›

Báo cáo Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng

pdf 53 trang thiennha21 14/04/2022 7980
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Báo cáo Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbao_cao_nghien_cuu_thuc_trang_ung_dung_cong_nghe_thong_tin_t.pdf

Nội dung text: Báo cáo Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng

  1. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN TP ĐÀ NẴNG Mã số: T2016-07-12 Chủ nhiệm đề tài: CN. Vũ Thị Tuyết Mai Thành viên: CN. Nguyễn Thị Thu Ngân ĐÀ NẴNG – 12/ 2016
  2. DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU Đơn vị công tác và TT Họ và tên lĩnh vực chuyên môn 1 Bộ môn Kế toán – Tin học - Khoa Nguyễn Thị Thu Ngân HTTTKT – Trường CĐ CNTT
  3. MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT 5 1.2.1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 5 1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT 7 1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT 11 1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán 13 1.4. Các mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ 13 1.4.1. Phần mềm ứng dụng excel 13 1.4.2. Phần mềm kế toán 15 1.4.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 19 TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 19 2.1. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng 19 2.1.1. Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán 21 2.1.2. Công tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán 23 2.1.3. Công tác đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán theo phần hành kế toán 28 2.2. Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng 30 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 33 3.1. Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán 33 3.2. Ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán 35 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU 37
  4. DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán Hình 1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp Hình 1.3 Quy trình xử lý thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa Hình 1.4 Hình ảnh minh họa ERP
  5. DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.2 Hình thức sở hữu của doanh nghiệp Bảng 2.3 Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp Bảng 2.4 Mức độ ứng dụng CNTT giữa các phần mềm kế toán Bảng 2.5 Kết quả đánh giá chung giữa các mức độ ứng dụng Kết quả đánh giá công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán giữa Bảng 2.6 các mức độ ứng dụng Bảng 2.8 Kết quả đánh giá công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán giữa các mức độ ứng dụng Bảng 2.9 Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán Bảng 2.10 Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán ở các phần mềm Bảng 2.11 Bảng tham chiếu nguồn gốc các nhân tố Bảng 2.12 Kết quả thống kê mô tả các nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp
  6. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải thích CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp TP Thành phố ERP Enterprise Resource Planning KT Kế toán
  7. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. Thông tin chung: - Tên đề tài: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng - Mã số: T2016-07-12 - Chủ nhiệm: CN. Vũ Thị Tuyết Mai - Thành viên tham gia: CN. Nguyễn Thị Thu Ngân - Cơ quan chủ trì: Trường CĐ Công nghệ Thông tin - Thời gian thực hiện: 01/01/2016-31/12/2016 2. Mục tiêu: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp 3. Tính mới và sáng tạo: Phần nội dung câu hỏi về Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng được xây dựng dựa trên nghiên cứu trước về “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng” của ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuân, năm 2014. Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu của tác giả có một số điểm mới sau: Thứ nhất, nghiên cứu được thực hiện cho đối tượng mở rộng hơn: tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, xây lắp. Còn nghiên cứu trước chỉ thực hiện cho đối tượng là các doanh nghiệp xây lắp Thứ hai, nghiên cứu đã nhóm các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thành 3 mức độ: phần mềm Excel, phần
  8. mềm khác, phần mềm ERP. Đồng thời so sánh sự khác biệt về đánh giá thực trạng của các doanh nghiệp khi ứng dụng ở các mức độ này. Trong khi nghiên cứu trước lại chỉ đánh giá thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm cả phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP Thứ ba, nghiên cứu đã đưa thêm phần khảo sát về mức độ ứng dụng (sử dụng) nhiều hay ít giữa các phần hành kế toán khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Trong khi nghiên cứu trước không đề cập đến vấn đề này Thứ tư, nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. Và phần này thì nghiên cứu trước chưa tìm hiểu Thứ năm, nghiên cứu đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm khác ,bởi đây là những đối tượng chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo sát. Trong khi nghiên cứu trước đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm nói chung. 4. Tóm tắt kết quả nghiên cứu: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán
  9. 5. Tên sản phẩm: + 01 bài báo: “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” + 01 bài báo cáo tổng hợp về đề tài nghiên cứu + 01 file dữ liệu được phân tích bằng phần mềm SPSS16. 6. Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng: Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP. Thông qua kết quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa học và thực tế khảo sát. Vì vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cho sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016 Cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài Vũ Thị Tuyết Mai
  10. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong lĩnh vực kinh tế nói chung và kế toán nói riêng ngày càng trở nên phổ biến, như là một xu hướng tất yếu của thời kỳ kinh tế hội nhập. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành CNTT đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác, việc ứng dụng CNTT đã giúp các doanh nghiệp (DN) đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục trong công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán cần phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận, phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các doanh nghiệp được xây dựng một cách khoa học, hợp lý và ứng dụng các công nghệ hiện đại toàn diện sẽ đáp ứng được các nhiệm vụ nêu trên và là nhu cầu cấp bách đối với quản lý doanh nghiệp theo định hướng quản trị chất lượng toàn diện. Tuy vậy, vẫn còn một số DN chưa ứng dụng CNTT hoặc chỉ ứng dụng CNTT một phần trong việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và cũng không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán. Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nhằm tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng đó là cần thiết. Do đó, chúng tôi đã thực hiện đề tài “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này. 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm các mục đích: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. - Tổng hợp các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1
  11. - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán và phần mềm ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. 4. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện dựa trên hai phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng - Nghiên cứu định tính được thực hiện nhằm mục tiêu tìm hiểu, so sánh thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các mức độ phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP - Nghiên cứu định lượng được thực hiện qua các giai đoạn: thiết kế câu hỏi nghiên cứu và thu thập thông tin từ mẫu quan sát. Thông tin thu thập được sẽ được xử lý bằng phần mềm SPSS 16.0 cho ra số liệu để đánh giá đối tượng nghiên cứu. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP. Thông qua kết quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Nghiên cứu cũng tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. 2
  12. Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa hoc và thực tế khảo sát. Vì vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cho sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. 6. Cấu trúc bài báo cáo tổng kết Phần mở đầu: Tổng quan về đề tài nghiên cứu - Chương 1: Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT Chương này tập trung tìm hiểu về lý thuyết liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cũng như các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. - Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Chương này tập trung thực hiện nghiên cứu thông qua việc phân tích, so sánh, bình luận dựa trên kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. Cụ thể, tác giả đã thực hiện việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán, đánh giá mức độ sử dụng các phần hành kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, tác giả cũng tìm hiểu thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel. - Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Chương này đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán Kết luận và đề xuất hướng nghiên cứu 3
  13. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1. Một số khái niệm cơ bản Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Thông tin cung cấp có thể ở dạng thông tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thông tin chi tiết (báo cáo kế toán quản trị). Những thông tin này được các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài sử dụng để ra các quyết định liên quan đến đầu tư, cho vay, kiểm soát và sử dụng hiệu quả các tài sản trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. Hệ thống thông tin kế toán có chức năng: thông tin và kiểm tra. Phần cứng Phần mềm Con Thông Dữ người liệu tin kế kế toán toán Cơ sở Các quy dữ liệu trình, thủ tục Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán - Dữ liệu kế toán: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hang hóa, bán hang, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân - Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh gồm các giai đoạn cụ thể có sự tham gia của con người (cán bộ, nhân viên kế toán) và sự hỗ trợ của các phương tiện 4
  14. phù hợp (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách ) từ việc thu thập thông tin về cơ sở dữ liệu kế toán đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. - Thông tin kế toán: là các báo cáo kế toán phục vụ cho các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT 1.2.1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như Hình 1.2 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi nh ận Chứng từ kế toán Các sổ chi tiết Nhật ký Xử lý SỔ CÁI Các bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ Bảng cân đối tài khoản Báo cáo BÁO CÁO TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHI TIẾT Hình 1.2: Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 5
  15. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp trải qua 3 giai đoạn: ghi nhận, xử lý, báo cáo và gồm có hai phần hành đó là: Kế toán tổng hợp và Kế toán chi tiết. - Ghi nhận: là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: các giao dịch xảy ra giữa doanh nghiệp với các chủ thể bên ngoài như ngân hàng, người mua, người bán, cá nhân, tổ chức khác; các giao dịch xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, tạm ứng lương cho nhân viên Các dữ liệu này được thể hiện trên chứng từ kế toán và là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. - Xử lý: là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Kế toán thực hiện việc xử lý các dữ liệu trên chứng từ thu thập được. Cụ thể, kế toán thực hiện việc ghi vào sổ nhật ký theo dõi nghiệp vụ theo trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng tổng hợp để ghi vào sổ cái. Để theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết của từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi đồng thời trên các sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu tổng hợp thông qua việc lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thông qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng. - Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ nhu cầu thông tin cho người sử dụng. Kế toán phải lập các báo tài chính hằng năm, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài báo cáo tái chính, Kế toán còn lập các Báo cáo kế toán quản trị để phục vụ thông tin cho nhà quản lý như: báo cáo về tiền, tình hình công nợ của từng khách hàng - Kế toán tổng hợp: là việc sử dụng các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo dõi về tình hình và sự biến động của các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế dạng tổng hợp. - Kế toán chi tiết: là việc sử dụng các tài khoản chi tiết để phản ánh và theo dõi về tình hình và sự biến động của từng đối tượng cụ thể Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế: Mua lô hàng hóa A nhập kho đã trả bằng tiền gửi ngân hàng ACB. Lô hàng trị giá 50.000.000đ, thuế VAT 10% 6
  16. Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Ghi nhận Chứng từ kế toán: Phiếu nhập kho và giấy báo nợ của ngân hàng ACB Nợ TK 156: 50.000.000đ Nợ TK 156A: 50.000.000đ Nợ TK 133: 5.000.000đ Nợ TK 133 : 5.000.000đ Có TK 112: 55.000.000đ Có TK 112ACB: 55.000.000đ Xử lý - Phản ánh vào sổ Nhật ký - Phản ánh vào các sổ chi tiết - Phản ánh vào sổ cái các tài 156A, 112ACB. khoản 156, 133, 112 - Lên bảng tổng hợp chi tiết - Lên bảng cân đối tài khoản: của các tài khoản 156, 112 Tổng số dư nợ bằng tổng số rồi đối chiếu với sổ cái dư có. Báo cáo - Lên báo cáo tài chính dựa trên số liệu của các tài khoản tổng hợp. Ví dụ: 112, 133, 156 1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT Hệ thống thông tin kế toán trong mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có đầu vào, quy trình thủ tục xử lý và đầu ra. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại doanh nghiệp, các dữ liệu đầu vào, các quy trình thủ tục xử lý cũng như các thông tin kết xuất đầu ra có những điểm khác biệt so với hạch toán thủ công. Tuy có thể tổ chức theo nhiều cách khác nhau, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm đều có những đặc điểm chung được khái quát ở sơ đồ sau: 7
  17. KHỞI TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU SỔ SÁCH KẾ KẾ TOÁN TOÁN DỮ LIỆU TỒN QUY TRÌNH XỬ CUỐI KỲ TRƯỚC LÝ LUÂN CHUYỂN DỮ BÁO CÁO KẾ LIỆU VÀ CUNG TOÁN CẤP THÔNG TIN DỮ LIỆU PHÁT SINH TRONG KỲ SAO LƯU VÀ PHẦN MỀM KẾ KẾT CHUYỂN TOÁN DỮ LIỆU CHO ĐIỀU CHỈNH KỲ SAU CUỐI KỲ ĐẦU VÀO XỬ LÝ ĐẦU RA Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào a. Dữ liệu khởi tạo ban đầu: - Xác định và khai báo các thông số của hệ thống + Các thông tin chung của doanh nghiệp Cơ quan chủ quản Tên đơn vị hạch toán Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại/ Fax Số tài khoản ngân hàng + Các phương pháp hạch toán Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho Phương pháp khấu hao TSCĐ Phương pháp ính giá thành sản phẩm Hình thức sổ kế toán 8
  18. - Xây dựng và khai báo các bộ mã: là việc rất quan trọng có ảnh hưởng đến công tác cập nhật và xử lý dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Các bộ mã được sử dụng chủ yếu gồm: Bộ mã tài khoản Bộ mã vật tư Bộ mã tài sản cố định Bộ mã khách hàng, nhà cung cấp Bộ mã tài sản cố định Bộ mã nhân viên Bộ mã ngoại tệ Bộ mã bộ phận, đơn vị trực thuộc Bộ mã chứng từ Bộ mã nghiệp vụ Trong các bộ mã trên, bộ mã tài khoản là bộ mã được sử dụng để quản lý, hạch toán và cung cấp thông tin về tất cả các đối tượng tổng hợp của kế toán. Các bộ mã còn lại được thiết kế để quản lý, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết cho các đối tượng chi tiết phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý từng loại. - Khai báo số dư ban đầu: là xác định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán tất cả các số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng Số dư của tất cả các tài khoản tổng hợp Số dư của tài khoản công nợ Số dư của tài khoản vật tư, hàng hóa, thành phẩm, về mặt giá trị và số lượng - Phân quyền sử dụng: Thực hiện công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa cần phải có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn và phối kết hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán khác nhau; nhằm phát huy tối đa vị trí, vai trò trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, không trùng lắp, không chồng chéo. Vì vậy cần phải có sự phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán 9
  19. b. Dữ liệu phát sinh trong kỳ - Dữ liệu tồn cuối kỳ trước: Số liệu tồn ở cuối kỳ trước của tất cả các đối tượng tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang được xem là dữ liệu đầu vào của kỳ hạch toán sau. Nếu phần mềm bắt đầu đưa vào sử dụng thì bắt buộc nhân viên kế toán phải nhập dữ liệu tồn cuối kỳ trước vào. - Dữ liệu phát sinh: là các nghiệp vụ phát sinh như thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, theo dõi và quản lý công nợ, tạm ứng, thanh toán hoặc phát sinh từ các bộ phận kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lý vật tư, nhân lực Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trên chứng từ và chuyển về phòng kế toán. Kế toán viên sau khi nhận được chứng từ thì phân loại và tiến hành nhập dữ liệu trên các giao diện của phần mềm. - Các bút toán chỉnh cuối kỳ Các bút toán phân bổ (chi phí sản xuất chung, chi phí mua hàng ) Hạch toán khấu hao TSCĐ Lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Các bút toán về trích lập dự phòng Các bút toán về thuế Các bút toán điều chỉnh sau khi kiểm kê Các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Công đoạn 2: Xử lý Tùy vào từng phần mềm mà việc thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán cũng như quy trình xử lý, luân chuyển và cung cấp thông tin sẽ khác nhau. Tuy nhiên, trong công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này, sau khi ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời 10
  20. ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán gồm: sổ kế toán, báo cáo kế toán, thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu sao lưu, kết chuyển cho kỳ hạch toán sau - Sổ kế toán: phần mềm kế toán cho phép in ra các sổ kế toán tương tự như trong hạch toán thủ công. Tùy theo hình thức ghi sổ mà có các loại sổ sau: + Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Nhật ký - Sổ cái: Nhật ký - Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Báo cáo kế toán: gồm các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết. Tất cả các phần mềm đều cho phép kết xuất và in ra Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính) - Thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán: các phần mềm kế toán đều cho phép in ra các sổ chi tiết và các báo cáo chi tiết và cung cấp các thông tin nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp - Sao lưu và kết chyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm tự động sao lưu và kết chuyển dữ liệu kế toán cho kỳ sau 1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT a. Về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ KT khi ứng dụng CNTT phải đảm bảo: Thứ nhất, phải đảm bảo tính khoa học trong việc quản lý đối tượng kế toán: cho phép xây dựng và khai báo các bộ mã: mã chứng từ; các bộ mã tài khoản, mã vật tư, 11
  21. mã nhà cung cấp, mã nhân viên, mã tài sản cố định, một cách khoa học, có mối liên hệ giữa mã chi tiết với mã tổng hợp tương ứng. Thứ hai, phải đảm bảo tính chính xác khi thực hiện các phương pháp kế toán theo quy định: tính giá, hạch toán chênh lệch, xử lý số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết. Thứ ba, phải đảm bảo tính cập nhật các phương pháp kế toán, chế độ kế toán theo quy định hiện hành. Thứ tư, phải đảm bảo tính linh hoạt trong việc cho phép lựa chọn các phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ, phương pháp lập báo cáo tài chính, Thứ năm, phải đảm bảo tính chuyên nghiệp (tự động hóa cao) của quá trình cập nhật chứng từ kế toán khi thực hiện xử lý bút toán sai, tự động thực hiện bút toán phân bổ, kết chuyển, xử lý bút toán trùng b. Về công tác quản lý sổ sách và báo cáo KT khi ứng dụng CNTT phải đảm bảo Thứ nhất, phải thể hiện tính đầy đủ trong việc cho phép lập, in hệ thống sổ kế toán theo quy định như báo cáo tài chính và theo yêu cầu quản trị nội bộ như báo cáo quản trị. Thứ hai, phải thể hiện tính chính xác khi truy xuất số liệu trên các báo cáo, sổ tổng hợp và báo cáo, sổ chi tiết, kể cả khi thay đổi các phương pháp, hình thức kế toán. Thứ ba, phải thể hiện được tính tương thích khi cho phép hệ thống báo cáo, sổ sách truy xuất dữ liệu dưới dạng Excel, Access, PDF, Thứ tư, phải đảm bảo tính linh hoạt khi cho phép người sử dụng sửa đổi các biểu mẫu, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý hoặc biểu mẫu báo cáo tài chính khi có sự sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan quản lý nhà nước. Thứ năm, sổ sách và báo cáo khi truy xuất phải có tính thẩm mỹ theo đánh giá của doanh nghiệp. c. Về công tác tổ chức nhân sự và bộ máy KT khi ứng dụng CNTT phải đảm bảo Thứ nhất, phải đảm bảo tính hợp lý trong việc quản lý nhân sự kế toán và phân quyền công tác kế toán giữa các phần hành. Thứ hai, phải có sự linh hoạt và đồng bộ của hệ thống ứng dụng cho phép luân chuyển thông tin giữa đơn vị cấp dưới và đơn vị cấp trên. 12
  22. 1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành được hiểu như là việc tổ chức dữ liệu kế toán trong một phần mềm độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng đối tượng nhất định. Mỗi phần hành thường do một nhân viên kế toán phụ trách chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành đó. Cụ thể, kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng Ví dụ, với phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào các số liệu trên các giấy báo nợ và giấy báo có, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ theo dõi sự biến động tăng giảm của tiền gửi tại các ngân hàng vào sổ chi tiết cho từng ngân hàng theo trình tự thời gian. Toàn bộ chứng từ, các sổ kế toán chi tiết liên quan đến tiền gửi do kế toán tiền gửi ngân hàng quản lý lưu trữ. Cuối kỳ, kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng sẽ tiếhành kiểm tra, xác định giá trị tiền gửi tại các ngân hàng và lập Bảng tổng hợp tiền gửi ngân hàng cho toàn bộ số tiền gửi tại các ngân hàng, trên cơ sở đó đối chiếu để đảm báo khớp với số liệu của kế toán tổng hợp Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: Kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ,kế toán tài sản cố định, kế toán công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ, 1.4. Các mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ 1.4.1. Phần mềm ứng dụng excel Phần mềm ứng dụng excel là một chương trình ứng dụng, một workbook có chứa nhiều sheet (bảng tính) là công cụ đắc lực hỗ trợ cho công việc kế toán khi mà doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm. Ở phần mềm ứng dụng excel, kế toán có thể thiết kế các cơ sở dữ liệu kế toán trên các sheet khác nhau để lưu trữ, cập nhật danh muc tài khoản, danh mục các đối tượng chi tiết, số dư đầu kỳ cũng như dữ liệu phát sinh trong kỳ từ đó, dựa vào các hàm IF, VLOOKUP, HLOOKUP, OR, AND, SUM, SUMIF để thiết kế và thực hiện công thức in ra các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu 13
  23. một cách dễ dàng, chính xác. Ngoài ra, excel còn có các liên kết nội, liên kết ngoại và chatsheet giúp cập nhật dữ liệu nhanh chóng và tự động hóa đưa vào các phần hành kế toán cũng như vẽ đồ thị, phân tích dễ dàng nhanh chóng. Với đặc điểm như trên khi thực công tác kế toán trên phần mềm ứng dụng excel có những ưu điểm, hạn chế sau: * Ưu điểm: - Không tốn tiền mua bản quyền vì phần mềm này được tích hợp trong MS. OFFICE - Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về CSDL vì bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách. - Lưu trữ tốt hơn file giấy. - Dễ dàng thực hiện vì excel có các hàm hỗ trợ, thống kê các khoản mục một cách nhanh chóng. - Có nhiều khả năng phân tích: Kế toán có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của Excel mà không cần đến một chương trình nào khác dựa vào các chatsheet. * Hạn chế: - Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều files độc lập, dữ liệu lớn trên 5Mb thì mở ra rất chậm - Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó trừ khi phải lập trình VBA - Các chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 Sheet, không đúng mẫu chứng từ thực sự (tức là không có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa của 1 chứng từ) - Toàn bộ dữ liệu có thể sửa, xóa dễ dàng. Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ. Và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được. - Kế toán trên phần mềm excel thì phụ thuộc vào mỗi người thực hiện chúng. Nên mỗi nhân viên kế toán sẽ có cách thiết kế cũng như xử lý số liệu khác nhau, không mang một quy chuẩn nào cả - Khi kế toán thực hiện các bút toán định trên excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày. Việc thực hiện các bút toán có thể xảy ra sai sót nếu kế toán không nắm rõ bản chất. 14
  24. - Khi dùng Macro trong Excel thì chúng có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus do đó tính an toàn dữ liệu khó đáp ứng - Trên phần mềm ứng dụng excel không thể phân quyền trừ khi viết bằng ngôn ngữ VBA Với những ưu điểm và hạn chế của việc ứng dụng excel trong công tác kế toán nêu trên, thiết nghĩ những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động độc lập có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít trong kỳ kế toán nên sử dụng. Tuy nhiên, khi sử dụng chương trình excel thì cũng đòi hỏi kế toán đó thành thạo trong việc sử dụng hàm excel, macro Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khác, việc sử dụng excel như là một công cụ hỗ trợ trong việc kiểm chứng tính chính xác của dữ liệu 1.4.2. Phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một chương trình lập trình sẵn, sử dụng dữ liệu đầu vào là các chứng từ phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn xử lý và in ra là các báo cáo tài chính một cách tự động, chính xác, nhanh chóng. Phần mềm kế toán gồm có 2 loại: phần mềm đóng gói, phần mềm theo yêu cầu. Phần mềm kế toán thể hiện các điểm nổi trội hơn khi dùng excel: Tính chuyên nghiệp: toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được lập tự động và in ấn sạch sẽ, đẹp và nhất quán. Tính cộng tác: Phần mềm kế toán có đầy đủ các phần hành: kế toán tiền, kế toán tài sản cố định công cụ dụng cụ, kế toán lương, kế toán hàng tồn kho, kế toán công nợ, kế toán giá thành, nên có thể sử dụng đầu ra của phần hành này làm đầu vào của phần hành kia. Và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là một bước tiến vượt bậc nhằm khắc phục những hạn chế khi dùng chương trình excel. Do vậy, khi sử dụng phần mềm kế toán phải kể đến những ưu điểm sau: - Giảm thiểu công việc tính toán cũng như việc sai sót khi thực hiện các bút toán định khoản - Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. - Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu. 15
  25. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm trong kế toán cũng có những hạn chế: tùy theo điều kiện yêu cầu về công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp mà phần mềm sẽ có những tính năng hỗ trợ khác nhau. Do vậy, việc phải bỏ ra một chi phí không nhỏ để có được phần mềm như mong muốn là điều khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm. Ngoài ra, ở phần mềm kế toán chưa có sự kết nối giữa các nguồn lực khác trong doanh nghiệp, chưa thực hiện thông qua internet. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán chỉ dành cho những doanh nghiệp hoạt động độc lập có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, không cần sự kết nối giữa các nguồn lực khác trong doanh nghiệp. 1.4.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình: kiểm soát tốt thông tin khách hàng, quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa dịch vụ; kiểm tra chất lượng, quản lý dự án; kiểm soát lượng tồn kho; kiểm soát thông tin tài chính kế toán; chuẩn hóa về hoạt động tài chính kế toán. Hình 1.4: Hình ảnh minh họa ERP Khi sử dụng phần mềm ERP tại doanh nghiệp thì sẽ thấy được những ưu điểm vượt trội hơn so với phần mềm kế toán: - ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và tích hợp các module thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc - Thông tin giữa các phòng ban, bộ phận trong một doanh nghiệp được kết nối với nhau. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết 16
  26. quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp Tuy nhiên phần mềm ERP cũng có những hạn chế nhất định: - Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: Do nhiều lý do khác nhau: quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp, - Chi phí đầu tư đắt: Một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh nghiệp lên đến vài chục ngàn Đô-la không phải là quá đắt so với những giá trị mà nó đem lại. Tuy nhiên, chi phí đầu tư quá cao thường là do khả năng của hệ thống không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các nguồn lực. - Sự chọn lựa các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nếu không được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống quá xa vời, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP. - Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: Phần lớn các ứng dụng ERP được hiểu theo dạng “phần mềm may đo”, nghĩa là được làm ra cho một mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ trợ sản phẩm, hệ thống sẽ nhanh chóng không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được phát triển tiếp. - Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình. Một số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém. - Khó phát hiện sai sót: dữ liệu chỉ được nhập một lần tại bộ phận đầu tiên của một quy trình nào đó và dữ liệu sẽ được tự động chuyển sang các phòng ban khác. Vì vậy trong quá trình nhập liệu nếu có sai sót sẽ khó phát hiện và sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình của doanh nghiệp. Tùy vào điều kiện và định hướng phát triển của từng doanh nghiệp mà việc lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và kế toán nói 17
  27. riêng khác nhau.Tuy nhiên, phần mềm tích hợp ERP chỉ có thể triển khai tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn cần có một giải pháp tổng thể cho việc phát triển doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp triển khai ERP thành công tại Việt Nam phải kể đến như: Vinamilk, Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt Nga Vietsovpetro, Tập đoàn điện lực Việt Nam. Hiện nay, một số chương trình phần mềm cung cấp giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp tại Việt Nam: AMIS.VN, ERP MICROSOFT DYNAMICS 18
  28. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Tác giả thực hiện khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại hơn 150 DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng bằng nhiều cách như phát phiếu khảo sát trực tiếp (xem ở phần phụ lục), gửi mail dưới dạng google doc, phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng, giám đốc, kế toán viên tại các DN. Trong 150 doanh nghiệp đồng ý tham gia khảo sát thì có hơn 121 bảng khảo sát thu về được cho là hợp lệ chiếm tỷ lệ 80,6%. Trong 121 doanh nghiệp thực hiện khảo sát thành công thì có 8 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất chiếm 6,6%, 89 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại dịch vụ chiếm 73,6%, 24 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây lắp chiếm tỷ lệ 19,8%. Điều này có thể thấy rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại dịch vụ. Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Doanh nghiep san xuat 8 6.6 6.6 6.6 Doanh nghiep thuong mai dich vu 89 73.6 73.6 80.2 Doanh nghiep xay lap 24 19.8 19.8 100.0 Total 121 100.0 100.0 Bảng 2.1. Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Xét về hình thức sở hữu DN thì các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng chủ yếu thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn chiếm tỷ lệ 69,4%, loại hình công ty cổ phần chiếm tỷ lệ 18,2%, loại hình doanh nghiệp tư nhân chiếm tỷ lệ 12,4%. 19
  29. Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Trach nhiem huu han 84 69.4 69.4 69.4 Co phan 22 18.2 18.2 87.6 Doanh nghiep tu nhan 15 12.4 12.4 100.0 Total 121 100.0 100.0 Bảng 2.2. Hình thức sở hữu của doanh nghiệp Đối với số lượng kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng thì đa số các doanh nghiệp này có số lượng kế toán viên ít, cụ thể doanh nghiệp có số lượng kế toán viên dưới 2 người chiếm 47,1%, doanh nghiệp có số lượng kế toán viên từ 2-5 người chiếm khoảng 45,5%, doanh nghiệp có số lượng kế toán viên từ 5-10 người chiếm khoảng 7,4 %. Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid < 2 nguoi 57 47.1 47.1 47.1 2 - 5 nguoi 55 45.5 45.5 92.6 5 - 10 nguoi 9 7.4 7.4 100.0 Total 121 100.0 100.0 Bảng 2.3. Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp Về việc sử dụng phần mềm kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng cho thấy các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm chủ yếu ở 3 mức độ: - Mức độ 1, doanh nghiệp sử dụng phần mềm ứng dụng MS Excel; - Mức độ 2, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán dưới dạng phần mềm đóng gói, phần mềm đặt hàng như phần mềm Misa, Fast Accounting, Bravo, Effect, Simba, hay phần mềm do đơn vị tự thiết kế; - Mức độ 3, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP). Cụ thể, trong 121 doanh nghiệp tác giả khảo sát thì có 57 doanh nghiệp ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán chiếm tỷ lệ 47,1 %, 62 doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán chiếm tỷ lệ 51,2%, 2 doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP) trong công tác kế toán. 20
  30. Việc khảo sát thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu được tác giả thực hiện đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán và đánh giá chi tiết việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc cập nhật chứng từ và ghi sổ, quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán. Ngoài ra, tác giả còn thực hiện khảo sát về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cao hay thấp giữa các phần hành kế toán: Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Phan mem Excel 57 47.1 47.1 47.1 Phan mem khac 62 51.2 51.2 98.3 Phan mem quan tri DN ERP 2 1.7 1.7 100.0 Total 121 100.0 100.0 Bảng 2.4. Mức độ ứng dụng CNTT giữa các phần mềm kế toán 2.1.1. Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán Qua khảo sát về các chỉ tiêu chung của việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán, tác giả nhận thấy, hầu hết các doanh nghiệp khi ứng dụng CNTT trong công tác kế toán dù ở mức độ nào đi chăng nữa cũng nhận thấy việc ứng dụng thật dễ dàng và có thể nâng cấp ứng dụng. Tuy nhiên, tính ổn định, bảo mật và tương thích có sự khác nhau giữa các mức độ ứng dụng. Cụ thể, xét về tính dễ sử dụng của các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đều đánh giá ở mức khá trở lên như phần mềm Excel ở mức 1,12; phần mềm khác ở mức 1,45; phần mềm ERP ở mức 2. Xét về tính linh hoạt (dễ dàng nâng cấp) của phần mềm tại các doanh nghiệp đều đánh giá ở mức khá trở lên như phần mềm Excel ở mức 2,09; phần mềm khác ở mức 1,95 và phần mềm ERP ở mức 2. Đối với tính ổn định, bảo mật, tương thích có sự khác nhau rõ rệt giữa các mức độ ứng dụng thể hiện khi các giá trị Sig. ở bảng phân tích Anova bằng 0 đối với các chỉ tiêu này. Cụ thể, xét về tính bảo mật được đánh giá rất thấp đối với phần mềm Excel với mức 4,81; còn đối với phần mềm khác và phần mềm ERP được đánh giá ở mức cao lần lượt 1,85 và 2. Về tính tương thích đối với phần mềm Excel được đánh giá dưới mức trung bình so với các phần mềm khác, phần mềm ERP được đánh giá ở mức khá trở lên. 21
  31. Descriptives 95% Confidence Interval for Mean Std. Lower Upper N Mean Deviation Std.Error Bound Bound Minimum Maximum Tinh de su dung Phan mem Excel 57 1.12 .381 .050 1.02 1.22 1 3 Phan mem khac 62 1.45 .803 .102 1.25 1.66 1 5 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 1.31 .656 .060 1.19 1.42 1 5 Tinh on dinh Phan mem Excel 57 2.93 .320 .042 2.85 3.01 1 3 Phan mem khac 62 1.47 .783 .099 1.27 1.67 1 5 Phan mem quan tri DN 2 3.00 .000 .000 3.00 3.00 3 3 ERP Total 121 2.18 .949 .086 2.01 2.35 1 5 Tinh linh hoat Phan mem Excel 57 2.09 .474 .063 1.96 2.21 1 5 Phan mem khac 62 1.95 .734 .093 1.77 2.14 1 5 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.02 .619 .056 1.91 2.13 1 5 Tinh bao mat Phan mem Excel 57 4.81 .667 .088 4.63 4.98 1 5 Phan mem khac 62 1.85 .623 .079 1.70 2.01 1 5 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 3.25 1.609 .146 2.96 3.54 1 5 Tinh tuong thich Phan mem Excel 57 3.93 .457 .061 3.81 4.05 1 5 Phan mem khac 62 1.97 .542 .069 1.83 2.11 1 4 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.89 1.102 .100 2.69 3.09 1 5 ANOVA Sum of Squares df Mean Square F Sig. Tinh de su dung Between Groups 4.191 2 2.095 5.206 .007 Within Groups 47.495 118 .403 Total 51.686 120 Tinh on dinh Between Groups 64.845 2 32.423 88.655 .000 Within Groups 43.155 118 .366 22
  32. Total 108.000 120 Tinh linh hoat Between Groups .551 2 .275 .715 .491 Within Groups 45.416 118 .385 Total 45.967 120 Tinh bao mat Between Groups 261.991 2 130.996 318.247 .000 Within Groups 48.571 118 .412 Total 310.562 120 Tinh tuong thich Between Groups 115.949 2 57.974 230.687 .000 Within Groups 29.655 118 .251 Bảng 2.5. Kết quả đánh giá chung giữa các mức độ ứng dụng 2.1.2. Công tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán a. Về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán Xét về tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán ở các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, tác giả nhận thấy rằng hầu hết ở các phần mềm khi thực hiện việc tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán đều đảm bảo tính khoa học và tính chính xác, dẫn đầu là các phần mềm kế toán và phần mềm ERP. Bên cạnh đó, qua kết quả của bảng phân tích ANOVA (Bảng 2.6) cũng thấy được việc cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán một cách linh hoạt và chuyên nghiệp ở phần mềm ứng dụng Excel kém, khác xa ở mức đánh giá khá cao với các phần mềm kế toán và phần mềm ERP. Cụ thể, việc tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán mang tính cập nhật các phương pháp kế toán, chế độ kế toán theo quy định hiện hành khi có sự thay đổi đối với các phần mềm thì phần mềm Exel cũng được đánh giá ở mức kém 4,72; trong khi đó phần mềm khác và phần mềm ERP được đánh giá ở mức cao lần lượt 1,9 và 2. Còn đối với việc linh hoạt cho phép lựa chọn các phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ, phương pháp lập báo cáo tài chính, cũng như tính chuyên nghiệp (tự động hóa cao) của quá trình cập nhật chứng từ kế toán khi thực hiện xử lý bút toán sai, tự động thực hiện bút toán phân bổ, kết chuyển, xử lý bút toán trùng cũng được đánh giá ở mức khá đối với phần mềm khác và phần mềm ERP, đánh giá rất thấp đối với phần mềm Excel cụ thể ở mức 4,72 và 4,82. Descriptives 23
  33. 95% Confidence Interval for Mean Std. Lower Upper Minimu Maximu N Mean Deviation Std. Error Bound Bound m m Tinh khoa hoc Phan mem Excel 57 2.07 .258 .034 2.00 2.14 2 3 Phan mem khac 62 1.84 .518 .066 1.71 1.97 1 4 Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 Total 121 1.95 .425 .039 1.87 2.03 1 4 Tinh chinh xac Phan mem Excel 57 2.05 .225 .030 1.99 2.11 2 3 Phan mem khac 62 1.84 .578 .073 1.69 1.99 1 4 Phan mem quan tri DN ERP 2 1.00 .000 .000 1.00 1.00 1 1 Total 121 1.93 .468 .043 1.84 2.01 1 4 Tinh cap nhat Phan mem Excel 57 4.72 .861 .114 4.49 4.95 1 5 Phan mem khac 62 1.90 .824 .105 1.69 2.11 1 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 Total 121 3.23 1.637 .149 2.94 3.53 1 5 Tinh linh hoat Phan mem Excel 57 4.72 .861 .114 4.49 4.95 1 5 Phan mem khac 62 1.81 .596 .076 1.66 1.96 1 4 Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 Total 121 3.18 1.628 .148 2.89 3.47 1 5 Tinh chuyen nghiep (tu Phan mem Excel 57 4.82 .759 .101 4.62 5.03 1 5 dong hoa cao) Phan mem khac 62 1.94 .597 .076 1.78 2.09 1 4 Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 Total 121 3.30 1.595 .145 3.01 3.58 1 5 ANOVA Sum of Squares df Mean Square F Sig. Tinh khoa hoc Between Groups 1.596 2 .798 4.684 .011 Within Groups 20.106 118 .170 Total 21.702 120 Tinh chinh xac Between Groups 3.101 2 1.551 7.877 .001 Within Groups 23.229 118 .197 Total 26.331 120 Tinh cap nhat Between Groups 238.593 2 119.296 169.749 .000 Within Groups 82.928 118 .703 24
  34. Total 321.521 120 Tinh linh hoat Between Groups 254.814 2 127.407 237.932 .000 Within Groups 63.186 118 .535 Total 318.000 120 Tinh chuyen nghiep (tu dong hoa Between Groups 251.302 2 125.651 274.634 .000 cao) Within Groups 53.988 118 .458 Total 305.289 120 Bảng 2.6. Kết quả đánh giá công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán giữa các mức độ ứng dụng b. Về công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán Xét về tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán ở các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin: Qua kết quả phân tích ở bảng bên dưới (Bảng 2.7), hầu hết đều có sự khác biệt giữa các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán ngoại trừ tính linh hoạt. Việc tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán xét về khía cạnh đầy đủ trong việc cho phép lập, in hệ thống sổ kế toán theo quy định như báo cáo tài chính và theo yêu cầu quản trị nội bộ như báo cáo quản trị; chính xác khi truy xuất số liệu trên các báo cáo, sổ tổng hợp và sổ chi tiết, kể cả khi thay đổi các phương pháp, hình thức kế toán; tương thích khi cho phép hệ thống báo cáo, sổ sách truy xuất dữ liệu dưới dạng Excel, Access, PDF, được đánh giá ở mức yếu lần lượt 3,84 và 4,68 và 3,81; tính thẩm mỹ được đánh giá ở mức trung bình đối với phần mềm ứng dụng Excel là 2,93 ; phần mềm kế toán và phần mềm ERP được đánh giá ở mức khá. Xét về tính linh hoạt khi cho phép người sử dụng sửa đổi các biểu mẫu, báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý hoặc biểu mẫu báo cáo tài chính khi có sự sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan quản lý nhà nước đều được đánh giá xung quanh mức khá. Cụ thể đối với phần mềm Excel 2,09; phần mềm khác 1,89; phần mềm ERP 2. Descriptives 95% Confidence Interval for Mean Std. Lower Upper Minimu Maximu N Mean Deviation Std. Error Bound Bound m m Tinh day du Phan mem Excel 57 3.84 .591 .078 3.69 4.00 1 5 Phan mem khac 62 1.40 .689 .087 1.23 1.58 1 4 25
  35. Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.56 1.372 .125 2.32 2.81 1 5 Tinh chinh xac Phan mem Excel 57 4.68 .890 .118 4.45 4.92 1 5 Phan mem khac 62 1.32 .719 .091 1.14 1.51 1 5 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.92 1.856 .169 2.58 3.25 1 5 Tinh tuong thich Phan mem Excel 57 3.81 .581 .077 3.65 3.96 1 4 Phan mem khac 62 1.50 .784 .100 1.30 1.70 1 4 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.60 1.339 .122 2.35 2.84 1 4 Tinh linh hoat Phan mem Excel 57 2.09 .474 .063 1.96 2.21 1 5 Phan mem khac 62 1.89 .770 .098 1.69 2.08 1 4 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 1.98 .645 .059 1.87 2.10 1 5 Tinh tham my Phan mem Excel 57 2.93 .320 .042 2.85 3.01 1 3 Phan mem khac 62 1.45 .717 .091 1.27 1.63 1 4 Phan mem quan tri DN 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 ERP Total 121 2.16 .922 .084 1.99 2.32 1 4 ANOVA Sum of Squares df Mean Square F Sig. Tinh day du Between Groups 177.287 2 88.643 215.676 .000 Within Groups 48.498 118 .411 Total 225.785 120 Tinh chinh xac Between Groups 337.309 2 168.655 262.327 .000 Within Groups 75.864 118 .643 Total 413.174 120 Tinh tuong thich Between Groups 158.780 2 79.390 166.167 .000 Within Groups 56.377 118 .478 26
  36. Total 215.157 120 Tinh linh hoat Between Groups 1.196 2 .598 1.447 .239 Within Groups 48.771 118 .413 Total 49.967 120 Tinh tham my Between Groups 64.942 2 32.471 103.350 .000 Within Groups 37.074 118 .314 Total 102.017 120 Bảng 2.7. Kết quả đánh giá công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán giữa các mức độ ứng dụng c. Về công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán Qua bảng phân tích Anova bên dưới, tác giả thấy được sự khác biệt khi đánh giá công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán. Về công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán được đánh giá cao việc quản lý nhân sự kế toán và phân quyền công tác kế toán giữa các phần hành đối với các phần mềm kế toán và phần mềm ERP trong khi đối với phần mềm Excel thì đánh giá ở mức kém 4,7. Và sự linh hoạt và đồng bộ của hệ thống ứng dụng cho phép luân chuyển thông tin giữa đơn vị cấp dưới và đơn vị cấp trên ở phần mềm Excel chỉ ở mức trung bình, trong khi phần mềm khác và phần mềm ERP được đánh giá xung quanh mức khá lần lượt là 1,92 và 2. Descriptives 95% Confidence Interval for Mean Std. Std. Minimu Maxi N Mean Deviation Error Lower Bound Upper Bound m mum Tinh hop ly Phan mem Excel 57 4.70 .865 .115 4.47 4.93 1 5 Phan mem khac 62 1.81 .623 .079 1.65 1.96 1 5 Phan mem quan 2 1.00 .000 .000 1.00 1.00 1 1 tri DN ERP Total 121 3.16 1.643 .149 2.86 3.45 1 5 Tinh linh hoat va Phan mem Excel 57 3.00 .423 .056 2.89 3.11 1 4 dong bo Phan mem khac 62 1.92 .660 .084 1.75 2.09 1 5 Phan mem quan 2 2.00 .000 .000 2.00 2.00 2 2 tri DN ERP Total 121 2.43 .773 .070 2.29 2.57 1 5 27
  37. ANOVA Sum of Squares df Mean Square F Sig. Tinh hop ly Between Groups 258.409 2 129.205 232.385 .000 Within Groups 65.607 118 .556 Total 324.017 120 Tinh linh hoat va dong bo Between Groups 35.056 2 17.528 56.516 .000 Within Groups 36.597 118 .310 Total 71.653 120 Bảng 2.8. Kết quả đánh giá công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán giữa các mức độ ứng dụng 2.1.3. Công tác đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán theo phần hành kế toán Ngoài việc khảo sát để đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán ở mức độ chung cũng như chi tiết nêu trên, tác giả còn thực hiện đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin cao hay thấp theo các phần hành kế toán như: Kế toán tiền mặt, Kế toán tiền gửi, Kế toán công nợ, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán công cụ dụng cụ, Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Qua kết quả thống kê mô tả (Bảng 2.9), tác giả nhận thấy các phần hành kế toán vốn bằng tiền, công nợ, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợp đều ứng dụng ở mức độ khá cao; các phần hành kế toán còn lại ứng dụng ở xung quanh mức độ trung bình và khá. Điều này chứng tỏ các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng đã tận dụng được gần như hầu hết công suất cũng như tính năng của các phần mềm kế toán mang lại phục vụ cho công tác kế toán của doanh nghiệp mình Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Std. Deviation Statistic Statistic Statistic Statistic Std. Error Statistic Ke toan tien mat 121 1 5 4.11 .068 .751 Ke toan tien gui 121 2 5 4.13 .063 .695 Ke toan cong no (phai thu, phai tra) 121 3 5 4.11 .062 .681 Ke toan hang ton kho 121 1 5 3.46 .069 .764 Ke toan cong cu dung cu 121 1 5 3.02 .136 1.500 28
  38. Ke toan tai san co dinh 121 1 5 2.79 .110 1.206 Ke toan tien luong va cac khoan 121 1 5 3.76 .060 .659 trich theo luong Ke toan gia thanh (neu co) 121 1 5 2.21 .102 1.127 Ke toan ban hang va xac dinh ket 121 1 5 3.87 .050 .547 qua kinh doanh Ke toan tong hop 121 3 5 3.69 .081 .893 Valid N (listwise) 121 Bảng 2.9. Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán Tuy nhiên xét về mức độ ứng dụng cao hay thấp ở các phần hành đối với phần mềm Excel, phần mềm khác hay phần mềm ERP. Tác giả nhận thấy đối với mức độ ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán thì việc ứng dụng thấp ở các phần hành kế toán công cụ dụng cụ, phần hành kế toán tài sản cố định, phần hành kế toán giá thành. Vì vậy, đối với kết quả ở bảng bên dưới có thể thấy rằng: ở mức độ ứng dụng phần mềm Excel trong công tác ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng có tổ chức công tác kế toán khá đơn giản chỉ xoay quanh các phần hành kế toán cơ bản của một doanh nghiệp. Descriptives 95% Confidence Interval for Mean Std. Std. Lower Upper Mini Maximu N Mean Deviation Error Bound Bound mum m Ke toan tien mat Phan mem Excel 57 3.84 .492 .065 3.71 3.97 1 4 Phan mem khac 62 4.32 .864 .110 4.10 4.54 2 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 4.11 .751 .068 3.97 4.24 1 5 Ke toan tien gui Phan mem Excel 57 3.88 .331 .044 3.79 3.97 3 4 Phan mem khac 62 4.34 .848 .108 4.12 4.55 2 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 4.13 .695 .063 4.01 4.26 2 5 Ke toan cong no (phai Phan mem Excel 57 3.88 .331 .044 3.79 3.97 3 4 thu, phai tra) Phan mem khac 62 4.29 .837 .106 4.08 4.50 3 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 4.11 .681 .062 3.98 4.23 3 5 Ke toan hang ton kho Phan mem Excel 57 3.04 .462 .061 2.91 3.16 1 5 Phan mem khac 62 3.81 .765 .097 3.61 4.00 1 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 29
  39. Total 121 3.46 .764 .069 3.33 3.60 1 5 Ke toan cong cu dung Phan mem Excel 57 1.75 .606 .080 1.59 1.92 1 3 cu Phan mem khac 62 4.11 1.118 .142 3.83 4.40 1 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 3.02 1.500 .136 2.75 3.29 1 5 Ke toan tai san co Phan mem Excel 57 1.84 .621 .082 1.68 2.01 1 3 dinh Phan mem khac 62 3.58 .933 .118 3.34 3.82 1 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 2.79 1.206 .110 2.57 3.00 1 5 Ke toan tien luong va Phan mem Excel 57 3.84 .492 .065 3.71 3.97 1 4 cac khoan trich theo Phan mem khac 62 3.65 .749 .095 3.46 3.84 1 5 luong Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 3.76 .659 .060 3.64 3.88 1 5 Ke toan gia thanh (neu Phan mem Excel 57 1.65 .744 .099 1.45 1.85 1 4 co) Phan mem khac 62 2.65 1.118 .142 2.36 2.93 1 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 2.21 1.127 .102 2.01 2.42 1 5 Ke toan ban hang va Phan mem Excel 57 3.84 .492 .065 3.71 3.97 1 4 xac dinh ket qua kinh Phan mem khac 62 3.85 .568 .072 3.71 4.00 3 5 doanh Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 3.87 .547 .050 3.77 3.97 1 5 Ke toan tong hop Phan mem Excel 57 3.00 .000 .000 3.00 3.00 3 3 Phan mem khac 62 4.29 .837 .106 4.08 4.50 3 5 Phan mem quan tri DN ERP 2 5.00 .000 .000 5.00 5.00 5 5 Total 121 3.69 .893 .081 3.53 3.85 3 5 Bảng 2.10. Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán ở các phần mềm 2.2. Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Trong giới hạn đề tài này, tác giả thực hiện khảo sát các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán. Mục đích của việc khảo sát thực trạng này nhằm tìm hiểu xem tại sao một số doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ dừng lại ở mức độ ứng dụng phần mềm Excel trong khi đó phần mềm Excel còn nhiều hạn chế so với mức độ sử dụng phần mềm khác. Nhân tố Tham khảo Tác giả Loại hình kinh doanh X Quy mô hoạt động của doanh nghiệp X Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp Sự nhận thức, thái độ của lãnh đạo về X việc ứng dụng phần mềm kế toán trong 30
  40. công tác kế toán Sự nhận thức và trình độ hiểu biết về X tin học trong công tác kế toán của nhân viên kế toán Sự phức tạp khi ứng dụng công nghệ X thông tin (sử dụng phần mềm kế toán) trong công tác kế toán Khối lượng các nghiệp vụ phát sinh X trong tháng tại doanh nghiệp Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời X của các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo quản trị Bảng 2.11. Bảng tham chiếu nguồn gốc các nhân tố Để đưa ra các nhân tố thực hiện khảo sát có ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, tác giả đã dựa trên các nghiên cứu trước và ý kiến cá nhân tác giả - Nghiên cứu ứng dụng hệ thống thông tin trong những doanh nghiệp nhỏ tại Singapore (An Intergrated Model of Information System Adoption in Small Businesses) của James Y. L. Thong (1999) - Nghiên cứu ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp Việt Nam (2004) của Lê Văn Huy Tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đo lường mức độ ảnh hưởng của các nhân tố theo thang đo Scale (mức 1: rất ảnh hưởng, mức 5: hoàn toàn không ảnh hưởng). Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Std. Deviation Loai hinh kinh doanh 57 2 4 3.30 .566 Quy mo hoat dong cua doanh nghiep 57 1 3 1.72 .648 Nguon luc tai chinh cua doanh nghiep 57 1 3 2.05 .789 Nhan thuc, thai do cua lanh dao ve su quan trong cua viec ung dung phan mem ke toan 57 1 3 1.89 .618 trong CTKT Su nhan thuc va trinh do hieu biet ve tin hoc 57 2 5 4.11 .817 trong CTKT cua nhan vien ke toan Su phuc tap khi ung dung CNTT trong 57 3 5 4.12 .709 CTKT (su dung phan mem ke toan) Khoi luong cac nghiep vu phat sinh trong 57 1 3 1.74 .583 thang tai doanh nghiep 31
  41. Yeu cau ve tinh chinh xac, kip thoi cua bao 57 1 5 3.56 1.102 cao tai chinh va bao cao quan tri Valid N (listwise) 57 Bảng 2.12. Kết quả thống kê mô tả các nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp Qua bảng thống kê mô tả trên, tác giả nhận thấy nhân tố quy mô hoạt động của doanh nghiệp, nhân tố khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân tố sự nhận thức và thái độ của lãnh đạo về sự quan trọng của việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán, nhân tố nguồn lực tài chính ảnh hưởng lớn đến việc ứng dụng phần mềm kế toán lần lượt ở các mức 1,72; 1,74 và 1,89. Nhân tố loại hình kinh doanh ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán ở mức trung bình. Còn đối với nhân tố sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học trong công tác kế toán của nhân viên kế toán, nhân tố sự phức tạp khi ứng dụng CNTT (sử dụng phần mềm kế toán) trong công tác kế toán, nhân tố yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo quản trị ít ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán. 32
  42. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Qua kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán nói chung cũng như những trở ngại của việc sử dụng phần mềm kế toán nói riêng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. Tác giả nhận thấy tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán khá cao lần lượt 47% và 51,2%. Vì vậy, trong giới hạn đề tài này, tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đối với việc ứng dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán. 3.1. Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán Từ việc phân tích kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở mức độ sử dụng phần mềm Excel. Xét về đánh giá chung cũng như đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán hay công toán quản lý sổ sách và báo cáo kế toán thì phần mềm Excel còn nhiều hạn chế. Vì vậy tác giả xin đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế cũng như nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở mức độ này như sau: Thứ nhất, DN nên chuyển sang mức độ ứng dụng phần mềm kế toán bằng cách lựa chọn phần mềm đóng gói với giá thành thấp nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Thứ hai, tác giả đề xuất một số phương pháp góp phần nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán khi dùng phần mềm MS Excel: - Một là, Kế toán viên phải cài mật khẩu (gồm cả chữ, số và ký hiệu) cho file dữ liệu kế toán để nâng cao tính bảo mật cho dữ liệu kế toán trên phần mềm Excel. Tuy nhiên, việc cài đặt này có thể bị phá hủy bởi một số phần mềm. Vì vậy, ngoài việc cài đặt mật khẩu cho file dữ liệu, Kế toán viên cũng cần phải cài đặt mật khẩu cho máy tính và thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng tính bảo mật cho máy tính cũng như dữ liệu lưu trong máy được an toàn. - Hai là, Trong công tác tổ chức kế toán trên phần mềm ứng dụng MS Excel, Kế toán viên cần chú ý: + Xây dựng và mã hóa các đối tượng quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán phải đảm bảo nhận diện rõ ràng đối tượng cần quản lý, được biểu diễn bằng những ký tự 33
  43. ngắn gọn, thể hiện được nhiều thuộc tính của đối tượng. Ví dụ, đối với phiếu thu, Tài sản cố định là máy móc phát sinh trong kỳ sẽ được mã hóa như sau: PT 01 16 0001 Phiếu thu Tháng 2 số cuối Năm STT của PT ABC 01 16 01 Tên viết tắt của tài sản Tháng 2 số cuối Năm STT của TS + Xây dựng cơ sở dữ liệu gồm: sheet chứa dữ liệu phát sinh (Cơ sở dữ liệu phát sinh), sheet chứa tài khoản và số dư, sheet theo dõi khách hàng và số dư, sheet theo dõi nhà cung cấp và số dư, sheet theo dõi hàng tồn kho và số dư (Danh muc từ điển tổng hợp) theo cấu trúc như sau: Dữ liệu phát sinh: gồm có các cột Ngày ghi sổ, Mã chứng từ, Tên chứng từ, Ngày chứng từ, Tài khoản nợ, Chi tiết nợ, Tài khoản có, Chi tiết có, Số tiền phát sinh. NGS MACT TENCT NGAYCT TKN CTN TKC CTC STPS Danh mục từ điển theo dõi và quản lý dữ liệu về các đối tượng kế toán ít thay đổi, đươc duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như: gồm tập tin danh mục tài khoản, tập tin danh mục vật tư, tập tin danh mục tài sản cố định, tập tin danh mục khách hàng, tập tin danh mục nhà cung cấp, tập tin danh mục nhân viên. Ví dụ tập tin danh mục khách hàng. MAKH TENKH DIACHI MST SDT NGANHANG Danh mục tài khoản tổng hợp được thiết kế để quản lý tài khoản cũng như số dư cuối mỗi tháng của DN gồm Mã tài khoản tổng hợp, Mã tài khoản chi tiết, Tên tài khoản, Dư nợ đầu năm, Dư có đầu năm, Phát sinh nợ và phát sinh có từ tháng 1 đến tháng 12. MATKTH MATKCT TENTK DUNODAU DUCODAU PSNO01 PSCO01 DUNO01 DUCO01 . PSNO12 PSCO12 DUNO12 DUCO12 34
  44. - Ba là, Kế toán viên có thể sử dụng công thức được tích hợp sẵn trong phần mềm hoặc dùng kết hợp với ngôn ngữ lập trình VBA để truy xuất ra các Chứng từ, Báo cáo, Sổ sách theo yêu cầu. 3.2. Ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán Từ việc phân tích kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ở mức độ sử dụng phần mềm kế toán. Xét về đánh giá chung cũng như đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán hay công toán quản lý sổ sách và báo cáo kế toán thì phần mềm kế toán được đánh giá ở mức khá tốt. Vì vậy, tác giả xin đưa một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng như sau: - Nâng cao tính kiểm soát thông tin kế toán Kiểm soát kế toán là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, có mục tiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo ngăn ngừa và hạn chế rủi ro do thông tin kế toán không được cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan cho các đối tượng sử dụng. Để đảm bảo ngăn chặn các rủi ro đối với hệ thống thông tin kế toán, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng đến việc áp dụng chính sách, thủ tục để thực hiện việc kiểm soát hệ thống thông tin. Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán, các thủ tục kiểm soát phải được lập trình sẵn. Cụ thể, phần mềm kế toán sử dụng tại đơn vị phải để lại dấu vết kiểm soát thông qua nhật ký truy cập và nhật ký truy cập này phải không được cho phép sửa hay xóa. - Nâng cao công tác quản trị người dùng Phần mềm kế toán tại đơn vị phải có chức năng phân quyền đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiêm trong bộ máy kế toán tại doanh nghiệp. Mỗi kế toán viên khi thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào phần mềm kế toán theo sự phân quyền truy cập thì chỉ được phép chỉnh sửa, thêm xóa trên tệp tin riêng và độc lập với hệ thống. Kế toán trưởng là người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ có quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu tệp tin này mà không được quyền xóa, sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này gồm: ngày, giờ, phân hệ được truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa, - Nâng cao an toàn thông tin 35
  45. Thiết lập cơ chế quản lý các máy chủ: Tất cả các thao tác trên máy con đều nằm dưới sự kiểm soát của người phụ trách ở phòng kế toán, thường là kế toán trưởng đơn vị. Mọi thao tác trên dữ liệu phải tuân theo các quy trình kỹ thuật yêu cầu được thiết lập sẵn tại phòng kế toán của đơn vị. Kiểm tra, kiểm soát và hạn chế mức cao nhất việc đưa thông tin từ bên ngoài hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi giảm tối thiểu khả năng nhiễm virus lên hệ thống. Cần thiết lập hệ thống phòng chống virus cho toàn mạng hay cài đặt phần mềm diệt virus cho tất cả các máy trong hệ thống. Nhân viên kế toán có nhiệm vụ thường xuyên quét kiểm tra virus và nếu có phát hiện thì phải xử lý ngay. Biện pháp dùng các thiết bị lưu trữ an toàn: dùng các thiết bị lưu trữ đảm bảo chất lượng như CD, USB. Các thiết bị này dùng để lưu trữ sau mỗi kỳ kế toán song hành cùng với dữ liệu trên phần mềm để tránh trường hợp mất dữ liệu. 36
  46. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU 1. Kết luận Nghiên cứu này tập trung chủ yếu các nội dung sau: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin - Tổng hợp các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán 2. Điểm mới của nghiên cứu Phần nội dung câu hỏi về Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng được xây dựng dựa trên nghiên cứu trước về “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng” của ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuấn, năm 2014. Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu của tác giả có một số điểm mới sau: - Nghiên cứu được thực hiện cho đối tượng mở rộng hơn: tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, xây lắp. Còn nghiên cứu trước chỉ thực hiện cho đối tượng là các doanh nghiệp xây lắp. - Nghiên cứu đã nhóm các mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thành 3 mức độ: phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP. Đồng thời so sánh sự khác biệt về đánh giá thực trạng của các doanh nghiệp khi ứng dụng ở các mức độ này. Trong khi nghiên cứu trước lại chỉ đánh giá 37
  47. thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm cả phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP. - Nghiên cứu đã đưa thêm phần khảo sát về mức độ ứng dụng (sử dụng) nhiều hay ít giữa các phần hành kế toán khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Trong khi nghiên cứu trước không đề cập đến vấn đề này - Nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. Và phần này thì nghiên cứu trước chưa tìm hiểu - Nghiên cứu đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm khác ,bởi đây là những đối tượng chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo sát. Trong khi nghiên cứu trước đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm nói chung. 3. Hạn chế và đề xuất nghiên cứu Do những giới hạn nhất định về thời gian và nguồn lực, nghiên cứu còn nhiều hạn chế như: - Nghiên cứu chỉ dừng lại với quy mô mẫu hơn 120, được thực hiện chủ yếu tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn các quận Hải Châu, Thanh Khê, Cẩm Lệ, Liên Chiểu, Sơn Trà của TP Đà Nẵng và phương pháp lấy mẫu thuận tiện nên chất lượng trả lời và tính chất đại diện chưa cao. - Nghiên cứu chưa đo lường các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel nên chưa có giải pháp sâu rộng hơn cho các doanh nghiệp này. Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo: Ngoài việc thực hiện khảo sát thực trạng ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng, tác giả còn thực hiện tìm hiểu các nhân tố tác động đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. Vì vậy, đậy chính là bước đầu trong hướng 38
  48. nghiên cứu tiếp theo mà tác giả muốn hướng đến trong việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. Từ đó, tác giả sẽ đưa ra những giải pháp sâu rộng đối với những doanh nghiệp muốn chuyển từ mức độ ứng dụng Excel sang mức độ ứng dụng phần mềm kế toán. 39
  49. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Tài chính. [1] Hoàng Trọng, Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2005), Phân tích dữ liệu nghiên cứu với SPSS, NXB Thống Kê, TP Hồ Chí Minh. [2] Nguyễn Đình Thọ (2011), Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội. [3] ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuấn (2014), Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. [4] Vũ Thị Tuyết Mai (2016), Nghiên cứu các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán hiện nay, Kỷ yếu Hội thảo NCKH khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. [5] Đặng Thị Kim Xuân (2012), Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán Việt Nam, luận văn Thạc sĩ. [6] Lê Văn Huy (2004), Ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp Việt Nam. [7] James Y. L. Thong (1999), Mô hình ứng dụng hệ thống thông tin trong những doanh nghiệp nhỏ tại Singapore (An Intergrated Model of Information System Adoption in Small Businesses). 40
  50. PHỤ LỤC – BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Kính chào Quý doanh nghiệp, Chúng tôi đang thực hiện một khảo sát về Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức công tác kế toán tại các DN trên địa bàn TP Đà Nẵng. Rất mong Quý doanh nghiệp dành chút thời gian quý báu để giúp chúng tôi đánh giá khách quan, đầy đủ các câu hỏi bên dưới. Chúng tôi xin cam đoan rằng nội dung trong bảng khảo sát này chỉ phục vụ duy nhất cho mục đích nghiên cứu và được bảo mật, chỉ có thông tin tổng hợp được báo cáo và công bố. Tất cả các câu trả lời của Quý doanh nghiệp rất có giá trị đối với nghiên cứu của chúng tôi. Trong quá trình thực hiện phiếu khảo sát này, nếu Doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên lạc với tôi thông qua địa chỉ email: vutuyetmaikt@gmail.com hoặc số điện thoại 0122 552 5471. Chân thành cám ơn sự hỗ trợ của Quý Doanh nghiệp! Phần I: Thông tin chung về Doanh nghiệp Vui lòng đánh dấu (X) vào câu trả lời thích hợp hoặc điền vào chỗ trống cần thiết: 1. Tên doanh nghiệp: 2. Địa chỉ doanh nghiệp: 3. Tel: Email: 4. Lĩnh vực kinh doanh của Doanh nghiệp: ‰ Doanh nghiệp sản xuất ‰ Doanh nghiệp thương mại và dịch vụ ‰ Doanh nghiệp xây lắp 5. Hình thức sở hữu doanh nghiệp ‰ Trách nhiệm hữu hạn ‰ Cổ phần ‰ Doanh nghiệp tư nhân ‰ Hợp danh ‰ DN Khác 6. Thời gian hoạt động của doanh nghiệp ‰ 10 năm 7. Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp ‰ < 2 người ‰ 2 - 5 người ‰ 5 – 10 người 8. Mức vốn điều lệ tại doanh nghiệp ‰ từ 10 tỷ đồng trở xuống ‰ từ 20 tỷ đồng trở xuống ‰ Khác ‰ từ trên 10 tỷ đến 50 tỷ đồng ‰từ trên 10 tỷ đến 100 tỷ đồng Phần II. Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào tổ chức công tác kế toán tại Quý Doanh nghiệp: 9. Hiện nay Quý Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm nào để hỗ trợ và ứng dụng cho công tác kế toán tai đơn vị: Vui lòng đánh dấu (X) vào câu trả lời thích hợp ‰ MISA ‰ Fast Accounting ‰ MS Office (Excel) ‰ ERP ‰ Bravo ‰ Soft Acc ‰ Phần mềm do đơn vị tự thiết kế ‰ Phần mềm khác . 41
  51. Nếu tại đơn vị đang dùng phần mềm MS Excel thì vui lòng trả lời tất cả các câu hỏi ở các phần bên dưới, còn nếu tại đơn vị sử dụng phần mềm kế toán thì vui lòng trả lời các câu hỏi tiếp theo ngoại trừ câu hỏi ở Phần IV 10. Khảo sát thực trạng ứng dụng của phần mềm trên vào tổ chức công tác kế toán tại Quý Doanh nghiệp: Vui lòng đánh (X) vào 1 trong 5 ô của từng câu hỏi dưới đây. Các ô này được hiểu với các mức độ cụ thể như sau: 1 = Tốt 2 = Khá 3 = Trung bình 4 = Yếu 5 = Kém STT Các chỉ tiêu ứng dụng công nghệ thông tin Mức độ đánh giá ĐÁNH GIÁ CHUNG 1 2 3 4 5 Tính dễ sử dụng (Phần mềm được thiết kế với giao diện dễ 1 hiểu, dễ truy cập và tìm kiếm, thân thiện với người dùng, không ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ mất nhiều thời gian hướng dẫn người dùng) Tỉnh ổn định (Phần mềm trong quá trình sử dụng phù hợp với 2 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ đặc điểm kinh doanh của đơn vị) Tính linh hoạt (Phần mềm có thể nâng cấp, cập nhật hoặc thay 3 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ đổi theo yêu cầu quản lý) Tính bảo mật (Phần mềm có thể ngăn cản người không có trách 4 nhiệm vào phần mềm chỉnh sửa (phân quyền sử dụng); thay đổi ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ hoặc xem xét số liệu) Tính tương thích (Phần mềm cho phép kết xuất, sử dụng dữ 5 liệu từ các phần mềm khác: MS office, Nhân sự, Bán hàng, Sản ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ xuất, ) ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT A Tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán 1 2 3 4 5 Tính khoa học trong việc quản lý đối tượng kế toán: cho phép xây dựng và khai báo các bộ mã: mã tài khoản, mã vật tư, mã 1 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ nhà cung cấp, mã nhân viên, một cách khoa học, có mối liên hệ giữa mã chi tiết với mã tổng hợp tương ứng Tính chính xác (Phần mềm thực hiện các phương pháp kế toán 2 theo quy định:tính giá, hạch toán chênh lệch, xử lý số liệu tổng ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ hợp và chi tiết chính xác) Tính cập nhật (Phần mềm cho phép cập nhật các phương pháp 3 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ kế toán, chế độ kế toán theo quy định hiện hành) 42
  52. Tính linh hoạt (Phần mềm cho phép lựa chọn các phương pháp 4 kế toán, hình thức ghi sổ, phương pháp lập báo cáo tài ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ chính, ) Tính chuyên nghiệp (tự động hóa cao) của quá trình cập nhật 5 chứng từ kế toán (xử lý bút toán sai, tự động thực hiện bút toán ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ phân bổ, kết chuyển, xử lý bút toán trùng ) B Tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán 1 2 3 4 5 Tính đầy đủ (Phần mềm cho phép lập, in hệ thống sổ kế toán và 1 báo cáo kế toán theo quy định: báo cáo tài chính và yêu cầu ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ quản trị nội bộ: báo cáo quản trị) Tính chính xác (Phần mềm cho phép truy xuất số liệu tổng hợp 2 – chi tiết chính xác, kể cả khi thay đổi các phương pháp, hình ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ thức kế toán) Tính tương thích (Phần mềm cho phép hệ thống sổ sách, báo 3 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ cáo truy xuất dữ liệu dưới dạng Excel; Access; PDF; ) Tính linh hoạt (Phần mềm cho phép người sử dụng sửa đổi các biểu mẫu báo cáo phù hợp với yêu cầu quản lý hoặc biểu mẫu 4 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ báo cáo tài chính khi có sự sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan quản lý nhà nước Tính thẩm mỹ (Sổ kế toán; báo cáo khi truy xuất có tính thẩm 5 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ mỹ theo đánh giá của doanh nghiệp) C Tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán 1 2 3 4 5 Tính hợp lý trong việc quản lý nhân sự kế toán và phân quyền 1 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ công tác kế toán các phần hành Tính linh hoạt và đồng bộ của hệ thống ứng dụng cho phép 2 ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ luân chuyển thông tin giữa đơn vị cấp dưới và đơn vị cấp trên Phần III: Mức độ ứng dụng (sử dụng) phần hành kế toán tại doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Hoàn Ứng Ứng toàn Ứng dụng Ứng dụng Phần hành không dụng bình dụng cao ứng rất ít thường rất cao dụng 1 2 3 4 5 1. Kế toán tiền mặt ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 2. Kế toán tiền gửi ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 3. Kế toán công nợ (khoản phải thu, phải ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ trả) 43
  53. 4. Kế toán hàng tồn kho ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 5. Kế toán công cụ dụng cụ ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 6. Kế toán tài sản cố định ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 7. Kế toán tiền lương và các khoản trích ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ theo lương 8. Kế toán tính giá thành (nếu có) ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 9. Kế toán bán hàng và xác định kết quả ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ kinh doanh 10. Kế toán tổng hợp ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ Phần IV: Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán (CTKT) tại doanh nghiệp: Câu 11: Đánh giá mức độ đồng ý đối với các phát biểu sau (Sắp xếp theo thứ tự: 1: Rất ảnh hưởng; 5: Hoàn toàn không ảnh hưởng ) Hoàn Bình Ít ảnh toàn Rất ảnh Ảnh Phát biểu thường hưởng không hưởng hưởng ảnh hưởng 1 2 3 4 5 1. Loại hình kinh doanh ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 2. Quy mô hoạt động của doanh nghiệp 3. Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ 4. Sự nhận thức, thái độ của lãnh đạo về việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ kế toán 5. Sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học trong công tác kế toán của nhân viên kế ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ toán 6. Sự phức tạp khi ứng dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm kế toán) trong công ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ tác kế toán 7. Khối lượng các nghiệp vụ phát sinh trong ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ tháng tại doanh nghiệp 8. Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo quản ‰ ‰ ‰ ‰ ‰ trị 44