Khóa luận Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội

Nội dung text: Khóa luận Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội

1. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: khóa luận này do chính tác giả viết. Mọi số liệu và kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực. Tôi xin cam đoan: mọi sự giúp đỡ cho việc thực thiện đề tài khóa luận đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong khóa luận đã được chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hoàng Anh K50 Thông tin - Thư viện 1
2. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy giáo - Thạc sĩ Đồng Đức Hùng, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo – Thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh và cô giáo – Thạc sĩ Trần Thị Thanh Vân đã giúp đỡ và định hướng cho tôi trong việc tìm tài liệu. Đặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ Thư viện Quân đội đã tận tình chỉ bảo, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Nhân đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân và bạn bè đã luôn động viên, tạo mọi điều kiện cho tôi học tập và hoàn thành khóa luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để đề tài của mình được hoàn thiện hơn nữa. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2009 Tác giả Nguyễn Hoàng Anh K50 Thông tin - Thư viện 2
3. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT BQP Bộ Quốc Phòng CSDL Cơ sở dữ liệu ĐKCB Đăng ký cá biệt NDT Ngƣời dùng tin TCCT Tổng cục Chính trị TTTV Thông tin – thƣ viện TVQĐ Thƣ viện Quân đội K50 Thông tin - Thư viện 3
4. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH MINH HỌA Số bảng, hình Tên bảng, hình Trang Bảng 1 Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung 14 Bảng 2 Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 14 Số lượng bổ sung tư liệu và luận văn – luận án của Bảng 3 30 TVQĐ từ năm 2004 đến nay Hình 1 Trụ sở Thư viện Quân đội 6 Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ 12 Hình 3 Sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ 16 Hình 4 Sơ đồ các loại tài liệu xám của TVQĐ 24 Hình 5 Giao diện trang chủ TVQĐ trên mạng MISTEN 30 Hình 6 Giao diện phần mềm ESYSLIB 40 Hình 7 Tư liệu đã được dán nhãn 49 Hình 8 Phiếu mục lục cho tư liệu 49 Hình 9 Phiếu mục lục cho luận văn – luận án 49 Hình 10 Tủ mục lục luận văn – luận án và tư liệu 51 K50 Thông tin - Thư viện 4
5. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 2 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn 5 NỘI DUNG 2 CHƢƠNG 1 - GIỚI THIỆU THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI VÀ NGUỒN TÀI LIỆU XÁM 6 1.1. Giới thiệu Thƣ viện Quân đội 6 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 6 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 8 1.1.2.1. Chức năng 8 1.1.2.2. Nhiệm vụ 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức 10 1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ 12 1.1.4. Vốn tài liệu thư viện 13 1.1.4.1. Tài liệu dạng giấy 13 1.1.4.2. Tài liệu dạng điện tử 14 1.1.5. Đối tượng phục vụ và nhu cầu tin 17 1.1.5.1. Nhóm người làm công tác lãnh đạo, quản lý 17 1.1.5.2. Nhóm những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy 17 1.1.5.3. Nhóm cán bộ nhân viên cơ quan nhà nước và tư nhân 18 1.1.5.4. Nhóm nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên 18 1.1.5.5. Cán bộ hưu trí trong và ngoài quân đội 18 1.2. Nguồn tài liệu xám 19 1.2.1. Định nghĩa về tài liệu xám 19 1.2.2. Đặc điểm của tài liệu xám 20 1.2.3. Các dạng của tài liệu xám 20 1.2.4. Vai trò của tài liệu xám 21 K50 Thông tin - Thư viện 5
6. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh CHƢƠNG 2 – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 23 2.1. Giới thiệu các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học 23 2.2. Các loại tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội 24 2.2.1. Tài liệu xám dạng giấy 25 2.2.1.1. Luận văn, luận án 25 2.2.1.2. Tư liệu 25 2.2.1.3. Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy 26 2.2.1.4. Các loại sách, báo, bản tin lưu hành nội bộ 28 2.2.2. Tài liệu xám dạng điện tử 29 2.3. Thực trạng công tác thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội 30 2.3.1. Số lượng bổ sung 30 2.3.2. Kinh phí bổ sung 31 2.3.3. Các nguồn bổ sung 31 2.3.3.1. Mua 31 2.3.3.2. Nhận lưu chiểu 32 2.3.3.3. Trao đổi và nhận biếu tặng 33 2.3.3.4. Sao chụp 34 2.3.3.5. Sưu tầm trong nhân dân 35 2.4. Thực trạng công tác xử lý tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội 36 2.4.1. Xử lý kỹ thuật 36 2.4.2. Xử lý hình thức 39 2.4.3. Xử lý nội dung 43 2.5. Thực trạng công tác tổ chức tra cứu và phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội 49 2.5.1. Tổ chức bộ máy tra cứu hiện đại 49 2.5.2. Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống 51 2.5.3. Tổ chức phục vụ bạn đọc 52 CHƢƠNG 3 - NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 56 3.1. Nhận xét 56 3.1.1. Thuận lợi 56 3.1.2. Khó khăn 58 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu thập, xử lý và phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội 61 K50 Thông tin - Thư viện 6
7. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám 61 3.2.2. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cường kinh phí cho các hoạt động về tài liệu xám 62 3.2.3. Xác định lại tính chất của các tài liệu xám 63 3.2.4. Tăng cường hoạt động hợp tác, trao đổi tài liệu 63 3.2.5. Các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu xám 64 3.2.6. Tăng cường hiệu quả công tác tổ chức phục vụ tài liệu xám 65 3.2.7. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện về tài liệu xám 66 3.2.8. Đào tạo người dùng tin 67 3.2.9. Đẩy mạnh các hoạt động marketing thông tin - thư viện nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng 68 KẾT LUẬN 69 K50 Thông tin - Thư viện 7
8. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Từ đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động sâu rộng đến sự phát triển của thế giới nói chung và sự phát triển của hoạt động thông tin - thư viện (TTTV) nói riêng. Thế giới đang chuyển dần từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức. Xã hội thông tin là một xã hội dựa trên sản xuất, xử lý, lưu trữ, phổ biến, truy cập, sử dụng thông tin và tri thức dưới mọi hình thức dựa trên hạ tầng cơ sở viễn thông phát triển. Trong bối cảnh đó, việc hướng tới sự định hình một xã hội thông tin ở các nước đã đặt ra yêu cầu đối với việc khai thác và sử dụng thông tin như một nguồn lực cơ bản và quan trọng để phát triển quốc gia. Hơn 30 năm trước, nhà nghiên cứu chiến lược Hoa Kỳ D.Bell (1973) đã tiên liệu về vị trí và vai trò của nguồn lực thông tin và tri thức sẽ thay thế nguồn lực lao động và nguồn tài chính đã ngự trị hơn hai thế kỷ trong xã hội công nghiệp. Là loại tài sản vô hình, thông tin và tri thức khác với những nguồn lực vật chất truyền thống ở những đặc điểm nổi trội, ví như không bị giới hạn về trữ lượng, trong quá trình sử dụng giá trị của thông tin không bị “hao mòn” hoặc mất đi mà thậm chí có thể làm giàu hơn, tức là thông tin có khả năng tái sinh, tự sản sinh và không bao giờ cạn kiệt. Tuy nhiên sự gia tăng nhanh chóng khối lượng thông tin và tài liệu đã dẫn tới hiện tượng bùng nổ thông tin. Sự mâu thuẫn giữa khối lượng thông tin gia tăng và khả năng tiếp nhận, giữa nhu cầu thông tin đặc thù và khả năng nhận thông tin phù hợp, sự gia tăng số lượng cũng như các loại hình tài liệu và khả năng quản lý đã dẫn tới những vấn đề nan giải cho các cơ quan TTTV về công tác thu thập, xử lý và tổ chức khai thác nguồn thông tin nói chung và thông tin khoa học nói riêng. “Thông tin khoa học được sản sinh ra trong quá trình hoạt động khoa học của con người, được tư liệu hóa và tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, trong đó có ba dạng chủ yếu: tài liệu trắng, tài liệu phù du và tài liệu xám” [12,10] Tài liệu xám được hiểu là loại tài liệu không được xuất bản nhưng vẫn được công bố rộng rãi qua những kênh phân phối đặc biệt, có giá trị rất cao trong nghiên cứu khoa học. Nó có hàm lượng tri thức cao, có tính cập nhật, ngắn gọn, nội dung K50 Thông tin - Thư viện 8
9. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh trọng tâm. Trên thế giới, nhiều nước đã quan tâm đặc biệt tới nguồn tài liệu này. Đã có những hội nghị quốc tế bàn về tài liệu xám. Các thư viện lớn trên thế giới như Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện Quốc gia Paris, Trung tâm Thông tin Khoa học Canada, Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Nhật Bản đều rất coi trọng việc thu thập các loại tài liệu xám. “Ở Việt Nam, ngay từ những năm 60, việc thu thập các luận án, công trình nghiên cứu, các báo cáo hội nghị, hội thảo, báo cáo của các đoàn tham quan khảo sát ở nước ngoài cũng đã được đề cập Tuy nhiên, do chưa có một cơ chế phù hợp cũng như chưa có một công cụ pháp lý đủ mạnh nên việc thu thập, bảo quản, khai thác loại hình tài liệu này trong thời gian qua còn nhiền tồn tại, gây nên những lãng phí không nhỏ” [12,13-14]. Hiện nay, ở nước ta mới chỉ có Thư viện Quốc gia, các Trung tâm TTTV mang tính chuyên ngành, đa ngành như Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, thư viện của các các viện nghiên cứu và các trường đại học lớn chú trọng phát triển nguồn tài liệu xám trong khi đa số các thư viện khoa học tổng hợp trong nước chưa dành sự chú ý đến mảng tài liệu này. Trong khối các cơ quan TTTV, Thư viện Quân đội (TVQĐ) là một thư viện có tính chất đặc thù vừa là một thư viện khoa học tổng hợp, vừa là thư viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước, đứng đầu hệ thống thư viện trong quân đội. Với vị trí của mình, TVQĐ cần phải quan tâm đặc biệt đến các loại hình tài liệu xám, phục vụ nhu cầu nghiên cứu chủ đề chính trị, quân sự của đông đảo người dùng tin (NDT). Tuy nhiên, công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại và cần được hoàn thiện hơn nữa để đúng với tính chất chuyên ngành của mình. Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về nguồn tài liệu xám tại một trung tâm TTTV cụ thể, đồng thời góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám của TVQĐ, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. K50 Thông tin - Thư viện 9
10. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám của TVQĐ, phân tích và đánh giá những thuận lợi, khó khăn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển ngày một lớn mạnh của TVQĐ. * Nhiệm vụ nghiên cứu + Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và vốn tài liệu và đối tượng NDT của TVQĐ. + Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tài liệu xám. + Tìm hiểu các loại hình tài liệu xám của TVQĐ. + Khảo sát thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. + Đánh giá những thuận lợi, khó khăn và chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số công trình nghiên cứu, bài báo đăng trên các tạp chí khoa học của ngành và các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đề cập đến vấn đề tài liệu xám hay nghiên cứu một số khía cạnh về hoạt động của TVQĐ. Liên quan đến tài liệu xám có các công trình: Đề tài cấp Bộ của ThS. Trần Mạnh Tuấn “Thực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2006; Đề tài cấp Viện của ThS. Trần Mạnh Tuấn “Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện Thông tin Khoa học xã hội Việt Nam” năm 2007; Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – thư viện của tác giả Nguyễn Thị Hội“Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2008; Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện của ThS. Trần Thị Thanh Vân K50 Thông tin - Thư viện 10
11. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh “Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ của Đại học Quốc gia Hà Nội” năm 2009. Một số bài viết trên các tạp chí như: “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS. Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin - Tư liệu, số 4 năm 1999; “Nguồn thông tin nội sinh của trường đại học thực trạng và các giải pháp phát triển” trên tạp chí Thông tin - Tư liệu, số 3 năm 2005 và “Về vấn đề quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh” trên tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội, số 8 năm 2007 của ThS. Trần Mạnh Tuấn Một loạt các đề tài luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện và khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin - thư viện đề cập đến các khía cạnh khác nhau của TVQĐ như: Đề tài luận văn thạc sĩ: “Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin - thư viện ở Thư viện Quân đội” của ThS. Đặng Thị Phương Thảo, năm 2000; Các khóa luận tốt nghiệp: “Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thư viện Quân đội – Thực trạng và giải pháp” của tác giả Trần Bích Huệ năm 2004; “Tìm hiểu hoạt động thông tin - thư mục tại Thư viện Trung ương Quân đội”, khóa luận tốt nghiệp của Lương Văn Dũng năm 2008 Như vậy, đề tài “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội” là đề tài mới, chưa có công trình nào tiến hành nghiên cứu cả ở trong và ngoài nước. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ nguồn tài liệu xám tại TVQĐ, gồm: các loại luận văn, luận án; báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị hội thảo, các văn bản báo cáo, chỉ đạo các cấp về công tác đảng, công tác chính trị và một số vấn đề xã hội (được gọi chung là tư liệu); các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo; các loại sách, báo, tạp chí, bản tin nội bộ do các đơn vị quân đội phát hành * Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi về không gian: Nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. K50 Thông tin - Thư viện 11
12. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh + Phạm vi về thời gian: Tìm hiểu việc thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám của TVQĐ trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu * Phƣơng pháp luận Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa vào phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin và quan điểm của Đảng, Nhà nước về công tác thông tin - thư viện. * Phƣơng pháp cụ thể - Các phương pháp thu thập thông tin: + Thu thập, xử lý, phân tích tổng hợp và đánh giá tài liệu + Quan sát thực tế + Phỏng vấn sâu, trao đổi trực tiếp - Phương pháp xử lý thông tin: xử lý thông tin định lượng bằng bảng số liệu 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn * Đóng góp về lý luận Nghiên cứu nhằm đóng góp vào việc tìm hiểu khái niệm, đặc trưng, vai trò và các loại hình tài liệu xám. * Đóng góp về thực tiễn + Giới thiệu TVQĐ một cách khái quát trong tiến trình phát triển + Nêu bật thực trạng công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. + Phân tích những thuận lợi, khó khăn, đồng thời chỉ ra ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại TVQĐ. K50 Thông tin - Thư viện 12
13. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh NỘI DUNG CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI VÀ NGUỒN TÀI LIỆU XÁM 1.1. Giới thiệu Thƣ viện Quân đội Thư viện Quân đội (Trụ sở tại 83 Lý Nam Đế, Hà Nội) là cơ quan văn hóa, giáo dục và thông tin khoa học; đồng thời là thư viện khoa học tổng hợp chuyên ngành quân sự cấp Nhà nước, là thư viện cấp Bộ Quốc phòng (BQP) - trung tâm đầu ngành của hệ thống thư viện trong Quân đội Nhân dân Việt Nam. Hình 1: Trụ sở Thư viện Quân đội 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện Quân đội Sau khi cuộc kháng chiến chống Pháp thắng lợi, trên miền Bắc, quân đội ta bước vào xây dựng theo hướng chính quy, hiện đại. Nhằm thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền giáo dục đường lối chính sách của Đảng đồng thời đáp ứng nhu cầu bức thiết của cán bộ chiến sĩ trong việc học tập, nâng cao trình độ chính trị, quân sự, văn hóa và nhu cầu giải trí lành mạnh, ngày 15 tháng 11 năm 1957, thực hiện chỉ thị của Tổng Quân ủy - trực tiếp là của đồng chí Nguyễn Chí Thanh, Phó Bí thư Tổng Quân ủy, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị (TCCT), TVQĐ được thành lập. Những ngày đầu mới thành lập, Thư viện có vốn tài liệu ít ỏi (500 cuốn do BQP trao lại), cơ sở vật chất thiếu thốn, biên chế 3 cán bộ và trụ sở làm việc chật K50 Thông tin - Thư viện 13
14. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh hẹp. Những năm 1959 - 1960, Thư viện đã cử người xuống các đơn vị bộ đội để sưu tầm sách báo về quân sự, đặt mua thường xuyên sách quốc văn và ngoại văn, sưu tầm tài liệu ở các học viện và các trường đại học. Theo thời gian, vốn tài liệu của Thư viện ngày càng tăng về số lượng và chất lượng, đến cuối năm 1962 vốn tài liệu đã lên tới 62.956 cuốn. Nhằm phát huy hiệu quả của vốn tài liệu quí báu đó Thư viện đã tiến hành hàng loạt các biện pháp nhằm thu hút bạn đọc như: tổ chức phòng đọc, phòng mượn, phục vụ lưu động, tổ chức các cuộc mạn đàm với bạn đọc, phục vụ bằng thư mục, triển lãm Cuối năm 1963 kho sách của Thư viện đã lên tới 75.462 bản sách, 1.564 tập tạp chí. Đây cũng là năm TVQĐ bắt đầu tiến hành sưu tầm các tư liệu có nội dung chủ yếu là các vấn đề quốc tế, các vấn đề lịch sử Đảng, lịch sử quân đội Giai đoạn 1965 - 1975, cả nước có chiến tranh, quán triệt chỉ thị “Công tác văn hoá văn nghệ trong thời chiến”, mặc dù phải di chuyển địa điểm nhiều lần nhưng Thư viện vẫn phải đảm nhận công tác phát hành sách cho toàn quân, góp phần vào việc giáo dục tư tưởng yêu nước, cách mạng, khơi dậy lòng nhiệt thành và ý chí đánh thắng giặc Mỹ xâm lược. Trong giai đoạn này, nhiệm vụ đặt ra cho TVQĐ là từ một thư viện mang tính phổ thông phải xây dựng thành một thư viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất trong hệ thống thư viện nhà nước. Trước vai trò và nhiệm vụ mới, tháng 01/1973, BQP quyết định lấy khu nhà số 83 phố Lý Nam Đế - Hà Nội làm trụ sở chính cho TVQĐ. Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, Thư viện đã kịp thời cấp phát hàng triệu cuốn sách tới các vùng mới giải. Chính năm 1975, chỉ một thời gian ngắn, TVQĐ đã tiếp nhận hàng chục tấn sách báo thu hồi của Mỹ - Ngụy, làm giàu thêm kho sách tra cứu của quân đội. Đây là vốn sách báo xuất bản dưới chế độ Mỹ - Ngụy đầy đủ nhất ở miền Bắc. Giai đoạn này Thư viện phát triển toàn diện về mọi mặt: xây dựng kho sách, đẩy mạnh nghiệp vụ tổ chức, tăng cường phục vụ các cán bộ và chiến sĩ trong và ngoài quân đội. Tính tới cuối năm 1975, vốn tài liệu của Thư viện đã có 27.823 tên sách với hơn 15 vạn bản và 45.000 tập báo, tạp chí. Đến nay, sau 52 năm hoạt động (1957-2009), TVQĐ đã trở thành một thư viện lớn tầm cỡ quốc gia, là thư viện khoa học tổng hợp trung tâm đầu ngành của hệ K50 Thông tin - Thư viện 14
15. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh thống TVQĐ với gần 350.000 bản sách, gần 2.000 loại báo, tạp chí, hàng trăm băng hình, đĩa CD - ROM và lượng bạn đọc thường xuyên hơn 5.000 người. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện Quân đội 1.1.2.1. Chức năng - Là trung tâm tàng trữ và nhận lưu chiều văn hoá phẩm được xuất bản trong quân đội bao gồm cả những tài liệu công bố và không công bố Thư viện không ngừng bổ sung, lưu trữ và sưu tầm tất cả những tài liệu xuất bản phẩm trong và ngoài quân đội, đặc biệt là những tài liệu quân sự, nghệ thuật quân sự, chiến tranh và quốc phòng. BQP cho phép Thư viện thu thập các luận văn, luận án, các tài liệu nghiên cứu khoa học của học viện, các trường đại học quân sự; sưu tầm các tác phẩm văn học nghệ thuật của các nhà văn quân đội, các tác phẩm viết về người lính chiến tranh, cách mạng và lực lượng vũ trang. - Là trung tâm luân chuyển sách báo phục vụ bạn đọc Thư viện đáp ứng nhu cầu bạn đọc nghiên cứu về chiến tranh, chiến thuật và quân sự, những vấn đề kinh tế và quốc phòng, khoa học quân sự phục vụ cho công tác Đảng, công tác chính trị trong quân đội, cung cấp các tài liệu cần thiết cho cán bộ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước. Đây là chức năng chung của các loại hình thư viện, nhưng cũng là một chức năng đặc thù riêng của TVQĐ. - Là trung tâm biên soạn thư mục và chỉ đạo nghiệp vụ cho các thư viện trong quân đội Thư viện là cơ quan tham mưu giúp TCCT chỉ đạo hoạt động và bồi dưỡng nghiệp vụ, phát triển hệ thống thư viện trong quân đội. Hiện nay, toàn quân có 249 thư viện, 849 phòng đọc cấp trung đoàn, 1.541 tủ sách phòng Hồ Chí Minh.Việc biên soạn các loại hình thông tin thư mục phục vụ nghiên cứu khoa học ngày càng được Thư viện quan tâm. - Là trung tâm trao đổi sách, báo, tài liệu với quốc tế Là thư viện chuyên ngành quân sự lớn nhất quốc gia, TVQĐ luôn cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với một số nước trên thế giới như: Nga, Pháp, Anh, Trung Quốc Việc trao đổi thông tin, tài liệu được thực hiện thông qua đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài, dưới hình thức đặt mua mỗi năm từ 500 tên sách nước ngoài, 80 - 100 loại báo tạp chí ngoại văn (25% là báo tạp chí quân sự). Ngoài ra hàng năm TVQĐ còn duy trì đều đặn gửi trao đổi, tặng biếu cho TVQĐ Lào sách của nhà xuất K50 Thông tin - Thư viện 15
16. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh bản khác (mỗi tên 2 bản) và 5 loại báo: Nhân dân, Quân đội nhân dân, Tạp chí quốc phòng toàn dân, Tạp chí văn nghệ quân đội, Tiền phong. - Là trung tâm phát hành sách cho toàn quân Tháng 12/2001, BQP ban hành quy định 3425/2001 “Quy định về tiêu chuẩn đời sống văn hoá tinh thần trong quân đội” quy định tiêu chuẩn sách báo theo lộ trình: 200 trang/năm 2002; 210 trang/năm 2003; từ năm 2004 đến 2007 nâng lên mức 250 trang. TVQĐ đã đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung vốn tài liệu sách báo cho thư viện toàn quân, góp phần nâng cao chất lượng đời sống văn hoá tinh thần cho các chiến sĩ. 1.1.2.2. Nhiệm vụ - Thu thập các loại hình tài liệu trong và ngoài nước; xử lý kỹ thuật tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu thông tin; tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tài liệu của thư viện. - Tổ chức các hình thức phục vụ đọc, mượn, trả lời yêu cầu bạn đọc, tuyên truyền, giới thiệu sách báo cho các đối tượng bạn đọc trong và ngoài quân đội. - Biên soạn và phát hành các loại hình thông tin thư mục, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy các cấp và cán bộ, chiến sĩ trong quân đội. - Nghiên cứu thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện. - Bảo quản vốn tài liệu, phương tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các tài sản khác của Thư viện. - Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên thư viện trong quân đội. - Tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị, bảo đảm đời sống văn hoá, tinh thần cho bộ đội trong toàn quân. - Hợp tác, trao đổi với các thư viện và cơ quan thông tin trong và ngoài nước theo định hướng và sự ủy quyền của Bộ Văn hoá - Thông tin (nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch - Người viết) và BQP. - Trao đổi tài liệu, tham gia các mạng TTTV trong và ngoài nước theo qui định của Bộ Văn hoá - Thông tin và BQP. - Tham gia hội nghề nghiệp trong nước và quốc tế về thư viện theo qui định của pháp luật. K50 Thông tin - Thư viện 16
17. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Mở rộng giao lưu, hợp tác quốc tế, tham gia các hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài quân đội; các hoạt động nghiên cứu, đào tạo, tư vấn; tiếp nhận tài trợ của thư viện, tổ chức, cá nhân nước ngoài. - Lưu trữ những tài liệu có nội dung qui định tại khoản 1 điều 5 của Pháp lệnh Thư viện. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Thủ trưởng TCCT giao; chăm lo xây dựng TVQĐ vững mạnh toàn diện. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức Ngoài các phòng ban có nhiệm vụ điều hành và hỗ trợ hoạt động như Ban Giám đốc, Hội đồng khoa học, Ban Hành chính, TVQĐ có 5 phòng chức năng với các nhiệm vụ sau: Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật - Bộ phận Bổ sung: Nghiên cứu tình hình xuất bản trong nước và nước ngoài, xác định diện bổ sung tài liệu. Thu thập, lựa chọn các loại hình tài liệu bằng các hình thức mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu, tặng, sao chụp. Trung bình hàng năm TVQĐ nhập gần một vạn bản sách, báo, tạp chí, tư liệu, luận văn, các loại tài liệu điện tử qua các con đường: mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, tặng biếu - Bộ phận Xử lý kỹ thuật: xử lý tài liệu mới nhập về thư viện: đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, phân loại, mô tả, định từ khoá, lập phiếu mô tả tiền máy, nhập máy, in phích và xếp phích công vụ. Phòng Phục vụ bạn đọc * Chức năng: - Tổ chức hệ thống phục vụ đọc sách, báo và một số loại hình tài liệu khác của thư viện. - Quản lý ấn phẩm định kỳ được nhập về thư viện. - Tổ chức, quản lý hệ thống kho. - Tổ chức các hoạt động tuyên truyền giới thiệu sách báo: trưng bày, triển lãm sách báo * Nhiệm vụ : - Phục vụ tài liệu in, tài liệu điện tử K50 Thông tin - Thư viện 17
18. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Phục vụ tra cứu tìm tin, thông tin - thư mục: thư mục thông báo sách mới, cấp phát cho các đơn vị, thư mục chuyên đề, thư mục trích dẫn, tài liệu phục vụ nghiên cứu - Các hoạt động tuyên truyền giới thiệu tài liệu - Sao chụp, quét tài liệu. Phòng phục vụ bạn đọc gồm: Phòng đọc tổng hợp, phòng đọc tra cứu, phòng báo - tạp chí, phòng mượn, phòng đọc điện tử trực tuyến. Phòng Thông tin - thư mục – máy tính - Biên soạn các ấn phẩm thông tin - thư mục: Thư mục thông báo sách mới, Thư mục chuyên đề, Thư mục trích dẫn, Thư mục điểm sách quân sự, Tài liệu phục vụ nghiên cứu, chỉ huy các cấp và hệ thống thư viện trong quân đội. - Xử lý hồi cố tài liệu của TVQĐ được nhập về trước năm 1997. - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạt động tại TVQĐ và hệ thống thư viện toàn quân; quản lý hệ thống máy chủ và các thiết bị liên quan đến hệ thống mạng và lưu trữ dữ liệu; quản lý toàn bộ Cơ sở dữ liệu (CSDL), tài liệu điện tử và phòng đọc điện tử Phòng phát hành sách toàn quân * Chức năng: Tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị. * Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch, đặt mua sách của các nhà xuất bản. - Nhập, cấp phát sách theo kinh phí định mức theo qui định. - Biên soạn thư mục giới thiệu sách cấp phát gửi đến các đầu mối trực thuộc BQP. - Giúp các đơn vị mua sách bằng kinh phí tự chi. Phòng Nghiệp vụ Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, các trợ lý nghiệp vụ có nhiệm vụ nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ TTTV, lên kế hoạch chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ của TVQĐ và hệ thống thư viện toàn quân; biên soạn, cung cấp sách giáo trình, văn bản pháp quy, tài liệu sổ sách, phích phiếu, tủ giá nghiệp vụ cho các thư viện đơn vị, mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên thư viện đồng thời kiểm tra công tác thư viện và hoạt động sách báo của các đơn vị cơ sở K50 Thông tin - Thư viện 18
19. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ: BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC BAN PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG HÀNH PHÁT PHỤC VỤ NGHIỆP BỔ SUNG - THÔNG TIN CHÍNH HÀNH BẠN ĐỌC VỤ XỬ LÝ - THƢ MỤC - SÁCH KỸ THUẬT MÁY TÍNH BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỔ SUNG XỬ LÝ KỸ THUẬT TỔNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG KHO ĐỌC TỔNG ĐỌC TRA BÁO – TẠP MƢỢN ĐỌC HỢP CỨU CHÍ ĐIỆN TỬ Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TVQĐ 1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ Đến nay TVQĐ có trên 40 cán bộ, công nhân viên. Trong đó: - Về giới tính: Nam: 30%; nữ: 70% - Về độ tuổi: + Dưới 30: 20% + Từ 30 – 40: 50% + Trên 40: 30% - Về trình độ học vấn: trên 90% cán bộ đã có trình độ đại học trở lên, trong đó có 15% có trình độ trên đại học. Cán bộ TVQĐ đều được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ thư viện. Trước những nhiệm vụ đặt ra, các cán bộ TVQĐ luôn không ngừng nâng cao nghiệp vụ thư viện, tu dưỡng đạo đức, lý tưởng, phát huy tinh thần đoàn kết tốt, yêu nghề. K50 Thông tin - Thư viện 19
20. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 1.1.4. Vốn tài liệu thƣ viện Vốn tài liệu thư viện là một trong bốn yếu tố hình thành cơ quan TTTV, đóng vai trò vô cùng quan trọng và là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu trong hoạt động thư viện. Xét về loại hình tài liệu, hiện nay TVQĐ có các loại hình tài liệu sau: - Tài liệu dạng giấy: bao gồm các loại sách, báo - tạp chí, tư liệu, luận văn - luận án, thư mục - Tài liệu điện tử: gồm các CSDL điện tử, các CD-ROM, băng video, nguồn thông tin điện tử trên mạng Intranet MISTEN, sách điện tử toàn văn. 1.1.4.1. Tài liệu dạng giấy TVQĐ được hình thành và phát triển trong một thời gian khá dài, nên vốn tài liệu tương đối lớn, với nhiều tài liệu quí hiếm bằng nhiều thứ tiếng khác nhau. Ngoài tiếng Việt còn có một lượng tài liệu khá lớn của các nước khác như: Anh, Pháp, Nga, Đức, Trung Quốc, Tây Ban Nha, Lào, Campuchia Bên cạnh việc nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong quân đội, TVQĐ thường xuyên bổ sung tài liệu xuất bản công khai từ nhiều nhà xuất bản, cửa hàng sách Ngoài ra, thư viện còn có nguồn tài liệu mật, tài liệu quân sự, tài liệu quí hiếm rất lớn như sách xuất bản bằng giấy dó ở chiến khu Việt Bắc trong thời kì kháng chiến chống Pháp; sách xuất bản dưới thời Mỹ - nguỵ trước 1975 được nhập về dưới dạng thu hồi (1975 - 1977), đó là gần 2 vạn bản sách, báo, tài liệu đánh máy hoặc in ronêo (trong đó gần 15.000 tài liệu về quân sự). Thư viện còn có nguồn tài liệu tra cứu phong phú, khoảng hơn 7.000 tài liệu tra cứu khác nhau. Các tài liệu lưu chiểu, bổ sung chủ yếu là về lĩnh vực quân sự qua XUNHASABA, hoặc qua trao đổi với các thư viện nước ngoài, qua hình thức tặng biếu, thu mua của các tổ chức cá nhân. Trải qua 52 năm xây dựng và phát triển, từ 500 cuốn sách đầu tiên tới nay (2009) Thư viện đã có tổng số vốn tài liệu dạng giấy là 336.157 bản sách, tư liệu các loại (trong đó có 236.604 cuốn sách quốc văn, 22.280 cuốn tư liệu, 5.586 cuốn luận văn, luận án, 71.687 cuốn sách ngoại văn), 1.989 loại báo, tạp chí. Vốn tài liệu dạng giấy của TVQĐ có cơ cấu nội dung và ngôn ngữ rất phong phú. Có thể thấy điều này qua 2 bảng thống kê sau: K50 Thông tin - Thư viện 20
21. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Loại tài liệu Sách Báo - tạp chí Toàn bộ Ngoại Ngoại Nội dung vốn tài liệu Việt Việt văn văn TL về quân sự 34% 28% 45% 30% 40% TL về chính trị 29% 32% 33% 43% 45% TL về văn học nghệ thuật 28% 36% 7% 20% 8% Các loại tài liệu khác 9% 4% 15% 7% 7% Bảng 1: Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung Loại tài liệu Ngôn ngữ Sách Báo - tạp chí Việt 74% 49% Nga 12% 18% Anh 7.2% 14% Pháp 4% 13% Trung Quốc 2% 4% Nước khác 0.8% 2% Bảng 2: Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 1.1.4.2. Tài liệu điện tử Vốn tài liệu điện tử tại TVQĐ được chia làm 3 nhóm: * Các cơ sở dữ liệu Cho tới nay, thư viện đã xây dựng được các CSDL sau: - CSDL sách TVQĐ: được xây dựng từ năm 1998 tới nay đã có 91.593 biểu ghi thư mục trong đó 100% sách quân sự đã được xử lý (trừ sách tiếng Trung Quốc). - CSDL đăng ký Báo - Tạp chí. - CSDL bài trích Báo - Tạp chí: tập hợp tất cả các bài báo, tạp chí theo từng chuyên đề có nội dung về khoa học quân sự, chính trị, an ninh quốc phòng, hiện có 18.141 biểu ghi. - CSDL sách điện tử: bao gồm hơn 1.000 tài liệu điện tử toàn văn, trong đó: + CSDL sách điện tử: 935 biểu ghi K50 Thông tin - Thư viện 21
22. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh + CSDL sách điện tử mật: 168 biểu ghi - 27 CSDL chuyên đề, trong đó có 1 số CSDL tiêu biểu như: + CSDL “Điện Biên Phủ” gồm gần 4.000 biểu ghi thư mục, phản ánh tất cả các sách, báo-tạp chí, tư liệu, luận án luận văn có nội dung về chiến dịch Điện Biên Phủ và hàng năm vẫn tiếp tục bổ sung những biểu ghi mới. + CSDL “Hà Nội - Điện Biên Phủ trên không” gồm 2.000 biểu ghi có nội dung về sự kiện quân và dân miền bắc chiến thắng B52 của Đế quốc Mỹ. + CSDL “Bộ đội Trường Sơn đường Hồ Chí Minh” gồm 890 biểu ghi có nội dung về đường mòn Hồ Chí Minh. + CSDL “Nhà văn quân đội và tác phẩm” với gần 500 biểu ghi, phản ánh các tác phẩm của các nhà văn quân đội và những thông tin về họ. - CSDL quản lý bạn đọc: Với gần 3000 biểu ghi về bạn đọc thường xuyên của Thư viện. - CSDL sách Thư viện Quốc gia: là CSDL thư mục các loại sách được cung cấp từ Thư viện Quốc gia, với 200.000 biểu ghi, thường xuyên được cập nhật. - TVQĐ đang tiến hành xây dựng “CSDL Sách mượn”, hồi cố sách tiếng Việt và sách tiếng nước ngoài tại phòng Mượn, cho đến nay có 9.205 biểu ghi. * Các ấn phẩm điện tử (CD-ROM, băng video): hiện Thư viện có hơn 400 đĩa CD-ROM và băng video. * Nguồn lực thông tin trên mạng Intranet MISTEN Đây là mạng của ngành thông tin khoa học - công nghệ - môi trường quân sự, có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học - công nghệ - môi trường phục vụ lãnh đạo chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Hệ thống máy chủ và thiết bị cơ bản của mạng đặt tại Trung tâm Khoa học Quân sự BQP (trước đây là Trung tâm Thông tin Khoa học - Công nghệ - Môi trường BQP) do trung tâm vận hành, quản lý và bảo quản. Mạng MISTEN là mạng cung cấp thông tin lớn nhất, là nguồn khai thác cập nhật thông tin hiệu quả nhất mà TVQĐ đang sử dụng hiện nay. Trong mạng MISTEN, TVQĐ có thể truy cập tới các trang web của 15 đơn vị khác như: Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, Học viện Kỹ thuật Quân sự, Viện Chiến lược Quân sự, Trung tâm Nhiệt đới Việt - Nga, Quân khu 7, Binh chủng Pháo binh, Quân đoàn 1 K50 Thông tin - Thư viện 22
23. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh TVQĐ đã xây dựng trang web phục vụ thông tin trên mạng, đưa lên mạng các CSDL của mình, đồng thời tạo điều kiện truy cập và nhận thông tin của các cơ quan thông tin, thư viện trong quân đội (hàng vạn trang tài liệu dịch toàn văn) làm phong phú thêm kho tài liệu điện tử của mình, góp phần đáp ứng nhu cầu tin đa dạng và phong phú của bạn đọc một cách ngày càng nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Dưới đây là sơ đồ nguồn lực thông tin của TVQĐ: Vốn tài liệu Tài liệu Tài liệu dạng điện tử giấy Tài liệu Mạng CD- Tài liệu không Sách Cơ sở Intranet ROM công bố công bố điện tử dữ liệu MISTEN Băng VIDEO Luận Báo, tạp Thư Sách văn, Tư liệu chí mục Luận án Hình 3: Sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ Hàng năm TVQĐ bổ sung vào kho trung bình 4.000 tên tài liệu với khoảng gần 11.000 bản, hơn 320 loại báo, tạp chí trong và ngoài nước, ngoài ra Thư viện còn đặt mua thường xuyên các bản tin điện tử, báo tạp chí phát hành nội bộ quân đội, CD- ROM Do vậy, vốn tài liệu thư viện ngày càng hoàn thiện và đầy đủ, góp phần giúp Thư viện thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Là thư viện đầu ngành trong hệ thống quân đội, TVQĐ luôn xác định đúng vai trò chức năng và nhiệm vụ của mình. Thư viện có vốn tài liệu khá phong phú không ngừng sưu tầm bổ sung, hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, luôn có ý thức nâng cao trình độ phục vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc, góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đưa quân đội ta tiến lên chính quy hiện đại. K50 Thông tin - Thư viện 23
24. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 1.1.5. Đối tƣợng phục vụ và nhu cầu tin TVQĐ không chỉ là một thư viện chuyên ngành về quân sự mà còn 1à một trung tâm thông tin khoa học tổng hợp cho toàn quân, do đó ngoài phục vụ đối tượng trong ngành, Thư viện còn có nhiệm vụ nâng cao kiến thức về mọi mặt cho mọi đối tượng bạn đọc. Trước đây, TVQĐ chỉ phục vụ cho cán bộ chiến sỹ trong quân đội, đến nay mở rộng cho cả các đối tượng ngoài quân đội như cán bộ giảng viên, nhà báo, công nhân viên chức Nhà nước, cơ quan dân chính đảng, các trường đại học, sinh viên các trường đại học, các sinh viên nước ngoài đang học tập nghiên cứu ở Việt Nam Thông qua việc quan sát và nghiên cứu người dùng tin, TVQĐ đã chỉ ra 5 nhóm người dùng tin chủ yếu để từ đó có những nhận xét về nhu cầu tin của từng nhóm và ra những chính sách phát triển phù hợp. 1.1.5.1. Nhóm ngƣời làm công tác lãnh đạo, quản lý Người đọc thuộc nhóm này gồm các thủ trưởng Tổng cục, những người làm công tác lãnh đạo quản lý, chỉ huy các cấp trong và ngoài quân đội. Họ cần những thông tin để ra quyết định, chỉ đạo điều hành công việc. Yêu cầu thông tin của họ vừa có tầm bao quát rộng, vừa có giá trị thông tin cao, chính xác đầy đủ và cụ thể nhưng phải có độ súc tích cao. Việc lựa chọn thông tin cho nhóm này cần được nghiên cứu kĩ, phù hợp với trình độ và yêu cầu của họ. Thông tin cần cho nhóm người này thường là những vấn đề thời sự nóng hổi, các tài liệu chỉ đạo như: chỉ thị, nghị quyết các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, khoa học quản lý, các phương hướng phát triển của đất nước, của quân đội Phương pháp phục vụ chủ yếu dành cho nhóm người đọc này là phục vụ từ xa bằng cách cung cấp đến từng người các thư mục và ấn phẩm thông tin, cho mượn tài liệu theo những yêu cầu cụ thể. 1.1.5.2. Nhóm những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy Gồm những người đang tham gia các đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp Nhà nước các giáo sư, phó giáo sư, các giảng viên đại học Họ thường quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, tài liệu về một ngành khoa học nào đó ở diện hẹp nhưng phải là những tài liệu thực sự có giá trị nghiên cứu. Ngoài những thông tin mới, cập nhật, họ cần cả những tài liệu hồi cố. Mức độ hồi cố xa hay gần phụ thuộc vào ngành khoa học mà họ nghiên cứu. K50 Thông tin - Thư viện 24
25. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Người đọc nhóm này là những người hiểu biết, nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình. Do tiếp xúc với thư viện nhiều nên họ biết cách tra tìm tài liệu trên máy vi tính. Họ thường biết một đến hai ngoại ngữ, biết cách trình bày chính xác các nhu cầu và yêu cầu về tài liệu của mình. Nhóm người đọc này rất cần được thư viện quan tâm. Tính khoa học của thư viện được thể hiện rõ nét nhất trong việc phục vụ nhu cầu tin cho chính nhóm người này. 1.1.5.3. Nhóm cán bộ nhân viên cơ quan nhà nƣớc và tƣ nhân Nhóm này bao gồm các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng; cán bộ nhân viên các cơ quan nhà nước; các nhà báo, người làm công tác thông tin; cán bộ nhân viên các công ty và các cơ sở kinh doanh Thông tin cho nhóm này phải là những thông tin mới nhất, cập nhật nhất. Họ thường quan tâm đến báo, tạp chí và các bản tin nhanh Để phục vụ nhu cầu tin cho nhóm người đọc này, cán bộ thư viện phải rất năng động, làm sao để tài liệu nhập về thư viện nhanh nhất, nắm vững các thông tin mới để giới thiệu cho người đọc. 1.1.5.4. Nhóm nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên Hiện nay Thư viện tổ chức phục vụ nhóm bạn đọc là nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên các trường trong và ngoài quân đội. Người đọc thuộc nhóm này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm khoá luận tốt nghiệp, luận văn, luận án. Thông tin mà họ sử dụng thường rộng và không quá chuyên sâu. Đó là những kiến thức cơ bản về ngành khoa học. Họ quan tâm cả những tài liệu hồi cố. Do chưa thật quen với việc sử dụng thư viện nên họ thường bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm thông tin. Vì vậy cán bộ thư viện cần chú ý hướng dẫn họ phương pháp sử dụng mục lục thư viện, sử dụng các tài liệu tra cứu, cách tìm tin trên máy vi tính 1.1.5.5. Cán bộ hƣu trí trong và ngoài quân đội Người đọc nhóm này thuộc này thường là các cán bộ, sĩ quan trung cao cấp trong quân đội, các cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý ở các viện đã nghỉ hưu. Họ là những người hiểu biết rộng, có nhiều kinh nghiệm, đến thư viện để củng cố, cập nhật kiến thức, để viết hồi kí và để giải trí Họ thường quan tâm đến các tài liệu chính trị - xã hội, lịch sử và văn học. Họ có nhiều thời gian nên đến thư viện đều đặn nhất và thường rất tâm huyết với việc góp sức xây dựng thư viện, là những người đọc tích cực, là những hạt nhân của phong trào đọc sách cũng như tuyên K50 Thông tin - Thư viện 25
26. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh truyền giới thiệu sách. Đối với người đọc nhóm này thư viện cần chủ động giới thiệu cho họ những sách hay, sách tốt, những sách đang gây sự chú ý của dư luận, đồng thời xin ý kiến nhận xét của họ về cuốn sách đó. Việc phân chia thành các nhóm người dùng tin chỉ mang tính chất tương đối, trên thực tế công tác phục vụ tuỳ thuộc phần lớn vào tài liệu mà họ quan tâm, lĩnh vực mà họ đang làm. Vì vậy, các cán bộ thư viện cần nắm được nhu cầu tin của từng bạn đọc để có biện pháp và phương thức phục vụ thích hợp, hiệu quả. 1.2. Nguồn tài liệu xám Tài liệu xám là một trong ba dạng tồn tại chủ yếu của thông tin khoa học, bao gồm: - Dạng tài liệu đầu tiên là “tài liệu trắng” (white literature) hay tài liệu xuất bản, bao gồm các loại sách, báo - tạp chí được xuất bản, phân phối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các hiệu sách - Dạng thứ hai là “tài liệu phù du” (ephemeral). Đó là các tờ quảng cáo, thông báo chương trình biểu diễn của các nhà hát hay chương trình của các công ty du lịch Đây là những loại tài liệu có thời gian tồn tại ngắn, có giá trị thông tin không lớn và thường không được các cơ quan thông tin thu thập. - Ở giữa 2 dạng tài liệu trên là loại tài liệu không xuất bản, còn gọi là “tài liệu xám” (gray literature). “Tuy là tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn được công bố khá rộng rãi dưới những kênh phân phối đặc biệt và thu hút được nhiều sự quan tâm theo dõi của những người làm công tác thông tin khoa học”.[12,10] 1.2.1. Định nghĩa về tài liệu xám Thuật ngữ “tài liệu xám” xuất hiện lần đầu tiên lại Hoa Kỳ, do một nhóm chuyên gia mà sau này thuộc “Nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu xám của chính phủ Hoa Kỳ” (US Government’s Interagency Gray literature working group) sử dụng. “Theo nhóm chuyên gia này, tài liệu xám được hiểu là nguồn tài liệu trong và ngoài nước, có được qua các kênh đặc biệt mà không thể có qua các kênh hoặc hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thư mục thông thường” [12,10-11]. Những tài liệu này được chia làm 2 loại: tài liệu công bố hạn chế và tài liệu mật, không công bố. K50 Thông tin - Thư viện 26
27. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Tại hội nghị quốc tế về tài liệu xám ở Luxembourg năm 1997, “tài liệu xám” đã được định nghĩa như sau: “Tài liệu xám là tất cả các tài liệu được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, các trường học, các tổ chức thương mại, công nghiệp dưới dạng in hoặc điện tử và không kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại” [12,11]. Có thể coi đây là định nghĩa mới nhất được chấp nhận một cách rộng rãi về tài liệu xám. 1.2.2. Đặc điểm của tài liệu xám Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác: - Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không được kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thư mục thông thường. - Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu, là những thông tin mà bình thường không thể có được qua các tài liệu xuất bản. - Tài liệu xám thường có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm. - Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã được nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác. - Tài liệu xám thường ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thường, vì vậy có tính cập nhật cao. - Tài liệu xám đang được sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong cộng đồng các cơ quan TTTV. - Tuy nhiên, do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng toàn cầu Internet, số lượng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại chưa có quy định chặt chẽ để kiểm soát. Vì vậy, loại tài liệu này có độ phân tán, tản mạn và dễ bị nhiễu tin. Độ tin cậy của tài liệu xám rất thất thường, tùy thuộc vào từng tài liệu riêng biệt. Có những tài liệu có tỉ lệ nhiễu tin rất lớn, ảnh hưởng tới việc thu thập, quản trị, kiểm soát và xây dựng nguồn thông tin. 1.2.3. Các dạng của tài liệu xám Cùng với sự đa dạng về nội dung thông tin, tài liệu xám tồn tại ở rất nhiều dạng khác nhau. Theo TS. Nguyễn Viết Nghĩa, tài liệu xám có thể phân thành các dạng như sau: K50 Thông tin - Thư viện 27
28. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Các luận án nghiên cứu khoa học - Các báo cáo tổng kết các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, khảo nghiệm - Các báo cáo của các cơ quan chính phủ - Các báo cáo nghiên cứu tình hình thị trường, giá cả - Các báo cáo của các đoàn tham quan, thực tập, khảo sát ở nước ngoài - Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo khoa học - Tạp chí, bản tin nội bộ - Các ấn phẩm thông tin của các cơ quan thông tin - Các tờ tin, tờ bướm - Các bản in thử - Bản dịch tài liệu nước ngoài - Tài liệu thương mại - Báo cáo hàng năm của các công ty, các viện, các trường Các tài liệu này có thể ở dạng giấy và dạng điện tử (được đăng trên các trang web, CD-ROM ) 1.2.4. Vai trò của tài liệu xám Các loại tài liệu xám thông thường được tạo ra với mục đích làm tài liệu nội bộ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhưng chúng lại chứa đựng một lượng thông tin khá phong phú và rất có giá trị. Nội dung thông tin chứa trong tài liệu xám thường là về khoa học công nghệ, mang tính đa dạng, chứa đựng những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên cứu khoa học và sản xuất thử. Thông tin trong các loại tài liệu xám phản ánh một cách đầy đủ thành tựu khoa học của các quốc gia, tổ chức, cá nhân tạo ra nó. Số lượng và chất lượng nguồn tài liệu xám là thước đo đánh giá sự phát triển khoa học công nghệ của mỗi quóc gia, tổ chức, đồng thời cũng là thước đo để đánh giá tư duy khoa học và đóng góp cho khoa học của cá nhân các nhà khoa học. Tài liệu xám thường không được xuất bản và công bố rộng rãi. Thông tin trong tài liệu xám không thể có được qua các tài liệu công bố thông thường và các thông tin này thường rất kịp thời. Hàm lượng tri thức trong tài liệu xám rất lớn vì hầu hết các tài liệu xám là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học, của hoạt động trí óc ở mức độ cao. Do đó, tài liệu xám là nguồn bổ sung tốt cho các tài liệu xuất K50 Thông tin - Thư viện 28
29. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh bản chính thống, là cơ sở để phát triển khoa học - kỹ thuật - công nghệ. Việc tiếp cận các nguồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn, không chỉ giúp nâng cao dân trí nói chung mà còn giúp các nhà khoa học, các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền của nhờ được kế thừa, tiếp thu kết quả nghiên cứu của những người đi trước. Trên thế giới, “việc tìm kiếm, thu thập, khai thác tài liệu xám đã được xem là một phần của chiến lược hình thành ngân hàng tài liệu xám ở nhiều quốc gia” [12,12]. “Ở Châu Âu từ năm 1980 đã hình thành một tổ chức chuyên thu thập, xử lý tài liệu xám có tên là EAGLE với thành viên là 7 thư viện và trung tâm thông tin từ 7 nước thành viên của Liên hiệp Châu Âu (EU). Tới năm 1992, tổ chức này đã mở rộng tới tất cả 15 nước thành viên của EU. CSDL SIGLE của tổ chức này hiện có tới 480.000 biểu ghi thư mục về tài liệu xám và tốc độ cập nhật mỗi năm một tăng.” [12,12] Thư viện là kho tàng lưu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lượng tri thức, hàm lượng chất xám rất cao, nội dung được cập nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp các cơ quan TTTV thực hiện tốt hơn chức trách của mình. Đặc biệt đối với những thư viện chuyên ngành như TVQĐ, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý và khai thác tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho NDT. K50 Thông tin - Thư viện 29
30. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 2.1. Giới thiệu các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học Tài liệu xám chủ yếu là kết quả của các hoạt động nghiên cứu khoa học. Để quản lý tốt nguồn tài liệu xám, các cơ quan TTTV phải dựa vào các quy định, các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học. Ở nước ta, về cơ bản các nguồn lực để triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nước trực tiếp cung cấp hoặc được đảm bảo thông qua Nhà nước. Bởi vậy nguồn tin khoa học được xem là một loại nguồn lực, một loại tài sản của quốc gia và do đó cần được quản lý một cách thống nhất. Nhà nước ta rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác nguồn tin các loại. - Luật Khoa học và Công nghệ, được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2001). - Nghị định số 159/2004/NĐ-CP do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 31/8/2004 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ. Tại Điều 17 của Nghị định số 159/2004/NĐ-CP đã quy định rõ: “1. Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị tiến sĩ tại Việt Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 2. Công dân Việt Nam bảo vệ học vị tiến sĩ khoa học hoặc tiến sĩ ở nước ngoài khi về nước phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 3. Công dân Việt Nam và công dân nước ngoài bảo vệ học vị thạc sĩ tại Việt Nam, trước khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thư viện của cơ sở đào tạo. Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nước ngoài, khi về nước phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thư viện nơi cử đi đào tạo”. [3] - Nghị định số 30/2006/NĐ-CP do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 29/3/2006 về thống kê khoa học và công nghệ. K50 Thông tin - Thư viện 30
31. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16 tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ). - Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30/7/2002 của BQP về đẩy mạnh công tác thông tin khoa học - công nghệ - môi trường trong quân đội. TVQĐ đã căn cứ vào các luật, nghị định, quy chế của Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ cũng như của TCCT và chức năng, nhiệm vụ của Thư viện để tổ chức thu thập tài liệu xám. Tuy nhiên đến nay Thư viện chưa có một văn bản pháp lý cụ thể nào để thực hiện chức năng này. 2.2. Các loại tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội Tài liệu xám hay còn gọi là tài liệu không xuất bản nhưng vẫn được phổ biến khá rộng rãi dưới những kênh phân phối đặc biệt, ngày càng thu hút sự quan tâm của người dùng tin. Nội dung thông tin trong tài liệu xám rất phong phú, đa dạng, cần thiết đối với người dùng tin trong nghiên cứu khoa học và nghiên cứu triển khai. Tài liệu xám tại TVQĐ tồn tại ở 2 dạng: dạng giấy và dạng điện tử, được thể hiện qua sơ đồ sau đây: Tài liệu xám Dạng giấy Dạng điện tử Ấn phẩm Luận văn, Luận văn, thông tin Sách, báo, luận án, đề Thông tin Tƣ liệu luận án phục vụ bản tin tài nghiên trên mạng lãnh đạo nội bộ cứu dƣới MISTEN dạng file Thông tin Tài liệu Thông tin nhanh nghiên cứu chuyên đề phục vụ phục vụ lãnh đạo lãnh đạo chỉ huy Hình 4: Sơ đồ các loại tài liệu xám của TVQĐ K50 Thông tin - Thư viện 31
32. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Cụ thể từng loại như sau: 2.2.1. Tài liệu xám dạng giấy Tài liệu xám dưới dạng giấy bao gồm nhiều loại: tài liệu xuất bản trong nội bộ quân đội được đưa vào dưới dạng nộp lưu chiểu và các tài liệu dạng đặc biệt được nhập về từ nhiều nguồn khác nhau: sách xuất bản bằng giấy dó ở chiến khu Việt Bắc được thu thập từ các tủ sách dã chiến của các đơn vị bộ đội trong những năm kháng chiến chống Pháp; các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo; hơn 20.000 bản tư liệu đánh máy hoặc in roneo và các loại luận văn, luận án khác. Những loại tài liệu này được quản lý chặt chẽ và có những quy định phục vụ riêng. 2.2.1.1. Luận văn, luận án TVQĐ, với chức năng phục vụ nghiên cứu khoa học, đã có kho luận văn, luận án trong thành phần vốn tài liệu của mình. Từ năm 1975, Thư viện đã xác định việc bổ sung những luận văn, luận án của các cán bộ, sĩ quan trong quân đội nghiên cứu về đề tài chiến tranh và những vấn đề có liên quan là một trong những nhiệm vụ của công tác phát triển vốn tài liệu thư viện. Ngoài những luận văn, luận án chuyên ngành quân sự và các lĩnh vực khác trong hoạt động quân sự - chính trị, Thư viện còn có một số luận văn về chuyên ngành TTTV. Các luận văn này chủ yếu của cán bộ Thư viện hoặc viết về Thư viện. Đến nay, TVQĐ bằng nhiều hình thức đã bổ sung được 5.586 cuốn luận văn, luận án, hầu hết là luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chỉ có một bộ phận nhỏ là các khóa luận tốt nghiệp. Kho luận văn - luận án của TVQĐ tuy số lượng chưa nhiều song đã làm đa dạng thêm vốn tài liệu của Thư viện, đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu của bạn đọc. 2.2.1.2. Tƣ liệu Tư liệu là tên gọi chung cho rất nhiều loại tài liệu xám của TVQĐ. Đó là: - Các văn bản chỉ thị, nghị quyết, quyết định vạch ra chiến lược, chiến thuật của các cấp ủy đảng ban hành trong 2 cuộc kháng chiến chống xâm lược. - Các báo cáo về tình hình phát triển của các vùng, miền, khu vực trong nước trong những năm kháng chiến chống Pháp và Mỹ. - Các báo cáo sau chuyến công tác nước ngoài của các nhà lãnh đạo. - Các bài viết, bài tham luận của các nhà chính trị, lãnh đạo, nhà nghiên cứu có nội dung về chính trị, quân sự, kinh tế - xã hội. - Các bản dịch tài liệu nước ngoài có nội dung liên quan đến chính trị, quân sự, đặc biệt là về Việt Nam và Đông Dương. - Các kỷ yếu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngoài quân đội. K50 Thông tin - Thư viện 32
33. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Các báo cáo tổng kết đề tài, công trình nghiên cứu khoa học Thư viện bắt đầu tiến hành bổ sung tư liệu từ năm 1963, đến nay kho tư liệu của Thư viện đã có 22.280 bản. Đây là những tài liệu gốc được đánh máy hoặc tài liệu sao chụp, được bảo quản ở kho riêng biệt. Nội dung kho tư liệu rất phong phú, đa dạng, bao gồm cả những tư liệu mật, không phổ biến. Chúng có ký hiệu riêng và có nguyên tắc phục vụ riêng. Kho tư liệu này chủ yếu phục vụ nghiên cứu, tổng kết chiến tranh, tổng kết công tác đảng, công tác chính trị trong quân đội nhân dân Việt Nam. Trong số vốn tư liệu của TVQĐ có rất nhiều chỉ thị, nghị quyết, văn bản của đảng ủy các cấp ra đời trong cuộc kháng chiến chống Mỹ. Số tư liệu này phần lớn là văn bản gốc, do đó có giá trị nghiên cứu rất cao và thực tế đã góp phần rất quan trọng vào các công trình nghiên cứu về quân sự. Ngoài các văn bản được viết bằng tiếng Việt, kho tư liệu còn chứa những tài liệu được dịch từ tiếng nước ngoài, do các tác giả nước ngoài viết. Những tư liệu này có giá trị rất cao, nhiều cuốn là bản duy nhất trong cả nước, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu và quản lý, lãnh đạo, đặc biệt là công tác chỉ huy trong quân đội. 2.2.1.3. Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Từ cuối những năm 80 đầu những năm 90 của thế kỷ XX đến nay, do sự phát triển của khoa học, công nghệ thông tin, cùng với sự hỗ trợ kết hợp giữa công tác thông tin và thư viện ngày càng được quan tâm. Phòng Thông tin - thư mục – máy tính TVQĐ đã tập trung biên soạn các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy cấp chiến lược, chiến dịch như: Thông tin chuyên đề; Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy; Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo. * Thông tin chuyên đề Từ 1989 đến nay nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của cán bộ cao cấp trong quân đội, Phòng Thông tin - thư mục – máy tính của TVQĐ đã phối hợp với Phòng Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trường TCCT cùng biên soạn “Thông tin chuyên đề”, nhằm cung cấp cho cán bộ chỉ huy các tài liệu khoa học xã hội và nhân văn quân sự và những thông tin liên quan. Đến nay đã biên soạn được gần 200 số Thông tin chuyên đề, cung cấp đấy đủ những thông tin cần thiết, góp phần củng cố lý luận chính trị tư tưởng của quân đội ta. Một số chuyên đề thư mục đáng chú ý là: “Hồ Chủ tịch với khoa học quân sự”; “Về phòng thủ quốc gia”; “Về khoa học kĩ thuật và quân sử”; “Về kinh tế quốc phòng”; “Về nhà nước và pháp luật” Các ấn K50 Thông tin - Thư viện 33
34. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh phẩm thông tin chuyên đề thường giới thiệu các bài viết của các nhà khoa học, các bài dịch, các bài tổng luận về một vấn đề đang được quan tâm. Đặc điểm nổi bật của loại hình ấn phẩm thông tin chuyên đề là: thống kê giới thiệu một cách đầy đủ, chi tiết, có hệ thống tất cả các thông tin cần thiết về một vấn đề nhất định, phục vụ cho nhiệm vụ chính trị quân sự trước mắt của Đảng, Nhà nước và quân đội. Ấn phẩm thông tin chuyên đề ra hàng tháng hoặc 2 tháng/1 kỳ, giúp bạn đọc nắm bắt nhanh chóng đầy đủ có hệ thống và tương đối sâu về một vấn đề mà họ quan tâm. * Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy Với tính chất đặc thù của một thư viện chuyên ngành về lĩnh vực quân sự, TVQĐ có một nhóm đối tượng phục vụ lớn là các cán bộ chỉ huy, các cán bộ lãnh đạo, tướng lĩnh, những người luôn phải ra các quyết định quan trọng liên quan đến ổn định và phát triển của quốc gia. Chính vì vậy, từ năm 1995 theo yêu cầu của một số đồng chí lãnh đạo cao cấp, TVQĐ đã biên soạn ấn phẩm “Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy”. Nội dung được phản ánh trong các ấn phẩm “Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy” thường là những bài dịch, bài tổng thuật, bài viết về một vấn đề cụ thể theo yêu cầu của cá nhân lãnh đạo chỉ huy. Vì vậy, ấn phẩm này không được xuất bản định kỳ mà chỉ khi nào có yêu cầu của lãnh đạo, chỉ huy hoặc cơ quan nghiên cứu về một vấn đề cụ thể. Ví dụ, cuối năm 2004, thủ trưởng TCCT yêu cầu thư viện cung cấp những sự kiện tiêu biểu đã điển ra trong năm 2004 ở Việt Nam và trên thế giới. Cán bộ thông tin - thư mục sưu tầm từ nhiều nguồn (sách, báo, tạp chí, CSDL trên máy tính hoặc trên mạng), sau khi sưu tập đầy đủ cán bộ thư mục làm tóm tắt, tổng thuật hoặc dịch, trích dẫn và sắp xếp những thông tin quan trọng nhất về vấn đề đó cung cấp cho cán bộ lãnh đạo dưới dạng văn bản. Yêu cầu của một ấn phẩm “Thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo chỉ huy” là phải đảm bảo được tính cô đọng, ngắn gọn, nhanh chóng, chính xác, lượng từ ngắn nhất nhưng thông tin phải đầy đủ nhất. Chính vì vậy cán bộ làm công tác biên soạn ấn phẩm này phải có trình độ hiểu biết sâu rộng về chuyên ngành quân sự - chính trị, thông thạo ngoại ngữ để làm tổng thuật, dịch thuật tóm tắt và thông thạo công tác nghiệp vụ tra cứu thông tin cả hiện đại và truyền thống, tìm hiểu các nguồn cung cấp thông tin. K50 Thông tin - Thư viện 34
35. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh * Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo Là loại hình ấn phẩm thông tin được TVQĐ biên soạn từ tháng 10/1997 theo yêu cầu của lãnh đạo BQP và TCCT. Đây là loại tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu nâng cao, mở rộng tầm nhận thức cho cán bộ lãnh đạo chỉ huy trong quân đội. Nguồn tài liệu chính để biên soạn loại ấn phẩm thông tin này có nội dung về kinh tế, chính trị, quan hệ quốc tế, pháp luật, các vấn đề lý luận và thực tiễn của chiến lược quốc phòng an ninh Nguồn tài liệu khai thác khá phong phú và toàn diện từ sách, báo - tạp chí, tài liệu chưa xuất bản, tài liệu nội bộ, các tài liệu phi văn bản Đây thực chất là những bài trích và tổng thuật, trong đó nội dung được chọn lọc, trình bày cô đọng có hệ thống khoa học các thông tin về một vấn đề cụ thể. TCCT giao nhiệm vụ cho TVQĐ biên soạn và cấp phát “Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo” đến các cán bộ lãnh đạo chỉ huy cấp chiến dịch, chiến lược. Nội dung được đề cập những vấn đề thời sự nóng hổi đang diễn ra trong nước và trên thế giới, thuộc các lĩnh vực quân sự, khoa học xã hội và nhân văn ra định kỳ 1 tháng/1 số, với số lượng từ 300 - 400 bản. Đề tài mỗi số do Phòng Thông tin - thư mục – máy tính chọn, căn cứ vào nhu cầu và tình hình cụ thể, Ví dụ: - Năm 2005 biên soạn ấn phẩm thông tin “Diễn biến hoà bình của Mỹ và phương Tây thời kì hậu chiến tranh lạnh” - Tháng 1/2008 biên soạn “Nước Nga và cuộc bầu cử tổng thống Nga năm 2008” - Tháng 3/2009 biên soạn “Cuộc khủng hoảng tài chính, cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu và các giải pháp ứng phó của Việt Nam” Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo đã đảm bảo được 5 yêu cầu: Tính kịp thời; Tính chính xác (độ tin cậy cao); Tính bảo mật; Đa dạng phong phú về nội dung; Tính dự báo. Sau khi biên soạn, các tài liệu này sẽ được Ban Giám đốc TVQĐ và các cán bộ chuyên môn duyệt và thông qua nội dung lần cuối. Sau đó tài liệu được in và đóng thành tập, xuất bản và cấp phát trực tiếp đến đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chỉ huy và thư viện các đơn vị trong toàn quân. 2.2.1.4. Các loại sách, báo, bản tin lưu hành nội bộ Sách lưu hành nội bộ chủ yếu là sách nộp lưu chiểu của Nhà xuất bản Quân đội cũng như của các cơ quan đơn vị khác trong quân đội. Nội dung của loại sách K50 Thông tin - Thư viện 35
36. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh này hầu hết là về các vấn đề nghiên cứu khoa học quân sự, nghệ thuật quân sự, các tài liệu chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về quân đội. Ngoài ra còn có sách phục vụ công tác đảng, công tác chính trị nên tính định hướng, tính thời sự rất cao, đáp ứng yêu cầu xây dựng quân đội vững mạnh toàn diện và được tập trung trong kho lưu chiểu của TVQĐ. Theo số liệu tính đến tháng 4/2009, tổng số sách lưu chiểu là 11.312 bản. Trong số này, sách lưu hành nội bộ chiếm khoảng 1/3. Thư viện còn lưu giữ hơn 60 loại báo, tạp chí và các bản tin nội bộ của các quân khu, quân đoàn và các đơn vị quân binh chủng phát hành. 2.2.2. Tài liệu xám dạng điện tử Tài liệu xám dạng điện tử của TVQĐ bao gồm một số loại: - Các luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học dưới dạng file máy tính (tệp tin điện tử). - Thông tin trên mạng cục bộ MISTEN. Những thông tin truyền tải trên mạng là: CSDL thư mục, CSDL toàn văn, CSDL vũ khí trang thiết bị, CSDL khoa học công nghệ, các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, CSDL của những hãng tin nước ngoài, CSDL chuyên đề, tạp chí khoa học quân sự, bản tin điện tử, thông tin khai thác từ Intemet, trao đổi thư tín điện tử, tư liệu hình ảnh, các thông tin khác Trong số này, rất nhiều thông tin thuộc loại tài liệu xám. Thông tin trên mạng được xây dựng trên công nghệ website, việc khai thác đơn giản và thuận tiện. Với các thông tin định kì: thông tin thu từ mạng MISTEN (nằm trong trang đầu của trang web, có thể xem trực tiếp hoặc in ra máy); bản tin điện tử xuất bản định kì mỗi tháng 2 số, tổng hợp những thông tin nổi bật nhất về quân sự, khoa học công nghệ môi trường, các mảng chính của bản tin được sắp xếp theo số hoặc theo mục, chỉ cần kích chuột vào số hay mục chứa thông tin đó sẽ cho kết quả. Mạng MISTEN kết nối với các phòng Khoa học - công nghệ - môi trường của các đơn vị và hạn chế người sử dụng. Hiện nay, mạng này chỉ phục vụ chủ yếu các nhà lãnh đạo, chỉ huy, các cán bộ thư viện mà chưa đưa ra phục vụ rộng rãi. Nguồn thông tin điện tử này luôn được cập nhật kịp thời những thông tin thời sự, phù hợp và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của các nhà lãnh đạo, các nhà nghiên cứu về quân sự - chính trị. K50 Thông tin - Thư viện 36
37. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Hình 5: Giao diện trang chủ TVQĐ trên mạng MISTEN 2.3. Thực trạng công tác thu thập tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội 2.3.1. Số lƣợng bổ sung Hàng năm, TVQĐ vẫn thường xuyên bổ sung các loại tài liệu xám, đặc biệt là tư liệu và luận văn, luận án. Cụ thể số liệu bổ sung từ năm 2004 đến nay của 2 loại tài liệu trên như sau: Loại tài liệu Tƣ liệu Luận văn - Luận án Năm (cuốn) (cuốn) 2004 531 338 2005 435 534 2006 292 234 2007 254 135 2008 221 398 Quý I/2009 48 78 Bảng 3: Số lượng bổ sung tư liệu và luận văn – luận án của TVQĐ từ năm 2004 đến nay Đối với các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, Thư viện thu thập tài liệu và tự biên soạn chứ không bổ sung từ các nguồn bên ngoài. Thông thường, ấn phẩm “Thông tin chuyên đề” ra hàng tháng hoặc 2 tháng 1 kỳ, “Thông tin nhanh phục vụ K50 Thông tin - Thư viện 37
38. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh lãnh đạo, chỉ huy” không được xuất bản định kỳ mà chỉ khi nào có yêu cầu của lãnh đạo và “Tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo” ra mỗi tháng 1 kỳ. Các loại sách lưu hành nội bộ do bổ sung cùng với các loại sách lưu chiểu khác nên không có số liệu thống kê chi tiết. Mỗi năm, Thư viện nhập về khoảng 200 - 300 cuốn tài liệu dạng này. Báo, tạp chí và bản tin nội bộ của các đơn vị được nhập về theo định kỳ, có thể là hàng năm, hàng quý, hàng tháng hoặc hàng tuần, hàng ngày tùy từng loại. 2.3.2. Kinh phí bổ sung Hàng năm, TVQĐ được cấp một nguồn kinh phí cho hoạt động tại chỗ của Thư viện, tuy không nhiều nhưng tương đối ổn định. Thư viện sử dụng khoảng 50% nguồn kinh phí để bổ sung vốn tài liệu. Trung bình, kinh phí bổ sung của Thư viện là khoảng 1,2 - 1,3 tỷ đồng/năm. Trong số này, bổ sung tài liệu xám chiếm khoảng 10 - 15%, ở mức trung bình. Tỷ lệ này cho thấy loại hình tài liệu xám của TVQĐ chưa được chú trọng đúng với tầm quan trọng của nó. 2.3.3. Các nguồn bổ sung Giống như tất cả các thư viện khác, TVQĐ thường bổ sung tài liệu qua 4 phương thức chính: mua; nhận lưu chiểu; trao đổi và nhận biếu tặng; sao chụp. Tài liệu xám cũng được bổ sung vào Thư viện chủ yếu qua các kênh trên. Ngoài ra, do đặc thù của loại tài liệu này là không được công bố rộng rãi nên Thư viện còn bổ sung theo một phương thức quan trọng nữa là sưu tầm trong nhân dân. 2.3.3.1. Mua Nếu như đối với các loại sách báo, nguồn mua là nguồn bổ sung chủ đạo thì đối với các loại tài liệu xám, đây lại không phải là nguồn bổ sung quan trọng. Các loại tài liệu xám cũng được nhập về Thư viện qua kênh này nhưng không đáng kể. Do tính chất đặc thù của tài liệu xám, vấn đề về quyền sở hữu trí tuệ rất được quan tâm trong việc thu thập các tài liệu dạng này. Thông thường, các luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu không được mua bán mà chỉ có thể xin phép sao chụp với mục đích lưu trữ, nghiên cứu. Trên thực tế, khi không thể mua được bản “cứng” (hard copy - tài liệu dạng giấy) các luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu, Thư viện vẫn có thể liên hệ với một số cơ quan hoặc các tác giả để mua lại bản “mềm” (soft copy - tài liệu dưới dạng tệp tin điện tử) các tài liệu đó. Các bản mềm này được bổ sung vào vốn tài liệu xám dạng điện tử của Thư viện. Tuy nhiên, số K50 Thông tin - Thư viện 38
39. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh lượng các tài liệu xám dạng điện tử được bổ sung theo phương pháp này vẫn rất hạn chế. Trong các loại hình tài liệu xám, nguồn mua thường được áp dụng với các bản tin nội bộ của các cơ quan, đơn vị chủ yếu là ngoài quân đội. Đó thường là các cơ quan: Ban Biên giới Chính phủ, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Viện Chiến lược (Bộ Công an), Tổng cục 5 (Bộ Công an) Đây là một bộ phận rất nhỏ trong vốn tài liệu xám của Thư viện. Thực trạng này cũng phù hợp với nguồn kinh phí hạn hẹp mà Thư viện dành cho bổ sung tài liệu xám. 2.3.3.2. Nhận lƣu chiểu Nguồn lưu chiểu chủ yếu dành cho bổ sung các sách báo nội bộ trong quân đội. Theo yêu cầu của lãnh đạo BQP và TCCT cùng với sự vận động của TVQĐ, các đơn vị trong toàn quân đã thường xuyên nộp lưu chiểu các ấn phẩm nội bộ về Thư viện. Thông thường, đó là các sách, báo, tạp chí, bản tin nội bộ từ các cơ quan Quân khu, Quân đoàn, Binh chủng trong hệ thống quân đội hoặc xuất bản qua Nhà xuất bản Quân đội nhưng chỉ lưu hành trong khối các cơ quan quân đội mà không được bán ra thị trường. Theo quy định của BQP, mỗi tên sách do các cơ quan trong quân đội xuất bản phải nộp 02 bản về TVQĐ. Tuy nhiên trên thực tế, do không kiểm soát được hết nguồn tài liệu nội bộ của các cơ quan nên số lượng sách nộp lưu chiểu về Thư viện còn hạn chế. Nguồn báo, tạp chí nội bộ được nộp lưu chiểu đầy đủ hơn. Hiện nay, TVQĐ có gần như toàn bộ - khoảng 60 đầu báo, tạp chí, bản tin nội bộ của các đơn vị, quân khu, quân đoàn và các binh chủng như: Quân khu 1, Quân khu 2, Quân khu 4, Quân khu 7, Phòng không - Không quân Các ấn phẩm này được giao đến Thư viện hàng kỳ theo đường quân bưu. Nguồn lưu chiểu còn là nguồn bổ sung cho các tài liệu luận văn, luận án. Các luận văn, luận án của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội, được bảo vệ tại các cơ quan, các học viện quân sự cần phải nộp 01 bản lưu chiểu về TVQĐ. Mặc dù TCCT đã có công văn yêu cầu các cá nhân trong quân đội có công trình khoa học (gồm cả luận văn, luận án và đề tài khoa học các cấp) nộp lưu chiểu 01 bản về TVQĐ nhưng cho đến nay vẫn chưa có một quy chế nào quản lý chặt chẽ về vấn đề này. Do vậy có những đơn vị vẫn không chấp hành việc nộp lưu chiểu cho Thư viện. Các tài liệu loại này chủ yếu vẫn được bổ sung qua kênh sao chụp (có trả tiền). K50 Thông tin - Thư viện 39
40. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 2.3.3.3. Trao đổi và nhận biếu tặng * Trao đổi Trao đổi cũng là một nguồn bổ sung quan trọng đối với tài liệu xám của TVQĐ. Dạng điển hình của nguồn này là Hội nghị giao tin (hay còn gọi là Hội chợ tin). Đây là hoạt động TTTV quan trọng được tổ chức từ cuối những năm 70 của thế kỷ XX cho đến nay do Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP chủ trì và địa điểm đặt tại TVQĐ. Hội nghị này vẫn được duy trì đều đặn, tổ chức hàng tuần nhằm mục đích giới thiệu trực tiếp cho người dùng tin (cá nhân và tổ chức) những sản phẩm và dịch vụ của hơn 40 cơ quan TTTV thuộc Trung ương, thành phố và quân đội trên địa bàn Hà Nội. Một số cơ quan tiêu biểu tham gia hội nghị này là: - Khối cơ quan trong quân đội: Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP, Ban Từ điển Quân sự, Viện Chiến lược quân sự, Viện Lịch sử quân sự Việt Nam, Học viện Kỹ thuật quân sự, Học viện Quốc phòng, Học viện Chính trị quân sự - Khối cơ quan ngoài quân đội: Viện Khoa học xã hội Việt Nam (trong đó có các Viện nghiên cứu: Viện Đông Nam Á, Viện nghiên cứu Châu Âu ), Ban Tuyên giáo Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Đối ngoại Trung ương, Ban Biên giới (Bộ Ngoại giao), Viện Chiến lược (Bộ Công an), Viện Quản lý Kinh tế Trung ương, Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh (trong đó có các Viện: Viện Mác - Lênin, Viện nghiên cứu Hồ Chí Minh, Viện Lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam). Tại Hội nghị giao tin, đại diện của các cơ quan TTTV sẽ mang tới những tài liệu, sản phẩm thông tin của cơ quan mình (hầu hết là các tài liệu xám) để trao đổi lẫn nhau. Hội nghị này đã tạo ra môi trường giao tiếp giữa những người cung cấp sản phẩm - dịch vụ TTTV với nhau và qua hội nghị, họ cũng trở thành những người sử dụng các sản phẩm - dịch vụ đó. Có thể nói đây là vừa là một phương thức bổ sung vừa là cách marketing TTTV rất đặc biệt, hữu hiệu và tiết kiệm chi phí. Thêm vào đó, hội nghị này còn làm tăng cường mối liên hệ giữa các cơ quan TTTV trên địa bàn thành phố. Ngoài ra, trước đây, TVQĐ còn tiến hành các hoạt động trao đổi tài liệu nghiên cứu với các thư viện nước ngoài, đặc biệt là các nước trong khối xã hội chủ nghĩa trước đây như: Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc và hai nước láng giềng Lào, K50 Thông tin - Thư viện 40
41. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Campuchia. Tuy nhiên, từ những năm 90 của thế kỷ XX, khi hệ thống xã hội chủ nghĩa sụp đổ ở Đông Âu, hình thức trao đổi trên đã chững lại. Đến nay, trong kho của TVQĐ còn lưu trữ được khoảng gần 1.000 cuốn tài liệu dạng này. Đối với các loại tài liệu xám dạng điện tử, mạng cục bộ MISTEN là nơi trao đổi thông tin hữu hiệu cho các cơ quan, đơn vị quân đội tham gia vào mạng. * Nhận biếu tặng Nguồn nhận biếu tặng cũng là một nguồn bổ sung tài liệu xám cho Thư viện, tuy nhiên số lượng rất ít. Một số cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước và các cá nhân trong và ngoài quân đội thường gửi tặng tài liệu cho Thư viện nhưng giá trị của các tài liệu này không có tính ổn định (có những tài liệu đã không còn giá trị sử dụng hoặc giá trị không phù hợp với diện bổ sung của Thư viện). Đối với tài liệu xám, bổ sung qua kênh nhận biếu tặng còn hạn chế hơn nữa. Tuy nhiên, thông qua nhận biếu tặng, TVQĐ cũng đã thu thập được một số luận văn, luận án của các cá nhân, chủ yếu là những người đã sử dụng tài liệu của Thư viện trong quá trình làm luận văn hoặc viết về Thư viện. Ngoài ra còn có một số tài liệu nội bộ của các đơn vị trong quân đội gửi biếu Thư viện. 2.3.3.4. Sao chụp Có thể nói, đối với tài liệu xám, sao chụp là nguồn bổ sung rất quan trọng, mang lại nhiều tài liệu cho TVQĐ. Thông thường, nguồn này được áp dụng đối với những tư liệu, tài liệu quý, hiếm và cả các luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, đề tài nghiên cứu các cấp. Khi tiếp cận được với các tài liệu quý tại các cơ quan TTTV, vì không thể mua được nên các cán bộ bổ sung thường lấy giấy giới thiệu của Thư viện, tới các cơ quan đó liên hệ để được sao chụp lại các tài liệu. Việc sao chụp hầu hết vẫn phải trả tiền nhưng không nhiều. Các loại tài liệu xám ở TVQĐ có nội dung chủ yếu xoay quanh chính trị, quân sự và một số vấn đề xã hội. Đối với tài liệu có nội dung về quân sự, Thư viện thường tìm đến các cơ quan: Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự BQP; Viện Chiến lược quân sự (BQP); Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam; Ban Từ điển Quân sự; Tổng cục 5 (Bộ Công an); Phòng Thông tin khoa học Tổng cục Kỹ thuật Đối với các tài liệu về chính trị, xã hội các một số nguồn tin cậy của Thư viện là: Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Ban Tuyên giáo Trung ương; Ban Đối ngoại K50 Thông tin - Thư viện 41
42. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Trung ương; Các Viện nghiên cứu thuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh Đây là nguồn bổ sung hiệu quả, tập hợp được nhiều nguồn tài liệu xám quan trọng và không mất nhiều kinh phí. Tuy nhiên, do quy định của một số cơ quan Trung ương, đôi khi các cán bộ bổ sung phải trải qua nhiều thủ tục cần thiết để tiếp cận và xin phép được sao chụp tài liệu với nguồn tài liệu tại các cơ quan này. 2.3.3.5. Sƣu tầm trong nhân dân Ngoài các nguồn bổ sung chính thống trên, TVQĐ còn bổ sung các loại tài liệu xám qua việc sưu tầm trong nhân dân. Nếu như với nhiều loại hình tài liệu khác, sưu tầm chỉ là kênh bổ sung rất nhỏ thì với các loại tài liệu xám, đặc biệt tài liệu có nội dung chính trị, quân sự như ở TVQĐ thì đây lại là nguồn bổ sung quan trọng. Có rất nhiều tài liệu quý, hiếm, có giá trị cao không nằm trong các cơ quan TTTV mà lại thuộc sở hữu của các cá nhân. Các cá nhân đó có thể là các nhà nghiên cứu, chủ các đề tài khoa học hoặc các nhà sưu tầm Có thể lấy ví dụ một số tài liệu quý hiếm mà TVQĐ đã bổ sung qua kênh này: - Biên niên sự kiện về mối quan hệ Việt - Trung từ năm 1949 đến 1992 - Bách khoa tri thức về các mối quan hệ chính trị thế giới - Biên niên sự kiện Bộ ngoại giao từ năm 1975 đến nay. Cuốn sách này chỉ được in vài trăm bản và lưu hành trong Bộ Ngoại giao (chủ yếu dành cho những người đứng đầu Bộ), ngay cả phòng Thông tin - Tư liệu của Bộ Ngoại giao cũng không có bản lưu. TVQĐ đã liên hệ và mua được một bản qua kênh sưu tầm tài liệu. - 3 tập sách tiếng Trung về Quan hệ Biên giới Việt - Trung. Bộ sách này hầu như không thể tìm thấy tại Việt Nam nhưng Thư viện đã sưu tầm được từ một nhà nghiên cứu được lưu học sinh Việt Nam tại Đại học Vân Nam (Trung Quốc) gửi biếu. Kênh bổ sung này thực sự đã đem lại cho TVQĐ nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị rất cao. Đây là nguồn bổ sung lớn đối với các loại tài liệu xám của Thư viện. Nguồn này chiếm gần 1/3 tổng số lượng bổ sung tài liệu xám hàng năm. Để có được các dạng tài liệu này, các cán bộ thư viện đã mất nhiều công sức tìm hiểu và liên hệ với các cá nhân để mua lại, trao đổi hoặc sao chụp các tài liệu đó. K50 Thông tin - Thư viện 42
43. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh 2.4. Thực trạng công tác xử lý tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội Trong chu trình đường đi của tài liệu tại các cơ quan TTTV từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn, phức tạp và đòi hỏi sự đầu tư về trí tuệ, chất xám nhiều nhất. Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ NDT. Đây chính là công tác chuẩn bị cho sự ra đời các loại hình sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin và triển khai thực hiện chức năng hoạt động của bất kỳ một cơ quan TTTV nào. Công tác xử lý tài liệu được tổ chức thực hiện tốt tất yếu sẽ làm gia tăng giá trị thông tin cũng như hiệu quả phục vụ NDT, giúp cho bạn đọc và cán bộ thư viện tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng. Công tác xử lý tài liệu của TVQĐ là nội dung hoạt động thứ hai sau hoạt động bổ sung trao đổi thông tin, tài liệu. Công tác xử lý tài liệu xám của TVQĐ phần lớn do bộ phận Xử lý kỹ thuật thuộc phòng Bổ sung - Xử lý kỹ thuật đảm nhiệm, một bộ phận các báo, tạp chí, bản tin nội bộ của các đơn vị được giao cho phòng Báo - Tạp chí. Các loại tài liệu này được xử lý, phục vụ theo cùng nguyên tắc với các loại báo chí của Thư viện. Tài liệu xám là một trong các loại hình tài liệu đang được TVQĐ thu thập, xử lý, bảo quản và khai thác. Chính vì vậy, cũng như các loại tài liệu khác, tài liệu xám được Thư viện xử lý theo 3 công đoạn: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung. Tuy nhiên, với những đặc điểm đặc thù của loại hình tài liệu này cũng như căn cứ vào nhu cầu của đối tượng thường xuyên sử dụng nguồn tài liệu xám, Thư viện cũng quy định thêm những điểm khác biệt khi xử lý so với các loại hình tài liệu khác. 2.4.1. Xử lý kỹ thuật Xử lý kỹ thuật là giai đoạn xử lý sơ lược cho tài liệu. Sau khi tài liệu được thu thập từ các nguồn về TVQĐ, các cán bộ xử lý sẽ lần lượt thực hiện các công việc: - Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt (ĐKCB) cho từng tên tài liệu, mỗi tên tài liệu chỉ đăng kí một lần. - Đóng dấu của thư viện vào trang tên sách và vào trang 17. K50 Thông tin - Thư viện 43
44. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Xử lý kỹ thuật ở TVQĐ khác với ở một số thư viện khác ở chỗ: công đoạn xử lý kỹ thuật không bao gồm việc in và dán nhãn. Xử lý kỹ thuật tài liệu được làm thủ công, không có sự tham gia của các loại máy móc. Ký hiệu ĐKCB cho tài liệu nói chung của TVQĐ được tạo lập bao gồm các yếu tố: Kho tài liệu, Khổ cỡ, Số thứ tự trong sổ ĐKCB * Kho tài liệu Vốn tài liệu của TVQĐ được phân làm 3 kho lớn: - Kho báo: lưu trữ tất cả các loại báo, tạp chí của Thư viện - Kho mượn: lưu trữ tất cả các sách bạn đọc có thể mượn về, có ký hiệu là M. - Tổng kho chứa toàn bộ các loại sách, tài liệu chỉ phục vụ đọc, bao gồm các bộ phận chính: Sách tiếng Việt: Ký hiệu: V Sách tiếng Anh: Ký hiệu: A Sách tiếng Pháp: Ký hiệu: F Sách tiếng Trung: Ký hiệu: H Sách tiếng Nga: Ký hiệu: X Sách lưu chiểu: Ký hiệu: LC Luận văn - luận án: Ký hiệu: LAV Tư liệu: Ký hiệu: T Như vậy, có thể thấy các loại luận văn - luận án và tư liệu được xếp thành bộ phận riêng trong Tổng kho. Các ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo chỉ huy cũng được xử lý và sắp xếp cùng với tư liệu. Tài liệu xám của TVQĐ không phân chia theo ngôn ngữ như các loại tài liệu khác vì hầu hết đều là tiếng Việt hoặc đã được dịch ra tiếng Việt. * Khổ cỡ Tại nhiều thư viện, thông thường, tài liệu được chia làm 3 khổ như sau: - Khổ lớn: (Đối với tài liệu trên 23cm) Ký hiệu: L - Khổ vừa: (Đối với tài liệu từ 19-23cm) Ký hiệu: V - Khổ nhỏ: (Đối với tài liệu dưới 19cm) Ký hiệu: N K50 Thông tin - Thư viện 44
45. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Tuy nhiên, do TVQĐ có rất ít tài liệu khổ lớn nên các cán bộ thư viện đã quy ước định ký hiệu chung cho tài liệu khổ lớn và khổ vừa là V. Vì vậy, ký hiệu khổ cỡ trong ĐKCB của các loại tài liệu tại Thư viện chỉ là N hoặc V. * Số thứ tự trong sổ ĐKCB TVQĐ quy định sử dụng một dãy gồm từ 1 đến 5 chữ số, theo thứ tự trong sổ ĐKCB của từng loại tài liệu để thiết lập số thứ tự của các tài liệu trong mỗi kho. Quy định tạo lập kết cấu ký hiệu ĐKCB trên áp dụng chung cho các loại hình tài liệu tại Thư viện. Riêng đối với các loại hình tài liệu xám, Thư viện thường giản lược yếu tố khổ cỡ trong kết cấu ký hiệu ĐKCB, tùy từng loại hình tài liệu cụ thể. Tuy nhiên kết cấu ký hiệu dù có được giản lược nhưng vẫn phải đảm bảo 2 yếu tố bắt buộc và tối thiểu phải có là: kho tài liệu, số thứ tự trong sổ ĐKCB. Chính vì vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho tài liệu xám có đôi chút khác biệt với hệ thống ký hiệu ĐKCB chung của TVQĐ, cụ thể như sau: - Kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu Luận văn - luận án và Tư liệu (bao gồm cả các Ấn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy) Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB Ví dụ 1: LAV 5625 Trong đó: LAV: Kho luận văn, luận án 5625: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB) Ví dụ 2: T 22242 Trong đó: T: Kho Tư liệu 22242: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB) Như vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu luận văn, luận án và tư liệu đã được giản lược phần thông tin về khổ cỡ (vì trên thực tế tất cả các luận văn, luận án và tư liệu đều có khổ cỡ tương đương nhau, do đó không cần thể hiện yếu tố này trong ký hiệu ĐKCB) - Kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu sách nội bộ Lưu chiểu: Kho tài liệu;Khổ cỡ / Số thứ tự trong sổ ĐKCB K50 Thông tin - Thư viện 45
46. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Ví dụ: LCN/10095 Trong đó: LC: Kho Lưu chiểu N: Khổ nhỏ 11223: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB) Như vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu lưu chiểu có đầy đủ thông tin về kho tài liệu, khổ cỡ và số thứ tự ĐKCB. Đối với các loại báo, tạp chí, bản tin nội bộ, công tác xử lý kỹ thuật cũng giống với các loại báo trong Thư viện và khác với quy trình xử lý các dạng tài liệu xám khác. Hàng kỳ, khi có báo mới được phân về, cán bộ phòng Báo - Tạp chí có trách nhiệm đóng dấu, đăng ký báo và ghi ký hiệu vào mỗi tờ báo để phục vụ bạn đọc. Việc quản lý các loại báo ở TVQĐ được thực hiện qua các phiếu chuyên dụng. Các phiếu này có kích thước bằng khổ giấy A5, có tên từng loại báo, tạp chí và được chia thành 12 ô lớn (ứng với 12 tháng trong năm), trong mỗi ô lớn lại được chia nhỏ tùy theo định kỳ từng loại báo. Đăng ký báo là việc viết số báo vào các ô tương ứng theo thứ tự. Nhìn chung, các công việc của giai đoạn xử lý kỹ thuật tài liệu được thực hiện tương đối đơn giản, không phức tạp nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuẩn xác, đặc biệt là khi tiến hành vào sổ ĐKCB vì mỗi tên tài liệu chỉ được đăng kí duy nhất một lần, không cho phép nhầm lẫn. Sổ ĐKCB không chỉ để kiểm soát nguồn tài liệu trong Thư viện mà còn rất quan trọng và cần thiết trong công tác kiểm kê tài liệu sau này. 2.4.2. Xử lý hình thức Xử lý hình thức của tài liệu chính là mô tả thư mục (hay còn được gọi là biên mục mô tả). Mô tả thư mục là quá trình nhận dạng và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý của tài liệu ấy), đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề. Mô tả thư mục bao gồm các công việc: - Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng ). K50 Thông tin - Thư viện 46
47. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin ) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này. Để thực hiện công đoạn biên mục mô tả tài liệu, Thư viện đã tiến hành xây dựng phiếu nhập tin, áp dụng quy tắc mô tả dựa trên tiêu chuẩn ISBD và khổ mẫu MARC21. * Xây dựng phiếu nhập tin Từ năm 2004, TVQĐ đã phối hợp với công ty phần mềm Thăng Long (thuộc Công ty tư vấn và phát triển phần mềm Việt Nam) xây dựng phần mềm quản lý thư viện mới áp dụng cho TVQĐ - phần mềm ESYSLIB (Elib-System Library). TVQĐ đã ứng dụng phần mềm cho Phòng Phát hành sách, Phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật để xử lý tài liệu mới nhập về đồng thời xử lý hồi cố sách quân sự, chính trị, xã hội. - Phần mềm ESYSLIB có những ưu điểm như: + Dễ dàng sử dụng, thao tác đơn giản, phù hợp với trình độ của đội ngũ cán bộ TVQĐ. + Tính chuyên môn: Mô hình làm việc của phần mềm ESYSLIB được thiết kế trên mạng LAN, giúp quá trình vận hành phần mềm và xử lý dữ liệu thuận tiện, tính nhất quán, chính xác. + Tính tập trung dữ liệu, nhanh chóng Hình 6: Giao diện phần mềm ESYSLIB K50 Thông tin - Thư viện 47
48. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Trong thời kỳ đầu khi tiến hành biên mục theo MARC21 trên phần mềm mới, cán bộ xử lý tài liệu gặp không ít khó khăn khi nhập liệu trực tiếp, dễ dẫn tới sai sót. Chính vì vậy Thư viện đã phối hợp với công ty Thăng Long để thiết lập các loại phiếu nhập tin dựa trên khổ mẫu MARC21, chủ yếu cho tài liệu dạng giấy là sách, báo - tạp chí, luận án, luận văn Phiếu nhập tin cho sách gồm 26 trường thuộc các khối trường chính sau: 0XX Khối trường kiểm soát số và mã 3 trường 1XX Khối trường các tiêu đề chính 2 trường 2XX Khối trường nhan đề, thông tin trách nhiệm 4 trường 3XX Khối trường các mô tả vật lý 1 trường 4XX Khối trường các thông tin tùng thư 1 trường 5XX Khối trường các phụ chú 2 trường 6XX Khối trường điểm truy cập chủ đề 7 trường 7XX Khối trường tiêu đề bổ sung 2 trường 8XX Khối trường liên quan đến nơi lưu trữ 1 trường 9XX Khối trường sử dụng cục bộ 3 trường Trong số 26 trường được thiết lập để mô tả tài liệu, có những trường sử dụng chung cho mọi loại hình tài liệu như: - Trường 100: Tiêu đề mô tả tác giả cá nhân - Trường 245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm - Trường 260: Các thông tin về xuất bản - Trường 852: Nơi và vị trí lưu giữ Tài liệu xám là luận văn - luận án có mẫu phiếu nhập tin riêng, chỉ bao gồm 15 trường. Loại phiếu này có một số điểm khác biệt so với phiếu nhập tin sách. - Trường 250 (lần xuất bản) và trường 490 (tùng thư) được lược bỏ vì đặc trưng của tài liệu dạng này là không được xuất bản. - Trường 260, trường con $a – Địa điểm bảo vệ, $b – Cơ quan tổ chức bảo vệ, $c – Năm hoàn thành. - Có thêm trường 502 (Phụ chú luận văn – luận án) K50 Thông tin - Thư viện 48
49. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Một số trường từ khóa được lược bỏ: trường 600 (từ khóa nhân vật), 610 (từ khóa tên cơ quan), 611 (từ khóa tên hội nghị). - Trường 700 (tiêu đề bổ sung) cũng được lược bỏ do đặc thù của luận văn, luận án chỉ có một tác giả. Các loại sách nội bộ, tư liệu, ẩn phẩm thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy được xử lý trên cùng mẫu phiếu nhập tin với sách. Các bài trích báo, tạp chí, bản tin nội bộ được xử lý theo mẫu phiếu nhập tin của báo. * Biên mục mô tả tài liệu Sau khi tiến hành xây dựng phiếu nhập tin, cán bộ xử lý sẽ tiến hành biên mục tài liệu. Hiện nay tại TVQĐ áp dụng hai hình thức biên mục là biên mục gốc và biên mục sao chép: - Biên mục gốc áp dụng cho nguồn tài liệu trong nước, trong đó bao gồm các nguồn tài liệu xám. - Biên mục sao chép áp dụng cho vốn tài liệu nước ngoài, chủ yếu là sách. Với các loại hình tài liệu xám, TVQĐ tiến hành áp dụng biên mục gốc. Biên mục gốc (còn gọi là biên mục tại chỗ) là quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các format nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm thư viện nào đó quy định. Quy trình cơ bản của biên mục gốc áp dụng tại TVQĐ bao gồm các bước sau: + Xử lý tiền máy: mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (worksheet), kiểm soát tính thống nhất. + Nhập dữ liệu. + Đồng bộ dữ liệu lên máy chủ để tra cứu, in kết quả dạng phiếu mục lục, thư mục. Để bắt đầu công việc biên mục, cán bộ xử lý sẽ tiến hành biên mục chi tiết cho các tài liệu đã được biên mục sơ lược (quá trình biên mục sơ lược đã được tiến hành song song với quá trình tạo lập số ĐKCB cho tài liệu ngay khi tài liệu mới được bổ sung về Thư viện). Công đoạn biên mục chi tiết bắt đầu với việc thiết lập các giá trị ngầm định cho các trường của tài liệu cần biên mục trong phiên làm việc hay xây dựng, chỉnh sửa các mẫu biên mục. Sau khi hoàn tất công việc nhập liệu, cán bộ biên mục có thể xem xét lại toàn bộ biểu ghi vừa xử lý trước khi tiến hành thao tác cập nhật. Quy trình biên mục kết thúc khi biểu ghi được cập nhật sau khi đã K50 Thông tin - Thư viện 49
50. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh có những chỉnh sửa dữ liệu (nếu có), chính thức bổ sung vào CSDL với tư cách là một biểu ghi hoàn chỉnh. Sản phẩm của công đoạn biên mục là bản mô tả tài liệu được trình bày theo chuẩn ISBD. Ví dụ: Nghiên cứu cơ bản về hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN). – H. : Tổng cục II, 2007. – 323tr. ; 29cm Phần 2 Trên thực tế, sau một thời gian làm việc với phần mềm ESYSLIB, các cán bộ đã quen với công việc và có thể xử lý tài liệu (kể cả tài liệu xám) trực tiếp trên máy tính, bỏ qua giai đoạn viết phiếu tiền máy. Đây là một hạn chế trong công tác xử lý tài liệu xám tại TVQĐ. Loại hình tài liệu này nên được xử lý tiền máy trước khi tiến hành nhập tin để đảm bảo chất lượng của quá trình xử lý tài liệu. Thêm vào đó, bộ phận Xử lý kỹ thuật của TVQĐ gồm 4 cán bộ, mỗi người chuyên trách 1 hoặc 2 mảng tài liệu. Các loại luận văn – luận án và tư liệu được giao cho 1 cán bộ xử lý, chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình. Mặc dù có sự trao đổi giữa các cán bộ nhưng vẫn không có công đoạn kiểm tra chéo trong quy trình xử lý tài liệu. Điều này cũng ảnh hưởng tới chất lượng công việc vì tài liệu xám là các dạng tài liệu có hàm lượng khoa học cao, đòi hỏi phải được biên mục cẩn thận, tập trung trí tuệ của nhiều người, qua nhiều khâu để không bỏ sót giá trị và thông tin của tài liệu. 2.4.3. Xử lý nội dung Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các hoạt động như: phân loại, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận. Đây là một công đoạn xử lý đòi hỏi cán bộ thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ, có kiến thức chung rộng và có sự hiểu biết về tình hình thực tế nhất định. Công đoạn này không những đòi hỏi cán bộ biên mục phải nắm vững chuyên môn mà còn đòi hỏi phải có các công cụ xử lý tài liệu tiêu chuẩn để thực hiện và hỗ trợ quá trình xử lý (Khung phân loại, Bộ từ khóa kiểm soát, Bảng đề mục chủ đề, các tài liệu tra cứu ). Xử lý nội dung cung cấp cho NDT những thông tin xác thực nhất về nội dung chứa trong tài liệu đó, giúp họ tìm kiếm, lựa chọn được các tài liệu chính xác với yêu cầu và có cái nhìn tổng quan nhất trước khi tiếp xúc với tài liệu đó. Hoạt động xử lý nội dung tài liệu tại TVQĐ bao gồm các công đoạn sau: K50 Thông tin - Thư viện 50
51. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh * Phân loại tài liệu Trong những năm đầu mới thành lập, do điều kiện khách quan, công tác phân loại tài liệu của TVQĐ còn chưa được thực hiện quy củ và thống nhất. Sau đó, trong nhiều năm liền, Thư viện đã áp dụng “Khung phân loại thư viện - thư mục BBK” của Nga, tạo nên sự thống nhất trong phân loại tài liệu thư viện. Mặc dù vậy, Khung phân loại BBK do các cơ quan TTTV Nga biên soạn, nội dung vẫn không thực sự phù hợp với việc phân loại tài liệu Việt Nam. Do vậy, từ khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ XX, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam sửa đổi, bổ sung “Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam” (gọi tắt là Bảng phân loại 19 lớp, Bảng này đã có từ giữa những năm 60), TVQĐ đã tiến hành chuyển đổi Bảng phân loại trong xử lý tài liệu thư viện. Hiện nay, Thư viện vẫn đang áp dụng Bảng phân loại 19 lớp, bản sửa đổi, bổ sung năm 2002. Việc phân loại tài liệu tại Thư viện nhằm hai mục đích: - Sắp xếp các tài liệu trong kho mở - Xây dựng bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại Với đặc thù vừa là thư viện khoa học tổng hợp, vừa là thư viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất cả nước, TVQĐ có vốn tài liệu có nội dung vừa rộng (bao gồm nhiều môn loại tri thức) vừa sâu (về chuyên ngành quân sự - chính trị). Điều này ít nhiều gây khó khăn cho công tác xử lý, bởi nó đòi hỏi người cán bộ vừa phải có mặt bằng kiến thức chung bao quát, vừa phải có kiến thức tốt về mảng quân sự - chính trị cùng với khả năng cập nhật các tri thức, các ngành hoặc lĩnh vực khoa học mới. Việc phân loại các tài liệu xám cũng được Thư viện tiến hành theo đúng quy trình phân loại như với các loại hình tài liệu khác. Điểm khác biệt duy nhất là do đặc thù nguồn tài liệu xám có số lượng ít hơn rất nhiều so với tài liệu dạng sách, do vậy ký hiệu phân loại cho loại hình tài liệu này thường được rút gọn hơn, không phân loại quá sâu hoặc quá chi tiết. Theo các cán bộ xử lý kỹ thuật của Thư viện, việc phân loại các loại tài liệu xám dễ dàng hơn so với phân loại nhiều tài liệu khác vì một số lý do sau: - Luận văn – luận án đều có sẵn mã số chuyên ngành trên trang bìa, cán bộ thư viện có thể dựa vào đó để phân loại. K50 Thông tin - Thư viện 51
52. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh - Các loại tư liệu thường có tên và nội dung thể hiện chuyên ngành rõ ràng nên dễ phân định vào các môn loại tri thức. Ví dụ về một tài liệu đã được phân loại: Nghiên cứu tác dụng của tấm nguyên bào sợi đồng loại nuôi cấy trong điều trị vết thương bỏng: Luận án tiến sĩ y học: 62.72.07.04 / Nguyễn Hải An. – H. : Học viện quân y, 2008. – 121tr. ; 29cm Ký hiệu phân loại: 617.041 Thực tế tìm hiểu cho thấy cán bộ xử lý tài liệu tại Thư viện luôn có ý thức nâng cao chất lượng công tác định ký hiệu phân loại và cố gắng trong phạm vi có thể để tạo ra sự thống nhất trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại cho tài liệu. * Định từ khoá tài liệu Bên cạnh việc phân loại tài liệu để xây dựng mục lục phân loại, tổ chức kho mở, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại, Thư viện đã nghiên cứu xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin bằng từ khoá. Để có thể định từ khoá thật chính xác, có chất lượng, lựa chọn được khái niệm đặc trưng nhất, cán bộ xử lý đã nghiêm túc tuân thủ quy định của quy trình định từ khoá tài liệu. Chính vì vậy, nhìn chung chất lượng hệ thống từ khoá của TVQĐ đã phản ánh được nội dung chủ yếu của tài liệu và mang tính thông dụng đối với NDT. Hệ thống từ khoá ngắn gọn, phản ánh tương đối đầy đủ nội dung, chủ đề tài liệu. Tuy nhiên hiện nay trong hệ thống từ khoá tại Thư viện còn tồn tại một số nhược điểm sau: - Về hình thức: một số từ khoá phạm lỗi chính tả hoặc sai lỗi cấu trúc trong quá trình xử lý. - Về nội dung: đôi khi vẫn còn một số sai sót trong cách sử dụng các thuật ngữ, làm cho các từ khoá trở nên rườm rà, khó hiểu, tối nghĩa đối với NDT, hoặc không sát với nội dung tài liệu. Trong quá trình định từ khóa nguồn tài liệu xám, vấn đề mà cán bộ Trung tâm thường gặp phải là có nhiều công trình nghiên cứu khoa học thuộc chuyên ngành sâu, gây ra sự phức tạp và khó khăn trong quá trình xác định các từ khóa để mô tả chính xác nội dung tài liệu. Tài liệu xám của TVQĐ đa phần thuộc các chuyên ngành quân sự, chính trị và ngoại giao, điều này cũng đồng nghĩa với việc rất khó tìm hoặc không thể tìm thấy từ khóa trong bộ từ khoá kiểm soát đang được sử dụng K50 Thông tin - Thư viện 52
53. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh tại Thư viện, gây nhiều khó khăn cho công tác xử lý tài liệu của cán bộ. Thực tế đó đòi hỏi cán bộ xử lý tài liệu vừa phải luôn tìm tòi, cập nhật thông tin qua nhiều kênh khác nhau (sách báo, truyền thanh, truyền hình ), vừa phải tạo thói quen sử dụng các công cụ tra cứu hỗ trợ như các từ điển chuyên ngành, các tạp chí khoa học chuyên ngành để có thể hiểu sâu, hiểu sát hơn thuật ngữ, từ đó lựa chọn và sử dụng chính xác các từ khoá thể hiện nội dung tài liệu. Để đảm bảo chất lượng của hệ thống từ khoá và kiểm soát tính thống nhất trong quá trình định từ khoá, từ nhiều năm nay, TVQĐ đã áp dụng “Bộ từ khoá” do Thư viện Quốc gia biên soạn và hiện nay đang sử dụng bản chỉnh lý, bổ sung năm 2005. Trong quá trình định từ khóa cho các tài liệu xám, cán bộ xử lý luôn cố gắng bám sát “Bộ từ khóa” để chuẩn hóa công tác nghiệp vụ. Tuy nhiên, trên thực tế, bộ từ khoá trên vẫn không đáp ứng được yêu cầu công việc do nội dung của các tài liệu xám luôn mang tính mới với các kiến thức chuyên ngành sâu. Vì vậy, công việc định từ khoá cho các tài liệu xám vẫn có sự tham gia của các từ khoá tự do. Hạn chế của việc áp dụng phương pháp định từ khoá tự do là chất lượng từ khoá phụ thuộc nhiều vào suy nghĩ chủ quan của người định từ khoá. Thực tế đã chứng minh nếu việc định từ khoá thiếu sự thống nhất và thiếu sự kiểm soát chặt chẽ về mặt kỹ thuật, để mỗi cán bộ xử lý tài liệu làm theo một phương pháp và quan điểm riêng của mình thì kết quả sau một thời gian tích luỹ ta sẽ có các từ khoá không đảm bảo về độ chính xác của nội dung tài liệu, không ngắn gọn, thiếu tính khoa học, khó hiểu, gây khó khăn cho NDT khi tìm tài liệu. Thông tin thu được là những thông tin không chính xác, thiếu hụt và tản mạn. Điều đó đòi hỏi người định từ khoá cũng như người tìm tin ở Thư viện phải có trình độ chuyên môn sâu, kiến thức khoa học rộng, nhiều kinh nghiệm trong công tác xử lý tài liệu, thông thạo ngoại ngữ và được trang bị đầy đủ các công cụ và phương tiện cần thiết như máy tính, tài liệu tra cứu So với ngôn ngữ từ khoá có kiểm soát, ngôn ngữ từ khoá tự do có khối lượng từ phong phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự và cập nhật từ mới. Ngoài ra việc định từ khóa tự do khiến công việc xử lý nhanh chóng hơn vì không phải thực hiện công đoạn kiểm soát từ. Tuy nhiên ngôn ngữ từ khoá tự do có mức độ hình thức hoá thấp, thiếu thống nhất nên ảnh hưởng đến quá trình tìm tin. K50 Thông tin - Thư viện 53
54. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh Ví dụ về một tài liệu đã được định từ khóa: Quan hệ giữa vương quốc cổ Champa với các nước trong khu vực: Luận án tiến sĩ: 5.03.03 / Hà Bích Liên. – H. : Trường Đại học Sư phạm Hà Nội, 2000. – 172tr. ; 29cm Từ khóa kiểm soát: Lịch sử, Kinh tế, Ngoại giao, Quan hệ ngoại giao Từ khóa tự do: vương quốc Champa * Tóm tắt tài liệu Trong dây chuyền xử lý thông tin, ở một chừng mực nào đó, làm tóm tắt có thể được coi là công việc tiếp tục của hoạt động xử lý thư mục, nhưng đã có vị trí độc lập nhất định. Mục đích của việc làm tóm tắt là giới thiệu cho NDT nội dung của tài liệu gốc để họ có cơ hội đánh giá sự phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của mình và sẽ quyết định sử dụng nó hay không. Nhiệm vụ của người làm tóm tắt là: - Cung cấp cho NDT hình ảnh khái quát về tài liệu gốc, tức là những vấn đề mà nội dung tài liệu gốc đề cập đến. Hay nói một cách khác là mô tả nội dung tài liệu gốc. - Cung cấp cho NDT những thông tin cơ bản về các vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến. Hay nói cách khác là tóm tắt nội dung tài liệu gốc. Như vậy, làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất cứ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt. Tất cả các dạng tài liệu trong thư viện đều nên làm tóm tắt để NDT tìm kiếm và lựa chọn được những tài liệu xác thực nhất với yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên do điều kiện hạn hẹp về nhân lực, kinh phí và thời gian nên hiện nay TVQĐ chưa áp dụng tóm tắt đối với tất cả các loại hình tài liệu, kể cả tài liệu xám. Đây là điểm hạn chế rất lớn trong công tác xử lý tài liệu của Thư viện. Các luận án, luận văn, tư liệu là những tài liệu có giá trị khoa học cao. Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu này phong phú, đa dạng chứa nhiều kinh nghiệm, kiến thức đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu; các thông tin trong các tài liệu này không thể có được qua các tài liệu công bố thông thường và các thông tin này thường rất kịp thời. Các quan điểm, nội dung được các tác giả trình bày trong luận án, luận văn đều mang tính lý luận cao và nhiều công trình nghiên cứu có thể triển khai trong thực tế. Việc tiếp cận các tài liệu này có ý nghĩa vô cùng lớn, giúp K50 Thông tin - Thư viện 54
55. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hoàng Anh cho các nhà quản lý, lãnh đạo, các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian và công sức tìm kiếm, phân tích tài liệu. Hơn nữa, đối tượng sử dụng tài liệu này chủ yếu là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và các nhà nghiên cứu trong quá trình tham khảo làm tiểu luận, khóa luận, luận văn, luận án và các bài viết, bài tham luận khác. Họ khai thác các tài liệu này trong thời gian ngắn nhưng với tần xuất sử dụng cao, mà số lượng tài liệu này rất ít. Do vậy, làm tóm tắt luận văn, luận án và tư liệu là một yêu cầu cấp thiết cần được TVQĐ xem xét và triển khai. Trên thực tế, hiện nay, công tác xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu của TVQĐ được các cán bộ thực hiện trực tiếp trên máy tính với phần mềm quản lý thư viện ESYSLIB. Các thông tin về biên mục, phân loại, từ khóa đều được nhập trực tiếp vào biểu mẫu nhập tin mà không qua viết phiếu xử lý tiền máy. Điều này có thuận lợi là giúp các cán bộ thư viện tiết kiệm được thời gian, công sức song lại là hạn chế đối với việc xử lý tài liệu, đặc biệt là các loại tài liệu xám. Như đã nói ở trên, tài liệu xám là loại hình tài liệu có hàm lượng tri thức cao, nội dung đa dạng, phức tạp và có tính cập nhật. Việc xử lý các tài liệu này đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và phải rất cẩn thận, tỉ mỉ để tránh sai sót. Vì vậy, xử lý tài liệu xám nên bao gồm công đoạn viết phiếu tiền máy và cần được trao đổi, kiểm tra chéo giữa các cán bộ xử lý để đảm bảo chất lượng công việc. Sau khi xử lý tài liệu trực tiếp trên máy tính, tức là đã nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu nhập tin, các cán bộ thư viện sẽ tiến hành in nhãn và phiếu mục lục (hay còn gọi là phích) cho tài liệu thông qua các máy in chuyên dụng. Từ các thông tin đã được nhập máy, phần mềm ESYSLIB hỗ trợ in nhãn và phích theo khuôn dạng (format) định sẵn. Nhãn các loại tài liệu của TVQĐ bao gồm các thông tin sau: - Tên thư viện - Số phân loại - Mã vạch - Số đăng ký cá biệt Nhãn thường được dán ở góc trên bên trái của tài liệu Phiếu mục lục bao gồm đầy đủ các thông tin biên mục của tài liệu, được trình bày theo tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD. Có thể thấy rõ các mẫu nhãn và phích cho tài liệu xám của TVQĐ qua hình minh họa dưới đây: K50 Thông tin - Thư viện 55