›

Khóa luận Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ

pdf 73 trang thiennha21 15/04/2022 4500
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_hieu_qua_hoat_dong_tai_trung_tam_thong_ti.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ

  1. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Những kết quả, số liệu thống kê, các bảng biểu trình bày trong khoá luận hoàn toàn trung thực và được thu thập từ thực tế. LỜI CẢM ƠN K50 Thông tin – Thư viện 1
  2. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Để thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn – PGS.TS. Trần Thị Quý, cùng sự quan tâm của các thầy cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp em có điều kiện hoàn thành khóa luận với đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ”. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng với vốn kiến thức và khả năng có hạn nên trong quá trình thực hiện đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót về mặt nội dung cũng như hình thức trình bày. Do vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô để khoá luận được hoàn thiện hơn và có thể đem lại những góp ý hữu ích, thiết thực cho việc nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trong giai đoạn phục vụ theo học chế tín chỉ của Trường Đại học Quốc gia Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Như DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT K50 Thông tin – Thư viện 2
  3. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 1. Những từ viết tắt tiếng Việt CSDL Cơ sở dữ liệu ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội NDT Người dùng tin NXB Nhà xuất bản TTTT – TV Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGHN VTL Vốn tài liệu 2. Những từ viết tắt tiếng Anh AACR Quy tắc biên mục Anh Mỹ (Anglo – American Cataloging Rules ) DDC Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification) MARC Biên mục đọc máy (Machine Readable Cataloging) OPACs Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalogs) K50 Thông tin – Thư viện 3
  4. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã tạo ra những biến đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người nói chung và hoạt động thư viện nói riêng. Đặc biệt, các thư viện trên thế giới đang có xu hướng tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ hoặc đã chuyển sang loại hình thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và thông tin không ngừng tăng lên trong xã hội. Do vậy, đối với các thư viện hàng đầu của Việt Nam trong đó Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (TTTT – TV ĐHQGHN) sau đây gọi tắt là Trung tâm là một trong những thư viện đi đầu trong công tác tự động hóa và sử dụng công nghệ thông tin hiện đại của cả nước; ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất cần phải tiếp tục có những giải pháp đổi mới trong các hoạt động của mình để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin. Mặt khác, nền kinh tế xã hội trên thế giới đang có những biến động mạnh mẽ với cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã có tác động sâu sắc tới mọi hoạt động xã hội nói chung và đối với ngành thư viện nói riêng mà cụ thể là giá giấy, giá sách không ngừng tăng cao. Trong khi đó, thư viện lại có vai trò vô cùng quan trọng trong xã hội: Thư viện là kho vàng của nền văn hóa dân tộc, là nơi giữ vị trí quan trọng trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo nhân lực cho đất nước, là trung tâm tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ở tất cả các dạng thức TTTT – TV ĐHQGHN là nơi cung cấp vốn tài liệu (VTL) và thông tin cho cán bộ giảng dạy, nghiên cứu; cán bộ quản lý trong trường; cán bộ thư viện và sinh viên trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) cũng như NDT ngoài Thư viện có nhu cầu sử dụng. Đặc biệt, trước những đòi hỏi mới của sự nghiệp giáo dục và đào tạo theo học chế tín chỉ trong giai đoạn hiện nay thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung K50 Thông tin – Thư viện 4
  5. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như tâm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin (NDT) là điều rất cần thiết. Do đó, tôi đã quyết định nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ” làm đề tài nghiên cứu của khoá luận nhằm bổ sung những kiến thức thực tế, hữu ích cho bản thân và góp một phần nhỏ trong việc tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm, phục vụ sự nghiệp nghiên cứu khoa học và đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 2.1 Mục đích: Mục đích của khoá luận nhằm đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm, phục vụ một cách tốt nhất và hiệu quả nhất cho nhu cầu tin của NDT đang có xu hướng gia tăng cả về số lượng và chất lượng. 2.2 Nhiệm vụ: Nhiệm vụ của khoá luận là khảo sát thực trạng hoạt động tại TTTT – TV ĐHQGHN với công tác phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, công tác tổ chức và bảo quản VTL, phục vụ NDT và các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài: Cho đến nay đã có rất nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và tìm hiểu về TTTT – TV ĐHQGHN với các đề tài như: - “Những nội dung cơ bản dự án tin học hóa hiện đại hóa trong Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Lê Minh Thu, khóa luận tốt nghiệp năm 2001 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đề cập khả năng ứng dụng tin học của TTTT – TV ĐHQGHN trong giai đoạn đầu hiện đại hóa các hoạt động nghiệp vụ. K50 Thông tin – Thư viện 5
  6. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - “Hệ thống ngôn ngữ tìm tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Ngô Văn Anh, khóa luận tốt nghiệp năm 2002 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu về việc xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin của Trung tâm và các hoạt động tra cứu qua ngôn ngữ tìm tin. - “Ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Thị Tuyết Nhung, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol và hệ thống trang thiết bị hiện đại trong các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm. - “Công tác phục vụ bạn đọc của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Minh Thái, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu sâu vào hoạt động phục vụ NDT với các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Trung tâm. - “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Lương Thị Minh Hạnh, khóa luận tốt nghiệp năm 2008 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, phân tích thực trạng bộ máy tra cứu tin và việc đáp ứng nhu cầu tra cứu của NDT qua bộ máy tra cứu tại TTTT – TV ĐHQGHN . - “Công tác xử lý tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Trần Thị Quý, Kỷ yếu Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện năm 2002. - “Xu hướng phát triển các trường đại học trên thế giới và quá trình đổi mới hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” của TS. Nguyễn Huy Chương, Kỷ yếu Khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện năm 2007. - “Đề xuất giải pháp tăng cường công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Th.S Phạm Thị K50 Thông tin – Thư viện 6
  7. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Yên , Kỷ yếu Khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện năm 2007. Ngoài ra còn nhiều đề tài khác về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội như: công tác phát triển nguồn tài liệu nội sinh, nguồn lực thông tin, công tác tổ chức và bảo quản Tuy nhiên, đề tài về hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm phục vụ đào tạo theo tín chỉ trong giai đoạn hiện nay với toàn bộ dây chuyền thông tin - tư liệu thì chưa có nghiên cứu sâu và hoàn chỉnh. Vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài này nhằm tìm hiểu thực trạng hoạt động và vận dụng những kiến thức đã học từ nhà trường áp dụng vào một số hoạt động của Trung tâm. Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: 4.1 Đối tƣợng: Đối tượng nghiên cứu là các hoạt động của Trung tâm mà cụ thể là đi sâu vào một số hoạt động: phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức và bảo quản VTL, phục vụ NDT, công tác hướng dẫn nghiệp vụ. 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: Tại TTTT – TV ĐHQGHN, vào thời điểm khảo sát năm 2009. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: 5.1 Phƣơng pháp luận: - Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. 5.2 Phƣơng pháp cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát trực tiếp - Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê số liệu. K50 Thông tin – Thư viện 7
  8. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài: 6.1 Về lý luận Khẳng định tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động của TTTT – TV ĐHQGHN, góp phần đắc lực cho các hoạt động phục vụ NDT và công tác giáo dục - đào tạo của ĐHQGHN. 6.2 Về thực tiễn Đưa ra một số giải pháp phù hợp nhằm ứng dụng vào công tác nâng cao hiệu quả hoạt động tại TTTT – TV ĐHQGHN đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ của ĐHQGHN. 7. Bố cục của khoá luận: Ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, phụ lục thì bố cục chính của khoá luận gồm 3 chương: - Chƣơng 1: Tổng quan chung về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. - Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ. - Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. K50 Thông tin – Thư viện 8
  9. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1. 1 Quá trình hình thành và phát triển: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi) tên giao dịch viết tắt là LIC, được thành lập vào ngày 14/2/1997 trên cơ sở hợp nhất các thư viện của ba trường thành viên là Đại học Tổng hợp, Đại học Sư phạm Hà Nội I, Đại học Sư phạm Ngoại ngữ. Năm 1999, Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội tách khỏi ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ – TTg của Thủ tướng Chính phủ và đến ngày 11/11/1999 Giám đốc ĐHQGHN đã ký quyết định 1392/TCCB tách bộ phận Thư viện Trường Đại học Sư phạm ra khỏi Trung tâm. Trung tâm là đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Hiện nay, Trung tâm là nơi cung cấp tài liệu cho cán bộ và sinh viên của 5 trường đại học bao gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Trường Đại học Ngoại ngữ, Trường Đại học Công nghệ, Trường Đại học Kinh tế và 5 khoa: Khoa Luật, Khoa Quốc tế, Khoa Sư phạm, Khoa Sau đại học, Khoa Quản trị Kinh doanh của Trường ĐHQGHN. Trung tâm có trụ sở chính tại 144 đường Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội và 4 cơ sở thành viên: cơ sở tại Thượng Đình, cơ sở tại ký túc xá Mễ Trì, cơ sở 19 Lê Thánh Tông (Khoa Hóa), cơ sở Trường Đại học Ngoại ngữ. Khi mới thành lập, Trung tâm gặp rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất nghèo nàn, chưa ứng dụng tin học, thư viện tổ chức theo hình thức kho đóng và NDT tra cứu theo hệ thống mục lục phân loại và mục lục chữ cái. Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin K50 Thông tin – Thư viện 9
  10. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như hiện đại và NDT chủ yếu tra cứu trực tuyến qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPACs (Online Public Access Catalogs) tại Trung tâm hoặc qua mạng Internet bên cạnh hệ thống mục lục truyền thống đang có xu hướng ngừng sử dụng. Đầu năm 2009, tại cơ sở Thượng Đình Trung tâm đã trang bị hoàn toàn máy mới nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động tra cứu của NDT. Hiện nay, Trung tâm có quan hệ hợp tác với trên 50 trường đại học, viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức, Nga, Italia, Nhật, Hàn Quốc và nhiều nước khác, trong đó có Viện Harvard Yenshing, Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Paris, Đại học Sorbone, Đại học Born, Đại học Lômônôxôp, Viện hàn lâm khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo, Đại học Kangwon, Đại học Thanhhoa Ngoài ra còn quan hệ với nhiều tổ chức khác như: Phòng Văn hóa thể thao đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, quỹ Châu Á, Phòng Thông tin Đại sứ quán Hàn Quốc. Trung tâm còn là thành viên sáng lập và tham gia ban chấp hành hội thư viện đại học trực tuyến các nước Đông Nam Á (AUNILA) và hội đồng thư viện Đại học Quốc gia các nước Đông Á. 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm: 1.2.1 Chức năng: Trong 4 chức năng mà bất cứ một thư viện nào cũng thực hiện bao gồm: chức năng thông tin; chức năng giáo dục, chức năng giải trí, chức năng văn hóa thì hoạt động của TTTT-TV ĐHQGHN chủ yếu hướng tới chức năng thông tin và phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý trong ĐHQGHN. K50 Thông tin – Thư viện 10
  11. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 1.2.2 Nhiệm vụ: TTTT-TV ĐHQGHN thực hiện các nhiệm vụ chính sau: - Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trường ĐHQGHN. - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện của ĐHQGHN. - Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu và tin. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm, vật mang tin. - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của trung tâm và các nguồn tin bên ngoài - Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sỹ, thạc sỹ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN. Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo. - Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành. Ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào xử lý và phục vụ thông tin, thư viện. - Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện ĐHQGHN. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên toàn ĐHQGHN. K50 Thông tin – Thư viện 11
  12. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước. Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin thư viện ĐHQGHN vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới. - Tổ chức bộ máy và biên chế nhân lực phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao. Quản lý đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản khác theo đúng quy định hiện hành. 1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ: 1.3.1 Cơ cấu tổ chức Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức là công việc hạt nhân khởi đầu, đóng vai trò quan trọng và quyết định các hoạt động quản lý trong một cơ quan, tổ chức, xí nghiệp nói chung và trong các cơ quan thông tin - thư viện nói riêng. Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được tổ chức thành ba khối chính: khối các phòng ban chức năng, khối nghiệp vụ và khối phục vụ bạn đọc. Trong đó, Ban Giám đốc là bộ phận đứng đầu Trung tâm, chỉ huy toàn bộ hoạt động và quản lý cả ba khối trên. Khối các phòng ban chức năng gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Tài vụ, Phòng Thiết bị bảo hành. Khối công tác nghiệp vụ gồm các phòng: Phòng Bổ sung - Trao đổi, Phòng Phân loại - Biên mục, Phòng Thông tin, Phòng Máy tính và mạng. Khối các phòng phục vụ gồm toàn bộ các phòng phục vụ trong toàn Trung tâm. Trung tâm được tổ chức theo quyết định số 947/TCCB của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội với sơ đồ tổ chức như sau: K50 Thông tin – Thư viện 12
  13. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội. K50 Thông tin – Thư viện 13
  14. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 1.3.2 Đội ngũ cán bộ: Cán bộ là linh hồn của thư viện, họ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu - Thư viện - Người sử dụng”. Đối với tài liệu, cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với người sử dụng thư viện. Đối với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cán bộ thư viện tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích và luôn giữ cho cơ sở vật chất - kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất. Đối với người sử dụng, cán bộ thư viện là môi giới giữa nguồn tài nguyên thông tin với người dùng tin, đồng thời tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin giúp cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả của người dùng tin, làm tăng giá trị của thông tin. Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có tổng số gồm 130 cán bộ, trong đó có: 1 Tiến sĩ 9 Thạc sĩ 83 Cử nhân 37 Cao đẳng và Trung cấp - Khối các phòng chức năng: 24 cán bộ - Khối các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: 28 cán bộ - Khối các phòng phục vụ bạn đọc: 78 cán bộ 1.4 Đối tƣợng phục vụ và nhu cầu tin: TTTT – TV ĐHQGHN chủ yếu phục vụ các đối tượng NDT chính sau: - Nhóm đối tượng là sinh viên, học viên cao học, học sinh, nghiên cứu sinh. Đây là nhóm đối tượng có tỷ lệ sử dụng thư viện lớn nhất đồng thời nhu cầu tin của họ cũng đa dạng và phong phú nhất cả về nội dung và hình thức tài liệu. K50 Thông tin – Thư viện 14
  15. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Về loại hình tài liệu: họ có nhu cầu cao đối với các tài liệu là sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, luận án, luận văn, báo, tạp chí Về nội dung tài liệu: đặc điểm nhu cầu về nội dung tài liệu của nhóm đối tượng này mang tính chất chuyên ngành hoặc chuyên sâu, chủ yếu về các tài liệu phục vụ cho chuyên ngành học tập của họ như: toán học cao cấp, bài tập giải tích, luật, công nghệ thông tin, lịch sử Việt Nam và thế giới và tài liệu thuộc các môn đại cương như: Triết học Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Kinh tế chính trị Mác – Lênin - Nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: đặc điểm của nhóm đối tượng này là họ có trình độ cao và hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học Họ vừa cần những thông tin mới, cụ thể về chuyên ngành mình đang nghiên cứu lại vừa cần những thông tin đã được xử lý nhằm rút ngắn thời gian nghiên cứu. Do vậy, thông tin cung cấp cho họ vừa mang tính tổng hợp, vừa mang tính chuyên sâu chủ yếu là các thông tin khoa học có giá trị cao và mới. Hình thức tài liệu họ cần chủ yếu là các tổng quan, tổng luận, các dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc theo yêu cầu, các báo và tạp chí khoa học nổi tiếng và có uy tín - Nhóm đối tượng là cán bộ quản lý, nhân viên trong trường gồm: hiệu trưởng, hiệu phó, các trưởng và phó chủ nhiệm Khoa, truởng phòng và phó phòng các phòng ban chức năng Đặc điểm của nhóm đối tượng này là họ phải xử lý một khối lượng công việc rất lớn nhằm phục vụ cho công tác điều hành và quản lý Do vậy, họ cần những thông tin tổng quát và cả những thông tin chuyên sâu, cập nhật về tình hình hoạt động giáo dục và đào tạo của Trường ĐHQGHN nói chung và của các khoa, các lớp nói riêng Hình thức tài liệu họ cần chủ yếu là các tài liệu, thông tin đã được xử lý, đánh giá, bao gói như các tổng quan, tổng luận, thông tin điện tử, các chỉ thị, thông tư, nghị quyết của Đảng và Nhà nước trong công tác giáo dục nói riêng và các hoạt động xã hội nói chung. K50 Thông tin – Thư viện 15
  16. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Nhóm đối tượng là cán bộ của Trung tâm: họ chủ yếu có nhu cầu tài liệu về các hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện, các tài liệu khác với mục đích giải trí về tình hình kinh tế - văn hóa – xã hội của đất nước và thế giới Hình thức tài liệu chủ yếu là các sách, kỷ yếu hội thảo khoa học, báo, tạp chí, các website về hoạt động thông tin – thư viện Ngoài ra, Trung tâm còn phục vụ đối tượng NDT khác ngoài Trường ĐHQGHN có nhu cầu sử dụng Thư viện. 1.5 Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Trung tâm Hoạt động thông tin thư viện là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin, tài liệu cho người đọc, người dùng tin. Còn đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin thư viện là đưa ra những cứ liệu, nhận xét định tính hiệu quả và lợi ích về mặt xã hội của một thư viện nào đó. Tuy nhiên, đánh giá hiệu quả của hoạt động thư viện là hết sức khó vì đây là cơ quan văn hóa liên quan đến việc đáp ứng các nhu cầu tinh thần của người dân. Vì vậy, một số hoạt động của thư viện có thể được đánh giá bằng những con số, tiêu chí, một số khác không thể đánh giá được như là tác dụng của sách báo thư viện trong giáo dục đạo đức cho thanh thiếu niên, tham gia giải quyết các nhiệm vụ chính trị, sản xuất, giáo dục, đời sống của địa phương, cơ quan, nâng cao dân trí Do đó, trong khoá luận này tôi xin đánh giá hiệu quả hoạt động của TTTT – TV ĐHQGHN dựa trên một số hoạt động chính của Trung tâm bao gồm: hoạt động phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức và bảo quản VTL, công tác phục vụ NDT và các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm. Việc nâng cao hiệu quả các hoạt động tại TTTT – TV ĐHQGHN sẽ đem lại những lợi ích tốt nhất cho xã hội nói chung và NDT nói riêng. Trước hết, nâng cao hiệu quả hoạt động sẽ tạo điều kiện cho NDT sử dụng thư viện một cách tốt nhất, họ được tiếp cận VTL phong phú, đa dạng; việc tra tìm tài liệu sẽ trở nên nhanh chóng dễ dàng qua mục lục truyền thống hay mục lục K50 Thông tin – Thư viện 16
  17. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như hiện đại; đặc biệt việc tổ chức theo hình thức kho mở tạo điều kiện cho NDT trực tiếp tìm tài liệu và họ được phục vụ một cách tốt nhất với các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện, góp phần đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của ĐHQGHN. Còn đối với Trung tâm, việc nâng cao hiệu quả hoạt động sẽ khẳng định vai trò và vị thế của mình đối với xã hội, trở thành Trung tâm thông tin thư viện hàng đầu của cả nước. Ngoài mục đích chính là cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giáo dục và đào tạo thì Trung tâm còn là nơi diễn ra các hoạt động giao lưu tri thức, văn hóa giữa NDT với VTL, giữa NDT với NDT và NDT với cán bộ thư viện K50 Thông tin – Thư viện 17
  18. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ 2.1 Yêu cầu hoạt động theo phƣơng thức đào tạo tín chỉ. 2.1.1 Công tác đổi mới đào tạo theo học chế tín chỉ tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Nước ta đã và đang bước vào tiến trình hội nhập quốc tế trong tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội. Chìa khoá của thành công trong hội nhập quốc tế chính là yếu tố con người, sức mạnh của con người được tạo nên bởi chất lượng giáo dục. Bởi vậy, đổi mới giáo dục và đào tạo ở nước ta là vấn đề cấp thiết và quan trọng. Đổi mới phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ là bước đi đầu tiên trong hoạt động đổi mới giáo dục. Ngày 30/07/2001, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra quyết định số 31/2001/QĐ-BGD&ĐT về việc thí điểm tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp đại học, cao đẳng hệ chính quy theo học chế tín chỉ. Với phương châm lấy người học làm trung tâm, Trường ĐHQGHN là một trong những trường đi tiên phong trong hoạt động đổi mới chất lượng giáo dục và đào tạo theo học chế tín chỉ từ tháng 9/2007 nhằm phát huy tinh thần của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Nhà nước. Tín chỉ là đơn vị đo lượng kiến thức mà sinh viên tích luỹ được qua quá trình nghe giảng lý thuyết, làm bài tập, tự nghiên cứu và tham gia các hoạt động thảo luận, thuyết trình, viết tiểu luận theo yêu cầu và hướng dẫn của giảng viên. Một tín chỉ bao gồm 15 tiết lý thuyết, mỗi tuần 01 cho đến hết một học kỳ. Để tiếp thu nội dung 01 tiết lý thuyết, sinh viên phải dành thời gian chuẩn bị, tự nghiên cứu là 02 tiết. Trong quá trình học tập, giáo viên sẽ K50 Thông tin – Thư viện 18
  19. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như đánh giá kết quả học tập của sinh viên một cách thường xuyên và bằng nhiều hình thức như: bài tập, thảo luận có đánh giá, tổng thuật tư liệu − Ưu điểm của phương thức đào tạo theo tín chỉ: Việc đào tạo theo học chế tín chỉ có nhiều ưu điểm như: Thứ nhất, lấy người học làm trung tâm, buộc sinh viên phải tham gia với thái độ tích cực, chủ động. Họ có thể đăng ký môn học phù hợp với sở thích và điều kiện của bản thân, chủ động tìm kiếm tài liệu tham khảo thích hợp với từng môn học, từng chuyên đề khác nhau để đạt được yêu cầu của tín chỉ. Thứ hai, cán bộ giảng dạy buộc phải đổi mới phương pháp lên lớp và sẽ có động lực để nâng cao trình độ chuyên môn. Thứ ba, việc đào tạo theo học chế tín chỉ giúp tiết kiệm kinh phí và thời gian cho người học và cả xã hội. Phương thức này tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện xã hội hoá cao về đào tạo, tăng cường tính liên thông giữa các trường đại học và các chuyên ngành đào tạo khác nhau. Sinh viên có nhiều cơ hội để thay đổi chuyên môn trong quá trình đào tạo, cũng như học thêm ngành mới, học văn bằng hai, học chuyên ngành phụ một cách thuận lợi và tiết kiệm nhất. 2.1.2 Đổi mới hoạt động tại Trung tâm phục vụ theo học chế tín chỉ. Việc chuyển đổi từ niên chế sang học chế tín chỉ tại Trường ĐHQGHN nói riêng và tại các trường đại học ở nước ta nói chung là một vấn đề cấp bách, đòi hỏi sự chuyển biến toàn diện về chương trình đào tạo, giáo trình, phương thức quản lý đào tạo, hoàn thiện cơ sở vật chất Một trong những yếu tố quan trọng đó là hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện trong nhà trường. Do vậy, TTTT – TV ĐHQGHN cần nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo điều kiện tốt hơn cho sinh viên trong việc tìm kiếm tài liệu và sử dụng tài liệu tham khảo theo yêu cầu môn học. Các dịch vụ thông tin cũng sẽ được tổ chức phù hợp với tập quán, thói quen cũng như tâm lý đặc thù của các nhóm NDT trong Trường ĐHQGHN, đáp ứng nhu cầu tin của sinh viên, giảng K50 Thông tin – Thư viện 19
  20. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như viên đồng thời kích thích nhu cầu tin của họ ngày càng phát triển sâu sắc hơn, phong phú hơn. Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN sử dụng phần mềm Libol 5.5 nhằm tin học hoá và hiện đại hoá tất cả các hoạt động nghiệp vụ của mình, đáp ứng tốt nhất yêu cầu phục vụ theo học chế tín chỉ của ĐHQGHN: Phần mềm Libol (Library online) Là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện LIBOL được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam. Sự có mặt của LIBOL trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục. Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hoá và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau. LIBOL đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại. Thực tế triển khai LIBOL tại các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của LIBOL cho xã hội. Vì vậy, TTTT – TV ĐHQGHN đã ứng dụng và nâng cấp phần mềm Libol cùng với sự phát triển của phần mềm này. Có thể khái quát một số tính năng nổi bật sau của Libol: - Các tính năng nổi bật: Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số LIBOL có đầy đủ các tính năng cần thiết để TTTT – TV ĐHQGHN có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế: Hỗ trợ chuẩn biên mục đọc máy MARC 21 (Machine Readable Cataloging): là mục lục có thể đọc bằng máy, là khổ mẫu cho phép tổ chức K50 Thông tin – Thư viện 20
  21. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như lưu trữ dữ liệu và truy xuất, trao đổi thông tin thư mục, quy định các quy tắc mã hoá dữ liệu thư mục theo các trường và các mã nhất định.  Quy tắc biên mục Anh Mỹ AACR2 (Anglo - American Cataloging Rules 2nd ed.), tiêu chuẩn quốc tế mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description)  Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal Classification), Khung phân loại Thư viện - Thư mục BBK (Bibliotecho - Biblograficheskaija - Klassifikacija), Khung phân loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal Classification), các đề mục chủ đề (subject headings)  Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn quốc tế ISO 2709.  Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH.  Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161.  Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và công nghệ sóng radio RFID (Radio Frequency Identification) - công nghệ định danh các đối tượng cần được quản lý bằng sóng radio.  Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2.  Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc.  Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như các tiêu chuẩn Việt Nam TCVN, VNI, TCVN 6909.  Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số.  Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD.  Tìm kiếm toàn văn.  Tuỳ biến cao.  Bảo mật và phân quyền chặt chẽ.  Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng.  Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi K50 Thông tin – Thư viện 21
  22. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như  Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server  Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị.  Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở.  Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, nhiều điểm lưu thông. Các phân hệ Phân hệ tra cứu trực tuyến OPACs Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân. Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa NDT với nhau, giữa NDT và thư viện và giữa NDT với các thư viện khác. Phân hệ bổ sung Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác. Phân hệ biên mục Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng. Phân hệ ấn phẩm định kỳ Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, ) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếu nại. Phân hệ bạn đọc Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân. K50 Thông tin – Thư viện 22
  23. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Phân hệ mƣợn trả Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt. Phân hệ mƣợn liên thƣ viện (ILL) Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn. Phân hệ phát hành Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng. Phân hệ ấn phẩm điện tử Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh. Phân hệ quản lý Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống. 2.2 Thực trạng hoạt động của Trung tâm 2.2.1 Phát triển vốn tài liệu: Bổ sung vốn tài liệu là khâu đầu tiên trong dây chuyền thông tin tư liệu và là hoạt động có ý nghĩa quyết định trong hoạt động thông tin thư viện. Chọn lọc là lựa chọn các tài liệu mà đơn vị thông tin cần phải có. Bổ sung là phương thức cho phép nhận được các tài liệu đó. Bổ sung là công việc có tính chất nghiệp vụ, nó đòi hỏi phải có phương pháp và tổ chức tốt. Công tác bổ sung VTL là hoạt động quan trọng và chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như: chế độ chính trị xã hội của đất nước, điều này thể hiện ở nguyên tắc tính Đảng trong việc xây dựng vốn sách hạt nhân của thư viện; đặc điểm kinh tế - chính trị - xã hội của từng địa phương; loại hình thư viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện. Ngoài ra, hoạt động bổ sung VTL còn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như: tình hình xuất K50 Thông tin – Thư viện 23
  24. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như bản của đất nước, ngân sách thư viện được cấp, trình độ chính trị chuyên môn của người cán bộ trực tiếp làm công tác bổ sung Do vai trò rất quan trọng của công tác bổ sung VTL mà TTTT – TV ĐHQGHN đã từng bước làm tốt công tác bổ sung để tài liệu thu thập được không những phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình mà còn đáp ứng các diện chủ đề tài liệu được NDT quan tâm lớn nhất. VTL là một trong 4 yếu tố cấu thành thư viện, là tiền đề cho sự hình thành và phát triển của thư viện và nó còn là cơ sở, tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện. Chính vì vậy, TTTT – TV ĐHQGHN luôn coi trọng công tác phát triển VTL. 2.2.1.1 Các diện chủ đề tài liệu: TTTT – TV ĐHQGHN bổ sung tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực chủ yếu là các tài liệu phục vụ cho các bộ môn học trong Trường ĐHQGHN với trên 60 ngành đào tạo và thường xuyên bổ sung các tài liệu được NDT quan tâm nhiều nhất về lĩnh vực luật, khoa học, công nghệ, khoa học xã hội và nhân văn, kinh tế, ngoại ngữ chuyên ngành phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, sinh viên trong Trường ĐHQGHN. Trong từng giai đoạn khác nhau, Trung tâm có kế hoạch bổ sung những tài liệu cần thiết nhất, phù hợp nhất, được NDT quan tâm lớn đặc biệt là bổ sung tài liệu phục vụ công tác đào tạo cử nhân tài năng và chất lượng cao. Với việc áp dụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm có thể thống kê tài liệu được bạn đọc sử dụng nhiều nhất, chủ yếu là các giáo trình đại cương như: Giáo trình tư tưởng Hồ Chí Minh, Giáo trình chủ nghĩa xã hội khoa học, Xác suất thống kê và từ đó có kế hoạch bổ sung hợp lý các tài liệu này. TTTT-TV ĐHQGHN còn có “Thư viện nghiên cứu Hoa Kỳ” tập trung hơn 1000 cuốn sách mới xuất bản trong những năm gần đây tại Hoa Kỳ về các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn nhằm phục vụ cho việc phát triển ngành Hoa Kỳ học và phát triển các bộ sưu tập sách nghiên cứu về các nước và các khu vực trên thế giới. K50 Thông tin – Thư viện 24
  25. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 2.2.1.2 Loại hình tài liệu: Ngày nay, chúng ta đang sống trong thời đại thông tin và NDT giờ đây không chỉ sử dụng VTL tại chỗ mà họ đã hướng tới các nguồn tin từ xa thông qua mạng Internet. Do vậy, TTTT – TV ĐHQGHN đã chú trọng bổ sung cả loại hình tài liệu truyền thống và hiện đại.  Tài liệu truyền thống vẫn là loại hình được Trung tâm chú trọng bổ sung nhất bao gồm: sách, báo, tạp chí, luận án - luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học − Sách là loại hình tài liệu chủ yếu được bạn đọc sử dụng nhiều nhất, từ năm 2003 đến năm 2008 Trung tâm đã bổ sung 360.154 bản với 100577 tên sách thuộc tất cả các lĩnh vực, trong đó tài liệu tiếng Việt là 290. 491 bản chiếm 80,7 % còn lại 19,3 % là sách nước ngoài gồm: tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Đức, Hàn Quốc, Ả Rập Sách giáo trình là tài liệu thường xuyên được bổ sung nhằm phục vụ cho sinh viên mượn trong các kỳ học, mỗi bạn đọc được mượn tối đa 8 cuốn thuộc tất cả các môn học từ cơ sở đại cương như: Triết học Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Chủ nghĩa Xã hội khoa học, logic học, cơ sở văn hóa Việt Nam đến sách giáo trình chuyên ngành như: toán học cao cấp, bài tập giải tích, luật hành chính, luật ngân hàng, kỹ thuật số, thiết kế mạng, nguyên lý kỹ thuật điện tử Sách tham khảo được bổ sung thường xuyên bên cạnh các sách giáo trình, đây là loại tài liệu được đông đảo NDT quan tâm nhưng chỉ được mượn tối đa 3 cuốn/bạn đọc. Trung tâm đã chú trọng bổ sung tài liệu tham khảo rất đa dạng phục vụ cho các mục đích học tập, nghiên cứu hay giải trí. − Báo, tạp chí: đây là loại hình tài liệu phục vụ cho các mục đích giải trí, giáo dục và nghiên cứu. Trung tâm đã có kế hoạch bổ sung cả báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Nghiên cứu văn học, Tạp chí Kinh tế đối ngoại, Tạp chí Tài chính ; các báo - tạp chí phục vụ cho giải trí như: Hoa học trò, Sinh viên, Tiền phong, An ninh thủ đô, An ninh thế giới cùng các K50 Thông tin – Thư viện 25
  26. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như báo, tạp chí mang tính chất tuyên truyền, giáo dục chính trị như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Giáo dục và Thời đại, Lý luận chính trị và truyền thông Tính đến 03/2009, Trung tâm có tổng số 2.145 tên báo - tạp chí với số lượng bản tăng lên nhanh chóng và được cập nhật từng ngày giúp NDT tiếp cận với khoa học công nghệ tiên tiến, tinh hoa văn hóa nhân loại và thông tin kinh tế - xã hội trên thế giới cũng như trong nước. − Luận án, luận văn: đây là nguồn tài liệu nội sinh có giá trị cao mà Trung tâm thường xuyên bổ sung hàng năm từ các học viên cao học, các thạc sỹ bảo vệ trong Trường ĐHQGHN. Nguồn tài liệu này không chỉ có giá trị tham khảo cho học sinh, sinh viên mà còn có ý nghĩa ứng dụng thực tiễn trong cuộc sống. Do vậy, Trung tâm đã tiến hành thu thập nguồn tài liệu này, trước năm 2000 toàn Trung tâm chỉ thu thập được 364 luận văn thạc sỹ, luận án phó tiến sỹ và tiến sỹ thì cho đến nay con số này lên tới 5067 cuốn. Từ năm 2002, Trung tâm đã thu đĩa mềm và đĩa CD chứa nội dung của luận văn, luận án. Đây là sự phát triển phản ánh hoạt động giáo dục tại ĐHQGHN không ngừng được nâng cao. − Báo cáo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, đề tài nghiên cứu khoa học: là những nguồn tài liệu xám phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học của các khoa, bộ môn trực thuộc ĐHQGHN. Do có giá trị thực tiễn cao nên Trung tâm đã bổ sung đầy đủ, hiện nay Trung tâm đã thu thập được 851 đề tài nghiên cứu khoa học, 160 kỷ yếu hội nghị . Ngoài ra còn hàng ngàn tài liệu nghe nhìn như: video, đĩa CD – ROM, vi phim, vi phiếu, cassette, 2000 thác bản văn bia − Sách tra cứu: là loại hình tài liệu tương đối phong phú, đa dạng giúp chỉ dẫn NDT hiểu được bản chất, ý nghĩa của các sự vật, hiện tượng hay hoạt động trong xã hội. Sách tra cứu tuy bổ sung không nhiều ( trên 3000 cuốn/ ph òng tài liệu tra cứu) nhưng lại có giá trị nghiên cứu cao. Trung tâm đã có kế hoạch bổ sung những tài liệu tra cứu thuộc nhiều lĩnh vực và đa dạng về hình thức như: các tài liệu kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin và K50 Thông tin – Thư viện 26
  27. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như tư tưởng Hồ Chí Minh, các tài liệu chính phủ, từ điển ngôn ngữ, từ điển danh nhân, từ điển văn học, từ điển sinh vật học, bách khoa toàn thư, Atlas, các công trình thư mục do Trung tâm xây dựng  Tài liệu hiện đại ( Phòng thông tin và Phòng máy tính quản lý): đây là loại hình tài liệu không chỉ được quan tâm ở Việt Nam mà còn ở các nước trên thế giới. Các tài liệu hiện đại của Trung tâm gồm: - Cơ sở dữ liệu (CSDL) bài trích tạp chí, CSDL tạp chí toàn văn trên đĩa CD – ROM hoặc trên máy tính. Năm 1999, nguồn tin điện tử của Trung tâm gồm 5 CSDL trên đĩa CD – ROM chứa hàng chục nghìn biểu ghi thư mục tóm tắt và toàn văn bài tạp chí. Năm 2001, Trung tâm tiếp tục cập nhật 5 CSDL trên đồng thời bổ sung nhiều CSDL trực tuyến như: EBSCO, Blackwell – Synergy, Wilson Omnfile, ProjectEuclid và SIAM Fulltex Journal. Năm 2006 với Dự án Giáo dục Đại học, Trung tâm đã bổ sung các CSDL tạp chí toàn văn trực tuyến như: IEEE Computer Sciences, ACM Digital Library on eBridge, ProQuest, SDOL Backfile, SDOL Current File, SpringerLink Journals, Wilson Omnfile Complete on eBridge Platform, Tạp chí Việt Nam trực tuyến. - Sách điện tử có: eBrary Academic Complete, International Engineering Consortium, SIAM eBooks, Springer eBook với các chủ đề về giáo dục, luật học, nghệ thuật, lịch sử, ngôn ngữ, khoa học công nghệ - Bài giảng điện tử: gồm các giáo trình môn học được chuyển dạng số hóa như: Nhập môn khoa học thư viện và thông tin (Phan Văn và Nguyễn Huy Chương), Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế (Nguyễn Xuân Thơm), Giới thiệu về đa phương tiện (Đỗ Trung Tuấn ) và Synthesis: The digital Library of Engineering and Computer Sciences (CSDL bao gồm 25 bài giảng điện tử về khoa học máy tính và công nghệ thông tin). K50 Thông tin – Thư viện 27
  28. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 2.2.1.3 Các phương thức bổ sung:  Nguồn mua: Đây là phương thức bổ sung chủ yếu giúp Trung tâm chủ động tiến hành công tác bổ sung phù hợp với yêu cầu thực tiễn của mình. TTTT – TV ĐHQGHN đã có kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp với diện chủ đề tức là bám sát các chương trình đào tạo, các lĩnh vực chủ đề tài liệu mà NDT có nhu cầu cao. Tuy nhiên, việc bổ sung gặp khó khăn do kinh phí có hạn trong khi giá sách tăng cao (khoảng 10 – 20 % mỗi năm). Trung tâm thường đặt mua các sách giáo khoa, giáo trình và sách tham khảo của các nhà xuất bản (NXB), cơ quan phát hành lớn và đặt qua mạng như: NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, NXB Văn hóa – Thông tin Đối với báo, tạp chí Trung tâm thường xuyên thu thập hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc quý nhằm cập nhật thông tin nhanh nhất. Các báo, tạp chí ngoại thường bổ sung cho cơ sở Đại học Ngoại ngữ vì đây là nơi có nhu cầu sử dụng cao, còn tại trụ sở chính của Trung tâm thì số lượng còn ít do hạn chế từ phía NDT và giá thành của chúng tương đối cao.  Nguồn biếu tặng, trao đổi: Nguồn biếu tặng là nguồn bổ sung được Trung tâm khai thác nhằm tăng cường và phát triển nguồn lực thông tin. Qua nguồn này Trung tâm có thể thu nhận được những tài liệu có giá trị cao đặc biệt là các tài liệu quý của nước ngoài, các tổ chức, cơ quan Một số nguồn này gồm có: Dự án sách Quỹ Châu Á (Books for Asia program – the Asia Foundation) đã cung cấp cho Trung tâm trên 7000 cuốn sách tiếng Anh. Dự án Tạp chí Quỹ Ford (JDP – Journal Donation Project) cung cấp tạp chí cho Trung tâm từ năm 2005 bằng việc hỗ trợ 60 % kinh phí cho mỗi tài liệu và tính đến nay Trung tâm đã lựa chọn trên 2000 đầu tạp chí của Quỹ. Ngoài ra, Trung tâm còn nhận sách tặng qua mạng từ Quỹ VSVN Hoa Kỳ (Vietnamese Silicon Valley Network, USA). K50 Thông tin – Thư viện 28
  29. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Nguồn trao đổi là nguồn bổ sung giúp Trung tâm có thể thu thập được các tài liệu mà thư viện mình không có nhưng đem lại hiệu quả kinh tế cao. Hiện nay, Trung tâm có quan hệ trao đổi tài liệu với các tổ chức và cơ quan như: Thư viện Quốc gia Đài Loan, thư viện Quốc gia Úc, Hội đồng Anh  Nguồn tài liệu nội sinh: Đây là nguồn thông tin xám có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác giáo dục và đào tạo tại ĐHQGHN. Ngay từ khi mới thành lập, Trung tâm đã có kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu này tuy còn hạn chế về số lượng. Năm 2000, toàn Trung tâm chỉ có 364 luận văn, luận án thì đến năm 2009 là trên 5000. Có thể tham khảo bảng số liệu tính đến tháng 4/2009 như sau: Loại tài liệu Số lượng bản Đề tài nghiên cứu khoa học 851 Xuất bản phẩm của NXB ĐHQGHN 2887 Luận văn, Luận án 5067 Báo cáo, kỷ yếu hội thảo 160 Bảng 1: Nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nay, Trung tâm đã thu thập nguồn tin này theo các kênh sau: - Đối với nguồn tin là loại hình luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ: do các tác giả nộp cho Trung tâm sau khi bảo vệ. Ngoài ra, các luận án tiến sỹ cũng được chuyển đến Trung tâm trước khi bảo vệ như là tài liệu trưng bày xin ý kiến góp ý cho tác giả. Từ năm 2002, Trung tâm đã thu đĩa mềm và đĩa CD chứa nội dung của luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng CSDL toàn văn cho nguồn tài liệu này. K50 Thông tin – Thư viện 29
  30. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Đối với nguồn tin là loại hình đề tài nghiên cứu khoa học các cấp: do Ban Khoa học Công nghệ ĐHQGHN thu và giao lại cho Trung tâm. Loại hình tài liệu này bắt đầu thu nhận về Trung tâm từ năm 2003, khi có quyết định của ĐHQGHN. - Đối với nguồn tin là các báo cáo, tham luận khoa học, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo, giáo trình: những tài liệu này đã được xuất bản chính thức do NXB ĐHQGHN xuất bản và nộp lưu chiểu cho Trung tâm bắt đầu từ năm 2001. 2.2.1.4 Kinh phí bổ sung: Đây là yếu tố quyết định hoạt động bổ sung VTL của Trung tâm. Nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung của Trung tâm hàng năm là từ 1 – 2 tỷ đồng. Tuy nhiên, ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu hiện nay thì việc bổ sung tài liệu gặp rất nhiều khó khăn do giá giấy, giá sách tăng từ 10 – 20 % so với các năm trước. Ngoài ra, năm 2009 Trung tâm được cấp trên 28 tỷ đồng phục vụ cho dự án số hóa nguồn tài nguyên thông tin. 2.2.1.5 Công tác thanh lý tài liệu: Trung tâm có kế hoạch loại bỏ các tài liệu hư nát hoặc những tài liệu NDT rất ít sử dụng ra khỏi kho, giúp giải phóng diện tích cho các tài liệu mới được quan tâm nhiều hơn. Việc thanh lý tài liệu được tiến hành tùy theo tình hình thực tiễn và cuối năm 2007, Trung tâm đã tiến hành thanh lý hơn 20.000 bản sách tiếng Nga cùng một số tài liệu khác không còn sử dụng được. Thao tác kiểm kê trong phân hệ quản lý kho của phần mềm Libol đảm bảo cho việc quản lý tài nguyên thông tin như một nguồn tài sản của Thư viện. Libol với CSDL thư mục quản lý đến từng ký hiệu tài liệu và thiết bị gom dữ liệu sử dụng công nghệ mã vạch, chỉ cần một số thao tác đơn giản và nhanh chóng có thể xử lý tự động cho kết quả về tình trạng kho tài nguyên thông tin. Cán bộ thư viện sẽ so sánh giữa sổ đăng ký cá biệt với số lượng tài liệu đã đăng ký, đối chiếu trực tiếp tài liệu và sẽ xem xét tình trạng K50 Thông tin – Thư viện 30
  31. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như chính xác của vốn tài liệu. Từ đó, Trung tâm có kế hoạch hoàn bị bổ sung kịp thời cho tài liệu đã mất mát, hư hỏng. 2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu: 2.2.2.1 Xử lý hình thức tài liệu:  Sách, luận án, luận văn: Quá trình xử lý hình thức được thực hiện ở Phòng Bổ sung – Trao đổi và Phòng Biên mục – Phân loại bao gồm: - Đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt giúp cho việc quản lý tài liệu, tra cứu, xếp giá, phục vụ, kiểm kê - Đóng dấu thư viện; in mã vạch và dán nhãn tài liệu. Đây là các công việc được thực hiện tại Phòng Bổ sung – Trao đổi. - Biên mục: Có hai hình thức biên mục tại TTTT –TV ĐHQGHN: + Biên mục gốc hay còn gọi là biên mục nguyên thuỷ (Original Cataloging): Áp dụng khi biên mục hầu hết các dạng tài liệu được nhập về Trung tâm, chủ yếu là nguồn tài liệu trong nước. Đây là việc tạo lập biểu ghi mới và xây dựng CSDL tài liệu của Trung tâm. Sau khi tài liệu đã được xử lý hình thức và biên mục sơ lược các trường 100, 245, 260, 300 tại Phòng Bổ sung – Trao đổi thì chúng tiếp tục được biên mục hoàn tất tại phòng Phân loại – Biên mục. Hiện nay, Trung tâm sử dụng khổ mẫu MARC21 để biên mục cho tài liệu. + Biên mục qua mạng Internet: Áp dụng đối với tài liệu nước ngoài, chủ yếu là sách tiếng Anh do Quỹ Châu Á tài trợ, cán bộ biên mục sử dụng chuẩn Z39.50 để truy nhập và tải biểu ghi từ các thư viện nước ngoài như Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Úc và một số thư viện đại học khác về để sử dụng. Hình thức biên mục này có rất nhiều thuận lợi, không phải xử lý trên phiếu nhập tin, không phải nhập máy, lại đảm bảo tính chính xác của ngôn ngữ gốc và dữ liệu thư mục của biểu ghi. Trung tâm vẫn giữ nguyên các yếu tố của biểu ghi, rồi thêm vào các trường dành cho số đăng ký cá biệt, chỉ số xếp giá kho mở, từ khóa tiếng Việt là những yếu tố đặc thù K50 Thông tin – Thư viện 31
  32. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như của Trung tâm. Đồng thời với khổ mẫu MARC21, Trung tâm còn sử dụng quy tắc biên mục theo AACR2. Đối với các tài liệu không tải được biểu ghi thư mục qua Z39.50, cán bộ thư viện sẽ thực hiện biên mục gốc theo các trường của khổ mẫu MARC21.  Báo và tạp chí: Đối với báo và tạp chí, Trung tâm giao nhiệm vụ xử lý hình thức cho các phòng Báo - tạp chí bao gồm: đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, đóng dấu thư viện, biên mục trên máy theo khổ mẫu MARC21. Sau đó, Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí có giá trị nội dung cao như: Tạp chí Nghiên cứu văn học, Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Lý luận chính trị và Truyền thông, Tạp chí Công nghiệp, Tạp chí Kinh tế và Dự báo để tiến hành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích. Xử lý hình thức cho bài trích là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21. Hiện nay, Trung tâm sử dụng biểu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây dựng CSDL tên các ấn phẩm định kỳ và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có mở rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liên kết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại. 2.2.2.2 Xử lý nội dung tài liệu:  Sách, luận án, luận văn: - Phân loại tài liệu: Hiện nay, Trung tâm đã chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC (Dewey Decimal Classification) vì những ưu điểm của khung phân loại này như các đề mục chủ đề được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến dễ nhớ, dễ sử dụng; các ký hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ Ả Rập thuận tiện cho công tác số hoá tài liệu và được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia trên thế giới. Ngoài khung phân loại DDC đầy đủ, Trung tâm còn sử dụng bản DDC14 rút gọn được Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn dựa trên bản DDC rút gọn tiếng Pháp, giúp tăng lượng bản cho cán bộ sử dụng. K50 Thông tin – Thư viện 32
  33. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Định từ khóa: hoạt động này giúp định ra được chủ đề chính và phụ của tài liệu đồng thời là công cụ tìm tin hữu hiệu cho NDT. Từ khóa phải là từ khóa kiểm soát có trong Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia. Cùng với các loại từ điển, bách khoa thư khác, các bộ từ khoá này là những công cụ rất hữu ích và thiết thực. Tuy nhiên, các bộ từ khoá này bao quát diện đề tài hoặc về lĩnh vực khoa học kỹ thuật hoặc về khoa học xã hội riêng rẽ. Do đó chưa thực sự phù hợp và sát thực với đặc thù tài liệu về chủ đề ngành học, môn học và các lĩnh vực nghiên cứu ở ĐHQGHN. - Tóm tắt: Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp, tức là có sự kết hợp giữa tóm tắt thông tin và tóm tắt chỉ dẫn. Loại hình tóm tắt này tuy không thay thế được tài liệu gốc nhưng bước đầu giúp NDT nắm được các nội dung chính của tài liệu.  Bài trích tạp chí: Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng một vai trò đặc biệt quan trọng các lĩnh vực hoạt động của TTTT – TV ĐHQGHN. Qua quá trình xử lý bài trích tạp chí, Trung tâm đã xây dựng được Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng, cung cấp và giới thiệu tới bạn đọc tóm tắt của những bài viết có giá trị khoa học cao và có ý nghĩa ứng dụng thực tiễn lớn. Phòng Thông tin nghiệp vụ của Trung tâm đảm nhiệm công việc này và đến nay ngoài việc ra các bản tin điện tử hàng tháng, Phòng Thông tin còn xây dựng được 6000 biểu ghi CSDL bài trích tạp chí. Nhân dịp kỷ niệm 100 năm thành lập ĐHQGHN, năm 2007 Trung tâm đã xây dựng CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN gồm 16.000 biểu ghi thư mục. Xử lý nội dung bài trích tạp chí gồm: - Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khi được định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loại DDC. K50 Thông tin – Thư viện 33
  34. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài trích giúp NDT sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp Trung tâm giới thiệu các bài trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tin được đông đảo NDT quan tâm. - Định từ khóa: giống như việc định từ khóa cho các tài liệu khác như sách; luận án, luận văn công tác định từ khóa cho bài trích tạp chí cũng tương tự như vậy. Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa có kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình định từ khóa. 2.2.3 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 2.2.3.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu  Cơ cấu các kho tài liệu của Trung tâm Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN tổ chức kho tài liệu theo địa điểm lưu trữ gồm 4 địa điểm: - Kho tài liệu Trung tâm tại trụ sở chính TTTT – TV ĐHQGHN. - Kho tài liệu tại cơ sở Thượng Đình. - Kho Mễ Trì. - Kho tài liệu tại cơ sở Trường Đại học Ngoại ngữ. Tại mỗi cơ sở, Trung tâm bố trí tổ chức kho theo loại hình tài liệu gồm: kho sách, kho báo và tạp chí, kho tài liệu đa phương tiện  Các hình thức tổ chức kho: TTTT – TV ĐHQGHN đã kết hợp các hình thức tổ chức kho nhằm phát huy tối đa việc sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của NDT. Có 3 hình thức tổ chức kho tài liệu chính tại TTTT – TV ĐHQGHN: - Hình thức tổ chức kho đóng: Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu mà NDT không trực tiếp tìm tài liệu trên giá; khi có yêu cầu mượn tài liệu, NDT phải thực hiện tra cứu qua hệ thống mục lục truyền thống, qua mạng máy tính của Trung tâm hoặc tra K50 Thông tin – Thư viện 34
  35. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như cứu OPACs qua mạng Internet. Sau đó, họ phải viết phiếu yêu cầu và cán bộ thủ thư sẽ trực tiếp vào kho tìm tài liệu theo yêu cầu. Ưu điểm của hình thức tổ chức kho đóng là giúp cho công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tài liệu được thực hiện dễ dàng. Mặt khác, kho đóng tiết kiệm diện tích kho và cơ sở vật chất hơn so với kho mở, tài liệu ít bị xáo trộn. Tuy nhiên, hạn chế của tổ chức kho đóng là NDT không trực tiếp tìm tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình nên hiệu quả tìm kiếm không cao, mất nhiều thời gian tra cứu của NDT và công sức của cán bộ thư viện. Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN áp dụng hình thức tổ chức kho đóng đối với các kho sách giáo trình, kho sách tham khảo và phòng tự đọc của sinh viên. - Hình thức tổ chức kho mở: Hình thức này cho phép NDT trực tiếp tìm tài liệu trên giá mà không cần tra cứu qua các hệ thống mục lục truyền thống hay hiện đại. Ưu điểm của hình thức này là NDT trực tiếp vào kho tìm tài liệu, thậm chí họ có thể tìm được các tài liệu có cùng nội dung chủ đề với tài liệu mình cần theo khung phân loại DDC mà Trung tâm sử dụng, nhờ đó nhu cầu tin được kích thích và hiệu quả tìm kiếm tài liệu của NDT được nâng cao. Mặt khác, tổ chức kho mở còn tiết kiệm thời gian và công sức cho cả cán bộ thư viện và NDT trong quá trình tra cứu và tìm tài liệu theo yêu cầu. Tuy nhiên, hạn chế của hình thức này là tốn nhiều diện tích chỗ ngồi và cơ sở vật chất cho người sử dụng thư viện, tài liệu thường xuyên bị xáo trộn, diện tích kho cũng phải được mở rộng để tiếp tục bổ sung các nguồn tài liệu mới, cập nhật thường xuyên đáp ứng với nhu cầu của NDT. TTTT – TV ĐHQGHN áp dụng hình thức tổ chức kho mở đối với các kho báo, tạp chí, luận án, luận văn, kho tài liệu tra cứu và Phòng phục vụ bạn đọc chung (phòng đọc và mượn tài liệu tham khảo) Hiện nay, Trung tâm đã có 04 kho tài liệu tra cứu, mỗi kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài K50 Thông tin – Thư viện 35
  36. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như liệu, 03 kho báo và tạp chí, 03 kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến 20.000 bản sách được tổ chức kho mở, phục vụ cả mượn và đọc. - Hình thức tổ chức kho nửa đóng nửa mở: Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu có sự kết hợp giữa kho đóng và kho mở. NDT có thể trực tiếp tìm tài liệu mong muốn trong kho, tuy nhiên đối với một số tài liệu đã được đóng tập chủ yếu là ấn phẩm định kỳ như báo, tạp chí thì được tổ chức theo kho đóng nên NDT phải viết phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện tìm tài liệu trong kho. Hình thức này giúp Trung tâm giải phóng diện tích kho nhằm cập nhật các tài liệu mới một cách đầy đủ và thường xuyên. Hiện nay, Trung tâm áp dụng hình thức này đối với kho báo - tạp chí tại trụ sở chính.  Định ký kiệu đăng ký cá biệt và ký hiệu xếp giá Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu, có hai khâu rất quan trọng là định ký hiệu đăng ký cá biệt và định ký hiệu xếp giá. Ký hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (thống kê kho theo các yêu cầu) và có tính mở để có thể phát triển các loại hình tài liệu khác nhau khi cần. Định ký hiệu đăng ký cá biệt còn được dùng để tạo và in mã vạch, phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu và phân tài liệu về các kho của TTTT – TV ĐHQGHN. Định ký hiệu xếp giá nhằm sắp xếp tài liệu theo một trật tự nhất định trong từng kho. - Định ký hiệu đăng ký cá biệt: Trước đây khi chưa ứng dụng tin học, Trung tâm chủ yếu đăng ký cá biệt cho tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống, tức là vào Sổ đăng ký cá biệt nhằm giúp cho cán bộ quản lý được tài sản, thống kê lượng sách và kiểm kê cuối năm Tuy nhiên, từ tháng 4/2002 Trung tâm đã sử dụng phần mềm Libol 5.5 giúp bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin như là các xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh K50 Thông tin – Thư viện 36
  37. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Tài liệu sau khi được nhập về sẽ được tiến hành biên mục sơ lược và thay vào việc ghi số đăng ký cá biệt vào sổ, chúng được xử lý hình thức với các trường 100, 245, 260, 300. Sau đó, tài liệu được cán bộ chia kho và tạo ký hiệu đăng ký cá biệt tự động trên máy. Dưới đây là biểu đồ phân kho tài liệu theo địa điểm lưu trữ của TTTT - TV ĐHQGHN từ năm 2003 đến 04/2009: 100000 80000 60000 40000 81833 71657 72637 79301 20000 25524 14689 0 9282 5231 HSB SĐH Mễ TrìMễ ĐHQG ĐHNN Khoa Hoá Khoa ĐHKHTN ĐHXHNV ĐHNNHN Biểu đồ: Số lƣợng tài liệu phân theo các kho tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội (năm 2003- 04/2009). Trong đó: ĐHXHNV - Kho Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ĐHNNHN - Kho Đại học Ngoại ngữ Hà Nội ĐHQG - Kho Đại học Quốc gia Mễ Trì - Kho Mễ Trì ĐHKHTN - Kho Đại học Khoa học Tự nhiên ĐHNN SĐH - Kho Đại học Ngoại ngữ Sau đại học Khoa Hoá - Kho Khoa Hoá (19 Lê Thánh Tông, Hà Nội) HSB - Kho Khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Quốc giaHà Nội Do kho tài liệu của Trung tâm nằm ở các khu vực địa lý khác nhau, gắn liền với các đơn vị đào tạo của ĐHQGHN nên cấu trúc của ký hiệu cá biệt K50 Thông tin – Thư viện 37
  38. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như tài liệu được tính đến cả yếu tố này. Hiện nay, Trung tâm đã triển khai hệ thống đăng ký cá biệt dựa trên các dấu hiệu về: ngôn ngữ, khổ cỡ, ý nghĩa sử dụng, vị trí địa lý của kho, số thứ tự trong sổ/ dữ liệu đăng ký cá biệt. + Ví dụ về đăng ký cá biệt cho sách tham khảo dạng kho kín: VV - M2/ 02857 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, Phòng mượn tài liệu tham khảo tại cơ sở Thượng Đình - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, số 02857). Trong đó: V - ký hiệu sách tiếng Việt V - Khổ vừa M - Mượn 2 - Phòng mượn tài liệu tham khảo Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. 02857 - Số thứ tự trong sổ đăng ký cá biệt. + Ví dụ về đăng ký cá biệt cho sách tham khảo dạng kho mở: A - D0/ 19775 (Sách tiếng Anh, kho đọc, Phòng phục vụ bạn đọc chung, số 19775). Trong đó: A - ký hiệu sách tiếng Anh D - Đọc 0 - Phòng phục vụ bạn đọc chung 19775 - Số thứ tự trong sổ đăng ký cá biệt Ngoài ra, số đăng ký cá biệt cũng chính là mã vạch của tài liệu; mã vạch giúp cho công tác quản lý tài liệu, thống kê lần lưu thông cho một tài liệu bất kỳ và phục vụ mượn trả sách thư viện, quản lý độc giả - Định ký hiệu xếp giá: + Ký hiệu xếp giá kho mở: Hệ thống ký hiệu xếp giá cho kho mở của TTTT - TV ĐHQGHN được xây dựng dựa trên các dấu hiệu sau: Ký hiệu phân loại: theo bảng DDC rút gọn. K50 Thông tin – Thư viện 38
  39. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Ký hiệu theo họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu (tiêu đề mô tả của tài liệu) và dùng ba chữ cái đầu của tiêu đề mô tả. Năm xuất bản Để giảm thiểu tối đa các thao tác, Trung tâm đã tích hợp Ký hiệu xếp giá kho mở và Ký hiệu cá biệt vào một nhãn sách duy nhất. Tuỳ theo loại hình kho có thể sắp xếp kho kín theo ký hiệu cá biệt, và có thể sắp xếp kho mở theo ký hiệu xếp giá kho mở với khung phân loại DDC mà không phải xử lý lại tài liệu. Ví dụ: Nhãn sách của TTTT - TV ĐHQGHN đối với tài liệu kho mở: TTTT - TV * ĐHQGHN 552.5 DO - L 2003 V - L1/00188 Trong đó: TTTT - TV: Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN: Đại học Quốc Gia Hà Nội 552.5: Ký hiệu phân loại DDC DO - L: Doãn Đình Lâm (tên tác giả) 2003: Năm xuất bản V - L1/00188: Ký hiệu đăng ký cá biệt (Tiếng Việt, loại tài liệu là luận văn, Phòng tài liệu tra cứu Trường Đại học Khoa học Tự nhiên - cơ sở Thượng Đình, số 00188). + Ký hiệu xếp giá kho đóng: Ký hiệu xếp giá kho đóng của TTTT - TV ĐHQGHN có hai loại: Ký hiệu xếp giá cho sách giáo trình: K50 Thông tin – Thư viện 39
  40. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Đối với giáo trình, đây là loại tài liệu rất cần thiết cho học sinh, sinh viên nhất là vào đầu các kỳ học và trong suốt kỳ học đó. Do vậy, ký hiệu xếp giá chính là ký hiệu phân loại của khung phân loại DDC. Các tài liệu có cùng ký hiệu phân loại sẽ được xếp một chỗ. Điều này giúp cán bộ thư viện cung cấp tài liệu cho sinh viên, học sinh và học viên cao học theo lớp hoặc theo nhóm vào đầu mỗi kỳ học và sau đó cung cấp thêm cho các cá nhân có nhu cầu sử dụng thêm. Ví dụ: Nhãn cuốn sách “Giáo trình đại số tuyến tính và hình học giải tích. Tập I” của tác giả Trần Trọng Huệ như sau: ĐẠI HỌC QUỐC GIA HN TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN 510/55 V- G1 Trong đó: 510/55: Ký hiệu phân loại V - G1: Sách tiếng Việt, giáo trình, Phòng giáo trình Trường Đại học Khoa học Tự nhiên - cơ sở Thượng Đình. Ký hiệu xếp giá cho tài liệu tham khảo: Khác với giáo trình, ký hiệu xếp giá của tài liệu tham khảo tại TTTT - TV ĐHQGHN là ký hiệu đăng ký cá biệt cho tài liệu đó. Ví dụ: Ký hiệu xếp giá cho cuốn sách: “ Văn học lãng mạn và văn học hiện thực phương Tây thế kỷ XIX” của tác giả Đặng Thị Hạnh là VV - M2/9523. Trong đó: K50 Thông tin – Thư viện 40
  41. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như VV - M2: Sách tiếng Việt, khổ vừa, Phòng mượn tài liệu tham khảo Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Cơ sở Thượng Đình. 9523 : Số thứ tự đăng ký cá biệt. Vậy nhãn của cuốn sách trên như sau: ĐẠI HỌC QUỐC GIA HN TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN VV- M2 9523  Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu Đối với kho đóng, việc sắp xếp tài liệu đơn giản hơn kho mở. Trung tâm chủ yếu sắp xếp tài liệu theo khung phân loại DDC đối với kho tài liệu giáo trình và theo ký hiệu đăng ký cá biệt đối với kho tài liệu tham khảo. Đối với kho mở, việc sắp xếp tài liệu trên giá phải theo trật tự ưu tiên sau: - Tài liệu có cùng ký hiệu phân loại thì được xếp một chỗ và theo thứ tự tăng dần mức độ chi tiết của khung phân loại DDC. - Trong cùng một ký hiệu phân loại, tài liệu được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu theo tiêu đề mô tả. - Nếu tài liệu cùng một ký hiệu phân loại, trùng họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu thì tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của năm xuất bản. Như vậy, TTTT - TV ĐHQGHN đã kết hợp các phương pháp sắp xếp tài liệu theo nội dung tri thức, theo vần chữ cái tên tác giả và theo năm xuất bản đối với kho mở, tạo điều kiện cho NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo một trật tự logic nhất định. K50 Thông tin – Thư viện 41
  42. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như 2.2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu: Bảo quản VTL là những biện pháp nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện khỏi bị hư hỏng bao gồm các phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. TTTT - TV ĐHQGHN rất chú trọng tới công tác bảo quản VTL nhằm giữ gìn nguồn tài nguyên thông tin, nâng cao chất lượng phục vụ NDT với các tài liệu cổ và quý hiếm, tiết kiệm ngân sách bổ sung tài liệu mới Để thực hiện tốt công tác bảo quản VTL, Trung tâm đã đề ra một số biện pháp chủ yếu sau:  Giáo dục ngƣời dùng tin và hƣớng dẫn cán bộ thƣ viện: Trung tâm đã đề ra quy chế sử dụng thư viện đối với NDT, nhằm hướng dẫn họ sử dụng tài liệu tránh gây hư hỏng và mất mát và các yêu cầu đối với cán bộ Trung tâm như: - Tuyệt đối không mang tài liệu ra khỏi phòng đọc; không được lấy cắp, tráo đổi, cắt xén, đánh dấu làm rách nát, hư hỏng tài liệu; không viết nháp hoặc ghi chép vào các trang sách, báo, tạp chí và các tài liệu khác. - Không được sao chụp trái phép các tài liệu của thư viện. Khi sử dụng máy tính tra cứu, tủ mục lục phải thao tác đúng hướng dẫn. Nghiêm cấm mọi hành vi gây thiệt hại đến tài sản và cơ sở vật chất, vốn tài liệu của thư viện. - Cán bộ phải có tinh thần trách nhiệm và ý thức nghề nghiệp. - Các quy định khác cụ thể đối với cán bộ khi phục vụ và lấy tài liệu cũng như đối với NDT khi sử dụng tài liệu.  Giữ vệ sinh kho - Trung tâm đã xây dựng và bố trí trang thiết bị trong kho hợp lý: Các kho tài liệu được bố trí nơi cao ráo, thoáng khí vừa bảo đảm cho việc bảo quản tài liệu vừa thuận tiện cho việc sử dụng của NDT; các trang thiết bị tốt như giá sách làm bằng thép không gỉ, tủ, bàn ghế mới, trang bị đèn, quạt, camera, cổng từ, thanh từ K50 Thông tin – Thư viện 42
  43. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Đảm bảo khí hậu trong kho tốt nhất cho tài liệu như trang bị hệ thống điều hoà, máy thông gió, bình dập lửa, thuốc chống mối mọt, máy hút bụi  Đóng và sửa chữa tài liệu Đóng bìa và sửa chữa tài liệu thường xuyên là điều kiện tốt để bảo quản tài liệu lâu dài. Chi phí để đóng và sửa chữa tài liệu là hoàn toàn đúng và rất kinh tế, tài liệu được đóng bìa sẽ đỡ hư hại trong quá trình sử dụng và Trung tâm sẽ giảm được ngân sách bổ sung tài liệu mới. Do vậy, TTTT - TV ĐHQGHN đã thực hiện đóng bìa cho tài liệu theo quý và theo năm chủ yếu đối với loại hình báo, tạp chí. Đối với tài liệu ở tình trạng xấu, hư hỏng đặc biệt là tài liệu quý hiếm, Trung tâm chỉ sử dụng bản photo, bản in sao mà không dùng bản gốc để tránh gây hư hại cho tài liệu và có kế hoạch sửa chữa, tu bổ lại. Tài liệu là luận án, luận văn, Trung tâm không thực hiện dịch vụ photocopy và sao chụp tài liệu.  Bảo tồn nội dung tài liệu Trung tâm đã và đang thực hiện dự án số hoá tài liệu một mặt nhằm hạn chế việc sử dụng tài liệu gốc có giá trị nhưng đang có nguy cơ hư hỏng, mặt khác tăng cường hoạt động sử dụng thư viện của NDT. Ngoài ra, Trung tâm cũng chú trọng tới công tác sao chụp tài liệu quý hiếm sang các vật mang tin khác như: CD - ROM, microfilm, microfiche Như vậy, công tác bảo quản rất có nghĩa đối với hoạt động của Trung tâm nên được quan tâm thường xuyên. Đồng thời, công tác thanh lý tài liệu hư nát và phục chế tài liệu cũng được tiến hành song song nhằm đáp ứng tốt nhất hiệu quả phục vụ NDT của Trung tâm. 2.2.4 Công tác phục vụ ngƣời dùng tin : Công tác phục vụ NDT đóng vai trò chủ đạo vì TTTT – TV ĐHQGHN thực hiện chức năng chính là cung cấp thông tin cho NDT. Do vậy, Trung tâm luôn hoàn thiện và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện của mình nhằm đáp ứng tốt nhất các hoạt động tra cứu tin của NDT. K50 Thông tin – Thư viện 43
  44. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Tra cứu thông tin là quá trình xảy ra giữa con người với mảng tin thông qua các phương tiện, công cụ, hình thức lưu trữ thông tin cần thiết khác nhau như hệ thống mục lục, các bảng tra cứu, các ấn phẩm thông tin, các bộ phiếu tra cứu truyền thống/ điện tử, cơ sở dữ liệu, Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN đang xây dựng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ chính sau: 2.2.4.1 Các sản phẩm:  Hệ thống mục lục: “ Hệ thống mục lục (hay thường được gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin, thư viện.” [Tài liệu 12, trang 37]. Mục lục là sản phẩm của quá trình biên mục và là công cụ tra cứu quan trọng trong thư viện. Hệ thống mục lục của TTTT – TV ĐHQGHN gồm mục lục phân loại và mục lục chữ cái. TTTT – TV ĐHQGHN vẫn duy trì hệ thống mục lục phân loại và mục lục chữ cái nhằm hỗ trợ cho NDT tra cứu bên cạnh hoạt động tra cứu qua mạng máy tính của Trung tâm. - Mục lục truyền thống: Nhìn chung, NDT khi đến với TTTT – TV ĐHQGHN có thể tra cứu tài liệu qua hệ thống mục lục truyền thống với: + Hệ thống mục lục chữ cái: bao gồm các phiếu mô tả thư mục theo trật tự chữ cái họ tên tác giả hoặc tên tài liệu (đối với tài liệu có từ 4 tác giả trở lên). + Hệ thống mục lục phân loại: được chia làm 2 phần gồm các phiếu mô tả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Trong mỗi phần, hệ thống mục lục được sắp xếp theo đúng trật tự khung phân loại DDC và trong từng môn loại, các phiếu mô tả lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ, tên tác giả và cùng một tài liệu của cùng một tác giả thì ưu tiên xếp tài liệu có năm xuất bản mới hơn lên trước. K50 Thông tin – Thư viện 44
  45. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Như vậy, muốn tìm tài liệu theo dấu hiệu tên tác giả hoặc tên sách, NDT thực hiện tra cứu qua mục lục chữ cái và tìm theo dấu hiệu nội dung tài liệu qua mục lục phân loại. - Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPACs (Online Public Access Catalogs): OPACs là mục lục được máy tính hoá và người sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng INTRANET tại Trung tâm hoặc qua mạng Internet thông qua website: Như vậy, OPACs chính là cổng giao tiếp giữa NDT và CSDL của Trung tâm. Có hai hình thức tra cứu qua OPACs: tìm đơn giản và tìm nâng cao. Tìm đơn giản là NDT thực hiện tra cứu tài liệu theo một dấu hiệu nhất định như: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, ngôn ngữ tài liệu, chỉ số DDC, từ khoá, ISBN Tìm nâng cao cho phép NDT kết hợp nhiều dấu hiệu tìm kiếm trong quá trình thực hiện tra cứu thông qua các toán tử tìm kiếm. Do vậy, kết quả tìm kiếm đạt hiệu quả cao và phù hợp với nhu cầu tin của NDT. Giao diện của phân hệ Tra cứu trong chƣơng trình phần mềm thƣ viện điện tử LIBOl 5.5 K50 Thông tin – Thư viện 45
  46. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như OPACs có nhiều ưu điểm hơn mục lục truyền thống và được đông đảo NDT sử dụng như: cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc truy cập vào CSDL do Trung tâm xây dựng; kết quả tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng và đạt hiệu quả cao; NDT có thể tra cứu tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau và có thể kết hợp tìm kiếm theo nhiều dấu hiệu, Hiện nay, Trung tâm đã trang bị hệ thống máy tính tra cứu tại tất cả các cơ sở, giúp tăng hiệu quả tra cứu tin của NDT.  Bản tin điện tử: TTTT –TV ĐHQGHN xây dựng bản tin điện tử dưới hai dạng là xuất bản thành ấn phẩm ra hàng tháng và dạng điện tử truy cập trên website của Trung tâm. - Bản tin điện tử trên website: TTTT – TV ĐHQGHN xây dựng và phát triển bản tin điện tử trên website của mình (http:// www.lic.vnu.edu.vn) với các CSDL thư mục bài trích tạp chí, điểm sách, CSDL Luận án tiến sỹ và Luận văn thạc sỹ, thư mục sách mới và CSDL môn học. Cách thức truy nhập thông tin trên bản tin điện tử là NDT trực tiếp truy nhập trên mạng theo website của Trung tâm. - Bản tin điện tử xuất bản dạng ấn phẩm: TTTT – TV ĐHQGHN xuất bản các bản tin điện tử dạng ấn phẩm hàng tháng bên cạnh Bản tin điện tử xây dựng trên website để hỗ trợ NDT tìm các bài trích tạp chí có nội dung khoa học cao hoặc các tài liệu mới nhập về của Trung tâm. Nội dung tổng hợp thông tin và cập nhật hàng tháng về các lĩnh vực tin học, thư viện, kinh tế, khoa học, công nghệ, môi trường, khoa học xã hội, nhân văn & giáo dục, giới thiệu sách mới, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ ở ĐHQGHN, đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG, cấp nhà nước do cán bộ ĐHQG làm chủ đã được nghiệm thu. Như vậy, Bản tin điện tử xuất bản gồm hai phần chính: phần thứ nhất giới thiệu các tin tức và sự kiện ngành thông tin – thư viện và điểm sách mới của một số nhà xuất bản; phần thứ hai là các bài K50 Thông tin – Thư viện 46
  47. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như trích tạp chí đã được xử lý hình thức và nội dung, được sắp xếp theo trật tự khung phân loại DDC giúp NDT dễ dàng tra cứu.  Thư mục: “Thư mục là một sản phẩm thông tin, thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có/không có tóm tắt/ chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một/ một số dấu hiệu về nội dung và/ hoặc hình thức.” [Tài liệu 12, trang 49]. Thư mục là công cụ quan trọng giúp TTTT – TV ĐHQGHN giới thiệu các nguồn tài nguyên thông tin của mình. Trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã xây dựng được một số dạng thư mục sau: ─ Ấn phẩm thư mục: Là dạng thư mục xuất bản thành sách và là sản phẩm của quá trình biên mục được Trung tâm sử dụng chủ yếu với mục đích giới thiệu sách mới nhập về hoặc giới thiệu các nguồn tin xám của ĐHQGHN. TTTT – TV ĐHQGHN đã ra các thư mục thông báo sách mới và xuất bản một số cuốn thư mục chuyên đề lớn sau: “Thông tin thư mục các công trình nghiên cứu khoa học Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội” là thư mục dạng ấn phẩm do Trung tâm xây dựng với mục đích tập hợp các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ nghiên cứu, các giảng viên trong Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội và giới thiệu chúng tới đông đảo bạn đọc. “Thông tin thư mục tóm tắt luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm 1971 – 1999 - Tập 1” bao gồm thông tin tóm tắt của 385 mục tài liệu và được lưu hành trong toàn Trung tâm từ tháng 3/2000 ─ Thư mục dạng vi phim, vi phiếu: TTTT – TV ĐHQGHN xây dựng các thư mục trên vi phim, vi phiếu; mỗi vi phim hay vi phiếu có chứa hàng ngàn biểu ghi thư mục như Thư mục K50 Thông tin – Thư viện 47
  48. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như về Hồ Chí Minh, Thư mục tóm tắt luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ Đại học Quốc gia Hà Nội ─ CSDL thư mục: “CSDL thư mục chứa các thông tin bậc 2 (thông tin thư mục và một số thông tin bổ sung), song không có thông tin gốc đầy đủ của đối tượng được phản ánh. Nó thường được thiết kế cho các CSDL tài liệu, CSDL tra cứu về các đối tượng đã được tư liệu hoá.” [Tài liệu 12, trang 84]. Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN đã xây dựng được các CSDL thư mục sau: + CSDL Sách: 127. 400 biểu ghi + CSDL Bài trích tạp chí: 6000 biểu ghi + CSDL Khoa học công nghệ: 3500 biểu ghi + CSDL Các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN bao gồm 16000 biểu ghi thư mục các công trình khoa học của cán bộ ĐHQGHN bao gồm: Biểu ghi các công trình khoa học của cán bộ ĐHQGHN, CSDL môn học là danh mục tài liệu phục vụ các môn học được thiết kế theo khung chương trình khoa học của cán bộ ĐHQGHN, CSDL thư mục về đạo đức Hồ Chí Minh, CSDL Luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ Đại học Quốc gia Hà Nội.  Cơ sở dữ liệu: Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN rất chú trọng tới công tác xây dựng và phát triển các CSDL đặc biệt là các CSDL trực tuyến giúp nhiều NDT có thể tra cứu cùng một lúc trực tiếp qua mạng máy tính của Trung tâm hoặc từ xa qua mạng Internet. ─ Một số CSDL chính do Trung tâm xây dựng: + CSDL Sách: 127. 400 biểu ghi + CSDL Bài trích tạp chí: 6000 biểu ghi + CSDL Khoa học công nghệ: 3500 biểu ghi K50 Thông tin – Thư viện 48
  49. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như + CSDL các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN bao gồm 16000 biểu ghi thư mục các công trình khoa học của cán bộ ĐHQGHN. + CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN. ─ CSDL trên đĩa CD – ROM (nguồn tin offline - cập nhật đến hết năm 2002): truy cập nguồn tin này tại các phòng multimedia/internet của Trung tâm bao gồm: Wilson Applied Science & Technology Fulltetx, Wilson Humanities Abstracts Fulltext, Wilson Education Abstracts Fulltetx, Derwent Biotechnology Abstracts/Quarterly Updates, Econlit 1969 – Present/Monthly Update. ─ CSDL trực tuyến (nguồn tin online) bao gồm một số CSDL sau: + CSDL tạp chí điện tử: CSDL ACM Digital Library on eBridge của NXB The Association for Computing Machinery gồm 06 tạp chí chuyên ngành, 08 tạp chí phổ thông, 160 kỷ yếu hội nghị từ năm 1960 đến nay về khoa học máy tính và công nghệ thông tin. Địa chỉ truy cập: http:// www.acm. Org/dl Thời gian truy cập: từ 01/01/2009 đến 31/12/2009. CSDL IEEE Computer Sciences của NXB IEEE Computer Society Digital Library) gồm 23 tạp chí toàn văn xuất bản từ năm 1988 đến nay. Địa chỉ truy cập: http:// www.computer. Org/portal/site/csdl/ Thời gian truy cập từ 10/12/2008 đến 31/12/2009. CSDL ProQuest của NXB Proques là một nguồn thông tin đồ sộ cho phép truy cập tới hơn 6.700 tạp chí về tất cả các lĩnh vực khoa học, giáo dục, kinh tế trong đó có 4.370 tạp chí toàn văn (từ năm 1990 trở lại đây) và trên 18.000 bản luận văn tiến sỹ. Địa chỉ truy cập: http:// www.proquest.co.uk Thời gian truy cập từ 01/01/2009 đến 31/12/2009. K50 Thông tin – Thư viện 49
  50. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như CSDL SDOL Backfile của NXB Elsevier gồm 351 tạp chí toàn văn từ số 1 đến năm 1994 với các chủ đề về khoa học trái đất, kinh doanh, quản lý, kế toán, hoá học, toán học. Địa chỉ truy cập: http:// www.sciencesdirect.com/ Thời gian truy cập là vĩnh viễn. CSDL SDOL Current File của NXB Elsevier gồm 376 tạp chí toàn văn từ năm 1995 đến nay với các chủ đề về khoa học trái đất, kinh doanh, quản lý, kế toán , hoá học, toán học. Địa chỉ truy cập: http:// www.sciencesdirect.com/ Thời gian truy cập từ 10/12/2008 đến 31/12/2009. CSDL SpringerLink Journal của NXB Springer gồm 1.330 tạp chí toàn văn về các chuyên ngành y tế và sức khoẻ cộng đồng, khoa học cuộc sống, hoá học, toán, vật lý, kinh tế, khoa học máy tính, cơ khí, tâm lý học, khoa học thư viện Nga. Địa chỉ truy cập: http:// www.springerlink.com Thời gian truy cập từ 01/01/2009 đến 31/12/2010. CSDL Wilson Omnifile Complete on eBridge Platform của NXB H. W. Wilson gồm hơn 3.000 tạp chí với các chủ đề: công nghệ và khoa học ứng dụng, nghệ thuật, sinh vật học, giáo dục, nhân văn, thông tin thư viện Địa chỉ truy cập: Thời gian truy cập từ 1/7/2007 đến 30/06/2009. Tạp chí Việt Nam trực tuyến: địa chỉ truy cập http:// www.vjol. infor Thời gian truy cập là vĩnh viễn. + CSDL sách điện tử: CSDL eBrary Academic Complete của NXB eBrary Academic gồm 37.759 sách điện tử toàn văn với các chủ đề về giáo dục, luật học, nghệ thuật, lịch sử, ngôn ngữ, khoa học công nghệ Địa chỉ truy cập: Thời gian truy cập từ 10/12/2008 đến 31/12/2009. K50 Thông tin – Thư viện 50
  51. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như CSDL International Engineering Consortium (IEC) của NXB IG với các chủ đề về khoa học ứng dụng và công nghệ thông tin, truyền thông, khoa học quản lý, kinh tế học Địa chỉ truy cập: http:// www.igpublish.com/iec-ebooks Thời gian truy cập là vĩnh viễn. CSDL SIAM eBooks của NXB IEC với các chủ đề về toán học, khoa học máy tính, kỹ thuật, khoa học xã hội và nhân văn Địa chỉ truy cập:/http:// www.igpublish.com/iec-ebooks Thời gian truy cập là vĩnh viễn. CSDL Springer eBook 2005 copyright collection và Springer eBook 2007 copyright collection của NXB Springer với các chủ đề về luật học, khoa học máy tính, y sinh và khoa học cuộc sống, khoa học vật liệu và hoá học, cơ khí, vật lý và thiên văn học, kiến trúc, thiết kế, nghệ thuật Địa chỉ truy cập: http:// www.springerlink.com Thời gian truy cập là vĩnh viễn. + CSDL bài giảng điện tử: gồm các giáo trình môn học được chuyển dạng số hóa như: Nhập môn khoa học thư viện và thông tin (Phan Văn và Nguyễn Huy Chương), Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế (Nguyễn Xuân Thơm), Giới thiệu về đa phương tiện (Đỗ Trung Tuấn ) và Synthesis: The digital Library of Engineering and Computer Sciences (CSDL bao gồm 25 bài giảng điện tử về khoa học máy tính và công nghệ thông tin). Các CSDL trên có thể khai thác dữ liệu toàn văn với điều kiện máy tính truy cập trong mạng nội bộ của ĐHQGHN (VNUnet). Đối với máy tính khác ngoài mạng ĐHQGHN, từ 01/03/2009, Trung tâm VNUnet chính thức cung cấp dịch vụ VPN (mạng riêng ảo). Thông qua VPN, người dùng VNUnet có thể truy cập vào VNUnet giống như truy cập từ máy tính bên trong mạng VNUnet. Để sử dụng được VPN, người dùng cần khai báo kết K50 Thông tin – Thư viện 51
  52. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như nối đến VNUnet qua VPN server, sau đó truy cập tới tài khoản chung đã được cấp phát (để sử dụng thư điện tử và truy cập Internet).  Trang chủ: Trang chủ là một cẩm nang bách khoa giới thiệu các thông tin và cách thức truy nhập tới thông tin về TTTT – TV ĐHQGHN trên mạng máy tính. Qua trang chủ của Trung tâm, NDT có thể tìm được các thông tin nổi bật trong ngành Thông tin - Thư viện nói chung và trong TTTT – TV ĐHQGHN nói riêng với các thông tin giới thiệu về Trung tâm như: cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ, các thông tin nội bộ, thư viện hình ảnh Đặc biệt, NDT có thể liên kết tra cứu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPACs, bản tin điện tử, CSDL trực tuyến, tài nguyên số của Trung tâm. Website của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội 2.2.4.2 Các dịch vụ:  Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ: NDT khi đến với Trung tâm có thể sử dụng hình thức dịch vụ này tại các phòng đọc báo, tạp chí và Phòng phục vụ bạn đọc chung với đủ các loại hình tài liệu: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, kỷ yếu hội thảo Trung K50 Thông tin – Thư viện 52
  53. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như tâm áp dụng hình thức tổ chức kho mở, các tài liệu được sắp xếp theo khung phân loại DDC; thứ tự từ trái qua phải, từ trong ra ngoài và từ trên xuống dưới giúp cho việc tìm tài liệu của NDT được nhanh chóng, dễ dàng và trong từng môn loại tri thức, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần mức độ chi tiết của ký hiệu phân loại, trong từng ký hiệu phân loại tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ tên tác giả rồi đến năm xuất bản.  Dịch vụ mượn tài liệu về nhà: Dịch vụ này được thực hiện tại các phòng mượn giáo trình và Phòng phục vụ bạn đọc chung. Loại hình tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, tài liệu tham khảo, kỷ yếu hội thảo Để mượn được tài liệu, NDT cần tiến hành các hoạt động tra cứu qua hệ thống mục lục truyền thống hay hiện đại, sau đó viết phiết yêu cầu và cán bộ thư viện sẽ tìm tài liệu trong kho và quét mã thẻ thư viện, mã tài liệu trên máy tính. Đối với tài liệu là sách giáo trình, NDT được mượn tối đa là 08 cuốn và thời hạn là trong một học kỳ; đối với tài liệu tham khảo tối đa là 03 cuốn và thời hạn mượn là 07 ngày.  Dịch vụ truy cập Internet: Từ khi Trung tâm nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng phần mềm Libol, tăng cường hiệu quả hoạt động bổ sung VTL, đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì hầu như hệ thống mục lục phân loại và chữ cái, hộp phích được loại bỏ dần và thay vào đó là việc tiến hành tra tìm tài liệu trực tiếp trên máy tính. Hình thức này cho phép bạn đọc tra cứu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPACs tại Trung tâm hoặc qua mạng Internet giúp tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác theo tên tài liệu, tên tác giả, nhà xuất bản, từ khóa, ngôn ngữ Ngày nay với sự gia tăng không ngừng nguồn tài nguyên thông tin, Trung tâm đã kịp thời cập nhật các biểu ghi thư mục tài liệu đã qua xử lý nhằm đáp ứng tốt nhất hiệu quả tra cứu tin của NDT Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, trong tương lai TTTT – TV ĐHQGHN có xu hướng ngưng sử dụng hệ thống mục lục truyền thống và tăng cường áp dụng hệ thống tra cứu hiện đại qua mạng máy tính. K50 Thông tin – Thư viện 53
  54. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Ngoài ra, dịch vụ truy cập Internet còn cho phép NDT tìm kiếm và khai thác các nguồn thông tin khác ngoài TTTT – TV ĐHQGHN phục vụ mục đích học tập và nghiên cứu khoa học.  Dịch vụ mượn liên thông: Để đáp ứng nhu cầu về tài liệu phục vụ đào tạo theo học chế tín chỉ, đào tạo liên kết giữa các Trường trong ĐHQGHN, Trung tâm Thông tin – Thư viện tổ chức cho bạn đọc mượn liên thông giữa các Phòng phục vụ bạn đọc trong toàn Trung tâm. Bắt đầu từ tháng 4, bạn đọc có thể mượn tài liệu về nhà ở bất kỳ khu vực nào thuộc Trung tâm TT-TV. Số lượng tài liệu được mượn tối đa là 11 cuốn ( bao gồm 8 cuốn giáo trình và 3 cuốn tài liệu tham khảo ). Mượn liên thông là hình thức phục vụ mà bạn đọc của Trường ĐHQGHN có thể mượn tài liệu tại bất kỳ cơ sở nào thuộc TTTT – TV ĐHQGHN. Ưu điểm của hình thức này là bạn đọc có thể mượn những tài liệu mà tại cơ sở thư viện mình không có trong khi có tại cơ sở khác thuộc TTTT – TV ĐHQGHN. Hình thức này làm tăng hiệu quả phục vụ của toàn Trung tâm, theo thống kê thì việc mượn liên thông bắt đầu từ tháng 4 hàng năm làm tăng số lượt mượn tài liệu lên gấp đôi so với các thời điểm khác trong năm. Mục đích của việc cho mượn liên thông trong toàn Trung tâm là phục vụ học sinh, sinh viên trong các đợt thi cuối kỳ.  Dịch vụ photocopy: NDT có thể sử dụng dịch vụ photocopy tài liệu ở Trung tâm hoặc có thể tự đem photo bên ngoài sau khi đã ký cược và phải nộp lệ phí bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, đối với luận án, luận văn là nguồn tài liệu quý, khó bảo quản nên Trung tâm không áp dụng bất cứ hình thức photo hay sao chụp nào đối với loại hình tài liệu này và NDT chỉ có thể đọc tại chỗ mà không được mượn về nhà.  Dịch vụ đa phương tiện: Tài liệu đa phương tiện là nhóm tài liệu mà thông tin được lưu trữ trên các vật mang tin đặc biệt như: vi phim, vi phiếu, CD – ROM, Muốn khai K50 Thông tin – Thư viện 54
  55. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như thác và sử dụng các tài liệu này cần một số thiết bị phù hợp. Trong đó, tài liệu nghe nhìn là nguồn tài liệu được NDT rất quan tâm với các lĩnh vực khoa học, công nghệ, tư liệu phổ biến khoa học kỹ thuật, xã hội học, văn hoá học Hiện tại, Trung tâm đã có các phòng máy dùng để khai thác tài liệu đa phương tiện với các trang thiết bị như máy đọc microfilm, máy đọc microfiche, đầu đọc CD – ROM nhưng hiệu quả phục vụ NDT ở các phòng này còn thấp. Chính vì vậy, Trung tâm đã có kế hoạch thu hút NDT sử dụng dịch vụ này như: bổ sung đa dạng các tài liệu đa phương tiện và thường xuyên cập nhật về các ngành khoa học công nghệ, nhân chủng học, xã hội học, văn hoá học, ngôn ngữ học ; phục chế các tài liệu nghe nhìn quý hiếm và tăng cường giới thiệu, quảng bá các dịch vụ này tới NDT. Ngoài ra, TTTT – TV ĐHQGHN còn phục vụ bạn đọc qua các dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc, dịch vụ cung cấp thông tin chuyên đề, dịch vụ tư vấn, hướng dẫn NDT sử dụng thư viện  Các hoạt động giới thiệu sách và phổ biến thông tin: Với tiêu chí luôn hướng tới NDT, TTTT – TV ĐHQGHN ngoài việc thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ bổ sung, xử lý thông tin thì việc phổ biến thông tin và giới thiệu sách luôn được Trung tâm tiến hành thường xuyên. Điều này thể hiện trong các bản tin điện tử của Trung tâm ra hàng tháng, các thư mục thông báo sách mới nhập về và các tờ rơi quảng bá nguồn lực thông tin của Trung tâm Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức các hội thảo bạn đọc, hướng dẫn NDT nhằm giới thiệu và trao đổi với họ về các nguồn tài nguyên thông tin của mình. 2.2.4.3 Các kết quả đạt được: Với các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có, Trung tâm đã đáp ứng tốt nhu cầu tra cứu và tìm tin của NDT khi tiếp cận với một nguồn tài nguyên thông tin phong phú, đa dạng. Có thể tham khảo bảng số liệu sau về hiệu quả phục vụ tại trụ sở chính của TTTT – TV ĐHQGHN: K50 Thông tin – Thư viện 55
  56. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Chỉ tiêu Lượng bản Lượt bạn đọc/ ngày Lượt mượn/năm Năm 2006 65800 1530 68998 2007 67000 2600 105433 2008 89000 3000 239156 Bảng 2: Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả phục vụ tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Qua bảng số liệu có thể thấy số lượng bản phục vụ của TTTT – TV ĐHQGHN không ngừng tăng lên qua các năm, năm 2008 tăng gần 1,4 lần so với năm 2006. NDT đến với thư viện ngày một tăng, và hiện nay Trung tâm đã phục vụ trên 3000 lượt bạn đọc/ngày tăng gần gấp đôi so với năm 2006 và theo đó lượt mượn tài liệu cũng tăng lên gần 3,5 lần so với năm 2006. Qua đó, ta thấy chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện không ngừng tăng lên, đáp ứng nhu cầu của NDT trong giai đoạn đầu chuyển sang phương thức đào tạo theo tín chỉ của ĐHQGHN. Hoạt động phục vụ của Trung tâm không ngừng được tăng lên nhờ sự cải tiến các phương thức phục vụ truyền thống đến phục vụ hiện đại. Trung tâm đã đa dạng các loại hình phục vụ tra cứu tài liệu trên máy tính (qua hệ thống mạng LAN và INTRANET của ĐHQGHN và mạng Internet) và mục lục truyền thống với các dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ, mượn về nhà, cung cấp thông tin có chọn lọc, tra cứu, đa phương tiện và Internet. Đặc biệt, việc tổ chức kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho NDT chủ động tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, tìm được nhiều tài liệu ở các lĩnh vực mình yêu thích, trong thời gian ngắn nhất, tạo sự thoải mái, gây hứng thú cho NDT. Đối với cán bộ thư viện, họ không cần phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy K50 Thông tin – Thư viện 56
  57. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như tài liệu mà NDT cũng không mất thời gian chờ lấy tài liệu. Mặt khác các phòng đa phương tiện và truy cập thông tin số hoá với những phần mềm ưu việt như phần mềm Lang.Master cũng ngày càng thu hút đông đảo NDT đến sử dụng. Mặt khác, thời lượng phục vụ NDT cũng luôn được đảm bảo và tăng lên. Với tiêu chí “Tất cả vì bạn đọc” và “Vì sự nghiệp đào tạo”, Trung tâm đã phục vụ tất cả các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ bảy đối với các phòng đọc báo, tạp chí, phòng đọc và Phòng phục vụ bạn đọc chung; mùa thi phục vụ cả ngày chủ nhật. Cơ sở vật chất được tăng cường đầu tư với 05 máy chủ và trên 200 máy trạm, nội dung kho sách được bổ sung đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung đã tạo điều kiện tốt cho công tác phục vụ NDT theo học chế tín chỉ của ĐHQGHN. 2.2.5 Hoạt động hƣớng dẫn nghiệp vụ: TTTT – TV ĐHQGHN rất chú trọng công tác hướng dẫn nghiệp vụ và có kế hoạch mở các lớp hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng và trình độ đội ngũ cán bộ. Hàng năm, Trung tâm mở từ 2- 3 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ với khoảng 60 đến 90 người về việc sử dụng bảng phân loại DDC14 rút gọn, phương pháp định từ khóa, mạng máy tính, phần mềm Libol và cách truy cập vào CSDL do Trung tâm xây dựng cũng như các CSDL nước ngoài Đối với những cán bộ mới vào nghề, Trung tâm mở các lớp thông tin cơ sở hướng dẫn, giúp họ làm quen với các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm. Mặt khác, Trung tâm cử cán bộ ra nước ngoài nghiên cứu và học hỏi kinh nghiệm làm việc như sang Mỹ thực tập tại Thư viện Trường Illinoi; tham quan một số thư viện của Singapore, Trung Quốc Năm 2008, Trung tâm ký hợp tác trao đổi tương đương với Thư viện Trường Đại học Kangwon của Hàn Quốc và có 02 cán bộ của Trung tâm được cử sang học Thạc sỹ tại đây. K50 Thông tin – Thư viện 57
  58. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như Đối với NDT là học sinh, sinh viên mới của ĐHQGHN Trung tâm đã mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện và hàng năm đào tạo trên 4000 người, giúp họ tiếp cận và nắm bắt nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm. K50 Thông tin – Thư viện 58
  59. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như CHƢƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI. 3.1 Một số nhận xét: 3.1.1 Ƣu điểm: - Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại: Ngoài việc trang bị hệ thống máy tính hiện đại, TTTT – TV ĐHQGHN đã áp dụng phần mềm Libol 5.5 vào các hoạt động nghiệp vụ của mình như bổ sung, biên mục, quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, đặt mua tài liệu, với 10 phân hệ: phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục, phân hệ tra cứu trực tuyến OPACs, phân hệ ấn phẩm định kỳ, phân hệ bạn đọc, phân hệ lưu thông, phân hệ mượn liên thư viện (ILL), phân hệ phát hành, phân hệ ấn phẩm điện tử và phân hệ quản lý. Việc ứng dụng phần mềm Libol trong quá trình xử lý tài liệu giúp đảm bảo tính chính xác cho biểu ghi biên mục, tiết kiệm thời gian và công sức của người cán bộ, đồng thời quản lý các đơn đặt trong công tác bổ sung tài liệu và giúp người dùng tin tiếp cận với nguồn tin có trong Thư viện, cũng như giảm các thao tác thủ công trong công tác phục vụ NDT - Vốn tài liệu được nâng cao về chất lượng và số lượng: Ngoài số lượng sách quốc văn được bổ sung thường xuyên trong những năm gần đây, số lượng sách, tạp chí, tài liệu điện tử bằng tiếng Anh đã tăng lên gấp bội. Bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống, nguồn tin điện tử là một bổ sung mang tính đột biến, nguồn tin vừa được tăng trưởng cao về số lượng, vừa mang tính cách mạng về chất lượng. Trung tâm đã phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo trong hoạt động thu thập nguồn tin nội sinh của ĐHQGHN. Mặt khác, Trung tâm cũng tích cực liên hệ với các chuyên gia trong việc lựa chọn tài liệu, đặc biệt là tài liệu nước ngoài phù hợp với yêu cầu của từng khoa, từng ngành K50 Thông tin – Thư viện 59
  60. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu: Trung tâm đã có sự chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu, đảm bảo tính thống nhất như sử dụng khung phân loại thập phân DDC, khổ mẫu biên mục MARC21 và quy tắc biên mục AACR2 trên phần mềm tiện ích Libol, áp dụng Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia cùng với mạng LAN hoàn chỉnh tại trụ sở chính và khu vực Thượng Đình, Ngoại ngữ, Mễ Trì được kết nối Intranet ĐHQGHN và kết nối Internet, 5 máy chủ và hơn 200 máy trạm làm việc và tra cứu, Thư viện quang gồm 76 giá đĩa (mỗi đĩa chứa được 9.1 GB thông tin) - Tăng cường các hoạt động phục vụ: Với hình thức tổ chức kho mở, NDT trực tiếp tìm tài liệu và có thể tra cứu trực tuyến qua mạng máy tính tại Trung tâm giúp cho việc tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. Đội ngũ cán bộ nhiệt tình, có kinh nghiệm và chỗ ngồi đọc được bố trí hợp lý. Với tiêu chí “Tất cả vì bạn đọc”, “Vì sự nghiệp đào tạo” và thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Ban giám đốc, các phòng phục vụ bạn đọc liên thông từ 7h30 đến 19h. Mùa thi phục vụ cả ngày chủ nhật, riêng khu vực Mễ Trì phục vụ đến 22h30. Đặc biệt, hình thức mượn liên thông giúp bạn đọc có thể mượn tài liệu tại nhiều cơ sở của TTTT –TV ĐHQGHN. Nhờ vậy, số lượt bạn đọc và lượt tài liệu tăng lên đột biến đã khẳng định hiệu quả và chất lượng phục vụ tại Trung tâm. - Cơ sở vật chất tương đối hiện đại: Cơ sở vật chất của Trung tâm được đầu tư tương đối hiện đại và đồng bộ như: hệ thống máy tính gồm 05 máy chủ và trên 200 máy trạm, 01cổng từ. Ngoài ra còn có camera quan sát, bàn đọc, giá kệ, máy in, hệ thống máy điều hòa, hút bụi, máy thông gió, bình nước nóng nhằm phục vụ NDT tốt nhất. K50 Thông tin – Thư viện 60
  61. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao: Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có khả năng tin học và trình độ ngoại ngữ tương đối tốt. Đặc biệt, Trung tâm thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn hoặc dài hạn cho cán bộ và tạo điều kiện cử cán bộ ra nước ngoài học tập 3.1.2 Hạn chế: - Cơ sở vật chất chưa được đầu tư đồng bộ: Nhìn chung, cơ sở vật chất và trang thiết bị của Trung tâm tuy được đầu tư hiện đại nhưng chưa đồng bộ. Diện tích phòng đọc còn quá nhỏ so với yêu cầu thực tiễn. Cổng từ đã có nhưng không hoạt động, một số máy tính đã quá cũ nhưng chưa được nâng cấp - Việc xây dựng diện chủ đề tài liệu gặp khó khăn: Nguồn kinh phí được cấp có hạn trong khi giá sách tăng cao. Sự phối hợp giữa Trung tâm với các trường, các khoa, các đơn vị chuyên môn trong việc tìm hiểu nhu cầu, chấm chọn tài liệu còn mang tính thời vụ và phần lớn do cố gắng từ phía cán bộ thư viện. Kết quả là cán bộ thư viện luôn ở trong tình trạng bị động, mất nhiều thời gian đi lại và liên hệ. Nguồn tin điện tử tương đối phong phú, mặc dù đã được Trung tâm quảng bá bằng nhiều hình thức nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao. - Xử lý nội dung tài liệu còn hạn chế và mang tính chủ quan: Việc phân loại tài liệu nhiều khi còn mang tính chủ quan của người cán bộ xử lý, chưa có sự thống nhất giữa các cán bộ và đòi hỏi người làm công tác phân loại phải giàu kinh nghiệm. Trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lý tài liệu còn nhiều hạn chế, đặc biệt là tài liệu tiếng Trung, tiếng Nga, tiếng Hàn, Mặt khác, việc sử dụng từ khoá trong mô tả tài liệu theo bộ từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam và Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia Việt Nam biên soạn tại Trung tâm hiện nay chưa quy được về chủ đề ngành học, môn học và các lĩnh vực nghiên cứu của ĐHQGHN. K50 Thông tin – Thư viện 61
  62. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như - Hoạt động tra cứu của NDT còn gặp khó khăn: Người dùng tin chủ yếu thực hiện tra cứu qua hệ thống truy cập công cộng trực tuyến OPACs nhưng số lượng máy là rất ít nên họ phải chờ đợi hoặc chuyển qua sử dụng hệ thống mục lục truyền thống đang có xu hướng ngừng sử dụng mà hiệu quả tìm kiếm không cao Mặt khác, cán bộ nhiều khi không có mặt đầy đủ số giờ phục vụ do nhiều nguyên nhân khách quan dẫn đến việc bạn đọc phải chờ đợi. Tài liệu trong kho mở nhiều khi không sắp xếp đúng trật tự dẫn đến hiện tượng tài liệu có trong kho nhưng lại không được sử dụng. 3.1.3 Nguyên nhân Trung tâm tồn tại một số hạn chế nêu trên do nhiều nguyên nhân như: - Chưa có sự phối hợp chủ động từ phía các đơn vị chuyên môn, các khoa, các ngành trong việc tìm hiểu nhu cầu tin của người dùng tin. Do đó, cán bộ thư viện mất nhiều thời gian đi lại và liên hệ. Trong khi đó, nguồn tin điện tử mặc dù được quảng bá bằng nhiều hình thức nhưng việc truy cập nguồn tài nguyên này tương đối khó khăn và phức tạp. Để khai thác CSDL toàn văn, NDT phải sử dụng máy tính truy cập trong mạng nội bộ của ĐHQGHN (VNUnet) hoặc thông qua mạng riêng ảo của dịch vụ VPN - Cán bộ thư viện có trình độ cao nhưng trẻ, do vậy họ chưa có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xử lý tài liệu mà tiêu biểu là công tác phân loại. Để làm tốt công tác phân loại tài liệu, ngoài việc cán bộ thư viện có kiến thức tốt thì kinh nghiệm thực hành luôn là yếu tố cần và đủ để họ thực sự thành thục trong công việc. - Về phía người dùng tin của Trung tâm tuy được hướng dẫn và phổ biến về nội quy sử dụng thư viện nhưng còn thiếu ý thức trong việc giữ gìn tài sản thư viện. Do vậy, tài liệu trong các kho mở thường xuyên bị xáo trộn và nhiều tài liệu có trong kho nhưng không được sử dụng - Nguồn kinh phí tuy được cấp thường xuyên từ phía Nhà nước nhưng không đủ để Trung tâm trang bị và hoàn thiện cơ sở hạ tầng hiện đại cho các K50 Thông tin – Thư viện 62
  63. Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Như hoạt động của một thư viện điện tử. Do vậy, số lượng máy tính phục vụ cho các hoạt động tra cứu trực tuyến của NDT còn hạn chế 3.2 Một số phƣơng hƣớng hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 3.2.1 Củng cố và phát triển kho tài liệu in ấn. Trung tâm tiếp tục bổ sung sách, báo, tạp chí quốc văn và ngoại văn về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu của ĐHQGHN. Hoàn thiện bộ giáo trình và tài liệu tham khảo phục vụ chuyển đổi phương thức đào tạo theo tín chỉ. Ưu tiên tài liệu phục vụ đào tạo cử nhân tài năng và chất lượng cao, chương trình đào tạo đẳng cấp quốc tế. 3.2.2 Tiến tới xây dựng thƣ viện điện tử. Bước đầu, Trung tâm xây dựng và triển khai Dự án xây dựng cơ sở học liệu điện tử và nguồn tài nguyên số hóa. Dự án này bao gồm việc chuyển đổi sang dạng số hóa toàn bộ giáo trình, luận án, kết quả nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN, đồng thời triển khai xây dựng và thu thập các bài giảng điện tử cũng như các dạng tài liệu điện tử khác như phim, ảnh, bản đồ 3.2.3 Liên kết với hệ thống thƣ viện và các trung tâm thông tin trong nƣớc và trên thế giới. Trước hết là với thư viện thành viên trong Liên hiệp thư viện đại học khu vực phía Bắc và Hội Thư viện Việt Nam. Thực hiện liên thông, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện đại học quốc gia các nước Đông Nam Á (AUNILO) và các thư viện đại học quốc gia nước Đông Á. 3.2.4 Nâng cấp hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại tất cả các khu vực làm việc của Trung tâm. Đồng thời hoàn chỉnh việc kết nối hệ thống mạng của Trung tâm vào mạng VNUnet ĐHQGHN và kết nối đường truyền tốc độ cao trực tiếp cho các phòng truy nhập số hóa và phòng Internet. Từng bước tổ chức mạng không dây trong Trung tâm. K50 Thông tin – Thư viện 63