Khóa luận Tìm hiểu công tác tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

80 trang thiennha21 15/04/2022 5120

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu công tác tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_cong_tac_tu_dong_hoa_tai_trung_tam_thong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỷ XXI là thời đại bùng nổ của thông tin và nền kinh tế tri thức, trong đó thông tin và tri thức là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển kinh tế xã hội. Sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ mà đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông trong những năm gần đây đã và đang tác động sâu sắc đến mọi mặt hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện (TT-TV). Chính vì vậy tự động hóa, hiện đại hóa công tác TT-TV là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của ngành ở trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Tự động hóa hoạt động TT-TV chính là quá trình mà mọi hoạt động nghiệp vụ truyền thống từng bước được hiện đại hóa. Trong quá trình hoạt động đó, máy móc, thiết bị và công nghệ đã và đang dần dần thay thế sức lao động của con người. Quá trình ứng dụng khoa học công nghệ thông tin và viễn thông để từng bước tự động hóa mọi hoạt động TT-TV là nhằm tăng cường và nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động/lao động và kiểm soát tốt nguồn lực thông tin cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin một cách hiệu quả. Vì vậy quá trình tự động hóa (TĐH) là một yêu cầu bắt buộc trong định hướng phát triển của mỗi cơ quan TT-TV hiện nay. Một trong các thư viện luôn đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để từng bước TĐH hoạt động TT-TV là Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (gọi tắt là Trung tâm). Trong những năm gần đây, Trung tâm đã tiến hành đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ hoạt động TT-TV đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Việc ứng dụng quá trình TĐH tại Trung tâm đã góp phần không nhỏ trong việc thực Nguyễn Thị Như Huyền 1 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp hiện tốt những mục tiêu chiến lược, nhiệm vụ mà Trung tâm đã đề ra nhằm tiến tới một thư viện hiện đại. Trong quá trình tìm hiểu về công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tôi đã có cơ hội được tìm hiểu về hoạt động TĐH của Trung tâm. Đây cũng là một trong những lý do để tôi quyết định lựa chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác tự động hóa tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội‖ làm khóa luận của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở đưa ra hệ thống lý thuyết về khái niệm và nội dung của TĐH, đồng thời tiến hành khảo sát, nghiên cứu thực trạng hoạt động TĐH tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Từ đó, đưa ra những nhận xét và đề xuất mang tính định hướng nhằm đẩy nhanh quá trình TĐH hoạt động TT-TV góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tại Trung tâm. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục đích trên, đề tài nghiên cứu phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Tìm hiểu về Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội, những vấn đề lý luận liên quan tới TĐH công tác TT-TV. Thứ hai: Khảo sát việc tiến hành TĐH ở Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội. Thứ ba: Đánh giá, nhận xét khách quan về những ưu điểm, nhược điểm và đưa ra một số giải pháp để triển khai công tác TĐH của Trung tâm một cách có hiệu quả. Nguyễn Thị Như Huyền 2 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Cho đến nay, đã có nhiều đề tài nghiên cứu tới nhiều khía cạnh khác nhau trong hoạt động TT-TV tại Trung tâm như: nghiên cứu về công tác phục vụ người dùng tin; tổ chức và hoạt động tại Trung tâm; đào tạo người dùng tin; tổ chức quản lý và phát triển nguồn lực thông tin Tuy nhiên các đề tài này chủ yếu đề cập đến một số khía cạnh trong hoạt động của Trung tâm, chưa đưa ra những nhận xét đúng mức về thực trạng công tác TT-TV của Trung tâm, nhất là về vấn đề TĐH hiện nay. Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 đã làm thay đổi toàn bộ hoạt động của Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội, đã tạo tiền đề cho công tác TĐH phát triển, bởi vậy cần có những đánh giá xác đáng hơn. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu quá trình tự động hóa hoạt động TT-TV tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu . Không gian: Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. . Thời gian: Từ năm 1997 đến nay 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Cơ sở lý luận Khóa luận dựa trên cơ sở quan điểm của Chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách báo và thư viện, các chỉ thị Nghị quyết, những văn bản pháp quy về chính sách khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin của Đảng và Nhà nước. Xem xét hoạt động của các trung tâm TT- TV trường đại học lớn ở nước ta trong xu thế TĐH hoạt động TT-TV nhằm xây dựng thư viện hiện đại. Nguyễn Thị Như Huyền 3 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp 5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện, đề tài này đã sử dụng một số phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu + Phương pháp quan sát trực tiếp + Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê số liệu. + Phương pháp trao đổi chuyên gia 6. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài 6.1. Đóng góp về lý luận Đề tài này sẽ giúp cho những người nghiên cứu về Trung tâm và người dùng tin tại Trung tâm hiểu thêm về các hoạt động của Trung tâm, đặc biệt là công tác TĐH. 6.2. Đóng góp về thực tế Khóa luận sẽ là tài liệu để Trung tâm có thể tham khảo trong việc hoàn thiện công tác TĐH hoạt động TT-TV của cơ quan mình như là: công tác phục vụ người dùng tin, công tác bổ sung, công tác biên mục, công tác quản lý Khóa luận này cũng là tài liệu để các cơ quan TT-TV khác có thể tham khảo trong quá trình triển khai công tác TĐH vào hoạt động của cơ quan mình, từ đó rút ra những kinh nghiệm mà Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội đã đạt được và khắc phục những hạn chế giúp cho công tác TĐH đạt hiệu quả cao nhất. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương: Nguyễn Thị Như Huyền 4 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng 1: Vai trò của công tác tự động hóa tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chƣơng 2: Thực trạng công tác tự động hóa trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chƣơng 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tự động hóa tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Nguyễn Thị Như Huyền 5 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp NỘI DUNG CHƢƠNG 1: VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC TỰ ĐỘNG HÓA TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1. Vài nét về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) tên giao dịch bằng tiếng Anh: Vietnam national University Hanoi (viết tắt là VNU), được thành lập theo nghị quyết số 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính phủ trên cơ sở tổ chức, sắp xếp lại 3 trường đại học lớn ở Hà Nội: Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại học Sư phạm Hà Nội I và Đại học Sư phạm ngoại ngữ Hà Nội. Đại học Quốc gia Hà Nội chính thức bước vào hoạt động theo Quy chế do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 5/9/1994. Ngày 14/02/1997, Giám đốc ĐHQGHN đã ký quyết định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện. Trung tâm được thành lập dựa trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học thành viên là: Đại học Tổng hợp, Đại học Sư phạm I Hà Nội, Đại học Sư phạm Ngoại ngữ. Trung tâm có tên giao dịch quốc tế là Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi (viết tắt là LIC). Website: Email: lic@vnu.edu.vn. Việc 3 trường đại học hợp lại giúp cho công tác chỉ đạo tại các trường thành viên không bị phân tán và giúp ĐHQGHN có điều kiện thực hiện tốt việc quản lý và đầu tư tập trung, từng bước hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả phục vụ của hệ thống TT-TV trên phạm vi toàn ĐHQGHN. Ngày 12/10/1999 trường Đại học Sư phạm I Hà Nội đã tách ra khỏi ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ – TTg của Thủ tướng Chính phủ, sau đó Giám đốc ĐHQGHN đã ký quyết định 1392/TCCB tách bộ phận thư viện trường Sư phạm khỏi Trung tâm ngày 11/11/1999. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN là đơn vị sự nghiệp phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài Nguyễn Thị Như Huyền 6 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp khoản riêng và là đơn vị dự toán cấp III. Hàng năm, Trung tâm lập kế hoạch, dự trù ngân sách, bảo vệ và nhận kế hoạch trước Giám đốc ĐHQGHN. Đối với các đơn vị trong ĐHQGHN, Trung tâm có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ mọi mặt trong việc bổ sung, xử lí, cung cấp thông tin và tài liệu cho người dùng tin trong toàn ĐHQGHN. Trung tâm được nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án Sau đại học bảo vệ ở ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viện ĐHQGHN Trung tâm được trực tiếp quan hệ với các trường đại học, các cơ quan nghiên cứu, các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước trong phạm vi pháp luật của nhà nước và các quy định của ĐHQGHN để giải quyết các công việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Trung tâm đã trải qua 13 năm thành lập và là một bộ phận cấu thành không thể thiếu trong hệ thống cơ cấu của ĐHQGHN. Hiện nay, Trung tâm là nơi cung cấp tài liệu cho cán bộ và sinh viên của 5 trường đại học bao gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Ngoại ngữ, Trường Đại học Công nghệ, Trường Đại học Kinh tế và 5 khoa: Khoa Luật, Khoa Quốc tế, Khoa Sư phạm, Khoa sau đại học, Khoa Quản trị Kinh doanh của Trường ĐHQGHN. Trung tâm có trụ sở chính tại 144 đường Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội và 4 cơ sở thành viên: cơ sở tại Thượng Đình, cơ sở tại ký túc xá Mễ Trì, cơ sở 19 Lê Thánh Tông (Khoa Hóa), cơ sở Trường Đại học Ngoại ngữ. Nhận thức rõ được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Trung tâm trong việc góp phần thực hiện những nhiệm vụ của ĐHQGHN, Ban Giám đốc ĐHQGHN đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng cấp, xây dựng và phát triển Trung tâm thành một cơ quan TT-TV hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị tối tân nhất, góp phần tiến hành TĐH hoạt động TT-TV. Tính đến nay, Trung tâm đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, nâng cao vị thế trong nước cũng như trên trường quốc tế. Trung tâm đã có quan hệ Nguyễn Thị Như Huyền 7 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp hợp tác với trên 50 trường đại học, viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức, Nga, Italia, Nhật, Hàn Quốc và nhiều nước khác, trong đó có Viện Harvard Yenshing, Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Paris, Đại học Sorbone, Đại học Lômônôxôp, Viện Hàn lâm Khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Quốc gia Kangwon, Đại học Kyodo, Đại học Liêu Ning, Ngoài ra, Trung tâm còn có quan hệ với nhiều tổ chức quốc tế tại Hà Nội như Phòng Văn hóa Thông tin Đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, Quỹ Châu Á, Phòng Thông tin Đại sứ quán Hàn Quốc, Ngân hàng Thế giới, Hội đồng Pháp ngữ, Trung tâm là thành viên sáng lập và tham gia Ban Chấp hành Hội thư viện đại học trực tuyến các nước Đông Nam Á (AUNILA) và Hội đồng thư viện Đại học Quốc gia các nước Đông Á (East Asian University Library Council). 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm  Chức năng: Trung tâm TT-TV là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng có quy chế hoạt động riêng được Giám đốc ĐHQGHN ban hành ngày 21/4/1998. Ngoài các chức năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ dữ liệu, thông tin, văn hóa và giáo dục; Điều 5 của bản Quy chế đã trình bày các chức năng cụ thể của Trung tâm như sau: ―Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQGHN. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý, thông báo và cung cấp tin, tài liệu khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN‖. Trung tâm thực hiện đúng vai trò và vị trí của thư viện đại học - Điều 1 của Quyết định 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học: ―Thư viện trường đại học là trung tâm văn hóa thông tin khoa học, kỹ thuật của trường đại học, là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường đại Nguyễn Thị Như Huyền 8 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hóa, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong toàn trường‖. Thư viện đại học nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã thực sự trở thành ngôi nhà tri thức, đóng góp quan trọng vào hình thành xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức, đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế của Việt Nam.  Nhiệm vụ: Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN cụ thể là: Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN. Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm, vật mang tin. Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin TĐH; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin, tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài. Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc Nguyễn Thị Như Huyền 9 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện. Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo. Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành. Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước. Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam. Tham gia các hiệp hội thư viện quốc tế. Làm đầu mối nối mạng hệ thống TT-TV ĐHQGHN và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới. Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của ĐHQGHN. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm  Cơ cấu tổ chức: Trung tâm được tổ chức theo quyết định số 947/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN với sơ đồ tổ chức như sau: Nguyễn Thị Như Huyền 10 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Thị Như Huyền 11 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Như vậy bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm: Ban Giám đốc; khối các phòng chức năng, khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ và khối các phòng phục vụ bạn đọc. Ban Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc. Giám đốc và các Phó Giám đốc thuộc diện cán bộ do ĐHQGHN quản lý, nghĩa là các chức danh này do Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm và miễn nhiệm. Khối các phòng chức năng: 1. Phòng Hành chính (gồm các chức năng: Tổng hợp, tổ chức cán bộ, đối ngoại, thiết bị) 2. Phòng Tài vụ 3. Phòng Thiết bị bảo hành Khối các phòng chuyên môn: 1. Phòng Bổ sung – Trao đổi 2. Phòng Biên mục (Xử lý kỹ thuật) 3. Phòng Thông tin – Nghiệp vụ 4. Phòng Máy tính và Mạng Hiện nay Trung tâm còn mới mở thêm Bộ phận Phát triển tài nguyên số Khối các phòng phục vụ bạn đọc: 1. Phòng Phục vụ bạn đọc Chung (Nhà Trung tâm 7 tầng) 2. Phòng Phục vụ bạn đọc KHXHNV & KHTN (bao gồm cả bộ phận phục vụ Mễ Trì và bộ phận phục vụ khoa Hóa 19 Lê Thánh Tông) 3. Phòng Phục vụ bạn đọc trường Đại học Ngoại ngữ Các phòng của Trung tâm được thành lập theo nguyên tắc không làm xáo trộn các hoạt động thường xuyên của các thư viện đại học thành viên đã có, do vậy về cơ bản các phòng phục vụ bạn đọc là các thư viện đại học đã có và vẫn ở nguyên vị trí địa lý cũ. Các phòng chuyên môn về kĩ thuật nghiệp vụ TT-TV được thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ xử lý kỹ thuật của các thư viện đại học thành viên lại nhưng có chọn lựa cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc của Trung tâm. Nguyễn Thị Như Huyền 12 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Như vậy Trung tâm được xây dựng với một mô hình tương đối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt. Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp nhịp nhàng với nhau, tạo thành một khối thống nhất, vừa mang tính chuyên môn hóa cao, vừa đồng bộ, nhất quán nên việc lưu thông chia sẻ nguồn tin rất dễ dàng và thuận tiện. Đây là một hệ thống mở, đảm bảo cho Trung tâm thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin ở mọi cấp độ từ cấp ĐHQGHN đến cấp trường đại học thành viên, cấp khoa, bộ môn, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữa nguồn tin và người dùng tin. Với mô hình hoạt động này, Trung tâm có điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng TĐH vào các khâu công tác, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, góp phần đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin một cách nhanh chóng.  Đội ngũ cán bộ: Tính đến 31/12/2009, tổng số cán bộ công nhân viên chức của Trung tâm là 142 cán bộ, trong đó cán bộ trong biên chế là 89 cán bộ, gồm: 1 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 71 cử nhân, 2 cao đẳng, 3 trung cấp. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được chú trọng đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn, tin học và ngoại ngữ nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu và đòi hỏi về trình độ và khả năng chuyên môn của một người cán bộ TT-TV hiện đại. Với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm TT- TV ĐHQGHN là một mô hình mới trong thư viện các trường đại học ở nước ta. Mô hình mới này thể hiện ở một số điểm như sau: Một là: Nhiệm vụ của Trung tâm nặng nề hơn là phải đảm bảo thông tin tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của một đại học quốc gia đa ngành, đa lĩnh vực, có quy mô lớn gồm nhiều trường, khoa, viện, trung tâm nằm trên địa bàn rộng. Nhiệm vụ này quy định cho định hướng xây dựng và phát triển của Trung tâm. Nguyễn Thị Như Huyền 13 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Hai là: Quy mô của Trung tâm khá lớn, có đầy đủ các phòng ban chức năng, chuyên môn và hoạt động như một trung tâm TT-TV độc lập, theo một quy chế riêng do Giám đốc ĐHQGHN ban hành. Ba là: Trung tâm được hoạt động trong một cơ chế mang tính tự chủ cao mà chưa một thư viện trường đại học thành viên nào trước kia có được, đây là một trong những điều kiện thuận lợi mang tính chất quyết định cho quá trình phát triển của Trung tâm sau này. Đồng thời tính tự chủ cao này đi liền với tính tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước và các quy định của ĐHQGHN. 1.1.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật và tiềm lực thông tin của Trung tâm Hiện nay Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng được cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hiện đại và nguồn lực thông tin hết sức đa dạng và phong phú, bao gồm các tài liệu in ấn và các cơ sở dữ liệu (CSDL) được số hóa.  Cơ sở vật chất kỹ thuật: Trung tâm được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ và hiện đại. Ngoài các cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động như: bàn, ghế, máy tính, máy photo, máy in, điều hòa, Trung tâm còn trang bị các thiết bị phục vụ cho xử lý nghiệp vụ và công tác phục vụ bạn đọc như hệ thống máy tính, hệ thống máy đọc các phương tiện multimedia, máy đọc mã vạch, máy scanner, Trung tâm hiện có 7 máy chủ và gần 200 máy trạm. Mạng LAN hoàn chỉnh tại trụ sở chính và khu vực Thượng Đình, Ngoại ngữ, Mễ Trì được kết nối Intranet ĐHQGHN và kết nối Internet.  Nguồn lực thông tin: * Kho tài liệu: - 128.000 tên sách (750.000 bản). - 2.145 tên tạp chí với gần 140.900 bản. Nguyễn Thị Như Huyền 14 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - Giáo trình của 60 ngành đào tạo. - 3.500 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Quốc gia (ĐHQG), cấp bộ, cấp nhà nước đã nghiệm thu. - Hơn 2000 luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ được bảo vệ ở ĐHQGHN. - Bài giảng điện tử, sách điện tử, giáo trình điện tử. - Tài liệu nghe nhìn: cassette, video, đĩa CD-ROM, vi phim, vi phiếu. - 2.000 thác bản văn bia. * CSDL do Trung tâm xây dựng: - CSDL SÁCH: 127.400 biểu ghi. - CSDL TẠP CHÍ: 2.145 biểu ghi. - CSDL khoa học công nghệ: 3500 biểu ghi. - CSDL các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN bao gồm 16.000 biểu ghi thư mục các công trình khoa học của cán bộ ĐHQGHN từ 1956 đến nay. - CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN. * CSDL trên CD – ROM (nguồn tin offline): Truy cập nguồn tin này tại các phòng Multimedia/Internet của Trung tâm. - Wilson Applied Science & Technology Fulltext - Wilson Humanities Abstracts Fulltexts - Wilson Education Abstracts Fulltext - Derwent Biotechnology Abstracts/Quarterly Updates - Econlit 1969 - Present/Monthly Update * Các cơ sở dữ liệu trực tuyến (nguồn tin online): - CSDL Omnifile: Là CSDL trên giải pháp Intranet gồm 1.420 tạp chí toàn văn về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, thư viện học. Truy cập Intranet tại địa chỉ: trong mạng của ĐHQGHN. Nguyễn Thị Như Huyền 15 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - CSDL EBSCO: Là CSDL trực tuyến rất lớn gồm trên 17.000 tạp chí toàn văn trong 10 CSDL về khoa học, công nghệ, xã hội nhân văn, giáo dục, kinh tế, - CSDL BLACKWELL-SYNERGY gồm 750 tạp chí toàn văn về các lĩnh vực: khoa học sự sống, sinh thái học, kế toán, nghiên cứu văn hoá. - SIAM full Text Journal gồm 13 tạp chí về toán học. Địa chỉ truy cập: - Project Euclid gồm 17 tạp chí về toán học và một số ngành liên quan khác. Địa chỉ truy cập: - ACM: CSDL tạp chí toàn văn về công nghệ viễn thông. Địa chỉ truy cập: - IEEE CS: CSDL về khoa học máy tính và về công nghệ thông tin. Địa chỉ truy cập: - Springerlink: Là đường kết nối tới các CSDL của springer bao gồm các CSDL về khoa học tự nhiên, kinh tế, thương mại CSDL này chính thức được khai thác từ tháng 1/2007 trong thời gian 12 tháng. Địa chỉ truy cập: - 4 CSDL sách điện tử của nhà xuất bản CRC: (truy cập trong năm 2007) + MathnetBase cung cấp 161 cuốn sách về toán + Địa chỉ truy cập: + IT KnowledgenetBase cung cấp 172 cuốn sách về công nghệ thông tin + Địa chỉ truy cập: + NanonetBase cung cấp 46 cuốn về nano + Địa chỉ truy cập: + MaterialnetBase cung cấp 169 cuốn về khoa học vật liệu. Địa chỉ truy cập: Nguyễn Thị Như Huyền 16 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - Ebrary – Life & physical Sciences của Nhà xuất bản Ebrary cung cấp trên 1000 cuốn sách điện tử về khoa học sự sống, thể chất & các khoa học có liên quan khác. Địa chỉ truy cập: - E-Journal của nhà xuất bản ASME: cung cấp 20 tạp chí toàn văn về kỹ thuật cơ học. Địa chỉ truy cập: 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin trong Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm TT-TV ĐHQGHN chủ yếu phục vụ các đối tượng người dùng tin (NDT) chính sau:  Nhóm đối tƣợng là cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhân viên trong ĐHQGHN gồm: Ban Giám đốc ĐHQGHN; các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể; Ban Giám hiệu các trường đại học thành viên, các khoa trực thuộc; Ban Giám đốc các Trung tâm, các trưởng và phó chủ nhiệm Khoa, trưởng phòng và phó phòng các phòng ban chức năng, Đối tượng này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể của thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của ĐHQGHN. Nghiên cứu toàn bộ hoạt động của cán bộ quản lý có thể thấy rõ thông tin là tiềm năng của quản lý. Thông tin vừa là đối tượng lao động, vừa là công cụ của quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Không có thông tin, người quản lý không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, vì vậy nhu cầu tin của họ là xác thực và bền vững. Đồng thời họ phải xử lý một khối lượng công việc rất lớn nhằm phục vụ cho công tác điều hành và quản lý, nên họ cần những thông tin tổng quát và cả những thông tin chuyên sâu, cập nhật tình hình hoạt động giáo dục và đào tạo của trường ĐHQGHN nói chung và của các khoa, các lớp nói riêng Đặc điểm nhu cầu thông tin của họ là phải nghiên cứu các loại tài liệu về khoa học quản lý, khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo, kinh tế, văn Nguyễn Thị Như Huyền 17 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp hóa, xã hội. Trong đó đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn nhằm mục đích tìm hiểu một cách cụ thể, xác thực tình hình thực tiễn và những yêu cầu hiện nay trong nền kinh tế - xã hội của đất nước, của Nhà trường , từ đó đưa ra các quyết định có tính khả thi cao cho việc phát triển sự nghiệp giáo dục – đào tạo, nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Đồng thời còn tư vấn cho Đảng và Nhà nước trong việc đề ra các chỉ thị, nghị quyết về công tác giáo dục – đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng. Một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng của Trung tâm là tham mưu cho Lãnh đạo ĐHQGHN để quyết định về phương hướng tổ chức và hoạt động TT-TV nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN. Nhiệm vụ trên đòi hỏi Trung tâm phải tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ TT-TV nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin và góp phần tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định của các cấp quản lý, lãnh đạo. Do cường độ hoạt động của cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý cao nên việc cung cấp thông tin phải cô đọng, súc tích. Hình thức tài liệu họ cần chủ yếu là các tài liệu, thông tin đã được xử lý, đánh giá, bao gói như các tổng quan, tổng luận, thông tin điện tử, các chỉ thị, thông tư, nghị quyết của Đảng và Nhà nước trong công tác giáo dục nói riêng và các hoạt động xã hội nói chung. Phương thức phục vụ chủ yếu là phục vụ từ xa, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp đến từng người theo yêu cầu cụ thể. Bên cạnh đó, phần lớn cán bộ lãnh đạo, quản lý của ĐHQGHN còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Vì vậy, ngoài những thông tin về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước thì nhóm này cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn như các cán bộ giảng dạy khác.  Nhóm đối tƣợng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Đây là nhóm có hoạt động thông tin năng động và tích cực. Họ là chủ thể của hoạt động thông tin. Họ thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ Nguyễn Thị Như Huyền 18 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp thống bài giảng, các bài tập, các dự án, đề tài khoa học ; đồng thời họ cũng chính là những NDT thường xuyên, liên tục của Trung tâm. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là thông tin vừa phải mang tính chuyên sâu, vừa phải mang tính mới trong khoa học. Các tài liệu mà họ cần là các tài liệu mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thành tựu khoa học – kỹ thuật mới trong và ngoài nước, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đang được triển khai hoặc mới được nghiệm thu, những nguồn thông tin khoa học có thể truy cập được. Hình thức tài liệu phục vụ nhóm này chủ yếu là các tổng quan, tổng luận, các dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc theo yêu cầu, các báo và tạp chí khoa học nổi tiếng và có uy tín, đặc biệt là các tài liệu ngoại văn về các chuyên ngành thuộc chuyên môn nghiên cứu và giảng dạy của họ. Tuy nhiên hiện nay do Trung tâm chưa tổ chức được phòng đọc dành riêng cho cán bộ và tài liệu ngoại văn trên đa phần là tài liệu đắt tiền, có duy nhất một bản nên phương thức phục vụ vẫn chỉ là đọc tại chỗ. Điều này phần nào cản trở cho NDT trong việc tiếp cận và nghiên cứu sâu nội dung tài liệu. Trung tâm cần quan tâm nghiên cứu đề ra giải pháp nhằm khắc phục tình trạng trên.  Nhóm đối tƣợng là nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, sinh viên, học sinh Đây là nhóm đối tượng có tỷ lệ sử dụng thư viện lớn nhất đồng thời nhu cầu tin của họ cũng đa dạng và phong phú nhất cả về nội dung và hình thức tài liệu. Đối với nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh: họ là những người đã tốt nghiệp đại học, phần đông đã trải qua công tác thực tiễn và ít nhiều tích lũy được những kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn. Thông tin mà họ cần chủ yếu mang tính chất chuyên sâu, phù hợp chương trình đào tạo, đề tài, đề án của họ. Nguyễn Thị Như Huyền 19 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Đối với NDT là sinh viên, học sinh: nhóm đối tượng này thực sự đông đảo, có nhiều biến động và nhu cầu tin của họ rất lớn. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm và nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm này ngày càng có những biến chuyển về phương pháp học tập. Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của hầu hết các sinh viên trong trường ĐHQGHN, điều đó đặt ra cho Trung tâm những nhiệm vụ và yêu cầu mới nhằm đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu này. Mặt khác ngày nay có rất nhiều sinh viên vừa đi học vừa đi làm, nên ngoài các thông tin về những chuyên ngành đang học, họ còn cần các thông tin khác trên nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội để mở mang sự hiểu biết và nâng cao trình độ. Nhìn chung hình thức phục vụ cho nhóm đối tượng này là các thông tin phổ biến về tri thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học và ngành học đào tạo.  Nhóm đối tƣợng là cán bộ của Trung tâm Họ chủ yếu có nhu cầu tài liệu về các hoạt động nghiệp vụ TT-TV, các tài liệu khác với mục đích giải trí về tình hình kinh tế - văn hóa - xã hội của đất nước và thế giới Hình thức tài liệu chủ yếu là các sách, kỷ yếu hội thảo khoa học, báo, tạp chí, các website về hoạt động TT-TV. Ngoài ra, Trung tâm còn phục vụ đối tượng NDT khác ngoài ĐHQGHN có nhu cầu sử dụng thư viện. Với đặc điểm NDT phong phú và đa dạng như trên, hàng năm Trung tâm đã tổ chức các lớp hướng dẫn, cung cấp cho NDT những hiểu biết chung về cơ chế tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch vụ TT-TV. Hướng dẫn NDT biết cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại để khai thác các Nguyễn Thị Như Huyền 20 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp sản phẩm và dịch vụ TT-TV của Trung tâm, mở rộng nhiều khả năng cho NDT chủ động tiếp cận tra tìm tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tin của mình. 1.2. Vai trò của công tác tự động hóa hoạt động thông tin - thƣ viện nói chung và tại Trung tâm nói riêng  Khái niệm: Tự động hóa trong hoạt động thông tin – thư viện được định nghĩa đơn giản là việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông và trang thiết bị hiện đại nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện [3,16].  Nội dung của tự động hóa hoạt động thông tin - thƣ viện: Các hoạt động trong các cơ quan TT-TV được TĐH bao gồm: - Công tác bổ sung phát triển nguồn tin - Công tác biên mục (xử lí tài liệu về hình thức và nội dung) - Công tác quản lý kho tài liệu - Công tác quản lý người dùng tin/bạn đọc - Công tác phục vụ người dùng tin/bạn đọc - Tra cứu, đăng ký mượn tài liệu - Thống kê, báo cáo  Các yếu tố cấu thành tự động hóa thông tin – thƣ viện: - Hạ tầng phần cứng gồm: + Hệ thống mạng + Hệ thống máy chủ và máy trạm + Thiết bị an toàn thông tin + Thiết bị ngoại vi - Thiết bị chuyên dùng cho cơ quan TT-TV: hệ thống thiết bị từ, hệ thống camera quan sát, các thiết bị nhập liệu, các thiết bị mã vạch. - Hệ thống các phần mềm ứng dụng: Nguyễn Thị Như Huyền 21 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp + Hệ điều hành và hệ quản trị CSDL: Phần mềm nền tảng phục vụ điều hành hoạt động hệ thống và các ứng dụng nghiệp vụ. + Các phần mềm hệ thống, bảo mật và các phần mềm dịch vụ: Các phần mềm hỗ trợ để đảm bảo việc hoạt động cũng như tính an toàn của toàn bộ hệ thống, bao gồm: các phần mềm sao lưu dữ liệu, phần mềm bảo mật, các dịch vụ mạng, các tiện ích, - Cơ sở dữ liệu: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn  Vai trò của tự động hóa: Quá trình áp dụng TĐH trong hoạt động của các cơ quan TT-TV là một xu hướng tất yếu và cần thiết. Các cơ quan TT-TV được ví như ―chìa khóa‖ mở ra kho tri thức cho nhân loại, kết nối thông tin, tri thức đến với NDT. Với chức năng quan trọng như vậy, đòi hỏi các cơ quan TT-TV phải luôn hoạt động theo hướng mở, nghĩa là phải thường xuyên cải tiến, tiếp cận các thành tựu khoa học, công nghệ mới, hiện đại, nhằm hiện đại hóa, TĐH thư viện mình để đạt được những thành công vượt trội. Điều đó chứng minh rằng vai trò của TĐH trong hoạt động của các cơ quan TT-TV đặc biệt quan trọng: - TĐH giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan TT-TV: đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả trong công việc, rút ngắn thời gian tài liệu chết, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc lựa chọn bổ sung tài liệu, xử lí tài liệu và phục vụ tài liệu cho NDT. - Giúp tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng, bảo quản, xử lí tài liệu, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan TT-TV. - Giảm thiểu cường độ lao động, tăng năng suất lao động: các công việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp đi lặp lại sẽ được thay thế bằng máy móc. Các công việc mang tính tổng hợp và phân tích cũng được làm sơ bộ bởi máy tính và phần mềm. - Cải thiện chất lượng các sản phẩm và dịch vụ TT-TV: không chỉ dừng lại ở cung cấp thông tin ở dạng thư mục mà các cơ quan TT-TV tiến tới cung Nguyễn Thị Như Huyền 22 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp cấp thông tin ở dạng tri thức, giảm thiểu các thông tin mang tính thư mục, tăng cường các thông tin chứa nội dung và có định hướng cho NDT. - TĐH đã tạo cho các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước có cơ hội liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau, đặc biệt là các nguồn thông tin số có thể trao đổi trực tiếp trên mạng. - TĐH tạo nên sự gắn kết và phối hợp một cách đồng bộ giữa các khâu trong hoạt động thư viện với nhau bởi việc sử dụng các trang thiết bị máy móc trong quá trình TĐH. Sự thống nhất giữa các khâu mới tạo nên hiệu quả của công tác TT-TV. - Ngoài ra, TĐH còn kích thích nhu cầu tin của NDT, tăng số lượng NDT đến với thư viện. - Các cơ quan TT-TV tiến hành TĐH là nhằm mở rộng ―biên giới‖ cho mình. Các cơ quan TT-TV sẽ không bị hạn chế về mặt địa lý và thời gian. Điều đó giúp tăng cường năng lực phục vụ, đáp ứng ngày càng cao hiệu quả nhu cầu tin của NDT trong một xã hội mà thông tin không ngừng gia tăng. Nhờ vậy, đã tạo ra một môi trường nghiên cứu và học tập hiện đại, tăng cường khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, tạo nhiều cơ hội để NDT lựa chọn và tiếp cận đến các sản phẩm và dịch vụ TT- TV có trong cơ quan TT-TV. Tại Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, việc triển khai công tác TĐH trong hoạt động TT-TV có vai trò to lớn tạo nên sự thay đổi lớn tại Trung tâm và đem lại những thành công trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Nguyễn Thị Như Huyền 23 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 2.1. Sơ lƣợc quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Năm 1990, chiếc máy tính cá nhân AT286 là hết sức hiếm hoi và quý giá đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong thời gian đó, Trung tâm TT-TV Đại học Tổng hợp Hà Nội nay là Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được cấp 1 máy tính DATAMINI 286. Tuy nhiên Trung tâm cũng chưa có điều kiện sử dụng vào các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị. Năm 1993, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS Version 3.0 vào công tác xử lý tài liệu. Đây là phần mềm do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia chuyển giao cho Thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội cũ. Tháng 2/1997 Trung tâm TT-TV ĐHQGHN chính thức thành lập. Được ĐHQGHN đầu tư kinh phí, Trung tâm đã thực sự có những bước đi ban đầu trong công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện. Đó chính là việc tổ chức xây dựng CSDL, tổ chức dịch vụ tra cứu tìm tin trên máy tính với hệ thống 1 máy chủ và 10 máy trạm đặt tại Thư viện Thượng Đình. Trung tâm chủ trương xây dựng theo hướng TĐH và đã nhanh chóng áp dụng CDS/ISIS cho môi trường MS/DOS. Tuy nhiên, do những hạn chế của phần mềm và thiết bị mạng nên hiệu quả còn hạn chế. Tháng 11 năm 2001 Trung tâm hoàn thành việc tiếp nhận một lô thiết bị trong khuôn khổ Dự án Giáo dục – Đào tạo, đồng thời tổ chức lắp đặt và bước đầu tiến hành khai thác hệ thống này. Cũng trong thời gian này (cuối năm 2001 đầu năm 2002) được sự đầu tư lớn của ĐHQGHN, Trung tâm được cung cấp phần mềm thư viện Libol 5.0. Sau đó đến năm 2004 nâng cấp lên Nguyễn Thị Như Huyền 24 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp thành Libol 5.5. Phần mềm quản trị tích hợp Libol đã mang lại sự thay đổi lớn cho toàn bộ hệ thống quản lý và nghiệp vụ của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Từ năm 2001-2005 Trung tâm tiến hành hoàn thiện hệ thống mạng tại các cơ sở: - Khu vực 144 Xuân Thủy - trụ sở chính, mạng được xây dựng năm 2001 - Khu vực 336 Nguyễn Trãi, mạng được xây dựng năm 2004 - Khu vực số 1 Phạm Văn Đồng, mạng được xây dựng năm 2005 - Khu vực Ký túc xá Mễ Trì, mạng được xây dựng năm 2006 Từ năm 2008 đến nay, Trung tâm tiến hành đầu tư theo chiều sâu, thực hiện gói thầu cung cấp, lắp đặt máy chủ, thiết bị tin học và hệ thống mạng thuộc dự án ―Xây dựng và phát triển thư viện điện tử tại Trung tâm TT-TV ĐHQGHN nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo đẳng cấp quốc tế‖. Với sự đầu tư này, Trung tâm đã và đang TĐH các khâu hoạt động và trở thành một trong các thư viện hiện đại. 2.2. Các trang thiết bị ứng dụng trong tự động hóa của Trung tâm 2.2.1. Ứng dụng hạ tầng phần cứng  Hệ thống mạng bao gồm: - Mạng LAN của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được thiết kế theo kiểu hình ―sao‖ với trên 100 nút mạng được lắp đặt tại 6/7 tầng của tòa nhà Thư viện Trung tâm 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. Hệ thống máy chủ bố trí ở tầng 2 trong phòng Máy tính và Mạng. Các nút mạng ở tầng 2 được nối thẳng vào Switch. Các nút mạng ở các tầng còn lại được kết nối bởi 10 HUB đặt tại các tầng. Mỗi HUB được nối về Switch qua đường Back bon (có một đường Back up nhằm dự phòng sự cố về đường dây). Toàn bộ hệ thống được kết nối với mạng Intranet ĐHQGHN bằng đường cáp quang. Hiện nay, mạng cục bộ LAN của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được chia làm 4 mạng cục bộ: Nguyễn Thị Như Huyền 25 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp + Khu vực 144 Xuân Thủy là trụ sở chính, mạng được xây dựng năm 2001. Trung tâm mạng tại tầng 2, phòng Máy tính và Mạng, có 1 Switch trung tâm, từ đây các line sẽ dẫn đi 7 tầng của tòa nhà, cuối mỗi line là 1 HUB, từ HUB sẽ nối đến các máy tính. + Khu vực 336 Nguyễn Trãi, mạng được xây dựng năm 2004, Trung tâm của mạng tại tầng 2 – Phòng Internet. Từ đây cáp quang nối đến trung tâm mạng trường ĐHKHTN và theo cáp quang sang ĐHQGHN. + Khu vực số 1 Phạm Văn Đồng, mạng được xây dựng năm 2005. Trung tâm mạng tại tầng 2 – phòng mượn. Từ đây cáp quang tới ĐHQGHN. + Khu vực Ký túc xá Mễ Trì, mạng xây dựng năm 2006. Cáp quang nối tới trung tâm mạng trường ĐHKHTN. Như vậy đến nay, 4/5 cơ sở của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN (trừ khoa Hóa 19 Lê Thánh Tông) đều đã có mạng LAN, được kết nối liên thông với nhau và liên thông với toàn ĐHQGHN. - Mạng diện rộng WAN: là mạng thông tin toàn cầu Internet có tính năng mềm dẻo, bảo mật và ổn định có khả năng đáp ứng được những thay đổi trong hoạt động của các trung tâm TT-TV. Xây dựng mạng WAN trong khuôn khổ ĐHQGHN mang ý nghĩa là cơ sở vật chất đối với một không gian thông tin thống nhất để có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin cho những nhóm NDT khác nhau: cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh, sinh viên, Mạng này được nối với các hệ thống thông tin trong nước như VESTNET, Thư viện Quốc gia và quốc tế như INTERNET, INISIST, TOOLNET. Mạng tổng thể ĐHQGHN kết nối ra Internet bằng đường Lease Line của Viettel, dung lượng 4M với 30 IP tĩnh trong dải: 203.113.130.193 203.113.130.222. Đường Lease Line được kéo về nhà Điều Hành Mạng ĐHQG. Mạng diện rộng của ĐHQG được kết nối bằng cáp quang cụ thể như sau : Nguyễn Thị Như Huyền 26 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp + Từ nhà Điều Hành Mạng ĐHQG có một đường nối tới Trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên & Đại Học Khoa Học Xã Hội Nhân Văn, kết nối nội bộ trong ĐHQG. + Từ Trường Đại Học Khoa Học Tự nhiên & Đại Học Khoa Học Xã Hội Nhân Văn có một đường nối tới KTX Mễ Trì, kết nối nội bộ trong ĐHQG. + Từ nhà Điều Hành Mạng ĐHQG có hai đường nối tới Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện. Một đường là đường ra Internet, đường còn lại là kết nối nội bộ trong ĐHQG. + Từ nhà Điều Hành Mạng ĐHQG có một đường nối tới Trường Đại Học Ngoại Ngữ, kết nối nội bộ trong ĐHQG. Từ khi có mạng LAN và mạng WAN, nhiều hoạt động của Trung tâm diễn ra rất thuận lợi, cán bộ trong cơ quan có thể trao đổi thông tin thường xuyên với nhau, tin tức trên mạng luôn được cập nhập hàng ngày, hàng giờ, giúp cho NDT nâng cao được kiến thức, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao trong công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu.  Hệ thống máy chủ, máy trạm: Tháng 11 năm 2001 Trung tâm hoàn thành việc tiếp nhận lô thiết bị trong khuôn khổ Dự án Giáo dục – Đào tạo, đồng thời tổ chức lắp đặt và bước đầu tiến hành khai thác hệ thống này. Trong số đó, giá trị nhất là thiết bị tin học với một số lượng lớn máy tính bao gồm: 1/ 04 máy chủ 2/ 15 máy tính PC IBM(loại 1) 3/ 22 máy tính PC ARES (loại 2) 4/ 38 máy tra cứu Thin Client (loại 3) 5/ 04 máy tính xách tay TOSHIBA Pentium III 6/ 01 Tủ quang 7/ Các trang thiết bị mạng khác như Switch, HUB, WP, Router, modem Nguyễn Thị Như Huyền 27 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay, toàn Trung tâm có 7 máy chủ, gần 200 máy trạm, 10 SWITCH và 28 HUB. Khu vực chính 144 Xuân Thủy có 05 máy chủ là Máy chủ Web, máy chủ nghiệp vụ và máy chủ Data; địa điểm 336 Nguyễn Trãi có 02 máy chủ là máy chủ nghiệp vụ và máy chủ điều hành hệ thống máy tra cứu. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows 2003 Server. Quản trị CSDL bằng SQL 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP.  Thiết bị an toàn thông tin: Các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin: 02 bộ thiết bị lưu điện, 01 Tủ điện – Thiết bị phân phối nguồn, 01 bộ thiết bị cắt lọc sét, 01 bộ hệ thống tiếp địa, 04 ổn áp.  Thiết bị ngoại vi: Trung tâm có khoảng 35 máy in, trong đó chủ yếu là máy in laser, khổ giấy A4, được đặt tại các phòng phục vụ và nghiệp vụ nên việc in ấn giấy tờ, công văn, báo cáo, trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Máy photocopy gồm 10 cái được đặt tại các phòng phục vụ NDT thuận tiện cho NDT sao lưu tài liệu khi có nhu cầu. Ngoài ra Trung tâm còn có 02 máy ép Plastic. 2.2.2. Áp dụng các thiết bị chuyên dùng cho cơ quan thông tin – thƣ viện Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng các thiết bị chuyên dùng cho hoạt động TT-TV sau: . Hệ thống cổng từ: gồm 1 cổng từ đặt ở tầng 1 có tác dụng kiểm soát tài liệu của Trung tâm, tránh mất tài liệu. Đây là thiết bị điện từ trường nhưng an toàn tuyệt đối với các tài liệu, nhất là đối với tài liệu dạng giấy. Nguyễn Thị Như Huyền 28 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp . Tại các phòng phục vụ bạn đọc đều có gắn hệ thống camera quan sát, giúp cho cán bộ kiểm soát được lượng bạn đọc, theo dõi được mọi hoạt động ra vào của mọi người, bảo quản được tài liệu trong thư viện. . Trung tâm là một trong 3 Trung tâm TT-TV ở nước ta đầu tư mua máy Scanner: Kirtas APT BookScan 1600™ là một thiết bị hiện đại phục vụ công tác nhập liệu. Xuất phát từ nhu cầu về tốc độ sao chụp cao hơn cho khối lượng tài liệu gia tăng. Kirtas APT BookScan 1600™ là hệ thống cấp độ trung của hãng Kirtas được thiết kế nhằm theo kịp những đòi hỏi về số hóa tài liệu đóng tập. Máy APT 1600™ được thiết kế với một máy ảnh kỹ thuật số Canon EOS- 1Ds Mark II 16.7 triệu điểm ảnh. Nó chụp mỗi trang trái và trang phải của cuốn sách liên tục sử dụng một tấm gương phản chiếu qua ống kính camera EF tiêu cự 24-70mm. Độ phân giải có thể cài đặt ở mức 300 ppi (pixel per ichch), và có khả năng tăng cao cho đến 600 ppi. Công nghệ lật giở trang tự động SureTurn™ giúp giảm bớt thao tác lật giở bằng tay, mà thường không được hoan nghênh trong trường hợp đối với những tài liệu đóng tập cũ và dễ hỏng rách. Cánh tay rôbốt được điều khiển bằng máy tính sử dụng một hệ thống hút chân không nhẹ nhàng, hệ thống page luffers nhẹ nhàng lật giở chỉ một trang duy nhất tại một thời điểm - kích cỡ giấy từ 13 đến 80 lb. Cùng thời điểm đó, cuốn sách được nâng đỡ nhẹ nhàng với bộ phận nâng sách được thiết kế theo công nghệ SmartCradle™ đã được cấp bằng sáng chế, tự động dịch chuyển để bù vào việc giảm số lượng trang sách bên phải khi chúng được lật giở và sao chụp. Công nghệ SmartCradle™ giữ sách mở một góc đúng bằng 110 độ trong suốt quá trình vận hành, tạo ra một môi trường ứng suất thấp để xử lí những sách quý hiếm và dễ hỏng rách. Để đảm bảo việc chỉ lật giở một trang và một trang duy nhất, máy APT 1600™ được thiết kế với bộ cảm biến Kirtas Page Edge Sensor và thiết bị chia tách trang Page Separator. Thiết bị Page Separator giúp chia tách trang Nguyễn Thị Như Huyền 29 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp khi bộ cảm biến Page Edge Sensor giám sát việc vận hành máy APT với độ chính xác cao và điều chỉnh đầu trang sách khi cần. Đồng thời nó liên tục kiểm tra nhằm đảm bảo rằng cánh tay rôbốt chỉ lật giở một trang duy nhất tại một thời điểm, và kiểm soát từ xa khi có trang nào bị bỏ sót, bộ cảm biến Page Edge Sensor sẽ tạm dừng việc vận hành máy để người vận hành thực hiện thao tác điều chỉnh. APT BookScan 1600™ có thể sao chụp với tốc độ lên đến 1600 một giờ, nhưng đó chưa phải là đặc điểm duy nhất làm tăng năng suất của máy. The APT Manager — phần mềm vận hành hệ thống APT — dễ dàng thao tác và thuận tiện cho người dùng. Cùng với việc hỗ trợ chức năng lật giở bằng tay, mỗi bước thiết lập và vận hành máy được chỉ dẫn thông qua những đoạn video hoàn chỉnh Ngoài ra, Trung tâm còn có các thiết bị khác như: Digital Camera, card xử lý đồ họa. . Thiết bị mã vạch: gồm 50 bộ đầu đọc mã vạch, 05 máy in mã vạch, 15 máy quét khổ A4. 2.2.3. Phần mềm ứng dụng trong hoạt động thông tin – thƣ viện Từ ngày mới thành lập, Trung tâm đã có chủ trương xây dựng theo hướng TĐH và đã nhanh chóng áp dụng CDS/ISIS trong môi trường DOS của UNESCO để nhập các biểu ghi sách dưới dạng thư mục. Sau khi áp dụng CSD/ISIS, Trung tâm đã có trên 43.000 biểu ghi. Đây là một số lượng lớn vào thời điểm đó. Phần mềm CDS/ISIS có các ưu điểm chính là: - Quản lý được các dữ liệu có độ dài biến động - Có khả năng nhận biết được trường lặp - Có thể nhận biết được trường con Việc áp dụng CDS/ISIS cũng tạo được sự đa dạng trong sản phẩm thông tin như thư mục (thư mục thông báo sách mới, thư mục hồi cố, thư mục Nguyễn Thị Như Huyền 30 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp sách thư viện, thư mục tóm tắt luận án, ), bản tin điện tử, sưu tập chuyên đề. Tuy đã làm thay đổi nhiều cách thức hoạt động của Trung tâm nhưng CDS/ISIS đã không đáp ứng kịp quá trình TĐH hoạt động TT-TV của Trung tâm và bộc lộ những hạn chế sau: - Thông thường một phần mềm quản lý thư viện gồm có 2 phần là: hệ quản trị thương mại và hệ quản trị thư viện mà CDS/ISIS không thể đáp ứng được. Mặc dù CDS/ISIS có khả năng quản trị CSDL nhưng để tra cứu thì phần mềm này cần có một phần mềm hỗ trợ. Tại Trung tâm, phải sử dụng song song hai phần mềm là CDS/ISIS và Access 97. Tuy nhiên việc tìm tin diễn ra rất khó khăn, phải là NDT được đào tạo mới có thể tìm được, còn lại đa phần là do cán bộ thư viện xây dựng biểu thức tìm. - Một điểm yếu nữa của CDS/ISIS khi ứng dụng tại Trung tâm là các phòng nghiệp vụ không sử dụng được kết quả làm việc của nhau gây ra nhiều khó khăn. - Điều quan trọng hơn là phần mềm này sử dụng dạng biên mục đọc máy CCF (Common Communication Format) do UNESCO phát triển từ rất lâu và nay không còn được cập nhật. Ngày nay chúng ta đã không dùng CCF mà dùng biểu mẫu biên mục đọc máy MARC (Machine Readable Cataloguing) mà đỉnh cao là UNIMARC, MARC 21. - CDS/ISIS đã không đáp ứng được yêu cầu của một hệ quản trị CSDL theo mô hình khách/chủ, có thể hoạt động tốt trong môi trường mạng cục bộ cũng như mạng diện rộng. Do yêu cầu phần mềm ngày càng cao mà CDS/ISIS không thể đáp ứng được nên Trung tâm đã tìm hiểu và đưa vào sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.0 do công ty Tinh Vân phát triển dựa trên khổ mẫu MARC21 vào cuối năm 2001. Và đến năm 2004, Trung tâm đã chuyển sang ứng dụng phần mềm Libol 5.5. Nguyễn Thị Như Huyền 31 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Libol là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số, được phát triển từ năm 1997, đã được triển khai thành công tại hơn 150 Trung tâm TT-TV lớn nhỏ trên toàn quốc. Phiên bản Libol 5.5 ra đời với 10 phân hệ và những tính năng nổi trội, có thể nói là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam. Libol giúp các cơ quan TT-TV tại Việt Nam thực hiện TĐH mọi tiến trình công việc, chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ của mình. Không những vậy, Libol cho phép các cơ quan này có thể thực hiện việc số hóa nguồn tài nguyên hiện có, đa dạng hóa các dịch vụ, nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của NDT. Khả năng kết nối liên thư viện giúp cho các cơ quan TT- TV trong nước có thể trao đổi, liên kết với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng; hơn nữa, có thể tiến hành trao đổi, liên thông với các thư viện khắp nơi trên thế giới.  Những tính năng nổi trội của Libol gồm: - Được xây dựng trên nền tảng web giúp phần mềm dễ dàng cài đặt, triển khai, sử dụng, mở rộng hệ thống và nâng cấp - Hỗ trợ đồng thời 2 hệ quản trị CSDL Oracle hoặc Microsoft SQL Server. - Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21 (Biliographic Data, Classification Data, Authority Data, Holding Data), AACR-2 (Anglo – American Cataloging Rules 2nd ed.), AACR-3, ISBD (International Standard Bibligraphic Description). - Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như: Khung phân loại DDC (Dewey Decimal Classification), Khung phân loại thư viện – thư mục BBK (Bibliotechno – Bibliograficheskaja Klassifikacija), Khung phân loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal Classification), các đề mục chủ đề (subject headings), khung phân loại 19 lớp - Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709. Nguyễn Thị Như Huyền 32 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH. - Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME. - Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID. - Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2. - Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc. - Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt: TCVN5712, VNI, TCVN6909. - Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số. - Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD. - Tìm kiếm toàn văn. - Khả năng tuỳ biến cao. - Bảo mật và phân quyền chặt chẽ. - Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng. - Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi. - Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị. - Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở. - Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông  Phần mềm Libol 5.5 có các phân hệ cụ thể: Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với những nhu cầu của từng cá nhân. Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác. Nguyễn Thị Như Huyền 33 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Phân hệ Bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác. Phân hệ Biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng. Phân hệ Ấn phẩm định kỳ: TĐH và tối ưu hóa các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí ) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếu nại. Phân hệ Bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân. Phân hệ Lưu thông: TĐH những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt. Phân hệ Mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu. Phân hệ Phát hành: Phân hệ này giúp cho các cán bộ thư viện có thể trao đổi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng. Nhờ vậy, cán bộ thư viện có thể nắm bắt được tình hình cụ thể về các đơn đặt hàng của các thư viện khác, từ đó mở rộng việc phát hành trao đổi tài liệu với các thư viện khác, nâng cao hiệu quả kinh tế cho thư viện mình. Phân hệ Quản lý: Quản lý, phân quyền NDT và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống. Phân hệ Tư liệu điện tử: Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hóa trên nền tảng một hệ quản trị nội dung mạnh. Nguyễn Thị Như Huyền 34 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Giao diện chung của phần mềm Libol 5.5 Hiện nay, Trung tâm đã đưa vào hoạt động và sử dụng 8 phân hệ, đó là:  Phân hệ Bổ sung  Phân hệ Biên mục  Phân hệ Ấn phẩm định kỳ  Phân hệ OPAC  Phân hệ Bạn đọc  Phân hệ Lưu thông  Phân hệ Quản lý  Phân hệ Tư liệu điện tử Còn 2 phân hệ chưa được đưa vào sử dụng đó là: phân hệ Phát hành, phân hệ ILL. Do yếu tố địa lí, các cơ sở của Trung tâm nằm cách xa nhau hàng chục cây số, thời gian đầu hệ thống mạng của Trung tâm cũng như mạng của ĐHQGHN chưa hoàn chỉnh, nên Trung tâm đã dùng 2 bản Libol 5.5 cho 2 khu vực chính là 144 Xuân Thủy và 336 Nguyễn Trãi, khu vực 336 Nguyễn Nguyễn Thị Như Huyền 35 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Trãi chỉ dùng Modul Bạn đọc và Lưu thông. Vấn đề này đã làm cho công tác quản trị mạng và dữ liệu rất phức tạp. Trung tâm ngoài việc sử dụng phần mềm Libol 5.5 trong công tác quản lý CSDL bạn đọc và CSDL tài liệu, Trung tâm còn sử dụng một số phần mềm ứng dụng khác: - Phần mềm tác nghiệp trong việc trao đổi thông tin giữa Ban Lãnh đạo và cán bộ, từ trên xuống và từ dưới lên. Với tính năng ưu việt của phần mềm đặc biệt là chức năng nhận gửi thông tin nhanh chóng, kịp thời, đã giúp Trung tâm giải quyết công việc một cách kịp thời, hiệu quả, giảm thiểu giấy tờ, họp hành. - Phần mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ Giáo dục & Đào tạo từ năm 2007. Phần mềm trợ giúp việc quản lý hồ sơ và quá trình công tác, nâng lương của cán bộ, nhân viên trong toàn Trung tâm. - Phần mềm kế toán được áp dụng bắt đầu từ năm 2004 của Trung tâm Dịch vụ Tin học Thành Đạt, cho phép quản lý các hoạt động tài chính thông thường của một đơn vị. Phần mềm này được bộ phận kế toán sử dụng một cách độc lập và không chia sẻ dữ liệu với các bộ phận khác của Trung tâm, giúp cho cán bộ của phòng xử lý nhanh công việc, tiết kiệm thời gian, công sức, đạt hiệu quả cao trong công việc. Tóm lại, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đang từng bước hoàn thiện mình. Trong thời gian tới song song với việc triển khai 100% TĐH hoàn toàn các khâu nghiệp vụ và phục vụ, Trung tâm tăng cường đầu tư xây dựng CSDL số hóa để làm đa dạng hóa các loại hình tài liệu, để có thể phục vụ được một cách tốt nhất tài liệu trên máy tính, xứng đáng với vị thế là một Trung tâm TT-TV đại học hàng đầu tại Việt Nam. 2.2.4. Xây dựng cơ sở dữ liệu Hiện nay, Trung tâm có hệ thống các CSDL thư mục đã được xử lý và đưa ra cho NDT khai thác, sử dụng thông qua phân hệ OPAC: Nguyễn Thị Như Huyền 36 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - CSDL Sách: 120.000 biểu ghi. - CSDL Tạp chí: 2145 biểu ghi. - CSDL Luận án – luận văn: Bao gồm các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ đã được bảo vệ thành công tại ĐHQGHN. - CSDL hoạt động khoa học 100 năm ĐHQGHN: Gồm 16.000 biểu ghi các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN. - CSDL bài trích tạp chí của ĐHQGHN: hiện nay đã xây dựng được gần 1000 biểu ghi có tóm tắt các bài đăng trên tạp chí khoa học của ĐHQGHN. - CSDL trên CD-ROM với hàng triệu biểu ghi thư mục, abstract và hàng chục nghìn bản fulltext về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội – nhân văn, khoa học ứng dụng và công nghệ, giáo dục, sinh học, kinh tế. 2.2.5. Trung tâm áp dụng khổ mẫu biên mục đọc máy MARC Năm 1966, lần đầu tiên Thư viện Quốc hội Mỹ xuất bản tập quy tắc của khổ mẫu MARC. Khổ mẫu là một mô tả có cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử. Đây là khổ mẫu cho phép máy tính lưu giữ và truy xuất thông tin. Nét độc đáo của nó là đưa ra một phương pháp mã hóa dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc những yếu tố thư mục. Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường có độ dài xác định, được mã hóa và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC sử dụng những chữ số, chữ cái, ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh giá và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi. Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong việc biên mục tự động. Do đó, các phần mềm quản trị thư viện hiện nay cần phải được xây dựng tuân theo các tiêu chuẩn của khổ mẫu MARC. Đến nay, nhiều quốc gia đã tạo lập các khổ mẫu cho quốc gia mình dựa trên cơ sở của khổ mẫu MARC như: USMARC của Thư viện Quốc hội Mỹ, UKMARC của Anh, CANMARC của Canada, và đặc biệt là sự ra đời khổ Nguyễn Thị Như Huyền 37 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp mẫu UNIMARC năm 1977 của Hiệp hội các Thư viện quốc tế (IFLA) dựa theo tiêu chuẩn ISO 2709. Sự ra đời của khổ mẫu này đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự trao đổi quốc tế các dữ liệu thư mục đọc được bằng máy giữa các Trung tâm thư viện quốc gia. Năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỹ cho ra đời khổ mẫu MARC 21 trên cơ sở khổ mẫu USMARC và CANMARC. Đây là khổ mẫu mới nhất của MARC đánh dấu một bước phát triển mới của hoạt động TT-TV. Và đây cũng là khổ mẫu được sử dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới. Trước đây, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS Version 3.0 để xử lý tài liệu, xây dựng CSDL với hơn 43.000 biểu ghi. Việc sử dụng phần mềm này đã góp phần to lớn cho những bước đi ban đầu và trưởng thành của Trung tâm trong công tác tin học hóa. Đến cuối năm 2001 đầu năm 2002, sau khi tiếp nhận Dự án Giáo dục Đại học mức A, trong đó được trang bị một phần mềm quản trị thư viện mới, đó là phần mềm Libol 5.0 của công ty Tinh Vân, Trung tâm có điều kiện để áp dụng MARC 21 một cách chính thức. Sau khi có phần mềm Libol 5.0, Trung tâm đã tiến hành chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL mới theo cấu trúc của MARC 21. Việc chuyển đổi này bước đầu đáp ứng được việc phục vụ tra cứu liên tục trên hệ thống máy tính của Trung tâm. Tuy nhiên, cũng từ việc chuyển đổi này, đã phát hiện ra những sai sót của CSDL cũ, nhờ những công nghệ của phần mềm mới. Trung tâm đã tiến hành hiệu đính lại toàn bộ CSDL cũ, do vậy chất lượng CSDL đã được nâng lên một bước đáng kể. Đến năm 2004, Trung tâm chuyển sang áp dụng phần mềm thư viện Libol 5.5 với nhiều tính năng ưu việt đã góp phần TĐH các hoạt động TT-TV tại Trung tâm. Đặc biệt qua một thời gian áp dụng ở Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, công tác biên mục của Trung tâm đã được thực hiện một cách TĐH và đã thu được nhiều kết quả đáng ghi nhận, góp phần tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ của Trung tâm trong việc xử lý tài liệu. Đồng thời làm cho hệ thống sản phẩm và dịch vụ TT-TV của Trung tâm được phong phú và chất Nguyễn Thị Như Huyền 38 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp lượng hơn. Thêm vào đó nhiều thư viện hiện nay đang xúc tiến sử dụng khổ mẫu MARC 21, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin giữa Trung tâm với các cơ quan TT-TV khác, nhằm giảm thiểu chi phí bổ sung tài liệu và xây dựng CSDL thư mục cho Trung tâm. Đây là xu hướng thuận lợi, Trung tâm cần nắm bắt và tận dụng các tiện ích của khổ mẫu MARC 21 trong công tác biên mục của thư viện. 2.3. Các hoạt động đã đƣợc tự động hóa tại Trung tâm Hiện nay, hầu hết các hoạt động TT-TV của Trung tâm đã được TĐH. Với sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là nhờ việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 đã làm cho các hoạt động của thư viện trở nên nhanh nhạy, hiệu quả và các khâu trong hoạt động nghiệp vụ gắn kết, đồng bộ với nhau. Có thể nói việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 là yếu tố quan trọng đảm bảo cho quá trình TĐH hoạt động TT-TV của Trung tâm đạt những hiệu quả tương đối lớn, cụ thể như sau: 2.3.1. Công tác bổ sung Công tác bổ sung là khâu quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan TT-TV, là đầu vào của hoạt động TT-TV. Trong khi đó, sự phát triển của khoa học công nghệ dẫn đến sự bùng nổ thông tin làm cho khối lượng thông tin tăng theo cấp số mũ và cũng nhanh chóng trở nên lạc hậu. Bởi vậy, các cơ quan TT-TV không chỉ chú trọng đến công tác bổ sung theo phương thức truyền thống mà phải thay đổi theo hướng hiện đại mới có thể cập nhật được nguồn tài liệu mới nhất. Việc áp dụng TĐH trong công tác bổ sung vốn tài liệu là rất quan trọng, bởi đây là công đoạn đầu tiên trong chu trình đường đi của tài liệu. TĐH công tác bổ sung tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện tìm kiếm sách trùng bản, thống kê tài liệu Ngoài ra, TĐH cũng tạo điều kiện cho việc phối hợp, liên kết bộ phận bổ sung với các bộ phận khác của thư viện trong quá trình xử lý kỹ thuật tài liệu, tạo nên tính nhất quán của dữ liệu, đảm bảo yêu cầu nhập dữ liệu. Nguyễn Thị Như Huyền 39 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Với việc đưa phần mềm Libol vào công tác bổ sung từ tháng 4/2002 kèm theo sự đầu tư rất lớn về các trang thiết bị như máy tính, máy in mã vạch, máy in laser, giá sách, phòng đã có sự thay đổi căn bản trong nhiệm vụ xử lý tài liệu. Phân hệ Bổ sung là quy trình quản lý tài liệu chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác. Phân hệ này được xây dựng chủ yếu nhằm hỗ trợ cho việc đặt mua và quản lý các nguồn tài liệu mới, ngoài ra còn có những chức năng khác như quản lý, kiểm kê kho bảo đảm các công đoạn của quá trình bổ sung được tiến hành liên tục và hiệu quả. Trong công tác bổ sung giúp ích rất lớn cho cán bộ trong việc tiết kiệm thời gian và công sức. Phân hệ bổ sung giúp thư viện có thể quản lý công tác bổ sung có hiệu quả. Giao diện của phân hệ Bổ sung Nguyễn Thị Như Huyền 40 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp  Những thay đổi quy trình bổ sung từ khi khai thác và ứng dụng phần mềm Libol Lập đơn đặt mua tài liệu Với sự hỗ trợ của phần mềm một số thao tác trong công tác bổ sung đã được cải thiện hơn trước. Đó là việc thống kê nhu cầu, lập danh mục tài liệu đặt mua không phải viết tay mà có thể soạn thảo trên máy tính. Trong chức năng đơn đặt của phân hệ Bổ sung, nhóm chức năng trước đơn đặt được các cán bộ thư viện đánh giá cao và sử dụng thường xuyên để tạo yêu cầu bổ sung tài liệu, duyệt yêu cầu và in danh sách các yêu cầu bổ sung tài liệu. Đây là nhóm chức năng rất quan trọng và cần thiết đối với cán bộ thư viện làm công tác bổ sung bởi lượng tài liệu Trung tâm tiến hành bổ sung là rất lớn và liên tục. Chức năng tạo yêu cầu được dùng để lập yêu cầu bổ sung tài liệu bằng cách tải những thông tin của tài liệu qua Libol Z39.50 Gateway hoặc nhập trực tiếp những thông tin về tài liệu cần bổ sung vào cửa sổ tạo yêu cầu. Phân hệ Bổ sung còn cung cấp cho cán bộ thư viện của Trung tâm khả năng lấy thông tin về tài liệu cần bổ sung qua một CSDL của một thư viện khác có hỗ trợ Z39.50. Bằng cách nhấn vào nút ―Tải về qua Z39.50‖ trên giao diện lập yêu cầu bổ sung tài liệu, chương trình sẽ hiển thị giao diện cổng Z39.50 giúp cho cán bộ thư viện có thể có được các thông tin cần thiết về tài liệu cần bổ sung. Những thông tin về tài liệu đã được nhập để thiết lập đơn đặt sẽ được sử dụng lại trong các biên mục sơ lược của phân hệ Bổ sung, giúp cho cán bộ thư viện giảm tải được rất nhiều công sức trong việc nhập tài liệu. Việc sử dụng phần mềm này đã giải quyết được vấn đề trùng lặp biểu ghi, hệ thống có sự giúp báo khi một biểu ghi nhập trùng vì vậy không xảy ra trường hợp một tài liệu được nhập đi nhập lại tới mấy biểu ghi khác nhau, tránh tình trạng không chính xác về số lượng. Nguyễn Thị Như Huyền 41 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Đăng ký cá biệt tài liệu Theo phương thức thủ công truyền thống, đăng ký cá biệt là ghi chi tiết vào sổ đăng ký cá biệt từng quyển sách được nhập vào các kho của thư viện. Mục đích của việc đăng ký cá biệt vào sách mới xử lý nhất thiết phải được ghi vào Sổ đăng ký cá biệt nhằm giúp cho cán bộ quản lý quản được tài sản, thống kê được số lượng sách để kiểm kê vào dịp cuối năm và lên được danh mục sách thiếu, từ đó có kế hoạch tiếp tục bổ sung. Từ khi áp dụng Libol, tài liệu sau khi mua về phải tiến hành biên mục sơ lược. Đây là sự thay đổi đáng kể từ khi áp dụng phần mềm này. Thay vì chỉ ghi số đăng ký cá biệt vào sách và vào sổ đăng ký cá biệt Phòng đã xử lý tài liệu về mặt hình thức với những trường cụ thể như: - Trường 100: Tên tác giả - Trường 245: Tên tài liệu, số tập nếu có - Trường 260: Chi tiết xuất bản gồm nơi xuất bản, năm xuất bản, nhà xuất bản - Trường 300: Đặc trưng vùng số lượng, tài liệu đi kèm nếu có. Tính năng bổ sung sẽ hỗ trợ cán bộ trong việc thực hiện thao tác này. Tại chức năng này cán bộ tận dụng những thông tin về tài liệu dựa trên đơn đặt đã làm từ trước để hoàn thiện thêm các thông tin còn lại. Sau đó tài liệu được chia kho và cho số đăng ký các biệt. Là một thư viện đa ngành đa lĩnh vực, phân chia đơn vị phục vụ theo khu vực địa lý gồm ĐHKHXH & NV, ĐHKHTN, ĐHNN, Khu vực nhà 7 tầng. Phân kho theo ý nghĩa sử dụng: Kho tra cứu, kho đọc tại chỗ, kho mượn. Phân kho theo ngôn ngữ tài liệu như: AL, AV, PV, PL, DV, VV, VL , vì vậy kho tài liệu của Trung tâm có hơn 50 kho. Tương ứng với một kho là một kí hiệu, nên kí hiệu phải tạo ra cũng rất nhiều đòi hỏi cán bộ thư viện phải dựa vào nội dung và đặc tính của từng kho cũng như số lượng sách bổ sung để phân kho cho phù hợp. Giao diện bổ sung sẽ cung cấp cho chúng ta một tính năng quan trọng đó là tạo số đăng ký cá biệt. Sách sau khi được đưa vào kho sẽ được đánh số Nguyễn Thị Như Huyền 42 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp thứ tự tăng dần. Một trong những tiện ích của LIBOL là giúp ngƣời sử dụng có khả năng tạo lập các giá trị mặc định khi làm việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công việc đã thay đổi ngược lại với quy trình truyền thống. Đăng ký cá biệt được thiết lập trên máy, sau đó ghi số đăng ký cá biệt vào sách. Bên cạnh đó phần mềm đã giúp cán bộ loại bỏ một số thao tác cũ mất thời gian như: viết phiếu tiền máy, viết phiếu ruột. Tài liệu sau khi được xử lý về mặt hình thức sẽ được chuyển sang phòng Phân loại để tiến hành tiếp tục xử lý về mặt nội dung. Từ báo cáo bổ sung cán bộ thư viện có thể in danh sách các số đăng ký cá biệt được bổ sung vào CSDL của thư viện trong một khoảng thời gian. Đây là chức năng quan trọng giúp cán bộ thư viện từ đó in sổ đăng ký cá biệt. Hệ thống sổ đăng ký đã được thay đổi hoàn toàn, ngoài hệ thống sổ được in ra còn tồn tại song song hệ thống sổ trên máy tính. Hệ thống sổ mới in ra đã khắc phục được những nhược điểm cũ của hệ thống sổ viết tay. Sổ mới thể hiện được độ chính xác cao, đầy đủ thông tin của cuốn sách. Mẫu sổ Đăng ký cá biệt đƣợc in ra từ phân hệ Bổ sung Nguyễn Thị Như Huyền 43 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Tạo mã vạch Phần mềm này cung cấp khả năng in mã vạch cho từng số đăng ký cá biệt, hoặc theo lô cho phép TĐH các quy tắc nghiệp vụ sử dụng chỉ số này trong phân hệ và các phân hệ khác. Hiện nay, ở Trung tâm đã được đầu tư kinh phí mua máy in mã vạch cho tài liệu. Do vậy, Trung tâm chỉ sử dụng kết quả xếp giá của tài liệu mà phần mềm Libol sinh ra rồi tiến hành in luôn trên máy in mã vạch. Nhờ những công nghệ hiện đại này mà công tác bổ sung ngày càng được thực hiện một cách hiệu quả. Gánh nặng công việc của cán bộ cũng được giảm đi rõ rệt Công tác kiểm kê và thanh lý Phòng Bổ sung còn có công việc quan trọng đó là quản lý vốn tài liệu của thư viện. Đó là việc kiểm kê thanh lý vốn tài liệu. Thao tác kiểm kê trong phân hệ quản lý kho đảm bảo cho việc quản lý tài nguyên thông tin như một nguồn tài sản của thư viện. Công việc kiểm kê là việc làm cần thiết của mỗi thư viện nhưng nếu làm thủ công thì tốn rất nhiều thời gian và công sức nên không được tiến hành thường xuyên. Libol với CSDL thư mục quản lý đến từng ký hiệu tài liệu và thiết bị gom dữ liệu sử dụng công nghệ mã vạch, chỉ cần các thao tác đơn giản, nhẹ nhàng và nhanh chóng là có thể xử lý tự động cho kết quả về tình trạng tài sản của kho tài nguyên thông tin. Khi đến lượt kiểm kê cán bộ thư viện so giữa sổ đăng ký cá biệt với số lượng tài liệu đã đăng ký đối chiếu trực tiếp tài liệu, sau đó xem xét tình trạng chính xác của vốn tài liệu từ đó có chính sách hoàn bị bổ sung kịp thời cho tài liệu đã mất, hư hỏng. Từ khi áp dụng phần mềm công tác thanh lý tài liệu được tiến hành nhanh chóng, tiện lợi. Công tác thanh lọc được tăng cường, kho tài liệu được đổi mới căn bản luôn bám sát hiện thực cuộc sống, ngoài ra Trung tâm còn chú trọng bổ sung các loại hình tư liệu khác và công tác trao đổi với các thư viện trong hệ thống các trường đại học, với các thư viện trong nước vì thế Nguyễn Thị Như Huyền 44 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp nguồn lực thông tin không hề bị giảm sút vẫn đảm bảo phục vụ cho quá trình đổi mới chất lượng giáo dục của ĐHQGHN. Hiện nay, phòng Bổ sung – Trao đổi của Trung tâm được trang bị 06 máy tính, 02 máy in Laze, 01 máy in mã vạch để phục vụ cho việc xử lý tài liệu và lập danh sách các tài liệu cần bổ sung, đơn giá, số lượng các tài liệu bổ sung. Và đặc biệt việc áp dụng phân hệ Bổ sung của Libol là một bước nhảy vọt đối với công tác bổ sung tại Trung Tâm. Với phân hệ này hầu hết công tác bổ sung đã được tiến hành trên máy theo một chiều xuyên suốt góp phần lớn vào việc giảm bớt thời gian nhưng lại nâng cao năng suất công việc, giảm đáng kể công sức của cán bộ. Một số thao tác cũ trước phải thực hiện bằng tay thì hiện nay đã được khắc phục. Phần mềm Libol đã thể hiện tốt khả năng của mình đáp ứng tốt việc quản trị tích hợp nghiệp vụ thư viện và tạo ra khả năng vươn tới xu hướng hiện đại hoá các hoạt động chuyên môn. 2.3.2. Công tác biên mục Với vai trò là bộ não trong hoạt động TT-TV, công tác biên mục luôn được các cơ quan TT-TV chú trọng phát triển một cách toàn diện. Kết quả của công tác biên mục này là tạo nguồn CSDL thư mục đưa ra phục vụ cho việc tìm kiếm, tra cứu của NDT. Hiện nay, ở nhiều cơ quan TT-TV việc biên mục được tiến hành một cách TĐH nhờ sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ biên mục. Trước kia, Trung tâm sử dụng song song hai phần mềm đó là CDS/ISIS 3.7 và hệ chương tình TT-TV tổng hợp với các Modul: Cấp thẻ bạn đọc; Phục vụ bạn đọc; Phục vụ phòng mượn; Bổ sung trao đổi; Phân loại biên mục; Tra cứu tư liệu. Hai phần mềm này đã hỗ trợ, bổ sung, sửa chữa những khiếm khuyết cho nhau trong quá trình vận hành. Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác xử lý tài liệu và phục vụ NDT trong những năm mới thành lập. Tuy nhiên, do việc tận dụng các dữ liệu cũ đã được xây dựng từ trước khi thành lập Trung tâm, cấu trúc dữ liệu này không phù hợp với chuẩn UNIMARC, vì vậy việc xử lý và chuyển dạng CSDL kiểu Nguyễn Thị Như Huyền 45 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp MARC đã được Trung tâm triển khai từ cuối năm 1999. Đây là bước chuyển đổi toàn bộ CSDL sang cấu trúc phù hợp với chuẩn UNIMARC. Đến cuối năm 2001 đầu năm 2002, sau khi tiếp nhận Dự án Giáo dục Đại học mức A, trong đó được trang bị phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0 của công ty Tinh Vân, Trung tâm có điều kiện để áp dụng MARC 21 một cách chính thức và bắt đầu tiến hành chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL mới theo cấu trúc của MARC 21. Năm 2004, Trung tâm chuyển sang áp dụng phần mềm Libol 5.5. Hiện nay, việc biên mục tài liệu tại Trung tâm được tiến hành hoàn toàn trên máy tính, sử dụng phần mềm Libol 5.5 và tiến hành biên mục theo tiêu chuẩn AACR 2, chuẩn MARC 21. Thông qua sự hỗ trợ của phân hệ Biên mục với những tính năng ưu việt, cán bộ biên mục của Trung tâm có thể: - Nhập mới, hợp lệ biểu ghi MARC, sửa chữa, xem, xóa, duyệt, tái sử dụng bản ghi, thiết lập các giá trị ngầm định cũng như biên mục chi tiết các bản ghi được phòng Bổ sung – Trao đổi nhập sơ lược vào hệ thống. - Bên cạnh các mẫu biên mục được thiết kế sẵn cho các dạng tài liệu phong phú như: sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ, cán bộ thư viện có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. - Phân hệ này cũng hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù cho ngành Thư viện Việt Nam. Phân hệ này còn hỗ trợ khung phân loại BBK, DDC, UDC, LC, khung đề mục Quốc gia, Bộ từ khóa thống nhất với những từ điển tham chiếu được nhập sẵn sàng cho NDT khai thác. - Tính hợp lệ của biểu ghi biên mục có ý nghĩa rất quan trọng, nên để hạn chế tình trạng biểu ghi không hợp lệ, các trường nhập không đúng quy tắc , gây ảnh hưởng đến việc tìm tin của NDT, phần mềm Libol đã hỗ trợ chức Nguyễn Thị Như Huyền 46 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp năng kiểm tra tính hợp lệ của biểu ghi biên mục. Ví dụ: trong khổ mẫu biên mục MARC 21 không có trường 653a, nếu khi biên mục ta nhập trường này vào biểu ghi biên mục, hệ thống sẽ tự động báo cho chúng ta biết 653a là trường không hợp lệ, phải là trường 653$a. - Chức năng kiểm tra chính tả/ngữ pháp được tự động thực hiện bởi máy tính dựa vào một bộ từ điển đã được xây dựng sẵn. - Kiểm tra tính nhất quán: thống nhất tên tác giả và chủ đề khi tiến hành biên mục và tìm kiếm tài liệu. Giao diện của phân hệ Biên mục Trong công tác biên mục của Trung tâm, các cán bộ biên mục thực hiện các công việc sau: biên mục chi tiết cho các loại tài liệu đã được biên mục sơ lược ở Phòng Bổ sung, thiết đặt giá trị ngầm định cho các trường của ấn phẩm cần biên mục trong ngày làm việc, chỉnh sửa các mẫu biên mục, nhập biểu ghi, in nhãn. Trước kia Trung tâm tiến hành xử lý tài liệu trên phiếu tiền máy rồi mới nhập vào máy tính, nhưng từ khi áp dụng phần mềm Libol 5.5 thì các tài liệu được nhập liệu trực tiếp trên máy tính, trừ luận văn, luận án, Trung tâm vẫn yêu cầu phải xử lý tiền máy trước khi tiến hành nhập tin. Nguyễn Thị Như Huyền 47 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay, Trung tâm chủ yếu sử dụng phương thức biên mục tự động là biên mục gốc, còn biên mục sao chép Trung tâm mới chỉ áp dụng một phần.  Biên mục gốc Biên mục gốc hay còn gọi là biên mục nguyên thủy: Chủ yếu áp dụng biên mục tài liệu nhập vào Trung tâm là nguồn tài liệu trong nước. Đây là việc tạo lập biểu ghi mới và xây dựng CSDL tài liệu của Trung tâm. Sau khi tài liệu đã được xử lý hình thức và biên mục sơ lược các trường 100, 245, 260, 300 tại Phòng Bổ sung – Trao đổi thì chúng tiếp tục được biên mục hoàn tất tại phòng Phân loại – Biên mục. Trung tâm áp dụng khổ mẫu biên mục MARC 21 tạo ra mục lục điện tử, đưa lên mạng LAN của Trung tâm, mạng VNUnet và kết nối Internet. Kết quả phân loại – biên mục tài liệu: in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in thư mục thông báo sách mới hàng tháng, giới thiệu góp phần làm thay đổi về hoạt động xử lý, tổ chức thông tin, tạo ra sản phẩm, dịch vụ TT-TV ngày càng phong phú và chất lượng cao.  Biên mục sao chép Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài có chỉ số ISBN, chủ yếu là sách tiếng Anh do Quỹ Châu Á tài trợ, Trung tâm thường áp dụng phương pháp biên mục sao chép qua mạng. Đây là hình thức biên mục dựa trên việc khai thác kết quả biên mục của các thư viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc qua các vật mang tin khác như đĩa từ, đĩa CD. Cán bộ biên mục sử dụng chuẩn Z39.50 để truy cập và tải biểu ghi từ các thư viện nước ngoài như Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Úc và một số thư viện đại học khác về để sử dụng. Hình thức biên mục này có rất nhiều thuận lợi, không phải xử lý trên phiếu nhập tin, không phải nhập máy, lại đảm bảo tính chính xác của ngôn ngữ gốc và dữ liệu thư mục của biểu ghi. Trung tâm vẫn giữ nguyên các yếu tố của biểu ghi, rồi thêm vào các trường dành cho số đăng ký Nguyễn Thị Như Huyền 48 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp cá biệt, chỉ số xếp giá kho mở, từ khóa tiếng Việt là những yếu tố đặc thù của Trung tâm. Đồng thời với khổ mẫu MARC 21, Trung tâm còn sử dụng quy tắc biên mục theo AACR 2. Đối với các tài liệu không tải được biểu ghi thư mục qua Z39.50, cán bộ thư viện sẽ thực hiện biên mục gốc theo các trường của khổ mẫu MARC 21. Giao diện Libol – Z39.50 Gateway Cùng với biên mục MARC 21 và AACR 2. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng một hệ thống CSDL có ký hiệu phân loại chuẩn, để hòa nhập và chia sẻ thông tin hệ thống thư viện Việt Nam cùng hệ thống thư viện khu vực Đông Nam Á và thế giới. 2.3.3. Công tác tổ chức quản lý Bất kỳ cơ quan nào thì công tác quản lý là rất quan trọng và không thể thiếu được. Trong thời đại công nghệ thông tin và viễn thông phát triển vượt bậc đã góp phần TĐH hoạt động TT-TV, trong đó không thể thiếu được là TĐH công tác quản lý. Các trang thiết bị máy tính, mạng máy tính, các phần mềm quản lý, tra cứu và ứng dụng khai thác thông tin là điều rất cần và làm Nguyễn Thị Như Huyền 49 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp sao phải phát huy được hết hiệu quả của các công việc này để đem lại kết quả cao nhất. Điều này đòi hỏi người cán bộ làm công tác quản lý phải có trình độ cả về chuyên môn, tin học, ngoại ngữ và các vấn đề xã hội, để có những kiến thức cơ bản để thích ứng được với sự phát triển. Nhờ quá trình TĐH mà việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn nhiều, gồm: quản lý tài liệu, quản lý nhân sự và hệ thống, quản lý bạn đọc.  Quản lý tài liệu Sau khi tài liệu được biên mục xong, các thông tin về tài liệu được lưu trữ thành CSDL trên máy tính điện tử dưới dạng biểu ghi sẽ được để tổ chức thành hệ thống tra cứu hiện đại. NDT có thể tra cứu tài liệu trực tiếp trên máy tính phục vụ tra cứu tại thư viện hoặc trên trang web của Trung tâm có địa chỉ: NDT có thể vào phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) để thực hiện các yêu cầu tìm kiếm theo loại hình tài liệu, nhan đề, tác giả, số phân loại, từ khóa Kết quả tra cứu được hiển thị chính xác các yêu cầu tìm. Việc mượn/trả tài liệu của NDT được quản lý thông qua việc tích mã vạch trong phân hệ Lưu thông của Trung tâm. Nhờ vậy, Trung tâm có thể quản lý toàn bộ tài liệu của mình, có thể biết được hiện tại có bao nhiêu tài liệu, tài liệu bận hay rỗi, tài liệu đó có ở trong kho nào, trạng thái của tài liệu Mặt khác, thông qua hệ thống các trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là hệ thống cổng từ và thiết bị mã vạch đã trợ giúp rất đắc lực cho công tác quản lý tài liệu của Trung tâm. Cổng từ là thiết bị cho phép quản lý tài liệu theo mã vạch, khi tài liệu được đưa qua cổng từ, cổng từ sẽ cho biết tài liệu này có được phép mang ra khỏi thư viện không. Hiện tại Trung tâm được trang bị 01 cổng từ được đặt tại ở cửa ra vào của Trung tâm và 50 máy đọc mã vạch được đặt tại các phòng phục vụ, đã góp phần đáng kể trong việc quản lý tài liệu của Trung tâm. Nguyễn Thị Như Huyền 50 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Mặt khác, cán bộ của Trung tâm có thể thống kê các tài liệu của Trung tâm thông qua tính năng thống kê của phân hệ Bổ sung. Qua đó sẽ thống kê được số lượng tài liệu qua các năm với nhau, thống kê được số lượng tài liệu theo ngôn ngữ tài liệu, thống kê tài liệu theo địa điểm lưu trữ, Các dữ liệu này sẽ giúp ích cho việc định hướng trong công tác bổ sung và phát triển nguồn tin, quản lý tài liệu và công tác kiểm kê tài liệu của Trung tâm.  Quản lý nhân sự và hệ thống Để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhân sự, phòng Hành chính - Tổng hợp đã sử dụng phần mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ Giáo dục & Đào tạo; Phần mềm trợ giúp việc quản lý hồ sơ và quá trình công tác, nâng lương của cán bộ, nhân viên trong toàn Trung tâm. Tính đến 31/12/2009, tổng số cán bộ công nhân viên chức của Trung tâm là 142 cán bộ, trong đó có nhiều cán bộ có trình độ học vấn cao, trình độ nghiệp vụ thành thạo, có trình độ ngoại ngữ khá tốt. Với sự có mặt của phần mềm này, đã góp phần làm thay đổi lớn trong việc quản lý nhân sự. Hiện nay, số lượng cán bộ tại Trung tâm đông mà việc quản lý cán bộ làm bằng thủ công trước đây sẽ làm mất nhiều thời gian, công sức, giấy tờ, tiến độ công việc cũng hạn chế. Việc quản lý cán bộ trên máy đã đem lại rất nhiều thuận lợi. Giờ đây tất cả hồ sơ về cán bộ, nhân viên trong Trung tâm được lưu vào máy để dễ dàng cho việc quản lý, theo dõi quá trình công tác, quản lý lương. Phần mềm này còn giúp cán bộ phòng Hành chính có thể tổng hợp, báo cáo thống kê trong bất cứ thời điểm nào của Trung tâm. Với trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy quay video, máy chụp ảnh, máy điều hòa, đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc của phòng. Cán bộ văn thư xử lý các công văn giấy tờ, lập lịch công tác cho lãnh đạo phòng và Trung tâm được thuận tiện, nhanh chóng mang lại kết quả cao trong mọi công việc của phòng. Nguyễn Thị Như Huyền 51 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Thêm vào đó tại phòng Tài vụ, Trung tâm đã trang bị phần mềm kế toán từ năm 2004 cho phép quản lý các hoạt động tài chính của Trung tâm. Phần mềm đã giúp cho cán bộ của phòng có thể quản lý, thu chi trên máy, hoạch toán kế toán, theo dõi sổ sách, lập báo cáo hàng quý, hàng năm theo đúng quy định của Bộ Tài chính, quản lý về tài sản cố định, phân bổ, tính khấu hao một cách dễ dàng và hệ thống.  Quản lý NDT Trường ĐHQGHN là một trong những trường đại học lớn nhất nước với số lượng sinh viên, giảng viên, cán bộ công nhân viên đông đảo. Đây cũng là những người NDT của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Với số lượng NDT ngày càng gia tăng và nhu cầu tin ngày càng đa dạng, do đó việc quản lý NDT của Trung tâm càng trở nên quan trọng hơn. Trước đây, công tác quản lý NDT được tiến hành theo phương thức truyền thống, nhưng trong thời gian gần đây, nhờ ứng dụng phần mềm Libol 5.5 thông qua phân hệ Bạn đọc kết hợp với các phân hệ khác như phân hệ Quản lý, phân hệ Lưu thông việc quản lý NDT được tiến hành hoàn toàn trên máy tính. Giao diện phân hệ Bạn đọc của phần mềm thƣ viện điện tử Libol 5.5 Nguyễn Thị Như Huyền 52 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Thông qua phân hệ Bạn đọc, Trung tâm có thể quản lý các thông tin liên quan đến bạn đọc, nhập mới, sửa hay xóa thông tin của một bạn đọc, tiến hành thống kê và in thẻ cho NDT. Mặt khác công tác quản lý bạn đọc cũng được kết hợp với các phân hệ khác như phân hệ Quản lý có một tính năng là quản lý NDT, phân hệ Lưu thông khi NDT mượn/trả tài liệu, cán bộ sẽ quản lý được lượng tài liệu của NDT đang mượn, có quá hạn không, có được gia hạn không, Qua những thông tin này, Trung tâm có thể quản lý, theo dõi và phục vụ NDT một cách chính xác hơn, có thể dễ dàng phân loại NDT và có những chính sách riêng cho từng đối tượng NDT. Đồng thời qua những thông tin về NDT sẽ giúp cho Trung tâm thống kê số lượng NDT theo thời gian, theo khoa, theo khóa, Có thể nói, kể từ khi sử dụng phần mềm Libol vào công tác tổ chức quản lý của Trung tâm đã tạo nên phương thức quản lý mới – phương thức quản lý hiện đại, đã đưa lại những hiệu quả cao. Việc quản lý trở nên nhanh chóng và chính xác, chủ động và khoa học hơn. Công tác quản lý của Trung tâm đạt được những kết quả khả quan như vậy cũng do các bộ phận của Trung tâm có sự hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng với nhau. 2.3.4. Công tác phục vụ ngƣời dùng tin Đây là khâu mà kết quả của các công đoạn trước đưa ra nhằm phục vụ nhu cầu tin của NDT, đồng thời là khâu trực tiếp trao đổi giữa Trung tâm với NDT nên đóng vai trò rất quan trọng giúp đánh giá được hiệu quả hoạt động của Trung tâm. Xác định được vai trò và tầm quan trọng của mình để từ đó Trung tâm đưa ra các chính sách nhằm giúp cho công tác phục vụ làm việc hiệu quả hơn. Hệ thống phục vụ bạn đọc của Trung tâm bao gồm: các phòng phục vụ bạn đọc chung tại Xuân Thủy , phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ tại số 1 Phạm Văn Đồng, phòng phục vụ bạn đọc Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn và Đại học Khoa học Tự nhiên tại 334-336 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân. Nguyễn Thị Như Huyền 53 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Hệ thống phục vụ của Trung tâm nằm tại các cơ sở đào tạo và ký túc xá cho phép sinh viên và những người sử dụng chủ động cho việc tìm và đọc tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Trong toàn bộ hệ thống thì phòng phục vụ bạn đọc Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn và Đại học Khoa học Tự nhiên là có quy mô lớn nhất. Với việc đảm trách phục vụ số lượng sinh viên và giảng viên lớn nhất, nhiều ngành khoa học nhất. Phòng phục vụ này được chia ra các trụ sở khác nhau: khu vực Thượng Đình – 336 Nguyễn Trãi, khu vực Mễ Trì – 182 Lương Thế Vinh và khoa Hóa – 19 Lê Thánh Tông. Nhờ việc tiến hành TĐH công tác phục vụ mà các phòng phục vụ NDT đã ngày càng làm tốt được chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ khi thành lập cho tới nay, Trung tâm đã từng bước hiện đại hóa công tác phục vụ NDT, bằng việc đầu tư: bàn ghế, giá kệ, máy tính, hệ thống máy điều hòa, máy hút bụi, máy photocopy, hệ thống camera quan sát, máy đọc mã vạch nhằm phục vụ NDT tốt nhất, hiệu quả nhất. NDT có thể tiến hành tra cứu tài liệu trên hệ thống tra cứu truyền thống và hiện đại, với hệ thống máy tra cứu, NDT không chỉ tìm tin trên mục lục công cộng trực tuyến OPAC mà còn tra cứu, tìm tin trên các hệ thống mạng như hệ thống mạng LAN, hệ thống mạng Intranet ĐHQGHN và mạng Internet. Hệ thống mạng này đã thật sự đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin nhanh, cập nhật và hiệu quả nhất cho NDT. Đặc biệt với việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5, đã phát huy được hết hiệu quả to lớn trong công tác phục vụ NDT với các nội dung: quản lý bạn đọc, thống kê lượt bạn đọc, lượt tài liệu, thanh toán ra trường, nhất là khâu phục vụ mượn/trả tài liệu. Để tạo điều kiện tốt cho công tác phục vụ NDT, toàn bộ kho tài liệu của Trung tâm đã được dán mã vạch, làm thẻ từ cho NDT và dùng máy đọc mã vạch đã làm cho mượn/trả tài liệu được đơn giản hóa hơn so với những thao tác thủ công trước đây. Nguyễn Thị Như Huyền 54 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Trong công nghệ mã vạch, mỗi đối tượng được gán một mã vạch. Mã vạch chứa một thông tin cơ bản nhận diện chính xác đối tượng, do đó hình thành một mối quan hệ một – một giữa đối tượng và tập mã vạch. Với thiết bị đọc mã vạch gắn trên đối tượng được đọc và truyền thông qua hệ thống máy tính. Đối tượng CSDL nhận diện toàn bộ thông tin về đối tượng sẽ được gọi ra. Như vậy người quản lý sẽ quản lý nhanh chóng chính xác và đầy đủ các thông tin có trong CSDL về đối tượng. Việc ứng dụng công nghệ mã vạch đã liên kết CSDL NDT với CSDL tài liệu tại chỗ và cho mượn.  Phục vụ mƣợn / trả tài liệu Trung tâm tiến hành việc mượn trả tài liệu dưới dạng mượn tại chỗ, NDT phải đến thư viện để thực hiện yêu cầu của mình. Đối với các hệ thống TĐH, người ta vẫn áp dụng cách mượn này tuy nhiên các công đoạn cho mượn và trả tài liệu tại đây được hỗ trợ bởi máy tính, phần mềm quản trị thư viện Libol 5.5 và các thiết bị hỗ trợ khác. Quá trình mượn tài liệu được bắt đầu bằng việc NDT tra tìm tài liệu trên mục lục tra cứu trực tuyến của Trung tâm (một số cơ sở NDT có thể tiến hành tra cứu trên hệ thống mục lục phiếu hoặc mục lục tra cứu trực tuyến như cơ sở ở Thượng Đình). Sau khi tra tìm tài liệu, NDT có thể tiến hành mượn tài liệu theo 02 cách tùy vào cách tổ chức kho đóng/kho mở. Đối với việc mượn/trả tài liệu ở kho đóng: Khi NDT mượn sách về nhà phải ghi ra phiếu mượn những thông tin cần thiết liên quan đến tài liệu. Cán bộ thư viện sẽ đi lấy tài liệu theo yêu cầu của NDT, sau đó thủ thư sẽ sử dụng phân hệ Lưu thông, kích vào phần ghi mượn để làm thủ tục cho NDT mượn tài liệu. Cán bộ thư viện sẽ tích mã vạch vào mã vạch của tài liệu, phần mềm sẽ tự động hiện lên những thông tin như: - Thông tin cá nhân của NDT - Thông tin mượn/trả của NDT Nguyễn Thị Như Huyền 55 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp - Thông tin về tài liệu (nhan đề tài liệu, số đăng ký cá biệt, tình trạng sách) Sau đó cán bộ thư viện sẽ ghi lại dữ liệu và khử từ trên tài liệu cho NDT mượn. Tại trụ sở chính của Trung tâm có phòng Mượn giáo trình tiến hành phục vụ theo kiểu kho đóng. Giao diện mƣợn tài liệu trong Phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Khi trả tài liệu, cán bộ thư viện dùng thiết bị mã vạch quét vào mã vạch tài liệu vào ghi trả trong phần mềm Libol. Kết thúc của việc ghi trả tài liệu là nạp từ cho tài liệu đã trả. Nếu tài liệu bị quá hạn thì máy tính hiển thị thông tin NDT và hiện lên thông tin quá hạn, lúc này cán bộ thư viện tiến hành khóa thẻ. Nguyễn Thị Như Huyền 56 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp G Giao diện trả tài liệu trong Phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Đối với việc mượn/trả tài liệu ở kho mở Khi thực hiện yêu cầu, NDT được yêu cầu xuất trình thẻ, thẻ được kiểm định và thông qua máy quét mã vạch các thông tin cá nhân của NDT cũng như tài liệu mượn trả được nạp vào máy tính. NDT tự lấy sách và đưa vào cho cán bộ thư viện kiểm tra và tích mã vạch sách vào máy tính làm thủ tục cho NDT mượn. Quá trình trả tài liệu cũng giống như trả tài liệu tại kho đóng. Trung tâm đã tổ chức kho mở đọc tại chỗ cho tất cả các tài liệu tra cứu, báo, tạp chí của toàn Trung tâm, tài liệu tham khảo ở phòng Phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ, phòng Đọc ký túc xá Mễ Trì, phòng Phục vụ bạn đọc Chung. Riêng đối với kho mở của phòng Phục vụ bạn đọc Chung, Trung tâm đã áp dụng cả hai hình thức đọc tại chỗ và mượn về nhà. Phương thức này đã thu hút lượng lớn NDT đến thư viện, được đông đảo NDT rất hoan nghênh. Tuy nhiên việc áp dụng cả hai hình thức này cho một kho tài liệu mở là một công việc hết sức vất vả cho cán bộ thư viện làm việc tại phòng nhưng lại tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho NDT. Họ có thể tiếp cận trực tiếp với tài liệu, khai thác tối đa kho tài liệu, đặc biệt các tài liệu tiếng nước ngoài. Nguyễn Thị Như Huyền 57 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Việc sử dụng các trang thiết bị hiện đại đặc biệt là mã vạch đã đem lại nhiều thay đổi lớn trong việc phục vụ và lưu thông tài liệu. Nhờ công nghệ mã vạch mà Trung tâm vừa có thể quản lý NDT vừa có thể lưu thông và quản lý được tài liệu của cơ quan mình. TĐH khâu mượn/trả tài liệu giúp giảm bớt các thao tác ghi chép sổ sách, việc phục vụ được nhanh chóng, chính xác hơn, số lượng người được phục vụ hơn gấp nhiều lần trước đây, đồng thời nhờ đó cũng thống kê được số lượng NDT vào thư viện, số lần mượn đọc tài liệu của NDT dưới những hình thức khác nhau như vẽ biểu đồ, đồ thị tài liệu nào hay được sử dụng và phòng phục vụ nào có hiệu quả. Do vậy, các cán bộ thư viện có thể theo dõi việc sử dụng thư viện của NDT để đưa ra những chính sách phục vụ NDT cho hợp lý, đồng thời giảm thiểu tối đa công sức của các cán bộ thư viện.  Các hình thức phục vụ khác Bên cạnh công tác phục vụ NDT trong quá trình mượn/trả tài liệu, Trung tâm đã triển khai nhiều hình thức phục vụ khác như dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc, dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, dịch vụ truy nhập Internet, dịch vụ bàn thông tin, dịch vụ sao chụp tài liệu nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu ngày càng đa dạng của NDT. Trung tâm đã triển khai việc sao chụp tài liệu cho NDT khi họ có nhu cầu sao chụp tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của mình. Nhờ dàn máy photocopy được trang bị tại các chi nhánh của Trung tâm, đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu sao lưu của NDT. Hiện nay, dịch vụ sao chụp tài liệu cho NDT tại Trung tâm đang hoạt động rất hiệu quả, lượng NDT có nhu cầu sao chụp ngày càng cao. Nếu phát triển tốt dịch vụ này sẽ thúc đẩy công tác phục vụ NDT ngày một hiệu quả hơn, đáp ứng được nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm, góp phần giảm thiểu việc xé tài liệu tại các phòng đọc, nhất là phòng đọc báo, tạp chí. Nguyễn Thị Như Huyền 58 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Hiện tại, Trung tâm đã có các phòng máy dùng để khai thác các tài liệu đa phương tiện (phòng Multimedia ở phòng đọc Thượng Đình và phòng đọc Chung). Các trang thiết bị ở các phòng này nhìn chung tương đối đầy đủ như: ti vi nối ăngten chảo Satellite, các đầu video, cassette, máy đọc microfilm, máy đọc microfich, đầu đọc CD-ROM nhưng hiệu quả phục vụ ở các phòng này còn thấp. Qua thống kê cho thấy hiện chỉ có 19,8 % NDT sử dụng dịch vụ này. Vì vậy tăng cường hiệu quả hoạt động của phòng đa phương tiện là việc rất cần thiết. Dịch vụ truy nhập Internet với 02 phòng máy gồm 56 máy tính, NDT có thể sử dụng để truy cập, tìm kiếm những thông tin trên mạng Intranet hay mạng Internet. Qua cổng Z39.50 để truy nhập vào những thông tin của các thư viện trên thế giới hoặc có thể sử dụng E – mail để trao đổi thông tin. Số lượng NDT đến sử dụng dịch vụ này từ 100 – 150 người/1 ngày. Gần đây Trung tâm mới mở thêm 02 phòng mới là phòng Truy nhập thông tin số hóa và phòng đọc Pháp. Hai phòng này được trang bị khá hiện đại: hệ thống máy tính với cấu hình cao, máy in, máy điều hòa, bàn ghế, đáp ứng tốt nhu cầu của NDT. Mặt khác các phòng đa phương tiện và truy cập thông tin số hóa với những phần mềm ưu việt như phần mềm Lang. Master cũng ngày càng thu hút đông đảo NDT đến sử dụng. Tuy nhiên còn có những hạn chế như phòng đọc Pháp chỉ phục vụ riêng cho Trung tâm Pháp ngữ, phòng Truy nhập thông tin số hóa hệ thống máy tính còn mỏng. Ngoài ra Trung tâm còn triển khai nhiều dịch vụ khác như: dịch vụ trao đổi thông tin được thực hiện qua trang web và diễn đàn của Trung tâm, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu đặt trước, dịch vụ bàn thông tin – hướng dẫn và trả lời những thắc mắc của NDT trong quá trình sử dụng thư viện mới được khai trương tại cơ sở Thượng Đình. Có thể nói, nhờ việc áp dụng TĐH vào công tác phục vụ NDT của Trung tâm, đã mang lại nhiều hiệu quả: làm giảm bớt thời gian công sức của NDT cũng như cán bộ thư viện, thu hút lượng NDT đến với Trung tâm ngày Nguyễn Thị Như Huyền 59 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp một tăng, tạo điều kiện cho NDT tiếp thu tri thức và các thành tựu khoa học mới nhất. 2.3.5. Tra cứu tài liệu (OPAC) Công tác tra cứu tài liệu cũng được TĐH nhờ trang bị hệ thống máy tính nối mạng. NDT tại Trung tâm vừa có thể tra cứu trên máy tính để xác định vị trí, hiện trạng của các tài liệu mà họ cần. Nhờ vậy, việc tra cứu tài liệu của NDT được tiến hành nhanh chóng và chính xác, tránh được tình trạng mất tin và nhiễu tin, tiết kiệm nhiều thời gian so với việc tìm tin theo phương thức truyền thống. Tuy nhiên tại một số cơ sở hoạt động của Trung tâm vẫn còn duy trì cả 2 hệ thống tra cứu: hệ thống tra cứu truyền thống và hệ thống tra cứu hiện đại (cơ sở thư viện ở Thượng Đình). Trung tâm đã xây dựng và phát triển Mục lục trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) đang dần thay thế hệ thống mục lục truyền thống. Tất cả những dữ liệu của các công đoạn bổ sung, biên mục, lưu thông sẽ được tổng hợp trong Mục lục trực tuyến OPAC và đây cũng là cơ sở để triển khai các hoạt động khác. OPAC cho phép NDT truy cập trên hệ thống máy tính nối mạng của Trung tâm, hoặc có thể truy cập từ xa thông qua trang web của trường ĐHQGHN để tìm tài liệu. Đồng thời, Trung tâm cũng nhận được các ý kiến phản hồi của NDT để hoàn thiện công tác phục vụ của mình. Hiện nay tra cứu online của bạn đọc và trang Web đa phần là tìm được mục lục và tóm tắt tài liệu, bên cạnh đó là một CSDL toàn văn đã được đưa lên mạng. Libol hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh và đa dạng, toàn văn, tra cứu liên thư viện, chia sẻ thông tin biên mục qua Web, cung cấp dữ liệu đa phương tiện và dữ liệu số hóa, hỗ trợ đa ngôn ngữ theo tiêu chuẩn UNICODE. Trung tâm cho phép tra cứu CSDL sách, luận án, ebook, Nguyễn Thị Như Huyền 60 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp Giao diện tra cứu trên phân hệ trực tuyến OPAC của phần mềm Libol Có thể thấy Libol có một giao diện tra cứu thân thiện và hiệu quả, NDT có thể tra cứu ở bất kỳ mức độ nào. NDT không phải thiết lập các biểu thức tìm mà chỉ đơn giản là lựa chọn mức độ tra cứu và đánh bất kỳ: từ khóa, tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản, và bấm vào phím tìm kiếm, ngay lập tức hệ thống sẽ báo cho NDT về kết quả tìm được. Hơn nữa, NDT có thể tra cứu theo mức độ là tìm đơn giản, chi tiết hay nâng cao. Việc Trung tâm đưa phân hệ OPAC vào trong hoạt động thư viện, đã đem lại nhiều kết quả khả quan, tạo ra một hệ thống tra cứu hiện đại đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và phức tạp của NDT. Nguyễn Thị Như Huyền 61 Khoa Thông tin – Thư viện
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỰ ĐỘNG HÓA TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 3.1. Những thuận lợi và khó khăn 3.1.1. Thuận lợi Trong những năm qua, nhờ sự quan tâm của Ban Lãnh đạo ĐHQGHN, cũng như Lãnh đạo của Trung tâm TT-TV, cùng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ trong thư viện, từ khi thành lập đến nay Trung tâm đã không ngừng nỗ lực để hoàn thiện mình với mục tiêu phục vụ ĐHQGHN đạt được các mục tiêu đã đặt ra trong việc đào tạo, nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao. Trung tâm đã và đang hoạt động trong một môi trường thuận lợi rất cơ bản cả bên ngoài và bên trong. Đó là sự hỗ trợ đắc lực của các công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin cho công tác TT-TV; Các cơ chế, chính sách của ĐHQGHN tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm hoạt động tự chủ hơn; Đội ngũ NDT trong ĐHQGHN đông đảo có trình độ cao và nhu cầu tin tiềm năng và ổn đinh. Việc ứng dụng TĐH vào hoạt động của Trung tâm là một việc làm rất đúng đắn và cần thiết. Thực tế đã cho thấy rõ hiệu quả mà nó làm được. Đặc biệt trong thời gian qua Trung tâm đã sử dụng và phát triển phần mềm quản trị Libol 5.5 với nhiều tính năng ưu việt đem lại hiệu quả cao: Trung tâm đã xây dựng và quản lý được bộ sưu tập khá phong phú các tài liệu của mình, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin với các cơ quan đơn vị bạn. Hơn nữa phần mềm này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ xử lý tài liệu, đã đáp ứng được nhu cầu thực tế của NDT. Nguyễn Thị Như Huyền 62 Khoa Thông tin – Thư viện