Khóa luận Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu - Đài Truyền hình Việt Nam

66 trang thiennha21 15/04/2022 5100

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu - Đài Truyền hình Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_hoat_dong_cua_trung_tam_tu_lieu_dai_truye.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu - Đài Truyền hình Việt Nam

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh MỤC LỤC MỞ ĐẦU 2 NỘI DUNG 6 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TƢ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 6 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 6 1.1.1. Giới thiệu khái quát về Đài Truyền hình Việt Nam. 6 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 12 1.2.1.Chức năng 12 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 1.3. Cơ cấu tổ chức 13 1.4. Đội ngũ cán bộ 17 1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật 17 1.6. Vốn tài liệu 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƢ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 20 2.1. Công tác bổ sung và phát triển nguồn tin 20 2.1.1. Tình hình bổ sung vốn tài liệu 20 2.1.1.1. Tài liệu giấy - ảnh – hiện vật 21 2.1.1.2. Tài liệu hình ảnh động 23 2.1.1.3. Tài liệu sách, báo, tạp chí 25 2.1.2. Phương thức bổ sung 26 2.1.2.1. Phương thức đặt mua 26 2.1.2.2. Phương thức trao đổi, biếu tặng 27 2.1.2.3. Tạo lập nguồn tin nội sinh 28 2.1.3. Kinh phí bổ sung 28 2.2. Hoạt động xử lý nguồn tin 29 2.2.1. Xử lý kỹ thuật 29 2.2.2. Xử lý hình thức 32 2.2.3. Xử lý nội dung 40 2.3. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 57 2.3.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu 57 2.3.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu 61 K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 1
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 2.3.2.1. Thực trạng vốn tài liệu tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 61 2.3.2.2. Một số biện pháp bảo quản vốn tài liệu ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 62 2.4. Công tác phục vụ người dùng tin 64 2.4.1. Người dùng tin và nhu cầu tin Error! Bookmark not defined. 2.4.2. Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined. 2.4.2.1. Các sản phẩm thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined. 2.4.2.2. Các dịch vụ thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined. CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƢ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM Error! Bookmark not defined. 3.1.Nhận xét chung Error! Bookmark not defined. 3.1.1. Ưu điểm Error! Bookmark not defined. 3.1.2. Hạn chế Error! Bookmark not defined. 3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined. 3.2.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin Error! Bookmark not defined. 3.2.2. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật Error! Bookmark not defined. 3.2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ của Trung tâm Error! Bookmark not defined. 3.2.4. Đào tạo người dùng tin. Error! Bookmark not defined. 3.2.5. Tăng cường quan hệ hợp tác với các đơn vị tổ chức trong và ngoài nước. Error! Bookmark not defined. KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC 88 MỞ ĐẦU K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 2
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông. Trong kỷ nguyên khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bước nhảy vọt đáng kể, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng. Thông tin về tất cả mọi mặt cuộc sống giúp con người có định hướng đúng, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn. Chính vì vậy, họ cần tìm đến các cơ quan thông tin – thư viện nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Bởi vậy các cơ quan này đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong xã hội, có ý nghĩa, tác dụng xã hội to lớn. Thư viện là nơi cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin, tư liệu cần thiết, tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ở tất cả các dạng. Trong 40 năm qua, Đài Truyền hình Việt Nam đã từng bước xây dựng và trưởng thành đồng thời đã khẳng định được vị trí của mình với người Việt Nam trong và ngoài nước nói chung và bạn bè trên thế giới nói riêng. Đài Truyền hình Việt Nam không chỉ là nơi tiếp nhận xử lý và truyền thông tin mà còn là vũ khí sắc bén trong công tác chính trị, văn hóa, tư tưởng của Đảng và Nhà nước. Trong quá trình thực hiện các chương trình phát sóng Đài Truyền hình Việt Nam đều được sự đóng góp của các ban biên tập, trung tâm sản xuất chương trình trong đó không thể không nói tới vai trò quan trọng của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam là một trung tâm thông tin, có chức năng lưu giữ toàn bộ vốn tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam. Vì vậy hoạt động của Trung tâm có vai trò quan trọng quyết định hoạt động của Đài Truyền hình Việt Nam. Ý thức được tầm quan trọng này, trong những năm qua Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của mình nhằm phục vụ đắc lực, giúp Đài Truyền hình Việt Nam đưa tiếng nói của Nhà nước, Chính phủ đến với nhân dân trong nước và quảng bá hình ảnh Việt Nam đến bạn bè thế giới. Tuy nhiên Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam hiện nay vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của toàn xã hội. Có rất ít các công K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 3
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh trình, báo cáo khoa học nghiên cứu về tình hình tổ chức cũng như quy trình hoạt động của Trung tâm. Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, với mong muốn nghiên cứu sâu hơn về quy trình hoạt động của Trung tâm, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục hạn chế đang tồn tại hiện nay, để đưa Trung tâm Tư liệu tiến kịp với các trung tâm thông tin lớn của đất nước, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của trung tâm. - Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động của trung tâm, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng công tác truyền thông đại chúng của Đài Truyền hình Việt Nam. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Cùng với sự phát triển của thông tin và truyền thông, vấn đề hoạt động của các trung tâm thư viện, cơ quan thông tin đã được nhiều nhà chuyên môn cũng như các cán bộ quản lý quan tâm. Tuy nhiên hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam là một lĩnh vực mới, hầu như chưa có đề tài nghiên cứu hay đề cập đến vấn đề này trước đây. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Khóa luận nghiên cứu những vấn đề cơ bản trong hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam như công tác bổ sung và phát triển nguồn tin, hoạt động xử lý thông tin, công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 4
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Để hoàn thành được đề tài, tôi đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp thống kê các số liệu, dữ liệu thu thập được; phương pháp nghiên cứu tổng hợp tài liệu; phương pháp quan sát; so sánh và đánh giá 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài - Về mặt lý luận: Khóa luận đã khẳng định được tầm quan trọng và giá trị của công tác tổ chức và hoạt động trong quá trình phục vụ người dùng tin ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. - Về mặt thực tiễn: Nêu lên thực trạng hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam; Từ đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của trung tâm. 7. Bố cục của khóa luận: Mở đầu Nội dung Chương 1: Khái quát về Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Chương 2: Thực trạng hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 5
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh NỘI DUNG CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TƢ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 1.1.1. Giới thiệu khái quát về Đài Truyền hình Việt Nam. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 6
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Đài Truyền hình Việt Nam là đài truyền hình quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và là đài phủ sóng toàn quốc tại Việt Nam. Đài được thành lập vào ngày 7/9/1970 từ một Ban Biên tập thuộc Đài Tiếng nói Việt Nam. Đài Truyền hình Việt Nam trực thuộc quản lý của Chính phủ. Năm 1976 Đài tách khỏi Đài Tiếng nói Việt Nam và chuyển sang khu vực Giảng Võ hiện nay. Đài chính thức được đặt tên là Đài Truyền hình Việt Nam vào ngày 30/4/1987 và bắt đầu từ đó Đài trở thành Đài Truyền hình Quốc gia. Ngày 01/01/1990 bắt đầu phát sóng song song 2 kênh: VTV1 và VTV2 Tháng 2/1991: Bắt đầu phát sóng vệ tinh kênh VTV1 để các Đài địa phương thu và phát lại nhằm phủ sóng toàn quốc. Tháng 4/1995: Bắt đầu phát chương trình VTV3 và chương trình này được tách thành một kênh riêng và được phát sóng vệ tinh vào tháng 3/1998 Ngày 27/4/2000: VTV4 được chính thức phát trên mạng toàn cầu qua 3 quả vệ tinh phủ sóng toàn bộ châu Á, châu Âu, Bắc Phi, Bắc Mỹ và Tây Bắc Úc. Ngày 10/2/2002: Bắt đầu phát kênh VTV5 phục vụ đồng bào thiểu số bằng các tiếng dân tộc Tháng 10/2004: Mạng truyền hình cáp và DTH được khai trương. Ban Biên tập truyền hình cáp ra đời Tháng 10/2007: Kênh truyền hình VTV6 ra đời và phát sóng trên hệ thống truyền hình cáp, DTH hiện đang phát sóng quảng bá toàn quốc. Tháng 10/2007: Kênh truyền hình khu vực VTV9 phục vụ cho các tỉnh thành Đồng bằng sông Cửu Long ra đời. Bên cạnh các kênh truyền hình quảng bá, Đài Truyền hình Việt Nam còn đầu tư sản xuất hàng chục kênh phát sóng cho mạng truyền hình cáp, DTH. Hiện nay mạng phủ sóng của Truyền hình Việt Nam đã đạt hơn 98% dân số cả nước và hầu khắp các châu lục trên thế giới với tổng thời lượng phát sóng các kênh quảng bá gần 200 giờ/ ngày. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 7
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Tỷ trọng chương trình phát sóng của truyền hình Việt Nam: - Tin tức thời sự: 45,63% - Chương trình giáo dục: 17,18% - Chương trình giải trí: 20.82% - Phim truyện: 15,13% Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam gồm có Ban giám đốc và 24 Ban và Trung tâm trực thuộc Đài: 1. Ban Thư ký biên tập 2. Ban Tổ chức cán bộ 3. Ban Kế hoạch – Tài chính 4. Ban Hợp tác quốc tế 5. Ban Kiểm tra 6. Văn phòng 7. Ban Thời sự 8. Ban Khoa giáo 9. Ban Truyền hình tiếng dân tộc 10. Ban Truyền hình đối ngoại 11. Ban Văn nghệ 12. Ban Thể thao – Giải trí và Thông tin kinh tế 13. Ban Biên tập truyền hình cáp 14. Ban Thanh thiếu niên 15. Trung tâm Phim tài liệu và Phóng sự 16. Trung tâm Sản xuất phim truyền hình 17. Trung tâm Tư liệu 18. Trung tâm Kỹ thuật sản xuất chương trình 19. Trung tâm Kỹ thuật truyền dẫn phát sóng 20. Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật truyền hình 21. Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình 22. Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 8
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 23. Trung tâm Tin học và Đo lường 24. Tạp chí truyền hình Ngoài trụ sở chính tại số 43 đường Nguyễn Chí Thanh (cống mới, hay cống cũ bên đường Giảng Võ), VTV còn có các chi nhánh ở các địa phương trong cả nước. 1. Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh 2. Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Huế 3. Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Đà Nẵng 4. Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại tỉnh Phú Yên 5. Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Cần Thơ Ngoài ra còn có các cơ quan thường trú Đài Truyền hình Việt Nam tại nước ngoài do Tổng giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam quyết định thành lập sau khi được Thủ tưởng Chính phủ cho phép. Các đơn vị do Đài truyền hình Việt Nam thành lập 1. Ban Quản lý các dự án 2. Ban Quản lý dự án Trung tâm Truyền hình Việt Nam 3. Ban Quản lý dự án mạng phát hình quốc gia 4. Trung tâm Kỹ thuật truyền hình cáp 5. Trung tâm Dịch vụ công nghệ truyền hình 6. Trung tâm Mỹ thuật 7. Trung tâm Khai thác phim truyền hình 8. Trường Cao đẳng truyền hình K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 9
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam Đài Truyền hình Việt Nam là một tổ chức thông tin truyền thông hàng đầu ở Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam luôn giữ vai trò tích cực trên mặt trận tư tưởng văn hóa quốc gia thông qua việc tuyên truyền thông tin tới mọi tầng lớp nhân dân trong cả nước và kiều bào ở nước ngoài, cung cấp các chương trình khoa học giáo dục và các chương trình giải trí cho các nhóm khán giả. Bên cạnh đó Đài còn là một kênh giao lưu hiệu quả cho hơn 50 dân tộc sinh sống trên đất nước Việt Nam cũng như giữa Việt Nam và thế giới. Trong suốt thập kỷ qua, VTV đã phát triển nhiều dịch vụ đa dạng từ phát sóng truyền hình tới các lĩnh vực khác như sản xuất phim, Pay-TV, dịch vụ Internet, phát hành tạp chí. Đài đã chứng minh được ảnh hưởng ngày càng tăng của mình tới đời sống tinh thần, văn hóa và giải trí của người Việt Nam. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 10
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tƣ liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Tiền thân của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam chính là Phòng Tư liệu thuộc Ban chương trình được thành lập tháng 7/1971. Phòng Tư liệu làm nhiệm vụ thu thập, lưu giữ những tư liệu phim nhựa 16mm, 35mm do Đài sản xuất phát sóng. Trong những năm đầu được thành lập, mặc dù cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu hình ảnh động như kho tàng, các trang thiết bị thiếu thốn, nhưng các cán bộ nhân viên Phòng Tư liệu đã thu thập, bảo quản được hàng vạn mét phim do các phóng viên thời sự quay trong những năm 1970 – 1980 cùng hàng chục vạn cuốn phim nhựa của các nước Nga, Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc gửi tặng. Những hình ảnh đất nước, công cuộc tái thiết sau chiến tranh, cuộc sống của người dân thời bao cấp được ghi lại trên những thước phim nhựa thời kỳ này là những tư liệu quý, có giá trị khai thác về lịch sử, phục vụ cho sản xuất các chương trình mới của Đài truyền hình Việt Nam. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Đài Truyền hình Việt Nam, ngày 16/11/1989 Tổng Giám đốc kiêm Tổng biên tập Phạm Khắc Lãm đã ký quyết định số 783/QĐ-THVN “Tách phòng tư liệu thuộc Ban Chương trình để thành lập Trung tâm Lưu trữ Tư liệu truyền hình và thư viện” (gọi tắt là Trung tâm Tư liệu) trực thuộc Ban Giám đốc. Sự ra đời Trung tâm Tư liệu Truyền hình đã đưa công tác lưu trữ hình ảnh động truyền hình phát triển: các khâu nghiệp vụ lưu trữ được quan tâm, đầu tư nhiều hơn, đội ngũ cán bộ, công nhân viên làm công tác lưu trữ hình ảnh động được tăng cường về số lượng cũng như chất lượng. Ngày 03/06/1995, Tổng Giám đốc Hồ Anh Dũng ký quyết định số 348 QĐ/TC-THVN về việc thành lập bộ phận Trung tâm Tư liệu phía Nam (cơ sở II) thuộc Trung tâm Tư liệu Đài truyền hình Việt Nam, có trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trung tâm Tư liệu khu vực phía Nam có nhiệm vụ quay tư liệu các tỉnh phía Nam; đồng thời sản xuất một số phim tài liệu, tin thời sự để phát sóng theo kế hoạch hàng năm được Lãnh đạo Đài Truyền hình Việt Nam K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 11
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh duyệt. Cuối năm 2000, Trung tâm Tư liệu phía Nam được sáp nhập vào Cơ quan Thường trú Đài Truyền hình Việt Nam, nay là Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nghị định số 18/2008/NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam, Trung tâm Tư liệu từ một đơn vị do Tổng giám đốc thành lập đã được đưa vào Nghị định và trở thành đơn vị cấp Ban trong cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam. Đài Truyền hình Việt Nam giao cho Trung tâm Tư liệu chức năng, nhiệm vụ quan trọng đó là: “Trung tâm Tư liệu được giao quyền tập trung thống nhất quản lý tư liệu Truyền hình của Đài Truyền hình Việt Nam.” (Quyết định số 534/QĐ-THVN ngày 23/5/2008 của Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam về việc Ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Tư liệu). 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.1.Chức năng Trung tâm Tư liệu là đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam, có chức năng lưu trữ thông tin tư liệu chuyên ngành truyền hình và các ấn phẩm khác để phục vụ cho công tác nghiên cứu và sản xuất chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch hàng năm cho mọi hoạt động của Trung tâm Tư liệu; trong đó có kế hoạch về khai thác, lưu giữ các tư liệu phục vụ cho sản xuất, khai thác các chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam và tổ chức thực hiện kế hoạch được phê duyệt. Trung tâm Tư liệu được giao quyền tập trung thống nhất quản lý tư liệu truyền hình của Đài Truyền hình Việt Nam. - Tổ chức kho tàng, các hệ thống thiết bị công nghệ lưu trữ tư liệu nghe nhìn đã có phục vụ công tác sản xuất, khai thác các chương trình truyền hình K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 12
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh của Đài Truyền hình Việt Nam. Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin tư liệu theo quy định của pháp luật và của Đài Truyền hình Việt Nam. - Tổ chức sưu tầm, phân loại, biên soạn, biên tập và lưu trữ các loại tài liệu nghe nhìn, chữ viết, ảnh có liên quan đến hoạt động truyền hình phục vụ yêu cầu sản xuất khai thác các chương trình truyền hình, trưng bày, giới thiệu và trao đổi thông tin. - Khai thác, lưu giữ, bảo quản sách báo, các ấn phẩm khác và tổ chức phòng đọc trong cơ quan nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ bạn đọc là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong Đài. Thực hiện nghiệp vụ và hoạt động Thư viện theo quy định. - Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ truyền hình trong lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành. Tham mưu cho Tổng Giám đốc về những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực lưu trữ tư liệu truyền hình. - Tham gia các hoạt động trong khuôn khổ hợp tác quốc tế về lĩnh vực lưu trữ truyền hình. - Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác của Trung tâm với các đơn vị trực thuộc Đài trình Tổng Giám đốc phê duyệt. - Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc đơn vị; xây dựng quy hoạch cán bộ của Trung tâm để đáp ứng nhu cầu công tác. - Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định chung của Đài. 1.3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Tư liệu gồm có Ban giám đốc và các phòng: - Phòng Lưu trữ hình ảnh động - Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh và hiện vật - Phòng Kỹ thuật - Phòng Hành chính – Tổng hợp bao gồm Công tác Thư viện và Công tác Hành chính – Tổng hợp. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 13
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh + Ban Giám đốc Trung tâm Ban lãnh đạo Trung tâm gồm có 1 giám đốc Trung tâm và 1 phó giám đốc Trung tâm. Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ theo phân cấp của Đài, công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ; phụ trách công tác tài chính của đơn vị; chỉ đạo, giám sát và kiểm tra các mặt nghiệp vụ; thừa lệnh Tống Giám đốc làm việc với các cơ quan có liên quan, các đơn vị thuộc Đài và ký các văn bản thuộc thẩm quyền. Giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc, quy chế dân chủ, quy chế thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, quy chế công khai tài chính trong đơn vị. Phó Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm tổ chức triển khai và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện những công việc do mình phụ trách, là người giúp việc cho Giám đốc về một số mặt công tác. Trung tâm muốn phát triển, ngày càng khẳng định vị trí của mình một phần phụ thuộc không nhỏ vào tài lãnh đạo của những người lãnh đạo trung tâm. + Phòng Lưu trữ hình ảnh động - Quản lý nội dung tư liệu hình ảnh động, hồ sơ, sổ sách và các dữ liệu máy tính. - Chủ động sưu tầm tư liệu hình ảnh động có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn để làm giàu quỹ tư liệu từ các chương trình của Đài Truyền hình Việt Nam, các địa phương, các cơ quan và cá nhân trong và ngoài nước. - Lập lý lịch băng hình, phim điện ảnh, đĩa hình theo biểu mẫu của đơn vị đã ban hành. - Phục vụ khai thác tư liệu, cung cấp các thông tin theo yêu cầu công tác sản xuất chương trình và phát sóng truyền hình. - Thực hiện việc xuất nhập tư liệu theo nội quy đơn vị đã ban hành. - Nghiên cứu, tham khảo qua sách báo và chương trình truyền hình để nâng cao kiến thức về các lĩnh vực trong xã hội. Theo dõi chương trình phát sóng của Đài nhằm đáp ứng yêu cầu sưu tầm tư liệu. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 14
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh + Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh và hiện vật - Quản lý nội dung tài liệu, ảnh và hiện vật. - Bảo quản các cơ sở kho tàng, tài sản tài liệu giấy - ảnh – hiện vật, trang thiết bị kỹ thuật và các tài sản cố định khác. - Chủ động sưu tầm tài liệu giấy, ảnh về hoạt động của Truyền hình Việt Nam; sưu tầm hiện vật truyền thống nhằm bảo tồn các giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của ngành Truyền hình. - Chụp ảnh các hoạt động lớn, các sự kiện cần lưu giữ tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam. - Tiến hành nghiệp vụ phân loại tài liệu lưu trữ theo quy chuẩn do Cục Lưu trữ nhà nước ban hành. - Cung cấp các thông tin, tài liệu, ảnh theo yêu cầu nghiên cứu, đào tạo và sản xuất chương trình phát sóng của Đài. - Thực hiện chế độ kiểm tra, thống kê tài liệu định kỳ hàng quý. + Phòng Kỹ thuật - Quản lý toàn bộ các thiết bị chuyên ngành truyền hình, điện ảnh; thiết bị điều hòa, hút ẩm kho tàng và thiết bị tin học, văn phòng hiện có của Trung tâm. - Quản lý và theo dõi hệ thống mạng máy tính của Trung tâm. Phối hợp với các phòng trong Trung tâm để lên kế hoạch quản lý dữ liệu máy tính và nâng cấp các phần mềm cơ sở dữ liệu hiện đang sử dụng. - Là đầu mối kỹ thuật với các Phòng trong việc vận hành hệ thống mạng nội bộ của đơn vị. Chịu trách nhiệm các yêu cầu về cài đặt hệ điều hành, sữa chữa phần cứng máy tính. - Chịu trách nhiệm chính về việc bảo vệ, bảo quản các dữ liệu máy tính của Phòng. - Chịu trách nhiệm chính về việc sao lưu dữ liệu, phối hợp truyền dữ liệu cho Trung tâm Tin học và Đo lường theo định kỳ. - Vẽ thiết kế cơ khí, đặt hàng, theo dõi gia công những phương tiện, cơ cấu nhằm phục vụ yêu cầu công việc của đơn vị. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 15
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Tham gia tư vấn, lựa chọn mua sắm các trang thiết bị kỹ thuật theo đúng yêu cầu chuyên môn và quy định của pháp luật. - Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm và tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ truyền hình trong lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành. - Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra an toàn điện toàn bộ mặt bằng của đơn vị quản lý. + Phòng Hành chính – Tổng hợp - Công tác Thư viện - Bảo vệ, bảo quản quỹ sách, tài liệu, báo chí và tài sản kho sách, phòng đọc và phòng nghiệp vụ thư viện. - Xây dựng kế hoạch mua sách báo, lựa chọn đầu sách phù hợp với yêu cầu nghiên cứu, tìm hiểu, đọc tham khảo, giải trí của đông đảo độc giả là công nhân viên chức trong Đài. Phục vụ các yêu cầu cung cấp thông tin để xây dựng chương trình phát sóng. - Quan hệ với các Nhà xuất bản, cơ quan thông tin tư liệu, phát hành sách để mua, sưu tầm và tiếp nhận sách, tạp chí biếu. Tham gia Hội nghị khách hàng của ngành Phát hành sách. - Thực hiện nghiệp vụ thư viện theo sự chỉ đạo và sự kiểm tra của Thư viện Quốc gia. - Định kỳ kiểm tra, thống kê và giới thiệu sách mới. Sắp xếp, chọn lựa, đóng bìa, xác định ký hiệu các số báo lưu; kịp thời tu sửa sách, tạp chí cũ rách để nâng cao giá trị sử dụng. - Chấp hành nghiêm chỉnh công tác phòng cháy chữa cháy. Thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp. Giữ gìn sự yên tĩnh trong Phòng đọc. - Công tác Hành chính – Tổng hợp - Triển khai các công việc về hành chính, quản trị trong đơn vị. - Thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của Đài. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 16
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Công tác tổ chức cán bộ: Lưu giữ hồ sơ cán bộ, thực hiện việc bổ sung lý lịch hàng năm; theo dõi và đề xuất nâng lương đúng chế độ; giải quyết các chế độ cho người lao động theo phân cấp. - Tổ chức phân tích, đánh giá việc bảo quản, sử dụng vật tư, tài sản, kinh phí. Đề xuất phương pháp quản lý, sử dụng kinh phí tiết kiệm, có hiệu quả. - Tổ chức mua vật tư cho đơn vị đảm bảo yêu cầu sử dụng. - Lập báo cáo nghiệp vụ, báo cáo kế toán theo định kỳ. - Tổ chức gửi trả băng chương trình đã phát sóng cho các Trung tâm Truyền hình Việt Nam ở khu vực. - Theo dõi việc nhận và sử dụng băng trắng hàng năm tại Phòng Lưu trữ hình ảnh động. 1.4. Đội ngũ cán bộ Trung tâm Tư liệu hiện có 31 cán bộ viên chức và hợp đồng lao động. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ Trung tâm: 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ 25 cán bộ có trình độ đại học 04 cán bộ có trình độ trung cấp, cao đẳng Phần lớn các cán bộ đều còn trẻ, có trình độ Đại học và trên Đại học, đó là nguồn lực con người thuận lợi để trung tâm vươn lên đáp ứng các yêu cầu mới trong lĩnh vực truyền hình. 1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 43 Nguyễn Chí Thanh – Hà Nội đang sử dụng diện tích mặt bằng của Đài Truyền hình Việt Nam, vị trí phân bố tại các nhà K, tầng 3 nhà P và tầng 3 nhà G. Hệ thống các phòng được bố trí như sau: - Nhà K gồm: + 5 kho tài liệu hình ảnh động và giấy - ảnh bao gồm: Kho số 1A – Kho Phim nhựa; 1B - Kho Lưu trữ giấy - ảnh- hiện vật; Kho số 7 – Kho băng các chương trình Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu; Kho số 8 – Kho băng các chương trình Phim, Sân khấu, Phim hoạt K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 17
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh hình; Kho số 9 – Kho băng chương trình Khoa học giáo dục; Kho số 10 – Kho băng trắng và các chương trình Văn nghệ - Ca nhạc – Phim truyện nước ngoài. + Bộ phận in chuyển dữ liệu từ Betacam, Umatic và các định dạng khác sang các định dạng số; Bộ phận in sao, in trích tư liệu chủ yếu in sao tài liệu hai chiều từ Umatic, Betacam, DVCam; Bộ phận máy tính. - Nhà G (tầng 3): Thư viện - Nhà P (tầng 3): Phòng Giám đốc; Phòng Phó giám đốc; Phòng Kỹ thuật; Phòng Tổng hợp; Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh, hiện vật bao gồm 2 bộ phận: Biên tập tư liệu, vi tính hóa tư liệu và Lưu trữ tài liệu truyền hình nhiếp ảnh, sưu tầm hiện vật. Mặc dù hình thức của Phòng tuy chật hẹp và phân bố không tập trung một chỗ nhưng cách trình bày sắp xếp kho tương đối khoa học, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thông tin khá hiện đại. Trang thiết bị kỹ thuật bao gồm: - Đầu ghi hình Umatic (đầu đọc) - Đầu ghi hình Betacam (đầu đọc, đầu ghi) - Đầu ghi hình S-VHS - Đầu ghi DVCam - Hệ thống thiết bị để in chuyển hình ảnh và âm thanh sang đĩa CD - Máy chủ và các máy tính nối mạng LAN và mạng Internet - Một số thiết bị phụ trợ để lắp bổ sung vào máy tính như thiết bị quét ảnh, in sang đĩa laze - Máy chiếu phim 16mm và 35mm - Máy photocopy - Máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi Như vậy với chức năng, nhiệm vụ quan trọng của mình, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đang góp phần vào sự phát triển của Đài Truyền hình Việt Nam, đưa tiếng nói của Đảng và Nhà nước Việt Nam đến với nhân dân trong nước và bạn bè thế giới. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 18
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Hiện nay, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đang được đầu tư cả về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực để góp phần đưa Đài Truyền hình Việt Nam phát triển sánh ngang với các Đài trong khu vực và trên thế giới. 1.6. Vốn tài liệu Vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên của thư viện cũng như một trung tâm thông tin. Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc càng lớn. Có thể coi Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam như một trung tâm thông tin – thư viện chuyên ngành. Do vậy, vốn tài liệu của Trung tâm cũng có những đặc điểm chuyên ngành, chuyên dạng, đa dạng, phong phú cả về nội dung và hình thức. Người ta thường nói truyền hình là báo hình. Đã là báo chí, sản phẩm của nó phải được nộp lưu chiểu và thực hiện công tác lưu trữ. Do đặc thù của sản phẩm truyền hình, việc ghi lại chương trình phát sóng để lưu chiểu (lưu chiểu có thời hạn) và tiến hành công tác lưu trữ được thực hiện trong nội bộ cơ quan Đài. Hiện nay vốn tài liệu của Trung tâm được chia thành 3 nhóm chính: tài liệu giấy - ảnh – hiện vật về ngành truyền hình, tài liệu hình ảnh động và tài liệu là sách, báo, tạp chí. Có thể thấy tài liệu được lưu trữ của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam rất phong phú, đa dạng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Nhiệm vụ của Trung tâm là bổ sung, xử lý, khai thác, lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu đó nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu và sản xuất chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam. Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng bao nhiêu càng chứng tỏ được hiệu quả hoạt động của Trung tâm, đáp ứng cao nhất nhu cầu tin của người dùng tin. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 19
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƢ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 2.1. Công tác bổ sung và phát triển nguồn tin Sự bùng nổ thông tin đã kéo theo số lượng tri thức được tích lũy qua các phương tiện lưu giữ thông tin tăng lên nhanh chóng, cùng với đó là số lượng lớn thông tin nhanh chóng bị lỗi thời, nhất là những thông tin khoa học kỹ thuật và công nghệ. Các cơ quan thông tin – thư viện nói chung cũng như Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam nói riêng muốn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin thì phải xây dựng được một vốn tài liệu lớn về số lượng, phong phú về loại hình, chất lượng phù hợp và đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của người dùng tin. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào công tác bổ sung của Trung tâm. Quá trình bổ sung không những đảm bảo cho vốn tài liệu phù hợp với các nhiệm vụ của thư viện mà còn làm cho vốn tài liệu của thư viện luôn được đổi mới. 2.1.1. Tình hình bổ sung vốn tài liệu Vốn tài liệu là một trong 4 yếu tố cấu thành nên thư viện, là tiền đề cho sự hình thành và phát triển của thư viện. Chất lượng vốn tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào công tác bổ sung. Do đó muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt trước tiên phải xây dựng được vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin. Để làm được điều đó các trung tâm thông tin – thư viện cần tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu mà bổ sung sao cho phù hợp, không thể làm một cách tùy tiện, phải thực hiện theo một chính sách nhất định. Đó là một tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu. Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam luôn coi trọng công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu. Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ được giao, trong quá trình xây dựng vốn tài liệu, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã bổ sung những loại hình tài liệu sau đây: K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 20
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 2.1.1.1. Tài liệu giấy - ảnh – hiện vật Đây là loại tài liệu có liên quan đến các hoạt động truyền hình được lưu giữ từ những ngày đầu Đài Truyền hình Việt Nam thành lập, thể hiện các giai đoạn phát triển của truyền hình. Các tài liệu này được lưu trữ tại Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh, hiện vật thuộc Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Tài liệu giấy, ảnh có liên quan đến sự nghiệp, hoạt động truyền hình. Cụ thể là: Các loại văn bản có tính pháp quy (như các quyết định của Nhà nước về truyền hình, chiến lược phát triển ngành truyền hình, các dự án, các kế hoạch lớn về các lĩnh vực ). - Các ấn phẩm của ngành truyền hình và viết về Truyền hình Việt Nam. - Các tài liệu về các hoạt động của truyền hình trong xã hội. - Tài liệu lưu về các kỳ Liên hoan phim truyền hình. - Các tập danh mục, các tập giới thiệu tư liệu truyền hình, tư liệu điện ảnh, nhiếp ảnh. - Các tài liệu về khung chương trình phát sóng từng thời kỳ, các chương trình phát sóng hàng ngày được in phát trong nội bộ Đài và đăng tải trên báo. - Các bộ ảnh chụp về các hoạt động của Đài. Các bộ ảnh chọn lọc và sưu tầm bên ngoài về các sự kiện lớn của đất nước. Các kỹ sư lắp ráp máy quay Trường quay đầu tiên của Đài THVN ngựa trời năm 1970 K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 21
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Các bài phát biểu của đại diện Truyền hình Việt Nam ở các hội nghị quan trọng trong nước và quốc tế. - Các hiện vật giữ được dấu ấn các giai đoạn phát triển truyền hình. Đây là thứ không thể thiếu được trong phòng truyền thống của một ngành quan trọng của đất nước. Mỗi một tác phẩm, một chương trình truyền hình được sinh ra trong một giai đoạn lịch sử nhất định. Màn hình xem phim 16 mm Máy quay phim nhựa 35 mm Tivi màu Máy ghi băng đi kèm camera Chỉ trong năm 2009, Trung tâm đã bổ sung được vào kho tài liệu giấy - ảnh của mình: K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 22
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Chụp và in ảnh, làm hồ sơ lưu trữ ảnh các hoạt động của Đài bao gồm: các chương trình truyền hình mới do các Ban Biên tập thực hiện, hoạt động đối nội đối ngoại của Đài, hoạt động của các đoàn thể: 1315 ảnh. - Ghi lại các sự kiện lớn của Đài trong năm 2009: 30 sự kiện. - Sưu tập các bài viết về Truyền hình Việt Nam: khoảng 1300 bài viết. - Giới thiệu cuốn “Danh mục phim truyện Truyền hình Việt Nam” (tập 3 + 4) (VTV3) gồm 328 tập phim. - Giới thiệu cuốn “Danh mục phim truyện Truyền hình Việt Nam” (tập 22 + 23) (VTV1) gồm 307 tập phim. - Giới thiệu cuốn “Danh mục phim tài liệu Truyền hình Việt Nam” (tập 11 + 12) (VTV3) gồm 304 tập phim. Số lượng bổ sung trên là không nhiều nhưng đối với một đơn vị nhỏ như Trung tâm Tư liệu thì công việc bổ sung trên đã có nhiều hữu ích trong công tác phát triển vốn tài liêu, đáp ứng được phần lớn yêu cầu mà Đài và Trung tâm đã đề ra. Hiện Trung tâm đang chuẩn bị tư liệu ảnh để phục vụ cho cuộc triển lãm nhân dịp 40 năm ngày phát sóng truyền hình đầu tiên (1970 – 2010). 2.1.1.2. Tài liệu hình ảnh động Trong thời đại xã hội thông tin, bên cạnh những tài liệu truyền thống thì các tài liệu hiện đại cũng không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào. Xuất phát từ thực tế đó, Trung tâm Tư liệu đã không ngừng bổ sung các tài liệu hình ảnh động góp phần làm giàu thêm quý tài liệu của Trung tâm, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Loại tài liệu này được lưu giữ tại Phòng Lưu trữ hình ảnh động thuộc Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Hình ảnh động và âm thanh có trên băng video các loại, phim điện ảnh, đĩa ghi hình, bao gồm các chương trình phát sóng đã được xác định giá trị và chọn lựa; các tư liệu quý đã quay nhưng chưa dựng vào tác phẩm; các tư liệu hình ảnh động, được sưu tầm ngoài Đài (trong nước, ngoài nước); tự tổ chức quay tư liệu - Theo số liệu thống kê năm 1997 Quỹ tài liệu của Trung tâm gồm có: K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 23
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh + Số lượng băng tư liệu: 952 băng (phần lớn là băng Umatic 60 phút và băng Betacam 60 phút). Nhìn chung tư liệu còn nghèo. + Gần 5000 đề tài của Vô tuyến truyền hình được quay bằng phim neegatif đen trắng 16 ly. Nếu được telecine hết ra dương bản, cần có 670 băng Umatic 60 phút. + Trên 10600 cuốn phim điện ảnh cuả 19 nước và tổ chức UNESCO. Nhiều bản phim trước đây ngoài việc phát sóng đã đưa đi chiếu để thu tiền nên tình trạng kỹ thuật kém. - Đến nay, số lượng băng tư liệu đã lên đến gần 30000 băng (phần lớn là băng Betacam) trong đó có 7264 băng Khoa học giáo dục; 4278 băng Phim truyện Việt Nam (băng Betacam) và 122 băng Phim truyện Việt Nam (băng Umatic); 874 băng Sân khấu; 1799 băng Hoạt hình; 4193 băng Văn nghệ và hơn 8000 băng thuộc mảng Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu. Chỉ trong năm 2009, Trung tâm đã: + Sưu tầm 15 phim tài liệu quý từ Ban Biên tập Đối ngoại, 03 phim tài liệu và 01 băng tư liệu quý về Huế từ Hãng phim Tài liệu Khoa học Trung ương, 01 phim tài liệu: “Hà Nội chiến đấu” do Nhật Bản sản xuất, 200 phút tư liệu về cơn bão số 9 và số 11 năm 2009 từ Ban Thời sự, hơn 50 băng tư liệu từ các cá nhân và các tư liệu khác. + In bổ sung 349 bản tin thời sự VTV1, 19h từ ngày 01/01/2009 đến ngày 14/12/2009. + Đặt in bổ sung 424 băng chương trình truyền hình trực tiếp về các sự kiện chính trị, xã hội và các chương trình giao lưu, ca nhạc từ Trung tâm Kỹ thuật sản xuất chương trình. + Đặt in bổ sung 414 phim tài liệu, phóng sự của các cơ quan bên ngoài Đài sản xuất phát sóng trên các kênh của VTV. Thông tin ngày một tăng lên theo cấp số nhân, theo đó các kênh truyền hình, các chương trình cũng không ngừng tăng lên. Do vậy, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam cần phải bổ sung kịp thời, thường xuyên các K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 24
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh tài liệu nghe nhìn nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sản xuất chương trình của các cán bộ công nhân viên trong Đài. 2.1.1.3. Tài liệu sách, báo, tạp chí Trước đây thư viện xuất xứ là phòng đọc công đoàn, nên số sách chủ yếu là truyện, tiểu thuyết, sách thiếu nhi. Hiện nay, được định hướng lại, thư viện đang triển khai đúng nghiệp vụ thư viện, cơ cấu sách được thay đổi, đáp ứng được các yêu cầu thông tin, nghiên cứu, công tác, giải trí và cung cấp số liệu cho các phóng viên làm chương trình. Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam luôn cố gắng hướng tới làm cho kho sách của mình được tăng cường về khối lượng, phong phú về loại hình tài liệu. Theo thống kê cho đến năm 2009, tổng số sách trong Thư viện mới chỉ có khoảng 12200 cuốn sách trong đó: - Sách mục Tổng loại; Triết học – Tâm lý học – Logic học; Chủ nghĩa Vô thần – Tôn giáo: 995 cuốn sách. - Sách mục Ngôn ngữ - Từ điển: 392 cuốn sách. - Sách mục Văn học dân gian: 490 cuốn sách. - Sách mục Văn học: 4828 cuốn sách. - Sách mục Nghiên cứu văn học: 511 cuốn sách. - Sách mục Chủ nghĩa Mác – Lê nin: 933 cuốn sách. - Sách mục Nghệ thuật – Thể dục thể thao: 373 cuốn sách. - Sách mục Xã hội chính trị: 2128 cuốn sách. - Sách mục Lịch sử: 840 cuốn sách. - Sách Kỹ thuật: 365 cuốn sách. - Sách mục Nhân chủng học; Y học – Y tế; Nông nghiệp: 181 cuốn sách. - Sách Khoa học tự nhiên và Toán: 114 cuốn sách. Ngoài sách, báo cũng là nguồn tài liệu không thể thiếu của Thư viện Đài. Báo là xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện về cuộc sống, nâng cao trình độ hiểu biết cho bạn đọc. Kho mở của Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam cung cấp tới độc giả các loại báo mới và tạp chí: 89 loại. Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ một số báo, tạp chí của năm 2009. Tại Kho đóng, Thư viện cung cấp các báo Nhân dân, K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 25
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Hà Nội Mới, Quân đội nhân dân từ năm 1974, Công báo từ năm 1989, Lao động từ năm 1998 đến nay. Việc lưu trữ này hết sức có giá trị, được xem như là những sử liệu quý giá, những chứng cứ xác đáng của lịch sử, có ý nghĩa rất lớn đối với việc nghiên cứu khoa học, xây dựng kinh tế, quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Thư viện cũng lưu trữ những cuốn sách quý hiếm của nhân loại như: Bách khoa tri thức, Từ điển văn học, Đại từ điển Hán Nôm, Bách khoa thư các nền văn hóa thế giới 2.1.2. Phƣơng thức bổ sung 2.1.2.1. Phƣơng thức đặt mua Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức đặt mua được thực hiện bằng hai cách: Mua trực tiếp ở các nơi sản xuất tài liệu: tác giả, nhà xuất bản. Phương thức này nhanh nhưng đòi hỏi những công việc quản lý ngân sách và dự trù đặt hàng. Mua gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành. Các cơ quan này lo toàn bộ các khâu kỹ thuật và tài chính. Phương thức này thường áp dụng đối với việc đặt mua các tài liệu nước ngoài, các tài liệu mua với khối lượng lớn và thường xuyên. Nguồn bổ sung phải trả tiền, hay còn gọi là phương thức mua tài liệu được coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Trung tâm. Chủ động bám sát theo nhu cầu của người dùng tin để bổ sung các loại hình tài liệu phù hợp với nhu cầu của các cán bộ công nhân viên chức của Đài cũng như phục vụ nhu cầu bên ngoài. + Nguồn mua sách Thư viện bổ sung sách dựa vào các cơ quan phát hành sách của nhà nước như: Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Tổng công ty phát hành sách Trung ương Khi có sách xuất bản, các công ty phát hành sách, các nhà xuất bản gửi danh sách cho các thư viện. Cán bộ thư viện sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu tin của bạn đọc để xem xét, lựa chọn và đặt mua những loại tài liệu cần thiết. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 26
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Nói chung, nguồn bổ sung này được tiến hành thường xuyên và tương đối ổn định nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin mới cho bạn đọc. Tuy nhiên do số lượng kinh phí còn hạn chế so với nhu cầu hiện nay nên việc bổ sung còn gặp khá nhiều khó khăn. + Nguồn mua báo, tạp chí Báo và tạp chí là các xuất bản phẩm định kỳ theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo quý. Trung tâm đặt mua từ các cơ quan phát hành sách báo và có hướng tăng dần số lượng đầu báo, tạp chí nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của bạn đọc. Đối với báo, tạp chí bằng tiếng nước ngoài, do nhu cầu sử dụng của người dùng tin về loại hình này còn ít, giá thành các loại tạp chí cao nên việc bổ sung còn hạn chế. Do kinh phí dành cho công tác bổ sung không lớn nên việc mua tài liệu ở Thư viện trong những năm gần đây còn nhiều hạn chế. Các tài liệu được mua chủ yếu thuộc các ngành Văn học, Lịch sử, Xã hội. Các tài liệu mới, hiện đại trên thế giới về công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật còn khá ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong Đài. 2.1.2.2. Phƣơng thức trao đổi, biếu tặng Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi, biếu tặng có thể thực hiện bằng nhiều cách: Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này và cơ quan thông tin khác kể cả trong và ngoài nước. Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng trao đổi tất cả các loại hình tài liệu. Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phải bao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi. Bằng các tài liệu tặng biếu ở các dạng khác nhau: các tài liệu biếu đột xuất hay thường xuyên của các sứ quán, các cơ quan thương mại, các tác giả. Lưu chiểu cũng là dạng tài liệu biếu được quy định bằng luật đối với các nhà xuất bản. Họ phải cung cấp một số bản ấn phẩm cho thư viện quốc gia hay cơ quan lưu trữ quốc gia. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 27
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Hàng năm Trung tâm đã nhận được các nguồn trao đổi, biếu tặng trong nước và quốc tế tương đối lớn. Đây là những tài liệu quý hiếm, ít có trên thị trường. Do còn khó khăn về mặt kinh phí cho công tác bổ sung vốn tài liệu, đặc biệt là sách nên nguồn biếu tặng tài liệu từ các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng. Nguồn trao đổi tài liệu là một trong những nguồn bổ sung cơ bản trong hoạt động của Trung tâm. Nguồn bổ sung này ngày càng được mở rộng trong nước và quốc tế. Nó được tiến hành trên cơ sở sự hợp tác giữa Đài Truyền hình Việt Nam với các Đài khu vực trong nước và trên thế giới, các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước. Đây là một nguồn bổ sung rất quan trọng giúp tiết kiệm chi phí mua tài liệu. Hiện tại, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam vẫn đang cố gắng tận dụng những điều kiện để trao đổi với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước góp phần làm phong phú, đa dạng hơn các loại hình tài liệu cũng như nội dung của tài liệu. Để thực hiện được công tác bổ sung thông qua trao đổi, hợp tác với bên ngoài một cách hữu hiệu hơn đòi hỏi Trung tâm phải có một nguồn lực đủ mạnh và đầu tư kinh phí kịp thời nhằm giải quyết nhanh chóng, chủ động trong công tác trao đổi. 2.1.2.3. Tạo lập nguồn tin nội sinh Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam có một nguồn nội sinh rất đáng quan tâm do các phóng viên, biên tập viên của Đài đã quay, dựng, viết lên các chương trình phát sóng. Với chặng đường 40 năm xây dựng và phát triển, nguồn tin nội sinh của Trung tâm ngày một tăng lên. Chính nguồn tin nội sinh này đã phản ánh thực chất được số lượng và chất lượng kho tài liệu của Trung tâm. Từ cơ sở vật chất nghèo nàn với vốn tài liệu ít ỏi, hiện nay, vốn tài liệu của Trung tâm đã tăng lên theo cấp số nhân. Đây là nguồn tài liệu có ý nghĩa hết sức to lớn giúp cho các nhà quản lý, các cán bộ trong Đài nói chung và các cán bộ của Trung tâm Tư liệu nói riêng tiết kiệm được tiền của, thời gian và công sức trong quá trình khai thác và phục vụ của mình. 2.1.3. Kinh phí bổ sung K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 28
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Đây là điều kiện vô cùng quan trọng để có thể duy trì các hoạt động của bất cứ cơ quan thông tin thư viện nào, đối với Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam cũng vậy. Nguồn kinh phí của thư viện dành cho công tác bổ sung khoảng 25 triệu đồng/ năm nhằm bổ sung cho nội dung tài liệu được phong phú và đa dạng. Tuy nhiên, vì một số lý do khách quan và chủ quan mà nguồn kinh phí dùng cho việc mua sách trong năm 2009 giảm xuống chỉ còn 10 triệu đồng. Nguồn kinh phí bổ sung cho các dạng tài liệu khác vẫn được quan tâm và duy trì ở mức độ ổn định. Mặc dù vậy nguồn kinh phí bổ sung này ngày càng giảm giá trị, bởi giá thành tài liệu ngày càng tăng. Đây cũng là một khó khăn không chỉ với Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam mà là khó khăn chung của các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam. 2.2. Hoạt động xử lý nguồn tin Xử lý thông tin là một công đoạn rất quan trọng quyết định chất lượng của toàn hệ thống. Sau khi tài liệu được bổ sung về Trung tâm sẽ được xử lý trước khi đem ra phục vụ. Điều này giúp cho người dùng tin nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm được thông tin phù hợp với nhu cầu mình đặt ra. Hoạt động xứ lý tài liệu được chia thành 3 khâu chính: - Xử lý kỹ thuật - Xử lý hình thức - Xử lý nội dung 2.2.1. Xử lý kỹ thuật Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu là một quá trình xử lý hết sức quan trọng và cần thiết nhằm sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ tốt cho người dùng tin, dễ bảo quản và bảo quản có hiệu quả. Bất cứ một tài liệu nào được nhập vào cơ quan thông tin – thư viện, trước khi sắp xếp lên giá đều phải qua xử lý kỹ thuật. Quá trình xử lý kỹ thuật đối với tài liệu là định cho tài liệu đó những ký hiệu sau đây: - Đóng dấu vào tài liệu K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 29
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Đăng ký cá biệt cho tài liệu - Viết ký hiệu xếp giá, dán nhãn - Quét mã vạch lên tài liệu Các khâu xử lý kỹ thuật trên phải được tiến hành tuần tự, chính xác nhằm đảm bảo cho việc xếp giá, phục vụ và bảo quản tài liệu. Ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, công đoạn xử lý kỹ thuật được tiến hành ngay khi tài liệu được nhập về. Do vốn tài liệu của Trung tâm khá đa dạng, phong phú nên đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau, việc xử lý kỹ thuật cũng có những điểm khác nhau, nhưng về cơ bản thì vẫn tuân thủ theo những khâu kỹ thuật chung của quá trình xử lý. Trước hết là công đoạn đóng dấu vào tài liệu. Tất cả các tài liệu nhập về Trung tâm đều phải đóng dấu của Trung tâm. Đây là cơ sở để nhận biết tài liệu đó của cơ quan nào. Đối với tài liệu sách và ảnh, dấu của Trung tâm được đóng ở hai nơi bắt buộc, đó là trang tên sách hoặc trang tên album ảnh và trang 17. Ở trang tên tài liệu, dấu thường được đóng ở dưới các yếu tố thông tin về nhan đề, nếu không có trang tên tài liệu thì đóng dấu vào trang bìa. Đối với tài liệu nghe nhìn, dấu của Trung tâm cũng được đóng ở hai nơi bắt buộc. Đó là bên ngoài vỏ hộp chứa phim, băng hoặc đĩa hình và trên bề mặt của cuốn phim, cuộn băng hay đĩa. Tiếp theo là đăng ký cá biệt cho tài liệu: Tài liệu khi được nhập về kho sẽ được đăng ký tài liệu. Việc đăng ký tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, kiểm kê khi cần, đồng thời hiểu rõ được hiện trạng của tài liệu, từ đó có kế hoạch bổ sung cho phù hợp, đầy đủ. Đăng ký tài liệu là cơ sở thiết yếu để cán bộ thư viện sử dụng mỗi khi viết báo cáo, tổng kết. Ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, tài liệu khi được nhập về sẽ được viết vào sổ đăng ký cá biệt. Trung tâm không đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký tổng quát. Mỗi tài liệu là một đơn vị tính nên sẽ có một số đăng ký cá biệt riêng. Đối với sách hoặc album ảnh, số đăng ký cá biệt sẽ được ghi ở nách trang tên sách và nách trang 17. Nếu không có đến trang 17 thì ghi số cá K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 30
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh biệt ở nách trang cuối của tài liệu. Đối với tài liệu nghe nhìn, số đăng ký cá biệt được ghi ở trên vỏ hộp đựng tài liệu và trên bề mặt của tài liệu. Cuối cùng là viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn cho tài liệu Tài liệu trong kho của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam được tổ chức dưới dạng cả kho đóng và kho mở. Việc dán nhãn sẽ được tiến hành sau khi đã mô tả, phân loại xong tài liệu và công việc này do bộ phận xử lý của Trung tâm đảm nhận. + Đối với sách, báo, tạp chí, do Thư viện áp dụng hình thức kho mở cho tài liệu nên việc sắp xếp tài liệu ở đây dựa trên ký hiệu phân loại. Vì thế, ký hiệu xếp giá của tài liệu sẽ bao gồm: Ký hiệu môn loại – Số đăng ký cá biệt. Ví dụ: 3KV(060) 890 Trong đó: 3KV(060) là Ký hiệu phân loại của tài liệu: “Văn kiện Đảng toàn tập” 890 là Số đăng ký cá biệt + Đối với tài liệu hình ảnh động: Do tính chất đặc trưng riêng của tài liệu hình ảnh động nên ký hiệu xếp giá của loại hình tài liệu này có sự khác biệt so với sách, báo, tạp chí và có phần chi tiết hơn. Ký hiệu xếp giá = Chủng loại + Thể loại + Số đăng ký cá biệt/ Số kho Ví dụ: Be.Tr.VN 02779 Trong đó: Be là Băng betacam Tr.VN là Thể loại Phim truyện Việt Nam 02779 là số đăng ký cá biệt hay số kho + Đối với tài liệu giấy - ảnh về ngành Truyền hình: Tài liệu ảnh: Ký hiệu xếp giá được xác định bởi 2 nhóm ký hiệu chữ cái tiếng Việt và chữ số được viết theo kiểu chữ in hoa. Ví dụ: A-ĐT 01 Trong đó: A-ĐT là Ảnh đen trắng 01 là Số đăng ký cá biệt Tài liệu chữ viết về Truyền hình: Ký hiệu xếp giá = Ký hiệu phân loại/Số đăng ký cá biệt K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 31
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Ví dụ: H3.24/01 Trong đó: H3.24 là ký hiệu phân loại của tài liệu 01 là số đăng ký cá biệt Sau khi được viết ký hiệu xếp giá thì khâu cuối cùng trong công đoạn xử lý kỹ thuật là dán nhãn lên tài liệu. Trên nhãn có ghi ký hiệu xếp giá. Nói chung, trong công tác xử lý kỹ thuật, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã thực hiện khá đầy đủ các khâu trong quá trình xử lý. Do một số điều kiện khách quan, Trung tâm chưa thể áp dụng hình thức dán mã vạch cho tài liệu và sẽ cố gắng hoàn thiện quá trình này trong tương lai. Sau khi xử lý kỹ thuật, người ta sẽ tiến hành xử lý hình thức cho tài liệu. 2.2.2. Xử lý hình thức Xử lý hình thức hay mô tả thư mục là công đoạn tiếp theo trong quy trình xử lý thông tin, giúp ta kiểm tra và tìm được ngay tài liệu khi cần thiết. Mục đích của mô tả thư mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trưng hình thức của tài liệu như tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản Mô tả tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu. Mô tả thư mục là một trong những bước quan trọng của việc xử lý tài liệu, nhờ đó các yếu tố mô tả được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. Mô tả thư mục bao gồm các công việc: - Ghi lại các đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản ). - Trình bày các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin ) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này. Quy tắc mô tả đang được sử dụng phổ biến hiện nay là ISBD. ISBD được Hiệp hội thư viện quốc tế IFLA bắt đầu soạn thảo từ năm 1969 và đến năm 1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 32
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh chuẩn quốc tế về mô tả thư mục”. Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng và các yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu bắt buộc đặt trước mỗi yếu tố đó. Quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD chia các yếu tố mô tả thành 8 vùng: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản và thông tin về trách nhiệm có liên quan đến lần xuất bản 3. Vùng thông tin đặc thù (cho xuất bản phẩm nhiều kỳ và Tư liệu chuyên dạng) 4. Vùng địa chỉ xuất bản 5. Vùng mô tả vật lý 6. Vùng tùng thư 7. Vùng phụ chú 8. Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu Mô tả tài liệu phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được thống nhất để nêu bật được những đặc trưng cơ bản của tài liệu giúp người cán bộ có thể nhận dạng và mô tả chính xác. Sơ đồ mô tả sách theo ISBD trình bày trên phiếu mô tả: Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm. - Lần xuất bản / Thông tin về trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản. - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm xuất bản. -Số trang: Minh họa; Khổ cỡ + Tài liệu kèm theo. - (Vùng tùng thƣ / Thông tin về trách nhiệm của tùng thƣ, ISSN ; Số tập) Phụ chú ISBN : Giá tiền, số lƣợng in Việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD đã góp phần thực hiện thống nhất quy tắc mô tả tài liệu trên thế giới, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin, hạn chế những khó khăn về ngôn ngữ, thiết lập hệ thống thư mục giữa các quốc gia. Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam đã và đang áp dung quy tắc ISBD cho mô tả sách. Sau đây là một ví dụ về mô tả sách ở Thư viện: Tenet, George K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 33
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Mắt bão những năm tháng của tôi tại CIA / George Tenet; Với sự giúp đỡ của Bill Harlow; Thu Hùng, Phương Hà dịch; Yên Ba, Kim Yến hiệu đính. - H. : Chính trị quốc gia, 2008. – 699 tr. ; 21cm Riêng đối với tài liệu nghe nhìn, mặc dù các yếu tố của tài liệu được mô tả khá đầy đủ theo ISBD nhưng Trung tâm không tiến hành mô tả theo tiêu chuẩn này mà mô tả theo cách riêng. Biểu mẫu mô tả tài liệu băng hình, đĩa hình LÝ LỊCH BĂNG HÌNH, ĐĨA HÌNH - Tên tác phẩm, đề tài: - Tên gốc: - Thể loại: - Thời lượng: - Kịch bản: - Biên tập truyền hình: - Đạo diễn: - Đạo diễn truyền hình: - Quay phim: - Những người thực hiện: - Họa sý: - Nhạc sý: - Diễn viên chính: - Ngày quay: - Nước sản xuất: - Ngày phát sóng đầu tiên: - Nơi sản xuất: - Thế hệ băng: - PĐ/TM/LT: - Nguồn nhập: - Màu sắc: - Ngày nhập: - Băng được in từ: Do tính chất của công việc, chủ yếu là phục vụ cho các cán bộ trong Đài để nghiên cứu, sản xuất, phát sóng nên việc mô tả tài liệu theo biểu mẫu trên đã giúp cho cán bộ xử lý thao tác nhanh hơn trong quá trình mô tả tài liệu đồng thời nắm bắt được nhanh chóng các dữ liệu trong các vùng mô tả thư mục. Tuy nhiên vì không tuân thủ theo một tiêu chuẩn nhất định nên chắc chắn sẽ gây khó khăn trong quá trình phổ biến, trao đổi tài liệu với bên ngoài. Một khi các cơ quan đều tuân thủ theo một chuẩn nhất định bắt buộc, Trung K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 34
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh tâm cần phải có quá trình chuẩn hóa trong xử lý tài liệu trước khi đem ra trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin. ► Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình biên mục tài liệu Công tác biên mục tại Trung tâm được thực hiện theo hình thức biên mục gốc do cán bộ Trung tâm trực tiếp xử lý sau khi tài liệu được nhập về. Quy trình cơ bản của biên mục gốc gồm các công đoạn sau: - Xử lý tiền máy: mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin, kiểm soát tính thống nhất. - Nhập dữ liệu - Đồng bộ dữ liệu trên máy chủ để tra cứu, in kết quả dạng phiếu mục lục nếu cần. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển mạnh mẽ, kéo theo đó là sự gia tăng nhanh chóng của khối lượng tri thức. Đứng trước một khối lượng tài liệu ngày càng đa dạng và phức tạp, nếu tìm tin bằng phương pháp thủ công sẽ rất mất thời gian. Mặt khác, thông tin tìm được có thể không đầy đủ, chính xác không đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin. Do vậy yêu cầu thiết lập các cơ sở dữ liệu là một việc làm đúng hướng và có hiệu quả. Trước đây, các cơ sở dữ liệu của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam được xây dựng dựa trên phần mềm CDS – ISIS. Tuy nhiên do đặc thù của ngành truyền hình với các loại hình tài liệu đặc trưng nên sau này đã xây dựng một phần mềm khác do Phòng Kỹ thuật của Trung tâm trực tiếp biên soạn sao cho phù hợp với loại hình tài liệu ở Trung tâm cũng như thuận tiện, đơn giản hơn cho công tác tra cứu. Đó là phần mềm “tra cứu tư liệu truyền hình” dành cho băng, đĩa hình và phần mềm “Hệ thống quản lý thư viện” dùng cho tài liệu sách, báo trong thư viện. Riêng đối với tài liệu giấy - ảnh, các cơ sở dữ liệu vẫn được xây dựng dựa trên phần mềm CDS – ISIS và có xu hướng sẽ chuyển sang phần mềm mới trong tương lai. Mặc dù các phần mềm này đều chưa quản trị dữ liệu theo các chuẩn quốc tế và thiếu một số chức năng để quản lý một thư viện hiện đại nhưng nó đã góp phần to lớn tạo K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 35
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh cho Trung tâm có những bước đi ban đầu trong công tác tin học hóa, xây dựng được cơ sở dữ liệu thư mục tương đối lớn. Phần mềm CDS – ISIS: CDS – ISIS là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985, quản lý các cơ sở dữ liệu dạng văn bản có cấu trúc. Đây là phần mềm đầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. Đối với các cơ quan thông tin – thư viện vừa và nhỏ như Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam thì ứng dụng phần mềm CDS – ISIS là hoàn toàn thích hợp. CDS – ISIS phát hành miễn phí và xây dựng chuyên để quản trị tư liệu và cập nhật thường xuyên nhằm nâng cao tính thân thiện của nó đối với người dùng. Phần mềm này hiện đang được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu dạng giấy - ảnh. Nhìn chung phần mềm CDS – ISIS đã thỏa mãn cơ bản các yêu cầu của hoạt động thông tin – thư viện. Nó có các ưu điểm như: tất cả các chương trình đều làm việc theo chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ, số cơ sở dữ liệu không hạn chế, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt và mềm K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 36
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh dẻo, cho phép tạo ra các tệp đảo để truy cập nhanh đến các cơ sở dữ liệu, in và sắp xếp các kết quả tìm tùy ý, trao đổi thuận tiện và dễ dàng. Bên cạnh đó, CDS – ISIS tồn tại một số hạn chế như: thiếu các chức năng tích hợp cho tự động hóa các khâu liên hoàn của hoạt động thông tin – thư viện, khả năng tính toán hạn chế, khả năng hỗ trợ mạng diện rộng cũng như mã vạch và các thiết bị hiện đại kém, không hỗ trợ người dùng tin những hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm và cách sử dụng toán tử; không hỗ trợ người sử dụng; các thông báo lỗi của CDS – ISIS thường khó hiểu, không thân thiện với người sử dụng. Mặc dù vậy, CDS – ISIS vẫn được sử dụng do tính phù hợp về quy mô nhỏ ở các kho tư liệu lưu trữ tài liệu truyền hình và khả năng tài chính còn hạn hẹp của Trung tâm. Trong thời gian tới, Trung tâm sẽ cố gắng hoàn thiện một phần mềm khác sao cho phù hợp với loại hình giấy - ảnh hơn nữa. Phần mềm “tra cứu tư liệu truyền hình” dành cho băng, đĩa hình và phần mềm “Hệ thống quản lý thư viện” dùng cho tài liệu sách, báo trong thư viện Hệ thống quản lý thư viện K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 37
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Giao diện của phầm mềm tra cứu tư liệu truyền hình Do tính đặc thù của tài liệu truyền hình cũng như mục đích phục vụ mà phần mềm CDS – ISIS phần nào chưa được ứng dụng phù hợp đem lại hiệu quả cao trong quản trị tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam. Trước đây, phần mềm CDS – ISIS được sử dụng để quản trị cơ sở dữ liệu sách và băng, đĩa hình. Qua một thời gian sử dụng, nhận thấy những nhược điểm của phần mềm này, Trung tâm đã mạnh dạn biên soạn một phần mềm mới có thể khắc phục được những nhược điểm trên và phù hợp với đặc điểm của dạng tài liệu hiện có ở Trung tâm. Đó là phần mềm “tra cứu tư liệu truyền hình” và “Hệ thống quản lý thư viện”. Hai phần mềm này có những tính năng nổi bật sau: - Chi phí hợp lý: phần mềm này không yêu cầu cao về cấu hình máy tính, kế thừa cơ sở vật chất và hạ tầng sẵn có. - Dễ sử dụng và dễ quản trị: Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, thao tác đơn giản, linh hoạt, cho phép nhiều người cập nhật dữ liệu cùng một lúc, người quản lý có thể theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên mình. - Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ mở trên giao diện web, cho phép cán bộ có thể sửa chữa, nâng cấp phần mềm khi cần. - Tìm tin mềm dẻo, linh hoạt K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 38
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Nếu so sánh với hai phần mềm thư viện đang được sử dụng phổ biến hiện nay là ILIB của công ty CMC và LIBOL của công ty Tinh Vân, tất nhiên phần mềm mà Trung tâm biên soạn còn rất nhiều hạn chế, tuy nhiên với vốn tài liệu không lớn thì việc sử dụng một phần mềm lớn, có thể quản lý tới hàng triệu biểu ghi là không cần thiết, đòi hỏi cao về cấu hình máy tính. Hơn nữa cần phải căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ trong Trung tâm để quyết định chọn phần mềm thích hợp. Đa số cán bộ Trung tâm đều tốt nghiệp từ các trường Khoa học xã hội và Nhân văn, Văn hóa hay Báo chí , nếu quy trình nghiệp vụ kỹ thuật quá rắc rối sẽ không thể triển khai hiệu quả được. Do đó, phần mềm mà Trung tâm biên soạn phần nào đáp ứng được yêu cầu cũng như trình độ người sử dụng. Sau khi lựa chọn phần mềm quản trị dữ liệu phù hợp, cần chuẩn hóa khổ mẫu nhập tin. Khổ mẫu là hình thức trình bày dữ liệu trên các biểu ghi được cấu trúc hóa. Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường kết hợp với các mã số và chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhận biết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính. Xu hướng chung hiện nay của các cơ quan thông tin – thư viện là chuyển đổi sang dùng khổ mẫu MARC 21 phiên bản rút gọn MARC Việt Nam trong môi trường WIN – ISIS. MARC 21 ra đời và trở thành chuẩn biên mục được nhiều nước áp dụng. Mỗi trường trong biểu ghi MARC 21 được biểu diễn bằng nhãn trường gồm có 3 chữ số. Cấu trúc các nhóm trường được trình bày trong biểu ghi của khổ mẫu MARC 21 như sau: 0XX Khối nhận dạng 1XX Khối tiêu đề mô tả chính 2XX Khối nhan đề, lần xuất bản, địa chỉ xuất bản, năm xuất bản 3XX Khối mô tả vật lý 4XX Khối thông tin về tùng thư 5XX Khối phụ chú 6XX Khối các tiêu đề mô tả theo chủ đề 7XX Khối các tiêu đề mô tả không phải chủ đề, tùng thư K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 39
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh 8XX Khối tiêu đề mô tả theo tùng thư 9XX Khối sử dụng quốc gia và cục bộ Trước khi nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, từng tài liệu được xử lý tiền máy theo biểu ghi phiếu nhập dữ liệu. Đó là tập hợp các thông tin cần thiết được thiết kế phù hợp với phần mềm quản trị tư liệu nhằm mục đích tìm kiếm, phục vụ hoặc trao đổi thông tin về tài liệu nghĩa là các thông tin thư mục và nội dung của từng tài liệu được điền vào một biểu ghi theo các trường thông tin phù hợp. Phiếu nhập tin của cơ sở dữ liệu ảnh của Trung tâm dựa trên khổ mẫu MARC 21. Hệ thống các cơ sở dữ liệu có nhiều điểm truy cập: theo tên tài liệu, tên tác giả, theo từ khóa cho phép tìm nhanh tới nguồn tài liệu. Các cơ sở dữ liệu cho phép người dùng tin có thể truy cập tới nhiều vấn đề, không hạn chế nhiều người truy cập. Toàn bộ cơ sở dữ liệu sau khi được biên mục đều có thể chuyển thành dạng thư mục. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ mà các sản phẩm lại tuân thủ theo tiêu chuẩn và có hình thức đẹp. Khổ mẫu nhập tin của sách và băng hình có một vài khác biệt, không tuân thủ theo khổ mẫu MARC 21. Khổ mẫu nhập tin được xây dựng đơn giản hơn, các dữ liệu trên biểu ghi vẫn được sắp xếp thành các trường, trường con, có nhãn trường và các chỉ thị và phải tuân thủ theo chuẩn mà Trung tâm tự quy định dựa trên một số khổ mẫu khác trên thế giới. Điều này mặc dù tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người cán bộ biên mục nhưng lại gây ít nhiều khó khăn cho Trung tâm khi muốn trao đổi các biểu ghi cơ sở dữ liệu vì các nhãn trường và các trường không tương thích với nhãn trường và trường trong các biểu ghi của các cơ quan tư liệu khác. 2.2.3. Xử lý nội dung Xử lý nội dung có nhiệm vụ mô tả những thông tin có trong tài liệu, thể hiện nó bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông tin sử dụng. Mục đích của xử lý nội dung là nắm bắt được nội dung tài liệu để thông báo cho người dùng tin; tiến hành khi cần thiết việc lựa chọn để duy trì hay loại bỏ tài K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 40
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh liệu, xác định cách thức và mức độ xử lý tài liệu. Thêm vào đó, xử lý nội dung còn giúp cho việc sắp xếp, lưu trữ thông tin và tìm kiếm tài liệu. Việc mô tả nội dung tài liệu có thể được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Mô tả nội dung càng sâu sắc thì giá trị sử dụng càng cao: - Phân loại tài liệu: Phân loại là phân chia và sắp xếp các sự vật và hiện tượng theo những trật tự xác định. Trật tự sắp xếp này dựa trên những dấu hiệu giống và khác nhau của chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt. Vậy muốn phân loại sự vật phải dựa vào các dấu hiệu giống nhau của sự vật và hiện tượng đó để tập trung chúng lại một nhóm. Sau đó lại dựa vào những dấu hiệu khác nhau mà chia nhỏ tiếp tục ở các bậc tiếp tục. Trong hoạt động thông tin – thư viện, phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các mục lục, các cơ sở dữ liệu trong các cơ quan thông tin, các thư viện cũng như các cơ quan khác có hoạt động tư liệu với mục đích phục vụ bạn đọc và người dùng tin đạt hiệu quả cao nhất. Đài Truyền hình Việt Nam là Đài Truyền hình quốc gia. Do đó vốn tài liệu phục vụ cho nhu cầu của người dùng tin trong và ngoài Đài hết sức đa dạng, phong phú cả về nội dung và hình thức. Trung tâm Tư liệu là một đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam, được giao nhiệm vụ lưu trữ thông tin tư liệu chuyên ngành Truyền hình phục vụ cho công tác nghiên cứu và sản xuất chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam. Do đó, vốn tài liệu được coi như một trong những yếu tố quan trọng của Trung tâm Tư liệu. Đối với mỗi loại hình tài liệu, Trung tâm áp dụng những phương pháp riêng trong việc phân loại tài liệu. + Đối với sách: Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam sử dụng Khung phân loại dùng cho Thư viện khoa học tổng hợp của Thư viện Quốc gia (hay còn gọi là khung phân loại 19 lớp) để phân loại tài liệu. Khung phân loại này được xây dựng trên cơ sở khung phân loại của Liên Xô cũ, có nguồn gốc UDC, K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 41
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh khung phân loại này có dáng dấp khung phân loại thập tiến, cụ thể các lớp chính được trình bày như sau: 0 Tổng loại 1 Triết học. Tâm lý học. Logic học 2 Chủ nghĩa vô thần. Tôn giáo 3K Chủ nghĩa Mác – Lênin 3 Các khoa học xã hội. Chính trị 4 Ngôn ngữ học 5 Khoa học tự nhiên, Toán học 5A Nhân học. Giải phẫu học. Sinh lý học 61 Y học. Y tế 6 Kỹ thuật 63 Nông nghiệp. Lâm nghiệp. Ngư nghiệp 7 Nghệ thuật 7A Thể dục thể thao 8 Nghiên cứu văn học 9 Lịch sử 91 Địa lý K Văn học dân gian Tác phẩm văn học Đ Sách thiếu nhi Từ các lớp cơ bản lại được chia thành các lớp nhỏ hơn, tuy nhiên về cơ bản vẫn tuân thủ nguyên tắc thập tiến. Cụ thể là ở lớp 6 Kỹ thuật được chia nhỏ như sau: 6 Kỹ thuật 6C1 Ngành khai mỏ 6C2 Năng lượng 6C3 Luyện kim. Kim loại học 6C4 Gia công kim loại K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 42
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Xuống sâu thêm một bậc nữa: 6C4.1 Đúc kim loại 6C4.2 Gia công kim loại bằng áp lực Tuy nhiên sự sắp xếp ký hiệu các ngành còn chưa thật hợp lý và thiếu tính dễ nhớ. Lớp 6 Các khoa học ứng dụng đặt sau 61 Y học. Y tế và trước 63 Nông nghiệp đã tách ra khỏi lớp 6. Việc ghép thêm ký tự chữ cái để mở rộng khung phân loại nhưng không theo trật tự chữ cái thông thường, gây ra những hạn chế nhất định cho khung phân loại. Lớp các tác phẩm văn học không có ký hiệu chung, song để thể hiện vấn đề cụ thể bên trong lớp này dùng ký hiệu chữ cái. Cụ thể là: T Tác phẩm văn học của nhiều dân tộc thế giới V Tác phẩm văn học Việt Nam V1 Tác phẩm văn học Việt Nam trước cách mạng tháng 8 V2 Tác phẩm văn học Việt Nam sau cách mạng tháng 8 Tuy khung phân loại 19 lớp chưa phải là hoàn hảo song đối với các thư viện công cộng cỡ trung bình với vốn sách không lớn như Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam thì việc áp dụng khung phân loại này là khá hợp lý. Ngoài ra, ở khung phân loại 19 lớp, các đề mục về Việt Nam được mở rộng rất chi tiết, phù hợp với cơ cấu chính trị - xã hội Việt Nam, cũng như quá trình phát triển lịch sử của đất nước Việt Nam. Ví dụ: Chỉ số phân loại: 34(V)1 Trong đó: 3: Các khoa học xã hội. Chính trị 34: Pháp luật. Khoa học về pháp luật 34(V): Nhà nước và Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 34(V)1: Luật hành chính Việt Nam. Tổ chức bộ máy nhà nước. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 43
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Nhận thấy, công tác phân loại sách ở Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam được quan tâm hơn so với các loại hình khác ở Trung tâm Tư liệu, nó đã giúp ích rất nhiều trong hoạt động xử lý, phân loại tài liệu, giúp cán bộ dễ dàng hơn trong quá trình xác định chủ đề của một tài liệu. + Đối với tài liệu hình ảnh động: Trong mỗi lĩnh vực của đời sống con người đều có những điểm chung nhất định. Công việc tìm ra các điểm chung đó thông qua các đặc trưng là quá trình phân loại. Việc phân loại tài liệu nghe nhìn ngành truyền hình Việt Nam nói chung cũng như cho các tài liệu nghe nhìn đang lưu giữ ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam nói riêng hiện nay mới chỉ ở mức độ đơn giản tức là phân chia ra các thể loại của các chương trình Truyền hình: STT Thể loại Đặc điểm 1 Tin Là những tin trong nước, thế giới được cập nhật trong ngày qua các chương trình thời sự. 2 Phóng sự Có phóng sự dài, phóng sự ngắn mang tính chất chuyên đề, có tính thời sự xã hội, bao gồm hình ảnh (hiện tại) và thuyết minh. 3 Tài liệu Có phim tài liệu của điện ảnh và truyền hình, bao gồm hình ảnh (hiện tại + quá khứ) và lời bình. Phim thường có kịch bản, đạo diễn, quay phim. Độ dài > 10 phút. 4 Phim truyện Có phim điện ảnh và truyền hình. Là dạng phim hư cấu, có diễn viên đóng, quay bằng bối cảnh tự nhiên. 5 Phim hoạt hình Là phim hư cấu bằng kịch bản nhưng không có diễn viên đóng, gồm có phim búp bê, cắt giấy, vi tính do các họa sỹ thể hiện. 6 Phim khoa học Trình bày các vấn đề nghiên cứu tự nhiên, xã hội loài người bằng các thiết bị quay phim tinh K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 44
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh xảo. 7 Phổ biển kiến thức Phim có tính chất hướng dẫn, giải thích những vấn đề trong cuộc sống hàng ngày. 8 Sân khấu Là phim hư cấu bằng kịch bản, có diễn viên đóng, được quay trong trường quay. 9 Ca múa nhạc Bao gồm phim ca nhạc, múa, xiếc, hòa nhạc, giới thiệu tác giả, tác phẩm âm nhạc. 10 Thể thao Là cuộc thi đấu thể dục thể thao (trong nước và quốc tế), bình luận thể thao, các hoạt động thể dục thể thao ở các bộ môn. 11 Trò chơi Là chương trình có sự tham gia của quần chúng nhiều thành phần, lứa tuổi nhằm mục đích giải trí. 12 Diễn đàn đối thoại Là các chương trình trao đổi, mạn đàm trong trường quay hoặc các địa điểm khác về một vấn đề kinh tế, văn hóa, xã hội 13 Tường thuật trực tiếp Ghi lại toàn bộ hoặc một phần chương trình truyền hình trực tiếp về một sự kiện nào đó. 14 Tư liệu Có tư liệu ảnh và tài liệu truyền hình bao gồm những đoạn hình ảnh, âm thanh chưa được dựng thành tác phẩm điện ảnh, chương trình phát sóng trên truyền hình. Như vậy, công tác phân loại tài liệu hình ảnh động ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam hiện nay còn rất sơ sài, đơn giản. Việc xây dựng một bảng phân loại dùng cho tài liệu nghe nhìn ngành Truyền hình Việt Nam nói chung cũng như cho các tài liệu nghe nhìn lưu giữ ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam nói riêng là một nhu cầu cấp thiết. Tuy nhiên về vấn đề này, từ trước tới nay ở Việt Nam chưa có ai nghiên cứu. Đứng trước tình hình đó, dựa trên “Khung phân loại thông tin tư liệu về Việt Nam” của K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 45
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Trung tâm Thông tin tư liệu Thông tấn xã Việt Nam xây dựng để sử dụng trong việc phân loại các tài liệu ở Thông tấn xã Việt Nam (12/1997), Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã mạnh dạn nghiên cứu và đưa ra “Bảng phân loại cho tài liệu nghe nhìn” nhằm phục vụ công tác lưu trữ của Trung tâm. Tuy nhiên tài liệu nghe nhìn ở Đài Truyền hình Việt Nam có nhiều loại khác nhau. Do đó, bảng phân loại này chỉ dùng để phân loại cho các tài liệu nghe nhìn mà sự kiện, con người, sự việc đã và đang xảy ra. Đối với các tài liệu mang tính hư cấu như phim truyện, các vở diễn sân khấu đòi hỏi phải xây dựng bảng phân loại riêng với những đặc trưng của thể loại các chương trình hư cấu. Kết cấu của Bảng phân loại cho tài liệu nghe nhìn gồm 17 đề mục lớn, dưới các đề mục lớn được chia thêm hai lớp (lớp 1: 89 đề mục, lớp 2: 270 đề mục). Cụ thể các mục lớn trong bảng phân loại này gồm có: 00. Những vấn đề chung 01. Các sự kiện ở Việt Nam 02. Các sự kiện lớn thế giới 03. Chính trị 04. Ngoại giao. Quan hệ quốc tế 05. Quân sự. An ninh 06. Kinh tế 07. Văn hóa. Giáo dục. Y tế. Khoa học. Môi trường. Thể dục thể thao 08. Lao động – Thương binh – Xã hội 09. Báo chí – Thông tin truyền thông 10. Nghệ thuật 11. Dân tộc và miền núi 12. Tín ngưỡng – Tôn giáo 13. Đời sống xã hội 14. Các nhân vật 15. Các tỉnh, thành phố 16. Các châu và các nước K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 46
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Các lớp chính lại lần lượt được chia nhỏ ra thành các lớp con. Từ các lớp con đó lại tiếp tục được chia ra thành các lớp nhỏ hơn. Ví dụ như ở lớp 01. Các sự kiện ở Việt Nam: 01. Các sự kiện ở Việt Nam 01 0 Các sự kiện trước năm 1858 01 1 Các sự kiện trong thời kỳ từ 1858 – 1954 01 1.0 Thực dân Pháp xâm lược và Nhật chiếm đóng Việt Nam 01 1.1 Tội ác của Thực dân Pháp và Phát xít Nhật 01 1.2 Phong trào đấu tranh của công nhân, nông dân và các tầng lớp nhân dân khác 01 1.3 Cách mạng tháng 8 tổng khởi nghĩa. Ngày 2/9/1945. Tổng tuyển cử. Củng cố chính quyền. 01 1.4 Các hình ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 – 1954) 01 1.5 Hình ảnh các nước ủng hộ nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (bao gồm cả nhân dân tiến bộ Pháp, sự phản chiến của binh sỹ Pháp) 01 2 Các sự kiện ở miền Bắc (từ 1954 – 1975) 01 3 Hình ảnh Mỹ xâm lược miền Nam Việt Nam. Ngụy quyền Sài Gòn và cuộc đấu tranh giải phóng của nhân dân Miền Nam (1954 – 1975) 01 4 Hình ảnh Việt Nam thống nhất, xây dựng chủ nghĩa xã hội, chiến tranh biên giới phía Bắc, phía Nam 01 5 Sự kiện đổi mới, những hình ảnh kinh tế - xã hội, cuộc sống từ sau đổi mới (1986) 01 6 Tết – Các lễ hội (bao gồm của Việt Nam và Thế giới) 01 7 Các ngày lễ, kỷ niệm trong nước 01 8 Các sự kiện khác K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 47
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Ở Bảng phân loại cho tài liệu nghe nhìn, trong nhiều đề mục việc kết hợp các đặc trưng như vấn đề với địa dư, đơn vị tổ chức đã đảm bảo phân loại không bị trùng lặp, bao quát được toàn bộ nội dung của tài liệu nghe nhìn của Đài cũng nhu các tài liệu nghe nhìn khác. Mỗi đề mục được đánh theo một mã, bảng phân loại cũng chú ý đến việc có thể bổ sung những đề mục mới sau này khi các vấn đề mới xuất hiện trong tương lai. Tuy nhiên, có thể nhận thấy một hạn chế trong bảng phân loại này đó là việc đặt tên cho các đề mục con còn chưa thật hợp lý, không tuân thủ theo một trật tự nhất định. Hiện nay, Bảng phân loại này mới đang trong giai đoạn nghiên cứu để đưa vào sử dụng tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Nếu đem lại được hiệu quả cao trong công tác xử lý nguồn tin thì sẽ được áp dụng trong thời gian gần nhất. + Đối với tài liệu giấy - ảnh về ngành truyền hình: Đây là những tài liệu có liên quan đến sự nghiệp, hoạt động truyền hình như các bộ ảnh chụp về hoạt động của Đài, các ấn phẩm của ngành truyền hình và viết về truyền hình Mỗi một tài liệu được đưa vào lưu trữ đều có những ý nghĩa chính trị - văn hóa và ý nghĩa lịch sử nhất định. Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam rất coi trọng việc lưu giữ những tư liệu truyền hình có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn đó. Trong bước đầu của quy trình xử lý nội dung tài liệu, Trung tâm cũng đã tiến hành phân loại cho tài liệu giấy - ảnh về ngành truyền hình. Trên cơ sở áp dụng những khung phân loại trước đây, kết hợp với những đặc trưng riêng của tài liệu ngành truyền hình, Trung tâm đã biên soạn “Quy định lập số lưu trữ cho ảnh và tài liệu chữ viết về truyền hình”. Về cơ bản, cách lập số lưu trữ này cũng giống như cách lập chỉ số phân loại tại các cơ quan thông tin – thư viện. Cụ thể như sau: 1 – Tài liệu ảnh bao gồm các chủng loại: phim nhiếp ảnh đen trắng và màu (thường gọi là negatif, âm bản); ảnh được in phóng trên giấy ảnh đen trắng và màu (thường gọi là dương bản); đĩa được ghi và lưu ảnh tĩnh. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 48
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Số lưu trữ được xây dựng bởi hai nhóm ký hiệu: chữ cái tiếng Việt và chữ số được viết theo kiểu chữ in hoa. P – ĐT 01: Phim negatif đen trắng P – M 01: Phim negatif màu A – ĐT 01: Ảnh đen trắng A – M 01: Ảnh màu Đ – A 01: Đĩa lưu ảnh tĩnh 2 – Tài liệu chữ viết - Quy định chữ viết tắt sử dụng trong hồ sơ PTVN: Phim truyện Việt Nam PTNN: Phim truyện nước ngoài BK: Biên kịch ĐD: Đạo diễn QP: Quay phim - Quy định chữ viết tắt sử dụng trong văn bản V1: Văn bản của Đảng, Quốc hội, Mặt trận tổ quốc Việt Nam V2: Văn bản của Chính phủ V3: Văn bản của Bộ, ngành, đoàn thể V5: Văn bản về bản quyền truyền hình - Quy định cho các tài liệu chữ viết khác A. Tài liệu về công tác đối ngoại và đối nội B. Xây dựng, phát triển truyền hình Việt Nam C. Ấn phẩm, tài liệu chuyên ngành truyền hình D. Các danh mục, thư mục về truyền hình G. Các tài liệu về liên hoan K. Kịch bản, lời bình của truyền hình H. Chuyên mục truyền hình của các đơn vị sản xuất M. Mỹ thuật truyền hình N. Kỹ thuật truyền hình K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 49
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Q. Quảng cáo truyền hình P. Các Đài truyền hình địa phương T. Tư liệu truyền hình thế giới S. Các vấn đề có liên quan đến nghiệp vụ truyền hình Y. Ý kiến người xem truyền hình X. Công tác lưu trữ truyền hình Các khái niệm chung lại được chia thành các khái niệm riêng phụ thuộc ở bậc phân chia tiếp theo, tạo ra các mục nhỏ hơn. Ví dụ ở Lớp C. Ấn phẩm, tài liệu chuyên ngành truyền hình lại được chia tiếp: C1. Sách, ấn phẩm được phát hành hoặc sử dụng nội bộ Chia nhỏ nữa: C1.1. Sách, ấn phẩm của truyền hình C1.2. Sách, ấn phẩm liên quan đến truyền hình C1.3. Sách, ấn phẩm khác Trên đây là quy định do Trung tâm tự biên soạn nhằm lập số lưu trữ cho tài liệu ảnh và chữ viết ngành truyền hình. Do trải qua một thời gian công tác, các cán bộ ở đây đã am hiểu, nắm bắt được tình hình thực tế và xây dựng lên những quy định sao cho phù hợp nhất với việc phân loại, lưu trữ tài liệu truyền hình tại kho lưu trữ giấy - ảnh. Như vậy, với mỗi loại hình tài liệu khác nhau, Trung tâm sử dụng những cách phân loại khác nhau. Mặc dù việc phân loại tài liệu nghe nhìn và tài liệu giấy - ảnh chưa được quan tâm đúng mức nhưng việc phân loại tài liệu ở một mức độ cũng có những đóng góp đáng kể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm. - Tóm tắt/ Chú giải cho tài liệu Sau khi phân loại tài liệu, người cán bộ xử lý sẽ thực hiện công đoạn tiếp theo trong quy trình xử lý tài liệu, đó là làm chú giải/ tóm tắt cho tài liệu. Trước hết phải khẳng định làm chú giải là loại công việc hình thành trong lòng hoạt động thông tin – thư viện và có thể coi đó là công việc tiếp tục của hoạt động xử lý thư mục tài liệu với mục đích làm cho người dùng hiểu rộng K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 50
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh thêm và sâu thêm về tài liệu gốc. Làm chú giải là diễn tả bằng văn bản những chú thích và dẫn giải ngắn gọn về các dữ liệu hình thức và/ hoặc các dữ liệu nội dung của tài liệu. Cũng như làm chú giải, tóm tắt là công việc hình thành trong lòng hoạt động thông tin – thư viện nhưng đã có vị trí tương đối độc lập so với làm chú giải. Làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình nào từ phía người làm tóm tắt. Tóm lại, về hình thức, làm tóm tắt và làm chú giải giống nhau ở chỗ đều là việc trình bày bằng văn bản kết quả xử lý nội dung tài liệu gốc. Người ta phân biệt một cách hình ảnh sự khác biệt giữa làm chú giải và làm tóm tắt như sau: Làm chú giải là nghệ thuật tổng kết nội dung tài liệu gốc, còn làm tóm tắt là nghệ thuật rút gọn nội dung tài liệu gốc. Không chỉ với Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam mà tất cả các cơ quan thông tin – thư viện, việc làm chú giải/ tóm tắt cho tài liệu là một công việc hoàn toàn cần thiết. Nó vừa có chức năng thông báo cho người dùng những thông tin chính xác về đặc tính và nội dung của tài liệu gốc vừa trợ giúp cho cán bộ xử lý chủ động giải đáp các yêu cầu tin, nhanh chóng xác định các từ khóa cho mẫu tìm của tài liệu đồng thời giúp người dùng tin trong quá trình chọn lọc tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của mình theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu. Hiện nay Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã và đang áp dụng hình thức tóm tắt cho cả 3 loại hình tài liệu có ở Trung tâm: tài liệu sách – báo – tạp chí, tài liệu hình ảnh động và tài liệu giấy - ảnh về ngành truyền hình. Đối với từng loại hình tài liệu cụ thể, Trung tâm lại đề ra những quy định chung về nội dung và hình thức bài tóm tắt của loại hình tài liệu đó. + Đối với sách và ảnh: Bài tóm tắt trình bày ngắn gọn, cô đọng, khách quan những nội dung cơ bản của tài liệu gốc. Văn phong của bài tóm tắt phải trong sáng, đơn giản, dễ hiểu, hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa. Các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng, phù hợp K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 51
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh với trình độ khoa học kỹ thuật hiện tại. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng các thuật ngữ khoa học không thông dụng thì phải giải thích rõ. Ví dụ: Tóm tắt nghị quyết hội nghị lần thứ 19 của Ban chấp hành Trung ương Đảng : Tài liệu dùng cho Đảng viên ở các tổ chức cơ sở / Ban tuyên huấn trung ương. - H. : Đảng đoàn bộ giáo dục, 1971. - 31 tr. ; 19cm. Tóm tắt: Tóm tắt và giới thiệu nội dung cơ bản về nghị quyết hội nghị 19 Ban chấp hành trung ương Đảng về đẩy mạnh cuộc kháng chiến chống Mỹ, khôi phục phát triển nền kinh tế quốc dân, phát triển sản xuất nông nghiệp, củng cố quan hệ sản xuất xã hội chủ nghĩa ở nông thôn + Đối với tài liệu hình ảnh động: Ngoài các quy định đã nêu ra đối với tài liệu sách và ảnh, nội dung bài tóm tắt của tài liệu nghe nhìn càng tỷ mỷ, chi tiết và cụ thể bao nhiêu càng giúp cho việc tra tìm nhanh và chính xác bấy nhiêu. Để đảm bảo chất lượng của bài tóm tắt đòi hỏi người cán bộ phải có khả năng và kỹ năng phân tích tài liệu cũng như am hiểu những chuyên ngành mà tài liệu đề cập đến. Ví dụ: Tên tác phẩm, đề tài: Sức sống một bản tuyên ngôn Thể loại: Phim tài liệu. Thời lượng: Từ 2’00 đến 26’24 Kịch bản: Nguyễn Thanh Nguyên, Ngô Ngọc Huy Đạo diễn: Nguyễn Thanh Nguyên, Ngô Ngọc Huy Quay phim: Đức Thọ, Tuấn Anh, Tùng Lâm Nước sản xuất: Việt Nam Ngày phát sóng lần đầu: 1/9/2008. Nơi sản xuất: Trung tâm Phim tài liệu và Phóng sự PĐ/ TM/ LT: Tiếng Việt Nguồn nhập: Ban Thư ký biên tập. Màu sắc: Màu Nội dung: Giá trị và ý nghĩa lịch sử to lớn của Bản tuyên ngôn độc lập ngày 2/9/1945 đối với dân tộc Việt Nam. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 52
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Qua các ví dụ trên có thể thấy, hình thức tóm tắt ở Trung tâm nghiêng về chú giải nhiều hơn. Nội dung trong bài tóm tắt đơn giản, đôi khi sơ sài, mang tính chất thông báo, hình thức ngắn gọn, nhiều khi không đảm bảo được toàn bộ thông tin cơ bản của nội dung tài liệu gốc được chuyển tải sang bài tóm tắt. Điều này dẫn tới chất lượng của bài tóm tắt không đồng đều, ảnh hưởng đến công tác tra tìm tài liệu của người dùng tin. Nguyên nhân có thể do trình độ của đội ngũ cán bộ chưa đồng đều, cán bộ tóm tắt theo thói quen, chưa có sự tận tâm trong công việc. Trung tâm Tư liệu cần quan tâm nhiều hơn đến việc làm tóm tắt cho tài liệu bởi tóm tắt càng được làm chi tiết, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì càng thuận lợi và nhanh chóng xác định các từ khóa cho tài liệu bấy nhiêu. - Định từ khóa: Định từ khóa cho tài liệu cũng là một trong những công đoạn chính của quy trình xử lý thông tin. Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và chọn từ khóa để mô tả nội dung chính của tài liệu. Một trong những đặc điểm của việc định từ khóa tài liệu là dùng các từ ngữ ổn định để mô tả tài liệu, tức là hình thức hóa nội dung tài liệu bằng các từ ngữ và sử dụng các từ ngữ này như một dấu hiệu hình thức để tìm tài liệu theo nội dung. Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đang tiến hành định từ khóa kiểm soát cho tài liệu. Cán bộ xử lý đã tuân thủ các quy tắc trong định từ khóa đảm bảo từ khóa chính xác và có chất lượng. Ở Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam, cán bộ trong quá trình định từ khóa đã sử dụng bộ từ khóa chuẩn của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Bởi vậy, công tác định từ khóa ở Trung tâm đã ít nhiều phản ánh được nội dung chủ yếu của vốn tài liệu và mang lại những hiệu quả nhất định cho người dùng tin trong quá trình tìm kiếm thông tin theo yêu cầu. Ví dụ: Sổ tay khuyến nông : Sách dùng cho khuyến nông viên cơ sở. - H. : Nông nghiệp, 2002. - 290 tr. ; 21cm K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 53
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Từ khóa: Khuyến nông % Kinh tế nông nghiệp % Sổ tay Tranh Bác Hồ / Đinh Sỹ Hoan trình bày. – Vinh : Công ty văn hóa tổng hợp Nghệ An, 2004. - 1 tờ : tranh màu ; 40x 100cm Từ khóa: Hội họa % Việt Nam % Tranh ảnh % Hồ Chí Minh Mặc dù áp dụng hình thức định từ khóa kiểm soát cho tài liệu nhưng việc định từ khóa vẫn còn mang tính chủ quan của người xử lý và chất lượng từ khóa cũng phụ thuộc vào khả năng, trình độ của người cán bộ nên không tránh khỏi những sai sót. Ví dụ: Giải bóng chuyền nữ quốc tế mở rộng Cúp VTV 2004 Tác giả: QN Nguồn gốc tài liệu: Truyền hình 4/ 2004 Tóm tắt: Giải bóng chuyền nữ quốc tế VTV 2004 do Đài Truyền hình Việt Nam phối hợp với Liên đoàn bóng chuyền Việt Nam tổ chức. Lần đâu tiên: 7 – 2004 Phân loại/ Số lưu trữ: H3.24/01 Từ khóa chính: Thể thao % Bóng chuyền nữ % Quốc tế VTV % 2004 Ngày nhập: 11/ 2004 Ở đây, cán bộ xử lý định từ khóa cho tài liệu là “Quốc tế VTV” là chưa chính xác, đây là một cụm từ không có nghĩa, có thể được thay thế bằng: “Giải quốc tế” hoặc “Cúp VTV” Trong quá trình làm việc các cán bộ tự định từ khóa theo thói quen, chưa có sự thống nhất giữa các cán bộ với nhau, nhiều khi lại sử dụng các từ khóa khác nhau cho cùng một nội dung. Ví dụ: “Nhà thơ” và “Thi sĩ”. Trong thời gian tới để kiểm soát tính thống nhất trong toàn bộ quy trình xử lý tài liệu, Trung tâm cần nghiên cứu hoàn thiện quy trình định từ khóa, đồng thời có sự thống nhất trong việc lựa chọn từ khóa giữa các cán bộ xử lý đáp ứng được nhu cầu tra cứu đầy đủ, chính xác của người dùng tin. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 54
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Phân cảnh: Đài Truyền hình Việt Nam là một cơ quan thông tin chuyên ngành, do đó vốn tài liệu ở đây cũng có những đặc trưng chuyên ngành, chuyên dạng. Với các dạng tài liệu chuyên ngành, quá trình xử lý thông tin không đơn thuần chỉ dừng lại ở phân loại, định từ khóa hoặc tóm tắt tài liệu mà còn có những công đoạn riêng mang tính chất đặc trưng. Làm phân cảnh cho tài liệu cũng là một trong những công đoạn xử lý mang tính chất đặc trưng của ngành truyền hình. Việc làm phân cảnh cho tài liệu được áp dụng cho băng hình (chủ yếu là băng Betacam). Khi tài liệu được nhập về, sau khi đã xử lý hình thức và làm lý lịch cho băng hình, người cán bộ sẽ thực hiện phân cảnh cho tài liệu. Kịch bản phân cảnh là một bản mô tả theo thứ tự từng cú quay. Mỗi một cú quay được mô tả bằng một vài từ, cuối cùng là mã thời lượng cho biết độ dài của cú quay. Mục đích của việc phân cảnh cho tài liệu là giúp cho việc in trích những tư liệu có trong tài liệu theo từng yêu cầu cụ thể của người dùng tin (chủ yếu là phục vụ cho việc lấy tư liệu để sản xuất chương trình). Ví dụ: Làm phân cảnh cho tác phẩm: “Vũ điệu Tây Bắc” (tập 6) STT Phân cảnh Thời lƣợng Địa điểm 1 Hình hiệu chương trình Ký sự vùng cao 01’37 – 02’29 Lai Châu 2 Ngày hội văn hóa thể thao Tây Bắc lần 02’29 – 03’05 Lai Châu thứ 10 3 Tên chương trình: Vũ điệu Tây Bắc 03’05 – 03’44 Lai Châu 4 Rừng núi vùng Tây Bắc 03’44 – 04’20 Lai Châu 5 Chợ thị trấn Phong Thổ 04’20 – 04’30 Lai Châu 6 Đồng bào Thái làm nương 04’30 – 04’45 Lai Châu 7 Nhà nghệ nhân tính tẩu Nông Văn Nhay, 04’45 – 07’23 Lai Châu nghệ nhân Nông Văn Nhay nói về ý K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 55
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh nghĩa của đàn tính tẩu, vợ chồng ông Nhay làm đàn tính tẩu. 8 Đàn chim bay, nhà cụ Tao Thị Phè ở 07’23 – 11’18 Lai Châu Khuổi Én – Mường So – Phong Thổ - Lai Châu, nghệ nhân Nông Văn Nhay, cụ Phè chơi đàn tính tẩu. 9 Phụ nữ Thái vớt rong dưới suối 11’18 – 11’51 Lai Châu 10 Người Thái ở Phong Thổ - Lai Châu 11’51 – 12’40 Lai Châu múa xòe 11 Phụ nữ Thái dệt vải quay tơ 12’40 – 13’35 Lai Châu 12 Đêm văn nghệ của người Thái ở Phong 13’35 – 16’57 Lai Châu Thổ - Lai Châu Trong quá trình làm phân cảnh cho tài liệu cũng như trong quá trình định từ khóa, tuy đã có nhiều trao đổi giữa các cán bộ khi làm việc nhưng nhiều khi kịch bản phân cảnh còn không chính xác, không có sự thống nhất, gây khó khăn cho quá trình tìm kiếm thông tin của người dùng tin. Ví dụ: Yêu cầu tin: Tìm tài liệu về “An ninh mạng” Nếu gõ từ khóa “An ninh mạng” vào mục Nội dung hay Phân cảnh để tra tìm tư liệu có thể sẽ không tìm được đầy đủ các kết quả. Người sử dụng muốn tìm hết tất cả những cảnh quay có liên quan đến “an ninh mạng” phải gõ thêm vào phần Phân cảnh những từ khóa như “an ninh thông tin”, “hacker” hay “bảo toàn thông tin” Làm phân cảnh cho tài liệu là quá trình xử lý sâu vào nội dung tài liệu để khái quát nội dung tài liệu. Thông qua bản phân cảnh tài liệu, người dùng tin có thể dễ dàng xác định được tư liệu nào phù hợp với nhu cầu của mình, thậm chí họ không cần tìm đến tài liệu gốc vẫn có thể nắm được những thông tin cần thiết. Do vậy Trung tâm Tư liệu nói riêng và Đài Truyền hình Việt Nam cần quan tâm đến công tác làm phân cảnh hơn nữa. Việc mô tả nội dung càng K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 56
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh sâu sắc thì giá trị của mô tả càng cao. Cũng như vậy, phân cảnh càng chi tiết thì các công đoạn tiếp theo trong dây chuyền thông tin – tư liệu sẽ đạt được kết quả càng cao, càng chính xác. Trong hoạt động thông tin tư liệu, tài liệu từ khi bắt đầu được nhập về kho cho đến khi được đưa ra phục vụ người dùng tin phải trải qua nhiều công đoạn xử lý, mỗi công đoạn đều có mối quan hệ mật thiết, gắn bó với nhau, không thể tách rời. Sau khi kết thúc các công đoạn xử lý này, tài liệu mới được đưa vào sắp xếp trong kho và đưa ra phục vụ người dùng tin. 2.3. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 2.3.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả. Đây là một công việc quan trọng trong hoạt động của bất cứ một cơ quan thông tin – thư viện nào. Mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm: - Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu - Tạo ra thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu - Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu - Bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng - Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí Việc tổ chức tài liệu có trật tự, hệ thống, đảm bảo tính khoa học giúp cho cán bộ thư viện thông tin và người dùng tin khai thác hiệu quả tài liệu, không để tài liệu chết trong kho. Việc tổ chức tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh, chính xác, để theo dõi và bảo quản có hiệu quả. Muốn tổ chức và bảo quản tài liệu có hiệu quả thì phải tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học. Là một cơ quan chuyên ngành, phục vụ chủ yếu là phát sóng trong toàn quốc nên công tác này lại càng được Đài Truyền hình Việt Nam quan tâm đặc biệt. Tài liệu sau khi được xử lý hình thức và nội dung sẽ được phân kho và được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Toàn bộ vốn tài liệu của Trung tâm được tổ chức thành hai loại kho là kho đóng và kho mở. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 57
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Kho mở là phương thức phục vụ cho phép người đọc trực tiếp tiếp cận kho tàng sách báo của thư viện, tạo điều kiện cho họ xem và chọn sách báo trực tiếp trên giá. Phương thức tổ chức này giúp bạn đọc trong quá trình tìm kiếm có thể nảy sinh nhu cầu mới. Trong Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, hình thức kho mở được áp dụng tại Thư viện với các loại hình tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí). Đối tượng sử dụng là các cán bộ công nhân viên chức trong Đài. Qua nghiên cứu có thể thấy kho mở có những ưu điểm sau: - Độc giả được trực tiếp tiếp cận kho tài liệu, họ có thể mượn tài liệu có nội dung tương tự nhau do các tài liệu có cùng nội dung sẽ được xếp ở cùng một vị trí, bạn đọc không mất thời gian, không phải phiền hà đến cán bộ thư viện. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn. Cán bộ không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy tài liệu. - Tài liệu trong kho mở luôn được được sắp xếp theo môn loại khoa học. Đối với Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam tài liệu được sắp xếp theo khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ. Riêng đối với những tài liệu ở dạng quý hiếm, tài liệu không còn xuất bản nữa, Thư viện không cho bạn đọc lựa chọn trực tiếp mà phải ghi phiếu yêu cầu để cán bộ vào kho lấy. Sách mục 6 – Kỹ thuật K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 58
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Bên cạnh những ưu điểm trên hình thức tổ chức kho mở vẫn tồn tại một số hạn chế: - Mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho, nếu tính toán sai lệch khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải dãn kho khá vất vả. - Hình thức không đẹp vì sách khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ xếp cùng với nhau. - Bảo quản khó hơn so với kho đóng. - Trong kho mở, tài liệu được sắp xếp theo số phân loại, các tài liệu có cùng môn loại được sắp xếp cạnh nhau, và từ môn loại tài liệu lại được sắp xếp cụ thể hơn theo số đăng ký cá biệt tăng dần. Đối với tài liệu truyền thống, Thư viện sắp xếp theo dạng kho mở là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với xu thế chung của các thư viện hiện nay. Bên cạnh hình thức kho mở, Trung tâm còn tổ chức tài liệu dưới dạng kho đóng. Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua cán bộ thư viện. Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu. Tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, kho đóng được áp dụng đối với các kho: Kho số 1B - Kho Lưu trữ giấy - ảnh- hiện vật, Kho số 1A – Kho Phim nhựa; Kho số 7 – Kho băng các chương trình Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu; Kho số 8 – Kho băng các chương trình Phim, Sân khấu, Phim hoạt hình; Kho số 9 – Kho băng chương trình Khoa học giáo dục; Kho số 10 – Kho băng trắng và các chương trình Văn nghệ - Ca nhạc – Phim truyện nước ngoài. Nghiên cứu về vấn đề tổ chức theo hình thức kho đóng có thể thấy những ưu điểm sau: - Hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích vì không phải để nhiều khoảng trống cho tài liệu mới sẽ bổ sung, do đó tài liệu luôn ổn định, không bị xáo trộn, dễ bảo quản. - Tài liệu ít mất mát, hư hỏng. Tuy nhiên, kho đóng cũng có các nhược điểm như sau: K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 59
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh - Người dùng tin không được trực tiếp vào kho, phải mượn qua cán bộ thư viện. Do tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt nên những tài liệu xếp cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung. - Cán bộ vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ. Tài liệu trong kho đóng được sắp xếp như sau: Đối với các kho số 1B - Kho Lưu trữ giấy - ảnh- hiện vật, Kho số 1A – Kho Phim nhựa; Kho số 7 – Kho băng các chương trình Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu; Kho số 9 – Kho băng chương trình Khoa học giáo dục. Tài liệu được xếp trên giá, từ trên xuống dưới, từ trái sang phải theo số đăng ký cá biệt tăng dần. Băng hình trong kho Thời sự - Phim tài liệu Đối với kho số 8 – Kho băng các chương trình Phim, Sân khấu, Phim hoạt hình và kho số 10 – Kho băng trắng và các chương trình Văn nghệ - Ca nhạc – Phim truyện nước ngoài. Tài liệu trong các kho này được sắp xếp theo thể loại như Sân khấu, Hoạt hình, Phim truyện, Văn nghệ Từ trong các thể loại được phân chia này tài liệu sẽ được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 60
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh Băng hình trong kho Văn nghệ - Ca nhạc Qua cách tổ chức vốn tài liệu có thể thấy công việc này có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam. Tổ chức vốn tài liệu đúng đắn sẽ tiết kiệm được nhân lực và phương tiện cho Trung tâm, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ Trung tâm cũng như người dùng tin, góp phần tăng hiệu quả hoạt động và chất lượng phục vụ. 2.3.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu 2.3.2.1. Thực trạng vốn tài liệu tại Trung tâm Tƣ liệu – Đài Truyền hình Việt Nam - Đối với các tài liệu giấy - ảnh – hiện vật: Trước đây, số lượng ảnh sưu tầm khá nhiều song do điều kiện bảo quản kém đã phải thanh lý vì mối mọt. Hiện tại tất cả các ảnh đều được ép plastic, lưu giữ trong album, đặt trong kho được trang bị máy điều hòa, máy hút ẩm. Tuy nhiên các hiện vật truyền thống đều ở tình trạng nhiễm bụi, bẩn khá nhiều. - Đối với các tài liệu hình ảnh động: Kho băng được tuân thủ khá nghiêm ngặt các quy tắc bảo quản nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phục vụ phát sóng cũng như cung cấp thông tin cho người dùng tin. Ở kho phim nhựa, nhiều bản phim trước đây ngoài việc phát sóng đã đưa đi chiếu để thu tiền nên tình trạng kỹ thuật kém, hội đủ điều kiện để thanh lý. Kho phim nhựa được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và không đồng đều, tình trạng hiện nay hầu hết đều rất kém: mốc, xước, bụi. Thậm chí có khá nhiều phim đã có mùi K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 61
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hạnh chua, mất đầu đuôi amooc, không đồng bộ hình và tiếng. Trước đây Trung tâm sử dụng các hộp nhôm để chứa phim. Do điều kiện của môi trường, hộp nhôm chứa phim cũng bị oxy hóa. Sau này đã được thay thế bằng các hộp nhựa. - Đối với các tài liệu sách, báo, tạp chí: Do số lượt phục vụ ít, vòng quay tài liệu không nhiều nên công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam chưa được coi trọng đúng mức. Vốn tài liệu này xét về mặt bảo quản đang ở tình trạng báo động: nhiều sách, báo bị rách nát, hư hỏng nặng đặc biệt là những báo xuất bản từ năm 1974 (Quân đội nhân dân, Nhân dân, Hà Nội mới) bị ố vàng, mờ chữ, dễ mục nát. Nhiều sách đã bị rách bìa, hỏng gáy, nhiễm bụi, bẩn. 2.3.2.2. Một số biện pháp bảo quản vốn tài liệu ở Trung tâm Tƣ liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Đứng trước thực trạng vốn tài liệu như hiện nay, nhằm bảo quản tốt tài liệu ngành truyền hình, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp hữu hiệu và các dự án số có tính khả thi cao trong công tác bảo quản tài liệu như sau: - Giải quyết vấn đề môi trường Lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tài liệu lưu trữ một cách đáng kể. Việc này không chỉ giúp phòng chống các loại vi khuẩn, vi sinh vật có hại mà còn giảm thiểu được sức lực, thời gian, tiền của cho việc tu sữa những tài liệu hỏng hóc. Trung tâm Tư liệu đã trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản vốn tài liệu của Trung tâm như máy điều hòa, máy hút ẩm, máy lọc không khí, máy đo độ ẩm trong kho để thường xuyên giữ nhiệt độ và độ ẩm cố định. Tuy nhiên do một số lý do chủ quan và khách quan như do khí hậu nước ta hoặc do con người (không chịu được nhiệt độ quá thấp) mà nhiệt độ và độ ẩm trong các kho sách, báo hay kho băng, ảnh đều chưa đạt được tiêu chuẩn cần thiết. - Xử lý một số nguyên nhân phá hủy tài liệu K51 – Khoa Thông tin – Thư viện 62