Khóa luận Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên khoa quản trị văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Nội dung text: Khóa luận Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên khoa quản trị văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : NGƯT.THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THÚY Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
2. LỜI CẢM ƠN Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo của khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo, Nhà Giáo Ưu Tú – Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Kiến thức là vô hạn nhưng sự trải nghiệm của bản thân còn hạn chế nên trong bài khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy, Cô giáo và những người quan tâm đến đến vấn đề này để bài khóa luận ngày càng được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn./. Hà Nội, tháng 5 năm 2017. Tác giả Nguyễn Thị Thúy
3. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT QTVP: Quản trị văn phòng HN : Hà Nội ĐH : Đại học CNTT : Công nghệ thông tin ĐHNV: Đại học Nội vụ Hà Nội CSDL: Cơ sở dữ liệu
4. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là để tài do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trước hành vi sai phạm bản quyền nào.
5. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật nếu vi phạm bản quyền nào.
6. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 5 9. Kết cấu của đề tài 6 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 8 1.1. Những vấn đề chung CNTT 8 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học 9 1.1.2. Khái niệm quản lý. 12 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 14 1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí 15 1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access 16 1.3.1. Các khái niệm cơ bản 16 1.3.2.Các thành phần trong Access 17 1.4. Tiểu kết 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌCNỘI VỤ HÀ NỘI 19 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 19 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20
7. 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội 20 2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội 20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường 22 2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng 23 2.2.1. Vị trí và chức năng 23 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng 25 2.2.4. Ngành đào tạo 25 2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng 26 2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên 26 2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật 26 2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển 27 2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 27 2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên 27 2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên 29 2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên. 29 2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng 29 2.3.5. Nhận xét, đánh giá 32 2.3.5.1. Ưu điểm 32 2.3.5.2. Nhược điểm 32 2.3.5.3. Kiến nghị 34 2.4. Tiểu kết 34 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 36 3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. 36 3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin. 36 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu 36 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 37 3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). 38 3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết 38 3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ 39
8. 3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng. 40 3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết 40 3.3. Kết cấu một số Bảng tượng trưng 43 3.3.1. Bảng Bậc (tên bảng: Bang_Bac) 43 3.3.2. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa) 43 3.3.3. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) 44 3.3.4. Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop) 44 3.3.5. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV) 45 3.4. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau. 45 3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng 46 3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống 47 3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu 48 3.5.3. Chức năng tra cứu thông tin: 49 3.5.4. Chức năng in ấn 50 3.5.5. Chức năng trợ giúp 51 3.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 52 3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access 52 3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003 52 3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007 52 3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 53 3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt 53 3.6.2.1. Đối với WinXP 53 3.6.2.2. Đối với Win7 54 3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta 54 3.6.4. Khởi động phần mềm 55 3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu 57 3.6.6. Cập nhật dữ liệu 58 3.6.7. Sao lưu dữ liệu 61 3.6.8. Các báo cáo của phần mềm 62 3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo 62
9. 3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo 63 3.6.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo 63 3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo 64 3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo 64 3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo 64 3.6.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo 64 3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo 65 3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa 65 3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box 65 3.6.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên 66 3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh. 66 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69
10. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như quản lý,thông tin kinh tế Đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào công việc quản lý tại các cơ quan và nhà trường, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cùng với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý sinh viên vào các trường đại học là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin sinh viên, quá trình học tập, kết quả học tập, thông tin cá nhân của sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính xác cũng như sự bảo mật thông tin một cách chặt chẽ. Chính vì vậy việc quản lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không chỉ riêng đối với Khoa Quản trị văn phòng mà còn tất cả các khoa khác nói chung, từ việc quản lý các thông tin cá nhân của từng sinh viên đang học tại trường cũng như việc hệ thống hoá lưu trữ và bảo quản các thông tin ngay cả khi sinh viên đã ra trường. Việc quản lý các thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc quản lý sinh viên ở cấp độ Khoa chưa có, nếu có cũng chỉ các nghiệp vụ bằng giấy tờ rườm rà phức tạp, được thực hiện quản lý bằng sổ sách mất rất nhiều thời gian trong công tác quản lý cũng như trong công tác tra tìm để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết khi nhà Lãnh đạo cần nhưng chỉ dừng lại ở cung cấp các thông tin về sinh viên hiện đang học tại trường, nhưng khi yêu cầu tìm các thông tin về các sinh viên đã ra trường thì hoàn toàn không đáp ứng được trừ những bạn cựu sinh viên các thầy cô quen biết hay nói cách khác có mối quan hệ đặc biệt mới có được nhờ việc có số điện thoại của họ lưu trong danh bạ điện thoại gọi và tra cứu, tuy nhiên con số các sinh viên được các thầy cô lưu giữ số rất nhỏ chính vì vậy không còn cách nào khác ngoài việc xuống phòng công tác sinh viên để xin các thông tin mà Lãnh đạo yêu cầu để báo cáo vừa mất thời gian, thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của mình hơn 1
11. thế việc yêu cầu cung cấp các thông tin của sinh viên của các khoa từ phòng công tác sinh viên còn gây bất tiện làm tăng thêm trọng tải công việc của họ. Chính vì vậy cần tính đến việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói chung và các khoa khác của trường Đại học Nội vụ nói riêng. Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không được đào tạo bài bản về việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chính vì vậy đây là một việc làm rất khó khăn nhưng qua việc được sự giúp đỡ của thầy giáo NGƯT. Th.S Dương Mạnh Hùng cũng như học hỏi tìm tòi trong sách báo cũng như các trang mạng xã hội tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài để nghiên cứu và bảo vệ khoá luận lần này. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tác giả Lê Thị Kim Chi ( 2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lí sinh viên phòng công tác sinh viên trường Đại học An Giang”. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các phong ban công ty, xí nghiệp, trường học là nhu cầu tất yếu. Cũng với mục đích trên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang đang từng bước tin học hóa công tác quản lí. Trong đó công tác quản lí hồ sơ, chỗ ở, vay vốn của sinh viên là rất cần thiết. Bởi lẽ công việc quản lí này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số lượng lớn thông tin với độ chính xác cao. Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng nên công tác quản lí dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là không thể tránh khỏi. Vì thế sự ra đời của phần mềm quản lí sinh viên mang lại những lợi ích: Tiết kiệm chi phí, thời gian, tránh sai sót cho người quản lí. Công tác lưu trữ được an toàn và tiện ích. - Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp biên soạn ( 2013 ) Giáo trình “Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường ” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường học, năm 2013, VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp phát triển cuốn tài liệu tập huấn Ứng dụng CNTT trong quản lý nhà trường, chú trọng đến những công cụ CNTT cụ thể dễ sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác quản lý. Cuốn tài liệu đã được Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu để có thể sử dụng làm tài liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường. 2
12. - “Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011của Chính phủ” ứng dụng CNTT - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng thông tin điện tử hành chính; xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính. - Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) “Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm non Kim Ngọc” việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung, đổi mới phương pháp giáo dục mầm non nói riêng, mà GDMN là mắt xích đầu tiên trong việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giảng dạy. - Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016-2020. - Tuy nhiên ứng dụng Phần mềm để quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa quản trị văn phòng chưa có đề tài nào được đưa ra nghiên cứu nên đây được xem là đề tài đầu tiên trong việc nghiên cứu hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản tri văn phòng. 3. Mục tiêu nghiên cứu Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm bảo thống nhất trong cách quản lý sinh viên thông qua đó mang lại hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành. 3
13. Hai là: Qua khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý sinh viên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và đề xuất giải pháp khắc phục. Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí sinh viên tại Khoa để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại hóa hơn trong công tác quản lí sinh viên của Khoa. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên. Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN. Thứ ba: Nghiên cứu xây dựng một phần mềm quản lý cở sở dữ liệu của sinh viên hiện đang học và đã ra trường, đáp ứng nhanh việc cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo như: Trích xuất các thông tin của sinh viên theo lãnh đạo yêu cầu như: Thống kê danh sách các sinh viên thuộc lớp, hệ, bậc, niên khóa Thống kê sinh viên thuộc tôn giáo, dân tộc cụ thể theo Ngành, niên khóa, bậc, hệ. Thống kê những sinh viên đã ra trường, đã thôi học, bảo lưu theo lớp, niên khóa hệ, bậc, ngành. Thống kê số lượng sinh viên thuộc hộ nghèo theo các tiêu chí tra tìm như theo ngành, niên khóa, bậc, hệ, lớp. Tra tìm thông tin của một sinh viên theo Mã sinh viên hoặc theo họ tên và ngày tháng năm sinh. Lấy ra các sinh viên là Đảng viên, Đảng viên theo ngành, niên khóa, hệ, bậc, lớp Quản lý danh bạ số điện thoại, thông tin chi tiết về lớp trưởng của các lớp. Quản lý các sinh viên đã tham gia và đạt thành tích trong nghiên cứu khoa học. Ngoài việc quản lý dữ liệu sinh viên đang học tại trường trong phần mềm được xây dựng trên Access còn quản lý, lưu trữ và cập nhật các thông tin sinh viên sau khi đã ra trường. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công tác của sinh viên Khoa quản trị văn phòng. Phạm vi nghiên cứu: 4
14. Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi tại Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ, Hà Nội) trong giai đoạn từ năm 2013-2015. 6. Giả thuyết nghiên cứu Đề tài đặt giả thuyết như sau: Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý thông tin sinh viên một cách dễ dàng, đạt được năng suất cao, tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra thông suốt hiện đại hơn. 7. Phương pháp nghiên cứu Đề tài “ Xây dựng hê thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau: Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan. Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể về vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này. Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu. Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề. Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh nghiệm, lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý sinh viên của Khoa QTVP tại Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội. 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có giá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo. Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu trong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý sinh viên từ bộ tiện ích văn phòng Access sẽ 5
15. phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý thông tin sinh viên của Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 9. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau: Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa QTVP. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 6
16. CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1. Những vấn đề chung CNTT Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá. Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này. Ứng dụng CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc. Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi. Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức 8
17. khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” 1 Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số” 2 Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội của con người. Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc. 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (hardware) : Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software). Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc. 1Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. 2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 9
18. Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet : Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay . Mạng máy tính : Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người. 10
19. Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb. Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính:  Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk).  Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói  ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router). 11
20. Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định. Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính. Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML. Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL. 8 1.1.2. Khái niệm quản lý. Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng có thể gộp thành 3 dạng chính: - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm ) - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi). - Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức ) Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Trong văn bằng Thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. 12
21. Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế phát triển. Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý: - Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác”. 3 - Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được mục tiêu của nhóm” 4 - Robert Krietner: “ Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt mục tiêu của tổ chức trong môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn” - Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác ” 5. - Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra ” 6. - “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức” 7] Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn 3 Thuyết quản lý cổ điển 4 Tại trang 29 Cuốn sách Những vấn đề cốt yếu của quản lý 5 Những vấn đề cốt yếu của quản lý.NXB khoa học- kỹ thuật, 1993 6 Tại trang 4 Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997 13
22. liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Tóm lại quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung. Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau: Khách thể quản Chủ thể quản lý lý Mục tiêu Đối tượng quản lý Trong các hoạt động quản lý của nhà Trường nói chung và hoạt động quản lý dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của nhà Trường đối với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ về cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của nhà Trường quản lí theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt và đạt được mục tiêu chung đã đề ra. 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạt động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này. Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau: Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội [.7] Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước. 7 Tại trang số 1 của Chỉ thị 58/TW của Bộ chính trị khóa VIII 14
23. 1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việc thêm nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết bị nó hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí. Nội dung của việc ứng dụng CNTT vào quản lí cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm: Một là: Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu cảu người quản lý phục vụ cho giải quyết công việc. Hai là: Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí thông tin sinh viên phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên. Ba là: Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan đến cơ sở như các biên bản quyết định bảo lưu, thôi học, biên bản xếp loại và đánh giá kết quả rèn luyện cho sinh viên. Bốn là: Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ. 1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa. Hiện nay, CNTT được xem là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lí nói chung và quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa quản trị văn phòng nói riêng. Thứ nhất: Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó quản lí được tất cả các thông tin của từng sinh viên của Khoa quản trị văn phòng Thứ hai: Nhờ bản chất minh bạch, CNTT ngoài việc quản lý sinh viên một cách chặt chẽ còn truy xuất các dữ liệu khi cần thiết, giúp cho ngừoi quản lý có thể nắm được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được số lượng các sinh viên nghỉ học, bảo lưu và cập nhật được các sỹ số của các lớp trong Khoa được thường xuyên và liên tục. Thứ ba: Việc tổ chức quản lý hệ cơ sở dữ liệu thông tin sinh viên bằng cách ứng dụng CNTT giúp cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn 15
24. việc, sót trong việc quản lí. Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu của sinh viên cần cho việc quản lí, có thể nắm rõ quản lí thông qua CNTT. Thứ tư: Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử. Thứ năm: Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu của việc quản lí. Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất thoát. Điều đó đòi hỏi các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, về các hoạt động và các mối quan hệ Qua đó sẽ tạo được yếu tố "Công khai, minh bạch". Thứ sáu: Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí. Sự tụt hậu về ứng dụng tin học chính là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành của Bộ máy quản lí. 1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính Với Access người sử dụng không cần viết câu lệnh như Pascan, FOXPRO, C# . mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết. 1.3.1. Các khái niệm cơ bản Cơ sở dữ liệu (Database) là tâp hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích bài toán cụ thể. 8 VD như CSDL cho việc quản lý sinh viên Cơ sở dữ liệu quan hệ(Relationship Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều. Chiều dọc: Tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field) Vi dụ: Sinh viên (Tên, Ngày sinh, lớp, điểm ) 8 Trang 4 giáo trình Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo 10 Trang 8 giáo trinh Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo 16
25. Chiêu ngang: Là giá trị của các trường (Các bản ghi-Recold) Ví dụ: Nguyễn Văn A, 02/12/1993 1.3.2.Các thành phần trong Access Access bao gồm các thành phần sau: - Table (Bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ DL phục vụ công tác quản lý. Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau - Queries (Truy vấn): Là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu. - Form (Biểu mẫu): Cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table,Query - Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng như in dữ liệu dưới dạng bảng biểu,sắp xếp dữ liệu trước khi in,in dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo - Macro (Tập lệnh): Là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp.Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã quy định. - Module (Đơn thể): Là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn Macro đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access basic - Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là “mdb” 9 1.4. Tiểu kết Công nghệ thông tin đã và ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một phần nhân tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam. Việt Nam coi CNTT là một lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về phát triển trong công cuộc hiện đại hóa đất nước. CNTT đã và đang phát triển đến mức đang chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay đang là một xu thế tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong các thức làm việc của ngành hoạt động, góp phần giải phong sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên giúp cho người quản lí có thể phân tích, nắm được một cách chính xác về số lượng của học viên tất cả các lớp, dựa trên số liệu sinh viên nghỉ học, bảo lưu, thôi học 17
26. để tìm ra nguyên nhân một cách chính xác cụ thể và từ đó có giải pháp phù hợp để khắc phục. Trên đây là các vai trò, ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội Vụ. 18
27. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước. Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng) Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số: 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng. Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. 19
28. Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số 58/2010/QĐ- TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội. 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm. - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép. - Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế. - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền. - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên. - Tuyển sinh và quản lý người học. 20
29. - Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy định của pháp luật. - Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa. - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội. - Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo. - Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội. - Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường. - Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật. - Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường. - Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường. - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường. - Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật. 21
30. - Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục. - Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Bộ Nội vụ. - Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật. - Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật. - Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm: Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: Phòng Quản lý đào tạo Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Hành chính – Tổng hợp Phòng Kế hoạch – Tài chính Phòng Quản trị - Thiết bị Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng Phòng Quản lý khoa học và sau đại học Phòng Hợp tác quốc tế Phòng Công tác sinh viên Các khoa: Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền Khoa Tổ chức quản lý nhân lực Khoa Hành chính học Khoa Văn thư – Lưu trữ Khoa Quản trị văn phòng Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội Khoa Nhà nước và pháp luật Khoa Khoa học Chính trị Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 22
31. Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ: Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Tin học Trung tâm Ngoại ngữ Trung tâm Thông tin Thư viện Tạp chí Đại học Nội vụ Ban Quản lý ký túc xã Cơ sở đào tạo trực thuộc: Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác. Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01) 2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng 2.2.1. Vị trí và chức năng Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinhtế - xã hội. 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường; - Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới; 23
32. - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học; - Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tạo; - Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm hoặc khi được Hiệu trưởng phê duyệt; Tự chủ về nguồn thu và sử dụng nguồn thu đúng mục đích phục vụ cho các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của Khoa theo quy định của Trường; - Đối với các khoá học theo học chế niên chế: Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần, quản lý và cấp chứng chỉ học phần, tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý. Thực hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; - Đối với các khoá học theo học chế tín chỉ: phối hợp với Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng tổ chức biên soạn ngân hàng câu hỏi, đề thi, tham gia chấm thi kết thúc học phần theo quy định. Thực hiện việc kiểm tra, đánh giá điểm bộ phận, lập bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên ( Bao gồm điểm chuyên cần và điểm kiểm tra thường xuyên); quản lý và chuyển giao bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên đến các đơn vị liên quan theo quy định của Trường; - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, nâng cao chất lượng đào tạo,đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế; - Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; - Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa; - Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản 24
33. xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội; - Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa; - Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường; - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng 1. Lãnh đạo Khoa -Quyền trưởng khoa: Ths. Nguyễn Mạnh Cường -Phó trưởng khoa: Ths. Nguyễn Thị Kim Chi 2. Các bộ môn trực thuộc Khoa Khoa Quản trị văn phòng hiện có 04 tổ bộ môn: -Tổ bộ môn Quản trị văn phòng -Tổ bộ môn Thư ký văn phòng -Tổ bộ môn Văn bản -Tổ bộ môn Kế toán - Thống kê 2.2.4. Ngành đào tạo Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành: - Ngành Quản trị văn phòng: Bậc Đại học, Bậc Cao đẳng - Ngành thư ký văn phòng: Bậc Cao đẳng, Bậc Trung cấp - Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc học trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng quản trị văn phòng, đại học Quản trị văn phòng. - Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Thư ký văn phòng bậc trung cấp, cao đẳng. - Quản lí đào tạo hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng ngành Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng; từ cao đẳng lên đại học ngành Quản trị văn phòng. - Đối tượng được học liên thông thẳng: từ trung cấp Hành chính văn phòng lên cao đẳng Quản trị văn phòng; từ trung cấp Thư ký văn phòng lên cao đẳng Thư ký văn phòng. 25
34. - Đối tượng được học liên thông chéo lên hệ cao đẳng Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng: các học viên tốt nghiệp trung cấp của các ngành khác (Thư ký văn phòng, Hành chính Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng .v.v) của Trường và của các Trường chuyên nghiệp khác khi có nguyện vọng cũng được dự thi vào ngành học này sau khi học một số môn chuẩn đầu vào. 2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách ra từ Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành chính văn phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008). Trong quá trình hoạt động, Khoa Quản trị văn phòng đạt được nhiều thành tích trên các mặt hoạt động. 2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên Đến nay 100% cán bộ giảng dạy tại Khoa có học vị thạc sĩ, 22% cán bộ đang học NCS; đến năm 2015 Khoa phần đấu 30% đội ngũ cán bộ có học vị Tiến sĩ. 2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật 1 - TS. Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Văn bản quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật soạn thảo. NXB Giáo dục. H 2013. 2 - TS. Triệu Văn Cường, Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Giáo trình Văn bản dùng cho giảng dạy trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. NXB Lao động năm 2006 và tái bản năm 2009. 3 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Giáo trình Lưu trữ (Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ Văn phòng - Thống kê cho công chức cấp xã các tỉnh Tây Nguyên). Năm 2006. 4 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: “Nghiên cứu phương pháp xây dựng các bài tập thực hành môn Văn bản giảng dạy tại Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I”, Đề tài khoa học cấp Trường năm 2007. 5 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: Tập bài giảng Văn bản (Dùng cho các lớp bồi dưỡng ngắn hạn). Hà Nội. Năm 2008. 6 - Ths. Đỗ Thị Thu Huyền: “Nghiên cứu xây dựng hệ thống các văn bản mẫu thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”. Đề tài cấp cơ sở năm 2008. 7 - Ths. Nguyễn Mạnh Cường: “Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải quyết 26
35. công việc của các đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”, Đề tài khoa học cấp Trường năm 2008. 2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển Quan điểm đào tạo của Khoa Quản trị văn phòng: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội: đào tạo cái gì xã hội và doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có”. Sứ mạng: Giúp người học phát huy hết những năng lực tiềm ẩn của chính mình với một văn hoá giáo dục hiện đại; cung cấp cho người học chương trình đào tạo về chất lượng cao về khoa học quản trị - hành chính văn phòng góp phần phát triển nguồn nhân lực phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Tầm nhìn: Trong tương lai, Khoa Quản trị văn phòng phấn đấu trở thành đơn vị đào tạo có chất lượng cao, đạt chuẩn; đào tạo ra được những con người mạnh khoẻ về thể chất, mạnh mẽ về trí lực, đáp ứng được nhu cầu xã hội, sự phát triển và hội nhập của đất nước. (Phụ lục 2) 2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên của nhà trường gồm: Hiệu tưởng, Phòng công tác sinh viên, hệ thống các Khoa, cố vấn học tập và lớp sinh viên. Căn cứ Điều lệ trường đại học, Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quy định hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên phù hợp, bảo đảm thực hiện tốt các nội dung công tác sinh viên. 1.Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý sinh viên. - Chỉ đạo, tổ chức quản lý các hoạt động của công tác sinh viên. Bố trí các nguồn lực nhằm bảo đảm thực hiện tốt các nội dung của công tác sinh viên. -Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ngành và địa phương trong công tác sinh viên; tạo Điều kiện cho sinh viên thực hiện đầy đủ quyền và nhiệm vụ của mình. - Chỉ đạo tổ chức “Tuần Sinh hoạt công dân - sinh viên” đầu khóa, đầu năm và cuối khóa học theo hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo; hằng năm, tổ chức đối thoại 27
36. với sinh viên để cung cấp thông tin cần thiết cho sinh viên, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và giải quyết kịp thời những thắc mắc, nhu cầu chính đáng của sinh viên. - Đảm bảo các Điều kiện để phát huy hiệu quả vai trò của tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Hội Sinh viên Việt Nam trong công tác sinh viên; chú trọng công tác giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống cho sinh viên. - Quyết định sự tham gia của sinh viên mang tính chất đại diện cho cơ sở giáo dục đại học khi có sự huy động của địa phương, các cấp, các ngành hoặc các tổ chức khác. 2.Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của Khoa và các đơn vị phụ trách các nội dung công tác sinh viên của nhà trường và giao cho Phòng công tác sinh viên là đơn vị chủ trì tham mưu, tổng hợp giúp Hiệu trưởng về công tác sinh viên của nhà trường. 3. Chủ nhiệm lớp sinh viên Trưởng khoa phân công giảng viên, viên chức của nhà trường làm công tác chủ nhiệm lớp sinh viên để hỗ trợ quản lý, hướng dẫn các hoạt động học tập và rèn luyện của lớp sinh viên. 4. Ban cán sự lớp - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ học tập, rèn luyện, các hoạt động sinh hoạt, đời sống và các hoạt động xã hội theo kế hoạch của trường, khoa, phòng, ban; - Đôn đốc sinh viên trong lớp chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế về học tập, rèn luyện. Xây dựng nền nếp tự quản trong lớp; - Tổ chức, động viên giúp đỡ những sinh viên gặp khó khăn trong học tập, rèn luyện. Thay mặt cho sinh viên của lớp liên hệ với chủ nhiệm lớp và các giảng viên bộ môn; đề nghị các khoa, đơn vị phụ trách công tác sinh viên và ban giám hiệu nhà trường giải quyết những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ và quyền của sinh viên trong lớp; - Phối hợp chặt chẽ và thường xuyên với tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, và Hội sinh viên Việt Nam trong hoạt động của lớp; - Báo cáo đầy đủ, chính xác tình hình học tập, rèn luyện theo học kỳ, năm học và những việc đột xuất của lớp với khoa hoặc đơn vị phụ trách công tác sinh viên; 28
37. 2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên Các văn bản quy phạm được nhà trường áp dụng để Quản lý sinh viên bao gồm các văn bản sau: - Quy chế học sinh sinh viên các trường Đại học cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số: 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13 tháng 8 năm 2007 của Bộ giáo dục và Đào tạo. - Thông tư 10/2016/TT-BGDĐT về quy chế công tác học sinh sinh viên đối với chương trình đào tạo Đại học hệ chính quy. 2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên. Việc quản lý sinh viên bao gồm nhiều khâu và công việc phức tạp bao gồm các công việc cụ thể như sau: - Chuyên viên của Khoa chịu trách nhiệm quản lý sinh viên tiến hành nhập hồ sơ sinh viên mới được trúng tuyển vào trường với các thông tin như: Họ tên, quê quán, ngày tháng năm sinh, dân tộc - Họ sẽ tiến hành nạp điểm cho sinh viên thuộc Khoa sau mỗi kì thi - Tính điểm trung bình chung cho mỗi kì học - Tiến hành sàng lọc và in danh sách những sinh viên được học bổng, lưu ban, ngừng học, thôi học - In bảng điểm tổng hợp cả bốn năm cho sinh viên - Tìm kiếm hồ sơ sinh viên để bổ sung sửa chữa, bổ sung các thông tin hoặc đáp ứng nhu cầu nào đó. (Phụ lục 3) 2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng Hiện nay tổng số sinh viên khoa quản trị văn phòng lên tới số lượng 1273 sinh viên trong đó tỷ lệ sinh viên đại học chiếm 86.33% trong đó đại học liên thông chính quy chiếm 20% trong tổng só phần trăm sinh viên thuộc hệ đại học, sinh viên cao đẳng chính quy chếm 13,67% trên tổng số sinh viên cả Khoa. Qua đó cho ta thấy được số lượng sinh viên tương đối lớn, vì vậy đòi hỏi người quản lý phải quản lý một cách khoa học và tận dụng tối đa công nghệ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện cho công việc hơn. 29
38. Đây là hình ảnh File Excel tổng hợp tất cả thông tin dữ liệu sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng từ Bậc Cao đẳng cho tới bậc Đại học đều được quản lý tại đây. Qua công cụ quản lý sinh viên bằng Excel từ bậc cao đẳng cho đến bậc học đại học từ khảo sát thực tế này cho ta thấy được việc quản lý sinh viên đã bộc lộ rất nhiều nhược điểm và thiếu sót và công cụ tra tìm mang tính chất thủ công, làm cho việc quản lý sinh viên trở thành một công việc vất vả và nặng nề đối với cá nhân đảm nhiệm công việc này thứ nhất không có phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập trung, không phù hợp với cách quản lý mới , mẫu in báo cáo về thông tin cá nhân hay danh sách của một lớp, hoặc danh sách viêc thống kê sinh viên theo môt tiêu chí nào đó in để phát cho học sinh sinh viên không thống nhất, in để phục vụ cho nhu cầu thông tin cho lãnh đạo. Mỗi khoa quản lý theo kiểu một kiểu khác nhau dẫn đến sự quản lý không được tập trung thống nhất. Việc quản lý thông tin rời rạc không theo một khối thống nhất dẫn đến viêc truy tìm tài liệu rất khó. Vì công cụ chủ yếu để quản lý sinh viên của Khoa là các file Excel rời rạc mỗi lớp được quản lý theo một trang khác nhau như hình ảnh dưới đây là minh chứng cụ thể 30
39. Hình ảnh quản lý sinh viên bằng excel: Đây là file dữ liệu về danh sách thông tin của sinh viên Đại học hệ chính quy - Chuyên ngành Quản trị văn phòng được quản lý bằng excel bao gồm các trường dữ liệu: Mã sinh viên, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Khoa, Tên lớp, CMND, Nơi cấp, Ngày cấp, Nơi sinh. Hình ảnh File quản lý sinh viên đại học liên thông chính quy Các khó khăn trong việc quản lý bằng công cụ như sau : 31
40. Viêc quản lý bằng File Excel thứ nhất ở bảng này khi Lãnh đạo yêu cầu lấy thông tin của các sinh viên thuộc lớp ĐH.QTVP13B thì việc đáp ứng nhu cầu thông tin này nhanh cũng hết thời gian 15 - 30 phút để người nhân viên tìm kiếm lọc những sinh viên thuộc lớp lãnh đạo yêu cầu, còn chưa tính cả thời gian để trích xuất ra một File dữ liệu mới lọc từ file cơ sở dữ liệu gốc lãnh đạo đạo yêu cầu. 2.3.5. Nhận xét, đánh giá “Quản lý Sinh viên" luôn là vấn đền hết sức quan trọng đối với các trường học nói chung và các Khoa trong các trường Đại học nói riêng trong đó quản lý văn bằng, quản lý điểm, quản lý thông tin sinh viên luôn là một yêu cầu không thể thiếu. 2.3.5.1. Ưu điểm Quản lý bằng Excel không mất công xây dựng cốt nhưng vẫn có thể quản lý được, đơn giản thân thiện với người sử dụng. Thông tin đầu vào mang tính chính xác cao vì người dùng nhập bằng thủ công nên sự sai sót hạn chế. Việc quản lý Excel hiện nay là môt công cụ rất mạnh để thực hiện tính toán xử lý và trình bày các bảng tính phong phú và đa dạng. Microsoft Excel là một phần mềm thân thiện, phổ biến mà bất kì ai cũng có thể sử dụng được mà không cần tìm hiểu quá sâu hay phải tồn nhiều chi phí để tìm hiểu sâu về cấu trúc cũng như chức năng của nó vậy nên quản lý bằng Excel được ứng dụng trên tất cả các lĩnh vực cuộc sống. Bởi tính phổ biến này nên việc sử dụng Excel làm cộng cụ để quản lý là một việc đơn giản và trở nên phổ biến đối với mọi người. Excel hỗ trợ tối đa việc trao đổi dữ liệu dùng excel dễ dàng và thuận tiện trong việc trao đổi file thông tin với nhau. Excel hỗ trợ người dùng thao tác, hiệu chỉnh bảng sửa dữ liệu dễ dàng, có thể tự do thêm bớt, sửa xóa bảng biểu, công thức, số liệu theo ý muốn mà không cần phải chờ sự can thiệp từ nhà cung cấp. 2.3.5.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc quản lý dữ liệu bằng Excel cũng mang lại không ít khó khăn cho người dùng như: Từ thực tế quản lý bằng các file Excel rời rạc trên cho thấy để trích xuất và quản lý thông tin sinh viên một cách khoa học hiệu quả bằng cách sử dụng quản lý bằng Excel không hề dễ dàng, một mặt vừa có thể kiểm soát được sĩ số của các lớp, 32
41. niên khóa, ngành, bậc, hệ và ngoài ra trích xuất các thông tin thống kê số lượng giới tính nam và giới tính nữ, các sinh viên thuộc dân tộc, tôn giáo, hộ nghèo, Đảng viên, nghiên cứu khoa học của sinh viên, thông tin về số điện thoại của sinh viên làm lớp trưởng của các lớp nếu không có công cụ tra cứu hiện đại và hữu ích thì đây được xem là một việc không thể thực hiện bằng Ecxel từ đó dẫn đến khó khăn đối với người quản lý sinh viên thuộc Khoa. Những năm trước đây, quản lý sinh viên chủ yếu sử dụng bằng hệ thống sổ sách. Quyết định, văn bằng, chứng chỉ, tài liệu, sổ đăng bạ ngày một nhiều thêm. Số lượng học sinh, sinh viên còn ít, nên việc quản lý, xử lý thông tin không gặp nhiều khó khăn, thời gian xử lý công việc phù hợp đối với việc quản lý sinh viên bằng Excel. Nhưng hiện nay số lượng và khối lượng công việc, số lượng sinh viên đông, nhiều lớp, khóa, hệ, nhiều ngành thì việc xử lý thông tin không phải là công việc đơn giản nữa vì khối lượng công việc tăng lên rất nhiều lần đòi hỏi phải xây dựng một Form chuẩn chung cho tất cả các yêu cầu tìm kiếm và trích xuất thông tin. Chính vì vậy, việc quản lý cũng như tìm kiếm thủ công không thể đáp ứng nhu cầu mỗi khi lãnh đạo hay học sinh, sinh viên cần, tốn nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả công việc không cao, đôi khi còn thiếu sót thông tin, dẫn đến thông tin bị sai lệch, chưa phản ánh đúng hết thông tin về sinh viên. Do đó, để quản lý và xử lý thông tin nhanh, chính xác cần phải xây dựng một hệ thống phần mềm xử lý và quản lý thông tin để phù hợp với xu thế hiện nay. Qua các khóa học từ bậc Trung cấp, cao đẳng cho đến bậc học đại học việc quản lý đã bộc lộ một số nhược điểm chưa phù hợp, không có phần mềm quản lý, File cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập trung, không phù hợp với cách quản lý mới , mẫu danh sách lớp phát cho từng lớp không thống nhất, mỗi khoa thiết kế theo một kiểu. Phải thao tác thành thạo Excel mới làm nhanh và chính xác được: Quản lý file dữ liệu bằng Excel đòi hỏi người dùng phải thành thạo các hàm và các chức năng trong Excel như SUMIF, Sort and Filter, Vlookup, Pivot Table Chỉ một thao tác không chuẩn thì dữ liệu nhập vào sẽ không tính toán được. Đó là chưa kể đến tình huống xuất hiện một công tác bị bỏ sót, người lập sẽ phải chạy lại từ đầu, tính toán lại từ đầu, cân chỉnh từ đầu Việc này chiếm rất nhiều thời gian, nhưng lại thường xuyên xảy ra khi sử dụng dự toán bằng Excel. Rõ ràng với những người mới vào nghề, những người còn non kém về kỹ năng sử dụng Excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn và bất lợi. 33
42. Vậy nên sử dụng Excel tính bảo mật không cao, quản lý bằng Excel ko có chức năng phân cấp quyền truy cập nên chỉ dùng được các mật khẩu để đặt làm bảo mật thông tin nhưng hiện nay hách cơ với sự tinh vi ngày càng nhiều trên các ứng dụng tràn lan các phần mềm phá Lock mạnh nên có thể dễ dàng phá các mã của người sử dụng nên việc ăn cắp thông tin là việc không hề khó đặc biết đối với các trường hợp người dùng không biết dùng các kí tự đặc biệt kết hợp với chữ và số để nâng cao tính bảo mật. 2.3.5.3. Kiến nghị Để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu hiện nay của Khoa quản trị văn phòng về việc thu thập và xây dựng dữ liệu quản lý thông tin sinh viên của Khoa để thuận tiện cho công tác quản lý, làm phương tiện tổng hợp, lưu trữ và chiết xuất các danh sách lớp, niên khóa, hệ, bậc, tôi mạnh dạn đề xuất ý kiến lãnh đạo khoa xây dựng phần mềm quản lý sinh viên bằng Access để làm công cụ quản lý nhằm khắc phục những tồn tại khi xử lý bằng phương pháp thủ công hiện tại, cần triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu, từ đó có thể dùng các công cụ tra cứu tự động. Để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu hiện nay của Khoa quản trị văn phòng về việc thu thập và xây dựng dữ liệu quản lý thông tin sinh viên của Khoa để thuận tiện cho công tác quản lý, làm phương tiện tổng hợp, lưu trữ và chiết xuất các danh sách lớp, niên khóa, hệ, bậc, tôi mạnh dạn đề xuất ý kiến lãnh đạo khoa xây dựng phần mềm quản lý sinh viên bằng Access để làm công cụ quản lý nhằm khắc phục những tồn tại khi xử lý bằng phương pháp thủ công hiện tại, cần triển khai ứng dụng Công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu, từ đó có thể dùng các công cụ tra cứu tự động. Cơ sở dữ liệu access là một đối tượng gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó. Hệ thống phần mềm quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên được thiết kế theo các Modul độc lập. Mỗi modul thực hiện một chức năng trong chương trình. Mỗi công việc gắn với một modul, giúp cho việc quản lí hệ thống được thuận lợi cho việc kiểm soát lỗi và tính mở của phần mềm nâng cao hơn. Phần mềm quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên được xây dựng bằng công cụ Access tôi đề xuất có ưu điểm như sau: 34
43. Thứ nhất : Giải quyết công tác thống kê mà trên ứng dụng excel đang sử dụng không làm được theo tiêu chí nhanh gọn, chính xác cung cấp thông tin kịp thời trong giải quyết công việc cũng như trong quá trình quản lí cơ sở dữ liệu của sinh viên. Thứ hai : Phần mềm này có một số tiện ích có thể tra cứu ngay các văn bản có liên quan đến vấn quan đến các vấn đề như Biên bản đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên, quyết định bảo lưu, thôi học Thứ ba : Phần mềm này còn có thể tách lấy dữ liệu từ excel, khi các đơn vị nhập dữ liệu từ excel thì phần mềm có thể tự động đưa các dữ liệu thông tin vào phần mềm quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên dễ dàng cho việc quản lí, thuận tiện cho quá trình sử dụng. Thứ tư: Tổng hợp, thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau như mã sinh viên, hệ, bậc, lớp, ngành, niên khóa, giới tính, dân tộc, tôn giáo, theo từng đối tượng cụ thể như vậy sẽ rất thuận lợi cho người quản lí và sử dụng. Thứ năm: Việc ứng dụng phần mềm đã xây dựng trong Access giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm bớt thời gian, nguồn lực cho việc quản lý và công tác đánh giá. Thứ sáu: Việc truyền dẫn, trích dẫn, truy nhập dữ liệu bảo đảm an toàn và in ấn một cách nhanh chóng. Do thời gian hạn chế cũng như giới hạn của đề tài nên tôi chỉ xây dựng được tiện ích quản lý thông tin sinh viên từ phần mềm được xây dựng bằng Access ngoài tiện ích quản lý dữ liệu sinh viên sau này nếu có điều kiện có thể phát triển các tiện ích của phần mềm lên để mở rộng chức năng quản lý như quản lý văn bằng, quản lý điểm sinh viên của Khoa. 2.4. Tiểu kết Do thời gian hạn chế cũng như giới hạn của đề tài nên đề tài chỉ xây dựng được tiện ích quản lý thông tin sinh viên từ các phần mềm được xây dựng trên Access ngoài tiện ích quản lý dữ liệu sinh viên sau này có điều kiện phát triển mở rộng các tiện ích khác của phần mềm như quản lý văn bằng, quản lý điểm của sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng. Kết quả nghiên cứu này bao gồm: Phần mềm quản lí sinh viên xây dựng bằng tiện ích Access, đĩa CD dùng để cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm và sản phẩm cuối cùng là bài khóa luận. 35
44. CHƯƠNG 3 ĐƯA RA PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. 3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin. Phân tích hệ thống thông tin theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai đoạn này để xây dựng được các biểu đồ logic mô tả các chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Quản lý cơ sở dữ liệu học sinh, sinh viên là lĩnh vực quản lý có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, từ khâu nhập dữ liệu đầu vào đến khi ra trường. Khi tổ chức có nhu cầu tuyển dụng học sinh, sinh viên mới, các chuyên viên xây dựng kế hoạch dựa trên cơ sở của các đơn vị yêu cầu, từ đó xây dựng các tiêu chuẩn, ra thông báo, tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển, thi tuyển, quyết định trúng tuyển nếu đạt yêu cầu. Nhà trường sẽ lập hồ sơ cá nhân. Các thông tin về học sinh, sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ: Bao gồm quá trình học tập, rèn luyện, khen thưởng, điểm của từng kỳ, quá trình khen thưởng, kỷ luật, quyết định lên lớp lưu ban, quyết định công nhận tốt nghiệp Ngoài những nghiệp vụ chuyên môn trên, hoạt động thống kê, tổng hợp, báo cáo hàng năm cũng là hoạt động chuyên môn hết sức quan trọng. Trên cơ sở các số liệu để xây dựng kế định mức, kế hoạch phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo, để từ đó đưa ra những quyết định chính xác. 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu Để quản lý và tổng hợp các thông tin về nhân lực cần xác định các trường thông tin cần quản lý. Các thông tin ở đây cần được chuẩn hoá từ độ dài đến tên gọi, nhằm mục đích kết nối thông tin. Mặt khác, cần xác định các biểu mẫu cần thiết phục vụ công tác thống kê, tổng hợp, tra tìm thông tin, từ đó cần liệt kê tất cả các thông tin liên quan đến học sinh, sinh viên. 36
45. Dữ liệu đầu ra được trích xuất từ thông tin dữ liệu đầu vào, từ thông tin đầu vào có thể tạo thành nhiều bảng biểu báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. - Hệ thống thông tin được tổ chức thống nhất theo mô hình từ trên xuống dưới. Dựa trên quy trình phân tích nghiệp vụ chuyên môn, từ đó xây dựng các chức năng của hệ thống. Sau khi hình thành các chức năng của hệ thống, xây dựng các mối liên kết theo quy trình nghiệp vụ quản lý và xây dựng các mô hình luồng dữ liệu. - Các luồng thông tin đầu vào: Luồng thông tin bao gồm các thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi bộ phận có lượng thông tin riêng, các thông tin có thể chia làm ba loại: - Các công cụ tra cứu: Là công cụ dùng để tra cứu các thông tin trong hệ thống. Cần xây dựng các công cụ tra cứu theo nhiều hình thức khác nhau, từ đơn giản (tuần tự) đến phức tạp (tổ hợp), từ thông tin gần chính xác (bao hàm) đến độ chính xác cao (từ khoá). Từ kết quả tra cứu, xây dựng các biểu mẫu động để lấy ra các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng. - Luồng thông tin ra: Thông tin ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu cụ thể. Thông tin đầu ra cần xây dựng trên mô hình các biểu mẫu cố định (có xác định trước các trường thông tin) và biểu mẫu động (các trường thông tin theo yêu cầu của người sử dụng). - Các biểu mẫu báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là thông tin đầu ra dựa trên việc tổng hợp và xử lý thông tin đầu vào. Việc thiết kế các biểu mẫu cần lựa chọn các trường thông tin, sao cho biểu mẫu phản ánh được hết nội dung vấn đề cần xử lý. 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu (dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Trong xử lý thông tin có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau. Trong phần này chúng ta đề cập tới 4 công cụ chủ yếu: 37
46. 3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). Như đã phân tích hệ thống bao gồm hai công việc: Phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Trong phần này sẽ xem xét phần phân tích dữ liệu. Dữ liệu có tính độc lập tương đối và là đối tượng của xử lý. Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD). Hệ thống dữ liệu được lưu trữ lâu dài: - Thông tin gì sẽ được lưu giữ, loại thông tin dữ liệu gì? - Mối liên quan: Xác định liên quan giữa các dữ liệu. Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho một khuôn dạng hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong quá trình nhận thức và biểu diễn các dữ liệu sử dụng trong hệ thống thông tin, đồng thời chỉ rõ được cấu trúc của dữ liệu. Phương pháp thực hiện được thể hiện theo hai cách tiếp cận: + Mô hình thực thể liên kết: Phương pháp này trực quan đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay dư thừa. + Mô hình quan hệ: Xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đến các lược đồ quan hệ. Phương pháp này đi từ dưới lên, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý. 3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết. 1. Khái niệm mô hình thực thể liên kết Mô hình thực thể liên kết là công cụ thành lập lược đồ dòng dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mô hình là xác định các yếu tố: - Dữ liệu nào cần xử lý. - Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu. Để xây dựng biểu đồ BCD trước tiên cần phải thu nhập thông tin theo ba yếu tố sau: + Kiểu thực thể (Entities Type). + Kiểu liên kết (Entities Relationship Type). + Các thuộc tính (Attributes). 2. Thực thể và kiểu thực thể Thực thể: Là một vật thể, một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng, hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó giữ, cần phản ánh trong hệ thống thông tin. 38
47. - Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong một tổ chức, một hệ thống, nó có thể là đối tượng cụ thể hay trừu tượng. Thực thể phải tồn tại, cần lựa chọn có lợi cho quản lý và phân biệt được. Các kiểu thực thể thường được tìm thấy từ ba nguồn: - Các tài nguyên: Vật tư, tài chính, con người, môi trường. - Các giao dịch: Các thông tin đến từ môi trường bên ngoài nhằm kích động một chuỗi các hoạt động nào đó của hệ thống chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, điểm thi, - Các thông tin đã cấu trúc hóa: sổ sách, hồ sơ, các bảng biểu quy định. Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể hoặc một lớp các thực thể có cùng đặc trưng, cùng bản chất. Thể hiện thực thể là một thực thể cụ thể, nó là một phần tử trong tập hợp hay lớp của kiểu thực thể. Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết. Mỗi một thực thể bao gồm một số thuộc tính và phân thành 4 loại thuộc tính phổ biến: + Thuộc tính tên gọi (định danh): Thuộc tính định danh như Họ và tên, Tên hàng, Lớp. + Thuộc tính mô tả: Các dữ liệu gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất, các đặc trưng của thực thể và là thuộc tính không khóa. + Thuộc tính kết nối: Nhận diện thực thể trong kiểu thực thể hay mối liên kết. Thuộc tính này dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết. Thuộc tính kết nối là khóa ở quan hệ này và được mô tả ở quan hệ khác. + Thuộc tính khóa: Dùng để phân biệt các thực thể hay liên kết. Khóa có thể là khóa đơn hay khóa kép. Thuộc tính này xác định sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể. Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của thực thể (dòng), bước tiếp theo là xác định những thông tin nào cần phải được lưu giữ cho mỗi thực thể 3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ Mô hình dữ liệu được dùng không chỉ là một công cụ phân tích và thiết kế mà còn được dùng như một phương pháp kiểm tra các yêu cầu của người sử dụng. 39
48. Quan hệ (liên kết) là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự ràng buộc về quản lý. Kiểu quan hệ (liên kết) là tập các liên kết cùng bản chất. Giữa các kiểu thực thể có thể tồn tại nhiều mối quan hệ (liên kết), mỗi mối quan hệ liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các quan hệ bằng đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể. Các dạng kiểu quan hệ (liên kết): Giả sử ta có các thực thể A, B, C, D, Kiểu quan hệ là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia. Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể: - Một - Một: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có một thực thể trong B và ngược lại. Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu với một dòng trong A chỉ có duy nhất một dong trong B và ngược lại. A 1-1 B - Một - Nhiều: giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể trong A có nhiều thực thể trong B, nhưng ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A Giả sử cùng hai bảng thực thể A và B trên, quan hệ một - nhiều là tồn tại nếu: + Với mỗi dòng trong bảng A có nhiều trong bảng B. + Với mỗi dòng trong bảng B chỉ có một và chỉ một dòng trong bảng A. A 1-N B 3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng. 3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết ( Link entity diagram design) Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD, đã làm rõ các chức năng được thi hành như thế nào để tạo ra và lưu trữ dữ liệu. Qua đó xác định được thông tin cần lưu trữ (hay còn gọi là các thực thể) như sau: 40
49. o Bảng danh mục Bậc: Lưu thông tin các bậc đào tạo. o Bảng danh mục Hệ: Lưu thông tin về hệ đào tạo. o Bảng danh mục Ngành: Lưu thông tin về các ngành đào tạo của Khoa QTVP o Bảng danh mục Khóa: Lưu thông tin về các Khóa học. o Bảng danh mục Lớp: Lưu thông tin về các Lớp học. o Bảng danh mục Dân tộc: Lưu thông tin về các Dân tộc. o Bảng danh mục Tôn giáo: Lưu thông tin về Tôn giáo o Bảng Sinh viên: Lưu thông tin về học sinh sinh viên. o Bảng Quốc tịch: Lưu thông tin về Quốc tịch của sinh viên o Bảng Hiện trạng: Lưu trữ các thông tin về hiện trạng như bảo lưu thôi học, đang học, đã ra trường vv của sinh viên. o Bảng số điện thoại lớp Trưởng lưu các thông tin của lớp trưởng o Và còn có một số bảng khác như Bảng Khối, Giới tính,Cố vấn học tập 41
50. Hình ảnh: Bảng thực thể liên kết phục vụ cho Bảng Sinh viên- Bảng dữ liệu chính - Các lược đồ quan hệ của hệ thống: - Bangnienkhoa(NK) - BangcapdetaiNCKH (Tencap) - Bang nganh( Tennganh). - Bangbac(Tenbac) - Banghe(Tencache). - Banglop(Malop, tenlop, Nienkhoa, Bac, He, , , ) - BangSV(MaSV, Hoten, QueQuan, Gioitinh, Dantoc, Lop, Nganhhoc, Bachoc, Tongiao, SDT, Email, Chon, La DV, Hientrang, Sohoso, Ghichu) - Và một số bảng phụ khác nữa 42
51. 3.3. Kết cấu một số Bảng tượng trưng. 3.3.1. Bảng Bậc (Tên bảng: Bang_Bac) Bảng bao gồm: Trường dữ liệu( Field Name): Bac Kiểu dư liệu( Data type): Text Chú thích (Discription): Bậc 3.3.2. Bảng danh Khoa ( Tên bảng: Bangkhoa) Bảng bao gồm: Tên trường dữ liệu (Field Name): Detaicap Kiểu dữ liệu (Data type): Text Ghi chú (Disciption): Đề tài cấp 43
52. 3.3.3. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) Bảng bao gồm: Tên trường dữ liệu (Field Name): Chucvu Kiểu dữ liệu (Data type): Text Ghi chú (Disciption): Chức vụ 3.3.4. Bảng danh mục Lớp ( Tên bảng: Banglop) Bảng bao gồm: Tên trường dữ liệu (Field Name): Malop,Tenlop,Nganh,Bac,He, Nienkhoa Kiểu dữ liệu (Data type): Text Ghi chú (Disciption): Mã lớp, Tên lớp, Ngành, Bậc, Hệ, Niên khóa 44
53. 3.3.5. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên( Tên bảng: Bang_SV) Bảng bao gồm: Tên trường dữ liệu (Feld Name): MaSV;Hoten;Ngaysinh; Quequan;Dcthuongtru;Lop; Dantoc; Nhomtongiao,Hientrang; Quoctich,CVHT,CMND;Email ; SDT; LaDangvien;Lahongheo. Kiểu dữ liệu (Data type): Text, Date/time, Yes/No. Ghi chú (Disciption): Mã sinh viên, Chọn, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, DC thường trú, Quê quán, Lớp, Dân tộc, nhóm dân tộc,hiện trạng, quốc tịch, CVHT,CMND,Email, SDT,La DV Tổng cộng có 30 bảng bao gồm cả chính và phụ. Trong đó Bảng sinh viên là bảng chính và 29 bảng khác hỗ trợ cho bảng sinh viên. 3.4. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau (Create multiple links between tables) Sau khi xây dựng các bảng dữ liệu, để các bảng dữ liệu có mối liên kết và hỗ trợ cho nhau thì người lập trình phải thực hiện quá trình tạo liên kết một nhiều giữa Bảng chính là bảng sinh viên với các bản khác như: Bảng tôn giáo, bảng Niên khóa, bảng Bậc Hình ảnh minh họa: kết quả sau khi người lập trình tạo liên kết một nhiều giữa các bảng. 45
54. 3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng ( The functional hierarchy diagram) Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng từ mức tổng thể cao nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn để tạo thành một cây chức năng. Cây chức năng xác định cụ thể một cách rõ ràng cho từng chức năng trong hệ thống. Sau khi tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý dữ liệu của sinh viên Khoa Quản tri văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, mô hình tổ chức hệ thống quản lý dữ liệu Sinh viên Khoa nên tổ chức theo biểu đồ phân cấp chức năng như sau: 46
55. Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống Quản lý thông tin sinh viên Quản trị hệ Cập nhật Tra cứu In ấn Trợ giúp thống dữ liệu thông tin Quản trị người Danh sách SV nghiên Tra cứu In danh sách Hướng dẫn dùng cứu khoa học Thông tin lớp sử dụng Quản lý thông tin Danh sách Lớp,Hệ,NK,Bâc,NK sinh viên Cập nhật danh sách SV Cập nhật SV thuộc tôn giáo,Dân tộc,Quê quán Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường 3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống ( System administration functions) - Chức năng này dùng để phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin của người quản trị hệ thống. Trong phần phân quyền cần chia thành 3 mức khác nhau, dùng cho quản trị hệ thống, dùng cho chuyên viên chuyên trách quản lý cơ sở dữ liệu và cho các đối tượng viên chức khác. Tuỳ theo từng mức, lựa chọn quyền phù hợp theo quy định của đơn vị. Hệ thống khi xây dựng cần phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo mật cho hệ thống và an toàn cho dữ liệu. Mục đích của việc bảo mật là đảm bảo những bí mật về số liệu, thông tin cá nhân, tránh sự truy cập bất hợp pháp của người không có nhiệm vụ. Mỗi người sử dụng khi truy cập hệ thống phải được cấp quyền sử dụng. Khi muốn làm việc với hệ thống phải vào mật khẩu và tên người sử dụng, nếu tên người sử dụng đã được đăng ký trên hệ thống, khi đó mới có thể làm việc được trên hệ thống. Cần có cơ chế đổi mật khẩu, đổi quyền truy cập hoặc loại bỏ quyền truy cập khi chuyên viên không được giao quyền. 47
56. Người quản trị hệ thống có quyền cấp hoặc loại bỏ quyền sử dụng cho các chuyên viên theo chức năng nhiệm vụ được Ban Giám hiệu phê duyệt. - Sao lưu dữ liệu: Để đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin, cần phải sao lưu dữ liệu để tránh những sự cố có thể xảy ra. Để thuận tiện cho chuyên viên quản lý hệ thống quản lý nhân lực, cần xây dựng công cụ tiện ích để thực hiện việc sao lưu dữ liệu sau khi cập nhật, khai thác thông tin. 3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu Chức năng cập nhật thông tin dùng để cập nhật thông tin liên quan đến hệ thống quản lý nhân lực. Trong phần cập nhật bao gồm: - Cập nhật danh sách sinh viên theo niên khóa, bậc, hệ, niên khóa, lớp: Chức năng này giúp người dùng để cập nhật hồ sơ cá nhân theo các trường thông tin được định dạng theo cấu trúc thông tin đầu vào bao gồm: Mã SV, tên SV, quê quán, lớp, hệ, bậc - Cập nhật sinh danh sách viên thuộc dân tộc hay dân tộc cụ thể: Chức năng này giúp người dùng dễ dàng lấy ra các các học sinh, sinh viên là đối tượng thuộc một dân tộc cụ thể, hay thuộc vào nhóm sinh viên là dân tộc. Trong phần cập nhật, cần xây dựng các công cụ về thay đổi thông tin gồm: nhập thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin và ghi dữ liệu. Các chức này cần thiết kế các cảnh báo để người dùng nhận biết khi có thay đổi về thông tin. - Cập nhật danh sách sinh viên thuộc nhóm tôn giáo hay các sinh viên thuộc đối tượng tôn giáo cụ thể: Giúp người dùng lấy ra danh sách những sinh viên thuộc tôn giáo cụ thể hay thuộc nhóm đối tượng tôn giáo để phục vụ cho một mục đích nhất định. - Cập nhật danh sách những sinh viên đã bảo lưu, thôi học, xóa tên Lấy ra danh sahs các sinh viên đã thôi học, bảo lưu, hay xóa tên của Khoa khi lãnh đạo yêu cầu - Cập nhật thông tin sinh viên đã ra trường như: Tình hình việc làm sau khi ra trường, chức vụ, khối cơ quan làm việc - Cập nhật thành tích về NCKH: Danh sách sinh viên của Khoa đã tham gia vào nghiên cứu khoa học -Cập nhật số điện thoại của lớp trưởng các lớp: Danh sách tên số điện thoại lớp trưởng của các lớp để tiện theo dõi và tra tìm. 48
57. 3.5.3. Chức năng tra cứu thông tin: Chức năng tìm kiếm là chức năng thường sử dụng nhất trong chương trình. Tuỳ thuộc vào yêu cầu khai thác thông tin để xây dựng công cụ tra cứu. Có thể xây dựng các công cụ tra cứu theo nhiều phương thức khác nhau. Xây dựng bộ từ khoá, xây dựng khung phân loại thông tin, tìm tuần tự hoặc theo phương thức tổ hợp. Thông thường, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin là nhanh nhất, sau đó tìm theo từ khoá. Tìm kiếm tổ hợp thực hiện chậm hơn, phức tạp hơn. Thuật toán tìm kiếm rất quan trọng, do đó cần lựa chọn phương pháp phù hợp. Đối với chức năng tìm kiếm lựa chọn phù hợp với việc tra tìm thông tin của học sinh, sinh viên ở đây bào gồm việc tìm theo: Niên khóa, hệ, bậc, lớp, dân tộc, tôn giáo, các công trình nghiên cứu khoa học từ ngày đến ngày Hình ảnh về các tiêu chí tra tìm. 49
58. 3.5.4. Chức năng in ấn Chức năng in ấn, dùng để in thẻ sinh viên hoặc in danh sách sinh viên theo chủ đề theo các biểu mẫu đã được xác định các trường thông tin đầu ra. Để tiện cho chức năng in ấn thì người lập trình đã xây dựng một nút dành riêng cho in ấn hoặc người sử dụng có thể sử chức năng in ấn có sẵn trong Report một trong các tiện ích của Access. Hình ảnh sử dụng nút chức năng in ấn của người lập trình lập sẵn. Ngoài ra người dùng có thể in danh sách theo cách thông thường giống như chức năng in trong Word và Excel. 50
59. Hình ảnh minh họa cho việc sử dụng chức năng in trong Repost có sẵn trong tiện ích Access. 3.5.5. Chức năng trợ giúp Chức năng trợ giúp (Command Help) cho phép hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý hệ thống dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. Ở chức năng trợ giúp này người lập trình đã xây dựng hai loại hình hướng dẫn sử dụng bằng File Word và File Video, người dùng có thể lựa chọn hình thức hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu mong muốn. 51
60. Hình ảnh minh họa cho chức năng hướng dẫn người dùng (Help) 3d.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access Phần mềm Quản lí sinh viên khoa Quản trị văn phòng được viết bằng tiện ích Access, chạy được trên các máy tính cài bộ Office 2003, 2007, 2010, 2013 và không cần phải cài đặt. Tuy nhiên trước khi sử dụng cần phải kích hoạt Macro cách làm như sau: 3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003 +Khởi động Access 2003 +Nháy vào Tools \ Macro \ Security +Đánh dấu kiểm vào mục Low +Bấm OK +Chọn Yes Đóng cửa sổ chương trình và mở lại 3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007 Lỗi có thể xảy ra đối với các phần mềm viết trên Access như: không hiện ảnh, không hiện số tiền, để khắc phục tình trạng này bạn phải kích hoạt Macro, cách làm như sau: -Nháy vào Start \ Programs \ Microsoft Office \Microsoft Office Access 2007 -Nháy vào nút Office Button chọn Access Options 52
61. +Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings +Nháy vào Macro Settings bên trái +Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros +Bấm OK, OK 3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 +Nháy vào File chọn Options +Nháy vào mục Trust Center ở bên trái và nháy vào Trust Center Settings +Nháy vào Macro Settings bên trái +Nháy vào mục Macro Settings, đánh dấu vào mục Enable all macros +Bấm OK, OK 3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt Đây là khâu rất quan trọng vì liên quan đến ngày sinh của sinh viên, để đảm bảo tính chính xác của ngày sinh bạn phải thiết lập ngày sinh theo kiểu người Việt. Để thiết lập ngày, tháng, năm bạn làm như sau: 3.6.2.1. Đối với WinXP +Nháy vào Start \ Settings \ Control Panel +Nháy đúp vào biểu tượng quả cầu có chữ Regional and Language +Nháy vào mục Customize +Nháy vào nhãn Date 53
62. +Tại mục Short date format bấm chọn dd-MM-yyyy +Tại mục Date separato chọn dấu phân cách là dấu gạch ngang hay gạch chéo +Tại mục Long date format chọn dd-MM-yyyy +Bấm OK, OK 3.6.2.2. Đối với Win7 +Nháy vào nút Start chọn Control Panel +Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language +Nháy vào mục Additional settings +Nháy Nhãn Date +Mục Short date chọn dd-MM-yyyy +Mục Long date chọn dd-MM-yyyy bấm OK 3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta +Nháy đúp vào biểu tượng đồng hồ trên thanh tác vụ góc phải đáy màn hình 54
63. +Nháy vào mục Change date and time settings +Nháy vào mục Change time Zone để chọn múi giờ +Trong mục Time zone chọn (UTC+07:00)Bangkok,Hanoi,Jakarta +Bấm OK 3.6.4. Khởi động phần mềm +Nháy đúp chuột vào tập tin QLSV +Giao diện chương trình hiện ra như sau: 55
64. +Có 3 lựa chọn đó là: Người khai thác,người cập nhật, người quản trị -Nếu đăng nhập với quyền người khai thác thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ bị mờ và người dùng chỉ có quyền khai thác thông tin, không có quyền cập nhật. -Nếu đăng nhập với quyền người cập nhật thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật khai thác thông tin, không có quyền thay đổi mật khẩu. Nút đổi mật khẩu bị mờ 56
65. -Nếu đăng nhập với quyền người quản trị thì sau khi khai báo tên đăng nhập, mật khẩu và bấm OK tất cả các nút lệnh sẽ hiện ra và người dùng có quyền cập nhật, khai thác thông tin, và có quyền thay đổi mật khẩu đối với người dùng khác. 3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu Trước khi sử dụng phần mềm chúng ta phải chuẩn hóa dữ liệu, việc chuẩn hóa dữ liệu nhằm mục đích làm cho dữ liệu được thống nhất, tiết kiệm thời gian nhập và đảm bảo tính chính xác, cách làm như sau: +Nháy vào nút Chuẩn hóa Nháy chuột vào nút bổ sung thông tin 57
66. +Tiến hành bổ sung vào các mục tương ứng Người quản trị muốn bổ sung thông tin như thêm danh sách sinh viên khóa mới thì chọn vào nút “Thông tin sinh viên” Trên thanh công cụ như hình minh họa và tiền hành nhập thông tin mới mà mình muốn bổ sung, trong hai trường hợp có thể bổ sung bằng tay hoặc cập nhật từ file Excel mình đã tạo ngoài. 3.6.6. Cập nhật dữ liệu Có 2 cách cập nhật dữ liệu vào phần mềm đó là nhật dữ liệu đã có sẵn từ File Excel thông qua một nút lệnh và cập nhật trực tiếp vào phần mềm Cập nhật dữ liệu từ Excel thông qua một nút lệnh 58
67. +Nháy vào nút Nhập từ Excel +Bấm nút OK hộp thoại hiện ra nháy vào Yes, các dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào phần mềm 59
68. Cập nhật dữ liệu trực tiếp vào phần mềm +Nháy vào nút Nhập sinh viên +Bấm chọn các tiêu chí gồm: Niên khóa, Bậc, Hệ, Lớp Nháy vào đây để trở về Sở dĩ phải chọn các tiêu chí trước khi nhập bởi vì sau một thời gian đào tạo số lớp do khoa quản lí sẽ tăng lên rất nhiều việc tìm lớp lên đến hàng chục, hàng trăm lớp. Chính vì vậy phần mềm phải thiết kế để loại bỏ các lớp. Trước tiên là các lớp chỉ hiển thị theo niên khóa, tiếp theo là theo bậc, theo hệ và đến tiêu chí cuối cùng số lớp hiện ra sẽ ít để người dùng lựa chọn. 60
69. 3.6.7. Sao lưu dữ liệu Để tránh mất dữ liệu trong phần mềm có thể do Virus hay do người dùng vô tình gây ra có thể sau 6 tháng hay 1 năm ta phải sao lưu dữ liệu ra 1 File Excel và nén lại, sau này nếu dữ liệu bị xóa mất ta có thể dùng File Excel dự phòng để nạp lại, để thực hiện việc sao lưu dữ liệu ta thực hiện các bước sau: +Khởi động chương trình +Khai báo quyền đăng nhập là Cập nhật hoặc quyền Quản trị +Bấm OK +Nháy vào nút Sao lưu dữ liệu hộp thoại hiện ra bấm OK +Chương trình sẽ tự động sao lưu thành File Excel chứa tất cả các dữ liệu mà bạn đã cập nhật, bạn đổi tên File Excel và ghi nhớ mốc ngày sao lưu. Chú ý: Khi xuất ra File Excel riêng cột ngày sinh sẽ định dạng tháng là tiếng Anh, để chuyển sang định dạng theo kiểu người Việt bạn bôi đen cột ngày sinh, trong thí dụ này là bôi đen cột D, nháy chuột phải vào vùng bôi đen chọn nhãn Number, chọn Date. 61
70. +Bấm OK Kết quả ta sẽ có ngày tháng năm theo kiểu người Việt 3.6.8. Các báo cáo của phần mềm Với tiêu chí của phần mềm là quản lí sinh viên thuộc khoa Quản trị văn phòng quản lí vì vậy phần mềm chủ yếu giải quyết các yêu cầu về quản lí sinh viên, các báo cáo gồm: 3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo Thí dụ 1: Thống kê sinh viên của khoa Với yêu cầu này người dùng chỉ cần bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Tìm theo niên khóa, chọn mục Thống kê SV của khoa là xong. Thí dụ 2: Thống kê sinh viên theo niên khóa +Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa 62
71. +Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên theo niên khóa. Thí dụ 3: Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa +Với yêu cầu này người dùng phải khai báo niên khóa +Phải đánh dấu kiểm vào mục Sinh viên nghèo +Bấm vào Menu (Thực đơn) Tra tìm báo cáo chọn mục Thống kê sinh viên nghèo theo niên khóa 3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo 3.6.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo 63
72. 3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo 3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo 3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo 3.6.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo 64
73. 3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo Chương trình cho phép xuất ra 134 báo cáo với các tiêu chí khác nhau 3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa Với chức năng tra cứu thông tin ta có ba cách tra cứu như sau: Thứ nhất tra cứu bằng cách nhập mã sinh viên, cách thứ hai trong trường hợp không người truy cập không nhớ được mã sinh viên thì người lập trình đã thiết kế chức năng tra tìm thông tin sinh viên bằng cách nhập họ tên sinh viên vào họ tên để tìm, tuy nhiên sau khi nhập họ tên thì các trường hợp sinh viên trùng tên nhau là chuyện không tránh khỏi nên người truy cập thông tin lại mất công dò tìm trong số list data vừa tìm được để lấy được thông tin sinh viên mình cần tìm và việc làm này mất công và thời gian đối với người truy cập, nhận thầy được sự bất tiện đó nên tôi đã thiết kế hai conbox chức năng cho tra tìm với hai điều kiện nhập đúng thông tin họ tên và điền đúng thông tin ngày tháng năm sinh của bạn sinh viên cần tìm thì người truy cập có thể tìm một cách nhanh chóng và chính xác thông tin của sinh viên người mà truy cập muốn tìm. Cụ thể tôi sẽ đưa ra cách hướng dẫn về tra tìm một thông tin bất kì của một sinh viên cụ thể như sau: 3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box Với cách tra tìm này kết quả sẽ hiện thông tin sinh viên kèm ảnh của sinh viên đó, nếu sinh viên đó không có ảnh trong cơ sở dữ liệu chương trình vẫn hiển thị đúng thông tin về sinh viên đó. 65