Khóa luận Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

Nội dung text: Khóa luận Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam - Thực trạng và giải pháp

1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S TRẦN THU HÀ Sinh viên thực hiện : ĐINH HẢI YẾN Mã SV : 1405QTVC066 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018
2. LỜI CÁM ƠN Với những kiến thức tích lũy được trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Hiệu nhà trường, Quý thầy/cô, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ của Th.s Trần Thu Hà giảng viên khoa Quản trị văn phòng. Đến nay, tôi đã hoàn thành Luận văn tốt nghiệp của mình, với sự trân trọng tôi xin chân thành cảm ơn đến Th.s Trần Thu Hà, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt thời gian hoàn thành Luận văn. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy/Cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành Luận văn này. Kính chúc Quý nhà trường đạt được nhiều thành công trong công tác giáo dục. Sinh viên
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp với đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháp”là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ ai. Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình ! Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2018 Sinh viên
4. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt KH Khoa học VP Văn phòng QĐ Quyết định KHXH Khoa học xã hội NĐ- CP Nghị định Chính phủ VB Văn bản
5. MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Bố cục của đề tài 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ 4 1.1. Một số khái niệm 4 1.1.1. Khái niệm văn bản 4 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 5 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 5 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: 6 1.2.2. Văn bản hành chính 6 1.2.3. Văn bản chuyên ngành 7 1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 7 1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 9 1.4.1. Yêu cầu về nội dung: 9 1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: 11 1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: 12 1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản 12 1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 13 1.5.1. Chức năng thông tin 13 1.5.2. Chức năng quản lý. 13 1.5.3. Chức năng pháp lý. 14 Tiểu kết 15
6. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. 16 2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 16 2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 16 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 16 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 19 2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 22 2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 22 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 23 2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành 24 2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý 26 2.2.5. Thể thức văn bản 31 2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản 36 2.2.7. Quản lý văn bản 37 2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 41 Tiểu kết 47 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. 48 3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 48 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 50 3.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: 50 3.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 51 3.2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. 52
7. 3.2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. 53 3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và quản lý văn bản 54 3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản. 54 Tiểu kết: 56 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC
8. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. 1
9. Qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường ĐH nội vụ Hà Nội và tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở đây. Thực tế vấn đề công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. còn nhiều cấn đề cần quan tâm và đổi mới. Hiểu được tầm quan trọng trong công tác soạn thảo văn bản em xin chọn đề tài : Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháplàm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu Để thực hiện đề tài “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Thực trạng và giải pháp”, tôi thấy cần tìm hiểu các khái niệm “văn bản”, “quản lý văn bản”, vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản, Vì vậy, tôi đã tìm đọc Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền. Tuy nhiên đây là quyển sách viết chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản, chưa đề cập ở trường hợp cụ thể nên công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chưa được nghiên cứu. Để thực hiện đề tào, tôi cần tìm hiểu những số liệu, thông tin thực tế tạiviện khoa học lâm nghiệp. Bởi vậy, tôi đã tìm được cuốn Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác tổ chứ quản lý văn bản ởviện khoa học lâm nghiệp. Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thanh Tuấn năm 2010. Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của các tác giả trên và tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 3. Mục tiêu nghiên cứu - Áp dụng kiến thức của mình để tìm hiểu công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýcủa Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 2
10. - Khái quát tình hình thực tế Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.hiện nay. - Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam -Thời gian: giai đoạn: Từ ngày 02/06/2016 đến ngày 31/12/2017. 5. Phương pháp nghiên cứu Bài viết sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích, tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý. - Phương pháp thu thập thông tin từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là lý luận cho đề tài; - Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 6. Bố cục của đề tài Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lý. Chương 2. Thực trạng Công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Chương 3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo soạn thảo và ban hành văn bản quản lýtại của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 3
11. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá ); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tếnhư: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên. 4
12. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội. Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, traođổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau: 5
13. 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và 2003 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2003). Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2015); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2015) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị. 1.2.2. Văn bản hành chính - Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt - Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. 6
14. Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn bản không có tên loại: công văn; - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ). 1.2.3. Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa 1.3. Nội dung Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nội dung soạn thảo và ban hành VBQL là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành trong Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động (4 bước) : Chuẩn bị Lập đề cương, viết bản thảo Trình duyệt, ký văn bản Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB • Bước 1: Chuẩn bị Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB Xác định tên loại VB 7
15. Thu thập và xử lý thông tin * Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo - Lập đề cương: + Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung VB + Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của VB + Có thể XD đề cương chi tiết, hoặc sơ lược - Viết bản thảo: + Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương + Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn để VB trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức. + Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgic chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổi bật hay chưa. + Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày. • Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau: + Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB + Bản dự thảo + VB thẩm định (nếu có) + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có) + Các văn bản giấy tờ khác liên quan (nếu có) 8
16. Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng về VB. Đối với VB thông qua theo chế độ tập thể và QĐ theo đa số: các thành viên dự họp phải đúng thành phần, có đủ tư cách và thẩm quyền. VB được thông qua khi đảm bảo số phiếu theo quy định của PL. Đối với VB được thông qua theo chế độ một thủ trưởng: trên cơ sở bàn bạc, tìm hiểu, thống nhất ý kiến với ban lãnh đạo, thủ trưởng xem xét ký ban hành và phải chịu trách nhiệm pháp lý về VB mình đã ký. • Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư) Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB Vào sổ VB đi, sổ lưu VB Kiểm tra lần cuối về thể thức VB Nhân VB đủ số lượng ban hành Đóng dấu cơ quan Bao gói và chuyển giao VB Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB. 1.4. Yêu cầu Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý 1.4.1. Yêu cầu về nội dung: Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản.Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh.Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị như thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban 9
17. hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành. Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau: - Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao. - Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic. - Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. - Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản. Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, songkhông ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản. 10
18. Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội. 1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). 11
19. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý. 1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. 12
20. 1.5. Vai trò, chức năng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Văn bản quản lý nhà nước có các vai trò quan trọng trong hệ thống văn bản hành chính nhà nước có các chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý. 1.5.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau: - Ghi lại các thông tin quản lý. -Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài. - Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý. - Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác. Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình. 1.5.2. Chức năng quản lý. Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau: - Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý. - Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định. - Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý. 13
21. Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hộ của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành. 1.5.3. Chức năng pháp lý. Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là: - Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức. - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức. - Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao. Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành. - Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan. - Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh. 14
22. Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành. Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức. Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản. Tiểu kết Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầu của công tác soạn thảo văn bản. Từ đó nhận thức tầm quan trọng của công tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và ban hành văn bản đồng thời làm nền móng để phân tích và đưa ra những nhận xét về thực trạng thực hiện công tác này tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam 15
23. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. 2.1. Khái quát chung về Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 2.1.1. Giới thiệu vềViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp là tiền thân của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam., được thành lập năm 1961. Quá trình phát triển từ 1 viêṇ là Viện Nghiên cứu Lâm nghiệp 1961-1971; sau đó thành 3 viêṇ (Viện Lâm nghiệp 1972-1988, Viện Công nghiêp̣ rừ ng 1974-1988, Viêṇ Kinh tế Lâm nghiêp̣ 1981-1988); và hơp̣ nhấ t thành Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. (từ 1988 đến nay). Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ NN&PTNT. Bô ̣ NN&PTNT ban hành quyết đinḥ số 1149/QĐ-BNN-TCCB ngày 18/5/2012 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quyết đinḥ số 1656/QĐ-BNN-TCCB ngày 16/7/2012 Quy định Điều lê ̣ tổ chứ c và hoaṭ đông̣ của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Trụ sở: Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội ĐT: 04-38389031Fax: 043.8389722 E-mail: vkhln@hn.vnn.vn; Website: www.vafs.gov.vn 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. như sau: 16
24. Lãnh đạo Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. có Giám đốc và các Phó Giám đốc Viện: Các Ban tham mưu, giúp Giám đốc Viện - Ban Tổ chức, Hành chính; - Ban Kế hoạch, Khoa học; - Ban Đào tạo, Hợp tác quốc tế; - Ban Tài chính, Kế toán. Sơ đồ cơ cấu tổ chức : 17
25. - Các đơn vị sự nghiệp khoa học trực thuộc Viện: Viện Nghiên cứu Lâm sinh, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Viện Nghiên cứu Công nghiệp rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Viện Nghiên cứu Giống và Công nghệ sinh học Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Viện Nghiên cứu Sinh thái và Môi trường rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố Hồ Chí Minh. Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Tây Bắc, trụ sở chính đóng tại thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La. Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp vùng Trung tâm Bắc Bộ, trụ sở chính đóng tại huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ. Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Đông Bắc Bộ, trụ sở chính đóng tại thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc; Trung tâm Khoa học Lâm nghiệp Bắc Trung Bộ, trụ sở chính đóng tại thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị. Viện Khoa học Lâm nghiệp Nam Trung Bộ và Tây Nguyên, trụ sở chính đóng tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng. Trung tâm Nghiên cứu Lâm sản ngoài gỗ, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Trung tâm Nghiên cứu Bảo vệ rừng, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế Lâm nghiệp, trụ sở chính đóng tại thành phố Hà Nội. 18
26. 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Ngày 25/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 2099/QĐ-TTg về tổ chức và hoạt động của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. là tổ chức sự nghiệp khoa học hạng đặc biệt, có chức năng nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo sau đại học và tư vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về nông nghiệp và phát triển nông thôn. Ngày 18/5/2012, Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ban hành quyết định số 1149/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Trong đó, chức năng, nhiệm vụ của Viện được quy định như sau: - Nhiệm vụ : Nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế, đào tạo và tư vấn trong lĩnh vực lâm nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Nhiệm vụ và quyền hạn: Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các chương trình, dự án của ngành, của Viện về khoa học, công nghệ trong lĩnh vực lâm nghiệp theo quy định; tổ chức thực hiện sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nghiên cứu cơ bản có định hướng và nghiên cứu ứng dụng tổng hợp về lâm nghiệp, bao gồm: a) Khoa học cơ sở về lý thuyết lâm học các hệ sinh thái rừng nhiệt đới Việt Nam; b) Kỹ thuật và công nghệ trồng, phục hồi, làm giàu, cải tạo, xúc tiến tái sinh tự nhiên để phát triển và quản lý bền vững rừng tự nhiên, rừng trồng ở Việt Nam và nông lâm kết hợp; 19
27. c) Cơ sở khoa học và các biện pháp bảo tồn và phát triển nguồn gen thực vật rừng, động vật rừng; d) Về giống cây lâm nghiệp, gồm các loại hình rừng giống, vườn giống, chọn tạo giống và nhân giống cây lâm nghiệp, lưu giữ tập đoàn giống công tác lâm nghiệp; đ) Phát triển và ứng dụng công nghệ sinh học trong lâm nghiệp; e) Sinh lý, sinh thái cá thể và quần thể, quần xã thực vật rừng và các biện pháp phục hồi hệ sinh thái rừng, bảo vệ, bảo tồn các hệ sinh thái đặc thù; g) Cơ sở khoa học và biện pháp sử dụng bền vững đất lâm nghiệp; h) Cơ sở khoa học về đánh giá, dự báo tác động môi trường lâm nghiệp, biến đổi khí hậu, quan trắc môi trường; i) Kỹ thuật nuôi, gây trồng, khai thác, chế biến, bảo quản các loại lâm sản ngoài gỗ; k) Cơ sở khoa học và biện pháp phòng, trừ sâu bệnh hại rừng; công nghệ phòng, chữa cháy rừng; l) Khoa học về tổ chức và quản lý lâm nghiệp; cơ chế, chính sách lâm nghiệp; kinh tế tài nguyên và môi trường rừng; thị trường lâm sản; lâm nghiệp cộng đồng; m) Cơ giới hóa sản xuất giống cây lâm nghiệp, trồng rừng, khai thác, vận xuất, vận chuyển, chế biến, bảo quản lâm sản; n) Đặc tính công nghệ cơ bản của gỗ và các loại lâm sản phục vụ công nghiệp chế biến; o) Công nghệ gia công, xử lý, chế biến cơ, hóa lâm sản; bảo quản lâm sản, thuốc bảo quản lâm sản; Thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ trọng điểm cấp nhà nước. Thẩm tra hoặc tham gia thẩm tra về công nghệ, kinh tế, kỹ thuật các dự án trọng điểm cấp nhà nước về lĩnh vực lâm nghiệp theo quy định của pháp luật. 20
28. Nghiên cứu và phát triển công nghệ mới, công nghệ cao trong lâm nghiệp. Xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế, kỹ thuật lâm nghiệp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật. Đào tạo tiến sỹ, liên kết đào tạo thạc sỹ, tham gia bồi dưỡng nguồn nhân lực về khoa học và công nghệ lâm nghiệp và các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của pháp luật. Hợp tác quốc tế, liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân về nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực Lâm nghiệp theo quy định của pháp luật. Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ; chuyển giao kết quả nghiên cứu khoa học, công nghệ vào sản xuất; triển khai thực nghiệm, sản xuất thử nghiệm trên cơ sở ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học theo quy định của pháp luật. Tổ chức sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu, nhập khẩu các sản phẩm và công nghệ lâm nghiệp, nông lâm kết hợp, các sản phẩm phù hợp với lĩnh vực hoạt động chuyên môn của Viện theo quy định của pháp luật. Tư vấn lập dự án; tư vấn giám sát, thẩm tra; tư vấn thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán các chương trình, dự án đầu tư, công trình xây dựng lâm nghiệp theo quy định của pháp luật. Thẩm định, phê duyệt đề cương nghiên cứu, dự toán, quyết toán và nghiệm thu kết quả đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, dự án sản xuất thử, thử nghiệm công nghệ của các đơn vị trực thuộc Viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Xuất bản các ấn phẩm, thông tin khoa học, công nghệ và môi trường, phát hành tạp chí, trang thông tin điện tử theo chuyên ngành theo quy định của pháp luật. 21
29. Quản lý nguồn nhân lực, kinh phí, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy định của pháp luật. Quyết định việc mời chuyên gia, các nhà khoa học nước ngoài vào Việt Nam và cử cán bộ ra nước ngoài công tác, học tập theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Thực hiện nhiệm vụ liên quan đến Công ước về buôn bán quốc tế các loài động vật, thực vật hoang dã nguy cấp (CITES) theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao. 2.2. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 2.2.1. Sự chỉ đạo của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đối với Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản phạm vi đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây. Thời điểm này cũng tương ứng với thời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong. Trong các kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạn thảo các loại văn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêu quan trọng. Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệt trong gai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính. Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.đã đưa ra các phương hướng, chỉ đạo đối với người làm công tác soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cẩu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý 22
30. thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ, cách trình bày văn bản phù hợp với từng thể loại văn bản. Để hiểu đầy đủ bản chất của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản người ta gọi công tác này là kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam đã thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước như sau: Về công tác soạn thảo văn bản: - Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 08/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngay 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Về lĩnh vực đánh máy, in ấn, phát hành văn bản - Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; 23
31. - Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công an, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; - Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vào nền nếp. Và để thực hiện tốt hơn Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản, Viện đã căn cứ vào “Công văn số 260/VTLTNN/-NVĐP ngày 18,07/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về viện hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn Viện. Sau các lần sửa đổi, quy chế Văn thư lưu trữ mới nhất của Viện là Quy chế năm 2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam). 2.2.3. Số lượng các văn bản ban hành Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ban hành (không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần đây, số lượng văn bản ban hành cụ thể như sau: 24
32. Bảng 1: Số lượng văn bản ban hành của Viện từ năm 2014 đến năm 2016. Đơn vị: Văn bản Năm ban hành STT Tên loại văn bản 2014 2015 2016 1 Quyết định 2324 2454 2486 2 Công văn 2567 2691 2448 3 Hợp đồng 171 290 194 4 Tờ trình 86 90 97 5 Báo cáo 69 77 82 6 Thông báo 45 30 36 7 Giấy mời 48 54 52 8 Giấy giới thiệu 24 20 24 9 Giấy ủy quyền 30 28 35 Tổng 5364 5734 5454 ( Nguồn: Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.) Như vậy, có thể thấy, số lượng văn bản được một năm khá lớn. Vì Viện là cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học lâm nghiệp nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng. Năm 2015 tăng 370 văn bản, tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số lượng văn bản ban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm 2015 tương đương với 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với năm 2014. Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so với năm trước. Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng lên nhiều so với năm trước, theo đó số lượng văn bản trao đổi công việc, giao dịch với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên. Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản nói chung và Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng nhằm 25
33. đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Khoa học lâm nghiệp. 2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo tại Viện được xác định gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. - Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc. Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn. Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác bỏ yêu cầu xây dựng văn bản. Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin 26
34. tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dự báo; là cơ sở để đề (đưa) ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao. Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo - Lập đề cương Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện trong nội dung văn bản Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo) - Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Quỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo để xác định phạm vi lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản. Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tham gia ý kiến). Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của Chủ tịch Viện hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thỏa có thể đưa ra thời hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên. Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung dự thảo. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch Viện hàn lâm về việc không tham gia hoặc góp ý kiến quá thời hạn đơn vị, cá 27
35. nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị. Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thỏa văn bản để báo cáo chủ tịch viện hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉ đạo Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan, đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội dung không chỉnh sửa. Bước 3: Trình, duyệt dự thảo Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồ sơ trình ký bao gồm: - Tờ trình về dự thảo văn bản - Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phòng, phòng pháp chế - Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan - Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế - Duyệt thể thức của Văn phòng - Tài liệu có liên quan( nếu có) Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành - Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật 28
36. - Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận” - Trình ký văn bản: + Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn bản trình lãnh đạo Viện. + Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào phiếu trình giải quyết công việc. Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản + Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Viện để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác. + Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó. - Các bước ban hành và phát hành văn bản: Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây: + Cấp số văn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản + Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành + Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký tắt) + Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu hồ sơ công việc. 29
37. + Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân. +Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký, nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan. - Phát hành văn bản + Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn phòng có trách nhiệm phát hành + Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan,văn thư có thể gửi thấy hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản. + Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài Viện, Văn thư Viện tiến hành các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi nhaanh, ghi các thông tin cần theo dõi vào sổ văn bản đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện. + Mức độ khẩn mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định đóng trước khi gửi đi, có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Viện. - Lưu văn bản + Văn phòng lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm theo (nếu có) + Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản và Hồ sơ công việc. + Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ Viện được giữ lại tại đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm soạn thảo. Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Trên thực tế, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công việc và thực tế, các bước này có thể được đơn giản hóa hoặc thêm một số bước nhỏ khác, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đúng chức năng thẩm quyền và đúng với các quy định khác của pháp luật. 30
38. 2.2.5. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp rất nhiều các thành phần cấu thành văn bản, gồm có Quốc hiệu, Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số và ký hiệu của văn bản; Địa danh ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung của văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật và các thành phần thể thức khác. Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải được hết sức quan tâm chú ý. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.,ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành. Đặc biệt là từ năm 2011 đến nay, thực hiện theo Thông tư Thông tư số 01/2011/TT- BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ. Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định. Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền .Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp lật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có sự thay đổi, điều chính thì áp dụng theo văn bản sửa đổi đó. Các thành phần chính của văn bản được trình bày như sau: 31
39. *Quốc hiệu Quốc hiệu là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ Nhà nước của quốc gia đó thực thi. Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu góc phải phía trên của văn bản, trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 12-13, tiêu ngữ trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, cỡ chữ 13-14, bên dưới có đường kẻ nét liền kéo dài hết dòng chữ. Chữ cái đầu các cụm từ trong tiêu ngữ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc *Tên cơ quan ban hành văn bản Là tên của cơ quan ban hành, ở đây là Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam., được trình bày ở dòng đầu tiên của văn bản ở phía bên trái, ngang với dòng Quốc hiệu, phông chức Vn.TimeH, cỡ chữ 12 đứng đậm, có đường kẻ ngang nét liền. Ví dụ: VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM *Số, ký hiệu của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Viện ban hành trong một năm, được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm. Ký hiệu của văn bản hành chính có tên loại như: Quyết định, báo cáo, tờ trình, thông báo, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt văn bản và chữ viết tắt của Viện. 32
40. Ví dụ: Số: 2316/ QĐ – KHLN Ký hiệu công văn của Viện bao gồm chữ viết tắt tên của Viện và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: Số 21/ KHLN – VP *Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản Địa danh là nơi cơ quan đóng trụ sở được viết trước ngày tháng năm ban hành văn bản. Phần này được trình bày dưới Quốc hiệu, ngang với phần số ký hiệu văn bản, bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14, in nghiêng. Viện có trụ sở tại Hà Nội, nên phần ghi địa danh trên văn bản của Viện được ghi là: Hà Nội Ví dụ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN KHOA HỌC LÂM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NGHIỆP VIỆT NAM. Hà Nội, ngày tháng năm Số: 2316/ QĐ – KHXH *Tên loại và trích yếu nội dung Các văn bản hành chính do Viện ban hành đều phải ghi tên loại (trừ công văn). Tên loại văn bản được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ mang tính khái quát nội dung của văn bản đó, được trình bày dưới tên loại văn bản đó, phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Riêng đối với công văn phần này được trình bày dưới số, ký hiệu của văn bản. Ví dụ Với văn bản có tên loại: QUYẾT ĐỊNH Về việc cử cán bộ đi công tác nước ngoài Với công văn: Số 20/ KHXH- TĐKT V/v đăng kí các danh hiệu thi đua năm 2017 33
41. *Nội dung văn bản Được trình bày tại ô số 06 bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 tab; khoảng cách giữa các đoạn thường là 6pt; khoảng cách giữa các dòng từ 15pt trở lên. Đối với văn bản có phần viện dẫn căn cứ pháp lý hay căn cứ thực tế cho văn bản phải ghi rõ rang, đầy đủ số ký hiệu, tên loại, ngày tháng năm ban hành văn bàn, cơ quan ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đó.Sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng sử dụng dấu chấm phẩy, đến căn cứ cuối cùng thì đặt dấu chấm. Ví dụ: Trường hợp nội dung văn bản có” phần, chương” như văn bản Quyết định, Quy chế, Hợp đồng , từ “ phần, chương” và số thứ tự được trình bày trên một dòng riêng, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, phông chữ VnTimeH. Số thứ tự của phần, chương viết bằng chữ số La Mã. Tiêu đề(tên) của phần, chương được trình bày phía dưới, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, phông VnTimeH. Ví dụ: Trường hợp văn bản có mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, căn giữa văn bản, kiểu chữ in thường đứng đậm, cỡ chữ 14. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả rập. Tiêu đề của mục viết bằng kiểu chữ in hoa đứng đậm, cỡ chữ 12-13. Ví dụ: Điều: Từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của điều viết chữ số Ả rập, sau số thứ tự là dấu chấm Ví dụ Khoản, điểm: Thứ tự các khoản, điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự Abc, sau có đóng dấu ngoặc đơn, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. 34
42. Ví dụ *Phần chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số, chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số kèm theo các chữ viết tắt về quyền hạn: Thay mặt(TM), thừa lệnh(TL), ký thay(KT), quyền(Q) , được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Họ tên của người có thẩm quyền ký và học hàm, học vị(nếu có) được trình bày tại ô số, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm. *Dấu của văn bản Việc đóng dấu văn bản của Văn phòng Viện được thực hiện theo quy định của ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và dựa theo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện. Dấu của cơ quan được trình bày tại ô số 08. Văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. *Nơi nhận Phần nơi nhận được trình bày tại ô 9b (đối với các văn bản hành chính có tên loại) Từ “Nơi nhận” được trình bày ở một dòng riêng, ngang hàng dòng “quyền hạn chức vụ của người ký” và sát lề trái, sau là dấu”:” viết chữ in thường, nghiêng đậm, cỡ chữ 12. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân được trình bày ở một dòng riêng sau dấu gạch đầu dòng.Dòng cuối cùng là chữ ”Lưu” sau đó là dấu “:”. Tiếp đó là chữ viết tắt” VT” (văn thư), dấu phấy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: Lưu: VT, CSVC. Bảng Quy định các kiểu chữ, cỡ chữ và mẫu trình bày các thành phần thể thức trong các loại văn bản của Viện. 35
43. 2.2.6. Văn phòng hành chính của văn bản Ngôn ngữ là phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện nội dung văn bản và ý chí của cấp có thẩm quyền. Văn phong, ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống văn bản của Viện khoa học lâm nghiệp Việt Nam có nội dung rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với các quy định của pháp luật. Việc dùng từ, đặt câu trong cách hành văn của văn bản ở Viện được quan tâm một cách đặc biệt không chỉ bởi xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của Viện là cơ quan nghiên cứu khoa học đầu ngành của cả nước mà còn do nhu cầu tự thân của các nhà soạn thảo văn bản đa phần cũng là các nhà khoa học hoạt động trong môi trường nghiên cứu khoa học. Đặc trưng nổi bật là cách sử dụng văn phong khoa học với việc diễn đạt ý tưởng một cách chính xác, khách quan. Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ độc nghĩa, không có ẩn ý, ngụ ý, không có hình ảnh, không có tính biểu cảm (mang tính khách quan); Cách trình bày chặt chẽ, cách lập luận logic, trong đó thường sử dụng cách phân tích và tổng hợp (phân tích để đi đến tổng hợp). Diễn đạt ý tứ theo trình tự, logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minh họa, phát triển ý trước. Nhìn chung, văn phong của Viện mang đậm tính khoa học, tính chính xác, văn bản đem đến cho người đọc chỉ có một cách hiểu duy nhất, không có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau. Từ ngữ dùng trong văn bản có nội dung, ý tưởng chính xác, khái niệm được xác lập một cách rõ ràng, cụ thể, mang tính phổ thông. Một nét đặc trưng nữa của ngôn ngữ trong văn bản hành chính của Viện là tính lịch sự, trang nhã và văn minh. Đặc tính này xuất phát từ việc Viện có mối quan hệ ngoại giao với rất nhiều các tổ chức, các nhà khoa học lớn trong và ngoài nước. Bản thân các nhà soạn thảo văn bản của Viện phần lớn cũng là các nhà nghiên cứu khoa học nên phong cách ngôn ngữ văn phong này còn được duy trì ngay cả trong văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, 36
44. ngay cả những quyết định khiển trách đối với những người phạm lỗi. Đặc tính này cũng là thước đo phản ánh trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của cơ quan Viện Ngoài những đặc trưng nổi bật như tính khoa học, tính lịch sự, phong cách văn phong của Viện còn mang đầy đủ phong cách văn phong hành chính – công vụ. Trong văn phong không có những từ bóng bẩy, những hình ảnh cầu kỳ, những từ quá chung chung mang tính khẩu hiệu. Song không vì thế mà văn bản của Viện kém phần thuyết phục, cảm hóa lòng người. Nhiều văn bản đạt trình độ cao cả về nội dung và nghệ thuật biểu hiện. 2.2.7. Quản lý văn bản 2.2.7.1. Quản lý văn bản đi Đối với văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do viện phát hành ra ngoài. Bộ phận văn thư luôn đảm bảo việc soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và kiểm tra kĩ càng trước khi phát hành. Việc chuyển phát văn bản đều đã đảm báo nhanh chóng, chuẩn xác và bảo mật. Trước khi chuyển phát cần lưu trữ tại cơ quan và hồ sơ. Sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự đăng kí : - Đánh máy và nhân sao văn bản - Trình ký, đóng dấu văn bản đi - Đăng ký văn bản đi - Làm thủ tục gửi văn bản đi - Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi • Đánh máy và nhân sao văn bản : Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu 37
45. về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm . • Trình ký, đóng dấu văn bản đi : Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. • Đăng ký văn bản đi : Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm. • Làm thủ tục gửi văn bản đi : Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối 38
46. với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. 2.2.7.2. Quản lý văn bản đến Đối với văn bản đến thì Viện đã đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến hiệu quả. Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung tại văn thư cơ quan để thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ. Sau khi nhận văn bản và photo, văn thư đã vào sổ cẩn thận và gửi đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Đảm bảo chuyển giao kịp thời văn bản đến Chủ tịch khi có việc cần xử lý trong ngày. - Tiếp nhận văn bản đến : Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. - Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến - Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: 39
47. + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. - Phân phối và chuyển giao văn bản đến - Trình xin ý kiến phân phối - Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng . - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến . 2.2.7.3. Quản lý sử dụng con dấu Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan + Quản lý và sử dụng con dấu - Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. + Đóng dấu : - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. - Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 40
48. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Đối với công tác lưu trữ văn bản thì viện đã xác định được Việc lưu trữ văn bản nhằm hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống văn bản, hồ sơ tài liệu đồng thời đảm bảo tính an toàn lưu trữ tài liệu. Nhân viên lưu trữ đã xây dựng các nội quy, cách thức lưu trữ tài liệu. Đã phân loại chính xác tài liệu và sắp xếp một cách khoa học. Xây dựng sơ đồ tài liệu hoặc hệ thống tra cứu tài liệu một cách khoa học, đảm bảo việc tìm kiếm được nhanh chóng. Cập nhật ngay khi có tài liệu mới cần lưu trữ. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng. 2.2.8. Đánh giá Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. 2.2.8.1. Ưu đểm - Các văn bản ban hành đã thể hiện đúng thẩm quyền của của người ký theo quy định của pháp luật. - Thể thức văn bản đảm bảo đúng Về thể loại văn bản: Quyết định gồm có quyết định bổ nhiệm, quyết định ban hành quy chế, quyết định thành lập cơ cấu tổ chức, thành lập hội đồng, thành lập các ban; Công văn các loại như công văn thừa lệnh chủ tịch Viện gửi các đơn vị trực thuộc, công văn chỉ đạo công việc trong nội bộ văn phòng; Các văn bản ban hành nội bộ như: Các quy chế, quy trình triển khai công việc theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Thực hiện đầy đủ các quy định về thể thức văn bản giúp văn bản được thống nhất và chuẩn hóa, nâng cao tính thuyết phục và khả năng thực thi của văn bản trong thực tiễn. Nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà tin học được 41
49. ứng dụng rộng rãi và phổ biến, yêu cầu chuẩn hóa hệ thống văn bản càng đặt ra một cách bức thiết, không chỉ chuẩn hóa trong phạm vi một cơ quan mà còn phải chuẩn hóa liên ngành, chuẩn hóa quốc gia. Mọi khâu liên quan đến thể thức văn bản từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, đến phát hành đều phải được hết sức quan tâm chú ý. Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. ngày càng đi vào khuôn mẫu và thống nhất, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Các thành phần thể thức luôn thể hiện theo quy định của từng loại hình văn bản đúng như mẫu ban hành, thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất và chi tiết đến từng vấn đề như lề trái, lề phải, cỡ chữ, phông chữ. Mỗi loại văn bản được thể hiện phù hợp với thể thức quy định. Các yếu tố khác như nơi nhận cũng thể hiện đúng quy cách, chức vụ và thẩm quyền ký văn bản được thể hiện phù hợp với từng chức danh như ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền - Các thông tin đưa vảo sử dụng trong nội dung văn bản soạn thảo đã được xử lý và có độ chính xác, tin cậy - Các thuật ngữ, các ngôn từ của từng loại văn bản đã được cân nhắc, lựa chọn phù hợp, ít có văn bản dùng câu khó hiểu, sáo rỗng. - Nội dung các loại văn bản là đảm bảo, đạt mục đích, yêu cầu công vụ - Năng lực chủ trì, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị thuộc Văn phòng và giữa Văn phòng với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện ngày càng được nâng cao góp phần vào chất lượng của các văn bản được ban hành và đảm bảo tính thống nhất trong Viện. - Việc đánh máy, in sao, phát hành văn bản: Phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao là đánh máy, in sao tài liệu của Văn phòng, lãnh đạo Viện, các tổ chức chuyên trách. - Số lượng quyết định các loại, văn bản ban hành dặc biệt là các quy 42
50. chế, quy định tăng nhiều so với trước. Điều này làm cho việc hướng dẫn thực hiện công việc được cụ thể, rõ ràng, tránh được sự mâu thuẫn, chồng chéo nhiệm vụ, quyền hạn cung như làm căn cứ giải quyết các xung đột, khiếu tố trong cơ quan. - Trong quá trình soạn thảo văn bản, các cán bộ chịu trách nhiệm soạn thảo luôn có ý thức sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các văn phòng phẩm, sử dụng đi đôi với gìn giữ, bảo quản các trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo. - Viện luôn chú trọng trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc. Phòng làm việc được bố trí khoa học, ngăn nắp. Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước là một nội dung rất quan trọng trong chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước nhằm phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Những năm qua Viện đã chú trọng đến công tác áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Viện như: + Tại Văn phòng Viện, hệ thống thông tin quản lý văn bản gồm: quản lý toàn bộ các văn bản đi và đến của cơ quan. Đây là một trong những hệ thống quan trọng nhất phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện đến các đơn vị trực thuộc trong toàn Viện do Văn phòng quản lý. + Hệ thống mạng LAN, Internet, trang Web của Viện: hệ thống này giúp cho cán bộ công chức trong Viện trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan cũng như ra bên ngoài. Hệ thống thư điện tử được sử dụng như một phương tiện để chuyển các báo cáo, mệnh lệnh của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, để trao đổi thông tin và các công việc của các cán bộ công chức trong cơ quan. Để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ này, tháng 10 năm 2010 Viện thành lập Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin, hiện nay Trung tâm đang đi vào hoạt động và từng bước đáp ứng nhiệm vụ tin học hoá trên các mặt hoạt động của Viện, trong đó chủ yếu là công tác văn bản của Viện 43
51. 2.2.8.2. Hạn chế - Về xây dựng văn bản pháp luật Công tác xây dựng, ban hành VBQPPL: Một số ban, ngành chưa chủ động đề xuất hoặc điều chỉnh chương trình xây dựng VBQPPL của viện, còn đưa vào chương trình những văn bản chưa thực sự cần thiết. Trong việc thực hiện quy trình xây dựng, ban hành VBQPPL còn có đơn vị chưa tổ chức được việc khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội, tổ chức lấy ý kiến nhưng đối tượng lấy ý kiến hẹp, chất lượng lấy ý kiến không cao. Việc thực hiện thẩm định ở các cấp , phòng ban, ý kiến đóng góp của công chức còn hạn chế. Chất lượng ban hành VBQPPL của cấp xã chưa cao, chưa đảm bảo yêu cầu về thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày văn bản. Trong công tác rà soát, kiểm tra và xử lý VBQPPL: Một số sở, ban, ngành chưa chủ động tham mưu cho UBND tỉnh tự kiểm tra các VBQPPL do UBND tỉnh ban hành và rà soát các VBQPPL do HĐND, UBND tỉnh ban hành liên quan đến lĩnh vực quản lý mà chỉ thực hiện khi Sở Tư pháp đề nghị phối hợp nên chất lượng rà soát chưa cao. Cấp huyện chưa chủ động thường xuyên rà soát các VBQPPL do HĐND, UBND cấp huyện ban hành. Công tác kiểm tra theo thẩm quyền của cấp huyện đối với VBQPPL của cấp xã còn chưa có chiều sâu (chủ yếu kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày). Công tác giám sát, kiểm tra tình hình thực hiện văn bản pháp luật còn một số hạn chế nhất định như việc theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các kết luận sau giám sát, kiểm tra chưa thực hiện quyết liệt. - Về tổ chức thi hành văn bản pháp luật Một số cấp ủy, chính quyền địa phương, phòng ban thuộc Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. chưa chủ động, quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thi hành văn bản pháp luật. 44
52. Công tác chỉ đạo thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. chưa đơn vị chưa được thường xuyên; việc triển khai phổ biến các văn bản pháp luật mới tới cán bộ, nhân dân tại một số nơi chưa được kịp thời, một số sở, ban, ngành chưa thực hiện được vai trò của mình trong tổ chức phổ biến VBQPPL thuộc ngành, lĩnh vực quản lý của mình tới cán bộ, công chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh. Công tác triển khai “Ngày pháp luật” còn mang tính hình thức, chất lượng chưa cao. Công tác phổ biến, tuyên truyền các văn bản quản lý nhà nước liên quan đến pháp luật tại các xã vùng sâu, vùng cao, vùng biên giới thực hiện chưa có hiệu quả, chưa tập trung vào đúng đối tượng cần phổ biến, chưa đi sâu vào các nội dung, lĩnh vực có nhiều sự quan tâm của xã hội, của các tầng lớp nhân dân để đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy và chính quyền. Hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật còn nặng về tổ chức hội nghị. Mặc dù hiểu biết pháp luật của nhân dân đã được nâng lên, nhưng một bộ phận nhân dân vẫn chưa có ý thức tuân thủ pháp luật, thậm chí còn cố tình vi phạm pháp luật (ví dụ: Các hành vi vi phạm pháp luật về an toàn giao thông, buôn lậu, gian lận thương mại, hàng giả ). Hầu hết, nhân dân vẫn chưa có thói quen chủ động tìm hiểu văn bản quản lý liên quan đến pháp luật mà chỉ khi có vướng mắc liên quan tới pháp luật mới tìm hiểu. - Về năng lực cán bộ, công chức Năng lực của một số cán bộ, công chức ở Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. chưa nhìn chung còn hạn chế, một số cán bộ làm công tác pháp chế ở các sở, ngành vẫn chưa phát huy được vai trò, hiệu quả. Công chức làm công tác tham mưu soạn thảo văn bản ở các cấp vừa thiếu, vừa yếu, trong khi khối lượng công việc tham mưu xây dựng văn bản. - Về mặt nội dung, hình thức văn bản quy phạm pháp luật : Qua nghiên cứu, còn tồn tại đáng kể những văn bản chứa đựng những quy định không phù hợp với các hướng dẫn hoặc quy định có tính nguyên tắc 45
53. của cấp trên. Thể thức văn bản thường không thống nhất. Các văn bản ít giá trị chỉ đạo thực hiện còn nhiều. Thậm chí, có những văn bản hình thức là quy phạm pháp luật, nhưng nội dung lại là văn bản hành chính thông thường và ngược lại. Từ những tồn tại nêu trên cho thấy, hiệu quả của việc ban hành và sử dụng VBQPPL, văn bản quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước trên địa bàn quản lý là chưa cao. 2.2.8.3. Nguyên nhân - Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư còn ít so với yêu cầu để phục vụ công việc. - Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản và văn thư đối với Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc còn nhiều hạn chế, thiếu sót. - Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.đôi lúc tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của Nhà nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản nhưng vẫn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản của văn thư. - Do địa bàn và phạm vi hoạt động quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. rộng có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn thường xuyên xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.có những trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước. 46
54. Tiểu kết Trên cơ sở những lý thuyết chung nhất về soạn thảo và ban hành văn bản, chương 2 khái quát những nét chung nhất về cơ quan và tập trung phân tích thực trạng công tác này tại Viện khoa học lâm nghiệp Việt Nam trên các phương diện: Thẩm quyền ban hành,Số lượng văn bản ban hành, nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày,quy trình soạn thảo và ban hành, ngôn ngữ trong văn bản. Qua đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế và đưa ra nguyên nhân của những hạn chế đó trong việc thực hiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản. 47
55. CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC LÂM NGHIỆP VIỆT NAM. 3.1. Tầm quan trọng của Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Thứ nhất, do yêu cầu tất yếu khách quan cần phải nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đáp ứng với nhiệm vụ đổi mới của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản ở Viện sau một thời gian thực hiện đã bộc lộ những hạn chế cần phải được khắc phục, bổ sung và hoàn thiện. Qua thực tiền hoạt động của Viện, tôi nhận thấy rằng bên cạnh những mặt ưu điểm, công tác này vẫn còn tồn tại những vấn đề bất cập, không hợp lý như đã trình bày ở Chương II của báo cáo. Vì vậy cần phải nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện là tất yếu. Thứ hai là xuất phát từ yêu cầu xây dựng và phát triển của Viện trong giai đoạn mới. Trước yêu cầu nhiệm vụ mới của Đảng giao cho khoa học xã hội, tại Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI xác định “ Khoa học lâm nghiệp làm tốt nhiệm vụ nghiên cứu lý luận, tổng kết thực tiễn, dự báo xu hướng phát triển, cung cấp luận cứ cho việc xây dựng đường lối, chính sách phát triển đất nước trong giai đoạn mới.”. Để thực hiện được nhiệm vụ nêu trên cần có nhiều giải pháp chiến lược, song giải pháp quan trọng cần thực hiện ngay đó là nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện, để Viện xây dựng và ban hành các văn bản có chất lượng cao phục vụ nhiệm vụ cung cấp luận cứ cho việc xây dựng đường lối, chính sách phát triển đất nước trong giai đoạn mới. 48
56. Thứ ba là yêu cầu khai thác thông tin văn bản của Viện ngày càng cao. Do tính chất nhiệm vụ đặc thù của Viện, hiện nay Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. đang lưu giữ nhiều văn bản cổ có giá trị về lịch sử, văn hoá, chính trị, địa lý Thời gian gần đây, tình hình diễn biến về kinh tế, chính trị, quân sự ở khu vực Châu Á, nhất là Biển Đông đang ngày càng phức tạp, các diễn biến trên đã và đang tác động đến nhiều lĩnh vực của Việt Nam, trong đó có những vấn đề liên quan đến chủ quyền về Biển, Đảo của Nước ta, để đấu tranh với các thế lực nhằm khẳng định chủ quyền Biển, Đảo của Tổ quốc đang rất cần đến các chứng cứ lịch sử, vì vậy các văn bản của Viện đang lưu giữ có chứa đựng nhiều thông tin và sử liệu quan trọng về các lĩnh vực nêu trên hiện đang là tài sản có giá trị của đất nước. Để khai thác thông tin các văn bản phục vụ cho sự nghiệp đấu tranh bảo vệ chủ quyền của Tổ quốc được kịp thời và bảo mật theo quy định thì Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. cần phải có quy định cụ thể về quản lý, khai thác và sử dụng các loại văn bản trên. Ngoài ra thông tin chứa đựng trong văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. có giá trị nhiều mặt về kinh tế, chính trị, ngoại giao, quốc phòng, an ninh trong quá trình hoạt động cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng đường lối, chính sách phát triển đất nước, Viện sản sinh ra nhiều văn bản như: đề án, đề tài, chương trình, dự án, tờ trình, công văn các văn bản trên là những nguồn tài liệu quan trọng, phong phú, chứa đựng những nguồn thông tin mang tính xác thực, tính chiến lược, phán ánh toàn diện quá trình hoạt động của Viện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được Chính phủ giao. Đồng thời văn bản của là kết quả của quá trình lao động của Viện, là tài sản quý của quốc gia. Do vậy, việc khai thác thông tin qua văn bản của Viện không chỉ phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của Viện mà còn phục vụ cho việc nghiên cứu của nhiều đối tượng khác nhau. Với những nội dung thông tin của văn bản của Viện nêu trên nên việc nghiên cứu, khai thác, sử dụng văn bản của Viện cũng rất đa dạng như: cán bộ lãnh 49
57. đạo, cán bộ làm công tác hoạch định chính sách, cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ làm công tác giáo dục, cán bộ làm công tác an ninh, quốc phòng trong hệ thống chính trị và công tác ở các Bộ, ngành và địa phương trên toàn quốc theo các lĩnh vực liên quan đến khoa học xã hội và nhân văn. Để có thể đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin từ văn bản của Viện đang ngày một tăng lên, đòi hỏi hệ thống văn bản của Viện phải được nâng cao chất lượng về nội dung, chuẩn hóa về hình thức, đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác, tra tìm thông tin được nhanh, chính xác và hiệu quả. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lý cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi soạn thảo và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. : 3.2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. 50
58. TạiViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. 3.2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.cần coi trọng thẩm quyền ký các văn 51
59. bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. 3.2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó. Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn 52
60. thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa. 3.2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản. Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý tại Văn phòng Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.nói riêng và của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan. 53
61. 3.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm Công tác Soạn thảo và quản lý văn bản Đối với Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.khi sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòngViện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội. 3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho Công tác văn bản. Để công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Viện đảm bảo được chất lượng, đáp ứng được yêu cầu trước mắt và lâu dài các hoạt động 54
62. của Viện thì việc đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất là rất quan trọng. Cơ sở hạ tầng dành cho công tác này bao gồm: hệ thống máy tính (máy tính để bàn, máy tính xách tay), hệ thống mạng Internet, việc bố trí phòng làm việc, trang thiết bị kỹ thuật đồng bộ và các vật tư đảm bảo khác (hệ thống điện, giấy, mực in v.v ) là điều kiện quyết định đến chất lượng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Viện hiện nay. Trong xu thế phát triển chung của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ để nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở Viện là yêu cầu đòi hỏi cấp thiết hiện nay. Do đặc thù là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội vè nhân văn nên nhu cầu khai thác, cập nhật các nguồn thông tin của đội ngũ cán bộ ở Viện rất lớn, yêu cầu tin học hóa các công việc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các đơn vị khi tác nghiệp về công tác văn bản rất cao, đồng thời khi thực hiện được tin học hoá trong công tác văn bản sẽ hạn chế tối đa các sai sót và góp phần nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên làm công tác này ở Viện. Đặc biệt, nếu thực hiện được tin học hóa trong công tác văn bản của viện sẽ cung cấp kịp thời thông tin của văn bản cho các hoạt động của cơ quan, nhất là hoạt động quản lý, sẽ giúp cho lãnh đạo các cấp phát hiện điều chỉnh kịp thời, chính xác các văn bản không phù hợp. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn một số hạn chế do trình độ tin học của một số bộ phận cán bộ công chức trong cơ quan. Để ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đáp ứng được các yêu cầu đề ra thì cần: - Xây dựng, bổ sung, hoàn chỉnh hệ thống văn bản đảm bảo tính pháp lý trong việc giao tiếp giữa các đơn vị, cá nhân qua mạng; - Tổ chức các lớp bồi dưỡng về tin học cho tất cả các cán bộ công chức trong cơ quan để đảm bảo ai cũng có thể sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản; 55
63. - Xây dựng các phần mềm về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và hồ sơ công việc; - Xây dựng phần mềm về hệ thống thông tin báo cáo. Cùng với các công việc: Xây dựng quy trình ban hành văn bản, mẫu hóa hình thức văn bản thì việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho cán bộ công chức giảm rất nhiều thời gian trong việc thực hiện việc xây dựng và ban hành văn bản, tạo ra những văn bản có chất lượng, phù hợp với đường lối, quan điểm của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế khách quan, có tính khả thi. Văn bản ban hành đúng quy trình, đúng nội dung, thẩm quyền, đúng pháp luật, đúng đối tượng thi hành thì sẽ mang lại hiệu quả tốt cho hoạt động quản lý. Tiểu kết: Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam., chương 3 đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác này trong điều kiện thực tế của Viện. 56
64. KẾT LUẬN Văn bản quản lý nhà nước của cơ quan hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng. Một mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của các cơ quan cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Trong thời gian qua, các văn bản do viện lâm nghiệp khoa học Việt Nam đã ban hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam.vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp. Trong khóa luận này của em chỉ tập trung vào “Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Namthực trạng và giải pháp”nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của văn phòng. Qua đánh giá về công tác soạn thảo văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành. Song, bất kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa. Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó, Văn phòng nói riêng và viện khoa học lâm nghiệp VN nói chung mà cán bộ công chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích của nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi nào và 57
65. ở đâu cán bộ công chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính. Điều kiện thời gian vừa học xong phải thực tập, thời gian có hạn nên nội dung khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô, lãnh đạo khoa và nhà trường quan tâm góp ý để khóa luận để hoàn chỉnh tốt hơn nhằm giúp cho bản thân sau này có thêm cơ sở ,kinh nghiệm trong công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! 58
66. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tạ Hữu Anh (2002), Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 2. Lê Văn In, Phạm Hưng (1998), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, NXB Chính trị Quốc gia. 3. Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Văn Thâm (2001), Những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 4. Học viện Hành chính (1994), Giáo trình về quản lý hành chính văn phòng, Tập 2, Hà Nội. 5. Học viện Hành chính (1996), Giáo trình về quản lý hành chính nhà nước, Tập 1, Hà Nội. 6. Nghiêm Kỳ Hồng (1998), Xây dựng, ban hành quản lý văn bản và công tác lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. 7. Quyết định số 2359/QĐ-BGDĐT ngày 09 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh 8. Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, NXB Thống kê, Hà Nội. 9. Thông Tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ 10. Cẩm nang tổ chức hành chính và kỹ thuật soạn thảo văn bản dùng cho các đơn vị cơ sở ( Nhà xuất bản Lao động – Hà Nội). 11. Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ (Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin. Tác giả Hoàng Lê Minh). 12. Nghiệp vụ Văn phòng và Lưu trữ(Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin. Tác giả Hoàng Lê Minh). 59
67. 13. Hướng dẫn soạn thảo văn bản (Nhà xuất bản trẻ. Thành phố Hồ Chí Minh 1996). 14. Hướng dẫn công tác Văn phòng (Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2000). 15. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2001). 60
68. PHỤ LỤC