Khóa luận Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần

1. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Thế kỷ 20 vừa qua là thế kỷ phát triển nhanh của khoa học công nghệ trong lịch sử nhân loại từ trước đến nay và nó đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tế - xã hội. Khoa học và công nghệ đã thúc đẩy nền kinh tế tri thức ngày càng phát triển với sản phẩm hàng hóa phong phú có hàm lượng trí tuệ cao, chất lượng tốt thỏa mãn nhu cầu của con người. Trong đó thông tin đã trở thành tài sản, là sức mạnh của mỗi quốc gia, gắn chặt với sự tồn tại và phát triển của xã hội và được sử dụng như một nguồn lực để phát triển kinh tế, đồng thời là yếu tố quyết định sự tiến bộ trong xã hội. Trong một xã hội như vậy thì những thông tin được cập nhật hàng ngày và nhu cầu tìm kiếm thông tin ngày một tăng lên. Để đáp ứng nhu cầu đó, các cơ quan thông tin – thư viện đã dùng mọi biện pháp và phương tiện để truyền tải thông tin một cách nhanh nhất và chính xác nhất tới người dùng tin. Hoạt động thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Theo các nhà kinh doanh thì đó là nền kinh tế thông tin, còn đứng về phía các nhà nghiên cứu thông tin thì họ có thể xây dựng được những “siêu xa lộ thông tin” chứng tỏ sự phát triển không ngừng của xã hội đã đưa con người theo kịp được những tiến bộ khoa học bằng con đường nhanh nhất. Đó chính là có được nguồn tin đáng tin cậy nhất. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin ra đời là kết quả tất yếu của hoạt động thông tin. Nó không chỉ là công cụ hữu ích, những cách thức hiệu quả phục vụ người dùng tin mà còn thể hiện trình độ phát triển của cơ quan thông tin. Trong những năm qua, các thư viện ở Việt Nam đã đạt được những thành quả quan trọng trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp Phạm Trang Nhung 1
2. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV ứng phần lớn nhu cầu của cộng đồng người sử dụng. Tuy nhiên, để tiến kịp với các thư viện tiên tiến, hiện đại trong khu vực và quốc tế, mỗi thư viện cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của mình và đặc biệt là chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu giao lưu, hội nhập và hợp tác giữa các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước. Với ý nghĩa và tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần” nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. Qua đó, đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong giai đoạn hiện nay. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 2.1. Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. Qua đó, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét và đánh giá về các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện. - Đề xuất những giải pháp, phương hướng phát triển và hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong giai đoạn tiếp theo nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục đích nghiên cứu trên, khóa luận có nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu đặc điểm các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. - Phân tích đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. - Đưa ra nhận xét và đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. Phạm Trang Nhung 2
3. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài: Mặc dù đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về sản phẩm và dịch vụ thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện trong cả nước nhưng đề tài: “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần” đến nay vẫn chưa có ai nghiên cứu. Vì vậy, tôi chọn đề tài này làm đề tài khóa luận của mình với hy vọng vận dụng những kiến thức đã học để làm rõ thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. Từ đó, đưa ra những phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần trong thời gian tới. 4. Phạm vi nghiên cứu: 4.1. Phạm vi về không gian - Nghiên cứu, khảo sát sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. 4.2. Phạm vi về thời gian - Nghiên cứu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần trong giai đoạn hiện nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: 5.1. Phương pháp luận Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, tôi đã áp dụng các phương pháp sau: - Chủ nghĩa duy vật biện chứng - Chủ nghĩa duy vật lịch sử 5.2. Phương pháp cụ thể - Phương pháp phỏng vấn và trao đổi - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp điều tra thực tế, quan sát - Phương pháp phân tích số liệu và tổng hợp thống kê Phạm Trang Nhung 3
4. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn 6.1. Đóng góp về lí luận: Khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ đó trong thư viện. 6.2. Đóng góp về thực tiễn: Phản ánh thực trạng phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần trong thời gian qua, phân tích những mặt đạt được cũng như những hạn chế trong việc xây dựng và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Từ đó, đưa ra các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế để Thư viện ngày càng phát triển và phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của Học viện trong thời kỳ đổi mới. 7. Bố cục của niên luận. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương: - Chương 1: Khái quát về Thư viện Học viện Hậu cần. - Chương 2: Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. - Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Học viện Hậu cần. Phạm Trang Nhung 4
5. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN HỌC VIỆN HẬU CẦN 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện Học viện Hậu cần Sự hình thành và phát triển của Thư viện Học viện Hậu cần gắn liền với sự hình thành và phát triển của Học viện Hậu cần. Trước yêu cầu của cách mạng và nhiệm vụ quân đội trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, đầu năm 1951, Tổng cục Cung cấp (nay là Tổng cục Hậu cần) mở lớp huấn luyện cán bộ Cung cấp đầu tiên. Sau 7 năm vừa xây dựng vừa đào tạo cán bộ, từ Lớp huấn luyện cán bộ Cung cấp đầu tiên đã phát triển thành Trường sĩ quan Hậu cần (1958) và Học viện Hậu cần (1974). Theo chỉ thị của Bộ Quốc phòng, tháng 8 năm 1980 một bộ phận của Học viện được tách ra để thành lập trường Trường sĩ quan Hậu cần. Ngày 16 tháng 3 năm 1996 Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 257/QĐ – QP hợp nhất Trường sĩ quan Hậu cần và Học viện Hậu cần. Từ tháng 4 năm 1996, Học viện Hậu cần trở thành nhà trường duy nhất đào tạo cán bộ hậu cần cho quân đội, đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học hậu cần quân sự. Trải qua 58 năm xây dựng và trưởng thành, Học viện Hậu cần đã đào tạo được hàng vạn sĩ quan và nhân viên chuyên môn kỹ thuật hậu cần các cấp, hoàn thành nhiều công trình khoa học có giá trị, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao nhiệm vụ chiến đấu và xây dựng của các lực lượng vũ trang. Thư viện Học viện Hậu cần ra đời cùng với sự ra đời của Học viện. Trước năm 1978 Thư viện trực thuộc Phòng Huấn luyện. Từ 1978 đến nay, Thư viện trực thuộc Phòng Thông tin Khoa học Công nghệ môi trường. Thư viện Học viện Hậu cần thành lập với cơ sở ban đầu hết sức nghèo nàn, chỉ có một phòng đọc sách rất nhỏ với vốn tài liệu ít ỏi gồm hơn 500 bản sách báo và 2000 bản tạp chí. Đến nay, Thư viện đã có hơn 50.000 đầu sách, Phạm Trang Nhung 5
6. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 51.800 bản báo, tạp chí, 957 luận văn, luận án, 173 tên phim, đĩa hình khoa học quân sự hàng năm phục vụ hơn 300 nghìn lượt người đọc với hơn 400 nghìn lượt tài liệu. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ Chức năng - Thư viện thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập của giảng viên và học viên trong Học viện. - Là trung tâm văn hóa, khoa học quân sự có chức năng tổ chức, xây dựng, thu thập, xử lý, bảo quản và cung cấp thông tin các tài liệu khoa học, chuyên ngành xã hội, chuyên ngành hậu cần quân sự cho cán bộ, giảng viên, và học viên tại Học viện. - Là trung tâm giải trí, cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm nhận thức của người dùng tin. Nhiệm vụ Trên cơ sở những chức năng trên thì Thư viện Học viện Hậu cần có những nhiệm vụ sau: - Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của Thư viện. Thực hiện công tác bổ sung các nguồn tài liệu kịp thời theo yêu cầu của độc giả, đồng thời tiến hành thanh lý các loại tài liệu không có giá trị sử dụng, lỗi thời, tài liệu hư hỏng, rách nát không thể khôi phục lại được, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học. - Tổ chức phục vụ cho cán bộ giảng viên, học viên, công nhân viên trong Học viện khai thác và sử dụng thuận lợi có hiệu quả các tư liệu do Thư viện quản lý. - Tổ chức lưu trữ và phục vụ bạn đọc tham khảo kết quả các công trình nghiên cứu như: luận án tiến sỹ, thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Học viện, cấp bộ, luận văn tốt nghiệp của các học viên. - Xây dựng quy chế làm việc của Thư viện, nội quy phòng mượn, Phạm Trang Nhung 6
7. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV phòng đọc. Làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên, học viên và công nhân viên của Học viện. - Xây dựng mối quan hệ hợp tác với thư viện các trường đại học, học viện để trao đổi tài liệu và chuyên môn nghiệp vụ. - Quản lý, nâng cấp và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất trang thiết bị của Thư viện. Tham gia các hoạt động nói chung của sự nghiệp thông tin – thư viện cả nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện cả nước phát triển. 1.3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Thư viện bao gồm 17 cán bộ. Trong đó: 01 truởng ban Thư viện và 16 cán bộ thư viện thuộc các phòng (phòng nghiệp vụ, phòng mượn, phòng Internet, phòng đọc sách – tài liệu, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử). Trưởng ban Thư viện: Là người chịu trách nhiệm chung về công tác thông tin – thư viện, trực tiếp lãnh đạo một số công việc cụ thể: Xây dựng chủ trương, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện phân công kiểm tra, đánh giá cán bộ. Các cán bộ được bố trí vào các phòng ban của Thư viện như sau: - Phòng nghiệp vụ: 2 cán bộ - Phòng mượn: 3 cán bộ - Phòng Internet: 3 cán bộ - Phòng đọc sách – tài liệu: 3 cán bộ - Phòng đọc báo – tạp chí: 2 cán bộ - Phòng đọc điện tử: 3 cán bộ Trình độ của cán bộ tại Thư viện hiện nay là: - 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ thông tin – thư viện. - 07 cán bộ có trình độ đại học (trong đó 5 cán bộ là cử nhân ngành thông tin – thư viện, 2 cán bộ là cử nhân ngành công nghệ thông tin). - 02 cán bộ có trình độ cao đẳng văn hóa nghệ thuật Quân đội. Phạm Trang Nhung 7
8. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV - 06 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ. Đội ngũ cán bộ của Thư viện Học viện Hậu cần có độ tuổi trung bình khá trẻ (25-40). Đây là độ tuổi rất thích hợp cho việc học tập, tiếp thu những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Đặc biệt, họ luôn tu được tu dưỡng về đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân thông qua buổi sinh hoạt kiểm điểm công tác và bàn kế hoạch công tác mới của cơ quan hàng tháng. Mô hình của Thư viện Học viện Hậu cần được bố trí như sau: Phòng Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trƣờng Ban thƣ viện Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng nghiệp mƣợn internet đọc sách, đọc báo, đọc điện vụ tài liệu tạp chí tử Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức tại Thư viện Học viện Hậu cần 1.4. Cơ sở vật chất Với định hướng phát triển hoạt động thông tin – thư viện, trong những năm gần đây, Học viện Hậu cần đã có sự quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện. Tổng diện tích của Thư viện hiện có khoảng 1.743m2, được bố trí tại tầng 1 và tầng 2 như sau:  Tầng 1 gồm có: - 01 phòng mượn, diện tích 150m2, được trang bị toàn bộ hệ thống giá Phạm Trang Nhung 8
9. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV mới bằng sắt, với sức chứa trên 100.000 bản sách. - 01 phòng nghiệp vụ, diện tích 60m2. - 01 phòng internet, diện tích là hơn 100m2 với 40 máy tính có nối mạng internet.  Tầng 2 gồm có 3 phòng - Phòng đọc điện tử, diện tích 50m2 với 20 máy tính có nối mạng intranet. - Phòng đọc sách – tài liệu - Phòng đọc báo – tạp chí Mỗi phòng có diện tích khoảng 70-80m2, được trang bị đầy đủ hệ thống điều hòa nhiệt độ, bàn ghế, giá kê, tủ mục lục và mỗi phòng đều có hệ thống máy vi tính để cán bộ làm việc và bạn đọc tìm kiếm thông tin. Ngoài ra, Thư viện còn được trang bị thêm một số thiết bị khác như: 09 máy in laser, 01 máy photocopy với màn hình cảm ứng khá hiện đại, 06 máy quét, 01 dây cáp quang, 01 phần mềm quản trị thư viện ILib. 1.5. Vốn tài liệu Trong hoạt động thông tin – thư viện, vốn tài liệu là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu bởi tất cả các sản phẩm và dịch vụ thông tin chỉ có thể đạt được hiệu quả khi được dựa trên nền tảng của vốn tài liệu được xây dựng và tổ chức tốt. Vốn tài liệu là một tập hợp có hệ thống các xuất bản phẩm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dưới nhiều dạng thức, được lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng nhiệm vụ của cơ quan thông tin – thư viện. Trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ các cơ quan thông tin – thư viện nói chung và Thư viện Học viện Hậu cần nói riêng đã coi trọng việc đảm bảo bổ sung đầy đủ vốn tài liệu dựa trên nguyên tắc lựa chọn (Nội dung, số lượng, ngôn ngữ, hình thức ) Phạm Trang Nhung 9
10. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Trong những năm qua, với nguồn kinh phí tương đối ổn định, Thư viện Học viện Hậu cần đã kết hợp mọi hình thức bổ sung, xây dựng và tạo lập một nguồn vốn tài liệu phong phú, đa dạng về loại hình. Tính đến nay, tổng số vốn tài liệu đã có hơn 250.000 bản sách các loại, 957 cuốn luận văn, luận án; 120 tên báo, tạp chí; hơn 200 đĩa CD-ROM và gần 15.672 trang tài liệu điện tử. Tổng số vốn tài liệu tại Thư viện được thể hiện theo nội dung và theo ngôn ngữ như sau: Loại hình tài liệu Số lƣợng/cuốn Tỷ lệ % Quân sự Hậu cần 78.000 31% Khoa học 72.000 28% Chính trị 55.000 22% Văn học 45.000 19% Tổng số 250.000 100% Bảng 1: Thành phần vốn tài liệu theo nội dung Ngôn ngữ Số lƣợng/cuốn Tỷ lệ % Sách tiếng Việt 119.604 47% Sách tiếng Nga 65.088 26% Sách tiếng Anh 32.821 13% Sách tiếng Pháp 25.664 10% Sách các ngôn ngữ khác 6.823 4 % Tổng số 250.000 cuốn 100% Bảng 2: Thành phần vốn tài liệu theo ngôn ngữ Phạm Trang Nhung 10
11. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin, Thư viện Học viện Hậu cần chia người dùng tin thành 4 nhóm sau: - Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý - Nhóm 2: Những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy - Nhóm 3: Các nghiên cứu sinh, học viên trong Học viện - Nhóm 4: Các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên Quốc phòng Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý Người dùng tin thuộc nhóm này gồm các thành phần như: Ban Giám đốc Học viện, lãnh đạo các phòng, khoa, ban Phần lớn các cán bộ quản lý của Học viện ngoài công việc quản lý họ còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song lại đặc biệt quan trọng. Yêu cầu thông tin của họ vừa có tầm bao quát rộng, vừa có giá trị thông tin cao, chính xác, đầy đủ và cụ thể, hay nói cách khác họ yêu cầu cung cấp thông tin dưới dạng thông tin toàn văn đã được cô đọng, bao gói xử lý, Thông tin cho nhóm đối tượng này ngoài những thông tin về đường lối, chính sách của Đảng,các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, khoa học quản lý thì họ cũng cần những thông tin về các lĩnh vực chuyên môn vì phần lớn cán bộ quản lý là giảng viên kiêm nhiệm. Bên cạnh loại hình ngôn ngữ tiếng Việt, họ còn sử dụng ngôn ngữ nước ngoài là tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp Đặc biệt nhóm đối tượng bạn đọc này rất eo hẹp về mặt thời gian. Vì vậy, hình thức cung cấp thông tin cho họ thường là những bản tin tóm tắt, tin vắn, tổng luận phân tích Nhóm 2: Những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy Gồm những cán bộ nghiên cứu, những người đang tham gia đề tài nghiên cứu ở các cấp từ cấp nhà nước, cấp Bộ đến cấp cơ sở các giáo sư, giảng viên Học viện Hậu cần. Họ thường quan tâm tới tài liệu sách báo Phạm Trang Nhung 11
12. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV chuyên sâu về từng ngành khoa học cụ thể, những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, hay những vấn đề liên quan trực tiếp tới đề tài hoặc công trình khoa học mà họ quan tâm. Nói cách khác, nhóm người dùng tin này thường quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, tài liệu về một ngành khoa học cụ thể ở diện hẹp, nhưng phải là những tài liệu thực sự có giá trị nghiên cứu. Ngoài ra, các tài liệu hồi cố xa hay gần cũng được họ chú ý tùy thuộc vào ngành khoa học nghiên cứu. Bạn đọc nhóm này thường có nhu cầu được cung cấp tài liệu gốc, ngoài ra họ thường sử dụng các loại báo, tạp chí trong và ngoài nước vì hầu hết họ có trình độ ngoại ngữ cao. Nhóm 3: Các nghiên cứu sinh, học viên trong Học viện Đây là lưu lượng người dùng tin đông đảo trong Thư viện. Người dùng tin thuộc nhóm này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm luận văn, luận án tốt nghiệp. Thông tin mà họ cần thường là những thông tin mang tính hệ thống và không quá chuyên sâu, đó là những kiến thức khái quát về các ngành khoa học. Họ quan tâm cả những tài liệu mới và tài liệu hồi cố, các luận án, luận văn. Nhóm 4: Các sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng Thông tin cho nhóm này phải là những thông tin mới nhất, cập nhật nhất. Lĩnh vực khoa học họ quan tâm rất đa dạng, phong phú, họ quan tâm đến tất cả các vấn đề đang xảy ra xung quanh trong xã hội như: Chính trị xã hội, kinh tế, văn hóa, an ninh trong nước và ngoài nước. Hơn nữa nhu cầu của nhóm bạn đọc này thường nảy sinh trong những điều kiện lịch sử cụ thể của đất nước hay những biến động của xã hội. Họ thường quan tâm đến báo, tạp chí, các bản tin nhanh . Việc phân chia thành từng nhóm người dùng tin trên chỉ mang tính chất tương đối. Vì trên thực tế có nhiều người dùng tin vừa là cán bộ lãnh đạo, Phạm Trang Nhung 12
13. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV quản lý vừa là cán bộ nghiên cứu khoa học Vì vậy, người cán bộ thư viện cần nắm bắt nhu cầu tin của từng nhóm đối tượng người dùng tin cụ thể để có thể đáp ứng yêu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Phạm Trang Nhung 13
14. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HỌC VIỆN HẬU CẦN 2.1. Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin – thƣ viện. Đã từ lâu vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin của cơ quan thông tin – thư viện trong đó có các thư viện đại học, học viện luôn nhận được sự quan tâm, chú ý. Chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng của công tác phục vụ bạn đọc của cơ quan thông tin – thư viện đó. Sản phẩm nhìn từ tính chất lao động tại khu vực các cơ quan thông tin – thư viện được định nghĩa như sau: “Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân/ tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.”[13, tr.21] Như vậy quá trình tạo ra sản phẩm chính là quá trình xử lý thông tin như: biên mục, phân loại, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan cũng như các quá trình phân tích tổng hợp thông tin khác. Quá trình xử lý thông tin của cán bộ thư viện tại trung tâm thông tin – thư viện đó đã tạo lên một hệ thống sản phẩm thông tin ngày càng có chất lượng cao, dễ sử dụng và việc sử dụng đó đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng. Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm thì dịch vụ là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong các hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau trong xã hội. Và trong hoạt động thông tin – thư viện thì dịch vụ thông tin bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu tin và trao đổi thông tin của người sử dụng trong các cơ quan thông tin – thư viện nói chung. Rõ ràng, sản phẩm và dịch vụ thông tin của các cơ quan thông tin – thư viện chính là kết quả của việc xử lý và hệ thống hóa các nguồn tin đã có, Phạm Trang Nhung 14
15. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV nhằm tạo cho con người có thể khai thác được theo những mục đích của riêng mình. Chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ cho thấy chất lượng phục vụ, chất lượng đáp ứng nhu cầu tin cho người sử dụng. Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin là thuộc nhóm nhu cầu tinh thần. Có nhu cầu chỉ cần giúp người sử dụng ở mức trao đổi thông tin, trong khi đó có nhu cầu ngoài việc trao đổi thông tin người sử dụng dịch vụ còn cần được cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn những nhu cầu khác của họ. - Sản phẩm và dịch vụ thông tin là nguồn lực chính của nền kinh tế tri thức, nền kinh tế hiện đại. - Sản phẩm và dịch vụ thông tin là tấm gương phản ánh di sản trí tuệ chung của con người, là công cụ thiết yếu để con người khai thác và sử dụng có hiệu quả di sản chung của nhân loại đó nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của mình. Chính các sản phẩm và dịch vụ thông tin đó đã tạo điều kiện cho mọi lĩnh vực trong đời sống của con người được phát triển một cách liên tục trong thời gian và qua không gian. Ngoài ra, các sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các lĩnh vực đó với nhau. - Chúng ta có thể nhận thấy rằng trong ngành thư viện việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin đã được chú trọng đầu tư có chiến lược. Từ các sản phẩm và dịch vụ truyền thống đã ra đời các sản phẩm và dịch vụ thông tin có ứng dụng công nghệ mới. Điều đó khẳng định tầm quan trọng không thể thiếu được của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với một cơ quan thông tin – thư viện. Đối với các cơ quan thông tin – thư viện thì sản phẩm và dịch vụ thông tin là cầu nối giữa cơ quan thông tin – thư viện và người dùng tin, là cầu nối giữa thông tin với người sử dụng thông tin, giữa cán bộ thư viện với người dùng tin. Ngày nay, với lượng thông tin không ngừng tăng lên cả về số lượng và chất lượng cùng với sự ra đời của công nghệ tin học và viễn thông đã cho phép việc khai thác thông tin không bị giới hạn về thời gian và không gian. Phạm Trang Nhung 15
16. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Chính vì vậy, đòi hỏi các cơ quan thông tin – thư viện đặc biệt là các trung tâm thông tin – thư viện tại các trường đại học, các học viện phải cung cấp thông tin đến người dùng tin một cách nhanh nhất, cập nhật, chính xác và hiệu quả nhất. Để làm được điều này Thư viện Học viện Hậu cần không ngừng nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Sản phẩm và dịch vụ thông tin được coi là một trong những yếu tố của cơ sở vật chất là nguồn lực để phát triển chất lượng hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện. Là phương tiện không thể thiếu với người dùng tin khi đến bất cứ một cơ quan thông tin – thư viện nào, là phương tiện để quản lý hoạt động và là tiêu chuẩn để đánh giá sự thỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư viện. Sản phẩm và dịch vụ thông tin khi được mô tả, biên soạn theo đúng phương pháp và được bạn đọc sử dụng một cách khoa học vào đúng mục đích thì nó không chỉ đảm bảo cho việc thực hiện tốt các chức năng của một cơ quan thông tin – thư viện mà còn góp phần tích cực và hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc của cán bộ thư viện và người dùng tin. Nhưng điều này chỉ mang lại hiệu quả đối với những sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại nhiều hơn so với các sản phẩm và dịch vụ thông tin truyền thống. Xét ở góc độ là nguồn lực của cơ quan thông tin – thư viện thì sản phẩm và dịch vụ thông tin giữ một vai trò quan trọng trong việc phát triển tại cơ quan đó. Điều đáng nói ở đây là chúng ta cần xây dựng và ứng dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đó sao cho phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đặc thù của cơ quan mình nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin của người dùng tin. Đó là việc phải hiện đại hóa, đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin, nhằm mang lại hiệu quả nhất định cho người sử dụng. Muốn làm được như vậy thì các cơ quan thông tin – thư viện phải nắm vững tầm quan trọng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để từ đó có chính sách bảo quản và phát triển chúng ngày càng có hiệu quả hơn. Phạm Trang Nhung 16
17. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Từ khi thành lập đến nay, tuy cơ sở vật chất còn nghèo nàn nhưng Thư viện Học viện Hậu cần đã có những bước phát triển vượt bậc và đã từng bước xây dựng được hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho mọi hoạt động thông tin của mình. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện cũng đã phần nào phát huy vai trò và tầm quan trọng của mình trong việc thỏa mãn nhu cầu cho người dùng tin. Từ các mục lục phiếu, thư mục đến các cơ sở dữ liệu được xây dựng từ chính các cán bộ của Thư viện. Công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện Học viện Hậu cần luôn có mặt các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất cho người dùng tin. Ta có thể nói qua một số sản phẩm và dịch vụ thông tin cơ bản bao gồm cả truyền thống và hiện đại mà ngày nay rất nhiều thư viện đều phải có trong đó Thư viện Học viện Hậu cần cũng không ngoại lệ.  Sản phẩm và dịch vụ thông tin truyền thống - Hệ thống mục lục - Thư mục - Ấn phẩm thông tin - Cung cấp tài liệu (cho mượn về nhà, sao chụp, đọc tại chỗ) - Trao đổi thông tin (triển lãm, hội nghị, hội thảo )  Sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại - Cơ sở dữ liệu - Trang web - Khai thác mạng thông tin Việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin là một công việc khó khăn, lâu dài, đòi hỏi nhiều công sức của cán bộ thông tin – thư viện. Song việc quản lý và phát triển càng khó khăn hơn, vì nếu không quản lý và sử dụng hiệu quả sẽ gây tồn kho và lãng phí nghiêm trọng với bất kỳ cơ quan Phạm Trang Nhung 17
18. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV thông tin – thư viện nào. Do sản phẩm và dịch vụ thông tin có một vai trò vô cùng to lớn trong hoạt động của thư viện là đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Vì thế, từ khi hình thành và phát triển cho đến nay Thư viện Học viện Hậu cần luôn cố gắng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, có chất lượng cao và dễ sử dụng. 2.2. Sản phẩm thông tin tại Thƣ viện Học viện Hậu cần Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin. Sản phẩm thông tin ở cơ quan thông tin – thư viện nào càng đa dạng thì việc đáp ứng nhu cầu thông tin ở đó càng có hiệu quả. Cho đến nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã có những sản phẩm sau: 2.2.1. Hệ thống mục lục thư viện truyền thống Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trật tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin – thư viện [13, tr.37] Hệ thống mục lục là công cụ tra tìm tài liệu vô cùng quan trọng trong các thư viện và cơ quan thông tin với các chức năng phản ánh toàn bộ các xuất bản phẩm có trong thư viện và cơ quan thông tin theo các đặc điểm khác nhau như: vần chữ cái tiêu đề mô tả (tên tài liệu hay tên tác giả), nội dung hay chủ đề của tài liệu. Mục lục cũng là công cụ quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới thiệu sách của thư viện “ một trong những phương tiện có hiệu lực nhất để giới thiệu nội dung kho sách, giúp người đọc lựa chọn sách là mục lục thư viện ”. Vì vậy, nó giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình tìm tin của thư viện. Bất kỳ một thư viện nào có cấu tạo hệ thống mục lục tốt thì không chỉ làm thỏa mãn những yêu cầu sẵn có của bạn đọc mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đề mới kích thích việc đọc tài liệu. Nhờ có mục lục mà bạn đọc có Phạm Trang Nhung 18
19. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV thể tra tìm tài liệu một cách dễ dàng, làm thỏa mãn nhu cầu tin của mình. Hay nói cách khác đó là cơ sở để bạn đọc lựa chọn tài liệu và mượn tài liệu. Tại Thư viện Học viện Hậu cần mục lục giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Thư viện. Hệ thống mục lục thư viện truyền thống tại Thư viện Học viện Hậu cần gồm có 3 loại: - Mục lục chữ cái - Mục lục phân loại - Mục lục chuyên đề 2.2.1.1. Mục lục chữ cái Mục lục chữ cái là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Nó mang tính phổ cập và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng bạn đọc, nhất là bạn đọc lần đầu tiên đến thư viện. Mục lục chữ cái luôn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong hệ thống mục lục của thư viện. Một cơ quan thông tin – thư viện muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng thông tin đến bạn đọc một cách đầy đủ, chất lượng thì cơ quan đó phải xây dựng cho mình một hệ thống mục lục chữ cái tương đối hoàn chỉnh, cập nhật tài liệu mới về một cách thường xuyên. Có thể nói mục lục chữ cái là phương tiện tra cứu thông dụng nhất đối với bạn đọc, giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung trao đổi, công tác chỉ dẫn thư mục, thông tin khi trả lời các yêu cầu của bạn đọc. Nếu như bạn đọc biết một trong những chi tiết của cuốn sách như: tên tác giả cá nhân, tác giả tập thể, tên tài liệu chính xác là có thể tìm được tài liệu. Nhưng với loại mục lục chữ cái này chỉ thỏa mãn yêu cầu của bạn đọc khi đã biết được tên tác giả hoặc tên tài liệu. Vì vậy, để bạn đọc tìm tài liệu đúng theo yêu cầu của mình thì ngoài mục lục chữ cái ra thì thư viện cần phải có mục lục khác để hỗ trợ bạn đọc tìm đúng tài liệu theo yêu cầu. Cho đến thời điểm này tại Thư viện Học viện Hậu cần thì hệ thống mục lục chữ cái chỉ tồn tại dưới dạng tên tài liệu chứ không có mục lục chữ cái Phạm Trang Nhung 19
20. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV theo tên tác giả. Mục lục chữ cái tên sách: là hệ thống mục lục mà các phiếu mục lục được sắp xếp theo trật tự vẫn chữ cái tên tài liệu được phản ánh. Mục lục này sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái đầu tên tài liệu. Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu rất nhanh chóng khi đã biết tên sách. Nói chung mục lục chữ cái của Thư viện Học viện Hậu cần đã cho thấy những ưu điểm như sau: - Các phiếu được mô tả đúng quy tắc, rõ ràng, in đẹp. - Các phiếu được in và ép plastic nhằm bảo quản phiếu tránh rách nát, hư hỏng. - Các phiếu mô tả được sắp xếp theo đúng trật tự của vần chữ cái. - Hệ thống mục lục chữ cái được xây dựng khá chi tiết, chặt chẽ khoa học phục vụ có hiệu quả cho việc tra tìm tài liệu của bạn đọc. Đồng thời cũng nhờ có hệ thống mục lục chữ cái này mà đã phần nào giúp cho cán bộ thư viện nắm bắt được tình hình vốn tài liệu của thư viện mình như sách nát, mất, hư hỏng. Tuy nhiên, cho đến nay, Thư viện Học viện Hậu cần chưa vẫn chưa xây dựng được mục lục chữ cái tên tác giả. Điều này cũng gây ra những cản trở trong việc tìm kiếm thông tin khi mà bạn đọc chỉ nhớ tên tác giả mà không nhớ được tên tài liệu. 2.2.1.2. Mục lục phân loại Mục lục phân loại là loại hình mục lục phản ánh về mặt nội dung của tài liệu theo các lĩnh vực khoa học như: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội Đây là một loại mục lục được xây dựng dựa trên khung phân loại mà bản thân các khung phân loại này lại được xây dựng dựa trên cơ sở phân loại khoa học. Theo từ điển giải nghĩa của thư viện học “Mục lục phân loại là một mục lục trong đó có các phiếu miêu tả được sắp xếp phù hợp với nội dung của kho sách theo ngành tri thức và theo cấu trúc khung phân loại nhất định”. Phạm Trang Nhung 20
21. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Thư viện Học viện Hậu cần đang sử dụng duy nhất bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, bảng phân loại này phần nào đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong thời gian dài. Bảng phân loại 19 lớp Thư viện Học viện Hậu cần đang sử dụng được trình bày như sau: 0 Tổng loại 1 Triết học. Tâm lý học. Logic học 2 Chủ nghĩa vô thần 3K Chủ nghĩa Mác-Lênin 3K5H Hồ Chí Minh 3KV Đảng Cộng sản Việt Nam 32 Chính trị 33 Kinh tế 30 Khoa học xã hội 31 Thống kê 34 Pháp luật 36 Bảo trợ xã hội 37 Giáo dục 38 Văn hóa 39 Công tác văn hóa quần chúng 8 Nghiên cứu văn học 9 Lịch sử 90 Khảo cổ học-Dân tộc học 91 Địa lý Bảng 4: Bảng phân loại 19 lớp tại Thƣ viện Học viện Hậu cần Phạm Trang Nhung 21
22. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Trong mục lục phân loại các phích được sắp xếp theo môn loại tri thức. Môn loại tri thức mục chính được xếp trước, tiếp đến là các mục nhỏ hơn. Nếu như các ký hiệu phân loại giống nhau thì xếp theo vần chữ cái tên tài liệu. Ví dụ: Để tìm một cuốn sách có tên là: “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân tỉnh Cần Thơ”, bạn đọc sẽ phải vào phiếu môn loại tri thức mục chính có ký hiệu là: “355(V)09 Lịch sử lực lượng vũ trang Việt Nam”. Tiếp đó sẽ tìm được phích có kí hiệu là: “355(V)(092)”. Đây chính là kí hiệu môn loại của tài liệu mà bạn đọc cần tìm. 355 (V) 09 Lịch sử lực lượng vũ trang Việt Nam Phiếu mô tả tiêu đề chính - Trong đó: 355 (V) 09: Ký hiệu môn loại (mục chính) 355 (V) (092) Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân 1793 tỉnh Cần Thơ. - Cần Thơ: Bộ chỉ huy Quân sự Cần Thơ; 1995. - 135tr; 20cm Phiếu mô tả tên tài liệu - Trong đó: 355 (V)(092): Ký hiệu môn loại 1793: Ký hiệu xếp giá Phạm Trang Nhung 22
23. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Chức năng chủ yếu và quan trọng nhất của mục lục phân loại là phản ánh nội dung kho tài liệu của thư viện một cách đầy đủ nhất. Vì vậy, nó giúp bạn đọc tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung (tức là theo môn loại tri thức) và sẽ đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc khi chưa biết cụ thể về tài liệu mình cần hoặc khi bạn đọc muốn tìm hàng loạt tài liệu về lĩnh vực mình quan tâm. Chẳng hạn người dùng tin muốn tìm một cuốn sách nào đó mà lại quên tên sách, tên tác giả mà chỉ nhớ được chủ đề thì hướng đến tủ phân loại đã ghi rõ từng ngành khoa học. Như vậy, ô phiếu của ngành đó sẽ giúp người dùng tin biết được cuốn sách đó có hay không có ở kho. Đồng thời, mục lục phân loại cũng giúp cán bộ thư viện nắm được thành phần, cơ cấu của kho sách để từ đó tiện cho việc theo dõi, bổ sung, biên soạn thư mục chuyên đề, chọn tài liệu để tổ chức triển lãm, giới thiệu sách theo chuyên đề. Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã tổ chức được các hình thức mục lục phân loại như: - Mục lục phân loại sách - Mục lục phân loại các bài trích báo, tạp chí - Mục lục phân loại luận án, luận văn - Mục lục phân loại các công trình nghiên cứu khoa học Trong quá trình hiện đại hóa, tự động hóa công tác thông tin – thư viện, nhiều thư viện lớn đã dần xây dựng hệ thống mục lục điện tử, mục lục trực tuyến phục vụ hoạt động của mình. Song hệ thống mục lục truyền thống, đặc biệt là mục lục phân loại vẫn là dạng mục lục căn bản không thể thiếu bởi hiệu quả nó mang lại. Kho tài liệu của Thư viện Học viện Hậu cần không chỉ bao gồm các tài liệu tiếng Việt mà còn bao gồm rất nhiều tài liệu được xuất bản bằng nhiều thứ tiếng khác nhau như: Anh, Trung Quốc, Nga Nhưng hiện nay, Thư viện vẫn chưa xây dựng được mục lục phân loại theo ngôn ngữ. Điều này gây ra Phạm Trang Nhung 23
24. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV những khó khăn khi bạn đọc muốn nghiên cứu về các tài liệu theo một ngôn ngữ nước ngoài cụ thể. 2.2.1.3. Mục lục chuyên đề Mục lục chuyên đề ở Thư viện Học viện Hậu cần được tổ chức nhằm thỏa mãn tốt hơn nhu cầu về tài liệu theo một chuyên đề cụ thể mà trong mục lục phân loại các loại tài liệu này nằm tản mạn ở nhiều chỗ khác nhau (vì tài liệu về một chuyên đề có thể thuộc nhiều ngành tri thức, nhiều môn loại, và nhiều loại hình tài liệu khác nhau) gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Ví dụ: Chuyên đề “Hồ Chí Minh - Anh hùng giải phóng dân tộc - Nhà văn hóa lớn”. Trong mục lục phân loại tài liệu này có thể nằm ở nhiều nơi khác nhau phụ thuộc vào nội dung, thể loại, loại hình của tài liệu và được xếp theo một trật tự khác, cố định theo một bảng phân loại. Ở mục lục chuyên đề các tài liệu này được sắp xếp linh hoạt theo những chuyên đề nhỏ mà thư viện thấy cần thiết cho người đọc. Ví dụ: Ở chuyên đề: “Hồ Chí Minh” tất cả các tài liệu viết về Hồ Chí Minh bao gồm các bài báo, thơ, văn xuôi sẽ được sắp xếp chung vào một nơi, rất thuận tiện cho người dùng tin trong việc tìm kiếm tài liệu về đề tài này. Mục lục chuyên đề đáp ứng một cách hiệu quả nhu cầu tin của người đọc, giúp họ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc tìm kiếm tài liệu theo một chuyên đề cụ thể, vì người đọc thường không nắm được cấu trúc của bảng phân loại lại rất ngại mất thời gian tìm hiểu. 2.2.2. Ấn phẩm thư mục Ấn phẩm thư mục là sản phẩm của quá trình xử lý thông tin. Ấn phẩm thư mục là công cụ tra cứu quan trọng cùng với các công cụ tra cứu khác như: mục lục, cơ sở dữ liệu nhằm giúp cho người dùng tin tìm kiếm được những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ. Đây là một trong những sản phẩm không thể thiếu được trong thư viện. Phạm Trang Nhung 24
25. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Có thể nói, Thư viện Học viện Hậu cần đã biên soạn được các ấn phẩm thư mục đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung, luôn bám sát các nhiệm vụ giảng dạy theo từng chuyên ngành đào tạo của Học viện, các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, nhu cầu bạn đọc. Các dạng thư mục hiện có tại Thư viện bao gồm: - Thư mục thông báo - Thư mục giới thiệu - Thư mục chuyên đề 2.2.2.1. Thư mục thông báo Thư mục này gồm 2 loại chính:  Thư mục thông báo sách, tư liệu mới: Đây là loại thư mục được biên soạn bao gồm tập hợp những thông tin về các tài liệu mới được bổ sung vào thư viện. Việc biên soạn thư mục thông báo sách, tư liệu mới giúp cho bạn đọc nắm được thông tin về các tài liệu đó một cách nhanh nhất, kịp thời và chính xác. Thư mục thông báo sách mới chiếm một số lượng lớn trong các loại thư mục, vì đây là loại thư mục được biên soạn thường xuyên nhất, phổ biến nhất, qui trình biên soạn cũng có phần đơn giản mà bất cứ cán bộ thư viện nào cũng có thể làm tốt được công tác biên soạn này. Thông thường, thư mục này được Thư viện biên soạn ngay sau khi những sách mới, tài liệu mới đưa vào sẵn sàng phục vụ bạn đọc.  Thư mục thông báo khoa học: Là thư mục mang tính chuyên sâu, có nhiệm vụ thông báo các tài liệu quan trọng về các ngành tri thức, đặc biệt là các tài liệu hậu cần quân sự, chính trị nhằm hỗ trợ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện. Thư mục này tập hợp tương đối đầy đủ các tài liệu cũ và mới trong Thư viện. Việc biên soạn thư mục thông báo khoa học cần được tiến hành chính xác, đảm bảo tính khoa học, đảm bảo qui trình biên soạn. Chính vì thế, Thư Phạm Trang Nhung 25
26. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV viện Học viện Hậu cần luôn có kế hoạch cụ thể cho việc biên soạn loại thư mục này. Ba nội dung lớn thư mục thông báo khoa học thường đề cập: - Thư mục về công tác Đảng, công tác chính trị trong lực lượng vũ trang nhân dân: Phục vụ cho việc xây dựng lý luận và đúc kết kinh nghiệm công tác Đảng, công tác chính trị, góp phần nâng cao nhận thức chính trị cho cán bộ, học viên trong học viện. Thư viện Học viện Hậu cần đã biên soạn hàng trăm thư mục loại này. Trong đó, phải kể đến các thư mục như: “Về kỷ luật quân đội”, “Phát huy bản chất giai cấp công nhân và truyền thống vẻ vang của quân đội ta” - Thư mục thông báo khoa học phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học quân sự: Đối tượng phục vụ của loại thư mục này là cán bộ nghiên cứu khoa học quân sự. Nó đề cập đến nhiều vấn đề như hậu phương, hậu cần trong chiến tranh Đặc điểm của thư mục này là luôn bám sát những nhiệm vụ cấp bách của hoạt động khoa học quân sự trong Học viện. Nó thường được biên soạn toàn diện (cả lý thuyết lẫn thực tiễn) cung cấp tài liệu có hệ thống cho cán bộ nghiên cứu. Trong đó nhiều thư mục được biên soạn thành bộ rất có giá trị. Thư mục này còn đi sâu giới thiệu các tài liệu liên quan đến nghệ thuật hậu cần quân sự, có tác dụng tích cực đối với cán bộ chỉ huy các đơn vị. - Thư mục thông báo khoa học phục vụ tổng kết công tác đảm bảo hậu cần trong chiến tranh. Tổng kết công tác đảm bảo hậu cần trong chiến tranh là một nhu cầu cấp bách trong nghiên cứu khoa học quân sự nhằm đúc kết lại những kinh nghiệm quí báu về nghệ thuật hậu cần quân sự lưu lại cho thế hệ sau. Đáp ứng nhu cầu này, Thư viện đã biên soạn thư mục thông báo khoa học tổng kết công tác hậu cần trong chiến tranh. Các bảng thư mục loại này được tổng kết từ nhiều nguồn tài liệu, cả tài liệu công bố và cả tài liệu không công bố, giúp cho cán bộ nghiên cứu làm công tác tổng kết hậu cần có cái nhìn khái quát, Phạm Trang Nhung 26
27. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV khách quan và sâu rộng về những sự kiện lịch sử cần thiết cho chuyên đề nghiên cứu của mình. Trong những năm qua, việc xây dựng các thư mục thông báo khoa học đã và vẫn đang được tiến hành phù hợp với đặc thù của Học viện Hậu cần, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Trong “Thư mục thông báo”, tài liệu được mô tả theo qui tắc mô tả tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International Standard bibliographic description), bên dưới tên tài liệu là ký hiệu kho, ký hiệu xếp giá giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần. Những bản thư mục này được phát cho các khoa, phòng ban, bộ môn và được giới thiệu ở các bộ phận phục vụ cho người dùng tin sử dụng. Các thư mục này đã góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của cán bộ giảng viên và học viên trong Học viện. 2.2.2.2. Thư mục giới thiệu Thư viện Học viện Hậu cần biên soạn loại hình thư mục này nhằm tuyên truyền các tài liệu phục vụ cho 2 mục đích chính: Hỗ trợ cho việc học tập nâng cao trình độ hiểu biết về mọi mặt của của cán bộ, học viên và phục vụ cho công tác tuyên truyền. Thư mục này được biên soạn nhân những sự kiện chính trị, văn hóa, xã hội lớn của đất nước, của quân đội. Ví dụ: Đầu năm 2000 biên soạn thư mục: “Đảng vinh quang, Bác Hồ vĩ đại, đất nước phồn vinh tiến vào thế kỷ 21” (phục vụ cuộc thi do báo Tiền phong tổ chức) Năm 2004, nhân dịp kỷ niệm 50 năm chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, Thư viện đã biên soạn thư mục: “Lừng lẫy Điện Biên, chấn động địa cầu” 2.2.2.3. Thư mục chuyên đề Là hình thức tập hợp các các tài liệu, luận văn, bài viết chuyên ngành hậu cần quân sự dựa trên cơ sở tài liệu có trong Thư viện Học viện Hậu cần cùng với một số tài liệu khai thác qua mạng Intranet, Internet. Loại thư mục Phạm Trang Nhung 27
28. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV này cung cấp cho cán bộ, giáo viên, các nhà nghiên cứu, học viên trong Học viện một các tương đối toàn diện và có hệ thống các nguồn thông tin về một vấn đề cụ thể. Trong phần chính của thư mục có các biểu ghi có tóm tắt nội dung, ký hiệu xếp giá ở kho, hay địa chỉ các nguồn thông tin trên mạng Internet, rất thuận tiện cho việc tìm tin. Hàng năm, Thư viện đều phối hợp với các khoa giảng dạy trong trường để biên soạn các thư mục chuyên đề phù hợp với các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện. Ví dụ: năm 2008, Thư viện phối hợp với khoa Chỉ huy Hậu cần biên soạn, xuất bản hai thư mục chuyên đề: “công tác Hậu cần chiến dịch Hồ Chí Minh” và “Hậu cần quân sự địa phương, hậu cần nhân dân địa phương và hậu cần khu vực phòng thủ.” Có thể nói rằng, việc biên soạn thư mục chuyên đề tại Thư viện Học viện Hậu cần cũng đem lại hiệu quả cao vì nhu cầu sử dụng loại thư mục này của bạn đọc là khá phổ biến. 2.2.3. Ấn phẩm thông tin chuyên đề Trong xã hội bùng nổ thông tin như hiện nay, nguồn thông tin chính xác là cực kỳ quan trọng trong các hoạt động xã hội. Trong lĩnh vực hậu cần quân sự vai trò của thông tin ngày càng được khẳng định. Từ những năm 90, Thư viện đã biên soạn ấn phẩm thông tin có giá trị như: “Thông tin chuyên đề”. Đây là tập hợp các các bài viết của các nhà khoa học cập đến các lĩnh vực về một chuyên đề đang được quan tâm, thông thường là các vấn đề hậu cần quân sự. Nó bao gồm những thông tin cần thiết tùy theo mục đích phục vụ đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chiến lược và đặc thù quân đội. Các chuyên đề này thường do Thư viện tự quyết định dựa vào yêu cầu của nhiệm vụ chính trị, quân sự của Học viện Hậu cần. Ấn phẩm thông tin thường ra hàng tháng hoặc 2 tháng 1 kỳ. Tổng cộng đã ra được hơn 70 số “Thông tin chuyên đề”, trong đó phải kể đến các ấn phẩm như: Thông tin Phạm Trang Nhung 28
29. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV chuyên đề số 20: “Xu hướng phát triển công nghệ và ứng dụng trong lĩnh vực Hậu cần”, Thông tin chuyên đề số 49: “Xây dựng lực lượng dự bị động viên Hậu cần sư đoàn bộ binh khung thường trực”, Thông tin chuyên đề số 52: “tác chiến và đảm bảo hậu cần tác chiến bảo vệ vùng biển hải đảo” Qua đây, có thể thấy công tác biên soạn ấn phẩm thông tin của Thư viện Học viện Hậu cần là một hoạt động khá thường xuyên và đặc thù, không chỉ tạo ra các ấn phẩm thông tin có chất lượng mà còn là một hoạt động chính yếu nhằm thỏa mãn nhu cầu tin cho mọi đối tượng người dùng tin. Các ấn phẩm thông tin ra đời là các sản phẩm thông tin chuyên nghiệp, ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng tốt nhiệm vụ chính trị, quân sự mà Học viện Hậu cần đang đảm nhiệm. Nhìn chung, công tác biên soạn thư mục và ấn phẩm thông tin của Thư viện Học viện Hậu cần luôn được chú trọng và tiến hành thường xuyên, đều đặn. Các sản phẩm ngày càng phong phú, đáp ứng kịp thời với nhu cầu tài liệu của bạn đọc trong Học viện. 2.2.4. Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực trong hoạt động tin học, nghiên cứu cơ chế, nguyên lý và phương pháp tổ chức các nhóm dữ liệu nhằm phục vụ cho việc khai thác dữ liệu trong hệ thống tin học ứng dụng nói chung và trong hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin ở các trung tâm thông tin – thư viện nói riêng. Cơ sở dữ liệu là bộ phận không thể thiếu trong hệ thống thông tin – thư viện hiện đại. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ của máy tính [13,tr.82]. Theo bản chất của thông tin, cơ sở dữ liệu được chia thành: - Cơ sở dữ liệu thư mục: chứa các thông tin thư mục và cũng có khi chưa có tóm tắt. - Cơ sở dữ liệu dữ kiện: chứa các thông tin về các đặc tính kỹ thuật, sự kiện kinh tế xã hội. Phạm Trang Nhung 29
30. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV - Cơ sở dữ liệu số liệu: Chứa các thông tin về số liệu thống kê, các chỉ số, các thông số. - Cơ sở dữ liệu văn bản: Chứa các thông tin về tài liệu cấp 2. Hiện nay, cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được xây dựng trên phần mềm ILib - giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện tại Việt Nam do công ty CMC của Việt Nam nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của thư viện và là phần mềm phát triển theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: Dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các nhu cầu về tiêu chuẩn và nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn an toàn dữ liệu. Vì vậy, rất tiện ích cho mọi đối tượng sử dụng nó. Từ năm 2005, Thư viện Học viện Hậu cần đã bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ILib, phần mềm này chứa dựng toàn bộ các cơ sở dữ liệu về sách giáo trình, tài liệu tham khảo mà Thư viện có với số lượng là 39.248 biểu ghi. Cụ thể cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện Hậu cần được thống kê như sau: STT CSDL Số biểu ghi 1 Giáo trình 19.920 2 Sách tham khảo 14.458 3 Báo-tạp chí 4029 4 Luận văn, luận án 841 Tổng số 39.248 Bảng 3: Các cơ sở dữ liệu tại Thư viện Phạm Trang Nhung 30
31. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Ngôn ngữ tài liệu xử lý: Việt, Nga, Anh, Pháp . Mục tiêu phục vụ: Đáp ứng các nhu cầu về nghiên cứu, giảng dạy và học tập của tất cả cán bộ, giảng viên, học viên trong học viện. Phiếu nhập tin của cơ sở dữ liệu tài liệu của thư viện bao gồm các trường chứa thông tin sau: - Các thông tin thư mục (tương đương với các thông tin mô tả ấn phẩm theo ISBD). - Các chỉ số phân loại, từ khóa. - Một số thông tin khác như: chủ đề, tóm tắt, chú giải. Cơ sở dữ liệu được xây dựng đem lại những tiện ích lớn trong công tác tra cứu tin bởi những ưu điểm của nó: nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện Tuy nhiên, trong việc lập các cơ sở dữ liệu tại Thư viện Học viện Hậu cần, vấn đề nan giải là việc đánh từ khóa cho tài liệu. Do thiếu một từ điển từ chuẩn thống nhất (đặc biệt là từ điển từ chuẩn quân sự), và do có nhiều người tham gia vào việc tạo lập cơ sở dữ liệu với những trình độ hiểu biết về thông tin, tin học cũng như kiến thức khoa học chuyên sâu khác nhau nên việc định từ chuẩn từ khóa nhiều khi không chính xác và thiếu thống nhất. Ví dụ như: Cùng một cuốn sách có tên là: “Tập trung lực luợng hậu cần của toàn quân, khả năng bảo đảm của cả nước, tạo thế vững lực mạnh về hậu cần trên các chiến trường, bảo đảm cho tổng tiến công và nổi dậy mùa xuân 1975 giải phóng hoàn toàn miền Nam” thì giữa các cán bộ thư viện sẽ có cách định từ khóa khác nhau. Trong khi, cán bộ thư viện thứ nhất có cách định từ khóa là: “hậu cần, chiến trường, miền Nam” thì cán bộ thư viện thứ hai lại cách định từ khóa khác: “bảo đảm, giải phóng, tiến công, mùa xuân”. Điều này làm cho việc định từ khóa thiếu thống nhất. Thêm vào đó, các cơ sở dữ liệu được xây dựng còn chậm, các sách nhập vào Thư viện từ trước năm 2000 chưa được cập nhật đầy đủ trong các cơ sở dữ liệu. Điều này làm hạn chế rất nhiều trong việc tra cứu tin của bạn đọc. Phạm Trang Nhung 31
32. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 2.2.5. Trang web Những thành tựu công nghệ thông tin đã mở ra khả năng phát triển các loại sản phẩm hiện đại cho Thư viện Học viện Hậu cần. Trong đó, trang web là một sản phẩm thông tin - thư viện phản ánh rõ nét quá trình tin học hóa của thư viện. Mục đích của việc xây dựng trang web là cung cấp cho người dùng tin những thông tin cần thiết về Thư viện, đặc biệt giúp người dùng tin tra cứu, khai thác nguồn tin của thư viện. Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đã tham gia vào mạng INTRANET MISTEN. Đây là mạng máy tính truyền thông thông tin khoa học công nghệ môi trường quân sự có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học công nghệ môi trường phục vụ lãnh đạo, chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Trên mạng Intranet có trang web của Thư viện được truy cập theo địa chỉ: http: //192.170.73.12/opac. Trong mạng INTRANET MISTEN, Thư viện Học viện Hậu cần có thể truy cập tới trang web của 15 đơn vị (Học viện chính trị quân sự, học viện quốc phòng, học viện chính trị quân sự, binh chủng pháo binh ) Trang web của Thư viện bao gồm các phần chính: - Phần giới thiệu: bao gồm những thông tin chung về Học viện Hậu cần như: lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ - Phần tra cứu: đây là phần đặc biệt quan trọng của trang web giúp cho người đọc tra cứu, khai thác các nguồn tin của Thư viện. - Bản tin điện tử: bao gồm tin tức, tin nhanh về các lĩnh vực như kỹ thuật, quân sự, an ninh, quốc phòng Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần sử dụng hai hệ thống mạng riêng biệt là: mạng Internet và mạng Intranet. Mạng Internet có thể sử dụng để khai thác thông tin trên toàn cầu, đọc báo hay giải trí. Mạng Intranet chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ của cơ quan để tìm kiếm thông tin về các đơn vị trong quân đội. Phạm Trang Nhung 32
33. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Trang Web của Thư viện Học viện Hậu cần được xây dựng trên mạng Intranet, do tính bảo mật của cơ quan nên chưa thể kết nối trên mạng Internet. Việc khai thác nguồn tin hữu ích trên trang web của Thư viện Học viện Hậu cần đã hỗ trợ đắc lực cho người dùng tin trong việc tìm và tra cứu thông tin góp phần làm phong phú thêm nguồn tin của Thư viện. Hình ảnh trang Web phần tra cứu của Thƣ viện Học viện Hậu cần 2.3. Dịch vụ thông tin Pháp lệnh thư viện do Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa IX thông qua ngày 28/12/2000 quy định: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. Như vậy, chúng ta thấy công tác phục vụ bạn đọc là cái đích cuối cùng của hoạt động thư viện, là cầu nối giữa người đọc với vốn tài liệu, nguồn lực Phạm Trang Nhung 33
34. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV thông tin của thư viện. Hiệu quả của công tác này là tiêu chuẩn quan trọng nhất để đánh giá chất lượng hoạt động của mỗi thư viện. Vị trí, vai trò của mỗi thư viện có được khẳng định và củng cố hay không chính là do công tác này quyết định. Bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào cũng vậy, muốn hoạt động có hiệu quả, có chất lượng nhằm phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc thì cơ quan thông tin đó, ngoài việc phát triển các sản phẩm thông tin ra thì cũng cần mở rộng phát triển các dịch vụ thông tin. 2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu Dịch vụ cung cấp tài liệu được hiểu chung là những cách thức giúp cho người dùng tin có được tài liệu để đọc, nghiên cứu và sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau. Đây là dịch vụ phổ biến nhất trong tất cả các thư viện hiện nay. Dịch vụ cung cấp tài liệu của Thư viện Học viện Hậu cần bao gồm: - Dịch vụ đọc tại chỗ - Dịch vụ mượn về nhà - Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu 2.3.1.1. Dịch vụ đọc tại chỗ Đây là hình thức phục vụ truyền thống ở Thư viện Học viện Hậu cần. Tại đây, người đọc được sử dụng tất cả các tài liệu, vật mang tin hoặc các nguồn thông tin khác có trong Thư viện. Dựa vào hình thức tài liệu, phương thức phục vụ và mục đích sử dụng tài liệu, Thư viện Học viện Hậu cần đã tổ chức hai phòng đọc tại chỗ như: Phòng đọc sách – tài liệu, phòng báo – tạp chí. Tất cả đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá đỡ, đèn quạt, được thiết kế khoa học đảm bảo thoáng mát, ánh sáng và yên tĩnh. Đây là một môi trường tốt để đọc tài liệu. Hiện nay, Thư viện Học viện Hậu cần đang tiến hành phục vụ đọc tại chỗ theo hình thức kho mở đối với cả hai phòng đọc sách – tài liệu và phòng đọc báo – tạp chí. Đây là hình thức phục vụ mà bạn đọc tìm kiếm và sử dụng tài liệu một cách trực tiếp mà không thông qua thủ thư. Phạm Trang Nhung 34
35. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Ở hai phòng đọc này, sau khi xuất trình thẻ với cán bộ thư viện, bạn đọc có thể tiếp xúc trực tiếp với các giá sách lấy tài liệu đọc mà không cần viết phiếu và thông qua cán bộ thư viện. Các giá sách, báo được bố trí ngay gần các bàn đọc tại chỗ rất thuận tiện cho việc đổi tài liệu mà không phải đi xa. Hình thức này cũng có những nội qui đòi hỏi bạn đọc phải tuân thủ khi sử dụng. Đó là không được đem balô, túi sách vào phòng đọc, không được viết hoặc xé rách tài liệu. Khi đọc xong tài liệu bạn đọc cần trả tài liệu vào đúng chỗ mình đã lấy ra theo thứ tự Bạn đọc có thể photo tài liệu nếu cần thiết. - Phòng đọc sách- tƣ liệu Tại đây, bạn đọc có thể đọc các loại hình tài liệu như: sách, tư liệu, luận văn. Các tài liệu này đều được sắp xếp trên giá theo môn loại dựa trên khung phân loại 19 lớp dành cho các thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia biên soạn. Trên mỗi giá đều có bảng đề tên và ký hiệu môn loại tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu. - Phòng đọc báo- tạp chí Tại phòng đọc này, bạn đọc có thể sử dụng tất cả các loại báo, tạp chí có trong Thư viện. Tạp chí cũng được sắp xếp theo môn loại của khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn. Tất cả tạp chí đều được trưng bày trên giá, số mới nhất để trước, các số còn lạ để phía sau trong hộc nhỏ. Trên mỗi giá để tạp chí đều có bảng đề tên, ký hiệu môn loại và lĩnh vực tri thức của tên tạp chí. Trên mỗi giá để báo có bảng ghi tên báo như: Thanh niên, chính trị, pháp luật Cách tổ chức này giúp cho người dùng tin dễ dàng nhận biết được vị trí của các tên báo, tạp chí, chủ động trong việc tìm kiếm. Thực tế cho thấy, tổ chức phục vụ bằng hệ thống kho mở đã giúp cho bạn đọc dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn trong việc tiếp cận với kho sách, tạo khả năng to lớn để tuyên truyền và khai thác tối đa các loại tài liệu. Người đọc Phạm Trang Nhung 35
36. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV có thể trực tiếp tiếp cận với tài liệu, lựa chọn có hệ thống các loại tài liệu có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu của mình mà không mất thời gian trong việc tra cứu mục lục, viết phiếu yêu cầu và chờ đợi sách. Đây là một hình thức phục vụ hiện đại nhằm tăng cường tính năng động của thư viện, làm kho sách luôn sống động với bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ xã hội của thư viện. Phương án kho mở là một trong những hình thức phục vụ đem lại hiệu quả cao trong việc cung cấp tài liệu cho bạn đọc, khắc phục được những nhược điểm cơ bản của cách phục vụ theo kiểu kho kín. Tuy nhiên, việc tổ chức kho mở cũng có những hạn chế như: Gây ra tình trạng lộn xộn, khó kiểm soát. Bạn đọc lấy tài liệu chỗ này, đọc xong lại để vào chỗ khác, hoặc lấy tài liệu khác nhau ở nhiều nơi, đọc xong lại để tất cả vào một chỗ, làm cho người đọc sau không thể tìm thấy tài liệu. Thêm vào đó, Thư viện lại chưa có các trang bị được các thiết bị hiện đại cho việc tổ chức kho mở như: các thiết bị an ninh, camera giám sát nên tình trạng mất mát dễ xảy ra khi thủ thư không thể kiểm soát hết. 2.3.1.2. Dịch vụ mượn về nhà Ngoài phục vụ tại chỗ, Thư viện Học viện Hậu cần còn tổ chức phục vụ mượn về nhà. Đây là một loại hình dịch vụ cũng khá phổ biến ở rất nhiều thư viện, đảm bảo việc khai thác sử dụng tối đa thông tin cho bạn đọc. Với dịch vụ này bạn đọc có thể đăng ký, tìm kiếm tài liệu sau đó mượn về nhà trong khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng. Thời gian sử dụng tài liệu của bạn đọc sẽ nhiều hơn so với hình thức đọc tại chỗ, bạn đọc có thể chủ động nghiên cứu tài liệu mà không phụ thuộc vào giờ đóng cửa, mở cửa của thư viện. Tại Thư viện Học viện Hậu cần dịch vụ cho mượn về nhà được triển khai duy nhất tại phòng mượn và bạn đọc chỉ được phép mượn hai loại tài liệu là: giáo trình và tài liệu tham khảo. Thư viện đã tiến hành loại dịch vụ này từ rất nhiều năm nay một cách rất hiệu quả, và cũng có quy định bắt buộc với Phạm Trang Nhung 36
37. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV bạn đọc mượn tài liệu về nhà như: quy định mượn tài liệu, thời gian mượn và trả tài liệu. Thời gian mượn tài liệu và số lượng được mượn lại phụ thuộc vào loại hình tài liệu, có những loại tài liệu không được phép mượn như các tài liệu quý hiếm, tài liệu độc bản. Đối với tài liệu là giáo trình của các môn học cơ bản như: Triết học, Kinh tế chính trị, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng thì thời gian được mượn là một học kỳ. Đối với các tài liệu tham khảo mà liên quan đến môn học trong chương trình giảng dạy của Học viện và các tài liệu như truyện, tiểu thuyết thì thời gian được mượn chỉ trong vòng 2 tuần là bạn đọc đã phải hoàn trả lại tài liệu cho Thư viện. Phòng mượn được tổ chức theo kiểu kho kín. Đây là hình thức phục vụ mà trong đó bạn đọc muốn yêu cầu mượn tài liệu phải thông qua cán bộ thư viện bằng cách viết phiếu yêu cầu, cán bộ thư viện sẽ tìm và lấy tài liệu cho bạn đọc. Tài liệu bao gồm số lượng lớn tài liệu có trong Thư viện mà hiện tại Thư viện Học viện Hậu cần chưa thể tổ chức hết thành kho mở. Hình thức này đảm bảo tài liệu đến được tay bạn đọc nhanh chóng, chính xác. Ở hình thức phục vụ này, người dùng tin cần nắm rõ qui định, yêu cầu của việc mượn tài liệu tại chỗ, số lượng tài liệu được mượn, cách viết phiếu yêu cầu Bạn đọc tìm kiếm thông tin về tài liệu hoặc tác giả thông qua hệ thống mục lục phiếu, hoặc có thể tra cứu bằng máy tính vào cơ sở dữ liệu thông qua phần mềm ILib. Sau khi tìm thấy tài liệu phù hợp, bạn đọc ghi lại thông tin về tên tài liệu, tác giả, kí hiệu kho vào phiếu mượn, cán bộ thư viện lấy sách trong kho theo yêu cầu của bạn đọc. Mỗi bạn đọc sẽ có phiếu mượn có dán ảnh riêng để cho cán bộ thư viện dễ dàng quản lý và có thể xử lý mỗi khi có trường hợp mượn quá hạn, làm mất, làm hỏng tài liệu. Khi bạn đọc mượn tài liệu, thông tin về ngày mượn, số lượng tài liệu sẽ được lưu lại trên phiếu mượn bằng phương pháp thủ công là viết tay. Qua thống kê của Thư viện Học viện Hậu cần thì tần suất lưu thông tài liệu của Thư viện được thể hiện ở bảng số liệu sau: Phạm Trang Nhung 37
38. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Năm Lƣợt bạn đọc Số lƣợt tài liệu mƣợn 2004 388244 617424 2005 466098 626330 2006 477172 628471 2007 478125 639941 2009 479582 654721 Bảng 3: Thống kê lượt bạn đọc và lượt mượn tài liệu tại Thư viện Theo số liệu thống kê ở bảng trên ta thấy tần suất lưu thông tài liệu cũng như lượt bạn đọc đến Thư viện tăng dần qua mỗi năm. Với nhận thức thư viện là nơi cung cấp và đáp ứng đầy đủ nhất những kiến thức sau thời gian học tập trên lớp cùng khẩu hiệu truyền thống “Tất cả vì bạn đọc”, khi có yêu cầu tài liệu, thủ thư luôn cố gắng đáp ứng nên trong những năm qua, Thư viện Học viện Hậu cần đã thu hút được lượt bạn đọc đến khá đông. Phục vụ mượn tài liệu là một trong những hình thức dịch vụ thông tin – thư viện chính. Vì thế, Thư viện Học viện Hậu cần luôn tạo điều kiện tốt cho bạn đọc tìm kiếm thông tin. Trong quá trình đó, cán bộ thư viện sẵn sàng trả lời các câu hỏi, thắc mắc của bạn đọc, hướng dẫn họ sử dụng các phương tiện tra cứu đúng cách. Theo hình thức kho kín này, bạn đọc không được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, mọi vấn đề đều thông qua cán bộ thư viện. Điều này cũng có thuận lợi bảo đảm tuyệt đối cho việc bảo quản tài liệu tránh bị mất mát, nhầm lẫn hay xáo trộn, cán bộ thư viện dễ dàng quản lý việc mượn trả và có thể xử lý mỗi khi có trường hợp mượn quá hạn, làm mất, làm hỏng tài liệu. Song phương thức phục vụ này có một nhược điểm là hạn chế khả năng tiếp cận, lựa chọn trực tiếp của người dùng tin. Đôi khi, số lượng bạn đọc lớn, yêu cầu nhiều, trong khi đó chỉ có 2-3 cán bộ thư viện mỗi phòng nên Phạm Trang Nhung 38
39. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV bạn đọc phải đợi lâu để có được tài liệu mình cần. Bạn đọc đôi khi không thỏa mãn với tài liệu yêu cầu mượn vì có thể nội dung không phù hợp với nhu cầu của mình sẽ lại phải thực hiện thủ tục trả và mượn tốn thời gian và công sức cho bạn đọc và cán bộ thư viện. Thư viện chưa tin học hóa được toàn bộ kho sách nên hiện nay, quản lý mượn trả vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công thông qua các phiếu theo dõi viết tay rất mất thời gian và tốn công sức. 2.3.1.3. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu Ngoài các hình thức phục vụ trên, từ đầu những năm 1990, thư viện Học viện Hậu cần đã tổ chức dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu (photocopy). Bạn đọc tìm kiếm, sử dụng thông tin cho các mục đích học tập, nghiên cứu và giải trí của mình, khi đã tìm được tài liệu ưng ý luôn có mong muốn được khai thác và sử dụng lâu dài, hoặc mong muốn sử dụng làm tài liệu riêng cho chính mình. Vì thế, dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu trở nên rất cần thiết với người dùng tin. Thông thường tài liệu được bạn đọc sao chụp nhiều là những tài liệu quý hiếm, độc bản và có số lượng ít nhưng nhu cầu sử dụng các loại tài liệu này của bạn đọc lại cao. Vì vậy, để có được tài liệu mình cần thì bạn đọc thường sử dụng dịch vụ sao chụp tài liệu gốc. Đây là dịch vụ cho phép bạn đọc có được bản sao của gần như tất cả các tài liệu thư viện bao gồm nhiều thể loại sách, báo, tạp chí từ mới đến cũ. Điều này được thực hiện bởi cán bộ chuyên trách bao gồm một cán bộ photo và 1 chiếc máy photocopy đời mới. Trong quá trình khai thác và sử dụng tài liệu, khi người dùng tin có nhu cầu được cung cấp bản photo của tài liệu mà mình quan tâm trước hết người dùng tin phải có trong tay tài liệu đó, kiểm tra phần tài liệu mình muốn sao chép, lựa chọn và đánh dấu số trang cần sao chép bằng cách ghi những thông tin vào một mẩu giấy nhỏ kẹp vào tài liệu và gửi yêu cầu tại bộ phận phục vụ. Phạm Trang Nhung 39
40. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Từ bộ phận phục vụ tài liệu sẽ được chuyển vào phòng photo và tại đây, tài liệu sẽ được sao chép theo yêu cầu của bạn đọc. Với dịch vụ này, người đọc sẽ không mất nhiều thời gian vào việc đọc tại chỗ mà có ngay các bản sao tài liệu, kể cả tài liệu quí hiếm, mang về nhà đọc hoặc nghiên cứu những lúc thích hợp. Bạn đọc sẽ phải thanh toán mức chi phí cao hơn một chút so với giá photo tài liệu thông thường ở bên ngoài, khoảng từ 200-300 đồng cho một trang tài liệu. Ngoài ra, một số tài liệu mật theo qui định của cơ quan sẽ không được phép sao chép rộng rãi cho bạn đọc mà chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của cấp trên, hoặc của lãnh đạo trong Học viện. Trong những năm qua, cùng với sự nỗ lực của cán bộ thư viện và phương pháp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp tại đây đã cung cấp được hàng ngàn trang tài liệu sao chép cho nhiều đối tượng khác nhau góp phần làm thỏa mãn nhu cầu sao chép tài liệu gốc của người dùng tin. Mặc dù đã hoạt động được nhiều năm, song do điều kiện cán bộ còn thiếu, máy photocopy còn chiếm một số lượng ít so với vốn tài liệu đồ sộ và khối lượng yêu cầu cung cấp bản sao tài liệu gốc của bạn đọc ngày một tăng lên. Chính vì thế, đôi khi bạn đọc phải mất nhiều thời gian để có được bản sao chép của tài liệu gốc, đặc biệt khi có nhiều người yêu cầu cùng một lúc. 2.3.2. Dịch vụ “Hỏi-đáp” Một trong những dịch vụ cần thiết với người dùng tin là dịch vụ “Hỏi- đáp”. Thông qua việc trả lời các câu hỏi, cán bộ thư viện có thể giúp cho bạn đọc hiểu được hoặc sử dụng được các phương tiện tra tìm hoặc định hướng cho mình một cách thức, một hướng tìm tài liệu thỏa mãn nhu cầu tin của mình. Tức là bạn đọc là người hỏi, người đưa ra các thắc mắc của mình trong quá trình sử dụng thư viện. Cán bộ thư viện là người được hỏi và sẽ lần lượt trả lời những hoài nghi, vướng mắc của người dùng tin Dịch vụ “Hỏi- đáp” được diễn ra hàng ngày tại các bộ phận phục vụ của Thư viện Học viện Hậu cần. Thông thường đó là việc trả lời trực tiếp các Phạm Trang Nhung 40
41. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV câu hỏi của người dùng tin nêu ra trong quá trình sử dụng tài liệu trong Thư viện. Thực tế ở các phòng phục vụ có 3 loại câu hỏi thường gặp: Câu hỏi chuyên đề Người đọc, người dùng tin thường yêu cầu cán bộ thư viện lập danh mục tài liệu theo một đề tài, một chuyên đề nào đó mà họ đang quan tâm, đang cần nghiên cứu. Ở Thư viện Học viện Hậu cần các chuyên đề này thường là các vấn đề hậu cần, quốc phòng, quân đội. Câu hỏi dữ kiện Là một thư viện khoa học chuyên ngành Quân sự, Thư viện Học viện Hậu cần luôn chú trọng giải đáp các câu hỏi dữ kiện, đặc biệt là các dữ kiện liên quan đến hậu cần quân sự. Trong việc phục vụ này, cán bộ thư viện vừa phải tích cực trong công tác tra cứu, tìm tòi, vừa phải giữ đúng nguyên tắc về quản lý tài liệu nội bộ, không để các sai sót xảy ra. Câu hỏi thư viện Đây là loại câu hỏi đơn giản đặt ra hàng ngày đối với thủ thư các phòng phục vụ. Các câu hỏi người dùng tin đưa ra thường là hỏi xem tài liệu mình cần đã nhập về thư viện hay chưa, hướng dẫn tra cứu tìm tin hay tìm một cuốn sách, một bài trích cụ thể mà người đọc không tự tìm được, do không hiểu rõ cách tổ chức bộ máy tra cứu của thư viện hoặc không nhớ (nhớ sai) tên sách. Ví dụ: Một bạn đọc muốn tìm cuốn “ Luật sĩ quan” phát hành năm 1991. Khi tìm ở mục lục chữ cái ô “L” bạn đọc không thể tìm được, thủ thư đã giúp bạn đọc tra tìm mục lục phân loại ô “355(V)”, lập tức tìm được cuốn sách trên với tên đầy đủ của cuốn sách là “ Những qui định về luật sĩ quan” (Bạn đọc đã không nhớ đầy đủ tên sách nên không thể tìm được ở mục lục chữ cái). Hiện nay, Thư viện đã triển khai dịch vụ “Hỏi – đáp” khá tốt ở một số phòng. Tuy nhiên, dịch vụ này còn có rất nhiều hạn chế. Nguyên nhân là do Phạm Trang Nhung 41
42. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV một số cán bộ trực tiếp được hỏi lại không có chuyên môn nghiệp vụ cũng như khả năng khai thác hệ thống tra cứu tìm tin. Để làm được công việc này, cần phải nâng cao trình độ cán bộ phục vụ để đảm bảo cho họ nắm được nguồn tin và các công cụ tra cứu thông tin, có thể trả lời chính xác nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh nhất. Cán bộ thư viện nên chuẩn bị hộp phiếu lưu trong các trường hợp “hỏi- đáp” các câu hỏi mà có câu trả lời phù hợp. Đồng thời các cơ sở dữ liệu là công cụ hữu hiệu giúp cán bộ thư viện tìm nhanh câu trả lời cho những câu hỏi của bạn đọc. 2.3.3. Dịch vụ khai thác mạng Thư viện đã tiến hành nối mạng diện rộng trong phạm vi hệ thống các đơn vị trong quân đội (mạng WAN) và mạng Internet gồm 3 máy chủ kết nối với máy tính ở tất cả các phòng của Thư viện để phục vụ bạn đọc khai thác tìm kiếm thông tin. 2.3.3.1. Dịch vụ khai thác Internet Internet đã trở thành công cụ tra cứu thông tin rất tiện ích và hiệu quả. Nhu cầu sử dụng dịch vụ này trong các cơ quan thông tin – thư viện đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu. Hiện nay, Thư viện có 1 phòng Internet với 40 máy tính có nối mạng toàn cầu để phục vụ cho việc khai thác thông tin trên Internet. Tại đây, bạn đọc có thể khai thác thông tin trên toàn cầu, truy cập vào website của các cơ quan thư viện lớn trên thế giới, sử dụng email để trao đổi thông tin 2.3.3.2. Dịch vụ khai thác Intranet Mạng Intranet của Thư viện được kết nối với phòng Thông tin khoa học công nghệ môi trường của 15 đơn vị, cho phép bạn đọc khai thác nguồn thông tin của các đơn vị trong hệ thống cơ quan quân đội. Thư viện có 1 phòng đọc điện tử trên tầng 2 với 15 máy nối mạng Intranet để phục vụ cho việc khai thác thông tin trong mạng diện rộng. Tại phòng đọc này, bạn đọc có thể khai thác trên mạng các thông tin sau: Phạm Trang Nhung 42
43. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV - Tin nhanh, bản tin điện tử (Kỹ thuật, Quốc phòng, An ninh, khoa học, công nghệ môi trường) được cập nhật thường xuyên. - Tạp chí khoa học Quân sự của trung tâm thông tin Bộ Quốc phòng ra hàng tháng (từ năm 1996 đến nay). - Vũ khí trang bị quân sự của các nước (hình dáng, thông số, tính năng, chiến thuật ) - Tài liệu dịch của các tạp chí nước ngoài (Nga, Trung, Anh , Mỹ ) - Thông tin chuyên đề và thông tin phục vụ lãnh đạo. - Thông tin khoa học và công nghệ . - Trang web của các đơn vị (các học viện, nhà trường, tổng cục, quân khu , quân đoàn). Việc khai thác nguồn tin trên mạng internet và intranet đem lại hiệu quả to lớn trong việc tìm kiếm thông tin, hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động khai thác, tìm tin của cán bộ, giáo viên, học viên trong Học viện. 2.3.4. Dịch vụ trao đổi thông tin  Hội nghị giao tin Đây là một hoạt động thông tin – thư viện do Thư viện Học viện Hậu cần phối hợp với trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ môi trường –Bộ Quốc phòng tổ chức từ cuối những năm 70, cho đến nay vẫn được duy trì đều đặn. Hội nghị này nhằm mục đích giới thiệu trực tiếp cho người dùng tin (cá nhân và tập thể) những sản phẩm và dịch vụ thông tin của hơn 40 cơ quan thông tin và thư viện thuộc Trung ương, Hà Nội và Quân đội đóng trên địa bàn Hà Nội, tạo ra môi trường giao tiếp giữa người cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông tin với nhau và với những người sử dụng các sản phẩm và dịch vụ đó. Qua hội nghị này các cơ quan thông tin – thư viện có thể bán, giới thiệu hoặc tặng biếu những sản phẩm của mình. Hiện nay, hội nghị này được tổ chức hàng tháng tại Thư viện Học viện Hậu cần. Phạm Trang Nhung 43
44. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV  Hội nghị bạn đọc Hội nghị bạn đọc là dịch vụ trao đổi thông tin mà hình thức tổ chức của nó là gặp gỡ trực tiếp với bạn đọc nhằm trao đổi về công tác phục vụ của thư viện hay cũng có thể là một đề tài nào đó mà thư viện quan tâm. Hội nghị bạn đọc thường được tổ chức hàng năm với tính chất là buổi gặp mặt, nói chuyện, trao đổi giữa Thư viện và bạn đọc tích cực đến Thư viện. Trong hội nghị, cán bộ thư viện sẽ tổng kết những việc đã làm và thông báo những việc sẽ làm, những dự định, đồng thời xin ý kiến đóng góp về công tác phục vụ thông tin ở thư viện. Với mục đích tuyên truyền về Thư viện, tại hội nghị bạn đọc, những công tác như: bổ sung, sưu tầm tài liệu, tổ chức kho sách, công tác quản lý tài liệu, công tác phục vụ trong năm còn gặp phải khó khăn, hạn chế gì, những công việc làm tốt hoặc chưa tốt, lý do tại sao cũng được nêu rõ trong hội nghị. Tại đây, bạn đọc có thể bày tỏ ý kiến ,quan điểm, đưa ra những đề nghị của mình để giúp Thư viện tổ chức hoàn thiện hơn công tác phục vụ thông tin của mình.  Trưng bày, triển lãm sách Hoạt động này là một trong những hình thức phục vụ thông tin trực quan với bạn đọc mà Thư viện Học viện Hậu cần đã áp dụng và hết sức quan tâm. - Trưng bày tài liệu mới nhập: Là công việc thường xuyên ở phòng đọc. Mỗi khi có đợt tài liệu mới nhập về, thủ thư lập tức tổ chức trưng bày, giới thiệu với bạn đọc. Hàng năm, Thư viện Học viện Hậu cần thường tổ chức khoảng 2-3 cuộc trưng bày tài liệu mới. Trưng bày sách mới thường kéo dài một tuần hay nửa tháng tùy theo đợt sách nhập về của Thư viện. Tài liệu được trưng bày trên các giá chuyên dụng được đặt ở nơi mà người đọc dễ nhìn thấy nhất. Phạm Trang Nhung 44
45. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Hình thức trưng bày này tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, tránh được tâm lý cần tài liệu nhưng ngại tìm, ngại hỏi. Việc trưng bày đơn giản, ít tốn công, không tiêu hao kinh phí, vì vậy nên được tổ chức thường xuyên. - Triển lãm tài liệu: Đây cũng là hình thức trưng bày tài liệu nhưng qui mô lớn hơn, số lượng tài liệu nhiều hơn, thời gian trưng bày lâu hơn, được chuẩn bị tỉ mỉ, chu đáo hơn. Hàng năm, nhân những ngày lễ lớn Thư viện thường tổ chức các cuộc triển lãm trưng bày sách, báo, tư liệu. Tại các buổi triễn lãm bạn đọc được trực tiếp quan sát, sử dụng tại chỗ các tài liệu. Triển lãm sách giúp cho người đọc tiếp xúc một cách đầy đủ nhất với vốn tài liệu có trong Thư viện về một đề tài nào đó. Có thể coi các cuộc triển lãm như một hình thức phục vụ tại chỗ dưới dạng kho mở theo chuyên đề, vì ở đây bạn đọc có thể sử dụng tài liệu và đặt photo tại chỗ. Mỗi năm trung bình Thư viện thường tổ chức 2 hoặc 3 cuộc trưng bày triển lãm sách báo tư liệu. Các cuộc triển lãm có thể do Thư viện độc lập tổ chức hoặc phối hợp với cơ quan thông tin – thư viện bạn, các cơ quan phát hành sách Trong quá trình triển lãm, Thư viện có thể thay đổi bố cục sắp xếp, có thể thay đổi số lượng tài liệu, rút bớt hoặc tăng thêm tài liệu mới. Một số cuộc trưng bày, triển lãm sách tiêu biểu của Thư viện Học viện Hậu cần trong mấy năm qua: - “Chiến thắng Điện Biên Phủ - cây cột mốc bằng vàng” tổ chức vào ngày 10 tháng 4 năm 2004 kỷ niệm 50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ. - “50 năm xây dựng chiến đấu và chiến thắng” được tổ chức vào ngày 22 tháng 12 năm 1994 nhân kỷ niệm 60 năm chiến thắng Điện Biên phủ. - “Chiến thắng chủ nghĩa phát xít” tổ chức ngày 9 tháng 5 năm 1995. Hoạt động này được đánh giá như một hoạt động kỷ niệm của Quân đội nhân dân Việt Nam đối với sự kiện trọng đại của này. Phạm Trang Nhung 45
46. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV - “Điện Biên Phủ trên không” được tổ chức vào ngày 11 tháng 12 năm 1997. - “Cuộc tổng tiến công và nổi dậy năm 1968 của quân dân miền Nam Việt Nam” trong dịp kỷ niệm 30 năm tổng tiến công và nổi dậy Tết Mậu thân được tổ chức vào năm 1998 -“Đường mòn Hồ Chí Minh – Con đường bất diệt” kỷ niệm ngày giải phóng miền Nam được tổ chức vào năm 1999. Dịch vụ trao đổi thông tin là hình thức phục vụ thông tin sinh động, hấp dẫn, lôi cuốn được nhiều đối tượng bạn đọc. Hình thức phục vụ này được rất nhiều người dùng tin ở Học viện Hậu cần đánh giá cao vì hiệu quả của nó. Tóm lại, về cơ bản Thư viện Học viện Hậu cần đã có các sản phẩm và loại hình dịch vụ thông tin chính yếu của một thư viện trường đại học, học viện đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin phục vụ vào mục đích học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ kiến thức của cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin được xây dựng và thực hiện nhằm cung cấp thông tin tới người dùng tin có nhu cầu. Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của họ, Thư viện đã có những chính sách, chiến lược cụ thể phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày càng có chất lượng cao. Đồng thời Thư viện cũng đã tiến hành xây dựng các chủ trương chính sách đề ra đường lối, kế hoạch hoạt động cho dự án thư viện điện tử, đi đôi với việc nâng cấp các sản phẩm dịch vụ truyền thống cùng với việc xây dựng phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại. Phạm Trang Nhung 46
47. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV CHƢƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN HỌC VIỆN HẬU CẦN 3.1. Nhận xét Trong những năm qua, Thư viện Học viện Hậu cần đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin, nhằm đáp ứng tốt hơn nữa công tác nghiên cứu học tập của bạn đọc. Nhờ đó mà các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện đã đem lại những thành quả thiết thực cho người dùng tin trong Thư viện. 3.1.1. Ưu điểm Thư viện Học viện Hậu cần có bề dày kinh nghiệm trong công tác phục vụ thông tin. Trong mỗi giai đoạn lịch sử luôn bám sát những nhiệm vụ chính trị, quân sự cụ thể của đất nước nói chung và của Học viện nói riêng để có những hình thức phục vụ thích hợp, đáp ứng nhu của người đọc. Nhìn chung, các sản phẩm và dịch vụ thông tin ở Thư viện Học viện Hậu cần đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ cơ bản của mình, phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đóng góp cho công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, nâng cao đời sống văn hóa, tin thần cho giảng viên, học viên, công nhân viên trong Học viện. Từ khi thành lập đến nay, Thư viện đã không ngừng hoàn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ đồng thời triển khai nhiều hoạt động quảng bá, giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ này để giúp người dùng tin có thể dễ dàng nắm bắt, khai thác và sử dụng. Công tác phục vụ ở các phòng phục vụ về cơ bản được hoàn thành tốt. Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu và các hoạt động thông tin – thư viện đa dạng về hình thức. Phạm Trang Nhung 47
48. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện Học viện Hậu cần đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin của người dùng tin. Trong đó, nhiều sản phẩm được đánh giá là có chất lượng tốt như hệ thống mục lục truyền thống, các ấn phẩm thông tin. Các sản phẩm truyền thống của Thư viện Học viện Hậu cần được tổ chức, xây dựng khá công phu và có chất lượng, liên tục được củng cố và làm mới. Nhiều dịch vụ thông tin được người dùng tin cho là phù hợp như dịch vụ mượn tài liệu, dịch vụ tra cứu tìm tin Dịch vụ đọc tại chỗ với hình thức kho mở đã thu hút số lượng lớn người dùng tin đến sử dụng, xóa đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và bạn đọc, tạo điều kiện cho người dùng tin khai thác nội dung kho tài liệu một cách tối ưu. Các hoạt động dịch vụ tuy chưa thể cạnh tranh với các hình thức dịch vụ của một số cơ quan nhằm mục đích kinh tế song lại được thực hiện đều đặn trong năm, không chỉ mang tính kỷ luật cao mà còn mang tính chuyên nghiệp. Thư viện đã có nhiều biện pháp hỗ trợ bạn đọc trong quá trình tìm tin nhằm khai thác triệt để nguồn lực thông tin vốn có, đưa thông tin đến người dùng tin đúng đối tượng và phù hợp với nhu cầu tin của họ một cách thuận tiện nhất. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại mới vào hoạt động đã được Thư viện quan tâm triển khai và đạt được một số kết quả bước đầu đáng khích lệ. Các cơ sở dữ liệu đã được đưa ra phục vụ người dùng tin, giúp cho việc tìm kiếm thông tin được nhanh chóng và hiệu quả hơn trước đây. Thư viện có một đội ngũ cán bộ thư viện ở độ tuổi khá trẻ. Lực lượng cán bộ trẻ có độ tuổi từ 20-30 tuổi chiếm tỷ lệ rất cao khoảng 60%. Đây là những cán bộ đang ở độ tuổi sung sức nhất, là lực lượng đi đầu trong công cuộc hiện đại hóa thư viện. Họ có thể nhanh chóng nắm bắt được những kiến thức mới và biết áp dụng trong thực tiễn công tác. Phạm Trang Nhung 48
49. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 3.1.2. Hạn chế Bên cạnh những thành tựu mà Thư viện Học viện Hậu cần đã đạt được, việc xây dựng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Về người dùng tin Nhiều người dùng tin ở Học viện Hậu cần chưa có sự hiểu biết đầy đủ về các sản phẩm và dịch vụ thông tin để có thể khai thác hết tiềm năng của hoạt động Thư viện. Bên cạnh đó, họ cũng gặp nhiều khó khăn trong việc trình bày nhu cầu tin với cán bộ thư viện Về sản phẩm thư viện - Mục lục chữ cái chỉ tồn tại dưới dạng tên tài liệu, chưa có hình thức sắp xếp theo tên tác giả, gây ra những khó khăn trong việc tìm kiếm khi người đọc không nhớ được tên tài liệu mà chỉ nhớ được tên tác giả. - Mục lục phân loại chưa có hình thức sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu trong khi kho sách của Thư viện bao gồm rất nhiều tài liệu được xuất bản theo nhiều ngôn ngữ khác nhau. - Tuy đã đưa vào phục vụ một số cơ sở dữ liệu, nhưng các cơ sở dữ liệu còn thiếu nhiều so với vốn tài liệu thực tế, các biểu ghi chưa được cập nhật thường xuyên, nhiều tài liệu có trong kho sách nhưng vẫn không tìm thấy trong cơ sở dữ liệu. Việc định từ chuẩn, từ khóa còn chưa chính xác, thiếu đồng bộ giữa các cán bộ tạo lập biểu gây cản trở cho việc tìm tin. Về dịch vụ thư viện - Đối với dịch vụ cung cấp tài liệu Phương thức phục vụ theo kiểu kho mở mặc dù tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin trong quá trình tìm kiếm và sử dụng. Nhưng do thư viện chưa trang bị được các thiết bị hiện đại trong hoạt động như: camera, cổng từ, từ hóa đến nhiếu cuốn sách nên không kiểm soát được hết, dễ xảy ra tình trạng mất mát. Thêm vào đó, việc bạn đọc sau khi đọc xong tài liệu để sai vị trí tài liệu trên giá gây nên tình trạng lộn xộn trong kho sách. Phạm Trang Nhung 49
50. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Phương thức phục vụ mượn theo hình thức kho kín hạn chế khả năng tiếp xúc với kho sách của bạn đọc. Nhiều khi bạn đọc phải chờ đợi lâu để có được tài liệu mình cần vì nhiều người cùng yêu cầu một lúc. Do Thư viện chưa tiến hành tin học hóa hết toàn bộ kho sách nên cán bộ thư viện phải quản lý việc mượn trả thông qua các phiếu viết tay tốn khá nhiều thời gian và công sức. - Đối với dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Dịch vụ photocopy mang lại kết quả tốt trong việc cung cấp các bản sao tài liệu cho người đọc. Song trong quá trình thực hiện, nảy sinh một vấn đề rất đáng quan tâm. Đó là việc bảo quản tài liệu gốc. Các tài liệu gốc mang ra sao chụp nhiều lần thường dễ bị hư hỏng, nhất là các tập báo lớn. Số lượng máy photo phục vụ cho việc sao chụp tài liệu ít (1 máy) khi nhu cầu sao tài liệu của bạn đọc lại nhiều nên dẫn đến tình trạng “quá tải”, khiến cho nhiều bạn đọc chờ đợi lâu để có được bản sao tài liệu mình cần. - Đối với dịch vụ “hỏi – đáp” Mặc dù đã rất cố gắng trong việc giải đáp các câu hỏi của người dùng tin song cán bộ thư viện vẫn chưa đáp ứng được hết các câu hỏi của bạn đọc, đặc biệt là các câu hỏi dữ kiện. Điều này, được giải thích bởi nhiều nguyên nhân, do hạn chế của thủ thư trong kiến thức hiểu biết chuyên sâu, hiểu biết các công cụ tra cứu, và đặc biệt là chưa có cơ sở dữ liệu dữ kiện hậu cần quân sự. Về việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động còn đang ở giai đoạn đầu, Thư viện chưa tin học hóa được hết toàn bộ kho sách nên việc mược trả tài liệu ở phòng mượn vẫn được thực hiện bằng hình thức thủ công, tốn thời gian và công sức. Về cơ sở vật chất Thư viện chưa trang bị được các thiết bị hiện đại trong hoạt động của mình như: các thiết bị an ninh, giám sát, camera, cổng từ trong công tác phục vụ của mình. Phạm Trang Nhung 50
51. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Về đội ngũ cán bộ Trình độ, kỹ năng tin học của cán bộ Thư viện Học viện Hậu cần còn hạn chế. Phần lớn cán bộ thư viện mới có trình độ tin học cơ sở, chưa có kinh nghiệm nhiều trong việc sử dụng máy tính. Nhiều cán bộ mới có trình độ trung cấp nên khả năng giải đáp các câu hỏi của bạn đọc, sự hiểu biết các công cụ tra cứu còn hạn chế. 3.2. Một số kiến nghị nhằm phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thì Thư viện Học viện Hậu cần phải thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: 3.2.1. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ Để đáp ứng kịp thời với sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin, đòi hỏi cán bộ Thư viện Học viện Hậu cần trong thời gian tới cần phải cập nhật, phát triển, hoàn thiện các kỹ năng mới. Xây dựng đội ngũ cán bộ thư viện lành nghề, đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, Thư viện Học viện Hậu cần nên tiến hành: - Đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ đang công tác tại Thư viện bằng các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tại các trường đại học. Cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của Thư viện để tập trung vào những cán bộ có khả năng tiếp thu tri thức, sau khi được đào tạo sẽ phục vụ tại Thư viện có hiệu quả hơn. - Tăng cường đội ngũ cán bộ của mình để kịp thời đáp ứng các hoạt động cần thiết hiện nay và mở rộng trong tương lai. - Tuyển dụng cán bộ mới cần có đủ trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là năng lực về tin học ngoại ngữ. Đây sẽ là lực lượng nhân sự chủ chốt của thư viện trong tương lai. Tránh tình trạng “cứ nhận rồi sẽ đào tạo”, vừa tốn kém kinh phí, vừa hạn chế tốc độ phát triển của cơ quan. - Tổ chức các buổi thực hành sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ. Đào tạo trang bị cho họ Phạm Trang Nhung 51
52. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV những kiến thức cơ bản về tin học cơ sở, tin học văn phòng. - Mở các lớp tập huấn, trang bị kiến thức cơ bản về sử dụng máy tính khai thác thông tin qua máy tính, hướng dẫn sử dụng và tìm tin qua phần mềm ứng dụng của Thư viện để các cán bộ này hướng dẫn người dùng tin, giúp họ khai thác được nguồn tin trong Thư viện và tìm được nguồn thông tin đáng tin cậy. - Cử cán bộ tham gia các lớp học, đi tham quan khảo sát, học hỏi kinh nghiệm nâng cao năng lực quản lý và điều hành hoạt động thư viện ở các cơ quan thông tin – thư viện lớn và phát triển. - Đồng thời Thư viện cũng nên khuyến khích, động viện cán bộ tự học, tự rèn luyện để nâng cao kiến thức cho bản thân, từ đó có đóng góp tích cực trong công tác chung của thư viện. 3.2.2. Nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin - Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống: xây dựng thêm mục lục chữ cái tên tác giả và mục lục phân loại tài liệu theo ngôn ngữ. - Tiếp tục hoàn chỉnh và xây dựng thêm nhiều cơ sở dữ liệu, liên tục cập nhật các biểu ghi, tăng cường việc xử lý hồi cố các tài liệu cũ để bổ sung vào các biểu ghi trong cơ sở sữ liệu. - Đối với việc không thống nhất trong việc định từ khóa trong cơ sở dữ liệu Thư viện có thể khắc phục việc này bằng cách: tất cả các phiếu xử lý tiền máy trước khi vào máy đều phải thông qua sự kiểm tra của trưởng phòng phụ trách chuyên môn của Thư viện. Như vậy, từ khóa tìm tin trong các cơ sỡ dữ liệu sẽ đảm bảo được tính thống nhất. - Tạo lập cơ sở dữ liệu dữ kiện: công tác tra cứu tìm tin hiện nay ởt viện Học viện Hậu cần vẫn nặng về thông tin tư liệu, yếu về thông tin dữ liệu, dữ kiện. Vấn đề này có rất nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân chủ yếu và quan trọng nhất là thiếu cơ sở dữ liệu dữ kiện. Vì vậy trong thời gian tới thư viện nên kết hợp với một số cơ quan: Viện lịch sử Quân sự, Viện chiến lược, Trung Tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Môi trường - Bộ Quốc Phạm Trang Nhung 52
53. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV phòng để xây dựng cơ sở dữ liệu, dữ kiện hậu cần quân sự. Toàn bộ dữ kiện được đưa vào cơ sở dữ liệu này phải dựa vào những thông tin có trong thực tế ở các tài liệu, có độ tin cậy cao và được chọn lọc kỹ lưỡng, đáp ứng nhu cầu thông tin cho người dùng tin trước mắt cũng như lâu dài. 3.2.3. Nâng cao chất lượng các dịch vụ thông tin - Tin học hóa toàn bộ kho sách, sử dụng công nghệ mới trong việc quản lý tài liệu, theo dõi số người đọc tài liệu, tên tài liệu, số người mượn trên máy vi tính. Loại bỏ cách quản lý thủ công thông qua các phiếu viết tay, thống kê tay chuyển sang nhập liệu và quản lý trên cơ sở dữ liệu bạn đọc trên máy, cập nhật thông tin về tài liệu mới, áp dụng công nghệ mã vạch để lưu thông tài liệu. Chuyển dịch vụ mượn sách theo kho kín sang hình thức kho mở. - Phương pháp phục vụ theo kiểu kho mở là cần thiết, tuy nhiên cần có biện pháp khắc phục những hạn chế trong việc duy trì trật tự và bảo quản tài liệu như khuyến khích bạn đọc sau khi dùng sách xong thì trả sách tại bàn thủ thư. Cuối mỗi buổi cán bộ thư viện sẽ có nhiệm vụ sắp lại tài liệu trên giá theo trật tự có sẵn. Hàng tuần, cán bộ thư viện nên kiểm tra các giá sách để có thể kịp thời điều chỉnh những tài liệu mà bạn đọc đã vô ý đặt nhầm vị trí. Bên cạnh đó, Thư viện nên có sự đầu tư các trang thiết bị hiện đại cho các phòng phục vụ theo kiểu kho mở như: camera quan sát, cổng từ, các tài liệu được dán mã vạch để việc thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý bạn đọc. - Đối với dịch vụ photocopy, để tránh hư hỏng tài liệu, Thư viện có thể tiến hành các cách sau: tất cả tài liệu có hai bản sẽ đánh dấu một bản dành cho việc sao chụp (dán một ký hiệu qui ước vào gáy tài liệu). Trong những trường hợp tài liệu chỉ có một bản, Thư viện nên chủ động sao thêm một bản nữa để phục vụ cho dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. Bản chính chỉ được sử dụng trong những trường hợp thật cần thiết. Ngoài ra, Thư viện cần trang bị thêm máy photocopy phục vụ cho dịch vụ sao chụp tài liệu để hạn chế được tình trạng “quá tải” vẫn thường xảy ra đối với dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu. Phạm Trang Nhung 53
54. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV 3.2.4. Đa dạng hóa các hình thức của sản phẩm và dịch vụ thông tin - Các sản phẩm thư mục của Thư viện Học viện Hậu cần mới được biên soạn dưới dạng ấn phẩm. Để thuận tiện cho việc tra cứu của người dùng tin, Thư viện nên tổ chức các sản phẩm có thể đưa lên mạng như: trang chủ, bản tin điện tử. - Phát triển dịch vụ thông tin mới Dịch vụ mượn liên thư viện Hiện nay, nhu cầu tin không ngừng tăng và không một thư viện nào có đủ kinh phí để bổ sung tài liệu đáp ứng hết mọi yêu cầu của người dùng tin. vụ của mình. Để khắc phục tình trạng này, chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện ngày càng trở nên cần thiết. Hiện nay, đã có Website www.thuvien.net là cổng thông tin đầu tiên của ngành thư viện Việt Nam. Các thành viên của website được cung cấp nhiều dịch vụ hữu ích cho việc phát triển của thư viện mình. Qua website này, người dùng Internet có thể tìm hiểu về ngành thư viện Việt Nam cũng như từng thư viện cụ thể mà họ quan tâm trong số các thư viện trong nước tham gia vào website. Người sử dụng có thể tiếp cận được nguồn thông tin khổng lồ bằng cách tra cứu trên nhiều cơ sở dữ liệu trực tuyến khác nhau, trong nước cũng như quốc tế: Thư viện quốc hội Mỹ, thư viện các trường đại học nổi tiếng thế giới Website www.thuvien.net do công ty Tinh Vân xây dựng. Dịch vụ mượn liên thư viện thực tế không mới mẻ bởi nhiều thư viện lớn trên thế giới đã thực hiện từ rất lâu nhằm chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dùng tin. Thư viện Học viện Hậu cần cần chuẩn bị các điều kiện xúc tiến hoạt động dịch vụ này. Các dịch vụ bao gồm: - Giới thiệu về mình với các đơn vị khác - Chia sẻ dữ liệu biên mục với các thành viên của website - Tải các biểu ghi biên mục bằng nhiều dạng thức khác nhau Phạm Trang Nhung 54
55. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV - Nhận những thông tin mới như thông tin về các hoạt động thư viện trong nước và quốc tế, thông tin về các khóa học, hội thảo khoa học. - Mua ấn phẩm trực tuyến - Mượn tài liệu liên thư viện Đây là biện pháp hữu hiệu nhằm giúp người dùng tin sử dụng tối đa nguồn tin của các cơ quan thông tin – thư viện khác nhau. Ở Thư viện Học viện Hậu cần chỉ có thể áp dụng hình thức phục vụ này đối với những tài liệu công khai. Các tài liệu mật, tài liệu nội bộ phải có qui chế phục vụ riêng. Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc là một phương pháp phổ biến thông tin cho phép người dùng tin nhận được một cách chủ động những thông tin mà họ quan tâm và đăng ký trước với nhà cung cấp dịch vụ. Hình thức cung cấp thông tin này đang được phục vụ một cách rộng rãi ở các cơ quan thông tin – thư viện Đối với người dùng tin là cán bộ, giáo viên trong trường, ngoài nhiệm vụ giảng dạy, họ còn thực hiện đề tài nghiên cứu các cấp. Do vậy, nhu cầu cập nhật thường xuyên những thông tin về chuyên môn, hoặc lĩnh vực mà họ đang quan tâm là rất lớn. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc cần hướng tới các đối tượng này. Các bước thực hiện dịch vụ cần tiến hành như sau: - Chuẩn hóa công tác xử lý nội dung tài liệu, tăng cường xử lý sâu. - Xác định rõ đối tượng khách hàng. - Giới thiệu tác dụng của dịch vụ. - Tiếp nhận đăng ký sử dụng của người dùng tin. - Thực hiện việc tìm kiếm. - Cung cấp thông tin đến người dùng tin. Ban đầu hướng đến đối tượng khách hàng mục tiêu, thu thập thông tin phản hồi để điều chỉnh và hoàn thiện chất lượng dịch vụ, sau đó mới triển khai rộng rãi. Ngoài ra, cũng cần xem xét đến vấn đề giá cả bởi đây cũng là Phạm Trang Nhung 55
56. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định sử dụng thông tin của người dùng tin. Ban đầu Thư viện có thể cung cấp miễn phí để khuyến khích người sử dụng. Khi người dùng tin đã thấy tin tưởng vào dịch vụ thì xây dựng chính sách giá cả trên cơ sở khảo sát khả năng chi trả dịch vụ. Thông qua các kênh liên lạc, Thư viện cần chủ động liên hệ với các chủ nhiệm đề tài nghiên cứu ký với họ các hợp đồng cung cấp thông tin. 3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện được coi là một trong những biện pháp nâng cao chất lượng hoạt động của bất kỳ một cơ quan thông tin nào. Công nghệ thông tin góp phần quan trọng vào quá trình tin học hoá của thư viện và nó được coi là sức mạnh của thư viện đó. Chính vì hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất có vai trò quyết định như vậy nên Thư viện Học viện Hậu cần cần phải ứng dụng tin học hoá trong hoạt động phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình. Hiện nay, Thư viện đang sử dụng phần mềm ILib do công ty CMC cung cấp. Phần mềm Ilib được coi là giải pháp tối ưu nhất cho các cơ quan thông tin – thư viện vừa và nhỏ, nó có thể đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của một thư viện hiện đại. Bên cạnh đó kế thừa và phát triển các yếu tố truyền thống và đặc thù của các thư viện Việt Nam, trong đó có Thư viện Học viện Hậu cần. Với phần mềm này nó có các tính năng như: - Biên mục dễ dàng - Tra cứu trực tuyến linh hoạt - Theo dõi và quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ - Quản lý kho một cách hiệu quả - Quản lý lưu thông - Tạo các báo cáo thống kê - Quản trị người dùng tin và hệ thống chặt chẽ Việc áp dụng phần mềm quản lý thư viện ILib đã đem lại những kết quả to lớn trong hoạt động của Thư viện và là đòn bẩy cho những bước phát Phạm Trang Nhung 56
57. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV triển tiếp theo. Kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng thông tin là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu tại Thư viện và phải chú trọng đầu tư vào những hạng mục sau: - Về phần cứng: Tăng cường và đổi mới hệ thống trang thiết bị máy tính phục vụ bạn đọc tìm tin và cán bộ quản lý thông tin, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. - Về phần mềm: Đầu tư ứng dụng các phần mềm tích hợp quản trị thư viện mới với nhiều tính năng phù hợp với sự phát triển chung là cơ sở phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại. - Cơ sở dữ liệu: Tiếp tục hoàn chỉnh và xây dựng thêm nhiều cơ sở dư liệu hơn đặc biệt là các cơ sở dữ liệu về sách giáo trình, cơ sở dữ liệu tài liệu tham khảo để phục vụ bạn đọc. Xây dựng hệ thống tài liệu điện tử phong phú và đa dạng: hệ thống mục lục điện tử, cơ sở dữ liệu toàn văn, bản tin điện tử Có thể nói rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin là xu thế tất yếu của các cơ quan thông tin – thư viện hiện nay. 3.2.6. Đào tạo người dùng tin Hiệu quả sử dụng của các sản phẩm và dịch vụ phải được được xác định trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, một mặt thư viện phải tăng cường công tác phục vụ thông tin, phát triển các phương tiện tra cứu tin, mặt khác thư viện phải đào tạo người dùng tin của mình. Chính vì vậy, Thư viện Học viện Hậu cần cần phải quan tâm đến việc đào tạo người dùng tin. Người dùng tin đóng vai trò vừa là khách thể vừa là chủ thể của nguồn tin, đặc biệt là đối với đội ngũ cán bộ làm công tác nghiên cứu giảng dạy. Thông tin được cung cấp kịp thời, đầy đủ bằng phương thức hiện đại sẽ giúp họ giảm thiểu được thời gian nghiên cứu, sản sinh ra thông tin mới có chất lượng cao, tránh nghiên cứu trùng lặp. Phạm Trang Nhung 57
58. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV Người dùng tin của bất kỳ một cơ quan thông tin – thư viện nào cũng chính là đối tượng phục vụ, là mục tiêu hoạt động của thư viện ấy. Với Thư viện Học viện Hậu cần thì đó chính là các cán bộ quản lý, lãnh đạo, cán bộ nghiên cứu giảng dạy, học viên trong Học viện. Trước những đổi mới của khoa học và công nghệ thì việc đổi mới phương thức truy cập khai thác thông tin, sự phát triển của các sản phẩm và dịch vụ thông tin, việc đào tạo người dùng tin để họ tìm được thông tin theo mong muốn là điều vô cùng cần thiết. Người dùng tin cần phải biết cụ thể mình cần thông tin gì và bằng cách nào có thể khai thác được chúng. Phần lớn người dùng tin trong Học viện là những học viên, họ hầu như chưa có thói quen khai thác và sử dụng Thư viện và đặc biệt là sử dụng thông tin qua các phương tiện máy tính. Vì vậy, Thư viện cần có biện pháp tuyên truyền, phổ biến, thu hút sự chú ý sử dụng của người dùng tin, để dần dần tạo cho họ thói quen và khả năng tiếp cận nguồn tin qua các phương tiện hiện đại, phục vụ đắc lực vào việc nghiên cứu học tập của họ. Bên cạnh việc huấn luyện, tập huấn đào tạo người dùng tin có kỹ năng, cũng cần tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm của họ khi tham gia tìm tin tại Thư viện. Hướng dẫn họ sử dụng thông tin phù hợp với những chuẩn mực chung của thư viện và của xã hội, tôn trọng quyền và lợi ích chính đáng của chủ thể tham gia vào quá trình tìm tin. Nhưng để làm được điều này thì mỗi thư viện, cơ quan thông tin đều hình thành cho mình những quy định, nguyên tắc và quy trình riêng trong hoạt động thông tin – thư viện. Người dùng tin muốn được thư viện đáp ứng yêu cầu tin thì phải biết được và làm theo những quy định đó. Điều này thể hiện ý thức của bạn đọc trong việc sử dụng thư viện. Có một thực tế là khi khả năng khai thác, sử dụng thông tin của người dùng tin càng ở trình độ cao, đòi hỏi nhu cầu thông tin của họ ngày càng lớn dẫn tới sức ép phải tạo ra các sản phẩm và dịch vụ ở mỗi cơ quan thông tin – thư viện cũng tăng lên, Vì vậy, nếu càng có nhiều người dùng tin tích cực thì Phạm Trang Nhung 58
59. Khoá luận tốt nghiệp K50-TT-TV hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện đó càng có điều kiện phát triển hơn. Công tác đào tạo, tập huấn và giáo dục người dùng tin là một công tác quan trọng, vừa giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực thông tin của thư viện, vừa góp phần tạo ra các thông tin có chất lượng cao. Do vậy, Thư viện Học viện Hậu cần phải tiến hành thường xuyên công tác này. Đối với người dùng tin trong Học viện Hậu cần, họ là những người có trình độ khác nhau, từ học viên năm thứ nhất đến các giáo viên đã có kinh nghiệm trong việc tìm tin. Vì vậy cần phải thiết lập kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng nhóm đối tượng. Hàng năm, vào đầu năm học mới, Thư viện nên mở các lớp đào tạo hướng dẫn cho học viên mới nhập trường biết chung về cơ chế tổ chức cũng như chính sách phục vụ của Thư viện. Nội dung đào tạo bao gồm giới thiệu cho học viên biết cách khai thác thông tin qua các bộ máy tra cứu, tất cả các mặt hoạt động, cách sử dụng các trang thiết bị cũng như các sản phẩm và dịch vụ Thư viện. Tại nơi đặt các công cụ tra cứu, cần thiết kế các bảng hướng dẫn tra cứu, hoặc cuốn sách nhỏ chứa các thông tin hướng dẫn các thao tác tìm kiếm thông tin cả dạng truyền thống và hiện đại. Đối với đối tượng người dùng tin là cán bộ nghiên cứu và giảng viên, Thư viện cần liên tục mở các lớp huấn luyện về các kỹ năng tìm kiếm thông tin, sử dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho mục đích giảng dạy và nghiên cứu khoa học của học, giới thiệu những trang website có nội dung phù hợp Với các điều kiện hiện có về cơ sở vật chất và trang thiết bị như phòng, hệ thống máy tính nối mạng, máy chiếu Thư viện cần lập kế hoạch cụ thể để tổ chức các lớp huấn luyện bạn đọc với điều kiện không thu phí. Phân công cán bộ chịu trách nhiệm xây dựng nội dung và trình bày. Phạm Trang Nhung 59