Khóa luận Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Nội dung text: Khóa luận Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN NGUYỄN THỊ THU HẢI CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH : THÔNG TIN - THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khoá học: QH - 2006 – X NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. LÊ VĂN VIẾT HÀ NỘI, 2010
2. LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên từ phía gia đình, thầy cô và bạn bè. Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, cùng tập thể các cán bộ làm việc tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, đã tạo mọi điều kiện giúp em trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Lê Văn Viết - người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện khoá luận. Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô giáo, các chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2010 Tác giả khóa luận Nguyễn Thị Thu Hải
3. DANH MUC̣ TƢ̀ VIẾ T TẮ T Từ viết tắt Tiếng Viêṭ Nghĩa đầy đủ của từ viết tắt BĐ Bạn đọc CSDL Cơ sở dữ liệu CSDL LA Cơ sở dữ liêụ Luâṇ án CSDL LVCN Cơ sở dữ liêụ Luâṇ văn cử nhân CSDL SACHTV Cơ sở dữ liêụ sách thư viện CSDL TM Cơ sở dữ liêụ Thư muc̣ TTTV Thông tin – Thư viêṇ Từ viết tắt Tiếng Nghĩa đầy đủ của từ viết tắt nướ c ngoài BBK Bibliotechno Bibliograficheskaja Klassifikacija DDC Dewey Decimal Classification IFLA International Federation of Library Associations ISBD International Standard Bibligraphic Description ISBN International Standard Book Number
4. ISSN International Standard Serial Number
5. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 7 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 8 3. Phạm vi nghiên cứu 9 4. Phương pháp nghiên cứu 9 5. Ý nghĩa ủc a khóa luận 3 6. Bố cục của khóa luận 9 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 10 1.1. Vài nét về Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh . 10 1.2. Khái quát về Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 11 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 11 1.2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ 16 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 18 1.2.4. Nguồn lực thông tin 20 1.3. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 26 1.3.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu 26 1.3.2. Những vấn đề về bảo quản vốn tài liệu 27 1.4. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 28 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Error! Bookmark not defined.
6. 2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined. 2.1.1. Xử lý tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.1.1.1. Xử lý hình thức Error! Bookmark not defined. 2.1.1.2 . Xử lý nội dung tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Phương thức tổ chức vốn tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.1.2.1. Hình thức kho đóng Error! Bookmark not defined. 2.1.2.2. Hình thức kho đóng + mở Error! Bookmark not defined. 2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined. 2.2.1. Những tác nhân gây hủy hoại tài liệuError! Bookmark not defined. 2.2.1.1. Các loại sinh vật Error! Bookmark not defined. 2.2.1.2. Các yếu tố môi trường Error! Bookmark not defined. 2.2.1.3. Sự lão hóa của tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.2.1.4. Thiên tai, hỏa hoạn Error! Bookmark not defined. 2.2.1.5. Yêú tố con người 41 2.2.2. Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined. 2.2.2.1. Tổ chức phòng, trừ các loại sinh vật có hại cho tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.2.2.2. Kiểm soát môi trường Error! Bookmark not defined. 2.2.2.3. Phục chế tài liệu Error! Bookmark not defined. 2.2.2.4. Công tác phòng, chống thiên tai và hỏa hoạnError! Bookmark not defined. 2.2.2.5. Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán bộ và bạn đọc Error! Bookmark not defined.
7. 2.2.2.6. Tiến hành công tác kiểm kê, thanh lý vốn tài liệuError! Bookmark not defined. CHƢƠNG 3: MỘT VÀI NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Error! Bookmark not defined. 3.1. Nhận xét Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined. 3.1.2. Nhược điểm Error! Bookmark not defined. 3.2 Một số kiến nghị và đề xuất giải pháp .Error! Bookmark not defined. 3.2.1 Vấn đề về tổ chức vốn tài liệu Error! Bookmark not defined. 3.2.2 Vấn đề về bảo quản vốn tài liệu Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined. LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, sự ra tăng nhanh chóng theo cấp số nhân của khối lượng tri thức, yêu cầu thông tin ngày càng mở rộng, đa dạng và phong phú. Sự phát triển nhanh chóng của các nguồn thông tin làm cho việc chọn lọc, cung cấp và sử dụng thông tin gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Nếu không có các biện pháp tổ chức và bảo quản vốn tài liệu một cách khoa học thì việc phục vụ thông tin sẽ kém hiệu quả.
8. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một quy trình kỹ thuật quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả của một cơ quan Thông tin-Thư viện (TTTV). Đặc biệt trong những năm gần đây, nhu cầu về tài liệu của người sử dụng ngày càng lớn và đòi hỏi ở mức cao hơn. Chính vì vậy, việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu một cách khoa học là một điều rất cần thiết Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh thuộc loại hình thư viện khoa học chuyên ngành. Ngoài những chức năng nhiệm vụ chung được quy định trong Pháp lệnh thư viện, Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh còn có chức năng, nhiệm vụ riêng theo Quy định của Giám đốc Học viện. Đối tượng phục vụ của Thư viện là cán bộ, giảng viên và học viên các hệ đào tạo của trung tâm Học viện, cán bộ nghiên cứu của các Ban Đảng và Nhà nước. Hiện nay Học viện đang triển khai thực hiện Nghị quyết 52 và Quyết định 149 của Bộ Chính trị về Học viện và các Nghị quyết số 80-435-685 của Giám đốc Học viện về đổi mới đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. Để Trung tâm Thông tin khoa học hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ đắc lực vào sự nghiệp đào tạo cán bộ và nghiên cứu khoa học chung của Học viện, Trung tâm Thông tin khoa học cần có một bước chuyển biến thực sự, toàn diện trên mọi phương diện. Bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu, trang bị cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ thì công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu càng phải được quan tâm hơn. Ý thức được tầm quan trọng đó tôi đã quyết định chọn vấn đề: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” làm đề tài khóa luận của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
9. Nghiên cứu đề tài: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” nhằm mục đích sau: Khảo sát thực trạng nhằm đề xuất những giải pháp cụ thể hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. 3. Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Phạm vi nghiên cứu: Công tác và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trong những năm gần đây. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát - Phương pháp phỏng vấn - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích và tổng hợp dữ liệu 5. Ý nghĩa của khóa luận Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa và giá trị khoa học của Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra những giải pháp góp phần hoàn chỉnh Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của Người dùng tin.
10. 6. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh muc̣ từ viết tắt, khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1. Vài nét về Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Ho Chi Minh National Academy of Politics and Public Adminitration (viết tắt là HCMA), là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh được thực hiện theo Quyết định số 100-QĐ/TW và
11. Thông báo số 162-TB/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng. Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt, trung, cao cấp, công chức hành chính, công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc doanh nghiệp nhà nước, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh đã trải qua nhiều thời kỳ lịch sử. Các chặng đường xây dựng và trưởng thành của Học viện gắn liền với quá trình phát triển và thắng lợi của sự nghiệp cách mạng của nhân dân ta dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam: ban đầu trường có tên là Trường Đảng Trung ương Nguyễn Ái Quốc (1945 - 1954). Sau đó trường có những lần đổi tên sau: Trường Đảng Nguyễn Ái Quốc Trung ương (1954- 1975); Trường Đảng Cao cấp Nguyễn Ái Quốc (1975 - 1986); Học viện Khoa học Xã hội Nguyễn Ái Quốc (1986 - 1993); Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (1993 - 2007); Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh (2007 đến nay. 1.2. Khái quát về Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Trung tâm Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm gắn liền với sự hình thành và phát triển của Học viện. Trung tâm Thông tin khoa học có quá trình hoạt động khá lâu dài trong Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Trong hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, Trung tâm Thông tin khoa học đã trải qua các giai đoạn sau:
12. Từ năm 1949 đến 1978- Giai đoạn hình thành và phát triển của Phòng Tư liệu: Trong thời kỳ đất nước kết thúc cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, bước đầu xây dựng hoà bình ở miền Bắc tiến hành chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ và sau khi giải phóng miền Nam, đất nước hoà bình thống nhất đi lên chủ nghĩa xã hội. Ngay từ khi mới thành lập trường Nguyễn Ái Quốc (1949) tại chiến khu Việt Bắc, việc cung cấp tài liệu học tập đã được tiến hành tại trường, có một cán bộ thư viện và cán bộ in tài liệu. Trước yêu cầu mới của nhà trường, công tác tư liệu thư viện đã được chấn chỉnh và phòng tư liệu- thư viện được thành lập trực thuộc Ban giám đốc. Chức năng, nhiệm vụ của phòng dần dần được nâng cao và tăng về khối lượng phục vụ. Bước đầu chỉ đơn thuần là bổ sung, bảo quản, cho mượn và thu hồi sách, tài liệu Phòng tư liệu- thư viện đã tiến tới chủ động ra một số ấn phẩm mang tính chất nghiên cứu, tăng dần tính khoa học như: Các thư mục giới thiệu sách, bài báo, tạp chí tiếng Việt, tiếng Nga, các tài liệu dịch và các kho tư liệu hàng năm được bổ sung khoảng 500 tên sách tiếng Việt và 80 loại báo, tạp chí nước ngoài. Công tác hoạt động của phòng tư liệu- thư viện đã được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, những chủ trương, chỉ thị, nghị quyết của Ban giám đốc là động lực thúc đẩy công tác tư liệu trong nhà trường. Từ năm 1978 đến năm 1987- Giai đoạn thành lập và hoạt động của Vụ Tư liệu Sự trưởng thành của đội ngũ cán bộ tư liệu- thư viện đã được đánh dấu bằng việc thành lập Vụ Tư liệu nhằm đáp ứng cao nhu cầu của người sử dụng thông tin, tư liệu phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu của nhà trường. Ban giám đốc trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã ra quyết định số 48/NQ/TĐ về việc
13. thành lập Vụ Tư liệu (05/04/1978) trực thuộc Ban giám đốc và xác định chức năng, nhiệm vụ là: “ Nghiên cứu và thống nhất quản lý công tác thông tin- tư liệu, thư viện, biên dịch tài liệu nước ngoài nhằm phục vụ đắc lực kịp thời cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà trường” Vụ Tư liệu thực hiện hai nhiệm vụ thu nhập, phân loại và lưu trữ để phục vụ người sử dụng, đồng thời phân tích, chọn lọc, tổng hợp tư liệu sản xuất và phổ biến những thông tin cấp II như: tóm tắt, lược thuật tài liệu, dịch, lược dịch, sưu tầm theo chuyên đề, các bài tổng luận, tổng quan. Cán bộ của Vụ Tư liệu đã từng bước tham gia vào các hoạt động nghiên cứu trong trường như: tham gia tổ chức thành công Hội thảo khoa học năm 1983 với chủ đề “Đảng lãnh đạo công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội”. Trong 10 năm hoạt động từ 1978 -1987 Vụ Tư liệu luôn luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao. *Giai đoạn 1987-1997 chuyển thành Trung tâm Thông tin- Tư liệu. Theo quyết định số 29 QĐ/TW ngày 26/10/1987 Vụ Tư liệu đã đổi tên thành Trung tâm thông tin- tư liệu. Quy định số 91/QĐTC ngày 12/7/1988 của Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc đã nêu rõ: “Trong thời gian Trung tâm Thông tin- Tư liệu trực thuộc Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc là cơ quan Thông tin- Tư liệu tổng hợp về lý luận Mác- Lênin và khoa học xã hội nói chung; có chức năng nghiên cứu, cung cấp thông tin, tổ chức, hướng dẫn các hoạt động thông tin-tư liệu nhằm góp phần đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của các đối tượng người dùng tin thuộc học viện quản lý, đào tạo và bồi dưỡng” Trong giai đoạn này Trung tâm đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý với chủ trương “xoá mù tin học” đã tạo điều kiện cho 30 cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng, thực hành máy. Trong đó đã có một số cán bộ sử dụng thành thạo máy và phần mềm quản lý tư liệu thư viện. Công tác thông tin tư liệu
14. được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau như: phục vụ bạn đọc, biên soạn các ấn phẩm, xử lý tin, cung cấp và trao đổi thông tin. Trong 10 năm kể từ ngày thành lập chính thức đã xuất bản 60 số “Thông tin chuyên đề” với số lượng 500-1000 bản. Nguồn thông tin tại Trung tâm đã bám sát được những vấn đề thời sự của chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các khoa học xã hội và nhân văn, của thực tiễn cách mạng Việt Nam và tình hình thế giới. Hoạt động thông tin của Trung tâm đã cung cấp những thông tin tài liệu cần thiết cho các cấp lãnh đạo Đảng, nhà nước, nghiên cứu, soạn thảo các nghị quyết, góp phần nghiên cứu quán triệt và đưa ra các nghị quyết của Đảng vào cuộc sống. Đồng thời nguồn thông tin tại Trung tâm đáp ứng yêu cầu tin của cán bộ giảng dạy, nghiên cứu và học viện trong Học viện. Trong thời gian này Trung tâm đã bước đầu tiến hành nghiên cứu khoa học và bầu ra Hội đồng khoa học đơn vị. Hội đồng đã có những đóng góp lớn tư vấn cho lãnh đạo, thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị. Trung tâm đã trực tiếp chủ trì và tổ chức thành công 02 đề tài cấp Bộ về công tác thông tin, 01 hội thảo quốc tế về công nghiệp hoá và hiện đại hoá nền kinh tế Việt Nam, đợt nghiên cứu về kinh tế thị trường Trung tâm đã tổ chức nhiều đoàn tham quan, nghiên cứu thực tế kinh tế- xã hội và trao đổi nghiệp vụ chuyên môn. Những hoạt động thông tin của Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý hướng dẫn hoạt động thông tin tư liệu trong hệ thống Học viện. Trung tâm đã thường xuyên quan hệ chặt chẽ với nhiều cơ quan thông tin trong và ngoài nước nhằm phối hợp, hợp tác trong hoạt động nghiệp vụ và chia sẻ nguồn thông tin, học tập kinh nghiệm tổ chức và hoạt động. Những cơ quan trung tâm thường xuyên liên hệ như: Trung tâm TTTV khoa học và công nghệ, Viện thông tin khoa học xã hội, Thư viện Quốc gia Việt Nam, các tổ chức của các Ban, Bộ, Ngành, của Đảng và Nhà nước, các trường đại học,
15. * Giai đoạn 1997 đến nay: Viện Thông tin khoa học thuộc Viện Mác- Lênin Hồ Chí Minh vốn là đơn vị trực thuộc Ban nghiên cứu lý luận Trung ương được thành lập cuối năm 1975 với tên gọi là Vụ Thông tin-tư liệu. Vụ có nhiệm vụ sưu tầm, lưu trữ, xử lý tư liệu phục vụ cán bộ lãnh đạo, xuất bản các ấn phẩm thông tin lưu hành nội bộ. Ngày 23/01/1987 theo quyết định số 53 QĐ/ Mác- Lênin của Viện trưởng Viện Mác- Lênin, Vụ Thông tin- tư liệu đổi tên thành Viện Thông tin khoa học. Tháng 5/1997 theo quyết định số 07- QĐ/ TW của Bộ Chính trị về việc hợp nhất Viện Nghiên cứu chủ nghĩa Mác- Lênin- Tư tưởng Hồ Chí Minh và Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Công văn số 17- CVNS/ TW của Bộ Chính trị về sắp xếp bộ máy của Học viện, Viện Thông tin khoa học của Viện Mác- Lênin- Hồ Chí Minh hợp nhất với Trung tâm Thông tin tư liệu- Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh lấy tên là Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Tháng 10/2007 theo Quyết định số 100- QĐ/TW của Bộ Chính trị về việc chuyển Viện Thông tin khoa học thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thành Trung tâm Thông tin khoa học thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Trung tâm Thông tin khoa học của Học viện đã và đang từng bước mở rộng mối quan hệ để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Với chức năng tổ chức quản lý và hoạt động thông tin, quan hệ chặt chẽ với các phòng tư liệu của khoa, Viện, Trung tâm, Bộ môn trong Học viện. Ngoài ra quan hệ trong nước với Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ quốc gia; Viện thông tin khoa học xã hội; Thư viện Quốc gia Việt Nam. Hợp tác với nước ngoài như: Học viện chính trị Quốc gia Đảng Nhà nước Lào, tổ chức Hans Seidel foundation.
16. Từ khi thành lập Trung tâm Thông tin khoa học công tác nghiên cứu đã trở thành một trong hai chức năng quan trọng của Trung tâm. Trung tâm đã xác định phương hướng và hệ thống đề tài nghiên cứu trước mắt và lâu dài nhằm huy động toàn thể cán bộ của Trung tâm tham gia vào các đề tài nghiên cứu. Chính vì vậy trong những năm qua nhiều cán bộ của Trung tâm tham gia nhiều đề tài cấp Bộ, chương trình Quốc gia, đề tài cấp nhà nước Trung tâm bước đầu đã xây dựng một số chuyên đề thông tin khoa học, thông tin phục vụ lãnh đạo, nghiên cứu kinh tế xã hội đất nước, thực tiễn phát triển của ngành và tổ chức các hội thảo khoa học, tổng kết thực tiễn, nghiên cứu khảo sát thực tế ở một địa phương và một số ngành. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành Trung tâm thông tin khoa học đã đóng góp vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,nghiên cứu khoa học của học viện và trở thành một trong những cơ quan thông tin về lý luận Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, về khoa học xã hội và nhân văn. Hiện nay Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh đang từng bước không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động thông tin khoa học, hoàn thành tốt hơn nũa nhiệm vụ chính trị được giao. 1.2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ * Vị trí, chức năng Trung tâm Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. Trung tâm Thông tin khoa học thực hiện các chức năng: quản lý, bảo đảm các hoạt động thông tin khoa học, tư liệu, thư viện; nghiên cứu, ứng dụng thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học lý luận chính trị - hành chính; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học * Nhiệm vụ:
17. 1. Cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học, công tác lãnh đạo, quản lý của Học viện, góp phần phục vụ việc nghiên cứu, hoạch định đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. 2. Tổ chức nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin khoa học trong toàn Học viện. Tham mưu cho Giám đốc Học viện về phát triển và quản lý công tác thông tin khoa học của Học viện. 3. Thu thập, chọn lọc, xử lý, phân loại và phát triển các nguồn tin trong nước và ngoài nước về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các khoa học chính trị, hành chính và các khoa học xã hội - nhân văn; xây dựng ngân hàng tin mạnh bao gồm các loại cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, học viên của Học viện và các đối tượng dùng tin khác. 4. Tổ chức biên soạn, biên dịch các tài liệu nước ngoài, xuất bản và phát hành các ấn phẩm thông tin: tạp chí “Thông tin khoa học chính trị - hành chính” (tiếng Việt), tạp chí “Thông tin khoa học” (tiếng Anh), bản tin phục vụ lãnh đạo theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện. 5. Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện. Bổ sung tài liệu theo kế hoạch đã duyệt, thực hiện đúng các quy tắc, nghiệp vụ, quy trình hoạt động của Thư viện để phục vụ các đối tượng dùng tin theo quy định. 6. Quản lý, vận hành, phát triển mạng thông tin điện tử nội bộ và Thư viện điện tử. 7. Phát hành các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy và tham khảo khác tại Trung tâm Học viện, đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ, học viên. Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi âm, ghi hình các hoạt động khoa học, đào tạo và các hoạt động quan trọng khác của Học viện.
18. 8. Tổ chức lưu trữ và bảo quản thông tin khoa học với các loại hình vật mang tin khác nhau trong Học viện (dạng giấy, CD-ROM, DVD, VCD, vi phim ) theo quy định về lưu trữ quốc gia. 9. Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác thông tin khoa học của các đơn vị trong toàn Học viện; các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 10. Tổ chức hướng dẫn các đối tượng dùng tin trong Học viện. 11. Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước và của Học viện. 12. Hợp tác với các tổ chức trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thông tin khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện. 13. Quản lý, chăm lo xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm về mọi mặt; thực hiện tốt chế độ, chính sách, công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm theo phân cấp quản lý. Thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị theo quy định của pháp luật. Quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện. 14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, ngoài ban lãnh đạo, Trung tâm được chia ra làm các phòng ban khác nhau và được tổ chức theo sơ đồ sau:
19. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc Gia Hồ Chí Minh Hiện tại Trung tâm có 51 cán bộ (01 Phó giáo sư, Tiến sĩ; 05 Tiến sĩ; 08 Thạc sĩ; 37 Cử nhân). - Ban lãnh đạo Viện gồm 03 đồng chí + Phó giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn ứĐ c, Giám đốc + Tiến sĩ Đặng Lễ Nghi, Phó Giám đốc + Tiến sĩ Lê Văn Toan, Phó Giám đốc - Trung tâm gồm các phòng: + Phòng Hành chính - tổng hợp + Phòng Quản trị mạng + Phòng Thư viện + Tạp chí Thông tin khoa học chính trị - hành chính
20. + Tạp chí Thông tin khoa học (tiếng Anh) + Phòng Hành chính - tổng hợp 1.2.4. Nguồn lực thông tin Trong hoạt động TTTV, nguồn lực thông tin có vai trò quan trọng, là cơ sở tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin. Các nguồn lực thông tin được thư viện tạo lập và triệt để khai thác trong quá trình chia sẻ nguồn lực thông tin là phương tiện hữu hiệu để tiến hành các hoạt động TTTV. Vai trò của nguồn lực thông tin được khẳng định trong cả lý luận và thực tiễn. Ngày nay tri thức của nhân loại phát triển theo cấp số nhân và ngày càng được ứng dụng vào thực tiễn với tốc độ nhanh hơn. Mọi lĩnh vực hoạt động của con người, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và nghiên cứu khoa học sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả nếu thiếu thông tin và tri thức. Chính vì vậy việc tạo lập nguồn thông tin đầy đủ và trang bị thông tin hiện đại sẽ giúp cho các nhà khoa học rất nhiều. Hoạt động thông tin tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh nhằm phục vụ công tác nghiên cứu và giảng dạy của Học viện cần phải khai thác nhiều nguồn thông tin, nhiều kênh thông tin khác nhau phản ánh đối tượng nghiên cứu dưới nhiều góc độ, nhiều quan điểm khác nhau. Các nguồn thông tin đó sẽ bổ trợ, giúp nhà nghiên cứu có thể rút ra được các kết luận, nhận định khách quan phản ánh bản chất của vấn đề. Nếu thiếu thông tin cần thiết hoặc nguồn thông tin bị hạn chế thì các công trình nghiên cứu tại Học viện sẽ không đủ cơ sở khoa học để đi tới những kết luận khách quan. Chính vì vậy trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã ý thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, tích cực tạo nguồn, tổ chức thu thập, chọn lọc lưu trữ các dạng nguồn tin trong nước và ngoài nước liên quan tới các
21. khung đề mục ưu tiên và phù hợp với chức năng nhiệm vụ, nghiên cứu giảng dạy tại Học viện. Nguồn lực thông tin tại Trung tâm là một tập hợp có hệ thống những xuất bản phẩm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dưới mọi dạng thức: tư liệu, điện tử được lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh. Nguồn lực thông tin càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc càng lớn. Đó là những tài liệu về khoa học xã hội và lý luận chính trị, trong đó có nhiều tài liệu quý hiếm đã được lưu giữ nhiều năm. Vốn tài liệu của Trung tâm đã trở thành một kho tài liệu có giá trị, một địa chỉ hấp dẫn đối với người dùng tin. Nguồn lực thông tin của Trung tâm có thể chia làm 2 nhóm chính: Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí. luận văn, luận án): Nguồn lực thông tin của Trung tâm được thừa kế và chọn lọc trong hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành (1962-2010) và ngày càng phát triển về số lượng và chất lượng, là nguồn tin chính chiếm tỷ trọng lớn trong vốn tài liệu của Trung tâm. Nguồn tài liệu này chia thành 2 dạng: tài liệu công bố và tài liệu không công bố. + Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản do các nhà xuất bản ấn hành và thường được đánh chỉ số ISSN hoặc ISBN, được phân phối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các đại lý phát hành, hiệu sách Hiện nay, ở Trung tâm số lượng tài liệu dạng này lên tới hàng trăm ngàn cuốn sách. Trung bình mỗi năm Trung tâm bổ sung khoảng 400 tên sách với gần 4000 cuốn (mỗi tên sách được nhập từ 3-7 cuốn, tuỳ loại; riêng sách kinh điển thường được bổ sung với số lượng bản rất lớn nhằm phục vụ nhu cầu đặc biệt của một cơ quan chuyên nghiên cứu về chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh). Trung tâm chủ yếu bổ sung sách chính trị xã hội: sách kinh điển Mác, Enghen, Lênin, Hồ Chí Minh tài liệu của các vị lãnh đạo Đảng, Nhà nước; sách
22. giáo trình, tham khảo thuộc các lĩnh vực giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Học viện như: triết học, lịch sử Đảng, xây dựng Đảng, kinh tế chính trị, luật , các sách văn hoá, giải trí Hiện nay Trung tâm có hơn 20.000 tên tài liệu với hơn 230.000 cuốn, trong đó có khoảng 5000 tên sách ngoại văn với 25.000 cuốn. Cơ cấu sách tại Trung tâm như sau: Sách kinh điển 20% Sách giáo trình 10% Sách tham khảo 60% bao gồm nhiều lĩnh vực. Cụ thể là sách tham khảo về lý luận chính trị 35%; sách kinh tế 10%; sách về văn hoá – xã hội 10%; sách văn học 5%; sách tra cứu 5% Ngoài ra Trung tâm còn bổ sung một số lượng báo, tạp chí khá lớn, trung bình mỗi năm bổ sung: Báo tiếng Việt: 60 loại (1-2 bản) Tạp chí tiếng Việt: 80 tên tạp chí (1-2 bản) Bản tin: là những bản tin thuộc Trung tâm thông tin khoa học hoặc các Viện trong Học viện ấn hành. Báo tạp chí ngoại văn khoảng gần 60 tên với nhiều thứ tiếng như: Trung, Nga, Pháp, Anh, Đức Ngoài số báo, tạp chí được mua bằng ngân sách, Trung tâm còn có một kênh cung cấp báo, tạp chí từ các địa phương (tỉnh, thành phố) trên cả nước gửi tặng. Trong những tài liệu báo tạp chí nêu trên, Trung tâm đã chọn một số tên báo và tạp chí để đóng lưu, phục vụ nhu cầu nghiên cứu lâu dài của bạn đọc cũng như thực hiện nhiệm vụ lưu giữ tài liệu của Trung tâm như báo Nhân dân, Quân đội nhân dân; tạp chí Cộng sản, Lịch sử Đảng, Lý luận chính trị
23. + Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệu được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các Trường Đại học, các tổ chức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và không kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại với hàng ngàn luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu Nội dung thông tin trong các tài liệu xám thường rất đa dạng, phong phú, chứa đựng những kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học, sản xuất Việc tiếp cận với các nguồn thông tin này có ý nghĩa to lớn giúp các nhà quản lý, các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu giảm được thời gian công sức và tiền của để có được nguồn thông tin quý giá này. Từ trước tới nay, nguồn tài liệu “xám” của Học viện là các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ ủc a học viên và cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học được bảo vệ tại Học viện và nộp lưu chiểu cho trung tâm. Hiện nay nguồn tài liệu “xám” trong Trung tâm được lưu giữ với tổng số 12.425 bản: + Luận án tiến sĩ : 839 bản + Luận án thạc sĩ : 2759 bản + Luận văn cử nhân : 8191 bản + Đề tài nghiên cứu : 636 bản Trải qua quá trình hoạt động và phát triển, nguồn lực thông tin của Trung tâm đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về số lượng và chất lượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Hiện nay công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm hàng năm so với định mức của cơ quan quản lý và so với nhu cầu của bạn đọc còn nhiều hạn chế. Số tên và số bản tài liệu (cả sách, báo, tạp chí) chỉ đạt 50% định mức kinh phí. Do sự hạn chế
24. về kinh phí bổ sung, mặc dù Trung tâm đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu dùng tin của bạn đọc, đặc biệt trong điều kiện số lượng tài liệu được in ấn xuất bản hàng năm vô cùng lớn và tình trạng giá cả ngày càng tăng. - Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL): Công nghệ thông tin đã thâm nhập và làm biến đổi sâu sắc các quy trình TTTV, làm thay đổi phương thức làm việc của cán bộ thư viện và người dùng tin. Đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tự động hoá các quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tư liệu. Nguồn tài liệu điện tử có ưu điểm rõ rệt so với tài liệu truyền thống như gọn nhẹ, không mất nhiều diện tích xếp giá, tính phổ cập lớn. Các loại sách, báo, tạp chí trên đĩa quang, CD-ROM và các nguồn lực thông tin được tổ chức trên các mạng máy tính. Bên cạnh nguồn tin truyền thống, Trung tâm thông tin khoa học cũng như các trung tâm TTTV khác đang từng bước hiện đại hoá công tác thư viện của mình. Kết quả bước đầu của quá trình tin học hoá tại các cơ quan TTTV chính là những CSDL tài liệu, chúng được xây dựng nhằm lưu trữ, bảo quản dữ liệu về vốn tài liệu đồng thời phục vụ hiệu quả công tác quản lý và tra cứu tìm tin giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng. Có thể nói CSDL tài liệu là bộ phận không thể thiếu trong các hệ thống thư viện tự động hoá. Cùng với sự trưởng thành của Học viện, Trung tâm thông tin khoa học đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu, hoàn thiện bộ máy tra cứu, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những trung tâm sớm ứng dụng tin học hoá hoạt động TTTV. Nguồn lực thông tin của Trung tâm ngày càng đa dạng và phong phú, ngoài các nguồn tài liệu truyền thống, nguồn tin điện tử được bổ sung ngày càng nhiều. Nhận thức được vai trò của nguồn lực thông tin điện tử, Trung tâm đã tích cực triển khai xây dựng CSDL từ năm 1992. Đến nay Trung tâm đã xây dựng
25. được một số CSDL như: CSDL SACHTV, TM các CSDL này được tổ chức trên hệ quản trị dữ liệu CDS-ISIS for Windows với các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyên được cập nhật, có hiệu đính, bổ sung và sửa chữa. Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu CDS/ISIS và đến thời điểm này đã xây dựng được một số CSDL quản trị dữ liệu sách, báo, tạp chí. + CSDL TM: với gần 30.000 biểu ghi các bài trích báo, tạp chí. CSDL này được xây dựng từ năm 1995 với 46 loại báo, tạp chí TW thuộc tất cả các lĩnh vực: Chính trị, xã hội, pháp luật mà Trung tâm nhập về như: Nhân dân, Ngân hàng, Xây dựng Đảng, Con số và sự kiện, Thương mại, Nghiên cứu quốc tế, Phát triển kinh tế, Tài chính, + CSDL SACHTV: Được xây dựng từ năm 2002 và thay thế cho CSDL SACH trước đó. Đây là CSDL lớn nhất và quan trọng nhất của Trung tâm, phản ánh các tài liệu dạng sách bằng ngôn ngữ tiếng Việt của Trung tâm cũng như một số lượng lớn luận án, luận văn, kỷ yếu, đề tài nghiên cứu khoa học của Học viện. Đến năm 2009 đã cập nhật được 19.294 biểu ghi. CSDL SACHTV là một dạng CSDL tích hợp, Trung tâm chỉ dùng CSDL này để quản lý vốn tài liệu, sử dụng 2 biểu mẫu cho sách và luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu. Đầu năm 2007 Trung tâm xây dựng thêm một số CSDL sau: + CSDL SATV: có 600 biểu ghi, chỉ cập nhật tài liệu dạng sách. + CSDL LA: Có 600 biểu ghi quản lý các luận án thạc sỹ, luận văn tiến sỹ, đề tài nghiên cứu được bảo vệ tại Học viện. Đây là một trong những tài liệu có giá trị trong hệ thống vốn tài liệu ở Trung tâm. Các tài liệu này là tài liệu không công bố nên mới chỉ khai thác ở khía cạnh thông tin thư mục, bạn đọc có thể đọc tại chỗ hoặc sao chụp phần thông tin mình cần chứ không được mượn về. Nhìn chung CSDL này là nguồn tài liệu quý giá đối với học viên cũng như các cán bộ trong và
26. ngoài Học viện trong việc cung cấp thêm thông tin về các chuyên ngành kinh tế, chính trị, phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu và học tập. + CSDL LVCN: Có khoảng 40 biểu ghi. Từ năm học 2005-2006, theo Nghị quyết 453 và Quyết định 80 của Ban Giám đốc Học viện về việc đổi mới phương pháp nghiên cứu, giảng dạy và học tập, chỉ có 20% số lượng học viên được làm luận văn nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng của luận văn. Các CSDL trên mới chỉ cập nhật những sách, luận văn, luận án từ năm 1999 trở lại đây còn những tài liệu trước đó chưa được hồi cố vì chưa đủ nhân lực cũng như kinh phí. + Nguồn tin dạng CD- ROM ở Trung tâm rất ít với “Hồ Chí Minh toàn tập”, “Hệ thống văn bản pháp luật và các văn bản có liên quan (năm 2004- 6/2005)”, “Tuổi trẻ Việt Nam học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, 1.3. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Vốn tài liệu thư viện là nền tảng, là cơ sở để tổ chức hoạt động của thư viện, quyết định đến sự tồn tại của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin thì việc tổ chức và bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lý lại càng phải được quan tâm. 1.3.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả có yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất. Các thao tác đó bao gồm: Xử lý tài liệu: + Xử lý hình thức tài liệu
27. + Xử lý nội dung tài liệu Phương thức tổ chức vốn tài liệu Các công việc này đòi hỏi cán bộ thư viện phải cẩn thận và tập trung tỉ mỉ vì như vậy tài liệu mới được xếp chính xác vào đúng chỗ và khi bạn đọc cần tìm tài liệu sẽ nhanh chóng tìm được ngay. 1.3.2. Những vấn đề về bảo quản vốn tài liệu . Bảo quản vốn tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo vệ các tài liệu thư viện, lưu trữ khỏi bị làm hỏng, gây thiệt hại và huỷ hoại đảm bảo tính thông tin đầy đủ của tài liệu. Theo IFLA (Liên hiệp Quốc tế các Hội thư viện): “Bảo quản là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và huỷ hoại, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra” Bảo quản được chia làm 2 loại: + Bảo quản dự phòng: chú trọng đến việc ngăn chặn tình trạng xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. + Bảo quản phục chế: nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính của tài liệu. Bảo quản đòi hỏi cơ quan thông tin, lưu trữ, thư viện, phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ
28. 1.4. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu, các thư viện đồng thời giải quyết hai nhiệm vụ trái ngược nhau, nhưng lại có quan hệ biện chứng với nhau. Đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu của thư viện và việc phải bảo quản chúng lâu dài. Nếu vốn tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu bạn đọc, thì vốn tài liệu sẽ nhanh chóng hư hỏng, còn vốn tài liệu ít được sử dụng, sẽ được bảo quản tốt. Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn tài liệu là phải điều hoà được mâu thuẫn đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu tích cực trong đông đảo bạn đọc, người dùng tin, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu bạn đọc trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời, vốn tài liệu cũng được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội, góp phần gìn giữ di sản văn hoá dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Giải quyết mâu thuẫn này một cách có hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức vốn tài liệu của thư viện và việc giáo dục bạn đọc chấp hành đúng nội quy của thư viện. Từ đó có thể thấy công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, và nó có ý nghĩa rất quan trọng đối với các Trung tâm thông tin, Thư viện nói chung và Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng đó Trung tâm đã rất quan tâm đến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nhằm hoàn thành tốt chức năng tổ chức xây dựng và quản lý vốn tài liệu của Học viện phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Thị Đào (2008), Về vấn đề tổ chức kho mở trong các thư viện hiện nay, cập nhật ngày 5/5/2010.
29. 2. Nguyễn Thuý Hằng (2006), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Trường Đại học Công đoàn Hà Nội, Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 3. Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản tài liệu, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Hà Nội. 4. Kim Thị Hoa (2000), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Hà Nội, Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội. 5. Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh (2007), Báo cáo tổng quan của Trung tâm Thông tin khoa hoc̣ - Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội. 6. Phạm Thị Tuyết Mai (2009), Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Quốc gia Việt Nam, Niên luận chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội. 7. Phòng Thư viện ( 2009), Báo cáo tình hình hoạt động của Phòng Thư viện, Hà Nội. 8. Đoàn Phan Tân (1997), Tin học trong hoạt động thông tin, Văn hoá – Thông tin, Hà Nội. 9. Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại và tổ chức mục lục phân loại, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 10. Thu Trang (2008), Góp phần nâng cao nhận thức-giữ gìn tài liệu trong công tác bảo quản VTL, cập nhật ngày 15/5/2010. 11. Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện, Trung tâm thông tin tư liệu Khoa học và công nghệ quốc gia, Hà Nội.
30. 12. Phan Văn (1993), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. 13. Phan Văn (1993), Thư viện học đại cương, Đại học Tổng hợp Hà Nội, Hà Nội. 14. Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hoá – Thông tin, Hà Nội. 15. Website của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh: 16. Website của Trung tâm thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh: