Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải - Hà Nội

74 trang thiennha21 15/04/2022 5761

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải - Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_to_chuc_va_bao_quan_von.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải - Hà Nội

Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, internet và phương tiện thông tin đại chúng mang tri thức đến cho nhân loại nhanh chóng và thuận tiện. Với một lượng thông tin khổng lồ không ngừng tăng gia tăng đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản và khai thác hiệu quả. Và Thư viện đã và đang trở thành cơ quan quản lý, tổ chức và cung cấp cho thông tin cho NDT. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò của thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện các trường cao đẳng, đại học phục vụ cho học tập, nghiên cứu của một đối tượng lớn là sinh viên và giảng viên, nhà nghiên cứu. Theo nghị quyết Trung ương 2 khóa 8 của Đảng đã chỉ rõ cùng với khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu. Công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nhằm đưa nước ta thành một nước phát triển thực hiện mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh” đang đặt ra yêu cầu cấp bách cho tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, Trong đó, hoạt động Thư viện nói chung và Thư viện Trường đại học nói riêng cũng đã và đang đóng góp một phần đáng kể vào sự nghiệp phát triển của đất nước. Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện, năm 1962 cùng với quyết định thành lập Trường Đại học Giao thông Vận tải, thư viện đã được hình thành. Trong nhiều năm qua Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải đã góp phần không nhỏ trong việc cung cấp tài liệu, thông tin khoa học phục vụ các nhiệm vụ và mục tiêu của trường. Đặc biệt, trong những năm gần đây nhu cầu tài liệu của sinh viên, giáo viên và cán bộ trong Trường ĐHGTVT ngày càng nhiều, cụ thể, chuyên sâu đòi hỏi cán bộ thư viện phải có phương hướng, biện pháp để quản lý hoạt động và đặc biệt là tổ chức, bảo quản vốn tài liệu khoa học và hợp lý nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT. Để đáp ứng tốt nhu cầu NDT, thư viện cần thực hiện chính sách tạo nguồn tin tốt, đồng thời phải tiến hành tổ chức và bảo quản tốt nguồn tri thức này một cách K53 Thông tin – Thư viện 1 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy khoa học và hợp lý. Bởi tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện. Thư viện có quy mô hoạt động càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú thì việc bảo quản càng nghiêm ngặt. Cùng với tiềm năng về nhân lực, vật lực, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhân lực thông tin, tổ chức và bảo quản tốt vốn tài liệu chẳng những đảm bảo được nguồn lực thông tin, nâng cao được uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của các cơ quan TT-TV. Mỗi loại tài liệu trong thư viện cần có cách thức tổ chức và bảo quản riêng biệt đồng thời theo quy luật tự nhiên cùng với thời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu và các nhân tố khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến quá trình huỷ hoại và tự huỷ hoại của tài liệu. Vì thế, để đưa ra được các chính sách, giải pháp cho việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một việc làm không mấy dễ dàng và có một ý nghĩa quan trọng. Mặt khác, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nguồn thông tin trên giấy, điện tử bùng nổ nhanh chóng về số lượng. Đặc biệt, nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật lại nhanh chóng lỗi thời. Là 1 Trung tâm Thông tin – Thư viện có quy mô lớn,vốn tài liệu đa dạng và luôn cần được cập nhật, tái bản thường xuyên. Do đó, muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản thì Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Trung tâm TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác này. Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thƣ viện Trƣờng đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình. K53 Thông tin – Thư viện 2 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu  Đề tài được nghiên cứu với mục đích như sau: Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Qua đó, tác giả đưa ra những nhân xét, đánh giá và đặc biệt là một số kiến nghị, giải pháp, phương hướng phát triển và hoàn thiện hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo. Nhằm nâng cao hiệu quả của các công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm nói riêng và chức năng nhiệm vụ của Trung tâm nói chung.  Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết các nhiệm vụ như sau: + Nghiên cứu đặc điểm của Trung tâm, nội dung, thành phần vốn tài liệu, loại hình kho tài liệu trong việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. + Đưa ra nhận xét, đánh giá, đề xuất một số giải pháp và phương pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm ngày càng đi vào hoàn thiện hơn đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thông tin của bạn đọc một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. + Cân nhắc yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo giải pháp được thực hiện tốt. 3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu tại nhiều thư viện như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông - Tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, và tại Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đề tài liên quan đến công tác này đã được nghiên cứu năm 2008 với tên đề tài khóa luận tốt nghiệp là: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Thực trạng và giải pháp” (Bùi Thị Thanh Thảo – K49) thực hiện. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về các biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT –TV ĐHGTVT và theo khảo sát thực tế, từ năm 2008 đến nay hai công tác này K53 Thông tin – Thư viện 3 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy vẫn còn nhiều vấn đề cần được đề cập tới. Vì vậy, tôi đã đưa ra một số kiến nghị, giải pháp, đóng góp ý kiến cho Trung tâm dựa trên thực trạng hoạt động hiện tại. Với việc lựa chọn đề tài này, tôi hy vọng có thể được kế thừa những thành quả nghiên cứu của tác giả đi trước, vận dụng kiến thức đã học trên giảng đường và những thực tiễn học được sau hai tháng thực tập để nghiên cứu, khảo sát thực trạng của việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hai công tác này tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin là giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trong trường. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm từ năm 2008 đến nay. 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu  Cơ sở lý luận - Dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện. - Dựa vào các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin khoa học công nghệ. - Dựa vào cơ sở lý luận thông tin và thư viện học. - Nghiên cứu, tổng hợp các tài liệu lý luận về tổ chức và bảo quản kho tài liệu và những tài liệu có nội dung liên quan đến khóa luận. - Dựa vào thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV Đại học Giao thông Vận tải.  Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài khóa luận, tôi đã sử dụng các phương pháp luận nghiên cứu duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử và K53 Thông tin – Thư viện 4 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy một số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: Khảo sát thực tế, trao đổi, thu thập, thống kê số liệu, phân tích, so sánh, tổng hợp. 6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối với ngành Trung tâm đồng thời những giá trị khoa học cho công tác tổ chức và bảo quản mang lại cho các thư viện nói chung. Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra các ý kiến, đánh giá, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin –Thư viện nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của một thư viện trường đại học. 7. Bố cục của khóa luận Với bất cứ một đề tài nghiên cứu khoa học, đề tài khóa luận, ngoài lời cảm ơn, phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo. Nội dung của Khóa luận gồm: Chương 1: Giới thiệu tổng quan và thực trạng công tác tổ chức, bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Chương 2: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông vận tải Chương 3: Nguyên tắc thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng K53 Thông tin – Thư viện 5 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy NỘI DUNG CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1. Giới thiệu tổng quan 1.1.1. Giới thiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải Trường Đại học Giao thông vận tải (GTVT) có tiền thân là Trường Cao đẳng công chính, được khai giảng lại dưới chính quyền cách mạng vào ngày 15 tháng 11 năm 1945 theo sắc lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, nghị định của Bộ giáo dục và Bộ giao thông công chính. Trong giai đoạn 1945 đến 1960, Nhà trường đã đào tạo được nhiều cán bộ khoa học kỹ thuật có trình độ cao đẳng và trung cấp thuộc các lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, kiến trúc phục vụ công cuộc kháng chiến cứu quốc và phát triển đất nước. Ngày 24 tháng 03 năm 1962, trường được chính thức mang tên Trường Đại học GTVT theo quyết định số 42/CP của Hội đồng chính phủ. Ngày 27 tháng 04 năm 1990, cơ sở 2 của Trường tại Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo quyết định số 139/TCCB của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo. Ngày 15 tháng 11 đã trở thành ngày truyền thống của Trường. Tính đến thời điểm tháng 12 năm 2010 Trường có tổng số 1055 cán bộ, giảng viên, công nhân viên. Trong đó có gần 789 giảng viên với 50 Giáo sư, phó giáo sư, 119 Tiến sỹ và tiến sỹ khoa học, 333 Thạc sỹ đảm nhận đào tạo, quản lý gần 30.000 sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh thuộc 69 chuyên ngành Đại học, 16 chuyên ngành Thạc sỹ và 17 chuyên ngành Tiến sỹ. Trường Đại học GTVT là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ mới trong lĩnh vực GTVT của cả nước. Trong 60 năm qua Trường đã đào tạo được trên 40.000 Kỹ sư, trong đó có trên 200 Kỹ sư cho hai nước bạn K53 Thông tin – Thư viện 6 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Lào và Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ trong đó có 40 Thạc sỹ cho nước Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào. Các công trình giao thông lớn của đất nước như đường 559, đường sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân, cầu Bãi cháy, các tuyến đường cao tốc, đều có sự tham gia của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường. Phát huy truyền thống 60 năm qua, mục tiêu của Trường đến năm 2010 và những năm tiếp theo sẽ trở thành Trường Đại học kỹ thuật và kinh tế đa ngành với chất lượng và trình độ cao, đầu ngành trong lĩnh vực Giao thông vận tải của đất nước, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn và có uy tín, từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải 1.1.2.1. Lịch sử hình thành Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông vận tải, Trung tâm thông tin được manh nha ra đời từ năm 1962, ban đầu là một bộ phận nhỏ trực thuộc phòng Giáo vụ cùng với Ban phiên dịch và Ban giáo vụ. Năm 1984, Thư viện được tách ra thành đơn vị độc lập trực thuộc Trường với 14 thành viên. Ngày 21/2/2002 Trung tâm Thông tin-Thư viện được thành lập theo quyết định số 753 QĐ-BGD&ĐT – TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở ghép giữa Thư viện và Bộ phận quản trị mạng. Với dự án mức A, B của ngân hàng thế giới, Trung tâm được trang bị hệ thống máy tính hiện đại và có thêm phòng internet tạo điều kiện cho NDT tiếp cận với công nghệ thông tin. Trong thời gian này, Trung tâm cũng bắt đầu sử dụng khung phân loại Dewey (DDC) thay cho BBK. Năm 2004, với dự án giáo dục mức C đã làm thay đổi cơ bản chất và lượng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT-TV. Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Đại học Giao thông Vận tải. Ngoài ra, Trung tâm TT – TV là một K53 Thông tin – Thư viện 7 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và hoạt động theo quy chế của Hiệp hội. Với mục tiêu do Trường đặt ra thì thư viện đã trở thành một bộ phận không thể thiếu, được lãnh đạo nhà trường quan tâm và là giảng đường thứ hai để sinh viên, học viên nghiên cứu và học tập. 1.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ Chức năng chính Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ cho công tác Đào tạo NCKH của nhà trường. Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, và số lượng đông đảo là sinh viên. Nhiệm vụ Thu thập, bổ sung, xử lý và cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ bản, lĩnh vực chuyên ngành và các lĩnh vực khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của NDT. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHGTVT bao hàm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin. Tổ chức phục vụ, hoạt động giới thiệu sách mới, thông tin - thư mục và hướng dẫn cho NDT khai thác hiệu quả vốn tài liệu thư viện; Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thông qua quầy bán sách. Thu thập các xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường bảo vệ trong nước và nước ngoài. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển và quản lý mạng thông tin Trung tâm, từng bước hiện đại hóa thư viện. Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây dựng, củng cố và phát triển nguồn tin, Trung tâm phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên của trường. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo Trung tâm TT-TV và Trường. Xây dựng nội dung về quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra, giám sát K53 Thông tin – Thư viện 8 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy của Trung tâm. Thực hiện các hoạt động hợp tác trao đổi thông tin với các cơ sở TT-TV ngoài Trường theo quy định của Hiệu trưởng. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện và tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện. Với những chức năng và nhiệm vụ trên, đã xác định rõ Trung tâm có một vị trí vô cùng quan trọng góp phần vào phát triển giáo dục cho Trường nói riêng và đất nước nói riêng. 1.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị Cơ sở vật chất – kỹ thuật có vai trò hết sức to lớn, là nơi chứa đựng, tàng trữ và bảo quản tài liệu – là nơi bạn đọc làm việc với các tài liệu, tiếp xúc với các nguồn thông tin trong nước và trên thế giới – là nơi cán bộ thư viện vận dụng kiến thức vào thực tiễn công việc. Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hoàn thiện và hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với các Thư viện nói chung và các Trung tâm TT-TV nói riêng. Trung tâm Thông tin - Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm TT – TV được dự án mức C trang bị mới hoàn toàn và đồng bộ về hệ thống phòng đọc, phòng mượn, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ giá sách đến kệ để báo – tạp chí, vv Hệ thống các phòng đọc của Trung tâm: - Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi - Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngoài, luận văn, luận án, báo-tạp chí: 150 chỗ ngồi - Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng - Phòng mượn Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ và tra cứu. K53 Thông tin – Thư viện 9 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có một hệ thống máy in: 7 chiếc và máy phôtô: 5 chiếc đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạn đọc. Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc) Đầu đọc: 6 chiếc Đặc biệt, toàn bộ sách và tài liệu của Trung tâm được quản lý bằng phần mềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu mình cần bằng từ khoá, tác giả, chủ đề, môn loại, năm xuất bản, Ngoài ra, còn hệ thống máy điều hòa, quạt điện, được trang bị khác đầy đủ, bố trí đúng vị trí, 1.1.2.4. Thành phần vốn tài liệu Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cơ bản (vốn tài liệu, cơ sở vật chất, cán bộ thư viện và người dùng tin) quan trọng cấu thành Trung tâm: phong phú, đa dạng về ngôn ngữ, loại hình tài liệu và số lượng tương đối lớn, nhưng chủ yếu là sách chuyên ngành kỹ thuật. Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo trên giấy như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn và tài liệu hiện đại được viết bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác. Cụ thể chia theo loại hình tài liệu, bao gồm: + Tài liệu truyền thống STT Loại hình tài liệu truyền thống Số lượng bản 1 Sách giáo trình 84.484 2 Sách tham khảo 48.857 3 Tài liệu tra cứu 3421 4 Báo - Tạp chí 3120 5 Bài giảng 324 6 Luận văn, luận án 1764 7 Nghiên cứu khoa học 541 Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống K53 Thông tin – Thư viện 10 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy + Tài liệu hiện đại Để đáp ứng NCT của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Trung tâm, bên cạnh việc bổ sung, phát triển tài liệu truyền thống, Trung tâm đã chú trọng đầu tư các loại hình tài liệu hiện đại. Đó là các CSDL, CD-ROM, Trung tâm đã cung cấp tài liệu điện tử toàn văn qua website trường lập Dưới đây là số liệu thống kê nguồn tài liệu hiện đại: CSDL gồm: tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó: STT CSDL Số lượng biểu ghi 1 CSDL sách 14971 2 CSDL báo, tạp chí đóng quyển 1106 3 CSDL LV, LA, NCKH 2000 4 CSDL sách lưu chiểu 732 5 CSDL toàn văn 202 Bảng 2: Thống kê biểu ghi CSDL + CSDL trực tuyến: ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng. Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện – điện tử - kỹ thuật Mỹ một số sách điện tử , các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ Internet + Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2200 đĩa CD-ROM  Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT rất phong phú và đa dạng, thuộc nhiều loại ngôn ngữ khác nhau nhưng chủ yếu tập trung vào lĩnh vực khoa học công nghệ, khoa học tự nhiên. Để đáp ứng nhu cầu tin vủa NDT, Trung tâm không ngừng đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả, phát triển nguồn tin, khai thác thông tin của NDT. K53 Thông tin – Thư viện 11 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 1.1.2.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ  Cơ cấu tổ chức Gồm: Ban Giám đốc; Bộ phận nghiệp vụ; Phòng mượn; Hệ thống phòng đọc Hệ thống cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau: Ban giám đốc Bộ phận nghiệp vụ Phòng mượn trả Bộ phận phục vụ bạn đọc Phòng Phòng Phòng mượn đọc đọc Phòng Phòng Phòng Phòng sách GT, sách ngoại đọc nghiệp làm thẻ bán sách tiếng văn, điện tử vụ sách tham Việt báo-tạp khảo chí, LV-LA Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV ĐHGTVT  Đội ngũ cán bộ Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện có 19 cán bộ công chức. Trong đó: 1 Tiến sỹ; 5 thạc sỹ, 13 cử nhân. Về trình độ học vấn của cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ (21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%). Chuyên ngành Thông tin - Thư viện: 12 cán bộ (64%); chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%). Dưới đây là sơ đồ bố trí các phòng làm việc và phục vụ từ tầng 4 đến tầng 7 của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT: K53 Thông tin – Thư viện 12 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Tầng 7 Phòng Hội thảo Phòng đọc điện tử Phòng Phòng đọc sách ngoại văn, LV, Tầng 6 Máy chủ LA, NCKH, Báo-tạp chí Tầng 5 Phòng Phó Phòng GĐ Phòng đọc sách GĐ tiếng Việt Tầng 4 Phòng Nghiệp vụ Phòng mượn Hình 2: Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm TT-TV 1.1.2.6. Người dùng tin Trụ sở thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật, vốn tài liệu, cán bộ thư viện là tiền đề để xuất hiện NDT. Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cuối cùng của bất cứ thư viện nào. Càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng. Vì vậy, nếu không có bạn đọc thì thư viện cũng mất mục đích tồn tại của mình. Trong hoạt động thực tiễn, NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của Thư viện. Nắm vững NCT, đáp ứng đầy đủ, chính xác là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng. Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hàng năm quản lý khoảng 3200 thẻ bạn đọc. Đối tượng người dùng tin là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong trường. Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT tôi chia đối tượng NDT của Trung tâm thành các nhóm người như sau: K53 Thông tin – Thư viện 13 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 5% 15% Cán bộ quản lý Giảng viên và nhà nghiên 80% cứu Sinh viên và học viên cao học Hình 3: Biểu đồ tỷ lệ NDT . Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý NDT này bao gồm: Ban Giám hiệu; Trưởng, Phó các phòng ban chức năng; Trưởng, Phó các khoa, tổ bộ môn. Họ chiếm tỷ lệ rất nhỏ khoảng 5%. Công việc của nhóm người này là: điều hành cho bộ máy nhà Trường hoạt động một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, NCT họ cần không chỉ cao mà còn rộng, không chỉ đa dạng mà còn tổng hợp. Đó là những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo dục, thông tin về tình hình kinh tế, xã hội, văn hóa trong và ngoài nước. Họ ít quan tâm đến những lĩnh vực chuyên ngành mà Nhà trường đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu dành cho nhóm NDT này còn bị hạn chế, hầu như không đáp ứng được. . Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu Với vị trí là Trường đại học phục vụ cho giáo dục và đào tạo, nhóm NDT này là lực lượng nòng cốt giúp Nhà Trường thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đặt ra. Nhóm NDT là cán bộ giảng viên chiếm tỷ lệ không nhiều khoảng 15%. Họ là người có trình độ chuyên môn cao thuộc các lĩnh vực đào tạo của Trường và đóng góp một khối lượng lớn tạo ra lực lượng lao động chất xám cho xã hội. K53 Thông tin – Thư viện 14 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy NCT của nhóm NDT này là những thông tin mang tính chuyên sâu, có tính cập nhật về khoa học kỹ thuật và công nghệ, về các môn mà họ giảng dạy, nghiên cứu, biên soạn giáo trình, giáo án và nâng cao trình độ chuyên môn của họ. Hình thức NCT: phong phú, đa dạng như: sách, tạp chí khoa học trong và ngoài nước, danh mục tài liệu chuyên ngành mới, các thông tin thư mục chuyên đề, các CSDL toàn văn và rút gọn và tài liệu trực tuyến, . Nhóm người dùng tin là học viên cao học và sinh viên chính quy và tại chức Nhóm người dùng tin này có số lượng đông đảo (khoảng 80%) và thường xuyên sử dụng thư viện. Đặc biệt, NCT của họ thay đổi liên tục phụ thuộc vào chương trình đào tạo của Trường, của các Khoa theo mỗi kỳ học. Đối với NDT là học viên cao học thì tài liệu mang tính chất chuyên sâu phù hợp với chương trình học và đề tài mà họ nghiên cứu. Hình thức tài liệu thường được sử dụng đó là: luận văn, luận án, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, và CSDL chuyên ngành, Họ không có thời gian đọc tại chỗ tại Trung tâm nên thường photo mang về nhà tham khảo, nghiên cứu. Đối với NDT là sinh viên - là người sử dụng thư viện nhiều nhất. Họ lên thư viện mượn sách, ngồi học. Nhu cầu tin của họ tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực: cơ bản, cơ khí, kinh tế, điện tử, Hình thức tài liệu hầu hết là sách giáo trình, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, tài liệu: Luận văn, Luận án cũng được các sinh viên năm cuối rất hay được sử dụng. Tóm lại, hầu hết NCT cả các nhóm NDT là tài liệu chuyên ngành kỹ thuật nhưng với mỗi loại hình tài liệu lại phù hợp với từng nhóm NDT là khác nhau. Vì vậy, để công tác phục vụ có hiệu quả cần phải phân tích, tìm hiểu NCT của từng nhóm NDT đó để đáp ứng tối đa NCT của họ, tăng số lượng bạn đọc đến thư viện. K53 Thông tin – Thư viện 15 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 1.2. Lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Có thể nói công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của mỗi một cơ quan thông tin thư viện. Đó được coi là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho tri thức của nhân loại. 1.2.1. Công tác tổ chức kho tài liệu 1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức kho tài liệu Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là một trong bốn yếu tố (tài liệu, cơ sở vật chất, người dùng tin, cán bộ thư viện) cấu thành nên cơ quan thông tin-thư viện. Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy Lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “biblio” là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện là nơi bảo quản sách. Năm 1934, khái niệm tổ chức kho xuất hiện do các nhà thư viện học người Nga nghiên cứu và đánh giá cao. Muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản. Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệu quả. Hay tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu. Nếu tổ chức kho chưa khoa học sẽ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của độc giả và không thể bảo quản tốt được, kho sách trở thành “mồ chôn sách”. Ở Việt Nam công tác tổ chức và bảo quản tài liệu đã được chú ý nhiều. Ta phải khẳng định rằng, bất kì một trường Cao đẳng, Đại học nào khi thành lập thì sẽ có một Thư viện của trường thành lập ngay sau đó và được nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị, mở rộng hoàn thiện kho tài liệu từng bước qua các năm để đáp ứng nhu cầu tin. Tiêu biểu là Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải. K53 Thông tin – Thư viện 16 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác tổ chức kho tài liệu Vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với một cơ quan Thông tin-Thư viện, nó duy trì mọi hoạt động của cơ quan đồng thời là động lực giúp cho sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện. Vì vậy, bất kì một thư viện nào cũng phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý. Tổ chức kho vừa là một hoạt động nghiệp vụ, đồng thời cũng là một nghệ thuật. Bởi lẽ, nó là một loạt các hoạt động nghiệp vụ kế tiếp nhau: nhận và đăng kí tài liệu, xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu sao cho cất được nhiều, dễ cất, dễ bảo quản và mục đích cuối cùng là độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có. Việc tổ chức kho sách khoa học có ý nghĩa quyết định đến các vấn đề sau: Tiết kiệm diện tích, thời gian, nhân lực cho thư viện; Đáp ứng nhu cầu NDT nhanh chóng nhất; Bảo quản kho sách, nâng cao tuổi thọ cho sách. Bên cạnh đó, công tác tổ chức vốn tài liệu có quan hệ chặt chẽ với các công tác khác, đặc biệt là: Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thư viện phụ thuộc vào hệ thống mục lục: Khi kho tài liệu đăng kí đầy đủ, thể hiện chính xác trong hệ thống mục lục, cấu tạo kho tin tốt. Sắp xếp có trật tự sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng tin. Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: Bổ sung tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất, đến với người dùng tin phụ thuộc vào công tác tổ chức kho. Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ hoàn toàn dựa vào xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Tài liệu có giá trị là tài liệu được sử dụng. Ngược lại, nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếm diện tích kho, tốn công sức bảo quản Bổ sung tài liệu là xác định phương pháp tổ chức kho (đóng, mở) và có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu.  Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu và vị trí của mình là một trong những trung tâm chuyên ngành về khoa học kỹ thuật phục vụ cho nhà trường đào tạo ra các kỹ sư đầu ngành trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật. K53 Thông tin – Thư viện 17 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Trung tâm TT-TV ĐHGTVT luôn chú trọng hoàn thiện lại công tác tổ chức kho sao cho hợp lý nên mục đích tổ chức tài liệu của Trung tâm được đặt ra rất cụ thể nhằm: tạo trật tự cho kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng, đồng thời sử dụng lâu dài và tiết kiệm kinh phí. Tuy nhiên, các biện pháp về tổ chức kho phải phù hợp với trình độ nghiệp vụ của Trung tâm. 1.2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu 1.2.2.1. Khái niệm công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện là nơi chứa đựng một khối lượng lớn tri thức của nhân loại được tích lũy qua nhiều thế hệ được thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu. Nhưng để tài liệu đó được thế hệ sau có thể được tiếp thu một cách toàn diện thì cần phải có các biện pháp bảo quản tốt vốn tri thức đó. Bảo quản tài liệu là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bình thường có trong kho. Bảo quản chia làm 2 loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế. Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tài liệu nói chung còn bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu, nó đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường là các chuyên gia có chuyên môn cao và rất tốn kém. Về mặt thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn cản sự hư hỏng của tài liệu bằng cách cung cấp môi trường hợp lý cho việc lưu giữ tài liệu, những chính sách về sửa chữa, tu bổ, phục chế các tài liệu hư hỏng. Khi tài liệu không thể bảo quản phải chuyển dạng để bảo quản nội dung tài liệu. K53 Thông tin – Thư viện 18 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 1.2.2.2. Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu Công tác bảo quản là một trong những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa hết sức lớn lao của các thư viện và trung tâm thông tin. Nó góp phần làm cho thư viện tồn tại và phát triển, đáp ứng hiệu quả NCT. Bảo quản vốn tài liệu xét về phương diện tổng thể chỉ là một khâu trong quy trình nghiệp vụ của cơ quan thông tin thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chức bảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt. Chính vì vậy, công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng như sau: Giữ gìn vốn tài liệu thư viện, gìn giữ di sản văn hóa của dân tộc; Tăng cường nguồn lực thông tin, khả năng đáp ứng NCT, phát huy hết vốn tài liệu, giảm được chi phí không cần thiết; Tiết kiệm ngân sách cho thư viện. Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt 10 năm qua đã trải qua 1 giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ. Nhưng một thực tế là cho đến nay lĩnh vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, quy trình đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực quốc gia. Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa chọn đào tạo một cán bộ chuyên môn. Vì vậy, công tác bảo quản tổ chức tài liệu muốn được tổ chức tốt thì vấn đề đào tạo cán bộ trong khâu này rất quan trọng. Bên cạnh đấy nó còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như: trang thiết bị, cơ sở vật chất của mỗi một cơ quan thông tin – thư viện.  Đối với hệ thống Trung tâm thông tin thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng, tài liệu là một trong bốn yếu tố ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của thư viện nhưng nó lại là sản phẩm rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù nó được cấu thành từ bất cứ chất liệu nào đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra hư hại đến tài liệu. K53 Thông tin – Thư viện 19 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Với thực tế đó, công tác bảo quản vốn tài liệu đã thực sự trở thành mối quan tâm hàng đầu của những người làm công tác thư viện. Và nhận thức thức được vấn đề đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thường xuyên tiến hành các kê, sửa chữa, phục hồi các tài liệu hư hỏng một cách định kỳ. Cán bộ thư viện thư viện kiểm tra để loại trừ các yếu tố xã hội, hóa học, sinh học, vật lý, gây tổn hại đến tài liệu. Đặc biệt, Trung tâm đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại: quạt, máy điều hòa, hệ thống giá mới, công tác bảo quản được quan tâm nên đã đảm bảo được vốn tài liệu luôn trọng tình trạng được phục hồi. 1.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thông vận tải 1.3.1. Công tác tổ chức kho tài liệu 1.3.1.1. Quy trình tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để phục vụ cho độc giả và có phương pháp bảo quản hợp lý nhất. Đó là các thao tác sau:  Giai đoạn 1: Nhận và đăng ký tài liệu + Tiếp nhận tài liệu Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, các tài liệu được nhập hầu hết là do NXB của Trường in ra, một phần nhỏ còn lại là do dự án tặng và mua của các NXB khác như: NXB Xây dựng, NXB Giáo dục, Hàng năm Trung tâm nhận được đầu tư của Nhà trường trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Sách được bổ sung thường vào đầu mỗi học kỳ; luận văn, luận án thường được được thư viện tiếp nhận thường xuyên bởi số lượng đề tài được bảo vệ hầu như là liên tục trong tuần. Khi tài liệu được nhập về Trung tâm được cán bộ phụ trách tiếp nhận rõ ràng có hóa đơn, chứng từ về số lượng, tên tài liệu, Vì vậy, đã giúp cán bộ thư viện nắm rõ được tổng số tài liệu được nhập, có những đầu sách nào, số lượng mỗi loại, K53 Thông tin – Thư viện 20 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy nguồn bổ sung và giá tiền nên khi tài liệu được nhập về thì đăng ký vốn tài liệu là khâu kỹ thuật bắt buộc đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng. + Đăng ký tài liệu: Vốn tài liệu khi được nhập về Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được đăng ký theo lô trên phầm mềm quản lý thư viện Ilib4.0, mỗi một loại tài liệu (sách Việt, sách ngoại, sách tham khảo, Luận văn-luận án, ) được đăng ký một số đăng ký cá biệt riêng. Còn đối với báo, tạp chí hàng ngày sẽ có một phiếu ghi rõ tên đầu báo, số lượng, giá tiền kèm theo do nhà cung cấp mang đến.  Giai đoạn 2: Quy trình xử lý tài liệu Qua tìm hiểu, khảo sát có thể nhận thấy rằng quy trình xử lý được cán bộ thư viện tại liệu tai Trung tâm ĐHGTVT thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Dán tem (ĐKCB): với từng loại tài liệu khác nhau có loại tem khác nhau: Ví dụ: Luận văn(LV); Sách tiếng Việt (DV); Sách ngoại văn (DN), Bước 2: Định từ khóa, phân loại theo khung phân loại DDC 14, định chủ đề. Bước 3: Biên mục theo từng loại hình tài liệu: Sách lẻ, luận văn, luận án, Nhập các trường trong phiếu nhập tin (Worksheet). Trung tâm TT-TV ĐHGTVT sử dụng các chuẩn mực của quốc tế để tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin như: biên mục theo quy tắc Anh – Mỹ và biên mục đọc máy MARC21 Bước 4: Làm tem mở; Ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17, đóng dấu sau đó dán tem mở, dán chíp RFID (đối với tài liệu kho mở ) trên dán logo của Trường. Bước 5: Nhập máy trên phần mềm ilib4.0 theo từng dạng tài liệu trong đơn nhận ở phân modul bổ sung. Mỗi cuốn sách sau khi được nhập về thư viện TT-TV được bộ phận nghiệp vụ biên mục đọc máy MARC21 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu vào máy tính để tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc tra cứu. Cuối cùng, quét chip để tích hợp với phần mềm Ilib trước khi bàn giao về các phòng phục vụ. K53 Thông tin – Thư viện 21 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Như vây, bất kỳ một loại tài liệu nào khi nhập về Thư viện đều được xử lý nghiệp vụ về mặt hình thức và nội dung trước khi đưa về các bộ phận phục vụ bạn đọc.  Giai đọan 3: Chuyển giao, sắp xếp tài liệu Tài liệu sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ được sắp xếp, tổ chức phục vụ bạn đọc. Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng trong chu trình đường đi của tài liệu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ bạn đọc. Nó là cầu nối giữa bộ phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ. Nghiệp vụ tốt thì sắp xếp tốt, sắp xếp tốt tất yếu phục vụ tốt, bảo quản tốt tài liệu của thư viện. Khi tiến hành sắp xếp vốn tài liệu phải căn cứ vào loại hình tài liệu có trong kho, điều kiện giá kệ có sẵn của thư viện để chọn cách sắp xếp cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình. Tài liệu trong thư viện được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái sang phải theo một trật tự khoa học đảm bảo yêu cầu: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ bảo quản. Qua thực tế, tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT ta thấy được tài liệu trong kho chiếm đa số là tài liệu chuyên ngành, loại nguồn tin phục vụ cho học tập, nghiên cứu. Hàng năm, Trung tâm đã phục vụ được khối lượng lượng lớn NDT và để bạn đọc đến thư viện được dễ dàng, thuận lợi, thư viện sắp xếp vốn tài liệu theo 2 hình thức sau: Sắp xếp theo phân loại và sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. Đối với sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt đã giúp Trung tâm tiết kiệm diện tích kho và tìm tài liệu nhanh chóng, tài liệu có cùng nội dung sẽ được sắp xếp cạnh nhau. Tuy nhiên, cán bộ thư viện rất khó nắm bắt được nội dung kho sách, cuốn sách, tính thẩm mỹ của kho không đẹp, tài liệu có khổ cỡ khác nhau được xếp cùng nhau. Khác với xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, cách sắp xếp theo phân loại tốn diện tích của Trung tâm, luôn phải có khoảng trống để nhận tài liệu mới. Nhưng tài liệu theo cách sắp xếp theo ngành tri thức này, giúp cán bộ thư viện nắm được nội K53 Thông tin – Thư viện 22 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy dung kho tài liệu nên phục vụ bạn đọc tốt hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, trong kho mở giúp bạn đọc có thể tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và công tác bổ sung, thanh lọc tài liệu dễ dàng hơn cho Trung tâm. Đối với kho đóng sách giáo trình Trung tâm còn áp dụng hình thức sắp xếp theo Khoa gồm: Khoa cơ bản, Khoa kinh tế, Khoa điện tử, Khoa công trình giúp cán bộ thư viện tìm tài liệu phục vụ cho NDT nhanh nhưng đòi hỏi họ phải làm việc trong bộ phận trong thời gian khá lâu thì mới có thể nắm bắt nhanh vị trí của từng đầu sách. 1.3.1.2. Hình thức tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Có người cho rằng: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp bảo quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức tài liệu thế nào để độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có. Vì vậy, việc tổ chức kho hợp lý là vấn đề đã và đang được các thư viện quan tâm của thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thư viện; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin-thư viện; đối tượng phục vụ; thành phần vốn tài liệu; cơ sở vật chất; số lượng và trình độ cán bộ thông tin thư viện. Mỗi loại hình kho tài liệu lài phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các Trung tâm TT-TV đã và đang tổ chức kết hợp 2 loại hình kho tài liệu, trong đó có Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Đó là kho đóng và kho mở tùy thuộc vào loại hình tài liệu. Hai hình thức tổ chức này sẽ khắc phục những nhược điểm của nhau để phục vụ hiệu quả nhất cho NDT và Trung tâm đã tổ chức theo hình thức này tương đối tốt phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị của mình. Căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất; đặc điểm và thành phần vốn tài liệu Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành tổ chức kho theo 2 hình thức: Kho đóng và kho mở theo sơ đồ sau: K53 Thông tin – Thư viện 23 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Phương thức tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGVT Kho đóng Kho mở Phòng mượn Phòng đọc Phòng đọc tầ ng 4: Phòng đọc tầng 6: điện tử S ách giáo tiếng Việt Sách tầng 7 trình, tầng 5 ngoại văn; S ách tham Luận văn, khảo Luận án; NCKH Hình 4: Sơ đồ tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT  Tổ chức kho đóng Tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho đóng là tài liệu được tổ chức thành một kho độc lập, tách biệt với bạn đọc. Khi NDT đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư, đặc biệt tiết kiệm diện tích kho, bảo quản tốt tài liệu. Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, vốn tài liệu tương đối nhiều và cũng như thể loại (sách, báo, tạp chí, Luân văn, luận án, đề tài NCKH, nhưng phân chia tài liệu theo dạng kho đóng chủ yếu với sách giáo trình và tỷ lệ nhỏ sách tham khảo ở phòng mượn. K53 Thông tin – Thư viện 24 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Phòng mượn là phòng phục vụ quan trọng nhất và có số lượng tài liệu lớn nhất của Trung tâm vì đa phần NDT mượn tài liệu về nhà để học tập, nghiên cứu. Loại hình tài liệu phòng mượn là sách giáo trình và sách tham khảo và chia thành 2 khu vực riêng biệt. Khu vực sách giáo trình Đối với sách giáo trình được chia thành các khoa: Cơ bản, Công trình, Kinh tế, Điện tử, Cơ khí. Theo thống kê kho sách tháng 12/2011 tài liệu giáo trình có số lượng lớn 75.786 cuốn được phân theo các khoa, ngành. Sách giáo trình được sắp xếp theo giá, chia thành các Khoa và mỗi tài liệu mang một số đăng ký cá biệt, không có ký hiệu xếp giá. Trong từng Khoa lại xếp theo đầu sách giúp cán bộ thư viện dễ dàng tìm tài liệu phục vụ cho NDT. Để làm tốt công tác phục vụ thì cán bộ thư viện phải có thời gian phục vụ lâu mới xác định nhanh vị trí tài liệu cần phục vụ. Khi sinh viên mượn sách giáo trình phải mất chi phí khấu hao cho sách, mượn về nhà trong vòng một kỳ học. NDT mà vi phạm nội quy, quy định của Trung tâm đều bị phạt, đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn quá hạn tương đối nhiều. Khu vực sách tham khảo Trung tâm TT-TV ĐHGTVT có số lượng sách tham khảo đa dạng và phong phú, được xuất bản bởi nhiều nhà xuất bản khác nhau như: Xây dựng, Giáo dục, Hiện nay, số lượng sách tham khảo có 11.074 bản với 3232 đầu tài liệu. Phòng mượn sách tham khảo cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà, không mất tiền khấu hao, mượn trong vòng 15 ngày. Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt. Vì vậy, Trung tâm TT-TV cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại để phục vụ NDT đạt hiệu quả cao, thu hút ngày càng nhiều số lượng bạn đọc đọc đến thư viện. K53 Thông tin – Thư viện 25 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy  Tổ chức kho mở Hiện nay, kho mở ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại cho bạn đọc ngày càng nhiều. Từ năm 2003, do nhu cầu của NDT ngày càng tăng lên, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức các kho mở. Việc này đã tạo điều kiện cho công tác phục vụ NDT hiệu quả hơn. Hiện tại, hệ thống kho mở của Trung tâm được tổ chức từ tầng 5 đến tầng 7. Ký hiệu xếp giá của tài liệu kho mở được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại kết hợp với ký hiệu tác giả hay còn gọi là chỉ số Cutter. Và mỗi một tài liệu trong kho mở được mang một ký hiệu xếp giá. Tại kho mở, bạn đọc tra cứu tài liệu qua máy tính hay là trực tiếp vào giá tìm tài liệu mà không cần qua thủ thư, mỗi NDT khi lựa chọn tài liệu sẽ được lấy tối đa 2 cuốn sách ra chỗ đọc nhưng cán bộ thư viện luôn phải xếp lại vị trí của tài liệu cuối mỗi buổi. Phòng đọc tầng 5 Đây là phòng đọc sách tiếng Việt, nơi bạn đọc có thể tìm đọc các giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Hiện nay, phòng có 280 chỗ ngồi, khối lượng tài liệu lớn với 24013 cuốn. Ở phòng đọc mỗi loại tài liệu có từ 5 đến 10 tài liệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC từ 000 đến 900. Hình thức sắp xếp theo trật tự ký hiệu phân loại này tạo điều kiện cho xác định vị trí của từng tài liệu và quản lý kho một cách dễ dàng. Phòng đọc tầng 6 Đây là phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học và báo tạp chí; là nơi mà NDT có thể tìm đọc các sách tham khảo, tạp chí bằng tiếng Anh, Nga, Pháp, + Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học Theo số liệu thống kê tháng 12/2011, thư viện có 1647 đầu với 1743 số bản luận văn thạc sỹ và 21 đầu với 21 bản luận án tiến sỹ các chuyên ngành; Nghiên cứu khoa học: có 541 đề tài đạt giải cấp Bộ đã đưa vào kho phục vụ NDT. Đây là nguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi nhiều LV, LA, NCKH để đề ra được K53 Thông tin – Thư viện 26 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy những giải pháp hữu hiệu trong công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ. Khu vực tài liệu luận văn, luận án, NCKH được chia các giá theo loại hình tài liệu: Luận án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó mỗi loại lại được sắp xếp theo ký hiệu phân loại từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải. Đây là kho mở nên bạn đọc có thể tra cứu tài liệu trên máy hoặc có thể vào trực tiếp kho mượn sách và ngồi đọc tại chỗ, đặc biệt là không được mượn về nhà mà chỉ được photo. + Sách ngoại văn Đây là loại sách chiếm một phần lớn phòng đọc tầng 6 của Trung tâm. Số lượng tài liệu là: 4242 số đầu tên tài liệu với 5159 số bản tài liệu được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau nhưng cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc Latinh có nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của Trường. Trên giá tài liệu được xếp theo ký hiệu phân loại DDC từ 000 đến 900 + Báo - Tạp chí Mỗi đầu báo-tạp chí được đựng trong một hộp đựng riêng trên giá, thiết kế hoàn toàn khác với giá sách. Để phục vụ tự chọn, Trung tâm đã tổ chức xếp báo-tạp chí theo trật tự A,B,C của tên báo, tạp chí. Hiện nay, trong kho có khoảng 200 đầu báo, tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Từ báo Trung ương đến báo ngành đề cập hầu hết đến mọi lĩnh vực của xã hội: kinh tế, văn hóa, xã hội, giải trí, và đặc biệt là lĩnh vực ngành. Báo được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo. Ví dụ: An ninh thế giới, An ninh thủ đô, Công an nhân dân, Đại đoàn kết, Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành. Trong đó: Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự chữ cái A, B, C của tên tạp chí. Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành, và trong lĩnh vực chuyên ngành lại được xếp theo thứ tự chữ cái A, B, C ; Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực và trật tự A, B, C. K53 Thông tin – Thư viện 27 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Mỗi đầu báo-tạp chí được xếp theo theo thời gian xuất bản: năm, quý, tháng, ngày, số. Thường hàng tháng các ngăn đựng đầy, cán bộ thư viện tiến hành bó báo, tạp chí xếp vào kho đến cuối năm thanh lý. Phòng đọc tầng 7 Đây là phòng điện tử với 88 máy tính hiện đại cho phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình mới trong Trung tâm: đọc tài liệu điện tử. Tại đây bạn đọc có thể đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà Trung tâm xây dựng. Ngoài ra, bạn đọc còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn tin quý giá khác trên mạng.  Để tăng cường công tác tổ chức kho mở hiệu quả, Trung tâm TT-TV ĐHGVT cần phải có những giải pháp hữu ích, tích cực để giải quyết tận gốc những hạn chế, phát huy những kết quả đã đạt được. Có như vậy, thư viện mới đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu đọc của NDT ngày càng cao trong thời đại thông tin tri thức. 1.3.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu 1.3.2.1. Các nguyên nhân hủy hoại vốn tài liệu Vốn tài liệu là vật dễ bị hủy hoại bởi các yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau: sự lão hóa tài liệu, các nhân tố môi trường như: bụi, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, vi sinh vật, đặc biệt còn có sự tác động của con người. Đó cũng là nhân tố hủy hoại vốn tài liệu không thể không kể đến tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:  Sự lão hóa của tài liệu Tài liệu dù được bảo vệ cẩn thận đến đâu nhưng sau một thời gian sử dụng tài liệu cũng dần tự hủy hoại. Đó chính là sự lão hóa của tài liệu. Bản chất của quá trình này chính là sự biến đổi lý hóa sinh trong tài liệu do tác động của các yếu tố tổng hợp bên trong và bên ngoài nên các hợp chất của giấy bị quá trình oxi hóa và lão hóa làm giảm chỉ tiêu bền vững cơ học của giấy.  Các nhân tố tự nhiên Ánh sáng gây tác hại khá lớn cho tài liệu, làm cho giấy bị giòn, ố vàng, màu sắc, mực bị phai nhạt. K53 Thông tin – Thư viện 28 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Độ ẩm gây tác hại khá lớn cho tài liệu, nếu độ ẩm tương đối cao làm giấy bị thấm nước, mềm ra dễ bị nát. Mặt khác, tạo điều kiện cho nấm mốc hoạt động, phát triển, nếu khí hậu khô hanh làm cho giấy mất tính đàn hồi dễ rách. Không khí: do có oxy dễ gây ra oxy hóa làm hư hỏng tài liệu. Đặc biệt, nếu không khí bị ô nhiễm thì tác hại càng lớn. Trong không khí có thể có bụi hóa chất và bụi dạng rắn có thể có tác hại cả về phương diện vật lý lẫn hóa học. Về cơ học gây biến dạng sách, về hóa học nếu có bụi, lưu huỳnh dễ tác động với hơi nước tạo thành axit ăn mòn giấy.  Các tác nhân sinh vật Sách báo là thức ăn tinh thần ngon nhất của loài người, nhưng là thức ăn ngon nhất của nhiều sinh vật. Mối mọt, chuột gián, sâu bọ,  Con người - NDT: sử dụng nhiều, sử dụng thiếu văn hóa, phá hoại: cắt xén, đổi ruột. - Cán bộ thư viện: thiếu trách nhiệm (không vệ sinh kho, không theo dõi độc giả sử dụng). 1.3.2.2. Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải  Giữ vệ sinh kho, phòng chống hỏa hoạn Để phòng chống các tác nhân gây hại đến tài liệu, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành bố trí các giá sách xung quanh cửa sổ kính, ngăn cuối cùng của giá sách cách mặt sàn 20cm, cách tường 50cm. Trung tâm còn có hệ thống quạt thông gió, hệ thống điều hòa, quạt, ánh sáng điện, máy hút bụi nhằm bảo quản tài liệu khỏi các tác nhân môi trường Mỗi phòng được bố trí 2 bình CO2, hệ thống báo động và quy định tuyệt đối NDT không được mang chất dễ gây cháy nổ vào Trung tâm nếu không bị lập biên bản, xử phạt. K53 Thông tin – Thư viện 29 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy  Hoạt động kiểm kê và thanh lý tài liệu Hiện nay, trung tâm chỉ tiến hành bằng thủ công: công tác kiểm kê tiến hành theo định kỳ kết hợp với kiểm kê theo số đăng ký cá biệt và bằng phiếu kiểm kê. Hình thức kiểm kê thủ công của Trung tâm thực hiện rất lâu, nên thường được kiểm kê vào đợt nghỉ hè, các sinh viên đã hoàn trả lại sách cho Trung tâm để tránh tình trạng đóng cửa quá lâu, ảnh hưởng đến quá trình học tập của sinh viên. Đây cũng là một kế hoạch kiểm kê được hầu hết các thư viện trường đại học áp dụng. Bên cạnh đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một thư viện chuyên ngành kỹ thuật, tài liệu phục vụ cho người dùng tin luôn đòi hỏi tính mới nhưng trong kho tài liệu khoảng 10 năm trước vẫn còn nhiều, NDT mượn nhưng hầu như không sử dụng. Vì vậy, công tác thanh lý tài liệu trung tâm cần triển khai có hiệu quả hơn.  Đóng và sửa chữa tài liệu Hoạt động đóng và sửa chữa tài liệu được Trung tâm thực hiện tương đối tốt, và được ban lãnh đạo quan tâm thường xuyên. Trung tâm có kế hoạch đóng và sửa tài liệu hàng quý. Hoặc là cán bộ thư viện khi cho mượn sách xuất hiện dấu hiệu rách thường đóng và dính lại ngay bởi mỗi phòng đều được trang bị các dụng cụ sửa chữa rách nát đơn giản: tem SĐKCB, chỉ số phân loại,  Công tác đào tạo, giáo dục cán bộ thư viện và NDT Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đã tiến hành thực hiện một số hoạt động sau: tổ chức học lớp học nội quy sử dụng Trung tâm cho sinh viên, lập biên bản với NDT vi phạm xé rách, mang tài liệu ra ngoài khi không được phép, nên Trung tâm đã thu được kết quả đáng kể trong công tác bảo quản tài liệu nhưng tình trạng vi phạm vẫn còn nhiều đặc biệt là với các sinh viên ít lên sử dụng Trung tâm. Trong khi đó, mỗi phòng lại phục vụ theo một hình thức khác nhau phù hợp với loại hình tài liệu của cơ quan. Ngoài ra, biện pháp phòng ngừa và tiêu diệt sinh vật được Trung tâm thực hiện một cách đều đặn, định kỳ hay không để hạn chế tối đa sự hủy hoại của sinh vật và côn trùng như: phun thuốc chống mọt, côn trùng, phát hiện và bắt chuột. K53 Thông tin – Thư viện 30 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy CHƢƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 2.1. Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông vận tải Từ khi thành lập đến nay, song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường vốn tài liệu, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh. Hiện nay, Trung tâm luôn quan tâm tới công việc nghiên cứu, cải tiến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của một thư viện khoa học kỹ thuật chuyên ngành. Cũng như các thư viện khác trong ngành Trung tâm cũng tiến hành tổ chức kho tài liệu của mình thành hai dạng: kho đóng và kho mở. Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nhận thấy rằng: 2.1.1. Công tác tổ chức kho tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Nhìn chung công tác tổ chức kho tài liệu ở Trung tâm ĐHGTVT luôn bám sát tình hình chủ quan và khách quan để có kế hoạch tổ chức kho khoa học: + Hệ thống kho sách báo của Trung tâm được bố trí dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ nên hiệu quả hoạt động mà Trung tâm đạt được thật đáng khích lệ. + Các phòng được sắp xếp hợp lý, hiện đại và tương đối sạch sẽ và gọn gàng. Vốn tài liệu được nhập vào Trung tâm được tiến hành xử lý theo một quy trình khoa học và nghiêm ngặt kể từ khâu nhận, đăng ký tài liệu rồi xử lý đến khi tài liệu được xếp lên giá nên đã tránh được tình trạng bỏ sót công đoạn nào đó. Đặc biệt là đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng và chính xác. + Trung tâm tổ chức tài liệu theo kho đóng và kho mở để hai hình thức này bổ sung cho nhau, hỗ trợ cho nhau phục vụ NDT tốt hơn. Số lượng tài liệu giáo K53 Thông tin – Thư viện 31 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy trình tương đối lớn và thay đổi liên tục được Trung tâm sắp xếp theo dạng kho đóng, còn các dạng tài liệu khác được sắp xếp theo dạng kho mở để bạn đọc tiếp cận thông tin dễ dàng. Do nắm được những ưu nhược điểm của kho đóng và kho mở nên Trung tâm TT-TV ĐHGVT đã tổ chức kho sách của mình theo từng loại hình tài liệu rõ ràng để phục vụ tốt nhu cầu NDT. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được, Trung tâm còn một số nhược điểm như sau: + Sinh viên khi mượn sách phải trả tiền khấu hao khi sử dụng và đặc biệt là mượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền, do đó cũng ảnh hưởng đến số lượng bạn đọc đến thư viện; + Tài liệu tham khảo trong phòng mượn có số lượng ít, được xuất bản khoảng chục năm chưa được cập nhật mới. Sách giáo trình và sách tham khảo được bố trí cùng phòng mượn; + Số lượng NDT đến truy cập phòng điện tử ít. 2.1.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Một số nguyên nhân chính hủy hoại tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT như sau: + Các trang thiết bị dùng cho công tác bảo quản chưa được sử dụng triệt để mặc dù được đầu tư đầy đủ + Hai kho chứa sách bổ sung cho nhà sách và các phòng phục vụ vẫn chưa được đảm bảo + Bản chất tài liệu bị lão hóa. Nhưng so với một số thư viện trong cùng hệ thống, công tác bảo quản vốn tài liệu được Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thực hiện tương đối tốt. Do đó, Trung tâm đã đạt được một số kết quả sau: Kho tài liệu phục vụ bạn đọc được sắp xếp trên tầng cao ráo, hiện đại từ tầng 4 đến tầng 7. Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt và chuột được tiến hành K53 Thông tin – Thư viện 32 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy thường xuyên đều đặn. Những trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản đã được Trung tâm trang bị như: máy điều hòa, quạt trần, máy in, máy camera, RFID, cổng từ tại các kho mở nên cán bộ thư viện có thể bao quát được bạn đọc sử dụng tài liệu. Việc quản lý và phục vụ bạn đọc truy tìm tài liệu được thực hiện qua hệ thống máy tính nên đã giảm bớt sự tổn hại đáng kể qua sự tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của bạn đọc ở kho mở. Nhờ phương thức giáo dục bạn đọc một cách trực tiếp và gián tiếp qua các quy chế nghiêm ngặt của Trung tâm đã giảm được đáng kể tình trạng mất sách và rách sách. Do đó, Tài liệu được bảo quản ngày càng tốt hơn. Với công tác bảo quản tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT mà vốn tài liệu vẫn đáp ứng được tương đối hiệu quả nhu cầu NDT. Nhưng vẫn có một số hạn chế sau: + Trung tâm đã có các biện pháp nghiêm ngặt đề phòng mất sách, rách sách và nát sách nhưng tình trạng đó vẫn xảy ra đặc biệt là tình trạng viết, vẽ ra sách; + Tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc vẫn chưa tốt; + Các trang thiết bị được sử dụng phục vụ bạn đọc cũng như cho bảo quản tài liệu chưa được hiệu quả; + Trung tâm chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác vệ sinh kho; + Công tác kiểm kê tiến hành thủ công, tốn công sức cán bộ thư viện, và độ chính xác không cao. Số lượng tài liệu cũ, bị lỗi thời vẫn còn tương đối nhiều nhưng vẫn không đủ kinh phí để mua hay tái bản những sách mới. + Một số biện pháp bảo vệ kho sách bổ sung cho các phòng phục vụ cũng cần được quan tâm, chú trọng hơn nữa. 2.1.3. Những tồn tại cơ bản của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một Trung tâm tương đối hiện đại trong hệ thống Trung tâm Thông tin thư viện của các trường đại học. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức và bảo quản tài liệu còn một số tồn tại cơ bản như sau: Khi tiến tới chuẩn hóa và hội nhập với ngành thư viện thế giới, các Trung tâm TT-TV cần phải chuẩn hội nhập nghiệp vụ. Tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT K53 Thông tin – Thư viện 33 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy đa số cán bộ thư viện chỉ học về các môn khoa học xã hội, kiến thức về khoa học tự nhiên còn hạn chế, điều này ảnh hưởng đến việc xử lý nghiệp vụ của thư viện rất nhiều như: nhiều tài liệu luận văn, luận án thuộc lĩnh vực kinh tế nhưng vẫn được phân loại vào lĩnh vực kỹ thuật. Các trang thiết bị được đầu tư đồng bộ từ năm 2004 đến nay nhưng vẫn chưa được nâng cấp, truy cập internet với tốc độ rất chậm. Phòng đọc tầng 5 và phòng đọc tầng 6 là kho mở, nhưng hệ thống camera được cán bộ thư viện sử dụng chưa tối đa, nhiều khi hệ thống này hoàn toàn không hoạt động nên vẫn xảy ra tình trạng mất sách. Và là kho mở nên tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc vẫn chưa tốt. Trung tâm tổ chức sách tham khảo, sách giáo trình ở cùng một kho trong phòng mượn. Khi đó bạn đọc không tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên độ chính xác của thông tin NDT cần không cao, tốn thời gian của NDT; Cán bộ thư viện thì tốn công sức khi bạn đọc mượn và trả ồ ạt vào thời gian đầu mỗi học kỳ và cuối học kỳ (hạn chế của tổ chức kho đóng). Sinh viên khi mượn sách giáo trình và sách tham khảo ở kho đóng phải trả tiền khấu hao khi sử dụng bằng 20% giá tiền trên sách và đặc biệt là mượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền. Do đó cũng ảnh hưởng đến số lượng bạn đọc đến thư viện. Mặt khác, khi sinh viên trả sách nếu cả giáo trình và tham khảo thì cán bộ thư viện phải phân loại: Sách Mv (mượn tham khảo) và sách giáo trình của từng khoa (Kinh tế: KT, Cơ bản: CB, Điện điện tử: DDT, Công trình: CT, ). Chính sách bổ sung và thanh lý tài liệu chưa được hợp lý. Tài liệu thuộc phòng đọc trong kho mở tầng 5 và tầng 6 bạn đọc không được mượn tài liệu nhưng số lượng tài liệu tham khảo trong phòng mượn lại rất ít nên rất khó khăn cho bạn đọc. Tài liệu được bổ sung cho phòng mượn được xuất bản từ năm 2002 về trước chưa thanh lý mới nên chưa đáp ứng được nhu cầu sinh viên trong quá trình học tập của mình. Các giá tài liệu về khoa học xã hội hầu như là bỏ trống rất nhiều như: 100 Tôn giáo. Đối với báo và tạp chí cần bổ sung cho những tên báo-tạp chí vẫn còn K53 Thông tin – Thư viện 34 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy trống như một số ô chứa của giá Tạp chí. Bên cạnh đó, số lượng tài liệu trong hai kho chứa dưới tầng 1 chưa được trang bị các thiết bị bảo quản, không có ánh sáng mặt trời nên dẫn đến tình trạng ẩm mốc tài liệu . Do đó, Trung tâm nên có các biện pháp bảo quản kho sách. Số lượng tài liệu điện tử vẫn còn ít chủ yếu là đĩa luận văn, luận án và tài liệu tiếng nước ngoài được download về nên chủ yếu chỉ phục vụ cho bộ phận NDT nhất định. Mặt khác, khả năng tra cứu tài liệu điện tử thông qua website thư viện: chỉ có thể thực hiện bằng mạng nội bộ. NDT muốn sử dụng nguồn tin toàn văn này bị hạn chế nên thường thì rất ít sử dụng, bởi chỉ có thể lên phòng đọc điện tử NDT mới có khả năng sử dụng chúng, mất thời gian của họ. Do đó, số lượng NDT đến truy cập nguồn tài liệu điện tử không nhiều. Trung tâm cũng chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác bảo quản kho đó nên công tác này thường bị trì trệ, thực hiện chưa được tốt, đặc biệt là kho giáo trình ít được sử dụng bị bám bụi rất nhiều. Hiện tại, Trung tâm chưa có chế độ bồi thường độc hại cho cán bộ thư viện nên công tác vệ sinh, bảo quản tài liệu có thể vẫn chưa được thực hiện chưa triệt để. Hiện nay, Trung tâm vẫn chưa có phần mềm kiểm kê tự động. Công tác này thường được tiến hành thủ công: tốn công sức cán bộ thư viện, và độ chính xác không cao. Mặt khác, với số lượng tài liệu lớn và phong phú khi tiến hành kiểm kê thủ công thì số liệu thống kê tài liệu trên máy thường không khớp với tài liệu trong kho và đặc biệt là tốn thời gian ảnh hưởng đến kế hoạch phục vụ cho NDT. Một số lượng lớn sinh viên lên Trung tâm chưa nắm rõ được quy trình mượn trả, không biết tra cứu, vẫn mang tài liệu vào phòng đọc, tự động đi vào ghế đọc mà không thông qua bàn thủ thư. Đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn sách quá hạn rất nhiều do không nắm bắt được thời hạn mượn sách cho NDT khi sử dụng tài liệu và quy định đền sách của Trung tâm Kế hoạch triển khai hướng dẫn đào tạo NDT ở Trung tâm còn chậm trễ. Ví dụ: Sinh viên nhập học vào Trường năm 2011 đã học K53 Thông tin – Thư viện 35 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy xong học kỳ I nhưng công tác này vẫn chưa được triển khai nên họ chưa được sử dụng thư viện. Trên đây là những tồn tại cơ bản thông qua khảo sát thực hiện đề tài Khóa luận tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Nhận thấy đây là một số kiến nhận xét có thể giúp cho Trung tâm có thể trên cở sở đưa ra các giải pháp nâng cao công tác tổ chức và bảo quản tài liệu. 2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông vận tải Xuất phát từ hiện trạng thực tế của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của đề tài nâng cao chất lượng phục vụ thông tin, tư liệu. Trung tâm có thể tham khảo một số giải pháp sau: 2.2.1. Chuẩn hóa nghiệp vụ tổ chức kho mở hiệu quả và khoa học Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa dựa trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ. Hiện nay, các Trung tâm TT-TV đã và đang chuyển từ hình thức tổ chức kho đóng sang kho mở, nhưng cách thức tổ chức lại chưa khoa học, không thống nhất đã và đang gây khó khăn cho quá trình phục vụ bạn đọc và trao đổi thông tin tài liệu. Nguyên nhân chủ yếu là chưa có sự thống nhất trong chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ từ các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành. Việc chuẩn hóa là một tiến trình có sự tự lập, áp dụng những tiêu chuẩn và nó được định nghĩa như là: “một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá biệt sang ý tưởng chung, sự chuyển tiếp từ sự lộn xộn đến sự ngăn nắp và tư sự hành xử tùy tiện đến sự hành sử theo quy luật”. Sự thống nhất trong công tác tổ chức và hoạt động kho mở hiện nay của các thư viện đang được đề cập đến nhiều trong quá trình chuẩn hóa bước tới mục tiêu hội nhập của ngành. Nó làm thay đổi bộ mặt của thư viện, mang lại cho thư viện hình thức phục vụ mới. K53 Thông tin – Thư viện 36 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Ta biết rằng, bước quan trọng đầu tiên để tiến hành tổ chức kho mở là xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn tài liệu, làm cơ sở cho sắp xếp tài liệu trong kho. Ký hiệu xếp giá được kết hợp bởi hai yếu tố chính: chỉ số phân loại và chỉ số cutter. Bên cạnh đó, còn có sự trợ giúp trong trang thiết bị hiện đại như: mã vạch, cổng từ, trong quá trình phục vụ bạn đọc và quản lý vốn tài liệu. Trong thực tế hiện nay, các thư viện vẫn chưa có sự thống nhất khi sử dụng bảng phân loại: BBK, DDC,LCC nên mỗi thư viện đưa ra một ký hiệu phân loại riêng khi xử lý cùng một loại tài liệu. Mặt khác, chỉ số Cutter của mỗi thư viện sử dụng cũng khác nhau, có nơi sử dụng chỉ số Cutter Sanborn 3 chữ số, có thư viện lấy 2 chữ cái đầu của họ tác giả, có nơi lấy 3 chữ cái đầu tên tài liệu, Do đó, cùng một cuốn sách mà các thư viện xác định một ký hiệu xếp giá rất khác nhau. Mỗi phương thức định ký hiệu xếp giá đều có mặt ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào từng loại hình, yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà áp dụng các phương thức để tổ chức kho mở phù hợp và hiệu quả. Nhưng để ngành thông tin thư viện nước ta đi đến mục tiêu “chuẩn hóa và hội nhập” trên thế giới. Đặc biệt, các thư viện lớn là các thư viện đầu ngành và thư viện các trường đại học cần đi tiên phong trong sự nghiệp chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ cụ thể nói chung và tổ chức kho mở nói riêng. Các thư viện có thể tổ chức kho mở với quy mô lớn nhỏ khác nhau nhưng các khâu nghiệp vụ như xác định ký hiệu xếp giá cần từng bước đi đến sự thống nhất toàn ngành. Qua tìm hiểu, quan sát thực tế sử dụng ký hiệu xếp giá tại một số thư viện và Trung tâm Thông tin Thư viện có thể nhận thấy được tính rộng rãi của bảng phân loại Dewey và bảng ký hiệu tác giả Cutter Sanborn. Sau đây là một số đề xuất: * Lựa chọn khung phân loại DDC mà Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng vì một số ưu điểm như sau: Khung phân loai DDC là một trong những khung phân loại được sử dụng sớm nhất trong việc tổ chức kho mở. Ở Việt Nam, DDC đã được chính thức coi là K53 Thông tin – Thư viện 37 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy một trong những chuẩn nghiệp vụ cho các thư viện trong thời kỳ hội nhập. Khung phân loại DDC, ấn bản 14, đã được dịch sang tiếng Việt, đã đáp ứng được phần nào nhu cầu phân loại tài liệu tại các Thư viện ở nước ta. Sau đây là một số ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại khác: + DDC là bảng phân loại được cập nhật thường xuyên, sửa chữa và bổ sung + Các lớp trong DDC sử dụng 10 chữ có từ 0 đến 10 tương ứng với 10 lĩnh vực sau đó tiếp tục chia nhỏ thành 10 số ở bậc tiếp theo + DDC mang đầy đủ các tính chất của một khung phân loại: tính liệt kê, tổng hợp và phân cấp. Ngoài ra còn có hướng dẫn và trích dẫn rõ ràng, đầy đủ chi tiết từng mục + Kết cấu khung phân loại, trật tự sắp xếp logic các lĩnh vực tri thức + Nội dung của các lớp và lớp con của khung phân loại bao hàm được thành tựu khoa học tiên tiến nhất thế giới, không ảnh hưởng đến cấu trúc của toàn bộ hệ thống. + Tính phổ cập, mềm dẻo ở khả năng co dãn và kết hợp của khung phân loại, nó có thể tổng hợp cho các thư viện có quy mô nhỏ và mở rộng, chi tiết cho các thư viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc Với các tính năng trên, khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế được thư viện trên thế giới sử dụng, trong đó có Việt nam * Ký hiệu tác giả nên thống nhất dùng bảng ký hiệu tác giả Cutter Sanborn 3 chữ số, bởi nó giúp thư viện xác lập họ tên tác giả ngắn gọn, chính xác dễ tìm, dễ đọc, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ thư và bạn đọc trong quá trình sắp xếp và tìm kiếm tài liệu. 2.2.2. Tổ chức kho sách phù hợp với cơ sở vật chất, nhu cầu tin Nhìn một cách tổng thể, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức được hệ thống kho tài liệu tương đối hợp lý để phục vụ đông đảo NDT. Đó là sự kết hợp tổ chức kho theo cả hình thức kho đóng và kho mở tùy loại hình tài liệu: sách giáo K53 Thông tin – Thư viện 38 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy trình, sách tham khảo, báo, tạp chí, luân văn, luận án, Với cơ sở vật chất của thư viện đầu tư khá tốt thì cách bố trí kho thực sự chưa đem lại hiệu quả mong muốn. Hình thức kho đóng ở tầng 4 vừa là phòng mượn giáo trình vừa là phòng mượn sách tham khảo. Do đó, nên chia vào hai phòng riêng biệt để tránh gây khó khăn cho quá trình mượn trả tài liệu. Mặt khác, Kho sách tham khảo ở tầng 4 (kho đóng) và Phòng đọc tầng 5 (kho mở) chưa phân bố hợp lý. Kho sách tham khảo ở tầng 4 có rất ít nhưng NDT lại có thể mượn được tài liệu về nhà, nó giúp NDT thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong trong khi tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu nên hầu như tình trạng sách bận nên không phục vụ tốt nhu cầu mượn tài liệu đông đảo của NDT. Ngược lại, phòng đọc tầng 5 (kho mở) bao gồm nhiều đầu sách tham khảo và sách giáo trình của thư viện nhưng tài liệu ở phòng này không được mượn về nhà và chỉ đọc tại chỗ gây khó khăn cho việc học tập nghiên cứu của sinh viên. Vì vậy, trung tâm nên có sự phân bố hợp lý hơn tài liệu của hai kho này sao cho phù hợp với nhu cầu của người dùng tin. Kho mở ở tầng 5 (Phòng đọc sách tiếng Việt) và tầng 6 (Phòng đọc ngoại văn; báo-tạp chí, Luận văn-Luận án) của Trung tâm được tập trung khá nhiều tài liệu. Trong khi đó, kho mở là nơi bạn đọc được tự do lựa chọn tài liệu nên sự lão hóa, xuống cấp của tài liệu rất nhanh chóng. Do đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần có kinh phí và đầu tư kinh phí để tiến hành tu bổ thường xuyên hơn để vốn tài liệu được bảo quản lâu dài và phục vụ người dùng tin có hiệu quả. 2.2.3. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện Đội ngũ cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện cũng là một trong những yếu tố cấu quan trong nhất quyết định chất lượng hoạt động của thư viện. Ngày nay công nghệ thông tin tác động ngày càng mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đó, Ngành thông tin thư viện có sự ảnh hưởng tương đối mạnh. Vì thế, đòi hỏi cán bộ thư viện cũng cần có trình độ và hiểu biết về công nghệ thông tin để phục vụ cho công việc của mình. Trước đây, Trung tâm hoạt động K53 Thông tin – Thư viện 39 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy theo phương thức truyền thống, những năm gần đây mới ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình. Đặc biệt, để công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện đạt được hiệu quả, trước hết phải có những cán bộ thư viện thực sự đủ cả về lượng và chất. Cán bộ thư viện ngày nay không chỉ là những người làm công tác lưu trữ, bảo quản và phục vụ như trước kia. Họ phải khai thác và xử lý các nguồn tư liệu theo công nghệ mới, đồng thời cải tạo ra các sản phẩm dịch vụ thông tin mới nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho bạn đọc. Chính vì vậy, cán bộ thư viện phải đạt được những yêu cầu sau: + Có trình độ ngoại ngữ nhất định để có thể tổng hợp các nguồn thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp bạn đọc vượt qua sự cản trở của hàng rào ngôn ngữ + Có khả năng truy cập thông tin nhanh + Tổng hợp và phân tích câu hỏi của bạn đọc + Có kỹ năng hướng dẫn bạn đọc, đặc biệt là khả năng giao tiếp + Sử dụng thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin về nghiệp vụ thư viện hiện đại, có khả năng thích ứng nhanh với hệ thống trang thiết bị phần mềm và hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng trong thư viện Để có được đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu trên và đáp ứng được thực tế ngày càng phát triển. Trung tâm TT – TV nên: + Tạo điều kiện và cử các cán bộ thư viện tham sự các lớp học, các hội nghị, hội thảo và dành thời gian tổ chức các buổi sinh hoạt nghiệp vụ để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tế đã thu được tiếp thu được trong quá trình nghiên cứu chuyên môn và kinh nghiệm thực tế; + Khuyến khích cán bộ thư viện có kế hoạch học tập, nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, đặc biệt là những cán bộ làm trái ngành; + Bồi dưỡng cán kiến thức mới về tổ chức và hoạt động của thư viện để phù hợp với xu thế phát triển các hình thức phục vụ hiện đại: tiêu biểu là hình thức tổ chức và hoạt động của kho mở; K53 Thông tin – Thư viện 40 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy + Khuyến khích cán bộ thư viện tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học của trường của bộ về chuyên môn nghiệp vụ; + Mời các chuyên gia đến trình bày, giảng dạy những vấn đề mới hướng dẫn công tác nghiệp vụ mới; + Thư viện cần bố trí đứng người, đúng việc phù hợp với năng lực, trình độ của cán bộ, có quy chế đãi ngộ hợp lý; + Tham gia học tập kinh nghiêm tiên tiến của các đơn vị Thư viện hoạt động xuất sắc hoặc các thư viện lớn trên thế giới thông qua quá trình giao lưu, trao đổi; Bởi, trong mối quan hệ với tài liệu: Cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp và phục vụ tài liệu tốt. Trong mối quan hệ với bạn đọc: Cán bộ thư viện là người trung gian môi giới bạn đọc tài liệu, họ không chỉ tuyên truyền, giới thiệu tài liệu cho bạn đọc mà khơi nguồn hứng thú, hướng dẫn bạn đọc mà còn phục nhu cầu tối ưu nhất cho bạn đọc. Trong mối quan hệ với cơ sở vật chất – kỹ thuật: cán bộ thư viện là người trang bị các diện tích và giữ cho cơ sở vật chất ở tình trạng tốt. Không chỉ quan tâm đến đến tào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, thư viện cần chú ý đến bồi dưỡng đạo đức, lòng yêu và tự hào về nghề nghiệp, giao tiếp với bạn đọc giúp họ rèn luyện những phẩm chất nhiệt tình, cần cù năng động.  Đặc biệt khi đi sâu vào khâu xử lý tài liệu việc nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu đối với cán bộ thư viện là rất cần thiết bởi: Công tác phân loại luôn được các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới nói chung và trong nước nói riêng hết sức quan tâm. Phân loại tài liệu là một khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm soát thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin trong phạm vi các thư viện trong cùng hệ thống của quốc gia và thế giới. Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một Trung tâm phục vụ tài liệu kỹ thuật. Trong khi đó, không chỉ có lĩnh vực khoa học xã hội mới thể hiện rõ tính liên K53 Thông tin – Thư viện 41 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy ngành mà cả ngành thuộc khoa học tư nhiên, kỹ thuật cũng xuất hiện tính liên ngành. Do đó, đòi hỏi cán bộ thư viện phải tìm tòi, học hỏi một số lĩnh vực Trường đang đào tạo thì khi phân loại tài liệu sẽ chính xác và và có thể trao đổi, chia sẻ cơ sở dữ liệu thư mục giữa các thư viện cho nhau dễ dàng và thuận lợi. Vì vậy, công tác đào tạo cán bộ thông tin thư viện tại các cơ sở đào tạo cũng như công tác đào tạo, bồi dưỡng trong các cơ quan thông tin thư viện sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc hình thành và phát triển năng lực nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phân loại. 2.2.4. Xây dựng chính sách phát triển vốn tài liệu hợp lý đáp ứng tốt nhu cầu người dùng tin Xây dựng chính sách vốn tài liệu có một ví trị quan trọng trong toàn bộ hoạt động Thông tin – Thư viện. Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cuối cùng là phục vụ NDT đạt hiệu quả cao của một thư viện trường đại học, điều quan trọng nhất là xây dựng cho mình vốn tài liệu phong phú về loại hình, nhiều về số lượng, phù hợp NCT của NDT. Với thời đại bùng nổ công nghệ thông tin và sự phát triển của khoa học công nghệ, số lượng tài liệu ngày càng tăng, chúng ta không thể bổ sung tất cả các loại tài liệu có trên thị trường bởi không có kinh phí bổ sung, sau đó tài liệu bổ sung không phù hợp sẽ gây ra tình trạng lãng phí và không có người sử dụng. Hiện tại, về số lượng sách giáo trình hầu như là đáp ứng tốt nhu cầu NDT, nhưng đối với sách tham khảo và tài liệu điện tử, thư viện cần có chính sách phát triển vốn tài liệu hợp lý để Trung tâm TT-TV thực sự trở thành giảng đường thứ hai của sinh viên. Để thực hiện tốt việc bổ sung tài liệu được hợp lý, cần phải có chọn lọc chứ không thể bổ sung ồ ạt. Vì vậy, phát triển vốn tài liệu nên đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Định hướng được những tài liệu thực sự cần thiết phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của các nhóm NDT. K53 Thông tin – Thư viện 42 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy - Nghiên cứu NCT của bạn đọc tại thư viện thông qua phiếu yêu cầu, đặc biệt là những phiếu bị từ chối để có chính sách bổ sung và thanh lý. - Xem xét càng thông tin phản hồi: Cuốn sách đưa ra có nhiều người sử dụng không? Chất lượng tài liêu có thể đáp ứng nhu cầu NDT? - Khi xây dựng một chính sách phát tiển vốn tài liệu cần phải thực tế và có tính khả thi: điều kiện về kinh phí bổ sung, cơ sở vật chất, thị hiếu sử dụng, - Ngoài ra bàn bạc trực tiếp giảng dạy để có kế hoạch bổ sung tài liệu cho hợp lý. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc thông qua các phiếu mượn sách và khả năng phục vụ của các kho thì xin đưa ra một số ý kiến như sau về công tác bổ sung sách cho Trung tâm như sau: Đối với sách giáo trình tại phòng mượn là tương đối hợp lý với khả năng lưu chứa của kho sách bởi các giá sách tương đối là đầy giá Đối với sách tham khảo nên bổ sung từ 5 đến 10 bản mỗi đầu sách. Riêng các sách về khoa học xã hội cần phải tăng cường hơn nữa tên sách. Bên cạnh đó tích cực thu nhận nguồn tài liệu của Trường như: Kỷ yếu hội nghị khoa học, luận văn tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp, đặc biệt là các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên. Cùng với việc xây dựng tài liệu truyền thống (tài liệu trên giấy) Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành mở phòng đọc điện tử tầng 7. Phòng đọc điện tử tầng 7 đã tiến hành thu thập, khai thác, xây dựng nguồn tin để phục vụ bạn đọc. Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại nhưng Phòng đọc điện tử tầng 7 chưa hoạt động hiệu quả đúng như khả năng của nó. Phần lớn tài liệu được thu thập về đây hầu hết là tài liêu dạng thô chưa được xử lý. Nguồn tài liệu ở đây chủ yếu là tiếng nước ngoài chỉ phục vụ cho một số người và tài liệu toàn văn của luận văn, luận án. Vì vậy, cần tiến hành tổ chức khai thác và xây dựng nguồn tin điện tử phong phú, đa dạng, hiệu quả để bạn đọc đến phòng này ngày càng đông đảo hơn. K53 Thông tin – Thư viện 43 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Cùng với việc bổ sung tài liệu từ nguồn ngân sách được cấp Trường và nguồn ngân sách từ khấu hao mượn sách giáo trình của sinh viên. Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần tăng cường trao đổi với các cơ quan thông tin, các nhà xuất bản, các Thư viện Đại học, các tổ chức trong nước và quốc tế để nhận nguồn tài liệu tặng, biếu, trao đổi để làm phong phú kho tài liệu của mình và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. 2.2.5. Tăng cường đầu tư kinh phí, nâng cấp trang thiết bị Công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hiện nay còn gặp nhiều khó khăn mà hướng giải quyết xuất phát từ chính sách của nhà trường. Công tác này cần được được nhà trường chú ý và quan tâm đặc biệt chứ không thể coi như hoạt động đầu tư nhất thời, đặc biệt là công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở. Bởi hầu hết thư viện tổ chức vốn tài liệu theo kho mở. Vì vậy kinh phí cho hoạt động kho mở cần được xem xét, tính toán trên cơ sở khoa học, tỷ lệ phù hợp với hoạt động khác của công tác phục vụ bạn đọc. Nên xây dựng các tiêu chuẩn, định mức, thể chế có liên quan đến chính sách bổ sung và bảo quản tài liệu trong các kho mở. Về vấn đề tăng cường đầu tư trang thiết bị Ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa trong hoạt động thông tin thư viện, ngày càng trở nên phổ biến. Việc ứng dụng này giúp giảm bớt lao động chân tay, tăng năng suất, giảm biên chế, tạo tiện nghi cho người sử dụng thư viện. Đồng thời với việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thì trang thiết bị của thư viện có một vị trí quan trọng. Thư viện muốn đi vào hoạt động hiệu quả thì trang thiết bị phải hiện đại phù hợp với thư viện. Có thể nói, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đáp ứng được yêu cầu của một Thư viện số/Thư viện điện tử. Nhưng Trung tâm cần có các phương pháp cải tạo tiếp Thư viện cho phù hợp với thời tiết khí hậu Việt Nam: nóng ẩm, mưa nhiều nhằm bảo quản tài liệu, tài sản và thu hút được NDT đến thư viện đọc sách. K53 Thông tin – Thư viện 44 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Hiện tại, Trung tâm đã đầu tư bàn đọc tài liệu hiện đại nhưng số lượng chỗ ngồi vẫn chưa đủ. Đặc biệt là các mùa thi, tình trạng thiếu chỗ trở nên trầm trọng. Số lượng sinh viên lên Thư viện ở các phòng đọc tăng lên gấp nhiều lần so với ngày thường. Mặt khác, chìa khóa đựng đồ luôn thiếu nên xảy ra vấn đề có chỗ nhưng không có chìa khóa gửi đồ nên sinh viên không vào sử dụng thư viện. Vì vậy, Thư viện cần bổ sung chỗ ngồi ở phòng đọc và tu sửa lại tủ đựng đồ để phục vụ nhu cầu học tập cho sinh viên . Bên cạnh đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần nâng cấp hệ thống máy tính, trang thiết bị đầu đọc đĩa CD-ROM, tăng cường thêm bình bọt CO2 ở hành lang các tầng để phòng chống cháy nổ. Bổ sung thêm máy hút bụi ở các kho sách để đảm bảo kho sách luôn được vệ sinh, chống bụi bẩn, nấm mốc mua các quạt thông gió để chống thấm cho kho sách của thư viện. Đặc biệt, CMC đã nâng cấp phần mềm Ilib 4.0 lên tới 6.0. Trong khi đó, Trung tâm hiện đang sử dụng nên Trung tâm cần đầu tư kinh phí cho việc nâng cấp phần mềm này để thực hiện các khâu công tác nghiệp tối ưu hơn.  Đẩy mạnh ứng dụng thiết bị chuyên dụng có sẵn trong tổ chức và bảo quản kho mở của Trung tâm: + Công nghệ sóng radio-RFID: Trung tâm đã ứng dụng RFID – Radio Frequency Identification (Công nghệ Định danh bằng sóng Radio) ứng dụng trong thư viện. RFID dùng sóng radio để định danh các đối tượng. Ưu điểm của nó là: vật thể được định danh trong môi trường 3D. Năm 2004, cùng với việc ứng dụng 2 phần mềm DLID và ILID, Trung tâm đã ứng dụng RFID vào công tác tổ chức và bảo quản kho mở giảm tình trạng mất tài liệu. + Hệ thống cổng từ, thẻ từ: Cổng từ là các thiết bị điện từ trường nhưng an toàn tuyệt đối với các tài liệu lưu trữ dưới dạng từ, chẳng hạn như: đĩa mềm, video, băng cassette, và được sử dụng nhiều nhất cho các tài liệu giấy” K53 Thông tin – Thư viện 45 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Trung tâm được lắp đặt hệ thống cổng an ninh khép kép RFID tại cửa ra vào của kho mở nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài khi chưa được sự đồng ý của cán bộ, với đầu đọc RFID, việc kiểm kê sách được thực hiện một cách dễ dàng. + Hệ thống máy quét thẻ tự động Mã vạch thể hiện sự thông tin qua các dạng nhìn thấy trên bề mặt mà máy móc có thể đọc được, nó ứng dụng trong các cơ quan thông tin thư viện. Sách trong Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được dán mã vạch để quản lý và phục vụ. Trong quản lý tài liệu: mã vạch phục vụ cho kểm soát tài liệu nhập về, tài liệu ra vào kho, kiểm kê, thống kê, Trong quản lý bạn đọc: mỗi thẻ bạn đọc được định danh bằng một số được mã hóa dưới dạng mã vạch. Bạn đọc dùng thẻ này để sử dụng thư viện. Ở công đoạn lưu thông tài liệu: toàn bộ thông tin mượn, trả của bạn đọc được định dạng thông qua mã vạch, kết hợp với phần mềm thư viện thủ thư không phải thủ công ghi lại thông tin mượn, trả của bạn đọc vì toàn bộ công đoạn này được máy tính xử lý thông qua nhận mã số mã vạch của bạn đọc. Vì vậy, thư viện cần được trang bị và tăng cường, nâng cấp: Máy đọc mã vạch: máy thu nhận hình ảnh của mã in trên bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy tính, hay các thiết bị cần thông tin này. Máy in mã vạch: dùng để in mã vạch: dùng để in mã vạch trên các vật liệu như giấy, thẻ nhựa Trong thư viện có thể sử dụng máy in chuyên dụng hay máy in thông thường để in mã vạch + Thiết bị xử lý dữ liệu số Thiết bị ghi đọc CD sử dụng để thực hiện chuyển thông tin dữ liệu số đã biên tập sang đĩa CD và thực hiện lưu trữ dữ liệu trên đĩa CD Máy chiếu Multimemedia được sử dụng trong công tác đào tạo NDT, bảo vệ luận văn, luận án, tổ chức hội thảo, K53 Thông tin – Thư viện 46 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Thiết bị quét ảnh – scanner: dùng để quét ảnh của bạn đọc khi làm thẻ thư viện. + Hệ thống máy tính: máy chủ và máy trạm đầu tư đồng bộ cần được nâng cấp + Hệ thống mạng gồm: mạng LAN và mạng kết nối internet nhằm đảm bảo thông tin trong nội bộ cũng như khả năng liên kết trao đổi với bên ngoài nhưng tốc độ truy cập chậm, cần được cải thiện nâng cấp. Tóm lại, việc đẩy mạnh và tăng cường ứng dụng trang thiết bị hiện đại cho công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu cho một trung tâm là một vấn đề cần thiết giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả công việc mà cụ thể là tiết kiệm được thời gian, kinh phí, giảm cường độ lao động, hiệu quả phục vụ cao, đáp ứng tốt nhu cầu NDT. 2.2.6. Tăng cường công tác đào tạo, tuyên truyền, giáo dục ý thức trách nhiệm với người dùng tin Người dùng tin là yếu tố cấu thành nên một cơ quan Thông tin – Thư viện, là mục tiêu mà tất cả các cơ quan cần hướng tới. Để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời mọi nhu cầu tin. Ngoài việc xây dựng phát triển nguồn thông tin đầy đủ, phong phú, tổ chức bộ máy tra cứu hiện đại thì người dùng tin phải phối hợp chặt chẽ với Trung tâm, phải hiểu rõ nội quy của Trung tâm cũng như phương thức phục vụ của Thư viện. Bởi người dùng tin là những người trực tiếp sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm. Vấn đề hướng dẫn và đào tạo NDT luôn gắn liền với các sản phẩm, dịch vụ thông tin, trở thành việc thường xuyên, không thể thiếu trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Trung tâm cần giúp NDT biết được những nội quy, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm khi sử dụng tài liệu cho sinh viên vào mỗi năm học mới đồng thời nên tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo, những buổi nói chuyện, hoặc có thể qua các phương tiện thông tin đại chúng để gần gũi với người dùng tin vừa nắm bắt được nhu cầu nguyện vọng của họ vừa giáo dục họ về cách bảo quản tài liệu thư viện K53 Thông tin – Thư viện 47 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy cũng như cách sử dụng những sản phẩm, dịch vụ Thông tin – Thư viện. Tuy nhiên, cách thức tuyên truyền trực tiếp trong trong quá trình tuyên truyền hướng dẫn đòi hỏi cán bộ thư viện cần phải khéo léo, tế nhị nếu không sẽ gây khó chịu đối với bạn đọc. Công tác này cần phải làm rộng rãi chứ không riêng lẻ từng độc giả một, để họ hiểu về việc giữ gìn và bảo vệ tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm cần đưa ra một số hình thức tuyên truyền như: viết áp phích, kẻ khẩu hiệu, Cần phải thực hiện nghiêm ngặt các quy định hình chính, có thái độ cứng rắn đối với các trường hợp vi phạm quy chế bảo quản sách báo, tài liệu của thư viện. Thường xuyên nhắc nhở bạn đọc giữ gìn tài liệu. Khi đọc không gập, xé hay viết bậy vào tài liệu. Giáo dục ý thức bạn đọc có trách nhiệm trong việc giữ gìn tài liệu. Vì con người là nhân tố hủy hoại tài liệu nguy hiểm nhất. Ngoài ra, mở lớp đào tạo sử dụng các trang thiết bị trong thư viện bằng các hình thức khác nhau như: học theo lớp trên máy chiếu, phát tài liệu, bài giảng, cấp chứng chỉ cho người tham gia học. Do đó, Trung tâm cũng nên chú ý nâng cao công tác đào tạo, hướng dẫn NDT. 2.2.7. Tăng cường bảo quản vốn tài liệu tránh tác nhân hủy hoại Cùng với công tác tổ chức kho tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thì công tác bảo quản vốn tài liệu cũng là một nhiệm vụ quan trọng mà Trung tâm cần phải tiến hành. Bảo quản vốn tài liệu sẽ kéo dài tuổi thọ, tăng cường mục đích sử dụng tài liệu, phục vụ được nhiều đối tượng bạn đọc. Để bảo quản tốt tài liệu trên cơ sở sự nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, đến nay Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã có những biện pháp cụ thể và mang lại kết quả thiết thực. Nhưng bên cạnh kết quả đạt được Trung tâm vẫn còn hạn chế. Do đó, Trung tâm muốn làm tốt công tác này có thể tham khảo các biện pháp sau: + Cần thực hiện đầy đủ các quy chế đảm bảo an toàn kho tài liệu. Nên thường xuyên tiến hành kiểm tra hệ thống thông báo hỏa hoạn, kiểm tra mối mọt, các đường dây điện thoại, cầu chì nếu không thì chỉ một sơ hở nhỏ cũng có thể gây tổn hại về tài sản của cả Trung tâm; K53 Thông tin – Thư viện 48 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy + Phải thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, thường xuyên tránh các tác nhân gây hại như: bụi, ánh sáng trực tiếp của mặt trời chiếu vào kho, rán, chuột, mọt, phải giữ cho không khí trong kho luôn được khô ráo, thoáng mát (đặc biệt là kho chứa sách tầng 1 của Trung tâm: ẩm thấp, không có ánh sáng chiếu, không có quạt thông gió, ẩm mốc, bụi bẩn). Tăng cường các biện pháp phòng chống sự hủy hoại của côn trùng (dùng thuốc diệt chuột, phun thuốc diệt gián) thường xuyên. Đồng thời luôn đảm bảo vệ sinh môi trường xung quanh như vệ sinh kho tài liệu; + Tiến hành phục chế tài liệu thường xuyên như: tu bổ, dán lại ký hiệu xếp giá, số đăng ký cá biệt, vá, đóng bìa cho tài liệu rách, bìa hỏng bằng cách khi cán bộ thư viện phát hiện ra trong quá trình mượn – trả ở kho đóng và sắp xếp lại tài liệu ở kho mở thì nên sửa chữa ngay, tránh gây ảnh hưởng đến hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Và trong tương lai gần có thể hướng dẫn phục chế tài liệu cho các cán bộ thư viện; K53 Thông tin – Thư viện 49 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Tham khảo quy trình tu sửa phục chế sách và tài liệu giấy: Hình 5: Quy trình tu sửa phục chế sách và tài liệu giấy Giải thích: Kiểm tra, thống kê tài liệu cần phục chế và phương tiện kỹ thuật để tiến hành phục chế → Tiến hành làm sạch tài liệu (bụi bẩn, nấm mốc) và khử acid. Đối với tài liệu bị rách, nát thì dán vá, bồi nền (Máy bồi nền tài liệu dùng để bồi đắp, làm chắc chắn lại những trang giấy bị thủng lỗ, bị rách, sờn vùng rìa hoặc bị nhăn nhầu gấp nếp), phủ bọc sau đó ép và làm phẳng tài liệu → Hoàn thiện đóng gói trả lại kho. + Thiết kế giá, kệ đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của công tác bảo quản, đặc biệt là tài liệu ở Nhà sách, giá chủ yếu là giá gỗ nên rất yếu. Nhà kho cần K53 Thông tin – Thư viện 50 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy phải đảm bảo hơn về tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió, nâng cấp các trang thiết bị hiện đại, phục vụ công tác bảo quản này; + Thư viện cần có chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ phục vụ và cán bộ quản lý kho tài liệu. Người người trực tiếp làm công tác kiểm kê, bảo quản, xử lý kỹ thuật các hiện vật, tài liệu, sách báo, phim ảnh trong kho lưu trữ của bảo tàng, thư viện và viện lưu trữ; Tu sửa, phục chế tài liệu, hiện vật của thư viện, viện lưu trữ và bảo tàng; Được hưởng mức phụ cấp độc hại ở Mức 2, hệ số 0,20 so với lương tối thiểu (Theo Thông tư số 26/2006/TT-BVHTT ngày 2/2/2006 của Bộ Văn hóa thông tin hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn hóa - thông tin). Như vậy, cán bộ thư viện sẽ luôn cảm thấy được sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với công việc mình đang làm và họ thấy vai trò của mình quan trọng đối với xã hội tri thức; + Ban hành các quy chế sử dụng, bảo quản tài liệu đặc biệt là tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài. Thường xuyên tiến hành kiểm kê, phân loại tài liệu theo hiện trạng vật lý để có kế hoạch tu sửa; + Thường xuyên nhắc nhở sinh viên giữ gìn tài liệu. Khi đọc không gập, xé tài liệu. Giáo dục ý thức bảo tài liệu, tất cả đều có ý thức giữ gìn tài liệu, sắp xếp tài liệu đúng vị trí tránh tình trạng NDT đọc xong vất không đúng vị trí để giảm thời gian cán bộ thư viện phải sắp xếp lại tài liệu. + Đào tạo cán bộ có chuyên môn về công tác bảo quản. Công tác bảo quản đào tạo cán bộ bảo quản có chuyên môn cao luôn là vấn đề cấp thiết của ngành Thư viện. Thư viện nên có chương trình cụ thể và toàn diện để nâng cao trình độ của cán bộ bảo quản, đồng thời hợp tác với tổ chức và cơ quan bảo quản lớn trên thế giới, cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo cơ bản về kỹ thuật bảo quản như sửa chữa, tu bổ sách, làm hộp, làm những hòm chứa tài liệu dễ bị tổn hại. Bên cạnh những giải pháp trên Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản, phục chế tài liệu, đào tạo cán bộ bảo quản. K53 Thông tin – Thư viện 51 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Tranh thủ hỗ trợ của các chương trình bảo quản quốc tế và của các nước trong khu vực ASEAN. Đồng thời Trung tâm nên tiến tới nghiên cứu đầu tư cơ sở bảo quản hiện đại như: buồng chân không, buồng đông lạnh để bảo dưỡng, phục chế tài liệu gốc được hiệu quả hơn. Trang bị những kiến thức hóa học cơ bản, những kiến thức chuyên dụng cho cán bộ bảo quản để Trung tâm có thể tự thực hiện các biện pháp sử dụng hóa chất ngăn ngừa sự xuất hiện và trở lại của vi sinh vật, côn trùng và động vật nhằm giảm bớt chi phí không cần thiết cho Trung tâm 2.2.8. Thanh lý tài liệu Thanh lý tài liệu là một công việc cần thiết của các Thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng. Trung tâm nên có kế hoạch thanh lý loại bỏ những tài liệu chết. Bởi lẽ, Trường ĐHGTVT là một trường khoa học kỹ thuật chuyên ngành. Như chúng ta đã biết, tri thức khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng với tốc độ cao kéo theo sự bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn cầu, và trong tất cả các lĩnh vực khoa học kỹ thuật. Tuy nhiên các tài liệu khoa học kỹ thuật cũng nhanh chóng lỗi thời do quy luật lỗi thời của chính nội dung thông tin khoa học kỹ thuật mà nó phản ánh. Song do nhiều lý do nên công tác thanh lý tài liệu ở Trung tâm TT-TV ĐHGTVT không được tiến hành thường xuyên, có những tài liệu mục nát, nhiều sách giáo trình được viết từ trước năm 1999 chiếm tới 40% và sách tham khảo bằng tiếng nước ngoài xuất bản trước những năm 1990, giá trị thông tin khoa học không cao, NDT mượn cũng không sử dụng tài liệu do đã bị lỗi thời. Do đó, công tác thanh lý cần được Trung tâm chú ý hơn nữa, để tài liệu luôn mới và chính xác thu hút được số lượng lớn NDT đến Thư viện. Cần phải lập kế hoạch thanh lý, quy định những tiêu chuẩn cụ thể tài liệu nào cần thanh lý ra khỏi kho, loại nào lưu giữ trên cơ sở yêu cầu của bạn đọc. Tuy nhiên, công tác bổ sung sách cũng cần được chọn lọc kỹ lưỡng nếu không sẽ gây khó khăn cho việc sắp xếp và bảo quản. K53 Thông tin – Thư viện 52 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy 2.2.9. Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT còn rất nghèo nàn vì vậy việc đa dạng hóa và nâng cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin là việc rất cần thiết để tăng hiệu quả phục vụ và tăng nguồn thu nhập cho Trung tâm. Trung tâm có thể tham khảo ý kiến như sau: + Nâng cấp những sản phẩm và dịch vụ sẵn có + Phát triển các dịch vụ có giá trị gia tăng như: dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc; dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu, dịch vụ cung cấp thông tin trên mạng, + Phát triển các dịch vụ cung cấp ấn phẩm do Trung tâm TT-TV xuất bản: Thông báo sách mới, ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề.  Tăng cường xây dựng kế hoạch chuyển tài liệu bằng giấy sang các vật mang tin khác Hiện nay, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã sử dụng Dlib để xây dựng và quản lý tài liệu điện tử với con số: 600 đầu sách; 7000 báo, tạp chí; 400 đầu luận văn, luận án; 50 đầu giáo trình, bài giảng. Tài liệu điện tử này chủ yếu là các đĩa toàn văn đi kèm với luận văn, luận án. Sau đó, Trung tâm thực hiện biên mục, xử lý trên phần mềm Dlib. Tuy nhiên, tài liệu trong trung tâm chủ yếu là giấy. Các tài liệu bằng giấy dễ chịu tác động của các nhân tố hủy hoại và nhiều khi rất bất tiện cho NDT. Và để sử dụng nguồn tin điện tử chỉ có thể truy cập bằng mạng nội bộ. Chính vì vậy, Trung tâm nên có kế hoạch chuyển sang xây dựng tài liệu điện tử và mở rộng khả năng sử dụng tạo điều kiện cho NDT có thể truy cập thông qua internet để đáp ứng tối đa nhu cầu tin và bảo quản lâu dài những tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị. Vì trong tương lai các vật mang tin điện tử phổ biến hơn. Để xây dựng được tài liệu điện tử này, cán bộ thư viện phải là người nắm bắt được công nghệ thông tin mới, biết ứng dụng nó vào chuyên môn nghiệp vụ. Lãnh đạo thư viện phải biết tận dụng cơ hội cử cán bộ thư viện đi đến những buổi hội thảo, hội nghị giới thiệu và hướng dẫn về phần mềm mới trong xây dựng tài liệu số, K53 Thông tin – Thư viện 53 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy xu hướng mà tất cả thư viện trên thế giới đã và đang hướng tới, đó là xây dựng thư viện số. 2.2.10. Cải tiến công tác phục vụ NDT Công tác phục vụ bạn đọc chiếm vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện. Phục vụ bạn đọc là mục tiêu, tiêu chí đầu tiên để mỗi Thư viện khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động, phát triển. Mục đích cuối cùng của hoạt động thông tin tư liệu là thỏa mãn ngày càng tăng của nhóm người dùng tin bằng phương thức và phương tiện phục vụ khác nhau. Vì vậy, Trung tâm cần tiếp tục đổi mới công tác phục vụ bạn đọc theo các hình thức phù hợp và mang lại hiệu quả như sau: + Đối với các cán bộ, giảng viên tổ chức phục vụ thông tin theo chuyên đề cho cá nhân và từng nhóm + Cán bộ Trung tâm cần tổ chức các khóa học cho sinh viên trong quá trình sử dụng Trung tâm + Trung tâm nên mở cửa phục vụ sinh viên cả ngày thứ 7 và chủ nhật vào các kỳ thi, đặc biệt là đối với các phòng đọc tầng 5 và tầng 6. Vì nhu cầu bạn đọc đến sử dụng Trung tâm thời gian này rất lớn và ngày càng tăng. Các Trung tâm lớn trên thế giới đã mở cửa phục vụ sinh viên tất cả các ngày trong tuần. + Nội quy của sử dụng Trung tâm đã được dán ở mỗi phòng của Trung tâm nhưng vẫn có tình trạng sinh viên không đọc. Vì vậy, khi sinh viên mượn sách, cán bộ Trung tâm cần nhắc nhở sinh viên bảo quản sách, trả sách đúng hạn, để tăng cường vòng quay của sách. + Trung tâm TT-TV ĐHGTVT với nội quy hoạt động của mình đã phục vụ sinh viên tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, hình thức cho mượn giáo trình của Trung tâm chưa hợp lý. Trung tâm quy định mỗi sinh viên mượn sách giáo trình của Thư viện phải nộp tiền khấu hao. Phương pháp này đã làm hạn chế sinh viên đến thư viện. K53 Thông tin – Thư viện 54 QH-2008-X
Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy CHƢƠNG 3: NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra một số giải pháp dựa trên thực trạng hiện nay của Trung tâm có thể thấy để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải nên thống nhất một số nguyên tắc và cân nhắc để thực hiện các giải pháp trên như sau: 3.1. Nguyên tắc thực hiện 3.1.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu  Thống nhất phương pháp sắp xếp đối với kho mở Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo ký hiệu xếp giá của mỗi cuốn sách không phân biệt khổ, cỡ, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, xếp theo chiều đứng của cuốn sách. Nhãn sách phản ánh đầy đủ ký hiệu xếp giá được dán vào gáy sách cách mép sách 1,5cm, dán theo chiều đứng đối với sách dày và chiều ngang đối với sách mỏng, phủ một lớp băng dính trên bề mặt nhãn đảm bảo nhãn không bị bong trong quá trình sử dụng Nhãn ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách được dán ở bìa ngoài của cuốn sách cách mép sách 2,5cm và cách gáy sách 3cm và phủ một lớp băng dính bên ngoài để đảm bảo không bị bong trong quá trình sử dụng Trên giá sau mỗi đề mục phải để lại khoảng trống để tiếp nhận sách mới bổ sung mà không làm ảnh hưởng đến trật tự của kho  Thống nhất về nguyên tắc bố trí kho Bàn của thủ thư phải được bố trí hợp lý để quan sát được bạn đọc vào mượn tài liệu và gần giá chứa tài liệu đối với kho đóng và quan sát được toàn bộ kho chứa và bạn đọc đối với kho mở. Đối với kho mở nên có hệ thống an toàn được thiết kế phù hợp hiện đại với các thiết bị như: hệ thống camera, hệ thống báo tự động, dán băng từ, dán tem an K53 Thông tin – Thư viện 55 QH-2008-X