›

Khóa luận Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion

pdf 109 trang thiennha21 21/04/2022 5861
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_phan_tich_rui_ro_trong_quy_trinh_quan_ly_don_hang.pdf

Nội dung text: Khóa luận Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION HOÀNG THỊ KIM NGÂN Trường Đại học Kinh tế Huế KHÓA HỌC 2016 - 2020
  2. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Thị Kim Ngân Ths. Trương Thị Hương Xuân Mã sinh viên: 16K4021055 Lớp: K50A- QTKD TrườngNiên khóa: 2016 Đại-2020 học Kinh tế Huế Huế, tháng 1 năm 2020 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân LỜI CẢM ƠN Thực tập cuối khóa là khoảng thời gian hữu ích, quý báu và thật sự là khoảng thời gian rất cần thiết để mỗi sinh viên trang bị cho mình những kiến thức thực tế, kỹ năng nghề nghiệp để khi ra trường có thể tự tin và thích nghi với công việc tốt hơn. Trong thời gian 3 tháng thực tập tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion, tôi đã tiếp thu và học hỏi được nhiều kiến thức hữu ích về ngành sản xuất và thương mại. Để hoàn thành tốt khóa thực tập trong 3 tháng cuối năm này, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của nhà trường cùng với doanh nghiệp. Trước tiên tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô giáo Trường Đại Học Kinh Tế Huế, đặc biệt là quý thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh đã trang bị cho tôi những kiến thức và toàn bộ kỹ năng cần thiết cho đợt thực tập này. Đặc biệt tôi xin cảm ơn Cô Ths. Trương Thị Hương Xuân đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành bài khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội thực tập tại công ty. Đặc biệt là các anh chị nhân viên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong đợt thực tập này. Do những hạn chế về mặt kiến thức và kỹ năng nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu, cách trình bày. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những chỉ bảo, giúp đỡ và ý kiến đóng góp của quý thầy cô, các anh chị trong công ty để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. TrườngTôi xin chân thành Đại cảm ơn! học Kinh tế Huế Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Kim Ngân SVTH: Hoàng Thị Kim Ngân-K50A QTKD i
  4. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải TNHH Trách nhiệm hữu hạn TMDV Thương mại dịch vụ MTV Một thành viên Nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh BPSX Bộ phận sản xuất KPI Chỉ số đánh giá thực hiện công việc Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD ii
  5. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1. 1 Cách tiếp cận 3 Sơ đồ 1. 2 Mô hình nghiên cứu 6 Sơ đồ 1. 3 Quy trình quản trị rủi ro 19 Sơ đồ 1. 4 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 36 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD iii
  6. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC BẢNG Bảng 2. 1 Sản phẩm kinh doanh 33 Bảng 2. 2 Tình hình lao động của Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 39 Bảng 2. 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion qua 3 năm 2016 – 2018 41 Bảng 2. 4 Mẫu điền thông tin đơn hàng 45 Bảng 2.5 Đặc điểm mẫu khảo sát toàn bộ thông tin sơ lược về đối tượng điều tra được tổng hợp trong bảng dưới đây 50 Bảng 2. 6 Thống kê thăm dò thực trạng gặp rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên 69 Bảng 2. 7 Thống kê các loại rủi ro nhân viên thường gặp trong quy trình quản lý đơn hàng. 69 Bảng 2. 8 Thống kê mức độ nghiêm trọng của các rủi ro mà nhân viên đã gặp phải 70 Bảng 2. 9 Thống kê hậu quả lớn nhất mà rủi ro mang lại cho nhân viên 71 Bảng 2. 10 Thống kê số lượng đơn hàng từ năm 2016 đến năm 2018 72 Bảng 2. 11 Thống kê sản phẩm lỗi tháng 9 - tháng 11 năm 2019 74 Bảng 2. 12 Quản lý thông tin đơn hàng bằng Ecxel hoặc Google Drive 81 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD iv
  7. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2. 1 Rủi ro trong quá trình giao dịch, tìm kiếm đơn hàng 51 Biểu đồ 2. 2 Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 53 Biểu đồ 2. 3 Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 55 Biểu đồ 2. 4 Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 58 Biểu đồ 2.5 Rủi ro trong giao hàng và thanh toán 60 Biểu đồ 2. 6 Độ tuổi của nhân viên 63 Biểu đồ 2. 7 Tỉ lệ lỗi sản phẩm đồng phục từ tháng 9-tháng 11/2019 75 Biểu đồ 2. 8 Tỉ lệ lỗi sản phẩm quà tặng từ tháng 9-tháng 11/2019 76 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD v
  8. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân DANH MỤC ẢNH Ảnh 1 Đồng phục áo lớp, áo nhóm 34 Ảnh 2 Đồng phục bảo vệ, đồng phục bế 34 Ảnh 3 Một số sản phẩm khác của công ty 35 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD vi
  9. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân MỤC LỤC PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.1. Mục tiêu chung 2 2.2. Mục tiêu cụ thể 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.1. Đối tượng nghiên cứu 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 3 4.1. Cách tiếp cận 3 4.2. Phương pháp nghiên cứu 4 4.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 4 4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 4 4.2.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 5 4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích 6 4.2.3. Công cụ xử lí số liệu 6 5. Các bước nghiên cứu 6 6. Bố cục 7 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 8 TrườngCHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOAĐại HỌC VhọcỀ RỦI RO TRONG Kinh QUY TRÌNH tế QU ẢHuếN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION. 8 A. CƠ SỞ LÝ LUẬN 8 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD vii
  10. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.1. Các khái niệm về rủi ro 8 1.1.1. Định nghĩa rủi ro 8 1.1.1.1. Theo trường phái truyền thống 8 1.1.1.2. Theo trường phái hiện đại 9 1.1.2. Những đặt điểm cơ bản của rủi ro 10 1.1.3. Phân loại rủi ro 10 1.1.3.1. Dựa vào tính chất của kết quả 10 1.1.3.2. Dựa vào khả năng chia sẻ 11 1.1.3.3. Dựa vào phạm vi tác động của rủi ro 11 1.1.3.4. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro 11 1.1.4. Nguyên nhân của các rủi ro 13 1.1.4.1. Những rủi ro do yếu tố khách quan 13 1.1.4.2. Những rủi ro do yếu tố chủ quan 14 1.2. Chi phí rủi ro 15 1.3. Quản trị rủi ro 16 1.3.1. Khái niệm quản trị rủi ro 16 1.3.2. Vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu của quản trị rủi ro 17 1.3.2.1. Vai trò của quản trị rủi ro 17 1.3.2.2. Nhiệm vụ của quản trị rủi ro 17 1.3.2.3. Mục tiêu của quản trị rủi ro 18 1.4. Quy trình quản trị rủi ro trong công ty 18 Trường1.4.1. Nhận dạng và đánhĐại giá rủi rohọc Kinh tế Huế 20 1.4.2. Nghiên cứu các nhóm phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro 20 1.4.3. Lựa chọn phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro tối ưu 21 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD viii
  11. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.4.4. Triển khai các phương án quản trị rủi ro tối ưu đã lựa chọn 21 1.5. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành may 22 1.5.1. Khái quát chung về quản lý đơn hàng 22 1.5.2. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng 22 1.5.3. Các hình thức quản lý đơn hàng 23 1.5.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến 23 1.5.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng 23 1.5.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm 24 1.5.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý 24 1.5.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may 24 1.5.5. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 25 B) CƠ SỞ THỰC TIỄN 26 1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may và của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion trong quy trình quản lý đơn hàng. 26 1.6.1. Kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may trên thị trường 26 1.6.2. Kinh nghiệm thực tiễn trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 28 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION 30 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 30 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục TrườngLion Đại học Kinh tế Huế30 2.1.2. Tính cách thương hiệu, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 31 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD ix
  12. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 2.1.2.1. Tính cách thương hiệu 31 2.1.2.2. Tầm nhìn 32 2.1.2.3. Sứ mệnh 32 2.1.3. Lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 33 2.1.4. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 35 2.1.5. Tình hình hoạt động của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 38 2.1.5.1. Nguồn nhân lực 38 2.1.5.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion năm 2016-2018 41 2.1.5.3. Các đối tác, nhà cung cấp, xưởng sản xuất của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 43 2.1.5.4. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 44 2.2. Nhận dạng, phân tích những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 50 2.2.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng 50 2.2.2. Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 52 2.2.3. Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 55 2.2.4. Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 58 2.2.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán 59 2.3. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận sản Trườngxuất công ty TNHH Thương Đại hiệu và họcĐồng phục Lion. Kinh tế Huế61 2.3.1. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng 61 2.3.2. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất 63 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD x
  13. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 64 2.3.4. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất 66 2.3.5. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ 67 2.4. Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 68 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HẠN CHẾ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION 77 3.1. Giải pháp hạn chế rủi ro trong giao dịch và kí kết đơn hàng 77 3.2. Giải pháp hạn chế rủi ro trong xây dựng kế hoạch sản xuất 78 3.3. Giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu 82 3.4. Giải pháp hạn chế rủi ro trong điều độ sản xuất 83 3.5. Giải pháp hạn chế rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ 84 3.6. Đề xuất giải pháp kiểm soát, hạn chế rủi ro đối với công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 85 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 87 1. Kết luận 87 2. Hạn chế của đề tài và hướng nghiên cứu tiếp theo 88 3. Kiến nghị 88 3.1. Kiến nghị đối với cơ quan có thẩm quyền tại thành phố Huế 88 3.2. Kiến nghị với nhà nước 89 TrườngTÀI LIỆU THAM KH ẢĐạiO học Kinh tế Huế90 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD xi
  14. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, với sự hội nhập quốc tế và trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp phải thích ứng một cách linh động với môi trường kinh doanh, luôn đề ra các chiến lược, chủ động nghiên cứu, phát hiện và kiểm soát rủi ro, tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, nhằm định vị thương hiệu trong tâm trí của khách hàng. Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion được thành lập với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, đầy nhiệt huyết và sáng tạo. Với các sản phẩm có mặt ở khắp mọi nơi trên đất nước Việt Nam, Lion luôn tự hào là một trong những thương hiệu đồng phục uy tín tại thành phố Huế. Các hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ dừng lại là bán hàng trực tiếp mà còn bán hàng thông qua mạng xã hội. Để có thể cạnh tranh với các công ty khác trên thị trường thì vấn đề đặt ra là Lion phải làm như thế nào nắm bắt được tâm lý khách hàng mục tiêu của mình từ đó có những chiến lược đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Muốn làm được điều đó, Lion cần phải nghiên cứu, thấu hiểu được các nhu cầu và mong muốn của khách hàng khi sử dụng sản phẩm đồng phục của công ty mình. Bên cạnh đó, ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh xuất hiện như: Công ty TNHH MTV Đồng phục Thiên Việt, công ty TNHH TMDV Đồng phục Huế HP, công ty Đồng phục New Focus, Vậy, để có thể phát triển vững chắc và đạt hiệu quả kinh tế, đòi hỏi công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phải xem xét, đánh giá và đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng. TrườngMột trong những Đạibiện pháp đ ạt họchiệu quả kinh Kinh doanh của công tytế là nh ậnHuế dạng rủi ro, phân tích, kiểm soát và khắc phục hậu quả do rủi ro gây nên, nhận thấy quy trình quản lý đơn hàng ở công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion còn nhiều thiếu sót, nên tôi đã chọn đề tài “Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của SVTH: Hoàng Thị Kim Ngân-K50A QTKD 1
  15. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân nhân viên tại công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion”. Hy vọng đề tài khóa luận này có thể phần nào cung cấp cho Quý công ty một số thông tin về quản trị rủi ro trong ngành đồng phục trên địa bàn thành phố Huế, đồng thời đưa ra những giải pháp cho Đồng phục Lion nâng cao hiệu quả kinh tế. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Phân tích các rủi ro trong quy trình nhận đơn hàng, điều hành và quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và đồng phục Lion từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hạn chế, giảm thiểu các rủi ro, và nâng cao hiệu quả công tác quản trị rủi ro. 2.2. Mục tiêu cụ thể  Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận và thực tiễn về quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng.  Nhận dạng và đánh giá các rủi ro xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và đồng phục Lion.  Đưa ra một số giải pháp để hạn chế, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và đồng phục Lion. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và đồng phục Lion. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Tập trung nghiên cứu những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. TrườngPhạm vi thời gian Đại: Công ty TNHH họcThương Kinhhiệu và đồng ph ụctế Lion đưHuếợc thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 11/04/2016 nên số liệu sẽ được lấy từ năm 2016 đến cuối năm 2018. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 2
  16. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Phạm vi nội dung: Tập trung vào công tác nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá quản lý đơn hàng tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion nhằm đưa ra các giải pháp để khắc phục, phòng ngừa các rủi ro đó. 4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu 4.1. Cách tiếp cận Thiết kế Tiếp cận Thiết kế nghiên Nghiên vấn đề bảng hỏi cứu cứu Cần điều chỉnh Phỏng Phỏng vấn vấn chuyên gia chính thức Chấp nhận Phân tích, xử lý Đề xuất Kết luận giải pháp Trường SơĐại đồ 1. 1 Cách học tiếp cận củKinha khóa luận tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 3
  17. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Thông qua nghiên cứu từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, những đề tài nghiên cứu đã được thực hiện trước và những tài liệu khác có liên quan nhằm thu thập thông tin đưa vào phân tích và kiểm định các giả thuyết nghiên cứu. 4.2. Phương pháp nghiên cứu 4.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 4.2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp - Dùng phương pháp quan sát và phỏng vấn chuyên gia để thu thập thông tin từ anh chị nhân viên và ban lãnh đạo công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. - Đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quản trị đơn hàng cần sự hiểu biết về lý thuyết và chuyên môn, để có thể đưa ra những kết luận chính xác và có thể ứng dụng vào thực tiễn, vậy nên cần thực hiện thông qua hai quá trình sau đây nhằm mục đích nắm bắt rõ tình hình quản trị rủi ro cũng như xác định những giải pháp hợp lý. Qúa trình Phương pháp Nội dung Nghiên cứu sơ Định tính Quan sát bộ Phỏng vấn chuyên gia (n=4) =>Xác định rủi ro và thiết kế bảng hỏi. Nghiên cứu Định lượng Phỏng vấn bằng bảng hỏi (n=20) chính thức . 13 nhân viên đang làm việc tại công ty . 7 nhân viên đã từng làm việc tại công ty Điều tra phỏng vấn trực tiếp và xác định những rủi ro đặc thù =>Nhập số liệu, xử lý và phân tích. TrườngBảng 1. 1 Quá trìnhĐại thu thập dhọcữ liệu sơ c ấpKinh tế Huế  Nghiên cứu sơ bộ: Thực hiện thông qua phương pháp nghiên cứu định tính và thống kê mô tả. Nghiên cứu định tính được tiến hành bằng cách phỏng vấn chuyên gia bao gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 trưởng BPSX và 1 trưởng BPKD của công ty SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 4
  18. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân nhằm xác định các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý đơn hàng sau đó xây dựng thang đo và thiết kế bảng hỏi. Mục đích: Xác định rủi ro có thể xảy ra và xây dựng bảng hỏi, đánh giá về độ tin cậy của thang đo và tiến hành điều chỉnh. Cách thức tiến hành: Trước tiên cần phải xác định những rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình quản lý đơn hàng bằng phương pháp quan sát: - Quan sát trực tiếp những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp. - Quan sát gián tiếp thông qua những báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh hay doanh số cuối kỳ sau đó thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên gia để xác định những rủi ro đặc thù và xây dựng thang đo. Mẫu nghiên cứu gồm một giám đốc, một phó giám đốc, một trưởng phòng sản xuất và tổng hợp, một trưởng phòng kinh doanh của công ty.  Nghiên cứu chính thức: Thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu định lượng sau đó đó tiến hành thống kê mô tả những thông tin thu thập được từ bảng hỏi cùng với phân tích sâu xử lý dữ liệu bằng Excel, SPSS. Bước nghiên cứu này nhằm tiến hành phân tích và tiến hành đánh giá các rủi do. - Phỏng vấn bằng bảng hỏi: Mẫu nghiên cứu gồm tất cả 20 nhân viên của công ty, tiến hành phỏng vấn đánh giá và phát hiện dấu hiệu của rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng, tìm hiểu nguyên nhân sau đó thực hiện phân tích số liệu thu thập được. 4.2.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp - Thu thập dữ diệu liên quan từ các phòng ban của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. - Thu thập, nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu trên sách, Trườngbáo, tạp chí, internet, nhĐạiững trang thôn họcg tin chính thKinhức. tế Huế - Tham khảo các khóa luận, luận văn của các anh chị khóa trước. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 5
  19. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 4.2.2. Phương pháp tổng hợp và phân tích Sau khi nhận dạng được các rủi ro và lấy được ý kiến của các chuyên gia. Tôi bắt đầu phân tích và tìm nguyên nhân dẫn đến từng dạng rủi ro, tần suất xuất hiện như thế nào? Mức độ nghiêm trọng có cao hay không? Từ đó đưa ra giải pháp cho từng dạng rủi ro. 4.2.3. Công cụ xử lí số liệu Nghiên cứu đã xử lý số liệu bằng phần mềm SPSS và phần mềm Excel. 5. Các bước nghiên cứu Nhận dạng Phân tích, Xác định Đề xuất giải rủi ro đánh giá rủi nguyên pháp cải ro nhân thiện Sơ đồ 1. 2 Các bước nghiên cứu - Nhận dạng rủi ro Liệt kê tất cả các dạng rủi ro đã đang và sẽ có thể xuất hiện trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. - Phân tích, đánh giá rủi ro Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro, xem xét các biện pháp kiểm soát rủi ro. Xếp hạng các lý do để xác định mức độ ưu tiên quản lý dựa trên bộ tiêu chí đo lường được lượng hóa gắn với giá trị cụ thể cho khả năng xảy ra của rủi ro và mức độ ảnh hưởng. - Xác định nguyên nhân Từ sự đánh giá rủi ro xác định các nguyên nhân gây nên rủi ro. Tìm hiểu nguồn Trườnggốc và đặc điểm của nh Đạiững nguyên nhânhọc đó về tầ n Kinhsuất và khả năng ứtếng phó. Huế - Đề xuất giải pháp cải thiện SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 6
  20. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Căn cứ trên những nguyên nhân gây nên rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng để đề xuất các giải pháp. 6. Bố cục Bố cục của khóa luận gồm có 3 phần: PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1: Cơ sở khoa học về rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Chương 2: Nhận dạng và Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. Chương 3: Giải pháp hạn chế rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 7
  21. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION. A. CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Các khái niệm về rủi ro 1.1.1. Định nghĩa rủi ro Có thể nói, rủi ro là một vấn đề tồn tại trong tất cả lĩnh vực của cuộc sống. Do tính chất phổ biến rộng rãi của rủi ro nên phạm trù này đã được nhiều người tập trung nghiên cứu. Nhiều nhà kinh tế học trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã nghiên cứu và đưa ra nhiều định nghĩa, tuy nhiên vẫn chưa có khái niệm cụ thể nào cho đến nay được chấp nhận một cách rộng rãi. Nhưng chung quy lại ta thấy rằng định nghĩa từ các nghiên cứu đó có thể chia làm hai trường phái lớn: Trường phái truyền thống và trường phái hiện đại. 1.1.1.1. Theo trường phái truyền thống Theo trường phái truyền thống, rủi ro được xem là sự không may mắn, sự tổn thất mất mát, nguy hiểm. Nó được xem là điều không lành, điều không tốt, bất ngờ xảy đến. Đó là sự tổn thất về tài sản hay là sự giảm sút lợi nhuận thực tế so với lợi nhuận dự kiến. Rủi ro còn được hiểu là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, tác động xấu đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. (Nguyễn Ánh Dương, 2013, bài giảng Quản trị rủi ro) Theo Douglas Hubbard trong cuốn How to Measure Anything: ”Rủi ro là một tình trạng của sự không chắc chắn khi mà một vài lựa chọn cho ra kết quả thua lỗ, Trườngthảm bại hoặc không mongĐại muốn”. học Kinh tế Huế Theo Từ điển Tiếng Việt (trung tâm từ điển học Hà nội, 1995)” Rủi ro là điều không lành, không tốt, bất ngờ xảy đến’ SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 8
  22. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Tóm lại, theo quan điểm này thì rủi ro là những thiệt hại, mất mát, nguy hiểm hoặc các yếu tố liên quan đến nguy hiểm, khó khăn hoặc điều không chắc chắn có thể xảy ra cho con người. 1.1.1.2. Theo trường phái hiện đại Theo quan điểm này rủi ro không đơn thuần là những điều gây bất lợi cho chủ thể mà nó bao hàm những kết quả ngoài dự tính của con người, có thể thiệt hại nhưng cũng có thể mang lại lợi ích cho chủ thể. (Nguyễn Ánh Dương, 2013, bài giảng Quản trị rủi ro) “Rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được” theo học giả người Mỹ Frank Knight, “rủi ro vừa mang tính tích cực, vừa mang tính tiêu cực”. Rủi ro có thể mang đến những tổn thất mất mát cho con người nhưng cũng có thể mang lại những lợi ích, những cơ hội. Nếu tích cực nghiên cứu rủi ro, người ta có thể tìm ra những biện pháp phòng ngừa, hạn chế những rủi ro tiêu cực, đón nhận những cơ hội mang lại kết quả tốt đẹp cho tương lai. Theo từ điển kinh tế học hiện đại (1999) ”Rủi ro là hoàn cảnh trong đó có một sự kiện xảy ra với một xác suất nhất định hoặc trong trường hợp quy mô của sự kiện đó có một phần phân phối xác suất”. Trong bài giảng quản trị rủi ro, (Nguyễn Ánh Dương, 2013) cho rằng” Điểm chung của các định nghĩa rủi ro theo quan điểm hiện đại thể hiện trên ba khía cạnh: Thứ nhất là đều nhấn mạnh tính ngẫu nhiên, tính không chắc chắn về những kết quả mang lại. Thứ hai là các định nghĩa này không chỉ giới hạn rủi ro là gắn liền với sự bất lợi mà chỉ xem rủi ro là một điều không thể đoán trước - có thể tốt cũng có thể xấu. Thứ ba là quan điểm hiện đại đã gắn rủi ro với hai thuật ngữ “Biến cố” và “xác suất”, điều này có nghĩa là rủi ro cũng có thể đo lường được, đánh giá ở mức độ nào đó Trườngthông qua các phép toán Đại và mô hình họctrong khoa h ọKinhc xác suất – thống tế kê. T ấtHuế cả những điểm này đã tạo ra sự khác biệt với các định nghĩa rủi ro theo quan điểm truyền thống”. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 9
  23. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.1.2. Những đặt điểm cơ bản của rủi ro Từ việc phân tích khái niệm rủi ro, người ta đã tổng kết các đặt điểm của rủi ro thông qua bốn tính chất sau: - Tính ngẫu nhiên: Rủi ro không tuân theo một quy luật, chu kỳ, trình tự nào. - Tính khách quan: Rủi do xuất phát từ môi trường khách quan nên rất khó nắm bắt, kiểm soát. - Tính không chắc chắn: Trong cùng một điều kiện, rủi ro có thể xuất hiện hoặc không xuất hiện. Vì vậy người ta thường gắn rủi ro với khái niệm xác suất. - Tính hai mặt: Rủi ro có thể đem lại thách thức, đe dọa cũng có thể tạo ra những thế mạnh và cơ hội cho doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại rủi ro Phân loại rủi ro là một công việc rất ý nghĩa nhằm đảm bảo tính hệ thống và khoa học trong quá trình nghiên cứu. Từ kết quả của việc phân loại rủi ro một cách dễ dàng hơn và từ đó giúp cho quá trình ra quyết định quản trị rủi ro được thực hiện chính xác và hiệu quả hơn. Theo bài giảng quản trị rủi ro - Nguyễn Ánh Dương, Trường Đại học Kinh tế Huế, đã phân thành các loại sau: 1.1.3.1. Dựa vào tính chất của kết quả Theo tiêu thức phân loại này, rủi ro được chia thành hai loại, đó là rủi ro thuần túy và rủi ro suy đoán. - Rủi ro thuần túy là loại rủi ro chỉ tiềm ẩn những kết quả xấu, những tổn thất, thiệt hại. Chủ thể chắc chắn sẽ gặp bất lợi khi rủi ro thuần túy xuất hiện. - Rủi ro suy đoán là loại rủi ro vừa tiềm ẩn nguy cơ tổn thất, thiệt hại nhưng lại vừa tiềm ẩn cơ hội kiếm lời và gia tăng lợi ích cho chủ thể. Không giống với rủi ro Trườngthuần túy, rủi ro suy đoánĐại có thể tác họcđộng đến kế t Kinhquả ở một trong batế trạng Huếthái là gia tăng lợi ích, thiệt hại tổn thất hoặc không bị ảnh hưởng gì. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 10
  24. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.1.3.2. Dựa vào khả năng chia sẻ Theo tiêu thức phân loại này, rủi ro được chia thành hai loại: rủi ro có thể phân tán và rủi ro không thể phân tán - Rủi ro có thể phân tán là dạng rủi ro có thể giảm bớt thông qua việc liên kết, hợp tác, đóng góp, để hình thành những nguồn quỹ nhằm chia sẻ rủi ro. - Rủi ro không thể phân tán là dạng rủi ro không được giảm bớt thông qua quá trình hợp tác đóng góp quỹ chung. Điều này có nghĩa là việc đóng góp nguồn lực không có tác dụng giảm bớt rủi ro cho chính những thành viên tham gia. 1.1.3.3. Dựa vào phạm vi tác động của rủi ro Theo tiêu chí phân loại này, rủi ro được chia thành hai loại rủi ro riêng biệt và rủi ro thị trường - Rủi ro riêng biệt là loại rủi ro không tác động đến toàn bộ các chủ thể mà chỉ tác động đến một hoặc một vài chủ thể, cho dù cùng hoạt động trong một môi trường như nhau. Nguyên nhân của loại rủi ro này xuất phát từ điều kiện chủ quan và khách quan của từng chủ thể riêng biệt. - Rủi ro thị trường là những rủi ro phát sinh từ những nguyên nhân khách quan, vượt ra ngoài tầm kiểm soát của chủ thể. Khi rủi ro thị trường xuất hiện thì nó sẽ tác động đến toàn bộ và không loại trừ bất cứ đối tượng nào. Tác động của rủi ro thị trường thường rất lớn, rất khó lường và ảnh hưởng đến cả nền kinh tế. 1.1.3.4. Dựa vào nguồn phát sinh rủi ro Theo giáo trình Quản trị rủi ro và khủng hoảng - Đoàn Thị Hồng Vân (2002) rủi ro được chia thành 8 loại chủ yếu: Rủi ro do môi trường tự nhiên đây là nhóm rủi ro do các hiện tượng thiên nhiên như: động đất, núi lửa, bão, lũ lụt gây ra. Những rủi ro này thường dẫn đến những Trườngthiệt hại về người và củĐạia, làm cho các học doanh nghi ệpKinh bị tổn thất nặng ntếề. Huế Rủi ro do môi trường văn hóa – Xã hội là những rủi ro do sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng, lối sống, nghệ thuật, đạo đức, của dân tộc khác, từ SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 11
  25. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân đó dẫn đến cách hành xử không phù hợp gây ra những thiệt hại, những mất mát, bỏ lỡ cơ hôi kinh doanh. Rủi ro do môi trường xã hội là sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi của con người, cấu trúc xã hội, các định chế, là một nguồn rủi ro quan trọng. Nếu không nắm được điều này sẽ có thể phải gánh chịu những thiệt hại nặng nề. Rủi ro do môi trường chính trị môi trường chính trị có ảnh hưởng rất lớn đến bầu không khí kinh doanh. Môi trường chính trị ổn định sẽ giảm thiểu rất nhiều rủi ro cho các doanh nghiệp. Khi một chỉnh thể mới ra đời sẽ có thể làm đảo lộn hoạt động của nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Trong kinh doanh quốc tế ảnh hưởng của môi trường chính trị lại rất lớn chỉ có những ai biết nghiên cứu kỹ, nắm vững và có những chiến lược, sách lược phù hợp với môi trường chính trị không chỉ ở nước mình, mà còn ở nước đến kinh doanh thì mới có thể gặt hái được nhiều thành công rực rỡ. Rủi ro do môi trường luật pháp, luật pháp đề ra các chuẩn mực buộc mọi người phải thực hiện và có biện pháp trừng phạt những ai vi phạm. Luật pháp đảm bảo sự công bằng cho các doanh nghiệp, chống lại sự cạnh tranh không lành mạnh. Nhưng xã hội phát triển, tiến hóa, nếu các chuẩn mực pháp luật không phù hợp với bước tiến của xã hội thì sẽ gây ra những rủi ro. Ngược lại, nếu luật pháp thay đổi quá nhiều, quá thường xuyên, không ổn định cũng gây ra những khó khăn rất lớn. Khi luật pháp thay đổi, các tổ chức, cá nhân không nắm vững những đổi thay, không theo kịp những chuẩn mực mới chắc chắn sẽ gặp rủi ro. - Rủi ro do môi trường kinh tế trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, mặt dù mỗi nước có môi trường kinh tế vận động theo môi trường chính trị, nhưng ảnh hưởng môi trường kinh tế chung của thế giới đến từng nước là rất lớn. - Rủi ro do môi trường công nghệ - kỹ thuật, thông tin: Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới. Thêm vào đó nghề cũ mất đi phải có Trườngđào tạo lại, bồi dưỡng, Đạinâng cao trình họcđộ và giải quyKinhết những ngư ờitế dôi ra. HuếKhoa học kỹ thuật hiện đại đã làm cho môi trường thông tin ngày càng phát triển và thông tin trở thành một nguồn lực mang tính chất sống còn đối với tổ chức. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 12
  26. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Rủi ro do hoạt động của doanh nghiệp có thể xuất phát dưới rất nhiều dạng, ví dụ như: Thiếu thông tin hoặc có những thông tin không chính xác dẫn đến bị lừa đảo; Máy móc thiết bị gặp sự cố; Xảy ra tai nạn lao động; Hoạt động quảng cáo, khuyến mãi bị sai sót; chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, sa thải nhân viên không phù hợp; Sản phẩm bị thu hồi; Xảy ra đình công, bãi công, nổi loạn, - Rủi ro do nhận thức của con người, khả năng nhận thức của mỗi người về nguồn rủi ro là khác nhau. Nó tùy thuộc vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của mỗi người do đó phương thức xử lý rủi ro cũng khách nhau. 1.1.4. Nguyên nhân của các rủi ro Theo bài giảng quản trị rủi ro - Nguyễn Ánh Dương (2013) nguyên nhân của rủi ro do những yếu tố khách quan và chủ quan gây nên. 1.1.4.1. Những rủi ro do yếu tố khách quan Rủi ro do thiên tai: Là những rủi ro do lũ lụt hạn hán, động đất, núi lửa, dịch bệnh, tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hậu quả rủi ro do thiên tai mang lại thường rất nghiêm trọng ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Rủi ro do thiên tai rất khó để đề phòng ngừa và thường mang lại cho doanh nghiệp những tổn thất, thiệt hại rất nghiêm trọng. Rủi ro chính trị - pháp lý: Đây là rủi ro mà các nhà kinh doanh nhất là doanh nghiệp kinh doanh quốc tế lo ngại nhất bởi vì trước khi xây dựng chiến lược kinh doanh quốc tế hay quyết định một hợp đồng nào doanh nghiệp cần phải dựa vào tình hình kinh tế - xã hội dựa trên các quyết định thuế và luật thuế Một biến động mạnh về chính trị - pháp lý xảy ra có thể làm đảo lộn mọi dự đoán của doanh nghiệp, ảnh hưởng bất lợi đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Rủi ro do lạm phát: Rủi ro lạm phát là một điển hình trong các rủi ro biến động Trườngkinh tế. Lạm phát là sựĐạităng giá bình học quân của hàng Kinh hóa. Các doanh tế nghi ệpHuế luôn gặp các rủi ro do biến động của lạm phát. Trong điều kiện lạm phát ở mức độ cao giá cả hàng hóa bị tăng liên tục điều này làm cho sản xuất gặp khó khăn, quy mô thì bị giảm sút do phải bổ sung vốn liên tục, cơ cấu kinh tế mất cân đối phát sinh những ngành sản SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 13
  27. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân xuất có chu kì ngắn, khả năng thu hồi vốn nhanh còn những ngành có chu kì dài sẽ bị đình đốn và dẫn tới phá sản. Rủi ro tỉ giá hối đoái: Là rủi ro phát sinh do sự biến động của tỉ giá làm ảnh hưởng đến giá trị kì vọng trong tương lai. Thể hiện sự không chắc chắn về một khoản thu nhập hay chi trả do biến động tỉ giá gây ra, có thể làm tổn thất đến giá trị hợp đồng dự kiến. Rủi ro do sự thay đổi chính sách ngoại thương: Chính sách ngoại thương là một hệ thống nguyên tắc biện pháp kinh tế hành chính luật pháp nhằm điều tiết các hoạt động mua bán quốc tế của một nhà nước trong một giai đoạn nhất định. Hầu hết các chính sách ngoại thương của các nước thay đổi theo từng giai đoạn tùy thuộc theo mục đích, định hướng của nhà nước trong từng thời kỳ khác nhau. Sự thay đổi thường xuyên của các định chế này là những đe dọa lớn vì doanh nghiệp không chỉ chịu ảnh hưởng của chính sách trong nước mà còn bị ảnh hưởng nặng của chính sách ngoại thương của nước bạn. Trong số đó có thể là rủi ro do quy định hạn ngạch, thủ tục hải quan, thuế quan, quy định hành chính khác. 1.1.4.2. Những rủi ro do yếu tố chủ quan Rủi ro do thiếu vốn: Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ. Để làm được điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ, mở rộng quy mô sản xuất. Doanh nghiệp không thể hoặc không đủ khả năng làm những điều đó khi thiếu nguồn vốn, Từ đó không đủ sức cạnh tranh với đối thủ và bị mất thị phần. Ngoài ra rủi ro do thiếu vốn còn làm quá trình thực hiện hợp đồng gia công không được đảm bảo dẫn tới giao hàng chậm. Rủi ro do thiếu thông tin: Thông tin là dữ liệu vô cùng quan trọng, việc thiếu Trườngthông tin sẽ dẫn tới nh ữĐạing hậu quả khóhọc lường cho Kinhdoanh nghiệp. Không tế nắ mHuế bắt được biến động giá cả thị trường thế giới, nhiều doanh nghiệp đã ký hợp đồng với giá gia công thấp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Không nắm rỏ thông tin của khách hàng có thể dẫn đến bị khách hàng lừa đảo trong thời kì sự bùng nổ SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 14
  28. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân thông tin như hiện nay doanh nghiệp cần nhận biết, chọn lọc thông tin và tránh sai lệch thông tin là cách quan trọng nhất giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro có thể gặp phải. Rủi ro do năng lực quản lý kém: Đây là rủi ro xem như không có phương thức hữu hiệu nào trị được. Một doanh nghiệp có năng lực quản lý kém sẽ liên tục gặp phải những rủi ro khác nhau như chiến lược kinh doanh không phù hợp, không giải quyết được những tình huống xảy ra bất ngờ của doanh nghiệp, dẫn tới việc chậm trễ trong quyết định giao hàng hoặc ký kết hợp đồng và quan hệ với khách hàng làm khách hàng thất vọng. Rủi ro do thiếu trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Sự thiếu hiểu biết về luật pháp và tập quán kinh doanh quốc tế mà biểu hiện là sự hố giá nhầm chất lượng, thiếu số lượng vi phạm giao kết trong hợp đồng, Một khi trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên còn yếu kém thì họ dễ dàng bị lừa, hậu quả là rủi ro phát sinh thường xuyên và liên tục. 1.2. Chi phí rủi ro Theo bài giảng Quản trị rủi ro (Nguyễn Ánh Dương, 2013) Trong kinh doanh, chi phí rủi ro có thể được hình dung là toàn bộ những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để phòng ngừa, hạn chế sự xuất hiện của rủi ro và những tổn thất, thiệt hại tạo ra khi rủi ro xuất hiện. Các khoản mục của chi phí rủi ro bao gồm: - Chi phí tổn thất ước tính: Khoản chi phí này chỉ thực sự phát sinh khi rủi ro xảy ra, tuy nhiên người ta thường ước tính trước nhằm cân nhắc hiệu quả trong các quyết định quản trị rủi ro. Chi phí tổn thất ước tính được hiểu là toàn bộ những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để khắc phục hậu quả do rủi ro gây nên như: Phục hồi sức lao động cho cán bộ công nhân viên, phục hồi năng lực thiết bị máy móc, phục hồi thị Trườngtrường, phục hồi uy tín Đại sản phẩm, uyhọc tín doanh nghi Kinhệp, chi phí tổ ntế thất thư Huếờng được xem là tảng băng nổi vì nó thường được mọi người đề cập đến liên tưởng đến đầu tiên mỗi khi nhắc về chi phí rủi ro. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 15
  29. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Chi phí ngăn ngừa tổn thất: Là toàn bộ những chi phí liên quan đến việc tập huấn, tuyên truyền, trang bị kỹ thuật, những giải pháp đồng bộ trong quản trị rủi ro. Nhằm ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro xảy ra, Chi phí ngăn ngừa tổn thất trên cả hai góc độ, hạn chế về tần suất và giảm thiểu mức độ nghiêm trọng. - Chi phí tài trợ tổn thất: Là toàn bộ những chi phí phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tự lưu trữ rủi ro hoặc chuyển giao rủi ro cho đối tác khác. - Chi phí hoạt động cho rủi ro của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân công quản lý, chi phí đào tạo nghiệp vụ, chi phí xử lý sơ bộ nhằm làm rủi ro không nghiêm trọng hơn, không trở thành nguyên nhân của những rủi ro tiếp theo. Ngoài ra khi phân tích chi tiết những yếu tố cấu thành chi phí rủi ro, chúng ta thấy sẽ còn những chi phí bất định khác, rất khó đo lường và rất khó xác định phạm vi ảnh hưởng, như việc đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, mất uy tín, mất khách hàng, thị trường giảm sút, những chi phí này thường tiềm ẩn, gián tiếp, rất khó nhận biết nhưng lại rất lớn và ảnh hưởng lâu dài đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3. Quản trị rủi ro 1.3.1. Khái niệm quản trị rủi ro Quản trị rủi ro là một quá trình quản trị (hoạch định, tổ chức, kiểm tra và cải tiến) các nguồn lực và các hoạt động nhằm làm giảm đến mức thấp nhất các hậu quả của những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp với chi phí chấp nhận được. Khi xem xét quản trị rủi ro như là quá trình ra quyết định, quản trị rủi ro được định nghĩa là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. (Đoàn Thị Hồng Vân, 2002) TrườngKhi nghiên cứu rủĐạii ro trong m ốihọc quan hệ lợi íchKinh-chi phí. Quản trtếị rủi ro Huếđược xem là những hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp nhất những chi phí về rủi ro – dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những lợi ích của rủi ro. (Nguyễn Quang Thu, 2008) SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 16
  30. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Dưới góc độ phạm vi xử lý rủi ro, quản trị rủi ro là quá trình xử lý các rủi ro thuần túy một cách có hệ thống, khoa học và toàn diện thông qua các hoạt động nhận diện và đánh giá rủi ro, xây dựng và thực thi các kế hoạch phòng ngừa, ngăn chặn rủi ro xảy ra, thực hiện việc kiểm soát, giảm thiểu những tổn thất gây ra cho doanh nghiệp mỗi khi xảy ra rủi ro cũng như phòng về tài chính để bù đắp các tổn thất đó. (Nguyễn Thị Quy, 2006) 1.3.2. Vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu của quản trị rủi ro Trong bài giảng quản trị rủi ro (Nguyễn Ánh Dương, 2013) đã trình bày vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu của quản trị rủi ro như sau: 1.3.2.1. Vai trò của quản trị rủi ro - Giúp công ty nâng cao khả năng ngăn ngừa và phòng rủi ro, thông qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. - Hạn chế, giảm thiểu những bất lợi, hậu quả phát sinh do rủi ro gây ra. - Khoanh vùng tổn thất khi xảy ra rủi ro và ngăn chặn những hậu quả gián tiếp của rủi ro. 1.3.2.2. Nhiệm vụ của quản trị rủi ro Để phát huy vai trò của công tác quản trị rủi ro trong công ty, nhà quản trị rủi ro phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn để phát hiện, nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, đặc thù của công ty. - Xây dựng phương pháp đánh giá, đo lường tần suất và mức độ nghiêm trọng của rủi ro, xếp loại các loại rủi ro theo thứ tự ưu tiên quản trị. - Đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro cụ thể tương ứng với các dạng rủi ro. Xây Trườngdựng và tổ chức thự c Đạihiện chương trhọcình kiểm soát, Kinh ngăn chặn rủ i tếro, cảnh Huế báo sớm những nguy cơ xảy ra rủi ro để hạn chế những tổn thất đáng tiếc. - Tư vấn cho ban giám đốc công ty trong việc xây dựng và thực hiện chương trình tài trợ rủi ro trong kinh doanh. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 17
  31. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.3.2.3. Mục tiêu của quản trị rủi ro  Các mục tiêu trước khi tổn thất xảy ra - Chuẩn bị để đối phó với rủi ro tiềm ẩn một cách có hiệu quả nhất. - Giảm thiểu sự lo lắng của các cấp quản trị công ty bằng cách đánh giá khả năng tác động của rủi ro. Nếu rủi ro quá lớn cần loại bỏ. Trường hợp chấp nhận rủi ro thì cần được tài trợ bằng các phương pháp thích hợp như tài trợ, bảo hiểm - Thực hiện các yêu cầu về quản trị rủi ro trong doanh nghiệp theo quy định của pháp luật như an toàn lao động, bảo hộ lao động, bảo hiểm tai nạn, kiểm định an toàn thiết bị  Các mục tiêu sau khi tổn thất xảy ra - Khắc phục tổn thất, duy trì sự sống còn của công ty. - Phục hồi các hoạt động kinh doanh của công ty - Đảm bảo sự ổn định của doanh thu, hạn chế sự sụt giảm của lợi nhuận - Làm giảm sự tác động tiêu cực của những tổn thất do rủi ro công ty gây ra lên hoạt động của những đối tượng khác trong môi trường kinh doanh như người lao động, khách hàng, nhà cung cấp - Đảm bảo kế hoạch tăng trưởng của công ty. 1.4. Quy trình quản trị rủi ro trong công ty Hoạt động quản trị rủi ro được tổ chức theo những mô hình khác nhau tùy thuộc nguồn lực của công ty và quan điểm của nhà quản trị đối với công tác quản trị rủi ro. Tuy nhiên, dù mô hình tổ chức hoạt động quản trị rủi ro ở mỗi công ty có thể khác nhau nhưng hoạt động quản trị rủi ro vẫn trải qua các bước theo sơ đồ 1.1 Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 18
  32. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân NHẬN DẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO NGHIÊN CỨU CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ RỦI RO NÉ TRÁNH CHUYỂN RỦI RO GIAO TÀI TRỢ KIỂM TÀI TRỢ SOÁT RỦI RỬI RO RO LƯU GIỮ KIỂM TỔN SOÁT TỔN THẤT THẤT LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ RỦI RO TỐI ƯU TRIỂN KHAI THỰC HIỆN Trường ĐạiSơ đồ 1. 3 Quyhọc trình qu ảKinhn trị rủi ro tế Huế Nguồn: Bài giảng Quản trị rủi ro (Nguyễn Ánh Dương, 2013) SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 19
  33. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.4.1. Nhận dạng và đánh giá rủi ro Để quản trị rủi ro trước hết nhà quản trị nhận dạng hay phát hiện rủi ro. Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro nảy sinh trong quá trình hoạt động của công ty. Đây là bước khởi đầu trong quy trình quản trị rủi ro nhằm xác định tất cả các dạng rủi ro mà doanh nghiệp đã, đang và sẽ đối mặt, đồng thời đánh giá mức độ tác động và tầm quan trọng của từng dạng rủi ro đối với công ty. 1.4.2. Nghiên cứu các nhóm phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro Các kỹ thuật được sử dụng để đối phó với rủi ro và tổ chức có thể chia làm 2 nhóm cơ bản đó là kiểm soát rủi ro và tài trợ rủi ro. - Kiểm soát rủi ro là phương pháp nhằm đánh giá tần suất và mức độ nghiêm trọng của rủi ro xảy ra. Những kỹ thuật để kiểm soát rủi ro là né tránh rủi ro và kiểm soát tổn thất. Trong đó kiểm soát tổn thất có hai mức độ là ngăn ngừa tổn thất và giảm thiểu hoặc hạn chế tổn thất. + Né tránh rủi ro là việc né tránh những hoạt động hoặc những nguyên nhân làm phát sinh tồn thất, mất mát có thể có. Để né tránh rủi ro có thể sử dụng một trong hai biện pháp một lá chủ động phòng tránh từ trước khi rủi ro xảy ra hoặc là né tránh bằng cách loại bỏ những nguyên nhân gây ra rủi ro. + Ngăn ngừa tổn thất là sử dụng các biện pháp để giảm thiểu số lần xuất hiện các rủi ro hoặc giảm mức độ thiệt hại do rủi ro mang lại. Những biện pháp ngăn ngừa tổn thất bao gồm các biện pháp tập trung tác động vào chính mối nguy để ngăn ngừa tổn thất, tác động vào môi trường của rủi ro. + Giảm thiểu tổn thất là các biện pháp giảm thiểu những thiệt hại mất mát do rủi ro mang lại bao gồm: Cứu vớt những tài sản còn sử dụng, được chuyển nợ, xây dựng và thực hiện các kế hoạch phòng ngừa rủi ro, dự phòng, phân tán rủi ro. - Tài trợ rủi ro là phương pháp nhằm cung cấp những hỗ trợ tài chính nhằm khắc Trườngphục tổn thất khi rủi roĐại xảy ra. Nh ữhọcng kỹ thuậ t đKinhể tài trợ rủi ro làtế lưu gi ữHuếtốn thất, chuyển giao rủi ro phí bảo hiểm và hoặc sử dụng công cụ tài chính để phong tỏa rủi ro. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 20
  34. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân + Lưu trữ tổn thất là phương pháp mà người hoặc tổ chức bị rủi ro tự mình thanh toán các tổn thất. Nguồn bù đắp rủi ro. Là nguồn tự có của chính tổ chức đó cộng với nguồn mà tổ chức đó đi vay và có trách nhiệm hoàn trả. + Chuyển giao rủi ro phí bảo hiểm là phương pháp tài trợ rủi ro mà trong đó rủi ro thuần túy và những hậu quả về mặt tài chính tiềm ẩn được chuyển giao cho một bên khác hoặc một tổ chức khác ngoài công ty bảo hiểm. + Chuyển giao rủi ro bằng bảo hiểm là quá trình doanh nghiệp ký kết các loại hợp đồng bảo hiểm với các công ty kinh doanh bảo hiểm. Lúc này doanh nghiệp phải trả phí bảo hiểm và sẽ được bồi thường thiệt hại khi có phát sinh tồn thất từ các đối tượng được bảo hiểm theo hợp đồng. 1.4.3. Lựa chọn phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro tối ưu Đây là hoạt động quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đối với quy trình quản trị rủi ro trong doanh nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp nào là tối ưu tùy thuộc vào chi phí rủi ro, về nguyên lý phương án nào có chi phí càng thấp thì càng được ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên trong quá trình lựa chọn phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro tối ưu nhà quản trị cần phải quan tâm đến các yếu tố thuộc về doanh nghiệp như: Mục tiêu kinh doanh, nguồn lực tài chính hiện tại của doanh nghiệp, các yếu tố trong doanh nghiệp có thể hỗ trợ hay cản trở việc triển khai các phương pháp và kỹ thuật quản trị rủi ro sắp được lựa chọn. 1.4.4. Triển khai các phương án quản trị rủi ro tối ưu đã lựa chọn Việc tổ chức thực hiện, triển khai các phương pháp quản trị rủi ro tối ưu sau khi đã lựa chọn là một bước quan trọng trong tiến trình quản trị rủi ro. Thông qua hoạt động này những ý tưởng trên bàn giấy sẽ được triển khai áp dụng vào thực tế tạo ra Trườngnhững kết quả trong ho Đạiạt động quản trhọcị rủi ro. Kinh tế Huế Các quyết định được đưa ra trong giai đoạn này có thể chia làm hai loại chính: - Các quyết định mang tính kỹ thuật - Các quyết định mang tính điều hành quản lý SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 21
  35. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Để ra các quyết định này, các nhà quản trị rủi ro phải dựa trên một số các công cụ hỗ trợ cho việc ra quyết định như công khai chính sách quản trị rủi ro, sổ tay quản trị rủi ro và thiết lập hệ thống thông tin quản trị rủi ro. 1.5. Tổng quan về công tác quản lý đơn hàng ngành may 1.5.1. Khái quát chung về quản lý đơn hàng a) Quản lý đơn hàng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý đơn hàng nói chung là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khâu bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khi hoàn tất, sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, mà hai bên đã cam kết. Quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra. Tuy nhiên, tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này, để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty. b) Quản lý đơn hàng ngành may Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may cụ thể: Áo khoác, quần, váy, đầm, áo lớp, áo nhóm, quần áo bảo hộ lao động, balo, túi xách, Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khác hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí kết trên hợp đồng. 1.5.2. Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng TrườngLà những ngườ i Đạichịu trách nhi họcệm chính, là Kinhcầu nối giữa khách tế hàng Huế- công ty, công ty - nhà cung cấp để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 22
  36. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn. Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được. Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất. Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng. Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty. 1.5.3. Các hình thức quản lý đơn hàng Ngành may chưa bao giờ là một ngành nghề dễ quản lý do các đặc thù của ngành. Để quản lý các đơn hàng may một cách hiệu quả và hợp lý đòi hỏi rất nhiều các yếu tố. Sau đây là 4 hình thức quản lý đơn hàng. 1.5.3.1. Hình thức quản lý trực tuyến Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được. 1.5.3.2. Hình thức quản lý theo chức năng Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu. - Bộ phận thiết kế: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận. - Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên Trườngphụ liệu cho đơn hàng, Đạitheo dõi tiế n họcđộ giao hàng, Kinhđảm bảo kế hoạ chtế vào s ảnHuế xuất cho xưởng. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 23
  37. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất. 1.5.3.3. Hình thức quản lý theo sản phẩm Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm. 1.5.3.4. Hình thức quản lý theo địa lý Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau. Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất. 1.5.4. Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may - Tính thích nghi và thay đổi: Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói, Cho nên, đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc. - Tính vận động cao: Khác với đặc trưng chung của nhân viên văn phòng thuộc các phòng ban chức năng là ngồi nhiều, tiếp xúc cả ngày với máy tính, thì người nhân Trườngviên quản lý đơn hàng Đạicũng phải thư họcờng xuyên diKinh chuyển để có sự tếtiếp cậ n,Huế giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cách thực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất. Kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm hướng giải quyết. Với những SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 24
  38. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ được thì bắt buộc phải báo cáo lại khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng về sau. - Tính phụ thuộc: Đặc thù của ngành may mặc ở nước ta là chủ yếu thực hiện theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu và sự chỉ định của khách hàng. Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng, Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy. Trường hợp khách hàng có thể phát hiện, nên báo lại với khách hàng để xin ý kiến. Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên. 1.5.5. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làm việc với các bộ phận nhằm truyền đạt thông tin về mã hàng cũng như việc sản xuất đơn hàng. Đồng thời quản lý đơn hàng tốt tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp bố trí công việc triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất. Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín cho công ty. Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những Trườngđơn hàng cho sản xuấ t,Đại đảm bảo cho học quá trình s ảnKinh xuất được thuậ n tếlợi thông Huế qua làm việc, trao đổi với khách hàng cũng như nhà gia công, xưởng may.  Nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 25
  39. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá xưởng sản xuất từ phía khách hàng - Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá - Liên lạc chặc chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề - Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh - Tính toán và lập các báo cáo về chi phí doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính - Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan - Đảm bảo nguồn đơn hàng nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục - Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết - Giám sát, giải quyết báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng - Kiểm soát tiến độ sản xuất dự phòng các giải pháp cần thiệt - Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn - Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng B) CƠ SỞ THỰC TIỄN 1.6. Một số kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may và của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion trong quy trình quản lý đơn hàng. 1.6.1. Kinh nghiệm thực tiễn của các doanh nghiệp dệt may trên thị trường Theo khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Thu Hiền thuộc Đại học Kinh tế Huế năm 2016, công ty Scavi Huế đã gặp phải những rủi ro như sau:  Vào tháng 02/2016 trong quá trình sản xuất mã hàng YPBLA3 của khách hàng TrườngHBI, trong quá trình s ảnĐại xuất phân xưhọcởng cắt phát Kinhhiện lỗi vải bị dơ khôngtế thHuếể đưa vào sản xuất. Kết thúc sản xuất đơn hàng, bộ phận thương mại tiến hành tổng hợp lại tổng số lượng bán thành phẩm bị lỗi để báo lại chủ hàng. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 26
  40. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Đây là một rủi ro liên quan đến vấn đề nguyên phụ liệu do phía chủ hàng cung cấp không đúng với yêu cầu trong hợp đồng. Tuy nhiên, số lượng lỗi lại phát hiện ra trong quá trình sản xuất bởi vì như đã giải thích trong phần trên thì khi nguyên phụ liệu khi nhập kho sẽ tiến hành kiểm bởi bộ phận giám định. Nhưng theo nguyên tắc, bộ phận giám định chỉ kiểm tra 20% trên tổng số lượng của đơn hàng dơ đó sẽ không tránh khỏi những lỗi không thể phát hiện ra của nguyên phụ liệu.  Rủi ro trong quá trình xuất hàng vào ngày 08/04/2016 bộ phận thương mại của nhóm khách hàng HBI nhận được phản hồi từ khách hàng rằng đã phát hiện đơn hàng X106531, mã hàng YPBLA3, số lượng 52353 cái sai quy cách đóng gói. Bộ phận hoàn thành đặt ngược bao J-BOARD vào VINYL BAG dẫn đến nhã EPC cũng bị dán sai vị trí. Nguyên nhân được xác định là khi làm mẫu để chuyển cho bộ phận quản lý chất lượng của khách hàng HBI kiểm tra thì bộ phận hoàn thành làm mẫu đúng. Tuy nhiên, khi đóng hàng thực tế lại đóng sai do không đọc kỹ quy cách bao bì khi đóng hàng và làm theo quán tính. Đồng thời, bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (AQL) của nhà máy khi kiểm tra mẫu đóng gói của bộ phận hoàn thành đã không kiểm soát kỹ nên đã đồng ý sai mẫu đóng gói. Và bộ phận QC của khách hàng HBI cũng không phát hiện ra lỗi sai khi kiểm hàng. Hậu quả là đóng sai quy cách bao bì của cả ba đơn hàng X106531, X107014, X107012 với tổng số lượng 84165 sản phẩm đã xuất hàng. Phía khách hàng đề nghị công ty Scavi Huế phải gửi nguyên phụ liệu để đóng gói lại toàn bộ số lượng hàng trên và chi trả tổng tất cả các chi phí có phát sinh (chi phí vận chuyển nguyên phụ liệu, chi phí thuê nhân công để đóng gói) Đây là một rủi ro vô cùng nghiêm trọng đã xảy ra tại công ty Scavi Huế, không chỉ tốn một khoản chi phí rất lớn cho việc đền bù mà quan trọng hơn đó là uy tín của công ty đối với khách hàng. Với những nội dung như trên việc quản trị rủi ro tốt, giải quyết kịp thời sẽ khiến Trườngcho chi phí về thời gian Đại và tài sản dùnghọc để khắc phKinhục sự cố được gitếảm thi ếHuếu. Vì vậy công tác quản trị rủi ro trong đơn hàng phải được thực hiện thật tốt và bởi tất cả các bộ phận liên quan đến quản trị đơn hàng chứ không chỉ riêng BPSX hoặc ban lãnh đạo của công ty. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 27
  41. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 1.6.2. Kinh nghiệm thực tiễn trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion  Rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng: Vào ngày 25/05/2019 khi tiến hành giao hàng cho khách hàng đơn hàng LION1705- 250 đế lót ly No.1. Khách hàng đã không đồng ý nhận hàng, và yêu cầu chị Huệ -NVKD của công ty, trả lại tiền đặt cọc. Nguyên nhân do, vải sản phẩm không đúng yêu cầu, khách hàng yêu cầu vải nỉ 3 lớp viền đỏ nhưng sản phẩm lại chỉ có 2 lớp và phần bo viền bị lỗi. Khi nhận thấy thái độ khó chịu từ phía khách hàng, chị Huệ đã xin lỗi và chủ động thương thuyết với khách hàng để kéo dài thời hạn hợp đồng và sửa lại đơn hàng. Tìm hiểu nguyên nhân, là do NVKD và do xưởng sản xuất, NVKD chốt sai thông tin đơn hàng vải 3 lớp thành 2 lớp và xưởng sản xuất bất cẩn trong việc cắt viền đế lót ly. Chị Huệ đã trực tiếp làm việc với xưởng sản xuất làm mới 100 cái, sửa lại 170 cái đế lót ly, chủ động tặng khách hàng 20 cái đế lót ly, và 1 phiếu giảm giá 10% cho đơn hàng tiếp theo, để xoa dịu khách hàng và giữ được lòng trung thành của họ. Đối với rủi ro này công ty chấp nhận không có lãi và đánh đổi chi phí tốn thất của doanh nghiệp để xin lỗi khách hàng của mình.  Rủi ro trong quá trình nhập hàng: Vào ngày 17/10/2019 chị Phượng NVKD của công ty đã kiểm tra tình trạng đơn hàng LION1310 - đơn hàng 500 túi bảo vệ môi trường (ngày giao hàng cho khách hàng 19/10/2019), đã phát hiện mẫu vải không giống với yêu cầu của khách hàng, cụ thể vải mà xưởng sản xuất có màu trắng tinh (mã vải 211) còn khách chốt đơn hàng với màu trắng gạo (mã vải 220). Nguyên nhân, do anh Phước- nhân viên BPSX trong quá trình đặt hàng đã bất cẩn đặt sai mẫu vải và không kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi giao cho xưởng sản xuất để chạy đơn hàng. Chỉ còn 2 ngày đến hạn hợp đồng phải giao hàng cho khách hàng, đây một khoản thời gian khá ngắn để có thể sản xuất một đơn hàng mới, 400 chiếc túi đã sản xuất sai có Trườngnguy cơ tồn kho hoặ c Đạiphải bồi thư ờhọcng hợp đồng Kinhcho khách hàng vìtếđể ch ậHuếm tiến độ giao hàng trong hợp đồng. Nhận thấy rủi ro với mức độ nghiêm trọng khá lớn, chị Phượng đã nhanh chóng liên hệ với khách hàng, nắm bắt tâm lý thích hàng đẹp của khách và chủ động hướng khách hàng đồng ý với màu trắng tinh (mã vải 211) - theo SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 28
  42. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân lỗi sai của công ty, sau cùng khách hàng đã đồng ý với màu trắng gạo. BPSX tiếp tục cho chạy 100 chiếc túi còn lại để giao kịp tiến độ cho khách hàng. Đây là một rủi ro có mức độ nghiêm trọng khá lớn, may mắn thay NVKD đã phát hiện sớm và có biện pháp xử lý kịp thời giúp tổn thất không xảy đến với doanh nghiệp. Bài học hữu ích đó chính là công tác quản trị rủi ro càng phải được chú trọng và đặt lên hàng đầu. Việc kiểm tra, kiểm soát và phòng ngừa rủi ro xảy ra đối với đơn hàng là điều rất cần thiết không chỉ doanh nghiệp lớn mà doanh nghiệp nhỏ phải đạt được, trong quá trình thực hiện nếu có sự lơ là không cảnh giác hoặc thực hiện công việc, công tác quản trị không đúng thì có thể gây nên rủi ro với hậu quả khó lường. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 29
  43. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH RỦI RO TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG HIỆU VÀ ĐỒNG PHỤC LION 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Ông Nguyễn Văn Thanh Bình, giám đốc công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã khởi nghiệp từ rất sớm. Ông tốt nghiệp trường đại học Kinh tế Huế - chuyên ngành Kinh tế Nông nghiệp vào năm 2013, khi còn ngồi trên giảng đường, ông đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm từ những hoạt động kinh doanh như bán hàng, phụ trách kinh doanh cho một số công ty với thu nhập hàng tháng có khi hơn chục triệu đồng, số tiền không nhỏ đối với một sinh viên. Trong một thời gian dài quan sát, nghiên cứu thị trường, nhận thấy nhu cầu về đồng phục trên thị trường Huế ngày càng tăng và ít đối thủ cạnh tranh, ông đã nhen nhóm ý tưởng thành lập một công ty sản xuất đồng phục. vào ngày 11/04/2016, ông quyết định thành lập công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion văn phòng chính tọa lạc tại tầng 6 tòa nhà 22 Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Huế. Tính đến nay, công ty đã hoạt động được hơn 3 năm, nhờ sự tin tưởng và phản hồi tích cực của khách hàng, Đồng Phục Lion rất tự hào đã được đặt chân đến 63 tỉnh thành trên cả nước, trở thành một thương hiệu đồng phục uy tín, chất lượng tại Huế và cả khu vực miền Trung. - Tên giao dịch của công ty: LION BRAND AND UNIFORM COMPANY LIMITED - Giám đốc: Nguyễn Văn Thanh Bình Trường- Địa chỉ: 22 Nguy Đạiễn Lương B ằhọcng, Phường PhúKinh Nhuận, Thành phtếố Hu ếHuế - Điện thoại: 0935999103 - Email: dongphuclion@gmail.com SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 30
  44. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Website: - Slogan của công ty: Nâng tầm thương hiệu. Dù có nhiều kinh nghiệm và mối quan hệ trong mảng đồng phục nhưng giai đoạn đầu vẫn gặp khá nhiều khó khăn, nhất là đơn hàng về hạn chế. Dựa trên các mối quan hệ sẵn có trước đó, với sự hỗ trợ của đội ngũ nhân viên trẻ, ông Bình tìm đến hầu hết các doanh nghiệp, các trường học đăng ký lịch làm việc giới thiệu sản phẩm. Sau một khoản thời gian kiên trì, ngày càng có nhiều đơn vị biết đến thương hiệu đồng phục Lion, đơn hàng cũng tăng lên đáng kể. Sự nổ lực của ông và đội ngũ nhân viên bước đầu được đền đáp khi chỉ trong chưa đầy 1 năm khởi nghiệp, doanh thu công ty đã đạt con số 2 tỷ đồng. Sau 2 gần hai năm hoạt động công ty đã cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các tỉnh trong nước. Hiện nay, công ty đang phát triển theo hướng đi mới, hướng “nâng tầm thương hiệu” cả trong và ngoài nước chứ không chỉ còn là “nâng tầm thương hiệu Việt” như trước; Thúc đẩy thương hiệu cá nhân; Kết nối giá trị cộng đồng và xã hội. Mục tiêu phấn đấu vào năm 2021 công ty sẽ trở thành chuyên gia tư vấn phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp. 2.1.2. Tính cách thương hiệu, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 2.1.2.1. Tính cách thương hiệu Cũng giống như con người, những thương hiệu của doanh nghiệp luôn có tính cách rõ ràng, khác biệt. Tính cách con người chúng ta quan trọng đối với việc hình thành các mối quan hệ với mọi người xung quanh như thế nào thì đối với thương hiệu, tính cách cũng quan trọng không kém. Tính cách thương hiệu phải được hình thành từ Trườngnhững yếu tố nội tại, phùĐại hợp với nh ữhọcng đặc điểm lýKinh tưởng của thương tế hiệu. Huế Nhận thức được tầm quan trọng của tính cách thương hiệu, ngay từ khi thành lập công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã xác định rõ ràng tính cách thương hiệu của công ty mình đó là “Hiểu biết - Tận tâm - Đột phá” SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 31
  45. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân “Hiểu biết”: Tiếp cận thông tin, nắm bắt tâm lý khách hàng, bắt kịp những xu hướng của thị trường. “Tận tâm”: Lắng nghe và cùng phát triển, tận tâm trong từng sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng, đảm bảo thỏa mãn tối ưu nhu cầu của khách hàng. “Đột phá”: Luôn luôn đổi mới, sáng tạo trong từng thiết kế và định hướng của công ty để phù hợp, bắt kịp những sự thay đổi của thị trường. Công ty Lion được thành lập với mong muốn mang đến những sản phẩm và dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý nhất, mang đến sự hài lòng tối ưu cho khách hàng của mình. “Chuyên nghiệp - Uy tín - Kết nối - Tư duy - Sáng tạo - Nhiệt huyết” chính là giá trị cốt lõi của công ty và để duy trì giá trị cốt lõi ấy, công ty đang ngày càng nỗ lực và nâng cao trình độ về mặt chuyên môn, ngày càng chuyên nghiệp và sáng tạo hơn để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Công ty thực hiện cam kết với khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng như các dịch vụ, sự tận tâm trong từng công đoạn sản xuất, tư vấn và chăm sóc khách hàng. 2.1.2.2. Tầm nhìn Tầm nhìn là tương lai, là nguồn cảm hứng và động lực. Nó không chỉ mô tả tương lai của doanh nghiệp mà nó còn tạo ra xu thế ảnh hưởng tới sự phát triển chung của toàn xã hội. Công ty Lion luôn đặt chiến lược đầu tư và phát triển bền vững làm cốt lõi trong chiến lược kinh doanh của mình. Lion phấn đấu để có thể trở thành tập đoàn có thương hiệu Việt Nam và mang tầm quốc tế, luôn mang đến giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp: “Xây dựng thành công chuỗi cung cấp sản phẩm thương hiệu cho doanh nghiệp”. Đồng thời thúc đẩy phát triển thương hiệu cá nhân, kết nối giá trị cộng đồng và xã hội. Trường2.1.2.3. Sứ mệnh Đại học Kinh tế Huế Với sứ mệnh “Nâng tầm thương hiệu” và phương châm “Lion Uniform đi cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, khách hàng là bạn hàng - trung thực, giúp đỡ, chia SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 32
  46. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân sẻ, nhiệt tình, thân thiết và gắn bó lâu dài”. Lion cam kết “GIÁ TRỊ ĐI ĐÔI VỚI GIÁ CẢ”, mang đến cho khách hàng sản phẩm chất lượng tốt nhất. 2.1.3. Lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Lĩnh vực kinh doanh: Đồng phục, in ấn, thiết kế, quảng cáo, may đồng phục công ty, bệnh viện, áo lớp, áo nhóm, câu lạc bộ, đồng phục bảo hộ lao động, thiết kế và xây dựng bộ nhận diện thương hiệu cho các doanh nghiệp, Bảng 2. 1 Sản phẩm kinh doanh Đồng phục Áo lớp, áo nhóm, áo câu lạc bộ, áo đôi sơ mi, Nhà hàng, khách sạn Lễ tân, đầu tiếp, phục vụ, bảo vệ, mũ, tạp dề, Nhà trường Áo thể dục, áo khoác gió, quần tây áo trắng, áo dài, bảng tên, Bệnh viện Áo bác sĩ, y tá, dược sĩ, bệnh nhân. Quà tặng Sản phẩm du lịch Túi đeo chéo, túi vải bảo vệ môi trường, gối hơi, mũ Phụ kiện Móc khóa, nơ, băng rol tay, băng rol đầu, , Quà tặng doanh Mũ bảo hiểm, bút kí, lịch, áo mưa, danh nghiệp thiếp, đồng hồ treo tường, Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 33
  47. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Ảnh 1 Đồng phục áo lớp, áo nhóm Trường Đại học Kinh tế Huế Ảnh 2 Đồng phục bảo vệ, đồng phục bế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 34
  48. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Ảnh 3 Một số sản phẩm khác của công ty Trước đây, các sản phẩm đồng phục chỉ đơn giản, kém đa dạng về chủng loại và mẫu mã nhưng đến bây giờ thì yêu cầu của khách hàng về sản phẩm đồng phục ngày càng cao, đòi hỏi những công ty kinh doanh đồng phục cần linh hoạt, nắm bắt những thay đổi của khách hàng để đưa ra sản phẩm đồng phục đảm bảo tối ưu sự hài lòng cho khách hàng. - Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion được thành lập với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, đầy nhiệt huyết và sáng tạo cùng với những nhà lãnh đạo tài ba, luôn có chiến lược hoạt động cụ thể và không ngừng thay đổi để bắt kịp xu hướng của thời đại. - Bằng những nỗ lực không biết mệt mỏi của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã từng bước khẳng định chất lượng dịch vụ và uy tín tuyệt đối mình với khách hàng. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion gồm có 5 phòng ban, chịu sự Trườngđiều hành của giám đ ốcĐại ông Nguyễ n họcVăn Thanh BìnhKinh và phó giám đốtếc bà n . Huế Cơ cấu tổ chức bộ máy Lion là cơ cấu trực tuyến, các thông tin được truyền thẳng từ Giám đốc đến Phó giám đốc, tiếp là từng phòng ban bộ phận tạo sự linh động, tinh gọn và hoạt động hiệu quả. Sơ đồ cụ thể của cơ cấu tổ chức công ty như sau: SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 35
  49. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Giám đốc Phó giám đốc Phòng điều hành Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng nhân Phòng đào tạo dịch vụ sự Phòng sản Phòng thiết Phòng kinh xuất và tổng kế Phòng Phòng hợp kinh doanh thị chăm sóc Phòng thực tập doanh trường khách sinh online trực tiếp hàng Sơ đồ 1. 4 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion (Nguồn: Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion) SVTT: Hoàng Thị KimTrường Ngân K50A QTKD Đại học Kinh36 tế Huế
  50. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng, bộ phận: Giám đốc: là người đại diện pháp luật và là lãnh đạo cao nhất của công ty có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm sau cùng về các hoạt động. Là người xây dựng những chiến lược phát triển của công ty, công tác đối ngoại, gặp gỡ những khách hàng lớn. Phòng điều hành dịch vụ: Bao gồm phòng thiết kế, phòng tổng hợp và sản xuất. Phòng thiết kế có chức năng liên kết với phòng kinh doanh để thiết kế đồng phục cho đối tác. Phòng tổng hợp và sản xuất có chức năng theo dõi từng đơn hàng từ khâu đầu tiên đến khâu sản xuất ra thành phẩm và giao tận tay đến khách hàng; Giải quyết những yếu tố nguyên vật liệu, thời gian sản xuất sản phẩm để cung cấp cho bộ phận kinh doanh của công ty. Phòng kế toán: Có chức năng giúp giám đốc kiểm tra, kiểm soát dòng tiền từ các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty TNHH. - Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. - Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự thay đổi của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của nhà nước. Lập báo cáo kế toán để trình Giám đốc. Phòng kinh doanh: Bao gồm phòng kinh doanh thị trường trực tiếp, phòng kinh doanh online và phòng chăm sóc khách hàng. Là phòng tìm kiếm, khai thác các khách hàng tiềm năng và giúp đỡ hỗ trợ khách hàng. Thực hiện các mục tiêu về kinh doanh do công ty, phòng đề ra, đưa nguồn tiền về cho công ty hoạt động. Bên cạnh đó còn thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về các nghiên cứu thị trường, tìm kiếm duy trì khách Trườnghàng, các chương trình chĐạiăm sóc khách học hàng, xây dựKinhng các chiến lượ c tếkinh doanh, Huế quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thiết lập các mối quan hệ với khách hàng. Ngoài ra còn có những Cộng tác viên làm nhiệm vụ Tìm kiếm khách hàng trên thị trường, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của công thi thông qua các kênh phân phối khác nhau. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 37
  51. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ xây dựng, kiểm soát tổ chức bố trí nguồn nhân lực theo yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết. Quản lý về quy mô, số lượng và chất lượng nhân sự; giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến tuyển dụng, lương bổng và phúc lợi cho tất cả các nhân viên. Phòng đào tạo: Có nhiệm vụ đào tạo nhân sự của công ty và thực tập sinh- sinh viên năm 3, năm 4 tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Huế cho các bạn có cơ hội trải nghiệm công việc của một nhân viên chính thức. Tìm kiếm và lựa chọn những thực tập sinh tiềm năng giữ lại công ty, làm nhân sự chính thức. Mỗi một bộ phận trong công ty đều có vai trò và nhiệm vụ riêng, tuy nhiên luôn có sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. 2.1.5. Tình hình hoạt động của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion 2.1.5.1. Nguồn nhân lực Một trong những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp đó chính là nguồn nhân lực, nhân viên là nồng cốt tạo nên sự thành công cho công ty. Lao động là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh, là người tạo ra giá trị cho doanh nghiệp do đó nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ quá trình tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc và việc xử dụng hợp lý đội ngũ lao động là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp đều quan tâm đến. Chính vì vậy, công ty luôn chú trọng đến chất lượng của nhân viên, đào tạo đội ngũ lao động trở nên năng động, sáng tạo và có trách nhiệm cao trong công việc. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 38
  52. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Bảng 2. 2 Tình hình lao động của Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion So sánh Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 2018/2017 2019/2018 Tỷ Tỷ Tỷ Người lệ Người lệ Người lệ +/- % +/- % (%) (%) (%) Tổng số lao 10 100 12 100 15 100 2 20 3 25 động 1. Phân theo giới tính Nam 4 40 4 33.3 5 33.3 0 0 1 25 Nữ 6 60 8 66.6 10 66.6 2 33.3 2 25 2. Phân theo trình độ Đại học 8 80 10 83.3 13 86.6 2 25 3 30 Cao đẳng 2 20 2 16.6 2 13.3 0 0 0 0 3. Theo độ tuổi 20 - 36 tuổi 10 100 12 100 15 100 2 20 3 25 (Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Thương hiệu và đồng phục Lion) Theo bảng số liệu ta thấy được tình hình nhân viên của công ty có ít biến động và có xu hướng nhân sự tăng lên từ khi đi vào hoạt động đến sau 3 năm. Tổng số lao động năm 2018 là 12 tăng 2 nhân viên so với năm 2017 tương ứng Trườngtăng 20%, năm 2019 soĐại với năm 2018 học tăng 3 nhân Kinhviên tương ứng t ăngtế 25%. Huế Số lượng nhân viên nữ lớn hơn so với số lượng nhân viên nam, Năm 2017 có 4 nam và 6 nữ; năm 2018 có 4 nam chiếm 33,3% và 8 nữ chiếm 66,6%; năm 2019 có 5 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 39
  53. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân nam chiếm 33,3% và 10 nữ chiếm 66,7%. Đối với sản phẩm đồng phục thiên về trang phục nên nhân viên nữ sẽ phù hợp với đặc điểm công việc hơn nhân viên nam. Nhân viên có trình độ Đại học chiếm tỷ lệ cao hơn trình độ Cao đẳng, với năm 2018 có 10 nhân viên có trình độ Đại học chiếm 83,3% tăng 25% so với năm 2017 và 2 nhân viên có trình độ Cao đẳng chiếm 16.6% không tăng so với năm 2016. Năm 2019 số nhân viên có trình độ Đại học tăng 3 người so với năm 2018 và số nhân viên có trình độ Cao đẳng không thay đổi. Nhân viên qua 3 năm hoạt động của công ty đều trong độ tuổi từ 20 - 36 tuổi tạo cho Lion đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo, nhanh nhẹn, nhiệt tình thích nghi nhanh với những sự thay đổi của công ty cũng như thị trường bên ngoài. Tuy nhiên với đội ngũ nhân viên trẻ như vậy cũng mang đến không ít khó khăn khi nhân viên chưa có kinh nghiệm, công ty phải tốn thêm một khoảng thời gian và chi phí đào tạo cho nhân viên. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 40
  54. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 2.1.5.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion năm 2016-2018 Bảng 2. 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion qua 3 năm 2016 – 2018 (ĐVT: VNĐ) So sánh Chỉ tiêu 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- % 1. Doanh thu bán hàng 253,621,753 904,326,775 1,260,053,002 650,705,022 256,6 355,726,227 39,3 2. Doanh thu thuần 253,621,753 904,326,775 1,260,053,002 650,705,022 256,6 355,726,227 39,3 3. Giá vốn hàng bán 190,098,225 729,882,618 1,005,853,007 539,784,393 284 275,970,389 37,8 4. Lợi nhuận gộp 63,523,528 174,444,157 254,199,995 110,920,629 174,6 79,755,838 45,7 5. Chi phí bán hàng - 54,682,912 65,851,514 54,682,912 0 11,168,602 20,4 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 216,355,487 164,693,289 186,514,145 (51,662,198) (23,9) 21,820,856 13,2 7. Lợi nhuận thuần (152,831,959) (44,932,044) 1,834,336 107,899,915 70,6 46,766,380 104,1 8. Tổng lợi nhuận trước thuế (152,831,959) (44,932,044) 1,834,336 107,899,915 70,6 46,766,380 104,1 9. Thuế thu nhập doanh nghiệp - - - - - - - 10. Lợi nhuận sau thuế (152,831,959) (44,932,044) 1,834,336 107,899,915 70,6 46,766,380 104,1 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion) SVTT: Hoàng Thị KimTrường Ngân K50A QTKD Đại học Kinh41 tế Huế
  55. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Dựa vào kết quả bảng báo cáo hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2016 – 2018 ta thấy doanh thu tăng mạnh qua các năm. Năm 2017 doanh thu của công ty tăng cao so với năm 2016, tăng 650.705.022 (đồng) tương ứng với tăng 256,6%. Điều này chứng tỏ công ty đã có những chính sách xâm nhập và phát triển thị trường một cách hiệu quả. Năm 2018, doanh thu đạt 1.260.053.002 (đồng), tăng 355.726.227 (đồng) tương ứng với 39,3% so với năm 2017. Doanh thu tăng khá cao, nhưng không tăng mạnh như năm 2017, điều này hoàn toàn đúng khi lúc này thị trường xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh mới công ty cần phải áp dụng các chính sách để giữ chân khách hàng. Nhìn chung doanh thu công ty tăng khá điều qua 3 năm và phù hợp với thị trường hiện tại. Gía vốn hàng bán tăng lên qua 3 năm 2016 – 2018. Năm 2016 giá vốn hàng bán của công ty đạt 190.098.225 (đồng), đến năm 2017 giá vốn hàng bán đạt 729.882.618 (đồng) tăng 539.784.393 (đồng) tương đương với 284 % so với năm 2016. Sang đến năm 2018, giá vốn hàng bán đạt 1.005.853.007 (đồng). Gía vốn hàng bán tăng mạnh trong năm 2017 và dần ổn định vào năm 2018, điều này chứng tỏ dù ở trong giai đoạn bắt đầu hoạt động công ty đã có biện pháp quản lý phù hợp, phát triển đúng theo hướng của công ty. Chi phí bán hàng của công ty cũng tăng theo doanh thu. Năm 2017 chi phí bán hàng là 54.682.912 (đồng), bước sang năm 2018 chi phí bán hàng là 65.851.514 (đồng) tăng 11.168.602 (đồng) tương ứng với tăng 20,4%. Với mức doanh thu tăng mạnh thì việc chi phí bán hàng tăng là điều bình thường, đồng thời công ty đang đẩy mạnh việc xâm chiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng nên việc tăng chi phí bán hàng là điều hiển không thể tránh khỏi. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2016 lớn nhất trong tất cả các năm là 216.355.487 (đồng). Điều này hoàn toàn phù hợp vì đây là giai đoạn công ty bước đầu thành lập, mới xâm nhập thị trường nên cần đầu tư vào chi phí quản lý doanh nghiệp để ổn định cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh. Năm 2017, chi Trườngphí quản lý doanh nghi Đạiệp là 164.693.289 học (đồng), Kinhgiảm 51.662.198 (đtếồng) tươngHuếứng giảm 23,9% so với năm 2016. Sang năm 2018, chi phí quản lý doanh nghiệp là 186.514.145 (đồng), tăng 21,820,856 tương ứng tăng 13,25% so với năm 2017. Qua 2 năm đầu đi vào hoạt động chi phí quản lý doanh nghiệp giảm và năm 2018 tăng nhẹ, SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 42
  56. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vì công ty đã dần ổn định được cơ cấu tổ chức quản lý của mình và càng ngày càng phát triển trên thị trường. Đó là dấu hiệu khả quan cho sự phát triển của công ty trong thời gian tới. Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng dần qua 3 năm. Từ năm 2016 – 2017 do bước đầu thành lập công ty, công ty mới đi vào hoạt động kinh doanh và đang từng bước tìm kiếm khách hàng cho mình nên lợi nhuận không phải là mục tiêu chính trong giai đoạn này. Thay vào đó, giai đoạn này công ty đặt mục tiêu quan trọng nhất là xâm chiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng mục tiêu cho mình. Bước sang năm 2018 khi hoạt động kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định, lúc này là thời điểm vàng để công ty thu được lợi nhuận tối ưu, lợi nhuận thu về trong năm 2018 đạt 1,834,336 (đồng) tăng 104,1% so với năm 2017. Có thể nỏi năm 2018 đánh dấu cột mốc thành công của Lion khi công ty bắt đầu có lợi nhuận sau thuế dương. 2.1.5.3. Các đối tác, nhà cung cấp, xưởng sản xuất của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Thị trường đồng phục ngày càng được mở rộng đồng nghĩa đối thủ cạnh tranh với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm đồng phục ngày càng mạnh. Đòi hỏi Lion càng ngày càng phải đổi mới, tạo sự khác biệt và đưa ra các chiến lược mới để công ty không những có thể đứng vững trước các đối thủ cạnh tranh mà còn phát triển hơn thương hiệu của mình. Lion có được như ngày hôm nay là sự nổ lực của một tập thể, và không thể bỏ qua vai trò của những đối tác, người gián tiếp góp một phần tạo nên sự thành công ấy. Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion có trên 40 đối tác uy tín phân bố trải dài khắp cả nước sản xuất các sản phẩm quà tặng như: Phụ kiện: mũ, móc khóa, bảng tên, nơ, băng rol tay, băng rol đầu Trường Sản phẩm du lịch: Đại Túi đeo chéo, học gối hơi, m ũKinh, balo tế Huế Quà tặng doanh nghiệp: đồng hồ, áo mưa, dù Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion có trên 10 đối tác công cấp nguyên phụ liệu chất lượng, uy tín và đã có thâm niên hợp tác trên 2 năm. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 43
  57. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Ngoài ra Lion còn có 6 đối tác là các xưởng may trên địa bàn thành phố Huế, các xưởng may này chuyên nhận gia công đồng phục, dựa trên mẫu vải, mẫu thiết kế do Lion cung cấp. Các đối tác và Lion hợp tác với nhau dựa trên đôi bên cùng có lợi, và để đảm bảo uy tín và thương hiệu của nhau các đối tác Lion cam kết. - Cung cấp giá cả ổn định, chất lượng tốt - Thời gian cung ứng hoặc hoàn thành đơn hàng nhanh/ đảm bảo giao hàng đúng hạn. - Cung cấp đúng sản phẩm Lion đặt hàng. - Sản phẩm đa dạng. - Đường may phù hợp với giá cả và chất lượng. - Chủ động khắc phục sự cố khi có rủi ro xảy ra. - Chịu trách nhiệm với lỗi sai của các bên. Khi các đối tác vi phạm những điều trên, để đảm bảo uy tín và thương hiệu của công ty, Lion sẻ chủ động dừng hợp tác. 2.1.5.4. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của công ty gồm 13 bước, cụ thể là:  Bước 1: Nhân viên Lion (NVKD, cộng tác viên, thực tập sinh, ) tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiếp nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng bao gồm: Tên sản phẩm, số lượng, yêu cầu mẫu mã, chất liệu, thông tin liên hệ với khách hàng. Quá trình: Tư vấn đơn hàng thông qua các công cụ tư vấn như mẫu vải, mẫu sản phẩm thật, bảng màu vải để bước đầu giúp khách hàng định hình được sản phẩm mình đặt. Kết quả: Chốt được thông tin đơn hàng càng chi tiết, rõ ràng càng tốt để thực Trườnghiện bước tiếp theo. Đại học Kinh tế Huế  Bước 2: Sau khi có được thông tin về đơn hàng. NVKD Tổng hợp thông tin theo biểu mẫu dưới đây: SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 44
  58. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Bảng 2. 4 Mẫu điền thông tin đơn hàng THÔNG TIN ĐƠN HÀNG Hình Lần Nội Thông Ảnh Tình Ngày Tên Ngày Cập Dung Tin Chất Số Mô Minh Trạng Mã đơn hàng Phát Khách Sản Phẩm Gửi Hướng Dẫn Nhật Thay Người Liệu Lượng Tả Họa Đơn Sinh Hàng Maket Thứ Đổi Liên Hệ (Nếu Hàng Có) (BỘ PHẬN Sản phẩm 1 tổng hợp điền mã số vào bảng Sản phẩm 2 1 này và phản hồi mail có đính Sản phẩm n kèm file này!) Chỉ điền những cột có thay đổi nội (Thay dung, nếu không, đổi nội để trống! `2 dung cột Mỗi lần, cập nhật nào) thì NV sửa ngay trên bảng này và gửi lại toàn bảng SVTT: Hoàng Thị KimTrường Ngân K50A QTKD Đại học Kinh45 tế Huế
  59. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân - Soạn mail với cú pháp: THÔNG TIN ĐƠN HÀNG – (TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY, TỔ CHỨC)- TÊN NGƯỜI LIÊN HỆ - SẢN PHẨM. Gửi đến đầy đủ các email sau: Bộ phận quản lý: quanly1@liongroup.vn Bộ phận tổng hợp: tonghop1@liongroup.vn Bộ phận thiết kế: thietke1@liongroup.vn Bộ phận kế toán: account@liongroup.vn Với 1 đơn hàng, chỉ có 1 tiêu đề mail duy nhất này, những mail thông tin tiếp theo của cùng đơn hàng, tất cả các bộ phận chọn trả lời tất cả để phản hồi. Nhập tất cả thông tin có được sau bước 1 vào bảng trên, những thông tin còn thiếu điền: “Đang tư vấn”. Điền STT lần cập nhật là “1”. Khi có thêm hoặc thay đổi thông tin đơn hàng, ở cột số STT lần cập nhật là “ 2”, ”n”, tương ứng với số lần cập nhật. Chỉ điền nội dung cột có sự thay đổi, nếu không có thay đổi thì để trống. Và gửi lại bảng thông tin này.  Bước 3 Bộ phận tổng hợp nhận được thông tin 1 đơn hàng thì phản hồi ngay trên mail đó: Mã số đơn hàng theo cú pháp: LION “mã số”. Nhân viên BPSX nhận đơn hàng từ NVKD, lấy email làm căn cứ, nội dung email bao gồm các thông tin như: Mã đơn hàng, ngày chốt đơn hàng, số lượng, mẫu mã, màu sắc, thiết kế, kích cỡ, những thông tin đã được NVKD chốt với khách hàng. Sau đó BPSX kiểm tra nguyên phụ liệu trong kho như mẫu vải, màu vải, giá cả, thời gian có thể giao hàng, tính toán nguyên phụ liệu cần dùng, tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành lên kế hoạch mua nguyên phụ liệu. TrườngBPSX phản hồi giáĐại sản phẩm thhọcời gian hoàn thànhKinh đơn hàng cho tếNVKD Huế. Bộ phận thiết kế lên Maket theo thời hạn deadline đã đặt ra, trong qua trình thiết kế, có thắc mắc sẽ trao đổi cụ thể với NVKD, trường hợp cần sẽ trao đổi thành email trong cùng nhóm mail đã làm việc trước đó. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 46
  60. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân  Bước 4 NVKD gửi Maket, Báo giá nêu rõ gồm thuế hay chưa thuế cho khách hàng, tiếp tục làm việc với khách hàng về mẫu thiết kế, màu vải, chất liệu vải, cũng như tư vấn lại những thông tin còn thiếu. NVKD nhận phản hồi của khách hàng về thay đổi thiết kế, thay đổi chất liệu, giá cả, NVKD làm việc với BPSX để xác định được chất liệu, màu sắc vải để phù hợp yêu cầu của khách hàng, hoặc phù hợp với nguồn lực, thế mạnh của công ty. NVKD làm việc với bộ phận thiết kế để chỉnh maket theo yêu cầu của khách hàng.  Bước 5 Bộ phận Thiết kế gửi Maket đã chỉnh sửa và NVKD gửi khách hàng duyệt, đến khi chốt được Maket cuối cùng. BPSX phản hồi những thông tin còn lại của đơn hàng để phù hợp với nhu cầu khách hàng và khả năng của công ty, từ đó NVKD phản hồi với khách hàng.  Bước 6 NVKD thỏa thuận, chốt đơn hàng với khách hàng những thông tin sau bằng văn bản email hay tin nhắn để tránh trường hợp sai sót nhưng không có cơ sở để xác định lý do. - Maket - Số lượng cụ thể theo từng size - Giá cả - Chất liệu Trường- Ngày giao hàng Đại học Kinh tế Huế NVKD soạn/ Kí hợp đồng kinh tế với thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng đã có. Thu cọc khách hàng (30-50% giá trị đơn hàng).  Bước 7 SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 47
  61. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân NVKD lập email xác nhận chạy đơn hàng với những thông tin cuối cùng, chính xác và đầy đủ nhất bằng cách gửi lại tất cả những nội dung sau: File cập nhật cuối cùng của Bảng THÔNG TIN ĐƠN HÀNG Maket cuối cùng. File báo giá, tổng giá trị đơn hàng. Mail gửi trả lời tất cả của cùng nhóm mail làm việc đầu tiên của đơn hàng.  Bước 8 Bộ phận thiết kế gửi file Corel cho BPSX BPSX xác nhận chốt mail với bộ phận thiết kế về Maket và NVKD về thông tin đơn hàng.  Bước 9 BPSX tiến hành lên kế hoạch sản xuất đơn hàng, tính toán, cân đối nguồn nguyên phụ liệu phù hợp, kiểm tra nguyên phụ liệu trong kho sau đó nhập nguyên liệu về kho hàng của công ty, kiểm soát nguyên phụ liệu trước khi giao cho các xưởng may, tìm cơ sở sản xuất cung cấp nguyên liệu phù hợp với đơn hàng đúng theo yêu cầu của khách hàng. BPSX làm việc với xưởng may, xưởng in, thêu, cho chạy đơn hàng. Bước 10 BPSX theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện đơn hàng. Trong quá trình đơn hàng thực hiện, nhân viên BPSX luôn phải cập nhật tình trạng đơn hàng hằng ngày, theo giỏi đơn tiến độ thực hiện của đơn hàng đang nhanh hay chậm để từ đó xúc tiến đơn hàng nhanh hoàn tất, bên cạnh đó chủ động giải quyết những rủi ro phát sinh để đơn hàng diễn ra đúng tiến độ, kịp để giao cho khách hàng. TrườngBPSX kết hợp báoĐại cáo tình tr ạhọcng đơn hàng Kinhcho nhân viên b ộtếphận kinhHuế doanh cùng nắm lộ trình hoàn tất đơn hàng.  Bước 11 Xưởng (may, in, thêu, ) hoàn thành đơn hàng và giao hàng cho BPSX. SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 48
  62. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân BPSX kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm theo yêu cầu của hợp đồng, loại bỏ hoặc sửa chửa những thành phẩm lỗi. BPSX giao thành phẩm cho NVKD .  Bước 12 NVKD kiểm tra chất lượng sản phẩm lần cuối trước khi giao khách hàng. Nếu có lỗi, tìm nguyên nhân và xác định phương án tiến hành khắc phục kịp thời. BPSX phối hợp các nhân sự (có thể là nhân viên công ty hoặc xưởng) để tiến hành sửa lỗi nếu có. Bộ phận kế toán chuẩn bị các thủ tục để thanh lý hợp đồng.  Bước 13 Giao hàng cho khách hàng: NVKD đảm nhận hoặc có sự hỗ trợ của nhân sự công ty, đơn vị vận chuyển (tùy đơn hàng cụ thể) Nhận thanh toán của khách hàng bằng hình thức chuyển khoản hay tiền mặt. Bộ phận kế toán xác nhận đơn hàng đã thanh toán, tiến hành thanh lý hợp đồng, giao phiếu thu, hóa đơn cho khách hàng. => Kết thúc quy trình xử lý đơn hàng. (Nguồn: Phòng điều hành đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion) Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 49
  63. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân 2.2. Nhận dạng, phân tích những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Bảng 2.5 Đặc điểm mẫu khảo sát toàn bộ thông tin sơ lược về đối tượng điều tra được tổng hợp trong bảng dưới đây Cơ cấu mẫu Phân loại Tần số ( người) Tỷ lệ (%) Nam 5 25 Theo giới tính Nữ 15 75 Dưới 20 tuổi 1 5 Từ 20 tuổi đến dưới 30 tuổi 19 95 Theo độ tuổi Từ 30 tuổi đến dưới 40 tuổi 0 0 Trên 40 tuổi 0 0 Ban lãnh đạo 2 10 Theo chức vụ Nhân viên công ty 11 55 Nhân viên cũ của công ty 7 35 Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion hoạt động theo đơn đặt hàng của khách hàng và đặt trưng của ngành đồng phục có tính thời vụ, vì thế không khỏi tránh được mùa cao điểm nhiều đơn hàng đến cùng một lúc, nhưng công suất sản xuất của xưởng không đủ đáp ứng dẫn đến nhiều đơn hàng trễ tiến độ mà khách hàng yêu cầu. Sau đây là những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của BPSX công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. 2.2.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng Để có thể mang những đơn hàng, những bản hợp đồng về với doanh nghiệp, nhân viên đảm nhiệm quá trình này phải cực kỳ cẩn thận, phải am hiểu kiến thức sản phẩm, có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng để có thể cùng bàn bạc, thảo luận và đưa ra những thỏa thuận mang lại lợi ích, nghĩa vụ và giảm rủi ro xuống mức thấp nhất cho các bên. Dưới đây là những dấu hiệu rủi ro thường xuyên xảy ra ở quá trình này mà nhân viên hay gặp phải. Trường Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 50
  64. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân Biểu đồ 2. 1 Rủi ro trong quá trình giao dịch, tìm kiếm đơn hàng Rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý Rủi ro bất đồng ý kiến trong thỏa thuận 0 10 50 30 15 hợp đồng kinh doanh Rủi ro hợp đồng bị sai sót 35 20 10 25 10 Rủi ro hợp đồng bị sai lệch 30 15 40 10 5 - Rủi ro bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh Trong quá trình bàn bạc, tư vấn đơn hàng hai bên luôn đề ra những yêu cầu có lợi về phía mình, cả hai bên đều khăng khăng đặt lợi ích của mình lên hàng đầu mà không có sự thấu hiểu cho đối phương. Quá trình này diễn ra trong một thời gian nhưng vẫn không có tiếng nói chung, dẫn đến sự bất đồng trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh. Theo đánh giá từ nhân viên trong buổi phỏng vấn thì có 45% đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra. Tần suất cao cho thấy không phải đơn hàng nào, khi nhân viên Lion tư vấn đều thành công. Việc giao tiếp, thỏa thuận với khách hàng đôi lúc vẫn không đi đến bất cứ thỏa hiệp nào. Công ty chú trọng đặt uy tín, thương hiệu doanh nghiệp lên hàng đầu, không hợp tác với những đơn hàng không mang lại giá trị, lợi ích cho doanh nghiệp cũng như chủ động cắt đứt việc kí kết hợp đồng với một số đối tượng khách hàng có thông tin không minh bạch ngay từ đầu, để giảm thiểu rủi ro cho công ty ở các bước tiếp theo. Trường- Rủi ro hợp đồ ngĐại bị sai sót học Kinh tế Huế Hợp đồng là sự thỏa hiệp giữa các ý chí, sự đồng thuận giữa các bên với nhau, thể hiện sự cam kết về quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Hợp đồng là nơi cung cấp những thông tin chính xác nhất của đơn hàng, là cơ sở để các bước tiếp theo của quy trình quản lý đơn hàng diễn ra một cách trơn tru nhất. Việc kí hợp đồng là giai đoạn SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 51
  65. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân mở đầu của một đơn hàng. Nếu đơn hàng gặp sai sót có thể dẫn đến đơn hàng không thể thực hiện hoặc phải bồi thường hợp đồng và mất đi sự tin tưởng, tín nhiệm từ phía khách hàng. Vì vậy khả năng giao tiếp, lắng nghe, ghi nhớ của nhân viên trong giai đoạn này phải được đặt lên hàng đầu. Trong số những nhân viên được điều tra có 35% nhân viên cho rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra ở Lion. Có thể kết luận rằng rủi ro này xảy ra với tần suất thấp nhưng hậu quả rất nghiêm trọng. Hậu quả mà rủi ro này mang lại rất lớn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng của công ty, gây mất thời gian, tốn kém nguồn lực và chi phí để khắc phục. Bên cạnh đó có 55% nhân viên cho rằng: rủi ro này không thường xuyên xảy ra chứng tỏ rằng: Công ty đã có những biện pháp hạn chế rủi ro này như: Giao tiếp, chốt đúng và nhiều lần với khách hàng. Lion cần tăng cường xây dựng mối quan hệ với khách hàng và không ngừng nghiên cứu để hạn chế rủi ro này giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn. - Rủi ro thông tin đơn hàng bị sai lệch Sau khi kí hợp đồng với khách hàng NVKD sẽ gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận trong nội bộ công ty thông qua email. Trong quá trình này có 15% nhân viên cho rằng rủi ro thông tin đơn hàng bị sai lệch thường xuyên xảy ra. Và có 45% Nhân viên không đồng tình với ý kiến trên. Rủi ro này sẽ dẫn đến thông tin đơn hàng cung cấp cho các bộ phận không đúng với yêu cầu của khách hàng. Tuy tần suất không cao nhưng nếu không được phát hiện kịp thời hậu quả rủi ro mang lại cực kì nghiêm trọng. Nếu không phát hiện sớm sẽ kéo theo các hệ lụy như nhập sai mẫu vải, sản xuất hàng loạt sản phẩm sai, và việc bồi thường hợp đồng cho khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Chưa kể đến uy tín, thương hiệu của công ty trong tâm trí khách hàng bị suy giảm nặng. Trường2.2.2. Rủi ro trong Đại quá trình xâyhọc dựng kế ho Kinhạch sản xuất tế Huế Sau khi đã sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên BPSX tiến hành lên kế hoạch sản xuất dựa trên những thông tin được NVKD cung cấp như: số lượng, SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 52
  66. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân kiểu dáng, chủng loại sản phẩm thời gian hoàn thành như đã được thỏa thuận, kí kết. Trong quá trình này có một số rủi ro đáng lưu ý như sau. Biểu đồ 2. 2 Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất rất không đồng ý Không đồng ý Trung lập Đồng ý Rất đồng ý Kế hoạch sản xuất bị sai sót 20 30 25 15 10 Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột 5 5 25 45 20 Kế hoạch sản xuất bị trì trệ 25 30 25 10 10 Không thể đáp ứng được yêu cầu sản 25 40 20 5 10 xuất hợp đồng - Kế hoạch sản xuất bị sai sót Một trong những rủi ro cơ bản của quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất là những sai sót về số lượng, kích cỡ, kiểu dáng, ngày giao hàng, cùng với việc tính toán lượng nguyên phụ liệu và chi phí cho đơn hàng không chính xác, bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế cung cấp sai thông tin nên dẫn đến kế hoạch sản xuất bị sai sót. Theo khảo sát có 25% nhân viên đồng ý rằng kế hoạch sản xuất thường xuyên xảy ra sai sót, rủi ro này có tần suất thấp tuy nhiên mang lại hậu quả khá nghiêm trọng. Không những làm cho kế hoạch sản xuất bị đảo lộn, kéo dài thời gian hoàn thành đơn hàng, ảnh hưởng tiến độ hoàn thành các đơn hàng khác, nghiêm trọng hơn là phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng, rủi ro này cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng để đưa ra các phương án giải quyết thích hợp. Trường- Kế hoạch sản xuĐạiất bị thay đ ổihọc đột ngột Kinh tế Huế Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, BPSX sẽ lên kế hoạch sản xuất, và cho chạy đơn hàng. Tuy nhiên không thể tránh khỏi việc thay đổi thông tin từ phía khách hàng, hoặc sai sót trong khâu lập kế hoạch sản xuất, khiến BPSX đột SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 53
  67. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS: Trương Thị Hương Xuân ngột thay đổi kế hoạch. Điều đó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất đơn hàng và là một trong những rủi ro khiến cho đơn hàng không hoàn thành kịp thời hạn. Chị Hoàng Như Thảo - trưởng BPSX đánh giá rằng: Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột xảy ra ở Lion với tần suất cao nhưng mức độ nghiêm trọng không lớn. Qua khảo sát có 65% nhân viên được hỏi đã xác nhận rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, tần suất xảy ra rất lớn, chứng tỏ rằng việc lên kế hoạch và thực hiện đúng kế hoạch là rất khó. Các bộ phận trong công ty cần bàn bạc, thảo luận và thống nhất với nhau sau đó nhất quán với thông tin của khách hàng để đưa ra kế hoạch sản xuất ổn định nhất. Rủi ro này làm thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm kéo dài hơn, gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp. Vậy nên, đây là một trong những lý do cần phải lưu ý cẩn thận trong thời gian quản lý đơn hàng. - Kế hoạch sản xuất bị trì trệ Đây một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp gia công thường gặp không ngoại trừ Lion, BPSX tính toán nguyên phụ liệu phục vụ cho đơn hàng sản xuất không đúng (sai mẫu, thiếu vải ) khiến cho việc sản xuất phải dừng lại chờ nguyên phụ liệu nhập thêm về, hay do công suất của xưởng sản xuất quá tải dẫn đến việc hoàn thành đơn hàng đúng kế hoạch gặp khó khăn rất nhiều. Tổng cộng có 20% nhân viên cho rằng rủi ro kế hoạch sản xuất bị trì trệ xảy ra thường xuyên và 55% nhân viên chống lại ý kiến trên. Có thể nói công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã thực hiện tốt khâu này, tuy nhiên không vì thế mà bỏ qua rủi ro này bởi vì tuy rủi ro này xảy ra với tần suất thấp, nhưng mức độ nghiêm trọng khá cao. Hậu quả khiến cho xưởng sản xuất bị rảnh hoặc phải sản xuất những đơn hàng chưa đến thời hạn hoặc tăng ca để hoàn thành kịp đơn hàng. Điều này dẫn đến doanh nghiệp phải mất đi một khoản thời gian, chi phí cho việc khắc phục. Nhân viên BPSX cần chú ý hơn nửa trong quy trình quản lý đơn hàng để hạn chế xảy ra rủi ro này vì nếu phát hiện rủi ro này càng trễ thì chi phí mà doanh nghiệp mất đi càng Trườnglớn. Đại học Kinh tế Huế SVTT: Hoàng Thị Kim Ngân K50A QTKD 54