Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

77 trang thiennha21 16/04/2022 4810

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_cong_tac_phat_trien_von_tai_lieu_tai_thu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

ĐAỊ HOC̣ QUỐ C GIA HÀ NÔỊ TRƢỜ NG ĐAỊ HOC̣ KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN o0o ĐỖ THỊ HOÀN TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : QH - 2008 - X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. TRỊNH KHÁNH VÂN HÀ NỘI, 2012
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1 – Lý do chọn đề tài 1 2 - Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3 - Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4 - Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài 3 5 - Phƣơng pháp nghiên cứu 3 6 - Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7 - Bố cục của Khóa luận 4 NỘI DUNG Chƣơng 1: Khái quát về Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách Khoa Hà Nội 5 1.1 - Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện 5 1.2 - Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ 7 1.3 - Cơ cấu tổ chức 7 1.4 - Đội ngũ cán bộ 9 1.5 - Cơ sở vật chất 10 1.6 - Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 11 1.6.1. Đặc điểm ngƣời dùng tin 11 1.6.2. Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin 12 Chƣơng 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu- Đại học Bách Khoa Hà Nội 14
2.1 - Loại hình tài liệu 14 2.1.1- Tài liệu truyền thống 14 2.1.2- Tài liệu hiện đại 24 2.2- Công tác bổ sung vốn tài liệu 28 2.2.1- Đề tài bổ sung 28 2.2.2- Loại hình bổ sung 29 2.2.3 - Số lƣợng bổ sung 29 2.3 - Phƣơng thức bổ sung vốn tài liệu 29 2.3.1 - Nguồn bổ sung phải trả tiền 30 2.3.2 - Nguồn bổ sung không phải trả tiền 31 2.4 - Kinh phí bổ sung 36 2.5- Qui trình bổ sung 37 2.6 - Thanh lý tài liệu 39 Chƣơng 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách Khoa Hà Nội 41 3.1 - Nhận xét 41 3.1.1 - Ƣu điểm 41 3.1.2 - Nhƣợc điểm 44 3.2 - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu- Đại học Bách Khoa Hà Nội 47 3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo ngƣời dùng tin 47 3.2.2 - Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý 53 3.2.3- Tăng cƣờng kinh phí cho công tác bổ sung vốn tài liệu 57 3.2.4 - Đa dạng hoá nguồn bổ sung 58 3.2.5 - Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phát triển vốn tài liệu 64
KẾT LUẬN 68 Danh mục tài liệu tham khảo LỜI MỞ ĐẦU 1- Lý do chọn đề tài Ngày nay cả nhân loại đang bƣớc vào kỷ nguyên của thông tin và tri thức, trong đó thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống của con ngƣời. Thông tin tạo nên nguồn lực chi phối mọi sự phát triển của xã hội, tiêu biểu là lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Hoạt động thông tin – thƣ viện ngày nay càng trở thành nhân tố quan trọng góp phần quyết định chất lƣợng đào tạo của các trƣờng đại học, trong đó có Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBK HN). Trƣờng ĐHBK HN là một trong những trƣờng đại học lớn, có đội ngũ cán bộ hùng hậu, với bề dày truyền thống hơn 50 năm xây dựng, phát triển và trƣởng thành. Nhà trƣờng đã có những đóng góp đáng kể trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nƣớc hiện nay. Trƣờng là một trong những trung tâm lớn đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nƣớc, có mối quan hệ hợp tác song phƣơng, đa dạng với nhiều trƣờng đại học, nhiều nƣớc trong khu vực và thế giới. Là một trƣờng khoa học công nghệ đa ngành, ngƣời dùng tin ở trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội rất phong phú, đa dạng. Hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và triển khai ứng dụng khoa học đòi hỏi phải sử dụng lƣợng thông tin lớn và biến đổi không ngừng. Vì vậy, Thƣ viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) – Trƣờng ĐHBK HN cần phải cung cấp nguồn tài liệu đầy đủ, cập nhật, nhanh chóng và phù hợp cho cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên trong trƣờng. Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng tin là một nhiệm vụ quan trọng và cấp bách, công tác phát triển vốn tài liệu tại thƣ viện cần phải đƣợc chú trọng quan tâm. Nhƣng làm thế nào để tổ chức khai thác, phát triển nguồn lực
thông tin hiện có cũng nhƣ sử dụng đƣợc nguồn lực thông tin từ bên ngoài để đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin trong trƣờng một cách hiệu quả nhất. Đây là những đòi hỏi, thách thức đối với Thƣ viện ĐHBK HN nói chung và các cán bộ thông tin - thƣ viện nói riêng. Với những lý do nhƣ trên, trong quá trình thực tập tôi đã đi sâu vào nghiên cứu công tác phát triển vốn tài liệu của thƣ viện và chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình. 2 - Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: - Khảo sát công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách Khoa Hà Nội , đánh giá ƣu - nhƣợc điểm trong công tác này. - Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện. Nhiệm vụ: - Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Nêu rõ vai trò cũng nhƣ tầm quan trọng của Công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Mô tả thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Phân tích và đánh giá những ƣu điểm, hạn chế trong công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. - Đƣa ra các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. 3 - Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt các nhiệm vụ đã đặt ra trong đề tài khóa luận, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đƣợc xác định và giới hạn nhƣ sau: Đối tượng nghiên cứu: Vốn tài liệu và công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách Khoa Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu: Công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu trong giai đoạn hiện nay. 4 - Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài - Nghiên cứu về Thƣ viện Tạ Quang Bửu đã có một số đề tài và tập trung vào một số vấn đề nhƣ: Công tác xử lý tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội, Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện của Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Về công tác phát triển vốn tài liệu thì đã có một số đề tài đề cập đến. Tuy nhiên, xét về mức độ thời gian, hiện tại công tác phát triển vốn tài liệu của Thƣ viện đã có nhiều thay đổi. Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình. 5 - Phƣơng pháp nghiên cứu Bên cạnh việc vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, dựa trên cơ sở các quan điểm, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo. Tôi sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Khảo sát thực tế, quan sát - Phƣơng pháp phỏng vấn - Phƣơng pháp thống kê số liệu - Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp tài liệu
6 - Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài Đóng góp về mặt lý luận: Khẳng định vai trò cũng nhƣ tầm quan trọng của công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu. Đóng góp về thực tiễn: Phản ánh thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu của thƣ viện Tạ Quang Bửu. Từ đó thấy đƣợc những mặt đạt đƣợc và những mặt còn hạn chế trong công tác phát triển vốn tài liệu để từ đó đƣa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện. 7 - Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Khái quát về Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội. Chƣơng 2: Thực trạng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội. Chƣơng 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội.
CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU - ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện. Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội là một trƣờng đại học đa ngành về kỹ thuật, nơi đào tạo ra những đội ngũ cán bộ khoa học – công nghệ và quản lý trình độ cao cho nền kinh tế quốc dân, đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ công cuộc xây dựng và đổi mới đất nƣớc. Trƣờng đƣợc thành lập theo Nghị định 147/NĐ của Chính phủ do Bộ trƣởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký ngày 15 tháng 10 năm 1956. Sau nửa thế kỉ bền bỉ phấn đấu, Trƣờng DDaHBK HN luôn là một trong những trƣờng đại học kỹ thuật hàng đầu của nền giáo dục Việt Nam. Với bề dày lịch sử về công tác giáo dục, cùng nhiều đóng góp cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Trƣờng đã đƣợc Đảng và Nhà nƣớc tặng nhiều danh hiệu và phần thƣởng quý giá cho các cá nhân và tập thể, đƣợc thể hiện qua những trang vàng truyền thống của trƣờng. Thƣ viện Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đƣợc thành lập từ năm 1956. Trong những năm đầu mới thành lập, với số vốn tài liệu ban đầu là 5000 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn và 2 cán bộ phụ trách không có nghiệp vụ thƣ viện, Thƣ viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo vụ.
Thƣ viện đã từng đi sơ tán ở: Lạng Sơn, Hà Bắc, Hải Hƣng, Hà Tây cùng khối lƣợng lớn sách đem theo để phục vụ đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nƣớc. Cũng trong giai đoạn này, từ Trƣờng ĐHBK HN đã hình thành những trƣờng đại học mới nhƣ: Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ - Địa chất, Đại học Công nghiệp nhẹ và Phân hiệu II về Quân sự (nay là Học viện Kỹ thuật Quân sự). Thƣ viện Trƣờng cũng chia sẻ nhiều tài liệu và đã cử cán bộ sang làm việc công tác tại Thƣ viện ở trƣờng Đại học Mỏ - Địa chất và trƣờng Đại học Xây dựng. Từ năm 1973, Thƣ viện tách ra thành đơn vị độc lập. Ban Thƣ viện đã liên tục đƣợc đầu tƣ và phát triển không ngừng. Khi miền Nam đƣợc giải phóng, một số cán bộ Thƣ viện đã vào công tác tại miền Trung và miền Nam để xây dựng Thƣ viện trong đó. Tháng 11/2003, “Thƣ viện” và “Trung tâm thông tin và mạng” đã sáp nhập thành đơn vị mới là “Thƣ viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ chính: vận hành và khai thác Thƣ viện điện tử mới và quản lý điều hành Mạng thông tin của Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội. Từ năm học 2006 - 2007, Thƣ viện điện tử Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗ ngồi và tăng cƣờng khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến. Đầu tháng 9/2008, theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu để phù hợp với tình hình mới, Bộ phận Thƣ viện tách ra và trở thành đơn vị Thƣ viện Tạ Quang Bửu độc lập, bƣớc vào một giai đoạn phát triển mới cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trƣờng ĐHBK HN. Địa chỉ: Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội Số 1, Đại Cồ Việt, Hai Bà Trƣng, Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 38692243 Website :
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện 1.2.1. Chức năng Thƣ viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) có chức năng thông tin và thƣ viện, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ (KH&CN) và quản lý của Nhà trƣờng thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong Thƣ viện và từ các thƣ viện khác (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắp trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet ) 1.2.2. Nhiệm vụ  Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, chất lƣợng và phong phú về loại hình. Chủ động trong việc đa dạng hóa, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập các tài liệu, các thông tin một cách có hiệu quả, phù hợp với chƣơng trình và định hƣớng mà Nhà trƣờng đang nghiên cứu và giảng dạy.  Nghiên cứu và ứng dụng các thành tự khoa học công nghệ, các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý thông tin vào công tác xử lý tài liệu, tạo tiền đề cho việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin.  Tích cực phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, lấy việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Trƣờng làm mục tiêu và động lực để phát triển.  Từng bƣớc nâng cấp hiện đại hóa Thƣ viện, đẩy mạnh việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động của Thƣ viện. Tự động hóa các khâu công việc trong hoạt động của Thƣ viện.  Mở rộng quan hệ với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc, các tổ chức liên quan đến lĩnh vực thƣ viện nhằm tăng cƣờng sự trao đổi và hợp tác. Tiến tới thƣ viện phải trở thành đầu mối khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin với các thƣ viện khác trong khu vực và trên thế giới. 1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thƣ viện hiện tại đƣợc bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.  Ban Giám đốc gồm: 01 Giám đốc phụ trách chung Thƣ viện và mạng thông tin; 02 Phó giám đốc: 01 Phó giám đốc phục trách về Mạng thông tin và 01 Phó giám đốc phụ trách về Thƣ viện.  Phòng Xử lý thông tin: Phòng Xử lý thông tin gồm 07 cán bộ, trong đó phòng gồm 2 bộ phận sau: Bộ phận phát triển nguồn tin và Bộ phận biên mục. Phòng chịu trách nhiệm: + Xây dựng nguồn lực thông tin mạnh cả vế số lƣợng và chất lƣợng đảm bảo phục vụ tốt các chƣơng trình đào tạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Đại học Bách Khoa Hà Nội, từng bƣớc liên thông chia sẻ với hệ thống các thƣ viện trong khu vực. + Xử lý toàn bộ tài liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế về thông tin – thƣ viện nhƣ: MARC21, AACR2 và LCC. Từ đó xây dựng hệ thống tra cứu hiện đại nhằm tăng khả năng tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả và nhanh chóng.  Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu: Phòng Dịch vụ thông tin tƣ liệu gồm 23 cán bộ, gồm 4 bộ phận sau: Bộ phận phòng đọc, Bộ phận mƣợn trả, Bộ phận quản lý kho, Bộ phận dịch vụ tham khảo. Phòng Dịch vụ thông tin tƣ liệu chịu trách nhiệm: Mở rộng và phát triển các loại hình dịch vụ thƣ viện, đặc biệt là các dịch vụ cung cấp và hỗ trợ thông tin từ xa; tạo điều kiện tốt nhất để ngƣời dùng tin của Thƣ viện cũng nhƣ các thƣ viện và cơ quan thông tin khác trong cả nƣớc có thể tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin của Thƣ viện một cách có hiệu quả nhất.  Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử:
Phòng Công nghệ thƣ viện điện tử gồm 11 cán bộ, gồm 4 bộ phận sau: Bộ phận nghiên cứu phát triển, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận phục vụ đa phƣơng tiện, Bộ phận xây dựng dự án, hành chính tổng hợp. Phòng Công nghệ Thƣ viện Điện tử chịu trách nhiệm chính: + Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, ứng dụng các công nghệ thƣ viện điện tử, thƣ viện số, đảm bảo khả năng truy cập, chia sẻ, trao đổi dữ liệu, trong và giữa các thƣ viện, cơ quan thông tin cũng nhƣ với ngƣời dùng tin. + Xây dựng các hệ thống thông tin số đạt chuẩn, chất lƣợng cao đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác các nguồn thông tin số của ngƣời dùng tin và các cơ quan thông tin – thƣ viện .
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu 1.4. Đội ngũ cán bộ Thƣ viện Tạ Quang Bửu hiện nay có 44 cán bộ, trong đó: + 09 Thạc sỹ về Thông tin thƣ viện và Công nghệ thông tin (chiếm 20,4%) + 06 Kỹ sƣ Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 13,6%) + 24 Cử nhân Thông tin Thƣ viện ( chiếm 54,5%) + 02 Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4,5%) + 03 Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán (chiếm 6,8%)
Thạc sỹ về Thông tin thƣ viện và Công nghệ 4,5% 6,8% 20,4% thông tin ( chiếm 20,4%) 13,6% Kỹ sƣ Công nghệ thông tin và các ngành kỹ 54,5 thuật (chiếm 13,6%) Cử nhân Thông tin Thƣ viện ( chiếm 54,5%) Cử nhân ngoại ngữ (Chiếm 4,5%) Hình 2: Biểu đồ về nguồn nhân lực của Thƣ viện Tạ Quang Bửu Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán ( chiếm 6,8%) 1.5. Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất của Thƣ viện khá tốt, đƣợc đầu tƣ nhiều trang thiết bị hiện đại. Từ năm 2002, dự án xây dựng Thƣ viện điện tử đƣợc thực hiện với số vốn đầu tƣ 200 tỷ VND. Tháng 10/2006, Thƣ viện điện tử đã đi vào hoạt động với diện tích mặt bằng là 37.000m2 sàn bao gồm 10 tầng. Tuy nhiên, hiện nay Thƣ viện mới chỉ sử dụng từ tầng 1 đến tầng 5 và tầng 9 là phòng Công nghệ mạng với 17.500 m2 gồm: 8 phòng đọc tự chọn xếp theo chuyên ngành, 2 phòng đọc đa phƣơng tiện, 2 phòng mƣợn, 4 phòng tự học, 4 phòng học nhóm, có khoảng 2500 chỗ ngồi và hệ thống kho tàng rộng rãi. Thƣ viện có khả năng đáp ứng 4000 chỗ, phục vụ 10.000 bạn đọc/ngày, 10.000 tra cứu/ ngày. Hiện nay, mỗi ngày Thƣ viện phục vụ khoảng 4.000 lƣợt bạn đọc đến đọc và mƣợn tài liệu về nhà. Bên trong toà nhà đƣợc trang bị các hệ thống điều hoà trung tâm, hệ thống điện, hệ thống thang máy, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống cấp thoát nƣớc, hệ thống quạt thông gió, hút ẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế. Thƣ viện đã trang bị 150 máy vi tính với 30 máy tính nối mạng LAN, 150 máy tính đƣợc nối mạng Internet. Thƣ viện sử dụng hệ thống mạng Bknet với
công nghệ hãng Nortl. Máy chủ phần mềm thƣ viện và máy chủ cơ sở dữ liệu của thƣ viện do hãng Sun Micro system cung cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle, máy chủ khác, sử dụng phần mềm HP. Thƣ viện còn có 10 máy in, 5 máy photocoppy, 3 máy scanner, 2 cổng từ và một cổng RFID và một hệ thống gồm 10 phòng đọc và kho mở với mỗi phòng đƣợc trang bị: + 70 đến 150 Ghế ngồi cho bạn đọc. + 320 đến 550 khoang giá đựng tài liệu. + Mỗi phòng đọc có từ 1 đến 2 máy tính để bạn đọc tra cứu tài liệu. + Mỗi cán bộ thƣ viện có một máy tính để làm chuyên môn, nghiệp vụ và hƣớng dẫn cho bạn đọc sử dụng thƣ viện. 1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. 1.6.1. Đặc điểm người dùng tin Căn cứ vào số lƣợng NDT thực tế sử dụng thƣ viện và tính chất công việc, có thể chia đối tƣợng NDT tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu trƣờng ĐHBK HN thành ba nhóm chính sau: - Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên. - Nhóm học viên, sinh viên và nghiên cứu sinh. - Nhóm bạn đọc ngoài trƣờng. Nhóm ngƣời dùng tin Số lƣợng Tỉ lệ(%) Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên 3.000 6.9% Nhóm bạn học viên, sinh viên và nghiên cứu sinh 40.000 92% Nhóm bạn đọc ngoài trƣờng 500 1.1% Tổng số 43.500 100 Bảng 1. Số lượng người dùng tin của Thư viện Tạ Quang Bửu
1.6.2. Nhu cầu tin của người dùng tin Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lí và giảng viên: Nhóm NDT này có khoảng 3.000 ngƣời chiếm 6.9% tổng số bạn đọc của Thƣ viện. Họ vừa là đối tƣợng sử dụng, lại vừa là những ngƣời sáng tạo ra những nguồn thông tin khoa học có giá trị cao cho Thƣ viện. Họ là những ngƣời quản lý, cần những thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực khoa học kĩ thuật. Những thông tin cung cấp cho họ cần chính xác, kịp thời, mang tính chất chuyên sâu thuộc nhiều lĩnh vực, đặc biệt về khoa học công nghệ để phục vụ tốt cho quá trình lãnh đạo quản lý cũng nhƣ ra quyết định của mình. Hình thức phục vụ là các tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc Ngoài ra, họ còn là những giảng viên – những ngƣời chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trƣờng, vừa là chủ thể thông tin vừa là NDT thƣờng xuyên của thƣ viện. Vì tham gia giảng dạy nên họ thƣờng xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Nhóm ngƣời dùng tin này luôn dành thời gian trong việc tìm tài liệu tham khảo tại Thƣ viện. Thông tin cho nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự về KHCN thuộc các lĩnh vực đào tạo của trƣờng. Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin thƣ mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về khoa học và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nhƣ tạp chí KHKT nƣớc ngoài, các CSDL và các tài liệu điện tử Nhóm sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh:
Nhóm NDT này có khoảng 40.000 ngƣời chiếm 92%. Đây là nhóm NDT có số lƣợng đông đảo nhất, chiếm phần lớn số NDT của Thƣ viện. Những năm gần đây trƣờng Đại học Bách Khoa đã chuyển đổi hình thức đào tạo của mình theo cơ chế đào tạo theo tín chỉ. Với hình thức đào tạo này, yêu cầu tự học và tham khảo tài liệu của sinh viên là rất cao. Sinh viên không còn học một cách thụ động nhƣ trƣớc mà đã có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức ở bên ngoài. Do vậy, NCT của nhóm này rất phong phú và đa dạng. Tài liệu họ cần bao gồm cả: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại. Ngoài ra, họ cũng cần đƣợc cung cấp nhanh chóng và kịp thời các thông tin mới, cập nhật, bao gồm cả tài liệu trong và nƣớc ngoài của những nƣớc tiên tiến trên thế giới, có nền KHKT phát triển nhƣ Anh, Mỹ, Nga, Nhóm bạn đọc ngoài trường: Nhóm NDT này có khoảng 500 bạn đọc chiếm 1,1%. Bao gồm: Cán bộ hƣu trí, Cựu sinh viên của trƣờng Đại học Bách Khoa. Bạn đọc ngoài trƣờng có nhu cầu sử dụng Thƣ viện nhƣ: Các bạn sinh viên học các khối trƣờng về khoa học kĩ thuật nhƣ Đại học Xây dựng, Đại học Kinh tế quốc dân Đây là nhóm NDT khá đặc biệt của Thƣ viện, số lƣợng ít. Nhƣng họ đều là những ngƣời quan tâm và muốn tìm hiều về các lĩnh vực khoa học kĩ thuật. Có thể nói mỗi nhóm NDT lại có những đặc điểm khác nhau. Việc phân chia NDT thành các nhóm nhỏ, thuận tiện cho việc quản lý bạn đọc cũng nhƣ việc bổ sung tài liệu cho Thƣ viện sát thực hơn với nhu cầu thông tin của từng nhóm ngƣời. Thƣ viện cũng có kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp với từng nhóm NDT, sao cho đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của bạn đọc. Đồng thời, nâng cao hiệu quả phục vụ của Thƣ viện.
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU – ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 2.1. Loại hình tài liệu tại Thƣ viện Nguồn lực thông tin trong hoạt động thƣ viện chính là cơ sở cho việc đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Thông tin là động lực góp phần thúc đẩy các hoạt động kinh tế và sản xuất, đóng vai trò hàng đầu trong giáo dục và đào tạo, NCKH và là cơ sở để các cấp lãnh đạo, quản lý đƣa ra quyết định. Nhờ có nguồn lực thông tin mà các thƣ viện, các cơ quan thông tin thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Nguồn lực thông tin càng phong phú và đa dạng, càng có khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của ngƣời dùng. Căn cứ theo loại hình vật mang tin thì nguồn lực thông tin của thƣ viện Trƣờng ĐHBK HN đƣợc chia thành 2 nhóm chính nhƣ sau: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử). 2.1.1. Tài liệu truyền thống Thƣ viện Trƣờng ĐHBK HN đã phát triển đƣợc nguồn lực các tài liệu truyền thống tƣơng đối lớn về số lƣợng khoảng hơn 600.000 bản ghi tài liệu và phong phú về loại hình, phù hợp với chƣơng trình và lĩnh vực đào tạo của
Trƣờng. Bao gồm giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, báo, tạp chí, luận văn, luận án,  Tài liệu truyền thống tại Thư viện Tạ Quang Bửu có thể chia theo loại hình theo bảng sau: STT Loại hình Tên tài liệu Số bản Tỷ lệ 1 Sách giáo trình 4.100 257.000 42% 2 Sách tham khảo 128.570 155.460 25 % 3 Sách tra cứu 6.850 7.000 1% 4 Tài liệu nội sinh (luận án, luận 5.200 5.200 1% văn, chuyên đề, đề tài NCKH ) 5 Báo, Tạp chí 1.853 192.500 31% Tổng số: 146.573 617.160 100% Bảng 2. Thống kê tài liệu truyền thống theo loại hình tại Thư viện Sách là loại hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn nhất trong kho tài liệu của Thƣ viện bao gồm: sách giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu.
 Sách giáo trình: Với đặc điểm là thƣ viện trƣờng đại học, nên giáo trình là dạng tài liệu đƣợc quan tâm đặc biệt, chiếm tỷ lệ lớn trong Thƣ viện. Nó mang đặc thù riêng của thƣ viện các trƣờng đại học. Sách giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản, có hệ thống về các môn học theo chƣơng trình đào tạo của trƣờng, giúp họ có đƣợc nền tảng vững chắc trƣớc khi đi vào nghiên cứu chuyên sâu. Đây là nguồn tài liệu có giá trị, đƣợc bạn đọc đặc biệt là sinh viên khai thác và sử dụng với cƣờng độ lớn. Qua bảng thống kê trên đã cho thấy giáo trình chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng số tài liệu có trong thƣ viện (42%). Hiện nay, sách giáo trình có khoảng 257.000 cuốn sách giáo trình với 4.100 tên. Sách giáo trình tại thƣ viện chủ yếu do các Giáo sƣ, Tiến sỹ, các cán bộ giảng dạy tại các khoa trong trƣờng biên soạn, thuộc nhiều chuyên ngành đào tạo khác nhau của trƣờng nhƣ: Điện tử viễn thông, Điện, Công nghệ thông tin, Vật lý, Hóa học, Công nghệ thực phẩm, Dệt may Có nhiều giáo trình của trƣờng ĐHBK HN trở thành giáo trình học tập của nhiều trƣờng kĩ thuật trong cả nƣớc nhƣ: Toán cao cấp, Cơ học, Chi tiết máy, Kĩ thuật điện tử Ngoài ra còn có rất nhiều loại giáo trình nhận lƣu chiểu của các trƣờng đại học trong cả nƣớc. Đây chính là nguồn thông tin sẵn có của nhà trƣờng, giúp NDT có điều kiện tham khảo các tài liệu về ngành của mình đang đƣợc giảng dạy tại các trƣờng khác. Số lƣợng giáo trình của các khoa có trong Thƣ viện không đồng đều, phụ thuộc vào lịch sử phát triển cũng nhƣ quy mô đào tạo của từng ngành. Bên cạnh đó, trong kho mƣợn hiện nay vẫn còn nhiều tài liệu giáo trình cũ, những tài liệu in bản Rônêô do các giáo viên trong trƣờng viết từ rất lâu nhƣng do nhiều nguyên nhân nên không có điều kiện viết lại hoặc không thể tái bản lại. Thực tế này khiến sinh viên phải sử dụng tài liệu cũ, mờ và kiến thức trong các tài liệu này không còn phù hợp với chƣơng trình đào tạo hiện nay.
Hiện nay, TV TQB là một trong số ít các thƣ viện trƣờng đại học còn tồn tại kho mƣợn sách giáo trình. Lƣợng sinh viên lên mƣợn sách tại bộ phận này rất đông. Thời gian đầu học kỳ, trung bình mỗi ngày bộ phận này cho mƣợn khoảng 500 cuốn sách.  Sách tham khảo: Hiện nay, Thƣ viện có khoảng 155.460 cuốn sách tham khảo với khoảng 128.570 tên sách chiếm 25% tổng số tài liệu có trong Thƣ viện,bao gồm: Sách tham khảo tiếng Việt và Sách tham khảo ngoại văn. Sách tham khảo tiếng Việt có khoảng 10.000 cuốn, gồm các sách chuyên ngành Tin học, Ngoại ngữ, Văn học nghệ thuât (VHNT), Khoa học xã hội (KHXH) Sách tham khảo tiếng Việt ít hơn nhiều so với sách tham khảo ngoại văn. Mặc dù chiếm tỉ lệ nhỏ trong cơ cấu kho sách tham khảo của thƣ viện, nhƣng hiện nay, thành phần sách tham khảo tiếng Việt đang đƣợc thƣờng xuyên cập nhật, bổ sung hơn so với sách tham khảo kĩ thuật ngoại văn. Sách tham khảo ngoại văn khoảng gần 145.000 cuốn, chiếm chủ yếu trong số sách tham khảo của Thƣ viện. Trong đó sách tiếng Nga chiếm 50% còn lại là các sách tiếng Anh, Nga, Nhật Các tài liệu hầu hết đƣợc xuất bản trƣớc năm 1990 và chủ yếu là tài liệu tiếng Nga vì vào những năm đó nhu cầu sử dụng sách tiếng Nga của cán bộ và sinh viên rất phổ biến. Nhƣng từ những năm 1990 trở lại đây, tài liệu tiếng Nga đƣợc bổ sung ít dần vì chỉ có một phần nhỏ các cán bộ và giảng viên đƣợc đào tạo ở bên Nga về sử dụng. Chúng ta biết rằng nền khoa học công nghệ ở Việt Nam phát triển chậm so với tốc độ phát triển nhanh chóng của nền khoa học công nghệ thế giới. Các nhà khoa học cho rằng các tài liệu khoa học công nghệ của Việt Nam lạc hậu hơn khoảng 50 năm so với các tài liệu khoa học trên thế giới. Nhất là trong thời điểm các tài liệu khoa học kĩ thuật đang phát triển với tốc độ chóng mặt nhƣ hiện nay thì việc cập nhật thƣờng xuyên những thông tin tƣ liệu về khoa học công nghệ mới là rất cần thiết. Là một thƣ viện chuyên ngành khoa học công nghệ, Thƣ
viện không chỉ quan tâm bổ sung các sách khoa học kĩ thuật trong nƣớc mà còn hợp tác, trao đổi với các tổ chức, thƣ viện các trƣờng đại học lớn trên thế giới nhằm tranh thủ sự giúp đỡ đáng kể cho việc tăng cƣờng nguồn lực khoa học kĩ thuật. Trong những năm gần đây, TV TQB đã tận dụng và khai thác triệt để nguồn kinh phí đƣợc cấp để bổ sung tài liệu ngoại văn mà chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh để đáp ứng yêu cầu của bạn đọc đồng thời đáp ứng kịp thời công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nƣớc. Một số ngành mũi nhọn đƣợc Thƣ viện chú trọng bổ sung sách tham khảo nƣớc ngoài, đặc biệt là tiếng Anh: Tin học, Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông, Công nghệ môi trƣờng, đáp ứng nhu cầu tham khảo sách nƣớc ngoài của NDT trong trƣờng.  Sách tra cứu: Tài liệu tra cứu trong Thƣ viện hiện nay có khoảng 7.000 cuốn sách tra cứu với 6.850 tên chiếm 1% tổng số tài liệu có trong Thƣ viện, bao gồm : Bách khoa toàn thƣ, Cẩm nang, Sổ tay tra cứu và Từ điển các ngôn ngữ khác nhau. Một số bộ Bách khoa toàn thƣ quí hiếm mà Thƣ viện có nhƣ: Encyclopedia of Sciences and Technology, Macmillan Encyclopedia of Sciences, Larousse (8 tập), Ulliman Encyclopedia of Industrial Chemistry (24 tập) .Thƣ viện lƣu trữ một số lƣợng lớn từ điển phục vụ cho việc học ngoại ngữ, các từ điển thuật ngữ mang nội dung tổng hợp hoặc chuyên ngành: Từ điển tiếng Anh, Nga, Trung, Pháp, Nhật, Từ điển Tin học, Từ điển Vô tuyến điện, Từ điển Máy tính và các loại sổ tay nhƣ: Sổ tay hóa công, Sổ tay công nghệ chế tạo máy, Sổ tay Kỹ sƣ cơ khí, Sổ tay tóm tắt về vật lí ; Lịch biểu, niên biểu, niên giám, Almanach. Với đặc trƣng là một trƣờng đào tạo cán bộ kĩ thuật, khoa học công nghệ, Thƣ viện còn lƣu trữ các tài liệu kĩ thuật đặc biệt phục vụ cho công tác nghiên cứu nhƣ: Cataloge công nghiệp, các tập bản vẽ cơ khí, các chuyên san, kỉ yếu các hội nghị khoa học công nghệ trong và ngoài nƣớc.  Luận án, Luận văn:
Luận án, luận văn đƣợc coi là nguồn tài liệu “xám” của Thƣ viện hiện nay. Đó là những công trình nghiên cứu của các sinh viên năm cuối, sinh viên sau đại học đƣợc bảo vệ tại trƣờng hoặc của các cán bộ các cơ quan ngoài bảo vệ tại Trƣờng ĐHBK HN. Trƣờng ĐHBK HN là một trong những cơ sở đào tạo sau đại học có từ lâu. Tính đến nay, Nhà trƣờng đã đào tạo đƣợc hơn 10.000 thạc sĩ. Từ năm 2000 đến nay quy mô đào tạo của Trƣờng ngày càng mở rộng, tăng nhanh cả về số lƣợng và chất lƣợng. Hiện nay trung bình mỗi năm Nhà trƣờng tuyển sinh khoảng hơn 1.000 học viên cao học. Luận văn, luận án là những tài liệu rất hữu ích cho NDT tham khảo để thực hiện công trình nghiên cứu khoa học hoặc để định hƣớng, triển khai khóa luận tốt nghiệp. Không thể thực hiện một đề tài nghiên cứu hay một đề tài tốt nghiệp mà không tham khảo một công trình nào của ngƣời đi trƣớc. Những luận văn, luận án đang đƣợc lƣu trữ và phục vụ tại trƣờng đều có nội dung liên quan đến các chuyên ngành đào tạo của nhà trƣờng nên mức độ phù hợp nội dung là rất lớn. NDT khó có thể tìm thấy và khai thác những luận văn, luận án thuộc các chuyên ngành này tại một nơi nào khác ngoài trƣờng. Nguồn thông tin trong loại tài liệu này có giá trị cao, đƣợc cập nhật thƣờng xuyên những thông tin mới. Vốn tài liệu này đƣợc lƣu chiểu hàng năm và chỉ đƣợc lƣu hành nội bộ trong trƣờng. Là nguồn thông tin quí giá đối với NDT, đặc biệt với sinh viên, luận án, luận văn là loại hình tài liệu không thể thiếu đƣợc trong vốn tài liệu của bất kì trƣờng đại học nào. Hiện tại số luận án, luận văn Thƣ viện đang lƣu giữ là: 5.200 đầu luận án, luận văn, chuyên đề, đề tài NCKH chiếm 1.1% tổng số tài liệu có trong Thƣ viện. Từ năm 1991 đến nay, nhà trƣờng đào tạo đối tƣợng cao học và hàng năm Trung tâm bồi dƣỡng sau đại học lại nộp lƣu chiểu số luận văn cao học vào Thƣ viện. Số tài liệu này đƣợc bạn đọc rất quan tâm, đặc biệt là các học viên cao học
và các sinh viên làm đồ án tốt nghiệp. Các bản luận án và luận văn này có số vòng quay rất lớn và đƣợc sao chụp nhiều.  Báo – Tạp chí: Nguồn báo, tạp chí của Thƣ viện hiện nay có 192.500 bản với 1.853 tên chiếm 31% tổng số tài liệu có trong Thƣ viện. Trong đó: Báo: Hiện nay Thƣ viện có khoảng gần 80 đầu báo, bao gồm Báo tiếng Việt và Báo ngoại văn. Cung cấp cho bạn đọc những thông tin mang tính chất cập nhật, thời sự về nhiều lĩnh vực khác nhau: Văn hóa, xã hội, giáo dục, chính trị . Tạp chí : Bao gồm cả tạp chí tiếng Việt và tạp chí ngoại. Trong đó, khoảng 500 loại tạp chí Anh, Pháp, Đức; gần 800 loại tạp chí Nga, hơn 200 loại tạp chí Đông Âu (Ba Lan, Tiệp Khắc, Hungari, Bungari) và tạp chí tiếng Việt là gần 300 loại. Các tạp chí của Thƣ viện tập trung vào các tạp chí chuyên ngành, tạp chí khoa học. Trƣớc những năm 1990 Thƣ viện thƣờng xuyên bổ sung hàng trăm loại tạp chí ngoại mới, nhƣng từ năm 1990 trở lại đây do kinh phí bổ sung có hạn, cho đến nay chỉ còn khoảng 30 đầu tạp chí đƣợc bổ sung. Hiện nay, ngoài số lƣợng đầu tạp chí đƣợc bổ sung, tạp chí biếu là nguồn bổ sung quí giá cho Thƣ viện. Ví dụ: Viện năng lƣợng nguyên tử quốc tế IAEA (International Automic Energy Agency) thƣờng xuyên gửi tạp chí cho Thƣ viện Bách Khoa hoặc một số tạp chí của Nhật nhƣ Isotope, Radisotope Với số lƣợng tạp chí ngoại văn đƣợc bổ sung hàng năm nhƣ hiện nay thì không thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin về tạp chí ngoại. Chính vì vậy, Thƣ viện cần có chiến lƣợc bổ sung thêm các tạp chí ngoại, đặc biệt là tạp chí tiếng Anh. Đối với tạp chí tiếng Việt, tuy số lƣợng ít nhƣng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên nên đáp ứng đƣợc nhu cầu về tạp chí tiếng Việt của NDT. Trung bình mỗi năm Thƣ viện nhập khoảng gần 200 tên tạp chí tiếng Việt.
 Tài liệu truyền thống tại Thư viện chia theo chuyên ngành như sau: 9% 10% 81% Khoa học kỹ thuật Chính trị xã hội Văn học nghệ thuật Hình 3: Thống kê tài liệu truyền thống theo chuyên ngành tại Thư viện Trƣờng ĐHBK HN là trƣờng đại học đào tạo về KHKT lớn trong cả nƣớc. Do đó, các loại hình tài liệu về lĩnh vực KHCN đƣợc Thƣ viện quan tâm bổ sung nhiều nhất (81%). Ngoài ra, các tài liệu về KHXH và VHNT cũng chiếm (19%). Đây là nguồn tài liệu tham khảo giúp bạn đọc giải trí, mở mang kiến thức sau những giờ học căng thẳng. Là những ngƣời ham hiểu biết, sinh viên khối kĩ thuật luôn thích tìm hiểu các vấn đề xã hội và họ sử dụng các tài liệu chính trị xã hội, văn hoá nghệ thuật, khoa học thƣờng thức với mục đích nâng cao hiểu biết, tích luỹ kiến thức xã hội. Một số cuốn sách nhƣ: Âm dƣơng đối lịch, Kinh dịch, Almanach những nền văn minh thế giới đƣợc bạn đọc sinh viên tìm hiểu rất nhiều.  Xét về khía cạnh nội dung tài liệu, tài liệu truyền thống tại Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm các lĩnh vực sau: Nội dung Số lƣợng bản tài liệu Tỉ lệ (%)
Toán 51.642 8,4% Lý 48.164 7,8% Hóa 45.207 7,3% Điện 66.417 10,8% Công nghệ thông tin 41.015 6,6% Điện tử viễn thông 44.991 7,3% Cơ khí 61.948 10% Kinh tế 16.696 2,7% Ngoại ngữ 12.952 2,1% Luyện kim 34.375 5,6% Thực phẩm 30.193 4,9% Dệt may 34.151 5,5% Các ngành khác 129.409 21,0% Tổng số 617.160 100% Bảng 3: Thống kê tài liệu truyền thống phân chia theo nội dung tài liệu Bảng thống kê trên phản ánh số loại và số cuốn tài liệu theo các ngành đƣợc đào tạo trong trƣờng. Qua bảng thống kê trên ta có thể thấy số lƣợng tài liệu của mỗi khoa có sự khác nhau, điều đó phụ thuộc vào lịch sử hình thành của từng khoa, các khoa nhƣ: Khoa Điện, Cơ khí có khá nhiều cả về chủng loại và số lƣợng (Khoa Điện có 66.417 bản tài liệu chiếm 10.8%; Khoa Cơ khí có 61.948 bản tài liệu chiếm 10%). Vì đây là những khoa có từ những năm thành lập trƣờng và hiện nay các khoa này có số lƣợng tuyển sinh đông hơn các khoa khác. Hiện nay, một số khoa có rất nhiều giáo trình mới đáp ứng đƣợc nhu cầu về tài liệu của sinh viên: Khoa Điện, Cơ khí, Điện tử viễn thông. Trong khi đó một số khoa mới đƣợc thành lập trong những năm gần đây nên số lƣợng giáo trình rất ít nhƣ khoa Sƣ phạm kỹ thuật, khoa Ngoại Ngữ Khoa Công nghệ thông tin có
tốc độ phát triển khá nhanh trên nền của khoa Tin học cũ. Giáo trình của khoa này hoàn toàn mới do các thầy cô mới viết trong những năm gần đây nhƣ: Ngôn ngữ lập trình Pascal, Cấu trúc dữ liệu và giải thuật, Còn một số khoa có rất nhiều sách nhƣng phần lớn là sách đã rất cũ nhƣ: Khoa Thực phẩm, Dệt may, Chính vì vậy, đối với các Khoa này thƣ viện cần có kế hoạch bổ sung thêm giáo trình để phục vụ học tập.  Tài liệu truyền thống chia theo ngôn ngữ tại Thư viện: Ngôn ngữ Số lƣợng bản tài liệu Tỉ lệ (%) Tiếng Việt 331.068 54,% Tiếng Anh 87.540 14,2% Tiếng Nga 98.465 16,0% Tiếng Pháp 44.355 7,1% Tiếng Đức 31.512 5,1% Tiếng Trung 12.215 2,0% Các tiếng khác 10.095 1,6% Tổng số 617.160 100% Bảng 4: Thống kê tài liệu truyền thống theo ngôn ngữ tại Thư viện Từ thống kê trên, có thể thấy tài liệu tiếng Việt vẫn chiếm một khối lƣợng lớn trong toàn bộ nguồn lực thông tin của Thƣ viện. Hiện nay, tài liệu bằng ngôn ngữ tiếng Việt có 331.068 bản tài liệu,chiếm 54% tổng số tài liệu của Thƣ viện. Do vậy, tài liệu bằng ngôn ngữ tiếng Việt vẫn là loại tài liệu đƣợc ƣu tiên bổ sung để phục vụ tốt hơn nhu cầu của đa số NDT tại Thƣ viện. Nhu cầu về tài liệu tiếng Việt cao bởi lẽ sử dụng tiếng mẹ đẻ bao giờ cũng thuận tiện hơn cả và không phải NDT nào cũng có khả năng đọc tài liệu nƣớc ngoài. Mặt khác, tài liệu tiếng Việt chiếm tỉ lệ lớn trong vốn tài liệu của Thƣ viện, lại đƣợc cập nhật thƣờng xuyên hơn các tài liệu viết bằng ngôn ngữ khác, nên tần suất NDT các tài liệu tiếng Việt cao hơn.
Tuy nhiên, theo các phƣơng tiện thông tin đại chúng, các công trình nghiên cứu về vấn đề học tập, nhu cầu sử dụng tài liệu viết bằng ngôn ngữ không phải là tiếng Việt của NDT đã tăng đáng kể trong thời gian qua. Xu hƣớng này xuất hiện từ sau khi nƣớc ta có chính sách mở cửa giao lƣu với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới. Trong quá trình hội nhập đó, ngôn ngữ đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt là các ngôn ngữ nhƣ tiếng Anh, tiếng Pháp. Ngoài ra, Trƣờng ĐHBK HN là một trong những trƣờng đại học đi đầu trong lĩnh vực KHKT,các thông tin, các phát minh và nghiên cứu mới về KHKT chủ yếu là ở nƣớc ngoài, bằng tiếng nƣớc ngoài. Vì vậy, tài liệu KHKT ngoại văn đóng một vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của NDT. Để nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT, Thƣ viện cần đa dạng hóa ngôn ngữ tài liệu bổ sung , trong đó chú trọng nhiều đến các tài liệu tiếng Anh .Với những ngoại ngữ này, NDT có thể phát huy khả năng tiếp cận thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau thông qua sách báo, mạng thông tin. Tài liệu tiếng Anh đƣợc Thƣ viện ƣu tiên bổ sung. Các tài liệu tiếng Anh có giá trị tham khảo rất lớn, nhất là đối với cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên 2 năm cuối của Trƣờng. Hiện nay, tài liệu bằng tiếng Anh tại thƣ viện chiếm 14.2% tổng số tài liệu trong Thƣ viện. Sau tiếng Việt là tiếng Nga. Hiện nay, Thƣ viện còn lƣu trữ một số lƣợng lớn tài liệu tiếng Nga (khoảng 98.465 cuốn). Nguyên nhân là do trƣớc đây, TV TQB đƣợc Liên Xô viện trợ và xây dựng, nên Thƣ viện đã bổ sung một lƣợng rất lớn sách bằng tiếng Nga. Nhƣng đến nay nguồn tài liệu này đã cũ và từ năm 1991 trở lại đây, sách Nga hầu nhƣ đƣợc bổ sung rất ít do nhu cầu sử dụng sách tiếng Nga của NDT ít dần. Nhu cầu này chỉ còn tập trung ở một số cán bộ giảng dạy đƣợc đào tạo từ Liên Xô cũ trở về. Mặc dù, hiện nay tiếng Nga không còn phổ biến với mọi đối tƣợng nhƣ trƣớc nhƣng đối với Thƣ viện, đây vẫn là loại tài liệu có giá trị NCKH và cần đƣợc duy trì bởi hầu hết các tài liệu khoa học kĩ
thuật đƣợc xuất bản bằng tiếng Nga và những tài liệu này đều có giá trị thông tin khoa học cơ bản. Vì vậy, vốn tài liệu khoa học kĩ thuật bằng tiếng Nga tuy đã cũ nhƣng Thƣ viện vẫn giữ gìn và phát triển nhằm phục vụ cho một số đối tƣợng cán bộ nghiên cứu và giảng dạy trong trƣờng. Đối với các tài liệu đƣợc viết bằng các thứ tiếng khác chƣa có số lƣợng nhiều hoặc không đƣợc bổ sung về Thƣ viện.  Theo thời gian xuất bản, tài liệu truyền thống tại Thư viện bao gồm: Thời gian Số lƣợng bản tài Tỉ lệ (%) liệu Trƣớc năm 1980 92.575 15% Từ 1980 – 2000 191.318 31% Từ năm 2000 – nay 333.267 54% Tổng số 617.160 100% Bảng 5: Thống kê tài liệu truyền thống theo năm xuất bản tại Thư viện Ngày nay, KHKT phát triển rất nhanh vì vậy, thông tin đòi hỏi phải cập nhật một cách liên tục. NDT luôn đòi hỏi đƣợc sử dụng các tài liệu mới, đặc biệt là các sách tham khảo và tạp chí. Đó chính là lý do các tài liệu có năm xuất bản từ năm 2000 đến nay chiếm tỉ lệ cao nhất ở Thƣ viện với 54% bao gồm 333.267 cuốn. Tài liệu từ 1980 - 2000 có số lƣợng ít hơn 191.318 cuốn (chiếm 31%). Tuy nhiên, các tài liệu trƣớc năm 1980 vẫn chiếm tỷ lệ tƣơng đối cao là 15%. Nguồn tài liệu này đa phần là tài liệu bằng tiếng Nga và một số ít sách giáo trình bằng tiếng Việt chƣa có tái bản. 2.1.2. Tài liệu hiện đại Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và từng bƣớc hiện đại hoá Thƣ viện, bên cạnh việc bổ sung các tài liệu truyền thống, Thƣ viện đã chú trọng phát triển các loại hình tài liệu khác: CSDL điện tử online, ebook Số lƣợng các nguồn
tài liệu hiện đại tính đến nay có: TT Loại hình Mô tả Số lƣợng - CSDL thƣ mục do Thƣ Hơn 50.000 biểu ghi viện xây dựng - CSDL toàn văn do Thƣ Hơn 500 biểu ghi viện xây dựng - CSDL đặt mua: + CSDL ScienceDirect Bao gồm 118 đầu tạp chí về (Computer Science khoa học máy tính. Collection) 1 CSDL + CSDL EbscoHost Bao gồm trên 17.000 tạp chí toàn văn trong 10 CSDL về khoa học, công nghệ, Xã hội nhân văn, Giáo dục, Kinh tế + CSDL Proquest Bao gồm 4300 tạp chí KH&CN toàn văn, 18.000 luận án, luận văn về các ngành khoa học. - Sách điện tử Đĩa CD, - Tạp chí điện tử 2. 5.200 đĩa đĩa mềm - Luận văn - Luận án Băng 3 Băng học ngoại ngữ 130 băng Casette
Bảng 6 : Thống kê nguồn tài liệu điện tử tại Thư viện Tài liệu điện tử là tài liệu mà phần thông tin trên đó có cấu trúc, đƣợc tổ chức bao gói hay đƣợc lƣu trữ trên các vật mang tin mà ngƣời dùng có thể truy cập thông qua máy tính hoặc mạng máy tính. Ƣu điểm của loại tài liệu này là lƣu trữ đƣợc nhiều thông tin trên một đơn vị diện tích, không cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật có sự hỗ trợ của CNTT và điện tử viễn thông, loại hình tài liệu này đang phát triển mạnh. Các thƣ viện đang có xu hƣớng phát triển nguồn lực thông tin dạng này, tuy nhiên giá cả và rào cản ngôn ngữ khiến loại tài liệu này không phải thƣ viện nào cũng có đƣợc. So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của Thƣ viện mới chỉ bắt đầu đƣợc quan tâm đầu tƣ từ năm 2005 - nay. Do vậy, về số lƣợng còn rất hạn chế. Thƣ viện cần đặc biệt quan tâm và phát triển loại tài liệu này. Tài liệu điện tử của thƣ viện hiện nay bao gồm: đĩa mềm, microfilm, đĩa CD-ROM, băng từ phục vụ nhu cầu của NDT. Với sứ mệnh lịch sử quan trọng của nhà trƣờng là đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong các lĩnh vực khoa học công nghệ và quản lí, Thƣ viện Tạ Quang Bửu cần tận dụng nguồn kinh phí đƣợc cấp để bổ sung tài liệu, cung cấp kịp thời và đầy đủ các tài liệu khoa học công nghệ, đặc biệt là tài liệu điện tử cho cán bộ giảng dạy và sinh viên trong trƣờng, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo trong giai đoạn hiện nay. Trong thời gian tới, Thƣ viện cần bổ sung nhiều hơn nữa các tài liệu điện tử, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của NDT. 2.2 - Công tác bổ sung vốn tài liệu
Công tác tổ chức, xây dựng nguồn lực thông tin không phải Thƣ viện nào cũng giống nhau, mà phụ thuộc phần lớn vào từng hoàn cảnh, bối cảnh, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng Thƣ viện. Với TV TQB trƣờng ĐHBK HN, việc xây dựng và tổ chức nguồn lực thông tin chủ yếu dựa vào nhiệm vụ chính là cung cấp tài liệu khoa học và công nghệ phục vụ cho việc giảng dạy, NCKH và học tập của cán bộ và sinh viên trong toàn trƣờng. Vì vậy, chất lƣợng phục vụ bạn đọc của Thƣ viện phụ thuộc rất nhiều vào khâu bổ sung tài liệu và tổ chức kho. Công tác bổ sung tài liệu là một trong những khâu quyết định chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện. Nếu bổ sung tốt, chất lƣợng kho tài liệu có khả năng đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng cao thì sẽ thu hút đƣợc đông đảo bạn đọc đến với thƣ viện và ngƣợc lại, nếu chất lƣợng bổ sung kém, kho tài liệu lớn mà chất lƣợng không cao, ít ngƣời sử dụng, hiệu quả sử dụng và khai thác tài liệu sẽ bị giảm theo. Vì vậy, trong quá trình hoạt động, muốn công tác phát triển nguồn tin hiệu quả phải có chính sách phát triển nguồn tin cụ thể, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện. Công việc bổ sung tài liệu là quá trình “chọn lọc và lựa chọn các tài liệu mà đơn vị thông tin cần phải có, chọn lọc là công việc đòi hỏi phải có tri thức rộng và phải do người có năng lực và am hiểu người dùng tin thực hiện còn bổ sung là công việc mang tính nghiệp vụ, đòi hỏi phải có phương pháp và tổ chức tốt". Công việc bổ sung bao gồm các khâu chính sau: xây dựng chính sách và kế hoạch bổ sung; tiếp cận các nguồn tài liệu; chọn hình thức và phƣơng thức bổ sung. Do vậy, để công tác bổ sung tài liệu có hiệu quả thì trƣớc hết các cơ quan thông tin thƣ viện cần phải có một chính sách phát triển nguồn mà “Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan”. Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ lập kế hoạch và là công cụ làm việc hàng ngày của cán bộ
bổ sung hay nói khác đi, nó là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng nguồn tin, nó đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung; đồng thời, nó cũng là công cụ giao lƣu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thƣ viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan thông tin thƣ viện trở nên dễ dàng hơn. Chính sách phát triển nguồn tin là một “tuyên ngôn’’ của cơ quan thông tin thƣ viện trƣớc cộng đồng ngƣời dùng tin và cơ quan quản lý cấp trên, buộc ban lãnh đạo cũng nhƣ nhân viên cơ quan thông tin - thƣ viện phải luôn nghĩ tới các mục tiêu của cơ quan và tìm ra giải pháp thực hiện mục tiêu đó. Hiện nay, Thƣ viện Tạ Quang Bửu, trƣờng ĐHBK HN đã có một chính sách phát triển nguồn tin cụ thể, phù hợp với chức năng và nhiệm cụ của Thƣ viện. 2.2.1 - Đề tài bổ sung Thƣ viện Tạ Quang Bửu là một thƣ viện chuyên ngành, phục vụ chủ yếu về lĩnh vực khoa học kĩ thuật. Vì vậy, nguồn tài liệu bổ sung của Thƣ viện chủ yếu thuộc lĩnh khoa học kĩ thuật nhƣ: Công nghệ chế tạo máy, Điện, Cơ khí, Điện tử viễn thông, Theo chính sách bổ sung của thƣ viện, thì hàng năm số lƣợng tài liệu đƣợc bổ sung bao gồm các lĩnh vực khác nhau nhƣ: Chính trị, khoa học kĩ thuật, văn học, ngoại ngữ .Trong đó, 80% số tài liệu đƣợc bổ sung là thuộc lĩnh vực khoa học kĩ thuật, 20% là tài liệu thuộc các lĩnh vực khác nhƣ: ngoại ngữ, chính trị, văn học Tài liệu đƣợc bổ sung là: + Các tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập: Sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu và các loại tạp chí chuyên ngành.
+ Các tài liệu phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao đời sống cho ngƣời dùng tin nhƣ: Các sách về chính trị và xã hội, các sách văn học, các báo và tạp chí của cơ quan trung ƣơng xuất bản. + Các tài liệu nghiệp vụ thƣ viện phục vụ cho chính cán bộ thƣ viện tại đây. + Ngoài các tài liệu dạng sách thì thƣ viện còn tiến hành bổ sung các loại tài liệu dạng khác nhƣ: Băng đĩa CD- ROOM, Băng Cassetts. 2.2.2 - Loại hình bổ sung Các loại tài liệu mà TV TQB – ĐHBK HN bổ sung một cách thƣờng xuyên và chiếm chủ yếu đó là loại giáo trình, tài liệu tham khảo, sách ngoại văn, báo - tạp chí dạng in để nhằm phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên trong trƣờng. Sách giáo trình thƣờng xuyên đƣợc bổ sung sao cho phù hợp với nhu cầu đổi mới trong học tập và nghiên cứu của nhà trƣờng. Đặc biệt, cần bổ sung thêm các tài liệu ngoại văn, phục vụ cho nhu cầu thông tin của NDT tại Thƣ viện. Đối với tài liệu điện tử thì Thƣ viện cũng bổ sung thƣờng xuyên bằng việc xây dựng thêm nhiều cơ sở dữ liệu cho báo - tạp chí, sách, luận án, luận văn và xây dựng Thƣ viện số ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về tài liệu điện tử của NDT tại Thƣ viện. 2.2.3 - Số lượng bổ sung - Số lƣợng sách giáo trình đƣợc bổ sung trong một năm chiếm tỉ lệ cao nhất. Tại Thƣ viện sách giáo trình đƣợc bổ sung hàng năm khoảng hơn 1.200 cuốn.
- Sách tham khảo đƣợc bổ sung hàng năm gần 1.000 cuốn trong đó khoảng 200 cuốn là sách tham khảo ngoại văn chiếm 20%, còn lại là sách tham khảo tiếng Việt, gần 800 cuốn chiếm 80%. - Luận án, luận văn thì đƣợc bổ sung thƣờng xuyên hàng năm do những học viên cao học, nghiên cứu sinh bảo vệ và nộp lại Thƣ viện. - Ngoài ra Thƣ viện còn bổ sung thêm báo - tạp chí một cách đều đặn hàng năm. 2.3. Phƣơng thức bổ sung vốn tài liệu Theo Thông tƣ của Bộ Văn hóa số 30 – VH/TT ngày 17/3/1971 về hƣớng dẫn thi hành Quyết định 178/CP của Hội đồng Chính phủ về công tác thƣ viện, đã đề cập đến vấn đề bổ sung sách báo cho các thƣ viện nhƣ sau: “ Bổ sung sách báo cho các thư viện là một công tác then chốt về mặt chất lượng của kho sách thư viện. Việc bổ sung sách báo phải được làm thường xuyên và có kế hoạch. Ủy ban hành chính các cấp, các ngành quản lý các thư viện cần căn cứ vào tính chất, đặc điểm và yêu cầu của từng loại thư viện để cung cấp kinh phí cho các thư viện có đủ điều kiện làm cho kho sách của mình càng phong phú. Ngoài các loại sách báo mới xuất bản, các thư viện còn có nhiệm vụ tiếp tục bổ sung các loại sách quí cần thiết mà thư viện còn thiếu bằng cách sưu tầm trong nhân dân hoặc trao đổi giữa các thư viện”. Thƣ viện đã nhận đƣợc sự quan tâm rất lớn của Ban giám hiệu cũng nhƣ lãnh đạo nhà trƣờng nên công tác bổ sung vốn tài liệu của thƣ viện đã đạt đƣợc những kết quả to lớn. Vốn tài liệu của thƣ viện ngày càng đa dạng và phong phú. Các nguồn tài liệu mà thƣ viện bổ sung chủ yếu từ hai nguồn sau: 2.3.1. Nguồn bổ sung phải trả tiền  Nguồn mua Phƣơng thức mua tài liệu đƣợc coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Thƣ viện hiện nay. Thƣ viện chủ động bổ sung hai loại hình tài liệu chủ yếu, phục vụ cho
nhu cầu của cán bộ giảng viên, sinh viên trong toàn trƣờng đó là: sách và báo - tạp chí chuyên ngành. TV TQB là một thƣ viện điện tử, đƣợc xây dựng theo hƣớng hiện đại và là một trong những thƣ viện hiện đại nhất Đông Nam Á. Số lƣợng ngƣời dùng tin của Thƣ viện cũng khá đông đảo khoảng 43.500 ngƣời, chính vì vậy nhu cầu về vốn tài liệu là rất lớn. Hàng năm, Thƣ viện đƣợc cấp một khoản ngân sách khá lớn cho công tác bổ sung vốn tài liệu, vào khoảng 1 tỷ đồng. - Đối với việc bổ sung sách: Sách đƣợc bổ sung chủ yếu là sách giáo trình. Thƣ viện thƣờng đặt mua sách tiếng Việt tại các nhà xuất bản trong nƣớc nhƣ: NXB Khoa học Kĩ thuật, NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia nguồn bổ sung này tƣơng đối ổn định nhằm đáp ứng nhƣ cầu cung cấp thông tin mới nhất cho bạn đọc. Trung bình mỗi năm Thƣ viện bổ sung khoảng 1.200 cuốn sách giáo trình. Đối với sách tham khảo và tạp chí ngoại văn thì Thƣ viện phải mua của các nhà xuất bản lớn trên thế giới nhƣ: McGraw-Hill, Silmon, Blackwell Để mua các sách ngoại văn này thì Thƣ viện phải thông qua một đại lý. Trƣớc đây Thƣ viện mua sách ngoại văn thông qua Xunhasaba - Công ty Xuất nhập khẩu sách báo thuộc Bộ Văn hóa – Thông tin. Hiện nay, Thƣ viện mua sách ngoại văn thông qua công ty Cdimex, Nam Hoàng - Đối với báo - tạp chí: đó là những xuất bản phẩm định kỳ nên đƣợc bổ sung thƣờng xuyên, đồng thời đây là nguồn tài liệu rất quan trọng và cần thiết cho việc nghiên cứu, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn trƣờng, đặc biệt là các bài báo - tạp chí chuyên ngành vì nó cung cấp phần lớn những thông tin về những kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu theo những chuyên ngành hẹp và có tính thời sự cao, cập nhật thƣờng xuyên hơn so với sách.
Tại Thƣ viện, số lƣợng báo - tạp chí tiếng Việt đƣợc bổ sung tƣơng đối lớn, bổ sung đều đặn hàng tuần, hàng tháng và háng quý. Báo và tạp chí đƣợc bổ sung ở các lĩnh vực khác nhau nhƣ Khoa học xã hội, Kinh tế, Nghệ thuật, .và đặc biệt là có nhiều loại báo và tạp chí chuyên ngành nhƣ: Toán tin, Điện tử viễn thông Nguồn bổ sung phải trả tiền của Thƣ viện có những ƣu điểm đó là: giúp cho Thƣ viện chủ động đƣợc trong việc bổ sung vốn tài liệu, chủ động về thời gian và không gian cho việc bổ sung. Vì vậy, mà nội dung thông tin trong tài liệu phù hợp và đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc. Tuy nhiên, nguồn bổ sung này phải phụ thuộc vào nguồn kinh phí hiện có của Thƣ viện, nên Thƣ viện phải chủ động trong các phƣơng thức để việc bổ sung vốn tài liệu đạt hiệu quả cao nhất. 2.3.2 Nguồn bổ sung không phải trả tiền Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, nguồn bổ sung không phải trả tiền đóng một vai trò quan trọng, góp phần đáng kể trong việc làm tăng nguồn vốn tài liệu nhập vào Thƣ viện. Đồng thời, giúp làm phong phú thêm loại hình cũng nhƣ số lƣợng của các loại tài liệu tại Thƣ viện. Phƣơng thức bổ sung của nguồn bổ sung này theo các hình thức sau:  Nguồn biếu tặng trong nước và quốc tế Nguồn biếu tặng trong nƣớc và quốc tế của các cơ quan, tổ chức, cá nhân là một nguồn bổ sung quan trọng, giàu tiềm lực cho TV TQB- ĐHBK HN, làm tăng số lƣợng tài liệu thƣ viện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của bạn đọc. Thƣ viện có mối quan hệ rộng rãi với các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong và ngoài nƣớc. Chính vì vậy, hàng năm Thƣ viện nhận đƣợc một số lƣợng lớn tài liệu tặng biếu của các đơn vị , tổ chức. Một số đơn vị, tổ chức Quốc tế mà Thƣ viện nhận đƣợc nguồn biếu tặng nhƣ: Đại sứ quán Pháp, Đại sứ quán Trung Quốc, Hội Việt – Mỹ, Ngân hàng thế giới, Hội đồng Anh và Quỹ Châu Á cũng thƣờng xuyên gửi tặng Thƣ viện một
số lƣợng lớn tài liệu mà chủ yếu là tài liệu tiếng Anh. Số lƣợng tài liệu tặng biếu mà Thƣ viện nhận đƣợc rất đa dạng và phong phú cả về nội dung và hình thức và với nhiều ngôn ngữ khác nhau. Một số NXB trong nƣớc cũng biếu tặng Thƣ viện nhƣ: NXB Chính trị Quốc gia, NXB Giáo dục Nguồn biếu tặng tài liệu tại Thƣ viện không chỉ có các tổ chức mà còn từ các cá nhân. Có những tài liệu do các cán bộ giảng dạy hay các cá nhân trong trƣờng đi tham quan, công tác cũng nhƣ học tập ở nƣớc ngoài mang về biếu tặng Thƣ viện, có những tài liệu do chính các tác giả viết tặng hoặc có những tài liệu do các thầy cô làm việc trong trƣờng, thầy cô đã về hƣu tặng sách cho Thƣ viện. Ngoài ra, còn một số các nhà nghiên cứu khoa học, các việt kiều đã đến tặng sách cho Thƣ viện nhƣng với số lƣợng không đáng kể. Đây là những nguồn tài liệu quý và hiếm, ít có trên thị trƣờng sách, báo nhƣng đôi khi không phải nguồn tài liệu nào cũng có nội dung nhƣ ý muốn của bạn đọc tại thƣ viện nên hầu hết nguồn tài liệu này ít đƣợc sử dụng, có những tài liệu không bao giờ đƣợc bạn đọc quan tâm đến. Vì thế, số lƣợng sách của Thƣ viện đƣợc tặng biếu thực tế nhiều hơn so với số lƣợng nhập kho bởi lẽ nhiều sách đƣợc biếu tặng không đúng với lĩnh vực đào tạo của trƣờng nên Thƣ viện không nhập kho mà lên danh sách để nhƣợng lại cho các Thƣ viện khác có nhu cầu về các loại sách đó. Số lƣợng sách đƣợc biếu tặng không ổn định, có năm nhiều, có năm ít, phụ thuộc vào các đơn vị, tổ chức hay cá nhân biếu tặng. Hàng năm, Thƣ viện Tạ Quang Bửu nhận đƣợc nhiều tài liệu tặng biếu từ các tổ chức và cá nhân trong nƣớc: Quỹ Châu Á do Thƣ viện Quốc gia đứng ra làm đầu mối phân chia cho các thƣ viện trong cả nƣớc từ năm 2005. Đến nay, Thƣ viện đã nhận đƣợc tổng cộng 10 đợt sách với số lƣợng 1.382 cuốn sách ngoại về các lĩnh vực khoa học kỹ thuật.
Sách nhận đƣợc từ quỹ Sabre do Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia làm đầu mối 02 đợt với số lƣợng 175 cuốn. Sách nhận đƣợc từ Cơ quan trao đổi hàn lâm Đức với 01 đợt với số lƣợng 68 cuốn. Sách chia sẻ với Trƣờng Đại học Quốc gia T.p Hồ Chí Minh 01 đợt với 936 cuốn sách mã số VN 2020 Đối với những đợt nhận sách tài trợ do các tổ chức trong nƣớc đứng ra làm đầu mối, Thƣ viện phải có công văn đồng ý tiếp nhận, sự thống nhất trong cách chuyển giao hàng hóa cũng nhƣ những thủ tục liên quan đến lô hàng đã nhận, nhƣ biên bản giao nhận, thanh toán tiền vận chuyển Sách từ các nhà xuất bản và cá nhân gửi tặng Thƣ viện thƣờng gửi theo đƣờng bƣu điện, tính trong 02 năm gần đây thƣ viện đã tiếp nhận 623 cuốn từ các tổ chức và cá nhân tặng, đặc biệt nhân dịp 100 năm Thăng long-Hà nội, nhà xuất bản Hà nội đã tặng Thƣ viện hơn 100 đầu tài liệu về Thăng Long – Hà nội rất có giá trị. - Năm 2006, Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội đã hợp tác với Quỹ VSVN (Vietnamese Silicon Valley Network Foundation, Mỹ) – Quỹ của mạng lƣới những ngƣời Việt Nam ở thung lũng Sillicon và Nhà xuất bản Khoa học Thế giới (World Scientific Publisher) thông qua dự án “ Open Books, Open IT” với mục đích xây dựng các dự án viện trợ không hoàn lại tài liệu khoa học kỹ thuật cho các trƣờng đại học của Việt Nam. Theo thỏa thuận giữa Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội và Quỹ VSVN Trƣờng đại học Bách khoa Hà Nội sẽ đứng ra làm đầu mối tiếp nhận và phân phối tài liệu cho các trƣờng đại học khác tại Việt Nam. Năm 2006 đợt sách đầu tiên đã đƣợc nhận về trƣờng đại học Bách khoa Hà Nội, bao gồm: 17.993 cuốn, trị giá 900.000 USD sẽ chia sẻ cho 06 trƣờng đại học trong cả nƣớc bao gồm: 1. Đại học Bách khoa Hà nội: 6.668 cuốn
2. Đại học Quốc gia Hà nội: 2.643 cuốn 3. Đại học Bách khoa TP. Hồ Chi Minh: 2.245 cuốn 4. Đại học Đà nẵng; 2.053 cuốn 5. Đại học Huế: 2.207 cuốn 6. Đại học Đà lạt: 2.177 cuốn - Năm 2008, trong khuôn khổ dự án thƣ viện sách giữa Trƣờng ĐH Bách khoa Hà nội và VEFFA (The Vietnam education foundation fellows Association) -Hội các nghiên cứu sinh thuộc quỹ giáo dục Việt nam đang theo học tại các trƣờng Đại học hàng đầu của Mỹ, gửi tặng cho Thƣ viện Trƣờng Đại học Bách khoa Hà nội 18 thùng sách tài liệu kỹ thuật với 986 cuốn. Đây là số sách rất có giá trị đƣợc các nghiên cứu sinh của Việt nam đang theo học tại Mỹ gửi tặng. - Năm 2009, lần thứ hai Hội các nghiên cứu sinh thuộc quỹ giáo dục Việt nam (VEFFA) gửi 3.297 cuốn và yêu cầu Thƣ viện Tạ Quang Bửu đứng ra làm đầu mối phân chia cho 03 trƣờng đại học là: Đại học Bách Khoa Hà nội, Đại học Vinh, Đại học Y dƣợc Huế. Sau khi nhận lô sách về cán bộ thƣ viện phân chia sách cho 03 trƣờng, lập danh mục đóng gói và chuyển đi: - Đại học Bách khoa Hà nội: 872 cuốn - Đại học Vinh: 1419 cuốn - Đại học Y dƣợc Huế: 459 cuốn.  Nguồn tài liệu nội sinh Tại điều 7 chƣơng I trong Quyết định số 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp đã ghi rõ: “ Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản cũng như các luận án tốt nghiệp, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ khi luận án được bảo vệ trong trường hoặc người viết là cán bộ, học sinh của trường”[29, tr. 178] Hàng năm, Thƣ viện nhận đƣợc các luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ mà các học viên cao học và nghiên cứu sinh nộp cho Thƣ viện. Tuy
nhiên, Thƣ viện vẫn chƣa nhận khóa luận tốt nghiệp của sinh viên đại học vì số lƣợng này rất lớn mà diện tích kho tài liệu của Thƣ viện không đủ để lƣu trữ. Nguồn tài liệu nội sinh tại Thƣ viện có giá trị tham khảo quan trọng đồng thời cũng có giá trị trong việc tra cứu khi nghiên cứu về một vấn đề hay một đề tài cụ thể. Nó chứa đựng những thông tin rất có giá trị mà không thể có đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức khác. Nguồn tài liệu này mang tính chuyên sâu và hệ thống, đƣợc NDT quan tâm và sử dụng rất nhiều. Ngoài ra, do nguồn tài liệu này đƣợc cung cấp trong một phạm vị hẹp nên đến tay NDT rất nhanh, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của họ. Bên cạnh việc thu thập các luận án, luận văn thì hàng năm thƣ viện cũng thu nhận sách giáo trình, các tập bài giảng do chính cán bộ giảng viên, nhà nghiên cứu, cán bộ khoa học trong trƣờng biên soạn ra nhằm phục vụ cho nhu cầu học tập của sinh viên. Đây là nguồn bổ sung tài liệu rất lớn cho Thƣ viện, đảm bảo cho công tác giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên trong toàn trƣờng. Ngoài số tài liệu là luận án, luận văn nhận lƣu chiểu và sách giáo trình do các cán bộ, giảng viên trong trƣờng biên soạn thì từ năm 1996 Bộ Đại học đã giao cho trƣờng ĐHBK HN đƣợc lƣu giữ các sách giáo trình của các trƣờng Đại học và Cao đẳng trong cả nƣớc. Hiện nay, Đây là nguồn tham khảo có giá trị mà sinh viên trƣờng ĐHBK HN sử dụng rất nhiều. 2.4 Kinh phí bổ sung Đối với hoạt động của một thƣ viện thì kinh phí đóng một vai trò quan trọng. Nó là chìa khóa cho mọi hoạt động của thƣ viện. Nếu kinh phí ít thì cơ sở vật chất của thƣ viện sẽ nghèo nàn, vốn tài liệu sẽ rất hạn chế Trong công tác bổ sung tài liệu thì kinh phí lại càng đóng một vai trò quan trọng Nếu một thƣ viện có vốn tài liệu nghèo nàn, trong khi đó kinh phí cấp cho thƣ viện lại khiêm tốn thì việc đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của NDT tại Thƣ viện
sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Kinh phí là một vấn đề quan trọng trong công tác bổ sung vốn tài liệu tại thƣ viện. Vì vậy, muốn có nguồn tài liệu phong phú, đa dạng thì nhà trƣờng cần quan tâm và chú trọng hơn trong việc cung cấp nguồn kinh phí cho Thƣ viện. Năm 2002, Chính Phủ ra Nghị định số 72/2002/NĐ-CP về chính sách đầu tƣ đối với Thƣ viện. Tại Chƣơng 4, điều 14 đã viết: “ Đảm bảo kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, xây dựng thư viện điện tử ” và “ Đầu tư tập trung cho các thư viện có vị trí đặc biệt quan trọng bao gồm Thư viện Quốc gia Việt Nam, thư viện Viện Thông tin KHXH (thuộc Trung tâm KHXH&NV Quốc gia ”. Nội dung của Nghị định cũng cho thấy sự quan tâm của Nhà nƣớc đối với công tác phát triển vốn tài liệu nói chung. Đó là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc đầu tƣ kinh phí cho công tác bổ sung vốn tài liệu của Thƣ viện. TV TQB là một thƣ viện chuyên ngành hiện đại, là một trong những thƣ viện đại học hiện đại nhất. Chính vì vây, Thƣ viện đƣợc cấp một khoản Ngân sách đáng kể cho công tác bổ sung vốn tài liệu (VTL). Trƣớc đây, khi Thƣ viện điện tử chƣa đi vào hoạt động thì mỗi năm Thƣ viện đƣợc cấp khoảng hơn 300 triệu đồng cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu. Hiện nay, trung bình mỗi năm Thƣ viện đƣợc cấp khoảng 1 tỷ đồng cho công tác bổ sung VTL. Trong đó nguồn kinh phí để bổ sung sách khoảng 55%, báo – tạp chí bao gồm cả tiếng Việt và ngoại văn chiếm 45% tổng số kinh phí mà Thƣ viện đƣợc cấp. Kinh phí bổ sung ngày càng cao thì VTL của Thƣ viện càng đƣợc hoàn thiện và nâng cao hơn về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng và đáp ứng tốt nhu cầu của NDT. Hoạt động của thƣ viện nhằm phục vụ nhu cầu tin của toàn bộ cán bộ, giảng viên, sinh viên trong toàn trƣờng, sinh viên, giảng viên, nghiên cứu sinh trong trƣờng đƣợc sử dụng tài nguyên của Thƣ viện miễn phí. Nguồn kinh phí đầu tƣ cho cơ sở hạ tầng, tài liệu, các trang thiết bị đƣợc nhà trƣờng cung cấp. Hàng năm, Thƣ viện đề xuất kế hoạch chi
tiêu trình Ban Giám Hiệu phê duyệt. Nhƣng so với việc bổ sung tài liệu vào Thƣ viện thì nguồn kinh phí đó còn hạn chế. Với nguồn kinh phí 1 tỷ đồng đƣợc cấp, Thƣ viện cần phải bổ sung cho tất cả các loại hình tài liệu: Sách tham khảo, sách giáo trình, báo, tạp chí, CSDL điện tử .Chính vì vậy, Thƣ viện cần đề xuất bổ sung kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu để Thƣ viện có thể chủ động đƣợc về mặt kinh phí, bổ sung các tài liệu phù hợp với nhu cầu của NDT, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của họ, xứng đáng là một trong những thƣ viện đại học hiện đại nhất. 2.5. Qui trình bổ sung vốn tài liệu. Cũng giống nhƣ các thƣ viện khác, qui trình bổ sung vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu đƣợc tiến hành theo một kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ với nhiều công đoạn phức tạp. Quy trình này đƣợc thiết lập, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đầy đủ vốn tài liệu có giá trị tại thƣ viện và đáp ứng mọi nhu cầu của ngƣời dùng tin. Qui trình bổ sung tài liệu tại Thƣ viện đƣợc tuân thủ theo các bƣớc sau:  Đề xuất nhu cầu bổ sung tài liệu thư viện Khi nhận đƣợc danh mục giới thiệu tài liệu của các nhà xuất bản, nhà sách ; cán bộ bộ phận phát triển nguồn tin của Thƣ viện tập hợp lại và phân chia danh mục theo các chuyên ngành đào tạo của các khoa, viện và gửi các danh mục tài liệu này cho các khoa, viện trong trƣờng để lựa chọn tài liệu. Các đơn vị trong trƣờng sau khi lựa chọn thì điền vào “Phiếu yêu cầu bổ sung tài liệu thƣ viện’’, có chữ kí của ngƣời đề nghị và thủ trƣởng đơn vị sau đó gửi tới bộ phận phát triển nguồn tin của Thƣ viện. Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu bổ sung tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập thì cũng có thể yêu cầu trực tuyến trên cổng thông tin của Thƣ viện. Các đơn vị giảng dạy cung cấp đầy đủ danh mục các giáo trình và sách tham khảo chính đối với từng môn học, vào khoảng thời gian từ 15/05 đến 30/05 hàng năm để chuẩn bị cho tài liệu đầu năm học mới.
 Tổng hợp nhu cầu và lập kế hoạch bổ sung tài liệu Bộ phận phát triển nguồn tin của Thƣ viện tiếp nhận “Phiếu yêu cầu bổ sung tài liệu thƣ viện’’; kiểm tra trong Thƣ viện đã có tài liệu đó chƣa, sau đó tổng hợp vào “Danh mục tài liệu cần bổ sung’’ và chuyển Ban Giám đốc Thƣ viện xem xét và trình Ban Giám hiệu.  Làm thủ tục trình duyệt Cán bộ phát triển nguồn tin làm tờ trình, kèm theo danh mục tài liệu cần bổ sung, chuyển Ban giám đốc Thƣ viện xem xét và trình Ban Giám hiệu xét duyệt.  Thông qua / ký duyệt Cán bộ phát triển nguồn tin dựa trên ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu đã phê duyệt tổng kết lại chuyển Ban Giám đốc Thƣ viện và trình Ban Giám hiệu ký duyệt.  Tiến hành mua tài liệu Cán bộ phát triển nguồn tin yêu cầu nhà cung cấp đã đƣợc chọn để tiến hành cung cấp tài liệu theo danh mục đã đƣợc Ban Giám hiệu duyệt mua.  Kiểm tra, tiếp nhận tài liệu Khi tài liệu chuyển về Thƣ viện, cán bộ phát triển nguồn tin, đại diện nhà cung cấp sẽ bàn giao tài liệu dƣới sự giám sát của cán bộ phòng kế hoạch tài vụ.  Bàn giao tài liệu cho bộ phận biên mục Cán bộ phát triển nguồn tin sẽ bàn giao tài liệu mới nhập về cho cán bộ biên mục để xử lý đƣa ra phục vụ.  Làm thủ tục thanh toán Cán bộ phát triển nguồn tin làm thủ tục thanh toán cho số tài liệu mới nhập về.  Lưu hồ sơ Việc lƣu hồ sơ cũng phải tuân thủ theo những qui tắc nhất định, đƣợc tiến hành nhƣ sau: Đối với phiếu cầu bổ sung tài liệu thƣ viện và Danh mục tài liệu
cần bổ sung thì sẽ đƣợc lƣu tại thƣ viện trong thời gian 5 năm. Còn đối với Danh mục đặt mua tài liệu và Biên bản bàn giao tài liệu thì sẽ đƣợc lƣu trữ lâu dài tại Thƣ viện. 2.6. Thanh lý tài liệu Đối với bất kì một cơ quan thông tin thƣ viện nào, muốn có một kho sách phục vụ tốt cho ngƣời dùng tin của thƣ viện mình thì bên cạnh việc bổ sung các tài liệu mới, có giá trị thì cần tiến hành thanh lí những tài liệu đã lạc hậu, không còn giá trị sử dụng. Đó chính là hai quá trình song song và tất yếu trong hoạt động của bất kì một cơ quan thông tin thƣ viện nào. Và đặc biệt trong xu thế hội nhập và phát triển của nền kinh tế tri thức nhƣ hiện nay thì sự lỗi thời của nguồn tài liệu lại càng cao. Công tác thanh lý tài liệu nếu đƣợc tiến hành một cách thận trọng, đúng qui tắc, bám sát diện bổ sung và chú ý đầy đủ đến đói tƣợng sử dụng và tiềm năng của từng cuốn sách sẽ giúp cho kho sách gọn nhẹ, chất lƣợng cao, giảm bớt chi phí bảo quản, kho sách có hệ số lƣu thông tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng. Vì thế mà công tác thanh lý tài liệu tại thƣ viện cần đƣợc thực hiện thƣờng xuyên. Theo Mac Graw định nghĩa: “ Thanh lí là công việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, những sách ít được sử dụng và những tài liệu không còn dùng được nữa.” Thanh lí là một công việc tƣơng đối khó, bởi nó thƣờng gặp những trở ngại do vấn đề tâm lý, chính trị và những vấn đề thực tế gây ra. Thực tế hiện nay, rất nhiều thƣ viện ngại thanh lí tài liệu bởi trong quá trình thanh lý thƣ viện gặp phải không ít những khó khăn. Vấn đề thanh lý có thể gây ảnh hƣởng đến uy tín của Ban lãnh đạo thƣ viện, bởi số lƣợng tài liệu sau mỗi lần thanh lý giảm đi khá nhiều. Trong khi đó, việc đánh giá tầm cỡ của một thƣ viện, ngƣời ta lại thƣờng đánh giá thông qua số lƣợng vốn tài liệu của thƣ viện. Trong thực tế, công tác
thanh lý tài liệu cũng gặp phải một số khó khăn nhƣ: Thiếu cán bộ thanh lí, thiếu thời gian hay cán bộ thiếu năng lực Mặc dù công tác thanh lý tài liệu gặp nhiều khó khăn, song để đảm bảo chất lƣợng cho kho sách thƣ viện và đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của NDT. Hàng năm, Thƣ viện có những đợt thanh lí nhỏ chủ yếu là báo, tạp chí và một số loại sách đƣợc biếu tặng nhƣng không có giá trị sử dụng hoặc không còn phù hợp với ngƣời dùng tin của Thƣ viện. Khoảng 10 năm Thƣ viện lại tiến hành một đợt thanh lý tài liệu cũ nát và không còn giá trị sử dụng. Tài liệu của Thƣ viện hầu hết là các tài liệu KHKT và công nghệ, chính vì vậy mà nó chịu tác động của qui luật lỗi thời của tài liệu. Mỗi loại tài liệu khác nhau, có sự lỗi thời khác nhau. Thông thƣờng báo nhanh lỗi thời hơn tạp chí. Do đó, tại Thƣ viện tạp chí là loại tài liệu ít khi hoặc hầu nhƣ không thanh lý. Do tài liệu nhanh chóng bị lỗi thời, trong khi đó diện tích kho sách lại hạn chế và số lƣợng tài liệu mới đƣợc bổ sung hàng năm ngày càng lớn. Trong quá trình sử dụng Thƣ viện đã thống kê tần suất sử dụng của mỗi tài liệu và tính lỗi thời của mỗi lĩnh vực khoa học để thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, không còn giá trị sử dụng. Nhƣ vậy, thanh lí tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Việc thanh lí và bổ sung sẽ giúp cho kho tài liệu thƣ viện có chất lƣợng cao, phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của NDT. CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU- ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 3.1. Nhận xét.
Muốn đánh giá và nhận xét về hiện trạng vốn tài liệu của bất kỳ một cơ quan thông tin thƣ viện nào thì cũng có rất nhiều khía cạnh đánh giá khác nhau, nhƣng chủ yếu nó vẫn phụ thuộc vào mặt nội dung và hình thức của tài liệu. Đặc biệt tiêu chí chất lƣợng của vốn tài liệu là rất quan trọng nhằm đáp ứng và thoả mãn NCT của NDT. Các thƣ viện hiện nay đang từng bƣớc thay đổi và phát triển cho phù hợp với xu thế của thời đại. Nhiệm vụ mới của các thƣ viện nói chung và của TV TQB nói riêng là phải đổi mới và nâng cao chất lƣợng của vốn tài liệu, xây dựng vốn tài liệu đủ về số lƣợng và phong phú về mặt nội dung để đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin cho bạn đọc. Để làm tốt đƣợc nhiệm vụ đó thì việc nhìn nhận và đánh giá vốn tài liệu của Thƣ viện dựa trên thực trạng hiện có là điều rất quan trọng bởi từ những mặt đạt đƣợc và chƣa đạt đƣợc cũng nhƣ nguyên nhân của những hạn chế đó ta có thể đƣa ra các giải pháp khắc phục sao cho phù hợp và hiệu quả, giúp cho Thƣ viện hoạt động ngày một tốt hơn, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thông tin của NDT tại Thƣ viện. 3.1.1. Ưu điểm Kể từ khi thành lập đến nay, vốn tài liệu của Thƣ viện Tạ Quang Bửu – trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội có số lƣợng lớn, tài liệu không chỉ đa dạng về loại hình mà còn đảm bảo đƣợc giá trị thông tin, giá trị nội dung, bao gồm các tài liệu liên quan và phù hợp với các lĩnh vực và chuyên ngành đào tạo của trƣờng. Ngoài các tài liệu truyền thống thì Thƣ viện cũng đã chủ động mua các tài liệu điện tử, xây dựng các CSDL của thƣ viện để tăng thêm nguồn lực thông tin cho Thƣ viện. Với sự đa dạng về các loại hình trong thành phần vốn tài liệu, TV TQB – Trƣờng ĐHBK HN là nơi cung cấp thông tin tƣ liệu khoa học công nghệ khá đầy đủ cho đông đảo bạn đọc đến thƣ viện. Nguồn tài liệu sẵn có của nhà trƣờng: Giáo trình Trƣờng ĐHBK, giáo trình Bộ Đại học, tài liệu không công bố thực sự là nguồn thông tin quí giá cho sinh viên. Thƣ viện đã biết tận dụng
nguồn thông tin tiềm tàng này để phục vụ sinh viên, đảm bảo phân phối giáo trình đều cho các lớp, tạo mọi điều kiện để sinh viên có giáo trình học tập. Bên cạnh đó, Thƣ viện còn thƣờng xuyên bổ sung, cập nhật loại hình tài liệu tham khảo, các tạp chí khoa học kĩ thuật trong nƣớc đáp ứng nhu cầu tham khảo rất lớn của NDT trong trƣờng. Cụ thể, trung bình mỗi năm Thƣ viện nhập khoảng trên 200 tên tạp chí tiếng Việt. Thƣ viện là một trong số ít thƣ viện các trƣờng đại học hiện nay còn tồn tại kho mƣợn sách giáo trình. Đây là nguồn tài liệu tham khảo cho các môn học rất có giá trị. Kho tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngoài có giá trị cao tập trung tài liệu thuộc các lĩnh vực KHKT tiên tiến trên thế giới đƣợc các giảng viên của trƣờng tìm hiểu, lựa chọn và lên danh sách để Thƣ viện bổ sung. Kho tài liệu tra cứu khoảng 7.000 cuốn đã đáp ứng phần lớn nhu cầu tra cứu của NDT, với những bộ từ điển, bách khoa toàn thƣ rất quí, các sách tra cứu chuyên ngành tƣơng đối đầy đủ đã thu hút đƣợc ngƣời dùng kho tài liệu này rất lớn. Ngoài ra, trong quá trình phục vụ tại các phòng đọc đã thống kê số vòng quay của tài liệu, những tài liệu có vòng quay lớn đều đƣợc thƣ viện đƣa lên để tại phòng tra cứu giúp bạn đọc tiếp cận đƣợc tài liệu nhanh nhất. Hiện nay, Thƣ viện có vốn tài liệu nội sinh rất lớn và rất đa dạng về loại hình sản phẩm, nội dung và hình thức. Đây là nguồn tài liệu có giá trị cao về học thuật để phục vụ cho công tác đào tạo theo học chế tín chỉ hiện nay của trƣờng. Nguồn tài liệu nội sinh của trƣờng đang không ngừng phát triển mạnh mẽ bởi hoạt động NCKH và đào tạo. Phát triển nhanh chóng cả về qui mô và cơ cấu tổ chức. Công tác thu thập nguồn tài liệu nội sinh đã và đang đƣợc chuẩn hóa, đi vào nề nếp và đƣợc cập nhật. Tại TV TQB thì thu thập tƣơng đối đầy đủ số luận án, luận văn, thƣ viện đã đƣa ra một số qui định bắt buộc các học viên phải nộp luận án, luận văn cho thƣ viện rồi mới đƣợc tiến hành bảo vệ trên trƣờng.
Ngoài ra, Thƣ viện có một đội ngũ cán bộ hùng hậu, trình độ cao, từ đại học trở lên, giàu kinh nghiệm, phần lớn đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành thông tin - thƣ viện và có trình độ chuyên môn vững vàng. Tinh thần, thái độ làm việc của các cán bộ thƣ viện cũng đƣợc NDT đánh giá cao, cán bộ thƣ viện rất năng động và nhiệt huyết, khả năng tin học tốt, có khả năng nhanh chóng thích ứng trong việc sử dụng và khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện theo hƣớng hiện đại. Đây cũng là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành công, phát triển Thƣ viện nói riêng và của cả trƣờng nói chung. Thỏa mãn tối đa NCT của NDT là mục tiêu cuối cũng của bất cứ thƣ viện nào. Để làm đƣợc điều đó, trong công tác phát triển VTL thì TV TQB bổ sung tài liệu chủ yếu dựa trên yêu cầu thông tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện. Việc lựa chọn bổ sung tài liệu của Thƣ viện đƣợc thực hiện theo đúng qui trình, dựa trên yêu cầu tin của những nhóm ngƣời dùng tin chính tại Thƣ viện. Chính vì vậy, đã tạo ra đƣợc vốn tài liệu đa dạng và có chất lƣợng cao, đáp ứng một cách đầy đủ, bám sát với nhu cầu của bạn đọc tại Thƣ viện. Nhìn chung, công tác phát triển vốn tài liệu tại TV TQB đã đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. Số lƣợng vốn tài liệu đƣợc bổ sung thƣờng xuyên và đƣợc dựa trên những yêu cầu, đánh giá về sự cần thiết trong nhu cầu sử dụng của sinh viên, cán bộ giảng viên, các nhà nghiên cứu nên các loại tài liệu đƣợc bổ sung phù hợp với yêu cầu dạy và học của chƣơng trình đào tạo tại nhà trƣờng. Vốn tài liệu bổ sung đƣợc chú trọng đầu tƣ và tăng cƣờng cả về số lƣợng đầu sách và bản sách. Ngoài việc bổ sung các loại sách giáo trình là chủ yếu thì Thƣ viện còn bổ sung thêm cả sách tham khảo và sách ngoại văn (sách tiếng Anh và sách tiếng Pháp) Trong công tác phát triển vốn tài liệu Thƣ viện đã tiến hành nhập sách, báo - tạp chí, luận án, luận văn vào máy tính bằng các CSDL nhằm giúp cho cán
bộ bổ sung kiểm tra VTL hiện có đƣợc dễ dàng, tránh sự trùng lặp và giảm đƣợc kinh phí bổ sung. Công tác bổ sung vốn tài liệu đôi khi đƣợc trao đổi qua điện thoại, e-mail để hạn chế đƣợc thời gian cho cán bộ bổ sung, làm cho công tác phát triển vốn tài liệu đạt hiệu quả cao hơn 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ƣu điểm nói trên, hoạt động thông tin tại TV TQB vẫn còn một số tồn tại nên chƣa đáp ứng đƣợc phần lớn nhu cầu thông tin của NDT trong giai đoạn hiện nay. Thƣ viện cũng đã xây dựng đƣợc nguồn lực thông tin khoa học công nghệ tƣơng đối lớn. Song trong giai đoạn đổi mới hiện nay, nhà trƣờng đã mở rộng qui mô, đồng thời áp dụng phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ. Chính vì vậy, nhu cầu thông tin của NDT tại Thƣ viện ngày càng tăng cao và đa dạng hơn, trong khi nguồn lực thông tin của Thƣ viện chƣa đáp ứng đƣợc đầy đủ và kịp thời cho nhu cầu thông tin đang ngày càng gia tăng một cách nhanh chóng và mạnh mẽ của ngƣời dùng tin hiện nay. Nội dung tài liệu chƣa phong phú, chƣa phù hợp, số lƣợng bản sách còn ít. Tài liệu ngoại văn của Thƣ viện chƣa có nhiều bản, thông tin chƣa cập nhật. Thiếu sự phối hợp trong công tác bổ sung tài liệu, kinh phí cấp không đều và không đủ trong khi giá cả tăng hàng năm từ 5-10% cho nên số lƣợng sách, tạp chí và các tài liệu ngoại văn đƣợc bổ sung ngày càng giảm. Đối với tạp chí chuyên ngành nƣớc ngoài, tài liệu tham khảo ngoại văn mà đặc biệt là tài liệu tiếng Anh, tài liệu điện tử đƣợc bổ sung hàng năm chƣa đáp ứng đủ NCT của NDT tại Thƣ viện. Thƣ viện vẫn phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt tài liệu tham khảo nƣớc ngoài. Gần đây nhà trƣờng đã chú ý hơn đến việc bổ sung nhƣng nguồn tài liệu tham khảo này vẫn còn hạn chế. Ngoài ra, cơ cấu thành phần sách viết bằng các ngôn ngữ khác nhau lại chƣa cân đối, sách tham khảo tiếng Nga chiếm phần lớn trong số sách tham khảo
trong khi đó nhu cầu sử dụng loại sách này lại không cao bởi các thông tin trong đó không cập nhật và số lƣợng ngƣời dùng tin biết sử dụng tiếng Nga không nhiều. Hiện ở phòng mƣợn của Thƣ viện còn nhiều tài liệu cũ, nhiều tài liệu in bản Rônêô do các giáo viên trong trƣờng viết, nhƣng do nhiều nguyên nhân số tài liệu này không đƣợc viết lại hoặc tái bản lại. Vì vậy, NDT vẫn phải sử dụng tài liệu cũ tại Thƣ viện. Để khắc phục, Thƣ viện đã sao chụp một số tài liệu để NDT có thể sử dụng tài liệu bản đẹp. Là Thƣ viện áp dụng tin học hoá vào hoạt động thƣ viện tƣơng đối sớm so với một số thƣ viện các trƣờng đại học khác, nhƣng trên thực tế tỉ lệ NDT sử dụng và đánh giá cao việc tra cứu tài liệu trên máy chƣa phải là lớn. Nguyên nhân của thực trạng này có thể là do Thƣ viện trƣờng tuy đã sử dụng OPAC cho NDT tra cứu, nhằm giúp NDT tra tìm tài liệu nhanh và thuận tiện hơn nhƣng công tác hƣớng dẫn, đào tạo NDT ở thƣ viện tuy đã triển khai song chƣa thực sự hiệu quả. Nhiều bạn đọc do không biết tìm tài liệu qua điểm tiếp cận tin này cho nên họ phải tìm đến hệ thống mục lục hoặc hỏi thủ thƣ vì thông dụng hơn, dễ sử dụng và đơn giản. Chính vì thế, Thƣ viện cần tổ chức hƣớng dẫn bạn đọc cách sử dụng máy tính nhiều hơn để bạn đọc thuận lợi, dễ dàng khi tìm tài liệu, giúp khai thác một cách tối đa nguồn tài liệu có trong Thƣ viện. Qua phỏng vấn đƣợc biết, có rất nhiều NDT muốn đƣợc sự hƣớng dẫn của cán bộ thƣ viện hoặc đƣợc tham dự các khóa đào tạo huấn luyện NDT. Mức độ cập nhật thông tin của tài liệu chƣa kịp thời, nhiều tài liệu có ngoài thị trƣờng nhƣng thƣ viện chƣa có để phục vụ. Trong những năm gần đây, Thƣ viện đã bổ sung nhiều tài liệu phù hợp với các ngành đào tạo của trƣờng, nhiều sách tham khảo đã đƣợc bạn đọc sử dụng có hiệu quả. Nhƣng đứng trƣớc việc gia tăng nhanh chóng số lƣợng ngƣời dùng cùng với việc mở rộng qui mô đào tạo của trƣờng, nguồn lực thông tin của thƣ viện hiện vẫn chƣa thoả mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin. Do vậy, Thƣ viện cần phải đƣợc đầu tƣ kinh phí nhiều
hơn, tăng cƣờng thu thập các tài liệu điện tử hơn nữa để đáp ứng yêu cầu của bạn đọc tại Thƣ viện. Việc khai thác nguồn lực thông tin thông qua các sản phẩm và dịch vụ của Thƣ viện là để thoả mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin. So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của Thƣ viện mới chỉ bắt đầu đƣợc quan tâm đầu tƣ từ năm 2005 – nay. Do vậy, về số lƣợng còn rất hạn chế. Phối hợp trong bổ sung tài liệu là một việc làm rất quan trọng trong công tác bổ sung của thƣ viện. Tuy nhiên, Thƣ viện thiếu sự phối hợp, chia sẻ tài liệu, thông tin với các thƣ viện, đặc biệt là các thƣ viện đại học có cùng chuyên ngành để tăng cƣờng nguồn lực thông tin cho Thƣ viện, giảm chi phí cho việc bổ sung tài liệu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng và phong phú của NDT. Là một thƣ viện hiện đại, có qui mô lớn hàng năm nên Thƣ viện nhận đƣợc khoảng 1 tỷ đồng từ ngân sách nhà nƣớc. Mặc dù đƣợc cấp kinh phí nhƣ vậy nhƣng với một Thƣ viện có qui mô lớn nhƣ TV TQB thì mức đầu tƣ kinh phí cho công tác phát triển vốn tài liệu vẫn còn rất hạn chế. Thƣ viện không chủ động đƣợc nguồn kinh phí cho hoạt động của mình. Vì vậy, việc bổ sung tài liệu đặc biệt là các tài liệu ngoại văn phục vụ cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện còn hạn chế. Đặc biệt, khi giá thành các tài liệu khoa học kĩ thuật nƣớc ngoài rất cao, việc bổ sung tài liệu ngoại văn vì thế mỗi năm giảm đi, lƣợng sách báo và tạp chí nƣớc ngoài ngày một không đáp ứng kịp nhu cầu tham khảo của NDT trong trƣờng. Nhu cầu tin của NDT tại Thƣ viện phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức, do đó nhu cầu này đòi hỏi hoạt động thông tin phải đáp ứng đầy đủ. Do vậy, trong thời gian tới Thƣ viện cần phải có các biện pháp để phát huy những thế mạnh và khắc phục những mặt còn hạn chế, và có những giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện. Đặc biệt cần có một
chính sách phát triển vốn tài liệu hợp lý, có sự phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các cơ quan trung tâm thông tin thƣ viện với nhau nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bổ sung vốn tài liệu cho thƣ viện. 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội. Công tác phát triển vốn tài liệu là một hoạt động của bất kỳ của một cơ quan thông tin thƣ viện nào, nó ảnh hƣởng trực tiếp đến việc đáp ứng nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin tại thƣ viện. Công tác này cần đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, cần đáp ứng đƣợc yêu cầu của từng thời kỳ, giai đoạn cụ thể do đó mỗi thƣ viện đầu phải có những phƣơng hƣớng, kế hoạch hợp lý nhằm đổi mới và nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu tại thƣ viện. Để làm góp phần thêm phong phú nguồn tài liệu, Thƣ viện cần thực hiện một số giải pháp sau: 3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ và đào tạo người dùng tin  Nâng cao trình độ cán bộ Krupxcaia đã nói: “ Cán bộ thƣ viện là linh hồn của sự nghiệp thƣ viện”. Điều này khẳng định vai trò quan trọng của cán bộ thƣ viện trong hoạt động của bất cứ cơ quan thông tin - thƣ viện nào. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi mà công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ trong các lĩnh vực nói chung và trong hoạt động thông tin thƣ viện nói riêng. Điều đó đòi hỏi các cán bộ thƣ viện muốn hoàn thành tốt công việc của mình cần phải thƣờng xuyên cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ và tự điều chỉnh mình để có thể thích nghi đƣợc với sự phát triển của công nghệ hiện đại. Ngoài các kiến thức chuyên môn, họ cần phải sử dụng thành thạo máy tính, nắm bắt các kĩ năng khai thác thông tin qua mạng và từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để phổ biến lại kiến thức và kĩ năng cho đồng nghiệp cũng nhƣ NDT tại Thƣ viện.
Công tác bổ sung tài liệu là một công việc tƣơng đối phức tạp. Để làm tốt đƣợc công tác này, ngƣời cán bộ bổ sung ngoài các kiến thức về đƣờng lối, chủ trƣơng phát triển kinh tế, xã hội của đất nƣớc, về chức năng nhiệm vụ của thu viện mình, kiến thức về nghiệp vụ thƣ viện còn phải có hiểu biết về công tác xuất bản tài liệu và thị trƣờng xuất bản phẩm, phải hiểu biết về các khía cạnh pháp lý trong kinh doanh nhất là về luật thƣơng mại, các thủ tục kí kết hợp đồng mua tài liệu, các vấn đề liên quan đến bản quyền, sở hữu trí tuệ. Đặc biệt đối với TV TQB là một thƣ viện chuyên ngành chủ yếu về khoa học kỹ thuật, ngƣời cán bộ bổ sung còn phải có kiến thức rộng về các lĩnh vực khoa học công nghệ, nắm bắt đƣợc xu hƣớng phát triển của các ngành KHCN để có thể lựa chọn chính xác tài liệu, đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin của bạn đọc. Hiện nay, TV TQB đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Thƣ viện đã sử dụng Phân hệ bổ sung của phần mềm Vitura để quản lý việc đặt tài liệu. Do vậy, ngƣời cán bộ bổ sung cần có các kĩ năng về công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo máy tính điện tử, biết cách sử dụng Phân hệ Bổ sung để xây dựng và quản lý đơn đặt tài liệu, biết cách khai thác các nguồn thông tin trên mạng, biết cách truy nhập vào các website của các nhà xuất bản, nhà cung cấp tài liệu để tìm và đặt tài liệu qua mạng. Ngày nay, các tài liệu điện tử đƣợc sử dụng rộng rãi và ngày càng có nhu cầu cao tại các trƣờng đại học, các viện Việc bổ sung các tài liệu điện tử là một điều không thể thiếu. Để lựa chọn và bổ sung đƣợc nguồn tài liệu điện tử, ngƣời cán bộ bổ sung phải là ngƣời đầu tiên tìm hiểu, kiểm tra xem những nguồn tài liệu này có phù hợp với thƣ viện mình hay không, học và nắm vững cách khai thác nguồn tin này để hƣớng dẫn cho đồng nghiệp và NDT. Điều đó đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện cần phải đƣợc đào tạo, nâng cao trình độ về tin học, các kiến thức về mạng, về cách tạo lập và khai thác các tài liệu điện tử cũng nhƣ có khả năng về ngoại ngữ bởi hầu hết các sản phẩm thông tin khai thác
trên mạng đều là tiếng nƣớc ngoài mà chủ yếu là tiếng Anh. Thƣ viện cần phải tổ chức các lớp bồi dƣỡng, đào tạo để nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ cho cán bộ thƣ viện. Đối với cán bộ chuyên ngành thƣ viện cần nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ còn đối với cán bộ về mạng thông tin cần đào tạo về chuyên ngành thông tin - thƣ viện. Xu thế phát triển của các thƣ viện hiện nay là chuyển dần từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện hiện đại. Trong thƣ viện ngƣời cán bộ với tƣ cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan thông tin thƣ viện. CNTT đƣợc ứng dụng trong các hoạt động của thƣ viện đã làm thay đổi căn bản các mối quan hệ giữa cán bộ thƣ viện xử lý tài liệu, lƣu trữ và bảo quản cũng nhƣ cán bộ thƣ viện với ngƣời dùng tin thông qua máy tính và công nghệ điện tử. CNTT đã làm thay đổi phƣơng thức làm việc của cán bộ thông tin thƣ viện, đòi hỏi họ phải thƣờng xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ và luôn tự điều chỉnh mình để có thể thích nghi đƣợc với sự phát triển công nghệ của thƣ viện hiện đại. Ngoài kiến thức chuyên môn họ cần phải có kiến thức về tin học văn phòng, kiến thức về CNTT, sử dụng thành thạo máy tính để xử lý thông tin, nắm bắt các kỹ năng khai thác thông tin qua mạng và từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để có thể phổ biến lại kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và ngƣời dùng tin. Cán bộ thƣ viện là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và ngƣời dùng tin. Do vậy để các hoạt động của thƣ viện ĐHBK HN đƣợc tốt thì ngƣời cán bộ trong thƣ viện phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau: + Có trình độ chuyên môn về thƣ viện và CNTT. + Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ mà trƣờng đào tạo. + Biết sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ.
+ Sử dụng thành thạo máy tính trong việc tra cứu và khai thác thông tin. + Có khả năng phân tích đánh giá nhu cầu tin khác nhau của bạn đọc, giúp thƣ viện xây dựng các nguồn tin đúng và phù hợp với yêu cầu của ngƣời dùng cũng nhƣ tƣ vấn đƣợc cho họ về kỹ năng khai thác thông tin trên các công cụ tra cứu truyền thống cũng nhƣ hiện đại. + Có kỹ năng thanh lọc phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của ngƣời dùng tin. + Có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ công cộng để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến trên các hệ thống mạng. + Có khả năng sử dụng thạo một ngoại ngữ. + Đối với cán bộ lãnh đạo, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có trình độ điều hành một thƣ viện hiện đại, phải nắm đƣợc sự phát triển của hoạt động thông tin thƣ viện dƣới tác động của CNTT và khả năng ứng dụng CNTT trong các hoạt động thông tin thƣ viện, để từ đó có các quyết định tin học hoá và tự động hoá công tác thông tin thƣ viện, sử dụng thành thạo ngoại ngữ và máy tính để có thể giao dịch và đối ngoại. Tuy nhiên, để thực hiện đƣợc các yêu cầu trên thì thƣ viện phải có kế hoạch bồi dƣỡng và nâng cao trình độ cho cán bộ. Vấn đề đào tạo cán bộ phải đƣợc hoạch định trong kế hoạch chiến lƣợc phát triển thƣ viện. Đào tạo cán bộ thƣ viện sử dụng thành thạo máy tính điện tử, mạng, CSDL, ngân hàng dữ liệu, chuyển giao, kết nối, tìm kiếm thông tin và vận hành những công nghệ hiện đại không phải chỉ cho bản thân họ mà để phục vụ nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin và sự phát triển của thƣ viện. Hiện nay, phần lớn cán bộ thƣ viện còn yếu về ngoại ngữ và tin học, do vậy thƣ viện cần phải tổ chức các lớp bồi dƣỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ chuyên ngành thƣ viện Các hình thức thực hiện là:
+ Cử cán bộ tham gia các lớp bồi dƣỡng nâng cao ngắn hạn về nghiệp vụ, chuyên môn, ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thƣ viện do Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia, Thƣ viện Quốc gia và trƣờng Đại học Văn hoá mở. + Tham dự các lớp nâng cao năng lực quản lý và điều hành thƣ viện hiện đại ở trong và ngoài nƣớc. + Tổ chức cho cán bộ đi khảo sát tham quan học hỏi kinh nghiệm của các thƣ viện hiện đại trong và ngoài nƣớc. + Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề để nâng cao kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ: Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin, xử lý thông tin, bao gói thông tin, cung cấp và chuyển giao thông tin, phân tích và tổ chức hệ thống thông tin, phƣơng pháp và kỹ năng khai thác thông tin trên mạng, ứng dụng CNTT trong các thƣ viện hiện đại + Khuyến khích, động viên cán bộ tự học, nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học. Có các hình thức khích lệ động viên để cán bộ có điều kiện học đi đôi với hành Trong hoạt động thông tin–thƣ viện, cán bộ thƣ viện là chủ thể hoạt động thông tin, là cấu nối trung gian tích cực giữa ngƣời sử dụng và nguồn lực thông tin của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện là linh hồn của thƣ viện. Vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ là một việc làm tất yếu của bất kỳ cơ quan thông tin thƣ viện nào.  Hướng dẫn và đào tạo người dùng tin Ngƣời dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành thƣ viện, là đối tƣợng mà thƣ viện hƣớng tới để phục vụ, việc thỏa mãn NCT của họ là mục tiêu chính của mỗi cơ quan. Họ vừa là đối tƣợng phục vụ của thƣ viện đồng thời họ cũng là ngƣời sáng tạo ra các thông tin tri thức mới. Tuy nhiên, nếu NDT chƣa đƣợc trang bị kiến thức, thông tin về cơ cấu vốn tài liệu cũng nhƣ cách thức tìm kiếm, khai thác vốn tài liệu của Thƣ viện thì khả
năng tìm kiếm và truy cập thông tin gặp khó khăn. Do đó, việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT cũng là một khâu quan trọng trong toàn bộ hoạt động TT–TV và cần phải đƣợc quan tâm thích đáng. Mục đích của việc đào tạo NDT là nhằm giúp họ hiểu và nắm đƣợc những cách thức tổ chức thu thập, lƣu giữ, tra cứu, khai thác các loại hình SP&DV thông tin của Thƣ viện. Công tác phục vụ NDT chỉ có chất lƣợng khi chính NDT đã hiểu, nắm rõ nơi lƣu giữ, cách thức tổ chức lƣu giữ, cách thức tra tìm, sử dụng SP & DV tự mình biết khai thác thông tin một cách thuần thục và hiệu quả. Hiện nay số NDT chƣa biết cách sử dụng thƣ viện và có nhu cầu hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện là rất lớn. Thƣ viện đã tổ chức và cần tiếp tục phát triển các lớp hƣớng dẫn, đào tạo ngƣời dùng tin để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về thƣ viện và về cách thức sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện. Thƣ viện cần tiến hành tổ chức các lớp đào tạo ngƣời dùng tin để giới thiệu cho họ về nguồn lực thông tin cũng nhƣ các sản phẩm và dịch vụ mà thƣ viện cung cấp. Bên cạnh đó cần hƣớng dẫn bạn đọc cách tra tìm các nguồn tài liệu nhƣ: Hƣớng dẫn bạn đọc sử dụng và tra tìm tài liệu trên Internet, kĩ năng khai thác các nguồn tin điện tử Ngoài việc mở các lớp đào tạo NDT thƣờng xuyên, Thƣ viện cũng cần phải biên soạn các bảng hƣớng dẫn có nội dung chi tiết đặt tại các vị trí thuận tiện cho NDT sử dụng ở các phòng đọc, phòng mƣợn hoặc bên cạnh các máy tính dùng cho tra cứu. Cùng với sự hỗ trợ của các phƣơng tiện hiện đại, Thƣ viện cũng nên in các tờ rơi giới thiệu về thƣ viện và phát miễn phí cho NDT. Chƣơng trình hƣớng dẫn nên đƣợc soạn thảo trên Powepoint và cần thiết quay thành video cùng các hình ảnh sinh động về hoạt động của thƣ viện để ở phòng tra cứu để khi có các đoàn tham quan hoặc NDT không chính thức của thƣ viện cũng có thể tự tìm hiểu và biết đƣợc các hoạt động của thƣ viện.
Hƣớng dẫn và đào tạo NDT nên tổ chức theo từng nhóm cụ thể. Cán bộ thƣ viện có thể soạn bài giảng cho phù hợp với từng đối tƣợng NDT. Quá trình hƣớng dẫn và đào tạo NDT cũng chính là quá trình tự đào tạo lại cán bộ. Thông qua các buổi toạ đàm, trao đổi, cách đặt câu hỏi để cán bộ thƣ viện giải đáp cũng chính là cách để cán bộ thƣ viện phải tìm hiểu sâu hơn kiến thức CNTT, kiến thức chuyên ngành và cách thức làm việc trong môi trƣờng điện tử để tự tìm hiểu, học hỏi và nâng cao trình độ, kiến thức cho bản thân mới đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng cao ngƣời dùng tin. Cho đến nay, TV TQB đã làm tƣơng đối tốt công tác đào tạo, hƣớng dẫn NDT cụ thể là toàn bộ sinh viên trong trƣờng. Bắt đầu từ năm 2007 TV TQB đã tiến hành tổ chức các lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện có hiệu quả cho sinh viên khóa mới khi nhập trƣờng. Tất cả sinh viên khóa mới bắt buộc phải tham gia các lớp học này thì mới có điều kiện sử dụng Thƣ viện. Nhờ có các lớp hƣớng dẫn này, mà toàn bộ sinh viên trƣờng đều biết cách khai thác sử dụng tài liệu tại TV TQB. 3.2.2. Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng của hoạt động thông tin – thƣ viện, là cơ sở để hình thành, tồn tại và phát triển thƣ viện. Hiệu quả của hoạt động thƣ viện phụ thuộc vào chất lƣợng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan đó. Để phát triển nguồn lực thông tin cần phải có chiến lƣợc và kế hoạch. Nguồn lực thông tin tốt nhƣng không có các hình thức, phƣơng thức, phƣơng tiện khai thác thích hợp thì nguồn lực thông tin đó cũng không đƣợc khai thác triệt để và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của NDT. “Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức đƣợc ban hành bởi lãnh đạo thƣ viện hay cơ quan thông tin, quy định các phƣơng hƣớng cũng nhƣ cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan”. Trong phạm vi nguồn kinh phí đƣợc cấp, thƣ viện cần xây dựng cho mình chính
sách phát triển vốn tài liệu một cách thật khoa học và hợp lý thì mới có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin một cách tốt nhất. Xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu sẽ đảm bảo cho vốn tài liệu phát triển có cơ cấu hợp lý, phù hợp với với chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ bám sát đƣợc nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Chính sách bổ sung vốn tài liệu là việc xác định những nguyên tắc, phạm vi và tiêu chuẩn bổ sung của thƣ viện. Nội dung của chính sách phát triển vốn tài liệu: + Xác định đƣợc chính xác phạm vi thu thập tài liệu (các lĩnh vực tri thức, ngành sản xuất, các đối tƣợng bạn đọc chính.) + Đảm bảo mối tƣơng quan, tỷ lệ tƣơng xứng trong thành phần vốn tài liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau. + Về nội dung: phù hợp với yêu cầu của ngƣời dùng tin + Về ngôn ngữ : Bổ sung các tài liệu theo ngôn ngữ nào mà ngành tri thức đó đƣợc xuất bản nhiều nhất, có chất lƣợng khoa học và thực tiễn cao nhất đồng thời có nhiều ngƣời dùng tin sử dụng nhất. +Về thời gian: nên bổ sung tài liệu trong những khoảng thời gian nào là thích hợp với đối tƣợng ngƣời dùng tin. +Về loại hình tài liệu: Cần bổ sung những loại tài liệu nào, chú ý đến những loại hình tài liệu mới. Phát triển vốn tài liệu có cơ cấu hợp lý phải đảm bảo tỷ lệ tƣơng xứng giữa các lĩnh vực tri thức theo môn loại khoa học, theo ngôn ngữ tài liệu và loại hình tài liệu trên cơ sở cân đối với nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin và nguồn kinh phí đƣợc cấp. Thƣ viện cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trong công cuộc công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nƣớc, khảo sát hiện trạng vốn tài liệu để xác định đƣợc tỷ lệ thành phần vốn tài liệu theo môn loại và theo hình thức tài liệu, đồng thời lập chƣơng trình điều tra khảo sát thành phần, trình độ
ngƣời dùng tin với nhu cầu tin của họ để xây dựng văn bản “Diện bổ sung tài liệu”. Thƣ viện cũng cần tiến hành thanh lí thƣờng xuyên các tài liệu cũ nát, không còn giá trị sử dụng. Xã hội của nền kinh tế tri thức và công nghệ thông tin đang trên đà phát triển đòi hỏi phải có chính sách phát triển vốn tài liệu cụ thể, phù hợp với từng yêu cầu, để từ đó có thể điều chỉnh đƣợc nguồn kinh phí cho việc bổ sung vốn tài liệu tại Thƣ viện. Việc bổ sung tài liệu cho một đơn vị thông tin không thể làm một cách tuỳ tiện, mà phải thực hiện theo một chính sách nhất định, đó là tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu. Công tác bổ sung tài liệu cần dựa trên NCT của NDT, có tính đến mục tiêu, chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng. NCT của các nhóm NDT ở Trƣờng ĐHBK HN chủ yếu thiên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật. Vì vậy, khi bổ sung tài liệu cần phải chú ý bổ sung các lĩnh vực chuyên sâu theo các chuyên ngành đào tạo tại trƣờng. Trong đó, định hƣớng ƣu tiên cho các ngành mũi nhọn là: Điện, Điện tử viễn thông, CNTT, Cơ khí. Về ngôn ngữ tài liệu, cần bổ sung thêm các tài liệu ngoại văn cho Thƣ viện,vì nhu cầu của NDT về các tài liệu ngoại văn mà đặc biệt là tài liệu tiếng Anh rất cao. Về loại hình tài liệu, Thƣ viện cần tăng cƣờng bổ sung các loại hình khác nhƣ: tạp chí, tài liệu tham khảo ngoại văn và nhất là tài liệu điện tử. Nhƣ chúng ta đã biết, dƣới tác động của xuất bản điện tử, tài liệu đƣợc xuất bản dạng điện tử đang ngày càng phát triển và chiếm ƣu thế trên thị trƣờng. Thành phần kho sách của Thƣ viện hiện nay chủ yếu là tài liệu in trên giấy, các loại hình tài liệu khác có nhƣng số lƣợng không đủ đáp ứng NCT của NDT. Để thƣ viện điện tử vận hành một cách hiệu quả nhất thì thành phần vốn tài liệu điện tử nhƣ: sách điện tử (e-book), tạp chí điện tử (e-Journal) và các CSDL trực tuyến (online) phải đƣợc tăng cƣờng rất nhiều mới đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng. Do vậy việc
mua bổ sung các loại tài liệu điện tử là xu thế tất yếu trong thời gian tới. Ngoài ra, cũng có thể triển khai một số biện pháp làm tăng nguồn tài liệu điện tử nhƣ: Số hóa tài liệu hiện có của thƣ viện, thu thập tài liệu điện tử của cán bộ, giảng viên Đồng thời có thể tìm kiếm, sƣu tầm và phổ biến các nguồn tin điện tử đƣợc cung cấp miễn phí trên Internet tới NDT. Không chỉ chú trọng tăng cƣờng số lƣợng tài liệu, Thƣ viện cũng cần quan tâm hơn đến vấn đề nâng cao chất lƣợng nguồn lực thông tin. Ngoài việc lựa chọn kỹ trƣớc khi lên danh sách bổ sung tài liệu, Thƣ viện cần thƣờng xuyên rà soát và đánh giá lại giá trị của tài liệu để có sự chỉnh sửa, thanh lọc kịp thời đối với các loại tài liệu không còn giá trị sử dụng hoặc tần suất sử dụng thấp, tài liệu không phù hợp với diện bổ sung của thƣ viện, tài liệu hƣ hỏng không sử dụng đƣợc nữa, tài liệu xuất bản bằng ngôn ngữ không thông dụng và không có ngƣời sử dụng Ngày nay, đứng trƣớc sự bùng nổ thông tin, các cơ quan thông tin – thƣ viện hoạt động riêng lẻ không thể có đủ kinh phí bổ sung nguồn lực thông tin để thỏa mãn NCT của NDT. Vì vậy, việc liên kết hoạt động giữa các thƣ viện, chia sẻ nguồn lực thông tin là giải pháp hữu hiệu nhất trong giai đoạn hiện nay. Thƣ viện trƣờng ĐHBK HN cần có sự liên kết chặt chẽ với các trung tâm thông tin thƣ viện lớn trong nƣớc nhƣ: Thƣ viện Quốc gia, Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Đại học Quốc gia, Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia để xác định rõ nhu cầu thông tin về khoa học và công nghệ trên cơ sở đó tiến hành xây dựng chính sách phối hợp bổ sung tài liệu. Phối hợp bổ sung tài liệu cũng là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thƣ viện. Mục đích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thƣ viện là: - Tăng cƣờng việc truy cập tới nguồn thông tin khác. - Sử dụng các nguồn lực thông tin một cách hiệu quả nhất.
- Tiết kiệm các nguồn lực khác (nhân lực, tài chính, chi phí ) thông qua quá trình chia sẻ sẽ tránh đƣợc bổ sung trùng lặp. - Giúp NDT truy cập tới những thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời hơn. - Tăng cƣờng sự trao đổi các tài liệu nội sinh (giáo trình, luận văn, luận án, đề tài và các công trình nghiên cứu khoa học ) Thƣ viện cũng cần có kế hoạch cụ thể trong việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin - thƣ viện lớn. Đặc biệt là thƣ viện các trƣờng đại học trong cùng hệ thống, nhƣ Thƣ viện Trƣờng ĐHBK Thành phố Hồ Chí Minh, Thƣ viện Trƣờng ĐHBK Đà nẵng. Đây là những trƣờng có các lĩnh vực đào tạo gần giống nhau nên việc trao đổi CSDL sách, tạp chí, luận án, luận văn để NDT mỗi trƣờng có thêm nguồn thông tin về tài liệu trong quá trình nghiên cứu và học tập. Thƣ viện là thành viên của Liên hiệp các Thƣ viện Đại học phía Bắc nhƣng hoạt động trao đổi thông tin giữa các thƣ viện của Liên hiệp này còn khá mờ nhạt. Tài liệu của các thƣ viện đại học thƣờng có hàm lƣợng chất xám cao, phù hợp với nhu cầu của cán bộ lãnh đạo, quản lý, giảng viên, học viên và sinh viên của nhà trƣờng. Sẽ rất lãng phí nếu nhƣ nhiều thƣ viện thành viên của Liên hiệp cùng bổ sung một số tài liệu giống nhau, cùng bỏ công sức để xử lý, bảo quản các tài liệu đó. Trong khi đó, nếu hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, mọi thƣ viện sẽ tiết kiệm đƣợc một lƣợng lớn kinh phí, thời gian, công sức Một phƣơng thức khác để thực hiện hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin là triển khai dịch vụ mƣợn liên thƣ viện. Ngoài ra, để đẩy mạnh hoạt động xây dựng nguồn lực thông tin, Thƣ viện có thể tham gia các consortium.