Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á

64 trang tranphuong11 27/01/2022 6143

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_giai_phap_nang_cao_hieu_qua_quy_trinh_giao_nhan_ha.pdf

Nội dung text: Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ MARKETING Giảng viên hướng dẫn : Th.S Lê Đình Thái Sinh viên thực hiện : Nguyễn Lý Ngọc Hà MSSV: 1311140754 Lớp: 13DQM08 TP. Hồ Chí Minh, 2017
iii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những số liệu và các kết quả trong bài khóa luận là trung thực tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP.HCM, ngày 16 tháng 07 năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Lý Ngọc Hà
iv LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trước hết em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM lời cảm ơn chân thành. Em xin cảm ơn Thầy Lê Đình Thái đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc, các phòng ban trong công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á, đặc biệt các anh chị phòng Giao nhận đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo mọi điều kiện cho em có cơ hội bước ra với cuộc sống thực tế để nâng cao kiến thức mà thầy cô đã truyền đạt và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Cuối cùng con chân thành biết ơn cha mẹ đã sinh thành, nuôi dưỡng và tạo điều kiện tốt cho con có cơ hội được học tập. Qua bốn năm học ở trường kết hợp với quá trình thực tập trong gần ba tháng qua tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á giúp em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong lĩnh vực này, giúp em học hỏi được nhiều điều có ích cho bản thân và cho công việc sau này. Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập và hoàn thiện bài khóa luận này không thể tránh khỏi những sai sót, em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cũng như Quý công ty. Cuối cùng em xin gửi lời chúc sức khỏe và thành công tới Quý thầy cô, Ban lãnh đạo nhà trường và tập thể các anh chị trong công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á. Em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, ngày 16 tháng 07 năm 2017 Sinh viên thực hiện Nguyễn Lý Ngọc Hà
v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : Nguyễn Lý Ngọc Hà MSSV : 1311140754 Khoá : 2013 - 2017 1. Thời gian thực tập 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Đơn vị thực tập
vi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Họ và tên sinh viên : Nguyễn Lý Ngọc Hà MSSV : 1311140754 Khóa : 2013 – 2017 Giảng viên hướng dẫn
vii MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 3 1.1. Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 3 1.1.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận và người giao nhận 3 1.1.2. Phạm vi các dịch vụ trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 4 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 5 1.1.3.1. Nhân tố bên trong 5 1.1.3.2. Nhân tố bên ngoài 5 1.2. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 7 1.3. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 7 1.3.1. Khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 7 1.3.2. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 8 1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8 1.4.1. Ký kết hợp đồng dịch vụ 8 1.4.2. Liên hệ đặt chỗ và đóng hàng 8 1.4.3. Chuẩn bị bộ hồ sơ các chứng từ 9 1.4.4. Làm thủ tục hải quan 9 1.4.5. Giao hàng cho người chuyên chở 11 1.4.5.1. Nếu hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng 11 1.4.5.2. Nếu hàng xuất khẩu không lưu kho bãi tại cảng 11 1.4.5.3. Nếu hàng xuất khẩu đóng trong container 11 1.4.6. Lập bộ chứng từ thanh toán và quyết toán với khách hàng 12 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á 14 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Mỹ Á 14 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 14
viii 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 16 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức 16 2.1.2.2. Chức năng của các phòng ban 17 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động 19 2.1.4. Chức năng hoạt động 19 2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty 20 2.2. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển đường biển tại công ty 21 2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 21 2.3.1. Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ 22 2.3.2. Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ 23 2.3.3. Kéo cont rỗng và đóng hàng 24 2.3.4. Làm thủ tục Hải quan 24 2.3.4.1. Khai hải quan qua phần mềm điện tử 24 2.3.4.2. Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng 31 2.3.4.3. Báo hun trùng 32 2.3.4.4. Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu 32 2.3.5. Giao hàng cho hãng tàu và nhận vận đơn đường biển (B/L) 34 2.3.6. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 34 2.3.7. Lưu và chuyển hồ sơ 36 2.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 37 2.4.1. Ưu điểm và thuận lợi 37 2.4.2. Nhược điểm và hạn chế 38 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 41 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC CÁC HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á 42 3.1 Định hướng phát triển 42 3.1.1. Định hướng phát triển công ty 42 3.1.2. Định hướng phát triển quy trình giao nhận 42 3.2 Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 43 3.3.1. Giải pháp 1: Ổn định cơ cấu nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. 43 3.3.2. Giải pháp 2: Nâng cấp cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị 45
ix 3.3.3. Giải pháp 3: Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu 45 3.3.4. Giải pháp 4: Nâng cao hiệu quả quá trình lấy cont rỗng và đóng hàng 46 3.3.5. Giải pháp 5: Nâng cao quy trình làm thủ tục Hải quan có hiệu quả 47 3.3 Kiến nghị 49 3.3.1. Kiến nghị với Nhà nước 49 3.3.2. Kiến nghị với các cơ quan ban ngành 49 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn nghĩa ASL Amerasian Shipping Logistics B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ Cont Container CT Carton CUT OFF Closing time – Giờ cắt máng CY Container Yard – Bãi chứa container DOC CUT Thời gian trễ nhất để gửi SI cho hãng tàu lập B/L D/O Delivery Order – Lệnh giao hàng DVKH Dịch vụ khách hàng EDI Electronic Data Interchange – Hệ thống truyền dữ liệu điện tử ETA Estimated Time of Arrival – Ước tính thời gian tàu đến FCL Full Container Load – Hàng nguyên container FOB Free On Board – Giao hàng lên tàu GSP Generalized Systems of Prefrences – Hệ thống ưu đãi phổ cập ICD Inland Container Depot – Cảng nội địa KGM Kilogam LCL Less than Container Load – Hàng lẻ L/C Letter of Credit – Thư tín dụng Mã HS Mã Harmonized System PCS Pieces SI Shipping Instruction TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh VGM Verified Gross Mass 3PL Third Party Logistics – Dịch vụ Logistics bên thứ ba
DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1. Quá trình phát triển của công ty ASL Bảng 2.2. Hệ thống chi nhánh tại công ty ASL Bảng 2.3. Kết quả kinh doanh Bảng 2.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty ASL
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Biểu đồ 2.1. Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quá trình xử lý phân luồng Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Hình 2.1. Logo công ty ASL Hình 2.2. Chọn đăng ký mới mở tờ khai xuất khẩu Hình 2.3. Giao diện khai tờ khai xuất khẩu – Thông tin chung Hình 2.4. Khai thông tin “Vận đơn” Hình 2.5. Khai “Thông tin hóa đơn” Hình 2.6. Giao diện khai thông tin container Hình 2.7. Giao diện khai danh sách hàng Hình 2.8. Chọn “Tra cứu biểu thuế - Phân loại – HS” Hình 2.9. File Excel danh sách hàng Hình 2.10. Chọn “In bảng kê mã vạch” Hình 2.11. Tra cứu cont hạ bãi Hình 2.12. Giao diện đầu mẫu form xin cấp C/O
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Toàn cầu hóa là một xu thế tất yếu, tác động mạnh mẽ đến các quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các nước đang phát triển nói chung và Việt Nam nói riêng. Tính tất yếu của toàn cầu hóa trước hết được biểu hiện ở kinh tế - yếu tố quyết định đối với sự phát triển của đất nước. Trong điều kiện đó, Việt Nam phải mở cửa hợp tác và phát triển kinh tế đối ngoại vì đây là mũi nhọn của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vậy, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam trong những năm trở lại đây phát triển sôi động hơn bao giờ hết. Để thúc đẩy sự phát triển ấy thì hoạt động giao nhận vận tải đã đóng vai trò chủ chốt và luôn gắn liền với kinh doanh xuất nhập khẩu. Nắm bắt được nhu cầu đó, các doanh nghiệp về giao nhận vận tải ở Việt Nam xuất hiện ngày càng nhiều, góp phần thúc đẩy lưu thông hàng hóa, mở đường cho quá trình giao thương diễn ra ngày một sôi nổi, đông đúc. Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á cũng ra đời với sứ mệnh như vậy. Điều đó có nghĩa là vấn đề cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành Logistics rất gay gắt. Đặc biệt đối với phương thức giao nhận bằng đường biển, đây là một trong những phương thức giao nhận ra đời sớm nhất trong xuất nhập khẩu hàng hóa, phát triển dịch vụ này được nhiều doanh nghiệp chú trọng. Nắm bắt được tình hình đó, dựa vào kiến thức được học ở trường kết hợp với quá trình thực tập tại công ty cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á cùng với sự hướng dẫn của giảng viên ThS. Lê Đình Thái nên em đã chọn lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng dường biển với tên đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á” để làm bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Trình bày thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty và nhận xét những ưu điểm cũng như hạn chế trong quy trình. Từ đó, đưa ra giải pháp và đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình, thúc đẩy phát triển hoạt động giao nhận tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu là công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á - Phạm vi nghiên cứu là thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Mỹ Á.
2 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển. - Phương pháp thống kê, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty từ đó đưa ra nhận xét. - Phương pháp so sánh, tổng hợp từ cơ sở lý luận và việc thu thập thông tin, kiến thức từ dữ liệu thứ cấp (sách, báo, tạp chí, internet ). Thực hiện quan sát thực tế các công việc của những anh chị trong công ty từ khâu kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ đến khâu làm thủ tục thông quan tại cảng. 5. Kết cấu của đề tài Lời mở đầu Chương 1: Cở sở lý luận về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á Kết luận
3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1. Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1.1.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận và người giao nhận  Dịch vụ giao nhận Giao nhận là một hoạt động gắn liền với hoạt động thương mại quốc tế, là một khâu trong thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Theo Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) thì “Dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. (Bùi Thị Thanh Tuyết, 2011) Theo điều 233 của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 định nghĩa “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.” Tóm lại có thể hiểu khái niệm dịch vụ giao nhận là dịch vụ về vận tải bao gồm tất cả các nghiệp vụ liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa nhằm mục đích đưa hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu.  Người giao nhận Khi nói đến “Người giao nhận” thì mọi người thường hiểu những người làm dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Theo FIATA nhận định: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa” (Nguyễn Ngọc Phụng, 2012)
4 Theo Điều 3 của Nghị định số 140/2007/NĐ-CP giải thích: “Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là thương nhân tổ chức thực hiện dịch vụ logistics cho khách hàng bằng cách tự mình thực hiện hoặc thuê lại thương nhận khác thực hiện một hoặc nhiều công đoạn của dịch vụ đó”. Như vậy, người giao nhận là những doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ giao nhận, thực hiện các công việc liên quan đến vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng ủy thác và nhận thù lao theo thỏa thuận. 1.1.2. Phạm vi các dịch vụ trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại trừ những trường hợp người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu muốn tự đảm nhận một khâu thủ tục nào đó, thông thường thì người giao nhận thay mặt họ tổ chức việc thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn. Phạm vi các dịch vụ được thể hiện qua những công việc cụ thể mà người giao nhận sẽ thực hiện theo những thỏa thuận với khách hàng (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) như sau:  Thay mặt người xuất khẩu: – Chọn người chuyên chở, phương thức vận tải và tuyến đường phù hợp nhất với lô hàng. Lưu cước, lưu khoang với người chuyên chở đã chọn lọc. – Kiểm tra những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như bất kỳ nước quá cảnh nào. – Chuẩn bị những chứng từ cần thiết và làm các thủ tục giao nhận hàng hóa như thủ tục hải quan, kiểm dịch, hun trùng – Đóng gói hàng hóa phù hợp để tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng đến nước nhập khẩu (trừ khi người xuất khẩu đã làm trước khi giao hàng cho người giao nhận). – Sắp xếp việc lưu kho và bảo quản hàng hóa nếu được yêu cầu. – Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm xếp hàng. – Thanh toán các loại chi phí, bao gồm cả cước phí – Giám sát việc vận chuyển hàng hóa cho đến khi hàng hóa được dỡ xuống tại đích đến thông qua các mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. – Ghi nhận những tổn thất hàng hóa và giúp người xuất khẩu khiếu nại người chuyên chở khi hàng hóa bị tổn thất (nếu có).  Thay mặt người nhập khẩu:
5 – Kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. – Nhận hàng từ người chuyên chở và trả các cước phí (nếu có). – Thực hiện khai báo hải quan và các thủ tục khác. – Sắp xếp việc lưu kho nếu được yêu cầu và giao hàng cho người nhập khẩu. – Giúp người nhập khẩu tiến hành các khiếu nại (nếu có). Ngoài ra, người giao nhận còn thực hiện các dịch vụ khác như gom hàng lẻ của nhiều chủ hàng, chia hàng lẻ, vận chuyển hàng từ kho của người gửi đến kho của người nhận 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1.1.3.1. Nhân tố bên trong  Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu dẫn đến sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp. Một cơ cấu nhân sự hiệu quả không chỉ có trình độ, kinh nghiệm của từng thành viên mà giữa các nhân viên với nhau cần có mối quan hệ thân thiết và các mối quan hệ với khách hàng, đối tác kinh doanh. Đặc biệt, những nhân viên có trình độ chuyên môn cao và ban điều hành có khả năng quản lý chặt chẽ rất cần thiết đối với những công ty giao nhận, vì nếu có sai sót xảy ra sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.  Cơ sở vật chất Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm: bãi xe, nhà kho, phương tiện vận tải, thiết bị bốc dỡ hàng hóa phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị hàng hóa Việc đầu tư nguồn cơ sở vật chất hiện đại, quy mô lớn sẽ giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng, giảm các chi phí thuê phương tiện ngoài, từ đó giá cả dịch vụ sẽ giảm, thu hút nhiều khách hàng hơn.  Nguồn tài chính Để có thể đứng vững và phát triển lâu dài, các doanh nghiệp cần có nguồn tài chính lớn mạnh, vì công ty cần nguồn vốn lớn để đầu tư cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị, phương tiện vận tải để hỗ trợ cho các nghiệp vụ giao nhận, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Tuy nhiên, dù có nguồn tài chính tốt nhưng không biết cách sử dụng hiệu quả thì cũng sẽ thất bại trên thị trường giao nhận cạnh tranh như hiện nay. 1.1.3.2. Nhân tố bên ngoài  Yếu tố tự nhiên
6 Các yếu tố tự nhiên như: khí hậu, thời tiết, thiên tai là những nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của dịch vụ. Cụ thể gây cản trở việc đóng hàng tại cảng, gây khó khăn cho các phương tiện vận chuyển (tàu, thuyền ), khiến hàng hóa bị hư hại hay trễ hạn giao hàng, xảy ra tranh chấp, thậm chí có thể dẫn đến thiệt hại về người. Do đó, người giao nhận cần lựa chọn phương tiện và tuyến đường phù hợp để giảm rủi ro.  Yếu tố chính trị - xã hội - pháp luật Một quốc gia có tình hình chính trị - xã hội ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quốc gia đó mở rộng ngoại giao và phát triển thị trường giao thương với nước ngoài. Ngược lại, nếu một quốc gia hay xảy ra các sự kiện gây bất ổn chính trị - xã hội sẽ gây khó khăn cho hoạt động giao nhận hàng hóa qua biên giới như không thể tiến hành nhận và giao hàng. Mặt khác, các chính sách pháp luật cũng góp phần thúc đẩy hoặc gây cản trở hoạt động giao nhận diễn ra. Ví dụ các chính sách yêu cầu về thủ tục hành chính rườm rà sẽ làm thời gian giao nhận kéo dài gây ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ liên quan. Phạm vi của hoạt động giao nhận hàng hóa liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả dịch vụ, các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ luật pháp, chính trị, văn hóa của các nước gửi hàng, nhận hàng, các nước hàng hóa đi qua và luật pháp quốc tế.  Yếu tố kinh tế Thực trạng nền kinh tế trong và ngoài nước sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra nhằm phục vụ cho lĩnh vực mua bán hàng hóa quốc tế, do đó biến động của thương mại quốc tế sẽ tác động trực tiếp đến dịch vụ giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, nền kinh tế có sự thay đổi bởi lãi suất tăng, tỷ giá hối đoái tăng, tỷ lệ lạm phát hay giá nhiên liệu tăng cao sẽ làm tăng giá cước vận tải của dịch vụ từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự lựa chọn của khách hàng với doanh nghiệp giao nhận.  Đặc điểm hàng hóa Bất kỳ mặt hàng nào cũng đều có tính chất, đặc điểm riêng biệt. Chính vì vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ yêu cầu về quy cách đóng gói, xếp dỡ, phương tiện vận tải khác nhau nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Ví dụ như hàng nông sản phải được đóng thành từng bao, cần được hun trùng trước khi đóng hàng để
7 chống ẩm mốc và vi khuẩn gây hại. Còn hàng máy móc thường có khối lượng lớn, cồng kềnh nên cần có thiết bị, vận tải chuyên dụng Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hóa khác nhau cần phải có những loại chứng từ đi kèm khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng như chứng nhận hun trùng, kiểm dịch động thực vật, giấy phép xuất nhập khẩu hàng đặc biệt  Khoa học công nghệ Sự đổi mới về mặt công nghệ trong vận tải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí khai thác, tác động đến năng suất của các hãng tàu trên thế giới. Ngoài ra, thương mại điện tử phát triển nhanh chóng giúp việc tiếp cận khách hàng, giới thiệu dịch vụ trở nên dế dàng hơn. Các hệ thống phần mềm hỗ trợ hoạt động giao nhận như: hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI), hệ thống quản lý giao nhận, quản lý mối quan hệ khách hàng, giúp kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng như với các tổ chức một cách nhanh chóng, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát quy trình, giảm rủi ro cho hàng hóa, nâng cao hiệu quả giao nhận. 1.2. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu trong việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương nên phải dựa trên cơ sở pháp lý sau: – Các quy phạm pháp luật Quốc tế gồm các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước Brussel, Công ước Vienne, các điều khoản thương mại quốc tế Incoterms ). – Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải như: Luật Thương mại Việt Nam 2005; Nghị định 140/2007/NĐ-CP quy định chi tiết luật Thương mại về kinh doanh dịch vụ logistics; Luật Hàng hải Việt Nam 2005; Luật Hải quan Các văn bản này quy định những nguyên tắc của việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu về phương thức giao nhận, các thủ tục chứng từ cần thiết khi giao nhận hàng; quy định về sự ủy thác; quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các cơ quan, các bên tham gia vào quy trình để quy trình được tiến hành thống nhất với nhau. 1.3. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 1.3.1. Khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
8 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là một phương thức vận chuyển ra đời sớm nhất. Đây là một phương thức giao nhận mà việc chuyên chở hàng hóa được thực hiện thông qua mạng lưới đường biển nhằm đưa hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng tại các quốc gia trên thế giới. 1.3.2. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu – Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) – Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Phiếu đóng gói (Packing List) – Bảng kê hàng hóa (Cargo List) – Tờ khai hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu – Vận đơn đường biển (Bill os Lading – B/L) – Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurace) – Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) – Các chứng từ khác nếu cần: Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate), Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng hàng hóa (Certificate of Quality/Quantity) – Hàng hóa xuất khẩu cần thêm: Lệnh đặt chỗ (Booking Note) và Lệnh cấp container rỗng. – Hàng hóa nhập khẩu cần thêm: Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và Giấy báo tàu đến (Arrival Notice). 1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 1.4.1. Ký kết hợp đồng dịch vụ Nhân viên kinh doanh sau khi tìm hiểu và xem xét nhu cầu của khách hàng, nếu phù hợp với chức năng và năng lực của công ty sẽ tiến hành chọn dịch vụ và báo giá phù hợp. Khi khách hàng đã chấp nhận mức giá đã đưa ra và các thỏa thuận giao nhận thì hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ, công ty giao nhận giao hàng được ủy thác giao hàng và làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu. 1.4.2. Liên hệ đặt chỗ và đóng hàng Ký hợp đồng dịch vụ xong, chủ hàng sẽ gửi Booking Request để xác nhận lại thông tin về hàng hóa: người gửi hàng, người nhận hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng, cảng hạ container chứa hàng để thông quan xuất khẩu, cảng đến, ngày tàu chạy
9 Nhân viên công ty giao nhận sẽ gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ, hãng tàu gửi lại Booking Confirmation (Lệnh cấp cont rỗng) để xác nhận đã có chỗ. Trên Booking Confirmation thể hiện những thông tin sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of lading), cảng dỡ hàng (port of discharge), cảng chuyển tải, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time) Sau khi có Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ giao cho nhân viên giao nhận cùng với thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng để nhân viên giao nhận theo dõi, phối hợp với khách hàng đưa cont rỗng đến địa điểm quy định để khách hàng đóng hàng và vận chuyển ra cảng. Lưu ý khi lấy cont rỗng tài xế có nhiệm vụ kiểm tra container được giao phải sạch, đủ khả năng đi biển trước khi tài xế ký vào biên bản bàn giao, không nên tiếp nhận container không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. 1.4.3. Chuẩn bị bộ hồ sơ các chứng từ Để hoàn chỉnh một bộ hồ sơ hàng hóa cần chuẩn bị các chứng từ sau: – Hợp đồng ngoại thương – Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) – Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Tờ khai hải quan – Booking Note (Booking Confirmation) – Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng (Certificate of Quality/Quantity) – Đối với hàng hóa buộc phải có hạn ngạch thì phải có Quota và bản kê danh mục hàng. 1.4.4. Làm thủ tục hải quan Theo Điều 21, Luật Hải quan 2014, khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan cần: - Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp hoặc xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định. - Đưa hàng hoá, phương tiện vận tải đến nơi quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải. - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật về thuế, phí, lệ phí và quy định khác của pháp luật có liên quan.
10 Khai báo tờ khai hàng xuất khẩu và lô hàng sẽ được phân luồng. Hiện nay, hàng hóa sẽ được phân loại thành 3 luồng: - Luồng xanh: hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. - Luồng vàng: lô hàng sẽ bị kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. - Luồng đỏ: lô hàng bị kiểm tra cả chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa. LU ỒNG XANH LUỒNG VÀNG Kiểm tra chứng từ Hàng giấy Hoàn LUỒNG ĐỎ hóa chỉnh thông hồ sơ quan Kiểm tra thực tế hàng hóa Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quá trình xử lý phân luồng Tờ khai sẽ được sẽ được mang đi thanh lý và vào sổ tàu nếu lô hàng là luồng xanh. Nếu là luồng vàng hoặc luồng đỏ thì phải mời hải quan kiểm hóa xuống kiểm hàng, sau đó nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Tiếp đó mới mang tờ khai đi thanh lý và vào sổ tàu.  Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan trình tờ khai đã thông quan để cán bộ hải quan kiểm tra và đóng dấu xác nhận.  Vào sổ tàu: Người làm thủ tục hải quan nộp tờ khai hải quan để vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Lưu ý rằng phải vào số tàu trước giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
11 1.4.5. Giao hàng cho người chuyên chở 1.4.5.1. Nếu hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi tại cảng Bước 1: Giao hàng cho cảng - Giao cho cảng các giấy tờ: bảng kê hàng hóa xuất khẩu (Cargo List), lệnh xếp hàng (Shipping Instruction). Đăng ký bố trí kho bãi với phòng điều độ cảng. - Chủ hàng hoặc người được ủy thác ký hợp đồng lưu kho với cảng. - Tiến hành đưa hàng vào kho. Bước 2: Giao hàng cho tàu - Trước khi giao hàng cho tàu, cần phải hoàn tất xong các thủ tục giấy tờ cần thiết và báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA). Sau đó giao cho cảng sơ đồ xếp hàng được lập dựa trên Cargo List. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu + Tổ chức chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lịch xếp tàu, ấn định máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân, người áp tải (nếu cần). + Công nhân của cảng tiến hàng xếp hàng lên tàu. Hàng được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. + Khi giao nhận xong một lô hàng hoặc toàn bộ tàu, cảng lấy Biên lai thuyển phó (Mate’s Receipt) để lập B/L. 1.4.5.2. Nếu hàng xuất khẩu không lưu kho bãi tại cảng Đây là hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, lưu hàng lại tại các kho riêng của mình chứ không qua kho của cảng. Chủ hàng hoặc người được ủy thác dùng phương tiện vận tải để giao hàng trực tiếp cho tàu. Trình tự thực hiện giao nhận hàng cũng tương tự như đối với hàng có lưu kho tại cảng nhưng không thực hiện bước ký hợp đồng thuê kho bãi với cảng. Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến cảng từ kho riêng. Sau đó, thực hiện tổ chức các bước xếp và giao hàng cho tàu. 1.4.5.3. Nếu hàng xuất khẩu đóng trong container  Gửi hàng nguyên container (FCL) - Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan hàng hóa, tiến hành giao container cho tàu tại CY quy định trước hạn CUT OFF của tàu và lấy Mate’s Receipt. - Xếp hàng lên tàu và mang Mate’s Receipt để đổi lấy B/L.  Gửi hàng lẻ (LCL)
12 - Người xuất khẩu hoặc người giao nhận giao hàng cho người chuyên chở tại CFS quy định. - Mời đại diện hải quan tới kiểm hóa hàng hóa (nếu lô hàng bị kiểm hóa) và giám sát việc đóng hàng. Các lô hàng lẻ được đóng vào container sau khi đã kiểm hóa và niêm phong cặp chì. Chủ hàng hoàn tất các thủ tục để tiến hành xếp container lên tàu và lấy vận đơn từ người chuyên chở. - Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi nhận hàng. 1.4.6. Lập bộ chứng từ thanh toán và quyết toán với khách hàng Sau khi giao hàng xong, công ty giao nhận được ủy thác sẽ làm giấy báo nợ gửi khách hàng (người xuất khẩu) và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người xuất khẩu thanh toán cước phí và các khoản tiền liên quan thì công ty được ủy thác mới đưa vận đơn cho họ và quyết toán với khách hàng. Về người nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, trình ngân hàng để nhận tiền thanh toán. Yêu cầu bộ chứng từ lập phải chính xác theo yêu cầu của hợp đồng, nếu thanh toán bằng L/C thì phải phù hợp với L/C về cả nội dung lẫn hình thức và phải xuất trình ngân hàng trong thời gian hiệu lực của L/C. Các chứng từ phải thống nhất với nhau. Bộ chứng từ bao gồm phương tiện thanh toán (hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng. Nhanh chóng thông báo cho người mua về việc giao hàng hoàn tất và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần.
13 TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Giao nhận hàng hóa là một hoạt động chủ đạo trong ngành xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa giữa các nước. Có thể nói việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước. Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu khái quát kiến thức những vấn đề về khái niệm, vai trò của dịch vụ giao nhận cùng với quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận và nêu rõ các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, tình hình và kết quả hoạt động giao nhận cũng bị tác động trực tiếp bởi luật quốc tế và luật của từng quốc gia. Bên cạnh đó, hiểu được tổng quát về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đối với hàng lưu kho tại bãi và hàng không lưu kho tại bãi hay hàng xuất đóng trong container theo lý thuyết. Đây là phương thức vận tải đã và đang mang lại hiệu quả cao trong chuyên chở hàng hóa.
14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Mỹ Á 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Mỹ Á được thành lập ngày 25/01/2005 tại thành phố Hồ Chí Minh do bà Võ Thị Phương Lan làm Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc của công ty. Thông tin chung của công ty: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á Tên giao dịch quốc tế: AMERASIAN SHIPPING LOGISTICS CORPORATION Tên viết tắt: ASL CORP. Trụ sở chính: Số 31/34A Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam. Tel: (84 28) 3512 9759 / Fax: (84 28) 3512 9758 Website: www.asl-corp.com Email: aslshipping@vnn.vn Mã số thuế: 0303659948 Logo công ty Hình 2.1. Logo công ty ASL Từ những năm đầu thành lập công ty đã hoạt động tích cực và hiệu quả. Bằng tâm huyết và sự lãnh đạo chuyên nghiệp của các cổ đông sáng lập, công ty luôn có tầm nhìn
15 và nắm bắt kịp với sự phát triển của hoạt động kinh doanh giao nhận, mục tiêu phấn đấu ra thị trường quốc tế và giữ vững thị trường ở Việt Nam. Bảng 2.1. Quá trình phát triển của công ty ASL Thời gian Sự kiện Hội viên chính thức của Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Tháng 05/2005 Nam (VCCI) Hội viên chính thức của Hiệp hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Tháng 06/2006 Việt Nam (VLA) Hội viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế Tháng 07/2007 (FIATA) Xây dựng thành công và nhận chứng chỉ quản lý chất lượng ISO Tháng 01/2008 9001:2000 Tháng 06/2008 Thành lập Văn phòng đại diện tại Los Angeles, Hoa Kỳ Thành lập công ty thành viên – Công ty Cổ phần Vận tải An Sinh Tháng 01/2009 Lợi Được cấp giấy chứng nhận Đại lý Hải quan của Tổng cục Hải quan Tháng 03/2012 Việt Nam Được cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức Quốc tế của Tháng 04/2012 Bộ Giao thông Vận tải Tháng 10/2013 Được cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô Tháng 12/2013 Được cấp giấy chứng nhận “Thương hiệu uy tín” năm 2013 Được cấp tái chứng nhận chứng chỉ quản lý chất lượng ISO Tháng 01/2014 9001:2008 Được cấp chứng nhận Top 300 “Thương hiệu hàng đầu Việt Nam” Tháng 07/2014 năm 2014 Được cấp chứng nhận Top 10 “Doanh nghiệp Logistics Việt Nam” Tháng 08/2014 năm 2014 Tháng 12/2014 Được cấp giấy chứng nhận “Thương hiệu uy tín” năm 2014 Được cấp chứng nhận “Thương hiệu được khách hàng tín nhiệm” Tháng 08/2015 năm 2015 Được cấp chứng nhận Top 20 “Doanh nghiệp Logistics Việt Nam” Tháng 11/2015 năm 2015 Tháng 12/2015 Được cấp giấy chứng nhận “Thương hiệu uy tín” năm 2015 Hội viên chính thức của Hiệp hội Logistics WCA Family of Logistic Tháng 01/2016 Networks (WCA) Tháng 12/2016 Được cấp giấy chứng nhận “Thương hiệu uy tín” năm 2016 Cho đến nay, công ty ASL đã trở thành một trong những công ty hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, khai thuê hải quan và vận tải nội địa hàng đầu Việt Nam.
16 Hiện nay, công ty ASL đã có hệ thống các chi nhánh và văn phòng đại diện tại hai miền trên đất nước, cụ thể trụ sở chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh tại Bình Dương, Hải Phòng, Hà Nội và chi nhánh ở nước ngoài tại Hoa Kỳ được xây dựng ngày càng vững mạnh. Ngoài ra, ASL còn có một công ty thành viên ASL Trucking và các bãi đậu xe, kho bãi. Bảng 2.2. Hệ thống chi nhánh tại công ty ASL Các chi nhánh Địa chỉ chi nhánh Số 139/10 Khu phố Đông Nhì. Phường Lái Thiêu, Thị xã ASL Bình Dương Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam. Phòng 220, Tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 Lê Thánh Tông, ASL Hải Phòng phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng, Việt Nam. Tầng 5, số 11/165 Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Thủ đô Hà ASL Hà Nội Nội, Việt Nam. ASL U.S 2750 Oregon Ct., Unit M5 & M6., Torrance, CA 90503 USA ASL Trucking Số 139A/10 Đường Đông Nhì, Khu phố Đông Nhì. Phường (Công ty thành viên) Lái Thiêu, Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam. Công ty không chỉ chú trọng tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn chú ý đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, củng cố cả về số lượng và chất lượng cho đội ngũ hơn 100 cán bộ nhân viên nhằm không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như uy tín của công ty. Công ty ASL tự tin mang đến giá trị đích thực của một dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu chất lượng đi đến các cảng, sân bay trên thế giới, bảo đảm tạo gia tăng giá trị cho khách hàng với tiêu chuẩn cao. Mục tiêu của ASL là phục vụ quý khách hàng với phương châm: “Hiệu quả cao - Chi phí thấp - Nhanh chóng - Uy tín” 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
17 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc h P. Khai thuê P. Kinh doanh & doanh P. Kinh c P. Nghiên P. Hành chính nhân s nhân P. Hành chính B P. Ch P. K ộ P. V ph ứ ế ậ ng t ậ n kho & Bãi xe & Bãi n kho toán tài chính toán ả n t i quan & Giao nh i quan ứ u và phát tri u và phát ả ừ i n i & DVKH & ộ Marketing i đ ị a ự Các văn phòng chi nhánh chi Các văn phòng ể n ậ n BP. BP. BP. BP. Khai Giao Đường Hàng thuê hải nhận biển không quan ASL Bình ASL Hải ASL U.S ASL Hà Nội Dương Phòng Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty 2.1.2.2. Chức năng của các phòng ban  Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan đứng đầu bộ máy tổ chức của công ty, quyết định các công việc quan trọng về vốn, chiến lược kinh doanh, cổ phần của công ty
18  Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để thay mặt cổ đông tổ chức thực hiện các vấn đề quan trọng của công ty.  Ban kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động kinh doanh của công ty.  Ban tổng giám đốc: Quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty đúng với pháp luật. Đại diện công ty ký kết và quản lý thực hiện các hợp đồng kinh doanh. Xây dựng kế hoạch kinh doanh và theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ. Thiết lập các chính sách về chế độ lao động, bồi dưỡng, đào tạo nhân viên.  Phó giám đốc: Chịu sự phân công của Tổng Giám đốc và hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các công việc quản lý điều hành.  Một số phòng ban nghiệp vụ chủ yếu:  Phòng khai thuê hải quan và giao nhận Khai thuê hải quan, xin giấy phép hải quan và các công việc khác liên quan đến Hải quan. Thay mặt chủ hàng làm các nhiệm vụ: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng, xin C/O và các loại hình dịch vụ khác. Chịu trách nhiệm về các công việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không, làm thủ tục nhập hàng, xuất hàng cho các công ty khách hàng.  Phòng kinh doanh và Marketing Bộ phận kinh doanh: Quan tâm khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới để giới thiệu, chào giá các lĩnh vực hoạt động dịch vụ của công ty. Tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục gửi, nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Bộ phận Marketing: Định hướng chiến lược quảng bá kịp thời, phù hợp với nhu cầu của thị trường. Phối hợp với bộ phận Kinh doanh trong việc giao dịch khách hàng nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh.  Phòng chứng từ và DVKH Cập nhật giá hàng Châu Á, Châu Âu, Sea FCL, LCL, Air định kỳ. Chịu trách nhiệm và làm thủ tục hải quan cho các lô hàng xuất đi Mỹ, Châu Âu, Châu Á. Thu thập thông tin về lô hàng và cung cấp cho người vận tải. Cung cấp cho khách hàng các thông tin về lịch trình của các lô hàng.
19 Lấy Booking lịch tàu và thông báo cho các nhân viên kinh doanh.  Phòng kế toán tài chính Lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo tài chính hàng tháng, hạch toán thu chi, lời lỗ theo quy định, làm báo cáo thuế và đóng thuế. Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty, theo dõi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng, theo dõi các chứng từ hàng nhập – xuất, xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng.  Phòng hành chính – Nhân sự Chịu trách nhiệm các công tác hành chính, lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của công ty để tránh thất thoát. Tổ chức và quản lý các công tác liên quan đến nhân sự như: tuyển dụng lao động, tiền lương, lưu trữ hồ sơ, bảo hiểm xã hội, đào tạo, thi đua khen thưởng, xây dựng văn hóa công ty 2.1.3. Lĩnh vực hoạt động Công ty chủ yếu kinh doanh ngành nghề trong lĩnh vực giao nhận vận tải như là: Đại lý Hải quan, đại lý giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước, vận tải nội địa và quốc tế bằng đường biển, đường hàng không; đặc biệt vận chuyển đa phương thức nội địa và quốc tế. Công ty nhận ủy thác dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai báo và làm thủ tục Hải quan như một đại diện khai thuê Hải quan. Ngoài ra, công ty có các dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ giao nhận tích hợp 3PL, dịch vụ vận chuyển container bồn 2.1.4. Chức năng hoạt động – Là nhà vận tải đa phương thức, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu vận chuyển tận nơi bằng dịch vụ vận tải đa phương thức nội địa và vận tải đa phương thức quốc tế. – Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa như: việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quy định. – Làm đại lý cho các hãng tàu, hãng hàng không trong và ngoài nước, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu
20 – Tư vấn cho khách hàng về dịch vụ giao nhận, vận tải kho hàng, thủ tục Hải quan và các vấn đề khác có liên quan. Tùy theo yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ thay mặt nhà xuất nhập khẩu lo liệu toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng. 2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty (Đơn vị: Triệu đồng) Năm 2014 2015 2016 Doanh thu 123,876 143,991 156,871 Chi phí 63,325 67,652 70,132 Lợi nhuận trước thuế 60,551 76,339 86,739 Lợi nhuận sau thuế 48440.8 61071.2 69391.2 Bảng 2.3. Kết quả kinh doanh Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty ASL 180,000 160,000 140,000 120,000 100,000 80,000 60,000 40,000 20,000 0 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Chú thích: 2014 2015 2016 Biểu đồ 2.1. Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh Biểu đồ về kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2014 đến năm 2016 cho thấy được công ty ASL là một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Doanh thu của công ty ổn định và tăng đều qua các năm. Doanh thu năm 2015 tăng 20,115 triệu đồng so với năm 2014, doanh thu năm 2016 tăng 12,880 triệu đồng so với năm 2015. Trong vòng 3 năm, công ty phấn đấu tăng doanh thu lên đến 32,995 triệu đồng (năm 2016 so với năm 2014). Theo đó lợi nhuận cũng tăng đều tương ứng với doanh thu.
21 Những kết quả đó là bằng chứng cho thấy ban lãnh đạo và tập thể nhân viên đã nỗ lực không ngừng, cho dù có những giai đoạn khủng hoảng, nhưng tập thể ASL vẫn phấn đấu vượt qua được và thu lại được kết quả xứng đáng, khẳng định vị trí của công ty trong ngành Logistics tại Việt Nam và trên cả thế giới. Qua nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, thêm vào đó là các mối quan hệ bền lâu với khách hàng đã tạo cơ hội cho công ty ASL vươn lên, tạo được niềm tin trong lòng khách hàng, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, nâng cao độ phủ sóng góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty trong tương lai. Như vậy, để thành công như ngày hôm nay, công ty ASL đã và đang duy trì phương thức hoạt động đúng đắn, có tính thích nghi cao với điều kiện môi trường biến đổi như hiện tại. 2.2. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển đường biển tại công ty Với sự phát triển nhanh chóng của container hóa trong vận tải đường biển, trong nhiều năm qua, Công ty ASL đã chú trọng đầu tư hệ thống đại lý trải rộng trên các cảng biển khắp thế giới, đồng thời ký kết nhiều hợp đồng với các hãng tàu uy tín. Điều đó đã tạo đòn bẩy thúc đẩy ASL trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container hàng đầu Việt nam cho các tuyến đi Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á Lĩnh vực hoạt động vận chuyển đường biển tại công ty nổi bật với các dịch vụ sau: Dịch vụ vận chuyển container hàng xuất từ các cảng trong nước như Hồ Chí Minh, Hải Phòng đi tất cả các cảng trên thế giới với giá cả cạnh tranh và lịch trình phù hợp, đặc biệt tới các cảng chính và các cảng nội địa của Hoa Kỳ và Canada như Los Angeles, Oakland, Chicago, Houston, Dallas, Newyork, Boston, Vận chuyển các loại mặt hàng gồm quần áo, trang trí nội thất, nhựa, vải, thủy hải sản đông lạnh và đặc biệt là hàng nguy hiểm. Dịch vụ vận chuyển container nội địa từ các cảng Hồ Chí Minh – Hải Phòng– Đà nẵng với chi phí vận chuyển hợp lý và đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập từ các cảng trên thế giới về Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng theo các phương thức giao hàng đa dạng khác nhau. Bên cạnh đó, công ty ASL luôn sẵn sàng đồng hành, chia sẻ kinh nghiệm và cung cấp cho các nhà xuất khẩu về các quy định, thông tin cần thiết tại cảng đến, đồng thời thực hiện công việc tư vấn cho các nhà nhập khẩu các chính sách và các quy định liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. 2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
22 Bảng 2.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty ASL Bước Công việc Đơn vị thực hiện 2.3.1 Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ Nhân viên kinh doanh 2.3.2 Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ Nhân viên kinh doanh 2.3.3 Kéo cont rỗng và đóng hàng Nhân viên phòng vận tải Làm thủ tục hải quan: - Khai hải quan điện tử - Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng (Luồng Nhân viên chứng từ và nhân 2.3.4 viên hiện trường (Nhân viên xanh thì bỏ qua bước này) phòng giao nhận) - Báo hun trùng (đối với đồ gỗ) - Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu Giao hàng cho hãng tàu và nhận vận đơn 2.3.5 Nhân viên chứng từ đường biển 2.3.6 Xin giấy chứng nhận xuất xứ Nhân viên phòng Giao nhận 2.3.7 Lưu và chuyển hồ sơ Nhân viên chứng từ Dựa trên một hợp đồng dịch vụ hải quan giữa công ty ASL và công ty AB về lô hàng đồ nội thất xuất khẩu kinh doanh nguyên container, thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu theo FCL bằng đường biển sẽ được trình bày như sau đây: 2.3.1. Tiếp nhận yêu cầu và ký kết hợp đồng dịch vụ Bước ban đầu, để có được một hợp đồng dịch vụ hải quan, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn, lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng và chào giá dịch vụ cho khách hàng. Khi khách hàng đã chấp nhận giá của dịch vụ và các thỏa thuận thì hai bên sẽ bắt đầu ký kết hợp đồng. Vì công ty AB là khách hàng quen thuộc lâu năm và thường xuyên có các lô hàng xuất đi nên công ty đã ký kết hợp đồng dài hạn với công ty ASL. Khi công ty AB có nhu cầu xuất hàng hóa, đại diện công ty AB sẽ liên lạc trực tiếp với nhân viên phòng Giao nhận của công ty ASL thông qua email hoặc điện thoại. Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa công ty AB và công ty XY, công ty AB đã ủy thác cho công ty ASL thay mặt mình làm thủ tục Hải quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này. Công ty AB sẽ gửi bộ chứng từ liên quan bao gồm Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương), Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Chi tiết đóng gói hàng hóa) yêu cầu làm thủ tục khai thuê hải quan thông quan. Ở bộ chứng từ khách hàng gửi, cần có sự nhất quán ở những thông tin sau:
23 Số Invoice, số hợp đồng và số Packing List: 29542 Ngày Invoice và ngày Packing List: 12/05/2017 Tên và địa chỉ công ty người bán: Công ty AB, Việt Nam. Tên và địa chỉ công ty người mua: Công ty XY, Norway. Tên hàng, mô tả hàng, số lượng: Furniture, nos (Đồ nội thất bằng gỗ), 178 PCS (178 cái). Tổng thành tiền: 19992 USD Tên cảng chất hàng: HOCHIMINH PORT Tên cảng dỡ hàng: STAVANGER, NORWAY Nơi hạ bãi: CÁT LÁI, TP.HCM Số lượng container dự kiến: 01 Điều kiện giao hàng: FOB 2.3.2. Liên hệ với hãng tàu đặt chỗ Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà có nhờ công ty ASL liên hệ hãng tàu để đặt chỗ cho lô hàng hay không. Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu MAERSK đặt chỗ nên công ty AB gửi Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) cho nhân viên chứng từ. Trường hợp nếu khách hàng có nhờ công ty ASL đặt chỗ cho lô hàng xuất khẩu. Nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp để liên hệ với hãng tàu hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy cũng như thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Ví dụ như hãng tàu MAERSK có thế mạnh trên các tuyến đi châu Âu. Trong khi đó các hãng tàu Evergreen, NYK lại có thế mạnh trên các tuyến đi châu Á. Sau khi nhận được giá và lịch trình của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào đó để chào giá cho khách hàng. Sau khi đã thỏa thuận được được giá cả và thời gian tàu chạy, số lượng container, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành booking qua hãng tàu thì khi đó sẽ nhận được Lệnh đặt chỗ (Booking Note) hay còn gọi là Booking Confirmation của hãng tàu gửi qua. Nhân viên kinh doanh kiểm tra lại mọi thông tin trên Booking Note như: số Booking, tên tàu/số chuyến, cảng xếp hàng, cảng giao hàng số lượng container (dựa vào Sale Contract theo đúng yêu cầu của Shipper), bãi hạ, Shipping Instruction (DOC CUT - thời gian trễ nhất để công ty gửi SI cho hãng tàu lập Vận đơn đường biển), CY CUT. Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi cho nhân viên phòng Giao nhận để sắp xếp đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu.
24 2.3.3. Kéo cont rỗng và đóng hàng Nhân viên chứng từ xác nhận thời gian đóng cont, thời gian đóng hàng phù hợp với kế hoạch của khách hàng rồi liên hệ phòng Vận tải nội địa để sắp xếp thời gian xin hãng tàu duyệt lệnh cấp container rỗng để đóng hàng theo đúng thời gian kế hoạch của khách hàng. Nhân viên phòng vận tải sẽ đem đem 2 bản Booking Note đến phòng điều độ của hãng tàu tại Cát Lái để xin duyệt lệnh cấp container. Sau khi đã đổi được lệnh duyệt cấp cont và có được vị trí nhận container, nhân viên hiện trường đến văn phòng điều độ của hãng tàu ở cảng Cát Lái để nhận seal (chì) sau đó giao cho nhân viên tài xế đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng với phòng thương vụ cảng và kéo container rỗng vận chuyển về kho của công ty AB để đóng hàng. Khi tài xế lấy được cont/seal, có được tare weight, max payload sẽ chụp hình gửi về cho phòng điều độ, khách hàng sẽ cung cấp SI cho hãng tàu. Sau khi đóng hàng xong, tài xế sẽ chở container có hàng hạ bãi tại đúng cảng chờ xếp hàng theo trên Booking Confirmation. 2.3.4. Làm thủ tục Hải quan 2.3.4.1. Khai hải quan qua phần mềm điện tử Dựa vào Booking Note và bộ chứng từ, nhân viên chứng từ phòng Giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan qua phần mềm khai báo điện tử ECUS5 – VNACCS. Khi khai hải quan điện tử, hệ thống mạng hải quan sẽ gửi tự động số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Quy trình lên tờ khai điện tử thực hiện như sau: Bước 1. Khởi động và đăng nhập hệ thống ECUS5 – VNACCS. Bước 2. Khai báo thông tin doanh nghiệp Với các doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo thì vào “Hệ thống” chọn mục “6. Danh sách khách hàng (Với đại lý)” để thêm mới thông tin doanh nghiệp cần khai báo. Đối với công ty AB, công ty ASL đã có thông tin từ trước nên không cần khai thông tin doanh nghiệp, chỉ cần chọn tên doanh nghiệp thì hệ thống sẽ tự động ra thông tin. Nhấp vào “Đóng”, tên công ty khai báo sẽ hiện ra bên góc phải giao diện phần mềm. Bước 3. Vào “Tờ khai xuất nhập khẩu” chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”.
25 Hình 2.2. Chọn đăng ký mới mở tờ khai xuất khẩu Vì sản phẩm của công ty AB được xuấ t khẩu để kinh doanh nên ta chọn loại hình kinh doanh và tiến hành khai báo. Màn hình nhập dữ liệu cho tờ khai xuất khẩu hiện ra như sau: Hình 2.3. Giao diện khai tờ khai xuất khẩu – Thông tin chung Bước 4. Dựa vào Invoice, Packing List và Booking, nhân viên chứng từ sẽ điền các thông tin cần thiết để hoàn thành thủ tục khai báo Hải quan điện tử. (1) Mục “Thông tin chung” Nhóm loại hình: Kinh doanh đầu tư Mã loại hình: B11. Vì lô hàng xuất khẩu của công ty AB là xuất kinh doanh. Cơ quan Hải quan: 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I (là đơn vị hải quan khai báo và thông quan cho lô hàng).
26 Mã hiệu phương thức vận chuyển: “2” nghĩa là vận chuyển bằng đường biển (có container), là hàng nguyên container. Đơn vị xuất nhập khẩu: Thông tin người xuất khẩu hệ thống sẽ điền tự động vì đã đăng ký thông tin doanh nghiệp vào hệ thống, chúng ta cũng có thể bổ sung hoặc chỉnh sửa. Thông tin người nhập khẩu: nhập vào thông tin đối tác của công ty AB, cũng có thể chọn đối tác thường xuyên của công ty từ danh mục có sẵn từ những lần khai trước bằng cách nhấp vào dấu 3 chấm. Lưu ý khi nhập thông tin người nhập khẩu phải nhập vào dạng chữ in hoa không dấu. Hình 2.4. Khai thông tin “Vận đơn” Vận đơn: Số vận đơn để trống vì lô hàng xuất khẩu nên khi khai báo chưa có vận đơn. Số lượng kiện (bắt buộc): 245, đơn vị là CT Tổng trọng lượng hàng (Gross): 11,310; đơn vị là KGM Mã địa điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG (tra bảng mã hải quan hoặc xem trên Booking) Địa điểm nhận hàng cuối cùng (bắt buộc): NOSVG – STAVANGER Địa điểm xếp hàng: VNCLI – CANG CAT LAI (HCM) Phương tiện vận chuyển: 9999 – MS TIGER 1732 Ngày hàng đi dự kiến: 15/05/2017
27 Hình 2.5. Khai “Thông tin hóa đơn” Thông tin hóa đơn: Phân loại hình thức hóa đơn: ô này có các sự lựa chọn sau: A - Hóa đơn. B - Chứng từ thay thế hóa đơn. C - Hóa đơn điện tử (trong trường hợp đăng ký hóa đơn điện tử trên VINACCS) Số hóa đơn: 29542 Ngày phát hành: 12/05/2017 Mã phân loại giá hóa đơn: có các sự lựa chọn sau: A - Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền. B - Giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền. C - Giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền. D - Các trường hợp khác. Điều kiện giá hóa đơn: FOB Mã đồng tiền của hóa đơn: USD Tổng trị giá hóa đơn: 19992.5 Thông tin vận chuyển: Ngày khởi hành vận chuyển: 13/05/2017 Địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG Ngày đến (địa điểm đích): 13/05/2017 Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bấm “Ghi” và chuyển qua tab tiếp theo. (2) Mục “Thông tin container” Nhập các thông tin về địa điểm xếp hàng lên xe và danh sách container như hình minh họa:
28 Hình 2.6. Giao diện khai thông tin container Sau khi điền xong các mục trên, bấm “Ghi” và chuyển sang mục tiếp theo. (3) Mục “Danh sách hàng” Chúng ta nhập các thông tin hàng hóa trực tiếp từ danh sách hàng theo các tiêu chí: tên hàng (mô tả chi tiết), mã HS, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, riêng trị giá hóa đơn sẽ được hệ thống tính bằng cách lấy lượng hàng nhân với đơn giá hóa đơn. Hình 2.7. Giao diện khai danh sách hàng  Cách tra cứu mã HS của sản phẩm: Cách 1: Vào website của Tổng Cục Hải quan Việt Nam “www.customs.gov.vn”. Sau đó chọn “Tra cứu biểu thuế - Phân loại – HS”.
29 Hình 2.8. Chọn “Tra cứu biểu thuế - Phân loại – HS” Tiếp tục gõ vào ô “Mô tả (Tiếng Việt)” loại hàng hóa mà chúng ta cần tra cứu sau đó “Enter”. Hệ thống sẽ lọc ra danh sách các mã HS liên quan đến từ khóa cần tìm và ta sẽ tra mã HS trong danh sách đó. Cách này giúp ta giới hạn danh sách mã HS liên quan đến hàng hóa cần tìm nhưng thực tế vẫn rất khó tra được mã HS chúng ta cần bởi vì hệ thống không trả kết quả mã HS một cách chọn lọc. Cách 2: tra mã HS ở cuốn “Biểu thuế xuất nhập khẩu” năm mới nhất. Cách này có ưu điểm là có đầy đủ mã HS tuy nhiên thời gian tìm sẽ lâu hơn. Vì vậy, nhân viên chứng từ cần nắm được chủ đề của từng chương, từng nhóm trong chương và phân nhóm trong nhóm để việc tra cứu dễ dàng hơn. Quay lại bước khai báo danh sách hàng trên Ecus5, có một số lưu ý sau: Thứ nhất, trên danh sách hàng có ô “Trị giá tính thuế” và ô “TS XK(%)” có màu xám nên không phải nhập dữ liệu của hai ô này vì theo VNACCS thì Trị giá tính thuế và thuế suất sẽ do hệ thống của Hải quan trả về. Song đối với trường hợp đây là lô hàng xuất khẩu kinh doanh nên không có thuế suất. Ngoại trừ những mặt hàng đặc biệt mới có thuế xuất khẩu được quy định trong biểu thuế xuất nhập khẩu. Thứ hai, chúng ta còn có thể nhập danh sách hàng từ file Excel. Để nhập danh sách từ file Excel, ta cần chuẩn bị dữ liệu từ file Excel với các cột dữ liệu tương ứng với các cột dữ liệu trên dòng hàng.
30 Hình 2.9. File Excel danh sách hàng Sau đó nhấn “F6” hệ thống sẽ hiện ra cửa sổ “Nhập danh sách hàng từ file Excel”. Ta chỉ cần tải file Excel lên, chọn tên sheet trong file Excel mà có chứa thông tin hàng hóa đang cần nhập tại ô “Chọn tên sheet”, thiết lập dòng đầu tiên trên file Excel có dữ liệu dòng hàng và thiết lập các cột dữ liệu tương ứng tên cột dữ liệu trên file Excel rồi bấm nút “Ghi” để chương trình tải dữ liệu từ file Excel vào danh sách hàng của tờ khai. Sau khi hoàn tất các bước khai báo, bấm “Ghi” lần nữa để lưu thông tin khai báo. Bước 5. Vào “2. Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” Lúc này, hệ thống sẽ yêu cầu chữ ký số của doanh nghiệp để đăng kí tờ khai. Công ty ASL cần phải có USB Token của khách hàng mới có thể tiến hành truyền tờ khai. Có 3 cách để truyền tờ khai như sau: Khai trực tiếp: công ty ASL sử dụng chữ ký số mà khách hàng đã ủy quyền để khai báo. Khai thông qua teamviewer để khách hàng có thể giám sát, sau đó nhân viên chứng từ sử dụng chữ ký số của khách hàng để khai báo. Khai trình ký: trên phần mềm Vinaccs bấm chọn vào chức năng khai trình ký, cài đặt thông số tài khoản trình ký trên Ecus, đồng thời cài đặt tài khoản tương ứng bên phần mềm nhận trình ký của khách hàng được gọi là Ecus Signbasic. Sau đó tiến hành khai báo bình thường. Khi truyền dữ liệu trình ký thì khách hàng có thể mở xem file trực tiếp, nếu xét thấy thông tin đã đúng thì tiến hàng ký duyệt chứng từ và gửi thông tin lại. Lúc này bên máy ASL hiện thông tin khai báo thành công. Đối với công ty AB, vì chữ ký số của công ty AB đã được ủy quyền cho công ty ASL và được lưu vào hệ thống nên chọn cách khai trực tiếp, ta chỉ cần chọn đúng chữ ký số của công ty AB trên danh sách các chữ ký số được cài hiện ra. Sau đó nhập vào mã PIN, hệ thống sẽ trả lại tờ khai nháp đã có số tờ khai. Kiểm tra các thông tin trả về đã chính xác chưa sau đó ta chọn tiếp nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)” để
31 đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan. Trường hợp nếu kiểm tra các thông tin hệ thống trả về có thiếu sót, ta quay lại mục “1.Lấy thông tin tờ khai từ hải quan (EDB)” để sửa đổi thông tin khai báo và tiếp tục các bước cho đến khi thông tin chính xác. Bước 6. Khai chính thức tờ khai (EDC) Chọn “3. Khai chính thức tờ khai (EDC)” hệ thống sẽ hiện kết quả với nội dung “Khai báo tờ khai thành công” thì ta chuyển sang bước tiếp theo. Bước 7. Nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” Lô hàng này của công ty AB nhận được kết quả phân luồng xanh. Nhân viên chứng từ in ra “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)” kèm với “Danh sách mã vạch” giao cho nhân viên hiện trường để làm các thủ tục thanh lý tiếp theo. Để in “Danh sách mã vạch” ta vào trang “www.customs.gov.vn” và chọn “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng” để in mã vạch thanh lý tờ khai. Hình 2.10. Chọn “In bảng kê mã vạch” Nhập đầy đủ các thông tin sau: Mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai. Rồi bấm “Lấy thông tin”, hệ thống sẽ trả về “Danh sách mã vạch” và in mã vạch ra. 2.3.4.2. Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng Sau khi khai hải quan điện tử, nhân viên hiện trường sẽ tiến hành làm thủ tục đăng ký tờ khai ở Chi cục Hải quan. Bước này chỉ áp dụng đối với những lô hàng phân luồng vàng hoặc đỏ.
32 Đối với lô hàng được phân luồng vàng hầu hết chỉ kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng thỉnh thoảng sẽ có trường hợp chuyển kiểm sang kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng kí hải quan và kiểm tra bộ hồ sơ của doanh nghiệp, nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống cơ quan Hải quan, từ tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông báo kết quả phần luồng) thành tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan). Nhân viên chứng từ tiến hành in ra tờ khai và “Danh sách mã vạch”. Trường hợp lô hàng phân luồng đỏ sẽ kiểm tra cả chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa. Vậy nên sau các bước kiểm tra hồ sơ như trên thì tiếp theo sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa, thường thì có 3 mức độ kiểm tra thực tế: kiểm tra toàn bộ lô hàng, kiểm tra 10% lô hàng và kiểm tra 5% lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra và hoàn tất thông quan, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Vì lô hàng này được phân luồng xanh nên sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa, không cần đăng ký tờ khai, được chấp nhận thông quan từ nguồn khai hải quan điện tử. Nhân viên hiện trường nhận lại tờ khai nhận “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Thông quan)” và “Danh sách mã vạch” từ nhân viên chứng từ để đi làm thủ tục thanh lý và vào sổ tàu. 2.3.4.3. Báo hun trùng Sản phẩm của công ty AB muốn xuất khẩu là đồ nội thất làm từ gỗ được đóng trong container nên trong quá trình vận chuyển trên biển rất dễ phát sinh mối mọt, ẩm mốc. Vì thế, lô hàng cần được hun trùng xử lý bề mặt để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nhân viên chứng từ sẽ viết mail thông báo lô hàng cần khử trùng cho Công ty giám định khử trùng VIETNAMCONTROL với các thông tin: số cont, thời gian dự kiến hạ cont, cảng hạ cont, thời gian CUT OFF – clossing time, Cont hun trùng đi nước nào để yêu cầu dịch vụ khử trùng container, khử trùng hàng hóa. Sau khi tàu chạy, khi đã có B/L nhân viên chứng từ gửi cho công ty giám định, công ty giám định sẽ gửi chứng thư nháp cho công ty ASL xác nhận. Sau khi xác nhận thông tin trên chứng thư nháp, nhân viên hiện trường đến công ty giám định để lấy giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) gốc. 2.3.4.4. Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu
33 Sau khi hoàn thành xong thủ tục hải quan, nhân viên hiện trường sẽ đến bộ phận thanh lý của hải quan cảng để thanh lý tờ khai và vào sổ tàu. Căn cứ trên Booking thì bãi hạ container ở cảng Cát Lái, vậy nên kiểm tra cont đã hạ bãi hay chưa bằng cách vào trang web của công ty Tân cảng Sài Gòn là “eport.saigonnewport.com.vn” chọn mục “Container Information” ở cột “SEARCHING” sau đó chọn điều kiện và nhập số cont vào ô “Container Num.”, nếu hiện ra dòng thông tin container thì nghĩa là cont đã hạ bãi. Hình 2.11. Tra cứu cont hạ bãi Lưu ý cách tra cứu này chỉ áp dụng trường hợp hạ bãi ở Cát Lái, còn ở ICD, để biết cont đã hạ chưa, nhân viên hiện trường phải gọi điện thoại cho tài xế. Nếu cont đã hạ thì nhân viên hiện trường chuẩn bị bộ hồ sơ gồm “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Thông quan)” (2 bản) và “Danh sách mã vạch” (2 bản), một bản hải quan đóng dấu xác nhận còn một bản hải quan giữ. Nhân viên cầm bộ hồ sơ này vào văn phòng Hải quan giám sát Cát Lái tại Chi cục Hải quan Khu vực I để tiến hành thanh lý khi cont đã có mặt tại cảng. Sau khi cán bộ Hải quan kiểm tra xác nhận cont có tại cảng Cát Lái thì sẽ đóng dấu mộc xác nhận thanh lý là hàng đã qua khu vực giám sát vào “Danh sách mã vạch” và giữ lại 1 bản để lưu hồ sơ hải quan. Nhân viên hiện trường sẽ nhận lại 1 bản và mang qua bên “Đăng kí tàu xuất” của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn để vào sổ tàu cho kịp giờ cắt máng. Nhân viên cảng Cát Lái sẽ xác nhận vào sổ tàu căn cứ theo tờ khai đã thanh lý. Sau đó nhân viên cảng Cát Lái sẽ in ra phiếu xác nhận vào sổ tàu gồm 2 liên. Nhân viên hiện trường bắt buộc phải kiểm tra mọi thông tin trên phiếu đăng ký vào sổ tàu như số tờ khai, tên công ty, số cont, số seal, cảng chuyển tải, cảng đích trước khi ký vào phiếu và ghi số điện thoại lại. Nhân viên cảng Cát Lái sẽ giao lại cho nhân viên
34 hiện trường 1 liên phiếu xác nhận đăng ký vào sổ tàu (phiếu màu vàng) cùng với tờ khai. Như vậy các thủ tục hải quan đã hoàn thành. 2.3.5. Giao hàng cho hãng tàu và nhận vận đơn đường biển (B/L) Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty ASL báo cho hãng tàu là đã hoàn tất mọi thủ tục để hãng tàu tiến hành nhận container đã chứa hàng và sắp xếp container lên tàu.  Nhận vận đơn đường biển (B/L) Vận đơn đường biển (B/L) là chứng từ do hãng tàu cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Tùy theo trường hợp mà khách hàng có nhờ mình làm bill hay không. Nếu có nhân viên chứng từ sẽ gửi chi tiết làm B/L cho đại lý hãng tàu trước thời gian quy định (xem thời gian CUT OFF trên Booking hoặc SI, VGM) để hãng tàu phát hành bill. Sau khi nhận được thông tin, đại lý hãng tàu sẽ gửi một vận đơn nháp để nhân viên chứng từ kiểm tra. Để tránh sai sót, nhân viên chứng từ sẽ gửi vận đơn nháp cho khách hàng xem trước, nếu khách hàng đồng ý các thông tin trên vận đơn nháp thì nhân viên chứng từ sẽ gửi email xác nhận với đại lý hãng tàu phát hành vận đơn chính thức. Sau đó nhân viên hiện trường sẽ thay mặt công ty khách hàng đến đại lý hãng tàu để lấy bộ vận đơn gốc. Công ty AB đã tự liên hệ hãng tàu phát hành vận đơn nên nhân viên chứng từ của công ty ASL nhận B/L từ công ty AB đã gửi để hoàn thành thủ tục xin C/O. 2.3.6. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là chứng từ quan trọng do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa được sản xuất ở đâu. C/O thường có ý nghĩa đối với nhà nhập khẩu là giúp hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu nên nhà nhập khẩu thường yêu cầu nhà xuất khẩu phải có chứng nhận xuất xứ. Hiện nay có nhiều mẫu C/O, tùy từng loại hàng và đi đến nước nào mà mình xác định chọn mẫu C/O phù hợp. Đối với lô hàng của công ty AB xuất khẩu từ Việt Nam sang Norway nên làm C/O form A để được hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP, nơi cấp là Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI). Quy trình xin cấp C/O như sau: Bước 1. Nhân viên chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
35 Đơn xin cấp C/O form A (mẫu đơn đề nghị trên trang web của VCCI) Phiếu ghi chép về hồ sơ. Bộ C/O form A gồm 4 bản (1 bản gốc và 3 bản copy) Commercial Invoice (bản gốc) Bill of Lading (sao y bản chính) Tờ khai hải quan hàng xuất đã thông quan và danh sách mã vạch (bản gốc + sao y) Bảng giải trình quy trình sản xuất ra sản phẩm của công ty AB. Bảng kê nguyên phụ liệu sử dụng, mỗi mặt hàng sẽ có một bảng kê (nếu VCCI yêu cầu) Hóa đơn giá trị gia tăng đã mua các nguyên phụ liệu đã kê trong bảng kê nguyên phụ liệu. Nếu nguyên phụ liệu được nhập khẩu thì phải đính kèm tờ khai nguyên phụ liệu nhập khẩu. Lưu ý các chứng từ trên đều phải được ký tên và đóng dấu của công ty AB. Bước 2. Nhân viên chứng từ phòng giao nhận làm đơn xin C/O điện tử trực tuyến Đầu tiên vào trang “ ” và đăng nhập vào hệ thống tại ô “KHAI BÁO C/O ONLINE” ở phía bên trái bằng cách nhập Mã số thuế (MST) và mật khẩu (VCCI sẽ cung cấp mật khẩu cũng chính là Mã số thuế của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp có thể đổi lại mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật). Sau khi đăng nhập thành công, sẽ xuất hiện mẫu form xin cấp C/O. Điền đầy đủ thông tin vào các vị trí trống và đánh dấu vào các tùy chọn yêu cầu trên form. Hình 2.12. Giao diện đầu mẫu form xin cấp C/O
36 Chú ý cần chọn đúng loại form C/O mà mình cần xin cấp để bước tiếp theo kê khai C/O hệ thống sẽ hiển thị luôn loại form đó. Ở mục “Người xuất khẩu” hệ thống sẽ tự động điền thông tin của công ty xuất khẩu theo Mã số thuế và mật khẩu đã đăng nhập. Chúng ta tiếp tục điền thông tin công ty nhập khẩu. Chọn mũi tên ở dòng “Công ty nhập khẩu” sẽ xuất hiện một danh sách, chúng ta chỉ cần chọn tên công ty cần thiết thì hệ thống sẽ tự điền thông tin. Nếu hệ thống chưa tồn tại công ty nhập khẩu cần khai báo thì chúng ta cần thêm mới doanh nghiệp vào hệ thống. Lưu ý ở mục này bắt buộc phải nhập tên lô hàng xuất khẩu. Tiếp tục khai báo mã hàng hóa bằng cách nhập chính xác Mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá vào bảng Sau đó tiếp tục chọn “Nước nhập” và nhập các thông tin còn lại như ngày tháng năm (ngày làm đơn), số vận đơn, số tờ khai Sau khi hoàn thành việc khai báo nhấn nút “Xác nhận” ở cuối mẫu form, hệ thống sẽ lưu thông tin và thông báo “Đăng ký thành công” xuất hiện. Tiếp theo, nhấn “Kê khai form”, mẫu kê khai form A sẽ xuất hiện. Cách khai báo form A điện tử tương tự như trên giấy. Chúng ta khai báo theo các tiêu chí cụ thể trên form. Tên công ty xuất khẩu, công ty nhập khẩu và tên các quốc gia sẽ được hệ thống tự động điền vào từ form kê khai đăng ký. Bước 3. Nhân viên hiện trường mang bộ hồ sơ đến VCCI tại địa chỉ 171 Võ Thị Sáu, Quận 3, TP Hồ Chí Minh để làm thủ tục cấp C/O. Nhân viên hiện trường đóng dấu Original lên bản chính và dấu Copy lên các bản sao sau đó nộp cho cán bộ nhận C/O. Nhân viên hiện trường chờ cán bộ kiểm tra, nhận lại phiếu nộp/nhận hồ sơ có chữ ký của cán bộ kiểm tra và tờ khai gốc, nếu bộ hồ sơ không phù hợp thì cán bộ kiểm tra sẽ yêu cầu hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên hiện trường phải điều chỉnh hồ sơ đến khi nào được chấp nhận thì mới được cấp C/O. 2.3.7. Lưu và chuyển hồ sơ Nhân viên chứng từ gửi trực tiếp bộ hồ sơ gồm: Invoice, Packing List, tờ khai thông quan, danh sách mã vạch, C/O, Fumi kèm theo biên bản bàn giao cho công ty AB. Sau khi nhận được bộ hồ sơ, công ty AB ký vào biên bản bàn giao và scan gửi lại file cho nhân viên chứng từ lưu hồ sơ. Trường hợp khác, nhân viên chứng từ sẽ chuyển hồ sơ cho kế toán.
37  Chuyển hồ sơ gốc cho bộ phận kế toán Nhân viên chứng từ sẽ chuyển bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh bao gồm: tờ khai gốc và các chứng từ khác liên quan đến lô hàng cho phòng kế toán thông qua sổ bàn giao chứng từ để phòng kế toán làm phiếu thanh toán công nợ để khách hàng thanh toán cho công ty.  Lưu hồ sơ vào đúng tên công ty và theo số Job (mã nghiệp vụ) Tờ khai Hải quan (lưu bản copy file hồ sơ hoặc lưu file mềm vào ổ Logistics trên Sever). Booking Confirmation (lưu file hồ sơ hoặc file mềm ổ Logistics trên Sever). Invoice, Packing List và B/L (lưu file mềm vào ổ Logistics trên Sever). C/O, chứng thư hun trùng (lưu bản copy file hồ sơ hoặc lưu file mềm scan bản gốc vào ổ Logistics trên Sever). Biên bản bàn giao chứng từ hoặc sổ bàn giao chứng từ gốc. 2.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 2.4.1. Ưu điểm và thuận lợi  Ưu điểm Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo FCL bằng đường biển tại công ty ASL được lên kế hoạch rất chi tiết, thống nhất. Các bước trong quy trình có sự liên kết chặt chẽ, rõ ràng, thực hiện theo đúng quy trình chuẩn mà công ty đã xây dựng theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Công ty đầu tư mạnh về hệ thống xe tải và xe kéo container giúp việc vận chuyển được chủ động đồng thời tiết kiệm được chi phí thuê dịch vụ vận tải ngoài. Khi có nhu cầu kéo cont, nhân viên chứng từ liên hệ trực tiếp với phòng vận tải để phòng vận tải sắp xếp và điều động xe. Quá trình kéo container đóng hàng và thanh lý vào sổ tàu diễn ra nhanh chóng, đảm bảo hàng hóa được chuyên chở đúng thời gian, đúng địa điểm quy định. Công ty hiện có hơn 20 đầu kéo container và 40 re-mooc, tất cả đầu kéo vận chuyển đều được trang bị hệ thống định vị GPS của công ty VietMap nhằm theo dõi lịch trình vận chuyển hàng hóa và kiểm soát các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển. Công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng FAST (Freight Assistance System Technology) là phần mềm hỗ trợ quản lý doanh số bán hàng, kiểm soát công nợ, kiểm
38 tra bill tàu, hóa đơn, theo dõi quyết toán chi phí lô hàng Nhờ vậy, quy trình không chỉ được quản lý một cách bài bản ở khâu tổ chức công tác giao nhận mà cả ở khâu kiểm soát chi phí, từ đó sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động dịch vụ. Riêng đội ngũ nhân viên phòng giao nhận đều nhiệt huyết với nghề. Nhân viên đều có trình độ nghiệp vụ phù hợp với cường độ làm việc cao, năng động, chịu khó. Về trưởng phòng và phó phòng giao nhận có khả năng quản lý, sắp xếp công việc phù hợp, khi có nhiều đơn hàng đến, trưởng phòng và phó phòng bố trí, phân công công việc cho nhân viên theo một cách hợp lý, người nào việc đó, phù hợp với thời gian và địa điểm của từng nhân viên để họ xử lý công việc nhanh chóng.  Thuận lợi Áp dụng việc khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử ECUS và làm đơn xin C/O trên hệ thống trang web giúp giảm thời gian cho công việc khai hải quan cũng như giảm sai sót khi nhập dữ liệu thủ công như trước đây, giúp thông quan lô hàng nhanh hơn. Do công ty tạo được sự uy tín lâu dài và có quan hệ thân thiết với cán bộ hải quan nên khi làm thủ tục hải quan, việc giải quyết vấn đề được thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện quy trình. Khách hàng của công ty thường là những khách hàng quen thuộc hay khách hàng tiềm năng lâu dài nên nguồn hàng ổn định, việc cung cấp chứng từ đầy đủ nhanh chóng, đôi khi cũng có thể lược bỏ một số bước không cần thiết để rút ngắn thời gian toàn bộ quy trình. 2.4.2. Nhược điểm và hạn chế  Nhược điểm Nguồn nhân lực trẻ nên nghiệp vụ còn yếu + Nhân viên phòng giao nhận ngoài những anh chị có kinh nghiệm nghiệp vụ, vẫn có một số nhân viên mới chưa nắm vững thành thạo về công việc chuẩn bị chứng từ cũng như làm C/O nên tiến độ làm việc còn chậm và dễ xảy ra sai sót, bộ hồ sơ đôi khi bị trả lại yêu cầu chỉnh sửa gây mất thời gian, công sức và đôi khi phát sinh chi phí, dẫn đến kéo dài thời gian hoàn thành quy trình. Mặt khác, khi xảy ra rủi ro, những nhân viên mới cũng chưa nhạy bén trong việc giải quyết vấn đề.
39 + Cơ cấu nhân sự tại phòng kinh doanh không ổn định, nhân viên mới chủ yếu là sinh viên mới ra trường, chưa biết cách tiếp cận khách hàng hoặc chưa nắm rõ được ưu nhược điểm của từng nhà vận tải để tư vấn đúng với yêu cầu khách hàng, dẫn đến phát sinh chi phí hay những bất lợi, kéo dài thời gian thực hiện quy trình. Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: Các trang thiết bị như máy in, máy scan giấy tờ, máy vi tính tại phòng Giao nhận khá lạc hậu và còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc làm chứng từ của các đơn hàng ngày càng nhiều. Các luật định và thông tư chưa được cập nhật cho nhân viên thường xuyên nên xảy ra các lỗi không mong muốn, làm chậm quá trình xuất khẩu hàng hóa.  Hạn chế Về việc liên hệ hãng tàu để đặt chỗ: Công ty ASL chưa có mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn ở ngoài nước như Maersk, Hyundai nên khi đặt chỗ ở các hãng tàu này phải qua một bên forwarder khác, gây mất thời gian và giá cả lại cao. Kéo cont rỗng: + Vẫn có trường hợp tài xế lấy cont rỗng không đạt yêu cầu (cont không sạch, cont bị rỉ sét ) về đóng hàng, phải làm vệ sinh lại cont hoặc buộc phải đổi cont làm mất nhiều thời gian và phát sinh chi phí. + Với một tài xế đảm nhận 2 rơ-mooc nên thỉnh thoảng xe tới không đúng thời gian, không đúng kế hoạch đóng hàng, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, gây phát sinh chi phí về việc lưu hàng lâu hơn, tăng ca của tài xế hay thuê nhân viên ngoài. Sai sót trong khi giám sát đóng gói hàng hóa: Khâu đóng gói hàng hóa mất nhiều thời gian và mang tính bị động, khó kiểm soát được doanh nghiệp dịch vụ đóng gói hàng hóa có làm đúng yêu cầu của mình hay không. Đôi khi hàng hóa bị thất thoát, trọng lượng hàng hóa không đúng, dẫn đến hàng hóa thực tê không khớp với chứng từ. Thủ tục hải quan: + Quy trình thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường dẫn đến trễ giờ CUT OFF, làm rớt cont, vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty nói riêng và khách hàng nói chung, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng. + Quy trình tập trung vào nghiệp vụ nhưng thiếu sự tư vấn cho khách hàng. Do đó quy trình thiếu sự thống nhất của nhân viên chứng từ và khách hàng, chẳng hạn trong
40 việc áp mã HS, định mức làm phát sinh các vấn đề tranh cãi sau này giữa công ty và khách hàng vì nếu áp mã sai sẽ ảnh hưởng đến thuế xuất nhập khẩu. + Khi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, đôi khi nhân viên hiện trường còn chủ quan trong việc kiểm lại các thông tin như tên tàu, số chuyến, cảng chuyển tải không đúng với Booking dẫn đến việc rớt cont, công ty phải đền bù các chi phí. Một số khó khăn: + Việc khai hải quan điện tử còn mất nhiều thời gian do đường truyền không ổn định thêm với việc hay gặp những lỗi phát sinh phần mềm ECUS. Sự cố mất điện tại khu vực địa phương đặt trụ sở công ty cũng gây nhiều khó khăn cho việc khai báo, truyền dữ liệu điện tử làm kéo dài thời gian thực hiện quy trình. + Quá trình vận tải còn gặp nhiều trở ngại như giá nhiên liệu tăng liên tục, mặt khác cơ sở hạ tầng ở nước ta còn xảy ra nhiều về tình trạng kẹt xe dẫn đến việc phát sinh những phụ phí vận tải.
41 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 Trải qua hơn 12 năm hình thành và phát triển, với ngành nghề kinh doanh chính trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, công ty ASL không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ. Công ty đạt nhiều thành tựu to lớn và là thành viên chính thức của nhiều tổ chức giao nhận vận tải uy tín trong và ngoài nước. Với mạng lưới các chi nhánh và đại lý cùng đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, công ty ASL cung cấp tất cả các dịch vụ của ngành giao nhận vận tải nhằm hướng tới một ASL tiêu chuẩn quốc tế với đầy đủ dịch vụ và chuỗi cung ứng liên kết chặt chẽ với nhau. Sau khi quan sát thực tế và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển thì có thể thấy được một cách tổng quát về quy trình giao nhận tại công ty. Về cơ bản quy trình tại công ty tương đối giống với quy trình lý thuyết chung tuy nhiên các bước trong quy trình thực tế được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể hơn. Mặc dù có thể nói quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói riêng tại công ty ASL rất chặt chẽ, thể hiện tính chuyên môn và càng ngày dần được hoàn thiện, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế trong quy trình cũng như những khó khăn từ các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình và đến hoạt động giao nhận của công ty.
42 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC CÁC HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI MỸ Á 3.1 Định hướng phát triển 3.1.1. Định hướng phát triển công ty Thị trường Việt Nam ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp về lĩnh vực Logistics, vì vậy sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng gay gắt, để có thể đứng vững phát triển trên thị trường Việt Nam và vươn ra thị trường thế giới, công ty có những định hướng sau: Đẩy mạnh hoạt động Marketing quốc tế nhằm mở rộng thêm thị trường tiềm năng và thu hút được nhiều khách hàng. Công ty ASL tiếp tục phát huy chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên. Đồng thời phát triển cơ cấu nhân sự, nâng cao hơn nữa sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty và giữa các chi nhánh với nhau. Xây dựng chiến lược kinh doanh cho những năm về sau, chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời khai thác triệt để các thế mạnh sẵn có của công ty như cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ dày dặn kinh nghiệm để xứng đáng là nhà cung cấp hàng đầu về chuỗi dịch vụ logistics. Phát huy các hoạt động tích cực tại công ty như công tác xã hội, từ thiện, giao lưu cộng đồng nhằm tạo được ấn tượng tốt trong lòng công chúng, đồng thời PR cho công ty theo một hướng tích cực nhất. 3.1.2. Định hướng phát triển quy trình giao nhận Quy trình giao nhận tại công ty đã tương đối ổn định và rõ ràng tuy nhiên để đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng thì quy trình cần được nâng cao hơn nữa. Cụ thể: Chuyên nghiệp hóa dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức đáp ứng được tiêu dùng trong nước và quốc tế, nâng cao lợi thế cạnh tranh. Phát huy việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản trị Logistics cùng với thương mại điện tử và quản trị quy trình giao nhận an toàn hiệu quả. Tối ưu hóa năng suất hoạt động và nâng cao hiệu quả quy trình từ kết quả mang lại của các dịch vụ giao nhận.
43 Luôn luôn cải tiến cơ sở vật chất, kho bãi, thiết bị, phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận, trở thành đối tác vận chuyển đáng tin cậy của khách hàng. 3.2 Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 3.3.1. Giải pháp 1: Ổn định cơ cấu nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.  Cơ sở của giải pháp Nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả toàn bộ quy trình giao nhận. Muốn nâng cao hiệu quả của quy trình thì phải cải thiện chất lượng nhân sự tại công ty. Trước tình hình cạnh tranh của ngành Logistics trên thị trường hiện nay, đòi hỏi nguồn nhân lực cho ngành ngày càng nhiều. Tuy nhân viên tại công ty chuyên nghiệp nhưng số lượng đó vẫn còn hạn chế. Vì vậy, nâng cao trình độ chuyên môn và các kỹ năng cần thiết cho nhân viên để công việc đạt được hiệu quả cao hơn. Khi trình độ tay nghề được nâng cao thì đồng thời chi phí phát sinh trong quy trình khi xảy ra sai sót cũng được giảm, mang lại chất lượng quy trình, giúp công ty phát triển mạnh hơn.  Điều kiện thực hiện Nâng cao tiêu chuẩn tuyển dụng Công ty ASL cần phải sàng lọc kĩ càng trong khâu tuyển dụng nhân viên, nên tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề, ham học hỏi, nhiệt tình với công việc và phải có kiến thức về chuyên môn. Cụ thể: + Với vị trí nhân viên chứng từ yêu cầu phải có chuyên môn thật sự, khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đại lý trong và ngoài nước, thành thạo vi tính và ngoại ngữ để tránh những sai sót trong khâu làm bộ chứng từ, gây chậm trễ trong việc giao hàng. + Với những nhân viên kinh doanh trực tiếp tiếp xúc với khách hàng thì ngoài trình độ chuyên môn, anh văn giao tiếp, họ phải có khả năng giao tiếp tốt, có mối quan hệ tốt với hãng tàu, khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. + Với vị trí nhân viên hiện trường, ngoài kiến thức chuyên môn, nhân viên giao nhận cần có sức khỏe, đam mê công việc và có mối quan hệ với hải quan để thuận lợi hơn trong vấn đề làm thủ tục hải quan. Công ty lưu ý nên tuyển dụng những sinh viên đã thực tập tốt tại công ty vì dù gì họ cũng có thời gian làm quen với môi trường văn hóa của công ty, thuận lợi hơn cho việc đào tạo, trao dồi kỹ năng và cũng tiết kiệm được chi phí và thời gian đào tạo.
44 Về phía nhân viên phải có kế hoạch định hướng rèn luyện cho bản thân. Nhất là đối với nhân viên kinh doanh thường ở giai đoạn đầu không tìm được khách hàng nên nhanh chán nản công việc, vì vậy đòi hỏi phải có kiên nhẫn và yêu thích nghề. Nâng cao chất lượng đào tạo Nguồn nhân lực trẻ có ưu điểm là tiếp thu nhanh, sáng tạo trong quá trình học việc, dễ dàng đạt được kết quả tốt. Công ty phải truyền được lửa đam mê cho nhân viên, tạo điều kiện và nguồn động lực để nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo để nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa. Những nhân viên trong công ty giỏi nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn cần giảng và truyền đạt lại những kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên trẻ, nhân viên mới vào làm việc nhằm giúp nhân viên nhanh thích nghi với công việc và nâng cao nghiệp vụ. Để động viên tinh thần và kích thích sự phát triển về chuyên môn, kỹ năng và trình độ ngoại ngữ của nhân viên, công ty nên tổ chức các cuộc thi kiểm tra và trao giải thưởng cho nhân viên đạt thành tích. Công ty cũng phải chú ý sắp xếp cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo hoặc giao lưu về nghiệp vụ giao nhận để họ hiểu rõ hơn tổng quát toàn bộ giao nhận vận tải và có cơ hội tích lũy kinh nghiệm, mở rộng mối quan hệ để thuận lợi cho việc tìm kiếm đối tác cho công ty. Riêng về các ban lãnh đạo và các trưởng phòng cần thường xuyên cập nhật các thông tư và luật định liên quan mới nhất để truyền đạt lại cho nhân viên, tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, tránh các sai lầm và các phát sinh chi phí do làm trái quy định của pháp luật.  Kết quả đạt được Cơ cấu nhân sự của công ty ổn định, giảm trường hợp “nhảy việc” của những nhân viên mới, nhất là với các sinh viên mới ra trường. Các nhân viên trong công ty và trong mỗi phòng ban sẽ phối hợp làm việc với nhau ăn ý hơn. Kỹ năng nghiệp vụ được nâng cao, tránh được các rủi ro khi làm chứng từ cũng như xử lý được các tình huống ngoài ý muốn. Phát huy được năng lực của mỗi cá nhân trong công ty, duy trì được đội ngũ nhân viên với tinh thần làm việc cao giúp tăng năng suất hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
45 Môi trường làm việc của công ty ngày càng được cải thiện, thu hút được nhiều nhân tài. 3.3.2. Giải pháp 2: Nâng cấp cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị  Cơ sở của giải pháp: Cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cũng là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động giao nhận diễn ra có hiệu quả. Trang bị phương tiện đầy đủ thiết bị sẽ rút ngắn được quy trình làm hàng và tiết kiệm chi phí thuê ngoài.  Điều kiện thực hiện: - Công ty cần chuẩn bị nguồn vốn lớn và có kế hoạch chiến lược đầu tư rõ ràng, hợp lý, tránh trường hợp đầu tư không hiệu quả. - Công ty cần đầu tư thêm thiết bị văn phòng ở mỗi phòng ban như: máy in, máy scan để đáp ứng được nhu cầu in chứng từ nhiều. Nâng cấp máy tính để tránh tình trạng giật, đứng máy gây ảnh hưởng đến kết quả công việc. Sử dụng bản quyền của các phần mềm quản lý và các phần mềm bảo mật để tránh những lỗi của phần mềm. - Đầu tư thêm máy phát điện để khắc phục sự cố mất điện tại công ty (hiện tại toàn công ty chỉ sử dụng 1 máy phát điện nên hạn chế năng suất làm việc). - Ngoài ra, về hệ thống kho bãi cũng cần được nâng cấp và mở rộng diện tích để vừa đáp ứng được nhu cầu lưu hàng tại kho vừa đáp ứng được nhu cầu thuê kho bãi của khách hàng.  Kết quả đạt được: Tăng năng suất làm việc, quy trình làm chứng từ diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Tiết kiệm được chi phí thuê ngoài và có thêm lợi nhuận từ dịch vụ cho thuê kho bãi. Khách hàng yên tâm và hài lòng hơn đối với dịch vụ công ty cung cấp, giúp công ty có thêm uy tín đứng vững hơn trên thị trường. 3.3.3. Giải pháp 3: Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu  Cơ sở của giải pháp Trong lĩnh vực giao nhận, hãng tàu là một đối tác quan trọng góp phần tạo nhiều sự thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện quy trình giao nhận. Mỗi hãng tàu khác nhau có ảnh hưởng khác nhau đến giá cả và chất lượng dịch vụ của công ty. Tạo dựng mối quan hệ thân thiết với các nhà vận tải để hưởng được giá cước ưu đãi, tạo ra
46 sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, hoặc có chiến lược để hưởng lợi nhuận từ mức giá ưu đãi đó.  Điều kiện thực hiện Công ty phải đề ra các chế độ đãi ngộ đặc biệt khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên có kinh nghiệm lâu năm và kỹ năng đàm phán. Công ty chuẩn bị kỹ về việc đàm phán với hãng tàu, đề cử người có trình độ cao, khả năng giao tiếp tốt, có kinh nghiệm trong việc đàm phán, thuyết phục. Công ty cần đẩy mạnh việc ký kết hợp tác với các hãng tàu lớn để trở thành đối tác và trực tiếp thương lượng về giá cả và kế hoạch đặt chỗ với hãng tàu. Đôi khi có thể được hưởng ưu đãi với các tuyến vận tải đường biển. Công ty phải đảm bảo được lượng hàng đi ổn định để tạo được niềm tin với hãng tàu là công ty ASL sẽ gắn bó lâu dài với nhiều đơn hàng theo định kỳ, mang lại lợi nhuận cho cả công ty và hãng tàu.  Kết quả đạt được - Lượng hàng xuất đi được nhiều và ổn định hơn. - Giảm chi phí vì không cần phải qua bên trung gian khi có yêu cầu với các hãng tàu. - Được hưởng những đãi ngộ đặc quyền từ hãng tàu, mang lại thuận lợi cho quy trình giao nhận hàng hóa. - Cung cấp kịp và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. - Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá cả tốt. 3.3.4. Giải pháp 4: Nâng cao hiệu quả quá trình lấy cont rỗng và đóng hàng  Cơ sở của giải pháp Khâu lấy cont rỗng và đóng hàng rất quan trọng đối với yêu cầu bảo quản hàng hóa của khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển trên biển. Ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa của khách hàng. Mỗi loại hàng khác nhau yêu cầu loại container tiêu chuẩn khác nhau và quy định đóng hàng vào container cũng khác nhau.  Điều kiện thực hiện - Lấy cont rỗng đúng chuẩn yêu cầu:
47 + Phòng vận tải cần thông báo cho tài xế tiêu chuẩn những cont đạt yêu cầu phù hợp với từng loại hàng, chẳng hạn đối với loại hàng thực phẩm hay đồ gỗ cần đóng trong cont mới, sạch sẽ + Tài xế cần có kinh nghiệm khi kiểm tra container, kiểm tra cẩn thận, kỹ càng tình trạng container: sàn, vách, nóc, góc trong, bên ngoài Container phải sạch và nguyên vẹn, đủ khả năng đi biển. - Điều động xe kịp thời gian: lệnh cấp container rỗng cần được gửi đến tài xế sớm để họ xác định vị trí kho bãi và sắp xếp xe đi cho kịp thời gian đóng hàng của khách hàng. - Giảm sai sót trong khâu đóng hàng: + Có kế hoạch đóng hàng vào container cho từng đơn hàng. + Nhân viên hiện trường phải nghiêm túc và tập trung khi làm việc tại cảng hay tại nơi đóng hàng. + Khi phát hiện bao bì đóng gói bị hư, rách phải báo ngay cho khách hàng. Kiểm tra trọng lượng hàng hóa xem có chính xác với các chứng từ hay không. + Nhân viên hiện trường phải khéo léo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh.  Kết quả đạt được - Lấy được cont tốt, không cần sửa chữa, vệ sinh cont, giảm thời gian và chi phí phát sinh. - Giảm các chi phí như: chi phí neo đậu rơ-mooc, chi phí tăng ca, - Đóng hàng đúng tiến độ. Tránh tổn thất hàng hóa và sai sót về trọng lượng hàng hóa thực tế, nâng cao chất lượng dịch vụ. - Quy trình giao nhận đúng thời gian, hàng hóa đi đúng lịch trình. Từ đó có thời gian để hoàn thành những công việc của nhiều lô hàng khác. - Chất lượng hàng hóa của khách hàng được đảm bảo an toàn, làm cho khách hàng hài lòng. 3.3.5. Giải pháp 5: Nâng cao quy trình làm thủ tục Hải quan có hiệu quả  Cở sở của giải pháp Ngày nay nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng nhiều. Trong quy trình giao nhận, khâu làm thủ tục Hải quan từ việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ đến thanh lý tờ khai, vô sổ tàu là rất quan trọng, nhưng đôi khi cũng mắc phải những lỗi lầm, sai
48 sót. Khắc phục sai sót đó đồng nghĩa với việc đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa diễn ra suôn sẻ, nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận, tăng độ tin cậy của khách hàng.  Điều kiện thực hiện - Để đảm bảo công việc không chậm trễ, cần có sự liên kết giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường. Nhân viên chứng từ phải báo ngay cho nhân viên hiện trường khi đã có Booking Note, tờ khai hải quan, mã vạch hoặc phải thông báo trước cho nhân viên hiện trường biết những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để họ hoàn thành với khả năng nhanh nhất. Trưởng phòng hoặc phó phòng cần kiểm soát chặt chẽ sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và hiện trường. - Khắc phục sai sót của nhân viên chứng từ: + Nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhanh nhẹn khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra. + Nhân viên chứng từ không được tự áp mã HS hay định mức, mà phải lấy thông tin này từ khách hàng. Trước khi khai tờ khai chính thức cần phải gửi tờ khai nháp qua cho khách hàng bằng email và phải nhận được sự xác nhận của khách hàng bằng email là mọi thông tin trên tờ khai đã đúng, sau đó nhân viên chứng từ mới lên tờ khai chính thức. Ngoài ra, nhân viên chứng từ hoặc các bộ phận khác cần tư vấn cho khách hàng cách áp mã HS để giảm thiểu tiền thuế thấp nhất + Nhân viên chứng từ phải thường xuyên kiểm tra mail hay bất cứ phương tiện liên lạc với khách hàng nào để cập nhật kịp thời những thay đổi hay thông tin nào của khách hàng. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất đảm bảo không để chậm trễ hàng hóa của khách hàng. - Khắc phục sai sót của nhân viên hiện trường: + Khi đi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, nhân viên hiện trường cần cẩn thận kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai, nên mang theo Booking Note khi đi thanh lý để đối chiếu. + Nhân viên hiện trường cần sắp xếp công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian, tránh những sự cố xảy ra gây chậm trễ quy trình và ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty.  Kết quả đạt được Tránh trường hợp rớt cont, giảm thiểu chi phí vì không phải lưu cont lại bãi.
49 Công việc làm thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng và tránh những sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa. - Tránh tình trạng đền hợp đồng. - Giảm thiều tối đa mức chi phí cho khách hàng và cho công ty, làm khách hàng hài lòng, thu hút nhiều đơn hàng khác. - Tăng chất lượng dịch vụ của công ty ASL và chất lượng dịch vụ của khách hàng. 3.3 Kiến nghị 3.3.1. Kiến nghị với Nhà nước Đào tạo nguồn nhân lực ngành logistics nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu nhân lực cho ngành, thúc đẩy chương trình đào tạo các chuyên gia logistics có kỹ năng ứng dụng và triển khai các thực hành quản trị logistics và chuỗi cung ứng theo kịp các nước công nghiệp phát triển. Thông báo về việc điều chỉnh giá xăng dầu sớm hơn để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời giá dịch vụ phù hợp với hoàn cảnh nhằm tối thiểu chi phí vận tải nội địa. Đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa cũng như việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Xây dựng nâng cấp hệ thống cảng bãi tại Việt Nam. Áp dụng công nghệ thông tin vào việc trao đổi dữ liệu trong lĩnh vực hàng hải. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về giao nhận một cách đồng bộ và nhất quán, phù hợp với tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu hiện nay và trên thế giới. Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp. Thực hiện các chính sách ưu đãi về thuế VAT, thuế thu nhập tương ứng với tỉ lệ hàng hóa. 3.3.2. Kiến nghị với các cơ quan ban ngành  Đối với Tổng cục Hải quan Có những biện pháp ngăn chặn những tiêu cực xảy ra khi doanh nghiệp khai thủ tục hải quan, làm cho quy trình đóng hàng vào container gây mất thời gian của doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp đồng thời cũng làm tăng nạn tham nhũng tại nước ta.
50 Cần nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn nữa để có những biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhưng vẫn đảm bảo được sự quản lý của cơ quan hải quan. Qua đó giúp giảm bớt được thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục hải quan.  Đối với Bộ Công thương Cần có sự thống nhất giữa các cán bộ về tiêu chí xuất xứ hàng hóa, tránh gây hoang mang cho doanh nghiệp khi nhận được nhiều phản hồi khác nhau của các cán bộ. Cần kiểm soát các hoạt động thiếu sự khách quan của các cán bộ nhận hồ sơ C/O, cán bộ xét duyệt C/O và cán bộ trả C/O.
51 KẾT LUẬN Nền kinh tế nước ta không ngừng phát triển và hội nhập với xu thế toàn cầu hóa, mở ra rất nhiều cơ hội cho ngành logistics. Công ty ASL là một công ty đã kinh doanh khá thành công trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, trong đó giao nhận vận tải biển là hoạt động kinh doanh chủ lực, trở thành lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường. Bằng tâm huyết và sự say mê nghề nghiệp của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty ASL trở thành một trong những công ty mang lại dịch vụ giao nhận vận tải uy tín, công ty đang nỗ lực khai thác các tìm năng của riêng mình để nâng cao chất lượng dịch vụ, tìm kiếm nhiều thị trường mới mẻ khác. Công ty ASL là một trong Top 20 doanh nghiệp Logistics Việt Nam 2015 nhờ vào những chiến lược kinh doanh đúng đắn, rõ ràng của mình, thể hiện sự am hiểu nhu cầu khách hàng và là người bạn đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Công ty sẽ tiếp tục phấn đấu để góp phần xây dựng ngành logistics Việt Nam ngày càng phát triển bền vững, làm giàu cho doanh nghiệp và cho nền kinh tế nước nhà. Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển nói riêng được thực hiện chặt chẽ rõ ràng thể hiện khả năng nghiệp vụ của mỗi phòng ban, mỗi nhân viên. Để quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đạt được hiệu quả cao, công ty không những đòi hỏi phải có trang thiết bị hiện đại, có được nguồn vốn vững mạnh, mà phải có nguồn nhân lực có trình độ nghiệp vụ chuyên môn giỏi, trình độ ngoại ngữ tốt, am hiểu luật pháp quốc gia và quốc tế. Ngoài ra, công ty cần phải thiết lập mạng lưới giao nhận bằng đường biển khắp thế giới, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với hãng tàu, hải quan Từ đó đem lại hiệu quả và năng suất cao, khẳng định mạnh mẽ hơn uy tín của công ty.
52 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Sách tham khảo - Phạm Mạnh Hiền, Phan Hữu Hạnh (2010). Nghiệp vụ Giao nhận Vận tải và bảo hiểm trong Ngoại thương, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội. - ThS. Mai Văn Thành (2014). Vận tải và bảo hiểm, tài liệu lưu hành Hutech, TP.Hồ Chí Minh. - GS.TS. Võ Thanh Thu (2011). Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Tổng hợp, TP. Hồ Chí Minh.  Luận văn tốt nghiệp - Nguyễn Ngọc Phụng (2012). Các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH IFB International Freight Bridge Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Kỹ thuật Công nghệ TP.HCM, TP. Hồ Chí Minh. - Bùi Thị Thanh Tuyết (2011). Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại thành phố Hồ Chí Minh, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Kỹ thuật Công nghệ TP.HCM, TP. Hồ Chí Minh.  Tham khảo điện tử - Luật Hải quan năm 2014 số 54/2014/QH13, Quốc hội. _page=1&mode=detail&document_id=175358 - Luật Thương Mại năm 2005 Số 36/2005/QH11, Quốc hội. 40 - Nghị định số 140/2007/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương Mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics, Chính phủ. mode=detail&document_id=38341 - Công ty Cổ phần Giao nhận Vận Tải Mỹ Á (www.asl-corp.com) - Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (www.covcci.com.vn) - Tổng Cục Hải Quan (www.customs.gov.vn)
PHỤ LỤC Bộ chứng từ trong quy trình giao nhận của Công ty AB: 1. Sale Contract 2. Commercial Invoice 3. Packing List 4. Booking Confirmation 5. Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Thông quan) 6. Danh sách mã vạch 7. Fumigation Certificate 8. Bill of Lading 9. Certificate of Origin (Form A)