›

Khóa luận Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

pdf 71 trang thiennha21 15/04/2022 3990
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_cong_tac_to_chuc_va_bao_quan_von_tai_lieu_tai_thu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

  1. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn của Th.S Đào Thị Uyên. Đề tài này đƣợc tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân. Khóa luận hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nào. Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2011 Tác giả khóa luận Phạm Thị Kim Cúc MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài 3 6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 3 7. Bố cục của Khóa luận 3 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 3 1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.1.2.1. Chức năng 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.1.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị 6 1.1.3.1. Cơ sở vật chất 6 1.1.3.2. Trang thiết bị 7 K52- Thông Tin - Thư Viện
  2. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL 8 1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10 1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 10 1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ 12 1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 12 1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 14 1.2.1. Về tổ chức vốn tài liệu 14 1.2.2. Về bảo quản vốn tài liệu 15 1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi 16 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 18 2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi 18 2.1.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu 19 2.1.1.1. Xử lý hình thức 19 2.1.1.2. Xử lý nội dung 20 2.1.1.3. Các kỹ thuật khác 26 2.1. 2. Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi 27 2.1. 2.1. Kho đóng 30 2.1.2.2. Kho mở 31 2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi 44 2.2.1. Những nhân tố hủy hoại tài liệu 45 2.2.1.1. Tác động của môi trƣờng tự nhiên : 45 2.2.1.2. Thiên tai, hỏa hoạn 46 2.2.1.3. Sự lão hóa của tài liệu 46 2.2.2. Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi48 2.2.2.1. Vệ sinh kho 48 2.2.2.2. Đóng và sửa chữa tài liệu 51 2.2.2.3. Chuyển dạng tài liệu sang các vật mang tin khác 51 2.2.2.4. Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn 51 2.2.2.5. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản 52 K52- Thông Tin - Thư Viện
  3. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 2.2.2.6. Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán bộ và bạn đọc 53 2.3. Tiến hành công tác kiểm kê và thanh lý tài liệu 54 2.3.1. Kiểm kê tài liệu 54 2.3.2. Thanh lý tài liệu 55 CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 56 3.1. Nhận xét và đánh giá 56 3.1.1. Ƣu điểm 57 3.1.2. Nhƣợc điểm 59 3.2. Đề xuất những giải pháp 59 3.2.1. Tổ chức vốn tài liệu hợp lý 60 3.2.2. Tăng cƣờng bảo quản vốn tài liệu 61 3.2.3. Củng cố nguồn lực thông tin 63 3.2.5. Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thƣ viện 64 3.2.6. Đẩy mạnh đào tạo hƣớng dẫn ngƣời dùng tin 65 KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC K52- Thông Tin - Thư Viện
  4. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xu hƣớng toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ đang là đặc điểm chi phối mọi quốc gia, đƣa con ngƣời bƣớc vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên phát triển của công nghệ thông tin. Đây là thời kì “bùng nổ thông tin” rộng lớn, toàn diện và chƣa từng có từ trƣớc tới nay. Với lƣợng thông tin khổng lồ, tăng lên theo số mũ lũy thừa, luôn đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức và bảo quản chúng một cách hợp lý, khoa học. Điều này, chính là chìa khoá cho sự phát triển của mỗi quốc gia, trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nhận thức đƣợc vai trò to lớn của thông tin, các cơ quan thông tin thƣ viện đã và đang trở thành những đơn vị tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin về mọi lĩnh vực, phục vụ mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin. Hoà với xu thế phát triển chung của thời đại và của các trung tâm thông tin - thƣ viện, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình trong việc đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Do đó, cán bộ tại thƣ viện luôn coi việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của mình, là vấn đề then chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của Thƣ viện. Tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu không khó, nhƣng tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy ra đựơc tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, thì đó mới là một vấn đề lớn. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi trong những năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không hề dễ dàng, khi mà xã hội đang đứng trƣớc sự gia tăng khổng lồ của khối lƣợng thông tin, đặc biệt là thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ. Đi cùng với sự phát triển về số lƣợng của nguồn thông tin, Thƣ viện phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản nguồn vốn đó để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả nhất. Ý thức đƣợc tầm quan trọng này, trong những năm qua, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã tiến hành xây dựng, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của mình, vừa phục vụ đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của đất nƣớc, góp phần nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trƣờng, vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự phát triển lâu dài trong một tƣơng lai xa của Thƣ viện. Với ý nghĩa quan trọng đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc nghiên cứu tại nhiều Thƣ viện lớn ở Việt Nam nhƣ : Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thƣ viện Đại học K52- Thông Tin - Thư Viện 1
  5. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Quốc gia Hà Nội, Thƣ viện Tạ Quang Bửu - Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội Nhƣng tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi thì đề tài này chƣa đƣợc nghiên cứu. Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi”. Qua đề tài của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại đây. Để rút ra những ƣu và nhƣợc điểm và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao hơn nữa công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài  Mục đích: Tìm hiểu rõ thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. Qua đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.  Nhiệm vụ: Để thực hiện tốt mục đích nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết một số vấn đề sau: - Khái quát về Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. - Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu với Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. - Mô tả thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. - Phân tích, đánh giá những ƣu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. - Đƣa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Để đạt đƣợc những mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt nhiệm vụ đã đặt ra trong đề tài khóa luận, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đƣợc xác định và giới hạn nhƣ sau: - Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi. - Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. K52- Thông Tin - Thư Viện 2
  6. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài - Để hoàn thành khóa luận, tôi đã sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng pháp duy vật lịch sử. - Phƣơng pháp tiếp cận: + Nghiên cứu, phân tích tài liệu + Quan sát + Phỏng vấn + Thống kê số liệu 6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn - Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối với hoạt động Thông tin – Thƣ viện. -Về mặt thực tiễn : Khóa luận đƣa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, đáp ứng tốt hơn chất lƣợng tìm kiếm của ngƣời dùng tin. 7. Bố cục của Khóa luận Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Khóa luận bao gồm 4 chƣơng sau: Chƣơng 1 : Khái quát về Thƣ viện Đại học Thủy lợi và vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Chƣơng 2 : Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi. Chƣơng 3 : Một vài nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi. CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU K52- Thông Tin - Thư Viện 3
  7. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 1.1. Giới thiệu về Thƣ viện Đại học Thủy lợi 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thƣ viện Đại học Thủy lợi Ngay sau khi Trƣờng Đại học Thủy lợi đƣợc thành lập, năm 1959, Thƣ viện cũng đƣợc ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của Trƣờng. Từ đó đến nay, Thƣ viện đã trải qua hơn 50 năm phát triển với từng gắn với lịch sử phát triển của trƣờng và những thăng trầm của đất nƣớc. Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện có thể chia thành 5 giai đoạn chính:  Giai đoạn 1959 – 1965 Những ngày mới thành lập, tổ Thƣ viện không có cơ sở tập trung mà đƣợc nhà Trƣờng bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3 cán bộ. Đối tƣợng phục vụ của Thƣ viện trong giai đoạn này là học viên lớp chuyên tu và chính khoá 1, 2, 3, 4, 5, và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thuỷ công, Thuỷ nông và Thuỷ văn.  Giai đoạn 1965 – 1975 Từ tháng 6 năm 1965 đến năm 1973, Thƣ viện cùng với toàn Trƣờng sơ tán 2 lần tại tỉnh Bắc Giang. Từ năm 1968, Thƣ viện đã có những đổi mới ban đầu về nghiệp vụ, sách đã đƣợc phân loại theo chuyên môn và bắt đầu có phích sách. Năm 1970, Thƣ viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn và tạp chí đƣợc phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ. Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thƣ viện là 6 ngƣời.  Giai đoạn từ 1975-1989 Từ năm 1975, Thƣ viện đã có những cố gắng rất lớn để tăng cƣờng và đa dạng hóa nguồn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Lúc này nhân lực của Thƣ viện cũng đƣợc tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 ngƣời.  Từ năm 1989 – 2005 Tháng 10 năm 1989, tổ Thƣ viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thành một đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu theo Quyết định số 200 QĐ/TC ngày 28/10/1989. Kể từ đó, Thƣ viện mang một trọng trách mới của một trung tâm thông tin không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Trƣờng Đại học Thủy lợi. K52- Thông Tin - Thư Viện 4
  8. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Năm 1990. Thƣ viện đƣợc chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích sử dụng là 490m2. Đến năm 1997, Thƣ viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tính bằng phần mềm CDS/ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cung cấp miến phí thông qua Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia. Đến cuối năm 2004, hầu nhƣ toàn bộ giáo trình đã đƣợc “mới hóa”; gần nhƣ “xóa sổ” các tài liệu rôneo typo từ năm 1987 về trƣớc.  Giai đoạn từ 2005 đến nay Tháng 6/2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hƣu. ThS. Nguyễn Thị Phƣơng Trà đƣợc bổ nhiệm làm Giám đốc Thƣ viện. Cuối tháng 6/2005, toàn bộ 3 tầng của tòa nhà A45 đã đƣợc giao cho Thƣ viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2. Năm 2006, Thƣ viện đã đƣợc trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất tƣơng đối đồng bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng Việt và Ngoại văn bằng nguồn kinh phí của Trƣờng. Thêm vào đó, Thƣ viện cũng đƣợc dự án của Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, các thiết bị an ninh Thƣ viện và các thiết bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định và di động, máy in thẻ nhựa ), mạng LAN và hệ thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu. Về nhân lực, Nhà trƣờng tăng cƣờng thêm cho Thƣ viện 2 cử nhân công nghệ thông tin, nâng cao tổng số cán bộ lên 16 ngƣời, các cán bộ đƣợc đào tạo về chuyên môn thƣ viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thƣơng, công nghệ thông tin và một số ngành khác. Tháng 8/2006, phần mềm Quản lý Thƣ viện Libol đƣợc nâng cấp lên phiên bản 6.0. Từ tháng 7/2006, Thƣ viện bắt đầu tiến hành hồi cố lần lƣợt các kho sách. Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thƣ viện với vài cán bộ và cơ sở vật chất, còn nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn về nhân lực và cơ sở vật chất nhƣng Thƣ viện vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đóng góp tích cực cho sự trƣởng thành và vững mạnh của Nhà trƣờng. Đặc biệt 20 năm kể từ khi đƣợc tách ra hoạt động độc lập (28/10/1989 – 28/10/2009), Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã có những bƣớc tiến không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng nhƣ hiệu quả phục vụ. Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo và cán bộ nhân viên Thƣ viện. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1. Chức năng Thƣ viện có chức năng giúp hiệu trƣởng về: K52- Thông Tin - Thư Viện 5
  9. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc + Quản lý công tác thông tin Thƣ viện + Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ và khai thác tƣ liệu thông tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. 1.1.2.2. Nhiệm vụ - Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo và các tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập của nhà trƣờng; - Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy và học tập của nhà trƣờng; - Công tác nghiệp vụ thông tin thƣ viện bao gồm: tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn quốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chức khai thác và truyền thông tin đến độc giả; - Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tƣ liệu khác cho độc giả tại thƣ viện; - Phục vụ cho mƣợn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tài liệu khác. - Lƣu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác; - Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thƣ viện theo hƣớng hiện đại hóa; - Tham mƣu và giúp việc hiệu trƣởng về công tác Thƣ viện ở địa bàn xa trƣờng: Trung tâm ĐH2, Cơ sở 2 ; - Thu nhận lƣu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy lợi xuất bản; các luận án tiến sĩ, thạc sĩ đƣợc bảo vệ tại Đại học Thủy lợi và của giáo viên học tập tại nƣớc ngoài; báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nƣớc và cấp trƣờng do giảng viên, cán bộ Đại học Thủy lợi thực hiện đƣợc nghiệm thu đánh giá; 1.1.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị 1.1.3.1. Cơ sở vật chất - Thƣ viện Đại học Thuỷ Lợi đến nay đã có trụ sở, cơ sở vật chất tƣơng đối khang trang, hiện đang toạ lạc tại tòa nhà A45, trong khuôn viên trƣờng ĐHTL, với diện tích sử dụng khoảng 2.080m2. Thƣ viện hiện đƣợc bố trí, sắp xếp nhƣ sau: + 01 Kho Giáo trình – 195 m2 + 01 Phòng Giáo trình - 130 m2 K52- Thông Tin - Thư Viện 6
  10. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc + 04 Kho Tài liệu tham khảo: Kho Ngoại văn – 65 m2 Kho Mở - 410 m2 Phòng Báo - Tạp chí – 30 m2 Kho Lƣu trữ - 70 m2 + 03 phòng khai thác đa phƣơng tiện (Multimedia room) - 195m2 + 03 phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m2 có sức chứa khoảng 1.000 chỗ + 04 phòng làm việc của các bộ thƣ viện, phòng máy chủ, phòng họp Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yên tĩnh. Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết bị điện tử, an ninh thƣ viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa không khí, máy hút ẩm 1.1.3.2. Trang thiết bị Thƣ viện đƣợc lắp đặt các trang thiết bị điện tử, mạng LAN và các thiết bị an ninh thƣ viện khá hiện đại: - Phần mềm Quản lý Thƣ viện Libol 6.0 để quản lý vốn tài liệu, quản lý bạn đọc, phục vụ tra cứu, mƣợn trả tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ khác - Mạng LAN kết nối với Internet theo đƣờng Leaseline của Trƣờng, có 2 điểm kết nối Wifi; + 3 servers và 4 switchs CISCO; + Hệ thống máy tính nối mạng:  20 terminals phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin;  90 PCs trong phòng Multimedia;  21 PCs cho các cán bộ làm nghiệp vụ  05 máy in lazer; 02 máy photocopy + Hệ thống an ninh thƣ viện:  Cổng từ 3M  Các loại tem từ dùng cho sách, băng, đĩa  01 máy khử từ/nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu K52- Thông Tin - Thư Viện 7
  11. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc  01 máy khử từ/nạp lại từ cho băng đĩa  11 máy in hoá đơn phục vụ mƣợn/trả  11 đầu đọc mã vạch cố định (fixed barcode reader)  01 đầu đọc mã vạch di động (mobile barcode reader)  01 máy in mã vạch  01 máy in thẻ nhựa;  01 máy ảnh kỹ thuật số;  Hệ thống kiểm soát vào/ra tự động bằng thẻ proximity. 1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL Thƣ viện ĐHTL là một thƣ viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng. Hiện nay kho tài liệu của Thƣ viện có khoảng 228.791 tài liệu với các ngôn ngữ Việt, Anh, Nga, Pháp Trong đó bao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.  Tài liệu truyền thống  Sách: Đây là loại tài liệu chiếm số lƣợng lớn nhất trong kho tài liệu của Thƣ viện, gồm các loại sau: - Sách giáo trình: có khoảng 465 đầu – 252.000 bản: Phần lớn là các giáo trình do các Giáo sƣ, Tiến sỹ và cán bộ giảng dạy tại các khoa, Bộ môn trong trƣờng biên soạn, thuộc các chuyên ngành đào tạo của Trƣờng nhƣ: Thủy văn và tài nguyên thiên nhiên, Thủy lực, Quản lý tài nguyên nƣớc, Kỹ thuật công trình thủy lợi - Sách tham khảo: bao gồm sách tham khảo tiếng Việt và sách tham khảo tiếng nƣớc ngoài. + Sách tham khảo tiếng Việt: có số lƣợng 7.448 đầu – 17.308 cuốn, gồm các sách chuyên ngành kỹ thuật, kỹ thuật thủy lợi, tin học, ngoại ngữ, khoa học xã hội, văn học, nghệ thuật + Sách tham khảo tiếng nƣớc ngoài: trong đó sách tiếng Anh có 3.247 đầu /4435 cuốn, các ngôn ngữ khác chủ yếu là tiếng Nga, tiếng Trung: khoảng 4.700 đầu/ hơn 7.000 cuốn. K52- Thông Tin - Thư Viện 8
  12. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Trong những năm gần đây, để đáp ứng cho yêu cầu của bạn đọc, phục vụ cho chƣơng trình giảng dạy của các lớp tiên tiến và đáp ứng kịp thời công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, Thƣ viện ĐHTL đã tận dụng và khai thác triệt để mọi kinh phí, nguồn đầu tƣ, viện trợ để tăng số lƣợng tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngoài, đặc biệt là sách tham khảo bằng tiếng Anh.  Luận văn, luận án: Với khoảng 1428 đầu – 1882 bản, thuộc tất cả các chuyên ngành đào tạo của trƣờng, bảo vệ trong và ngoài nƣớc. Đây là nguồn tài “chất xám” có giá trị khoa học, thực tiễn, đã đƣợc thẩm định, và có khả năng ứng dụng vào thực tế, là nguồn tài liệu tham khảo vô cùng giá trị đối với bạn đọc. Loại hình tài liệu Số lƣợng Đơn vị Giáo trình 252.000 Bản Tài liệu tham khảo tiếng 17.308 Bản Việt Tài liệu tham khảo tiếng 11435 Bản nƣớc ngoài Luận văn, luận án 1882 Bản Bảng 1: Số lƣợng vốn tài liệu của Thƣ viện 1% 4% Giáo trình 6% Tài liệu tham khảo tiếng Việt Tài liệu tham khảo tiếng 89% nước ngoài Luận văn, luận án K52- Thông Tin - Thư Viện 9
  13. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Hình 1: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ vốn tài liệu của Thƣ viện  Báo, tạp chí: Hiện nay, phòng báo tạp chí có 90 đầu báo, tạp chí. Trong đó có 12 đầu báo ngày và một số đầu báo và tạp chí Tiếng Anh chuyên ngành do các tổ chức và các trƣờng nƣớc ngoài tặng.  Tài liệu điện tử: - Đĩa dữ liệu: 400 đĩa - 1 Cơ sở dữ liệu Thƣ mục sách: 13.795 biểu ghi - Sách số hóa: 374 đầu - Giáo trình điện tử: 93 đầu - Bài chích báo, tạp chí: trên 100 bài. Nhƣng hiện tại, vốn tài liệu điện tử này chƣa đƣợc Thƣ viện tổ chức và đƣa ra phục vụ đông đảo tới bạn đọc mà chỉ phục vụ cho những đối tƣợng là các cán bộ quản lý, giảng viên, hỗ trợ họ trong việc viết sách. Với nguồn tài liệu phong phú nhƣ vậy, vấn đề đặt ra cho Thƣ viện ĐHTL hiện nay là làm thế nào tổ chức và bảo quản thật hợp lý, khoa học nguồn tài liệu đó để khai thác sử dụng tối đa giá trị của nó, góp phần thỏa mãn nhu cầu ngày càng lớn của mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin. 1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 1.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hình 2: Sơ đồ tổ chức Thƣ Viện Đại học thủy lợi K52- Thông Tin - Thư Viện 10
  14. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc K52- Thông Tin - Thư Viện 11
  15. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ Thƣ viện Đại học Thuỷ Lợi có 17 cán bộ. Trong đó, có 1 thạc sĩ, 15 ngƣời có trình độ Đại học: Số ngƣời tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin Thƣ viện là 5, kỹ sƣ công nghệ thông tin là 2, còn lại là các chuyên ngành khác hỗ trợ sự phát triển của Thƣ viện nhƣ ngoại ngữ, ngoại thƣơng, thƣơng mại và thủy lợi. Thƣ viện có cơ cấu quản lý theo từng chức năng nghiệp vụ riêng biệt: - Ban Giám đốc: 2 ngƣời - Khối Nghiệp vụ thƣ viện và Quản trị mạng (hiện có 5 ngƣời): + Công tác xuất bản, bổ sung (1 ngƣời) + Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thƣ viện (3 ngƣời). + Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs (1 ngƣời) - Khối phục vụ bạn đọc (hiện có 12 ngƣời): + Phòng Giáo trình (4 ngƣời) + Kho Mở (4 ngƣời) + Kho Ngoại văn (1 ngƣời) + Phòng Báo chí (1 ngƣời) + Hƣớng dẫn thông tin (2 ngƣời) 1.1.6. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội có số lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo, hiện có hơn 12.720 ngƣời và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thƣ viện không ngừng đi lên. Ngƣời dùng tin tại Thƣ viện đƣợc chia thành các nhóm chính: - Giảng viên, cán bộ trong trƣờng; - Sinh viên chính qui, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tại trƣờng; - Ngoài ra, Thƣ viện còn cung cấp giáo trình, tài liệu tham khảo cho một số cơ sở đào tạo tại chức xa trƣờng nhƣ Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trƣờng Đại học khác. + Nhóm cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên: Với 435 ngƣời trong tổng số bạn đọc của Thƣ viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội, là “nguyên khí quốc gia”. Họ vừa là đối tƣợng sử dụng Thƣ viện, vừa là ngƣời tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học 12
  16. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc cao cho thƣ viện. Với đặc thù là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ thuật thủy lợi, nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới những thông tin mới, kịp thời. Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần tài liệu tiếng nƣớc ngoài nhƣ: tiếng Anh, Pháp, Nhật những nƣớc có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới. + Nhóm sinh viên chính qui, tại chức là 10.080 ngƣời và học viên cao học, nghiên cứu sinh có số lƣợng là 285 ngƣời. Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tƣợng ngƣời dùng tin chủ yếu của Thƣ viện. Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi hỏi họ phải học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu dạng truyền thống cũng nhƣ hiện đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử Đối tƣợng Số lƣợng Đơn vị Cán bộ giảng dạy, cán bộ 435 ngƣời quản lý, chuyên viên Sinh viên chính qui, tại 10080 ngƣời chức Học viên cao học, nghiên 285 ngƣời cứu sinh Bảng 2: Số lƣợng ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện 3% 4% Cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên Sinh viên chính qui, tại chức 93% Học viên cao học, nghiên cứu sinh Hình 3: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Mỗi nhóm ngƣời dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác nhau, ảnh hƣởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia ngƣời dùng tin thành những nhóm nhỏ, giúp thƣ viện quản lý bạn đọc tốt hơn, đồng thời phục vụ tốt hơn. Qua đó, việc bổ 13
  17. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm ngƣời dùng tin, giúp cho Thƣ viện có những chính sách ƣu đãi, kế hoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững từng loại nhu cầu. Từ đó sẽ nâng cao chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện đối với mọi đối tƣợng ngƣời dùng tin khi tới Thƣ viện. 1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 1.2.1. Về tổ chức vốn tài liệu Năm 1934, nhà Thƣ viện học ngƣời Nga U.V.Grigorev đã đƣa vào trong thành ngữ khoa học khái niệm “Tổ chức kho sách thƣ viện”. Ông cùng với một số nhà thƣ viện học khác đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu với một phƣơng pháp luận đúng đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận Thƣ viện học. Dƣới danh từ tổ chức kho sách thƣ viện, ngƣời ta hiểu đây là một loạt các nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài liệu “ có một trật tự nhất định”. Yêu cầu của việc tổ chức vốn tài liệu, là trƣớc hết phải phân chia toàn bộ vốn tài liệu thành nhiều kho, phù hợp với điều kiện thực tế của từng Thƣ viện, và giữa các kho đó có mối liên quan mật thiết, hữu cơ với nhau, tạo thành một thể thống nhất, nhằm phục vụ bạn đọc hiệu quả nhất. Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các khâu nghiệp vụ cần tiến hành nhằm làm cho kho tài liệu có một trật tự nhất định để chúng ta có thể sẵn sàng phục vụ nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất. Các thao tác đó là: - Xử lý tài liệu + Xử lý nội dung + Xử lý hình thức - Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu Tổ chức vốn tài liệu trong Thƣ viện quy định bởi những yếu tố sau: + Quy mô - loại hình Thƣ viện + Chức năng - nhiệm vụ của Thƣ viện + Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thƣ viện + Số lƣợng, chất lƣợng vốn tài liệu + Số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ cán bộ Thƣ viện 14
  18. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, còn phải phát huy đƣợc hết các nguồn lực của thƣ viện. Nếu công tác bổ sung vốn tài liệu giúp cho công tác bổ sung vốn tài liệu của thƣ viện thƣờng xuyên đƣợc tăng cƣờng về chất lƣợng và số lƣợng thì việc khai thác giá trị của tài liệu lại phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức vốn tài liệu của thƣ viện. Nên bất kì một cơ quan thông tin thƣ viện nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học thì mới có thể khai thác hết đƣợc nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu của ngƣời dùng tin. Nhƣ vậy tổ chức vốn tài liệu là sắp xếp tài liệu của cơ quan Thông tin – Thƣ viện một cách khoa học, chính xác nhằm tạo điều kiện tốt nhất để đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời sử dụng một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời nâng cao chất lƣợng sử dụng nguồn tin trong thƣ viện. Không những thế, việc tổ chức vốn tài liệu hợp lý sẽ đảm bảo cho quá trình bảo quản, kiểm kê kho tài liệu đƣợc thuận tiện và rõ ràng hơn. 1.2.2. Về bảo quản vốn tài liệu Ngày nay, ở tất cả các thƣ viện, vốn tài liệu không chỉ có ý nghĩa về mặt vật chất, mà còn có ý nghĩa vô giá về mặt giá trị văn hóa, tinh thần. Nó đã hội tụ những tri thức, vốn sống phong phú của nhân loại đƣợc tích lũy từ nhiều thế hệ, là di sản văn hóa của dân tộc và là tài sản chung của toàn xã hội. Vì thế, trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện, bảo quản vốn tài liệu ngày càng trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu. Bảo quản vốn tài liệu không chỉ đơn thuần là bảo quản sách báo khỏi bị hƣ hỏng, đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thƣờng của các tài liệu trong kho, mà ở góc độ khái quát, bảo quản vốn tài liệu chính là bảo quản di sản văn hóa của dân tộc và của toàn nhân loại. Nghiên cứu về vấn đề bảo quản vốn tài liệu, trong cuốn sách của IFLA: “ Những nguyên lý bảo tồn và bảo quản vốn tài liệu Thư viện” đã đƣa ra định nghĩa: - Bảo tồn ( Preservation) : Bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tài chính liên quan đến việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và các phƣơng pháp đƣợc sử dụng để bảo tồn các tài liệu Thƣ viện và lƣu giữ cùng với những thông tin chứa đựng trong đó. 15
  19. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc - Bảo quản ( Conservation ): Chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù, nhằm bảo vệ các tài liệu Thƣ viện và lƣu trữ khỏi bị làm hƣ hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phƣơng pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. - Phục chế ( Restorvation ) : Chỉ những kỹ thuật và ý kiến đƣợc sử dụng bởi những nhân viên kỹ thuật tham gia vào việc làm cho tốt lại những tài liệu Thƣ viện đã bị hƣ hỏng bởi thời gian, bởi việc sử dụng và bởi những nhân tố khác. Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội, nhu cầu thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Sách báo và các tài liệu khác nhập vào Thƣ viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những ngƣời làm công tác Thƣ viện cần có một chƣơng trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trƣớc tác động của thiên nhiên, con ngƣời, và sự lão hóa của bản thân các tài liệu đó. Vấn đề bảo quản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả các loại hình thƣ viện, cho mọi loại tài liệu có trong thƣ viện, với phƣơng châm nhƣ một nhà thƣ viện học ngƣời Mỹ đã nói : “Làm cho thư viện của chúng ta hữu ích và bảo tồn tài liệu lâu, chừng nào mà nó còn cần thiết. Bảo quản là vô nghĩa nếu không có mục tiêu là sử dụng”. Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thƣ viện, chống lại mọi tác nhân hủy hoại, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấp bách của các thƣ viện toàn thế giới. Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện, mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin – thƣ viện. Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hƣởng rất lớn đến công tác bảo quản vốn tài liệu, làm cho công tác này ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp. Nhƣ tất cả các thƣ viện khác, tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, vấn đề bảo quản vốn tài liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thƣ viện ĐHTL, bên cạnh việc tổ chức tốt vốn tài liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâu dài vốn tài liệu đó, nhằm thực hiện đƣợc mọi chức năng và nhiệm vụ của mình. 1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TT-TV có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu, các Thƣ viện đồng thời giải quyết hai nhiệm vụ mâu thuẫn nhau, nhƣng có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó là : sử dụng tích cực vốn tài liệu của Thƣ viện và bảo quản chúng lâu dài. Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài liệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng đƣợc bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Bảo quản 16
  20. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho Thƣ viện trong việc bổ sung, phục hồi, phục chế các tài liệu bị mất mát hƣ hỏng. Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn liệu là phải điều hòa đƣợc mâu thuẫn đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách nhanh chóng tới ngƣời dùng tin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời, vốn tài liệu cũng đƣợc bảo quản lâu dài vì đây đƣợc coi là tài sản chung của xã hội, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Tổ chức vốn tài liệu khoa học, bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lƣợng phục vụ, tiết kiệm đƣợc ngân sách cho thƣ viện trong việc phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát hƣ hỏng. Tổ chức vốn tài liệu là nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp các sách để giữ gìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng. Công việc này có ý nghĩa đối với tất cả các hoạt động của cơ quan TT-TV. Việc phân bổ tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu đƣợc tiến hành với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong thƣ viện. Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi đã đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. Với đặc điểm là thƣ viện trƣờng đại học chuyên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, lĩnh vực luôn đổi mới, đòi hỏi nội dung tài liệu cũng luôn đƣợc cập nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, chú trọng phát triển cả những tài liệu nƣớc ngoài, đối tƣợng ngƣời dùng tin lại đông đảo Đòi hỏi Thƣ viện phải có cách thức tổ chức tốt vốn tài liệu và bảo quản tài liệu thật khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mình, để chúng luôn trong tƣ thế sẵn sàng phục vụ bạn đọc. Ý thức đƣợc vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, Thƣ viện Đại học Thuỷ lợi trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này, nhằm tạo ra một không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa gần gũi và bảo quản thật hợp lý nguồn tài liệu này. Trong nỗ lực mang tài liệu đến gần hơn với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự nghiệp Thƣ viện phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Thƣ viện xác định: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là ngƣời bạn đắc lực nhất, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này. 17
  21. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 2.1. Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Trong bối cảnh hội nhập, cùng với những tiến bộ vƣợt bậc về khoa học kỹ thuật trong mọi lĩnh vực, đòi hỏi con ngƣời cũng phải biết phát triển theo. Do đó, nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin về mọi lĩnh vực của con ngƣời cũng đa dạng phong phú. Với tƣ cách là một Thƣ viện chuyên ngành, mang đặc thù riêng của một trƣờng đào tạo về khoa học kỹ thuật thủy lợi, Thƣ viện Đại học Thủy lợi ra đời với vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú, là nhu cầu tất yếu khách quan nhằm mục đích phục vụ một số lƣợng lớn độc giả là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trƣờng. Trong suốt quá trình hoạt động của bất kì cơ quan thông tin thƣ viện nào, vấn đề tổ chức vốn tài liệu luôn là một trong những công việc hằng ngày. Công việc này là một loạt các khâu nghiệp vụ, từ tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng kí, phân loại, mô tả cho đến khâu sắp xếp tài liệu lên giá để tiến hành phục vụ bạn đọc. Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ nhận thấy những điểm mới và mang bản sắc riêng của Thƣ viện Đại học Thủy lợi. Từ phƣơng pháp tổ chức loại hình tài liệu cho đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu Trên thực tế, công tác 18
  22. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc tổ chức vốn tài liệu của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã mang một hiệu ứng tích cực, tạo thói quen sử dụng thƣ viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thỏa mái, thích thú cho bạn đọc trong và ngoài trƣờng, tăng hiệu quả sử dụng Thƣ viện. 2.1.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu Trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào nguồn tin vốn có và đối tƣợng bạn đọc của mình, mà các Thƣ viện có cách tổ chức vốn tài liệu khác nhau, nhằm làm cho vốn tài liệu đƣợc sắp xếp theo một trật tự khoa học. Tuy nhiên, để làm tốt đƣợc điều đó, các Thƣ viện phải căn cứ vào những dấu hiệu nhất định: cách đăng kí tài liệu, cách mô tả tài liệu, cách phân loại tài liệu, cách định kí hiệu xếp giá cho tài liệu Trên thực tế, quá trình xử lý tài liệu trên cả phƣơng diện nội dung và hình thức, chính là cơ sở khoa học cho việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu của bất kỳ cơ quan thông tin – thƣ viện nào. Công tác xử lý vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi bao gồm các công đoạn sau: 2.1.1.1. Xử lý hình thức  Đăng kí tài liệu Đăng kí tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác Thƣ viện nói chung và quá trình xử lý tài liệu nói riêng. Nó là cơ sở khoa học để giúp cán bộ Thƣ viện nắm bắt đƣợc tất cả các tài liệu có từ trƣớc tới nay. Hơn nữa, đăng kí tài liệu còn giúp cán bộ Thƣ viện biết đƣợc tình trạng kho sách, từ đó có biện pháp, kế hoạch phát triển và bổ sung vốn tài liệu với nhũng quy mô khác nhau, làm cho vốn tài liệu trong Thƣ viện ngày càng đa dạng, phong phú. Mỗi cuốn sổ đăng kí đƣợc coi là tài liệu pháp lý, giúp cán bộ kiểm tra thƣờng xuyên vốn tài liệu, báo cáo toàn bộ những vấn đề liên quan đến bộ sƣu tập đó cho các cấp lãnh đạo. Vì vậy, đăng kí tài liệu luôn đòi hỏi phải thực hiện một cách đều đặn, chính xác, kịp thời. Có nhƣ thế mới đảm bảo công tác tổ chức, bảo quản và phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao. Cũng nhƣ tất cả các Thƣ viện trên cả nƣớc, công tác đăng kí tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc thực hiện một cách đều đặn, nghiêm túc và chính xác, với những quy tắc nhất định. Trƣớc kia việc đăng kí tài liệu mới bổ sung về thƣ viện đƣợc thực hiện thủ công trên hai sổ đăng kí : Sổ đăng kí tổng quát và sổ đăng kí cá biệt. Tuy nhiên, kể từ cuối năm 2006, Thƣ viện đã sử dụng phần mềm để hỗ trợ việc đăng kí tài liệu. Theo định kì, sổ tổng quát và 19
  23. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc đăng kí cá biệt sẽ đƣợc in ra và đóng thành quyển mà không phải đăng kí thủ công bằng tay. Cách làm này vừa tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức cho cán bộ Thƣ viện vừa đảm bảo tính chính xác cao. Sau khi đăng kí vào sổ Đăng kí tổng quát và đăng kí cá biệt, tài liệu đƣợc chuyển sang một thao tác kỹ thuật khác, đó là mô tả tài liệu.  Mô tả hình thức tài liệu: Mô tả tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác thƣ viện, thƣ mục, thông tin. Nó là cơ sở chủ yếu để tổ chức mục lục, biên soạn thƣ mục. Nó xác định đƣợc những đặc tính của tài liệu về nhiều phƣơng diện, để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác. Mô tả tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc tiến hành ngay sau đăng kí tài liệu. Trƣớc đây, cán bộ Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành mô tả bằng phƣơng pháp thủ công – mô tả và viết phích mô tả bằng tay, hoặc đánh máy chữ. Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin – thƣ viện, TVĐHTL đã tiến hành mô tả theo tiêu chuẩn mô tả quốc tế ISBD. Biên mục tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí, đƣợc Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá và đƣa vào sử dụng từ những năm 80 ở một số thƣ viện lớn. Từ 2006, đƣợc sự hỗ trợ của Dự án Đan Mạch, Thƣ viện đã đƣợc cài đặt phần mềm Libol 6.0 và trang bị máy tính, Server cùng một số thiết bị điện tử khác để hỗ trợ cán bộ làm việc. Do vậy, công tác biên mục mô tả tài liệu tại TVĐHTL hiện nay đƣợc thực hiện trên máy tính và chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2 kết hợp với khổ mẫu MARC21. Trên cơ sở đó, Thƣ viện đã chuyển dữ liệu từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol. 2.1.1.2. Xử lý nội dung Công tác xử lý nội dung tài liệu đƣợc Thƣ viện Đại học Thủy lợi tiến hành gồm : phân loại, định từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu, phục vụ cho việc tìm tin nhanh nhất, hiệu quả nhất.  Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức. Dựa trên cơ sở nội dung của tài liệu, gắn cho tài liệu ấy kí hiệu phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự 20
  24. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc nhất định, nhằm tổ chức kho tài liệu theo nội dung, tổ chức hệ thống tra cứu tài liệu theo ký hiệu phân loại một cách hiệu quả. Từ năm 2006 đến nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi bắt đầu sử dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn số 14 do Thƣ viện Quốc hội Mỹ biên soạn. Tất cả vốn tài liệu của Thƣ viện đƣợc chia thành 10 lớp cơ bản, trong mỗi lớp lại có nhiều phân lớp và trong mỗi phân lớp đƣợc phân chia chi tiết để xác định các khía cạnh của tài liệu. Cấu trúc khung phân loại DDC: cụ thể xem ở phần phụ lục Ví dụ : Cấu tạo một kí hiệu phân loại của khung phân loại DDC: 624.19 Trong đó : 624 : Kỹ thuật xây dựng 624.19 : Công trình ngầm Với đặc thù về các ngành đào tạo của Trƣờng Đại học Thủy lợi Hà Nội, vì vậy lớp 624 ( Kỹ thuật xây dựng) và lớp 627 ( Kỹ thuật thủy lợi) đƣợc sử dụng nhiều nhất. Tài liệu cũng đƣợc bổ sung nhiều hơn, phong phú hơn với các tài liệu chuyên về lĩnh vực đó để phù hợp với sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng. Việc phân loại tài liệu nhằm hai mục tiêu: giúp cán bộ thƣ viện nhận dạng và xác định vị trí của cuốn sách thông qua ký hiệu xếp giá và nhóm tất cả các tài liệu có cùng một chủ đề vào một chỗ.  Định từ khóa tài liệu Công tác định từ khóa của Thƣ viện Đại học Thủy lợi đƣợc thực hiện cùng với công tác mô tả và phân loại trên khổ mẫu MARC 21 của phần mềm Libol 6.0. . Để có từ khóa chính xác và khoa học, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã dựa vào bảng từ khóa do Thƣ viện Quốc gia và Trung tâm thông tin Quốc gia biên soạn. Việc định từ khóa đối với Thƣ viện hết sức phức tạp, vì một số tài liệu chuyên sâu trong bộ từ khóa lại không có. Do đó, trong quá trình định từ khóa, cán bộ xử lý tài liệu phải bổ sung và thay thế bằng một số từ, hay cụm từ tƣơng đƣơng.  Tóm tắt tài liệu 21
  25. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Tóm tắt tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu, phản ánh độ cô đọng nội dung dƣới một vài câu viết ngắn gọn nhƣng đầy đủ thông tin giúp ngƣời dùng tin nắm đƣợc nội dung tài liệu ở mức độ khái quát hoặc chi tiết. Cũng nhƣ định từ khóa, tóm tắt phụ thuộc vào loại mục đích và loại hình tài liệu của Thƣ viện. Loại hình tóm tắt mà Thƣ viện sử dụng là tóm tắt chỉ dẫn, nêu lên đặc trƣng cơ bản của cuốn sách giúp bạn đọc nắm đƣợc nội dung cuốn sách đề cập. Hiện nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi chỉ làm tóm tắt với giáo trình, luận án, luận văn, sách tham khảo tiếng Việt. Đối với sách ngoại văn chỉ làm từ khóa.  Định ký hiệu xếp giá cho tài liệu Trên cơ sở phân tích chủ đề, nội dung tài liệu và xác định ngành, lĩnh vực mà nội dung tài liệu đề cập thì cán bộ phân loại tiếp tục xác định kí hiệu phân loại cho nội dung tài liệu đó. Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá. Tùy thuộc vào cách tổ chức kho tài liệu của Thƣ viện mà ƣu tiên lựa chọn dấu hiệu nào là quan trọng nhất. Ký hiệu xếp giá của tài liệu trong kho phải đảm bảo có 2 ký hiệu chính đó là ký hiệu phân loại (theo khung phân loại mà Thƣ viện đó sử dụng) kết hợp với ký hiệu mã hóa tên sách hoặc tên tài liệu. Ở Thƣ viện Đại học Thủy lợi còn bao gồm năm xuất bản tài liệu (ký hiệu xếp giá ở phòng giáo trình) và gồm năm xuất bản tài liệu với số đăng kí cá biệt của cuốn sách (ký hiệu xếp giá ở phòng đọc Mở và phòng Ngoại văn) . Ký hiệu xếp giá gồm: - Ký hiệu phân loại: sử dụng bảng phân loại DDC. Đây là tiêu chí chủ yếu để xếp tài liệu. - Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giả: để sắp xếp các tài liệu trong cùng một chuyên ngành. - Số thứ tự tập - Năm xuất bản - Số thứ tự bản copy Các kí hiệu đƣợc thể hiện nhƣ sau: Ký hiệu phân loại Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giả- THƢ VIỆN ĐHTL Số thứ tự tập Năm xuất bản 22
  26. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Số đăng kí cá biệt 631.2 GIA (1) 1998 TK/008256 Ký hiệu phân loại Ký hiệu phân loại là kết quả của quá trình phân loại tài liệu. Ký hiệu phân loại tại Thƣ viện ĐHTL đƣợc dùng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo môn ngành tri thức khoa học theo khung phân loại DDC ấn bản rút gọn số 14. Ký hiệu phân loại đƣợc xem nhƣ một công cụ để xếp tài liệu trên giá trong kho mở. Ký hiệu phân loại trong nhãn xếp giá chi tiết cụ thể đến mức độ nào còn tùy thuộc vào khối lƣợng tài liệu có trong kho mở nói chung và trong từng đề mục, chuyên ngành khoa học nói riêng. Ký hiệu tên tác giả / tên tài liệu  Ký hiệu tên tác giả: - Nếu tác giả là ngƣời Việt Nam thì sẽ lấy kí hiệu là hai chữ cái đầu của họ và một chữ cái đầu của tên, hai phần ngăn cách nhau bằng dấu gạch ngang. Ví dụ : Nếu tác giả là Nguyễn Xuân Trọng thì sẽ có kí hiệu là : NG-T - Tác giả nƣớc ngoài: + Tác giả Âu – Mỹ : Ký hiệu tên tác giả đƣợc cấu tạo bởi ba chữ cái đầu liền nhau của họ Ví dụ : George F. Simmons SIM. Anie Bethery BET + Tác giả phƣơng Đông : phiên âm họ tên tác giả ra chữ Latinh và định kí hiệu tác giả nhƣ với tác giả Âu – Mỹ (lấy 3 chữ cái đầu của Họ tác giả). Ví dụ: Mao Trạch Đông: MAO Kim Nhật Thành: KIM + Nếu tên tác giả nƣớc ngoài đƣợc dịch ra tiếng Việt mà có dấu, khi định kí hiệu không lấy dấu (bỏ dấu). 23
  27. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Ví Dụ : V.I. Lênin: LEN - Tác giả tập thể: + Lấy 3 chữ cái đầu tiên của tên tác giả tập thể (nếu có dấu thì bỏ dấu. Ví dụ: Đảng Cộng sản Việt Nam: DAN + Đối với tác giả tập thể là tên của các tổ chức viết tắt thì đƣợc giữ nguyên khi định kí hiệu xếp giá. Ví dụ: WTO - FAO  Kí hiệu tên tài liệu: - Tên tài liệu tiếng Việt : lấy 3 chữ cái đầu của tiên trong tên tài liệu và bỏ dấu. Ví dụ : tên tài liệu là “ Niên giám thống kê 1998” , ký hiệu tên tài liệu sẽ là NIE. + Nếu từ đầu tiên của tên tài liệu là số, khi định kí hiệu xếp giá phải phiên âm chữ số đó ra chữ cái và áp dụng nhƣ cách trên. Ví dụ: “ 7 thói quen lớn của ngƣời thành đạt” “7” = “Bảy”: BAY - Tài liệu tiếng nƣớc ngoài: + Áp dụng nhƣ đối với tài liệu tiếng Việt. + Đối với tên tài liệu có từ đầu tiên là quán từ ,mạo từ (a, an, the, la, le, de, ) không lấy quán từ mạo từ làm căn cứ định kí hiệu xếp giá mà lấy từ tiếp theo trong tên tài liệu. Ví dụ: “The quiet American”: Bỏ mạo từ “The” và mã hóa 3 chữ cái đầu của từ “quiet” : QUI Việc định kí hiệu xếp giá theo cách này thuận tiện: Cán bộ không phải tra tìm chữ số trong bảng Cutter, không phải băn khoăn trong việc định kí hiệu cho các tên tác giả phiên âm khi xếp giá tài liệu cùng môn loại xếp cùng vị trí . Tuy nhiên hệ thống chữ cái khó nhớ hơn hệ thống chữ số khi xếp giá. Số thứ tự tập: Một tài liệu có thể có nhiều tập, trong trƣờng hợp đó tài liệu sẽ đƣợc sắp xếp theo số thứ tự của tập: từ nhỏ đến lớn. 24
  28. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Số tập/ phần của tài liệu đƣợc ghi ngay sau kí hiệu tên tác giả / tên tài liệu và đặt trong dấu ngoặc đơn. Ví dụ: Thi công các công trình thủy lợi do Bộ môn Thi Công – Trƣờng Đại học Thủy lợi viết: THƢ VIỆN ĐHTL THƢ VIỆN ĐHTL 627 627 THI (1) THI (2) 2004 2004 Năm xuất bản của tài liệu: - Đối với những tài liệu có cùng chỉ số phân loại, cùng tác giả thì tài liệu xuất bản trƣớc thì đƣợc xếp trƣớc, tài liệu xuất bản muộn hơn sẽ đƣợc xếp kế sau, theo thứ tự thời gian tăng dần. - Năm xuất bản của tài liệu đƣợc ghi ngay sau dƣới kí hiệu tên tác giả / tên tài liệu. Ví dụ: Cuốn “ Hóa học đại cương” của tác giả Nguyễn Văn Minh xuất bản năm 1992 và năm 2010 có kí hiệu nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL THƢ VIỆN ĐHTL 540 540 NG-M NG-M 1992 2010 Số thứ tự bản copy: Một tên tài liệu thƣờng có nhiều bản, khi mô tả sẽ đánh số thứ tự của từng cuốn một. Đó cũng là một căn cứ để xác định thứ tự của một bản trong một nhóm tài liệu giống nhau khi xếp lên giá, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm kê. 25
  29. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Ví dụ: Cuốn sách “ Thi công hầm và công trình ngầm” của tác giả Nguyễn Xuân Trọng có kí hiệu xếp giá nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL 624.193 NG-T 2004 TK/004031 - 624.193: Chỉ số phân loại theo bảng DDC. Cuốn sách nằm trong mục 624: Kỹ thuật xây dựng Và trong mục 624 nó sẽ có chỉ số phân loại cụ thể là 193 624.193: Thiết kế - thi công các công trình ngầm - NG –T: Kí hiệu tên tác giả: Lấy hai chữ cái đầu của họ NGUYỄN kết hợp với tên chữ cái đầu của tên ta sẽ có kí hiệu là NG – T. - 2004: Năm xuất bản của tài liệu. - TK/ 004031: TK : Tài liệu tham khảo 004031: Số Đăng kí cá biệt của cuốn sách 2.1.1.3. Các kỹ thuật khác Để phục vụ bạn đọc đƣợc dễ dàng, nhanh chóng, tránh sự nhầm lẫn, các khâu nhƣ : đóng dấu, ghi ký hiệu, dán nhãn, dán chỉ từ cũng rất quan trọng góp phần tăng cƣờng tính khoa học trong chu trình đƣờng đi của sách.  Đóng dấu Tất cả các tài liệu nhập vào cơ quan TTTV nói chung, Thƣ viện ĐHTL nói riêng đều phải đóng dấu sở hữu của cơ quan TTTV đó. Đây là cơ sở để nhận biết tài liệu đó thuộc Thƣ viện nào. Tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi, dấu của Thƣ viện đƣợc quy định đóng ở trang tên sách và trang 17 của tài liệu.  Dán nhãn sách 26
  30. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Tại phòng giáo trình, do đặc điểm là tài liệu sắp xếp theo các chuyên ngành đào tạo của trƣờng và bày trên bàn nên nhãn sách đƣợc dán ngay trên mặt trƣớc trang bìa tài liệu cách mép trên từ 1 đến 2 cm. Tại phòng đọc Mở và phòng Ngoại văn, nhãn sách đƣợc dán ở gáy sách theo chiều thẳng đứng ( nếu gáy sách rộng). Nếu gáy sách hẹp, có thể dán lên mặt trƣớc bìa sách, và cách mép dƣới của cuốn sách từ 3 - 4 cm.  Dán mã vạch Mã vạch đƣợc dán ở chính giữa, cách mép dƣới của tài liệu 1,5 cm của mặt trƣớc trang bìa tài liệu. Nếu vị trí đó có chữ, thì dán lệch sang bên trái của tài liệu. Thƣ viện quản lý tài liệu theo mã vạch, các hoạt động lƣu thông tài liệu diễn ra đều lấy mã vạch làm cơ sở. Bởi một tài liệu chỉ có duy nhất một mã vạch, và không trùng với bất kỳ một tài liệu nào khác.  Dán chỉ từ Đối với tài liệu kho mở, Thƣ viện dán vào một trang bất kỳ của tài liệu. Mục đích của việc này là để kiểm soát vào/ra tài liệu trong việc tổ chức kho mở. Bạn đọc tự do lựa chọn tài liệu, nhƣng vẫn đƣợc thƣ viện quản lý chặt chẽ. Khi tài liệu mang ra ngoài thƣ viện, nếu chƣa làm thủ tục mƣợn, chƣa đƣợc cán bộ khử từ, thì đi qua cổng từ, lập tức sẽ phát ra âm thanh báo động. Do vậy, hạn chế tình trạng mất sách, giúp bảo vệ vốn tài liệu của Thƣ viện một cách hiệu quả. Vào phiếu nhập máy: định từ khóa, tóm tắt, nhập CSDL, xây dựng hệ thống mục lục. Mỗi cuốn sách khi nhập về Thƣ viện đƣợc bộ phận nghiệp vụ biên mục theo chuẩn khổ mẫu MARC 21 thông qua phân hệ Biên mục trong phần mềm Libol, tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc truy cập qua phân hệ OPAC. Công tác này phải chính xác từng giai đoạn nếu không bạn đọc sẽ không tìm thấy tài liệu mình cần. 2.1. 2. Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Tài liệu sau khi xử lý, sẽ đƣợc phân chia về các kho và đƣợc tổ chức sắp xếp theo một trật tự nhất định. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức kho sách có tính khoa học, phù hợp 27
  31. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc với nhu cầu bạn đọc. Là một Thƣ viện có vốn tài liệu phong phú, số lƣợng độc giả đa dạng, Thƣ viện ĐHTL luôn quan tâm tới vấn đề tổ chức vốn tài liệu. Vì đây là vấn đề then chốt, là “cái gốc” để thƣ viện có thể khai thác triệt để vốn tài liệu và thực hiện đúng chức năng của mình. Do vậy, muốn tổ chức tốt vốn tài liệu có hàng loạt các yêu cầu đặt ra cho Thƣ viện ĐHTL. Toàn bộ vốn tài liệu của Thƣ viện ĐHTL đƣợc tổ chức thành hai loại kho cơ bản sau : + Kho đóng + Kho mở Ngay cái tên cũng nói lên sự khác biệt và đối lập nhau, nhƣng chúng vẫn thƣờng đi cùng với nhau để hỗ trợ và khắc phục nhƣợc điểm cho nhau, tạo cho vốn tài liệu đƣợc quản lý, khai thác, sử dụng một cách hiệu quả. Căn cứ vào đặc điểm và thành phần vốn tài liệu, Thƣ viện ĐHTL đã tổ chức vốn tài liệu theo phƣơng thức trong sơ đồ sau: Phƣơng pháp tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Kho đóng Kho mở 28
  32. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Kho Phòng Phòng Phòng Phòng Lƣu Giáo đọc Mở Ngoại Báo, trình văn tạp chí Hình 3 : Sơ đồ tổ chức vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Trong mỗi kho tài liệu lại sắp xếp chủ yếu theo hai dấu hiệu : nội dung và hình thức. - Tổ chức sắp xếp theo nội dung: + Sắp xếp theo môn loại tri thức + Sắp xếp theo chủ đề, chuyên đề - Tổ chức sắp xếp theo hình thức tài liệu: + Sắp xếp theo loại hình tài liệu + Sắp xếp theo ngôn ngữ + Sắp xếp theo khổ cỡ + Sắp xếp theo thời gian + Sắp xếp theo số đăng kí cá biệt + Sắp xếp theo chữ cái + Sắp xếp theo địa lý Hiện nay, hệ thống kho tài liệu của Thƣ viện ĐHTL đƣợc tổ chức phù hợp với đặc điểm tài liệu và đối tƣợng bạn đọc, trong đó việc sắp xếp đƣợc kết hợp theo nhiều dấu hiệu khác nhau một cách linh hoạt, để hạn chế nhƣợc điểm và tăng ƣu điểm của từng phƣơng pháp sắp xếp riêng biệt. Quy tắc sắp xếp : Thƣ viện Đại học Thủy lợi cũng tuân thủ theo đúng quy tắc sắp xếp chung : từ trên xuống dƣới, từ trái qua phải, sắp xếp đi dọc theo từng giá thuận theo chiều quan sát của bạn đọc từ trên xuống dƣới. Nếu sắp xếp tài liệu có thể phản ánh đƣợc hình thức hoặc nội dung tài liệu, cho biết đƣợc vị trí hoặc tìm kiếm đƣợc dễ dàng theo những quy tắc thống nhất, thì tổ chức kho tài liệu lại ảnh hƣởng đến nhu cầu, thói quen sử dụng, cách tiếp cận tài liệu, và cả mối quan hệ tƣơng quan giữa bạn đọc với ngƣời cán bộ thƣ viện. Vì vậy, tổ chức kho và phƣơng pháp sắp xếp luôn phải có sự ăn ý, kết hợp nhuần nhuyễn với nhau, thể hiện ý đồ tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý nhất. 29
  33. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 2.1. 2.1. Kho đóng Cũng nhƣ nhiều Thƣ viện khác trong cả nƣớc, Thƣ viện ĐHTL đã tổ chức vốn tài liệu của mình theo dạng kho đóng. Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tƣợng trung gian là cán bộ thƣ viện. Kho đóng là kho độc giả đến mƣợn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mƣợn qua thủ thƣ. Độc giả không đƣợc trực tiếp vào kho tài liệu. - Ưu điểm : + Tiết kiệm đƣợc diện tích kho giá. + Tài liệu dễ dàng đƣợc bảo quản, kiểm kê nên dễ dàng nhận biết số lƣợng tài liệu mất mát hƣ hỏng trong quá trình kiểm kê từ đó có chính sách bổ sung tài liệu tốt hơn. + Thuận lợi cho cán bộ thƣ viện trong việc lấy tài liệu phục vụ bạn đọc, do tài liệu đƣợc sắp xếp theo số đăng kí cá biệt tức theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên. + Tổ chức kho đóng tránh đƣợc tình trạng mất mát tài liệu, xé tài liệu do bạn đọc gây ra. - Nhược điểm + Ngƣời dùng tin không đƣợc trực tiếp vào kho sách, mà phải mất công tìm kiếm tài liệu qua hệ thống tra cứu tìm tin và viết phiếu yêu cầu để cán bộ thƣ viện đi lấy tài liệu. Do đó, ngƣời dùng tin mất công chờ đợi, thậm chí tài liệu lấy đƣợc lại không phù hợp với đề tài mà họ cần tìm hoặc tài liệu đã bị mƣợn trƣớc. + Bạn đọc không trực tiếp tiếp xúc với tài liệu nên không thể nảy sinh nhu cầu thông tin mới, không tạo hứng thú cho bạn đọc, nên bạn đọc tới rất ít. + Cán bộ thƣ viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các trung tâm thông tin thƣ viện lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả. Với những ƣu và nhƣợc điểm trên, đồng thời dựa vào điều kiện thực tế hiện nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi chỉ tiến hành tổ chức kho đóng cho Kho Lƣu của Thƣ viện.  Kho lưu của Thư viện Đại học Thủy lợi 30
  34. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Kho lƣu là kho sách đƣợc thành lập theo chủ trƣơng cần lƣu trữ từ 1 đến 2 bản của mỗi tên sách nhằm bảo tồn vốn tài liệu cho Thƣ viện chống tình trạng mất sách của Thƣ viện. Kho này có diện tích là 70 m2, gồm những sách có năm xuất bản cũ (sách xuất bản từ năm 1970 – 1995), ít đƣợc bạn đọc sử dụng trong một thời gian dài, sách thừa bản và sách từ kho Mở chuyển lên. Đối với tài liệu tham khảo tối đa cho mỗi bản lƣu là 2 bản, giáo trình thì tất cả các đầu sách đều đƣợc lƣu lại một bản. Đối tƣợng phục vụ của kho lƣu trữ là : cán bộ, giảng viên muốn tìm hiểu tham khảo thêm nghiên cứu các tài liệu cũ để viết sách, các sinh viên năm cuối, học viên cao học muốn nghiên cứu tham khảo thêm tài liệu để làm đồ án, luận văn, luận án cho mình. Kí hiệu xếp giá của kho lƣu là sự kết hợp giữa các yếu tố sau: Tên cơ quan Thƣ viện + mã vạch + số đăng kí cá biệt ( Kí hiệu kho/giá và dãy số tự nhiên chính là ký hiệu xếp giá). Tài liệu trong kho đƣợc sắp xếp theo số đăng kí cá biệt, xếp theo quy tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới, trên mỗi giá đều có chỉ dẫn nên cán bộ Thƣ viện rất dễ tìm và cất tài liệu. Ví dụ: Cuốn “Móng cọc thép” của tác giả Lê Đức Thắng sẽ có kí hiệu: KL/000593: - KL/ GTL: Ký hiệu Kho ( Kho lƣu/ Giáo trình lƣu) - 000593: Số đăng kí cá biệt, số thứ tự đƣợc bổ sung (dãy số tự sinh thông qua phần mềm Libol). Với cách sắp xếp này cán bộ có thể dễ dàng lấy tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm đƣợc diện tích kho nhƣng hình thức kho không đẹp, những tài liệu đƣợc xếp cạnh nhau không có mối quan hệ với nhau về nội dung, tác giả. Ví dụ: Tài liệu về kỹ thuật lại đặt cạnh tài liệu về khoa học xã hội, tác giả ngƣời Việt lại xếp cạnh tác giả nƣớc ngoài nên khó khăn cho cán bộ giới thiệu tới bạn đọc những tài liệu có nội dung tƣơng tự. Số đăng kí cá biệt là kí hiệu xếp giá nên khi số đăng kí cá biệt bị sai lệch, cán bộ sẽ khó tìm thấy tài liệu trong kho dẫn đến tài liệu không đến đƣợc tay bạn đọc. 2.1.2.2. Kho mở Kho mở ( hay còn gọi là cách tiếp cận tài liệu trực tiếp) là cách tổ chức tài liệu theo “kiểu mở”, theo đúng nghĩa của nó. Việc sắp xếp tài liệu dựa theo nội dung chủ đề, căn cứ vào 31
  35. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc ký hiệu xếp giá đƣợc tạo ra bằng cách sử dụng chỉ số phân loại ( rút ra từ khung phân loại mà Thƣ viện đang sử dụng) kết hợp với kí hiệu tên tác giả hoặc tên sách. - Ưu điểm + Độc giả đƣợc tự do vào kho và tìm sách trên giá. Bạn đọc đƣợc tiếp cận trực tiếp nội dung của sách, họ có thể xem lƣớt để xác định xem tài liệu đó có cần không. Bạn đọc có thể tự do lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình. + Dễ phát hiện và nảy sinh nhu cầu thông tin mới. Tại những thời điểm khác nhau, nhu cầu của bạn đọc cũng có sự thay đổi và trong môi trƣờng thuận lợi nhƣ ở kho mở, khi toàn bộ tài liệu với nhiều nội dung khác nhau đều đƣợc đƣa lên sắp xếp lên giá, bạn đọc đƣợc tiếp cận nhiều vấn đề khác nhau trong cùng một kho tài liệu, sẽ kích thích nhu cầu bạn đọc và giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu đa dạng của mình một cách dễ dàng, nâng cao kỹ năng tìm tin cho độc giả. + Giảm đáng kể thời gian của ngƣời đọc khi không phải chờ đợi lấy tài liệu qua các khâu (nhƣ tra tìm tài liệu trên hệ thống tra cứu, viết phiếu yêu cầu, chờ đợi cán bộ thƣ viện đi lấy sách từ trong kho ra ). + Cán bộ thƣ viện không phải tiếp nhận yêu cầu từ phía bạn đọc và không phải vào kho lấy tài liệu, do đó tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức. + Tài liệu trong kho mở thƣờng đƣợc sắp xếp theo nội dung, môn loại hay chủ đề do đó giúp bạn đọc thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập tài liệu theo từng chuyên đề, theo các chuyên ngành khoa học (tổ chức theo ký hiệu phân loại), hay của cùng một tác giả (nếu sắp xếp theo mã hóa tên tác giả), hoặc theo thời gian (nếu sắp xếp theo thứ tự thời gian xuất bản của tài liệu) + Tạo điều kiện thuận lợi cho thƣ viện trong việc lựa chọn sách, báo triển lãm theo từng chủ đề, hoặc biên soạn các bản thƣ mục, giới thiệu thông tin tuyên truyền tích cực hơn nữa cho các tài liệu tốt, giúp đỡ thiết thực trong việc thông báo có hệ thống cho các cán bộ khoa học, các nhà chuyên môn những thành tựu mới nhất về khoa học – kỹ thuật, kinh tế, văn hóa, xã hội Hiện nay, kho mở là một hình thức phục vụ bạn đọc có hiệu quả đã và đang đƣợc nhiều thƣ viện áp dụng. Với phƣơng thức phục vụ này, các tài liệu đã đến đƣợc tay ngƣời sử dụng một cách nhanh chóng và rộng rãi hơn. - Nhược điểm: 32
  36. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc + Tổ chức kho tài liệu mở tạo điều kiện cho nguời dùng tin tiếp cận trực tiếp cận với tài liệu, có thể xem kỹ nội dung, chủ đề tài liệu. Tuy nhiên, cách sắp xếp tài liệu theo hƣớng tự chọn cũng gặp phải một số nhƣợc điểm sau: + Tốn diện tích kho và khoảng trống giữa các giá, trên giá. Việc tổ chức kho tài liệu này phải có diện tích rộng, tài liệu thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, bổ sung nên phải có chỗ trống để dành cho tài liệu mới, khoảng cách lối đi giữa các giá cũng phải rộng để bạn đọc đi lại và tìm sách dễ dàng. + Việc bảo quản và an toàn cho tài liệu là vấn đề khó khăn, phức tạp hơn nhiều so với tổ chức kho đóng. Tài liệu dễ bị cắt xén, mất mát hƣ hỏng, đặc biệt là ở các thƣ viện lớn, số lƣợng bạn đọc đông, cán bộ thƣ viện không thể kiểm soát hết đƣợc. + Cán bộ thƣ viện mất thời gian chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lên giá, vì sau mỗi buổi phục vụ, tài liệu bị xáo trộn. + Phải có hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu nhƣ camera, hệ thống cổng từ + Công tác phục vụ bạn đọc trong kho mở rất đặc biệt do tính chất sắp xếp của tài liệu nên đòi hỏi ngƣời cán bộ phải có kiến thức cơ bản về khung phân loại và cách cấu tạo kí hiệu xếp giá, ký hiệu tác giả để sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí. Vì vậy, việc sắp xếp tài liệu ở đây khó hơn nhiều so với kho đóng. Bạn đọc không phải sắp xếp tài liệu lên giá sau khi sử dụng. Bằng những nỗ lực vốn có của mình, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã và đang tạo nên những điểm nhấn quan trọng trong tổ chức và hoạt động của Thƣ viện. Tổ chức vốn tài liệu theo hình thức kho mở chính là một trong những điểm nhấn đó. Phƣơng thức phục vụ mới này thực sự đã làm biến đổi về chất trong công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ bạn đọc của Thƣ viện, nhằm hƣớng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả phục vụ xã hội, thực hiện khẩu hiệu “ tất cả vì bạn đọc”. Việc tổ chức vốn tài liệu theo hình thức kho mở đang đặt ra nhiều vấn đề quan tâm cho Thƣ viện Đại học Thủy lợi: Tổ chức kho sách nhƣ thế nào, bố trí các lĩnh vực tri thức ra sao, và nhất là cách tổ chức, sắp xếp tài liệu trên giá sao cho khoa học, vừa giúp cán bộ Thƣ viện dễ dàng quản lý kho sách, vừa giúp độc giả dễ dàng tiếp cận tài liệu. Việc tổ chức kho mở nói chung và tại Thƣ viện của Trƣờng Đại học Thủy lợi nói riêng là một việc làm hết sức đúng đắn và kịp thời. Việc mở rộng phƣơng pháp tiếp cận tài liệu này cũng là một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với một thƣ viện nhƣ trƣờng Đại học Thủy lợi Hiện nay, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã tổ chức đã tổ chức 4 phòng phục vụ theo hình thức kho mở: 33
  37. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc - Phòng giáo trình (ở tầng 1) - Phòng Báo, tạp chí (ở tầng 1) - Phòng Ngoại văn (ở tầng 2) - Phòng đọc Mở (Phòng tài liệu tham khảo Tiếng Việt - ở tầng 3)  Phòng mƣợn giáo trình Phòng mƣợn giáo trình là phòng phục vụ đặc trƣng của Thƣ viện các trƣờng Đại học. Đây là kho tài liệu lớn nhất của Thƣ viện, với 445 đầu giáo trình, 350.000 bản (theo số liệu thống kê năm 2009), phản ánh đầy đủ số lƣợng, loại hình sách giáo trình các môn học cơ sở và chuyên ngành với số lƣợng nhiều bản trên một đầu giáo trình. Thƣ viện luôn đáp ứng đƣợc đầy đủ nhu cầu tài liệu của sinh viên đầu mỗi học kỳ. Thông thƣờng trong các cơ quan TTTV, phòng giáo trình đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho đóng. Nhƣng ở Thƣ viện ĐHTL, do số lƣợng bạn đọc và số lƣợng tài liệu này càng gia tăng, phòng giáo trình lại đƣợc tổ chức theo hình thức kho Mở để đảm bảo phục vụ nhanh chóng đồng thời bảo quản tài liệu lâu dài, giúp ngƣời dùng tin tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Tài liệu trong phòng giáo trình đƣợc sắp xếp theo các khoa, tƣơng ứng với các chuyên ngành đào tạo của Trƣờng, bao gồm : - Sách chính trị - Sách cơ bản - Khoa công trình - Khoa kỹ thuật tài nguyên nƣớc - Khoa kinh tế - Khoa thủy văn - Khoa môi trƣờng - Khoa cơ khí 34
  38. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc - Khoa công nghệ thông tin - Khoa năng lƣợng - Khoa kỹ thuật bờ biển Cách tổ chức nhƣ trên tƣơng ứng với các giá là các khoa và tài liệu đƣợc xếp thành các khu riêng biệt. Ƣu tiên những tài liệu có tần suất sử dụng lớn để cán bộ thƣ viện linh hoạt khi lấy tài liệu phục vụ. Trong mỗi khoa tài liệu lại đƣợc sắp xếp theo thứ tự chữ cái A, B, C, Z tên giáo trình. Mặc dù đƣợc xếp trên giá với từng Khoa nhƣng mỗi cuốn sách đều có một ký hiệu xếp giá riêng. Nếu ở phòng đọc Mở ký hiệu xếp giá đƣợc dán ở gáy của tài liệu và xếp theo kí hiệu xếp giá thì ở phòng giáo trình không xếp theo kí hiệu xếp giá mà chỉ sắp xếp theo loại giáo trình. Trong trƣờng hợp cùng một tên sách, nhƣng có tác giả, số tập khác nhau, thì ứng với mỗi loại sẽ phân ra, để dễ nhận biết và sắp xếp sách. Phòng giáo trình của Thƣ viện không có chỉ dẫn cụ thể về các tài liệu tại đầu mỗi khoa, nên đòi hỏi cán bộ thƣ viện phải có nhiều kinh nghiệm trong việc xếp giá, xác định dễ dàng vị trí các tài liệu trên giá để phục vụ bạn đọc nhanh chóng. Hằng ngày, phòng giáo trình tiếp nhận 500 lƣợt bạn đọc vào mƣợn tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu. Hiện nay công tác mƣợn trả giáo trình đƣợc thực hiện trên máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm Libol 6.0. Phòng cho phép sinh viên đƣợc mƣợn tài liệu về nhà trong vòng 150 ngày. Sinh viên làm mất hay hỏng tài liệu cũng phải đền theo đúng quy định của Thƣ viện.  Phòng đọc Mở (Phòng tài liệu tham khảo Tiếng Việt) Để hoạt động Thƣ viện ngày càng đạt hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu của của số lƣợng lớn độc giả, Thƣ viện ĐHTL đã tổ chức Phòng đọc Mở tại tầng 3 để đảm bảo cho việc phục vụ nhanh chóng đồng thời bảo quản tài liệu lâu dài, đặc biệt giúp ngƣời dùng tin tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Phòng mở đƣợc tổ chức từ tháng 3/ 2006 vừa đảm bảo các chuẩn về kỹ thuật tổ chức kho, vừa hiện đại hóa với sự đóng góp của công nghệ thông tin và hệ thống thiết bị an ninh ( chỉ từ, cổng từ, máy in ). Phòng này bao gồm hai khuôn viên đó là kho sách tự chọn với hơn 17.000 bản sách và 90 chỗ ngồi phục vụ cho bạn đọc học và đọc tại chỗ. 35
  39. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Trong phòng đọc mở đƣợc chia thành các tiểu kho nhƣ sau: + Kho sách tham khảo. + Kho tài liệu tra cứu + Kho luận văn, luận án + Kho tài liệu quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn và định mức Để thuận tiện cho việc sắp xếp tài liệu trong kho mở cũng nhƣ giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm đƣợc tài liệu, Thƣ viện sử dụng thêm bảng trợ kí hiệu màu sắc quy định về việc cho mƣợn tài liệu đối với bạn đọc. Đối với những cuốn sách có dán tem hồng ở gáy thì bạn đọc chỉ đƣợc mƣợn tại chỗ. Tối đa cho mỗi tài liệu là 2 bản dán tem hồng để đọc tại chỗ. Tùy thuộc vào số lƣợng tài liệu đó nữa. Tại phòng đọc này, tài liệu sau khi bạn đọc sử dụng xong đƣợc trả tại quầy bàn thủ thƣ chứ bạn đọc không tự mình sắp xếp tài liệu lên giá. Vì lƣợng sách luân chuyển ở phòng này rất lớn nên khi nào tài liệu trả nhiều mà vắng bạn đọc thì cán bộ sẽ tranh thủ đi cất sách, không cứ là đầu giờ, giữa giờ hay cuối buổi làm việc. Cách làm này mang tính linh hoạt, sách đƣợc sắp xếp trở lại vị trí nhanh hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thƣờng xuyên của bạn đọc.  Kho tài liệu tham khảo Kho sách tham khảo có vốn tài liệu khá đa dạng phong phú, ngoài tài liệu là giáo trình còn có tài liệu là sách tham khảo với đầy đủ các lĩnh vực : khoa học xã hội, khoa học tự nhiện, khoa học kỹ thuật. Nhƣng trong đó tài liệu phục vụ chuyên ngành đào tạo của trƣờng chiếm một số lƣợng lớn. Thƣ viện sử dụng khung phân loại DDC làm khung tổ chức sắp xếp kết hợp với năm xuất bản và kí hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu tạo nên ký hiệu xếp giá của tài liệu nên kho sách đƣợc phân chia thành nhiều giá, và đƣợc sắp xếp theo các ký hiệu phân loại từ chung đến chuyên sâu, từ chuyên ngành rộng đến chuyên ngành hẹp của Khung phân loại DDC. Tài liệu tham khảo sẽ đƣợc sắp xếp theo môn loại tri thức theo thứ tự từ 0 đến 9 của khung phân loại DDC: 000 Tổng hợp 100 Triết học và các khoa học liên quan 200 Tôn giáo 300 Các khoa học xã hội 36
  40. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 400 Ngôn ngữ học 500 Các khoa học tự nhiên 600 Kỹ thuật 700 Nghệ thuật 800 Văn học 900 Địa lý lịch sử Việc sắp xếp tài liệu ở đây theo trình tự ƣu tiên nhƣ đây: - Ký hiệu phân loại: sử dụng bảng phân loại DDC. Đây là tiêu chí chủ yếu để xếp tài liệu. - Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giả: để sắp xếp các tài liệu trong cùng một chuyên ngành. - Số thứ tự tập - Năm xuất bản Ví dụ : Một tài liệu trong kho sách tham khảo: Cuốn “ Thoát nước” của tác giả Hoàng Văn Huê sẽ có kí hiệu xếp giá nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL 628 HO-H 2002 TK/002576 Trong đó : - 628.3: Ký hiệu khung phân loại ( Xử lý nƣớc thải) - HO – H : Ký hiệu tên tác giả - 2002 : Năm xuất bản của tài liệu - TK : Tham khảo 37
  41. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc - 002576 : Dãy số đăng kí cá biệt tự sinh của cuốn sách. Cách sắp xếp này mang đến cho bạn đọc một cái nhìn tổng thể, toàn diện và logic về nhóm tài liệu có cùng nội dung hiện có trong phòng đọc. Bạn đọc không những có thể xem lƣớt, nhận dạng tài liệu cần tìm trƣớc khi quyết định có nên đọc tại chỗ hay mƣợn cuốn sách đó về nhà nghiên cứu hay không mà còn có thể thấy ngay những tài liệu khác liên quan đến vấn đề mà họ quan tâm. Điều này rất cần thiết với những bạn đọc lần đầu đến thƣ viện chƣa biết cách tra cứu qua cơ sở dữ liệu trên máy tính. Trong từng ngành khoa học lớn, sách lại đƣợc phân chia ra từng ngành khoa học nhỏ hơn. Ví dụ: 627. Kỹ thuật thủy lợi 627.1 Đƣờng thủy nội địa 627.2 Cảng, bến cảng 627.3 Phƣơng tiện cảng biển Trong từng ngành hẹp sách lại đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái (A, B, C ) của ký hiệu tên sách hoặc tên tác giả. Điều này giúp bạn đọc có thể trực tiếp và dễ dàng tìm kiếm sách qua bảng nội dung và chỉ dẫn ở đầu mỗi giá sách. Ví dụ: Muốn tìm tài liệu về “ Nước lũ” ta nhìn trên đầu giá sách có ghi: 627. Kỹ thuật thủy lợi Sau đó tìm đến 627.4: Điều tiết nƣớc lũ  Kho sách tra cứu: Tài liệu tra cứu là một bộ sƣu tập đặc biệt và có giá trị lớn. Hiện nay số tài liệu tra cứu của Thƣ viện gồm: - Bách khoa toàn thƣ - Từ điển - Kỷ yếu, bản đồ - Niên giám, thống kê - Cẩm nang, báo cáo khoa học Sách tra cứu là tài liệu đặc biệt nên đƣợc sắp xếp ở ngay đầu phòng đọc mở, do đó bạn đọc dễ dàng tìm thấy tài liệu khi bƣớc vào phòng đọc Mở. Kí hiệu xếp giá của sách tra cứu đƣợc cấu tạo bởi: 38
  42. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc + Ký hiệu phân loại (theo khung phân loại DDC) + Kí hiệu tên tác giả hoặc tên sách, + Năm xuất bản của tài liệu. + Số đăng kí cá biệt của tài liệu Ví dụ: Cuốn “Từ điển Khoa học & công nghệ Anh – Việt”, của tác giả :Hoàng Mộng Lân, Hoàng Đắc Lực, Ngô Quốc Quýnh, sẽ có ký hiệu nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL 600.03 Ký hiệu phân loại khung DDC HO-L Ký hiệu tên tác giả TK/000696 Số đăng kí cá biệt Tài liệu tra cứu đƣợc sắp xếp theo từng loại hình, trong mỗi loại hình lại sắp xếp theo năm xuất bản của tài liệu. Mỗi tài liệu sẽ đƣợc sắp xếp tƣơng ứng với các ngăn giá. Chẳng hạn các loại từ điển sẽ đƣợc xếp cùng nhau trong đó có thể gồm từ điển tiếng Việt, Anh, Pháp, hay từ điển toán học, vật lý Chính điều này đã giúp cho bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần đồng thời vẫn đảm bảo đƣợc yêu cầu sắp xếp tài liệu trong kho.  Kho luận văn, luận án: Luận văn, luận án là nguồn tài liệu đƣợc bổ sung định kì hàng năm. Sau các khóa học, các học viên cao học và nghiên cứu sinh bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp lại một bản luận án, luận văn của mình cho Thƣ viện. 39
  43. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Đây là tài liệu tham khảo với các đề tài, công trình nghiên cứu thuộc ngành chƣơng trình đào tạo của Trƣờng, có giá trị khoa học cao và là nguồn tài liệu quý. Do diện tích phòng có hạn, đến nay Thƣ viện mới chỉ thu nhận, tổ chức và bảo quản luận án tiến sĩ và luận văn thạc sỹ. Các khóa luận và đồ án tốt nghiệp của sinh viên cũng là nguồn tài liệu nội sinh có giá trị. Luận văn, luận án trong kho mở này đƣợc sắp xếp theo số đăng kí cá biệt kết hợp với năm hoàn thành luận văn, luận án theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải. Cách sắp xếp này sẽ thuận tiện cho thƣ viện trong việc kiểm kê tài liệu vì mỗi đề tài lại thuộc một lĩnh vực khác nhau của ngành kỹ thuật thủy lợi, cán bộ thƣ viện cũng dễ dàng phát hiện ra khi bạn đọc xếp tài liệu sai vị trí. Ví dụ : Luận văn thạc sĩ kĩ thuật của tác giả Đặng Xuân Trọng hoàn thành năm 2009 với đề tài “ Nghiên cứu ứng dụng Công nghệ bê tông cốt thép không gian 3 chiều (3D) trong kết cấu cửa van vùng triều”, sẽ có ký hiệu nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL 624 DA-T 2009 LA / 000772 Trong đó: - 624 : Ký hiệu khung phân loại DDC - DI –T : Kí hiệu tên tác giả - 2009 : Năm hoàn thành luận án - LA/ 000772 : Số đăng kí cá biệt của tài liệu. Tài liệu luận văn,luận án bạn đọc không đƣợc phép mƣợn về nhà, nếu có yêu cầu photo, bạn đọc làm thủ tục với cán bộ thƣ viện.  Tài liệu quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức: 40
  44. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức là tài liệu đặc thù nên đƣợc Thƣ viện bố trí, sắp xếp giá riêng thành 1 khu vực, thuận tiện cho độc giả tra cứu, nhất là các sinh viên năm cuối làm đồ án, học viên cao học, nghiên cứu sinh làm luận văn, luận án, đề tài Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức mỏng nên để bảo quản tốt vốn tài liệu, tránh đƣợc tình trạng đổ, rách gáy sách Thƣ viện đã tiến hành xếp tài liệu vào các file nhựa. Tài liệu ở đây đƣợc xếp theo môn loại tƣơng ứng với 10 lớp của khung phân loại DDC. Ví dụ: 620.103 Cơ học ứng dụng 627. Kỹ thuật thủy lợi 627.12 Sông và suối Mỗi file nhựa có thể gồm 2 đến 3 môn loại khác nhau, tùy thuộc số lƣợng tài liệu. Trƣớc các file nhựa đều có chỉ dẫn về các môn loại rất tiện cho bạn đọc tìm kiếm. Nói tóm lại, sắp xếp tài liệu trong kho mở theo phân loại sẽ phản ánh đƣợc đầy đủ tính khoa học cũng nhƣ tính logic của tài liệu. Điều này thực sự đã và đang giúp ích rất lớn cho công tác tổ chức khai thác thông tin của Thƣ viện cho ngƣời dùng tin, đồng thời giúp ngƣời dùng tin có thể lựa chọn chính xác những thông tin hoặc tài liệu mình cần.  Phòng ngoại văn Căn cứ vào hình thức, ngôn ngữ của tài liệu và tạo điều kiện cho những bạn đọc có khả năng nghiên cứu và học tập bằng tiếng nƣớc ngoài nên Thƣ viện đã tổ chức ra phòng ngoại văn. Phòng ngoại văn đƣợc tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở. Phòng ngoại văn lƣu trữ khoảng 6.247 đầu tài liệu tham khảo quý giá bằng tiếng Anh và 4.700 đầu tài liệu các ngôn ngữ khác (tiếng Pháp, tiếng Nga ) thuộc các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và khoa học xã hội và nhân văn sách hỗ trợ tiếng nƣớc ngoài giúp cho độc giả tự học tập, nghiên cứu thông qua trình độ ngoại ngữ của mình. Ngoài nguồn bổ sung là mua thì Thƣ viện cũng có nguồn biếu tặng, tài trợ từ các cá nhân hay các dự án, các tổ chức gửi tặng. Tƣơng tự nhƣ phòng giáo trình và phòng đọc mở, phòng ngoại văn cũng sử dụng Khung phân loại DDC ấn bản rút gọn số 14 để sắp xếp tài liệu lên giá. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại và trong từng môn loại lại sắp xếp theo trật tự chữ cái ABC của tên tài liệu hoặc tên tác giả. Sau đó tài liệu lại đƣợc sắp xếp theo dấu hiệu năm xuất bản của tài liệu. 41
  45. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Ví dụ: Cuốn sách “ Handbook of practical gear design” của Darle W. Dudley có kí hiệu xếp giá nhƣ sau: THƢ VIỆN ĐHTL 621.8 DUD 1994 NV/001385 - 621.8: Kỹ thuật chế tạo máy - DUD: Kí hiệu tên tác giả ( 3 chữ cái đầu của họ) - 1994: Năm xuất bản của tài liệu - NV/001358: NV: Phòng Ngoại văn 001358: Số đăng kí cá biệt Để thuận tiện cho việc tra tìm của bạn đọc cũng nhƣ việc quản lý tài liệu thì cán bộ phụ trách ở phòng Ngoại văn còn sử dụng thêm trợ ký hiệu bảng màu cho tài liệu. Vì vậy, khi cầm một cuốn sách trong tay, cán bộ thƣ viện có thể trả lời cho bạn đọc nhiều câu hỏi khác nhau (tài liệu nhập từ nguồn nào, đã đƣợc số hóa hay chƣa, ) mà không cần phải tra máy tính . Do đặc thù của tài liệu ở phòng này là tiếng nƣớc ngoài nên đối tƣợng đến sử dụng sách này không nhiều, tuy nhiên cùng với chiến lƣợc của Nhà trƣờng, với những thay đổi về chƣơng trình đào tạo, tất yếu đối tƣợng sử dụng sách tiếng nƣớc ngoài sẽ nhiều hơn. Bạn đọc chủ yếu của phòng Ngoại văn là cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên của chƣơng trình đào tạo tiên tiến, sinh viên có nhu cầu học tập, nghiên cứu. Vì thế thƣ viện muốn tạo cho độc giả một điều kiện thuận lợi, một không gian tốt nhất cho việc đọc và nghiên cứu sách cho độc giả. Đặc biệt, sách đƣợc tài trợ từ các trƣờng Đại học ở Canada, đƣợc nhiều thầy cô tham khảo và đánh giá cao, sẽ góp phần làm phong phú thêm kho sách của Thƣ viện Đại học Thủy lợi. 42
  46. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Tài liệu trong phòng này độc giả đƣợc mƣợn về trong vòng 2 tuần, mỗi lần đƣợc mƣợn 2 cuốn, đến hạn trả mà độc giả có nhu cầu cần thì có thể đến gia hạn thêm, nếu chƣa có bạn đọc nào đăng ký mƣợn.  Phòng báo tạp chí Báo, tạp chí là loại tài liệu mang tính cập nhật thông tin nhanh, thời sự cao và đƣợc xuất bản định kì theo ngày, tuần, tháng và quý nên lƣợng bạn đọc tới phòng báo, tạp chí cũng khá đông. Phòng báo, tạp chí đƣợc bố trí ngay tại tầng 1 rất thuận lợi cho sinh viên đến đọc và mƣợn báo, tạp chí. - Đối với các báo ngày: Thƣ viện sắp xếp ngay tại bàn quầy để tiện cho bạn đọc trong việc tìm kiếm, cập nhật thông tin hằng ngày. - Đối với các báo tuần và tạp chí: đƣợc Thƣ viện tổ chức sắp xếp và trƣng bày trên các ô giá. Hình thức sắp xếp này khá đơn giản nhƣng đã tận dụng đƣợc đặc trƣng của ấn phẩm định kì (đó là tên báo, tạp chí khá ổn định, ít thay đổi) và thói quen của bạn đọc là thƣờng nhớ tên báo, tạp chí mình cần tìm. Vì vậy, với cách sắp xếp nhƣ vậy bạn đọc rất dễ sử dụng đƣợc nguồn tài liệu có trong phòng. Đồng thời để thuận tiện cho việc tìm kiếm của bạn đọc, Thƣ viện phân báo, tạp chí ra thành từng khu vực riêng biệt. + Khu vực báo, tạp chí nƣớc ngoài: từ ô số 1 đến ô số 20. Đây là nguồn chủ yếu đƣợc biếu, tặng. + Khu vực báo, tạp chí chuyên ngành thủy lợi : từ ô 21 đến ô 40. + Khu vực báo, tạp chí về tin học, công nghệ thông tin + Khu vực báo, tạp chí về văn hóa, nghệ thuật và xã hội. Để tránh nhầm lẫn, cán bộ thƣ viện còn dán cả số của ô lên trang bìa của ấn phẩm và đặt báo, tạp chí lên trƣng bày ở mặt trƣớc của mỗi ô. Với cách làm nhƣ vậy giúp cho cán bộ thƣ viện không phải vất vả trong khâu kiểm kê, bạn đọc không bị nhầm khi trả tài liệu lên giá. Ví dụ: Danh mục tên báo, tạp chí : Tên báo, tạp chí Số ô Economic News 14 43
  47. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Sunflower 16 Khoa học kỹ thuật thủy lợi và môi trƣờng 30 Tài nguyên nƣớc 32 Thế giới vi tính 50 Làm bạn với máy tính 53 Thể thao và văn hóa 75 Tiếp thị và gia đình 98 Trong mỗi ô báo chỉ xếp các số mới nhất của ấn phẩm định kỳ đó. Khi có số báo mới, thƣ viện lại tiến hành rút đi những số cũ nhất trong các số đã trƣng bày. Bạn đọc đƣợc tiếp cận với những số báo, tạp chí mới mang tính cập nhật, còn muốn có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu sâu, cần những số báo cũ thì bạn đọc phải ghi phiếu chờ đợi cán bộ phục vụ. Nhìn chung cách tổ chức, sắp xếp các ấn phẩm định kì ở phòng báo, tạp chí rất khoa học. Bạn đọc thỏa mãn đƣợc nhu cầu cập nhật thông tin hàng ngày, không phải chờ đợi lấy báo, tạp chí, không phải giở tới hàng tập báo mới biết những thông tin mới nhất. Đây là hình thức phục vụ đƣợc khá nhiều bạn đọc ƣa thích vì vậy mà đây là nơi thu hút đƣợc một số lƣợng bạn đọc đông đảo Tuy nhiên với việc để bạn đọc tự xếp lại tài liệu sau khi sử dụng xong dễ gây nên tình trạng lộn xộn, nhầm lẫn trong kho gây ảnh hƣởng tới việc tìm kiếm thông tin. Phòng báo tạp chí tổ chức theo hình thức kho mở với cả hai hình thức phục vụ là đọc tại chỗ và mƣợn về nhà. + Đối với hình thức đọc tại chỗ: Bạn đọc có thể tự lựa chọn tài liệu mình cần sau đó mang ra đọc tại bàn. + Đối với bạn đọc muốn mƣợn báo tạp chí về nhà: Bạn đọc phải ra đăng kí với thủ thƣ, số lƣợng mƣợn là 2 cuốn trong thời gian là bốn ngày. 2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Song song với công tác thu thập, phát triển và tổ chức vốn tài liệu, ngay từ khi mới thành lập, thì vấn đề bảo quản vốn tài liệu đã đƣợc lãnh đạo Thƣ viện rất quan tâm. Hiện nay, công tác bảo quản vốn tài liệu của Thƣ viện bao gồm nhiều hoạt động để loại trừ yếu tố lý – hóa – sinh học, gây ra những tổn hại cho tài liệu. Trong quá trình xây dựng, Thƣ viện đã đảm bảo những tiêu chuẩn cụ thể của kho tài liệu, thiết lập môi trƣờng bảo quản 44
  48. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc và lựa chọn các vật mang tin thích hợp để lƣu giữ tài liệu. Hệ thống quạt thông gió, máy điều hòa, máy hút ẩm, rèm cửa giúp khống chế nhiệt độ và độ ẩm trong kho Những công việc này, đã và đang đƣợc cán bộ tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi thực hiện với cả tinh thần, trách nhiệm và lƣơng tâm nghề nghiệp của mình. 2.2.1. Những nhân tố hủy hoại tài liệu Mặc dù công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện ĐHTL đƣợc cán bộ hết sức chú trọng, song dƣới tác động mạnh mẽ của các nhân tố xung quanh, vốn tài liệu tại Thƣ viện đang bị hủy hoại, làm giảm giá trị của chúng. Tình trạng này xảy ra do một số tác nhân sau: 2.2.1.1. Tác động của môi trƣờng tự nhiên : (Bao gồm nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi )  Nhiệt độ, độ ẩm : Theo tài liệu về thiết kế Thƣ viện của trƣờng Đại học Cornell cho biết : các loại tài liệu của Thƣ viện rất nhạy cảm trong việc thay đổi môi trƣờng nhƣ nhiệt độ, độ ẩm cao Nhiệt độ cao làm cho giấy bị khô giòn, dễ gãy và làm mờ chữ. Vì hầu hết các phản ứng hóa học gây hƣ hỏng tài liệu, có tỷ lệ tăng gần gấp đôi khi nhiệt độ tăng khoảng 10 C. Còn độ ẩm cao (80 % - 90 % ), tạo điều kiện cho các chất khí, các chất hóa học, làm gia tăng sự lão hóa của tài liệu. Đó là điều kiện thúc đẩy sự tăng trƣởng của nấm mốc, sự hoạt động thƣờng xuyên của các loại côn trùng. Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hƣởng rất lớn đến công tác bảo quản vốn tài liệu tại các Thƣ viện ở Việt Nam nói chung và Thƣ viện ĐHTL nói riêng. Mùa hè nắng nóng, làm giảm độ bền của giấy, các ấn phẩm đã bị lão hóa, dễ gãy. Mùa xuân ẩm ƣớt, thích hợp cho các loại nấm mốc phát triển. Mặc dù đã có hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, quạt nhƣng không phải lúc nào nhiệt độ tại các phòng cũng ổn định, cũng là nguyên nhân làm cho tài liệu bị hƣ hỏng.  Ánh sáng: Bao gồm ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. + Ánh sáng tự nhiên: mang các tia bức xạ mặt trời, gây phản ứng hóa học, quang học đối với tài liệu. Nếu ánh sáng rọi vào tài liệu nhiều lần, sẽ làm cho giấy ngả màu, mực bị nhạt dần và giấy bị khô ròn, dẫn đến tài liệu bị rách mép, biến dạng. 45
  49. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc + Ánh sáng nhân tạo : Hiện nay, toàn bộ các phòng của Thƣ viện đều đƣợc lắp hệ thống đèn huỳnh quang, đĩa phần nào giảm đƣợc nhiệt độ trong kho, song các bóng đèn này lại phát ra các tia cực tím có thể phá hủy các liên kết hóa học trong giấy.  Bụi : Trong quá trình tổ chức phục vụ bạn đọc, Thƣ viện thƣờng xuyên mở cửa sổ để đón ánh sáng tự nhiên và không khí, điều này đã gián tiếp gây ra những hƣ hỏng cho tài liệu. Bởi trong không khí có rất nhiều những hạt bụi li ti, cùng các tế bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các côn trùng. Những thứ này khi rơi vào tài liệu, nếu gặp điều kiện thích hợp, sẽ phát sinh và phát triển, làm hƣ hỏng và làm xƣớc hết các phim ảnh, băng đĩa.  Vi sinh vật, côn trùng: Các tài liệu xuất bản đã lâu của Thƣ viện đều lƣu lại dấu vết của các vi sinh vật và côn trùng trên trang giấy. Các tài liệu này khi bị chúng phá hoại thì tuổi thọ và độ bền giảm xuống. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác bảo quản vốn tài liệu Thƣ viện. Hiện nay, trong các kho sách của Thƣ viện, nấm mốc, mối mọt là loại vi sinh vật gây hủy hoại cho tài liệu nhiều nhất. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do nhiệt độ giữa các phòng chƣa thích hợp. Qua quá trình khảo sát thực tế tại các kho tài liệu của Thƣ viện cho thấy rằng, Kho giáo trình bị nấm mốc, mối mọt xâm nhập nhiều nhất. Vì đây là kho lƣu giữ một lƣợng tài liệu lớn, lại nằm ở ngay tầng 1, nên rất ẩm ƣớt. Khi xâm nhập vào sách, chúng không chỉ đục các trang sách báo thành những vết thủng nham nhở, mà còn gặm mòn các bìa sách và gáy sách. Sự xâm nhập của vi sinh vật và côn trùng gây hƣ hỏng một số lƣợng tài liệu lớn, chúng làm cho tài liệu bị rách nát, mờ chữ và mất dần giá trị. 2.2.1.2. Thiên tai, hỏa hoạn Thiên tai, hỏa hoạn thƣờng không dự báo trƣớc cho con ngƣời, nên hậu quả của nó vô cùng nghiêm trọng và có sức tàn phá tài liệu ghê gớm. Khi thiên tai, hỏa hoạn xảy ra, không chỉ một số tài liệu có nguy cơ phá hủy, mà thông thƣờng một bộ phận hoặc toàn bộ tài liệu đều có nguy cơ bị phá hủy. 2.2.1.3. Sự lão hóa của tài liệu Tài liệu đƣợc bảo quản, giữ gìn đến đâu, nhƣng sau một thời gian tài liệu vẫn bị hủy hoại hƣ hỏng. Ngƣời ta gọi đó là sự lão hóa của tài liệu. Bản chất của quá trình này là sự biến 46
  50. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc đổi lý – hóa – sinh ở trong tài liệu. Do tác động tổng hợp của các yếu tố bên trong và bên ngoài, nên giấy đã bị ô xi hóa và quá trình thủy phân, làm giảm chỉ tiêu bền cơ học của giấy. Cũng nhƣ Thƣ viện khác, sự lão hóa của tài liệu tại Thƣ viện ĐHTL, là nguyên nhân có tác động rất mạnh tới quá trình hƣ hỏng tài liệu. Sách, báo bằng giấy trong quá trình chế tạo ngƣời ta sử dụng nhiều hóa chất, đặc biệt là axit để tẩy trắng. Dƣới tác động của độ ẩm không khí, giấy dần dần bị hủy hoại. Mặt khác, mực in cũng là hóa chất, nên dƣới tác động của môi trƣờng cũng làm cho chính văn tài liệu bị hƣ hỏng. Sự lão hóa tài liệu đến nay đang là một vấn đề rất lớn đối với công tác bảo quản chúng tại bất cứ cơ quan thông tin – thƣ viện nào. Hiện nay, chƣa có một biện pháp tích cực nào để chống lại sự hủy hoại đó một cách triệt để. 2.2.1.4. Tác động của con ngƣời Đối với tài liệu, con ngƣời là ngƣời bạn gần gũi và thân thiết nhất, nhƣng đôi khi con ngƣời lại trở thành “kẻ thù” trực tiếp và nguy hiểm nhất đối với tài liệu. Con ngƣời vừa là chủ thể tạo ra sách, đồng thời cũng là chủ thể gây nên những hƣ hại cho sách. Việc không tuân thủ đúng những quy định của Thƣ viện trong quá trình sử dụng sách, sự thiếu ý thức của bạn đọc, sự thiếu trách nhiệm của cán bộ thƣ viện, là nguyên nhân làm hủy hoại và mất tài liệu. Hằng ngày, Thƣ viện phục vụ hàng trăm lƣợt ngƣời đến nghiên cứu, sử dụng Thƣ viện, nên vòng quay của sách, báo rất cao. Do đó, tài liệu rất dễ bị hao mòn rách nát. Mặc khác, nhiều bạn đọc vô ý khi sử dụng sách. Họ cuộn tài liệu, bẻ gập gáy sách, gấp sách, đánh dấu trang, tẩy xóa, viết vào tài liệu, làm dây bẩn, thậm chí cắt, xé những tài liệu mình cần Bên cạnh đó, vì Thƣ viện tổ chức các phòng đọc theo hình thức kho mở. Do đó, số lƣợng bạn đọc mà cán bộ Thƣ viện phục vụ hằng ngày rất đông, cán bộ Thƣ viện không thể kiểm soát, nhắc nhở và kiểm tra thƣờng xuyên đƣợc tài liệu trƣớc và sau khi bạn đọc mƣợn tài liệu. Đồng thời việc lấy sách và sắp xếp sách lên giá không đúng cách của cán bộ Thƣ viện và bạn đọc cũng làm cho tài liệu nhàu nát và nhanh chóng bị bong gáy.  Do chiến tranh và chuyển sang cơ sở mới Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nƣớc từ năm 1965 đến năm 1972, đế quốc Mỹ leo thang bắn phá miền Bắc, đặc biệt là thủ đô Hà Nội. Thời gian này để bảo vệ nguồn tài liệu quý hiếm và phục vụ cho công tác đào tạo, giáo dục của trƣờng, sách và Thƣ viện cũng theo trƣờng sơ tán. Do đó các kho sách phải bố trí phân tán theo vị trí ở của các khóa sinh viên, Thƣ viện gặp khó khăn về nhiều mặt đặc biệt là vấn đề bảo quản vốn tài liệu. Điều kiện bảo quản không có, 47
  51. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc lại chuyển đi chuyển lại nhiều lần, đã làm tài liệu của Thƣ viện ĐHTL bị hủy hoại, hƣ hỏng và gây thất thoát. Cuối tháng 6/2005, toàn bộ 3 tầng của tòa nhà A45 đã đƣợc giao cho Thƣ viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2 với trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất, tƣơng đối đồng bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng Việt và Ngoại văn bằng nguồn kinh phí của Trƣờng. Nhiệm vụ đặt ra cho các Thƣ viện lúc này là phải chuyển toàn bộ vốn tài liệu từ Thƣ viện cũ tại tòa nhà Hành chính sang tòa nhà mới, để phục vụ bạn đọc đƣợc nhanh chóng. Việc dồn kho, chuyển kho đã làm không ít tài liệu bị hƣ hỏng và giảm tuổi thọ. Để giải quyết hiệu quả mối quan hệ giữa việc sử dụng tích cực các nguồn tài liệu có trong Thƣ viện và bảo quản chúng lâu dài, đang là một vấn đề khó khăn. Trƣớc thực tế đó, trong những năm qua, Thƣ viện ĐHTL đã đƣa ra những biện pháp thiết thực nhằm bảo tồn, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của mình. 2.2.2. Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi Nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những tác động của các yếu tố gây hại đến vốn tài liệu, cán bộ Thƣ viện ĐHTL đã và đang nỗ lực thực hiện các biện pháp sau: 2.2.2.1. Vệ sinh kho Hầu hết các tài liệu trong thƣ viện ĐHTL chủ yếu bằng giấy. Đƣợc sản xuất bằng hợp chất hữu cơ nên giấy dễ bị thời gian và điều kiện môi trƣờng tác động. Trong công tác bảo quản, để khắc phục tối đa những tác nhân gây hại đến tài liệu, Thƣ viện đã chủ trƣơng lấy biện pháp bảo quản tài liệu trong môi trƣờng thích hợp là chủ yếu. Các yếu tố : gió, nắng, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi đều đƣợc Thƣ viện xem xét kỹ lƣỡng, nhằm đƣa ra các biện pháp phòng chống và xử lý thích hợp nhất. Công tác bảo quản vốn tài liệu đƣợc Thƣ viện đặc biệt chú ý quan tâm từ khi thƣ viện chuyển sang tòa nhà mới.  Xây dựng cơ sở và các trang thiết bị trong kho: Ngay từ khi thiết kế, xây dựng, Thƣ viện đã chú ý tới vị trí các kho ở các phòng khác nhau, để tạo thuận lợi cho bảo quản cũng nhƣ phục vụ bạn đọc. Các phòng đều đƣợc đặt ở nơi cao ráo, thoáng khí. Tòa nhà của Thƣ viện đƣợc xây dựng trong khuôn viên của trƣờng, cách xa trục đƣờng quốc lộ và các khu công nghiệp. 48
  52. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Hệ thống cửa sổ tại các phòng đều đƣợc lắp đặt kính trắng theo dạng cửa lùa, có chốt an toàn. Hiện nay, tại phòng đọc mở và phòng ngoại văn, hệ thống kho giá đƣợc làm bằng inox, chủ yếu là giá kép hai mặt, cùng với các tấm ke sách, di chuyển dễ dàng tùy theo độ ít nhiều của sách trên giá. Với cấu tạo của giá sách nhƣ hiện nay, Thƣ viện vừa đảm bảo sách không bị xê dịch trong quá trình lấy sách và cất sách, vừa chống đƣợc mối mọt và côn trùng xâm hại.  Chống ảnh hưởng của khí hậu: Để tạo sự thông thoáng của kho tài liệu, hiện nay, Thƣ viện ĐHTL duy trì hai biện pháp : + Biện pháp thông gió tự nhiên: Bằng hệ thống cửa chính và cửa sổ + Biện pháp dùng hệ thống thông gió nhân tạo : Sử dụng quạt trần, quạt thông gió và máy điều hòa nhiệt độ, nhằm hút khí và ổn định nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Bình thƣờng trong các kho (nhất là trong các kho ở tầng 1), hơi ẩm từ nền nhà bốc lên làm cho tài liệu bị ẩm mốc. Khi thời tiết hanh khô, không mƣa, nhiệt độ và độ ẩm ngoài trời thấp hơn trong kho, cán bộ Thƣ viện đã mở cửa các kho sách, để tạo sự thông thoáng. Ngƣợc lại, khi nhiệt độ và độ ẩm ngoài trời cao hơn trong kho, thì hệ thống cửa sổ đƣợc đóng lại và sử dụng quạt hút ẩm, quạt trần, điều hòa Có thể nói việc lắp đặt hệ thống thông gió cho kho sách của Thƣ viện đã đƣợc thực hiện khoa học, phù hợp với điều kiện diện tích của kho và đặc điểm khí hậu. Nhờ đó, đã từng bƣớc ổn định độ ẩm trong phòng, bụi bẩn cũng đƣợc đánh bật một phần ra khỏi kho sách theo luồng gió, góp phần hạn chế đáng kể sự phát sinh của nấm mốc gây hại cho tài liệu của Thƣ viện. Để đảm bảo ánh sáng trong kho, bên cạnh việc lắp đặt hệ thống cửa kính trắng, các kho của Thƣ viện đƣợc lắp các bóng đèn huỳnh quang có hộp tạo ánh sáng trắng, với độ khuếch tán về cƣờng độ tử ngoại thích hợp, ít hao tổn điện năng, phù hợp với môi trƣờng kho. Tài liệu muốn đƣợc bảo quản tốt thì điều kiện xếp kho cũng là một nhân tố quan trọng. Các sách, báo xếp cách xa trần, nền nhà và tƣờng, để tránh ẩm ƣớt, không cho nấm mốc có điều kiện phát triển Ngăn cuối cùng của giá sách cách mặt đất khoảng 20 cm, cách tƣờng một khoảng từ 60 – 70 cm, với mục đích chống ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào sách; các giá này đƣợc xếp vuông góc với cửa sổ để những luồng gió và ánh sáng lan tỏa hết kho sách, nhƣng vẫn ngăn cản đƣợc ánh sáng chiếu trực tiếp vào kho sách. 49
  53. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Sách trên các giá đƣợc xếp ngay ngắn, không quá chặt để có thể dễ dàng lấy sách ra khỏi giá. Tại các kho mở, sách đƣợc xếp theo khung phân loại DDC, nên cuối mỗi mục trên giá, Thƣ viện luôn để một khoảng trống để bổ sung những sách mới cho những lần bổ sung tiếp theo, tránh việc di chuyển vị trí của sách, giảm sự hƣ hại cho sách. Để hạn chế những tác động xấu của môi trƣờng, công tác vệ sinh kho sách đƣợc cán bộ Thƣ viện đặc biệt quan tâm. Để làm tốt công tác đó, Thƣ viện đa có một đội ngũ lao công chuyên đảm nhiệm việc lau chùi, quét dọn sàn nhà, hệ thống cửa và các dãy hành lang. Công việc này đƣợc tiến hành hằng ngày, hằng giờ, nhằm hạn chế tối đa bụi bẩn trong phòng.  Chống vi sinh vật côn trùng Để phòng chống các loại vi sinh vật và côn trùng gây hại tài liệu, cán bộ Thƣ viện ĐHTL đã đƣa ra và thực hiện triệt để các biện pháp nhằm hạn chế sự phát triển của chúng, bảo vệ tài liệu. Các biện pháp chống loại vi sinh vật và côn trùng mà Thƣ viện đã thực hiện chủ yếu chia làm 2 nhóm : Phòng ngừa và tiêu diệt. Trong đó, các biện pháp phòng ngừa giữ vị trí quan trọng bậc nhất, và là cơ sở của tất cả các hệ thống chống lại côn trùng phá hoại. Khi xây dựng tòa nhà, Thƣ viện đã đổ một lƣợng lớn thuốc diệt trừ mối tại nền móng của Thƣ viện, nhằm ngăn chặn mối làm tổ đục chân móng và bay vào các kho sách phá hoại tài liệu. Hàng ngày, cán bộ Thƣ viện tại các phòng thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra kho sách, không để tình trạng sách bị bụi bặm, làm cho côn trùng phá hoại phát triển một cách dễ dàng. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện ra tài liệu bị nấm mốc, lập tức tách tất cả những cuốn sách bị hƣ hại ra khỏi giá sách, và tiến hành xử lý chúng bằng cách trải tài liệu bị nấm mốc ra, rồi lấy bông,hoặc gạc thấm dung dịch formalin 3% lau nhẹ trên bề mặt tài liệu bị mốc. Đối với sách nhiễm mốc nặng, thì dùng giẻ tẩm cồn 90% lau nhẹ nhàng, rồi mới lau dung dịch diệt nấm mốc. Tất cả tài liệu đã đƣợc khử dung dịch, thì đem ra chỗ thoáng phơi khoảng 12h. Khi phát hiện nấm mốc trên diện rộng, Thƣ viện nên liên hệ với các cơ quan liên quan, nhằm đƣa ra biện pháp xử lý kịp thời. Những biện pháp này chỉ mang tính chất dự phòng, bởi hiện nay hệ thống kho tàng của Thƣ viện đƣợc xây dựng đúng quy cách với các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho công tác bảo quản. Vì thế, những tác hại của các loại côn trùng và nấm mốc ít có nguy cơ ảnh hƣởng đến vốn tài liệu của Thƣ viện. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong mọi hoạt động của Thƣ viện nói chung và công tác tổ chức và bảo quản tài liệu nói riêng. 50
  54. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc 2.2.2.2. Đóng và sửa chữa tài liệu Công tác sửa chữa, phục chế và đóng bìa cho sách, báo tạp chí , là một trong những biện pháp quan trọng để bảo quản lâu dài kho sách ở các Trung tâm TTTV hiện nay. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng này, cán bộ Thƣ viện Đại học Thủy lợi thƣờng xuyên tiến hành kiểm tra tài liệu,lựa chọn các sách báo, tạp chí có dấu hiệu xuống cấp, hƣ hỏng để kịp thời tiến hành đóng bìa, đóng gáy cho sách. Hiện nay, bằng những hoạt động cụ thể, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã làm tốt công tác sửa chữa và phục chế tài liệu, làm tăng tuổi thọ của tài liệu, đồng thời tạo điều kiện tốt cho bạn đọc khai thác và sử dụng tài liệu. 2.2.2.3. Chuyển dạng tài liệu sang các vật mang tin khác Dƣới tác động của nhiều nhân tố hủy hoại tài liệu, phần lớn các tài liệu bằng giấy sau một thời gian dài sử dụng đã bị ố vàng, ẩm mốc, dễ bị mủn nát. Do đó, để hạn chế việc sử dụng tài liệu gốc có giá trị nhƣng đang có nguy cơ hƣ hỏng, Thƣ viện đã tiến hành số hóa tài liệu từ năm 2008. Tính đến nay đã có 374 đầu sách tiếng Anh và 93 đầu giáo trình do các thầy cô giáo trong trƣờng viết đã đƣợc số hóa, nhằm phục vụ cho việc đổi mới chƣơng trình giảng dạy. Nhƣng những tài liệu số hóa này chƣa đƣa ra phục vụ đông đảo mà chỉ phục vụ cho đội ngũ giáo viên, cán bộ trong trƣờng. Do viêc số hóa tài liệu tốn kém, đòi hỏi các trang thiết bị hiện đại :Thiết bị nhập dữ liệu (máy tính, máy quét, các phần mềm ). thiết bị xử lý nên hiện nay công tác số hóa của tài liệu đòi hỏi có kinh phí lớn. Sắp tới, Thƣ viện sẽ tiến hành số hóa những tài liệu quý hiếm, tài liệu tồn tại ở dạng độc bản nhƣng lại có nhiều ngƣời sử dụng. 2.2.2.4. Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn  Với công tác phòng chống thiên tai: Dù ở địa phận an toàn ít có lũ lụt nhƣng Thƣ viện ĐHTL vẫn có biện pháp phòng chống nhƣ: kho tài liệu xây bằng bêtông, nền nhà cao ráo Để chống mƣa gió làm tài liệu bị ẩm, Thƣ viện trang bị cửa kính để đảm bảo khi trời mƣa, nƣớc mƣa sẽ không hắt vào kho tài liệu.  Chống hỏa hoạn: 51
  55. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Sách là loại tài liệu dễ cháy, vì vậy hỏa hoạn trong Thƣ viện là rất nguy hiểm. Để giữ gìn, bảo vệ kho tàng tri thức của nhân loại, đảm bảo an toàn cho cán bộ và bạn đọc, Thƣ viện ĐHTL trong những năm qua rất quan tâm, chú ý đến công tác phòng hỏa. Bằng nguồn kinh phí hiện có, Thƣ viện đã trang bị các phƣơng tiện phòng cháy, bình bọt CO2 Các bình này đƣợc đặt tại các hành lang gần lối đi vào các phòng, các kho tài liệu. Bên cạnh, có dán tờ áp phích để hƣớng dẫn cách cứu hỏa tức thời. Thƣ viện còn trang bị hệ thống báo cháy tự động, khi phát hiện cháy, chỉ cần ấn vào nút báo động, lập tức nhân viên chữa cháy có mặt để xử lý kịp thời. Các thiết bị trong phòng, các kho nhƣ : cửa, giá kệ đều bằng inox, có thể chịu lửa. Hệ thống điện đều đƣợc mắc tuân thủ theo các kỹ thuật an toàn. Các đƣờng dây điện đều đƣợc đặt ngầm trong tƣờng, các ổ điện đƣợc tổ chức theo dạng kín, để loại trừ nguy cơ cháy do chập điện. Cán bộ Thƣ viện luôn tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy phòng cháy chữa cháy của Thƣ viện: Không đƣợc mang đồ dễ cháy vào Thƣ viện. Khi hết giờ làm việc, cán bộ tại các phòng đều phải ngắt cầu dao tổng, rồi mới đóng cửa phòng. Trong trƣờng hợp bị mất điện, tuyệt đối không dùng đèn, nến vào kho lấy tài liệu, mà phải dùng pin để soi tài liệu. Với tinh thần trách nhiệm cao, cùng với những cố gắng của mỗi cán bộ, Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã làm tốt công tác phòng hỏa. Vì thế, Thƣ viện chƣa để xảy ra những hậu quả đáng tiếc đối với toàn bộ vốn tài liệu của Thƣ viện. 2.2.2.5. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản Song song với công tác vệ sinh kho, chuyển đổi dạng tài liệu, phục chế, đóng bìa tài liệu Thƣ viện Đại học Thủy lợi đã lắp đặt cho mình các trang thiết bị hiện đại, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quản trong việc bảo quản tài liệu. Hiện nay, Thƣ viện sử dụng phần mềm quản lý Thƣ viện Libol 6.0 của công ty Tinh Vân, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý bạn đọc và tài liệu, lƣu hành và tạo kỹ năng tra cứu hiệu quả cho ngƣời dùng tin. Thƣ viện đã ứng dụng công nghệ hiện đại nhƣ: lắp cổng từ ở cửa ra vào của Thƣ viện. Tùy vào đặc điểm từng kho mà Thƣ viện áp dụng các công nghệ khác nhau, nhằm quản lý tốt vốn tài liệu. 52
  56. Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Cúc Tất cả các tài liệu trong Thƣ viện đều đƣợc áp dụng công nghệ mã vạch. Nhờ đó, trong quy trình mƣợn trả sách, cán bộ Thƣ viện thao tác cùng lúc với việc dùng đầu đọc quét lên mã vạch của thẻ đọc và mã vạch của cuốn sách đó. Việc tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ sinh viên và cuốn sách, giúp cán bộ Thƣ viện có thể biết đƣợc bạn đọc đã mƣợn những tài liệu nào, trong bao lâu, do vậy mà tình trạng bạn đọc không trả sách cho Thƣ viện không thể xảy ra. Đối với các tài liệu tại phòng đọc Mở: Thƣ viện đã đƣa một số thiết bị chống bạn đọc lấy cắp tài liệu nhƣ: cổng từ, chỉ từ. Các tài liệu trƣớc khi đƣa ra phục vụ, đều phải đƣợc xử lý qua phòng nghiệp vụ. Tại đây, sau khi tài liệu đƣợc xử lý xong, cán bộ Thƣ viện sẽ tiến hành dán chỉ từ cho từng cuốn sách. Chỉ từ đƣợc dán sau trong gáy sách, ở bất cứ trang nào, mà bạn đọc, thậm chí cả cán bộ Thƣ viện cũng không thể nhìn thấy đƣợc. Với các thiết bị này, dù bạn đọc có mang đƣợc sách khỏi phòng đọc, nhƣng khi đi qua hệ thống cổng từ để ra khỏi Thƣ viện, sẽ bị cổng từ phát hiện ra. Với sự hỗ trợ của các trang thiết bị,các phƣơng tiện hiện đại, công tác bảo quản vốn tài liệu trong những năm qua đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả, điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc điện tử hóa công tác quản lý kho sách tại Thƣ viện. 2.2.2.6. Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán bộ và bạn đọc Bảo quản vốn tài liệu không chỉ là trách nhiệm của cán bộ Thƣ viện mà còn là nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bạn đọc đến sử dụng thƣ viện. Để nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm của cán bộ và bạn đọc trong việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu. Thƣ viện ĐHTL đã có những biện pháp nhất định:  Đối với bạn đọc: + Hằng ngày, Thƣ viện có rất nhiều độc giả đến đọc và mƣợn tài liệu về nhà. Vì thế Thƣ viện đã tiến hành các biện pháp tuyên truyền, giáo dục bạn đọc. + Mở các lớp hƣớng dẫn sử dụng Thƣ viện cho các bạn sinh viên khóa mới, để sinh viên biết cách sử dụng Thƣ viện, hiểu nội quy cũng nhƣ các quy định khi vào đọc và mƣợn tài liệu. + Công tác giáo dục bạn đọc nhƣ trực tiếp nhắc nhở bạn đọc khi học trực tiếp tiếp xúc với tài liệu trong quá trình mƣợn – trả sách, hoặc nhắc nhở bạn đọc qua các hội nghị bạn đọc. Khi 53