›

Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

pdf 88 trang thiennha21 15/04/2022 5040
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_quan_ly_tai_lieu_luu_tr.pdf

Nội dung text: Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

  1. BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : ĐOÀN THỊ VY Mã số sinh viên : 1405LTHC069 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018
  2. LỜI CAM ĐOAN Lần đầu tiên được tiếp xúc và đi sâu nghiên cứu kỹ một vấn đề rất rộng và khó, tác giả không tránh khỏi những bỡ ngỡ và thiếu sót. Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị được một cách đầy đủ và toàn diện mọi kiến thức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ. Do vậy, trong thời gian làm khóa luận, tác giả phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác nhau. Tuy nhiên, các tài liệu này chỉ được sử dụng ở mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết và mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài đang nghiên cứu. Những số liệu trong Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong bài còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Mọi ý kiến, khái niệm không phải của tác giả đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình.
  3. LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận này. Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các anh chị đang công tác tại UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2018 Sinh viên Đoàn Thị Vy
  4. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Cơ sở dữ liệu CSDL Công nghệ thông tin CNTT Hội đồng nhân dân HĐND Tài liệu lưu trữ TLLT Ủy ban nhân dân UBND Xác định giá trị tài liệu XĐGTTL
  5. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 4 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. 4 6. Phương pháp nghiên cứu. 5 7. Bố cục đề tài. 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ 7 1.1. Cơ sở lý luận 7 1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử 7 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ 7 1.1.1.2. Tài liệu điện tử 7 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử 9 1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử 9 1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL 9 1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự 15 1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất 15 1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử 16 1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. 17 1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. 19 1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công nghệ hiện đại. 19 1.2. Cơ sở pháp lý 20
  6. 1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ 23 1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển. 23 1.3.2. Vị trí và chức năng 24 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 25 1.3.4. Cơ cấu tổ chức 26 1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ 28 1.3.5.1. Thành phần TLLT 28 1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ 30 1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 31 1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu 31 Tiểu kết chương 1: 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 33 2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử. 33 2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. 33 2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. 33 2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa. 34 2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa 34 2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa 35 2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa 35 2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa 36 2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử 38 2.2.1. Công tác thu thập TLLT 38 2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử 39 2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử. 40 2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận 42 2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử 43
  7. 2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử. 45 2.3. Nhận xét 50 2.3.1. Ưu điểm 50 2.3.2. Hạn chế 51 2.3.3. Nguyên nhân 52 * Tiểu kết chương 2: 53 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. 54 3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. 54 3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử 55 3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử 55 3.2.2. Về công tác XĐGTTL 56 3.2.3. Về công tác thu thập và bảo quản TLLT điện tử 57 3.2.4. Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử 59 3.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 60 3.4. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử. 62 3.5. Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử. 64 3.6. Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng hiện đại. 66 3.7. Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT của một số nước trên thế giới 67 Tiểu kết chương 3: 70 PHẦN KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
  8. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, là sự bùng nổ các nguồn lực thông tin, là kỷ nguyên của kinh tế trí thức. Trong nền kinh tế trí thức, thông tin đã trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, quyết định sự phát triển của xã hội. Cùng với sự phát triển đó công nghệ điện tử đã len lỏi vào mọi lĩnh vực cuộc sống xã hội. Thông tin điện tử đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý và mọi nhu cầu của đời sống xã hội. Tại một số quốc gia đã vận hành “chính phủ điện tử” và tích cực định hướng công dân của mình tới cách tiếp cận với hệ thống chính quyền theo phương thức mới. Hiện nay các thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu” không còn xa lạ với rất nhiều người nữa, đặc biệt là đối với các cán bộ lưu trữ tại các cơ quan tổ chức. Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đã đem đến những thành tích tốt trong công việc. Trong hàng loạt các cơ quan, tổ chức hiện đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử đã xuất hiện đồng thời và có tín hiệu thay thế dần thư tín, văn bản, giao dịch bằng giấy. Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với TLLT điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa. Với những lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận Tây Hồ đã tiến hành thực hiện và áp dụng tại cơ quan về quản lý TLLT điện tử tuy nhiên kết quả thu được còn hạn chế. Trong đó, việc quản lý và cung 1
  9. cấp thông tin TLLT điện tử còn chứa đựng những rủi ro như: cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa, Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan; và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Hơn nữa hiện nay việc ban hành văn bản về quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan quản lý Nhà nước nói chung đang còn gặp nhiều khó khăn, chưa có văn bản nào quy định cụ thể. Để có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình TLLT điện tử thì UBND quận Tây Hồ cần đề ra những giải pháp để khắc phục những hạn chế. Điều này không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới. Chính vì những lý do trên nên tác giả đã lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho mình. 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài. Nghiên cứu về TLLT điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của 2
  10. công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. - Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004. - Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; - Đề tài cấp Bộ của TS. Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ; Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007 Ngoài ra tác giả đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên internet (các ebook, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một 3
  11. số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ ); Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho tác giả những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp tác giả hoàn thiện được đề tài khóa luận này. 3. Mục tiêu nghiên cứu. Qua đề tài Khóa luận này, tác giả muốn đặt ra và giải quyết các vấn đề sau: - Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT tại UBND quận Tây Hồ trong việc phục vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực khác nhau. - Khảo sát thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử và tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế của công tác này. - Từ đó, đưa ra các nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy công tác văn thư lưu trữ phát triển. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. * Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. * Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Nghiên cứu trực tiếp tại UBND quận Tây Hồ - Về thời gian: Khối TLLT điện tử đang được bảo quản tại UBND quận Tây Hồ từ năm 2007 đến nay. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu. Ở đề tài này, tác giả tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của vấn đề nghiên cứu; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ và đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu đang được bảo quản nơi đây. - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. 4
  12. - Tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong công tác quản lý TLLT điện tử; từ đó đề ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này. 6. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, tác giả đã kết hợp sử dụng những phương pháp truyền thống và hiện đại. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: Đây là một phương pháp rất phù hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu về một vấn đề mới mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan. Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo rất nhiều nguồn tài liệu từ các công trình nghiên cứu trước. - Phương pháp điều tra, khảo sát tài liệu: Tác giả đã tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề trên thông qua các sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học. Kết hợp với phương pháp hệ thống, đã phân tài liệu thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài. - Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh để có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu. Sử dụng phương pháp so sánh để tìm ra những điểm khác biệt giữa TLLTtruyền thống và TLLT điện tử cũng như sự khác nhau trong công tác quản lý hai loại hình tài liệu này. Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về những vấn đề liên quan tới quản lý TLLT; đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 7. Bố cục đề tài. Đề tài được kết cấu gồm 3 phần: Phần mở đầu Phần nội dung gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác quản lý TLLT điện tử Chương 2: Thực trạng quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ 5
  13. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. Phần kết luận Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hoàn thành đề tài, nhưng do đang còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện đề tài nên không tránh khỏi khuyết điểm và sai sót. Tác giả rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp ý của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để đề tài khóa luận được hoàn thiện hơn. 6
  14. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Các khái niệm về công tác quản lý TLLT điện tử 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011). Tại điều 2 Luật lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 1.1.1.2. Tài liệu điện tử Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã được xuất hiện từ năm 1990 với nhiều tên gọi khác nhau, điển hình như: “tài liệu được đọc bằng máy tính”, tài liệu trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính hướng dẫn” hay “đồ họa máy tính”. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã giúp cho việc trong bất kỳ hoàn cảnh và điều kiện nào thì thông tin từ tài liệu giấy đều có thể đọc bằng máy tính điện tử (quét hình). Tất cả các thông tin đều được thực hiện theo vòng đời từ tạo lập tới hủy – dưới dạng điện tử. Thuật ngữ “tài liệu điện tử” được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau từ các nước châu Âu, chẳng hạn: Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở 7
  15. Luật liên bang về “chữ ký điện tử số” quy định: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Có thể hiểu định nghĩa này như sau: tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số, không rằng buộc khái niệm với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như chữ ký điện tử số). Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính). Tại Việt Nam, xuất phát từ thực tiễn xã hội và các khái niệm tài liệu điện tử khác nhau, tài liệu điện tử được định nghĩa và hiểu đơn giản như sau: “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số. Tài liệu điện tử được tạo lập trong các CSDL và hệ thống quản lý tài liệu để phục vụ việc sử dụng của cá nhân, cơ quan, tổ chức, xã hội và phụ thuộc vào các nhân tố: Quy định của pháp luật; nguồn gốc hình thành từ cơ quan, tổ chức, cá nhân; quy trình công việc, thủ tục hành chính; đặc điểm của tài liệu; công nghệ và vật mang tin. CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau. 8
  16. 1.1.1.3. Tài liệu lưu trữ điện tử Tại Khoản 1 Điều 13 của Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” Theo định nghĩa này ta có thể hiểu và phân tích như sau: - Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005) và được hình thành trong quá trình của cơ quan tổ chức cá nhân. - Những thông điệp dữ liệu này sẽ được lựa chọn để số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác nhau. Những tài liệu được lựa chọn lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết. Có thể hiểu, số hóa là việc chuyển các dữ liệu (tài liệu) truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết như tài liệu ban đầu. Số hóa tài liệu có những tiện ích đáng kể mà tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay đang áp dụng để xử lý công việc một cách hiệu quả. 1.1.2. Yêu cầu quản lý TLLT điện tử 1.1.2.1. Yêu cầu về thông tin, CSDL Thông tin là nguồn tài nguyên quý giá của một cơ quan, tổ chức. Các phần mềm máy tính là những công cụ hiệu quả để xử lý thông tin và hệ quản trị CSDL là công cụ phổ biến cho phép lưu trữ và rút thông tin một cách hiệu quả. Hệ quản trị CSDL, những cải tiến trong kỹ thuật và việc xử lí CSDL đã 9
  17. đưa đến các cơ hội sử dụng thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả khi dữ liệu được tổ chức, lưu trữ trong các cấu trúc hệ thống. Hệ quản trị CSDL là một thành công trong nhiều lĩnh vực và đặc biệt là trong thương mại. Để đảm bảo được những thông tin và CSDL được nhập hiệu quả cần phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản, cụ thể như sau: Thứ nhất, phải thiết lập các định dạng tài liệu điện tử, tùy từng loại hình TLLT thì có các định dạng khác nhau, hiện nay có 6 loại định dạng cơ bản sau: - Các định dạng văn bản được xây dựng nhờ sự trợ giúp của quá trình biên soạn: + Các định dạng phần mềm Microsoft Word và Word Perfect + Định dạng RIF (Rich Text Format) được bảo đảm bởi nhiều phụ lục phần mềm trong khi đó vẫn giữ định dạng văn bản đã đặt. + Định dạng PDF (Portable Document Format) gồm có hình ảnh trang và cả văn bản và biểu đồ. Có thể đọc được những file định dạng PDF bằng nhiều phần mềm để đọc file khác nhau, nhưng chúng được xây dựng chỉ nhờ phần mềm Adobe Acrobat. + Định dạng file XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới đang được Microsoft phát triển cùng với Microsoft Silverlight, tương tự như PDF (Portable Document Format). Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và không ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản. - Các định dạng đồ họa lưu giữ hình ảnh bao gồm: + Định dạng DIF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộng rãi trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư; + Định dạng EPS (Encapsulated PorScript) là một tập tin mở rộng cho một định dạng tập tin đồ hoạ được sử dụng trong các hình ảnh dựa trên vector trong Adobe Illustrator. Một tệp EPS có thể chứa văn bản cũng như hình ảnh 10
  18. đồ hoạ. Nó cũng thường có chứa một phiên bản bản đồ bit của hình ảnh để xem đơn giản hơn là hướng dẫn vector để vẽ hình ảnh. Định dạng này được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biể quyết hay bầu cử tại bàn. + Định dang BMP (Bitmap) – định dạng tương đối kém về chất lượng và thường được dùng vào quá trình soạn thảo văn bản. + Định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng phần mềm. + Định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong các phần mềm dành cho Internet. - Các định dạng CSDL được xây dựng nhờ những phần mềm chuyên dụng - các hệ thống quản lý CSDL: Hệ thống quản lý CSDL cho phép xác định những mối quan hệ giữa các thành phần thông tin của CSDL, thực hiện các tác động khác nhau tới thông tin của CSDL (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán khác nhau, lập báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý CSDL là Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những phần mềm khác. Ví dụ, CSDL về khách hàng gồm có trường thông tin tên người mua, địa chỉ và thông tin về hàng hóa. Những trường đó có thể được tổ chức thành các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho tất cả các trường với họ tên của khách hàng). CSDL có thể chuyển sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi mối liên hệ giữa các trường thông tin với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận được mười trang họ tên, mười trang địa chỉ và nghìn trang thông tin về hàng hóa, tức là thông tin không liên kết). - Các định dạng bảng điện tử: Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con số và mối liên hệ giữa những con số đó. Ví dụ, một ô có thể chứa công thức thực hiện việc cộng dữ liệu của hai ô khác. Giống như các file CSDL, các file 11
  19. bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồn khác kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định dạng DIF (Data Interchange Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ bị mất đi. - Các định dạng nghe-nhìn/video-audio. Những định dạng đó chứa các hình ảnh chuyển động (ví dụ video số, hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây dựng và có thể xem, nghe nhờ các chương trình tương thích và lưu giữ trong định dạng đơn chương trình. - Đánh dấu ngôn ngữ còn được gọi là các định dạng đánh dấu, gồm có các hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file. Chúng là: + SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng trong các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế; + HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để hiển thị hầu như toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web; + XML (Extensible Markup Language) – ngôn ngữ tương đối đơn giản dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thông tin và trao đổi thông tin. Từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng khi áp dụng vào việc bảo đảm tài liệu cho quản lý. Ví dụ, những định dạng văn bản (MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh theo các tài liệu trong CSDL, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF v.v.) giúp nhận được hình ảnh khi scan với toàn bộ những đặc điểm bên ngoài của nó và giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký, con dấu, bút tích. Thứ hai, đảm bảo được các dữ liệu nhập vào các phần mềm được bảo quản, không bị mất dữ liệu. Việc bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử không chỉ để tạo ra các điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà 12
  20. còn đảm bảo thông tin có đầy đủ và được thực hiện đúng theo quy trình xử lý văn bản. Để cho các tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin mới. Trên thực tế, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính, lưu trên máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan, tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng trên phương tiện truyền thông bên ngoài. Bởi tốc độ tăng trưởng của các tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng. Cần phải lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng phù hợp với các yếu tố sau: – Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng, – Tuổi thọ dự kiến của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng, – Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu trữ, – Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu. Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R đĩa quang học ghi một lần. Thứ ba, phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ thông tin trong TLLT điện tử. Tài liệu cần thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo bao gồm: - Đảm bảo về nội dung pháp lý - Đảm bảo về hình thức đầy đủ để đảm bảo văn bản có giá trị 13
  21. Nếu sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến nhận định hoặc ra quyết định sai và văn bản đó sẽ trở nên không có giá trị. Ví dụ: Văn bản được lưu trữ nhưng lại không có chữ ký thì văn bản đó sẽ không có giá trị mặc dù nó rất quan trọng đối với cơ quan. Thứ tư, cập nhật thông tin, CSDL nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tài liệu tại UBND quận Tây Hồ sản sinh ra từng ngày, vì cán bộ bộ văn thư lưu trữ luôn phải trong tình trạng cập nhật các dữ liệu thông tin mọi lúc mọi nơi đề phù hợp với công việc đang diễn ra. Đồng thời việc cập nhật thông tin cũng phải đảm bảo nhanh chóng chính xác nhất là trong khâu nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm và truyền nhận văn bản. Bởi thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họ cần, ngược lại, thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giá trị. Ví dụ: việc cập nhật mỗi đầu tuần lịch làm việc cho các cán bộ trong cơ quan nếu giử không kịp thì sẽ không giải quyết được công việc theo đúng thời hạn quy định. Thứ năm, hệ thống được đảm bảo thống nhất và hoàn chỉnh. Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo: - Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và lưu); - Xem tài liệu; - In tài liệu; - Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu (lập chỉ mục tài liệu); - Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử; - Không có khả năng xóa tài liệu; - Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử; - Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu; - Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có. Hệ thống lưu trữ điện tử là một giải pháp toàn diện cho các vấn đề được 14
  22. đề cập. Việc tổ chức và thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử hợp lý không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Hệ thống này bao gồm các yếu tố cấu thành không bắt buộc, nhưng cần có. Hệ thống cần phải đảm bảo: - Lưu trữ thông tin; - Ghi nhận thông tin; - Trình bày thông tin; - Cho phép sử dụng thông tin (không chỉ để "nhìn" mà còn có thể chỉnh sửa và tạo một cái mới trên cơ sở thông tin đã có, đồng thời không gây thiệt hại cho các thông tin đã lưu trữ trước đây); - Quản lý thông tin. 1.1.2.2. Yêu cầu về đội ngũ nhân sự Việc đào tạo, tuyển dụng đội ngũ nhân sự phải đảm bảo phù hợp với sự thay đổi của xã hội, điển hình như việc quản lý văn bản được thực hiện trên máy tính; do đó, người làm công tác văn thư lưu trữ phải am hiểu về các phần mềm, công nghệ thông tin để tiến hành lưu trữ tài liệu đúng và chính xác. Ví dụ: Người dùng phải thể tiếp cận tới các CSDL để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau: từ thư mục tới toàn văn; khai thác riêng rẽ từng CSDL hay khai thác theo Nhóm CSDL, Hoặc liên kết tới các nguồn tài nguyên thông tin bên ngoài. Mức độ và khả năng liên kết đến đâu phụ thuộc vào sự hợp tác với các cơ quan khác và việc khai thác các tầng thông tin số hoá đó cũng có những khác biệt. Chẳng hạn: có vùng/mảng thông tin được khai thác tự do, miễn phí, nhưng có những vùng/CSDL phải có mật khẩu, phải trả tiền, để thực hiện được điều này thì cán bộ văn thư lưu trữ cần hiểu rõ về các CSDL và các thao tác nghiệp vụ phải linh hoạt. 1.1.2.3. Yêu cầu về cơ sở vật chất Khi lưu trữ tài liệu điện tử thì tất cả các hoạt động đều phụ thuộc vào máy tính và các phần mềm, các khoa học công nghệ để ngày càng nâng cao chất lượng hoạt động của việc quản lý văn bản. Để thực hiện được điều này cần phải có hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ và phải cập nhật thường xuyên các 15
  23. phần mềm mới để bắt kịp với xu hướng hiện đại. Các cơ sở vật chất phải đảm bảo được như sau: - Mạng có tốc độ kết nối nhanh với INTERNET. - Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác nhau - Trang thiết bị số hoá, bao gồm các dạng máy Scan phù hợp với công việc - Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác thông tin; - Các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho thư viện điện tử: mã vạch, quản lý và in thẻ, máy quét, máy sao CD, Về phần mềm: đến nay, trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho việc xây dựng và phát triển phục vụ cho việc lưu trữ tài liệu điện tử. Mỗi phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng nhưng thông thường một phần mềm khả dĩ phải có các module chính như sau: Bổ sung; Biên mục; Quản lý Kho; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản lý tài liệu điện tử; Truy hồi và trình bày thông tin; Quản trị hệ thống. Ngoài ra, để tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử ta cũng cần có: Phần mềm Hệ thống Hệ điều hành và Hệ quản trị các CSDL; Phần mềm quản lý văn bản đi và đến; CD/ROM, phần mềm văn phòng điện tử; hoặc áp dụng Clouoffice - phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp; các thiết bị hỗ trợ cho việc thực hiện khâu nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu điện tử như: máy tính, máy scan 1.1.3. Vai trò của tài liệu điện tử Sự ra đời của khoa học công nghệ kéo theo sự xuất hiện của một loại tài liệu hoàn toàn mới - tài liệu điện tử. Có thể hiểu tài liệu điện tử là tài liệu mà toàn bộ quá trình sinh ra, tồn tại và tiêu hủy được thực hiện trong môi trường điện tử. Loại tài liệu này hiện đang chi phối mạnh mẽ hoạt động của nền hành chính nói riêng và của xã hội nói chung, tại tất cả các quốc gia và có xu hướng thay thế dần tài liệu giấy. Sự xuất hiện và thâm nhập ngày càng sâu rộng của tài liệu điện tử vào các hoạt động xã hội và công tác hành chính đã 16
  24. có vai trò to lớn trong việc điều hành quản lý Nhà nước. Cụ thể: 1.1.3.1. Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Thứ nhất, sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy. Mạng lưới công nghệ thông tin ngày càng rộng đồng nghĩa với sự ra đời của internet ngày càng phát triển, chỉ trong một vài giây tài liệu của cơ quan trong nước có thể truyền sang nước ngoài một cách dễ dàng, chính xác mà mọi người không cần phải di chuyển rời chỗ làm việc của mình. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử giúp cho việc cung cấp thông tin một cách ngay lập tức cũng như của việc xử lý văn bản một cách dễ dàng, tiết kiệm khối lượng thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động trong cơ quan, tổ chức nói chung và đối với mỗi cá nhân nói riêng. Thứ hai, sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý: khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Chẳng hạn một cơ quan lớn có nhiều chi nhánh phân bổ trên khắp đất nước Việt Nam, khi muốn xử lý một văn bản và sự góp ý của lãnh đạo cấp trên chỉ cần chuyển văn bản qua phần mềm hệ thống đã thiết lập và định dạng tại cơ quan; từ đó văn bản sẽ được chuyển ngay đến người nhận chỉ trong vòng một vài giây. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài. Hình thức chuyển giao văn bản thông tin phổ biến nhất thông qua internet hiện nay trên khắp thế giới là gửi qua gmail. Thứ ba, đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống: việc tiếp cận tài liệu và tìm kiếm 17
  25. thông tin trên hệ thống văn bản điện tử có thể mang lại kết quả hầu như ngay lập tức thông qua CSDL và hệ thống tra tìm tự động (hay còn gọi là phần mềm quản lý tài liệu điện tử). Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được coi là giải pháp quản lý khoa học trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý tài liệu đang dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời giúp đơn vị sử dụng được yên tâm về tính bảo mật thông tin cùng kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn. Phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn giản hóa quá trình lưu trữ, tìm kiếm thông tin. Trước khi phần mềm quản lý tài liệu chưa xuất hiện, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đặc biệt là tại những đơn vị có khối hồ sơ, văn bản lớn như trường học, bệnh viện, do đó, tại những đơn vị này thường phải tốn một không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy hồ sơ sau một khoản thời gian nhất định để tránh sự quá tải. Đặc biệt, nếu người quản lý hồ sơ bản cứng không được đào tạo nghiệp vụ thủ thư bài bản, sẽ thật khó cho người tìm kiếm thông tin sau này. Khắc phục được nhược điểm đó của cách lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin, thậm chí mật mã hóa thông tin để lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa quá trình lưu trữ thông tin, khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần. Như vậy với các đơn vị khối hành chính nhà nước có bộ máy làm việc cồng kềnh hay những doanh nghiệp lớn, việc sử dụng một phần mềm quản lý tài liệu dạng hệ thống sẽ tiện lợi hơn.Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy. Thứ tư, chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế 18
  26. của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ. Thứ năm, cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản. Thứ sáu, đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”). Theo các nhà lưu trữ Bắc Mỹ thì vòng đời tài liệu trải qua 4 giai đoạn bao gồm: Tạo lập CSDL -> tạo lập tài liệu -> bảo trì (xác định giá trị tài liệu) -> lưu trữ tài liệu. 1.1.3.2. Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Đối với tài liệu giấy, khi muốn lưu trữ cần phải xây dựng kho với diện tích tương đối lớn và cần trang bị nhiều cơ sở vật chất để tránh các tác nhân gây hại đối với tài liệu, mất khá lớn khoản chi phí khi muốn lưu trữ một khối lượng tài liệu lớn. Tuy nhiên đối với văn bản điện tử trang bị hệ thống chu chuyển văn bản cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu. 1.1.3.3. TLLT điện tử giúp cơ quan bắt kịp với sự phát triển khoa học công nghệ hiện đại. Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của 19
  27. nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. 1.2. Cơ sở pháp lý Trong quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của mình, những năm qua UBND quận Tây Hồ đã áp dụng một số văn bản của Nhà nước trong việc thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử. Cụ thể như sau: - Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định về quản lý TLLT điện tử: Điều 13: Quản lý TLLT điện tử 1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. 2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. 3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa. 4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. - Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại chương II. Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện 20
  28. tử. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Đồng thời, hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu. - Luật số 03/2003/QH11 Luật Kế toán ngày 17/6/2003: Luật Kế toán đã đề cập tới chứng từ điện tử và lưu trữ chứng từ điện tử. Tuy nhiên, những quy định đó chỉ giới hạn trong lĩnh vực kế toán và chưa có tác động lớn đến công tác văn thư, lưu trữ. Các văn bản có liên quan và quy định chi tiết đến Luật Kế toán: Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước; Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh; Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày 31/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng chứng từ điện tử làm chứng từ kế toán để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã qua sử dụng để hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán; - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng Chính phủ đã quy định để bảo đảm môi trường pháp lý phải “Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” và giao cho Bộ Nội vụ trách nhiệm “Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc”. - Luật số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005: 21
  29. Đây là một văn bản quy phạm pháp luật đặt nền móng cho cơ sở pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử. Luật Giao dịch điện tử ra đời đã có những tác động quan trọng đến công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh của việc sử dụng tài liệu, văn bản điện tử để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua phương tiện điện tử. Để thi hành Luật Giao dịch điện tử trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội, các văn bản quy định chi tiết đã được các cơ quan quản lý nhà nước ban hành. Trong đó có thể kể đến: Nghị định số 26/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử; Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08/3/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng; Thông tư số 50/2009/TT-BTC ngày 16/3/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán; Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; Thông tư số 222/2009/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử; Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 07 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ cho cơ quan thuộc hệ thống chính trị; - Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 Trước thực tế nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao 22
  30. trong hoạt động tổ chưc, quản lý, điều hành nội bộ cũng như trong giao dịch giữa cơ quan, tổ chức cá nhân đã đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có một luật điều chỉnh về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin là một nhu cầu tất yếu và có tác động quan trọng đến hiệu quả của các lĩnh vực này. Tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử là sản phẩm của công nghệ thông tin và phần mềm máy tính, vì vậy sự ra đời của Luật số 67/2006/QH11 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 có tác động quan trọng đối với loại hình tài liệu này. Đây là một cơ sở pháp lý quan trọng quy định những vấn đề cơ bản về hạ tầng công nghệ thông tin cho các giao dịch điện tử nói chung và công tác lưu trữ điện tử nói riêng, đưa tài liệu lưu trữ điện tử tiến thêm một bước xa cùng với sự phát triển nhanh qua khoa học công nghệ hiện nay. Các văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công nghệ thông tin được ban hành: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; - Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT- BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 về việc công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Trong đó quy định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêu chuẩn về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả. 1.3. Cơ sở thực tiễn về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ 1.3.1. Lịch sử hình thành và phát triển. UBND quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo 23
  31. Nghị định số 69/CP của Chính Phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996. Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND Quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của mình. Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp Quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy. Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000 người cư trú trên địa bàn của 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước. Sau hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày càng lớn mạnh. Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung. 1.3.2. Vị trí và chức năng UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính 24
  32. trị, an ninh, xã hội, quốc phòng. Cụ thể là: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ; - Về thu chi ngân sách của địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại. UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương. 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của quận trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông qua các báo các của UBND quận trước khi trình HĐND 25
  33. quận. - Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý. - Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tố cáo. - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên của UBND quận hàng năm. - Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND quận. 1.3.4. Cơ cấu tổ chức * Về cơ cấu: Hiện tại, UBND quận Tây Hồ bao gồm 4 thành viên: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch. Thực hiện Quyết định số: 2537/QĐ-CTUBND ngày 16/9/2016 của Chủ tịch UBND quận Tây Hồ về việc phân công công tác của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch nhiệm kỳ 2016 – 2021. - Chủ tịch UBND quận (Đỗ Anh Tuấn) phụ trách chung, lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác cả UBND quận trước Thành ủy, Chủ tịch UBND Thành phố, Thường trực Quận ủy và HĐND quận. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện, phụ trách các lĩnh vực sau : + Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chương trình công tác của UBND quận, công tác đối ngoại; + Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; quốc phòng, quân sự địa phương; + Công tác tổ chức bộ máy cán bộ: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, 26
  34. cách chức; kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật; công tác thi đua – khen thưởng; + Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cấp; công tác lập dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc theo quy định; + Công tác xây dựng và phát triển đô thị, quản lý đầu tư xây dựng; + Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; công tác theo dõi thi hành pháp luật và xử lý vi phạm hành chính, công tác bồi thường nhà nước. + Các vấn đề về đất đai - 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Nguyễn Lê Hoàng) phụ trách các lĩnh vực: Công tác quản lý đô thị; công tác quản lý đất đai và tài nguyên môi trường; công tác giải phóng mặt bằng; các dự án đầu tư xây dựng quận; ban hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với các nội dung công việc thuộc thẩm quyền của UBND quận; công tác phòng chống thiên tai; thực hiện công tác tiếp dân và một số vấn đề khác. - 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Nguyễn Đình Khuyến) phụ trách các lĩnh vực: Phát triển kinh tế, quản lý đầu tư và công tác giải phóng mặt bằng, tuyền truyền phổ biến giáo dục pháp luật, công tác thu chi ngân sách, kiểm soát thủ tục hành chính và các vấn đề khác. - 01 Phó Chủ tịch UBND quận (Phạm Xuân Tài) phụ trách lĩnh vực Văn hoá xã hội, bao gồm: Giáo dục - đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghề, chính sách xã hội, BHXH, Xoá đói giảm nghèo, Văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch, công tác tiếp dân giải quyết khiếu nại tố cáo và các vấn đề xã hội khác. * Về bộ máy: Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND quận Tây Hồ quyết định về việc thành lập các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ” có 12 phòng, ban chuyên môn. Bao gồm: Văn phòng HĐND & UBND Quận. 27
  35. Phòng Nội vụ. Phòng Thanh tra. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội. Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao. Phòng Kinh tế. Phòng Giáo dục và Đào tạo. Phòng Quản lý - Đô thị. Phòng Tư pháp. Phòng Tài chính - Kế hoạch. Phòng Y tế Phòng Tài nguyên và Môi trường. Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân 1.3.5. Đặc điểm TLLT tại UBND quận Tây Hồ 1.3.5.1. Thành phần TLLT UBND quận Tây Hồ là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa bàn trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì thế, nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận rất đa dạng và phong phú. Tài liệu nơi đây phản về các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn quận. Có thể khái quát về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận Tây Hồ như sau: - Tài liệu do UBND quận sinh ra: Đây là loại tài liệu có giá trị quan trọng nhất đối với cơ quan nhà nước cấp quận. Nội dung của tài liệu này phản ánh đầy đủ và toàn diện các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước tại địa phương như: 28
  36. kinh tế, chính trị, văn hóa, y tế, đất đai Những tài liệu này chiếm sô lượng lớn nhất trong phông và cũng chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các loại hình văn bản như: Quyết định, thông tư, kế hoạch, đề án, báo cáo - Tài liệu của HĐND gửi đến. Những tài liệu này chủ yếu là các loại văn bản nghị quyết, quyết định, chỉ thị nhằm chỉ đọa, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của UBND quận. - Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống: gồm các văn bản như: Nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch của các cơ quan như Chính phủ, UBND thành phố Hà Nội; các tài liệu này chứa đựng những thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước cấp quận có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện. - Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị quyết, thông báo, công văn để trao đổi, thống nhất và lấy ý kiến tham khảo, sửa đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp quận. - Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên: là tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc UBND quận và UBND các phường nhằm xin ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả công tác. Tài liệu của các đơn vị sự nghiệp thuộc quận như: Ban quản lý dự án, phòng lao động thương binh và xã hội, phòng Tư pháp, phòng quản lý đô thị, giáo dục – đào tạo, UBND phường Bưởi, UBND phường Nhật Tân . - Tài liệu của cơ quan, đơn vị hiệp quản như công an quận, Ban chỉ huy quân dự huyện, Chi cục thuế quận, BHXH quận . tài liệu này chứa đựng những thông tin để kết hợp với UBND quận giải quyết công việc. - Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương chính quyền quận cũng có mối liện hệ công tác với nhiều tổ chức chính trị xã hội như: Thành ủy, quận ủy, LĐLĐ quận, quận đoàn Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hình có đơn, thư, góp ý, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng nhân dân 29
  37. về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các cơ quan nhà nước cấp quận. 1.3.5.2. Loại hình TLLT của UBND quận Tây Hồ TLLT phản ảnh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp quận cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng. Trong đó, tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của UBND quận, chủ yếu được thể hiện trên chất liệu giấy. Ngoài ra còn có tài liệu nghe nhìn (băng ghi âm, ghi hình), , tài liệu khoa học công nghệ; và tài liệu điện tử được số hóa từ tài liệu giấy. Qua sự tìm hiểu thực tế tại UBND quận Tây Hồ, tài liệu có những loại hình đang được bảo quản trong kho như sau: - Thứ nhất, trong quá trình hoạt động của UBND quận tài liệu hình hành chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất. Nội dung của tài liệu phản ánh đầy đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ khi thành lập đến nay. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc, điều hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và các cơ quan phường, những tài liệu về thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND về các vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý; các vấn đề chuyên môn như đất đai hay thủ tục cải cách hành chính - Thứ hai, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, UBND quận đã tiến hành xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, văn hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu khảo sát, tài nguyên thiên nhiên trên địa bàn. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, các loại sơ đồ, các loại bản đồ địa giới hành chính. 30
  38. - Thứ ba, tài liệu nghe nhìn: chủ yếu là băng, CD ghi lại từ các tài hình hành chính, chuyển dữ liệu vào các CD; hình ảnh về UBND quận và những công tác hoạt động của UBND quận từ khi thành lập đến nay. - Thứ tư, tài liệu điện tử. Trong thời đại hiên nay khi khoa học công nghệ phát triển tài liệu điện tử đã được ra đời trong vài năm gần đây, các cơ quan tổ chức bắt đầu áp dụng các phần mềm quản lý văn bản để đưa công việc được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả. UBND quận Tây Hồ cũng đã áp dụng phần mềm này để quản lý văn bản, lưu trữ những tài liệu trên máy tính và truyền văn bản đi khắp nơi đến người nhận ngày lập tức mà không phải di chuyển. 1.3.5.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND quận Tây Hồ Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND quận đều phản ánh tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội cũng như đóng góp của địa phương với UBND thành phố qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử. Với những nội dung như vậy, TLLT của UBND quận có ý nghĩa hết sức quan trọng về nhiều mặt của xã hội. Trong từng nội dung của TLLT đều bao hàm, chứa đựng những ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địa phương. Bản thân nội dung được phản ánh trong những TLLT đó là những giá trị mà người sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác nhau. Hoạt động của chính quyền và nhân dân UBND quận trong việc xây dựng, phát triển kinh tế từ khi Đảng và Nhà nước có chủ trương thực hiện chính sách đổi mới, nhiều thay đổi trong kinh tế xã hội của UBND quận thay đổi rõ nét. Nội dung tài liệu được thể hiện qua từng lĩnh vực quản lý của chính quyền, bao gồm: Nội chính, văn hóa – giáo dục, lao động, thương binh – xã hội, kinh tế, quản lý đô thị, 1.3.5.4. Tình trạng của tài liệu Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại UBND quận Tây Hồ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan từ khi thành lập cho đến nay. Tài liệu được sắp xếp trong 3 kho lưu trữ với khoảng 800m giá tài liệu. 31
  39. - Mức độ thiếu đủ của phông, hoặc khối tài liệu: Tài liệu của các phông từ khi sản sinh cho đến năm 2008 đang còn thiếu (do lúc đó chưa chú trọng đến lưu trữ tài liệu và cách bảo quản đang còn hạn chế dẫn đến hỏng tài liệu), Từ năm 2008 đến 2014 về cơ bản tài liệu trong thời gian này đã chỉnh lý xong hết và tương đối đầy đủ. Theo số liệu thống kê báo cáo sơ sở năm 2016 của UBND quận: Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 46160 hồ sơ/ đơn vị bảo quản; có 100 bộ/đoạn phim trong đó đã thống kê biên mục thành 2 giờ nghe; có 460 ảnh gốc trong đó đã thống kê biên mục 310 chiếc; có 1300 hồ sơ/MB tài liệu điện tử trong đó đã tạo lập CSDL 900 hồ sơ/MB. - Mức độ xử lý nghiệp vụ: đa số các phông được bảo quản tại kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ đã được chỉnh lý hoản chỉnh (được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệ, sắp xếp tài liệu lên giá ). Tuy nhiên vài năm gần đây, cụ thể là năm 2014 đến nay tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý và đang trong xây dựng dự án chỉnh lý, tài liệu đang còn trong tình trạng bó gói, để trong các cặp ba dây. - Tình trạng vật lý tài liệu: chất lượng tài liệu từ khi thành lập UBND quận đến năm 2008 chưa được tốt, bởi chất liệu giấy không đảm bảo làm tài liệu bị hư hỏng và việc bảo quản tài liệu chưa được đầu tư. Từ năm 2008 đến này thì tài liệu được lưu trữ với chất lượng tương đối tốt. - Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu: tại UBND quận Tây Hồ đang sử dụng công cụ thống kê truyền thống là mục lục hồ sơ, ngoài ra còn có công cụ thống kê hiện đại như các CSDL kho lưu trữ, CSDL hồ sơ, CSDL văn bản Tiểu kết chương 1: Trên đây là những khái quát về các khái niệm liên quan đến đề tài khóa luận và giải thích rõ những khái niệm đó; giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ để người đọc hiểu rõ về những công tác hoạt động của cơ quan này 32
  40. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1. Hoạt động quản lý TLLT điện tử. 2.1.1. Các văn bản quy định về công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. Căn cứ vào các VBQPPL của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư. Các văn bản của cơ quan cấp trên: Quyết định số: 1479/1998/QĐ-UB ngày 14/11/1998 về việc Ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ; Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Trong quá trình hoạt động, UBND quận Tây Hồ đã ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; tuy nhiên đối với các văn bản về TLLT điện tử hiện nay vẫn chưa có văn bản cụ thể, những TLLT điện tử chỉ mới dừng ở dạng hình thành từ tài liệu số hóa. Điển hình như các văn bản về các phần mềm quản lý văn bản, áp dụng các quy định những văn bản đối với tài liệu hành chính vào TLLT điện tử. 2.1.2. Tình hình tổ chức nhận sự thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận. Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố 33
  41. Hà Nội. Với vị trí, chức năng như vậy đã đặt ra yêu cầu về trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng. Hiện tại văn phòng HĐND&UBND có 02 cán bộ phụ trách văn thư và 01 cán bộ phụ trách lưu trữ. Với khối lượng công việc nhiều và đòi hỏi tính nghiệp vụ chuyên môn cao nên cán bộ văn thư và lưu trữ tại đây gặp nhiều áp lực trong công việc, nhất là đầu tuần, khối lượng văn bản đi và đến liên tục; nên đôi lúc vẫn còn gặp tình trạng thiết sót. Do sự phát triển công nghệ ngày càng hiện đại, việc cung cấp thông tin đến người đòi hỏi công nghệ mới, do đó lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần bổ sung thêm nhân sự có kiến thức chuyên môn vững vàng về công tác văn thư, lưu trữ nhất là về lĩnh vực tin học văn phòng để công việc hoạt động tại nơi đây được diễn ra nhanh chóng, chính xác. Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ hiện nay đã đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của công việc trong cơ quan. Về trình độ chuyên môn, cán bộ văn thư lưu trữ đều đã được biên chế, có trình độ về chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Qua các năm, được sử chỉ đạo của chủ tịch UBND quận, các cán bộ nơi đây đã được học tập, đào tạo qua các chương trình học về văn thư, lưu trữ ngắn hạn; chương trình đạo tạo tin học, bắt kịp với xu thế hiện nay về công nghệ điện tử; có đủ năng lực thực hiện các công việc về ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý TLLT; luôn trau dồi, bổ sung kiến thức quản lý hành chính nhà nước, thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan. 2.1.3. Tình hình tài liệu được số hóa. Hiện tại UBND quận Tây Hồ TLLT điện tử vẫn chưa tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan mà được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác. 2.1.3.1. Khối lượng tài liệu số hóa Tại UBND quận Tây Hồ hiện nay có 03 kho lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND với diện tích 40m2, một phòng rộng nhất là 60m2 và 01 34
  42. phòng tra cứu hồ sơ được bố trí tại tầng 4 của trụ sở UBND quận. Kho lưu trữ được đặt tại tầng cao nơi khô ráo, có môi trường không khí trong sạch, thuận lợi cho giao thông, bảo vệ và phòng cháy chữa cháy. Kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ hiện đang bảo quản hơn 800m giá tài liệu trong đó có khoảng 40m giá tài liệu chưa được chỉnh lý và số hóa, còn lại đều được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh với 46160 hồ sơ/đơn vị bảo quản trong kho và sắp xếp lên giá theo đúng thứ tự đã được quy định. 2.1.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu số hóa Các hồ sơ quan trọng thuộc khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại UBND quận Tây Hồ được số hóa có thành phần và nội dung tài liệu từ năm 2014 đến nay như sau: - Tài liệu hành chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất tại UBND quận Tây Hồ. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc, điều hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và các cơ quan phường, những tài liệu về thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; - Tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ bao gồm: tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu khảo sát, tài nguyên thiên nhiên trên địa bàn hoặc các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, các loại sơ đồ, các loại bản đồ địa giới hành chính. - Thứ ba, tài liệu nghe nhìn: là hình ảnh về UBND quận và những công tác hoạt động của UBND quận từ khi thành lập đến nay. 2.1.3.3. Tình trạng tài liệu số hóa - Mức độ thiếu đủ của phông, hoặc khối tài liệu: Có khoảng 40m giá tài liệu chưa được chỉnh lý và số hóa. Ngoài ra còn một số tài liệu cũ được thu thập bổ sung muộn vẫn chưa được số hóa. - Mức độ xử lý nghiệp vụ: vài năm gần đây, cụ thể là năm 2014 đến nay tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý và đang trong xây dựng dự án chỉnh lý. - Tình trạng vật lý tài liệu: Khối lượng tài liệu chưa được số hóa vẫn trong tình trạng tốt, không bị hư hỏng. 35
  43. - Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu: tại UBND quận Tây Hồ đang sử dụng công cụ thống kê truyền thống là mục lục hồ sơ, ngoài ra còn có công cụ thống kê hiện đại như CSDL văn bản. 2.1.3.4. Quy trình thực hiện số hóa Căn cứ vào Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa TLLT để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng; công việc số hóa tài liệu tại UBND quận Tây Hồ được thực hiện như sau: - Bước 1: Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu + Nhân viên chỉnh lý và cán bộ lưu trữ giao nhận số lượng hồ sơ, số lượng tờ trong từng hồ sơ. + Cả 2 bên lập biên bản giao nhận tài liệu + Chuyển giao tài liệu từ trong kho đến nơi chỉnh lý (thực hiện tại phòng tra cứu hồ sơ của UBND quận) + Sắp xếp tài liệu lên giá hoặc tủ để bảo quản - Bước 2: Chuẩn bị tài liệu + Chuyển giao tài liệu đến nhân viên làm số hóa, vào sổ theo dõi đăng ký mượn tài liệu. + Tiến hành tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu; bóc, tách tờ tài liệu đối với những tài liệu đóng quyển; tiến hành làm phẳng tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị nhăn hoặc gấp nếp. - Bước 3: Thực hiện số hóa. + Nhận tài liệu: Nhân viên số hóa kiểm tra và đếm từng tờ tài liệu + Khởi động máy quét (máy scan), máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu ảnh + Thực hiện số hóa và lưu ảnh: • Quét từng tờ tài liệu theo chiều dọc của giấy, không xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu đã được định sẵn theo ban đầu. 36
  44. • Đặt chế độ quét ảnh trên máy scan và lựa chọn thư mục lưu ảnh. • Khi quét xong toàn bộ tài liệu của một hồ sơ, thực hiện lệnh xuất các file ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập • Đối với tài liệu gốc có cả phần ảnh và phần chữ, thì phần ảnh quét 2 lần; quét một lần lấy rõ phần chữ và lần thứ hai lấy rõ phần ảnh • Đối với tài liệu có kích cỡ vượt quá khổ A4 thì chia tài liệu gốc thành từng phần theo khổ A4 và quét lần lượt từ trái qua phải; từ trên xuống dưới theo chiều kim đồng hồ, các phần liền kề gối lên nhau ít nhất 10mm. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh - Bước 4: Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ. Sau mỗi ngày làm việc phải chuyển các thư mục ảnh từ máy tính gắn với máy quét về máy chủ. - Bước 5: Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có) + Nhân viên chỉnh lý tiến hành kiểm tra chất lượng màn hình, đặt chế độ phân giải màn hình phù hợp, chế độ xem ở tỷ lệ 1:1 (100%) -> Thực hiện kiểm tra ảnh. + Mỗi ảnh sẽ được kiểm tra trực tiếp trên màn hình. Nếu tài liệu bị xiên lệch, chữ bị cắt, bị mất nét tiến hành quét lại. Khi lưu lại tài liệu thực hiện thao tác lưu thay thế trên máy tính. + Nhân viên chỉnh lý kiểm tra và xác nhận ảnh quét lại. - Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên files ảnh - Bước 7: Sao lưu toàn bộ dữ liệu ảnh sang ổ cứng. - Bước 8: Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ 37
  45. DANH MỤC THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG ẢNH SỐ HÓA TÀI LIỆU PHÔNG STT Hồ sơ số Số lượng ảnh đen trắng Số lượng ảnh màu Ghi chú - Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu; + Giao nhận, kiểm tra giữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim + Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu - Bước 10: Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu - Bước 11: Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản + Sắp xếp tài liệu, đóng gói, vận chuyển tài liệu về kho bảo quản tài liệu; + Căn cứ Biên bản giao nhận tài liệu, kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm đến từng tờ tài liệu; + Lập Biên bản giao trả tài liệu; + Sắp xếp tài liệu lên giá. - Bước 12: Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu Hồ sơ bao gồm các văn bản: + Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đồng ý cho lập bản sao bảo hiểm đối với phông/khối tài liệu và các ý kiến chỉ đạo trong quá trình số hóa; + Biên bản các đợt nhận – trả tài liệu; + Các Hợp đồng và Biên bản nghiệm thu sản phẩm 2.2. Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử 2.2.1. Công tác thu thập TLLT * Nguồn và thành phần bổ sung tài liệu điện tử Tại UBND quận Tây Hồ nguồn thu thập tài liệu lưu trữ điện tử cũng giống như đối với TLLT truyền thống. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và Quyết định 38
  46. số 1023/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của UBND quận Tây Hồ về việc Ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND Quận Tây Hồ. Các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Văn phòng HĐND & UBND Quận; Phòng Nội vụ; Phòng Thanh tra; Phòng Lao động Thương binh và Xã hội; Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao; Phòng Kinh tế; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Quản lý - Đô thị; Phòng Tư pháp; Phòng Tài chính - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Tài nguyên và Môi trường. - Thành phần tài liệu điện tử cần giao nộp đó là toàn bộ tài liệu điện tử phản ánh hoạt động của cơ quan được quy định trong văn bản pháp lý của nhà nước. Bao gồm hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả và các tài liệu kèm theo (Đó là các tài liệu về văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các hoạt động của UBND quận, chương trình, kế hoạch, báo cáo về các hoạt động của cơ quan, sổ ghi chép biên bản cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo, .) * Quy trình thu thập tài liệu điện tử - Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; - Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; - Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; - Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; - Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý TLLT điện tử của cơ quan; - Lập hồ sơ về việc nộp lưu TLLT điện tử vào Lưu trữ cơ quan. 2.2.2. Công tác xác định giá trị TLLT điện tử TLLT là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt 39
  47. động quản lý của các cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào được sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung nhất là chúng đã là công cụ, phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và các yêu cầu khác nhau (tính khách quan). XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. 2.2.1.1. Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử. “Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với TLLT điện tử”. Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. XĐGTTL điện tử được quy định tại Điều 3 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ như sau: TLLT điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như TLLT trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau: Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; Thông tin chứa trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. Tài liệu điện tử cũng phải tuân theo các nguyên tắc trong xác định giá trị TLLT truyền thống đó là: a. Các nguyên tắc 40
  48. - Nguyên tắc chính trị - Nguyên tắc lịch sử - Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp b. Các tiêu chuẩn: Đối với TLLT nói chung, xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: - Nội dung của tài liệu; - Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; - Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; - Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; - Hình thức của tài liệu; - Tình trạng vật lý của tài liệu Ngoài những tiêu chuẩn trên, TLLT điện tử còn có những tiêu chuẩn riêng sau: - Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. + Độ tin cậy của thông tin trong một tài liệu điện tử được thể hiện ở nguồn gốc xuất xứ của tài liệu đó. + Tính toàn vẹn của thông tin trong TLLT điện tử là thông tin không bị chỉnh sửa, không mất dữ liệu, vẫn giữ được tính nguyên bản ban đầu. + Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. - Thông tin chứa trong TLLT điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết - Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo đảm được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này. Để đánh giá được tiêu chuẩn này, cần dựa trên những tiêu chuẩn quốc tế 41
  49. và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện tử Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT cũng bao gồm các tiêu chuẩn như đối với tài liệu nói chung, có thể tiến hành xác định giá trị cho TLLT điện tử dưa trên các cơ sở và tiêu chuẩn cơ bản: + Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và hoạt động – chức năng) sản sinh ra tài liệu; + Tài liệu phải đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực, nguyên vẹn. Đầy đủ nội dung, bối cảnh và cấu trúc dữ liệu, giúp người sử dụng có thể truy cập và hiểu được tài liệu. c. Các phương pháp: - Phương pháp hệ thống - Phương pháp phân tích chức năng - Phương pháp thông tin - Phương pháp phân tích sử liệu học 2.2.1.2. Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử tại UBND quận Qua khảo sát thực tế tại UBND quận Tây Hồ, công tác số hóa TLLT chỉ được 2 nhân viên do Bộ Nội vụ cử xuống để tiến hành thực hiện. Nhân viên chỉnh lý chỉ có nhiệm vụ scan tài liệu và sắp xếp tài liệu vào các file dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản được cán bộ lưu trữ tiến hành thực hiện. Để thực hiện được nghiệp vụ này, cán bộ làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn XĐGTTL, bao gồm cả các tiêu chuẩn đặc thù đối với TLLT điện tử. Trên thực tế, TLLT điện tử được XĐGTTL qua cán bộ lưu trữ dựa trên Thời hạn bảo quản đã được xác định đối với tài liệu giấy. Chưa có một văn bản cụ thể nào của UBND quận quy định chi tiết về việc thực hiện XĐGTTL điện tử trên các vật mang tin khác nhau. Đây cũng là một khó khăn lớn đối với những người làm công tác lưu trữ tài liệu bởi thông tin trong TLLT điện tử được thể hiện bằng các dạng tập tin khác nhau và được sao chép nhiều lần, 42
  50. việc xóa được các tệp tin gắn trên máy tính cần phải có hướng dẫn cụ thể phù hợp với công nghệ thông tin ngày càng tiên tiến hiện đại ngày nay. Việc XĐGTTL điện tử tại UBND quận Tây Hồ vẫn chưa được quan tâm đáng kể, chỉ chú trọng tài liệu giấy. Hiện nay UBND quận Tây Hồ căn cứ vào Thông tư 13/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để XĐGTTL đối với tài liệu hành chính. Tại khoản 3 điều 3 Luật Lưu trữ quy định về quản lý TLLT điện tử như sau: “Tài liệu được số hóa từ TLLT điện tử trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”. Có thể hiểu tài liệu hành chính sau khi đã được scan (số hóa) thì tài liệu hành chính có thể hủy nhưng những tài liệu đã được số hóa (tài liệu điện tử) không được xóa dữ liệu. Điều này dẫn đến bất cập trong quá trình sao chép dữ liệu bởi khối lưỡng CSDL tương đối lớn. Đặc điểm của TLLT điện tử là khối lượng lưu trữ trên phần mềm máy tính tương đối lớn với các trường thông tin khác nhau. Đặc biệt là hiện nay, đất nước đang trong giai đoạn phát triển, các tiến bộ của khoa học công nghệ ngày càng được áp dụng rộng rãi đồng nghĩa với việc phần mềm trên máy tính sẽ thay đổi và cần phải chuyển và cập nhật thông tin kịp thời để tránh bị lỗi trên các vật mang tin, không để xảy ra trường hợp mất hết dữ liệu cơ sở. Điều này dẫn đến tính trạng nếu khối lượng TLLT điện tử lớn thì việc cập nhật tài liệu trên các thiết bị khác sẽ không thể tránh khỏi tình trạng bị mất thông tin, dữ liệu. Vì vậy việc tiêu hủy TLLT điện tử đang là một vấn đề cần được quan tâm. 2.2.2. Công tác bảo quản TLLT điện tử Bảo quản TLLT điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Những tài liệu điện tử phải được 43
  51. lưu giữ như thế nào theo thời gian để có thể tìm chúng và tiếp cận được chúng trong suốt thời hạn lưu giữ, có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp. Bảo quản TLLT điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ như sau: - TLLT điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp. - Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của TLLT điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu. - Phương tiện lưu trữ TLLT điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. - Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản TLLT điện tử. Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia thành ba loại: – Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử; – Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai; – Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người có thể đọc được. Việc bảo quản TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ được tiến hành như sau: * Sắp xếp TLLT điện tử trong phần mềm. UBND quận đã căn cứ vào Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng CSDL lưu trữ để thiết lập các nhóm file lưu giữ tài liệu 44
  52. Sau khi hồ sơ được scan xong sẽ đưa luôn vào các file đã mặc định ban đầu. * Bảo quản các vật mang tin: Các thông tin dữ liệu đều được thể hiện trên các vật mang tin khác nhau bao gồm: ổ đĩa quang, màn hình LED, LCD . Tất cả các vật mang tin đều được về sinh sạch sẽ và tránh tình trạng va đập, được bảo quản trong môi trường thích hợp. * Bảo quản thông tin TLLT điện tử: Cán bộ lưu trữ sẽ kiểm tra định kỳ các dữ liệu trên phần mềm, kiểm tra sự liên kết mạng nội bộ, tình trạng máy để tránh khỏi tình trạng mất thông tin hoặc hỏng dữ liệu. Và chỉ sao chép dữ liệu khi có sự thay đổi về thiết bị máy tính. * Chuyển giao vật mang tin và định dạng phần mềm Tất cả những hồ sơ TLLT được được hệ thống trên phần mềm nhất định do UBNQ quận thống nhất thực hiện, nếu có sự thay đổi sẽ có công văn thông báo để kịp cho sự chuẩn bị về các hình thức chuyển, thời gian chuyển, và địa điểm bàn giao tài liệu. 2.2.3. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử. Có thể thấy rằng, công tác khai thác, sử dụng tài liệu là công tác tổ chức toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân. Công tác khai thác là phần việc cuối cùng của công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng CSDL, Mục đích của công tác khai thác, sử dụng tài liệu là cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác, ; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng 45
  53. hợp, rút kinh nghiệm công tác; cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử, lịch sử cách mạng, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành. * Nguyên tắc tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử - Mọi cá nhân, tổ chức có quyền sử dụng TLLT điện tử để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. - Cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan tổ chức. - Đối với danh mục tài liệu được hạn chế sử dụng không được khai thác và sử dụng trên mạng diện rộng; bởi có những tài liệu mật mà chỉ có nội bộ cơ quan mới có quyền được truy cập. - Yêu cầu các cơ quan tổ chức công bố, giới thiệu trích dẫn TLLT. Theo Đề án của UBND số 907/ĐA-UBND về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ, có 13 phần mềm do UBND quận xây dựng bao gồm: - Phần mềm Quản lý văn bản đi – đến và điều hành tác nghiệp quận; - Phần mềm quản lý Hồ sơ hành chính “một cửa” quận; - Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; - Cổng gia tiếp điện tử quận Tây Hồ; - Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ; - Phần mềm kiểm phiếu và tổng hợp kết quả bầu cử QH – HĐND các cấp; - Phần mềm quản lý công tác thi đua – khen thưởng quận; - Phần mềm quản lý xử phạt vi phạm hành chính; quản lý đối tượng không giam giữ. Trong đó phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ đang được cán bộ lưu trữ trực tiếp quản lý tại phòng Tra cứu hồ sơ đặt tại tầng 4 ngay cạnh kho lưu trữ của UBND quận thuận lợi cho việc kiểm soát TLLT khi muốn xuất khỏi kho. 46
  54. Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ có hiện trạng như sau: - Được thiết kế trên nền Web - Ngôn ngữ lập trình: PHP (Hypertext Preprocessor)là một ngôn ngữ lập trình kịch bản được chạy ở phía server nhằm sinh ra mã html trên client. PHP đã trải qua rất nhiều phiên bản và được tối ưu hóa cho các ứng dụng web, với cách viết mã rõ rãng, tốc độ nhanh, dễ học nên PHP đã trở thành một ngôn ngữ lập trình web rất phổ biến và được ưa chuộng. - Hệ quản trị CSDL: MySQL (MySQL cũng tương tự như các hệ quản trị CSDL khác như Postgress, Oracle, SQL server , đóng vai trò là nơi lưu trữ và truy vấn dữ liệu.) - Nguồn vốn: Từ Thành phố Hà Nội - Thời gian đưa vào sử dụng: Năm 2007 - Tình trạng sử dụng: Trung bình - Ghi chú: Đang trong tình trạng sử dụng Hiện tại phần mềm trên đều đang hoạt động bình thường, nhưng do nhu cầu công việc cần nâng cấp phần mềm theo nguyên tắc: Hoàn thiện các tính năng đã có sẵn và bổ sung thêm các tính năng mới, nhằm hỗ trỡ các yêu cầu thực tế trong quá trình sử dụng hiện tại chưa có để phục vụ nhu cầu sử dụng, khai thác hiệu quả hơn. Tính đến thời điểm hiện tại, khi độc giả muốn đến khai thác sử dụng TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ thì mới chỉ thông qua cán bộ lưu trữ mà không trực tiếp được sử dụng tài liệu trên thiết bị phần mềm. Trên phòng Tra cứu hồ sơ cán bộ lưu trữ chỉ sử dụng duy nhất 1 máy tính để tra cứu, khi độc giả đến tìm hiểu cán bộ lưu trữ sẽ chỉ thực hiện bước tìm kiếm tài liệu ở trên phần mềm và thực hiện các thủ tục cho mượn tài liệu như tài liệu hành chính. * Quy trình khai thác sử dụng TLLT điện tử của UBND quận Tây Hồ cụ thể như sau: 47
  55. - Bước 1: Độc giả xuất trình chứng minh thư hoặc thẻ cơ quan cho cán bộ lưu trữ - Bước 2: Độc giả điền thông tin vào phiếu đăng ký theo mẫu như sau: - Bước 3: Cán bộ lưu trữ đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu Cán bộ lưu trữ xác nhận tài liệu cho mượn ghi vào ”Sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu – hồ sơ lưu trữ” và đăng ký vào ”Phiếu mượn hồ sơ/Trả hồ sơ” (Phụ lục 9). Sổ theo dõi gồm 8 cột: STT Ngày, Họ và tên Tên, địa chỉ hồ sơ, Số HS Hộp Ký Ký tháng độc giả tài liệu mượn trả (Nguồn: Phòng Tra cứu hồ sơ UBND quân Tây Hồ) - Bước 4: Đối với những tài liệu thông thường cán bộ lưu trữ cũng cấp cho độc giả như trình tự thủ tục bình thường. Đối với những tài liệu đặc biệt thì cần xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên. - Bước 5: Bàn giao tài liệu cho độc giả và đăng ký vào sổ giao nhận + Tài liệu gửi vào mail thì cán bộ lưu trữ xem xét nhưng tài liệu thông thường mới được gửi bằng đường truyền mạng này. + Đối với tài liệu mật, cho xem tại chỗ, cán bộ lưu trữ sẽ dẫn độc giả đến phòng photo tại cơ quan và sao chép tài liệu. * Các hình thức khai thác sử dụng TLLT điện tử: - Sử dụng các bản sao trên các phương tiện mang tin thực thể Những bản sao tài liệu được lưu lại trong các máy tính lớn và các hệ thống máy tính lớn khác, thường là ở một dạng băng từ nào đó. Đối với những cán bộ sử dụng các máy tính cá nhân thì các đĩa mềm là phù hợp hơn đối với một lượng nhỏ tài liệu và các CD-ROM đối với lượng tài liệu lớn. Ngoài các dịch vụ đã được nêu trên còn có một số dịch vụ khác cho phép các 48
  56. yêu cầu chỉ chọn lọc một phần trong toàn bộ tệp và sau đó tạo ra một bản sao của riêng phần đã được chọn. Các dịch vụ khác có thể cần đến để tạo ra một bản sao của bất kỳ một tài liệu nào được lưu giữ trong các tệp. Tại UBND quận Tây Hồ, các cán bộ công chức viên chức đều có máy tính cá nhân và các thông tin khi muốn sao chép thì thường là những khối tài liệu tương đối nhỏ bao gồm các văn bản quyết định, báo cáo, thống kê của cấp trên hoặc các đơn vị trong cơ quan muốn tìm hiểu lại để giải quyết công việc. Những tài liệu này thường được các độc giả mượn để photo lại để tìm hiểu và không có trường hợp nào cần sao chụp tài liệu trên các vật mang tin khác. Đối với những khối tài liệu nhiều thì thường copy vào USB của cá nhân để tìm hiểu. - Cung cấp bản sao thông qua các phương tiện truyền thông Với sự phát triển nhanh chóng và hiện đại của công nghệ thông tin, và nhất là việc truyền tài liệu qua mạng Internet đã mang lại những hiệu quả đáng kể trong công việc. Độc giả không cần phải mua hay lưu trữ các phương tiện mang tin. Ngoài ra, cũng không cần phải đóng gói và chuyển gửi những tài liệu văn bản bằng các phương tiên thông thường như qua đường bưu điện để gửi tới độc giả, hay không cần phải kiểm tra việc thất lạc những thứ đã gửi hay giải quyết các vấn đề liên quan tới sự hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc cung cấp thông tin qua các mạng thường rất nhanh chóng và đáng tin cậy Các phần mềm về quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu tai UBND quận đã được tiến hành cách đây từ lâu (2007 đối với Phần mềm Quản lý Hồ sơ lưu trữ). Trong cơ quan đã lắp đặt mạng nội bộ truyền cho các phòng và các thông tin có thể truyền đến ngay lập tức. Ví dụ như Lịch làm việc đầu tuần tại UBND quận mỗi sáng thứ 2 đều được cán bộ văn thư lưu trữ truyền đi trước 8h bằng đường truyền mạng để đảm bảo công việc được hoàn thiện đúng tiến độ. Việc truyền thông tin còn qua bằng gmail – là phương tiện rất thông dụng khi mỗi người muốn chuyển tài liệu cá nhận đến độc giả. 49
  57. 2.3. Nhận xét Qua việc tìm hiểu hoạt động về công tác lưu trữ TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ, em đã rút ra được một số nhận xét khả quan như sau: 2.3.1. Ưu điểm * Đối với tài liệu điện tử - Tất cả cá văn bản khi được ban hành đều được cán bộ văn thư tiến hành scan tài liệu nhanh chóng kịp thời, tiến độ công việc không bị chậm chễ. Các tài liệu khi được scan được sắp xếp khoa học dễ dàng tìm kiếm. Các tài liệu điện tử đều là tài liệu gốc, tình trạng vật lý tốt, bản PDF không bị mờ hay không rõ - Các trang thiết bị phục vụ cho tài liệu điện tử tương đối tốt, các phiên bản phầm mềm máy tính đều được cập nhật, đường truyền mạng tương đối ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư chuyển giao văn bản chính xác hoạt động công việc có hiệu quả. - Khi tài liệu điện tử được thực hiện tốt tại công tác văn thư giúp cho công tác lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định. * Đối với việc thu thập và bảo quản TLLT điện tử Về công tác thu thập được thực hiện giống với tài liệu giấy, tài liệu điện tử được thu thập đầy đủ, sao chép dữ liệu tương đối cẩn thận. Việc bảo quản được thực hiện tương đối đầy đủ và đúng theo quy định, tất cả các dữ liệu đều được kiểm tra, mối liên hệ giữa các dữ liệu được bảo đảm thực hiện tốt, tình trạng vật lý tương đối tốt cũng như tuổi thọ của tài liệu được bảo quản an toàn. Thống nhất được định dạng chuyển, các hình thức (ngoại tuyến, trực tuyến), đảm bảo được tài liệu được chuyển giao đúng thời gian và địa điểm. Tài liệu khi được chuyển giao đều là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý, đảm bảo việc chính xác khi thực hiện hoạt động công việc; hơn nữa dễ dàng thuận * Đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ đã có quy định về quy trình thực hiện việc khai 50
  58. thác sử dụng tài liệu khi độc giả muốn đến tham khảo. Cán bộ lưu trữ thực hiện công tác này tương đối chặt chẽ theo đúng quy định. Đã có sổ theo dõi và thực hiện việc ký nhận bàn giao tài liệu chính xác, điều này đã giảm được phần nào tình trạng mất tài liệu. 2.3.2. Hạn chế Việc quản lý và cung cấp thông tin TLLT điện tử cho khai thác sử dụng chứa đựng rất nhiều rủi ro như: CSDL bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa Vì thế bên cạnh những ưu điểm đã có và đang được thực hiện thì công tác quản lý TLLT điện tử vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau: - Cơ sở pháp lý cho công tác quản lý TLLT điện tử còn chưa có văn bản quy định, chỉ có những quy định chung và đề cập rất ít đến công tác này; chưa đề cập đến các nội dung về khen thương, xử phạt hành chính và chi phí khai thác sử dụng đối với TLLT điện tử * Công tác quản lý TLĐT Mặc dù cập nhật các phần mềm công nghệ phù hợp hiện nay, tuy nhiên tình trạng việc sử dụng các phần mềm đó đang còn xảy ra nhiều lỗi; bởi khi thay đổi một phần mềm mới thì tất cả những phần mềm cũ sẽ bị loại bỏ và không dùng nữa. Việc cập nhật phần mềm của UBND không phải lúc nào cũng nhanh chóng, đôi khi truyền văn bản chỉ có một số phòng ban nhận được bởi đã được cài đặt các chức năng mới, số còn lại không nhận được dẫn đến tình trang công việc được giải quyết chậm. Hơn nữa khi thay đổi công nghệ sẽ dẫn đến việc lưu trữ tài liệu điện tử gặp nhiều khó khăn trong các khâu nghiệp vụ sau. * Công tác XĐGTTL: Quy định về XĐGTTL chưa được hình thành đối với TLLT điện tử, các tài liệu điện tử không được phép tiêu hủy theo quy định của Nhà nước, nó không có giá trị thay thế các văn bản trên các vật mang tin khác. Vì vậy tất cả các tài liệu khi được scan trên hệ thống máy đưa vào lưu trữ đều được giữ lại; khiến cho máy tính chứa đựng quá nhiều các thông tin, xảy ra tình trạng các 51
  59. CSDL được xử lý với tốc độ chậm. * Công tác bảo quản TLLT điện tử: Tất cả các file đều có chung 1 chế độ bảo quản, không phân biệt các hình thức lưu giữ các file khác nhau. Vì vậy khi sao chép tài liệu, kiểm tra tài liệu sẽ dễ xảy ra tình trạng mất CSDL bởi mỗi một file phù hợp với 1 định dạng khác mà có chế độ xử lý khác nhau. * Công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử: Chưa hình thành được các phần mềm đọc tài liệu được trên mạng, trên cổng thông tin của UBND quận. Không có phòng đọc trực tuyến cho độc giả đến tìm tài liệu, các thủ tục khai thác tài liệu đang còn rườm rà, các hình thức cho mượn tài liệu đang còn hạn chế và chưa đảm bảo được tính toàn vẹn của tài liệu. 2.3.3. Nguyên nhân Công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận Tây Hồ còn tồn tại nhiều hạn chế do một số nguyên nhân cơ bản sau: Thứ nhất, do nhận thức của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ chưa thực sự đầy đủ về vai trò, tác dụng của TLLT điện tử và giá trị to lớn của nó đối với quá trình hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại cơ quan, nên chưa dành cho công tác quản lý này sự quan tâm tương xứng với tầm quan trọng của nó. Thứ hai, Văn phòng HĐND&UBND quận chưa tham mưu tư vấn kịp thời cho lãnh đạo trong việc ban hành các quy định cụ thể về nghiệp vụ đối với TLLT điện tử, đồng thời cũng chưa đưa ra được những giải quyết về các vấn đề bất cập trong công tác này trong việc phụ vụ công việc quản lý hành chính nhà nước. Thứ ba, việc bố trí công chức phụ trách công tác quản lý TLLT điện tử còn ít, chỉ có 01 cán bộ lưu trữ thực hiện công tác này và phải thuê nhân viên chỉnh lý về thực hiện. Điều này hạn chế việc chính xác của tài liệu, sự nắm bắt về tài liệu sẽ bị hạn chế do nhân viên chỉ làm thời vụ. Hơn nữa khối lượng công việc nhiều sẽ đè nặng lên vai người cán bộ lưu trữ khiến họ không có 52
  60. thời gian quan tâm đến việc nghiên cứu các văn bản, các biểu mẫu dẫn đến hiệu quả của công việc này chưa cao. Thứ tư, công tác thanh tra và kiểm tra có lúc, có nơi còn bị buông lỏng, chưa thực hiện thường xuyên và chưa làm hết quy trình thanh tra theo như quy định pháp luật thanh tra, vì thế mà đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn thư lưu trữ đôi khi còn làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm. Thứ năm, vấn đề cơ sở vật chất cũng đang là một trở ngại lớn cho công tác quản lý này. Bởi muốn thực hiện tốt đòi hỏi phải có những trang thiết bị tối ưu, tránh tình trạng thiết bị bị lỗi thời * Tiểu kết chương 2: Trong thời gian qua công tác quản lý TLLT điện tử tại UBND quận đã đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận, việc xử lý văn bản tài liệu nhanh chóng, chuyển giao và tra tìm tài liệu được dễ dàng và thống nhất. Tuy nhiên các kết quả này vẫn chưa tương xứng với khối lượng tài liệu cũng như công việc hằng ngày của cơ quan. Đang còn tồn đọng nhiều hạn chế mà vẫn hưa được giải quyết cho đến thời điểm hiện tại. Những hạn chế đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau mà chủ yếu là tự nhận thức của lãnh đạo cũng như mỗi cá nhân trong cơ quan là chưa cao. Bởi vậy việc đề ra hệ thống giải pháp để khắc phục hạn chế trong thời gian này là vô cùng cần thiết. 53
  61. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ. 3.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. Trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Tây Hồ có những quy định về quản lý TLLT, nhưng những quy định ấy mới chỉ được áp dụng đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài liệu điện tử thì chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, có những văn bản liên quan nhưng nó rất sơ sài, ít đề cập đến vấn đề quản lý TLLT điện tử. Do đó việc hình thành một hệ thống quy định liên quan đến TLLT điện tử là một công việc hết sức cần thiết, bởi nó là nguyên tắc để mọi người và nhất là cán bộ lưu trữ thực hiện theo đúng quy định, hoạt động được nhanh chóng chính xác có hiệu quả. UBND quận Tây Hồ cần dựa vào những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về TLLT điện tử, và những quy định hay văn bản khác có liên quan để xây dựng nội quy và quy định cho cơ quan, nhất là những văn bản về nghiệp vụ TLLT điện tử như: - Quy định về khai thác sử dụng TLLT trên phần mềm hệ thống mạng, trên trang thông tin của UBND quận; - Quy định về tiêu hủy tài liệu đối với TLLT điện tử, văn bản về cách thu thập, bảo quản để hạn chế tình trạng hư hỏng tài liệu; - Chế độ kiểm tra định kỳ về việc thực hiện công tác lưu trữ đối với tài liệu điện tử; kiểm tra số lượng và chất lượng hằng năm tiến hành báo cáo với cấp trên để tìm ra hướng giải quyết khắc phục những khuyết điểm. - Ban hành danh mục các TLLT hạn chế khai thác, sử dụng và danh mục tài liệu mật để bảo quản an toàn thông tin tài liệu. - Quy định rõ các hình thức khen thưởng, xử phạt, chế tài xử lý trong các trường hợp cụ thể tạo thúc đẩy hiệu quả công tác. 54
  62. - Quy định về các lệ phí cần thiết khi muốn sử dụng TLLT điện tử qua mạng hay qua cổng thông tin, khi độc giả muốn đến khai thác sử dụng. Điều này giúp cho việc đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hiệu quả công việc. 3.2. Đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của TLLT điện tử 3.2.1. Công tác tạo lập TLLT điện tử Do chưa có văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý TLLT điện tử nên tình hình ứng dụng các phần mềm công nghệ trong công tác quản lý điều hành, đặc biệt là hệ thống xử lý văn bản chưa theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ về quy trình tạo lập và lưu trữ văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu. Phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện nay ở UBND quận chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý thông tin nhanh bằng phương tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả thông tin kịp thời. Việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng trụy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh, được lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa được thực hiện. Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết lập các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Vì vậy, vai trò của UBND quận cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các đơn vị, phòng ban cũng như các cơ quan cấp trên và cơ quan cùng cấp có chức năng quản lý về CNTT, về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử, trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, trao đổi thông tin có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Để hoạt động tốt về công tác TLLT điện tử trong thời gian tới cần phải có những biện pháp sau: - Tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và 55