›

Luận văn Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh

pdf 105 trang yendo 5672
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_hoan_thien_to_chuc_hach_toan_ke_toan_trong_cac_doan.pdf

Nội dung text: Luận văn Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh

  1. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hội nhập ngày càng sâu, rộng là một xu thế tất yếu của các nền kinh tế Thế giới. Mọi quốc gia không thể phát triển mà nằm ngoài xu thế đó. Việt Nam không là một ngoại lệ, nhận thức rõ tầm quan trọng của hội nhập ngay từ khi đổi mới nền kinh tế Việt Nam đã không ngừng mở rộng quan hệ ngoại giao với các nước trên Thế giới. Với nỗ lực không ngừng sau 11 năm đàm phán chúng ta đã gia nhập được Tổ chức Thương mại Thế Giới (WTO), cánh cửa nền kinh tế Thế giới mở rộng đưa Việt Nam hội nhập một cách nhanh hơn. Đó là thời cơ tuy nhiên đi kèm với nó là những thách thức hết sức khó khăn mà chúng ta phải đối mặt. Những thách thức đó không chỉ nằm ở tầm vĩ mô mà ngay cả những doanh nghiệp, muốn tồn tại trong nền kinh tế này cũng phải thay đổi cách nhìn nhận, tư duy, thay đổi những cách làm không còn phù hợp với xu thế mới này nữa. Hà Tĩnh, một tỉnh nghèo nhất trong các tỉnh nghèo trong cả nước, với quy mô các doanh nghiệp không nhiều và hầu như là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chỉ có một số rất ít những doanh nghiệp lớn nhưng hầu như là các doanh nghiệp Nhà nước đang được cổ phần hóa. Tiêu biểu trong số những doanh nghiệp lớn ấy là Tổng công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh. Doanh nghiệp đã có đóng góp rất lớn cho GDP của tỉnh nhà trong những năm qua nhờ vào khai thác khoáng sản. Tuy nhiên nguồn tài nguyên thiên nhiên này đang ngày càng cạn kiệt và doanh nghiệp đang phải từng bước chuyển đổi cơ cấu kinh doanh thành nhiều ngành nghề kể cả thương mại và dịch vụ. Cùng với sự chuyển đổi ngành nghề thì đơn vị cũng không ngừng hoàn thiện tổ chức quản lý, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho phù hợp. Hiện nay doanh nghiệp đang từng bước cổ phần hóa. Do vậy thông tin kế toán ngày càng quan trọng, bởi nó cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời thông tin tình
  2. 2 hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm như khách hàng, nhà đầu tư, ngân hàng, Chính vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh” đang là một đòi hỏi cấp thiết, có ý nghĩa cả về lý luận và thực tế. 2. Mục đích nghiên cứu của luận văn Về mặt lý luận, luận văn hệ thống hóa và khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp Về thực tiễn, trên cơ sở khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh và các đơn vị thành viên, luận văn sẽ nêu ra được những ưu điểm, tồn tại và các nguyên nhân chủ yếu. Từ đó có đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại công ty nhằm phù hợp với nền kinh tế mở cửa và hội nhập sâu rộng hiện nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh va các doanh nghiệp thuộc Tổng. 4. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp cụ thể trong quá trình nghiên cứu như phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh, để phân tích các vấn đề lý luận và thực tiễn của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp. 5. Những đóng góp của luận văn Những đóng góp của luận văn được thể hiện chủ yếu ở các nội dung sau:
  3. 3 - Phân tích, hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp - Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh, nêu rõ những ưu điểm, tồn tại, tìm ra những nguyên nhân tồn tại để đề xuất các giải pháp hoàn thiện. - Đề xuất được những giải pháp hoàn thiện cho các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm ba chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Chương 3: Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh
  4. 4 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, bản chất, ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán Trong bất cứ hình thái kinh tế xã hội nào, hoạt động sản xuất luôn là cơ sở tồn tại và phát triển của con người, và nhu cầu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất là một nhu cầu tất yếu. Xã hội càng phát triển thì sự quan tâm đến hoạt động sản xuất của con người càng tăng và càng cần thiết phải tăng cường quản lý hoạt động sản xuất. Để có được thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý kinh tế, cần thiết phải thực hiện hoạt động quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó, nghĩa là phải hạch toán các quá trình kinh tế. Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất, cho quản lý nền kinh tế. Các thông tin này có thể thu từ nhiều nguồn khác nhau như hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, tuy nhiên hạch toán kế toán là một nguồn thông tin quan trọng. Với chức năng thông tin và kiểm tra, kế toán đòi hỏi phải thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan. Đó chính là tổ chức hạch toán kế toán (HTKT). Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức HTKT, mỗi quan điểm được xét trên một góc độ khác nhau: Quan điểm thứ nhất: Xuất phát từ bản chất của HTKT là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và
  5. 5 tổng hợp cân đối, một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của HTKT: Chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp – cân đối kế toán. Theo quan điểm này, tổ chức hạch toán kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của HTKT. Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của HTKT là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp cân đối kế toán) trong từng nội dung hạch toán cụ thể và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức HTKT, tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp HTKT, đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức HTKT. Quan điểm thứ ba: Xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức HTKT phải giải quyết cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện công tác kế toán.
  6. 6 Nhìn chung các quan điểm trên đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức HTKT trong mỗi đơn vị tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ. Từ những quan điểm trên có thể nêu lên khái niệm về tổ chức HTKT như sau: Tổ chức HTKT là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Như vậy từ khái niệm trên có thể thấy được nội dung cơ bản của tổ chức HTKT là: Xác lập mô hình tổ chức HTKT; Tổ chức các khối lượng công tác kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức kiểm tra kế toán. 1.1.2. Bản chất của tổ chức hạch toán kế toán Hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức và đơn vị. Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn. Để thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc của mình, hạch toán kế toán cũng sử dụng ba loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Để nghiên cứu đối tượng của mình, hạch toán đã sử dụng hệ thống phương pháp khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán. Có thể khái quát bản chất của HTKT như sau: - Thứ nhất, HTKT là một loại hạch toán, nghĩa là nó cũng thực hiện chức năng phản ánh, quan sát, đo lường, ghi chép và giám đốc các quá trình kinh tế, nhưng nó khác với các loại hạch toán là thực hiện chức năng hạch toán toàn diện liên tục và tổng hợp.
  7. 7 - Thứ hai, HTKT nghiên cứu quá trình tái sản xuất trên góc độ cụ thể là tài sản với tính hai mặt (giá trị tài sản và nguồn hình thành) và tính vận động (tuần hoàn) trong các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể. Trong điều kiện sản xuất hàng hóa tài sản được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ vì vậy trong hạch toán kế toán thước đo tiền tệ được sử dụng có tính bắt buộc. - Thứ ba, Trên cơ sở của phép biện chứng về nhận thức hiện thực khách quan và phù hợp với đối tượng độc lập của mình, HTKT xây dựng hệ thống phương pháp khoa học riêng gồm các yếu tố: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp – cân đối kế toán. - Thứ tư, Vị trí, nội dung và phương pháp hạch toán quyết định hai chức năng của phân hệ HTKT riêng trong hệ thống quản lý là thông tin và kiểm tra về tài sản trong các tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.3. Ý nghĩa của tổ chức hạch toán kế toán Từ những phân tích trên đây có thể thấy HTKT là một công cụ quan trọng không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được điều đó thì đòi hỏi HTKT phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay với các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý ngày càng phải kịp thời và chính xác. Do vậy, việc tổ chức HTKT một các khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết: - Tổ chức HTKT tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng, giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất.
  8. 8 - Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức HTKT. Vì vậy, tổ chức HTKT khoa học, hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động của kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý. - Tổ chức HTKT khoa học, hợp lý phù hợp với đặc điểm của đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp. Từ những phân tích trên đây, có thể thấy rõ ý nghĩa của việc tổ chức HTKT và tính tất yếu phải tổ chức HTKT một cách khoa học, hợp lý. Thông tin của HTKT phải có độ tin cậy cao, mô tả được thực trạng hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, là một bộ phận cấu thành rất quan trọng trong hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp, có ý nghĩa to lớn cả tầm vi mô và vĩ mô. 1.2. Yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán 1.2.1. Yêu cầu của tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức HTKT là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật để tạo ra bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả. HTKT được coi là hoạt động sản xuất ra các thông tin có ích cho người sử dụng với nguyên liệu đầu vào là các thông tin chưa qua chế biến. Cũng như mọi quá trình sản xuất khác, tổ chức HTKT đòi hỏi phải đạt được các yêu cầu cơ bản sau: - Tổ chức HTKT phải đảm bảo yêu cầu bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đây là điều kiện cần thiết để giúp cho bộ máy kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ với chi phí thấp nhất. Tổ chức bộ máy gọn nhẹ sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, giảm bớt các bộ phận hoặc thao tác
  9. 9 trung gian tạo điều kiện để bộ phận kế toán cung cấp thông tin nhanh, kịp thời. - Tổ chức HTKT phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp cho quản lý. Mục đích chính của hệ thống kế toán là cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý vì vậy tổ chức HTKT phải quan tâm thực hiện tốt yêu cầu này. Các thông tin kế toán phải được cung cấp phù hợp theo từng đối tượng sử dụng đồng thời cần phải đảm bảo về mặt thời gian. - Tổ chức HTKT góp phần kiểm tra, bảo vệ tài sản của đơn vị tránh được các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản. Cùng với chức năng thông tin, chức năng kiểm tra, giám sát của kế toán cần được chú trọng trong tổ chức HTKT nhằm tránh được các hiện tượng tiêu cực làm tổn hại đến tài sản, lợi ích của doanh nghiệp. 1.2.2. Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán Các nguyên tắc kế toán là những tuyên bố chung như là sự hướng dẫn để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính đạt được các mục tiêu: dễ hiểu, đáng tin cậy và dễ so sánh. Do các nguyên tắc kế toán tiến triển trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi, cho nên không thể có một danh mục đầy đủ những nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, chúng ta chỉ xét đến những nguyên tắc chính đang chi phối các quá trình kế toán: - Nguyên tắc thực thể kinh doanh (đơn vị kế toán) Mục đích của kế toán là ghi nhận lại quá trình kinh doanh và báo cáo định kỳ về tình hình tài chính và lợi nhuận của từng doanh nghiệp riêng biệt. Nên số liệu ghi chép và báo cáo của mỗi doanh nghiệp không được bao gồm bất kỳ quá trình kinh doanh hoặc tài sản của doanh nghiệp khác, hoặc tài sản cá nhân hay quá trình kinh doanh của chủ sở hữu doanh nghiệp, để các yếu tố này không làm sai lệch các thông tin về tình hình tài chính và lợi nhuận của doanh nghiệp.
  10. 10 Do đó trong lĩnh vực kế toán, đơn vị kế toán được hiểu là một tổ chức độc lập kể cả đối với chủ sở hữu và tổ chức này thực hiện một quy trình kế toán khép kín từ khâu lập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính. - Nguyên tắc hoạt động liên tục Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán giả định hoạt động này là liên tục. Là một doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản được dùng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không được bán. Do đó tài sản của doanh nghiệp không ghi nhận theo giá thị trường thay đổi vì chúng thật sự không thích hợp và không cần thiết. Hơn nữa, không có việc mua bán xảy ra thì giá trị thị trường thường không thể được xác lập một cách khách quan như yêu cầu của nguyên tắc khách quan. - Nguyên tắc thước đo tiền tệ Là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ phản ánh nhưng gì có thể biểu hiện bằng tiền. Nguyên tắc tiền tệ có nghĩa là tiền được sử dụng như một đơn vị đo lường cơ bản trong các báo cáo tài chính. - Nguyên tắc khách quan Thông tin báo cáo tài chính cần phải ghi nhận một cách thực tế khách quan. Hay nói cách khác kế toán chỉ được phép phản ánh những nghiệp vụ kinh tế có thực (đã xảy ra), có tính kiểm tra được. - Nguyên tắc kỳ kế toán Mục đích của kế toán là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, để phục vụ cho việc ra các quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp và của các nhà đầu tư, do đó yêu cầu doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính định kỳ, ít nhất là hàng năm. Điều đó có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xem như tiến hành trong từng khoảng thời gian nhất định như: tháng, quý, năm (mặc dù trong
  11. 11 thực tế quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trong nhiều năm). Do đó báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập cho mỗi kỳ kế toán. - Nguyên tắc giá phí Theo nguyên tắc này, việc tính toán tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên giá trị thực tế (giá gốc) mà không quan tâm đến giá trị thị trường. Khi vận dụng nguyên tắc giá gốc thì giá trị tài sản hay dịch vụ mua được đánh giá trên cơ sở tiền mặt hoặc tương đương tiền mặt mà doanh nghiệp phải trả để trao đổi lấy tài sản hoặc dịch vụ mua. Nếu doanh nghiệp dùng tiền mặt để chi trả, thì giá trị tài sản hay dịch vụ đó được đánh giá theo số tiền mặt chi ra. Nếu doanh nghiệp dùng tài sản khác để trao đổi lấy tài sản hoặc dịch vụ cần mua thì giá trị tài sản hay dịch vụ đó được đánh giá theo giá trị tiền mặt tương đương số tiền đã định sẵn hoặc theo giá trị tiền mặt tương đương của tài sản hoặc dịch vụ nhận được. - Nguyên tắc nhất quán Để báo cáo tài chính có thể thực hiện được mục đích là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế, thì việc trình bày và phân loại các khoản mục trong báo cáo tài chính phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác. Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng các phương pháp kế toán giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác nhằm mục đích đảm bảo tính so sánh của các thông tin trên báo cáo tài chính của các kỳ liên tiếp nhau. - Nguyên tắc phù hợp Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra khoản doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh
  12. 12 thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó. - Nguyên tắc trọng yếu Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính. 1.3. Nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán Khi nói đến tổ chức hạch toán kế toán phải đứng trên cả hai phương diện kế toán tài chính và kế toán quản trị. Hiện nay các doanh nghiệp chủ yếu chỉ quan tâm tới kế toán tài chính chứ không quan tâm tới kế toán quản trị nhiều, có chăng chỉ là các doanh nghiệp lớn. Trong khi đó kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Đây là bộ phận kế toán rất quan trọng đối với bản thân các doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán chính là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán. 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức hạch toán kế toán. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông
  13. 13 tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý. Trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp có bộ máy kế toán tài chính và bộ máy kế toán quản trị. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện theo những mô hình khác nhau, phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp. 1.3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính doanh nghiệp Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính, đó là: Tập trung, phân tán và bộ máy kế toán hỗn hợp. a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Theo hình thức này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Các đơn vị kế toán trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, không mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Mô hình kế toán tập trung tồn tại trong các đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ hoặc trong các doanh nghiệp lớn có tổ chức các đơn vị thành viên độc lập hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất thuận lợi cho việc phân công công tác kế toán, trang bị máy móc, kỹ thuật hiện đại. Tuy nhiên mô hình này không thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn phân tán, trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật chưa cao, bởi vì sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra của kế toán trưởng và
  14. 14 lãnh đạo doanh nghiệp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị trực thuộc. Kế toán đơn vị cấp trên Các nhân Các phần hành Bộ phận tài chính viên kế toán kế toán hoạt và tổng hợp tại phần tài sản động trung tâm trung tâm Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán tập trung b. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo mô hình tổ chức kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành nhiều cấp: Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước nhà nước, các bạn hàng, nhà cung cấp,
  15. 15 Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Bộ phận tài Bộ phận kế toán Bộ phận kế Bộ phận kiểm chính hoạt động thực hiện toán tổng tra kế toán ở đơn vị cấp trên hợp Kế toán trưởng đơn vị Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc trực thuộc Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế toán vật tư, toán thanh toán vật tư, toán thanh TSCĐ toán TSCĐ toán Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận toán tiền Bộ phận kế toán tiền kế toán lương toán lương Sơ đồ 1.2. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán phân tán Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn hoạt động rộng, phân tán. Trong những điều kiện kinh doanh như vậy, các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quản lý điều hành do vậy buộc phải phân cấp trong tổ chức kế toán. Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh về công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc
  16. 16 được nhanh nhạy, kịp thời. Đồng thời, phát huy được chức năng, vai trò của kế toán ở đơn vị trực thuộc. Mô hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn doanh nghiệp thường bị chậm, không tập trung trong khâu chỉ đạo kiểm tra nghiệp vụ của kế toán trưởng, bộ máy kế toán cồng kềnh, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. c. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Vì thế mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong trường hợp này là bộ máy kế toán hỗn hợp hay nói cách khác là sự kết hợp đặc biệt của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn, phân tán tùy theo tình hình thực tế để có thể cấu thành các bộ phận phù hợp (kế toán vật tư, tài sản cố định, ) để thực hiện việc ghi chép kế toán khá hoàn chỉnh các hoạt động của đơn vị mình theo sự phân cấp quản lý của phòng kế toán trung tâm. Còn phòng kế toán trung tâm thực hiện tổng hợp tài liệu từ phòng kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên, tiến hành các hoạt động kế toán chung của toàn doanh nghiệp rồi tổng hợp lập báo cáo, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán. Ưu điểm của mô hình này là khắc phục được những hạn chế của hai hình thức tập trung và phân tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc lớn cũng như toàn bộ doanh nghiệp phù hợp với việc phân công kế toán và phân cấp quản lý tài chính. Tuy nhiên nhược điểm của hình thức này là bộ máy cồng kềnh.
  17. 17 Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Kế toán các Kế toán các đơn Bộ phận tổng Bộ phận hoạt động vị trực thuộc hợp báo cáo kiểm tra kế cấp trên hạch toán tập từ đơn vị trực toán trung thuộc Đơn vị trực thuộc Nhân viên hạch Đơn vị kế toán toán ban đầu tại phân tán tại đơn vị đơn vị trực thuộc trực thuộc Sơ đồ 1.3. Tổ chức bộ máy theo mô hình kế toán hỗn hợp 1.3.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị doanh nghiệp Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp căn cứ vào các điều kiện cụ thể của mình (Quy mô; Trình độ cán bộ; Đặc điểm sản xuất, kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật ) để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các hình thức sau: a. Hình thức kết hợp Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng, Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế
  18. 18 toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm. b. Hình thức tách biệt Hình thức tách biệt là tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, c. Hình thức hỗn hợp Đây là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên như: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp. 1.3.2. Tổ chức công tác kế toán 1.3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Tại Điều 4 Chương I Luật Kế toán, giải thích: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ được làm căn cứ ghi sổ kế toán là chứng từ đã được kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chúng. Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. a. Phân loại chứng từ kế toán
  19. 19 - Căn cứ vào tính chất pháp lý: + Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn là chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính có mối quan hệ kinh tế nội bộ đơn vị, có tính chất riêng biệt, không phổ biến. Chứng từ kế toán hướng dẫn được nhà nước hướng dẫn các yếu tố đặc trưng, các ngành, các thành phần kinh tế, các đơn vị có thể thêm bớt các chỉ tiêu, linh hoạt áp dụng cho phù hợp yêu cầu quản lý của ngành, của đơn vị nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ kế toán. - Căn cứ vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ có các loại chứng từ kế toán sau: + Chứng từ lao động, tiền lương + Chứng từ hàng tồn kho + Chứng từ bán hàng + Chứng từ tiền tệ + Chứng từ tài sản cố định - Căn cứ vào trình tự lập chứng từ: + Chứng từ gốc: Là chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó, do đó chứng từ gốc là cơ sở ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. + Chứng từ kế toán tổng hợp là chứng từ kế toán được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Thuộc chứng từ tổng hợp có chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý.
  20. 20 b. Vai trò của chứng từ kế toán - Về phương diện quản lý: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ. Do đó chứng từ kế toán là phương tiện thông tin nhanh cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế từ đó có thể đưa ra được những quyết định quản lý phù hợp. - Về phương diện kế toán, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cho việc ghi sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. - Về mặt pháp lý, chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của các cá nhân và đơn vị liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đồng thời là căn cứ để giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán. c. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Ngoài ra doanh nghiệp có thể cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toán đã được quy định để phục vụ cho việc thu
  21. 21 thập thông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp. Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (Lệnh sản xuất; Bảng kê khối lượng; Quyết định điều động lao động; Quyết định điều động (di chuyển) tài sản; Biên bản điều tra tình hình sản xuất, ) để kế toán quản trị khối lượng sản phẩm (công việc), thời gian lao động, lập kế hoạch. Doanh nghiệp được thiết kế và sử dụng các chứng từ nội bộ dùng cho kế toán quản trị mà không có quy định của Nhà nước (Bảng tính phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ) d. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
  22. 22 Để có kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý và khoa học cần phải dựa vào đặc điểm yêu cầu quản lý cụ thể từng loại tài sản đã được ghi nhận trên chứng từ. Danh mục hệ thống chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (xem phụ lục 1.1) 1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc xác định loại tài khoản, số lượng tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành; qua đó hình thành hệ thống tài khoản riêng cho từng doanh nghiệp. a. Vai trò của hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản. Phương pháp đối ứng tài khoản có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, cũng như trong công tác kế toán, cụ thể là: - Nhờ có phương pháp tài khoản, kế toán có thể hệ thống hóa được thông tin về tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, của ngành và của đơn vị. - Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hóa thông tin cụ thể, chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng ở từng đơn vị phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh, yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, cũng như yêu cầu quản lý tài sản ở đơn vị. - Nhờ có phương pháp tài khoản kế toán có thể hệ thống hóa được hệ thống số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập các báo cáo kế toán định kỳ.
  23. 23 Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp. Bởi vậy để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng rất nhiều tài khoản khác nhau mới đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết. b. Nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản Khi tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: - Hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp phải bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các bộ phận trong doanh nghiệp. - Doanh nghiệp không mở thêm tài khoản kế toán cấp 1 ngoài hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mà Nhà nước ban hành. - Hệ thống tài khoản phải được xây dựng đơn giản, dễ làm. - Nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải được quy định phù hợp với đặc điểm của ngành. - Hệ thống tài khoản phải được đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng máy vi tính. c. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản thống nhất được sử dụng cho các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay được ban hành theo quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐ KT ngày 1/1/1995 của Bộ tài chính sửa đổi bổ sung theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC đối với các doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa
  24. 24 hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành nghề và từng đơn vị nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng. Trường hợp các doanh nghiệp cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện. Các doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2 và tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã được quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ – BTC nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận. Với những yêu cầu và trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành các doanh nghiệp có thể đi sâu nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản phù hợp và để tự đơn vị mở tài khoản chi tiết. 1.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Tổ chức hệ thống sổ kế toán là thiết lập cho doanh nghiệp một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng và hình thức kết cấu theo một hình thức kế toán nhất định và phù hợp với những đặc thù của doanh nghiệp. Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các hoạt động kinh tế, tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. a. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán
  25. 25 Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh và Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp. - Sổ kế toán là những tờ rời được xây dựng theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. - Các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở sổ kế toán. Mỗi doanh nghiệp chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. - Ngoài ra doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng cho doanh nghiệp để bổ sung các chỉ tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụ cho kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Việc bổ sung hoặc thiết kế các nội dung của sổ kế toán không được làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thiết kế các sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu khác của kế toán quản trị (Phiếu tính giá thành sản phẩm; Báo cáo sản xuất; Sổ chi tiết bán hàng theo khách hàng, ) - Trường hợp sử dụng chương trình phần mềm kế toán: + Hệ thống sổ kế toán nếu xử lý và ghi chép bằng chương trình phần mềm kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức kế toán đã
  26. 26 lựa chọn (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký – Sổ cái) và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lưu trữ. + Hệ thống xử lý và ghi chép kế toán bằng phần mềm máy vi tính có thể ghi nhận và tổng hợp thông tin riêng biệt theo các phần hành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, hoặc được ghi chép chi tiết cho các tài khoản cấp 2, cấp 3, sau đó tổng hợp chi tiết để có thông tin tổng hợp về tài khoản cấp 1 để lập các báo cáo kế toán nội bộ. + Doanh nghiệp được lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, không phải đăng ký nhưng chương trình phần mềm kế toán này phải có tính tương thích với một hình thức kế toán nhất định được quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. b. Phân loại sổ kế toán Để sử dụng có hiệu quả sổ kế toán trong công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý cần nắm vững các loại sổ kế toán. Theo mỗi tiêu thức khác nhau có các cách phân loại khác nhau. - Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán: Theo cách này sổ kế toán được chia thành ba loại: + Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát, được phản ánh ở các tài khoản kế toán tổng hợp. + Sổ kế toán chi tiết là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo các tài khoản kế toán chi tiết đáp ứng nhu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị. Thuộc loại sổ kế toán chi tiết có các sổ chi tiết. + Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là loại sổ kế toán được sử dụng đề ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo tài khoản kế toán tổng hợp vừa theo tài khoản kế toán chi tiết.
  27. 27 - Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ: Theo cách phân loại này sổ kế toán có hai loại: + Sổ tờ rời là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt. Sử dụng sổ kế toán tờ rời phải tuân thủ theo những quy định trong chế độ kế toán nhà nước đã ban hành để đảm bảo an toàn, tránh thất lạc sổ kế toán. + Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyển, có đóng số thứ tự các trang sổ và đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ. c. Tổ chức vận dụng sổ kế toán Do tính đa dạng của đơn vị kinh doanh mà thực tế có rất nhiều hình thức tổ chức hệ thống sổ khác nhau. Song quy lại cho tới nay có các hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng như sau: + Hình thức Nhật ký chung + Hình thức Nhật ký – Sổ cái + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ + Hình thức kế toán trên máy vi tính * Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung (NKC) Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ NKC theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên NKC vào sổ cái theo từng nghiệp vụ. Hình thức kế toán NKC gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
  28. 28 Hình thức sổ kế toán NKC có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là ghi chép trùng lặp nhiều trên sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC: Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi biệt tiết Bảng tổng hợp chi SỔ CÁI tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái (NK-SC): Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán
  29. 29 tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi sổ NK-SC là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán NK-SC gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký – Sổ cái - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK-SC: Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế Sổ quỹ Bảng tổng hợp toán chi kế toán chứng tiết từ cùng loại Bảng tổng NHẬT KÝ SỔ CÁI hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Ưu điểm của hình thức sổ kế toán này là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản cấp 1 ngay ở dòng cộng số phát sinh trong kỳ trong sổ NK-SC. Tuy nhiên tổ chức
  30. 30 theo hình thức sổ này khó phân công lao động kế toán tổng hợp và không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, không thích hợp cho sử dụng máy vi tính. * Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (CTGS): Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. CTGS do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán CTGS gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm của hình thức kế toán CTGS là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Phù hợp với các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là việc ghi chép kế toán trùng lặp, khối lượng chép sổ kế toán nhiều, việc kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo kế toán thường chậm, nhất là trong điều kiện kế toán thủ công. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS:
  31. 31 Chứng từ kế toán Sổ, thẻ Bảng tổng hợp Sổ quỹ kế toán kế toán chứng từ chi tiết cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi CHỨNG TỪ GHI SỔ sổ Bảng Sổ cái tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ * Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các
  32. 32 tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ của hình thức sổ kế toán NK - CT: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
  33. 33 Hình thức kế toán NK - CT gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm của hình thức kế toán NK – CT là thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, công tác kiểm tra, giám sát kế toán chặt chẽ. Hình thức này cũng có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế lập thành các báo cáo kế toán. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao và khó áp dụng trong điều kiện kế toán máy, sử dụng nhiều lao động kế toán. * Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
  34. 34 SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ PHẦN MỀM KẾ TOÁN KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG - Báo cáo tài chính HỢP CHỨNG - Báo cáo kế toán TỪ KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CÙNG LOẠI quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Danh mục hệ thống Sổ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (xem phụ lục 1.2) 1.3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là nội dung cuối cùng của tổ chức công tác kế toán theo chu trình kế toán, nhằm tổng hợp và cung cấp cho người sử dụng thông tin cần thiết về tình hình kinh tế tài chính của các doanh nghiệp. Báo cáo kế toán là phương pháp kế toán tổng hợp nhằm phản ánh số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để cung cấp thông tin một cách toàn diện, có hệ thống tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán.
  35. 35 Hiện nay, báo cáo kế toán trong các doanh nghiệp bao gồm 2 loại: Báo cáo KTTC và báo cáo KTQT. Báo cáo tài chính là các báo cáo tổng hợp được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc ra quyết định kinh tế. Các báo cáo tài chính thường được Nhà nước quản lý, có tính bắt buộc và ban hành theo biểu mẫu thống nhất. Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Báo cáo kế toán quản trị: là những báo cáo kế toán chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị nội bộ doanh nghiệp. Đây thường là các báo cáo không bắt buộc, được lập theo định kỳ hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết và chỉ cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước không quy định mẫu biểu, chủng loại, số lượng mà chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để trên cơ sở đó, mỗi doanh nghiệp tùy theo đặc điểm, yêu cầu thông tin để tổ chức báo cáo cho phù hợp. Tổ chức báo cáo kế toán nói chung là quá trình cung cấp thông tin một cách đầy đủ và trực tiếp cho quản lý cả trong nội bộ doanh nghiệp và những đối tượng bên ngoài có liên quan đến doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể. Nội dung hệ thống báo cáo
  36. 36 KTQT cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp. Do vậy, tổ chức lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời, đúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích đánh giá tình hình của doanh nghiệp được đúng đắn, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3.2.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những khâu quan trọng trong tổ chức HTKT nhằm bảo đảm cho công tác kế toán được thực hiện đúng quy định, có hiệu quả và cung cấp thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp. Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân tổ theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ, giữa tài liệu tổng hợp, chi tiết, giữa chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán. Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp gồm các nội dung sau: - Kiểm tra việc ghi chép, xử lý, cung cấp thông tin - Kiểm tra việc thực hiện chính sách, chế độ quản lý kinh tế - Kiêm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán, đánh giá hiệu quả công tác kế toán.
  37. 37 Kiểm tra công tác kế toán có thể được tiến hành theo từng nội dung riêng biệt hoặc tất cả các nội dung có thể, định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. Việc kiểm tra kế toán được bắt đầu dựa vào chứng từ kế toán, đối chiếu số liệu trên chứng từ kế toán với các sổ kế toán chi tiết rồi đến các báo cáo kế toán. Nhưng trên thực tế, để đảm bảo tính hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian của công việc kiểm tra kế toán, việc kiểm tra nhiều khi được bắt đầu từ kiểm tra báo cáo đến sổ kế toán rồi đến các chứng từ. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong chương 1, luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận của tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp bao gồm các nội dung: bản chất, ý nghĩa, yêu cầu, nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán và trình bày những nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán trong các doanh nghiệp.
  38. 38 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH 2.1. Tổng quan về Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Tổng công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh (MITRACO) tiền thân là Công ty khai thác, chế biến và xuất khẩu Titan Hà Tĩnh, được thành lập theo Quyết định số 1150 QĐ/UB-CN ngày 06 tháng 8 năm 1996 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh. Ngành nghề kinh doanh: khai thác, chế biến, xuất khẩu titan. Vốn nhà nước tại thời điểm thành lập là 6,5 tỷ đồng, được bàn giao bằng tài sản thanh lý của Công ty Liên doanh Austinh Hà Tĩnh. Đến năm 2000 Công ty mở rộng ngành nghề sản xuất kinh doanh là khai thác thêm các loại khoáng sản khác như Than, Mangan; kinh doanh thương mại tổng hợp, khách sạn, du lịch, nhà hàng và đổi tên thành Công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh theo Quyết định số 2924 QĐ/UB.TCCQ ngày 26 tháng 12 năm 2000 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh. Từ khi thành lập đến nay Công ty không ngừng lớn mạnh, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1997 đến 2007 là 25%/ năm. Năm 1997 doanh thu đạt 28,9 tỷ đồng đến năm 2007 doanh thu đạt 503 tỷ đồng; nguồn vốn chủ sở hữu được bổ sung chủ yếu bằng lợi nhuận từ năm 1997 đến năm 2007 đạt 332,5 tỷ đồng, tăng gấp 51 lần so với thời điểm thành lập. Với tốc độ phát triển cao, công ty ngày càng lớn mạnh cả về quy mô và số doanh nghiệp. Ngày 18/4/2003 Thủ tướng chính phủ đã có quyết định số 61/2003/QĐ-TTg thành lập Tổng công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Tổng công ty là doanh nghiệp đa
  39. 39 sở hữu, đa ngành nghề trong đó ngành chính là khoáng sản, chế biến khoáng sản, quặng có chất phóng xạ. Điều 3, 4, điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, ghi rõ : “Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh là tổng công ty nhà nước, hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ bằng toàn bộ tài sản của mình ” 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Chức năng, nhiệm vụ của công ty Theo Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty đã được Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh phê duyệt tại Quyết định số 1489/QĐ-UBND ngày 12 tháng 6 năm 2006 (Theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ tại công văn số 2446/VPCP –ĐMDN ngày 10/5/2005 của Văn phòng Chính phủ). Tổng công ty có chức năng và nhiệm vụ như sau: * Chức năng : - Chủ động tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý, sử dụng vốn của Tổng công ty theo yêu cầu kinh doanh, bảo đảm kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tuân thủ nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. - Mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của Tổng công ty và nhu cầu thị trường trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm. - Tự lựa chọn thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng. - Tự quyết định giá mua, giá bán sản phẩm, dịch vụ, trừ những sản phẩm, dịch vụ công ích và những sản phẩm, dịch vụ do nhà nước định giá thì theo mức giá, hoặc khung giá do nhà nước quy định.
  40. 40 - Quyết định các dự án đầu tư theo quy định của Pháp luật về đầu tư, sử dụng vốn, tài sản của Tổng công ty để liên doanh, liên kết, góp vốn vào doanh nghiệp khác trong nước; thuê, mua một phần hoặc toàn bộ công ty khác. - Xây dựng, áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương và chi phí khác trên cơ sở đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty và phù hợp với quy định của pháp luật. - Huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức phát hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu của Tổng công ty, vay vốn của các tổ chức ngân hàng, tín dụng và các tổ chức tài chính khác và các hình thức huy động khác theo quy định của pháp luật. - Thực hiện các quyền kinh doanh, tài chính và các quyền khác phù hợp * Nhiệm vụ : - Bảo toàn và phát triển vốn nhà nước và vốn Tổng công ty tự huy động, chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Tổng công ty trong phạm vi số tài sản của Tổng công ty. - Đại diện chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Tổng công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của Tổng công ty. - Định kỳ đánh giá lại tài sản của Tổng công ty theo quy định của nhà nước. - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng danh mục ngành nghề đã đăng ký, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ do Tổng công ty thực hiện theo tiêu chuẩn đã đăng ký.
  41. 41 - Bảo đảm việc định hướng chiến lược kinh doanh chung, thực hiện quyền chi phối và phối hợp hoạt động của tổ hợp Công ty mẹ - Công ty con phù hợp với Điều lệ của Công ty con. - Xây dựng quy hoạch phát triển doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược, quy hoạch của nhà nước và phạm vi các chức năng, nhiệm vụ, của doanh nghiệp trên địa bàn và trong lĩnh vực hoạt động. - Đổi mới, hiện đại hóa thiết bị, công nghệ và phương thức quản lý trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý doanh nghiệp. - Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, bất thường, chế độ kiểm toán theo quy định của nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo. - Chịu sự quản lý, kiểm tra, kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của Pháp luật. - Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh của kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành đối với doanh nghiệp nhà nước. - Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật.
  42. 42 - Thực hiện chế độ công khai báo cáo tài chính hàng năm và các thông tin cần thiết khác để đánh giá trung thực về hiệu quả hoạt động của Tổng công ty nói riêng và của tổ hợp công ty mẹ - công ty con nói chung. Ngành nghề kinh doanh hiện nay của Tổng công ty: - Đầu tư, quản lý vốn đầu tư và trực tiếp sản xuất kinh doanh trong các ngành nghề, lĩnh vực chính là : khai thác, chế biến và kinh doanh các loại khoáng sản, quặng có chất phóng xạ; Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn, nhà hàng, cho thuê văn phòng; Nhập khẩu máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng, xăng dầu; Kinh doanh xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hoá; Chăn nuôi và chế biến thức ăn gia súc, trồng và chế biến nông sản thực phẩm, May mặc; Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi; Xây dựng các công trình thuỷ điện, các trạm điện và đường điện 35KV trở xuống; Sản xuất và kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với năng lực và pháp luật không cấm. - Đào tạo nghề, ngoại ngữ và giáo dục định hướng cho lao động trước khi đi xuất khẩu lao động. - Tổ chức đưa người lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài. - Đầu tư, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cổ đông, thành viên góp vốn tại các công ty con, công ty liên kết. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty
  43. 43 Bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty bao gồm các bộ phận: Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Bộ máy giúp việc và các công ty con. (Xem phụ lục 2.1) Chủ tịch Hội đồng quản trị : - Thay mặt Hội đồng quản trị ký nhận vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu đầu tư cho Tổng công ty; quản lý Tổng công ty theo Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị. - Lập và quyết định chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị. - Tổ chức theo dõi và giám sát việc thực hiện các Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, có quyền đình chỉ các quyết định của Tổng giám đốc nếu trái với Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị. * Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ Tổng công ty, Nghị quyết của Hội đồng quản trị và Quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị. * Ban giám đốc Tổng công ty : Ban giám đốc gồm Tổng giám đốc và 4 Phó Tổng giám đốc, trong đó 1 Phó Tổng trực trực tiếp chỉ đạo sản xuất, 1 Phó Tổng phụ trách Tài chính và kinh doanh, 1 Phó Tổng phụ trách Kỹ thuật và 1 Phó Tổng phụ trách đầu tư; Tổng giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch, Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị và phù hợp với Điều lệ Tổng công ty; chịu
  44. 44 trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao. Phó tổng giám đốc: Các Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành Tổng công ty theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. Việc uỷ quyền có liên quan đến ký kết hợp đồng kinh tế của Tổng công ty phải thực hiện bằng văn bản. - Phòng Tổ chức và lao động tiền lương: Có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, quản lý nguồn nhân lực, chế độ tiền lương, thu nhập, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách khác của người lao động. - Phòng Kinh tế: Có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, hệ thống định mức nội bộ; chỉ đạo, kiểm tra, kiểm soát công tác sản xuất tại các đơn vị; Tham mưu cho Tổng giám đốc về tiêu thụ sản phẩm, Maketing, xây dựng chính sách giá cả, chính sách bán hàng. - Phòng Kỹ thuật: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực công nghệ và kỹ thuật, cung ứng nguyên nhiên liệu vật tư phụ tùng phục vụ sản xuất; tham mưu xây dựng kế hoạch sữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, xây dựng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, kiểm soát công nghệ và thiết bị trong toàn Tổng công ty. - Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng tham mưu giúp cho Tổng giám đốc trong công tác tài chính, vốn kinh doanh, hạch toán kế toán, báo cáo tài chính, phân tích lãi lỗ, hiệu quả sử dụng vốn.
  45. 45 - Phòng Mỏ: Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác thăm dò, đánh giá trữ lượng và xin cấp các mỏ khoáng sản; xây dựng quy trình khai thác mỏ, kế hoạch khai thác, kế hoạch hoàn trả môi trường; chỉ đạo và kiểm soát quy trình khai thác mỏ tại các đơn vị. - Phòng Phát triển dự án: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc đầu tư và thực hiện các dự án đầu tư; công tác đấu thầu, giám sát các công trình xây dựng cơ bản, các dự án đầu tư. - Phòng Hành chính tổng hợp: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác hành chính văn phòng, y tế, bảo vệ; quản lý nhân viên văn phòng Tổng công ty; quản lý hệ thống thông tin nội bộ, website, Internet, Email nội bộ. 2.1.4. Các đơn vị trực thuộc, các công ty con của Tổng công ty Đơn vị trực thuộc: Đơn vị hạch toán phụ thuộc thuộc Tổng công ty thực hiện chế độ phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán, tổ chức và nhân sự của Tổng công ty theo quy định tại điều lệ và quy chế đơn vị hạch toán phụ thuộc do Tổng công ty ban hành. Tổng công ty chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh đối với các cam kết của đơn vị hạch toán phụ thuộc. - Xí nghiệp khoáng sản Kỳ Anh: Khai thác quặng thô Ilmenite mỏ Kỳ Khang và tuyển tinh sản phẩm Ilmenite theo kế hoạch và định mức Tổng công ty giao. - Xí nghiệp khai thác: Khai thác quặng thô Ilmenite tại mỏ Cẩm Hòa - huyện Cẩm Xuyên theo kế hoạch và định mức Tổng công ty giao, cung cấp quặng thô Ilmenite cho Xí nghiệp Khoáng sản Cẩm Xuyên và Xí nghiệp Khoáng sản Thạch Hà.
  46. 46 - Xí nghiệp Khoáng sản Cẩm xuyên: Tuyển tinh sản phẩm Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng, chất lượng và định mức Tổng công ty giao. - Xí nghiệp Khoáng sản Thạch Hà: Tuyển tinh sản phẩm Ilmenite theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng, chất lượng và định mức Tổng công ty giao. - Xí nghiệp chế biến Zircon: Chế biến sản phẩm Zircon hạt, sản phẩm Rutin, Zircon siêu mịn theo chỉ tiêu kế hoạch về số lượng, chất lượng và định mức Tổng công ty giao. - Xí nghiệp Quản lý kho cảng: Quản lý, bảo quản các loại sản phẩm tại kho cảng, nhập xuất kho các sản phẩm giao cho khách hàng đảm bảo số lượng và chất lượng theo hợp đồng bán hàng. - Xí nghiệp Cơ khí: Sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng phương tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị cho các đơn vị trong toàn Tổng công ty. - Xí nghiệp Đá Hồng Lĩnh: Sản xuất các loại đá xây dựng - Công ty Chế biến Rau quả: Chế biến các sản phẩm từ rau quả phục vụ đời sống dân sinh theo các chỉ tiêu về chất lượng và kế hoạch sản phẩm được giao. - Trung tâm Lữ hành quốc tế: Kinh doanh dịch vụ du lịch, lữ hành trong và ngoài nước, đại lý bán vé máy bay tại khu vực Hà Tĩnh. - Công ty Chế biến thức ăn gia súc và Chăn nuôi: Chế biến thức ăn gia súc tổng hợp theo dây chuyền công nghiệp và chăn nuôi lợn siêu nạc theo công nghệ của Thái Lan.
  47. 47 - Công ty Đầu tư Xuất khẩu lao động: Thực hiện tuyển chọn, đào tạo nghề tại Trường kỹ thuật nghiệp vụ của Tổng công ty và đưa người đi lao động nước ngoài. - Công ty TNHH Than: Khai thác Than tại mỏ Than Hương khê Công ty con: Các công ty con của Tổng công ty bao gồm công ty TNHH và công ty cổ phần. + Công ty con là công ty TNHH một thành viên: Hội đồng quản trị Tổng công ty là đại diện chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên. Hội đồng quản trị Tổng công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với công ty con theo quy định hiện hành của pháp luật. Tổng công ty chỉ có một công ty con TNHH một thành viên là Công ty May xuất khẩu Thành Công, trước đây là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Tĩnh, tháng 12/2004 được sáp nhập vào Tổng công ty trở thành công ty con 100% vốn của Tổng công ty. Ngành nghề chủ yếu là gia công hàng may mặc xuất khẩu trên dây chuyền may công nghiệp. Hiện nay đang tiến hành cổ phần hóa để trở thành công ty cổ phần với vốn chi phối của Tổng công ty. + Công ty con là công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty liên doanh: Tổng công ty thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cổ đông hoặc thành viên, bên liên doanh, bên góp vốn chi phối tại công ty con theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty đó. Tổng công ty trực tiếp quản lý cổ phần, vốn góp chi phối ở công ty con thông qua người đại diện phần vốn góp của Tổng công ty tại công ty con.
  48. 48 Các công ty con của Tổng công ty là công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty liên doanh gồm: - Công ty cổ phần Thiên Ý 2 (công ty mẹ nắm giữ 75% vốn điều lệ): Kinh doanh Khách sạn, dịch vụ ăn uống, du lịch tại khu du lịch Thiên cầm, với cơ sở vật chất là Khách sạn Thiên Ý đạt tiêu chuẩn 3 sao. - Công ty cổ phần Mangan (công ty mẹ nắm giữ 68,75% vốn điều lệ): Khai thác, chế biến sản phẩm Mangan tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. - Công ty cổ phần thương mại MITRACO (công ty mẹ nắm giữ 73% vốn điều lệ): Kinh doanh thương mại tổng hợp, điện tử, điện lạnh, xe máy, đồ gia dụng, xăng dầu, ga - Công ty CP vận tải (công ty mẹ nắm giữ 65% vốn điều lệ): Thực hiện vận chuyển hàng hoá trong nội bộ Tổng công ty, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa, xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng. - Công ty CP công nghệ thông tin Lam hồng (công ty mẹ nắm giữ 73,33% vốn điều lệ): Kinh doanh máy tính, thiết kế và lắp đặt thiết bị viễn thông, tin học, phần mềm - Công ty TNHH Thiên An (công ty mẹ nắm giữ 54% vốn điều lệ): Kinh doanh khách sạn, dịch vụ ăn uống, siêu thị, cho thuê văn phòng, du lịch - Công ty liên doanh Việt Lào (công ty mẹ nắm giữ 80% vốn điều lệ): Khai thác, chế biến Thạch cao tại Lào để tiêu thụ tại Lào và xuất khẩu về Việt Nam. + Công ty liên kết: Công ty liên kết được thành lập, tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật tương ứng với hình thức pháp lý của công ty đó. Tổng
  49. 49 công ty cử người đại diện để thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ của cổ đông, thành viên góp vốn theo Điều lệ của công ty liên kết. Hiện nay Tổng công ty mới có một công ty liên kết là Công ty cổ phần Thuỷ điện Hương sơn (công ty mẹ nắm giữ 30% vốn điều lệ): Xây dựng nhà máy thuỷ điện tại xã Sơn Kim, huyện Hương sơn để bán điện cho Công ty điện lực. 2.2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh 2.2.1. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Vế phân cấp quản lý: Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh là cấp quản lý cao nhất trong toàn Tổng công ty. Quan hệ giữa các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty với Tổng công ty là quan hệ nội bộ doanh nghiệp. (Công ty mẹ với công ty con, đơn vị chính với đơn vị trực thuộc). Về phân cấp hạch toán: Tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh đã xây dựng hệ thống kế toán 2 cấp đối với đơn vị hạch toán phụ thuộc: Đơn vị hạch toán cấp 2: Là các xí nghiệp và các công ty hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh. Đây là những đơn vị trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng công ty. Đơn vị hạch toán cấp 1: Phòng kế toán tài chính của Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh là nơi tiến hành tổng hợp doanh thu, chi phí của các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Đồng thời hạch toán các khoản doanh thu, chi phí phát sinh tại Tổng công ty. Về hình thức hạch toán Với khối lượng công việc lớn, phức tạp lại liên quan đến nhiều đơn vị đòi hỏi công tác kế toán phải được tin học hóa thông qua hệ thống phần mềm và hình thức sử dụng thích hợp là hình thức Nhật ký chung. Đây là một trong
  50. 50 những hình thức rất thuận tiện trong việc ứng dụng phần mềm. Tại tổng công ty cũng như tại các doanh nghiệp thuộc Tổng đều sử dụng phần mềm Fast Accounting với hình thức Nhật ký chung vào công tác kế toán. 2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức hỗn hợp. Vì Tổng công ty có rất nhiều công ty con, xí nghiệp trên nhiều địa bàn khác nhau, kinh doanh các lĩnh vực khác nhau, từ khai thác, sản xuất cho đến thương mại và dịch vụ. Về nhiệm vụ chung: + Ở phòng tài chính kế toán trên văn phòng Tổng công ty: Bộ máy kế toán bao gồm một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán ở các phần hành như kế toán thanh toán, kế toán kho, kế toán thuế kiêm thống kê tiền lương, kế toán vào phiếu kế toán, Sơ đồ 2.2 phản ánh hệ thống tổ chức bộ máy tại phòng kế toán trung tâm: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế Kế Kế Kế toán Kế Kế Thủ Kế toán toán toán toán thuế toán toán quỹ tại các thanh kho vào kiêm tài bảo đơn vị toán phiếu thống sản hiểm hạch kế toán kê, tiền xã hội toán phụ lương thuộc Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công ty
  51. 51 Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ công tác kế toán của Tổng công ty, thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh trên văn phòng tổng công ty và các đơn vị không có tổ chức bộ máy kế toán, đồng thời tập hợp số liệu từ báo cáo của các đơn vị có tổ chức kế toán riêng để lập báo cáo kế toán hợp nhất toàn tổng công ty. Phòng tài chính kế toán trên văn phòng Tổng công ty còn có nhiệm vụ hạch toán phân phối kết quả và sử dụng các quỹ, hướng dẫn, kiểm tra ghi chép ban đầu và hạch toán nghiệp vụ tại các đơn vị. + Ở các đơn vị cấp dưới: Để thực hiện công tác kế toán, các đơn vị kế toán được chia thành 2 nhóm, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng: Nhóm 1 (gồm các công ty con đều hạch toán độc lập): Có bộ máy kế toán riêng nên các đơn vị này tiến hành hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, định kỳ chỉ cần gửi báo cáo về Tổng công ty. Ở các công ty con có bộ máy kế toán riêng hầu như tổ chức bộ máy kế toán tập trung ví dụ như Công ty cổ phần thương mại MITRACO, Công ty cổ phần gạch ngói và xây dựng Đồng Nai – Hà Tĩnh (TULDONAI), Công ty cổ phần kinh doanh Việt Lào (VILACO), Đặc biệt, Công ty liên doanh VILACO có đặc điểm là khai thác thạch cao tại Lào nên ngoài các nhân viên kế toán Việt Nam thực hiện các phần hành kế toán Việt Nam còn có các nhân viên kế toán Lào thực hiện các phần hành kế toán Lào. Như vậy tại công ty này đồng thời thực hiện hai chế độ kế toán khác nhau là kế toán của nước sở tại và kế toán Việt Nam. Bộ máy kế toán tại Công ty VILACO được thể hiện qua sơ đồ 2.3 Nhóm 2 (các công ty con và xí nghiệp khai thác hạch toán phụ thuộc). Ở các đơn vị này không có bộ máy kế toán riêng mà có các nhân viên kế toán thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (trước mùng 6 hàng tháng) chuyển chứng từ về phòng kế toán
  52. 52 trung tâm để trên văn phòng tổng hợp, vào sổ và lên báo cáo. Tuy nhiên tại các đơn vị này vẫn phải lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản cuối mỗi quý. Kế toán trưởng Kế Kế toán Kế Kế toán Thủ toán thanh toán vào quỹ tài sản toán kho phiếu kế toán Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại công ty VILACO 2.2.3. Tổ chức công tác kế toán Qua quá trình khảo sát tác giả thấy tổ chức hạch toán kế toán tại Tổng công ty cũng như các doanh nghiệp thuộc Tổng chủ yếu quan tâm tới công tác kế toán tài chính doanh nghiệp chứ chưa quan tâm tới công tác kế toán quản trị. Vì vậy tổ chức công tác kế toán chủ yếu là tổ chức công tác kế toán tài chính. Tại Tổng công ty cũng như tại các doanh nghiệp thuộc Tổng áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng tài chính gồm 4 phần: Phần thứ nhất – Chế độ chứng từ kế toán Phần thứ hai – Hệ thống tài khoản kế toán Phần thứ ba – Chế độ sổ kế toán Phần thứ tư – Hệ thống báo cáo tài chính. 2.2.3.1.Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ban đầu
  53. 53 Một trong những yêu cầu của hạch toán kế toán là tài liệu do kế toán cung cấp phải bảo đảm tính chính xác, trung thực và khách quan. Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng và quyết định trong việc thực hiện yêu cầu này của công tác hạch toán kế toán. Hiện nay, để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở ghi chép sổ kế toán, Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh áp dụng hệ thống chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC bao gồm: 37 biểu mẫu và được chia thành 5 loại chứng từ: + Chứng từ lao động tiền lương; + Chứng từ hàng tồn kho; + Chứng từ bán hàng + Chứng từ tiền tệ + Chứng từ tài sản cố định. Về mặt pháp lý, hệ thống chứng từ kế toán được phân thành hai loại: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện, đối với loại chứng từ bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về loại chứng từ, mẫu chứng từ, phương pháp lập cũng như chương trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động kinh doanh. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn, tự thiết kế mẫu, tự in cho phù hợp với hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định trong Luật kế toán. * Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ban đầu Tại tổng công ty Tổng công ty đã áp dụng chế độ Chứng từ kế toán theo Quyết định 15/QĐ- BTC phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh đa dạng, nhiều lĩnh vực cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý. Hệ thống chứng từ kế toán được xây dựng và áp dụng thống nhất cho toàn Tổng
  54. 54 công ty. Do Tổng công ty đã sớm ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác quản lý nên việc cập nhật chứng từ rất đơn giản và nhanh chóng. Bất cứ khi nào có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ cần ghi dữ liệu vào phần mềm theo đúng bản chất của nghiệp vụ và định khoản. Các công việc còn lại như tính toán, lên sổ sách báo cáo đều do phần mềm đảm nhiệm và đảm bảo tính chính xác của báo cáo. Bảng kê chứng từ của Tổng công ty khoáng sản thương mại Hà Tĩnh (xem phụ lục 2.2) * Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ban đầu tại các đơn vị thành viên Qua khảo sát thực tế tại phòng tài chính kế toán của Tổng công ty cũng như tại một số đơn vị khác như: Xí nghiệp khoáng sản Cẩm Xuyên, công ty cổ phần liên doanh VILACO, công ty cổ phần TULDONAI hay công ty cổ phần thương mại MITRACO cho thấy chứng từ kế toán áp dụng được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Ví dụ: Tổ chức chứng từ kế toán tại Công ty VILACO: Công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ và chương trình luân chuyển chứng từ tuân thủ theo những quy định của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đối với các mẫu chứng từ bắt buộc như Hóa đơn GTGT; phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, đơn vị tự in theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Đối với các chứng từ hướng dẫn như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, đơn vị tự thiết kế và tự in.
  55. 55 Quy trình luân chuyển chứng từ được Công ty thiết kế phù hợp với quy định chung và đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty. Ví dụ: Khi xuất kho sản phẩm về cho Tổng công ty ở Việt Nam, kế toán kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm Bảng kê nhập, xuất sản phẩm và giao cho người vận chuyển hàng, người vận chuyển hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi hàng chuyển về đến Tổng công ty ở Việt Nam, người vận chuyển hàng sẽ giao hàng cho thủ kho. Thủ kho sau khi kiểm tra, đối chiếu hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Tổ chức chứng từ kế toán tại Xí nghiệp chế biến Zircon Cẩm Xuyên: Nhìn chung công tác tổ chức chứng từ kế toán cũng được thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với quy định chung và đặc điểm của xí nghiệp. Xí nghiệp đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với chế độ kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp khá đơn giản vì số lượng nghiệp vụ xảy ra ít. Chủ yếu là nghiệp vụ nhập, xuất kho sản phẩm chưa chế biến và sản phẩm đã qua chế biến. Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ tổ chức khai thác và chế biến sản phẩm, còn tính giá thành và giá bán sản phẩm là do Tổng công ty thực hiện. Danh mục chi tiết các chứng từ áp dụng ở một số doanh nghiệp thuộc Tổng công ty
  56. 56 Bảng 2.1. Chế độ chứng từ kế toán sử dụng ở một số doanh nghiệp Số hiệu Vận dụng tại các Công ty chứng từ Tên chứng từ VILACO XN TULDONAI ZIRCON 01a-LĐTL Bảng chấm công × × × 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương × × × 04-LĐTL Giấy đi đường × × × 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản × × × theo lương 01-VT Phiếu nhập kho × × × 02-VT Phiếu xuất kho × × × 03-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, × × công cụ, sản phẩm, hàng hoá 04-VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối × × kỳ 05-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công × cụ, sản phẩm, hàng hoá 06-VT Bảng kê mua hàng × × × 01-TT Phiếu thu × × × 02-TT Phiếu chi × × × 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng × × × 04-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng × × × 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho × × × VND) 08b-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho × ngoại tệ, vàng bạc ) 02-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ × 03-TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa × ×
  57. 57 chữa lớn hoàn thành 05-TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ × × × 01GTKT- Hoá đơn Giá trị gia tăng × × 3LL 03 PXK-3LL Phiếu xuất kho kiêm vận × × × chuyển nội bộ Mẫu chứng từ Phiếu chi áp dụng tại công ty VILACO, bảng kê chứng từ của công ty VILACO (xem phụ lục 2.3, 2.4) 2.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Tổng công ty Tổng công ty sử dụng hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/QĐ- BTC ngày 20/3/2006. Các tài khoản được áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Tổng công ty và được ở chi tiết (cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp 4 và cấp 5) theo từng nội dung và mã hóa theo từng đối tượng rất cụ thể. Hầu như Tổng công ty sử dụng hết tất cả các tài khoản theo Quyết định 15/QĐ-BTC chỉ trừ tài khoản 623. Số lượng tài khoản mà Tổng công ty sử dụng là rất nhiều vì nó được cụ thể cho từng đơn vị đối với nhiều tài khoản khác nhau. Ví dụ tài khoản tiền VNĐ gửi ngân hàng được chi tiết rất nhiều tài khoản khác nhau như TK 12111 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng: Tổng công ty, chi tiết nhỏ hơn là TK 11211 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng: Ngân hàng ngoại thương, TK 11211 - Tiền VNĐ gửi ngân hàng: Ngân hàng đầu tư; và chi tiết cho các tài khoản gửi cho các ngân hàng khác như ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng HSBC, ngân hàng VPB, ngoài ra TK 1121 còn được chi tiết cho các đơn vị thành TK 1121X, ví dụ TK 1121X1 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng: Mangan, TK 1121X2 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng: May, và nhiều đơn vị
  58. 58 khác cũng được chi tiết như các công ty Thiên Ý, công ty cổ phần thương mại MITRACO, công ty VILACO, Có những tài khoản như TK 627 chi tiết đến bậc 5 với số lượng tài khoản rất nhiều, TK 627 chi tiết cấp 2 theo từng công việc cụ thể, chi tiết cấp 3 theo từng khu vực khai thác lớn, chi tiết cấp 4 theo từng khu vực khai thác nhỏ hơn, còn cấp 5 theo từng định khoản chi phí phát sinh. Ví dụ: TK 6271 – Chi phí sản xuất chung: Khai thác nguyên liệu TK 62711 - Chi phí sản xuất chung: Khai thác Cẩm Xuyên TK 627111 – Khai thác Cẩm Long TK 6271111 – Khai thác Cẩm Long: Nhân viên phân xưởng TK 6271112 – Khai thác Cẩm Long: Nguyên vật liệu, nhiên liệu TK 627112 – Khai thác Cẩm Dương TK 62712 – Chi phí sản xuất chung: Khai thác Kỳ Anh TK 6272 – Tuyển tinh Ngoài ra có rất nhiều tài khoản khác còn được chi tiết cụ thể như TK 113, TK 152, TK 511, TK512, TK 621, TK 622, TK 632, TK 641, TK 642, TK711, TK 811, TK 911 còn các TK như trên thì cụ thể lên đến bậc 3, bậc 4, Như vậy, số lượng tài khoản mà Tổng công ty sử dụng là có thể nói lên đến hàng nghìn tài khoản và hầu như là được chi tiết thành các tài khoản bậc nhỏ hơn để tiện theo dõi tại các đơn vị. Đặc biệt là các tài khoản dự phòng được sử dụng rất đầy đủ, ngoài các khoản dự phòng khác trích lập theo quy định thì ví dụ như tài khoản dự phòng trợ cấp mất việc, tổng công ty cũng trích hàng năm là 3% tổng quỹ lương.
  59. 59 * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị thành viên Ở các xí nghiệp khai thác Titan hạch toán phụ thuộc xí nghiệp chỉ chịu trách nhiệm khai thác, lưu kho và hàng tháng chuyển số lượng Titan khai thác được về kho tại Tổng công ty. Phòng kế toán tại Tổng công ty chịu trách nhiệm tính giá thành sản phẩm tiêu thụ. Do đó tại các xí nghiệp khai thác hạch toán phụ thuộc các nghiệp vụ phát sinh không nhiều nên chỉ sử dụng một số tài khoản chủ yếu như tài khoản 111, 141, 335, 336, 431, 627, Hàng tháng đơn vị hạch toán phụ thuộc được Tổng công ty cấp dự toán cho hoạt động. Nghiệp vụ cấp dự toán cho đơn vị phụ thuộc hoạt động tại Tổng công ty chủ yếu sử dụng TK 141, 136, 336. Trong đó sử dụng TK 141 là chủ yếu. Còn tại các xí nghiệp ví dụ tại Xí nghiệp khai thác Cẩm Xuyên hàng tháng các nhân viên kế toán ở đơn vị lập dự toán chi tiêu ví dụ như sữa chữa TSCĐ thường xuyên hay mua sắm thiết bị, dụng cụ sử dụng cho quản lý, hay mua nhiên liệu, và gửi lên văn phòng kế toán Tổng. Với những nghiệp vụ này đơn vị hạch toán chủ yếu sử dụng TK 335. Tại các đơn vị hạch toán độc lập như công ty cổ phần liên doanh Việt Lào (VILACO) (là công ty con chuyên khai thác thạch cao tại Lào) thì việc khai thác thạch cao, tính giá thành sản phẩm và xác định giá bán là do công ty VILACO thực hiện. Tổng công ty có trách nhiệm tiêu thụ sản phẩm cho VILACO. Tuy nhiên, việc xác định giá thành và giá bán của công ty phải phù hợp với định mức do Tổng công ty định ra. Tại VILACO hệ thống tài khoản sử dụng chi tiết đến cấp 6 do đó hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng có số lượng tương đối nhiều. Các tài khoản nếu nằm chung trong hệ thống tài khoản của Tổng công ty thì được chi tiết thành tài khoản tại các đơn vị và tài khoản tại công ty VILACO. Các tài khoản sử dụng tại các đơn vị khác được chi tiết thống nhất thành kí hiệu X,
  60. 60 còn tại công ty chi tiết được ký hiệu thành X6. Ví dụ tài khoản tiền VND gửi ngân hàng TK 1121 TK 1121 X – Tiền VND gửi ngân hàng: Tại các đơn vị TK 1121X6 – Tiền VND gửi ngân hàng: Tại Việt Lào TK 1121X61 – Tiền VND gửi ngân hàng Lào Việt TK 1121X62 - Tiền VND gửi ngân hàng: Vietcombank. Hay tài khoản 311 được chi tiết thành TK 3111 – Vay ngắn hạn ngân hàng, TK 3118 – Vay ngắn hạn các đối tượng khác. Trong đó TK 3111 – Vay ngắn hạn ngân hàng được chi tiết thành: TK 31111 Vay ng¾n h¹n VN§ ng©n hµng TK 31111X Vay ng¾n h¹n VN§ ng©n hµng: T¹i c¸c ®¬n vÞ TK 31111X6 Vay ng¾n h¹n VN§ ng©n hµng: T¹i ViÖt Lµo TK 31111X61 Vay ng¾n h¹n VN§ ng©n hµng Vietcombank TK 31112 Vay ng¾n h¹n ngo¹i tÖ ng©n hµng TK 31112X Vay ng¾n h¹n ngo¹i tÖ ng©n hµng: T¹i c¸c ®¬n vÞ TK 31112X6 Vay ng¾n h¹n ngo¹i tÖ ng©n hµng: T¹i ViÖt Lµo Còn các tài khoản chủ yếu hạch toán tại đơn vị cũng được chi tiết cụ thể để tiện theo dõi và quản lý. Ví dụ TK 627X6 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung: T¹i ViÖt Lµo được chi tiết thành 627X61 Chi phí nhân viên phân xưởng 627X62 Chi phí vật liệu 627X63 Chi phí công cụ dụng cụ 627X64 Chi phí khấu hao TSCĐ 627X67 Chi phí dịch vụ mua ngoài 627X68 Chi phí bằng tiền khác
  61. 61 Các nghiệp vụ chủ yếu về mối quan hệ thu hộ, giữ hộ hay mua bán tại Tổng sử dụng TK 136, 336. Còn tại VILACO chủ yếu sử dụng TK 136, 336, 512, Xem chi tiết danh mục hệ thống tài khoản tại công ty VILACO (tại phụ lục 2.5) 2.2.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Theo chế độ quy định hiện hành có 5 hình thức Sổ kế toán cơ bản: Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính. Mỗi hình thức sổ có đặc trưng về số lượng sổ cần dùng; loại sổ sử dụng; nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột sổ; trình tự hạch toán trên sổ, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. * Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Tổng công ty Tại Tổng công ty Khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh sử dụng hình thức Sổ kế toán Nhật ký chung và thống nhất sử dụng phần mềm FAST trong toàn Tổng. Đây là phần mềm có rất nhiều tiện ích như: Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền , đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính. Ngoài ra, Fast Accounting còn có nhiều tính năng mạnh và nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình hiệu quả. Cụ thể: Fast Accounting được tổ chức theo các phân hệ nghiệp vụ gồm: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế
  62. 62 toán tài sản cố định, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ, Ở Phòng tài chính kế toán trên Văn phòng Tổng công ty: Việc quản lý sổ sách, chứng từ qua phần mềm giúp cho bộ máy trên văn phòng Tổng công ty đỡ cồng kềnh hơn, công việc dễ dàng hơn. Do vậy bộ máy kế toán trên văn phòng Tổng cũng chỉ hơn 10 người mặc dù phải quản lý một lượng công việc đồ sộ hàng tháng. Hàng tháng kế toán vào phiếu kế toán sẽ nhập các chứng từ vào máy vi tính thông qua phần mềm. Toàn bộ chứng từ kế toán sau khi được nhập vào phần mềm kế toán sẽ cho in ra hệ thống sổ sách kế toán (sổ chi tiết và sổ tổng hợp) theo yêu cầu quản lý và ghi chép lại toàn bộ hoạt động kinh tế phát sinh của Tổng công ty. Một số mẫu sổ tại Tổng công ty( xem Phụ lục 2.6, 2.7) * Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại các đơn vị thành viên Tại bất cứ một đơn vị nào của Tổng cũng sử dụng phần mềm, không đơn vị nào còn sử dụng hình thức viết tay. Việc ứng dụng phần mềm kế toán vào việc ghi chép sổ kế toán thực sự đã giúp cho công việc kế toán tại các đơn vị thành viên nhanh gọn và tiện ích hơn rất nhiều. Tại các đơn vị thuộc nhóm 2, dù nghiệp vụ kế toán diễn ra ít nhưng cũng đã sử dụng phần mềm. Do đó, tại các đơn vị này chỉ có một hoặc hai kế toán theo dõi mở sổ chi tiết để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với phòng tài chính kế toán tại văn phòng Tổng công ty. Cuối mỗi quý phần mềm sẽ tự động lập Bảng cân đối số phát sinh cho đơn vị. Còn đối với các đơn vị thuộc nhóm 1, thì chỉ cần vào các phiếu kế toán, phần mềm sẽ tự động ghi các loại sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh.
  63. 63 Mẫu sổ tại công ty VILACO (xem phụ lục 2.8) 2.2.3.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán trong doanh nghiệp gồm: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo nội bộ. Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ. Báo cáo tài chính năm bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược. Các doanh nghiệp nhà nước phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm: - Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ) Mẫu số B01a – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (dạng đầy đủ) Mẫu số B02a – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dạng đầy đủ) Mẫu số B03a – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc: Mẫu số B09a – DN Chế độ kế toán quy định cụ thể về mục đích lập báo cáo; số lượng biểu mẫu, nội dung các chỉ tiêu; trách nhiệm, yêu cầu lập và trình bày cũng như kỳ hạn lập và thời hạn nộp báo cáo. Đối với nguyên tắc lập và trình bày báo cáo các doanh nghiệp phải tuân thủ theo các chuẩn mực hướng dẫn như Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính”, Chuẩn mực kế toán số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. Tại Tổng công ty và các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty đều đã sử dụng phần mềm kế toán nên hệ thống báo cáo tài chính đã có sẵn mẫu biểu trên phần mềm và được cập nhật sửa đổi bổ sung theo sự thay đổi của Chế độ kế toán. Thực tế cho thấy, về cơ bản các doanh nghiệp thuộc Tổng và tại
  64. 64 Tổng đều thực hiện khá đầy đủ các quy định về tổ chức báo cáo tài chính trong chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. * Tổ chức hệ thống báo cáo tại Tổng công ty Cho đến nay Tổng công ty luôn thực hiện tốt việc nộp báo cáo về thời gian và địa điểm nộp báo cáo. Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu với nhau giữa các số liệu của các báo cáo có liên quan, các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo đều rõ ràng và có giải trình thuyết minh cụ thể. Ngoài việc lập các báo cáo theo Chế độ báo cáo tài chính hiện hành, phòng Tài chính – Kế toán còn lập báo cáo phục vụ cho quản lý nội bộ Tổng công ty. Báo cáo nội bộ thường bao gồm các báo cáo từ các phòng ban khác nhau, phục vụ cho công tác phân tích chi tiết hơn hoạt động của các phòng ban trong một kỳ kế toán. Những báo cáo này thường được lập đột xuất, không theo định kỳ nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo trong quá trình quản lý. Tổng công ty thường lập các báo cáo nội bộ với nội dung như sau: + Báo cáo tình hình thực hiện dự toán các loại chi phí trong kỳ của doanh nghiệp. + Báo cáo tình hình khai thác trong tháng của doanh nghiệp so với dự toán. + Báo cáo vận động vốn của từng nguồn vốn trong kỳ như: Báo cáo tăng, giảm từng nguồn vốn, báo cáo nợ phải thu của doanh nghiệp. Các báo cáo này được lập định kỳ hàng tháng nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động của các chỉ tiêu trong báo cáo. Báo cáo tài chính tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh (xem phụ lục 2.9, 2.10, 2.11) * Tổ chức hệ thống báo cáo tại các đơn vị thành viên
  65. 65 Tại các đơn vị này nhìn chung đều thực hiện việc lập, trình bày, nộp báo cáo theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty. Ở các đơn vị hạch toán độc lập thì định kỳ lập báo cáo tài chính rồi sau đó chuyển về văn phòng Tổng công ty để lập BCTC hợp nhất cho toàn Tổng công ty. Còn ở các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc các xí nghiệp thì định kỳ lập Bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán; Báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt; Báo cáo tình hình công nợ. Các báo cáo này cũng được lập định kỳ hàng tháng, quý, năm và chuyển về phòng Tài chính kế toán Tổng công ty để làm căn cứ lập BCTC hợp nhất cho toàn Tổng. Thực tế khảo sát cho thấy: Công tác thu nhận thông tin qua sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chủ yếu là thông tin của kế toán tài chính. Hầu hết các thông tin sử dụng cho chức năng quản trị của doanh nghiệp đều ít được quan tâm. Chỉ khi nào có yêu cầu của Ban giám đốc về một số báo cáo tổng hợp mang tính chất phục vụ cho quản lý thì những báo cáo này mới được lập theo yêu cầu. Bảng cân đối số phát sinh của Xí nghiệp Zircon Cẩm Xuyên, Báo cáo tài chính của công ty VILACO (Xem phụ lục 2.12, 2.13, 2.14, 2.15) 2.2.3.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Với chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán, việc tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng và cần thiết góp phần bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, để đảm bảo thông tin kế toán doanh nghiệp cung cấp được chính xác, đúng chế độ quản lý kinh tế - tài chính nói chung và các chế độ, thể lệ kế toán nói chung. Nhìn chung công tác kiểm tra kế toán tại Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh chủ yếu được coi trọng từ phía văn phòng Tổng, tại Tổng công ty có ban kiểm soát riêng. Ban kiểm soát thường xuyên kiểm tra, kiểm
  66. 66 soát các hoạt động của Tổng công ty và các đơn vị thành viên trên tất cả các mặt hoạt động. Còn các doanh nghiệp trực thuộc Tổng vẫn chưa chú trọng nhiều, không được tiến hành kiểm tra thường xuyên trong tháng, quý; không có sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, điều này dễ phát sinh sai phạm. Chủ yếu kiểm tra, kiểm soát tại các đơn vị trực thuộc này là do Tổng thực hiện. Phương pháp kiểm tra chủ yếu là đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, kiểm tra sự chấp hành chính sách chế độ của Nhà nước và các chính sách tài chính của Tổng công ty. 2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Từ việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế về tổ chức hạch toán kế toán tại một số doanh nghiệp thuộc Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh, tác giả nhận thấy có những ưu điểm, tồn tại và các nguyên nhân của tồn tại đó như sau: 2.3.1. Ưu điểm Thứ nhất, Công tác tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng công ty nhìn chung là gọn nhẹ. Ví dụ như ở văn phòng Tổng công ty với khối lượng công việc hàng tháng rất đồ sộ nhưng có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng nên mọi công việc được giải quyết đều đặn và nhanh chóng. Còn ở các đơn vị trực thuộc, ví dụ như đơn vị hạch toán phụ thuộc thì chỉ có 1 đến 2 kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết. Mặt khác việc lựa chọn mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung giúp cho các bộ phận kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có được sự độc lập cần thiết trong công việc nhưng vẫn đảm bảo được tính thống nhất về dữ liệu kế toán trong toàn Tổng công ty.
  67. 67 Thứ hai, Tổng công ty cũng như các doanh nghiệp thuộc Tổng luôn quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ phòng kế toán nên định kỳ đều cử nhân viên kế toán đi tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn về chuyên môn như các lớp tập huấn thông tư, các lớp nâng cao nghiệp vụ kế toán, các lớp bồi dưỡng kế toán cho doanh nghiệp, Mặt khác, Tổng công ty rất quan tâm đến việc tuyển dụng nhân lực đặc biệt là phòng kế toán. Thứ ba, Về hệ thống sổ sách chứng từ, sổ sách, báo cáo nhìn chung được thực hiện rất tốt, xây dựng đúng theo quy định của nhà nước và áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Tổng công ty. Hệ thống chứng từ được tổ chức khá chặt chẽ, công tác luân chuyển chứng từ cũng như lưu trữ tại các đơn vị cũng như tại Tổng đều tuân thủ theo đúng quy định. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi, ghi chép và phản ánh trên hệ thống sổ sách tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Tổng công ty với các đơn vị cấp dưới. Các đơn vị cấp dưới đã lập báo cáo theo yêu cầu quản lý nhằm cung cấp thông tin qua các chỉ tiêu chính. Thứ tư, Tại Tổng cũng như tại các doanh nghiệp trực thuộc tổng đều tuân thủ và sử dụng các tài khoản kế toán theo quyết định 15/QĐ-BTC. Hầu như các tài khoản đều được sử dụng tại Tổng công ty được xây dựng một cách chi tiết thuận lợi cho việc quản lý. Các tài khoản được chia nhỏ đến cấp 5 và được chi tiết thành các đơn vị, các khu vực khai thác, các loại sản phẩm, Việc phân chia này thể hiện sự đầu tư công phu trong việc xây dựng hệ thống tài khoản của công ty cho phù hợp với thực trạng hoạt động kinh doanh đa dạng với mạng lưới rộng trong tỉnh. Bên cạnh những ưu điểm đó thì cũng có không ít những tồn tại mà Tổng công ty cấn phải khắc phục nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong toàn Tổng đặc biệt là tại các doanh nghiệp trực thuộc Tổng.