›

Khóa luận Công tác lưu chiểu tại thư viện quốc gia Việt Nam thực trạng và giải pháp

pdf 72 trang thiennha21 16/04/2022 6710
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác lưu chiểu tại thư viện quốc gia Việt Nam thực trạng và giải pháp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_cong_tac_luu_chieu_tai_thu_vien_quoc_gia_viet_nam.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác lưu chiểu tại thư viện quốc gia Việt Nam thực trạng và giải pháp

  1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X
  2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  LÊ THỊ THU HƢƠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Giáo viên hƣớng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Thúy Hạnh KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X
  3. LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, các cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện đã dạy dỗ, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu tại Trường. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo ThS. Nguyễn Thị Thúy Hạnh – người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này. Em cũng xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc và các cán bộ đang làm việc tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình hoàn thành Khóa luận. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu do kiến thức, kinh nghiệm và thời gian còn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Xin chân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2013 Sinh viên Lê Thị Thu Hương
  4. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin CHXHCNVN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ĐP Địa phương KHXH Khoa học xã hội KH&CN Khoa học và công nghệ NDT Người dùng tin NXB Nhà xuất bản ThS. Thạc sĩ TMQGVN Thư mục quốc gia Việt Nam TM Thư mục TVCC Thư viện công cộng TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam TW Trung ương UB Uỷ ban VTL Vốn tài liệu VN Việt Nam
  5. MỤC LỤC Lời nói đầu 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu .2 2.1 Mục đích nghiên cứu 2 2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . . 2 2.3 Phương pháp nghiên cứu . 2 2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 2 2.5 Cấu trúc của khóa luận . 2 Chƣơng 1. Thƣ viện Quốc gia Việt Nam với công tác lƣu chiểu xuất bản phẩm 1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam .4 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam . 6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Quốc gia Việt Nam 7 1.1.4 Nguồn lục thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam . 7 1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam .12 1.1.6 Hình thức và phương thức phục vụ độc giả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam .13 1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm 14 1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lưu chiểu 14 1.2.2 Nội dung công tác lưu chiểu . 20 1.2.3 Ý nghĩa của công tác lưu chiểu 22 Chƣơng 2. Thực trạng công tác lƣu chiểu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 2.1 Chức năng, nhiệm vụ và nhân sự của phòng lưu chiểu . 25 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ 25 2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu 25 2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu 28
  6. 2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu 30 2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu .35 2.2.3 Xử lý kỹ thuật các ấn phẩm lưu chiểu khác 42 2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia .45 2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam .50 Chƣơng 3. Nhận xét, kiến nghị và một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lƣu chiểu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam 3.1 Nhận xét . 55 3.1.1 Thành tựu 55 3.1.2 Nhược điểm 56 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 57 3.2.1 Nhóm giải pháp đối với công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu .57 3.2.2 Nhóm giải pháp về xử lý kỹ thuật , biên soạn TMQG 60 3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản lưu chiểu .61 KẾT LUẬN .65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
  7. LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm khối lượng thông tin gia tăng nhanh chóng trong thời gian gần đây. Trong đó, các loại hình tài liệu nói chung và các ấn phẩm văn hóa nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của con người. Xuất bản phẩm dân tộc là tấm gương phản ánh đầy đủ cuộc sống xã hội của một đất nước trên mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học - kỹ thuật chính vì vậy mà Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng việc thu nhận, bảo quản lâu dài các giá trị văn hóa cho các thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập kế thừa những cái hay, cái đẹp, tinh túy từ sách vở, báo chí lưu truyền lại. Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu chính là cơ sở để chứng minh chúng ta xây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ sở tiến hành thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, biên soạn thư mục quốc gia, cung cấp thông tin kịp thời về các sản phẩm trí tuệ của dân tộc, phản ánh bức tranh toàn cảnh về tình hình xuất bản phẩm của đất nước giúp cho các thư viện bổ sung tài liệu được đầy đủ, phù hợp hơn cũng như tạo cơ sở để trao đổi thông tin, tài liệu với các nước khác. Ở Việt Nam vấn đề thu nhận các xuất bản phẩm của đất nước được Đảng và Nhà nước giao cho thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện có nhiệm vụ thu nhận, tàng trữ đầy đủ, bảo quản lâu dài toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước. Thư viện chính là trung tâm đầu não của hệ thống thư viện trong cả nước, nơi cung cấp tài liệu, tri thức phong phú nhất, có thể đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng tin, tiêu biểu cho nền văn hóa dân tộc Việt Nam. Công tác này được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểu với bề dày lịch sử gần một thế kỷ, bắt đầu từ Nghị định năm 1922 do toàn quyền Pháp ở Đông Dương ban hành luật lưu chiểu yêu cầu các nhà xuất bản (sách, báo, tạp chí ) phải nộp về Thư viện các xuất bản văn hóa phẩm phục vụ cho mục đích cai quản và kiểm soát thông tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội trong nước nói riêng và khu vực Đông Dương nói chung. Sau đó các nước trên thế giới cũng lần lượt ban hành luật về lưu chiểu xuất bản phẩm để quản lý hoạt động xuất bản nước mình.
  8. Mặc dù trong thời gian hoạt động thư viện đạt được rất nhiều thành tựu, tuy nhiên so với yêu cầu hiện nay của xã hội công tác lưu chiểu của Thư viện Quốc gia Việt Nam vẫn còn gặp nhiều hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tàng trữ đời đời xuất bản phẩm dân tộc, để đi sâu nghiên cứu công tác lưu chiểu ấn phẩm tại TVQGVN, tôi chọn đề tài “Công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam- Thực trạng và giải pháp” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích, đối tƣợng và phƣơng pháp nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu và khảo sát hoạt động công tác lưu chiểu tại TVQGVN. Trên cơ sở đó thấy được những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong công tác lưu chiểu, để đưa ra những phương hướng và giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu chiểu xuất bản phẩm và phục vụ thông tin. 2.2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, thực trạng và giải pháp - Phạm vi nghiên cứu: vấn đề tổ chức công tác lưu chiểu tại TVQGVN 2.3 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, phỏng vấn - Phương pháp thống kê, so sánh và đánh giá - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia 2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn - Giới thiệu khái quát về TVQGVN - Phản ánh một cách khách quan về thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệu tại TVQGVN. - Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu chiểu tại Thư viện. 2.5 Cấu trúc của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Khóa luận gồm 3 phần chính sau:
  9. Chương 1. Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm Chương 2. Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3. Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
  10. CHƢƠNG 1. THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI CÔNG TÁC LƢU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM 1.1 Khái quát về Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Địa chỉ: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội Thƣ viện Quốc gia Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: National Library of Vietnam - NLV) Thư viện Quốc gia Việt Nam là một thư viện công cộng Nhà nước lớn nhất trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin có kho sách đầy đủ nhất trong toàn bộ hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam. Thư viện Quốc gia là một trong những thư viện có lịch sử phát triển lâu năm nhất ở nước ta. Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện Đông Dương mà sau này gọi là thư viện Trung Ương được thành lập theo Nghị định ngày 29/11/1917 của toàn quyền Pháp. Sau một thời gian chuẩn bị, thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 1/9/1919. Lúc này kho sách của thư viện chỉ có 5000 cuốn được tập hợp từ các giáo đoàn ở Bắc Kỳ, báo chí chính thống của chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủ yếu, chỉ một ít báo chí bằng tiếng Việt phần lớn là công cụ của thực dân Pháp và tay sai.
  11. Năm 1935, Thư viện được toàn quyền Pháp cho phép mang tên Pie-Pako. Ngày 20/10/1945 Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ra quyết định đổi tên thành Quốc gia Thư viện. Năm 1953 do Thư viện sát nhập vào Viện Đại học nên đổi tên thành Tổng thư viện. Năm 1954 ta tiếp quản Thư viện từ tay thực dân Pháp thì vốn tài liệu chỉ có khoảng 8-9 vạn bản, trang thiết bị, điều kiện hoạt động nghèo nàn, khó khăn số lượng bạn đọc hạn chế. Năm 1957 Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam theo quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ Phạm Văn Đồng ký. Năm 1962 bộ phận lưu trữ công văn tách ra thành Cục lưu trữ thuộc Chính Phủ. Cũng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một cơ quan ngang Cục, Viện , Vụ trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin. Là thư viện lớn nhất của cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác và trao đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm thư viện, cơ quan tổ chức của nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh việc trao đổi sách báo Thư viện Quốc gia Việt Nam còn có quan hệ mang tính nghề nghiệp với nhiều thư viện Quốc gia các nước khác như cử cán bộ sang học tập, tham gia các thư viện của các nước có trình độ tiên tiến (Uc, Pháp .) đồng thời Thư viện cũng tham gia hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế như: Hiệp hội thư viện quốc tế (IFLA), Hiệp hội Thư viện Quốc gia đã mời một số chuyên gia nước ngoài vào hội thảo và đào tạo cán bộ thư viện trong nước. Năm 1986 là mốc lịch sử quan trọng đối với TVQG, cũng từ đây hoạt động của thư viện có nhiều thay đổi đáng kể. Có thể nói đây chính là bước phát triển hoàn toàn mới. Lý do có sự thay đổi đặc biệt này là TVQGVN được TVQG Ôtxtraylia tặng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho cán bộ thư viện sử dụng nó. Nhờ có phương tiện này mà năm 1987 TVQG bắt đầu tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khác. Song song với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, Thư viện Quốc gia cũng chuyển nhượng cơ sở dữ liệu sách việt, ngoại cho các thư viện tổng hợp các tỉnh. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN đã từng bước hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể của từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Cho đến nay TVQG đã có những công trình nhất định cho sự phát triển kinh tế văn hóa khoa học của đất nước.
  12. Những cống hiến đó được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và trao tặng huân huy chương Lao động. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và các đồng chí lãnh đạo nhằm mục đích củng cố, tăng cường vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của Thư viện Quốc gia, ngày 9/10/1976 nghị định số 401 – TT ra đời và được Thủ Tướng Chính Phủ ký duyệt. Theo nghị định này, TVQG là thư viện TW của nước CHXHCNVN; đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống thư viện trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin. Nghị định cũng đã quy định những nhiệm vụ, chức năng quyền hạn cho Thư viện Quốc gia như sau: 1. Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân tộc) bằng cách thu nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong và ngoài nước theo tinh thần sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lưu chiểu. Thu nhận các bản sao luận án tiến sĩ và các phát minh sáng chế của người Việt Nam, sưu tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nước ngoài, bản viết tay của các danh nhân Việt Nam. 2. Luân chuyển sách báo tài liệu của VN ở nước ngoài thông qua hệ thống thư viện của Bộ Văn Hóa – Thông tin để phục vụ nhân dân các địa phương. 3. Biên soạn thư mục thống kê, tổng thư mục VN, thư mục bậc hai và các thư mục chuyên đề , tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất các hệ thống trong các thư viện trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin công tác biên mục sách xuất bản trong nước. 4. Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện, xây dựng khoa học thư viện học, thư mục học Việt Nam. 5. Cùng các thư viện lớn phối hợp một số hoạt động thư viện như biên soạn mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nước ngoài, trao đổi và cho mượn giữa các thư viện. 6. Trao đổi sách báo và trao đổi thư mục với nước ngoài, tổ chức mượn sách báo với nước ngoài nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn hóa VN ra nước ngoài. 7. Thực hiện các thông tư khoa học về văn hóa nghệ thuật ngoài ra, TVQG là thư viện trung tâm của cả nước nên ngoài những chức năng nhiệm vụ trên theo điều 17
  13. Pháp lệnh Thư viện được UB Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì TVQGVN có một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc thù sau: - Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và nước ngoài để đáp ứng nhu cầu người đọc - Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia và tổng thư mục VN. - Tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc theo quy chế của thư viện. - Hợp tác trao đổi tài liệu trong nước và nước ngoài. - Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư viện. - Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin thư viện hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn Hóa – Thông tin. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Theo số liệu mới nhất thì TVQGVN có tổng 175 cán bộ công chức làm việc tại thư viện trong đó có khoảng 20% số cán bộ trình độ trên đại học và có 80% là trình độ đại học Ngoài Ban giám đốc TVQGVN còn có các bộ phận phòng ban chủ yếu sau: 1 – Phòng hành chính tổng hợp 2 – Phòng lưu chiểu 3 – Phòng bổ sung trao đổi quốc tế 4 – Phòng phân loại biên mục 5 – Phòng đọc 6 – Phòng báo tạp chí 7 – Phòng thông tin tra cứu 8 – Phòng máy tính 9 – Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ 10 – Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu 11 – Phòng quan hệ quốc tế 1.1.4 Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam Vốn tài liệu:
  14. Sách: 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách). Sách Lƣu chiểu : Được thành lập từ tháng 10 năm 1954. Đến nay kho lưu chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta. Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, được bảo quản với điều kiện tốt và an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam. Báo, tạp chí: hơn 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài. Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dƣơng trƣớc 1954: với hơn 67 nghìn bản và 1.700 tên báo, tạp chí. Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam. Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ thế kỷ XV – XVI. Kho Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản. Hàng năm trung bình kho này tăng từ 700 đến 900 bản. Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô. Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài liệu đến nay đã số hóa được gần 2 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý hiếm của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết về Việt Nam Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfiche. Nguồn tài liệu số hóa toàn văn Hiện tại, nguồn tài liệu số hoá toàn văn của TVQGVN là khá lớn và còn có khả năng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự liên kết hợp tác với các nhà xuất bản.
  15. Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập Luận án tiến sĩ bao gồm hơn 30.000 bản toàn văn và tóm tắt, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong hoặc ngoài nước, là kho tài liệu quý và đặc biệt của TVQGVN. Đến năm 2010, TVQGVN đã số hóa và đưa ra phục vụ được khoảng 1.500.000 trang (tương đương với 80% số luận án hiện có tại thư viện). Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên. Sách Đông Dương: Đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đang lưu trữ 67.000 bản sách từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều sách có giá trị về lịch sử, văn hóa, địa lý của toàn bộ Đông Dương. Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá - có giá trị, tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm, tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ Ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE) Sách Hán Nôm: Kho Hán Nôm là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam, bao gồm trên 5.200 bản sách được làm hoàn toàn thủ công, với chất liệu giấy dó, và toàn bộ là bản viết tay bằng chữ Nôm – một chữ cổ của Việt Nam. Đây là kho tư liệu cực kỳ quý mà thư viện đang lưu trữ, phục vụ. Để bảo quản lâu dài, và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ, hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này. Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 192.000 trang (khoảng 1.258 bản) tại địa chỉ: Đây là CSDL toàn văn trực tuyến, có giao diện bằng 2 ngôn ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước con người Việt Nam. Dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của Hiệp hội Thư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL) với chương trình COCI, TVQGVN
  16. lựa chọn và số hóa 338 cuốn sách tiếng Anh viết về Việt Nam, tương đương 92.520 trang. Sách, bản đồ về Hà Nội: Nhân dịp kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, TVQGVN phối hợp với nhà xuất bản Hà Nội tiến hành xây dựng CSDL toàn văn tài liệu về Thăng Long – Hà Nội, hàng ngàn tài liệu đã được số hóa phục vụ cho công tác tuyên truyền, giới thiệu về Thăng Long – Hà Nội. CSDL trực tuyến ProQuest: ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử do nhà xuất bản ProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanh nghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (Snapshots Series), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn, 479 báo toàn văn) và một số tài liệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về 252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper, OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160 chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau; ProQuest được hỗ trợ nhiều thứ tiếng khác nhau: Anh. Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Nhật chưa hỗ trợ tiếng Việt. CSDL trực tuyến Keesings: CSDL Keesings, bao gồm hơn 95.000 bài báo, là CSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới về chính trị, kinh tế và xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ năm 1931 – đến nay và được xuất bản bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan. Đây là CSDL được cập nhật hàng ngày các sự kiện trên toàn thế giới như: bầu cử, chiến tranh, các hiệp ước, các chính sách ngoại giao, hợp tác quốc tế CSDL điện tử Wilson
  17. CSDL, bao gồm 10 chủ đề cơ bản như: Khoa học Thông tin - Thư viện, Khoa học kĩ thuật ứng dụng, Nghệ thuật, Khoa học xã hội, Giáo dục, Nhân chủng học Đây là một hệ CSDL đa cấu trúc cung cấp cho người sử dụng nội dung hoàn chỉnh về các chỉ số, bản tóm tắt và đầy đủ các tài liệu, văn bản. Đây là CSDL trên đĩa CD-ROM được thư viện mua và cài đặt trong một máy chủ đặt tại phòng đọc Đa Phương tiện, để truy cập vào CSDL này, bạn đọc phải đọc trong mạng LAN thư viện và không thể truy cập trực tuyến. CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals Online- VJOL). Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (VJOL) là CSDL tóm tắt và toàn văn các tạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứu tiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giới biết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam. CSDL này được Mạng Quốc tế về Ấn phẩm Khoa học (INASP) khởi xướng năm 2006 với sự tham gia của các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành của Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Nhà xuất bản Khoa học Tự nhiên và Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội thuộc Viện KHXH Việt Nam và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam., bạn đọc của thư viện có thể truy cập đến CSDL này qua địa chỉ: www.vjol.info . Bộ sƣu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, Được thu nhận vào Thư viện Quốc gia qua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, hoặc nhận tặng biếu trong vài năm gần đây, hơn 2068 tên tài liệu (với nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tài chính kế toán, Kinh tế, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục ) Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trực tuyến trên website của thư viện như: Thư mục Quốc gia Tháng - Năm, tài liệu đào
  18. tạo cuả Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn. 1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam * Cơ sở vật chất: TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc, phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp hiện tại hạ tầng cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả. Hệ thống kho tàng Hệ thống các phòng đọc Hệ thống phòng làm việc cán bộ Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu * Hạ tầng công nghệ thông tin Hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đã không ngừng được đầu tư, qua các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tin thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003); Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại TVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thống thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cường năng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009), bao gồm:
  19. 15 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm - NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet/Intranet 260 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện và văn phòng, được nối mạng Internet thông rộng, phục vụ cho công tác xử lý tài liệu của đơn vị. Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện, 20 máy phục vụ cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác. 1.1.6 Hình thức và phƣơng thức phục vụ độc giả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam * Phƣơng thức phục vụ tại Thƣ viện TVQGVN đã áp dụng nguyên tắc phục vụ phân biệt theo dạng tài liệu: Tổ chức các phòng đọc sách tổng hợp, phòng đọc báo tạp chí, phòng nghiên cứu đặc biệt, hình thức phục vụ theo phiếu yêu cầu của độc giả. Ngoài phục vụ tại chỗ thư viện còn cho mượn về nhà đối với các nhà lãnh đạo cấp cao công tác tại Hà Nội trong trường hợp cần thiết. Hình thức phục vụ thông tin trực tiếp trao đổi thông tin tại thư viện cho người dùng tin qua Fax, qua thư điện tử, qua điện thoại. * Các hình thức cung cấp tài liệu chủ yếu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam - Cung cấp tài liệu cấp 1 như sách báo tạp chí - Cung cấp tài liệu chỉ dẫn - Cung cấp nội dung tóm tắt tài liệu tại phòng tra cứu TVQGVN còn tiến hành việc phục vụ thông tin tuyên truyền về tài liệu cho bạn đọc. Ngoài ra Thư viện còn tổ chức các buổi nói chuyện về các đề tài thời sự, kinh tế, chính trị, văn học, nghệ thuật.
  20. 1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lƣu chiểu xuất bản phẩm 1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lƣu chiểu * Lịch sử hình thành Từ xa xưa khi xã hội loài người phát triển, con người đã biết lưu lại thông tin từ thế hệ này sang thế hệ sau bằng cách khắc chữ lên các vật mang tin khác nhau như: đất sét, mai rùa, lá cây, thẻ tre, mảnh gỗ, trên đá và phát minh vĩ đại nhất là lưu lại chữ viết của mình trên chất liệu giấy dó của người Ấn Độ. Trong lịch sử có ghi lại thời cổ đại các Hoàng đế rất coi trọng việc ghi chép: trong kho của Hoàng đế ngoài vàng bạc, châu báu còn có những tấm đất sét khắc chữ được xếp theo các môn ngành khoa học, ngoài ra nhà vua còn quan tâm tới việc thu nhận tìm kiếm sách vở làm phong phú thêm cho kho tàng của mình Tiêu biểu cho thời kỳ này là Thư viện Alecxandri của vua Ptoleme II được mệnh danh thư viện lớn nhất thời cổ đại. Trải qua các thời kỳ khác nhau, khi nền văn minh nhân loại ngày càng phát triển, tài liệu ngày càng đa dạng và phong phú, đòi hỏi việc xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc lưu truyền lại cho thế hệ mai sau rất quan trọng, vì vậy chế độ lưu chiểu được định ra với mục đích đó. - Các văn bản hình thành luật lưu chiểu sớm nhất trên thế giới: Năm 1957 Pháp là Quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lưu chiểu để thu thập những xuất bản phẩm trên phạm vi lãnh thổ vào thư viện nhà Vua, Hoàng đế Frăngxoa Đệ Nhất đă ra Đạo luật về lưu chiểu trong đó quy định: Các nhà xuất bản phải nộp lưu chiểu 5 bản đối với mỗi tên sách (trong đó 1 bản nộp cho cơ quan thống kê xuất bản phẩm và 4 bản cho Thư viện Quốc gia). Ngoài ra các nhà in cũng phải nộp mỗi tên sách 2 bản cho thư viện Tỉnh. Các thư viện Tỉnh giữ một bản còn 1 bản nộp lại cho Thư viện quốc gia, ngoài ra nhà vua còn quy định mức phạt đối với các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụ. Năm 1624 luật lưu chiểu được ban hành ở Đức. Quy định chế độ nộp lưu chiểu đối với các nhà xuất bản phải nộp xuất bản phẩm về Thư viện Quốc gia Đức.
  21. Năm 1783, Liên bang Nga cũng áp dụng chế độ lưu chiểu đối với xuất bản phẩm. Lúc đầu, các cơ quan xuất bản phải nộp lưu chiểu 13 bản đối với mỗi tên sách, sau đó giảm xuống còn 11 bản. Sau khi Cách mạng tháng 10 Nga thành công, Lênin, với cương vị người đứng đầu đất nước, đă rất quan tâm đến việc gìn giữ di sản văn hoá dân tộc. Trong Sắc lệnh Người đă ký về công tác thư viện có quy định xuất bản phẩm không chỉ nộp lưu chiêủ cho Thư viện Quốc gia mà còn đưa về các thư viện tỉnh nhằm xây dựng vốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu và phát triển kinh tế, xă hội ở địa phương. Có thể thấy trên thế giới, chế độ lưu chiểu tài liệu ra đời khá sớm. Lưu chiểu ra đời giúp Thư viện Quốc gia thu thập đầy đủ xuất bản phẩm văn hóa của từng địa phương, trên phạm vi lãnh thổ đất nước. Một xã hội phát triển phải biết giữ gìn những tinh hoa văn hóa dân tộc, bởi trong các tài liệu đó là thành quả đúc kết của cả một quá trình lao động lâu dài gian khổ do con người sáng tạo ra và truyền lại cho các thế hệ mai sau học tập làm theo - Các văn bản pháp lý hình thành công tác lưu chiểu ở Việt Nam: Khái niệm: Lưu chiểu (legal deposit) là công việc nạp bản để xin bản quyền tác giả, một hay nhiều bản của một ấn phẩm cần nộp cho cơ quan chuyên về bản quyền tác giả như là sở nạp bản (sổ lưu chiểu) hoặc nộp cho những thư viện được chỉ định Bản lưu chiểu (deposit copy) là một bản miễn phí của một ấn phẩm mới được gửi đến cơ quan phụ trách về bản quyền hay cơ quan đứng ra xuất bản bắt buộc phải nộp cho các cơ quan quan lý xuất bản, các thư viện lớn, được quy định chặt chẽ bằng các văn bản pháp luật của nhà nước Ở Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhận bản lưu chiểu không mất tiền nhằm thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, Biên soạn thư mục Quốc gia, xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng thư tịch văn hóa dân tộc Điều 13 của nghị định 79/CP đề cập đến chế độ nộp lưu chiểu, ghi rõ: + Nộp lưu chiểu cho các cơ quan quản lý xuất bản: Bộ văn hóa thông tin và Sở văn hóa thông tin. Bộ văn hóa thông tin chịu trách nhiệm lưu chiểu, kiểm tra kịp thời
  22. nội dung xuất bản phẩm trong cả nước; Sở văn hóa thông tin chịu trách nhiệm lưu chiểu và kiểm tra kịp thời nội dung xuất bản phẩm của NXB, của các tổ chức thuộc địa phương và các xuất bản phẩm in ở địa phương. Mục đích kiểm tra nhằm đảm bảo trật tự pháp luật, quyền tự do ngôn luận và đảm bảo bản quyền tác giả. + Nộp lưu chiểu cho Thư Viện Quốc gia Việt Nam: cơ sở tiến hành công tác thống kê xuất bản phẩm Quốc gia, biên soạn thư mục Quốc gia và các bản thông tin thư mục chuyên đề, tàng trữ cho các thế hệ sau di sản văn hóa chữ viết của dân tộc, của đất nước và bổ sung hoàn chỉnh vốn tài liệu cho các thư viện đó. Nộp lưu chiểu theo phạm vi địa lý: + Lưu chiểu Trung ương: Các Nhà xuất bản thuộc Trung ương nộp xuất bản phẩm của mình về TVQGVN qua các hình thức khác nhau: qua đường bưu điện, trực tiếp mang đến ví dụ: NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin và Truyền Thông, NXB Chính Trị Quốc Gia, NXB Công An Nhân dân + Lưu chiểu Địa phương: các nhà xuất bản thuộc địa phương từng tỉnh, nộp lưu chiểu về Thư viện Tỉnh mình, thư viện tỉnh có trách nhiệm lưu trữ và nộp về cho Thư viện Quốc gia đúng số bản và thời gian quy định. Ví dụ: NXB Đà Nẵng, NXB Đồng Nai, NXB Hà Nội, NXB Hải Phòng + Lưu chiểu nội bộ: các trường đại học ra quyết định lưu chiểu các xuất bản phẩm công trình nghiên cứu của giảng viên, sinh viên của trường tại thư viện trường. Ví dụ: Trường ĐHKH Xã hội và Nhân văn ra quyết định nộp lưu chiểu bản nghiên cứu khoa học của giảng viên, sinh viên đạt giải về Thư viện Trường để bảo quản và phục vụ NDT nghiên cứu sử dụng Ở nước ta, lưu chiểu văn hóa phẩm đã xuất hiện khá lâu nhưng ở mỗi thời kỳ lịch sử nó tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau: - Thời kỳ phong kiến: tuy chưa có một văn bản pháp luật nào quy định rõ chế độ nộp lưu chiểu, song cha ông ta đã rất coi trọng việc gìn giữ những bản thư tịch cổ. Các nhà vua cũng đã nhiều lần hạ chiếu sưu tầm sách vở về thư viện Hoàng gia. Đặc biệt thời Vua Lê Thánh Tông (thời Lê) và Vua Minh Mạng (thời Nguyễn) đã ra các chiếu, dụ sưu tầm sách vở trong nhân dân để lưu trữ lâu dài cho đời sau. Phần
  23. lớn những sách vở Hán Nôm chúng ta còn giữ được làm quốc bảo ngày nay, phần lớn cũng là nhờ chủ trương sưu tầm sách cũ của vua Minh Mạng. - Thời kỳ thực dân Pháp xâm lược Thời kỳ này các NXB, nhà in đã cho xuất bản sách, báo khá nhiều. Các quan điểm chống Pháp và bọn tay sai cường quyền cũng dần xuất hiện. Để tiến hành kiểm duyệt lượng tài liệu xuất bản, Pháp đã ban hành một số Đạo luật Sắc lệnh: + Đạo luật ngày 29/07/1881 do Chính phủ Pháp ban hành, quy định việc nộp lưu chiểu báo chí phục vụ cho việc kiểm soát và quản lý nội dung phục vụ đường lối thống trị của Pháp tại Việt Nam + Thông tư ngày 25/08/1900 của Thống sứ Bắc kỳ về vấn đề nộp bản lưu chiểu xuất bản phẩm + Nghị định ngày 31/01/1922 của toàn quyền Đông Dương về việc nạp văn bản lưu chiểu chính thức cho ấn phẩm. Nghị định này đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử lưu chiểu văn hóa phẩm ở Việt Nam, lần đầu tiên có một văn bản pháp luật quy định khá chi tiết về các điều khoản. - Từ năm 1945 đến năm 1954: Giai đoạn này: cách mạng tháng tám mới thành công, đất nước chưa ổn định, thù trong giặc ngoài đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn gian khổ. Đảng và Nhà nước phải giải quyết nhiều việc quan trọng, tuy nhiên vấn đề lưu chiểu xuất bản phẩm vẫn được quan tâm xác đáng + Ngày 31/01/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh 18/SL gồm 6 chương và 19 điều quy định: Các loại văn hóa phẩm phải nộp lưu chiểu cho nhà nước, số lượng bản nộp và các hình phạt đối với các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụ lưu chiểu + Chỉ thị số 599/ VHH - CT ngày 11/06/1954 “về việc lưu chiểu văn hóa phẩm” do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Đỗ Đức Dục ký, gửi các Sở văn hóa trong đó giao cho các Sở văn hóa có trách nhiệm: theo dõi tình hình xuất bản ở Địa phương mình,
  24. kiểm tra đôn đốc chặt chẽ việc nộp lưu chiểu của các nhà in và nhà xuất bản, báo cáo hàng tháng cho cơ quan lưu chiểu văn hóa phẩm - Từ năm 1954 đến năm 1975 Mỹ chiếm đóng: Miền Nam Mỹ chiếm đóng. Với chính sách dùng người Việt trị người Việt, do nhận thấy cần thiết phải kiểm duyệt ấn phẩm phục vụ cho mục đích chính trị của mình nên chế độ ngụy quyền đã ban hành 3 văn bản có tính Pháp lệnh về chế độ lưu chiểu. + Sắc lệnh thứ nhất: Sắc lệnh số 207-GD ngày 10/10/1961 quy định chế độ nạp bản do Tổng thống Ngụy Ngô Đình Diệm ban hành. + Sắc lệnh thứ 2: Sắc lệnh số 181-GD ngày 28/04/1964 do Trung tướng Nguyễn Khánh ký, thay đổi một số điều của Sắc lệnh 207-GD ngày 10/10/1961 + Sắc lệnh thứ 3: Sắc lệnh số 014 ngày 30/11/1973 “quy định chế độ nạp bản tại Việt Nam” do Tổng thống Ngụy quyền Nguyễn Văn Thiệu ký Miền Bắc do Đảng lãnh đạo cũng đã ban hành một số văn bản sau: + Ngày 24/10/1961, Thứ trưởng Bộ văn hóa Nguyễn Đức Qùy ký quyết định số 570/VH-QĐ gồm 7 điều, quy định thể lệ đăng ký cho phép thành lập các nhà xuất bản, nhà in, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành chế độ nộp lưu chiểu xuất bản phẩm + Thông tư số 67/VH-QĐ ngày 11/3/1963 do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Nguyễn Đức Qùy ký sửa đổi quy định nộp ấn loát phẩm đối với các nhà in. - Từ năm 1975 đến nay: sau khi đất nước thống nhất, luật lưu chiểu có các văn bản sau: + Ngày 9/10/1976 Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Duy Trinh ký quyết định 401/ QĐ-TTg quy định về “ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia” quy định này gồm 5 điều, quy định Thư viện Quốc gia được thu thập ấn phẩm xuất bản trên lãnh thổ Quốc gia theo sắc lệnh số 18/SL về chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm, kể cả luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ để xây dựng kho tàng văn hóa phẩm dân tộc.
  25. + Thông tư số 83/VHTT/VP ngày 29/6/1978 do Bộ trưởng Bộ VHTT Nguyễn Văn Hiếu ký, hướng dẫn thi hành các luật lệ về lưu chiểu văn hóa phẩm. Thông tư nêu rõ tầm quan trọng, mục đích của việc nộp lưu chiểu văn hóa phẩm, quy định các cơ quan nhận lưu chiểu ( ở Trung Ương là Thư viện Quốc gia, ở địa phương là UBND tỉnh và các sở văn hóa) quy định các loại văn bản phẩm phải nộp, đối tượng nộp, thủ tục nộp lưu chiểu. + Ngày 28/03/1985, Thông tư liên bộ Viện khoa học Việt Nam - Bộ văn hóa số 617/TTLB do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Vũ Khắc Liên và phó Viện trưởng Viện KHNV Nguyễn Văn Đạo ký, quy định và hướng dẫn chế độ xuất bản và lưu chiểu các loại lịch, trong đó quy định TVQG được nhận lưu chiểu mỗi tên lịch 5 bản. + Ngày 19/7/1993: Luật xuất bản do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký và Chủ tich hội đồng Nhà nước Lê Đức Anh công bố đối với công tác xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam. Văn bản này gồm 6 chương 45 điều quy định về sự quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất bản. + Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tướng Võ Văn Kiệt ký nhằm hướng dẫn thi hành luật xuất bản. Đó là “trong thời hạn 7 ngày trước khi phát hành xuất bản phẩm nhà xuất bản hay tổ chức được phép xuất bản phải nộp 3 bản cho Bộ VHTT theo phương thức chuyển phát nhanh, 4 bản cho thư viện Quốc gia + Ngày 3/12/ 2004 Quốc hội nước CHXHCNVN đã thông qua Luật xuất bản năm 2004 gồm 5 chương 46 điều trong đó điều 27 quy định cụ thể về việc lưu chiểu xuất bản phẩm cho TVQGVN, theo đó “ sau khi xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho TVQGVN, trường hợp số lượng in dưới 300 bản thì nộp 2 bản. + Ngày 29/12/2006 Bộ văn hóa – Thông tin ban hành Quyết định số 102/2006/QĐ – BVHTT về quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm bao gồm 5 chương và 13 điều quy định khá chi tiết về quy chế nộp lưu chiểu xuất bản phẩm cho cơ quan nhà nước nói chung, nhưng chưa có luật nộp lưu chiểu riêng cho TVQGVN.
  26. + Luật số 19/2012/QH13 của Quốc hội: Luật xuất bản bao gồm 6 chương, trong đó Điều 28 quy định: Tất cả xuất bản phẩm phải nộp lưu chiểu cho cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản chậm nhất là 10 ngày trước khi phát hành, Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp ba bản cho Thư viện Quốc gia; trường hợp số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp hai bản. Và Điều 48 quy định việc nộp lưu chiểu xuất bản phẩm điện tử cho Thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam lưu trữ và chỉ được sử dụng xuất bản phẩm điện tử vào việc phục vụ bạn đọc tại Thư viện Quốc gia Việt Nam theo quy định của pháp luật. Quyết định số 102/2006/QĐ – BVHTT ngày 29/12/2006 và Luật số 19/2012/QH13 của Quốc hội, hai văn bản được ban hành trong khoảng thời gian gần đây nhất quy định khá chi tiết về các chế độ liên quan đến lưu chiểu văn hóa phẩm. Tuy nhiên các văn bản này chỉ quy định chung chung về vấn đề nộp lưu chiểu vào các cơ quan nhà nước có nhiệm vụ thu nhận lưu chiểu, chưa đưa ra các quy định cụ thể nộp lưu chiểu về TVQGVN. Luật lưu chiểu ra đời và ngày càng hoàn thiện là một thành tựu lịch sử của thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng. Luật lưu chiểu giúp cho việc gìn giữ và lưu truyền những tinh hoa văn hóa của con người từ thế hệ này sang thế hệ sau, đặc biệt chuyển từ hình thức tự phát thành một quy định có thể chế, luật lệ rõ rang, buộc các tổ chức đoàn thể có liên quan phải tuân theo. Nội dung công tác lƣu chiểu Công tác lưu chiểu được thực hiện tại TVQGVN gồm có 4 công đoạn chính: - Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu: TVQGVN tiến hành thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam dựa trên cơ sở pháp lý về luật lưu chiểu. Toàn bộ sách, báo, tạp chí, các xuất bản phẩm khác được in ấn, xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam, các luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam đều phải nộp lưu chiểu tại TVQGVN. - Xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu: với những xuất bản phẩm đã thu nhận công việc tiếp theo là xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu (số lưu chiểu, định ký hiệu kho,
  27. đóng dấu, in nhãn ). Xử lý xuất bản phẩm chia ra làm hai loại: xử lý sách và xử lý báo tạp chí (bao gồm xử lý luận án), dựa trên các dữ liệu xử lý của cán bộ lưu chiểu mỗi tháng phòng tiến hành thống kê số lượng tài liệu lưu chiểu được nộp về TVQG để làm báo cáo định kỳ. - Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia: Các xuất bản phẩm sau khi được thu nhận sẽ qua khâu xử lý ( hình thức, nội dung). Trên cơ sở các dữ liệu xử lý đó cán bộ thư viện sẽ sắp xếp, biên soạn và in thư mục Quốc gia. Sản phẩm thư mục thường được công bố cập nhật trên trang web của thư viện ( nlv.gov.vn ). - Tổ chức, bảo quản kho tài liệu lưu chiểu: Sau khi được xử lý sơ bộ, một bản lưu chiểu sẽ được đưa sang phòng Phân loại – Biên mục để xử lý nội dung, sau đó nhận về xếp lên giá, bảo quản đời đời ở Kho lưu chiểu, số xuất bản phẩm còn lại được chia về các kho khác mang ra phục vụ NDT. Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm muốn thực hiện tốt phụ thuộc rất nhiều yếu tố: + Có cơ sơ sở pháp lý chặt chẽ, sẽ đảm bảo cho việc thu nhận đầy đủ các xuất bản phẩm trên lãnh thổ cả nước, cũng như việc tổ chức bảo quản tài liệu lưu chiểu được tốt hơn. + Yếu tố con người: Đội ngũ lãnh đạo các nhà xuất bản, cùng với cán bộ TVQGVN cần chấp hành nộp và thu nhận xuất bản phẩm theo đúng quy định của luật lưu chiểu, nâng cao ý thức và trách nhiệm bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao phó. + Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với công tác lưu chiểu văn hóa phẩm đóng vai trò hết sức quan trọng và cần thiết. + Những yếu tố khách quan do đường xa, quên, đặc biệt đối với ấn phẩm định kỳ phải gửi thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần ) ít nhiều gây khó khăn cho việc thu nhận lưu chiểu. + Ngoài ra: Nhiều tài liệu đắt tiền, giá giấy cao và sức mua thấp mà phải nộp số bản lớn, đã phần nào ảnh hưởng đến kinh tế khi phải thực hiện chế độ lưu chiểu của các nhà xuất bản.
  28. Trong công tác bảo quản một số yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu lưu chiểu trong kho: + Điều kiện môi trường: do sự thay đổi của nhiệt độ ở nước ta (nóng, ẩm ), ánh sáng, bụi, vi sinh vật . nắng mưa thất thường, về mùa mưa nồm tài liệu dễ bị ẩm mốc, về mùa nắng tài liệu dễ bị ròn, rách + Cơ sở vật chất: hệ thống nhà kho không đảm bảo, diện tích không gian chứa tài liệu chật chội; các giá kệ dùng để sắp xếp tài liệu trong kho chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật; hệ thống điều hòa không khí thường xuyên hỏng hóc chưa được thay mới, . + Sự phá hoại của vi sinh vật, côn trùng và động vật: nấm mốc, mối mọt, gián chuột, phát triển hủy hoại chất lượng tài liệu. + Sự lão hóa của tài liệu: qua thời gian do chất lượng giấy, mực in kém, do tác động bởi phản ứng hóa học của các thành phần tạo nên nó và sự nhạy cảm với điều kiện môi trường luôn thay đổi nên chất lượng của tài liệu cũng dần bị hủy hoại. + Yếu tố con người: cũng tác động ít nhiều tới tuổi thọ của vốn tài liệu. Việc tuân thủ không đúng quy trình bảo quản của cán bộ làm công tác bảo quản là nguyên nhân gây hủy hoại và mất mát tài liệu. Ngoài ra cán bộ làm công tác bảo quản còn thiếu kinh nghiệm và số lượng cán bộ quá ít 1.2.3 Ý nghĩa của công tác lưu chiểu Đối với xã hội Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là một khâu quan trọng trong quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản báo chí, tài liệu. Nhằm thể hiện chức năng kiểm tra trước khi cho phép phát hành xuất bản phẩm. Lưu chiểu văn hóa phẩm là cơ sở để thống kê tài liệu dân tộc, biên soạn các loại thư mục Quốc gia thông báo cho bạn đọc trong nước về số lượng tài liệu được xuất bản trong một tháng, một quý, một năm hay giúp bạn đọc có được nguồn thông tin quý giá phục vụ cho mục đích nghiên cứu của mình.
  29. Xuất bản phẩm đóng vai trò quan trọng trong đời sống của con người, nó phản ánh đúng thực tế tình hình đất nước trong mỗi thời kỳ lịch sử khác nhau. Nhờ có chế độ lưu chiểu thu giữ toàn bộ xuất bản phẩm trên đất nước mà con người có thể khai thác sử dụng, tìm hiểu về văn hóa, cuộc sống và phong tục của các thế hệ trước, học tập những cái hay cái đẹp cha ông ta để lại, xây dựng nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc góp phần xây xã hội giàu mạnh hơn. Nhận thức được tầm quan trọng của lưu chiểu xuất bản phẩm đối với xã hội, TVQGVN đã cố gắng và nỗ lực thực hiện nhiệm vụ của mình. Thư viện thành lập một phòng Lưu chiểu riêng chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và bảo quản xuất bản phẩm cả nước. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, TVQGVN đã ứng dụng CNTT vào việc tạo lập các sản phẩm thư mục và các cơ sở dữ liệu thư mục tra cứu trực tiếp trên website giúp người dùng tin truy cập thông tin nhanh hơn, chất lượng hơn và tiết kiệm được thời gian công sức. Bảo tồn nguồn tài liệu quý giá mà không sợ bị mai một mất mát, trao đổi nguồn thông tin trực tuyến với các thư viện nước ngoài. Đối với công tác thư viện Thư viện quốc gia là nơi giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thực hiện nhiệm vụ thu thập, tàng trữ và bảo quản đời đời văn hóa phẩm tri thức của đất nước, kiểm tra tình hình xuất bản trong cả nước và quản lý sự nghiệp xuất bản cũng như kiểm soát được nội dung chủ đề xuất bản tuyên truyền cho các thế hệ mai sau và góp phần bảo vệ quyền tác giả. Nhờ thực hiện tốt các sắc lệnh về lưu chiểu và sự tận tụy với công tác bổ sung, xây dựng VTL cho nên đến nay TVQG đã có bộ sưu tập rất phong phú. Ngoài nhiệm vụ bảo quản di sản văn hóa của dân tộc, thư viện còn có nhiệm vụ: truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí cho mọi người dân. Hàng năm thư viện mở cửa phục vụ hàng nghìn lượt bạn đọc đến với thư viện, tại đây bạn đọc có thể tìm thấy nguồn thông tin mà mình cần qua việc tra cứu. Thư viện góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, giúp đất nước phát triển trên tất cả các lĩnh vực khoa học, công
  30. nghệ, kinh tế, văn hóa, xã hội đưa đất nước bước lên một kỷ nguyên mới một xã hội công nghiệp hóa hiện đại hóa. Công tác lưu chiểu có vai trò quan trọng trong việc thu thập tài liệu để xây dựng VTL Quốc gia. Phòng lưu chiểu TVQGVN là nơi thu nhận, đăng ký, thống kê và tàng trữ tất cả các xuất bản phẩm trong nước, biên soạn các loại hình thư mục quốc gia, làm công tác thông tin thư mục phục vụ nghiên cứu và khai thác kho văn hóa dân tộc. Đối với văn hóa dân tộc Dân tộc nào cũng có phong tục tập quán, bản sắc riêng. Tuy nhiên để hiểu và biết về phong tục đó không phải việc dễ dàng gì, nhờ thu thập xuất bản phẩm lưu truyền lại mà con người có thể khai thác, tìm hiểu về phong tục các dân tộc thiểu số vùng núi. Thấy được nét đẹp văn hóa dân tộc các vùng miền khác nhau, thấy được sự giàu mạnh phong phú, đa dạng của văn hóa Việt; tạo dựng tình yêu giữa con người, tình yêu tổ quốc, yêu đồng bào, xây dựng tình đoàn kết. Cũng dựa trên tài liệu lưu trữ chúng ta thế hệ hôm nay biết được lịch sử dựng nước và giữ nước hào hùng của ông cha, tạo dựng niềm tin và lòng tự hào dân tộc cho thế hệ hôm nay và mai sau. Đây cũng là nguồn tư liệu quý giá để các học giả, các nhà nghiên cứu tìm hiểu về đời sống, nét văn hóa của 54 dân tộc sinh sống trên địa bàn nước nhà, giúp Đảng và Nhà nước có những chính sách, biện pháp góp phần cải thiện đời sống cho những dân tộc thiểu số còn nghèo nàn và lạc hậu, nâng cao dân trí cho người dân, phòng chống bạo loạn, tuyên truyền chính sách của Đảng Nhà nước.
  31. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1 Chức năng nhiệm vụ và nhân sự của phòng lƣu chiểu 2.1.1 Chức năng nhiệm vụ Thư viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nước được giao nhiệm vụ thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu. Phòng lưu chiểu là nơi thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu được nộp về thư viện Chức năng: Thu thập, bảo tồn và phát triển vốn tài liệu của dân tộc bằng việc theo dõi, đôn đốc các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quan thông tấn báo chí, Vụ sau Đại học, nộp đầy đủ các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam trên phạm vi cả nước. Nhiệm vụ: - Thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu theo các luật định về công tác lưu chiểu; thu nhận luận án Tiến sĩ theo qui định của Nhà nước. - Phối hợp với các cơ quan quản lý xuất bản, các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách, báo nhằm nắm vững kế hoạch xuất bản, số lượng xuất bản phẩm hàng năm, để tìm biện pháp thu nhận đầy đủ nhất về các xuất bản phẩm trong nước. - Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho Lưu chiểu. - Thực hiện chế độ theo dõi, kiểm kê, đối chiếu số lượng ấn phẩm nộp lưu chiểu. - Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia tháng, Thư mục Quốc gia năm. - Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được phân công. 2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu
  32. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng theo cơ cấu tổ chức mới, thì biên chế hiện nay của phòng lưu chiểu gồm 8 người: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 cán bộ chuyên môn. Phòng được chia làm 2 bộ phận chính: * Bộ phận thu nhận sách và ấn phẩm đặc biệt: gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 2 cán bộ có nhiệm vụ: - Kiểm tra thu nhận ấn phẩm: có đủ số đủ bản nộp hay không, điều phối kế hoạch công tác trong phòng . - Viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu - Đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho - Nhập dữ liệu sách lưu chiểu vào máy tính. Nhập dữ liệu theo 8 trường của phần mềm CDS/SIS - Sau khi xử lý xong hình thức tài liệu, chuyển sách sang phòng phân loại biên mục để xử lý nội dung. - Nhận sách về và sắp xếp sách lên kho - Nhập dữ liệu biên mục sách từ phòng Phân loại – Biên mục, sắp xếp các dữ liệu tiến hành làm TMQG tháng, sau đó chuyển file word cho phòng tin học giới thiệu lên trang Web thư viện phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin. Tập hợp tất cả các dữ liệu biên mục sách trong năm thống kê, sắp xếp hoàn thành bản TMQG năm đúng thời hạn 6 tháng, chuyển dữ liệu cho phòng tin học và nhà in để xuất bản TMQG năm. - Làm báo cáo tháng số lượng sách mà phòng nhận được, chịu trách nhiệm về số sách, ấn phẩm đặc biệt mà nhóm thu nhận - Đối chiếu sách đã nhận được với danh mục sách nộp lưu chiểu của cục xuất bản, gọi điện hoặc gửi công văn đòi những bản thiếu mà các NXB chưa nộp đủ. Báo cáo lên cấp trên * Bộ phận thu nhận báo, tạp chí và luận án tiến sĩ: gồm 4 cán bộ
  33. - Một cán bộ trong tổ báo có nhiệm vụ mở hộp Thông tác xã để đưa báo, tạp chí vào phòng và phân phối kịp thời các bộ phận. - Mở nhận bưu kiện báo, tạp chí và phân chia cho phòng báo. Tuy nhiên với những tờ báo mới xuất hiện chưa có sẵn dữ liệu tại phòng báo, cán bộ phòng lưu chiểu có nhiệm vụ xử lý qua hình thức và nhập tên báo, số bản, NXB, và gửi sang phòng báo - Giao báo, bản tin hàng ngày cho phòng Báo. - Tiếp nhận luận án tiến sỹ, in , cắt, dán nhãn và nhập CSDL cho luận án tiến sĩ bằng phần mềm CDS/ISIS - Nhập CSDL báo, tạp chí TW, địa phương và tiếng nước ngoài bằng phần mềm ILIB. - Sắp xếp toàn bộ báo, tạp chí, bản tin lên kho lưu chiểu - Quản lý kho báo, tạp chí lưu chiểu. - Vệ sinh, làm mới kho - Thống kê số bản báo, tạp chí thiếu, gửi công văn hoặc gọi điện trực tiếp tới NXB đòi. * Kế hoạch làm việc của phòng Lưu chiểu: Công tác thu nhận xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trò rất quan trọng trong công tác lưu trữ và bảo vệ di sản Quốc gia. Nhận thức rõ điều này, phòng Lưu chiểu TVQGVN luôn ý thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, hoàn thành công việc trước thời hạn theo quy định. Phòng lập ra kế hoạch cụ thể rõ ràng để hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc: - Tiến hành thu nhận đầy đủ kịp thời các xuất bản phẩm lưu chiểu từ các NXB trong nước nộp về TVQG theo luật xuất bản và luật lưu chiểu quy định - Việc giao nộp các ấn phẩm lưu chiểu phải đảm bảo tuân theo quy trình kỹ thuật và đủ số lượng bản mà phòng nhận được, việc phân công công việc giưã các thành viên phải bảo đảm cân đối
  34. - Đảm bảo tất cả các xuất bản phẩm đều được đóng dấu TVQG, ghi số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt, dán mã vạch ký hiệu cho sách theo đúng quy chuẩn. - Đảm bảo chu trình đường đi của tài liệu: đối với các xuất bản phẩm nộp về TVQGVN phòng lưu chiểu có thời hạn một tuần để tiến hành xử lý hình thức sau đó chuyển sang phòng Phân loại – biên mục xử lý nội dung - Thường xuyên làm vệ sinh, sắp xếp kho sách báo lưu chiểu. - Bố trí sắp xếp kho tàng hợp lý để lấy diện tích phát triển sách mới. - Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại như: quạt thông gió, điều hòa và máy khử mùi .để bảo quản tài liệu lâu dài - Ngoài ra có kế hoạch tu bổ lại kho tàng nhằm mở rộng diện tích lưu trữ tài liệu trình lên các cấp lãnh đạo xem xét. - Giữa các thành viên trong phòng phải đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc Với những mục tiêu nêu trên, riêng năm 2012 phòng lưu chiểu đã đạt được rất nhiều thành công trong việc thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm: phòng thu nhận và xử lý 76.979 bản sách, 1612 bộ luận án và 3145 bản ấn phẩm đặc biệt, tổng số tài liệu được phòng xử lý trên 81.736 bản. Tất cả các xuất bản phẩm đều được phòng phân chia một cách khoa học, không bị lẫn lộn tạo thuận lợi cho việc xử lý dễ dàng thuận tiện hơn. 2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu Có thể nói, việc xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ, nếu số lưu chiểu không được liên tục, bị khuyết hay bị cách quãng sẽ gây ra nhầm lẫn trong khi nhập dữ liệu vào máy hoặc khó khăn cho các phòng khi thống kê sách hàng năm Các nhà xuất bản sau khi in sách xong phải nộp về cho Thư viện Quốc gia mỗi tên sách 5 bản (dưới 300 bản chỉ phải nộp 2 bản). Việc nộp lưu chiểu có thể trực tiếp mang đến hoặc gửi qua đường bưu điện.
  35. Hiện nay, trong nước có 59 nhà xuất bản nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, trong đó có 43 nhà xuất bản ở Trung ương và 16 nhà xuất bản địa phương. Các nhà xuất bản ở Trung ương bao gồm: NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin và Truyền Thông, NXB Chính Trị Quốc Gia, NXB Công An Nhân dân, NXB Giao dục, NXB Giao thông vận tải, NXB Hội nhà văn, NXB Khoa học kỹ thuật, NXB Khoa học TNCN , NXB Khoa học xã hội, NXB Kim đồng, NXB Lao Động, NXB Lao Động Xã Hội, NXB Chĩnh Trị Hành Chính, NXB Mỹ Thuật, NXB Nông nghiệp, NXB Phụ Nữ, NXB Quân Đội Nhân Dân, NXB Sân Khấu, NXB Tài Chính, NXB Thanh Niên, NXB Thế Gioi, NXB Thể Dục Thể thao, NXB Thống Kê, NXB Thông Tấn, NXB Tôn Giao, NXB Tư Pháp, NXB Từ Điển Bách Khoa, NXB Tri Thức, NXB Văn Hóa Dân Tộc, NXB Văn Hóa Thông Tin, NXB Văn Học, NXB Xây Dựng, NXB Y Học, NXB Giao Thông Vận Tải, NXB Thời Đại, NXB Công Thương, NXB Dân Trí, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội, NXB Đại Học Sư Phạm, NXB Đại Học Bách Khoa. NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân. Các nhà xuất bản Địa phương bao gồm: NXB Đà Nẵng, NXB Đồng Nai, NXB Hà Nội, NXB Hải Phòng, NXB Phương Đông, NXB Nghệ An, NXB Thanh Hóa, NXB TP. Hồ Chí Minh, NXB Thuận Hóa, NXB Văn Nghệ TP. Hồ Chí Minh, NXB Văn Hóa Sài Gòn, NXB Đại Học Thái Nguyên, NXB Hồng Đức, NXB Đại Học Huế, NXB Cần Thơ, NXB Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh. Trên đây là các nhà xuất bản thường xuyên có sách nộp lưu chiểu về Thư viện. ngoài ra còn một số các cơ quan xuất bản không thường xuyên như các Ban, Ngành, các Bộ, các Cục, Vụ, Viện, Ví dụ: Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ Ngoại giao, Vụ báo chí, Viện Thông tin khoa học xã hội, Cục văn hóa thông tin cơ sở Thông thường, các nhà xuất bản đều phải nộp 5 bản, tuy nhiên đối với các NXB dưới 300 bản chỉ phải nộp về TVQGVN 02 bản, ngoài ra cũng có nhà xuất bản cố tình trốn tránh không nộp hay chỉ nộp chiếu lệ 2 hoặc 3 bản, có nơi chỉ nộp 1 bản. Các NXB ở phía Nam thông thường không gửi nộp lưu chiểu ngay sau khi phát hành mà thường để dồn hàng tháng, hàng quí thậm chí hàng năm mới nộp một lần để tiết kiệm kinh phí vận chuyển. Điều này gây khó khăn cho thư viện trong việc
  36. biên soạn Thư mục Quốc gia hàng tháng, hàng năm vì số lượng không được liên tục cập nhật gây khó khăn cho việc cập nhật thông tin phục vụ bạn đọc. Để khắc phục tình trạng này cán bộ phòng lưu chiểu luôn theo dõi sát số lượng sách nộp lưu chiểu của các nhà xuất bản, nếu nộp thiếu sẽ gọi điện hoặc gửi giấy đòi số lượng bản thiếu. Với những nỗ lực tuyên truyền vai trò của lưu chiểu văn hóa phẩm và sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước bằng một hệ thống các văn bản pháp luật được ban hành, hiện nay các NXB đã tự giác trong việc nộp các xuất bản phẩm về TVQGVN. Trong năm 2012 tỷ lệ sách xuất bản ở cấp TW nộp về TVQGVN là 13.027 tên chiếm tỷ lệ 83%, NXB Địa phương 2598 tên chiếm tỷ lệ16,5%, các cơ quan doanh nghiệp tổ chức khác 58 tên chiếm tỷ lệ 0,5% 2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu: Quy trình xử lý sách lưu chiểu bao gồm các công đoạn sau: + Thu nhận sách lưu chiểu + Viết ký hiệu xếp kho (viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu) + Đóng dấu TVQG trên trang thứ 17 và trang tên sách + Dán nhãn + Nhập thông tin xử lý vào máy tính, trên phần mềm CDS/ISIS + Chuyển sang phòng biên mục xử lý nội dung Quy trình xử lý chi tiết như sau: Sách sau khi được tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý sách của phòng. Tại đây, sách sẽ được cán bộ viết ký hiệu xếp kho (số lưu chiểu, số đăng ký cá biệt) và dán nhãn, phân chia về các kho và nhập thông tin vào CSDL trên CDS/ISIS. Với mỗi số lượng bản của một tên sách, người đăng ký lưu chiểu có cách viết ký hiệu và phân chia các kho khác nhau, sự khác biệt này cũng tùy vào khổ sách, sách khổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có ký hiệu riêng. Các cuốn sách đều phải được
  37. đánh dấu của TVQG vào trang tên sách và trang 17, riêng 1 cuốn không đóng dấu để đưa vào kho lưu chiểu. Việc phân chia sách cho các phòng như sau: - Một bản vào kho lưu chiểu - Còn lại cho vào tổng kho Sở dĩ kho lưu chiểu được ưu tiên hàng đầu trong việc chia sách là vì đây là nơi thu thập, bảo quản xuất bản phẩm trên toàn đất nước Việt Nam, là kho tàng trữ đời đời trong nước. Sách ở đây không được đem ra phục vụ mà dùng để lưu lại những tinh hoa văn hóa của dân tộc. Đây chính là nhiệm vụ cơ bản nhất của phòng lưu chiểu cũng như của TVQG. Quy định đối với sách được đưa vào kho lưu chiểu: Đối với trường hợp sách chỉ có một bản cũng đưa vào kho lưu chiểu. Riêng đối với sách giáo khoa, sách truyện tranh thiếu nhi thì trong quá trình xử lý sẽ đưa vào phòng đọc tổng hợp 1 bản, 1 bản kho lưu chiểu, còn lại giao cho phòng bổ sung. Phòng bổ sung sẽ lưu lại cuốn sách đó để đưa lên phòng đọc khi cần hoặc đem biếu tặng cho các Thư viện Tỉnh, địa phương. Khi đăng ký sổ lưu chiểu sẽ phải có đầy đủ các ký hiệu sau: + Số lưu chiểu + Số ký hiệu đăng ký cá biệt Số lưu chiểu được ghi bên mép trái của trang tên sách, số ký hiệu đăng ký cá biệt ghi ở bên dưới trang tên sách. Sách trong kho lưu chiểu có đầy đủ các ký hiệu của các kho khác là bởi nếu sách ở phòng đọc bị mất, hỏng hoặc thất lạc thì sau khi bổ sung hồi cố lại sẽ được đăng ký ký hiệu cũ để tránh trường hợp trên giá có chỗ trống
  38. Ví dụ 12345 Th.s Nguyễn Thị Thúy Kỹ thuật lắp ráp mạch điện (dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng) Tái bản lần thứ nhất VV10.15644%VV10.15645 Nhà xuất bản khoa học Năm 2010 Hình 1: minh họa trang tên sách của sách lưu chiểu Như vậy, mỗi tên sách có số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt khác nhau. Cuốn giáo trình “kỹ thuật lắp ráp mạch điện: sách dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng” của nhà xuất bản Khoa học thì: Một bản vào kho lưu chiểu có ký hiệu VV10.15644% VV10.15645 Hai bản vào kho bảo quản có ký hiệu VV10.15644 và VV10.15645 Các ký hiệu được ghi trong sách cũng có ý nghĩa riêng biệt. Ví dụ: cuốn “thực hành window 7: tin học và đời sống” do NXB Phương Đông xuất bản. Cuốn đưa vào kho lưu chiểu có ký hiệu: VV10.15611 % VV10.15612 % VV1.15613 Trong đó : VV là ký hiệu về ngôn ngữ và khổ sách 10 là ký hiệu năm xử lý cuốn sách 15611, 15612, 15613 là ký hiệu thứ tự sếp giá Hiện nay việc viết ký hiệu đối với sách lưu chiểu cũng được chia thành các loại ký hiệu khác nhau tùy thuộc vào khổ sách. Ví dụ: Bách khoa toàn thư, từ điển bỏ túi, tác phẩm văn học VN: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 19cm trở xuống
  39. VV: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 20 – 29 cm VL: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 30cm trở nên Dựa vào ký hiệu đó, chúng ta có thể biết được cuốn này có kích cỡ bao nhiêu, xử lý năm nào, giúp cho việc tìm kiếm phục vụ bạn đọc được dễ dàng nhanh chóng hơn. - Để biết được vị trí chính xác cuốn sách chúng ta có thể dựa vào ký hiệu năm xử lý và ký hiệu xếp giá. + Ký hiệu năm xử lý ghi ở hai số cuối của năm xử lý cuốn sách Ví dụ: 2008 ghi 08, 2009 ghi 09, 2010 ghi 10, 2011 ghi 11 + Ký hiệu xếp giá ghi số thứ tự của cuốn sách ở trên giá trong năm đó Ví dụ: một cuốn sách có ký hiệu VV10.12345 tức trong năm 2010 cuốn sách đó là cuốn sách thứ 12345 được đưa vào kho. Việc đánh ký hiệu theo số thứ tự từ số nhỏ tới số lớn như trên sẽ tạo cho người xử lý cũng như NDT đến Thư viện tìm tài liệu không bị nhầm lẫn vì mỗi cuốn sách chỉ có một vị trí duy nhất trên giá. Giúp mọi người tiết kiệm được thời gian và công sức của mình Sau khi đăng ký cá biệt cho sách xong, sách được chuyển sang khâu nhập dữ liệu vào máy tính: tuy nhiên việc nhập dữ liệu sách vào máy tính chỉ phục vụ cho công tác kiểm kê và tổng kết làm báo cáo cuối tháng riêng trong phòng và để quản lý đầu sách nộp lưu chiểu. Các thông tin chi tiết về sách được phòng phân loại – Biên mục nhập vào CSDL, TMQG được xuất bản dựa trên kết quả nhập tin đó. Phòng lưu chiểu chỉ nhập những thông tin đầu vào trên cơ sở dữ liệu CDS/ISIS. Biểu mẫu bao gồm các trường. Trường 2: Tên sách: ghi đầy đủ tên sách. Nếu có thông tin bổ sung tên sách thì ghi sau dấu hai chấm theo: Tên sách chính: thông tin bổ sung tên sách. Ví dụ: Tên sách: Gíao trình tin học cơ bản: dùng cho sinh viên hệ cao đẳng Trường 4: Lần xuất bản: ghi số thứ tự của lần xuất bản tài liệu
  40. Ví dụ: sách ghi: in lần thứ 3 Lần xuất bản: In lần thứ 3 Trường 5: Tác giả: Ghi tên tác giả chính, nếu có tác giả tập thể thì mô tả theo tiêu đề mô tả. Ví dụ: Việt Nam (CHXHCN.Luật và sắc lệnh) Trường 9: nhà xuất bản Ví dụ: Lao Động Trường 10: Năm xuất bản: mô tả theo năm lưu chiểu của cuốn sách Trường 14: Bản nộp: ghi số bản nộp về thư viện Trường 16: Phân loại: Ghi rõ loại sách đã được đăng ký Ví dụ: Kinh Tế, Văn hóa, Gíao dục . Trường 22: Tập: ghi rõ số tập của cuốn sách (nếu có) Mô tả: T34: Mực tím Trường 991: Rút sách Trường 19: Đặc điểm, ghi năm tháng nhận lưu chiểu, ngôn ngữ, các yếu tố cách nhau bằng dấu %. Ví dụ Đặc điểm: 1234% TW% Việt Trường 13: Số lưu chiểu: ghi số lưu chiểu sách. Trường 26: Ký hiệu xếp kho: Ghi ký hiệu kho phòng đọc, nếu có 2 hoặc 3 ký hiệu thì cách nhau bằng dấu %. Ví dụ: VV10.01234 % VV10.01235 % VV10.01236 Trường 11: số trang: ghi rõ số trang của cuốn sách Trường 29: Số bản in. Ghi rõ số bản in của cuốn sách Ví dụ: số bản in: 1000
  41. Sách nhập máy xong sẽ đưa lên phòng phân loại biên mục. Sau khi, xử lý sẽ lại đưa về kho lưu chiểu, các bản sách không có các ký hiệu đầy đủ sẽ chuyển về kho phòng đọc hoặc kho bổ sung tùy theo ký hiệu của từng cuốn. Phòng lưu chiểu sẽ căn cứ vào “danh mục tài liệu phát hành” của cơ quan phát hành, đối chiếu với số lượng sách nộp về TVQGVN để biết được số tài liệu còn thiếu, sẽ có kế hoạch nhắc nhở các NXB chưa hoàn thành nhiệm vụ của mình. Để đảm bảo cho công tác thu nhận xuất bản phẩm được tốt nhất. Hiện nay hầu hết các NXB đã tự giác tuân thủ các quy định về lưu chiểu, nộp sách đúng thời hạn và đủ số bản như NXB Giao Dục, NXB Tôn giáo, NXB Lao động, nhưng một số cơ quan vẫn nộp chậm và thiếu từ 1 đến 2 bản, đôi khi còn trốn không nộp. Vì vậy cơ quan cấp trên cần có những biện pháp mạnh hơn nữa, nhằm phổ biến về nghĩa vụ nộp lưu chiểu đối với các NXB đồng thời có những quy định xử phạt rõ ràng đối với những cơ quan chưa thực hiện tốt điều luật của Nhà nước. Từ năm 2006 bộ VHTT ban hành quyết định quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm và năm 2012 luật xuất bản được sửa đổi, thì số lượng lưu chiểu nộp về TVQG tăng rõ rệt. Năm 2012 số lượng lưu chiểu nộp về TVQG 17.951 tên = 81736 bản. Qua đó, ta có thể thấy được lượng sách xuất bản trong nước ngày càng tăng, sách nộp lưu chiểu ngày càng nhiều. Vì vậy đòi hỏi công tác lưu chiểu xuất bản phẩm cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa trong tương lai để kho tàng di sản văn hóa dân tộc ngày càng đa dạng và phong phú hơn 2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu Mỗi năm phòng lưu chiểu thu nhận khoảng hơn 1000 loại báo, tạp chí khác nhau từ Trung ương tới Địa phương nộp lưu chiểu về TVQGVN. Báo, tạp chí nộp lưu chiểu về Thư viện đa dạng và phong phú về nội dung, hình thức ngoài ra định kỳ xuất bản của các báo cũng rất khác nhau: có báo ra hàng ngày, có báo ra hàng tháng, hai ba tháng, có loại xuất bản theo quý, theo năm, có báo một số một tuần, có báo 1 tháng hai số, có báo xuất bản không liên tục ngắt quãng, Ngoài những số báo thường, các NXB, tòa soạn còn nộp lưu chiểu các loại phụ san, đặc san, báo cuối tuần
  42. Báo, tạp chí lưu chiểu tại TVQG vô cùng đa dạng, số lượng nộp về thư viện ngày càng nhiều vì vậy việc thu thập, quản lý các loại báo chí rất phức tạp, rất dễ nhầm lẫn. Công tác thu nhận xử lý lưu chiểu muốn đạt kết quả tốt đòi hỏi người cán bộ phải nắm rõ thông tin về các loại báo mới xuất hiện hoặc những loại báo đình bản, phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi các số báo để đảm bảo tính liên tục, đủ số, đủ bản để có kế hoạch bổ sung và kiểm soát nhắc nhở các NXB còn thiếu nghiêm túc trong việc nộp lưu chiểu. Quy trình xử lý ấn phẩm định kỳ cũng giống như sách, bao gồm các công đoạn: + Tiếp nhận báo tạp chí + Nhập báo, tạp chí vào máy + Phân chia vào các kho + Bảo quản báo tạp chí lưu chiểu Sau khi phòng thu nhận và xử lý báo, tạp chí xong sẽ được đưa lên kho lưu chiểu để lưu trữ đời đời. Để quản lý và tìm kiếm ấn phẩm được dễ dàng nhanh chóng báo chí sẽ được phân chia thành hai khu vực xuất bản là Trung ương và Địa phương. Tiêu chí để phân loại giữa báo TW và báo Địa phương chủ yếu dựa vào tên báo và nơi xuất bản. Nếu tên báo không đề cập đến tên riêng của một Địa phương cụ thể và có trụ sở tòa soạn báo đóng ở Hà Nội thì được chia về báo Trung ương, còn lại chia về báo địa phương. Ví dụ báo Địa phương: Thái Nguyên, Lâm Đồng, Đà Nẵng, Thanh Hóa, An ninh Hải Phòng Tạp chí địa phương bao gồm: Thế giới phụ nữ TP. Hồ Chí Minh, Phụ nữ Thủ Đô, Báo Trung Ương gồm: báo Nhân Dân, Tuổi Trẻ, Văn Nghệ, Lao Động, Tạp chí Trung ương bao gồm: Hạnh phúc gia đình, xây dựng, Thanh tra, Văn Nghệ Quân Đội,
  43. Số báo, tạp chí nộp lưu chiểu về Thư viện được quy định phải nộp 5 bản cho mỗi ấn phẩm. Một bản cho vào kho lưu chiểu, ba bản cho vào kho báo, tạp chí và một bản cho kho bổ sung. Nhờ những nỗ lực và cố gắng của cán bộ lưu chiểu nói chung và TVQG nói riêng hiện nay báo chí của 64 Tỉnh thành đã được tập hợp về TVQGVN. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những NXB nộp thiếu bản hoặc chốn nộp lưu chiểu, không nghiêm chỉnh thực hiện nghĩa vụ theo luật định. Để có cái nhìn tổng quát về số lượng báo lưu chiểu hàng năm, ta có bảng so sánh 3 năm gần đây: Năm 2010 2011 2012 Báo – Tạp chí 986 tên, 47357 1032 loại, 46.180 1092 loại, 45.863 số, số số, 231.369 bản 231.201 bản Báo TW 143 loại, 13.713 144 loại, 13.571 134 loại, 14.071 số, số, 68565 bản số, 67.514 bản 70.215 bản Báo Địa 170 loại, 21.300 179 loại, 20.411 192 loại, 20.684 số, phƣơng số, 106.500 bản số, 102.317 bản 103.142 bản Tạp chí TW 444 loại, 6301 455 loại, 6190 494 loại, 6165 số, số, 31.505 bản số, 30.875 bản 30.050 bản Tạp Chí ĐP 155 loại, 1651 189 loại, 1379 205 loại, 1112 số, 8921 số, 8255 bản số, 6814 bản bản Báo ngoại 14 loại, 1576 số, 12 loại, 1587 số, 17 loại, 1290 số, 6427 7880 bản 7935 bản bản Tạp chí ngoại 48 loại, 383 số, 42 loại, 357 số, 39 loại, 275 số, 1116 1915 bản 1589 bản bản
  44. Bản tin 12 loại, 2433 số, 11 loại, 2685 số, 11 loại, 2266 số, 11.330 12.165 bản 14.325 bản bản Bảng thống kê số lượng Báo- Tạp chí nộp lưu chiểu từ 2010 – 2012 - Phân chia báo TW và ĐP cho các phòng ban như sau: + Một bản vào kho lưu chiểu + 3 bản vào kho báo, tạp chí + Còn lại đưa vào kho bổ sung Sau khi phân kho thì cán bộ thư viện sẽ nhập báo, tạp chí TW – ĐP lưu chiểu vào CSDL trên ILIB Các công đoạn vào bao gồm: Hình: Giao diện chính của phần mềm ILIB + vào CSDL ILIB Version 4.0 + Cửa sổ xuất hiện vào ”lưu chiểu” => tiếp đó vào xuất bản phẩm nhiều kỳ + Tiếp đó cửa sổ quản lý mẫu phát hành” xuất hiện
  45. Hình 1: giao diện quản lý mẫu phát hành Hình 2: Giao diện quản lý mẫu phát hành của xuất bản phẩm nhiều kỳ đối với Báo, Tạp chí Vào thêm mới để nhập báo hoặc tạp chí. Các thông tin sẽ lấy ở trang đầu của báo, tạp chí. Có thể là báo – tạp chí xuất bản hàng ngày, xuất bản định kỳ hàng tuần hay hàng năm mà cán bộ sẽ nhập những thông tin vào máy. Ví dụ: nhập báo Trung ương xuất bản hàng tháng 022 # a: 0866 – 7977 041 # a: Vie
  46. 084 # a; 3 # b: NH121D 245 # a: Nhân dân 260 # a: H. 300 # c: 58cm. 310 # a: D8 866 # a:2003: tháng 1 – 12 933 # a: JV 003 940 # a: Trung ương 941 # a: Việt Nam Hình 3: Giao diện của thông tin thư mục ấn phẩm nhiều kỳ của báo Trung Ương Ví dụ: Đối với báo địa phương Báo tuổi trẻ Thủ đô Tuổi trẻ Thủ Đô. – Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh thành phố Hà Nội. - 42cm. - 1500đ
  47. Các trường nhập thông tin cũng tương tụ như trường nhập báo Trung ương. Tuy nhiên chúng chỉ khác nhau về tên báo, thể loại, định kỳ xuất bản, Hình 4: Giao diện của thông tin ấn phẩm nhiều kỳ của báo địa phương Ngoài ra, trong tổ báo có một cán bộ chịu trách nhiệm quản lý kho lưu chiểu. Cán bộ này có nhiệm vụ nhận lại sách lưu chiểu đã được xử lý từ phòng phân loại biên mục chuyển về và đưa lên giá theo số lưu chiểu. Đối với báo, tạp chí thì xếp vào kho theo 4 khu vực: - Báo xuất bản ở Trung ương - Tạp chí xuất bản ở Trung ương - Báo xuất bản ở Địa phương - Tạp chí xuất bản ở Địa Phương Cách sắp xếp: các loại báo được xếp theo thứ tự chữ cái từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Ngoài ra, cán bộ coi kho còn phải đảm nhiệm việc sắp xếp từng loại báo theo thời gian. Sau một năm, mỗi loại báo sẽ được sắp xếp lại theo số và buộc thành bó có một phích mô tả ký hiệu của báo, năm xuất bản báo, từ số nào đến số nào, thiếu số nào, việc này tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhưng lại tiện lợi cho công tác tra tìm. Ngoài việc thu nhận sách, báo về kho, cán bộ này còn có nhiệm vụ chăm sóc bảo quản số tài liệu trong kho. Thường xuyên kiểm tra tình trạng tài liệu
  48. xem có bị hỏng, rách nát hay các phát hiện các tác nhân gây nguy hại tới tuổi thọ của tài liệu để có biện pháp phòng tránh. 2.2.3 Xử lý kỹ thuật các ấn phẩm lưu chiểu khác Ngoài sách, báo, tạp chí, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ, tranh ảnh, bản đồ, cũng là ấn phẩm được quy định phải nộp lưu chiểu về TVQGVN. Trước đây, số luận án nộp về TVQG rất ít, mỗi năm trên dưới 100 bộ, nhưng khi xã hội phát triển, đặc biệt là năm 2004, Bộ giáo dục và đào tạo đã có công văn gửi các cơ sở đào tạo tiến sĩ trong nước trong đó có điều khoản bắt buộc những người bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp bản luận án trên giấy và bản điện tử về cho TVQG\VN. Đến hiện nay, số lượng tài liệu này tăng đáng kể: ví dụ năm 2009 là 1050 bộ, năm 2010 là 1000 bộ, năm 2012 là 1612 bộ. Quy trình xử lý luận án bao gồm: - Tiếp nhận luận án - In, dán nhãn đăng ký cá biệt cho cuốn luận án. Bao gồm bản chính luận án, bản tóm tắt và đĩa CD - Đóng dấu và và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên luận án và trang 17 của luận án bao gồm cả CD - Nhập dữ liệu vào vào CDS/ISIS trên máy tính. - Sau khi nhận luận án từ phòng biên mục, chuyển lên phòng bảo quản để phục vụ bạn đọc có nhu cầu tra cứu. Tuy nhiên phòng lưu chiểu chỉ đảm nhận việc nhập máy trên CDS/ISIS để lưu chiểu lại luận án vào kho. Sau đó sẽ đưa sang phòng phân loại biên mục để xử lý và nhập máy trên ILIB. Cơ sở dữ liệu trên CDS/ISIS bao gồm các trường: Trường 1: Tác giả. Nơi ghi rõ họ tên của tác giả Trường 2: Tên luận án
  49. Trường 3: Mã số Trường 8: Nơi bảo vệ: Thành phố - nước: Trường 4: Cơ quan bảo vệ. nơi bảo vệ tại các trường đại học hay học viện Ví dụ: Đại học khoa học xã hội và nhân văn Trường 16: Phân loại Ví dụ: Kinh tế, Xã hội Trường 26: Số đăng ký cá biệt Ví dụ LA12.123.1 (Bản chính luận văn) LA12.123.2 (Bản tóm tắt luận án) LA12.123.3 (CD luận án) Trường 19: Đặc điểm. Nơi ghi rõ chính văn và ngôn ngữ của luận án Ví dụ: 0611% Pháp. Xử lý tranh, ảnh, sách nhạc, bản đồ, băng, đĩa, lịch Công tác xử lý kỹ thuật đối với những ấn phẩm đặc biệt này đơn giản hơn rất nhiều so với các loại khác như: sách, báo, tạp chí. Bao gồm các công đoạn: tiếp nhận ấn phẩm đặc biệt, sắp xếp theo môn loại, đăng ký số lưu chiểu và số đăng ký cá biêt, đóng dấu TVQG, nhập dữ liệu vào máy, chuyển sang phòng Phân loại – Biên mục xử lý nội dung. Do mỗi ấn phẩm hầu hết chỉ có một đến hai bản, nên sau khi được xử lý, một ấn phẩm được đưa vào kho lưu chiểu, còn lại đưa lên phòng Bảo quản. Trừ sách nhạc phải nộp theo quy định đối với sách, sách nhạc vẫn chia về các kho như sách lưu chiểu bình thường. Thư viện đăng ký lưu chiểu cho mỗi loại ấn phẩm như sau:
  50. Ký hiệu lƣu chiểu Sách nhạc N Tranh T Lịch các loại L Đĩa Đ Băng nhạc B Bản đồ BĐ Bảng: Ký hiệu lưu chiểu của các ấn phẩm đặc biệt Trên đây là toàn bộ quy trình xử lý tài liệu nộp lưu chiểu về TVQGVN, như ta đã thấy đối với mỗi loại ấn phẩm đều có sự tập trung tỉ mỉ riêng mới không gây nhầm lẫn, sai phạm. tốc độ xử lý tài liệu của phòng ảnh hưởng đến công việc của các phòng khác như: phân loại biên mục, phòng đọc, phòng báo, đặc biệt là phòng phân loại biên mục vì sau khi đăng ký xuất bản phẩm, phòng lưu chiểu phải giao cho phòng biên mục để xử lý nội dung tài liệu như: định từ khóa, tóm tắt, . phân loại. Tuy nhiên các cán bộ trong phòng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chuyên môn, ấn phẩm được xử lý làm thủ tục kịp thời, luôn chuyển cho các phòng ban theo đúng lịch quy định. + Phòng báo giao hàng ngày + Phòng đọc và phòng tra cứu giao 1 tuần/lần + Phòng phân loại biên mục giao 2 tuần/lần Việc này có ý nghĩa quan trọng đảm bảo tính thông tin của tài liệu phục vụ người đọc và tra cứu ở TVQG.
  51. 2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: Thƣ mục quốc gia là thư mục liệt kê của những thư viện có chức năng nhận lưu chiểu, nhằm thông kê, đánh giá toàn bộ các ngành in ấn, xuất bản của cả quốc gia. Thông thường, cơ quan chịu trách nhiệm biên soạn và phát hành thư mục quốc gia chính là những thư viện quốc gia, dựa theo những tài liệu nhận lưu chiểu theo luật lưu chiểu. Tuy vậy cũng có một vài ngoại lệ. Tại Anh, thư mục quốc gia do Hội đồng gồm đại diện của các thư viện, các nhà xuất bản và các cửa hàng sách biên soạn và xuất bản. Ở Mỹ và Hà Lan, thư mục quốc gia được xuất bản nhằm mục đích thương mại. Dựa trên các ấn phẩm thu nhận được thông qua chế độ lưu chiểu, phòng lưu chiểu của TVQG đã tiến hành biên soạn và xuất bản TMQG. Đây là một sản phẩm rất có giá trị của hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm tại TVQG. Lịch sử hình thành Biên soạn thư mục Quốc gia: + TMQGVN được ấn hành lần đầu tiên vào năm 1923, do Thư viện TW Đông Dương biên soạn. + Năm 1955, TVQG biên soạn và xuất bản TMQG dưới các tên goi “Danh sách lưu chiểu văn hóa phẩm”, sau đó đổi tên là “Mục lục sách”, rồi “Mục lục xuất bản phẩm” và “ mục lục xuất bản phẩm lưu chiểu”, định kỳ 6 tháng một lần. + Năm 1974, Thư mục chính thức mang tên Thư mục Quốc gia Việt Nam, đánh dấu một bước phát triển mới trong công tác lưu chiểu văn hóa phẩm . + Từ năm 1986 đến nay TVQGVN ứng dụng CNTT, các biểu ghi TMQG được nhập trực tiếp vào máy tính, không phải ghi ra sổ giấy. Giúp tạo lập cơ sở dữ liệu để biên soạn, xuất bản TMQGVN. Chính vì thế các bản TMQG tháng, năm được biên soạn kịp thời và có chất lượng tốt hơn. Quy trình để biên soạn, xuất bản TMQG được thực hiện như sau: - Toàn bộ các ấn phẩm lưu chiểu sau khi đã được thu nhận sẽ được xử lý kỹ thuật về mặt hình thức tại phòng lưu chiểu sau đó được chuyển sang phòng biên mục để
  52. xử lý nội dung. Công việc xử lý nội dung hoàn tất, sẽ được convert đã xử lý về bộ phận lưu chiểu để tiến hành biên soạn lại dữ liệu theo yêu cầu và xuất bản TMQG. Hiện nay TVQG xuất bản hai loại TMQG: TMQG tháng và TMQG năm. TMQG tháng sau khi được biên soạn xong sẽ chuyển file cho phòng tin học để đưa lên trang web của TVQG. TMQG năm được in dưới dạng sách. Kể từ năm 1986, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin các bản TMQG đã được biên soạn trên máy tính, vì vậy công tác biên soạn, xuất bản TMQG đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể như: xuất bản TMQG tháng và TMQG năm đều đặn kịp thời, in ấn rõ rang sạch đẹp, xuất bản nhanh chóng kịp thời Để giúp cho việc tra cứu thông tin về ấn phẩm dễ dàng, chi tiết và thuận lợi, cấu trúc TMQG được chia làm 5 phần chính. Phần I. Sách: mỗi ấn phẩm dạng sách được mô tả đầy đủ các yếu tố như: tên tác giả, tên sách, nhà xuất bản, số trang, khổ sách, số lưu chiểu và được sắp xếp theo môn loại khoa học DDC, sau đó theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên sách đúng quy định của chuẩn mô tả TM Quốc tế (ISBD). Ví dụ STT. Tên tác giả. Tên tác phẩm: Thông tin bổ sung tên ấn phẩm (loại hình) / Thông tin trách nhiệm. - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản. – số trang: Minh họa ; khổ ấn phẩm. – Giá tiền. – số bản tin Phụ chú Số lưu chiểu
  53. 1. Báo chí những vấn đề lý luận và thực tiễn / Hà Minh Đức, Nguyễn Thị Minh Thái, Dương Xuân Sơn, . – H. : Đại học Quốc gia Hà Nội. – 21cm. – 53000đ. – 300b ĐTTS ghi: Trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn. Khoa Báo chí và Truyền thông T.7. – 2010. – 355Tr. : minh họa $267854 PHẦN II. Tác phẩm âm nhạc – tranh ảnh – bản đồ: nội dung được trình bày như ấn phẩm dạng sách STT. Tên tác giả. Tên tác phẩm: Thông tin bổ sung tên ấn phẩm (loại hình)/ Thông tin trách nhiệm. – Nơi xuất bản : Năm xuất bản. – số trang : Minh họa ; khổ ấn phẩm. – giá tiền. – số bản tin. Phụ chú số lưu chiểu 5. Atlas Thăng Long – Hà Nội / Trương Quang Hải, Nguyễn Trần Cầu, Nguyễn Quang Ngọc (cb.) . - H. : Nxb. Hà Nội, 2010. – 117tr. : minh họa ; 30cm. – 1000b. – (Tủ sách Thăng Long 1000 năm) . – thư mục : tr.111-112 BD 001165 Phần III. Ấn phẩm định kỳ: mô tả thông báo ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí )nộp lưu chiểu, chia thành các loại ấn phẩm xuất bản ở các cơ quan Trung ương và Địa phương, xếp theo vần chữ cái tên báo, tạp chí. Ngoài ra còn liệt kê những thay đổi ấn phẩm định kỳ trong năm như: ấn phẩm mới nộp lưu chiểu, ấn phẩm không nộp, ấn phẩm thay đổi .vvv
  54. STT. Tên báo, tạp chí. – Nơi xuất bản : cơ quan xuất bản. – định kỳ xuất bản. Khổ báo, tạp chí Ví dụ 19. cảnh sát toàn cầu. – H. : chuyên đề của báo công an nhân dân. – nửa tháng/1 kỳ. 40cm. Phần IV: các bảng tra cứu + Bảng tra tác giả + Bảng tra người dịch Ví dụ: 12070 Bùi Thị Thu Hoài: 1765 Bùi Thị Việt Thoan: 12472 Bùi Thu Hà: 9634, 9718, 10963 Bùi Thùy Linh: 11296 Bùi Trọng Như: 11765 Bùi Văn Nam Sơn: 2069 + Bảng tra tên sách Ví dụ: A Ai biết kết bạn: 13985 Ai Cập cổ đại: 3032 Ai đã lấy cái bánh?: 12626
  55. Ai là chúa muôn loài: 5611 Ai mua hành tôi : 5412, 5413,5414,5415 Ai xô ánh trang vàng : 3511 + Bảng tra Nhà xuất bản và cơ quan xuất bản. Ví dụ A Agricultural publishing house : 1355 Âm nhạc: 9961,9962, 9963, 10019, 10126, 13438 Thông tin trong các bảng đều theo thứ tự chữ cái. Phần V. các sách xuất bản của năm trước đó Phần này bổ sung các sách xuất bản của năm trước nhưng chưa được phản ánh trong TMQG của năm đó do nguyên nhân khách quan, chủ quan mà nộp lưu chiểu chậm. Ngoài ra còn gồm có các bảng tra chữ viết tắt và bảng thống kê theo số lượng và theo ngôn ngữ các NXB nộp lưu chiểu của các NXB tốt hơn. Ví dụ: Tin học tri thức và hệ thống 1. Bài giảng Internet & web. – H. : Lao Động, 2009. – 70tr. : minh họa ; 27cm. – 500b ĐTTS ghi: Sở Giao dục & Đào tạo Hà Nội. trường trung cấp kinh tế - Kỹ thuật Bắc Thăng Long. – lưu hành nội bộ. – Phụ lục: tr. 66 – 67 $259325 Từ năm 2007, Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng bảng phân loại DDC phân chia các ngành tri thức: Các lớp chính của DDC:
  56. 000: Tin học, tri thức và hệ thống 100: Triết học 200: Tôn giáo 300: Khoa học xã hội. xã hội học và nhân loại học 400: Ngôn ngữ 500: Khoa học 600: Công nghệ 700: Nghệ thuật 800: Văn học. tu từ học và phê bình văn học 900: Lịch sử Qua các bản TMQG, chúng ta nhận thấy rõ số lượng xuất bản phẩm lưu chiểu có xu hướng tăng lên đáng kể. Con số đó một mặt phản ánh nền xuất bản Việt Nam đang phát triển, thể hiện rõ việc nộp lưu chiểu của các NXB tốt hơn, đồng thời cũng cho thấy sự quan tâm của Đảng và Nhà nước tới chế độ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm. Tuy nhiên trong các bản TMQG tháng, TMQG năm vẫn còn xẩy ra tình trạng có một phần thông báo tên sách xuất bản của năm trước. Nguyên nhân chính khiến cho TMQG tháng, TMQG năm không được cập nhật chính xác thuộc về các NXB, do các NXB không nộp lưu chiểu đúng hạn mà thường gộp một lượng lớn mới nộp để tiết kiệm kinh phí vận chuyển, đối với những nơi không xuất bản thường xuyên thì vài tháng mới nộp một lần cũng có những NXB trốn không nộp vì vậy TVQG không thể cập nhật chính xác thông tin của từng tháng từng năm được. 2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu TVQGVN Công tác tổ chức tài liệu lưu chiểu Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện.
  57. Có thể thấy tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cường việc luôn chuyển tài liệu một cách dễ dàng. Kho tài liệu lưu chiểu TVQG là nơi lưu trữ đời đời các xuất bản phẩm của cả nước vì vậy vấn đề tổ chức kho sao cho hợp lý, khoa học luôn được các ban lãnh đạo thư viện quan tâm. Lịch sử hình thành kho tài liệu lưu chiểu và công tác tổ chức kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia qua các thời kỳ: + Giai đoạn trước năm 1954: dưới thời kỳ Pháp thuộc TVQG không tổ chức kho tài liệu lưu chiểu riêng biệt. Các ấn phẩm thu nhận được đều mang ra phục vụ bạn đọc + Giai đoạn 1954 – 1997: Tổ chức bảo quản kho lưu chiểu TVQGVN. + Giai đoạn 1997 – 2003: Tiến hành sửa chữa, nâng cấp hệ thống kho tàng tại TVQG, toàn bộ kho lưu chiểu đã phải sơ tán sang tổ chức, bảo quản tại kho ở Đông Anh. + Giai đoạn 2003 đến nay: chuyển về tổ chức, bảo quản ngay tại TVQGVN Hiện nay, tài liệu tại kho lưu chiểu của TVQGVN được tổ chức, sắp xếp theo từng kho tài liệu riêng: Kho sách: + Sách tạm chiếm: là số sách được xuất bản tại vùng tạm chiếm + Sách kháng chiến: đây là số sách được xuất bản trong thời kỳ kháng chiến do Ngụy quyền tổ chức thu nhận lưu chiểu. Hiện nay số sách tạm chiếm, kháng chiến được tổ chức, sắp xếp trong kho lưu chiểu với ký hiệu TC – sách tạm chiếm (từ TC 1 – TC 2494), ký hiệu KC – sách kháng chiến (từ KC1 – KC4171). Toàn bộ số sách này được Thư viện tìm kiếm và thu thập trong cả nước bằng nhiều hình thức khác nhau. + Sách xuất bản từ tháng 10 năm 1954 cho tới nay: từ khi đất nước thống nhất, việc xuất bản trong nước tăng đáng kể, số lượng sách nộp về TVQG ngày càng nhiều, sách xuất bản trong thời kỳ này có nội dung và chủ đề đa dạng và phong phú: chủ đề đánh giặc ngoại xâm cứu nước, ca ngợi anh hùng dân tộc, tình đoàn kết của nhân
  58. dân, xây dựng đất nước trong thời kỳ mới, tình hình phát triển kinh tế xã hội, đều được nộp về TVQG và một phần do thư viện sưu tầm. Toàn bộ số bản sách thu nhận lưu chiểu tại TVQG đều được đánh số thứ tự đăng ký cá biệt liên tục, số đăng ký cá biệt (số lưu chiểu) thể hiện vị trí tài liệu trong kho cũng như trên các ngăn giá cụ thể. Điều này thuận tiện cho công tác bảo quản, kiểm kê nhanh chóng, chính xác. Nguyên tắc sắp xếp cũng được tổ chức theo chuẩn chung (từ trên xuống dưới, từ trái qua phải). Như vậy cho tới hiện tại bây giờ toàn bộ kho lưu chiểu đang lưu trữ tại TVQG bao gồm 289.394 tên sách (6665 sách tạm chiếm, kháng chiến và 282.729 tên sách từ 1954 đến nay). Kho ấn phẩm định kỳ: Với báo, tạp chí thì việc sắp xếp, bảo quản cũng tương tự như kho sách. Tuy nhiên loại hình tài liệu này không có số đăng ký cá biệt nên tiêu chí tổ chức, sắp xếp kho có khác. Kho báo, tạp chí bao gồm: + Kho báo, tạp chí xuất bản ở TW + Kho báo, tạp chí xuất bản ở Địa phương. Trong từng kho: báo và tạp chí được sắp xếp theo tên báo và tạp chí kết hợp với số phát hành và ngày tháng phát hành của báo, tạp chí. Để thuận cho việc sắp xếp và kiểm kê, trên từng giá ở từng khoang đều có phiếu chỉ dẫn. Ví dụ: Khoang báo Trung ương, trong khoang báo Trung ương lại được chia ra làm các khoang báo nhỏ riêng biệt có ghi tên cụ thể: báo Quân đội nhân dân, báo lao động, báo phụ nữ. Đối với các khoang báo địa phương, tạp chí TW và tạp chí địa phương cũng được phân chia tương tự như khoang báo TW Nhìn chung việc tổ chức sắp xếp kho báo là hoàn toàn hợp lý và mang lại hiệu quả cao cho công tác tổ chức kho tài liệu lưu chiểu của thư viện. Kho ấn phẩm đặc biệt: Bao gồm tranh, ảnh; sách nhạc; bản đồ; CD ROM; băng đĩa các ấn phẩm đặc biệt được TVQG quy định các chữ viết tắt khi ghi ký hiệu xếp giá như sau:
  59. + Giá xếp tranh, ảnh: ký hiệu T + Giá xếp sách nhạc : Ký hiệu A + Giá xếp bản đồ: Ký hiệu BD + Giá xếp CDROM: Ký hiệu CD + Giá xếp băng đĩa: Ký hiệu BV Khi sắp xếp lên giá các loại ấn phẩm đặc biệt được xếp theo số đăng ký cá biệt riêng đối với từng loại ấn phẩm. Ví dụ: T1 đến T1234 - Đối với luận án tiến sỹ: vì có một bản duy nhất nên TVQG không lưu trữ bảo quản tại kho lưu chiểu mà đưa ra phục vụ bạn đọc thường xuyên tại TVQG mặc dù không được bảo quản tại kho lưu chiểu nhưng loại hình tài liệu này cũng cũng được thư viện quan tâm và bảo quản cẩn thận để phục vụ lâu dài cho NDT. Tuy nhiên một vấn đề hết sức cấp thiết cần được quan tâm và khắc phục liên quan đến diện tích kho tàng là: hấu hết các báo, tạp chí, tranh ảnh, bản đồ khổ lớn khi sắp xếp trên giá, do kích cỡ của giá đều phải gập đôi, ảnh hưởng tới tính nguyên vẹn và tuổi thọ của báo chí. Ngoài ra với các loại hình tài liệu như đĩa CD ROM chưa có chỗ chứa đựng để bảo quản đĩa không bị chầy xước cũng như đảm bảo về số lượng. Một số giá gỗ chứa tài liệu bị hư hỏng, mối mọt không đảm bảo yêu cầu Diện tích kho tàng còn chật hẹp, không đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu lưu chiểu, nhiều tài liệu trong kho xếp chồng lên nhau và chưa được buộc bó. Công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu chiểu TVQGVN Công tác này luôn là vấn đề nhức nhối đối với phòng lưu chiểu hiện nay, vì kho tàng lưu trữ còn chật hẹp và các giá kệ chưa được thay mới hoàn toàn cũng như phương pháp bảo quản chưa hợp lý nên tài liệu trong kho vẫn bị hư hại và mối mọt nhiều, nhất là những tài liệu có tuổi thọ lâu đời. Tuy nhiên với sự cố gắng và nỗ lực của phòng, kho lưu chiểu đã được đầu tư thêm nhiều thiết bị hiện đại như: quạt gió, hệ thống điều hòa, bình chống cháy nổ,
  60. rèm cửa cơi nới kho tàng, thuê người phung thuốc diệt côn trùng, gián, chuột theo định kỳ hàng năm, kết hợp với việc tổ chức kho khoa học đã cải thiện được tình trạng hư hại của tài liệu một cách đáng kể. Phòng lưu chiểu đã đặt ra những quy định chung như sau: - Khi tiếp xúc với tài liệu, tay phải rửa sạch, đảm bảo tài liệu không bị dính bụi bẩn; - Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trên nóc giá; - Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu; - Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; - Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; - Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho; - Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa. Với những cố gắng của phòng cũng như sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đao TVQG hiện nay vấn đề tổ chức và bảo quản kho lưu chiểu đã đạt được rất nhiều thành tựu.
  61. CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƢU CHIỂU TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1 Nhận xét 3.1.1 Thành tựu Trải qua 95 năm năm xây dựng và phát triển, TVQG luôn đóng vai trò là Thư viện nòng cốt, đi đầu trong thư viện cả nước. Trong những nhiệm vụ được nhà nước giao phó, có thể nói công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất của thư viện. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu chiểu văn hóa phẩm phòng lưu chiểu cùng với thư viện đã nỗ lực không ngừng hoàn thành xuất sắc vai trò của mình trong việc thu nhận, tổ chức và bảo quản tài liệu lưu chiểu. Hiện nay TVQG đã và đang tổ chức, lưu trữ và bảo quản một kho lưu chiểu xuất bản phẩm của toàn dân tộc với số lượng là 305,104 tên sách, hơn 900 tên báo, tạp chí với hàng triệu số và các xuất bản phẩm khác. Trong nhiều năm liền, phòng đã được TVQG trao tặng danh hiệu phòng tiên tiến xuất sắc và cán bộ lao động giỏi. Nhìn chung trải qua các thời kỳ, công tác bảo quản của Thư viện nói chung, kho tài liệu lưu chiểu nói riêng cũng có những đổi mới đáng kể và hiệu quả. So với những năm trước đây, cơ sở vật chất trang thiết bị dùng cho việc bảo quản tài liệu đã được trang bị hiện đại hơn. Thư viện cũng đã áp dụng các biện pháp bảo quản tiên tiến, đưa ra những quy định nghiêm ngặt để chống lại những tác nhân gây hư hại cho kho tàng văn hóa quý giá của dân tộc. Đảng và Nhà nước cũng đã quan tâm tới chế độ lưu chiểu nhiều hơn, trong thời gian gần đây đã ban hành một số luật về lưu chiểu như: Ngày 3/12/ 2004 Quốc hội nước CHXHCNVN đã thông qua luật xuất bản năm 2004 gồm 5 chương 46 điều trong đó điều 27 quy định cụ thể về việc lưu chiểu xuất bản phẩm cho TVQGVN. Ngày 29/12/2006 Bộ văn hóa – Thông tin ban hành Quyết định số 102/2006/QĐ – BVHTT về quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm. Luật số 19/2012/QH13 của Quốc hội:
  62. Luật xuất bản bao gồm 6 chương, trong đó Điều 28 quy định thời hạn nộp lưu chiểu và nộp lưu chiểu xuất bản phẩm điện tử. 3.1.2 Nhược điểm: Hiện nay việc sắp xếp, bảo quản một bộ sưu tập vô giá các xuất bản phẩm lưu chiểu là chưa đạt yêu cầu. Nhiều giá tài liệu phải xếp thành hai lớp, gập đôi gập ba đối với tài liệu báo, tài liệu khổ to do kệ chứa tài liệu chưa đủ tiêu chuẩn Điều kiện môi trường trong kho hiện nay cũng chưa đảm bảo (nóng, ẩm), mùa đông thì ẩm, kho chưa thoáng khí là điều kiện cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu trong kho. Đặc biệt đối với các tài liệu nghe nhìn, vật mang tin hiện đại ngay từ khâu thu nhận và quy trình bảo quản cũng cần được xem xét và có kế hoạch tốt hơn nữa trong thời gian tới. Diện tích kho lưu chiểu hiện nay quá chật chội. Đặc thù của kho lưu chiểu là các tài liệu trong kho được lưu giữ “đời đời” không thanh lý nên cần có kế hoạch dự trù lâu dài. Trên thực tế, TVQGVN chưa có các kho được thiết kế riêng cho mục đích này. Về nhân sự đảm nhận công tác bảo quản cũng không bảo đảm: không được đào tạo về công tác đào tạo một cách bài bản, hơn thế nữa công việc cũng không chuyên biệt luôn phải đảm nhiệm nhiều công tác khác nhau thuộc phòng. Khó khăn hạn chế trong khâu thu nhận văn hóa phẩm: + Một số sách có giá thành cao các NXB chốn nộp hoặc nộp thiếu bản + Sự quản lý của Nhà nước về các NXB chưa nghiêm, vẫn tồn tại nhiều cơ sở in sách lậu khiến cho việc thu thập xuất bản phẩm trên lãnh thổ Quốc gia còn gặp nhiều khó khăn. + Đối với ấn phẩm định kỳ vẫn xảy ra hiện tượng nộp thiếu số, gây khó khăn cho việc sắp xếp và quản lý ấn phẩm định kỳ
  63. + Nộp lưu chiểu sách, báo không đúng thời hạn quy định điều này gây ảnh hưởng lớn đến công tác biên soạn TMQG + Những tài liệu xuất bản theo phương thức liên doanh, liên kết giữa các NXB trong Nam và ngoài Bắc có hiện tượng du trách nhiệm cho nhau không tự giác nộp lưu chiểu chỉ khi nào TVQG gửi giấy đòi mới nộp Vì vậy đòi hỏi lãnh đạo TVQG cần phải nhìn nhận đúng, có kế hoạch trình báo thực trạng với các lãnh đạo cấp trên và đầu tư nhiều hơn nữa về kho tàng cũng như phương diện bảo quản, con người, kinh phí để mảng công tác này được hoàn thiện hơn nữa trong thời gian tới. 3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Xuất phát từ thực tế công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại TVQGVN hiện nay, sau khi đi sâu tìm hiểu, phân tích, đánh giá hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm tại TVQGVN và tham khảo một số đề tài hoạt động lưu chiểu của các anh, chị đi trước. Có thể khẳng định đây là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với nền văn hóa nước nhà. Sau đây em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp đối với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm. 3.2.1 Một số giải pháp đối với công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu. - Xây dựng và hoàn thiện các văn bảo pháp luật về lưu chiểu xuất bản phẩm. Cho tới hiện nay trên toàn lãnh thổ Việt Nam đã có hơn 20 văn bản quy phạm pháp luật được ban hành dưới dạng: Luật, Sắc lệnh, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định, trực tiếp hoặc có liên quan tới lưu chiểu văn hóa phẩm. Tuy nhiên thực tế chưa có một văn bản quy phạm pháp luật nào, quy định cụ thể chi tiết về thể lệ lưu chiểu văn hóa phẩm và không thực sự nói lên tầm quan trọng, ý nghĩa của hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm ở nước ta. Hiện nay các quy định về lưu chiểu xuất bản phẩm chỉ xuất hiện rất khiêm tốn trong các điều khoản nhỏ của luật xuất bản. Điều này có thể thấy vấn đề lưu chiểu ở nước ta vẫn chưa được quan tâm một cách xác đáng trong việc kiểm duyệt, thu nhận, bảo tồn văn hóa dân tộc. Mặt khác cho thấy công tác lưu chiểu luôn biến đổi qua các thời kỳ, nhiều cơ quan xuất bản chưa nghiêm
  64. chỉnh thi hành chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm theo luật định, thư viện vẫn phải thường xuyên nhắc nhở. Vì vậy vấn đề thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm cần phải cụ thể hóa bằng một văn bản pháp luật của chính phủ, quy định rõ hơn về chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm ở nước ta. Luật lưu chiểu cần phấn nhấn mạnh rõ mục đích, ý nghĩa, vai trò của công tác lưu chiểu văn hóa phẩm và khẳng định cần phải thực hiện một cách triệt để, có hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật Ngoài ra TVQG cũng cần nâng cao tầm nhận thức của việc nộp xuất bản phẩm lưu chiểu: Cần có các biện pháp tuyên truyền các văn bản pháp luật về lưu chiểu, tổ chức tốt công tác giáo dục ý thức pháp luật, nâng cao nhận thức, ý nghĩa xã hội của công tác lưu chiểu. Làm cho mỗi công dân đều hiểu được bản chất, tầm quan trọng của công tác xuất bản và lưu chiểu các xuất bản phẩm dân tộc, có thể tuyên truyền cho người dân thông qua một số phương pháp sau: Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng: báo, đài cần đưa tin tức, hình ảnh, ý nghĩa tầm quan trọng của hoạt động này để mọi người hiểu. . Có các hoạt động đề cập đến luật lưu chiểu, tuyên truyền về ý nghĩa tầm quan trọng của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm đối với nền văn hóa nước nhà. . Thư viện quốc gia cần có các bài báo, các chương trình phát thanh và Truyền hình cho các mục đích trên. . Thường xuyên tổ chức các lớp giới thiệu về thư viện và mục đích của hoạt động lưu chiểu cho độc giả trong và ngoài nước . Có thể tuyên truyền bằng việc phát tờ rơi, apphich, băng rôn nơi công cộng . Tuyên truyền trên các website, mạng thông tin đại chúng Nhìn chung, Thư viện cần có kế hoạch phổ biến định kỳ và thường xuyên tuyên truyền về ý nghĩa tầm quan trọng của hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm, để tất cả mọi người dân được biết và hiểu được hoạt động này. Ngoài ra cần thu hút sự
  65. quan tâm của Đảng và Nhà nước các ban ngành cấp trên, để hoạt động lưu chiểu ngày càng hoàn thiện hơn nữa Bên cạnh đó TVQG cần chú ý áp dụng các biện pháp tích cực để thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu có hiệu quả: . Cần chú ý thu thập các luận án tiến sĩ của nguời Việt Nam được bảo vệ cả ở trong và ngoài nước, của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. . Bộ văn hóa Thông tin, Cục báo chí, Cục xuất bản cần thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra, giám sát, tăng cường pháp chế về chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm đối với cơ quan NXB trong cả nước . Cần định tổ chức theo định kỳ các cuộc họp mặt với đại diện các NXB, cùng nhau trao đổi đưa ra các phương hướng hoạt động, thực hiện chế độ lưu chiểu theo luật quy định Việc thu thập tài liệu lưu chiểu thư viện phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: + Phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của thư viện, nhu cầu của người sử dụng + Thực hiện thường xuyên, đầy đủ các hình thức bổ sung tài liệu, bảo đảm sự phát triển vốn tài liệu lưu chiểu của thư viện + Các tài liệu điện tử được thu thập vào thư viện phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, để gìn giữ và lưu truyền cho thế hệ mai sau. Việc xử lý tài liệu sau khi được lựa chọn đưa vào lưu chiểu ở thư viện phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau: + Được mô tả, phân loại theo nguyên tắc của nghiệp vụ thư viện; + Được phản ánh trong bộ máy tra cứu của thư viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu và sử dụng. + Có nội dung trong sáng, lành mạnh - Đưa ra chính sách của nhà nước đối với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm + Khuyến khích, huy động và tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia và tự giác nộp xuất bản phẩm về TVQGVN
  66. + Đầu tư phát triển công tác lưu chiểu tài liệu trên cơ sở ứng dụng các thành tựu mới của khoa học, kỹ thuật, công nghệ chủ yếu là công nghệ tự động hóa, tin học hóa dựa trên công nghệ thông tin và truyền thông + Ngân sách nhà nước phải giữ vai trò chủ yếu trong tổng nguồn lực đầu tư cho công tác lưu chiểu tại thư viện. + Tạo điều kiện cho thư viện phát triển hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật, trao đổi thông tin TMQG với các nước khác. 3.2.2 Giải pháp về xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia Phòng lưu chiểu cần thống nhất về modul quản lý các xuất bản phẩm lưu chiểu Hiện nay việc xử lý, quản lý dữ liệu tại bộ phận lưu chiểu ở TVQGVN, chưa được thống nhất với quy trình lưu thông chung của toàn hệ thống. Toàn bộ các khâu: bổ sung, biên mục, lưu thông, đều sử dụng phần mềm ILIB, nhưng vấn đề xử lý tại bộ phận lưu chiểu lại không thống nhất theo chuẩn chung đó. Trên thực tế hiện nay phòng lưu chiểu được chia làm hai tổ: tổ xử lý luận án, báo, tạp chí và tổ xử lý sách, tuy nhiên phòng chưa thống nhất được việc sử dụng phần mềm. Đối với sách, luận án được xử lý và nhập trên phần mềm CDS/ISIS còn báo và tạp chí đượi xử lý và nhập dữ liệu trên phần mềm Ilib. Việc sử dụng không thống nhất phần mềm thư viện gây nên khó khăn cho việc kiểm soát nguồn tài liệu và thống kê số lượng tài liệu lưu chiểu. Vì vậy cần hoàn thiện hơn phân hệ lưu chiểu của phần mềm Ilib tại TVQGVN. Phân hệ lưu chiểu của phần mềm Ilib cần đảm bảo các chức năng sau: + Nhập, quản lý các dữ liệu theo chuẩn chung của toàn hệ thống + Thống kê, báo cáo theo số lưu chiểu , số đăng ký cá biệt, môn loại + Thực hiện tốt việc rút dữ liệu để in TMQG, in nhãn, in số lưu chiểu + Đảm bảo các dữ liệu nhập, quản lý tại bộ phận lưu chiểu phải được lưu thông sử dụng ở các công đoạn xử lý chi tiết sau
  67. Việc thống nhất trong sử dụng phần mềm đảm bảo cho việc thống kê và kiểm soát nguồn tài liệu nhập vào thư viện, cán bộ phòng lưu chiểu có thể giúp đỡ nhau trong công việc của phòng. Ngoài ra chất lượng biên soạn thư mục Quốc gia cũng cần được quan tâm và nâng cao hơn nữa. Các bản thư mục Quốc gia hiện đang được đánh giá rất cao do tính thực tiễn của chúng và là công cụ rất tốt để theo dõi cung cấp thông tin về tài liệu cho bạn đọc. Để công tác biên soạn thư mục Quốc gia thuộc phòng lưu chiểu ngày một hoàn thiện và tốt hơn nữa thư viện cần đầu tư thêm kinh phí và nguồn nhân lực nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động này trong thời gian tới. + Ngoài biên soạn thư mục Quốc gia năm, tháng có thể biên soạn thư mục Quốc gia tuần để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng và đầy đủ nhất đáp ứng nhu cầu của bạn đọc + Nâng cao nghiệp vụ biên soạn thư mục Quốc gia cho cán bộ phụ trách công việc này, đảm bảo biên soạn thư mục đúng thời hạn + Phấn đấu hoàn thành TMQG, in và gửi thư mục Quốc gia tháng, năm đều đặn đúng hạn cho phòng tin học để cập nhật lên website của Thư viện, đồng thời gửi TMQG tới các NXB, cơ quan quản lý xuất bản trong nước nhằm nâng cao hiệu quả công tác xuất bản, thúc đẩy trách nhiệm về nghĩa vụ nộp văn hóa phẩm 3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản Để công tác bảo quản nói chung và công tác bảo quản kho tài liệu lưu chiểu noí riêng tại TVQGVN được hoàn thiện và có hiệu quả hơn nữa, bên cạnh việc triển khai các yếu tố bảo quản thì vấn đề kinh phí và nhân lực để thực hiện công tác bảo quản là hết sức quan trọng, trước tiên cần vạch ra được các nguồn đầu tư có thể khai thác 1. Ngân sách của tổ chức, ban lãnh đạo thành lập TVQGVN 2. Tài trợ và đóng góp của tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài 4. Các nguồn tài chính hợp pháp khác.