Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

85 trang thiennha21 23/04/2022 4351

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_mot_so_giai_phap_nham_hoan_thien_quy_trinh_giao_nh.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HỒ CHÍ MINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Nguyễn Đình Luận Sinh viên thực hiện : Lê Quỳnh Kim Ngân MSSV: 1311141387 Lớp: 13DQD10 TP. Hồ Chí Minh, 2017
ii LỜI CAM ĐOAN    Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT” là của tôi. Kết quả nghiên cứu là của cá nhân tôi, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Đình Luận. Các số liệu trong bài là trung thực, tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của đề tài nghiên cứu này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 7 năm 2017 Sinh viên Lê Quỳnh Kim Ngân
iii LỜI CẢM ƠN    Lời đầu tiên em xin dành lòng kính trọng và sự cảm ơn sâu sắc của mình đến Quý Thầy Cô toàn trường nói chung và các Thầy Cô khoa QTKD nói riêng của trường Đại Học Công nghệ TP.HCM. Xuyên suốt bốn năm học vừa qua, các Thầy Cô đã tận tình giảng dạy và truyền đạt nhiều kiến thức cũng như những kinh nghiệm sống quý báu. Đặc biệt, em muốn dành lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Đình Luận, thầy đã trực tiếp tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, tháo gỡ những vướng mắc trong suốt quá trình từ lúc chọn đề tài, làm đề cương và hoàn thành báo cáo thực tập một cách hoàn thiện nhất. Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo đã tạo điều kiện cho em được đến công ty thực tập và các anh chị công nhân viên của công ty VINAFREIGHT nhiệt tình giúp đỡ, cho em được trải nghiệm những công việc thực tế. Nhờ đó, em được trau dồi thêm những kiến thức về hoạt động xuất nhập khẩu đặc biệt là đề tài báo cáo thực tập quy trình giao nhận hàng hóa mà em đang thực hiện. Tuy nhiên, với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế của bản thân, trong quá trình làm báo cáo sẽ không thể tránh khỏi nhiều sai sót, khuyết điểm. Kính mong Quý Thầy Cô, cùng các anh chị trong công ty có thể đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm và hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Cuối cùng, em xin gửi đến Quý Thầy Cô cùng các anh chị trong Công ty cổ phần VINAFREIGHT lời chúc sức khỏe và ngày càng gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. Em xin trân trọng cảm ơn! Sinh viên Lê Quỳnh Kim Ngân
iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Họ và tên sinh viên : LÊ QUỲNH KIM NGÂN MSSV : 1311141387 Khoá : 2013 - 2017 Giảng viên hướng dẫn
v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục tiêu nghiên cứu: 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 2 5. Kết cấu của đề tài: 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4 1.1 Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận: 4 1.1.1 Khái quát về người giao nhận: 4 1.1.1.1 Khái niệm về người giao nhận: 4 1.1.1.2 Đặc trưng của người giao nhận: 6 1.1.1.3 Phạm vi của dịch vụ người giao nhận: 6 1.1.1.4 Trách nhiệm của người giao nhận: 10 1.1.1.5 Quyền lợi và nghĩa vụ của người giao hàng: 11 1.1.2 Khái niệm về dịch vụ giao nhận: 11 1.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận: 13 1.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận: 13 1.1.5 Phân loại giao nhận: 14 1.1.5.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động: 14 1.1.5.2 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: 14 1.1.5.3 Căn cứ vào phương thức vận tải: 14 1.1.5.4 Căn cứ vào tính chất giao hàng: 15 1.1.6 Lợi ích của dịch vụ giao nhận: 15 1.1.7 Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận: 16 1.1.7.1 Cơ quan tham gia: 16 1.1.7.2 Cơ sở pháp lý: 16 1.1.8 Chủ thể và chức năng tham gia vào quy trình dịch vụ giao nhận: 18 1.2 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển: 18 1.2.1 Vai trò của giao nhận hàng hóa đường biển: 18 1.2.2 Đặc điểm: 19 1.2.3 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa đường biển: 19 1.2.4 Chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển: 20 1.2.4.1 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 20 1.2.4.2 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): 20 1.2.4.3 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity): 20
vi 1.2.4.4 Phiếu đóng gói (Packing list): 20 1.2.4.5 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu: 20 1.2.4.6 Biên bản giám định số lượng, trọng lượng: 21 1.2.4.7 Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ: 21 1.2.4.8 Thư khiếu nại: 21 1.2.4.9 Thư dự kháng: 21 1.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 21 1.2.5.1 Mục tiêu: 21 1.2.5.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 22 1.2.6 Ưu điểm và nhược điểm của giao nhận hàng hóa đường biển: 25 1.2.6.1 Ưu điểm: 25 1.2.6.2 Nhược điểm: 25 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 26 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA VINAFREIGHT 27 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần VINAFREIGHT: 27 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 27 2.1.1.1 Thông tin chung về công ty: 27 2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 27 2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động: 28 2.1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của công ty: 29 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức: 29 2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban: 29 2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2014 - 2016: 32 2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: 35 2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu: 35 2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu: 36 2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận: 36 2.2.3.1 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng: 36 2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: 37 2.2.3.3 Lấy D/O: 42 2.2.3.4 Cược container: 43 2.2.3.5 Khai báo hải quan điện tử: 43 2.2.3.6 Mở tờ khai tại cơ quan hải quan: 47 2.2.3.7 Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: 50 2.2.3.8 Thanh lý Hải quan: 51 2.2.3.9 Giao hàng cho khách hàng và trả container rỗng: 51
vii 2.2.3.10 Quyết toán với khách hàng và lưu hồ sơ: 51 2.3 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: 52 2.3.1 Ưu điểm: 52 2.3.2 Hạn chế: 53 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 56 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT 57 3.1 Định hướng phát triển: 57 3.1.1 Các mục tiêu chủ yếu của công ty: 57 3.1.2 Chiến lược phát triển trung và dài hạn: 57 3.1.3 Các mục tiêu phát triển bền vững và chương trình chính liên quan đến ngắn hạn và trung hạn của công ty: 58 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT 58 3.2.1 Giải pháp 1: Phát triển nguồn nhân lực 58 3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao cơ sở vật chất – kỹ thuật 60 3.2.3 Giải pháp 3: Quản trị hệ thống kho bãi 62 3.2.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện quy trình chuẩn bị chứng từ 63 3.2.5 Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng của quá trình vận chuyển 65 3.2.6 Giải pháp 6: Chiến lược và phương thức kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty 66 3.3 Một số kiến nghị: 69 3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước: 69 3.3.2 Kiến nghị với cơ quan thuế: 70 3.3.3 Kiến nghị với cơ quan Hải quan: 70 TÓM TẮT CHƯƠNG 3 71 KẾT LUẬN 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 PHỤ LỤC 74
viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT TNHH - Trách nhiệm hữu hạn PTKD - Phát triển kinh doanh ĐHĐCĐ - Đại hội đồng cổ đông HĐQT - Hội đồng quản trị FCL Full Container Load Gửi hàng nguyên container LCL Less than Container Load Gửi hàng lẻ D/O Delivery Order Lệnh giao hàng B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ EIR Equipment Interchange Receipt Phiếu giao nhận container
ix DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Danh mục bảng: TÊN NỘI DUNG TRANG Chủ thể và chức năng tham gia quá trình dịch vụ Bảng 1.1 18 giao nhận Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh VINAFREIGHT từ 2014 - 2016 32 Sản lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ năm Bảng 2.2 35 2014 – 2016 Danh mục hình: TÊN NỘI DUNG TRANG Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 29 Biểu đồ thể hiện doanh thu và chi phí trong giai đoạn Hình 2.2 32 từ năm 2014-2016 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu 36
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong thời đại toàn cầu hóa và hội nhập thế giới, mối liên hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế ngày càng mật thiết với nhau; trong đó hoạt động ngoại thương nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng. Nhất là khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO thì cơ hội giao thương với các quốc gia trên thế giới ngày càng rộng rãi, nhưng cũng là thách thức để Việt Nam phát huy hết lợi thế sẵn có của mình, nhằm thu hút nhiều vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, chính điều này đã góp phần đưa hoạt động ngoại thương ngày càng phát phiển. Tuy nhiên hoạt động xuất nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ và trình độ chuyên môn, từ khâu đàm phán đến khâu giao nhận.Tất cả đều đóng vai trò quan trọng và quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.Và một phần không thể thiếu khi nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu đó chính là nghiệp vụ quy trình giao nhận hàng hóa.Đây là một khâu rất quan trọng đối với những công ty xuất nhập khẩu, thiếu nghiệp vụ này hoạt động mua bán trong và ngoài nước đều không thể thực hiện được. Công ty cổ phần VINAFREIGHT đã được hình thành chuyên cung cấp các dịch vụ về vận tải đường biển cũng như đường hàng không.Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công ty cũng gặp không ít khó khăn. Để có thể tồn tại, phát triển lâu dài trong nên kinh tế đầy khốc liệt cạnh tranh như hiện nay thì việc đưa ra giải pháp để khắc phục những khó khăn đó là điều hết sức cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu, và với mong muốn đóng góp những giải pháp của mình trong suốt thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty cổ phẩn VINAFREIGHT vào việc nâng cao chất lương quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển nên em quyết định chọn chủ đề “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
2 2. Mục tiêu nghiên cứu: - Tổng hợp các cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển. - Tìm hiểu, tiếp cận với thực tế và đưa ra những phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFREIGHT một cách chính xác nhất. Qua đó, rút ra được những ưu điểm và hạn chế trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. - Đề xuất những giải pháp thiết thực để khắc phục, giúp cho quy trình giao nhận hàng hóa của công ty ngày một hoàn thiện hơn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: . Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu khẩu bằng đường biển. . Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi về nội dung: nội dung của đề tài được tập trung vào việc nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và các giải pháp để nâng cao hiệu quả quy trình đó trong nên kinh tế thị trường ngày nay. - Phạm vi về không gian: các dẫn chứng, số liệu trong đề tài được lấy từ nguồn của công ty cổ phần VINAFREIGHT. - Phạm vi về thời gian: các số liệu trong đề tài được thu thập từ giai đoạn năm 2014-2016. 4. Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát trên lý thuyết: đọc các tài liệu về vận tải, về giao nhận, nghiên cứu kỹ cơ sở lý thuyết đã được học, cập nhật các trang web về quy trình giao nhận. - Phương pháp quan sát thực tế: quan sát quy trình, thủ tục Hải quan tại công ty, cảng biển.
3 - Phương pháp ghi chú: ghi chú lại các bước trong quy trình thực tế để dễ dàng ghi nhớ. - Phương pháp so sánh: so sánh giữa lý thuyết và thực tế, so sánh các quy trình với nhau nhằm rút ra những khác biệt. 5. Kết cấu của đề tài: Đề tài gồm có 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT
4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận: 1.1.1 Khái quát về người giao nhận: 1.1.1.1 Khái niệm về người giao nhận: Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí. Những dịch vụ mà người giao nhận thực hiện không chỉ là các công việc đặt chỗ đóng hàng, giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như: tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn hãng tàu vận tải, làm thủ tục hải quan, đóng gói bao bì hàng hoá, Về người giao nhận, hiện tại chưa có một khái niệm thống nhất được Quốc tế công nhận. Người ta thường hiểu người kinh doanh giao dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwading Agent). Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân họ không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm bảo thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
5 Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kì người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Vậy người giao nhận là người: Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng. Người giao nhận lo liệu việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải. Họ có thể sử dụng phương tiện vận tải, thuê mướn người vận tải. Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết. Người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng tới đúng nơi quy định. Có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba. Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyển hàng hóa thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau có thể là đại lý hải quan, mô giới hải quan, đại lý thanh toán, đại lý gửi hàng và giao nhận nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận. Người giao nhận với trình độ chuyên môn như sau: Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau. Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng.
6 Biết kết hợp giữa vận tải- giao nhận- xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm chi phí kho bãi, chi phí quản lý hành chính, Có thể thấy ngày nay, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ là ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ, đóng hàng, kiểm tra hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì. 1.1.1.2 Đặc trưng của người giao nhận: - Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng bảo vệ lợi ích của chủ hàng. - Người giao nhận lo liệu vận tải nhưng không phải người chuyên chở. Họ có thể có phương tiện vải tải, có thể tham gia chuyên chở nhưng đối với hàng hóa, họ chỉ là người giao nhận ký hợp đồng ủy thác giao nhận không phải là người chuyên chở. - Cùng với việc tổ chức vận tải người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để vận chuyển hàng từ nơi đi tới nơi đến theo điều khoản hợp đồng đã được thỏa thuận và ký kết. 1.1.1.3 Phạm vi của dịch vụ người giao nhận: Thông thường người giao nhận thay mặt chủ hàng lo liệu quá trình vận chuyển qua các giai đoạn khác nhau (trừ trường hợp người gửi hay người nhận muốn tham gia trực tiếp vào một khâu bất kỳ nào đó trong quá trình). Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người
7 thứ ba khác. Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bao gồm bốn loại thông dụng trên thế giới hiện nay: (1) Loại dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu): Theo chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển hay người chuyên chở thích hợp sao cho hàng được di chuyển nhanh chóng, an toàn, chính xác, tiết kiệm. - Lưu cước với người chuyên chở đã chọn. - Nhận hàng và cung cấp những chứng từ có liên quan như giấy chứng nhận hàng của người giao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận. - Kiểm tra tất cả những điều khoản trong thư tín dụng (L/C) cũng như những quy định của Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước chuyển tải. - Đóng gói hàng hóa phù hợp, thuận lợi cho việc chuyên chở đến nước nhập khẩu (trừ khi việc này đã được người gửi hàng thực hiện trước khi giao hàng cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải và những qui chế áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhập khẩu. - Thu xếp việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu. - Vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng và làm thủ tục khai báo Hải quan và các thủ tục khác có liên quan để giao hàng cho người chuyên chở. - Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Thực hiện việc giao dịch ngoại hối (nếu có). - Thu xếp việc chuyển tải hàng hóa khi cần thiết. - Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở và giao hàng cho người gửi hàng.
8 - Giám sát việc vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng thông qua mối quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. - Ghi nhận những tổn thất và giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở khi có tổn thất xảy ra. (2) Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu): Theo yêu cầu của người nhận hàng (người nhập khẩu), người giao nhận sẽ: - Thay mặt người nhận hàng giám sát người vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận tải hàng hóa thuộc về người nhận hàng. - Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, quan trọng nhất là tính chính xác của vận đơn đường biển. - Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cước phí cần thiết nếu có. - Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và các cơ quan có liên quan. - Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần. - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng. - Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa nếu có. - Giúp đỡ người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu hai bên có hợp đồng. (3) Loại dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt: Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác giao nhận hàng hóa thông thường ở chỗ công việc này đòi hỏi người giao nhận phải có thêm thiết bị chuyên dùng, đồng thời cũng yêu cầu người giao hàng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc. Bao gồm các loại thành phẩm, bán thành phẩm, hàng sơ chế hay những hàng hóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế. Một số loại hình dịch vụ hàng hóa đặc biệt phổ biến hiện nay như: - Vận chuyển hàng công trình: Hàng công trình chủ yếu là hàng máy móc nặng, thiết bị để xây dựng những công trình lớn như các nhà máy hóa chất, sân bay, cơ sở lọc dầu. Giao nhận hàng hóa loại này là phải từ nơi sản xuất
9 tới tận công trường xây dựng trong đó trong đó việc di chuyển cần phải có kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và cần những thiết bị đặc biệt như cần cẩu loại nặng, xe tải ngoại cỡ, tàu chở hàng hóa đặc biệt. - Vận chuyển hàng hóa treo trên mắc: Quần áo may mặc được chuyên chở bằng những chiếc mắc áo treo giá trong những container đặc biệt (hanging container) và khi đến nơi sẽ được chuyển trước tiếp từ container vào cửa hàng để bày bán. Đây là những chiếc container 20 feet hoặc 40 feet bình thường nhưng được lắp đặt thêm những thanh bar ngang hoặc dọc hay những sợi dây có móc để móc mắc treo vào. Cách này sẽ tránh quần áo bị chất chồng, dính bụi bẩn, ẩm ướt gây hư hỏng trong container. - Triển lãm ở nước ngoài: Người giao nhận thường được người tổ chức triển lãm giao cho việc chuyên chở hàng hóa đến nơi triển lãm ở nước ngoài. Người giao nhận phải tuân thủ những chỉ dẫn đặc biệt của người tổ chức triển lãm về phương thức chuyên chở được sử dụng, về nơi cụ thể làm thủ tục hải quan ở nước đến khi giao hàng triển lãm, về những giấy tờ cần thiết (4) Dịch vụ khác: - Ngoài các dịch vụ nêu trên , tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, người giao nhận có thể làm những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt như gom hàng, dịch vụ liên quan đến hàng công trình - Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương.
10 1.1.1.4 Trách nhiệm của người giao nhận: (1) Khi là đại lý chủ hàng: Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình đã được quy định trong hợp đồng và trách nhiệm về: - Giao hàng không đúng chỉ dẫn. - Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. - Thiếu sót thủ tục hải quan. - Chở hàng đến sai nơi quy định. - Giao hàng cho người không phải là người nhận. - Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. - Chịu trách nhiệm về những mất mát, thiệt hại cho bên thứ 3 trong hoạt động của mình. - Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế. - Tuy nhiên, người giao nhận sẽ không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi của người thứ 3 như người chuyên chở hoặc người giao nhận nếu họ chứng minh được đó là lựa chọn an toàn nhất. (2) Khi là người chuyên chở: Người giao nhận là người ủy thác, có trách nhiệm với bên thứ ba, khi thu gom hàng lẻ phải chịu trách nhiềm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa, đảm bảo việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập phải chịu trách nhiệm các dich vụ mà khách hàng yêu cầu đồng thời chịu trách nhiệm về những sai phạm của người chuyên chở, người giao nhận khác mà họ thuê để thực hiện hợp đồng Khi đóng vai trò là người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành.Tuy nhiên người giao nhận sẽ không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát của hàng hóa phát sinh trong các trường hợp:
11 - Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy thác - Khách hàng đóng gói, ghi ký mã hiệu không phù hợp - Do bản chất hàng hóa - Do chiến tranh, đình công - Do các trường hợp bất khả kháng - Ngoài ra người giao nhận sẽ không chịu trách nhiệm về khoản lợi bị mất mát mà khách hàng nhận được, về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. 1.1.1.5 Quyền lợi và nghĩa vụ của người giao hàng: Theo luật thương mại Việt Nam, điều 167 quy định về quyền và nghĩa vụ của người giao nhận như sau: - Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. - Quá trình thực hiện hợp đồng nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải báo cho khách hàng. - Sau khi kí kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải báo ngay cho khách hàng biết để xin thêm chỉ dẫn. - Trong trường hợp hợp đồng không có thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý. 1.1.2 Khái niệm về dịch vụ giao nhận: Trong mua bán quốc tế, người mua và người bán thường ở những vị trí cách xa nhau. Do đó, việc vận chuyển hàng hóa là một dịch vụ rất quan trọng. Nếu không có dịch vụ này thì hợp đồng mua bán không thể thành công. Để có thể vận chuyển hàng hoá từ người bán sang người mua được cần phải thực hiện hàng loạt các công việc
12 liên quan đến quá trình chuyên chở như bao bì, đóng gói, bốc xếp, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải, dỡ hàng và giao cho người nhận Tất cả những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận. Hiện nay có rất nhiều khái niệm về dịch vụ giao nhận: - Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (International Federation of Freight Forwarders Associations - FIATA) về dịch vụ giao nhận thì “Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên , kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. - Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng. Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. - Căn cứ vào vai trò của người giao nhận, chúng ta có thể hiểu hoạt động giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi và các thủ tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua. - Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động về vận tải nhưng không phải là vận tải. - Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động về vận tải nhằm đưa hàng hóa đến đích an toàn. Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằn thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
13 1.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận: Do cũng là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận vận tải cũng mang những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là nó là hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng được diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ. Nhưng do đây là một hoạt động đặc thù nên dịch vụ này cũng có những đặc điểm riêng: Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó. Mang tính thụ động: Đó là do dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba, ). Mang tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Mà thường hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ. Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất và kinh nghiệm của người giao nhận. 1.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận: Hiện nay quá trình toàn cầu hóa đang ngày càng phát triển và Việt Nam cũng đang trên đường hội nhập như vậy. Vì vậy mà lượng hàng xuất nhập khẩu ngày càng tăng và chủng loại ngày càng phong phú hơn. Bên cạnh đó, ngày càng có nhiều hợp đồng mua bán hàng hóa trong và ngoài nước được kí kết thúc đẩy nền kinh tế, đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho ngân sách nhà nước và giúp các công ty trong nước phát triển lớn mạnh hơn.
14 Để thực hiện tốt và hoàn thành các hợp đồng thì không thể không nhắc đến vai trò của các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như sau: - Tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không cần sự tham gia của người gửi cũng như người nhận tác nghiệp. - Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác. - Giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do giúp các nhà xuất khẩu tiết kiệm được các chi phí như: chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công 1.1.5 Phân loại giao nhận: 1.1.5.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế: hoạt động giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế. Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước. 1.1.5.2 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ bao gồm việc gửi hàng đi và nhận hàng đến. Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển. 1.1.5.3 Căn cứ vào phương thức vận tải: (1) Giao nhận hàng bằng đường biển (2) Giao nhận hàng không (3) Giao nhận đường thủy (4) Giao nhận đường sắt (5) Giao nhận ô tô
15 (6) Giao nhận bưu điện (7) Giao nhận đường ống (8) Giao nhận vận tải liên hợp, vận tải đa phương thức 1.1.5.4 Căn cứ vào tính chất giao hàng: Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ). Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng. 1.1.6 Lợi ích của dịch vụ giao nhận: Ngày nay dịch vụ giao nhận ngày càng được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đánh giá cao và tin dùng bởi những lợi ích to lớn mà nó đem lại cho doanh nghiệp: - Tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh. Các tổ chức giao nhận có trình độ chuyên môn hóa cao và dày dặn kinh nghiệm nên sẽ tiến hành quy trình giao nhận một cách trơn tru, nhanh chóng, đúng theo cam kết trong hợp đồng đã quy định. - Khi xảy ra tổn thất, mất mát đối với hàng hóa của chủ hàng, người giao nhận sẽ là người đứng ra khiếu nại, giải quyết những rủi ro đó với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm. - Người giao nhận thường nắm rõ được nhiều phương tiện vận tải uy tín nên sẽ tư vấn giúp cho chủ hàng chọn được phương tiện vận tải phù hợp với chi phí tốt nhất và giảm thiểu được rủi ro đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. - Trong trường hợp chuyển tải dọc đường doanh nghiệp không cần phải có người đại diện tại nước chuyển tải mà người giao nhận sẽ chính là người đại diện, giúp bảo vệ hàng hóa khỏi những hư hỏng, mất mát trong quá trình chuyển tải.
16 - Người giao nhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế phù hợp sao cho mức thuế mà doanh nghiệp phải chịu hợp lý và ở mức tốt nhất. - Dịch vụ giao nhận hàng hóa sẽ giúp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm được chi phí xuất nhập khẩu một cách tối ưu nhất, góp phần đem đến các sản phẩm tới tay người tiêu dùng không những tốt về mặt chất lượng mà còn với mức giá ưu đãi từ đó kích thích tiêu dùng, phát triển nền kinh tế và góp phần tạo tiền đề, thúc đẩy ngành dịch vụ giao nhận ngày càng khởi sắc hơn nữa. 1.1.7 Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận: 1.1.7.1 Cơ quan tham gia: - Cơ quan quản lý nhà nước: Các bộ chủ quản; Các tổ chức xuất nhập khẩu; Kiểm dịch động thực vật; Kiểm nghiệm giám định; Hải quan; Công an biên phòng. - Các tổ chức dịch vụ có liên quan: Các công ty giao nhận, kiểm hóa; Đại lý hãng tàu; Kho hàng, ga, cảng; Dịch vụ xếp dỡ. - Các tổ chức vận tải - Dịch vụ bảo hiểm - Dịch vụ ngân hàng 1.1.7.2 Cơ sở pháp lý: Hoạt động giao nhận về thực chất là hoạt đông tác nghiệp liên quan đến nhiều vấn đề như vận tải, hợp đồng mua bán, thanh toán, thủ tục Hải quan cho nên khi thực hiện nghiệp vụ giao nhận cần quan tâm đến những cơ sở pháp lí trực tiếp và gián tiếp điều tiết hoạt động đó. Cơ sở pháp lí cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các quy phạm pháp luật quốc tế (các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa ); các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải; các hợp đồng và tín dụng thư Công ước quốc tế bao gồm:
17 - Công ước viên 1980 về buôn bán quốc tế. - Các công ước về vận tải như Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển ký tại Brussels ngày 25/08/1924 còn được gọi là quy tắc Hague. Công ước này cho đến nay đã được sửa đổi chỉnh lý hai lần, lần thứ nhất vào năm 1968 tại Visby nên được gọi là Nghị định thư Visby 1968 và lần sửa đổi thứ hai vào năm 1979, gọi là Nghị định thư SDR. Ngoài ra còn có Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại Hamburg ngày 31/03/1978, thường gọi tắt là Công ước Hamburg hay qui tắc Hamburg 1978. - Điều kiện kinh doanh tiêu chuển Incoterm 2010 giải thích các điều kiện thương mại của phòng thương mại quốc tế. - Quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 500 của phòng thương mại quốc tế Paris. Bên cạnh luật pháp quốc tế, Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như Bộ luật Hàng hải Việt Nam 1990, Luật Thương mại Việt Nam 1997, Quyết định 2106/QĐ- GTVT qui định thể lệ bốc dỡ , giao nhận và bảo quản hàng hóa tại cảng biển Việt Nam (do VIFAS ban hành trên cơ sở của FIATA), Luật kinh doanh bảo hiểm, rồi Luật thuế, Các hợp đồng làm cơ sở cho hoạt động giao nhận bao gồm hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng ủy thác giao nhận, hợp đồng bảo hiểm.
18 1.1.8 Chủ thể và chức năng tham gia vào quy trình dịch vụ giao nhận: Bảng 1.1: Chủ thể và chức năng tham gia quá trình dịch vụ giao nhận Chủ thể Chức năng Người gửi hàng trực tiếp ký hợp đồng với Người gửi hàng (Shipper) bên vận tải. Người nhận hàng (Consignee) Người có quyền nhận hàng hóa. Người vận tải, hay người chuyên chở Vận chuyển hàng từ nơi đi tới nơi đến (Carrier) theo quy định hợp đồng. Người giao nhận ( Freight forwarder) Đứng ra thực hiện quá trình nhận hàng. Một số nhà cung cấp ở đầu vào hoặc Hoàn thành chuỗi cung ứng và sự luân người tiêu thụ đầu ra (Logistics chuyển của một hàng hóa bất kì tham gia Providers) vào giao nhận xuất nhập khẩu. 1.2 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa đường biển: 1.2.1 Vai trò của giao nhận hàng hóa đường biển: Sự buôn bán giao thương quốc tế giữa càng nước ngày càng mạnh mẽ cùng với quá trình phát triển của các loại hình vận tải đa phương thức, container mà dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK càng ngày càng chiếm một vai trò quan trọng và cần thiết trong quá trình lưu thông hàng hóa: - Tạo điều kiện cho hoạt động ngoại thương ngày càng phát triển. - Giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm được các chi phí phát sinh, chi phí rủi ro góp phần làm giảm giá thành để tăng tính cạnh tranh của sản phẩm đồng thời kích thích tiêu dùng - Tận dụng tối đa dung tích, tải trọng và tốc độ xoay vòng của các phương tiện vận tải. - Rút ngắn thời gian mua bán hàng hóa, tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông một cách nhanh chóng hơn.
19 - Tiết kiệm được chi phí đào tạo đội ngũ nhân sự. 1.2.2 Đặc điểm: - Mang tính thụ động: do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về mặt pháp luật giữa các nước của người xuất khẩu - nhập khẩu - Mang tính thời vụ: hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động buôn bán ngoại thương giữa các quốc gia với nhau. - Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của người giao nhận. 1.2.3 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa đường biển: Trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với cảng (thường là người giao nhận), cảng biển sẽ tiến hành việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng do cảng tổ chức thực hiện. Trong trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiên vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng. Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng Đối với những hàng hóa không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu). Trong trường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí có liên quan. Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người ủy thác phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ. Việc giao nhận có thể do cảng làm theo sự ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
20 1.2.4 Chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển: 1.2.4.1 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Là một loại chứng từ quan trọng trong XNK, nó thể hiện nguồn gốc, xác nhận quốc gia, nơi sản phẩm được nhập khẩu hoặc nơi xuất xứ của một phần hoặc tất cả các bộ phận hay nguyên vật liệu được sử dụng vào quy trình hoàn thành sản phẩm. 1.2.4.2 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): Là chứng từ chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nhà sản xuất, nước sản xuất hoặc các tiêu chuẩn quốc tế. Mục đích của CQ là chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp tiêu chuẩn công bố kèm theo hàng hoá. 1.2.4.3 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity): Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc). Giấy này có thể do người bán cấp, có thể do đại diện người mua tại nước người bán cấp hoặc một công ty giám định cấp. 1.2.4.4 Phiếu đóng gói (Packing list): Là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container, ). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện. 1.2.4.5 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu: Là biên bản sau khi hoàn thành việc xếp dỡ cho một tàu, cảng phải cùng với tàu ký kết một biên bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và nhận với mục đích kiểm tra sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực tế đã nhận với số lượng hàng được quy định trong hợp đồng để từ đó người giao nhận có thể khiếu nại công ty bảo hiểm hoặc người chuyên chở.
21 1.2.4.6 Biên bản giám định số lượng, trọng lượng: Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định. 1.2.4.7 Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ: Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng). và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá. Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên. 1.2.4.8 Thư khiếu nại: Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại). 1.2.4.9 Thư dự kháng: Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng có nghi ngờ về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình. Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở. 1.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 1.2.5.1 Mục tiêu: - Người giao nhận phải tổ chức và tiến hành nhận hàng nhanh chóng để giải phóng tàu, tránh chi phí tiền phạt do dỡ hàng trễ - Nhận hàng và quyết toán đầy đủ và chính xác - Phát hiện những tổn thất và lập các giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại với các bên có liên quan.
22 1.2.5.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: (1) Chuẩn bị để nhận hàng: - Chuẩn bị các chứng từ cần thiết. - Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu mua hàng theo điều kiện FOB, CFR, FCA ). - Lập các phương án giao và nhận hàng. - Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận chuyển, công nhân xếp dỡ hàng - Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp thời làm thủ tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng. (2) Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải: - Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có). - Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. - Nộp thuế nhập khẩu (nếu có). - Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải. Trường hợp: Đối với hàng không lưu kho, bãi cảng Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhận hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa. Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì thì phải mời Hải quan áp tải. Trường hợp: Đối với hàng lưu kho, bãi cảng Cảng nhận hàng từ tàu: - Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm). - Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận hàng (cán bộ giao nhận phải cùng cảng lập). - Đưa hàng về kho bãi cảng.
23 Cảng giao hàng cho chủ hàng: - Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang vận đơn bản gốc (O.B/L), giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O), khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu. - Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. - Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, (tại đây lưu một bảng D/O). - Mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. - Chuyển phiếu xuất kho đến cảng để nhận hàng, làm thủ tục Hải quan và nộp thuế nhập khẩu (nếu có). - Chở hàng về kho riêng của mình. Trường hợp: Đối với hàng nhập bằng container Hàng nguyên container (FCL): - Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang vận đơn bản gốc (O.B/L), giấy giới thiệu đến hãng tàuđể nhận lệnh giao hàng (D/O- delivery order). - Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏcontainer đúng hạn nếu không sẽ bị phạt). - Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O. Hàng lẻ (LCL): - Chủ hàng mang O.B/L (vận đơn gốc) hoặc H.B/L (vận đơn thứ cấp) đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1
24 D/O, mang 2 D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra. Sau khi Hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng đưa về kho của chủ hàng. (3) Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng: - Lập biên bản kiểm tra sơ bộ- Survey Record. - Thư dự kháng- Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (thay thế cho Notice of - Claim). - Biên bản hư hỏng đổ vỡ- Cargo Outturn Report (COR). - Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu- Report on receipt of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC). - Biên bản giám định- Survey Report/ Certificate of Survey. - Khi nhận hàng xong, chủ hàng mời Vinacontrol (nếu hàng có bảo hiểm thì mời giám định viên của bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng, mục đích xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể của toàn bộ lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường. Nội dung phải cụ thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng và mức độ tổn thất. Chứng từ này sẽđược cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng không quá 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu giám định. (4) Quyết toán: - Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận. - Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất của hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình.
25 1.2.6 Ưu điểm và nhược điểm của giao nhận hàng hóa đường biển: 1.2.6.1 Ưu điểm: Ngày nay hầu hết việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là rất phổ biến vì những lợi ích như: có thể vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn, cồng kềnh cộng thêm chi phí thấp mà các loại hình vận tải khác không đáp ứng được. 1.2.6.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì giao nhận hàng hóa bằng đường biển còn có một số hạn chế như: thời gian vận chuyển sẽ chậm hơn và gặp rủi ro vì phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài như điều kiện tự nhiên (gió, bão ). Ngoài ra, khi giao nhận bằng hình thức đường biển hàng hóa sẽ chỉ cập bến ở cảng nên cần phải có các loại phương tiện trung chuyển (tàu lai dắt) để vận chuyển hàng tới đích đến.
26 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Chương 1 đã giới thiệu tổng quan về nghiệp vụ giao nhận để từ đó có thể thấy được tầm quan trong của dịch vụ giao nhận trong sự phát triển, hội nhập kinh tế hiện nay mà cụ thể hơn là nắm rõ được nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển về các phương diện như: vai trò, đặc điểm, nguyên tắc giao nhận hàng hóa, ưu nhược điểm của giao nhận hàng hóa, các loại chứng từ cần thiết trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển và đặc biệt là quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển. Bên cạnh đó, muốn cho hoạt động giao nhận được diễn ra một cách nhanh chóng, ít rủi ro thì người làm hoạt động giao nhận phải chấp hành đúng những quy định đã được ban hành trong các văn bản pháp lý của nhà nước, các công ước quốc tế về hoạt động xuất nhập khẩu Sau khi tìm hiểu hết chương 1, giúp mọi người có được những nội dung căn bản để có thể hiểu sâu và cặn kẽ hơn các vấn đề sẽ được đề cập ở hai chương sau này.
27 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA VINAFREIGHT 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần VINAFREIGHT: 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 2.1.1.1 Thông tin chung về công ty: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT Trụ sở chính: A8 Trường Sơn, phường 2, quận Tân Bình, TPHCM Các chi nhánh: VINAFREIGHT có nhiều chi nhánh trải dài toàn quốc ( Hải Phòng, Nha Trang, Cần Thơ ) Số điện thoại: (84-8) 38446409 Website: www.vinafreight.com Logo: 2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 1997-2000: VINAFREIGHT là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương TPHCM Vinatrans, chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển. 2001: Bộ trưởng bộ Thương Mại quyết định cổ phần hóa chuyển xí nghiệp dịch vụ kho vận thành Công ty Cổ phần Vận tải Ngoại thương tên giao dịch là VINAFREIGHT. 2002: Công ty chính thức hoạt động theo tư cách pháp nhân được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 14/01/2002. 2003: Thành lập chi nhánh công ty tại TP.HCM, TP.Hải Phòng đồng thời mở phòng đại lý ở quận 1 sau chuyển về quận 4.
28 2004-2005: Góp vốn thành lập: Công ty TNHH Vector Quốc tế, công ty TNHH 3 thành viên vận tải ô tô V- Truck, công ty TNHH 2 thành viên VAX Global, Công ty Liên doanh TNHH Kintetsu Vietnam và công ty TNHH Viễn Đông. 2006: Công ty triển khai dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa và quốc tế Vinaquick và thành lập phòng chuyển phát nhanh Vinaquick. 2007: Chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban chứng khoán Nhà nước. 2008: Công ty thực hiện trọn gói việc vận chuyển máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho một số khác hàng lớn từ nước ngoài. 2009: Mở văn phòng tại Bình Dương để thực hiện các dịch vụ trọn gói cho các khách hàng lớn thuộc các khu công nghiệp ở Bình Dương 2010: Ngày 01/12/2010 chính thức giao dịch cổ phiếu VNF trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội. 2013-2014: VNF được xếp hạng TOP 500 Doanh nghiệp tăng trưởng mạnh nhất. 2015 đến nay: Ngày 27/01/2015 Công ty cổ phần VINAFREIGHT đã được Bộ GTVT cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức. 2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động: Các dịch vụ về vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu Đại lý tàu biển, đại lý lưu cước, đại lý quản lý vỏ container cho các hãng tàu. Đại lý giao nhận cho các hãng giao nhận nước ngoài Kinh doanh các dịch vụ về gom hàng lẻ xuất khẩu Kinh doanh kho bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu Kinh doanh vận tải hàng hóa công cộng Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho bãi Dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng xuất nhập khẩu.
29 Các dịch vụ thương mại: Dịch vụ đường biển, Dịch vụ hàng không, Cho thuê kho bãi, Dịch vụ giá trị gia tăng, Dịch vụ đại lý tàu biển. 2.1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của công ty: 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức: Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT 2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban: Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn và ngắn hạn về phát triển của Công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ mà không được ủy quyền. HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý Công ty, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được các mục tiêu do ĐHĐCĐ đề ra.
30 Ban kiểm soát: là cơ quan có nhiệm vụ giúp ĐHĐCĐ giám sát, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổ đông. Ban Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty, quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT về phương án kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, kiến nghị cách bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc quyền quyết định của HĐQT, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến hay bắt nguồn từ các nhiệm vụ trên. Phòng nhân sự: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý nguồn lực, trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, lao động, định mức chi phí tiền lương của Công ty và các hoạt động hỗ trợ cho các bộ phận chức năng về hành chính quản trị. Phòng kế toán - tài chính: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc đồng thời thực hiện các công tác quản lý tài sản , vốn và các hoạt động kế toán tài chính. Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính và hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Các chi nhánh (Hà Nội, Hải Phòng): đại diện cho công ty thực hiện và duy trì các hoạt động kinh doanh, cung ứng dịch vụ vận tải cho khách hàng trên phạm vi của chi nhánh, tiếp nhận thông tin tại các khu vực thị trường để báo cáo về công ty. Khối kho: bao gồm kho 196 Tôn Thất Thuyết và kho 18 Tân Thuận Đông có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong công tác lưu kho, tồn trữ hàng hóa và tổ chức thực hiện quá trình xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa theo đúng quy định của công ty và kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi tại 2 địa điểm kho 196 Tôn Thất Thuyết và 31 Bến Vân Đồn, Q4, TP.HCM. Phòng dịch vụ Logistics: bao gồm 3 bộ phận (theo sơ đồ tổ chức). Phòng logistics là đơn vị kinh doanh chuyên về các dịch vụ nhập khẩu và hậu cần như cung cấp
31 các dịch vụ giao hàng tận nơi (door to door), nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng, làm thủ tục hải quan hàng xuất nhập khẩu, kinh doanh xe tải, đầu kéo, kho bãi Phòng dịch vụ xuất Hàng không: bao gồm 3 bộ phận (theo sơ đồ tổ chức). Giao nhận từ kho chủ hàng hoặc sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận với đa dạng các mặt hàng: giày dép, hàng may mặc thời trang, hàng máy móc thiết bị, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng rau quả. - Vận chuyển kết hợp đường biển hoặc đường hàng không - Dịch vụ chuyển phát nhanh (chứng từ, hàng mẫu, hàng thương phẩm) - Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia hàng lẻ nhập - Dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa - Dịch vụ đại lý hải quan - Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới cam kết tại Việt Nam như SG, TQ, VN, BA. Phòng phát triển kinh doanh: bao gồm 01 bộ phận (theo sơ đồ cơ cấu tổ chức). Nghiệp vụ chủ lực của phòng là bán cước và các dịch vụ hậu cần tại sân bay Tân Sơn Nhất. Phòng đường biển: - Cung cấp cho khách hàng dịch vụ Gửi hàng lẻ đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới (LCL/FCL) với các thị trường mạnh là Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản và Châu Á. - Dịch vụ nhập hàng nguyên container (FCL) với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho. - Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam và các nước khu vực như: Lào, Campuchia. - Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao gồm Ban tổng giám đốc và 8 phòng ban. Điều này đảm bảo cho việc quản lý, điều hành một cách dễ dàng do tận dụng được các chuyên gia vào việc giải quyết
32 các vấn đề chuyên môn từ đó làm giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Mặt khác, nhiệm vụ được Ban giám đốc giao xuống và báo cáo hoạt động kinh doanh của các bộ phận lên trên cũng thực hiện theo hai chiều một cách nhanh chóng và hiệu quả. 2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2014 - 2016: Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của VINAFREIGHT từ 2014-2016 Đvt: nghìn đồng Chênh lệch năm 2015/2014 Chênh lệch năm 2016/2015 Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Tổng doanh thu 1,728,284 1,962,270 1,663,595 233,986 13.54 -298,675 -15.22 Tổng chi phí 1,675,612 1,930,078 1,627,793 254,466 15.19 -302,285 -15.66 Lợi nhuận trước thuế 54,424 50,378 53,797 -4,046 -7.43 3,419 6.79 Lợi nhuận sau thuế 43,621 42,685 44,913 -936 -2.21 2,228 5.22 Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT 2,500,000 1,962,270 2,000,000 1,930,078 1,728,284 1,675,612 1,663,595 1,627,793 1,500,000 1,000,000 500,000 0 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 DOANH THU CHI PHÍ Hình 2.2: Biểu đồ thể hiện doanh thu và chi phí trong giai đoạn từ 2014-2016 Nguồn: Tác giả
33 Qua biều đồ ta có thể thấy các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí đều biến động qua các năm trong giai đoạn 2014-2016: Về chỉ tiêu doanh thu: Doanh thu năm 2014 đạt 1,728,284,000 đồng và đạt 1,962,270,0000 đồng vào năm 2015. Đây là mức doanh thu cao nhất trong giai đoạn 3 năm này tăng 233,986,000 đồng (tương ứng tăng 13.54%) so với năm 2014. Qua đó cho thấy, năm 2015 công ty đã có và ký kết được nhiều hợp đồng với khách hàng. Nhưng đến năm 2016 do tình hình cạnh tranh gay gắt không chỉ đến từ nội địa mà còn đến từ các hãng logistics nước ngoài ngày càng tham gia sâu hơn vào thị trường nội địa nên doanh thu giảm xuống chỉ còn 1,663,595,000 đồng tương ứng giảm 15.22% so với năm 2015. Về chỉ tiêu chi phí: Chi phí thời kỳ này cũng có sự biến động tương tự như chỉ tiêu doanh thu. Năm 2014 chi phí đạt 1,675,612,000 đồng đến năm 2015 tăng lên tương đối cao 1,930,078,000 đồng, tăng 254,466,000 đồng (tương ứng tăng 15,19%) so với năm 2014. Sở dĩ, chi phí tăng lên như vậy là do vào thời điểm đó nền kinh tế rơi vào khó khăn dẫn đến việc kinh doanh không được thuận lợi và để đạt được doanh thu công ty phải bỏ ra một khoản chi phí tương đối cho việc mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng, giảm giá dịch vụ, khuyến mãi, quảng cáo để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, doanh thu từ việc đầu tư tài chính cũng không khả quan mặc dù bỏ ra chi phí không nhỏ. Tuy nhiên đến năm 2016, công ty đã có những biện pháp khắc phục nên tình hình đã được kiểm soát lại khi chi phí đã quay lại mức tương đối ổn định đạt 1,627,793,000 đồng, giảm 302,285,000 đồng (tương ứng giảm 15.66%) so với năm 2015.
34 Về chỉ tiêu lợi nhuận: Chỉ tiêu lợi nhuận được dựa trên sự chênh lệch của chỉ tiêu doanh thu và chỉ tiêu chi phí. Vì thế khi 2 chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận đều biến động trong giai đoạn này thì chỉ tiêu lợi nhuận cũng sẽ biến động theo. Lợi nhuận năm 2014 đạt 43,621,000 đồng đến năm 2015 là năm có doanh thu cao nhất nhưng cũng là năm công ty phải bỏ ra chi phí tương đối cao do việc quản lý nguồn chi phí chưa tốt nên làm lợi nhuận đã giảm xuống còn 42,685,000 đồng tương ứng giảm 2.21% so với năm 2014. Đến năm 2016, công ty đã có nhiều biện pháp khắc phục lại hạn chế ở năm trước nên đưa lợi nhuận tăng lên 44,913,000 đồng, tương ứng tăng 5.22% so với năm 2015. Nhìn chung, trong giai đoạn 2014-2016 tình hình kinh doanh của công ty xảy ra biến động liên tục. Tuy nhiên đến năm cuối trong giai đoạn này, bằng sự nhìn nhận thấu đáo và đưa ra các biện pháp khắc phục đúng đắn, kịp thời để cải thiện doanh thu, hạn chế chi phí phát sinh không đáng có nên công ty đã có tình hình kinh doanh khả quan hơn. Đây là một tín hiệu tốt để công ty có tình hình kinh doanh phát triển và ổn định hơn ở những năm tiếp theo.
35 2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: 2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty VINAFREIGHT: Bảng 2.2 Sản lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ 2014 -2016 Đvt: TEUs Chênh lệch năm Chênh lệch năm Năm Năm Năm 2014/2013 2015/2014 2013 2014 2015 Tương Tương Tuyệt đối Tuyệt đối đối (%) đối (%) 4,656 4,850 5,112 194 4.17 262 5.4 Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT Qua bảng 2.2, có thế thấy sản lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty tăng liên tục qua các năm. Năm 2014 đạt sản lượng 4,850 TEUs tăng 194 TEUs (tương ứng tăng 4.17%) so với năm 2013. Đến năm 2015, sản lượng tiếp tục tăng lên 5,112 TEUs tức tăng 5.4% so với cùng kỳ năm 2014. Như vậy, có thể kết luận rằng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty ngày càng phát triển, khẳng định được lòng tin của khách hàng và đem về tỉ trọng tương đối lớn trong tổng doanh thu. Bên cạnh đó, thị trường Việt Nam là một nước chuyên về nhập khẩu hàng hóa nên chắc chắn sẽ có rất nhiều cơ hội trong tương lai.
36 2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: Khách hàng Ký kết hợp đồng giao nhận sai chỉnh sửa thông tin thông sửa chỉnh Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy D/O Cược container Khai báo HQĐT Luồng vàng/đỏ Nộp và kiểm tra lại bộ sai Khách hàng sửa và bổ sung chứng từ chứng từ đúng Mở tờ khai tại cơ quan Hải quan Tiến hành kiểm hóa sai Khách hàng phản hồi đúng Xác nhận thông quan Luồng xanh Nhận và kiểm tra hàng Thanh lý Hải quan Giao hàng và trả container rỗng Quyết toán và lưu hồ sơ Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT 2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 2.2.3.1 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng: Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm việc tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Sau khi biết được mặt hàng và tính chất của mặt hàng cũng như số lượng hàng hóa, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về tuyến đường đi trong quá trình giao nhận hàng hóa kèm theo bảng báo giá được gửi qua mail.
37 Khách hàng và nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành trao đổi, thỏa thuận về các điều khoản như: thông tin lô hàng nhập khẩu, bảng báo giá, thời gian hoàn thành thủ tục giao nhận hàng hóa, cách thức thanh toán và thông tin liên lạc một lần cuối sau đó nếu khách hàng đồng ý công ty sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng giao nhận. Hợp đồng giao nhận thể hiện được nội dung mà 2 bên đã thỏa thuận và bắt buộc 2 bên phải cam kết thực hiện đúng như những gì được ghi trong hợp đồng. 2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ được khách hàng (người nhập khẩu) gửi đến cho công ty. Đây là bộ chứng từ rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm: (1) Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc giấy tờ có giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao Đây là văn bản thỏa thuận về các điều khoản giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương). Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng. Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng. Bao gồm các nội dung: - Tên và địa chỉ người bán, người mua - Mô tả hàng hóa (Commodity) - Phẩm chất hàng (Quality) - Số lượng, trọng lượng hàng (Quantity) - Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (Price) - Thời hạn, địa điểm giao hàng (Shipment) - Phương thức, thời hạn thanh toán (Payment) Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như: - Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa (Packing & Marking) - Bảo hành hàng hóa (Warranty)
38 - Bất khả kháng (Force Maejure) - Khiếu nại (Claime) - Trọng tài (Arbitration) - Các quy định khác (Other conditions) (2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Bao gồm các nội dung sau: - Số và ngày lập hóa đơn - Tên, địa chỉ người bán & người mua - Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền - Điều kiện cơ sở giao hàng - Điều kiện thanh toán - Cảng xếp, dỡ - Tên tàu, số chuyến (3) Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản chính Vận tải đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Nó là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Bao gồm các nội dung: - Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu - Cảng xếp hàng - Cảng dỡ hàng - Tên và địa chỉ người gửi hàng - Tên và địa chỉ người nhận hàng (rất quan trọng)
39 - Đại lý, bên thông báo chỉ định - Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích - Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán - Thời gian và địa điểm cấp vận đơn, - Số bản gốc vận đơn - Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng, hoặc đại lý). (4) Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm và ngược lại người được bảo hiểm phải đóng một khoản phí bảo hiểm. (5) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao Là chứng từ Khi hàng sắp đến, hãng tàu hoặc forwarder phát hành thông báo hàng đến gửi cho người nhận (có thể là cả người gửi), thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Thông báo này bắt buộc phải có các thông tin sau: - Hãng tàu hoăc forwarder, người phát hành thông báo - Số bill tương ứng của lô hàng - Người gửi hàng, người nhận hàng - Ngày hàng đến, mã cảng đến và mã kho lưu hàng. ( thông tin cần để khai tờ khai HQ). (6) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin): 1 bản chính Là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Có khá nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (loại hàng gì, đi/đến từ nước nào ) sẽ xác định cần loại mẫu nào. Hiện phổ biến có những loại mẫu sau đây: - C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP)
40 - C/O mẫu D (các nước trong khối ASEAN) - C/O mẫu E (ASEAN - Trung Quốc) - C/O mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc) - C/O mẫu AJ (ASEAN - Nhật Bản) - C/O mẫu VJ (Việt nam - Nhật Bản) - C/O mẫu AI (ASEAN - Ấn Độ) - C/O mẫu AANZ (ASEAN - Australia - New Zealand) - C/O mẫu VC (Việt Nam - Chile) - C/O mẫu S (Việt Nam - Lào; Việt Nam - Campuchia) Hiện nay tại Việt Nam, Bộ công thương có quyền cấp C/O và có ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức đảm nhận công việc này. Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định như: - VCCI: cấp C/O form A, B - Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK - Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form D, E, AK (7) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): 1 bản chính Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v và được ký phát hành bởi người bán (shipper). Bao gồm các nội dung: - Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List) - Tên, địa chỉ người bán và người mua - Cảng xếp, dỡ - Tên tàu, số chuyến - Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích Ngoài ra, đôi khi phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.
41 Ngoài ra tuỳ từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau: - Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính (trường hợp hàng hoá nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng). - Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần) đối với trường hợp hàng hoá phải có giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật. - Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm dịch (nếu có): 01 bản chính.  LƯU Ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này. Sau khi nhận bộ chứng từ nhân viên chứng từ sẽ tiến hành xác nhận số bản chính và bản sao của các chứng từ và ghi chú lại. Tiếp đó, nhân viên này sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp nhất của bộ chứng từ: - Kiểm tra hợp đồng thương mại đối chiếu với vận đơn, hóa đơn về các thông tin như: số và ngày ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức, thời hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng. - Kiểm tra vận đơn đường biển đối chiếu với hợp đồng thương mại những thông tin cơ bản sau: tên và địa chỉ người gửi hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng, cảng xếp/dỡ hàng, ngày giao hàng, nơi giao hàng, tên hàng, số lượng. - Kiểm tra hóa đơn thương mại đối chiếu với hợp đồng những thông tin sau: Số và ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán, người mua, đơn giá, tổng giá trị lô hàng,điều khoản thanh toán. - Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa những thông tin: loại C/O, nguồn gốc xuất xứ.
42 - Kiểm tra phiếu đóng gói đối chiếu với vận tải đơn những thông tin sau: tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích, Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời cho lô hàng đó. Nếu không có gì sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm các thủ tục tiếp theo. 2.2.3.3 Lấy D/O: D/O là một chứng từ rất quan trọng trong quá trình giao nhận hàng. Sau khi có giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival notice), muốn lấy được D/O thì nhân viên giao nhận phải trình các chứng từ sau cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ của hãng tàu gồm: Giấy thông báo hàng đến, Vận đơn gốc, Giấy giới thiệu. Sau đó, nhân viên giao nhận tiến hành đóng các khoản phí cho hãng tàu gồm: - Phí D/O (VAT 10%): phí chứng từ - Phí Handling (VAT 10%) - Phí THC - Terminal Handing Charge (VAT 5%): phí dịch vụ làm hàng container - Phí CFS (Container Freight Station free): phí xếp dỡ hàng lẻ - Phí vệ sinh container - Ngoài ra còn có một số chi phí khác như CIC (Container imbalance Charge: phụ phí chuyển container rỗng) Sau khi đã nộp phí, nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra lại, sau đó xuất hóa đơn và cấp cho nhân viên giao nhận từ 3-4 D/O gốc. Khi nhận được D/O nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ các thông tin có trùng khớp với vận đơn hay không về các thông tin như: Số B/L, số container, số seal, tên tàu, số hiệu tàu, tên cảng xếp/ dở, tên người nhận, tên hàng, số kiện/số lượng container, nếu có sai sót thì phải báo lại cho hãng tàu. Đặc biệt cần phải chú ý đến thời gian hiệu lực của D/O để sắp xếp thời gian, làm thủ tục nhận hàng tránh các chi phí phát sinh: lưu kho, lưu bãi. Nếu D/O hết hạn
43 thì phải làm đơn xin gia hạn tại hãng tàu, nếu không được gia hạn sẽ không lấy được phiếu EIR và thanh lý hải quan cổng. 2.2.3.4 Cược container: Trường hợp này xảy ra khi giao nhận hàng hóa theo phương thức FCL. Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành nộp D/O cho hãng tàu, ghi đầy đủ các thông tin: số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng vào phiếu mượn container và đóng tiền cược container sau đó hãng tàu sẽ xuất 01 hóa đơn cược container cho nhân viên giao nhận. Nếu trả container đúng thời gian quy định và không bị hư hỏng hãng tàu sẽ trả lại tiền đặt cọc. Nếu trả container quá thời gian và container bị hư hỏng thì dựa trên mức độ hư hỏng, hãng tàu sẽ tiến hành phạt bằng cách trừ vào số tiền đặt cọc. 2.2.3.5 Khai báo hải quan điện tử: Trước đây việc khai báo Hải quan thường được thực hiện trên giấy tờ và mất rất nhiều thời gian. Nhưng hiện nay, theo văn bản số 798/TB- HQ HCM của cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/05/2009 tất cả các doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo Hải quan từ xa. Việc khai báo Hải quan đã trở nên dễ dàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí. Để tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS. Và bao gồm các loại chứng từ sau: - Hợp đồng ngoại thương - Hóa đơn thương mại - Vận đơn đường biển - Phiếu đóng gói hàng hóa - Tờ khai hải quan hàng nhập - Giấy giới thiệu - Các chứng từ khác (nếu có)
44 Các bước tiến hành khai báo Hải quan điện tử như sau: Bước 1: Đăng ký tham gia hệ thống Cần phải điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu của công ty ở lần đầu đăng ký, các thông tin này sẽ có trên giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi. Bước 2: Thiết lập thông số khai báo VNACSS Tiến hành điền đầy đủ thông tin theo mẫu để kết nối tới hệ thống Hải quan. Bước 3: Khai thông tin nhập khẩu Ở giao diện chính vào mục “Tờ khai Xuất Nhập Khẩu” chọn mục “Đăng ký mới tờ khai Nhập khẩu (IDA)”. Khi đó giao diện sẽ hiện ra 3 phần: - Phần 1: trình tự các bước sẽ làm khi tiến hành khai báo Hải quan - Phần 2: hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp thông báo trả về từ hệ thống hải quan - Phần 3: thông tin tờ khai Hải quan: Đầu tiên sẽ tiến hành nhập đầy đủ các thông tin phần mục “thông tin chung” ở sheet 1 bao gồm: - Mã loại hình: thể hiện mục đích nhập khẩu của lô hàng ví dụ như: A31 Nhập khẩu hàng xuất khẩu bị trả lại, A41 Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. - Cơ quan hải quan: ghi mã của chi cục hải quan nơi làm thủ tục thông quan hàng hóa. - Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00- đội thủ tục hàng hóa XNK. - Mã hiệu phương thức vận chuyển: vận chuyển bằng đường biển chọn mã số 2. - Mã phân loại hàng hóa: áp dụng mã HS. - Ngày khai báo dự kiến. Lưu ý: Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất nhập khẩu (mã số HS) để áp dụng thuế suất cho đúng.
45 Và nhập liệu các thông tin khác như: Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: - Người nhập khẩu: tên, mã bưu chính, địa chỉ và số điện thoại. - Người ủy thác nhập khẩu: Mã, tên. - Người xuất khẩu: Mã, tên, mã bưu chính, địa chỉ, mã nước. Thông tin về vận đơn: - Số vận đơn (được thể hiện trong B/L) - Số lượng kiện: . Ô số 1: tổng số lượng kiện (được thể hiện trong hóa đơn thương mại hoặc phiếu đóng gói) . Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói) - Tổng trọng lượng: . Ô số 1: tổng trọng lượng (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói) . Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói) - Mã đặc điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến: . Ô số 1: mã địa điểm . Ô số 2: địa điểm lưu kho - Kí hiệu số hiệu bao bì - Phương tiện vận chuyển . Ô số 1: cách thức vận chuyển (nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển hoặc sông nhập lệnh: Call sign) . Ô số 2: tên phương tiện vận chuyển - Ngày hàng đến: dựa vào thông báo hàng đến - Địa điểm dỡ hàng và xếp hàng: . Ô số 1: mã địa điểm . Ô số 2: tên địa điểm (hệ thống sẽ tự động xuất ra địa điểm dựa trên mã địa điểm ở ô số 1) - Số lượng container: tổng số container
46 - Mã kết quả kiểm tra nội dung Ở mục “thông tin chung 2” khai báo các mục cần thiết như: Thông tin về hóa đơn thương mại: - Phân loại hình thức hóa đơn - Số hoá đơn (được thể hiện trong Hóa đơn thương mại) - Ngày phát hành - Phương thức thanh toán - Mã phân loại hóa đơn: nhập mã phân loại hóa đơn - Điều kiện giá hóa đơn: dựa theo Inconterm - Tổng giá trị hóa đơn: dựa trên tổng số tiền ghi trên hóa đơn và cần phải nhập một cách chính xác - Mã đồng tiền hóa đơn Thông tin về hợp đồng: Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Ngày hết hạn. Tiếp theo, nhập thông tin tên hàng ở sheet 3 mục "danh sách hàng" bao gồm: tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn.  Lưu ý: chỉ khai báo ở các ô màu trắng, các ô màu xám là thông tin do hệ thống trả về nên không cần nhập. Cuối cùng, nhập thông tin đính kèm bằng cách truy cập vài tab " Nghiệp vụ khác" chọn mục đăng ký file đính kèm(HYS) sau đó upload file excel muốn đính kèm lên (file này có thể là file danh sách số container/seal). Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác, bạn chọn nút "Ghi" để lưu các thông tin vào hệ thống. Bước 4: Khai trước thông tin tờ khai (IDA) Sau khi đã kiểm tra lại chuẩn xác thông tin và lưu thông tin, tiến hành truyền tờ khai hải quan đến chi cục hải quan bằng cách bấm nút "Khai trước thông tin tờ khai (IDA)". Tiếp theo, hệ thống sẽ hiện lên yêu cầu xác nhận chữ ký số mà chúng ta đã thiết lập sẵn và kiểm tra mật khẩu của USB token. Sau đó, nếu không có sai sót nào hệ thống trả về kết quả thành công, và thông báo số tiếp nhận cho tờ khai,
47 đến lúc này vẫn có thể chỉnh sửa tờ khai nếu phát hiện sai sót. Nếu các thông tin đã hoàn toàn chính xác thì bạn bấm nút " Khai chính thức tờ khai (IDC)" Bước 5: Lấy kết quả từ Hải quan Sau khi kiểm tra tờ khai chính thức đã đầy đủ, chính xác, hợp lệ doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào nút "Lấy phản hồi từ hải quan" ngay sau đó hệ thống sẽ trả về tiền thuế, lệ phí hải quan, kết quả phân luồng cụ thể như sau: Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng luồng xanh là tài liệu, chứng từ thương mại, hàng không có thuế, hàng có thực nhưng được miễn thuế theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đăng ký tờ khai và nhận được quyết định phê duyệt của cấp trên, doanh nghiệp sẽ được đóng dấu miễn kiểm tra, đóng lệ phí, trả lại tờ khai và được thông quan ngay. Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ: vừa kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Hàng luồng đỏ là hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hàng nhập khẩu có điều kiện, hàng theo danh mục trọng điểm về quản lý rủi ro. Hồ sơ sẽ chuyển cho nhân viên kiểm tra chứng từ sau đó kết quả sẽ ghi vào “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ”. Về việc kiểm tra hàng hóa sẽ được tiến hành thủ công và theo 3 mức độ: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng. Tiếp theo đó người khai báo hải quan sẽ tiến hành in tờ khai và các chứng từ cần thiết để đến cơ quan hải quan mở tờ khai cho lô hàng nhập khẩu. 2.2.3.6 Mở tờ khai tại cơ quan hải quan: Khi đến cơ quan Hải quan phải chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: - Tờ khai Hải quan: 2 bản chính - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính - Hợp đồng thương mại: 1 bản sao - Vận đơn: 1 bản sao - Bảng kê khai chi tiết hàng hóa: 1 bản chính
48 - Giấy giới thiệu - C/O: 1 bản chính - D/O: 1 bản chính Bước 1: Nộp và cán bộ hải quan kiểm tra bộ hồ sơ Sau đó tiến hành nộp cho cán bộ Hải quan. Cán bộ này sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, nội dung, tính hợp nhất của các chứng từ trong bộ hồ sơ và đối chiếu việc kê khai tờ khai có trùng khớp với nội dung của các chứng từ trong bộ hồ sơ hay không. Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện ra sai sót về các chứng từ trong bộ hồ sơ hoặc trong việc kê khai tờ khai thì cán bộ Hải quan sẽ yêu cầu nhân viên khai hải quan tiến hành sửa đổi và bổ sung ngay tại đó. Trong những trường hợp có lỗi sai nghiêm trọng, nếu không tiếp nhận bộ hồ sơ, cán bộ hải quan phải có giấy thông báo nêu lí do không tiếp nhận hồ sơ để người khai Hải quan được rõ. Nếu kiểm tra bộ hồ sơ không phát hiện ra sai sót cán bộ Hải đóng dấu và ký xác nhận lên "Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy" và chuyển hồ sơ sang bộ phận tính giá, tính thuế. Bước 2: Xác định giá, tính thuế Dựa vào bảng giá tối thiểu của hải quan để xem xét, đối chiếu lại với giá của người khai. Nếu giá trên tờ khai của hàng hoá hợp lý với bảng giá của hải quan thì được chấp nhận, nếu giá đó không hợp lý cán bộ hải quan sẽ thông báo cho nhân viên biết, điều chỉnh lại giá và ghi vào mặt sau của tờ khai. Tiếp theo hải quan tính lại thuế dựa vào mã số hàng hoá cùng đơn giá tính lại (nếu đơn giá có điều chỉnh) và thông báo thuế cho nhân viên. Sau khi kiểm tra, tính toán xong nếu thấy kết quả tính thuế của doanh nghiệp hoàn toàn hợp lý thì cán bộ hải quan đóng dấu và kí xác nhận lên “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”. Công thức tính thuế như sau: . Thuế NK = Số lượng/trọng lượng x Đơn giá từng mặt hàng x Thuế suất. . Thuế VAT = (Thuế NK + Trị giá tính thuế) x Thuế suất (nếu như mặt hàng không có thuế TTĐB).
49 Bước 3: Tiến hành nộp thuế Theo như thỏa thuận, mọi chi phí của khách hàng,công ty sẽ tiến hành chi trả hết, sau đó sẽ quyết toán với khách hàng sau. Vì vậy, nhân viên giao nhận của công ty tiến hành lên kho bạc nhà nước để đóng thuế sau đó giữ lại biên lai đã nộp tiền. Bước 4: Kiểm hóa hàng hóa Bước này được thực hiện trong trường hợp, kết quản hải quan phân luồng đỏ. Có 2 trường hợp kiểm hóa như sau: (1) Đối với hàng container: Nhân viên giao nhận phải làm thủ tục chuyển container từ bãi trung tâm về bãi kiểm hóa bằng cách đem một bản D/O đến nơi đăng ký kiểm hóa để nhân viên ở đó nhập thông tin (số container) vào máy tính, kí tên, đóng dấu “Chuyển bãi kiểm hóa” lên D/O trong đó ghi rõ ngày đăng ký chuyển bãi, ngày container được chuyển qua bãi kiếm hóa và trả D/O lại cho nhân viên giao nhận. Khi hoàn thành mọi thủ tục, nhân viên giao nhận chờ máy tính chỉ định nhân viên hải quan sẽ kiểm hàng hóa của mình và tiến hành liên lạc với họ. Sau khi container đã vào được bãi kiểm hóa nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ bên ngoài xem có gì hư hỏng, bất thường hay không rồi tiến hành liên lạc với Hải quan kiểm hóa đã được phân công xuống kiểm tra. Tại đây nhận viên giao nhận xin lệnh cắt seal như sau: Trình D/O bản sao có dấu “lệnh giao thẳng” của hãng tàu. Điền thông tin của lô hàng vào giấy chứng thư (số container, tên tàu, số chuyến) rồi nộp lại cho cơ quan Hải quan để được đóng dấu và tiến hành cắt seal trước sự chứng kiến của Hải quan kiểm hóa. Sau đó, Hải quan kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm tra lô hàng tùy theo mức độ bất kỳ và kiểm tra thông tin như: tên hàng, số lượng, xuất xứ có hợp nhất như trong khai báo hay không. Nếu không đúng sẽ dừng việc kiểm tra, lập biên bản và xin chỉ thị của cấp trên.
50 Quá trình kiểm hóa kết thúc, Hải quan kiểm hóa sẽ ghi các nội dung: số tờ khai, ngày giờ đăng ký, tên khách hàng, ngày kiểm hóa và kết thúc kiểm hóa, số hợp đồng, số hóa đơn, tên người kiểm hóa, tên người đại diện cho công ty của khách hàng, kết quả kiểm hóa vào “Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa”. Sau đó, hai bên ký xác nhận. Nhân viên giao nhận sẽ bấm seal lại vào container để tránh tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc. (2) Đối với hàng lẻ: Tiến hành tương tự như hàng nguyên container. Tuy nhiên hàng lẻ phải xuống kho để hỏi vị trí container và không cần xin lệnh cắt seal. Mặt khác, đối với lô hàng có nhiều mặt hàng cần phải chuẩn bị kĩ càng Packing list, hóa đơn để trình báo Hải quan khi Hải quan thắc mắc. Bước 5: Xác nhận thông quan, nộp lệ phí hải quan và trả lại tờ khai. Sau khi kiểm tra và đóng dấu xác nhận thông quan hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai và nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đóng lệ phí hải quan. Khi đóng lệ phí xong, Hải quan sẽ trả lại bộ chứng từ bao gồm: - Tờ khai Hải quan - Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ - Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa 2.2.3.7 Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: Nhân viên giao nhận đem D/O còn thời hạn (nếu hết hạn phải tiến hành gia hạn) đến để Hải quan giám sát đối chiếu nếu chính xác sẽ đóng dấu công chức Hải quan, ký tên lên D/O và đưa cho nhân viên giao nhận mang D/O (có dấu giao thẳng của hãng tàu) đóng tiền nâng/hạ, lưu container sau đó sẽ xuất hóa đơn và phiếu EIR gồm 4 liên màu khác nhau (trắng, xanh, vàng, hồng) nhưng có giá trị như nhau. Đồng thời, báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ chở container nào để nhân viên điều độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container vào phiếu EIR (số phiếu EIR tương ứng với số container). Nhân viên phòng điều độ sẽ giữ một liên màu trắng. Trong trường hợp rút ruột tại kho riêng, khi đi làm thủ tục tại cảng, nhân viên
51 giao nhận nên mang theo giấy cam kết mượn container mà lúc đầu làm ở hãng tàu để xuất trình. Khi xe vào bãi để nhận hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa: đầy đủ số lượng hoặc có bị mất mát, hư hỏng không. Trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng nhân viên giao nhận sẽ tiến hành lập biên bản giám định để làm bằng chứng xác minh. 2.2.3.8 Thanh lý Hải quan: Nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan cổng xuất trình tờ khai hải quan, lệnh giao hàng và 3 liên màu còn lại của phiếu EIR. Sau khi kiểm tra tờ khai hải quan, hải quan cổng sẽ giữ lại liên màu xanh, “Lệnh giao hàng” và gửi lại cho nhân viên giao nhận “Tờ khai hải quan”. Đồng thời ký xác nhận vào 2 liên còn lại: một liên màu hồng sẽ đưa cho bảo vệ cổng ở cảng để rời khỏi cảng, một liên vàng sẽ đưa cho tài xế đi đường. 2.2.3.9 Giao hàng cho khách hàng và trả container rỗng: Hàng sau khi từ cảng về sẽ được vận chuyển về kho của khách hàng hoặc chở đến nơi theo yêu cầu của khách hàng.Khách hàng sau khi nhận được hàng sẽ kiểm tra xem đã đầy đủ số lượng, hàng hóa có bị tổn thất, hư hỏng hay không. Nếu không có gì bất thường, khách hàng sẽ ký vào biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận hàng hóa đã được giao theo đúng như hợp đồng thỏa thuận đã ký kết. Đối với trường hợp cược container, sau khi hàng đã về tới kho, công ty sẽ hoàn trả lại container rỗng tới địa điểm được quy định trong phiếu mượn container. Sau khi trả, phải có xác nhận đã trả container, tình trạng container trên phiếu hạ container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành mang phiếu hạ container rỗng và phiếu mượn container tới hãng tàu để lấy tiền cược. 2.2.3.10 Quyết toán với khách hàng và lưu hồ sơ: Sau khi đã hoàn tất thủ tục và chuyển hàng về kho thì người giao nhận sẽtiến hành thống kê lại toàn bộ chứng từ cần thiết và hóa đơn của các chi phí liên quan đến
52 lô hàng trong suốt quá trình để giao lại cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ kiểm tra, làm bảng kết toán sau đó trình lên Giám đốc ký tên, đóng dấu và gửi đến khách hàng để quyết toán toàn bộ chi phí. Cuối cùng tiến hành lưu hồ sơ, hoàn tất toàn bộ thủ tục giao nhận. 2.3 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: 2.3.1 Ưu điểm: - Có hệ thống chi nhánh trải dài khắp cả nước đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng vì thế duy trì được lượng khách hàng ổn định và lâu dài. - Giá cả dịch vụ hợp lý, đặc biệt đối với những khách hàng thân thiết thường có giá ưu đãi. - Đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm làm việc nên việc tiến hành làm các thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh được nhiều sai sót. - Công ty tạo dựng được uy tín lâu dài với các cơ quan, ban ngành nên thủ tục kiểm tra hàng hóa thường có xác suất thấp hoặc miễn kiểm, làm rút ngắn thời gian nhận hàng, tránh được nhiều chi phí phát sinh. - Công ty đã trang bị hệ thống kho lạnh phục vụ cho việc bảo quản các loại hàng hóa ở nhiệt độ thấp. - Quy trình giao nhận hàng hóa được công ty kiểm soát một cách chặt chẽ, luôn có những biện pháp dự trù kịp thời để đối phó với những tình huống rủi ro ngoài ý muốn. - Sản phẩm dịch vụ của công ty cung cấp được khách hàng đánh giá rất hài lòng. Bên cạnh đó dịch vụ ngày càng được củng cố và phát triển hơn để việc vận chuyển thực hiện nhanh nhất, hoàn thiện nhất cho khách hàng. - Trang bị hệ thống xe tải, xe nâng, pallet hiện đại phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho.
53 2.3.2 Hạn chế: Hạn chế 1: Nguồn nhân lực. - Chương trình đào tạo và tuyển dụng nhân viên chưa thực sự quy mô và bài bản. - Đội ngũ cán bộ của công ty trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa thật sự phối hợp và làm việc chặt chẽ với nhau giữa các bộ phận - Nguồn nhân lực của công ty vẫn còn thiếu đặc biệt là nhân viên kinh doanh và nhân viên chứng từ. Hạn chế 2: Cơ sở vật chất - kỹ thuật - Phần mềm nghiệp vụ mà công ty sử dụng thường gặp trục trặc nên đôi khi quy trình làm các chứng từ phục vụ khách hàng bị gián đoạn và không thể theo dõi tình hình hàng hóa một cách cụ thể nhất, sát sao nhất. - Nhiều trang thiết bị trong công ty thường xuyên bị hư hỏng, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhân viên khiến cho tiến độ làm việc bị chậm lại. - Các phương tiện vận tải và phương tiện bốc dỡ đã được sử dụng lâu năm và chưa đủ số lượng để phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa. - Việc áp dụng thương mai điện tử tại công ty còn chưa được hoàn thiện do cơ sở hạ tầng chung còn yếu, kiến thức về thương mại điện tử còn chưa được nâng cao. Trang web của công ty chỉ dừng ở mức lập website và dùng website để giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty cung cấp mà chưa có các tiện ích khác hỗ trợ cho khách hàng. Hạn chế 3: Hệ thống kho bãi - Hệ thống kho bãi của công ty còn khá nhỏ đặc biệt vào những giai đoạn cao điểm khi số lượng hàng hóa quá nhiều công ty lại không cung ứng đủ gây nhiều khó khăn. - Công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý vì thế sẽ không nắm rõ được các thông tin cũng như có thể kiểm soát một cách chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng nhập kho, số lượng hàng xuất kho, các loại mặt hàng mà kho đang có
54 - Hiện nay, công ty chỉ có kho thường để bảo quản cho các hàng hóa thông thường và kho lạnh để bảo quản các hàng hóa yêu cầu ở nhiệt độ thấp mà chưa có kho bảo quản các loại hàng hóa chứa hóa chât, hàng hóa có giá trị cao Hạn chế 4: Quy trình tiếp nhận chứng từ - Khi gửi bộ chứng từ đến cho công ty, khách hàng gửi không đầy đủ hoặc khi kiểm tra có sai sót thông tin trong bộ chứng từ khiến cho các thủ tục tiếp theo chậm lại so với dự định. - Một nhân viên giao nhận phải thực hiện một lúc nhiều hợp đồng của các công ty khách hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn trong khâu chuẩn bị chứng từ. - Nhân viên làm chứng từ và nhân viên giao nhận là hai nhân viên khác nhau vì thế khi nhân viên giao nhận đến cơ quan hải quan làm thủ tục có thể sẽ không nắm bắt được hết các thông tin nếu hải quan có thắc mắc, khiến cho quá trình nhập khẩu mất nhiều thời gian Hạn chế 5: Quy trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng - Đối với các lô hàng lớn gồm nhiều container, phương tiện vận tải của công ty không đáp ứng được hết vì thế nên không thể chở hết container ra khỏi cảng dẫn đến tình trạng đóng phí phạt, lưu container, lưu bãi ở cảng. Ngoài ra trong quá trình vận chuyển sẽ gặp nhiều bất lợi về đường xá giao thông, thời tiết dẫn đến thời gian giao hàng hóa cho khách hàng sẽ lâu hơn. - Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ có những thay đổi đột xuất về địa điểm hay số lượng hàng được giao. Vì vậy nhân viên giao nhận không kịp thời thông báo với người vận tải làm cho quá trình vận chuyển sẽ mất nhiều thời gian và chi phí hơn. Hạn chế 6: Quy trình khai báo Hải quan Đường truyền của hệ thống khai báo Hải quan thường hay bị gặp lỗi nên nhân viên làm chứng từ sẽ không lấy ngay được số tờ khai và kết quả phân luồng mà phải chờ đợi khiến cho cả quy trình giao nhận hàng hóa bị chậm lại.
55 Hạn chế 7: Chiến lược và phương thức kinh doanh - Công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh hiện có và tiềm năng chưa được thực hiện thường xuyên. - Công ty chưa có một bộ phận chuyên chăm sóc khách hàng. Hầu hết các phản hồi, góp ý của khách hàng đều do nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó đảm nhận và xử lý. Điều đó khiến cho việc phản hồi đến khách hàng mất rất nhiều thời gian. - Công ty chưa thành lập riêng biệt một đội ngũ Marketing dẫn đến việc tổ chức các chương trình khuyến mãi, quảng bá thương hiệu công ty chưa được rộng rãi làm hạn chế khả năng cạnh tranh trên thị trường. - Phát triển, mở rộng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc tổ chức liên kết, hợp tác với các công ty, đơn vị kinh doanh khác còn hạn chế.
56 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Nội dung của chương 2 trình bày thông tin về công ty, lịch sử phát triển và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển. Qua đó có thể thấy, công ty cổ phần VINAFREIGHT là một trong những công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải quốc tế đường biển – đường hàng không, vận chuyển nội địa, đại lý khai thuê Hải quan. Kể từ ngày thành lập, mặc dù có giai đoạn tình hình kinh doanh gặp nhiều khó khăn nhưng có thể thấy Ban lãnh đạo công ty đã áp dụng những chính sách kịp thời, phù hợp để công ty vẫn phát triển theo chiều hướng đi lên cả về quy mô, phạm vi hoạt động, chất lượng dịch vụ để phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường ngoại thương hiện nay và điều đó được minh chứng rõ ràng nhất thông qua quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã cải thiện ngày càng tốt hơn với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Bên cạnh những thành công đạt được, vẫn còn những thiếu sót, rủi ro tiềm ẩn gây cản trở cho việc thực hiện quy trình. Nếu giảm thiểu tối đa các vấn đề trên thì quy trình sẽ hoàn thiện một cách tối ưu nhất. Sau đây, xin đưa ra một số giải pháp để khắc phục những hạn chế trên ở chương 3.
57 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT 3.1 Định hướng phát triển: 3.1.1 Các mục tiêu chủ yếu của công ty: - “Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên quyết tâm xây dựng Công ty cổ phần VINAFREIGHT trở thành một tập đoàn logistics lớn mạnh trên cơ sở ổn định và hiệu quả”. - Xây dựng một triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy hoạt động hướng đến khách hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh “Chúng ta cùng thắng”. 3.1.2 Chiến lược phát triển trung và dài hạn: - Công ty duy trì ổn định các dịch vụ hàng không, phát triển mạnh dịch vụ đường biển cả về xuất và nhập. Giữ vững và tăng hơn nữa dịch vụ logistics trọn gói, tập trung vào những khách hàng lớn hiện có và phát triển thêm các khách hàng mới, đồng thời đầu tư tập trung về nguồn nhân lực và cơ sở vật chất. Tập trung vào dịch vụ Logistics nội địa do thị trường tiêu thụ trong nước vẫn nhiều tiềm năng, Công ty có khả năng cạnh tranh cao để cung cấp dịch vụ phân phối và lưu thông sản phẩm. Duy trì thế mạnh tổng đại lý hàng hóa GSA trên thị trường vận chuyển đường hàng không để khai thác thêm các khu vực thị trường mới. - Tiếp tục phát triển dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu từ Campuchia và Lào quá cảnh Việt Nam đi các nước bằng đường biển, hàng không và ngược lại. Xây dựng thương hiệu VINAFREIGHT ngày càng phát triển và đủ sức cạnh tranh cả trong và ngoài nước.
58 3.1.3 Các mục tiêu phát triển bền vững và chương trình chính liên quan đến ngắn hạn và trung hạn của công ty: - Trong định hướng phát triển chung, VINAFREIGHT hướng đến mục tiêu phát triển bền vững. Không chỉ đặt lợi nhuận lên hàng đầu, sự phát triển của VINAFREIGHT luôn song hành với trách nhiệm và lợi ích cho xã hội. Do đó, việc đảm bảo rằng những hoạt động của công ty phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật, các chuẩn mực đạo đức xã hội cũng như quan tâm đến lợi ích của cộng đồng. - Bên cạnh đó, VINAFREIGHT coi trọng nhận thức của các cán bộ công nhân viên trong việc bảo vệ nguồn nước và nguồn tài nguyên năng lượng, kêu gọi mọi người thực hiện triệt để việc tiết kiệm điện – nước, có ý thức tốt trong việc bảo vệ môi trường xanh sạch. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT 3.2.1 Giải pháp 1: Phát triển nguồn nhân lực Cơ sở giải pháp: Mặc dù Việt Nam được đánh giá có điều kiện tự nhiên và địa lý thuận lợi để phát triển dịch vụ logistics (giao nhận hàng hóa, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan ) nhưng ngành này vẫn chưa thực sự tạo điều kiện để phát triển đặc biệt là nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn chưa cao. Quy trình giao nhận hàng hóa là một nghiệp vụ bao gồm rất nhiều bước, nhiều hồ sơ và chứng từ. Nếu nhân viên xảy ra nhiều sai sót sẽ làm quy trình bị chậm lại, khiến thời gian giao nhận hàng hóa bị kéo dài, ảnh hưởng đến uy tín công ty. Vì thế cần phải có một đội ngũ nhân lực am hiểu với trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao. Điều kiện giải pháp: Tạo điều kiện cho nhân viên công ty được ra nước ngoài học hỏi, nâng cao kiến thức, đem về những kinh nghiệm bổ ích và được cọ sát với thị trường quốc tế.
59 Thường xuyên tổ chức các hoạt động tham quan, du lịch kết hợp team building giúp nhân viên gắn kết với nhau hơn, tạo động lực làm việc và cống hiên nhiều hơn cho công ty. Công ty cần xây dưng một kế hoạch tuyển dụng bài bản từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc và phải tiến hành định kỳ, thường xuyên nhằm tuyển dụng được những người có năng lực thật sự. Tiến hành đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có bằng cách: thường xuyên tổ chức các khóa nghiệp vụ về quy trình giao nhận và ngoại ngữ ngắn hạn nhằm nâng cao, củng cố kiến thức cho cán bộ, công nhân viên ở công ty. Đồng thời, thu hút lao động có trình độ chuyên ngành liên quan, am tường ngoại ngữ và kiến thức địa lý. Công ty cần liên tục cập nhập và phổ biến các thông tin mới nhất liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, nghiệp vụ giao nhận, quy tắc hải quan đến nhân viên được biết giúp tránh được những sai sót trong quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Muốn có được nguồn nhân lực giỏi công ty cần tổ chức các chương trình hỗ trợ sinh viên thực tập để hấp dẫn sinh viên vào công ty mình từ đó tăng cơ hội lựa chọn nhân lực giỏi. Cần thường xuyên mở rộng những cuộc thảo luận cho các hoạt động của công ty để đúc kết được những kinh nghiệm, trao đổi, học hỏi thêm về quy trình giao nhận, cân nhắc giữa các nguyên tắc để làm tốt công việc giao nhận trên phạm vi giới hạn đã được ủy thác. Có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên xuất sắc, tiêu biểu của tháng, của năm. Để làm được những điều như trên thì công ty cần phải: - Có một nguồn vốn phục vụ cho việc đào tạo, mở các lớp nghiệp vụ nâng cao trình độ cho nhân viên của mình. - Việc tiến hành tuyển dụng cần diễn ra một cách công tâm, khách quan để có thể bố trí và sử dụng nhân sự đúng người đúng việc. - Đưa ra nội quy chặt chẽ để đề ra quy định thưởng phạt công bằng, khách quan.
60 - Các công ty nên liên kết với một số trường đại học có uy tín để tham gia vào quá trình đào tạo, bồi dưỡng trình độ cũng như có quyền thuyết trình và quyền tuyển dụng tại các trường này. Muốn vậy các công ty cần xây dựng quỹ đào tạo tại trường, hỗ trợ chuyên môn cho các trường nếu muốn có sinh viên tốt nhất và được đào tạo bài bản nhất cho mình. Kết quả dự kiến: - Phát huy thế mạnh của từng cá nhân. - Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. - Khi đã có nguồn nhân lực với kinh nghiệm dày dặn, trình độ chuyên môn cao thì quy trình giao nhận hàng hóa sẽ được tiến hành một cách chính xác, nhanh chóng, qua đó, đem đến chất lượng dịch vụ tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh với các công ty cùng hoạt động trong ngành và ngày càng khẳng định được uy tín, vị thế của công ty. 3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao cơ sở vật chất – kỹ thuật Cơ sở giải pháp: Nước ta đang trong quá trình hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Trong xu thế này thì các quan hệ thương mại quốc tế giữa Việt Nam với thế giới ngày càng lớn mạnh và phát triển nhanh chóng. Từ đó, việc phát triển các dịch vụ Logistics để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa được đặt ra là hết sức quan trọng và bức thiết. Bên cạnh việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn cao thì các doanh nghiệp nói chung và công ty VINAFREIGHT cần nên chú trọng vào cơ sở vật chất kỹ thuật tân tiến, hiện đại hơn để phục vụ công việc giao nhận đạt hiệu quả cao, đem lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất đồng thời bắt kịp thời đại hiện đại hóa với các đối thủ cạnh tranh nước ngoài.
61 Điều kiện giải pháp: Các trang thiết bị ở văn phòng công ty như máy in, máy fax, máy scan cần phải được mua mới hoàn toàn và mua đủ số lượng đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên, đẩy mạnh tiến độ làm việc, tránh khách hàng chờ đợi lâu. Công ty cần trang bị một hệ thống phần mềm làm việc hiện đại và mỗi nhân viên trong công ty có một tài khoản để đăng nhập. Thông qua phần mềm này, tất cả nhân viên đều nắm rõ được tình hình hàng hóa như thế nào từ đó có thể xử lý một cách kịp thời nhiều tình huống rủi ro xảy ra. Hệ thống trang web cần cập nhật thông tin nhanh chóng, thường xuyên giúp khách hàng truy cập trang web, tìm kiếm thông tin về công ty và các dịch vụ công ty cung cấp khi khách hàng cần. Hiện nay, thương mại điện tử ngày càng phát triển vì thế trang web công ty cần đầu tư hơn, ngoài việc chỉ đơn thuần là giới thiệu các thông tin và dịch vụ mà công ty cung cấp, trang web của công ty cần có các tính năng tương tác trực tuyến với khách hàng để giải đáp thắc mắc, phản hồi cho khách hàng. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là quy trình được đánh giá là phức tạp, hiện đại nên cần đầu tư vào các phương tiện bốc dỡ, phương tiện vận chuyển như xe chở hàng, xe nâng hàng, mooc kéo, xe chở container Tiến hành sử dụng các phần mềm khai báo hải quan để nhanh chóng trong việc làm thủ tục hải quan, thông quan tiết kiệm được thời gian và chi phí. Kết quả dự kiến: - Giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong việc quản lý nhân viên và hàng hóa. - Năng suất công việc sẽ nhanh hơn bình thường tạo điều kiện trong việc có nhiều đơn hàng hơn. - Nhân viên công ty sẽ có sự chủ động hơn và tạo tâm lý thoải hơn trong quá trình làm việc. - Thông qua trang web khách hàng sẽ biết tới công ty nhiều hơn từ đó có nhiều cơ hội hợp tác làm ăn.