›

Khóa luận Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước

pdf 100 trang thiennha21 15/04/2022 5590
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_hieu_qua_to_chuc_hoat_dong_thong_tin_tai.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước

  1. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN   HÀ THỊ NGỌC NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI PHỤC VỤ SỰ NGHIỆP ĐỔI MỚI GIÁO DỤC CỦA ĐẤT NƢỚC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2005 – X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: PGS.TS. TRẦN THỊ QUÝ Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 1
  2. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý LỜI CẢM ƠN! Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo, PGS.TS Trần Thị Quý, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa luận này. Em xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong Khoa Thông tin - Thƣ viện, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trƣờng. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc và các bác, các cô chú, anh chị đang công tác tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những ngƣời luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận này và có đƣợc kết quả nhƣ ngày hôm nay. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2008 Sinh viên Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp của tôi với đề tài: “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước ” dƣới sự hƣớng dẫn của PGS.TS. Trần Thị Quý là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp, các số liệu hoàn toàn chính xác và trung thực. Nếu sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hà Nội, ngày 06 tháng 05 năm 2009 Ngƣời cam đoan Sinh viên Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thƣ viện Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT STT Từ viết tắt Nghĩa của từ 1 CNH – HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 ĐHNT Đại học Ngoại thƣơng 4 NDT Ngƣời dùng tin 5 NCT Nhu cầu tin 6 TT - TV Thông tin – Thƣ viện TIẾNG ANH STT Từ viết tắt Nghĩa của từ 1 AACR 2 Anglo - American Cataloguing Rules 2 ISBD International Standar Bibliographic Description Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 4
  5. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý DANH MỤC SƠ ĐỒ - HÌNH ẢNH MINH HỌA Trang Hình1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 13 Hình 2: Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 18 Hình 3: Biểu đồ thể hiện thành phần ngôn ngữ tài liệu 27 Hình 4: Biểu đồ thể hiện số lƣợng tài liệu bổ sung vào Thƣ viện từ năm 2006 – 2009 32 Hình 5: Hình ảnh minh họa: Phiếu nhập tin tại Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 37 Hình 6: Hình ảnh minh họa: Nhập ấn phẩm bổ sung bằng MARC 21 40 Hình 7: Hình ảnh minh họa: Mục lục sách mới trên OPAC 47 Hình 8: Hình ảnh minh họa: Giao diện tìm tin trực tuyến trên OPAC 53 Hình 9: Biểu đồ thể hiện hiệu quả phục vụ Ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội năm 2007 – 2009 57 Hình 10: Hình ảnh minh họa: Hoạt động giới thiệu sách mới 59 Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 2.1. Mục đích nghiên cứu 2 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài 3 4. Phạm vi nghiên cứu 4 4.1 Phạm vi không gian 4 4.2 Phạm vi thời gian 4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5 5.1. Phƣơng pháp luận 5 5.2 Phƣơng pháp pháp cụ thể 5 6. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 5 6.1 Đóng góp về mặt lý luận 5 6.2 Đóng góp về mặt thực tiễn 5 7. Bố cục của Niên luận 5 NỘI DUNG 6 Chƣơng 1. Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội trong việc nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học 6 1.1. Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội trong sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước 6 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trƣờng 6 1.1.2. Chiến lƣợc phát triển của Trƣờng 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trƣờng 8 Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 1.2. Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với sự nghiệp nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường 10 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện 10 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 12 1.2.4. Đội ngũ cán bộ 14 1.2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị 15 1.2.6. Đặc điểm nguồn lực thông tin 16 1.2.7. Đặc điểm Ngƣời dùng tin và Nhu cầu tin của Thƣ viện 19 1.3. Vai trò của tổ chức hoạt động thông tin trong việc nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường 22 Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 24 2.1. Quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện 24 2.1.1. Hoạt động phát triển nguồn tin 24 2.1.2. Hoạt động xử lý thông tin 34 2.1.3. Công tác lƣu giữ và bảo quản thông tin 48 2.1.4. Tra tìm và phổ biến thông tin 52 2.2. Các hoạt động khác của Thư viện 58 2.2.1. Đào tạo ngƣời dùng tin 58 2.2.3. Tăng cƣờng hợp tác quốc tế 58 2.2.4. Công tác tuyên truyền, giới thiệu sách 59 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 59 Chƣơng 3. Một số đánh giá, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội 65 3.1. Ưu điểm 67 3.2. Hạn chế 68 Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 3.3. Nguyên nhân của những điểm mạnh và hạn chế 68 3.3.1. Nguyên nhân của những điểm mạnh 68 3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế 69 3.4. Một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội . 70 3.4.1. Tăng cƣờng kinh phí cho Thƣ viện 70 3.4.2. Tiếp tục đầu tƣ máy móc, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật . 71 3.4.3. Phát triển kho tài liệu của Thƣ viện ngày càng phong phú, đa dạng 72 3.4.4. Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu và tiếp tục chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu 74 3.4.5. Đẩy mạnh công tác bảo quản vốn tài liệu 75 3.4.6. Tăng cƣờng hiệu quả tra tìm và phục vụ thông tin 75 3.4.7. Bổ sung và nâng cao trình độ cán bộ Thƣ viện. Tiếp tục đào tạo ngƣời dùng tin 77 KẾT LUẬN 79 PHỤ LỤC: Một số hình ảnh tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, khi nền kinh tế - xã hội trên thế giới phát triển nhƣ vũ bão đặc biệt là sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông đã làm thay đổi rõ nét phƣơng thức hoạt động của các cơ quan thông tin & thƣ viện. Phƣơng thức hoạt động hiện đại với sự tham gia của máy tính điện tử đang dần thay thế cho phƣơng thức hoạt động truyền thống, hiệu quả thấp. Các cơ quan thông tin, thƣ viện không chỉ đơn thuần là nơi đọc sách, mƣợn sách bằng phƣơng pháp thủ công mà còn là nơi khai thác, cung cấp thông tin có giá trị và hiệu quả nhất bằng các hình thức phục vụ hiện đại thông qua hệ thống máy tính điện tử. Thông tin là nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, là cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội và là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động quản lý kinh tế, sản xuất và phát triển khoa học công nghệ, vì thế sự nghiệp thông tin - thƣ viện (TT - TV) đang đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội, là nền tảng, cơ sở vững chắc cho sự phát triển kinh tế - xã hội trong thời kỳ mới. Đất nƣớc đang chuyển mình trong thời kỳ đổi mới, nền kinh tế - xã hội đang phát triển cùng với những thành tựu của khoa học - công nghệ, và sự đổi mới trong giáo dục đào tạo. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 2 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng (khóa VIII) đã nêu rõ: “Giáo dục là quốc sách hàng đầu. Phát triển giáo dục là nền tảng, là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, là yếu tố cơ bản để phát triển xã hội, tăng trƣởng kinh tế nhanh và bền vững ” [2, tr.29]. Sự nghiệp giáo dục đào tạo đại học nói chung, cũng nhƣ Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội nói riêng là môi trƣờng đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao theo chuyên ngành hẹp phục vụ cho việc phát triển từng ngành nghề cụ thể của đất nƣớc. Vì thế nâng cao chất lƣợng giáo dục & đào tạo đại học luôn là vấn đề bức thiết đối với sự nghiệp giáo dục Việt Nam. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Muốn phát triển sự nghiệp giáo dục & đào tạo thì phải phát triển hoạt động TT - TV. Nhƣ vậy, việc phát huy vai trò hoạt động thông tin tƣ liệu trong trƣờng đại học phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ để đáp ứng các yêu cầu của việc đổi mới giáo dục trong thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa (CNH - HĐH) là vấn đề bức xúc hiện nay. Trong quá trình tổ chức hoạt động, Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng (ĐHNT) Hà Nội đã không ngừng tăng cƣờng nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin, xây dựng và phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ đắc lực cho sự phát triển đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những mặt hạn chế, khó khăn trong quá trình tổ chức hoạt động. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước” làm đề tài Khóa luận của mình nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội. 2. Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở điều tra, khảo sát, nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội, tôi muốn đánh giá những mặt đã đạt đƣợc và chƣa đạt đƣợc trong tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội, cụ thể đó là việc tổ chức thực hiện quá trình thông tin (Phát triển nguồn tin Xử lý thông tin Lƣu giữ và bảo quản thông tin Tra tìm và phổ biến thông tin) nhằm đảm bảo thông tin cho ngƣời dùng tin (NDT) trong Nhà trƣờng phục vụ cho mục đích học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tiến hành nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của Trƣờng ĐHNT Hà Nội, đặc điểm của Thƣ viện Trƣờng nhƣ: quá trình hình Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. - Nghiên cứu quy trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội hiện nay, thực trạng quá trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện: phát triển nguồn tin; xử lý thông tin; lƣu giữ và bảo quản thông tin; tra tìm và phổ biến thông tin. - Đánh giá về những mặt đã đạt đƣợc và hạn chế trong quá trình tổ chức hoạt động và đƣa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin đáp ứng nhu cầu của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên của Nhà trƣờng trong học tập, nghiên cứu, giảng dạy và quản lý. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nước” là đề tài hoàn toàn mới ở cấp độ nghiên cứu Khóa luận. Đã có nhiều đề tài viết về Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nhƣ: Năm 2007, tác giả Nguyễn Thị Thu Hƣơng nghiên cứu đề tài “Tăng cƣờng công tác phát triển vốn tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội”. Năm 2008, tác giả Nguyễn Thị Hạnh nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội”, tác giả Hoàng Thị Bích Liên nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” (2008); tác giả Hoàng Thị Hà nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin của Thƣ viện Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội” (2008); tác giả Nguyễn Thị Bình nghiên cứu đề tài “ Ứng dụng tin học tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội”. Vấn đề tổ chức hoạt động thông tin của cơ quan thông tin, thƣ viện luôn là đề tài đƣợc nhiều ngƣời quan tâm. Tác giả Nguyễn Văn Hành đã có bài viết về “Vấn đề tổ chức hoạt động thông tin khoa học trong trƣờng đại học” [8, tr. 5 – 25]; tác giả Cao Minh Kiểm có bài viết: “Một số suy nghĩ về tổ chức và Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý hoạt động Thông tin - Thƣ viện ở Việt Nam trong giai đoạn sắp tới” [15, tr.7- 18]; tác giả Nguyễn Huy Chƣơng có bài viết “Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động thông tin thƣ viện đại học” [5, tr. 2 – 6]; tác giả Nguyễn Thị Nhung nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức và hoạt động và tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Y Hà Nội” Tuy nhiên, các đề tài nghiên cứu trên mới chỉ đề cập đến các vấn đề về phát triển vốn tài liệu, nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin hoặc nghiên cứu về bộ máy tra cứu tại Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội. Đối với các bài viết về vấn đề tổ chức hoạt động thông tin của các cơ quan thông tin thƣ viện, các tác giả chỉ dừng lại ở việc đánh giá chung hoạt động TT - TV trƣờng đại học ở Việt Nam và đƣa ra một số giải pháp chung để phát triển hoạt động TT - TV trong trƣờng đại học phục vụ giáo dục đào tạo. Chƣa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội, vì thế tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội phục vụ sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nƣớc” làm đề tài Khóa luận của mình với hy vọng có thể kế thừa những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trƣớc đồng thời vận dụng những kiến thức đã học để làm rõ thực trạng công tác tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện. 4. Phạm vi nghiên cứu 4.1. Phạm vi không gian Phạm vi không gian nghiên cứu của đề tài là quá trình tổ chức hoạt động thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin (NCT) của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội. 4.2. Phạm vi thời gian Đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội trong thời gian hiện nay (2009). Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Sử dụng phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng, Duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lê nin và quán triệt những quan điểm của Đảng và Nhà nƣớc trong hoạt động TT - TV. 5.2 Phương pháp pháp cụ thể - Phƣơng pháp phân tích tổng hợp tài liệu - Phƣơng pháp điều tra xã hội học - Phƣơng pháp quan sát - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp phỏng vấn 6. Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn 6.1. Đóng góp về mặt lý luận Kết quả đề tài góp phần làm sáng tỏ lý luận về công tác tổ chức hoạt động thông tin trong cơ quan thông tin thƣ viện. 6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn Khóa luận đƣa ra các giải pháp khả thi nhằm tăng cƣờng và nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Nhà trƣờng. 7. Bố cục của Khóa luận Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Khóa luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1. Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội trong việc nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học . Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội. Chƣơng 3. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý NỘI DUNG CHƢƠNG I THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI TRONG VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 1.1. Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội trong sự nghiệp đổi mới giáo dục của đất nƣớc 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội là trƣờng đại học công lập nằm trong hệ thống giáo dục Việt Nam. Trƣờng đƣợc thành lập năm 1960, là trƣờng đầu tiên trong cả nƣớc đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ đại học và trên đại học. Một số mốc quan trọng trong quá trình phát triển Trƣờng: Khoa Quan hệ quốc tế - Bộ môn Ngoại thương Ngành học Ngoại thƣơng chính thức ra đời vào năm 1960, sơ khai là một bộ môn trong khoa Quan hệ Quốc tế do Bộ Ngoại giao trực tiếp quản lý nhƣng đặt tại Trƣờng Đại học Kinh tế Tài chính. Trong khoa Quan hệ quốc tế có 2 bộ môn là bộ môn Ngoại giao và bộ môn Ngoại thƣơng. Khóa 1 của Bộ môn Ngoại thƣơng đƣợc chiêu sinh vào năm học 1960 - 1961 với 42 sinh viên. Trường Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thương Năm 1962, trên cơ sở Khoa Quan hệ quốc tế, Hội đồng Chính phủ đã ra Quyết định (do Thủ tƣớng Phạm Văn Đồng ký) thành lập Trƣờng Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thƣơng trực thuộc Bộ Ngoại giao. Trƣờng Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thƣơng hoạt động theo chế độ trƣờng đại học, có trụ sở đặt tại làng Láng, nay là phƣờng Láng Thƣợng, trên khu đất của Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng và Học viện Ngoại giao hiện nay. Năm 1965, Hội đồng chính phủ lại ra quyết định công nhận Trƣờng Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thƣơng thuộc hệ thống các trƣờng đại học (Quyết định do Phó Thủ tƣớng Lê Thanh Nghị ký). Trường Ngoại thương Năm 1967, theo đề nghị của Bộ Ngoại giao và Bộ Ngoại thƣơng, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 123/CP ngày 14/8/1967 (do Thủ tƣớng Phạm Văn Đồng ký), chia trƣờng Cán bộ Ngoại giao và Ngoại thƣơng thành hai trƣờng: Trƣờng Ngoại giao trực thuộc Bộ Ngoại giao và Trƣờng Ngoại thƣơng thuộc Bộ Ngoại thƣơng (nay là Bộ Công thƣơng). Trường Đại học Ngoại thương Theo Quyết định của Bộ trƣởng Bộ Ngoại thƣơng ngày 21/9/1970, Trƣờng Ngoại thƣơng, Trƣờng Cán bộ Ngoại thƣơng (Văn Lâm, Hƣng Yên) và Trƣờng Bổ túc văn hóa tập trung (Thƣờng Tín) đƣợc hợp nhất lại thành Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng. Năm 1985, theo Quyết định của Hội đồng Bộ trƣởng, Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng chuyển từ Bộ Ngoại thƣơng sang Bộ Đại học và Trung học Chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo). Hiện nay, Trƣờng đã có 09 ngành đào tạo với hàng chục chuyên ngành khác nhau. Ngoài các chuyên ngành đào tạo truyền thống, Trƣờng còn có những chƣơng trình đào tạo chất lƣợng cao, giảng dạy bằng tiếng Anh và các chƣơng trình liên kết với nƣớc ngoài ở bậc đại học và cao học. 1.1.2. Chiến lược phát triển của Trường Trƣờng ĐHNT Hà Nội là một trong những trƣờng đại học có uy tín và danh tiếng về chất lƣợng tuyển sinh và đào tạo. Sứ mạng của Trƣờng ĐHNT Hà Nội là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực chất lƣợng cao trong các lĩnh vực kinh tế, kinh doanh quốc tế, quản trị kinh doanh, tài chính - ngân hàng, công nghệ và ngoại ngữ; sáng tạo và chuyển giao tri thức khoa học đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp CNH - HĐH đất nƣớc; phát triển năng lực học tập, nghiên cứu khoa học, rèn luyện kỹ năng làm việc và lối sống trong môi trƣờng quốc tế hiện đại. Trƣờng còn là nơi phổ Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý biến tri thức khoa học, nghề nghiệp cho cộng đồng doanh nghiệp và xã hội, là trung tâm giao lƣu văn hóa giữa các quốc gia và dân tộc trên thế giới. Tầm nhìn phát triển của Trƣờng ĐHNT Hà Nội là đến 2030 trở thành một trong những trƣờng đại học trọng điểm quốc gia, có danh tiếng trong khu vực và trên thế giới. Trƣờng có đội ngũ giảng viên có trình độ chuẩn quốc gia, khu vực và quốc tế. Trƣờng sẽ có các trƣờng trực thuộc, các viện nghiên cứu, doanh nghiệp, trƣờng phổ thông chất lƣợng cao. Cơ sở chính của Trƣờng ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và một tỉnh miền Trung Việt Nam. Các mục tiêu chiến lƣợc: Từ nay đến năm 2020 và tầm nhìn 2030, Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng đạt đƣợc các mục tiêu sau: - Không ngừng nâng cao uy tín, chất lƣợng đào tạo và danh tiếng của Trƣờng Ngoại Thƣơng. - Đáp ứng linh hoạt yêu cầu nguồn nhân lực theo sự phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. - Nâng cao năng lực nghiên cứu, phấn đấu trở thành trƣờng đại học nghiên cứu vào năm 2030. - Khai thác tối đa mọi nguồn lực trong và ngoài trƣờng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tối đa nhu cầu của sinh viên, giảng viên và cán bộ công nhân viên, và đảm bảo khả năng phát triển bền vững của Nhà trƣờng. - Phát triển văn hóa Đại học Ngoại thƣơng, mở rộng hợp tác trong nƣớc và quốc tế. Các giá trị cốt lõi của trƣờng Đại học Ngoại thƣơng “Chất lượng - Hiệu quả - Uy tín - Chuyên nghiệp - Hiện đại” 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Trƣờng ĐHNT Hà Nội đƣợc tổ chức gồm: Đảng ủy, Ban giám hiệu Nhà trƣờng, Hội đồng khoa học và các Khoa, Bộ môn giảng dạy; các Trung tâm, cụ thể nhƣ sau: 11 khoa giảng dạy chuyên môn: - Khoa Kinh tế và Kinh doanh Quốc tế Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Khoa quản trị Kinh doanh - Khoa Tài chính Ngân hàng - Khoa Lý luận chính trị - Khoa đào tạo quốc tế - Khoa Cơ bản - Khoa Tiếng Anh Thƣơng mại - Khoa Tiếng Anh Chuyên ngành - Khoa Tiếng Nhật - Khoa Tiếng Trung Quốc - Khoa Tiếng Pháp 02 Khoa quản lý đào tạo: - Khoa Sau đại học - Khoa Đào tạo và Bồi dƣỡng tại chức 03 bộ môn: - Bộ môn Tiếng Nga - Bộ môn Kinh tế học - Bộ môn Tiếng Việt 08 phòng ban chức năng: - P. Quản lý đào tạo - P. Tổ chức cán bộ - P. Quản lý Dự án - P. Quản lý khoa học - P. Hợp tác quốc tế - P. Công tác chính trị - sinh viên - P. Quản trị thiết bị - P. Kế hoạch tài chính 09 Trung tâm: - Trung tâm Thông tin và Khảo thí Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Trung tâm Feretco - Trung tâm Lic - Trung tâm VJCC- Hà Nội - Trung tâm VJCC- Tp. HCM - Thƣ viện - Trung tâm Đảm bảo Chất lƣợng - Trung tâm Nghiên cứu Hàn Quốc - Trung tâm tƣ vấn pháp lý cho DN vừa và nhỏ Và Văn phòng Chƣơng trình tiên tiến. Trƣờng có gần 300 cán bộ, công nhân viên, giảng viên. Trong đó đội ngũ giảng viên giảng dạy lên tới 200 ngƣời. Số cán bộ có học hàm học vị và trình độ sau đại học có gần 100 ngƣời. 1.2. Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội với sự nghiệp nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trƣờng 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Thƣ viện là yếu tố cấu thành vô cùng quan trọng của Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội, là một bộ phận hỗ trợ đắc lực cho việc nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo của Nhà trƣờng. Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đƣợc thành lập từ năm 1960, tiền thân là một kho sách đƣợc tách ra từ Thƣ viện Trƣờng Cán bộ Ngoại Giao - Ngoại thƣơng với số lƣợng sách hạn chế khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất rất khiêm tốn. Đến nay, Thƣ viện đã có một cơ ngơi khang trang 3 tầng với tổng diện tích là 1300m2, từ việc bố trí các bộ phận phục vụ NDT, bộ phận xử lý nghiệp vụ hợp lý đến việc đầu tƣ trang thiết bị đầy đủ tiện nghi, sách báo đƣợc bổ sung đều đặn đã dần dần thu hút đông đảo NDT đến Thƣ viện. Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, cùng với sự đi lên của Nhà trƣờng, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội cũng dần đƣợc đổi mới, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trƣờng. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Từ năm 2002 đến nay đƣợc sự quan tâm của Ban giám hiệu, các tổ chức quốc tế, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đã đƣợc đầu tƣ khá mạnh mẽ về cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin. Đặc biệt là sau khi triển khai dự án “Đầu tƣ chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thƣ viện”, Thƣ viện đã đƣợc đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hƣớng hiện đại hóa: đƣợc đầu tƣ máy móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin tƣơng đối phong phú (bao gồm giáo trình, sách tham khảo và các cơ sở dữ liệu online) phục vụ cho việc giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Nhà trƣờng. Hoạt động của Thƣ viện đã dần đƣợc hiện đại hóa theo mô hình Thƣ viện điện tử 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện  Chức năng Là một thƣ viện chuyên ngành nằm trong hệ thống giáo dục của Nhà trƣờng, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đảm nhận 04 chức năng chính của các thƣ viện nói chung, đó là: chức năng văn hóa, chức năng giáo dục, chức năng giải trí và chức năng thông tin. Trong đó, chức năng giáo dục và chức năng thông tin là 2 chức năng chính của Thƣ viện, phục vụ cho học tập, nghiên cứu, giảng dạy của học viên, sinh viên, giảng viên và cán bộ nghiên cứu trong Nhà trƣờng. Ngoài ra, Thƣ viện cũng là trung tâm văn hóa, giải trí phục vụ cho việc nâng cao kiến thức văn hóa, xã hội cho NDT.  Nhiệm vụ - Thƣ viện có nhiệm vụ xây dựng và trình Ban giám hiệu phê duyệt kế hoạch, chiến lƣợc phát triển Thƣ viện theo hƣớng hiện đại. - Lập kế hoạch thu thập, bổ sung, trao đổi các loại tài liệu (kể cả tài liệu truyền thống và tài liệu dạng điện tử) phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Nhà trƣờng. - Tổ chức, quản lý, bảo quản và xử lý nghiệp vụ sách, báo và tài liệu trong Thƣ viện trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Tổ chức các loại hình tuyên truyền, giới thiệu sách, đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu thông tin mà Thƣ viện quản lý. - Xây dựng hệ thống tra cứu và tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin khai thác thông tin có hiệu quả. - Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các cơ quan thông tin, Thƣ viện Quốc gia, Thƣ viện các trƣờng Đại học, Quỹ sách Châu Á . - Lập kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thƣ viện. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan. Với cơ quan TT - TV cũng vậy, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình cần có tổ chức thống nhất, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đƣợc chia thành 02 bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thƣ viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ NDT của Thƣ viện. Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thƣ viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thƣ viện. Thƣ viện đƣợc tổ chức với 06 phòng chức năng: Phòng Giám đốc: Gồm 01 Giám đốc và 01 Phó giám đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động của Thƣ viện và chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám hiệu về mọi hoạt động của Thƣ viện. Phòng Nghiệp vụ: bao gồm 03 cán bộ chịu trách nhiệm bổ sung và xử lý nghiệp vụ sách, in thẻ sinh viên, in mã vạch và số đăng ký cá biệt. Phòng Đọc tổng hợp: bao gồm 04 cán bộ chịu trách nhiệm phục vụ đọc tại chỗ cho NDT. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Phòng Mƣợn: có 01 cán bộ chịu trách nhiệm phục vụ NDT mƣợn sách về nhà. Phòng Đọc tự chọn: bao gồm 02 cán bộ, phục vụ đọc tại chỗ báo và tạp chí Phòng Đọc đa chức năng: bao gồm 02 cán bộ chịu trách nhiệm phục vụ NDT khai thác Cơ sở dữ liệu (CSDL) trên mạng, trên đĩa CD và DVD. Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng song luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động, nhằm mục đích là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của NDT. Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội Ban Giám đốc Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận phục vụ Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Nghiệp Đọc Mƣợn Đọc tự Đọc đa vụ tổng chọn chức hợp năng Chú thích: Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp hoạt động Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 1.2.4. Đội ngũ cán bộ Cán bộ là linh hồn của thƣ viện. Trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu - Thƣ viện - Ngƣời sử dụng”, cán bộ thƣ viện là yếu tố cực kỳ quan trọng, vai trò của họ là rất lớn. Nhiệm vụ của ngƣời cán bộ là rất phức tạp. Trong mối quan hệ với tài liệu, cán bộ thƣ viện là ngƣời lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với NDT. Trong mối quan hệ với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cán bộ thƣ viện tiến hành trang bị chuyên biệt cho các phòng ban và luôn luôn giữ cho cơ sở vật chất - kỹ thuật ở trong tình trạng tốt nhất. Trong mối quan hệ với NDT, cán bộ thƣ viện là ngƣời môi giới giữa thông tin với NDT, là ngƣời tổ chức mối quan hệ giữa thông tin và NDT, là trung gian giữa NDT với NDT; họ không chỉ tuyên truyền giới thiệu một cách tích cực thông tin mà còn nghiên cứu nhu cầu của NDT, hƣớng dẫn NDT tra tìm và sử dụng thông tin, đồng thời tạo ra các sản phẩm để thỏa mãn các nhu cầu đó. Nhƣ vậy, cán bộ thƣ viện không chỉ là cầu nối giữa thông tin và NDT mà còn là cầu nối giữa thông tin với thông tin, giữa thông tin với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cơ sở vật chất - kỹ thuật với NDT. Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của cán bộ thƣ viện và để đáp ứng đƣợc xu thế phát triển trong giai đoạn hiện nay, đáp ứng với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thƣ viện, Ban giám hiệu Nhà trƣờng đã rất chú ý tạo điều kiện cho cán bộ của Thƣ viện tham gia các khóa học, các lớp đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, công nghệ thông tin, Hiện nay, Thƣ viện có 12 cán bộ ( 02 cán bộ nam, 10 cán bộ nữ) trong đó 09 cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành TT - TV, 03 cán bộ đào tạo chuyên ngành khác nhƣng đã qua một khóa đào tạo nghiệp vụ thƣ viện ngắn hạn. Tất cả cán bộ Thƣ viện đều đã qua các lớp đào tạo, bồi dƣỡng về nghiệp vụ Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý tin học, quản lý thƣ viện điện tử do Nhà trƣờng, Thƣ viện Quốc gia, Liên hiệp Thƣ viện các trƣờng Đại học tổ chức. Vì vậy, hầu hết cán bộ đều sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị hiện đại, nắm vững phần mềm quản lý thƣ viện. 1.2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị là nơi chứa đựng, bảo quản, tàng trữ thông tin, là nơi NDT đến làm việc, nghiên cứu, tiếp xúc, trao đổi thông tin, nơi nảy sinh sáng tạo của NDT, là nơi cán bộ thƣ viện vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn và thực hiện ƣớc mơ, hoài bão của mình. Trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đã xây dựng cho mình hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ngày càng hiện đại.  Trang thiết bị Thƣ viện đƣợc bố trí tại tầng 1 và 2 nhà G, với tổng diện tích là: 1.300m². Phòng đọc Tổng hợp, phòng Mƣợn và phòng đọc Tự chọn đều đƣợc trang bị đầy đủ bàn ghế, giá tủ, hệ thống ánh sáng, quạt máy, điều hòa, Thƣ viện có thể phục vụ cùng một lúc 150 - 200 NDT. Thƣ viện đã đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại để ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tác nghiệp của Thƣ viện và phục vụ tra cứu thông tin của NDT. Các trang thiết bị bao gồm: 1 máy chủ HT – LH 6000 – U3 – 523 gram 52 máy tính và các thiết bị ngoại vi 1 máy tin Barcode Blaster 4 máy đọc mã vạch 2 máy in mạng HP laser jet 4200 1 máy in màu HP Derkjet 1180C 1 máy scanner màu HP Scanjet 7450C2 1 máy photo Gertener DSM 616 Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý  Phần mềm quản lý thư viện Thực hiện dự án “Đầu tƣ chiều sâu cho Trung tâm Thông tin và Thƣ viện”, Thƣ viện đƣợc trang bị phần mềm “Thƣ viện điện tử ” do Công ty Máy tính truyền thông CMC thiết lập. Hiện nay phần mềm đƣợc nâng cấp thành Ilib version 4.0. Phần mềm này cho phép Thƣ viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình, cụ thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lƣu giữ thông tin; tổ chức biên mục tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ và từ xa của NDT; quản lý việc mƣợn trả tài liệu của NDT; quản lý kho; tạo ra các sản phẩm thông tin, cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống khác.  Mạng thông tin: Thƣ viện đã đƣợc lắp đặt mạng cục bộ “LAN” kết nối giữa Trung tâm Thông tin Khoa học - Thƣ viện và các phòng ban khác trong Nhà trƣờng, đồng thời nối mạng Internet để tra cứu và tìm tin online, trao đổi nguồn lực thông tin với các Trung tâm Thông tin, Thƣ viện Quốc gia và Liên hiệp Thƣ viện các Trƣờng Đại học. 1.2.6. Đặc điểm nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin hay còn gọi là vốn tài liệu của thƣ viện là yếu tố đầu tiên cấu thành thƣ viện, nó đƣợc coi là tài sản quý, là tiềm lực, là niềm tự hào của thƣ viện. Nội dung vốn tài liệu càng phong phú, loại hình càng đa dạng thì càng có khả năng đáp ứng nhu cầu của NDT. Trƣớc đây, vốn tài liệu của Thƣ viện rất nghèo nàn, chủ yếu là các tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí in). Từ năm 2004 đến nay, ngoài việc thƣờng xuyên đƣợc bổ sung các tài liệu in, Thƣ viện liên tục đầu tƣ các tài liệu điện tử. Hiện tại, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang cất giữ và phục vụ hai loại hình tài liệu, đó là: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu của Nhà trƣờng. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý * Đặc điểm tài liệu truyền thống Hiện tại Thƣ viện có trên 20.000 đầu sách tƣơng đƣơng với 50.000 bản sách, bao gồm: giáo trình tiếng Việt, giáo trình sách ngoại ngữ, sách tham khảo tiếng Việt; sách ngoại ngữ chuyên ngành (Anh, Nhật, Pháp, Nga, Trung); từ điển; luận án; luận văn; đề tài nghiên cứu khoa học các cấp .  Sách: Sách là loại hình tài liệu chiếm số lƣợng lớn nhất. Trong quá trình học tập và giảng dạy tại Trƣờng, sách luôn luôn đƣợc đông đảo sinh viên và cán bộ trong Trƣờng quan tâm bởi sách là phƣơng tiện truyền bá tri thức khoa học, là phƣơng tiện giao lƣu khoa học, Hiện tại, Thƣ viện đang nắm giữ khoảng 45.000 bản sách với nội dung đề cập đến các lĩnh vực: kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thƣơng mại, luật, Ngoài ra, Thƣ viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: chính trị, xã hội, triết học, tin học, sách ngoại văn: Anh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc.  Báo và tạp chí: Thƣ viện có khoảng 1.800 bản với hơn 252 loại, trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn bao gồm các thứ tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung, Nhật. (trong đó có 13 loại xuất bản trong nƣớc và 15 loại xuất bản nƣớc ngoài).  Luận án, Luận văn, Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: Hiện tại, Thƣ viện đang lƣu giữ khoảng 3.200 tài liệu thuộc loại này, chiếm 5.6% tài liệu có trong kho của Thƣ viện. Đây là nguồn tài liệu quý hiếm chỉ có trong kho của Thƣ viện nên đƣợc đông đảo NDT quan tâm, đặc biệt là sinh viên năm cuối. Tỉ lệ thành phần vốn tài liệu trong Thƣ viện (tính đến hiện nay) bao gồm: Loại tài liệu Số lƣợng tài liệu Tỉ lệ (% so với tổng số (cuốn) tài liệu) Sách 45.000 91% Báo, tạp chí 1.800 3.3% Luận án, luận văn, 3.200 5.6% Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 3.3 5.6 Sách 91 Báo, tạp chí Luận án, Luận văn Hình 2: Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại Thư viện ĐHNT * Tài liệu điện tử: - Cơ sở dữ liệu thư mục sách (CSDL tự tạo lập) Thƣ viện đã xây dựng đƣợc 05 CSDL thƣ mục sách (tổng cộng trên 20.000 biểu ghi). Bao gồm các loại sau: + CSDL sách Tiếng Việt + CSDL sách Ngoại văn (Anh, Nhật, Nga, Pháp, Trung) + CSDL Từ điển + CSDL Luận án, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trƣờng, Bộ, Nhà nƣớc. + CSDL Báo và Tạp chí lƣu. - Cơ sở dữ liệu điện tử (CSDL khai thác trên mạng, CD & DVD) Năm 2004, tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lƣợng với Tiểu Dự án mức B, Thƣ viện đƣợc đầu tƣ 04 hạng mục CSDL online do 2 công ty Igroup (Asia pacific) Limited (HongKong) và EBSCO Publishing (Úc) cung cấp, bao gồm: + Lelexis - Nexis Academic Oline + Proquest ABI/ Inform Global + Emerald Management Fulltex + Business Source Premier Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Năm 2005, tiếp tục tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lƣợng với Tiểu Dự án mức C, Thƣ viện đƣợc đầu tƣ 02 hạng mục CSDL online bao gồm: + Proquest ABI/ Inform Global + Emerald Management Fulltex Kèm theo 363 đĩa CD - ROM và DVD backup dữ liệu (hiện tại Thƣ viện có gần 600 đĩa CD, DVD). Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí đƣợc đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế ngoại thƣơng, quản trị kinh doanh, thƣơng mại điện tử, luật kinh doanh quốc tế, marketing, tài chính, kế toán, tiếng Anh thƣơng mại . Năm 2009 tham gia chƣơng trình FTUTRIP - Dự án Giáo dục Đại học 2. Thƣ viện đƣợc đầu tƣ CSDL Business & Company Resource Center (BCRC) - một CSDL tập hợp các thông tin về kinh doanh trên toàn cầu (thời gian thuê bao là 3 năm). 1.2.7. Đặc điểm Người dùng tin và Nhu cầu tin của Thư viện  Đặc điểm Ngƣời dùng tin Ngƣời dùng tin là “khách hàng” của bất kỳ cơ quan thông tin, thƣ viện nào. NDT là ngƣời sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình, vì thế NCT của NDT là nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin. Hiện nay, NDT của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang phát triển nhanh chóng cả về số lƣợng và thành phần. Tổng số sinh viên đào tạo hằng năm của Trƣờng vào khoảng gần 10.000 sinh viên ở các hình thức đào tạo khác nhau nhƣ: chính quy, tại chức, văn bằng 2, liên thông. Thành phần NDT bao gồm: các cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ quản lý, các giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên hiện đang học tập dƣới nhiều hình thức khác nhau. Trình độ NDT của Thƣ viện ở nhiều mức độ khác nhau, nhƣng nhìn chung đều tƣơng đối cao - Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo: Nhóm NDT này chiếm khoảng 2% NDT của Thƣ viện bao gồm: Hiệu trƣởng, các Hiệu phó, Trƣởng - Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Phó các phòng ban chức năng, các Khoa và Bộ môn và toàn thể cán bộ công chức của Nhà trƣờng. Sản phẩm của quá trình quản lý, lãnh đạo là các quyết định quản lý. Hiệu quả của các quyết định phụ thuộc vào chất lƣợng, hiệu quả của thông tin. - Nhóm cán bộ giảng dạy và nghiên cứu: Nhóm này có số lƣợng khoảng 300 ngƣời, chiếm khoảng 8% số lƣợng NDT của Thƣ viện. Đây là nhóm có trình độ học vấn cao. Hoạt động chủ yếu của họ là giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Cùng với sự phát triển đi lên của Nhà trƣờng, đội ngũ cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu cũng không ngừng lớn mạnh, trong đó bao gồm cả Giáo sƣ, Phó giáo sƣ, Tiến sĩ, Nhà khoa học, Họ là đối tƣợng phục vụ đặc biệt của Thƣ viện. Tuy nhiên, nhóm NDT này chiếm số lƣợng không nhiều và mức độ sử dụng Thƣ viện cũng không ổn định. Họ đến Thƣ viện nhiều hay ít tùy thuộc vào số lƣợng đề tài mà họ nghiên cứu trong năm, tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu của đề tài mà họ nghiên cứu cần tới nhiều hay ít tài liệu tham khảo. - Nhóm học viên và sinh viên: Đây là nhóm NDT chủ yếu của Thƣ viện, chiếm 90 - 95% tổng số NDT của Thƣ viện. Bao gồm sinh viên tất cả các khóa ở các loại hình đào tạo khác nhau: Chính quy, văn bằng 2, tại chức, liên thông, cao học, Họ có trình độ thấp hơn so với NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học.  Đặc điểm Nhu cầu tin Theo quan điểm của tâm lý học Mác xít: Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con ngƣời (cá nhân, nhóm, xã hội), đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con ngƣời. Đặc điểm nhu cầu tin của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đƣợc chia làm 03 nhóm tƣơng đƣơng với 03 nhóm NDT: - Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo Với tính chất công việc là làm công tác quản lý, điều hành, lãnh đạo nên nhu cầu thông tin của họ là những thông tin khái quát về tình hình chính Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý trị trong và ngoài nƣớc; các văn bản pháp luật liên quan đến chính sách giáo dục và đào tạo, các chế độ chính sách đối với sinh viên trong trƣờng. Hơn nữa, họ còn quan tâm đến các thông tƣ, chỉ thị, nghị quyết của Đảng, Nhà nƣớc và các Bộ ban ngành liên quan: Những thông tin này mang tính thời sự cập nhật. - Nhóm cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu Nhóm NDT này đóng vai trò quyết định đến quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. Họ vừa là NDT vừa là ngƣời tạo ra thông tin, họ sử dụng thông tin để phục vụ soạn giáo án, bài giảng, đồng thời tạo ra những thông tin để phục vụ cho công tác giảng dạy. Để làm tốt công việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học, đội ngũ này không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, trau dồi tri thức khoa học. Bản thân họ luôn có nhu cầu tiếp cận thông tin về lĩnh vực khoa học mình quan tâm. Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu là những ngƣời có trình độ cao, thông tin và tài liệu mà họ quan tâm vừa mang tính tổng hợp, lại vừa cụ thể, chuyên sâu. Bên cạnh đó, thông tin họ cần phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, độ tin cậy cao. - Nhóm sinh viên, học viên sau đại học Mục đích chủ yếu của việc sử dụng tài liệu là phục vụ học tập và nâng cao tri thức. Họ quan tâm chủ yếu đến các thông tin, tài liệu chuyên ngành mà họ đang học. Nhu cầu về sách giáo trình các môn học đại cƣơng, giáo trình chuyên ngành mà họ đang theo học là rất cao nhƣ: Triết học, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế vĩ mô, Kinh tế vi mô, Lịch sử kinh tế quốc dân, Toán cao cấp, Toán xác suất thống kê, Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thƣơng, Thanh toán quốc tế, UCP, Tài chính tiền tệ, Ngoài ra, họ cũng rất quan tâm đến các tài liệu tham khảo liên quan đến chuyên ngành đào tạo và các lĩnh vực khác. Đối với sinh viên thuộc các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật, thì các loại tài liệu tiếng nƣớc ngoài luôn đƣợc quan tâm. Đối với sinh viên năm cuối, học Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, luận văn luôn đƣợc Thƣ viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác và sử dụng. 1.3. Vai trò của tổ chức hoạt động thông tin trong việc nâng cao chất lƣợng đào tạo của Nhà trƣờng Đổi mới đất nƣớc là đổi mới trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có cả đổi mới nền giáo dục. Đổi mới giáo dục là nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực cho đất nƣớc, vì thế các trƣờng đại học cần phải đổi mới toàn diện, nâng cao chất lƣợng đào tạo, từng bƣớc hội nhập quốc tế. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới đó thì hoạt động thông tin & thƣ viện cần phải đƣợc khẳng định và coi trọng. Các thƣ viện trƣờng đại học nói chung và Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng có vai trò quan trọng trong tiến trình đổi mới giáo dục đại học. Thƣ viện là giảng đƣờng thứ hai trong trƣờng đại học, là nơi cung cấp thông tin, tài liệu và là nơi lý tƣởng để sinh viên tự tìm hiểu, tự đọc, tự nghiên cứu. Thƣ viện cũng giúp cán bộ, giảng viên nâng cao năng lực chuyên môn, nghiên cứu, giảng dạy của mình. Thƣ viện còn là nơi cung cấp một cách đầy đủ, tin cậy thông tin, tƣ liệu, tài liệu tham khảo, các số liệu thống kê, từ điển, giúp NDT tìm kiếm tƣ liệu. Để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho NDT đó là một quá trình tổ chức thông tin của một cơ quan TT - TV bất kỳ, bao gồm: - Phát triển nguồn tin: Nhằm bổ sung nguồn thông tin phù hợp với yêu cầu của NDT, phù hợp với mục đích, chiến lƣợc đào tạo của Nhà trƣờng. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, với nguồn ngân sách bổ sung hạn hẹp, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT, Thƣ viện cần phải xây dựng chính sách bổ sung vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học nhất. Số lƣợng và chất lƣợng của nguồn vốn tài liệu có đảm bảo hay không, có đáp ứng tốt nhu cầu của NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác bổ sung. Vì vậy, làm tốt công tác bổ sung là nâng cao khả năng đáp ứng ngƣời dùng và sử dụng tin, thu hút họ đến với thƣ viện. Ngƣợc lại nếu công tác bổ sung kém, Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý chất lƣợng vốn tài liệu không cao, không thu hút NDT đến với thƣ viện sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động thƣ viện rất nhiều. - Xử lý thông tin: Đây là hoạt động chính của một cơ quan thông tin thƣ viện - hoạt động xử lý tài liệu để biến đổi: dữ liệu - thông tin - tri thức. Kết quả của công tác xử lý tài liệu là các dữ liệu thƣ mục, một bản tóm tắt, các từ khóa thể hiện nội dung tài liệu hay là một ký hiệu phân loại thể hiện lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập, cho phép NDT nắm đƣợc thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phƣơng diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình. - Lƣu trữ và bảo quản thông tin: Giúp cho thông tin luôn ở một vị trí xác định và đƣợc bảo quản để tổ chức phục vụ cho NDT. - Tra tìm và phổ biến thông tin: Với các sản phẩm và dịch vụ thông tin mà thƣ viện tạo lập trong quá trình xử lý thông tin, NDT có thể tìm kiếm đƣợc tài liệu phù hợp với yêu cầu và đƣợc đáp ứng yêu cầu. Nhƣ vậy, tổ chức hoạt động thông tin là một quá trình liên tục, nhất quán. Nếu thƣ viện tổ chức tốt các hoạt động thông tin, thực hiện các công đoạn đều đặn, nhịp nhàng, luôn gắn với yêu cầu của NDT, với mục đích đào tạo của Nhà trƣờng và biết ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động thông tin, thì chắc chắn khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho NDT sẽ chính xác, nhanh chóng, kịp thời và thƣờng xuyên. Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của hoạt động TT - TV, Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đang dần chuyển mình một cách toàn diện, sâu sắc theo hƣớng hiện đại hóa, phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin của NDT. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG HÀ NỘI Hoạt động thông tin là một loại hoạt động lao động đặc thù của con ngƣời. Chủ thể của hoạt động thông tin là ngƣời tiến hành hoạt động thông tin, đối tƣợng của hoạt động thông tin là thông tin xã hội, mục đích của hoạt động thông tin là tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thích hợp với nhu cầu tin và đặc điểm tâm lý của ngƣời dùng tin nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của con ngƣời thông qua sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Quy trình hoạt động thông tin gồm 5 bƣớc: Chọn lọc và bổ sung thông tin Mô tả thƣ mục Mô tả nội dung thông tin Lƣu giữ và bảo quản thông tin Tra tìm và phổ biến thông tin 2.1. Quá trình tổ chức hoạt động thông tin của Thƣ viện 2.1.1 Hoạt động phát triển nguồn tin Phát triển nguồn tin hay còn gọi là chọn lọc và bổ sung thông tin là khâu đầu tiên trong quy trình tổ chức hoạt động thông tin tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội, nó cho phép Thƣ viện tạo lập và duy trì nguồn thông tin. Phát triển vốn tài liệu là quá trình thƣờng xuyên đổi mới, cập nhật những tài liệu có giá trị, phù hợp từ đó thanh lọc, thanh lý các tài liệu không còn giá trị. Đây cũng chính là quá trình xây dựng, duy trì, làm tăng vốn tài Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý liệu của Thƣ viện cả về số lƣợng và chất lƣợng theo định hƣớng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhu cầu tin của NDT. Công tác bổ sung quyết định chất lƣợng vốn tài liệu, vì vậy muốn đạt hiệu quả phục vụ tốt thì phải xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về loại hình, đảm bảo về chất lƣợng phù hợp và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của NDT. Đó chính là thách thức lớn đối với công tác bổ sung bởi các cơ quan TT - TV không thể bổ sung một cách ồ ạt, đại trà các loại tài liệu có trên thị trƣờng cho mình mà phải lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu. Công tác phát triển nguồn tin của Thƣ viện Trƣờng ĐHNT do Phó giám đốc Thƣ viện chịu trách nhiệm chính, công việc này đƣợc tiến hành tuần tự nhƣ sau:  Nắm bắt nhu cầu thông tin của NDT Sau khi kết thúc năm học, Thƣ viện tiến hành thu thập NCT của NDT để trên cơ sở đó xác định diện bổ sung tài liệu vào đầu năm học mới. Việc nắm bắt NCT đƣợc Thƣ viện thực hiện thông qua: + Thống kê nhật ký Thƣ viện: Thông qua nhật ký phục vụ hàng ngày ở các phòng: Phòng Mƣợn, Phòng đọc Tự chọn, Phòng đọc Tổng hợp, Phòng Đa phƣơng tiện, Ban giám đốc Thƣ viện thu thập kết quả phục vụ, trên cơ sở đó đánh giá loại tài liệu, ngôn ngữ tài liệu đƣợc nhiều NDT sử dụng và loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu nào NDT có nhu cầu mà Thƣ viện chƣa đáp ứng đƣợc, khả năng đáp ứng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thƣ viện. + Nắm bắt NCT thông qua những thông tin phản hồi của NDT: Hàng năm, khi gần kết thúc năm học, Ban giám hiệu Nhà trƣờng tổ chức một buổi lấy ý kiến của sinh viên về hoạt động của Thƣ viện, điều hành buổi trò chuyện này là Ban giám đốc Thƣ viện. Trong buổi trao đổi này, Ban giám đốc sẽ giải đáp những thắc mắc, câu hỏi của sinh viên về việc đáp ứng nhu cầu thông tin. Trên cơ sở buổi trao đổi trực tiếp cuối năm, Ban giám đốc Thƣ viện sẽ thu thập các yêu cầu của sinh viên để xác định cụ thể hơn diện bổ sung của tài Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý liệu. Thu thập thông tin phản hồi còn đƣợc thực hiện thông qua hòm thƣ góp ý của Nhà trƣờng.  Xác định diện bổ sung và tiến hành bổ sung tài liệu vào Thư viện Để xác định đƣợc diện tài liệu cần bổ sung, ngoài việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung tham khảo các danh mục sách xuất bản của các nhà xuất bản lớn trong nƣớc nhƣ: SAVINA, SUNHASABA, .hoặc một số trung tâm phát hành sách, sau đó dựa trên việc nắm bắt NCT của NDT, cán bộ bổ sung lựa chọn các đầu sách có chất lƣợng từ các Nhà xuất bản, tổng hợp danh mục tên đầu sách gửi về các Khoa, Bộ môn trong Nhà trƣờng. Các Khoa, Bộ môn sau khi xem xét tên tài liệu phù hợp với nội dung chuyên ngành đào tạo sẽ chuyển danh mục tài liệu yêu cầu về Thƣ viện. Cán bộ bổ sung dựa trên danh mục tài liệu yêu cầu đó tiến hành xác định diện bổ sung tài liệu, cân đối số lƣợng tài liệu cần bổ sung với ngân sách bổ sung.  Diện bổ sung tài liệu của Thƣ viện: đƣợc xác định gồm:  Đối với tài liệu dạng sách: - Nội dung tài liệu Ngoài các tài liệu phục vụ cho các môn học đại cƣơng nhƣ: Kinh tế chính trị, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Triết học, Thƣ viện tiến hành bổ sung các tài liệu về: Kinh tế đối ngoại, Quan hệ kinh tế quốc tế, Kinh tế ngoại thƣơng, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thƣơng mại, Tiếng Anh chuyên ngành, Tài chính ngân hàng, Kế toán tài chính, - Hình thức tài liệu: Thƣ viện bổ sung các loại sau: +Giáo trình đại cƣơng: 500 cuốn/đầu sách + Giáo trình chuyên ngành: 200 - 300 cuốn/đầu sách + Sách tham khảo tiếng Việt: 3 - 5 bản/ đầu sách + Sách tham khảo ngoại văn: Bổ sung 01 bản/ đầu sách + Từ điển các loại + Luận án, Luận văn, Khóa luận, Đề tài Nghiên cứu khoa học. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý + Ngoài ra Thƣ viện bổ sung các tài liệu chuyên khảo: Đây là loại tài liệu chuyên ngành có giá trị thông tin cao, Thƣ viện thƣờng bổ sung 150 cuốn/đầu sách. - Ngôn ngữ tài liệu Sách tiếng Việt luôn chiếm số lƣợng lớn trong Thƣ viện: 75.5% chứng tỏ sách tiếng Việt luôn đƣợc bổ sung số lƣợng bản nhiều hơn. Bên cạnh đó Nhà trƣờng và Thƣ viện cũng đã chú trọng đầu tƣ bổ sung sách ngoại văn, chiếm 24.5% 24.5 Sách tiếng Việt 75.5 Sách ngoại văn Hình 3: Biểu đồ thể hiện thành phần ngôn ngữ tài liệu Đối với sách nƣớc ngoài, xu hƣớng sách tiếng Anh, Trung, Nhật, đƣợc bổ sung tăng lên. Sách tiếng Trung, Nhật, không phải do những loại sách này đƣợc đông đảo NDT quan tâm mà là do sách này đã bổ sung từ 10 năm trƣớc nên đã quá cũ và lạc hậu. Số lƣợng bổ sung sách qua các năm không đồng đều. Giáo trình nƣớc ngoài thƣờng bổ sung từ 50 - 200 cuốn/năm; giáo trình tiếng Việt từ 400 - 3000 cuốn/năm. Sách văn học nghệ thuật, giải trí trong những năm gần đây không đƣợc Thƣ viện bổ sung.  Tài liệu là báo và tạp chí Thƣ viện chú trọng bổ sung các loại báo, tạp chí về lĩnh vực kinh tế nhƣ: Thƣơng mại, Đầu tƣ, Thời báo Ngân hàng, Giao thông vận tải, Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Thị trƣờng - Giá cả - Vật tƣ, Bổ sung báo, tạp chí giải trí, nâng cao kiến thức xã hội nhƣ: Pháp luật, Phụ nữ, Lao động, Nhân dân, Thể thao, Sức khỏe và đời sống, .Chú trọng bổ sung cả báo ngoại văn nhƣ: VN time, Lecourier, Saigon time, .  Nguồn bổ sung Vốn tài liệu là điều kiện, cơ sở tồn tại của Thƣ viện, vì thế xây dựng và phát triển vốn tài liệu là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin thƣ viện nào. Nhu cầu của NDT thì vô hạn, vốn tài liệu phong phú trong khi đấy kinh phí để bổ sung tài liệu thì có hạn. Do đó, các cơ quan thông tin thƣ viện ở Việt Nam nói chung và ở Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng cần phải tiến hành bổ sung tài liệu ở nhiều nguồn khác nhau, có nhƣ thế mới đảm bảo đƣợc tài liệu cho NDT. Nguồn bổ sung chủ yếu của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội bao gồm nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền. Nguồn bổ sung Bổ sung phải trả Bổ sung không tiền phải trả tiền Sách Báo, Lƣu Nguồn Trao tạp chí chiểu nội đổi, tặng sinh biếu Nguồn bổ sung phải trả tiền Phƣơng thức mua tài liệu đƣợc coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Thƣ viện hiện nay. Thƣ viện chủ động bổ sung hai loại hình tài liệu chủ yếu phục vụ cho nhu cầu của NDT đó là: sách và báo tạp chí. Tuy nhiên, việc đáp Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý ứng nhu cầu về tài liệu cho NDT phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách cấp cho Thƣ viện. + Đối với việc bổ sung sách: Tài liệu đƣợc đặt mua từ các Nhà xuất bản lớn trong nƣớc nhƣ: Tổng công ty phát hành sách Trung ƣơng và Công ty phát hành sách Hà Nội. Ngoài ra, Thƣ viện còn bổ sung sách thông qua các nhà xuất bản nhƣ: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Nxb Thống kê, Nxb Thế giới, . + Đối với báo, tạp chí: Đây là những xuất bản phẩm định kỳ nên đƣợc Thƣ viện bổ sung thƣờng xuyên, đồng thời đây là nguồn tài liệu rất quan trọng và cần thiết cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập cho cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn Trƣờng, đặc biệt là báo, tạp chí chuyên ngành vì nó cung cấp phần lớn những thông tin về những kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu theo những chuyên ngành hẹp và có tính thời sự cao, cập nhật thƣờng xuyên so với sách. Tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội, báo - tạp chí tiếng Việt thƣờng đƣợc đặt mua tại Trung tâm thông tin Khoa học kinh tế Việt Nam; báo - tạp chí ngoại văn Thƣ viện đặt mua tại Công ty xuất nhập khẩu sách báo XUNHASABA, Công ty xuất nhập khẩu văn hóa phẩm CULTURIME. Nguồn bổ sung không phải trả tiền: . Nguồn biếu tặng các tài liệu của các tổ chức và cá nhân là một nguồn bổ sung tiềm lực đối với Thƣ viện. Số lƣợng tài liệu bổ sung thông qua con đƣờng này chiếm tới 40 - 50 % tổng số tài liệu thu thập đƣợc và chủ yếu là các tài liệu ngoại văn. Ví dụ nhƣ: Nhà xuất bản Thế giới: 500 cuốn / năm Nhà sách pháp luật Việt - Pháp: 200 cuốn/ năm Sách dự án Word bank: 500 cuốn/năm Ngoài ra Thƣ viện tiến hành bổ sung từ QIGB, quỹ sách Châu Á và từ một số dự án, các quỹ tài trợ khác. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Thƣ viện còn nhận tài trợ từ đại sứ quán Mỹ, thƣờng vụ quan hệ thƣơng mại Việt - Mỹ, Bộ thƣơng mại, Quỹ hỗ trợ nghiên cứu khoa học, dự án phát triển đại học. Đây là nguồn thông tin hữu ích phục vụ NCT cho NDT của Thƣ viện. . Nguồn nội sinh Thƣ viện ĐHNT không ngừng quan tâm đến việc thu thập và quản lý nguồn thông tin nội sinh để phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. Hàng năm, Trƣờng ĐHNT Hà Nội đào tạo trên 150 học viên cao học, trên 600 sinh viên hệ văn bằng 2, gần 10.000 sinh viên chính quy và 3000 sinh viên hệ tại chức nên các bản Luận án, Luận văn, Khóa luận tốt nghiệp, Đề tài nghiên cứu đƣợc bổ sung đều đặn hàng năm với số lƣợng đáng kể. Ngoài ra, Thƣ viện cũng bổ sung các bài giảng, giáo trình chuyên ngành do cán bộ, giảng viên trực tiếp giảng dạy viết. Đây là nguồn tài liệu có giá trị thông tin cao, gắn liền với chƣơng trình học của sinh viên nên đƣợc đông đảo sinh viên quan tâm. . Nguồn lƣu chiểu: Từ năm 2001, Thƣ viện đã nhận đƣợc nguồn lƣu chiểu đó là “Tạp chí kinh tế đối ngoại” - Tạp chí duy nhất chuyên sâu về kinh tế đối ngoại do đội ngũ cán bộ trong Trƣờng biên soạn phát hành định kỳ 3 tháng/số, mỗi số Thƣ viện đƣợc nhận lƣu chiểu là 5 cuốn. Nội dung của tạp chí là tài liệu tham khảo bổ ích giúp các thầy cô giáo cập nhật bài giảng, sinh viên có tài liệu ôn thi, viết thu hoạch thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp.  Ngân sách dành cho bổ sung tài liệu: Đối với nguồn bổ sung phải trả tiền, hàng năm Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đƣợc cấp khoảng 280 triệu đồng để mua tài liệu. Tài liệu dạng sách chiếm số lƣợng lớn nhất trong Thƣ viện (90%) nên hàng năm Thƣ viện dành khoảng 200 triệu để bổ sung tài liệu dạng sách (chiếm 71%) ngân sách bổ sung tài liệu. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Đối với báo, tạp chí đƣợc Thƣ viện bổ sung hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Ngân sách dành cho bổ sung báo tạp chí là khoảng 80 triệu đồng (chiếm 29% ngân sách bổ sung), trong đó 30% kinh phí để mua báo, tạp chí trong nƣớc, 70% mua báo và tạp chí ngoại văn. Ngoài ra kinh phí cho việc bổ sung tài liệu đƣợc lấy từ các dịch vụ nhƣ: làm thẻ Thƣ viện, bán tài liệu chuyên ngành, photo tài liệu. Mặc dù kinh phí từ nguồn này không nhiều nhƣng cũng đóng góp một phần đáng kể đối với công tác bổ sung tài liệu. Tóm lại: Để đáp ứng NCT của NDT với các nguồn bổ sung trên trong năm học 2006 - 2007, Thƣ viện đã bổ sung trên 250 loại báo và tạp chí trong nƣớc và nƣớc ngoài; 4.139 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn. Đến năm học 2007 - 2008 Thƣ viện bổ sung hơn 251 loại báo, tạp chí trong nƣớc và nƣớc ngoài; 2237 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn Năm học 2008 - 2009 , Thƣ viện đã bổ sung số lƣợng tài liệu nhƣ sau: Sách giáo trình, sách tham khảo: 628 cuốn/14 đầu sách Quỹ khoa học công nghệ Trƣờng: 105 cuốn/41 đầu sách Khóa luận tốt nghiệp K43: 815 cuốn Luận văn Thạc sĩ 2008: 158 cuốn Quỹ VCDS tặng 168 cuốn/ 31 đầu sách. Sách Quỹ Châu Á: 153 cuốn/ 114 đầu sách Sách Lào - Campuchia: 898 cuốn/146 đầu sách Nhƣ vậy, từ tháng 8/2008 đến tháng 4/2009, Thƣ viện đã bổ sung đƣợc tổng cộng 2.825 cuốn sách tiếng Việt và ngoại văn, 252 loại báo và tạp chí. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 4500 4139 4000 3500 3000 2825 2500 2237 2000 1500 1000 500 250 251 252 0 Sách 2006 - 2007 2007 - 2008 2008 - 2009 Báo, tạp chí Hình 4: Biểu đồ thể hiện số lượng tài liệu bổ sung vào Thư viện từ 2006 - 2009 Ngoài bổ sung các tài liệu dạng truyền thống, Thƣ viện cũng bổ sung các tài liệu điện tử nhằm giúp sinh viên tra cứu trong phòng Đa phƣơng tiện. Năm học 2006- 2007, Thƣ viện đã bổ sung 331CD backup dữ liệu, năm học 2007 - 2008 Thƣ viện tiếp tục đầu tƣ 331 CD backup dữ liệu. Đến năm 2009 Thƣ viện bổ sung CSDL BCRC. Mặc dù số lƣợng không nhiều nhƣng với số lƣợng tài liệu điện tử nói trên, Thƣ viện đã phần nào đáp ứng đƣợc yêu cầu tin của NDT.  Thanh lý tài liệu Song song với công tác bổ sung tài liệu vào trong kho của Thƣ viện là công tác thanh lý tài liệu. Thanh lý tài liệu là đƣa ra khỏi kho những tài liệu cũ, lạc hậu, không còn giá trị và không thể phục vụ NDT. Thanh lý tài liệu giúp nâng cao chất lƣợng kho tài liệu Thƣ viện, tiết kiệm diện tích, kho tàng, giảm chi phí bảo quản tài liệu. Do nguồn kinh phí có hạn, số lƣợng tài liệu bổ sung hàng năm vào Thƣ viện không nhiều nên Thƣ viện chỉ tiến hành thanh lý tài liệu là Khóa luận tốt nghiệp của 4 năm trƣớc. Giá trị thông tin trong tài liệu này không còn phù hợp với yêu cầu mới của NDT, của chƣơng trình đào tạo, do đó Thƣ viện Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý tiến hành thanh lý loại tài liệu này với số lƣợng trung bình 600 - 700 cuốn/năm. Nhƣ vậy, thực hiện tốt công tác bổ sung vốn tài liệu của Thƣ viện sẽ có giá trị cao, đƣợc cập nhật liên tục. Bổ sung không chỉ ảnh hƣởng đến vốn tài liệu về số lƣợng mà còn cả về chất lƣợng thông tin. Vì vậy, quá trình bổ sung không những đảm bảo về vốn tài liệu mà còn làm cho vốn tài liệu luôn đƣợc đổi mới. Thuận lợi - Cán bộ làm công tác bổ sung vừa có nghiệp vụ thƣ viện vừa có nghiệp vụ ngoại thƣơng nên dễ dàng trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với các chuyên ngành đào tạo trong Nhà trƣờng, tránh đƣợc việc bổ sung thừa, bổ sung lệch lạc. - Có sự liên kết mật thiết giữa các khoa đào tạo trong Nhà trƣờng và cán bộ làm công tác bổ sung từ đó cán bộ làm công tác bổ sung nắm bắt đƣợc số lƣợng nhu cầu thực tế của từng Khoa để điều chỉnh chính sách bổ sung cho hợp lý. - Ban giám hiệu tạo mọi điều kiện cho công tác bổ sung, cung cấp kinh phí hàng năm để công tác bổ sung đƣợc tiến hành đều đặn. - Thƣ viện đã ứng dụng tin học trong quá trình bổ sung tài liệu nên giúp bổ sung không bị trùng lặp, nhanh chóng và hiệu quả. - Với phƣơng thức bổ sung phải trả tiền, Thƣ viện chủ động trong công tác bổ sung về không gian và thời gian cũng nhƣ chủ động trong việc mua loại hình tài liệu gì? Bổ sung loại tài liệu nào? dựa trên cơ sở nắm bắt NCT của NDT. - Thủ tục thanh quyết toán nhanh gọn giúp công tác bổ sung đƣợc tiến hành nhanh chóng. Khó khăn - Thƣ viện chƣa tổ chức đƣợc nhiều cách thức thu thập NCT của NDT Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý nên việc nắm bắt NCT của đông đảo NDT còn hạn chế, ảnh hƣởng đến việc xác lập chính xác diện bổ sung tài liệu. - Kinh phí bổ sung cho tài liệu tiếng Việt còn hạn hẹp, đặc biệt là bổ sung các tài liệu về lĩnh vực văn hóa, chính trị - xã hội, pháp luật, du lịch, - Công tác bổ sung bị phụ thuộc vào thị trƣờng sách: Hiện tại cả nƣớc có trên 40 nhà xuất bản. Việc đặt mua sách trong nƣớc gặp rất nhiều khó khăn do tƣ liệu xuất bản không nhiều lại tái bản nhiều lần, kế hoạch xuất bản của các nhà xuất bản thƣờng không có trƣớc nên thiếu những thông tin để lựa chọn và đặt mua. Các nhà cung cấp sách ngoại văn còn ít vì thế gây khó khăn cho việc lựa chọn nguồn bổ sung tài liệu ngoại văn. 2.1.2. Hoạt động xử lý thông tin Sau khi tài liệu đƣợc bổ sung vào Thƣ viện thì đƣợc chuyển vào phòng Nghiệp vụ để tiến hành đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, dán nhãn vào gáy sách để phục vụ cho công tác tổ chức kho và kiểm kê tài liệu, đóng dấu, sau đó tiến hành xử lý tài liệu. Xử lý thông tin là biến đổi các nguồn tin thu thập đƣợc dƣới các dạng khác nhau nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ của hoạt động thông tin. Xử lý thông tin là hoạt động trung tâm, hoạt động chính của một cơ quan TT - TV nói chung cũng nhƣ Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội nói riêng để biến đổi từ Dữ liệu Thông tin Tri thức. Xử lý thông tin bao gồm: Mô tả thƣ mục (xử lý hình thức) và Mô tả nội dung (xử lý nội dung).  Mô tả thư mục Mô tả thƣ mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tƣ cách là một sản phẩm ngƣời ta gọi nó là một chỉ dẫn thƣ mục hay là một tra cứu thƣ mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và đƣợc xem nhƣ một vật mang tin. Với tƣ cách là một công đoạn, ngƣời ta gọi đó là công tác biên mục (cataloging). Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Đây là bƣớc đầu tiên của việc xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn đƣợc rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. Mục đích của mô tả thƣ mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trƣng bên ngoài của tài liệu: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản. Mô tả thƣ mục cung cấp cho ta một cách biểu diễn tài liệu duy nhất, không mơ hồ. Nó giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu. Để đáp ứng với yêu cầu hợp tác và giao lƣu thông tin quốc tế, năm 1960 với sự cố gắng của cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO, quy tắc mô tả thƣ mục quốc tế ISBD đƣợc biên soạn. Ngày nay quy tắc này đƣợc sử dụng ở nhiều nƣớc tạo điều kiện cho việc trao đổi quốc tế các ấn phẩm thông tin thƣ mục. Trong các nƣớc nói tiếng Anh ngƣời ta sử dụng quy tắc mô tả thƣ mục Anh - Mỹ AACR, đƣợc xây dựng trên cơ sở ISBD nhƣng chi tiết và sâu sắc hơn. Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang tiến hành mô tả thƣ mục theo quy tắc mô tả thƣ mục quốc tế ISBD (International Standa Bibliographic Description) ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày dữ liệu thƣ mục theo một quy định chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu để xác định chúng. Nó phân chia các dữ liệu thƣ mục thành từng vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng đó. Ngoài ra ISBD còn đƣa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng, vùng con. Các vùng mô tả của ISBD Các dữ liệu thƣ mục trong ISBD đƣợc phân thành 8 vùng mô tả: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm. 2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản. 3. Vùng thông tin đặc thù (dành cho ấn phẩm định kỳ và tài liệu chuyên dạng). 4. Vùng địa chỉ xuất bản (phát hành). Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 5. Vùng mô tả vật lý hay đặc trƣng số lƣợng (số trang, minh họa, khổ cỡ). 6. Vùng tùng thƣ (sách bộ). 7. Vùng phụ chú. 8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có đƣợc tài liệu. Trong các vùng nói trên có những vùng đƣợc dùng thƣờng xuyên, nhƣng cũng có nhiều vùng ít đƣợc sử dụng. Mỗi vùng lại chứa một số yếu tố dữ liệu, còn lại là vùng con. ISBD sử dụng các dấu ký hiệu để: Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng Phân cách các yêu tố trong một vùng Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trƣớc chúng. Các yếu tố và các dấu ngăn cách theo ISBD: Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề\ Thông tin trách nhiệm.- Lần xuất bản.- Thông tin đặc thù.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản.- Mô tả vật lý.- (Tùng thƣ).- Phụ chú.- Chỉ số tiêu chuẩn. Áp dụng quy tắc ISBD, công tác biên mục đƣợc cán bộ biên mục của Thƣ viện ĐHNT Hà Nội tiến hành theo các bƣớc công việc sau: - Tiến hành khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trƣng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, ). Các dữ liệu này đƣợc cán bộ biên mục lấy từ trang nhan đề của tài liệu; ở bìa sách, sau sách, hoặc qua lời nói đầu. - Sau đó cán bộ biên mục ghi các dữ liệu này lên một vật mang tin nhất định (tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn đƣợc xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Ví dụ: Dữ liệu thƣ mục đƣợc mô tả theo ISBD tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội Giáo trình phân tích tài chính doanh nghiệp / Ngô Thế Chi: chủ biên; Nguyễn Trọng Cơ. - Tái bản lần thứ nhất có sửa đổi bổ sung. - H. : Tài chính, 2008. - 446tr. ; 21cm Hình 5: Phiếu nhập tin được sử dụng tại Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội * Khổ mẫu áp dụng Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hóa công tác biên mục. Tiêu chuẩn của ISBD chƣa hoàn toàn thích nghi với cách xử lý tin học đối với các mô tả thƣ mục. Các phƣơng pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải đƣợc cấu trúc hóa. Để máy tính có thể nhận biết đƣợc các dữ liệu thƣ mục, các chỉ dẫn không những phải tuân thủ theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải đƣợc Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất. Vì thế, Thƣ viện đã sử dụng khổ mẫu MARC 21 (Machine Readable Cataloging - Khổ mẫu biên mục đọc đƣợc bằng máy). MARC 21 có khoảng trên 200 trƣờng (không kể trƣờng con) nhƣng hiện tại Thƣ viện chỉ sử dụng một số trƣờng tiêu biểu. Ví dụ: Đối với tài liệu dạng sách, Thƣ viện sử dụng một số trƣờng nhƣ sau: (sắp xếp theo thứ tự mô tả) 041 Ngôn ngữ 852$j. Đăng ký cá biệt 020$a. Chỉ số sách quốc tế (ISBN) 082$a. Chỉ số phân loại thập phân Dewey $b. Số thứ tự, Cutter 100$a. Tiêu đề mô tả chính-tác giả cá nhân (tác giả) $e. Vai trò 110$a. Tiêu đề mô tả chính-tác giả tập thể $b. Đơn vị phụ thuộc 245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm $a. Nhan đề chính $b. Thông tin khác về nhan đề $c. Thông tin trách nhiệm $n. Số phần, tập, loại $p. Tên phần, tập, loại 242$a. Nhan đề dịch 246$a. Nhan đề song song, nhan đề ngoài bìa. 25$a. Lần xuất bản 260 Thông tin về xuất bản, phát hành $a. Nơi xuất bản $b. Tên nhà xuất bản $c. Năm xuất bản 300 Mô tả vật lý (đặc trƣng số lƣợng) $a. Số lƣợng trang $b. Minh họa Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý $c. Khổ $e. Tài liệu kèm theo 490. Tùng thƣ. $a. Nhan đề tùng thƣ $v. Số thứ tự trong tùng thƣ $x. Số ISSN 500$a. Phụ chú 504$a. Phục chú thƣ mục 505. Phụ chú phần tập 653$a. Từ khóa không kiểm soát 700. Tiêu đề mô tả bổ sung cho tác giả cá nhân 700$a. Tên $e. Trách nhiệm Cấu trúc biểu ghi MARC tạo ra nhiều khả năng cho máy tính lựa chọn và sắp xếp các dữ liệu thƣ mục: Cho phép ngƣời sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi. In ra các thông báo sách mới, các ấn phẩm thƣ mục, các mục lục dƣới dạng thức khác nhau, các nhãn trên gáy sách. Trao đổi dữ liệu thƣ mục với các thƣ viện khác trong nƣớc. Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong biên mục tự động. Thực chất của biên mục tự động thƣờng là sử dụng một phần mềm tƣ liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thƣ viện để tạo lập các biểu ghi cho một CSDL thƣ mục và tạo ra các mục lục tích hợp. Để tiến hành biên mục tự động, cán bộ của Thƣ viện tiến hành xử lý tiền máy và sau đó nhập dữ liệu. Cán bộ biên mục nhập dữ liệu qua khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Hình 6: Nhập ấn phẩm bổ sung bằng MARC 21  Mô tả nội dung tài liệu Mô tả nội dung tài liệu hay còn đƣợc gọi là xử lý nội dung hay phân tích nội dung tài liệu là tập hợp các công đoạn, ở đó ngƣời ta mô tả nội dung tài liệu cùng với những sản phẩm của chúng. Đó là phân loại, đánh chỉ số, định từ khóa, tóm tắt tài liệu. Tùy theo từng tài liệu việc mô tả nội dung tài liệu đƣợc thực hiện ở các mức độ khác nhau. Ở mức độ sơ cấp nhất, ngƣời ta tiến hành phân loại tài liệu. Ở đây ngƣời ta xác định chủ đề chính của tài liệu và thể hiện bằng một thuật ngữ thích hợp của ngôn ngữ tƣ liệu (khung phân loại). Mục đích của phân loại là sắp xếp thông tin thành một số ít các lớp để tổ chức các bộ phiếu và tổ chức kho, giúp cho việc tìm tài liệu theo nội dung một cách nhanh chóng và chính xác. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Ở mức độ sâu sắc hơn, việc mô tả nội dung tài liệu đƣợc thực hiện bằng cách đánh chỉ số, hay còn gọi là định từ khóa tài liệu. Nó bao gồm việc xác định những khái niệm và nội dung mà tài liệu đề cập tới và thể hiện bằng một số thuật ngữ của ngôn ngữ tƣ liệu. Nhờ đó ta có thể lƣu trữ thông tin và trả lời câu hỏi của NDT. Mức độ cao hơn là cô đọng nội dung tài liệu bằng một văn bản tóm tắt với độ dài thay đổi, tùy theo trình độ phân tích và giá trị của tài liệu đƣợc sử dụng. Tóm tắt có lợi ích kép là dễ ghi nhớ, rút gọn thời gian tra cứu tài liệu và cho phép NDT dễ hình dung ra nội dung chứa trong tài liệu. Công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thƣ viện bao gồm các hoạt động sau: Tóm tắt Định từ Phân loại khóa * Tóm tắt: Đây là công đoạn mô tả nội dung tài liệu, ở đó ngƣời ta cô đọng nội dung tài liệu bằng một bài viết ngắn. Sản phẩm của tóm tắt là một bản tóm tắt thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên. Tóm tắt là một công việc cùng một lúc đem lại hai lợi ích. Một mặt nó cho phép giảm đáng kể khối lƣợng thông tin ban đầu. Mặt khác nó làm bật ra những khía cạnh mà NDT quan tâm. Ngƣời ta sử dụng bản tóm tắt nhằm: - Phân phối thông tin - Chọn lọc thông tin, do NDT thực hiện. - Tìm kiếm thông tin, nhất là trong hệ thống thông tin tự động hóa. Việc ứng dụng máy tính điện tử cho phép sử dụng các bản tóm tắt để rút ra các từ khóa giúp cho việc lƣu trữ thông tin và so sánh các từ khóa này với các thuật ngữ của câu hỏi để tìm ra câu trả lời trong quá trình tìm tin. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Theo mức độ miêu tả nội dung tài liệu gốc, ngƣời ta chia tóm tắt thành 3 loại: Tóm tắt chỉ dẫn, tóm tắt thông tin và tóm tắt hỗn hợp. Hiện tại, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang tiến hành làm tóm tắt chỉ dẫn (Indicative abstract). Tức là, miêu tả nội dung tài liệu gốc bao gồm đối tƣợng, phƣơng diện, phƣơng pháp nghiên cứu của tài liệu gốc hoặc các vấn đề chính của chủ đề nội dung tài liệu. Tóm tắt chỉ dẫn đƣợc làm trong trƣờng hợp tài liệu gốc có khối lƣợng thông tin lớn (sách, các tuyển tập bài báo cáo, ) Quá trình làm tóm tắt tại Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau: - Phân tích nội dung tài liệu: cán bộ làm tóm tắt tìm hiểu nội dung của tài liệu từ các thông tin ở nhan đề, phần mục lục, lời nói đầu, đọc lƣớt nội dung của tài liệu. Ví dụ, Thƣ viện tiến hành làm tóm tắt đối với tài liệu: Giáo trình phân tích tài chính doanh nghiệp / Ngô Thế Chi: chủ biên; Nguyễn Trọng Cơ. - Tái bản lần thứ nhất có sửa đổi bổ sung. - H. : Tài chính, 2008. - 446 tr. ; 21cm - Rút ra các thuật ngữ đặc trƣng của tài liệu. Với tài liệu trên các thuật ngữ đƣợc rút ra là: tài chính doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp, chính sách tài chính doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, tiềm lực tài chính, dự báo rủi ro, dự báo. - Hoàn chỉnh bài tóm tắt: Bằng ngôn ngữ văn bản học của mình, cán bộ làm công tác xử lý sắp xếp, diễn giải nội dung của bài tóm tắt. Kết quả tóm tắt của tài liệu trên nhƣ sau: Tổng quan về phân tích tài chính doanh nghiệp. Diễn giải hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp. Phân tích chính sách tài chính doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, tiềm lực tài chính, dự báo rủi ro, trong doanh nghiệp và một số dự báo các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Trong quá trình làm tóm tắt các tài liệu ngoại văn, Thƣ viện cũng tham khảo những tài liệu đã đƣợc làm tóm tắt ở Thƣ viện Quốc gia Việt Nam và sử dụng Từ điển Kinh tế để tóm tắt tài liệu. Ƣu điểm của loại tóm tắt này là ngắn gọn, khoảng từ 10 - 50 từ nên giúp ngƣời dùng tin nắm bắt nhanh đƣợc chủ đề nội dung tài liệu, tóm tắt này dễ làm phù hợp với các biểu ghi thƣ mục trong các CSDL. Tuy nhiên loại tóm tắt này không thể thay thế đƣợc tài liệu gốc mà chỉ giúp đỡ ngƣời dùng tin lựa chọn tài liệu. * Định từ khóa: Để mô tả đặc trƣng nội dung tài liệu và để tạo các điểm truy cập chính trong CSDL, trong quá trình xử lý nội dung tài liệu, cán bộ xử lý phải tiến hành định từ khóa cho tài liệu. Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa đƣợc sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tƣ liệu. Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và chọn từ khóa để mô tả nội dung chính của tài liệu. Từ khóa đƣợc xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu; thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác, hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt đƣợc các yêu cầu này đòi hỏi ngƣời làm công tác định từ khóa phải là ngƣời có sự hiểu biết, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin và trình bày thông tin bằng một từ hoặc cụm từ chính xác nhất. Để mô tả nội dung tài liệu trong công tác định từ khóa, ngƣời ta sử dụng ngôn ngữ từ khóa tự do và ngôn ngữ từ khóa kiểm soát. Ngôn ngữ từ khóa tự do: tức là, ngƣời xử lý tự suy xét và định từ khóa theo cách nhìn của mình. Ngôn ngữ từ khóa kiểm soát: sử dụng các phƣơng tiện kiểm soát từ để định từ khóa, nhƣ: Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia, Từ điển từ chuẩn chuyên ngành hoặc đa ngành, Bảng đề mục chủ đề, Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Thƣ viện ĐHNT đang tiến hành định từ khóa tự do, tức là không dựa vào sự trợ giúp của các công cụ kiểm soát từ vựng. Mặc dù Thƣ viện đang nắm giữ Bộ từ khóa quy ƣớc do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn (năm 1996) nhƣng không áp dụng vì nó chỉ phù hợp cho các thƣ viện công cộng còn với thƣ viện chuyên ngành hẹp sẽ không phù hợp, mặt khác hiện nay phát sinh những thuật ngữ kinh tế mới trong khi đó Bộ từ khóa quy ƣớc do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn lại chƣa cập nhật đƣợc những thuật ngữ mới. Do đó, Thƣ viện tiến hành định từ khóa tự do nhƣng có tham khảo Từ điển thuật ngữ chuyên ngành Kinh tế (Đại từ điển Kinh tế thị trƣờng, Từ điển Kinh tế tài chính kế toán). Ví dụ: Định từ khóa cho tài liệu: Các giải pháp đẩy mạnh xuất khẩu sang thị trường các quốc gia mới của EU: Luận văn Thạc sĩ kinh tế / Vũ Mai Hương; Nguyễn Hữu Khải: người hướng dẫn. - H. : Đại học Ngoại thương, 2008. – 97tr. ; 29cm  Từ khóa đƣợc rút ra: EU/ Thương mại quốc tế/ Thị trường/ Xuất khẩu * Phân loại: Phân loại là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu qua đó ngƣời ta xác định đƣợc nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng một thuật ngữ của khung phân loại. Hiện tại, Thƣ viện ĐHNT Hà Nội đang sử dụng Khung phân loại DDC (Deway Decinal Classification) ấn bản rút gọn 14. Hệ thống phân loại thập phân của Dewey là khung phân loại đầu tiên của thƣ viện, do nhà thƣ viện học ngƣời Mỹ xây dựng, đƣợc xuất bản lần đầu vào năm 1876. Lúc đầu chỉ có 1000 đề mục. Ở lần xuất bản thứ 18 mới đây bao gồm 18.000 đề mục. Phân loại của Dewey là phân loại thập phân, trong đó toàn bộ tri thức của nhân loại đƣợc chia ra thành 10 lớp chính, đó là: 000 Tổng loại 100 Triết học 200 Tôn giáo Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học thuần túy 600 Kỹ thuật 700 Nghệ thuật 800 Văn học 900 Lịch sử và địa lý Mỗi lớp lớn lại chia thành 10 lớp con phụ thuộc. Đây chính là tính đẳng cấp của DDC. DDC là khung phân loại thông dụng, linh hoạt, khoa học và liên tục đƣợc cập nhật nên dễ sử dụng. DDC ấn bản rút gọn 14 đƣợc dịch và hoàn thành vào năm 2005 gồm 1650 trang và chính thức áp dụng trong cả nƣớc từ 1/6/2007. Thƣ viện ĐHNT Hà Nội bắt đầu sử dụng DDC 14 vào công tác phân loại tài liệu của Thƣ viện vào năm 2006. Quy trình phân loại của cán bộ phân loại đƣợc tiến hành nhƣ sau:  Phân tích và xác định nội dung tài liệu: cán bộ phân loại nắm bắt nội dung tài liệu thông qua các yếu tố ghi trên trang tên sách, lời nói đầu, lời tựa, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo hoặc đọc lƣớt nội dung tài liệu.  Sau khi phân tích kỹ nội dung tài liệu cán bộ phân loại sẽ xác định đƣợc chủ đề chính của tài liệu và xác định vị trí môn loại trong khung phân loại.  Định ký hiệu phân loại của tài liệu thể hiện cho lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập tới. Ví dụ: Phân loại tài liệu Kinh tế học vĩ mô / Nguyễn Văn Dần: chủ biên. - H. : Tài chính, 2008.- 559tr. ; 24cm Ký hiệu phân loại theo DDC: 339 Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Thƣ viện ĐHNT Hà Nội vẫn chƣa tiến hành định chủ đề tài liệu, chƣa xây dựng đƣợc hệ thống tra cứu theo chủ đề tài liệu. Chƣa tiến hành làm chú giải, tổng luận. Thuận lợi - Cán bộ làm công tác xử lý tài liệu đều đƣợc đào tạo chuyên ngành TT - TV một cách có hệ thống nên rất vững về nghiệp vụ và đều có nhiều kinh nghiệm trong công tác xử lý tài liệu. - Thƣ viện đã tiến hành áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thƣ viện vào trong công tác xử lý tài liệu và đang dần thống nhất chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu. - DDC là khung phân loại sử dụng các ký hiệu đồng nhất bằng một loại chữ số Ả rập, đƣợc cập nhật và sửa đổi thƣờng xuyên và có diện sử dụng rộng rãi nên thuận lợi cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn lực thông tin. Mặt khác DDC ấn bản rút gọn 14 là khung phân loại rút gọn đã đƣợc dịch ra bằng tiếng Việt vì thế dễ sử dụng và tiện lợi. Khó khăn - DDC ấn bản 14 là bản rút gọn, không chuyên sâu vì thế nó chƣa đáp ứng tốt việc phân loại các tài liệu chuyên sâu, đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, một tài liệu nhƣng có thể có 2 hoặc 3 ký hiệu phân loại khác nhau ở lĩnh vực khác nhau. - Tài liệu nƣớc ngoài chiếm một số lƣợng không nhỏ trong Thƣ viện, nhƣng cán bộ Thƣ viện còn hạn chế về trình độ ngoại ngữ nên khó khăn trong công việc xử lý các tài liệu nƣớc ngoài. - Công tác định từ khóa còn mang tính chủ quan của ngƣời xử lý bởi vì định từ khóa không chỉ đòi hỏi kiến thức về chuyên môn mà còn cần cả kiến thức về ngoại thƣơng do đó khó khăn cho việc kiểm soát tính nhất quán khi có nhiều ngƣời cùng định từ khóa cho một tài liệu, gây một số hiện tƣợng nhiễu tin trong quá trình tìm tin. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Thƣ viện chƣa tiến hành định chủ đề cho tài liệu vì thế chu trình xử lý nội dung tài liệu chƣa đƣợc hoàn thiện.  Sản phẩm thông tin: Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin (bao gồm biên mục, phân loại, đánh chỉ số, làm tóm tắt, phân tích tổng hợp tin) nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của xã hội. Thƣ viện Trƣờng ĐHNT Hà Nội đã tạo ra đƣợc một số sản phẩm thông tin nhƣ: - Cơ sở dữ liệu thƣ mục: Hiện tại, Thƣ viện đã tạo đƣợc 05 CSDL thƣ mục: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách Ngoại văn; CSDL Từ điển; CSDL luận án, đề tài nghiên cứu khoa học; CSDL báo và tạp chí lƣu, tƣơng ứng các CSDL trên là với 20.000 biểu ghi. Các CSDL này là tin tức về bản thân tài liệu, chứa các thông tin cấp hai. CSDL thƣ mục bao gồm các dữ liệu thƣ mục về tài liệu sau khi đã đƣợc xử lý và nhập vào phần mềm máy tính. CSDL này bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp NDT nhận đƣợc tài liệu gốc ở các phòng phục vụ của Thƣ viện. - Các bản in CSDL để giới thiệu tới NDT - Danh mục tài liệu sách mới trên trang tra cứu trực tuyến OPAC của Thƣ viện Hình 7: Hình minh họa Mục lục sách mới trên OPAC Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý 2.1.3. Công tác lưu giữ và bảo quản thông tin  Công tác lưu giữ Sau bƣớc mô tả thƣ mục, mô tả nội dung tài liệu, mỗi tài liệu cùng những thông tin mà chứa trong đó đƣợc biểu diễn bằng một chỉ dẫn (notice) cho phép ta có thể lƣu trữ các thông tin chứa trong tài liệu, tức là đƣa nó vào các công cụ cất giữ và tìm kiếm của hệ thống. Việc lƣu giữ thông tin đƣợc thực hiện trên các vật mang tin khác nhau: - Các bộ phiếu truyền thống hay mục lục (phƣơng tiện thủ công): đó là tập hợp có thứ tự các phiếu tra cứu, nó liệt kê và mô tả tài liệu cùng với nội dung chủ đề của chúng. - Các bộ phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phƣơng tiện bán tự động) Phiếu lỗ mép là một hệ thống lƣu trữ thông tin theo nguyên tắc “lƣu trữ theo tài liệu”, tức là mỗi tài liệu đƣợc trình bày bằng một phiếu. Phiếu lỗ soi: mỗi phiếu lỗ soi ứng với một từ khóa hoặc từ chuẩn đặc trƣng cho nội dung tài liệu (mô tả theo nội dung). - Các phƣơng tiện lƣu trữ thông tin tự động hóa Đối với các hệ thống thông tin tự động hóa, phƣơng tiện lƣu trữ thông tin chính là các thiết bị nhớ của máy tính điện tử hoặc đó có thể là các băng từ, đĩa từ hoặc đĩa quang. Hiện tại, Thƣ viện ĐHNT đang sử dụng hình thức lƣu trữ tự động hóa trong hệ thống máy tính điện tử. Trong máy tính điện tử, thông tin đƣợc tổ chức và lƣu giữ thành các tệp dữ liệu. Các tệp dữ liệu lại có thể cấu trúc thành các biểu ghi, mỗi biểu ghi gồm nhiều trƣờng. Trƣờng có thể coi là đơn vị dữ liệu đƣợc lƣu trữ, nó cung cấp thông tin liên quan đến một khía cạnh hay thuộc tính của thực thể đƣợc mô tả bởi tệp dữ liệu, còn biểu ghi cho ta thông tin về một đối tƣợng của thực thể. Các tệp dữ liệu này lƣu trữ thông tin thƣ mục về các tài liệu gốc có trong kho của Thƣ viện mà cần đƣợc quản lý. Biểu ghi thƣ mục của CSDL Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý thƣờng bao gồm các trƣờng sau: Tác giả, tên tài liệu, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp giá, tóm tắt, từ khóa, Ví dụ: thông tin đƣợc lƣu trữ trong bộ nhớ máy tính tại Thƣ viện ĐHNT Hiển thị ISBD International Trade Regulation : The URLs and the WTO dispute - settlement reports cited in this work can now be accessed through links on the Globefield press website / Edmond McGovern. - United Kingdom : Globefield Press, 2006. - 987 tr. ; 26 cm Chỉ số sách theo chuẩn 0-0508463-6-8 quốc tế ISBN Mã ngôn ngữ Eng Chỉ số phân loại DDC 382 MCG Tiêu đề mô tả chính - McGovern, Edmond Tên ngƣời Nhan đề tài liệu International Trade Regulation The URLs and the WTO dispute - settlement reports cited in this work can now be accessed through links on the Globefield press website Edmond McGovern Xuất bản, phát hành United Kingdom Globefield Press 2006 Mô tả vật lý 987 tr. 26 cm Tóm tắt / chú giải Giới thiệu về tổ chức Thƣơng mại thế giới và các bộ luật, quy tắc, điều lệ liên quan đến tổ chức này. Gồm bốn phần: Sự thành lập tổ chức Thƣơng mại thế giới, Luật trao đổi buôn bán hàng hóa, luật sửa đổi trí tuệ và Luật trao đổi mua bán dịch vụ. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Tập hợp các biểu ghi thƣ mục đƣợc tổ chức thành các tệp dữ liệu thƣ mục. Đây là thành phần cơ bản của một CSDL thƣ mục. Một CSDL là một tập hợp các tệp dữ liệu có liên quan với nhau, đƣợc lƣu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và đƣợc quản lý theo một cơ chế thống nhất, giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu đƣợc dễ dàng và nhanh chóng. Đối với tài liệu gốc, Thƣ viện bảo quản trong kho. Ở đây các tài liệu đƣợc sắp xếp theo một vị trí xác định. Tài liệu trong kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng và đƣợc sắp xếp bằng phƣơng pháp kết hợp theo số đăng ký cá biệt, khổ cỡ và theo ngôn ngữ. Trong đó số đăng ký cá biệt là cơ sở sắp xếp chủ yếu. Việc sắp xếp cho biết đƣợc tài liệu mà ngƣời ta yêu cầu ở đâu. Một hệ thống định vị đƣợc gắn lên tài liệu (cote) cho phép ta xác định đƣợc vị trí của tài liệu trong kho. Ký hiệu xếp giá tài liệu trong kho: Phòng đọc tổng hợp: VD (sách tiếng Việt đọc); AD ( sách tiếng Anh đọc); LV ( Luận văn); THS (Thạc sĩ); TĐ ( Từ điển); TS (Tiến sĩ) Phòng mƣợn: VM (Việt mƣợn); AM .(Anh mƣợn); GV .(Giáo trình tiếng Việt)  Công tác bảo quản Bảo quản là những hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ tài liệu thƣ viện và lƣu trữ khỏi bị hƣ hỏng gây thiệt hại và hủy hoại bao gồm những phƣơng pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Việc bảo quản tài liệu sẽ giúp nâng cao chất lƣợng phục vụ NDT, tiết kiệm đƣợc ngân sách vì nếu bảo quản tốt thì tài liệu sẽ không bị rách nát, mất mát, tiết kiệm ở khâu phục chế và bổ sung tài liệu mới. Với những ý nghĩa đó, công tác bảo quản tài liệu đƣợc Thƣ viện tiến hành đều đặn, thƣờng xuyên. Thƣ viện đã áp dụng một số biện pháp bảo quản tài liệu nhƣ: Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Giáo dục NDT: Thông qua các buổi trao đổi trực tiếp với sinh viên do Nhà trƣờng tổ chức hoặc qua nội quy của Thƣ viện, Thƣ viện đã phổ biến tới NDT ý thức bảo vệ tài sản của Thƣ viện đặc biệt là vốn tài liệu, tránh đƣợc sự hƣ hại tài liệu trong quá trình sử dụng. - Giữ gìn vệ sinh kho: Chiều thứ 6 hàng tuần Thƣ viện đều tiến hành tổng vệ sinh kho sách, lau chùi giá kệ, kho tàng. - Bố trí các điều kiện về nhiệt độ, ánh sáng trong kho hợp lý: các kho chứa tài liệu đều đƣợc xây dựng thông thoáng, có hệ thống quạt, đèn điện bố trí hợp lý, giá kệ đƣợc sử dụng trong Thƣ viện là loại thép không rỉ. - Mỗi kho đều đƣợc trang bị công cụ phòng hỏa, đèn, quạt trong kho đƣợc Thƣ viện sử dụng theo quy định để tránh tình trạng tự bốc cháy - Chống vi sinh vật và côn trùng: Cứ 06 tháng một lần, Thƣ viện tiến hành xịt thuốc chống mối, mọt để tránh những côn trùng này gây hại đến tài liệu. - Đóng bìa và sửa chữa tài liệu bị hƣ hỏng hay rách nát. Đây là điều kiện tốt để bảo quản tài liệu lâu dài. Thuận lợi - Thƣ viện đã ứng dụng tin học trong lƣu trữ tài liệu giúp cho tài liệu luôn ở trong một trật tự nhất định và luôn sẵn sàng tìm kiếm và khai thác. - Tài liệu trong kho sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, khổ cỡ, ngôn ngữ nên mang tính thẩm mĩ, dễ lấy tài liệu và dễ kiểm soát tài liệu. - Cán bộ phụ trách các phòng đều có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quản tài liệu, tránh tài liệu bị hƣ hỏng nặng. Khó khăn - Chƣa tổ chức xây dựng kho mở do nguồn kinh phí còn hạn hẹp do đó gây hạn chế trong cách thức phục vụ NDT. - Giá kệ, kho tàng còn thiếu vì thế sách xử lý xong mà vẫn chƣa đƣợc lƣu thông. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Trang thiết bị cho việc bảo quản chƣa hiện đại, phòng ốc còn chật hẹp, chƣa thoáng đãng. 2.1.4. Tra tìm và phổ biến thông tin Đây là khâu cuối cùng của dây chuyền thông tin tƣ liệu. Tìm tin và hệ quả tiếp theo là phổ biến các thông tin tìm đƣợc là nhiệm vụ cơ bản của các dịch vụ thông tin, phục vụ yêu cầu của NDT.  Tra tìm thông tin Chính nhờ việc lƣu trữ thông tin mà ngƣời ta có thể tiến hành đƣợc việc tìm kiếm thông tin. Tìm tin hay tra cứu tin là tập hợp các công đoạn có mục đích cung cấp cho NDT những chỉ dẫn và thông tin trả lời cho câu hỏi đột xuất hay thƣờng xuyên của họ. Các dịch vụ tra cứu tin là dịch vụ cơ bản của các đơn vị thông tin, nó giúp NDT có thể sử dụng tốt nhất vốn tƣ liệu hiện có nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm thƣ mục, mục lục, tóm tắt, chỉ dẫn, các CSDL thƣ mục, CSDL online và đa phƣơng tiện là các công cụ giúp NDT có thể tiếp cận với nguồn thông tin. Tìm tin có hai dạng cơ bản là tìm tin hồi cố và tìm tin chọn lọc. Tìm tin hồi cố là tìm các tài liệu trả lời các câu hỏi về các tài liệu hiện có, dựa trên cơ sở của kho tài liệu. Tìm tin chọn lọc là tìm các thông tin cần thiết phục vụ cho các cán bộ chuyên môn theo yêu cầu thƣờng xuyên của họ. Các sản phẩm thông tin cung cấp cho NDT có thể ở nhiều dạng khác nhau: các tài liệu gốc, các bản tra cứu, các thông tin trích dẫn, các ấn phẩm thông tin, các CSDL, Các hình thức phân phối thông tin cũng đa dạng: thƣờng xuyên hay đột xuất, tại chỗ hay tại nhà, cá nhân hay tập thể Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, Thƣ viện đang tổ chức cho NDT tìm kiếm thông tin thông qua dịch vụ tìm tin qua mục lục trực tuyến OPAC. Tìm tin qua mục lục trực tuyến OPAC là quá trình sử dụng máy tính hay hệ thống máy tính để tìm kiếm các thông tin đƣợc tổ chức thành các CSDL (sản phẩm của quá trình xử lý thông tin). NDT có thể tra cứu dữ liệu qua 2 địa chỉ trực tuyến sau: Hình 8 : Giao diện tìm tin trực tuyến OPAC Tìm tin qua mục lục OPAC là hình thức tìm tin tiện lợi, nhanh chóng, dễ dàng thông qua giao diện máy tính và ngƣời dùng. Để phục vụ tra cứu thông tin của NDT, Thƣ viện bố trí 8 máy tra cứu tại phòng đọc Tổng hợp, phòng Mƣợn, phòng đọc Tự chọn, 30 máy khai thác CSDL trên mạng tại phòng Đa chức năng. Ngoài việc tra cứu thông tin trên mạng, Thƣ viện còn in thƣ mục giới thiệu sách mới để NDT tham khảo.  Phổ biến thông tin Phổ biến thông tin tức là cung cấp thông tin tới NDT hay còn gọi là phục vụ NDT. Thông qua việc thực hiện một số dịch vụ thông tin, Thƣ viện đang ngày càng phục vụ có hiệu quả nhu cầu của NDT. Trƣớc đây công tác phục vụ NDT chủ yếu theo phƣơng thức truyền thống. Từ năm 2002 đến nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin, hoạt động phục vụ thông tin tƣ liệu đƣợc đổi mới rõ rệt. Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một hệ thống tra cứu hiện đại với 20.000 biểu ghi thƣ mục. Việc quản lý NDT và quản lý lƣu thông tài liệu đƣợc thực hiện bằng phần mềm thƣ viện điện tử và hệ thống mã vạch. Với việc ứng dụng phần mềm vào phục vụ NDT Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý dẫn đến hiệu quả phục vụ tăng lên đáng kể. Nếu nhƣ trƣớc đây trung bình mỗi ngày Thƣ viện phục vụ đƣợc 100 - 200 lƣợt NDT thì hiện nay trung bình mỗi ngày Thƣ viện phục vụ từ 300 - 400 lƣợt NDT với 500 - 600 lƣợt sách báo luân chuyển. Để phục vụ nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên Trƣờng ĐHNT Hà Nội, Thƣ viện đã tổ chức các hoạt động cung cấp thông tin sau: Phòng Mượn: tổ chức thực hiện dịch vụ mƣợn về nhà Hiện nay, phòng Mƣợn đang lƣu giữ 31.856 bản sách, đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho kín phục vụ NDT bằng hình thức cho mƣợn về nhà các tài liệu là giáo trình và sách tham khảo tiếng Việt, tiếng nƣớc ngoài (chuyên ngành và đại cƣơng) nhƣ: Lịch sử kinh tế quốc dân, Toán cao cấp, Kinh tế chính trị, Vận tải bảo hiểm, Thanh toán quốc tế, Developing Skills. Theo quy định của Thƣ viện, mỗi một NDT chỉ đƣợc mƣợn tối đa là 2 tài liệu là giáo trình và một tài liệu là sách tham khảo. Ngƣời dùng tin sau khi tra tìm tài liệu phù hợp với yêu cầu và thể hiện yêu cầu trong phiếu mƣợn để thực hiện mƣợn tài liệu thông qua cán bộ Thƣ viện. Sách giáo trình NDT có thể mƣợn trong cả một kỳ học nhƣng đối với sách tham khảo NDT chỉ có thể mƣợn trong thời gian là 02 tuần. Nếu đánh mất tài liệu, NDT phải đền tài liệu đã mất hoặc đền tài liệu khác theo yêu cầu của Thƣ viện. Phòng đọc Tổng hợp và Phòng đọc Tự chọn: tổ chức thực hiện dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ Phòng đọc Tổng hợp: Do 04 cán bộ đảm nhiệm làm việc chia thành hai ca, mỗi ca có 02 cán bộ. Hiện tại phòng đọc Tổng hợp đang lƣu giữ khoảng hơn 9.657 tài liệu, đƣợc hình tổ chức dƣới hình thức kho kín, phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ của Thƣ viện với các loại hình tài liệu nhƣ: sách tra cứu (từ điển các loại), sách tham khảo, sách giáo trình, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Để phục vụ việc tra cứu của NDT, tại phòng đọc Tổng hợp đƣợc trang bị 02 máy tính màn hình tinh thể lỏng. Công tác phục vụ NDT chủ yếu là phục vụ qua phiếu yêu cầu. Sau khi xuất trình thẻ thƣ viện, NDT có thể vào đọc tài liệu tại chỗ hoặc nếu muốn mƣợn tài liệu NDT phải tra cứu trên máy tính về tên tài liệu, tác giả, mã xếp giá của tài liệu và ghi đầy đủ các thông tin cá nhân của NDT nhƣ: Họ tên, mã thẻ, lớp - khóa học, ngày mƣợn, ký và ghi rõ họ tên, sau đó gửi phiếu yêu cầu cho cán bộ thƣ viện, cán bộ phục vụ sẽ vào kho lấy tài liệu phục vụ NDT. Trong một buổi NDT chỉ có thể vào một lần. Đối với Phòng đọc Tổng hợp NDT chỉ đƣợc mƣợn lần lƣợt tối đa 02 tài liệu. Bên cạnh tổ chức phục vụ NDT, tại phòng đọc Tổng hợp còn tổ chức dịch vụ bán sách giáo trình cho NDT, đây là công việc hữu ích giúp cho NDT có thể mua tài liệu dễ dàng và cũng giúp thêm khoản kinh phí cho Thƣ viện. Phòng đọc Tự chọn: Có 02 cán bộ và 02 máy tính để tra cứu phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ các loại báo và tạp chí. Báo và tạp chí là nguồn cung cấp thông tin mới nhất, thời sự nhất. Hiện tại, Thƣ viện đang lƣu giữ hơn 252 loại báo và tạp chí, gồm các báo - tạp chí chuyên ngành nhƣ: Ngân hàng, Bản tin thị trƣờng, Tin kinh tế tham khảo, Doanh nghiệp, Đầu tƣ, Chứng khoán, Giao thông vận tải, Thị trƣờng - Giá cả - Vật tƣ, ; báo - tạp chí xã hội, giải trí nhƣ: Lao động, Nhân dân, Hà Nội mới, Tri thức trẻ, Khoa học đời sống, Phụ nữ, Thanh niên, Tiền phong, Quân đội nhân dân, Pháp luật, Thể thao, Văn hóa, Hoa học trò, Ngoài ra Phòng đọc Tự chọn còn lƣu giữ và bổ sung các loại báo về văn kiện Đảng, chính sách của Nhà nƣớc, nhƣ: Đảng cộng sản Việt Nam, Văn bản pháp quy, Về ngôn ngữ: Phòng đọc Tự chọn phục vụ NDT các loại báo tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài (Anh, Trung, Pháp, ) nhƣ: Saigon time dayly, Vietnam news, Lecourier, Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Ngoài các loại báo - tạp chí, Phòng đọc Tự chọn còn tổ chức phục vụ NDT các loại tài liệu khác nhƣ: kỷ yếu, Báo cáo thực tập. Khác với hình thức phục vụ của báo - tạp chí là NDT tự chọn tài liệu; với các loại tài liệu này, NDT phải tra cứu và ghi yêu cầu mƣợn tài liệu vào phiếu, cán bộ phục vụ sẽ cung cấp tài liệu và họ chỉ có thể sử dụng tại chỗ. Phòng đọc Tự chọn còn phục vụ NDT trong việc đặt báo theo số, 02 loại báo đƣợc Thƣ viện tiến hành cung cấp cho NDT khi có yêu cầu đặt là: Sài gòn tiếp thị và Thời báo Kinh tế Sài gòn. Các báo - tạp chí lƣu đƣợc cất giữ trong kho cũng có thể mang ra phục vụ khi NDT có yêu cầu. Hiện tại, Thƣ viện đang có 1.258 cuốn báo và tạp chí lƣu. Phòng đọc Đa chức năng: Phục vụ khai thác thông tin trên mạng, khai thác CSDL online, CSDL trên CD-ROM Phòng có 02 cán bộ đảm nhiệm với 30 máy tính nối mạng, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy quét mã vạch, nhằm phục vụ yêu cầu tìm kiếm thông tin của NDT. Hiện tại, phòng đọc Đa chức năng đang phục vụ NDT khai thác CSDL online, CSDL trên đĩa CD và DVD. Thƣ viện đang phục vụ NDT CSDL online BCRC (Business and Company Resource Center) của Nhà sản xuất Cengage Learning Ltd – Thomson Gale là một Nhà xuất bản có uy tín trên thế giới chuyên phân phối và cung cấp mặt hàng CSDL online. Nội dung CSDL online BCRC bao gồm: trên 5.550 tạp chí điện tử đề cập về các lĩnh vực quản trị kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế toán, thƣơng mại điện tử, thông tin về báo cáo tài chính, kinh doanh, đầu tƣ, nghiên cứu thị trƣờng của các công ty tƣ nhân, quốc tế và các chính phủ trên thế giới. Các loại báo, tạp chí này đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và dữ liệu hồi cố 3 năm. Dịch vụ tƣ vấn: đƣợc cán bộ ở các phòng phục vụ đảm nhiệm nhằm giúp NDT lựa chọn tài liệu phù hợp với nội dung yêu cầu tin đƣa ra. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 64
  65. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý Ngoài ra, Thƣ viện còn phục vụ NDT thông qua các dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu; cung cấp thông tin thƣ mục tóm tắt tài liệu. Hiệu quả của việc phục vụ NDT thông qua các dịch vụ thông tin được thể hiện như sau: Năm học 2007 - 2008: Thƣ viện phục vụ đƣợc 66.340 lƣợt NDT; 194.942 lƣợt sách, báo luân chuyển. Năm học 2008 - 2009( tính đến tháng 4/2009): Thƣ viện phục vụ đƣợc 67.000 lƣợt NDT, 212.374 lƣợt sách, báo luân chuyển 250000 212374 200000 194942 150000 Lượt NDT 100000 Lượt sách, báo luân 66340 67000 chuyển 50000 0 2007 - 2008 2008-2009 Hình 9: Biểu đồ thể hiện hiệu quả phục vụ NDT tại Thư viện ĐHNT Hà Nội năm 2007 - 2009 Để đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT, Thƣ viện đã tăng cƣờng giờ mở cửa phục vụ NDT: Từ thứ 2 đến thứ 6: sáng từ 8h30 đến 11h45, chiều từ 13h30 đến 17h đối với Phòng Mƣợn và Phòng đọc Tự chọn, riêng Phòng Đa phƣơng tiện và Phòng đọc Tổng hợp phục vụ đến 20h và tổ chức phục vụ cả ngày thứ 7 đối với Phòng đọc Tổng hợp. Thuận lợi - Công tác tra tìm và phổ biến thông tin tới NDT đƣợc thực hiện tự động hóa qua mục lục trực tuyến OPAC nên tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức cho cán bộ Thƣ viện và cho NDT, hiệu quả tra tìm và phục vụ cao. Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 65
  66. Khóa luận tốt nghiệp PGS.TS. Trần Thị Quý - Cán bộ làm công tác phục vụ trong các phòng đều thân thiện, nhiệt tình, cởi mở, hợp tác với NDT, thu hút NDT tham gia vào quá trình bảo quản tài liệu cũng nhƣ cộng tác viên tích cực giúp cho tài liệu trong các phòng đƣợc bảo vệ tốt hơn. Khó khăn - Với cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin hiện nay, Thƣ viện mới chỉ đáp ứng đƣợc 30% nhu cầu về tƣ liệu, về máy móc thiết bị phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của đội ngũ cán bộ, giáo viên và sinh viên trong Nhà trƣờng. Nội dung vốn tài liệu của Thƣ viện còn phiến diện, chủ yếu là nguồn tƣ liệu học tập và giảng dạy phục vụ cho 3 ngành đào tạo: Kinh tế ngoại thƣơng, Quản trị kinh doanh và Tiếng Anh thƣơng mại. - Số lƣợng và tên tài liệu trong Thƣ viện còn ít do đó chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT, diện tích phòng chật hẹp nên tần suất phục vụ cho mỗi NDT còn ít. - Thƣ viện chỉ tiến hành tra tìm tài liệu qua mục lục trực tuyến, không tổ chức mục lục truyền thống vì thế gây khó khăn cho việc tìm tin của NDT khi có sự cố về hệ thống mạng hoặc khi mất điện. 2.2. Một số hoạt động khác của Thƣ viện 2.2.1. Đào tạo người dùng tin Hàng năm, vào đầu năm học, đƣợc sự đồng ý của Ban giám hiệu Nhà trƣờng, Thƣ viện đều tiến hành buổi đào tạo NDT đối với sinh viên năm thứ nhất. Mục đích của công tác đào tạo NDT là giúp NDT nắm đƣợc cơ cấu phòng ban của Thƣ viện, thành phần vốn tài liệu, cách thức tra cứu trực tuyến qua OPAC, phƣơng thức phục vụ của mỗi phòng cũng nhƣ giờ mở cửa của Thƣ viện. 2.2.2. Tăng cường hợp tác quốc tế Thƣ viện đã tích cực hợp tác với các tổ chức khác để tranh thủ tài trợ vốn tài liệu. Cụ thể: Hà Thị Ngọc K50 Thông tin – Thư viện 66