Khóa luận Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

73 trang thiennha21 16/04/2022 5680

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_so_hoa_tai_lieu_va_to_chuc_khai_thac_nguon_tai_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, nhân loại đang bước sang một kỷ nguyên mới kỷ nguyên của nền kinh tế thông tin và tri thức. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đã tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động của đời sống xã hội trong đó có hoạt động Thông tin – Thư viện. Đặc biệt, các thư viện trên thế giới đang có xu hướng tự động hóa nghiệp vụ hoặc chuyển sang các loại hình thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và thông tin không ngừng gia tăng nhanh chóng trong xã hội. Giờ đây các tài liệu trong thư viện không chỉ đơn thuần là các tài liệu truyền thống như sách báo, tạp chí mà còn bao gồm các loại tài liệu dạng số như: Cơ sở dữ liệu (CSDL) trên mạng, đĩa CD, DVD Chính vì vậy mà công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số được các thư viện đặc biệt quan tâm và coi đây là vấn đề quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả cung cấp thông tin tới người dùng tin. Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện trung tâm của cả nước, là thư viện đứng đầu trong hệ thống thư viện công cộng, đi đầu trong công tác tự động hoá và ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào hoạt động của mình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thì công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số cũng là một vấn đề đang được Thư viện đặc biệt quan tâm nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin ngày càng tăng cao và đa dạng. Nhận thấy được tầm quan trọng đó tôi đã quyết định chọn đề tài: “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu của khóa luận nhằm tìm hiểu và bổ sung những kiến thức thực tế cho bản thân và góp một phần nhỏ bé vào việc tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giáo K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy dục, đào tạo và các nhu cầu khác của người dùng tin góp phần vào sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2.1. Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài là khảo sát thực trạng công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Qua việc khảo sát đề tài sẽ phân tích, đánh giá, đưa ra một số nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để giải quyết được mục đích đề ra, nhiệm vụ của khóa luận là: - Nêu được vị trí và vai trò của nguồn tài liệu số đối với sự phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Khảo sát thực trạng công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Cho đến nay đã có rất nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và tìm hiểu về Thư viện Quốc gia Việt Nam với các đề tài như: - “Nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong thời kỳ Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước” của Nguyễn Thị Hoài Thu, khóa luận tốt nghiệp năm 2001. - “Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Ngô Thị Hằng Nga, khóa luận tốt nghiệp năm 2004 - “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu chiểu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Hảo, khóa luận tốt nghiệp năm 2004. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - “Lịch sử phân loại tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Vũ Quỳnh Nhung, khóa luận tốt nghiệp năm 2005. - “Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Thu Hiền, khóa luận tốt nghiệp năm 2006. - “Tìm hiểu công tác tổ chức và phục vụ kho mở tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Thảo Hà, khóa luận tốt nghiệp năm 2008. - “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nghiêm Thị Bình, khóa luận tốt nghiệp năm 2008. Ngoài ra còn nhiều đề tài khác về Thư viện Quốc gia Việt Nam như: Nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, tìm hiểu công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu Tuy nhiên, đề tài về công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam thì chưa được nghiên cứu sâu và hoàn chỉnh. Vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài này nhằm tìm hiểu thực trạng công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số của Thư viện và vận dụng những kiến thức đã học từ nhà trường áp dụng vào một số hoạt động của Thư viện. Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài được xác định là công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn về mặt không gian và thời gian là: “Công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay”. 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Cơ sở lý luận: - Khóa luận được viết trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Triết học Mác Lê nin K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành đề tài tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp trao đổi với cán bộ thư viện và phỏng vấn người dùng tin. - Phương pháp thống kê - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu liên quan. 6. Ý nghĩa khoa học của đề tài - Về lý luận: Khóa luận làm rõ nội hàm các khái niệm liên quan đến tài liệu số: số hóa tài liệu, thư viện số, tài liệu số, ; Tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số đối với thư viện. - Về thực tiễn: Đưa ra một số nhận xét và đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. 7. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, phụ lục thì bố cục chính của khóa luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam và những vấn đề chung về tài liệu số. Chương 2: Thực trạng số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU SỐ Khái quát về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo Nghị Định của toàn quyền Pháp Anbe Xarô (Alert Sarraut) ký ngày 29/11/1917. Trụ sở Nha đặt tại đường Boocnhi Đêboocđơ (Borguis Deborders) Hà Nội, mà trước đó là khu vực trường thi tuyển chọn nhân tài thời phong kiến rồi đến trụ sở Nha Kinh lược Bắc Kỳ, nay là số 31 phố Tràng Thi. Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc. Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện. Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia Thư viện. Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn. Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội. Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng Thư viện vào Sài Gòn. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Đến tháng 10/1954, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội, tiếp quản thư viện, trên văn bản mang tên là Thư viện Trung ương từ Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền (sau là Bộ Văn hóa). Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam. Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định. Năm 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên Hiệp Quốc của khu vực Đông Dương. Năm 2000, Thư viện Quốc gia chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện Quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution). Thư viện Quốc gia với bề dày hơn 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao giờ cũng là Thư viện hàng đầu của nước ta. Nó chính là Thư viện Khoa học Tổng hợp lớn nhất trong cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước, là Thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dân tộc, là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các Hệ thống Thư viện trong cả nước và quan hệ quốc tế. 1.1.2. Đội ngũ cán bộ Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Như chúng ta đã biết, cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện. Trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu – Thư viện – Người sử dụng”, cán bộ thư viện là yếu tố cực kỳ quan trọng, vai trò của họ rất lớn. Nhiệm vụ của người cán bộ rất phức tạp. Trong mối quan hệ với tài liệu, cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với người sử dụng thư viện. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Trong mối quan hệ với cơ sở vật chất – kỹ thuật, cán bộ thư viện tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích và luôn luôn giữ cho cơ sở vật chất – kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất. Trong mối quan hệ với bạn đọc, cán bộ thư viện là người môi giới giữa sách và người đọc, là người tổ chức mối quan hệ giữa sách và người đọc, làm trung gian giữa bạn đọc với bạn đọc, họ không chỉ tuyên truyền giới thiệu một cách tích cực tài liệu mà còn nghiên cứu nhu cầu đọc, hướng dẫn đọc phù hợp với nhu cầu, đồng thời tạo ra các dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu đó. Cán bộ thư viện là người tổ chức, tạo điều kiện tối ưu cho việc phối hợp thành công mối quan hệ giữa con người với thông tin, làm cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả, làm tăng giá trị thông tin. Như vậy, cán bộ thư viện không chỉ là cầu nối giữa sách và bạn đọc mà còn là cầu nối tài liệu với tài liệu, tài liệu với cơ sở vật chất – kỹ thuật, cơ sở vật chất – kỹ thuật với người đọc. Theo số liệu thống kê về số lượng cán bộ tại TVQGVN năm 2010 có tới 176 người. Họ là những người cán bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của Thư viện. Trong 176 cán bộ có: 1 cán bộ trình độ tiến sỹ, gần 20 cán bộ trình độ thạc sỹ, 70% cán bộ có trình độ đại học. Số lượng cán bộ cụ thể ở các phòng ban như sau: - Phòng lưu chiểu: 7 cán bộ - Phòng bổ sung: 7 cán bộ - Phòng phân loại – biên mục: 16 cán bộ - Phòng đọc sách: 26 cán bộ - Phòng Báo, tạp chí: 19 Cán bộ - Phòng Thông tin – tư liệu: 8 cán bộ - Phòng Nghiên cứu khoa học: 5 cán bộ - Phòng Quan hệ quốc tế: 4 cán bộ K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Ngoài ra còn có 1Giám đốc và 3 Phó Giám đốc cùng các phòng ban chức năng khác nhau nữa. 1.2. Tầm quan trọng của nguồn tài liệu số đối với sự phát triển của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.2.1. Một số khái niệm chung Ngày nay, chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của sự bùng nổ thông tin. Trong thời gian gần đây có rất nhiều những khái niệm mới được dùng trong sách, báo, trên internet như thư viện điện tử, thư viện số, tài liệu điện tử, tài liệu số, số hóa Các khái niệm này hiện nay đang được dùng chưa hoàn toàn thống nhất, do vậy, trong khóa luận cần làm rõ nội hàm các khái niệm này. - Thư viện điện tử (TVĐT): Khái niệm về thư viện điện tử được định nghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều có sẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng công nghệ thông tin”. Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web mang lại. Khái niệm này đang được các chuyên gia công nghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống bất kể có dựa trên một thư viện truyền thống hay không. Môi trường kỹ thuật Internet hiện nay thậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin trên mạng một lúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể những người sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin, sự hiện diện của Web bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó. Tuy nhiên sự khác biệt giữa Thư viện điện tử, Thư viện số với kho thông tin khổng lồ trên Internet đó là World Wide Web (www) thiếu hẳn những đặc điểm quan trọng của việc sưu tầm có chọn lọc và tổ chức thông tin chặt chẽ như trong thư viện điện tử và thư viện số. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Thư viện điện tử cũng có thể hiểu theo nghĩa tổng quát: Là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện; Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa. Nguồn lực của Thư viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa. - Thư viện số (TVS): Theo Michael Lesk – 1997: “Các thư viện số là các bộ sưu tập thông tin số hóa được tổ chức. Chúng bao gồm việc cấu trúc và thu thập thông tin là các công việc mà các thư viện truyền thống vẫn luôn phải làm và các máy tính có nhiệm vụ trình bày các thông tin đó Một thư viện số thực sự cũng tạo ra các nguyên tắc quản lý những yếu tố cấu thành thư viện và các phương thức tổ chức thư viện”. Theo Gladney – 1994: “Một thư viện số phải là tập hợp các thiết bị máy tính, lưu trữ, truyền thông cùng với các nội dung số và phần mềm để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục, tìm kiếm, phân phát thông tin. Một dịch vụ thư viện số đầy đủ trọn vẹn phải bao gồm đảm bảo có cả các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các ích lợi của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin số và truyền thông số” Tựu chung lại, các thư viện số với mục đích đạt được các yêu cầu cao của xã hội đều phải: - Phục vụ một cách lý tưởng một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định nào đó. - Không phải là một thực thể đơn độc. - Được cấu tạo bởi cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức. - Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục với quá trình truy cập. - Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu tố công nghệ. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Tạo sự truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả cùng với một loạt các phương thức truy cập đa dạng, đa chiều. - Cung cấp truy cập miễn phí (có thể đối với một cộng đồng người dùng tin xác định) - Sở hữu và quản lý, kiểm soát được các nguồn tài nguyên thông tin của mình (cũng có thể phải mua ở bên ngoài) - Có một tập hợp nguồn tài nguyên thông tin với các đặc điểm sau: + Lớn và ổn định. + Được tổ chức và quản trị tốt. + Có nhiều khổ mẫu và khuôn dạng khác nhau - Tài liệu điện tử: Hiện nay khái niệm về tài liệu điện tử ở Việt nam vẫn còn rất mơ hồ, chưa có một khái niệm rõ ràng. Có thể xem tài liệu điện tử là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, các bộ phận lưu trữ thông tin của máy tính. Sự ra đời của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổ thông tin và bùng nổ công nghệ. - Tài liệu số (TLS): Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrap, “Tài liệu số” là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính. TLS có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. TLS cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử. Từ định nghĩa trên cho thấy, TLS được xây dựng thông qua hai kênh: - Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu, K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở dạng khác như (Scan, ghi âm, ) Tóm lại có thể hiểu TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số mà máy tính có thể đọc được. Như vậy tài liệu số và tài liệu điện tử có thể xem như là hai khái niệm có cùng nội hàm và có thể được dùng thay thế cho nhau. - Số hóa: Thư viện Trường Đại học Cornell định nghĩa số hóa: “là quá trình tỷ biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu”. Tóm lại: Số hóa là tiến trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống, cụ thể là sách và văn bản sang dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính. - Siêu dữ liệu: (tiếng Anh “METADATA”): Để mô tả tài nguyên thông tin số người ta dùng siêu dữ liệu (Metadata). Thuật ngữ “meta” xuất xứ là một từ Hy Lạp để chỉ một cái gì đó có bản chất cơ bản hoặc cao hơn. Vì vậy có thể hiểu “metadata” là dữ liệu về dữ liệu và được sử dụng thông thường nhất để mô tả tài nguyên thông tin trên web. Theo tiến sỹ Warwick Cathro, “siêu dữ liệu là những thành phần mô tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thông tin”. Siêu dữ liệu được xác định là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức. Siêu dữ liệu còn có thể định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu”. Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là “thông tin có cấu trúc mà nó mô tả, giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng và quản lý hơn. Siêu dữ liệu được hiểu là dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin về thông tin”. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Theo Dempsey và Heery, 1997: “siêu dữ liệu là dữ liệu đi kèm với đối tượng thông tin và nó cho phép những người sử dụng tiềm năng có thể biết trước sự tồn tại cũng như đặc điểm của đối tượng thông tin này”. Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin. 1.2.2. Vai trò, vị trí của nguồn tài liệu số đối với sự phát triển của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam - Tài liệu số trong thư viện chính là di sản văn hóa của dân tộc. Bởi cũng giống như các loại tài liệu truyền thống khác tài liệu số lưu giữ, truyền bá và bảo quản những giá trị văn hóa truyền thống của nhân loại từ đời này qua đời khác. Đồng thời nó còn là cơ sở quan trọng để phục vụ bạn đọc; phục vụ các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước. - Xây dựng và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số sẽ tạo khả năng truy cập và bảo quản thông tin cho thư viện từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện và rồi người sử dụng sẽ trở nên năng động hơn trong việc tìm kiếm thông tin bởi bởi khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng bằng cách sử dụng các tiện ích tìm kiếm của máy tính điện tử. - Tài liệu số giúp thư viện tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin thể hiện ở chỗ một bản tài liệu số có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của người học. Từ đó họ chủ động trong việc sắp xếp thời gian học tập, họ có thể lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc, mọi nơi. - Tiết kiệm thời gian và kinh phí: Thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ. Hơn thế nữa là giúp cho người dùng tin được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc trong việc tìm thông tin. Họ có thể ngồi ngay tại nhà hay phòng làm việc cũng có thể truy cập được tài liệu từ khắp nơi trên thế giới. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Đối với công tác bảo quản trong thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng. TLS ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần suất sử dụng. - Nguồn tài liệu số giúp thư viện mở rộng đối tượng phục vụ: Phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của thư viện mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác như tại nhà, tại trường, tại nơi làm việc Tài liệu số tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng nguồn tài liệu học tập bởi nguồn tài liệu số không bị giới hạn về không gian và thời gian. Loại bỏ khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia. - Tài liệu số giúp thư viện tăng khả năng đa truy cập cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau. Ví dụ như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục với các toán tử tìm được xây dựng dựa trên các toán tử Boole, các toán tử thu gon, mở rộng, tìm theo các liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn. Điều này cho phép người dùng tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian và giảm thiểu nhiễu tin. - Tuyên truyền, phổ biến các tài liệu của nước ta với thế giới. Tài liệu số được lưu giữ trên hệ thống máy tính do đó bạn đọc dù ở bất cứ đâu, không gian và khoảng cách như thế nào thì cũng có thể tiếp cận tới nguồn tài liệu của thư viện thông qua máy tính kết nối mạng internet hay intranet. 1.3. Nguồn tài liệu số trong cơ cấu vốn tài liệu của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam là một trong những thư viện có nguồn TLS lớn trong cả nước. Trong đó, bên cạnh nguồn TLS mua từ bên ngoài, K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy các nguồn TLS do Thư viện tạo lập cũng rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Trong phạm vi đề tài này, tác giả phân chia chúng thành hai loại CSDL chính là CSDL thư mục và CSDL toàn văn. 1.3.1. Cơ sở dữ liệu thƣ mục Các CSDL thư mục là một trong những nguồn tài liệu số lớn nhất hiện có của Thư viện, chúng đóng vai trò quan trọng giúp người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tài nguyên truyền thống quý báu với hàng triệu bản mà Thư viện đang sở hữu. Các cơ sở dữ liệu này bao gồm: STT Cơ sở dữ liệu Biểu ghi 1 Sách 340.000 2 Báo, tạp chí các ngôn ngữ 6.727 4 Luận án tiến sỹ 13.762 5 Bài trích 50.130 - CSDL sách của Thư viện Quốc gia: 340.000 biểu ghi (sách tiếng Việt xuất bản từ 1954 đến nay, sách hệ chữ Latinh thừ 1982 đến nay, sách tiếng Pháp kho Đông dương. - CSDL Báo, tạp chí các ngôn ngữ: 6.272 biểu ghi. - CSDL Báo, tạp chí nghiên cứu các ngôn ngữ nhập về thư viện trước năm 1954: 1.718 biểu ghi - CSDL Luận án tiến sỹ: 13.762 biểu ghi. - CSDL Bài trích từ hơn 60 tạp chí: 50.130 biểu ghi. 1.3.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn Là loại hình CSDL rất được chú ý trên thế giới nhưng mới chỉ xuất hiện trong hệ thống thư viện công cộng trong những năm gần đây với số K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy lượng không nhiều. Hiện tại ở TVQGVN có hai loại CSDL toàn văn chủ yếu là: CSDL toàn văn do TVQGVN tạo lập và CSDL toàn văn mua từ bên ngoài. 1.3.2.1. Cơ sở dữ liệu toàn văn do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam tạo lập - Luận án tiến sỹ Thư viện Quốc gia là cơ quan duy nhất thu nhận các bản luận án tiến sĩ trực tiếp từ các tác giả Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của các tác giả nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Đây là kho tài liệu quý và đặc biệt của thư viện. Hiện tại Thư viện đã số hóa 6.402 bản tóm tắt tiếng Việt (172.002 trang) và gần 9.356 bản toàn văn (khoảng 1.812.000 trang). Bao gồm các chủ đề: - Khoa học tự nhiên và ứng dụng - Khoa học xã hội và nhân văn - Kinh tế - Nông, lâm nghiệp - Mỹ thuật - Bộ sưu tập số sách Hán Nôm cổ Chữ Nôm là một trong những di sản quý giá của nền văn hóa Việt Nam. Bộ sưu tập Hán Nôm của Thư viện Quốc gia Việt Nam được thu thập, gây dựng từ những năm 60 của thế kỷ trước, đến nay đã có 1.308 cuốn, 91.768 trang ảnh và 180.000 trang tài liệu với nhiều chủng loại phong phú và có giá trị cao. Kho sách này phản ánh xác thực các mặt trong đời sống xã hội, lịch sử, giáo dục, khoa học địa lý của Việt Nam trong suốt tiến trình lịch sử. Do thời gian, khí hậu, sự hạn chế về cơ sở vật chất, kỹ thuật bảo quản nên kho sách đang dần bị xuống cấp và hư hại. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Tài liệu Hán Nôm gốc - Bộ sưu tập số: sách, báo Đông Dương Sách Đông Dương: Bao gồm sách tiếng Pháp và tiếng Việt xuất bản ở Đông Dương, viết về Đông Dương và Việt Nam. Đây là hợp đồng giữa Thư viện Quốc gia và Chính phủ Pháp từ dự án Valease: “Tổ chức và thực hiện chương trình số hóa tài liệu tiếng Pháp thuộc vốn di sản cổ đã được công nhận ở Việt Nam và Đông Dương”. Thư viện Quốc gia đã tạo lập Ebook các tài liệu viết về Việt Nam trước năm 1932. CSDL hiện có 758 tên sách, 89.512 trang, 175 bản đồ, trọn bộ tạp chí: Nam Phong; Tri Tân - Bộ sưu tập số: Thăng Long – Hà Nội: Bao gồm: - Bản đồ cổ Hà Nội và vùng phụ cận - Sách báo xuất bản sau năm 1954 - Sách báo xuất bản trước năm 1954 - Sách Hán - Nôm cổ - Luận án tiến sỹ về Hà Nội Có thể nói, Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã thu thập, lưu trữ tương đối đầy đủ bộ sưu tập tư liệu về dân tộc xưa và nay hết sức quý hiếm, trong đó có tài liệu về Thăng Long – Hà Nội. Đặc biệt, bộ sưu tập bản đồ cổ Hà K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Nội và vùng phụ cận mà Thư viện Quốc gia trưng bày gồm 55 bản đồ, có niên đại khác nhau từ năm 1873 đến năm 1965. Các bản đồ được phục chế và số hoá trong khuôn khổ Quỹ đoàn kết ưu tiên phát huy hệ thống thư tịch cổ của các nước Đông Nam Á đã cho thấy sự thay đổi đô thị của Thủ đô Việt Nam trải qua trong hơn một thế kỷ. Bản đồ Thành phố Hà Nội năm 1873 Bản đồ Hà Nội năm 1945 Những tài liệu trong bộ sưu tập mang những giá trị lịch sử và văn hóa được lựa chọn để chuyển dạng số nằm trong 5 kho tài liệu quý của Thư viện Quốc gia Việt Nam được xuất bản từ thế kỷ XVII đến nay, đang được lưu trữ tại các kho: sách, báo - tạp chí, bản đồ Đông Dương, kho Hán Nôm và Luận án Tiến sỹ cùng với một số tài liệu của Nhà xuất bản Hà Nội mới phát hành trong Dự án Hành trình tìm kiếm Di sản văn hiến Thăng Long – Hà Nội, và của Viện Nghiên cứu Hán Nôm. Bộ sưu tập này sẽ được cập nhật thường xuyên nhằm cung cấp thêm tư liệu quý về Thăng Long – Hà Nội nghìn năm văn hiến. - Bộ sưu tập số: Sách tiếng Anh về Việt Nam Thuộc Dự án CONSAL: 92.520 trang (338 cuốn) K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 1.3.2.2. Cơ sở dữ liệu toàn văn bổ sung từ bên ngoài 1 2 3 KEESING PROQUEST WILSON - CSDL Keesing: Đây là CSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới về chính trị, kinh tế và xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ năm 1931. Được xuất bản bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan. - CSDL ProQuest: Đây là CSDL toàn văn tổng hợp lớn nhất hiện nay, cho phép truy cập tới hơn 11.700 tên tạp chí, với gần 8.800 tạp chí toàn văn. ProQuest còn sở hữu gần 30.000 luận văn, luận văn toàn văn, hồ sơ doanh nghiệp, báo cáo thị trường, báo cáo quốc gia, cùng nhiều dạng tài liệu tham khảo bao trùm hơn 160 chuyên ngành, lĩnh vực: Quản trị kinh doanh, Tài chính, Thương mại, Ngân hàng, Kế toán, - CSDL WILSON: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Wilson cung cấp truy cập toàn văn, thông tin tóm tắt, trích dẫn, hình ảnh từ 11 cơ sở dữ liệu con với khoảng 4.000 tạp chí điện tử có phạm vi thông tin từ năm 1982 – nay: + Wilson Applied Science and Technology Full Text + Wilson Art Full Text + Wilson Business Full Text + Education Full Text + Humanities Full Text + Social science Full Text + Index to legal Periodicals Full Text. 1.4. Đặc điểm nhu cầu tin và ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.4.1. Đặc điểm ngƣời dùng tin Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo và làm giàu nguồn tin. Thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin của thư viện. Sự thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện. Hiện nay, người dùng tin của Thư viện Quốc gia phát triển nhanh chóng cả về số lượng và thành phần. Trình độ của người dùng tin có nhiều cấp độ khác nhau. Đối tượng người dùng tin mà thư viện hướng tới là các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp, các ngành; cán bộ giảng dạy ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, các trường phổ thông; cán bộ công tác tại các đơn vị hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh; sinh viên các trường đại học, cao đẳng (Trước đây Thư viện chỉ làm thẻ đọc cho sinh viên năm thứ 3, 4, nay Thư viện đã mở rộng đối tượng là sinh viên năm thứ K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 2). Qua khảo sát thực tế tôi chia đối tượng người dùng tin của TVQGVN thành 3 nhóm chính sau: - Nhóm 1: Cán bộ quản lý, lãnh đạo - Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh - Nhóm 3: Sinh viên năm thứ hai trở lên ở các trường đại học và cao đẳng 1.4.2. Đặc điểm nhu cầu tin Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thế giới. Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên một hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Cũng từ đây thông tin trở thành động lực cho sự phát triển của xã hội. Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin sẽ ngày càng được phát triển. Ngược lại, nếu nhu cầu tin không thỏa mãn thường xuyên thì nhu cầu tin sẽ bị triệt tiêu. Càng thỏa mãn ở mức độ cao bao nhiêu thì chu kỳ càng được rút ngắn bấy nhiêu. Dưới đây là nhu cầu tin của các nhóm người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 1.4.2.1. Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng rất ít (khoảng 5%) song họ lại là nhóm người dùng tin rất quan trọng của Thư viện. Đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc mà thư viện hết sức quan tâm. Bởi lẽ họ là những người K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của xã hội; họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, của các bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh. Ngoài công tác quản lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú và đòi hỏi tính kịp thời, đầy đủ và chính xác cao. Thông tin phải vừa rộng đồng thời cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống. 1.4.2.2. Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh Nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ khá nhiều tại Thư viện (khoảng 27%). Họ có nhu cầu tài liệu khá cao. Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại vừa mang tính chuyên sâu. Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hình tài liệu cả truyền thống lẫn hiện đại. Tài liệu họ cần thường là những tài liệu quý hiếm; tài liệu xám, tài liệu đã được số hóa; các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm. 1.4.2.3. Nhu cầu tin của sinh viên năm thứ hai trở lên của các trƣờng đại học và cao đẳng Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ lớn nhất tại Thư viện (gần 70%). Nhu cầu tin của họ rất cao và đa dạng. Họ mong muốn tham khảo tài liệu để mở rộng kiến thức. Đặc biệt, các sinh viên năm cuối có nhu cầu tài liệu chuyên ngành rất cao như: giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tài liệu chuyên ngành, Bên cạnh tài liệu quốc văn, ngoại văn họ có nhu cầu sử dụng khá cao các nguồn tài liệu số của Thư viện. Như vậy việc nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam là giúp cho việc nhận dạng được nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn tài liệu số của họ, qua đó tìm ra những biện pháp K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu. Điều này khẳng định vai trò của Thư viện ngày càng nâng cao. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Hoạt động số hóa tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Công tác số hóa tài liệu là bước đầu tiên của quá trình xây dựng bộ sưu tập số. Quá trình này quyết định đến: - Định dạng của TLS (Dạng text, dạng ảnh và dạng đa phương tiện) - Chất lượng của TLS nói riêng và bộ sưu tập số nói chung - Sự đa dạng và mức độ bao quát nguồn thông tin - Chất lượng TLS trong bộ sưu tập về mặt nội dung Do nguồn tài nguyên của Thư viện rất phong phú và đa dạng, bao gồm nhiều loại CSDL khác nhau nên việc tạo lập TLS cũng liên quan đến nhiều phương thức kỹ thuật. Hiện nay, bên cạnh việc mua các CSDL khác ở bên ngoài thì thư viện đang sử dụng hình thức tạo lập TLS chủ yếu là số hoá tài liệu. Trong phần này tôi xin tập trung vào quy trình số hóa tài liệu tại TVQGVN được tiến hành thông qua 9 bước sau đây: 2.1.1. Khuôn khổ pháp lý Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện trung tâm của cả nước với chức năng và nhiệm vụ được quy định theo Pháp lệnh thư viện được ủy ban thường vụ Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 28/12/2000 và được Chủ tịch nước ký Sắc lệnh CNT ban hành ngày 11/01/2001, đồng thời là Thư viện đứng đầu trong hệ thống Thư viện Công cộng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Trong đó, nguồn TLS đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hiệu quả toàn bộ nguồn tin trong nước tại Thư viện, do vậy vấn đề số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn TLS là một nhiệm vụ K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy tất yếu. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên này, Thư viện cũng gặp phải một số khó khăn nhất định, trong đó có vấn đề về bản quyền cho nguồn tài liệu số hoá. Vấn đề bản quyền thực sự đang là rào cản làm nhụt chí những người có tâm huyết với công việc số hoá tài liệu thư viện. Sở dĩ như vậy là vì chúng ta chưa thực sự nắm vững những quy định cụ thể của Luật bản quyền (Luật sở hữu trí tuệ). Các cơ quan chức năng nhà nước cũng chưa có những văn bản dưới luật để hướng dẫn thi hành. Vấn đề bản quyền đối với tài liệu trong Thư viện số chia làm 2 loại: - Các tài liệu hết luật bản quyền Theo Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005: Điều 27, khoản (a), (b) “Tác phẩm không thuộc loại hình quy định tại điểm a khoản này có thời hạn bảo hộ là suốt cuộc đời tác giả và 50 năm tiếp theo năm tác giả chết; trong trường hợp tác phẩm có đồng tác giả thì thời hạn bảo hộ chấm dứt vào năm thứ 50 sau năm đồng tác giả cuối cùng chết.” - Đối với tài liệu còn luật bản quyền Theo Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005: Điều 25: Các trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao cụ thể: 1, Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân; K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 2, Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu Như vậy, việc số hoá tài liệu cho TVS/ TVĐT là không vi phạm bản quyền nếu: - Tài liệu nằm ngoài bản quyền: Tài liệu xuất bản bởi chính phủ: văn bản pháp quy, số liệu thống kê, tài liệu thuộc lĩnh vực tư pháp (theo Luật sở hữu trí tuệ Việt Nam; chương 1, mục 1, điều 15: Các đối tượng không thuộc phạm vi bảo hộ quyền tác giả: “Tin tức thời sự thuần tuý đưa tin; văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản khác thuộc lĩnh vực tư pháp và bản dịch chính thức của văn bản đó; quy trình hệ thống, phương pháp hoạt động, khái niệm, nguyên lý, số liệu”. - Tài liệu được bảo hộ bản quyền nhưng số hoá để sử dụng với mục đích phi thương mại trong phạm vi hạn chế của thư viện, trường học, viện nghiên cứu. Bản thân việc số hoá tài liệu không vi phạm bản quyền, việc vi phạm hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng (chẳng hạn dùng với mục đích thương mại làm ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của người nắm giữ bản quyền là vi phạm) và phạm vi sử dụng (như phổ biến rộng rãi ra công chúng ngoài phạm vi thư viện là vi phạm). Vậy, công tác số hoá tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam có vi phạm bản quyền hay không? Hiện có rất nhiều quan điểm giải thích cho vấn đề này. Tuy nhiên để có câu trả lời chính xác, cần xem xét và đối chiếu các văn bản pháp lý vào trường hợp cụ thể của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Qua việc đối chiếu với các văn bản trên cho thấy, việc số hoá tài liệu tại Thư viện là đáp ứng được yêu cầu về mục đích (phục vụ nghiên cứu, giảng dạy, học tập), song vẫn chưa đáp ứng được những quy định đã nêu tại khoản 3 Điều 20 và điểm đ khoản 1 Điều 25 của Luật Sở hữu trí tuệ. Việc số hoá tài liệu khi chưa xin phép chủ sở hữu đã vi phạm khoản 6 Điều 28 Luật Sở hữu trí tuệ về những hành vi xâm phạm quyền tác giả đó là "Sao chép tác phẩm mà không được phép của tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả". K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Tuy nhiên, cũng cần giải thích thêm rằng ở Việt Nam trong lúc luật Bản quyền còn chưa được áp dụng một cách triệt để và hơn nữa công tác số hoá tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam lại được tiến hành từ khá sớm thì những sai phạm như đã nêu là rất phổ biến và không thể tránh khỏi. 2.1.2. Sƣu tầm tài liệu Sưu tầm tài liệu số hoá phụ thuộc rất lớn vào chính sách của thư viện: xác định nguồn tài liệu nào cần số hoá trước/ ưu tiên trước (tài liệu quý hiếm, tài liệu có nhiều nhu cầu đọc nhất, tài liệu có giá thành đắt ) Theo kế hoạch bước đầu Thư viện sẽ số hóa 5 kho tài liệu sau: Kho sách (chủ yếu là sách tiếng Anh viết về Việt Nam) Kho báo – tạp chí Kho bản đồ Đông Dương Kho luận án tiến sĩ Kho Hán Nôm Và song song với chúng là các loại hình tài liệu sau: + Tài liệu dạng in ấn: sách, báo, tạp chí thuộc các ngôn ngữ: Hán, Nôm, Việt, Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung Quốc và cùng nhiều ngôn ngữ khác, các tác phẩm in bằng mộc bản hoặc in ấn bằng phương pháp hiện tại. Những tác phẩm này được viết bằng chữ Hán, chữ Nôm, cả Hán lẫn Nôm, cũng như Hán hoặc Nôm đã được chuyển qua quốc ngữ. + Tài liệu viết tay: sắc phong, hồi ký, bản thảo tác phẩm, hương ước, tộc phả, tiểu sử, các bài thi quan trường, kịch bản, tài liệu giáo khoa, đặc san, gia phả, lịch sử, bản khắc, ngữ học, văn chương, thuốc nam, chuyện viết bằng chữ Nôm, thi phú, tôn giáo, Trung Quốc học, triều chính, lệ làng, luật gia đình + Tài liệu dạng nghe nhìn: tranh ảnh, bản nhạc, bản đồ, tác phẩm điêu khắc, văn bia, tác phẩm hội họa, băng ghi âm, ghi hình, K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Tài liệu điện tử: các đĩa CD-ROM, VCD, DVD có chứa dữ liệu về lịch sử Thăng Long 1000 năm văn hiến, về thư tịch Hán Nôm 2.1.3. Phân loại tài liệu và bảo quản tài liệu Tất cả các tài liệu được sưu tập trước khi số hóa phải trải qua giai đoạn phân loại loại hình tài liệu (sách, báo, tạp chí, tài liệu chép tay, bản thảo, tranh ảnh, tài liệu nghe nhìn hoặc điện tử, ngôn ngữ tài liệu ), hiệu chỉnh về mặt vật lý (lau bụi, tháo bìa, tháo rời tài liệu, kiểm tra số trang, hiệu chỉnh kích cỡ) và cuối cùng là báo cáo về tình trạng của tài liệu. Đây là khâu quan trọng góp phần trong việc lực chọn thiết bị và kỹ thuật Scan phù hợp để có sản phẩm số hóa đạt chất lượng cao: văn bản, âm thanh rõ ràng, hình ảnh, đầy đủ, sắc nét đúng như tài liệu gốc của nó. 2.1.4. Số hóa tài liệu Trước khi bắt tay vào việc số hóa chúng ta cần phải cân nhắc kỹ lưỡng liệu có thật cần thiết để thực hiện không vì chuyển một thư viện thường sang dạng số là một cách làm đầy tham vọng và đắt tiền với lại số hóa nội dung của một sưu tập in ấn thường là một công việc đồ sộ và chán nản. * Các câu hỏi đặt ra trước khi chuẩn bị số hóa: - Mục đích xây dựng kho dữ liệu số là gì: - Đối tượng phục vụ là ai? - Quy mô thế nào? tại chỗ, trong khu vục hay toàn cầu? - Số lượng tài liệu sẽ số hóa? - Tài liệu có bao nhiêu trang? - Có nhiều tranh ảnh không? - Tài liệu sẽ chia nhỏ thành nhiều phần hay không? - Tài liệu này đã có ở dạng số chưa và đã phổ biến chưa? - Nếu có thì ở dạng fomat nào? - Tình trạng bản quyền của tài liệu? K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Ai sở hữu bản quyền? - Số hoá tài liệu như thế nào? - Định dạng sản phẩm là gì? (ảnh/ văn bản) - Mô tả tài liệu như thế nào/ dùng chuẩn biên mục gì? - Sẽ bán hay miễn phí Để tiến hành số hóa Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã chuẩn bị: + Về thiết bị - Máy vi tính: Để đảm bảo tốt cho công việc quét ảnh và các công tác số hóa, Thư viện đã lựa chọn các loại máy tính có cấu hình RAM, dung lượng ổ cứng và Chip xử lý tốc độ cao nhất trong thời điểm hiện tại. Thư viện hiện có 18 máy chủ và hơn 250 máy trạm. - Thiết bị lưu trữ: CD-ROM, đĩa DVD, đĩa Bluray Ngoài ra còn có các thiết bị khác phục vụ số hóa như: ổ cứng di dộng Store, ổ ghi CD - R/ DVD - R, ổ CD – ROM/DVD (để sao lưu dữ liệu trên CD) Ổ cứng Store Đĩa CD - ROM - Máy quét ảnh: tại Thư viện đang sử dụng máy Scaner độ phân giải 300 dpi và máy ảnh kỹ thuật số để quét và chụp các trang của tài liệu. + Về phần mềm Thư viện Quốc gia Việt Nam là một trong những Thư viện đi đầu trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu được triển khai khá sớm. Cùng với quá trình phát triển của K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy công nghệ thông tin, Thư viện không ngừng đẩy nhanh quá trình áp dụng các phần mềm vào hoạt động. Xuất phát từ sự phong phú và đa dạng của các nguồn tài liệu số, hiện tại thư viện đang sử dụng nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên này. Dưới đây là một số phần mềm đã và đang được sử dụng: - Phần mềm CDS/ISIS: Đây là phần mềm đầu tiên được áp dụng tại thư viện dùng để quản lý các CSDL dạng văn bản có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 và được cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam. Đây cũng là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. CDS/ISIS có các đặc trưng sau: + Sử dụng giao diện DOS để xây dựng CSDL + Sử dụng dạng biên mục máy đọc được CCF (Common Communication Format) + Là phần mềm kết hợp Hệ quản trị CSDL với Phần giao tiếp. + Quản lý được đồng thời nhiều CSDL + Cho phép xây dựng các CSDL lớn tới 16 triệu biểu ghi + Kích thước của trường không hạn chế (có thể tới 32.000 ký tự) Các giai đoạn phát triển của CDS/ISIS for DOS + Cuối những năm 60: Phiên bản chính + Tháng 12/1985: Phiên bản 1.0 chạy trên IBM PC/XT + Tháng 3/1989: Phiên bản 2.0 + Tháng 6/1993: Phiên bản 3.0 CDS/ISIS for DOS cũng đã được Thư viện Việt hoá và triển khai áp dụng rộng rãi. Từ tháng 11 năm 1997 phiên bản CDS/ISIS for WINDOWS 1.0 (WINISIS) ra đời, Thư viện đã áp dụng phần mềm này vào việc xây dựng và quản lý các CSDL. WINISIS được phát triển từ phần mềm CDS/ISIS for K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy DOS cho phép chạy trên môi trường Windows với nhiều tính năng ưu việt như: + Xây dựng cấu trúc CSDL dễ dàng nhờ có các phương tiện trợ giúp trong việc tạo biểu mẫu nhập tin và format hiện hình. + Hiệu quả tìm tin tăng, nhờ nhiều phương tiện trợ giúp (cửa sổ từ điển, nút toán tử, ) + Cho phép tìm tin theo nhiều phương thức: tìm tin trình độ cao và tìm tin có trợ giúp. + Có khả năng kết nối CSDL này với các CSDL khác để mở rộng chức năng quản lý nhờ các lệnh kết nối siêu văn bản trong ngôn ngữ tạo format. + Cho phép quản lý các tệp toàn văn nhờ những liên kết siêu văn bản + Có cải tiến Phần giao tiếp từ DOS đến Web và kết nối thêm hệ quản trị CSDL Access. + Dễ thao tác và sử dụng, phù hợp với trình độ của mọi đối tượng; khả năng kết nối mạng LAN, liên kết với các trang Web trên mạng Internet thuận tiện. WINISIS giúp toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư viện được tự động hoá tối đa và tích hợp trong một hệ thống nhất đồng thời cho phép trao đổi, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau tạo ra một quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại bao gồm: + Bổ sung: Bổ sung tài liệu qua đơn đặt, tra trùng tài liệu, tra cứu báo cáo bổ sung + Biên mục: Xuất, nhập dữ liệu theo chuẩn MARC 21, in phích mục lục, in nhãn tài liệu, in thư mục tài liệu mới, tài liệu chuyên đề, tìm kiếm tra cứu nhanh theo nhiều tiêu chí, thống kê báo cáo tài liệu, + Hồi cố, hiệu đính, tái xử lý tài liệu kho đọc, kho mượn, tạo lập và tổ chức quản lý kho theo yêu cầu của thư viện. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Quản lý lưu thông: Cấp thẻ bạn đọc, lưu thông đọc, mượn, trả, gia hạn theo quy trình tra cứu, quản lý bạn đọc, báo cáo thống kê lượt người đọc, lượt tài liệu luân chuyển + Dữ liệu sử dụng trong WINISIS có thể tái sử dụng sau này nếu thư viện nâng cấp sử dụng các chương trình phần mềm quản lý khác với tính năng cao hơn như ILIB, LIBOL, Hiện nay, WINSIS đã phát triển đến phiên bản 1.5 nhưng do nhu cầu trong quản lý dữ liệu tại thư viện ngày càng cao do đó phần mềm WINISIS không thể đáp ứng được nên thư viện đã triển khai thêm các phần mềm khác. - Phần mềm Ilib: Từ tháng 10-2003 đến nay, TVQGVN đã chuyển sang sử dụng phần mềm Ilib thay cho phần mềm CDS/ISIS + Tính năng của phần mềm Ilib - Phần mềm hiện đại hoá thư viện một cách toàn diện, nâng cao năng lực và vai trò của thư viện; - Cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hoá âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau; - Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, Sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành các dữ liệu của thư viện; - Cho phép bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trực tuyến; - Hệ thống được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, do đó dễ dàng nâng cấp, mở rộng cũng như tích hợp với các hệ thống khác. + Điểm nổi bật của phần mềm Ilib - Đáp ứng được các yêu cầu của phần mềm thư viện số - Đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật và thiết kế phần mềm - Số hoá và đáp ứng được việc thu thập, bổ sung các tư liệu cần số hoá K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Đáp ứng được việc biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm. + Lợi ích khi sử dụng Ilib - Phần mềm đưa ra một phương pháp chung cho việc biên mục các tư liệu số, thư viện có thể xây dựng các bộ sưu tập số hoá theo ý mình khi có nhu cầu và kinh phí; - Các bản ghi thư mục của các tư liệu số hoá sẵn sàng cung cấp cho bạn đọc qua các phương tiện OPAC hay Z39.50. Các thư viện, các cơ quan có thể khai thác các bản ghi thư mực của nhau một cách dễ dàng tùy theo từng nhu cầu; - Việc tuân theo chuẩn RDF - Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm truy cập, tìm kiếm tin từ máy chủ của thư viện, khiến thư viện trở thành nguồn cung cấp thông tin số hóa tại Việt Nam và trên thế giới. Hiện tại các CSDL do thư viện tạo lập như CSDL SACH, LA, JM đã được tích hợp vào CSDL chung của TVQGVN và bạn đọc có thể tra tìm tài liệu thông qua mạng Internet với địa chỉ trang Web: Với giao diện sau: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Phần mềm Dlib: Năm 2006, TVQGVN đã triển khai phần mềm thư viện số Dlib phục vụ mạng LAN. Phần mềm quản lý tài liệu số Dlib cho phép cán bộ thư viện mô tả dữ liệu thư mục theo chuẩn Dublin Core, có gắn kết với tài liệu số các loại hình tài liệu: văn bản, âm thanh, hình ảnh, nghe nhìn Phần mềm được tích hợp trên trang Web của TVQGVN, cho phép bạn đọc ở bất cứ đâu cũng có thể tra cứu vào CSDL dữ liệu số. Hiện tại, có các CSDL: Luận án tiến sĩ, Sách Đông dương, sách Tiếng Anh viết về Việt Nam. Tài liệu ở các dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh, film ảnh Dưới đây là giao diện tra cứu của phần mềm Dlib: Phần mềm DLIB có các Module sau - Module bổ sung và lưu chiểu: Cán bộ TVQG có thể tạo các đơn đặt và đơn nhận để kiểm soát việc thu nhận lưu chiểu và bổ sung tài liệu, có thể tự tạo các worsheet riêng cho từng bộ phận. Thể hiện được nhiều trạng thái biên mục như: chờ biên mục, đang biên mục, đã duyệt, không duyệt, thuận tiện cho việc thông báo các công việc tiếp theo. Chức năng này cũng cung K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy cấp nhiều điểm tìm kiếm, dễ dàng cho cán bộ tìm chính xác tới một biểu ghi cần thiết. Những tài liệu mới nhập về thư viện qua đường lưu chiểu, hay bổ sung, trao đổi đều được xử lý các thông tin hình thức theo mẫu MARC 21. Từ chức năng này có thể kiểm soát được lượng tài liệu về thư viện, loại trùng việc bổ sung thừa hoặc nộp lưu chiểu thiếu và in các báo cáo theo yêu cầu. - Module biên mục: Khả năng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí đã trợ giúp việc nhập thông tin tiếp tục từ biểu ghi từ phòng Lưu chiểu và Bổ sung, thêm các thông tin phản ánh nội dung của tài liệu như: từ khoá, phân loại, tóm tắt (những thông tin này sẽ giúp NDT nhanh chóng tìm được tài liệu theo một chủ đề nhât định, nhanh chóng xác định được nội dung phù hợp hay không. Chương trình tự phát sinh mã cutter thuận tiện cho việc in nhãn kho mở; - Module quản lý bạn đọc: Quản lý các thông tin cá nhân và ảnh của bạn đọc. Từ đó có thể in ra các thống kê theo yêu cầu - Module lưu thông tài liệu (mượn trả): Quá trình lưu thông tài liệu giữa thư viện và bạn đọc được thực hiện trên 2 CSDL là CSDL bạn đọc và CSDL thư mục. Chương trình đã quản lý việc mượn đọc tại chỗ theo quy định của TVQG. - Module quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ: Theo dõi việc nhận lưu chiểu hay đặt mua, thu nhận ấn phẩm định kì theo từng số, theo ngày, tháng, năm. Quản lý các ấn phẩm định kì hoặc không định kì; Hỗ trợ nghiệp vụ đóng tập. Quy định số đăng ký cá biệt cho tập; Thống kê ấn phẩm nhận về là từ bổ sung hay lưu chiểu; Từ việc xây dựng mẫu phát hành, chương trình đã tự sinh số phát hành giúp cán bộ thư viện giảm thời gian lao động; K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Module quản lý kho: Quy định các cấp cho kho tài liệu, có thể chuyển đổi tài liệu giữa các kho; Có thể thống kê, thanh lí tài liệu hết nội dung phục vụ; Khi tài liệu được xếp lên kho và ở chế độ sẵn sàng thì thông tin về tài liệu mới xuất hiện trên chức năng Tra cứu trực tuyến OPAC; Quản lý lượng tài liệu ra vào kho. In các báo cáo theo yêu cầu. - Module tra cứu liên thư viện qua cổng Z39.50: Bạn đọc hoặc cán bộ thư viện có thể tra cứu tài liệu tại các thư viện khác trên thế giới; Giúp cán bộ thư viện giảm thời gian biên mục và thống nhất biểu ghi, đặc biệt tài liệu ngoại. Những sách ngoại được lấy theo định dạng biểu ghi MARC 21 từ các thư viện lớn trên thế giới như thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện Quốc gia Anh hay Pháp - Module quản trị hệ thống: Chương trình quản trị người dùng, phân quyền, bảo mật và thực hiện các chức năng sao lưu, hồi phục tài liệu 2.1.5. Biên mục tài liệu số Cùng với sự phát triển của nội dung số là sự xuất hiện của các chuẩn kèm theo, trong đó có rất nhiều chuẩn cần được áp dụng như chuẩn về ngôn ngữ, chuẩn mô tả dữ liệu, trao đổi dữ liệu Chuẩn hiện đang được Thư viện áp dụng để biên mục tài liệu số là Dublin core. Dublin core là chuẩn dùng để mô tả nội dung của biểu ghi và dữ liệu. Nó đơn giản hơn MARC Fomat rất nhiều vì chỉ có 15 phần tử. Mục đích thiết kế metadata này là để sử dụng trên mạng internet, mô tả các tài liệu chuyên ngành trong các thư viện và tài liệu tại các Website khác nhau. Các phần tử dữ liệu MARC và Dublin core có thể trao đổi lẫn nhau theo một giản đồ quy định khi hiển thị cho người dùng, Các phần tử này là: 1. Nhan đề (Title): tên gọi chính thức của tài liệu. 2. Tác giả (Creator): tên của một hay một số tác giả chính. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 3. Chủ đề (Subject): tên chủ đề - đề mục dùng để phân loại tài liệu. 4. Mô tả (Description): mô tả vắn tắt nội dung tài liệu. 5. Nhà xuất bản (Publisher): tên gọi, nơi phát hành tài liệu. 6. Tác giả phụ (Contributor): tên của những tác giả cộng tác. 7. Ngày tháng (Date): ngày tháng phát hành tài liệu. 8. Loại (kiểu) tài liệu (Type): Kiểu tài liệu. 9. Mô tả vật lý (Khổ mẫu)(Format): Thông tin về dạng vật lý. 10. Định danh (Identifier): Thông tin định danh của tài liệu. 11. Nguồn gốc (Source): Thông tin về xuất xứ của tài liệu. 12. Ngôn ngữ (Language): Thông tin về ngôn ngữ. 13. Liên kết (Relation): Thông tin liên kết của tài liệu. 14. Bao quát (Coverage): Thông tin liên quan diện bao quát. 15. Bản quyền (Rights): Thông tin liên quan quyền tác giả. 2.1.6. Giai đoạn thử nghiệm Trước khi vận hành thật các công đoạn: scanning, biên mục tài liệu, tải tài liệu lên mạng, Thư viện sẽ thực hiện giai đoạn thử nghiệm bằng cách cho scan khoảng 10 đơn vị tài liệu với đủ các loại hình: sách, tạp chí, bản thảo, tài liệu hành chính, tranh ảnh, đủ các ngôn ngữ: Hán, Nôm, Anh, Pháp, Việt, và cho lưu trữ và vận hành thử trên Website để kiểm tra về chất lượng. Chất lượng được đề cập ở đây bao gồm kích cỡ của hình ảnh, vấn đề xử lý chung, dạng tập tin, chiều sâu của bit, vùng sáng, vùng tối, giá trị âm thanh, độ sáng, độ tương phản, độ phân giải, sự nhiễu, sự định hướng, tiếng động, sự điều chỉnh kênh màu, sự mất văn bản, sự điều chỉnh hình ảnh, sựu mất đường truyền hay mất hình ảnh, sự sống động, chất lượng truy cập, hình thức ngắn gọn, rõ ràng của văn bản Đây là công việc vô cùng quan trọng, tránh những lỗi đã xảy ra và đảm bảo cho sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất. Với những dự án số hóa lớn thì giai đoạn thử nghiệm là vô cùng cần thiết. Cần phải thử nghiệm và kiểm tra một cách kỹ lưỡng, đồng thời cần có K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy nhật ký ghi lại những thông số kỹ thuật đã thử nghiệm để làm mẫu, đó là những mẫu để có thể so sánh. Ghi nhật ký với những thông tin sau: tên file ảnh, ngày tạo, các thông số về dung lượng, màu sắc, kích cỡ, và cả biểu ghi (nếu đã đưa vào CSDL, và kiểm tra đường dẫn kết nối đến file ). Dưới đây là một số tài liệu trước và sau khi xử lý: Tài liệu trước khi xử lý Tài liệu sau khi xử lý Tài liệu trước khi xử lý Tài liệu sau khi xử lý K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Tài liệu trước khi xử lý Tài liệu sau khi xủ lý 2.1.7. Tổ chức sao lƣu dữ liệu Sao lưu dữ liệu số là một trong những khâu quan trọng quyết định đến sự an toàn và khả năng truy cập đến toàn bộ nội dung nguồn TLS. Do nguồn TLS của Thư viện khá đa dạng về loại hình và có khối lượng lớn nên công tác sao lưu cũng phức tạp, đòi hỏi nhiều thiết bị và kết hợp với những phương pháp khoa học. Các phương tiện sao lưu: Hiện nay, TVQGVN tiến hành sao lưu dữ liệu trên các đĩa CD, DVD chất lượng cao - Sao lưu trên một ổ cứng riêng biệt có dung lượng 120 Gb. - Sao lưu trong ổ cứng của máy chủ, dữ liệu sẽ chiếm một khoảng trống nhất định trong ổ cứng của máy chủ, việc này sẽ kém an toàn khi máy chủ đã có tuổi thọ cao, nhưng lại thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu. - Phương thức sao lưu : K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Phương thức tiến hành sao lưu TLS được thực hiện theo các hình thức khác nhau, tóm lại có thể chia làm hai hình thức chủ yếu là sao lưu trực tiếp và gián tiếp: + Phương thức sao lưu trực tiếp được tiến hành từ những máy trạm, theo phương thức này, cán bộ xử lý thông tin cho các CSDL được cấp các acount riêng, từ những acount này, người xử lý thông tin có thể trực tiếp upload dữ liệu lên server sau khi đã được kiểm duyệt và chỉnh sửa lại mà không cần chuyển dữ liệu cho bộ phận phụ trách tin học. Hiện nay, đa số CSDL của Trung tâm được lưu giữ theo phương thức này. + Phương thức sao lưu gián tiếp được tiến hành bởi cán bộ phụ trách phòng bảo quản. Theo phương thức này, sau khi xử lý và hiệu chỉnh dữ liệu cán bộ xử lý chuyển dữ liệu cho cán bộ phụ trách phòng tin học (trong phạm vi quản lý CSDL) để upload vào máy chủ. + Ngoài ra, đối với dữ liệu được sao lưu dưới dạng CD-ROM (các phim khoa học, luận án tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, những người nước ngoài bảo vệ ở Việt Nam, ) phương thức sao lưu được thực hiện một cách trực tiếp. Vì dữ liệu dạng này không lưu giữ được trên server nên được lưu giữ trên các máy tính hay ổ cứng di động sau đó ghi ra đĩa CD-ROM với khối lượng bản tuỳ thuộc vào nhu cầu của NDT. 2.1.8. Tải dữ liệu lên mạng Đây là khâu cuối cùng của tiến trình số hóa, bao gồm việc đưa bô sưu tập lên mạng của Thư viện để phục vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với người dùng: nhằm tạo ra các công cụ sử dụng, chính sách khai thác đối với người dùng, ý kiến đóng góp, đánh giá của người sử dụng, xây dựng các ứng dụng tùy biến, chính sách phát triển nguồn tài liệu tất cả các kết quả này được thông qua trước hội đồng số hóa và toàn thể cán bộ thư viện để hoàn chỉnh lần cuối trước khi công bố kết quả bộ sưu tập đối với bạn đọc. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 2.1.9. Công bố bộ sƣu tập Thư viện tiến hành tổ chức hội thảo, triển lãm mời đầy đủ các đối tượng NDT: cán bộ giảng dạy, sinh viên, cán bộ nghiên cứu, cán bộ các sở ban ngành, các Thư viện công cộng để nghe giới thiệu các bộ sưu tập số tại Thư viện, đồng thời hướng dẫn họ sử dụng và, lắng nghe các ý kiến phản hồi của họ. Dưới đây là một số hoạt động mà thư viện đã triển khai nhằm công bố các Bộ sưu tập số tới NDT: - Ngày 13/10/2009 tại Hà Nội, Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Thư viện Quốc gia Việt Nam đã khai mạc triển lãm “Bản đồ cổ Hà Nội và vùng phụ cận”, giới thiệu 54 tấm bản đồ có niên đại từ năm 1873 đến năm 1965. - Hội thảo khoa học “Tài liệu Hán Nôm - Bảo tồn và phát huy di sản văn hóa dân tộc”, do Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh phối hợp tổ chức tháng 11/ 2009 - Tháng 11 năm 2009, Thư viện khai trương bộ sưu tập số Thăng Long – Hà Nội 1000 năm văn hiến 2.2. Công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.2.1. Các hình thức cung cấp thông tin Đánh giá sự phát triển của một Thư viện hay trung tâm thông tin điều quan trọng là phải đánh giá được khả năng cung cấp thông tin của cơ quan đó và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin. Để khai thác nguồn lực thông tin các Thư viện và trung tâm thông tin phải thu thập, bổ sung tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tổ chức quản lý, lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau để tạo nền tảng cho hoạt động thông tin thư viện. Trong các thư viện, việc khai thác hiệu quả các nguồn thông tin (nhất là nguồn tin K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy điện tử) nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hoạt động của thư viện đó. Ở TVQGVN có các hình thức cung cấp thông tin sau: 2.2.1.1. Tại chỗ Thư viện Quốc gia Việt Nam tiến hành cung cấp thông tin tại chỗ cho NDT thông qua: - Tra cứu mục lục trực tuyến: Tại sảnh tra cứu, khu nhà D với 32 máy tính dành riêng cho bạn đọc tra cứu và 2 máy tính tại phòng Báo, tạp chí. Tại đây bạn đọc có thể tra cứu CSDL thư mục của Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Truy cập tài liệu đa phương tiện, Internet, Chat Tại phòng đọc đa phương tiện với khoảng 40 chỗ ngồi có vách ngăn để truy cập tài Internet, 8 vị trí ngồi nghe, xem tài liệu trên đĩa CD, DVD Một đường truyền Internet ADSL 2M, một đường truyền Internet không dây dùng cho máy tính xách tay. Tại đây bạn đọc có thể truy cập Internet, có thể nghe, xem, đọc và tự tải lấy tư liệu mà mình cần. Tính bình quân hàng tháng phòng đọc Đa phương tiện thu hút được trên 3000 lượt bạn đọc. - Tra tìm tài liệu CSDL toàn văn Tại Phòng đọc đa phương tiện, bạn đọc có thể sử dụng các CSDL toàn văn của Thư viện Quốc gia: CSDL Wilson Full Text, phần mềm học ngoại ngữ Langmaster, toàn văn luận án tiến sỹ và một số CSDL toàn văn khác hoặc miễn phí trên mạng. 2.2.1.2. Từ xa Hiện nay, hầu hết nguồn TLS của Thư viện đều cho phép truy cập từ xa miễn phí với địa chỉ truy cập: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Thông qua 3 cách thức tra cứu: - Tra cứu sách (OPAC): - Tra cứu toàn văn (DLIB): - Nguồn truy cập mở (ONLINE): - Đối với tra cứu sách (OPAC): Bạn đọc tiến hành truy nhập vào module OPAC của hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp Ilib. Tại đây NDT tìm kiếm và định vị loại tài liệu mình cần. Ngoài ra, qua trang tra cứu này, NDT có thể biết loại tài liệu mình cần K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy có ở thư viện hay không và biết loại tài liệu đó được mượn về nhà hay đọc tại chỗ. Tại đây màn hình sẽ hiển thị giao diện tra cứu gồm: + Tra cứu cơ bản: Kiểu tìm kiếm này cho kết quả bao gồm một hoặc nhiều tài liệu có từ trùng với thuật ngữ tìm kiếm. Kiểu tìm kiếm này được dùng khi chưa biết rõ về tài liệu thường được tìm với trường: Nhan đề, tác giả, từ khoá. + Tra cứu biểu thức: Kiểu tra cứu tương tự với tra cứu cơ bản + Tra cứu nâng cao: Kết hợp các trường tìm kiếm bằng cách sử dụng các toán tử Bool (AND, OR, NOT) và các ký tự đặc biệt để giới hạn hay mở rộng kết quả tìm kiếm trong trang tra cứu nâng cao. Sử dụng ký tự "%" để giới hạn phạm vi cần tìm chính xác. Ví dụ: %văn học%: có chứa từ "văn học" văn học% : bắt đầu bằng từ "văn học" %văn học : kết thúc bằng từ "văn học" "văn học" : chính xác là từ "văn học" Kết quả tra cứu thường chính xác hơn kiểu tra cứu cơ bản. Kiểu tra cứu này sử dụng khi đã xác định được thông tin tài liệu cần tìm một cách tương đối. +Tra cứu Z39.50: Là kiểu tra cứu dữ liệu từ các đơn vị khác với điều kiện phải biết địa chỉ máy chủ, tên cơ sở dữ liệu và các thông tin truy cập khác - Tra cứu toàn văn (DLIB) với địa chỉ Chức năng này cung cấp cho người dùng tin tìm kiếm dữ liệu số có đính kèm theo biểu ghi (có thể là file doc, pdf, ) K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Tại màn hình tìm kiếm nhấn chọn mục tìm kiếm toàn văn sẽ hiển thị cửa sổ tìm kiếm toàn văn gồm: + Tra cứu tài liệu: Để tra cứu dữ liệu dưới dạng thư mục ở thư viện (tra cứu từ chương trình ILIB) dựa trên các trường tra cứu cơ bản + Tra cứu tài liệu số: Để tra cứu dữ liệu dạng số hóa + Tra cứu Z39.50: Để tra cứu dữ liệu từ các đơn vị khác với điều kiện phải biết địa chỉ máy chủ, tên cơ sở dữ liệu và các thông tin truy cập khác. + Xuất bản số: Để xem dữ liệu về các bộ sưu tập, được tập hợp từ chương trình DLIB, có thể tập hợp theo chủ đề, theo chuyên đề mà đơn vị cần tạo lập. + CD – ROM: Gồm * Luận án CNTT * Luận án Hóa học * Luận án Lịch sử * Luận án Toán học . + Bộ sưu tập: Để xem dữ liệu về các bộ sưu tập, được tập hợp từ chương trình Ilib, có thể tập hợp theo chủ đề, theo chuyên đề mà đơn vị cần K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy tạo lập. - Nguồn truy cập mở (ONLINE): Gồm tra cứu CSDL theo chủ đề, tra cứu báo – tạp chí, tra cứu sách điện tử. Trong đó: + Tra cứu CSDL theo chủ đề gồm: * Bách khoa toàn thư Việt Nam Từ điển bách khoa và Bách khoa toàn thư là loại sách giới thiệu tri thức của các ngành văn hoá, khoa học, kĩ thuật dựa vào các công trình đã được nghiên cứu, tổng kết, đánh giá. Từ điển bách khoa và Bách khoa toàn thư phản ánh trình độ phát triển văn hoá, khoa học của dân tộc và thế giới trong từng thời kì lịch sử; là loại sách có tác dụng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học, kĩ thuật cho mọi người; sách để tra cứu, học tập, giảng dạy. Các nước văn minh trên thế giới đều đã có những bộ từ điển bách khoa và bách khoa thư. Địa chỉ truy cập: * Cơ sở dữ liệu về văn bản pháp luật Việt Nam (VIETLAW) LAWDATA là hệ cơ sở dữ liệu về văn bản pháp luật Việt Nam, đã được Văn phòng Quốc hội nghiên cứu thành công và phát hành rộng rãi từ đầu năm 1994. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Cơ sở dữ liệu Luật Việt Nam – LAWDATA lưu trữ toàn văn các văn bản pháp luật của Nhà nước, bao gồm: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội: Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Sắc lệnh, Sắc luật, Quyết định của Chủ tịch nước, Các văn bản dưới luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ và các cơ quan ngang Bộ thuộc Chính phủ, như: Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư LAWDATA có khả năng giúp người sử dụng trong khoảng thời gian ngắn có thể nhận được các kết quả tìm kiếm sau đây: Toàn văn một văn bản pháp luật bất kỳ, Trích các điều, khoản bất kỳ của một hoặc nhiều văn bản khác nhau, Nghiên cứu loạt văn bản theo một chuyên đề pháp luật nào đó, một cụm từ nào đó đã được sử dụng trong các văn bản pháp luật. Đây là một công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, kinh doanh và mọi công dân quan tâm tìm đến nội dung các văn bản pháp luật Việt Nam một cách nhanh chóng, chính xác. Địa chỉ truy cập: + Tra cứu báo – tạp chí điện tử: *Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals Online): VJOL (Vietnam Journals Online) là một cơ sở dữ liệu các tạp chí khoa học Việt Nam trên tất cả các lĩnh vực khoa học. Mục tiêu của VJOL là quảng bá các tạp chí khoa học tham gia VJOL cũng như những công trình nghiên cứu mà các tạp chí chuyển tải tới đông đảo bạn đọc hơn. Các tạp chí được lựa chọn tham gia VJOL theo các tiêu chí sau: 1. Nội dung của tạp chí mang tính khoa học và bao gồm các nghiên cứu gốc (ngoài các nội dung khác) 2. Nội dung tạp chí phải được phản biện chuyên gia và có quy trình kiểm soát chất lượng K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 3. Tạp chí có khả năng cung cấp toàn bộ nội dung lên VJOL (mục lục, tóm tắt, toàn văn dưới định dạng PDF). 4. Tạp chí được xuất bản tại Việt Nam. VJOL cung cấp thông tin về từng tạp chí thành viên, bao gồm cả mục đích và phạm vi, thông tin liên hệ và các thông tin chung khác. VJOL cũng cung cấp mục lục và tóm tắt (nếu có) của các bài viết trong những tạp chí này. Nhiều bài viết khác được cung cấp toàn văn. Địa chỉ truy cập: *CSDL Chuyên ngành AGORA: CSDL Chuyên ngành AGORA: Gồm các bài trích toàn văn từ 918 tạp chí khoa học của 107 nước với 4 ngôn ngữ: Anh, Pháp, Ả Rập, Tây Ban Nha Về các lĩnh vực: Nông nghiệp, công nghệ sinh học, các ngành liên quan đến sinh vật, môi trường và xã hội hóa - Địa chỉ truy cập: + Tra cứu sách điện tử: * Google Fulltext Books free Truy cập sách miễn phí đến nhiều lĩnh vực tri thức Địa chỉ truy cập: * E-books giáo trình điện tử - tiếng Việt E-books giáo trình điện tử của Bộ giáo dục và Đào tạo bao gồm các lĩnh vực sau: Khoa học quản trị, Kinh tế - Quản lý, Lớp 8, Lớp 9, Viễn thông Thư mục được quan tâm nhất là Điện-Điện tử-Viễn thông, Xây dựng- Kiến trúc-Thuỷ lợi, Ngoại ngữ, Viễn thông, Công nghệ thông tin Địa chỉ truy cập: * CSDL Tổng hợp DOAJ CSDL Tổng hợp DOAJ: Gồm 132.990 bài trích toàn văn từ 2669 tạp chí về toàn bộ các lĩnh vực khoa học: + Khoa học xã hội + Nghệ thuật K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Nông nghiệp + Công nghệ sinh học - Địa chỉ truy cập: Ngoài ra Thư viện còn có CSDL toàn văn về Hán Nôm. Bạn đọc được tra cứu qua địa chỉ: Khai thác tài liệu từ xa sẽ thu thập thông tin nhanh, dễ cập nhật ở mọi nơi, mọi lúc NDT tại TVQGVN đang dần quen và thích thú với phương thức giao tiếp giữa họ và người cung cấp thông tin ngay tại nhà thông qua máy tính đã được nối mạng, tạo điều kiện cho người dùng khai thác có hiệu quả nhất nguồn tài nguyên thông tin phong phú hơn, kịp thời và chính xác hơn. 2.2.2. Cơ chế quản lý ngƣời dùng tin Như đã trình bày ở trên, toàn bộ nguồn TLS của Thư viện đều cho phép người dùng tin truy cập miễn phí tại thư viện hoặc từ xa qua internet. Tuy nhiên, việc khai thác ồ ạt sẽ tạo ra hiện tượng tắc nghẽn mạng gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả khai thác. Vì thế, Thư viện thực hiện cơ chế quản lý người dùng theo từng tài khoản cá nhân. Khi truy cập tại chỗ nếu bạn đọc sử dụng các dịch vụ sau sẽ phải trả tiền: - Tài liệu nghe nhìn: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Đọc 1 giờ : 3000 đồng Dưới 20 phút : 1000 đồng In thông tin : 1000 đồng/ 1 trang - Truy cập tài liệu trên Internet, phí bạn đọc phải trả: Đọc tài liệu 1 giờ: 3000 đồng Dưới 20 phút : 1000 đồng In thông tin : 1000 đồng/ 1 trang - Ngoài ra bạn đọc sử dụng một số dịch vụ như: Quét ảnh : 1000 đồng/ 1 trang Ghi đĩa CD : 5000 đồng/ 1 trang Số hóa tài liệu : 2500 đồng/ 1 trang. - Quyền lợi và trách nhiệm của NDT khi tham gia dịch vụ: + Có thể khai thác nguồn tin điện tử không phụ thuộc thời gian 24/24 giờ, 7 ngày trong tuần + Truy cập nguồn tin điện tử mà không cần đến Thư viện. Bạn đọc có thể truy cập nguồn tin được phép từ bất kỳ máy tính nào có kết nối mạng Internet. + Không được phép cung cấp tên truy cập và mật khẩu cho người khác sử dụng + Được phép truy cập tối đa 5 lần/ngày vào các CSDL + Được tải xuống (download) tối đa 20 bài toàn văn/1 phiên truy cập. + Không được tải dữ liệu một cách có hệ thống và ồ ạt nhằm mục đích lưu trữ hoặc cung cấp cho bên thứ ba 2.2.3 Hiệu quả khai thác các nguồn tài liệu số tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Trong thời đại ngày nay, các nguồn tài liệu số được sản sinh và xuất hiện ngày càng nhiều. Tuy nhiên không phải bất cứ ai cũng biết khai thác và sử dụng chúng có hiệu quả. Trong phạm vi của khóa luận, tác giả tiến hành khảo sát hiệu quả khai thác nguồn tài liệu số tại TVQGVN K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Đối tượng nghiên cứu là người dùng tin tại TVQGVN. + Phương pháp khảo sát là điều tra bằng phiếu hỏi + Số lượng phiếu phát ra: 200 phiếu + Số lượng phiếu thu về: 168 phiếu Trong phần này tác giả đưa ra 3 câu hỏi đề cập tới 3 nội dung: lợi thế của tài liệu số hóa, hiệu quả khai thác tại chỗ, hiệu quả khai thác từ xa. Bảng khảo sát 1: Đánh giá lợi thế của tài liệu số Phương án Số phiếu thu Không Đồng ý Rất đồng ý lựa chon về đồng ý Dễ chia sẻ 168 0 0% 44 26.2% 124 73.8% Dễ lưu trữ 168 0 0% 48 28.6% 120 71.4% và lấy ra Dễ lựa chọn 168 0 0% 52 30.9% 116 69.1% và tìm kiếm Với ba lựa chọn đưa ra khảo sát về lợi thế của tài liệu số: Tài liệu số dễ dàng chia sẻ, dễ dàng lưu trữ - lấy ra và dễ dàng lựa chọn – tìm kiếm. thu về 168 phiếu điều tra có kết quả như sau: Không phiếu nào lựa chọn “không đồng ý” với các phương án đặt ra, đạt tỷ lệ 0%. 124/168 phiếu rất đồng ý với phương án tài liệu số dễ dàng chia sẻ, chiếm tới 73.8%. Các phương án còn lại: tài liệu số dễ dàng lưu trữ - lấy ra và tài liệu số dễ dàng lựa chọn - tìm kiếm, kết quả điều tra cho thấy số người lựa chọn “rất đồng ý” đều khá cao, chiếm lần lượt là 71.4% và 69.1%. Sở dĩ có tỷ lệ cao như vậy là vì hầu hết người dùng tin cho rằng nếu tiếp xúc với các thông tin trên giấy hay trên vật liệu khác, quá trình tìm kiếm, khai thác, chia sẻ sẽ khó khăn hơn, tốn kém thời gian và công sức hơn so với nguồn tài liệu số. Do đó, người dùng tin đều nhất trí cao với những lợi thế của tài liệu số như đã đề ra. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 2.2.3.1. Khai thác tại chỗ Bảng khảo sát 2: Hiệu quả khai thác tài liệu tại chỗ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Ý kiến đánh giá (tỷ lệ tính theo %) Khai thác tài Nhanh Chậm Ý kiến khác liệu Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Tại chỗ 110 65.5% 42 25 % 16 9.5% Biểu đồ 1: Hiệu quả khai thác tài liệu tại chỗ của người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 9.5% 25% 65.5% Nhanh Chậm Ý kiến khác Dựa vào bảng khảo sát 2 và biểu đồ trên ta thấy: có 110/168 người dùng tin được hỏi chọn khai thác tài liệu tại chỗ sẽ thu thập thông tin nhanh nhanh, chiếm 65.5%. 42/168 người dùng tin cho rằng chậm, chiếm 25% và 16/168 người dùng tin không có ý kiến, chiếm 9.5%. Như vậy có thể thấy việc khai thác tài liệu tại chỗ mang lại hiệu quả khá cao cho người dùng tin. Trong thời gian tới để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tìm kiếm và sử dụng các nguồn tài liệu số của NDT, thư viện cần đầu tư thêm kinh phí, mua sắm các trang thiết bị hiện đại, nâng cao hơn nữa vai trò của cán bộ thư viện thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy 2.2.3.2. Khai thác từ xa Bảngkhảo sát 3: Hiệu quả khai thác tài liệu từ xa của người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Ý kiến đánh giá (tỷ lệ tính theo %) Khai thác tài Nhanh Chậm Ý kiến khác liệu Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Từ xa 124 73.8 % 36 21.4 % 8 4.8 % Biểu đồ 2: Hiệu quả khai thác tài liệu từ xa của người dùng tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 4.8% 21.4% 73.8% Nhanh Chậm Không ý kiến Nhìn vào bảng khảo sát 3 và biểu đồ trên ta thấy: 124/168 người dùng tin cho rằng khai thác tài liệu số từ xa sẽ thu thập thông tin nhanh, chiếm 73.8%. 36/168 người dùng tin cho rằng chậm, chiếm 21.4% và 8/168 người dùng tin không có ý kiến, chiếm 4.8%. Như vậy, có thể thấy khai thác tài liệu từ xa mang lại hiệu quả khá cao cho người dùng tin tại TVQGVN, họ đang dần quen và thích thú với phương thức giao tiếp với người cung cấp thông tin ngay tại nhà thông qua chiếc máy tính đã được nối mạng, tạo điều kiện cho người dùng khai thác có K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy hiệu quả nhất nguồn tài nguyên thông tin phong phú hơn, kịp thời và chính xác hơn mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Bạn đọc tại TVQGVN phần lớn đăng nhập vào hệ thống để tìm kiếm tài liệu mình cần nhưng trên thực tế tài liệu đó có thể có hoặc không có ở thư viện, điều này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố (bị mất, đã thanh lọc ) bởi không một thư viện nào có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người sử dụng. Đối với các CSDL tra cứu qua OPAC, người dùng tin có thể tìm kiếm theo các phương thức khác nhau một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua tìm kiếm cơ bản, biểu thức và nâng cao. Đối với cổng thông tin, người dùng tin có thể từ trang chủ để link đến các trang web khác tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Đặc biệt Thư viện có phần mềm thư viện số Dlib để tìm kiếm tài liệu số một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Hiện nay, nhu cầu tin ngày càng vươn xa không chỉ gói gọn trong phạm vi một nước, người dùng tin cần vươn tới các nguồn tin từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trên thế giới. Tuy nhiên kỹ năng tìm kiếm cũng như trình độ của họ vẫn chưa cao, đây chính là lúc cần giúp đỡ và tham khảo của các cán bộ thư viện. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHO CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM. 3.1. Nhận xét * Về ƣu điểm - TVQGVN là thư viện Trung tâm của cả nước với chức năng, nhiệm vụ được quy định theo Pháp lệnh thư viện đồng thời là Thư viện đứng đầu hệ thống thư viện công cộng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Do vậy công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu số là phù hợp với xu thế chung của thời đại thông tin và với hoàn cảnh của TVQGVN, thể hiện qua các điểm sau: + Tài liệu số có mật độ thông tin cao, có thể lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau + Có khả năng đa truy nhập: nhiều người cùng truy nhập một lúc, truy nhập từ xa qua hệ thống máy tính nối mạng. + Việc xử lý thông tin do cán bộ có trình độ chuyên môn và kiến thức tin học khá cao. + Đối với công tác bảo quản trong Thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng. - Qua việc khảo sát và tìm hiểu thực tế về tiến trình số hóa tài liệu và khai thác nguồn tài liệu số tại TVQGVN có thể thấy nhu cầu về nguồn tài liệu số của người dùng tin rất lớn. Đây sẽ là kiều kiện, là tiền đề để phát triển nguồn tài liệu số trong tương lai. - Nguồn tài liệu trên vật mang tin truyền thống của Thư viện khá phong phú và đa dạng về các chuyên ngành với nhiều loại hình tài liệu khác K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy nhau, trong đó có nhiều loại rất quý hiếm có nhu cầu sử dụng cao. Đây sẽ là điều kiện cần đủ để Thư viện số hóa và làm tăng nguồn tài liệu số. - Thư viện có phần mềm thư viện số Dlib phục vụ mạng LAN. Phần mềm quản lý tài liệu số Dlib cho phép cán bộ thư viện mô tả dữ liệu thư mục theo chuẩn Dublin Core, có gắn kết với tài liệu số các loại hình tài liệu: văn bản, âm thanh, hình ảnh, nghe nhìn Phần mềm được tích hợp trên trang Web của TVQGVN, cho phép bạn đọc ở bất cứ đâu cũng có thể tra cứu vào CSDL dữ liệu số; Các bản ghi thư mục của các tư liệu số hoá sẵn sàng cung cấp cho bạn đọc qua các phương tiện OPAC hay Z39.50. Các thư viện, các cơ quan có thể khai thác các bản ghi thư mực của nhau một cách dễ dàng tùy theo từng nhu cầu; Việc tuân theo chuẩn RDF - Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm truy cập, tìm kiếm tin từ máy chủ của thư viện, khiến thư viện trở thành nguồn cung cấp thông tin số hóa tại Việt Nam và trên thế giới. - Các trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho việc tin học hóa trong thư viện đã được trang bị tương đối đầy đủ. - Nguồn nhân lực phục vụ cho việc tin học hóa Thư viện đã có thể đáp ứng được yêu cầu. Bên cạnh những ưu điểm trên thì Thư viện vẫn còn gặp phải những hạn chế như sau * Về hạn chế - Về công nghệ: việc ứng dụng công nghệ mới trong việc xử lý chưa nhiều. Việc xử lý tài liệu còn chậm, thiếu sót gây ảnh hưởng không nhỏ cho cán bộ thư viện - Về nguồn lực: chưa khai thác hết hiệu quả các nguồn lực sẵn có, chưa chia sẻ và tận dụng các nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện trong nước và thế giới - Về vấn đề bản quyền: hiện nay các tài liệu vẫn còn tình trạng vi phạm bản quyền K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy - Về kinh phí: nguồn kinh phí còn eo hep, không được bổ sung thường xuyên liên tục. Giá tài liệu ngày một tăng cao dẫn đến tình trạng tài liệu số bổ sung bị ngắt quãng, các tài liệu CD, DVD chưa được bổ sung liên tục, đều đặn. - Về con người: đối với cán bộ thì chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý tài liệu số, hạn chế trong việc sử dụng các công nghệ mới. Đối với người dùng tin thì do TVQG thuộc loại hình thư viện công cộng nên trình độ của mỗi người cũng khác nhau chính vì thế mà việc sử dụng các nguồn tài liệu số vẫn còn gặp nhiều khó khăn. - Về quản lý kho tài liệu số hóa của thư viện: + Chưa có kế hoạch cụ thể để quản lý các dạng tài liệu số hóa khác nhau như: âm thanh, hình ảnh, bản đồ, video, văn bản, file cài đặt + Cho phép thiết đặt cấp độ bảo mật cho từng loại tài liệu số 3.2. Một số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.2.1 Đảm bảo tính pháp lý cho nguồn tài liệu số Để giải quyết vấn đề pháp lý cho công tác số hoá tại thư viện như đã trình bày tại mục 2.2.1, cần dựa trên các văn bản hướng dẫn và chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực này. Chính sách của Nhà nước về quyền tác giả và những quyền liên quan được quy định tại Điều 8 của Luật Sở hữu trí tuệ. Như vậy, công tác số hoá tài liệu tại Thư viện có thể tận dụng chính sách này để thực hiện những vấn đề liên quan đến bản quyền cho tài liệu số hoá. Lộ trình và phương pháp tiến hành như sau: Bước 1: Lập danh mục những tài liệu số hoá kèm theo đơn trình Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch phê duyệt. Bước 2: Soạn thảo công văn xin hỗ trợ kinh phí gửi Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch phê duyệt. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Bước 3: Xác định các chủ sở hữu cần thương lượng mua bản quyền Chủ sở hữu bản quyền được nêu trong các điều từ 36 đến điều 42 của Luật Sở hữu trí tuệ gồm: + Chủ sở hữu quyền tác giả là tổ chức, cá nhân nắm giữ một, một số hoặc toàn bộ các quyền tài sản quy định tại Điều 20 của Luật Sở hữu trí tuệ (Điều 36) + Chủ sở hữu quyền tác giả là tác giả (Điều 37): Tác giả sử dụng thời gian, tài chính, cơ sở vật chất - kỹ thuật của mình để sáng tạo ra tác phẩm có các quyền nhân thân quy định tại Điều 19 và các quyền tài sản quy định tại Điều 20 của Luật Sở hữu trí tuệ. + Chủ sở hữu quyền tác giả là các đồng tác giả (Điều 38): Các đồng tác giả sử dụng thời gian, tài chính, cơ sở vật chất - kỹ thuật của mình để cùng sáng tạo ra tác phẩm có chung các quyền quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này đối với tác phẩm đó. Trong đó, các đồng tác giả sáng tạo ra tác phẩm quy định tại khoản 1 Điều này, nếu có phần riêng biệt có thể tách ra sử dụng độc lập mà không làm phương hại đến phần của các đồng tác giả khác thì có các quyền quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này đối với phần riêng biệt đó. + Chủ sở hữu quyền tác giả là tổ chức, cá nhân giao nhiệm vụ cho tác giả hoặc giao kết hợp đồng với tác giả (Điều 39): Tổ chức giao nhiệm vụ sáng tạo tác phẩm cho tác giả là người thuộc tổ chức mình là chủ sở hữu các quyền quy định tại Điều 20 và khoản 3 Điều 19 của Luật Sở hữu trí tuệ, trừ trường hợp có thoả thuận khác. + Tổ chức, cá nhân giao kết hợp đồng với tác giả sáng tạo ra tác phẩm là chủ sở hữu các quyền quy định tại Điều 20 và khoản 3 Điều 19 của Luật Sở hữu trí tuệ, trừ trường hợp có thoả thuận khác. + Chủ sở hữu quyền tác giả là người thừa kế (Điều 40): Tổ chức, cá nhân được thừa kế quyền tác giả theo quy định của pháp luật về thừa kế là chủ sở hữu các quyền quy định tại Điều 20 và khoản 3 Điều 19 của Luật này. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Chủ sở hữu quyền tác giả là người được chuyển giao quyền (Điều 41): Tổ chức, cá nhân được chuyển giao một, một số hoặc toàn bộ các quyền quy định tại Điều 20 và khoản 3 Điều 19 của Luật này theo thoả thuận trong hợp đồng là chủ sở hữu quyền tác giả. + Chủ sở hữu quyền tác giả là Nhà nước (Điều 42) đối với các trường hợp sau: a) Tác phẩm khuyết danh; b) Tác phẩm còn trong thời hạn bảo hộ mà chủ sở hữu quyền tác giả chết không có người thừa kế, người thừa kế từ chối nhận di sản hoặc không được quyền hưởng di sản; c) Tác phẩm được chủ sở hữu quyền tác giả chuyển giao quyền sở hữu cho Nhà nước. Bước 4: Xác định mức giá và tiến hành thương lượng với chủ sở hữu. 3.2.2. Đảm bảo nguồn kinh phí cho việc số hóa tài liệu Kinh phí được xem là vấn đề đáng quan tâm tại bất cứ một Thư viện nào. Trong quá trình số hóa nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến việc bị ngắt quãng. Chính vì vậy mà thư viện cần tăng cường hợp tác với các thư viện khác, thu hút nguồn tài trợ từ các tổ chức, cơ quan. Đồng thời xin hỗ trợ kinh phí từ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lich như vậy mới có điều kiện để phát triển nguồn lực này trong thời gian tới. 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phần mềm Như chúng ta đã biết, sẽ không có một phần mềm nào là hoàn hảo ngay từ khi được triển khai áp dụng mà đa số các phần mềm đều được nâng cấp và phát triển sau một thời gian sử dụng nhất định. Cũng giống như các thế hệ điện thoại di động, máy tính hay các thiết bị điện tử khác thời gian lỗi thời của các phần mềm ngày càng được rút ngắn. Do vậy các nhà cung cấp phần mềm thường xuyên nghiên cứu nâng cấp phiên bản mới cho phù hợp với thực tế. Hiện tại, thư viện đang sử dụng phần mềm quản trị dữ liệu số K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy Dlib để xây dựng và quản lý các CSDL số. Tuy nhiên sau một thời gian áp dụng vào thực tế tại thư viện thì vẫn còn một số tồn tại. Chính vì thế mà giải pháp chung cần làm là tập hợp những chỗ chưa đáp ứng được thành văn bản và hợp tác trực tiếp với nhà cung cấp để tìm ra giải pháp khắc phục. Bên cạnh đó, những cán bộ thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến phần mềm có thể tìm hiểu các biện pháp khắc phục tạm thời để giảm thiểu những lỗi có thể xảy ra (dữ liệu bị trùng hoặc sai do phần mềm). Ngoài ra Thư viện cần nghiên cứu ứng dụng một số phần mềm thư viện số khác như: phần mềm Greenstone, phần mềm Dspace, Metalid để phát triển có hiệu quả hơn. Sau đây tác giả xin trình bày sơ lược một số phần có thể ứng dụng vào công tác tổ chức và khai thác TLS tại Thư viện - Greenstone Đây là phần mềm mã nguồn mở thư viện số Greenstone được phát triển và phân phối với sự tham gia của UNESCO và Human Info NGO vào tháng 8 năm 2000. Đây là bộ phần mềm dùng để tạo lập và phân phối các bộ sưu tập Thư viện số. Nó cung cấp một phương thức mới để xuất bản thông tin trên internet hoặc CD – ROM. Vào đầu năm 2004 Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên cùng với Intergratede - Solution, Ltd, Việt Nam phát triển phiên bản tiếng Việt và đưa vào sử dụng cũng như giới thiệu rộng rãi đến các thư viện tại Việt Nam. Đây là một công nghệ mới không những đối với cán bộ thư viện Việt Nam mà ngay cả các thư viện trong khu vực. Hiện nay giao diện tiếng Việt được cập nhập vào hệ thống Greenstone thế giới bên cạnh những ngôn ngữ khác như: Anh, Pháp, Đức, Nga, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hà Lan (Dutch), Ả Rập, Thổ Nhĩ Kỳ, Hebrew, Bosnia, Indonesia, Greenstone được dùng để thu gom và biên mục tài liệu theo Dublin Core, đồng thời tổ chức thành bộ sưu tập và xuất ra đĩa CD hay Internet. Greenstone được lưu hành với giấy phép GPL, được dùng rộng rãi khắp nơi K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy trên thế giới như là một “mốt – fashion”. Ở Việt Nam nhiều thư viện đã sử dụng Greenstone để xây dựng nhiều bộ sưu tập có giá trị cao, đáng kể nhất là Thư viện ĐH Khoa học Tự nhiên và Thư viện ĐH Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh. - Dspace Đây là một phần mềm nguồn mở được phát triển bởi các thư viện thuộc Học Viện Công Nghệ của Mỹ - MIT (Massachusetts Institute Technology) và Trung tâm nghiên cứu thí nghiệm của Mỹ - HP (Hewlett – Packard). Hiện nay phần mềm này dược hơn 200 trường đại học và tổ chức văn hóa sử dụng để quản lý và chia sẻ các nguồn tài nguyên: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các hình ảnh, âm thanh Ưu điểm của Dspace là tính an toàn, ổn định, đáng tin cậy, các chuẩn mở và việc không lệ thuộc vào nhà cung cấp, cài đặt rất nhanh chỉ mất khoảng 5 phút - Metalib Metalib là công cụ tìm kiếm tài liệu nghiên cứu rất phổ biến cho phép thực hiện tìm kiếm song song và trả về kết quả trên một giao diện duy nhất thông qua việc kết nối tới một số lượng không hạn chế . Metalib được xây dựng dựa trên một kiến trúc mở với các tính năng nổi trội như: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Tạo ra một hệ thống với một điểm truy cập duy nhất + Cho phép NDT truy cập đến các nguồn tin khác + Xác nhận quyền của NDT cho các nguồn và dịch vụ đặc biệt + Cung cấp siêu tìm kiếm giúp người dùng có thể tìm kiếm tổng hợp các nguồn tài liệu một cách song song + Cung cấp đường link giữa các CSDL + Hỗ trợ cán bộ thư viện phân loại nguồn tin và tìm ra những nguồn tin và dịch vụ phù hợp + Quản lý người dùng với môi trường cá nhân + Hỗ trợ liên kết toàn diện với phạm vi rộng + Tương thích với các ứng dụng và có thể tích hợp trong môi trường thư viện. Hỗ trợ các chuẩn (Marc, Unicode, OpenURL, XML, OAI, Z3950). Thông qua phương thức tìm tin Metasearching, NDT có thể tiếp cận đến nhiều nguồn thông tin chỉ với một điểm truy cập duy nhất. Phương thức này được mô tả thông qua mô hình dưới đây: 3.2.4. Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào Đây được xem là điều kiện tiên quyết cho việc phát triển các nguồn tài liệu số. bao gồm: Sách, báo, tạp chí, luận án tiến sỹ Vì vậy để đảm bảo được đầy đủ cần: K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Phối hợp giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo nguồn tin luôn đầy đủ và kịp thời Các bộ phận liên quan bao gồm các phòng như: Phòng bổ sung, phòng tin học, phòng bảo quản, phòng báo – tạp chí. + Quản lý chặt chẽ các nguồn tài liệu dạng in thuộc diện số hoá Các nguồn tài liệu dạng in phục vụ cho quá trình tạo lập TLS bao gồm 3 nguồn chính là: Nguồn mua, nguồn lưu chiểu, nguồn thu thập qua kênh biếu tặng và sao chụp lại. 3.2.5. Đào tạo, bồi dƣỡng trình độ cho cán bộ Như chúng ta đã biết, cán bộ thư viện là linh hồn của sự nghiệp thư viện. Chính vì vậy mà Thư viện muốn hoạt động có hiệu quả thì bên cạnh việc trang bị hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật thì việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho cán bộ là việc là rất cần thiết. Nội dung công tác đào tạo bao gồm: + Kỹ năng biên tập, xử lý tài liệu + Kỹ thuật xử lý nội dung (mô tả, phân loại, định từ khoá, làm tóm tắt, ) đối với tất cả cán bộ tham gia xây dựng CSDL. + Kỹ thuật số hoá tài liệu. + Sự hiểu biết và khả năng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ (ISBD, Marc21, Dublin Core, AACR2, các khung phân loại, ) + Khả năng sử dụng phần mềm hiện có và ứng dụng các phần mềm mới trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện. + Kỹ năng tìm kiếm và phát hiện những nguồn tin có giá trị. + Kỹ năng tìm kiếm thông tin trong hệ thống và bên ngoài Hình thức đào tạo gồm: + Tổ chức các lớp đào tạo cơ bản và nâng cao tại Thư viện cho từng đối tượng cụ thể K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy + Tổ chức các cuộc hội thảo về nghiệp vụ cho các cá nhân tham gia thuộc các khâu trong toàn bộ quy trình phát triên nguồn tài liệu số. + Mời các chuyên gia trong nước và nước ngoài thuộc lĩnh vực tham gia đào tạo cho cán bộ + Vận động và tạo điều kiện hỗ trợ cho cán bộ đi đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ trong nước cũng như ở nước ngoài. + Bên cạnh đó Thư viện cần có chính sách thu hút cán bộ có trình độ gắn bó lâu dài, đặc biệt là những cán bộ đã được đào tạo tạo từ nước ngoài về. 3.2.6. Đảm bảo kiến thức thông tin cho ngƣời dùng tin Trong môi trường thư viện truyền thống, người dùng tin đã được cán bộ thư viện mở các lớp, khóa học trang bị các kỹ năng, kiến thức sử dụng các công cụ tra cứu và các dịch vụ của thư viện. Nhưng trong môi trường thư viện số, với cổng thông tin cho phép truy cập vô tận tới kho tài nguyên số của thư viện. Người dùng tin tương tác với máy tính thông qua giao diện người – máy thì đòi hỏi người dùng tin không chỉ được trang bị các kiến thức về thư viện, các kiến thức sử dụng máy tính và mạng mà họ phải đạt được kiến thức về thông tin. Người có kiến thức thông tin phải có các khả năng sau: + Khả năng nhận biết nhu cầu tin + Khả năng trình bày được nhu cầu tin, làm sáng tỏ được lỗ hổng thông tin * Loại hình thông tin * Lựa chọn nguồn tin * Khả năng nhận biết được các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng truy cập nguồn tin. + Khả năng xây dựng các chiến lược để xác định thông tin * Khớp với nhu cầu người dùng tin K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy * Phát triển phương pháp có hệ thống để phù hợp với nhu cầu * Hiểu được các quy tắc xây dựng và tạo lập cơ sở dữ liệu + Khả năng tổ chức, áp dụng và giao tiếp thông tin: * Xây dựng hệ thống thư mục các nhân * Áp dụng thông tin để giải quyết vấn đề * Hiểu các vấn đề về bản quyền * Khả năng tổng hợp và chế biến, tạo nên thông tin mới + Khả năng định vị và truy cập thông tin * Phát triển kỹ thuật tìm tin phù hợp (sử dụng toán tử Boolean, ngôn ngữ tìm tin, các liên kết trên web) * Sử dụng công nghệ truyền thông, mạng internet * Sử dụng các phương pháp nhận biết để cập nhật thông tin + Khả năng so sánh và đánh giá thông tin nhận được từ các nguồn khác nhau * Nhận biết được xu hướng và những vấn đề về thẩm quyền * Nhận biết được các đánh giá của học giả về nguồn tin 3.2.7. Tăng cƣờng chia sẻ nguồn tài liệu số Chia sẻ nguồn tài liệu số là một trong những hoạt động rất quan trọng giúp thư viện: + Tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài nguyên bên ngoài + Phổ biến rộng rãi nguồn tài liệu số đang lưu giữ + Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác Thông qua tìm hiểu công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện cho thấy hoạt động chia sẻ nguồn TLS của Thư viện hiện nay mới chỉ dừng lại ở một mức độ nhất định, chưa phát huy hết khả K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy năng hiện có. Các hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin số mới chỉ diễn ra dưới dạng cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu sử dụng của NDT. 3.2.8. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài liệu số Để phát huy hơn nữa hiệu quả của công tác tuyên truyền, quảng bá nguồn TLS, Thư viện cần tăng cường hoạt động marketing đồng thời triển khai thêm các hình thức tuyên truyền giới thiệu khác. Song song với hình thức tuyên truyền giới thiệu tới từng đơn vị, hình thức tuyên truyền quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là mạng Internet cần được chú trọng phát triển. Đối với các phương tiện thông tin đại chúng như các kênh truyền thanh, truyền hình, có thể giới thiệu nguồn tin trên các chương trình khoa học và giáo dục. Điều quan trọng là giới thiệu được địa chỉ truy cập tới nguồn tin trên Internet (cần trả lời câu hỏi nguồn tin có những gì và có thể truy cập ở đâu?) Đối với hình thức tuyên truyền quảng bá trên mạng Internet, đây là hình thức phổ biến hiện nay và cũng là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra thư viện cần tiến hành tạo ra các kết nối liên kết trang tìm kiếm của các cơ quan Thông tin – Thư viện trong cả nước tới nguồn TLS của Thư viện 3.2.9. Các giải pháp khác - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị kỹ thuật: Tin học hóa công tác Thông tin – Thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan Thông tin – Thư viện trong giai đoạn hiện nay cũng như trong tương lai. Đặc biệt, trong dự án số hóa tài liệu đều yêu cầu môi trường thực hiện tương đối hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến, do vậy thư viện cần quan tâm hơn tới: + Hệ thống máy tính phục vụ hoạt động cả về số lượng và chất lượng. Máy tính có cấu hình vừa và cao, tương thích với nhiều phần mềm chuyên K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy dụng. Không nên sử dụng các máy tính có cấu hình thấp, máy tính cài hệ điều hành không phổ biến, có thể dẫn tới tình trạng không tương thích với nhiều phần mềm chuyên dạng như phần mềm nhận dạng máy quét, máy in + Hệ thống mạng nội bộ và toàn cầu phải ổn định, tốc độ đường truyền không quá chậm, hạn chế tối thiểu đứt đoạn đường truyền, sự cố gây gián đoạn hoạt động. + Tham khảo các trang thiết bị cần thiết từ nhiều trung tâm khác, đặc biệt tại những trung tâm có kinh nghiệm với công tác sô hóa. - Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số: Công tác đảm bảo an ninh thông tin trong giai đoạn hiện nay là hết sức quan trọng đối với Thư viện bởi: + Nguồn TLS tuy rất dễ phổ biến, sao lưu nhưng nguy cơ bị mất cũng rất cao. Sự phát triển mạnh của mạng máy tính ngày càng tạo ra nhiều hình thức tấn công do virút. + Tuổi thọ của các sản phẩm phần cứng không có cơ sở đảm bảo an toàn cho thông tin + Do khối lượng tài liệu và nguồn tin tại Thư viện rất lớn và giá trị nên khi xảy ra sự cố sẽ rất khó khôi phục. Từ những lý do nêu trên cho thấy công tác bảo vệ an ninh cho nguồn TLS tại Thư viện cần có những giải pháp cụ thể và đồng bộ như: + Xây dựng cơ chế sao lưu dữ liệu hợp lý: toàn bộ CSDL của thư viện cần được sao lưu sang đĩa CD và cất giữ tại những nơi an toàn không bị ảnh hưởng bởi các nguy cơ chập cháy. + Triển khai các phần mềm và chương trình diệt virút có bản quyền: Theo nguồn tin từ Vnexpress, tại Việt Nam bình quân thiệt hại do virus gây ra đối với mỗi người sử dụng máy tính khoảng 488.000 đồng/năm. TVQGVN cũng không nằm ngoài số đó. Vì vây, Thư viện nên trang bị cho K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy toàn bộ máy trạm các phần mềm (chủ yếu là Windows XP) và chương trình diệt virút có bản quyền như Bkav Pro, Kaspersky, Norton, + Làm tốt công tác quản lý các bộ phận tham gia xây dựng các tài liệu số Cùng với sự đa dạng và phong phú của nguồn TLS là sự tham gia của nhiều bộ phận, cá nhân vào hoạt động xây dựng, quản lý và phổ biến các TLS. Do đó, để đảm bảo an toàn cho nguồn TLS, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật (Phòng tin học) cần phân công cụ thể từng cá nhân phụ trách từng bộ phận và xác định quyền hạn của từng cá nhân tham gia xây dựng và quản lý các CSDL để cung cấp các acount với các quyền truy cập phù hợp, tránh hiện tượng những người không có trách nhiệm tham gia vào các mảng công việc khác gây mất an toàn cho các CSDL. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy KẾT LUẬN Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành Thông tin - Thư viện nói chung và cho TVQGVN nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước. Việc số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại TVQGVN được coi là một bước đi ban đầu, tạo dựng những cơ sở hạ tầng cần thiết để hướng tới xây dựng thư viện điện tử, thư viện số, một động thái tích cực để đổi mới phương pháp phục vụ nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu. Để làm được điều này, ngoài sự quan tâm chỉ đạo, định hướng nhất quán từ các cấp lãnh đạo, từ Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch còn có sự nỗ lực hết mình của toàn thể cán bộ và nhân viên TVQGVN. Trải qua hơn 90 năm xây dựng và trưởng thành, TVQGVN với sự nỗ lực không ngừng luôn xứng đáng là Thư viện trung tâm của cả nước, dẫn đầu hệ thống thư viện công cộng, đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nước.Trong tương lai Thư viện cần phấn đấu hơn nữa để phát triển Thư viện thành Thư viện điện tử/ Thư viện số, bảo tồn tốt nhất di sản văn hóa của dân tộc, đồng thời có thể phát huy cao độ những giá trị to lớn trong kho tàng tri thức của mình phục vụ cho sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước. K51 Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Lê Thị Thúy DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt 1. Nguyễn Thu Anh (2009), Tìm hiểu vấn đề bảo quản thông tin trong kỷ nguyên số, Khóa luận tốt nghiệp ngành Thông tin – Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội. 2. Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch (2008), Về công tác thư viện: Các văn bản pháp quy hiện hành về thư viện, Vụ Thư viện, Hà Nội. 3. Nguyễn Huy Chương, Lâm Quang Tùng (2006), Xây dựng nguồn học liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Báo cáo khoa học trình bày tại Hội thảo khoa học về E – Learning và kinh nghiệm triển khai trong các trường Đại học, Tp. HCM 4. Nguyễn Hạnh (2002), Vai trò của cán bộ thư viện số trong việc quản trị các hệ thống thông tin số, Thông tin & Tư liệu, (1), 26. 5. Nguyễn Thị Thúy Hạnh(2009), Bài giảng môn Thư viện điện tử, Hà Nội 6. Tạ Bá Hưng (2000), Phát triển nội dung số ở Việt Nam: những nguyên tắc chỉ đạo,Thông tin & Tư liệu, (1), 2-26. 7. Cao Minh Kiểm (2002), Thư viện số - định nghĩa và vấn đề, Thông tin & Tư liệu, (3), 5-11. 8. Cao Minh Kiểm, Trần Thị Bích Hồng (2004), Tra cứu thông tin trong hoạt động Thư viện - Thông tin, Trường Đại học Văn hóa, Hà Nội 9. Hoàng Đức Liên, Nguyễn Hữu Ty (2008), Giải pháp xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số, Website: Thuvien.net, URL: Cập nhật 20/4/2010 10. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ, Website: Cục Sở hữu trí tuệ, URL: Cập nhật ngày 28/4/2010 K51 Thông tin – Thư viện