Khóa luận Nghiên cứu nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội

82 trang thiennha21 16/04/2022 4840

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nghiên cứu nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_nghien_cuu_nhu_cau_tin_va_kha_nang_dap_ung_thong_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nghiên cứu nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội

z Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN  TRẦN THỊ LOAN NGHIÊN CỨU NHU CẦU TIN VÀ KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2008 – X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: PGS.TS VŨ VĂN NHẬT HÀ NỘI, 2012 1
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Văn Nhật, ngƣời đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này. Đồng thời, tôi cũng xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực tập và quá trình thực hiện đề tài này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do thời gian có hạn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để đề tài đƣợc hoàn chỉnh hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 06 tháng 02 năm 2012 Sinh viên Trần Thị Loan 2
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1: Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung Bảng 2: Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ Bảng 3: Các loại cơ sở dữ liệu của Thƣ viện Bảng 4: Nội dung tài liệu mà ngƣời dùng tin quan tâm Bảng 5: Nhu cầu về loại hình tài liệu. Bảng 6: Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu Bảng 7: Nhu cầu về thời gian xuất bản tài liệu Bảng 8: Địa điểm ngƣời dùng tin thƣờng sử dụng Bảng 9: Các thƣ viện cụ thể mà ngƣời dùng tin thƣờng sử dụng Bảng 10: Thời gian khai thác thông tin của ngƣời dùng tin Bảng 11: Các công cụ khai thác thông tin. Bảng 12: Số lƣợng ngƣời dùng tin phân theo độ tuổi Bảng 13: Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin Bảng 14: Chất lƣợng dịch vụ của Thƣ viện 3
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Danh mục các từ viết tắt I/ Tiếng Việt CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu CSDL CĐ : Cơ sở dữ liệu chuyên đề CSDL BTC : Cơ sở dữ liệu báo – tạp chí KH&CN : Khoa học và công nghệ KH – CN – MT : Khoa học công nghệ môi trƣờng KHKTTW : Khoa học kỹ thuật trung ƣơng SL : Số lƣợng TVTWQĐ :Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội II/ Tiếng Anh CD-ROM : Compac Disk Read Only Memory 4
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan MỤC LỤC MỞ ĐẦU 5 1. Tính cấp thiết của đề tài 7 2. Tình hình nghiên cứu 9 3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu 9 4. Phương pháp nghiên cứu 10 5. Nhiệm vụ của đề tài 10 6. Đóng góp của đề tài 10 7. Bố cục của khóa luận 11 CHƢƠNG 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 12 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Trung ương Quân đội 12 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội 15 1.2.1Chức năng 15 1.2.2 Nhiệm vụ 16 1.3. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 17 1.3.1 Đội ngũ cán bộ 17 1.3.2 Cơ cấu tổ chức: 17 1.4 Khái quát nguồn lực thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội 20 1.4.1. Tài liệu dạng giấy 21 1.4.2. Tài liệu điện tử 22 CHƢƠNG 2.THỰC TRẠNG NHU CẦU TIN VÀ KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 26 2.1. Cơ sở lý luận về nhu cầu tin 26 2.1.1 Khái niệm về nhu cầu tin 26 2.1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến sự hình thành và phát triển nhu cầu tin 26 2.2. Khảo sát thực trạng nhu cầu tin của Thư viện Trung ương Quân đội 28 2.2.1 Đặc điểm nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin 28 2.2.2 Đặc điểm nội dung nhu cầu tin 30 2.2.3 Đặc điểm tập quán sử dụng thông tin của người dùng tin. 36 5
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan 2.3. Khảo sát thực trạng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. 40 2.3.1 Xây dựng nguồn lực thông tin 40 2.3.2 Xử lý thông tin 42 2.3.3 Tổ chức bộ máy tra cứu 44 2.3.4 Tổ chức phục vụ 46 2.5. Nhận xét, đánh giá về nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. 48 2.5.1 Yếu tố chủ quan 48 2.5.2 Yếu tố khách quan 51 CHƢƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG NGHIÊN CỨU NHU CẦU TIN VÀ KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU TIN TẠI THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 53 3.1. Tăng cường nghiên cứu nhu cầu tin thường xuyên và có kế hoạch. 53 3.2. Tiến hành đào tạo người dùng tin. 53 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu hoạt động của Thư viện 55 3.4 Hoàn thiện, phát triển và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin 56 3.5 Đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ 57 3.6 Đào tạo đội ngũ cán bộ 58 3.7 Vận dụng phương pháp Marketing để kích thích nhu cầu tin 60 3.8 Tăng cường hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin 60 KẾT LUẬN 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 6
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bƣớc sang thế kỷ XXI nhân loại đang bƣớc sang một nền kinh tế tri thức xã hội thông tin, mở ra một kỷ nguyên mới, với xu thế chung của thế giới là hội nhập, toàn cầu hóa. Nhiều quốc gia, nhiều dân tộc đã và đang tiến vào xã hội thông tin, tiến vào nền kinh tế tri thức. Đặc trƣng của xu thế toàn cầu là hợp tác, giao lƣu, cạnh tranh công bằng, cùng thúc đẩy kinh tế, văn hóa của thế giới phát triển. Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đặc biệt là cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã ảnh hƣởng rất lớn đến mọi mặt của đời sống xã hôi, kinh tế, thƣơng mại, và khoa học thông tin – thƣ viện cũng nằm trong sự ảnh hƣởng của nó. Nắm bắt đƣợc xu thế chung của thời đại, Đảng và Nhà nƣớc ta đã và đang lãnh đạo toàn dân tiến hành công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Cụ thể là: chúng ta xây dựng nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng Xã hội Chủ nghĩa, mở cửa nền kinh tế, cùng giao lƣu văn hóa với tất cả các nƣớc trong khu vực và trên toàn thế giới. Đảng ta chú trọng phát triển mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, áp dụng những thành tựu của khoa học để phát triển sản xuất, nâng cao đời sống cho ngƣời dân, xây dựng xã hội học tập. Chính vì vậy công tác thông tin – thƣ viện cũng đƣợc Đảng rất quan tâm chú trọng. Cùng với hệ thống thƣ viện công cộng thuộc Bộ Văn Hóa thông tin nhƣ Thƣ viện Quốc gia, thƣ viện các tỉnh thành phố, thƣ viện quận, huyện còn có một loại hình thƣ viện không kém phần quan trọng đó là các thƣ viện khoa học chuyên ngành. Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội là một thƣ viện khoa học tổng hợp chuyên ngành về quân sự cấp nhà nƣớc. Là Thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong quân đội, những năm qua và nhất là những năm gần đây, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã nêu cao tinh thần chủ động, tích cực đổi mới nội dung và hình thức hoạt động, phát huy sức mạnh và tính hiệu quả của một công cụ rất quan trọng trong việc truyền bá tri thức, cung 7
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan cấp thông tin phục vụ đắc lực công tác nghiên cứu khoa học quân sự, tổng kết chiến tranh, đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, học tập và giải trí của nhiều đối tƣợng trong và ngoài quân đội. Tuy nhiên, đứng trƣớc nhiệm vụ mới, tình hình mới đòi hỏi thƣ viện phải đổi mới nhiều hơn, nâng cao chất lƣợng phục vụ. Để làm đƣợc điều đó thƣ viện phải tiến hành đồng thời nhiều nhiệm vụ. Và một trong những nhiệm vụ quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại thƣ viện và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho họ. Bởi vì ngƣời dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành thƣ viện, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan thông tin – thƣ viện. Họ vừa là ngƣời sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin, vừa là ngƣời cung cấp thông tin phản hồi đánh giá hoạt động của thƣ viện. Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã nhận thấy rằng nhu cầu của ngƣời dùng tin hiện nay là rất lớn và vô cùng đa dạng, phong phú. Yêu cầu phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời, chính xác những nhu cầu của ngƣời dùng tin là vấn đề hết sức quan trọng đối với tổ chức hoạt động của Thƣ viện. Do đó việc xác định cụ thể nội dung nhu cầu tin là tìm hiểu thói quen sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin, trên cơ sở đó Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội mới có thể xây dựng nguồn lực thông tin, xử lý thông tin, xây dựng bộ máy tra cứu tin hiện đại để đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin. Bên cạnh những thành tích đã đạt đƣợc, trong hoạt động thực tiễn công tác đáp ứng nhu cầu tin tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhƣ chƣa nắm bắt, cũng nhƣ đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của ngƣời dùng tin và cần phải tiếp tục nghiên cứu, phân tích, đánh giá, tìm các giải pháp cụ thể để tháo gỡ nhằm đƣa công tác phục vụ bạn đọc nói chung và khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc ngày càng tốt hơn Bởi vậy, tôi đã chọn đề tài: “ Nghiên cứu Nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào công tác thông tin – thƣ viện nói chung và làm sang tỏ nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ 8
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan viện Trung ƣơng Quân đội để đƣa ra những giải pháp thực tiễn góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng hoạt động đáp ứng nhu cầu tin của Thƣ viện trong hiện tại cũng nhƣ trong tƣơng lai. 2. Tình hình nghiên cứu Việc nghiên cứu nhu cầu tin là vấn đề tất yếu khách quan của bất kỳ một cơ quan thông tin – thƣ viện nào. Cho đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại các cơ quan khác nhau nhƣ: “ Nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Viện Thông tin khoa học xã hội” của tác giả Phạm Thanh Huyền – cán bộ Viện Thông tin khoa học xã hội. “ Nghiên cứu nhu cầu tin và việc đảm bảo thông tin tại thƣ viện trƣờng đại học sƣ phạm kỹ thuật Thành Phố Hồ Chí Minh” của Nguyễn Thanh Tùng. “ Nghiên cứu nhu cầu đọc và việc thỏa mãn nhu cầu đọc của cán bộ viện Xã hội học” của Đặng Bảo Khánh “ Nghiên cứu nhu cầu tin và hoạt động thông tin của ban thông tin – tƣ liệu và thƣ viện tại viện chiến lƣợc và chính sách KH&CN” của Nguyễn Ngọc Dung. “ Tìm hiểu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin khoa học công nghệ tại trung tâm thông tin thƣ viện trƣờng đại học” của Nguyễn Thị Viên. “ Tìm hiểu nhu cầu tin của các nhóm Ngƣời dùng tin tại trung tâm học liệu trƣờng Đại học Điện lực” của Lê Thị Hiền Tuy nhiên tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội hiện chƣa có đề tài nào nghiên cứu về nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại đây một cách có hệ thống và khoa học. Vì vậy tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài này làm đề tài nghiên cứu của mình với mong muốn đƣợc góp một phần nhỏ cho sự phát triển của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. 3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin. - Phạm vi nghiên cứu: Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội từ năm 2006 – 2011. 9
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Dựa trên những quan điểm của triết học Mác – Lênin, quán triệt tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và đƣờng lối chính sách của Đảng về phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội nói chung và ngành thông tin thƣ viện nói riêng. - Phương pháp cụ thể: + Thu thập tài liệu, số liệu, dữ kiện + Phân tích, tổng hợp tài liệu + Thống kê số liệu + Điều tra xã hội học: phỏng vấn trực tiếp,thông qua các phiếu hỏi, quan sát 5. Nhiệm vụ của đề tài Đề tài của khóa luận này tập trung vào giải quyết những nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Nghiên cứu khái quát sự hình thành, phát triển và những thành tựu chủ yếu mà Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã đạt đƣợc trong những năm qua. - Nghiên cứu một số vấn đề lý luận cơ bản về nhu cầu tin và khả năng đáp ứng nhu cầu tin tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. - Thực trạng nhu cầu tin của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. - Khả năng đáp ứng thông tin của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. - Trên cơ sở phân tích đƣợc những mặt mạnh và mặt hạn chế để đề ra những giải pháp thiết thực, khoa học nhằm nâng cao chất lƣợng nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thƣ viện 6. Đóng góp của đề tài - Lý luận: Qua quá trình thực tập và việc nghiên cứu đề tài này một lần nữa tôi đƣợc học hỏi thêm nhiều hơn, sâu sắc hơn những lý luận về thông tin thƣ viện, tiếp nhận nó một cách đầy đủ hơn để sau này vận dụng những lý thuyết này vào công việc và thực tế một cách có hiệu quả. 10
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Thực tiễn: + Việc tìm hiểu đề tài này giúp tôi có cơ hội nghiên cứu và am hiểu nhiều hơn các vấn đề về thông tin – thƣ viện, trang bị thêm kiến thức phục vụ cho nghề nghiệp thực tiễn của tôi sau này. + Và tôi mong muốn đề tài của tôi có thể trở thành tài liệu tham khảo, gợi ý để cho các nhà quản lý của thƣ viện và các bạn đồng nghiệp vận dụng trong công việc của mình. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung khóa luận gồm 03 chƣơng: Chương1 : Giới thiệu khái quát về Thư viện Trung ương Quân đội. Chương 2: Thực trạng nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng nghiên cứu nhu cầu tin và khả năng đáp ứng nhu cầu tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. 11
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 1.1 . Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Trung ương Quân đội. Ngày 15/11/1957 Thƣ viện Quân đội đƣợc thành lập theo chủ trƣơng của Tổng Quân uỷ mà trực tiếp là đại tƣớng Nguyễn Chí Thanh - Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị. Những ngày đầu mới thành lập, Thƣ viện Quân đội mới chỉ là một tủ sách của Tổng Quân uỷ ở chiến khu Việt Bắc với gần 500 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn. Vì vậy, chƣa đáp ứng kịp thời yêu cầu của công tác nghiên cứu chỉ đạo, học tập, giải trí của cán bộ, chiến sĩ, phục vụ nhiệm vụ chiến đấu và xây dựng của quân đội. Trải qua thời gian cùng với sự phát triển của quân đội, Thƣ viện Quân đội đã không ngừng lớn mạnh, từ một thƣ viện phổ thông trở thành một thƣ viện khoa học tổng hợp về quân sự cấp Nhà nƣớc. Trong cùng thời gian này, hệ thống thƣ viện trong quân đội cũng đƣợc hình thành, nhiều thƣ viện nhà trƣờng trong quân đội, thƣ viện các quân khu, quân đoàn, các cơ quan, đơn vị đƣợc thành lập Thực hiện theo chủ trƣơng của Tổng cục Chính trị. Thƣ viện Quân đội đã và đang có rất nhiều cố gắng trong công tác. Đặc biệt đứng trƣớc tình hình, nhiệm vụ mới của đất nƣớc, Thƣ viện Quân đội từng bƣớc đổi mới hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt nhu cầu ngày càng đa dạng, phong phú của bạn đọc, đặc biệt là truyền bá chủ nghĩa Mác – Lênin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, các chỉ thị, nghị quyết của Đảng, Nhà nƣớc và Quân đội tới cán bộ, chiến sĩ trong quân đội và nhân dân để góp phần xây dựng quân đội vững mạnh, chính quy, tinh nhuệ, từng bƣớc hiện đại, góp phần giữ vững ổn định chính trị, phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Hơn 50 năm xây dựng và phát triển của Thƣ viện Quân đội đƣợc phân ra làm những giai đoạn, thời kỳ sau: 12
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan * Từ năm 1957 đến 1965 Đây là giai đoạn đầu tiên, xây dựng nền móng cho Thƣ viện Quân đội. Vốn tài liệu ban đầu của Thƣ viện gồm 500 bản sách của Tổng Quân uỷ và một số sách báo quốc văn, ngoại văn của Bộ Quốc phòng. Khi đó Thƣ viện nằm trong một thành phần của Câu lạc bộ quân đội với 3 cán bộ biên chế. Họ vừa làm chỉ đạo nghiệp vụ, vừa thực hiện công việc cụ thể. Đến năm 1958, do yêu cầu của đất nƣớc, của công tác chính trị nên thƣ viện đã đƣợc tách ra khỏi Câu lạc bộ quân đội để trở thành thƣ viện trung tâm của toàn quân. Để nhanh chóng tăng vốn tài liệu của Thƣ viện, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã đặc biệt chú ý đến công tác bổ sung, sƣu tầm vốn sách báo. Sau một thời gian sƣu tầm, vốn tài liệu của Thƣ viện đã tăng lên thành hơn 3.000 cuốn sách, báo. Cùng với sự gia tăng của lƣợng sách báo, số lƣợng cán bộ của Thƣ viện Quân đội cũng tăng lên. Năm 1959 Tổng cục Chính trị đã điều về cho Thƣ viện thêm 7 cán bộ. Từ 1962 đến 1965 Thƣ viện đã tổ chức hai lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ cho 60 cán bộ. Đây là giai đoạn khởi đầu nên Thƣ viện Quân đội đã gặp nhiều khó khăn, trắc trở. Tuy nhiên, Thƣ viện Quân đội đã vƣơn lên và sớm khẳng định đƣợc vai trò của thƣ viện trung tâm, đầu ngành của hệ thống thƣ viện toàn quân. * Từ năm 1965 đến 1975 Đây là thời kỳ cả nƣớc có chiến tranh, đế quốc Mỹ mở rộng chiến tranh tiến hành phá hoại miền Bắc. Vì vậy, thƣ viện phải sơ tán, di chuyển kho sách và nơi làm việc đến các địa điểm khác nhau nhƣ từ Hà Nội chuyển về Hoà Bình, rồi Hà Tây. Trong giai đoạn này cung cấp sách cho bội đội ở chiến trƣờng là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Thƣ Viện Quân Đội, sách đi cùng súng đạn, thuốc men, thực phẩm đến tận tay ngƣời chiến sĩ, sách nằm trong ba lô của những anh bộ đội trên cánh võng của những chiến binh. 13
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Trong những năm từ 1968 đến 1972 số lƣợng cán bộ biên chế của thƣ viện đƣợc tăng thêm lên thành 15 ngƣời. Đầu năm 1973, đế quốc Mỹ phải ký hiệp định Pari ngừng ném bom Miền Bắc. Để có điều kiện thực hiện những nhiệm vụ mới, Thƣ viện Quân Đội đƣợc Bộ Quốc Phòng quyết định chuyển trụ sở về nhà 83 Lý Nam Đế - Hà Nội. Đây là một bƣớc ngoặt lớn trong việc xây dựng và phát triển Thƣ viện Quân đội. Do yêu cầu của đất nƣớc, đòi hỏi Thƣ viện phải nhanh chóng ổn định kho sách, mặt khác phải khẩn trƣơng phục vụ tốt yêu cầu của độc giả. Năm 1975, Miền Nam hoàn toàn đƣợc giải phóng, đất nƣớc đƣợc thống nhất, thƣ viện đã chuyển hàng trăm tấn sách vào miền Nam cụ thể là các Quân khu 5, Quân khu 7, Quân khu 4 để kịp thời cấp phát cho bộ đội và nhân dân vùng mới giải phóng. Đồng thời làm nhiệm vụ thu hồi các loại sách, báo của Mỹ - Ngụy chuyển ra Hà Nội. Thƣ viện Quân đội đã đƣa ra Bắc hàng trăm tấn sách, báo với hàng vạn ấn phẩm các loại. Trong thời kỳ này, thƣ viện đã biên soạn các loại thƣ mục giới thiệu, thƣ mục chuyên đề, thƣ mục trích dẫn Nhƣ vậy, trong chiến tranh chống Mỹ cứu nƣớc, Thƣ viện Quân đội đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Tổng cục Chính trị giao cho. Thƣ viện đã góp phần nhỏ bé của mình vào chiến thắng vĩ đại của dân tộc. * Từ năm 1975 đến 1985. Từ sau 1975 đất nƣớc ta hoà bình, thống nhất nƣớc nhà, quân đội đi vào ổn định và mạng lƣới thƣ viện toàn hệ thống dần đƣợc hình thành để kịp thời phục vụ nhu cầu của đất nƣớc và quân đội. Đến thời kỳ này, Thƣ viện Quân đội phát triển mạnh, từ một Thƣ viện phổ thông trở thành một Thƣ viện khoa học, số cán bộ biên chế là 40 ngƣời, cơ cấu gồm các phòng, ban.Trong giai đoạn này, thƣ viện vẫn tiếp tục đẩy mạnh việc xây dựng nguồn lực sách báo bằng nhiều biệp pháp nhƣ thu hồi sách Mỹ - Nguỵ ở miền Nam, bổ sung sách mới, quan hệ phối hợp với các cơ quan liên quan khác. 14
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan * Từ năm 1986 đến nay Trong điều kiện mới, đòi hỏi Thƣ Viện Quân đội và thƣ viện toàn hệ thống phải đảm nhiệm những nhiệm vụ mới. Trong 3 năm 1986, 1987, 1990, Thƣ viện Quân đội đã tổ chức hai hội nghị thƣ viện toàn quân để đánh giá lại thực trạng hoạt động và đề ra định hƣớng phát triển công tác thƣ viện trong thời kỳ mới. Đến cuối năm 1992, Thƣ viện Quân đội đƣợc Nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng lao động hạng nhì. Ngoài ra, thƣ viện còn đƣợc nhận nhiều bằng khen và cờ thƣởng luân lƣu của Nhà nƣớc và quân đội. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trƣởng thành, Thƣ viện Quân đội đã thực sự trở thành Thƣ viện khoa học tổng hợp về quân sự, là Thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong quân đội. Đến nay, Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một khu nhà khang trang, rộng rãi, vốn tài liệu của thƣ viện trên 350.000 bản sách quốc văn và ngoại văn, gần 2000 loại báo, tạp chí trong và ngoài nƣớc. Hiện nay, thƣ viện đang tiếp tục xây dựng cơ sở vật chất, tăng cƣờng công tác bổ sung tài liệu và thƣờng xuyên bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ của thƣ viện và các đơn vị trong toàn quân. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội 1.2.1 Chức năng - Tham mƣu cho thủ trƣởng Tổng cục Chính trị và Bộ quốc phòng về công tác thông tin – thƣ viện và hoạt động sách báo trong quân đội. - Sƣu tầm, bảo quản, tàng trữ lâu dài tài liệu, vật mang tin về quân sự và có liên quan ở trong và ngoài nƣớc. - Bổ sung sách tập trung để cấp phát cho các thƣ viện đơn vị trong toàn quân để góp phần nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho cán bộ, chiến sĩ trong toàn đội. - Tổ chức khai thác và phục vụ chung vốn tài liệu nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thong tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu học tập, giái trí của cán bộ, chiến sĩ trong quân đội và nhân dân góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân 15
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan lực, bồi dƣỡng anh tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nƣớc. - Biên soạn và phát hành thông tin - thƣ mục về các nội dung có liên quan đến quân sự, quốc phòng, an ninh để cung cấp thông tin và định hƣớng đọc cho cán bộ, chiến sĩ trong quân đội. - Hƣớng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ, bồi dƣỡng đào tạo cho cán bộ thƣ viện trong toàn hệ thống; tổ chức nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm giữa các thƣ viện trong quân đội và kết hợp với các thƣ viện trong nƣớc và quốc tế. 1.2.2 Nhiệm vụ - Giúp Thủ trƣởng Tổng cục Chính trị theo dõi, kiểm tra, nắm bắt tình hình của việc tổ chức hoạt động của hệ thống thƣ viện trong toàn quân. - Soạn các văn bản về Thƣ viện trình lên Tổng cục Chính trị và Bộ quốc phòng để ban hành. Tham mƣu giúp Thủ trƣởng Tổng cục Chính trị đề ra phƣơng hƣớng hoạt động thông tin – thƣ viện trong quân đội. - Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu tới bạn đọc: tổ chức giới thiệu sách, triển lãm sách báo, toạ đàm, chuyên đề, hội thảo - Bổ sung, sƣu tầm, trao đổi tài liệu của thƣ viện để phục vụ công tác học tập, nghiên cứu lâu dài trong quân đội. Tiếp nhận ấn phẩm lƣu chiểu của các đơn vị trong toàn quân. - Xử lý kỹ thuật tài liệu trong thƣ viện để tạo ra các cơ sở dữ liệu phục vụ việc xây dựng mục lục tra cứu, thƣ mục phục vụ cho quá trình tìm tin. - Tổ chức các phòng đọc, phòng mƣợn một cách hợp lý và kịp thời với yêu cầu của bạn đọc. - Tổ chức sắp xếp, bảo quản và đƣa vào sử dụng lâu dài kho tài liệu của Thƣ viện. - Biên soạn các loại Thƣ mục: Thƣ mục giới thiệu sách báo mới, thƣ mục chuyên đề, các tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo 16
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Nhập và cấp phát sách cho các đơn vị trong toàn quân một cách có định hƣớng. - Hƣớng dẫn nghiệp vụ Thƣ viện cho cán bộ, nhân viên thƣ viện của các thƣ viện trong toàn quân. 1.3 . Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 1.3.1 Đội ngũ cán bộ Thƣ viện Quân đội có trên 39 cán bộ, công nhân viên. Trong đó: - 38 Cán bộ biên chế và 1 nhân viên hợp đồng . - 07 thạc sĩ thông tin thƣ viện và công nghệ thông tin. - 23 cử nhân chuyên ngành thông tin thƣ viện. - 03 kỹ sƣ công nghệ thông tin. - 02 cử nhân ngoại ngữ. - 03 cử nhân các ngành khác. 1.3.2 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của thƣ viện đƣợc bố trí theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, Hội đồng khoa học, Ban hành chính, và các phòng chức năng nhƣ: * Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật - Bộ phận Bổ sung: Nghiên cứu tình hình xuất bản trong nƣớc và nƣớc ngoài, xác định diện bổ sung tài liệu. Thu thập, lựa chọn các loại hình tài liệu bằng các hình thức mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi, biếu, tặng, sao chụp. - Bộ phận xử lý kỹ thuật: Sách báo đƣợc nhập vào Thƣ viện phải đƣợc chuyển sang khâu xử lý kỹ thuật trƣớc khi đƣa ra sử dụng. Công việc của khâu này gồm có:  Đăng ký tổng quát.  Đóng dấu.  Đăng ký cá biệt.  Xử lý phiếu tiền máy (Bao gồm: Mô tả tài liệu, phân loại, định từ khoá). 17
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan  Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu  In, dán nhãn, in phích * Phòng phục vụ bạn đọc - Phòng đọc tổng hợp Đây là phòng phục vụ trọng yếu đƣợc hình thành cùng với sự ra đời của Thƣ viện, thƣờng xuyên đáp ứng nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài quân đội, chủ yếu liên quan đến việc tra tìm thông tin ở sách và tƣ liệu. Để phục vụ bạn đọc kịp thời và tại điều kiện để họ tiếp xúc trực tiếp với những tài liệu mới nhất, phòng đọc tổng hợp đã tổ chức một kho mở các tài liệu mới ngay tại nơi phục vụ. + Phòng tra cứu Kho tài liệu tra cứu là một trong những bộ phận cấu thành của bộ máy tra cứu tìm tin ở bất cứ một cơ quan thông tin thƣ viện nào. Kho tài liệu này càng phong phú và đƣợc tổ chức khoa học bao nhiêu thì việc phục vụ tra cứu tìm tin càng dễ dàng bấy nhiêu. Bao gồm toàn bộ các tài liệu tra cứu đƣợc tổ chức dƣới dạng kho mở với 14 giá tài liệu và gần 7.000 tài liệu tra cứu khác nhau gồm: + Tài liệu chỉ đạo: Các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin, các văn kiện Đại hội Đảng cộng sản Việt Nam, văn kiện, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và nhà nƣớc, các tác phẩm quan trọng của Đảng và Nhà nƣớc ta. + Tài liệu tra cứu: Các loại bách khoa, từ điển, cẩm nang, sách dẫn, sổ tay tra cứu. + Phòng đọc nghiên cứu Để phục vụ cho các cán bộ quản lý, các sĩ quan trung, cao cấp trong quân đội, các nhà nghiên cứu, các giáo sƣ, tiến sĩ Bạn đọc có thể tự chọn cho mình các luận văn, luận án của các thạc sĩ, tiến sĩ thuộc các học viện trong quân đội và các trƣờng đại học, viện nghiên cứu ngoài quân đội nhƣng có liên quan đến đề tài chiến tranh, quân đội và quốc phòng; các tài liệu nộp 18
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan lƣu chiểu chỉ lƣu hành nội bộ quân đội. Trong trƣờng hợp cần thiết bạn đọc có thể đƣợc phục vụ cả các tài liệu mật. + Phòng báo – tạp chí Bao gồm những ấn phẩm chứa đựng những thông tin nhanh, tính thời sự cao. Ngƣời đọc tại phòng này chủ yếu thuộc: nhóm những ngƣời làm báo, làm thông tin, nhân viên các cơ quan, văn phòng Ngoài chức năng phục vụ bạn đọc thủ thƣ phòng báo – tạp chí còn phải thƣờng xuyên tính hành công việc trích các bài báo, tạp chí vào máy tính để phục vụ độc giả theo chuyên đề. + Phòng mượn Ngoài phục vụ tại chỗ, TVTWQĐ còn tổ chức phục vụ mƣợn về nhà. Hình thức phục vụ này đƣợc Thƣ viện áp dụng từ những ngày sơ khai. Đƣợc tổ chức nhƣ một thƣ viện thu nhỏ với kho sách và bộ máy tra cứu tìm tin riêng, đối tƣợng phục vụ riêng. Chủ yếu thực hiện chức năng của thƣ viện phổ thông: phục vụ cho công tác tuyên truyền, công tác đảng, công tác chính trị, đáp ứng nhu cầu học tập nâng cao trình độ văn hóa, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, giúp ngƣời đọc giải trí lành mạnh. Đối tƣợng phục vụ của phòng mƣợn là các sĩ quan, công nhân viên quốc phòng đóng quân tại địa bàn Hà Nội. Kho tài liệu của phòng mƣợn là các ấn phẩm có nội dung tổng hợp và đƣợc tổ chức dƣới dạng kho mở. + Tổng kho: là nơi lƣu trữ toàn bộ các tài liệu đƣợc nhập vào thƣ viện. * Phòng thông tin – thư mục – máy tính Phòng Thông tin – Thƣ mục có nhiệm vụ biên soạn các thƣ mục khác nhau nhƣ thƣ mục chuyên đề, thƣ mục thông báo sách mới, thƣ mục giới thiệu sách cấp phát trong quân đội, thƣ mục giới thiệu sách quân sự Và xử lý hồi cố các tài liệu của Thƣ viện nhập về từ trƣớc năm 1997nhằm thực hiện số hóa toàn bộ kho sách, báo, tƣ liệu của thƣ viện để quản lý trên máy tính. 19
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan * Phòng phát hành sách toàn quân Phát hành sách (hay còn gọi là bổ sung sách báo tập trung) là công việc chuyển sách đến tay các cán bộ, chiến sĩ trong toàn quân theo các đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng. Góp phần tuyên truyền quan điểm, đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, phổ biến kiến thức cho mọi ngƣời Phòng có chức năng tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các đơn vị, lập kế hoạch, đặt mua sách của các nhà xuất bản; Nhập, cấp phát sách theo kinh phí định mức theo quy định; Biên soạn thƣ mục giới thiệu sách cấp phát gửi đến các đầu mối trực thuộc Bộ Quốc Phòng; Giúp các đơn vị mua sách bằng kinh phí tự chi. * Phòng nghiệp vụ Dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, các trợ lý nghiệp vụ có nhiệm vụ nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ thông tin thƣ viện, lên kế hoạch chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho cán bộ của Thƣ viện Quân đội và hệ thống thƣ viện toàn quân; biên soạn, cung cấp sách giáo trình, văn bản pháp quy, tài liệu sổ sách, phích phiếu, tủ giá nghiệp vụ cho các thƣ viện đơn vị, mở các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên thƣ viện đồng thời kiểm tra công tác thƣ viện và hoạt động sách báo của các đơn vị cơ sở 1.4 Khái quát nguồn lực thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội Tính đến năm 2009 tổng số vốn tài liệu đã có hơn 350.000 bản sách, tƣ liệu các loại( trong đó có hơn 230.000 cuốn sách quốc văn, hơn 70.000 cuốn sách ngoại văn, hơn 22.000 cuốn tƣ liệu, hơn 5000 cuốn luận văn, luận án), khoảng hơn 1600 tên báo, tạp chí trong nƣớc và nƣớc ngoài với các thứ tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc và một số ngôn ngữ khác, hơn 400 đĩa CD-ROM, khoảng 50.000 trang tài liệu điện tử. Trong tổng số vốn tài liệu này thì tài liệu quân sự và chính trị chiếm ƣu thế. Đặc biệt Thƣ viện Quân đội có nhiều tài liệu quý hiếm nhƣ: Các bộ Bách khoa thƣ, các loại từ điển, sách tra cứu các chuyên ngành, các tài liệu về 20
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan quân sự Nguồn tài liệu quý hiếm do chính các đơn vị trong quân đội phát hành nhƣ: Các văn bản, hội thảo khoa học, các báo cáo nghiên cứu khoa học, sáng kiến, sáng chế, luận án tiến sĩ trong và ngoài nƣớc. Nguồn tài liệu của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đƣợc tạo nên từ việc bổ sung và từ nguồn biếu, tặng, trao đổi. Tuy nhiên, tài liệu từ nguồn này không nhiều, chỉ mang tính tuyên truyền và ngoại giao là chủ yếu. Xét về loại hình tài liệu, hiện nay Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội có các loại hình tài liệu sau: - Tài liệu dạng giấy: bao gồm các loại sách, báo – tạp chí, tƣ liệu, luận văn – luận án, thƣ mục. - Tài liệu điện tử: gồm các cơ sở dữ liệu điện tử, các CD-ROM, băng video, nguồn thông tin điện tử trên mạng Intranet MISTEN, sách điện tử toàn văn. 1.4.1. Tài liệu dạng giấy Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển , từ 500 cuốn sách đầu tiên tính đến thời điểm hiện nay Thƣ viện đã có tổng số vốn tài liệu dạng giấy là 336.157 bản sách, tƣ liệu các loại (trong đó có 236.604 cuốn sách quốc văn, 22.280 cuốn tƣ liệu, 5.586 cuốn luận văn, luận án, 71.687 cuốn sách ngoại văn), khoảng 1.600 loại báo, tạp chí. Vốn tài liệu dạng giấy của Thƣ viện Quân đội có cơ cấu nội dung và ngôn ngữ rất phong phú. Có thể thấy điều này qua 2 bảng thống kê sau đây: Loại tài liệu Sách Báo – tạp chí Toàn bộ vốn tài Việt Ngoại văn Việt Ngoại văn Nội dung liệu Tài liệu về quân sự 34% 28% 45% 30% 40% Tài liệu về chính trị 29% 32% 33% 43% 45% TL văn học nghệ thuật 28% 36% 7% 20% 8% Các loại tài liệu khác 9% 4% 15% 7% 7% Bảng 1: Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung 21
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Loại tài liệu Sách Báo – tạp chí Ngôn ngữ Việt 74% 49% Nga 12% 18% Anh 7.2% 14% Pháp 4% 13% Trung Quốc 2% 4% Nƣớc khác 0.8% 2% Bảng 2: Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ 1.4.2. Tài liệu điện tử Vốn tài liệu điện tử tại Thƣ viện Quân đội đƣợc chia thành 3 nhóm: - Các ấn phẩm điện tử: Ngày nay CD-ROM đang đƣợc sử dụng rộng rãi và phổ biến trong các cơ quan Thông tin- thƣ viện. Nhiều tạp chí khoa học, nhiều ấn phẩm thông tin bên cạnh việc xuất bản dƣới dạng in truyền thống còn đƣợc đƣa ra thị trƣờng dƣới dạng CD – ROM. Từ năm 1999 Thƣ viện Quân đội bắt đầu quan tâm đến việc sƣu tầm các ấn phẩm điện tử này. Tuy nhiên với điều kiện kinh phí có hạn hiện Thƣ viện có hơn 400 đĩa CD-ROM, 200 băng video, gồm các cơ sở dữ liệu dữ kiện và tài liệu toàn văn nhƣ: bách khoa, từ điển, các thông tin mang nội dung chuyên ngành chính trị, xã hôi, quân sự. - Các cơ sở dữ liệu: Trong nguồn tài liệu dạng điện tử các cơ sở dữ liệu đóng vai trò chủ đạo.Việc xây dựng cơ sở dữ liệu do phòng thông tin thƣ mục đảm nhiệm đƣợc xây dựng bằng phần mềm CDS/ISIS. + Cơ sở dữ liệu thƣ mục sách Thƣ viện Quân đội: 91.593 biểu ghi thƣ mục. + Cơ sở dữ liệu đăng ký báo, tạp chí. + Cơ sở dữ liệu bài trích báo, tạp chí. + Cơ sở dữ liệu sách điện tử: bao gồm hơn 1.000 tài liệu điện tử 22
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan toàn văn. + Cơ sở dữ liệu chuyên đề. + Cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc: với gần 3.000 biểu ghi về bạn đọc thƣờng xuyên của Thƣ viện. Ta có thể khái quát nhƣ sau: Tổng số Thời gian Mức độ STT Tên CSDL Phạm vi bao quát biểu ghi bắt đầu cập nhật Các loại sách nhập Thƣờng 1 CSDL TVQĐ 60 000 1998 vào thƣ viện. xuyên Mục lục các tên 2 CSDL BTC báo, tạp chí có 1542 2000 Tiếp tục trong TV. Mục lục các bài Thƣờng 3 CSDL.B.Tchí 8000 2000 trích báo, tạp chí. xuyên Mục lục theo từng 4 CSDL CĐ 4500 1998 Tiếp tục chuyên đề. Đăng ký thẻ bạn Thƣờng 5 CSDL BĐTV 5500 2000 đọc. xuyên Bảng 3: Các loại Cơ sở dữ liệu của Thư viện - Nguồn lực thông tin trên mạng Intranet MISTEN: Đây là mạng của ngành thông tin khoa học – công nghệ - môi trƣờng quân sự, có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học – công nghệ - môi trƣờng phục vụ lãnh đạo chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Hệ thống máy chủ và thiết bị cơ bản của mạng đặt tại Trung tâm Khoa học Quân sự Bộ Quốc Phòng do trung tâm vận hành, quản lý và bảo quản. Mạng MISTEN là mạng cung cấp thông tin lớn nhất, là nguồn khai thác cập nhật thông tin hiệu quả nhất mà Thƣ viện Quân đội đang sử dụng hiện nay. Thƣ viện Quân đội đã xây dựng trang web phục vụ thông tin trên mạng, đƣa lên mạng các cơ sở dữ liệu của mình đồng thời tạo điều kiện truy 23
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan cập và nhận thông tin của các cơ quan thông tin, thƣ viện trong quân đội làm phong phú thêm kho tài liệu điện tử của mình, góp phần đáp ứng nhu cầu tin đa dạng và phong phú của bạn đọc ngày càng nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. 1.5 Cơ sở vật chất Hiện nay, đƣợc sự quan tâm của nhà nƣớc và Bộ Quốc Phòng, thƣ viện Quân đội đã có đƣợc trụ sở khang trang gồm khu lƣu trữ 5 tầng, hệ thống phòng Đọc, phòng Mƣợn, Phòng Hội nghị, hội thảo, phòng máy tính, phòng Bổ sung và Xử lý kỹ thuật. Và một khu nhà 2 tầng là phòng xử lý nghiệp vụ nằm ở bên dƣới. Trong mỗi phòng ban làm việc của TVTWQĐ có các trang thiết bị phục vụ cho công tác thƣ viện nhƣ: bàn, ghế, tủ, giá sách, máy tính, máy in, máy photocopy. Hiện nay, Thƣ viện có hệ thống máy tính gồm gần 30 máy tính đƣợc trang bị ở các phòng. Trong đó ở Phòng đọc điện tử có 12 máy tính đƣợc nối mạng internet để phục vụ bạn đọc. Thƣ viện đƣợc trang bị 3 máy in, 1 máy photocoppy, 1 máy scaner.  Bàn ghế chỗ ngồi: - Phòng Báo – tạp chí: tại phòng báo có 25 bộ bàn ghế, với khoảng 50 chỗ ngồi cho bạn đọc. - Phòng Đọc tổng hợp và phòng Tra cứu: đƣợc bố trí cùng một phòng chia thành hai bên, mỗi bên có khoảng 20 bộ bàn ghế với khoảng 50-60 chỗ ngồi cho bạn đọc.  Hệ thống giá kệ: - Phòng tra cứu có 14 giá tài liệu và phòng đọc tổng hợp có 21 giá. - Phòng Báo – Tạp chí: có hệ thống giá kệ tƣơng đối đầy đủ, với khoảng 20 giá gỗ kê tại phòng đọc báo – tạp chí, và trong kho có khoảng 50 giá. Trong đó có khoảng 30 giá nén, để lƣu trữ số lƣợng lớn báo khổ vừa và tạp chí đóng tập - Phòng mƣợn: Có khoảng 50 giá tài liệu, chứa một số lƣợng lớn tài liệu. 24
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan  Máy móc, trang thiết bị: - Tại phòng đọc điện tử của Thƣ viện có gần 20 máy tính có nối mạng internet để bạn đọc có thể đọc thông tin trên mạng và cũng có thể tra cứu tài liệu tại phòng này. - Tại các phòng của Thƣ viện đều có 1 đến 2 máy tính để bạn đọc tra cứu và 1 máy tính, máy in để cán bộ thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra còn có một máy Photocoppy để phục vụ cho những bạn đọc có nhu cầu sao chụp tài liệu. - Tại tất cả các phòng đều đƣợc trang bị hệ thống ánh sáng, quạt, bàn ghế 25
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG NHU CẦU TIN VÀ KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 2.1. Cơ sở lý luận về nhu cầu tin 2.1.1 Khái niệm về nhu cầu tin Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con ngƣời muốn đƣợc tiếp nhận và sử dụng thông tin phục vụ cho các hoạt động sống của mình. Các nhu cầu tin của ngƣời dùng tin thƣờng nảy sinh khi họ cần nắm bắt đƣợc những kết quả của một lĩnh vực mà họ quan tâm, khi họ cần nắm bắt đƣợc các thông tin dữ kiện, những số liệu và phƣơng pháp cần cho công việc của họ. Các nhu cầu tin này thay đổi tuỳ theo bản chất công việc và nhiệm vụ mà ngƣời dùng tin phải hoàn thành. 2.1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến sự hình thành và phát triển nhu cầu tin Nhu cầu tin là một loại nhu cầu của ngƣời dùng tin, chịu ảnh hƣởng của những đặc điểm tâm sinh lý, điều kiện sống và các hoạt động xã hội của chính ngƣời dùng tin đó, nhu cầu tin luôn biến đổi dƣới tác động của các yếu tố khách quan: Môi trƣờng hoạt động, tính chất hoạt động nghề nghiệp và nhiều yếu tố khác của ngƣời dùng tin, tạo nên bản sắc và sự đa dạng của hoạt động thông tin. - Hoàn cảnh lịch sử, xã hội Nhu cầu tin đƣợc hình thành và phát triển trong quá trình phát triển của xã hội, chịu ảnh hƣởng của điều kiện lịch sử xã hội cụ thể. Hoàn cảnh lịch sử, xã hội thể hiện trên 2 phƣơng diện là chế độ chính trị xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật. Hiện nay, khoa học kỹ thuật càng phát triển thì nhu cầu tin càng phong phú và đa dạng, đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay thi việc nắm bắt thông tin nhanh chóng là việc vô cùng cần thiết. 26
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Nghề nghiệp Nghề nghiệp là hoạt động lao động chủ yếu của con ngƣời trong xã hội, đòi hỏi con ngƣời cần có kỹ năng kỹ xảo riêng để đáp ứng yêu cầu của công việc. Để nâng cao trình độ, con ngƣời có nhu cầu tin đến các thông tin phù hợp với nghề nghiệp của mình. Tại thƣ viện Trung ƣơng Quân đội với đối tƣợng bạn đọc phong phú, đa dạng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau: học tập và nghiên cứu khoa học càng thôi thúc nhu cầu tin ngày một nâng cao. - Trình độ văn hoá Trình độ văn hoá chứng tỏ sự phát triển trong đời sống tinh thần, ngƣời hiểu biết càng cao thì nhu cầu đọc càng lớn, nhu cầu thông tin càng sâu và rộng. Và những ngƣời có trình độ văn hóa khác nhau thì có nhu cầu tin cũng khác nhau. - Lứa tuổi Tuổi tác có ảnh hƣởng đến năng lực nhận thức, tâm lý của con ngƣời, do đó nó có ảnh hƣởng đến nhu cầu tin của họ. - Giới tính Đặc điểm về giới tính đƣợc hình thành bởi các yếu tố nhƣ: Cấu trúc sinh lý, năng lực, tâm lý. Những đặc điểm đó có ảnh hƣởng đến nhu cầu tin của con ngƣời. - Chất lượng phục vụ thông tin của Thư viện/ Trung tâm thông tin. Đƣợc thể hiện ở chỗ thƣ viện có thoả mãn đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin cho ngƣời đọc không. Nếu đƣợc thoả mãn thì tính chu kỳ của nhu cầu sẽ đƣợc lặp lại và nội dung của nhu cầu đƣợc nâng cao. Nếu không thoả mãn thì sẽ là một trong các nguyên nhân là cho nhu cầu bị triệt tiêu. - Sở thích cá nhân Sự tác động của môi trƣờng đến mỗi con ngƣời không giống nhau, sự tiếp thu của từng ngƣời đọc trƣớc tác động của các nhân tố khách quan cũng 27
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan khác nhau. Bởi vậy sở thích cá nhân khác nhau ở từng ngƣời dùng tin cụ thể, dẫn đến nhu cầu tin của mỗi ngƣời lại khác nhau 2.2. Khảo sát thực trạng nhu cầu tin của Thư viện Trung ương Quân đội 2.2.1 Đặc điểm nhu cầu tin của từng nhóm người dùng tin Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội có chức năng góp phần nâng cao kiến thức mọi mặt, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần cho cán bộ và chiến sĩ quân đội. Với chức năng nhƣ vậy, đối tƣợng bạn đọc của Thƣ viện ngày càng đƣợc mở rộng mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ chỉ đơn thuần phục vụ cán bộ, chiến sĩ trong toàn quân đến nay thƣ viện mở cửa phục vụ tất cả các đối tƣợng bạn đọc khác nhƣ: cán bộ công nhân viên nhà nƣớc, cán bộ hƣu trí, học sinh, sinh viên Thành phần bạn đọc của thƣ viện hiện nay rất đa dạng, sự đa dạng đó đƣợc thể hiện trong cƣơng vị công tác, nghề nghiệp tuổi tác do đó nhu cầu tin của họ cũng khác nhau, rất đa dạng và phong phú. Thông qua việc quan sát và nghiên cứu ngƣời dùng tin, chúng tôi nhận thấy rằng Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội có 4 nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu để từ đó có những nhận xét về nhu cầu tin của từng nhóm và ra những chính sách phát triển phù hợp.  Nhóm người làm công tác lãnh đạo quản lý Ngƣời thuộc nhóm này gồm các thủ trƣởng tổng cục, những ngƣời làm công tác lãnh đạo quản lý, chỉ huy các cấp trong và ngoài quân đội. Họ cần những thông tin để ra quyết định, chỉ đạo và điều hành công việc. Yêu cầu thông tin của họ vừa có tầm bao quát rộng, vừa có giá trị thông tin cao, chính xác đầy đủ và cụ thể. Việc lựa chọn thông tin cho nhóm này cần đƣợc nghiên cứu kỹ, phù hợp với trình độ và yêu cầu của họ. Thông tin cần cho nhóm này thƣờng là những vấn đề thời sự nóng hổi, các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, khoa học quản lý, các phƣơng hƣớng phát triển của đất nƣớc, quân đội Phƣơng pháp phục vụ chủ yếu cho nhóm ngƣời đọc này là phục vụ từ xa bằng cách cung cấp đến từng ngƣời các thƣ mục và ẩn phẩm thông tin, cho mƣợn tài liệu theo yêu cầu cụ thể. 28
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan  Nhóm những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy Gồm những ngƣời đang tham gia các đề tài nghiên cứu cấp Bộ, cấp Nhà nƣớc, các giáo sƣ, phó giáo sƣ, các giảng viên đại học Họ thƣờng quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu, tài liệu về một ngành khoa học nào đó ở diện hẹp nhƣng phải thực sự là những tài liệu có giá trị nghiên cứu. Ngoài những thông tin mới cập nhật họ còn cần cả những tài liệu hồi cố. Ngƣời đọc nhóm này là những ngƣời hiểu biết, nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình. Do tiếp xúc với thƣ viện nhiều nên họ biết cách tra tìm tài liệu trên máy vi tính. Họ thƣờng biết một đến hai ngoại ngữ, biết cách trình bày chính xác các nhu cầu và yêu cầu về tài liệu của mình. Ngƣời đọc nhóm này rất cần đƣợc thƣ viện quan tâm. Tính khoa học của thƣ viện đƣợc thể hiện rõ nhất trong việc phục vụ nhu cầu tin cho chính nhóm ngƣời này.  Nhóm nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên Hiện nay, Thƣ viện tổ chức phục vụ nhóm bạn đọc là nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên các trƣờng trong và ngoài quân đội. Ngƣời đọc thuộc nhóm này cần thông tin và tài liệu phục vụ cho việc học tập và làm khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án. Thông tin mà họ sử dụng thƣờng rộng và không quá chuyên sâu. Đó là những kiến thức cơ bản về các ngành khoa học. Do không thƣờng xuyên đến thƣ viện nên họ thƣờng bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm thông tin. Vì vậy cán bộ thƣ viện cần chú ý hƣớng dẫn họ phƣơng pháp sử dụng mục lục thƣ viện, sử dụng các tài liệu tra cứu, cách tìm tin trên máy vi tính  Cán bộ hưu trí trong và ngoài quân đội. Ngƣời đọc nhóm này thƣờng là các cán bộ, sĩ quant rung cao cấp trong quân đội, các cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý ở các viện đã nghỉ hƣu. Họ là những ngƣời hiểu biết rộng, có nhiều kinh nghiệm, đến thƣ viện để củng cố, cập nhật kiến thức, để viết hồi ký và để giải trí Họ thƣờng quan tâm đến các tài liệu chính trị - xã hội, lịch sử và văn học. Họ có nhiều thời gian nên 29
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan đến thƣ viện đều đặn nhất và thƣờng rất tâm huyết với việc góp sức xây dựng Thƣ viện, là những ngƣời đọc tích cực, là những hạt nhân của phong trào đọc sách và tuyên truyền. 2.2.2 Đặc điểm nội dung nhu cầu tin Nhằm phát huy việc sử dụng có hiệu quả nguồn lực thông tin, thu hút ngày càng đông bạn đọc đến với Thƣ viện. Việc nghiên cứu khảo sát nhu cầu tin của bạn đọc có một ý nghĩa quan trọng, giúp xác định rõ hơn mối quan hệ giữa Thƣ viện với bạn đọc, nó giúp đƣa ra những luận cứ khoa học làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch phát triển Thƣ viện trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài. Để góp phần khắc phục những hạn chế, tồn tại trong công tác phục vụ. Tôi đã tiến hành việc phát phiếu điều tra nhu cầu tin cho bạn đọc tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. Với mục đích điều tra, xác định nhu cầu tin của bạn đọc, công tác phục vụ bạn đọc cũng nhƣ những kiến nghị khác liên quan đến hoạt động của Thƣ viện. Trong tổng số phiếu đã phát đi là 150 phiếu và thu về la 120 phiếu (80%) . Qua phân tích các nội dung chính đƣợc đề cập trong “ Phiếu điều tra Nhu cầu tin” đã nhận đƣợc, bƣớc đầu có thể đƣa ra những đánh giá sau: *) Nhu cầu về nội dung thông tin mà người dùng tin thường sử dụng Theo kết quả điều tra cho thấy, thì nhóm ngƣời dùng tin chủ yếu tại Thƣ viện là Nhóm cán bộ quản lý, nghiên cứu, giảng dạy và nhóm cán bộ hƣu trí là lực lƣợng chiếm tỷ lệ cao nhất. Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và phong phú. Mỗi ngƣời dùng tin đều lựa chọn cho mình lĩnh vực nghiên cứu phù hợp với chuyên ngành của họ. 30
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Cán bộ Cán bộ Số S Tổng lãnh đạo, nghiên Học sinh, Cán bộ Nội dung phiếu T tỷ lệ chỉ huy, cứu, giảng sinh viên hưu trí tài liệu trả T (%) quản lý dạy lời SL % SL % SL % SL % Khoa học 1 105 87.5 36 34.3 20 19.0 9 8.6 40 38.1 quân sự Chính trị, 2 xã hội, 89 74.2 44 49.5 20 22.5 6 6.7 19 21.3 kinh tế 3 Lịch sử 59 49.2 8 13.5 20 33.9 18 30.5 13 22.1 Văn học 4 56 46.7 10 17.9 21 37.6 17 30.4 18 32.1 nghệ thuật Khoa học 5 36 30 5 13.9 18 50.0 3 8.3 10 27.8 công nghệ Khoa học 6 40 33.5 15 37.5 12 30.0 5 12.5 8 20.0 kỹ thuật Các lĩnh 7 15 10.8 3 20.0 4 26.7 5 33.3 3 20.0 vực khác Bảng 4: Nội dung tài liệu mà người dùng tin quan tâm. Qua việc phân tích phiếu điều tra cho thấy ngƣời dùng tin tại Thƣ viện có nhu cầu tin rất đa dạng phong phú. Do đặc thù của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội là Thƣ viện khoa học tổng hợp về quận sự nên bạn đọc đến đây tìm đọc những tài liệu về quân sự ngày càng nhiều và chiếm tỷ lệ cao 87.5%. Đó là những tài liệu có nội dung về quá trình hình thành, phát triển của lịch sử Việt Nam, những chiến dịch, những trận đánh, những địa danh trong lịch sử, hồi ký của các tƣớng lĩnh 31
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Đối tƣợng bạn đọc sử dụng những tài liệu có nội dung này chủ yếu là các cán bộ hƣu trí chiếm tỷ lệ 38.1 %, và cán bộ lãnh đạo quản lý chiếm tỷ lệ 34.3% trong tổng số phiếu của lĩnh vực này, bởi đa số họ đều là những ngƣời từng tham gia hoạt động trong quân đội. Và một số ít là học sinh, sinh viên ( chiếm tỷ lệ 8.6%) họ tìm đọc những tài liệu này với mục đích phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy của họ. Những tài liệu có nội dung chính trị, xã hội, kinh tế cũng đƣợc ngƣời dùng tin tại thƣ viện quan tâm và chiếm tỷ lệ cao 74.2%. Nhóm bạn đọc quan tâm đến những tài liệu này chủ yếu là nhóm cán bộ quản lý, lãnh đạo chỉ huy ( chiếm tỷ lệ 49.5 %). Họ thƣờng đọc những tài liệu chung về phƣơng hƣớng phát triển quân đội, tình hình chính trị, kinh tế xã hội, những văn kiện chỉ đạo, những tài liệu tổng kết, chỉ thị nghị quyết đƣợc trình bày một cách tổng hợp, phạm vi rộng, đề cập đến nhiều lĩnh vực. Còn những nhóm ngƣời dùng tin khác thì sử dụng loại tài liệu này không nhiều, họ chủ yếu tìm đọc với mục đích tham khảo, mở rộng hiểu biết. Ngƣời dùng tin sử dụng những tài liệu có nội dung về lịch sử, văn học nghệ thuật cũng chiếm tỷ lệ tƣơng đối cao: trên 40%. Nhóm ngƣời dùng tin sử dụng những tài liệu có nội dung này cũng đa dạng, không đặc trƣng cho một nhóm nào. Bởi những cán bộ hƣu trí ( chiếm tỷ lệ 22.1 %) đọc những tài liệu này với mục đích giải trí; nhóm cán bộ giảng dạy (37.6%); học sinh, sinh viên (30.4%) chiếm tỷ lệ cao trong việc sử dụng tài liệu thuộc lĩnh vực này, họ đọc những tài liệu này để tìm hiểu, nghiên cứu phục vụ giảng dạy và học tập vì đây là lĩnh vực có liên quan và hỗ trợ nhiều đến công việc giảng dạy, học tập thƣờng ngày của họ Ngoài ra những tài liệu có nội dung khoa học công nghệ, khoa học kỹ thuật thu hút nhiều bạn đọc là cán bộ khoa học kỹ thuật và nhóm cán bộ giảng dạy. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay trƣớc yêu cầu hiện đại hóa quân đội nhu cầu tin của các cán bộ khoa học kỹ thuật ngày càng trở nên cấp thiết. Và 32
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan các loại tài liệu khác có nội dung phong phú cũng thu hút đƣợc nhiều đối tƣợng bạn đọc khác nhau. *) Nhu cầu về loại hình tài liệu ST Loại hình tài liệu Số lƣợng Tỷ lệ (%) T 1 Sách 120 100 2 Báo, tạp chí 93 77.5 3 Tƣ liệu 17 14.2 4 Luận văn, luận án 23 19.2 5 Tài liệu điện tử 12 10 6 Internnet 67 55.8 Bảng 5: Nhu cầu về loại hình tài liệu. Ngày nay, do ứng dụng công nghệ thông tin, các loại hình tài liệu ngày càng phong phú đa dạng, sử dụng thuận tiện, có hiệu quả cao. Thông tin ngày càng tăng, ngƣời dùng tin đứng trƣớc nhiều sự lựa chọn, vấn đề là họ sẽ lựa chọn nguồn tin nào và dạng tài liệu gì. Theo kết quả điều tra cho thấy, ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội sử dụng nhiều loại hình tài liệu, nhƣng nhìn chung lại tài liệu truyền thống vẫn đƣợc ƣa chuộng nhất và chiếm tỷ lệ cao nhất. Sách là loại hình tài liệu nhiều nhất của Thƣ viện, và cũng đƣợc sử dụng nhiều nhất chiếm tỷ lệ tuyệt đối là 100%. Tất cả các nhóm ngƣời dùng tin ai cũng sử dụng sách là chủ yếu. Vì thông tin trên sách có độ tin cậy cao, kiến thức đƣợc xuất bản chủ yếu dƣới dạng sách. Nhóm ngƣời dùng tin là học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh và nhóm cán bộ giảng dạy sử dụng loại hình này là chủ yếu. Nhu cầu lớn thứ 2 sau sách là sử dụng Báo – tạp chí chiếm tỷ lệ 77.5%. Ngƣời dùng tin sử dụng báo – tạp chí chủ yếu là các cán bộ hƣu trí, hằng ngày họ đến đọc báo với mục đích giải trí, cập nhật thông tin mang tính thời sự hằng ngày. Ngoài ra nhóm ngƣời dùng tin là nghiên cứu sinh cũng thƣờng sử 33
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan dụng báo, tạp chí. Họ nghiên cứu các loại tạp chí chuyên ngành phục vụ cho lĩnh vực nghiên cứu của họ, và đặc biệt là các bạn sinh viên học về chuyên ngành lịch sử cũng thƣờng xuyên đến đọc các loại báo xuất bản từ những năm trƣớc đƣợc Thƣ viện đóng tập và lƣu lại. Bên cạnh đó các loại báo, tạp chí tiếng nƣớc ngoài cũng đƣợc sử dụng hầu hết tập trung ở những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, ngoại ngữ giỏi. Nhu cầu sử dụng internet tại Thƣ viện cũng chiếm tỷ lệ cao 55.8%. Hiện nay, Thƣ viện có một phòng máy nối mạng phục vụ cho bạn đọc. Tại đây họ có thể tìm bất kỳ thông tin nào mà họ quan tâm. Thông tin đƣợc tìm nhanh chóng, dễ dàng, không mất nhiều thời gian công sức. Nếu ngƣời dùng tin thấy khó khăn trong cách tìm kiếm thông tin, hoặc cách thức tìm kiếm, sử dụng máy tính có thể nhờ cán bộ tại phòng máy chỉ dẫn.Ngoài ra họ có thể tra cứu tại phòng này.Và đƣợc phục vụ hoàn toàn miễn phí. Tài liệu luận văn, luận án chiếm tỷ lệ trung bình 19.2 %. Do những tài liệu này chủ yếu là các sinh viên năm cuối và học viên, nghiên cứu sinh quan tâm. Hiện nay, Thƣ viện cũng bổ sung rất nhiều luận văn, luận án có giá trị khoa học giúp bạn đọc tham khảo, nghiên cứu. Tƣ liệu của Thƣ viện Quân đội đã có hơn 22.000 bản. Đây là những tài liệu gốc đƣợc đánh máy, sao chụp, các tƣ liệu đƣợc bảo quản ở kho riêng biệt. Nội dung kho tƣ liệu này cũng rất phong phú, đa dạng và trong số những tài liệu này có rất nhiều tƣ liệu mật, không phổ biến. Các tài liệu này đáp ứng nhu cầu thông tin thời sự của đông đảo bạn đọc, đặc biệt là các đồng chí lãnh đạo quản lý, chỉ huy trong quân đội. Nên chiếm tỷ lệ cũng tƣơng đối 14.2%. Số ngƣời sử dụng tài liệu điện tử của Thƣ viện còn ít, chiếm tỷ lệ thấp 10%. Các nguồn tin cho Thƣ viện cần phải đƣợc số hóa, trong đó có cả tài liệu điện tử toàn văn để ngƣời dùng tin có thể tra cứu và đọc tài liệu trực tiếp mà không cần đến Thƣ viện. 34
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan *) Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu. STT Ngôn ngữ Số phiếu Tỷ lệ (%) 1 Tiếng Việt 120 100 2 Tiếng Anh 15 12.5 3 Tiếng Pháp 5 4.2 4 Tiếng Trung 3 2.5 5 Tiếng Nga 9 7.5 6 Ngôn ngữ khác 6 5.0 Bảng 6: Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu Cùng với sự đi lên của xã hội, nhu cầu học hỏi, giao lƣu, hội nhập là điều kiện rất cần thiết để bạn đọc có thể bổ sung những kiến thức phong phú. Tuy nhiên, hiện nay ngoại ngữ vẫn là rào cản lớn đối với việc giao tiếp, chuyển giao công nghệ, chia sẻ nguồn lực thông tin. Với Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội vấn đề tiếp cận và sử dụng tài liệu ngoại văn cũng con nhiều hạn chế do ngƣời dùng tin chủ yếu là nhóm lãnh đạo, quản lý, cán bộ hƣu trí. Số ngƣời dùng tin có trình độ ngoại ngữ cao là rất ít. Ngôn ngữ đƣợc ngƣời dùng tin sử dụng nhiều nhất là tiếng Việt, 100% ngƣời dùng tin đều dùng tài liệu Tiếng Việt. Do Tiếng Anh là ngôn ngữ đƣợc sử dụng rộng rãi trên thế giới, mặc dù tỷ lệ không cao nhƣng cũng chiếm 12.5%. Bạn đọc sử dụng ngôn ngữ này chủ yếu là các bạn học sinh, sinh viên, và các cán bộ lãnh đạo, quản lý. Trƣớc đây tài liệu ngoại văn chủ yếu là tiếng Nga. Nhƣng do tiếng Nga ngày càng ít ngƣời học và sử dụng, nên nhu cầu sử dụng sách tiếng Nga cũng không nhiều 7.5%. Chủ yếu là nhóm cán bộ hƣu trí đã từng học và làm việc bằng tiếng Nga .Còn các loại ngôn ngữ khác rất ít đƣợc ngƣời dùng tin sử dụng. 35
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan *) Nhu cầu về thời gian xuất bản tài liệu. STT Thời gian Số phiếu Tỷ lệ (%) 1 Trƣớc 1990 23 19.2 2 1990 – 2000 87 72.5 3 2000 – nay 112 93.3 Bảng 7: Nhu cầu về thời gian xuất bản tài liệu Nhìn vào bảng trên ta thấy, số lƣợng ngƣời sử dụng tài liệu tỷ lệ thuận với thời gian xuất bản tài liệu. Tài liệu càng mới thì số lƣợng ngƣời dùng tin càng nhiều. Do tài liệu mới đƣợc bổ sung kiến thức, đƣợc chỉnh sửa phù hợp và cập nhật những thông tin mới nên thu hút đƣợc nhiều bạn đọc. Những tài liệu xuất bản trƣớc năm 1990 chiếm tỷ lệ thấp 19.2%. Những ngƣời dùng tin sử dụng tài liệu xuất bản thời gian này chủ yếu là nhóm học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh cần nghiên cứu về lịch sử. Tài liệu xuất bản từ năm 2000 đến nay đƣợc quan tâm nhiều nhất chiếm 93.3%. Do nhu cầu về tính mới và cập nhật thông tin mới nên những tài liệu xuất bản trong thời gian này đƣợc bạn đọc quan tâm và sử dụng nhiều. 2.2.3 Đặc điểm tập quán sử dụng thông tin của người dùng tin. Tập quán chính là thói quen hằng ngày trong đời sống xã hội cũng nhƣ sinh hoạt của con ngƣời. Tập quán sử dụng thông tin là thói quen tìm kiếm thông tin, khai thác thông tin và sử dụng chúng. Việc tìm hiểu, phân tích thói quen và tập quán sử dụng thông tin của ngƣời dùng tin là một vấn đề then chốt trong quá trình điều tra, bởi nó sẽ giúp các cơ quan thông tin – thƣ viện có những giải pháp điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp và thỏa mãn nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin đạt hiệu quả cao. *) Địa điểm người dùng tin thường sử dụng STT Địa điểm Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Ở nhà 85 70.8 2 Thƣ viện 105 87.5 Bảng 8: Địa điểm người dùng tin thường sử dụng 36
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Nhìn chung, ngƣời dùng tin thu thập thông tin chủ yếu ở Thƣ viện, chiếm tỷ lệ 87.5%, và chủ yếu họ là các cán bộ hƣu trí, họ có nhiều thời gian rảnh để đến thƣ viện đọc tài liệu. Hơn nữa các phòng đọc tại Thƣ viện rộng rãi, thoáng mát, vốn tài liệu phong phú, bạn đọc có thể tìm đƣợc những tài liệu phục vụ cho nhu cầu tức thời của họ. Nhóm ngƣời dùng tin thu thập thông tin ở nhà chủ yếu là các nhóm bạn đọc còn lại: nhóm cán bộ quản lý, lãnh đạo, nhóm cán bộ giảng dạy, học sinh, sinh viên. Do thời gian rảnh của họ ít, lại không có điều kiện đến thƣ viện thƣờng xuyên do tính chất công việc của họ, nên họ thƣờng mƣợn sách hoặc đến photo tài liệu mang về nhà nghiên cứu. Ngoài Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội, còn có rất nhiều cơ quan thông tin – thƣ viện khác là nguồn khai thác thông tin cho ngƣời dùng tin. Những ngƣời dùng tin ngoài việc thu thập thông tin ở Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội họ còn đến các thƣ viện khác. STT Địa điểm Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Thƣ viện Quốc gia 85 70.8 2 Thƣ viện Hà Nội 53 44.2 Trung tâm thông tin tƣ liệu KH – CN quốc 3 34 28.3 gia 4 Thƣ viện KHKTTW 20 16.7 Trung tâm Thông tin KH- CN- MT, Bộ 5 56 46.7 Quốc Phòng Bảng 9: Các thư viện cụ thể mà người dùng tin thường sử dụng Thƣ viện Quốc gia là một thƣ viện lớn, đa ngành, có số lƣợng tài liệu lớn. có giá trị và đáp ứng đƣợc hầu hết nhu cầu của tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực mà ngƣời dùng tin quan tâm. Do vậy số ngƣời dùng tin đến Thƣ viện Quốc gia chiếm tỷ lệ lớn 70.8%. Và các thƣ viện mang tính chất chuyên 37
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan ngành khác cũng đƣợc ngƣời dùng tin quan tâm. Họ chủ yếu là nhóm nghiên cứu sinh, sinh viên, họ đến để tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn về chuyên ngành của họ. *) Đặc điểm về thời gian khai thác thông tin STT Thời gian Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Dƣới 2h 67 55.8 2 Từ 2 – 4h 108 90.0 3 Từ 4 – 6h 23 19.2 4 Trên 6h 8 6.6 Bảng 10: Thời gian khai thác thông tin của người dùng tin Nhìn chung nhóm ngƣời dùng tin này thu thập thông tin nhiều nhất từ 2 – 4 tiếng chiếm tỷ lệ 55.8%. Chỉ có một số ít ngƣời dành thời gian tìm kiếm thông tin trên 6 tiếng 6.6%. Theo điều tra thì nhóm các cán bộ hƣu trí có thời gian sử dụng thông tin nhiều nhất. Họ là các cán bộ đã hết tuổi công tác có nhiều thời gian để đọc tài liệu. Còn phần lớn những ngƣời dành trên 6 tiếng để thu thập tài liệu là các nghiên cứu sinh, ngoài thời gian tìm kiếm thông tin ở các thƣ viện họ còn dành nhiều thời gian nghiên cứu ở nhà. *) Đặc điểm về công cụ khai thác thông tin Trong giai đoạn hiện nay, nền tri thức phát triển nhanh, môi trƣờng giao lƣu học hỏi khoa học đã thúc đẩy hoạt động thông tin khoa học phát triển tạo ra nhiều loại hình dịch vụ và sản phẩm thông tin phong phú đa dạng hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin. 38
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan STT Công cụ Số lƣợng Tỷ lệ (%) 1 Mục lục truyền thống 108 90 2 Cơ sở dữ liệu 14 11.6 3 Đọc tại chỗ 120 100 4 Mƣợn về nhà 19 15.8 5 Sao chụp, in ấn tài liệu 89 74.2 6 Tra cứu trên mạng 25 20.8 7 Kết nối internet 76 63.3 Bảng 11: Các công cụ khai thác thông tin. Qua thống kê cho thấy hệ thống mục lục truyền thống vẫn là nguồn thông tin, công cụ tra cứu phổ biến, quan trọng nhất với ngƣời dùng tin tại thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. Hệ thống mục lục của Thƣ viện đƣợc xây dựng tƣơng đối hoàn chỉnh nhiều loại khác nhau, thƣờng xuyên đƣợc bổ sung, chỉnh lý, nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu của ngƣời đọc.Còn hệ thống tra cứu trên mạng chiếm tỷ lệ không cao 20.8%, do Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội cơ bản vẫn là thƣ viện truyền thống. Bộ máy tra cứu hiện đại còn ít, máy tính phục vụ bạn đọc tra cứu đa số đã cũ và chậm Dịch vụ sao, chụp tài liệu chiếm tỷ lệ tƣơng đối cao 74.2% . Do đặc trƣng của Thƣ viện quy định một số đối tƣợng mới đƣợc mƣợn tài liệu về nhà, nên để có thời gian nghiên cứu tài liệu đƣợc nhiều hơn bạn đọc thƣờng sử dụng dịch vụ photo tài liệu. Tuy nhiên Thƣ viện chỉ có một máy Photocoppy, mà số lƣợng ngƣời dùng tin sao chụp tài liệu tƣơng đối lớn. Vì thế ngƣời dùng tin muốn sao chụp tài liệu phải hẹn giờ đến lấy. 39
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Dịch vụ tìm kiếm thông tin trên cơ sở dữ liệu chƣa đƣợc sử dụng nhiều, do CSDL chƣa phong phú và cũng chƣa đƣợc phổ biến, hơn nữa công cụ để tra cứu CSDL cũng bị hạn chế. 2.3. Khảo sát thực trạng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. 2.3.1 Xây dựng nguồn lực thông tin Ở dạng chung nhất, nguồn lực thông tin đƣợc hiểu là sự tổ hợp các thông tin nhận đƣợc và tích lũy trong quá trình phát triển khoa học, hoạt động thực tiễn của con ngƣời. Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình, hiện tƣợng tự nhiên – xã hội đƣợc ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn. Thực tế cho thấy nguồn lực thông tin của các thƣ viện ngày càng trở nên bất cập do nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của ngƣời dùng tin. Để giải quyết vấn đề này Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã tăng thêm nguồn lực thông tin bằng nhiều biện pháp, khai thác từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài việc đặt mua tài liệu, nhận lƣu chiểu, Thƣ viện còn tranh thủ khai thác các nguồn trao đổi, biếu tặng, trong mạng thông tin Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đƣợc thành lập từ ngày 15-11-1957 trên cơ sở 500 cuốn sách tách từ kho của Tổng quân ủy cùng với một số sách báo quốc văn, ngoại văn do các cơ quan bộ quốc phòng lƣu giữ đƣợc. Tính đến năm 2009 tổng số vốn tài liệu đã có hơn 350.000 bản sách, tƣ liệu các loại( trong đó có hơn 230.000 cuốn sách quốc văn, hơn 70.000 cuốn sách ngoại văn, hơn 22.000 cuốn tƣ liệu, hơn 5000 cuốn luận văn, luận án), khoảng hơn 1600 tên báo, tạp chí, hơn 400 đĩa CD-ROM, khoảng 50.000 trang tài liệu điện tử. Do có nhiều cố gắng trong công tác sƣu tầm, lựa chọn bổ sung vốn tài liệu, trải qua hơn 50 năm xây dựng và trƣởng thành đến nay Thƣ viện đã xây dựng vốn tài liệu với cơ cấu nhƣ sau: 40
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan  Tài liệu quân sự chiếm 34%  Tài liệu chính trị xã hội chiếm 29%  Tài liệu văn học nghệ thuật 28%  Tài liệu các lĩnh vực khác 9% Vốn tài liệu ở Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đƣợc bảo quản trong 1 kho lƣu trữ 5 tầng. Dựa vào hình thức phục vụ tài liệu, vốn tài liệu của Thƣ viện đƣợc chia thành 2 kho lớn: Tổng kho ( bao gồm tất cả những tài liệu phục vụ tại chỗ); Kho mƣợn ( bao gồm các tài liệu phục vụ mƣợn về nhà); đối tƣợng phục vụ của kho này là cán bộ nhân viên quốc phòng, bạn đọc ngoài quân đội không phục vụ ở phòng này. Các tài liệu ở tổng kho lại đƣợc chia thành các kho: kho sách, kho tài liệu tra cứu, kho tƣ liệu nội bộ, kho báo- tạp chí, trong đó kho sách và kho báo – tạp chí lại đƣợc chia thành các kho nhỏ dựa vào ngôn ngữ của tài liệu. Đặc biệt Thƣ viện Quân đội có nhiều tài liệu quý hiếm nhƣ: Các bộ Bách khoa thƣ, các loại từ điển, sách tra cứu các chuyên ngành, các tài liệu về quân sự Nguồn tài liệu quý hiếm do chính các đơn vị trong quân đội phát hành nhƣ: Các văn bản, hội thảo khoa học, các báo cáo nghiên cứu khoa học, sáng kiến, sáng chế, luận án tiến sĩ trong và ngoài nƣớc. Nguồn tài liệu của Thƣ viện Quân đội đƣợc tạo nên từ việc bổ sung và từ nguồn biếu, tặng, trao đổi. Tuy nhiên, tài liệu từ nguồn này không nhiều, chỉ mang tính tuyên truyền và ngoại giao là chủ yếu. Xét về loại hình tài liệu, hiện nay Thƣ viện Quân đội có các loại hình tài liệu sau: - Tài liệu dạng giấy bao gồm các loại: sách, báo – tạp chí, tƣ liệu, luận văn – luận án, thƣ mục. - Tài liệu điện tử: gồm các cơ sở dữ liệu điện tử, các CD-ROM, băng video, nguồn thông tin điện tử trên mạng Intranet MISTEN, sách điện tử toàn văn. 41
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội là một thƣ viện khoa học, đồng thời là thƣ viện khoa học chuyên ngành quân sự lớn nhất trong hệ thống thƣ viện thƣ viện nhà nƣớc với vốn tài liệu phong phú, đa dạng luôn thu hút một khối lƣợng lớn bạn đọc đòi hỏi thƣ viện phải áp dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, đồng thời cũng phải nghiên cứu các chính sách xây dựng và phát triển vốn tài liệu sao cho phù hợp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc. 2.3.2 Xử lý thông tin Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội có một phòng xử lý nghiệp vụ riêng, với nhiệm vụ xử lý toàn bộ tài liệu của Thƣ viện bao gồm cả các tài liệu mới và tài liệu cũ. Các tài liệu mới nhập về đƣợc xử lý về mặt nội dung và hình thức: biên mục, tóm tắt nội dung tài liệu, phân loại, định từ khóa, dán nhãn - Các sản phẩm chủ yếu của Thư viện + Hệ thống mục lục truyền thống Hệ thống mục lục là phƣơng tiện quan trọng của cán bộ thƣ viện trong việc tra tìm tài liệu phục vụ ngƣời đọc, sƣu tầm tài liệu để biên soạn thƣ mục. Đồng thời, hệ thống mục lục còn là phƣơng tiện tra cứu thông tin quan trọng của ngƣời đọc. Chính vì vậy, hệ thống mục lục của Thƣ viện đƣợc xây dựng tƣơng đối hoàn chỉnh nhiều loại khác nhau, thƣờng xuyên đƣợc bổ sung, chỉnh lý, nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu của ngƣời đọc. + Thư mục Cùng với việc tổ chức kho và các phòng phục vụ bạn đọc, để thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, Thƣ viện Quân đội tiến hành biên soạn và phổ biến những ấn phẩm thông tin – thƣ mục nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc. Thƣ mục thông báo khoa học: Loại thƣ mục này nhằm phục vụ đối tƣợng bạn đọc là cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ lãnh đạo – chỉ huy các cấp. Mỗi thƣ mục đều tập hợp khá đầu đủ và có hệ thống các tài liệu cũ và 42
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan mới, có giá trị nghiên cứu, giúp bạn đọc nghiên cứu sâu về các chuyên ngành quân sự và những lĩnh vực có liên quan. Thƣ mục thông báo sách mới Thƣ mục trích dẫn Thƣ mục điểm sách quân sự - Cơ sở dữ liệu Thƣ viện đã tiến hành xây dựng đƣợc một số cơ sở dữ liệu: + Cơ sở dữ liệu sách Thƣ viện Quân đội: đƣợc xây dựng từ năm 1998 tới nay đã có 91.593 biểu ghi thƣ mục trong đó 100% sách quân sự đã đƣợc xử lý. + CSDL đăng ký Báo – Tạp chí. + CSDL bài trích Báo – Tạp chí. + CSDL sách điện tử: bao gồm hơn 1.000 tài liệu điện tử toàn văn, trong đó: CSDL sách điện tử: 935 biểu CSDL sách điện tử mật: 168 biểu ghi + 27 CSDL chuyên đề + CSDL quản lý bạn đọc: Với gần 3000 biểu ghi về bạn đọc thƣờng xuyên của Thƣ viện + CSDL sách Thƣ viện Quốc gia: là CSDL thƣ mục các loại sách đƣợc cung cấp từ Thƣ viện Quốc gia, với 200.000 biểu ghi. Thƣ viện Quân đội đang tiến hành xây dựng CSDL sách mƣợn, hồi cố sách tiếng Việt và sách tiếng nƣớc ngoài, cho đến nay có 9.205 biểu ghi. Các cơ sở dữ liệu này đƣợc tổ chức theo các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, mã trƣờng và thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, có sự hiệu đính, bổ sung và chỉnh sửa. Hiện nay Thƣ viện Quân đội đang tiến hành số hóa các tài liệu. Các tài liệu đƣợc số hóa và sách điện tử đƣợc đƣa lên mạng Lan của Thƣ viện để phục vụ các độc giả. 43
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan 2.3.3 Tổ chức bộ máy tra cứu Bất kỳ một thƣ viện nào đều phải có bộ máy tra cứu, nó là cầu nối giữa bạn đọc với tài liệu. Nhiệm vụ của bộ máy tra cứu tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội giúp cho ngƣời dùng tin tìm đƣợc tài liệu nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu của họ. Cơ cấu bộ máy tra cứu của Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội có 2 loại: - Bộ máy tra cứu truyền thống. - Bộ máy tra cứu hiện đại. * Bộ máy tra cứu truyền thống: bao gồm Hệ thống mục lục và Kho tài liệu tra cứu. - Hệ thống mục lục: Thƣ viện Quân đội đã xây dựng 2 hệ thống mục lục: + Mục lục công vụ: Đây là mục lục dành riêng cho nhân viên thƣ viện sử dụng đƣợc bố trí tại phòng làm việc (Bổ sung và xử lý kỹ thuật). + Mục lục bạn đọc: dành riêng cho bạn đọc. Hệ thống mục lục bạn đọc gồm: Mục lục chữ cái: đƣợc xây dựng ngay từ đầu khi đƣa thƣ viện vào hoạt động. Mục lục chữ cái tại Thƣ viện Quân đội đƣợc sắp xếp theo loại hình ngôn ngữ nhƣ: Tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp , Trung Quốc Trong mỗi mục lục xếp theo ngôn ngữ lại đƣợc chia: Mục lục tên sách và mục lục tên tác giả. Mục lục phân loại: là mục lục phản ánh tài liệu theo nội dung khoa học chứa đựng trong tài liệu. Mục lục phân loại đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Giúp bạn đọc tra tìm nhanh nhất những tài liệu phù hợp theo một đề tài, ngành tri thức nhất định. Với cán bộ thƣ viện: giúp họ hƣớng dẫn bạn đọc tìm đƣợc sách phù hợp. Trong bổ sung biết đƣợc tài liệu cò thiếu và bổ sung sách, tổ chức các cuộc triển lãm Mục lục chủ đề: là tập hợp các cuốn sách theo từng chủ đề. Trong mục lục chủ đề các đêg mục chủ đề là ngang hang nhau và sắp xếp theo chữ 44
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan cái của từng đề mục chủ đề một. Các chủ đề đƣợc xây dựng bằng việc định từ khóa. - Kho tài liệu tra cứu: Vốn tài liệu tra cứu tại Thƣ viện tƣơng đối đa dạng, phong phú, là một trong những công cụ hữu hiệu đối với bạn đọc cũng nhƣ cán bộ thƣ viện. Qua thực tiễn công tác phục vụ bạn đọc cho thấy khả năng to lớn của kho tài liệu tra cứu tự chọn đối với việc tuyên truyền khai thác tài liệu có nội dung khoa học. Hiện tại kho tra cứu của thƣ viện có 14 giá sách với gần 7000 tài liệu khác nhau: + Tài liệu chỉ đạo: Các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin, các văn kiện Đại hội Đảng cộng sản Việt Nam, văn kiện, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và nhà nƣớc, các tác phẩm quan trọng của Đảng và Nhà nƣớc ta. + Bách khoa toàn thư: Tại kho tra cứu của Thƣ viện Quân đội có những bộ Bách khoa toàn thƣ mới nhất, có giá trị khoa học cao nhất đƣợc xuất bản trong nƣớc cũng nhƣ trên thế giới. + Từ điển: Bao gồm các loại từ điển thông dụng trên thế giới Tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc, Nhật, Đức Bao gồm từ đỉển ngôn ngữ, thuật ngữ, từ điển nhân vật. + Sách hướng dẫn, tra cứu, hồ sơ trả lời câu hỏi: bao gồm sổ tay tra cứu, cẩm nang kỹ thuật, các tài liệu thống kê về lịch sử, địa lý, tình hình chính trị, văn hóa các nƣớc, các địa phƣơng, sổ tay chuyên ngành Trong quá trình bạn đọc tra tìm tài liệu trả lời các câu hỏi khác nhau của bạn đọc, lập danh mục tài liệu theo chuyên đề mà bạn đọc yêu cầu cán bộ thủ thƣ các phòng đọc thƣờng dựa vào các hồ sơ đựợc lƣu giữ lại tại phòng đọc tổng hợp, phòng báo – tạp chí và phòng tra cứu. * Bộ máy tra cứu hiện đại. Để tiến tới việc tin học hóa công tác thƣ viện, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã bƣớc đầu triển khai áp dụng tin học vào một số công việc trong 45
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan hoạt động của Thƣ viện. Công việc đầu tiên là tạo lập các cơ sở dữ liệu thƣ mục để phục vụ bạn đọc và cán bộ tra cứu. Hiện tại thƣ viện Trung ƣơng quân đội đã xây dựng đƣợc một số cơ sở dữ liệu thƣ mục nhƣ : Cơ sở dữ liệu “ Điện Biên Phủ”; “ Nhà văn quân đội và tác phẩm”; “ Sách mới nhập vào Thƣ viện Quân đội” Bên cạnh đó Thƣ viện cần phát triển thêm các cơ sở dữ liệu sách tham khảo, sách tra cứu, luận văn, luận án Việc xây dựng CSDL thông tin chất lƣợng cao tức là giúp ngƣời dùng tin tìm đƣợc tài liệu phù hợp nhu cầu một cách nhanh chóng. 2.3.4 Tổ chức phục vụ Hệ thống các phòng phục vụ tại Thƣ viện bao gồm 1 phòng mƣợn, 1 phòng đọc tổng hợp, 1 phòng tra cứu, 1 phòng báo – tạp chí, 1 phòng internet. - Tại các phòng đọc Các phòng phục vụ tại Thƣ viện đều đƣợc bố trí dƣới dạng kho mở. Tổ chức phục vụ bằng hệ thống kho mở đã giúp cho bạn đọc dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với kho sách, tạo khả năng to lớn để tuyên truyền và khai thác tối đa các loại tài liệu. Ngƣời đọc có thể tiếp cận trực tiếp với tài liệu, tự tra cứu, lựa chọn các tài liệu mình cần mà không mất thời gian trong việc tra cứu mục lục, viết phiếu yêu cầu và chờ đợi sách. Tại phòng đọc tổng hợp và phòng báo – tạp chí của Thƣ viện, bạn đọc sau khi tra cứu tài liệu có thể tự vào tìm các tài liệu theo nhu cầu của mình, nếu không tìm đƣợc có thể nhờ thủ thƣ tìm giúp. Đối với những tài liệu lƣu trong kho bạn đọc sẽ mua phiếu yêu cầu sau đó đƣa cho thủ thƣ lấy sách trong kho. Mỗi lần bạn đọc có thể mƣợn 3 – 4 tài liệu mang ra đọc sau khi đọc xong thì trả tại quầy thủ thƣ. Nếu hôm sau bạn đọc có nhu cầu đọc lại tài liệu đó thì có thể viết tên vào phiếu và mang vào bàn thủ thƣ gửi hôm sau đến đọc tiếp không mất công tra tìm tài liệu một lần nữa. - Phục vụ mượn Ngoài phục vụ tại chỗ, TVTWQĐ còn tổ chức phục vụ mƣợn về nhà. Hình thức phục vụ này đƣợc Thƣ viện áp dụng từ những ngày sơ khai. Đƣợc 46
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan tổ chức nhƣ một thƣ viện thu nhỏ với kho sách và bộ máy tra cứu tìm tin riêng, đối tƣợng phục vụ riêng. Chủ yếu thực hiện chức năng của thƣ viện phổ thông: phục vụ cho công tác tuyên truyền, công tác đảng, công tác chính trị, đáp ứng nhu cầu học tập nâng cao trình độ văn hóa, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, giúp ngƣời đọc giải trí lành mạnh. - Phục vụ lưu động Cùng với việc phục vụ tại chỗ, để tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời đọc trong việc sử dụng tài liệu, TVTWQĐ rất chú ý đến phục vụ lƣu động. Với khẩu hiệu “ sách đi tìm ngƣời” , ngay từ những ngày đầu thành lập, TVTWQĐ đã tổ chức nhiều hình thức phục vụ sao cho sách báo đến với bạn đọc nhanh nhất. Mặc dù khi đó rất thiếu ngƣời TVTWQĐ đã phối hợp với lữ đoàn cảnh vệ 144 mở cửa vào các giờ nghỉ, ngày chủ nhật để phụ trách thƣ viện các đơn vị có điều kiện đến mƣợn sách tập thể. Ngay từ những buổi sơ khai TVTWQĐ đã phục vụ 75 đầu mối đơn vị. Để tranh thủ phục vụ bộ đội ở mọi nơi, mọi lúc, thậm chí tại các trạm cắt tóc của cơ quan bộ, TVTWQĐ cũng tổ chức các tủ sách lƣu động nhằm tận dụng thời gian chờ đợi. - Dịch vụ photocopy Từ đầu những năm 1990 TVTWQĐ tổ chức dịch vụ cung cấp các bản sao tài liệu. Bạn đọc đến đọc tài liệu có nhu cầu TVTWQĐ sẽ sao chụp phục vụ chu đáo. Với dịch vụ photocopy này ngƣời đọc sẽ không mất nhiều thời gian vào việc đọc tại chỗ mà có ngay tài liệu, kể cả tài liệu quý hiếm mang về nhà đọc, nghiên cứu. Ngoài ra, Thƣ viện còn tổ chức nhiều loại hình dịch vụ khác: tổ chức bộ máy tra cứu, sử dụng internet Trong tƣơng lai Thƣ viện sẽ triển khai nhiều loại hình phục vụ đa dạng và hiện đại hơn để đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu ngày càng cao của ngƣời dùng tin. 47
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan 2.5. Nhận xét, đánh giá về nhu cầu tin và khả năng đáp ứng thông tin tại Thư viện Trung ương Quân đội. Nhu cầu tin cũng nhƣ các loại nhu cầu khác của con ngƣời, nó biến đổi cùng với hoàn cảnh xã hội và chịu tác động của nhiều yếu tố. Nhu cầu tin hình thành hay mất đi dựa vào đặc điểm cá nhân của chủ thể nhu cầu, và đặc biệt bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố khách quan là khả năng và phƣơng thức đáp ứng nhu cầu đó trong thực tế. Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội cũng bị chi phối bởi 2 yếu tố chính: yếu tố chủ quan và yếu tố khách quan. 2.5.1 Yếu tố chủ quan  Yếu tố nghề nghiệp: là yếu tố ảnh hƣởng lớn đến nhu cầu của ngƣời dùng tin. Nghề nghiệp chi phối căn bản hoạt động của ngƣời dùng tin. Ví dụ nhƣ đối với các cán bộ hƣu trí nhu cầu của họ là các loại tài liệu mang tính giải trí, các loại báo – tạp chí có tính mới, tính thời sự cao. Đối với nhóm ngƣời dùng tin là các bạn học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh nhu cầu của họ là thu thập, nghiên cứu các tài liệu phục vụ các ngành học, lĩnh vực nghiên cứu Hơn nữa họ cần có tài liệu để tìm hiểu các lĩnh vực khác nhƣ văn hóa xã hội để nâng cao tri thức, nâng cao sự hiểu biết của mình.  Độ tuổi Ngƣời dùng tin Độ tuổi Số lƣợng Tỷ lệ (%) Dƣới 25 tuổi 8 6.7 Từ 25 – 40 tuổi 13 10.8 Từ 41 – 50 tuổi 20 16.7 Từ 51 – 60 tuổi 56 46.7 Trên 60 tuổi 23 19.1 Bảng 12: Số lượng người dùng tin phân theo độ tuổi 48
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Về độ tuổi thì độ tuổi nhiều nhất là từ 51 – 60 tuổi chiếm 46.7 % và trên 60 tuổi chiếm 19.1 %. Đây chủ yếu là nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý và nhóm cán bộ hƣu trí.  Vốn tài liệu Thƣ viện cũng là yếu tố chi phối đến nhu cầu tin của ngƣời dùng tin Thỏa mãn nhu cầu Chƣa thỏa mãn nhu cầu Mức độ thỏa mãn Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Nội dung tài liệu 98 81.7% 20 16.7 Số bản tài liệu 87 72.5 18 15.0 Mức độ cập nhật của tài 58 52.5 23 19.2 liệu Bảng 13: Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin Hiện nay vốn tài liệu của Thƣ viện khá lớn, đã phần lớn đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Hầu hết ngƣời dùng tin đã thỏa mãn về tài liệu của Thƣ viện. Cụ thể: mức độ thỏa mãn về nhu cầu nội dung tài liệu chiếm tỷ lệ cao 81.7%, nhu cầu về số bản tài liệu cũng nhƣ mức độ cập nhật của tài liệu cũng đều chiếm tỷ lệ cao trên 50%. Tuy nhiên, mức độ chƣa thỏa mãn cũng chiếm một tỷ lệ tƣơng đối, về nội dung tài liệu mức độ chƣa thỏa mãn chiếm 16.7%, mức độ cập nhật của tài liệu có tỷ lệ chƣa thỏa mãn chiếm 19.2% . Do số lƣợng tài liệu nhập về Thƣ viện có số lƣợng nhất định, có nhiều loại tài liệu không đƣợc bổ sung một cách thƣờng xuyên.  Các hình thức dịch vụ của Thƣ viện khá đa dạng, đáp ứng đƣợc hầu hết nhu cầu tin của ngƣời dùng tin: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà, tra cứu trên máy, sao chụp tài liệu, truy cập tài liệu, triển lãm, hội nghị 49
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan Theo đánh giá chất lƣợng các loại hình dịch vụ của Thƣ viện ta có bảng: Tốt Trung bình Kém Loại hình dịch vụ SL % SL % SL % Mục lục truyền thống 88 73.3 20 16.7 0.0 0.0 Cơ sở dữ liệu 15 12.5 67 55.8 30 25.0 Đọc tại chỗ 100 83.3 20 17.7 0.0 0.0 Mƣợn về nhà 21 17.5 35 29.2 4 3.3 Sao chụp, in ấn tài liệu 39 32.5 58 48.3 3 2.5 Tra cứu trên mạng 8 6.6 32 26.7 40 33.3 Kết nối internet 20 16.7 65 54.2 38 31.7 Bảng 14: Chất lượng dịch vụ của Thư viện Qua phân tích bảng số liệu trên ta thấy: - Mục lục truyền thống: đƣợc ngƣời sử dụng đánh giá tốt chiếm tỷ lệ cao 73.3%, không có ngƣời dùng tin đánh giá chất lƣợng kém. Do đặc thù của Thƣ viện vẫn là Thƣ viện truyền thống, nên mục lục truyền thống của Thƣ viện đƣợc xây dựng tƣơng đối hoàn chỉnh nhiều loại khác nhau, thƣờng xuyên đƣợc bổ sung, chỉnh lý, nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu của ngƣời đọc. - Dịch vụ đọc tại chỗ thì đƣợc tất cả các bạn đọc đến Thƣ viện sử dụng và đƣợc đánh giá tốt chiếm tỷ lệ cao 83.3%, không có bạn đọc đánh giá kém. Do phòng đọc của Thƣ viện đƣợc bố trí rộng rãi thoáng mát, chỗ ngồi thoải mái, yên tĩnh, tài liệu tƣơng đối đa dạng phong phú đáp ứng đƣợc đa số yêu cầu của bạn đọc. 50
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Dịch vụ tra cứu trên mạng và cơ sở dữ liệu đƣợc ít ngƣời đánh giá, nên tỷ lệ không cao, và đa số bạn đọc đánh giá chất lƣợng còn kém,do hầu hết các dịch vụ này ít đƣợc sử dụng do còn nhiều điểm hạn chế. - Dịch vụ sao, chụp in ấn đƣợc nhiều ngƣời sử dụng đánh giá, tuy nhiên mức độ thỏa mãn đa số chỉ ở mức trung bình chiếm tỷ lệ cao 48.3%. Do tại thƣ viện mới có 1 máy photocopy mà nhu cầu photo tài liệu lại rất lớn nên nhiều khi bạn đọc muốn photo tài liệu phải đợi hoặc hẹn ngày đến lấy nên chƣa thỏa mãn đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin. - Dịch vụ mƣợn về nhà: Do tại Thƣ viện hạn chế những đối tƣợng đƣợc mƣợn về nhà ( chi những ngƣời là sĩ quan quân nhân trong quân đội) nên những ngƣời sử dụng dịch vụ này không nhiều nên tỷ lệ đánh giá không cao. 2.5.2 Yếu tố khách quan Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội chịu sự tác động của một số yếu tố khách quan nhƣ: thể chế chính trị, chính sách của Đảng và nhà nƣớc, yếu tố khoa học quân sƣ, yếu tố văn hóa Chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc ta hiện nay là tăng cƣờng phát triển mọi mặt đời sống văn hóa, xã hội. Thành lập đƣợc mạng lƣới thƣ viện rộng khắp, từ trung ƣơng tới cơ sở, trong các ban ngành, đoàn thể, phù hợp với nơi ở và làm việc, học tập của ngƣời dân với mục đích tạo những điều kiện thuận lợi cho họ sử dụng thƣ viện. Thế kỷ XXI là thế kỷ của nền kinh tế tri thức, với xu thế toàn cầu hóa. Xu hƣớng toàn cầu hóa giúp ngƣời dùng tin có nhiều cơ hội hội nhập, giao lƣu, học hỏi, tăng cƣờng hiểu biết, đặc biệt là phát triển trình độ ngoại ngữ. Trong thời đại ngày nay với thành tựu của cuộc cách mạng khoa học công nghệ đem lại nhiều thành tựu to lớn ảnh hƣởng đến moi mặt của đời sống xã hội. Sự bùng nổ thông tin toàn cầu, sự ra đời của nhiều phƣơng tiện nghe nhìn, khiến văn hóa đọc đã và đang bị chi phối mạnh mẽ. Đất nƣớc ngày càng phát triển, xã hội ngày càng văn minh, nhu cầu đời sống con ngƣời, 51
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan trong đó có nhu cầu hƣởng thụ văn hóa, nhu cầu nhận thức bao gồm nhu cầu thông tin, trao đổi giải trí ngày càng cao. Trƣớc yêu cầu, nhiệm vụ của sự nghiệp cách mạng và sự nghiệp xây dựng quân đội, củng cố quốc phòng, trƣớc những thuận lợi, khó khăn, thời cơ và thách thức trong thời kỳ phát triển kinh tế tri thức và hội nhập quốc tế có tính chất toàn cầu, với tƣ cách là kho tang tri thức của nhân loại, một bộ phận cấu thành thiết chế văn hóa trong quân đội, là cầu nối giữa sách báo với chiến sĩ, và mọi ngƣời dùng tin có nhu cầu. Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội luôn quán triệt sâu sắc đƣờng lối, quan điểm của Đảng, nhiệm vụ của cách mạng, của quân đội trong giai đoạn mới; Tiếp tục đổi mới nội dung, hình thức hoạt động; Từng bƣớc đẩy mạnh hiện đại hóa, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của Thƣ viện Chính vì vậy việc đáp ứng nhu cầu tin của thƣ viện ngày càng đƣợc tăng cao và nhu cầu tin của ngƣời dùng tin có xu hƣớng ngày càng phát triển mạnh mẽ. 52
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG NGHIÊN CỨU NHU CẦU TIN VÀ KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU TIN TẠI THƢ VIỆN TRUNG ƢƠNG QUÂN ĐỘI 3.1. Tăng cường nghiên cứu nhu cầu tin thường xuyên và có kế hoạch. Các Thƣ viện, Trung tâm Thông tin cần nắm bắt, hiểu rõ đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin để phục vụ một cách tốt nhất. Nhu cầu tin luôn luôn thay đổi, ngày càng đa dạng và phức tạp, bởi vậy Thƣ viện cần thực hiện những công trình nghiên cứu khoa học để nghiên cứu thực trạng của nhu cầu tin, từ đó đề ra những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ và thoả mãn nhu cầu tin của bạn đọc. Thƣ viện có thể tiến hành điều tra xã hội học, nghiên cứu nhu cầu tin qua các cuộc khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với bạn đọc, từ đó kịp thời bổ sung đƣợc tài liệu đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin, nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu, đổi mới bộ máy tra cứu và phƣơng thức phục vụ sao cho phù hợp nhất. Và để bổ sung đƣợc những tài liệu đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin thì Thƣ viện cũng cần phải nghiên cứu để xây dựng chính sách bổ sung cho hợp lý căn cứ vào các tiêu chí nhƣ: - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện. - Đối tƣợng ngƣời dùng tin chủ yếu của Thƣ viện. - Dựa trên nguồn ngân sách của Thƣ viện. - Trang thiết bị, cơ sở vật chất của Thƣ viện. - Nguồn nhân lực của Thƣ viện. Nghiên cứu thƣờng xuyên nhu cầu tin của ngƣời dùng tin giúp cho thƣ viện đƣa ra chính sách bổ sung hợp lý với nội dung, yêu cầu nghiên cứu, học tập của họ trong từng giai đoạn cụ thể. 3.2 . Tiến hành đào tạo người dùng tin. Ngƣời dùng tin là bộ phận quan trọng, không thể tách rời của bất kỳ một cơ quan thông tin – thƣ viện nào và có thể đƣợc nhìn nhận qua 2 khía cạnh sau: 53
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Ngƣời dùng tin đƣợc coi là đối tƣợng phục vụ của hệ thống thông tin – thƣ viện, là khách hàng, là ngƣời tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin thƣ viện giống nhƣ bất kỳ các khách hàng khác của các dịch vụ xã hội - Ngƣời dùng tin đƣợc coi là ngƣời sản xuất “ nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của các cơ quan Thông tin – Thƣ viện. Thực tế chỉ có nhìn nhận ngƣời dùng tin bằng quan niệm tổng hợp của hai khía cạnh trên mới tạo cơ sở khoa học cho hoạt động thông tin – thƣ viện nói chung và công tác đào tạo, huấn luyện ngƣời dùng tin của thƣ viện. Ở nƣớc ta, vấn đề đào tạo ngƣời dùng tin đã đƣợc các cơ quan thông tin – thƣ viện đặt ra từ rất lâu nhƣng chƣa đƣợc triển khai trên thực tế. Xu thế xã hội và hoạt động thông tin – thƣ viện chƣa thực sự chứng minh đƣợc việc đào tạo ngƣời dùng tin là việc làm cần thiết và cấp bách. Việc đào tạo ngƣời dùng tin nhằm giúp họ tìm hiểu đƣợc cơ chế tổ chức của công tác thông tin tƣ liệu và biết sử dụng các nguồn thông tin hiện có. Có nhiều mức độ đào tạo khác nhau: - Mức độ cảm thụ: Cung cấp những hiểu biết chung. - Mức độ định hƣớng: Hƣớng dẫn một cách tóm tắt các nguồn và sử dụng chúng. - Đào tạo sơ cấp: Tổ chức lớp ngắn hạn, cung cấp cho ngƣời dùng tin những hiểu biết cần thiết về các dịch vụ và các phƣơng tiện chuyển giao thông tin hiện đại. - Đào tạo chuyện sâu: Cung cấp cho ngƣời dùng tin là cộng tác viên những hiểu biết chuyên sâu về một lĩnh vực hoạt động của đơn vị thông tin để họ có thể tham gia vào một dịch vụ thông tin cụ thể trong trƣờng hợp cần thiết. Ví dụ: Các cộng tác viên là các nhà khoa học tham gia biên tập các tóm tắt, tổng luận . Thƣ viện cần phải đào tạo ngƣời dùng tin về: Các nguồn thông tin tƣ liệu của thƣ viện ngày càng đa dạng, từ các nguồn tin truyền thống đến các 54
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan loại hình tài liệu hiện đại nhƣ các CSDL trực tuyến, CD – ROM và Internet Việc tra cứu các nguồn thông tin này ngày càng phức tạp, đòi hỏi ngƣời sử dụng phải có những hiểu biết căn bản về thƣ viện cũng nhƣ có các kỹ năng nhất định: Sự ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong thƣ viện đòi hỏi ngƣời đọc cần có các kiến thức, kỹ năng để có thể sử dụng trang thiết bị và tiện nghi thƣ viện một cách phù hợp. Trong khi đó, mỗi bạn đọc đến với thƣ viện lại có sự hiểu biết về thƣ viện và các kỹ năng thông tin khác nhau. Thƣ viện có thể hƣớng dẫn bạn đọc theo nhiều hình thức từ đơn giản đến nâng cao. Đơn giản nhất là định hƣớng sử dụng thƣ viện, nhằm giúp ngƣời sử dụng biết đƣợc thƣ viện hiện có những nguồn lực nào, hƣớng dẫn sử dụng sử dụng trang thiết bị Ngoài ra, cán bộ thƣ viện cũng có thể cung cấp các thông tin nhƣ về vị trí của thƣ viện, tổ chức thƣ viện, hệ thống mục lục thƣ viện, dịch vụ thông tin và chú trọng đến các kỹ năng truyền thống cũng nhƣ hiện đại.Thƣ viện cần tổ chức một bộ phận chịu trách nhiệm hƣớng dẫn ngƣời sử dụng. Bên cạnh đó, thƣ viện cần thƣờng xuyên tổ chức hội nghị bạn đọc, củng cố mối quan hệ giữa thƣ viện với bạn đọc , từ đó đánh giá đƣợc mức độ đáp ứng yêu cầu tin của bạn đọc, phát huy những thuận lợi và khắc phục những khó khăn của bạn đọc trong quá trình sử dụng thƣ viện. 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu hoạt động của Thư viện Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực đời sống xã hội, cũng nhƣ các cơ quan, nhà máy. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan thông tin – thƣ viện cũng không thể thiếu. Hiện tại thƣ viện đã xây dựng đƣợc các cơ sở dữ liệu: - Cơ sở dữ liệu thƣ mục sách Thƣ viện Quân đội - Cơ sở dữ liệu đăng ký báo, tạp chí. - Cơ sở dữ liệu bài trích báo, tạp chí. - Cơ sở dữ liệu sách điện tử: bao gồm hơn 1.000 tài liệu điện tử toàn văn. 55
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Cơ sở dữ liệu chuyên đề. - Cơ sở dữ liệu quản lý bạn đọc: với gần 3.000 biểu ghi về bạn đọc thƣờng xuyên của Thƣ viện. Tuy nhiên thƣ viện cần tiếp tục đẩy mạnh khai thác công nghệ thôngtin để đáp ứng nhu cầu bạn đọc nhƣ: - Mở rộng phạm vi sử dụng máy tính thƣ viện cần bổ sung thêm máy tính để phục vụ cho bạn đọc tra cứu đƣợc nhanh hơn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc. Hiện nay tại các phòng phục vụ mỗi phòng chỉ có một máy tính để phục vụ bạn đọc tra cứu, tuy nhiên những máy này truy cập vào mạng lại rất chậm do đã quá lâu làm mất nhiều thời gian chờ đợi của ngƣời tra cứu. - Đồng thời cũng cần phải tăng thêm số lƣợng máy tính phục vụ cho công tác nghiệp vụ để các cán bộ thủ thƣ có thể nhập máy bổ sung các loại tài liệu mới hay cập nhật thƣờng xuyên các loại tài liệu mới bổ sung. - Thƣ viện cũng nên số hóa các loại tài liệu đặc biệt là các tài liệu có nhiều bạn đọc thƣờng xuyên. Nhƣ vậy bạn đọc có thể tìm đọc đƣợc nhanh chóng hơn, tiện lợi hơn và có thể đọc đƣợc ở mọi lúc, mọi nơi, hòa nhập chung với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay phát triển vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. - Tại phòng đọc điện tử hiện nay của thƣ viện có gần 20 máy tính, tuy nhiên các máy này đa phần đã cũ, và không đƣợc nâng cấp thƣờng xuyên nên rất chậm trong việc truy cập internet, bên cạnh đó một số máy còn không vào đƣợc mạng. Nên thƣ viện cần phải thay thế một số máy đã quá cũ bên cạnh đó nâng cấp các máy còn lại thƣờng xuyên để nâng cao hiệu quả phục vụ cho ngƣời dùng tin. 3.4 Hoàn thiện, phát triển và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo và phát triển hoạt động thông tin. Nguồn lực thông tin trong lĩnh vực khoa học quân sự rất phong phú và đa dạng. Để phát triển, nâng cao vốn tài liệu nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của mình Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội cần: 56
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Có kế hoạch thu thập, bảo quản và khai thác nguồn tin đang có tại Thƣ viện. - Bổ sung thêm nhiều hơn nữa các loại tài liệu về các lĩnh vực ngoài khoa học quân sự: kinh tế, văn hóa, khoa học xã hội - Số lƣợng tài liệu tiếng nƣớc ngoài tại Thƣ viện cũng tƣơng đối lớn, do vậy cần có một bộ phận dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài cho bạn đọc, để mọi tài liệu có thể đƣợc phổ biến đến bạn đọc một cách rộng rãi bởi vì không phải bạn đọc nào cũng có trình độ ngoại ngữ tốt để có thể đọc và hiểu đƣợc các tài liệu với nhiều loại ngôn ngữ khác nhau. - Bổ sung tài liệu, ƣu tiên các tài liệu ngôn ngữ tiếng Việt sau đó đến các loại ngôn ngữ khác. - Bổ sung các loại băng ghi âm, ghi hình, đĩa các phƣơng tiện nghe nhìn hiện đại nhƣ máy ghi âm, vo tuyến, video, máy tính, CD – ROM. - Tăng cƣờng bổ sung tài liệu chuyên ngành, đặc biệt là tài liệu điện tử. Tăng cƣờng số bản bổ sung cho những tài liệu mà nhiều ngƣời sử dụng. 3.5 Đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ Tăng cƣờng sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thích hợp với khả năng của mình, thoả mãn nhu cầu một cách tối đa Sản phẩm thông tin thƣ viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân hay tập thể thực hiện. Sản phẩm của Thƣ viện hiện tại khá phong phú, nhƣng cũng cần hoàn thiện hơn về nội dung và hình thứcThƣ viện phải nắm bắt đƣợc nhu cầu của bạn đọc, đƣa ra những sản phẩm phù hợp,sao cho trong thời gian ngắn nhất đạt đƣợc kết quả tốt nhất.Thƣ viện cần củng cố, tăng cƣờng hệ thống mục lục, nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ. Bên cạnh đó, thƣ viện cần mở rộng hình thức tra cứu bằng máy. Thƣ viện cần tận dụng những hình thức hiện đại nhất.Tăng cƣờng các CSDL, ngoài các CSDL thƣ mục, cần xây dựng các CSDL toàn văn chứa các thông tin gốc của tài liệu. Tra cứu qua các CSDL tiết kiệm đƣợc thời gian và rất 57
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan đem lại hiệu quả cho ngƣời dùng tin, nhƣng loại hình này vẫn chƣa đƣợc đông đảo bạn đọc sử dụng. Các dịch vụ trao đổi thông tin cũng cần đƣợc tăng cƣờng nhƣ: thƣờng xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sách, tổ chức các buổi hội thảo theo chuyên đề Thƣ viện cần triển khai một số dịch vụ nhƣ: - Phục vụ theo yêu cầu từ xa: trong điều kiện hiện nay ngƣời dùng tin tại thƣ viện không thể ngồi cả ngày hoặc ngày nào cũng đến thƣ viện để tìm đọc mọi tài liệu, đặc biệt là nhóm cán bộ quản lý, cán bộ các cơ quan, hay nhóm học sinh, sinh viên, thời gian của họ thuờng bị hạn chế. Vì vậy thƣ viện cần nắm bắt nhu cầu tin của họ là gì, và làm gì để đáp ứng nhu cầu của họ. Cho nên việc triển khai dịch vụ thông tin từ xa là rất cần thiết - Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc nhằm cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã đƣợc xác định từ trƣớc một cách chủ động và định kỳ tới ngƣời dùng tin. Ví dụ nhƣ cung cấp các tài liệu mới nhất đƣợc chọn lọc theo chuyên đề, bạn đọc có thể đăng kí các chuyên đề phù hợp với bản thân. - Và Thƣ viện cần tăng cƣờng một số dịch vụ khác nhƣ khai thác tài liệu vi dạng và nghe nhìn, khai thác thông tin trực tuyến. Việc tổ chức khai thác thông tin trực tuyến là dịch vụ khai thác thông tin trên các CSDL dựa trên một mạng truyền dữ liệu xuất phát từ 1 trạm. Để sử dụng dịch vụ này, ngƣời dùng tin phải có 1 “trạm cuối” (máy tính cá nhân), và họ phải đƣợc ngôn ngữ của hệ thống. Thƣ viện cần tạo điều kiện cho bạn đọc sử dụng Internet để tìm kiếm, tham khảo tài liệu trên mạng. Hiện nay Thƣ viện Quân đội đã có phòng đọc điện tử với hệ thống máy tính nối mạng, bạn đọc có thể truy cập vào mạng Internet miễn phí. 3.6 Đào tạo đội ngũ cán bộ Trong thƣ viện cán bộ vừa là chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng của cơ quan thông tin thƣ viện,vừa là cầu nối nguồn lực thông tin với ngƣời dùng tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thông tin – thƣ viện đã làm thay đổi cách thức làm việc của các cán bộ, 58
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan đòi hỏi họ phải thƣờng xuyên trau dồi kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài ra đòi hỏi họ cần phải có kiến thức về công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo máy vi tính để xử lý thông tin, nắm bắt các kỹ năng khai thác thông tin qua mạng và các nguồn thông tin khác nhau. Do vậy để phục vụ có hiệu quả cao, cán bộ Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội cần trang bị những kiến thức sau: - Có trình độ chuyên môn về thƣ viện - Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực khoa học mà thƣ viện phục vụ bạn đọc. - Biết sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ - Có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ. - Có khả năng phân tích, đánh giá nhu cầu tin khác nhau của bạn đọc, để có thể tƣ vấn cho họ kỹ năng khai thác thông tin trên các công cụ tra cứu truyền thống cũng nhƣ hiện đại. - Đối với cán bộ quản lý cần phải nâng cao hơn nữa năng lực quản lý, phải nắm bắt đƣợc sự phát triển và hoạt động của thƣ viện. Đồng thời phải sử dụng thành thạo ngoại ngữ và máy tính. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay của thƣ viện để thực hiện đƣợc những yêu cầu trên còn gặp nhiều khó khăn. Phần lớn cán bộ Thƣ viện còn yếu về ngoại ngữ và tin học. Vì vậy Thƣ viện cần phải có kế hoạch bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ đang làm việc tại Thƣ viện thông qua các hình thức: - Gửi cán bộ có năng lực đi tham quan, học tập nghiệp vụ ở trong và ngoài nƣớc. Tạo điều kiện cho cán bộ tham gia vào các khóa tập huấn ngắn ngày nhằm cập nhật kiến thức và nâng cao trình độ nghiệp vụ - Có chính sách giúp đỡ vật chất, khuyến khích động viên cho các cán bộ tự học nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học. Nâng cao nghiệp vụ ở các cấp bậc đào tạo nhƣ Thạc sĩ, Tiến sĩ. 59
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan - Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề nâng cao kiến thức nghiệp vụ. - Tuyển thêm một số cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có trình độ tin học, ngoại ngữ đáp ứng đƣợc nhu cầu của thƣ viện trong tình hình mới. 3.7 Vận dụng phương pháp Marketing để kích thích nhu cầu tin Hiện nay Marketing đang là hoạt động có mặt ở rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Marketing thông tin thƣ viện hiểu đơn giản nghĩa là tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá cho các hoạt động, các loại sản phẩm, dịch vụ của một cơ quan thông tin thƣ viện. Các sản phẩm của hoạt động thông tin thƣ viện chính là các kho tài liệu, các cơ sở dữ liệu, các vật mang tin nói chung, các ấn phẩm thông tin – thƣ mục, các loại hình dịch vụ khác nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin. Cùng với thời gian nhu cầu này luôn biến động do ảnh hƣởng của các nhân tố: văn hóa, xã hội, lứa tuổi, nghề nghiệp, tâm lý, trình độ phát triển công nghệ Nhƣ vậy thƣ viện cần phải Marketing để giới thiệu các sản phẩm của thƣ viện với ngƣời dùng tin, giúp họ lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình. Qua hoạt động Marketing sẽ tìm hiểu đƣợc những điều ngƣời dùng tin đòi hỏi, những vấn đề cần nghiên cứu, giải quyết, từ đó tìm kiếm, lựa chọn các giải pháp thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin. Tại thƣ viện Quân đội, hoạt động marketing phải hƣớng tới việc quảng cáo, tuyên truyền, triển lãm, trƣng bày sách, hội nghị bạn đọc, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ tìm tin và các dịch vụ khác Nói chung thƣ viện phải làm sao để ngƣời dùng tin hiểu biết hơn về mình, chỉ ra cho họ thấy các sản phẩm đã đƣợc chuẩn bị nhƣ thế nào, hoạt động của mình cần thiết nhƣ thế nào đối với họ. 3.8 Tăng cường hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin. Vốn tài liệu càng đa dạng, phong phú bao nhiêu thì Thƣ viện càng thu hút đƣợc nhiều bạn đọc bấy nhiêu. Trong thời đại phát triển thông tin, không một cơ quan thƣ viện thông tin nào có thể thu thập đƣợc tất cả các loại thông tin theo yêu cầu của ngƣời dùng tin. Do vậy việc liên kết với các cơ quan 60
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan thông tin – thƣ viện khác nhằm tăng cƣờng nguồn tin, chia sẻ thông tin là phƣơng thức cần thiết. Hiện nay các thƣ viện thƣờng hoạt động riêng lẻ, chƣa có sự liên kết để sử dụng chung thông tin. Để tăng cƣờng vốn tài liệu, thƣ viện cần có chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin thƣ viện trong nƣớc và quốc tế. Thƣ viện cần tăng cƣờng khả năng kết nối và chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin thƣ viện trong và ngoài quân đội thông qua các hình thức: - Trao đổi tài liệu - Sao chụp tài liệu - Trao đổi các CSDL điện tử thông qua mạng internet - Bên cạnh đó, thƣ viện cũng nên có những mối quan hệ chặt chẽ với các nhà xuất bản, công ty phát hành sách, các trung tâm Thông tin khoa học. Thông qua các nhà xuất bản, công ty phát hành sách, thƣ viện nắm đƣợc các ấn phẩm đã và sẽ xuất bản, cung cấp cho bạn đọc các danh mục sách, các thông tin cấp 2, cấp 3 để tham khảo và đề xuất những nhu cầu mới. Ngoài ra Thƣ viện cũng nên có chính sách mở rộng hợp tác quốc tế với các cơ quan tổ chức trong khu vực và trên thế giới để tìm kiếm nguồn tài trợ, bổ sung nguồn tài liệu tiếng nƣớc ngoài. Đồng thời cử cán bộ thƣờng xuyên đi công tác, hoặc tham gia các khóa đào tạo ở nƣớc ngoài để học hỏi kinh nghiệm và tìm kiếm các tài liệu có giá trị. 61
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan KẾT LUẬN Thời đại mà cuộc cách mạng khoa học và công nghệ diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, nó tác động sâu sắc đến hầu hết mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội con ngƣời nói chung và đến lĩnh vực thông tin – thƣ viện nói riêng. Thành tựu của công nghệ thông tin đã mở ra cơ hội lớn cho các cơ quan thông tin - thƣ viện nâng cao chất lƣợng phục vụ cũng nhƣ đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội hiện nay thì mỗi thƣ viện cần phải có những chính sách hợp lý. Đó là nền tảng để triển khai các sản phẩm, dịch vụ thông tin – thƣ viện nhằm đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin trong xã hôi thông tin hiện đại. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội không ngừng nỗ lực hoàn thiện với mục tiêu phục vụ Quân đội nhân dân Việt Nam trong việc giáo dục, đào tạo, huấn luyện nghiên cứu khoa học và đảm bảo đời sống văn hóa tinh thần cho bạn đọc trong cũng nhƣ ngoài quân đội. Trong xu thế chung của lĩnh vực thông tin – thƣ viện, Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội đã không ngừng có những đổi mới trong công tác nghiệp vụ và tổ chức hoạt động phục vụ tin học hóa, hiện đại hóa đƣợc đánh giá là thƣ viện chuyên ngành quân sự cấp nhà nƣớc. Tin tƣởng rằng với truyền thống và sức mạnh nội tại của mình Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội sẽ tiếp tục phát huy tiềm năng vốn có để phục vụ và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin, góp phần đáng kể trong sự nghiệp toàn quân. 62
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Hoàng Anh. Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội/ Nguyễn Hoàng Anh : Khóa luận tốt nghiệp đại học. – H.: Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, 2009. – 69tr. 2. Nguyễn Thị Hạnh. Sự phát triển nghề nghiệp của cán bộ thƣ viện trong thời đại thông tin mới: Thông tin Tƣ liệu/ Nguyễn Thị Hạnh. – 15tr. 3. Nguyễn Thị Hiển. Tìm hiểu công tác xử lý thông tin tại Thƣ viện Quân đội/ Nguyễn Thị Hiển : Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Thông tin học và Quản trị thông tin. – H.: Trƣờng Đại học Dân lập Đông Đô, 2005. – 56tr. 4.Hiện trạng và tƣơng lai phát triển khoa học thƣ viện ở Việt Nam. – Nxb Văn hóa thông tin. – 275 tr. 5.Hà Thị Thu Hiếu. Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Thái Nguyên/ Hà Thị Thu Hiếu : Luận văn thạc sĩ Thông tin – Thƣ viện. – H.: Trƣờng Đại học VHHN, 2002. – 90tr. 6. Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin khoa học của thời đại/ Nguyễn Hữu Hùng. – Kỷ yếu khoa học. – tr. 3-17. 7. Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin: Từ lý luận đến thực tiễn/ Nguyễn Hữu Hùng . – H.: Văn hóa thông tin, 2005. – 834tr. 8. Trần Thị Minh Nguyệt. Ngƣời dùng thông tin – thƣ viện: Đề cƣơng bài giảng cho các lớp đại học thông tin thƣ viện/ Trần Thị Minh Nguyệt . – 22tr. 9.Vũ Văn Nhật. Nghiên cứu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin khoa học và công nghệ: Giáo trình dùng cho sinh viên ngành Thông tin – Thƣ viện, thông tin khoa học và quản trị thông tin/ Vũ Văn Nhật . – H.: 2006. – 170tr. 10. Vũ Văn Nhật. Thông tin thƣ mục khoa học kỹ thuật: Giáo trình dùng cho sinh viên ngành thông tin – thƣ viện khoa học/ Vũ Văn Nhật . – H.: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 1999. – 245tr. 11. Phát triển đào tạo cán bộ thƣ viện ở Việt Nam. – Thông tin Tƣ liệu số 2. – tr.8-14 63
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan 12. Nguyễn Quang Hồng Phúc. Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh : Luận văn Thạc sĩ Thông tin,Thƣ viện/ Nguyễn Quang Hồng Phúc. – H.: Trƣờng Đại học VHHN, 2003. – 120tr. 13. Phan Huy Quế. Đào tạo huấn luyện ngƣời dùng tin trong bối cảnh hoạt động thông tin thƣ viện hiện nay/ Phan Huy Quế . – Thông tin Tƣ liệu. – tr.10-12 14. Vũ Văn Sơn. Một số quan niệm về chính sách phát triển nguồn tƣ liệu/ Vũ Văn Sơn. – Thông tin tƣ liệu. – tr.1-10 15. Đào Duy Tân. Nhu cầu thông tin và ngƣời dùng tin/ Đào Duy Tân . – Viện TTKHXH 16. Trần Mạnh Tuấn. Sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện/ Trần Mạnh Tuấn . – H.: Trung tâm TTTLKHCNQG, 1998. 64
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan PHỤ LỤC 1 PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU TIN 65
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Loan PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU TIN Bạn đọc thân mến! Để từng bƣớc nâng cao chất lƣợng phục vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội. Chúng tôi rất mong các bạn vui long trả lời một số câu hỏi dƣới đây( Đánh X vào câu trả lời mà bạn lựa chọn). Câu 1: Bạn thƣờng đọc tài liệu ở đâu? 1. Ở nhà 2.Thƣ viện Câu 2: Bạn dành bao nhiêu thời gian để đọc và nghiên cứu tài liệu một ngày? 1. Dƣới 2 tiếng 3. Từ 4 – 6 tiếng 2. Từ 2 – 4 tiếng 4. Trên 6 tiếng Câu 3: Bạn thƣờng đọc tài liệu nào dƣới đây? 1. Khoa học Quân sự 5. Khoa học tự nhiên 2. Chính trị, xã hội, kinh tế 6. Khoa học kỹ thuật 3. Lịch sử 7. Các lĩnh vực khác 4. Văn học nghệ thuật Câu 4: Dạng tài liệu nào bạn thƣờng sử dụng? 1. Sách 4. Tƣ liệu 2. Báo, tạp chí 5. Internet 3. Luận văn, luận án 6. Tài liệu điện tử Câu 5: Bạn thƣờng sử dụng tài liệu thuộc ngôn ngữ nào? 66