoặc bị trùng. Việc xử lý tài liệu mới chỉ dừng lại ở các công đoạn biên mục tài liệu, phân loại tài liệu, chƣa tiến hành làm tóm tắt, định từ khoá. Phân loại tài liệu cũng đang dừng ở mức sơ sài. Kí hiệu phân loại vẫn chỉ dừng lại các lớp lớn, không dùng bảng trợ ký hiệu. Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu nhất là các tài liệu chuyên ngành sâu. * Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin: Trần Thị Như 53 Lớp K50 TT – TV
  59. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hoạt động thông tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I còn nhiều hạn chế. Cho đến nay Trung tâm TT- TL- TV vẫn chƣa thành lập đƣợc mạng cục bộ để tổ chức hoạt động phục vụ, chia sẻ nguồn lực, thống nhất kỹ thuật, kết hợp với các hình thức phục vụ truyền thống. Ở Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I vẫn chƣa tổ chức khai thác các dịch vụ Internet, các cơ sở dữ liệu, multimedia, CD - Room, * Bộ máy tra cứu: Bộ máy tra cứu thủ công vẫn còn nhiều hạn chế và không còn phù hợp với thời đại. Hệ thống mục lục truyền thống rất ít đƣợc bạn đọc sử dụng đến. Bạn đọc đến Trung tâm có thể sẽ không tìm thấy tài liệu mình cần mặc dù trong thƣ viện có. Theo thống kê có 18% bạn đọc thƣờng xuyên không tìm đƣợc tài liệu mình cần. * Mối quan hệ hợp tác: Trung tâm gần nhƣ không có hoạt động trao đổi thông tin nào đối với các thƣ viện khác điều này hạn chế phần nào sự đa dạng của nguồn tin và cũng không phát huy đƣợc vốn tài liệu của cơ quan mình hết sức có thể. Ngày nay khi mà nguồn thông tin ngày càng pháp triển, không một cơ quan TT - TV nào có thể đáp ứng đƣợc đầy đủ các tài liệu. Chính vì thế việc mở rộng quan hệ hợp tác trao đổi với các cơ quan khác là rất quan trọng giúp Trung tâm có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại cơ quan mình. 3.1.3. Nguyên nhân Có tình trạng trên là do những nguyên nhân sau: Trƣớc hết phải nói đến sự quan tâm chƣa đúng mức của Ban giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. Chƣa có sự đầu tƣ xứng đáng để phát triển Trung tâm TT - TL – TV. Năng lực quản lý, năng lực chuyên môn, trình độ tin học, ngoại ngữ của các cán bộ thông tin - thƣ viện chƣa thực sự tốt. Trần Thị Như 54 Lớp K50 TT – TV
  60. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Trung tâm thiếu chủ động, tích cực phát huy vai trò của mình trong việc đáp ứng nhu cầu tin cho toàn bộ ngƣời dùng tin của học viện. Trung tâm vẫn chƣa chú ý nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin một cách thƣờng xuyên. Chƣa có chính sách thu hút ngƣời dùng tin nên số lƣợng ngƣời dùng tin đến thƣ viện vẫn còn hạn chế. Một số cán bộ vẫn chƣa thực sự tận tâm với công viêc. 3.2. Kiến nghị 3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ thư viện Cán bộ thƣ viện đóng vai trò rất quan trọng, mọi hoạt động của thƣ viện đều do con ngƣời thực hiện. Chính vì vậy mà Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I cần coi trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ để phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn. Cụ thể Trung tâm cần có các biện pháp sau: Ngoài mở các lớp tập huấn cần trang bị thêm cho đội ngũ cán bộ những kiến thức về giấy, đĩa từ, về bảo quản giá kệ Cần cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ để cập nhật những thông tin, kiến thức mới của ngành. Trung tâm cũng cần có những cán bộ giao lƣu học hỏi những kinh nghiêm, sáng tạo của cơ quan TT - TV bên ngoài. Không ngừng nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ. Cần có chính sách động viên, khuyến khích cán bộ tự học tập, tự nâng cao trình độ. Tuyển chọn cán bộ đúng chuyên ngành thông tin-thƣ viện chứ không phải là cán bộ chuyển ngành nhƣ hiện nay. 3.2.2. Đào tạo người dùng tin. Ngƣời dùng tin của Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I hầu nhƣ chƣa có kỹ năng sử dụng các sản phẩm thông tin nhƣ Trần Thị Như 55 Lớp K50 TT – TV
  61. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện khai thác triệt để hệ thống tra cứu thông tin, phƣơng pháp đọc, sử dụng tài liệu có hiệu quả, cách giữ gìn và bảo quản tài liệu. Nguyên nhân của tình trạng này do hƣớng dẫn sử dụng dịch vụ thông tin và các sản phẩm thông tin chƣa đƣợc tổ chức. Kết quả khảo sát cho thấy 98% ngƣời dùng tin mong muốn tham gia vào những buổi hƣớng dẫn các lớp huấn luyện ngƣời dùng tin do Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viện tổ chức. Trung tâm nên tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin có thể tiến hành với những hình thức sau: - Đầu mỗi khoá học nên tổ chức hƣớng dẫn học viên các nội quy Trung tâm, giáo dục ý thức giữ gìn tài liệu cho họ. - Sử dụng các hƣớng dẫn tại các phòng đọc, phòng mƣợn hoặc công cụ tra cứu. - Biên soạn tài liệu hƣớng dẫn sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin gửi cho các đơn vị trong Nhà trƣờng để ngƣời dùng tin tham khảo. - Tổ chức tọa đàm, trao đổi, thu nhận giải đáp những thắc mắc của ngƣời dùng tin đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I. 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại. Cơ sở và trang thiết bị là yếu tố không thể thiếu đƣợc của hoạt động TT - TV. Hiện nay về cơ sở vật chất của Trung tâm tƣơng đối khang trang và rộng rãi, song trang thiết bị còn thiếu nhiều nhất là trang thiết bị hiện đại. Trong tƣơng lai Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu - Thƣ viện cần có phƣơng hƣớng, kế hoạch đầu tƣ phát triển cụ thể vừa đáp ứng nhu cầu trƣớc mắt vừa mang tính chất lâu dài. Cần có sự đầu tƣ của Học viện về kinh phí để mua hệ thống máy tính và phần mềm quản lý thƣ viện nhằm tin học hoá hoạt động thông tin tại Trung tâm. Trung tâm cũng cần phải có đề nghị cấp kinh phí mua các thiết bị cho quá trình tự động hoá nhƣ thiết bị mã vạch, cổng từ, Trần Thị Như 56 Lớp K50 TT – TV
  62. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện Cần thay thế dần những giá sách gỗ bằng những giá bằng sách hay inol nhằm hạn chế mối mọt. Cần có những chính sách thu hút sự tài trợ từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc. 3.2.4. Tăng cường nguồn lực thông tin: * Củng cố và khai thác nguồn lực thông tin hiện có trong thƣ viện. Tiến hành tổ chức nguồn tài liệu hiện có trong thƣ viện một cách khoa học để tạo điều kiện tốt nhất cho ngƣời dùng tin và khai thác thông tin. Rà soát lại các tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, tập san thƣờng bổ sung để nắm đƣợc những tài liệu nào đƣợc sử dụng nhiều để có biện pháp tăng số lƣợng cũng nhƣ giảm những tài liệu không phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy tại Học viện để tránh tình trạng lãng phí không cần thiết. * Củng cố, tăng cƣờng nguồn lực thông tin có định hƣớng. Để đảm bảo phát triển đúng hƣớng của nguồn lực thông tin cần có chính sách bổ sung hợp lý trên cơ sở nghiên cứu cơ cấu nhu cầu tin của ngƣời dùng, đặc biệt là ƣu tiên cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập tại Học viện. Cần lƣu ý đến các nguồn tin liên quan đến chƣơng trình đào tạo của Học viện đƣợc chuyển tải dƣới dạng tài liệu truyền thống. - Có kế hoạch bổ sung tài liệu ngoại văn vì vốn tài liệu của Trung tâm chủ yếu toàn Tiếng Việt - Tăng cƣờng bổ sung các tài liệu là sản phẩm của công nghệ thông tin nhƣ băng từ, đĩa từ, CD - Room. Microfic, làm giàu thêm nguồn lực thông tin cho ngƣời dùng tin tiếp cần bằng nhiều cách khác nhau. - Quan tâm bổ sung, hồi cố những tài liệu có giá trị mà trung tâm vẫn còn thiếu. - Có kế hoạch xây dựng chính sách bổ sung tài liệu để công tác bổ sung đƣợc thực hiện có hiệu quả và khoa học. Trần Thị Như 57 Lớp K50 TT – TV
  63. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện * Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin: - Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I có thể chia sẻ nguồn lực thông tin với Viện khoa học thông tin của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Ngoài ra, thƣ viện có thể chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan làm công tác thông tin- thƣ viện nhƣ: Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Thƣ viện Quốc gia, - Thƣờng xuyên trao đổi với các khoa, bộ môn chuyên ngành để cập nhật những thông tin về tài liệu mới bằng cách tổ chức mạng nội bộ trong trƣờng (mạng LAN) nhằm tăng cƣờng khai thác triệt để các nguồn tin có trong các đơn vị của Học viện. - Triển khai việc lắp đặt hệ thống tra cứu trực tuyến mở rộng khai thác thông tin có trong và ngoài nƣớc. Việc chia sẻ nguồn lực thông tin có thể thực hiện đƣợc qua các phƣơng thức sau: trao đổi tài liệu, cho tặng những tài liệu nhiều bản, cho mƣợn tài liệu giữa các thƣ viện, dùng chung cơ sở dữ liệu. 3.2.5. Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu. Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính Khu vực I vẫn còn mang tính thủ công và đơn giản. Vì thế trong thời gian tới Trung tâm cần hoàn tiện chu trình xử lý tài liệu nhƣ cần bổ sung thêm các công đoạn xử lý tài liệu nhƣ định từ khóa, định chủ đề. Cần phân loại tài liệu chi tiết hơn giúp bạn đọc có thể dễ dàng tìm tài liệu thuộc chuyên nghành mà họ quan tâm, nghiên cứu. Chất lƣợng xử lý tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của ngƣời cán bộ xử lý. Do vậy, Trung tâm cần nâng cao trình độ, kỹ năng xử lý nghiệp vụ cho cán bộ Trung tâm một cách đồng bộ. Trần Thị Như 58 Lớp K50 TT – TV
  64. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện 3.2.6. Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Cần tăng cƣờng và nâng cao chất lƣợng các bản thƣ mục, chuyên đề, các buổi nói chuyện thời sự, hội nghị bạn đọc, hội thảo khoa học. Hiện đại hoá bộ máy tra cứu và công tác tra cứu, đẩy mạnh hình thức phổ biến thông tin chọn lọc, tổ chức triển lãm, trƣng bày tuyên truyền giới thiệu sách, sản phẩm của thƣ viện, tổ chức xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị gia tăng cao. Việc triển khai đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin cần phải có đƣợc thông tin phản hồi từ ngƣời dùng tin. Thực hiện tốt việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ ngƣời dùng tin, khảo sát, đánh giá thông tin. Thông tin phản hồi đƣợc xử lý kịp thời, chính xác sẽ tạo điều kiện thoả mãn nhu cầu tin và kích thích nhu cầu tin phát triển. 3.2.7. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với sự phát triển ở tất cả các lĩnh vực. Hoạt động thông tin - thƣ viện cũng không nằm ngoài xu thế đó. Các giải pháp cụ thể: - Thống nhất phƣơng hƣớng và một số tiêu chuẩn kỹ thuật. Cần lựa chọn phần mềm quản lý thƣ viện thống nhất dùng chung cho các Trung tâm TT- TL- TV trong hệ thống Học viện để tạo môi trƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin, đồng thời thống nhất về hệ chủ đề, các nguyên tắc của hệ thống, phân loại, khổ mẫu tra cứu trên máy Marc, Nhằm mục đích dài hạn hơn, chúng ta cần từng bƣớc số hoá tài liệu hiện có, xây dựng các yếu tố cơ bản thƣ viện điện tử, các cơ sở dữ liệu nội tại của các đơn vị, các đƣờng kết nối, Để khai thác tốt thông tin từ bên ngoài, Trung tâm cần tiến hành xây dựng bộ máy tra cứu, hƣớng dẫn ngƣời đọc tìm nguồn thông tin, các chỉ dẫn, mục lục, thƣ mục, cách tiếp cận tƣ liệu trong kho, trên máy vi tính cũng nhƣ trên web. - Tập trung vốn đầu tƣ mua một số tạp chí điện tử. Trần Thị Như 59 Lớp K50 TT – TV
  65. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện + Công việc số hoá nên tiến hành theo định hƣớng từ đầu. Chỉ thực hiện với tƣ liệu quý, hiếm, có nội dung chất lƣợng cao. + Có kế hoạch phát triển các loại hình dịch vụ thông tin thƣ viện hiện đại nhƣ thông qua máy tính, các sản phẩm số hoá, cd- room, web, + Nâng cao năng lực của cán bộ thƣ viện. Đây là một việc quan trọng và cấp bách nhằm đào tạo lại và bổ sung kiến thức cho đội ngũ cán bộ đáp ứng đƣợc yêu cầu trƣớc mắt và sự phát triển nhanh chóng của thông tin và các công nghệ thông tin mới. + Đào tạo ngƣời sử dụng thông tin: cần tiến hành đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức cần thiết cho ngƣời dùng tin để có thể biết tra cứu trên máy tính, mạng và sử dụng đƣợc email, các dịch vụ mạng và Internet, đặt yêu cầu, tìm kiếm thông tin, chia sẻ thông tin, 3.2.8. Nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin. Các phòng phục vụ của Trung tâm nên tổ chức dƣới dạng kho mở. Phƣơng thức phục vụ này nhằm phát huy ƣu thế của hình thức kho mở là tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc chủ động tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, tìm đƣợc nhiều tài liệu ở lĩnh vực mà mình yêu thích, trong thời gian ngắn nhất. Tạo sự thoải mái, gây hứng thú cho bạn đọc. Đồng thời cán bộ thủ thƣ không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy tài liệu và bạn đọc cũng không cần mất thời gian chờ lấy tài liệu. Trần Thị Như 60 Lớp K50 TT – TV
  66. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Thông tin – Thư viện KẾT LUẬN: Trong thời đại ngày nay, khi vai trò của một cơ quan TT - TV đƣợc coi trọng. Các cơ quan TT - TV không ngừng hoàn thiện về tổ chức và hoạt động để đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu tin của ngƣời dùng tin xứng đáng là cơ quan văn hoá của Học viện. Trải qua 56 năm hoạt động, Trung tâm TT - TL - TV Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I đã thực sự đạt đƣợc những kết quả đáng trân trọng, là cơ quan cung cấp thông tin văn hoá, kinh tế, chính trị cho cả Học viện. Trung tâm góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của Học viện trong công tác đào tạo, bồi dƣỡng. Tuy vẫn là thƣ viện truyền thống nhƣng Trung tâm hàng năm đã phục vụ đƣợc hang nghìn lƣợt bạn đọc là học viên, thoả mãn nhu cầu tin của hàng trăm cán bộ của Học viện. Trong thời gian tới để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tin của bạn đọc đồng thời phát triển ngang tầm với các thƣ viện trong nƣớc Trung tâm TT - TL - TV cần phải có những thay đổi tích cực trong cơ cấu tổ chức cũng nhƣ có chƣơng trình hoạt động thật hiệu quả. Trần Thị Như 61 Lớp K50 TT – TV