Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

68 trang thiennha21 15/04/2022 3580

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_tim_hieu_cong_tac_phat_trien_nguon_tin_tai_trung_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Phát triển nguồn tin là quá trình làm cho nhu cầu thông tin của người dùng tin được đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nói cách khác phát triển nguồn tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Vì vậy trong 4 năm học tại Khoa Thông tin - Thư viện thuộc trường Đại học Khoa học xã hội & nhân văn, cùng với quá trình được thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, nhận thấy được công tác phát triển nguồn tin tại đóng vai trò quan trọng và góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng. Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng, đã được chú trọng ngay từ khi Trung tâm bước vào hoạt động đến nay. Vớ i số lượng sinh viên, giảng viên, cán bộ trong Học viện lớn với nhu cầu nguồn thông tin mới, chất lượng. Chính vì vậy Trung tâm đã đưa ra các kế hoạch cũng như xây dựng các đề án phát triển nguồn tin trong tương lai nhằm nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Nguồn tin trong hoạt động thông tin khoa học là nhân tố quyết định sự sáng tạo cũng như đưa ra chiến lược phát triển cho Trung tâm. Việc phát triển nguồn tin tốt đến đâu ta sẽ thấy được mức độ phát triển của TTTT – TV đến đó. Hiện nay với mức độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin ngày càng lớn, vì vậy cần phải có chiến lược phát triển nguồn tin hơn nữa với các nguồn tin hiện đại đang được triển khai như số hóa tài liệu, lưu trữ thông tin trên CD Với khả năng lưu trữ được lâu đây là cách mà hiện nay các trung tâm Thông tin – Thư viện nói chung và tại TTTT TV HVNH nói riêng đang cùng nhau hướng tới xây dựng trong thời gian qua, là một bước phát triển không ngừng của các Trung tâm nói chung. Hiện tại TTTT – TV HVNH đang hướng tới xây dựng một thư viện hiện đại, với tài liệu được số hoá và quy trình tự động hóa cao. K53 Thông tin – Thƣ viện 1
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Công tác phát triển nguồn tin là một trong những nội dung được quan tâm tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng ( TT TT – TV HVNH – gọi tắt là Trung tâm). Đứng trước sự phát triển của xã hội và nhu cầu tin ngày càng lớn của người dùng tin cũng như nhận thấy tầm quan trọng của công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm, nên tôi chọn đề tài “Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” làm đề tài khóa luận của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Trên cơ sở tìm hiểu nghiên cứu thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại TTTT – TV HVNH, đề xuất phương hướng và giải pháp cho công tác phát triển nguồn tin tại TTTT – TV HVNH. Nhiệm vụ: Khảo sát tại TTTT – TV HVNH, từ đó đưa ra nhận định cũng như cách nhìn khả quan tại TT và đưa ra giải pháp, giúp phát triển hơn nữa tại TTTT – TV HVNH. Nhất là trong khâu phát triển nguồn tin tại đây. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung chuyên sâu nghiên cứu và xem xét toàn bộ nội dung liên quan đến công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng : Thành phần vốn tài liệu; Nguồn bổ sung ; Kinh phí cho hoạt động bổ sung; Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu trong phạm vi TTTT – TV HVNH 4. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Nghiên cứu công tác phát triển nguồn tin tại TTTT – TV HVNH, trong vài năm gần đây (2007 – nay), để thấy được sự phát triển của nguồn tin trong vài năm lại đây. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp khảo sát, thống kê Phương pháp quan sát K53 Thông tin – Thƣ viện 2
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Phương pháp tổng hợp tài liệu 5. Tình hình nghiên cứu đề tài Đề tài “Tìm hiểu công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” có nhiều đề tài đã được nghiên cứu sâu và mang nhiều cách viết khác nhau cùng một chủ đề. Nhưng mọi người đều có cái nhìn và phương pháp triển khai khác nhau. Tuy nhiên mỗi năm các nguồn tin đều thay đổi theo nhiều hướng và luôn muốn người tìm hiểu nữa phải đưa ra được các giải pháp khả quan nhằm giúp TTTT – TV HVNH phát triển hơn trong hoạt động của mình. Trong quá trình làm đề tài tôi đã tham khảo đề tài “Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng” để trau dồi kiến thức để hoàn thành Khóa luận một cách hiệu quả và đạt chất lượng tốt. 6. Những đóng góp của đề tài. Về mặt lý luận: Nêu được vai trò của nguồn tin trong hoạt động của TTTT – TV HVNH. Đồng thời giúp cán bộ TT –TV, đưa ra được cách giải quyết cũng như phương hướng phát triển nguồn tin trong giai đoạn hiện nay. Về mặt thực tiễn: Tôi đã đưa ra một số đề xuất cũng như một số giải pháp, giúp Trung tâm tham khảo nhằm phát triển nguồn tin để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin tại TTTT – TV. 7. Bố cục bài Khóa luận. Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo. Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng Chương 2: Thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng K53 Thông tin – Thƣ viện 3
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo NỘI DUNG CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 1.1 Học viện Ngân hàng trong thời kỳ đổi mới Học viện Ngân hàng Hà Nội (nguyên là Trường Cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng, được thành lập ngày 13/09/1961 theo Quyết định số 3072/VG của Thủ tướng Chính phủ) là tổ chức đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà nước về lĩnh vực ngân hàng. Học viện Ngân hàng được thành lập ngày 09/02/1998, theo Quyết định số 30/1998/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Đào tạo và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng.(Hình 1, Phụ lục 1) Học viện Ngân hàng có nhiệm vụ đào tạo cán bộ ở bậc giáo dục chuyên nghiệp, bậc đại học và trên đại học về lĩnh vực tiền tệ - tín dụng - ngân hàng và một số ngành, chuyên ngành khác theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tổ chức các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ và công nghệ ngân hàng; Tổ chức NCKH và công nghệ về ngân hàng; Thực hiện hợp tác về đào tạo và NCKH ngân hàng với các tổ chức trong và ngoài nước theo quy định chung của Nhà nước. Học viện Ngân hàng được tổ chức và hoạt động theo Quyết định số 48/QĐ- Ngân hàng Nhà nước ngày 12/01/2004 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nhà nước Việt Namvà chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Học viện có trụ sở chính tại Hà Nội, Viện NCKH Ngân hàng, các phân viện Bắc Ninh, Phú Yên và Cơ sở đào tạo Hà Tây. * Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Ngân hàng + GIAI ĐOẠN TỪ 1961 – 1998 1961 -1975: Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng được thành lập theo Quyết định số 3032/GV ngày 13/09/1961 của Thủ tướng Chính phủ với nhiệm vụ K53 Thông tin – Thƣ viện 4
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo chủ yếu là đào tạo trình độ đại học và cập nhật kiến thức cho đội ngũ cán bộ Ngân hàng. 1976 – 1992: Thực hiện Quyết định số 1229/NH-QĐ ngày 16/12/1976 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng phát triển thêm cơ sở 2 ở thành phố Hồ Chí Minh và triển khai đào tạo các hệ dài hạn chính quy, tại chức ở trình độ Cao đẳng và Đại học ngành Tài chính – Ngân hàng. 1993 – 1997: Trung tâm Đào tạo và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng được thành lập theo Quyết định số 112-TTg ngày 23/03/1993 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở sáp nhập Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng Hà Nội, Cơ sở 2 thành phố Hồ Chí Minh, 3 trường trung cấp Ngân hàng Bắc Ninh, Phú Yên, Hà Tây và Viện Nghiên cứu Tiền tệ - Tín dụng thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. + GIAI ĐOẠN 1998 ĐẾN NAY: Học viện Ngân hàng được thành lập theo Quyết định số 30/1998/QĐ-TTg ngày 09/02/1998 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Đào tạo và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng. Theo đó, Học viện Ngân hàng là một cơ sở đào tạo của Nhà nước, được phép đào tạo các bậc học từ trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học về lĩnh vực tiền tệ - tín dụng – ngân hàng. Theo Quyết định số 48/2004QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Học viện Ngân hàng có trụ sở chính tại Hà Nội, Phân viện Bắc Ninh, Phú Yên, Cơ sở đào tạo Sơn Tây. Học viện Ngân hàng chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Ngày 29/04/2009, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Quyết định số 1009/QĐ-NHNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Ngân hàng thay thế cho Quyết định số 48/2004QĐ- K53 Thông tin – Thƣ viện 5
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo NHNN trước đây nhằm kiện toàn bộ máy tổ chức và hoạt động của Học viện Ngân hàng cho phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế trong điều kiện hội nhập. Trong giai đoạn hơn 10 năm, Học viện Ngân hàng đã phát triển không ngừng. Từ một trường đại học chuyên đào tạo lĩnh vực Tài chính – Ngân hàng, Học viện Ngân hàng đã mở rộng đào tạo đa ngành. Trình đọ và tính chuyên nghiệp của đội ngũ giảng viên ngày càng được nâng cao. Sinh viên tốt nghiệp Học viện Ngân hàng đã đáp ứng được nhu cầu nguồn nhân lực cho nền kinh tế và góp phần khẳng định vị thế của Học viện Ngân hàng trên thị trường lao động. Đây cũng là giai đoạn Học viện Ngân hàng phát triển mạnh các hoạt động hợp tác đào tạo quốc tế thông qua các chương trình trao đổi giảnh viên, sinh viên, liên kết đào tạo với nhiều trường đại học có uy tín trên thế giới. Các hoạt động nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách và chuyển giao công nghệ của Học viện Ngân hàng trong giai đoạn này đã tạo nên động lực nâng cao chất lượng đào tạo và đóng góp có hiệu quả cho nền kinh tế. *Thành tựu đạt đƣợc của Học viện Ngân hàng Đánh giá cao công lao đào tạo đội ngũ cán bộ cho nền kinh tế quốc dân và ngành tài chính – ngân hàng, Học viện Ngân hàng đã được Đảng và Nhà nước trao tặng: - Huân chương Lao động Hạng Nhất, Hạng Nhì và Huân chương Độc lập Hạng Nhì, Hạng Ba cho Học viện Ngân hàng. - Huân chương Lao động Hạng Hạng Nhất, Hạng Nhì cho Phân viện Bắc Ninh - Huân chương Lao động Hạng Hạng Nhì, Hạng Ba cho Phân viện Phú Yên - Huân chương Lao động Hạng Nhì cho Cơ sở đào tạo Sơn Tây - 18 Huân chương Lao động các hạng cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên của Học viện qua các thời kỳ công tác. Ngoài ra, Nhà nước nước Cộng Hòa Nhân Dân Lào cũng đã trao tặng: - Huân chương Ixala (Huân chương Độc lập) Hạng Nhất, Huân chương Cách mạng Lào Hạng Ba cho Học viện Ngân hàng K53 Thông tin – Thƣ viện 6
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Huân chương Ixala Hạng Nhất, Huân chương Cách mạng Lào Hạng Nhì cho Cơ sở đào tạo Sơn Tây - Hơn 100 Huân chương Ixala các hạng cho các cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên của Học viện qua các thời kỳ công tác 1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin –Thƣ viện Học viện Ngân hàng Được thành lập ngay từ những ngày đầu thành lập Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng với quy mô lúc ban đầu rất nhỏ bé. Ngoài việc phục vụ báo và tài liệu tham khảo, thư viện còn kiêm cả việc quản lý kho giáo trình, tổ chức cho mượn giáo trình đối với học viên các khoá đào tạo. Biên chế chỉ có một người, sinh hoạt chung cùng Phòng Giáo vụ. - Năm 1985, Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng thành lập phòng Nghiên cứu khoa học và bộ phận Thư viện, theo quyết định của Ban giám hiệu nhà trường đã được chuyển từ phòng Giáo vụ về đây với biên chế có 3 người. Công tác chủ yếu vẫn là phục vụ sách báo tham khảo cho cán bộ, học sinh. Việc cho mượn giáo trình đối với học sinh do phòng Giáo vụ đảm nhận. - Năm 1992, Ngân hàng Trung ương ra quyết định sáp nhập Viện Nghiên cứu Tiền tệ - tín dụng với Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng để thành lập Trung tâm Đào tạo và Nghiên cứu khoa học Ngân hàng. Viện Nghiên cứu trung tâm Tín dụng Ngân hàng được đổi tên thành Viện Khoa học Ngân hàng, là một bộ phận trong Hội sở chính của Trung tâm đào tạo. Lúc này bộ phận thư viện của Trường Cao cấp Nghiệp vụ Ngân hàng được sát nhập với phòng Tư liệu của Viện Nghiên cứu trung tâm Tín dụng Ngân hàng và thành lập phòng Tư liệu - biên dịch (thuộc Viện Khoa học Ngân hàng). Với biên chế ban đầu chỉ với 7 cán bộ, ngoài các chức năng nhiệm vụ chính của 1 thư viện, phòng còn được giao nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, xử lý các tài liệu nghiệp vụ bằng tiếng Việt cũng như bằng tiếng nước ngoài trong lĩnh vực tiền tệ - tín dụng - ngân hàng để phục vụ cho công tác NCKH, đào tạo cán bộ; Tổ chức công tác biên dịch các tài liệu bằng tiếng nước ngoài ra tiếng K53 Thông tin – Thƣ viện 7
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Việt; tổ chức việc in ấn các bài giảng, giáo trình phục vụ công tác dạy và học của giáo viên, học sinh; Tổ chức việc xuất bản các tài liệu tham khảo về nghiệp vụ ngân hàng, làm đầu mối xuất bản các loại tài liệu này cho toàn ngành ngân hàng phục vụ công tác cập nhật, đổi mới kiến thức, góp phần đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ ngân hàng. - Từ tháng 2/1998, phòng Tư liệu - biên dịch được đổi tên là Phòng Tư liệu- Thư viện và Xuất bản - là đơn vị trực thuộc Viện NCKH Ngân hàng (trước đây là Viện Khoa học Ngân hàng). - Từ tháng 3/2004 phòng Tư liệu - thư viện và xuất bản thuộc Viện NCKH Ngân hàng đã được Giám đốc Học viện điều chuyển về Học viện Ngân hàng và thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện. Tính đến nay, hoạt động Thông tin- Tư liệu và Thư viện của Trung tâm về cơ bản đã hoàn thành nhiệm vụ chủ yếu được giao và có đóng góp đáng kể vào thành tích đào tạo chung của Học viện.Hiện Trung tâm đã và đang dần trở thành nơi cung cấp thông tin, kiến thức bổ sung cho cán bộ giảng viên và sinh viên nhằm tạo những tiền đề thiết thực cho việc dạy tốt, học tốt. Từ năm 2008 Học viện đã thực hành đào tạo theo hệ thống tín chỉ, vì vậy mà vai trò của thư viện đã không ngừng được tăng lên. Thư viện đã trở thành giảng đường thứ 2 của đông đảo người dùng tin. Điều đó đồng nghĩa với yêu cầu cần mở rộng phòng đọc, đa dạng hơn trong công tác phục vụ, đồng thời tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ mới, đa dạng và phù hợp nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu thông tin cho đông đảo NDT tại Học viện. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Trung tâm Thông tin - Thư viện là đơn vị quản lý hành chính cơ sở của Học viện Ngân hàng có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ và quản lý K53 Thông tin – Thƣ viện 8
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo của Học viện thông qua việc sử dụng, khai thác các loại hình tài liệu trong thư viện và các nguồn thông tin khác. Nhiệm vụ: - Tham mưu giúp Giám đốc Học viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, thư viện trong Học viện. - Bổ sung, phát triển nguồn thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Học viện; Thu nhận các tài liệu do Học viện xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện. - Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại tài liệu; Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; Xây dựng các cơ sở dữ liệu. - Tổ chức phục vụ, hướng dẫn người đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định chung. - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác. - Quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Giám đốc Học viện; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của Trung tâm Thông tin - Thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Học viện và của Nhà nước. - Tham gia các hội nghề nghiệp, các hội nghị, hội thảo khoa học về thông tin thư viện trong nước và quốc tế; Liên kết hợp tác với các thư viện, tổ chức cá nhân trong nước và nước ngoài về tiếp nhận tài trợ, viện trợ, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh K53 Thông tin – Thƣ viện 9
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo nghiệm chuyên môn, tham gia các mạng thông tin phù hợp với quy định của Học viện và pháp luật. - Tổ chức các hoạt động dịch vụ có thu phù hợp với quy định của pháp luật và chức năng nhiệm vụ được giao. - Từ chối phục vụ tài liệu trái pháp luật và nội quy, quy chế của thư viện. - Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao cho. 1.4 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ Hệ thống thư viện Học viện Ngân hàng ( HTTV HVNH) bao gồm 4 thư viện: - Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng ( TTTTTV HVNH) - Thư viện Cơ sở đào tạo Hà Tây ( TV CSĐTHT) - Thư viện Phân viện Bắc Ninh ( TV PVBN) - Thư viện Phân viện Phú Yên ( TV PVPY) Cơ cấu tổ chức: Trung tâm đặt tại tòa nhà 7 tầng của Trụ sở Học viện, tổ chức theo tổ dưới sự quản lý của Ban Giám đốc Trung tâm, do Ban Giám đốc Học viện trực tiếp lãnh đạo, cụ thể như sau: K53 Thông tin – Thƣ viện 10
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN vvhọcvi zVIỆN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PHÓ GIÁM ĐỐC TỔ NGHIỆP VỤ TỔ PHỤC VỤ TỔ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ 9 T THÔNG TIN Phòng đọc TK Tầng 2 Bộ phận Bổ sung Phòng đọc GT Tầng 3 Bộ phận Biên mục Phòng đọc TK Tầng 4 Phòng Báo-TC Tầng 5 Phòng đọc NC Tầng 6 Phòng Internet Tầng 7 Đường chỉ đạo Đường phối hợp Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin- Thư viện HVNH Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của TTTTTV khá gọn nhẹ, khoa học, hợp lý. Mô hình các tổ dưới sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc Trung tâm giúp công việc được tiến hành nhanh hơn, không bị hạn chế bởi khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Tuy vậy, việc phân công phân nhiệm cho cán bộ còn hạn chế, đôi khi công việc chuyên môn còn bị chồng chéo, sự liên kết phối hợp công tác giữa các tổ chưa chặt chẽ nên chưa phát huy được hết năng lực cán bộ. K53 Thông tin – Thƣ viện 11
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Hiện tại TTTT- TV HVNH tổ chức hoạt động theo mô hình động, linh hoạt, không cố định. Các bộ phận: bổ sung, xử lý nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc, dịch vụ thông tin, biên tập và xuất bản sách được bố trí các cán bộ nghiệp vụ có trình độ khá, giỏi mới ra trường đan xen với các cán bộ có kinh nghiệm công tác lâu năm. Trung tâm Thông tin - Thư viện bao gồm các tổ công tác như sau: Tổ Bổ sung và xử lý tài liệu: - Nghiên cứu tình hình xuất bản sách, báo tạp chí cũng như các tài liệu khác trong và ngoài nước. Từ đó tìm hiểu, thu thập lựa chọn tài liệu bằng các hình thức: mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu tặng, sao chụp. - Xử lý liệu khi nhập về thư viện theo phần mềm của thư viện sử dụng. Ở đây TTTT- TV HVNH đang sử dụng phần mềm Ilib. - Xây dựng và phát triển vốn tài liệu cho TTTT- TV HVNH Tổ Phục vụ bạn đọc và bảo quản tài liệu - Tổ chức hệ thống phục vụ đọc sách, báo và một số loại hình tài liệu khác của thư viện. - Quản lý ấn phẩm nhập về thư viện, tổ chức và quản lý hệ thống kho. Trưng bày giới thiệu sách báo - Phục vụ bạn đọc các tài liệu in, tài liệu điện tử - Phục vụ tra cứu tin trong thư viện, quản lý việc sao chụp tài liệu cho bạn đọc. - Phòng phục vụ bao gồm: Phòng đọc báo tạp chí, phòng đọc mở, phòng đọc tổng hợp, phong tra cứu Internet. Tổ Thông tin thư mục, dịch vụ - Biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục, xây dựng tra cứu thư mục trực tuyến. - Tổ chức quản lý hệ thống thông tin của TTTT- TV HVNH - Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy đinh được phân công. - Nghiên cứu ứng dụng thông tin Đội ngũ cán bộ: K53 Thông tin – Thƣ viện 12
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Trung tâm TT-TV có 17 cán bộ, trong đó có 10 cán bộ chuyên ngành TT-TV, 5 cán bộ chuyên ngành khác, 2 bảo vệ thường trực. Độ tuổi của các cán bộ Thư viện còn khá trẻ (trên 80% cán bộ có độ tuổi từ 25-35), có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng ( Thạc sĩ : 3, Cử nhân : 13, Trung cấp và Cao đẳng : 2). - Thư viện Phân viện Phú Yên có 2 cán bộ chuyên ngành TT-TV. - Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây có 2 cán bộ chuyên ngành TT-TV. - Thư viện Phân viện Bắc Ninh có 1 cán bộ chuyên ngành TT-TV, 1 cán bộ chuyên ngành Ngân hàng. Như vậy, tổng số nhân sự của cả hệ thống là 23 người, đa số là cán bộ có chuyên môn thư viện. Như vậy, nguồn nhân lực cho hệ thống Thư viện Học viện là dồi dào, tỷ lệ cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành khá cao, đa số là cán bộ trẻ, những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hệ thống trong tương lai. Bên cạnh đó để đáp ứng công việc và nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc, Trung tâm cần có sự đầu tư hơn nữa trong công tác nâng cao trình độ trong công tác nghiệp vụ, có các lớp bồi dưỡng cán bộ Bố trí lao động như sau: - Lãnh đạo trung tâm và chỉ đạo chung: 1 người, làm việc tại tầng 3 - Bổ sung và xử lý nghiệp vụ: 03 cán bộ, làm việc tại tầng 1 - Hỗ trợ tin học và xây dựng công cụ tra cứu: 01 kĩ sư tin học, làm tại tầng 2 - Phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở: 02 cán bộ, làm trong giờ ở tầng 2 - Phục vụ bạn đọc ngoài giờ và cả ngày thứ 7: 02 cán bộ, tại kho tầng 2 - Phục vụ bạn đọc giáo trình trong giờ: 01 cán bộ, tại tầng 3 - Phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở: 02 cán bộ, làm trong giờ tại tầng 4 - Phục vụ bạn đọc báo, tạp chí: 01 cán bộ, tại tầng 5 - Phục vụ bạn đọc luận văn, luận án và tài liệu ngoại văn tham khảo: 01 cán bộ, tại kho tầng 6 - Phục vụ dịch vụ thông tin và bán sách: 01 cán bộ tại quầy sách K53 Thông tin – Thƣ viện 13
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Phục vụ tra cứu thư mục trực tuyến, Internet và tài nguyên điện tử: 01 cán bộ tại kho tầng 7 1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật Mặt bằng làm việc của Trung tâm gồm 1 tòa nhà 7 tầng, tổng diện tích sử dụng khoảng 1600m2, được trang bị đồng bộ phục vụ người dùng tin và các hoạt động nghiệp vụ. Các phòng đọc đều được trang bị hệ thống giá sách mới hiện đại, bàn đọc ghế ngồi đều được trang bị phù hợp với tiêu chuẩn của thư viện hiện đại. Hiện nay các phòng đọc cùng một lúc có thể đáp ứng đủ chỗ ngồi cho 400 độc giả với đầy đủ ánh sáng, hệ thống quạt mát thông gió tự nhiên tốt. Cùng với việc hiện đại hóa cơ sở vật chất Trung tâm được bổ sung thêm các nhân viên chuyên nghiệp, đưa tổng số nhân viên lên 17 người. Trung tâm đã tập trung xây dựng phần mềm quản lý tài liệu riêng trên cơ sở ứng dụng Access. Năm 2008- 2009 Trung tâm được trang bị thêm cổng từ để quản lý sách và đảm bảo an ninh, hệ thống truy cập sách, photo tài liệu, mượn sách ngày càng thuận tiện cho sinh viên. Cụ thể như sau: Phòng phục vụ bạn đọc: + Tầng 1: phòng nghiệp vụ + Tầng 2: phòng đọc tài liệu tham khảo, có 80 chỗ ngồi. + Tầng 3: phòng đọc giáo trình, có 50 chỗ ngồi. + Tầng 4: phòng đọc tài liệu tham khảo, có 80 chỗ ngồi. + Tâng 5: phòng đọc báo, tạp chí; có 80 chỗ ngồi + Tầng 6: phòng máy tính dành cho giáo viên (12 chỗ ngồi) và phòng đọc tài liệu ngoại văn (50 chỗ) + Tầng 7: truy cập thư mục trực tuyến, Internet và tài nguyên điện tử với 36 chỗ ngồi. Năm 2009-2011 các thiết bị quản lý của một thư viện hiện đại ngày càng được hoàn thiện, với máy đọc mã vạch, 12 tai nghe, phần mềm Ilib. K53 Thông tin – Thƣ viện 14
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Có một phòng sách ngoại văn chuyên ngành Tài chính Ngân hàng, quản trị kinh doanh phục vụ cho nhu cầu tra cứu thông tin bằng Tiếng Anh và dành riêng cho giảng viên và sinh viên các chương trình quốc tế. Các thiết bị tin học : - Hệ thống máy tính cho sinh viên: 37 máy và 1 máy quản lý. - Phòng máy tính cho giáo viên: 12 máy - Hệ thống máy tính tra cứu: 06 máy - Máy tính dùng cho nghiệp vụ: 12 máy - Máy in laze: 04 chiếc - Máy photocopy: 01 chiếc - Hệ thống tủ gửi đồ dành cho bạn đọc: 144 ô - Thang lấy sách: 03 chiếc - Xe đẩy sách: 03 chiếc - Hệ thống báo cháy tự động có ở 7 tầng - Cửa từ theo dõi sách ra vào thư viện: 1 bộ - Thang máy 600kg, 7 điểm dừng: 1 bộ - Hệ thống wireless: 01 bộ phát Tất cả số máy tính trên đều được nối mạng với máy chủ của Học viện thông qua 3 bộ HUB. Các phòng làm việc, phòng đọc, phòng máy tính đều được trang bị đầu phát tín hiệu Wirless phục vụ truy cập Internet không dây. Thư viện được trang bị riêng 1 đường ADSL để kết nối hệ thống máy tính của Trung tâm với mạng Internet. Hiện tại, cơ sở vật chất và trang thiết bị của Trung tâm trong những năm gần đây đã có những cải thiện đáng kể nhờ được sự quan tâm và đầu tư của Ban Giám đốc Học viện. Tuy vậy sự phát triển còn chưa đồng đều. Hiện nay chỉ có TTTT - TV được đánh giá là có trang thiết bị và cơ sở vật chất tương đối đồng bộ, hiện đại, là nền tảng cho việc xây dựng thư viện điện tử trong tương lai K53 Thông tin – Thƣ viện 15
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 1.6 Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 1.6.1 Người dùng tin Với TTTT- TV HVNH trực thuộc Ban giám đốc Học viện và phục vụ theo quy chế do Nhà trường ban hành. Nên đối tượng phục vụ chính của TT tập trung vào 3 nhóm chính sau: - Nhóm 1: cán bộ quản lý, lãnh đạo - Nhóm 2: cán bộ nghiên cứu giảng dạy - Nhóm 3 : sinh viên và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh ► Nhóm cán bộ quản lý, lãnh đạo Người cán bộ quản lý, lãnh đạo là những người thường xuyên phải đưa ra quyết định ở các cấp khác nhau, là những cán bộ xây dựng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các bộ và các ngành. Người dùng tin trong nhóm này bao gồm Ban giám hiệu, các cán bộ lãnh đạo của Đảng và nhà nước, các trưởng phó khoa, bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức trực thuộc Học viện.Tuy rằng, số lượng nhóm NDT này không lớn nhưng đặc biệt quan trọng vì họ vừa là NDT, vừa là chủ thể thông tin. Họ vừa thực hiện chức năng quản lý giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của Học viện. Nguồn thông tin mà họ cần phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất trong công việc. + Độ tuổi : Rất đa dạng. Theo điều tra thì tỷ lệ người có độ tuổi từ 40 – 60 chiếm số lượng lớn. Họ là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, dày dạn về kinh nghiệm và thâm niên công tác. Điều này có thể thấy rõ qua những cống hiến trong sự nghiệp công tác. Cán bộ lãnh đạo quản lý trong độ tuổi từ 30 – 40 chiếm tỷ lệ nhỏ. Họ là những cán bộ trẻ, thâm niên công tác còn ít, đang trong quá trình tích lũy và trau dồi kinh nghiệm và năng lực nghề nghiệp. + Trình độ học vấn: Nhóm NDT này là những người có trình độ học vấn cao nhất trong 3 nhóm NDT trên. Họ luôn tích cực trong việc tích lũy và trau dồi kinh K53 Thông tin – Thƣ viện 16
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo nghiệm và kiến thức để có thể đưa ra được những chính sách, quyết định sáng suốt trong công việc. Do trình độ học vấn cao nên thông tin mà họ cần không đơn thuần là những thông tin cho việc học tập mà phải là những thông tin mang tính chiến lược và hoạch định. ► Nhóm cán bộ nghiên cứu giảng dạy: Đây là nhóm NDT thường cung cấp thông tin thông qua các bài giảng, bài báo, tạp chí,công trình nghiên cứu khoa học được công bố, các đề xuất, kiến nghị. Đồng thời, đây cũng là đối tượng NDT thường xuyên của Trung tâm. Họ là những người có trình độ cao, có học hàm học vị, có vai trò quan trọng trong việc đổi mới giáo dục, đào tạo trong nhà trường. Đồng thời họ còn là những người có ảnh hưởng quan trọng trong công cuộc đổi mới giáo dục của đất nước. + Độ tuổi: Phần lớn nhóm NDT này có độ tuổi trung bình trong khoảng từ 36 – 50 tuổi. Họ là những người có nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn giảng dạy, có kiến thức sâu rộng và uyên thâm. Một số cán bộ trong độ tuổi từ 30 – 35 đều là những cán bộ trẻ, năng động và nhiệt tình trong công việc với niềm đam mê và khả năng tiếp thu công nghệ mới một cách nhanh chóng và linh hoạt. + Trình độ học vấn : Nhìn chung, nhóm NDT này có trình độ học vấn tương đối cao từ trình độ cử nhân, thạc sĩ tới Tiến sĩ Họ còn là những người tích cực tham gia nghiên cứu Khoa học và có những thành tích đáng kể. Loại hình ngôn ngữ họ sử dụng khá phong phú. Bao gồm ngôn ngữ các quốc gia Anh, Pháp, Nga, Trung và Đức. Trong đó ngoại ngữ Tiếng Anh và Tiếng Nga được ưu tiên sử dụng nhiều hơn cả và rất phổ biến (> 50%). ►Nhóm sinh viên, học viên sau đại học và nghiên cứu sinh Đây là nhóm NDT chiếm tỷ lệ đông đảo nhất (khoảng 15000 sinh viên và 250 học viên sau Đại học) . Họ là những người đang theo học các chương trình đòa tạo theo các chương trình đào tạo theo các chuyên ngành khác nhau của Học viện được coi là nhóm NDT tiềm năng. K53 Thông tin – Thƣ viện 17
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Ngoài việc tìm kiếm nhũng thông tin chuyên sâu theo chuyên ngành học mà họ theo đuổi thì họ còn có nhu cầu tin về các lĩnh vực khác có tính mới và được nhiều người quan tâm. + Độ tuổi: Độ tuổi trong khoảng từ 18 – 25 tuổi chiếm tỉ lệ cao Do đặc tính về độ tuổi đa dạng nên đây được đánh giá là nhóm NDT có nhu cầu tin cao hơn so với nhũng nhóm khác, nội dung của nguồn thông tin vì vậy cũng rất đa dạng. + Trình độ học vấn: Đa phần họ đang còn là sinh viên, người có trình độ cao còn chiếm tỉ lệ nhỏ so với các nhóm NDT khác Để góp phần nâng cao trình độ, tích lũy kinh nghiệm, bên cạnh những cố gắng trong học tập, họ còn là nhũng người hăng hái tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, tham gia các sân chơi tri thức để tăng vốn hiểu biết chuẩn bị hành trang cho tương lai. Trình độ ngoại ngữ của nhóm NDT này chủ yếu là sử dụng tiếng Anh (82,5% ), số còn lại là sử dụng các ngôn ngữ khác như Pháp, Nga, Trung 1.6.2 Nhu cầu tin Trước nhu cầu ngày càng nhiều của NDT hiện nay việc đáp ứng đầy đủ thông tin cho họ là bài toán khó đặt ra cho các TTTT- TV nói chung, TTTT – TV HVNH đang có các phương hướng để đáp ứng nhu cầu của NDT. Qua khảo sát tại TTTT- TV HVNH tôi nhận thấy nhu cầu tin của các nhóm như sau: - Nhóm 1: Để có những quyết định quản lý đúng đắn thì người quản lý không chỉ cần nắm được những thông tin về môi trường quản lý mà còn phải thường xuyên thu thập thông tin về đối tượng bị quản lý. Thông tin mà họ cần phải là những thông tin đảm bảo khắt khe về độ chính xác, tính logic, có chiều sâu, rộng theo đúng yêu cầu tính chất công việc. Nguồn thông tin nhóm đối tượng này cần dưới các dạng sách, CD ROM, các bản báo cáo hôi thảo, kỷ yếu hội thảo khoa học, báo cáo thường K53 Thông tin – Thƣ viện 18
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Những thông tin mà nhóm NDT chủ yếu các lĩnh vực chuyên ngành : Luật pháp triết học, chính trị xã hội, công nghệ thông tin, tài chính, ngân hàng, tài chính, kinh tế Tài liệu Khoa học xã hội chiếm tỷ lệ ít hơn. Nhìn chung, các lĩnh vực tri thức mà nhóm đối tượng này quan tâm rất đa dạng và có sự phân chia theo lĩnh vực tri thức. - Nhu cầu về hình thức tài liệu: Các bài báo, tạp chí chuyên ngành, những bài tóm tắt luôn là những tài liệu được ưu tiên hàng đầu khoảng 86 %. - Nhóm 2: nhu cầu tin của họ là các tài liệu mang thông tin tổng hợp, tài liệu về một ngành khoa học cụ thể nhưng ở diện hẹp. Ngoài thông tin mới thì nhóm NDT này còn tìm hiểu các thông tin hồi cố. Bên cạnh đó họ là nhóm người có chuyên môn cao nên ngoài sách tiếng Việt, Trung tâm còn cung cấp các loại sách ngoại văn có giá trị. Cùng đó nhóm người dùng tin này biết cách xác định nguồn tin cần tìm, điều đó đòi hỏi cán bộ thư viện phải có trình độ nghiệp vụ tốt để đáp ứng nhu cầu của họ. - Nhóm 3: Đối với sinh viên và học viên cao hoc, nghiên cứu sinh nhu cầu tin của họ đa dạng, phong phú hơn rất nhiều. Bên cạnh thông tin về chuyên ngành họ còn quan tâm đến các lĩnh vực khác. Không chỉ phục vụ nhu cầu học tập mà còn cả giải trí. Tài liệu chủ yếu là các tài liệu nâng cao với Sinh viên nhu cầu tin chủ yếu sách giáo trình, tài liệu tham khảo. Nhưng chủ yếu vẫn là tập trung các tài liệu liên quan đến chuyên ngành học và nghiên cứu. Nên việc tìm thông tin phục vụ nhóm NDT này mang tính đơn giản hơn. K53 Thông tin – Thƣ viện 19
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo STT TÊN SỐ LƢỢNG 1 Cán bộ quản lý, lãnh đạo 100 2 Sinh viên 15000 3 Học viên cao học 250 4 Nghiên cứu sinh 34 5 Giảng viên 320 Bảng 1: Tỉ lệ nhóm ngƣời dùng tin 2% Cán bộ quản lý lãnh 2% 1% đạo Sinh viên Học viên sau đại học Nghiên cứu sinh 95% Giảng viên Hình 2: Biểu đồ thể hiện tỉ lệ nhóm ngƣời dùng tin Trong quá trình phục vụ tại TTTT- TV HVNH đã đưa ra: Sinh viên nữ lên Trung tâm nhiều hơn sinh viên nam (Có thể đây cũng là đặc trưng riêng của HVNH với tỉ lệ nữ nhiều hơn nam, đồng thời cũng có thể do thói quen của sinh nữ chăm chỉ hơn) 77% so với 23%. Số lần đến sử dụng dịch vụ cũng khác nhau: - 1- 2 lần/ tuần: 15% K53 Thông tin – Thƣ viện 20
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - 2 - 4 lần/ tuần: 26% - Đến thư viện hàng ngày: 15% - Không cố định: 42% Như vậy ta có thể thấy được nhu cầu sử dụng thư viện rất cần thiết với bạn đọc tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng, đồng thời qua đây cũng cho thấy được sự phát triển không ngừng của Trung tâm. Trong chương 1 đã cho thấy được sự phát triển của Học viện Ngân hàng, những thành tựu đạt được trong thời gian qua. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Ngân hàng, đưa ra cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất và nhất là xác định được các nhóm người dùng tin chính tại Trung tâm và hiểu dõ đươc nhu cầu tin của các nhóm bạn đọc tại Trung tâm. Để thấy được TTTT – TV HVNH có những bước phát triển như thế nào trong thời gian tới. K53 Thông tin – Thƣ viện 21
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN 2.1 Vai trò của nguồn tin trong hoạt động thông tin thƣ viện 2.1.1 Khái niệm nguồn tin Trong hoạt động thông tin - thư viện nguồn tin đóng vai trò quan trọng không chỉ cung cấp cho người dùng tin những thông tin cần thiết, mà đây còn là nhân tố quan trọng trong sự phát triển của TTTT- TV. Trước đây khi thư viện ra đời xuất hiện cụm từ vốn tài liệu - nguồn tin và cùng đó là nhiều định nghĩa khác nhau về vốn tài liệu. “Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện đó hoặc thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm”[1] Khi xã hội thông tin bùng nổ thì nguồn tin càng ngày càng thể hiện được vai trò của mình, thông tin trong nguồn tin được đánh giá là một tài nguyên có giá trị không chỉ ở các TTTT- TV mà cả các cơ quan khác. Khái niệm nguồn tin được thể hiện ở nhiều quan điểm Nguồn tin tương đương với tiềm lực của hoạt động thông tin, bao gồm nguồn tin và các yếu tố khác nhau tạo nên hoạt động thông tin như: cơ sở vật chất, kinh phí và nhân lực. Nguồn tin thể hiện được đầy đủ hơn cả là qua khái niệm: “Nguồn tin là sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động khoa học, kiến thức, suy nghĩ, sang tạo của con người, phản ánh những thông tin được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó.”[2] 1 . Cẩm nang nghề thư viện / Lê Văn Viết 2 Phát triển nguồn tin: đề cương tóm tắt bài giảng / Trần Hữu Huỳnh K53 Thông tin – Thƣ viện 22
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Như vậy trong công tác Thông tin – thư viện, nguồn tin trong Thông tin là khái niệm cơ bản của khoa học và của xã hội trong thời đại ngày nay. Mọi quan hệ, hoạt động dựa vào hình thức giao lưu thông tin, những tri thức trong nguồn tin đều bắt nguồn từ những vấn đề diễn ra con người đã biết, nói và làm. Ngày nay, nguồn tin khoa học là tiêu chí để xác định bản chất và chất lượng của xã hội. Nguồn tin thông qua sự tác động trừu tượng của bản thân nó tới con người. Do đó chất lượng của nguồn tin đóng vai trò quyết định. 2.1.2 Vai trò của nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong các ngành khác nhau mà trong hoạt động TTTT- TV nguồn tin đóng vai trò rất quan trọng. Trong đó: - Nguồn tin là thành phần của hệ thống thông tin đồng thời chính là nguyên liệu đầu vào của quá trình hoạt động thông tin khoa học. Cũng như bất kỳ một ngành sản xuất nào nguồn tin cũng phải đáp ứng nhu cầu trong hoạt động của nó, vì vậy nếu nguồn tin không đạt chất lượng sẽ không mang lại hiệu quả. Điều đó đòi hỏi nguồn tin phải đáp ứng yêu cầu của NDT cũng như mang lại hiệu quả trong mọi hoạt động của Thư viện. - Nguồn tin là cơ sở để tạo ra các sản phẩm dịch vụ thông tin, làm công cụ tra cứu: thư mục, các CSDL - Nguồn tin là cơ sở để chia sẻ hợp tác giữa các cơ quan TT- TV. Vì vậy các cơ quan TT- TV phải ngày càng nâng cao hiệu quả của việc phát triển nguồn tin hơn nữa, từ đó mới khẳng định được vai trò của mình trong xã hội hiện tại, với nhiều biến động. - Nguồn tin là một trong những nhân tố tạo nên Thư viện, mà còn là nguồn tin phục vụ cho NDT. Nếu đến Thư viện mà không có nguồn tin thích hợp thì sẽ làm cho NDT xa dần với Thư viện. Khi cơ sở vật chất nghèo nàn, nhưng nguồn tin luôn phong phú và luôn đáp ứng được nhu cầu của NDT sẽ thu hút được NDT đến Thư viện. K53 Thông tin – Thƣ viện 23
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Một Thư viện tồn tại lâu dài được một phần phụ thuộc vào nguồn tin có đáp ứng nhu cầu tin cho NDT hay không. Riêng với TTTT- TV HVNH thì nguồn tin có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động và phát triển của Trung tâm. Việc phát triển nguồn tin không những giúp cho việc định hình hoạt động của Trung tâm, đồng thời còn giúp các cán bộ thư viện dựa trên nguồn tin đó có thể đưa ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu sử dụng của NDT. Ngoài ra nguồn tin còn đánh giá được mức độ phát triển của Trung tâm qua công tác phát triển nguồn tin mà Trung tâm đã làm được, vì vậy nguồn tin không chỉ là nhân tố chính mà còn là nhân tố không thể tách rời trong hoạt động của Thư viện nói chung và trong TTTT-TV HVNH nói riêng. Đối với TTTT- TV HVNH nguồn tin có vai trò đặc biệt, ngoài mục đích cung cấp nguồn tin cho việc học tập của sinh viên tại Học viện, mà đây còn là nơi cung cấp nguồn tin cho cán bộ, giảng viên tại các chuyên ngành trong Học viện. Điều đó khẳng định được vai trò của Trung tâm trong việc cung cấp tri thức cho NDT. TTTT – TV HVNH đang phấn đấu tăng nhanh về chất lượng nguồn tin và trong vài năm tới Trung tâm càng ngày càng hiện đại hơn nữa. Như vậy tại TTTT – TV HVNH đã khẳng được rằng nguồn tin luôn đóng vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ trong hoạt động TT-TV mà ngay trong mọi lĩnh vực kinh doanh, sản xuất cũng mang lại giá trị cao, hiện tại TTTT- TV HVNH đang có những đổi mới trong công tác phát triển nguồn tin để năng cao hơn nữa nguồn tin hiện có trong Trung tâm. 2.2 Thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại TTTT- TV HVNH Từ năm 1998, Trung tâm thuộc Viện NCKH Ngân hàng, đã được quan tâm phát triển cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy. Vào thời kỳ các luồng thông tin mạng và sự giao lưu quốc tế còn hạn chế thì nguồn sách Trung tâm được coi là nơi cung cấp thông tin tham khảo và tự học chủ yếu của đội ngũ cán bộ giảng dạy. K53 Thông tin – Thƣ viện 24
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Trong thời gian đó Trung tâm đặt ở tầng 3 tòa nhà chính với diện tích khiêm tốn và chưa có phòng đọc. Công tác quản lý thư viện chủ yếu là thủ công (bước đầu tiếp cận với phần mềm CDS/ISIS của UNESCO với 2500 biểu ghi). Số đầu sách là 1.930 và số bản là 19.952 bản. Đến năm 2004- 2005, TV lúc đó ( thuộc TTTT- TV) tạm chuyển xuống tầng 1 khu giảng đường H. Số đầu sách thời kỳ này đã tăng lên 2.300 với 25.502 bản một khối lượng lớn luận án, luận văn, khóa luận của sinh viên, các đề tài nghiên cứu của giảng viên và sinh viên trong Học viện Ngân hàng. Thời gian này cùng với yêu cầu của đổi mới phương pháp giảng dạy, sinh viên buộc phải tự học nhiều hơn nên nhu cầu sử dụng nguồn tư liệu của TV nhiều hơn, so với thời ký trước. Và trước sự lớn mạnh chung của HVNH TTTT- TV cũng phát triển TV của mình rộng ra theo các phân viện của Trường. Hiện nay Trung tâm còn có thêm 3 phân viện nữa tại Sơn Tây, Phú Yên, Bắc Ninh tại đây Trung tâm cũng được xây dựng khang trang, nhằm phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy tại các phân viện này. - Tại cơ sở Sơn Tây tính đến năm 2010 có số đầu sách tăng lên nhanh chóng. Với năm 2004 chỉ có 300 đầu sách (2000 bản), 5 đầu tạp chí. Năm 2007, số lượng sách là 690 (2.948 bản) và 27 tên tạp chí. Đến năm 2010 số đầu sách tăng lên 900 (7.393 bản) và 27 tên tạp chí. - Tại cơ sở phân viện Bắc Ninh, số đầu sách hiện nay là 760 với 5192 bản, 10 tên báo tạp chí và các ấn phẩm khoa học khác. - Tại cơ sở phân viện Phú Yên, hiện nay có 1997 đầu sách với 10.155 bản, 17 loại báo tạp chí, 30 tài liệu số. Tuy nhiên, vốn tài liệu của hệ thống mới chỉ đáp ứng một phần nhu cầu của người dùng tin, chưa có đủ tài liệu để tổ chức cho mượn. Trong hệ thống chỉ có TTTT – TV HVNH có đầy đủ các dạng tài liệu từ truyền thống đến hiện đại, bổ sung nhiều sách ngoại văn phục vụ nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu. Trung tâm Thông tin -Thư viện Phú Yên cũng có con số thống kê tên tài liệu dồi dào, số lượng tài liệu lớn, nhưng trên thực tế lượng sách cũ, ít giá trị sử dụng chiếm tỷ lệ khá cao. K53 Thông tin – Thƣ viện 25
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Hai thư viện ở Bắc Ninh và Hà Tây có số lượng tài liệu ít, chưa đủ phục vụ nhu cầu của người đọc. Trong tình hình nguồn tài liệu còn thiếu thốn, cần có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ để trao đổi, giúp đỡ lẫn nhau giữa các thư viện trong hệ thống, đặc biệt là giữa các thư viện thành viên với thư viện trung tâm trong việc phối hợp bổ sung và luân chuyển tài liệu. 2.2.1 Nội dung nguồn tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng Hiện tại trong TTTT - TV HVNH kho tư liệu của Trung tâm khá lớn với các tài liệu phong phú phục vụ cho công tác phát triển nguồn tin. Về kho tư liệu của Trung tâm: - Sách tiếng Việt đang phục vụ bạn đọc là 3.650 đầu sách - Kho luận án, luận văn và đề tài NCKH bao gồm: 95 luận án tiến sĩ, 509 luận văn thạc sĩ, 320 đề tài NCKH, 1.384 khoá luận tốt nghiệp và 50 cuốn kỷ yếu khoa học. - Phòng đọc báo, tạp chí có 55 loại báo và 28 loại tạp chí - Kho sách ngoại văn có 432 tên sách với 1216 cuốn Và tính đến năm 2011 tại TTTT- TVHVNH vốn tài liệu đã tăng, cụ thể như sau: - Sách: 6.039 tên tài liệu - Khóa luận: 2.268 tên tài liệu - Luận văn: 936 tên tài liệu - Kỷ yếu, NCKH: 326 tên tài liệu - Báo, tạp chí: 102 tên tài liệu - Luận án: 100 tên tài liệu - Tài liệu số: > 200 tên tài liệu - Tài liệu nghe nhìn: 107 tên tài liệu - Media: 20 bộ tài liệu K53 Thông tin – Thƣ viện 26
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Năm Nội dung 2004 2005 2006 2007 2008 2011 Đầu sách 2300 2450 2600 3400 3650 6039 Công trình KH 1611 1916 2964 3230 2358 3630 Sách ngoại văn 460 460 Đầu báo, tạp chí 83 102 Tài liệu số 200 Tổng số 3911 4366 5564 9630 5541 10431 Bảng 2: Mức độ phát triển hệ thống học liệu tại thư viện Trụ sở chính từ 2004 - nay 7000 6000 5000 Đầu sách 4000 Công trình KH 3000 Sách ngoại văn 2000 Đầu báo,tạp chí 1000 Tài liệu số 0 2004 2005 2006 2007 2008 2011 Hình 3: Biểu đồ tài liệu của Trung tâm từ năm 2004 đến nay K53 Thông tin – Thƣ viện 27
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Qua sơ đồ ta thấy được mức độ phát triển của tài liệu ngày càng lớn, mang lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ nhu cầu bạn đọc tại TT hiện nay. Tại Trung tâm số lượng sách phục vụ học tập theo các môn chung của toàn trường cũng chiếm số lượng lớn, bên cạnh các loại sách chuyên ngành. Trong TTTT-TV HVNH thì số sách cũ và sách kinh điển cũng như các loại sách xuất bản trước năm 1980 chiếm gần 50%. Số sách bổ sung từ năm 2000 đến nay được gần 10.000 cuốn, chiếm 30%. Số lượng như sau: STT Tên sách Số lƣợng 1 Sách kinh điển, văn kiện 1700 cuốn 2 Sách pháp luật 990 cuốn 3 Sách về ngoại ngữ 729 cuốn 4 Sách về tài chính, tiền tệ 4120 cuốn 5 Sách kinh tế các loại 17905 cuốn 6 Sách loại khác 5556 cuốn Bảng 3: Thống kê vốn tài liệu của Trung tâm K53 Thông tin – Thƣ viện 28
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 17% 15% Sách văn kiện kinh 6% điển Sách pháp luật 3% 3% Sách kinh tế các loại Sách về ngoại ngữ Sách về tài chính tiền tệ Sách loại khác 56% Hình 4: Biểu đồ Thống kê vốn tài liệu của Trung tâm 2.2.2 Các loại nguồn tin tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng - Tại TTTT- TV HVNH nguồn tin được chia thành 2 loại chính: Nguồn tin truyền thống Là nguồn tin trên giấy bao gồm cả tài liệu công bố và không công bố. Với các trung tâm ở mức chưa lớn so với Top các trung tâm lớn hiện đại tại các trường đại học như TTTT-TV HVNH, thì nguồn tin truyền thống chiếm phần lớn. Ở đây chủ yếu là sách, báo tạp chí Các tài liệu được công bố: đó là các tài liệu xuất bản và phổ biến rộng rãi, thường do các nhà xuất bản phát hành và được đánh chỉ số ISBN (đối với sách) (International Standard Book Number) ISSN (International Standard Serial Number) (đối với xuất bản phẩm nhiều kỳ) và được phân phối qua kênh phát hành chính thức của các nhà xuất bản, các công ty, và các đại lý phát hành sách báo. Trong đó sách chiếm tỉ trọng khá lớn tại TTTT-TV HVNH và sách giáo trình chiếm số lượng khá lớn với số lượng 6051 tên tài liệu. Cùng với sách thì số lượng báo tạp chí của TTTT-TV HVNH tương đối nhiều với 102 đầu báo trong đó: 55 loại báo và K53 Thông tin – Thƣ viện 29
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 42 loại tạp chí. Và số lượng báo, tạp chí chuyên ngành được bổ sung hàng tháng và biếu tặng theo số ra của tạp chí đó. Các tài liệu không công bố: chủ yếu là các “tài liệu xám”. Đây là tài liệu không xuất bản chính thức và mức độ phổ biến hạn chế. Chủ yếu phục vụ nhu cầu tham khảo của sinh viên, giảng viên. Bao gồm các Luận văn, Luận án, các công trình nghiên cứu khoa học, các kỷ yếu hội thảo khoa học. Ở đây còn có các tài liệu ngoại văn bằng tiếng Anh. Nguồn tin tại Trung tâm được sắp xếp theo Khung phân loại DDC ( Deway Demical Classification) được chia như sau: K53 Thông tin – Thƣ viện 30
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo KHPL Tên chủ đề KHPL Tên chủ đề 000 Tổng quát 341 Luật quốc tế 100 Triết học tổng quát 342 Luật Việt Nam 150 Tâm lý học 343 Luật thuế- Thương mại 160 Logic học 350 Hành chính công 170 Đạo đức học 370 Giáo dục 180 Triết học Phương Đông 380 Thương mại – Truyền thông 190 Triết học Phương Tây 390 Phong tục dân gian 200 Tôn giáo 400 Ngôn ngữ 300 Khoa học xã hội 420 Tiếng Anh 310 Thống kê tổng quát 500 Khoa học tự nhiên 320 Chính trị học 510 Toán học 330 Kinh tế 600 Khoa học công nghệ 332 Tài chính – Ngân hàng 610 Y học 335 CN Mác- Lênin & TT 650 Quản lý - dịch vụ HCM 336 Tài chính công 657 Kế toán 337 Kinh tế quốc tế 658 Quản trị 338 Kinh tế vi mô 800 Văn học 339 Kinh tế vĩ mô 810 Văn học Việt Nam 340 Luật học 900 Địa lý- Lịch sử K53 Thông tin – Thƣ viện 31
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo ● Nguồn tin hiện đại: Trước sự bùng nổ thông tin trong xã hội ngày càng lớn TTTT-TV HVNH cũng đang ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động. Hiện tại TTTT-TV HVNH tại tầng 7 là phòng Internet được phục vụ miễn phí cho sinh viên và giảng viên sử dụng, Trung tâm cung cấp sách học tiếng Anh kèm theo đĩa CD dành cho sinh viên học ngoại ngữ tại đây luôn. Hiện tại, từ đầu năm 2009 Trung tâm đã tiến hành làm đĩa CD, và trong tháng 9/ 2010 đã có các tài liệu số hóa từ Luận văn, Luận án, tuy số hóa được không nhiều với: 26 luận án, 80 đề tài nghiên cứu khoa học, 53 luận văn, 30 khóa luận. Và đang dùng thử nghiệm cho sinh viên tra cứu và sử dụng. Cùng đó Trung tâm đang chú trọng đến phát triển nguồn tin điện tử, các CSDL online. 2.2.3 Thành phần ngôn ngữ của nguồn tin “Tại TTTT-TV HVNH ngôn ngữ chủ yếu của nguồn tin chủ yếu là Tiếng Việt và Tiếng Anh. Do đa số bạn đọc tại Trung tâm biết ngoại ngữ tiếng Anh (95%), tuy nhiên mức độ sử dụng ngoại ngữ ở mức trung bình (78%), số bạn đọc có thể sử dụng tốt và thành thạo ngoại ngữ còn ít (10%).”[3] Số lượng sách Tiếng việt chiếm phần lớn so với sách tiếng Anh. Sách phục vụ cho học ngoại ngữ Trung tâm phân bổ lên tầng 7 cùng với băng đĩa đi kèm. Hiện tại sách Ngoại văn chiếm số lượng khá lớn về các chuyên ngành của Học viện do Quỹ Châu Á biếu tặng được để tại tầng 6, nhằm phục vụ sinh viên và giảng viên của Học viện. Tại phòng đọc báo tạp chí thì có khoảng dưới 10 đầu báo tạp chí là bằng tiếng Anh. Với đặc thù là Trung tâm thông tin Thư viện thuộc khối kinh tế nên tài liệu chuyên ngành là chủ yếu. Vì vậy công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm được chú trọng phát triển. 3 Trích Báo cáo tình hình hoạt động Thư viện K53 Thông tin – Thƣ viện 32
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 2.2.4 Công tác tạo nguồn tin ở Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng 2.2.4.1 Công tác bổ sung nguồn tin Các trung tâm Thông tin –Thư viện muốn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin. Điều quan trọng trước tiên là phải xây dựng được một vốn tài liệu đủ về số lượng, phong phú về loại hình, chất lượng phù hợp và đáp ứng ngày càng cao của người dùng tin. Các cơ quan Thông tin –Thư viện cần lựa chọn kỹ từng nguồn tin (tài liệu) trong khâu bổ sung. Việc bổ sung nguồn tin cho thấy được nhu cầu tin ngày càng lớn vì vậy đòi hỏi cán bộ Thư viện phải đưa ra kế hoạch bổ sung hợp lý. Điều quan trọng là cán bộ bổ sung phải nắm được các tài liệu cấp thiết, có tính mới. Quan trọng hơn là cán bộ phải nắm được cách lựa chọn nguồn tin để bổ sung, phải thông qua chính sách bổ sung của cơ quan dự trù cho Trung tâm để bổ sung đúng theo nhu cầu cũng như yêu cầu của người dùng tin. Bên cạnh đó việc bổ sung cũng đòi hỏi cán bộ bổ sung phải biết chọn lọc và dựa vào kinh phí được cấp ta nên bổ sung loại tài liệu cho hợp lý. Vậy: Công tác bổ sung là quá trình sưu tầm, nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin cho người dùng chính thư viện đó và của xã hội[4] Đối với TTTT-TV HVNH nguồn tin chủ yếu thuộc lĩnh vực chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng Vì thế tại TTTT-TV HVNH công tác phát triển nguồn tin luôn chú trọng quan tâm hơn cả.(Hình 2, Phụ lục 1) Nguồn tin của TTTT-TV HVNH được bổ sung theo 4 hình thức chính: mua, nộp lưu chiểu, biếu tặng và trao đổi. Trong đó: - Mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí của Học viện 4 Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện K53 Thông tin – Thƣ viện 33
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo + Kinh phí bổ sung Sách +báo tại Trụ sở là 450.000.000 triệu đồng ( Bốn trăm năm mươi triệu đồng) + Kinh phí bổ sung cho các Phân viện khoảng hơn 100.000.000 triệu đồng ( Một trăm triệu đồng) (Không kể báo) - Nhận biếu tặng: Từ các cơ quan tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - Nhận tài liệu giống như phương thức lưu chiểu: Hàng năm, một số lượng lớn sinh viên ra trường, một số thạc sĩ, nghiên cứu sinh tốt nghiệp, do đó các khoá luận, luận văn, luận án hay các đề tài nghiên cứu khoa học sẽ được phát hành. Đây chính là nguồn tài liệu rất tốt để làm nền tảng để phát triển vốn tài nguyên của Trung tâm . Đối với thư viện trường đại học thì phương thức nhận tài liệu giống lưu chiểu là phương thức bổ sung tài liệu rất đáng kể và hiệu quả. 2.2.4.2 Chính sách bổ sung Để hoàn thành được chức năng của mình các TTTT- TV nói chung thì cần phải xây dựng được nguồn tin phong phú, nhằm cung cấp đáp ứng được nhu cầu cho bạn đọc. Chính vì vậy hỏi TTTT-TV HVNH phải có các chính sách bổ sung nguồn tin hợp lý. “Chính sách bổ sung nguồn tin là một tài liệu thành văn công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin quy định các phương thức, cách xây dựng nguồn tin của cơ quan.”[5] Thông thường chính sách bổ sung phải đưa ra được các phương hướng, cách lựa chọn cũng như phải đảm bảo tính cân đối hài hòa trong việc bổ sung nguồn tin tại TTTT- TV. Cũng từ chính sách bổ sung sẽ giúp cho việc quản lý ngân sách có hiệu quả. Tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng thực hiện chính sách bổ sung như sau: 5 Phát triển nguồn tin: đề cương tóm tắt bài giảng / Trần Hữu Huỳnh K53 Thông tin – Thƣ viện 34
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Loại tài liệu bổ sung - Sách: Các loại sách giáo trình, giáo khoa, tham khảo; Các loại từ điển, từ điển chuyên ngành . . . phù hợp với các ngành đào tạo của Trường. - Báo/tạp chí: Các loại báo ngày, báo tuần, quý . . . Các loại báo/tạp chí chuyên ngành theo nhu cầu sử dụng của đông đảo bạn đọc là cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Học viện Loại hình bổ sung - Tài liệu giấy (truyền thống) - Tài liệu nghe nhìn: đĩa CD-ROM, VCD, DVD - Tài liệu điện tử: Các bộ sưu tập, tạp chí điện tử, Cơ sở dữ liệu trực tuyến Tài nguyên nội sinh: gồm luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, giáo trình giảng dạy, nghiên cứu khoa học, bài giảng của giảng viên (bởi vì, theo chương trình đào tạo theo hệ thống tín chỉ, yêu cầu mượn và đọc tài liệu là bắt buộc, do phương pháp dạy và học mới quy định, giáo trình được hiểu rộng hơn, gồm cả những bài giảng của giảng viên). Số lƣợng bổ sung: Tùy theo loại tài liệu và mục đích sử dụng, Thư Viện đề nghị số lượng bổ sung như sau: - Đối với sách giáo trình: Bổ sung tối đa 10 quyển/1 tên giáo trình - Đối với sách tham khảo: Bổ sung tối đa 3 – 5 quyển/ 1 tên sách - Đối với sách tra cứu: Bổ sung tối đa 1 – 2 quyển/ 1 tên sách - Đối với báo/tạp chí: Bổ sung 1 số/ 1 loại - Đối với tài nguyên nội sinh: Thư viện nhận và lưu giữ 1 bản Việc xác định loại tài liệu chủ yếu dựa vào đề cương bài giảng của cán bộ - giảng viên. K53 Thông tin – Thƣ viện 35
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 2.2.4.3 Hình thức và nguyên tắc bổ sung nguồn tin Hình thức bổ sung nguồn tin Công tác bổ sung gồm các công đoạn: + Kế hoạch bổ sung: Đặt và mua, nhận về xử lý + Tạo lập bộ máy tra cứu hỗ trợ cho công tác bổ sung + Tổ chức kho, phân tích chất lượng nguồn tin và loại trừ ít sử dụng Tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng đang áp dụng các hình thức bổ sung sau: Bổ sung ban đầu Là hình thức bổ sung bắt đầu xây dựng tại một cơ quan Thông tin –Thư viện. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, đối tượng người sử dụng xây dựng nguồn tin hạt nhân cảu mình. Đây là nguồn tin đặc biệt quan trọng cùng tồn tại, phát triển với thư viện (ít bị thanh lý) Khi tiến hành bổ sung cán bộ Trung tâm đã xác định loại hình tài liệu, nghiên cứu đặc điểm, môi trường mà cơ quan cần phục vụ. Cùng đó là nhu cầu hứng thú người dùng tin hiện tại và tiềm năng. Bổ sung hiện tại Tiến hành thường xuyên trong quá trình hoạt động, là những tài liệu xuất bản trong năm và vài năm trước đó vẫn bán trên thị trường. Thường bổ sung hiện tại những nguồn tin có giá trị phù hợp với đặc điểm, tính chất, đối tượng của Trung tâm. Bổ sung kịp thời và đủ số bản. Bổ sung hoàn bị Bổ sung các nguồn tin còn thiếu (khi xây dựng kho sách hạt nhân không mua được, bổ sung cho những nguồn tin đã có nhưng mất hoặc hỏng mà đang có yêu cầu sử dụng) Và để lựa chọn được các tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin của NDT, thì công tác bổ sung cần phải tuân theo các nguyên tắc như sau: K53 Thông tin – Thƣ viện 36
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Tính Đảng: là nguyên tắc quan trọng và đầu tiên trong việc chỉ đạo công tác bổ sung tại các Trung tâm Thông tin Thư viện, việc bổ sung đòi hỏi phải lựa chọn các nguồn tin phù hợp với cơ quan thông tin - thư viện, đồng thời phải phù hợp với quan điểm đường lối của Đảng và Nhà nước. Phải tiến hành bổ sung các nguồn tin: Các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mac –Lê Nin, Các văn kiện tài liệu của Đảng và Nhà nước - Tính khoa học: Phải dựa trên cở sở của những luận chứng khoa học, tiến hành trong điều kiện tối ưu và cần tính đến ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Tính khoa học phải được tuân thủ: Cần lựa chọn kỹ lưỡng nguồn tin nhập, phải nghiên cứu phương hướng phát triển của nguồn tin, phải có kế hoạch phát triển nguồn tin. - Tính phù hợp: Trong quá trình phát triển nguồn tin chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng tới nội dung, thành phần nguồn tin, đồng thời xem xét mối liên hệ với các đơn vị khác nhau cùng địa bàn hoạt động. - Tính đầy đủ: Bổ sung nguồn tin phục vụ người sử dụng, vì thế mức độ càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin càng lớn. Tuy nhiên, thực hiện được nguyên tắc này rất phúc tạp và không có khả năng ngay cả trong cơ quan thông tin thư viện lớn với nguồn kinh phí dồi dào. Sự phối hợp với các hình thức như: liên thư viện, trao đổi tài liệu, nhân bản, kết nối mạng - Tính hiệu quả: Mục đích thực hiện là nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc hình thành nguồn tin với chi phí thấp về thời gian, công sức và tiền của. - Tính phối hợp: Yêu cầu của nguồn tin được xem xét là bộ phận mắt xích của hệ thống phát triển nguồn tin, yêu cầu xây dựng mối liên kết hợp tác chặt chẽ trên cơ sở phân công hợp lý, tính toán chính xác phạm vi thu thập và luôn chuyển nguồn tin. Sự phối hợp đem lại hiệu quả khi phân định giới hạn chủ đề, loại hình, ngôn ngữ, nối mạng chia sẻ nguồn tin giữa các đơn vị thành viên, khai thác mạng thông K53 Thông tin – Thƣ viện 37
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo tin, thỏa thuận luôn chuyển sử dụng nguồn tin giữa các cơ quan, tổ chức máy tra cứu tin. 2.2.4.4 Nguồn bổ sung - Tại TTTT – TV HVNH có các nguồn bổ sung như sau: ♦ Nguồn tin phải mua: Đây là phương thức bổ sung chủ yếu của Trung tâm. Chủ yếu là ngân sách của Học viện để chủ động lựa chọn bổ sung vốn tài liệu. Công tác này được thực hiện do cán bộ của phòng nghiệp vụ, vừa đảm nhiệm việc xử lý nghiệp vụ sách vừa đảm nhiệm việc bổ sung. Hàng tháng các nhà xuất bản gửi danh mục mới cho đơn vị. Cán bộ bổ sung chọn sách trên danh mục. Hình thức này tiết kiệm được thời gian và kinh phí. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này có thể không chính xác về nội dung tài liệu. Mua sách: đó là các loại giáo trình, sách tham khảo và sách ngoại văn, việc lựa chọn sách để mua chủ yếu dựa trên nhu cầu tin của NDT và danh mục giới thiệu sách mới của nhà xuất bản (Nxb).(Hình 3, Phụ lục 1) Quy trình nghiệp vụ của Công tác bổ sung nguồn tin tại TTT-TV HVNH: - Thư viện nhận tài liệu về cơ quan theo các hình thức: Mua và nhận tất cả các nguồn biếu tặng, trao đổi với các loại hình tài liệu: sách, báo, tạp chí, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học, các chuyên san tư liệu của trường, các CSDL điện tử trên CD-ROM, CSDL trực tuyến, băng hình bằng nhiều thứ tiếng khác nhau. - Nắm bắt nhu cầu người đọc trên cơ sở thực tế: Trung tâm căn cứ vào nhu cầu của cán bộ giảng viên và sinh viên để tìm hiểu nhu cầu tin. Công việc khảo sát chủ yếu là do sinh viên yêu cầu và phát bảng hỏi, cùng với đó là bám sát các chuyên ngành đào tạo của Học viện. - Trung tâm tiến hành liên hệ với các nhà xuất bản, các trung tâm phát hành sách để lấy danh mục sách mới. Khi xác định được nhu cầu tin, Trung tâm sẽ dựa vào danh K53 Thông tin – Thƣ viện 38
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo mục giới thiệu của nhà xuất bản để đặt mua tài liệu. Chủ yếu là mua sách tại các nhà sách như Tài chính, Thống kê, Đại học Kinh tế Quốc Dân, Lao động xã hội - Tra trùng tài liệu trong CSDL của Trung tâm xem trong CSDL đã có những tài liệu đó chưa. Trường hợp đã có trong CSDL Trung tâm sẽ xem xét nhu cầu tin: nếu có nhu cầu thì sẽ tiến hành bổ sung không có sẽ loại bỏ. Nếu không có trong CSDL thì tiến hành đặt mua. - Lập danh mục tài liệu đưa lên các khoa để lựa chọn tài liệu theo yêu cầu. - Khi nhận được thông tin phản hồi của các Khoa cũng như nhu cầu của bạn đọc, cán bộ thư viện sẽ thống kê, tổng hợp các đầu sách đã được lựa chọn để trình duyệt và đặt mua tại các nhà xuất bản và đặt các nhà xuất bản xuất bản những tài liệu mà còn thiếu trong quá trình bổ sung. - Tập hợp tài liệu và cân đối ngân sách. Danh sách tài liệu bao gồm các thông tin: tên tài liệu, số lượng, giá cả, tên Nhà xuất bản - Tất cả khi đã được hoàn thành sẽ trình Giám Đốc Trung tâm xem xét, sau quá trình xem xét thấy mọi thứ đều phù hợp yêu cầu, sẽ được trình lên Ban Giám Đốc Học viện. - Khâu tiếp theo là soạn thảo hợp đồng mua bán và thanh lý hợp đồng với các nhà cung ứng thông qua phòng Tài chính kế toán, trình Ban giám đốc Học viện trực tiếp ký hợp đồng. Tiếp đó là làm các thủ tục mua và nhận tài liệu với các nhà cung ứng. - Làm thủ tục mua và nhận tài liệu với các nhà cung ứng K53 Thông tin – Thƣ viện 39
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo THÀNH STT NĂM NHẬP TÊN SÁCH SỐ CUỐN TIỀN 1 2007 136 1558 90.249.000 2 2008 222 3912 172.032.000 3 2009 53 443 33.505.000 4 2010 457 3502 236.287.000 6 tháng đầu 5 2011 244 1030 93.366.940 TỔNG CỘNG 1112 10445 625.439.940 Bảng 4: Số lượng tài liệu bổ sung từ năm 2007-2011 4500 4000 3500 3000 2500 Số bản 2000 Tên sách 1500 1000 500 0 2007 2008 2009 2010 2011 Hình 5: Biểu đồ số lượng tài liệu bổ sung tại TTTT - TVHVNH từ 2007 - 2011 K53 Thông tin – Thƣ viện 40
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Hiện tại TTTT-TV HVNH đang ứng dụng phần mềm ILIB4.0 trong công tác bổ sung: Với việc đưa phần mềm ILIB, phòng đã có sự thay đổi căn bản trong nhiệm vụ xử lý tài liệu. Bắt đầu từ khâu lập đơn đặt, chức năng “kiểm tra” của phần mềm đã giúp cho việc kiểm tra và tránh mua trùng bản đối với tài liệu in ấn, điều này giúp giảm đáng kể công sức so với việc tra tìm thủ công trước đó. Với việc ứng dung phần mềm ILIB, phòng nghiệp vụ là nơi thực hiện công tác xử lý phần đầu trong quy trình kỹ thuật, những thay đổi cơ bản trong xử lý truyền thống đã được nghiên cứu và đưa vào thực hiện: ngừng sử dụng phiếu tiền máy trong biên mục sách mới, thay việc đăng ký cá biệt trên số bằng việc lấy ra dữ liệu từ phần mềm, Các thao tác nghiệp vụ sau đó đã được tích hợp, giúp cho quá trình xử lý tài liệu đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, chức năng thống kê ngoài việc cung cấp số liệu thống kê còn có tác dụng như một công cụ giúp cho việc điều chỉnh cơ cấu bổ sung giữa các chủ đề, giữa các loại hình tài liệu. Mua báo - tạp chí: Trung tâm tiến hành bổ sung các loại báo tạp chí như: - Báo ngày: Nhân dân, Hà nội mới, Phụ nữ Việt Nam - Báo tuần: An ninh thế giới, diễn đàn doanh nghiệp - Tạp chí: gồm các loai tạp chí chuyên ngành Tài chính Ngân hàng, tạp chí kiểm toán - Ngoài ra còn báo tạp chí nước ngoài . Báo, tạp chí thì đặt mua tại công ty Trách nhiệm hữu hạn phát hành báo chí Tiền Phong. Và kinh phí mua trong 2 năm mà Trung tâm tiến hành mua là: - Năm 2010 mua báo –tạp chí : 190.775.900 triệu/ năm - Tháng 11/ 2011 mua báo tạp chí: 53.368.600 triệu Sự phong phú về chủng loại báo, tạp chí của Trung tâm đã góp phần đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí của người dùng tin. (Hình 4, Phụ lục 1) Trong 5 năm trở lại đây, nhờ sự quan tâm chỉ đạo của Ban giám đốc Học viện, nguồn ngân sách bổ sung cho tài liệu ngày càng tăng, đặc biệt là ngân sách từ Chương trình mục tiêu. Vì vậy Trung tâm đã bổ sung được một lượng tài liệu lớn, K53 Thông tin – Thƣ viện 41
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo trong đó lớn nhất là của năm 2008 và 2010. Bên cạnh đó các cán bộ của Trung tâm cũng tích cực, chủ động trong viêc tìm kiếm các nguồn tài trợ sách ngoại văn, sách tiếng Việt và báo tạp chí để tiết kiệm kinh phí nhà trường, giúp gia tăng nhanh chóng vốn tài liệu của thư viện. Bổ sung không mất tiền ♦ Nguồn nộp lưu chiểu: Cùng với nguồn tài liệu được bổ sung từ ngân sách nhà nước, từ quà tặng trao đổi với các tổ chức, cá nhân, nguồn tin nội sinh đã góp phần làm cho kho tài nguyên của Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng thêm phong phú, đa dạng và phục vụ có hiệu quả công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. (Hình 5, Phụ lục 1) Hàng năm¸ HVNH đã tổ chức các hội thảo, báo cáo khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của Trường. Hoạt động này nhằm nâng cao hiệu quả trong chất lượng giảng dạy tại đây, và cũng từ đây TTTT – TV HVNH có thêm các nguồn tài liệu bổ sung vào nguồn tin của Trung tâm. Các dạng tài liệu ở đây bao gồm: Luận văn, luận án + Luận án Tiến sĩ và luận văn cao học: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi cán bộ nộp luận án hoặc luận văn cho Trung tâm, nộp bản in và bản điện tử (bản điện tử phải trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung). Trung tâm lưu chiểu toàn bộ Luận án và Luận văn cả hai dạng: in (quản lý bởi ILIB) + Khoá luận tốt nghiệp của sinh viên: Trung tâm tiếp nhận toàn bộ nhưng lưu chiểu có chọn lọc loại tài liệu này. Bộ phận xử lý nghiệp vụ mà ở đây là cán bộ bổ sung của Trung tâm nhận luận văn tốt nghiệp tập trung theo Khoa hoặc Bộ môn. Bộ phận Bổ sung của Trung tâm có quyền chọn lọc lưu chiểu luận văn tốt nghiệp của sinh viên để đảm bảo kho luận văn có chất lượng, khoa học, tránh tình trạng quá tải. + Đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình giảng dạy: K53 Thông tin – Thƣ viện 42
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Quá trình tiếp nhận tương tự như Luận văn, luận án ♦ Nguồn biếu tặng: Bên cạnh việc có thể bổ sung được nguồn tin hàng năm, nhưng do còn hạn hẹp về tài tài chính. Nên hiện tại ở TTTT – TV HVNH vẫn nhận sự hỗ trợ của các tổ chức, phải kể đến là của quỹ Châu Á Ngoài lượng tài liệu được bổ sung, bằng nguồn bổ sung trong ngân sách của Học viện Ngân hàng. TTTT- TVHVNH được bổ sung số lượng tài liệu ngoại văn khá lớn từ các nguồn tài trợ của Quỹ Châu Á, Dự án CIM (Đức), Quỹ SABRE (Mỹ), Đại học Quốc tế. STT Đơn vị tài trợ Đợt (Năm) Số lƣợng(cuốn) 1 (2009) 362 2 (2010) 125 3 (2010) 73 1 Quỹ Châu Á 4 (2011) 95 5 (2011) 151 6 (2011) 93 1 (2009) 295 2 Dự án CIM 2 (2010) 36 3 (2010) 92 3 SaBre 1 (2009) 60 4 Đại học Quốc tế 1 (2010) 295 Bảng 5: Thống kê số lượng tài liệu ngoại văn từ nguồn tài trợ Như đã được biết đây là thư viện của Trường Đại học thuộc khối Kinh tế nên việc bổ sung bám sát vào lựa chọn các tài liệu thuộc các ngành trường đang đào tạo. K53 Thông tin – Thƣ viện 43
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Tuy nhiên việc bổ sung cũng phải dựa trên nhiều yếu tố như kinh phí của nhà Trường Tuy nhiên việc bổ sung tại TT thường do kinh phí của cơ quan, bên cạnh đó là do sự biếu tặng của Quỹ Châu Á thường biếu tặng sách ngoại văn. Tại Trung tâm việc bổ sung Sách ngoại văn còn gặp khó khăn, và kho sách Ngoại văn là tài liệu quý nên được để cùng tài liệu xám. Bên cạnh đó còn có các báo, tạp chí do các cơ quan tặng. Mức độ Chưa Gần Đủ Không có nhiều đủ ý kiến Nội dung 1. Số lượng đầu sách hiện 65% 24% 8% 3% có 2. Số đầu báo, tạp chí 36% 45% 15% 4% Bảng 6: Nguồn lực thông tin có tại thư viện theo đánh giá của bạn đọc Qua bảng ta thấy được số lượng tài liệu được bổ sung vào Trung tâm chưa đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Hiện nay việc bổ sung tài liệu tại TTTT-TV HVNH chủ yếu tập trung vào các mảng tài liệu sau: STT Nội dung Tỉ lệ 1 Sách tài liệu chuyên ngành 81% 2 Sách tài liệu văn hóa, giải trí 46% 3 Giáo trình các loại 56% 46% 4 Báo, tạp chí 5 Các tài liệu nghe nhìn 65% 6 Các tài liệu số hóa 54% Bảng 7: Tỉ lệ tài liệu của Trung tâm K53 Thông tin – Thƣ viện 44
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Qua khảo sát tại các phòng đọc của Trung tâm: Sales Chưa tốt Chấp nhận được Tốt Không có ý kiến 3% 18% 18% 61% Hình 6: Biểu đồ Chất lượng thông tin của Trung tâm Như vậy, trong những năm gần đây TTTT- TV HVNH đã cố gắng xây dựng và phát triển được số lượng nguồn tin lớn cho Trung tâm bên cạnh đó Trung tâm không bổ sung ồ ạt mà bổ sung có trọng tâm, trọng điểm nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng thư viện. Những khoảng trống như: sách thiếu tập, sách khuyết bộ được lấp dần. Nhiều bộ sách tra cứu, sách có nội dung chuyên sâu về một ngành tri thức, sách có giá trị thông tin lâu dài được bổ sung đều nhằm tăng dần tính khoa học, giảm dần tính phổ thông của kho sách. Tóm lại, công tác bổ sung vốn tài liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, nhiệm vụ trước mắt vẫn còn không ít khó khăn, khi xã hội càng phát triển, nhu cầu sách, báo càng không ngừng tăng cao, để tiến tới một xã hội học tập ai cũng cần có sách, báo để tham khảo, nâng cao kiến thức. Do vậy, công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm thông tin –thư viện Học viện Ngân hàng cũng cần tiếp tục đổi mới cho phù hợp với tình hình, nhiệm vụ, yêu cầu mới. K53 Thông tin – Thƣ viện 45
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 2.2.4.5 Kinh phí bổ sung. Để có thể phát triển nguồn tin mà ở đây là công tác bổ sung, thì kinh phí đóng vai trò quan trọng. Đối với TTTT- TV HVNH thì kinh phí chủ yếu là do Học viện chi ngân sách và kinh phí sẽ được cấp xuống theo hàng năm. Và từ năm 2000 đến nay kinh phí dành cho bổ sung tài liệu thường xuyên là ít, do vậy mà số sách mua thêm được trong những năm qua là không đáng kể, trong khi công tác đào tạo tăng lên đáng kể cả về nội dung và hình thức đào tạo. Do kinh phí còn hạn hẹp, số lượng bản sách trên mỗi đầu sách còn thấp, chưa đủ đáp ứng cho nhu cầu bạn đọc, trong khi số sinh viên và nghiên cứu sinh, Cao học tăng lên hàng năm học. Tương tự với báo và tạp chí tham khảo. Hiện tại TT-TV của HVNH chỉ được cấp kinh phí mỗi quý từ 20 đến 30 triệu để đặt mua 23 loại báo và 24 loại tạp chí. So với các Trường Đại học thuộc khối kinh tế thì kinh phí trên của Học viện dành cho mua sách báo, tạp chí còn ít. Ngoài ra Học viện Ngân hàng còn dành ra một khoản kinh phí dành cho việc duy trì và phát triển nguồn tin. Cụ thể như sau: STT Tên Kinh phí 1 Kinh phí mua sách bổ sung thường 160.000.000 đ/năm xuyên 2 Kinh phí mua báo tạp chí trong nước 120.000.000đ/năm 3 Kinh phí mua báo, tạp chí ngoại văn 100.000.000đ/năm 4 Tổng kinh phí 380.000.000đ/năm Bảng 8: Kinh phí bổ sung hàng năm K53 Thông tin – Thƣ viện 46
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Riêng trong tháng 5/2010 TT TT- TV HVNH đã Dự trù kế hoạch bổ sung tài liệu cho thư viện (tại Trụ sở chính HVNH) STT Tên Kinh phí 1 Sách giáo trình 120.000.000 2 Sách tham khảo 60.000.000 3 Sách ngoại văn 50.000.000 4 Tổng kinh phí cho công tác bổ sung tài 230.000.000 liệu Bảng 9 : Kế hoạch bổ sung tài liệu cho thư viện (tại Trụ sở chính) 2.3 Công tác phối hợp bổ sung và trao đổi chia sẻ nguồn tin “Quá trình bổ sung nguồn tin mục đích nhằm thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng, trong khi đó kinh phí nhà nước đầu tư có hạn, nên phải có sự liên kết phối hợp và trao đổi chia sẻ nguồn tin, xu hướng ngày càng phát triển ở nước ta và trên thế giới.”6 Vậy:“Tổ chức phối hợp bổ sung và trao đổi chia sẻ nguồn tin là sự liên kết giữa các cơ quan TTTV độc lập với nhau thành một hệ thống TTTV toàn diện”[7] Hiện tại TTTT- TVHVNH cũng đang tiến hành chia sẻ nguồn tin của mình với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước, nhằm chia sẻ trao đổi làm phong phú hơn nguồn học liệu. Một phần đáp ứng được nhu cầu ngày càng lớn của người đọc. 6 Phát triển nguồn tin: đề cương tóm tắt bài giảng / Trần Hữu Huỳnh 7 Phát triển nguồn tin: đề cương tóm tắt bài giảng / Trần Hữu Huỳnh K53 Thông tin – Thƣ viện 47
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Việc phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn tin với mục đích giúp cho các TTTT – TV sẽ có nhiều nguồn tài liệu phục vụ NDT của mình. Tại TTTT – TV HVNH cũng đang tăng cường trao đổi liên kết với các cơ quan thông tin thư viện trong cả nước và cả nước ngoài. Việc bổ sung trao đổi, chia sẻ lẫn nhau sẽ mang lại những lợi ích giúp cho các trung tâm thông tin –thư viện phát triển hơn nữa. Cùng với sự cố gắng của mình,TTTT-TV HVNH đã liên hệ với các nhà xuất bản trong và ngoài nước xin cung cấp miễn phí một số tài liệu. Trong năm 2007, 2008, 2010 TTTT-TV HVNH đã liên hệ với nhà xuất bản Emeral (Anh) cho phép cán bộ, giảng viên, sinh viên truy cập miễn phí để khai thác CSDL online về các ngành chuyên ngành như Tài chính ngân hàng, quản trị kinh doanh Từ đó TTTT- TV HVNH đã tiết liệm được một khoản chi phí cho HVNH với (1400 USD/ tháng). Tháng 4/ 2008 Trung tâm nhận và đưa vào khai thác 1 CSDL sách điện tử E- Brary thời hạn truy cập là 3 năm (4/2008- 4/2011). Đây là CSDL toàn văn với 40.000 đầu sách của 170 nhà xuất bản nổi tiếng và các trường Đại học danh tiếng trên thế giới, thuộc các lĩnh vực Tài chính- Ngân hàng, Kinh doanh Tổng chi phí mua và truy cập CSDL này vào khoảng 13.000USD/năm. Cùng với đó, TTTT – TV HVNH còn có sự liên kết CSDL online với các chương trình học trên thế giới. Giúp sinh viên, giảng viên có thể học tập nghiên cứu tài liệu tại các CSDL online này. Đây cũng có thể coi TTTT – TV HVNH đã có sự đầu tư học hỏi trao đổi với các quốc gia lớn để mang lại nguồn tin lớn cho NDT tại Trung tâm. - OECD iLibrary - OCW của Học viện Công nghệ Massachusetts, Hoa Kỳ - Thư viện các luận án MIT - Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbrigtht - Chương trình học liệu mở VN K53 Thông tin – Thƣ viện 48
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Tại các Cơ sở dữ liệu này NDT có thể tìm được các tài liệu họ cần, chỉ cần vào trang web của Học viện Ngân hàng, tại mục Trung tâm Thông tin Thư viện sẽ có đường liên kết để NDT truy cập. Khi ta muốn truy cập vào trang của OCW của Học viện Công nghệ Massachusetts, Hoa Kỳ thì người dùng tin chỉ việc kích vào đường liên kết ta sẽ được như.(Hình 7, Phụ lục 1) Sau khi liên kết được váo trang cần tìm hiểu ta sẽ thấy trang web của Trường hiện ra, từ đây NDT sẽ tìm được các thông tin cần tìm tại đây. Chủ yếu là các Cơ sở dữ liệu là tiếng Anh. Vì vậy đòi hỏi NDT phải có trình độ ngoại ngữ nhất định khi muốn truy cập nguồn tin có giá trị này (Hình 8, Phụ lục 1). TTTT – TV HVNH còn liên kết với các cơ quan thông tin – Thư viện trong nước, nhằm trao đổi chia sẻ công tác nghiệp vụ lẫn nhau cùng đó là sự học hỏi trau dồi kiến thức. - Trung tâm TTTT – TV Đại học Quốc Gia Hà Nội - Trung tâm TTTV Đại học Hà Nội - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội - Thư viện trường Đại học Thương mại Hà Nội - Thư viện Tạ Quang Bửu – Đại học Bách Khoa Hà Nội - Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên - Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội Bên cạnh đó trung tâm còn liên kết với các trung tâm thông tin –thư viện trong nước, để bạn đọc có thể truy cập tìm tài liệu tại các trung tâm khác có cùng chuyên ngành, cùng đó là các trung tâm có vốn tài liệu phong phú nhằm phục vụ cho nhu cầu dùng tin của bạn đọc. (Hình 9, Phụ lục 1) Trung tâm đang cố gắng xây dựng và mở rộng quan hệ hợp tác hơn nữa trong thời gian tới với các cơ quan tổ chức trong và ngoài nước để Trung tâm càng ngày càng phát triển. K53 Thông tin – Thƣ viện 49
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 2.4 Công tác thanh lý Trong hoạt động thông tin khoa học công tác bổ sung lựa chọn, lưu trữ và tạo ra các nguồn tri thức, cần thanh lý nguồn tin không phù hợp. Thanh lý nguồn tin là công việc cần thiết và thường xuyên, mục đích của thanh lý là đưa ra khỏi kho những tài liệu cũ, lạc hậu, không còn giá trị phục vụ. Như vậy thanh lý không phải là một quá trình thực hiện khẩn trương nhanh chóng và không phải là một chức năng thực hiện tách rời trong hoạt động về phát triển nguồn tin. Chính vì điều Trung tâm càn phải thanh lý tài liệu. Việc thanh lý sẽ nâng cao được chất lượng kho tin, tiết kiệm diện tích, giảm chi phí bảo quản. Tại TTTT – TV HVNH công việc thanh lý tại đây cũng được tiến hành trên phần mềm Ilib 4.0. Tuy chưa hoàn thiện nhưng đã giảm bớt phải làm thủ công và mang lại nhiều thuận lợi cho cán bộ cũng như người dùng tin khi cần hỏi đến tài liệu đã thanh lý. Cũng như nắm được số lượng tài liệu được thanh lý trong khoảng thời gian nhất định. (Hình 10, Phụ lục 1) Tại Trung tâm Thông tin –Thư viện Học viện Ngân hàng công tác thanh lý được Trung tâm tiến hành như sau: - Phân tích tình hình hiện tại của Trung tâm - Xem xét các phương án thực hiện, tính khả thi - Sự hợp tác các loại hình liên quan - Xác định loại tài liệu thanh lý: Sách và báo –tạp chí - Giá cả Cùng đó việc thanh lý phải dựa trên 3 tiêu chí: - Giá trị chất lượng của nguồn tin - Giá trị số lượng của nguồn tin - Điều kiện thể chất của nguồn tin - Hình thức thanh lý: Hầu hết là các nguồn tin được thanh lý sẽ không hủy bỏ, chúng được xử lý theo một số hình thức như: Thông qua việc trao đổi và qua tặng ( phát cho sinh viên) K53 Thông tin – Thƣ viện 50
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Thông qua chuyển nhượng cho các nhà buôn sách loại Thông qua chuyển nhượng giữa các cá nhân (người sử dụng) - Đối với Sách: Trung tâm tiến hành lựa chọn các tài liệu không sử dụng, đã cũ và hư hỏng nặng, các tài liệu này tạm thời chuyển vào kho lưu trong thời gian nhất định. Nhằm mục đích là lưu trữ và vẫn cung cấp cho người dùng tin khi họ cần tài liệu đó. - Đối với báo – tạp chí: Cán bộ Trung tâm tập hợp các loại báo và bó lại theo tháng và năm. Số lượng báo này sẽ được lưu trữ tại Phòng đọc tại một giá riêng dành cho báo lưu. Như vậy khi hết năm số lượng báo – tạp chí này sẽ chuyển qua kho lưu. Với tạp chí cán bộ Trung tâm tiến hành đóng quyển lại để lưu trữ và tiết kiệm diện tích để trong kho. Theo số liệu thống kê gần đây nhất thì số tài liệu đã được thanh lý ký hiệu tại sổ đăng ký cá biệt là: - Tại phòng dọc tầng 4 số lượng thanh lý là: 1926 cuốn TÊN SỐ TỔNG SỐ SÁCH TỔNG SỐ SÁCH THEO SỐ ĐKCB THANH LÝ VV1 2000 86 VV2 2000 67 VV3 2000 215 VV4 2000 170 VV5 2000 171 VV6 2000 6 VV7 2000 6 VV8 985 0 VL 875 33 Tổng 15.859 754 Bảng 10: Danh sách thống kê sách thanh lý tại kho đọc tầng 2 tháng 8/ 2010 K53 Thông tin – Thƣ viện 51
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo * Khả năng đáp ứng thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng Theo yêu cầu của Đề án “ Đổi mới giáo dục đại học Việt Nam giai đoạn 2006- 2020”, HVNH đã xây dựng và đưa vào thực hiện học chế tín chỉ từ năm 2010. Đây là phương thức đem lại hiệu quả giáo dục cao, tạo tính mềm dẻo và khả năng thích ứng, giảm chi phí quản lý đào tạo. Việc áp dụng học chế tín chỉ là một chuyển biến mới thể hiện nỗ lực lớn của HVNH trong việc đổi mới phương pháp dạy học. Để thực hiện học chế tín chỉ thành công không chỉ phụ thuộc vào phương pháp quản lý của nhà trường, sự nỗ lực của giảng viên và sinh viên mà còn có vai trò đặc biệt quan trọng của Trung tâm TT- TV. Học chế tín chỉ đòi hỏi cả giảng viên và sinh viên phải biết cách tìm kiếm thông tin, tài liệu cần thiết trong biển tri thức vô tận của nhân loại để tự học, tự nghiên cứu. Đồng nghĩa với đó Trung tâm cũng tiến hành tìm hiểu các loại nguồn tin mà NDT cần tìm hiểu, để từ đó đưa ra các chính sách bổ sung hiệu quả, cung cấp được nguồn thông tin phục vụ nhu cầu học của cả sinh viên và giảng viên tại Học viện. Như vậy, so với cách học cũ, học tín chỉ đòi hỏi giảng viên và sinh viên cần tham khảo nhiều tài liệu hơn, tần suất sử dụng thư viện nhiều hơn, lượng thông tin yêu cầu lớn hơn Trong đó tại Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kể trong công tác đáp ứng nhu cầu tin. +Nhân lực: Nguồn nhân lực được đáng giá là một trong 4 yếu tố quan trọng cấu thành nên một Thư viện, về cơ bản, nguồn nhân lực cán bộ tại trung đã đáp ứng được về số lượng, chất lượng và phân ban ngành rất rõ ràng K53 Thông tin – Thƣ viện 52
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 5% 27% CB chuyên ngành TV CB các ngành khác CB Công nghệ thông tin 68% Hình 7:Biểu đồ thể hiện trình độ cán bộ thư viện của Thư viện HVNH Nhìn chung, đội ngũ cán bộ Thư viện Học viện đã tương đối đủ về số lượng. Tỷ lệ cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành khá cao, đa số là cán bộ trẻ. + Vốn tài liệu: Trung tâm TT-TV hiện có khoảng hơn 35.000 bản sách Trung tâm TT-TV HVNH hiện đã có đầy đủ các dạng tài liệu từ truyền thống đến hiện đại, bổ sung nhiều sách ngoại văn phục vụ nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu. Đồng thời Trung tâm còn có các tài liệu số hóa phục vụ nhu cầu thông tin của người dung tin. Ngoài tài liệu thông thường được in trên giấy, Trung tâm còn có các loại tài liệu ghi trên băng đĩa, CD-ROM đã dần đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc đến với thư viện. +Tổ chức hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ Thư viện Trong những năm gần đây, công tác xử lý tài liệu đã có những bước tiến quan trọng khi áp dụng các chuẩn quốc tế về biên mục và phân loại tài liệu. Tuy nhiên do chưa thực hiện triệt để qui trình chuẩn, việc luân chuyển cán bộ quá thường xuyên nên chưa thực sự đảm bảo chuyên môn hoá sâu và gây nên sự thiếu nhất quán và chậm trễ trong việc cung cấp nhanh tài liệu mới cho các phòng đọc. Chính những điều này đã làm cho các cơ sở dữ liệu còn nhiều khiếm khuyết cần phải điều chỉnh. K53 Thông tin – Thƣ viện 53
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Từ tháng 7/2010, khi sử dụng Phân hệ Biên tập của Phần mềm Ilib, công tác biên mục được thực hiện đảm bảo cao hơn về sự chuẩn hoá, tính nhất quán, đồng thời đẩy nhanh tiến độ xử lí tài liệu mới. Phân hệ Z39.50 của Phần mềm có tính năng tải và sao chép biểu ghi của Thư viện Quốc gia Việt Nam (đối với tài liệu tiếng Việt), Thư viện Quốc hội Mỹ (đối với tài liệu ngoại văn), giúp tiết kiệm thời gian, công sức xử lí tài liệu. + Công tác cung cấp nguồn tin cho người dùng tin Hiện nay công tác phục vụ NDT đã được tự động hóa, việc kiểm soát thẻ được thực hiện thông qua phần mềm và hệ thống đọc mã vạch. Năm 2010, Học viện đã thực hiện làm thẻ từ cho sinh viên nên rất thuận tiện cho Trung tâm trong quá trình kiểm soát, thống kê lượng người sử dụng thư viện. Trong thời điểm phục vụ thi cuối kì, mỗi ngày Trung tâm phục vụ từ 450 đến 500 lượt người dùng tin. Với phương châm “Luôn lấy người học là trung tâm”, Trung tâm đã ngày một đổi mới thái độ, phương pháp phục vụ người dùng tin, hướng dẫn tận tình, chu đáo cho sinh viên, giúp các em tìm được tài liệu cần thiết, có tâm lý tin tưởng, thoải mái khi đến đọc sách và học tập. Hiện nay, việc phục vụ tài liệu mới chỉ thực hiện theo hình thức cho đọc tài liệu tự chọn tại chỗ, không cho mượn về nhà. Điều này khiến nguồn tài liệu chưa được sử dụng hết vẫn chưa đáp ứng tối đa nhu cầu tài liệu của NDT. Khả năng đáp ứng 39% yêu cầu bạn đọc 46% Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu Không có ý kiến 15% Hình 8: Biểu đồ Tỉ lệ khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc K53 Thông tin – Thƣ viện 54
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo + Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức nghiệp vụ Thư viện Năm 2010, Trung tâm đã đưa vào sử dụng Phần mềm thư viện tích hợp Ilib phiên bản 4.0 của Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm CMC - Tập đoàn Công nghệ CMC để quản lý toàn bộ hoạt động thư viện. Giải pháp Thư viện Điện tử Ilib là phần mềm thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quốc. + Ngƣời dùng tin Với sự cố gắng trong hoạt động của Trung tâm nhất là trong công tác phát triển nguồn tin của mình. Trung tâm đã đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của NDT ngày càng lớn. và qua khảo sát từ các Nhóm người dùng tin chính tại Trung tâm là cán bộ nghiên cứu giảng dạy, sinh viên và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh. Cho thấy: Lý do đến Thư viện của cán bộ nghiên cứu giảng viên : Theo như thống kê phiếu yêu cầu kết quả cho thấy : + 70% cán bộ nghiên cứu, giảng dạy đến thư viện với lý do gần với nơi học tập, làm việc của họ + 30% cho rằng tại đây họ có thể tìm thấy những tài liệu họ cần mà nơi khác không có. 30% học tập, làm việc lý do khác 70% Hình 9: Biểu đồ thể hiện lý do đến Trung tâm Thông tin –Thư viện K53 Thông tin – Thƣ viện 55
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Đối với sinh viên và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh : 34% số NDT được hỏi cho biết với lý do Thư viện gần với nơi học tập và làm việc; 27% NDT cho biết do tại đây có những tài liệu họ cần mà nơi khác không có, 25% NDT cho rằng tại đây việc tìm tài liệu họ muốn đọc là dễ dàng - Loại hình và lĩnh vực nội dung thông tin : + Sách giáo trình : 68% NDT thích sử dụng các loại giáo trình do Học viện biên soạn, xuất bản.Ngoài ra 66% NDT sử dụng giáo trình trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 51% sử dụng giáo trình xuất bản từ các trường Đại học Tài chính- Kinh tế. + Ngoài ra còn có tài liệu dưới dạng báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn, các sản phẩm thông tin trên mạng. Về nội dung thông tin được nhóm NDT sử dụng đều liên quan đến chuyên ngành Ngân hàng- Tài chính ( 55%), các ngành Kinh tế ( 34%) các văn bản pháp quy về luật pháp (18%) , số còn lại là ngoại ngữ và các chuyên ngành khác - Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh - Nhu cầu về hình thức tài liệu : 98% sách chuyên ngành được sử dụng,86% sách Giáo trình.Đây là những tài liệu quan trọng, là công cụ phục vụ đắc lực công tác nghiên cứu và giảng dạy cho nhóm NDT này. - Loại hình và lĩnh vực nội dung thông tin :  Loại hình: + Sách giáo trình : 69% số NDT trong nhóm thích sử dụng giáo trình của ngà xuất bản Học viện Ngân hàng, 47% thích dùng giáo trình của Bộ GD&ĐT, 61 % giáo trình của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, số còn lại là tài liệu của các Nhà xuất bản khác như : Học viện chính trị quốc gia, đại học Quốc Gia + Báo, tạp chí : 72% NDT thích nghiên cứu tạp chí Ngân hàng do ngành Ngân hàng xuất bản, 53% số người thích đọc Tạp chí Khoa học và Đào tạo Ngân hàng. K53 Thông tin – Thƣ viện 56
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo + Tài liệu nghe nhìn : Các loại tài liệu NDT thích là đĩa mềm : 30%; 27% thích sử dụng CD-ROM; 34% thích các sản phẩm thông tin trên mạng như Internet.  Nội dung thông tin: + 70% NDT sử dụng nguồn tài liệu thuộc các chuyên ngành Chính sách tiền tệ + 66% sử dụng tài liệu về Ngân hàng Trung ương và các Nghiệp vụ Ngân hàng Trung ương + 66,5% số NDT sử dụng tài liệu thuộc lĩnh vực Tài chính- thị trường Vốn + các chuyên ngành khác như Quản trị Kinh doanh 51%; Kinh tế thương mại, Chủ nghĩa Mác-Lênin 40% Qua những gì đã làm được trong quá trình phát triển của mình đã đưa Trung tâm từ chỗ còn hạn chế lên phát triển như hiện nay, đó cũng là sự cố gắng phấn đấu của toàn bộ Trung tâm. Chương 2 đã giải quyết được các vấn đề lý thuyết và thực tiễn của công tác phát triển nguồn tin tại TTTT – TV HVNH, đưa ra các khái niệm cơ bản như: nguồn tin, công tác bổ sung nguồn tin, thanh lý, phối hợp trao đổi chia sẻ nguồn tin. Cùng đó là trực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm. Đã đưa hiệu quả đạt được từ thực tế hoạt động tại Trung tâm. K53 Thông tin – Thƣ viện 57
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Chƣơng 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 3.1 Nhận xét và đánh giá thực trạng công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Học viện Ngân hàng. 3.1.1 Ưu điểm TTTT – TV HVNH đang có những bước chuyển biến rõ ràng trong công tác tổ chức cũng như công tác phát triển nguồn tin. Vưà qua HVNH tổ chức kỉ niệm 50 năm thành lập, TTTT – TV HVNH đã có các hoạt động góp phần vào không khí chung của ngày kỉ niệm. Tại đây TT đã mở triểm lãm giới thiệu nguồn tin có từ khi thành lập Trung tâm đó là những tài liệu có giá trị, nhằm giới thiệu đến NDT cũng như toàn thể Học viện nguồn tin phong phú có tại Trung tâm. Đồng thời cho thấy Trung tâm có những phương hướng hoạt động và đạt được những thành tựu đáng kể. Có thể nói tại thời điểm hiện nay nguồn tin mà Trung tâm có được là rất lớn. Ngoài số lượng tài liệu được bổ sung thường xuyên và ngày càng tăng về số bản, số tên sách. Thì trong những năm gần đây số lượng sách, tạp chí, tài liệu điện tử bằng tiếng Anh đã tăng lên rất nhiều so với trước đây. Cùng đó là các công tác tổ chức tuyên truyền giới thiệu cũng như trao tặng một số tài liệu cho NDT được Trung tâm phát triển hơn nữa. Với công tác phát triển nguồn tin tai TTTT – TV HVNH đã làm được đúng theo chức năng, nhiệm vụ của mình được giao. Hàng năm, đã đưa vào thư viện khối lượng tài liệu lớn nhằm phục vụ hiệu quả nguồn tin cho giảng viên, cán bộ cũng như sinh viên trong Học viện. Tại đây cũng đã đưa ra nhiều giải pháp quảng bá về sự hiện diện của các nguồn tin tại Trung tâm đã được thực hiện. TTTT – TV HVNH đã làm tốt công tác hợp tác cũng như liên kết với các Trung tâm Thông tin – Thư viện, nhằm nâng cao công tác nghiệp vụ của mình. K53 Thông tin – Thƣ viện 58
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Cùng đó là các hoạt động đối ngoại trao đổi và nhận tặng biếu đã làm tăng đáng kể số lượng nguồn tin. Đội ngũ cán bộ ngày càng được nâng cao về trình độ với phần lớn là cử nhân chuyên ngành Thông tin –Thư viện. Tính đến nay cán bộ Trung tâm gần như đã hoàn thành thạc sĩ. Cho thấy sự phát triển không ngừng và nhằm nâng cao chất lượng cán bộ và chất lượng phục vụ tại TTTT – TV HVNH. Đồng thời, hàng năm TTTT – TV HVNH còn nhận các đoàn thực tập của các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn Hà Nội nhằm giúp cho sinh viên có thể nắm bắt, học hỏi tại Trung tâm. Trung tâm cũng chú trọng nâng cao chất lượng nguồn tin thông qua việc thanh lý các tài liệu hư hỏng và không sử dụng được nữa. Với công tác bổ sung nguồn tin Trung tâm luôn chú trọng đến tiến trình đào tạo tại Học viện, bổ sung theo nhu cầu của các Khoa, thu thập các thông tin của NDT nhằm cung cấp được các nguồn tin mới, những tài liệu có tính khoa học. 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những mặt tích cực, thì TTTT – TV HVNH vẫn còn những hạn chế đáng kể cần phải khắc phục. Nguồn tài liệu trong kho tư liệu có được là còn ít so với yêu cầu của một trung tâm đào tạo và NCKH của ngành Ngân hàng, tỷ lệ đầu nói chung và bản sách tư liệu chuyên ngành trên số lượng sinh viên của chuyên ngành còn thấp, chưa có kho giáo trình cho sinh viên mượn về. Với số lượng sinh viên lớn thì nguồn tài liệu hiện có của Trung tâm chưa đáp ứng đủ nhất là trong thời gian ôn thi của sinh viên. Chất lượng tài liệu chưa cao (hàm lượng khoa học), còn lạc hậu vì phần nhiều sách được xuất bản từ trước năm 2000, theo khảo sát tại Trung tâm thì tài liệu cũ vẫn chiếm khoảng 35%. Sự hạn chế này chủ yếu vẫn do sự hạn hẹp về kinh phí dành cho công tác bổ sung tài liệu. Số lượng tài liệu bổ sung hàng năm rất thấp. K53 Thông tin – Thƣ viện 59
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Sự phối hơp giữa Trung tâm với các khoa, các đơn vị chuyên môn trong việc tìm hiểu nhu cầu, chấm chọn tài liệu còn mang tính thời vụ và phần lớn do cố gắng từ phía cán bộ thư viện. Kết quả là cán bộ thư viện luôn ở trong tình trạng bị động, mất nhiều thời gian đi lại và liên hệ. Điều này gây khó khăn cho công tác bổ sung của cán bộ thư viện, việc phối hợp giữa các khoa chư thống nhất được. Nguồn tin điện tử tương đối phong phú mặc dù đã được Trung tâm quảng bá bằng nhiều cách, nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao. Với sự cố gắng của mình trong tháng 10/2011 Trung tâm đã cho người dùng tin dung thử và hiện tại Trung tâm vẫn đang cố gắng hoàn thiện hơn nữa. Số đầu báo - tạp chí tham khảo còn quá ít, chưa có các loại báo tạp chí nước ngoài Kinh phí chi cho công tác phát triển nguồn tin còn hạn hẹp, dẫn đến nguồn tin trong thư viện chưa đáp ứng được nhu cầu bạn đọc. Tài liệu số hóa tại TTTT – TV HVNH chưa số hóa được nhiều. 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin –Thƣ viện Học viện Ngân hàng. 3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin phù hợp Bên cạnh công tác phát triển nguồn tin hiện tại của TTTT – TV HVNH thì TT cần xây dựng và tạo ra nguồn tin có chất lượng nhằm hoàn thiện hơn giúp cho công tác phát triển nguồn tin ngày càng đáp ứng có hiệu quả cho NDT. Thu thập, bổ sung hoàn thiện đầy đủ bộ giáo trình phục vụ đào tạo theo tin chỉ, phấn đấu đáp ứng 85% giáo trình, bài giảng và tài liệu tham khảo phục vụ chương trình đào tạo theo tín chỉ, 90% tài liệu phục vụ chương trình đào tạo cử nhân tài năng, chất lượng cao, chương trình đào tạo các ngành trong nhiệm vụ chiến lược cùa Học viện Ngân hàng. Xây dựng và phát triển nguồn tài liệu nội sinh dưới dạng truyền thống và số hoá; số hoá 100% luận án, luận văn, đề tài NCKH. K53 Thông tin – Thƣ viện 60
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Xây dựng các bộ sưu tập số, cơ sở dữ liệu các ngành trọng điểm của Học viện Ngân hàng. Nguồn vốn tài liệu là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu của TTTT – TV HVNH. Khối lượng tài liệu và giá trị thông tin trong các tư liệu là cơ sở đầu tiên tạo nên chất lượng phục vụ NDT. Do đó cần có chính sách phát triển nguồn tin phù hợp và hiện tại kinh phí dùng cho hoạt động bổ sung còn hạn hẹp. Vì vậy đòi hỏi TTTT – TV HVNH phải có những biện pháp cụ thể trong công tác phát triển nguồn tin. Xây dựng mạng lưới cộng tác viên trong việc lựa chọn tài liệu bổ sung hay thanh lọc, với nhiệm vụ cụ thể và có chính sách ưu đãi thỏa đáng. Đối với công tác bổ sung, trước tiên khi tiến hành bổ sung tài liệu phải lựa chọn kỹ lưỡng tài liệu để đưa vào thư viện, nghiên cứu các loại sách có trên thị trường, cân nhắc từng loại báo – tạp chí bổ sung vào Thư viện. Phải khẳng định được phương trâm bổ sung của TTTT – TV HVNH và các diện chủ đề mà Trung tâm cần quan tâm cũng như các thủ tục cho việc thanh lọc tài liệu. Hơn nữa để xây dựng được một chính sách phát triển nguồn tin phù hợp, trước hết ta phải xác định được nhu cầu thông tin của NDT trong học viện để tránh tài liệu bổ sung vào TTTT – TV HVNH mà NDT lại không sử dụng đến. Phải thay đổi quy trình và diện tài liệu bổ sung Để rút ngắn thời gian đẩy nhanh công tác bổ sung nguồn vốn tư liệu trong Trung tâm, Quy trình bổ sung cần phải đổi mới theo hướng: Trung tâm thông tin – thư viện dựa trên các mối quan hệ từ trước đến nay với các nhà xuất bản, các đơn vị phát hành, các bảng thông báo tài liệu mới tại các địa điểm đó hay thông qua kênh truyền thông, rồi tiến hành khảo sát. Cùng với đó là ý kiến của các Khoa, nhưng phải nhanh chóng trong vòng 1 tuần làm việc. Khi các tài liệu được duyệt phải tiến hành bổ sung ngay mà không cần đến kỳ bổ sung theo tháng hay quý sau. K53 Thông tin – Thƣ viện 61
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo Do số lượng tài liệu có liên quan trực tiếp đến các chuyên ngành đào tạo của Trường và số lượng xuất bản hàng năm không nhiều (chỉ khoảng 200 đầu sách/ năm) nên phải mở rộng diện tài liệu bổ sung (mua thêm các tài liệu các ngành và các tài liệu khác). Có làm vậy Học viện mới nhanh chóng tăng được số đầu sách trong kho thư viện. Mở rộng loại hình bổ sung. Xuất phát từ tính đa dạng của nguồn tin hiện nay và trong tương lai, ngoài sách báo – tạp chí và các ấn phẩm định kỳ xuất bản thông thường. Mà đó là các tài liệu không công bố này còn gọi là tài liệu “xám” vẫn chưa có những có sự quan tâm lắm cho loại thông tin. Vì vậy phải có chính sách phát triển. Bổ sung các tài liệu điện tử, các loại tài liệu dưới dạng số hóa. Cùng với việc phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật vi xử lý, việc sử dụng ngày càng nhiều các vật mang tin điện tử như: đĩa, băng từ sẽ giúp hạn chế việc quá tải của tài liệu truyền thống. Việc thanh lý tài liệu cũng phải được tiến hành hợp lý, nhằm vẫn giữ được các tài liệu có giá trị và thanh lý được các tài liệu không còn sử dụng được nữa. Bên cạnh đó cần có sự hợp tác chia sẻ nguồn tin với các TTTT -TV khac như Trung tâm thông tin tư liệu Thái Nguyên, đây là Trung tấm đang phát triển khá mạng tại nước ta hiện nay, với các công nghệ thông tin, cũng như mọi hoạt động có những bước phát triển mạnh mẽ. Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác tra cứu tìm tin Hiện nay, Trung tâm có một cơ sở dữ liệu ban đầu về kho sách. Tuy nhiên, Cơ sở dữ liệu này chưa hoàn chỉnh vì xây dựng trên phần mềm quản lý dữ liệu Microsoft Access. Ngoài ra Cơ sở dữ liệu dạng này chưa cho phép truy cập, tra cứu và tìm kiếm tài liệu từ xa Do đó có thể tiếp nhận và vận hành phần mềm này quản lý thư viện sẽ được Ban Giám Đốc lựa chọn và sử dụng. K53 Thông tin – Thƣ viện 62
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo 3.2.2 Tăng cường hợp tác và trao đổi chia sẻ nguồn tin Mở rộng các mối quan hệ hợp tác, trao đổi về lĩnh vực thông tin thư viện, tăng số lượng tài liệu nhận biếu, đặc biệt là tài liệu Tiếng Anh. Từ các tổ chức cá nhân trong cả nước. Thoả thuận hợp tác, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện đại học trong nước và khu vực. Kí kết các văn bản thỏa thuận hợp tác, chia sẻ và trao đổi nguồn lực thông tin với thư viện các trường đại học trong nước, và thực hiện chương trình trao đổi cán bộ thư viện thuộc khối Tài chính – Ngân hàng. 3.2.3 Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin Việc xây dựng hạ tầng cơ sở đóng vai trò quan trọng. Nhất là đối với TTTT – TV HVNH. Trước tiên TTTT – TV HVNH cần có biện pháp mở rộng các phòng đọc, bằng cách thu hẹp các không gian không cần thiết. Nhất là vào thời điểm sinh viên ôn thi. Hay kết hợp phòng đọc giáo trinh chung cùng các phòng đọc khác và mở cả ngày thứ 7. Vì hiện tại TTTT – TV HVNH có 7 tầng nhưng các tầng còn khá hẹp chưa thể đáp ứng hết nhu cầu học tập tại thư viện của sinh viên. Nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, có khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc, mở rộng diện tích phòng đọc, diện tích các kho mở. Hạ tầng kĩ thuật công nghệ thông tin và hệ thống điều hành thư viện điện tử có khả năng quản lí, lưu trữ và phân phối kho tài nguyên thông tin ngày càng đồ sộ, đảm bảo khả năng kết nối liên thư viện với các thư viện tiên tiến trong và ngoài nước và có khả năng đáp ứng các yêu cầu khai thác thông tin của đông đảo bạn đọc. Bổ sung máy chủ đủ mạnh, tăng thêm máy tính phục vụ tra cứu tìm tin và khai thác mạng, đầu tư thêm các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho thư viện điện tử. Xây dựng kho sách cho sinh viên mượn về nhà bao gồm sách giáo trình và các tài liệu sách tham khảo khác. K53 Thông tin – Thƣ viện 63
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Điều chỉnh và mở rộng diện tích phòng đọc tại Thư viện. Có thể áp dụng giải pháp tận dụng diện tích khoảng trống tại các hành lang cho kê thêm các bàn, ghế để lấy nơi cho sinh viên học thêm tránh tình trạng hết chỗ. - Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất kĩ thuật, lắp đặt thêm hệ thống camera trong Thư viện, đặc biệt là tại các phòng đọc để quan sát, theo dõi phục vụ việc đảm bảo an ninh trật tự, bảo quản tài sản tại Thư viện dễ dàng và hiệu quả hơn. 3.2.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ Có thể nói trình độ và năng lực của cán bộ thông tin – thư viện là những yếu tố vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng các dịch vụ cung cấp cho người dung tin. Việc xây dựng hệ thống thông tin thư viện hiện đại đòi hỏi người cán bộ thư viện ngoài các kiến thức chuyên môn và phải được cập nhật, phát triển và hoàn thiện các năng lực mới như: Kiến thức tin học văn phòng, kiến thức về phần cứng, phần mềm máy tính, và thành thạo tin học cơ bản. Để xử lý và khai thác các nguồn tìa liệu hay thông tin cần cung cấp cho NDT.Trong đó có nguồn tin điện tử, biết các cung cấp các tài liệu điện tử trên mạng. Khác với trước đây, người cán bộ thư viện ngày nay không chỉ đơn thuần là người lưu giữ và cho mượn tài liệu, mà phải là cán bộ đa năng, có thể xử lý, phổ biến, dẫn dắt người đọc đến với nguồn tin cần thiết. Và muốn vậy cần phải gấp rút xây dựng kế hoạch đào tạo lại và bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ thư viện nhiều tuổi, đã làm việc lâu năm tại thư viện, tạo điều kiện cho họ tham dự các khóa đào tạo ngắn ngày về chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là những vẫn đề xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin, xử lý và khai thác thông tin. Cụ thể là: - Xây dựng kế hoạch bổ sung nhân lực cho tương lai. Theo thống kê, vài năm tới sẽ có 2 cán bộ nghỉ hưu, cần được thay thế và kết hợp với huấn luyện, đào tạo lại nghiệp vụ. K53 Thông tin – Thƣ viện 64
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thu Thảo - Sắp xếp lại lao động cho hợp lý, bố trí làm việc theo ca để tăng giờ phục vụ. Trước mắt, để đáp ứng nhu cầu ôn thi cuối năm, trung tâm cần mở cửa phòng đọc ngoài giờ từ 17h đến 21h hàng ngày và phục vụ them vào ngày thứ 7. Và hiện tại TTTT – TV HVNH đã làm được điều đó, ngày càng đáp ứng nhu cầu cũng như nguyện vọng vủa sinh viên. - Việc đổi mới hoạt động TT –TV theo xu hướng hiện đại hóa đã tác động mạnh mẽ đến người dung tin, làm thay đổi thói quen, đồng thời cũng mở ra nhiều khả năng mới giúp NDT có thể chủ động tiếp cận các nguồn thông tin phong phú và đa dạng. Do đó việc cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong tiếp cận và sử dụng nguồn lực thông tin của thư viện là nhiệm vụ không thể thiếu được của người cán bộ thư viện. - Cán bộ thư viện cần phải trau dồi khả năng của mình trong công tác đào tạo NDT. - Cùng đó cơ cấu lại một số phòng, tổ nghiệp vụ cho phù hợp yêu cầu phát triển của Trung tâm. - Nâng cao đội ngũ cán bộ, phấn đấu 200 sinh viên/ cán bộ thư viện. trong đó tỉ lệ Thạc sĩ là 30%, cử nhân chuyên ngành thông tin thư viện là 35%, cử nhân các ngành khác là 25%, 10% là nhân viên thường trực và vệ sinh. - Tổ chức điều phối các hoạt động của Trung tâm 3.2.5 Đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ thông tin nhằm thu hút tối đa nguồn tin Sức mạnh của Trung tâm TT – TV là ở khả năng tổ chức và cung cấp và cung cấp các dịch vụ thông tin theo yêu cầu, ở khả năng tạo ra các sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao được người dung tin chấp nhận. Ngày nay nhu cầu về thông tin của người dung tin trong học Học viện đang tăng lên không ngừng và ngày càng đa dạng. Chính vì vậy, để có thể đáp ứng được nhu cầu đó, nhất thiết phải thực hiện việc đa dạng hóa các sản phẩm dịch thông tin. Ngoài các dịch vụ truyền thống như cung cấp dịch vụ truyền thống như cung cấp K53 Thông tin – Thƣ viện 65