›

Khóa luận Công tác phát triển vốn tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội - Thực trạng và giải pháp

pdf 79 trang thiennha21 15/04/2022 6330
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác phát triển vốn tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội - Thực trạng và giải pháp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_cong_tac_phat_trien_von_tai_lieu_tai_vien_thong_ti.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác phát triển vốn tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội - Thực trạng và giải pháp

  1. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƠNG TIN – THƢ VIỆN BÙI THỊ THANH CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THƠNG TIN – THƯ VIỆN HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHỐ HỌC: QH – 2005 – X HÀ NỘI, 2009 1 K50. Thơng tin – Thư viện
  2. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện Khĩa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình và quý báu của các thầy, cơ giáo trong Khoa Thơng tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các cán bộ Thư viện đang cơng tác tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội. Em xin chân thành cảm ơn sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy cơ giáo trong suốt bốn năm học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và sự giúp đỡ nhiệt tình cuả các cán bộ cơng tác tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đã giúp em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, em xin bày tỏ lời biết ơn chân thành và lịng biết ơn sâu sắc tới thấy giáo, thạc sĩ Đồng Đức Hùng người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em hồn thành Khĩa luận này. Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cho phép em đã hồn thành đề tài nghiên cứu của Khố luận. Tuy nhiên, do trình độ và kinh nghiệm thực tế cịn nhiều hạn chế nên Khĩa luận này khơng tránh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đĩng gĩp ý kiến của quý thầy, cơ và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2009 Sinh viên Bùi Thị Thanh 2 K50. Thơng tin – Thư viện
  3. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TỪ ĐƢỢC VIẾT TĂT KHXH Khoa học Xã hội TT KHXH Thơng tin Khoa học Xã hội VTL Vốn tài liệu TT – TV Thơng tin – Thƣ viện Khoa học Xã hội và Nhân KHXH & NV văn CSDL Cơ sở dữ liệu 3 K50. Thơng tin – Thư viện
  4. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh DANH MỤC CÁC HÌNH VÀ BẢNG SỐ LIỆU THỨ TỰ BẢNG/HÌNH TÊN TRANG Sơ đồ cơ cấu tổ chức 14 Hình 1 của Viện TT KHXH Số lƣợng các CSDL thƣ mục 35 Bảng thống kê 1 của Viện đã đƣợc hồn Thành phần sách theo mơn loại 37 Bảng thống kê 2 cĩ trong CSDL SACH Số lƣợng ngƣời sử dụng các tài liệu 39 Bảng Thống kê 3 theo ngơn ngữ xuất bản Bảng thống kê 4 Thành phần ngơn ngữ của sách 40 Thành phần ngơn ngữ 41 Bảng thống kê 5 báo – tạp chí đang nhập về Viện Số lƣợng sách Việt mua 48 Bảng thống kê 6 từ năm 2004 – 2008 50 Sách ngoại văn mua Bảng thống kê 7 từ năm 2003 - 2008 Báo – tạp chí ngoại văn mua 51 Bảng thống kê 8 từ năm 2004 – 2008 Lƣợng sách, tạp chí bổ sung qua 54 Bảng thống kê 9 trao đổi quốc tế từ 2004 - 2008 MỤC LỤC 4 K50. Thơng tin – Thư viện
  5. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài . 1 2. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài 3 3. Lịch sử nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 4 6. Đĩng gĩp của đề tài 4 7. Cấu trúc của Khĩa luận 5 NỘI DUNG 6 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HƠI VÀ CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU 6 1.1. Khái quát về Viện Thơng tin Khoa học Xã hội 6 1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thư viện KHXH 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thư viện KHXH 7 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH 7 1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thư viện KHXH 9 1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH 12 1.1.4. Vai trị, ý nghĩa của Vốn tài liệu 16 1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thơng tin KHXH 17 1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH 17 1.2.5.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 17 1.2. Cơng tác phát triển vốn tài liệu 19 1.2.1. Vốn tài liệu 19 1.2.2. Vai trị của vốn tài liệu 20 1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu 21 1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu 23 1.2.5. Các nguồn bổ sung 24 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU 5 K50. Thơng tin – Thư viện
  6. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 26 2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chính sách bổ sung vốn tài liệu 26 2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu 26 2.1.2. Chính sách bổ sung 28 2.2. Hiện trạng vốn tài liệu 32 2.2.1. Loại hình tài liệu 32 2.2.2. Mơn loại tài liệu 36 2.2.3. Ngơn ngữ tài liệu 38 2.3 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu 42 2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nước 42 2.3.2. Nguồn kinh phí khác 43 2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu 44 2.5. Các nguồn bổ sung 45 2.5.1. Nguồn mua 46 2.5.2. Nguồn biếu tặng 52 2.5.3. Nguồn bổ sung trao đổi 53 2.6. Phối hợp trong cơng tác bổ sung 55 2.7. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác bổ sung 56 2.8. Nhận xét và đánh giá về nguồn lực thơng tin của Viện 57 2.8.1. Những mặt đã đạt được 57 2.8.2. Những mặt cịn hạn chế 58 CHƢƠNG 3: MỘT VÀI KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 60 3.1. Các giải pháp đối với cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội 60 3.1.1. Hồn thiện chính sách phát triển nguồn tin 60 3.1.2. Tăng cường kinh phí phát triển nguồn tin 60 3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” 61 3.1.4. Xây dựng hệ thống bổ sung 62 3.1.5. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo người dùng tin 63 6 K50. Thơng tin – Thư viện
  7. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 3.1.6. Phát triển vốn tài liệu ngoại văn và hiện đại 64 3.1.7. Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc xây dựng, tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin 66 3.2. Một số kiến nghị 68 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU 7 K50. Thơng tin – Thư viện
  8. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngay từ xa xưa, con người đã sớm nhận thức vai trị và tầm quan trọng của thơng tin: Một khi đã nắm được thơng tin thì nắm được sức mạnh. Thơng tin cùng với vật chất và năng lượng là ba yếu tố đầu tiên quyết định đến sự tồn tại và phát triển kinh tế - xã hội của tồn cầu nĩi chung và của từng quốc gia, dân tộc nĩi riêng. Cách đây hơn nửa thế kỷ V.I. LêNin đã khẳng định rằng: Khơng cĩ thơng tin thì khơng thể cĩ tiến bộ trong bất kỳ lĩnh vực nào của khoa học kỹ thuật và sản xuất vật chất. Bộ Chính trị Việt Nam cũng đã khẳng định: “Thơng tin là một yếu tố cực kỳ quan trọng tiềm lực khoa học và cơng nghệ. Thơng tin gĩp phần tích cực trong việc rút ngắn quá trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng lao động” (Nghị quyết 37 của Bộ Chính trị). Việc cĩ được thơng tin là cách duy nhất giúp đất nước ta sớm rút ngắn khoảng cách với các nước phát triển trên thế giới. Thơng tin Khoa học Xã hội (TT KHXH) xem như tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia với ưu thế nổi trội là cĩ thể sử dụng được nhiều lần, sử dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao. Là thành tố quan trọng trong hệ thống thơng tin quốc gia, thơng tin KHXH được nhìn nhận là cĩ vị trí đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Ý nghĩa của thơng tin KHXH thể hiện ở chỗ nĩ đặt cơ sở lý luận để ra quyết định đối với các quá trình phát triển kinh tế - xã hội. Việc thức đẩy quá trình thơng tin hĩa xã hội gắn liền với cuộc cách mạng khoa học- cơng nghệ đã đặt ra sự cần thiết của những nguồn tin KHXH cĩ giá trị, đầy đủ và kịp thời. Viện Thơng tin Khoa học (Viện TT KHXH) được xếp vào 6 “Thư viện cĩ vị trí đặc biệt quan trọng” được Nhà nước “đầu tư tập trung” (Pháp Lệnh Thư viện). Trong quá trình phát triển của đất nước, Viện luơn nhận thức rõ vai trị, trách nhiệm của mình. Trong suốt một chặng đường khá dài từ khi xây dựng và phát triển đến nay để luơn thực hiện được chức năng “nghiên cứu, thơng báo, cung cấp tin tức và tư liệu khoa học xã hội cho các cơ quan của 8 K50. Thơng tin – Thư viện
  9. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng cĩ trách nhiệm đối với cơng tác khoa học xã hội”, Viện hết sức chú trọng đến cơng tác phát triển vốn tài liệu (VTL) với mục tiêu phục vụ tốt nhất nhu cầu thơng tin KHXH cho Đất nước trong thời hiện đại. Hiện nay, Viện TT KHXH khơng những bảo quản tốt VTL KHXH đã được xây dựng từ những năm đầu thành lập, mà cịn bổ sung thêm số lượng khơng nhỏ những tài liệu mới rất cĩ giá trị, phản ánh xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt Nam. Ngày nay, sức mạnh của một cơ quan Thơng tin – Thư viện (TT – TV) khơng chỉ chủ yếu được đo bằng khối lượng nguồn tài liệu hiện cĩ mà phải bằng năng lực đáp ứng nhu cầu tin trên cơ sở huy động kịp thời các nguồn lực thơng tin của mình. Để thực hiện những điều nêu trên mỗi cơ quan TT - TV phải xây dựng cho mình một chính sách bổ sung và chia sẻ nguồn lực thơng tin, đồng thời áp dụng rộng rải cơng nghệ thơng tin mới một cách thích hợp trong việc thu thập, xử lý, cung cấp nguồn tin đến người dùng trong một thời gian nhanh nhất với chất lượng tốt nhất. Là Trung tâm Thơng tin Khoa học Xã hội và Nhân văn (KHXH & NV) đứng đầu cả nước, việc nghiên cứu thực trạng để từ đĩ đưa ra giải pháp thích hợp nhằm tăng cường và đổi mới cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT KHXH một cách tồn diện, đáp ứng địi hỏi thực tiễn, phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý, lãnh đạo của các cán bộ Đảng và Nhà nước, cũng như nhu cầu nghiên cứu của các nhà nghiên cứu, sinh viên là một yêu cầu cấp bách hiện nay. Chính vì lý do trên, em đã chọn đề tài: “Cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài khĩa luận tốt nghiệp, với mong muốn vận dụng những kiến thức tiếp thu được trên giảng đường trong suốt bốn năm cùng với kiến thức thực tế qua quá trình thực tập từ đĩ nghiên cứu và đề xuất nhúng giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác phát triển VTL tại Viện TT KHXH. 2. Mục đích nghiên cứu 9 K50. Thơng tin – Thư viện
  10. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Trên cơ sở nghiên cứu cơng tác phát triển vốn tài liệu của Viện TT KHXH nhằm nắm bắt được thực trạng của cơng tác bổ sung, từ đĩ xác định phương hướng và đề xuất các giải pháp tăng cường nguồn lực thơng tin cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng tác phát triển VTL của Viện. 3. Lịch sử nghiên cứu đề tài Hiện tại, nghiên cứu về cơng tác phát triển VTL cũng như nguồn lực thơng tin tại Viện TT KHXH đã cĩ một số các cơng trình nghiên cứu, các bài viết đề cập và nghiên cứu: - Đề tài: “Tìm hiểu vốn thư tịch cổ tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội” của tác giả Nguyễn Thị Minh Nguyệt, Đại học KHXH & NV. Đề tài của khĩa luận này đã đề cập giới thiệu về vốn tài liệu cổ tại Viện. - Đề tài: “ Sơ bộ khảo sát nguồn tin tại Viện Thơng tin Khoa học Xã hội”, khĩa luận tốt nghiệp của tác giả Chu Hải Yến, Đại học Đơng Đơ. Đề tài đề đã giới thiệu về các nguồn tin hiện cĩ ở Viện TT KHXH. Tuy nhiên, cho đến nay chưa cĩ đề tài nghiên cứu, bài viết nào đề cập đến cơng tác bổ sung VTL tại Viện TT KHXH. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tƣợng Đề tài tập trung đi sâu vào nghiên cứu những nội dung liên quan đến cơng tác phát triển VTL của Viện TT KHXH: Chính sách bổ sung; hình thức và nguyên tắc bổ sung; các nguồn bổ sung 4.2. Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: Viện TT KHXH Thời gian: Cơng tác phát triển VTL của Viện trong giai đoạn hiện nay 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 10 K50. Thơng tin – Thư viện
  11. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 5.1. Cơ sở lý luận Khĩa luận dựa trên cơ sở lý luận và quan điểm duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về cơng tác sách, báo và thư viện. 5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể Đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học sau: - Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp phỏng vấn 6. Đĩng gĩp của đề tài Với sự cố gắng cao nhất và trong khả năng cĩ thể, đề tài “Cơng tác phát triển vốn tài liệu của Viện Thơng tin Khoa học Xã hội” của tác giả cĩ những đĩng gĩp sau: 6.1. Về lý luận Đề tài củng cố và làm sáng tỏ thêm lý thuyết về vốn tài liệu trong thư viện, khẳng định được tầm quan trọng và giá trị thiết thực cuả cơng tác phát triển VTL của thư viện nĩi chung và của Viện TT KHXH nĩi riêng. 6.2. Về thực tiễn Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng cơng tác phát triển VTL tại Viện TT KHXH, đưa ra những phương hướng và đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những mặt cịn hạn chế của cơng tác phát triển VTL, xây dựng nguồn lực thơng tin ngày càng phong phú và đa dạng, để đưa Viện ngày càng phát triển hơn, gĩp phần đắc lực trong cơng tác phát triển của Đất nước. 7. Cấu trúc của Khĩa luận Cấu trúc của Khĩa luận ngồi lời nĩi đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung của Khĩa luận được coi là trọng tâm gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về Viện TT KHXH và cơng tác phát triển Vốn tài liệu 11 K50. Thơng tin – Thư viện
  12. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Chương 2: Thực trạng cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Viện TT KHXH Chương 3: Một số kiến nghị về giải pháp phát triển vốn tài liệu tại Viện TT KHXH NỘI DUNG 12 K50. Thơng tin – Thư viện
  13. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU 1.1. Khái quát về Viện Thơng tin Khoa học Xã hội 1.1.1. Lịch sử hình thành Viện TT KXXH và Thƣ viện KHXH Ngày 6/2/1960 Thủ tướng Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký quyết định thành lập Thư viện Khoa học Trung ương, đánh dấu sự ra đời của thư viện khoa học đầu tiên ở nước ta. Ngày 11/10/1965 Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 165- NQ/TVQH về việc chia Ủy ban Khoa học Nhà nước thành hai cơ quan: Ủy ban Kỹ thuật Nhà nước và Viện KHXH, sau đổi tên thành Ủy ban KHXH Việt Nam. Tới năm 1968, Thư viện Khoa học Trung ương được tách thành hai thư viện khoa học: Thư viện Khoa học và kỹ thuật Trung ương (thuộc Ủy ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước), Thư viện Khoa học Xã hội (thuộc Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam). Tháng 4/1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước đã bàn giao tồn bộ VTL của Thư viện Học Viện Viễn Đơng Bác cổ của Pháp tại Hà Nội (Thư viện EFEO) và vốn sách KHXH đa ngữ được bổ sung từ những ngày thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện KHXH. Ngày 8/5/1975, thay mặt Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng Phạm Văn Đồng đã ký quyết định số 93/CP ghi rõ: “Nay thành lập Viện TT KHXH trực thuộc Ủy ban KHXH Việt Nam trên cở sở thống nhất Thư viện KHXH với Ban TT KHXH Việt Nam của Ủy ban”. Viện TT KHXH sau khi thành lập đã được tiếp thu vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đơng mà Thư viện EFEO chuyển giao lại cho Việt Nam 13 K50. Thơng tin – Thư viện
  14. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh năm 1957. VTL này lại được tăng cường hàng năm qua các nguồn mua, trao đổi và nhận tặng với các cơ quan tổ chức và cá nhân trong và ngồi nước. Từ năm 1992 đến nay, Viện là một trong 4 trung tâm TT - TV trong nước được Nhà nước đầu tư ngoại tệ lớn nhất để mua sách, báo tư liệu KHXH nước ngồi. Viện được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhất năm 1995 Năm 2002 Viện là thành viên của Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA Trong Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/01/2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện KHXH Việt Nam, Viện TT KHXH được xác định là 1/27 Viện nghiên cứu chuyên ngành. Viện TT KHXH trực thuộc Ủy ban KHXH & NV Quốc gia (Đổi tên thành Viện KHXH Việt Nam năm 2005). Viện KHXH Việt Nam gồm 27 Viện nghiên cứu chuyên ngành như: Viện Nghiên cứu con người, Viện Triết học, Viện Lịch sử, Các viện chuyên ngành hoạt động trong phạm vi Viện KHXH Việt Nam tồn tại độc lập, phân tán, mỗi viện cĩ phịng thơng tin – tư liệu – thư viện riêng. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH và Thƣ viện KHXH 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện TT KHXH * Chức năng Ngay từ ngày đầu thành lập, Viện TT KHXH đã được Đảng và Nhà nước giao cho chức năng “nghiên cứu, thơng báo, cung cấp tin tức và tư liệu về khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng cĩ trách nhiệm đối với cơng tác khoa học xã hội” (QĐ số 93/CP ngày 08/5/1975). Tháng 4 năm 2005, theo Quyết định số 352/2005/QĐ-KHXH ngày 25 tháng 4 năm 2005 của Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam, chức năng của Viện một lần nữa được khẳng định là: 14 K50. Thơng tin – Thư viện
  15. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Thơng tin khoa học cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đào tạo, các doanh nghiệp về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt Nam, về khoa học xã hội thế giới và Việt Nam. - Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện KHXH. Xây dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia về KHXH. - Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực TT - TV trong tồn Viện Khoa KHXH Việt Nam. - Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực TT – TV KHXH. * Nhiệm vụ Chủ nhiệm Uỷ ban KHXH Việt Nam tại Quyết định số 54/KHXH-QĐ ngày 24/3/1976 về tổ chức hệ thống thơng tin tại Uỷ ban, quy định: “Viện TT KHXH laì cơ quan khoa học phụ trách cơng tác thư viện, tư liệu và thơng tin của Ủy ban KHXH”, cĩ nhiệm vụ: - Bổ sung và thống nhất quản lý vốn sách báo tư liệu trong phạm vi Uỷ ban. - Bổ sung và hồn thiện hệ thống phiếu tra cứu sách báo tư liệu trong thư viện của Uỷ ban. - Dịch và quản lý việc dịch tài liệu khoa học từ tiếng nước ngồi ra tiếng Việt trong phạm vi Uỷ ban, phối hợp với các cơ quan khác trong việc tổ chức dịch và sử dụng tài liệu dịch. - Tổ chức việc cho mượn sách báo tư liệu. - Thơng báo kịp thời và chính xác những thành tựu mới, những vấn đề mới của các ngành KHXH trong và ngồi nước cho cán bộ và cơ quan cĩ trách nhiệm về KHXH, trước mắt nhằm vào những vấn đề cĩ liên quan trực tiếp đến cách mạng xã hội chủ nghĩa và xây dựng xã hội xã hội chủ nghĩa ở nước ta. 15 K50. Thơng tin – Thư viện
  16. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Cùng với thủ trưởng các Viện và Ban nghiên cứu khoa học xây dựng hệ thống thư viện, tư liệu và TT KHXH trong tồn Uỷ ban, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với hệ thống đĩ. Nghiên cứu thơng tin học, thư viện học và thư mục học nhằm cải tiến và hồn thiện khơng ngừng các cơng tác đĩ. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thơng tin tư liệu, thư viện trong tồn Uỷ ban. - Xây dựng cơ sở vật chất - kỹ thuật cho cơng tác thơng tin tư liệu, thư viện trong tồn Uỷ ban. - Thực hiện việc hợp tác quốc tế về thơng tin và thư viện khoa học xã hội trong phạm vi những hiệp định mà Uỷ ban Khoa học xã hội đã ký kết. (Điều 1, Quyết định số 54/KHXH - QĐ). [15,40] 1.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Thƣ viện KHXH * Chức năng, nhiệm vụ Thư viện KHXH hoạt động trong khuơn khổ Viện TT KHXH. Tại Quyết định số 1889/KHXH-TC ngày 24/12/1994 xác định Thư viện KHXH gồm các phịng: - Phịng bổ sung - Trao đổi - Phịng phân loại - Biên mục - Phịng Bảo quản - Phịng Cơng tác bạn đọc - Phịng Báo - Tạp chí - Phịng Nghiệp vụ Thư viện - Phịng Xây dựng Cơ sở dữ liệu (CSDL) - Thư mục. Quyết định cũng khẳng định rõ hoạt động của Thư viện được gắn bởi hoạt động thơng tin khoa học, trong khuơn khổ Viện TT KHXH, “cĩ chức năng nghiên cứu, thu thập, xử lý, thơng báo và cung cấp tin, tư liệu KHXH & NV trong và ngồi nước cho các cơ quan nghiên cứu khoa học, các cơ sở 16 K50. Thơng tin – Thư viện
  17. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh và cá nhân cĩ nhu cầu”. Vì vậy Thư viện KHXH cĩ nhiệm vụ nằm trong nhiệm vụ chung của Viện TT KHXH. * Hoạt động Thư viện KHXH cĩ nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động thường xuyên sau: - Tiếp tục nhận TT KHXH, kể cả các dạng điện tử và khai thác trực tuyến (online). Ngồi việc đặt mua và trao đổi (cần chi phí mua và gửi/nhận) thì nhận biếu, tặng cũng cần cĩ chi phí (Dự kiến 3.000 tên sách/năm, 20.000 đơn vị báo – tạp chí/năm). - Tổ chức và xử lý sơ bộ: + Phân loại và biên mục sách và nhập vào CSDL, kể cả việc cập nhật CSDL để người dùng tin cĩ thể tiếp cận thơng tin nhanh nhất. + Tích hợp với CSDL sách nhập về Viện KHXH. + Cập nhật CSDL báo – tạp chí. + Xây dựng CSDL chuyên đề. - Phục vụ bạn đọc: + Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phịng đọc chung). + Phục vụ bạn đọc khai thác tại chỗ (phịng đọc riêng cho chuyên gia, lãnh đạo cấp cao). + Tổ chức phục vụ các đối tượng chuyên biệt (lãnh đạo Đảng và Nhà nước theo yêu cầu). + Tổ chức thư viện mở (cho các chuyên đề đang thu hút giới nghiên cứu KHXH & NV) - Giới thiệu sản phẩm của Viện: + Tổ chức giới thiệu sách mới. + Giới thiệu các sản phẩm trên trang web của Viện. 17 K50. Thơng tin – Thư viện
  18. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Tìm hiểu nhu cầu tin để đánh giá hoạt động, thơng qua: + Hội nghị bạn đọc hàng năm. + Tìm hiểu trên trang web của Viện. - Bảo quản vốn tài liệu: + Vệ sinh kho thường xuyên. + Đĩng sách, báo thường xuyên. + Bồi vá các tài liệu quý hiếm. + Sắp xếp, dồn kho (khi chưa cĩ trụ sở mới). + Số hĩa tài liệu (kể cả hồi cố) - Các hoạt động nghiệp vụ: + Tập huấn chuẩn để cĩ thể chia sẻ nguồn lực trong Viện KHXH Việt Nam + Hội thảo đổi mới và thống nhất hoạt động nghiệp vụ để hội nhập với các thư viện trong nước và thế giới. + Bảo trì các hoạt động tin học hĩa: cập nhật, tích hợp để vốn tài liệu của Thư viện đến với người dùng tin thơng qua các sản phẩm khai thác tại chỗ hoặc qua trang web của Viện. + Tham dự hội nghị, hội thảo chuyên ngành trong nước. - Hoạt động quốc tế: + Tổ chức đồn để: trình bày báo cáo khoa học tại hội nghị, hội thảo chuyên ngành quốc tế, Hội nghị IFLA, CONSAL, tham quan thư viện nước ngồi. + Tổ chức các đồn đĩn các chuyên gia thư viện nước ngồi đến trình bày, trao đổi nghiệp vụ.[16, 50-51] 1.1.3. Thực trạng hoạt động Viện TT KHXH 18 K50. Thơng tin – Thư viện
  19. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức Quyết định Số 352/2005/QĐ-KHXH ban hành ngày 25/4/2005 của Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam đã nêu: Viện TTn KHXH là cơ quan hoạt động theo chế độ thủ trưởng, Viện trưởng là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm về tồn bộ các hoạt động của Viện trước Chủ tịch Viện KHXH Việt Nam. Hiện nay, Viện cĩ 98 cán bộ viên chức lao động hợp đồng và chính thức. Trong đĩ, số biên chế chính thức là 87 người, hợp đồng lao động là 11 người, làm việc tại 20 phịng cơng tác của Viện. Đội ngũ cán bộ hiện tại là cán bộ trẻ, đuổi đời dưới 55 là 91 người, trên 55 là 7 người. Trong đĩ, cĩ 3 phĩ giáo sư, 7 tiến sĩ, 11 thạc sĩ và 61 cử nhân. Cơ cấu của Viện gồm 20 phịng ban chia hoạt động thành thành 2 khối phịng chính: Khối Thơng tin và khối Thư viện. Cụ thể như sau: * Các phịng Thơng tin khoa học 1. Phịng Thơng tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển 2. Phịng Thơng tin Triết học – Xã hội học 3. Phịng Thơng tin các KHoa học ngữ văn 4. Phịng Thơng tin các Khoa học lịch sử 5. Phịng Thơng tin Xã hơi và con người 6. Phịng Thơng tin Kinh tế - Luật 7. Phịng Thơng tin các Khoa học chiến lược * Thư viện Khoa học xã hội 1. Phịng Nghiệp vụ thư viện 2. Phịng Bổ sung - Trao đổi 3. Phịng Phân loại - Biên mục 4. Phịng Bảo quản 5. Phịng Cơng tác bạn đọc 19 K50. Thơng tin – Thư viện
  20. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 6. Phịng Báo - Tạp chí 7. Phịng Xây dựng Cơ sở dữ liệu - Thư mục * Các phịng nghiệp vụ Thơng tin - Thư viện 1. Phịng Tin học hố 2. Phịng Phổ biến tin 3. Phịng In * Tịa soạn Tạp chí “Thơng tin Khoa học xã hội” 1. Phịng Biên tập - Trị sự * Các phịng sự nghiệp 1. Phịng Quản lý hoạt động Thơng tin và Thư viện (QL HĐ TT-TV) 2. Phịng Hành chính ( Chú thích từ viết tắt xuất hiện trong sơ đồ: TT: Thơng tin, KH: Khoa học) Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện TT KHXH 20 K50. Thơng tin – Thư viện
  21. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh VIỆN TRƯỞNG Hồ Sỹ Quý VIỆN PHĨ VIỆN PHĨ Nguyễn Văn Dân Đặng Thị Thanh Hà Hà PHÕNG PHÕNG PHÕNG PHÕNG PHÕNG Tin học hố Biên tập-Trị sự QL HĐ TT-TV TT Chính trị Nghiệp vụ thƣ viện PHÕNG PHÕNG PHÕNG PHÕNG Hành chính TT Kinh tế Bổ sung - Trao đổi Phổ biến tin PHÕNG PHÕNG PHÕNG TT các KH Ngữ văn Phân loại - Biên mục In PHÕNG PHÕNG TT các KH lịch sử CSDL - Thƣ mục mục PHÕNG PHÕNG TT Xã hội và Con ngƣời Bảo quản PHÕNG PHÕNG T T Kinh tế - Luật Báo - Tạp chí mục PHÕNG PHÕNG TT các KH chiến lƣợc Cơng tác bạn đọc 1.1.3.2. Hoạt động Viện Thơng tin Khoa học Xã hội 21 K50. Thơng tin – Thư viện
  22. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Viện TT KHXH là cơ quan tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đơng mà thư viện Viễn Đơng Bác Cổ của Pháp (cĩ trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957 Năm 1978 ra Tập san Thơng tin KHXH, chuyển thành Tạp chí TT KHXH từ năm 1979 Tập san chuyên ngành được xuất bản từ 1977 đến cuối năm 1988 mang tên gọi chung là “Cái mới trong KHXH” Tin nhanh (Tài liệu phục vụ nghiên cứu-Viết tắt là TN): xuất bản từ giữa năm 1990 Tin tham khảo đặc biệt (Viết tắt là TĐB): được phát hành từ 6/1993 Năm 1979 là cơ quan đại diện quốc gia - thành viên của Hệ Thống TTn KHXH Quốc tế (MISON) và Mạng TT KHXH Hịa bình Châu Á (APINESS: Asia-Pacific Information Network in Social Science) Viện cĩ quan hệ chính thức với hơn 80 trung tâm thơng tin và thư viện lớn của trên 30 nước trên thế giới Năm 1992 Viện bắt đầu tiến hành cơng tác tin học hĩa các hoạt động thơng tin – thư viện. * Bộ máy tra cứu Trước đây, Việc tiếp cận các sản phẩm của Thư viện phải khai thác tại chỗ và thơng qua các tủ mục lục truyền thống. Nhưng hiện nay, với sự thay đổi phương tiện tra cứu thơng tin việc tra cứu ngồi các tủ phiếu mục lục cịn qua các CSDL trên phần mềm CDS/ISIS (version 1.4) vận hành trên mạng LAN của Viện. * Hệ thống các ấn phẩm TT KHXH - Tạp chí Thơng tin Khoa học Xã hội (ra 12 số/năm) - Thơng tin chuyên đề KHXH (ra hàng năm) 22 K50. Thơng tin – Thư viện
  23. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Tài liệu phục vụ nghiên cứu (ra 100-120 số/năm) - Thư mục thơng báo sách mới nhập (xuất bản 12 số/năm) * Dịch vụ thơng tin - Cung cấp các ấn phẩm thơng tin - Cung cấp bản sao tài liệu gốc từ kho thư viện - Tra cứu và tìm kiếm thơng tin trong các cơ sở dữ liệu - Phục vụ thơng tin theo yêu cầu: Cung cấp các bản thơng tin thư mục cĩ tĩm tắt nội dung tài liệu theo các chủ đề độc giả yêu cầu; thực hiện các yêu cầu về tổng thuật, lược thuật và dịch thuật - Cung cấp và bao gĩi các CSDL thư mục theo chuyên đề - Tư vấn, chuyển giao, đào tạo sử dụng phần mềm CDS/ISIS cho cơng tác TT – TV. 1.1.4. Vai trị, ý nghĩa của Vốn tài liệu “Viện TT KHXH thực sự là một địa chỉ văn hĩa – lịch sử đáng tin cậy của giới nghiên cứu. Tài nguyên thơng tin được lưu giữ ở Viện đã giúp ích cho nhiều đọc giả trong và nước ngồi” (Như ý kiến đánh giá một số học giả: GS. Phan Huy Lê, GS. Phan Đăng Nhật ). Trong suốt gần 35 năm hình thành và phát triển, trên cơ sở VTL nhận từ Thư viện EFEO cho đến nay Viện TT KHXH luơn khơng ngừng phát huy danh hiệu là Thư viện đứng đầu cả nước về lĩnh vực KHXH & NV. Bên cạnh việc bảo tồn, duy trì vốn tài liệu cổ Viện cịn khơng ngừng xây dựng và phát triển VTL của mình để cĩ thể ngày càng đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của người dùng tin. Đến với Viện người dùng tin khơng chỉ tìm thấy những tài liệu cổ, giá trị cao, cĩ những tài liệu đã xuất bản lần đầu tiên hàng trăm năm, mà cịn tìm thấy những tài liệu mới nhất phản ánh các thành tựu KHXH & NV trong nước và thế giới với nhiều ngơn ngữ khác nhau. Với VTL phong phú và đa dạng của mình, Viện TT KHXH đã đĩng gĩp một phần rất quan trọng vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu, 23 K50. Thơng tin – Thư viện
  24. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh giảng dạy, học tập của các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các nhà nghiên cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên, học viên, gĩp phần gián tiếp tạo ra các tăng trưởng kinh tế - xã hội của đất nước trong quá trình cơng nghiệp hĩa, hiện đại hĩa đất nước hiện nay 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Viện Thơng tin KHXH 1.1.5.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHXH Nhu cầu tin là nhu cầu về thơng tin và tài liệu của người dùng tin. Dựa trên nhu cầu tin cơ quan thơng tin tìm ra những biện pháp cụ thể phù hợp để cung cấp thơng tin thích hợp cho họ. TT KHXH làm cơ sở lý luận cho đường lối và chiến lược phát triển của mỗi quốc gia. Do đĩ, nhu cầu thơng tin về KHXH hiện đại càng trở nên cấp bách và cĩ những đặc điểm sau: - Tính định hướng vĩ mơ xác định rõ nét trên cơ sở các chủ trương của Đảng và Nhà nước ta trong kế hoạch xây dựng và phát triển kinh tế xã hội nĩi chung và phát triển KHXH & NV nĩi riêng. - Tính tổng hợp, đa dạng và liên ngành được hối thúc và quy định do nhu cầu gắn kết ngày một tăng giữa các ngành khoa học và xu thế xuất hiện vầ phát triển các ngành KHXH tại phần giao nhau giữa các ngành khoa học, ngồi nhu cầu nắm bắt thơng tin chuyên ngành của họ, cịn cần phải nắm bắt được thơng tin mang tính chất tổng hợp và liên ngành hữu quan. 1.2.5.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Thư viện KHXH là cơ sở cung cấp tài liệu nghiên cứu khoa học về KHXH & NV lớn nhất khơng chỉ cho các cơ quan của Viện KHXH Việt Nam mà cịn phục vụ nhu cầu về tài liệu khoa học cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, các giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên các trường đại học (trong và ngồi nước). Hiện nay người dùng tin của Viện được chia làm 3 nhĩm chính: a) Cán bộ cấp cao thuộc các cơ quan lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc, cán bộ quản lý cấp ngành 24 K50. Thơng tin – Thư viện
  25. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Là cán bộ lãnh đạo từ Trung ương đến các tỉnh thành trong cả nước, vì vậy họ phải chịu trách nhiệm về hoạt động của cơ quan mà họ quản lý. Họ là người quyết định hoặc chuẩn bị ra quyết định ở các cấp khác nhau. Nhĩm người dùng tin này chiếm tỷ lệ khơng lớn nhưng đặc biệt quan trọng vì họ là những người cĩ nhiệm vụ xây dựng đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước, của các Bộ, các ngành để cĩ thể đưa ra được những quyết đúng đắn. Bên cạnh cơng tác quản lý, cĩ thể người dùng tin nhĩm này làm cơng tác nghiên cứu khoa học, phụ trách các đề tài khoa học từ cấp Viện đến cấp Nhà nước. Nhu cầu tin của nhĩm cĩ đặc điểm như sau: Thơng tin phải mang tính định hướng chính trị cao rõ ràng Đảm bảo tính kịp thời khách quan Chiều thời gian của thơng tin phải cĩ chiều quá khứ, hiện tại và tương lai. Họ ít thời gian để đọc tài liệu gốc tại Viện Thơng tin được cung cấp thơng qua đơn đặt hàng với Viện b) Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, nhà văn, nhà báo Đây là nhĩm người dùng tin đa dạng nhất, năng động nhất, hầu hết đều cĩ trình độ đại học trở lên. Do cơng việc, người dùng tin tự chủ động nghiên cứu tìm tịi trong khối lượng thơng tin đồ sộ của Viện TT KHXH để rút ra những thơng tin cần thiết cho mình. Ở nhĩm người này cĩ người dùng tin là người nước ngồi, đa phần họ là những nghiên cứu sinh hoặc các nhà nghiên cứu KHXH&NV. Chủ đề thường xuyên được quan tâm, nghiên cứu là về lịch sử, kinh tế. Nhu cầu tin của họ cĩ những đặc điểm sau: Thơng tin chuyên ngành sâu và mang tính mới trong khoa học. Thơng tin về các cơng trình nghiên cứu khoa học của một lĩnh vực chuyên mơn hẹp. 25 K50. Thơng tin – Thư viện
  26. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Thơng tin tư liệu để nghiên cứu một đề tài khoa học cụ thể, các phương pháp mới các luận điểm mới của khoa học, thơng tin mới về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới. Thơng tin dự báo về những vấn đề mang tính tồn cầu Thơng tin về hội nghị, hội thảo khoa học trong và ngồi nước thuộc các lĩnh vực KHXH&NV c) Học viên cao học và sinh viên năm cuối của các trƣờng đại học và cao đẳng chuyên ngành KHXH - Nhĩm người dùng tin này cĩ số lượng lớn nhất ở Viện (chiếm khoảng 80%). Từ năm 2004 đến năm 2008 cĩ 3087 bạn đọc là sinh viên, học viên cao đẳng đăng ký là người dùng tin tại Viện. Nhĩm người dùng tin này trẻ nhất Viện và cũng thường xuyên sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thơng tin tại Viện, đặc biệt là những sản phẩm dịch vụ thơng tin hiện đại do họ cĩ kỹ năng tin học cơ bản tương đối tốt. Đặc điểm nhu cầu tin của nhĩm: Nhu cầu tin của nhĩm này rất đa dạng và phong phú và tính chất chuyên ngành đào tạo về KHXH của các trường đại học. Họ sử dụng nhiều loại hình tài liệu. Các loại hình tài liệu họ thường sử dụng bao gồm: Luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học phục vụ cho quá trình học tập nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp. 1.2. Cơng tác phát triển vốn tài liệu 1.2.1. Vốn tài liệu Khái niệm VTL đã xuất hiện cùng với sự ra đời của các thư viện đầu tiên trên thế giới, khoảng vào thiên niên kỉ thứ ba trước cơng nguyên ở vùng Lưỡng Hà. Đến thế kỷ 20 khái niệm về vốn tài liệu mới hình thành: “VTL là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác trong thư viện, 26 K50. Thơng tin – Thư viện
  27. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh tạo điều kiện cho việc sử dụng của độc giả” (E.I. Samurin – Chuyên gia thư viện Xơ Viết) Cuối những năm 70, với sự bùng nổ thơng tin, VTL được “Từ điển thuật ngữ tiếng Việt” định nghĩa như sau: “VTL là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện, được sử dụng cĩ tính xã hội, được giới thiệu bởi nhiều phương diện, với sự giúp đỡ của hệ thống mục lục”. Trong “Cẩm nang nghề thư viện” cĩ viết: “VTL là bộ sưu tập cĩ hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho ngành học của chính thư viện hoặc của các thư viện khác, được phản ánh tồn diện trong bộ máy tra cứu, cũng để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được độc giả quan tâm”. Trong Pháp lện Thư viện, tại mục 3, điều 2 đã nêu: “VTL là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo chủ đề, nội dung nhất định được xử lý theo quy tắc, quá trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản”. Vậy cĩ thể nĩi rằng, VTL là tài sản của mỗi cơ quan TT - TV, là một trong những thành tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện đĩ. Thư viện muốn phát triển được phải cĩ một nguồn tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình và đặc biệt phải cĩ nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của thư viện. 1.2.2. Vai trị của vốn tài liệu Sự phát triển khoa học cơng nghệ đặc biệt là cơng nghệ thơng tin cùng với sự gia tăng khơng ngừng của người làm nghiên cứu khoa học đã dẫn tới hiện tượng “bùng nổ thơng tin”. Người ta ước tính 1/3 thời gian làm việc của các nhà nghiên cứu phải dành cho việc tìm hiểu và tìm kiếm thơng tin cho các cơng trình nghiên cứu mới. Tuy nhiên, việc khai thác thơng tin trong những dịng thơng tin khổng lồ như ngày nay là rất khĩ khăn. Càng ngày khoảng thời gian từ lúc xuất hiện các ý tưởng khoa học, phát minh đến lúc áp dụng rộng rãi vào sản xuất khơng ngừng rút ngắn lại, thời gian để xét lại các quan điểm 27 K50. Thơng tin – Thư viện
  28. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh khoa học xuất hiện trước ngày càng giảm đi. Nhưng ngành khoa học mới ra đời khơng thể bỏ qua ngành khoa học cũ, điều đĩ nĩi lên rằng muốn đến với khoa học chỉ cịn một con đường là học cách nắm bắt thơng tin đang thay đổi nhanh chĩng. Để cĩ thể lưu giữ được thơng tin như vậy đĩ là nhờ sự ra đời của tài liệu. Ngày nay thơng tin cĩ thể được ghi lại bởi nhiều tài liệu với nhiều hình thức đa dạng: Sách, báo , tạp chí, thư từ, báo cáo, phim, ảnh, băng từ, đĩa từ, băng hình, CD-ROM VTL với vai trị vơ cùng quan trọng của mình đặt ra vai trị to lớn của các cơ quan lưu trữ, phổ biến tin, các trung tâm TT - TV trong vấn đề phải làm sao phát triển nguồn tin – VTL. Vậy để cĩ một nguồn tin mạnh, đáp ứng được nhu cầu người dùng tin thời đại thì cơng tác phát triển VTL đĩng vai trị hết sức quan trọng. 1.2.3. Các hình thức phát triển vốn tài liệu VTL là một trong bốn bộ phận cấu thành thư viện và trong bốn bộ phận đĩ VTL cĩ vị trí rất quan trọng. VTL là tiền đề, là điều kiện tiên quyết cho sự xuất hiện thư viện, muốn xây dựng thư viện cơng việc đầu tiên phải cĩ được là một khối lượng tài liệu nhất định, đĩ là cơ sở quan trọng đảm bảo cho thư viện bắt đầu mở cửa phục vụ độc giả. Vì thế, vai trị của VTL trong thư viện được thể hiện là cơ sở vận hành thư viện, khơng cĩ vốn tài liệu thư viện khơng thể hoạt động được. Chính vì vậy, cơng tác bổ sung phát triển VTL là một cơng việc vơ cùng quan trọng đối với bất kỳ một thư viện nào. “Cơng tác bổ sung là bổ sung VTL trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu cĩ nội dung tư tưởng tốt, cĩ giá trị khoa học, thực tiễn nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thơng tin của người dùng chính thư viện và của xã hội.” [7,121]. Bổ sung tài liệu là vấn đề vơ cùng quan trọng trong mỗi thư viện. Nĩ quyết định đến sự thành cơng hay thất bại của hoạt động thư viện. Cơng việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi 28 K50. Thơng tin – Thư viện
  29. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh thư viện. Bổ sung tài liệu cĩ ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hồn bị - hồi cố. - Bổ sung khởi đầu: Là quá trình xây dựng VTL hạt nhân ban đầu khi thư viện mới được thành lập. Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tối thiểu bắt buộc của những tài liệu cĩ giá trị nhất về khoa học, nghệ thuật đáp ứng đúng quan điểm của Đảng và Nhà nước, phù hợp với đặc điểm của thư viện và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Đây là vốn tài liệu đặc biệt quan trọng với thư viện cùng tồn tại và phát triển với thư viện. Để bổ sung khởi đầu tốt cần xác định chính xác loại hình tính chất thư viện, tính chất mục tiêu mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú của người dùng tin hiện tại và tiềm tàng. - Bổ sung hiện tại: Là bổ sung thường xuyên những xuất bản phẩm trong suốt quá trình hoạt động của thư viện. Đối tượng bổ sung hiện tại là những tài liệu xuất bản trong năm hiện tại và một vài năm trước đĩ hiện cịn bán trên thị trường. Đây là hình thức bổ sung giữ vai trị quan trọng nhất. Nếu tiến hành bổ sung hiện tại tốt sẽ đảm bảo cho VTL của thư viện phản ánh được những chuyển biến mới nhất của xã hội. Để bổ sung hiện tai đạt hiệu quả cần bổ sung những tài liệuphuf hợp với đặc điểm, tính chất và đối tượng của thư viện. Đặc biệt thư viện phải bổ sung kịp thời để khơng tạo ra các lỗ hổng trong VTL để kịp thời phục vụ được các nhiệm vụ của thư viện và tránh được hiện tượng một số tài liệu nhất định bị mất giá trị nếu khơng bổ sung kịp thời. - Bổ sung hồn bị - hồi cố: Là bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng cịn thiếu hoặc bị bỏ xĩt (trong quá trình bổ sung những tài liệu hạt nhân) hoặc các tài liệu đã được bổ sung trước đây nhưng đã bị hỏng, rách, nát hoặc mất mát. Để bổ sung hồn bị tốt cần nghiên cứu lựa chọn lần hai, lựa chọn lần hai là nghiên cứu VTL đã cĩ và làm cho nĩ phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ của thư viện. Lựa chọn lần hai mang lại lợi ích là trên cơ sở nghiên cứu VTL thư viện đưa ra được những quyết định về việc tăng cường việc luân 29 K50. Thơng tin – Thư viện
  30. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh chuyển tài liệu ít được sử dụng nhưng vẫn cịn giá trị và giải phĩng khỏi kho những tài liệu khơng cịn phù hợp. 1.2.4. Nguyên tắc phát triển vốn tài liệu Trong qua trình bổ sung VTL, thư viện phải đảm bảo thực hiện đúng theo các nguyên tắc sau: - Tính Đảng: Là nguyên tắc đầu tiên cũng là nguyên tắc chỉ đạo trong cơng tác bổ sung VTL của các thư viện Việt Nam. Nguyên tắc tính Đảng địi hỏi các thư viện phải lựa chọn, đưa vào VTL của mình những tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam. Để đạt được tính Đảng trong cơng tác bổ sung người làm cơng tác bổ sung cần làm những việc sau: + Bổ sung các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mac – Lênin + Bổ sung các văn kiện của Đảng và Nhà nước. + Bổ sung các tác phẩm của các nhà hoạt động chính trị của Việt Nam. + Bổ sung sách, báo khoa học kỹ thuật phản ánh những thành tựu mới nhất của khoa học trong nước và nước ngồi. - Tính khoa học: Địi hỏi người cán bộ khi thực hiện cơng tác bổ sung phải dựa trên cơ sở luận chứng khoa học, mỗi biện pháp trong những điều kiện tối ưu và phái tính đến điều kiện khách quan và chủ quan. Tính khoa học trong cơng tác bổ sung thể hiện ở các điểm chính sau: + Cán bộ bổ sung cần lựa chọn kĩ tài liệu nhập vào thư viện đảm bao cho VTL cĩ khả năng cung cấp những thơng tin cĩ tính giá trị về các lĩnh vực để việc lựa chọn được chính xác cần cĩ sự trợ giúp của các nhà khoa học và chuyên gia. + Nghiên cứu phương pháp phát triển VTL cho phù hợp với những thây đổi của dịng tài liệu, cũng như nhu cầu thơng tin. + Kế hoạch hĩa cơng tác phát triển VTL, cần xây dựng kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn, đảm bảo VTL tăng trưởng nhịp nhàng. 30 K50. Thơng tin – Thư viện
  31. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh + Phân cơng lao động hợp lý, ứng dụng khoa học tiến tiến trong sự lựa chọn và sử dụng tài liệu. - Bổ sung cần căn cứ vào những đặc điểm, tính chất cảu từng thư viện, mỗi thư viện được xây dựng với mục đích và phục vụ cho những yêu cầu cụ thể của từng ngành, từng vùng, từng địa phương, đồng thời VTL của từng thư viện cũng phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của mình. Bên cạnh, những nguyên tắc cơ bản trên, VTL phải đảm bảo được phát triển theo ngyên tắc phối hợp bổ sung, đảm bảo tính hiệu quả, đảm bảo tính đầy đủ của VTL khi bổ sung. Để bổ sung cho tốt các thư viện cần xây dựng chính sách bổ sung cho mình. 1.2.5. Các nguồn bổ sung Bổ sung VTL cĩ thể từ nhiều nguồn khác nhau, tùy theo đặc điểm, loại hình của thư viện. Hiện nay, các thư viện cĩ các nguồn bổ sung chủ yếu sau: - Nguồn mua: Các thư viện đặt mua ở các nhà xuất bản hoặc tựminhf đến các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách mua. Đến trực tiếp mua ở các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách là rất cĩ lợi cho các thư viện gần trung tâm xuất bản, phát hành sách lớn và cho các thư viện cùng lúc bổ sung nhiều tài liệu - Nhận lưu chiểu: Phải được các văn bản pháp quy của Nhà nước quyết định. Chỉ thi một số thư viện cĩ quyền hạn nhận lưu chiểu. - Trao đổi trong nước và quốc tế: Các thư viện thỏa thuận vĩi nhau những sách về hệ đề tài cần trao đổi và nguyên tắc cần trao đổi. Việc trao đổi sách quốc tế ở Việt Nam do pháp luật quy định. - Quyên gĩp: Dành cho các thư viện mơi sthanhf lập và thư viện xã. - Biếu, tặng: do các thư viện, tổ chức, cá nhân tặng cho các thư viện. - Sao chụp tài liệu: Đây là hình thức bổ sung sách cĩ thể áp dụng đến tài liệu quý hiếm. 31 K50. Thơng tin – Thư viện
  32. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU 32 K50. Thơng tin – Thư viện
  33. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 2.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu và chính sách bổ sung 2.1.1. Quá trình phát triển vốn tài liệu VTL phong phú và đa dạng của Viện hiện nay là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển lâu dài từ khi Viện thành lập cho đến nay. Quá trình đĩ cĩ thể được chia thành các giai đoạn sau: * Giai đoạn năm 1960 – 1966 Năm 1959 Thư viện EFEO chuyển giao cho Ủy ban Khoa học Nhà nước quản lý. Trong giai đoạn này Thư viện Tổng hợp đã xây dựng được phương hướng bổ sung và diện bổ sung nguồn sách báo: khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, KHXH & NV, xác định ưu tiên các loại sách báo khoa học cho cơng tác nghiên cứu khoa học non trẻ của nước ta; lập danh mục các đơn vị cĩ thể mua và trao đổi lâu dài. Thư viện đã xây dựng được các kho sách mới (khơng bao gồm các tài liệu của Thư viện EFEO) như: kho sách tiếng Nga, kho sách chữ Latinh, kho sách Trung Quốc, kho báo và tạp chí; kho dự trữ. Trong đĩ: - Sách khoa học tự nhiên – kỹ thuật: 250.000 bản; - Sách KHXH: 11.000 bản; - Tạp chí khoa học: 5.000 tên. Các loại tài liệu chủ yếu là ngoại ngữ với tỷ lệ 97%, nhiều nhất là tài liệu tiếng Nga và tiếng Trung. * Giai đoạn từ năm 1967 – 1975 Từ năm 1967 Thư viện KHXH bắt đầu quản lý kho sách của Thư viện EFEO để lại. Tháng 4 năm 1968, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước ban giao tồn bộ vốn sách báo KHXH đa ngữ được bổ sung từ ngày đầu thành lập Thư viện Khoa học Trung ương đến năm 1968 cho Thư viện KHXH. 33 K50. Thơng tin – Thư viện
  34. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Năm 1974 Viện tiến hành kiểm tổng kiểm kê định kỳ kho sách báo, đồng thời sắp xếp và tổ chức lại các kho. Viện thanh lọc những tài liệu được xem là cũ và khơng cịn phù hợp với diện bổ sung. Từ năm 1970 – 1975, Viện đã triển khai kế hoạch tổ chức kho dưc trữ đa ngữ để cung cấp cho các thư viện miền Nam sau khi giải phĩng và thống nhất đất nước. Kho dữ trữ gồm hơn 10.000 cuốn sách và hàng nghìn số tạp chí KHXH các loại. Năm 1976 số sách báo trên đã chuyển giao cho Thư viện KHXH thuộc Viện KHXH tại Thành phố Hồ Chí Minh. * Giai đoạn từ năm 1975 - 1985 Trong giai đoạn đầu thành lập, Thư viện KHXH tiếp nhận, bảo quản và phục vụ vốn sách báo, tư liệu khoa học về phương Đơng mà thư viện Viễn Đơng Bác Cổ của Pháp (cĩ trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) bàn giao lại cho Việt Nam năm 1957 là 36.000 tác phẩm bằng ngơn ngữ Châu Âu, hơn 1.000 bằng tiếng Việt; 2.000 bản đồ và hơn 70.000 ảnh; các văn bản viết tay gồm 33.000 bằng chữ Hán, 4.000 bằng chữ Nơm và 10.000 bẵng chữ Nhật; 25.000 bản văn khác; gần 9.000 bản Hương ước bằng chữ Việt và chữ Hán. Sách trao đổi trong giai đoạn này chủ yếu bằng Tiếng Nga. * Giai đoạn 1986 đến nay Sau 10 xây dựng và trưởng thành với tên gọi Viện TT KHXH, Viện đã cĩ VTL phát triển ngày càng phong phú hơn, đa dạng. Trung bình từ năm 1986 mỗi năm Viện bổ sung thêm khoảng 2.000 tên sách và hơn 650 tên báo- tạp tiếng Việt và tiếng nước ngồi. Tuy nhiên sách ngoại văn chỉ tập trung ở 4 thứ tiếng Nga, Anh, Pháp, Trung chính vì thế mà chưa phản ánh một cách đầy đủ tình hình KHXH trên thế giới trong các giai đoạn, đặc biệt trong thời gian gần đây. Từ cuối năm 1994, Viện đã thực hiện Dự án tổng kiểm kê và bảo quản kho sách báo, tư liệu khoa học (kinh phí được cấp 6 tỷ VND), nhằm thống kê lại đầy đủ các tài nguyên thơng tin hiện cĩ mặt và đang được lưu trữ, bảo quản tại Viện. 34 K50. Thơng tin – Thư viện
  35. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Theo kết quả của đợt tổng kiểm kê trên (tháng 8/1998) thì VTL được lưu giữ tại Viện hiện nay cĩ: - Hơn 300.000 cuốn sách - Hơn 2.000 tên tạp chí tương đương với hơn 200.000 số - Gần 500 tên báo tương ứng với hơn 400.000 số. Trong năm 1998, Viện bắt đầu xây dựng CSDL SACHMOI cho tồn Viện KHXH Việt Nam. 2.1.2. Chính sách bổ sung Để xây dựng và phát triển nguồn lực TT KHXH đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của người dùng tin, việc xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý là điều tối quan trọng.Chính sách này là cơng cụ lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của người làm cơng tác bổ sung – trao đổi. Một chính sách phát triển nguồn lực thơng tin hợp lý là cơ sở để bổ sung những nguồn tài liệu phù hợp, tránh được sự lựa chọn tài liệu dựa trên tính chủ quan của người làm cơng tác bổ sung – trao đổi, tránh được sự thiên lệch giữa các ngành khoa học cũng như tính nhất quán của vốn tài liệu. Từ nhận thức về tầm quan trọng đĩ của cơng tác phát triển VTL, Viện TT KHXH đã cĩ những nghiên cứu về chính sách phát triển nguồn lực, được thể hiện qua những báo cáo khoa học và kiến nghị ở các hội nghị khoa học về TT - TV cũng như trong thực tiễn của cơng tác bổ sung - trao đổi. Mong muốn của cán bộ bổ sung ở Viện TT KHXH là cĩ được một chính sách phát triển nguồn lực thơng tin được biên soạn cơng phu, bao quát được những yếu tố cơ bản như: chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Viện cũng như của cơng tác bổ sung; hướng bổ sung ưu tiên, mức độ bổ sung cho từng chủ đề, chuyên ngành cụ thể; tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu; đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn lực thơng tin, giảm bớt những ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu; đảm bảo sự cân đối, hài hồ giữa các loại hình tư liệu, giúp quản lý ngân sách 35 K50. Thơng tin – Thư viện
  36. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh hiệu quả. Chính sách này sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động của cơng tác bổ sung. Viện TT KHXH hiện nay chưa cĩ một văn bản chính thức về chính sách bổ sung. Tuy nhiên, tại Hội nghị “Cơng tác bổ sung tư liệu KHXH & NV” diễn ra ngày 21/12/1996 (do Viện TT KHXH tổ chức), Viện TT KHXH đã biên soạn một văn bản định hướng cho về diện bổ sung vốn tài liệu thống nhất trên cơ sở nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng người dùng tin của đơn vị và đây được xem là một văn bản pháp quy về cơng tác bổ sung của Viện. Văn bản cĩ nội dung cơ bản sau: * Diện bổ sung Diện đề tài bổ sung: - Các văn kiện chủ yếu về đường lối, chính sách, nhiệm vụ và phương hướng phát triển kinh tế - xã hội, khoa học và cơng nghệ của Đảng và Nhà nước ta, cũng như các nước khác trên thế giới. - Các tài liệu về KHXH & NV: Khoa học triết học, Xã hội học, Lịch sử học, Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, Văn học, Ngơn ngữ, Luật học, Văn học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa học về phụ nữ, - Tài liệu về KHXH & NV nghiên cứu về Việt Nam học, các nước trong khu vực Đơng Nam Á, các nước phát triển, các nước cĩ quan hệ với Việt Nam. Loại hình tài liệu - Bổ sung các dạng tài liệu sách, báo, tạp chí, microfilm, microfiche, băng hình, đĩa quang CD – ROM, (Trong đĩ: Sách 34%; Báo, tạp chí 50%; Tài liệu hiện đại 16%) + Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ sung các tài liệu là các cơng trình nghiên cứu của cá nhân, tập thể xuất bản dưới hình thức tồn tập, tuyển tập, chuyên khảo, tạp chí tổng hợp hoặc chuyên ngành. 36 K50. Thơng tin – Thư viện
  37. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh + Tài liệu phổ biến khoa học: Tài liệu khoa học trình bày kết quả nghiên cứu; thành tựu khoa học và cơng nghệ mới nhất; lịch sử các ngành khoa học + Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, chỉ thị, nghị quyết, luật ; Bách khoa tồn thư tổng hợp, chuyên ngành. Các loại từ điển (ngơn ngữ, giải thích, tổng hợp, chuyên ngành).; Các ấn phẩm thơng tin (tổng thuật, lược thuật, tin nhanh, tờ rời ). Ngơn ngữ Tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt, Trung Quốc, Nhật, theo nhu cầu người dùng tin mà bổ sung cĩ chọn lọc. Đối với những tài liệu song ngữ: ưu tiên ngơn ngữ gốc của tài liệu, hoặc tiếng Anh. Số lượng bản - Tư liệu mua bằng ngoại tệ mạnh chỉ nhập một bản. - Tư liệu tiếng Việt nhập hai bản. - Từ điển ít nhất là mua một bản (cĩ thể mua nhiều bản tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu tra cứu). - Báo, tạp chí chỉ bổ sung một bản ngay cả tạp chí dưới dạng vi hình. - Tài liệu được tái bản nếu cĩ sửa chửa, bổ sung và Viện chưa cĩ tài liệu của lần xuất bản nào, trước và sau đĩ. Trình độ tài liệu Trình độ đại học trở lên, cĩ nội dung khoa học phù hợp với diện đề tài bổ sung. Bao gồm: các xuất bản phẩm ở Trung ương và địa phương (đối với trong nước) các xuất bản phẩm của các nhà xuất bản lớn, nổi tiếng trên thế giới (đối với ngồi nước). Cơ cấu vốn tài liệu - Tư liệu nghiên cứu khoa học cơ bản về KHXH & NV: 50% 37 K50. Thơng tin – Thư viện
  38. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Tư liệu cho các đề tài thuộc các chương trình khoa học – cơng nghệ cấp Nhà nước: 40% - Tư liệu cứu cho các đề tài cấp Trung ương: 0,5% - Tư liệu cho các khoa học liên ngành, khoa học Thơng tin – Thư viện: 0,5% Phân phối kinh phí Căn cứ vào vốn tài liệu và khả năng kinh phí hàng năm để quyết định mức kinh phí cho việc bổ sung một cách hợp lý nhất. * Nguồn bổ sung - Coi trọng việc mua tài liệu qua nhà cung cấp Xunhasaba, Bưu điện, các nhà xuất bản, các cơ quan xuất bản, các đại lý, cá nhân (nhất là đối với việc bổ sung các tài liệu mang tính chất lưu trữ cĩ từ năm 1954) Đây là nguồn bổ sung đảm bảo về lượng và chất lượng cho vốn tài liệu của Viện. Ngồi ra cịn đặt mua trực tiếp với các cửa hàng, các nhà xuất bản ở nước ngồi trên cơ sở xem xét thị trường nào thuận lợi hơn. - Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu khoa học với các cơ sở nước ngồi: Cần tính đến hiệu quả của việc trao đổi với các cơ sở trao đổi, mở rộng trao đổi với các nước trong khu vực Đơng Nam Á. Chỉ trao đổi các trên cơ sở lựa chọn các tài liệu khoa học giới thiệu trong “List of Books available for exchange” (Danh mục tài liệu trao đổi) Khơng chỉ bổ sung các tài liệu dạng sách, báo, tạp chí mà cả CSDL, CD – ROM làm tăng nhanh vốn tài liệu khoa học hiện cĩ. Hồn thiện cơng tác trao đổi sách, báo của viện giới thiệu các ấn phẩm về các KHXH & NV trong nước với các nhà khoa học trên thế giới. - Chú trọng nguồn tặng biếu: Viện xác định đây là một nguồn tư liệu khá bị động, song nếu chủ động yêu cầu tư liệu theo số tiền viện trợ ấn định thì chất lượng rất tốt. Củng cố các nguồn tư liệu nhận được từ các tổ chức: UNESCO, Đại sứ quán Pháp, Ưc ở Hà Nội, Hội đồng nghiên cứu Khoa học 38 K50. Thơng tin – Thư viện
  39. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Mỹ, các nguồn khác nhau của các tổ chức, các nhân muốn biếu tặng để làm tăng chất lượng và số lượng kho tư liệu. * Kinh phí - Chủ yếu dựa vào kinh phí Nhà nước phân bổ hàng năm để bổ sung tốt các tư liệu “hạt nhân” đảm bảo nhu cầu nghiên cứu của người dùng tin. - Tranh thủ nguồn kinh phí do các tổ chức quốc tế và các nước viện trợ để đặt mua tư liệu. Chủ yếu tập trung một số Đại sứ quán, Tổ chức quốc tế ở Việt Nam, cơ quan trong và ngồi nước. - Trên cơ sở phối hợp bổ sung và cung cấp bản sao chụp, tập trung một phần nhỏ kinh phí. * Phối hợp bổ sung Tăng cường phối hợp bổ sung với các cơ quan Thơng tin – Thư viện trong và ngồi nước. Đặc biệt, phối hợp bổ sung với các Viện thành viên trong Viện KHXH Việt Nam nhằm tránh bổ sung trùng bản. Tuy khơng phải là một văn bản chính thức về Chính sách bổ sung nhưng kết quả mà Hội nghị đem lại đã gần sát với nội dung của một chính sách bổ sung của một cơ quan TT - TV cần cĩ. Các nội dung của Hội nghị đã và đang là kim chỉ nam cho cơng tác phát triển vốn tài liệu của Viện. [16] 2.2. Hiện trạng vốn tài liệu 2.2.1. Loại hình tài liệu Trong thơng tin học “nguồn tin – tư liệu” là thuật ngữ quy ước để chỉ tài liệu khoa học, là phương tiện truyền thơng tin khoa học trong khơng gian và thời gian. Về cách thức thể hiện thơng tin người ta phân chia tài liệu thành: Tài liệu dạng văn bản và tài liệu dạng khơng văn bản. Trong đĩ tài liệu dạng văn bản là dạng tài liệu mà thơng tin được trình bày dưới dạng một bài viết mà người ta cĩ thể đọc được. Nhưng hiện nay, các thơng tin chủ yếu trình bày dưới dạng khơng văn bản, đĩ là dạng tài liệu mà con người cĩ thể nghe, nhìn, như: các tài liệu dạng biểu đồ, bảng vẽ, sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ, Khi chia 39 K50. Thơng tin – Thư viện
  40. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh theo mức độ xử lý nội dung thơng tin, tài liệu cĩ 3 dạng: nguồn tin cấp 1, nguồn tin cấp 2 và nguồn tin cấp 3. Phân chia theo mức độ xử lý thơng tin, cĩ: Tài liệu cơng bố và tài liệu khơng cơng bố. Nhìn chung loại hình của tài liệu rất phong phú và đa dạng. Với sự phát triển của Khoa học cơng nghệ, đã tạo ra cho ngành thư viện những loại hình thơng tin mới bên cạnh các tài liệu in truyền thống. Thư viện phải nắm bắt được nhu cầu đĩ của thời đại, kịp thời bổ sung để cĩ thể phục vụ nhu cầu của người dùng tin. Mỗi thư viện đều cĩ số lượng vốn tài liệu nhất định và mang những nét đặc trưng riêng. Về cơ bản VTL của tất cả các cơ quan TT - TV đều được cấu thành bởi hai dạng tài liệu đĩ là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Viện TT KHXH đã khơng ngừng cố gắng phát triển VTL của mình thật đa dạng về loại hình. Hiện nay, Viện cĩ những loại hình tài liệu sau: Tài liệu truyền thống Đây là hình thức tài liệu chủ yếu của Viện hện nay. Do VTL này được hình thành trên cơ sở kho tài liệu của Thư viện EFEO từ những năm 1957 nên rất phong phú và đa dạng, bao gồm: - Sách: Hiện tại Viện cĩ khoảng 200.000 tên sách ứng với hơn 400.000 bản, gồm cả sách quốc ngữ và sách ngoại văn. - Báo: khoảng 500 tên với gần 450.000 số, gồm cả quốc văn và ngoại văn - Tạp chí: hơn 2.000 tên ứng với hơn 200.000 số, gồm cả quốc văn và ngoại văn - Ảnh: khoảng hơn 12.000 tập với hơn 58.000 tấm và ảnh rời ảnh về đường phố Hà Nội khoảng 600 tập - Sách cổ: 13.211 bản thần tích thần sắc chép tay, chủ yếu viết bằng chữ Hán Nơm, 5637 bản hương ước. - Cơng báo: 6.746 tập 40 K50. Thơng tin – Thư viện
  41. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Tài liệu hiện đại Hiện nay, cùng với việc bổ sung trao đổi nguồn tư liệu thơng tin truyền thống như sách, báo, tạp chí, các vật mang tin khác như băng hình, microfilm, ảnh v.v , Viện TT KHXH cịn bổ sung, trao đổi những loại hình thơng tin kỹ thuật số như các cơ sở dữ liệu (CSDL) các loại như: CSDL dạng tĩm tắt (Abtracts), CSDL dạng tồn văn (full text), CSDL bảng tra (Index) dạng offline (CD-ROM) và dạng online. Tuy nhiên, hình thức tài liệu này cịn ít, Viện đang cố gắng xây dựng VTL này ngày càng phong phú hơn nữa để đáp ứng nhu cầu thơng tin ngày càng cao của thời đại Tài liệu hiện đại ở Viện gồm: * Cơ sở dữ liệu, Viện hiện nay đã xây dựng được các CSDL sau: - CSDL thư mục: tính đến tháng 3/2009, Viện đã hồn thành được số lượng các CSDL thể hiện ở bảng dưới đây. STT TÊN CSDL THƢ MỤC SỐ LƢỢNG 1 Thần tích thần sắc 13.211 2 Hương ước 5.637 3 Sắc phong 4.211 4 Mục lục Tên báo – tạp chí 127.374 41 K50. Thơng tin – Thư viện
  42. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 5 Sách tra cứu 2.140 6 Bài tạp chí 95.034 7 CSDL ảnh 12.901 8 CSDL đường phố Hà Nội 638 9 Sách Viện KHXH Việt Nam từ 1998 744.449 10 Cơng báo 6.747 11 Sách Viện TT KHXH 6.362 Bảng thống kê 1: Số lượng các CSDL thư mục của Viện đã được hồn (tính đến tháng 3/2009) Ngồi ra cịn các CSDL khác (đang cập nhật dang dở và chưa đưa vào phục vụ người dùng tin), như: Luận án, luận văn, tiến sĩ, Cơng báo, Sách tiếng Nga, các CSDL chuyên đề - Các CSDL tồn văn: Viện đang xây dựng một số CSDL tồn văn dưới dạng HTML, PDF: + CSDL tồn văn Tạp chí Thơng tin KHXH + CSDL tồn văn các Sưu tập chuyên đề + CSDL tồn văn Báo cáo, Đề tài khoa học + CSDL số hĩa một số sách của Thư viện EFEO để lại (300 tài liệu) do Pháp hỗ trợ. + Số hĩa kho ảnh hiện lưu trữ tại Viện Viện đang tiến hành quản lý các CSDL tồn văn bằng phần mềm GreenStone (Riêng CSDL sách EFEO dùng phần mềm của Pháp). Tạp chí Thơng tin Khoa học của Viện tham gia Website Tạp chi Việt Nam trực tuyến (Vietnam Journal Online). Ngồi ra cịn một số CSDL trên CD-ROM được phục vụ bạn đọc như: CSDL Hồ Chí MInh tồn tập, CSDL Văn bản pháp luật Việt Nam, Tập san 42 K50. Thơng tin – Thư viện
  43. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Đơ thành Huế cổ (Bulletin des Amis du vieux Huế), Bộ “Văn nguyên Tứ khố tồn thư” gồm 182 đĩa CD-ROM, đương 110GB của Trung Quốc, Từ năm 2005, Viện cũng đã thiết lập một Website riêng với địa chỉ truy cập là: 2.2.2. Mơn loại tài liệu * Thành phần mơn loại của Sách Trong CSDL SÁCH của Viện, các sách đã được phân loại theo Bảng BBK rút gọn, được Viện nghiên cứu biên soạn trên nguyên bản cấu trúc của Khung phân loại BBK (năm 1973) và được hồn thành và đưa vào sử dụng năm 1978. VTL của Viện được chia làm 14 mơn loại sau: + Chủ nghĩa Mác – Lê Nin + Khoa học tự nhiên – khoa học kỹ thuật + Khoa học xã hội nĩi chung + Lịch sử. Các khoa học lịch sử + Nhà nước và pháp luật. Khoa học pháp lý + Kinh tế. Khoa học kinh tế + Chính trị. Các khoa học chính trị + Quân sự. Các khoa học quân sự + Văn hĩa. Khoa học văn hĩa + Các khoa học ngữ văn. Tác phẩm văn học + Nghệ thuật. Nghệ thuật học + Tơn giáo. Chủ nghĩa vơ thần + Các khoa học triết học. Tâm lý học + Tài liệu cĩ nội dung tổng hợp Các mơn loại của sách cĩ trong CSDL SACH của Viện hiện nay, thể hiện cụ thể dưới bảng thống kê sau: STT MƠN LOẠI TÀI LIỆU SỐ TÊN SÁCH TỶ LỆ (%) 43 K50. Thơng tin – Thư viện
  44. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 1 Chủ nghĩa Mác – Lê Nin 298 2,6 2 KH tự nhiên – KH học kỹ thuật 192 1,8 3 KH xã hội nĩi chung 1.283 11 4 Lịch sử. Các KH lịch sử 1.794 15,4 5 Nhà nước và pháp luật. KH pháp lý 1.698 15 6 Kinh tế. KH kinh tế 1.673 14,4 7 Chính trị. Các KH chính trị 728 6,3 8 Quân sự. Các KH quân sự 299 2,8 9 Văn hĩa. KH văn hĩa 129 1,4 10 Các KH ngữ văn. Tác phẩm văn học 2.698 21,2 11 Nghệ thuật. Nghệ thuật học 278 2,5 12 Tơn giáo. Chủ nghĩa vơ thần 249 2,2 13 Các KH triết học. Tâm lý học 153 1,5 14 Tài liệu cĩ nội dung tổng hợp 192 1,9 TỔNG CỘNG 11.664 100 Bảng thống kê 2: Thành phần sách theo mơn loại cĩ trong CSDL SACH Qua bảng thống kê, ta thấy tài liệu về các khoa học ngữ văn, văn học chiếm tỷ lệ cao nhất (21,2%) trong thành phần mơn loại sách cĩ trong CSDL SACH của Viện hiện nay. Tiếp theo là sách về lịch sử và các khoa học lịch sử (15,4%), rồi đến các sách về nhà nước và pháp luật. Tỷ lệ này phù hợp với nhu cầu của người dùng tin của Viện hiện nay. * Thành phần mơn loại của báo – tạp chí Báo – tạp chí là loại hình tài liệu cĩ giá trị thơng tin rất quan trọng bởi nĩ luơn mang tính cập nhật nhanh chĩng hơn nhiều so với sách. Loại hình này ở Viện rất phong phú và đa dạng với hàng nghìn tên các loại ở tất cả các lĩnh vực nơng sâu về KHXH & NV, khơng những thế Viện cịn bổ sung hầu hết các báo – tạp chí xuất bản trong nước cĩ giá trị giá trị thơng tin, mà cịn bổ 44 K50. Thơng tin – Thư viện
  45. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh sung các tạp chí ngoại văn đặt mua của các nhà xuất bản cĩ uy tín trên thế giới về KHXH & NV, và nhiều tên báo - tạp chí bằng nhiều ngơn ngữ khác nhau qua cịn đường trao đổi, biếu tặng. Viện tập trung bổ sung các tên báo – tạp chí nghiên cứu sâu về KHXH & NV, và các báo – tạp chí mang tính chất phổ biến kiến thức chung về các khoa học tự - khoa học kỹ thuật. Hiện nay, Viện vẫn chưa tổ chức phân loại tên báo – tạp chí. Nhưng đánh giá chung thì Viện cĩ một vốn tài liệu về báo – tạp chí rất phong phú mơn loại chủ yếu phản ánh về các lĩnh vực: Nghiên cứu lịch sử, Triết học, Ngơn ngữ, Văn học, Văn hĩa và xã hội các nước Phương Đơng và Châu Á Người dùng tin cĩ thể tìm thấy nhứng tên báo – tạp chí (đặc biệt là tạp chí ngoại văn) được xuất bản từ hơn trăm năm, như Tạp chí tiếng Anh của Hội nghiên cứu Phương Đơng Mỹ: Journal of the American Oriental Society, được nhập về Viện từ 111 năm. 2.2.3. Ngơn ngữ tài liệu Với đặc thù là Thư viện chuyên ngành về lĩnh vực KHXH & NV, VTL khơng chỉ phải phản ánh những thành tựu KHXH trong nước mà cịn của khu vực và thế giới. Bên cạnh đĩ, người dùng tin của Viện là những người cĩ trình độ cao, khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt. Vì vậy, bên cạnh bổ sung tài liệu quốc văn, Viện cịn đặc biệt quan tâm đến nguồn tài liệu ngoại văn. Tỷ lệ ngơn ngữ của các tài liệu của Viện được xây dựng và phát triển trên cơ sơ nghiên cứu và phân tích nhu cầu tin của người dùng tin cũng như khả năng, thĩi quen sử dụng tài liệu được xuất bản theo ngơn ngữ nào. Dưới đây là Bảng điều tra nhu cầu tin phản ánh nhu cầu của người dùng tin của Viện theo các ngữ của tài liệu, do Viện tổ chức thực hiện ( tại bộ phận phục vụ tại chỗ). NĂM LOẠI TỔNG 2004 2005 2006 2007 2008 NGỮ TÀI LIỆU SỐ 45 K50. Thơng tin – Thư viện
  46. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Sách 384 203 213 249 236 1.285 LATINH Tạp chí 456 117 35 20 22 650 Báo 18 37 22 48 69 194 Sách 444 162 103 113 51 1.630 NGA Tạp chí 129 70 39 206 46 490 Báo 0 10 0 1 0 11 Sách 59 107 76 76 61 575 TRUNG Tạp chí 84 53 206 3 1 347 QUỐC Báo 8 4 1 1 0 14 Sách 6.521 6.568 3962 2.640 3.440 23.131 VIỆT Tạp chí 2.753 2417 1.394 1.248 1.319 9.131 Báo 63 520 253 214 580 1.630 Bảng Thống kê 3: Số lượng người sử dụng các tài liệu theo ngơn ngữ xuất bản Qua bảng tổng kết điều tra trên của Viện, ta thấy rằng lượng người dùng tin đọc tài liệu ngoại văn là khơng đều qua các năm. Nhưng về sách ngoại văn thì sách Nga chiếm lượng người dùng tin sử dụng nhiều nhất. Điều này cĩ thể giải thích là do người dùng tin ở Viện phần nhiều là những nhà nghiên cứu, các cán bộ lãnh đạo được đào tạo tại Nga hoặc cĩ khả năng sử dụng tiếng Nga thành thạo. Vì vậy mà sách Nga cũng được sử dụng nhiều nhất. Đối với báo ngoại văn thì Báo Latinh được sử dụng nhiều nhất, cịn đối với tạp chí thì tiếng Trung được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, báo Tiếng Nga và Trung Quốc cĩ lượt người sử dụng khơng đáng kể. Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích nhu cầu người dùng tin, Viện xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu ngoại văn sao cho phù hợp. * Thành phần ngơn ngữ của Sách Do được kế thừa bởi kho sách của Thư viện EFEO khá đa dạng về ngơn ngữ, bên cạnh đĩ kể từ khi được thành lập đến nay Viện khơng chỉ quan tâm bổ sung các sách quốc văn mà cịn phát triển sách ngoại văn và chủ yếu tập 46 K50. Thơng tin – Thư viện
  47. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh trung ở bốn thứ tiếng chính: Trung Quốc, Anh, Pháp, Nga. Thành phần ngơn ngữ được thể hiện cụ thể ở bảng thống kê sau: NGƠN NGỮ SỐ BẢN TỶ LỆ (%) Sách Tiếng La tinh (Anh, Pháp, Bồ, Đức ) 52.249 21,22 Tiếng Nga 82.793 33,63 Tiếng Trung Quốc 42.859 17,41 Tiếng Việt 56.463 22,94 Tiếng Hán Nơm 2.050 0,84 Tiếng Nhật 9.768 3,96 TỔNG CỘNG 246.182 100 Bảng thống kê 4: Thành phần ngơn ngữ của sách Qua bảng thống kê trên, ta thấy sách Nga cĩ trong Viện chiếm tỷ lệ cao nhất (33,63%). Đứng sau sách đĩ là sách tiếng Việt (22,94%). Chiếm tỷ lệ thấp nhất là sách tiếng Hán – Nơm và tiếng Nhật. Nguyên nhân của điều này là trước đây Trước đây bạn đọc của Viện chủ yếu sử dụng ngoại ngữ là tiếng Nga vì thế sách ngoại văn được bổ sung về Viện phần nhiều là tiếng Nga. Bên cạnh đĩ, Viện thường xuyên nhận được khối lượng lớn sách Nga qua nguồn biếu tặng và trao đổi từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Nga. Nhiều độc giả là các nhà nghiên cứu cĩ thời gian học tập, nghiên cứu và cơng tác ở Nga đánh giá tài liệu tiếng Nga ở Viện cĩ giá trị rất cao, nhiều tài liệu khơng thể mua ở Việt Nam hay tìm thấy ở các thư viện khác. Nguồn sách Tiếng Nhật chủ yếu là sách được hình thành từ thời Thư viện EFEO và một số sách được bổ sung trong thời kỳ Thư viện Trung ương và cho đến nay khơng cịn được bổ sung nữa. Chính vì thế mà số lượng khơng nhiều chỉ chiếm 3,96%. 47 K50. Thơng tin – Thư viện
  48. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh * Thành phần ngơn ngữ của báo – tạp chí Xét về mặt ngơn ngữ thì kho báo – tạp chí cũng rất phong phú. Bên cạnh các ngơn ngữ được sử dụng rộng rãi, như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Việt, tiếng Trung Quốc, tiếng Đức, đồng thời đây cũng là những thứ tiếng cĩ số lượng báo – tạp chí nhiều nhất, hiện tại Viện cịn cĩ báo – tạp chí về các ngữ khác như: Tây Ban Nha, Hà Lan, Ba Lan, Hungari, Tiệp Khắc và cịn một số tạp chí tiếng Đan Mạch, Lào Tuy nhiên cho đến thời điểm hiện nay, báo – tạp chí bổ sung về Viện ngồi tiếng Việt thì chủ yếu xuất bản bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc. Thống kê các tên báo – tạp chí đang tiếp tục nhập về Viện hiện nay thể hiện cụ thể ở bảng số liệu sau: NGƠN NGỮ TÊN BÁO - TẠP CHÍ TỶ LỆ (%) Tiếng Việt 199 34,79 Tiếng Anh 82 14,33 Tiếng Pháp 76 13,29 Tiếng Nga 118 20,63 Tiếng Trung Quốc 97 16,96 TỔNG CỘNG 572 100 Bảng thống kê 5: Thành phần ngơn ngữ báo – tạp chí đang nhập về Viện Căn cứ theo bảng thống kê trên ta thấy rằng, hiện tại báo – tạp chí tiếng Việt chiếm tỷ lệ cao nhất (34,79%), tiếp theo sau là báo – tạp chí tiếng Nga (20,63%). Tuy nhiên nhìn chung, tỷ lệ báo – tạp chí các ngữ khác ngồi tiếng Việt được nhập về Viện khơng mấy chênh lệch, điều này phản ánh lên nhu cầu nghiên cứu báo – tạp chí nước ngồi của người dùng tin của Viện khá cao và đồng đều. Tiếng Nga chiếm tỷ lệ cao hơn so với các ngữ khác. Nguyên 48 K50. Thơng tin – Thư viện
  49. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh nhân của điều này giống như đối với sách tiếng Nga: nhu cầu đọc của bạn đọc trước những năm 1990 sử dụng tiếng Nga là chủ yếu và hiện nay, người dùng tin của Viện là các cán bộ lãnh đạo, các nhà nghiên cứu cĩ thĩi quen và khả năng sử dụng tiếng Nga rất thành thạo. Vì vậy, để đáp ứng tốt lượng người dùng tin cĩ vai trị quan trọng này, nên so với các báo – tạp chí ngoại văn khác thì tiếng Nga được nhập về Viện chiếm số lượng nhiều hơn 2.3. Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu 2.3.1. Nguồn kinh phí Nhà nƣớc Ngày nay, do nhu cầu của đời sống xã hội, hoạt động TT - TV đã trở thành một bộ phận trong nền kinh tế đất nước. Nĩ gĩp phần khơng nhỏ vào việc phục vụ các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội. Vị trí và vai trị của Thư viện trong xã hội ngày càng được khẳng định rõ ràng. Để thư viện phát triển được thì một trong những yếu tố quyết định đĩ chính là tiềm lực thơng tin của thư viện. Do đĩ, các thư viện hết sức chú trọng tới cơng tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu của mình.Viện TT KHXH cũng khơng nằm ngồi quy luật chung đĩ. Với sự phát triển khơng ngừng của các nguồn thơng tin nĩi chung và thơng tin về KHXH & NV nĩi riêng, địi hỏi bản thân Viện TT KHXH phải luơn cập nhật bổ sung những tài liệu thiết yếu nhất đáp ứng kịp thời sự gia tăng về nguồn tin cũng như nhu cầu tin. Để làm được điều này phải dựa trên nguồn kinh phí của mỗi cơ quan. Đối với cơng tác phát triển VTL thì kinh phí đĩng vai trị vơ cùng quan trọng. Từ năm 1992 đến nay, Thư viện KHXH được xác định là một trong bốn Trung tâm Thơng tin – Thư viện được Nhà nước đã dành một khoản ngoại tệ đáng kể để phân phối mua tài liệu ngoại văn. Trong đĩ, Viện TT KHXH cũng được sử dụng số ngoại tệ bình quân mỗi năm khoảng 75.000 - 80.000 USD. Năm 2002, Chính phủ ra Nghị định số 72/2002/NDD-CP về chính sách đầu tư đối với thư viện. Tại chương IV điều 14 cĩ viết: “Đảm báo kinh phí 49 K50. Thơng tin – Thư viện
  50. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hĩa, từng bước thực hiện điện tử hĩa, xây dựng thư viện điện tử ” và “Đầu tư tập trung cho các thư viện cĩ vị trí đặc biệt quan trọng bao gồm Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Viện Thơng tin KHXH (thuộc Trung tâm KHXH & NV Quốc gia) ”. Căn cứ vào nội dung của Nghị định cho thấy sự quan tâm của Nhà nước đối với cơng tác phát triển VTL của các thư viện nĩi chung và Viện TT KHXH nĩi riêng. Nhờ cĩ sự quan tâm của Nhà nước Viện cĩ cơ sở pháp lý vững chắc cũng như một nguồn kinh phí đáng kể hàng năm cho cơng tác bổ sung tài liệu. Trên cơ sở nguồn kinh phí được cấp Viện KHXH Việt Nam sẽ phân chia nguồn kinh phí dành cho cơng tác bổ sung tài liệu của tồn viện lớn. Sau đĩ nguồn kinh phí dành cho cơng tác bổ sung sẽ được cân đối phân bổ cho các viện thành viện sao cho hợp lý. Trong đĩ, Viện TT KHXH luơn được dành lượng kinh phí bổ sung tài liệu nhiều nhất so với các Viện khác. 2.3.2. Nguồn kinh phí khác Tại chương IV điều 23 Pháp lệnh thư viện (2001) cĩ đề cập: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo vệ quyền tác giả; biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu tại thư viện”. Trong quá trình phát triển VTL, Viện TT KHXH ngồi nguồn kinh phí được Nhà nước cấp hàng năm, Viện cịn nguồn kinh phí khác từ việc: Thu lệ phí làm thẻ cho bạn đọc hàng năm, tiền phạt bồi thường tài liệu hư hỏng hay mất của bạn đọc và các lệ phí từ các dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu cho người dùng tin khi cĩ yêu cầu. Tuy nhiên, lượng kinh phí này rất nhỏ, khơng đáng kể. Nhìn chung, nguồn kinh phí chủ yếu dành cho cơng tác bổ sung của Viện lấy từ nguồn kinh phí của Nhà nước cấp. Nhưng nguồn kinh phí này 50 K50. Thơng tin – Thư viện
  51. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh tăng khơng đáng kể qua từng năm, trong khi đĩ giá thành tài liệu luơn tăng. Nhận thức rõ điều này, cũng như vai trị của VTL nên Viện luơn cố gắng làm tốt cơng tác bổ sung VTL. Cán bộ bổ sung luơn cố gắng tìm kiếm, thu thập những tài liệu một cách hợp lý vừa phù hợp với nhu cầu tin và cĩ thể tiết kiệm được ngân sách Nhà nước. 2.4. Hình thức và nguyên tắc bổ sung tài liệu Bổ sung tài liệu quyết định đến sự thành cơng hay thất bại của hoạt động thư viện. Cơng việc này được tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển VTL của mỗi thư viện. Bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH cĩ ba hình thức: Bổ sung khởi đầu, bổ sung hiện tại và bổ sung hồn bị - hồi cố. * Bổ sung khởi đầu: Viện TT KHXH trực thuộc Viện KHXH Việt Nam hình thành trên cơ sở sáp nhập từ Thư viện KHXH và Ban TT KHXH chính vì vậy ngay thừ khi thành lập Viện đã cĩ VTL khởi đầu lên tới hàng vạn đầu sách và hàng trăm tên báo – tạp chí. Nên khi xem xét về hoạt động bổ sung khởi đầu của Viện chúng ta phải xem hoạt động này là quá trình bổ sung khởi đầu cúa Thư Viện Khoa học Trung ương bắt đầu tiến hành năm 1960. * Bổ sung hiện tại: Trên cơ sở VTL khởi đầu được hình thành Thư viện Trung ương, Viện TT KHXH tiếp tục cơng tác bổ sung hiện tại. Đây là quá trình bổ sung quan trọng nhất đối VTL của Viện. Hình thức bổ sung này đã cung cấp cho Viện một khối lượng tài liệu lớn, cập nhật giúp Viện luơn bắt nhịp với bước tiến thời đại, phản ánh những biến chuyển về KHXH & NV trong nước và trên thế giới. Bổ sung hiện tại luơn được Viện tiến hành kịp thời. Điều này giúp Viện cĩ thể bổ sung cập nhật, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin, đồng thời cĩ thể tránh được lỗ hổng hình thành quá trình bổ sung VTL của Viện. * Bổ sung hồn bị - hồi cố: Viện tiến hành bổ sung hồn bị - hồi cố nhằm bổ sung những tài liệu cịn thiếu, bị mất mát, bị hư hỏng khơng thể dùng nữa. Để bổ sung hồn bị, xây dựng VTL cĩ chất lượng tốt, Viện đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn rất kĩ càng nhằm tăng cường luân chuyển tài liệu ít được 51 K50. Thơng tin – Thư viện
  52. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh sử dụng nhưng vẫn cịn giá trị và loại bỏ những tài liệu khơng cịn phù hợp với đối tượng phục vụ ra khỏi kho tài liệu. Trong quá trình bổ sung tài liệu, Viện TT KHXH luơn tuân thủ theo nguyên tắc như: Đảm bảo tính Đảng trong thành phần tài liệu; Bổ sung phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất loại hình, chức năng của Viện và đặc điểm người dùng tin của Viện; Bổ sung phải kịp thời, thường xuyên và cĩ kế hoạch, chính sách cụ thể. Viện đặc biệt chú trọng đến việc bổ sung các tài liệu nghiên cứu về các lĩnh vực KHXH & NV, phản ánh các thành tựu đạt được trong nước, khu vực và thế giới. Dựa trên hình thức và nguyên tắc bổ VTL, hoạt động bổ sung tài liệu tại Viện TT KHXH đã đạt được những kết quả đáng kể. Tài liệu của Viện đã gĩp phần phục vụ đắc lực cho cơng cuộc hiện đại hĩa đất nước. 2.5. Các nguồn bổ sung tài liệu Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng muốn xây dựng cho mình một hệ thống VTL đa dạng về loại hình, phong phú về thể loại, đảm bảo về chất lượng. Để làm được điều này cán bộ của Thư viện phải nhạy bén và năng động, để cĩ thể nắm bắt được các nguồn bổ sung khơng những chỉ đảm bảo được diện bổ sung, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, mà cịn tiết kiệm ngân sách. Theo Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ đã đề cập: “Ngồi các nguồn sách, báo mới xuất bản, Thư viện cịn cĩ nhiệm vụ bổ sung các loại sách quý cần thiết mà Thư viện cịn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”. Nguồn bổ sung tại Viện TT KHXH rất phong phú và đa dạng, cụ thể cĩ các nguồn như sau: - Nguồn mua - Nguồn trao đổi - Nguồn biếu, tặng và lưu chiểu. 52 K50. Thơng tin – Thư viện
  53. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 2.5.1. Nguồn mua Trước đây để đảm bảo phục vụ bạn đọc một cách tối ưu, các thư viện tìm mọi cách để cĩ được một vốn sách báo phong phú và đa dạng và trên cơ sở đĩ, coi tầm cỡ của kho sách báo là thước đo hiệu quả duy nhất của mình. Nhưng đến nay chính sách đĩ khơng thể đứng vững được vì khơng thực tế. Do số lượng xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, cho nên khĩ cĩ một thư viện hoặc một trung tâm tư liệu nào, đặc biệt là ở các nước đang phát triển, cĩ thể mua được các tài liệu mà mình mong muốn cho người dùng tin của mình, chứ chưa nĩi đến mua tồn bộ khối lượng tạp chí khoa học hiện cĩ trên tồn cầu (Khoảng trên 12.000 tên). Ngồi ra giá cả sách báo cũng tăng hàng năm, với mức tăng giá bình quân từ 10 – 15 % một năm, nhiều thư viện khĩ cĩ thể duy trì một số lượng lớn tên báo – tạp chí nằm trong vốn tài liệu của mình, việc mua thêm các tên mới thì càng trở nên khĩ khăn hơn. Chính vì vậy, điều đặt ra đối với cơng tác bổ sung tài liệu qua nguồn mua phải nghiên cứu một cách cẩn thận và nghiêm túc đặc điểm nhu cầu của người dùng tin của thư viện mình, trên cơ sở đĩ sách dựng diện bổ sung hợp lý với nguồn kinh phí được cấp. Nguồn mua là nguồn đảm nhiệm việc bổ sung nguồn lực thơng tin mạnh mẽ nhất. Hàng năm, Viện TT KHXH được phép sử dụng nguồn ngân sách Nhà nước để bổ sung vốn sách báo cho thư viện trung bình giao động khoảng 500 triệu và hàng năm được ít nhiều tăng lên. Phịng Bổ sung – Trao đổi cĩ nhiệm vụ quan trọng là phải làm thế nào để phân bổ hợp lý khoản kinh phí nhất định đĩ nhằm đảm bảo bổ sung các ấn phẩm sách, báo - tạp chí và các ấn phẩm định kỳ khác ở các ngữ Việt, Nga, Latinh, Trung Quốc phù hợp với diện bổ sung của Viện, phải phản ánh được các kêt quả và xu hướng trong nghiên cứu KHXH & NV, vấn đề quản lý Nhà nước, phát triển xã hội, các vấn đề tồn cầu hiện nay v.v . * Nguồn mua sách, báo - tạp chí xuất bản trong nước 53 K50. Thơng tin – Thư viện
  54. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Trên cơ sở khoản kinh phí theo kế hoạch mua sách, báo – tạp chí tiếng Việt, việc mua sách báo được thực hiện theo các phương thức thơng qua hệ thống phát hành, mua qua nhà xuất bản và mua tại các hội nghị, cơ quan, thậm chí mua qua cá nhân. Thơng thường, các cơ quan gửi danh mục tài liệu xuất bản đến Phịng Bổ sung – Trao đổi, các cán bộ phịng chọn tài liệu trên danh mục và tra trùng thủ cơng tài liệu trên máy tính với phần mền cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for Windows. Trong thời kỳ kinh tế thị trường hiện nay, khi các nhà sách phát triển, các cán bộ bổ sung cĩ điều kiện lựa chọn tài liệu trực tiếp vì thế cĩ thể xác định ngay được hình thức, tính phù hợp về nội dung của tài liệu nhập về thư viện cĩ thể trực tiếp qua trang Web của các nhà cung cấp hoặc qua danh mục tài liệu họ gửi đến, từ đĩ nâng cao được chất lượng kho sách. Đối với sách, báo – tạp chí xuất bản trong nước, Viện đặt mua ở các cơng ty phát hành uy tín và cĩ tính pháp lý cao: Phát hành sách Trung ương, Nhà sách Đơng Tây, Cơng ty Phát hành sách Kim Dung , các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Lao Động, Chính trị Quốc gia, Phụ Nữ NĂM TỔNG SỐ TÊN TỔNG SỐ CUỐN 2004 317 645 2005 406 737 2006 609 1.215 2007 671 1.196 54 K50. Thơng tin – Thư viện
  55. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 2008 1.242 2.160 TỔNG 3.245 5.953 Bảng thống kê 6: Số lượng sách Việt mua từ năm 2004 – 2008 Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách Viện TT KHXH mua hàng năm đều tịnh tiến tăng lên, năm sau mua số lượng bản nhiều hơn năm trước. Chỉ riêng năm 2007 số dầu sách mua (2.160 cuốn) ít hơn năm 2006 (1.215 cuốn), điều này là do sách đặt mua từ năm 2007 nhưng sang năm 2008 sách mới được nhập về Viện. Cũng chính vì thế mà sách nhập về Viện năm 2008 (1.242 tên = 2.160 cuốn) cao hơn khá nhiều so với các năm trước đĩ. Việc sách đặt mua năm trước nhưng sang năm sau mới được nhập về là hiện tượng thường gặp đối với cơng tác bổ sung tại các thư viện hiện nay. Do yêu cầu của các thư viện, nhằm đảm bảo tính pháp lý cĩ cơng tác đặt mua tài liệu nên khi đặt mua tài liệu các thư viện phải qua các nhà cung cấp được Nhà nước đảm bảo về tính pháp lý. Vì thế, sách khi đặt mua phải chờ lấy theo đợt, khơng thể về rời rạc, làm cho nhiều tài liệu được đặt mua bị nhập về thư viện muộn hơn so với thời gian phát hành của sách rất nhiều. Điều này đã làm giảm một phần giá trị về tính mới, tính kịp thời của thơng tin khi tài liệu đến được tay người dùng tin. Đây là một hạn chế đối với cơng tác bổ sung tại các thư viện hiện nay. Đối với báo – tạp chí trong nước qua các năm gần đây luơn giữ ở mức ổn định hàng năm về số lượng tên. Điều này, là do hình thức đặt mua báo – tạp chí thường đặt theo quý hoặc năm. Trong khi đĩ, các tên báo – tạp chí ít bị thay đổi và đi vào ổn định. * Nguồn mua các ấn phẩm sách, báo - tạp chí ngoại văn Nhờ cĩ khoản kinh phí được cấp riêng từ năm 1992 mà việc mua sách, báo-tạp chí ngoại văn tại Viện TT KHXH được diễn ra đều đặn và loại hình phong phú với chất lượng được đảm bảo hơn. Việc mua các ấn phẩm sách, 55 K50. Thơng tin – Thư viện
  56. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh báo - tạp chí ngoại văn của Viện được thực hiện chủ yếu thơng qua các cơ quan xuất nhập khẩu sách báo như Xunhasaba, Culturimex, Fahasa. Sách, báo – tạp chí ngoại văn cĩ gí trị cao chủ yếu là những ấn phẩm được nhập từ nước ngồi, giá thành cao nên các cán bộ làm cơng tác bổ sung ấn phẩm ngoại văn luơn phải lựa chọn kĩ lưỡng nhằm đảm bảo chất lượng của sách, báo - tạp chí mua về. Cán bộ bổ sung sách, báo-tạp chí ngoại văn lựa chọn tài liệu chính xác bằng cách truy nhập vào trang Web của các nhà xuất bản nước ngồi tìm kiếm được thơng tin về nội dung, hình thức, giá tiền của ấn phẩm, tiết kiệm được thời gian trong việc lựa chọn đặt mua. Ngồi ra, các nhà cung cấp thường gửi các danh mục tài liệu để các cán bộ bổ sung lựa chọn. - Lượng sách ngoại văn Viện mua từ 2003 – 2008 được thể hiện qua bảng sau: TỔNG SỐ TIẾNG TIẾNG TIẾNG NĂM TÊN LATINH TRUNG NGA 2003 121 34 50 37 2004 140 46 5 89 2005 51 38 0 13 2006 0 0 0 0 2007 152 134 10 8 2008 95 80 11 4 56 K50. Thơng tin – Thư viện
  57. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh TỔNG 559 332 76 151 Bảng thống kê 7: Sách ngoại văn mua từ năm 2003 - 2008 Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng sách ngoại văn của Viện nhập về hàng năm khơng ổn định. Nguyên nhân là do các sách của đơn đặt năm trước (thường rơi vào dịp cuối năm) đến năm sau mới được nhập về. Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là do các nhà cung cấp gặp khĩ khăn trong khâu nhập sách (khâu vận chuyển). Chiếm số lượng tên sách ngoại văn mua nhiều nhất từ năm 2003 - 2008 là sách tiếng Latinh (tiếng Anh và tiếng Pháp) với 332 tên. - Lượng báo – tạp chí ngoại văn Viện mua từ năm 2004 – 2008 được thể hiện qua bảng sau: TỔNG SỐ TIẾNG TIẾNG TIẾNG TIẾNG NĂM TÊN TRUNG NGA PHÁP ANH 2004 449 112 133 117 87 2005 258 56 67 46 54 2006 236 52 50 62 34 2007 320 43 43 86 88 2008 238 21 34 3 50 TỔNG 1.501 284 327 314 313 57 K50. Thơng tin – Thư viện
  58. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Bảng thống kê 8: Báo – tạp chí ngoại văn mua từ năm 2004 – 2008 Qua bảng thống kê trên, ta thấy rằng lượng báo – tạp chí ngoại văn của Viện mua rất phong phú. Tuy nhiên lượng mua qua các năm khơng đều nguyên nhân giống như sách. Chiếm lượng báo – tạp chí ngoại văn cao nhất là báo – tạp chí tiếng Nga (327 tên) và ngay sau là tiếng Pháp (314tên). Số lượng này phản ánh khả năng và xu hướng sử dụng ngoại ngữ của người dùng tin hiện nay tại Viện là tiếng Anh và tiếng Pháp là chính. Tuy nhiên, đối với báo – tạp chí ngoại văn thì Nga cao nhất vì do việc đặt mua báo – tạp chí Nga khơng gặp nhiều khĩ khăn như các ngữ khác. Ngồi việc bổ sung các tài liệu dạng in truyền thống, từ năm 2001 trong chính sách bổ sung Viện cịn chú trọng các ấn phẩm điện tử phục vụ độc giả dưới dạng các cơ sở dữ liệu trên CD-ROM sách và tạp chí. Tuy nhiên, do nguồn kinh phí hạn hẹp, cho đến nay Viện chỉ bổ sung được bộ sách điện tử “Văn nguyên Tứ khố tồn thư” vào năm 2005, gồm 182 đĩa CD – ROM và bản online gồm 183 đĩa CD – ROM và hiện nay vẫn chưa đưa lên mạng tra cứu để phục vụ người dùng tin được do hệ thống máy tính chưa được hỗ trợ phần mềm tiếng Trung Quốc. 2.5.2. Nguồn biếu tặng Ngồi nguồn bổ sung thơng qua đường mua, trong thời gian qua, biếu tặng cũng gĩp phần đáng kể làm tăng nguồn vốn tư liệu nhập về. Viện TT KHXH được biết đến là một cơ quan lưu giữ và phổ biến thơng tin KHXH đầu ngành, đã cĩ nhiều cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngồi, đại sứ quán và các cơ quan đại diện ngoại giao một số nước đĩng tại Hà Nội đã gửi lưu chiểu và gửi tặng thư viện tài liệu do cơ quan, tổ chức đĩ xuất bản (Nhà Xuất bản KHXH). Cĩ thể kể tên các đơn vị, tổ chức như: 58 K50. Thơng tin – Thư viện
  59. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh * Đối với tài liệu tiếng Việt cĩ: Nhà xuất bản Khoa học xã hội, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Nhà xuất bản Văn học, Báo Lao động xã hội, Tạp chí Ngơn ngữ và đời sống, Tạp chí Cẩm thành * Đối với tài liệu tiếng Latinh cĩ: Hội đồng Anh, quỹ Châu á UNESCO, UNDP, Ngân hàng thế giới tại Việt Nam, các Đại sứ quán Pháp, Australia, Ấn Độ ở Hà Nội * Đối với tài liệu tiếng Hán cĩ: Văn phịng Kinh tế và Văn hố Đài Bắc Ngồi ra, cá nhân các nhà khoa học ở Mỹ, Pháp, Anh, Canada , các học giả người Việt hiện đang sinh sống và làm việc tại nước ngồi cũng đã quyên gĩp và gửi tặng Viện nhiều tài liệu cĩ giá trị. - Đặc biệt, trong năm 2000, Viện TT KHXH đã tiếp nhận 2 container sách, tạp chí, băng đĩa với 23.477 tên sách tương đương 40.126 cuốn thuộc hơn 40 mơn loại khoa học từ Trường Đại học Colorado (Hoa Kỳ) gửi biếu tặng. - Trong khuơn khổ Dự án tặng tạp chí (JDP) của Đại học New School (Hoa Kỳ) do Quỹ Ford tài trợ kinh phí, Viện TT KHXH nhận hơn 50 tên tạp chí KHXH bằng tiếng Anh ở dạng in (trị giá hơn 18.000 USD/năm theo thị trường, tương đương 5.000USD/năm theo giá của JDP) và truy cập mạng EBSCO miễn phí trong hai năm 2005 và 2006. - Tháng 3/2009 Viện đã nhận được hai bộ sách kinh Phật quý gồm 75 cuốn do Hội Văn Hĩa Đài Bắc biếu tặng. - Tháng 4/2009, Nhà xuất bản KHXH đã biếu tặng Viện hơn 200 tên sách ứng với 1000 cuốn. Cĩ thể nĩi nguồn biếu tặng là một nguồn bổ sung phong phú và quan trọng của Viện. Đặc biệt khi giá thành tài liệu, đặc biệt tài liệu ngoại văn đang tăng nhanh như ngày nay. 2.5.3. Nguồn bổ sung trao đổi 59 K50. Thơng tin – Thư viện
  60. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Cùng với nguồn biếu tặng, nguồn bổ sung cĩ vài trị làm giàu thêm nguồn vốn tư liệu nhập về Viện TT KHXH là trao đổi tài liệu theo hình thức tương đương với các thư viện và tổ chức trên thế giới. Hiện nay, Viện cĩ quan hệ hợp tác trao đổi thơng tin sách báo với trên 50 tổ chức nước ngồi và quốc tế tại Hà Nội (UNDP, UNESCO, đại sứ quán các nước: Pháp, Australia, Thụy Điển, Đan Mạch, Ấn Độ, Văn phịng đại diện kinh tế Đài Bắc, Văn phịng EFEO, ), 18 Trung tâm thơng tin và thư viện lớn là cơ sở trao đổi thường xuyên như: Thư viện INION, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện ngoại văn Nga, Thư viện Quốc gia Lêningrat, Đại học Cornell, Đại học Washington, Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Quốc gia Australia các tổ chức học thuật (Hội đồng học giả Mỹ, Hội các nhà KHXH Việt Nam tại Pháp, ), các quỹ quốc gia và quốc tế: Quỹ Châu Á, TOYOTA (Nhật), Ford (Mỹ), Chistopher Roynolds, CIDA (Canada), và một số cá nhân là nhà khoa học của nhiều nước thuộc hầu hết các châu lục khác nhau trên thế giới, về trao đổi sách báo khoa học, phát triển nguồn lực thơng tin. Trong điều kiện nguồn kinh phí mua sách, báo - tạp chí thường niên cịn rất hạn hẹp, cơng tác tạo nguồn thơng tin qua kênh trao đổi giữ một vai trị quan trọng. Hàng năm, Viện đã tiếp nhận hàng trăm cuốn sách các ngữ (kể cả tiếng Việt) từ các đối tác trao đổi. Dưới đây là bảng số liệu sách, tạp chí qua đường trao đổi Quốc tế trong những năm gần đây: NĂM 2004 2005 2006 2007 2008 TỔNG NGƠN NGỮ Sách 67 53 24 43 55 2.424 TIẾNG NGA Tạp chí 0 26 26 43 26 121 Sách 61 67 41 106 115 390 TIẾNG ANH Tạp chí 12 0 10 30 96 148 TIẾNG Sách 39 113 30 56 3 241 PHÁP Tạp chí 6 20 3 62 25 116 60 K50. Thơng tin – Thư viện
  61. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Bảng thống kê 9: Lƣợng sách, tạp chí bổ sung qua trao đổi quốc tế từ 2004 - 2008 Tuy mang tính chất trao đổi tương đương, nhưng đây là một nguồn bổ sung rất quan trọng của Viện. Bởi nếu tính về giá trị của các tài liệu trao đổi theo tỷ giá ngoại tệ thì đây là một nguồn mang lại nguồn tài liệu cĩ giá trị thơng tin cao, mới hơn so với cả nguồn mua, trong kho đĩ giá cả của các tài liệu mà Viện nhận được nếu phải bỏ tiền ra mua là rất cao so với các tài liệu Viện mua để gửi đi trao đổi. Cũng do tính chất trao đổi tương đương, ngồi việc nhận tài liệu về Viện và đồng thời là kênh để ta phổ biến những kết quả thành tựu những cơng trình nghiên cứu của các nhà Khoa học Việt Nam cũng như các thơng tin về đất nước, con người, nền văn hố và lịch sử lâu dài của đất nước ta, giúp các nhà Khoa học và nghiên nước ngồi được tiếp cận nhanh chĩng với thơng tin cần thiết, phục vụ cơng tác của họ. Chính vì thế, Viện TT KHXH đã thiết lập một kho dự trữ từ năm 1982 để cĩ nguồn tư liệu phục vụ cơng tác trao đổi. Kho dự trữ hiện cĩ lượng sách, báo - tạp chí lớn, luơn sẵn sàng cung cấp các thơng tin về Việt Nam bằng các thứ tiếng Việt, Anh, Pháp để trao đổi. Do giá thành tài liệu ấn bản phẩm trong nước thấp hơn giá thành các ấn bản phẩm tại nước ngồi nhiều lần, nên giá trị trao đổi hàng năm của phịng Bổ sung – Trao đổi đã làm lợi cho Viện TT KHXH hàng nghìn đơ la Mỹ. 2.6. Phối hợp trong cơng tác bổ sung Phát triển hoạt động TT – TV trong điều kiện của một nước đang phát triển, giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, khơng thể khơng tính đến đến việc phối hợp bổ sung. Quyết định Số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về “Cơng tác thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải thực hiện phối hợp hoạt động giữa các thư viện, trong đĩ cĩ nhấn mạnh phối hợp trong cơng tác bổ sung VTL. Và chỉ thị 95/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về cơng tác 61 K50. Thơng tin – Thư viện
  62. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh thơng tin khoa học và cơng nghệ lại nhấn mạnh việc phải tổ chức bổ sung sao cho “phù hợp với hướng phục vụ, tránh trùng lập, lãng phí” Viện TT KHXH luơn nhận thức rõ vai trị quan trọng của hoạt động phối hợp bổ sung giữa các thư viện. Trong quá trình hoạt động, Viện luơn cố gắng thiết lập các mối quan hệ giữa Viện với các tổ chức, cơ quan TT - TV khác trong và ngồi nước nhằm tiến hành trao đổi các tài liệu với các cơ quan, tổ chức thư viện trên thế giới. Kết quả mang lại là một mặt Viện bổ sung được nhiều sách, báo tư liệu cĩ giá trị, mặt khác cĩ thể tiết kiệm được ngân sách cũng như ngoại tệ. Hiện nay, Viện TT KHXH cĩ quan hệ phối hợp bổ sung, hợp tác, trao đổi với nhiều cơ quan trong và ngồi nước, như: Khối Thư viện của các viện nghiên cứu trong khối các Viện thuộc Viện KHXH Việt Nam Thư viện Quốc Gia Việt Nam Thư viện Quốc Hội Mỹ Thư viện EFEO Thư viện Gorki (Nga) 2.7. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác bổ sung Sự phát triển cao của cơng nghệ thơng tin đã và đang đem lại cho nhân loại những ứng dụng tạo ra nhiều giá trị cao về kinh tế và đời sống. Ngành TT – TV được xem là một trong những lĩnh vực chịu tác động trực tiếp của khoa học cơng nghệ. Tự động hĩa hoạt động Thơng tin – thư viện là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng thư viện truyền thống tới thư viện hiện đại. Nhận thức được tầm quan trọng đĩ, ngay từ những năm đầu thành lập Viện TT KHXH, cơng tác tự động hĩa đã nhận được sự quan tâm đặc biệt. Từ năm 1978, thơng qua Viện Thơng tin Khoa học Kỹ thuật Trung ương (nay là 62 K50. Thơng tin – Thư viện
  63. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh Trung tâm Thơng tin Khoa học Cơng nghệ Quốc gia), Viện TT KHXH đã cĩ đường kết nối với Hệ thống TT KHXH thuộc các nước Xã hội chủ nghĩa lúc đĩ (MISON) để khai thác các CSDL do Viện TT KHXH Liên Xơ (INION) quản lý. Tuy nhiên, do khĩ khăn về kinh phí, thời gian tiếp cận máy tính của cán bộ Viện chưa nhiều vì thế khả năng tin học cịn hạn chế, các kết quả thu được khơng được nhiều. Cuối năm 1989, Viện được trang bị những máy tính đầu tiên. Cùng với việc đào tại cán bộ và học hỏi cơng nghệ, Viện đã sử dụng hiệu quả các máy tính vào các hoạt động của mình, cũng như cơng tác bổ sung tài liệu. Đến năm 1992, Viện chính thức tiến hành cơng tác tin học hố. Những năm gần đây, Viện TT KHXH đã bắt đầu chú trọng việc xây dựng và hồn bị cơ sở hệ thống máy tính cho các khâu dây truyền của hoạt động Viện trên cơ sở sự hỗ trợ của Nhà nước và các tổ chức quốc tế thời gian đầu, Viện sử dụng Chương trình CDS/ISIS trong mơi trường DOS từ version 2.0 đến 2.3. Từ khi UNESCO phổ biến CDS/ISIS for Windows (khoảng năm 1998), Viện đã chuyển các CSDL từ CDS/ISIS for DOS sang CDS/ISIS for Windows (từ verion 1.0 nay là 1.4), tuy nhiên vẫn chưa sử dụng được mã chữ UNICODE. Năm 2002, Viện xây dựng mạng LAN, các CSDL của Viện được đưa lên mạng phục vụ cơng tác tra cứu của người dùng tin khi đến Viện. Năm 2003, với kinh phí hạn hẹp của một đề tài khoa học cấp Bộ, Viện đã chuyển thử nghiệm một số CSDL từ CDS/ISIS sang LIBOL version 2.0 của Cơng ty Tinh Vân. Hiện nay, Viện đang nghiên cứu và trong tương lai gần chuyển đổi sử dụng phần mềm mới khắc phục nhược điểm của CDS/ISIS. Trong cơng tác bổ sung, sử dụng ISIS CDS/ISIS cĩ những lợi ích sau: Quản lý tồn bộ vốn tài liệu bổ sung của Viện, khả năng tìm các biểu ghi theo nội dung thơng qua ngơn ngữ tìm tin năng động. Vì vậy, giúp cho cán bộ cĩ thể tra trùng tài liệu trước khi quyết định bổ sung tài liệu, tránh bổ sung trùng bản 63 K50. Thơng tin – Thư viện
  64. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh 2.8. Nhận xét và đánh giá về nguồn lực thơng tin của Viện 2.8.1. Những mặt đã đạt đƣợc Trong suốt gần 35 năm thành lập và phát triển Viện TT KHXH đã ngày càng trưởng thành, lớn mạnh vững bước đi lên cùng với sự phát triển chung của xã hội. Viện đã khẳng định vai trị là một cơ quan đứng đầu nước về lĩnh vực KHXH & NV. Để đạt được điều này, một trong những yếu tố khơng thể thiếu, đĩ chính là vốn tài liệu của Viện. Cho đến nay, vốn tài liệu của Viện đã mạnh, thể hiện ở những điểm như sau: - Hiện nay, Viện đã bảo tồn và giữ gìn rất tốt các kho tài liệu của Thư viện EFEO để lại. Điều này cĩ ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong cơng tác nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu văn hĩa của Việt Nam và các nước trên thế giới ở những năm đầu thế kỷ XX. - Trên cơ sở sự hỗ trợ của tổ chức quốc tế, hiện nay Viện đang số hĩa các tài liệu cổ quý hiếm của mình. Sau khi hồn thành đây cĩ thể xem là nguồn lực thơng tin quan trọng gĩp phần trong việc giới thiệu và phục vụ bạn đọc kho tài liệu cổ quý của Viện. - Kho tra cứu của Viện gồm các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, các văn bản pháp quy, sách từ điển các loại các tài liệu này đã thu hút được sự quan tâm đơng đảo người dùng tin tại Viện, đặc biệt là các cán bộ lãnh đạo Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến địa phương. - Kho tài liệu ngoại văn của Viện khá phong phú về nội dung và chất lượng. Đây là nguồn cung cấp nguồn tham khảo rất hữu ích đối với người dùng tin. Đặc biệt là đối với các nhà nghiên cứu khoa học, giảng viên và sinh viên của các trường đại học về các lĩnh vực KHXH & NV. - Trên cơ sở củng cố, tăng cường và mở rộng nguồn bổ sung tài liệu: biếu tặng, trao đổi. Viện đã thu thập được nguồn tài liệu rất phong phú và đa dạng, cĩ giá trị. Tài liệu bổ sung từ các nguồn này kịp thời hơn so với nguồn 64 K50. Thơng tin – Thư viện
  65. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh mua, khơng những thế qua nguồn trao đổi Viện đã bổ sung được nhiều tài liệu mà khơng thể mua được. 2.8.2. Những mặt cịn hạn chế Bên cạnh những gì đã đạt được vốn tài liệu của Viện vẫn tồn tại một số hạn chế: - Chưa tạo ra các dịng tin cĩ giá trị cao, cĩ hệ thống và đầy đủ, xét về mặt nội dung thì các tài liệu được bổ sung vẫn chưa hẳn là những tài liệu tiêu biểu để phục vụ nhu cầu dùng tin ngày càng tăng của các nhà nghiên cứu. - Nhiều tài liệu trong Viện cịn thiếu chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dùng tin khi họ cần, đặc biệt đối với các tài liệu nghiên cứu là sách ngoại văn, cĩ nhiều sách bộ ngoại văn cịn bị hỏng. Điều này đã gây khĩ khăn cho người dùng tin trong cơng tác nghiên cứu. - Hiện nay, Viện vẫn chưa cĩ kinh phí để khơi phục những tài liệu trong các kho sách Hán - Nơm bị rách, hỏng do quá cũ, nát, khơng tiếp tục đưa ra phục vụ bạn đọc được nữa. Điều này làm ảnh hưởng khả năng phụ vụ nhu cầu của người dùng tin khi họ cĩ yêu cầu về các tài liệu này. - Vẫn chưa đưa được các biểu ghi về các tài liệu Hán – Nơm vào hệ thống CSDL phục vụ người dùng tin tra cứu. Họ chỉ cĩ thể tìm những tài liệu này qua Hệ thống tủ mục lục đối với các tài liệu trước những năm 90, cịn những tài liệu trở về đây bạn đọc chỉ cĩ thể tìm thơng qua việc gặp trực tiếp cán bộ bổ sung. - Tài liệu hiện đại tại Viện cịn quá ít, làm ảnh hưởng đến khả năng khai thác và sử dụng của người dùng tin. - Kinh phí cấp cho hoạt động bổ sung cịn eo hep và chưa thống nhất quyết tốn từ đầu năm, mà kinh phí dành cho cơng tác bổ sung được chia thành nhiều đợt trong năm. Chính vì thế, cán bộ bổ sung khơng chủ động trong việc đặt mua tài liệu, làm ảnh hưởng đến hiệu quả bổ sung. 65 K50. Thơng tin – Thư viện
  66. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh - Chưa cĩ một hệ thống TT KHXH & NV thống nhất, nên hoạt động tùy tiện, nhất là cơng tác tạo nguồn, số sách báo - tạp chí trùng lập giữa các Viện, các Trung tâm nghiên cứu chuyên ngành trong Viện KHXH Việt Nam khá nhiều đã gây nên sự lãng phí lớn. Chẳng hạn: Tổng số báo- tạp chí ngoại văn mua hàng năm qua Xunhasaba trùng từ 2 - 4 bản, tiếng Pháp khoảng 10 tên, Nga 30 tên, Tiếng Trung khoảng 15 tên - Quá trình tin học hĩa ở Viện cịn mang tính tự phát, chưa cĩ sự liên kết tương hợp giữa các khâu cơng tác, chương trình tạo lập CSDL mới chủ yếu dựa vào phần mềm CDS/ISIS. Do đĩ, việc quản lý các hoạt động tạo lập nguồn tư liệu cịn rất lạc hậu. Cơ sở hạ tầng thơng tin cịn kém. CHƢƠNG 3 MỘT VÀI GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CƠNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI IỆU TẠI VIỆN THƠNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 3.1. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng cơng tác phát triển vốn tài liệu 3.1.1. Hồn thiện chính sách phát triển nguồn tin Đây là viêc làm quan trọng, là cơ sở cho hoạt động bổ sung – phát triển vốn tài liệu. Vì thế, Viện cần xây dựng một chính sách bổ sung cụ thể phải xác đinh được: ngơn ngữ, chủ đề, loại hình tài liệu bổ sung phù hợp với 66 K50. Thơng tin – Thư viện
  67. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh từng giai đoạn phát triển. Khi đã cĩ một chính sách bổ sung hồn thiện, rõ rang cũng là lúc Viện nhận thức rõ nguồn tài liệu mình cần cĩ để đáp ứng cho nhu người dùng tin của đơn vị mình. Từ đĩ, hoạt động của Viện sẽ đạt hiệu quả cao và khơng ngừng phát triển Trong quá trình bổ sung, cần chú ý đến nguồn bổ sung tài liệu qua trao đổi, biếu tặng. Cán bộ bổ sung cần cân nhắc chọn lọc thật kỹ những tài liệu phù hợp với diện bổ sung để khơng mất thời gian xử lý, thanh lọc lại cũng như khơng tốn diện tích kho cho những tài liệu khơng phù hợp. Bên cạnh bổ sung, Viện cịn phải tổ chức thanh lọc những tài liệu khơng cịn giá trị, cũ, nát Chính sách bổ sung càng chi tiết, rõ ràng thì hiệu quả cơng tác bổ sung tài liệu càng cao. Cĩ thế, nguồn lực thơng tin của Viện ngày càng mạnh. 3.1.2. Tăng kinh phí phát triển nguồn tin Trong cơng tác thư viện kinh phí là vấn đề quan trọng hàng đầu, là một trong bốn thành tố chính cấu tạo nên thư viện. Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin thì yếu tố đầu tiên quan trọng nhất quyết định đĩ là chất lượng VTL. Hiện nay, chúng ta đang sống trong thời đại “bùng nổ thơng tin”, việc nắm bắt được thơng tin đã khĩ, làm thế nào để nắm được thơng tin thực sự hữu dụng đối với diện người dùng tin là một điều khĩ khăn hơn rất nhiều đối với mỗi cơ quan TT - TV. Bên cạnh đĩ, nhu cầu của người dùng tin ngày một nâng cao khơng chỉ về chất lượng nội dung thơng tin mà cịn cả loại hình thơng tin bao gồm cả tài liệu in ấn và tài liệu điện tử. Để bổ sung được những loại hình tài liệu này thì nguồn kinh phí bổ sung cần được tăng cường thêm hàng năm. Viện TT KHXH phát triển vốn tài liệu dựa trên nguồn ngân sách Nhà nước là chính. Tuy nhiên, do ngân sách Nhà nước cĩ hạn và nguồn kinh phí hàng năm được cấp khơng mấy tăng. Trong khi đĩ, giá cả tài liệu, ngồi các tài liệu in ấn truyền thống như: sách, báo - tạp chí tăng hàng ngày, loại hình 67 K50. Thơng tin – Thư viện
  68. Khĩa luận tốt nghiệp Bùi Thị Thanh tài liệu điện tử như CD – Rom, băng từ, đĩa từ giá lại khá đắt. Vì vậy muốn bổ sung phải địi hỏi cĩ nhiều kinh phí. Để làm được điều đĩ, việc tăng cường kinh phí cho cơng tác bổ sung tài liệu cho Viện TT KHXH là một điều cần thiết. Để Cơng tác bổ sung cĩ hiệu quả thực sự, Viện bên cạnh việc cân nhắc tính tốn để đặt mua những tài liệu cần thiết nhất, thì cịn phải tăng cường tìm kiếm các nguồn tài trợ bên ngồi từ các dự án của các cơ quan, tổ chức quốc tế, các cá nhân trong và ngồi nước. 3.1.3. Thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” Cần thành lập một “Hội đồng duyệt tài liệu bổ sung” ở cấp Viện KHXH Việt Nam để duyệt và thơng qua các quyết định về nội dung và chất lượng, số lượng vốn tài liệu khoa học. Điều này giúp đảm bảo chất lượng cho các tài liệu bổ sung phù hợp với diện đề tài của Viện. Hội đồng duyệt tài liệu nên bao gồm các thành viên là đại diện của các viện và trung tâm chuyên ngành trực thuộc Viện KHXH Việt Nam.Các đại diện là những cán bộ đầ ngành, cơng tác lâu năm tại các cơ quan và là những người tâm huyết với nghề. Họ là những người khơng giỏi chỉ về chuyên mơn nghiệp vụ mà họ cịn là người hiểu rất rõ các lĩnh vực KHXH & NV, cũng như diện nghiên cứu và phục vụ của Viện/Trung tâm mà họ đang cơng tác. Khơng những thế, các thành viên của Hội đồng này phải cĩ quan hệ tốt với các nhà nghiên cứu, các nhà xuất bản để cĩ được những thơng tin quan trọng về các tài liệu thuộc về chuyên ngành của Viện KHXH Việt Nam. Nhìn chung, Hội đơng duyệt tài liệu sẽ đảm bảo sự phân chia rõ diện bổ sung của từng viện, tránh bổ sung trùng tài liệu giữa các thành viên. 3.1.4. Xây dựng hệ thống phối hợp bổ sung Phát triển hoạt động TT - TV trong điều kiện các nước đang phát triển, giá xuất bản phẩm trên thế giới ngày một tăng, khơng thể khơng tính đến việc phối hợp bổ sung. Quyết sịnh 178/CP của Hội đồng Chính phủ về “Cơng tác Thư viện” đã nhấn mạnh đến việc phải phối hợp hoạt động giữa các Thư viện, 68 K50. Thơng tin – Thư viện