›

Khóa luận Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

pdf 107 trang thiennha21 16/04/2022 7720
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nghien_cuu_cong_tac_phat_trien_va_bao_quan_tai_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN –––––– NGUYỄN THỊ DUYÊN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH – 2008 - X Hà Nội, 2012
  2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN –––––– NGUYỄN THỊ DUYÊN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH – 2008 - X NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. TRẦN THỊ QUÝ Hà Nội, 2012
  3. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bản khóa luận này, ngoài sự nổ lực của bản thân, đó còn là công sức của quý Thầy Cô. Trong suốt quá trình thực hiện khóa luận, với tình cảm trân thành em xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Thị Quý, trưởng khoa Thông tin- thư viện, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn người đã tận tâm tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này. Cùng với đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong khoa Thông tin – thư viện nói riêng và các thầy cô giáo trong trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ bảo, truyền đạt cho em những kiến thức từ cơ bản đến kiến thức chuyên môn trong bốn năm học vừa qua và tạo điều kiện cho em về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như truyền lại cho em những kinh nghiệm quý báu để em có thể hoàn thành khóa luận này! Đồng thời em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Văn Viết, Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Th.S Lê Đức Thắng, Phó trưởng phòng tin học cùng các cô chú, anh chị cán bộ thông tin thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này. Sự tiến bộ trong học tập và nghiên cứu của em cũng có phần rất lớn từ sự giúp đỡ, động viên về mặt vật chất và tinh thần của các bạn cùng lớp và người thân. Em xin cảm ơn những tình cảm quý báu đó. Hà Nội ngày tháng năm Sinh viên Nguyễn Thị Duyên
  4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Các từ viết tắt Nội dung của các từ viết tắt CSDL Cơ sở dữ liệu NDT Người dùng tin TTTV Thông tin – Thư viện TLS Tài liệu số TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam
  5. DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG KHÓA LUẬN Bảng số liệu: Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia 29 Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 30 Bảng 3: Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng của Thư viện 32 Bảng 4: Đánh giá của cán bộ về ngân sách nhà nước cấp cho phát triển tài liệu số 39 Bảng 5: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật của Thư viện 44 Bảng 6: Đánh giá của cán bộ về hệ thống cơ sở vật chất của TVQGVN 45 Bảng 7: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ của Thư viện 49 Bảng 8: Đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số 57 Bảng 9: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ 58 Bảng 10: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số 60 Biểu đồ: Biểu đồ 1: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện 44 Biểu đồ 2: Đánh giá của cán bộ thư viện về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện Quốc gia Việt Nam 45 Biểu đồ 3: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ thông tin 49 Biểu đồ 4: đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số 57 Biểu đồ 5: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ 59 Biểu đồ 6: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số 60
  6. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết chọn đề tài 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài 3 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 5 7. Nội dung của khóa luận 5 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 6 1.1 Những khái niệm chung 6 1.1.1 Khái niệm về phát triển 6 1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử 6 1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số 9 1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số 10 1.2 Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số 11 1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung 11 1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số 12 1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số 14 1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản tài liệu số 14 1.3.1 Chính sách phát triển 14 1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số 16 1.3.3 Nguồn nhân lực 16 1.3.4 Hợp tác chia sẻ 18 1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị 19 1.4 Khái quát chung về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 21 1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện 21 1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện 23 1.4.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện 25
  7. 1.4.4 Đặc điểm người dùng tin ở Thư viện 26 1.4.5 Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện 27 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 29 2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 29 2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống 29 2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện 32 2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng 32 2.1.2.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn ngoại sinh 34 2.1.2.3 Một số bộ sưu tập số khác 37 2.2 Công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Thƣ viện 39 2.2.1 Chính sách bổ sung tài liệu số 39 2.2.2 Kinh phí bổ sung tài liệu số 39 2.2.3 Nguồn bổ sung tài liệu số 41 2.2.4 Hạ tầng cơ sở trang thiết bị sử dụng để phát triển tài liệu số 43 2.2.5 Phần mềm công nghệ để số hóa tài liệu 46 2.2.6 Nguồn nhân lực trong công tác bổ sung tài liệu số 51 2.3 Công tác bảo quản nguồn tài liệu số tại Thƣ viện 52 2.3.1 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu số 52 2.3.2 Phương pháp bảo quản tài liệu số trong kỉ nguyên số 53 2.3.3 Ứng dụng bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 55 2.4 Một số nhận xét về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thƣ viện 56 2.4.1 Ưu điểm 56 2.4.2 Hạn chế 60 2.4.3 Nguyên nhân của thành công và những tồn tại 62 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SÔ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 64 3.1 Nhóm giải pháp về nội dung 64 3.1.1 Chú trọng bổ sung nguồn tài liệu số hóa toàn văn 64
  8. 3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hóa toàn văn 65 3.1.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu số 66 3.1.4 Giải quyết vấn đề bản quyền 67 3.1.5 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số 69 3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ 70 3.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở vật chất trang thiết bị 70 3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 71 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 71 3.3 Nhóm giải pháp phát huy nhân tố con ngƣời 72 3.3.1 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý 72 3.3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật viên làm công tác tin học 73 3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện số hóa tài liệu 74 3.3.4 Bồi dưỡng kiến thức thông tin cho người dùng tin 76 3.4 Nhóm giải pháp khác 78 3.4.1 Tăng cường kinh phí đầu tư cho phát triển nguồn tài liệu số 78 3.4.2 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu 78 3.4.3 Tăng cường mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin 79 3.4.4 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài liệu số 80 KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83
  9. PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết chọn đề tài Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu không chỉ là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chất lượng thư viện mà còn là một trong bốn yếu tô cấu thành nên thư viện và thu hút bạn đọc thường xuyên đến sử dụng thư viện. Trong thời đại ngày nay, khi nhìn vào lĩnh vực công nghệ thông tin ở bất kì quốc gia nào trên thế giới, chúng ta đều thấy một số điểm tương đồng rõ rệt: các mạng lưới liên kết và băng thông ngày càng mở rộng, công nghệ thông tin và mạng toàn cầu Internet ngày càng phát triển, lượng thông tin tăng lên theo cấp số nhân, tài liệu trở nên vô cùng phong phú đa dạng cả về nội dung và hình thức. Các công cụ tạo ra thông tin số chủ yếu như máy tính, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay, máy quét cũng không ngừng được nâng cao về mặt công nghệ, góp phần vào việc đa dạng hóa kho tàng thông tin số hóa. Tài liệu không chỉ ở dạng in ấn mà còn tồn tại ở dạng điện tử, đĩa CD- ROM, đĩa từ, vi phim, vi phiếu điều này đã thúc đẩy công tác phát triển tài liệu và bảo quản chúng sao cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển với tình hình hiện nay hơn. Xây dựng phát triển nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. Số hoá nguồn tài liệu - đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến bộ rất nhiều. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin – thư viện (TTTV) nói chung, Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước cũng như những đổi mới chiến lược về phương pháp giáo dục, dạy và học tại Việt Nam.
  10. Với tính chất là một thư viện khoa học tổng hợp trong hệ thống các thư viện công cộng trong cả nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) đã cố gắng thực hiện tốt các chức năng Văn hóa, Thông tin, Giáo dục, Giải trí nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin, góp phần quan trọng trong công việc học tập nâng cao trình độ của công dân cũng như công cuộc xây dựng phát triển đất nước. TVQGVN có số lượng tài liệu vô cùng phong phú và đa dạng về tất cả các lĩnh vực và loại hình tài liệu. Trong những năm qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã luôn chú trọng các hoạt động nghiệp vụ vủa mình đặc biệt là công tác số hóa phát triển và bảo quản vốn tài liệu số nhằm phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Thư viện đã tiến hành số hóa, phát triển và bảo quản tài liệu số (TLS) nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng tài liệu lâu dài của người dùng tin. Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được không phải không còn những bất cập, để công tác phát triển và bảo quản tài liệu số được hoàn thiện hơn nữa góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam, tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Với mong muốn tìm hiểu thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN và đưa ra những giải pháp nhằm pháp triển hơn nữa công tác số hóa tài liệu và bảo quản tài liệu số tại Thư viện. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu  Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu đề tài “công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét đánh giá khách quan về thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số, từ đó đề ra một số giải pháp và phương hướng góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác phát triển, bảo quản vốn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.
  11.  Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN” có nhiệm vụ nghiên cứu như sau: - Nghiên cứu nội hàm các khái niệm “phát triển”, “tài liệu số”, “phát triển tài liệu số”, “bảo quản tài liệu số” và các vấn đề liên quan có ý nghĩa lý luận theo hướng đề tài. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN - Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin của TVQGVN - Công tác phát triển tài liệu số tại TVQGVN - Công tác bảo quản tài liệu số tại TVQGVN - Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài Cho đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về TVQGVN trên các lĩnh vực như: - “Nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong thời kỳ Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước” của Nguyễn Thị Hoài Thu, khóa luận tốt nghiệp năm 2001. - “ Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Ngô Thị Hằng Nga, khóa luận tốt nghiệp năm 2004. - “ Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Thu Hiền, khóa luận tốt nghiệp năm 2006. - “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Phạm Vũ Thủy Tiên, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 - “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” cuả Nguyễn Thị Bình, khóa luận tốt nghiệp năm 2008. - “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lê Thị Thúy, khóa luận tốt nghiệp 2010
  12. - “Công tác số hóa tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lại Cao Bằng, khóa luận tốt nghiệp năm 2011. - “Tìm hiểu về phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Mai Thị Hương, khóa luận tốt nghiệp năm 2011. Ngoài ra còn nhiều đề tài khác viết về thư viện Quốc gia Việt Nam như: Nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, tìm hiểu công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu Tuy nhiên, đề tài về công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam thì chưa được nghiên cứu sâu và hoàn chỉnh. Vì vậy tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng lặp với công trình nghiên cứu nào công bố trước đó. 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản TLS Phạm vi nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã áp dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm, đường lối của Đảng và nhà nước về công tác TTTV ở nước ta. - Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Trên cơ sở phương pháp luận đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:
  13. - Phân tích – Tổng hợp tài liệu - Khảo sát, đánh giá thực trạng - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, điều tra bằng phiếu hỏi - Thống kê, so sánh; Phương pháp diễn dịch, quy nạp 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài  Về lý luận Kết quả của khóa luận góp phần hoàn thiện và làm sáng tỏ thêm lý luận về tài liệu số, phát triển và bảo quản tài liệu số  Về Thực tiễn - Khóa luận phản ánh thực trạng công tác phát triển TLS và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay. - Nghiên cứu, phân tích đánh giá những thuận lợi khó khăn trong công tác phát triển và bảo quản TLS. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phát triển và bảo quản tài liệu số để nâng cao hiệu quả hoạt động của TVQGVN. 7. Nội dung của khóa luận Ngoài phần danh mục viết tắt, danh mục các bảng biểu đố, phần mục lục, phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương, cụ thể như sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 2: Thực trạng công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.
  14. CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Những khái niệm chung 1.1.1 Khái niệm về phát triển Trong lịch sử triết học, quan điểm siêu hình xem sự phát triển chỉ là sự tăng, giảm thuần túy về lượng, không có sự thay đổi về chất của sự vật; đồng thời nó cũng xem sự phát triển là quá trình tiến lên liên tục, không trải qua những bước quanh co phức tạp. Đối lập với quan điểm siêu hình, trong phép biện chứng, khái niệm phát triển dùng để chỉ quá trình vận động của sự vật theo khuynh hướng đi lên: từ trình độ thấp đến trình độ cao, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn. Phát triển cũng là quá trình phát sinh và giải quyết mâu thuẫn khách quan vốn có của sự vật; là quá trình thống nhất giữa phủ định các nhân tố tiêu cực và kế thừa, nâng cao nhân tố tích cực từ sự vật cũ trong hình thái mới của sự vật. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học xuấ bản năm 2006 định nghĩa: “Phát triển là sự biến đổi hoặc làm cho biến đổi từ ít đến nhiều, hẹp đến rộng, thấp đến cao, đươn giản đến phức tạp” [tr.769]. Với ý nghĩa như vậy còn có thể hiểu phát triển là từ chưa đến tốt, từ xấu đến đẹp 1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử  Khái niệm tài liệu Khái niệm tài liệu (trong tiếng anh là “document”) xuất phát từ một từ gốc latin là “Docure” có nghĩa là tất cả mọi cái viết ra để làm chứng cứ cho việc chỉ dẫn, giảng dạy. “Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin” của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.11]. Hiện nay có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về tài liệu:
  15. - Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487- 70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “Tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định. - Còn theo tiêu chuẩn ISO 5127-1 của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Standards Organization) thì tài liệu là toàn bộ vật mang tin và dữ liệu ghi trên đó dưới mọi hình thức nói chung là không đổi và con người hay máy có thể đọc được”. Như vậy, từ những định nghĩa trên, có thể thấy rằng, theo nghĩa chung nhất, tài liệu là những vật mang thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người. - Theo bài giảng: (Thông tin học đại cương) của PGS.TS. Trần Thị Quý thì “tài liệu có thể hiểu là các dạng vật chất khác nhau được lưu giữ thông tin và có khả năng truyền tải thông tin trong thời gian và không gian”  Khái niệm tài liệu số/ tài liệu điện tử Sự phát triển cực kỳ mau lẹ của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn đáng kể thời gian cung cấp thông tin đến tay người đọc và tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử. Các loại sách báo tài liệu điện tử này thường được gọi là e- book, e- journal, e- magazine cùng với các cơ sở dữ liệu đã tạo ra đã tạo ra một nguồn tin được gọi là nguồn tin điện tử rất phong phú, được lưu trữ trên đĩa CD- ROM, DVD- ROM, hay lưu hành trên các mạng cục bộ, mạng internet và đã trở thành nguồn thông tin chính của các thư viện điện tử hiện nay.(giáo trình phát triển vốn tài
  16. liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.39]. Hiện nay khái niệm về tài liệu điện tử (electronic document) và tài liệu số hóa (digital document) ở Việt Nam vẫn còn mơ hồ, chưa có một khái niệm rõ ràng. Có những quan điểm cho rằng hai khái niệm này là hoàn toàn giống nhau, lại có những quan điểm cho rằng chúng là hai khái niệm khác biệt nhau. Tuy nhiên ở đây tôi không đi sâu phân biệt hai khái niệm này. Theo giáo trình (phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “ Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa” thì “hai khái niệm tài liệu điện tử và tài liệu số hóa là đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, việc số hóa tín hiệu cũng được hiểu là điện tử hóa tín hiệu” [tr.40]. . Khái niệm tài liệu điện tử: Tài liệu điện tử bao gồm tất cả các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu được bao gói hay được lưu trữ trên vật mang tin điện tử, có nghĩa là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử. . Khái niệm tài liệu số Thuật ngữ “tài liệu số” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”.
  17. Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap, “tài liệu số” là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính. Tài liệu số có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. TLS cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử. Số hóa tài liệu là quá trình sử dụng các phương tiện kỹ thuật để chuyển tài liệu từ sách, báo, tạp chí in, vật ghi âm, ghi hình sang tài liệu điện tử/tài liệu số để lưu giữ, sử dụng bằng các phương tiện điện tử. (Luật Thư viện số: 2012/QH13 Dự thảo lần II Ngày 26/06/2011). 1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn nói chung và trong lĩnh vực TTTV nói riêng. Các thư viện không chỉ dừng lại ở việc phát triển và bảo quản các tài liệu truyền thống nữa mà xu thế chung của các thư viện là tiến hành công tác số hóa tài liệu và phát triển TLS nhằm chia sẻ và bảo quản tài liệu được tốt hơn. Phát triển tài liệu/nguồn tin hay thu thập thông tin là một lĩnh vực chung giữa ngành thông tin -thư viện và ngành quản trị thông tin. Phát triển nguồn tin là giai đoạn đầu tiên của dây chuyền thông tin tư liệu Phát triển tài liệu số là quá trình lựa chọn bổ sung tài liệu số hóa, làm cho vốn tài liệu số hóa không ngừng gia tăng về số lượng mà còn cả chất lượng, cho phép xây dựng nuôi dưỡng vốn tài liệu của cơ quan thông tin. Phát triển TLS là quá trình làm cho nhu cầu thông tin của NDT được đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác, giúp cho công tác chia sẻ và bảo quản tài liệu số của cán bộ thư viện cũng được dễ dàng và hiệu quả. phát triển TLS cũng phải tuân theo một chính sách bổ sung. 1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số
  18. Bảo quản là những hoạt động gắn duy trì lưu giữ các tài liệu để sử dụng cả ở hình thức vật liệu ban đầu và một số dạng khác. Bảo quản số nhằm mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới nguồn TLS giúp chống lại lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên, công tác bảo quản cần được chú ý đến trong suốt chu kỳ sống của tài liệu số hoá nhằm đạt được hiệu quả. Cần áp dụng các bước tiến thích hợp để thu nhận và lập danh mục để đảm bảo việc gìn giữ và quản lý các thông tin lưu giữ và bảo đảm các tệp dữ liệu số hoá sẽ không bị thay đổi. Bảo quản TLS tức là phải đảm bảo một TLS còn có thể truy cập được liên tục, cho đến khi tài liệu đó không còn có giá trị nữa.
  19. “Digital preservation”, tạm dịch là bảo quản TLS, là một thuật ngữ thư viện khá mới trong kỷ nguyên thông tin. Bảo quản TLS không chỉ liên quan đến việc quản lí TLS mà còn đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến. Bảo quản TLS là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu số. Hay có thể hiểu theo cách khác: Bảo quản TLS là sự kết hợp giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung TLS được bảo quản dài lâu, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ. Bảo quản TLS có thể áp dụng cho cả TLS (born digital) và tài liệu số hóa (reformatted digital content) nhằm có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai. Cùng với sự phát triển của Internet và công nghệ hiện đại, bảo quản TLS là một nhiệm vụ của cán bộ TTTV mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới đối tượng số, giúp chống lại những lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên. Hiệp hội lưu trữ New Zealand tuyên bố: “Thông tin số cần được quản lí và quan tâm một cách chủ động ngay từ đầu. Tuy nhiên, sự bàng quan của người ngoài thường xuyên xuất hiện, điều này sẽ gây ra hậu quả khôn lường với thông tin số”. Hiệp hội bảo quản số Anh Quốc cho rằng:“Bảo quản số là một loạt những hoạt động quản lí cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi cần thiết” 1.2 Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số 1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo. Để thư viện thật sự là nơi tiếp cận đầy đủ nhất kho tàng tri thức của nhân loại, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo về nội dung, bao gồm đầy đủ các loại hình tài liệu, ngoài các loại tài liệu sách, báo, tạp chí truyền thống, cần thu thập đầy đủ các sản phẩm thông tin ở bất kỳ nơi nào
  20. và dưới bất cứ dạng nào. Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp ứng được yêu cầu sử dụng của mọi đối tượng người dùng tin. TLS trong thư viện chính là di sản văn hóa cuả dân tộc. Bởi cũng giống như các loại tài liệu truyền thống khác TLS lưu giữ, truyền bá và bảo quản những giá trị văn hóa truyền thống của nhân loại từ đời này qua đời khác. Đồng thời nó còn là cơ sở quan trọng để phục vụ bạn đọc; phục vụ các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước TLS giúp thư viện tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Bởi lẽ, một bản TLS có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của NDT. Từ đó họ chủ động trong việc sắp xếp thời gian lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc mọi nơi. Tiết kiệm kinh phí: Thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ. Hơn thế nữa là giúp cho NDT được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian tiền bạc trong việc tìm thông tin. Họ có thể ngồi ngay tại nhà hay tại phòng làm việc cũng có thể truy cập được từ khắp nơi trên thế giới. Đối với công tác bảo quản trong thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng. TLS ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần xuất sử dụng. TLS giúp thư viện mở rộng đối tượng phục vụ: phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của thư viện mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác nhau như tại nhà, tại trường, tại nơi làm việc TLS tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng tài liệu học tập bởi nguồn TLS không bị giới hạn về không gian và thời gian.
  21. TLS giúp thư viện tăng khả năng đa truy cập cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau. Điều này cho phép NDT có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian và giảm thiểu nhiễu tin. Tuyên truyển phổ biến tài liệu nước ta với thế giới. TLS được lưu giữ trên hệ thống máy tính do đó bạn đọc dù ở bất cứ đâu, không gian và khoảng cách như thế nào thì cũng có thể tiếp cận với nguồn tài liệu của thư viện thông qua máy tính kết nối mạng internet hay intranet. Xây dựng nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. 1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số Phát triển tài liệu số là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hoạt động TTTV hiện đại, một trong những hoạt động phát triển tài liệu số là cần số hóa tài liệu. Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ những đối tượng thực (văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình ) sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số để lưu giữ. Việc số hóa tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích như cung cấp dịch vụ thông tin không giới hạn về thời gian và không gian; cải thiện chất lượng dịch vụ tin cho những người dùng tin; giảm việc tiếp xúc trực tiếp đến những nguồn tài nguyên quý hiếm. Số hóa tài liệu thư viện không chỉ giúp cho việc tiếp cận thông tin dễ dàng hơn, phong phú hơn mà còn góp phần bảo tồn và phát huy di sản văn hóa của dân tộc. Hãy tưởng tượng rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều, hơn nữa việc bảo quản và phạm vi sử dụng bị hạn chế. Ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, công nghệ số hóa tài liệu đã được áp dụng vào thực tiễn các cơ quan TTTV, TLS ngày một ra tăng thì vấn đề kho tàng, giá kệ lưu trữ không còn là vấn đề đáng lo ngại nữa. Bởi tài liệu số:
  22. - Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau - Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ - Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu Thư viện càng có nhiều tài liệu càng thu hút nhiều độc giả tới sử dụng do đó mà công tác phát triển TLS là đặc biệt quan trọng đối với tất cả các trung tâm TTTV. Nếu như trước đây muốn mượn hay tìm một cuốn sách bất kì chúng ta đều phải đến các trung tâm TTTV thì nay khi mà các tài liệu đã được số hóa, với công nghệ mạng thì dù bạn ở bất cứ đâu, chỉ cần một cái click chuột là bạn có thể tìm ra vô số những tài liệu liên quan chủ đề mà bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng chẳng cần phải đến tận trung tâm TTTV mã vẫn có được tài liệu đó chỉ trong giây lát. Do đó mà chúng ta cần không ngừng phát triển TLS bởi vai trò của TLS trong thời đại hôm nay là vô cùng quan trọng. 1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số Bảo quản TLS là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ. Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp. Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, công nghệ, cộng thêm các điều kiện chủ quan khác như việc phá hoại, đánh cắp tài liệu Do vậy, công tác bảo quản TLS càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên
  23. gây ra, mà còn phải phòng chống cả sự phá hoại, đánh cắp tài liệu của kẻ địch. Do đó, nhiệm vụ của công tác bảo quản trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả TLS. Tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện. 1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số 1.3.1 Chính sách phát triển Chính sách là hệ thống các biện pháp cụ thể dựa trên cơ sở đường lối chính trị chung và tình hình thực tế, tác động lên một lĩnh vực hoạt động nhất định và trong một phạm vi nhất định nhằm đạt được mục đích nhất định. Chính sách có thể bao gồm cả kế hoạch thực hiện cụ thể Bất kỳ một cơ quan TTTV nào, dù là truyền thống hay hiện đại muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT. Tuy nhiên để làm được điều đó, các cơ quan TTTV không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường (do không đủ kinh phí để mua và xử lý, cũng như không đủ kho tàng, công nghệ lưu trữ, bảo quản) mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ nội dung cũng như hình thức tài liệu cần bổ sung. Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu được thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy). Những nguyên tắc này được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan TTTV được giao phó. Mặt khác, chính sách phát triển nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao
  24. gồm nhiều vấn đề khác như các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính, hay nói khác đi mỗi cơ quan TTTV cần phải có một chính sách phát triển nguồn tin. Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan TTTV nào, là một một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin xác định phương hướng phát triển cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu tổ chức của từng cơ quan TTTV, khẳng định phương châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề và hình thức tài liệu mà thư viện quan tâm. Để xây dựng một chính sách phát triển TLS và bảo quản TLS, chúng ta phải tham khảo những nguyên tắc căn bản liên quan đến việc phát triển, bảo quản sưu tập truyền thống, so sánh những điểm giống và khác nhau, từ đó có thể phác thảo những bước đi của việc phát triển và bảo quản sưu tập số. 1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, đối tượng của NDT. Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn cho việc phát triển nguồn tin, đặc biệt công tác số hóa tài liệu rất tốn kém, đòi hỏi kinh phí lớn. Trong công tác số hóa tài liệu nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị ngắt quãng, ảnh hưởng đến tiến trình, chất lượng tài liệu được chọn để số hóa, không có kinh phí thì việc phát triển TLS và công tác bảo quản tốt TLS cũng khó mà thực hiện. Chính vì vậy mà nguồn kinh phí ngân sách cho phát triển và bảo quản TLS là hết sức quan trọng. 1.3.3 Nguồn nhân lực
  25. Nếu như trong thư viện truyền thống người cán bộ thư viện chỉ được biết đến như là người trông coi sách, có nhiệm vụ giữ sách và cho mượn sách thì trong thời đại thư viện số vai trò của cán bộ thư viện thay đổi hoàn toàn. Các công việc chính của cán bộ thư viện có thể vẫn là: Thu thập tài liệu, thông tin, xử lý kỹ thuật tài liệu, làm phân loại, biên mục, tổ chức các hình thức phục vụ, nhưng tính chất của công việc đã thay đổi cơ bản. Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ chức và chuyên gia thông tin, môi trường làm việc của họ là môi trường “số”. Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện số được xem xét với các góc độ sau: - Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số; - Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số; - Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu); - Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao ) - Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng; - Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện; - Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng; - Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng; - Bảo đảm an ninh thông tin; - Hình thức, phương thức phục vụ. Trước sự gia tăng không ngừng của lượng thông tin theo cấp số nhân, số mũ. Nghề thư viện đặc biệt được chú ý. Vai trò của người cán bộ trong các trung tâm TTTV đã đóng vai trò quan trọng và có sự thay đổi căn bản về chất. Họ từ một người giữ sách, nay trở thành nhà cung cấp thông tin có định hướng. Cán bộ thư viện phải luôn đóng vai trò hướng dẫn cho bạn đọc. Sự phát triển của công nghệ thông tin, vai trò của cán bộ thư viện ngày càng phải được nâng cao, đòi hỏi không chỉ có kiến thức chuyên môn mà cần những kỹ năng, hiểu biết về tin học, hệ thống máy tính. Đặc biệt là cán bộ số hóa tài liệu, chuyển dữ liệu cho bạn đọc dưới dạng số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT.
  26. Người cán bộ thư viện hôm nay, không thể chỉ đợi chờ một cách kiên nhẫn và đáp ứng một cách sốt sắng và mỹ mãn những nhu cầu của xã hội, mà người cán bộ thư viện hôm nay phải biết khám phá, giúp người đọc xác định được nhu cầu của họ, thậm chí còn phải biết khơi gợi, tạo lập cho người đọc những nhu cầu thông tin mới. Người cán bộ thư viện hôm nay, không phải chỉ biết tổ chức ngăn nắp, thật khoa học nguồn tài liệu và nguồn tài nguyên thông tin của mình, đặt nó trong tình trạng sẵn sàng hoạt động mà còn phải biết tinh luyện, chế biến nguồn tài liệu ấy, làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin tài liệu cả về mặt chất lượng nội dung lẫn về mặt kiểu dáng bao gói tương ứng với thói quen sử dụng của người sử dụng. Trong một xã hội luôn chuyển động và chuyển động với tốc độ cao, thì mọi kiến thức đã có rất nhanh chóng bị đào thải, cách tốt nhất để tồn tại trong sự chuyển động ấy là phải chuyển động với cùng một tốc độ, với cùng một quỹ đạo, vì vậy năng lực cần thiết hàng đầu của người cán bộ thư viện hôm nay là năng lực thích ứng và thích nghi. 1.3.4 Hợp tác chia sẻ Chúng ta biết rằng mục đích của các thư viện cũng như mong muốn của NDT là làm sao có được trong một thư viện tất cả các nguồn tài liệu về mọi lĩnh vực tri thức. Nếu như vẫn là các thư viện truyền thống và tài liệu truyền thống thì việc này là không thực tế. Bởi lẽ số lượng tài liệu được xuất bản hàng năm tăng lên rất nhanh, nên không có một thư viện hay cơ quan thông tin nào có đủ khả năng để mua đầy đủ các loại tài liệu mà độc giả của mình sẽ dùng đến; không một cơ quan thông tin nào có thể tồn tại độc lập riêng biệt, mà không cần hỗ trợ của các cơ quan thông tin khác. Ngay cả với TLS, nếu các cơ quan TTTV không thay đổi quan điểm “sở hữu đầy đủ” sang quan điểm “sở hữu đầy đủ tối thiếu và truy cập linh hoạt khi cần thiết” thì điều này cũng khó mà thực hiện bởi chi phí cho việc số hóa tài liệu cũng không phải là ít. Nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT, trong khi kinh phí đầu tư nhà nước có hạn thì các cơ quan TTTV cần phải có sự hợp tác, trao đổi chia sẻ nguồn tài liệu
  27. của cơ quan mình. Đây cũng là một xu hướng khá phổ biến ở nước ta và trên thế giới hiện nay. Tóm lại hợp tác và chia sẻ nguồn TLS là sự liên kết giữa các cơ quan TTTV độc lập lại với nhau thành một hệ thống TTTV toàn diện. Hợp tác chia sẻ cũng cần có văn bản cụ thể giữa các cơ quan TTTV tham gia, trong đó phân định rõ trách nhiệm cho mỗi thành viên. Chia sẻ nguồn tài liệu số là một trong những hoạt động rất quan trọng giúp thư viện: + Tránh mua lại những bản trùng không cần thiết + Tiết kiệm được ngân sách, cán bộ, và công tác số hóa, bảo quản tài liệu +Tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài liệu bên ngoài, tạo ra mức độ đầy đủ cao cho nguồn tin + Phổ biến rộng rãi nguồn TLS đang lưu giữ + Tạo sự thống nhất trong nghiệp vụ mô tả và phân loại. + Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác 1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành thực hiện rất quan trọng bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành của bộ sưu tập số. Do đó công nghệ để thực hiện phái đáp ứng các yêu cầu: Là công cụ và môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận. Có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu sau khi đưa bộ sưu tập vào hoạt động. Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ TTTV. Đáp ứng yêu cầu phân quyền truy cập đến tài liệu theo từng tài liệu và từng
  28. nhóm đối tượng người dùng (điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo cho việc tuân thủ luật bản quyền của tài liệu). Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn và xuất, nhập dữ liệu. Dựa theo các yêu cầu nêu trên, để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, thư viện khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập số cần phải có cơ sở hạ tầng sau: + Phải có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với tốc độ đường truyền đủ mạnh đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện (hiện nay hầu hết các trường đều đã xây dựng. Mạng LAN của thư viện với tính năng là một nhánh của hệ thống Intranet nhà trường, điều này sẽ rất hạn chế khi thư viện muốn đưa bộ sưu tập lên Internet). + Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền. + Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập (để phát huy hết hiệu quả ta nên có cổng thông tin điện tử để thực hiện các giao dịch và hỗ trợ trực tuyến với người dùng). + Phần mềm quản lý tài liệu số: Hiện nay cũng có nhiều phần mềm, trong đó có phần mềm nguồn mở Greenstone và một số phần mềm thương mại do các công ty và cá nhân xây dựng. Phần mềm quản lý TLS phải đáp ứng các yêu cầu như: Quản lý đa dạng các đối tượng số khác nhau (Text, hình ảnh, âm thanh, Video, GIS ). Hỗ trợ đa ngôn ngữ. Có tính năng Upload tài liệu từ máy trạm hoặc từ máy chủ. Có khả năng phân quyền truy cập theo mức độ mật của tài liệu hoăc theo
  29. đặc thù của từng nhóm đối tượng người dùng (cán bộ quản lý, Giáo sư, Giảng viên, sinh viên tuỳ theo chính sách của từng thư viện). Đối với những tài liệu không thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ phân quyền hạn chế: Chỉ được mở xem, không sao chép để hạn chế việc sao chép bất hợp pháp (phần này chưa có trong các phần mềm nguồn mở). Đối với những tài liệu có thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ giao dịch trực tuyến để người dùng có đăng ký tự Download hoặc đăng nhập nhận tài liệu qua E-mail. Giao diện tra cứu OPAC đồng nhất cho tất cả các bộ sưu tập. Có khả năng hỗ trợ tra tìm, lướt tìm theo các điểm truy cập cơ bản như tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khoá, nơi lưu giữ, kích thước tài liệu Đặc biệt, OPAC cần hỗ trợ công cụ trình duyệt theo chủ đề, tác giả và nhan đề theo từng bộ sưu tập. Đây là công cụ rất hữu ích và tiện dụng cho người sử dụng, kể cả những người chưa có kỹ năng tìm tin. 1.4 Khái quát chung về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện Thư viện Quốc gia Việt Nam tiền thân là Thư viện Trung ương Đông Dương, được thành lập ngày 29/11/1917. Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là thư viện trung tâm của cả nước, trực thuộc sự quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, có chức năng chủ yếu là thu nhâṇ các xuất bản phẩm lưu chiểu, các luận án tiến sĩ của người Việt Nam ; bổ sung các tài liệu ngoại văn ; xây dưṇ g, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tôc̣ và về dân tộc ; biên soaṇ , xuất bản Thư muc̣ quốc gia, Tổng thư muc̣ Viêṭ Nam và các ấn phẩm thông tin khoa hoc̣ ; tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu học tập , nghiên cứu và giải trí của người dân ; nghiên cứ u khoa hoc̣ và công nghê ̣trong liñ h vưc̣ thông tin - thư viêṇ ; tổ chứ c bồi dưỡng và hướng dâñ chuyên môn, nghiêp̣ vu ̣cho người làm công tác thư viêṇ trong cả nước. Trụ sở đặt tại 31 Trường Thi ( nay là phố Tràng Thi) Hà Nội, nơi xưa kia thường diễn ra các cuộc tuyển chọn nhân tài thời phong kiến và cũng là trụ sở cuả Kinh lược Bắc kỳ.
  30. Trong gần một thế kỷ xây dựng, phát triển Thư viện luôn đạt những thành tựu nổi bật và vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương độc lập hạng nhất, huân chương lao động hạng nhất, nhì, ba. Ngày 1 tháng 9 năm 1919 Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ người đọc. Năm 1922 ra đời Nghị định thực hiện chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm trên toàn Đông Dương, Sở Lưu chiểu được thành lập. Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bản trên toàn cõi Đông Dương. Ngày 28/2/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương Hà Nội được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier. Ngày 8/9/1945, chỉ 6 ngày sau khi tuyên bố Độc lập, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Sắc lệnh số 13 chuyển giao các Thư viện công cộng trong đó có Thư viện Pierre Pasquier về cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý. Ngày 20/10/1945, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện. Nhưng sau đó, cùng với một số cơ quan khác, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc được sát nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và được đổi tên thành Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc. Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội (tháng 2/1947), theo Nghị định ngày 25/7/1947 của Phủ Cao ủy Pháp thì Nha Lưu trữ công văn và Thư viện Đông Dương được tái lập tại Sài Gòn. Nha này ngoài việc lưu trữ tài liệu còn có nhiệm vụ điều khiển Thư viện Trung ương lúc đó được đổi tên thành Thư viện Trung ương ở Hà Nội. Ngày 28/1/1955 Phó Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Nghị định số 446-TTg chuyển việc quản lý Thư viện Trung ương thuộc Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền. Qua nhiều năm phát triển và đổi tên, ngày 21/11/1958 Bộ trưởng Bộ Văn hóa ra nghị định tách Thư viện ra khỏi Vụ Văn hóa đại chúng thành Thư viện Quốc gia trực thuộc Bộ. Là Thư viện trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước thuộc Bộ văn hóa- thể thao và Du lịch, TVQGVN
  31. có vốn tài liệu và sách báo khá lớn, phong phú nhất cả nước và đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao, thiết bị cơ sở vật chất tốt đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ngoài ra TVQGVN cũng đang thực hiện công tác số hóa nguồn tài liệu để thuận tiện trong việc lưu giữ và để NDT tiện sử dụng. Hiện nay, TVQGVN là thành viên chính thức của Hiệp hội thư viện thế giới (IFLA); thành viên của Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á (CONSAL); trong lĩnh vực bảo quản, thư viện đã tham gia vào PAC (Preservation and Conservation Progarmme- chương trình bảo tồn và bảo quản). Thư viện đã được nhà nước tặng huân chương lao động Hạng Ba, Hạng Nhì, Hạng Nhất và Huân chương Độc lập Hạng Ba cùng nhiều bằng khen, Cờ Luân lưu của Bộ Văn hóa- Thể thao và Du lịch. Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống thư viện, đi đầu trong công tác tự động hóa và ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào hoạt động của mình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thì công tác số hóa tài liệu và tổ chức phát triển bảo quản nguồn TLS cũng là một vấn đề đang được Thư viện đặc biệt quan tâm 1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Theo quyết định số 579/TC-QĐ của Bộ Văn hóa thông tin ban hành ngày 17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của TVQGVN “Thư viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của Bộ Văn hóa thông tin có chức năng: gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân. Góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kỹ thuật, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
  32. TVQGVN là Thư viện Trung tâm của cả nước. Vai trò thư viện trung tâm của TVQGVN được thể hiện trên các phương diện sau: - Xây dựng và bảo quản kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, thu thập và tàng trữ tài liệu về Việt Nam của các tác gải trong nước và nước ngoài. - Luân chuyển và trao đổi tài liệu giữa các thư viện trong và ngoài nước. - Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo Luật xuất bản, các luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam được bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài được bảo vệ tại Việt Nam. - Biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia và phối hợp với thư viện trung tâm của các Bộ, ngành, hệ thống thư viện trong nước biên soạn Tổng thư mục Việt Nam. - Nghiên cứu thư viện học, thư mục học; hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa- Thể thao- Du lịch. Theo quyết định số 81/2004/QĐ – VHTT ngày 24/08/2004 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin TVQGVN có những chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:  Về chức năng: TVQGVN là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ văn hóa thông tin( nay là Bộ văn hóa- Thể thao – Du lịch) có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội.  Thư viện có nhiệm vụ: - Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức - Xây dựng và bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. - Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam.
  33. - Xử lý thông tin, biên soạn xuất bản thư mục Quốc gia và ấn phẩm thông tin văn hóa nghệ thuật; tổ chức biên soạn Tổng thư mục Việt Nam - Hợp tác trao đổi tài liệu vớ thư viện trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. - Nghiên cứu khoa học ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện - Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa- Thông tin (nay là Bộ Văn hóa- Thể thao – Du lịch) hoặc yêu cầu của địa phương đơn vị. - Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hóa – Thông tin( nay là Bộ văn hóa- Thể thao- Du lịch) và quy định của pháp luật. - Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính Phủ 1.4.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam Theo Quyết định số 81/QĐ – BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) bộ máy tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam bao gồm 13 phòng ban, với tổng số 173 cán bộ, viên chức và người lao động. Họ là những người có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của thư viện, trong đó có 1 tiến sĩ, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân TTTV (chiếm 72%) và các ngành khác. Dưới đây là Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam:
  34. Sơ đồ cơ cấu tổ chức TVQGVN 1.4.4 Đặc điểm người dùng tin ở Thư viện NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin. NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin. NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó. NDT là đối tượng phục vụ của bất kì một cơ quan TTTV nào. NDT là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo và làm giàu nguồn thông tin. Thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin của thư
  35. viện. sự thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện. Hiện nay NDT của TVQGVN phát triển nhanh chóng cả về số lượng và thành phần. Trình độ của NDT có nhiều cấp độ khác nhau. Đối tượng NDT mà Thư viện hướng tới là các nhà quản lí, lãnh đạo các cấp, các ngành; các cán bộ giảng dạy ở các trường đại học cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, các trường phổ thông; cán bộ công tác tại các phòng hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh; sinh viên các trường đại học cao đẳng Có thể chia NDT tại TVQGVN thành 3 nhóm chính như sau: Nhóm 1: Cán bộ quản lí, lãnh đạo Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các nhà chuyên môn đơn vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên 1.4.5 Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thế giới. Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên hiện tượng “bùng nổ thông tin”. Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Cũng từ đây thông tin trở thành động lực cho sự phát triển của xã hội. Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trở nên cấp thiết. Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin ngày càng được phát triển. Nhu cầu tin của các nhóm người dùng tin tại Thư viện Quôc gia Việt Nam:  Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít song lại là nhóm NDT rất quan trọng của thư viện. Đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc mà thư viện hết sức quan tâm.
  36. Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tính chiến lược và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xã hội; Họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác quản lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao. Thông tin phải vừa rộng đồng thời cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống.  Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các nhà chuyên môn đơn vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh Nhóm NDT này chiếm tỉ lệ khá nhiều tại Thư viện. Họ có nhu cầu tài liệu khá cao. Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại mang tính chuyên sâu. Nhóm NDT này có khả năng sử dụng mọi loại hình thức tài liệu cả truyền thống lẫn hiện đại. Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm; tài liệu xám, tài liệu đã số hóa; các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm.  Nhu cầu tin của nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên Đây là nhóm NDT chính chiếm tỉ lệ lớn nhất tại Thư viện. Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và rất cao. Họ mong muốn tham khảo tài liệu để mở rộng kiến thức. Đặc biệt, các sinh viên năm cuối có nhu cầu tài liệu chuyên ngành rất cao như : Giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tài liệu chuyên ngành, luận văn bên cạnh tài liệu quốc văn, ngoại văn họ có nhu cầu sử dụng khá cao các nguồn TLS của Thư viện. Nghiên cứu đặc điểm NDT và nhu cầu tin tại TVQGVN là giúp cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn TLS của họ, qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu. Điều này khẳng định vai trò quan trọng của TVQGVN. CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam TVQGVN là nơi lưu trữ tư liệu lớn với nhiều giá trị văn hóa, lịch sử và các giá trị tri thức khác của nhân loại có nhiệm vụ xây dựng, phát triển, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài về Việt Nam. Với vai trò là Thư viện trung tâm
  37. của hệ thống thư viện trong cả nước do vậy vốn tài liệu của Thư viện ban đầu chỉ có khoảng vài nghìn bản thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau. Trải qua gần 95 năm TVQGVN đã xây dựng được một nguồn vốn tài liệu khá lớn về số lượng, phong phú về ngôn ngữ thể hiện và đa dạng về loại hình. Về ngôn ngữ, tài liệu của Thư viện được viết bằng tiếng Việt và các thứ tiếng: Anh, Trung Quốc, Pháp, Nga, Nhật Bản, Tây Ban Nha Về loại hình, Thư viện hiện đang lưu trữ các tài liệu ở nhiều loại hình: Sách, báo, tạp chí in ấn, CD- ROM, cassette, CSDL thư mục, CSDL số hóa toàn văn. 2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống (Tính đến năm 2010) Sách: 1.500.000 đơn vị ( hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách). Trong đó có các bộ sưu tập quý sau: Sách xuất bản về Đông Dương trước 1954: với hơn 6700 bản đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam. Sách Việt từ năm 1955 tới nay: hơn 500.000 bản. Sách nhạc: 21.800 bản Tài liệu tra cứu: 4000 bản. Sách ngoại: hơn 100.000 bản. Sách Pháp: gần 50.000 bản. Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ thế kỷ XV – XVI. Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản. Hàng năm trung bình kho này tăng từ 700 đến 900 bản. Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng và các vùng tạm chiếm thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô.
  38. Sách tiếng Nga: có 270.000 bản. Sách tiếng Trung: khoảng hơn 50.000 bản. Sách Lưu chiểu: được thành lập từ tháng 10 năm 1954. đến nay kho lưu chiểu đã có hơn 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta. Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, không đưa ra phục vụ và được bảo quản với điều kiện tốt, an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hóa thành văn của dân tộc Việt Nam. STT Bộ sƣu tập Số lƣợng (bản) 1 Sách Việt (bao gồm cả sách lưu chiểu) 800.000 2 Sách nhạc 21.800 3 Sách kháng chiến 3.996 4 Sách Đông Dương 67.000 5 Sách Ngoại 100.000 6 Sách Nga 270.000 7 Sách Trung 50.050 8 Sách Hán Nôm 5.205 9 Sách Quỹ Châu Á 4.500 10 Luận án tiến sĩ 16.000 11 Tài liệu tra cứu 4.000 Bảng 1: bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia Việt Nam Báo, tạp chí: gần 9000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài. Trong đó có hơn 1700 tên báo tạp chí xuất bản ở Đông Dương trước năm 1954 và ở Việt Nam trước năm 1975 (hay thường được gọi là kho nghiên cứu). Trong kho này, có rất nhiều tên báo chí có giá trị về kinh tế, văn hóa, xã hội như tạp chí: “Bulletin e’conomique de I’Indochine” , “Revue Indochinoise Illustre’e”, “ Nam Phong tạp chí”, “ Đông Dương tạp chí” và rất
  39. nhiều báo chí khác có giá trị về lịch sử, địa lý, nông nghiệp, pháp luật đặc biệt còn có tờ báo đầu tiên về chữ quốc ngũ “Gia Định báo” Thư viện có năm 1890, 1896. Thống kê số lượng báo, tạp chí tại TVQGVN STT Bộ sƣu tập Số lƣợng (tên) 1 Báo – Tạp chí Tiếng Việt 1.713 2 Báo – Tạp chí Tiếng Anh 2.153 3 Báo – Tạp chí Tiếng Pháp 990 4 Báo – Tạp chí Tiếng Nga 790 5 Báo – Tạp chí Tiếng Trung Quốc 500 6 Các ngôn ngữ khác 820 7 Báo – Tạp chí kho nghiên cứu 1700 Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: Tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài . Microfilm, Microfic: Microfilm do TVQGVN tự sản xuất hoặc bổ sung bao gồm khoảng gần 300 tên báo, tạp chí xuất bản trước năm 1954; báo ngoại: khoảng hơn 100 tên; sách Việt, sách ngoại, sách Nga; Sách Hán Nôm tổng số gần 2000 tên. Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm 2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện. TVQGVN là một trong những thư viện có nguồn TLS lớn trong cả nước, có khả năng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự hợp tác liên kết với các nhà xuất bản. Trong đó bên cạnh nguồn tài liệu số mua từ bên ngoài, các nguồn TLS do TVQGVN tạo lập cũng rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức.
  40. 2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập luận án Tiến sĩ bao gồm bản toàn văn tóm tắt và bản dịch tóm tắt nếu luận án bằng tiềng nước ngoài, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước, là kho tài liệu đặc biệt quý của TVQGVN. Tính đến tháng 12 năm 2010, TVQGVN đã số hóa 15.571 bản và đưa ra phục vụ được khoảng hơn 2.500.000 trang. Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên. Bộ sưu tập Thăng Long Hà Nội 1000 năm văn hiến: gồm 850 cuốn, 407.970 trang bao quát các chủ đề: Sách Thăng Long – Hà Nội trước năm 1954; Sách Thăng Long – Hà Nội sau năm 1954; Luận án Tiến sĩ về Thăng Long – Hà Nội; Sách Hán Nôm về Thăng Long – Hà Nội; Bản đồ Hà Nội và vùng phụ cận. Hình thức truy cập: trực tuyến và trong mạng LAN Sách Đông Dương: đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đã số hóa 130.333 trang, 829 cuốn từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều giá trị về lịch sử, địa lý, văn hóa của toàn bộ Đông Dương. Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá- có giá trị đó tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE). Hiện tại TVQGVN đã đưa lên mạng trực tuyến phục vụ bạn đọc ,truy cập miễn phí. (Bạn đọc truy cập trực tuyến tại: ( Sách Hán Nôm: Đây là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam. Để bảo quản lâu dài và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đã phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này. Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 220.542 trang khoảng 1.293 bản tại địa chỉ:
  41. Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Đây là dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của Hiệp hội Thư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL) với chương trình COCI để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước con người Việt Nam. TVQGVN lựa chọn và số hóa 338 cuốn, tương đương 92.520 trang Bộ sưu tập Tuồng, Cải lương: Số hóa 90 cuốn tương đương 4.818 trang Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của Thư viện như: Thư mục Quốc gia tháng – năm, tài liệu của Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn. STT Bộ sƣu tập Bản Trang 1 Luận án Tiến sĩ 15.571 2.500.000 2 Thăng long Hà Nội 1000 năm văn hiến 850 407.970 3 Sách Đông Dương 829 130.333 4 Sách Hán Nôm 1.293 220.542 5 Sách tiếng Anh viết về Việt Nam 338 92.520 6 Bộ sưu tập Tuồng, Cải lương 90 4.818 Bảng 3: Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng của Thư viện Bộ sưu tập băng, đĩa CD- ROM, DVD:
  42. CSDL băng, đĩa CD , CD– ROM , VCD được thu nhận vào TVQGVN qua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, hoặc nhận tặng biếu trong vài năm gần đây, hơn 3068 tên tài liệu ( với nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, tài chính kế toán, Kinh tế, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục ). 2.1.2.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn ngoại sinh Đến nay, Thư viện đã mua một số CSDL của các nhà cung cấp nội dung có uy tín dưới hình thức là trả phí để có được quyền sử dụng các cơ sở dữ liệu đó. Một số CSDL đang được Thư viện khai thác để phục vụ NDT là: Proquest, Keesings, Wilson, AGORA CSDL trực tuyến Proquest :( Proquest là CSDL trực tuyến được bổ sung về Thư viện trong thời gian 2 năm gần đây trong chương trình liên hiệp Thư viện các nguồn tin điện tử đã được bạn đọc thư viện tin tưởng sử dụng và đánh giá cao. ProQuest là một CSDL điện tử do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanh nghiệp, hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn, 479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực ; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành khoa học, lĩnh vực khác nhau. ProQuest được hỗ trợ nhiều thứ tiếng khác nhau : Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Nhật nhưng đáng tiếc là chưa hỗ trợ tiếng Việt CSDL Keesings :(
  43. CSDL Keesings được bổ sung năm 2009, bao gồm hơn 95.000 bài báo, là CSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới về chính trị, kinh tế, xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ 1931 – nay và được xuất bản bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan. Đây là CSDL được cập nhật hàng ngày các sự kiện trên toàn thế giới như: Bầu cử, chiến tranh, các hiệp ước, các chính sách ngoại giao, hợp tác quốc tế chỉ bạn đọc sử dụng dịch vụ phòng đọc Đa Phương tiện mới có quyền truy cập đến các cơ sở dữ liệu đó. CSDL Wilson: (Truy cập trong LAN) CSDL toàn văn Wilson Ommifile Full Text trên đĩa CD- ROM là nguồn lực thông tin của nước ngoài bằng tiếng Anh, được bổ sung vào năm 2007, bao gồm 10 chủ đề cơ bản như: Khoa học Thông tin – thư viện, Khoa học kỹ thuật ứng dụng, nghệ thuật, khoa học xã hội, Giáo dục, Nhân chủng học Đây là một hệ cơ sở đa cấu trúc cung cấp cho người sử dụng nội dung hoàn chỉnh về các chỉ số, bản tóm tắt và đầy đủ các tài liệu, văn bản. Đây là CSDL trên đĩa CD- ROM được thư viện mua và cài đặt trong một máy chủ đặt tại phòng đọc Đa phương tiện, để truy cập vào CSDL này, bạn đọc phải đọc trong mạng LAN Thư viện và không thể truy cập trực tuyến. CSDL AGORA (Access to Global Online Research in Agriculture) Đây là chương trình được thiết lập bởi tổ chức Lương thực và Nông nghiêp của Liên Hợp Quốc (FAO) và một số nhà xuất bản. Chương trình này cho phép các nước đang phát triển được quyền truy cập vào bộ sưu tập số các tài liệu đã được kiểm định nội dung trong lĩnh vực thực phẩm, nông nghiệp, khoa học, môi trường và nhiều khoa học xã hội khác có liên quan. CSDL này cung cấp 1.278 tạp chí khoa học tới các cơ sở giáo dục,
  44. Vện nghiên cứu tại hơn 107 Quốc gia liên quan đến vấn đề: Nông nghiệp, Công nghệ sinh học, các ngành liên quan đến sinh vật, Môi trường và Xã hội học với 4 ngôn ngữ Anh, Pháp, Arập, Tây Ban Nha. TVQGVN đã đăng kí và được phép truy cập từ 2005, bạn đọc Thư viện có thể truy cập CSDL trực tuyến này tại địa chỉ: CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến (Vietnam Journals Online- VJOL) Tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến (VJOL) là CSDL tóm tắt và toàn văn các tạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứu tiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam. Đây còn là một dịch vụ cho phép các tạp chí thành viên tự xuất bản và quản lý tạp chí của mình trên mạng internet. Nói cách khác đây còn là một CSDL hữu cơ, luôn được cập nhật thông tin mới từ chính những tạp chí tham gia vào VJOL, bạn đọc của Thư viện có thể truy cập đến CSDL này qua địa chỉ: www.vjol.info. CSDL sách Châu Âu ( Bao gồm 2 CSDL trực tuyến phổ biến nhất: • CSDL thư mục về các nhà xuất / nhập khẩu trên toàn cầu. • CSDL dữ kiện trực tuyến về các công ty ở nước này đang hợp tác làm ăn với công ty ở nước khác (ví dụ như các công ty của Đức hợp tác với công ty của Trung Quốc) CSDL Luật Việt Nam
  45. Hệ thống văn bản pháp luật từ 1945 – nay 2.1.2.3 Một số bộ sưu tập số khác Kỹ thuật của người An Nam Bao gồm 700 bản tranh khắc gỗ với hơn 4000 hình ảnh về đời sống văn hóa, lao động của người dân Việt Nam cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX Tri tân Tạp chí
  46. Bao gồm 212 số (1941- 1945) Nam Phong Tạp chí Bộ 6 đĩa DVD bao gồm 210 số Nam-Phong Tạp-Chí (1917-1934) Sắc phong tỉnh Hưng Yên Bộ 4 đĩa DVD: bao gồm hơn 450 sắc phong 2.2 Công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Thƣ viện
  47. 2.2.1 Chính sách bổ sung tài liệu số Đối với TVQGVN chính sách bổ sung luôn thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao dành cho loại hình tài liệu số hoá toàn văn, trong đó đặc biệt quan tâm đến nguồn tự xây dựng, nhất là đối với nguồn tài liệu quý hiếm của Thư viện. Tuy nhiên trên thực tế TVQGVN cũng như các trung tâm TTTV khác ở Việt Nam chưa có chính sách phát triển TLS mang tính chiến lược ban hành như một văn bản cụ thể cho việc bổ sung phát triển TLS mà chỉ tiến hành bổ sung TLS trên cơ sở nhằm đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện theo các hình thức sau đây: - Có bao nhiêu tiền thì làm từng ấy ( chính sách tài chính hàng năm dành cho việc phát triển nguồn lực số là không liên tục). - Số hóa những tài liệu quý hiếm, có nguy cơ bị hủy hoại lớn nhất trước (mang tính chất bảo quản là chính): ở TVQGVN là Sách, báo Đông Dương; Sách Hán Nôm; - Số hóa những tài liệu mà độc giả quan tâm và sử dụng nhiều nhất để giảm việc sử dụng của NDT đến tài liệu gốc, nhằm bảo quản lưu giữ tốt hơn vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện: ở TVQGVN là Luận án tiến sĩ, các CSDL trực tuyến phù hợp như: ProQuest, Keesings, Wilson, - Bổ sung qua nguồn lưu chiểu tài liệu: Xuất bản phẩm là dạng băng, đĩa CD, DVD, âm thanh, file mềm, hoặc những tài liệu điện tử kèm theo sách. Đây là một trong những nguồn quan trọng cho các bộ sưu tập số của TVQGVN trong tương lai. - Bổ sung qua nguồn trao đổi, biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước như: các CSDL về Luật: Dalloz, Francis Lefebvre, UNIF 2.2.2 Kinh phí bổ sung tài liệu số Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, đối tượng của NDT. Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn cho việc phát triển nguồn tin.
  48. Nguồn kinh phí cho việc xây dựng phát triển Thư viện của TVQGVN chủ yếu là do nhà nước và từ TVQGVN cấp. Nguồn kinh phí này được phân bổ cho tất cả các hoạt động chung của Thư viện nhằm duy trì sự hoạt động liên tục và lâu dài của Thư viện. (Bà Nguyễn Thị Thanh Mai, Vụ trưởng Vụ Thư viện cho biết: “Việc số hóa tài liệu cần tới nguồn kinh phí khá lớn. Chỉ riêng Thư viện Quốc gia trong năm 2011 đã thực hiện dự án số hóa với kinh phí hơn 20 tỷ đồng. Cũng theo bà Mai, kinh phí thực hiện số hóa hiện nay phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách nhà nước và nguồn tài trợ của nước ngoài chứ bản thân các thư viện không đủ khả năng thực hiện. Trong khi đó, Thư viện Quốc gia có vốn tài liệu hơn 1.500.000 đầu sách được Nhà nước đầu tư khoảng 11 tỷ đồng, song nguồn ngân sách này ngày càng bị cắt giảm để ưu tiên cho những yêu cầu cấp bách khác”. Việc số hóa tài liệu đòi hỏi phải có nguồn kinh phí rất lớn, đầu tư về trang thiết bị, hệ thống máy tính, cơ sở vật chất hiện đại, trong đó ngân sách tài chính của Thư viện còn nhiều hạn chế. Nguồn kinh phí còn eo hẹp, không được bổ sung liên tục. Giá tài liệu ngày một tăng cao dẫn đến tình trạng TLS bổ sung bị ngắt quãng, các tài liệu CD, DVD chưa được bổ sung liên tục đều đặn. Nguồn kinh phí dành cho hoạt động bổ sung TLS hoá toàn văn rất lớn, mà phần lớn kinh phí đó lại được lấy từ ngân sách hoạt động của Thư viện, nên nguồn kinh phí cho bổ sung TLS không được liên tục và cũng không cụ thể mà nó thường là đột xuất, có đợt thì được bổ sung. Qua phân tích phiếu điều tra cán bộ thư viện tại TVQGVN (phát ra 120 phiếu, thu về 100 phiếu), có 100 ý kiến (100%) đánh giá kinh phí nhà nước cho phát triển tài liệu số là chưa đủ; 0 ý kiến cho rằng kinh phí ngân sách nhà nước đáp ứng đầy đủ cho công tác phát triển TLS. Bảng 4: Đánh giá của cán bộ về ngân sách nhà nước cấp cho phát triển TLS Mức độ đáp ứng Số phiếu thu về Rất đầy đủ Đầy đủ Chưa đủ 100 SL % SL % SL % Số lượng 100 0 0 0 0 100 100 2.2.3 Nguồn bổ sung tài liệu số
  49. Hiện tại, nguồn tài liệu số hóa toàn văn của TVQGVN là khá lớn về số lượng và phong phú về định dạng (văn bản, âm thanh, video ) cũng như hình thức (được lưu trữ trên CD – ROM, DVD, trong ổ cứng các máy chủ, trên hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu trực tuyến, website ) và còn có khả năng tiếp tục ra tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự liên kết hợp tác với các nhà xuất bản. Tiềm lực của Thư viện Quốc gia Việt Nam • Có nguồn tài liệu số hóa toàn văn Luận án Tiến sĩ do tác giả nộp, hàng năm thu nhận được hàng nghìn bản (tương đương 400.000 trang mỗi năm ) • Có nguồn tài liệu sách, báo – tạp chí lưu chiểu rất lớn trong đó có nhiều dữ liệu điện tử • Có nhiều đối tác là các đơn vị xuất bản trong và ngoài nước • Có mối quan hệ với các thư viện quốc gia trên thế giới • Nguồn lực của TVQGVN sẽ được bổ sung mạnh mẽ với các dự án lớn đang triển khai sắp tới. Thư viện sẵn sàng liên kết chia sẻ với thư viện khác: • Một phần khá lớn nguồn số hóa toàn văn đã/đang/sẽ tiếp tục mở cho phép bạn đọc truy cập trực tuyến miễn phí, • TVQGVN cũng sẽ sẵn sàng chia sẻ nguồn lực trên với các đơn vị có nguồn lực số nhằm giảm chi phí bổ sung, tăng cường nguồn lực cũng như sử dụng hiệu quả các nguồn lực trên. • Ngoài ra, các Bộ sưu tập truy cập hạn chế khác của TVQGVN trong thời gian tới cũng sẽ có các chính sách truy cập phù hợp nhất, nhằm mục đích có càng nhiều đơn vị càng nhiều bạn đọc sử dụng càng tốt.
  50. Qua phân tích số liệu những năm gần đây, có thể thấy nguồn tài liệu nhập về TVQGVN chủ yếu thông qua lưu chiểu (chiếm 89,1%) số còn lại (10,9%) thông qua việc bổ sung trao đổi và biếu tặng. Việc bổ sung tài liệu ngoại văn do kinh phí hạn chế nên trong nhũng năm gần đây TVQGVN ít có điều kiện bổ sung những tài liệu này. Phần lớn các tài liệu ngoại nhập về chủ yếu thông qua trao đổi biếu tặng. Nguồn bổ sung TLS có thể phân chia thành 2 bộ phận chính: . Nguồn tài liệu số hóa do Thư viện tự xây dựng: - Luận án tiến sĩ - Sách Đông Dương: kho tư liệu lịch sử quý hiếm - Sách Hán Nôm - Sách tiếng Anh viết về Việt Nam - Sách, bản đồ về Hà Nội . Nguồn lực tài liệu số hóa ngoại sinh Tài liệu số hóa toàn văn nhập ngoại là những cơ sở dữ liệu được mua quyền sử dụng từ các nhà cung cấp khác nhau ở trong và ngoài nước, từ các nhà xuất bản, từ nguồn biếu tặng: - CSDL trực tuyến Proquest - CSDL Keesings - CSDL Wilson - CSDL AGORA - CSDL tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến - Bộ sưu tập băng, đĩa CD, VCD, CD – ROM được thu nhận vào Thư viện qua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, nhận tặng biếu từ các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của Thư viện như : Thư mục Quốc gia Tháng – Năm, tài liệu đào tạo của Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn.
  51. 2.2.4 Hạ tầng cơ sở trang thiết bị sử dụng để phát triển tài liệu số Trang thiết bị hiện đại là yếu tố không thể thiếu đối với một Thư viện trong thời đại ngày nay. Tại TVQGVN, hệ thống trang thiết bị đã không ngừng được đầu tư, qua các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003); Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại TVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cường năng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009) TVQGVN được trang bị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của xã hội như: các phòng phục vụ bạn đọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp hiện hạ tầng cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả. Với bộ sưu tập TLS đồ sộ như vậy, Thư viện đã cố gắng áp dụng nhiều biện pháp để đưa giá trị bộ sưu tập của mình tới đông đảo quần chúng bạn đọc như: tăng chỗ ngồi bạn đọc và tiện nghi các phòng phục vụ bạn đọc. nếu trước kia Thư viện chỉ có 1 phòng đọc với 100 chỗ ngồi thì nay là 7 phòng đọc với 1.000 chỗ ngồi trong đó tới 6 phòng đọc tự chọn. Các phòng thoáng mát sạch sẽ và có điều hòa nhiệt độ. Các thủ tục làm thẻ bạn đọc được giản tiện ở mức tối đa. Một số trang thiết bị của Thư viện:  Máy vi tính: Để đảm bảo tốt cho công việc quét ảnh và các công tác số hóa. - Thư viện đã lựa chọn các loại máy tính có cấu hình RAM, dung lượng ổ cứng và Chip xử lý tốc độ cao nhất trong thời điểm hiện tại. Thư viện hiện có 18 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm - NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet/Intranet và hơn 250 máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng
  52. dụng thư viện và văn phòng, được nối mạng Internet băng thông rộng, phục vụ cho công tác xử lý tài liệu của đơn vị. Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện, 20 máy phục vụ cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác. Phần cứng và phần mềm máy tính luôn biến đổi nhanh chóng. May thay, những máy tính hiện tại có thể xử lý dữ liệu rất nhanh, đảm bảo rất tốt cho công việc quét ảnh và các công tác số hóa khác. Thư viện lựa chọn loại máy tính cá nhân có cấu hình RAM, dung lượng ổ cứng, và Chip xử lý có tốc độ cao nhất trong thời điểm hiện tại. Ngoài ra các thiết bị khác cũng rất quan trọng là ổ ghi CD-R/DVD- R, ổ CD-ROM/DVD (để sao lưu dữ liệu trên CD), mà hình càng lớn càng tốt (gợi ý: 17’’ hoặc lớn hơn: nhằm kiểm tra độ trung thực của ảnh số).  Máy quét ảnh: Tại Thư viện đang sử dụng máy Scaner độ phân giải 300dpi và máy ảnh kỹ thuật số để quét và chụp các trang của tài liệu. Máy quét phẳng (Flatbed scanner) có nhiều hãng và nhiều model khác nhau (HP, EPSON ). Giống như máy vi tính, phần lớn những máy scanner hiện nay là đảm bảo chất lượng và thích hợp cho việc quét ảnh. Nói chung lựa chọn những hãng nổi tiếng và tham khảo model của máy scanner trên các báo, tạp chí, website về công nghệ trước khi quyết định mua. Hãy lựa chọn những máy scanner có bề mặt càng rộng càng tốt. Lựa chọn loại máy có độ phân giải quang học tối thiểu 600 dpi. Chú ý về Máy ảnh số: Phần lớn những máy ảnh kỹ thuật số hiện nay đều đáp ứng tốt các tiêu chuẩn về số hóa, nhưng thư viện cũng cần thiết lựa chọn những hãng có uy tín, và những máy ảnh số phổ biến.  Thiết bị lưu trữ: CD-ROM, đĩa DVD, đĩa Bluray Ngoài ra còn có các thiết bị khác phục vụ số hóa như: Ổ cứng di dộng Store, ổ ghi CD - R/DVD - R, ổ CD – ROM/DVD (để sao lưu dữ liệu trên CD).
  53. - Để đáp ứng nhu cầu của NDT về sao chụp tài liệu, in sao băng, đĩa, cũng như phục vụ công tác số hóa tài liệu và công tác tập huấn, đào tạo NDT, Thư viện có các máy: Photocoppy, máy in, máy in, sao băng đĩa, máy chiếu Hiện nay hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đang được khai thác tốt và thường xuyên được bảo trì, sửa chữa để tăng hiệu quả sử dụng. Qua phân tích phiếu điều tra đánh giá người dùng tin tại TVQGVN (phát ra 230 phiếu, thu về 200 phiếu) cho thấy: có 20% ý kiến được hỏi (chiếm 10%) đánh giá hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện là rất tốt; 100 (chiếm 50%) ý kiến cho rằng hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện là tốt; 66 ý kiến ( 33%) bình thường; 14 ý kiến ( 7%) cho rằng chưa đáp ứng. Bảng 5: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật của Thư viện Mức độ Rất tốt Tốt Bình thường Không tốt SL % SL % SL % SL % Số lượng 20 10 100 50 66 33 14 7 Biểu đồ 1: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện 7% 10% 33% 50% Rất tốt Tốt Bình thường Không Tốt Qua 100 phiếu điều tra cán bộ tại TVQGVN đa số ý kiến cũng cho rằng hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện là tốt, đáp ứng nhu cầu, cụ thể: có 2 ý kiến (2%) rất tốt; 96 ý kiến (96%) tốt; 2 ý kiến (2%) bình thường; 0 ý kiến (0%) không tốt.
  54. Bảng 6: Đánh giá của cán bộ về hệ thống cơ sở vật chất của TVQGVN Mức độ Rất tốt Tốt Bình thường Không tốt SL % SL % SL % SL % Số lượng 2 2 96 96 2 2 0 0 Biểu đồ 2: Đánh giá của cán bộ thư viện về hệ thống cơ sở vật chất của TVQGVN Rất tốt Tốt Bình thường Không Tốt Qua 2 bảng đánh giá chúng ta cũng có thể nhận thấy hệ thống cơ sở vật chất ở TVQGVN đã đáp ứng được đa số nhu cầu cho NDT và cả cán bộ thư viện. 2.2.5 Phần mềm công nghệ để số hóa tài liệu TVQGVN là một trong những Thư viện đi đầu trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu được triển khai khá sớm. Cùng với quá trình phát triển của công nghệ thông tin, Thư viện không ngừng đẩy nhanh quá trình áp dụng các phần mềm vào hoạt động. Xuất phát từ sự phong phú và đa dạng của các nguồn TLS, hiện tại Thư viện đang sử dụng nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên này. Dưới đây là một số phần mềm đã và đang được sử dụng.
  55.  Phần mềm Ilib 4.0 Từ tháng 10– 2003 đến nay, TVQGVN đã chuyển sang sử dụng phần mềm Ilib thay cho phần mềm CDS/ISIS + Tính năng của phần mềm Ilib - Phần mềm hiện đại hóa Thư viện một cách toàn diện, nâng cao năng lực và vai trò của thư viện; - Cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hóa âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau; - Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, sách điện tử, biến các loại tài liệu này trở thành dữ liệu của Thư viện; - Cho phép bạn đọc và khai thác thông tin trực tuyến; - Hệ thống được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, do đó dễ dàng nâng cấp, mở rộng cũng như tích hợp với các hệ thống khác. + Điểm nổi bật của phần mềm Ilib - Đáp ứng được các yêu cầu của phần mềm thư viện số - Đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và thiết kế phần mềm\ - Số hóa và đáp ứng được việc thu thập, bổ sung các tư liệu cần số hóa - Đáp ứng được việc biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm. +Lợi ích khi sử dụng Ilib - Phần mềm tạo ra phương pháp chung cho việc biên mục các tư liệu số, thư viện có thể xây dựng các bộ sưu tập số theo ý mình khi có nhu cầu và kinh phí
  56. - Các thư viện và các cơ quan có thể khai thác các bản ghi thư mục của nhau một cách dễ dàng tùy theo từng nhu cầu dựa vào các phương tiện OPAC hay Z39.50. - Việc tuân theo chuẩn RDF – Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm tin từ máy chủ của Thư viện, khiến thư viện trở thành nguồn cung cấp thông tin số hóa tại Việt Nam và trên thế giới. Hiện tại các CSDL do Thư viện tạo lập như CSDL SACH, LA, JM đã được tích hợp vào CSDL chung của TVQGVN và bạn đọc có thể tra tìm tài liệu thông qua mạng internet với địa chỉ trang Web: Với giao diện bên dưới:  Phần mềm quản trị thƣ viện số Dlib Năm 2006, TVQGVN đã triển khai phần mềm thư viện số Dlib phục vụ mạng LAN. Phần mềm quản lý tài liệu số Dlib cho phép cán bộ thư viện mô tả dữ liệu thư mục theo chuẩn Dublin Core, có gắn kết với tài liệu số các loại hình tài liệu: văn bản, âm thanh, hình ảnh, nghe nhìn Phần mềm được tích hợp trên trang Web của thư viện, cho phép bạn đọc ở bất cứ đâu cũng có thể tra cứu vào CSDL dữ liệu số. Hiện tại, có các CSDL: Luận án tiến sĩ, sách Đông Dương, sách tiếng Anh viết về Việt Nam. Tài liệu ở các dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh, film ảnh DLib là phần mềm quản lý thư viện số do AITECH triển khai giúp cho việc quản lý và khai thác kho tư liệu số hóa của thư viện một cách hiệu quả nhất.
  57. Dưới đây là giao diện tra cứu của phần mềm Dlib  Các tính năng nổi bật Hỗ trợ biên mục theo chuẩn Dublin Core. Quản lý việc download và mua bán tài liệu của thư viện. Truyền file từ máy trạm lên server thông qua cơ chế FTP. Đánh chỉ mục và tìm kiếm toàn văn. Bảo mật và phân quyền chăt chẽ. Phát triển trên công nghệ Web, triển khai và bảo hành bảo trì dễ dàng.  Các phân hệ chính của phần mềm . Bổ sung – Biên mục Cho phép tổ chức cấu trúc thư mục và tải các file dữ liệu số hóa từ máy trạm lên máy chủ phục vụ cho các công việc biên mục, tạo bộ sưu tập, gắn liên kết file, thiết đặt các chế độ khai thác cho các tài liệu điện tử. Thống kê: Thống kê các loại tài liệu điện tử có trong kho dữ liệu số (file hình ảnh, âm thanh, văn bản), những tài liệu được download nhiều nhất theo thời gian, theo người biên mục
  58. . Quản lý bạn đọc Tài khoản: Quản lý thông tin của bạn đọc, số tài khoản, phục vụ cho việc thu phí download tài liệu đối với những tài liệu có tính phí. Quản lý thu phí: Quản lý toàn bộ quá trình nạp phí và việc download các tài liệu tính phí của bạn đọc. . Tra cứu Tìm kiếm thông thường: Tìm kiếm các tài liệu dựa vào những điều kiện lọc là các trường biên mục chuẩn Dublin Core (trường nhan đề, tác giả, nội dung, dạng file ). Tìm kiếm toàn văn: Tìm kiếm trực tiếp trên nội dung file điện tử. Tạo tài khoản bạn đọc để có thể download được tài liệu đối với những tài liệu có tính phí. . Quản trị hệ thống - Quản lý và phân quyền người sử dụng, thực hiện các chức năng sao lưu phục hồi tài liệu. - Theo dõi nhật ký hệ thống.  Công nghệ Optical Character Recognition (OCR - dùng để nhận dạng ký tự quang học) Công nghệ nhận dạng chữ in (Optical Character Recognition - OCR) là công nghệ cho phép chuyển đổi tài liệu dạng ảnh (các ảnh đầu ra của máy quét, máy ảnh, file PDF dạng ảnh ) thành tài liệu có thể biên tập được (file text, file Word ).  Ngoài các phần mềm xử lý ảnh số đi kèm với các thiết bị phần cứng của máy quét ảnh, hay máy ảnh kỹ thuật số. Các ứng dụng còn lại nên dùng các chuẩn xử lý ảnh của Adobe Photoshop. Mặc dùng Photoshop đắt hơn các phần mềm xử lý ảnh khác, nhưng chất lượng xử lý hình ảnh tốt hơn. Nói chung Adobe có thể cung cấp gần như toàn bộ các nhu cầu về xử lý ảnh của bạn.
  59. Bảng 7: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ của Thư viện Mức độ Rất đầy đủ Đầy đủ Chưa đủ SL % SL % SL % Số lượng 0 0 60 60 40 40 Biểu đồ 3: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ của Thư viện 0% 40% 60% Rất đầy đủ Đầy đủ Chưa đủ 2.2.6 Nguồn nhân lực trong công tác bổ sung tài liệu số Tại TVQGVN, người cán bộ không phải chỉ biết cách tổ chức thật ngăn nắp, thật khoa học nguồn tài liệu và nguồn tài nguyên thông tin của mình mà còn làm tăng giá trị của thông tin tài liệu cả về chất lượng nội dung và thói quen sử dụng của người dùng tin, tạo lập cho bạn đọc những nhu cầu thông tin mới. Đồng thời cán bộ sẵn sàng học hỏi kinh nghiệm và sẵn sàng chia sẻ năng lực, nguồn tin với các thư viện khác trong và ngoài hệ thống. Cán bộ làm công tác số hóa tài liệu có kiến thức chuyên môn cao, biết vận hành hệ thống máy móc, ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại và có các kỹ năng thao tác xử lý thông tin, với trình độ đại học trở lên - Tại thư viện Quốc gia Việt Nam, nguồn nhân lực trong công tác bổ sung tài liệu số không cố định, và chưa có bộ phận chuyên trách, nhưng có 05 bộ phận sẵn sàng tham gia vào các công việc phát triển nguồn tài liệu số: Phòng Tin học, Phòng bảo quản, Phòng Đọc báo – tạp chí, Phòng Đối ngoại, Phòng Bổ sung trao đổi Quốc tế (tổng số có khoảng 20-25 người) thực hiện dưới sự chỉ đạo, giám sát của giám đốc Thư viện.
  60. 2.3 Công tác bảo quản nguồn tài liệu số tại Thƣ viện 2.3.1 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu số Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. TLS luôn được lưu giữ và sử dụng trên máy tính, vì thế mà vấn đề quản lý TLS luôn gặp khó khăn do sự truyền tải dữ liệu thông qua mạng chung internet. Có các nguyên nhân gây mất mát TLS: Bảo quản và xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt Phương pháp lưu trữ và trưng bày, sử dụng chưa thích hợp Những thay đổi trong cơ quan thông tin thư viện về máy móc. Thay đổi cơ cấu nội dung thông tin. Cắt nguồn đầu tư, viện trợ của thư viện. Lỗi thời về công nghệ. Lỗi thời về khổ mẫu - fomat dữ liệu. Tin tặc. Thảm họa do thiên nhiên hoặc con người mang lại. Về vấn đề con người, ý thức của người dùng tin cũng là 1 nguyên nhân, một nguy cơ tiềm tàng dẫn đến sự mất mát tài liệu số. Con người là chủ thể sáng tạo ra các sản phẩm công nghệ tiên tiến hiện đại, là chủ thể nâng cấp khổ mẫu và cho ra đời các phiên bản mới, các phần mềm hiện đại hơn. Tuy nhiên chính con người lại là đối tượng mang lại nguy hiểm cho các nguồn tin số. “Hacker” là thuật ngữ chỉ một người hay nhóm người sử dụng sự hiểu biết của mình về cấu trúc máy tính, hệ
  61. điều hành, mạng, các ứng dụng trong internet để tìm các lỗi hổng, bảo mật. Từ đó họ dùng virut, trojen, worm, spyware, để xâm nhập vào máy tính hoặc server của tổ chức nhắm mục đích lấy cắp thông tin, phá hoại hoặc để thể hiện trình độ của mình. “ Hacker” tạo ra virut, một khi virut xâm nhập vào máy tính cá nhân hoặc hệ thống máy chủ của tổ chức, virut sẽ “ăn” một phần hay toàn bộ dữ liệu. Vì thế, cần phải có các biện pháp thiết thực bảo vệ sự “khỏe mạnh” của máy tính để các dữ liệu số được sử dụng an toàn. Cùng với sự ra tăng nguồn tài liệu số một cách nhanh chóng thì bảo quản tài liệu số là nhiệm vụ mà TVQGVN sẽ phải đối mặt trong những năm sắp tới. 2.3.2 Phương pháp bảo quản tài liệu số trong kỉ nguyên số. Trong công tác bảo quản TLS ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý TLS và người sử dụng TLS. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản TLS sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản TLS bao gồm: - Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu - Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng - Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu Người sử dụng TLS hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản TLS như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu. Số hóa kho tri thức thế giới là một trong những sáng kiến quan trọng nhất của thiên niên kỷ mới. Hiện nay, mọi thứ đều được số hóa. Khi sách bắt đầu được số hóa, một câu hỏi được đặt ra: “Liệu chúng ta nên chấm dứt việc xuất bản sách in và thay vào đó là số hóa sách để đọc trên máy?”. Tiện ích của tài liệu điện số là điều không thể
  62. phủ nhận. Ngoài việc có thể đọc và lưu trữ tài liệu trên máy, số hóa sách mang lại nhiều lợi ích rất lớn. Chính vì vậy, chúng ta cần biết sử dụng và bảo quản các dạng tài liệu điện tử một cách phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất cho người dùng tin. Các chiến lược bảo quản: chiến lược liên quan đến bảo quản sưu tập số phải ngay khi bắt đầu vòng đời đối tượng số. Tác giả, người sáng tạo và nhà xuất bản phải có mối quan hệ chặt chẽ, liên thông giữa người sáng tạo, xuất bản thông tin số, những người có trách nhiệm bảo quản: Làm mới dữ liệu: (Refreshment) : Là việc chuyển các file dữ liệu sang dạng lưu trữ mới. Là công việc quan trọng đối với bất cứ một tổ chức tham gia cam kết số hóa nào. Công nghệ thường bị lỗi theo thời gian. Các nguồn sưu tập số phải đảm bảo khả năng truy cập liên tục tới tài liệu số cho đến khi còn cần thiết. Để đảm bảo truy cập lâu dài, nó phải luôn được chuyển sang phương tiện lưu trữ mới có và ổn định. Di trú dữ liệu (Migration): Chuyển file ở dạng fomat đã được mã hóa sang dạng fomat khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn ( VD: chuyển file dạng word star sang dạng Word Perfect, rồi từ Word 3.0 sang Word 5.0, Word 97) Di trú dữ liệu hướng tới việc chuyển các file ở các dạng fomat cũ sang dạng fomat hiện hành. Tiêu chí lựa chọn tài liệu số: Tính hữu dụng. Danh tiếng nhà cung cấp thông tin. Tính duy nhất. Nội dung học thuật. Tính thời sự. Tần suất cập nhật. Dễ dàng truy cập.
  63. Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm. Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Để xây dựng bộ sưu tập mới, người làm công tác thông tin thư viện thường gặp phải hai loại tài liệu: tài liệu đã ở dạng điện tử và tài liệu in ấn cần phải số hóa. Nếu tài liệu ở dạng điện tử thì công việc hết sức dễ dàng, ngay cả việc sưu tầm, tổ chức tập in và chuyển đổi về dạng thích hợp. Còn đối với dạng tài liệu in ấn thì ta phải tiến hành số hóa bằng cách quét tài liệu và chuyển qua dạng PDF ( Acrobat Reader ), khi sử dụng Greenstone để lưu trữ tài liệu trong đó CSDL thì tự động mang hai dạng HTML và PDF. 2.3.3 Ứng dụng bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Bảo quản tài liệu số là một trong những khâu rất quan trọng trong công việc tổ chức, quản lý tài liệu số hóa. Công việc này hiện nay chưa được quan tâm một cách đúng mức ở TVQGVN nói riêng và ở Việt Nam nói chung. Bảo quản tài liệu số ( Digital preservation), là một thuật ngữ thư viện khá mới trong kỷ nguyên thông tin như hiện nay. Khác với cách bảo quản tài liệu in ấn, bảo quản tài liệu số không chỉ liên quan đến việc quản lý tài liệu số mà còn phải đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến của thời đại. Bảo quản tài liệu số có thể hiểu là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu, có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai.
  64. Hiện tại TVQGVN chưa có mô hình chuẩn hoặc hệ thống phần mềm chuyên nghiệp để quản lý và bảo quản tài liệu số. Các phần mềm quản trị dữ liệu số hóa toàn văn mà TVQGVN đang sử dụng không có module bảo quản dữ liệu, không có cơ chế phục hồi dữ liệu. Mặt khác TVQGVN đang sử dụng nhiều phần mềm quản trị CSDL số, do đó nguồn thông tin bị phân tán lớn, rất khó để có thể đảm bảo an toàn dữ liệu, nếu không có một chính sách bảo quản tài liệu số hợp lý. Việc bảo quản tài liệu số hóa chỉ tập trung một số hình thức sau: + Sao lưu các bản gốc (tiff, jpg,pdf), lưu bằng nhiều hình thức lưu trữ khác nhau: Lưu trong ổ cứng máy tính, trên DVD, trên DataServer Trong thời gian tới TVQGVN đang có chủ trương gửi các dữ liệu của Thư viện tới các trung tâm dữ liệu datacenter, các ngân hàng dữ liệu do các nhà cung cấp dịch vụ lớn trong nước quản lý, nhằm giảm thiểu rủi ro, khủng hoảng. + Kiểm tra sao lưu định kỳ database các CSDL trực tuyến của đơn vị. Duy trì tính sẵn sàng của dữ liệu, kể cả những đường link đến các file số. + Các dữ liệu số được kiểm soát qua nhiều khâu, nhiều mức và được báo cáo định kỳ hiện trạng tài liệu số tới Giám đốc Thư viện 2.4 Một số nhận xét về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thƣ viện 2.4.1 Ưu điểm Thư viện Quốc gia là thư viện đầu tiên trong cả nước đi tiên phong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện. Đồng thời, với vị trí là “Thư viện trung tâm của cả nước” Thư viện Quốc gia đã đào tạo một đội ngũ cán bộ tin học khá mạnh trong cả nước và giúp đỡ 64 thư viện tỉnh, thành triển khai hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện. Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ ngành, Thư viện Quốc gia Việt Nam bước đầu đã đạt được những thành công trong công tác số hóa tài liệu. Hiện nay, Thư viện đã tiến hành số hóa được sách Hán Nôm, sách Đông Dương cổ, sách luận án luận văn được lưu trên máy tính thông qua phần mềm Dlib để bảo quản và đưa ra
  65. phục vụ bạn đọc. Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đứng đầu số lượng trang tài liệu đã được số hóa trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước. Theo số liệu thống kê tính đến đầu năm 2012, tổng vốn tài liệu của TVQGVN có trên 2 triệu bản và gần 3 triệu trang tài liệu đã được số hóa và các nguồn lực thông tin khác. TVQGVN đã tích cực tham gia các tổ chức nghề nghiệp quốc tế và khu vực như IFLA, CDNL, CDNL-AO, CONSAL, RFN. Đã thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác với 122 thư viện thuộc 32 quốc gia trên thế giới trên các phương diện trao đổi tài liệu, trao đổi và đào tạo cán bộ, tổ chức sự kiện, triển khai các dự án hợp tác liên quốc gia. Hàng năm, TVQGVN cấp hơn 20.000 thẻ bạn đọc, phục vụ trên 2.000 lượt bạn đọc/ngày tại thư viện và trên 4.500 lượt bạn đọc/ngày truy cập trực tuyến bằng 3 ngữ Việt – Pháp – Anh, trên www.nlv.gov.vn. Trong thời gian tới, TVQGVN tích cực: Thu thập và bảo tồn di sản văn hóa chữ viết và xây dựng bảo tàng sách Việt Nam; Ứng dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện để đẩy nhanh quá trình hội nhập với các thư viện trong khu vực và trên thế giới; Xây dựng Thư viện Quốc gia thân thiện để tạo môi trường đọc và học tập suốt đời cho mọi người dân; Ưu tiên phát triển Thư viện quốc gia truyền thống - Hiện đại - Thư viện quốc gia số; Mở rộng hợp tác quốc tế về các lĩnh vực trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực và đào tạo cán bộ thư viện - thông tin. Thực hiện tốt vai trò là Thư viện Quốc gia của cả nước, góp phần thống nhất, xây dựng môi trường đào tạo và nâng cao chất lượng nghiệp vụ của thư viện Việt Nam. Thể hiện qua các điểm sau: + Tài liệu số có mật độ thông tin cao, có thể lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau. + Có khả năng đa truy cập: nhiều người cùng truy cập một lúc, truy cập từ xa qua hệ thống máy tính nối mạng. + Việc xử lý thông tin do cán bộ có trình độ có chuyên môn và kiến thức tin học khá cao
  66. + Đối với công tác bảo quản trong Thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữa gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng. - Qua khảo sát và tìm hiểu thực tế về công tác phát triển tài liệu số và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN có thể thấy nhu cầu sử dụng về nguồn tài liệu số của NDT là rất lớn. Qua phân tích phiếu điều tra NDT tại TVQGVN ( phát ra 230 phiếu thu về 200 phiếu cho thấy, đa số người được hỏi (142 ý kiến chiếm 71%) cho rằng việc sử dụng TLS là rất cần thiết, 49 ý kiến (chiếm 24,5%)đánh giá là cần thiết chỉ có 9 ý kiến (chiếm 4,5%) đánh giá là không cần thiết. Đây sẽ là điều kiện là tiền đề để phát triển nguồn tài liệu số và bảo quản tài liệu số trong tương lai. Bảng 8: Đánh giá nhu cầu sử dụng TLS của Thư viện Mức độ Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết SL % SL % SL % Số lượng 142 71 49 24,5 9 4,5 Biểu đồ 4: Đánh giá của NDT về nhu cầu sử dụng TLS của Thư viện 4.5 24.5 71 ấ ầ ế ầ ế ầ ế R t c n thi t C n thi t Không c n thi t - Thư viện có phần mềm thư viện số Dlib phục vụ mạng LAN. Phần mềm quản lý tài liệu số Dlib cho phép cán bộ thư viện mô tả dữ liệu thư mục theo chuẩn DublinCore, có gắn kết với tài liệu số các loại hình tài liệu: văn bản, âm thanh, hình ảnh phần mềm được tích hợp trên trang web của TVQGVN, cho phép bạn đọc ở bất cứ đâu cũng có thể tra cứu vào CSDL số; các bản ghi thư mục của các tài liệu số hóa sẵn sàng cung cấp cho bạn đọc qua các phương tiện OPAC hay Z39.50. Các thư viện hay các cơ quan có thể khai thác bản ghi thư mục của nhau một cách dễ dàng tùy theo từng nhu cầu; việc tuân thủ theo