›

Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại tổ chức giáo dục IEG

pdf 77 trang thiennha21 22/04/2022 5701
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại tổ chức giáo dục IEG", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_cong_tac_to_chuc_su_kien_tai_to_chuc_gi.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại tổ chức giáo dục IEG

  1. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG NGUYỄN THU HIỀN Niên khóa: 2015 - 2019 Trường Đại học Kinh tế Huế
  2. ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thu Hiền TS Hồ Thị Hương Lan Lớp: K49B – Marketing Niên khóa: 2015 - 2019 Trường ĐạiHu họcế, 04/2019 Kinh tế Huế
  3. LỜI CẢM ƠN Thời gian qua, nhờ sự hỗ trợ từ phía các thầy cô, bạn bè và gia đình, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với sự tìm hiểu, nghiên cứu đầu tư, nghiêm túc. Thành quả này đạt được do đó không phải thuộc về cá nhân mà còn nhờ tới sự hỗ trợ của rất nhiều người. Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới: Tiến sĩ Hồ Thị Hương Lan, giảng viên Quản trị kinh doanh, Đại học kinh tế huế, đã hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt thời thời gian thực hiện khóa luận. Từ những ngày đầu lựa chọn đề tài, cô đã nhiệt tình, ân cần định hướng và cung cấp các tài liệu giúp tôi có hướng đi chính xác, tìm hiểu chuyên sâu hơn về đề tài đã lựa chọn. Cô dành rất nhiều thời gian thảo luận, phân tích và giải đáp giúp tôi các vấn đề chuyên môn. Đây thực sự là may mắn của em, những điều em học được từ cô không chỉ là kiến thức mà còn là sự tận tụy, hết lòng vì học sinh và tác phong làm việc chuyên nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giảng viên Ngành Marketing đã mang đến cho chúng em những kiến thức chuyên môn và các bài học nghề nghiệp quý giá. Thầy cô đã tiếp thêm ngọn lửa đam mê và truyền cảm hứng để chúng em có động lực tìm hiểu, bước đi trên con đường mình đã lựa chọn. Không thể không nhắc tới sự chỉ đạo các thành viên trong Tổ chức giáo dục IEG đã giúp em có điều kiện thực tập nghề nghiệp cũng như trao đổi nhiều kiến thức thực tế về Marketing. Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn cái các thầy cô, bạn bè và người quen đã cung cấp thông tin, tài liệu và chia sẻ quan điểm cá nhân của mình để giúp em có nguồn thông tin khách quan, chân thực để hoàn thiện khóa luận. Hà Nội, ngày 29 tháng 4, năm 2019 Sinh viên Nguyễn Thu Hiền Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền iii
  4. MỤC LỤC PHẦN I- ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 2.1. Mục đích chung 2 2.2. Mục tiêu cụ thể 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3.1. Đối tượng nghiên cứu 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 3 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu Error! Bookmark not defined. 4.1.1. Dữ liệu thứ cấp Error! Bookmark not defined. 4.1.2. Dữ liệu sơ cấp Error! Bookmark not defined. 5. Cấu trúc khóa luận 3 PHẦN 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4 1. Về Marketing giáo dục Error! Bookmark not defined. 2. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện Error! Bookmark not defined. 2.1. Khái niệm Error! Bookmark not defined. 2.2. Mục đích của tổ chức sự kiện 4 2.3. Phân loại của tổ chức sự kiện 5 2.4. Quy trình tổ chức sự kiện 8 2.4.1. Hình thành concept Error! Bookmark not defined. 2.4.2. Thiết kế sự kiện 11 2.4.3. Lập kế hoạch 12 2.4.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát 14 2.4.5. Tiến hành tổ chức 14 2.4.6. Kết thúc 14 2.4.7. Đánh giá 14 2.5. Tiêu chí đánh giá một sự kiện thành công 15 2.5.1. Ph 15 Trườngản hồi của khách tham Đại dự học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền iv
  5. 2.5.2. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ 15 2.5.3. Khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức 16 2.5.4. Ngân sách thu chi cho sự kiện 16 2.5.5. Mức độ hài lòng của cấp trên 17 3. Một số khái niệm về hội thảo Error! Bookmark not defined. 3.1. Khái niệm Error! Bookmark not defined. 3.2. Mục đích của hội thảo Error! Bookmark not defined. 3.3. Quy trình tổ chức hội thảo Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÁC CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI IEG 18 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY IEG Error! Bookmark not defined. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 18 1.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc ứng xử 18 1.3. Một số hoạt động của Tổ chức giáo dục IEG Error! Bookmark not defined. 1.3.1. Tổ chức dạy học 24 1.3.2. Tổ chức các kỳ thi Quốc tế tại Việt Nam 26 I. Khảo sát công tác tổ chức sự kiện hội thảo tại Error! Bookmark not defined. 1. Hội thảo IEG Talk 8: Standford Talkshow 35 1.1. Quy trình tổ chức 35 1.1.1. Bước 1: Hình thành concept 35 2. Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện của IEG Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT GIÚP HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG 63 1.1. Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty Error! Bookmark not defined. 1.2. Giải pháp cho hoạt động Marketing Error! Bookmark not defined. 1.3. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện Error! Bookmark not defined. 1.3.3. Đẩy mạnh nghiên cứu thi trường 63 1.3.4. Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên tổ chức hội thảo. 64 1.3.5. Tăng cường mối quan hệ với báo chí, truyền thông 64 1.3.6. Tăng cường chất lượng sự kiện 65 KẾT LUẬNTrường Đại học Kinh Error! Bookmarktế Huế not defined. SV: Nguyễn Thu Hiền v
  6. TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1. So sánh Marketing trong lĩnh vực sản xuất và giáo dục đào tạo Error! Bookmark not defined. Bảng 2: Yêu cầu thiết kế IEG Talk 8 38 Bảng 3: Logistics and Budget IEG Talk 8 39 Bảng 4: Master Plan IEG Talk 8 40 Bảng 5: Lịch trình dự kiến IEG Talk 8 43 Bảng 6: Yêu cầu thiết kế hình ảnh IEG Talk 11 46 Bảng 7: Logistic&Budget IEG Talk 11 47 Bảng 8: Kế hoạch truyền thông IEG Talk 11 56 Bảng 9: Quá trình điễn ra IEG Talk 11 58 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền vi
  7. DANH MỤC HÌNH ẢNH Biểu đồ 1: Quy trình tổ chức sự kiện 9 Hình 1: Logo IEG 18 Hình 2: Poster Kỳ thi Toán Quốc tế IKMC 2019 27 Hình 3: Poster Kỳ thi Đánh giá Năng lực tư duy Toán Quốc tế IMAS 27 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền vii
  8. BẢNG VIỆT HÓA Event : Sự kiện Concept : Khái niệm Master plan : Kế hoạch tổng thể Logistics : Hậu cần Order design : Yêu cầu thiết kế Location : Vị trí Content : Nội dung Communication : Giao tiếp (với báo chí) Seeding : Tạo nội dung chia sẻ PR : Quan hệ công chúng Budget : Ngân sách Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền viii
  9. PHẦN I- ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam được biết đến là một quốc gia rất coi trọng giáo dục. Ngày nay, giáo dục nói chung và giáo dục con trẻ nói riêng được cộng đồng xã hội, đặc biệt là các bậc phụ huynh hết sức quan tâm. Xu hướng giáo dục mới chính là giúp trẻ phát triển toàn diện về tư duy, nhận thức, kĩ năng, cảm xúc và ngoại ngữ. Giáo dục đi theo hướng mới, với những mong muốn mang lại cho học sinh, trẻ em một thế giới tốt hơn. Tuy nhiên, rất nhiều phụ huynh, giáo viên vẫn còn đang có những quan điểm, cách nuôi dạy con trẻ, học sinh của mình một cách lệch lạc, thiếu khoa học dẫn đến sự phát triển không toàn diện, gây nhiều hệ lụy đối với con trẻ. Vì vậy, chúng ta cần phải thay đổi hướng suy nghĩ của phụ huynh, các nhà làm giáo dục trong việc nuôi dạy trẻ, giúp trẻ có một trí tuệ và nhân cách hoàn thiện. Năm 2014, Tổ chức Giáo dục IEG (Innovative Education Group) ra đời. Với việc giảng dạy chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn quốc tế cùng các chương trình học ngoại khóa, Tổ chức Giáo dục IEG xây dựng một lộ trình mang tính hệ thống và tích hợp để trẻ có thể rèn luyện tư duy, tích lũy kiến thức và kỹ năng vững chắc. Bên cạnh những hoạt động dạy học, IEG thường xuyên tổ chức các cuộc thi liên quan đến Khoa học, Toán học và tiếng Anh mang chuẩn quốc tế, những buổi tọa đàm, talkshow, trại hè quốc tế liên quan đến giáo dục với phương pháp học tập cho con trẻ và nuôi dạy trẻ nhằm giúp phụ huynh có cái nhìn đúng đắn và phương pháp giáo dục con hợp lý. Tổ chức sự kiện không những kết nối được khách hàng với doanh nghiệp mà còn thu hút được những khách hàng tiềm năng, đồng thời quảng bá được hình ảnh của doanh nghiệp. Đối với IEG, việc tổ chức các sự kiện liên quan đến giáo dục giúp Tổ chức liên kết được phụ huynh, giáo viên, các cơ quan truyền thông và các tổ chức liên quan, đồng thời tạo cơ hội để IEG tiếp thị và quảng bá thương hiệu cũng như giới thiệu, tìm thêm học viên cho Tổ chức. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 1
  10. Tổ chức sự kiện là một quá trình gồm rất giai đoạn, công tác, đòi hỏi sự khoa học, liên kết và tỉ mỉ giữa các giai đoạn, các phòng ban. Để một sự kiện được diễn ra thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch bao quát toàn diện và chuẩn bị các công tác trước khi sự kiện diễn ra, công tác diễn ra trong sự kiện và sau sự kiện. Nhận thấy được vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động truyền thông nói riêng và kinh doanh nói chung của Tổ chức Giáo dục IEG, qua tìm hiểu thực tế em quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG” để làm đề tài nghiên cứu của mình 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Mục tiêu chung Trên cơ sở đánh giá công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global, từ đó nghiên cứu hướng đến đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại IEG. 2.2. Mục tiêu cụ thể Hệ thống hoác các vấn đề lý thuyết và thực tiễn liên quan đến công tác tổ chức sự kiện Đánh giá công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global giái đoạn 2017-2019 Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global trong thời gian tới. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là: công tác tổ chức sự kiện hội thảo của Tổ chức Giáo dục IEG Global 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu bao gồm: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 2
  11. Phạm vi không gian: Tổ chức giáo dục IEG chi nhánh Hà Nội Phạm vi nội dung: nghiên cứu tập trung đánh giá các công tác trong quá trình tổ sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị nghiên cứu. Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp: các dữ liệu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn từ 2016-2018 Dữ liệu sơ cấp: các dữ liệu sơ cấp được khảo sát, nghiên cứu trong giai đoạn từ 01/2019-03/2019 4. Phương pháp nghiên cứu Thu thập các báo cáo, các dữ liệu sẵn có từ các phòng ban Marketing, Event và các phòng ban liên quan, Ngoài ra đề tài còn được thực hiện dựa trên việc tổng hợp các kiến thức đã được học ở trường, internet, báo. Đồng thời kết hợp với việc tiếp xúc, phỏng vấn các nhân viên bộ phận Marketing, Event về vấn đề nghiên cứu. 5. Cấu trúc khóa luận Phần I. ĐẶT VẤN ĐỀ Trong phần này sẽ trình bày lí do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn và cấu trúc đề tài. Phần II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: Một số vấn đề lí luận và thực tiễn về công tác tổ chức sự kiện CHƯƠNG 2: Đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG CHƯƠNG 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại IEG PhTrườngần III: KẾT LUẬN ĐạiVÀ KIẾN học NGHỊ Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 3
  12. PHẦN 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1. Một số vấn đề lí luận về tổ chức sự kiện 1.1.1. Khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm sự kiện Sự kiện là các hoạt động xã hội tron g lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán 1.1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sai cho sự kiện diễn ra đúng mực đích của nhà tổ chức. (trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiệ của Bộ Văn hóa-Thể thao- Du lịch) Theo quan niệm khác, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong môt thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu. 1.1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Bên cạnh nhiên vụ quảng quá, “đánh bóng” thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt các công cụ đang phổ biến trong hoạt động tiếp thị với mục đích gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ, tạo nên sức hút, từ đó khơi gợi sự quan tâm của khác hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời, sự kiện doanh nghiệp còn tạo sơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 4
  13. quan truyền thông, cơ quan chính quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp. Thông điệp của sự kiện có thể để ở dưới dạng: Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên, Lời: Chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm, Hoạt động tổ chức sự kiện thường găn kết doanh nghiệp với một hoặc một số nhóm cụ thể. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi. - Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông; - Crisic Management: quản lý khủng hoảng; - Government Management: quan hệ với chính phủ; - Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty; - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư; - Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 1.1.3. Phân loại của tổ chức sự kiện Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: - Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công; - Giới thiệu sẩn phẩm mới, hội nghị khách hàng; - Hội chợ; - Hội nghị, hội thảo, họp báo; Khóa luận này sẽ đi sâu nghiên cứu về chương trình hội thảo + Khái niệm: Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 5
  14. + Mục đích: Mục đích chính của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. + Quy trình tổ chức hội thảo: Cũng giống tổ cức sự kiện, tất cả các hội thảo, dù lớn hay nhỏ đều có một quy trình thực hiện gần giống nhau và bắt buộc các bước ấy phải thực hiện theo tuần tự. Sau đây là các bước cơ bản để tổ chức hội thảo: Bước 1: Lên chủ đề cho chương trình tổ chức hội thảo Bước 2: Thiết kế hội thảo Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp Bước 4: Chuẩn bị những trang vật dụng cần thiết Bước 5. Tiến hành truyền thông cho sự kiện hội thảo và xác nhận đăng kí tham dự Bước 6: Tiến hành sự kiện Bước 7: Kết túc và đánh giá Dưới góc nhìn của doanh nghiệp, hội thảo không chỉ là hoạt động truyền đạt những kiến thức mà còn là một kênh giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu với công chúng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng. - Diễn trình, phát biểu của ban lãnh đạo công ty với công chúng; - Biểu điễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; - Các kỳ nghỉ, các ngày lễ; - Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; - Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (liên quan đến thể thao, trí tuệ) Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 6
  15. - Theo địa điểm làm event + Trong phòng họp: Hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm, + Ngoài trời: Ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao ngoài trời, - Theo mục đích của sự kiện: + Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ, Các chương trình này là những chương trình lớm, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, + Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu hoặc có thể là các chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phấm. Chương trình hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức của doanh nghiệp cho khách hàng + Chương trình nhân dịp đặc biệt Vào các ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu. + Chương trình cảm ơn khách hàng Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình mang tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ những khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này thường kết hợp cùng với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới. + Chương trình kỷ niệm công ty Thông thường, tổ chức sự kiện theo loại này sẽ bao gồm ba mục đích chính: Cảm ơn khách hàng, lãnh đạo QuTrườngảng bá thương hiệu Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 7
  16. Marketing nội bộ công ty + Chương trình quảng cáo đơn thuần Các công ty tổ chức sự kiện nhằm thông báo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng, khách hàng mục tiêu. Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận. b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận. - Event do nội bộ công ty tự tổ chức. Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện. 1.1.4. Quy trình tổ chức sự kiện Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Một sự kiện thông thường có bảy bước cơ bản như sau: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 8
  17. Hình thành Thiết kế sự Lập kế concept kiện hoạch Tiến hành Triển khai Kết thúc tổ chức và giám sát Đánh giá Biểu đồ 1: Quy trình tổ chức sự kiện Bước 1: Hình thành concept: ở bước này, nhà tổ chức sự kiện cần lên một số nội dung cơ bản, tổng thể cho sự kiện của mình. Bước 2: Thiết kế sự kiện: chi tiết hóa các nội dung của sự kiện. Bước 3: Lập kế hoạch: lên kế hoạch thực hiện các nội dung đã thiết kế ở bước 2. Bước 4: Triển khai công tác và giám sát: thực thi các nhiệm vụ đặt ra và theo dõi, bổ sung những nội dung, hoạt động cần thiết. Bước 5: Tiến hành tổ chức: tiến hành diễn ra sự kiện theo kế hoạch đề ra. Bước 6: Kết thúc: hoàn thành các công việc sau sự kiện Bước 7: Đánh giá: nên nhận xét và đánh giá về sự kiện, từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. 1.1.5. Nội dung công tác tổ chức sự kiện 1.1.5.1. Hình thành cncept Trong bưTrườngớc này, người tổ chức Đại sự kiện họccần xác đ ịnhKinh được một sốtế điều Huế sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 9
  18. - Mục đích của sự kiện: xác định loại sự kiện để tổ chức cho phù hợp; - Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event; - Đối tượng chính của event; - Địa điểm tổ chức; - Thời gian diễn ra sự kiện - Ngân sách - Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút công chúng. Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như luật pháp, văn hóa của công ty, nguồn lực, Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 10
  19. 1.1.5.2. Thiết kế sự kiện Trong một khoảng thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo. Trong bước này, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của công chúng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point. - Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm theo kinh phí dự trù. Thông thường đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các sự kiện của các công ty với nhau. Nhưng ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi nó còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Nội dung chính thường gồm: - Nền tảng, mục đích: nêu tổng quát mục đích tổ chức sự kiện. - Các ý tưởng phác thảo một cách tổng quan về chương trình. - Thiết kế: nên có các thiết kế hoạch hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng. - Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết , càng chi tiết càng thuyết phục. Ngoài ra nếu mở rộng có thể kể thêm: - Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event. - Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, địa điểm , - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, bảo đảm việc tài trợ. - Kế hoạch PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event. - Kinh phí dự kiến. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 11
  20. 1.1.5.3. Lập kế hoạch Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 thì làm gì, ngày x-2 thì làm gì ) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện, giám sát các hoạt động đó một cách chi tiết nhất. Kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện. Nhân sự Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là: - Quản lý (Event Manager/Event Planner): Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event. - Giám sát (Event leader/ Event supervisor): Người này chịu trách quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông, - đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive. - Nhân viên (Event executive): Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manage - Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer): Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng. Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo ) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour de France Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại: kim tự tháp (pyramid), network và ma trận (matrix).Trường Mặc dù vậy, những Đạivị trí cơ bảnhọc nhất của Kinh nghề tổ chức tế sự kiện Huế vẫn là: Sự liên SV: Nguyễn Thu Hiền 12
  21. kết giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùngQuản lý (Event Manager/Planner) với trách nhiệm chính là lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng. - Điều phối viên (Coordinator): chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất. Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phận Sáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Sản xuất -Kỹ thuật (Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design) Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt động quảng bá, tài trợ Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng. Lúc này, bên Sản xuất – Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực; tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn thông ) Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự ). Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng ); bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan ). Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. TrườngNhững hạng mục thĐạiường có họctrong một bảnKinh kế hoạch: tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 13
  22. Những công việc cần làm: Lên kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế hoạch biểu diễn, vấn đề an ninh, ngoại giao, các thủ tục pháp lý, ) Tùy vào từng event mà có kế hoạch, có danh sách những việc cần làm khác nhau. Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công viễ, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự chạy event. 1.1.5.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Liên hệ chặt chẽ với các đối tác bên ngoài công ty (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn ) Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sực kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. 1.1.5.5. Tiến hành tổ chức Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suôn sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn. Các trưởng bộ phận sẽ điểu phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng nhau tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. 1.1.5.6. Kết thúc Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán cho các nhà cung cấp, bảo quản kho 1.1.5.7. Đánh giá Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những điều đạt được, những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rútTrường kinh nghiệm cho nh ữngĐại sự kiện học sau. Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 14
  23. 1.1.6. Tiêu chí đánh giá công tác sự kiện thành công Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Cho dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức hoàn hảo từ đầu đến cuối, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Bởi vậy, khi một event được tổ chức thì bên cạnh những thành công đạt được, người tổ chức sự kiện cần nhìn nhận một cách khách quan nhất quá trình làm việc của bản thân cùng các cộng sự. Sau đây là các tiêu chí để đo lường mức độ thành công của một event: 1.1.6.1. Phản hồi của khách tham dự Điều này đáng được đặt lên hàng đầu khi liệt kê các tiêu chí đánh giá mức độ thành công của một sự kiện. Việc thu thập được những thông tin phản hồi sẽ giúp người tổ chức sự kiện có được một bản đánh giá chất lượng. Người tổ chức cũng có thể thu thập thông tin bằng nhiều cách khác nhau, nhưng cách phổ biến nhất và hiệu quả nhất thường là thông qua danh sách các câu hỏi đề cập đến các vấn đề quan tâm. Tuy nhiên, không nên tham lam đưa cho khách tham dự một danh sách dài dằng dặc các câu hỏi và nội dung các câu hỏi thì lan man không rõ trọng tâm, điều này sẽ gây sự khó chịu nhất định cho người được khảo sát. Người khảo sát cần khéo léo hơn bằng cách đưa ra các câu hỏi với nhiều hình thức khác nhau để khách tham dự không có cảm giác bị làm phiền, ví dụ như câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi có hình vẽ sinh động, Khảo sát ý kiến khách tham dự khi tổ chức sự kiện Người tổ chức cũng có thể phán đoán được sự hài lòng của khách qua thái độ, nét mặt cử chỉ của họ cũng như những lời nhận xét, phản hồi sau khi tham dự chương trình. 1.1.6.2. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ Nhà tại trợ đóng vai trò rất quan trọng cho mỗi sự kiện được tổ chức, không chỉ là vấn đề kinh phí, mà còn là uy tín của bạn đối với các nhà tài trợ. Đối với những Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 15
  24. người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc thăm dò mức độ hài lòng của nhà tài trợ còn đáng để lưu tâm không kém gì việc thăm dò ý kiến của khách tham dự. Có thể hiểu một cách đơn giản rằng, các nhà tài trợ cũng chính là khách hàng, và hơn nữa còn là khách hàng cao cấp, trong một số trường hợp đó còn là người đã đặt hàng cho sự kiện đó được tổ chức. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ sau sự kiện cần được xem xét kĩ lưỡng và sự xem xét này là rất cần thiết để đánh giá thành công của một sự kiện và cả những nỗ lực của người tổ chức sự kiện. Những feedback của nhà tài trợ là vô cùng quan trọng đối với mỗi sự kiện 1.1.6.3. Khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức Rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều không thể tránh khỏi, có những tình huống phát sinh ngoài dự kiến khiến bạn không thể kiểm soát và dự tính từ trước. Các rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình tổ chức và sự thành công của sự kiện của bạn. Để giải quyết rủi ro phát sinh, đòi hỏi người tổ chức sự kiện và các cộng sự cần phải có đầu óc nhanh nhạy và biết ứng biến trước mọi tình huống. Một trong những phương thức để chống lại những rủi ro đáng tiếc đó là sự phối hợp chặt chẽ và ăn ý giữa các thành viên trong ban tổ chức sự kiện. Thành công của một sự kiện được đánh giá một phần qua khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức. Hơn thế nữa, qua những bước giải quyết sự cố linh hoạt cũng là cách để người lãnh đạo có thể nhìn nhận được khả năng, năng lực của nhân viên từ đó quyết định những vị trí quan trọng của họ trong những sự kiện kế tiếp để tránh được tối đa hậu quả sau sự kiện. 1.1.6.4. Ngân sách thu chi cho sự kiện Vấn đề kinh phí luôn là điều muôn thủa cần nhắc đến, cũng là tiêu chí hàng đầu để tổng kết và đánh giá sau mỗi sự kiện. Cụ thể, người tổ chức sự kiện cần xem xét xem mình dùng bao nhiêu tiền chi tiêu cho sự kiện, có hợp lý không, chênh lệch bao nhiêu với kinh phí dự trù ban đầu Tất nhiên, sẽ rất tốt nếu như họ dùng tiền một cách tiết kiệm, nhưng tiết kiệm không có nghĩa là tiêu ít tiền, mà mỗi đồng tiền bỏ ra đều hợp Trườnglý và có giá trị. Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 16
  25. Để thành công về phần thu chi khi tổ chức event, người tổ chức sự kiện nên lưu ý khảo sát trước các khoản cần chi trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, tham khảo giá cả từ các event tương tự được tổ chức trước đó, liệt kê xem mình cần thêm bớt gì để cân đối ngân sách. Một sự kiện được đánh giá cao về mặt tiết kiệm ngân sách khi người tổ chức có thể chọn được những nhà phân phối hợp lý và tận dụng được những ưu thế quy mô của mình để có thể hạ giá thành các vật tư đầu vào tổ chức sự kiện một cách thấp nhất. 1.1.6.5. Mức độ hài lòng của cấp trên Mức độ hài lòng của cấp trên là một tiêu chí quan trọng việc đánh giá sự thành công của một sự kiện. Với những mục đích và yêu cầu được đề ra từ cấp trên, mức độ hài lòng của sự kiện phần nào đánh giá được sự thành công của sự kiện. Việc hài lòng của cấp trên dựa trên những chỉ tiêu đạt được trong kế hoạch đặt ra. 1.2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ở một số đơn vị tương ứng Tổ chức giáo dục IVYPREP Education Tương tự IEG, IVYPREP là tổ chức giáo dục thường xuyên tổ chức các sự kiện liên quan đến ngành giáo dục, có kinh nghiệm nhiều trong công tác tổ chức sự kiện. Qua quá trình hình thành và phát triển, IVYPREP đã tổ chức nhiều sự kiện đáng chú ý như các hội hảo du học, hội chợ gây quỹ từ thiện, các cuộc thi English Champion trên toàn quốc. Một số nhận xét về công tác tổ chức sự iện tại IVYPREP Education - Thông tin về sự kiện được truyền thông đầy đủ, nhanh chóng - Các sự kiện diễn ra nhiều nhưng sự đa dạng về các chủ đề không nhiều - Công tác truyền thông được chú trọng, đầu tư. Cụ thể, khả năng tìm kiếm thông tin về sự kiện, nội dung các bài viết liên quan đến sự kiện thu hút, được quan tâm nhiều bởi công chúng, lượng bài báo đưa tin về các sự kiện của IVYPREP khá nhiều và thường xuyên. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 17
  26. CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG 2.1. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Hình 1: Logo IEG Tháng 9/2014: IEG Global được sáng lập với sứ mệnh xây dựng những môi trường giáo dục bền vững. Tháng 1/2015: IEG đào tạo những học viên đầu tiên trong chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn Hoa Kỳ. Tháng 9/2015: IEG hợp tác và tư vấn cho các trường phổ thông về thiết kế chương trình giảng dạy và quản lý chất lượng. Tháng 2/2017: IEG đưa giáo trình mới vào sử dụng với một lộ trình học mang tínhhệ thống và tích hợp. Tháng 10/2017: IEG khai giảng địa điểm thứ 2 tại Hà Nội. Tháng 4/2018: IEG khai giảng cơ sở đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh. 2.1.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc ứng xử Sứ mệnh: Đào tạo thế hệ trẻ những kỹ năng tư duy phản biện, tri thức, tính cách để trở thành những nhà lãnh đạo lớn của tương lai và tạo tầm ảnh hưởng có ý nghĩa trong cộng đồng. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 18
  27. Tầm nhìn: Trở thành tổ chức tiên phong cung cấp sản phẩm, dịch vụ giáo dục với sứ mệnh xã hội trong khu vực. Giá trị cốt lõi (TIES): - Trust: Tin tưởng Để có được sự tin tưởng của phụ huynh và các em học sinh, IEG luôn xem học sinh là yếu tố trung tâm trong mọi quyết định và hoạt động của mình. - Innovation: Đột phá Với phương pháp giảng dạy tích hợp và sáng tạo cùng công nghệ tiến bộ, chương trình học của IEG không ngừng được đổi mới để mang lại cho các em những trải nghiệm đa chiều giữa kiến thức và ngôn ngữ, tư duy và kỹ năng, những giá trị và kinh nghiệm sống. - Excellence: Hoàn thiện Chất lượng luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của IEG, vì đó là nền tảng cho những bước tiến vững chắc và lâu dài cho các em trong quá trình hoàn thiện mình để chinh phục thế giới. - Sharing: Sẻ chia IEG xem mình như là một tổ ấm thứ hai, nơi chia sẻ kiến thức và yêu thương, để các em có những trải nghiệm đẹp và những khoảnh khắc đáng nhớ. Đối với các bậc phụ huynh, IEG là người bạn đồng hành, cùng sẻ chia suy nghĩ, quan điểm và những trăn trở trong việc xây dựng tính cách và tư duy cho các em học sinh. Nguyên tắc ứng xử: - Luôn tôn trọng, hỗ trợ, hòa nhã, trung thực và thân thiện với các nhân viên khác và khách hàng - Luôn cam kết phát triển cá nhân và luôn sẵn sàng nhận hỗ trợ để nâng cao khả năng của bản thân. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 19
  28. - Luôn chính trực (đúng giờ, giữ lời hứa, luôn nói sự thật). Nếu bạn vấp ngã hoặc mắc sai lầm, hãy chịu trách nhiệm với bản thân mình, không đổ lỗi cho người khác và cho hoàn cảnh. - Hãy luôn suy nghĩ tích cực trong mọi hoàn cảnh, không để các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc. - Hãy luôn làm việc với hiệu quả cao nhất. Kết quả làm việc là thước đo cuối cùng. - Tinh thần mục tiêu/nhiệm vụ là trên hết, có thể làm tất cả để hoàn thành nhiệm vụ. - Hiểu rõ thực hiện các quy định của Công ty và luôn cố gắng để đạt được tầm nhìn của IEG. - Giữ gìn văn phòng sạch sẽ, gọn gàng. Nhặt rác khi nhìn thấy rác. Tiết kiệm khi sử dụng nguồn lực của Công ty (văn phòng phẩm, quà lưu niệm, điện năng và các nguồn lực khác). - Luôn mỉm cười và nói “có” khi có thể. 2.1.3. Các yếu tố nguồn lực của Tổ chức giáo dục IEG 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 20
  29. BOD CEO CFO COO CAO CSO Business HCM School Back office HN Center Academic Cooperate Developm Foudation Center Partner ent Finance EC AC Product Marketing KMC Event HR CC CC Design Consulting Foudation Admin CS CS Facility IT Sơ đồ tổ chức IEG Trải qua các giai đoạn phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy công ty được hình thành như trên. Nhiệm vụ, chức năng cụ thể - BOD (Tổng giám đốc và các thành viên trong hội đồng quản trị): phụ trách chung các hoạt động kinh doanh của IEG - CEO (Tổng giám đốc điều hành): Điều ành toàn bộ hoạt động theo những chiến lược và chính sách đề ra - CFO (Giám đốc tài chính): chịu trách nhiệm tài chính trong công ty, CFO quản lý các bộ phận Finance (Kế toán), HR (Nguồn nhân sự), Admin (Hành chính), Facility (Điều phối hoạt động), IT (Công nghệ thông tin). - COO (Giám đốc điều hành): Chịu trách nhiệm về các hoạt động hằng ngày của công ty, quản lý các bộ phận HN Center (Trung tâm ở Hà Nội), HCM Center (TrungTrường tâm ở Hồ Chí Minh)Đại và Schoolhọc Partner Kinh (các trườ ngtế đố i tác)Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 21
  30. - CAO (Giám đốc học): chịu trách nhiệm về các nội dung dạy học và phát triển nội dung, quản lý các bộ phận Academic (quản lý giáo viên và phát triển chương trình dạy), Product (Làm giáo trình và tài liệu). - CSO (Giám đốc chiến lược): có nhiệm vụ xây dựng các dự án và các kế hoạch phát triển chiến lược kinh doanh, quản lý các bộ phận Cooperate, Business Development (phát triển kinh doanh), Foudation (Quỹ từ thiện) + Marketing, chịu sự quản lý từ bộ phân Cooperate, là bộ phân có nhiệm vụ xây dựng các chiến lược Marketing, phát triển thương hiệu. 2.1.3.2. Nguồn nhân lực Nguồn lao động là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp, nhân lực mạnh có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng quy mô phát triển thị trường. Một doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì điều đầu tiên phải có nguồn nhân lực tốt. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục, các nhân viên phải tiếp xúc với học sinh, phụ huynh, cùng với sự phát triển của mạng xã hội, nếu nhân viên không hành động đúng chuẩn mực sẽ gây những ảnh hưởng không tốt đến tổ chức. Chính vì vậy nên hiện nay, trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác quản lý lao động nói riêng, tổ chức giáo dục IEG đã và đang từng bước đổi mới và không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình kinh doanh của mình. Xuất phát từ thực tế về nguồn lao động của Tổ chức giáo dục IEG, để quản lý lực lượng lao động, nguồn nhân lực được phân loại theo các tiêu chí: Giới tính, trình độ. Đây cũng là hai tiêu chí cơ bản để phản ánh số lượng và chất lượng lao động của một đơn vị. Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 Số % Số % Số % ± % ± % lượng lượng lượng Tổng số 115 100 112 100 120 100 3 97,39 8 107,14 lao động Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 22
  31. Phân theo giới tính Lao động 45 39,13 49 43,75 50 41,66 4 108,88 1 102,04 nam Lao động 70 60,87 63 56,25 70 58,34 7 90 7 111,11 nữ Phân theo trình độ Trên đại 7 6,10 9 8,04 11 9,17 2 128,57 3 122,22 học Đại học 73 63,47 73 65,17 83 69,16 0 100 10 113,70 Trình độ 35 30,43 30 26,79 26 21,67 5 85,71 4 86,66 khác Phân theo giới tính, năm 2016, IEG có tổng số lao động là 115, trong đó, số lao động nam là 45 người, chiếm 39,13%, lao động nữ có 70 người, chiếm 60,87%. Qua năm 2017, số lượng lao động giảm 3 người tương đương 2,61%, trong đó lao động nam có 49 người chiếm 47,75% và lao động nữ là 63 người chiếm 56,25%. Năm 2018, tổng số lao động là 120 người, tăng 7,14% so với năm 2017, trong đó số lao động nam chiếm 41,66% tương đương 50 người, số lao động nữ chiếm 58,34%, tương ứng 70 người. Nhìn chung, tỷ lệ lao động nam nữ có sự chênh lệch khá lớn, sự chênh lệch này là do tính chất chất của ngành đào tạo. Xét theo trình độ, năm 2016, IEG có 7 nhân viên có trình độ trên đại học, chiếm 6,10%, số nhân viên có trình độ đại học là 73 người, chiếm 63,47%, nhân viên có trình độ dưới đại học có 35 người, chiếm 30,43%. Đến năm 2017, số nhân viên có trình độ trên đại học là 9 nhân viên, tăng 2 người (tương ứng tăng 28,57%), số nhân viên có trình độ đại học vẫn giữ nguyên. Năm 2018, số nhân viên đạt trình độ trên đại học là 11 người, chiếm 9,17%, tương ứng tăng 22,22% so với 2017; số nhân viên đạt trình độ Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 23
  32. đại học đạt 83 người, chiếm 69,16%, tăng 10 người (tương ứng tăng 13,7%) so với 2017. Xác định nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng, nên lãnh đạo IEG thống nhất lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức của mình. Hầu hết nhân viên làm việc tại IEG có trình độ kiến thức cao và có văn hóa, khả năng làm việc tốt, được đào tạo chuyên môn cao. Có thể nói, đây là yếu tố giúp IEG có thể tồn tại và phát triển hoạt động kinh doanh của mình. 2.1.4. Các hoạt động của Tổ chức giáo dục IEG 2.1.4.1. Tổ chức dạy học Năm 2014, Tổ chức giáo dục ra đời. Với việc giảng dạy chương trình tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn Quốc tế cùng các chương trình học ngoại khóa, Học viện IEG xây dựng một lộ trình học mang tính hệ thống và tích hợp, để các học sinh rèn luyện tư duy, bồi đăp kiến thức và tích lũy nền tảng kĩ năng vững chắc nhằm chuẩn bị cho những bước tiến xa hơn trong tương lai. Các chương trình học tại IEG hoàn toàn được dạy bằng tiếng Anh, với các giáo viên nước ngoài hoặc giáo viên Việt Nam. Hiện nay, IEG đang dạy học với ba khóa học lớn: Tiếng Anh, Toán và Khoa học thông qua Kiến thức Khoa học-Xã hội, các dự án học tập và Văn hóa-Nghệ thuật. Khoa học: - Mục đích Interactive Science là Chương trình Khoa học dành cho học sinh tiểu học và trung học cơ sở, được Học viện IEG nghiên cứu và phát triển dựa trên chương trình Khoa học theo chuẩn Hoa Kỳ. Chương trình áp dụng những phương pháp tiếp cận hiện đại, nhằm trang bị cho học sinh nền tảng kiến thức vững chắc, năng lực tư duy và kỹ năng thiết yếu gắn liền với thực tế đời sống. Không chỉ giúp các em tăng thêm động lực và đam mê để khám phá Khoa học, chương trình Interactive Science còn giúp học sinh tự tin để chinh phục những sân chơi trí tuệ trong khu vực và quốc tế Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 24
  33. Chương trình Interactive Science phù hợp cho học sinh Tiểu học từ 6 - 12 tuổi. Chương trình bao gồm 4 cấp độ. Mỗi khóa học tập trung vào 1 chủ đề khoa học khác nhau, lần lượt là Khoa học Công nghệ, Khoa học Vật lý, Khoa học Đời sống, Khoa học Trái đất. Tiếng anh - Mục đích Chương trình tiếng Anh tại Học viện IEG được nghiên cứu và thiết kế phù hợp cho từng lứa tuổi, tích hợp phát triển kiến thức, kỹ năng và tư duy. Kiến thức được truyền tải đến học sinh theo dạng trục thẳng đứng, với một lộ trình học mang tính hệ thống, tối ưu hóa về thời gian và hiệu quả. Kỹ năng học thuật và kỹ năng mềm được lồng ghép xuyên suốt qua từng bài giảng, giúp học sinh phát triển toàn diện những kỹ năng thiết yếu trong học tập và trong cuộc sống. Bên cạnh đó, mỗi bài học đều được lồng ghép nhiều hoạt động và trải nghiêm thực tế để các em phát huy khả năng tư duy, phản biện và sáng tạo. Chương trình học tập trung xây dựng một nền tảng vững chắc cho học sinh từ những bước đầu, lấy đây làm cơ sở để các em tiếp thu và ngày càng mở rộng kiến thức ở những cấp học cao hơn, để các em có đủ năng lực và bản lĩnh chinh phục bất cứ trải nghiệm giáo dục nào. Khóa học: - Chương trình tiếng Anh mầm non: từ 4-6 tuổi - Chương trình tiếng Anh tiểu học: sau khi xây dựng một nền tảng ngôn ngữ vững chắc ở bậc học Foundation & Starter, học sinh được phát triển thêm kiến thức, tư duy và kỹ năng - Chương trình tiếng Anh THCS: học chuyên sâu (Intensive reading) với các tài liệu đọc từ nhiều nguồn khác nhau. - Chương trình Tiếng Anh cho học sinh THPT: Toán - Mục đích Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 25
  34. Tùy nội dung của mỗi buổi học và tùy trình độ, học sinh sẽ được thử sức với các dạng trò chơi và độ khó khác nhau. Đây là cách vừa kích thích trí thông minh của các em, vừa kích thích niềm đam mê Toán học và đặc biệt để việc học không còn là gánh nặng mà là niềm vui cho mỗi ngày đến lớp. 2.1.4.2. Tổ chức các kỳ thi Quốc tế tại Việt Nam 1. Kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo (IKMC – International Kangaroo Math Contest) IKMC là kỳ thi Toán học lớn nhất thế giới, được tổ chức phi lợi nhuận. Trải qua gần 3 thập kỷ phát triển và lớn mạnh, hàng năm thu hút trên 6.000.000 thí sinh đến từ khoảng 70 quốc gia tham dự. Tháng 03/2016, lần đầu tiên Kỳ thi Toán Kangaroo – IKMC được tổ chức tại Việt Nam do Trung tâm Phát triển tư duy và Kỹ năng IEG phối hợp với Đại học Giáo dục (ĐH Quốc gia Hà Nội) tổ chức tại 5 điểm thi tập trung (4 điểm thi tại Hà Nội và 1 điểm thi tại TP Hồ Chí Minh). Trong lần đầu tiên ra mắt, kỳ thi thu hút hơn 6000 thí sinh tới từ 327 trường thuộc 17 tỉnh thành trên cả nước, góp phần thúc đẩy hứng thú, niềm đam mê Toán học và thái độ học tập tích cực của các em học sinh một cách toàn diện. Sau gần 2 năm tổ chức chuyên nghiệp và chất lượng, Kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo, đã lan tỏa mạnh mẽ và thu hút ngày càng nhiều học sinh đam mê toán học tham gia. Năm 2019, IKMC được tổ chức tại 4 khu vực là Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hà Tĩnh, Đà Nẵng, thu hút hơn 24.000 học sinh từ hơn 870 trường Tiểu học và Trung học cơ sở tại 41 tỉnh thành trên cả nước. Cuộc thi tổ chức tại 8 tỉnh thành phố: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Bà Rịa Vũng Tàu. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 26
  35. Hình 2: Poster Kỳ thi Toán Quốc tế IKMC 2019 2. Kỳ thi đánh giá năng lực tư duy Toán học quốc tế - IMAS (International mathematics assessments for schools) IMAS là kỳ thi đánh giá năng lực tư duy Toán học bằng tiếng Anh dành riêng cho học sinh Tiểu học và Trung học cơ sở. Bài thi đánh giá tư duy Toán toàn diện trên 3 góc độ: Hiểu kiến thức, Áp dụng thực tế và Năng lực lập luận trên nền tảng tiếng Anh. Kỳ thi sử dụng bài thi theo chuẩn quốc tế do Ủy ban điều hành IMAS quốc tế biên soạn. Ban tổ chức và điều hành IMAS bao gồm đại diện các hiệp hội Toán học, các trường Đại học, Viện nghiên cứu và các Tổ chức giáo dục uy tín trên thế giới. Đây cũng là ban tổ chức đã thực hiện nhiều cuộc thi trong khu vực và trên thế giới như kỳ thi “Olympic Toán và Khoa học quốc tế – (International Mathematics and Science Olympiad – IMSO)”; kỳ thi “Toán học trẻ quốc tế (International Mathematics Competition – IMC)”. Kỳ thi được tổ chức thường niên tại nhiều quốc gia trên thế giới như Bun-ga-ri, Đài Loan, Indonesia, Malaysia, Nam Phi, Phi-lip-pin, Ru-ma-ni, Thái Lan, Úc, Trung Quốc, và Zim-ba- buê. Hình 3: Poster Kỳ thi Đánh giá Năng lực tư duy Toán Quốc tế IMAS Ở Việt Nam, IMAS do quỹ tổ chức giáo dục IEG – IEG Foudation kết hợp cùng Bộ giáo dục tổ chức 2.1.4.3. Tư vấn chuyên môn cho các trường Tổ chức giáo dục IEG hiện đang tham gia tư vấn chuyên môn cho các trường học trên khắp cả nước với các nội dung: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 27
  36. - Tư vấn xây dựng chương trình học của các môn học phổ thông cấp 1, 2, 3; - Đào tạo chuyên môn cho đội ngũ sư phạm; - Xây dựng và triển khai chương trình phát triển năng lực quản lý của các cấp quản lý trong nhà trường; - Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng nhà trường tổng thể; - Tư vấn định hướng phát triển nhà trường; - Tư vấn và kết nối nhà trường với các đối tác trong nước và quốc tế; 2.1.4.4. Tổ chức các sự kiện miễn phí cho Phụ huynh và Học sinh IEG thường xuyên tổ chức các sự kiện hoàn toàn miễn phí cho phụ huynh và học sinh với mong muốn chia sẻ, đồng hành cùng phụ huynh trong quá trình nuôi dạy con đồng thời tạo ra những sân chơi mới lạ, bổ ích và độc đáo chỉ có tại IEG. Các sự kiện, cuộc thi tại các trường đối tác: Golden Bell, Các câu lạc bộ học tập tại Trung tâm IEG, các trường đối tác. IEG Talk - Chuỗi các buổi gặp gỡ và đối thoại với Phụ huynh - Học sinh: Tính đến nay có 11 chương trình IEG Talk lớn nhỏ diễn ra trên địa bàn Hà Nội và Hồ Chí Minh 2.1.4.5. Xây dựng và xuất bản các ấn phẩm, sách giáo dục Để xây dựng nguồn tài liệu học tập và tham khảo phong phú, phù hợp với đặc điểm của học sinh Việt Nam, Tổ chức giáo dục IEG luôn chú trọng tới việc xuất bản các ấn phẩm sách giáo dục. Tính đến thời điểm hiện tại, IEG đã xuất bản số lượng ấn phẩm, sách khá ấn tượng: - 10,000 trang sách giáo khoa - 7 cuốn sách được xuất bản - 1 cuốn sách do học sinh viết Văn hóa đọc cũng là một trong những nội dung được IEG xây dựng và không ngừng bồiTrường đắp: Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 28
  37. - 2,000 cuốn sách học sinh đã đọc - 500 đầu sách ngoại văn và nội văn tại Thư viện IEG 2.2. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI IEG 2.2.1. Đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện 2.2.1.1. Quy trình tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG a. Hình thành concept Trước hết, phòng Marketing đối chiếu chiến lược, kế hoạch Marketing, các chỉ thị từ cấp trên để lên kế hoạch của sự kiện diễn ra gồm: - Thông tin mục đích của sự kiện đối với sự kiện - Thông tin về nội dung sự kiện - Chủ đề của sự kiện - Ngân sách - Thông tin về số người tham dự (bao gồm khách mời, người tham gia ) Từ đó, các nhân viên Marketing có định hướng, cái nhìn tổng quan về sự kiện đó. b. Thiết kế sự kiện Dựa vào thông tin cơ bản có sẵn, nhân viên Marketing tiếp tục thiết kế chi tiết các nội dung của sự kiện gồm các nội dung mục đích, mục tiêu, các yêu cầu, chỉ tiêu đặt ra, thiết kế, Đây là quá trình mất nhiều thời gian và cần sự tỉ mỉ của nhân viên Marketing. c. Lập kế hoạch Từ các nội dung ở bước thiết kế sự kiện, các nhân viên lập kế hoạch các công việc cần thực hiện, tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện. d. Triển khai công tác thực hiện và giám sát e. Kết thúc Sau khi sự kiện được diễn ra, nhân viên Marketing thực hiện nhiệm vụ truyền thông sau sự kiện, thanh toán hợp đồng và làm việc với bộ phận kế toán. f. Đánh giá Sau khi sự kiện chấm dứt, thực hiện các công việc truyền thông sau sự kiện và tổng kết, đánh giá sự kiện 2.2.1.2. Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện Để đánh giá một công tác sự kiện tốt hay không, bước đầu chúng ta cần đánh giá tính khoa học, sự hợp lý giữa tiến độ thời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức củaTrườngIEG đã đưa ra, xem Đạixét xem quyhọc trình th ựKinhc tế này có kháctế gì Huế so với lý thuyết SV: Nguyễn Thu Hiền 29
  38. đã đưa ra hay không và liệu nó có phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay hay không. - Giai đoạn hình thành concept: giai đoạn này có bước tiếp nhận thông tin khá đầy đủ, khoa học. Thông thường, những sự kiện sẽ theo lịch trình của chiến lược Marketing từ đầu năm, những nội dung cơ bản về sự kiện tùy thuộc vào đó mà phát triển, chứ không theo một nội dung sẵn có. Việc của nhân viên Marketing phải làm là tìm kiếm chủ đề phù hợp với những chiến lược đặt ra. Quy trình này được cho là khá phù hợp với chiến lược, có thể dễ dàng điều chỉnh tùy theo chiến lược từng năm của Tổ chức. Tuy nhiên, giai đoạn này gặp nhiều khó khăn do việc lên ý tưởng mất nhiều thời gian cũng như khó tránh khỏi sự trùng lặp. Bên cạnh đó, việc đưa ra ngân sách cho sự kiện là do cấp trên đưa ra cho bộ phận Marketing (chứ không phải bộ phân Marketing lập ra rồi xin phê duyệt như lý thuyết), khi chưa có bảng dự trù kinh phí gây đến những lênh lệch khá lớn. Đối với những sự kiện mà IEG đã từng thực hiện trước đó, ngân sách đề ra khá phù hợp nhưng những sự kiện mới, chưa có kinh nghiệm gây lúng túng cho nhà tổ chức. - Giai đoạn thiết kế sự kiện: đối với những sự kiện thường niên hoặc có kinh nghiệm, giai đoạn này thực hiện khá nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, với một số chương trình mới, bộ phận Marketing còn gặp nhiều khó khăn (trong lý thuyết tổ chức sự kiện, giai đoạn này cần thời gian ngắn). Giai đoạn này cần trao đổi trực tiếp với cấp trên, ban lãnh đạo (không chỉ thiết kế đơn phương như trong lý thuyết đề ra). Thậm chí, với những sự kiện có quy mô lớn, có tính chuyên môn cao và hợp tác với các tổ chức khác (ví dụ Bộ Giáo dục và Đào tạo), cần có sự phê duyệt của những tổ chức ấy. Giai đoạn này thực hiện khá hợp lý, tuy nhiên, có nhiều trường hợp các đối tác, nhà tài trợ phê duyệt chậm gây mất thời gian. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 30
  39. - Giai đoạn lập kế hoạch: giai đoạn này tùy thuộc vào lượng công việc của mỗi sự kiện để đưa ra kế hoạch cho phù hợp. Giai đoạn này thực hiện khá sát với lý thuyết tổ chức sự kiện. - Giai đoạn triển khai công tác thực hiện và giám sát: giai đoạn này diễn ra theo sát lý thuyết tổ chức sự kiện, phù hợp với quá trình tổ chức sự kiện của công ty. Tuy nhiên, các giai đoạn trên chiếm khá nhiều thời gian nên giai đoạn này, các nhân viên Marketing và nhân viên liên quan làm việc khá gấp rút, có nhiều trường hợp sai sót và nhầm lẫn. - Giai đoạn tiến hành tổ chức: Giai đoạn này tương ứng với các công việc tổ chức nhân sự trong lý thuyết, sắp xếp nhân sự vào các công việc khác nhau trong quá trình diễn ra sự kiện. Trước khi tiến hành sự kiện, theo lý thuyết cần có chương trình chạy thử, tuy nhiên, các sự kiện tại IEG thường không có công tác này, dẫn đến khả năng rủi ro tăng lên. - Giai đoạn kết thúc: Đây là giai đoạn mà nhân viên chủ yếu thanh toán giấy tờ, lấy ý kiến người tham gia, nhà tài trợ và truyền thông sau sự kiện. Trên thực tế, công việc này không đơn giản như lý thuyết mà đòi hỏi sự cẩn trọng từ nhân viên, cũng như nghiệp vụ chuyên môn tốt. 2.2.2. Đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG 2.2.2.1. Hình thành concept Công tác hình thành concept của IEG thường gồm các nhiệm vụ như xác định loại sự kiện tổ chức, xác định mục tiêu, mục đích, thời gian diễn ra sự kiện, xác định ngân sách, số lượng người tham gia. Tùy vào tính chất mỗi sự kiện, các concept có thể có sẵn, do đối tác hay bên ủy quyền đề ra hoặc concept do bộ phận Marketing của IEG thực hiện mà công tác có sự thay đổi. Đây là bước quan trọng quyết định nhiều đến sự quan tâm chú ý của công chúng. Giai đoạn này, với những sự kiện do bản thân IEG tự tổ chức, bộ phận Marketing gặp nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu, lên ý tưởng, chủ đề do cần tìm kiếm chủ đề phù hợp và mang tínhTrường mới mẻ. Tuy nhiên, Đại theo quan học sát thực tiễn,Kinh bộ phận Marketingtế Huế làm khá tốt SV: Nguyễn Thu Hiền 31
  40. bước này. Mặc dù các chủ đề vẫn có một số trùng lặp về ý tưởng, nhưng các chủ đề này tương đối hấp dẫn, tạo được chú ý của công chúng. Các thông tin tổng quan sơ bộ về sự kiện khá đầy đủ, chi tiết và khả thi 2.2.2.2. Thiết kế sự kiện Trong một thời gian ngắn, yêu cầu đề ra của các nhân viên Marketing là thiết kế một sự kiện cơ bản hoàn chỉnh. Các nội dung về yêu cầu các công tác trong phần thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng exel hoặc văn bản word thông thường. Phân tích, đánh giá một số công tác trong thiết kế sự kiện: Công tác xây dựng nội dung chi tiết: thông thường, dựa trên những nội dung cơ bản trong công tác hình thành concept, các nhân viên phụ trách nội dung sẽ xây dựng nội dung chi tiết cho sự kiện. Nhìn chung, công tác nội dung chi tiết được nhân viên thực hiện khá tốt, dù gặp một số thiếu sót những có thể điều chỉnh được. Công tác thiết kế hình ảnh: hình ảnh sự kiện không chỉ tạo sự chú ý cho sự kiện đó mà còn nhằm tăng khả năng xây dựng nhận diện thương hiệu cho các doanh nghiệp nói chung và IEG nói riêng. Công tác thiết kế hình ảnh được nhân viên Marketing hoặc ban lãnh đạo trực tiếp trao đổi với bộ phận thiết kế nhằm đạt được mục đích một cách tốt nhất. Các nội dung, yêu cầu về thiết kế hình ảnh được miêu tả một các chi tiết, rõ ràng. Theo đánh giá của ban lãnh đạo cũng như nhiều người tham gia sự kiện, hình ảnh của các sự kiện do IEG tổ chức khá phù hợp và đẹp mắt, gây được chú ý cho công chúng. Công tác lập Logistics: công tác lập Logistics là công tác mà bộ phận Marketing xây dựng, liệt kê số lượng các thiết bị, vật dụng, phương tiện cần thiết trước, trong và sau sự kiện dựa trên quy mô sự kiện, khách mời và ngân sách. Logistics bao gồm cả thiết bị online và offline. Công tác xây dựng Logistics được các thành viên thực hiện khá đầy đủ và chi tiết, cùng Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 32
  41. với việc phân chia nhân sự thực hiện hợp lý, giúp cho các công tác khác được tiến hành thuận lợi. Công tác lập kinh phí dự kiến dựa trên Logistics và các kinh nghiệm sẵn có khi tổ chức sự kiện. Công tác này sẽ do bộ phận Marketing hoặc Event đảm nhận, tùy theo loại hình sự kiện được tổ chức. Về cơ bản, công tác lập kinh phí dự kiến khá sát so với chi phí thực tế. Công tác kí kết hợp đồng với đối tác: Những hợp đồng thuê địa điểm tổ chức, cơ sở vật chất, các thiết bị và vật dụng khác được thực hiện nhanh chóng 2.2.2.3. Lập kế hoạch Các công tác lập kế hoạch được thực hiện càng chi tiết, khoa học càng tạo điều kiện cho công tác thực hiện, giám sát dễ dàng thực hiện. Công tác lập kế hoạch PR, truyền thông, truyên truyền cho sự kiện: Công tác này đòi hỏi khả năng, trình độ của nhân viên Marketing, nhằm thu hút công chúng, người tham gia cũng như tăng hiệu quả Marketing cho Tổ chức. Nhìn chung, các kế hoạch được xây dựng khá chi tiết, tuy nhiên, IEG chưa thật sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Cụ thể, số lượng các bài viết tuyên truyền, giới thiệu còn hạn chế, cùng với ngân sách chạy quảng cáo chưa thực sự lớn, dẫn đến hiệu quả của sự kiện chưa cao như mong đợi. Công tác phân công nhân sự: Vì Tổ chức có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên ít, nên nột số nhân viên phải đảm nhận nhiều vị trí khác nhau, ảnh hưởng ít nhiều đến công tác lên kế hoạch, tổ chức. Cùng với đó, đối với những sự kiện có quy mô lớn, do sự thiếu hụt nhân sự, IEG phải thuê lượng lớn công tác viên, khiến chi phí tăng cao cũng như giảm hiệu quả của sự kiện do những công tác viên này không có chuyên môn nghiệp vụ về tổ chức sự kiện. Công tác xây dựng kế hoạch lịch trình diễn biến sự kiện: nêu cách nhìn tổng quan về diễn biến khi diễn ra sự kiện, gồm các công tác ứng với mốc thời Trườnggian trong suốt quá Đại trình diễ nhọc ra và phân Kinh công nhân sựtếđảm Huếnhận. Với việc SV: Nguyễn Thu Hiền 33
  42. thực hiện tốt công tác này, nhà quản lý sẽ dễ dàng phòng trừ rủi ro của sự kiện và có những phương án dự phòng khi có rủi ro xảy ra. Dù rủi ro thường ít xảy ra hoặc rủi ro dễ dàng xử lý, tuy nhiên, công tác này vẫn luôn được thực hiện đầy đủ và chi tiết. 2.2.2.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát Các nhân sự được giao nhiệm vụ có trách nhiệm hoàn thành các yêu cầu đề ra, dưới sự quản lý, giám sát của nhà quản lý. Hầu hết các công tác được giao phó đều được hoàn thành trước hạn hoặc đúng hạn, ít có tình trạng trễ hạn. Trong trường hợp thiếu sót hoặc sai phạm, quản lý nhắc nhở để chỉnh sửa, bổ sung. Công tác thuê địa điểm, công cụ: sau khi hoàn thành các công tác xây dựng kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện, thân viên event hoặc Marketing chịu trách nhiệm tìm kiếm, ký kết các hợp đồng cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, các thiết bị cần thiết. Công tác này được thực hiện khá nhanh chóng và hầu như ít sai sót. Công tác truyền thông: công tác truyền thông hầu như được thực hiện như kế hoạch và tùy các trường hợp xảy ra, có thể điều chỉnh cho phù hợp với tiến trình sự kiện. 2.2.2.5. Tiến hành tổ chức sự kiện Công tác tiến hành tổ chức sự kiện diễn ra theo kế hoạch trước đó, gồm có các công tác nhỏ như chuẩn bị cơ sở vật chất, thiết bị và con người tại địa điểm diễn ra sự kiện, đón tiếp người tham dự, tiến hành diễn ra sự kiện và kết thúc sự kiện, dọn dẹp. Như đã đề cập, do số lượng nhân viên ít hoặc cần thuê cộng tác viên nên số việc mỗi nhân viên cần làm khá nhiều, một số không có kiến thức, kỹ năng về tổ chức sự kiện nên hoạt động của một số sự kiện diễn ra có phần lúng túng, tuy nhiên, hầu hết đều diễn ra bình thường, tuy nhiên hiệu suất và hiệu quả không tật sự tối đa. Trường2.2.2.6. Kết thúc Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 34
  43. Sau khi kết thúc sự kiện, công tác truyền thông sau sự kiện được diễn ra. Tuy nhiên, ở một số sự kiện, công tác truyền thông được diễn ra khá chậm, sự chú ý của công chúng bị sao nhãng. Tiếp đến, đội ngũ tổ chức có nhiệm vụ thanh toán hợp đồng, bàn giao thiết bị cho bộ phận thủ kho và kiểm kê ngân sách, chi phí với bộ phận kế toán. Những công tác này được thực hiện theo quy trình và nhanh chóng. 2.2.2.7. Đánh giá Cuối cùng, công tác đánh giá được thực hiện dựa trên sự đánh giá của cấp trên, nhà tài trợ, người tham gia sự kiên, sự đánh giá của nhân viên tổ chức sự kiện như đội ngũ Marketing hay event, từ đó rút kinh nghiệm cho những lần sau. Công tác đánh giá vô cũng quan trong, tuy nhiên, chưa được chú ý một cách đúng mức. Bằng chứng là những ý kiến phân tích, đánh giá chỉ được nói miệng, không có văn bản cụ thể nên dễ quên và không mang tính chắc chắn. 2.2.3. Một số ví dụ về công tác tổ chức sự kiện của IEG 2.2.3.1. Sự kiện IEG Talk 8: Hội thảo IEG Talk 8: Standford Talkshow Quy trình và công tác tổ chức Bước 1: Hình thành concept - Tên hội thảo: IEG Talk 8: Standford Talkshow: Chúng tôi đã học như thế nào - Mục đích event: Tăng nhận diện thương hiệu IEG Giới thiệu, tiếp cận nhóm phụ huynh mục tiêu mới - Số lượng khán giả: 500 người - Ngân sách: 20 triệu đồng - TrườngNội dung chính: Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 35
  44. Chia sẻ kinh nghiệm & cách học, cách rèn luyện bản thân để phát triển theo 1 lộ trình lâu dài, ổn định; sẵn sàng với các thử thách mang tầm quốc tế. Chia sẻ trải nghiệm có được từ quá trình học tập & làm việc trên thế giới, để PH & học sinh có được định hướng cho bản thân & trang bị những hành trang cần thiết. Đặc biệt là trong việc học tiếng Anh. Tư vấn, giải đáp những trăn trở của PH trong việc nuôi dạy, định hướng cho con trên con đường học vấn. Bước 2: Thiết kế - Nội dung - Diễn giả Vũ Duy Thức (Standford MA): Tốt nghiệp tiến sĩ công nghệ thông tin (chuyên ngành trí tuệ nhân tạo) tại ĐH Stanford năm 28 tuổi. Tiến sĩ người Việt trẻ tuổi nhất tại ĐH Stanford. Từng là đồng sáng lập hai công ty Katango và Tappy được Google, Weeby.co mua lại. Phạm Kim Hùng (Sinh viên Stanford năm 2002): Từng đoạt huy chương vàng và bạc Olympiad Toán học thế giới và là tác giả của một cuốn sách Toán học được xuất bản trên bốn thứ tiếng; Tốt nghiệp đại học Stanford với hai bằng Toán và Khoa học Máy Tính. Hiện là CEO của 1 công ty Startup về công nghệ được định giá 1,8 triệu USD Võ Tường An (Học bổng toàn phần Đại học Stanford năm 2016): Học bổng toàn phần 3 trường Đại học: Stanford, Yale và Harvard; Người đồng sáng lập International Catalysts for Empowerment, tổ chức phi lợi nhuận về giáo dục ở Việt Nam, Ấn Độ, Hàn Quốc và Texas (Mỹ). Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 36
  45. Nguyễn Chí Hiếu (Stanford MA, Oxford MBA): 5 lần đạt giải thưởng dành cho giảng viên giỏi nhất ĐH Stanford; Thủ khoa chương trình MBA năm 2016, ĐH. Oxford; Giám đốc điều hành IEG. Thiết kế hình ảnh Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 37
  46. Bảng 2: Yêu cầu thiết kế IEG Talk 8 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 38
  47. - Logistics: Bảng 3: Logistics and Budget IEG Talk 8 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 39
  48. Bước 3: Lập kế hoạch - Nhân sự: Nhân sự IEG - Kế hoạch chính: Bảng 4: Master Plan IEG Talk 8 STT Check list Deadline STATUS 1 POSM 1.1 Cover teaser 24.03 1.2 Cover talkshow 29.03 1.3 KháchTrường mời Đại học Kinh tế29.03 Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 40
  49. 1.4 Backdrop 10.04 1.5 Standee 10.04 1.6 Poster A3 & A4 10.04 1.7 Invitation 10.04 2 CONTENT 2.1. Teaser Cover teaser 24.03 Content teaser 24.03 Clip teaser 31.03 Event online 24.03 2.2 PR Cover talkshow 08.04 (lật từng mặt, tương ứng với từng bài giới thiệu khách mời) Giới thiệu khách mời & chia sẻ bài viết 08.04 (khách mời viết / viết về khách mời) Giới thiệu talkshow & thay cover FB 08.04 Khảo sát 08.04 (kèm đăng ký, những trăn trở của PH, lấy câu hỏi tư vấn) IEG Moment Mục đích chương trình 14.04 Thống kê nội dung PH quan tâm 14.04 (từ bảng khảo sát = biểu đồ) Clip / hình ảnh tư vấn PH 21.04 (Lấy từ câu hỏi khảo sát) Triết lý giáo dục (Anh Hiếu) 21.04 Share lại thông tin khách mời 28.04 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 41
  50. PH chia sẻ về khách mời 28.04 Bản đồ đường đi 28.04 Lịch trình talkshow 28.04 Countdown 28.04 Email PH & SMS 28.04 Partner Corporate 2.3 Trong event Hình ảnh update 07.05 Live stream 07.05 2.4 Sau event Hình ảnh update 08.05 Bài trên báo 09.05 Hình ảnh key moment kèm quote 12.05 (từ bài phát biểu của diễn giả) Clip tổng kết 13.05 3 LOGISTIC Logistic 07.04 HR 21.04 Location 07.04 Budget 20.04 - Tiến hành xác nhận đăng ký tham gia: Phụ huynh và người quan tâm đến sự kiện đăng ký qua bảng hỏi - Kế hoạch truyền thông: Qua fanpage IEG Gobal: 14 bài đăng liên quan đến sự kiện Báo chí và truyền thông: VTV4, Dân trí, Xu hướng Việt. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 42
  51. Bước 4: Triển khai công việc và giám sát Theo dõi tiến trình thực hiện các hạng mục, đồng thời sửa đổi, bổ sung các phần sai thiếu. Thiết kế sự kiện Bảng 5: Lịch trình dự kiến IEG Talk 8 1 Thời gian Hoạt động Chi tiết - Trưng bày brochure của Olympia & IEG. Đón tiếp khán giả, khách 1 7h-7h50 - Chiếu clip về IEG & Olympia. mời -> Khán giả có thể xem trong khi chờ đợi. 2 07h50-8h Ổn định trật tự - Hỏi đáp giao lưu với khán giả. Chiếu video giới thiệu 3 08h-8h10 chương trình Giới thiệu khách mời 08h10- 4 Câu hỏi 1 - Câu hỏi số 1. 8h25 08h25- 5 Câu hỏi 2 - Câu hỏi số 2. 8h40 08h40- 6 Nghỉ giải lao 8h45 7 08h45-9h Câu hỏi 3 - Câu hỏi số 3. 8 09h-9h15 Câu hỏi 4 - Câu hỏi số 4. 09h15- 9 Câu hỏi 5 - Câu hỏi số 5. 9h30 09h30- 10 Hỏi đáp - Hỏi đáp / giao lưu khách mời & khán giả. 9h50 09h50- - Phỏng vấn khán giả. 11 Kết thúc 10h Trường Đại học- Phỏng Kinh vấn khách mời.tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 43
  52. Bước 5: Tiến hành sự kiện Nhân viên đến cài đặt máy móc, trang trí hội trường Tiến hành sự kiện như kế hoạch Sau buổi hội thảo kết thúc, dọn dẹp, bàn giáo thiết bị, cơ sở vật chất cho nhà trường và bên cung cấp; quyết toán thu chi với bộ phận kế toán. Tuyền thông sau sự kiện Bước 6: Đánh giá sau sự kiện Đánh giá về mức độ hoàn thành chỉ tiêu của sự kiện Đánh giá quá trình, công tác trước, trong và sau sự kiện Đánh giá về nhân sự Rút ra kết luận và kinh nghiệm 2.2.3.2. Hội thảo IEG Talk 11: “Nghề Cha Mẹ” thời 4.0 Quy trình và công tác Bước 1: Hình thành concept Tên hội thảo: IEG Talk 11: “Nghề Cha Mẹ” thời 4.0 Mục đích của event: - Tăng nhận diện thương hiệu IEG với cộng đồng Phụ huynh học sinh mục tiêu - Cơ hội tiếp cận, giới thiệu các chương trình IEG cho nhóm Phụ huynh mục tiêu Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút phụ huynh có con từ 4- 15 tuổi, quan tâm đến việc giáo dục trẻ ở địa bàn Hà Nội và Hồ Chí Minh. Số lượng khán giả: - Hà Nội: 500 người - Hồ Chí Minh: 300 người TrườngNgân sách: 80 triệu Đạiđồng học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 44
  53. Bước 2: Thiết kế Nội dung Thời 4.0, quan niệm "trời sinh voi trời sinh cỏ" đã không còn đúng đắn. Khi có quá nhiều luồng thông tin, có quá nhiều "chuyên gia" với những phương pháp giáo dục được coi là "siêu Việt" nhằm tạo ra các thần đồng; con cái được tiếp xúc với rất nhiều công nghệ, văn hóa tiến bộ. Với bối cảnh như vậy, việc làm cha mẹ đã trở thành "nghề" khi chính cha mẹ cần trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng về việc nuôi dạy, chăm sóc con cái đồng thời chọn lọc cho mình những kiến thức phù hợp thay vì chạy theo số đông, theo những cái "chuẩn" mà chẳng hề phù hợp với con cái mình. Trong tháng 1 này, IEG sẽ tổ chức IEG Talk 11 với chủ đề " Nghề cha mẹ" thời 4.0. Tại đây, TS Nguyễn Chí Hiếu sẽ chia sẻ với Quý phụ huynh và các thầy cô giáo 3 nội dung chính: 1. Con trẻ đang học như thế nào? 2. Trong tương lai, con trẻ cần những hành trang gì? 3. Giáo dục cho con thực chất là Diễn giả-MC: Tiến sỹ Nguyễn Chí Hiếu - Sinh viên giỏi nhất nước Anh năm 2004. Thủ khoa của khoa Kinh tế trong tất cả các trường Lodon năm học khóa 2004-2007. - Một trong 100 sinh viên giỏi nhất thế giới năm 2006. - Thủ khóa MBA của đại học Oxford - 10 năm kinh nghiệm trong giáo dục Thiết kế hình ảnh (Order design): Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 45
  54. Bảng 6: Yêu cầu thiết kế hình ảnh IEG Talk 11 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 46
  55. Logistics: Bảng 7: Logistic&Budget IEG Talk 11 HÀ NỘI STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú 1 LOCATION - Hội trường tầng 2 Cung Trí Thức thành phố 22.000.000 Hội trường Số 1 Tôn Thất Thuyết Phòng 1 22.000.000 đ đ - Màn hình LED 2 CONTENT Content FB Bài 5 Content web Bài 5 SMS remind Tin 2000 500 đ 1.000.000 đ Cả HN & HCM 3 LOGISTIC 3.1 POSM 828x315 Cover fb/ cover mainchip/ cover event page Cả HN & HCM (pixels) Online Banner Mét 5x1 (m) Cả HN & HCM Landing page Cả HN & HCM Post FB 851x315 SV: Nguyễn Thu Hiền 47 Trường Đại học Kinh tế Huế
  56. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú (pixels) Bandroll Cửa IEG Poster Offline Admin xuất chân Standee Chiếc 3 0.8x2 (m) 110.000 đ 330.000 đ standee Thư mời Bản A4 Thư mời Thẻ báo chi Chiếc 7x11 (cm) 3.2 CHECK IN Bàn check-in & trưng bày Chiếc 7 Máy tính check-in Bản 2 Danh sách khán giả Chiếc 2 Thẻ BTC Chiếc 15 13x10 (cm) Admin xuất kho Áo IEG Chiếc Sản phẩm khoa học Bộ 3 Sản phẩm math Bộ 3 Bộ đồ chơi toán học Bộ 3 Khung tranh ESL Chiếc 2 Giá tranh ESL Chiếc 2 Brochure Chiếc 127 SV: Nguyễn Thu Hiền 48 Trường Đại học Kinh tế Huế
  57. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú Sách Bơ Quyển 3 Sách Đất Quyển 30 Brochure Camp Quyển 20 Standee camp Chiếc 1 Giá dựng tờ rơi, brochure Chiếc 2 Bút Chiếc 10 3.3 SÂN KHẤU Loa Bộ 1 Mic Bộ 2 Bộ đàm Bộ 5 77.000 đ 385.000 đ Bút chiếu slide Chiếc 1 Ánh sáng Bộ 1 Ghế ngồi cho khán giả Cái 417 Kịch bản cho diễn giả Bản 3 3.4 TEA BREAK Thanh toán cùng thuê Nước lọc Thùng 1 110.000 đ 110.000 đ địa điểm Ly giấy Cái 300 500 đ 150.000 đ Admin xuất kho Khăn giấy khô Túi 10 13.000 đ 130.000 đ Admin xuất kho SV: Nguyễn Thu Hiền 49 Trường Đại học Kinh tế Huế
  58. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú Bánh kẹo Phần 1 1.000.000 đ 1.000.000 đ Mua Vinmart 3.5 CHECK-OUT Brochure Cuốn 30 22.970 đ 689.100 đ Admin xuất kho Leaflet Tờ 500 1.900 đ 190.000 đ Admin xuất kho Bảng giá học phí Bảng 4 NHÂN SỰ Nhân sự Lễ tân Người 1 IEG Nhân sự Đón tiếp Check-in Người 2 IEG Nhân sự Tư vấn phụ huynh Người 2 IEG Cung trí Trợ lý sân khấu Người 1 thức Nhân sự Trình chiếu slide Người 1 IEG Nhân sự Âm thanh/Ánh sáng Người 1 IEG Nhân sự Take note/ phỏng vấn phụ huynh Người 1 IEG SV: Nguyễn Thu Hiền 50 Trường Đại học Kinh tế Huế
  59. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú Nhân sự Ăn trưa Hỗ trợ ăn trưa cho nhân sự đi set up Người 5 50.000 đ 250.000 đ IEG 5 COMMUNICATION 5.1 TRƯỚC SỰ KIỆN Báo chí 2 500.000 đ 1.000.000 đ Seeding 2 0 đ 0 đ Cả HN & HCM 10.000.000 Quảng cáo Facebook 1 10.000.000 đ Cả HN & HCM đ 5.2 TRONG SỰ KIỆN Quay phim Người 2 660.000 đ 1.320.000 đ Chụp ảnh Người 1 660.000 đ 660.000 đ Mic thu âm Bộ 1 5.3 SAU SỰ KIỆN Báo chí Bài 3 500.000 đ 1.500.000 đ Truyền hình Tin 2 1.500.000 đ 3.000.000 đ 43.714.100 đ HỒ CHÍ MINH ĐON SỐ KÍCH STT HẠNG MỤC CHI TIẾT GIÁ TIỀN THÀNH TIỀN GHI CHÚ VỊ LƯỢNG THƯỚC SV: Nguyễn Thu Hiền 51 Trường Đại học Kinh tế Huế
  60. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú 1 LOCATION 18.500.000 Hội trường Phòng tổ chức Phòng 1 18.500.000 đ đ Khung sắt backdrop Khung 1 1.500.000 đ 1.500.000 đ 2 CONTENT Content FB Bài 5 Content web Bài 5 3 LOGISTIC 3.1 POSM 828x315 Cover fb/ cover mainchip/ cover event page Cả HN & HCM (pixels) Banner Mét 5x1 (m) Cả HN & HCM Online Landing page Cả HN & HCM 851x315 Post FB (pixels) Bandroll Cửa IEG Poster Offline Backdrop Chiếc 1 3x3m 0 đ Standee Chiếc 3 0.8x1.8m 100.000 đ 300.000 đ SV: Nguyễn Thu Hiền 52 Trường Đại học Kinh tế Huế
  61. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú Thư mời Bản A4 Thư mời Thẻ báo chi Chiếc 5 7x11 (cm) 0 đ 3.2 CHECK IN Bàn check-in Chiếc 1 Máy tính check-in Bản 2 Danh sách khán giả Chiếc 2 Áo IEG Chiếc 5 3.3 SÂN KHẤU Loa Bộ 1 Mic Bộ 2 Ánh sáng Bộ 1 Ghế ngồi cho khán giả Cái 210 Kịch bản cho diễn giả Bản 3 3.4 TEA BREAK Nước lọc Thùng 1 0 đ Ly giấy Cái 200 0 đ Khăn giấy khô Túi 7 0 đ Bánh kẹo Phần 1 0 đ SV: Nguyễn Thu Hiền 53 Trường Đại học Kinh tế Huế
  62. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú 3.5 CHECK-OUT Brochure Cuốn 20 22.970 đ 459.400 đ Leaflet Tờ 100 0 đ Bảng giá học phí Bảng 2 0 đ 4 NHÂN SỰ Nhân sự Lễ tân Người 1 IEG Nhân sự Đón tiếp Check-in Người 2 IEG Nhân sự Tư vấn phụ huynh Người 1 IEG Trợ lý sân khấu Người 1 Dreamplex Nhân sự Trình chiếu slide Người 1 IEG Nhân sự Âm thanh/Ánh sáng Người 1 IEG Nhân sự Take note/ phỏng vấn phụ huynh Người 1 IEG 5 COMMUNICATION SV: Nguyễn Thu Hiền 54 Trường Đại học Kinh tế Huế
  63. STT Hạng mục Chi tiết Đơn vị Số lượng Kích thước Giá tiền Thành tiền Ghi chú 5.1 TRƯỚC SỰ KIỆN Báo chí 2 Seeding 3 Cả HN & HCM Quảng cáo Facebook 1 Cả HN & HCM 5.2 TRONG SỰ KIỆN Quay phim Người 2 700.000 đ 1.400.000 đ Chụp ảnh Người 1 500.000 đ 500.000 đ Mic thu âm Bộ 1 5.3 SAU SỰ KIỆN Báo chí Bài 3 0 đ Truyền hình Tin 2 0 đ 22.659.400 đ TỔNG 2 66.373.500 đ MIỀN SV: Nguyễn Thu Hiền 55 Trường Đại học Kinh tế Huế
  64. Logistics được kế hoạch, liệt kê theo: + Không gian: Online và offline. Tùy theo mục đích, tính chất sẽ dùng công cụ, thiết bị thích hợp. + Thời gian: Trước, trong và sau sự kiện Logistics được lên tỉ mỉ, cùng với kinh phí dự trù cho sự kiện. Bước 3: Lập kế hoạch Nhân sự: Nhân viên IEG Kế hoạch chính Bảng: Master plan IEG Talk 11 Tiến hành đăng kí: đăng kí online qua fanpage của IEG là IEG Global và IEG Global Ho Chi Minh. Kế hoạch truyền thông Bảng 8: Kế hoạch truyền thông IEG Talk 11 Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 56
  65. Truyền thông: Các trang báo uy tín như Tiền Phong, Vietnamnet, Báo Lao Động Truyền hình: HTV, VTC10, VTV7 Các kênh seeding: Fanpage liên quan đến giáo dục và nuôi dạy trẻ, mini influencer Công cụ Marketing: Mailchimp, Facebook Ads, Email. Truyền thông hội thảo theo thời gian của sự kiện, từng bước một nhằm gây sự tò mò cho công chúng, thu hút nhiều sự tham gia hơn. Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát Sau khi lên kế hoạch cụ thể, ban tổ chức liên tục cập nhật những việc đã hoàn thành và tiếp tục bổ sung, hoàn thiện những việc chưa hoàn thành hay thiếu sót Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 57
  66. Bước 5: Tiến hành tổ chức Bảng 9: Quá trình điễn ra IEG Talk 11 Thời Nội dung Phụ trách lượng - Ngọc - Tuấn Dương 120p Set up máy móc, chuẩn bị hội trường - Mùi - Hiền Check in, đón tiếp PH - Mỗi cá nhân chuẩn bị một laptop, đánh dấu vào danh sách PH đến tham dự. Những người chưa đăng ký: lấy thông tin gồm họ tên, sđt, email - Gửi mỗi PH đến tham dự một bookmark bốc - Linh thăm may mắn để nhận quà tặng: sách về giáo dục - Phương Phùng kèm chữ ký tặng của diễn giả. Quà tặng sẽ trao - Phương Phạm 60p tặng cuối chương trình - Thảo Trần - Mời PH vào chỗ ngồi: + Hàng đầu: Báo chí, khách mời của BOD + Các hàng tiếp theo: ai đến sớm ngồi trên + Khi PH ngồi chỉ còn trống hàng ghế cuối cùng, báo Ngọc để điều phối sắp xếp thêm ghế nhựa - Tuấn Dương Chiếu hình ảnh, clip về IEG - Mùi - Hiền, Tuyết Đào: chạy mic TS Nguyễn Chí Hiếu chia sẻ về "Nghề Cha mẹ: - Tuấn, Mùi: điều phối âm 180p thời 4.0 thanh, ánh sáng - Hòa Phạm: quay phim Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 58
  67. - Còn lại mọi người có thể vào hội trường nghe - 16:50: Hiền, Tuyết Đào di chuyển về khu vực sân khấu để chuẩn bị cho phần trao quà tặng - Linh Bốc thăm số may mắn, tặng sách cho PH - Phương Phùng - Anh Hiếu bốc thăm - Phương Phạm 15p - Hiền: cầm hộp số để anh Hiếu bốc thăm - Thảo Trần - Tuyết Đào: mang khay quà tặng để anh Hiếu => Di chuyển lại về vị trí tặng quà bàn lễ tân Kết thúc sự kiện - MKT: phỏng vấn PH - Center: tư vấn PH khi PH hỏi về IEG 30p - Sau khi kết thúc cuộc hội thảo, nhân viên thu dọn vật dụng, máy móc. Quá trình tiến hành tổ chức gồm các công việc như chuẩn bị hội trường, cài đặt các thiết bị máy móc hỗ trợ cho hội thảo. Các thành viên ban tổ chức liên lục cập nhật tình hình, ứng phó linh hoạt với các vấn đề xảy ra. Cuối cùng, khi kết thúc sự kiện, nhân viên tổ chức sẽ phân chia vị trí, thực hiện những công việc như phỏng vấn người tham dự, hỗ trợ tư vấn, thu dọn hội trường, máy móc, thiết bị. Bước 6: Hoàn thành kết thúc Truyền thông sau sự kiện HoànTrường thành các công viĐạiệc thanh họctoán hợp đồng,Kinh quyết toán tế ngân Huế sách thu chi SV: Nguyễn Thu Hiền 59
  68. Bước 7: Đánh giá sự kiện Đánh giá những điều hoàn thiện và chưa hoàn thiện của sự kiện Rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo Nhận xét + Trước sự kiện - Kế hoạch Ưu điểm: Lên kế hoạch sớm, phù hợp Nhược điểm: Topic ban đầu vẫn còn rộng. Tuy nhiên đã được điều chỉnh sau đó một tuần. - Diễn giả: Ưu điểm: Diễn giả am hiểu, nhiệt tình và có sức ảnh hưởng Nhược điểm: Diễn giả quá quen thuộc - Logistisc: Ưu điểm: Không mắc tình trạng chạy deadline Nhược điểm: - Mất quá nhiều thời gian để hoàn thiện thủ tục hợp đồng thuê địa điểm - Trước khi diễn ra sự kiện mất nhiều thời gian chỉnh máy chiếu -> Khi set up, mượn luôn máy tính hôm sau sẽ dùng để chiếu slide - Nhân sự: Ưu điểm: Nhiệt tình, trang phục phù hợp, đúng giờ Nhược điểm: Một số nhân sự còn lúng túng, chưa nắm rõ nội dung tiến hành - Truyền thông: Ưu điểm: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 60
  69. Các bài viết thể hiện được tầm quan trọng của việc thay đổi trong tư duy, hành động của cha mẹ để giáo dục, dạy dỗ con. Hình ảnh, video chất lượng Nhược điểm: Số lượng bài viết vẫn còn khá ít Việc tương tác với PH bằng điện thoại/email vẫn còn hạn chế. + Trong sự kiện - Thiết kế hình ảnh: Đẹp, ấn tượng. - Check in: Danh sách check in: chuẩn bị đầy đủ - Khu vực check in: sắp xếp Brochure, Flyer gọn gàng - Tư vấn, giải đáp thông tin của phụ huynh rõ ràng, thái độ thân thiện, lễ phép - Diễn giả: Thời lượng: diễn giả không kiểm soát được thời gian, gây kéo dài cuộc nói chuyện Nội dung: rõ ràng, mạch lạc, câu chuyện gần gũi, thú vị Có nhiều lời tư vấn thiết thực, có thể áp dụng được - Khán giả: Phù hợp với tiêu chí đặt ra Số lượng tham gia chính thức giảm nhiều so với số lượng đăng ký tham gia. - Địa điểm, không gian, thiết bị: Tốt, phù hợp với buổi hội thảo Chỗ ngồi thoải mái, đầy đủ tiện nghi - Thiết bị MTrườngột số bộ đàm không Đạirõ tiếng học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 61
  70. + Sau sự kiện - Truyền thông Ưu điểm: nội dung truyền thông đầy đủ, được xuất hiện trên trang truyền hình phù hợp Nhược điểm: hình ảnh, tài liệu tham khảo, video về cuộc hội thảo được tải lên chậm - Quyết toán thu chi: nhanh chóng, chính xác Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 62
  71. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG 3.1. Định hướng về công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức giáo dục IEG Theo báo cáo và tìm hiểu, định hướng về công tác tổ chức sự kiện của IEG như sau: 3.1.1. Mục tiêu Mục tiêu ngắn hạn về hiệu quả sự kiện của IEG trong 2019-2020 là: - Tăng nhận diện thương hiệu của IEG và định hướng khách hàng hiểu “đúng” triết lý mà IEG đang theo đuổi - Thu hút người tài về IEG - Giới thiệu với khách hàng mục tiêu các phương pháp giáo dục mới mà IEG đang phát triển 3.1.2. Hiệu quả sự kiện - Tỷ lệ tham gia sự kiện ít nhất 60% (được tính bằng công thức (số người tham dự/số người đăng ký) x 100%) - Tỷ lệ viral trong suốt sự kiện (trước, trong và sau sự kiện) đạt 10% (được tính bằng công thức (số lượng tài khoản chia sẻ/số lượng tài khoản tiếp cận) x 100% - Có quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng hiệu quả sau mỗi sự kiện, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng đạt ít nhất 10% 3.1.3. Số lượng sự kiện Trong 2019, số lượng sự kiện dự kiến của của IEG Sự kiện do chính IEG đứng ra tổ chức: 5 sự kiện Sự kiện phối hợp với các đối tác khác: 6 sự kiện 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sư kiện tại Tổ chức giáo dục IEG Dựa trên các kết quả phân tích về các công tác tổ chức sự kiên, định hướng công tác tổ chức sự kiện trong năm tới, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG. 3.2.1. Đẩy mạnh nghiên cứu thi trường. Thời gian tới IEG nên đẩy mạnh nghiên cứu thị trường, tìm hiểu rõ hơn đối tượng khán giả mục tiêu, tìm hiểu toàn diện, chi tiết về người tham dự của tổ chức. Về mặt này IEG chưa có điều kiện và cũng chưa quan tâm nhiều. Vì vậy IEG nên quan tâm nhiều hơn đến vấn đề này. Để làm được điều này, IEG phải: Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 63
  72. - Tìm hiểu đặc điểm, nội dung mình hướng đến. - Tìm những đặc điểm của đối tượng khách hàng tiềm năng như mức độ nhu cầu, những vấn đề được quan tâm của khán giả mục tiêu. - Đánh giá chất lượng của dịch vụ bằng cách hình dung sự nhìn nhận của khách hàng về sản phẩm, phong cách phục vụ của IEG. Để làm được điều này đòi hỏi cán bộ tổ chức sự kiện của IEG cần có kiến thức chuyên ngành tốt, am hiểu sâu về chuyên môn cũng như có óc tổ chức tốt. 3.2.2. Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên tổ chức sự kiện. Như đã đánh giá, chất lượng công tác tổ chức sự kiện chưa hoàn thiện, chưa được đồng bộ, điều này phần nào do một số nhân viên trong IEG không thuộc chuyên ngành, chưa được đào tạo đầy đủ về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác tổ chức, để làm được điều này chúng ta phải thực hiện một số biện pháp sau đối với việc nâng cao đội ngũ nhân viên tổ chức: - Thứ nhất là ngay từ đầu phải đáp ứng được số lượng nhân viên có chuyên môn trong tổ chưc sự kiện. - Nhân viên phòng Marketing và phòng event phải phối hợp với nhau, thống nhất thực hiện nhiệm vụ tổ chức. - IEG liên tục tiến hành đào tạo và đào tạo lại cho nhân viên cũng như tiến hành đào tạo cho các tình nguyện viên tham gia tổ chức. Chất lượng sự kiện ngày càng phải nâng cao, nếu đội ngũ nhân viên của IEG không được đào tạo một cách chuyên nghiệp thì rất khó có thể đưa ra chất lượng tốt nhất, khó có thể gây ấn tượng và sự chú ý cho người tham dự cũng như công chúng. 3.2.3. Bổ sung nguồn nhân lực Do tình trạng số lượng nhân lực tổ chức sự kiện còn hạn chế, dẫn tới hiệu suất và hiệu quả của công tác tổ chức sự kiện có phần giảm sút, IEG cần bổ sung lực lượng nhân Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 64
  73. viên tổ chức sự kiện có trình độ và khả năng. Bên cạnh đó, IEG cần tìm kiếm nguồn công tác viên có khả năng, phù hợp với yêu cầu của các công tác tổ chức sự kiện đề ra. 3.2.4. Tăng cường mối quan hệ với báo chí, truyền thông Việc markting giáo dục có nhiều điểm khác nhau so với Marketing thông thường, vì vậy, phòng Marketing nên chú ý đến việc làm Marketing, đặc biệt trong phần truyền thông, quan hệ báo chí. Nhân viên Marketing cần tìm hiểu những biện pháp truyền thông hiệu quả, phù hợp, liên tục cập nhật các xu hướng Marketing mới mẻ và hiệu quả. Cùng với đó, cần tăng cường và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với những trang báo uy tín hiện nay 3.2.5. Chú trọng công tác truyền thông, quảng cáo sự kiện Để các sự kiện tạo sự chú ý nhiều hơn và đạt hiệu quả cao hơn, IEG nên chú trọng hơn nữa công tác truyền thông, quảng cáo. Cụ thể là, số lượng và chất lượng các bài quảng cáo cần được nâng cao, chi phí đầu tư cần tăng thêm nữa, đồng thời truyền thông quảng cáo đúng thời điểm, tránh tình trạng saao nhãng sự chú ý của công chúng. 3.2.6. Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện phù hợp với IEG. Việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện hội thảo của IEG tương đối phù hợp, tuy nhiên, theo thời gian, những quy trình này sẽ dần có những sai sót và không còn phù hợp. Khi đó, các nhà tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch, thay đổi quy trình sao cho phù hợp nhất, làm tăng hiệu quả, đạt được mục đích của sự kiện. Việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện phù hợp cần phụ thuộc vào tính chất, nội dung của hội thảo đưa ra, đồng thời hợp với ngân sách, khả năng chi trả và năng lực của nhà tổ chức. 3.2.7. Tăng cường chất lượng sự kiện Phòng ban Marketing cần tiếp tục nghiên cứu, đưa ra những chủ đề mới lạ, hấp dẫn và bắt kịp xu hướng, sự quan tâm của công chúng, đặc biệt là những khách hàng, khán giả mục tiêu, đồng thời, đưa ra những phương pháp Marketing phù hợp. Ngoài sự tham gia những diễn giả quen thuộc, các sự kiện hội thảo của IEG cần tìm thêm những diễn giả mới, có những góc nhìn mới về các vấn đề chia sẻ cũng như Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 65
  74. thu hút lượng khán giả mới quan tâm. Ban tổ chức nên mời những diễn giả có uy tín trong ngành giáo dục, đặc biệt những diễn giả có tư duy khoa học giáo dục hiện đại, phù hợp với định hướng mà IEG đề ra. 3.2.8. Coi trọng công tác đánh giá sau sự kiện Theo nghiên cứu và phân tích, công tác đánh giá sau sự kiện chưa được chú trọng, hoàn thành đúng theo lý thuyết, dẫn đến nhiều lỗ hổng cho những sự kiện sau. Nhằm tránh những sai sót cho sự kiện tiếp theo, các nhà tổ chức sự kiện của IEG cần thực hiện công tác đánh giá sau sự kiệm một cách chính xác, đầy đủ, khách quan và khoa học. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 66
  75. PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Qua quá trình nghiên cứu và phân tích và đánh giá các công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG, ta thấy rằng được những tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của IEG, những ưu điểm và hạn chế của công tác tổ chức sự kiện Ưu điểm: + Các công tác hình thành concept, thiết kế, lên kế hoạch được thực hiện khá tốt, chi tiết, rõ ràng và đầy đủ + Các ý tưởng sự kiện được xây dựng mới mẻ, thu hút người tham gia + Phản hồi của khách tham dự sự kiện, nhà đầu tư khá hài lòng Nhược điểm: + Chưa chú trọng đầu tư đúng mức truyền thông, quảng cáo + Nguồn nhân lực còn hạn chế + Chưa chú trọng rút kinh nghiệm, đánh giá đúng hiệu quả của các công tác tổ chức sự kiện Khóa luận này có thể chưa đầy đủ và hoàn thiện, nhưng em đã cố gắng kết hợp và vận dụng lý thuyết với thực tế để hoàn thành khóa luận này. 2. Kiến nghị Thông qua khóa luận, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị đối với các bên lên quan để các giải pháp được khả thi - Đối với phòng ban Marketing: cần liên tục bổ sung kiến thức, cập nhật xu hướng về tổ chức sự kiện, có cái nhìn sâu sắc hơn đối với những vấn đề xảy ra trong tổ chức sự kiện nói riêng và Marketing nói chung - Đối với phòng Nhân sự: tuyển dụng nhân viên có khả năng, phù hợp với các vị trí, trong đó có vị trí nhân viên tổ chức sự kiện và Marketing. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 67
  76. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Philip Kotler - Quản trị Marketing, Nhà xuất bản Lao động xã hội, 2014 2. Philip Kotler – Thấu hiểu tiếp thị từ A đến Z, Nhà xuất bản Trẻ, 2017 3. Slide môn học Quan hệ công chứng, Nguyễn Quang Trực 4. Giáo trình Tổ chức sự kiện, Chủ biên: PGS.TS Lưu Văn Nghiêm 5. Bài giảng Tổ chức sự kiện, chủ biên: TS Nguyễn Vũ Hà 6. Trang web trực tuyến của Tổ chức giáo dục IEG: ieg.vn 7. Các trang báo kinh doanh: Brandsvietnam.com, ToiyeuMarketing, 8. Tài liệu nội bộ Tổ chức giáo dục IEG 9. 10. trinh-to-chuc-su-kien-tai-cong-ty-tnhh-truyen-thong-mat-ma-ppsx.htm Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 68
  77. STT Đối tượng phỏng vấn Nội dung phỏng vấn 1 Chị Hà My - Chuyên Qua thời gian làm việc tại IEG, tổ chức các sự viên Marketing của kiện giáo dục, chị hãy đánh giá công tác tổ chức sự IEG kiện tại IEG. Theo chị, để hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại IEG, chúng ta nên làm gì? Theo quan điểm cá nhân, chị nhận thấy răng, các sự kiện của IEG chúng ta tương đối phù hợp với mục tiêu hoạt động của tổ chức cũng như nội dung khá hấp dẫn phụ huynh, công chúng. Bên cạnh đó, công tác tổ chức sự kiện diễn đa tương đối thuận lợi. Tuy nhiên, bản thân chị nhận cho rằng lực lượng nhân sự tổ chức sự kiện của chúng ta chưa đáp ứng được nhu cầu của tổ chức. Để hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện, chị thấy rằng chúng ta cần tăng cường bổ sung chất lượng và số lượng nguồn nhân lực tổ chức sự kiện của công ty. 2 Chị Ánh Ngọc – Theo chị, chị nhận xét như thế nào về công tác tổ chuyên viên chức sự kiện tại IEG. Để hoàn thiện công tác, chúng Marketing của IEG ta nên làm gì? Trong thời gian làm việc tại IEG, tham gia tổ chức các sự kiện, chị nhận thấy công tác tổ chức diễn ra khá nhanh chóng. Tuy vẫn còn tồn tại một số hạn chế như phản hồi thông tin chậm, lượng bài viết về sự kiện chưa được nhiều. Trong thời gian tới, chúng ta sẽ đẩy mạnh, bổ sung số lượng các bài viết liên quan đến sự kiện nhằm quảng cáo cho sự kiện, giúp hiệu quả truyền thông tốt hơn. 3 Anh Phạm Hòa – Là chuyên viên Marketing mảng Truyền thông, chuyên viên anh nhận định như thế nào về công tác truyền thông Marketing của IEG sự kiện của IEG. Theo anh, chúng ta cần làm gì để hoàn thiện công tác truyền thông sự kiện của công ty mình? Theo anh nhận thấy, ngân sách để đầu tư cho truyền thông chưa được coi trọng, chi phí bỏ ra để quảng cáo trực tuyến cũng chưa đám ứng được nhu cầu, dẫn đến hiệu quả truyền thông chưa được tối đa. Trong tương lai, IEG cần chú trọng hơn vào truyền thông, nhằm tối đa hóa hiệu quả truyền thông cũng như hiệu quả của sự kiện. Trường Đại học Kinh tế Huế SV: Nguyễn Thu Hiền 69