Khóa luận Công tác bổ sung, xử lý và tổ chức tài liệu địa chí tại Thư viện thành phố Hà Nội

Nội dung text: Khóa luận Công tác bổ sung, xử lý và tổ chức tài liệu địa chí tại Thư viện thành phố Hà Nội

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN   NGUYỄN THỊ MẾN CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Cơ sở 1 – 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm - Hà Nội) KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA: 52 (2007 – 2011) HỆ: CHÍNH QUY HÀ NỘI – 2011 LỜI CẢM ƠN 1
2. Trước hết, tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Tiến sỹ Chu Ngọc Lâm, Chủ tịch Hội Đồng Khoa học Thư viện Thành phố Hà Nội – người đã nhiệt tình giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình xây dựng và hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đã trang bị cho tôi kiến thức cơ bản trong những năm tôi học tại trường và đã luôn sẵn sàng đóng góp các ý kiến quý báu cho Khóa luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và các cán bộ công tác tại Thư viện Hà Nội, đặc biệt là các cán bộ công tác tại phòng Địa chí và Thông tin tra cứu, các bạn học cùng lớp đã luôn động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc nghiên cứu và hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong qúa trình nghiên cứu, song điều kiện thời gian và khả năng có hạn nên Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn cùng chuyên ngành để được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5 năm 2011 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined. 1. Tính cấp thiết của đề tài Error! Bookmark not defined. 2. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Error! Bookmark not defined. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của khóa luận Error! Bookmark not defined. 2
3. 6. Kết cấu của khóa luận Error! Bookmark not defined. Chương 1: THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ Error! Bookmark not defined. 1.1. Khái quát về Thƣ viện Thành phố Hà Nội Error! Bookmark not defined. 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triểnError! Bookmark not defined. 1.1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện Hà Nội Error! Bookmark not defined. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ . Error! Bookmark not defined. 1.1.4. Nguồn lực thông tin của thƣ viện Error! Bookmark not defined. 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin về tƣ liệu địa chí Hà NộiError! Bookmark not defined. 1.2. Những vấn đề chung về bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chíError! Bookmark not defined. 1.3. Vai trò của vốn tài liệu địa chí đối với hoạt động của Thƣ viện Hà NộiError! Bookmark not defined. Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Error! Bookmark not defined. 2.1. Công tác bổ sung vốn tài liệu địa chí tại Thƣ viện Hà NộiError! Bookmark not defined. 2.1.1. Tiêu chí lựa chọn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.1.2. Các hình thức bổ sung tài liệu địa chíError! Bookmark not defined. 2.1.2.1. Bổ sung hiện tại vốn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.1.2.2. Bổ sung hoàn bị vốn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.1.3. Kết quả bổ sung vốn tài liệu địa chí tại Thƣ viện Hà Nội Error! Bookmark not defined. 2.2. Công tác xử lý vốn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 3
4. 2.2.1. Mô tả tài liệu địa chí (biên mục tài liệu) Error! Bookmark not defined. 2.2.2. Phân loại tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.2.3. Định chủ đề, định từ khóa tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.2.4. Tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.2.5. Xử lý tiền máy Error! Bookmark not defined. 2.2.6. Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.3. Tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 2.4. Nhận xét, đánh giá Error! Bookmark not defined. 2.4.1. Ƣu điểm Error! Bookmark not defined. 2.4.2. Hạn chế Error! Bookmark not defined. Chương 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Error! Bookmark not defined. 3.1 Nâng cao chất lƣợng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 3.2. Thay đổi phƣơng thức phục vụ của phòng địa chí Error! Bookmark not defined. 3.3. Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin địa chíError! Bookmark not defined. 3.4. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc bổ sung, xử lý và tổ chức vôn tài liệu địa chí Error! Bookmark not defined. 3.5. Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho bạn đọc bằng việc đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ thông tin địa chí Error! Bookmark not defined. 3.6. Đào tạo nguồn nhân lực Error! Bookmark not defined. 3.7. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho hoạt động địa chí Error! Bookmark not defined. 3.8. Biện pháp đảm bảo về tài chính Error! Bookmark not defined. 4
5. KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập và mở rộng giao lưu với các nước trên thế giới; tiếp thu những giá trị tinh hoa văn hóa tốt đẹp của nhân loại. Vì vậy, đòi hỏi chúng ta phải biết chọn lọc những giá trị phù hợp với văn hóa truyền thống của dân tộc mình. Để làm được điều này, trước hết mỗi vùng, miền, địa phương cần bảo tồn và phát huy bản sắc văn hóa riêng của mình. Đây cũng là nhiệm vụ đặt ra cho các thư viện tỉnh, thành phố trong cả nước. Bởi thư viện tỉnh, thành phố là trung tâm văn hóa của một vùng, là nơi tàng trữ, thu thập và phục vụ thông tin cho nhân dân; góp phần nâng cao trình độ dân trí; giáo dục lòng yêu quê hương đất nước; khai thác hợp lý các nguồn tài nguyên sẵn có của địa phương; góp phần phát triển văn hóa – kinh tế – xã hội. Công tác địa chí có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông tin để giải quyết những công việc đó. Có thể khẳng định rằng công tác địa chí là một hoạt động đặc thù của thư viện tỉnh, thành phố, thể hiện sự khác biệt của nó với các loại hình thư viện khác. Nếu không có công tác địa chí thì mọi công tác tổ chức và hoạt động của thư viện sẽ không hoàn chỉnh. Với vị trí đặc biệt của Thủ đô, hoạt động địa chí ở TVHN càng trở nên quan trọng, nó không chỉ đơn thuần phục vụ tìm hiểu, nghiên cứu chuyên sâu về Thủ đô, mà còn bám sát phục vụ những nhiệm vụ chính trị, những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước nói chung, của Đảng bộ Thành phố Hà Nội nói riêng. Vì vậy sự phát triển của Thư viện Thành phố chính là tấm gương phản 5
6. ánh sự phát triển của Thủ đô Hà Nội, bộ mặt của đất nước, niềm tự hào của dân tộc. Để đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu, học tập và tìm hiểu về Hà Nội của bạn đọc trong và ngoài thư viện, thì công việc xây dựng được kho tài liệu địa chí phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức là hết sức cần thiết. Muốn làm được điều đó, đòi hỏi thư viện phải có kế hoạch bổ sung, thu thập, xử lý và tổ chức vốn tài liệu sao cho khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng đầy đủ nhất, kịp thời nhất các nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài nước. Hiện tại, trong kho địa chí của TVHN có rất nhiều tài liệu có giá trị và quý hiếm như: kho sách Hán Nôm, các thư tịch cổ Đây là những di sản văn hóa, là nhân chứng lịch sử của dân tộc ta, nó góp phần không nhỏ vào kho tàng văn học nghệ thuật cũng như nền văn hóa đậm đà bản sắc Việt Nam. Qua đó, nhằm giới thiệu với bạn bè quốc tế về đất nước Việt Nam, về nền văn hiến Thăng Long – Đông Đô – Hà Nội, và cũng là nguồn tư liệu quan trọng phục vụ cho các cơ quan nghiên cứu, những người có nhu cầu tìm hiểu về Hà Nội. Nhưng số lượng và chất lượng vốn tài liệu quý này không chỉ dừng lại ở đó, mà nằm tản mát ở rất nhiều nơi, cả trong và ngoài nước. Vì vậy mà đòi hỏi Thư viện cần có những kế hoạch cụ thể để thu thập, xử lý, tổ chức và bảo quản lâu dài nguồn tài liệu này. Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, đã có nhiều chỉ thị, nghị quyết về bảo tồn, tôn tạo, sưu tầm và lưu giữ vốn văn hóa cổ Hà Nội nhằm xây dựng một bộ sưu tập tương đối đầy đủ về Thủ đô của chúng ta. Trong những năm vừa qua, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về mảng tài liệu địa chí ở thư viện tỉnh, thành phố, vấn đề này tuy không còn mới mẻ nhưng nó vẫn mang tính thời sự và được khá nhiều người quan tâm. Xuất phát từ những lý do nêu trên, thông qua khảo sát thực tiễn về kho địa chí tại TVHN, tôi đã chọn đề tài: “Công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu đia chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình. Với kiến thức đã được 6
7. học ở trường, với sự tiếp thu học hỏi kế thừa tri thức của những người đi trước và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo – TS Chu Ngọc Lâm. Tôi hy vọng đề tài của mình sẽ góp phần đánh giá đúng thực trạng bổ sung, xử lý và tổ chức tài liệu địa chí tại TVHN, từ đó đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng cho công tác này. 2. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu Khóa luận được trình bày dựa trên quan điểm duy vật biện chứng và đường lối chính sách của Đảng và nhà nước ta về văn hóa nói chung và về công tác thông tin – thư viện nói riêng. Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các phương pháp: phân tích và tổng hợp tài liệu, khảo sát thực tiễn, thống kê số liệu, phỏng vấn trực tiếp để làm sáng tỏ nội dung đề tài. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: là vốn tài liệu địa chí tại TVHN. Phạm vi nghiên cứu: Công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại cơ sở 1 TVHN (47 Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội). 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại TVHN. * Nhiệm vụ: - Giới thiệu khái quát về TVHN. - Làm sáng tỏ vai trò của tài liệu địa chí trong hoạt động của TVHN. - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng vốn tài liệu địa chí của TVHN. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí của TVHN. 7
8. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của khóa luận * Ý nghĩa khoa học: - Đề tài góp phần làm rõ vai trò của tài liệu địa chí đối với sự phát triển của TVHN và phục vụ sự phát triển của Thủ đô. - Cung cấp những cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng một kho tư liệu địa chí về Hà Nội phong phú và đa dạng. * Ý nghĩa thực tiễn: Khóa luận đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý, tổ chức và khả năng đáp ứng nhu cầu tin về tài liệu địa chí của độc giả ngày càng tốt hơn. Qua đó góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển của Thủ đô. 6. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương sau: Chƣơng 1: Thư viện Hà Nội với công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí. Chƣơng 2: Thực trạng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội. Chƣơng 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội. 8
9. Chƣơng 1: THƢ VIỆN HÀ NỘI VỚI CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ 1.1. Khái quát về Thư viện Thành phố Hà Nội 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển TVHN là một trong những hệ thống thư viện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, được thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “Phòng đọc sách nhân dân”. Thư viện đã qua nhiều lần thay đổi địa điểm: lúc ở bên bờ hồ Hoàn Kiếm, khi về Mai Dịch, Lò Đúc, Văn Miếu – Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959, thư viện chính thức “định đô” tại 47 Bà Triệu và mang tên “Thư viện nhân dân Hà Nội”, nay là “Thư viện Thành phố Hà Nội”. Những ngày đầu mới thành lập, Thư viện chỉ có 4 cán bộ, với vốn sách nhỏ bé vài ngàn cuốn được chuyển từ kháng chiến về, ngoài ra là một số báo, tạp chí, cơ sở vật chất của thư viện còn nghèo nàn. Đến năm 1973, khi có Quyết định 178/CP của Hội đồng Chính phủ, việc thành lập kho tư liệu địa chí đã được đề cập và bàn bạc. Năm 1973, Ban giám đốc Sở Văn hóa – Thông tin Hà Nội đã quy định rõ quy định và chức năng, đồng thời tiến dần lên phục vụ khoa học kỹ thuật bằng công tác địa chí và tư liệu”. Năm 1983 phòng Địa chí và Thông tin – thư mục của Thư viện được chính thức thành lập và tổ chức hoạt động với mục đích phục vụ bạn đọc tìm hiểu nghiên 9
10. cứu về Thủ đô. Có thể nói đây là quyết định hết sức đúng đắn của TVHN, nó đánh dấu một bước ngoặt – bước phát triển mới của hoạt động thư viện Thủ đô. Năm 1975, kháng chiến chống Mỹ thắng lợi, đất nước thống nhất, được sự quan tâm của thành ủy, UBND, HĐND, Sở Văn hóa Thông tin Hà Nội, TVHN từng bước hoàn thiện cơ sở vật chất, bổ sung thêm đội ngũ cán bộ có trình độ cao, tăng cường vốn tài liệu, đồng thời phát huy tốt công tác phục vụ bạn đọc thông qua một số hình thức tuyên truyền giới thiệu sách. Ngày 10/10/2008, công trình xây dựng mới TVHN cao 9 tầng mang dáng dấp của một cuốn sách mở tại 47 Bà Triệu - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội, đã chính thức được khánh thành nhân dịp kỷ niệm 54 năm ngày Giải phóng Thủ đô. Đây cũng là một công trình văn hoá trọng điểm của Thành phố hướng tới kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Xây dựng trên 1.347m2 của trụ sở cũ, trụ sở mới của TVHN được đầu tư xây dựng hiện đại, gồm 8 tầng nổi và 1 tầng hầm, cao trình 29,7m, diện tích sàn 6.161m2 với hệ thống trang thiết bị đồng bộ, phụ trợ tốt cho hoạt động phục vụ người đọc. Sau gần 55 năm hoạt động, TVHN đã góp phần đáng kể vào sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ thủ đô cũng như “nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài”. Vì thế, Thư viện đã vinh dự được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quý như: 3 Huân chương Lao động (hạng nhất 2001, hạng nhì 1996, hạng ba 1990); Huân chương Độc lập hạng ba (2006), được Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen ba năm liền (1977, 1978, 1979). Bên cạnh đó, TVHN cũng được Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) và UBND Thành phố tặng nhiều bằng khen và Cờ thưởng luân lưu “Đơn vị thi đua xuất sắc dẫn đầu ngành thư viện toàn quốc” (các năm 1997, 2000, 2002, 2004 và 2005); được Nhà nước công nhận là Thư viện Hạng I cấp Quốc gia (1998) và nhiều bằng khen khác. Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ một kho tàng thư tịch khá đồ sộ của Thủ đô và nhân loại, nhiều loại hình tài liệu cho người 10
11. sáng và người khiếm thị; đặc biệt có phòng tra cứu, phòng địa chí về Thăng Long - Hà Nội. Năm 2008, Quốc hội thông qua Nghị quyết điều chỉnh mở rộng địa giới hành chính Thủ đô Hà Nội. Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng từng khẳng định: "Việc mở rộng địa giới hành chính vừa bảo đảm không gian cho Hà Nội phát triển bền vững trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai lâu dài, vừa tạo điều kiện cho Hà Nội phát triển toàn diện, xứng đáng là trung tâm đa chức năng là yêu cầu cấp thiết hiện nay”. Chính vì việc mở rộng địa giới hành chính của Hà Nội, nên mọi công việc hợp nhất các tổ chức, cơ quan đoàn thể giữa Hà Nội cũ và Hà Tây đều được gấp rút thực hiện để đi vào hoạt động có hệ thống. Và hoạt động thư viện cũng không là ngoại lệ. Sau sự kiện 1/8/2009, TVHN chính thức được hợp nhất và hiện nay có 2 trụ sở làm việc. Đó là tại 47 Bà Triệu – Hà Nội và tại 2B Quang Trung - Hà Đông (Thư viện Hà Tây cũ). TVHN qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển đã không ngừng lớn mạnh xứng đáng là một địa chỉ văn hóa quen thuộc và đáng tin cậy của bạn đọc Thủ đô và cả nước. 1.1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của thƣ viện Hà Nội Cũng như các cơ quan thông tin – thư viện khác, TVHN có vị trí, chức năng và nhiệm vụ đặc thủ của mình.  Vị trí: TVHN là thư viện công cộng lớn nhất của Thủ đô, trung tâm thông tin văn hóa, giáo dục quan trọng của thành phố, là trung tâm đầu ngành của mạng lưới thư viện ở Thủ đô. Thư viện có vị trí đặc biệt quan trọng của Quốc gia (Theo điều 14, Mục 2 Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ).  Chức năng: 11
12. TVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về Hà Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô Hà Nội về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.  Nhiệm vụ: 1. Xây dựng và trình Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hằng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. 2. Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện. Phục vụ miễn phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, người tàn tật bằng hình thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của Pháp lệnh Thư viện. 3. Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên – kinh tế - văn hóa của Hà Nội và đối tượng phục vụ của thư viện như: - Thu thập, tàng trữ và bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và viết về Hà Nội. - Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. - Nhận các xuất bản lưu chiểu tại Hà Nội, các bản sao khóa luận, luận văn, luận án của sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh các trường đại học tại Hà Nội, các công trình nghiên cứu khoa học của Hà Nội và các nghiên cứu về Hà Nội. - Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị, tài liệu bằng tiếng dân tộc phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn Thành phố. 12
13. - Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thông giữa thư viện với các thư viện trong nước và nước ngoài bằng hình thức trao đổi, cho mượn và kết nối mạng máy tính. - Lưu trữ các tài liệu có nội dung quy định tại Khoản 1, Điều 5, Pháp lệnh Thư viện và phục vụ người đọc theo quy định của Pháp luật. - Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không có giá trị sử dụng theo quy định. 4. Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãi vốn tài liệu thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộc phát triển kinh tế – văn hóa – xã hội Thủ đô; xây dựng phong trào đọc sách, báo sâu rộng trong nhân dân. 5. Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin – thư mục, thông tin có chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện. 6. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện, tham gia xây dựng và phát triển mạng thông tin – thư viện của hệ thống thư viện công cộng. 7. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện quận, huyện và cơ sở trên địa bàn thành phố bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội. 8. Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viện do các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy định của Pháp luật. 9. Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật. 13
14. 10. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội. 11. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của Pháp luật. 12. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thành phố Hà Nội giao. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ  Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của TVHN gồm: Ban giám đốc, Hội đồng khoa học và các phòng ban chuyên môn. Ta có thể khái quát qua mô hình sau: Ban giám đốc Hội đồng khoa học Các Phòng ban chuyên môn P. Hành P. Bổ sung P. Phục P. Địa chí P. Tin P. Nghiệp chính-Tổng và xử lý kỹ vụ và học vụ và hợp thuật bạn đọc Thông tin phong tra cứu trào cơ sở P. Đọc P. Đọc P.Mượn P. Đọc P. Thiếu Các phòng 14 báo -Tạp tổng hợp dành cho nhi đọc chuyên chí người biệt
15. Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp  Đội ngũ cán bộ: Theo số liệu thống kê, hiện nay thư viện có 75 cán bộ. Trong đó có 56 cán bộ thuộc diện biên chế, 19 cán bộ thuộc diện hợp đồng. Trong năm vừa qua, Thư viện có sự thay đổi về đội ngũ nhân sự điều hành thư viện. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong Thư viện đều là những người cần cù và tâm huyết với nghề. Trình độ của cán bộ thư viện được tổng hợp như sau: STT Trình độ Số lƣợng 1. Tiến sỹ 01 2. Thạc sĩ 09 3. Đại học chuyên ngành thư viện 46 4. Đại học chuyên ngành CNTT 07 5. Đại học chuyên ngành ngoại ngữ 01 6. Đại học chuyên ngành khác 03 7. Trung cấp 01 8. Chưa qua đào tạo 06 15
16. 1.1.4. Nguồn lực thông tin của thƣ viện Tài liệu của thư viện chủ yếu là tài liệu dạng truyền thống: sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm. Các tài liệu hiện đại hầu như ít xuất hiện tại thư viện. Thư viện tiến hành kiểm kê từ 1/3/2011 đến hết 15/5/2011 (dự kiến) sau một quãng thời gian dài chưa tiến hành. Tính đến trước thời điểm kiểm kê, nguồn lực thông tin của thư viện được thống kê như sau:  Sách: Từ khi mới thành lập cho đến nay, TVHN đã có một số lượng sách là 600.000 cuốn được phân theo các phòng với nhiều môn loại: sách chính trị xã hội, sách kinh điển, sách khoa học cơ bản và khoa học tổng hợp, sách văn học nghệ thuật sách y học, thể thao  Báo, tạp chí: Báo, tạp chí là những tài liệu cập nhật thông tin nhất, mới nhất phản ánh tất cả các mặt của đời sống xã hội: kinh tế - xã hội, văn hoá chính trị, nghệ thuật, thể dục thể thao, Hiện nay, ở TVHN có khoảng 530 loại báo, tập chí (có 458 loại tiếng Việt, 72 loại ngoại văn - chủ yếu là Tiếng Anh và Tiếng Pháp). Số lượng báo, tạp chí mỗi loại được bổ sung ít nhất là 2 tờ, nhiều nhất là 4 tờ cho một số.  Tài liệu địa chí Tổng số vốn tài liệu địa chí ở TVHN gồm khoảng 13.510 bản. - Sách là vốn tài liệu có giá trị của TVHN gồm: + Sách Tiếng Việt: 7.759 cuốn + Tài liệu ngoại văn: 222 cuốn - Báo, tạp chí: 500 tập với 1887 cuốn (báo đóng bìa). TVHN lưu giữ được cả báo, tạp chí xuất bản trước và sau năm 1954 16
17. Ngoài sách, báo, tạp chí TVHN còn lưu giữ một kho tàng các tài liệu quý hiếm như Tổng hợp Thư mục địa chí tư liệu Hà Nội với 10.300 tư liệu, 475 cuốn hương ước, 1682 bản dập văn bia; 850 bản Thư tịch Hán Nôm; 55 tờ bản đồ, 45 băng đĩa và khoảng 200 ảnh có nội dung về Hà Nội.  Tài liệu phục vụ người khiếm thị + Sách chữ nổi: 2000 cuốn + Đĩa CD và băng casette: 589 băng, đĩa  Bách khoa toàn thư, từ điển - TVHN có 5 bộ bách khoa toàn thư chuyên ngành trong đó có Bách khoa toàn thư về văn học cổ điển Trung Quốc như: Lịch sử triết học Trung Quốc, Đương đại truyền kỳ, Ngoài ra, còn có bách khoa thư của Việt Nam như: Bách khoa thư Việt Nam, Bách khoa thư Hà Nội. - Từ điển: Số lượng từ điển của TVHN tương đối lớn khoảng 200 cuốn chủ yếu đó là từ điển ngôn ngữ và từ điển nghệ thuật. Hằng năm, TVHN bổ sung trung bình từ 6.000-8. 000 cuốn sách với khoảng 1.500 tên sách khác nhau. Là một thư viện lớn của Thủ đô, do vậy Thư viện luôn quan tâm đầu tư phát triển vốn tài liệu của mình. Nguồn tư liệu của thư viện thường xuyên được bổ sung làm mới để phục vục bạn đọc dưới nhiều hình thức, đồng thời chú trọng ứng dụng CNTT, xây dựng bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại với 6 CSDL với hơn 174.000 biểu ghi. Liên kết phối hợp chặt chẽ với các cơ quan thông tin – thư viện, các ban ngành, các tổ chức kinh tế – văn hóa – xã hội, tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, chia sẻ nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện cả về quy mô và chất lượng. 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin về tƣ liệu địa chí Hà Nội Để hiểu rõ tình hình cụ thể của địa phương, công tác địa chí ở thư viện đóng một vai trò vô cùng quan trọng, tư liệu địa chí thực sự là có ý nghĩa đối với 17
18. sự phát triển của địa phương về mọi mặt. Bởi lẽ tư liệu địa chí là cơ sở chủ yếu để khai thác các thông tin về địa phương nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, nghiên cứu khoa học, phục vụ sản xuất và tăng cường sự hiểu biết về địa phương của lãnh đạo các cấp, các ngành cũng như của nhân dân địa phương. Mặt khác, tư liệu địa chí cũng rất quan trọng đối với các nhà đầu tư, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, bởi muốn đầu tư đạt hiệu quả, họ không thể thiếu thông tin về địa phương. Điều này cho thấy, nhu cầu về tư liệu địa chí của các thành phần bạn đọc khác nhau ngày càng phong phú, đa dạng. Người dùng tin là người tiếp nhận và sử dụng thông tin, người tham gia hoạt động thông tin, là người xử lý thông tin. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin để duy trì và phát triển các hoạt động của con người. Trong thực tế, mỗi người không chỉ có một dạng hoạt động mà còn có nhiều dạng hoạt động khác nhau như học tập, giảng dạy, nghiên cứu, lao động sản xuất, giải trí. Bất kỳ dạng hoạt động nào cũng nảy sinh từ nhu cầu thông tin. Do vậy, ở từng con người có thể có nhiều dạng nhu cầu thông tin. Nhu cầu thông tin địa chí bị chi phối bởi nhiều yếu tố mà trước hết đó là những nhiệm vụ kinh tế xã hội của địa phương. Tiếp đó là sự phát triển không ngừng của xã hội do tác động của các yếu tố: Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, nguồn tin ngày càng phong phú đa đạng đã tạo nên những thay đổi lớn trong quan hệ sản xuất và các giai tầng xã hội kéo theo sự thay đổi về tính chất ngành nghề của người lao động Từ những lý do đó có thể nói rằng các yếu tố trên có tác động một cách mạnh mẽ, sâu sắc đến quá trình tâm lý của người dùng tin và cũng tác động, ảnh hưởng làm thay đổi tính chất nhu cầu tin, nhu cầu đọc của họ. TVHN tổ chức tài liệu địa chí cho bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu về Thủ đô trên nhiều lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, lịch sử, địa lý tự nhiên, các đặc điểm sản xuất của Hà Nội 18
19. Qua việc trao đổi với CBTV ở phòng địa chí, tôi thấy nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí ở TVHN rất đa dạng. Bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí ở TVHN đa số là những người có trình độ văn hóa và chuyên môn cao. Các tài liệu mà họ tìm đọc thường là những tài liệu đòi hỏi khái quát, tổng hợp hoặc chuyên sâu từng lĩnh vực. Để nắm bắt tình hình sử dụng người dùng tin một cách chính xác, cần phân loại đối tượng người dùng tin. Việc phân loại đối tượng người dùng tin địa chí sẽ giúp Thư viện phục vụ, cung cấp thông tin có mục đích, có chọn lọc phù hợp với nhu cầu thông tin tư liệu đa dạng của từng đối tượng đọc. Căn cứ vào nghề nghiệp, trình độ học vấn, lứa tuổi, tâm sinh lý, thói quen và nhu cầu, sở thích đọc của người dùng tin địa chí khác nhau. Chỉ có phân loại chính xác các nhóm đối tượng người dùng tin thì thư viện mới có căn cứ khoa học xây dựng vốn tài liệu có nội dung đầy đủ và phù hợp. Vì vậy chúng ta có thể chia người dùng tin tư liệu địa chí ra các nhóm đối tượng chính sau:  Nhóm những người dùng tin làm công tác lãnh đạo, quản lý: Lãnh đạo, quản lý vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật. Là một khoa học vì nó phải tuân theo các quy trình công nghệ nhất định, phải hiểu được đối tượng quản lý và môi trường quản lý. Muốn đưa ra quyết định đúng đắn, người lãnh đạo ở địa phương phải nắm được các thông tin địa chí. Là một nghệ thuật vì phải quản lý trực tiếp con người, mỗi con người là một thế giới riêng, có nhu cầu riêng phù hợp với các đặc điểm tâm sinh lý, phong tục tập quán ở từng địa phương. Các đối tượng thuộc nhóm này gồm: các cán bộ lãnh đạo địa phương, các nhà hoạch định chiến lược phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, các nhà đầu tư xây dựng, các doanh nhân trong và ngoài nước. Nhóm bạn đọc này có nhu cầu tìm hiểu về địa phương và những yếu tố liện quan đến địa phương đó cũng như các vùng lân cận về mọi mặt: điều kiện địa lý tự nhiên, văn hóa, xã hội, quá trình 19
20. hình thành và phát triển, khả năng phát triển kinh tế, điều kiện phát triển sản xuất. Họ quan tâm đến kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đã và đang tiến hành, các nguồn thông tin có thể truy cập được thuộc chuyên ngành hoặc các ngành có liên quan. Để có kết quả nghiên cứu đạt được mục đích, họ yêu cầu các tư liệu địa chí có nội dung phản ánh toàn diện, đầy đủ, chính xác, cụ thể và kịp thời nhất. Đặc biệt lưu ý những tài liệu gốc về địa phương. Trong nhóm người dùng tin này thì đặc biệt quan tâm là các nhà lãnh đạo thành phố và lãnh đạo Sở Thông tin – Truyền thông Hà Nội. Đây là đối tượng bạn đọc thường xuyên và quan trọng của Thư viện vì những thông tin về địa phương giúp họ có những đối sách thích hợp điều chỉnh chủ trương, kế hoạch phát triển mọi mặt hay từng mặt. Ví dụ trong Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội vừa qua, có rất nhiều chương trình tôn tạo, tu bổ những di tích văn hóa lịch sử, văn hiến của Thủ đô, và những thông tin địa chí Thăng Long – Hà Nội là vô cùng quan trọng. Vì vậy, tư liệu địa chí Hà Nội là một phần không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, quản lý của họ. Với đặc điểm người dùng tin như vậy, cách thức phục vụ chủ yếu của đối tượng này là phục vụ thư mục bài trích về địa phương, cho mượn tài liệu về nhà theo yêu cầu hoặc bạn đọc chuyển yêu cầu xuống, thư viện phân tích, trả lời kèm theo tài liệu gốc, để lãnh đạo kiểm chứng. Có thể nói đây là đối tượng bạn đọc có yêu cầu cao, đòi hỏi độ chính xác, nhanh chóng, toàn diện, yêu cầu rộng về mọi lĩnh vực và Thư viện luôn luôn phải đáp ứng được yêu cầu bằng mọi cách, không được phép trả lời không. Đó cũng là cách TVHN tự khẳng định với các nhà lãnh đạo về vai trò của vốn tư liệu địa chí đối với sự phát triển của Thủ đô.  Nhóm người dùng tin là các nhà nghiên cứu về địa phương: Hoạt động thông tin địa chí cung cấp cho cán bộ nghiên cứu những thông tin về địa phương liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu, giúp họ giải quyết nhanh 20
21. chóng những vấn đề thiết thực của địa phương, rút ngắn thời gian từ nghiên cứu đến triển khai, ứng dụng. Hoạt động địa chí là một bộ phận quan trọng của nghiên cứu khoa học về địa phương. Việc sưu tầm, thu thập tài liệu và thông tin đầy đủ, kịp thời những tài liệu về địa phương sẽ giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian sưu tầm tài liệu, nắm bắt được tình hình, hiện trạng nghiên cứu về địa phương, từ đó lựa chọn những đề tài phù hợp, thiết thực với địa phương, tránh được hiện tượng trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây và đẩy nhanh việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu khoa học kỹ thuật vào đời sống. Các nhà nghiên cứu về địa phương đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc khai thác có hiệu quả vốn tài liệu địa chí. Số lượng đối tượng bạn đọc này sẽ quyết định đến số lượng sản phẩm địa chí của địa phương. Tài liệu địa chí đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết đối với người làm công tác nghiên cứu văn hóa – xã hội. Tài liệu này là công cụ không thể thiếu của họ, tài liệu đó không chỉ để trích dẫn, chứng minh mà còn góp phần làm sáng tỏ những lập luận, khơi gợi, phát hiện, khám phá những góc cạnh vấn đề còn tiềm ẩn trong các sự kiện.  Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, cán bộ nghiên cứu khoa học: Nhóm người dùng tin này việc đọc của họ gắn với một đề tài ổn định như viết khóa luận, luận văn, đề tài nghiên cứu thường là các vấn đề về Hà Nội hoặc có liên quan đến Hà Nội. Ngoài ra còn có rất nhiều sinh viên, học viên cao học chuyên ngành văn hóa, lịch sử, Hán văn đã sử dụng tài liệu địa chí về Hà Nội của Thư viện. Đây là điều đáng mừng vì nó là động lực thúc đẩy phát triển nghiên cứu về địa phương và đẩy mạnh công tác địa chí của chính thư viện. Nhu cầu tin của nhóm bạn đọc này rất đa dạng và tài liệu xám là một trong những tài liệu mà họ rất cần, để kế thừa và tránh sự trùng lặp trong nghiên cứu. 21
22.  Nhóm người dùng tin nước ngoài: Nhu cầu tin của bạn đọc là người nước ngoài cũng rất phong phú và đa dạng. Nó bao quát tất cả các lĩnh vực như tìm hiểu phong tục tập quán, lễ hội dân gian truyền thống, các di tích lịch sử, các danh lam thắng cảnh, những ngành nghề thủ công của Hà Nội. Chính tài liệu địa chí cung cấp cho họ những thông tin về các lĩnh vực mà họ đang nghiên cứu như tìm hiểu về thị trường, thói quen tập tục để hướng đầu tư phát triển vào Thủ đô. Thời gian gần đây, số lượng các nhà nghiên cứu nước ngoài đến với thư viện có chiều hướng gia tăng, như TVHN đã từng phục vụ Philippe Papine làm đề tài tiến sĩ về “Lịch sử Hà Nội”, phục vụ một sinh viên người Pháp sang làm đề tài về “Đường phố Hà Nội”. Đối với những đối tượng bạn đọc này, việc phục vụ tài liệu địa chí cho họ có tác dụng to lớn. Vì nhu cầu đọc của họ được xác định rõ ràng, sản phẩm của họ bao giờ cũng có vì việc đọc gắn với mục đích nào đó như thực hiện các công trình nghiên cứu hay viết về sách, báo. Nói cách khác, sản phẩm của họ sẽ tuyên truyền về Hà Nội và về Việt Nam ra nước ngoài. Để phục vụ, đáp ứng tốt được nhu cầu của họ thì tài liệu cần phong phú, bộ máy tra cứu tốt – họ có thể tự biết họ cần những gì? Họ tự sử dụng bộ máy tra cứu để tìm tài liệu. Và ngược lại, họ còn hỗ trợ rất nhiều cho công tác thu thập tài liệu. Vì vậy, Thư viện cũng có thể mời họ làm cộng tác viên rất tốt cho phòng Địa chí.  Nhóm người dùng tin địa chí phổ thông: + Nhu cầu học tập, tìm hiểu: Các đối tượng của loại nhu cầu này là người dùng tin địa chí phổ thông bao gồm quảng đại quần chúng: công nhân, nông dân, học sinh, sinh viên, bộ đội, cán bộ hưu trí. Trình độ văn hóa ở mức trung bình. Nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí rất đa dạng, không ổn định, họ có thể đọc tất cả những tài liệu nói về lĩnh vực nào của địa phương. Các tài liệu này đối với họ ít nhằm mục đích nghiên 22
23. cứu mà chủ yếu phục vụ học tập, mở mang tri thức và những vấn đề của địa phương mình đang sống. Cán bộ địa chí cần theo dõi, nắm bắt, phân tích nhu cầu thông tin của bạn đọc, định hướng cho họ để điều chỉnh từ nhu cầu giải trí sang các nhu cầu phục vụ cho sự hiểu biết, nâng cao trách nhiệm với địa phương. + Nhu cầu giải trí: Trong cuộc sống con người, giải trí là một nhu cầu thực tế. Xã hội càng phát triển, nhu cầu giải trí của con người càng phong phú, sinh động trở thành một nhu cầu to lớn và cần thiết. Giải trí là một hình thức thay đổi tính chất lao động nhằm giải tỏa mệt mỏi, ức chế và phục hồi sức khỏe, đưa con người trở lại trạng thái mạnh khỏe toàn diện cả về thể chất lẫn tinh thần. Nhu cầu giải trí nằm trong cả bốn nhóm đối tượng trên. Nhu cầu của họ không hẳn là đọc một cuốn sách cụ thể, mà thường có nhiều câu hỏi phong phú, có thể là một sự kiện lịch sử hoặc một nhân vật nào đó. Như vậy, để đáp ứng tốt những nhu cầu của bạn đọc tới thư viện nghiên cứu tài liệu địa chí, bắt buộc cán bộ phòng địa chí của TVHN phải hiểu được đặc điểm của từng nhóm đối tượng để có những hình thức phục vụ thích hợp nhằm thỏa mãn các nhu cầu của bạn đọc một cách nhanh nhất, có hiệu quả và chất lượng nhất. 1.2. Những vấn đề chung về bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí  Địa chí – địa phương: Khái niệm địa chí với nội dung và ý nghĩa khoa học của nó, được các cuốn từ điển, các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước giải thích như sau: Theo “Từ điển Từ nguyên” do Nhà xuất bản Thượng Hải (Trung Quốc) xuất bản năm 1914 thì địa chí là sách ghi chép về địa dư bao gồm hình thể, núi sông, phong tục, sản vật của một vùng đất. 23
24. Theo “Giản yếu Hán Việt từ điển”, GS. Đào Duy Anh, quan niệm: “địa” là đất, một khu vực trên mặt đất, miền, nơi chốn, địa phương. “Chí” là ghi lấy, bài văn chép, sách biên chép của sự vật, ghi chép. “Địa chí là sách biên chép dân phong, sản vật, địa thế các địa phương” Theo từ điển Bách khoa Việt Nam thì địa chí là loại sách ghi chép, biên soạn về địa dư, phong tục, nhân vật, sản vật hoặc giới thiệu địa lý, địa lý lịch sử, văn hóa của một địa phương. Ngày nay địa chí được hiểu rộng ra là sách chuyên khảo về địa lý, lịch sử kinh tế, văn hóa của một địa phương. Theo GS. Trần Quốc Vượng, địa chí là một loại chuyên khảo về một vùng có lãnh thổ và bản sắc văn hóa xác định. Địa phương: là một phần nhất định của đất nước, được phân chia theo khu vực hành chính – lãnh thổ hiện tại (tỉnh, thành phố).  Khái niệm tài liệu địa chí: Trong “công tác địa chí của Thư viện tỉnh” – tài liệu nghiệp vụ do thư viện quốc gia biên soạn và xuất bản đã đưa ra khái niệm “tư liệu địa chí” với nghĩa là: tư liệu có nội dung đề cập đến lịch sử, hiện trình thuộc mọi lĩnh vực của địa phương, các nhân vật lỗi lạc của địa phương và những triển vọng phát triển của nó. Trong “Cẩm nang nghề thư viện” của TS. Lê Văn Viết định nghĩa tài liệu địa chí: Đó là tất cả các ấn phẩm tài liệu không công bố (viết tay, đánh máy, đồ họa), các tài liệu nghe nhìn, các vật mang tin đọc máy (băng từ, đĩa compac, ) hoàn toàn nói về địa phương, vùng đất hoặc có nhiều tin tức (theo khối lượng hoặc giá trị) về vùng đó, không phụ thuộc vào loại hình và phương pháp in ấn (sản xuất), số lượng bản, ngôn ngữ, nội dung xuất bản hay chế tạm, xu hướng chính trị và tư tưởng. Sau này, Hội nghị công tác địa chí của thư viện tỉnh, thành phố trong thời kỳ đổi mới được tổ chức tại Phú Yên trong hai ngày 25-26/6, Thư viện Quốc gia 24
25. có thông báo kết quả hội nghị, trong đó nhắc lại quan điểm thống nhất về tài liệu địa chí là: tài liệu viết về đất nước con người của địa phương được xuất bản trên bất cứ vật mang tin nào, bằng bất cứ ngôn ngữ gì, được công bố ở bất cứ đâu trong nước và trên thế giới. Trên đây là một số khái niệm về tài liệu địa chí, tuy nhiên vấn đề này hiện nay còn nhiều tranh luận, vẫn chưa có quan điểm nào đi đến thống nhất khái niệm về tài liệu địa chí. Mỗi khái niệm trên có những cách diễn đạt khác nhau nhưng đều khẳng định: tài liệu địa chí là tài liệu có nội dung đề cập đến địa phương. Tóm lại, có thể hiểu tài liệu địa chí là những tài liệu (xuất bản phẩm) có nội dung nói về địa phương hoặc liên quan đến địa phương, không kể chúng do ai viết, được xuất bản, công bố ở đâu, thời kỳ nào, bằng ngôn ngữ gì.  Công tác địa chí: Theo nghĩa rộng, công tác địa chí là nghiên cứu toàn diện về địa phương, vùng, khu vực của quốc gia, bao gồm các khâu công việc như: Biên soạn và xuất bản những tài liệu có nội dung liên quan đến địa phương; Sưu tầm, tập hợp, xử lý, tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu địa chí phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu địa phương; Tuyên truyền, phổ biến những kiến thức địa phương chí cho người dân. Mục đích của nghiên cứu địa phương là tìm ra nét riêng, đặc thù và độc đáo của mỗi vùng đất. Công tác nghiên cứu địa phương không chỉ có ý nghĩa quốc gia mà cả quốc tế, vì thông qua hoạt động này, các địa phương có thể quảng bá về đất nước, quê hương của mình đến với bạn bè khắp thế giới. Theo nghĩa hẹp, công tác địa chí trong thư viện là một bộ phận của công tác địa chí, được hình thành dựa trên hoạt động địa chí và công tác thư viện, có nhiệm vụ phát hiện, sưu tầm, thu thập, xử lý, tổ chức và bảo quản lâu dài vốn tài liệu địa chí và xuất bản phẩm địa phương, khai thác, sử dụng và phổ biến rộng rãi vốn tài liệu này tới các đối tượng bạn đọc, tuyên truyền kiến thức về địa 25
26. phương thông qua các phương tiện thư viện – thư mục, nghiên cứu khoa học và hướng dẫn phương pháp công tác địa chí cho thư viện địa phương. Trong điều kiện hiện nay, cùng với sự đổi mới, CNH – HĐH đất nước, công tác địa chí thư viện ngày càng thể hiện vai trò và ý nghĩa của mình đối với sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội.  Công tác bổ sung tài liệu: Công tác bổ sung tài liệu là bổ sung vốn tài liệu trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư viện đó và của xã hội.  Công tác xử lý tài liệu: Xử lý thông tin là tập hợp tất cả các công đoạn khác nhau nhằm biến đổi thông tin thu thập được thành dạng thể hiện mới phù hợp với mục đích của hệ thống thông tin cụ thể. Công tác xử tài liệu địa chí, tùy thuộc vào từng thư viện sẽ bao gồm các khâu như: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề và định từ khóa tài liệu, tóm tắt, chú giải tài liệu  Tổ chức vốn tài liệu địa chí: Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả. Tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý, tiện lợi trong sử dụng và bảo quản là nhiệm vụ, mục tiêu quan trọng trong chu trình đường đi của tài liệu. Có hai quan điểm tổ chức kho địa chí đang tồn tại trong các thư viện tỉnh, thành phố: + Tổ chức vốn tài liệu địa chí thành một bộ phận địa chí nằm trong kho đọc tổng hợp, kho chính như Thư viện Nam Định, Thư viện Hà Tây (cũ). 26
27. + Đối với các thư viện tỉnh, thành phố có diện tích kho rộng rãi và các trang thiết bị cần thiết cùng biên chế cán bộ và số lượng tư liệu địa chí phong phú thì tổ chức thành kho địa chí riêng. 1.3. Vai trò của vốn tài liệu địa chí đối với hoạt động của Thư viện Hà Nội Tài liệu địa chí là tài liệu rất quý giá, nó phản ánh những nét đặc thù, những tiềm năng, thế mạnh của địa phương, phản ánh đa dạng các yếu tố về tự nhiên, kinh tế, khoa học, phong tục tập quán và các truyền thống văn hóa quý báu của địa phương. Là cơ sở cho chúng ta kiểm tra, khảo sát, quy hoạch, phân vùng kinh tế để xây dựng và phát triển nền kinh tế, văn hóa của địa phương. Thật khó mà dựng lại lịch sử một ngành, một địa phương, những đóng góp và thành tựu của nó trong sự nghiệp xây dựng và phát triển của đất nước nếu không có những tư liệu này ghi lại, các nhà chuyên môn khó mà kế thừa những thành tựu của những người đi trước. Vì vậy, tài liệu địa chí chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của thư viện tỉnh, thành phố. Đồng thời, tài liệu này cũng gắn bó được thư viện với địa phương, khẳng định vị trí quan trọng của thư viện địa phương. Có thể nói rằng “Công tác địa chí là một nội dung rất đặc biệt và không thể thay thế trong hoạt động của các thư viện tỉnh, thành phố”. Như vậy, tài liệu địa chí là yếu tố tiên quyết của công tác địa chí, một trong những hoạt động đặc thù và có vai trò hết sức quan trọng đối với bất kỳ thư viện tỉnh, thành phố nào. Điều này lại càng quan trọng hơn đối với TVHN – kinh thành lâu dài nhất trong lịch sử dân tộc. Hà Nội vừa là Thủ đô, trung tâm chính trị, văn hóa, khoa học, giao dịch của cả nước. Nơi hội tụ những hiền tài, các trường đại học, các viện nghiên cứu, các cơ quan đầu não của quốc gia. Đồng chí Phạm Văn Đồng đã từng nói: “Hà Nội là nơi hội tụ những tinh hoa của dân tộc để từ đây tỏa ra cả nước. Hà Nội là biểu tượng khí phách anh hùng của lương tri 27
28. phẩm giá con người trong cuộc kháng chiến chống giặc ngoại xâm và xây dựng đất nước”. Đối với hoạt động thông tin thư viện ở TVHN, tài liệu địa chí đóng một vai trò hết sức quan trọng. - Vốn tài liệu địa chí phong phú, đa dạng của thư viện được coi là nguồn lực thông tin đặc biệt quan trọng, là bức tranh toàn cảnh, chân thực về địa phương. Thể hiện được tiến trình phát triển, sự vận động lịch sử của địa phương, của đời sống người dân địa phương, với tất cả những thay đổi, thành tựu, thăng trầm trên nhiều lĩnh vực khác nhau bằng vốn tư liệu địa chí mà thư viện lưu giữ được. - Hoạt động địa chí và vốn tài liệu địa chí, với tính chất đặc biệt của mình, thường xuyên cung cấp những thông tin phong phú, đa dạng, quý giá về vùng lãnh thổ, phục vụ đắc lực cho việc phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học của địa phương. - Thông qua vốn tài liệu địa chí và hoạt động thông tin địa chí, Thư viện đã góp phần tích cực vào việc giải quyết những vấn đề quan trọng của địa phương như: phân vùng quy hoạch kinh tế, nhận biết và khai thác đúng mức những tiềm năng thiên nhiên, đất nước, con người, bảo vệ môi trường, phục vụ đắc lực sự nghiệp CNH – HĐH ở địa phương. - Vốn tài liệu địa chí của thư viện đã góp phần quan trọng vào việc tuyên truyền, giáo dục tư tưởng nhận thức, tình cảm của nhân dân đối với quê hương đất nước, khơi dậy niềm tự hào trong nhân dân về địa phương, thôi thúc thế hệ trẻ hăng say hoạt động. Đồng thời ngăn ngừa loại bỏ những xu hướng và biểu hiện xấu, tiêu cực Nguồn tư liệu địa chí toàn diện về Thủ đô Hà Nội có được nhờ nhiều thế hệ, giúp nhận diện được rõ thực trạng của Thủ đô về nhiều mặt, là nguồn tài liệu chân thật, quý giá để giúp cho các cơ quan nghiên cứu, những nhà sưu tầm, 28
29. những người cần tìm hiểu về Thủ đô trong và ngoài nước có được những nguồn sử liệu quan trọng, những tri thức và hiểu biết đáng tin cậy trong công việc cụ thể của mình. Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƢ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Công tác bổ sung vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội 2.1.1. Tiêu chí lựa chọn tài liệu địa chí Vấn đề liên quan đến các tiêu chí xác định là tài liệu địa chí nói chung tuy là phần lý luận, đang còn được tranh luận chưa thống nhất, nhưng lại rất quan trọng và nó sẽ là cẩm nang, là công cụ cho cán bộ làm nhiệm vụ bổ sung tài liệu địa chí. Sau đây là một số tiêu chí được căn cứ vào những nguyên tắc chung về hoạt động của TVHN do các thế hệ đi trước để lại, và qua tham khảo tài liệu chỉ đạo nghiệp vụ của TVQG Việt Nam về công tác địa chí trong hệ thống thư viện công cộng. Về ranh giới địa lý – hành chính: Khi lựa chọn tài liệu địa chí, lấy ranh giới địa lý – hành chính hiện tại làm căn cứ chính. Tuy nhiên, ranh giới địa lý – hành chính của Hà Nội đã thay đổi rất nhiều qua các thời kỳ lịch sử, do đó khi bổ sung tài liệu địa chí Hà Nội cần nghiên cứu, xem xét địa giới Thủ đô qua các giai đoạn lịch sử dân tộc để thu thập đầy đủ vốn tài liệu địa chí về Hà Nội. Đây là công việc hết sức khó khăn và đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian và công sức đối với các cán bộ làm công tác lựa chọn, bổ sung. Tài liệu có nội dung liên quan trực tiếp tới địa phương: Điều đó có nghĩa là những tài liệu đó phải đề cập trực tiếp những vấn đề với địa chỉ đúng tên địa danh, con người của địa phương đó. Cụ thể: 29
30. . Các tài liệu có nội dung về tất cả hay phần lớn các khía cạnh của Hà Nội. Đó có thể về lịch sử hình thành và phát triển của cả Hà Nội. Đó cũng có thể là những tài liệu nói về tất cả hay nhiều lĩnh vực của Hà Nội như kinh tế, xã hội, văn hóa, khoa học Cần đặc biệt chú ý tới các tài liệu của Đảng, Nhà nước, Chính phủ đề cập về địa phương. Mảng tài liệu này chúng ta thường gọi là tài liệu chỉ đạo. Đây là những tài liệu hết sức quý giá vì thông thường trong các tài liệu đó nêu lên những đánh giá về những tiềm năng, đóng góp của địa phương đối với đất nước và đưa ra những phương hướng phát triển của địa phương trong thời gian tới. Các tài liệu này có thể là Nghị quyết của Ban chấp hành Trung ương, Bộ chính trị và của các cơ quan khác của Đảng Cộng Sản Việt Nam về địa phương; các Đạo luật, Pháp lệnh của Quốc hội, Nghị quyết của Chính phủ Những tài liệu này là hết sức quan trọng cho việc nghiên cứu về địa phương, nghiên cứu lịch sử, hiện trạng và mục tiêu phát triển kinh tế - văn hóa, xã hội của địa phương đó. . Các tài liệu đề cập trực tiếp đến một khía cạnh nào đó của Hà Nội: lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội Đây là mảng tài liệu chiếm số đông trong kho tài liệu địa chí của bất cứ thư viện cấp tỉnh nào bởi vì các vấn đề được phản ánh hết sức phong phú, đa dạng: từ những cái hay, cái đẹp trong đời sống, sản xuất đến những thói hư tật xấu trong sinh hoạt hằng ngày. . Các tài liệu nói về nhân vật địa phương:`` - Là những người không sinh ra ở địa phương nhưng sống, lập nghiệp, công tác, hoạt động gắn bó mật thiết cả đời người và có những đóng góp cho địa phương. 30
31. Như vậy, có những nhân vật không chỉ là nhân vật địa phương của một tỉnh mà còn có thể là nhân vật địa phương của nhiều tỉnh, thành phố khác nhau. Chính sự phức tạp như vậy đã gây nên những khó khăn trong tìm kiếm, thu thập tài liệu về những nhân vật dạng này. Và để nghiên cứu một cách toàn diện về nhân vật các tỉnh, thành phố nên sưu tầm một cách đầy đủ những tác phẩm của nhân vật và về nhân vật đó. Về tài liệu có các nhân vật mang tính phản diện: thực tế các nhà nghiên cứu cũng cần nghiên cứu loại tài liệu này để so sánh, đối chiếu và đưa ra những kết luận phù hợp. . Sự kiện địa phương hay còn gọi là sự kiện địa chí: Sự kiện địa phương là sự kiện hình thành và diễn biến ở địa phương, có ảnh hưởng đến đời sống mọi mặt của địa phương. Tuy nhiên, việc xác định các sự kiện này cũng rất phức tạp. Bởi thực tế, ranh giới phân biệt giữa sự kiện địa phương và sự kiện chung mang tính chất tương đối. Bởi vì, có những sự kiện mang tính chất chung nhưng ảnh hưởng sâu sắc đến địa phương và ngược lại, có những sự kiện riêng của địa phương lại lan rộng tới toàn quốc: - Những sự kiện diễn ra ở Hà Nội và hoàn toàn thuộc về Hà Nội như: cuộc bầu cử Hội đồng nhân dân Hà Nội, khánh thành nhà Thái học được xây dựng lại, Đây là sự kiện riêng ở địa phương, nên cần thu thập vào kho địa chí của thư viện. - Có những sự kiện diễn ra ở Hà Nội nhưng lại ảnh hưởng chung đến cả nước như: khai mạc Đại hội Đảng toàn quốc , khai mạc Quốc hội khóa , Hội nghị thư viện toàn quốc họp năm 2008 ở Hà Nội thì không cần đưa vào kho địa chí của thư viện và tùy vào trường hợp cụ thể vẫn có thể đưa vào kho tài liệu địa chí. 31
32. - Các sự kiện có tính chất chung toàn quốc nhưng không thể tách ra khỏi sự kiện của Hà Nội. Ví dụ: sự kiện Hồ Chí Minh đọc Bản Tuyên ngôn Độc lập ở Quảng trường Ba Đình lịch sử ngày 2-9-1945 là sự kiện chính trị quan trọng của cả nước, nhưng đồng thời không thể tách rời khỏi lịch sử Thủ đô. Vì thế tài liệu về sự kiện trên cần có trong kho địa chí của Thư viện. . Các tài liệu liên quan đến các khoa học tự nhiên: Phần lớn các tài liệu địa chí có nội dung liên quan đến những bộ môn tri thức nghiên cứu các vấn đề trong khía cạnh địa lý. Đó là những bộ môn như như địa lý đại cương, địa lý kinh tế, địa chất, lịch sử, dân tộc học, Tài liệu có nội dung liên quan gián tiếp tới địa phương: Đó là những tài liệu không đề cập trực tiếp tới địa phương nhưng có liên quan đến địa phương thì vẫn được coi là tài liệu địa chí của địa phương đó. Trong công tác địa chí cần phải tính đến những đặc điểm thiên nhiên, lịch sử, kinh tế, dân tộc của địa phương đó, và trong một số trường hợp có thể vượt qua ngoài phạm vi những ranh giới hành chính. Đặc biệt với Hà Nội, là một tỉnh có liên quan đến nhiều các địa phương khác. Vì vậy, khi tìm tài liệu về lịch sử Hà Nội cần phải chú ý cả những tài liệu về các tỉnh lân cận như: Ninh Bình, Hà Nam, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, những địa phương có quan hệ lịch sử với Hà Nội. Về xuất bản phẩm địa phương: Xuất bản phẩm địa phương đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc xây dựng vốn tài liệu địa chí của thư viện. Nhưng không phải tất cả các xuất bản phẩm địa phương đều được coi là tài liệu địa chí. Chỉ những xuất bản phẩm địa phương nào có nội dung liên quan đến Hà Nội, đó mới là tài liệu địa chí Hà Nội và được bổ sung vào kho tài liệu địa chí. Do đặc điểm tập trung nhiều nhà xuất bản, nên với Hà Nội xuất bản phẩm địa phương cũng phải đảm bảo tiêu chí: tài liệu do các cơ quan của Hà Nội biên soạn, in ấn, xuất bản. 32
33. Một vấn đề khác cũng rất quan trọng là những tài liệu do các tác giả là người địa phương viết và xuất bản ở ngoài địa phương thì có phải là tài liệu địa chí không? Thiết nghĩ vấn đề này cũng cần được giải đáp thỏa đáng. Qua trao đổi với những người làm công tác địa chí ở TVHN, có thể khẳng định rằng dù tác giả là người địa phương này nhưng hoạt động thành danh ở địa phương khác và xuất bản các tác phẩm mà nội dung không liên quan gì đến nơi đã sinh ra mình thì các tác phẩm đó không thể coi là tài liệu địa chí. Nhưng những tác phẩm viết về tác giả đó có thể để cập tới thời kỳ, nơi người đó sinh ra, lớn lên, hoạt động trước khi chuyển đi nơi khác thì phải được đưa vào diện tài liệu địa chí của địa phương, nơi người đó được sinh ra. Đối với các tác giả sinh ra ở địa phương, thành danh ở địa phương nhưng các tác phẩm của họ chỉ được xếp vào diện tài liệu địa chí khi nội dung của chúng có nói về địa phương. Đây là những vấn đề còn tranh luận, chưa đi đến thống nhất. Tuy nhiên, với Hà Nội, là nơi hội tụ, kết tinh và tỏa sáng của các nhân vật, danh nhân, nên điều này cần phải có những tiêu chí tương đối chặt chẽ để thư viện có kế hoạch lựa chọn tài liệu chính xác, đạt hiệu quả, tiết kiệm kinh phí. 2.1.2. Các hình thức bổ sung tài liệu địa chí 2.1.2.1. Bổ sung hiện tại vốn tài liệu địa chí Công tác bổ sung được Thư viện tiến hành trong suốt quá trình hình thành và phát triển của mình. Những năm qua, TVHN đã có cố gắng đưa công tác bổ sung hiện tại vốn tài liệu địa chí vào nề nếp. Công tác này được liên tục tiến hành từ năm 1973 đến nay. Bổ sung hiện tại cung cấp cho Thư viện khối lượng lớn những xuất bản phẩm và những tài liệu luôn được chú ý quan tâm và được sử dụng. Thông qua một số nguồn bổ sung sau: + Tiếp nhận các tài liệu nộp lưu chiểu ấn phẩm địa phương thông qua phòng bổ sung của thư viện. 33
34. Căn cứ vào một số văn bản của nhà nước về chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm: sắc lệnh 18 – Sắc lệnh chủ tịch Hồ Chí Minh ký ngày 31/04/1946; Thông tư số 83 VHTT/VP của Bộ Văn hóa – Thông tin ra ngày 29/06/1978; Quyết định 178 đã quy định nhiệm vụ của thư viện tỉnh: Được thu nhận các loại tài liệu xuất bản của địa phương theo chế độ lưu chuyển dành riêng cho địa phương và có trách nhiệm tàng trữ lâu dài, được thu nhận những bản sao, các khóa luận của các trường đại học ở địa phương, thu nhập đầy đủ các loại tài liệu in hoặc viết tay, các tài liêu Hán Nôm có liên quan đến địa phương. Đặc biệt là trong chỉ thị số 559/VH-CT do Thứ trưởng Bộ Văn hóa Đỗ Đức Dục ký ngày 11/06/1957 có quy định: “ các nhà in nộp cho Sở văn hóa một bản, các nhà xuất bản nộp cho Sở văn hóa hai bản. Ba bản sách này Sở sẽ chuyển cho các Thư Viện tỉnh, thành phố để tăng cường kho sách, báo phục vụ nhiệm vụ tại địa phương”. Theo văn bản này, TVHN cũng đã thu nhập được khá nhiều các ấn phẩm có giá trị. Nhưng trong thời gian gần đây, một số nhà in nhà xuất bản đã không nhận thức hết vai trò của công tác địa chí nên việc thực hiện nộp lưu chiểu chưa nghiêm chỉnh. Do dó, công tác thu nhập, bổ sung tài liệu địa chí qua nguồn Thư Viện qua nguồn này gặp nhiều khó khăn. Thiết nghĩ Sở Thông tin – Truyền thông Thành phố Hà Nội và các cơ quan ban ngành chức năng cần có những biện pháp kịp thời và kiên quyết đối với những cơ quan trên, yêu cầu các cơ quan này thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế, chỉ thị của Bộ Văn hóa - Thông tin ban hành, tạo điều kiện để TVHN thu nhập, bổ sung đươc đầy đủ tài liệu nói về Hà Nội. + Mua bằng kinh phí bổ sung hằng năm của Thư viện: Mua trực tiếp qua các nhà xuất bản hoặc các cơ quan khoa học có xuất bản nói về địa phương. Cán bộ phòng bổ sung thực hiện nhiệm vụ này. Ở đây có một hạn chế là cán bộ bổ sung không nắm được nhu cầu của độc giả địa chí, số lượng sách mua quá lớn, 34
35. việc đọc nhanh để lựa chọn cũng bị hạn chế. Đây là một điều mà cán bộ địa chí cần lưu ý, tìm cách khắc phục. + Trao đổi, biếu tặng: chủ yếu là sách tặng biếu của một số độc giả hảo tâm, của một số cộng tác viên và tác giả, họ sử dụng tài liệu của thư viện để viết sách rồi tặng lại thư viện. Tuy nhiên nguồn này không đáng kể. Trong một vài năm gần đây, TVHN có thêm nguồn sách tài trợ từ Văn phòng Ban chỉ đạo chương trình kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Tuy nhiên, nguồn này số lượng sách nhiều nhưng số đầu sách ít. Thư viện tiến hành trao đổi, hợp tác, mua bán tài liệu ở các cơ quan bạn. Thư viện tiến hành tìm kiếm, phát hiện những tài liệu địa chí qua các thư mục thông báo sách mới, các thư mục chuyên đề về lịch sử, địa lý, danh nhân, của các thư viện bạn rồi tiến hành trao đổi, mua lại hoặc sao chụp tài liệu bổ sung vào kho địa chí. Kho địa chí còn thu nhập, bổ sung các tài liệu ngoại văn có nội dung viết về Hà Nội. Tuy nhiên, loại tài liệu này chưa nhiều do kinh phí có hạn, chủ yếu dựa vào việc trao đổi, biếu tặng tài liệu với các cơ quan bạn bè quốc tế. Ngoài ra, TVHN còn bổ sung tài liệu địa chí qua nguồn quyên góp, biếu tặng của các cơ quan, đoàn thể và các cá nhân ở địa phương. Đây là nguồn quan trọng mà Thư Viện lưu tâm khai thác, vừa để tiết kiệm kinh phí bổ sung, vừa phát huy sức mạnh của các lực lượng xã hội vào kho tài liệu địa chí. Công tác bổ sung hiện tại, đầy đủ, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho Thư viện phát triển nhanh vốn tài liệu, nâng cao chất lượng kho tài liệu nhằm phuc vụ tốt các nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu bạn đọc về Thủ đô Mặt khác, tổ chức tốt công tác bổ sung hiện tại sẽ làm cho công tác bổ sung hoàn bị đỡ tốn kém công sức, thời gian, kinh phí sau này.Tuy nhiên, công tác này đang gặp nhiều khó khăn do việc quản lý, kiểm soát việc thực hiện nộp lưu chiểu còn lỏng lẻo, chưa có quy định chặt chẽ. 35
36. 2.1.2.2. Bổ sung hoàn bị vốn tài liệu địa chí Để xây dựng kho tài liệu thật hoàn chỉnh, tìm kiếm, bổ sung những tài liệu chưa có hoặc chưa đầy đủ ở trong kho, TVHN không chỉ chú trọng bổ sung những tài liệu địa chí mới xuất bản mà còn đặc biệt chú ý tới những ấn phẩm đã xuất bản từ trước đây. Bổ sung hoàn bị vốn tài liệu địa chí được tiến hành bởi lý do sau: + Tài liệu địa chí của TVHN mới triển khai từ năm 1973, nhiều tài liệu xuất bản trước đây chưa được sưu tầm, bổ sung vào kho địa chí. + Công tác bổ sung hiện tại không thật đầy đủ, đòi hỏi phải bổ sung hoàn bị. + Do sự thay đổi về địa giới của Hà Nội từ xưa tới nay, nên có yêu cầu về bổ sung các tài liệu của những vùng mới sát nhập về Thành phố. Công tác sưu tầm, bổ sung hoàn bị vốn tài liệu địa chí được tiến hành bằng một số nguyên tắc sau: - Sưu tầm, bổ sung thông qua các thư mục, mục lục ở thư viện. TVHN lập danh sách, danh mục các sách địa chí cần được bổ sung thông qua phương pháp tra cứu các mục lục ở một số thư viện lớn như: VNCHN, VTTKHXH, TVQG, TTLTQGI, Từ đó thư viện tìm cách thu thập bổ sung cho kho địa chí của mình. - Thư viện tiến hành thu thập sách báo cũ có nội dung về Hà Nội, tiến hành sao chụp các tài liệu cổ, quý hiếm như gia phả, hương ước, tài liệu Hán Nôm, gia phả dòng họ, các bản chép tay, các thần phả, thần tích, hiện còn lưu giữ trong nhân dân. Tuy nhiên, công việc này tiến hành còn chậm do nhiều nguyên nhân: kinh phí eo hẹp, cán bộ phòng địa chí chưa lập hết được danh mục tài liệu địa chí cần mua - Kết hợp sự tham gia của tất cả các cán bộ Thư viện để sưu tầm, bổ sung tài liệu địa chí như phòng đọc, phòng bổ sung, phòng mượn, phòng tạp chí. Nếu cán bộ nào phát hiện tài liệu địa chí đều phải lập phích thông báo lại cho cán bộ địa chí. Với sự phân công chịu trách nhiệm này, trong những năm qua, công tác 36
37. sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí của TVHN đã thu được những kết quả đáng kể. - Thu thập ở những kho sách thanh lý: kho địa chí chính thức xây dựng từ năm 1983 nên phải bổ sung hồi cố những sách trước năm 1983. Vào những năm trước 1990, kinh phí của thư viện rất hạn hẹp, số lượng sách mua rất hạn chế, nhiều khi chỉ đủ cho kho của phòng đọc và phòng mượn. Khi kho chật, sách cũ, phòng mượn thanh lý sách cũ, phòng địa chí phải xuống chọn những sách phù hợp với tiêu chí của phòng địa chí, mang về phục chế. Lựa chọn sách thanh lý từ các kho đã thu được khối lượng đáng kể các sách địa chí có giá trị nội dung. Trong xây dựng vốn tài liệu địa chí, thực hiện được các bước trên phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cụ thể của từng thư viện như: đội ngũ chuyên môn, kinh phí và tổ chức tốt mạng lưới cộng tác viên. Hiện nay, trong dự toán ngân sách, Thư viện đã dành một khoản kinh phí thích hợp để tăng cường trang thiết bị hoạt động và nguồn lực thông tin như bổ sung tài liệu địa chí từ các trung tâm tư liệu lớn nhỏ trong và ngoài nước, mua lại trong nhân dân những tài liệu quý hiếm, xây dựng CSDL tại chỗ, mua các tài liệu địa chí điện tử Nhờ vậy Thư viện đã sưu tầm, bổ sung được vốn tài liệu địa chí phong phú bao gồm đủ mọi loại hình. Như vậy, sưu tầm và bổ sung vốn tài liệu địa chí của TVHN được thực hiện qua hai phương pháp: bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị. Hai phương pháp này đã và đang được Thư viện tiến hành đồng thời. Thư viện vẫn đang nỗ lực thu thập, bổ sung đầy đủ các tài liệu địa chí cần thiết, ưu tiên sưu tầm những tài liệu quý hiếm để hoàn thiện vốn tài liệu địa chí của mình, giúp cho việc phục vụ các yêu cầu tìm hiểu, nghiên cứu về Thủ đô Hà Nội của bạn đọc một cách nhanh nhất. 37
38. 2.1.3. Kết quả bổ sung vốn tài liệu địa chí tại Thƣ viện Hà Nội Qua công tác bổ sung, sưu tầm, Thư viện đã có trong mình nguồn vốn quý giá về các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, kinh tế, xã hội, của Hà Nội. Các tài liệu này có giá trị về nhiều mặt như: lịch sử, văn học, khoa học, Dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc thư viện cùng với những nỗ lực của cán bộ phòng Địa chí, trong những năm qua kho tài liệu địa chí của thư viện đã phát huy được giá trị của mình. Kết quả nổi bật nhất trong công tác địa chí của TVHN là: hiện nay Thư viện đã thu thập được một khối lượng tài liệu địa chí về Hà Nội phong phú, đa dạng và có chất lượng với khoảng 13.510 tài liệu. Sách tiếng Việt: 7759 cuốn Có thể nói số lượng sách ở kho địa chí của thư viện chưa phải là nhiều, nhưng thực sự đây là một kho tài liệu quý, đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, tìm hiều về Hà Nội của bạn đọc Thủ đô. Nội dung kho sách Tiếng Việt bao gồm: . Tài liệu chỉ đạo: các bộ “Văn kiện Đảng toàn tập” “Hồ Chí Minh toàn tập” giúp bạn đọc có thể tra cứu các văn kiện, chỉ thị, nghị quyết về đường lối chính sách của Đảng và nhà nước với Hà Nội. . Tài liệu tra cứu nhanh về Hà Nội : Bộ “Bách khoa toàn thư Hà Nội”, Bộ sách “1000 câu hỏi đáp về Thăng Long – Hà Nội” của Ban chỉ đạo chương trình kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Bộ sách “1000 câu hỏi đáp về Thăng Long – Hà Nội” của Nhà Hà Nội học Nguyễn Vinh Phúc và nhà văn Tô Hoài Ngoài ra có trên 35 thư mục chuyên đề về Hà Nội, đặc biệt có bộ “Tổng tập thư mục địa chí Hà Nội” gồm trên 1 vạn tài liệu. . Các lĩnh vực cụ thể bạn đọc có thể nghiên cứu tại kho sách tiếng Việt: Địa lý tự nhiên, địa lý kinh tế, tiềm năng thiên nhiên của Hà Nội, quá trình hình thành và biến đổi của Hà Nội qua các thời kỳ, sự biến đổi về cơ chế hành chính qua các 38
39. thời kỳ lịch sử, quy hoạch phố phường Hà Nội, đặc điểm kiến trúc Hà Nội, kinh tế –văn hóa – giáo dục Hà Nội . Ngoài số lượng sách Việt được bổ sung theo thời gian thì kho địa chí cũng có một lượng tài liệu trước năm 1954 (thu thập từ các tủ sách gia đình, tủ sách các nhân, cơ quan, ) khoảng 200 cuốn. Tài liệu này chủ yếu là phóng sự, truyện ngắn, tiểu thuyết hoặc bút kí Loại sách này giúp cho bạn đọc tìm hiểu về con người, cuộc sống của người Hà Nội trong thời kỳ Pháp thuộc. Sách ngoại văn: 222 tài liệu (Pháp – Anh) + Về Pháp văn thì Phòng Địa chí TVHN có một số tài liệu vốn rất quý chuyển từ UBND thành phố về vào khoảng các năm 1957, 1958. Hiện nay, phòng địa chí có 154 tài liệu tiếng Pháp. Ngoài ra còn có một danh mục đáng kể các tài liệu quý có giá trị tham khảo về lịch sử, kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa Từ những tác phẩm chuyên sâu về Hà Nội của Dumoutier, Madrolle, Coesdès, Durand, đến các loại tạp chí và báo như Indochine, Revue Indochinoise, Bulletin de I’l.P. Về sách tiếng Pháp hiện đại, ngoài một số sách đa phần đều được xuất bản bằng song ngữ Việt Pháp do các tác giả Việt Nam viết, còn có cuốn “Histoire de Hanoi” nguyên là đề tài tiến sĩ của Philip Papine – nguyên là Giám đốc Viện Viễn Đông Bác cổ đây là cuốn sách rất có giá trị. Về bổ sung sách ngoại văn hiện tại do kinh phí hạn hẹp nên sách ngoại văn xuất bản trong thời gian hiện tại gần như không có. Trừ sách của Việt Nam in bằng tiếng nước ngoài. + Sách tiếng Anh là mảng tài liệu có số lượng ít trong mảng tài liệu ngoại văn, chỉ có 68 tài liệu. Báo đóng bìa: (đơn vị tính là tập – 1 tập có thể là 1 tháng, 1 quý, 1 năm): 500 tập, với 1887 cuốn. 39
40. + Báo trước năm 1954: Văn hóa nguyệt san, Văn hóa tùng biên, Nam Phong, Thế kỷ, Tiểu thuyết thứ bảy là nguồn tài liệu quý cho những nhà nghiên cứu về Hà Nội thời kỳ Pháp thuộc. + Báo sau năm 1954: có tất cả các loại báo, tạp chí của Hà Nội như Tuổi trẻ Thủ đô, Phụ nữ Thủ đô, Nông nghiệp Thủ đô, Lao động Hà Nội, Người Hà Nội , và một số báo, tạp chí của trung ương có liên quan đến lịch sử - văn hóa, có giá trị nghiên cứu về Hà Nội: tạp chí Văn hiến, tạp chí Xưa và nay, tạp chí Di sản văn hóa, tạp chí Du lịch, tạp chí Văn hóa Đặc biệt, phòng còn giữ được báo “Hà Nội mới” từ năm 1956, thời kỳ này báo có tên “Thời mới” (1959 – 1967), cùng với “Thủ đô Hà Nội” (1959 – 1967). Sau năm 1968 báo “Thời mới” và báo “Thủ đô Hà Nội” sát nhập thành tên gọi là “Hà Nội mới” từ 1968 đến nay. Bản đồ: 55 bản đồ Trong đó có gần 20 bản đồ thời phong kiến và thời kỳ Pháp thuộc. Ngoài những bản đồ nằm trong cuốn “An Nam hình thắng đồ” cho biết Trung Đô gồm một phủ, 2 huyện, phía Bắc và Tây giáp Nhị Hà (sông Hồng), phía Đông giáp Kinh Bắc (Bắc Ninh), phía Nam giáp Sơn Nam (tức vùng Nam Hà, một phần Hà Tây). Hay bản đồ Thăng Long trong cuốn “Hồng Đức bản đồ” cho biết ở Trung Đô có 1 phủ Phụng Thiên, gồm 2 huyện Thọ Xương, Quảng Đức, mỗi huyện lại có 18 phường. Hoàng Thành Thăng Long ở vị trí phía Bắc sát Hồ Tây TVHN còn có các bản đồ “Thăng Long thời Hồng Đức – 1470”, “Thăng Long thời Lý Trần 1010 – 1400”, “Bản đồ Phủ Hoài Đức năm 1831”, “Bản đồ Hà Nội 1866”, “Bản đồ Hà Nội và kế cận 1951”. Nghiên cứu bản đồ Thăng Long – Hà Nội qua các triều đại, kết hợp với các thư tịch cổ, sẽ giúp chúng ta phác họa được một Thăng Long với sự biến chuyển qua các triều đại, sự thay đổi địa giới hành chính, và sự quy hoạch Thăng Long qua các triều đại thể hiện tầm nhìn sáng suốt của các vị vua đã xây dựng 40
41. một Thủ đô không chỉ phục vụ cho nhiệm vụ trước mắt mà còn cảm nhận và dự báo về một tương lai. Ảnh: trên 200 ảnh về Hà Nội xưa và nay, ảnh về Bác Hồ Ảnh là sản phẩm của kỹ nghệ và nghệ thuật nhiếp ảnh. Nhờ những tấm ảnh được lưu giữ được, chúng ta có thể hình dung một cách trực quan những gì đã từng xảy ra trong quá khứ. Vì thế người ta coi hình ảnh là một nguồn sử liệu quan trọng là những bằng chứng lịch sử, và trên thực tế trở thành một phương tiện truyền tải tri thức trực quan có hiệu quả. Tuy nhiên nguồn tài liệu ảnh ở TVHN còn tản mạn, thiếu hệ thống, chất lượng ảnh về kỹ thuật và nội dung còn rất hạn chế. Sách Hán – Nôm: 850 tài liệu. (Hầu hết là tài liệu photo) Trong đó có nhiều tài liệu Hán – Nôm quý hiếm khảo cứu về địa lý, lịch sử, đất nước, con người Hà Nội, về các phường nghề của Thăng Long, về phong tục, cổ tích danh thắng, về thơ phú của các tác gia Thăng Long trong nhiều thế kỷ. Ngoài ra còn có một số loại thư tịch có giá trị khác như: + Gia phả - tộc phả: là hình thái thư tịch đặc biệt dùng hình thức biểu phả để ghi chép sự phông diễn thế hệ và sự tích các nhân vật quan trọng của một gia tộc lấy quan hệ huyết thống làm sợi dây xuyên suốt. Đây là loại hình thư tịch có giá trị nhiều mặt cần nghiên cứu và khai thác: Nghiên cứu các nhân vật xưa; Là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử dân số và nghiên cứu chế độ tông tộc thời phong kiến; Là nhân tố quan trọng liên hệ đoàn kết dân tộc. Ngày nay trên thế giới đã có cả một cao trào “tìm về cội nguồn”. Ngoài ra, gia phả còn cung cấp nhiều tài liệu đáng tin cậy cho việc nghiên cứu các lĩnh vực về địa phương, kết cấu và chức năng gia đình, cơ cấu xã hội, dân tộc học, lịch sử, tôn giáo, ngoại giao 41
42. Hiện nay một số dòng họ lớn trong thành phố đang có xu hướng viết tiếp gia phả, tìm lại gia phả, in gia phả của dòng họ Gia phả - nguồn tài liệu quý của TVHN đang phát huy tác dụng, cần được sưu tầm, lưu giữ và phổ biến. + Mảng tài liệu “thần tích – thần sắc”: Lịch sử Thăng Long – Hà Nội là lịch sử dựng nước và giữ nước, những người dân Thăng Long đã cần cù lao động và sáng tạo, tạo ra nhiều nghành nghề, của cải, các giá trị văn hóa truyền thống. Khi nhớ về tổ tiên, người dân lại không quên những người anh hùng đã anh dũng chiến đấu vì sự bình yên của họ, những người có công phát minh sáng tạo ra nhiều ngành nghề. Để thỏa mãn nhu cầu đó, nhân dân ghi nhớ công ơn họ bằng việc xây những ngôi đình, đền để thờ cúng những người có công với quê hương đất nước – một truyền thống tốt đẹp của nhân dân ta. Hiện nay, ở Hà Nội còn tồn tại những ngôi đình, ngôi đền là nơi thờ các vị thần linh mà chúng ta gọi là thành hoàng làng. Đại bộ phận thành hoàng làng có một lý lịch ghi thành văn bản gọi là thần tích hay thần phả. Thần tích là văn bản ghi chép sự tích các thần linh, và cùng với ngôi đình làng thì đây chính là bằng chứng của tín ngưỡng dân gian. Nói cách khác, thần tích là một sở hữu, đồng thời là một sáng tạo văn hóa phi vật thể của dải đất ngàn năm văn hiến. Nó là tâm hồn tình cảm, là tư duy, là trí tưởng tượng, là quan niệm về vũ trụ và nhân sinh của bao thế hệ cư dân sinh sống trên dải đất kinh kỳ này. Nó cần phải được gìn giữ, tôn vinh và phát huy. Hương ước: có 475 bản. Hương ước là văn bản có ý nghĩa pháp quy, quy định những quy tắc mà mọi người trong một cộng đồng (làng, xã) bắt buộc phải tuân theo. Vào những năm 30, theo quy định của Thống sứ Bắc Kỳ, tất cả các xã phải trình lên cấp trên một bản hương ước của mình. Việc này khiến cho việc biên soạn hương ước là một tất yếu tại các làng xã. Hương ước được coi là một tài sản vô giá để các nhà khoa học và quản lý tìm hiểu về đời sống nông thôn về mọi mặt qua những quy định rất cụ thể. Không thể hiểu sâu về quá khứ của làng xã nếu không dựa vào 42
43. hương ước và từ hương ước đi vào tìm hiểu những di sản khác của tổ tiên ta còn lưu lại ở những di tích lịch sử, ở phong tục tập quán và mọi sinh hoạt gia đình và cộng đồng, nông thôn dưới chế độ ta ngày nay. Nghiên cứu hương ước giúp chúng ta làm sáng tỏ những truyền thống, đức tính tốt đẹp, như: tinh thần chủ động sáng tạo trong đấu tranh chống thiên tai và giặc ngoại xâm, tinh thần đoàn kết, cố kết cộng đồng, gắn bó vì lợi ích tập thể, lòng yêu quê hương đất nước, truyền thống bảo vệ di sản văn hóa, mối quan hệ tốt đẹp giữa người với người, ý thức tuân thủ quy định chung của cộng đồng Đồng thời việc nghiên cứu hương ước cũng giúp chúng ta hiểu được các khía cạnh có liên quan đến xã hội làng mạc cổ truyền của Thăng Long – Hà Nội xưa, sự phát triển của một Thủ đô trong tiến trình của dân tộc, từ đó thấy những tác động tích cực cũng như tiêu cực cùng những tàn dư ảnh hưởng của nó đối với đời sống xã hội. Ngày nay kế thừa và phát huy tinh hoa của cha ông, những hương ước cũ sẽ giúp cho các xã biên soạn những bản quy ước làng văn hóa, mà thực tế chính là hương ước mới, mang tính chất tư tưởng của thời đại mới, nhằm thực hiện phong trào xây dựng làng văn hóa đạt hiệu quả cao, góp phần xây dựng nông thôn mới phát triển toàn diện phù hợp với thời đại. Thực tế cho thấy TVHN đã giới thiệu và phục vụ nhiều cán bộ văn hóa xã tìm hiểu hương ước của xã mình. Tuy nhiên, bộ sưu tập hương ước tại TVHN chưa đầy đủ, mới chỉ là những bản photo. Chưa đáp ứng được các nhu cầu nghiên cứu trực tiếp từ bản gốc. Văn bia: 1682 cuốn (trên thực tế có nhiều hơn bản này vì mỗi túi có nhiều dập bản văn bia) Văn bia giúp các nhà nghiên cứu tìm hiểu phong tục tập quán, những lời hay ý đẹp của cha ông, về vai trò của nhân tài trí thức, về truyền thống tôn trọng hiền tài của quốc gia, về nền văn hiến lâu đời của Thăng Long – Hà Nội, về lịch 43
44. sử chống ngoại xâm cùng nhiều vấn đề khác được phản ánh trong văn bia: đó là truyền thống trọng anh hùng, nhớ ơn những người có công với nước với dân, ca ngợi những tình cảm thiêng liêng hào hùng đối với dân tộc, quê hương, đất nước; Đó chính là đặc điểm tín ngưỡng dân gian Việt Nam và không chỉ có thế, chúng ta còn thấy những tư tưởng lớn của nhiều tri thức Việt Nam về văn hóa, đạo đức, về những quan điểm tiến bộ đối với các vị thần thánh; Đó là việc ăn ở hiền lành, giáo dục phẩm chất đạo đức, đề cao những quan hệ tốt đẹp giữa người với người; Đó là chế độ ruộng đất, về quan hệ tiền tệ, về phong tục tập quán trong gia đình xã hội Băng đĩa: TVHN đã thu thập và xử lý được 45 băng, đĩa CD có nội dung về truyền thống văn hóa, phong tục tập quán lâu đời của Hà Nội. Đây là loại hình tài liệu trực quan đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của đông đảo độc giả. Tuy nhiên vốn tài liệu điện tử của TVHN còn ít ỏi, chưa phong phú về nội dung và loại hình tài liệu. 2.2. Công tác xử lý vốn tài liệu địa chí Khi tài liệu được bổ sung về, qua phòng bổ sung vào sổ tổng quát, nhập CSDL BOSUNG để quản lý trên máy, sau đó lập biên bản, chuyển lên phòng Địa chí và Thông tin tra cứu để xử lý kỹ thuật. Tất cả các tài liệu địa chí Hà Nội thu thập được dù có bản sao ở TVHN hay không đều phải được xử lý theo quy trình thống nhất và bảo quản các thông tin trong máy tính điện tử. Quy trình này bao gồm các bước sau: - Mô tả tài liệu địa chí - Phân loại tài liệu - Vào sổ ĐKCB của phòng địa chí để quản lý tài sản, và tạo ký hiệu xếp giá theo giá theo số ĐKCB. - Xử lý tiền máy. 44
45. - Nhập CSDL. - In phích. - Xếp tài liệu vào kho. 2.2.1. Mô tả tài liệu địa chí (biên mục tài liệu) Mô tả hình thức tài liệu là mô tả tài liệu theo những yếu tố mô tả nhất định, theo quy định của IFLA, quy tắc mô tả ISBD, theo thứ tự mô tả trên phích mô tả (12,5 x 7,5cm). Việc mô tả tài liệu địa chí được tiến hành như các tài liệu khác. Công tác biên mục mô tả tài liệu địa chí tại TVHN theo quy tắc ISBD (International Standard Bibliographic Descriptions). Quy tắc mô tài liệu theo ISBD Tiêu đề mô tả Nhan đề chính = nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề/ Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin về trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, Năm xuất bản (Nơi in: Nhà in).- Khối lượng (hay tổng số tập): minh họa; khổ sách + tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư = nhan đề song song: thông tin bổ sung cho nhan đề tùng thư/ Thông tin về trách nhiệm của tùng thư; Số tập). Phụ chú Số ISBN. Kiểu đóng: Giá tiền, số bản Ví dụ: Mẫu phiếu mô tả tài liệu sách tiếng Việt 45
46. HOÀNG TIẾN Hà Nội của tôi: tiểuthuyết/ Hoàng Tiến. - H.: Thanh niên, 2001.- 359tr, 16cm. Mẫu phiếu mô tả tài liệu Hán Nôm Các tỉnh địa dư diễn âm. - Bản photocopy. - 14 tờ; 28x16 cm. Tóm lược địa dư chí các tỉnh Bắc Kỳ trong đó có tỉnh Hà Nội, gồm 4 phủ: Hoài Đức, Mỹ Đức, Thường Tín, Ứng Hoà. Mẫu phiếu mô tả tài liệu hương ước Hương ước: Cổ Nhuế xã – Đổng thôn – Cổ Nhuế tổng – Hoài Đức phủ – Hà Đông tỉnh.- H.: 1925.- 23 tr., 25 cm Phần thứ nhất: chính trị, tổ chức Hội đồng tộc biểu; Quan kỷ; Tiền thu chi Lý phó trưởng 2.2.2. Phân loại tài liệu địa chí Trong các thư viện tỉnh, thành phố, tài liệu địa chí được coi là một dạng tài liệu đặc biệt, vì thế việc phân loại các tài liệu địa chí đã được thực hiện theo một bảng phân loại tài liệu riêng. Trước đây, các thư viện tỉnh, thành phố sử dụng 46
47. bảng phân loại tài liệu địa chí do TVQG Việt Nam biên soạn năm 1974 để xây dựng mục lục phân loại địa chí cho mình. Nhưng đến nay bảng phân loại này không còn phù hợp nữa vì một số đề mục, tiểu mục tỏ ra quá chật hẹp, sự phân định ranh giới giữa lịch sử và hiện đại không còn rõ ràng. Tên gọi của một số tổ chức, các cấp Đảng bộ, chính quyền, đoàn thể hoặc thiếu, hoặc chưa kịp đổi mới. Trên cơ sở bảng phân loại địa chí do TVQG biên soạn, năm 1993 các tác giả Lê Gia Hội và Nguyễn Hữu Viêm đã biên soạn bảng phân loại địa chí dành cho các thư viện công cộng. Bảng này có cấu trúc bao gồm 10 lớp, ký hiệu từ ĐC.1 đến ĐC.0. Hầu hết các thư viện tỉnh, thành phố thực hiện nay sử dụng bảng phân loại này và tổ chức mục lục phân loại địa chí. Tuy nhiên, một số thư viện đã chuyển chữ ĐC thành tên viết tắt của tỉnh, thành phố của mình. Ở TVHN, ký hiệu ĐC đã được chuyển thành H (chữ viết tắt của từ Hà Nội) từ H.1 đến H.0. Tài liệu địa chí ở TVHN được phân loại theo “Bảng phân loại tài liệu địa chí - Dùng cho hệ thống thư viện công cộng” do ông Lê Gia Hội và ông Nguyễn Hữu Viêm biên soạn, đã được chỉnh lý bổ sung cho phù hợp với các đặc điểm của tài liệu địa chí Hà Nội. Nội dung kho tài liệu tiếng Việt được phân theo 10 môn loại chính của bảng phân loại địa chí do tác giả Lê Gia Hội biên soạn. H.1.: Thành phố Hà Nội, Thủ đô nước CHXHCN Việt Nam, các quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố. Chủ tịch Hồ Chí Minh với Đảng bộ và nhân dân Hà Nội, Đảng và Chính phủ với nhân dân Hà Nội. H.2: Đảng bộ thành phố Hà Nội. Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Thành phố Hà Nội. Tình hình hành chính, chính trị, xã hội hiện tại của Thành phố Hà Nội (từ 30-4-1975 đến nay). H.3: Thiên nhiên và tài nguyên của thành phố Hà Nội. 47
48. H.4: Kinh tế Hà Nội – kế hoạch nền kinh tế thành phố. H.5: Đời sống khoa học của thành phố Hà Nội, công tác văn hóa, giáo dục, công tác báo chí. H.6: Công tác y tế, công tác thể dục thể thao của Thành phố Hà Nội. H.7: Nghệ thuật – Thành phố Hà Nội trong các tác phẩm nghệ thuật. H.8: Văn hóa. Hà Nội trong các tác phẩm văn hóa và văn hóa dân gian. H.9: Lịch sử, di tích lịch sử, các danh lam thắng cảnh của Thành phố. H.0: Tài liệu về nhân vật, danh nhân Hà Nội. Ví dụ: Tài liệu “Làng ở châu thổ sông Hồng – vấn đề còn bỏ ngỏ” có ký hiệu là HVL: Hà Nội – Tiếng Việt (ngôn ngữ tài liệu) – Lớn (khổ cỡ), được sắp xếp vào môn loại H.1. Báo Hà Nội mới, Người Hà Nội (ký hiệu HBV: Hà Nội – Báo – Vừa), được xếp vào môn loại H.6. 2.2.3. Định chủ đề, định từ khóa tài liệu địa chí Để tạo lập nên các hộp phiếu chuyên đề hay mục lục bài trích các tài liệu địa chí, Thư viện đã rất chú trọng đến công tác định chủ đề tài liệu. Công tác định chủ đề tài liệu địa chí cũng tuân thủ theo những quy tắc và phương pháp của định chủ đề tài liệu nói chung. Tuy nhiên, để xây dựng mục lục bài trích, cần phải tiến hành định chủ đề bài trích. Khác với định chủ đề tài liệu là sách thông thường, các bài trích được lựa chọn có chủ đề gắn với những vấn đề liên quan đến địa phương. Để định chủ để bài trích, cần chú ý đến tên bài trích và văn bản bài trích. Song song với định chủ đề, công tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng được Thư viện đặc biệt quan tâm. Công việc này gắn liền với việc xây dựng các CSDL địa chí. Công tác định từ khóa tài liệu địa chí cũng tuân thủ theo những quy tắc và phương pháp của định từ khóa tài liệu nói chung. Đối với những tài 48
49. liệu địa chí, có thể lấy thêm từ khóa “địa chí”, tùy theo quy định của từng thư viện. Ví dụ: Đối với các loại sách viết tổng hợp về lịch sử, văn học, kinh tế, xã hội của một địa phương hay một nước, khi xử lý ngoài những nội dung cơ bản cần thêm địa chí từ khóa “địa chí” đối với sách nói về địa phương và “quốc chí” đối với sách nói về một đất nước. Do đặc điểm riêng về nội dung của các tài liệu địa chí, để thể hiện tài liệu dưới dạng các từ khóa, từ chuẩn. TVHN đã lập ra cho mình “Bảng từ khóa địa chí” riêng, bảng từ khóa này được xây dựng dựa theo bảng từ khóa, từ chuẩn của TVQG. Tài liệu sau khi được định từ khóa được ghi đầy đủ vào tờ khai WORKSHEET (phiếu tiền máy). Ví dụ: cuốn “Hà Nội danh thắng và di tích” thì từ khóa được xác định: Địa chí Di tích lịch sử (Dấu tích ) Hà Nội (Đình, Đền, Chùa) 2.2.4. Tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí Để biên soạn các thư mục địa chí hoặc xây dựng CSDL địa chí, Thư viện tiến hành làm tóm tắt, chú giải tài liệu địa chí, các cán bộ TVHN cũng áp dụng các phương pháp tóm tắt chú giải thông thường với mục đích người dùng tin không cần đọc chính văn vẫn có thể nắm bắt được nội dung của tài liệu địa chí. Tài liệu địa chí được tóm tắt tùy thuộc vào nội dung sách cũng như tùy vào CBTV tóm tắt. Nội dung tài liệu được tóm tắt sẽ ghi vào trường tóm tắt và ghi từ khóa cụ thể vào tờ khai Worksheet. Ví dụ: Cuốn “Hà Nội danh thắng và di tích” được tóm tắt như sau: Giới thiệu những di tích, dấu tích thiêng liêng của Hà Nôi: Đền Đồng Nhân, Đình Chèm, Chùa Một Cột, Chùa Đậu 49
50. 2.2.5. Xử lý tiền máy Các tài liệu trước khi được nhập vào CSDL đều phải qua khâu xử lý tiền máy. Ở khâu này, CBTV thể hiện toàn bộ các yếu tố về hình thức và nội dung của cuốn sách dưới dạng các ký hiệu đã quy định vào 30 trường của 1 tờ Worksheet. Tùy từng CSDL, các thông tin phù hợp sẽ được CBTV xử lý điền vào bản khai có sẵn theo những quy định chặt chẽ thống nhất. Các từ viết hoa phải theo đúng quy tắc. Các từ khóa nội dung được đánh theo một bản dịch trước. Việc xây dựng một bộ từ khóa riêng sẽ mất rất nhiều công sức và không cần thiết; có thể sử dụng một bảng có sẵn và sẽ bổ sung cho những từ khóa cần thiết đặc trưng cho địa chí Hà Nội. Từ khóa nhân vật và từ khóa địa danh được đánh riêng vào các trường tương ứng. Việc lập các bản khai có thể sử dụng cộng tác viên song song với việc thu thập tài liệu. Để đảm bảo tính khoa học và tính thống nhất, tất cả các bản khai tiền máy phải được những cán bộ có kinh nghiệm hiệu đính trước khi cho nhập vào các CSDL. 2.2.6. Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí  Nhập dữ liệu: là việc chuyển các thông tin đã được xử lý trong bản khai vào các biểu ghi của CSDL. Nhập dữ liệu phải đảm bảo: - Chính xác theo đúng nhãn trường và quy tắc chính tả, trong đó có quy tắc viết hoa trong các CSDL mà TVQG đã ban hành. - Không có dấu trống trước và sau dấu phân cách trường lặp và trường con. - Cuối mỗi trường không đặt dấu trống hay bất kỳ dấu chính tả nào, nếu như không có chỉ dẫn riêng.  Lưu trữ, xử lý: Dữ liệu nhập vào được lưu trữ trong đĩa cứng của máy tính 50
51. và thường xuyên cập nhật khi có dữ liệu mới. Để đảm bảo dữ liệu, thường xuyên phải xuất dữ liệu ra lưu trữ trên đĩa mềm dưới dạng ISO 2709. Định kỳ sao lưu dữ liệu ra đĩa CD để lưu trữ và phổ biến.  Đảm bảo thông tin: Các CSDL lập ra phải được xử lý để đảm bảo thông tin về địa chí một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Phần mềm quản trị CSDL CDS/ISIS cung cấp hai phương pháp tìm tin: tìm tin tự do và tìm tin theo từ điển, đồng thời cũng tạo khả năng ghép nối các yêu cầu tìm tin phức tạp theo các phép toán đại số Bool.  Sản phẩm đầu ra: sản phẩm của việc sử dụng CNTT vào công tác địa chí Hà Nội là các CSDL. Các CSDL đảm bảo thông tin cho việc nghiên cứu về Hà Nội đồng thời cũng tạo ra các sản phẩm đầu ra phục vụ công tác này. - Phích mục lục: từ CSDL có thể in ra đủ số phích cần thiết cho các mục lục. Điều này làm cho các mục lục đẹp hơn về hình thức và chính xác hơn về nội dung. Đối với tổ chức lao động nó cũng làm giảm nhẹ công sức lao động của CBTV. Để tăng cường tính thẩm mỹ và đảm bảo sự bền vững của mục lục thì các phích mục lục nên in ra giấy photocopy và ép Plastic. - Biên soạn các loại thư mục: để phổ biến thông tin về các tài liệu địa chí thu thập được, cần biên soạn thư mục tổng hợp phản ánh toàn bộ vốn tài liệu địa chí hiện có. Thư mục này sẽ được biên soạn tự động từ CSDL. Để đảm bảo tất cả tài liệu đều được phản ánh đúng trong thư mục, tất cả các biểu ghi phải có mã thư mục đúng. Bên cạnh thư mục tổng hợp cần phải tạo ra quy trình để in các thư mục chuyên đề phục vụ cho các nhiệm vụ chính trị công tác nghiên cứu tại từng thời điểm nhất định. 51
52. - Trả lời các yêu cầu thông tin: các yêu cầu thông tin về địa chí Hà Nội sẽ được đáp ứng bằng miệng, bằng các bản in hoặc tài liệu điện tử theo khuôn mẫu do người yêu cầu tin quy định. Việc ứng dụng CNTT vào công tác thư viện tại TVHN được bắt đầu từ Phòng Địa chí. Ngay sau khi được cung cấp máy và đào tạo phần mềm CDS/ISIS theo “Chương trình ứng dụng CNTT nâng cao chất lượng hoạt động thông tin tài liệu của các thư viện tỉnh, thành phố” của Bộ Văn hoá – Thông tin (thông qua TVQG Việt Nam) năm 1993. Tài liệu địa chí được quản lý và lưu giữ ở dạng CSDL thư mục. Mỗi một loại hình sẽ được quản lý trong một CSDL, có cấu trúc tương đồng để khi cần có thể tích hợp lại trong một CSDL chung. Các CSDL này giúp cho bạn đọc tra cứu trên máy tính nhanh hơn, đầy đủ hơn. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi phải có sự trợ giúp của cán bộ thư viện, người nắm vững cấu trúc CSDL, nắm vững các thuật ngữ tìm phức tạp, biết phân tích, tổng hợp yêu cầu tìm của bạn đọc. Ngoài ra, các CSDL giúp cho việc tự động hoá các khâu: in phích theo chuẩn ISBD, in thư mục chuyên đề, trao đổi thông tin Phần mềm hiện nay thư viện đang dùng là CDS/ISIS. Với nhiều ưu điểm phần mềm này hiện đang được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam: miễn phí, dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt, dễ dàng tạo lập CSDL, tạo lập format đầu ra. Tuy nhiên với sự phát triển của khoa học, của tài liệu, của nhu cầu tra cứu, phần mềm ISIS đã bộc lộ nhiều nhược điểm, đòi hỏi phải có sự thay đổi phần mềm mới. Cho đến nay, Phòng địa chí đã xây dựng được CSDL với: 41097 biểu ghi: + CSDL DCHI (cơ sở dữ liệu Địa chí): 4997 biểu ghi (sách kho tiếng Việt). Đã đưa được toàn bộ tài liệu trong kho sách tiếng Việt vào quản lý. CSDL DCHI giúp cho cán bộ địa chí quản lý được kho tàng, giúp bạn đọc tra cứu sách của kho địa chí với những điểm truy cập cụ thể là: Tên tác giả, Tên sách, Tên 52
53. người dịch, Năm xuất bản, Nhà xuất bản, Tập, Môn loại, Từ khoá, Ký hiệu xếp giá (Số ĐKCB) CSDL DCHI chính thức đưa ra phục vụ bạn đọc khoảng năm 1997, 1998. Có thể nói đây là một bước đột phá trong công tác phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin. Việc tự động hoá các khâu công tác nghiệp vụ: in phích, in thư mục chuyên đề, in thư mục theo yêu cầu của bạn đọc đã nâng cao chất lượng công tác địa chí lên một tầm mới: tiết kiệm thời gian tìm tin, giúp bạn đọc tìm tin chính xác hơn, chi tiết hơn. + CSDL THMUC (cơ sở dữ liệu thư mục): 18.847 biểu ghi – gồm các tài liệu của trên 20 thư mục chuyên đề mà TVHN xây dựng từ 1998. Thư mục là công cụ tra cứu, tìm tin theo chuyên đề. Từ năm 1998, TVHN đã tiến hành xây dựng CSDL THMUC nhằm phục vụ bạn đọc tra cứu và tự động hoá việc in thư mục chuyên đề để chia sẻ và trao đổi thông tin với các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng. + CSDL TTTM: 9278 biểu ghi. Đây chính là mục lục liên hợp điện tử Hà Nội. Gồm trên 1 vạn tài liệu về Hà Nội (sách, bài trích báo tạp chí) có ở TVHN, VNCHN, VTTKHXH, TVQG, TTLTQGI nhập từ Bộ Tổng tập Thư mục do TVHN biên soạn năm 1998. Hiện nay, thư viện mới hồi cố được ½ số lượng tài liệu trong Tổng tập thư mục. Việc tra cứu chủ yếu thông qua mục lục liên hợp truyền thống. + CSDL TC: (CSDL tra cứu) gồm 4543 biểu ghi với các bài trích mang tính chất nghiên cứu, phát hiện về các sự kiện lịch sử - văn hoá, về các địa danh, về nhân vật của Hà Nội. CSDL mới được xây dựng nên khối lượng tài liệu còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc. + CSDL HNOM: 1806 biểu ghi. Hiện nay Thư viện đang tập trung đầu tư xây dựng CSDL Hán Nôm, vì nhận thức được tầm quan trọng của nguồn thư tịch 53
54. này đối với sự phát triển văn hóa – xã hội của Thủ đô. Hơn nữa, để đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc 2.3. Tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu địa chí Việc thu thập, bổ sung vốn tài liệu địa chí là nhiệm vụ không thể thiếu được trong hoạt động phục vụ tài liệu địa chí của Thư viện Thành phố Hà Nội. Khi thư viện đã có được vốn tài liệu thì việc tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu như thế nào cho khoa học, phù hợp với điều kiện của thư viện giúp bạn đọc sử dụng một cách thuận lợi, triệt để nhất vốn tài liệu có trong kho, hay mục đích cuối cùng là phải thỏa mãn nhu cầu bạn đọc một cách hiệu quả là một điều hết sức quan trọng đòi hỏi lãnh đạo TVHN phải quan tâm. Kho tài liệu địa chí là kho tài liệu đặc trưng nhất của các thư viện tỉnh, thành phố nên cách tổ chức, sắp xếp tài liệu ở đây cũng mang tính đặc thù. Bởi vì, tài liệu địa chí cũng giống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần thiết thường xuyên cho người đọc, người dùng tin nghiên cứu, khai thác những vấn đề lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa, những tiềm năng về đất nước, con người của một địa phương. Về nguyên tắc, việc tổ chức quản lý tài liệu địa chí cũng giống như nguyên tắc quản lý tài liệu tại TVHN: dựa trên nguyên lý chung của hệ thống thư viện công cộng, có kết hợp với yêu cầu, đặc điểm riêng của TVHN. Hiện tại kho tài liệu địa chí của Thư viện là kho độc lập do phòng địa chí quản lý và phục vụ bạn đọc. Với đặc thù là kho lưu trữ tài liệu quý hiếm, đồng thời với đặc điểm tra cứu thông tin địa chí thường xuyên cần sự hỗ trợ, tư vấn của CBTV, do đó tài liệu địa chí được lưu trữ dưới hình thức kho kín. Tổ chức kho tài liệu thành kho riêng giúp cán bộ bao quát, lưu trữ và bảo quản tài liệu địa chí được tốt hơn, phục vụ bạn đọc dễ dàng hơn. Tổ chức kho độc lập làm giảm được cường độ lao động của cán bộ phục vụ và bạn đọc tốn ít thời gian tìm kiếm tài liệu hơn. Mặt khác, các CBTV làm việc trực tiếp với tài liệu địa chí có thể 54
55. nâng cao trình độ hiểu biết của mình về địa phương, từ đó giúp họ dần dần từng bước chuyên môn hóa trong lĩnh vực địa chí. Với vốn tài liệu đa dạng về chủng loại, phong phú về nội dung, trong kho tài liệu dạng kín, tài liệu địa chí được sắp xếp theo trình tự sau: Theo loại hình tài liệu – ngôn ngữ – khổ tài liệu – thứ tự số đăng ký cá biệt. Các nguyên tắc này được xen kẽ nhau trong tổ chức vốn tài liệu địa chí. Đầu tiên là tài liệu được tiến hành sắp xếp theo loại hình tài liệu.  Sắp xếp theo loại hình tài liệu: các loại hình tài liệu sách, báo, tạp chí, ảnh, bản đồ, bản vẽ, tài liệu vi phim, vi phiếu, tài liệu nghe nhìn được phân thành những khu vực hoặc những giá riêng biệt. Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu và phục vụ tài liệu cho người đọc và dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu. Nhất là các tài liệu ảnh, tài liệu vi phim, vi phiếu, băng từ văn bia cần có chế độ bảo quản đặc biệt.  Sắp xếp tài liệu theo ngôn ngữ xuất bản: trong từng loại hình tài liệu lại được phân chia tiếp theo ngôn ngữ Việt, Anh, Pháp, Hán Nôm, Ví dụ: Sách tiếng Việt, Sách tiếng Anh – Pháp, sách Hán – Nôm, sắp xếp theo ngôn ngữ giúp cho CBTV nắm chắc kho tài liệu hơn, định hướng, tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng, chính xác hơn.  Sắp xếp theo khổ tài liệu: trong từng loại hình ngôn ngữ, tài liệu được tiếp tục sắp xếp theo khổ. Thông thường tài liệu được chia thành ba khổ: lớn, vừa, nhỏ. - Khổ lớn: Chiều cao của tài liệu từ trên 22 cm. - Khổ vừa: Chiều cao của tài liệu từ trên 15 đến 22 cm. - Khổ nhỏ: Chiều cao của tài liệu từ 15 cm trở xuống. Các loại hình tài liệu được chia kho căn cứ vào đặc thù của chúng cho tiện việc bảo quản, quản lý và phục vụ bạn đọc. 55
56. * Kho sách tiếng Việt: bao gồm các sách xuất bản trước 1954 và sau 1954. Sách được xếp theo các khổ, với kí hiệu HVV, HVL, HVN H – Hà Nội: kí hiệu tài liệu địa chí Hà Nội V: Sách tiếng Việt V, L, N: khổ sách vừa - lớn - nhỏ * Kho sách ngoại văn: được chia theo ngôn ngữ Anh – Pháp – Nga, trong ngôn ngữ sách được xếp theo khổ. Cụ thể: HPV, HPL, HPN và HAV, HAL, HAN, HNV, HNL, HNN. H – Hà Nội: kí hiệu tài liệu địa chí Hà Nội A: Sách tiếng Anh P: Sách tiếng Pháp N: Sách tiếng Nga L, V, N: là khổ sách lớn, vừa, nhỏ * Kho sách Hán Nôm: gồm sách bằng tiếng Hán – Nôm theo các loại hình, khoán lệ, tục lệ, gia phả, thần tích thần sắc , được chia thành hai loại chính sắp xếp không theo khổ cỡ. - Sách Hán – Nôm: ký hiệu HHN - Văn bia: Ký hiệu HVB * Kho hương ước: với kí hiệu HƯ * Kho Báo đóng bìa: được xếp theo khổ, với kí hiệu: HBV, HBL, HBN. H – Hà Nội: kí hiệu tài liệu địa chí Hà Nội B: báo – tạp chí V, L, N: khổ báo. Khổ lớn như Nhân dân, Hà Nội mới Khổ vừa như báo Tiền Phong, An ninh Thủ đô Khổ nhỏ: các tạp chí * Tranh ảnh, bản đồ: H – Hà Nội: Kí hiệu tài liệu địa chí Hà Nội HA: ảnh 56
57. BĐ: Bản đồ  Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: trong từng loại tài liệu lớn, nhỏ. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt, nghĩa là thứ tự vào sổ đăng ký của phòng Địa chí. Cách sắp xếp theo khổ tài liệu và theo số đăng ký cá biệt có ưu điểm nổi bật là tiết kiệm được diện tích xếp kho và nhanh chóng tra tìm phục vụ bạn đọc, hơn nữa nó lại mang tính thẩm mỹ cao. Ngoài ra, kho còn quản lý các loại báo, tạp chí địa chí như: Hà Nội mới, Người Hà Nội, An ninh Thủ đô, Phụ nữ Thủ đô và các bài trích ở bài báo, tạp chí khác có liên quan đến Hà Nội thì được sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu. Ví dụ: Báo, tạp chí về Hà Nội sau 1945 được sắp xếp theo số thứ tự năm, tháng, ngày, số. Năm 1954, 1955, 1956, 1957, Trong một năm báo lại được sắp xếp theo thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12. Trong một tháng, báo lại được sắp xếp theo ngày từ 1 đến 31. Đối với các tài liệu là ảnh thì được sắp xếp theo chuyên đề (ví dụ: ảnh di tích văn hóa, lịch sử Hà Nội, ảnh các anh hùng lực lượng vũ trang Hà Nội). Như vậy, việc sắp xếp, tổ chức, xây dựng kho tài liệu địa chí của TVHN theo tôi là khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện của Thư viện, thuận lợi cho việc phục vụ và bảo quản của cán bộ phòng địa chí. Trên thực tế, kho tài liệu địa chí đã phát huy được tác dụng, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Thư viện ngày càng thu hút được đông đảo bạn đọc tới tìm hiểu nghiên cứu về Thủ đô. Đây là thành công lớn mà cán bộ phòng địa chí của TVHN đạt được. Vốn tài liệu địa chí có trong kho của Thư viện đã và đang góp phần đáng kể vào sự nghiệp xây dựng và phát triển Thủ đô Hà Nội trong tình hình hiện nay cũng như trong tương lai. 57
58. 2.4. Nhận xét, đánh giá 2.4.1. Ƣu điểm Qua thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế về tài liệu địa chí của TVHN, tôi có nhận xét rằng: nhìn chung, vốn tài liệu địa chí ở TVHN khá phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức, đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong sự nghiệp phát triển Thủ đô, phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Chất lượng của tài liệu địa chí mang giá trị khoa học cao và bổ ích. Điều này được thể hiện cụ thể như sau: - Xây dựng kho tài liệu địa chí: thư viện đã có kế hoạch bổ sung và tổ chức kho tương đối đầy đủ, toàn diện, chính xác và hợp lý. - Công tác xử lý tài liệu được thực hiện với các cán bộ có trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ thư viện, cũng như hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực địa chí. Vì thế công việc xử lý tài liệu được thực hiện nhanh chóng, chính xác và khoa học. - Tổ chức kho: Thư viện đã tiến hành tổ chức kho tài liệu địa chí thành một kho riêng do phòng địa chí quản lý và phục vụ bạn đọc. Việc tổ chức kho như vậy giúp công tác phục vụ người dùng tin được dễ dàng, lưu trữ và bảo quản tài liệu được tốt hơn. Ngoài ra còn giúp được cán bộ phòng địa chí nắm được số liệu vốn tài liệu hiện có, phát hiện được những tài liệu còn thiếu, từ đó xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hợp lý nhằm hoàn thiện kho tài liệu địa chí của Thư viện. - Thư viện đã xây dựng được các CSDL địa chí để phục vụ bạn đọc tra cứu song song với mục lục truyền thống. - Đã ứng dụng CNTT trong việc tự động hóa các khâu nghiệp vụ: quản lý kho, in phích, làm thư mục, để phù hợp với xu thế chung của thời đại và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của độc giả. - Khả năng đáp ứng nhu cầu tin về địa chí: bằng nguồn thông tin tài liệu địa chí khá phong phú, với các hình thức phục vụ đa dạng, trong những năm qua, 58
59. TVHN đã thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu, học tập, lao động, sản xuất, công tác, của đông đảo bạn đọc. Cụ thể: + Phục vụ chương trình “Ngày này năm xưa” của Đài phát thanh truyền hình Hà Nội, “Niên giám điện thoại những trang vàng ” của Bưu điện Hà Nội. + Cung cấp tài liệu cho chương trình “Dư địa chí truyền hình” của đài truyền hình trung ương VTV3 + Phục vụ thông tin tài liệu cho hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học cấp thành phố và nhà nghiên cứu về Hà Nội, cho các đề tài quy hoạch phát triển Thủ đô trong tương lai. + Phục vụ một số đề tài nghiên cứu khoa học của trường Viễn Đông Bác Cổ của Pháp (số 5, ngõ Hạ Hồi – Hà Nội). Để có được những thành công đó phải kể đến sự chỉ đạo đúng đắn của Ban Giám đốc, sự nỗ lực vươn lên của cán bộ phòng địa chí và đồng thời phải kể đến những cộng tác viên tâm huyết với công tác địa chí ở Thư viện bao gồm nhiều nhà khoa học: Giáo sư Vũ Khiêu, Nguyễn Vinh Phúc, Lê Văn Lan, Bùi Hạnh Cẩn 2.4.2. Hạn chế Bên cạnh những thành quả đã đạt được, công tác địa chí của Thư viện cũng gặp một số khó khăn và vướng mắc khách quan: Kinh phí, nhân sự, cơ sở vật chất kỹ thuật, sự phối hợp giữa các ban ngành, cơ quan có liên quan Do vậy công tác địa chí của TVHN hiện nay còn một số hạn chế nhất định: + Vốn tài liệu địa chí còn quá nhỏ bé so với tiềm năng thông tin địa chí đang được lưu giữ trong các cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ, thư viện tư nhân, trong các cơ quan nghiên cứu khoa học trong nước như: TVQG, VTTKHXH, VNCHN, Trung tâm khoa học Văn Miếu Quốc Tử Giám, Bảo tàng Hà Nội, Bảo tàng lịch sử Ngoài ra, còn có một khối lượng tài liệu đáng kể về 59
60. Thăng Long – Hà Nội còn đang nằm trong kho sách, báo của các cơ quan thư viện, lưu trữ nước ngoài như: Trung Quốc, Pháp, Mỹ, Nhật và một số nước Đông Dương. Bởi lẽ, lịch sử Việt Nam đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh: gần 1000 năm Bắc thuộc, gần 100 năm chống Pháp, 30 năm chống Mỹ. Thực trạng này trước hết gây khó khăn cho công tác nghiên cứu khai thác tư liệu về Thủ đô cũng như công tác quản lý, giữ gìn những di sản văn hóa trí tuệ của dân tộc. Mặt khác những tài liệu này nếu bị nằm im trong kho tư liệu trong và ngoài nước không được khai thác sử dụng gây nên sự lãng phí, nhất là trong thời đại kinh tế tri thức hiện nay. + Chất lượng vốn tài liệu địa chí của TVHN chưa cao, cơ cấu không hợp lý: tài liệu chủ yếu là bản sao, ít bản gốc, tài liệu quý hiếm và tài liệu điện tử còn hạn chế về số lượng và chất lượng, các tài liệu văn bản pháp quy không nhiều, bản dập văn bia mờ, khó đọc, khó bảo quản. + Phòng địa chí tổ chức phục vụ dưới hình thức kho kín sẽ tốn thời gian chờ đợi mượn tài liệu của bạn đọc, không nảy sinh nhu cầu tin mới. Bạn đọc không được mượn về nhà, điều này sẽ hạn chế việc sử dụng tài liệu của những độc giả không có thời gian đến thư viện. + TVHN đã mở rộng địa giới hành chính từ năm 2008, nhưng hiện nay vốn tài liệu địa chí về các địa phương mới đó vẫn chưa cập nhật, bổ sung thêm vào kho địa chí của Thư viện. Do còn nhiều vấn đề bất cập, chưa hợp nhất về cách thức tổ chức vốn tài liệu và nhiều yếu tố khách quan khác. Thực trạng này gây khó khăn cho công tác nghiên cứu, khai thác về tư liệu Thủ đô cũng như công tác quản lý trong giai đoạn hiện nay. Mặt khác, nó chưa phản ánh được bộ mặt của địa phương trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, cũng như những thay đổi của Thành phố Hy vọng rằng, trong thời gian tới, TVHN sẽ từng bước khắc phục khó khăn để phát huy hơn nữa những thế mạnh của mình, khiến cho tài liệu địa chí 60
61. TVHN nói riêng và hoạt động của Thư viện nói chung được phát triển đúng mức, toàn diện hơn. Chƣơng 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƢ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Ngày nay, thông tin tư liệu địa chí ngày càng được coi như là một yếu tố của năng lực công nghệ nội sinh, mang bản sắc dân tộc địa phương, nó là chìa khóa của lao động sáng tạo, là nhân tố góp phần gia tăng khả năng phát huy nội lực giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc của địa phương. 61
62. Với sự phát triển không ngừng của tỉnh trong mọi lĩnh vực: văn hóa, khoa học, kinh tế nhu cầu về nguồn thông tin này ngày càng tăng. Từ những đòi hỏi khách quan đó, việc xây dựng hoạt động địa chí của tỉnh trở thành môt trong những hoạt động trọng tâm, là yêu cầu cấp bách, có ý nghĩa thiết thực. Hoàn thành tốt nhiệm vụ này, thư viện tỉnh thực sự trở thành một trung tâm thông tin tư liệu địa chí của địa phương và của quốc gia trong sự nghiệp đổi mới. Vì vậy, mỗi thư viện tỉnh phải hoàn thành hơn nữa nguồn tài liệu địa chí của mình, điều này càng có ý nghĩa hơn đối với một thư viện Thủ đô. Để làm được điều đó, thư viện phải xây dựng những kế hoạch cụ thể để có những bước đi thích hợp trong việc phát triển hơn nữa nguồn tư liệu này. Trên cơ sở nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến nguồn tài liệu địa chí Hà Nội; đặc điểm riêng của nguồn tài liệu địa chí Hà Nội, định hướng chiến lược phát triển hoạt động thông tin địa chí, cũng như căn cứ vào những điểm tồn tại về nguồn bổ sung, về tổ chức, xử lý và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa vốn của TVHN, qua khảo sát thực trạng vốn tài liệu cũng như công tác thu thập, bổ sung tài liệu, tôi xin đưa ra những giải pháp cụ thể như sau: 3.1 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chí Để tăng cường vốn tài liệu địa chí cần xây dựng một kế hoạch bổ sung, đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý. Phải điều tra và xác định rõ các nhu cầu thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý thành phố và các nhu cầu thông tin kinh tế xã hội như cải cách hành chính, quy hoạch đô thị và các vùng sản xuất nông thôn, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, các nghành nghề và sản xuất hàng hóa, thị trường lao động, nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp, thông tin về các sản phẩm, kỹ thuật và công nghệ mới của Thủ đô, những biến đổi về các mặt tài chính, thương mại, du lịch v v. 62