›

Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

pdf 95 trang thiennha21 22/04/2022 3401
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_ung_dung_cong_nghe_thong_tin_trong_cong_tac_van_th.pdf

Nội dung text: Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
  2. LỜI CẢM ƠN Cuộc sống là sự tồn tại của con người xung quanh các sự vật, hiện tượng, là sự tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Mỗi con người trong số chúng ta đều không thể tồn tại mà không nhờ dến sự giúp đỡ của bất cứ ai, dù đó là sự giúp đỡ lớn hay nhỏ, và tôi cũng vậy. Các cụ ta đã có câu: “ăn quả nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn” Để có hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ lãnh đạo cơ quan, cán bộ, công chức viên chức tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã tiếp nhận và tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán bộ văn thư là người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số liệu làm cơ sở cho việc thực hiện bài khóa luận của mình. Hơn nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô của Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi làm bài để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận của mình một cách tốt nhất, đúng với yêu cầu đã được giao. Mặc dù đã cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm nhiều tài liệu khác nhau, song bài báo cáo của tôi vẫn còn nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp từ Lãnh đạo cơ quan, cán bộ nhân viên tại văn phòng và quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai
  3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp đều là tài liệu, số liệu thực tại của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tôi không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai
  4. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CTVT Công tác văn thư 3 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân 4 HTTT Hệ thống thông tin 5 KTXH Kinh tế xã hội
  5. MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Cấu trúc của đề tài 6 NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 8 1.1. Một số khái niệm 8 1.1.1. Công nghệ thông tin 8 1.1.2. Vănphòng 9 1.1.3. Công tác văn thư 11 1.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12 1.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư 12 1.3. Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng 14 Tiểu kết chương 1 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15 2.1. Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.1. Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15
  6. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 17 2.2. Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 19 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 24 2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 29 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 31 2.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 37 2.5.1. Cơ sở hạ tầng về phần mềm 39 2.5.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản 42 2.5.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản 46 2.5.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 56 2.5.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan 58 2.5.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số 59 2.6. Khảo sát các loại trang thiết bị được sử dụng trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 62 2.7. Nhận xét 64 2.7.1. Ưu điểm 64 2.7.2. Nhược điểm 68 2.7.3. Nguyên nhân 70 Tiểu kết chương 2 71 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 73 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức 73
  7. 3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng cũng như cán bộ, nhân viên trong văn phòng về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 74 3.1.2. Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các phần mềm, trang thiết bị 74 3.1.3. Tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc 76 3.2. Nhóm giải pháp về công nghệ 77 3.2.1. Trang bị cho văn phòng, cơ quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý 77 3.2.2. Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư 78 3.2.3. Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư 79 3.2.4. Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động của cơ quan 80 3.2.5. Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn thư 80 3.3. Nhóm giải pháp về thể chế 81 Tiểu kết chương 3 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC
  8. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Với sự phát triển và hội nhập toàn cầu của nền kinh tế thế giới, đất nước ta cũng có những chính sách, xu hướng đổi mới theo. Đặc biệt là sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, sự phát triển này đòi hỏi đất nước ta cần phát triển về mọi mặt, mọi ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu của thế giới. Để đáp ứng nhu cầu này thì đòi hỏi công tác hành chính văn phòng càng được chú trọng hơn nữa. Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một cơ quan. Nó bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Qua đó nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư tại các cơ quan ngày càng được quan tâm. Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu của bộ phận Văn phòng trong hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác này sẽ góp phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản và quản lý tài liệu của cơ quan, lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, vai trò của công tác văn thư ngày càng được chú trọng, nâng cao trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Công tác văn thư ngày càng được chú trọng, được tổ chức hợp lý và tự động hóa các khâu nghiệp vụ 1
  9. sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý. Công nghệ thông tin đang là một yếu tố có ảnh hưởng to lớn trên toàn cầu và tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội.Công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức và triển khai thực hiện các công việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, góp phần giúp cho công việc được giải quyết nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công việc của cán bộ văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề được Nhà nước ta quan tâm hàng đầu, nó được quy định hóa bằng các văn bản, quy định cụ thể. Nhà nước ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính, cũng được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong CNTT. Trước đây cũng như hiện nay, công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn đã được thực hiện tương đối tốt, đồng thời việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại đây cũng khá được chú trọng, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào trong các khâu nghiệp vụ của CTVT. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ nhân viên tại đây có năng lực, trình độ cao, luôn hòa đồng, cởi mở sẽ giúp tôi rất nhiều trong quá trình tôi về đây tìm hiểu và thu thập thông tin. Trên cơ sở đó, tôi đã quyết định chọn đề tài: “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” làm chủ đề cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề CNTT là một yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội, đặc biệt là trong thời đại phát triển mạnh về công nghệ 2
  10. thông tin như hiện nay.Chính vì vậy vai trò, tầm quan trọng của CNTT ngày càng được đẩy mạnh và chú trọng hơn nữa. Xuất phát từ nhu cầu đó, đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của nhiều tác giả, nhà khoa học khcs nhau về vấn đề này: - Báo cáo khoa học: Nguyễn Mạnh Cường: Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ CNTT vào công tác quản lý văn bản đi- đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan. - Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò của CNTT trong việc quản lý văn bản của Bộ Nông nghiệp. - Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về Ứng dụng CNTT ở một số cơ quan nhà nước trung ương. - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002. Nguyễn Thị Mai: Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ. - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016. Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004. Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ. - Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016. Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụng CNTT trong công tấc văn thư tại Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh. - Khóa luận tốt nghiệp. Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của Viện Quy hoạch và thiết kế công nghiệp. - Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử” Trang 3 Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007. - Luận văn cử nhân của Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoa 3
  11. học xã hội và Nhân văn: “Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà”. Các công trình khoa học, bài nghiên cứu trên đã nêu rõ thực trạng và giải pháp ứng dụng CNTT tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Các đề tài này là cơ sở, tài liệu tham khảo cho đề tài Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn của tôi. Tuy nhiên, bài khóa luận của tôi chỉ tham khảo và kế thừa những tài liệu ở trên chứ không trùng lặp với bất cứ đề tài nào nghiên cứu trước đó. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về ứng dụng CNTT trong CTVT, tìm hiểu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong CTVT nói riêng và trong hoạt động của cả UBND huyện Lục Ngạn nói chung. - Mục tiêu cụ thể: + Nghiên cứu lý luận về việc ứng dụng CNTT vào CTVT. + Nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. + Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và nâng cao hiệu quả của việc việc ứng dụng CNTT vào CTVT tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. - Mục đích nghiên cứu: nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên Khoa Lưu trữ, Khoa Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin đối với sự phát triển của xã hội, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt trong công tác văn thư của cơ quan nói riêng.Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành tôi đang học. 4
  12. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Nghiên cứu lý luận về văn phòng. - Khảo sát công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Tình hình Ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Các phần mềm được sử dụng trong việc ứng dụng CNTT. - Phân tích, xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: + Nội dung: tập trung nghiên cứu hoạt động của công tác văn thư, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT. + Không gian: Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. 6. Giả thuyết nghiên cứu Việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đã và đang ngày càng phát triển, ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiều hiệu quả. 7. Phương pháp nghiên cứu Đề thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: 5
  13. - Phương pháp luận: kế thừa phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. - Phương pháp tổng hợp. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp phân tích hệ thống. - Nghiên cứu tài liệu: đọc và nghiên cứu tài liệu, xử lý, điều tra các nguồn tư liệu, số liệu có sẵn về công tác văn thư tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. - Khảo sát thực tế: để thực hiện đề tài này, tôi đã trực tiếp về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời tìm hiểu về các phần mềm ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. 8. Cấu trúc của đề tài Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Nội dung chính của chương này là toàn bộ lý luận về văn phòng, công nghệ thông tin, công tác văn thư, vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Chương 2: Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Chương này trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng; tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện, thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT, các phần mềm ứng dụng CNTT, nhận xét về ưu, nhược điểm của việc ứng dụng CNTT trong CTVT. 6
  14. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. Trong chương này, tôi đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hạn chế những mặt tiêu cực cũng như nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn. 7
  15. NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học- công nghệ đã đưa loài người bước vào một kỷ nguyên mới- kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tínhvà phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin, có rất nhiều góc độ tiếp cận khác nhau về khái niệm này. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội". Thuật ngữ "Công nghệ Thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT).” Công nghệ thông tin ( IT – Information Technology ) là một thuật ngữ bao gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thông tin dưới hình thức khác nhau.Một cách dễ hiểu hơn, Công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ hiện đại vào việc tạo ra, xử lý, truyền dẫn thông tin, lưu trữ, khai thác thông tin. 8
  16. Theo từ điển Bách khoa Việt Nam: “Công nghệ thông tin là một thuật ngữ chỉ chung cho các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin và quá trình xử lý thông tin. CNTT cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy vi tính và phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa của con người”. Theo Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT thì CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật và các giải pháp công nghệ nhằm giúp con người nhận thức đúng đắn về thông tin và các hệ thống thông tin( HTTT), tổ chức và khai thác HTTT trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Theo cách khác, CNTT là ngành công nghệ về xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, trong đó nội dung xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bản như thu thập, lưu trữ, chế biến và nhận thông tin. CNTT có thể được hiểu như sau: CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ có liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Theo cách hiểu đó, CNTT bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính và mạng truyền thông cùng với hệ thống nội dung thông tin điện tử nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động KTXH, văn hóa, an ninh, đối ngoại . Tóm lại, Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ phương tiện, công cụ, bao gồm chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồng thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội (trong đó có khoa học quản lý) của con người [5,225]. 1.1.2. Văn phòng Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại, dù quy mô lớn hay nhỏ, muốn phát triển 9
  17. lâu dài thì đều cần có hoạt động của Văn phòng.Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính tương đối.Trên sơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng, có thể xác định văn phòng theo các cách sau: Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng: Văn phòng theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản tri trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [5,10]. Văn phòng theo nghĩa hẹp chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao [5,10]. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí dịa lý nhất định: Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng, Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, vãn phòng công trường, Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt động: Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin. Một cách chung nhất, có thể hiểu:Văn phòng là bộ máy điều hành tổng 10
  18. hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị [9,8]. Tóm lại văn phòng có thể được hiểu khái quát như sau: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” [5,12]. 1.1.3. Công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản , bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành rất nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đới với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư cũng được hiểu theo nhiều khiá cạnh khác nhau: Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hay công tác văn thư còn có thể được hiểu là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư [10,55]. 11
  19. 1.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Ứng dụng CNTT vào CTVT là việc áp dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến, tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia[10,87]. Trong giai đoạn hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong CTVT còn giúp cho các cơ quan, tổ chức có thể kết hợp sử dụng tài liệu điện tử trong giao dịch công việc hàng ngày, lập hồ sơ tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác văn thư Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu hóa, CNTT là một yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò rất quan trọng đối với nước ta trong giai đoạn hiện nay. Công nghệ thông tin giữ một vai rất quan trọng tại các quốc gia trên thế giới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được xem là nền tảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một trong những quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt nhất tại Đông Nam Á và thế giới. Chỉ thị 58 được Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa VIII ban hành ngày 17/10/2000 đã xác định: Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại. Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc dân, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân, bảo đảm an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự 12
  20. nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Công nghệ thông tin giữ một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của xã hội trong thời đại ngày nay, là nhân tố quan trọng, là kênh kết nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội, văn hóa, giáo dục, kinh tế và thời đại toàn cầu hóa. Đây là vấn đề đang được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và cơ quan nhà nước quan tâm sâu sắc, bởi công nghệ thông tin là cốt lõi trong các hoạt động phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội trong thời đại ngày nay. Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa xử lý qua các phần mềm ứng dụng: phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ, phần mềm quản lý điểm cho HSSV, phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm lập dự án trong sản xuất kinh doanh. Ngày nay không chỉ các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công việc mà còn là một kênh hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển của đơn vị mình. Chính phủ cũng xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là yếu tố cốt lõi để thúc đẩy cải cách hành chính từ Trung ương đến các địa phương, vào từng công đoạn trong công việc hành chính hàng ngày của mỗi một cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính, góp nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và tác nghiệp của cơ quan, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức và là tiền đề quan trọng để tiến đến chính quyền điện tử. Như vậy, có thể khẳng định Công nghệ thông tin trong nhịp sống văn hóa, xã hội, giáo dục, kinh tế và thời đại ngày nay có tầm ảnh hưởng, tác động rất lớn đến sự phát triển, ổn định của các doanh nghiệp và Chính phủ của mỗi quốc gia nói chung và Việt Nam nói riêng trong giai đoạn hiện nay cũng như trong tương lai. Việc thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là để phục vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp, tổ chức, góp phần phát triển bền vững trong xu thế toàn cầu hóa. 13
  21. Ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, nhà nước góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, phục vụ tốt hơn, hiệu quả hơn cho người dân và doanh nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa thủ tục hành chính. Sự tụt hậu về ứng dụng CNTT trong hành chính nhà nước là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành nền hành chính. 1.3. Nội dung của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong công tác văn phòng - Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản. - Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến nội bộ. - Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu nại, tố cáo. - Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản. - Ứng dụng CNTT vào việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. Tiểu kết chương 1 Như vậy thông qua chương 1, tôi đã đưa ra được lý luận chung về việc ứng dụng CNTT trong CTVT . Thông qua chương này, chúng ta đã hiểu rõ được các khái niệm về CNTT, CTVT, Văn phòng; một số nội dung ứng dụng CNTT vào CTVT trong công tác văn phòng. Và để hiểu rõ hơn về thực trạng của công tác này, tôi sẽ đi vào trình bày chi tiết ở phần chương 2. 14
  22. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 2.1. Khái quát về văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 2.1.1. Chức năng của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn - Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện. - Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện; tổ chức các hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện; tham mưu, giúp việc Thường trực Hội đồng Nhân dân giám sát các hoạt động của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện về chỉ đạo điều hành, điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân huyện. - Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật. ( xem phụ lục 1) 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn - Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành - Xây dựng và trình Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện chương trình công tác tháng, quý, cả năm và toàn khóa của Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, Hội đồng Nhân 15
  23. dân, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình của Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật. - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự giám sát của Hội đồng Nhân dân, Thường trực Hội đồng Nhân dân, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban Nhân dân và Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định. - Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của Hội đồng Nhân dân huyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban Nhân dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp Thường trực Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản đó tại các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn. - Phối hợp với phòng Nội vụ huyện tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn phòng, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng của các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn; hướng dẫn các cơ quan, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn trong việc lựa chọn, kiện toàn bộ máy, cán bộ công tác văn phòng theo đúng chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ. - Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. - Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng. - 16
  24. Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó. - Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện. - Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan, UBND các xã, thị trấn, trước khi trình duyệt UBND huyện và CHủ tịch UBND huyện xem xét và quyết định. - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, trực tiếp trình ký các văn bản và quản lý văn bản của Thường trực HĐND, HĐND, các ban của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, quản lý công tác văn thư, Hành chính, Lưu trữ, Tin học hóa hành chính nhà nước của HĐND, TTHĐND, UBND huyện theo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng. - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND và UBND huyện ( xem phụ lục 1) 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn - Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có 01 Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó Chánh Văn phòng. - Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện do Chủ tịch Ủy ban Nhân dân bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật. - Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện có các cán bộ, công chức chuyên môn nghiệp vụ giúp lãnh đạo Văn phòng phụ trách các 17
  25. công việc và được phân thành các khối sau: + Khối tham mưu tổng hợp: Gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa – Xã hội, Tài chính – Giao thông – Xây dựng, Kinh tế tổng hợp, Nội chính, Công nghệ thông tin; + Khối hành chính: gồm các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ sau: bộ phận Văn thư – Lưu trữ; bộ phận Hành chính – Quản trị gồm các cán bộ: lái xe, điện nước, bảo vệ, tài vụ, tạp vụ. Cụ thể như sau: 1 Chánh Văn phòng: Nguyễn Minh Nam. 3 Phó chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Khải và Hoàng Văn Khiển, Trần Thị Nhung. Chuyên viên khối Kinh tế tổng hợp: Vũ Trí Bằng. Chuyên viên khối Giao thông- Xây dựng: Vũ Văn Nam. Chuyên viên khối Văn hóa- Xã hội: Phạm Hồng Long. Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND: Nguyễn Thị Yến. Bộ phận văn thư: Dương Thị Tuyến. Bộ phận kế toán: Nguyễn Thị Huyền. Bộ phận bảo vệ: Hoàng văn Hưng, Vi Thanh Điệp. Bộ phận vệ sinh, phục vụ: Trần Thị Hảo. Bộ phận lái xe: Đặng văn Ngữ, Trần Đức Thịnh, Giáp văn Tới. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn ( xem phụ lục 2) 18
  26. 2.2.Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn Trong những năm vừa qua, tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của Nhà nước. Việc thực hiện thẩm định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; thự hiện gửi văn bản giấy theo quy định; gửi nhận văn bản điện tử Bộ phận Văn thư đã mở đày đủ sổ theo dõi công văn đi đến, ghi chép sạch sẽ, rõ ràng; việc lưu trữ văn bản mật, đăng ký và phát hành văn bản đi kịp thời, đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng chế độ bảo mật. Năm 2016 tiếp nhận và xử lý 5784 văn bản đến theo đúng quy trình. Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp xử lý các văn bản đến, chuyển văn bản cho người có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có liên quan thực hiện. Quản lý văn bản chặt chẽ, đúng quy định; thường xuyên sắp xếp văn bản theo thứ tự và tên loại văn bản để quản lý và dễ tìm kiếm. Văn phòng đã bố trí một Phó Chánh văn phòng HĐND và 1 cán bộ thực hiện công tác tiếp dân theo đúng quy định của Quyết định 858/QĐ-TTg ngày 06/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ. Công tác tiếp dân được duy trì thực hiện theo đúng quy định; công tác phân loại, sử lý đơn thư đảm bảo theo đúng quy trình, giao cơ quan chuyên môn và các địa phương có liên quan giải quyết; thường xuyên theo dõi, đôn đốc, cập nhật và thực hiện báo cáo kết quả, giải quyết đơn thư theo quy định. Trong năm 2016, Văn phòng đã tham gia tiếp dân cùng Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện theo quy định và tiếp 298 lượt công dân, phản ánh 298 vụ việc, nhận 210 đơn và chuyển cho các cơ quan chuyên môn, các địa phương có liên quan giải quyết. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản, hàng năm Ủy ban Huyện xây dựng và ban hành văn bản hành chính như: quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, thông báo Có thể thấy rõ số lượng văn bản ban hành qua bảng sau: 19
  27. Số lượng văn bản do UBND huyện ban hành trong giai đoạn 2012-2015. Đơn vị: Văn bản Tên loại văn Năm STT bản ban hành 2012 2013 2014 2015 1 Quyết định 1876 1790 1634 1950 2 Công văn 3567 3118 2923 3399 3 Báo cáo 87 72 95 107 4 Kế hoạch 58 53 48 59 5 Thông báo 374 298 322 365 6 Giấy mời 179 211 204 189 (Nguồn: Báo cáo công tác năm của Phòng Hành chính) Số lượng văn bản của Ủy ban Huyện ban hành qua các năm tương đối nhiều, chủ yếu là công văn ban hành với số lượng nhiều nhất. Song song với Công văn thì Huyện cũng ban hành Quyết định với số lượng tương đối nhiều, năm 2013 và 2014 số lượng văn bản Quyết định cũng đã giảm một lượng đáng kể so với năm 2012. Tuy nhiên, đến năm 2015 thì số lượng Quyết định lại tăng lên hẳn. Điều đó, khẳng định đến việc tăng cường quản lý của Ủy ban Huyện ngày càng nhiều. Nhìn chung, các loại văn bản ban hành qua các năm đều tăng, khối lượng công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Huyện ngày càng nhiều, hoạt động quản lý và điều hành ngày càng lớn, khối lượng công việc tăng lên đáng kể. Trong các văn bản đã được ban hành ở Ủy ban đã thực hiện đúng thẩm quyền của người ban hành, đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức (9 yếu tố). Các văn bản được bố cục rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản nắm bắt thông tin một cách dễ dàng. Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã chú ý đến vần đề thể thức, các văn bản trước khi ban hành đều được đánh số tạo điều 20
  28. kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản về sau. Về ngôn ngữ và văn phòng, văn bản hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lý hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, việc mắc lỗi sai về mặt thể thức như vậy không nhiều và đã được bộ phận chuyên môn sửa lại kịp thời. Nhìn chung các văn bản được ban hành về thành phần thể thức và cách trình bày đề đã đúng, đủ và hợp lý, đảm bảo được tính pháp lý của văn bản. Hiện nay, tình hình công tác văn thư của UBND huyện được thực hiện theo đúng các quy định của cơ quan nhà nước, đồng thời UBND huyện cũng đã ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện. ( xem phụ lục 3) 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. *) Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản tại đây được tuân thủ thực hiện theo đúng các quy định chung của Nhà nước và pháp luật như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 06 năm 2015, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2015; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản. - Căn cứ trên yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng phòng, ban phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ cán bộ của đơn vị. 21
  29. - Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản. Bước đầu có tác dụng cho người lãnh đạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ cần thiết hay không cần thiết phải ban hành văn bản, xác định các vấn đề cần nêu ở văn bản và xem những cơ quan nào có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện Bước 2: Soạn thảo văn bản. - Chọn tên loại văn bản. Nếu không chọn đúng tên loại sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó. - Thu thập và xử lý thông tin. Đây là một khâu quan trọng cần được coi trọng đúng mức, làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt được chất lượng tốt - Cán bộ tại Văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Chánh Văn phòng/ Phó chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản. - Với các Quyết định sau khi dự thảo xong phải trình lên lãnh đạo Văn phòng kèm theo hồ sơ hoặc văn bản thuyết trình. Bước 3: Kiểm tra. - Lãnh đạo Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểm tra thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban, đơn vị chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình lãnh đạo UBND huyện xem xét ký phê duyệt. - Đối với văn bản khôngphù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi nội dung, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công cho ý kiến vào văn bản dự thảo chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để bổ sung, sửa đổi. 22
  30. Bước 4: Phê duyệt. - Duyệt bản thảo. Sau khi đã soạn thảo xong văn bản cần đưa cho thủ trưởng cơ quan cũng là người kí văn bản xem xét. - Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền ký thừa lệnhUBND huyện xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu. - Nếu không đạt yêu cầu, Văn phòngcó trách nhiệm chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện. - Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản. Bước 5: Đăng ký văn bản đi và phát hành. - Nhân bản văn bản. Văn bản dự thảo sau khi đã được ban hành lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. - Hoàn thiện văn bản để ban hành. Sau khi nhân bản, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại văn bản nếu phát hiện những sai sót cần kịp thời sửa chữa. - Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ hay không. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, cán bộ Văn thư báo với lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa theo đúng quy định. - Đối với văn bản hợp lệ, cán bộ Văn thư đăng ký vào Sổ công văn đi để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm, trích yếu của văn bản gốc. - Căn cứ vào nơi nhận, cán bộ Văn thu có trách nhiệm nhân bản văn bản chính thức gửi đi theo nơi nhận. - Những văn bản có mức độ "mật", "khẩn", văn thư đóng dấu "khẩn", "mật" lên bì văn bản. Văn bản " khẩn" phải gửi đi ngay trong ngày làm việc. Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ chuyển giao công văn. - Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký. 23
  31. - Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận. * Nhận xét. Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đều được tiến hành theo đúng quy định của Nhà nước và của cơ quan. Văn bản được kiểm tra tương đối kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được sai sót, bảo đảm đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi và tính khoa học cao. Phần lớn các văn bản sau khi soạn thảo và ban hành đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi - Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan. - Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do cơ quan phát hành. Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo các bước sau: Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. - Trước khi văn bản được phát hành và trình Lãnh đạo Văn phòng ký, văn bản phải được kiểm tra xem đúng và đầy đủ về mặt thể thức hay chưa, phải đảm bảo đúng theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. - Văn bản phải ghi rõ số, ngày tháng năm ban hành văn bản.Nội dung này sẽ do Văn thư thực hiện. Bước 2. Đăng ký văn bản. - Hiện nay việc đăng ký văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND đã được xây dựng bằng phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp. Tất 24
  32. cả các văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện phát hành đều được đăng ký tại đây (ảnh) Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. - Số lượng văn bản được nhân bản sẽ dựa vào nơi nhận, cần phải nhân bản đủ số lượng. - Các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được đóng dấu cơ quan. Tùy vào mức độ quan trọng của văn bản, văn bản sẽ được đóng dấu chỉ mức độ " mật", " khẩn". - Công việc này do bộ phận Văn thư trực tiếp thực hiện. Bước 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Các văn bản sau khi đã được hoàn thiện cả về hình thức và nội dung, đảm bảo giá trị và hiệu lực pháp lý sẽ được chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân có liên quan đúng theo nơi nhận. Văn bản phải được gửi đi ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. - Có thể chuyển phát văn bản qua nhiều hình thức khác nhau như: chuyển trực tiếp đến các phòng ban, cá nhân liên quan, gửi qua Fax, gửi qua bưu điện, người đưa thư, hoặc qua thư điện tử phải được cho vào phong bì và đóng dấu niêm phong. Đối với các văn bản quan trọng đóng dấu chỉ mức độ " mật", " khẩn", "hỏa tốc" lên phong bì. 25
  33. Bước 5. Lưu văn bản đi. - Các văn bản khi đã được phát hành, bản gốc sẽ được cán bộ Văn thư lưu lại bằng cách hình thành các tập lưu văn bản khác nhau: theo tên loại văn bản, thời gian - Tất cả các văn bản khi được phát hành sẽ được lưu làm 02 bản. 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo. * Nhận xét. - Nhìn chung các văn bản trước khi được phát hành đều đảm bảo tính chính xác, khoa học, kịp thời gian.Vì vậy các văn bản của Văn phòng sau khi ban hành đều thể hiện được tính pháp lý của cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện. - Các văn bản đi của Văn phòng đều được đăng ký vào sổ trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác, khoa học, rõ ràng. 2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến - Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi đến. Hiện nay, Ủy ban nhận huyện thực hiện việc quản lý văn bản đến thông qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp BGnetoffice. Thông qua phần mềm hệ thống này,việc quản lý văn bản đến được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn. Bảng thống kê các loại văn bản đến Ủy ban Huyện từ năm 2012 – 2015 Đơn vị: Văn bản Năm STT Văn bản tiếp nhận 2012 2013 2014 2015 1 Văn bản đến 9420 10598 10385 11349 2 Văn bản mật đến 215 210 276 288 3 Đơn thư 876 798 951 1279 (Nguồn: Báo cáo công tác năm của Phòng Hành chính, Bộ phận Văn thư) 26
  34. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các bước: Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến. - Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, cho cá nhân, hoặc phòng ban nào đều do cán bộ Văn thư tiếp nhận và đăng ký vào hệ thống. - Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, mối dán, các thành phần ghi trên phong bì. Trong trường hợp thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn thì người tiếp nhận phải báo ngay với người có trách nhiệm và tiến hành lập biên bản với người chuyển bì văn bản. - Văn thư mở các bì gửi đến cơ quan, trừ bì văn bản có đóng dấu" tối mật" " tuyệt mật", hoặc có dấu riêng người có tên mở bì, bì thư riêng của cá nhân - Văn thư cơ quan được trả lại nơi gửi những văn bản sai về thể thức, thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát - Văn bản đến có tiếp nhận bằng nhiều hình thức: thông qua người đưa thư, chuyển phát nhanh qua bưu điện, qua thư điện tử Bước 2. Đăng ký văn bản đến. - Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư sẽ có trách nhiệm đóng dấu " ĐẾN". - Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơ quan. Hiện nay văn bản đến của cơ quan đều được đăng ký trong phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp.(ảnh) 27
  35. - Số văn bản đến được đánh liên tục chi từng năm. Hết tháng, quý, năm in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến phục vụ việc quản lý và tra tìm. Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. - Tất cả các văn bản đến sau khi đăng ký, Văn thư phải kịp tời trình xin ý kiến người có thẩm quyền phân phối để quyết định phân phối. Văn bản khi có ý kiến phân phối của Lãnh đạo phải được chuyển ngay đến các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm xử lý. - Văn bản đến có thể được chuyển giao trực tiếp đến cá nhân, phòng ban có liên quan, hoặc qua phần mềm quản lý văn bản đến trên hệ thống. - Khi chuyển giao văn bản đến cần đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến Bước 4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. - Hàng ngày từng cán bộ, công chức, viên chức phải truy cập vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến để tiếp nhận yêu cầu xử lý, giải quyết văn bản. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến. - Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến. - Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhân văn bản, nhắc nhở các đơn vị cá nhân giải quyết văn bản đúng tiến độ, thời hạn, lập sổ theo dõi, giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến * Nhận xét. - Nhìn chung các văn bản được gửi đến cơ quan đều được tiếp nhận và đăng ký vào hệ thống và giải quyết kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khoa học. - Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp xử lý các văn bản đến, chuyển văn bản cho người đúng người có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có liên quan thực hiện. 28
  36. - Quản lý văn bản chặt chẽ, đúng quy định, thường xuyên sắp xếp văn bản theo thứ tự và tên loại văn bản để quản lý và dễ tìm kiếm - Tuy nhiên, vẫn có 1 số ít trường hợp việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến bị chậm muộn, dẫn tới các văn bản bị tồn đọng, chưa kịp giải quyết. 2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 2.2.3.1. Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn sử dụng các loại con dấu như sau: - Dấu có hình quốc huy. - Dấu không có hình quốc huy. - Dấu “MẬT”. “HỎA TỐC”, “KHẨN” - Dấu tên: Nguyến Minh Nam, Nguyễn Văn Khải, Hoàng văn Khiển. - Dấu chức danh: dấu của Chánh văn phòng, dấu của Phó văn phòng. - Dấu văn phòng (ảnh) 2.2.3.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban Huyện việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Các con dấu của Ủy ban Huyện được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu. 29
  37. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban Huyện để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chủ tịch Ủy ban Huyện phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình. - Nhân viên văn thư là người trực tiếp được sử dụng con dấu. -Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan có nhiệm vụ cấp một số giấy tờ đặc biệt được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác và nghiệp vụ nhưng phải được phép của cơ quan cố thẩm quyền. -Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu cơ quan, văn bản do Văn phòng ban hành trong phạm vi, quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng. 2.2.3.3. Bảo quản con dấu - Con dấu của cơ quan được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu. - Dấu của cơ quan được bảo quản trong tủ đựng dấu.(ảnh) 30
  38. - Cán bộ văn thư được giao giữ dấu có trách nhiệm: +) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. +) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. +) Không được đóng dấu khống chỉ. - Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan quản lý dấu trong các trường hợp dấu hỏng, cơ quan đổi tên * Nhận xét. - Nhìn chung công tác trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan hoạt động có hiệu quả, con dấu được trực tiếp văn thư sủ dụng và dưới sự giám sát chặt chẽ của Lãnh đạo Văn phòng. - Tuy nhiên, còn một số ít trường hợp các văn bản bị đóng dấu chậm chễ, sai với quy định 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan *) Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định. 2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức - Tại Ủy ban nhân dân huyện hình thành 3 loại hồ sơ chính đó là: hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự. Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.( ảnh mẫu bìa hồ sơ) 31
  39. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân: hồ sơ tuyeern dụng Hồ sơ nhân sự được lập ở phòng nhân sự bao gồm các văn bản sau: - Bản lý lịch tự thuật; - Các quyết địnhvề tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật; - Các bản kiểm điểm, nhận xét của cán bộ, công chức hàng năm; - Các đơn về kiến nghị, khiếu nại tố cáo, các văn bản xác minh, điều tra về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó; - Các văn bằng, chứng chỉ liên quan Danh mục hồ sơ là bảng kê các hồ sơ dự kiến trong năm của văn thư 32
  40. cơ quan, tổ chức kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định. - Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn chưa ban hành danh mục hồ sơ. 2.2.4.2. Phương pháp lập hồ sơ - Có 2 phương pháp lập hồ sơ đó là: +) Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ. +) Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ: • Phân định hồ sơ. • Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: sắp xếp theo trình tự thời gian, sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc, sắp xếp theo số thứ tự của văn bản, sắp xếp theo vần chữ cái. • Đánh số tờ. • Biên mục hồ sơ. • Viết chững từ kết thúc. - Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND đã áp dụng lập hồ sơ theo phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ. Các loại hồ sơ được lập hồ sơ khi kết thúc một năm hoạt động của cơ quan. 2.2.4.3. Các bước lập hồ sơ - Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Ủy ban Huyện và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ. - Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ. - Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: 33
  41. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chon cách sắp xếp cho thích hợp, các văn bản tài liệu được sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản, theo số văn bản, ngày tháng ban hành văn bản, theo trình tự giải quyết công việc - Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách bảo không cần để trong hồ sơ. 2.2.4.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Theo quy định hiện hành, các văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ và được giữ lại ở đơn vị có liên quan 1 năm để nghiên cứu, sử dụng khi cần thiết sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan. - Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. - Đối với những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại để tiếp tục theo dõi, nghiên cứu thì cần làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan. - Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan phải kèm theo bản mục lục hồ sơ để làm căn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp.Mục lục hồ sơ nộp lưu được lập thành 3 bản, 1 bản do đơn vị giao nộp giữ, 1 bản lưu ở văn thư và 1 bản lưu ở lưu trữ cơ quan. - Hiện nay Văn phòng HĐND-UBND chưa có bộ phận lưu trữ riêng, mà tất cả hồ sơ tài liệu đều được lưu trữ tại bộ phận lưu trữ chung của cả UBND huyện. * Nhận xét. - Có thể nhận thấy việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của Văn phòng đã được thực hiện một cách khá nghiêm chỉnh. Đa số các hồ 34
  42. sơ, tài liệu được nộp vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, đầy đủ, hoàn chỉnh. - Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: +) Cơ quan chưa lập danh mục hồ sơ. +) Cơ quan chưa có bộ phận lưu trữ riêng, vẫn dùng chung với ủy ban. +) Đôi khi vẫn có một số hồ sơ không được nộp vào lưu trữ theo đúng thời gian quy định 2.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn - Gửi nhận văn bản. - Thư tín điện tử. - Quản lý văn bản đi. - Quản lý văn bản đến. - Quản lý đơn thư khiếu tố. - Chữ ký số 2.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn - Văn phòng là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào, nó được coi như là “ trái tim”, là trung tâm thu nhận và truyền thông tin của cả cơ quan. - Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc thường phải xử lý thông tin giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu quả. Với một khối lượng công việc lớn từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu .thì phương ứng dụng CNTT trong CTVT là một phương pháp hữu hiệu trong quản lý thông tin cho lãnh đạo. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, đúng đắn và kịp thời nhất. - Chắc hẳn mỗi khi nhắc đến công tác văn thư là mọi người lại hình 35
  43. dung ra những công việc liên quan đến rất nhiều giấy tờ, sổ sách chồng chéo lên nhau, là một mớ hỗn độn, những tập tài liệu sắp xếp không khoa học, thiếu thẩm mĩ; hay nó là những loại văn bản được soạn thảo thủ công bằng tay thiếu tính chính xác, sai về thể thức cũng như thiếu mĩ quan. Trong thời đại thông tin như hiện nay, nếu như CTVT chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu của công việc, làm giảm tiến độ trong việc tìm các văn bản, tài liệu của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng như làm ảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. - CNTT có tầm ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả của công việc. Việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đang ngày càng được chú trọng và đẩy mạnh. - Tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000, Đảng ta đã xác định “ Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ, tinh thần dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế,tang cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. - Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước góp phần nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, giảm thiểu sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên, giúp cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Chính vì vậy, có thể nói "Tin học hóa CTVT tại cơ quan hành chính nhà nướcvừa là phương tiện, vừa là áp lực đối với cải cách CTVT nhà nước". - "Là phương tiện", vì thông qua các hệ thống công nghệ thông tin được ứng dụng, bộ máy hành chính nhà nước có thể liên kết với nhau khi thực hiện 36
  44. các hoạt động và các thủ tục hành chính. Chính phủ cũng có thể thông qua đó để điều hành bộ máy tổ chức và điều chỉnh công việc một cách hiệu quả, nhanh, chính xác, và kiểm soát tốt. Mọi hành động của cơ quan công quyền, do vậy có thể đáp ứng kịp thời những biến động phức tạp của thực tiễn nền kinh tế thị trường trong thời hội nhập, thông qua việc "cảm nhận" được "hơi thở" của thị trường và xã hội. - "Là áp lực" vì mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy sẽ lộ diện dễ dàng qua hệ thống "gương phản chiếu" của môi trường điện tử hóa. Các hoạt động của bộ máy công quyền khi được thực hiện trên môi trường điện tử sẽ được kiểm soát theo các chuẩn mực, tính kỷ cương của nền hành chính, nhờ đó mà sẽ được giám sát. Nếu dịch vụ công được cung ứng thông qua hệ thống công nghệ thông tin, ở đó sẽ không có ranh giới giữa các cơ quan, các cấp chính quyền, mà chỉ thấy các loại dịch vụ được cung ứng. Người dân, doanh nghiệp không cần biết ai là người giải quyết thủ tục cho họ, chỉ biết thủ tục đó được giải quyết như thế nào và khi gặp những vướng mắc, họ có được ai đó quan tâm, giải quyết không. Cách thức này đòi hỏi sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, các cấp chính quyền trong giải quyết thủ tục hành chính như những hệ thống thông suốt các "dòng chảy thông tin”. - Khả năng ứng dụng CNTT vào CTVT được thể hiện toong qua các công việc như soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, những công việc này đều có thể ứng dụng CNTT: soạn thảo văn bản trên máy tính, quản lý văn bản và tra tìm tài liệu trên máy hoặc chuyển giao văn bản qua hệ thống mạng máy tính của cơ quan. 2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn Hiện nay, việc phát triển, ứng dụng CNTT phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước là chính sách ưu tiên của Đảng và Nhà nước ta. Từ đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX, Đảng, Chính phủ đã có nhiều chủ chương, chính 37
  45. sách đầu tư phát triển CNTT như: Chỉ thị số 49/CP ngày 4/8/1993, Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP, Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000, Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg của Thủ trường Chính phủ ngày 24/5/2001 và Quyết định số 95/2002/QĐ-TTg ngày 17/7/2002 đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá giai đoạn 2001- 2005 Các chủ trương, chính sách trên nói lên sự quyết tâm của Đảng, Nhà nước phát triển và ứng dụng CNTT phục vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Gần đây, nhằm tăng cường ứng dụng CNTT nhất là trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tác nghiệp hành chính, ngày 10 tháng 4 năm 2007, Chính phủ ra Nghị định số 64/2007/NĐ-CP chỉ đạo tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động của cơ quan Nhà nước. Theo đó, người đứng đầu cơ quan Nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Nghị định nêu rõ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm công bố danh mục, lộ trình cung cấp các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng; hướng dẫn tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch với cơ quan Nhà nước khi thực hiện các dịch vụ hành chính công; tuyên truyền, quảng bá để thu hút người dân tham gia giao dịch với cơ quan Nhà nước trên môi trường mạng. Đồng thời, để đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, giải pháp phần mềm vào quy trình tác nghiệp, ngày 12 tháng 4 năm 2007 Chính phủ ra Quyết định số 51/2007/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình phát triển công nghiệp phần mềm Việt Nam đến năm 2010. Trong đó ghi rõ “Tập trung Phát triển thị trường công nghệ thông tin trong nước và nước ngoài: Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng giải pháp phần mềm vào các quy trình tác nghiệp, dây chuyền sản xuất của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp ”. Về phía Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, liên quan đến công tác cải cách hành chính, đẩy mạnh tin học hoá trong 38
  46. quản lý hành chính Nhà nước, tại cuộc họp Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính của Bộ ngày 03/4/2007, Bộ trưởng Cao Đức Phát chỉ đạo: “ Cải cách hành chính là một trong ba nhiệm vụ trọng tâm của Bộ năm 2007 ”, “ Đẩy mạnh tin học hóa trong quản lý hành chính Nhà nước, phấn đấu cải thiện vị trí xếp hạng về việc tin học của Bộ; cần chú ý cải cách hành chính phải phù hợp với WTO”. 2.5.1. Cơ sở hạ tầng về phần mềm Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo văn bản word và excel cùng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp với phần mềm Netoffice. 2.5.1.1. Phần mềm Soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện được tiến hành hoàn toàn trên máy tính, sử dụng các chương trình soạn thảo văn bản word, excel bởi vì hiện nay tất cả các bộ phận của cơ quan đều đã được trang bị hệ thống máy tính, mạng internet, các thiết bị khác như máy photo, máy in. Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo văn bản soạn xong sẽ trình cgo lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, các công việc này đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của cơ quan. Đến khi hoàn chỉnh việc soạn thảo, văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng nội bộ đến người có thẩm quyền ký duyệt, cán bộ sẽ phải chỉ đến chỗ lãnh đạo nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao văn bản theo đúng quy định. Với việc ứng dụng các phần mềm trong việc sọan thảo văn bản đã mang lại rất nhiều lợi ích, hiệu quả trong công việc. Nó giúp cho việc soạn thảo văn bản được diễn ra một cách nhanh chóng,đảm bảo tính chính xác, đúng về thể thức, đảm bảo tính thẩm mĩ của văn bản. Đồng thời giúp cho việc tìm và lưu trữ văn bản được thực hiện một cách thuận tiện, tiết kiệm thời gian 39
  47. 2.5.1.2. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đang sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Netoffice. Phần mềm quản lý văn bản đi và đến (NetOffice) mới là phần mềm quản lý điều hành công tác qua mạng, quản lý văn bản đi và đến và nhiều nội dung công tác thuộc khối văn phòng của các đơn vị hải quan. NetOffice cung cấp các phương tiện cho phép quản lý tốt mọi loại tài liệu trong các hoạt động hành chính, các hồ sơ vụ việc để có thể tra cứu theo các tiêu chuẩn khác nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng. Bằng cách giao việc và cho ý kiến xử lý công việc qua mạng, liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc trong các luồng công việc, NetOffice loại trừ tình trạng không đồng bộ về quỹ thời gian của các chủ thể xử lý. Với khả năng xác thực tài liệu bằng chữ ký điện tử và định nghĩa các luồng công việc trực quan bằng lưu đồ phục vụ cho triển khai ISO, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua mạng NetOffice phiên bản 4 - phiên bản ISO hỗ trợ dịch vụ hành chính công là một sản phẩm hiếm hoi đặt ra mục tiêu rất lớn, hướng tới phuc vụ "văn phòng không giấy", trở thành phần mềm dùng chung cho các cơ quan Chính phủ. Cách đây 10 năm, nhóm nghiên cứu của Phòng thí nghiệm Công nghệ Phần mềm SELAB thuộc khoa Công nghệ thông tin, trường ĐH Khoa học Tự nhiên đã xây dựng phần mềm "Quản lý công văn" dùng ở Văn phòng Đại học quốc gia Hà Nội. Khi ấy, nội dung của phần mềm chỉ giới hạn ở mức ghi nhận và tra cứu công văn đi, đến. Tới năm 2001, nhóm đã phát triển phần mềm "Quản lý văn bản và điều hành qua mạng NetOffice" phiên bản 1.0. Phiên bản 1.0 được dùng tại Văn phòng Đại học quốc gia Hà Nội với các tính năng tập trung và giải quyết công việc qua mạng và viết trên môi trường web hoàn toàn. Ngay khi đưa ra ứng dụng thực tế, phiên bản 1.0 đã được người dùng đánh giá tốt và đã được triển khai ở nhiều nơi. Không dừng lại ở đó, 40
  48. năm 2003, phần mềm đã có phiên bản 2. Điểm nổi bật của phiên bản này là tính năng xử lý ở khả năng phân luồng công việc và nhắc việc qua messenger. Đầu năm 2004, phiên bản thứ ba đã được phát triển lại thêm những khả năng mới: tích hợp chặt chẽ với công nghệ Portal, khả năng kết nối tự động với điện thoại di động để nhắc việc và khả năng kiểm soát công việc trên nền tảng tích hợp luồng công việc với bảng xử lý, khả năng đa cấp (chỉ cần dùng một bản cho nhiều đơn vị thuộc các cấp khác nhau trong cùng một tổ chức), khả năng truyền công văn tự động giữa các đơn vị cùng dùng Net.Office. Tuy nhiên, công sức và trí tuệ mà nhóm dành đầu tư nhiều hơn cả phải kể tới việc xây dựng và hoàn thiện phiên bản NetOffice 4. Đây chính là sản phẩm được gửi đi dự thi cuộc thi Nhân tài Đất Việt 2007 và đã lọt vào vòng chung khảo. Hơn hẳn về "chất" so với các phiên bản trước đây, NetOffice tích hợp khả năng xác thực tài liệu bằng chữ ký điện tử và khả năng định nghĩa các luồng công việc trực quan bằng lưu đồ phục vụ cho triển khai ISO. Với các công cụ này, việc thiết lập quy trình kiểm soát giải quyết các thủ tục hành chính trở nên đơn giản mà người sử dụng có thể tự thực hiện. Được chạy trên nền tảng TCP/IP, ngoài ra phần mềm cũng có thể chạy trên Internet hay Intranet, thiết bị sử dụng là máy chủ làm Database server, Web server, Mail Server, thậm chí nếu muốn, người dùng cũng có thể tích hợp với điện thoại di động cần thêm GSM modem. Chức năng cơ bản của phần mềm là có thể quản lý toàn bộ các loại văn bản như công văn đi, công văn đến, văn bản nội bộ, các quyết định, các tài liệu, ý kiến xử lý Các văn bản đều có thể cập nhật, tìm kiếm, gửi tài liệu theo các kênh khác nhau, công báo tự động, thiết lập các quyền hạn sử dụng văn bản, lập các báo cáo thống kê. Chứng thực văn bản với chữ ký điện tử; Phần mềm có thể quản lý các thủ tục hành chính công, cho phép ghi nhận nhanh chóng các hồ sơ thủ tục hành chính với thông tin về công dân, hồ sơ, cơ chế liên lạc sau đó có thể áp quy trình để có thể kiểm soát tự động; Cung 41
  49. cấp công cụ định nghĩa một cách động các quy trình giải quyết các công việc dưới dạng sơ đồ trực quan Theo ông Đào Kiến Quốc, trưởng nhóm SELAD, hệ thống được chạy hoàn toàn trên web nên rất dễ dùng, có thể sử dụng trên mạng rộng cho phép làm việc trên một phạm vi địa lý không hạn chế; Tài liệu không chỉ ở dạng văn bản mà tất cả các tài liệu được Windows hỗ trợ như văn bản trên word, Pdf, bảng tính, trình diễn trên Powerpoint, hình ảnh, âm thanh, video số; Có khả năng tích hợp với nhiều nguồn tài liệu và qua nhiều kênh truyền thông như fax, email, SMS và chính các hệ thống chạy trên Net.Office truyền thông với nhau Do được triển khai trong nhiều năm, nên các phiên bản 1, 2, 3, 4 đã được sử dụng tại hơn 60 cơ quan lớn của cả nước trong đó có Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng cục kỹ thuật Bộ Công an, Tổng Cục kỹ thuật Bộ Quốc phòng, Văn phòng Quốc hội, Đại học quốc gia Hà Nội, Tổng cục Hải quan, Tổng công ty Hàng hải, Cảng Hải phòng, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, trường ĐH Ngoại thương, Hiện Net.Office mới chỉ có thể thực hiện việc xác thực người dùng trong phạm vi nội bộ một cơ quan. Bước kế tiếp của Net.Office sẽ là tích hợp với cơ chế xác thực người dùng trong một phạm vi lớn, thực sự trở thành những "văn phòng không giấy" khi được sử dụng. Mục tiêu lớn nhất mà những người làm phần mềm đã đặt ra là Net.Office sẽ được sử dụng làm phần mềm dùng chung cho các cơ quan Chính phủ. 2.5.2. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc soạn thảo văn bản Việc ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lục Ngạn là một khâu rất quan trọng và được UBND huyện chú ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cả cơ quan Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình 42
  50. ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Công tác soản thảo – ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách ở Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân đảm nhận. Văn phòng HĐND-UBND huyện thường xuyên quan tâm đến việc đầu tư các thiết bị, bố trí cán bộ phụ trách CNTT đạt chuẩn theo yêu cầu. Các lãnh đạo và chuyên viên đều sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin. Đã thiết lập cơ chế bảo mật khi chia sẻ dữ liệu trong hệ thống mạng LAN,internet, các máy tính được cài đặt phần mềm bản quyền chống virus, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Duy trì thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau: + Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện ký ban hành. + Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa. Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản và đăng kí vào ‘hệ thống quản lí văn bản và điều hành tác nghiệp”; sau đó chia văn bản theo nơi nhận, đóng dấu, làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng. Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra 43
  51. văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau: + Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện như thế nào cho hợp lý? từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung thích hợp. +Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành. +Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu; +Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo cơ quan việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; +Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa. Việc trình duyệt này được thực hiện theo quy trình như sau: +Bước 6: làm thủ tục phát hành và lưu văn bản. Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức 44
  52. năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Việc quy định soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản. - Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch dệp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thao bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học. - Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng - Đối với các văn bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương ); công điện; các văn bản chuyên môn - Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản. - Việc soạn thảo văn bản tại Văn phòng được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo. - Trong trường hợp có lắp đặt máy in, người thảo có thể in thành văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm bớt được các khâu đánh máy bản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ công. 45
  53. 2.5.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản Công tác quản lý văn bản của một cơ quan bao gồm quản lý văn bản mà cơ quan nhận được và quản lý văn bản mà cơ quan ban hành. Có thể dùng máy tính để thực hiện công tác này. Có nghĩa là đối với mỗi văn bản đến hoặc đi đều được nhập vào máy tính các dữ liệu cần thiết theo những chương trình cài đặt sẵn như chương trình cơ sở dữ văn bản đến, chương trình cơ sở dữ văn bản đi, chương trình quản lý hồ sơ các dự án, chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại và tố cáo Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý. Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ cơ quan đã được kết nối. 2.5.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Tất cả văn bản đi tại Ủy ban Huyện được văn thư thực hiện theo trình tự sau: Bước 1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành của văn bản - Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư đã kiểm tra lại thể thức và kỹ 46
  54. thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản + Ghi số của văn bản Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi theo hệ thống số chung của cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý: Quyết định, công văn, tờ trình, báo cáo, văn bản mật, chỉ thị, đơn thư đi, văn bản của Văn phòng, văn bản của Ban Cán sự, .mỗi loại văn bản được Văn thư ghi riêng một hệ thống số. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/TT-BNV. + Ghi ngày, tháng của văn bản Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc ghi ngày tháng năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/TT-BNV. - Văn bản mật đi được cán bộ văn thư đánh số riêng. Bước 2. Đăng ký văn bản đi Tất cả văn bản đi của cơ quan được văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi – đến. Trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi được đăng ký theo bày cơ sở dữ liệu sau: - Ngay sau khi Chánh văn phòng ký duyệt văn bản đi, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải gửi bản mềm cho Văn thư. - Văn thư chỉ đóng dấu vào các văn bản đi khi văn bản đảm bảo đúng yêu cầu về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định. Trước tiên truy cập vào trang hệ thống thông tin điện tử công vụ tỉnh 47
  55. Bắc Giang theo địa chỉ truy cập: và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Văn phòng làm công tác quản lý văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản. Sau đó click chuột vào module “ văn bản đi” và vào mục “thêm mới” rồi điền các thông tin sau Hình 1: Giao diện quản lý văn bản đi Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật * Sổ đăng ký văn bản mật: 48
  56. - Nhân bản: Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. - Đóng dấu cơ quan: Sau khi đã nhân bản văn bản theo đúng số lượng xác định, văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan lên văn bản. Nhân viên văn thư Bộ đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định và đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái - Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: được cán bộ Văn thư thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. - Đóng dấu giáp lai: được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, 01 dấu tối đa là 05 trang văn bản. - Đối với các phụ lục kèm theo: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục về phía bên trái Bước 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Sau khi đóng dấu cơ quan và dấu chỉ các mức độ khẩn, mật, văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành văn bản Lựa chọn bì: Văn thư lựa chọn bì có kích thước lớn hơn kích thước văn bản, bì được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Khi vào bì, nhân viên văn thư đã thực hiện đúng theo nguyên tắc, lựa chọn cách gấp văn bản phù hợp với bì để vào bì. Khi gấp văn bản thì đã gấp mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản. Sau đó đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì. - Chuyển phát văn bản đi Sau khi đã làm thủ tục phát hành văn bản xong, thì nhân viên văn thư 49
  57. thực hiện việc chuyển phát văn bản đi. Trong việc chuyển phát văn bản đi, văn thư đã thực hiện nhanh chóng và chính xác, đúng theo quy định. Văn bản đi đã được hoàn thành thủ tục phát hành và được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký. Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản. - Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi + Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. + Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng ; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. Bước 5. Lưu văn bản đi. - Các văn bản khi đã được phát hành, bản gốc sẽ được cán bộ Văn thư lưu lại bằng cách hình thành các tập lưu văn bản khác nhau: theo tên loại văn bản, thời gian - Tất cả các văn bản khi được phát hành sẽ được lưu làm 02 bản. 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo. - Văn thư cơ quan lưu tệp toàn văn vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên mạng máy tính của cơ quan ngay trong ngày văn bản được chính thức phát hành( trừ văn bản có độ “ tối mật”, “ tuyệt mật” hoặc không được phát hành qua mạng). - Văn bản đi có độ “ tuyệt mật” được cho vào bì niêm phong để lưu và quản lý theo chế độ mật. - Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu. Khi cho mượn văn bản đi phải đăng ký vào sổ khai thác, sử dụng tài liệu, ghi rõ thời hạn trả và có ký nhận đầy đủ. 50
  58. 2.5.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Tất cả văn bản đến Ủy ban Huyện đã được Văn thư quản lý theo trình tự sau: Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Tất cả các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân gửi đến cơ qaun từ bất kỳ nguồn nào kể cả những bì có ghi tên riêng của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức đều do văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký. - Chuyên viên văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm Netoffice để tiếp nhận văn bản đến điện tử thông qua mạng máy tính hoặc cập nhật văn bản đến theo đường công văn truyền thống. - Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhận văn bản đến đã thực hiện nghiêm túc khi tiếp nhận văn bản từ cơ quan, tổ chức khác gửi đến như: kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, trên bì văn bản với sổ giao nhận, sau đó mới ký nhận văn bản. Có những trường hợp gửi nhầm địa chỉ thì Văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi. - Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư đã kiểm tra số lượng văn băn, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện sai sót thì Văn thư đã kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. - Các văn bản điện tử gửi đến qua mạng, văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in ra giấy và làm thủ tục đăng ký chuyển giao xử lý theo đúng quy định. Bước 2. Phân loại và bóc bì văn bản: - Việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến được thực hiện theo quy 51
  59. định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. - Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư tiến hành phân loại và bóc bì văn bản. Việc phân loại văn bản đã giúp cho cán bộ Văn thư xác định chính xác loại văn bản cần đăng ký vào Phần mềm quản lý văn bản và loại văn bản không phải đăng ký. - Phân loại văn bản gồm: + Loại được phép bóc bì:Gồm các bì văn bản gửi đến Văn phòng Ủy ban Huyện thì Văn thư được phép bóc bì. + Loại không được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân. - Bóc bì văn bản: Khi thực hiện việc bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư đã thực hiện rất thận trọng và tuân thủ các nguyên tắc sau: + Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn”, “Hỏa tốc” gửi đến thì được nhân viên Văn thư bóc ngay sau khi nhận được để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân thì nhân viên Văn thư không bóc bì và đã phân chia để vào các ô đựng tài liệu của từng đơn vị. + Khi bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư đã thực hiện rất nhẹ nhàng và khéo léo, chưa có trường hợp nào văn bản bị rách hoặc cắt vào văn bản. Sau đó lấy văn bản, đối chiếu số, ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, ký hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản, nhân viên Văn thư đã ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên Văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó. + Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: được nhân viên văn thư 52
  60. đảm bảo tuyệt đối về bí mật nội dung thông tin của văn bản và được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản mật đến. Sau đó, trình văn bản kịp thời cho Lãnh đạo. Bước 3. Đóng dấu Đến, ghi số đến, ngày đến - Mọi văn bản gửi đến được nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày, tháng đến. - Sau khi đã phân loại, bóc bì văn bản thì nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên các văn bản. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải đóng dấu “Đến”, những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”. - Dấu “Đến” được nhân viên Văn thư đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký hiệu của những văn bản có tên loại, dưới phần trích yếu nội dung đối với công văn hoặc khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Sau khi văn bản đã đóng được đóng dấu “Đến” thì sẽ được Chánh văn phòng xử lý sơ bộ Bước 4. Đăng ký văn bản đến: Để quản lý văn bản đi – đến được chặt chẽ, khoa học và tra tìm nhanh chóng, chính xác thì hiện nay, tại bộ phận văn thư của Ủy ban Huyện đang sử dụng phần mềm “BG Netoffice – Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp”. Các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được đăng ký vào phần mềm. Ngoài các loại văn bản đăng ký vào phần mềm thì các văn bản mật được đăng ký riêng vào Sổ văn bản mật. 53
  61. Hình 2. Giao diện Quản lý văn bản đến. Các văn bản đến phải được đăngký ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu văn bản đến vào cuối buổi chiều, có thể làm thủ tục đăng ký vào sáng ngày làm việc tiếp theo trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn. -Đăng ký văn bản đến đối với văn bản đến của cơ quan và văn bản đến của đơn vị trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp. Chánh Văn phòng hướng dẫn việc cập nhật thông tin đăng ký văn bản đến đảm bảo yêu cầu quản lý, phù hợp với phần mềm được xây dựng. -Văn thư nhập các thông tin về văn bản và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng vào phần mềm quản lý văn bản đến của cơ quan; phân chia văn bản vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng. -Đối với văn bản mật đến văn thư không nhập máy và vào sổ theo dõi riêng; các bản Fax vào sổ riêng. Để cập nhật thông tin văn bản đến phải thực hiện các bước sau: Trước tiên truy cập vào trang hệ thống thông tin điện tử công vụ tỉnh Bắc Giang theo địa chỉ truy cập: và đăng nhập tài khoản đã được cấp cho mỗi cán bộ văn thư Văn phòng làm công tác quản lý văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản. 54
  62. Sau đó click chuột vào module “văn bản đến” và vào mục “Thêm mới” rồi điền các thông tin. Hình 3. Giao diện của sổ Quản lý văn bản đến khi được nhập đầy đủ thông tin. Bước 5. Trình, chuyển giao văn bản đến Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình kịp thời cho Lãnh đạo và Chánh Văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Căn cứ vào ý kiến phân phối của Lãnh đạo thì Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Văn bản được ghi số và ký hiệu đối với những văn bản đi của cơ quan, của Văn phòng và ghi số đến đối với những văn bản đến vào Sổ giao nhận tài liệu của các đơn vị, sau đó được để vào ô đựng tài liệu của từng đơn vị. Hàng ngày, văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị sẽ đến lấy văn bản và ký nhận vào sổ. Việc chuyển giao văn bản đã được cán bộ văn thư bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. 55
  63. Bước 6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định, theo quy định. Những văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn đã được các đơn vị, cá nhân giải quyết trước. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến báo cáo Chánh Văn phòng theo tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu. Cán bộ văn thư trình Chánh văn phòng văn bản đến.Đối với văn bản có dấu “ hỏa tốc”, “ thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau khi đăng ký. Cập nhật ý kiến xử lý của Chánh văn phòng vào phần mềm quản lý văn bản. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đã được cán bộ văn thư thực hiện khá đầy đủ theo các bước, các văn bản đến hàng ngày đều được văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến, ghi vào những sổ riêng biệt nên rất dễ quản lý và theo dõi, tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng. Tuy nhiên, một số văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng để xử lý đôi khi còn chưa đảm bảo về thời gian do lãnh đạo đi vắng. 2.5.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn thư và là khâu tiền đề của công tác lưu trữ. Lập hồ sơ được làm tốt và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này. Mọi văn bản hình thành trong quá trình hoạt động sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục phục vụ cho hoạt động của Ủy ban. Công tác lập hồ sơ có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công chức giúp cho Ủy ban quản lý văn bản chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, giúp lãnh đạo và nhân viên tra cứu văn bản nhanh chóng. Hiện nay, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cuẩ 56
  64. cơ quan vẫn được thực hiện theo phương pháp truyền thống và được thực hiện theo các bước sau: Bước 1. Chuyên viên văn thư hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Netoffice để phân loại văn bản theo các đặc trưng như tên gọi, tác giả, thời gian Việc sử dụng phần mềm Netoffice giúp cho việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn. Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống. Bước 3. Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống. Bước 4. Kết thúc và biên mục hồ sơ: sử dụng theo phương pháp truyền thống. Bước 5. Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan: sử dụng theo phương pháp truyền thống. * Một số lưu ý khi sử dụng Netoffice để quản lý văn bản. Các văn bản không được cập nhật vào phần mềm Netoffice: - Văn bản đóng dấu mật hoặc văn bản nội dung có tính chất mật. - Đơn thư khiếu nại, tố cáo. - Các loại văn bản mang tính chất bí mật của ngành, lĩnh vực, quốc gia. Quy định đối với các văn bản trao đổi qua phần mềm Netoffice: Sử dụng phông chữ: các thông tin,dữ liệu dạng ký tự phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Quy định về thời gian và tần suất sử dụng phần mềm Netoffice đối với cán bộ công chức: cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan tối thiểu ngày 2 lần phải truy cập vào phần mềm Netoffice để tiếp nhận văn bản đến điện tử. 57
  65. 2.5.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan Trong phạm vi một cơ quan, việc cung cấp thông tin văn bản sẽ nhanh chóng và thuận lợi nhất khi toàn bộ các máy vi tính của cơ quan được kết nối với nhau thành một mạng vi tính. Trong trường hợp này, lãnh đạo và cán bộ, viên chức cơ quan có thể thông qua máy tính của mình truy cập các thông tin cần thiết được cài đặt trong cơ sở dữ liệu của các máy tính khác, trừ những thông tin thuộc diện người đó không được truy cập mà phần mềm đã thiết kế.Bằng cách nối mạng này, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao năng suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, tiết kiệm được sức lao động của cán bộ viên chức và kinh phí hành chính. Chẳng hạn, nếu không được nối mạng nội bộ, khi soạn thảo văn bản trên máy tính, người soạn thảo phải in ra ít nhất một bản để trình thủ trưởng cơ qaun, đơn vị góp ý hoặc phê duyệt. Còn trong trường hợp được nối mạng, thì người góp ý hoặc duyệt văn bản có thể đọc, sửa chữa hoặc góp ý cho bản thảo văn bản đó ngay trên máy tính của mình. Người soạn thảo có thể tiếp nhận bản thảo đã được sửa chữa góp ý hoặc duyệt qua mạng. Ở mức độ cao hơn, trong mỗi hệ thống của cơ quan, tổ chức như hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống các cơ quan trong từng ngành hoặc từng tỉnh, hệ thống các cơ quan Đảng . Có thể kết nối thành các hệ thống thông tin để truyền và nhận văn bản, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý vào các mục đích khác của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Nối mạng thông tin diện rộng , các cơ quan có thể truyền văn bản do mình ban hành và tiếp nhận văn bản do các cơ quan trong hệ thống gửi tới một cách nhanh chóng, kịp thời, không những nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý mà còn giảm thiểu được văn bản bằng giấy, tiết kiệm được nhân lực và công quỹ, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, tiến tới hình thành “ văn phòng điện tử hóa”, hay còn gọi là “ văn phòng không giấy”. 58
  66. Cho đến nay, các mạng tin học diện rộng của Đảng và chính phủ đã được xây dựng và từng bước hoàn thiện.bước đầu phát huy hiệu quả. Riêng mạng tin học diện rộng của Chính phủ đã được kết nối với các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội và Văn phòng Chủ tịch nước và đã chính thức đưa vào hoạt động từ ngày 1/1/1998. Nhiều văn bản chỉ đạo, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo, công văn hành chính của Chính phủ, các bộ, ngành và địa phương được truyền và quản lý trên mạng này. Do đó đã hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, viên chức trong xử lý, soạn thảo văn bản và cho lãnh đạo các cơ quan trong việc ra quyết định quản lý và giải quyết công việc nói chung. Ngoài ra, các cơ quan có thể xây dựng Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thông báo các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân dân; thực hiện các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của người dân và các doanh nghiệp; đồng thời tiếp nhận các thông tin phản hồi đóng góp ý kiến hoặc đề đạt nguyện vọng của họ. 2.5.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số Thời gian qua, cùng với quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước, việc triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ đã tạo điều kiện đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử. Ngày 30/7, UBND huyện phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng chữ ký số cho các cán bộ chuyên môn, văn thư các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện. Lớp tập huấn chữ ký số trong thời gian một ngày, các học viên đã được đại diện Trung tâm công nghệ thông tin và truyền thông giới thiệu chung và hướng dẫn cụ thể về cài 59
  67. đặt và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin trong các giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước trong huyện. Việc ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước có ưu điểm nhanh, kịp thời công tác chỉ đạo, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, bảo mật thông tin trong hoạt động tác nghiệp giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức và công dân trên môi trường mạng; từng bước tích hợp chữ ký số vào các phần mềm ứng dụng như: Hệ thống thư điện tử, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính của huyện. Sau lớp tập huấn này, UBND huyện sẽ tiếp tục phối hợp tổ chức tập huấn hướng dẫn quản lý, sử dụng chữ ký số cho UBND các xã, thị trấn trong huyện. *Sử dụng chữ ký số: Giai đoạn 1 UBND tỉnh triển khai cấp chữ ký số cho cơ quan, tổ chức (tương đương với con dấu của cơ quan, tổ chức) chưa triển khai chữ ký số cá nhân. Do vậy, các cơ quan, đơn vị chỉ đạo cán bộ văn thư sử dụng chữ ký số của cơ quan như sau: - Văn bản giấy khi ban hành đã đầy đủ chữ ký, dấu đỏ, số, ngày tháng năm ban hành văn bản, cán bộ văn thư thực hiện scan (quét) văn bản vào máy tính định dạng file .pdf và thực hiện ký số trên file văn bản .pdf này theo cách thông nhất như sau: Vị trí ký số tại góc trên cùng bên trái trang đầu tiên của văn bản, khung chữ nhật thể hiện chữ ký số có chiều rộng 20mm và chiều dài 60-80mm. Hiển thị các thông tin: Thời gian ký, tên cơ quan, đơn vị ký, địa chỉ thư điện tử công vụ ( Xem phụ lục 4 ) - Phát hành văn bản điện tử đã ký số thông qua phần mềm Quản lý văn 60