›

Báo cáo Tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhâp khẩu đường hàng không tại công ty TNHH NSX

pdf 71 trang thiennha21 20/04/2022 6763
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Báo cáo Tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhâp khẩu đường hàng không tại công ty TNHH NSX", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbao_cao_to_chuc_va_thuc_hien_nghiep_vu_giao_nhan_nhap_khau_d.pdf

Nội dung text: Báo cáo Tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhâp khẩu đường hàng không tại công ty TNHH NSX

  1. BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên Đề Tài: TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH NSX Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2018
  2. LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời chào đến Quý thầy /cô của Trường Cao đẳng Kinh tế Đối Ngoại. Thứ hai, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đến Quí thầy/cô, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Thương mại Quốc tế đã tạo mọi điều kiện để em được hoàn thành một cách trọn vẹn việc thực tập. Và hơn nữa, em xin gửi lời cảm ơn vô cùng sâu sắc đến cô Lương Thị Hoa, là người đã hướng dẫn em hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp cũng như cho em những kinh nghiệm quý báu để thực hiện tốt trong thời gian thực tập. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ Ban lãnh đạo, các anh chị trong công ty TNHH NSX đặc biệt là các anh, chị trong bộ phận xuất nhập khâủ đã hỗ trợ em hết mình, hướng dẫn em tận tình để em có thể hoàn thành tốt trong thời gian thực tập và viết bài báo cáo của mình. Trong quá trình thực tập và làm bài báo cáo tốt nghiệp, không thể tránh khỏi những sai phạm và những điều không hay, em mong Qúi thầy/cô, Quí công ty có thể bỏ qua cho em. Đồng thời, vì trình độ lý luận cũng như kiến thức- kinh nghiệm chưa nhiều nên sẽ không thiếu những lỗi, sai sót. Em hi vọng Qúi thầy/cô sẽ đưa ra những ý kiến đóng góp để em rút kinh nghiệm cho bản thân và hoàn thành tốt bài báo cáo tốt nghiệp của mình. Lời cuối, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy/ cô, anh/ chị trong công ty NSX. Và kính chúc toàn thể thầy cô, anh chị trong công ty dồi dào sức khỏe, hạnh phúc, thành đạt, hoàn thành tốt công việc của mình. Trân trọng kính chào! Hồ Chí Minh, ngày tháng 10 năm 2018. Sinh viên thực hiện
  3. NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
  4. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
  5. LỜI MỞ ĐẦU Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, tham gia hàng loạt các hiệp định quốc tế mang tính chiến lược như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu, Hiệp định Việt Nam-EU nó đã tạo ra những thuận lợi và cả thách thức cho nền kinh tế nước ta. Thách thức ở đây là nền kinh tế Việt Nam chưa phát triển so với các cường quốc trong khu vực Châu Á nói riêng và thế giới nói chung, cơ sở hạ tầng còn yếu kém. Tuy vậy, chúng ta không nên chỉ nhìn về mặt yếu kém mà cần phải nhìn ra rằng nó đang mở ra vô vàng cơ hội phát triển, thời cơ lớn cho nước ta trong hoạt động ngoại thương. Trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế nó đã mang đến những tác động tích cực tới sự phát triển đến nền kinh tế Việt Nam. Vì vậy, để hòa nhập cùng với xu hướng trên, các hoạt động xuất nhập khẩu tại các công ty đang dần được chú trọng và đầu tư đúng mức hơn, đánh dấu bước phát triển mới của ngoại thương Việt Nam. Thấy được tầm quan trọng, lợi ích to lớn của nghành Xuất Nhập Khẩu nói chung hay hoạt động giao nhận nói riêng, trong đó có hoạt động giao nhận đường hàng không. Kết hợp với những nhận thức nói trên và kiến thức về chuyên nghành bản thân đang theo học là chuyên nghành xuất nhập khẩu cũng như quá trình thực tập tại công ty TNHH NSX, em xin được chọn đề tài “Tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhâp khẩu đường hàng không tại công ty TNHH NSX” cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Mục đích của bài báo cáo này nhằm phân tích đánh giá tình hình tổ chức giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty thông qua quá trình thực tập tại công ty NSX và việc đi thực tế, tham gia trực tiếp vào nghiệp vụ giao nhận tại sân bay và cảng. Đồng thời, bản thân cũng đưa ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong việc tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không không, cụ thể là quy trình nhập khẩu. Từ đó, đề xuất một số giải pháp giúp cho hoạt động giao nhận của công ty thêm hoàn thiện, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Bố cục nội dung bài báo cáo thực tập gồm 3 phần chính như sau: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH NSX. Chương 2: Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường hàng không tại công ty TNHH NSX. Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty TNHH NSX.
  6. MỤC LỤC CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX 1 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty 1 1.1.1 Đôi nét về công ty 1 1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vật chất 2 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 2 1.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty 3 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty 3 1.2.2 Cơ cấu dịch vụ 3 1.3 Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban 5 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 5 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 6 1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự 7 1.4 Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2014-2016 8 1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các lĩnh vực 2014-2016 8 1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận 11 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS 14 2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình 14 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận 15 2.3 Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX 16 2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng 16 2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng 16
  7. 2.3.3 Khai hải quan hàng nhập. 25 2.3.5 Tổ chức nhận hàng tại sân bay 32 2.3.6 Giao hàng cho khách hàng 33 2.3.7 Quyết toán tiền hàng cho khách hàng. 34 2.4. Nhận xét chung về công tác thực hiện 34 2.4.1. Điểm mạnh 34 2.4.2. Điểm yếu 35 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY 37 3.1 Nhận xét chung 37 3.1.1 Thuận lợi 37 3.1.2 Khó khăn 37 3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty 38 3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp 38 3.2.2 Kiến nghị đối với nhà nước 40 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 45
  8. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng anh Tiếng việt TNHH Trách nhiệm hữu hạn TTP Trans-Pacific Strategic Hiệp định đối tác kinh tế Economic Partnership xuyên Thái Bình Dương Agreement AEC ASEAN Economic Cộng đồng kinh tế ASEAN Community EU European Union Liên minh châu Âu C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ Tp.HCM Thành phố Hồ Chí Minh HHXNK Hàng hóa xuất nhập khẩu XNK Xuất nhập khẩu D/O Delivery order Lệnh giao hàng A/N Arrival note Thông báo hàng đến MAWB Master airway bill Vận đơn hàng không chủ DV-HH Dịch vụ- hàng hóa TTR Telegraphic Transfer Chuyển tiền bằng điện có bồi Reimbursement hoàn SĐT Số điện thoại POL Port of loading Cảng bốc POD Port of delivery Cảng dở HS Harmonized Commodity Hệ thống hài hòa mô tả và mã Description and Coding hóa hàng hóa System GTGT Giá trị gia tăng CMND Chứng minh nhân dân. TCS Công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất. S/I Shipping instruction Hướng dẫn chi tiết làm vận Đơn
  9. DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU BẢNG 1.1:Bảng thể hiện doanh thu theoc cơ cấu dịch vụ 3 BẢNG 1.2: Cơ cấu lao động của công ty TNHH NSX giai đoạn 2013-2016 7 BẢNG 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của công ty NSX giai đoạn 2014- 2016 8 BẢNG 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2014-2016 9 BẢNG 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận 11 BẢNG 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại với hợp đồng 18 BẢNG 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng 20 BẢNG 2.3:Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hoa đơn thương mại 22 BẢNG 2.4: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng, phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại, thông báo nhận hàng. 23 SƠ ĐỒ 1.1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty NSX 5 SƠ ĐỒ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình 14 SƠ ĐỒ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không 15 BIỂU ĐỒ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của công ty giai đoạn 2014-2016. 10 BIỂU ĐỒ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải 12
  10. DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ HÌNH 1.1: Logo công ty NSX 1 HÌNH 2.1: Hình ảnh" Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA) 26 HÌNH 2.2: Điền thông tin tại tab " Thông tin chung" 27 HÌNH 2.3: Điền thông tin tại tab " Thông tin chung" 27 HÌNH 2.4: Điền thông tin tại tab " Thông tin chung 2" 28 HÌNH 2.5: Điền thông tin tại tab " Danh sách hàng" 29
  11. 1z d CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty 1.1.1 Đôi nét về công ty Xuất nhập khẩu-Logistics có tiềm năng phát triển cực kì lớn, đặc biệt là sau khi Việt Nam tham gia hàng loạt các hiệp định quốc tế mang tính chiến lược như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu, Hiệp định Việt Nam-EU Hai ngành có mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ gắn bó với nhau. Logistics giúp vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa của các công ty xuất nhập khẩu. Đồng thời, Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi, bờ biển dài với hàng chục cảng lớn nhỏ rất phù hợp cho việc phát triển giao thương bằng đường biển và đường hàng không. Nắm bắt được tình hình kinh tế hiện nay cũng như tiềm năng to lớn về nghành nghề xuất nhập khẩu- Logictics. Công ty TNHH NSX đã được thành lập 07/11/2014, là Công ty giao nhận vận tải hàng hoá chuyên nghiệp, cùng với sự cộng tác của các thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và vận chuyển quốc tế. Công ty luôn luôn mong muốn mang lại cho quý khách hàng những giải pháp tốt nhất về vận chuyển hàng hóa quốc tế - nội địa cũng như các dịch vụ có liên quan như khai báo hải quan, dịch vụ kho bãi Bên cạnh đó, với chiến lược phát triển bền vững lâu dài, Công ty luôn tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với quý khách hàng, các đối tác trong và ngoài nước. Qua đó chia sẻ kinh nghiệm trong hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ. - Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX - Tên giao dịch: NSX company limited - Địa chỉ: 15 Đường 23, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Đại diện pháp luật: Bà Đặng Thị Ngọc Bích - Mã số thuế: 0313005101 - Điện thoại: 0902.733.866 - Website: nsx.com.vn - Email:ops@nsx.com.vn - Logo công ty: Hình 1.1: Logo công ty nsx (Nguồn: www.nsx.com.vn)
  12. 2z d 1.1.2 Nguồn vốn và cơ sở vật chất 1.1.2.1 Nguồn vốn: Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi công ty phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định. Đó là tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài nguồn vốn điều lệ sẵn có, nguồn vốn còn được bổ sung từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động kinh doanh của công ty. 1.1.2.2 Cơ sở vật chất: Hệ thống máy tính chuyên dụng, phần mềm kinh doanh cước vận tải riêng biệt phục vụ công tác giao dịch, quản lý kinh doanh, tư vấn khách hàng Đội ngũ xe phục vụ vận tải đông đảo và chuyên nghiệp nhằm đáp ứng ngay những nhu cầu về giao nhận, kinh doanh cước vận tải 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 1.1.3.1 Chức năng: NSX là một công ty làm chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn cho các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa. Thực hiện các dịch vụ tư vấn về vấn đề giao nhận, vận tải kho hàng, và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Nhận ủy thác dịch vụ về kho vận, giao nhận, thuê và cho thêu kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải bằng các hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới nơi qui định Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu 1.1.3.2 Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành, nhằm thực hiện, mục đích và chức năng của công ty. Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty. Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tạo ngồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng hiệu quả các ngồn vốn, làm trọn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
  13. 3z d Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ kho vận, giao nhận, kiến nghị cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, để có các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi của các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. 1.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty Lĩnh vực kinh doanh của công ty: - Lĩnh vực giao nhận. - Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ - Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice Trong đó, lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK là dịch vụ chính của công ty NSX. Đồng thời, kinh doanh dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hiện cũng là thế mạnh của công ty với hệ thống đại lý tin cậy. Ngoài ra, công ty còn làm các dịch vụ liên quan đến chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice, và được Hải quan Tp.HCM công nhận là đại lý hải quan. Việc công nhận này cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử do Hải quan TP.HCM cấp trước đó, công ty có thể có thể thay chủ hàng ký tên, đóng dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng. Điều đó khẳng định chuyên nghiệp và trách nhiệm của Công ty NSX trong dịch vụ khai báo hải quan của NSX trong dịch vụ khai báo hải quan. Thông tin về hàng hóa thường xuyên được cập nhập, với những khách hàng lớn, công ty cử nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng của khách để giải quyết ngay nhu cầu mới phát sinh, được khách hàng tin cậy và đánh giá cao. 1.2.2 Cơ cấu dịch vụ Bảng 1.1: Bảng thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ 2015( 2 tháng cuối 2016 2017 năm) STT Dịch vụ Doanh Tỉ trọng Doanh Tỉ trọng Doanh Tỉ trọng thu( trđ) (%) thu( trđ) (%) thu( trđ) (%)
  14. 4z d 1 Giao 1.124,21 74.25% 5.128,25 87.27% 5.682,15 88.27% nhận HHXNK 2 Vận tải 297,38 19.64% 651,37 11.09% 668,31 10.38% 3 Tư vấn 92,41 6.10% 96,38 1.64% 86,54 1.34% về XNK Tổng cộng 1.514 100% 5.876 100% 6.437 100% (Nguồn: Bộ phận kế toán) Qua bảng 1.1 ta có thể nhận thấy các lĩnh vực kinh doanh của công ty gồm: giao nhận HHXK, vận tải, tư vấn về XNK. Nhìn chung, doanh thu các dịch vụ tăng dần qua mỗi năm trong giai đoạn 2 tháng cuối năm 2015 và năm 2016, 2017 cụ thể như sau: Dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK: luôn chiếm doanh thu cao nhất qua các năm (1.124,21trđ – 2 tháng cuối năm 2015, 5.28,25trđ- 2016, 5.682,15trđ- 2017). Nguyên nhân về sự chênh lệch này là do công ty muốn tạo thế mạnh về giao nhận, đồng thời đội ngũ nhân viên về giao nhận có nghiệp vụ thành thạo, nhân viên về giao nhận đông. Dịch vụ vận tải: có tăng qua mỗi năm nhưng không đáng kể cụ thể: từ 297,83 triệu năm 2015 (trong 2 tháng cuối năm) và lên mức 651,37 triệu năm 2016 tăng 353.54 triệu, từ 651,37trđ- 2016 lên 668,31trđ- 2017 tức tăng 16,94trđ. Tuy nhiên mức chênh lệch giữa các năm không cao, doanh thu năm 2015 chỉ được tính vào 2 tháng cuối năm còn 2016, 2017 thì tính cả 12 tháng Nguyên nhân chênh nhau 10 tháng mà mà chỉ tăng 353.92 triệu đồng. Và từ năm 2017 so với năm 2016 chỉ tăng lên 16.94 triệu đồng. Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ cung ứng về xuất nhập khẩu và các khác như mua bán máy móc, tư vấn đầu tư trong và ngoài nước , nhưng các hoạt động này chưa nhiều, mức doanh thu không ổn định và chiếm giá trị thấp thấp so với tổng doanh thu của công ty. Doanh thu từ hoạt động tư vấn XNK giai đoạn 2016 - 2017 giảm 9,84 triệu. Nguyên nhân là do công ty chỉ thực hiện tư vấn khi khách hàng có yêu cầu chứ chưa quảng bá đến khách hàng tiềm năng. Hơn nữa, thông tin ngày càng phổ biến, khách hàng có thể tìm kiếm năm bắt thông tin từ nhiều nguồn khắc nhau một cách dễ dàng, số lượng khách hàng tìm đến dịch vụ tư vấn còn hạn chế. Có thể kết luận rằng: dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK là dịch vụ thế mạnh của công ty và ngày càng khẳng định uy tín với khách hàng cũ, thu hút nhiều khách hàng mới.
  15. 5z d 1.3 Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các phòng ban 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1: Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty NSX Giám Đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Hành chính nhân Kế toán – chứng Giao nhận Kinh Doanh từ sự Xuất khẩu Hàng Hàng không không Nhập khẩu Xuất khẩu Đường biển Đường biển Nhập khẩu (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
  16. 6z d 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 1.3.2.1 Cấp lãnh đạo Giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền và nghĩa vụ: - Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty - Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty - Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty - Ký kết hợp đồng nhân danh công ty - Tuyển dụng lao động - Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công ty. 1.3.2.2 Các phòng ban  Phòng kinh doanh Đại diện công ty chủ động tiếp xúc, giao dịch với khách hàng, sau đó trình dự án nghiên cứu lên cho giám đốc, giao dịch với khách hàng về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước, sự biến động trong quá trình giao nhận hàng, tổ chức tiếp thị, quãng cáo tìm đối tác cho công ty, nghiên cứu, tập hợp hệ thống các văn bản pháp quy. Luật lệ hiện hành có liên quan đến hoạt động của công ty, nghiên cứu, đề xuất các dự án kinh doanh.  Phòng giao nhận Bộ phận tạo ra thu nhập chính cho hoạt đông của công ty. Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận giao nhận đảm nhận việc thực hiện các nghiệp vụ về giao nhận từ việc chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng xuất hoặc nhập như: C/O, B/L, D/O, lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu ,nhận vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng và ngược lại đối với hàng nhập.Bộ phận giao nhận là bộ phận trực tiếp thực hiện,hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.  Phòng kế toán – chứng từ Là phòng chức năng tham mưu, giúp giám đốc thực hiện công tác tài chính kế toán. Cụ thể là quản lý công tác kế toán, thống kê, báo cáo theo pháp lệnh kinh tế, kế toán của nhà nước, quan hệ với ngân hàng cơ quan thuế, thực hiện quyết toán, thu hồi vốn theo dõi nợ, chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty với các công ty khác, người giữ con dấu nên phải chịu trách nhiệm với giám đốc công ty về những gì liên quan đến con dấu.  Phòng hành chính nhân sự Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động công ty về nội quy, chính sách công ty, nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch nhân sự cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
  17. 7z d 1.3.3 Phân tích tình hình nhân sự 1.3.3.1 Cơ cấu nhân sự Với đội ngũ quản lý kinh nghiệm và trưởng thành, công ty dặc biệt quan tâm đến vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện có để đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa hiện nay. NSX nhấn mạnh việc đổi mới, chất lượng và dịch vụ, phối hợp linh hoạt để tận dụng các nguồn lực, khách hàng đang có và luôn luôn có được ưu tiên hàng đầu của NSX. Trong giai đoạn 2014-2017, Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX được thể hiện cụ thể qua Bảng 1.2: Bảng 1.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH NSX giai đoạn 2014 – 2017 (Đơn vị tính: Người) Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Chỉ tiêu Tỷ Tỷ Tỷ Tỷ Số Số Số Số trọng trọng trọng trọng lượng lượng lượng lượng (%) (%) (%) (%) Trực 7 100 8 88,9 9 75 10 66,7 Hình tiếp thức lao Gián 0 0 1 11,1 3 25 5 33,3 động tiếp Nam 7 100 7 77,8 8 66,7 9 60 Giới tính Nữ 0 0 1 22,2 4 33,3 6 40 7 100 9 100 12 100 15 100 Tổng (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Tổng số lao động trong 4 năm có sự chuyển biến rõ rệt và liên tục tăng trong các năm. Từ khi thành lập cho đến năm 2014, công ty vẫn giữ số lượng nhân viên là 7 người, do lúc này công ty mới bước vào thị trường, còn gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh cũng như trong công tác quản lý nên việc giữ số lượng nhân viên như trên là hợp lý. Tuy nhiên từ sau năm 2014, mỗi năm công ty lại tăng thêm 1 lao động trực tiếp. Ngoài ra, công ty còn tuyển thêm lao động gián tiếp (Cộng tác viên) nhằm chia sẽ bớt công việc của các nhân viên vì lúc này, mối quan hệ khách hàng của Công ty đã đủ lớn, Công ty nhận được nhiều hợp đồng kinh doanh hơn. Sỡ dĩ công ty có xu hướng ưu tiên tuyển dụng cộng tác viên hơn bởi vì đa số các Cộng tác
  18. 8z d viên là những sinh viên năm cuối, nhằm tạo cơ hội cho các bạn cọ sát với thực tế trước khi được Công ty tuyển dụng chính thức trong tương lai. Xét theo giới tính, số lao động nữ đã có xu hướng tăng dần qua các năm cho thấy mức độ cân bằng giới tính trong Công ty đang dần được ổn định. Sự cân bằng giới tính này một phần có được là do có các công việc ưu tiên cho nam nữ khác nhau. Những công việc yêu cầu phải di chuyển nhiều, làm việc ở bên ngoài Công ty như của phòng giao nhận và kinh doanh thì sẽ ưu tiên nam giới. Ngược lại, những công việc có tính chất cẩn thận, tỉ mỉ như của phòng kế toán - chứng từ hay phòng nhân sự thì sẽ có nhiều cơ hội cho nữ giới hơn. 1.3.3.2 Chính sách tiền lương và khen thưởng Với mục tiêu tạo mọi điều kiện cho nhân viên an tâm, gắn bó dài lâu và đồng thời tiếp tục duy trì văn hóa công ty NSX, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được công ty xem trọng và liên tục hoàn thiện. Do đó, tại công ty, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế rõ ràng. Công ty thực hiện chế độ khen thưởng cho nhân viên căn cứ vào năng lực làm việc của mình, có chính sách khen thưởng theo tháng, quý, năm. Đồng thời khen thưởng đột xuất cho các cá nhân, tập thể có những đóng góp nổi bật, triển khai nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương, chiến lược của công ty đề ra. Có thể kết luận rằng: Kể từ khi thành lập đến nay, công ty đã tập hợp đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong ngành, nhiệt huyết, đồng thời xây dựng được bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo, chuyên môn cao. Do quy mô công ty còn mức nhỏ nên cơ cấu phòng ban đơn giản, gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự. 1.4 Kết quả hoạt động và kinh doanh của công ty giai đoạn 2015-2017 1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của tất cả các lĩnh vực 2015-2017 Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn 2015- 2017 Đơn vị tính: Triệu đồng Năm 2015 2016 2017 Chỉ tiêu Doanh thu 1.514 5.876 6.437 Chi phí 1.237 4.592 4.462 Lợi nhuận 277 1.284 1.975 (Nguồn: Phòng kế toán)
  19. 9z d Qua bảng 1.3 thể hiện kết quả kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn 2015 -2017 ta có thể thấy: Doanh thu: có sự chênh lệch lớn giữa năm 2016, 2017 với năm 2015. Cụ thể năm 2015 là 1.514 triệu đồng, 2016 là 5.876 triệu đồng, 2017 là 5.437 triệu đồng tức 2016 so với 2015 tăng 4.362 triệu đồng, 2017 so với năm 2015 tăng 4.923 triệu đồng. Chi phí: cũng có sự chênh lệch lớn giữa năm 2016, 2017 với năm 2015. Cụ thể năm 2015 là 1.237 triệu đồng, 2016 là 4.592 triệu đồng, 2017 là 4.462 triệu đồng tức 2016 so với 2015 tăng 3.355 triệu đồng, 2017 so với năm 2015 tăng 3.225 triệu đồng. Lợi nhuận: có sự chênh lệch lớn giữa các năm 2016, 2017 với năm 2015. Cụ thể năm 2015 là 227 triệu đồng, 2016 là 1.284 triệu đồng, 2017 là 1.975 triệu đồng tức 2016 so với năm 2015 tăng 1.007 triệu đồng, 2017 so với năm 2015 tăng 1.698 triệu đồng. Nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này là do công ty thành lập vào tháng 11/2015 và bắt đầu hoạt động vào 2 tháng cuối năm 2015 nên các chỉ tiêu năm 2015 đều thấp hơn nhiều so với năm 2016 và 2017. Để hiểu rõ hơn về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, thì bảng 1.4, biểu đồ 1.1 sẽ làm rõ vấn đề này thông qua số liệu của 2 tháng cuối năm từ năm 2015- 2017 như sau: Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 Đơn vị tính: Triệu đồng So sánh Số liệu Chỉ 2015 -2016 2016-2017 Tuyệt tiêu Tương Tuyệt đối Tương đối 2015 2016 2017 đối đối ( %) ( +,-) ( %) ( +,-) Doanh 1.514 1.876 2.137 +362 + 24% +261 +14% thu Chi 1.237 1.492 1.662 +255 + 21% +170 +11% phí Lợi 277 384 475 +107 +39% +91 +24% nhuận (Nguồn: Phòng kế toán)
  20. 10 zd Biểu đồ 1.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng của Công ty giai đoạn 2015-2017 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015-2017 triệu đồng 2500 2000 Doanh thu 1500 Chi phí Lợi nhuận 1000 500 0 2015 2016 2017 năm (Nguồn: Bộ phận kế toán) Qua bảng 1.4 và biểu đồ 1.1 đã thể hiện về hoạt động kinh doanh của công ty 2 tháng cuối năm trong giai đoạn 2015- 2017 ta có thể thấy tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn này tương đối ổn định cụ thể như sau: Doanh thu: Năm 2017 đạt doanh số cao nhất trong 3 năm là 2.137trđ. Năm 2015 đạt doanh số thấp nhất trong 3 năm là 1.514 triệu đồng. Nhìn chung doanh thu mỗi năm đều tăng: - 2015- 2016: năm 2016 doanh thu tăng 24% tức tăng 362trđ so với năm 2015 (1.514 triệu đồng- 2015 và 1.876 triệu đồng- 2016) - 2016-1017: năm 2017 doanh thu tăng 14% tức tăng 261 triệu đồng so với năm 2016 (1.876 triệu đồng- 2016 và 2.137 triệu đồng- 2017). - Nguyên nhận về sự tăng lên về doanh thu 2 tháng cuối năm 2015-2017: là trong giai đoạn 2015-2017 hoạt động giao nhận của Công ty tương đối ổn định, các đơn hàng phát triển đều và tình hình thế giới ít biến động. Đồng thời, với chiến lược kinh doanh hợp lý đã tạo niềm tin ở khách hoàn và thu hút thêm một lượng khách hàng. Tuy nhiên mức tỷ lệ chênh lệch về doanh thu
  21. 11 zd giữa các năm lại giảm xuống. Tức là năm 2016 so với năm 2015 tăng 362 triệu đồng, nhưng năm 2017 so với năm 2016 chỉ tằng 261 triệu đồng. Nguyên nhân về sự giảm này có thể xuất phát từ những lý do khách quan cũng như chủ quan. Chi phí: Năm 2017 có chi phí cao nhất trong 3 năm là 1.662 triệu đồng. Năm 2015 có chi phí thấp nhất là 1.237 triệu đồng. Nhìn chung, chi phí qua mỗi năm có xu hướng gia tăng cụ thể: - 2015- 2016: năm 2016 chi phí tăng 21% tức tăng 255 triệu đồng so với năm 2015 (1.237 triệu đồng- 2015 và 1.492 triệu đồng- 2016). - 2016-2017: năm 2017 chi phí tăng 11% tức tăng 170 triệu đồng so với năm 2016(1.492 triệu đồng- 2016 và 1.662 triệu đồng- 2017). - Nguyên nhân cho sự gia tăng về chi phí là do hiệu quả sử dụng chi phí của Công ty chưa tốt, có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, tình hình kinh tế năm 2014 có nhiều biến động như giá xăng dầu thế giới tăng cao sau khoảng thời gian ít biến động, thêm một số chi phí phát sinh khác. - Giải pháp của doanh nghiệp để làm giảm chi phí: Đứng trước tình hình chi phí tăng cao, Ban lãnh đạo của Công ty đã có những chiến lược ngắn hạn giúp cải thiện tình tình này. Điều này cũng đã góp phần giúp các Công ty dịch vụ như công ty có một môi trường phát triển thuận lợi hơn trước và là một bước tiến giúp các doanh nghiệp dịch vụ giao nhận nói riêng và các doanh nghiệp nói chung có một bước phát triển tốt hơn trong thời gian tới. Nhất là khi các hiệp định thương mại được ký kết thì thương mại trao đổi và vận tải hàng hóa sẽ phát triển mạnh. Lợi nhuận: Năm 2017 có lợi nhuận cao nhất trong 3 năm là 475 triệu đồng. Năm 2015 có lợi nhuận thấp nhất là 277 triệu đồng. Nhìn chung, lợi nhuận có xu hướng tăng qua mỗi năm cụ thể như sau: - 2015-2016: năm 2016 lợi nhuận tăng 39% tức tăng 107 triệu đồng so với năm 2015 (277 triệu đồng- 2015 và 384 triệu đồng- 2016) - 2016-2017: năm 2017 lợi nhuận tăng 24% tức tăng 91 triệu đồng so với năm 2016 (384 triệu đồng- 2016 và 475 triệu đồng- 2017). - Nguyên nhân về sự gia tăng lợi nhuận mỗi năm là do tình hình kinh doanh của công ty có sự phát triển đều. Tuy nhiên, ta vẫn dễ dàng thấy mức tỷ lệ chênh lệch lợi nhuận qua mỗi năm có xu hướng giảm cụ thể mức chênh lệch giữa năm 2016 so với năm 2015 là 39% nhưng chênh lệch giữa năm 2017 so với năm 2016 lại giảm xuống chỉ còn 24%. Nguyên nhận về sự giảm này là do mức tỷ lệ chênh lệch về doanh thu giữa các năm lại giảm xuống và mức tỷ lệ chênh lệch về chi phí giữa các năm tăng. 1.4.2 Doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận
  22. 12 zd Bảng 1.5: Bảng thể hiện doanh thu theo phương thức giao nhận trong doanh thu từ dịch vụ giao nhận Đơn vị tính: triệu đồng Doanh thu theo phương thức vận tải 2015 2016 2017 Phương thức vận tải Tỷ Giá trị Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng trọng Đường biển 423,54 37,67% 1.524,27 29,72% 1.678,53 28,63% Đường hàng 546,23 48,59% 2.375,35 46,32% 3.124,21 53,29% không Phương thức 154,44 13,74% 1.228,63 23,96% 1.059,41 18,07% khác Tổng cộng 1.124,21 100% 5.128,25 100% 5.862,15 100% (Nguồn: Bộ phận kế toán) Biểu đồ 1.2: Biểu đồ tỷ trọng về doanh thu theo phương thức vận tải Năm 2015 Năm 2016 13.74% Đường biển Đường biển 23.96% 37.67% Đường hàng 29.72% Đường hàng 48.59% không không 46.32% Phương thức Phương thức khác khác Năm 2017 (Nguồn: Bộ phận kế toán) Đường biển 18.07% 28.63% Đường hàng 53.29% không Phương thức khác
  23. 13 zd Qua biểu đồ 1.2 và bảng 1.5 ta thấy doanh thu theo tất cả các phương thức đều có tăng đều qua từng năm cụ thể như sau: Đường hàng không có doanh thu tăng dần qua các năm (546,23 triệu đồng- 2015; 2.375,35 triệu đồng- 2016; 3.124,21 triệu đồng- 2017 và chiếm giá trị cao trong các phương thức giao nhận qua các năm. Từ năm 2015 (2 tháng cuối năm) đến năm 2017, ta thấy doanh thu theo phương thức vận tải cao nhất và chiếm tỷ trọng cao trong công ty (48,59%- 2015; 46,32%- 2016; 53,29%- 2017). Doanh thu năm 2017 tăng 748,86 triệu đồng so với năm 2016 (2.375,35 triệu đồng- 2016; 3.124,21 triệu đồng - 2017). Qua đó ta thấy rằng giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn đóng vai trò chủ đạo trong cơ cấu doanh thu của công ty. Đường biển thì giá trị cũng có sự biến đổi nhưng không đáng kể. Năm 2017 so với năm 2016 chỉ chênh lệch 154,26 triệu đồng (1.524,27 triệu đồng- 2016; 1.678,53 triệu đồng- 2017). Có sự biến đổi này là do hàng hóa chủ yếu được xuất nhập khẩu qua đường hàng không vì nó vận chuyển nhanh chóng, các hãng hàng không ngày càng phát triển với sự nâng cấp chất lượng máy bay cũng như dịch vụ, chi phí vận chuyển đường hàng không thì ngày càng rẻ hơn, lại đáp ứng được yêu cầu về thời gian của việc kinh doanh do đó khối lượng vận chuyển ngày càng tăng lên. Ngoài ra, công ty cũng hoạt động ở những phương thức giao nhận khác như đường bộ, đường sắt nội địa nhưng các phương thức này thường không ổn định và chiếm giá trị thấp trong bảng doanh thu của công ty. Có thể kết luận rằng: doanh thu giao nhận đường hàng không chiếm tỉ trọng cao nhất trong doanh thu dịch vụ giao nhận. Có thể nói giao nhận bằng đường hàng không là thế mạnh của công ty.
  24. 14 zd CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY NXS 2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan dến quy trình Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình Cargo CHINA AIRLINES CHINA AIRLINES Cargo MAWB MAWB EMBASSY TCS FREIGHT SYSTEMS MAWB + A/N+ GIẤY GIỚI Cargo A/N MAWB THIỆU CONCEPT 2 INC INDOCHINE NSX WELLNESS CO., LTD MAWB + A/N+ GIẤY GIỚI THIỆU
  25. 15 zd 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận Sơ đồ quy trình giao nhận: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không Ký hợp Nhận và kiểm (2) Khai hải đồng dịch (1) tra thông tin 1 2 quan hàng vụ với về lô hàng nhập khách hàng (3) Quyết toán (5) Giao hàng (4 Tổ chức tiền cho cho khách nhận hàng khách hàng hàng tại sân bay Tóm tắt các bước trong quy trình: Bước 1: Công ty NSX sẽ kí hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine Wellness sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên. Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứng từ: - Hợp đồng thương mại - Hóa đơn thương mại (Invoice) - Vận đơn đường hàng không (air way bill) - Thông báo hàng đến (Arrival notice) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness. - Một sỗ chứng từ liên quan khác.
  26. 16 zd Bước 3: Công ty NSX khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI Bước 4: Nhân viên giao nhận công ty TNHH NSX đến cảng hàng không để nộp thuế và sau đó làm thủ tục Hải quan bao gồm: nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và thanh lý cổng. Bước 5: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ. Bước 6: Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX tiến hành kê khai các chi phí của lô hàng này và tiến hành quyết toán phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho khách hàng ở đây là công ty TNHH Indochine Wellness. 2.3 Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX. 2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ là NSX sẽ thay mặt công ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng, sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, công ty NSX sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên. Công ty NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho công ty Indochine Wellness tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên. Với hợp đồng này, công ty TNHH NSX có nhiệm vụ thay mặt công ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng qui định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho công ty Indochine Wellness. 2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng 2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp. Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ tới công ty Indochine Wellness nhận bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan về lô hàng hóa để tiến hành làm thủ tục nhận hàng theo hợp đồng. Bộ chứng từ mà bên công ty Indochine Wellness giao cho NSX gồm: - Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính) - Phiếu đóng gói – Packing List (01sao y bản chính) - Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01sao y bản chính) - Vận đơn hàng không – Airwaybill (01 sao y chính). - Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất (01 sao y bản chính). - Giấy giới thiệu từ công ty Indochine Wellness: 3 bản có dấu mộc - Một số giấy tờ liên quan khác
  27. 17 zd 2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ. Sau khi nhận được bộ chừng từ do công ty Indochine Wellness cung cấp lúc này nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các chứng từ như sau:  Hợp đồng mua bán – Sale Contract. Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét: - Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017 - Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC. Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028. Đại diện nhà xuất khẩu: Ms. Kathy Gruber- Sales Manager - Bên nhà nhập khẩu: INDOCHINE WELLNESS COMPANY LIMITED. Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành. - Thông tin hàng hóa, lô hàng: chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền; CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR). Đối với mặt hàng này, thì không cần xin giấy phép nhập khẩu vì không nằm trong danh mục hàng hóa “nhạy cảm”, có thể tìm hiều ở Nghị định 187/2013/NĐ –CP. Việc xem xét có xin giấy phép nhập khẩu là rất quan trọng vì sẽ ảnh hương trực tiếp đến thời giao nhận hàng và có thể bị xử phạt trong nghị định 127/2013/NĐ-CP. - Số lượng, nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng: số lượng 5 chiếc (pcs), nguồn gốc: Mỹ, tiêu chuẩn chất lượng: theo tiêu chuẩn xuất khẩu- hàng mới 100%, đơn giá: 1050,00 USD; tổng giá trị lô hàng: 5250,00 USD; tổng giá trị tính theo điều kiện CIF: 6336,00 USD (bao gồm phí bảo hiểm: 13,66 USD, 1072,34 USD). - Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu. - Đối với hợp đồng này là thanh toán theo phương thức TT trả 100% giá trị hợp đồng trước khi giao hàng nên cần phải chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng. - Giao hàng: Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận được thanh toán. Cảng chuyển tải: cho phép. Giao hàng từng phần: cho phép. Phương thức: đường hàng không. POL: USA. POD: cảng hàng không Tân Sơn Nhất (TCS). - Ngoài ra phải đối chiếu các chứng từ hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn, vận tải đơn trên cơ sở những nội dung như số hợp đồng, ngày ký, tên hàng, ngày giao hàng nếu không hợp lệ, nhân viên chứng từ cần yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung, chỉnh sửa.  Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Cần phải đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại so với hợp đồng có trùng khớp không. Để không gây khó khăn hay không lấy được
  28. 18 zd hàng. Nếu có sai ảnh hưởng tới việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa chữa kịp thời. Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng: - Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax). - Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax). - Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói) Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại với hợp đồng. Chứng từ Phiếu đóng gói/ Hóa Hợp đồng đơn thương mại Thông tin Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine Indochine Wellness. Wellness. Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Địa chỉ: 4F1, Crescent Crescent Plaza, 105 Tôn Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, Phú Mỹ Hưng, phường Tân phường Tân Phú, quận Phú, quận 7, Tphcm, Việt 7, Tphcm, Việt Nam. Nam. Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành. Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2, Công ty CONCEPT2, INC. INC. Địa chỉ: 105 Industrial Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT Park Drive Morrisville, 05661 USA. VT 05661 USA. Sđt: + 802.888.6333- 3028. Sđt: + 802.888.6333- Đại diện nhà xuất khẩu: 3028, fax: (802)888- Ms. Kathy Gruber- Sales 4791. Manager Email: Kathyg@concept2.com
  29. 19 zd Mô tả hàng hóa CONCEPT II MODEL CONCEPT II MODEL E E PM5 INDOOR PM5 INDOOR ROWER ROWER (BLACK (BLACK COLOR). COLOR). Mã hàng: 2761 Mã hàng: 2761 Số lượng: 5 cái (PC) Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 Tổng số tiền: 5.250,00 USD USD Phí vận chuyển: 1072.34 Phí vận chuyển: 1072.34 USD. USD. Phí bảo hiểm: 13,66 USD Phí bảo hiểm: 13,66 Tổng giá CIF HCMC: USD 6.336,00 USD Tổng giá CIF HCMC: Số tiền bằng chữ: sáu 6.336,00 USD nghìn ba trăm ba mươi sáu đôla mỹ Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của công ty TNHH Indochine Wellness. Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list (phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp.  Vận đơn hàng không (Airway bill). Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thông báo hàng đến như sau: Hợp đồng. Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng. Để xem xét có sai sót gì không, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn. Các nội dung cần kiểm tra, đối chiếu: - Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không. - Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không. - Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không. Sân bay chuyển tải có được cho phép.
  30. 20 zd - Mô tả hàng hóa (các thông tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói) có phù hợp, giống nhau. Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng. Chứng từ Vận đơn hàng không Hợp đồng Thông tin Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine Wellness. Địa Indochine Wellness. chỉ: lầu 4, tòa nhà Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Crescent Plaza, 105 Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, Tôn Dat Tien, Phú phường Tân Phú, quận 7, Mỹ Hưng, phường Tphcm, Việt Nam. Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành. Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Công ty CONCEPT2, Địa chỉ: 105 Industrial INC. park drive morrisville, vt Địa chỉ: 105 05661- 8532, USA Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA. Sđt: + 802.888.6333- 3028. Đại diện nhà xuất khẩu: Ms. Kathy Gruber- Sales Manager
  31. 21 zd Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 Hàng hóa được đóng kiện - 193 kg. gói trong 10 kiện khối Tỉ lệ tính phí (đơn giá): lượng tịnh193 kg 4,60 USD Tổng giá trị hàng: 887,80 USD. Chi phí khác của đại lý: 148,69 USD Tổng giá trị trả trước: 1.036,49 USD. Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON, Sân bay đi: USA USA. Sân bay đến: TÂN SƠN Sân bay đến: HỒ CHÍ NHẤT, HỒ CHÍ MINH. MINH, VIỆT NAM. Sân bay chuyển tải: TPE Sân bay chuyển tải: cho phép. Phương tiện: máy bay. Phương tiện: máy bay Thời gian đến: Thời gian giao hàng: 04/04/2017. trong vòng 3 tháng kể Chuyến bay số CI0781. từ ngày nhận được tiền thanh toán. Trong hợp đồng này có ghi rõ điều kiện giao hàng là CIF, đồng nghĩa với việc nhà xuất khẩu trả trước cuớc phí vận chuyển, phí bảo hiểm, các chi phí liên quan tới hàng hóa cho đến khi hàng được giao và các chi phí thủ tục hải quan cần thiết để xuất khẩu (Incorterms 2010). Ở đây công ty CONCEPT 2, INC là nhà xuất khẩu nên phải trả trước các cước, phí cho tới khi hàng được giao. Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thì các thông tin đều hợp lệ, trùng khớp. Phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại. Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp với các thông tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại. Để xem xét có sai sót gì không, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn. Các thông tin cần kiểm tra: - Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không. - Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp không. - Đóng gói có giống nhau, phù hợp với nhau không.
  32. 22 zd Bảng 2.3: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại. Chứng từ Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói ( hóa đơn thương mại) Thông tin Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine Indochine Wellness. Wellness. Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Địa chỉ : lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Crescent Plaza, 105 Tôn Tôn Dật Tiên, Phú Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, Mỹ Hưng, phường phường Tân Phú, quận 7, Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. Tphcm, Việt Nam. Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Công ty CONCEPT2, Địa chỉ: 105 INC. Industrial park drive Địa chỉ: 105 Industrial morrisville, vt 05661- Park Drive Morrisville, 8532, USA VT 05661 USA. Sđt: + 802.888.6333- 3028, fax: (802)888-4791. Email: Kathyg@concept2.com Đóng gói Số kiện, trọng lượng: Hàng hóa được đóng gói 10 kiện - 193 kg. trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói/ hó đơn thương mại thì các thông tin đều hợp lệ, trùng khớp. Lưu ý: Các chứng từ trên có các nội dung liên quan trùng khớp với nhau, việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong tổ chức thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Phải kiểm tra thật chính xác nội dung nếu
  33. 23 zd có bất kì sai sót nào thì việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối, nếu các thủ tục không được đồng nhất, làm mất nhiều thời gian cho việc sửa sai. Thông báo nhận hàng Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng không có trùng khớp, liên quan với các thông tin trên thông báo nhận hàng. Nhằm lấy hàng đúng thời gian, địa điểm. Các thông tin cần kiểm tra, đối chiếu có hợp lệ, trùng khớp không: - Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax. - Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax. - Thời gian đến của máy bay. - Số chuyến bay - Sân bay đến. - Số vận đơn. - Số lượng, trọng lượng hàng hóa. - Loại hàng. Bảng 2.4: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng, phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại, thông báo nhận hàng Chứng từ Vận đơn hàng không Thông báo nhận hàng Thông tin Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine Indochine Wellness. Wellness. Địa chỉ: lầu 4, Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà tòa nhà Crescent Plaza, Crescent Plaza, 105 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Tôn Dật Tiên, Phú Hưng, phường Tân Phú, Mỹ Hưng, phường quận 7, Tphcm, Việt Nam. Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Không có Địa chỉ: 105 Industrial park drive morrisville, vt 05661- 8532, USA
  34. 24 zd Đóng gói, số lượng, trọng Số kiện, trọng lượng: Số kiện: 10/10 lượng hàng hóa. 10 kiện - 193 kg. Trọng lượng: 193.00kg Loại hàng: indoor rowers Tình trạng lô hàng: đủ điều kiện nhận hàng. Loại hàng Indoor rowers a Indoor rower a Sân bay đến Hồ chí minh, việt Tân sơn nhất, hồ chí minh. nam. Chuyến bay CI0781 CI0781 Số vận đơn 29759624386 29759624386 Sau khi kiểm tra, xem xét đối chứng các thông tin, số liệu trên vận đơn hàng không với thông báo nhận hàng đều là hợp lệ và trùng khớp.  Thông báo nhận hàng (Arrival Notice). Sau khi CHINA AIRLINES tới sân bay Tân Sơn Nhất lô hàng được vận chuyển và về tới cảng đích kho hàng hóa Sân Bay Tân Sơn Nhất (TCS) , công ty TNHH DV- HH TÂN SƠN NHẤT sẽ fax hoặc email thông báo hàng đến cho công ty Indochine Wellness, sau đó công ty Indochine Wellness sẽ gửi lại thông báo hàng đến cho công ty NSX. Nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận các thông tin trên giấy báo hàng đến và làm thủ tục hải quan và nhận hàng nhận hàng. Các thông tin trên thông báo nhận hàng cần kiểm tra và xem xét: - Người nhận hàng: Công ty TNHH Indochine Wellness. Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. - Tên chuyến bay: CI0781 - Số vận đơn: 29759624386 - Trọng lượng: 193kg - Loại hàng: Indoor rowers A - Tình trạng lô hàng: đủ điều kiện nhận hàng.
  35. 25 zd Sau khi xem xét, các thông tin về lô hàng trên thông báo nhận hàng đúng với lô hàng của công ty. Lúc này nhân viên giao nhận xem thời gian hàng đến để tiến hành chuẩn bị giấy tờ để nhận hàng. - Thời gian máy bay đến: 05/04/2017. Chuyến bay: CI0781 - Thời gian nhận hàng: sáng 7h30-11h30, chiều 13h-17h (chủ nhật và ngày lễ không làm việc). Các chứng từ và giấy tờ mà nhân viên giao nhận của công ty NSX cần chuẩn bị để nhận hàng tại kho TCS (các giấy tờ có ghi rõ trên thông báo nhận hàng). Vì đây khách hàng là Công ty nên các giấy tờ cần mang theo: - Thư báo nhận hàng, giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness gửi cho công ty TNHH DV-HH Tân Sơn Nhất. - CMND của người nhận hàng (ở đây là nhân viên giao nhận của công ty NSX). Trước khi nhận hàng, nhân viên giao nhận NSX cần chuẩn bị các phí này để nộp khi tới kho TCS (giá các loại phí có trên trang web của TCS www.tcs.com.vn) - Phí lưu kho: 847.070 VND (có VAT)- Cách tính: khối lượng hàng 193kg < 250kg nên giá sẽ được tính 1.330 VND/kg/ngày. Hàng hóa được lưu kho tại TCS trong 3 ngày nên phí lưu kho được tính: 193 x 1.330 x 3= 770.070, 770.070 x 10% (VAT) + 770.070= 847.070 VND. - Phí lao vụ (phí phục vụ hàng nhập khẩu): 237.776 VND (có VAT)- Cách tính: đây là hàng nhập khẩu giao hàng sau 3 ngày tức sau 12h máy bay đáp phí lao vụ sẽ được tính 1.120kg VND/kg. Phí lưu kho được tính: 193 x 1.220= 216.160 VND, 216.160 x10% (VAT) + 216.160=237.776 VND. - Phí giám sát cổng: 10.00 VND. - Phí thanh lý giám sát kho: 20.000VND. Tổng cộng số tiền nhận viên giao nhận cần chuẩn bị: 1114.853 VND. 2.3.3 Khai hải quan hàng nhập. 2.3.3.1 Lên tờ khai hải quan hàng nhập Bước 1: Khai báo tờ khai điện tử qua hệ thống Vnaccs/Vcis của Hải quan Đăng nhập vào hệ thống Vnaccs/Vcis. Lưu ý: Khi đăng kí tờ khai mới ngay từ đầu, ta nhập lần lượt các thẻ thông tin tên tờ khai. Đối với những ô chỉ tiêu có dấu “*” màu đỏ, đó là ô bắt buộc nhập, trong quá trình nhập liệu, khi bấm chọn vào bất cứ ô chỉ tiêu nào, thì bên phần hướng dẫn nhập liệu sẽ hiện lên phần hướng dẫn đối với từng ô chỉ tiêu đó. Bước 2: Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA) Chú ý: các ô có ngôi sao hình màu đỏ thì phải bắt buộc điền vào. Từ giao diện chính của chương trình, vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu ( IDA)” như hình ảnh sau đây:
  36. 26 zd HÌNH 0.1: Hình ảnh" Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA) Hình 2.1: Hình ảnh “Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA)” (Nguồn: máy tính của công ty) Bước 3: Nhập thông tin cơ bản của tờ khai tại tab “Thông tin chung”. Điền thông tin vào tab “Thông tin chung” gồm: - Mã loại hình: “A11- Nhập Kinh doanh tiêu dùng” - Cơ quan hải quan:”02B1”- “CC HQ sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất” - Phân loại cá nhân tổ chức: “4” [hàng mua từ tổ chức] - Mã bộ phận xử lí tờ khai: “00” - Ngày khai báo: 07/04/2017 - Mã hiệu phương thức vận chuyển: “1” [đường không] - Mã số hàng hóa đại diện của tờ khai: 9506 - Người nhập khẩu: [điền thông tin theo yêu cầu] - Mã: “0309201897” - Tên: “Công Ty TNHH Indochine Wellness”” - Mã bưu chính: “+84) 43” - Địa chỉ: “LẦU 4, TÒA NHÀ CRESENT PLAZA, 105 TÔN DẬT TIÊN, PHÚ MỸ HƯNG, P. TÂN PHÚ, Q.7, TPHCM” - Điện thoại: “0854135973” - Mã đại lí HQ: [để trống] - Người xuất khẩu: “CONCEPT 2, INC” - Địa chỉ: “105 INDUSTRIAL PARK, DRIVE MORRISVILLE” - Mã nước: US-U.S.A - Người ủy thác xuất khẩu: [để trống] - Số vận đơn: 297 59624386 - Số lượng kiện: “10 PCE” - Tổng trọng lượng hàng hóa: “193 KGM” - Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: “02B1A03 KHO TCS” (Ghi chú: kho hàng TCS).
  37. 27 zd - Địa điểm dỡ hàng: “VNSGN HO CHI MINH” - Địa điểm xếp hàng: “USBOS BOSTON- MA”. - Phương tiện vận chuyển: “CI0781/ 05APR” - Ngày hàng đến: “05/04/2017” - Mã kết quả kiểm tra nội dung: để trống HÌNH 0.2: Điền thông tin tại tab " Thông tin chung" Hình 2.2: Điền thông tin tại tab “Thông tin chung (Nguồn: máy tính của công ty) HÌNH 0.3: Điền thông tin tại tab " Thông tin chung" Hình 2.3: Điển thông tin tại tab “Thông tin chung” (Nguồn: máy tính công ty)
  38. 28 zd Sau khi khai xong, doanh nghiệp nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin Bước 4: Nhập thông tin tại tab “Thông tin chung 2”. - Số hóa đơn: “A - 1002566” (Ghi chú: A là hóa đơn thương mại). - Phân loại hình thức hóa đơn: “Hóa đơn thương mại” - Mã phân loại giá hóa đơn: “A” - Ngày phát hành: “20/3/2017” - Tổng trị giá hóa đơn: “5.250” - Phương thức thanh toán: “TTR” - Điều kiện giá hóa đơn: “CIF” - Mã đồng tiền của hóa đơn: “USD” - Mã phân loại khai trị giá: “6” (tên mô tả: áp dụng phương pháp trị giá giao dịch) - Phí vận chuyển: (Mã loại: A – Khai trong trường hợp chứng từ vận tải ghi tổng số tiền cước phí chung cho tất cả các hàng trên hóa đơn; Mã tiền: USD; Phí vận chuyển: 495,45 USD). - Phí bảo hiểm: (Mã loại: A; Mã tiền: USD; Phí bảo hiểm: 13,66 USD). - Phần ghi chú: “Hợp đồng 1002566, ngày 20/03/2017” Hình 2.4: Điền thông tin tại tab “Thông tin chung2” (Nguồn: máy tính công ty)
  39. 29 zd Sau khi khai xong, doanh nghiệp nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin Bước 5: Nhập vào tab “Danh sách hàng” Nhấn F4 để nhập vào thông tin chi tiết hàng hóa nhập khẩu, nhấn F6 nếu muốn khai bằng dữ liệu file excel, F5 nếu muốn xóa một dòng hàng, F8 nếu muốn copy một dòng hàng. - Tên hàng (mô tả chi tiết): “chân đế và tay đỡ màn hình tập chèo thuyền mẫu II hiệu E PM5 màu đen (CONCEPT II MODEL E E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR)); Items code: 2716; hiệu concept 2, hàng mới 100%” - Mã HS: “95069100” - Xuất xứ: “U.S.A- TÊN NƯỚC, US- MÃ NƯỚC”. - Đơn vị tính: “PCE” - Đơn giá hóa đơn: “1050.00” - Trị giá hóa đơn: “5,250.00” Ở tab “Danh sách hàng” này, nhân viên bộ phận khai báo hải quan phải khai chính xác tên hàng hóa và phải chi tiết, khai đúng số lượng, trọng lượng. Ngoài ra, nhân viên bộ phận khai báo hải quan phải tra đúng mã HS của từng mặt hàng để áp đúng mức thuế suất. Hình 2.5: Điền thông tin tại tab “Danh sách hàng” (Nguồn: máy tính công ty)
  40. 30 zd Sau khi khai xong, doanh nghiệp nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin Bước 6: Thực hiện nghiệp vụ IDA Sau khi đã nhập xong nội dung tờ khai, bạn ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin. Chương trình sẽ yêu cầu xác nhận chữ ký khi khai báo, bạn chọn chữ ký số từ danh sách và nhập vào mã pin của chữ ký số. Thành công, hệ thống sẽ trả về số tờ sau đó xác nhận thông tin khai báo và số tiền thuế do hệ thống trả về. Bước 7: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC). Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)” 2.3.3.2 Phân luồng Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin lô hàng, nhân viên khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai qua mạng cho hải quan. Nhấn vào mục 4 “lấy kết quả phân luồng, thông quan”: Nhận các thông điệp trả về của cơ quan hải quan. Vào tab “kết quả xử lí tờ khai” để xem và in tờ khai. Phần in tờ khai này chỉ để doanh nghiệp tham khảo, xem lại các thông tin tờ khai, kiểm tra các thông tin quan trọng, các bản in chính thức sẽ do cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai in, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu công chức và giao cho người khai. Lô hàng này, kết quả phân luồng là luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Mở rộng: Luồng vàng: (kiểm tra giá thuế của các mặt hàng nhập khẩu được khai báo, miễn kiểm tra hàng hóa): Quá trình Kiểm tra chứng từ này được thực hiện như sau: Đầu tiên, nhân viên giao nhận nộp hồ sơ vào cửa làm thủ tục Hải quan, cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và bắt đầu kiểm tra tính hợp pháp về giá nhập khẩu, cách áp mã HS và mức thuế suất mà doanh nghiệp khai báo, đã nộp thuế chưa. Và kết hợp kiểm tra bộ chứng từ có đầy đủ hay thếu sót gì không. Nếu không có vấn đề gì Hải Quan sẽ ký tên, đóng dấu thông quan. Sau khi hoàn tất các thông tin cần thiết, nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lại một lần nữa bằng cách in thử tờ khai, điều này sẽ giúp nhân viên chứng từ dễ dàng kiểm tra các thông tin quan trọng. Cuối cùng, sau khi nhận được thông báo đã truyền tờ khai thành công và được thông báo kết quả phân luồng, nhân viên khai báo Hải quan của NSX sẽ in tờ khai chính thức và chuyển cho phòng giao nhận để nhân viên giao nhận mang đến chi cục Hải quan làm các thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu. Luồng đỏ: (Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan; Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu có khả năng vi phạm pháp luật; Hàng
  41. 31 zd hóa của chủ hàng nhập khẩu có dấu hiệu vi phạm pháp luật). Hàng bị phân vô luồng đỏ thì sẽ bị kiểm tra hồ sơ như ở luồng vàng và có thêm kiểm tra thực tế hàng hóa kèm theo phiếu đăng kí kiểm hóa. Phiếu đăng kí kiểm hóa ghi tên công ty, số tờ khai, số kiện, số ký. Sau khi bộ hồ sơ khai báo hải quan đã được lãnh đạo duyệt, công chức Hải Quan đăng ký tờ khai sẽ chuyển hồ sơ sang bộ phận kiểm hóa, bên bộ phận kiểm hóa sẽ phân công công chức nhập máy số tờ khai phân kiểm hóa. Số tờ khai sẽ được phân công cụ thể công chức kiểm hóa (ai kiểm). Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình số tờ khai và công chức kiểm hóa, sau đó liên hệ họ xuống kho kiểm hàng. Trong khi chờ đợi hải quan kiểm hóa, nhân viên giao nhận sẽ xem hàng và sắp xếp hàng hóa để kiểm, xem những mục nào dễ kiểm nhất để ra trước với tỷ lệ khoảng 10% như vậy sẽ giảm tối thiểu thời gian trong khi kiểm hàng. Hải quan kiểm hóa xuống kho, nhân viên giao nhận tiến hành mở những kiện hàng đã sắp xếp trước và đối chiếu vào tờ khai đã khai báo, hàng hóa nhập khẩu đúng khai báo, hoàn tất thủ tục kiểm hóa, nhân viên giao nhận đóng cẩn thận hàng hóa lại và đợi công chức kiểm hóa lên tờ khai. Lên tờ khai: công chức hải quan sẽ nhập máy với những thông tin sau khi kiểm hàng như: kiểm tra bao nhiêu % lô hàng, hàng nhập đúng khai báo hay không sau đó sẽ in ra 2 phiếu “phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa” chuyển cho nhân viên giao nhận ký tên. Tờ khai chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao nhận đến quầy trả tờ khai, đóng tiền lệ phí hải quan và lấy tờ khai hàng nhập khẩu. Tờ khai lúc này bao gồm: 1 tờ khai và phụ lục, 1 phiếu kiểm tra hồ sơ giấy và 1 phiếu kiểm tra thực tế hàng hóa. 2.3.3.3 Nộp thuế Sau khi hệ thống hải quan đã thông báo kết quả phân luồng, thuế suất nhập khẩu sẽ được thể hiện trên hệ thống Hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS. Lúc này, nhân viên khai báo hải quan có nghĩa vụ chụp lại màn hình thông báo thuế suất và in chứng từ ghi số thuế phải thu thể hiện thuế suất gửi cho người nhập khẩu là Công ty TNHH Indochine Wellness để người nhập khẩu có thể thực hiện nghĩa vụ đóng thuế cho lô hàng nhập khẩu của mình. Sau khi hệ thống hải quan đã thông báo kết quả phân luồng, thuế suất nhập khẩu sẽ được thể hiện trên hệ thống Hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS. Lúc này, nhân viên khai báo hải quan có nghĩa vụ chụp lại màn hình thông báo thuế suất và in chứng từ ghi số thuế phải thu thể hiện thuế suất gửi cho người nhập khẩu là Công ty TNHH Indochine Wellness để người nhập khẩu có thể thực hiện nghĩa vụ đóng thuế cho lô hàng nhập khẩu của mình. - Thuế nhập khẩu: 7,197.696 VND - Thuế GTGT: 15,115.162 VND - Tổng tiền thuế phải nộp: 22,312.858 VND.
  42. 32 zd 2.3.3.4 Phúc tập hồ sơ. Sau khi hồ sơ Hải quan giấy được Hải quan đăng ký xem xong và chấp nhận cho thông quan sẽ chuyển qua cho lãnh đạo (thường là phó Chi cục Hải quan) xem xét, kiểm tra lại các thông tin có hợp lý hay chưa, nếu thiếu sót gì lãnh đạo sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện. Còn nếu tất cả các thông tin theo hồ sơ Hải quan đã chính xác thì lãnh đạo sẽ xác định cho thông quan. 2.3.5 Tổ chức nhận hàng tại sân bay 2.3.5.1 Chuẩn bị đầy đủ chứng từ Nhân viên giao nhận công ty NSX chuẩn bị đầy đủ chứng từ bao gồm: - Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai: 01 bản chính - Giấy giới thiệu của Indochine Wellness: 01 bản chính - Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính - Packing list (sao y bản chính) - Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (sao y bản chính) - Air waybill (sao y bản chính) 2.3.5.2 Làm thủ tục tại kho TCS (Địa chỉ: 46-48 Hậu Giang, phường 4, quận Tân Bình, tp Hồ Chí Minh) Bước 1: Làm thủ tục cấp thẻ tại cổng bảo vệ số 1. CMND hoặc giấy tờ tùy thân khác (có hình) và giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness, ghi tên người nhận hàng (nhân viên giao nhận công ty NSX). Bước 2: Đóng tiền thương vụ: Sau khi vào cổng bạn vào phòng thương vụ đóng tiền, bốc số thứ tự và kèm theo airway bill để nhân viên tại đó bấm số vào. Xong chờ tới lượt để đóng phí lưu kho, phí lao vụ. (Lưu ý: Có thể nhờ bốc số giùm trước và trường hợp bốc số mà để họ đọc số qua lượt thì nộp hồ sơ tại quầy 2). Hồ sơ đóng tiền thương vụ bao gồm: số thứ tự + giấy giới thiệu và CMND gốc. Tổng số tiền nộp ở phòng thương vụ là 1084.853 VND (có VAT) bao gồm phí lưu kho và phí lao vụ. Sau khi đóng phí xong thì nhân viên cuả công ty Dịch vụ Hàng hóa Tân Sơn Nhất sẽ cấp cho nhân viên giao nhận hóa đơn phí lao vụ. Ra cổng in mã vạch. Bước 3: Nhận hàng và chờ kiểm tra Hải quan. Nhân viên giao nhận cầm tờ khai hàng hóa nhập khẩu, tờ Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan, vận đơn và tờ hóa đơn phí lao vụ đến phòng “Giám sát Hải quan” để đối chiếu và đóng dấu lên tờ “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan”. Đối với việc nhận hàng tại kho TCS, nhận viên giao nhận của NXS xuất hóa đơn giá trị gia tăng và vận đơn hàng không sẽ được nhận hàng. Chức năng của xuất hóa đơn giá trị gia tăng và vận đơn hàng không giống như phiếu xuất kho. Thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng: - Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dịch vụ Hàng Hóa Tân Sơn Nhất - Địa chỉ: 46-48 Hậu Giang, phường 4, quận Tân Bình, TPHCM - Mã số thuế: 0301215249
  43. 33 zd - Điện thoại: (84) 838486489 - Fax: (84) 838427944 - Người mua hàng: Lưu Khanh - Đơn vị: Công ty Indochine Wellness - Mã số thuế: 0309201897 - Địa chỉ: lầu 4 Crescent plaza, 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, quận 7, thành phố Hồ Chí Minh. - Hình thức thanh toán: tiền mặt - Số airway bill: 29759624386 - Chuyến bay số: CI0781 - Thời gian máy bay đến: 10h08’, ngày 05/04/2017. - Thông tin lô hàng: 10 kiện, khối lượng 193kg - Các loại phí dịch vụ tại kho TCS. Nhân viên giao nhận đến quầy nhận hàng nhập khẩu để bốc số thứ tự chờ nhận hàng. 2.3.5.3 Thanh lý Tờ khai hải quan. Sau khi nhận hàng thì vào thanh lí hồ sơ ở hải quan kho gồm: (nộp vào ô số 35- bộ phận trả tờ khai). - Tờ khai - Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan (trên đây có mã vạch ghi ngày 11 tháng 4 năm 2017). - Air waybill (lấy cái bill mà lúc mình đóng tiền có chữ ký của nhân viên thương vụ) Quét mã vạch thẻ để có số thứ tự lấy hàng ở phòng kho kế bên hải quan và chờ lấy hàng ở phòng chờ. Ở khu vực này có thêm phí thanh lý giám sát kho là 20.000VND. 2.3.4.4 Thanh lý tại cổng Hải quan Hồ sơ gồm: Tờ khai + mã vạch. Tại đây hải quan cổng sẽ kiểm tra xem số lượng hàng, số bill trên tờ khai với thông tin trên lô hàng có khớp không. Sau khi qua hải quan giám sát cổng là xong bạn có thể đưa hàng lên xe và mang về. Ở khu vực cổng có thêm phí giám sát cổng 10.000 VND. 2.3.6 Giao hàng cho khách hàng Sau khi nhận hàng từ kho TCS, nhân viên giao nhận NSX giao hàng về kho đã qui định như trong hợp đồng dịch vụ. Địa chỉ: 319 Đào Trí, phường Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh. Khi tới kho của công ty Indochine Wellness. Lúc này, nhân viên của công ty Indochine Wellness sẽ kiểm tra hàng hóa (nhân viên kho được công ty Indochine Wellness chỉ định), lập biên bản giao hàng. Nội dung biên bản giao hàng (do công ty NSX phát hành hoặc do công ty Indochine phát hành):
  44. 34 zd - Thời gian hàng đến kho: 17h ngày 05/04/2017 - Biển số xe - Địa điểm giao hàng: 319 Đào Trí, phường Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh. - Số lượng: 5 cái- 10 kiện - Hiện trạng hàng hóa: đủ điều kiện nhận hàng Sau khi có biên bản nhân viên giao nhận của NSX và nhân viên kho của Indochine Wellness sẽ ký vào biên bản giao hàng. 2.3.7 Quyết toán tiền hàng cho khách hàng. Sau khi giao hàng xong, nhân viên giao nhận sẽ liệt kê các khoản mục, các chi phí phát sinh như: phí làm hàng, phí hải quan, phí vận chuyển có hóa đơn, những chi phí phụ không có hóa đơn. Giám đốc công ty NSX sẽ xem xét bản giải chi, nếu có điểm bất hợp lý sẽ yêu cầu nhân viên giao nhận giải trình cụ thể, nếu được chấp nhận Giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận. Kế toán Công ty NSX sẽ tổng hợp bản giải chi đó thành một Debit Note và gửi đến Công ty Indochine Wellness (đã bao gồm cả phí dịch vụ mà Công ty NSX đã cung cấp cho khách hàng) và gửi đến khách hàng. Các phí mà bộ phận kế toán công ty NSX gửi cho công ty Indochine Wellness thanh toán: - Phí lưu kho hàng thông thường nhập khẩu: 847.077 VND (có hóa đơn) - Phí phục vụ hàng nhập khẩu: 237.766 VND (có hóa đơn) - Phí làm lô hàng: 600.000 VND (không có hóa đơn) - Phí hải quan: 1600.000 VND (không có hóa đơn) - Tổng phí dịch vụ: 3284.853 VND - Lợi nhuận: 1100.000 VND Sau khi khách hàng đã thanh toán xong, nhân viên bộ phận chứng từ sẽ trả lại toàn bộ chứng từ cho Indochine Wellness gồm: - Tờ khai Hải quan (01) bản chính+ mã vạch tờ khai có đóng dấu hải quan - Thông báo thuế (01) bản chính; - Hóa đơn dịch vụ Hải quan của công ty NSX (01) bản chính; - Bảng kê chi tiết (01) bản chính; - Hóa đơn giá trị gia tăng (01) bản chính. Bên công ty TNHH NSX giữ lại một bản photo để lưu lại làm cơ sở cho tranh chấp nếu có đi kèm với báo cáo doanh thu hàng nhập: - Tờ khai Hải quan: (01) bản sao; - Hợp đồng ngoại thương: (01) bản sao; - Hóa đơn thương mại: (01) bản sao; - Phiếu đóng gói: (01) bản sao; - Vận đơn đường hàng không: (01) bản sao; Đến đây, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu xem như đã hoàn thành. 2.4. Nhận xét chung về công tác thực hiện 2.4.1. Điểm mạnh Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX khá chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ,
  45. 35 zd thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thông quan, giao hàng. Đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành công của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau: Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán chứng từ cho đến bộ phận giao nhận. Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân công rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết công việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng, chứng từ được xem xét một cách cẩn thận, tránh được những sai sót có thể gây tổn thất cho công ty. Thứ hai, là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cẩn thận, có kinh nghiệm nên việc chuẩn bị hồ sơ ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa. Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị công tác khác như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty. Điểm mạnh cuối cùng là nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình của Công ty. Dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đội ngũ nhân viên luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ, giúp đỡ nhau để hoàn thành đúng hạn công việc được giao. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty các phòng ban từ bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán đến bộ phận kinh doanh, bộ phận hiện trường, giao nhận được thiết lập chặt chẽ trong toàn bộ quá trình diễn ra nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nên tránh được việc một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn đến sai sót. 2.4.2. Điểm yếu Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện thành công của quy trình thì bên cạnh đó công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cũng gặp phải những khó khăn cần khắc phục như sau: Thứ nhất, tuy có chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị nhưng nhìn chung cơ sở vật chất kĩ thuật của NSX còn yếu kém. Công ty lại không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên làm tăng giá cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty. Việc đóng hàng còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont. Trong khâu vận chuyển, vì NSX không có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về tận kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu (thường là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương ). Khoảng cách xa nên không chủ động về thời gian. Phần mềm văn phòng như Microsoft Office, Open Office, Win giữa các phòng ban chưa được thống nhất nên khi chuyển giao file và số liệu trong mạng nội bộ hay gửi cho khách hàng gặp khó khăn, phải thao tác nhiều lần mới đọc và mở được file. Điều này đã tác động trực tiếp đến bước khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo S/I và gửi và nhận dữ liệu của bộ phận xuất hàng đến hãng tàu và khách hàng, đến các bộ phận khác bị gián đoạn. Thứ hai, bên cạnh những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ nhân viên vẫn có những nhân viên năng lực còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm thực tế cần học hỏi nhiều nên đôi khi còn lúng túng trong việc xử lý những sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình. Nhiều nhân viên bán hàng mới còn chưa
  46. 36 zd linh động với yêu cầu của khách hàng nên dẫn đến việc chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc quản lý nhân viên một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận còn chưa được thắt chặt. Cuối cùng, việc tiếp cận khách hàng mới và nhiều tiềm năng, nghiên cứu thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh và tỏ ra yếu kém do công tác marketing được giao cho phòng kinh doanh nhưng hiệu quả công việc chưa cao do khối lượng công việc quá tải. Nếu muốn thâm nhập vào thị trường lớn mạnh với những khách hàng khó tính thì việc nghiên cứu càng phải được đầu tư kĩ lưỡng.
  47. 37 zd CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Thuận lợi Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX khá chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thông quan, giao hàng. Đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành công của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau: Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán chứng từ cho đến bộ phận giao nhận. Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân công rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết công việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng, chứng từ được xem xét một cách cẩn thận, tránh được những sai sót có thể gây tổn thất cho công ty. Thứ hai là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cẩn thận, có kinh nghiệm nên việc chuẩn bị hồ sơ ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa. Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị công tác khác như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty. Điểm mạnh cuối cùng là nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình của Công ty. Dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đội ngũ nhân viên luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ, giúp đỡ nhau để hoàn thành đúng hạn công việc được giao. Mối quan hệ giữa giữa các phòng ban trong công ty các phòng ban từ bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán đến bộ phận kinh doanh, bộ phận hiện trường, giao nhận được thiết lập chặt chẽ trong toàn bộ quá trình diễn ra nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nên tránh được việc một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn đến sai sót. 3.1.2 Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện thành công của quy trình thì bên cạnh đó công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty cũng gặp phải những khó khăn cần khắc phục như sau: Thứ nhất, tuy có chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị nhưng nhìn chung cơ sở vật chất kĩ thuật của NSX còn yếu kém. Công ty lại không có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên làm tăng giá cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty. Việc đóng hàng còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont. Trong khâu vận chuyển, vì NSX không có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về tận kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu (thường là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương ). Khoảng cách xa nên không chủ động về thời gian. Phần mềm văn phòng như Microsoft Office,
  48. 39 zd OpenOffice, Win giữa các phòng ban chưa được thống nhất nên khi chuyển giao file và số liệu trong mạng nội bộ hay gửi cho khách hàng gặp khó khăn, phải thao tác nhiều lần mới đọc và mở được file. Điều này đã tác động trực tiếp đến bước khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo SI và gửi và nhận dữ liệu của bộ phận xuất hàng đến hãng tàu và khách hàng, đến các bộ phận khác bị gián đoạn. Thứ hai, bên cạnh những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ nhân viên vẫn có những nhân viên năng lực còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm thực tế cần học hỏi nhiều nên đôi khi còn lúng túng trong việc xử lý những sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình. Nhiều Sales mới còn chưa linh động với yêu cầu của khách hàng nên dẫn đến việc chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc quản lý nhân viên một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận còn chưa được thắt chặt. Cuối cùng, việc tiếp cận khách hàng mới và nhiều tiềm năng, nghiên cứu thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh và tỏ ra yếu kém do công tác marketing được giao cho phòng kinh doanh nhưng hiệu quả công việc chưa cao do khối lượng công việc quá tải. Nếu muốn thâm nhập vào thị trường lớn mạnh với những khách hàng khó tính thì việc nghiên cứu càng phải được đầu tư kĩ lưỡng. 3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty. 3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp  Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhà nước: Việc cần thiết đầu tiên mà Công ty cần làm là cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các thông tin, nghị định mới ban hành, đặc biệt là những thông tin, quy định từ các bộ ngành có liên quan như Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Tài chính để khi có những văn bản mới, nhân viên này cũng có thể tiến hành thông báo và cập nhật cho tất cả các nhân viên còn lại nắm rõ. Việc làm này sẽ giúp cho toàn thể nhân viên cảu Công ty làm hàng thông suốt hơn và giúp tiết kiệm được thời gian.  Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh: Giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các đối tác kinh doanh nhằm duy trì thị trường sẵn có. Bên cạnh đó còn đẩy mạnh việc tìm kiếm các cơ hội hợp tác mới, thiết lập những mối quan hệ mới thồng qua tham gia các diễn đàn, hội chợ triễn lãm Công ty nên tăng cường bộ phận sales với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động nhằm phát triển hoạt động logistics ra nhiều lĩnh vực, nghiên cứu tìm hiểu thị trường và điều chỉnh mức giá cho phù hợp, chăm sóc khách hàng và liên kết chặt chẽ với khách hàng. Xây dựng và nân cấp website riêng và cập nhật thường xuyên những thông tin, hình ảnh về Công ty và những lĩnh vực hoạt động cuar Công ty nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, quảng bá thương hiệu của Công ty tìm kiếm sự hợp tác mới.  Nâng cao dịch vụ khách hàng: Công ty nên thường xuyên chủ động trong việc thu thập thông tin và ý kiến của khách hàng về dịch vụ của Công ty. Kiểm tra và đánh giá các ý kiến nhằm cải
  49. 40 zd thiện kịp thời và khách quan nhất. Từ đó, những khâu dịch vụ vào chưa tốt, còn nhiều vướng mắc trong cả quy trình thì sẽ được Công ty lưu tâm và có biện pháp khắc phục phù hợp. Với đặc thù của ngành dịch vụ, giao tiếp và một công cụ quan trọng trong quá trình truyền tải sản phẩm đến khách hàng. Chính vì thế, thái độ và cách tiếp cận của mỗi nhân viên đối với kahsch hàng cũng phần nào phản ánh chất lượng dịch vụ của cả Công ty. Nâng cao kỹ năng giao tiếp là một việc làm cần thiết giúp nhân viên có được sự tin tưởng của khách hàng thông qua thái độ niềm nở, biết lắng nghe tiếp thu và có phản hồi thích hợp trong quá trình tiếp xúc với khách hàng.  Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả công việc cho nhân viên Lao động chính là cốt lõi của doanh nghiệp. Hình ảnh nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh hoạt động của Công ty. Nhân viên giỏi không những sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ chung ngành mà còn tạo dựng sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty. Chính vì lẽ đó, việc đào tạo, nâng cao trình độ làm việc của nhân viên nên được Công ty chú ý nhiều hơn. Cụ thể có thể thực hiện một số giải pháp sau: Với tính chất là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại ngữ là một công cụ không thể thiếu trong công tác thực hiện các quy trình cũng như trong giao tiếp, ký kết hợp đồng, liên lạc mở rộng mối quan hệ với khách hàng nước ngoài. Công ty cần tạo nhiều cơ hội, động viên các nhân viên trao dồi thêm nhiều ngoại ngữ; có chính sách tạo điều kiện về mặt thời gian để nhân viên có thể học tập thoải mái. Công ty nên đưa ra các tiêu chuẩn trong thao tác định mức thời gian để thực hiện từng công việc cụ thể. Kiểm tra chất lượng củatoàn bộ quy trình, đặc biệt là các nhân viên giao nhận, vì công việc của những nhân viên này gắn liền với sự thành công của từng hợp đồng ký kết. Do số lượng nhân viên không nhiều, dẫn đến tình trạng có nhiều nhân viên phải thực hiện thay thế các nhiệm vụ của nhau trong quy trình dịch vụ. Việc tang cường lao động và chuyên môn hóa công việc sẽ giúp cho nhân viên chuyên sâu phát triển lĩnh vực của mình, từ đó, hoàn thành công việc được chính xác hơn và cũng dễ quản lý hơn. Nhưng bên cạnh đó cũng phải chú ý đến nguyện vọng làm việc của nhân viên vì chuyên môn hóa cũng tạo nên sự nhàm chán trong công việc. Do vậy, công ty cũng nên tạo điều kiện để nhân viên thay đổi công việc để giải quyết vấn đề này. Xây dựng văn hóa làm việc riêng biệt cho Công ty, tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng cũng thân thiện nhằm giúp nhân viên có động lực làm việc tốt hơn. Xây dựng chế độ khen thưởng rõ ràng, cụ thể: lập bảng thành tích đồng thời có khen thưởng cụ thể trong từng tháng để tạo sự hứng khởi khi làm việc, thi đua khen thưởng giữa các bộ phận. Với nhiều chính sách thay đổi của Nhà nước và trên quốc tế hiện nay, việc cập nhật kiến thực mới là vô cùng quan trọng. Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên
  50. 41 zd học tập, bổ sung kiến thức thường xuyên thông qua các buổi học đào tạo nghiệp vụ do chính Công ty tổ chức hoặc hỗ trợ nhân viên. Với nhiều chính sách thay đổi của Nhà nước và trên quốc tế hiện nay, việc cập nhật kiến thực mới là vô cùng quan trọng. Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên học tập, bổ sung kiến thức thường xuyên thông qua các buổi học đào tạo nghiệp vụ do chính Công ty tổ chức hoặc hỗ trợ nhân viên được gửi đi học tại các trung tâm Hiện tại Công ty đang có xu hướng tuyển thêm nhiều Cộng tác viên. Đa số là các bạn sinh viên năm cuối. Việc làm này không chỉ giúp các bạn sinh viên được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt sau này để Công ty có thể thu hút được nhiều lao động có trình độ và tâm huyết với nghề. Nhưng không nên vì thế mà xem nhẹ khâu tuyển dụng, Công ty nên tuyển thêm các nhân viên có trình độ, nghiệp vụ vững vàng, có kiến thức chuyên ngành để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc hiện tại cũng như hỗ trợ tốt cho các Cộng tác viên.  Marketing và xây dựng thương hiệu: Để tìm kiếm được khách hàng mới, duy trì và củng cố các mối quan hệ với khách hàng cũ đòi hỏi công ty phải có chiến lược marketing hoàn hảo. Tính chất của dịch vụ giao nhận là vô hình. Nhằm tạo bộ mặt chuyên nghiệp cho dịch vụ và uy tín cho thương hiệu thì hoàn toàn phụ thuộc vào sự đánh giá và cảm nhận của khách hàng về dịch vụ. Để đật được điều đó, việc sỡ hữu một website chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ tạo sự uy tín cho Công ty rất nhiều. Bảng báo giá, chính sách hậu mãi, đội ngũ nhân viên, sự chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ của công ty đều có thể được thể hiện trên website.  Nâng cấp trang thiết bị: Các trang thiết bị được trang bị cho các nhân viên trong Công ty tuy khá đầy đủ nhưng một số máy móc, trang thiết bị còn cũ kỹ, phần mềm văn phòng chưa sử dụng đồng bộ, đặc biệt là việc cài đặt phần mềm khai báo hải quan còn khó khăn. Để khắc phục điều đó, việc đổi mới trang thiết bị, nâng cấp các phần mềm văn phòng đồng bộ là những việc làm thiết thực hiện tại mà Công ty nên lưu tâm. Công ty cũng nên nâng cấp kho bãi của mình. Đới với những lô hàng lẻ nên sắp xếp sao cho hợp lý nhằm tiết kiệm diện tích. Hiện tại tình hình kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển, nhiều hợp đồng vận tải được ký kết, Công ty nên đầu tư thêm phương tiện vận tải, hạn chế thuê ngoài nhằm tiết kiệm chi phí. 3.2.2 Kiến nghị đối với nhà nước Nhà nước nên đẩy mạnh tìm kiếm thêm thị trường thương mại, mở rộng đầu tư và hợp tác kinh tế, tăng cường kí kết các hiệp định giao thương, tham gia vào các diễn đàn kinh tế, các tổ chức kinh tế khu vực và thế giới nhằm mở ra các cơ hội giao thương giữa các công ty xuất nhập khẩu trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài nhằm phát triển nền kinh tế nước nhà cũng như học hỏi kinh nghiệm kinh doanh. Xây dựng và hoàn thiện các quy định và chính sách xuất nhập khẩu, thống nhất các quy chế với nhau nhằm giúp các doanh nghiệp có thể nắm vững các quy
  51. 42 zd chế về xuất khẩu, nhập khẩu Hổ trợ và giúp đỡ các công ty trong quá trình tìm hiểu và vận dụng các chính sách để thực hiện tốt các quy định của Nhà nước. Nhà nước nên có chính sách đơn giản hóa khâu Thủ tục Hải Quan nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho các công ty khi tiến hành khâu thủ tục Hải quan, giúp tăng lợi nhuận cho các công ty, khuyến khích tăng cường hoạt động giao thương với nước ngoài, thu ngoại tệ về cho Đất nước. Tiến hành tổ chức những buổi hội chợ triển lãm mang tầm quốc tế nhằm thu hút các doanh nghiệp nước ngoài tham dự, tạo môi trường cho các doanh nghiệp trong nước tìm kiếm quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế. Đồng thời xây dựng được hình ảnh và quảng bá thương hiệu Việt Nam tỏng con mắt quốc tế. Có cơ chế đưa đồng tiền Việt Nam vào trong thanh toán quốc tế nhằm giúp các doanh nghiệp tỏng nước dễ dàng hơn trong quá trình thanh toán quốc tế cũng như nâng cao vị thế của đồng Việt Nam trên thị trường tài chính thế giới. Nên xây dựng một hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin và kịp thời về thị trường quốc tế cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, phân tích và cảnh báo về sự biến động giá cả, thông báo kịp thời những thay đổi trong chính sách xuất nhập khẩu của thế giới để các doanh nghiệp có chiến lược kinh doanh hợp lý. Có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp trong nước xuất khẩu theo giá CIF và nhập khẩu theo giá FOB nhằm tạo điều kiện phát triển cho ngành bảo hiểm và vận tải trong nước. Hiện nay trên thế giới các nước phát triển đang áp dụng hình thức Qũy bảo hiểm xuất khẩu. Tuy kể từ năm 2002, Nhà nước đã có Quyết định số 110/2002/QĐ- TTG về việc lập, sử dụng và quản lý Quỹ Bảo hiểm xuất khẩu ngành hàng, nhưng hiện tại, Quỹ này vẫn chưa thực sự nhận được những quan tâm đúng mực. Trong tình hình kinh doanh cạnh tranh ngày nay, đặc biệt trong xu hướng nhiều quốc gia chấp nhận rủi ro xuất khẩu bán chịu hay thanh toán trả chậm thì biện pháp Quỹ bảo hiểm xuất khẩu sẽ hỗ trợ cho các doanh nghiệp Việt Nam kích thích xuất khẩu. Bên cạnh đó, Nhà nước cũng cần có chính sách khuyến khích và hỗ trợ nguồn vốn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi họ gặp khó khăn về tài chính. Điều tiết sự thay đổi tỉ giá cho hợp lý nhằm thu hút được nguồn vốn đầu tư nước ngoài cũng như khuyến khích doanh nghiệp trong nước đẩy mạnh đầu tư xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu phục vụ cho việc tăng trưởng kinh tế và vẫn kiểm soát được lạm phát ở mức thấp nhất. Tập trung khai thác và phát triển thị trường truyền thống và thị trường xuất khẩu trọng điểm. Ngoài ra còn có chiến lược phát triển thị trường có chung đường biên giới với chủ trương đa phương hóa, đa dạng hóa thị trường thông qua việc xem xét điều chỉnh nhứng quy định không phù hợp. Đẩy mạnh vai trò của Việt Nam trên các tổ chức, diễn đàn đa phương ở khu vực và thế giới, không chỉ tập trung phát triển kinh tế mà còn mở rộng sự hợp tác nhiều mặt, tham gia và giải quyết các vấn đề toàn cầu. Nhìn chung, hoạt động xuất nhập khẩu của Nước ta có phát triển hay không, nền kinh tế Việt Nam có thể sánh vai với các cường quốc hay không đều phụ thuộc
  52. 43 zd rất nhiều vào những chính sách phát triển của Nhà nước. Nhà nước nên tạp mọi điều kiện thuận lợi để hỗ trợ và khuyến khích các doanh nghiệp Việt Nam phát triển
  53. 44 zd KẾT LUẬN Hiện nay, trước các cơ hội tham gia vào các hiệp định thương mại quốc tế, Việt Nam cần chuẩn bị các nền tảng vững chắc để tham gia vào cuộc chiến thương mại trong tương lai, đặc biệt là đối với ngành ngoại thương. Trong đó, giao nhận là một lĩnh vực quan trọng trong kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu. Nó là yếu tố quyết định thành công của một giao thương quốc tế, tạo nên uy tín cho một doanh nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh nghiệp vụ giao nhận của đất nước. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Việt Nam nói chung và tại Công ty TNHH NSX nói riêng là một chuỗi những nghiệp vụ có liên quan chặt chẽ với nhau. Có thể thấy từ khi được thành lập cho đến nay, NSX đã đạt được nhiều thành công đáng kể. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã gặp phải không ít khó khăn tại thời điểm thành lập do chưa có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên còn ít, cơ sở hạ tầng còn chưa đáp đủ nhu cầu trên thị trường. Tuy nhiên, với tầm nhìn và định hướng đúng đắn của Ban lãnh đạo của Công ty. Hiện tại, công ty NSX đang gặt hái được những thành công nhất định và tôi tin chắc rằng, nếu Công ty TNHH NSX phát huy tốt điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu của mình, đồng thời tận dụng tốt cơ hội sẵn có để vượt qua mọi khó khăn, Công ty sẽ không chỉ dừng ở sự thành công hiện tại mà sẽ ngày càng lớn mạnh và phát triển hơn nữa. Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi có cơ hội trải nghiệm quy trình thực tế và phần nào áp dụng được những kiến thức mình đã học vào trong công việc, có những nhìn nhận, đánh giá và hoàn thành bài báo cáo của mình. Tuy nhiên, do hạn chế về tài liệu và thời gian, cũng như kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo chỉ dừng lại ở phân tích, khái quát nghiệp vụ giao nhận nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty NSX. Từ đó, bản thân cũng đưa ra những thuận lợi, khó khăn cũng như ưu- nhược điểm về quy trình giao nhận mà đề tài đề cập tới. Với mong muốn, công ty ngày càng phát triển hơn nữa nên bản thân đã mạnh dạn đưa ra một vài giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ. Tôi hy vọng với những đóng góp của mình sẽ góp phần vào sự phát triển trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian tới. Đồng thời tôi cũng tin rằng với những thế mạnh sẵn có, cùng với chiến lược đúng đắn, phù hợp với tình hình xu hướng hiện nay, Công ty TNHH NSX sẽ trở thành một công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận thành công trên thị trường Việt Nam nói riêng và quốc tế nói chung.
  54. 45 zd DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật và các văn bản dưới luật: 1. Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 - Quy định chi tiết và biện pháp thi hành luật hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan; 2. Quyết định số 110/2002/QĐ-TTG ngày 21/08/2002 - Quyết định về việc lập, sử dụng và quản lý Quỹ Bảo hiểm xuất khẩu ngành hàng; 3. Thông tư 22/2014/TT-BTC ngày 14/02/2014 – Quy định thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, xuất khẩu thương mại; 4. Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 - Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; Sách: 1. Ths. Lý Văn Diệu, Ths. Nguyễn Việt Tuấn, Giáo trình Nghiệp vụ Kinh doanh Xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế, TP Hồ Chí Minh, 2013. 2. Ths. Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải Giao nhận, NXB Kinh tế, TP Hồ Chí Minh, 2015. Website: 1. Vận tải hàng không: Tiềm năng và cơ hội, hoi-2.html; 2. Website Cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh, 3. Website Tổng cục Hải quan Việt Nam,
  55. 46 zd PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 1. Hợp đồng thương mại 2. Hóa đơn thương mại 3. Packing list 4. Air way bill 5. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng) 6. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan) 7. Thư báo nhận hàng 8. Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan 9. Hóa đơn giá trị gia tăng