Tiểu luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng và quản lý kho tại Công ty Cổ phần Nông Dược Hai

pdf 36 trang yendo 14/05/2021 4460
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tiểu luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng và quản lý kho tại Công ty Cổ phần Nông Dược Hai", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftieu_luan_ung_dung_cong_nghe_thong_tin_trong_quan_ly_mua_han.pdf

Nội dung text: Tiểu luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng và quản lý kho tại Công ty Cổ phần Nông Dược Hai

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^ ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Bùi Kiều Ngọc 6. Hà Hữu Nhân 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010
  2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ^ ] BÀI TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam 2. Nguyễn Duy Năng 3. Lê Thị Ngà 4. Ngô Thị Thu Ngân 5. Hà Hữu Nhân 6. Bùi Kiều Ngọc 7. Điền Thị Tuyết Nhung 8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh 9. Phạm Văn Phác 10. Nguyễn Tấn Phát LỚP : QT2 – K13 Tp. Hồ Chí Minh 08/2010
  3. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
  4. LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Mức độ tin học hoá trong sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay. Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ. Thấy được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, công ty cổ phần nông dược HAI đã mạnh dạn đầu tư tin học hóa ở các phòng ban. Do hạn hẹp về thời gian nên chúng tôi không thể giới thiệu chi tiết toàn bộ các quy trình ở công ty, chúng tôi tập trung giới thiệu “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý mua hàng và Quản lý kho tại Công ty cổ phần Nông Dược Hai”. Với đề tài này, chúng tôi hy vọng sẽ làm rõ hơn vai trò và lợi ích của công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp hiện nay.
  5. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC 1. Giới thiệu công ty cổ phần nông dược HAI 1 1.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần nông dược HAI 1 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị 1 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh 1 1.2.3. Sơ đồ tổ chức 2 1.2. Vài nét về công ty cổ phần nông dược HAI 1 2. Cơ sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 4 2.1. Cơ sở lý thuyết 4 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 5 2.2.1. Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 6 2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử 7 2.2.3. Triển khai ứng dụng internet trong doanh nghiệp 8 3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty tại Cổ phần nông dược HAI 8 3.1. Tổng quan quá trình mua hàng 8 3.2. Phân tích quá trình mua hàng 10 3.3. Yêu cầu mua hàng 11 3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp 13 3.5. Quản lý đơn hàng 13 3.6. Nhận hàng 18 3.7. Quản lý nhà cung cấp 19 3.8. Các xử lý cuối kì 20 3.9 Quản lý dữ liệu 21 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược HAI 22 4.1. Biếu đồ ngữ cảnh 22 4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24 4.2.1. Biểu đồ dữ liệu mức 0 24 i
  6. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 4.2.2. Biểu đồ dữ liệu mức 1 25 KẾT LUẬN ii
  7. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI 1.1. Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Nông dược HAI Công ty Cổ phần Nông dược HAI có tên ban đầu là Công ty Vật tư Bảo vệ Thực vật phía Nam. Được thành lập vào tháng 10/1986 theo quyết định số 94 NN-TCCB/QĐ ngày 03/3/1986 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 12/3/1988, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm ra quyết định số 487/NN-TCCB/QĐ chuyển Công ty Vật tư BVTV phía Nam thành Chi nhánh Vật tư BVTV II, trực thuộc Công ty Vật tư BVTV (Hà Nội). Đến ngày 03/3/1993, theo Quyết định số 100/NN-TCCB/QĐ ngày 24/02/1992 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm, Công ty Vật tư BVTV II chuyển đổi thành doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm. Đến ngày 07/02/2005, theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và theo Quyết định số 2616/QĐ-BNN ngày 30/8/2004 của Bộ Nông nghiệp và PTNT về việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Công ty Vật tư BVTV II thành công ty cổ phần, Công ty Bảo vệ Thực vật II được chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC HAI. 1.2. Vài nét về Công ty Cổ phần Nông dược HAI 1.2.1. Hệ thống mạng lưới tiếp thị: Công ty Cổ phần Nông dược HAI có mạng lưới nhân viên tiếp thị sản phẩm rải đều các tỉnh Bắc, Trung và Nam bộ. Được bố trí từ 1 đến 3 người mỗi tỉnh, mạng lưới nhân viên tiếp thị luôn là cầu nối giữa Khách hàng với Công ty giúp nông dân tiếp cận với các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vệ thực vật mới và hổ trợ khách hàng địa phương hợp tác tốt với Công ty. Ngoài ra, mạng lưới nhân viên tiếp thị còn hổ trợ kỹ thuật, giúp nông dân có phương pháp sử dụng thuốc bảo vệ thực vật đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất nông nghiệp. Với phương châm luôn lắng nghe ý kiến của Khách hàng đồng thời kịp thời giải quyết những khó khăn nguyện vọng của Khách hàng, lực lượng nhân viên tiếp thị của Công ty Cổ phần Nông dược HAI luôn là người bạn thân thiện và đáng tin cậy nhất của người nông dân. 1.2.2. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, gia công các loại vật tư nông nghiệp; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật, phân bón; 1.2.3. Sơ đồ tổ chức 1
  8. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Đại Hội Đồng Cổ Đông Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc BP. BP. Kinh BP. Quảng BP. Tài Nhân Sự Doanh Cáo Tiếp Chính Hành Thị Chá h P. Bán P. Sản P. Mua Kho P. Quảng P. Tiếp Hàng Xuất Hàng Bá Thị CN CN CN CN CN CN CN CN CN CN Cần An Đồng Tiền Sóc Đồng Bình Huế Nghệ Hà Thơ Gia Tháp Giang Trăng Nai Phước An Nội ng 2
  9. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - Đại Hội Đồng Cổ Đông Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. - Hội Đồng Quản Trị Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng Cổ đông quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Ban Kiểm Soát Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh; trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông. - Ban Giám Đốc Hội đồng Quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về các nhiệm vụ và quyền hạn được giao phó. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. - Bộ Phận Nhân Sự Hành Chánh Điều hành và quản lý các hoạt động Nhân sự và Hành chính của toàn công ty; Xây dựng nội quy, quy chế, chính sách về nhân sự và hành chính cho toàn công ty; Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước; Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đối ngoại, các thông báo hội nghị của lãnh đạo. - Bộ Phận Tài Chính Kế Toán Quản lý, điều hành các hoạt động Tài chính, kế toán; Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; 3
  10. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư có hiệu quả. - Bộ Phận Kinh Doanh Hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư. Lập kế hoạch SXKD hàng năm, dài hạn và chiến lược phát triển. Thu thập các thông tin về tình hình SXKD của Công Ty để tổng hợp, phân tích đánh giá, điều chỉnh. Lập kế hoạch thực hiện các dự án đầu tư đã được phê duyệt. - Bộ Phận Tiếp Thị Xây dựng kế hoạch phát triển và hoàn thiện hệ thống bán hàng. Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện, tổ chức các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm, chăm sóc khách hàng. - Các Chi Nhánh Quản lý tiền – hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh của công ty. 2. Cở sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp 2.1. Cơ sở lý thuyết Trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sáng suốt trong việc lập kế hoạch, ra quyết định và tổ chức doanh nghiệp, để làm được điều này nhà lãnh đạo cần có những thông tin hữu ích, để có được thông tin chính xác, nhanh chóng cần phải tổ chức thông tin một cách có hệ thống, khoa học. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp cho nhà quản lý ra nhà quyết định. Để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích cực, là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra. Đề ra quyết định thích hợp đối với những loại vấn đề, các nhà quản lý cấn phải biết loại vấn đề nào cần được giải quyết bằng hệ thống thông tin, loại nào không loại nào giải quyết bằng hệ thống thông tin đặc thù. Cho nên nhà quản lý cấn phải biết các loại hệ thống thông tin đã và đang được sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ mình và tổ chức của mình đạt được mục tiêu đề ra. 4
  11. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Sự ra đời của máy tính góp phần giải quyết bài toán về tính toán và lưu trữ dữ liệu. Cùng với sự phát triển như vũ bảo của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã hỗ trợ con người ngày càng nhiều trong công việc. Ngày nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính phục vụ cho công việc của mình. Trong quá trình ra đời và phát triển của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp chia làm các giai đoạn: - Những năm 60 – 70: công việc kế toán là loại công việc đầu tiên dùng chương trình kế toán trên máy để lập sổ sách kế toán, nhân viên nhập các dữ liệu từ các xấp hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi sau đó chạy chương trình kế toán, làm các báo cáo tháng cho giám đốc. - Những năm 70 – 80 lúc này mỗi nhân viên đều có máy tính để làm việc, hết ngày mỗi người chạy ngay chương trình báo cáo phần việc trong ngày của mình để giám đốc hoặc những người có trách nhiệm hỏi là có ngay số liệu để báo cáo, nhưng giai đoạn này các máy tính trong cơ quan, xí nghiệp chưa nối mạng với nhau. - Những năm 80 – 90 các máy tính được nối mạng với nhau (LAN – Local Area Network hoặc Wide Area Network) do vậy số liệu của một nghiệp vụ nào đó được nhập vào máy một lần và mọi đúc kết, cập nhật ở các khâu sẽ có ngay tức thới. - Từ giữa thấp kỷ 90 đến nay các doanh nghiệp đã có nối mạng toàn cầu. Các giao dịch như: đặt hàng, quảng cáo, bán hàng, thanh toán đều trên mạng. Trong giai đoạn này, bước ngoặc lớn nhất là sự ra đời của internet. Internet là môi trường kết nối máy tính toàn cầu cho phép cung cấp cho người sử dụng rất nhiều dịch vụ phong phú trong việc trao đổi thông tin bất kể người đó đang ở đâu. Với sự phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay, các phần mềm sử dụng trong doanh nghiệp không phải là các phần mềm riêng lẻ nữa mà là một hệ thống có sự tương tác qua lại lẫn nhau, thông tin đầu ra của phân hệ này là thông tin đầu váo của phân hệ khác. 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp: Mức độ sẵn sàng cho ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay rất thấp, chủ yếu dừng ở phần mềm kế toán; website, thương mại điện tử ở mức cơ sở Phần lớn doanh nghiệp đầu tư sâu vào hoạch định nguồn lực doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc không thành công. Nhiều doanh nghiệp không có cái nhìn tổng thể về đầu tư CNTT mà thường tìm kiếm giải pháp nhỏ lẻ cho từng nghiệp vụ đặc thù hoặc chạy theo phong trào, thiếu cái nhìn toàn diện về CNTT. 5
  12. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Ði tìm lời giải cho thực trạng này, các chuyên gia đã đưa ra mô hình E - Enterprise (ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp). Không chỉ với các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức nào như các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức phi lợi nhuận đều cần xây dựng hệ thống thông tin và CNTT để phục vụ công tác điều hành. Ðiều đáng nói là có sự hình dung kiến trúc tổng thể, từ đó thiết kế hệ thống phù hợp và chọn bước đầu tư thích hợp. E - Enterprise là phương thức tiếp cận đối với hệ thống CNTT của tổ chức và doanh nghiệp, nó xuất phát từ khái niệm "E - Company" áp dụng cho các doanh nghiệp ứng dụng CNTT. Khá phổ biến tại các nước phát triển, E - Company (doanh nghiệp điện tử) là một quan điểm, cách nhìn toàn diện về đầu tư và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Với E - Company, doanh nghiệp sẽ định hình hệ thống CNTT của mình cho hiện tại và tương lai, trên cơ sở đó đưa vào những ứng dụng cụ thể, từ đơn giản như hệ thống truyền thông doanh nghiệp, kế toán tài chính, đến phức tạp như thương mại điện tử, Mục tiêu cuối cùng là mọi hoạt động quản lý điều hành, tác nghiệp, giao dịch với khách hàng đều được tối ưu hóa bởi một hệ thống CNTT tổng thể và internet sẽ là trục xuyên suốt. 2.2.1. Lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp - Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT. - Giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty. Doanh nghiệp đã ứng dụng vững ở mức này thì nếu càng đi sâu càng tạo ra hình thái chia cắt thông tin, từ đó sẽ phát sinh những mâu thuẫn thông tin, lãng phí nguồn lực. - Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác 6
  13. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của DN Việt Nam. - Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management - Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị. - Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm. 2.2.2. Doanh nghiệp và thương mại điện tử Thương mại điện tử: E-commerce (Electronic commerce - thương mại điện tử) là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử; là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà nói chung là không cần phải in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch. (nên còn được gọi là “thương mại không giấy tờ”) Lợi ích của thương mại điện tử: - TMĐT giúp cho các Doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác - TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất 7
  14. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị. - TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chí phí giao dịch. - TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia vào quá trình thương mại. - Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá. 2.2.3. Triển khai ứng dụng internet cho doanh nghiệp Việc triển khai ứng dụng internet trong doanh ngiẹp hiện nay tập trung vào 5 việc sau: Sử dụng thành thạo và hiệu quả dịch vụ thư điện tử. Nhất thiết các nhà quản lý trong doanh nghiệp phải thành thạo phương thức trao đổi thư điện tử này. Nếu doanh nghiệp đã có các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thì nên dành một phần chi phí để thiết lập các trang Web của mình và đưa chúng lên các web site phổ biến. Các nhà quản lý phải thành thạo phương thức tìm kiếm thông tin cần thiết trên internet. Những doanh nghiệp có tiếm năng trên thị trường thì nên bước vào các hình thức thương mại điện từ, tuy nhiên ở nước ta triển khai các ứng dụng này còn nhiều khó khăn về pháp lý, hạ tầng kỹ thuật và cả phương thức thanh toán. Trong doanh nghiệp có giao dịch quốc tế thường xuyên thì nên triển khai các dịch vụ thương mại điện tử hình thái doanh nghiệp – doanh nghiệp. 3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty Cổ phần nông dược HAI 3.1. Tổng quan về qui trình mua hàng - Công ty mua hàng từ 2 nguồn trong nước và nhập khẩu. - Sau đây là tổng quan qui trình mua hàng của Công ty cổ phần nông dược Hai: 8
  15. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 9
  16. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.2. Phân tích qui trình mua hàng - Quản lý mua hàng sẽ bao gồm các chức năng sau: • Quản lý yêu cầu mua hàng. • Quản lý thư hỏi giá và bảng báo giá. • Quản lý đơn hàng, hợp đồng. • Quản lý nhận hàng. • Quản lý nhà cung cấp. • Quản lý dữ liệu (các báo cáo). • Xử lý hàng tháng. - Cấu trúc các quy trình được phát triển dựa trên phương pháp triển khai ứng dụng Oracle (Oracle Application Implementation Methodology - AIM), bao gồm các loại quy trình sau: • Qui trình tổng thể (Mega Process): là các qui trình mức cao tổng quan nhất trong toàn hệ thống. • Qui trình chính (Major processes): Đây là các qui trình lớn liên quan đến các loại tác nghiệp khác nhau của phần mua hàng. Mỗi qui trình chính thường bao gồm một tập hợp các qui trình nhỏ hơn gọi là qui trình con. • Qui trình con (Sub-processes): Qui trình này thường là một tập hợp các bước thực hiện hoặc một giao dịch đơn. - Các chức năng của quản lý mua hàng như sau: 10
  17. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.3. Yêu cầu mua hàng: Các tính năng chính bao gồm: 3.3.1. Tạo yêu cầu mua hàng: Sau khi có thông tin về các mặt hàng cần đặt, phòng kinh doanh sẽ dựa vào đó để tạo yêu cầu mua hàng. Việc tạo yêu cầu mua hàng có 3 phương thức để tạo yêu cầu mua hàng: - Dựa vào yêu cầu mua đã có. - Chọn nguồn mua hàng và nhập thông tin vào yêu cầu mua hàng. - Đối với những loại mặt hàng mới thì cần lấy mẫu trước khi mua hàng. 11
  18. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.3.2. Quản lý phê duyệt yêu cầu mua hàng: Nhân viên kinh doanh sẽ lập yêu cầu mua hàng Æ In ra giấy Æ trưởng phòng kinh doanh phê duyệt Æ nhân viên tự thực hiện phê duyệt trên hệ thống. 3.3.3. Quản lý yêu cầu mua hàng: Cập nhật yêu cầu mua hàng chưa phê duyệt: trước khi gửi đi phê duyệt .Để cập nhật lại yêu cầu mua hàng đã có sẵn bằng cách sử dụng của sổ "Requisitions window " và tìm lại yêu cầu mong muốn để sửa. Sửa chữa và cập nhật các yêu cầu mua hàng đã được phê: Ta có thể chia các dòng của đơn hàng cho nhiều nhà cung cấp khác nhau hoặc chỉnh sửa thông tin mà người lập nhập không chính xác 3.3.4. Hủy yêu cầu mua hàng Có thể hủy một yêu cầu mua hàng trên hệ thống sau khi đã duyệt. 12
  19. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp: Đây là qui trình tạo ra các thư hỏi giá gửi đến nhà cung cấp và bảng báo giá do nhà cung cấp gửi phản hồi. 3.4.1. Tạo thư hỏi giá: Dùng cửa sổ RFQs để nhập và sửa thư hỏi giá (Request for quotation - RFQ). Nhờ đó ta có thể gửi thư hỏi giá đến nhiều nhà cung cấp khác nhau 3.4.2 Nhập bảng báo giá: Bảng báo giá có thể được tạo tự động hoặc tạo thủ công. Có thể sao chép toàn bộ hoăc một phần từ một RFQs hoàn chỉnh để tạo bảng báo giá .Sau đó cần chỉnh sửa lại chi tiết bảng báo giá .Ngoài ra cũng có thể sửa thông tin của một bảng báo giá đã có . 3.4.3. Nhận thông báo khi bảng báo giá hết hạn: Phân hệ mua hàng sẽ gửi một thông báo khi bản báo giá sắp hết hiệu lực (với những báo giá có trạng thái là Active) trước ngày hết hiệu lực một khoảng thời gian được khai báo trong màn hình Purchasing Options. 3.5. Quản lý đơn hàng: Đây là quá trình tạo đơn hàng từ yêu cầu mua hoặc bảng báo giá. Các tính năng chính của quản lý đơn hàng bao gồm: 3.5.1. Tạo đơn hàng thủ công: - Với phần mềm ứng dụng Oracle (Oracle Application Implementation Methodology - AIM), phân hệ quản lý đơn hàng cho phép tạo đơn hàng. Nhờ chức năng này có thể tạo các loại đơn hàng sau: + Standard Purchase Order (Hợp Đồng/Đơn hàng thông thường): Sử dụng kiểu đơn hàng này đối với những mặt hàng khác nhau chỉ mua dứt điểm từng lần. Đồng thời phải biết chi tiết của hàng hoá, chi phí ước tính, số lượng, giá cả, lịch giao hàng và cách định khoản kế toán. + Planned Purchase Order (Hợp Đồng Kế Hoạch): Đơn hàng loại này là một loại hợp đồng dài hạn lập ra nhằm mục đích mua các hàng hoá từ một nguồn duy nhất. Để sử dụng loại đơn hàng này phải biết được mặt hàng, số lượng, giá cả và chỉ rõ lịch giao hàng theo kế hoạch và tất cả các chi tiết về hàng hoá muốn mua trong đó bao gồm cả tài khoản chi phí, số lượng và chi phí ước tính. 13
  20. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 + Scheduled Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng kế hoạch): Bạn có thể lập đơn đặt hàng của hợp đồng kế hoạch tương ứng với một Hợp đồng kế hoạch đã được phê duyệt. + Blanket Purchase Agreement (Hợp Đồng Nguyên Tắc): Sử dụng loại này khi bạn biết chi tiết về hàng hoá mà bạn muốn mua từ một nhà cung cấp nhất định trong một thời kỳ, nhưng chưa dự trù được lịch giao hàng. Ngoài ra có thể dùng loại này để chỉ định giá thương lượng cho các hàng hoá trước khi mua. + Blanket Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng nguyên tắc): Bạn có thể lập một đơn hàng tương ứng với một hợp đồng nguyên tắc (khi hợp đồng này vẫn còn hiệu lực). + Contract Purchase Agreement (Hợp Đồng Khung): Bạn tạo ra loại này gửi cho nhà cung cấp để đồng ý về những điều khoản thanh toán và điều kiện hợp đồng mà không chỉ định về hàng hoá mà bạn sẽ mua. Sau đó bạn có thể gửi kèm theo với nó một Standard Purchase Order 14
  21. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 15
  22. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 16
  23. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - Nhập giá của hàng hóa vào trong đơn hàng: Giá của các hàng hóa trong đơn Nhập dòng tổng cộng Theo giá trị (dịch vụ) Không nhập giá Theo số lượng Người mua tạo đơn hàng Loại dòng Dùng bảng giá mặc Nhập cho các dòng định của đơn hàng Dùng bảng giá theo nhóm nhà cung cấp Người mua nhập giá 3.5.2. Quản lý đơn hàng: Có thể thay đổi và cập nhật các thông tin của đơn hàng .Nhưng có một số thông tin về đơn hàng không thể thay đổi như kiểu của đơn hàng (Purchase Order Type), Mã các vật tư hàng hóa (Item Code), Kho hàng (Inventory Organization) Phân hệ quản lý mua hàng cũng cho phép quản lý các tình trạng của các loại đơn hàng như đơn hàng chuẩn, đơn hàng kế hoạch và việc thực hiện từng phần các đơn hàng. Phân hệ quản lý mua hàng cho phép quản lý những chức năng sau: + Xóa các đơn hàng hoặc dòng, chi tiết giao nhận, chi tiết hạch toán chưa được phê duyệt. + Hủy toàn bộ hoặc từng phần đơn hàng. + Chuyển đổi trạng thái đơn hàng hoặc đóng kết thúc đơn hàng. + Thiết lập các tham số cho phép tự động giữ lại (holds) cho các lần nhận hàng, hóa đơn cho đến khi các giữ lại được giải tỏa để cho phép xử lý. 17
  24. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 + Thiết lập tự động đóng các đơn hàng khi nhận hàng hoặc thanh toán. 3.5.3. Phê duyệt đơn hàng Nếu đơn hàng cần sự phê duyệt đơn hàng phải được người có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện. Phân hệ PO cho phép bạn sử dụng cấu trúc tổ chức phân cấp người dùng hoặc cây vị trí chức vụ để phân quyền phê duyệt. Có thể có nhiều cấp cần phê duyệt trong cùng một yêu cầu. Cũng có thể phân quyền để người tạo lập tự phê duyệt đơn hàng của chính mình. 3.5.4. In đơn hàng Phân hệ mua hàng cho phép quản lý các đơn hàng theo nhiều phiên bản khác nhau. Vì vậy có thể in ra các đơn hàng theo các phiên bản khác nhau. Khi người dùng thực hiện thay đổi thông tin một PO đã được duyệt, hệ thống cho phép in “Phụ lục hợp đồng” chỉ bao gồm các thông tin thay đổi. 3.6. Nhận hàng 3.6.1. Nhận hàng: • Đối với hàng hóa mua trong nước: Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng với nhà cung cấp trong nước. Hàng sẽ được chuyển đến công ty và nhập kho. • Đối với hàng nhập từ nước ngoài: + Bước 1: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán và gửi cho phòng xuất nhập khẩu để kiểm tra tính hợp lệ. + Bước 2: Sau khi kiểm tra, phòng xuất nhập khẩu gửi trả lại hợp đồng cho phòng kinh doanh để tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài. + Bước 3: Khi nhận được bộ chứng từ chuyển hàng của nhà cung cấp, phòng kinh doanh gửi cho phòng xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan trước khi nhận hàng thực tế ở cảng. Phân hệ quản lý mua hàng cùng với phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp thực hiện các chức năng cho việc nhận hàng, kiểm tra hàng nhận, chuyển vào kho. + Bước 4: Xuất hiện cảnh báo về GPNK khi thực hiện lập đơn hàng hoặc nhận hàng (làm TKHQ). Khi nhập thông tin TKHQ, chọn GPNK để áp vào Æ theo dõi trừ lùi số lượng hàng nhập trên GPNK. 18
  25. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.6.2. Trả hàng: Trong phân hệ quản lý mua hàng cho phép thực hiện việc trả hàng cho nhà cung cấp và cho khách hàng trong màn hình “Receiving Returns”. Hàng hóa có thể bị trả lại do không đạt yêu cầu hoặc hợp đồng, đơn hàng bị hủy Quá trình trả hàng có thể trả hàng trực tiếp cho nhà cung cấp ngay khi nhận hàng nếu như hàng hóa đó không đạt (hàng chưa nhập kho) .Nếu hàng hóa đã nhập kho có thể trả lại hàng hóa đó cho bộ phận nhận hàng(Receiving) hoặc trả lại nhà cung cấp. 3.7. Quản lý nhà cung cấp: 3.7.1. Tạo mới và chỉnh sửa nhà cung cấp: Việc khai báo nhà cung cấp mới do kế toán phải trả thực hiện tại phân hệ Account Payable (AP). 3.7.2. Xử lý trùng nhà cung cấp Mặc dù chương trình có chức năng kiểm soát không cho phép nhập hai nhà cung cấp trùng tên nhau nhưng có thể do cách đặt tên nhà cung cấp của bạn không thống nhất dẫn đến cùng một nhà cung cấp nhưng có hai hoặc nhiều tên khác nhau (trùng nhà cung cấp). Dùng chức năng này để hợp nhất các Nhà cung cấp bị trùng lặp. Bạn có thể cập nhật thông tin về nhà cung cấp mới trên hợp đồng đơn hàng và hóa đơn. 3.8. Các xử lý cuối kì: 19
  26. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Các xử lý cuối kỳ Chạy chương trình số dự tính cuối kỳ Đóng kỳ giao dịch cũ và mở kỳ giao dịch mới trong phân hệ mua hàng In các báo cáo cuối tháng Theo dõi xử lý các đơn hàng chưa nhận hết Cập nhật tình trạng đơn Kết thúc hàng 3.8.1. Chương trình chạy số dự tính cuối kỳ: Chương trình này được chạy để tạo ra số dự tính cuối kỳ đối với những giao dịch đã nhận hàng nhưng chưa có hoá đơn. Đồng thời, tạo bút toán dự tính trên sổ cái. Nếu sử dụng kế toán dự chi hoặc kiểm soát ngân sách, hệ thống sẽ đảo các bút toán dự chi khi tạo ra bút toán chi phí tương ứng. 3.8.2. Đóng và mở kỳ kế toán mua hàng Sử dụng cửa sổ “Control Purchasing Periods“ để điều khiển kỳ giao dịch mua hàng. 20
  27. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 Các trạng thái của kỳ giao dịch mua hàng: + Closed- Khi bạn đã đóng kỳ, bạn sẽ không được phép có bất kỳ thay đổi nào trong kỳ này . + Future : Đây là lựa chọn cho phép mở kỳ giao dịch mua hàng trong tương lai với điều kiện trạng thái hiện tại là Never Opened. + Never Opened: Thể hiện đây là kỳ chưa được mở. + Open : Sử dụng lựa chọn này để mở kỳ. + Permanently Closed: Sử dụng nếu không muốn mở kỳ lại trong tương lai. 3.9. Quản lý dữ liệu (các báo cáo): 3.9.1. Các báo cáo liên quan đến hợp đồng: - Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng kế hoạch và nguyên tắc - Blanket and Planned PO Status Report - Báo cáo những hợp đồng/đơn hàng bị huỷ - Cancelled Purchase Order Report - Báo cáo những yêu cầu bị huỷ - Cancelled Requisitions Report - Báo cáo thực hiện hợp đồng khung - Contract Status Report - Báo cáo thực hiện hợp đồng theo người mua - Open Purchase Orders By Buyer - Báo cáo về những thay đổi của đơn hàng - Printed Change Orders Report - Báo cáo kiểm tra hợp đồng nguyên tắc - Purchase Agreement Audit Repor - Báo cáo các hợp đồng đã ký trong từng kỳ - Purchase Order Commitment by Period Report - Báo cáo thực hiện hợp đồng/đơn hàng - Purchase Order Detail Report - Báo cáo chi tiết hợp đồng - Purchase Order Distribution Detail Report - Báo cáo chi tiết đơn hàng - Purchase Order and Releases Detail Report - Báo cáo thực hiện yêu cầu mua hàng - Purchase Requisition Status - Báo cáo tổng hợp mua hàng theo nhóm Item- Purchase Summary Report by Category- Bảng đăng ký các giao dịch mua hàng - Purchasing Activity Register 21
  28. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 - Báo cáo những báo giá cần xử lý - Quotation Action Required Report - Báo cáo những thư mời chào giá cần xử lý - RFQ Action Required Report 3.9.2. Các báo cáo liên quan đến nhận hàng: - Báo cáo những giao dịch nhận hàng phải hiệu chỉnh - Receipt Adjustment Report - Tờ khai nhận hàng - Receipt Traveler - Báo cáo chi tiết nhận hàng theo tài khoản - Receiving Account Distribution Report - Báo cáo những bất thường khi nhận hàng - Receiving Exceptions Report - Sổ đăng ký giao dịch nhận hàng - Receiving Transactions Register - Báo cáo giá trị nhận hàng - Receiving Value Report - Báo cáo những giao dịch nhận hàng chưa có hoá đơn - Uninvoiced Receipts Report 3.9.3. Các báo cáo liên quan đến Nhà cung cấp - Báo cáo phân tích giá theo nhà cung cấp - Vendor Price Performance Analysis Report - Báo cáo tổng hợp mua hàng theo nhà cung cấp - Vendor Purchase Summary Report - Báo cáo này liệt kê tất cả các lần chuyển hàng muộn, bị từ chối. Có thể dùng báo cáo này để phạt nhà cung cấp. 4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược HAI Oracle cho phép người dùng tạo và quản lý kho theo 2 cấp: • Inventory Organization: kho chính, có thể phân quyền quản lý giao dịch kho theo mức này. • Sub Inventory: kho phụ, được tạo ra để phục vụ các mục đích quản lý hàng chi tiết trong kho chính. Ngoài ra Oracle còn cung cấp một mức chi tiết hơn Sub Inventory là “Locator” để quản lý chính xác vị trí hàng trong kho. Các mặt hàng được kho quản lý theo danh mục, đều được đánh mã số .Khi bộ phận bán hàng nhận đơn hàng thì sẽ gửi yêu cầu tới kho thông qua phiếu đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Thủ kho sẽ tiếp nhận phiếu và thực hiện qui trình xuất hàng. Khi nhà 22
  29. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 cung cấp giao hàng, thủ kho sẽ nhận được hóa đơn giao hàng, căn cứ vào hóa đơn giao hàng để ghi phiếu nhập kho. Các hóa đơn này sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Với các mặt hàng được lưu vào kho, khi hàng từ kho được chuyển tới các bộ phận yêu cầu thì thủ kho sẽ kiểm tra, nếu hàng không sử dụng được nữa thì thủ kho sẽ yêu cầu làm bản tường trình và báo hủy, ngược lại thì ghi phiếu xuất kho. Cuối tháng thì thủ kho sẽ căn cứ vào các phiếu nhập và phiếu xuất của tháng để làm báo cáo tổng hợp về lượng hàng xuất, lượng hàng nhập và tồn kho của từng mặt hàng và của tất cả các mặt hàng. Đồng thời kết hợp với bộ phận kế toán kiểm kê kho định kì. 4.1. Biểu đồ ngữ cảnh 4.1.1. Mô tả - BỘ PHẬN YÊU CẦU: gửi phiếu yêu cầu mua hàng tới bộ phận quản lý kho thông qua phiếu yêu cầu mua - NHÀ CUNG CẤP: Nhận được thông tin đặt hàng từ công ty, nhà cung cấp sẽ giao cho bộ phận quản lý hóa đơn bán lẻ, nếu hàng được nhập vào kho sẽ lập phiếu nhập kho. - BAN LÃNH ĐẠO: Khi ban lãnh đạo có yêu cầu báo cáo về lượng hàng nhập kho, lượng hàng xuất kho, hàng tồn kho, và báo cáo quyết toán cho nhà cung cấp thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. Sơ đồ chức năng 23
  30. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 4.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 24
  31. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 • Mô tả chi tiết các chức năng - Nhận phiếu yêu cầu mua: thủ kho nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận yêu cầu gởi tới. - Kiểm tra hàng: thủ kho sẽ kiểm tra hàng xem có phù hợp với phiếu yêu cầu không và có khớp với hóa đơn không và nhận hàng. - Lập phiếu nhập kho: hàng sau khi đã kiểm tra, được nhập vào kho thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho. - Kiểm tra hàng trong kho: khi các bộ phận có nhu cầu lấy hàng trong kho thì thủ kho sẽ kiểm tra xem trong kho còn hàng, dùng được nữa hay không và báo lại. - Lập bản tường trình: khi hàng trong kho bị hỏng, thủ kho sẽ làm bản tường trình lý do hỏng để báo hủy. - Lập phiếu xuất kho: Khi các bộ phận yêu cầu chuyển thong tin xuất kho, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho, yêu cầu người nhận kí xác nhận. - Báo cáo hàng nhập: cuối tháng thủ kho làm báo cáo về lượng hàng nhập về 25
  32. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 trong tháng. - Báo cáo hàng xuất: cuối tháng thủ kho làm báo cáo về lượng hàng xuất kho trong tháng. - Thẻ kho: dựa vào lượng hàng nhập và lượng hàng xuất để lập các thẻ kho cho biết lượng hàng tồn kho trong ngày. - Báo cáo tồn kho: dựa vào các thẻ kho để xem tất cả các mặt hàng trong tháng nhập bao nhiêu, xuất bao nhiêu, tồn bao nhiêu. - Báo cáo quyết toán: báo cáo về hoạt động kiểm kê số liệu tồn kho thực tế và số liệu sổ sách và giải trình các số liệu chênh lệch. 4.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Phân rã tiến trình 1.0 26
  33. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 27
  34. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 28
  35. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 29
  36. Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 KẾT LUẬN Như vậy, hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn: 1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình. 2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu. 3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp. 4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó. 5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức. 30