Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIÊN PHONG Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : GS.TS Võ Thanh Thu Sinh viên thực hiện : Đặng Nguyễn Lưu Ân MSSV: 1054010946 Lớp: 10DQN03 TP. Hồ Chí Minh, 2014
2. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 06 năm 2014 Sinh viên thực tập Đặng Nguyễn Lưu Ân
3. LỜI CẢM ƠN Được học tập và rèn luyện dưới sự dạy dỗ tận tình của quý thầy cô trường Đại Học Công Nghệ Tp HCM luôn là niềm vinh dự và hạnh phúc của em. Nơi đây, không những em được học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên ngành của mình mà thầy cô còn dạy cho chúng em những bài học về kỹ năng sống để làm phong phú thêm hành trang trong công việc, cuộc sống sau này. Em xin gởi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Ban giám hiệu nhà trường cùng toàn thể thầy cô, cán bộ công nhân viên Trường Đại Học Công Nghệ Tp.HCM. Và đặc biệt là cô Võ Thanh Thu đã hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận này, cô đã tận tâm dẫn dắt và chỉ ra những sai sót cần bổ sung, sửa đổi giúp cho em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành biết ơn cô. Trong quá trình thực tập tại công ty Tiên Phong, dưới sự hướng dẫn rất nhiệt tình, chu đáo của các anh chị trong công ty em được bổ sung rất nhiều kiến thức ngoài thực tế trên nền tảng những lý thuyết đã học ở trường. Việc đi thực tế giao nhận hàng Xuất Nhập Khẩu giúp cho những lỗ hổng trong kiến thức của em được bồi đắp, củng cố và khắc sâu hơn. Nhờ đó mà em đã nắm vững được nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu, giúp em thêm tự tin trên con đường tìm kiếm việc làm phù hợp cho mình khi tốt nghiệp. Em xin gởi lời cám ơn chân thành đến Ban Lãnh Đạo công ty TNHH TM DV Tiên Phong đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp được thực hành, cọ xát với thực tế. Em xin chúc Ban Lãnh Đạo và tập thể nhân viên công ty Tiên Phong luôn gặt hái thật nhiều thành công trong công việc. Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu, quý thầy cô luôn dồi dào sức khỏe để tiếp tục “sự nghiệp trồng người”, đào tạo các thế hệ tương lai làm giàu cho đất nước. Đồng kính chúc Ban Lãnh Đạo công ty có nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc như mục tiêu đề ra. Tp HCM ngày 11 tháng 06 năm 2014 Sinh viên thực tập Đặng Nguyễn Lưu Ân
4. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : MSSV : Khoá : 1. Thời gian thực tập 2. Bộ phận thực tập 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật 4. Kết quả thực tập theo đề tài 5. Nhận xét chung Đơn vị thực tập
5. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN . TP.HCM, ngày. .tháng. .năm 2014
6. i MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2 5. TÓM TẮT CÁC CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 3 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG 3 1.1.1. Khái niệm giao nhận, người giao nhận, dịch vụ giao nhận và hiệu quả quy trình giao nhận 3 1.1.2. Vai trò của người giao nhận trong mậu dịch quốc tế 5 1.1.3. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận 7 1.1.4. Trách nhiệm của người giao nhận 7 1.1.4.1. Khi là đại lý của chủ hàng 7 1.1.4.2. Khi là người chuyên chở (Principal) 8 1.1.5. Cơ quan giao nhận Quốc tế ở Việt Nam 9 1.2. CƠ SỞ PHÁP LÝ TRONG XNK HÀNG HÓA BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN 10 1.2.1. Các công ước quốc tế 10 1.2.2. Nguồn luật quốc gia 10 1.2.3. Các tập quán quốc tế 10 1.2.4. Khái niệm và những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container 11 1.2.4.1. Khái niệm 11 1.2.4.2. Những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container 11 1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK 12 1.2.2.1. Nhiệm vụ của cảng 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK 12 1.2.2.3. Nhiệm vụ của Hải quan 13 1.3.TRINH TỰ GIAO HANG XUẤT KHẨU 13
7. ii 1.3.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng 13 1.3.1.1. Giao hàng XK cho cảng 14 1.3.1.2. Giao hàng XK cho tàu 14 1.3.2. Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng 15 1.3.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container 15 1.3.3.1. Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load 15 1.3.3.2. Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load 16 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 17 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG 18 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIÊN PHONG 18 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 18 2.1.1.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong 18 2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong 18 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty 19 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 20 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 20 2.1.4. Cơ cấu dịch vụ và mạng lưới đại lý của công ty 21 2.1.4.1. Cơ cấu dịch vụ 21 2.1.4.2. Mạng lưới đại lý 23 2.2. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ XNK CỦA CÔNG TY TRONG CÁC NĂM 2011-2013 23 2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2011-2013 24 2.2.2. Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới 27 2.3. QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG 28
8. iii 2.3.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng 28 2.3.2. Liên hệ với hãng tàu 29 2.3.3. Chào giá cho khách hàng 30 2.3.4. Tiến hành đặt chỗ tàu (Booking tàu) 31 2.3.5. Nhận và kiểm tra chứng từ xuất khẩu từ khách hàng 32 2.3.6. Khai báo Hải quan 35 2.3.7.1. Lên tờ khai hàng xuất khẩu: 35 2.3.7.2. Mở tờ khai hải quan điện tử 36 2.3.7.3. Nộp bộ hồ sơ khai Hải quan 40 2.3.7.4. Thanh lý tờ khai 41 2.4.7.5. Vào sổ tàu 41 2.3.7. Giao hàng cho hãng tàu 42 2.3.8. Quá trình lấy vận đơn 42 2.3.9. Thông báo kết quả giao hàng 42 2.3.10. Quyết toán 42 2.4. NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG 43 2.4.1. Những thành công của công ty 43 2.4.2. Những tồn tại của công ty. 44 2.4.2.1. Tồn tại 1 : Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên còn hạn chế 44 2.4.2.2 Tồn tại 2: Công tác thực hiện trong giao nhận 45 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 47 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIÊN PHONG 48 3.1. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY 48 3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên Tiên Phong. 48 3.1.2. Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận 50 3.1.2.1. Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng 50
9. iv 3.1.2.2. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên 51 3.1.2.3. Giải pháp 4: Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 53 3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 54 3.2.1. Đối với Cảng Vụ 54 3.2.2. Đối với các cơ quan chức năng Nhà Nước 55 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 58
10. v DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 WTO World Trade Organization – Tổ chức Thương mại Thế giới 2 XNK Xuất nhập khẩu 3 XK Xuất khẩu 4 NK Nhập khẩu 5 NOR Notice of Readiness – Thông báo sẵn sàng của tàu 6 B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển 7 CFS Container Freight Station – Kho hàng lẻ 8 FCL Full container load – Hàng nguyên container 9 LCL Less than container load – Hàng lẻ 10 Cont Container 11 CIP Carriage and Insurance Paid to – điều kiện Incoterms 12 FIATA Fédération Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés - Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận
11. vi DANH MỤC CÁC BẢNG STT SỐ HIỆU TÊN TRANG 1 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 24 2011-2013 2 Bảng 2.2 Kết quả kinh doanh dịch vụ của công ty 26 trong các năm 2011-2013 3 Bảng 2.3 Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo hợp 33 đồng 4 Bảng 2.4 Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo 34 Packing List
12. vii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ SỬ DỤNG STT SỐ HIỆU TÊN TRANG 1 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20 2 Hình 2.2 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai 24 đoạn 2011-2013 3 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu 28
13. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài Trong xu thế quốc tế hóa thương mại cùng với việc tham gia WTO tạo nhiều cơ hội cho Việt Nam tham gia sâu rộng, mạnh mẽ vào thị trường thế giới. Việc giao lưu và mở rộng hợp tác về kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội giữa Việt Nam và các nước trên thế giới đã thúc đẩy phát triển ngành giao nhận vận tải. Hơn thế nữa, việc nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao, ổn định trong những năm qua và kim ngạch xuất khẩu cũng tăng mạnh theo là một tín hiệu rất tốt cho ngành vận tải vốn đã phát triển, sẽ phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai. Nhờ vậy mà ngành giao nhận vận tải nói chung và ngành vận tải biển nói riêng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của đất nước. Hiện nay, ở Việt Nam đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mô khác nhau, mặc dù còn non trẻ so với bề dày lịch sử của ngành giao nhận vận tải trên thế giới, song các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực này đã dần chứng tỏ được sự phát triển nhanh và ổn định của mình. Chính vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa trở thành một yếu tố quan trọng để phát triển kinh tế xã hội, nó không thể tách rời quá trình phát triển của nền kinh tế Việt Nam với khu vực và thế giới. Có thể nói rằng hoạt động giao nhận hàng hóa là xương sống, cốt lõi của hoạt động ngoại thương. Doanh nghiệp muốn đạt kết quả tốt, thu nhiều lợi nhuận trong kinh doanh dịch vụ giao nhận thì đòi hỏi phải thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ giao nhận. Nhận thấy được tính thiết thực, tầm quan trọng của vấn đề và bằng vốn kiến thức được học ở trường kết hợp với quá trình thực tập tại công ty Tiên Phong nên tôi chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại-Dịch vụ Tiên Phong” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Đánh giá thực trạng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng container đường biển cũng như tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty TNHH Tiên Phong trong thời gian qua, những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại. Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao
14. 2 nhận của công ty trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Thương Mại-Dịch Vụ Tiên Phong. Phạm vi chủ yếu mà đề tài nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Tiên Phong. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những phần công ty còn chưa hoàn thành. Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn. 5. Tóm tắt các chương Đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết thúc gồm 3 chương chính là: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Ở chương này, tôi đưa ra những cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu đã được các nhà nghiên cứu đúc kết. Đây sẽ là nền tảng khoa học, là cơ sở để tôi có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá về thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Tiên Phong. Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH TM-DV Tiên Phong. Ở chương này, tôi đào sâu nghiên cứu và phân tích về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty. Tìm ra những điểm mạnh cũng như những tồn tại trong hoạt động giao nhận để đưa ra những giải pháp phù hợp cho công ty ở chương 3. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại công ty TNHH TM-DV Tiên Phong. Trên cơ sở những tồn tại trong hoạt động giao nhận đã phân tích ở chương 2, tôi đề ra một số giải pháp nhằm giải quyết những tồn tại đó. Bên cạnh đó, tôi cũng đề xuất một số kiến nghị đối với Nhà Nước, hi vọng rằng Nhà Nước sẽ có thêm nhiều chính sách hỗ trợ tốt hơn, giúp các doanh nghiệp có cơ hội phát triển hơn nữa.
15. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1. Khái quát chung về giao nhận trong hoạt động ngoại thương 1.1.1. Khái niệm giao nhận, người giao nhận, dịch vụ giao nhận và hiệu quả quy trình giao nhận Giao nhận Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua. Trong trường hợp đó, người giao nhận là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ tới việc vận chuyển. Người giao nhận (người kinh doanh dịch vụ giao nhận) có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay bất kỳ một người nào khác. Người giao nhận có trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau; biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng; biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – XNK và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như Hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga, cảng Người giao nhận còn tạo điều kiện cho người kinh doanh XNK hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình như: nhà XNK có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê từ đó giảm được chi phí xây dựng kho bãi; nhà XNK giảm được các chi phí quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh XNK. Dịch vụ giao nhận Trừ khi bản thân người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee) muốn tự mình thực hiện bất cứ khâu thủ tục và chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận thay mặt chủ hàng lo liệu quá trình vận tải qua các công đoạn. Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện các dịch vụ hay thông qua đại lý của họ hoặc thông qua người ký hợp đồng phụ.
16. 4 Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyền, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo điều 163, luật Việt Nam ban hành ngày 23-05-1997 thì “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác”. Họ có thể thay mặt người XK hoặc người NK hoặc thay mặt cả hai để thực hiện các dịch vụ:  Nhận ủy thác giao nhận vận tải trong và ngoài nước bằng các phương tiện vận tải khác nhau với các loại hàng hóa XNK, hàng hội chợ, hàng triển lãm, ngoại giao, quá cảnh, công trình, hàng tư nhân đóng trong container, hàng bao kiện rời  Làm đầu mối vận tải đa phương thức. Kết hợp sử dụng nhiều phương tiện vận tải để đưa hàng đi bất cứ nơi nào theo yêu cầu của chủ hàng.  Thực hiên mọi dịch vụ có liên quan đến giao nhận, vận tải như lưu cước tàu chợ, thuê tàu chuyến, thuê các phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm cho hàng hóa XNK, bảo quản hàng, tái chế, đóng gói, thu gom hoặc chia lẻ hàng, thuê hoặc cho thuê vỏ cont, giao hàng đến tận cơ sở sản xuất hoặc địa điểm tiêu thụ  Làm tư vấn cho các nhà kinh doanh XNK về mọi vấn đề liên quan đến giao nhận vận tải và bảo hiểm nhận ủy thác và thu gom hàng XNK. Hiệu quả quy trình giao nhận Giao nhận là một quá trình phức tạp đòi hỏi giải quyết đồng thời hai công việc đối nội và đối ngoại, một quy trình giao nhận hiệu quả phải đạt các yêu cầu sau đây:  Thời gian: - Rút ngắn về thời gian giao nhận sẽ giảm bớt được mất mát, hư hỏng về hàng hóa, giảm ứ đọng vốn, đáp ứng đúng thời gian giao hàng. - Muốn rút ngắn thời gian giao nhận cần giảm thời gian lưu kho, lưu bãi, giảm thời gian lập chứng từ, thủ tục hải quan phải nhanh gọn.
17. 5 - Muốn rút ngắn được thời gian thì người giao nhận phải am hiểu về thủ tục hải quan, giao nhận, chứng từ và có quan hệ tốt với các cơ quan có liên quan.  Chất lượng: - Giao hàng chất lượng tốt đòi hỏi việc giao hàng phải đảm bảo chính xác, có khả năng đáp ứng cao các yêu vầu về giao nhận, đảm bảo an toàn cho hàng hóa. - Muốn làm tốt các yêu cầu trên, người giao nhận hay chủ hàng hóa phải lựa chọn phương tiện chính xác, lập đúng và đủ chứng từ vận tải, có đủ kho hàng, am hiểu về đặc tính hàng hóa xuất nhập khẩu.  Chi phí: - Chi phí trong giao nhận gồm các chi phí như vận chuyển, chi phí kiểm dịch hàng hóa, chi phí lưu kho, chi phí xin giấy phép Chi phí trong giao nhận phản ánh hiệu quả của công tác giao nhận. Giao nhận đảm bảo an toàn và tiết kiệm được thời gian sẽ giảm nhiều các chi phí. 1.1.2. Vai trò của người giao nhận trong mậu dịch quốc tế Cùng với sự phát triển của vận tải và buôn bán quốc tế, giao nhận được tách ra khỏi vận tải và buôn bán, dần trở thành một ngành kinh tế độc lập. Đặc điểm chính của các tổ chức giao nhận thời kỳ này là: hầu hết là các tổ chức tư nhân; đa số các hãng kinh doanh tổng hợp; thường kết hợp giữa giao nhận nội địa với quốc tế; có sự chuyên môn hóa về giao nhận theo khu vực địa lý hay mặt hàng; cạnh tranh gay gắt lẫn nhau. Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận dẫn đến sự ra đời các hiệp hội giao nhận trong phạm vi một cảng, một khu vực hay một nước. Trên phạm vi quốc tế hình thành các liên đoàn giao nhận, ví dụ: FIATA – Féderation Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés, thành lập năm 1926 là một tổ chức phi chính trị, tự nguyện bao gồm 35000 hội viên của hơn 130 nước trên thế giới. Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cường lợi ích của người giao nhận trên phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp; xúc tiến quá trình đơn giản hóa và thống nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng của hội viên; đào tạo chuyên nghiệp ở trình độ quốc tế; tăng cường các quan hệ hợp tác giữa các tổ chức giao nhận với
18. 6 chủ hàng và người chuyên chở. Như đã được nói ở trên, do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp các dịch vụ về vận tải và đóng vai trò như một người chuyên chở chính (carrier). Vai trò này thể hiện qua các chức năng sau:  Người giao nhận tại biên giới: Họ chỉ hoạt động ở trong nước với nhiệm vụ làm thủ tục Hải quan đối với hàng XNK, như là một môi giới Hải quan. Sau đó, anh ta mở rộng phạm vi hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào quy định của hợp đồng mua bán.  Làm đại lý: Trước đây, người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở. Anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở.  Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hóa: Khi hàng hóa phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ làm thủ tục quá cảnh, hoặc tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng đến tận tay người nhận.  Lưu kho hàng hóa: Trong trường hợp phải lưu kho hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ thu xếp việc đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê của người khác và phân phối hàng hóa nếu có yêu cầu.  Người gom hàng: Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở Châu Âu chủ yếu phục vụ cho đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL). Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý.  Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi gởi hàng tới nơi nhận hàng. Người giao nhận đóng vai trò là người ký chuyên chở theo hợp đồng, nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp trực tiếp chuyên chở. Trường hợp người giao
19. 7 nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế. Nhưng dù chuyên chở kiểu gì đi nữa thì anh ta vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa.  Người kinh doanh vận tải đa phương thức: Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hay còn gọi là “vận tải từ cửa tới cửa” thì người giao nhận đóng vai trò là người kinh doanh vận tải liên hợp và cũng phải chịu trách nhiệm đối với hàng hóa. 1.1.3. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ: Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng xin chỉ dẫn thêm. Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. Người giao nhận được hưởng tiền công tác và các khoản thu nhập hợp lý khác. 1.1.4. Trách nhiệm của người giao nhận 1.1.4.1. Khi là đại lý của chủ hàng Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao nhận không đúng chỉ dẫn. Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn. Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan. Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrong destination). Giao hàng không phải là người nhận. Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc không hoàn thuế.
20. 8 Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận. Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình. 1.1.4.2. Khi là người chuyên chở (Principal) Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không phải trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
21. 9 Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác. Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa. Do chiến tranh hoặc đình công. Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất đi khoảng lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. 1.1.5. Cơ quan giao nhận Quốc tế ở Việt Nam Vào những năm 60 các nghiệp vụ giao nhận quốc tế ở Việt Nam mang tính chất phân tán, các đơn vị XNK tự đảm nhiệm việc tổ chức chuyên chở hàng hóa của mình, vì vậy các công ty kinh doanh XNK đã thành lập riêng phòng kho vận, chi nhánh XNK, trạm giao nhận ở các cảng, ga liên vận đường sắt, sân bay Để tập trung đầu mối quản lý chuyên môn hóa khâu vận chuyển, giao nhận. Năm 1970 Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận là Cục Kho Vận Kiêm Tổng Công ty Giao Nhận Ngoại Thương, trụ sở tại Hải Phòng và Công ty Giao Nhận Đường Bộ, trụ sở tại Hà Nội. Năm 1976, Bộ Thương Mại đã sáp nhập hai tổ chức trên để thành lập nên một Công ty thống nhất là Tổng Công ty Giao Nhận và Kho Vận Ngoại Thương (Vietrans). Trong thời kỳ bao cấp, Vietrans là cơ quan duy nhất được phép giao nhận hàng hóa XNK trên cơ sở ủy thác của các đơn vị XNK. Còn những năm gần đây, nền kinh tế nước ta chuyển dần sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK không còn do Vietrans độc quyền nữa mà do nhiều cơ quan, công ty tham gia, trong đó nhiều chủ hàng ngoại thương tự giao nhận lấy mà không ủy thác cho Vietrans. Các công ty đang cung cấp dịch vụ giao nhận hiện nay là: Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương (Vinatrans); Công ty Vận Tải và Thuê Tàu (Vietfracht); Công ty Container Việt Nam (Viconship); Công ty Thương Mại Dịch Vụ và Kho Vận Ngoại Thương; Công ty Thương Mại và Dịch Vụ Hàng Hải Tramaco; Công ty Giao Nhận Vận Tải Thiết Bị Toàn Bộ Việt Nam đã thành lập Hiệp hội Giao nhận (VIFFAS) đại diện quyền lợi của các công ty giao nhận nói trên.
22. 10 1.2. Cơ sở pháp lý trong XNK hàng hóa bằng container đường biển 1.2.1. Các công ước quốc tế Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên năm 1980). Pháp luật của Việt Nam cho phép các bên sử dụng Công ước Viên 1980 để điều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và có hiệu lực nếu các bên lựa chọn và ghi rõ trong hợp đồng. Ngoài ra còn có: Công ước Lahaye 1964 về mua bán quốc tế; Công ước New York năm 1958 về công nhận và thi hành quyết định trọng tài nước ngoài; Luật mẫu của trọng tài UNCITRAL ban hành năm 1985. Và các Công ước quốc tế về vận tải gồm có:  Ban Công ước quốc tế điều chỉnh các quan hệ pháp lý liên quan tới vận đơn và hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đó là Hague Rules (Brussels 1924), Hague Visby Rules (1968) và Hamburg Rules (1978).  Công ước Liên hợp Quốc về hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển năm 2009 (UN Convention on Contracts for the International Cariage of Goods Wholly or Partly by Sea).  Luật điều chỉnh lưu thông hối phiếu của công ước Geneve 1930 – 1931 về thương phiếu và séc gồm hai luật: Luật thống nhất về hối phiếu (ULB: Uniform Law for Bills ò Exchange). Luật thống nhất về séc năm 1931 (ULC: Uniform Law for Check). 1.2.2. Nguồn luật quốc gia Luật pháp quốc gia sẽ được áp dụng trong những trường hợp được các bên lựa chọn. Tuy nhiên, các bên nên chủ động lựa chọn luật quốc gia mà mình quen thuộc. Việc lựa chọn phải được ghi nhận cụ thể trong một điều khoản hợp đồng. Luật pháp Việt Nam có những luật sau: Pháp lệnh trọng tài Thương Mại 2003; Luật Thương Mại 2005; Bộ luật dân sự 2005; Bộ luật hàng hải Việt Nam 2005; Luật trọng tài Thương Mại 2010. 1.2.3. Các tập quán quốc tế Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là: Các điều kiện thương mại quốc tế - Incoterms (International
23. 11 Commercial Terms) do Phòng thương mại quốc tế - ICC ban hành 1936, được sửa đổi bổ sung năm 1953, 1967, 1980, 1990, 2000 và gần đây nhất là 2010; quy tắc chung về tập quán và thực hành tín dụng chứng từ - UCP 600; bộ nguyên tắc của UNIDROIT về hợp đồng thương mại quốc tế năm 2004 cũng đưa ra những quy phạm chung nhằm điều chỉnh hợp đồng; quy tắc thống nhất về nhờ thu – URC 52. 1.2.4. Khái niệm và những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container 1.2.4.1. Khái niệm Theo ISO – Container là một dụng cụ vận tải có đặc điểm là: hình dáng cố định bền chắc, được sử dụng nhiều lần; có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương tiện vận tải; có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp dỡ và thay đổi từ một công cụ vận tải này sang công cụ vận tải khác; có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra; có dung tích không ít hơn 1m3. 1.2.4.2. Những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container Xuất phát từ những lợi thế đặc biệt của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng container và nhu cầu hội nhập vận tải biển thế giới. Trong những năm gần đây, khối lượng hàng hóa XNK được vận chuyển bằng container của nước ta ngày càng tăng đột biến, vượt qua tầm dự đoán của ngành hàng hải cũng như các tổ chức nghiên cứu quốc tế. Điều này chứng tỏ sự bùng nổ thực sự của phương thức vận chuyển hàng hóa bằng container và những lợi ích mà nó mang lại cho các bên tham gia :  Đối với chủ hàng: Hàng được bảo vệ tránh các tổn thất, hư hỏng, mất mát xảy ra trong lúc vận chuyển, tiết kiệm được chi phí do giảm thiểu được thời gian kiểm đếm hàng, giúp cho việc giám sát tốt hơn, đồng thời làm cho việc chuyển tải nhanh hơn; làm giảm bớt và đơn giản hóa các thủ tục trung gian trong lúc vận chuyển nội địa nên tiết kiệm được chi phí điều hành lúc lưu thông; hàng được luân chuyển tiện lợi, nhanh, tạo điều kiện giúp cho việc kinh doanh đạt được hiệu quả cao.  Đối với chủ tàu: Rút ngắn thời gian tàu đậu tại cảng xếp dỡ hàng, tăng nhanh vòng quay khai thác tàu, tạo thuận lợi cho việc chuyển tải và vận chuyển đa phương thức. Giảm được các khiếu nại từ phía chủ hàng về các hư hỏng xảy ra trong lúc vận chuyển giúp cho người vận tải tận
24. 12 dụng được tối đa trọng tải và dung tích tàu, nâng cao hiệu quả khai thác.  Đối với đại lý vận tải: Tạo cơ hội thực hiện như là một người vận chuyển không khai thác tàu, cung cấp các dịch vụ như dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ phát hàng. 1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK 1.2.2.1. Nhiệm vụ của cảng - Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại: Hợp đồng ủy thác giao nhận. Hợp đồng thuê mướn: Chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác. - Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng. - Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu. - Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ. - Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi. - Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau: Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng. Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn. Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn, mất mát). 1.2.2.2. Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK - Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
25. 13 - Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng. - Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng. - Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu. - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa : Đối với hàng xuất khẩu: Gồm các chứng từ: + Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. + Sơ đồ xếp hàng (cargo plan): do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu. Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ: + Lược khai hàng hóa. + Sơ đồ xếp hàng. + Chi tiết hầm tàu. + Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng.  Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu. - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh. - Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng. 1.2.2.3. Nhiệm vụ của Hải quan - Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa nhập khẩu. - Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. - Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển. 1.3.Trình tự giao hàng xuất khẩu 1.3.1. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.
26. 14 1.3.1.1. Giao hàng XK cho cảng - Giao Danh mục hàng hóa XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ. - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng. - Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho cảng. - Giao hàng vào kho, bãi của cảng. 1.3.1.2. Giao hàng XK cho tàu - Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu. Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan. Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu. Giao hàng cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ trên cơ sở Cargo list này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu. Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần). Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final Report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet). Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On board Bill of Lading). Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L.
27. 15 - Lập bộ chứng từ thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hóa đơn thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu cần). - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có. 1.3.2. Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng Đây là các hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hóa sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên. 1.3.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container 1.3.3.1. Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục hàng XK (Cargo List). - Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong). - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. - Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing list và Cargo list, nếu cần.
28. 16 - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY: Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt. - Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn. 1.3.3.2. Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load - Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD. - Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn. - Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. - Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
29. 17 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Chương 1 của đề tài đã được nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản sau: Thứ nhất, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giữ vị trí quan trọng trong hệ thống vận tải phục vụ nền kinh tế quốc dân. Đây là phương thức vận tải tiên tiến đã và đang mang lại hiệu quả cao trong chuyên chở. Chính vì vậy, mà ta thấy được tầm quan trọng và trách nhiệm của người làm công tác giao nhận cũng như sự cần thiết của công tác giao nhận đối với sự phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng và của nền kinh tế nói chung. Thứ hai, luật quốc tế và luật của từng quốc gia có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp giao nhận vận tải. Vì vậy, hoạt động giao nhận vận tải đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà kinh doanh phải quan tâm và nắm vững luật pháp: luật quốc tế, luật của từng quốc gia, mà ở đó doanh nghiệp đã và sẽ hoạt động. Thứ ba, việc sử dụng container vào hoạt động XNK đã mang đến nhiều lợi ích cho chủ hàng, chủ tàu và đại lý vận tải. Vì vậy mà vận tải container tuy mới ra đời so với lịch sử phát triển của vận tải đường biển, song tốc độ phát triển khá nhanh. Để tạo khả năng áp dụng phương thức giao nhận hiện đại này, nhiều nước trên thế giới đã xây dựng đội tàu chuyên dụng có trọng tải lớn để chuyên chở. Xây dựng các cảng container với các trang thiết bị xếp dỡ hiện đại, tự động hóa cùng với hệ thống kho cảng, bến bãi đầy đủ tiện nghi nhằm khai thác triệt để ưu thế của giao nhận hàng hóa. Cuối cùng, hiểu được quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đối với hàng phải lưu kho, bãi, cảng và đối với hàng không phải lưu kho, bãi, cảng trên lý thuyết như thế nào. Nối tiếp, đề tài sẽ đi sâu phân tích về thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty Tiên Phong làm dịch vụ cho khách hàng là nhà xuất khẩu.
30. 18 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Tiên Phong 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.1.1. Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong Tên công ty: Công ty TNHH TMDV TIÊN PHONG. Tên giao dịch đối ngoại: TIEN PHONG Co.,Ltd. Tên viết tắt: TPC. Trụ sở chính: số 3, Phổ Quang, Phường 2, Q. Tân Bình, Tp.HCM. Điện thoại: (08) 8448054. Fax: (08) 8453762. Website: www.t-freight.vn Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND (2 tỷ đồng). Mã số thuế: 0300993292.Do cục thuế thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 26/11/1997. Giám đốc: Ngô Xuân Lực. Công ty có con dấu riêng: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG. Là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội giao nhận Quốc tế (FIATA), đã được sự đồng ý của FIATA cho phép phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu chung của FIATA từ năm 2001. 2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong Một quốc gia muốn phát triển thì trước hết phải có một nền kinh tế vững mạnh, và muốn có một nền kinh tế vững mạnh đòi hỏi chúng ta phải mở cửa nền kinh tế, hội nhập với nền kinh tế thế giới. Để thực hiện mục tiêu trên, Đảng và Nhà Nước ta đã và đang mở cửa nền kinh tế, đẩy mạnh công tác đối ngoại. Đặc biệt chú trọng đến công tác XNK và khuyến khích đầu tư nước ngoài. Cùng với sự phát triển đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp được hình thành và không ngừng tìm kiếm phát triển những mặt hàng có nhu cầu của các nước trên thế giới để XK và NK
31. 19 những mặt hàng thiết yếu cho sản xuất, tiêu dùng, mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng vì buôn bán quốc tế còn rất mới với các doanh nghiệp Việt Nam, vì vậy các doanh nghiệp chưa nắm hết được các nghiệp vụ cũng như các quy định quốc tế về thương mại hay không hiểu hết được đặc thù của ngành nghề. Để đáp ứng những khó khăn đó và nhu cầu cần thiết đó, vào năm 1994 anh Ngô Xuân Lực cùng với các thành viên trong gia đình góp vốn thành lập công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Tiên Phong. Trong thời gian đầu hoạt động, quy mô còn nhỏ và rất hạn chế, tuy nhiên qua nhiều năm hoạt động, công ty đã lớn mạnh và mở rộng phạm vi hoạt động trong lĩnh vực XNK và có thể bao trọn gói tất cả các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng. Năm 1997, để phù hợp với tình hình mới và điều hòa quan hệ giữa các đối tác cũng như nhu cầu sắp xếp lại tổ chức, công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG ra đời. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quyền tự chủ về tài chính và được sự cho phép của nhà nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM với một số nhiệm vụ sau: Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hóa XNK bằng đường biển, đường hàng không và nội địa. Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp. Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ cho cả hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng nội địa và được phép phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu của FIATA. Dịch vụ “từ cửa đến cửa” thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu kho, lưu bãi. Khai thuế hải quan: lập bộ chứng từ hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục hải quan cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa. Môi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về logistics.
32. 20 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến: Đó là một hệ thống các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng cùng với sự tự giác và trách nhiệm trong công việc của từng nhân viên. Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kinh Phòng Kế Phòng Sales Phòng Quản Doanh Toán & maketing lý nhân sự Hàng Hàng Sales Maketing xuất nhập Kho hàng Nguồn: Phòng quản lý nhân sự 2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám đốc. Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm điều hành các hoạt động của công ty, tổng hợp và đưa ra kế hoạch kinh doanh, phương hướng phát triển chung của công ty. Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về những vấn đề của công ty. Thương lượng và ký kết các hợp đồng về giao nhận có giá trị và quy mô lớn. Theo dõi tình hình kinh doanh của công ty để kịp thời đưa ra phương án giải quyết. Phòng quản lý nhân sự. Chịu trách nhiệm về tình hình dân sự của công ty, đề xuất tiền lương, thưởng phạt và sự bố trí sắp xếp nhân lực trong công ty, theo dõi tình hình về định mức lao
33. 21 động và năng suất lao động, đề xuất việc bổ sung hay sa thải nhân viên trong công ty. Chăm lo đời sống nhân viên trong công ty như môi trường làm việc, những khó khăn của nhân viên để tìm cách giúp đỡ nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, tổ chức sinh hoạt cho các nhân viên Phòng kinh doanh. Trực tiếp tìm và quan hệ với khách hàng trong nước và ngoài nước, thỏa thuận giá cả và thương lượng kí kết các hợp đồng có quy mô nhỏ, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của công ty.  Hàng xuất: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu tại các cảng, sân bay.  Hàng nhập: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu tại các cảng, sân bay. Phòng kế toán. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế toán, tham mưu hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng giao nhận, cung cấp các số liệu chính xác và kịp thời cho Giám đốc và phòng kinh doanh để lập ra kế hoạch hoạt động cho thời gian tới, tính toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong các kỳ quyết toán. Qua đó so sánh và đối chiếu quá trình thực hiện và kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra giải pháp hữu hiệu nhất cho giai đoạn kế tiếp. Ngoài ra có trách nhiệm thực hiện tình hình tiền lương cho nhân viên. Phòng sales & marketing. Đưa ra kế hoạch và chiến lược hoạt động cho toàn doanh nghiệp, tìm kiếm khách hàng, đối tác và thị trường mới. Tìm hiểu rõ nhu cầu của các công ty XNK về quá trình giao nhận nhằm đề ra những chiến lược cạnh tranh và giới thiệu, quảng bá tên tuổi công ty cùng những dịch vụ cho khách hàng, từ đó có thể tìm kiếm được thêm những khách hàng mới cho công ty và đưa ra những chính sách ưu đãi cho những khách hàng tiềm năng. 2.1.4. Cơ cấu dịch vụ và mạng lưới đại lý của công ty 2.1.4.1. Cơ cấu dịch vụ Mua bán cước và lập tuyến đường:
34. 22 - Luôn cung cấp giá cước hàng không, đường biển thấp, cạnh tranh. - Tổ chức tuyến đường luôn hướng gần tới yêu cầu về thời gian và giá thành của khách hàng. - Thu xếp và phối hợp gần gũi với người gửi, người nhận hàng cùng với việc luôn giám sát chặt chẽ tại chỗ. Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ: - Cung cấp dịch vụ cho cả hàng xuất, nhập khẩu và hàng nội địa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường thủy nội địa. - Áp dụng cho tất cả các thị trường chính trên thế giới và nội địa. - Phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu FIATA. Dịch vụ từ cửa đến cửa: - Thu xếp nhận và giao hàng tới sân bay hay bến cảng. - Chỉ sử dụng dịch vụ của những hãng có uy tín. - Công ty có thể giao hàng đến bất cứ nơi nào khách hàng yêu cầu, tới cảng hoặc nơi làm thủ tục Hải quan cho tới kho hàng của người nhập khẩu. - Lưu kho bãi, và nhận hàng từ nhiều nhà máy để hợp lại thành 1 lô hàng. - Theo tập quán, khách hàng có thể mua bảo hiểm cho bất cứ điều khoản nào mà khách hàng thấy cần thiết. Khai thuế Hải quan: - Lập bộ chứng từ Hải quan - Thực hiện tất cả các thủ tục Hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo bất cứ phương thức nào. - Các nhân viên khai thuê Hải quan của công ty là những người có giấy chứng nhận khai thuê Hải quan với nhiều năm kinh nghiệm có thể đảm bảo rằng hàng hóa của khách hàng sẽ được thông quan Hải quan Việt Nam với thời gian tối thiểu. Kho bãi và phân phối: - Chúng tôi cung cấp dịch vụ kho bãi cho hàng bách hóa, hàng nhập đã thông quan cho phân phối, và cả hàng xuất chờ kiểm hóa Hải quan. - Phụ trách kho có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm và trung thực. - Diện tích kho: 1000m2, tường bê tông, mái tôn, khung thép và thông gió. - Vị trí kho: 458 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Tp.Hồ Chí Minh
35. 23 Các dịch vụ khác - Môi giới và tổ chức vận chuyển hàng rời, hàng dự án, hàng siêu trường, siêu trọng. - Phân chia hàng lẻ, hàng chung chủ - Tổ chức và quản lý về logistics. 2.1.4.2. Mạng lưới đại lý Do đặc thù của ngành nghề, ngay từ đầu, Tiên Phong đã chú ý xây dựng một hệ thống văn phòng, đặc biệt là hệ thống đại lý ở nước ngoài để có thể cung cấp dịch vụ cho khách hàng có nhu cầu trên toàn thế giới. Công ty đã từng hoặc đang là đối tác của một số hãng giao nhận lớn trên thế giới, nhằm cung cấp các dịch vụ của mình ra toàn thế giới bằng việc hợp tác với từng văn phòng nhất là ở các thị trường lớn như liên minh Châu Âu, Mỹ, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đông Nam Á và khu vực Châu Đại Dương. Trong nước, công ty đã xây dựng được một hệ thống các văn phòng, đại lý ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng 2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ XNK của công ty trong các năm 2011-2013 Từ khi công ty hoạt động đến nay, tuy bước đầu cũng gặp không ít khó khăn và hiệu quả chưa cao. Nhưng trong những năm gần đây nhất (từ năm 2011-2013), công ty hoạt động rất hiệu quả, duy trì được những khách hàng thân thiết và lâu dài. Bên cạnh đó lại có thêm nhiều khách hàng mới và chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng ngày càng nâng cao. Để hiểu kỹ hơn về tình hình hoạt động của công ty, tôi sẽ phân tích tình hình hoạt động của công ty trong các năm 2011-2013.
36. 24 2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2011-2013 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 Đơn vị tính: triệu đồng Chênh lệch Chỉ tiêu Năm Năm Năm 2012/2011 2013/2012 2011 2012 2013 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng (%) (%) Tổng doanh 7.000 7.875 12.128 0.875 12,5 4253 54 thu Tổng chi 2.800 2.744 2.751 -2.741,2 -2 7 0.26 phí Lợi nhuận 4.200 5.131 9.377 931 22 4246 82,75 sau thuế Nguồn: Phòng kinh doanh Nguồn: Phòng kinh doanh Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy: Trong ba năm hoạt động kinh doanh gần đây, tình hình phát triển của công ty theo chiều hướng rất tốt. Doanh thu của công ty luôn tăng theo các năm, trong khi đó chi phí chỉ tăng nhẹ, không đáng kể. Có thể nói chi phí như vậy là mang tính ổn định.
37. 25 Cụ thể năm 2011, doanh thu của công ty đạt được khoảng 7 tỷ đồng. Sau khi trừ hết đi các chi phí thì lợi nhuận còn lại là hơn 4,2 tỷ. Tuy là trong năm 2011 nền kinh tế Việt Nam có nhiều biến động, tỷ lệ lạm phát tăng vọt nhưng công ty vẫn duy trì ổn định tình hình kinh doanh theo chiều hướng tốt. Bên cạnh đó công ty cũng cần phải xem lại việc phân chia chi phí cho hợp lý. Doanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng với tỷ lệ 12.5% trong khi đó chi phí lại giảm đáng kể 2% và lợi nhuận tăng lên 931 triệu đồng tăng tương ứng với tỷ lệ là 22%. Tỷ lệ tăng như vậy là do doanh thu tăng đồng thời lại giảm được chi phí, chứng tỏ trong năm 2012, công ty đã kiểm soát, tiết kiệm chi phí một cách hợp lý hơn, bằng cách tận dụng những cơ sở kỹ thuật hiện có để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không đầu tư nhiều máy móc, thiết bị mới Sang năm 2013 doanh thu tăng với tỷ lệ rất cao (54%) so với năm 2012. Nguyên nhân là do công ty đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt chính vì vậy mà chi phí có tăng nhẹ 0.26%, việc tăng chi phí này không ảnh hưởng lắm đến lợi nhuận công ty đạt được. Mặc dù trong ba năm 2011-2013, tình hình nền kinh tế của đất nước nói riêng và của thế giới nói chung đã gặp rất nhiều khó khăn, năm 2011 được xem là 365 ngày đầy biến động của nền kinh tế Việt Nam, đất nước phải đối mặt với tình trạng lạm phát cao. Nhưng nhờ vào kinh nghiệm hoạt động và các mối quan hệ tốt đối với khách hàng, đặt biệt là những khách hàng thân thiết trong hơn 10 năm qua, nên công ty đã đạt được mức lợi nhuận tương đối cao. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây hoạt động rất hiệu quả, chứng tỏ công ty đã có những định hướng phát triển hợp lý, có khách hàng tiềm năng và lâu dài. Công ty cần duy trì tốt mối quan hệ này và tiếp tục phát huy tình hình phát triển ngày càng hiệu quả hơn nữa.
38. 26 Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh dịch vụ của công ty trong các năm 2011-2013 ĐVT:USD 2011 2012 2013 Dịch vụ Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ Giá trị Tỉ lệ (%) (%) (%) XNK và giao nhận 688,405,040 26.1 826,086,050 24.5 1,073,911,870 26.1 Đại lý cước tàu 476,588,110 18.1 619,564,540 18.4 743,477,450 18.1 Khai thác hàng hóa 625,822,770 23.7 688,405,040 20.4 929,346,810 22.6 K.doanh kho bãi 846,086,090 32.1 1,239,429,080 36.7 1,363,041,980 33.2 và vận tải hàng hoá Tổng 2,636,902,010 100.0 3,373,484,710 100.0 4,109,778,110 100.0 cộng Nguồn: Phòng kinh doanh Dựa vào bảng số liệu trên, trong năm 2011 dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa trong nước đem lại doanh thu lớn cho công ty (tỷ trọng 32% trên tổng cơ cấu dịch vụ). Vị trí thứ 2 thuộc về hoạt động kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu và giao nhận với tỷ trọng 26%, kế đến mới là hoạt động mua bán hàng hóa hữu hình để thực hiện chức năng kinh doanh (tỷ trọng 24%) và cuối cùng là dịch vụ đại lý bán cước tàu, cước vận chuyển bằng đường hàng không. Qua bảng số liệu trên, nhận thấy rõ thế mạnh của công ty là dịch vụ kinh doanh kho bãi phương tiện vận tải và hoạt động giao nhận. Kết quả trên cũng thật dễ hiểu vì công ty Tiên Phong đã trở thành một trong số những Forwarder khá uy tín trong ngành dịch vụ giao nhận vận tải trong hơn 10 năm qua. Năm 2012 không có nhiều thay đổi. Nhìn chung, xét về tỷ trọng các dịch vụ rất ổn định. Dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa trong nước vẫn chiếm tỷ lệ cao (lên đến 36.7%) và ổn định so với năm 2011.Tuy nhiên, nếu xét mức tăng qua các năm, con số tăng
39. 27 tuyệt đối và tương đối là không nhỏ. Dịch vụ kinh doanh kho bãi năm 2012 tăng 46,5% so với năm 2011. Các dịch vụ đều tăng ở mức cao từ 10-30% so với năm 2011, góp phần làm doanh thu tăng cao. Có thể nói trong năm 2012, thị trường còn nhiều biến động nhưng Tiên Phong vẫn giữ được vị thế của mình trên thương trường. Điều đó cho thấy năng lực kinh doanh và bản lĩnh của Tiên Phong ngày một nâng cao. Năm 2013, cơ cấu dịch vụ vẫn không có nhiều thay đổi. Về cơ bản tỉ trọng giữa các dịch vụ vẫn chiếm một mức tỉ lệ nhất định như các năm 2011 và 2012. Nghĩa là dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa vẫn chiếm tỉ trọng cao. Tuy nhiên, khi xét đến mức tăng tuyệt đối và tương đối lại có phần thay đổi lớn, dịch vụ khai thác hàng hóa (hoạt động nhập khẩu hàng hóa hữu hình để thực hiện chức năng thương mại) năm 2013 tăng ở mức 35% so với năm 2012, tiếp đến là hoạt động môi giới nhập khẩu và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tăng ở mức 30%, dịch vụ kinh doanh kho bãi lại chỉ tăng ở mức 9.97%. Sự tăng trưởng này xét ra là hợp lý và khá khả quan với một doanh nghiệp chuyên kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như Tiên Phong. 2.2.2. Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới Từ những thuận lợi và khó khăn nêu trên, công ty không ngừng nâng cao chất lượng các loại hình dịch vụ xoay quanh vấn đề giao nhận hàng hóa đã và đang làm như đã nói trên. Để nâng cao khả năng phát triển của công ty, công ty luôn hoạch định những mục tiêu và hướng phát triển cho riêng mình. Công ty đẩy mạnh phát triển phòng kinh doanh để có thể tìm kiếm những khách hàng mới, mở rộng thị trường ngày càng đa dạng hơn chứ không nên chỉ tập trung vào một số thị trường lớn. Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên công ty, kịp thời cập nhật thông tin và tình hình giao nhận vận tải trên thế giới. Tiết kiệm tối đa các chi phí nhằm xây dựng một cơ cấu giá hợp lý, thường xuyên tìm kiếm, tổ chức, phối hợp các phương án vận tải để cước phí có lợi nhất đảm bảo bù đắp giá thành. Tăng cường hơn nữa mối quan hệ với khách hàng và các cơ quan hữu quan liên quan để có những ưu đãi đặc biệt, giúp công ty có thể cạnh tranh mạnh mẽ trên thương trường. Công ty đang có kế hoạch phát triển thêm về lĩnh vực mua bán thương mại về một số mặt hàng tiêu dùng. Đặc biệt, công ty đang nhập các mặt hàng rượu ngoại về
40. 28 tiêu thụ tại thị trường Việt Nam. Đây là lĩnh vực có tiềm năng mang lại lợi nhuận rất lớn cho công ty. Nhờ vào mối quan hệ rộng rãi trên thị trường Việt Nam cùng với sự hiểu biết vững chắc về các lĩnh vực ngoại thương của công ty và khả năng nhạy bén về thị trường của nhân viên công ty. Công ty cũng đang có kế hoạch mở rộng thị trường, tăng cường khả năng giao lưu mua bán với một số nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan 2.3. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong Ngoài kinh doanh thương mại, Tiên Phong được xem là một công ty Forwarder chuyên cung cấp nhiều dịch vụ như: Door to CY, CY- CY, Door to door. Sau đây là quy trình cụ thể của việc xuất hàng container bằng đường biển theo điều kiện Door to CY. Hình 2.3: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu 1. Nh ận yêu cầu từ khách hàng 2. Liên hệ với hãng 10. Quyết toán tàu 3. Chào giá 9. Thông báo kết quả giao hàng 4. Tiến hành đặt 8. Quá trình lấy chỗ tàu vận đơn 5. Nhận và kiểm 6. Khai báo 7. Giao hàng cho tra ch ứng từ XK Hải quan hãng tàu 2.3.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán số 140324/ML, ngày 24/03/2014 giữa cơ sở Lương Thị Hương Sen và công ty S.P.R.L.L’EMOI. Cơ sở Lương Thị Hương Sen muốn ủy thác cho một công ty giao nhận thay mặt mình làm thủ tục Hải
41. 29 quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này sao cho đến tay người nhận. Chính vì vậy, cơ sở Lương Thị Hương Sen đã liên hệ với công ty TNHH Tiên Phong để hỏi giá cước vận chuyển cho lô hàng trên đi Belgium. Khi nhận được kế hoạch xuất khẩu hàng hóa của khách hàng thì bộ phận XNK của công ty sẽ nhờ khách hàng cung cấp các thông tin về lô hàng gồm: - Mặt hàng : + Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ + Ghế bằng tre + Máy hút chân không + Máy cưa xương - Volume: 1x20’, đóng kho - Xuất khẩu hàng theo điều kiện: CIP. - Cảng xuất khẩu: ICD Tanamexco, Việt Nam. - Cảng nhập khẩu: Antwerp, Belgium. - Hàng tre, nứa nên phải hun trùng. Vì Hương Sen là khách hàng thường xuyên nên không phải ký hợp đồng giao nhận. Các thông tin giao dịch khác với khách hàng được thực hiện qua Email, Fax, điện thoại Đây cũng là phương thức giao dịch giúp cho công ty làm việc với khách hàng nhanh và hiệu quả hơn. Nhân viên chứng từ cần phải lưu ý những thông tin trên vì nếu sai sót về tên hàng hay trọng lượng hàng hóa thì khi làm chứng từ liên quan, hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian, chi phí chỉnh sửa. Nhận xét: Hiện nay công tác chào giá cho khách hàng của công ty Tiên Phong còn thụ động, chưa thật sự phát huy vai trò của Phòng Kinh Doanh, nên khả năng cạnh tranh và cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng còn yếu kém so với các công ty giao nhận khác. 2.3.2. Liên hệ với hãng tàu Khi đã biết những thông tin cần thiết của lô hàng thì nhân viên phòng Xuất Nhập khẩu (XNK) liên hệ một số hãng tàu có service đi tuyến khách hàng yêu cầu, kiểm tra giá với ít nhất 03 hãng tàu có cảng đích là cảng chính của khách hàng để đảm bảo giá cước cạnh trạnh và service tốt nhất. Sau khi tìm hiểu, so sánh hãng tàu nào lợi thế nhất cho tuyến đường xuất đi Belgium, nhân viên Tiên Phong chọn ra
42. 30 được hãng tàu MSC (VIETNAM) CO., LTD cung cấp giá cước và dịch vụ tốt nhất. Từ đó làm bảng giá và gửi cho khách hàng. Nhân viên giao nhận Tiên Phong phải nắm rõ thông tin lịch tàu để báo khách hàng Hương Sen biết và nếu có sự thay đổi về thời gian xuất hàng thì nhân viên giao nhận phải cập nhật, sắp xếp lại thời gian lịch tàu chạy cho phù hợp. Nhận xét: Cùng một cảng đến Antwerp nhưng các hãng tàu khác nhau sẽ báo giá cước khác nhau vì từng hãng tàu có một lợi thế riêng của mình ở đại lý nước ngoài. Do đó nhân viên giao nhận phải chú ý cảng đến để liên hệ hỏi giá cước phù hợp nhất. 2.3.3. Chào giá cho khách hàng Sau khi so sánh về giá cước và chất lượng dịch vụ của các hãng tàu cho tuyến đường đi Belgium đối với đơn hàng 140324/ML, công ty Tiên Phong báo giá cước tốt nhất cho cơ sở Hương Sen. Ngay khi giá cước và lịch trình tàu chạy được Hương Sen chấp nhận, họ sẽ gửi Booking Request (yêu cầu đặt chỗ) hoặc Detail of Bill (chi tiết hàng) cho bộ phận Giao nhận của Tiên Phong. Booking Request này bao gồm các thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng tại kho của người gửi hàng hay đóng tại kho bãi container của cảng), cảng chất hàng lên tàu (cảng đi), cảng dỡ hàng xuống (cảng đến), ngày tàu chạy Đây là những thông tin rất cần thiết để chuẩn bị cho những chứng từ liên quan như Số Booking, Sea Waybill, Tờ khai Hải Quan, Vận đơn (Bill of Lading) Tuy nhiên, sự phân chia trách nhiệm giữa nhân viên trong từng bộ phận, phòng ban chưa rõ ràng, dẫn đến công việc chồng chéo nhau và gây khó khăn trong tiến trình công tác giao nhận hàng xuất khẩu và đã xảy ra một số trường hợp như: Nhiều nhân viên của Tiên Phong cùng gửi báo giá cước phí khác nhau cho một khách hàng, điều này làm cho khách hàng băn khoăn về cách làm việc của hệ thống nhân viên của công ty và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Nhận xét: Nhờ lợi thế cạnh tranh về các mối quan hệ và uy tín nên Tiên Phong luôn dẫn đầu so với các công ty khác đang hoạt động trong cùng ngành nghề. Đó chính là thế mạnh nổi bật của Tiên Phong trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Nhưng giá cước của công ty chào giá cho khách hàng phải chịu sự
43. 31 chi phối của các hãng tàu nước ngoài. Đối với đơn hàng 140324/ML của cơ sở Hương Sen xuất sang Belgium, cảng đến là Antwerp, cảng chuyển tải là Singapore. Vì vậy, cước vận tải phụ thuộc rất nhiều vào các đại lý hãng tàu ở nước ngoài. Đây chính là nguyên nhân mà các công ty xuất khẩu của Việt Nam hầu hết xuất khẩu theo giá FOB. 2.3.4. Tiến hành đặt chỗ tàu (Booking tàu) Hương Sen và S.P.R.L L’EMOI mua bán theo điều kiện CIP, nên Hương Sen có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm và vận chuyển hàng tới cảng đến. Tiên Phong liên lạc với hãng tàu MSC (VIETNAM) CO., LTD. Địa chỉ 2,2nd FL, Broadway D, Phú Mỹ Hưng, 152 Nguyễn Lương Bằng, phường Tân Phú, Quận 7, Tp.HCM, book container cho đơn hàng 140324/ML theo chỉ định của Hương Sen. Sau khi hoàn thành việc đặt chỗ, phía hãng tàu fax qua cho Tiên Phong một phiếu đặt container Booking Note số IN1402946. Trong Booking Note này đã có tên tàu; số hiệu tàu; cảng đi; cảng đến; ngày giờ tàu đến; ngày giờ tàu đi; closing time (hàng phải được đóng xong và giao cho hãng tàu trước thời điểm này, nếu không sẽ không được lên tàu, đôi khi ghi là Cut off date/time, còn được gọi là giờ/ thời hạn cắt máng); số lượng và loại cont để Công ty chuẩn bị lấy vỏ container, đóng hàng và vận chuyển ra cảng. Nhận được Booking Note, Tiên Phong thực hiện việc đi lấy vỏ container tại Cát Lái. Khi công ty nhận được chỉ định lấy container của hãng tàu xác nhận qua email, Tiên Phong cầm lệnh cấp container do hãng tàu cung cấp giao cho nhà vận chuyển để xuống bãi container liên hệ nhận container rỗng và seal do đại lý của hãng tàu tại bãi cung cấp. (Xem phụ lục lệnh cấp cont rỗng) Trước khi nhận vỏ container, Tiên Phong kiểm tra rất kỹ sàn, nóc, góc, vách, cạnh của container để việc chuyên chở được đảm bảo khi hàng hóa đến tay người nhập khẩu. Chi tiết của container này như sau: Số container: MSCU 6463098 Số seal: FEX 4099046 do hãng tàu MSC cấp. Loại container: 20’ Cuối cùng, Tiên Phong cho kéo container về cơ sở Hương Sen để đóng hàng vào cont và lập Packing List (xem phụ lục). Căn cứ vào hợp đồng số 140324/ML, ngày 24/03/2014 được ký kết giữa bên bán là Lương Thị Hương Sen và bên mua là
44. 32 S.P.R.L L’EMOI, điều khoản số 1 nêu rõ: Số lượng hàng cần giao là 28 bộ/cái, và theo điều khoản số 2, chất lượng và quy cách đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu, hàng hóa được chuẩn bị theo đúng như hợp đồng yêu cầu. Việc chuẩn bị đủ số lượng hàng hóa đúng chất lượng cho đến khâu đóng gói như đã nói ở trên là do cơ sở Lương Thị Hương Sen thực hiện, Tiên Phong chỉ thực hiện lấy số lượng hàng đó đi giao hàng và làm thủ tục liên quan. Như vậy là đã hoàn tất khâu làm hàng. Trong khi các khâu khác hầu như theo một quy trình có sẵn, việc đặt tàu (booking) còn đòi hỏi nhân viên giao nhận phải thường xuyên cập nhật thông tin về các hãng tàu, so sánh giá cước, thời gian tàu đi, thời gian tàu đến, tuyến đường để có thể tìm được chuyến tàu phù hợp với yêu cầu. Đồng thời nhân viên giao nhận cần lưu ý các thông tin như Shipper, Consignee trong Booking vì đây là cơ sở để tiến hành làm chứng từ như House B/L, yêu cầu Master B/L từ hãng tàu. Nhận xét: Đơn hàng 140324/ML được thực hiện vào tháng 03/2014 đây là thời điểm phù hợp để xuất hàng khi đặt Booking tàu. Vào thời điểm tháng 10, 11, 12 có rất nhiều đơn hàng xuất nên việc đặt tàu (Booking) gặp nhiều khó khăn như không đặt được tàu, các container hàng hóa bị rớt lại tại cảng trung chuyển, gây mất nhiều thời gian và chi phí lưu kho tại bãi container. 2.3.5. Nhận và kiểm tra chứng từ xuất khẩu từ khách hàng Trước khi lên tờ khai làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận Công ty Tiên Phong có trách nhiệm kiểm tra BCT do Cơ sở Hương Sen cung cấp. Tất cả các chứng từ phải ăn khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng. Vì vậy, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật tỉ mỉ các chứng từ một cách chính xác, đồng nhất và hợp lệ, điều này sẽ giúp Công ty tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, nhân viên giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, nhằm nhanh chóng giải quyết các thủ tục cho lô hàng. Ví dụ về việc kiểm tra BCT đối với Cơ sở Hương Sen, cụ thể là:  Bộ chứng từ được yêu cầu bao gồm: Contract, Invoice/Packing List, Booking Note. CONTRACT (Hợp đồng ngoại thương) Một trong những chứng từ quan trọng phải phân tích là hợp đồng ngoại thương. Việc phân tích hợp đồng ngoại thương là để nắm một số thông tin liên quan đến lô hàng, có thể chủ động hơn về hàng hoá, thời gian giao hàng, các điều kiện
45. 33 khác có liên quan. Để phân tích được, chúng ta phải hiểu được hợp đồng. Nội dung của hợp đồng ngoại thương như sau:  NGƯỜI BÁN: LƯƠNG THỊ HƯƠNG SEN 165B1 KP.1, PHƯỜNG TÂN THỚI HIỆP, QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM. ĐIỆN THOẠI/ SỐ FAX: 84-37663346 MÃ SỐ THUẾ: 0303957292  NGƯỜI MUA: S.P.R.L L’EMOI RUE SAINT PIERE 23 WALCOURT 5650 BELGIQUE Số hợp đồng: 140324/ML Ngày: 24/03/2014 Bảng 2.3: Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo hợp đồng Số Đơn vị Trị giá STT Tên hàng Chất lượng lượng tính Đơn giá nguyên tệ 1 Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ Mới 100% 4 Bộ 282 1.128 2 Ghế bằng tre Mới 100% 12 Cái 7 84 3 Máy hút chân không Đã sử dụng 8 Cái 180 1.440 4 Máy cưa xương Đã sử dụng 1 Cái 245 245 Cộng 2.897 Nguồn: Phòng kinh doanh Chất lượng: chất lượng đạt tiêu chuẩn xuất khẩu. Điều kiện giao hàng: CIP Đóng gói: sản phẩm được đóng gói vào thùng carton tiêu chuẩn xuất khẩu và thích hợp cho vận chuyển bằng đường biển Thời hạn giao hàng: trễ nhất là ngày 28/06/2014 Cảng bốc: Cảng thành phố Hồ Chí Minh Cảng dỡ: Cảng Antwerp, Belgium Các chứng từ yêu cầu: hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói Phương thức thanh toán: thanh toán 100% bằng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T) đến tài khoản người bán sau khi giao hàng. Nhìn chung, hợp đồng trên đã quy định khá chặt chẽ, tuy nhiên có một số điều
46. 34 khoản như điều khoản chất lượng, điều khoản đóng gói thì quy định một cách chung chung, nếu có tranh chấp thì khó phân biệt trách nhiệm. INVOICE (Hóa đơn thương mại)/PACKING LIST (Phiếu đóng gói) Hóa đơn thương mại do người bán phát hành, là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán thể hiện yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container ) được đặt bên trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Nội dung hóa đơn thương mại/phiếu đóng gói như sau: Số 140324/ML, ngày 24/3/2014. Tên hàng: Có 4 mặt hàng và được thể hiện trong bảng 2.8. Tổng số: 117 kiện. Trọng lượng tịnh: 3,500.00 Kgs. Trọng lượng cả bì: 3,500.00 Kgs. Bảng 2.4: Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo Packing List Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Trị giá nguyên tệ Nhà sàn lớn bằng tre 4 Bộ EUR 282.00 EUR 1,128.00 tháo rời đồng bộ Ghế bằng tre 12 Cái EUR 7.00 EUR 84.00 Máy hút chân không 8 Cái EUR 180.00 EUR 1,440.00 Máy cưa xương 1 Cái EUR 245.00 EUR 245.00 Cộng EUR 2,897.00 Nguồn: Phòng kinh doanh BOOKING NOTE Nội dung của Booking Note như sau: Số: IN1402946 Ngày: 20/03/2014 Bên đặt chỗ: Công ty Tiên Phong Người gửi hàng: Tiên Phong
47. 35 Tên tàu: XUTRA BHUM HQ413R Số lượng/loại container rỗng: 1 container 20’, số: MSCU 6463098 Ngày dự kiến tàu đi: 30/03/2014 Cảng đi: ICD Tây Nam (Cảng Saigon KV IV) Cảng chuyển tải: Singapore Cảng đến: Antwerp Loại hàng: Sản phẩm từ tre nứa. Tất cả nội dung trên các chứng từ trên phải trùng khớp với nhau về mặt nội dung. Nếu không phù hợp hay có sai sót thì báo ngay với Công ty khách hàng để kịp thời xử lý Nhận xét: Việc sai sót trong BCT vẫn thường xuyên xảy ra, khi mà Hải quan phát hiện sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh Việc sai sót trong BCT vẫn thƣờng xuyên xảy ra, khi mà Hải quan phát hiện sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại, thì Công ty lúc đó phải mất khoảng một ngày để chỉnh sửa, ký, đóng dấu lại chứng từ làm cho quy trình chậm hơn so với dự kiến, vì vậy cần phải kiểm tra cẩn thận để tránh xảy ra sai sót. 2.3.6. Khai báo Hải quan Thủ tục khai báo Hải Quan rất quan trọng, nó đóng vai trò quyết định được hàng hóa có thể xuất khẩu hay không. Do đó, để quá trình khai báo được nhanh chóng và thuận lợi, bộ phận chứng từ và giao nhận tại công ty cần thực hiện cẩn thận và chính xác theo thứ tự các công việc sau: 2.3.7.1. Lên tờ khai hàng xuất khẩu: Nhân viên chứng từ cần phải có file danh mục hàng hóa xuất khẩu (gồm tên hàng bằng tiếng việt – tiếng anh, mã số thuế, thuế suất thuế xuất khẩu và VAT ) của từng khách hàng trong danh mục này phải liên tục cập nhật khi có thay đổi về mã số thuế, thuế suất Đối với những mặt hàng xuất khẩu lần đầu tiên thì nhân viên yêu cầu khách hàng dịch thuật tên hàng. Có thể làm công văn tạm áp mã số thuế (nếu không xác định được mã HS), sau khi kiểm hóa thì căn cứ mã số trên tờ khai Hải quan xác nhận để cập nhật vào file danh mục và các chứng từ cần khai báo ghi trên tờ khai gồm: Hợp đồng, Invoice, Packing List, Bill of Lading, biểu thuế. Kết cấu của tờ khai hàng xuất khẩu: Tờ khai hải quan được coi là một văn bản mẫu do Hải quan Việt Nam ban hành, tờ khai này đƣợc thiết kế với mục đích kiểm
48. 36 tra, theo dõi tình hình XNK của doanh nghiệp có hoạt động mua bán ngoại thương. Đây là mẫu có sẵn doanh nghiệp phải dùng mẫu này và kê chi tiết hàng hóa trên tờ khai để khai báo Hải quan. Cách nhập thông tin vào tờ khai Hải quan chi tiết (xem phụ lục A). 2.3.7.2. Mở tờ khai hải quan điện tử Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử Tiên Phong sử dụng phần mềm CDSLive+ để có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan. Căn cứ vào hoá đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng thương mại (Contract), Booking, nhân viên chứng từ của Tiên Phong nhập vào đầy đủ các thông tin ở phần tờ khai xuất điện tử. Và chỉ nhập thông tin cho những ô màu trắng, các ô màu xám dữ liệu sẽ được Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn.  Thông tin chính
49. 37  Thông tin phụ  danh sách mặt hàng
50. 38  Sau đó, tiếp tục khai thêm phần chứng từ kèm theo tờ khai: hóa đơn thương mại.  Hợp đồng thương mại.
51. 39 Ngoài ra, ở một số trường hợp có thể có thêm C/O, giấy phép, vận tải đơn Đối với lô hàng xuất khẩu trên không phải đóng thuế nên không cần khai trị giá tính thuế (tờ khai GATT)  Lưu ý : Sau khi khai báo mỗi phần đều phải click nút "Lưu" Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử Sau khi đã nhập và kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết của lô hàng. Nhân viên chứng từ thực hiện gửi "khai báo điện tử" và gắn USB chữ kí số, cài đặt và nhập mã pin khi phần mềm yêu cầu. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử. Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử Chờ một khoảng thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, Tiên Phong sẽ tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi. - Trường hợp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới; - Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào Hải Quan yêu cầu scan kèm theo thì công ty mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb). - Trong trường hợp này, chứng từ của Tiên Phong hợp lệ thì Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai là 10677, ngày cấp số tờ khai hải quan là ngày 27/03/2014. Như vậy là đã hoàn thiện được phần "thông tin tờ khai" ở bước 1. Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai Sau khi có số tờ khai thì Tiên Phong chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : xanh, vàng, đỏ. - Nếu tờ khai được phân luồng xanh: nhân viên giao nhận của Tiên Phong in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thông quan hàng hóa. - Nếu tờ khai được phân luồng vàng: + Luồng vàng điện tử: thì hình thức giống như luồng xanh.
52. 40 + Luồng vàng giấy: nhân viên giao nhận in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK gồm Contract (Hợp đồng), Invoice(Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói) đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không. - Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: thì in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK gồm Contract (Hợp đồng), Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói) đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký-tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa. Kết quả phân luồng này được thể hiện ở tiêu thức 28 trên tờ khai giấy. Lô hàng này được phân luồng vàng nhân viên giao nhận Tiên Phong mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị hải quan. 2.3.7.3. Nộp bộ hồ sơ khai Hải quan Lên tờ khai hải quan điện tử xong, nhân viên giao nhận chuẩn bị các chứng từ liên quan đến lô hàng. Đối với lô hàng này, những chứng từ cần thiết để khai báo Hải quan được sắp xếp như sau: + Tờ khai ( 02 bản-01 bản lưu Hải quan, 01 bản lưu người khai Hải quan) + Giấy giới thiệu (01 bản chính) + Contract (01 bản chính) số 140324/ML, ngày 24/03/2014 + Invoice (01 bản chính) số 140324, ngày 24/03/2014 + Packing List (01 bản chính) số 140324, ngày 24/03/2014. Sau khi Hải quan kiểm tra chứng từ xong, nếu không có vấn đề gì khác cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa ở tiêu thức 30 – Xác nhận thông quan. Đồng thời cấp “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy” và trả lại tờ khai bản lưu người khai Hải quan. Hàng đã được xác nhận thông quan, không phải kiểm hóa nên lúc này, nhân viên giao nhận thực hiện bấm seal của hãng tàu đã cấp vào container và ghi lại số seal vào tờ khai để chuẩn bị thanh lý. Nhận xét: Khai Hải quan điện tử thời gian khai báo nhanh hơn nhiều so với khai báo Hải quan truyền thống, nó giảm được phần nào công việc cho nhân viên Hải quan, tăng
53. 41 trách nhiệm của doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, đôi khi hệ thống khai báo Hải quan điện tử thường không truyền dữ liệu kịp thời, vì xảy ra sự cố treo mạng, treo máy chủ Hải quan, lỗi do hệ thống tiếp nhận. 2.3.7.4. Thanh lý tờ khai Nhân viên Tiên Phong cầm 02 tờ khai (01 bản gốc, 01 bản photo) dựa trên Booking Note ghi tên tàu – XUTRA BHUM HQ413R, số cont – MSCU 6463098, số seal – FEX 4099046 vào tiêu thức 29(ghi chép khác) cùng “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy” đến Hải quan giám sát bãi thanh lý tờ khai. Nhân viên hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu vào ô “31. Xác nhận của hải quan giám sát”. Nhận xét: Đây cũng được xem là một khâu quan trọng vì nếu thanh lý chậm thì hàng sẽ không được xếp lên tàu dẫn đến phát sinh một số chi phí như lưu cont, lưu bãi ảnh hưởng đến việc giao hàng xuất khẩu không đúng thời hạn của khách hàng. 2.4.7.5. Vào sổ tàu Nhân viên giao nhận Tiên Phong mang tờ khai hải quan đến đăng ký với thương vụ cảng để xác nhận container có các chi tiết như trong tờ khai đã được hạ bãi chờ bốc lên tàu. Kiểm tra xong nhân viên Hải quan phòng đăng ký tàu xuất nhập vào máy chuyển số container trên vào vị trí chờ xuất, đồng thời cấp cho nhân viên giao nhận 01 “phiếu xác nhận đăng ký tờ khai hải quan” là đã vào sổ tàu (Lưu ý thời gian vào sổ tàu phải thực hiện trước giờ cắt máng tàu trên booking). Phiếu xác nhận gồm có 2 tờ, có ghi tên tàu – XUTRA BHUM, tên chuyến – 413R, số tờ khai 10677/KV4, số container MSCU 6463098, số seal - NYKU FEX 4099046 , nhân viên của Tiên Phong sẽ đối chiếu, kiểm tra kỹ thông tin, đưa lại 01 tờ cho cán bộ Cảng và giữ lại 01 tờ làm bằng chứng là hàng đã thanh lý trước giờ closing time. Sau khi vào sổ tàu xong, vì hàng là sản phẩm từ tre nứa nên phải xử lý bằng hóa chất trước khi xếp lên tàu tránh trường hợp trong quá trình vận chuyển phát sinh mối, mọt, nấm mốc hoặc côn trùng gây hại môi trường. Nhân viên giao nhận tìm cách lấy số điện thoại của nhân viên hun trùng cảng ICD Tanamexco và liên hệ để hàng được hun trùng. Sau đó, được cấp giấy chứng nhận là hàng hóa đã được hun trùng.
54. 42 2.3.7. Giao hàng cho hãng tàu Đóng hàng vào container và vào sổ tàu xong, Tiên Phong báo cho hãng tàu biết mọi thủ tục đã hoàn tất. Hãng tàu nhận hàng nguyên container, nguyên seal, và cùng với bộ phận điều độ xếp container lên tàu. 2.3.8. Quá trình lấy vận đơn Hoàn thành thủ tục Hải quan, Tiên Phong thay mặt Hương Sen lập một Bill Information (chi tiết bill), bao gồm các thông tin chi tiết về lô hàng như tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số khối, số container gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó lập vận đơn. Hãng tàu fax lại vận đơn nháp cho Tiên Phong xem xét có chỉnh sửa gì không, nếu không thì đại lý hãng tàu sẽ phát hành vận đơn chính thức. 2.3.9. Thông báo kết quả giao hàng Hoàn thành các thủ tục liên quan và hàng được xếp lên tàu, Tiên Phong thông báo kết quả giao hàng cho Hương Sen ngay, để Hương Sen thông báo cho khách hàng biết về việc giao hàng đã hoàn tất và để cho khách hàng có kế hoạch nhận hàng. Nội dung của thông báo kết quả giao hàng bao gồm các nội dung chính: Tổng trọng lượng thực tế: 3,500.00 kgs Tổng giá trị lô hàng: 2,897.00 EUR Các thông báo về con tàu: - Tên tàu: XUTRA BHUM HQ413R - Ngày dự kiến tàu chạy: 30/03/2014 2.3.10. Quyết toán Trách nhiệm cuối cùng của nhân viên giao nhận là lập bảng giải chi, trong đó nêu rõ số tiền làm hàng mà nhân viên đã chi ra bao gồm tất cả các khoản mục, các hóa đơn, chứng từ trong lúc làm hàng, các chi phí phát sinh thêm trong quá trình làm hàng Trưởng phòng giao nhận của Công ty Tiên Phong sẽ xem xét bản giải chi, nếu có điểm bất hợp lý sẽ yêu cầu nhân viên giao nhận trình bày cụ thể, nếu chấp nhận trưởng phòng sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận. Nhân viên giao nhận phải giao toàn BCT, các hóa đơn liên quan trong lúc làm hàng, tờ khai Hải quan. Sau đó bản giải chi sẽ được chuyển sang phòng kế toán sẽ lập quyết toán sẽ lập quyết toán chi phí làm hàng và các hóa đơn liên quan
55. 43 chuyển đến cho Công ty khách hàng. Đồng thời Công ty cũng giữ lại một bản photo để làm tài liệu cho hoạt động nghiên cứu thị trường, làm cơ sở cho việc tranh chấp sau này (nếu có). Các chứng từ này được lưu trữ trong vòng 5 năm, căn cứ vào quyết toán chi phí và giao nhận hàng và các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến Công ty khách hàng sẽ thanh toán mọi khoản đã được chi ra trong quá trình làm hàng kể cả chi phí dịch vụ dành cho Công ty Tiên Phong. Vậy, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu xem như kết thúc. 2.4. Nhận xét về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong 2.4.1. Những thành công trong quy trình giao nhận Qua phân tích ở trên, ta có thể rút ra được những điểm mạnh trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty như sau: - Việc tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng giữa công ty và khách hàng diễn ra khá đơn giản, tất cả giao dịch với khách hàng đều thực hiện hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như Email, Fax, Scan giúp cho công ty phục vụ khách hàng được thuận lợi hơn. - Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH TMDV Tiên Phong đa dạng nên khách hàng có thể chọn bất cứ lĩnh vực nào về công tác giao nhận như ủy thác xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa để hợp tác. Công ty Tiên Phong có đội ngũ nhân viên chuyên tư vấn, thực hiện công tác giao nhận theo yêu cầu của khách hàng. - Công ty TNHH TMDV Tiên Phong có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, tọa lạc tại Quận Tân Bình – một trong những quận tập trung nhiều công ty xuất khẩu lớn, thuận lợi cho khách hàng và bộ mặt của công ty. Đồng thời, Tiên Phong có thể giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở các tỉnh lân cận tập trung nhiều khu công nghiệp lớn như Bình Dương, Đồng Nai, Long An - Công ty thiết lập được các mối quan hệ tốt với các hãng tàu, hải quan, cảng giúp cho công ty có giá cước tốt nhất, thời gian làm thủ tục được rút ngắn. Chất lượng của quy trình được nhiều khách hàng đánh giá cao nên công ty đã tạo được uy tín cho khách hàng và luôn có chế độ đãi ngộ về chi phí dịch vụ, do đó khách hàng luôn tin tưởng tuyệt đối và sẵn sàng hợp tác với Tiên Phong. - Thực hiện khai Hải quan điện tử: thời gian khai báo nhanh hơn nhiều so với khai báo Hải quan truyền thống, nó giảm được phần nào công việc cho nhân viên Hải
56. 44 quan, tăng trách nhiệm của doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa. - Công ty TNHH TMDV Tiên Phong với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động, nhanh nhẹn xử lý các tình huống trong công việc, xây dựng mối quan hệ thân thiện tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái. 2.4.2. Những tồn tại trong quy trình giao nhận 2.4.2.1. Tồn tại 1 : Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên khâu giao nhận còn hạn chế a. Chứng minh tồn tại. - Khả năng quản lý của ban lãnh đạo: Công việc, trách nhiệm của từng phòng ban khác nhau, đòi hỏi của công việc là phải có tính chuyên môn hóa cao nhưng ban lãnh đạo chưa nắm rõ công việc của các nhân viên giao nhận và các phòng ban. Chưa phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ. Chưa chuyên môn hoá được trong công việc, cụ thể là một số nhân viên giao nhận còn phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều công việc khác nhau. - Năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên khâu giao nhận: Đội ngũ nhân viên giao nhận trẻ là một lợi thế. Tuy nhiên, với một đội ngũ nhân viên còn non trẻ, chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong thực tế nên kinh nghiệm làm việc vẫn còn nhiều hạn chế và nếu so với các đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty Tiên Phong vẫn còn khá non yếu. b. Hậu quả. - Từ sự yếu kém của Ban lãnh đạo trong khâu quản lý nhân viên sẽ: Khiến cho các phòng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau dẫn đến không nắm bắt được cụ thể công việc của từng nhân viên, gây ra sự chồng chéo trong công việc, gây khó khăn trong tiến trình công tác giao nhận hàng xuất khẩu và làm chậm trễ công tác giao nhận. Bên cạnh đó, việc một người phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều việc mà không có sự chuyên môn cao gây ra khó khăn cho họ trong quá trình giải quyết công việc, tình trạng bỏ sót việc thường xuyên xảy ra và hiệu quả không cao trong công tác giao nhận. Bên cạnh đó, áp lực trong công việc rất cao, dễ gây ra tình trạng nhàm chán hay giải quyết công việc một cách qua loa.
57. 45 - Với vốn kinh nghiệm còn khá ít ỏi của đội ngũ nhân viên giao nhận dẫn đến: Chưa đủ khả năng làm thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Chưa thể đáp ứng nhu cầu hội nhập đặc biệt là trong công tác giao nhận. Khiến cho sự tin tưởng của khách hàng có phần bị lung lay. Chưa phát huy hết các chức năng cũng như nghiệp vụ của mình để nâng cao khả năng tiếp cận với khách hàng. Bỏ lỡ một lượng khách hàng mới và tiềm năng. Gây ra những sai sót trong quá trình làm chứng từ hoặc giao nhận làm mất nhiều thời gian và chi phí. 2.4.2.2 Tồn tại 2: Công tác thực hiện trong giao nhận a. Chứng minh tồn tại. - Chào giá cước cho khách hàng: Không chủ động liên hệ, tìm kiếm và chào giá cho khách hàng. Hầu hết đơn hàng giao nhận được thực hiện do sự chỉ định của đại lý giao nhận bên nước ngoài. - Các chứng từ trong giao nhận: Do sự sai sót của nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhân, không kiểm tra kỹ các thông tin từ khách hàng. Các chứng từ không thống nhất với nhau trong Master B/L và House B/L về tên hàng hóa, trọng lượng, cảng đi, cảng đến. - Công tác kiểm tra đóng hàng, giám sát: Hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát, trọng lượng hàng xuất không đúng trên thực tế, dẫn đến sai chứng từ giao nhận Điều kiện, thời gian đóng hàng phụ thuộc vào vị trí kho bãi (như đóng hàng container trong đêm tại Tp.Hồ Chí Minh), không tuân thủ quy trình làm việc như hút thuốc, đùa giỡn trong khi làm việc. - Phương tiện xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa: Phương tiện vận tải của công ty vẫn còn rất ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở của công ty. Năng suất xếp dỡ thấp. Xe nâng hạ xếp dỡ hàng hóa đã cũ, vào những thời điểm có nhiều hợp đồng cần giải quyết thì xảy ra tình trạng quá tải, không đủ phương tiện vận chuyển hàng hóa.
58. 46 - Hệ thống kho bãi lưu container: Phải lưu container tại kho bãi của cảng. Kho bãi riêng của công ty còn hạn chế về diện tích, không thể lưu nhiều container, chưa sửa chữa được. b. Hậu quả: Những thiếu sót trong công tác thực hiện quy trình giao nhận gây ra những hậu quả: - Giá cả và chất lượng dịch vụ chuyến tàu phụ thuộc vào đại lý giao nhận bên nước ngoài. - Mất thời gian chỉnh sửa chứng từ. Gây ra sự chậm trễ trong công tác giao nhận. Điều này ảnh hưởng rất xấu đến kế hoạch kinh doanh, mua bán của khách hàng. - Gây tổn thất hàng hóa và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của Tiên Phong. - Mất nhiều thời gian và chi phí nhân công, phải thuê xe vận chuyển ngoài làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp. Hàng hóa bị hư hỏng. - Phát sinh thêm chi phí thuê kho bãi.
59. 47 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Ngày nay nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều trong một nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là ngành giao nhận đường biển với lưu lượng hàng hóa tăng nhanh chóng. Công ty Tiên Phong xác định hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận là nâng cao chất lượng phục vụ, tạo sự hài lòng cho khách hàng đối với dịch vụ của công ty. Ngoài việc kinh doanh dịch vụ giao nhận, công ty Tiên Phong còn mở rộng thêm các dịch vụ khác như: làm thủ tục chứng từ khai Hải quan, làm đại lý cho hãng tàu điều đó cho thấy doanh nghiệp đã tìm ra hướng đi đúng với chuyên môn nên đã đưa công ty phát triển vượt bậc. Vì vậy, công ty Tiên Phong đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều công ty lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, quy mô và phương tiện kỹ thuật cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên công ty Tiên Phong vẫn chưa so sánh được với nhiều công ty khác cùng ngành, điều này ảnh hưởng đến công tác giao nhận của công ty. Do đó, công ty Tiên Phong đang cố gắng tạo lập một cơ cấu quản lý phù hợp, có đội ngũ công nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp, đầu tư thêm về cơ sở vật chất kỹ thuật Từ những thực trạng được phân tích ở trên, sau đây là những giải pháp, kiến nghị được thể hiện trong chương 3 nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển nói riêng và công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung. Đồng thời góp phần giúp công ty phát huy những điểm mạnh của mình và khắc phục những điểm yếu, nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận cũng như khả năng cạnh tranh của công ty.
60. 48 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIÊN PHONG 3.1. Các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty Trên cơ sở thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty TNHH TM-DV Tiên Phong cùng với các phân tích về những thành công và tồn tại trong quy trình giao nhận ở chương 2 là cơ sở để tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động hoạch định nguồn nhân lực ở công ty. 3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên giao nhận Tiên Phong. a. Nội dung giải pháp  Về công tác quản lý: - Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo về trách nhiệm của các phòng ban, tạo sự hiệu quả trong công tác giao nhận. - Các phòng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng hướng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng. - Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sang tạo cho công ty. - Công ty tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi với các nhân viên về kế hoạch, thành tích và các hạn chế còn tồn tại để toàn thể nhân viên có thể đưa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện công tác giao nhận tại công ty.  Về công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn: - Tăng cường tham gia các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ của mỗi thành viên trong công ty như: Ban lãnh đạo công ty có thể cử nhân viên tham gia các hội thảo, các khóa học trong ngành hoặc các khóa học tu nghiệp nước ngoài về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ở một số nước như Singapore, Thái Lan, Nhật Bản. - Tạo điều kiện cho nhân viên có thể cọ xát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả năng sang tạo của mình. - Nắm rõ nội dung quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu từng bước, từng công việc cụ thể một cách chuyên nghiệp để thực hiện công tác giao nhận.
61. 49 - Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng khi giao dịch với khách hàng, thể hiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty Tiên Phong. b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp - Cán bộ quản lý phải là người có năng lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết các vấn đề dứt khoát, am hiểu tường tận các công việc của từng nhân viên. - Nhân viên giao nhận công ty phải có ý thức tự giác học tập, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm của mình khi được tham gia các khóa học tu nghiệp c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả - Khâu quản lý nhân - Đề cử cán bộ quản lý - Công tác quản lý nhân viên còn yếu kém, có năng lực, am hiểu các viên được chặt chẽ hơn, tạo không nắm rõ các công công việc của từng nhân tính hiệu quả trong công việc cụ thể của từng viên, phong cách làm việc giao nhận. nhân viên. Tiến độ theo việc quyết đoán, năng dõi công tác giao nhận động, sáng tạo. còn hạn chế. - Công việc, trách nhiệm - Tổ chức, sắp xếp lại cơ - Phòng tránh rủi ro trong còn chồng chéo giữa các cấu các phòng ban cho giao nhận về chứng từ, các nhân viên. phù hợp với chuyên môn khâu thủ tục hải quan của từng nhân viên. Các (phòng chứng từ kết hợp phòng ban kết hợp, hỗ với phòng giao nhận). trợ thường xuyên với nhau. - Ghi nhận đóng góp ý - Góp phần xây dựng, hoàn kiến từ nhân viên. thiện quy trình giao nhận nhằm phát triển mục tiêu, định hướng kinh doanh của công ty. - Trình độ chuyên môn - Tổ chức các khóa học - Nâng cao trình độ chuyên của nhân viên tương đối nghiệp vụ, kinh nghiệm môn, học hỏi kinh nghiệm khá, nhưng kinh nghiệm thực tế. của đội ngũ nhân viên giao còn nhiều hạn chế. nhận. - Công ty có chính sách - Tăng năng suất lao động khen thưởng, nâng bậc và tính hiệu quả trong công
62. 50 cho nhân viên đạt thành việc, tạo niềm tin, thỏa mãn tích xuất sắc nhằm nhu cầu của khách hàng. khuyến khích các nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân. 3.1.2. Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận 3.1.2.1. Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng a. Nội dung giải pháp - Chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng. - Nhân viên có bản kế hoạch làm việc, chủ động gửi Email hoặc gọi điện thoại cho khách hàng định kỳ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. - Tham gia tìm kiếm khách hàng tại các hội chợ triển lãm do hiệp hội doanh nghiệp xuất khẩu VEXA, ITPC, Viettrade tổ chức nhằm tìm kiếm khách hàng cũng như khảo sát thị trường về lĩnh vực giao nhận. - Liên hệ, cập nhật những thông tin của các hãng tàu như bảng báo giá cước trong từng thời điểm. - Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu, phải biết lợi thế của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường vận chuyển để có giá cước tốt nhất. b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp - Công ty phải có phần mềm lưu giữ lại thông tin của các khách hàng cũ cũng như các khách hàng tiềm năng để có thể quản lý tốt lượng khách hàng không thường xuyên này. - Thường xuyên tham gia các hội chợ triển lãm để có thể nắm bắt thị trường. - Cử các nhân viên phòng Kinh Doanh lên kế hoạch tiếp cận, xây dựng các mối quan hệ với các hãng tàu để có thể có được các thông tin về giá cước mới nhất. Đồng thời, am hiểu thế mạnh của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường cụ thể từ đó dễ dàng chọn ra hãng tàu có giá tốt nhất, chất lượng nhất, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá.
63. 51 c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả - Nhận yêu cầu của - Công tác nghiên cứu thị - Nâng cao tính chủ động khách hàng rồi mới tiến trường, tìm kiếm khách trong công việc tìm kiếm hành liên hệ với hãng hàng tiềm năng và chủ và phục vụ khách hàng. tàu, chào giá cho khách động liên hệ, chào giá cho Doanh thu của công ty hàng, không chủ động khách hàng thường xuyên tăng nhanh do số lượng trong công tác chào giá. của công ty. đơn hàng giao nhận tăng. - Hầu hết các đơn hàng - Tìm hiểu, tham gia các - Tránh phụ thuộc và các giao nhận chỉ định từ chương trình hội thảo, hội đơn hàng giao nhận chỉ đại lý bên nước ngoài. chợ triển lãm dành cho các định. doanh nghiệp xuất khẩu trong nước và quốc tế. - Các đối thủ cạnh tranh - Chào giá cước tốt nhất - Nâng cao tính cạnh về giá cước, công tác vả về chi phí và chất tranh về giá, chất lượng chào giá cũng như chất lượng dịch vụ. dịch vụ, nhanh chóng lượng dịch vụ. - Thiết lập mối quan hệ đáp ứng yêu cầu của với các hãng tàu như làm khách hàng. đại lý cho hãng tàu. - Luôn mang đến giá cước tốt nhất cho khách hàng. 3.1.2.2. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên a. Nội dung giải pháp - Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ. - Hạn chế sai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng. - Hạn chế rủi ro của nhân viên xếp dỡ trong khâu đóng hàng. b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp - Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý của Tiên Phong để tra cứu khi cần thiết. Nhân viên chứng từ cần cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
64. 52 Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mọi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận, tính chuyên nghiệp trong công việc. - Có kế hoạch công việc cụ thể như đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng để sắp xếp phương tiện và thời gian phù hợp để đóng hàng vào container, giảm các chi phí như neo đậu xe rơmooc, thuê kho bãi đóng hàng. Khi phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, rách báo ngay cho khách hàng về sự cố này trước khi đóng hàng vào container. Cân đo, kiểm đếm hàng hóa thật chính xác trọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa. - Bố trí lượng nhân viên xếp dỡ phù hợp với lượng hàng hóa, luân phiên công việc giữa các nhân viên tránh làm việc quá tải, giảm năng suất làm việc. Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực hiện nghiêm túc như không được hút thuốc tại kho hàng, không đùa giỡn Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thoát, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc. c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả - Sự sai sót về các - Làm việc trên hệ thống - Hoàn chỉnh các chứng từ chứng từ giao nhận như phần mềm quản lý các giao nhận, tránh mất thời Master B/L, House B/L chứng từ. gian và chi phí chỉnh sửa. ảnh hưởng đến các - Kiểm tra, đối chiếu các - Tiến độ thực hiện khâu chứng từ liên quan như thông tin trên chứng từ chứng từ nhanh hơn, chính Sea Waybill trước khi gửi cho khách xác hơn. hàng. - Kiểm tra, giám sát - Có kế hoạch đóng hàng - Đóng hàng đúng theo quá trình đóng hàng cụ thể cho từng đơn hàng. thời gian dự tính, giúp cho còn nhiều sai sót ảnh công tác giao nhận đúng, hưởng tiến độ đóng nhanh chóng. hàng vào container - Lập 2 biên bản kiểm kê - Giảm sai sót về trọng hàng hóa nhằm đối chiếu lượng hàng hóa, tiết kiệm thời gian phải kiểm tra lại.