Báo cáo thực tập Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (hàng lẻ - LCL) tại Công ty TNHH DB Schenker Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng

Nội dung text: Báo cáo thực tập Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (hàng lẻ - LCL) tại Công ty TNHH DB Schenker Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ NGÀNH LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU (HÀNG LẺ - LCL) TẠI CÔNG TY TNHH DB SCHENKER VIỆT NAM – CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Họ tên SV : Nguyễn Đức Việt Mã SV: : 65455 Lớp : LQC56DH Nhóm : 2 Người hướng dẫn: T.S Nguyễn Minh Đức HẢI PHÒNG - 2019
2. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3 1.1. Dịch vụ giao nhận hàng hóa và người giao nhận 3 1.1.1. Dịch vụ giao nhận 3 1.1.1.1. Khái niệm 3 1.1.1.2. Yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải 3 1.1.1.3. Các dịch vụ giao nhận vận tải 4 1.1.2. Người giao nhận 5 1.1.2.1. Khái niệm 5 1.1.2.2. Yêu cầu đối với người giao nhận 6 1.1.2.3. Phạm vi hoạt động 6 1.1.2.4. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận 7 1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế 9 1.2.1. Công ước quốc tế: 9 1.2.2. Luật quốc gia: 10 1.3. Sự cần thiết về việc tìm hiểu về quy trình và bộ chứng từ thực tế về giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển 11 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DB SCHENKER VIỆT NAM 12 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Schenker Việt Nam 12 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty 12 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Schenker Việt Nam 12 2.1.3. Nhiệm vụ mục tiêu và phạm vi hoạt động 13 2.1.4. Chức năng các phòng ban 15 2.1.5. Tình hình nhân sự 16 2.1.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật 17 2.1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 17 2.2. Khái quát quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Schenker Việt Nam 19 2.3. Tóm tắt các bước lập bộ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu (Hàng lẻ - LCL) 19
3. 2.4. Các công tác tổ chức nhập khẩu lô hàng lẻ LCL theo chứng từ 20 2.5. Điểm khác biệt của quy trình giao nhận hàng đến việc lập chứng từ nhập khẩu trên thực tế và lý thuyết 26 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 27 3.1. Điểm mạnh và cơ hội của công ty 27 3.2. Hạn chế và thách thức của công ty 28 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển tại Schenker Việt Nam 29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34
4. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 - Trách nhiệm của các bộ phận trong Công ty TNHH Schenker VN 15 Bảng 2.2 - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014-2016 17 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1 - Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam 14 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Schenker Việt Nam 15 Sơ đồ 2.2 - Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Schenker Việt Nam 19
5. LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang diễn ra với tốc độ nhanh chóng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, ở cả cấp độ khu vực và thế giới, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, sự phụ thuộc lẫn nhau về thương mại và kinh tế giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc. Trong cơ chế thị trường với nền kinh tế mở và đang từng bước hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu vốn đã có vai trò thiết thực thì nay nó càng có một vai trò vô cùng quan trọng. Nó là hoạt động kinh doanh mang tính quốc tế làm cầu nối giữa kinh tế Việt Nam và kinh tế thế giới, góp phần đắc lực thúc đẩy tăng nhanh năng suất lao động xã hội và tăng thu nhập quốc dân nhờ tranh thủ được lợi thế so sánh trong trao đổi với nước ngoài. Chính vì sự bùng nổ, sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu sẽ đòi hỏi các doanh nghiệp xuất khẩu, hay những khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu các mặt hàng, sản phẩm của mình phải trang bị những kiến thức, những kinh nghiệm để thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa, sao cho nhanh nhất, tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất. Nhưng không phải các doanh nghiệp xuất khẩu nào, khách hàng nào cũng có đủ kinh nghiệm thực tế để thực hiện trọn vẹn các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu, vì đa số họ còn khá non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm về việc vận chuyển hàng hóa ra ngoài biên giới như các thủ tục và khai báo hải quan, cách thức thông quan, kho bãi, . Hơn nữa, các doanh nghiệp nhỏ không dễ tiếp cận và mặc cả trực tiếp với hãng vận tải/ hãng tàu dẫn đến việc dễ bị ép giá. Ngoài ra, nếu làm không tốt họ sẽ phải chịu những rủi ro, những tổn thất rất lớn. Vì vậy, họ sẽ phải thuê bên thứ 3 – chính là Forwarder thay họ thực hiện. Forwarder là một bên trung gian, nhận dịch vụ vận chuyển hàng của chủ hàng, hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ thành những lô hàng lớn hơn, sau đó lại thuê người vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất phát tới địa điểm đích cuối cùng. Có thể hiểu là Forwarder không vận chuyển hàng hóa mà chỉ đứng ra như một trung gian giúp khách hàng kết nối với đơn vị vận chuyển, giúp khách hàng khai báo hải quan, chuẩn bị các chứng từ vận tải, cung cấp các 1
6. dịch vụ thuê kho bãi và giao hàng, các thủ tục và quy trình khác nếu như khách hàng không nắm rõ (hoặc không có kinh nghiệm). Với mục đích tìm hiểu quy trình nghiệp vụ lập bộ chứng từ hàng nhập khẩu của một công ty Forwarder, em đã lựa chọn thực tập tại Công ty TNHH DB Schenker Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng. Đây là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Bài báo cáo của em được chia thành 3 chương như sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển - Chương 2: Quy trình lập bộ chứng từ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH DB Schenker Việt Nam - Chương 3: Nhận xét chung và đề xuất về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH DB Shenker Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Minh Đức – GVHD đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Với thời gian thực tập có hạn, nên em cũng chưa thể hiểu hết tường tận các nghiệp vụ của công ty. Vì vậy, bài báo cáo của em sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những lời góp ý, nhận xét của thầy cô giáo để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 2
7. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1. Dịch vụ giao nhận hàng hóa và người giao nhận 1.1.1. Dịch vụ giao nhận 1.1.1.1. Khái niệm Theo quan điểm chuyên ngành, Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm về lĩnh vực này như sau: “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.” Theo Điều 233 Luật thương mại Việt Nam 2005 thì: “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.” Giao nhận vận tải (hay freight forwarding) là tất cả nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quy trình vận chuyển hàng hóa từ người gửi sang người nhận. Trong đó, công ty giao nhận (Fowarder company) hay người giao nhận sẽ ký hợp đồng vận tải với chủ hàng, đồng thời ký với với người vận tải. Họ có thể làm dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý hoặc thuê dịch vụ của người thứ 3 khác. 1.1.1.2. Yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tuy không có những chỉ tiêu định tính để đánh giá chất lượng nhưng nó cũng có những yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao nhận phải thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Một số yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm: - Giao nhận hàng hóa phải nhanh gọn: nhanh gọn thể hiện ở thời gian hàng đi từ nơi gửi đến nơi nhận, thời gian bốc xếp, kiểm đếm giao nhận, giảm 3
8. thời gian giao nhận góp phần đưa ngay hàng hóa vào đáp ứng yêu cầu của khách hàng, muốn vậy người làm giao nhận phải nắm bắt chắc quy trình kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu và bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển. - Giao nhận chính xác an toàn: đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng và người vận chuyển. Chính xác là yếu tố chủ yếu quyết chất lượng và định mức độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng, chất lượng, hiện trạng thực tế, chính xác về chủ hàng, nhãn hiệu - Đảm bảo chi phí thấp nhất: giảm chi phí giao nhận là phương tiện cạnh tranh hiệu quả giữa các đơn vị giao nhận. Muốn vậy phải đầu tư thích đáng cơ sở vật chất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ. 1.1.1.3. Các dịch vụ giao nhận vận tải a. Môi giới hải quan Khi mới xuất hiện, người giao nhận chỉ hoạt động trong phạm vi trong nước. Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu. Sau đó mở rộng hoạt động dịch vụ ra cả hàng xuất khẩu dành chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan. b. Đại lý Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở, chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như một đại lý của người gửi hàng hay người chuyên chở. Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, trên cơ sở hợp đồng ủy thác. 4
9. c. Người gom hàng Trong ngành vận tải hàng hóa bằng container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức trở của container và giảm cước phí vân tải. Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý. d. Người chuyên chở Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận lại đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác. Nếu như người giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở thì người đó đóng vai trò là người thầu chuyên chở (contracting carrier). e. Người kinh doanh vận tải đa phương thức Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ đi suốt hoặc gọi là vận tải trọn gói từ cửa tới cửa “door to door”, thì người giao nhận phải đóng vai trò là người vận tải đa phương thức (MTO). MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt hành trình vận tải. 1.1.2. Người giao nhận 1.1.2.1. Khái niệm Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent). Theo FLAIA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chởtheo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. 5
10. 1.1.2.2. Yêu cầu đối với người giao nhận - Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau. - Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng. - Biết kết hợp giữa vận tải - giao nhận - xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng - Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thề sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi. Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (International freight forwarder) và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận. 1.1.2.3. Phạm vi hoạt động Trừ khi bản thân người gửi hàng (hay người nhận hàng) muốn tự mình tham gia vào bất kỳ khâu thủ tục, chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hay người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng. Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp thông qua đại lý hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba khác. Những dịch vụ mà người giao nhận thường tiến hành là: - Tổ chức chuyên chở, xếp dỡ hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng. - Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa. - Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước. - Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch. 6
11. - Mua bảo hiểm cho hàng hóa. - Thanh toán, thu đổi ngoại tệ. - Gom hàng, lựa chọn tuyến đường chuyên chở, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp. - Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa. - Lưu kho bảo quản hàng hóa. - Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại, đòi bồi thường. Ngoài ra, người giao nhận cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thẳng cửa hàng, vận chuyển hàng triển lãm qua nước ngoài đặc biệt trong những năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, đóng vai trò là MTO và phát hành cả chứng từ vận tải. 1.1.2.4. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận a. Quyền hạn, nghĩa vụ của người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. b. Trách nhiệm của người giao nhận ❖ Khi là đại lý của chủ hàng: 7
12. Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: - Giao hàng không đúng chỉ dẫn. - Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. - Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan. - Giao hàng cho người không phải là người nhận. - Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. - Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế. - Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết. Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình. ❖ Khi là người chuyên chở: Người giao nhận chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác đã thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). 8
13. Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: - Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác. - Do khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. - Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá. - Do chiến tranh, đình công. - Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. 1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế 1.2.1. Công ước quốc tế: - Các công ước, các định ước, các hiệp ước, các hiệp định, các nghị định thư, các quy chế về buôn bán, vận tải, bảo hiếm mà việc giao nhận bắt buộc phải phù hợp mới bảo vệ được quyền lợi của chủ hàng. - Bộ quy tắc thương mại quốc tế Incoterms do phòng ICC ban hành quy định về trách nhiệm của các bên mua bên bán trong việc thanh toán tiền vận tải, chi phí hải quan, bảo hiểm hàng hóa, tổn thất và rủi ro trong quá trình vận chuyển, thời điểm chuyển giao trách nhiệm về giao nhận hàng hóa. - Công Ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. - Quy tắc Hague 1924 và các Nghị định thư 1968 và 1979: trong quy tắc này có quy định về thời hạn và trách nhiệm của người vận chuyển, cơ sở trách 9
14. nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của người vận chuyển, thông báo tổn thất và thời hạn khiếu nại. - Quy tắc Humburg 1978 (Humburg Rules-1978): quy tắc có hiệu lực từ ngày 1/11/1992. - Quy tắc Rotterdam 2010. 1.2.2. Luật quốc gia: Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản, quy phạm pháp luật quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ như: • Luật thương mại 2005: Điều 233: Dịch vụ logistics: định nghĩa về dịch vụ logstics Điều 234: Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics Điều 235: Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics Điều 236: Quyền và nghĩa vụ của khách hàng Điều 237: Các trường hợp miễn trách đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Điều 238: Giới hạn trách nhiệm của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng • Bộ luật Hàng Hải 2005: Điều 74 đến điều 97 có quy định về quyền và nghĩa vụ của người vận chuyển, trách nhiệm của người vận chuyển và các nôi dung liên quan đến chứng từ trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, thời gian khiếu nại • Các Nghị định liên quan: - Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 5/9/2007 quy định chi tiết luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics. Trong nghị định quy định rõ về phạm vi và đối tượng điều chỉnh; điều kiện kinh doanh; giới hạn trách nhiệm; quản lý nhà nước về kinh doanh dịch vụ logistics. 10
15. - Nghị định 87/2009/NĐ-CP ngày 29/10/2009 về vận tải đa phương thức. - Nghị định số 115/ 2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 07 năm 2007 về điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển. - Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn về thủ tục hải quan: kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. 1.3. Sự cần thiết về việc tìm hiểu về quy trình và bộ chứng từ thực tế về giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển - Khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới. - Việt Nam có hơn 3500 km đường biển trải dài từ Bắc –Trung- Nam, là điều kiện tốt cho phát triển cảng biển và vận tải biển trong nước cũng như quốc tế. - Quy trình và các nghiệp vụ về bộ chứng từ thực tế về vấn đề vận tải quốc tế đường biển trong Logistics tương đối là phức tạp. - Các doanh nghiệp về xuất nhập khẩu trong nước còn yếu trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ và phát hiện những lỗi sai trong chứng từ. 11
16. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DB SCHENKER VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Schenker Việt Nam 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty • Tên công ty: Công ty TNHH Schenker Việt Nam • Tên giao dịch quốc tế: Schenker Vietnam Co.,Ltd • Tên viết tắt: DB Schenker • Địa chỉ: Số 60, Đường Trường Sơn - Phường 2 - Quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh. • Văn phòng đại diện tại Hải Phòng: Tầng 6, tòa nhà TD Plaza, Parkson, Hải Phòng • Điện thoại: 862971860 • Fax: 862971862 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Schenker Việt Nam DB Schenker là đơn vị cung cấp các dịch vụ vận tải và Logistics của Deutsche Bahn (DB). Thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ vận tải và Logistics. DB là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực vận tải hàng không và đường biển trên toàn cầu sở hữu mạng lưới vận tải đường bộ dày dặc nhất Châu Âu và là chuyên gia trong lĩnh vực đường sắt của công ty vận tải hàng hóa đường sắt lớn nhất Châu Âu. Tại Việt Nam, với tầm quan trọng và nhịp độ phát triển nhanh của dịch vụ logistics trên toàn cầu. Văn phòng đại diện đầu tiên của DB Schenker đã được thành lập vào năm 1991. Năm 2007, Công ty TNHH Schenker Việt Nam chính 12
17. thức được thành lập. Năm 2014, Công ty TNHH Schenker Logistics Việt Nam được thành lâp để tiếp tục mở rộng hoạt động trong lĩnh vực logistics. Cho đến nay công ty đã phát triển hơn 10 chi nhánh và văn phòng trên cả nước với hơn 500 nhân viên. Tại Việt Nam DB Schenker đã xây dựng được danh tiếng mạnh mẽ và trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu. Cung cấp các dịch vụ vận tải, lưu kho và các giải pháp logistics trong các ngành công nghiệp khác nhau. Trên toàn cầu, DB Schenker cam kết trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trên phạm vi toàn thế giới với chiến lược Logistics đến năm 2020 của mình. 2.1.3. Nhiệm vụ mục tiêu và phạm vi hoạt động ❖ Nhiệm vụ + Khai thác tối đa hiệu quả việc sử dụng vốn nhằm duy trì hoạt động kinh doanh và tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi để đổi mới trang thiết bị, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước và bù đắp các chi phí liên quan + Tuân thủ theo chính sách pháp luật và các cơ chế, chế độ của nhà nước, các tập quán quốc tế nằm trong lĩnh vực mà công ty đang cung cấp + Liên tục cập nhập và học hỏi, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quy trình nghiệp vụ phù hợp với khả năng của công ty + Luôn thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng, duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu + Chấp hành tốt các chính sách và chế độ về quản lý lao động – tiền lương, tài chính, tài sản đồng thời liên tục bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên công ty + Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ bảo hộ lao động, bảo vệ an ninh, trật tự xã hội và bảo vệ môi trường. 13
18. ❖ Mục tiêu + Nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, luôn luôn đổi mới và tăng cường khả năng cạnh tranh + Mục tiêu trên hết là lợi nhuận gắn liền với hoạt động kinh doanh, là đòn bẩy cho sự tăng trưởng kinh tế và góp phần cho sự phát triển vững mạnh của đất nước + Tại Việt Nam, Grow Việt Nam là chiến lược của DB Schenker đóng góp cho sự thành công cho tầm nhìn Logistics 2020 của DB Schenker toàn cầu. Ba trụ cột trong chiến lược Grow Việt Nam là Grow Higher, Grow Smarter, Grow together. Theo đuổi chiến lược Grow Việt Nam để góp phần vào sự phát triển của thị trường năng động này Schenker đã liên tục đầu tư vào nhiều địa phương trên khắp đất nước ở cả ba miền Bắc, miền Trung, miền Nam. Hình 2.1 - Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam ❖ Phạm vi hoạt động: + Logistics - Dịch Vụ Logistics 14
19. + Vận Tải Đường Không + Vận Chuyển Hàng Hóa, Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa 2.1.4. Chức năng các phòng ban Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Schenker Việt Nam Bảng 2.1 - Trách nhiệm của các bộ phận trong Công ty TNHH Schenker VN Bộ phận Trách nhiệm + Đưa ra các quyết định về việc quản lý chung toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật. Giám đốc + Đưa ra các quy chế, quy định trong nội bộ công ty. + Cách chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty. + Lên phương án thực hiện các kế hoạch đầu tư và kế hoạch Phó giám kinh doanh. đốc + Điều phối và quản lý các công việc có liên quan đến khách hàng và các chiến lược kinh doanh theo chỉ đạo từ giám đốc. 15
20. + Tuyển dụng lao động. + Đưa ra ý kiến kiến nghị về việc sử dụng lợi nhuận cũng như giải quyết rủi ro, thua lỗ trong kinh doanh. + Là bộ phận rất quan trọng và đóng vai trò chủ chốt trong công ty. Có nhiệm vụ thu hút khách hàng, kí kết các hợp đồng với khách hàng, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và thương lưng tính giá, làm hợp đồng với khách hàng. Phòng vận + Đôn đốc và theo dõi tiến độ hoạt động của các nhân viên tải biển, vận để kịp tiến độ thời gian cho khách hàng theo đúng hợp đồng tải hàng + Xử lý chứng từ, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và không trao đổi thông tin với hãng tàu, khách hàng và các bên có liên quan. + Lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, nắm bắt cung đường vận chuyển, theo dõi, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa để đưa ra quyết định điều phối hợp lý, hiệu quả . + Nhiệm vụ chính của phòng là xuất hóa đơn thu chi, quyết Phòng tài toán, quản lý tài sản và lên bảng cân đối kế toán. Lưu trữ, chính- kế bảo quản hồ sơ và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán toán thống kê và cung cấp số liệu cho các đơn vị liên quan. 2.1.5. Tình hình nhân sự Tổng số nhân viên của công ty là 552. Trong đó: Nam: 253 nhân viên chiếm 45.83 % Nữ: 299 nhân viên chiếm 54.17 % 16
21. ❖ Về số lượng lao động: Với quy mô doanh nghiệp vừa nên số lượng lao động của công ty tương đối phù hợp. Việc tổ chức, sắp xếp phân công lao động đã góp phần làm tăng năng suất lao động, làm việc có hiệu quả hơn. ❖ Về chất lượng lao động: + Nhân viên công ty đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. CEO Mr. Juergen Braunbach từ Đức sang định cư và làm việc ở Việt Nam là một nhân tố quan trọng trong hoạt động của công ty. + Có tinh thần trách nhiệm, làm việc hết mình cống hiến cho công ty và đáp ứng nhu cầu của khách hàng 2.1.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật Văn phòng đại diện của công ty tại Hải Phòng được trang bị nhiều thiết bị, máy móc hiện đại như: 20 máy vi tính, 1 máy fax, 2 máy in, 1 máy photocopy, Máy tính đều được kết nối mạng internet đảm bảo cho việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng. 2.1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Bảng 2.2 - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014-2016 Đơn vị: VNĐ 2017 2018 CHỈ 2016 2017 2018 so với so với TIÊU 2016 2017 Tổng doanh 33.750.190.200 45.246.479.810 51.598.913.990 38% 14% thu Chi phí 29.890.458.580 40.174.345.480 45.456.033.600 34% 13% 17
22. Tổng lợi nhuận 3.859.731.620 5.072.134.330 6.142.880.390 13% 10% trước thuế Lợi nhuận 3.181.617.074 4.271.795.340 5.200.312.395 34% 22% sau thuế Thuế thu nhập 678.114.546 800.338.990 910.567.995 doanh nghiệp Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta thấy được tổng doanh thu của công ty từ năm 2014 đến năm 2016 tăng. Doanh thu lớn nhất đạt được năm 2018 là 51.598.913.990 VNĐ. Tuy nhiên, mức độ tăng trưởng tổng doanh thu của công ty năm 2017 so với năm 2016 cao hơn mức tăng trưởng của năm 2018 so với năm 2017. Xét về mặt chi phí, chi phí năm 2018 cũng là cao nhất là 45.456.033.600 VNĐ tương xứng với tổng doanh thu đạt được và tăng 13% so với năm 2017. Tuy nhiên mức tăng này vẫn thấp hơn so với mức tăng của năm 2017 so với năm 2016 là 34%. Nhìn chung, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 là tăng. Tuy nhiên trong gian đoạn 2016 đến 2018 thì mức tăng này có sự thay đổi. Giai đoạn 2016-2017 công ty tuy tổng lợi nhuận thu được nhỏ hơn giai đoạn 2017-2018 nhưng xét về tốc độ tăng trưởng lại chậm hơn. Nguyên nhân cũng có thể là do xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh hay nhu cầu của khách hàng giảm. 18
23. 2.2. Khái quát quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Schenker Việt Nam Giải thích các bước: (1) Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng từ oversea (Schenker origin) (2) Theo dõi lịch tàu, kiểm tra lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi. (3) Hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho Schenker Việt Nam (4) Schenker Việt Nam gửi thông báo tàu đến cho khách hàng (5) Schenker Việt Nam nhận lệnh giao hàng, trả phí làm thủ tục hải quan và đưa hàng về kho của Schenker (nếu có) (6) Khách hàng nhận bộ chứng từ và trả phí cho Schenker Việt Nam. (7) Thông báo cho Oversea và lưu hồ sơ 2.3. Tóm tắt các bước lập bộ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu (Hàng lẻ - LCL) LCL (Less than Container Load) là hàng xếp không đủ một container. Khi khách hàng có lô hàng nhỏ, công ty dịch vụ sẽ thực hiện gom các lô hàng lẻ của Sơ đồ 2.2 - Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Schenker Việt Nam các chủ hàng lại để ghép chung một container trên cùng chuyến đi. Các Đại lý nước ngoài của Schenker trực tiếp nhận booking, gom hàng sau đó lên kế hoạch đóng hàng vào container và gửi về cho đại lý Schenker Việt Nam (bên nhập khẩu). Đi kèm với lô hàng, Đại lý nước ngoài sẽ gửi các chứng từ đi kèm cho Schenker Việt Nam để thực hiện nhập khẩu và giao nhận hàng cho khách hàng tại đầu Việt Nam, các chứng từ đi kèm bao gồm: - Master Bill of Loading (MBL) (Vận đơn chính) 19
24. - Manifest (Tờ khai thông tin hàng hóa) - House Bill of Loading (HBL) (Vận đơn nhà) - Invoice Incentive và Invoice Of (nếu có) (Hóa đơn vận chuyển) ❖ Các bước lập bộ chứng từ cho nhập khẩu hàng LCL (qua Co-loader): • Bước 1: Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng • Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ và lưu chứng từ • Bước 3: Nhập dữ liệu vào file • Bước 4: Nhập dữ liệu bảng thu chi • Bước 5: Nhận giấy báo nhận hàng và thông báo phân quyền từ hãng tàu Co-loader • Bước 6: Đi lấy lệnh ở Co-loader • Bước 7: Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng • Bước 8: Làm lệnh giao hàng DO, bàn giao cho khách hàng • Bước 9: Ước tính doanh thu và chi phí • Bước 10: Giao chứng từ cho thương vụ và ký nhận • Bước11: Theo dõi hàng về kho và tình trạng hàng • Bước 12: Báo cáo lợi nhuận • Bước 13: Theo dõi, kiểm tra chứng từ với quá trình lấy lệnh của khách hàng • Bước 14: Kiểm tra lệnh lưu và chuyển chứng từ ra file • Bước 15: Kiểm tra file và các thông tin trên file 2.4. Các công tác tổ chức nhập khẩu lô hàng lẻ LCL theo chứng từ Dưới đây là trình tự các bước nhập khẩu lô hàng LCL của Schenker Việt Nam từ cảng Le Havre về cảng Hải Phòng và giao cho khách hàng GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng. ❖ Bước 1: Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng từ oversea (Schenker origin) 20
25. ❖ Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ và lưu chứng từ: HBL, MBL. - Nếu thấy sai phải báo ngay cho oversea chỉnh sửa ngay. - Các thông tin trên HBL (Phụ lục 1) và MBL (Phụ lục 2) phải giống nhau. - Thường là sau 1 ngày tàu vào sẽ có MBL. Nên nếu oversea không gửi draft MBL cho mình check trước thì đến ngày tàu chạy hoặc sau ngày tàu chạy 1 ngày, mình phải lên hệ thống tải MBL, HBL kiểm tra. - Tùy thuộc vào trách nhiệm của oversea hay Schenker ở điểm đến đến đâu mà quy định người phải trả phí chỉnh sửa MBL khi MBL sai. Nên tốt nhất là mình chủ động kiểm tra sớm. Vì kể cả không phải lỗi của mình nhưng mình làm hàng nhập, mà chứng từ sai thì sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề kéo theo như khai sai Emanifest, sai lệnh v.v + Với lô hàng lẻ (LCL) qua Co-loader thì trong bộ chứng từ sẽ có thêm 1 bên nữa xuất hiện, cụ thể là TCC Logistics. + Master Bill of Lading (MBL): do hãng tàu cấp, trên MBL thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số cân, số khối phát hành cho TTC Logistics. + House Bill of Lading (HBL): do TCC Logistics phát hành cho Schenker trên đó cũng phải ghi đầy đủ thông tin. Kiểm tra thông tin về người gửi và người nhận đều là Schenker. • Người gửi (shipper): Schenker Maritime France • Người nhận (consignee): Schenker VietNam CO., LTD. • Tên tàu/ số chuyến: NYK VIRGO/ 059E • Cảng bốc: Le Havre • Cảng dỡ: Hải Phòng • Số cont/ số seal: NYKU44381991/ SGAA30561 • Số ký: 2310 KGS • Số khối: 3.174 CMB 21
26. ❖ Bước 3: Theo dõi lịch tàu, kiểm tra lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi. - Công việc này rất quan trọng vì trong trường hợp tàu về rồi mà mình không nhận được AN từ hãng tàu (Phụ lục 3) thì sẽ không khai được Emanifest, không gửi được AN cho khách hàng. Khi đó tất cả chi phí phát sinh do lỗi này mình sẽ phải chịu như: phí khai Emanifest muộn, phí lưu cont, phí lưu bãi - Thực tế có 2 cách để kiểm tra lịch tàu: + Lên trang web của hãng tàu kiểm tra dự kiến tàu đến (ETA) nhưng phương pháp này không đáng tin cậy vì ETA có thể thay đổi nhưng hãng tàu không cập nhật vào Website hãng tàu. + Gọi điện trực tiếp đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hải Phòng để kiểm tra ETA. Kiểm tra trực tiếp với nhân viên hãng tàu sẽ nắm bắt cụ thể hơn ETA. ❖ Bước 4: Nhập dữ liệu vào file và nhập dữ liệu bảng thu chi. - Sau khi hoàn tất xác nhận thông tin hàng, nhân viên chứng từ nhập thông tin có được vào hệ thống dữ liệu điện tử của công ty. Với mỗi dữ liệu dẫn theo cảng loading, tên tàu và số cont đúng sẽ có số file tương ứng. Thông tin nhập vào file thường bao gồm ngày tàu đến, tỉ giá, thông tin đại lý, bên được thông báo đến. - Với số file tương ứng nhân viên sẽ thực hiện nhập bảng thu chi cho quá trình giao nhận với từng lô hàng lẻ trong file. ❖ Bước 5: Nhận giấy báo nhận hàng và thông báo phân quyền từ hãng tàu qua Co-loader. - Trước ngày tàu về hãng tàu gửi giấy báo nhận hàng, tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thông báo hàng đến khác nhau, nhưng đều có những nội dung cơ bản gồm: tên tàu, số vận đơn, dự kiến thời gian tàu đến, người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng bốc, cảng dỡ, những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O). 22
27. - Cùng giấy báo nhận hàng, hãng tàu thông báo phân quyền cho TCC Logistics để khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ nhận phân quyền kèm mã từ hãng tàu và khai E-manifest cho lô hàng nhập về. Giấy báo nhận hàng có kèm deadline, cần chú ý ngày hết hạn (deadline) để khai e-manifest tránh quá hạn phát sinh thêm phí. - Khai E-manifest: + Vào trang Cổng thông tin một cửa Quốc gia (VNSW) đăng nhập mã số thuế của Ecu Worldwide Hải Phòng. + Nhận lệnh phân quyền và mã của hãng tàu vào kiểm tra thông tin lô hàng + Khai và nôp e-manifest + Gửi thông báo và phân quyền cho forwarder (trường hợp khách hàng là forwarder) - Nhân viên chứng từ gửi e-mail phân quyền cho khách hàng forwarder. Đối với lô hàng này của Schenker qua Co-loader, thì TCC Logistics sẽ có trách nhiệm thông báo thông tin cho Schenker như là lịch trình, ETA, và TCC Logistics phải có trách nhiệm khai E-manifest lên Cổng thông tin 1 cửa quốc gia. ❖ Bước 6: Đi lấy lệnh ở Co-loader. - Nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ theo dõi lịch tàu và báo cho khách hàng khi tàu cập cảng hoàn thành xếp dỡ hàng và phát lệnh giao hàng. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ tiến hành đổi Delivery Order – Lệnh giao hàng Khi đến đổi lệnh phải mang theo các giấy tờ như: + Giấy giới thiệu của công ty Schenker + Bill of lading của TCC Logistics - Khi đổi lấy lệnh giao hàng, Schenker Hải Phòng sẽ đóng các khoản phí Local charges mà TCC Logistics thu, thay cho người nhận hàng gồm: + Phí CFS: 348,750 VND + Phí THC: 116,250 VND 23
28. + Phí CIC: 139,500 VND + Phí D/O: 581,250 VND TỔNG TIỀN:1,185,750 VND - Nhân viên hiện trường được bộ phận kế toán công ty ứng trước các khoản tiền và đóng xong các loại phí kể trên cũng như tiến hành đóng phí bảo trì cơ sở hạ tầng cho container hàng nhập tại điểm thu phí. ❖ Bước 7: Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng (Phụ lục 4). Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng sẽ thể hiện các thông tin sau: Người nhận hàng, số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu cập cảng, số cont, số seal, số cân (kg), số khối (CBM), tên hàng, phí chứng từ và các phí khác (nếu có). Yêu cầu người nhận hàng khi đến nhận chứng từ cần xuất trình các giấy tờ sau: Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu của cơ quan (nếu là hàng của các cơ quan, tổ chức), hoặc Hộ khẩu và CMND (nếu là hàng của cá nhân), Bill gốc (đối với những lô hàng không có điện giao hàng) và đóng phí chứng từ cũng như các phí khác. Tách HBL và gửi kèm cùng giấy báo hàng đến cho khách hàng, với khách hàng là forwarder yêu cầu khách hàng gửi toàn bộ HBL đến khách hàng cuối cùng (Direct consignee). ❖ Bước 8: Làm lệnh giao hàng DO, bàn giao cho khách hàng (Phụ lục 5). Nhân viên chứng từ làm lệnh giao hàng cho khách hàng để hoàn thành bộ chứng từ cho khách hàng nhận hàng. Trên DO sẽ chứa những thông tin về lô hàng và kho đang chứa hàng, những nội dung cơ bản trên DO gồm: Tên tàu, Số vận đơn, Thời gian dự kiến tàu đến, Người gửi hàng, Người nhận hàng, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng Với lô hàng của GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng, trong DO ghi rõ kho chứa hàng của khách hàng tại kho CFS GLC. ❖ Bước 9: Ước tính doanh thu và chi phí. Lên bảng doanh thu và các chi phí phải trả cho quá trình thực hiện nghiệp vụ như chi phí trả kho, hãng tàu, Đại lý. 24
29. ❖ Bước 10: Giao chứng từ cho thương vụ và ký nhận Nhân viên chứng từ sẽ phân loại từng bộ lệnh của các khách hàng. Một bộ lệnh gồm có: - 3 Lệnh giao hàng (giữ 1 bản lưu) - 2 House Bill of Lading (giữ 1 bản lưu) - 1 Master Bill of Lading - 1 Manifest Trên bộ lệnh sẽ được đóng dấu “Surrendered” – hàng đã có điện giao hàng, khách hàng sẽ được trả bộ lệnh giao hàng mà không có điều kiện gì. Trường hợp không có dấu “Surrendered”, khách hàng sẽ phải trình Bill gốc mới được trả bộ lệnh để nhận hàng. Sau khi lập đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ chuyển bộ lệnh của cùng một file cho Thương vụ và ký nhận. thương vụ sẽ tiến hành phát lệnh cho khách hàng khi khách hàng đến yêu cầu. ❖ Bước 11: Theo dõi hàng về kho và tình trạng hàng Hàng chuyển về kho của Schenker, tại đây kho sẽ mở container khai thác, khi container đã khai thác xong, nhân viên kho sẽ báo tình trạng hàng cho nhân viên chứng từ qua e-mail. Khi có vấn đề với hàng, nhân viên chứng từ cần phải thông báo với khách hàng về tình trạng của hàng, hàng bị hư hại cần báo cho cả Đại lý, trường hợp hàng nguyên vẹn có thể không cần gửi e-mail. ❖ Bước 12: Báo cáo lợi nhuận Làm bảng báo cáo lợi nhuận cho từng file khai thác ❖ Bước 13: Theo dõi, kiểm tra chứng từ với quá trình lấy lệnh của khách hàng Kiểm tra chứng từ dưới nhiệm vụ của mình, theo dõi quá trình lấy lệnh của khách hàng, khi hàng về quá một tuần mà khách hàng vẫn chưa lấy lệnh cần báo lại với khách hàng và Đại lý. ❖ Bước 14: Kiểm tra lệnh lưu và chuyển chứng từ ra file Sau khi Thương vụ bàn giao chứng từ cho khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại lệnh lưu và thực hiện chuyển chứng từ ra file (lưu các file trên hồ sơ giấy tờ) 25
30. ❖ Bước 15: Kiểm tra file và các thông tin trên file Kiểm tra doanh thu, chi phí từng file kèm các thông tin trên file. Hoàn thành kiểm tra nhân viên chứng từ cần xác nhận và ký bảng in kết quả. 2.5. Điểm khác biệt của quy trình giao nhận hàng đến việc lập chứng từ nhập khẩu trên thực tế và lý thuyết Thứ nhất, trên lý thuyết việc giao nhận hàng hóa chủ yếu thực hiện trên vận đơn gốc, tuy nhiên như ta thấy ở quy trình trên, việc trao đổi chứng từ lại chủ yếu là vận đơn surrender. Việc làm này, sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, tiền bạc cho Đại lý Vận tải cũng như với doanh nghiệp. Thứ hai, trên lý thuyết thì việc làm thủ tục Hải quan là do người gửi hàng/ người nhận hàng đảm trách. Nhưng trên thực tế công việc này có thể do nhân viên chứng từ của Schenker làm. Việc này được làm theo yêu cầu của khách hàng (người nhận hàng nhập khẩu), và khách hàng sẽ phải trả thêm một khoản phí cho người giao nhận. Tuy có những điểm khác biệt như trên nhưng trong quá trình làm việc vẫn luôn có sự kết hợp hài hòa giữa thực tế và lý thuyết mà không tạo ra những khác biệt rõ rệt. Nên về căn bản thì quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Schenker không khác gì nhiều so với lý thuyết, chỉ đơn thuần là sự hoàn thiện và cắt giảm một số khâu cho phù hợp, giúp quá trình được thực hiện nhanh gọn hơn. 26
31. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SCHENKER VIỆT NAM 3.1. Điểm mạnh và cơ hội của công ty Công ty lựa chọn hoạt động kinh doanh như một đại lý vận tải chuyên phục vụ hàng đóng container mà chủ yếu là hàng LCL, một thị trường ngách trong hệ thống dịch vụ vận tải nhưng cũng rất quan trọng và nhiều tiềm năng. Nhờ nhận biết và tập trung phát triển chuyên sâu, Schenker nói chung và Schenker Việt Nam nói riêng vẫn là cái tên chất lượng hàng đầu cung cấp dịch vụ hàng lẻ trên thế giới và tại Việt Nam. Để có được thương hiệu Schenker Việt Nam như vậy là nhờ đội ngũ nhân lực có chuyên môn và giàu kinh nhiệm. Từ việc tìm kiếm khách hàng, nhận hàng, liên hệ với Đại lý Hãng tàu, giao nhận hàng , cung cấp dịch vụ trọn gói hay tùy theo yêu cầu của khách hàng được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác cùng với trình độ kinh nghiệm nhiều năm trong ngành mọi tình huống khó nhất đều được giải quyết một cách nhanh chóng và mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo được an toàn cho hàng hóa trong quá trình đóng hàng cũng như vận chuyển hàng đến tay người nhận hàng, đảm bảo đầy đủ các chứng từ cần thiết và kịp thời cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong mọi trường hợp phát sinh. Thông tin nhanh, chính xác nên không làm ảnh hưởng đến tiến độ của hoạt động giao nhận. Bên cạnh đó, Schenker có một mạng lưới phân bố rộng khắp toàn cầu với sự xuất hiện trên nhiều quốc gia. Đây chính là yếu tố vô cùng quan trọng để công ty có đc vị trí hàng đầu, tạo được lợi thế riêng và trở thành đối thủ mạnh với các công ty cùng ngành. Với hệ thống dịch vụ rộng khắp luôn có mặt đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, rút ngắn được thời gian và luôn đảm bảo hàng gửi của khách hàng an toàn nhất. 27
32. Ngay tại Chi nhánh Schenker Hải Phòng, văn phòng được bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ tác nghiệp. Công ty thiết lập hệ thống thông tin điện tử EDI để nhập liệu thông tin và làm chứng từ cho hàng hóa, giúp cho quá trình truy cập thông tin là làm chứng từ hàng hóa được chính xác và nhanh hơn đáp ứng khối lượng thông tin và chứng từ lớn mà công ty tiếp nhận. Các thiết bị máy in, máy photo, máy fax, máy tính và kết nối mạng luôn được đáp ứng đầy đủ phục vụ hoạt động của công ty. Cũng nỗ lực và chuyên môn, đầu tư và phát triển phục vụ khách hàng chuyên nghiệp và để khách hàng hài lòng nhất, Schenker trở thành cái tên được khách hàng tin tưởng và khẳng định thương hiệu đi đầu trong lĩnh vực. Hoạt động thương mại của quốc gia những năm gần đây đang ngày càng phát triển và nhộn nhịp, Nhà nước tham gia và kí kết nhiều hiệp định thương mại mở rộng quan hệ ngoại giao, xóa bỏ rào cản thương mại, thúc đẩy giao thương, đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu cũng gia tăng đem lại nguồn hàng nhiều hơn. Cùng với những điểm mạnh của mình, tạo lợi thế riêng công ty có thể nắm bắt cơ hội thu hút nhiều khách hàng mới, gia tăng sản lượng hàng hóa phục vụ của công ty. Phát triển và mở rộng chi nhánh trên toàn quốc cũng như tìm kiếm các đối tác nước ngoài. Cũng là cơ hội để nhân lực công ty trau dồi kinh nhiệm, nâng cao năng lực chuyên môn để hoàn thiện dịch vụ của công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh với đối thủ. 3.2. Hạn chế và thách thức của công ty Trang thiết bị văn phòng tuy vẫn đáp ứng hoạt động của công ty nhưng một số máy móc đã sử dụng trong thời gian dài và thường hỏng hóc trong khi sử dụng và mất thời gian sửa chữa. Các trang thiết bị này làm việc rất chậm và thường không đáp ứng được số lượng nhiều hơn. Một số máy tính cũ không thể cài đặt hoàn thiện hệ thống thông tin điện tử. Đây là một trong những nhân tố ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ công việc. Hiện công ty chưa có phòng Marketing riêng, cũng như hoạt động này còn rất hạn chế so với các công ty giao nhận khác. Khách hàng của Schenker chủ yếu 28
33. là các khách hàng lâu năm, hoặc khách hàng do đại lý giao nhận ở nước ngoài chỉ định. Một số vấn đề như sai chi tiết, thiếu thông tin hàng hóa, sự cố trong việc tiếp nhận thông tin hay xử lý thông tin trong quá trình lập chứng từ. Điều này gây lãng phí và tốn kém về thời gian, tiền bạc, nhân lực và nhất là uy tín của công ty. Hàng hóa nhập khẩu thường bị thụ động về thông tin, thiếu thông tin hoặc chứng từ do không liên lạc được với đại lý nước ngoài. Do đó, đôi khi dẫn đến chậm trễ trong việc làm thủ tục hải quan, hay hàng về đến cảng chậm hơn dự kiến mà hãng tàu không thông báo kịp thời đến khách hàng Đây cũng là tình trạng chung của một số hãng giao nhận khác. Trước những hạn chế, cũng chính là thách thức mà công ty phải đối mặt, mặc dù không nghiêm trọng nhưng nếu không có biện pháp khắc phục nhanh chóng sẽ ảnh hưởng nhất định đến hoạt động của công ty. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, sự ra đời ngày càng nhiều các công ty hoạt động trong ngành và có năng lực cạnh tranh mạnh sẽ tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt hơn cho công ty, ảnh hưởng đến thị phần và vị trí của công ty. 3.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển tại Schenker Việt Nam ❖ Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, trình độ nghiệp vụ mà nhân viên cũng cần phải học hỏi để nắm bắt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, bên cạnh đó cũng cần chú trọng về trình độ ngoại ngữ bằng cách tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo các khóa ngắn ngày trong công ty nhằm nâng cao chất lượng nhân lực cũng như về dịch vụ . Xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm người có năng lực đảm nhận các vị trí chủ chốt theo hướng trẻ hóa cán bộ, tuyển dụng thêm nhân viên mới có trình độ chuyên môn giỏi, có thể liên kết với các trường đại học trong thành phố để tuyển dụng được những nhân viên xuất sắc cho công ty, và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ ngay từ khi mới tuyển dụng. 29
34. Duy trì thái độ giao tiếp, ứng xử chu đáo, nhiệt tình với khách hàng để tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng để Schenker Việt Nam có thể hoạt động năng động và hiệu quả nhất. Cần có chế độ đãi ngộ tương xứng, phúc lợi xã hội đối với các cán bộ nhân viên trong công ty tạo bầu không khí làm việc năng động, đoàn kết và thoải mái trong công ty để tao ra hiệu quả cao trong công việc. ❖ Mở rộng thị trường hoạt động trong nước và quốc tế hơn nữa, tăng cường liên doanh liên kết, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ Để thực hiện được điều này Schenker Việt Nam cần có mối quan hệ tốt với các hãng tàu ở trong nước và nước ngoài, phát triển hoạt động marketing nhắm vào các thị trường tiềm năng để xây dựng thương hiệu cho Schenker phổ biến hơn ở thị trường trong nước và mở rộng ở thị trường nước ngoài, chuẩn bị nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn quốc tế để thực hiện việc mở rộng thị trường. Việc liên doanh với các hãng tàu hay các công ty logistics lớn như SITC, Ecu line, Shipco, China Shipping, Kline, tạo điều kiện thuận lợi cho Schenker Việt Nam dễ dàng trong giao dịch song phương giữa các quốc gia. Càng có nhiều mối quan hệ thì Schenker Việt Nam càng có cơ hội mở rộng thị trường, các hoạt động diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn, giảm được chi phí, đem lại lợi nhuận và uy tín cho công ty. ❖ Xây dựng quan hệ tốt với đối tác và khách hàng Bên cạnh tìm kiếm khách hàng và đối tác mới cần quan tâm, củng cố và duy trì, quan hệ tốt với khách hàng, đối tác hiện tại, xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. ❖ Đầu tư cải tiến cơ sở hạ tầng, hệ thống thông tin liên lạc Cơ sở hạ tầng, thông tin liên lạc là điều kiện thiết yếu cấu thành nên sự thành công của doanh nghiệp nhất là trong hoạt động giao nhận vì lĩnh vực này đòi hỏi rất nhiều khâu, nhiều công đoạn. Vì vậy, đòi hỏi một đại lý giao nhận như Schenker Việt Nam muốn đứng vững được trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay cần phải có những chính sách cải thiện. ❖ Định hướng mục tiêu và phương hướng phát triển của Ecu Wordwide Việt Nam trong thời gian tới 30
35. Kinh tế đất nước gia nhập với nền kinh tế chung toàn cầu, giao thương được đẩy mạnh và dễ dàng hơn, khi tham gia vào nền kinh tế chung mang lại những lợi ích nhất định nhưng cũng sẽ chịu ảnh hưởng sâu sắc từ những biến động, khủng hoảng chung đến nền kinh tế quốc gia. Đòi hỏi SchenkerViệt Nam nói chung và các chi nhánh nói riêng phải nắm sát diễn biến thị trường và theo dõi dự báo nền kinh tế để có những chiến lược kinh doanh hay biện pháp kịp thời trong tương lai, nâng cao tính cạnh tranh với các đại lý khác. ❖ Mở rộng dịch vụ cung cấp Duy trì và phát triển các loại hình dịch vụ truyền thống trên cơ sở phát huy lợi thế kinh doanh của đơn vị, tìm kiếm đối tác cung cấp các dịch vụ. 31
36. KẾT LUẬN Công ty Trách nhiệm hữu hạn Schenker Việt Nam - Chi nhánh Hải Phòng đã thực hiện tốt các hoạt động kinh doanh và đang từng bước khẳng định mình trong lĩnh vực giao nhận, logistics, xuất nhập khẩu qua việc mở rộng mối quan hệ với các thị trường trong và ngoài nước và đạt được những kết quả cao. Nhìn chung lượng hàng tương đối ổn định và đa dạng, kim ngạch cùng lợi nhuận tăng đều qua các năm Trong hoạt động kinh doanh công ty luôn đặt uy tín, năng suất, chất lượng, hiệu quả lên hàng đầu. Trong đó yếu tố “uy tín” với khách hàng trong và ngoài nước luôn là mối quan tâm lớn nhất của công ty. Để đạt được điều đó không chỉ một cá nhân, một phòng ban nào mà đòi hỏi sự đoàn kết, nhất trí, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa các phòng ban, đòi hỏi sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của cả tập thể công ty. Hiện nay công ty được đánh giá là một trong những công ty có uy tín nhất trong vấn đề xuất nhập khẩu hàng hóa tại Hải Phòng. Trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục cố gắng phát triển về mọi mặt để hoạt động kinh doanh của công ty mang lại hiệu quả cao nhất, trở thành một tập đoàn đa ngành, đa nghề. Trải qua khoảng thời gian thực tập ngắn ngủi tại công ty chúng em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức, kinh nghiệp thực tế quý báu cũng như tháo gỡ được những vướng mắc trong em mà em đã gặp phải mà chưa được giải đáp sau các lần thực tập trước. Bài báo cáo thực tập của em đã đưa ra những quy trình đối với công ty một cách cụ thể với mong muốn tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm cũng như góp phần nhỏ nào đó nhằm hoàn thiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động xuất khẩu tại công ty. Tuy nhiên do thời gian hoàn thành đồ án tốt nghiệp cũng như kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của chúng em đưa ra còn nhiều thiếu sót. Em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của quý thầy cô để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cám ơn ! 32
37. TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn bản pháp luật: 1. Luật thương mại Việt Nam 2005 2. Bộ luật Hàng Hải 2005 Websites: 3. 4. 5. 33
38. PHỤ LỤC Phụ lục 1 House Bill (HBL) – Vận đơn nhà Phụ lục 2 Master Bill of Loading (MBL) - Vận đơn chính Phụ lục 3 Arrival Notice (AN) – Giấy báo nhận hàng từ hãng tàu Phụ lục 4 Arrival Notice (AN) – Giấy báo nhận hàng cho khách hàng Phụ lục 5 Delivery Order (DO) – Lệnh giao hàng 34