Khóa luận Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An

92 trang thiennha21 15/04/2022 6740

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_xay_dung_va_khai_thac_nguon_luc_thong_tin_tai_doan.pdf

Nội dung text: Khóa luận Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An

1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, sự phát triển công nghệ thông tin (CNTT) - cùng với nó là sự bùng nổ thông tin - đã đem đến những thay đổi lớn lao trong đời sống xã hội. Nhân loại đã và đang bước sang một xã hội mới – xã hội thông tin. Một trong những đặc điểm nổi bật của xã hội thông tin là sử dụng ngày càng nhiều thông tin, kiến thức, trí tuệ vào sản xuất. Các yếu tố này có hàm lượng cao trong sản phẩm. Thông tin trở thành yếu tố của lực lượng sản xuất. Do đó, xã hội thông tin là môi trường để hình thành một ngành công nghiệp mới, ngành công nghiệp sản sinh ra chính thông tin và các dòng thông tin được truyền tải trên các mạng – đó là những nhà cung cấp nội dung thông tin. Xu thế chung của thế giới đã tác động đến Việt Nam, dẫn đến việc ra đời hàng loạt doanh nghiệp truyền thông (DNTT), hoạt động như những nhà cung cấp thông tin. Những nhà cung cấp thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong thời kỳ bùng nổ thông tin bởi khả năng kiểm soát thông tin của người sử dụng bị hạn chế do tính xác thực của thông tin thiếu đảm bảo. Điều này là thách thức lớn cho các tổ chức, đơn vị cung cấp thông tin, DNTT. Cơ quan thông tin phải là nơi thu thập, tìm kiếm và cung cấp thông tin có giá trị cho người dùng tin, nâng cao khả năng tiếp cận, kiểm soát nguồn tin có giá trị cho họ. Đặc biệt, hiện nay Việt Nam đang trong quá trình tăng cường hội nhập kinh tế thế giới, nên nhu cầu thông tin về kinh tế, xã hội, tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới ngày càng lớn. Các doanh nghiệp cũng như các địa phương trên cả nước mà đặc biệt là thủ đô Hà Nội càng ngày càng có nhu cầu lớn về nguồn thông tin mang giá trị cao trong lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật do đó các nhà cung cấp thông tin hay các DNTT lại càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
2 Mặt khác, thị trường luôn tồn tại quy luật cạnh tranh, mỗi cơ quan thông tin muốn tồn tại và phát triển phải luôn không ngừng nâng cao nguồn lực thông tin, nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đủ sức cạnh tranh với các nhà cung cấp thông tin khác, thu hút được người dùng tin. Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu Đề tài về xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin trong các cơ quan thông tin nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ không phải là một đề tài mới mẻ. Ở trong nước đã có một số công trình nghiên cứu, điều tra khảo sát thực tiễn tại một số các cơ quan thông tin – thư viện (TT - TV). Cụ thể như: - Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin tại Trung tâm thông tin khoa học – Viện khoa học công an” của Nguyễn Thị Liên Hoa tại ĐH Văn hóa Hà Nội. - Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Tổ chức và quản lý khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm TT- TV Đại học Quốc gia Hà Nội” của học viên Trần Hữu Huỳnh tại ĐH Văn hóa Hà Nội. - Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Quản lý và khai thác nguồn tài liệu địa chí tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” của Huỳnh Tới tại ĐH Văn hóa Hà Nội. Các đề tài này chủ yếu tập trung khảo sát nguồn lực thông tin trong các cơ quan hay trung tâm TT – TV, thuộc sự quản lý nhà nước, hoạt động phi lợi nhuận do đó tính cạnh tranh giữa các cơ quan, trung tâm TT – TV không thể hiện rõ ràng. Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp tư nhân, để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp mình sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Qua
3 nghiên cứu, tôi có thể khẳng định, từ trước đến nay chưa có báo cáo, luận văn cao học chuyên ngành TT - TV nào nghiên cứu mô hình thông tin trong các doanh nghiệp, cụ thể là DNTT. Vì vậy đề tài này là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào ở trong nước. Luận văn sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc khẳng định vai trò cũng như xu hướng phát triển của ngành thông tin nói riêng và khoa học TT – TV nói chung trong sự phát triển kinh tế xã hội ngày nay. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An. Từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm xây dựng một mô hình thông tin hỗ trợ doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh và hội nhập quốc tế. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề: - Nghiên cứu nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An; - Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của DNTT Vĩ An; - Khảo sát, đánh giá việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An; - Đề xuất những giải pháp khả thi nhằm xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An. 4. Giả thuyết nghiên cứu Như chúng ta đã biết, điều bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm là tìm biện pháp để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Đối với ngành công nghiệp cung cấp thông tin, sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt hơn, bởi trong xã hội thông tin, thông tin luôn không ngừng gia tăng cả về số lượng và chất lượng.
4 Trong khi đó, mỗi sản phẩm hay dịch vụ thông tin đều có “chu trình sống” riêng. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều trải qua ba giai đoạn: từ hình thành ý tưởng, đến giai đoạn ra đời, phát triển và giai đoạn bão hòa và suy thoái. Do đó, cơ quan thông tin phải thường xuyên khảo sát chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin hay nguồn lực thông tin của cơ quan để kịp thời có biện pháp xử lý đối với mỗi sản phẩm và dịch vụ thông tin. Từ thực tế đó, tôi đặt ra giả thuyết xu hướng cho đề tài là bất cứ DNTT nào cũng phải không ngừng nâng cao chất lượng thông tin nếu không muốn bị thất bại trong cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, trong phạm vi đề tài này, DNTT Vĩ An phải xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin một cách có hiệu quả nhất để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, khẳng định doanh nghiệp là nhà cung cấp thông tin có uy tín. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu: tập trung đi sâu nghiên cứu thực trạng việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An. 5.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi về không gian nghiên cứu: nghiên cứu tại DNTT Vĩ An ở Hà Nội. - Phạm vi về thời gian nghiên cứu: từ năm 2005 – 2009. 6. Phương pháp nghiên cứu Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, để khẳng định vai trò của nguồn lực thông tin trong các cơ quan TT - TV nói chung và trong các DNTT nói riêng, đặc biệt trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau: - Phương pháp quan sát thực tế;
5 - Phương pháp phỏng vấn các chuyên gia; - Phương pháp điều tra xã hội học; - Phương pháp thống kê; phân tích; tổng hợp tài liệu. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài - Về mặt khoa học: đề tài cho thấy mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn, từ việc nghiên cứu lý luận về những thay đổi trong nhu cầu tin của người dùng tin trong điều kiện mới để xây dựng nguồn thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu đó. - Về mặt ứng dụng: trên cơ sở khảo sát thực trạng, đề tài đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin; xây dựng và phát triển thương hiệu của nhà cung cấp thông tin truyền thông. 8. Dự kiến kết quả nghiên cứu Kết quả nghiên cứu chỉ ra thực trạng nguồn lực thông tin, thực trạng xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An. Đề tài nhằm xây dựng mô hình nhà cung cấp thông tin, ngoài các cơ quan thông tin của nhà nước, đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngày càng đa dạng của xã hội. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm ba chương như sau: Chương 1: Nguồn lực thông tin và vai trò của DNTT trong sự phát triển kinh tế xã hội Chương 2: Thực trạng xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An
6 NỘI DUNG Chương 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN TRONG SỰ PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI 1.1. Nguồn lực thông tin 1.1.1. Khái niệm thông tin Thuật ngữ thông tin (tiếng Anh- Information) có nguồn gốc từ thuật ngữ Latin - Infomatio, có nghĩa là diễn giải, thông báo. Theo nghĩa thông thường, thông tin được xem như một đối tượng có nội dung, một quá trình trao đổi giữa con người và môi trường để con người dễ dàng thích nghi với môi trường. Con người tồn tại luôn bị chi phối và chịu sự tác động của thế giới. Cũng chính vì vậy, việc nhận thức được thế giới là mục đích quan trọng của con người. Thông tin chính là chiếc cầu nối giữa thế giới với con người. Khái niệm thông tin xuất hiện lần đầu tiên từ những năm 40 của thế kỷ XX khi nhà bác học người Mỹ C.Shannon đưa ra lý thuyết thông tin. Cho tới nay, khái niệm thông tin đã được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Thông tin là một khái niệm phức tạp, do đó có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. Năm 1948, bài báo “Một lý thuyết toán về truyền thông” công bố trên tạp chí Bell System Technical của C.Shannon đã đặt nền tảng cho lý thuyết thông tin. Theo C. Shannon, thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất định. Thông tin là kết quả của phản ánh song không phải vì thế mà đánh đồng giữa thông tin và phản ánh. Thông tin còn tác động tới hành vi của chủ thể thông qua việc tiếp nhận và sử dụng thông tin. Từ đây, thông tin trong hệ thống xã hội được xem là tri thức được diễn đạt trong các thông điệp có khả
7 năng nâng cao tính trật tự, tính đa dạng nội tại của hệ thống. Như vậy, thuộc tính cơ bản của thông tin là đối lập với bất định và ngẫu nhiên đã được C. Shannon xác định trong lý thuyết thông tin toán học thì cũng phản ánh tính trật tự, tính tổ chức của các hệ thống. Mối quan hệ này làm cho "cách tiếp cận thông tin" trở nên có tính phổ biến khi nghiên cứu và xử lý các vấn đề về tổ chức, quản lý trong các hệ thống xã hội. Theo từ điển Random House Dictionary of English language, thông tin là tri thức được giao lưu hoặc được thu nhận có liên quan đến một sự kiện hoặc hoàn cảnh đặc biệt. Trong khi từ điển Oxford English định nghĩa, thông tin là tri thức, là tin tức. Còn trong cuốn Guide to concept and term in data processing, thông tin là ý nghĩa mà con người muốn diễn đạt hoặc nhận thức ra, là sự biểu đạt các sự việc và ý tưởng bằng các phương tiện trình bày đã được quy định. Theo từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết, thông tin là tri thức được truyền từ người này qua người khác bằng lời nói, chữ viết hay bằng một phương tiện nào đó. Như vậy thông tin giúp con người hiểu biết thêm về một đối tượng, làm giảm độ bất ổn định về đối tượng. Nếu ta có một lượng thông tin nhiều bao nhiêu về sự vật, hiện tượng nào đó thì tính không ổn định hay nói cách khác là độ bất ổn định của sự vật, hiện tượng đó giảm đi bấy nhiêu. Thông tin chính là bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để tác động tích cực, để điều khiển, nghĩa là, thông tin nhằm mục đích duy trì, hoàn thiện và phát triển hệ thống. Trong các hệ thống xã hội, thông tin xã hội là phần tri thức luân chuyển, vận động tuần hoàn không ngừng thông qua các quá trình thu thập, xử lý, bảo quản, tìm kiếm, phân phối và sử dụng. Ở phạm vi nghiên cứu của luận văn này, thông tin được hiểu là các số liệu, kiến thức phản ánh bản chất sự vật, hiện tượng và được chuyển tải tới người tiếp nhận thông qua một phương tiện nào đó.
8 1.1.2. Khái niệm nguồn lực thông tin Cũng như khái niệm thông tin, cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm nguồn lực thông tin. Song cho đến nay, nội hàm của khái niệm nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng. Theo từ điển giải nghĩa về thông tin học, “ở dạng chung nhất, nguồn lực thông tin được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn.” Trong khi đó, theo tài liệu hướng dẫn của UNESCO về việc xây dựng, phê duyệt và vận hành chính sách thông tin quốc gia lại định nghĩa: “nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành CNTT”. Có người cho rằng, nguồn lực thông tin là vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin. Có ý kiến lại cho rằng, nguồn lực thông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tài lực thông tin Tuy nhiên, chúng tôi đồng ý với quan điểm, nguồn lực thông tin phản ánh những hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong các quá trình sản xuất và quản lý xã hội. Đồng thời, nguồn lực thông tin được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau: văn bản, số, âm thanh, hình ảnh Căn cứ vào sở hữu, nguồn lực thông tin có thể phân ra ở cấp toàn cầu, quốc gia, khu vực, địa phương, ngành, từng cơ quan, đơn vị, cá nhân. Trong
9 đó, nguồn lực thông tin cá nhân có thể hiểu như nguồn lực thông tin của các hãng, các tổ chức, cá nhân được thành lập và hoạt động bằng tiền của các tổ chức, cá nhân đó. Từ trước đến nay, chúng ta vẫn thường quan niệm khái niệm “nguồn lực thông tin” chỉ dùng trong các cơ quan thông tin, thư viện. Song ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội thông tin, bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần đến thông tin để phục vụ cho hoạt động của tổ chức mình. Do đó, mỗi doanh nghiệp đều có một bộ phận thông tin có chức năng thu thập, xử lý, khai thác thông tin phục vụ cho lĩnh vực của mình. Chẳng hạn, nguồn lực thông tin của trường đại học dân lập, của một công ty, một DNTT. 1.2. Doanh nghiệp truyền thông Vĩ An 1.2.1. Khái niệm doanh nghiệp truyền thông Truyền thông là quá trình trao đổi thông tin giữa các thực thể. Thông tin có thể được trao đổi thông qua hệ thống các ký hiệu hoặc không cần đến ký hiệu (sự thấu cảm). Truyền thông cũng là một ngành học nghiên cứu các quá trình trao đổi thông tin. Truyền thông (communication) là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận. Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người hiểu những gì người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ. Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu. Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi. Các hành động này
10 được thể hiện qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình. Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin. Doanh nghiệp truyền thông là các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động nhằm tạo ra môi trường tương tác thông tin giữa các cá nhân, tổ chức với nhau, nhằm truyền bá, phổ biến thông tin tới đối tượng tiếp nhận thông qua một phương tiện cụ thể. Dựa trên các phương tiện chuyển tải thông tin, chúng ta thấy có rất nhiều cơ quan truyền thông như: Đài truyền hình, Hãng thông tấn xã Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, đối tượng nghiên cứu là DNTT Vĩ An là một đơn vị chuyên tổng hợp thông tin, cung cấp thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau về lĩnh vực cụ thể để cung cấp cho mỗi đối tượng khách hàng. DNTT Vĩ An hoạt động như một nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Trên thị trường thế giới về thông tin và các dịch vụ và sản phẩm thông tin, người ta có thể chia chúng thành các bộ phận chính, đặc trưng cho các nước phát triển và không phụ thuộc vào kênh truyền tin, nghĩa là được phổ biến cả trên Internet, như sau: - Bộ phận thông tin doanh nghiệp (thị trường chứng khoán, tài chính, thương mại, kinh tế, thống kê) bao gồm: + Thông tin chứng khoán và tài chính: thông tin về giá cổ phiếu, tỷ giá ngọai tệ, thị trường hàng hóa và tiền tệ, đầu tư, giá cả, do các thị trường chứng khoán, các cơ sở chuyên về thông tin chứng khoán và thị trường, các công ty môi giới, nhà băng cung cấp; + Thông tin kinh tế và thống kê xã hội: thông tin về chỉ số kinh tế, dân số, xã hội dưới dạng chuỗi động thái, mô hình dự báo và đánh giá, do các cơ quan nhà nước, các công ty nghiên cứu và tư vấn về nhu cầu của thị trường cung cấp;
11 + Thông tin thương mại: thông tin về các hãng, công ty, tập đoàn, về hướng hoạt động và sản phẩm của chúng, về giá cả, tình hình tài chính, các mối quan hệ, các hợp đồng + Tin tức trong lĩnh vực kinh tế và kinh doanh do các bộ phận thông tin chuyên dạng cung cấp. - Bộ phận thông tin chuyên môn (thông tin khoa học công nghệ, thông tin chuyên dạng, các tài liệu cấp 1) bao gồm: + Thông tin chuyên ngành: thông tin và dữ liệu chuyên cho luật sư, bác sỹ, dược sỹ, ; + Thông tin khoa học và công nghệ: thông tin tư liệu, thư mục, tóm tắt, tra cứu và các dữ liệu trong lĩnh vực các khoa học cơ bản và ứng dụng, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội, các ngành nghề sản xuất và các lĩnh vực hoạt động của con người; + Dịch vụ của các tổ chức hỗ trợ cho việc tiếp cận đến nguồn thông tin cấp 1 (kể cả dưới dạng sao chụp tài liệu): thông qua thư viện và các bộ phận chuyên trách, khả năng có được và nhận được tài liệu gốc theo dịch vụ mượn giữa các trung tâm TT - TV. - Bộ phận thông tin đại chúng và tiêu dùng (tin tức, các dịch vụ trên cơ sở phương tiện viễn thông toàn cầu hiện đại) bao gồm: + Tin tức và sách báo: thông tin của các hãng thông tấn báo chí, tạp chí điện tử, sách tra cứu, bách khoa toàn thư; + Thông tin tiêu dùng và giải trí, hướng vào việc sử dụng tại gia và không mang tính công vụ: tin tức địa phương, dự báo thời tiết, bảng giờ tàu xe, các trò chơi, thông tin về tỷ giá hối đoái, cho thuê ôtô, Loại thông tin này được phổ biến dưới dạng các ấn phẩm truyền thống hoặc theo kênh truyền hình (tài liệu đa phương tiện), đài phát thanh, và trong vài năm gần đây- thông qua mạng máy tính và trước hết là qua Internet.
12 - Bộ phận thông tin xã hội-chính trị: là thông tin phục vụ cho các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội. Một điểm cần lưu ý là, việc phân chia thị trường thông tin ra thành các bộ phận nói trên hoàn toàn mang tính ước lệ. Tuy nhiên, sự phân chia này là cần thiết, bởi việc làm này cho phép cấu trúc hóa thị trường trên cơ sở nhóm người dùng tin với các vấn đề mà họ phải giải quyết, tức là cho phép xác định phạm vi mà một tổ chức thông tin có thể định hướng vào. Dựa trên sự phân chia thị trường thông tin như nói trên mà DNTT Vĩ An đã xây dựng nguồn lực thông tin cũng như các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp để cung cấp theo nhu cầu của người dùng tin. 1.2.2. Khái quát về doanh nghiệp truyền thông Vĩ An 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Vĩ An DNTT Vĩ An – đơn vị chuyên cung cấp thông tin chọn lọc từ các phương tiện thông tin truyền thông như báo, tạp chí, website. DNTT Vĩ An hoạt động theo các quy định về báo chí, là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ như sau: - Dịch vụ tổng hợp thông tin kinh tế, xã hội từ báo chí, tuyên truyền cho doanh nghiệp; - Dịch vụ cập nhật thông tin, CSDL cho website doanh nghiệp; - Đại lý kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông; - Dịch vụ nghiên cứu, phân tích thị trường; - Tiếp thị, xúc tiến thương mại; - Kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ quảng cáo thương mại; - Xây dựng và phát triển website cho doanh nghiệp; - Dịch vụ đào tạo CNTT; - Đào tạo truyền thông: kỹ năng viết, biên tập tin cho báo, trang tin điện tử; kỹ năng tổ chức sự kiện, quan hệ quần chúng; kỹ năng phân tích thị trường, điểm báo.
13 Chức năng và nhiệm vụ của DNTT là một trong những yếu tố quy định nội dung nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. Để xây dựng được nguồn lực thông tin, trước hết doanh nghiệp phải dựa trên chức năng, nhiệm vụ của chính doanh nghiệp mình. Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển của DNTT, bản chất và phạm vi nguồn tin mà họ có ý định xây dựng cần phải được thể hiện trong chính sách phát triển nguồn tin. Tất cả những yếu tố đó có tác động trực tiếp đến nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. Qua vốn tài liệu hay nguồn thông tin thu thập của doanh nghiệp thể hiện được chức năng của nó, vì vậy việc lựa chọn nguồn thông tin tất yếu dựa trên cơ sở khái quát chức năng và nhiệm vụ của đơn vị. 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Vĩ An * Về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp truyền thông Vĩ An bao gồm Ban Giám đốc và 5 phòng chức năng như sau: Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và 01 Phó Giám đốc - Phòng Biên tập: 20 người - Phòng Kinh doanh: 11 người - Phòng Hành chính: 6 người - Phòng Kế toán: 6 người - Phòng Website: 5 người Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp truyền thông Vĩ An Ban Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Biên tập Kinh Hành Kế toán Website doanh chính
14 * Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của doanh nghiệp và chỉ đạo các đơn vị chức năng thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ của nhà nước; Làm việc với các cơ quan có liên quan, ký các quyết định thuộc thẩm quyền; Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp; Trực tiếp lãnh đạo công tác tổ chức bộ máy, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. - Phòng Biên tập: Xây dựng nguồn lực thông tin cho doanh nghiệp; Chịu trách nhiệm về sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp; Đào tạo nhân viên về kỹ năng biên tập và báo chí; Giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng liên quan đến nội dung sản phẩm và dịch vụ thông tin. - Phòng Kinh doanh: Khai thác và tìm kiếm các khách hàng cho Công ty, Phụ trách công tác chăm sóc khách hàng; Xây dựng các phương án kinh doanh cho Công ty. - Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý về bộ máy hành chính; Giúp lãnh đạo Công ty theo dõi việc thực hiện kế hoạch công tác của các phòng và làm báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của Công ty; Giúp ban lãnh đạo Công ty thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự trong đơn vị theo quy định của Công ty; Thực hiện các công việc về hành chính, tổ chức và quản trị Công ty. - Phòng Kế toán: Thực hiện tốt về công việc quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư trang thiết bị của doanh nghiệp theo đúng quy định; Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo quyết toán, công khai tài chính theo quy định của doanh nghiệp; Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo chế độ chính sách, theo quy định của Giám đốc. - Phòng Website: Quản trị website của Công ty; Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trên website; Quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp
15 trên cộng đồng online, Xây dựng và khai thác các dịch vụ thông tin thông qua website. * Nguồn nhân lực của Công ty Là một doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp truyền thông Vĩ An luôn quan tâm đến công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty. Doanh nghiệp có 50 nhân viên, đều có trình độ đại học trở lên. Cụ thể: có 2 thạc sỹ , 48 cử nhân về các chuyên ngành như báo chí, kinh tế, ngoại ngữ Theo khảo sát, 100% cán bộ làm công tác xử lý thông tin đều có nghiệp vụ báo chí, tốt nghiệp ở ngành báo chí, thông tin. Do đó, họ rất thành thạo về nghiệp vụ báo chí cũng như các thao tác tìm kiếm và xử lý thông tin. Thêm vào đó, họ cũng có trình độ về tin học, điều này hỗ trợ nhiều trong hoạt động của họ. Riêng đội ngũ biên tập viên tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp là những người tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực nội tại của đơn vị và đồng thời cũng là một trong những yếu tố tác động trực tiếp đến nguồn lực thông tin của chính đơn vị đó. Đối với DNTT, đội ngũ những người làm công tác thu thập thông tin, xử lý thông tin được gọi là biên tập viên. Người quản lý hay giám đốc của doanh nghiệp phải đánh giá được thực chất trình độ, năng lực nhân viên của mình để có chính sách phát triển nguồn tin hợp lý. Khâu biên tập tin để cho ra những sản phẩm thông tin cuối cùng có thể nói là khâu nghiệp vụ quan trọng do đó đòi hỏi người biên tập phải thành thạo về nghiệp vụ và có sự am hiểu về nhiều lĩnh vực mới có thể xử lý tốt thông tin thu thập được. 1.3. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Vĩ An 1.3.1. Đặc điểm người dùng tin tại Vĩ An Người dùng tin là đối tượng mà hoạt động thông tin hay DNTT hướng tới, do đó cần phải tập trung nghiên cứu đầy đủ đối tượng người dùng tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ.
16 Người dùng tin cũng là yếu tố trung tâm của hoạt động thông tin bởi vì, người dùng tin sử dụng kết quả của hoạt động thông tin, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời, người dùng tin cũng đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thông qua các chỉ số về mức độ phù hợp hay không phù hợp, có thông tin phản hồi về hiệu quả sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới DNTT để họ điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu. Các DNTT cũng như các cơ quan thông tin, với mục tiêu để phục vụ tốt hơn cho khách hàng của mình, họ phải phân chia người dùng tin thành các nhóm khác nhau. Mỗi nhóm người dùng tin sẽ có những đặc điểm nhu cầu tin khác nhau, do đó cần phải phân nhóm để tạo ra các sản phẩm phù hợp với từng đối tượng. Người ta có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau để phân chia người dùng tin, tuy nhiên để xác định nhu cầu của một đối tượng thì phải dựa vào tính chất lao động của đối tượng đó, hay nói cách khác đó là tiêu chí nghề nghiệp. Ngoài ra, người ta thường chọn nghề nghiệp làm tiêu chí phân chia là vì nhu cầu tin là một hiện tượng nằm trong cấu trúc tâm lý của con người, luôn luôn bị ảnh hưởng bởi đặc điểm tâm lý. Khi đặc điểm tâm lý thay đổi thì nhu cầu tin cũng thay đổi. Mặc dù có nhiều yếu tố tác động đến đặc điểm tâm lý song hoạt động chủ đạo của con người quyết định đến đặc điểm tâm lý là hoạt động lao động. Việc tìm hiểu đặc điểm người dùng tin của Công ty truyền thông Vĩ An đã được nghiên cứu thông qua kết quả của quá trình điều tra, nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại doanh nghiệp. Để xác định nhu cầu tin, Công ty đã xây dựng mẫu phiếu điều tra (Phụ lục 3). Kết quả điều tra với tổng số phiếu phát ra là 90 phiếu, số phiếu thu về là 86 phiếu. Trình độ học vấn của người dùng tin được trình bày ở bảng 1.1.
17 Bảng 1.1: Trình độ học vấn của người dùng tin Tổng số Nam Nữ Trình độ học vấn Số người % Số người % Số người % Tiến sỹ 13 15.2 10 76.9 3 23.1 Thạc sỹ 36 41.9 24 66.6 12 33.4 Cử nhân 35 40.7 21 60 14 40 Trình độ học vấn và năng lực chuyên môn của đội ngũ người dùng tin là một yếu tố đặc biệt quan trọng, cấu thành nên chất lượng của người dùng tin. Dựa trên những đặc điểm về trình độ nhận thức và năng lực chuyên môn để cơ quan cung cấp thông tin phù hợp với trình độ của họ, có như vậy thông tin sử dụng mới đạt hiệu quả cao. Kết quả khảo sát cho thấy, người dùng tin của doanh nghiệp Vĩ An đều là những người có trình độ học vấn cao do đó thông tin cung cấp cho những đối tượng này phải có giá trị thực tiễn cao, đảm bảo về số lượng và chất lượng nội dung thông tin cũng như phải đảm bảo độ tin cậy và chính xác. Đồng thời khảo sát cũng cho thấy, người dùng tin của doanh nghiệp Vĩ An hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng hầu hết là những nhà quản lý, lãnh đạo, họ muốn cung cấp thông tin để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, ra quyết định của mình. Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin tại Vĩ An được thể hiện ở bảng 1.2. Bảng 1.2: Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin Tổng số Nam Nữ Lĩnh vực hoạt động Số Số Số % % % người người người Quản lý nhà nước 38 44.2 35 92.1 3 7.9 Quản lý doanh nghiệp 29 33.7 24 82.7 5 17.3 Nghiên cứu 19 22.1 17 89.5 2 10.5
18 Đối tượng người dùng tin của Vĩ An không chỉ là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong nước mà còn có số lượng lớn các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài đang đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam do đó ngôn ngữ sử dụng của người dùng tin cũng hết sức đa dạng. Ngoài tiếng Việt là chủ đạo, thì ngôn ngữ nước ngoài được người dùng tin sử dụng nhiều nhất là tiếng Anh. Trong tổng số 86 người được hỏi có 25 người sử dụng tiếng Anh (chiếm 29.1%); tiếp đến là tiếng Trung có 8 người sử dụng (chiếm 9.2%) và tiếng Pháp có 3 người sử dụng (chiếm 3.5%). Bảng 1.3, tổng hợp số liệu về loại ngôn ngữ mà người dùng tin quan tâm và sử dụng. Bảng 1.3: Ngôn ngữ người dùng tin sử dụng Ngôn ngữ Tổng số người Tỷ lệ (%) Tiếng Việt 50 58,2 Tiếng Anh 25 29,1 Tiếng Trung 8 9,2 Tiếng Pháp 3 3,5 Độ tuổi của người dùng tin phần nào phản ánh mức độ năng động, tiềm năng phát triển, sự ảnh hưởng tới tâm lý sử dụng tin của người dùng tin. Số liệu về độ tuổi của người dùng tin, theo thống kê qua phiếu điều tra được trình bày tại bảng 1.4. Bảng 1.4: Độ tuổi của người dùng tin có cấu trúc theo thứ tự Nữ Nam Tổng số Độ tuổi Số Số Số người % % % người người 21 – 30 5 71.4 2 28.6 7 8.2 31 – 40 8 66.6 4 33.4 12 13.9 41 – 50 8 21.1 30 78.9 38 44.2 51 - 60 8 27.6 21 72.4 29 33.7
19 Theo khảo sát tại DNTT Vĩ An, chúng ta thấy đối tượng người dùng tin chủ yếu là các nhà quản lý. Nếu căn cứ vào đặc điểm nghề nghiệp và cấp quản lý, đối tượng khách hàng tiêu biểu của doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm như sau: + Các cơ quan trung ương, có các khách hàng như: Bộ Tài chính; Bộ Giáo dục; Bộ Công nghiệp; Bộ Thuỷ sản; Cục Kiểm lâm; Kho bạc Nhà nước Trung ương; Đài Truyền hình Việt Nam; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam. + Ở các địa phương: UBND TP Hà Nội; UBND TP Hải Phòng; UBND tỉnh Bình Dương; UBND tỉnh Quảng Ninh; UBND tỉnh Khánh Hoà + Các tổ chức quốc tế: Đại sứ quán Australia tại Việt Nam; Đại sứ quán Indonesia tại Việt Nam, Văn phòng Hội đồng Anh tại Việt Nam; Quỹ Động vật Hoang dã thế giới – WWF; Cisco System Vietnam; Công ty truyền thông FCR của Pháp, Công ty bảo hiểm AON, Hiệp hội các doanh nghiệp Hong Kong kinh doanh tại Việt Nam. + Các doanh nghiệp: Công ty phân phối ô tô AMEC Như vậy, khách hàng chủ yếu là các nhà quản lý, nhà lãnh đạo. Họ có nhu cầu thông tin rất lớn, nội dung nhu cầu tin của nhà quản lý đa dạng, phong phú bởi vì muốn nắm vững đối tượng quản lý thì họ phải cần mọi thông tin về đối tượng quản lý, môi trường, các vấn đề liên quan. Đồng thời, thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý, sâu vì phải hiểu đối tượng. Các nhà quản lý thường có ít thời gian để tiếp cận thông tin, do đó yêu cầu thông tin phải mang tích phân tích, tổng hợp cao, ngắn gọn, súc tích, có giá trị cao. Nội dung thông tin càng hay, càng hấp dẫn, cập nhật thì giá trị càng cao. Thông tin mang lại lợi ích kinh tế lớn lao, thậm chí trong những trường hợp cụ thể, thông tin còn được coi là vô giá. 1.3.2. Đặc điểm nhu cầu tin tại Vĩ An 1.3.2.1. Khái niệm nhu cầu tin Nhu cầu tin là những đòi hỏi mang tính khách quan về tiếp nhận và sử dụng tin để giải quyết một vấn đề trong hoạt động của con người. Con người
20 càng tham gia nhiều hoạt động bao nhiêu thì nhu cầu tin càng nhiều bấy nhiêu. Hoạt động càng phức tạp thì càng đòi hỏi nhiều thông tin. Những người hoạt động trong lĩnh vực nhiều rủi ro thì nhu cầu tin càng nhiều hơn, bởi vì nhờ có thông tin họ sẽ lượng trước được những rủi ro có thể sẽ xảy ra. Nắm vững nhu cầu thông tin, đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị thông tin cũng như các doanh nghiệp cung cấp thông tin. Nhu cầu thông tin là nhu cầu khách quan của người dùng tin về những thông tin cần thiết cho công việc của họ. Nó tùy thuộc vào từng nhóm người dùng tin, vào bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải hoàn thành. Chất lượng của việc đáp ứng nhu cầu tin lại phụ thuộc vào sự nắm bắt những đặc điểm của những nhu cầu, yêu cầu dùng tin đó. Yêu cầu tin càng rõ rang, cụ thể thì việc thỏa mãn nhu cầu tin càng nhanh chóng và hiệu quả. Vì thế, nếu không nắm chắc nhu cầu tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động của nhà cung cấp thông tin, từ khâu bổ sung đến khâu cung cấp sản phẩm, gây lãng phí tiền của và công sức. Theo Dervin [15], nhu cầu tin là trung tâm trong quá trình khai thác, sử dụng thông tin của người dùng tin. Dervin đã xây dựng biểu đồ giữa các thành tố: người dùng tin, nhu cầu tin, các hệ thống thông tin và các sản phẩm, dịch vụ thông tin. Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa người dùng tin, nhu cầu tin và các sản phẩm thông tin Người dùng tin Nhu cầu tin Sản phẩm Nguồn thông tin
21 Sơ đồ thể hiện mối quan hệ khăng khít của nhu cầu tin đối với các thành tố còn lại. Nhu cầu tin là yếu tố trung tâm, nguồn gốc tạo nên quá trình khai thác và sử dụng thông tin. Xuất phát từ nhu cầu tin của người dùng tin, nhà cung cấp tin sẽ tìm kiếm các nguồn thông tin để tạo ra sản phẩm và dịch vụ thông tin cung cấp cho người dùng tin. Nhà cung cấp thông tin phải có chính sách, chiến lược kết nối giữa nhu cầu tin và nguồn thông tin nhằm thu hẹp khoảng cách giữa nhu cầu tin và khả năng đáp ứng của mỗi nguồn tin cụ thể. Đồng thời, nhà cung cấp thông tin cũng phải không ngừng đa dạng hóa, mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng của người dùng tin. 1.3.2.2. Diện nhu cầu tin Theo như phân nhóm người dùng tin ở trên, chúng ta có thể thấy người dùng tin của DNTT Vĩ An chủ yếu là những nhà quản lý, bao gồm các nhà quản lý nhà nước và các nhà quản lý doanh nghiệp. Tính chất lao động của nhà quản lý là những người ra quyết định, làm việc với cộng đồng và lao động phải có hiệu quả. Hoạt động ra quyết định là thực hiện một quá trình thông tin. Trong quá trình chuẩn bị ra quyết định, các nhà quản lý, lãnh đạo thường phải thực hiện các chức năng: Trước hết họ phải thu thập thông tin có tính chỉ đạo, thường là các văn bản pháp quy, điều luật; thông tin về hiện trạng và triển vọng hoạt động của tổ chức do họ quản lý, lãnh đạo và các tổ chức có liên quan (cấp trên hoặc cấp dưới); thông tin về các thành tựu kinh tế và khoa học công nghệ Sau đó, các nhà quản lý, lãnh đạo sẽ tiếp thu thông qua đọc tài liệu, nghe báo cáo Tiếp theo là xử lý và chuyển hóa thông tin: bao gồm đánh giá thông tin, soạn thảo phương án quyết định (các giải pháp) và cuối cùng là đưa ra thông tin mới, là quyết định về giải pháp được lựa chọn. Thông thường, nhà quản lý, lãnh đạo không phải là chuyên gia khoa học công nghệ, còn ít nhiều hạn chế về ngôn ngữ chuyên môn, nhưng lại phải
22 nắm giữ tình hình, xu hướng và triển vọng chung cũng như riêng của từng ngành, những vấn đề kinh tế có liên quan đến từng ngành, từng lĩnh vực. Lao động của nhà quản lý còn có đặc điểm không gian hoạt động rộng và bao quát, cần nắm thông tin tổng hợp, cần hiểu rộng nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và nhiều mặt, thường xem xét vấn đề dưới con mắt kinh tế - chính trị - xã hội. Trong khi đó, thời gian dành cho việc thực hiện chức năng thông tin rất hạn hẹp, cấp bậc càng cao càng hiếm thời gian, nhưng lại phải tiếp thu một khối lượng thông tin lớn, đa ngành và bao quát nhiều lĩnh vực, thêm vào đó việc ra quyết định lại phải kịp thời. Việc lựa chọn phương án quyết định cũng đòi hỏi các kiến thức chuyên ngành, liên ngành và mang tính kinh tế - kỹ thuật, cũng như kiến thức về tổ chức và quản lý. Có nhiều trường hợp, trong những giai đoạn nhất định, trình độ chuyên môn, trình độ quản lý và lãnh đạo chưa đáp ứng yêu cầu, nên họ mong muốn tiếp nhận thông tin khoa học công nghệ tự học tập, nâng cao trình độ. Chính vì thế, người ta nói quản lý vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật. Từ những đặc điểm lao động của nhà quản lý, đồng thời qua kết quả khảo sát cho thấy, nhu cầu tin của nhà quản lý chịu ảnh hưởng của một số yếu tố như sau: Trước hết, đó là đặc điểm cá nhân nhà quản lý và lãnh đạo, cụ thể là về tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ kiến thức, khả năng tự xử lý thông tin, ý thích cá nhân Cấp bậc và vị trí quản lý cũng sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tin. Những nhà quản lý cấp chiến lược, chiến thuật sẽ có nhu cầu tin khác với nhà quản lý cấp tác nghiệp. Nhu cầu tin của nhà quản lý nhà nước cũng sẽ có nhu cầu tin khác với nhà quản lý của doanh nghiệp. Yếu tố về ngành, lĩnh vực quản lý cũng sẽ tác động đến nhu cầu tin. Nhà quản lý của các ngành kinh tế (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, y
23 tế ) sẽ có nhu cầu tin khác với các nhà quản lý của ngành khoa học và công nghệ. Ngoài ra, nhu cầu tin cũng bị ảnh hưởng bởi môi trường ra quyết định, đó là không gian (địa điểm, trong nước hay quan hệ với nước ngoài); thời gian (có đủ thời gian để tìm kiếm và xử lý thông tin hay không ). Thêm vào đó, môi trường của thông tin mà nhà quản lý, lãnh đạo yêu cầu cũng ảnh hưởng đến nhu cầu tin. Về thời gian, thông tin đó là hồi cố hay hiện trạng hay dự báo. Về không gian, đó là nguồn trong nước hay nước ngoài. Từ phân tích về đặc điểm lao động cũng như các yếu tố tác động tới nhu cầu tin, chúng ta có thể tổng kết một số tiêu chuẩn của thông tin cung cấp cho các nhà quản lý, lãnh đạo như sau: * Thông tin đưa ra phục vụ quản lý và lãnh đạo phải đảm bảo chất lượng cao về nội dung và tính thời gian, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ ở mức tối đa. * Về nội dung thông tin, thông tin phải rộng, vì người quản lý muốn nắm vững đối tượng quản lý thì cần phải có mọi thông tin về đối tượng đó và các vấn đề liên quan. Đồng thời thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý. Về độ chính xác, thông tin phải đáng tin cậy, khách quan, thiết thực và có giá trị, gần sát với nội dung lựa chọn phương án và chuẩn bị ra quyết định. Về mức độ kịp thời, thông tin phải cập nhật, nhanh và đúng lúc, mang tính thời sự. Về mức độ đầy đủ, theo chiều dọc: thông tin phải có mức độ tổng quát cao và phân tích, tổng hợp sâu sắc, có so sánh, đánh giá, kiến nghị và dự báo; theo chiều ngang: thông tin phải có mức độ bao quát rộng, tương tác, liên ngành, đầy đủ các nguồn tin, đề cập toàn diện các khía cạnh kinh tế - kỹ thuật – chính trị - xã hội – môi trường . * Về hình thức thông tin, là những bản tổng quan, văn bản, văn phong cô đọng và dễ hiểu.
24 * Về phương thức tiếp nhận thông tin: phải thuận tiện, linh hoạt và dễ sử dụng. Đó là những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tin của nhà quản lý, lãnh đạo. Đối với mỗi khách hàng riêng lại có những diện nhu cầu cụ thể khác nhau, doanh nghiệp sẽ dựa trên các diện nhu cầu cụ thể đó để đáp ứng nhu cầu tin của khách hàng. Hai đặc điểm về người dùng tin và nhu cầu tin của họ là hai yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng nguồn lực thông tin. Đánh giá hiệu quả hoạt động của một cơ quan thông tin là dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Do đó nguồn lực thông tin của họ phải được xây dựng dựa trên cơ sở khảo sát nhóm người dùng tin chủ yếu và nhu cầu tin của họ. Cơ cấu các đầu báo, tạp chí mua về phụ thuộc vào đối tượng phục vụ của cơ quan thông tin, doanh nghiệp thông tin đó. Ngoài các đầu báo, tạp chí phổ thông, đối với mỗi khách hàng khác nhau, hoạt động ở lĩnh vực khác nhau, thì doanh nghiệp cũng cần có các đầu báo, tạp chí chuyên ngành riêng cho từng khách hàng. 1.3.3. Đặc điểm nguồn lực thông tin tại Vĩ An Ngày nay, con người không những đang sống trong xã hội thông tin mà thế giới còn đang phải đối mặt với sự bùng nổ thông tin. Sự phát triển mạnh mẽ của thông tin khiến cho khả năng kiểm soát thông tin của con người bị hạn chế, con người rất khó khăn để xác định giá trị của thông tin bởi không phải mọi thông tin đều có giá trị như nhau. Hàng ngày con người phải tiếp nhận hàng ngàn thông tin khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực truyền thông, thông tin lại được phổ biến một cách nhanh chóng và rộng rãi trên mọi phương tiện thông tin đại chúng. Do đó, việc xác định đặc điểm nguồn lực thông tin có ý nghĩa to lớn. Thứ nhất, thông tin mang tính thời sự hay tính thích hợp của thông tin. Bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào cung cấp cho người dùng tin
25 trước hết phải đáp ứng đúng nhu cầu tin của họ. Điều đó có nghĩa là thông tin phải đáp ứng được với yêu cầu của người sử dụng, thông tin phải giúp người dùng tin giải quyết được vấn đề mà họ đang đặt ra trong công việc của họ. Đặc biệt, trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp ngày nay, thông tin mang tính thời sự có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông tin có thể giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh. Đối với nhà quản lý, thông tin mang tính thời sự giúp nhà quản lý nhanh chóng giải quyết được công việc của họ. Thứ hai, nguồn lực thông tin của DNTT phải có tính định hướng. Trong lĩnh vực truyền thông, thông tin không chỉ là phương tiện cung cấp thông tin, cung cấp tri thức, là một trong những công cụ giúp cho công tác chỉ đạo, điều hành đất nước mà còn là nơi để phản hồi những thông tin từ nhân dân đối với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, góp phần quan trọng thực hiện dân chủ hóa trong đời sống xã hội. Đối với nhà quản lý, họ cần những thông tin chiến lược có tính dự báo để giúp họ ra được những quyết sách, định hướng chuẩn xác, kịp thời. Thông tin của các DNTT cung cấp cho người dùng tin là những thông tin mang tính công khai, thông tin được chuyển tải thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, mọi tầng lớp quần chúng nhân dân đều có khả năng tiếp cận thông tin. Trong điều kiện nguồn thông tin phong phú và đa dạng, do đó doanh nghiệp cung cấp thông tin phải biết lựa chọn những nguồn tin mang tính chính xác cao. Tính chính xác là yêu cầu bắt buộc đối với mọi thông tin. Nếu các thông tin, số liệu cung cấp không chính xác, thì mọi kết luận rút ra có thể dẫn đến sai lầm vô cùng tai hại. 1.4. Vai trò của nguồn lực thông tin tại Vĩ An Trong xu hướng hội nhập và phát triển hiện nay, DNTT nói chung và DNTT Vĩ An nói riêng cũng như nguồn lực thông tin của họ đóng vai trò hết sức quan trọng.
26 1.4.1. Là nguồn lực của sự phát triển DNTT góp phần phát triển tài nguyên thông tin quốc gia. Trước hết chúng ta có thể khẳng định, ngày nay DNTT đã góp một phần không nhỏ vào việc phát triển nguồn thông tin quốc gia. Hiện nay người ta thừa nhận rằng vật chất, năng lượng, thông tin và bản sắc văn hóa dân tộc là các nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia. Đặc biệt trong điều kiện cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, trên mọi quốc gia thì thông tin kinh tế, thông tin khoa học, thông tin công nghệ lại càng trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi quốc gia. Bất cứ một quốc gia, một tổ chức, ngành nghề nào muốn đạt được lợi thế cạnh tranh đều nhờ vào yếu tố thông tin. Với khả năng thay thế các nguồn tài nguyên khác, khả năng truyền với tốc độ cao và khả năng đem lại ưu thế cho người nắm giữ, thông tin đã thực sự trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội như nghiên cứu, giáo dục, xuất bản và kể cả hoạt động chính trị. Chính vì thế, bất cứ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng mong muốn nắm giữ thông tin để nâng cao năng lực cạnh tranh. Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của các đối tượng, chính các DNTT là nhà cung cấp các dịch vụ thông tin theo nhu cầu cho đối tượng khách hàng. Thông qua quá trình cung cấp dịch vụ thông tin chọn lọc, các DNTT đã góp phần đáng kể vào việc phát triển tài nguyên thông tin quốc gia. Thực tiễn ngày nay đã chứng minh vai trò to lớn của thông tin đối với sự phát triển của mỗi quốc gia cũng như toàn thể nhân loại. Thông tin do các DNTT cung cấp là một bộ phận của hệ thống thông tin, do đó nguồn lực thông tin tại các DNTT cũng góp phần quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức nói riêng và nền kinh tế xã hội của mỗi quốc gia nói chung. Và không ai có thể phủ nhận được vai trò của thông tin trong đời sống xã hội hiện đại.
27 Sự tiến bộ vượt bậc và không ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là của khoa học công nghệ và truyền thông với những thành tựu mang tính nhảy vọt, xã hội nói chung và con người nói riêng đã được thụ hưởng ngày càng phong phú và đa dạng hơn những phương tiện truyền thông cực kỳ hiện đại, thông minh với vô số tiện ích hữu hiệu, làm thay đổi sâu sắc, mãnh liệt mọi hoạt động của xã hội và con người trên phạm vi toàn cầu. Ở khắp mọi nơi, từ các diễn đàn Liên Hợp Quốc, các hội nghị thượng đỉnh tới các cuộc tiếp xúc song phương, các hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế, quốc gia, trên các phương tiện thông tin đại chúng, chúng ta đều bắt gặp các khái niệm: toàn cầu hóa, xã hội thông tin, kinh tế tri thức. Có thể nói xã hội mới, xã hội mà con người đang tiến vào đó là một xã hội mà thông tin sẽ đóng vai trò chủ đạo, tỷ trọng GDP hoặc tỷ trọng ngành nghề đều có sự dịch chuyển dần từ sản xuất vật chất sang hoạt động xử lý thông tin là chủ đạo. Từ đầu những năm 70 của thế kỷ XX, thông tin đã trở thành vấn đề mang tính toàn cầu. Ở các nước thuộc nhiều trình độ khác nhau, hiện thông tin đang đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa và chính trị. Thông tin trở thành nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, mỗi cá nhân. Theo các nhà chuyên môn nhận định, trong xã hội tri thức, thông tin trở thành nguồn lực của sự phát triển. Bởi đơn giản rằng, thông tin giúp con người chiến thắng trong cạnh tranh, mà cạnh tranh là một trong những đặc điểm quan trọng của xu hướng toàn cầu hóa. Đối với một doanh nghiệp trên thị trường, nếu họ muốn giành được lợi thế thì họ phải nghiên cứu thị trường để nắm bắt thông tin và xử lý thông tin đó, cải tạo phương thức để giành phần thắng trước đối thủ. Khi có thông tin, doanh nghiệp tạo ra được sản phẩm mới, nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành rẻ mà hàm lượng tri thức cao.
28 Chính vì vậy, nhiều chuyên gia đã nhận định thông tin hay tri thức đã trở thành nhân tố trực tiếp của chức năng sản xuất. Trước kia người ta thường coi các yếu tố của sản xuất chỉ bao gồm lao động và vốn, còn tri thức, thông tin, công nghệ, giáo dục là những yếu tố bên ngoài của sản xuất, có ảnh hưởng tới sản xuất. Gần đây các nhà nghiên cứu kinh tế đều thừa nhận tri thức và công nghệ là yếu tố thứ ba của sản xuất, bên cạnh vốn và lao động. Khác với các nguồn lực trước đó có nguồn gốc là vật chất và hữu hình, thông tin là nguồn lực vô hình. Trong các nước phát triển, đầu tư vô hình tăng nhanh hơn đầu tư hữu hình, ở Mỹ đầu tư vô hình đã cao hơn đầu tư hữu hình. Thông tin có vai trò quan trọng trong mối quan hệ với khoa học và công nghệ. Khoa học nghiên cứu và tìm ra phát hiện mới dựa trên những thông tin sẵn có, đồng thời thu thập và xử lý thông tin mới. Hay nói cách khác, thông tin là tiền đề của phát triển khoa học. Từ khoa học đi đến công nghệ và quá trình này được trao đổi thông qua vai trò của người làm công tác thông tin. Đối với nền kinh tế, thông tin góp phần làm thay đổi sâu sắc cơ cấu kinh tế. Những hàng hóa, dịch vụ có hàm lượng trí tuệ cao (bao gồm thông tin và tri thức, đặc biệt là tri thức về kỹ thuật và công nghệ) ngày càng chiếm vị trí chủ đạo trong thương mại quốc tế. Quá trình chuyển từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế tri thức và xu hướng toàn cầu hóa đã và đang làm thay đổi các lợi thế so sánh của các quốc gia. Nước nào khai thác, phát triển tốt nguồn tri thức và thông tin sẽ có cơ hội phát triển và ngày càng có vị trí cao trên thương trường quốc tế cũng như vai trò quan trọng trong quan hệ quốc tế. 1.4.2. Phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước tới doanh nghiệp DNTT thông tin về chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước đến mọi đối tượng người dùng tin cũng như nhận những thông tin phản hồi trở lại.
29 Thông qua hoạt động cung cấp thông tin từ các phát ngôn chính thức của Đảng và Nhà nước, DNTT đã tích cực góp phần phổ biến đường lối, chính sách mới của Đảng và Nhà nước trong mọi lĩnh vực. Như chúng ta đã biết, giá trị của thông tin nằm ở chỗ thông tin được phổ biến và phản hồi. Do đó qua hoạt động phổ biến thông tin tới người dân của DNTT thì những nhà lãnh đạo của Đảng và Nhà nước thấy rõ hơn giá trị thực tế, ưu điểm, hạn chế của các chính sách mới, đường lối mới. Từ đó các nhà lãnh đạo sẽ có những điều chỉnh hợp lý. Thông tin càng phản ánh trung thực thì giá trị thực tế càng cao. Như vậy có thể nói, DNTT như một chiếc cầu nối giữa lãnh đạo Đảng và Nhà nước với người dân. Với chức năng là đơn vị cung cấp thông tin từ các phương tiện báo chí tới người dùng tin là những doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân, nguồn lực thông tin của DNTT có thể nói là kênh thông tin giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt đầy đủ thông tin về chính sách mới, quy định mới của Đảng và Nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của mình. Trong xã hội thông tin ngày nay, luật và thông tin là những yếu tố thiết yếu để một doanh nghiệp tồn tại. Các DNTT trở thành một địa chỉ cung cấp thông tin về luật pháp, chính sách mới, giúp doanh nghiệp định hướng đúng trong hoạt động của họ. Như vậy, DNTT đóng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin của Đảng và Nhà nước tới cộng đồng, cũng như trong việc định hướng hoạt động cho doanh nghiệp. 1.4.3. Là cơ sở của lãnh đạo và quản lý DNTT hỗ trợ hoạt động quản lý và lãnh đạo. Với loại hình dịch vụ của mình, DNTT Vĩ An đã cung cấp cho các nhà quản lý, nhà lãnh đạo những thông tin ngắn gọn, cô đọng, chính xác về tình hình kinh tế, xã hội của Việt Nam hàng ngày, góp phần đáng kể vào công tác quản lý, lãnh đạo của người dùng tin. Đặc biệt, trong xu hướng phát triển ngành càng mạnh của lĩnh vực
30 truyền thông, bất cứ một thông tin nào đều được phản ánh đa dạng thông qua các kênh thông tin khác nhau, do đó, Vĩ An sẽ là đơn vị thu thập và phản ánh một cách đầy đủ nhất mọi đánh giá, mọi phản ánh của báo chí, và các phương tiện truyền thông khác. Điều này giúp người tiếp nhận thông tin có cái nhìn toàn diện về vấn đề để phục vụ cho hoạt động của cá nhân, đơn vị, tổ chức của mình. Thêm vào đó, Vĩ An cũng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho nhà lãnh đạo trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo. Thông tin do DNTT cung cấp cho người dùng tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo và quản lý. Đó là những thông tin được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, có liên quan đến ngành nghề, lĩnh vực là người dùng tin đang tham gia hoặc có nhu cầu. Trong hoạt động của mỗi tổ chức, doanh nghiệp, thông tin là cầu nối trong chu trình, “quản lý – khoa học – công nghệ - sản xuất”. Thông tin đảm bảo sự liên tục của quá trình quay vòng tri thức trong chu trình khoa học – công nghệ - sản xuất – quản lý. Thông tin cũng đẩy nhanh quá trình vật chất hóa các tri thức khoa học, đảm bảo nâng cao trình độ của các công trình nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ mới và rút ngắn thời gian đưa các thành tựu của quá trình nghiên cứu và công nghệ mới vào sản xuất. Đồng thời thông tin cũng giúp nâng cao hiệu quả của việc quản lý quá trình nghiên cứu và phát triển công nghệ mới.
31 Sơ đồ 1.3: Chu trình quan hệ “Quản lý – Khoa học – Công nghệ - Sản xuất” Sản xuất Quản lý Khoa học Công nghệ Tình trạng chênh lệch về kinh tế, về năng suất sản xuất giữa các nước, các ngành, các khu vực, các công ty không chỉ vì chênh lệch về trình độ khoa học công nghệ của sản xuất, mà còn vì trình độ nắm bắt và xử lý thông tin, đặc biệt là thông tin khoa học công nghệ của cơ quan và cán bộ quản lý, lãnh đạo. Nhà quản lý muốn nắm bắt mọi khâu đoạn từ khoa học, công nghệ đến sản xuất để cho ra những quyết định đúng đắn thì cần phải có sự hỗ trợ của thông tin. Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào sự đầy đủ và chất lượng của các thông tin, các số liệu, các dữ liệu được cung cấp. Có thể nói, thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh đạo. Do đó thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động quản lý của bất cứ tổ chức nào, doanh nghiệp nào. Đặc biệt, thông tin truyền thông lại mang tính thời sự cao, do đó nó sẽ cung cấp cho nhà quản lý, lãnh đạo những thông tin về chính sách mới, các tin tức, sự kiện liên quan đến ngành, lĩnh vực mà họ quản lý. Đồng thời, kênh thông tin truyền thông là kênh thông tin đa dạng, nó có thể cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về hoạt động của đối thủ, có thể giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và có thể giành phần thắng trong cạnh tranh với đối thủ.
32 1.5. Các yếu tố tác động và yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Vĩ An trong giai đoạn mới Theo quan điểm tiếp cận hệ thống, khi xét đến các yếu tố ảnh hưởng tới nguồn lực thông tin tại DNTT, chúng ta có thể chia ra thành hai nhóm đó là các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. * Các yếu tố bên trong: đó là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp, đội ngũ cán bộ, đối tượng bạn đọc chủ yếu (ba yếu tố này đã được đề cập ở phần trên) và nguồn kinh phí. * Các yếu tố bên ngoài: đó là mối quan hệ với các cơ quan, DNTT cùng chức năng khác, với các cơ quan xuất bản, phát hành và với tình hình phát triển của đất nước. 1.5.1. Các yếu tố nội tại - Các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin: Có nhiều yếu tố tác động đến nguồn lực thông tin của các đơn vị cung cấp thông tin như DNTT Vĩ An nhưng có thể nói yếu tố quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng lớn đến nguồn lực thông tin là các quy luật nội tại của nguồn thu thập thông tin. Cụ thể là các quy luật như: quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ; quy luật tập trung và phân tán thông tin; quy luật lỗi thời của thông tin; quy luật giá cả tài liệu tăng lên liên tục. Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ xuất phát từ quan điểm của Ăngghen, khoa học luôn phát triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhân loại đã tích lũy được từ các thế hệ trước. Từ đó các nhà thư viện học đã thấy rằng sự gia tăng số lượng tài liệu mang tính quy luật và quy luật này được nhà trắc lượng thư viện Solla Price (1922 - 1983) mô phỏng bằng công thức: Y = Aekt
33 Trong đó: A: là số lượng tài liệu có tại thời điểm to nào đó. e: cơ số logarit tự nhiên (e = 2,718) k: hằng số đặc trưng cho tốc độ tăng khối lượng tri thức. Chính vì sự gia tăng một cách chóng mặt của tài liệu mà người ta gọi thời đại ngày nay là thời kỳ bùng nổ thông tin. Nguyên nhân chính dẫn đến sự bùng nổ thông tin là sự gia tăng không ngừng của đội ngũ các nhà nghiên cứu khoa học, đây là đội ngũ nòng cốt sản sinh ra tài liệu. Người ta đã thống kê được rằng, số lượng cán bộ khoa học kỹ thuật ngày nay chiếm 90% tổng số các nhà khoa học của nhân loại có từ trước đến nay và 99% tri thức nhân loại thuộc về các nhà khoa học đó. Vì vậy mà số lượng tài liệu ghi lại những thông tin, công trình nghiên cứu, tri thức của họ tăng lên tương ứng. Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, tài liệu không chỉ tăng lên về số lượng mà còn phong phú về loại hình. Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ đặt ra cho mỗi cơ quan thông tin một bài toán về xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin rất khó. Mỗi cơ quan thông tin phải xây dựng một chính sách phát triển nguồn tin làm sao cân bằng được giữa sự bổ sung đầy đủ tài liệu với nguồn kinh phí có hạn, và đặc biệt thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc. Chính các DNTT, với chức năng cung cấp thông tin cũng không thoát khỏi sự ảnh hưởng của quy luật đó. Khối lượng tài liệu gia tăng, số lượng các loại hình báo chí tăng nhanh đã ảnh hưởng đáng kể đến chính sách phát triển nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. Một trong những quy luật nội tại của tài liệu có tác động đến nguồn lực thông tin là quy luật tập trung và phân tán thông tin. Nhà thư mục học người Anh – S.Bradford đã cho rằng khi nghiên cứu một chủ đề và tìm kiếm tài liệu về chủ đề đó qua một số tạp chí thì thấy rằng: chủ đề đang xét được đề cập trong số ít các tạp chí chuyên ngành – đây là những tạp chí quan trọng nhất về chủ đề đó và thường được gọi là tạp chí hạt nhân; tiếp theo chủ đề đang xét
34 cũng được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, số lượng các tạp chí này tăng một cách đáng kể so với số lượng các tạp chí hạt nhân; còn lại là những tạp chí không đề cập đến chủ đề tìm hiểu thì có số lượng rất lớn. Như vậy số tạp chí vùng hạt nhân và các vùng liên quan khác có mối tương quan với tỉ lệ: 1: n : n2. Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng, muốn thỏa mãn 100% nhu cầu của bạn đọc thì vốn tài liệu hay nguồn thu thập thông tin phải tăng gấp 0.5 lần khi thỏa mãn khoảng 33% nhu cầu của bạn đọc và gấp 25 lần khi thỏa mãn 66% nhu cầu. Quy luật tập trung và phân tán thông tin đã chỉ ra rằng muốn thực hiện tốt việc đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, cán bộ thông tin phải cân nhắc tỉ lệ tài liệu giữa số lượng tạp chí hạt nhân và các tạp chí có liên quan. Thông tin về một lĩnh vực cụ thể không chỉ có trong những tài liệu chuyên ngành mà còn được đề cập trong một số tạp chí có liên quan, đặc biệt trong điều kiện có xu hướng liên kết, liên ngành giữa nhiều lĩnh vực khoa học đang ngày một gia tăng thì số lượng tài liệu ở những vùng ngoài lại càng gia tăng. Người làm công tác thu thập thông tin không chỉ có những kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải yêu cầu có kiến thức rộng rãi về các ngành khoa học nói chung để có thể bổ sung một cách đầy đủ tối đa cho nguồn lực thông tin của đơn vị mình, doanh nghiệp mình. Quy luật lỗi thời của thông tin là một trong những quy luật nội tại của tài liệu. Mọi tài liệu đều có tuổi thọ của nó, tốc độ giảm tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tri thức và giá trị nội dung của tài liệu. Nhu cầu về tài liệu giảm dần tỉ lệ nghịch với thời gian xuất bản chúng. Để biểu thị mức độ lão hóa của tài liệu và lượng hóa mức độ lão hóa, năm 1960 các nhà khoa học R.Barton và R.Kebler đã đưa ra khái niệm “nửa chu kỳ sống” của tài liệu. Nửa chu kỳ sống của tài liệu là khoảng thời gian kể từ lúc công bố đến lúc nó được sử dụng nhiều nhất. Sau đó thì giá trị sử dụng của tài liệu giảm dần. Qua nghiên cứu hai nhà khoa học đã kết luận nửa chu kỳ sống của một số lĩnh vực khoa học như: vật lý: 4,6 năm; sinh vật: 7,2 năm; hóa học: 8,1 năm; thực vật: 10 năm; toán học: 10,5 năm; địa chất: 11,8 năm.Việc thu thập thông tin dựa trên
35 quy luật lỗi thời của tài liệu phải được áp dụng một cách linh hoạt, người làm công tác cung cấp thông tin truyền thông cần phải biết loại báo, tạp chí nào thường đưa tin chậm hơn so với thời điểm chính thức, những báo, tạp chí nào mặc dù đưa tin muộn nhưng thường có những bài đánh giá, phân tích, có giá trị cao. Cán bộ bổ sung cần phải đánh giá nhu cầu của khách hàng để có chính sách bổ sung và thanh lý kịp thời. Hiện nay, một trong những quy luật có tác động đáng kể đến nguồn lực thông tin của DNTT là quy luật giá cả tài liệu tăng liên tục. Giá cả tài liệu được tính đến ở đây là bao gồm cả giá của thông tin được chứa đựng bên trong và vật chất chứa đựng thông tin cộng với các dịch vụ khác như chi phí quảng cáo, phát hành. Giá cả của tài liệu tăng lên chủ yếu là do sự tăng lên của phần giá của thông tin chứa trong tài liệu đó. Theo khảo sát của các nhà nghiên cứu, giá cả tài liệu tăng trung bình từ 5% đến 10%, thậm chí có những loại tài liệu tăng 15%. Việc tăng giá của tài liệu trước hết là do sự tác động của tình hình lạm phát ở các quốc gia, do sự tăng giá của các nguyên vật liệu cho việc in ấn tài liệu, do sự cải tiến công nghệ trong in ấn, phát hành Giá cả tài liệu ngày một tăng lên trong khi đó những DNTT tư nhân như doanh nghiệp Vĩ An với vốn kinh phí khiêm tốn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu báo và tạp chí. Tất cả các quy luật nội tại của tài liệu có tác động mạnh mẽ đến nguồn lực thông tin của DNTT, đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ thông tin, số lượng và giá cả tài liệu tăng cao, trong khi đó nhu cầu thông tin của người dùng tin ngày càng phong phú về số lượng và đòi hỏi cao về chất lượng. Với nguồn kinh phí có hạn, để thực hiện có một nguồn lực thông tin mạnh thực sự là bài toán khó đối với cán bộ thu thập thông tin nói riêng và người quản lý DNTT nói chung. - Nguồn lực tài chính Nguồn lực tài chính có thể nói là yếu tố quan trọng nhất tác động đến nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. DNTT phải xây dựng, tính toán để cân
36 đối giữa số lượng những đầu báo, tạp chí cần bổ sung và nguồn kinh phí hiện có. Đây là vấn đề khó khăn nhất đối với mỗi cơ quan thông tin cũng như những DNTT. 1.5.2. Các yếu tố bên ngoài Các yếu tố bên ngoài tác động đến nguồn lực thông tin của DNTT đã được nói ở trên, đó là sự phối hợp giữa các DNTT với cơ quan xuất bản, phát hành và sự phù hợp với định hướng phát triển kinh tế xã hội của đất nước và vùng miền. - Mối liên kết giữa các DNTT Hiện nay giữa các DNTT có cùng chức năng cung cấp thông tin ở Việt Nam chưa có sự phối hợp trong việc phát triển nguồn lực thông tin. Việc phối hợp phát triển nguồn lực thông tin đem lại cho các DNTT nhiều lợi ích song xu hướng này vẫn chưa được phát triển. Sự phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm đưa lại cho doanh nghiệp khả năng đáp ứng nhu cầu tin một cách tối đa, đồng thời góp phần tiết kiệm kinh phí và thời gian để xử lý thông tin. - Mối quan hệ với các cơ quan xuất bản, phát hành Nếu DNTT, nhà cung cấp thông tin có mối quan hệ tốt với cơ quan xuất bản hay phát hành thì đơn vị đó sẽ nhận được những ưu tiên đặc biệt trong việc mua bán tài liệu. Để xây dựng được mối quan hệ tốt với các cơ quan xuất bản và phát hành chủ yếu phụ thuộc khả năng của người quản lý. - Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin trên cơ sở đường lối phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và địa phương Vì mục tiêu của doanh nghiệp cung cấp thông tin là đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin - những nhà lãnh đạo vì vậy doanh nghiệp phải xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên định hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước cũng như của từng địa phương mà doanh nghiệp cung cấp để xây dựng chính sách bổ sung tài liệu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu khách hàng.
37 Đánh giá được tầm quan trọng của nguồn lực thông tin, vì vậy DNTT hoạt động với chức năng cung cấp thông tin cần phải có giải pháp nhằm xây dựng một chính sách phát triển nguồn lực thông tin khoa học và hợp lý. 1.5.3. Những yêu cầu đối với nguồn lực thông tin tại Vĩ An Qua phân tích trên chúng ta thấy vai trò của nguồn lực thông tin rất quan trọng, không thể thiếu được trong bất kỳ cơ quan thông tin, truyền thông nào. Đặc biệt, DNTT Vĩ An đang hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt với các doanh nghiệp khác. Do đó để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, DNTT Vĩ An cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản nhất nhằm tạo được uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng các dịch vụ, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin. Vì vậy, những yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp trong giai đoạn trước mắt cụ thể như là: - Nguồn lực thông tin phải đa dạng, phong phú, nội dung đảm bảo các yêu cầu của người dùng tin, phù hợp với đối tượng người dùng tin; - Đa dạng hóa hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu tin ngày càng phong phú của người dùng; - Tuân thủ theo những tiêu chí, nguyên tắc, yêu cầu chuẩn về thuật ngữ, nghiệp vụ để có thể chia sẻ, liên thông và khai thác nguồn thông tin; - Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả.
38 Chương 2 THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN THÔNG VĨ AN 2.1. Xây dựng nguồn lực thông tin tại Vĩ An 2.1.1. Tiêu chí xây dựng nguồn lực thông tin DNTT chuyên cung cấp thông tin cũng giống như bất cứ cơ quan thông tin nào đều phải xác định diện bổ sung của đơn vị mình. Diện bổ sung được thể hiện cụ thể trong chính sách phát triển nguồn tin. Như chúng ta đã biết, chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thông tin nào. Đó là văn bản để xác định để xác định phương hướng phát triển nguồn lực thông tin cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính cũng như đạt hiệu quả tối đa trong phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, nó là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin. Chính sách phát triển nguồn tin xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng yêu cầu của họ. Chính sách phát triển nguồn tin thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu. Chính sách phát triển nguồn tin làm giảm tính chủ nghĩa cá nhân khi lựa chọn tài liệu, giúp đảm bảo tính liên tục và nhất quán trong bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban lãnh đạo có sự thay đổi. Qua đó, chúng ta thấy, chính sách phát triển nguồn tin là văn bản hết sức quan trọng đối với bất cứ cơ quan thông tin nào. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại DNTT Vĩ An, doanh nghiệp này chưa xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin. Việc xây dựng diện bổ sung còn hết sức đơn giản. Doanh nghiệp dựa trên nhu cầu đã thỏa thuận với
39 khách hàng để đưa ra các tiêu chí lựa chọn thông tin. Sau đó, những biên tập viên sẽ dựa trên các tiêu chí này để lựa chọn thông tin. Ví dụ: Tiêu chí của bản tin dầu khí là: những thông tin về chính sách quản lý mới của nhà nước về lĩnh vực dầu khí, các tin hoạt động của tập đoàn dầu khí, thông tin về các dự án của ngành dầu khí, về nhân lực của ngành dầu khí, thông tin về giá cả xăng, dầu trên thị trường trong nước và thế giới, hoạt động của các tập đoàn dầu khí quốc tế 2.1.2. Các loại hình tài liệu Dựa trên các tiêu chí được đưa ra cho mỗi khách hàng cụ thể, Vĩ An sẽ lựa chọn các nguồn thu thập thông tin khác nhau. Nguồn lực thông tin của Công ty Vĩ An được xây dựng từ đa dạng các đầu báo và tạp chí giấy cũng như báo điện tử cả tiếng Việt và tiếng Anh. Hình thức bổ sung chủ yếu thông qua việc mua tài liệu, mua tin tức từ các nhà xuất bản, hãng thông tấn xã. Bên cạnh đó cũng có một số nguồn tin được khai thác miễn phí từ các website. 2.1.2.1. Các nguồn tài liệu in Về tài liệu in, Vĩ An xây dựng nguồn lực thông tin dựa trên hơn 200 tên báo và tạp chí. Các đầu báo chủ yếu là các xuất bản phẩm trong nước, các loại báo in phát hành hàng ngày, hàng tuần. Nguồn tài liệu in đầu tiên của doanh nghiệp là những báo, tạp chí của các cơ quan Đảng và Nhà nước như báo Lao Động, Nhân Dân; Tuổi Trẻ, Hà Nội Mới, Sài Gòn Giải Phóng, Quân Đội Nhân Dân, Người Đại Biểu Nhân Dân .Tiếp theo là những báo, tạp chí mang tính chất chuyên ngành như: Kinh tế Việt Nam và thế giới của Thông tấn xã Việt Nam, Tạp chí Dầu khí, Báo Bưu Điện Việt Nam, Tạp chí Ô tô – Xe máy Ngoài ra, diện bổ sung của doanh nghiệp còn có những báo tiếng anh như Thanh Nien Daily, Vietnam News, Saigon Times Daily, Vietnam Business Forum Bên cạnh đó, chiếm một số lượng lớn trong tài liệu in còn có các đầu báo địa phương như: An Giang, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Dương, Bình Định,
40 Bình Thuận, Cần Thơ, Đắc Lắk, Đồng Nai, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Khánh Hoà, Kon Tum, Quảng Ninh, Thái Bình, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc (danh mục các tài liệu giấy xem phụ lục số 1) Hiện nay nguồn tài liệu in của Vĩ An có tổng cộng 12.200 bản, trong đó có khoảng 130 tên báo và 70 tên tạp chí. 2.1.2.2. Các nguồn thông tin trên mạng Hàng năm nguồn lực thông tin của Vĩ An không ngừng được tăng lên và thường xuyên được cập nhật, bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau thông qua mạng internet. Đối với nguồn thông tin trên mạng, Vĩ An chủ yếu khai thác thông tin từ các website của các bộ ban ngành, các trang website điện tử của các loại báo giấy. Với tốc độ phát triển ngày càng mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, tốc độ lan truyền thông tin trên các website điện tử càng diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Nắm bắt được lợi thế đó cùng với nghiệp vụ sẵn có của đội ngũ cán bộ công nhân viên, Vĩ An đã nhanh chóng khai thác được một khối lượng lớn thông tin từ các website khác nhau để xây dựng nguồn lực thông tin của mình. Cho đến nay, hình thức khai thác thông tin trên các webstie vẫn dưới hình thức miễn phí. Mạng internet ra đời đã trở thành nguồn cung cấp thông tin khổng lồ của nhân loại và mang tính cập nhật cao. Nó chứa một khối lượng lớn thông tin về các lĩnh vực từ kinh tế xã hội, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo .Internet là công cụ đắc lực giúp người dùng tin truy cập đến các CSDL trực tuyến, sách báo, tạp chí điện tử. ( Danh mục các tài liệu điện tử xem phụ lục số 2) 2.1.2.3. Các nguồn quốc tế Bên cạnh việc khai thác thông tin trên các trang website trong nước, DNTT Vĩ An còn khai thác thông tin từ các nguồn quốc tế như:
41 www.reuters.com; www.bloomberg.com, www.cnn.com, www.afp.com, www.bbc.co.uk 2.1.3. Nội dung nguồn tài liệu Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin, DNTT Vĩ An đã lựa chọn được nguồn tài liệu khá đầy đủ, phù hợp với những tiêu chí nói trên. Trước hết, tài liệu của DNTT Vĩ An là những đầu báo và tạp chí phản ánh tình hình kinh tế, chính trị, xã hội do cơ quan Đảng và Nhà nước phát hành như: báo Lao Động, Nhân Dân, Tuổi Trẻ, Tiền Phong, Người Đại Biểu Nhân Dân Tiếp đó là những tài liệu về kinh tế, tài chính, bất động sản cũng chiếm một số lượng lớn như: Kinh tế đô thị, Kinh tế hợp tác, Kinh tế Việt Nam và thế giới, Thông tin Kinh doanh và Tiếp thị, Thị trường Bất động sản Bên cạnh đó là những tài liệu về CNTT, công nghiệp, nông nghiệp, ô tô, xe máy, quản lý cũng chiếm số lượng khá lớn trong nguồn tài liệu của DNTT Vĩ An. Từ nguồn bổ sung 200 tài liệu in và khoảng 200 tài liệu điện tử, nội dung nguồn tài liệu của Vĩ An được thể hiện qua bảng thống kê 2.1.: Bảng 2.1: Nội dung nguồn tài liệu Số lượng tên Tỷ lệ Số lượng tài Tỷ lệ Nội dung tài liệu tài liệu in (%) liệu điện tử (%) Chính trị - Xã hội 55 27.5 60 30 Công nghệ thông tin 25 12.5 14 7 Công nghiệp 28 14 25 12.5 Kinh tế 47 23.5 53 26.5 Nông nghiệp 18 9 10 5 Ô tô – xe máy 10 5 28 14 Khác 17 8.5 10 5
42 Từ những số liệu trên nội dung nguồn tài liệu của Vĩ An có thể được thể hiện thông qua biểu đồ sau: Chính trị - Xã hội Công nghệ thông tin Công nghiệp Kinh tế Nông nghiệp Ô tô - Xe máy Khác Biểu đồ: 2.1. Nguồn tài liệu in Chính trị - Xã hội Công nghệ thông tin Công nghiệp Kinh tế Nông nghiệp Ô tô - Xe máy Khác Biểu đồ 2.2. Nguồn tài liệu điện tử Về ngôn ngữ tài liệu, nguồn tài liệu của DNTT Vĩ An chủ yếu bằng tiếng Việt và tiếng Anh, bên cạnh một số ít tài liệu bằng tiếng Trung và tiếng Pháp. Thành phần ngôn ngữ tài liệu được thể hiện ở bảng 2.2. Bảng 2.2. Thành phần ngôn ngữ của tài liệu Ngôn ngữ Số lượng (bản) Tỷ lệ (%) Tiếng Việt 11.380 93,3 Tiếng Anh 743 6,1 Tiếng Pháp 30 0,2 Tiếng Trung 47 0,4
43 2.1.4. Bổ sung nguồn tài liệu Nguồn tài liệu bổ sung của DNTT Vĩ An chủ yếu bằng phương thức mua. Các phương thức bổ sung khác như trao đổi, tặng biếu hay thu nhận từ các nguồn khác là hầu như không có. Là một doanh nghiệp tư nhân do đó nguồn kinh phí bổ sung đều do doanh nghiệp tự chi phí. Lượng kinh phí tăng dần theo từng năm. Kinh phí cho việc bổ sung tài liệu trung bình hàng năm khoảng 48 triệu đồng. Với nguồn kinh phí như vậy, Vĩ An rất coi trọng việc đầu tư phát triển nguồn lực thông tin, cũng chính vì doanh nghiệp nhận thức được rằng: nguồn lực thông tin chính là sức mạnh để doanh nghiệp tồn tại và cạnh tranh với các đối thủ khác. Vì vậy, việc lập kế hoạch bổ sung là cần thiết, trên cơ sở theo dõi, tổng hợp, đánh giá nhu cầu tin của người dùng tin đối với từng thể loại, nội dung tài liệu mà người dùng tin yêu cầu, hoặc đặt hàng. Theo điều tra của chúng tôi, từ 2005 kinh phí bổ sung được thực hiện như trong bảng 2.3: Bảng 2.3: Kinh phí bổ sung tài liệu Loại hình Giá thành (Đvị Năm Báo, tạp chí Tin mua từ Thông tấn xã tính: triệu đồng) (tên) Việt Nam (tin) 2005 80 – 100 10.800 47 2006 100 10.800 48 2007 100 10.800 48 2008 150 14.400 72 2009 180 18.000 72 Qua phân tích biểu đồ trên có thể nhận thấy kinh phí dành cho việc bổ sung vốn tài liệu của DNTT Vĩ An tăng lên theo từng năm. Từ năm 2007 có 48 triệu đồng đến năm 2008 kinh phí bổ sung đã tăng lên 72 triệu
44 đồng, tăng 1,5 lần. Hàng năm, doanh nghiệp dựa trên nhu cầu thông tin của khách hàng để bổ sung vốn tài liệu phù hợp, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. 2.1.5. Liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu Mặc dù là một đơn vị thông tin song hiện nay DNTT Vĩ An vẫn chưa thực hiện việc liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu với bất kỳ doanh nghiệp hay cơ quan, tổ chức thông tin nào trong và ngoài lĩnh vực. Điều này có thể hạn chế việc làm phong phú, đa dạng nguồn lực thông tin cho DNTT này bởi việc liên thông và chia sẻ nguồn tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích cho chính các cơ quan thông tin. Cụ thể như: Xây dựng một nguồn lực thông tin đầy đủ về số lượng, phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức; Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin; Tránh xây dựng, bổ sung trùng lặp các nguồn tài liệu điện tử; Tiết kiệm kinh phí cho doanh nghiệp. 2.2. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin tại Vĩ An 2.2.1. Công cụ quản lý nguồn lực thông tin Để khảo sát nguồn lực thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ xem xét nguồn lực thông tin theo từng nhóm cụ thể. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng ta sẽ dựa trên tiêu chí về trạng thái vật lý để khảo sát đối tượng. Nếu dựa trên tiêu chí trạng thái vật lý, nguồn lực thông tin sẽ được chia thành hai dạng: đó là vật mang tin truyền thống trên giấy và vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử. Trước hết, đối với vật mang tin dạng phi văn bản – dạng điện tử: DNTT Vĩ An sử dụng hệ quản trị văn phòng Microsoft Office để quản lý nguồn lực thông tin. Thông tin được tổ chức và lưu trữ dưới dạng các tệp dữ liệu. Các tệp dữ liệu lưu trữ thông tin thư mục về các tài liệu cần quản lý. Ví dụ: Trong thư mục Bản tin 2009: có thư mục con Bản tin ngành và Bản tin địa phương.
45 Hình 2.1: Minh họa cách sắp xếp thư mục 1 Các tệp được tổ chức theo hình thức tệp kế tiếp, nghĩa là tệp được trình bày thành một dãy các thư mục liên tiếp, để đọc một thư mục, ta phải lần lượt đọc các thư mục trước đó. Mỗi thư mục lại được chia nhỏ theo thời gian để quản lý. Trong thư mục Bản tin địa phương lại chia thành các thư mục con như: Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3 Rồi tiếp theo, trong mỗi tháng sẽ có các thư mục con như: An Giang, Binh Dương, Thái Bình Trong mỗi thư mục con này sẽ chứa các file thông tin tổng hợp từng ngày. Hình 2.2: Minh họa cách sắp xếp thư mục 2 Cũng tương tự như vậy đối với thư mục con Bản tin ngành, sẽ có các thư mục con như: Công Thương, Lãnh đạo, Kinh tế, Dầu khí, Dịch vụ, Ô tô
46 Hình 2.3: Minh họa cách sắp xếp thư mục 3 Mỗi biểu ghi sẽ được lưu dưới dạng Word hoặc PDF tùy theo yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng mạng nội bộ LAN với hệ thống máy chủ và máy trạm để quản lý các nguồn lực thông tin này. Mỗi sản phẩm thông tin đều được lưu một bản ở máy tính cá nhân của mỗi biên tập viên và một bản ở máy chủ. Mỗi biên tập viên sau khi hoàn thành bản tin của mình thì lưu lên máy chủ theo vị trí bản tin đã được xác định trên mô hình cây thư mục. Máy chủ chứa đầy đủ mọi sản phẩm thông tin của doanh nghiệp, ở mỗi máy trạm chỉ chứa sản phẩm thông tin mà người đó phụ trách. Sơ đồ 2.1: Mạng LAN tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An
47 Đối với thông tin trên website, việc quản lý được thông qua một đơn vị viễn thông. Công ty viễn thông này sẽ cung cấp cho DNTT một account và password để truy cập vào website của mình. Hàng ngày, nhân viên phụ trách website sẽ cập nhật thông tin lên các mục của website. Đối với tài liệu dạng văn bản – giấy in: mặc dù doanh nghiệp có nguồn tài liệu là báo và tạp chí in rất phong phú và đa dạng song doanh nghiệp chưa quan tâm tới việc tổ chức quản lý và khai thác hồi cố. Sau khi đã khai thác xong các thông tin trên mỗi tờ báo, tạp chí, số tài liệu này sẽ được sắp xếp theo từng ngày trên một giá kệ và chỉ sau hai tuần số báo ở giá kệ sẽ được xếp vào kho. Việc sắp xếp không có tổ chức gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi khách hàng có một yêu cầu đột xuất về tài liệu gốc đã qua sử dụng. 2.2.2. Phương thức khai thác thông tin Doanh nghiệp cung cấp thông tin hoạt động với chức năng cung cấp dịch vụ thông tin cho khách hàng, do đó sau khi có những sản phẩm thông tin thì doanh nghiệp sẽ trực tiếp gửi đến cho khách hàng thông qua hệ thống thư điện tử (email). Đối với nguồn thông tin trên website, bạn đọc có thể truy cập tự do đến mọi tài nguyên thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng quản lý thông tin theo luật bản quyền, nếu tổ chức và cá nhân nào phát hành lại thông tin từ website của doanh nghiệp thì phải ghi rõ nguồn trích dẫn của doanh nghiệp. Đặc biệt, với những thông tin có giá trị, doanh nghiệp sẽ khóa đường dẫn vào nguồn tin và người đọc muốn tiếp cận nguồn tin phải sử dụng dịch vụ gửi tin nhắn SMS tới tổng đài của doanh nghiệp để có quyền đăng nhập vào nguồn tin.
48 Hình 2.4: Giao diện đăng nhập để đọc tin của Vĩ An 2.3. Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Vĩ An 2.3.1. Hệ thống sản phẩm thông tin 2.3.1.1. Bản tin điện tử Là tập hợp, bao quát các thông tin của báo in hàng ngày được xuất bản dưới dạng điện tử, và được truyền trong các mạng máy tính để phục vụ các khách hàng. Bản tin điện tử chủ yếu phản ánh những thông tin về các địa phương, chính sách xã hội, kinh tế đầu tư DNTT Vĩ An có các sản phẩm bản tin điện tử như: - Gói bản tin “Làm báo cùng toà soạn” bao gồm: 5 bản tin phát hành vào các giờ khác nhau của buổi sáng các ngày thứ hai đến thứ sáu. + Bản tin tiêu đề: Điểm tiêu đề các tin, bài quan trọng đăng tải trên tất cả các báo giấy, báo mạng phát hành tại Việt Nam trong ngày. Thời gian gửi: 7h45 phút sáng
49 + Bản tin trong nước 1: Tổng hợp ngắn gọn nội dung các tin, bài quan trọng nhất đã được phản ánh trong Bản tin tiêu đề (lúc 7h45 sáng). Thời gian gửi: 9h30 sáng + Bản tin trong nước 2: Tiếp tục cung cấp nội dung các tin bài còn lại trong Bản tin tiêu đề. Thời gian gửi: 11h trưa + Bản tin Hà Nội: Phản ánh tất cả các vấn đề quan trọng liên quan tới các lĩnh vực như kinh tế, chính trị , văn hoá, xã hội, của Hà Nội. Thời gian gửi: 9h30h sáng + Bản tin TP Hồ Chí Minh: Phản ánh tất cả các vấn đề quan trọng liên quan tới các lĩnh vực như kinh tế, chính trị , văn hoá, xã hội, của TP Hồ Chí Minh. Thời gian gửi: 11h trưa. Hiện nay, doanh nghiệp đang cung cấp sản phẩm thông tin này cho Đài truyền hình Việt Nam. - Bản tin địa phương: với các báo cáo tư vấn thông tin báo chí hàng ngày. Đến nay, có gần 40 văn phòng các bộ, ngành, địa phương sử dụng sản phẩm của Vĩ An phục vụ cho công tác điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo. Vĩ An có khách hàng là các cơ quan Trung ương như Bộ Tài chính,Kho bạc Nhà nước Trung ương, Bộ Giáo dục & Đào tạo, Bộ Công nghiệp, Bộ thuỷ sản . Và khách hàng là Tỉnh uỷ, UBND các tỉnh thành như Bình Dương, Hà Nội, TT- Huế, Hà Tĩnh, An Giang, Lai Châu, Bắc Ninh, Lào Cai, Long An, Hà Giang ). - Bản tin chính sách: Một bản tin hàng ngày cập nhật liên tục và đầy đủ nhất những chính sách mới được ban hành của các cơ quan trung ương, bộ ngành và các địa phương liên quan đến mọi lĩnh vực trong đời sống. Ngoài ra là những thông tin phản hồi về những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước cũng như các Bộ, ngành liên quan đối với ngành, lĩnh vực đó. Những đánh giá, nhận xét của giới báo chí về các vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý hoặc kinh doanh
50 của ngành, lĩnh vực đó. Kinh nghiệm trong và ngoài nước, những mô hình kinh doanh\hoặc quản lý thành công cũng như thất bại trong lĩnh vực đó. - Bản tin câu chuyện cuối tuần: Hàng tuần, Vĩ An đưa ra những báo cáo tổng quan về những vấn đề đáng quan tâm nhất liên quan đến phát triển kinh tế địa phương được báo chí, dư luận quan tâm trong suốt tuần đó. - Gói tin kinh tế, đầu tư dành cho doanh nghiệp: + Bản tin thị trường: Bản tin phát hành lúc 9h30 bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt phản ánh một cách toàn diện thông tin kinh tế thị trường diễn ra trong ngày. + Bản tin chứng khoán: Bản tin phát hành lúc 9h30 bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt phản ánh mọi diễn biến trên sàn giao dịch, đưa ra những thông tin tư vấn, phân tích và hệ thống CSDL về các doanh nghiệp cổ phần, giúp các nhà đầu tư vững tin hơn khi đầu tư. + Bản tin kinh tế, đầu tư: Bản tin phát hành lúc 9h30 bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt phản ánh những vấn đề kinh tế đáng quan tâm, phân tích những chính sách kinh tế có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh. Thông tin đầy đủ và cập nhật nhất những chính sách của chính phủ và các bộ ngành địa phương liên quan đến kinh tế. Thông tin mang tính tư vấn về chính sách, tài chính, nhân lực giúp các nhà đầu tư trong quyết định của mình. + Các bản tin chuyên ngành về dầu khí, bảo hiểm, CNTT Tính từ 2005 đến nay, số lượng bản tin điện tử của DNTT Vĩ An đã lên đến 48.360 bản tin điện tử. 2.3.1.2.Website (trang chủ) của DNTT Vĩ An Trang chủ của DNTT Vĩ An là một cẩm nang bách khoa giới thiệu các thông tin và cách thức truy cập tới thông tin của DNTT Vĩ An trên mạng máy tính.
51 Website của Vĩ An do các chuyên gia về thiết kế website thiết kế với một giao diện đẹp mắt, bố cục khoa học, dễ dàng truy cập tới các nguồn thông tin thông qua địa chỉ website www.vian.com.vn. Hình 2.5: Giao diện trang chủ của DNTT Vĩ An Website của DNTT Vĩ An giới thiệu những nội dung thông tin sau: - Thông tin chung, giới thiệu khái quát về DNTT Vĩ An: giới thiệu chung về chức năng, nhiệm vụ của Công ty; thông báo các thông tin mang tính chất nội bộ, thông tin về tuyển dụng nhân sự. - Giới thiệu về toàn bộ sản phẩm và dịch vụ thông tin của DNTT Vĩ An như: các gói bản tin điện tử, dịch vụ nhận thông tin qua tin nhắn, dịch vụ viết thuê, dịch vụ cập nhật thông tin cho website, dịch vụ báo cáo thống kê hiệu quả website, dịch vụ đào tạo kỹ năng viết tin.
52 Khối lượng thông tin chủ yếu mà website của DNTT Vĩ An giới thiệu đến người sử dụng là các thông tin về các lĩnh vực như quản lý, kinh tế, tài chính, bất động sản, chứng khoán, dịch vụ, công nghệ, nông nghiệp Đây là những thông tin mang tính chất thời sự, được tổng hợp từ các nguồn khác nhau. Trong mục quản lý có các thông tin về: cải cách hành chính; chính sách, chỉ thị mới; kiến thức về kỹ năng lãnh đạo; kinh tế vĩ mô; nhận định, đánh giá của chuyên gia; quản lý ngân sách; tư duy, cách làm mới. Ở mục thị trường có các thông tin như: cung – cầu; giá cả; khuyến mại, giảm giá; sản phẩm, hàng hóa; xuất nhập khẩu. Ở mục tài chính có các thông tin về: lãi suất; tỷ giá, ngân hàng; tín dụng. Ở mục đầu tư có các thông tin về: cơ hội đầu tư; cơ sở hạ tầng; chi phí; dự án; quy hoạch Một đặc điểm quan trọng của website của Vĩ An là khối lượng thông tin về các tỉnh trên khắp cả nước. Đây có thể nói là một trong những website đầu tiên cung cấp nhiều nhất thông tin về các địa phương trên cả nước như: Hà Giang, Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh, Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Cần Thơ Thông tin về các tỉnh được đăng tải trên các báo, tạp chí, trang web đều được các biên tập viên của Vĩ An xử lý, biên tập, tổng hợp một cách đầy đủ nhất. Các thông tin được cán bộ của Vĩ An xử lý luôn đảm bảo tính khách quan và chân thực. Vĩ An luôn luôn có ý thức xây dựng trang chủ của mình đảm bảo chất lượng dịch vụ cao, các sản phẩm linh hoạt, đa dạng và tiện ích nhằm mục đích để trở thành điểm đến của các nhà quản lý cấp nhà nước, là kho lưu trữ thông tin của các nhà lãnh đạo cấp địa phương. Ngoài ra, thông qua website Công ty cũng có các hướng dẫn cụ thể để người dùng tin có thể tiếp cận tới các bản tin điện tử của doanh nghiệp. Hiện tại, việc cập nhật thông tin lên website của Vĩ An là do đội ngũ cán bộ phòng website của Vĩ An trực tiếp thực hiện. Tính đến tháng 6 – 2009
53 đã có 127.095 lượt người dùng tin truy cập khai thác thông tin trên website của DNTT Vĩ An. 2.3.2. Hệ thống dịch vụ thông tin 2.3.2.1.Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc là dịch vụ mà cơ quan thông tin cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ đến người dùng tin. Mỗi nhóm người dùng tin hay khách hàng sẽ được xây dựng một diện nhu cầu xác định, trên cơ sở đó dịch vụ sẽ cung cấp những thông tin tương ứng với mỗi người dùng tin/ nhóm người dùng tin. Ví dụ: Khảo sát tại DNTT Vĩ An: đối với khách hàng là Uỷ ban nhân dân các tỉnh, họ sẽ có nhu cầu tin về các chính sách mới, thông tin về các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, đầu tư, tài chính, quy hoạch có liên quan đến địa phương mình. Đối với khách hàng là các doanh nghiệp như: Bộ Công Thương: họ cần thông tin chính sách của nhà nước đối với các ngành công nghiệp như điện, dầu khí, xuất nhập khẩu thông tin của các doanh nghiệp hoạt động về công nghiệp và thương mại ; Khách hàng là Tập đoàn Dầu khí: họ cần thông tin về quan hệ hợp tác giữa Việt Nam và các nước về lĩnh vực dầu khí, chính sách của nhà nước về công nghiệp dầu khí, tin giá cả xăng dầu ở thị trường trong nước và quốc tế, tin hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực xăng dầu trong nước và thế giới 2.3.2.2. Dịch vụ tra cứu thông tin Các loại hình thông tin như kinh tế, tài chính, chứng khoán, thị trường, tin tổng hợp, pháp luật, xã hội, văn hoá sẽ được cập nhật từng giờ qua điện thoại di động. Chỉ bằng cách soạn tin nhắn với các câu mã lệnh, độc giả sẽ
54 được cập nhật về điện thoại (hoặc địa chỉ email, nếu muốn đọc tin đầy đủ hơn) từng chủ đề thông tin mà mình yêu cầu. 2.3.2.3. Dịch vụ đào tạo DNTT truyền thông Vĩ An - đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp thông tin đã phối hợp với Khoa Báo chí, trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn để đào tạo, cấp chứng chỉ chuyên ngành báo chí cho học viên tham gia khoá học. Khóa học giúp học viên tiếp cận và thành thạo các kỹ năng như: xử lý thông tin, biên tập tin bài, cách xử lý ảnh đưa lên web; kỹ năng tổng hợp, rút gọn tin; kỹ năng phát hiện đề tài Giảng viên của khóa học là những nhà báo, tổng biên tập nhiều kinh nghiệm của các tờ báo như Lao Động, Tiền Phong, Tuổi trẻ, tổng biên tập của các trang báo điện tử như Vietnamnet, Dân trí. Mục đích của các khóa học không chỉ trang bị cho học viên kiến thức chuyên môn mà còn tạo cơ hội cho học viên phát triển các kỹ năng về báo chí. Học viên còn có cơ hội tham gia các buổi khảo sát thực tế, làm việc tại các toàn soạn của các tờ báo. Có thể nói DNTT Vĩ An đã góp phần rút ngắn khoảng cách từ môi trường nhà trường tới môi trường làm việc đối với học viên ngành báo chí. Kết thúc khoá học, học viên sẽ được Khoa Báo chí – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội cấp chứng chỉ đào tạo kỹ năng báo chí ngắn hạn. 2.3.2.4. Dịch vụ viết tin bài Các biên tập viên của Vĩ An hàng ngày tổng hợp số liệu, dữ kiện về các sự kiện, hoạt động do khách hàng cung cấp hoặc tự tìm hiểu để viết thành tin, bài cung cấp cho khách hàng. Công việc này được thực hiện theo quy trình làm tin theo chuẩn của các hãng thông tấn quốc tế. Các tin, bài này sẽ được cập nhật ngay lên website thông qua sự phân quyền bởi người quản trị
55 website này. Công việc còn lại là người phụ trách website sẽ kiểm duyệt lại tin do Vĩ An cung cấp lần cuối và phát hành lên website. 2.3.2.5. Dịch vụ cập nhật thông tin cho website Nếu được yêu cầu, Vĩ An sẽ cập nhật tin bài lên website hoặc cổng thông tin của khách hàng bằng việc Vĩ An được cấp quyền cập nhật. Như vậy, thông tin mới, nóng sẽ liên tục được cập nhật từ 7h30 mỗi sáng. Còn nếu chỉ đăng ký nhận bản tin hàng ngày, sớm nhất là 9h30, khách hàng sẽ nhận được bản tin. 2.3.2.6. Dịch vụ báo cáo thống kê hiệu quả website Đều đặn hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, Vĩ An sẽ công bố các báo cáo về: trạng thái của các dịch vụ, chuyên mục thông tin trên website hoặc cổng thông tin điện tử địa phương. Báo cáo sẽ thống kê chi tiết số lượng người truy cập (khách vãng lai) cũng như số người truy cập vào website để sử dụng dịch vụ hoặc đọc tin theo thứ tự từ nhiều nhất cho đến ít nhất. Đưa ra các số liệu cũ, mới của từng tháng (quý) để so sánh nhằm đánh giá được mức độ phát triển của website cũng như nhận định hướng phát triển của website đó. Đồng thời, qua đó Vĩ An cũng đưa ra các phân tích nguyên nhân tăng (hoặc giảm) đột biến (hoặc có quá trình) của các chuyên mục (hoặc dịch vụ) trên website đó. Kịp thời dự báo những dấu hiệu bất thường khác của website. 2.4. Đánh giá việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại Vĩ An Thông qua việc khảo sát thực tế tại DNTT Vĩ An, chúng ta có thể đi đến một số nhận xét, đánh giá về việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT này, cũng như một số đánh giá về hiệu quả phục vụ của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại đây.
56 2.4.1. Về xây dựng nguồn lực thông tin Dựa trên việc khảo sát về diện nhu cầu, nguồn thu thập thông tin cũng như con số về kinh phí chi cho công tác bổ sung tài liệu và số lượng cán bộ xử lý thông tin, chúng ta có thể thấy doanh nghiệp đã tập trung mọi nguồn lực để xây dựng nguồn lực thông tin vững mạnh đủ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Doanh nghiệp đã tập trung vào những nhu cầu trọng tâm của người dùng tin, như các lĩnh vực về kinh tế, quản lý nhà nước, chính sách mới, cơ hội đầu tư, tài chính, ngân hàng, bất động sản Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng đa dạng hóa nguồn thu thập thông tin của mình. Doanh nghiệp đã bao quát hầu hết các nguồn báo và tạp chí trong nước và một số nguồn thông tấn quốc tế. Trong thời gian tới, doanh nghiệp sẽ bổ sung kinh phí để mua các thông tin từ ngân hàng thông tin của một số hãng thông tấn thế giới. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ xử lý thông tin là những người có chuyên môn nghiệp vụ cao, hầu hết các cán bộ xử lý thông tin của doanh nghiệp đều được đào tạo nghiệp vụ báo chí và thông tin. Tuy nhiên, trong việc xây dựng nguồn lực thông tin, doanh nghiệp vẫn có hạn chế ở chỗ là chưa có chính sách phát triển nguồn tin. Chính sách phát triển nguồn tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng, là công cụ để lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn thông tin tư liệu. Chính sách phát triển nguồn lực thông tin còn xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng yêu cầu của họ. Kết quả điều tra người dùng tin ở DNTT Vĩ An đã phần nào phản ánh được thực trạng mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin tại doanh nghiệp (Bảng 2.4)
57 Bảng 2.4: Đánh giá mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin Tổng số Nam Nữ Mức độ đầy đủ Số người % Số người % Số người % Độ đầy đủ 59 68.6 45 76.3 14 23.7 Không đầy đủ 27 31.4 12 44.5 15 55.5 Kết quả khảo sát cho thấy, mặc dù đã có nhiều cố gắng trong công tác bổ sung, xây dựng nguồn lực thông tin song thực tế nguồn lực thông tin của DNTT vẫn chưa đáp ứng được tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Tỷ lệ người dùng tin cho rằng nguồn lực thông tin của DNTT mang tính đầy đủ chiếm 68.6%, và vẫn còn 31.4% số người dùng tin cho rằng nguồn thông tin do doanh nghiệp cung cấp vẫn chưa đầy đủ. Về chất lượng của thông tin, người dùng tin đánh giá có những thông tin xử lý còn quá dài, có những trường hợp sót tin bài quan trọng. Đây là một mục tiêu quan trọng để doanh nghiệp phấn đấu, củng cố nguồn lực thông tin trong thời gian tới. 2.4.2. Về việc khai thác nguồn lực thông tin Như chúng ta đã biết, thương mại điện tử - E-commerce là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử; là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử nói chung là không cần phải in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của quá trình giao dịch. (nên còn được gọi là “thương mại không giấy tờ”). Qua khảo sát tại DNTT Vĩ An, chúng ta thấy rằng doanh nghiệp đã biết khai thác tốt lợi ích của thương mại điện tử và internet thông qua việc cung cấp thông tin tới khách hàng, tạo kênh kết nối thông tin giữa doanh nghiệp và người dùng tin. Hình thức cung cấp thông tin này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí bán hàng và tiếp thị, thông tin được chuyển tới người dùng tin tiện lợi và nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự. Đồng thời, nó giúp người sử dụng và doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chí phí giao dịch.
58 Thương mại điện tử và một phần nhỏ hơn là thương mại trên mạng đã trở nên phổ biến trong cuộc sống hàng ngày ở nhiều nước trong nhiều năm nay. Ở Việt Nam, theo số liệu thống kê mới đây, đã có khoảng 19 triệu người sử dụng mạng Internet (chiếm 22% dân số). Môi trường pháp lý cho thương mại điện tử đã tương đối đầy đủ với Luật thương mại điện tử, Luật công nghệ truyền thông, Nghị định chữ ký số và chứng thực số đều đã có hiệu lực. Một trong những lĩnh vực thương mại được điện tử hóa sớm nhất trên thế giới, liên quan trực tiếp đến thị trường thông tin, là mua bán sản phẩm thông tin qua trang web trên mạng Internet. Tuy nhiên việc khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An vẫn còn một số hạn chế như sau: Theo khảo sát tại DNTT Vĩ An cho thấy, doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tệp để quản lý nguồn lực thông tin của đơn vị. Hế thống quản trị tệp không tự trang bị mà nhờ hệ thống điều hành máy tính thực hiện các chức năng như: tạo tệp mới, mở hay đóng các tệp và xóa tệp. Nó quan tâm nhiều đến các phương pháp tổ chức dữ liệu trên bộ nhớ ngoài. Việc sử dụng hệ thống quản lý tệp có nhiều hạn chế. Thứ nhất, người sử dụng sẽ tốn thời gian khi phải khai thác các tệp chứa các thông tin khác vì các tệp được tổ chức tuần tự nên muốn mở tệp trong thì phải mở lần lượt các tệp ngoài nó. Thứ hai, có nhiều trường hợp phải lưu trữ lặp lại một số dữ liệu. Ví dụ: trong thư mục Ban tin dia phuong thì sẽ bao gồm các tháng, trong thư mục mỗi tháng lại bao gồm các tỉnh, như vậy trong các tháng sẽ lưu trùng tên các tỉnh. Thứ ba, là độ tin cậy của dữ liệu không cao vì thông tin phải lưu trữ ở nhiều nơi, có lúc do sơ suất không cập nhật được ở tất cả các nơi khác nhau sẽ tạo nên sự không nhất quán về thông tin.
59 Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng thông tin dưới dạng văn bản word và chuyển tới khách hàng thông qua hệ thống thư điện tử cũng gây nhiều trở ngại. Ví dụ trong trường hợp, nếu khách hàng yêu cầu thông tin dưới dạng âm thanh, hay hình ảnh thì việc chuyển giao thông tin sẽ gặp khó khăn vì việc truyền file có khối lượng lớn sẽ không đảm bảo được thời gian cung cấp thông tin, nếu file chứa thông tin nặng thì việc chuyển file sẽ bị chậm trễ. Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thêm để khắc phục yếu tố kỹ thuật này. 2.4.3. Về hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của sản phẩm và dịch vụ thông tin Để biết được bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào có đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng hay không, chúng ta phải dựa trên các đánh giá từ phía người dùng tin, từ cán bộ thông tin và từ nhà quản lý hay ban giám đốc doanh nghiệp – những người cung cấp kinh phí để cho ra đời sản phẩm và dịch vụ thông tin đó. Đồng thời, việc đánh giá hiệu quả của sản phẩm và dịch vụ thông tin còn phải dựa trên một số tiêu chí như: mức độ bao quát nguồn tin, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, khả năng cập nhật thông tin, khả năng tìm kiếm thông tin qua sản phẩm và dịch vụ và chi phí thực hiện sản phẩm và dịch vụ thông tin. Theo khảo sát từ người dùng tin, các sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu tin của họ. Sản phẩm và dịch vụ thông tin đã đảm bảo được thông tin ngắn gọn, súc tích và chính xác. Với nguồn báo và tạp chí phong phú, thông tin được phản ánh dưới nhiều góc nhìn khác nhau, giúp người dùng tin bao quát được vấn đề cần quan tâm. Tuy nhiên, bên cạnh đó, vì một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như: người đọc báo đọc sót tin, biên tập viên chưa kịp xử lý tin hay báo đến chậm dẫn đến một số thông tin còn bị chậm trễ. Thêm vào đó, khách hàng còn phản ánh, họ nhận
60 bản tin chậm so với giờ yêu cầu. Nguyên nhân có thể do biên tập viên gửi cho khách hàng muộn hoặc do trục trặc kỹ thuật, đường truyền gửi email cho khách hàng bị lỗi. Để tìm hiểu mức độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, chúng tôi đã thực hiện khảo sát dưới hai tiêu chí: thời gian cung cấp tin và hình thức cung cấp. (Bảng 2.5) Bảng 2.5: Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin Ý kiến đánh giá Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin Tổng số Tỷ lệ (%) Kịp thời 66 76.7 Về thời gian Không kịp thời 20 23.3 Thuận tiện 79 91.9 Về hình thức Không thuận tiện 7 8.1 Việc khảo sát và phân tích sự đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin tại DNTT Vĩ An cho ta thấy ưu thế của việc áp dụng CNTT hiện đại, việc ứng dụng tin học vào chuyển giao thông tin giúp người dùng tin tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu quả đáp ứng nhu cầu thông tin từ khách hàng nên doanh nghiệp đã thiết lập kênh thông tin phản hồi từ khách hàng. Cán bộ của công ty thường xuyên tiếp xúc và trao đổi với khách hàng để họ chủ động nêu những đánh giá sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp, đồng thời nêu các yêu cầu mới đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin đó. Theo đánh giá từ cán bộ thông tin, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin của DNTT Vĩ An đảm bảo được việc bao quát thông tin, phản ánh thông tin dưới mọi khía cạnh. Về mức độ cập nhật, các sản phẩm và dịch vụ thông
61 tin luôn luôn ưu tiên tính thời sự của thông tin để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin, đặc biệt là những nhà quản lý, lãnh đạo. Những người xử lý thông tin cũng luôn luôn đặt tiêu chí khách quan, chân thực khi phản ánh, chuyển tải thông tin từ nguồn tin tới người dùng tin. Người cán bộ xử lý thông tin cũng đảm bảo cung cấp thông tin tới người dùng tin theo đúng thời gian quy định. Về cách thức tiếp cận sản phẩm và dịch vụ thông tin, mỗi sản phẩm thông tin được chuyển tới khách hàng bằng email do đó rất thuận tiện cho khách hàng, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí cho việc cung cấp và khai thác. Theo đánh giá của giám đốc công ty, trong xã hội thông tin hiện nay, những sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp thực sự có một vai trò quan trọng đối với mỗi khách hàng. Chẳng hạn, đối với những nhà lãnh đạo của một tỉnh, thành phố, những bản tin hàng ngày của Vĩ An đã cung cấp cho họ những thông tin được phản ánh trên báo chí về tỉnh, thành mà họ đang quản lý, để họ có thể giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, Vĩ An còn cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin về cách quản lý hay, kinh nghiệm trong quản lý hành chính, những chính sách mới, những bình luận về những sự kiện chính trị, xã hội nổi bật đang được xã hội quan tâm, những kỹ năng cho nhà lãnh đạo Như vậy, có thể nói những sản phẩm và dịch vụ thông tin này đã trở thành công cụ của nhà lãnh đạo, quản lý; hoặc đối với những doanh nghiệp nước ngoài đến Việt Nam để kinh doanh, họ cần nắm bắt những thông tin về chính sách mới của Việt Nam về kinh tế, những cơ hội đầu tư, những chi phí sinh sống ở Việt Nam Từ đó, các nhà đầu tư nước ngoài sẽ thuận lợi trong việc kinh doanh tại Việt Nam và họ có thể tìm hiểu các cơ hội đầu tư mới. Đối với khách hàng là các doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ thông tin của Vĩ An cung cấp cho họ những thông tin về khả năng cạnh tranh trên thị trường, thông tin về đối thủ, những biến động của thị trường .giúp họ nhanh chóng đưa ra những quyết sách để giành thắng lợi trong cạnh tranh. Như vậy, những sản phẩm và dịch vụ thông tin do Vĩ An cung cấp đã góp phần thúc
62 đẩy phát triển kinh tế - xã hội của các doanh nghiệp, các địa phương nói riêng và Việt Nam nói chung. 2.5. Nhận xét chung Qua khảo sát và đánh giá về việc xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An, thực tế cho thấy là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực truyền thông – có nhiều cạnh tranh – song DNTT Vĩ An đã xây dựng và đầu tư để phát triển một nguồn lực thông tin đủ mạnh nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của khách hàng. 2.5.1. Những ưu điểm Khảo sát thực tế cho thấy, nguồn lực thông tin của Vĩ An đã đảm bảo được mức độ đầy đủ và đa dạng để thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin. Để có được kết quả như vậy, doanh nghiệp Vĩ An đã tập trung kinh phí vào việc mua các tài liệu báo và tạp chí, mua thông tin từ các hãng thông tấn xã. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng tập trung nguồn nhân lực có chất lượng cao để xử lý và cho ra đời những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng. Người dùng tin cũng đánh giá thông tin của Vĩ An cung cấp đã đảm bảo được tính ngắn gọn, súc tích và chính xác. Còn theo đánh giá của phía cán bộ xử lý thông tin, nguồn thông tin của Vĩ An đảm bảo được việc bao quát thông tin, phản ánh thông tin dưới mọi khía cạnh nhờ vào nguồn báo và tạp chí phong phú. Về việc khai thác nguồn lực thông tin, doanh nghiệp đã sử dụng công cụ trao đổi qua thư điện tử để cung cấp thông tin cho khách hàng do đó đảm bảo được tính thời sự của thông tin, cung cấp thông tin đến người dùng tin một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất. Hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với khách hàng đã được thấy rõ qua những đánh giá trực tiếp từ khách hàng. Nhờ những sản phẩm và dịch vụ thông tin Vĩ An cung cấp mà các nhà quản lý, lãnh đạo ở cấp