›

Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh

pdf 85 trang thiennha21 20/04/2022 3200
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_xi_nghiep_xay_dung_da.pdf

Nội dung text: Khóa luận Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Giảng viên hướng dẫn : TS. PHAN MỸ HẠNH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ VIỆT TRINH MSSV: 105403109 Lớp: 10DKTC2 TP. Hồ Chí Minh, 2014
  2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Giảng viên hướng dẫn : TS. PHAN MỸ HẠNH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ VIỆT TRINH MSSV: 105403109 Lớp: 10DKTC2 TP. Hồ Chí Minh, 2014 i
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh – Lâm Đồng, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014 Nguyễn Thị Việt Trinh ii
  4. LỜI CẢM ƠN Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, sự giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của quý thầy cô. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô của khoa kế toán trường Đại học Công nghệ TPHCM đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn cô Phan Mỹ Hạnh đã tận tâm hướng dẫn chúng em qua các buổi gặp mặt hướng dẫn. Nếu không có lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì em nghĩ bài báo cáo này của em khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô. Bài báo cáo này được thực hiện trong gần 2 tháng. Bước đầu đi vào thực tế, kiến thức của em còn hạn chế và nhiều bở ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu xót là điều chắc chắn. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn. iii
  5. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN Tp.Hồ Chí Minh, ngày . tháng . năm 2014 Giảng viên hướng dẫn TS. Phan Mỹ Hạnh iv
  6. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Sự cần thiết của đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu khóa luận 2 CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý và nghiệp vụ kế toán NVL 3 1.1.1. Vị trí của NVL đối với quá trình xây lắp 3 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm NVL 4 1.1.2.1. Khái niệm 4 1.1.2.2. Đặc điểm 4 1.1.3. Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp 4 1.1.4. Nhiệm vụ hạch toán NVL ở các doanh nghiệp 5 1.2. Phân loại và tính giá NVL 6 1.2.1. Phân loại NVL 6 1.2.2. Tính giá NVL 8 1.2.2.1. Giá thực tế NVL nhập kho 10 1.2.2.2. Giá thực tế NVL xuất kho 10 1.3. Kế toán chi tiết NVL 13 1.3.1. Chứng từ sử dụng 13 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL. 13 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song 13 1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư 16 1.4. Tổ chức công tác kế toán tổng hợp NVL 18 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng 19 1.4.1.2. Phương pháp hạch toán. 19 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì 24 1.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng 25 v
  7. 1.4.2.2. Phương pháp hạch toán. 25 1.5. Đặc điểm kế toán NVL theo các hình thức kế toán 27 1.5.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 27 1.5.2. Hình thức Nhật ký chung 28 1.5.3. Hình thức Nhật ký chứng từ 29 1.5.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ 31 1.5.5. Hình thức chứng từ trên máy vi tính 32 CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH 34 2.1. Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 34 2.1.1. Lịch sử hình thành. 34 2.1.1.1. Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển của xí nghiệp. 34 2.1.1.2. Quy mô kinh doanh. 34 2.1.1.3. Cơ cấu vốn điều lệ công ty. 36 2.1.2. Bộ máy tổ chức của công ty. 36 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức công ty. 36 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. 37 2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất. 38 2.1.4. Giới thiệu phòng kế toán tài vụ. 41 2.1.4.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp. 41 2.1.4.1.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. 41 2.1.4.1.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty 41 2.1.4.1.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. 42 2.1.4.2. Bộ máy tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 43 2.2. Thực trạng tình hình kế toán tại doanh nghiệp 44 2.2.1. Tổ chức công tác kế toán quản lý chung NVL ở xí nghiệp 44 2.2.1.1. Phân loại NVL ở xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. 44 2.2.1.2. Công tác thu mua NVL 46 2.2.1.3. Tình hình công tác quản lý NVL 46 2.2.1.4. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty 46 2.2.1.5. Nhiệm vụ kế toán NVL tại công ty 48 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp 48 vi
  8. 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho 48 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho 49 2.2.2.3. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại công ty 49 2.2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp NVL tại xí nghiệp 60 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng 60 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng 60 2.2.4.3. Quy trình hạch toán 60 CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH 66 3.1. Nhận xét về kế toán NVL 66 3.1.1. Ưu điểm 66 3.1.2. Nhược điểm 69 3.2. Ý kiến đề xuất 70 KẾT LUẬN 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 vii
  9. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nội dung 1 NVL Nguyên vật liệu 2 LN Lợi nhuận 3 TNDN Thu nhập doanh nghiệp 4 XDCB Xây dựng cơ bản 5 DT Doanh thu viii
  10. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1. Doanh thu của công ty 35 Bảng 2.2: Kết quả hoạt động của công ty 40 ix
  11. DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 15 Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 16 Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 18 Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái 27 Sơ đồ 1.5. Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung 29 Sơ đồ 1.6.Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 30 Sơ đồ 1.7. Trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 32 Sơ đồ 1.8. Trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ trên máy vi tính. 33 Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh 37 Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh 38 Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất tại xí nghiệp Đạ Tẻh 39 Sơ đồ 2.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. 42 Sơ đồ 2.5. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. 44 Sơ đồ 2.6. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 50 Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL tại công ty 61 x
  12. LỜI NÓI ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Những năm qua, cùng với quá trình phát triển kinh tế, cùng với sự thay đổi sâu sắc của cơ chế kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lí tài chính quốc gia, quản lí doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường tất cả mọi doanh nghiệp đều quan tâm đến vấn đề là sản xuất và kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn để tạo tiền đề cho tái sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Với sự đổi mới cơ chế quản lí kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XDCB phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác và sát xao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Ở xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh với đặc điểm lượng NVL sử dụng vào các công trình khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL. Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo công ty, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kế toán công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại công ty. Em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu trong công ty giữ vai trò rất quan trọng và có nhiều vấn 1
  13. đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán nguyên vật liệu trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày đề tài : « Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. » 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài Sự hỗ trợ của công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết bởi hạch toán kế toán là công cụ có vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những thất thoát lãng phí và là cơ sở để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu cùng với sự nhận thức của bản thân trong quá trình học tập. Em mạnh dạn chọn đề tài : “ Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh”. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Hạch toán kế toán là khoa học kinh tế, có đối tượng nghiên cứu cụ thể mà ở đây đối tượng nghiên cứu là kế toán nguyên vật liệu. Do vậy phương pháp nghiên cứu trong bài luận văn áp dụng là phương pháp tìm hiểu thực tế tại công ty. 5. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của khóa luận tốt nghiệp được trình bày gồm 3 chương : Chƣơng 1 : Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong công ty xây dựng. Chƣơng 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. Chƣơng 3 : Nhận xét, kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. 2
  14. CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý và nghiệp vụ kế toán NVL 1.1.1. Vị trí của NVL đối với quá trình xây lắp Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó, vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hóa học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng NVL, máy móc và thiết bị thi công, trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình. Do vậy việc cung cấp NVL kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, việc cung cấp NVL còn quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu NVL thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lắp nói riêng . Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán NVL từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy, cần tập trung quản lí chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dữ trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp. 3
  15. 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm NVL 1.1.2.1. Khái niệm NVL của doanh nghiệp là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chủ yếu cho quá trình chế tạo ra sản phẩm. Giá trị NVL thường chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm. 1.1.2.2. Đặc điểm - NVL khi tham gia vào từng chu kì sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. - Về mặt giá trị: giá trị của NVL tham gia khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi NVL đó cấu thành nên sản phẩm. - Về hình thái: Khi đưa vào quá trình sản xuất thì NVL thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do NVL tạo ra. - Giá trị sử dụng: Khi sử dụng NVL dùng để sản xuất thì NVL đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. - Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên làm vào ban đêm với công việc cụ thể là: đào đường, xây dựng các công trình cầu đường .Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của công ty cũng mang những đặc thù khác nhau. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL của công ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất. 1.1.3. Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản xuất của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lí, sử dụng NVL phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lí NVL là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lí cũng khác nhau. 4
  16. Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏa mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lí, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán NVL ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành thì trước hết cũng phải hạch toán vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán NVL trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. - Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý tốt về mặt khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, kế hoạch thu mua theo đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đặc biệt là giá mua và chi phí mua. - Khâu bảo quản: Việc tổ chức kho tàng bến bãi phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn chất lượng cho NVL. - Khâu dữ trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dữ trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo nguồn cung ứng, sản xuất không bị ngừng trệ. - Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà quản lí phải sử dụng một cách hợp lí, tiết kiệm, hiệu quả trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng NVL. Tóm lại, quản lí vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lí doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 1.1.4. Nhiệm vụ hạch toán NVL ở các doanh nghiệp - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất 5
  17. trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lượng giá trị vật liệu cho các đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước qui định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lí và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu từng khâu nhằm đưa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lí. 1.2. Phân loại và tính giá NVL 1.2.1. Phân loại NVL * Căn cứ vào vai trò công dụng của NVL: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng NVL không giống nhau như: sắt, thép, gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản . + Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi - NVL phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chủ yếu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất liệu sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất. Căn cứ vào vai trò và áp dụng của NVL phụ trong quá trình sản xuất. Vật liệu phụ có 3 loại: + NVL phụ kết hợp với NVL chính để cấu thành thực thể của sản phẩm như sơn để sơn để sơn tường 6
  18. + NVL phụ làm thay đổi chất lượng của NVL chính. + NVL phụ sử dụng để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận tiện và liên tục như dầu mỡ tra vào máy - Nhiên liệu: Về thực thể là một loại NVL phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động . - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất + Ví dụ: Các loại ốc, đinh, vít, bulong để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị các loại vỏ, ruột xe khác nhau để thay thế cho phương tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản như: gạch, đá, cát, xi măng . Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định, công trình. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ điểm danh vật tư. Trong đó, mỗi loại, nhóm, thứ vật tư được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật tư. Ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia thành: - NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng . - NVL tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. - NVL thuê ngoài gia công là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. 7
  19. * Căn cứ vào mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu được chia thành: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: + NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. + NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp - NVL dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán + Đem biếu tặng + Đem vốn góp liên doanh 1.2.2. Tính giá NVL Theo chuẩn mực kế toán 02-hàng tồn kho thì vật liệu phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:  Nguyên tắc giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa NVL thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ: chi phí thiết kế sản phẩm . - Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: + Chi phí NVL, chi phí nhân công, các chi phí sản xuất kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường. + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí cung cấp dịch vụ gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ như chi phí giám sát và chi phí chung có liên quan. 8
  20. Chi phí nhân viên, chi phí khác liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí cung cấp dịch vụ.  Nguyên tắc thận trọng Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn; - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; - Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; - Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Nguyên tắc này đòi hỏi việc tính giá các đối tượng kế toán phải mang tính bảo thủ, có nghĩa là người kế toán luôn phải đứng về phía bảo thủ. Trên nguyên tắc đó, nếu có hai phương án để lựa chọn thì phương pháp nào tạo ra thu nhập ít hơn hay giá trị tài sản nhỏ hơn sẽ được lựa chọn sử dụng; vì như vậy mức độ đảm bảo cho tài sản và thu nhập sẽ tin cậy hơn. Chẳng hạn, kế toán phản ánh giá vốn của hàng tồn kho theo giá trị thị trường trong trường hợp giá thị trường thấp hơn giá gốc. Đây chính là biểu hiện của việc tuân thủ nguyên tắc thận trọng.  Nguyên tắc nhất quán Nguyên tắc nhất quán yêu cầu các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trong trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì doanh nghiệp phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Nguyên tắc nhất quán giúp đảm bảo thông tin cung cấp từ các báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp nhau đáp ứng được yêu cầu là có thể so sánh được. Ví dụ: Một khi doanh nghiệp đã lựa chọn một phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền thì phương pháp này phải được áp dụng trong suốt kỳ kế toán.Trong kỳ sau đó, nếu doanh nghiệp vì những lý do nhất định phải thay đổi phương pháp tính giá xuất kho (chẳng hạn sang FIFO hay LIFO) thì phải 9
  21. nêu rõ trong phần thuyết minh báo cáo tài chính để cho người sử dụng thông tin trong các báo cáo tài chính biết được ảnh hưởng của việc thay đổi này. - Sự hình thành trị giá vốn thực tế của NVL được phân biệt ở các thởi điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2.2.1. Giá thực tế NVL nhập kho Trên thực tế, NVL của doanh nghiệp được hình thành từ các nguồn khác nhau như: mua ngoài, nhập kho tự sản xuất, nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp liên doanh, nhập do được cấp do đó mà giá thực tế nhập kho cũng khác nhau: Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của NVL được xác định như sau: + Đối với NVL mua ngoài thì giá thực tế nhập kho: Giá thực giá mua các khoản thuế chi phí mua các khoản tế nhập = trên hóa + nhập khẩu khác + thực tế (chi - chiết khấu, kho đơn (nếu có) phí VC, bóc giảm giá xếp) (nếu có) + Đối với NVL do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế nhập kho = giá thực tế xuất kho + chi phí gia công chế biến + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế giá thực tế NVL chi phí VC, số tiền trả cho nhập kho = xuất thuê chế + bốc dở + đơn vị gia công biếm chế biến + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL thì giá thực tế NVL nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. + Đối với NVL nhận viện trợ và tặng thưởng: Giá thực tế NVL nhập kho là giá của hàng hóa cùng loại trên thị trường tương đương do hội đồng giao nhận xác định. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. + Đối với NVL do ngân sách nhà nước cấp: Giá thực tế nhập kho = giá trên thị trường tại thời điểm giao nhận 1.2.2.2. Giá thực tế NVL xuất kho NVL được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán 10
  22. phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này thì hàng tồn kho thuộc lô hàng nào thì lấy đúng đơn giá nhập thực tế của chính lô hàng đó để tính giá thực tế của lô hàng xuất kho. Giá trị của những lô hàng còn trong kho được tính theo số lượng thực tế của những lô hàng và đơn giá của chính những đơn hàng đó và tổng hợp lại. + Ưu điểm: Công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng của từng loại vật liệu. + Nhược điểm: Chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL. - Phương pháp bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho được tính dựa trên cơ sở số lượng thực xuất trong kì và đơn giá bình quân. Công thức tính: Giá thực tế nhập kho = số lượng thực tế xuất kho x giá bình quân 1 đơn vị SP Trong đó, giá bình quân đơn vị được tính theo từng phương pháp sau:  Giá bình quân đơn vị cả kì dự trữ ( tháng, quý): Trị giá vật liệu tồn đầu kì + trị giá vật liệu nhập trong kì Giá bình quân đơn vị cả kì Lượng vật liệu tồn đầu kì + lượng vật liệu nhập trong kì dự trữ Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. + Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán NVL. + Nhược điểm: Công việc tính giá NVL vào cuối kì hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán, đồng thời phải tính cho từng loại NVL.  Giá bình quân đơn vị cuối kỳ trước (đầu kỳ này): Trị giá thực tế vật liệu tồn cuối kì trước (đầu kì này) Giá bình quân đơn vị = Số lượng vật liệu tồn cuối kì 11
  23. + Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán. + Nhược điểm: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động  Giá bình quân đơn vị sau mỗi lần nhập: Trị giá thực tế vật liệu trước và sau đợt nhập Giá bình quân đơn vị = Lượng thực tế vật liệu trước và sau đợt nhập Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập NVL mỗi loại ít. + Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác. + Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều. - Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này thì lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế lần nhập đó để tính trị giá hàng xuất kho, số còn lại tính theo đơn giá của lần nhập tiếp theo. Trị giá tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng. + Ưu điểm: Kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. + Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời giá cả thị trường NVL. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định. - Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này thì lô hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước. Căn cứ vào số lượng vật liệu tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước đó. + Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được phản ứng kịp thời theo giá thị trường. + Nhược điểm: Phải hạch toán chi tiết theo từng NVL, tốn công. 12
  24. 1.3. Kế toán chi tiết NVL 1.3.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 03 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì ( mẫu 04 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa ( mẫu 05 – VT) - Bảng kê mua hàng ( mẫu 06 – VT) - Bảng phân bổ NVL ( mẫu 07 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03PXK – 3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTGT – 3LL) - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ ( mẫu S10 – DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu ( mẫu S11 – DN) - Thẻ kho ( mẫu S12 – DN) Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, kịp thời. 1.3.2. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết NVL. Tổ chức tốt kế toán NVL có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản NVL và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Trong thực tế có 3 phương pháp kế toán chi tiết NVL, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể mà các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau: 1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song * Nguyên tắc: Ở kho theo dõi NVL về mặt số lượng trên thẻ kho, ở bộ phận kế toán theo dõi NVL về mặt số lượng và giá trị trên sổ kế toán chi tiết NVL. * Quy trình hạch toán: - Ở kho: 13
  25. + Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép, hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất kho vật liệu, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ. + Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. + Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ thủ kho tiến hành phân loại chứng từ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán. + Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kho. Cuối tháng tiến hành khóa thẻ kho, xác định số tồn kho của từng loại NVL để đối chiếu với sổ kế toán. Nếu có sai xót thì phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. - Ở phòng kế toán: + Kế toán mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho đưa lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ có liên quan như: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển Ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ. + Đến cuối kỳ kế toán cộng sổ hoặc thẻ chi tiết kế toán vật liệu, tính ra tổng số nhập-xuất-tồn kho của từng loại vật liệu. Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ kho do thủ kho giữ. Sau đó kế toán căn cứ sổ chi tiết vật liệu để nhập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. * Điều kiện áp dụng: Cho những doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, hàng hóa, khối lượng nhập, xuất không nhiều và trình độ nghiệp vụ của kế toán không cao. * Nhận xét: - Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, đảm bảo độ tin cậy cao, phát hiện sai xót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật tư theo số liệu và giá trị của chúng. - Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép lớn, ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. 14
  26. * Sơ đồ theo phƣơng pháp thẻ song song: Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết Bảng tổng NVL hợp nhập xuất tồn NVL Phiếu xuất kho Sổ kế toán Tổng hợp Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kì: Quan hệ đối chiếu kiểm tra: 1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Quy trình hạch toán: - Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: + Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng loại NVL theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng loại NVL. + Mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. + Sau đó, tính ra số tồn kho cuối tháng và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. * Điều kiện áp dụng: - Phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng nghiệp vụ nhập – xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, không có điều kiện ghi chép, nhập xuất hàng ngày. 15
  27. - Phương pháp này thường ít áp dụng trong thực tế. * Nhận xét: - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng. - Nhược điểm: + Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, công việc kế toán dồn vào cuối tháng + Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ + Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế. * Sơ đồ theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ kế toán Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu kiểm tra: 1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư * Quy trình hạch toán: - Ở kho: + Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm chi tiết cho NVL theo quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm NVL và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập và xuất 16
  28. kho. Cuối tháng, thủ kho ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh mục vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và ghi cả năm, cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải chuyển trả cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền cho vật liệu. - Ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra chứng từ, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho vật liệu. Tổng cộng số tiền trên chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm NVL để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, căn cứ vào phiếu này ghi vào bảng nhập-xuất-tồn. Bảng này mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, ghi trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho trên bảng nhập xuất tồn. Số liệu tồn kho của từng nhóm vật liệu sử dụng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm. * Điều kiện áp dụng: - Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế ( chứng từ nhập xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hằng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho. - Yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. * Nhận xét: - Ưu điểm: + Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán + Cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho. + Đảm bảo số liệu kế toán kịp thời, chính xác. - Nhược điểm: + Phức tạp hơn, nhiều bước, nhiều thủ tục. + Việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai xót trong công việc ghi sổ sẽ có nhiều khó khăn, tốn công sức. 17
  29. * Sơ đồ theo phƣơng pháp sổ số dƣ: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán Bảng lũy kế Thẻ kho Sổ số dư tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho chứng từ xuất Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp sổ số dƣ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu kiểm tra: 1.4. Tổ chức công tác kế toán tổng hợp NVL Theo chế độ kế toán hiện hành có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, thành phẩm, . Trên các tài khoản và các sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất NVL. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh loại hàng tồn kho. Vì thế giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. 18
  30. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế phải hoàn toàn phù hợp với số hàng tồn kho trên sổ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị; hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. * Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Tài khoản này có thể mờ thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm: Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vật liệu khác * Tài khoản 331 “ Phải trả ngƣời bán” được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 1121, TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641, TK 642. 1.4.1.2. Phương pháp hạch toán.  Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. * Bút toán 1: Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho ghi: 19
  31. Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 111, 112, 311, 141 . - Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hay hàng mua trả lại ( nếu có). Kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận Có TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ - Khi trả tiền cho người bán nếu số chiết khấu thanh toán mua hàng thực tế được hưởng: Nợ TK 111, 112, 311, 141 Có TK 515: Chiếu khấu * Bút toán 2: Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn - Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331 . - Khi hóa đơn về: + Giá tạm tính < giá thực tế, ghi bổ sung: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán Có TK 111, 112, 311, 141, + Điều chỉnh do giá tạm tính < giá thực tế (ghi âm): Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 331, 111, 112 . 20
  32. + Giá tạm tính > giá thực tế, ghi đỏ phần chênh lệch: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331, + Điều chỉnh do giá tạm tính > giá thực tế (ghi âm): Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 111, 112, 331 * Bút toán 3: Trƣờng hợp hóa đơn về nhƣng hàng chƣa về - Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho; ghi: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 - Nếu đến cuối kỳ kế toán NVL vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331 . - Sang tháng sau khi hàng về nhập kho căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 151: Hàng mua đi đường - Nếu NVL không nhập kho mà giao thằng cho bộ phận sản xuất ghi hay bán thẳng: Nợ TK 621, 632: Có TK 151: Hàng mua đi đường * Bút toán 4: NVL tự chế nhập kho hoặc thuê gia công ngoài Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang * Bút toán 5: Nhập vật liệu do doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh từ một đơn vị khác Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh (nếu nhận góp vốn) Có TK 222, 228: ( Nếu nhận lại vốn đã góp) 21
  33. * Bút toán 6: Nhập lại NVL từ BPSX do xuất dùng không hết Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 621: Chi phí NVL * Bút toán 7: Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn - Mua NVL về nhập kho, kiểm nhận thiếu so với chứng từ, chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1381: Giá trị NVL thiếu theo giá chưa thuế Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán - Khi xử lý số NVL thiếu: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 1381: Giá trị NVL còn thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ + Nếu cá nhân làm mất, cấp thẩm quyền quy định phải bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388, 334: Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu Ngoài cách ghi trên, trong trường hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 1381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT). * Bút toán 8: Trƣờng hợp thừa so với hóa đơn. - Nếu NVL thừa chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 152: Nguyên vật liệu Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán Có TK 3381: Giá trị NVL thừa - Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: + Nếu trả lại cho người bán thì ghi: 22
  34. Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa Có TK 152: Nguyên vật liệu + Nếu đồng ý mua tiếp số NVL thừa, ghi: Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Phải trả người bán + Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa Có TK 711: Thu nhập khác - Khi kiểm kê số NVL thừa là của đơn vị khác thì khi nhập kho chưa nên ghi tăng TK 152, TK 3381 mà ghi bên nợ của TK 002 “ Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công”. - Khi trả NVL thừa này cho đơn vị khác thì ghi vào bên Có TK 002. * Bút toán 9: Doanh nghiệp mua NVL không đúng quy cách, doanh nghiệp xuất trả lại. Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 152: Nguyên vật liệu  Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do sản xuất, sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh . Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152. * Bút toán 1: Xuất NVL cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản Có TK 152: Nguyên vật liệu * Bút toán 2: Xuất NVL góp vốn liên doanh - Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá > giá thực tế xuất kho Nợ TK 222, 128 : Giá do hội đồng liên doanh đánh giá Có TK 152: Nguyên vật liệu Có TK 421: Mức chênh lệch 23
  35. - Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá thấp hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK 128, 222: Giá do hội đồng liên doanh đánh giá Có TK 421: Mức chênh lệch Có TK 152: Nguyên vật liệu * Bút toán 3: Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang Có TK 152: Nguyên vật liệu * Bút toán 4: Xuất bán NVL ra ngoài, ghi nhận giá trị NVL xuất kho vào giá vốn hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán Có TK 152: Nguyên vật liệu Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131, 111, 112 Có TK 5111: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp * Bút toán 5: Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632, 642 Nợ TK 1381, 1388, 334 Có TK 152: Nguyên vật liệu 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kiểm kê định kì - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất dùng theo công thức: Trị giá Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng hàng xuất = tồn kho + hàng nhập kho - tồn kho kho trong đầu kì trong kì cuối kì kì Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư hàng hóa không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán TK 611 “ Mua hàng”. 24
  36. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế; trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611 “ Mua hàng”. Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ). 1.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá NVL mua vào, nhập kho hoặc sử dụng trong kỳ. * TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho chi tiết NVL. * TK 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”. Phản ánh số kết chuyển đầu kì và cuối kì giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, . 1.4.2.2. Phương pháp hạch toán. - Kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kì: Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 152: Nguyên vật liệu - Mua NVL nhập về kho trong kì: Nợ TK 611: Mua hàng Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112, 331 - Thuế nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp Nhà nước - Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước: Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước ( nếu không được khấu trừ) Nợ TK 611: Mua hàng Nợ TK 133 ( nếu được khấu trừ) Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp 25
  37. - NVL thừa khi kiểm kê Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 3381: NVL thừa - Nhận vốn góp liên doanh Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - NVL nhập từ các nguồn khác Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 128, 222, 311 - Chênh lệch tăng do đánh giá lại Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối - Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ Nợ TK 151, 152 Có TK 611: Mua hàng - Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lải, chiết khấu thương mại: Nợ TK 111, 112, 331 Nợ TK 1331: Thuế GTGT nếu có Có TK 611: Mua hàng - Giá trị NVL thiếu hụt Nợ TK 138, 334 Có TK 611: Mua hàng - Xuất bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 611: Mua hàng - Cuối kì, xác định kết quả kinh doanh, kết chuyển Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241 . Có TK 611: Mua hàng - Chênh lệch giảm giá do đánh giá lại Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 611: Mua hàng 26
  38. 1.5. Đặc điểm kế toán NVL theo các hình thức kế toán Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, doanh nghiệp phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Hiện nay, các hình thức sổ sách kế toán được áp dụng là: Nhật ký – sổ cái, nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, kế toán trên máy vi tính. 1.5.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái * Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra ít, và sử dụng ít tài khoản, trình độ nhân viên kế toán không cao. * Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp NVL: Theo hình thức này kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ nhật ký – sổ cái. Sổ này gồm có 2 phần: - Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh. - Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái một tài khoản. * Trình tự ghi sổ: - Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hình hợp pháp của các nghiệp vụ, đồng thời ghi vào nhật ký- sổ cái theo nội dung nghiệp vụ. - Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở Tổng số tiền phát sinh nợ Tổng số tiền phát sinh có phần nhật kí của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản Ngoài ra kế toán còn ghi vào bảng phân bổ NVL, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết NVL Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái 27
  39. Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ: Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.5.2. Hình thức Nhật ký chung * Điều kiện áp dụng: Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản. * Hình thức này gồm các loại sổ sau: - Sổ cái TK 152. - Sổ nhật ký chung. - Sổ kế toán chi tiết NVL. * Trình tự ghi sổ: - Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. * Nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 28
  40. Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.5. Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ: Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.5.3. Hình thức Nhật ký chứng từ * Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình độ chuyên môn cao. * Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên các chứng từ kế toán đều được phân loại và ghi vào sổ nhật ký chứng từ theo bên Có TK liên quan đối ứng với bên Nợ của các TK khác. * Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ, - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ kế toán: 29
  41. - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. - Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. - Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. - Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. - Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.6.Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 30
  42. Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ: Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: * Nhận xét: - Ưu điểm: Giảm nhẹ được công tác ghi sổ kế toán. - Nhược điểm: + Kiểm tra, đối chiếu được thực hiện thường xuyên vì vậy cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý. + Mẫu sổ phức tạp đòi hỏi kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. + Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học văn phòng vào công tác kế toán. 1.5.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ * Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều lao động kế toán và nhiều tài khoản kế toán khi hạch toán. * Đặc trƣng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận trên chứng từ kế toán đều phải phân loại chứng từ kế toán, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và vào sổ cái theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái. - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. * Nhận xét: - Ưu điểm: + Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép. + Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. - Nhược điểm: + Số lượng ghi chép nhiều, dễ xảy ra hiện tượng trùng lặp. 31
  43. + Việc kiểm tra số liệu vào cuối tháng, cuối kì Vì vậy cung cấp thông tin, số liệu cho nhà quản lý chậm. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế Sổ quỹ chứng từ kế toán chi tiết toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.7. Trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ: Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.5.5. Hình thức chứng từ trên máy vi tính * Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: Là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính. 32
  44. *Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: - Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. - Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. - Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Chứng từ kế toán Sổ kế toán Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ Sổ chi tiết TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Báo cáo tài chính cùng loại Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 1.8. Trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ trên máy vi tính. Ghi chú : Nhập số liệu hằng ngày In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 33
  45. CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH 2.1. Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 2.1.1. Lịch sử hình thành. 2.1.1.1. Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển của xí nghiệp. - Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh là một công ty cổ phần được thành lập theo quyết định số 00841 do sở kế hoạch và đầu tư Lâm Đồng cấp ngày 09/9/1993 của Ủy Ban nhân dân huyện Đạ Tẻh, tỉnh Lâm Đồng. - Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh từ khi thành lập đến nay đã không ngừng đầu tư vào sản xuất kinh doanh, xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lí, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyền thi công xây dựng, đảm bảo năng lực và chất lượng thi công công trình. Vì vậy, công ty đã trúng thầu và được chỉ định thầu nhiều công trình xây dựng. Địa bàn hoạt động của công ty rất rộng, rải rác ở các tỉnh phía Nam như : Định Quán, La Ngà, Cát Tiên, Đà Lạt - Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng, xây dựng các loại công trình giao thông như : làm nền, làm móng mặt đường bộ, các công trình thoát nước, trường học Đồng thời tiến hành quản lí và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do ngân hàng giao. - Công ty có đội ngũ cán bộ, kỹ sư, kỹ thuật giỏi, công nhân có tay nghề cao, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thi công chyên ngành tiên tiến, có kinh nghiệm thi công xây dựng các công trình thủy lợi, điện, nước, công trình công nghiệp, xử lý các loại nền móng công trình, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn trong cả nước. - Tên đầy đủ : Công ty cổ phần xây dựng số 1 Lâm Đồng. - Tên viết tắt : Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. - Địa chỉ : 91 Quang Trung, hyện Đạ Tẻh, tỉnh Lâm Đồng. - Mã số thuế : 5800000505001. 2.1.1.2. Quy mô kinh doanh. - Xây dựng công trình giao thông, phá nổ mìn trên cạn, dưới nước. - Xây dựng công trình thủy lợi, công nghiệp, dân dụng, thi công các loại nền móng công trình. - Gia công, lắp đặt kết cấu thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn. 34
  46. Với sự năng động của tập thể cán bộ công nhân viên công ty và sự chỉ đạo trực tiếp của tổng công ty trong những năm gần đây công ty không ngừng tăng trưởng và phát triển với nhịp độ năm sau tăng hơn năm trước. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh là một doanh nghiệp cổ phần hoạt động kinh doanh có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. Hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần, luật doanh nghiệp. Việc bảo toàn và phát triển số vốn kinh doanh của nhà nước do công ty quản lý và số cổ phần mà cán bộ công nhân viên đóng góp đồng thời làm nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đòi hỏi công ty phải không ngừng nâng cao trang thiết bị hiện đại, đầu tư và đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ, đội ngũ công nhân có tay nghề, nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng lao động. Các công trình lớn công ty đã xây dựng đạt huy chương vàng chất lượng cao : - Ép cọc, nền móng nhà làm việc Công an huyện Đạ Tẻh. - Ép cọc, san nền trường tiểu học Võ Thị Sáu. - Cải tạo, nâng cấp đoạn đường Bảo Lộc – Magui. - Cầu Đạ Pan – Quảng Trị. - Một số công trình cao cấp khác ở : La Ngà, Hải Dương, Định Quán Trong những năm hoạt động vừa qua xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, đặc biệt là trong những năm gần đây sản lượng năm sau cao hơn năm trước, thu nhập bình quân của công nhân tăng lên đồng thời góp phần đáng kể vào ngân sách nhà nước. Tình hình thực hiện và kết quả thực hiện thể hiện qua các chỉ tiêu sau : Bảng 2.1. Doanh thu của công ty TT CHỈ TIÊU ĐVT NĂM 2011 NĂM 2012 1 Doanh thu thuần Đồng 49.052.328.449 52.149.964.043 2 Lợi nhuận sau thuế Đồng 743.577.536 1.247.578.227 3 Thuế TNDN Đồng 157.728.568 264.637.806 4 Thu nhập lao động bình quân Đồng/tháng 3.717.888 5.722.836 (Nguồn : Báo cáo tài chính năm 2011 và năm 2012) Nhận xét : - Doanh thu thuần : 35
  47. Năm 2012 đạt 52.149.964.043 đồng, tăng 3.097.635.600 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng là 6,3%. 2.1.1.3. Cơ cấu vốn điều lệ công ty. Vốn luôn là vấn đề đặt ra gay gắt đối với công ty để có thể chủ động hơn nữa trong cơ chế thị trường. Sức mạnh đồng vốn là tiềm năng cạnh tranh của đơn vị sản xuất kinh doanh nhưng để biến tiềm năng đó thành sức mạnh thực tế, cần phải có nhận thức mới và khả năng hành động đồng bộ của cả một hệ thống, công ty vẫn đang ở trong tình trạng thiếu vốn, nhưng phải chuẩn bị tốt khả năng sử dụng vốn khi cấp trên ngày càng trao cho công ty nhiều quyền chủ động hơn trong sản xuất, kinh doanh. Để khắc phục tình trạng thiếu vốn, công ty một mặt tích cực khai thác các nguồn vốn khác, một mặt phải đẩy nhanh tốc độ vòng quay của đồng vốn. Công tác tài chính vì vậy đòi hỏi phải năng động hơn, đồng thời cũng phải chấp hành đúng các quy định chế độ tài chính kế toán để tránh những sai xót đáng tiếc có thể xảy ra trong quá trình chu chuyển đồng vốn. Vốn được hình thành từ 3 nguồn : - Do bổ sung từ lợi nhuận hàng năm. - Nguồn do ngân sách nhà nước cấp. - Do các cổ đông đóng góp. Quy mô vốn của công ty năm 2011 : - Vốn điều lệ : 6.810.000.000 đồng. - Tỷ lệ cổ phần nhà nước : 36,2 % vốn điều lệ. - Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp : 60,1% vốn điều lệ. - Tỷ lệ cổ phần bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp : 3,7% vốn điều lệ. 2.1.2. Bộ máy tổ chức của công ty. 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức công ty. 36
  48. Giám đốc Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Phòng kỹ Phòng kế Phòng tổ Phòng tài thuật hoạch chức chính nghiệp vụ hành chính kế toán Đội thi công Đội thi công Đội thi công công trình cơ giới công trình dân dụng giao thông Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. Ghi chú : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. - Giám đốc : Là người đai diện cho toàn thể công nhân viên trong công ty, là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước cơ quan pháp luật, các tổ chức có thẩm quyền. - Phó giám đốc kỹ thuật : Là người trợ giúp giám đốc trong quá trình sản xuất kinh doanh, xử lí các công việc khi giám đốc đi vắng , giám sát về mặt kĩ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm của các công trình đồng thời về lĩnh vực được phân công phụ trách. - Phó giám đốc kinh doanh : Là người phụ giúp giám đốc trong công tác quản lí về mặt vật tư, đồng thời vạch ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty, và là người trực tiếp theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. 37
  49. - Phòng kỹ thuật : Dựa vào những hợp đồng đã kí kết, phòng kỹ thuật tiến hành khảo sát, phòng kỹ thuật tiến hành khảo sát đại bàn thi công. Từ đó lên bản vẽ, lập kế hoạch thiết kế và dự toán cho công trình. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ : Lập kế hoạch cung ứng và quản lý tình hình sử dụng vật tư , tổ chức quản lý kho vật tư. - Phòng tổ chức hành chính : Có trách nhiệm giúp ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, đào tạo tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, xét khen thưởng, kỷ luật Quản lý công tác hành chính văn phòng, an toàn người lao động và các chế độ bảo hiểm đối với người lao động. - Phòng tài chính kế toán : Theo dõi, quan sát thu chi, hạch toán giá thành, hạch toán giá thành, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. - Các đội thi công : Trực tiếp thi công các công trình. 2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất. - Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh là một doanh nghiệp chuyên về xây dựng công trình. Vì thế, phải có một quy trình sản xuất chặt chẽ, cơ cấu tổ chức nhất định và có hệ thống, được biểu hiện như sau : *Quy trình sản xuất : Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Khảo sát Tập kết máy Tập trung vật kiểm tra móc, thiết tư về kho hiện trường bị, nhân lực công trình Quyết toán Nghiệm thu Sản xuất thi tài chính toàn bộ đưa công vào sử dụng 38
  50. Giải thích : Sau khi kí hợp đồng tiến hành nhận thầu thi công xây dựng công trình : điều đầu tiên đó là phải kiểm tra, khảo sát nơi công trình như thế nào để đưa ra một phương án phù hợp với công trình Tiếp theo là tập kết máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực về nơi công trình để chuẩn bị tiến hành thi công. Những vật tư nào liên quan hoặc cần dùng trong quá trình thi công thì phải tập trung về kho công trình và tiến hành sàn xuất thi công, trong một thời gian nào đó mà kế hoạch đã đưa ra để hoàn thành công trình. Sau đó người chủ sẽ nghiệm thu toàn bộ và giao cho bên giao thầu đưa vào sử dụng. Cuối cùng là khâu quyết toán tài chính. Là bên giao thầu tiến hành thanh toán toàn bộ chi phí cho bên nhận thầu. *Cơ cấu tổ chức sản xuất : Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức sản xuất tại xí nghiệp Đạ Tẻh Ban chỉ huy công trình Đội thi công công Đội thi công dân Đội thi công cơ giới trình giao thông dụng-công nghiệp Tổ làm Tổ làm Tổ làm Tổ xây Bộ phận Bộ phận đường cầu nền dựng vận máy móng chuyển móc vận tải thiết bị Chức năng nhiệm vụ các đội : - Ban chỉ huy công trường : chỉ đạo quản lý thi công. - Đội thi công công trình giao thông : thi công các công trình giao thông. 39
  51. - Đội thi công dân dụng – công nghiệp : thi công các công trình dân dụng và công nghiệp. - Đội thi công cơ giới : vận chuyển vật tư, san nền, san mặt phẳng. *Nhận xét : - Việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ là rất cần thiết, nhưng do yêu cầu thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng là phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành, từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một số kế toán và một thủ quỹ là số ít. Do vậy việc bố trí gọn nhẹ này làm cho công tác kế toán NVL ở các đội, xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí NVL. Vì vậy, bộ máy của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển trong điều kiện hội nhập. 2.1.3. Doanh số. Bảng 2.2: Kết quả hoạt động của công ty So sánh chênh lệch 2011/2012 STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch % 1 Tổng DT thuần 49.052.328.449 52.149.964.043 3.097.635.594 6,3 2 Tổng chi phí 5.789.689.314 5.614.158.745 -175.530.569 -3,03 3 LN trước thuế 901.306.104 1.512.216.033 610.909.929 67,8 4 Thuế TNDN nộp 157.728.568 264.637.806 106.909.238 67,8 5 LN sau thuế 743.577.536 1.247.578.227 504.000.691 67,8 6 Số CBCNV 200 218 18 9 7 Thu nhập bình quân 3.717.888 5.722.836 2.004.948 53,9 (Nguồn : Báo cáo tài chính của công ty năm 2011 và 2012) Nhận xét : - Doanh thu thuần : Năm 2012 đạt 52.149.964.043 đồng, tăng 3.097.635.594 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng là 6,3%. - Lợi nhuận sau thuế : 40
  52. Năm 2012 tăng hơn 504.000.691 đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng là 67,8%. - Thuế TNDN : Năm 2012 công ty đã nộp vào ngân sách nhà nước là 264.637.806 đồng, tăng 106.909.238 đồng. - Thu nhập lao động bình quân : Lương công nhân tăng so với năm trước, lương năm 2012 là 6.115.580 đồng, năm 2011 là 3.717.888 đồng, tăng 2.004.948 đồng tương ứng tăng 53,9%. Qua nhận xét trên có thể thấy quy mô sản xuất và kinh doanh của công ty đang được mở rộng , do vậy yêu cầu quản lý lao động và sản xuất tại công ty phải được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả ở từng khâu sản xuất, từng bộ phận quản lý. Giá trị sản lượng của công ty tăng lên không ngừng qua các năm, đạt được kết quả trên là do sự nổ lực của tập thể ban giám đốc, các phòng ban và của từng cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với bộ máy làm việc khoa học hiệu quả. 2.1.4. Giới thiệu phòng kế toán tài vụ. 2.1.4.1. Khái quát về tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp. 2.1.4.1.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Chứng từ sau khi được thu thập, kiểm tra, xử lý sẽ được tổng hợp để ghi sổ, lập báo cáo kế toán của đơn vị mình. 2.1.4.1.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. - Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC. - Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành do Nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng. - Đơn vị tiền tệ hạch toán : VND – Việt Nam đồng. - Phương pháp xác định giá nhập NVL : theo giá gốc. - Phương pháp xác định giá xuất NVL : theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). - Phương pháp kê khai hàng tồn kho : kê khai thường xuyên. 41
  53. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Phương pháp khấu hao TSCĐ : Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. 2.1.4.1.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. - Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ kế toán chi tiết Để phù hợp với quy mô, đặc điểm và tổ chức của công ty, phòng kế toán đã áp dụng hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc (1) (3) (2) Thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết (1) (4) Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu (6) (5) Bảng cân đối số phát sinh (7) Báo cáo kế toán Sơ đồ 2.4. Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 42
  54. Trình tự ghi sổ : (1) Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào bảng tổng hợp chứng từ theo thứ tự thời gian rồi ghi vào sổ cái. (2) Từ các chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào thẻ kho. (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. 2.1.4.2. Bộ máy tổ chức, chức năng và nhiệm vụ Theo đặc thù và quy mô kinh doanh phòng kế toán của công ty được biên chế gồm 5 người : + Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp :  Là người có trách nhiệm, có quyền hạn cao nhất tại phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp phân công, chỉ đạo công tác kế toán tại công ty. Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ số liệu trong hợp đồng kinh tế.  Tổ chức luân chuyển chứng từ, thiết kế mẫu số kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, giám sát hoạt động, ký duyệt soạn thảo hợp đồng mua bán, lập kế hoạch vay vốn và kế hoạch chi tiền mặt tiền lương.  Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty. + Kế toán nguyên vật liệu : thuộc quyền quản lý của phòng vật tư theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn nguyên vật liệu hằng ngày. Lập phiếu nhập kho, xuất kho, thanh toán, tính giá vật tư dùng cho thủ công, xây dựng. Cuối tháng, lên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu. Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia công tác kiểm kê vật liệu định kỳ. + Kế toán tiền lương : có trách nhiệm hạch toán tiền lương thưởng, bảo hiểm xã hội, các khoản khấu trừ và lương. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn phải theo dõi tình hình tăng, giảm khấu hao tài sản cố định. + Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ thanh toán tiền vay, tiền gửi ngân hàng viết phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu. Theo dõi thanh toán với người bán các khoản thu. 43
  55. + Thủ quỹ : theo dõi, quản lý tiền mặt tại công ty, tình hình thu chi tiền mặt vào sổ quỹ là người liên hệ, giao nhận và lưu trữ chứng từ, tín phiếu có giá trị theo lệnh của kế toán trưởng và giám đốc công ty. - Ngoài 5 người ở phòng kế toán ra, ở các đội sản xuất thi công xây dựng các công trình còn có các nhân viên thống kê định mức. Các nhân viên này có nhiệm vụ lập bảng chấm công, lập biểu tổng hợp khối lượng thanh toán sau đó chuyển cho phòng kế toán xây dựng những số liệu nầy để tính ra chi phí xây dựng, giá thành sản phẩm, thanh toán tiền lương cho công nhân viên Kế toán trưởng (KT tổng hợp) Kế toán Kế toán Kế toán Thủ quỹ thanh toán NVL kiêm tiền lương thủ kho Sơ đồ 2.5. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng 2.2. Thực trạng tình hình kế toán tại doanh nghiệp 2.2.1. Tổ chức công tác kế toán quản lý chung NVL ở xí nghiệp 2.2.1.1. Phân loại NVL ở xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác NVL thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của nguyên vật liệu. * Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau : 44
  56. - NVL chính : + Thép Φ6, Φ12, Φ14,Φ18 + Xi măng + Cát xây, cát tô, cát đại ( dùng để đổ bê tông). + Đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá 4x6 phân cấp. - NVL phụ : + Thép ống nhựa + Bao tải + Bọc chống thấm. + Đinh 5, đinh 1x2 + Cột tre (làm kê chắn) - Nhiên liệu : Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng dầu. + Dầu điezen. + Nhựa đường + Xăng - Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như : + Các mũi khoan + Săm lốp ô tô. - Phế liệu thu hồi : bao gồm các đoạn thừa của thép, nhôm, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng Công ty bảo quản NVL trong kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ôxy hóa vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ điểm danh và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu. 45
  57. * Phƣơng tiện vận tải nguyên vật liệu : - Các loại xe phục vụ chỉ vận chuyển nguyên vật liệu và tham gia vào quá trình thi công nhằm tiết kiệm được nguồn lao động mà vẫn mang lại chất lượng cho công trình như : xe đào, máy kinh vĩ, xe ủi Komatsu 2.2.1.2. Công tác thu mua NVL Việc thu mua NVL do phòng vật tư thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, quý, năm để lên kế hoạch cung cấp NVL. Sau đó, nhân viên phòng vật tư tiến hành tìm nguồn mua NVL. NVL thu mua có thể do người bán chuyển đến nhưng cũng có thể do công ty tự lo khâu vận chuyển. NVL ở công ty được mua theo 2 phương thức : mua theo hợp đồng, mua trên thị trường tự do. 2.2.1.3. Tình hình công tác quản lý NVL * Tổ chức quản lý NVL : Các thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tốt vật tư. Bên cạnh đó, thủ kho còn phải cập nhập số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng vật liệu, kiểm kê kho tàng, đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên trưởng bộ phận các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn, giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất công ty. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ báo cáo lên phòng kế toán, lãnh đạo công ty để tìm hướng giải quyết. 2.2.1.4. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại công ty Hạch toán NVL tại công ty căn cứ vào hợp đồng mua bán trên hóa đơn, chứng từ theo giá bộ tài chính. Đối với các loại NVL phụ thì các đơn vị có nhu cầu trực tiếp kí hợp đồng với nhà cung cấp. * Tính giá vật liệu nhập kho : - Do tính chất sản xuất kinh doanh của công ty nên NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài. Giá thực tế NVL nhập kho = giá mua trên hóa đơn + chi phí vận chuyển bốc dở Ví dụ 1 : Ngày 10/05/2013 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh mua một số NVL chính của cửa hàng VLXD Trang Đài, giá ghi trên hóa đơn là : Xi măng : 100kg x 25.000đ/kg = 2.500.000 đ Sơn : 20hộp x 300.000đ/hộp = 6.000.000đ Tổng = 8.500.000 đ Thuế GTGT = 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Vậy giá thực tế nhập kho = 8.500.000 + 850.000 = 9.350.000đ 46
  58. Kế toán ghi : Nợ TK 152 : 8.500.000 Nợ TK 1331 : 850.000 Có TK 1111 : 9.350.000 Ví dụ 2 : Ngày 11/05/2013 xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh mua một số nhiên liệu của công ty xăng dầu số 1 Đạ Tẻh. Giá ghi trên hóa đơn là : Xăng : 100lít x 21.000 = 2.100.000đ Thuế GTGT 10%. Công ty đã trả 200.000đ tiền mặt cho chi phí vận chuyển và chưa thanh toán tiền cho người bán. Vậy giá thực tế nhập = 2.100.000 + 210.000 + 200.000 = 2.510.000đ Kế toán ghi : Nợ TK 152 : 2.100.000 Nợ TK 1331 : 210.000 Có TK 331 : 2.310.000 Nợ TK 152 : 200.000 Có TK 1111 : 200.000 * Tính giá vật liệu xuất kho : - Công ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này, người ta lấy đơn giá vật liệu nhập trước làm đơn giá để tính giá trị vật liệu xuất kho cho đến khi hết số lượng của các loại nguyên vật liệu. Ví dụ 3 : Ngày 01/4/2013 doanh nghiệp A tồn kho đầu tháng của xi măng là 8kg, đơn giá 10.000đ/kg. Trong tháng có các nghiệp vụ sau : - Ngày 02/04/2013 Nhập kho 6kg, giá 10.500đ/kg - Ngày 10/4/2013 xuất sử dụng 10kg - Ngày 20/04/2013 nhập kho 8kg, giá 11.000đ/kg - Ngày 21/04 xuất sử dụng 6kg. Tính trị giá xuất vật liệu tháng 04 theo phương pháp kê khai thường xuyên với cách tính FIFO. - Trị giá xuất ngày 10/04/2013 = 8 x 10.000 + 2 x 10.500 = 10.100 - Trị giá xuất ngày 21/04/2013 = 4 x 10.500 + 2 x 110 = 6.400 Tổng = 16.500 47
  59. 2.2.1.5. Nhiệm vụ kế toán NVL tại công ty Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trò, vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng , chất lượng và giá thành thực tế của từng loại, từng thứ NVL tiêu hao sử dụng cho sản xuất, NVL nhập xuất tồn kho. - Vận dụng đúng đắn các nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện đúng các chế độ thanh toán ban đầu về nguyên vật liệu ( lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên vật liệu đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao NVL, phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, vật liêu thừa được sử dụng NVL phi pháp, lãng phí. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lạnh đạo, quản lý và điều hành phân tích kinh tế. 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho - Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác đúng theo nội dung ghi chép ban đầu về NVL đã được Nhà nước ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục đã được quy định. - Khi có nhu cầu về NVL, nhân viên tiếp liệu trình danh sách NVL cần mua, báo giá cho trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ và giám đốc duyệt, sau đó xuống phòng tài chính kế toán xin tạm ứng tiền và trả tiền sau. NVL sau khi đã mua về nhập kho thì tiến hành thủ tục kiểm tra và nhập kho, phiếu nhập kho do phòng kế hoạch nghiệp vụ lập thành 3 liên. + Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch nghiệp vụ. + Liên 2 : Giao cho phòng kế toán ghi sổ chi tiết NVL. + Liên 3 : Thủ kho dùng ghi thẻ kho. 48
  60. 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, phòng kỹ thuật kiểm tra xác định mức độ sửa chữa, mức độ tiêu hao NVL rồi lập lệnh xuất vật tư chờ trưởng phòng kí xác nhận. Thủ kho khi nhận được chứng từ, sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ đó rồi lập phiếu xuất kho thành 2 liên: + Liên 1 : Gửi cho phòng kế toán ghi sổ chi tiết NVL. + Liên 2 : Thủ kho giữ để vào thẻ kho . 2.2.2.3. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại công ty Để hạch toán chi tiết vật tư, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Việc theo dõi vật tư được tiến hành đồng thời tại kho và phòng tài chính kế toán. * Trình tự ghi chép ở kho nguyên vật liệu : - Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với một loại vật liệu. - Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từ đó lên bộ phận kế toán. - Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên, vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu. Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong tháng đó lên nộp phòng kế toán * Trình tự theo dõi ở bộ phận kế toán : - Đầu ngày, sau khi nhận được toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên vật liệu mà thủ kho đưa vào cuối ngày hôm trước, kế toán vật tư nhập vào máy theo : + Tính số lượng NVL, số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày. + Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế toán tính tổng số chi mua nguyên vật liệu 49
  61. * Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Hóa đơn chứng từ NVL Sổ chi tiết vật Bảng tổng hợp Thẻ kho tư nhập, xuất, tồn NVL Giấy đề nghị xuất NVL Phiếu xuất kho Sơ đồ 2.6. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song Ghi chú : Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng, quý Quan hệ đối chiếu Ví dụ 1 : Ngày 01/06/2013 xí nghiệp mua xi măng và cát tại công ty VL&SC Trang Đài, chưa thanh toán tiền. Khi NVL về tới xí nghiệp căn cứ và hóa đơn số 01 ( Biểu 1), thủ kho tiến hành kiểm tra và viết phiếu nhập kho số 01 ( Biểu 2). - Ngày 05/06/2013 xuất gạch để xây dựng công trình theo lệnh xuất vật tư số 01 (Biểu 3). - Căn cứ vào lệnh xuất vật tư kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho số 01 (Biểu 4). Từ các phiếu nhập kho phiếu xuất kho thủ kho tiến hành vào thẻ kho. ( Biểu 5) Kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ chi tiết 152 ( Biểu 6), bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (Biểu 7). 50
  62. Thuế VAT = 10% Biểu 1 CỤC THUẾ TỈNH LÂM ĐỒNG HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 01 tháng 06 năm 2013 Mẫu số :01GTKT3/001 Liên 2 : Giao cho người mua Số: 000001 Đơn vị bán hàng : Công ty VL&SC Trang Đài Địa chỉ : Đạ Tẻh – Lâm Đồng. MST: 3602038373 Điện thoại: 0986689191 Tên đơn vị mua hàng: Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh, Lâm Đồng. Mã số thuế: 5800000505001 Địa chỉ: 91 quang trung, Đạ Tẻh, Lâm Đồng Số TK: STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng XM Kg 200 13.000 2.600.000 2 Cát CAT M3 1000 8.000 8.000.000 Cộng 10.600.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.060.000 Tổng số tiền thanh toán : 11.660.000 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ) : Mười một triệu sáu trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 51
  63. Biểu 2 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST : 5800000505001 PHIẾU NHẬP KHO Số : 01/09VLC Ngày 01 tháng 06 năm 2013 Nợ TK 1521 Nợ TK 1331 Có TK 3311 Họ tên người giao hàng : Công ty VL&SC Trang Đài Địa chỉ : Đạ Tẻh, Lâm Đồng. Nhập tại kho : kho hàng công ty. Thành STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lƣợng Đơn giá tiền 1 Xi măng XM Kg 200 13.000 2.600.000 2 Cát CAT M3 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 10.600.000 Tổng số tiền hàng( viết bằng chữ) : Mười một triệu sáu trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 01 tháng 06 năm 2013 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Phụ trách đơn vị 52
  64. Biểu 3 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST: 5800000505001 LỆNH XUẤT VẬT TƢ Số: 01/09VLC Ngày 05/06/2013 Họ và tên: Nguyễn Thanh Phương Bộ phận công tác: Bộ phận quản lý công trình Lý do xuất: Xuất xây dựng công trình nhà khách Đạ Tẻh STT TÊN MẶT HÀNG MÃ HÀNG ĐVT SỐ LƢỢNG 1 Gạch 4 lỗ GACH4 Viên 300 2 Gạch 6 lỗ GACH6 Viên 500 TỔNG CỘNG: Người đề nghị Phòng VT Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký,họ tên) Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho, kế toán NVL viết phiếu xuất kho. 53
  65. Biểu 4 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST: 5800000505001 PHIẾU XUẤT KHO Số: 01/09VLC Ngày 05 tháng 06 năm 2013 Nợ TK 621 Có TK 1521 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Phương Địa chỉ: CN Cty XD số 1 Lâm Đồng. Lý do xuất kho: Gạch các loại – Ctr. Nhà khách Đạ Tẻh Xuất tại kho: kho hàng công ty TÊN MẶT MÃ Thành STT ĐVT Số lƣợng Đơn giá HÀNG HÀNG tiền 1 Gạch 4 lỗ GACH4 Viên 300 1000 300.000 2 Gạch 6 lỗ GACH6 Viên 500 2000 1.000.000 Cộng 1.300.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một triệu ba trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 06 năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 54
  66. Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán NVL sẽ lập thẻ kho Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001 TRÍCH THẺ KHO Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013 Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Xi măng ĐVT : Kg CHỨNG TỪ SỐ LƢỢNG CHỮ STT DIỄN GIẢI KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 152 01 001 01/06/2013 Nhập xi măng 200 357 Tổng cộng : Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 55
  67. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001 TRÍCH THẺ KHO Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013 Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Cát ĐVT : m3 CHỨNG TỪ SỐ LƢỢNG CHỮ STT DIỄN GIẢI KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 : 2.000 01 00001 01/06/2013 Nhập kho cát 1.000 3.000 Tổng cộng : Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 56
  68. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001 TRÍCH THẺ KHO Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013 Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Gạch 4 lỗ ĐVT : Viên CHỨNG TỪ SỐ LƢỢNG CHỮ STT DIỄN GIẢI KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 : 1.000 01 08/09 05/06/2013 Xuất gạch 4 lỗ 0 300 Tổng cộng : Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 57
  69. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001 TRÍCH THẺ KHO Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013 Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Gạch 6 lỗ ĐVT : Viên CHỨNG TỪ SỐ LƢỢNG CHỮ STT DIỄN GIẢI KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 : 1.500 01 08/09 05/06/2013 Xuất gạch 6 lỗ 0 500 X Tổng cộng : Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 58
  70. Đơn vị : Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh SỔ CHI TIẾT NVL Địa chỉ : Quang Trung-Đạ Tẻh Từ ngày 01/6/2013 đến 30/06/2013 Tên vật liệu : NVL chính ĐVT :Kg Chứng từ TK đối Đơn Nhập Xuất Tồn Diễn giải Số Ngày ứng giá Lƣợng TT Lƣợng TT Lƣợng TT I. SDĐK 152 1.900.000 001 01/6 Nhập xi măng 3311 13.000 200 2.600.000 0 352 4.500.000 II. Cộng phát sinh III. SDCK 19.600.000 13.800.000 14.650.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 59
  71. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản :152 Tháng 6/2013 Số tiền Tên vật tƣ Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì NVL chính 67.500.500 445.750.000 500.112.000 13.138.500 Nhiên liệu 22.400.000 180.120.000 186.400.000 16.120.000 NVL phụ 47.860.000 202.280.000 204.810.000 45.330.000 Tổng cộng 137.760.500 828.150.000 891.322.000 74.588.500 2.2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp NVL tại xí nghiệp 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu nhập kho - Giấy đề nghị xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mọi chứng từ về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự quy định như trên của kế toán trưởng. 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng - Để hạch toán tổng hợp NVL, công ty sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu”; TK 331 “ Phải trả người bán”. Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng các tài khoản có liên quan để hạch toán như: TK 111, TK 112, TK141, TK 621 2.2.4.3. Quy trình hạch toán Quy trình hạch toán NVL tại công ty được mô tả theo sơ đồ sau: 60
  72. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 152, 331 Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152, TK 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chinh Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL tại công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Ví dụ: Căn cứ vào các HĐGTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( Ví dụ 1) kế toán vào các chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 331. Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 152, TK 331, bảng tổng hợp chi tiết TK 152, 331. 61
  73. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN TK 331 Từ 01/06/2013 đến 30/06/2013 ĐVT: 1000 đồng Chứng từ TK Số phát sinh Số dƣ Ngày Diễn giải đối tháng Số Ngày ứng Nợ Có Nợ Có hiệu tháng Số dƣ đầu kì 56.657 Phát sinh trong kì Mua xi măng, chưa thanh 152 2.600 59.257 01/6 HĐ01 01/6 toán 133 260 59.517 152 8.000 67.517 01/6 HĐ01 01/6 Mua cát, chưa thanh toán 133 800 68.317 . . . . . Cộng số phát sinh 201.970 143.313 Số dƣ cuối kỳ 0 Ngày tháng năm Người lập sổ Kế toán trưởng 62
  74. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Đạ Tẻh – Quang Trung CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 01/6/2013 Số 1 Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập xi măng 152 331 2.600.000 Thuế VAT 1331 331 260.000 Nhập cát 152 331 8.000.000 Thuế VAT 1331 331 800.000 Cộng 11.660.000 Ngày tháng năm Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 63
  75. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Đạ Tẻh – Quang Trung CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 05/6/2013 Số 06 TK Diễn giải Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất gạch 4 lỗ 621 152 300.000 Xuất gạch 6 lỗ 621 152 1.000.000 Cộng 1.300.000 Ngày tháng năm Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 64
  76. Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Địa chỉ : Đạ Tẻh-Lâm Đồng TRÍCH- SỔ CÁI Tháng 06/2013 Tên tài khoản : Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu : TK 152 Ngày Chứng từ ghi sổ TK Số tiền tháng Ngày Diễn giải đối Số hiệu Nợ Có ghi sổ tháng ứng Số dƣ đầu kì 137.760.500 Phát sinh trong kì : Mua xi măng chưa 30/06 PN0001 01/06 331 2.600.000 thanh toán Mua cát chưa thanh 30/06 PN0001 01/06 331 8.000.000 toán 30/06 30/06 PX0001 05/06 Xuất gạch 4 lỗ 621 300.000 30/06 PX0001 05/06 Xuất gạch 6 lỗ 621 1.000.000 Cộng phát sinh 828.150.000 891.322.000 Số dƣ cuối kỳ 74.588.500 Ngày tháng năm 2013 Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) (Đóng dấu, ký, họ tên) 65
  77. CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH 3.1. Nhận xét về kế toán NVL Xí nghiệp đã có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt : - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá hơn - Làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước - Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển tnền kinh tế trong thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau : - Thứ nhất : Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng , nhiệm vụ của hạch toán NVL. - Thứ hai : Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán NVL phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất NVL nhưng phải nhanh chóng và kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ ba : Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 3.1.1. Ƣu điểm - Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt và mạnh mẽ, đòi hỏi phải có một kế hoạch, một phương pháp quản lý hết sức chắt chẽ, giành được hợp đồng đó là một vấn đề hết sức khó khăn. Vì công ty luôn tổ chức thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ, kỹ thuật công trình nên đã tạo ra được niềm tin và sự tin cậy cho các đối tác. - Phòng vật tư : Là nơi trực tiếp tổ chức việc thu mua NVL nhập kho đã có nhiều cố gắng. Quan hệ mua bán với nhà cung cấp NVL mang tính chất ổn định, lâu dài, đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật cao. 66
  78. + Việc quản lý chứng từ, hóa đơn thu mua hợp lý, thuận tiện. + Công tác bảo quản NVL được sắp xếp khá hệ thống và hợp lý, dễ thấy, dễ lấy. + NVL phục vụ cho việc xây dựng của công ty là dễ bảo quản, một số NVL dễ bị hao hụt thì lượng cung cấp cho việc sản xuất đều được cung ứng kịp thời cho sản xuất. - Về tổ chức bộ máy kế toán : Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trên cơ sở quan hệ với các phòng ban, đồng thời cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng, công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực. - Về hệ thống sổ kế toán : Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty. Việc xử lý các thông tin kế toán phù hợp với trình độ năng lực và điều kiện trang thiết bị tính toán cũng như yêu cầu quản lý của công ty. Việc kiểm soát thông tin đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ lấy. Vận dụng linh hoạt chế độ sổ sách. - Về việc quản lý và hạch toán NVL : Đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ, sổ sách. + Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. + Về khâu sử dụng : Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL. + Thủ tục nhập xuất NVL : Công ty thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phòng kế toán và thủ kho kết hợp chặt chẽ, có hiệu quả trong công tác luân chuyển chứng từ để đảm bảo việc nhập, xuất ghi chép phản ánh đầy đủ yếu tố trên các chứng từ theo trình tự hợp lý. + Về phân loại NVL : Công ty đã dựa vào vai trò và công dụng của NVL để phân thành 4 loại : NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Công ty xây dựng 67