›

Khóa luận Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

pdf 64 trang thiennha21 15/04/2022 4840
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_bao_quan_von_tai_lieu_tai_trung_tam_thong_tin_thu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

  1. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm LỜI CẢM ƠN Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - những người đã tận tình dạy bảo, truyền đạt và định hướng cho tôi trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu và hoàn thành khoá luận. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể các cán bộ làm việc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm khoá luận. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện khoá luận. Mặc dù có nhiều cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và bạn bè để khoá luận hoàn thiện hơn. Hà Nội ngày 08 tháng 05 năm 2010 Sinh viên Trần Thị Thơm K51 Thông tin - Thƣ viện 1
  2. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, với sự giúp đỡ của những người tôi đã cảm ơn. Mọi kết quả nghiên cứu trong công trình đều chính xác, không có trong bất kỳ một công trình nào khác. Sinh viên Trần Thị Thơm K51 Thông tin - Thƣ viện 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên đầy đủ 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội 4 PTTNS Phát triển tài nguyên số 5 TTTV Trung tâm thông tin thư viện 6 TTTV, ĐHQGHN Trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội K51 Thông tin - Thƣ viện 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 7 1. Lý do chọn đề tài 7 2. Tình hình nghiên cứu 9 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9 4. Mục tiêu và nhiệm vụ của khóa luận 10 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 10 6. Những đóng góp của khóa luận 11 7. Bố cục của khóa luận 11 CHƢƠNG 1. VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRUỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 12 1.1.Trung tâm Thông tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Quốc gia Hà Nội với sự nghiệp giáo dục và đào tạo 12 1.1.1. Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội 12 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 14 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Trung tâm 16 1.2. Đặc điểm vốn tài liệu của Đại học Quốc Gia Hà Nội 19 1.2.1. Khái quát về vốn tài liệu của Trung tâm 19 1.2.2. Đặc điểm tài liệu truyền thống 22 1.2.3. Đặc điểm tài liệu điện tử 23 1.3. Bảo quản tài liệu trong hoạt động của Trung 24 1.3.1.Khái niệm về bảo quản tài liệu 24 1.3.2. Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện 26 K51 Thông tin - Thƣ viện 4
  5. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 28 2.1. Những tác nhân gây hƣ hại cho tài liệu tại Trung tâm 28 2.1.1. Nguyên nhân sinh vật 28 2.1.2. Nguyên nhân vật lý và hóa học 29 2.1.3. Thiên tai, hỏa hoạn 31 2.1.4. Tác động của kỹ thuật và con người 31 2.2. Các biện pháp bảo quản tài liệu tại Trung tâm 33 2.2.1. Bảo quản tài liệu truyền thống 33 2.2.2. Bảo quản tài liệu hiện đại 38 2.2.3 Giáo dục người dùng tin giữ gìn và bảo quản tài liệu 40 2.3. Nhân lực và tài chính cho công tác bảo quản 41 2.3.1 Nhân lực cho công tác bảo quản 41 2.3.2 Nguồn tài chính cho công tác bảo quản 42 2.4. Đánh giá hiệu quả công tác bảo quản tài liệu 43 2.4.1. Những ưu điểm 43 2.4.2. Những hạn chế 44 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 45 3.1. Tạo môi trƣờng thuận lợi cho bảo quản tài liệu 45 3.1.1 Đảm bảo môi trường thuận lợi trong kho sách 45 3.1.2. Đảm bảo an toàn dữ liệu trong Trung tâm 45 3.2 Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu 46 3.2.1. Tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vu bảo quản tài liệu 46 K51 Thông tin - Thƣ viện 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm 3.2.2. Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin 47 3.3. Nâng cao nhận thức và hình thành thói quen bảo quản tài liệu cho cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin 49 3.3.1. Nâng cao nhận thức về bảo quản tài liệu 49 3.3.2. Quy chế đối với người vi phạm 51 3.3.3 Đào tạo cán bộ chuyên sâu về bảo quản tài liệu 52 3.4. Đẩy mạnh số hoá tài liệu 53 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 PHỤ LỤC 60 K51 Thông tin - Thƣ viện 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, nhân loại đang sống trong xã hội thông tin, xã hội tri thức với sự phát triển đa ngành, đa lĩnh vực. Ngành thông tin – thư viện đang dần khẳng định vị trí của mình trong xã hội. Với vai trò là nơi lưu trữ, bảo quản kho tàng tri thức của nhân loại đồng thời cũng là nơi thu thập, xử lý, phục vụ thông tin cho mọi đối tượng người dùng tin, các cơ quan thông tin – thư viện được coi như một thực thể không thể thiếu trong xã hội nói chung và sự nghiệp giáo dục, đào tạo cả nước nói riêng. . Song song với việc thu thập tài liệu, bảo quản vốn tài liệu thư viện được coi là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện. Bảo quản tài liệu ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ nói chung và các trung tâm thông tin thư viện ở các trường đại học nói riêng là một vấn đề cấp thiết. Việt Nam là đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng vốn tài liệu nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lung túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản vốn tài liệu của mình, dẫn đến tình trạng các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của nhà nước. Vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt ra hiện nay là: Làm thế nào để bảo quản tốt và lưu trữ lâu dài các tài liệu khác nhau. Để khắc phục tình trạng nói trên, nhiều quốc gia đã thành lập những trung tâm chuyên nghiên cứu về lĩnh vực bảo quản tài liệu. Các trung tâm có nhiệm vụ K51 Thông tin - Thƣ viện 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm xem xét, nghiên cứu các nhân tố, các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu, từ đó tìm ra các biện pháp phòng chống thích hợp nhất. Đồng thời qua kết quả nghiên cứu của mình, các trung tâm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định các chính sách bảo quản tài liệu cho đất nước mình. Ở Việt Nam, từ sau Đại hội Đảng VI đến nay, nền kinh tế, văn hoá – xã hội, khoa học – công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông, đã tác động mạnh mẽ và sâu rộng đến sự phát triển của xã hội nói chung và ngành thông tin – thư viện nói riêng. Thư viện đang có những bước phát triển mang tính đột phá, từ thư viện truyền thống với các tài liệu chủ yếu là giấy, chuyển sang thư viện hiện đại, thư viện số với các hình thức lưu trữ tinh xảo hơn như trên băng đĩa, tài liệu số hoá, cơ sở dữ liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ( TTTV, ĐHQGHN) cũng nằm trong xu thế trên. Trung tâm đã tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên và học sinh trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong nhiều năm qua, Trung tâm luôn tìm cách đổi mới phương thức phục vụ cũng như chất lượng các khâu công tác trong hoạt động thông tin – thư viện của mình. Để đáp ứng những nhiệm vụ mới trên, bên cạnh sự đầu tư về cơ sở vật chất, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm cũng từng bước được quan tâm hơn trước. Việc ứng dụng những thành tựu công nghệ thông tin hiện đại cùng với việc triển khai, xây dựng các nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số đã đặt cho công tác bảo quản tài liệu của Thư viện những yêu cầu mới. Nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, những điểm tồn tại và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại của Trung tâm là một vấn đề cấp thiết. K51 Thông tin - Thƣ viện 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Chính vì những lý do trên mà tôi chọn vấn đề “ Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài khoá luận của mình. 2. Tình hình nghiên cứu Bảo quản tài liệu là đề tài được một số nhà nghiên cứu lĩnh vực thư viện trong và ngoài nước quan tâm . Đã có một số công trình nghiên cứu khoa học về bảo quản tài liệu được công bố như: - Các nghiên cứu ngoài nước: Bảo quản sách ở các nước nhiệt đới (Wilfred.P,1968); Cơ sở khoa học của bảo quản tài liệu (Dobrusina S.A.; Trenhia E.D. 1996); Hướng dẫn kỹ thuật bảo quản tài liệu (Pracific G.Oyler, 2005), - Các nghiên cứu trong nước: nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam ( Đặng Văn Ức, luận văn thạc sĩ. 1994); Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện tỉnh Đồng bằng song Cửu Long: thực trạng và giải pháp (Nguyễn Thị Hồng Thắm, luận văn thạc sĩ. 2004) Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu khác được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành Thông tin – Thư viện, các kỷ yếu hội thảo khoa học, Nhìn chung những công trình nghiên cứu khoa học trên đã nghiên cứu và phân tích những nhân tố chung gây huỷ hoại tài liệu đồng thời đưa ra những kinh nghiệm và phương pháp bảo quản, lưu giữ tài liệu ở một số thư viện trên thế giới và ở Việt Nam. Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trên các khía cạnh như: nghiên cứu quá trình xây dựng và tổ chức khai thác nguồn tài liệu điện tử, tổ chức kho tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện .Tuy nhiên chưa có một công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu, khảo sát về công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. K51 Thông tin - Thƣ viện 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu giới hạn về công tác bảo quản tài liệu truyền thống, tài liệu hiện đại và quá trình tin học hoá trong công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, trong giai đoạn hiện tại. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ của khóa luận 4.1. Mục tiêu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm, khoá luận đề xuất các giải pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 4.2. Nhiệm vụ - Tìm hiểu ý nghĩa, vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện nói chung và công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng trong sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường. - Nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. - Phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm, tìm ra các nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Khoá luận vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, các quan điểm, đường K51 Thông tin - Thƣ viện 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo xem xét, đánh giá công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của khoá luận, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phân tích - tổng hợp tài liệu - Thống kê, so sánh - Phỏng vấn - Quan sát. 6. Những đóng góp của khóa luận Về mặt lý luận: khoá luận góp phần làm phong phú thêm lý luận về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện. Về mặt thực tiễn: Đề xuất những giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tại Trung tâm, nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, tăng cường hiệu quả phục vụ thông tin cho giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên Trường ĐHQGHN. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khoá luận gồm 3 chương: - Chương 1: Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội - Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. - Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. K51 Thông tin - Thƣ viện 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm CHƢƠNG 1 VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRUỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1.TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VỚI SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỦA NHÀ TRƢỜNG 1.1.1. Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có tên giao dịch quốc tế là: Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi và tên viết tắt là LIC, được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học thành viên: Đại học Tổng hợp Hà Nội; Đại học Sư phạm I Hà Nội; Đại học Sư phạm Ngoại ngữ. Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội tách ra khỏi ĐHQGHN theo quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, sau đó Giám đốc ĐHQGHN đã ký Quyết định 1392/TCCB tách bộ phận thư viện trường Sư phạm khỏi Trung tâm ngày 11/11/1999. Trung tâm Thông tin – Thư viện là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, nằm trong khối các đơn vị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Hiện nay Trung tâm có các cơ sở đặt tại: - Trụ sở chính: 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. - Trường Đại học Ngoại ngữ: Số 1, Phạm Văn Đồng, , Cầu Giấy, Hà Nội. K51 Thông tin - Thƣ viện 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Trường Đại học Khoa học Tự nhiên: 334, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn: 336, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. - Kí túc xá Mễ Trì: 182, Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội. - Khoa hóa, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên: 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội. Mục tiêu, nhiệm vụ chính trị quan trọng nhất mà Trung tâm được giao phó là: tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh trong toàn ĐHQGHN. Năm 1999, sau khi tiếp nhận khu nhà 7 tầng tại Cầu Giấy làm trụ sở chính, Trung tâm đã nhanh chóng thiết lập hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc (PVBĐ) đặt tại các khu làm việc, học tập và ký túc xá của ĐHQGHN. Trên cơ sở kế thừa kết quả của các thư viện đại học thành viên cũ, phát huy sức mạnh của Trung tâm trong vị thế mới, đến nay, Trung tâm đã có quan hệ hợp tác và trao đổi với gần 60 thư viện và cơ quan thông tin của các trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế khác ở hầu hết các châu lục, tiêu biểu như: Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Mỹ, Quỹ Châu Á (Mỹ), Đại học Cambridge, Hội đồng Anh (Anh), Thư viện Quốc gia Australia, Ngân hàng Thế giới, các trường đại học và cơ quan thông tin của Pháp, Nhật, Đức Trải qua hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành đến nay Trung tâm đã có cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụ bạn đọc được trang bị đầy đủ phương tiện hiện đại và những kho tư liệu với khối lượng lớn có thể đáp ứng nhu cầu người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Mặc dù mới trong giai đoạn đầu K51 Thông tin - Thƣ viện 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm của quá trình tin học hóa và hiện đại hóa hoạt động, song những nỗ lực cùng những thành tích to lớn mà Trung tâm đạt được đã và đang góp phần không nhỏ vào quá trình phục vụ sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm *Chức năng Trung tâm có chức năng thu thập, quản lý và cung cấp thông tin và tài liệu phục vụ các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. *Nhiệm vụ Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN, cụ thể là: - Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN. - Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN. - Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin. - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong K51 Thông tin - Thƣ viện 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài. - Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện. Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo. - Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành. Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện. - Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. - Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước. Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam. Tham gia các hiệp hội thư viện quốc tế. Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới. K51 Thông tin - Thƣ viện 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của ĐHQGHN. Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên Trung tâm đã tiến hành thu thập, xử lý, tổ chức bảo quản tư liệu khoa học; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin – thư viện; Đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu cho cán bộ chuyên ngành thông tin thư viện trong Trung tâm và các lớp bồi dưỡng kiến thức thông tin thư viện cho các đối tượng có liên quan tới thư viện. Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống, Trung tâm đã mở rộng các hình thức phục vụ với các kho tài liệu “mở” như kho tài liệu tra cứu, kho tài liệu tham khảo, các phòng đọc báo, phòng đọc đa phương tiện .Tại đây người dùng tin có thể tự do tìm đọc các tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình mà không cần thông qua các hình thức phục vụ gián tiếp. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Trung tâm Cơ cấu tổ chức Bộ máy tổ chức của Trung tâm bao gồm: Ban Giám đốc, khối các phòng chức năng, khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ và khối các phòng phục vụ bạn đọc. - Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc + Giám đốc là người đứng đầu Thư viện, phụ trách chung và trưch tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ, đối ngoại, tài chính và tin học hóa. Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc ĐHQGHN về hoạt động của Trung tâm và trong quan hệ với các cơ quan khác trong và ngoài ĐHQGHN. K51 Thông tin - Thƣ viện 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm + Các Phó giám đốc phụ trách khối các phòng chức năng, khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ và khối các phòng phục vụ bạn đọc. - Khối các phòng chức năng bao gồm 2 phòng: + Phòng hành chính – tổng hợp + Phòng tài vụ - Khối các phòng chuyên môn gồm 4 phòng: + Phòng bổ sung –Trao đổi + Phòng phân loại - Biên mục + Phòng Thông tin – Thư mục – Nghiệp vụ + Phòng máy tính và mạng - Khối các phòng phục vụ bạn đọc gồm 3 phòng: + Phòng phục vụ bạn đọc chung + Phòng phục vụ bạn đọc Khoa học Xã hội và Nhân văn và Khoa học Tự nhiên + Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại Ngữ K51 Thông tin - Thƣ viện 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng Trung tâm được xây dựng với một cơ cấu tương đối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện tính hệ thống rất cao. Tất cả các phòng của Trung tâm tạo thành một khối thống nhất, vừa mang tính chuyên môn hóa cao,vừa có tính đồng bộ, nhất quán. Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp lẫn nhau nên việc lưu thông chia sẽ nguồn tin rất dễ dàng và thuận tiện. Với mô hình hoạt động này , Trung tâm có những điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quá trình hoạt động. K51 Thông tin - Thƣ viện 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Nguồn nhân lực Hiện nay Trung tâm có 130 cán bộ, trong đó bao gồm: - 1 tiến sỹ - 6 thạc sỹ - 83 cử nhân (trong đó có 25 cán bộ chuyên ngành TT-TV) - 37 Cao đẳng và Trung cấp Số lượng cán bộ trên được phân bổ trong các bộ phận của Trung tâm như sau: - Khối các phòng chức năng: 24 cán bộ - Khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ: 28 cán bộ - Khối các phòng phục vụ bạn đọc: 78 cán bộ Tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học chiếm 40%. Cán bộ các ngành khác làm việc tại Trung tâm hầu hết đều đã được qua các lớp tập huấn về nghiệp vụ TT- TV. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được chú trọng đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn, tin học và ngoại ngữ nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu và đòi hỏi về trình độ và khả năng chuyên môn của một người cán bộ TT – TV hiện đại. 1.2. ĐẶC ĐIỂM VỐN TÀI LIỆU CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.2.1. Khái quát về vốn tài liệu của Trung tâm Với khẩu hiệu “Tất cả vì bạn đọc”, “Vì công tác đào tạo”, “Sách đi tìm người” và sự tận tụy trong công tác bổ sung, xây dựng vốn tài liệu đảm bảo về chất lượng và số lượng, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), tự K51 Thông tin - Thƣ viện 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm động hóa các quá trình thư viện, đến nay Trung tâm TTTV, ĐHQGHN đã sở hữu một khối lượng tài liệu lớn được lưu trữ trong các vật mang tin đa dạng như giấy, băng hình, băng tiếng, đĩa CD-ROM, trong mạng máy tính Nội dung vốn tài liệu bao gồm đầy đủ các lĩnh vực tri thức: Khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật ứng dụng và khoa học xã hội *Tài liệu dạng in ấn truyền thống Giáo trình: 1.160 tên tài liệu, 180.500 bản Sách tham 73.600 tên tài liệu, 264.000 bản khảo: Báo, tạp chí: 415 tên báo, tạp chí tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Nga Ngoài ra còn có 2000 thác văn bia và 4000 luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ. *Tài liệu điện tử Tài liệu điện tử do Trung tâm xây dựng - Giáo trình điện tử: 12 cuốn giáo trình chuyên ngành ở dạng số hóa đang được giảng dạy tại ĐHQGHN. - CSDL toàn văn: Kết nối tóm tắt và toàn văn với hơn 15.000 trang tài liệu là sách điện tử, các bài đăng tạp chí, kỷ yếu HNKH: sinh học, Ngôn ngữ học, Quản trị kinh doanh; Bộ sưu tập với 15.360 bài viết trên các tạp chí khoa học hàng đầu thế giới được sắp xếp theo chủ đề: toán, hóa, vật lý, khoa học trái đất K51 Thông tin - Thƣ viện 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - CSDL thư mục: CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN (Kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN, gồm 16.000 biểu ghi thư mục). CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN. Thư mục về đạo đức Hồ Chí Minh với 2172 biểu ghi thư mục Địa chỉ truy cập: Tài liệu điện tử do Trung tâm mua + CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline): gồm hơn 2000 tạp chí khoa học. Truy cập tại các phòng Đọc đa phương tiện + CSDL trực tuyến (nguồn tin online): Tạp chí điện tử: 06 CSDL, tổng số 9.757 tên tap̣ chí với 8.306.140 bài về các lĩnh vực: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, Kỹ thuật, Y học Sách điện tử: 05 CSDL với hơn 60.000 cuốn về: khoa học xã hội nhân văn, giáo dục, khoa học ứng dụng và công nghệ thông tin, truyền thông, Các phuơng thức truy cập CSDL trực tuyến (tạp chí điện tử, sách điện tử): Truy cập tại các phòng Đọc đa phương tiện: theo hướng dẫn của cán bộ thư viện. Ngoài kho tài liệu và CSDL của mình, Trung tâm giới thiệu CSDL có tài liệu gốc tại gốc tại một số thư viện khoa thuộc các đơn vị: Thư viện khoa Quản trị Kinh doanh; Thư viện khoa Sử (ĐHKHXH & NV) K51 Thông tin - Thƣ viện 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm +Đề tài nghiên cứu khoa học: 600 đề tài nghiên cứu khoa-học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước. + Luận án:7086 bản (6344 đầu ấn phẩm) + Bản đồ: 219 bản (110 đầu ấn phẩm) Nhằm tăng cường công tác phát triển nguồn tin cũng như quản lý, lưu trữ và đưa ra các sản phẩm thông tin mới, Trung tâm đã từng bước xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử. Ngoài ra Trung tâm còn quan hệ với nhiều nhà xuất bản và nhà phân phối để được cung cấp các dạng tài liệu điện tử trực tuyến và phi trực tuyến ở khu vực và trên thế giới như Euromonitor, Blackwell, Absco, Proquest có giá trị khoa học cao. 1.2.2. Đặc điểm tài liệu truyền thống Tài liệu truyền thống là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy. Bao gồm văn bản, các loại tài liệu quí hiếm khác như sách lá cọ, sách đồng, sách thẻ tre, Thông tin lưu trữ trong tài liệu truyền thống có độ ổn định và bền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử. Bất cứ lúc nào người dùng tin cũng có thể tìm được tài liệu thông qua hệ thống phiếu mục lục. Việc biên mục tài liệu dựa trên các quy tắc như ISBD, AACR2 có giới hạn dựa trên các yếu tố mô tả (hình thức, nội dung) của tài liệu. Tài liệu truyền thống được lưu giữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật lý sách, tạp chí ở một không gian cụ thể. Tuy nhiên dung lượng thông tin chứa trong các dạng tài liệu truyền thống không lớn bằng tài liệu điện tử . Thông tin dạng giấy thường dễ bị hư hỏng do tác động của môi trường, gây khó khăn trong công tác bảo quản, kinh phí cho việc bảo quản tài liệu truyền thống thường tốn kém. K51 Thông tin - Thƣ viện 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm . Mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm, không thường xuyên và không cập nhật kịp thời. Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dưới dạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa, bị giới hạn về không gian và thời gian. Người dùng tin muốn tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện rất mất thời gian. 1.2.3. Đặc điểm tài liệu điện tử Tài liệu điện tử là tài liệu có chứa các thông tin ở dạng số, được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử: CD ROM, băng đĩa, và để truy cập tới chúng phải thông qua máy tính và mạng máy tính điện tử. Nguồn tài liệu điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còn gọi là thông tin số hóa bao gồm: - Các CSDL chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD – ROM. - Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, muốn sử dụng phải đăng ký một số server để được quyền truy cập. - Bản tin điện tử, báo tạp chí điện tử, được ấn hành trên mạng internet. - Các Website trên internet, chứa thông tin về cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp, các công ty, trường Đại học - Mật độ thông tin trong các tài liệu điện tử rất cao. Xuất phát từ công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, dung lượng lưu trữ trên chúng rất lớn. - Tài liệu điện tử có khả năng đa truy cập. Người dùng tin có thể truy cập tài liệu đồng thời theo những dấu hiệu khác nhau: Tác giả, nhan đề, năm xuất bản, kí hiệu phân loại K51 Thông tin - Thƣ viện 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Nguồn tài liệu điện tử cho phép người dùng tin có khả năng liên hệ, tiếp cận với tác giả thông qua kênh thông tin phản hồi giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin. - Tài liệu điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu. Đây là điều không thể có trong các dạng tài liệu truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ truyền đạt hơn. - Nguồn tài liệu điện tử có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về thời gian và không gian, người dùng tin có thể tiếp cận nguồn thông tin từ mọi nơi, mọi lúc thông qua mạng lưới máy tính. Cùng một thời điểm nguồn tài liệu điện tử cho phép nhiều người cùng truy cập hay sử dụng một tài liệu thông tin. - Thông tin trong nguồn tài liệu điện tử luôn có tính mới vì có khả năng cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời. Bên cạnh những đặc trưng tiêu biểu tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế cần phải lưu ý về tính ổn định và độ bền vững của thông tin trong tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất, có thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa CD – ROM, có thông tin vòng đời ngắn như các tập tin, các bài báo trên mạng internet. Ngoài ra tính chính xác của thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ nguồn tài liệu điện tử rất rõ ràng, nhanh chóng, thông tin trên mạng dễ bị sửa đổi, làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những phạm vi vô tình hay cố ý của người sử dụng. 1.3. BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.3.1.Khái niệm về bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện. Điều này được thể hiện rõ trong tuyên bố của IFLA (Hiệp hội liên thư viện K51 Thông tin - Thƣ viện 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm quốc tế) coi công tác này là một trong 7 chương trình cốt lõi của chương trình bảo tồn và bảo quản tài liệu. Nguyên tắc IFLA 1996 đã định nghĩa các từ bảo quản, bảo tồn và khôi phục như sau: Bảo quản: Bao gồm cả công việc về tài chính và quản lý như cung cấp phòng kho, trình độ nhân viên, chính sách, kỹ thuật và các phương pháp liên quan đến bảo quản thư viện và lưu trữ tài liệu và các thông tin tài liệu đăng tải. Bảo tồn: Bao hàm cả những chính sách cụ thể và các thông lệ liên quan tới việc bảo vệ thư viện và tài liệu lưu trữ khỏi bị phá hỏng, hư hại và phân hủy, bao gồm cả các phương thức và kỹ thuật do nhân viên kỹ thuật phát minh. Các kỹ thuật can thiệp được áp dụng nhằm ngăn ngừa và làm chậm lại sự hư hỏng tài liệu. Nguyên tắc 1986 cho rằng phạm vi bao trùm rộng là cần thiết cho thư viện thực hiện vai trò của mình nhằm duy trì các sưu tập và đảm bảo việc sử dụng chúng lâu dài, vì vậy công tác bảo quản thư viện là vấn đề thuộc về quản lý. Cùng với việc phát triển các nguyên tắc IFLA, công tác bảo quản thư viện khởi sắc vào những năm 1980 và 1990, và có những thay đổi như sau: - Chúng ta chú ý hơn tới toàn bộ vốn tài liệu chứ không phải một vài thứ đơn lẻ. - Chúng ta ưu tiên tới việc phòng ngừa hơn là công việc sửa chữa. - Chúng ta chú ý tới chức năng của thư viện hơn là bảo tồn các vật thể. - Bảo quản không còn là công việc cua một nhóm những người đóng sách mà là của mọi người trong thư viện. - Bảo quản được coi như là một vấn đề quản lý của toàn thư viện chứ không phải là vấn đề kỹ thuật và công nghệ của công tác bảo quản. - Chúng ta nên đưa ra định nghĩa về công tác bảo quản thư viện là:”nhằm đảm bảo việc truy cập liên tục bộ sưu tập của thư viện chúng ta”. K51 Thông tin - Thƣ viện 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Bảo quản nhằm đảm bảo và thúc đẩy việc truy cập liên tục bộ sưu tập của thư viện. ( Trích dẫn trong: Tổ chức công tác bảo quản: chìa khóa cho sự phát triển thư viện/Akio Yasue: Kỷ yếu đại hội cán bộ thư viện các nước Đông Nam Á lần thứ 14). Tóm lại có thể coi “Bảo quản tài liệu thư viện là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ nội dung và hình thức tài liệu thư viện khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp và kĩ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra”. Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân chia thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế. - Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. - Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu, đòi hỏi phải có một lượng nhân công cũng như đội ngũ chuyên gia có chuyên môn. Do vậy rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc của toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. 1.3.2. Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thƣ viện Cùng với công tác phát triển vốn tài liệu, xử lý nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc, công tác bảo quản tài liệu được coi là vấn đề sống còn của mỗi thư viện. Nếu như trước đây, việc bảo quản vốn tài liệu còn chưa được chú trọng đúng mức và bị xem nhẹ, thì hiện nay công tác bảo quản sách nói riêng và tài liệu nói chung đã nhận được sự quan tâm chú ý thích đáng từ phía các trung tâm thông tin thư viện. K51 Thông tin - Thƣ viện 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Để đáp ứng tốt nhất về nhu cầu thông tin cũng như nâng cao hiệu quả giá trị nguồn tin, các thư viện ngoài việc quan tâm đến thu thập, bổ sung phát triển kho tài liệu còn cần chú ý đến khâu bảo quản tài liệu. Vốn tài liệu thư viện là nền tảng, là cơ sở cho sự cho sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, đáp ứng tổt nhu cầu tin của người dùng tin thì vấn đề bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lí lại càng được quan tâm. Bảo quản tài liệu có thể coi như một góc khuất trong hoạt động của thư viện. Công tác này tuy diễn ra thầm lặng nhưng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện, nhằm kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu; góp phần gìn giữ di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. ĐHQGHN là Trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, đối tượng phục vụ là đông đảo học sinh, sinh viên, cán bộ, giảng viên và nghiê cứu sinh thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, do vậy vốn tài liệu của Trung tâm vô cùng phong phú, bao quát mọi lĩnh vực, chủ đề với nhiều loại hình tài liệu: tài liệu dạng truyền thống, tài liệu dạng điện tử, tài liệu dạng vi phim, vi phíếu và vòng quay của vốn tài liệu có tần suất cao do vậy việc tổ chức và bảo quản tài liệu tại Trung tâm càng được quan tâm hơn bao giờ hết. Hiện nay Trung tâm đang ngày càng thu hút đông đảo người dùng tin đến với cơ quan mình. Vốn tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu cho mọi đối tượng người dùng tin. Trong quá trình vận chuyển, tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng, rách nát. Vì vậy vốn tài liệu cần phải được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung. Như vậy công tác bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TTTV ĐHQGHN nói riêng. K51 Thông tin - Thƣ viện 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 2.1. NHỮNG TÁC NHÂN GÂY HẠI CHO TÀI LIỆU CỦA TRUNG TÂM Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hoá học, hiện tượng virus, hacker xâm phạm, lỗi thời về công nghệ, format dữ liệu đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. 2.1.1. Nguyên nhân sinh vật Vi sinh vật (nấm mốc) Vi sinh vật, đặc biệt là vi khuẩn đã tồn tại cách đây khoảng 4 tỷ năm và có khả năng sinh sôi rất nhanh. Một loại vi sinh vật gây hủy hoại tài liệu nhiều nhất ở Thư viện ĐHQGHN đó là nấm mốc. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu bị nấm mốc là do nhiệt độ cao, độ ẩm và sự ô nhiễm bầu khí quyển. Nấm mốc trong quá trình trao đổi chất bài tiết ra hóa chất enzim cho phép chúng có thể ăn mòn các chất liệu chất hữu như giấy và bìa sách. Ngoài ra, nhiều nấm mốc còn chứa các tố chất màu gây hoen ố giấy, vải hoặc da. K51 Thông tin - Thƣ viện 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Qua khảo sát kho tài liệu của Thư viện cho thấy, kho tài liệu phục vụ bạn đọc tại phòng đọc chung (tầng 5) bị nấm mốc xâm hại nhiều nhất. Nhiều tài liệu quý hiếm mặc dù đã được đóng bìa nhưng vẫn bị nấm mốc và mối mọt ăn mòn tạo ra những vết đen trên giấy làm mờ và hư hỏng chính văn tài liệu. Côn trùng Bên cạnh nấm mốc, các loại côn trùng cũng là kẻ thù gây nguy hại tới vốn tài liệu của thư viện. Loại côn trùng phải kể đến là mối, mọt và gián. Gián là loài ăn tạp, chúng có thể ăn giấy, bìa, hồ dán, da và giấy tường. Cắt thành lỗ trên giấy, làm ố giấy Mối thường sống theo đàn, chúng thường đào rãnh trên các trang sách và gây ẩm ướt cho khu vực chúng phá hoại. Không chỉ phá hoại tài liệu mối còn phá hoại các dụng cụ chứa tài liệu như hộp, giá, tủ và bài tiết các chất làm hư hỏng tài liệu và gây bệnh cho con người khi tiếp xúc với tài liệu. Động vật Loài động vật phá hoại tài liệu đáng chú ý nhất là chuột. Chuột còn có thói quen mài răng bằng cách cắn. Vì vậy tài liệu luôn là đối tượng phá hoại của chúng. Đây chính là lý do khiến các tài liệu này thường có tuổi thọ và độ bền vững giảm xuống, gây nhiều khó khăn đối với công tác bảo quản tài liệu và kho sách báo của Thư viện. 2.1.2. Nguyên nhân vật lý và hóa học Ánh sáng Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các bộ sưu tập ở thư viện và cơ quan lưu trữ. Bao gồm ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Ánh sáng gây hư hại bằng nhiều cách khác nhau như có thể làm giấy phai màu, ố vàng hay xỉn đen; làm yếu và giòn các sợi xenlulo cấu tạo nên giấy hoặc làm cho K51 Thông tin - Thƣ viện 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm các vật phẩm và chất nhuộm trong các tài liệu, ảnh và các tác phẩm nghệ thuật bị nhạt màu hoặc đổi màu. Ánh sáng huỳnh quang phát phóng xạ cực tím có tính hủy hoại đến tài liệu. Một điều đáng lưu ý là mọi ánh sáng đều có tác hại và ảnh hưởng mang tính tích lũy. Ánh sáng còn cung cấp năng lượng gây ra các phản ứng hóa học. Một trong những phản ứng hóa học phải kể đến là phản ứng quang hóa tức là oxi hóa, gây hư hại cho tài liệu. Ánh sáng mặt trời còn gây phá hủy lớp ghi dữ liệu của mặt đĩa. Nhiệt độ và độ ẩm tương đối Nhiệt độ cao kéo theo độ ẩm tương đối thấp, gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy dẫn đến mờ chữ, khô giòn giấy. Lớp ghi của đĩa sẽ bị bong tróc khi gặp nhiệt độ cao. Thậm chí nhiệt độ quá cao có thể làm biến dạng đĩa (gây méo, vênh đĩa). Độ ẩm tương đối cao sẽ xúc tiến các phản ứng hóa học có hại đối với tư liệu, và khi kết hợp với nhiệt độ cao gây ra sự phát triển của nấm mốc cũng như các loại côn trùng khác. Sự thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối hàng ngày và theo mùa có thể làm các tư liệu lưu trữ nở ra hoặc co lại. Dẫn tới tình tạng quăn giấy, bong mực, cong vênh bìa sách, và có vết trên ảnh. Khi nhiệt độ tăng lên và độ ẩm tương đối giảm xuống, hơi ẩm sẽ được thải từ một hiện vật có chứa hygroscopic ra ngoài không khí, vì hiện vật này cố gắng duy trì trạng thái cân bằng. Khi nhiệt độ hạ xuống và độ ẩm tương đối lại tăng lên, hơi ẩm quay trở lại hiện vật. Điều này gây tổn hại nghiêm trọng đến chất liệu tổng hợp như nội thất và các tác phẩm nghệ thuật, khiến cho sách báo và giấy tờ bị quăn queo và biến dạng. Môi trường ẩm ướt có thể gây mốc và ảnh hưởng đến lướp ghi của đĩa. K51 Thông tin - Thƣ viện 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Sự lão hóa của tài liệu Sự lão hóa của bản thân tài liệu cũng là một trong những nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng tới vốn tài liệu có trong thư viện. Chất lượng giấy, mực in kém do tác động bởi các phản ứng hóa học của các thành phần tạo nên nó và do sự nhạy cảm với môi trường bên ngoài là nguyên nhân chính gây ra sự lão hóa cho tài liệu. Mặc dù được bảo quản, giữ gìn hết sức cẩn thận, tài liệu thư viện vẫn bị hủy hoại, hư hỏng sau một thời gian sử dụng. Người ta gọi đó là quá trình lão hóa tài liệu. Đối với tài liệu lưu trữ trên CD – ROM sau một thời gian sử dụng do nhiều nguyên nhân như sử dụng quá nhiều, thời tiết nóng, ẩm, bụi, ổ dĩa sẽ bắt đầu có những hư hỏng. 2.1.3. Thiên tai, hỏa hoạn Thiên tai bất ngờ như bão, lũ lụt, động đất, sóng thần và hỏa hoạn có sức phá hoại tài liệu rất ghê gớm. Vì đây thường là những yếu tố không dự báo trước được do vậy hậu quả mà nó gây ra cho thư viện hết sức nghiêm trọng. Hỏa hoạn thường xảy ra chủ yếu do sự thiếu cẩn trọng của con người nhất là khi hút thuốc lá, đun nấu có thể gây nên các vụ hỏa hoạn lớn. Bên cạnh đó việc tổ chức chiếu sáng thư viện không đúng (sử dụng điện quá cường độ) dẫn đến đường dây dẫn quá nóng hoặc dây dẫn bị mục nát gây chạm mạch điện và bị bốc cháy khiến một bộ phận hoặc toàn bộ tài liệu trong kho đều có nguy cơ bị phá hủy nghiêm trọng. 2.1.4. Tác động của kỹ thuật và con ngƣời Lỗi thời về công nghệ, khổ mẫu, format dữ liệu Khoa học công nghệ phát triển từng ngày từng giờ, các phần mềm mới liên tiếp ra đời, phiên bản trước dần dần trở nên lỗi thời và bị xóa bỏ. Nếu tổ chức không kịp thời di chuyển dữ liệu sang phiên bản mới hơn, dữ liệu sẽ không đảm bảo sự vẹn toàn của nó. K51 Thông tin - Thƣ viện 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Hacker xâm phạm “Hacker” viết ra virus. Một khi virus xâm nhập vào máy tính cá nhân, nguy hiểm hơn là máy chủ của tổ chức, virus sẽ “ăn” toàn bộ hay một phần dữ liệu. CSDL đôi khi cũng bị virus xâm nhập phá hỏng dữ liệu do một người hay một nhóm người sử dụng sự hiểu biết của mình về cấu trúc máy tính, hệ điều hành, mạng, các ứng dụng trong môi trường internet để tìm lỗi, lỗ hổng bảo mật. Từ đó, họ dùng công cụ virus, worn để xâm nhập vào máy tính người dùng nhằm lấy cắp thông tin, phá hoại Ý thức của người sử dụng và cán bộ thư viện Con người là nguyên nhân quan trọng nhất cho sự hư hỏng của tài liệu. Hành động của con người đối với tài liệu cũng là nguyên nhân phá hỏng tài liệu hoặc đẩy nhanh quá trình phá hỏng tài liệu. Việc không tuân thủ đúng những quy định của Thư viện, sự thiếu ý thức của bạn đọc và thiếu trách nhiệm của cán bộ thư viện là những nguyên nhân làm hủy họai và mất mát tài liệu. Nhiều bạn đọc vô ý gấp sách, viết, tẩy xoá, hay để thực phẩm và đồ uống dính vào tài liệu thậm chí cắt dán, xé các trang tài liệu mình cần . khiến tài liệu bị dây bẩn, rách, nát . Thực tế cho thấy có nhiều trang tài liệu của Thư viện bị xé lung tung, thậm chí nhiều tài liệu quý hiếm bị đánh cắp. Đây được coi là hành động phá hoại nghiêm trọng vì các tài liệu bị đánh cắp nhiều khi khó có thể kiếm lại được. Ngoài ra, việc phô tô các trang tài liệu cũng là một nguyên nhân làm cho chữ chóng mờ, giấy chóng giòn, làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Thậm chí những quyển sách quá dày trong quá trình sao chụp tài liệu cũng làm gáy sách mau hỏng. K51 Thông tin - Thƣ viện 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Mặt khác một số cán bộ phụ trách kho chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về bảo quản nên trong quá trình lấy tài liệu , sắp xếp hay chuyên chở tài liệu không đúng cách cũng là nguyên nhân dẫn tới sự hư hỏng vốn tài liệu. Với số lượng bạn đọc khá đông, do vậy việc kiểm soát, hay nhắc nhở bạn đọc về ý thức bảo vệ tài liệu gặp nhiều khó khăn, không thể kiểm tra được hầu hết các tài liệu trước khi cho bạn đọc mượn và sau khi bạn đọc trả sách. 2.2. CÁC BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM 2.2.1. Bảo quản tài liệu truyền thống Có rất nhiều cấp độ trong xử lý để duy trì và bảo quản tài liệu. Trước khi tiến hành công việc này tài liệu phải được kiểm tra nhằm xác định mức độ bảo quản một cách phù hợp. Việc bảo quản dựa trên mức độ hư hại của tài liệu, phù hợp với nguyên tắc thẩm mỹ và khả năng sử dụng trong tương lai. Một số biện pháp mà Trung tâm áp dụng trong công tác bảo quản vốn tài liệu đó là: 2.2.1.1. Đảm bảo môi trường thuận lợi Hệ thống kho sách Năm 1999, sau khi tiếp nhận khu nhà 7 tầng tại Cầu Giấy làm trụ sở chính, Trung tâm đã nhanh chóng thiết lập hệ thống các phòng Phục vụ bạn đọc (PVBĐ) đặt tại các khu làm việc, học tập và ký túc xá của ĐHQGHN. Tại khu nhà 7 tầngThư viện trung tâm có các kho cơ bản sau: - Kho giáo trình (tầng 1) - Kho báo, tạp chí và tra cứu (tầng 3) - Phòng đọc tổng hợp (tầng 4) - Phòng đọc chung (tầng 5) Ngoài ra còn phải kể đến các kho khác có liên quan tới việc bảo quản và lưu trữ tài liệu đó là kho bổ sung và kho phân loại được bố trí ở tầng 1 của Trung tâm. K51 Thông tin - Thƣ viện 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Đối với các kho tài liệu dạng sách: tài liệu trong kho được sắp xếp một cách khoa học, đảm bảo mỹ quan, các giá sách cách nhau một khoảng vừa phải đảm bảo cho việc lấy tài liệu phục vụ và vệ sinh kho sách hàng tháng. Việc thiết lập và duy trì một môi trường thuận lợi trong kho sách báo không chỉ giúp phòng chống các loại vi khuẩn, vi sinh vật có hại và hạn chế sự ô nhiễm môi trường kho mà còn giảm bớt sức lực, thời gian và kinh phí trong việc sửa chữa những tài liệu bị hư hỏng, cho phép thu thập tài liệu được tiến hành liên tục. Nước ta nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, là điều kiện thuận lợi cho nấm mốc và các vi sinh vật khác sinh sôi nảy nở, do vậy môi trường bảo quản mà quan trọng là không khí trong kho luôn được cán bộ bảo quản quan tâm. Hiện nay, hệ thống kho tàng của Thư viện được xây dựng mới và đạt tiêu chuẩn cho việc bảo quản tài liệu lâu dài. Các phòng phục vụ bạn đọc (kho mở) của Trung tâm được thiết kế thoáng mát, bố trí tại tầng 3 và tầng 4, tạo điều kiện thuận lợi không chỉ cho bạn đọc sử dụng tài liệu mà còn giúp tài liệu được bảo quản lâu dài; Hệ thống điện trong phòng kho đảm bảo an toàn. Cường độ ánh sáng trong kho lý tưởng vừa đảm bảo ánh sáng cho người dùng tin, vừa thích hợp với việc bảo quản tài liệu do được lắp đặt cửa kính có độ khít tốt, có chốt đóng an toàn với, 17 cửa kính trong đó có 6 cửa kính to (tại phòng báo, tạp chí tầng 4). Không những vậy các kho còn được lắp đặt các bóng đèn huỳnh quang tấm có hộp tạo ánh sáng trắng với độ khuyếch tán và cường độ ngoại tử thích hợp, phù hợp với môi trường kho với 30 bóng đèn. Các thiết bị quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ được duy trì để lưu thông không khí (mỗi phòng được trang bị 2 điều hòa lớn), ổn định nhiệt độ và độ ẩm tương đối cho phép (mùa hè thường để ở nhiệt độ 22°C trong trường hợp nhiệt độ ngoài trời từ 36 – 37°C). Công tác vệ sinh kho sách như hút bụi, quét mạng nhện, lau chùi giá sách được cán bộ trong Thư viện tiến hành định kỳ. Đối với các kho mở công tác vệ K51 Thông tin - Thƣ viện 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm sinh kho tài liệu được tiến hành thường xuyên hơn. Kho sách luôn được chỉnh sửa đúng theo số xếp giá để người dùng tin tiện sử dụng và kịp thời phát hiện những tài liệu bị hư hỏng do sử dụng nhiều. Để phòng chống hỏa hoạn, Trung tâm đã lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy, máy bơm, hệ thống đường nước, bể nước cứu hỏa, bình bọt cứu hỏa sẵn sang đối phó kịp thời khi có cháy nổ xảy ra. Hiện nay Trung tâm Thông tin-Thư viện ĐHQGHN đã phần nào đáp ứng được điều kiện môi trường trong kho sách, giúp cho công tác bảo quản được hiệu quả hơn. Tổ chức phòng trừ mối, mọt, nấm mốc, côn trùng cho tài liệu Để kiểm soát sự phá hoại của côn trùng, các trung tâm thông tin thư viện đã sử dụng hóa chất để diệt côn trùng, vi sinh vật. Cùng với sự phát triển của công nghệ hóa học, kỹ thuật sản xuất được nâng lên, người ta đã phát hiện và ứng dụng nhiều loại hóa chất và vật liệu khác nhau để làm chất bảo vệ sách và giá sách hiệu quả như axits sunfuric, phèn chua, clorua thủy ngân Ngoài ra băng phiến cũng được sử dụng bằng cách đặt chúng trong các ngăn giá sách để bảo vệ tài liệu khỏi bị gián cắn, che các cửa sổ bằng lưới để chống mối mọt bay vào trong nhà. Tuy nhiên đây chỉ là những giải pháp khắc phục tạm thời. Hiện nay với kỹ thuật hiện đại , các thư viện đã sử dụng biện pháp hun khí trong các kho sách để tiêu diệt và hạn chế các loại vi sinh vật phá hoại. Để bảo quản kho sách của mình, Trung tâm đã ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác bảo quản. Với diện tích kho khá lớn nên việc sử dụng hóa chất để phòng trừ các loại côn trùng là điều không đơn giản. Do vậy, bên cạnh các phương pháp thủ công, Thư viện còn phối hợp thực hiện các phương pháp đòi hỏi tính chuyên nghiệp để phòng chống mang lại hiệu quả và đảm bảo an toàn. K51 Thông tin - Thƣ viện 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Đối với việc phòng chống mối, Thư viện đã sử dụng phương pháp hóa sinh để tiêu diệt mối mọt. Công tác này được thực hiện cụ thể như sau: - Để chống mối Thư viện sử dụng phương pháp phun phòng bằng thuốc Cọc Đông TC250 hoặc Ciknin của Agrevro (Việt Nam). - Để khử nấm mốc xuất hiện trên tài liệu, Thư viện đã dùng cồn công nghiệp trải nhẹ lên các tài liệu bị nấm mốc sau đó đem phơi ra. - Để khử trùng Thư viện dùng loại Alyminium phophide của Ấn Độ. Trước khi khử trùng, phòng phải được vệ sinh sạch sẽ sau đó dán kín tất cả các cửa. 2.2.1.2. Chuyển dạng tài liệu Một trong những biện pháp để có thể giữ gìn và bảo quản vốn tài liệu lâu dài là việc chuyển chúng sang các vật mang tin khác nhau. Thư viện đã và đang chuyển dần tài liệu bằng giấy (sách, báo, tạp chí) sang vật mang tin khác: vi phim, đĩa quang học CD-ROM, theo dự án thư viện điện tử, thư viện số. Hiện nay Trung tâm đã xây dựng được bộ sưu tập tài liệu điện tử phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức với: 3CSDL sách, tạp chí, luận văn với 100.000 biểu ghi; cùng hàng trăm đĩa CD – ROM và nhiều băng Video, casset gồm nhiều chủ đề lĩnh vực bên cạnh đó, Trung tâm còn có khoảng 55.000 biểu ghi CSDL sách; 216 tên báo và tạp chí tiếng Việt bao gồm các lĩnh vực khoa học công nghệ, kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hóa, xã hội, Trung tâm TTTV, ĐHQGHN cũng là một trong những cơ quan TTTV đi đầu trong việc ứng dụng CNTT và công nghệ hiện đại vào công tác thư viện, nhằm hạn chế những nguy cơ gây nguy hại cho tài liệu. Việc xử lý mã vạch cho tài liệu tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm kê, lưu thông mượn và trả tài liệu. Phối hợp với sử dụng thiết bị cổng từ và camera quan sát, mã vạch chấm dứt tình trạng mất cắp tài liệu, đặc biệt là trong các kho tự chọn. K51 Thông tin - Thƣ viện 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Số hóa tài liệu cũng là một trong những biện pháp giúp tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện khá hiệu quả. Ngày 7/10/2009 Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN đã ký quyết định thành lập Bộ phận Phát triển tài nguyên số. Bộ phận này được chia thành 2 tổ: Tổ Download (thu thập, xây dựng và phát triển tài nguyên số); Tổ Số hóa (số hóa sách đóng tập và tài liệu giấy). Đến nay, tổ Download đã xây dựng được hơn 95,3 nghìn biểu ghi từ các cơ sở dữ liệu. Đồng thời, để phục vụ việc số hóa tài liệu, tổ Số hóa đã được trang bị hệ thống Kirtas APT BookScan 1600 (APT BookScan 1600™ có thể sao chụp với tốc độ lên đến 1600 trang/giờ. The APT Manager - phần mềm vận hành hệ thống APT - dễ dàng thao tác và thuận tiện cho người dùng) cùng với hệ thống máy tính cấu hình cao đảm bảo khả năng chuyển hóa nhanh chóng thông tin từ tài liệu đóng tập sang dạng số mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin đồng thời cho phép chúng ta tìm kiếm và chỉ mục cho các thông tin này. Cho đến nay, Bộ phận đã tiến hành số hóa các tài liệu quý hiếm, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ với trên 200.000 trang tài liệu giấy xuất ra tài liệu số dưới các định dạng file .DOC, .PDF, PDFA để lưu trữ và hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu số. Hy vọng trong thời gian không xa, Bộ phận PTTNS sẽ nhanh chóng số hóa được cơ bản sách, tài liệu giấy của trung tâm, xây dựng nguồn tài nguyên số phong phú đa dạng phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo và học tập của cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. 2.2.1.3.Tu bổ, phục chế các tài liệu cũ, hư hỏng Công tác tu bổ, đóng bìa các tài liệu cũ, hỏng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ vốn tài liệu. Đây là công việc thầm lặng, nghiêm túc đòi hỏi phải có sự say mê, kiên nhẫn, khéo léo, tỉ mỉ, và đức tính kiên trì, tinh thần trách nhiệm cao để phục chế những tài liệu quí của dân tộc. K51 Thông tin - Thƣ viện 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Công tác tu bổ, dán, vá, đóng bìa cứng cho các loại tài liệu rách, hỏng bìa, bồi nền cho các loại tài liệu đã bị nát, giòn không thể phục vụ được các cán bộ trong bộ phận bảo quản thực hiện thường xuyên. Việc đóng bìa các cuốn sách hay báo, tạp chí là một trong những cách bảo quản tài liệu khá phổ biến trong các thư viện hiện nay. Trung tâm đã kí kết hợp đồng với các cơ sở đóng bìa bên ngoài để đóng các tài liệu là ấn phẩm định kỳ thành từng quyển theo quý và năm. Đây cũng là một biện pháp bảo quản tài liệu khá hữu hiệu được tiến hành tại Trung tâm, góp phần giảm bớt độ rách nát của tài liệu trong quá trình sử dụng và bảo quản chúng. 2.2.2. Bảo quản tài liệu hiện đại Công tác bảo quản tài liệu hiện đại (microfilm, băng catselte, băng video, đĩa CD – ROM, DVD ) của Trung tâm chưa được chú trọng nhiều do trình độ cán bộ thư viện và nguồn kinh phí còn nhiều hạn chế. Việc bảo quản vốn tài liệu này đang tạo ra những thách thức mới cho các thư viện nói riêng và Trung tâm nói chung. Tuy nhiên hiện nay Trung tâm đã và đang áp dụng một số biện pháp trong công tác bảo quản loại hình tài liệu nay. Cụ thể như sau: Băng ghi hình Băng ghi hình thông thường được xếp trên giá. Vì vỏ bọc đủ khả năng tự bảo vệ chúng khỏi những hư hỏng và chúng cũng có thể đứng thẳng. Tài liệu ghi âm Đĩa compact (CDs) được lưu trữ trên ngăn trưng bày, ở trên giá. Băng cát- sét được để trong hộp, ngăn kéo. Phần mềm máy tính Đĩa mềm được để trong hộp bảo vệ chúng tránh khỏi ánh sáng và bụi. K51 Thông tin - Thƣ viện 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm CSDL Để tránh tình trạng CSDL bị phá hủy, mất dữ liệu do virus hoặc hacker xâm phạm, Trung tâm đã cài đặt phần mềm diệt virus như phần mềm Kaspersky Antivirus, Norton Antivirus đảm bảo vẹn toàn dữ liệu. Ngoài ra để đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu Trung tâm có sử dụng phần mềm bảo mật đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố khi CSDL nhiều và được quản lý tập trung. Những nguyên nhân dẫn đến rủi ro mất dữ liệu như mất điện đột ngột hoặc hỏng thiết bị lưu trữ cũng được tính đến. Hiện tại Trung tâm có một số hệ điều hành đã có cơ chế tự động sao lưu ổ cứng và fix lỗi khi có sự cố xảy ra, đồng thời sao lưu dự phòng dữ liệu đề phòng trường hợp xấu xảy ra. CD – ROM Tài liệu lưu trữ trên CD – ROM Có nhiều lý do dẫn đến hư hỏng, mất mát dữ liệu ghi trên đĩa. Các nhân tố khách quan như: yếu tố thời tiết, môi trường (ánh nắng, nhiệt độ, bụi, ẩm ướt) và chủ quan như cách cầm nắm, bẻ nắn qua lại, không gìn giữ cẩn thận làm trầy sướt, biến dạng Để chống lại yếu tố khách quan làm hư hỏng tài liệu dạng này, các cán bộ Trung tâm đã tiến hành bảo quản bằng nhiều cách khác nhau như: Không để đĩa dưới ánh sáng mặt trời trực tiếp. Ánh sáng mặt trời sẽ phá hủy lớp ghi dữ liệu của mặt đĩa; Tránh để đĩa nơi ẩm ướt vì môi trường ẩm ướt sẽ có thể gây mốc, cũng ảnh hưởng đến lướp ghi của đĩa; Không để đĩa ở nơi bụi bẩn vì bụi sẽ gây mờ mặt đĩa, dẫn đến khó truy xuất. Trường hợp vừa ẩm vừa bụi, có thể khiến lớp bụi và mốc bám dính vào mặt đĩa, rất khó làm sạch; Tránh để đĩa ở nơi nhiệt độ cao. Lớp ghi của đĩa sẽ bị bong tróc khi gặp nhiệt độ cao. Thậm chí nhiệt độ quá cao có thể làm biến dạng đĩa (gây méo, vênh đĩa). K51 Thông tin - Thƣ viện 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Cán bộ bảo quản đã rất cẩn thận để đĩa trong hộp hay bao đựng tránh gây trầy mặt đĩa (cả mặt đọc lẫn lớp ghi) như: - Dùng bút dạ đầu mềm để ghi lên mặt đĩa tránh làm trầy lớp ghi đĩa; - Không để vật nặng nằm đè lên đĩa; - Không để chất lỏng hay hóa chất dính lên mặt đĩa. - Lau tay khô khi cầm đĩa, tránh để đĩa gần chỗ ăn uống; - Không cầm trực tiếp lên bề mặt đĩa. Đối với đĩa bị bám bụi, cán bộ bảo quản thường dùng vải mỏng và mịn, hay dụng cụ lau đĩa, để làm vệ sinh cho đĩa; Ngoài ra cán bộ cũng thường xuyên kiểm tra dữ liệu trên đĩa, khi thấy có triệu chứng khó đọc, đem sao lưu chúng. 2.2.3 Giáo dục ngƣời dùng tin giữ gìn và bảo quản tài liệu Người dùng tin là người trực tiếp sử dụng tài liệu nên những tác động tiêu cực của họ tới sách báo thư viện cũng là nguyên nhân phá hỏng tài liệu. Tuy nhiên nguyên nhân này hoàn toàn có thể được kiểm soát và có thể hạn chế được tối đa mức độ hư hại với tài liệu. Do vậy việc giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc là việc làm rất cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng đó, hiện nay Thư viện đề ra nội quy, quy chế bảo quản tài liệu cho các phòng phục vụ bạn đọc; nội quy ra vào kho, đồng thời áp dụng các biện hành chính đối với bạn đọc thiếu ý thức, vi phạm quy chế bảo quản tài liệu thư viện. Để đảm bảo tính an toàn cho tài liệu, phục vụ một số lượng lớn tài liệu có nội dung phong phú, bạn đọc khi vào phòng đọc tài liệu ở Thư viện chỉ được K51 Thông tin - Thƣ viện 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm phép mang những tài liệu và đồ dùng cần thiết, và gửi lại túi sách tại tủ đựng đồ. Quy định này được thực hiện nhằm tránh mang sách báo ra ngoài thư viện. Không những vậy, ngay trong những ngày đầu của mỗi năm học, Trung tâm đã tổ chức các lớp “Hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện” nhằm giúp các em học sinh, sinh viên năm thứ nhất có những hiểu biết, kỹ năng cần thiết để tiếp cận nguồn thông tin, trong thời gian hơn 1 tháng (từ 25/9 đến 31/10). Trung tâm đã tổ chức 52 buổi hướng dẫn tại phòng PVBĐ đặt tại các địa điểm ở Cầu Giấy, Thượng Đình, Mễ Trì. Bên cạnh công tác giáo dục người dùng tin, cán bộ thư viện cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc giữ gìn và bảo quản tài liệu trong kho tránh hư hỏng, mất mát. Đối với kho đóng mà cụ thể là kho giáo trình (tầng 1), bạn đọc phải viết phiếu yêu cầu qua cán bộ thủ thư nếu muốn mượn tài liệu, tránh tình trạng mất cắp. Đối với kho mở (phòng phục vụ bạn đọc chung tại tầng 3 và phòng tra cứu báo, tạp chí tại tầng 4) cán bộ thư viện có nhiệm vụ quan sát và sắp xếp tài lại tài liệu khi bạn đọc trả sách để lộn xộn. 2.3. NHÂN LỰC VÀ TÀI CHÍNH CHO CÔNG TÁC BẢO QUẢN 2.3.1 Nhân lực cho công tác bảo quản Để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, đáp ứng nhu cầu hội nhập thế giới, trong tháng 11/2009, Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN đã khai giảng 2 lớp học "Ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện hiện đại". Nội dung của lớp học gồm tổng quan về những vấn đề nghiệp vụ chính của thư viện và ứng dụng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN. Giảng viên được mời là những chuyên gia hàng đầu có kinh nghiệm giảng dạy về chuyên ngành thư viện, công tác tại Trung tâm và các thư viện lớn ở Hà Nội. K51 Thông tin - Thƣ viện 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Đối tượng tham gia lớp học là toàn thể cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm và đại diện các phòng phục vụ bạn đọc với tổng số gần 50 học viên. Khóa học này sẽ giúp các học viên củng cố những kiến thức về chuẩn nghiệp vụ đã áp dụng (DDC 14, AACR2, Từ khóa - Từ chuẩn) và tiếp cận phần định chủ đề tài liệu xử lý trong vùng mã trường 6XX của khổ mẫu biên mục MARC 21 mà Trung tâm sẽ triển khai áp dụng sau đợt học này. Sau khi tham gia lớp học, khả năng xử lý nghiệp vụ của cán bộ sẽ vững vàng hơn, công tác phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin được nâng lên cũng như nhanh chóng áp dụng những kiến thức vừa học vào hướng triển khai mới của Trung tâm. Bên cạnh đó Trung tâm còn hợp tác với các tổ chức và cơ quan bảo quản trên thế giới, nâng cao trình độ cho cán bộ bảo quản. Ngoài ra Trung tâm cũng thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, giúp cán bộ thư viện hiểu được ý nghĩa sâu sắc hơn về giá trị của những tài liệu mà mình đang quản lý, từ đó ý thức hơn về cách sử dụng và bảo quản tài liệu. 2.3.2 Nguồn tài chính cho công tác bảo quản Nguồn tài chính là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu không thể thiếu trong chính sách bảo quản vốn tài liệu của Trung tâm. Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, sự gia tăng nhanh chóng của vốn tài liệu, đặc biệt là nguồn tài liệu điện tử đặt ra những thách thức không nhỏ cho công tác bảo quản, nhất là vấn đề về kinh phí. Do vậy hàng năm bên cạnh việc đầu tư ngân sách cho công tác bổ sung tài liệu, Trung tâm còn dành khoản kinh phí không nhỏ cho việc bảo quản vốn tài liệu của cơ quan mình, đặc biệt là việc đầu tư chuyển dạng tài liệu (từ dạng truyền thống sang tài liệu điện tử). K51 Thông tin - Thƣ viện 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Ngoài nguồn kinh phí hiện có, Trung tâm còn tận dụng nguồn tài trợ từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước, từng bước đưa Trung tâm trở thành thư viện điện tử, thư viện số. 2.4. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM Từ khi thành lập đến nay được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước Trung tâm TTTV, ĐHQGHN đã trải qua nhiều chặng đường phát triển và ngày càng khảng định vị thế trong sự nghiệp thư viện Việt Nam và các nước trong khu vực. Chính vì vậy, vấn đề bảo quản vốn tài liệu được coi là một trong những yếu tố quan trọng cần quan tâm. Bên cạnh việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và các trang thiết bị, Thư viện cũng luôn quan tâm tới công tác bảo vệ vốn tài liệu, nhằm đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của người dùng tin. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Trung tâm tôi nhận thấy công tác bảo quản vốn tài liệu có một số ưu và nhược điểm sau: 2.4.1. Những ƣu điểm Trung tâm đã luôn theo sát tình hình thực tế của cơ quan, nghiên cứu và áp dụng các phương pháp bảo quản hiện đại trên thế giới. Các cơ sở vật chất, trang thiết bị lần lượt được nâng cấp, sữa chữa, tạo ra những điều kiện tốt nhất cho việc bảo quản tài liệu. Hệ thống các giá sách cũ bằng gỗ được thay bằng các giá kim loại tránh mối mọt xâm hại. Do đó, hầu hết vốn tài liệu của Thư viện luôn được bảo quản trong tình trạng tốt đảm bảo cho việc sử dụng lâu dài của độc giả. Môi trường trong kho luôn giữ được mức yêu cầu cho phép tạo sự thông thoáng. K51 Thông tin - Thƣ viện 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Các hoạt động sửa chữa, phục chế tài liệu hư hỏng được Thư viên duy trì; thường xuyên kiểm tra sự xuất hiện và đồng thời việc áp dụng các biện pháp trừ diệt mối mọt, nấm mốc cho tài liệu luôn được thực hiện một cách đều đặn. 2.4.2. Những hạn chế Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện ĐHQGHN còn tồn tại một số hạn chế sau: Việc sử dụng hóa chất để chống lại sự xâm hại của côn trùng và vi sinh vật mặc dù đem lại hiệu quả nhất định nhưng điều này chỉ mang tính chất tạm thời và gây độc hại cho cán bộ Thư viện. Một số tài liệu quý hiếm như sách cổ, do thời gian xuất bản đã lâu nên giấy thường bị ố vàng, mất độ bền dai, và ngày càng giòn, mục, gãy nát, gây khó khăn trong quá trình sử dụng của độc giả. Tuy nhiên tài liệu này lại được đem ra phục vụ tại phòng tự học của độc giả, gây hư hại không nhỏ cho tài liệu. Việc thanh lý những tài liệu cũ, nát, tài liệu có tính lỗi thời vẫn chưa được thực hiện thường xuyên. Tại phòng bổ sung – trao đổi là nơi tiếp nhận tài liệu mới được đưa về từ các nhà xuất bản. Tuy nhiên do diện tích kho chật hẹp so với khối lượng tài liệu lớn nên hầu hết các tài liệu đưa về đều phải chất thành từng đống và để dưới nền nhà chờ cán bộ xử lý, dẫn đến tình trạng tài liệu bị ẩm ướt - điều kiện thuận lợi gây ra mối mọt và nấm mốc. Thực tế cho thấy nhiều tài liệu trong đó có cả một số tài liệu quý hiếm và đắt tiền khi đưa vào phòng bổ sung trao đổi trong một thời gian dài nhưng chưa được xử lý nên thường bị mối mọt đục lỗ, giấy bụi bẩn Phần lớn cán bộ thư viện chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ trong công tác bảo quản vốn tài liệu. K51 Thông tin - Thƣ viện 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 3.1. TẠO MÔI TRƢỜNG THUẬN LỢI BẢO QUẢN TÀI LIỆU 3.1.1 Đảm bảo môi trƣờng thuận lợi trong kho sách Trang bị nhiều giá kệ chứa sách đồng thời tiến hành tổng vệ sinh các kho tài liệu thường xuyên hơn nữa để đảm bảo môi trường trong sạch, thông thoáng trong các kho tài liệu. Thư viện nên duy trì một môi trường ổn định trong các kho tài liệu (nhiệt độ từ 20 – 26 độ C; độ ẩm từ 60 - 67%). - Cần tiến hành thường xuyên hơn việc tu bổ, đóng bìa cứng cho các tài liệu cũ hỏng. - Không dùng hóa chất để bảo quản tài liệu, chỉ sử dụng khi thấy thật cần thiết và cách bảo quản này không làm hại đến con người cũng như tài liệu. - Tiến hành thanh lọc, xử lý tài liệu một cách thường xuyên, đảm bảo tính mới của tài liệu. Để làm tốt việc này, Thư viện nên có kế hoạch thanh lý, quy định những tiêu chuẩn cụ thể loại tài liệu cần thanh lý đưa ra khỏi kho, loại tài liệu nào cần giữ lại kho. Bên cạnh đó công tác bổ sung tài liệu cũng được tiến hành một cách có chọn lọc và cân đối để không gây khó khăn cho công tác bảo quản vốn tài liệu. 3.1.2. Đảm bảo an toàn dữ liệu trong Trung tâm Việc lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân và những tệp tin quan trọng vào một thư mục trên máy tính có thể mang lại nhiều thuận tiện, nhưng nó cũng có thể là “mỏ vàng” để những hacker khai thác và chiếm dụng. K51 Thông tin - Thƣ viện 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Khi tất cả sự chú ý hiện nay đều dồn hết vào tin tặc, virus, và các dạng thâm nhập qua Internet, chúng ta dễ bỏ qua mối đe dọa gần gũi hơn: cộng sự, thành viên gia đình, và những người có thể thâm nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính khi bạn không có mặt. Chính vì vậy vấn đề an toàn dữ liệu hết sức được quan tâm. Sau đây là một số cách bảo vệ vẹn toàn CSDL: - Dùng mật khẩu CMOS: trừ Windows 2000, mật khẩu của Windows chỉ ngăn không cho người khác đăng nhập vào hệ thống. - Mã hóa toàn bộ đĩa cứng sẽ giúp bảo vệ mọi thông tin được lưu trong ổ đĩa này, ngay cả khi ổ đĩa này rơi vào tay người dùng khác. - Việc sử dụng các tiện ích mã hóa cũng trở nên đơn giản hơn nhiều. Chúng ta có rất nhiều lựa chọn cho các ứng dụng kiểu này, vừa miễn phí vừa tính phí. Chúng sẽ bảo đảm an toàn cho dữ liệu của bạn ngay cả khi máy tính bị kẻ nào đó đánh cắp. - Làm mới dữ liệu: Là việc chuyển các file dữ liệu sang một dạng lưu trữ mới cùng loại hoặc hiện đại hơn. - Di trú dữ liệu: Là việc chuyển file dữ liệu số đã được mã hóa sang dạng format khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn (ví dụ như chuyển file văn bản word 3.0 sang word 5.0 - Bảo quản công nghệ: bảo quản công nghệ đảm bảo các dữ liệu số phải được lưu trữ trên các phương tiện ổn định theo thời gian, phù hợp với phần mềm ứng dung. 3.2 TĂNG CƢỜNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CHO CÔNG TÁC BẢO QUẢN 3.2.1. Tăng cƣờng đầu tƣ trang thiết bị phục vu bảo quản tài liệu K51 Thông tin - Thƣ viện 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết cần phải được bảo quản vốn tài liệu, để hoạt động của Thư viện ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với phương hướng phát triển của Thư viện trong thời gian tới, Trung tâm cần có kế hoạch tăng cường về cơ sở vật chất, đầu tư thêm các trang thiết bị quan trọng để tiện cho việc sử dụng, nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Cần trang bị đồng bộ về hệ thống các giá kệ, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác bảo quản vốn tài liệu. Hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu tài liệu còn thiếu và hay bị hư hỏng, chất lượng máy tính chưa đảm bảo. Trung tâm cần tiếp tục bổ sung thêm máy tính mới cũng như nâng cấp các máy tra cứu hiện có. Hiện nay Trung tâm đã có một hệ thống thiết bị an ninh thư viện hiện đại như: cổng từ, camera, thẻ từ, đăng ký mã vạch cho tài liệu để tránh mất mát, giúp đỡ cán bộ thư viện trong việc kiểm tra theo dõi bạn đọc. Vì vậy cần phải hướng dẫn tỷ mỷ để việc sử dụng các thiết bị này phát huy được hiệu quả cao nhất. 3.2.2. Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin CNTT là một trong những nhân tố cần thiết thúc đẩy hoạt động TT-TV nói chung và công tác bảo quản nói riêng phát triển. Vì vậy sự cần thiết phải nâng cấp hạ tầng CNTT của Trung tâm nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo quản vốn tài liệu. Thực hiện được giải pháp này cần lưu ý một số yếu tố làm nền tảng cho sự phát triển “bền vững”, cụ thể như: - Tính ổn định và thích nghi của cơ sở hạ tầng CNTT - Bảo trì tốt thiết bị CNTT - Tiếp cận công nghệ mới - Nguồn tài chính vững chắc K51 Thông tin - Thƣ viện 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Tập huấn cho nhân viên về các ứ ng dụng của CNTT. Để xây dựng tốt hạ tầng CNTT, Trung tâm cần thường xuyên tiến hành bảo trì máy tính và bảo trì mạng máy tính. Nhằm duy trì và đảm bảo hoạt động thường xuyên, ổn định và luôn trong trạng thái tốt cho một hệ thống CNTT, sửa chữa, khắc phục sự cố làm ngừng hoạt động của một bộ phận hoặc toàn bộ hệ thống trong khoảng thời gian ngắn nhất. Có như vậy hệ thống CNTT (cả phần cứng và phần mềm mới thường xuyên hoạt động tốt, khắc phục được các sự cố ngay trong thời gian ngắn nhất, giúp NDT tin tưởng và yên tâm sử dụng, thu hút ngày càng đông đảo NDT đến với Trung tâm. Còn cán bộ thư viện nói riêng và cán bộ bảo quản nói chung đạt hiệu quả công việc cao nhất. Căn cứ vào đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của mình, Trung tâm nên nghiên cứu, đề xuất quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn ứng dụng và phát triển CNTT; Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, các chương trình quản lý ứng dụng và phát triển CNTT sau khi được phê duyệt như: - Quản lý, bảo dưỡng và vận hành hoạt động toàn bộ hệ thống hạ tầng CNTT. - Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho công tác bảo quản vốn tài liệu của Trung tâm. - Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống mạng Intranet/Internet của Khoa, cung cấp các dịch vụ thông tin - tư liệu điện tử. - Quản trị website, quản trị kỹ thuật các phần mềm dùng chung phục vụ cho công tác của Khoa. - Tham gia triển khai các chương trình chuyển giao công nghệ với các đối tác bên ngoài Khoa. Tiếp thu những thành tựu công nghệ mới của các nước tiên tiến trên thế giới. K51 Thông tin - Thƣ viện 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Tiếp tục đầu tư hơn nữa nguồn tài chính giúp việc nâng cấp hạ tầng CNTT đạt hiệu quả tốt nhất. - Bên cạnh đó việc mở các lớp tập huấn cho cán bộ thư viện về ứng dụng CNTT là việc làm hết sức cần thiết, giúp họ có thể chuyển dạng tài liệu và biết cách bảo quản tài liệu hiện đại một cách dễ dàng. 3.3. NÂNG CAO NHẬN THỨC VÀ HÌNH THÀNH THÓI QUEN BẢO VỆ TÀI LIỆU CHO NGƢỜI DÙNG TIN 3.3.1. Nâng cao nhận thức về bảo quản tài liệu Trong công tác bảo quản tài liệu, cần phải có sự quan tâm, đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý tài liệu và người sử dụng tài liệu. Cần phải xác định nhóm đối tượng này chính là bước xuất phát điểm của công tác bảo quản tài liệu. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần. Đối với ngƣời dùng tin: Người sử dụng tài liệu hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản tài liệu như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu. Dù vô tình hay cố ý người sử dụng cũng có thể gây nguy hại đến tài liệu. Để sử dụng tài liệu đúng cách Trung tâm nên hướng dẫn độc giả - ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu: - Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu; - Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu, nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm; K51 Thông tin - Thƣ viện 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Không xé những trang có chứa thông tin quan trọng làm của riêng. Việc đưa người sử dụng ( bạn đọc) trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm nên thường xuyên tổ chức các buổi hướng dẫn người dùng tin giới thiệu cho họ có cái nhìn tổng quát hơn về nguồn lực thông tin trong cơ quan mình. Giúp họ biết được những nội quy cụ thể, các quyền lợi và nghĩa vụ của họ khi sử dụng tài liệu. Trung tâm nên thực hiện nghiêm ngặt các quy định hành chính, có thái độ cứng rắn với các trường hợp vi phạm quy chế của Trung tâm trong việc làm hỏng, làm mất mát tài liệu. Đối với cán bộ: - Trung tâm nên có chương trình cụ thể và toàn diện để nâng cao trình độ cho cán bộ bảo quản. Tích cực cử cán bộ tham gia vào các lớp đào tạo, bồi dưỡng về công tác bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu. - Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, giúp cán bộ thư viện hiểu được và có ý thức sâu sắc hơn về giá trị của những tài liệu mà mình đang quản lý. Từ đó giúp họ nhận thấy vai trò quan trọng của mình trong công việc và thực hiện các công việc được giao tốt hơn. Hình thành ý thức và thói quen cho cán bộ thư viện về các vấn đề sau: - Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, không đặt trên nóc giá; - Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau; - Không để tài liệu ngoài kho vì có thể không đảm bảo được các tác nhân có thể xâm hại tài liệu; K51 Thông tin - Thƣ viện 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt; - Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc; - Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho; - Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho; - Đối với tài liệu điện tử cũng phải được bảo vệ; có hộp để giữ đĩa, không cầm tay trực tiếp vào đĩa, không dán nhãn và dán băng dính trên mặt đĩa. - Thư viện cần thường xuyên cử cán bộ theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời các hư hỏng, mất mát trong các kho tài liệu để có biện pháp xử lý kịp thời. 3.3.2. Quy chế đối với ngƣời vi phạm Thư viện cần ban hành các quy chế sử dụng, bảo quản các loại tài liệu, đặc biệt là các loại tài liệu quý hiếm. Giúp người dùng tin hiểu rõ và ý thức được cách sử dụng cũng như bảo quản tốt cho loại tài liệu này. Đối với tài liệu trong các kho mở cần phải được dán chỉ từ; trang bị cổng từ để kiểm soát quá trình muợn và mang sách ra ngoài kho của bạn đọc. Đối với những trường hợp vi phạm việc sử dụng , bảo quản tài liệu cảu Trung tâm như: mang tài liệu ra khỏi phòng đọc khi chưa được phép của cán bộ thư viện; trao đổi, cắt xén, đánh dấu làm rách nát, hư hỏng tài liệu; viết nháp hoặc ghi chép vào các trang sách, báo, tạp chí và các tài liệu khác; sao chụp trái phép các tài liệu của thư viện Trung tâm tuỳ theo mức độ vi phạm của người dùng tin mà xử lý theo một số hình thưc kỷ luật như: - Nhắc nhở, cảnh cáo - Đình chỉ quyền sử dụng thư viện K51 Thông tin - Thƣ viện 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm - Bồi thường thiệt hại. - Thông báo về cơ sở quản lý, đào tạo. - Đề nghị truy tố trước pháp luật. 3.3.3 Đào tạo cán bộ chuyên sâu về bảo quản tài liệu Cán bộ thư viện đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong hoạt động TT – TV, là chủ thể quyết định mọi hoạt động của cơ quan TT –TV. Năng lực, trình độ kỹ thuật của cán bộ thư viện có ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến chất lượng phục vụ thông tin, do đó cần phải chú ý nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ về mọi mặt. Sự bùng nổ thông tin đòi hỏi phải áp dụng cả các phương tiện thông tin truyền thống lẫn phương tiện thông tin hiện đại. Do vậy việc đào tạo cán bộ là một yêu cầu cần thiết đối với Trung tâm. Việc tổ chức và đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực phải được xem là nhiệm vụ thường xuyên. Trung tâm cần tổ chức các lớp tập huấn cho đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận bảo quản kho tài liệu. Để thực hiện công việc này, Trung tâm có thể phối hợp với các cơ sở đào tạo để tổ chức các lớp bồi dưỡng , nâng cao trình độ về nghiệp vụ tổ chức kho tài liệu. Cần trang bị thêm kiến thức về hóa học, những phương tiện chuyên dụng cho cán bộ thư viện bảo quản làm việc để thư viện có thể thực hiện được các biện pháp sử dụng hóa chất một cách an toàn và hiệu quả. Mở các lớp đào tạo tin học và tiếng Anh cho cán bộ thư viện nói chung và cán bộ bảo quản nói riêng. Nâng cao khả năng số hóa tài liệu và học hỏi kinh nghiệm cũng như tham khảo công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện tiên tiến trên thế giới. K51 Thông tin - Thƣ viện 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Ngoài ra, Trung tâm cũng cần có những chính sách khuyến khích khả năng sáng tạo của cán bộ thư viện, giúp họ yêu ngành , yêu nghề hơn. Từ đó thúc đẩy quá trình phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất. Bên cạnh việc nâng cao nhận thức, đào tạo cán bộ thư viện và người dùng tin, Trung tâm cần cử cán bộ tham gia các khoá tập huấn, thăm quan học hỏi và trao đổi kinh nghiệm về công tác bảo quản vốn tài liệu với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước, trên cơ sở đó khắc phục hạn chế, phát huy những mặt mạnh của Trung tâm, đồng thời vận dụng kinh nghiệm của các cơ quan khác, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác bảo quản vốn tài liệu của mình. Hiện nay Trung tâm mới chỉ có bộ phận bảo quản chứ chưa có phòng bảo quản chuyên môn. Vì vậy trong thời gian tới nên thành lập phòng bảo quản để cán bộ chuyên sâu thực hiện công việc này. 3.4. ĐẨY MẠNH SỐ HÓA TÀI LIỆU Thiết bị sách điện tử liên tục được cải tiến theo đà bùng nổ xu hướng sách số hóa. Đến nay không cần thiết bị nào để sử dụng, sách in bền hơn và đáng tin cậy hơn so với thiết bị lưu trữ tài liệu như ổ cứng hoặc CD. Vì vậy cần thực hiện kế hoạch chuyển dạng tài liệu truyền thống ( sách, báo, tạp chí) đặc biệt là tài liệu cổ quý hiếm như: bản rập văn bia, tranh ảnh, bản đồ sang các vật mang tin khác: vi phim, đĩa quang học CD – ROM để bảo quản được lâu dài. Việc làm này giúp các tài liệu ít phổ biến có nhiều độc giả hơn trước đây, vì khi tất cả sách được liên kết với nhau, độc giả có thể đọc được hầu như tất cả chủ đề liên quan mà có thể họ chưa từng biết tới. Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích khác nhau như: giúp chúng ta tìm hiểu sâu hơn về lịch sử cũng như nguồn gốc của mọi vấn đề, đồng thời mang lại nhiều kiến thức hơn. Nếu được cung cấp những kiến thức có sự kết hợp chặt chẽ giữa quá khứ, hiện tại và tương lai về bất kỳ lĩnh vực nào, ta sẽ cảm nhận rất rõ về lĩnh vực đó, ví dụ như một K51 Thông tin - Thƣ viện 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm nền văn minh, một loài động vật mà ta đã biết hoặc chưa từng biết. Cuối cùng, tài liệu số đầy đủ sẽ cung cấp mọi kiến thức từng được viết trong sách vở ở tất cả thứ tiếng khác nhau Một trong những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch chiến lược phát triển ĐHQGHN, đó là việc tăng cường mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ thiết thực và hiệu quả cho công tác quản lý, công tác đào tạo, nghiên cứu hướng tới mục tiêu trở thành trường đại học tiên tiến đạt chuẩn trong khu vực và trên thế giới. Xuất phát từ yêu cầu trên, công tác Thông tin – Thư viện của Trung tâm phải có sự đổi mới mạnh mẽ và đi trước một bước mới đáp ứng được yêu cầu phục vụ thông tin – tri thức cho nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường. Giải pháp xây dựng các Bộ sưu tập số trong Trung tâm là một bước đi cần thiết để góp phần giải quyết các vấn đề về đổi mới và nâng cao năng lực, chất lượng đào tạo của Nhà trường Để xây dựng bộ sƣu tập số cần thực hiện theo một số quy trình sau: - Lựa chọn tài liệu đầu vào; - Lựa chọn công nghệ thực hiện; - Số hóa nguồn tài liệu; - Tạo siêu dữ liệu liên kết; - Vận hành, bảo quản và cung cấp dữ liệu; - Xuất, nhập dữ liệu từ bên ngoài để trao đổi K51 Thông tin - Thƣ viện 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Số hoá nguồn tài liệu: Đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến bộ rất nhiều. Nếu như trước đây, khi ta muốn số hóa một cuốn sách khoảng 2000 trang thì phải mất hàng mấy ngày để quét từng trang sách. Nhưng hiện nay cũng với cuốn sách đó chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% bản gốc và đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML. Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các thư viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR. Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin – thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. Theo tôi giải pháp xây dựng các Bộ sưu tập tài liệu số tại Trung tâm là một việc làm cần thiết, một động thái tích cực để đổi mới phương pháp phục vụ nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu trong trường đại học trực thộc ĐHQGHN. Để làm được điều này, ngoài những nỗ lực của cán bộ trong Trung tâm, cũng cần phải có sự quan tâm chỉ đạo và có định hướng từ các cấp lãnh đạo của nhà trường, của Bộ Văn hoá , Thể thao và Du lịch và các ngành liên quan. K51 Thông tin - Thƣ viện 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm KẾT LUẬN Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, nguồn lực thông tin ngày càng gia tăng nhanh chóng về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức. có khả năng đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu thông tin đa dạng của người dùng tin. Vì vậy các cơ quan thông tin thư viện nói chung và Trung tâm TTTV, ĐHQGHN nói riêng phải có cách thức tổ chức nguồn lực thông tin đó một cách khoa học và hợp lý, đồng thời có kế hoạch và biện pháp cụ thể để tổ chức, bảo quản tốt nguồn tài liệu. Trải qua hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã không ngừng nỗ lực hoàn thiện mình với mục tiêu phục vụ sứ mệnh của nhà trường trong việc đào tạo và nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học – công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao. Do nắm bắt được chủ trương, kế hoạch phát triển và những nhiệm vụ chính của ĐHQGHN cũng như nhận thức về xu thế phát triển của ngành thông tin - thư viện trong nước và trên thế giới, con đường phát triển của Trung tâm đã được định hướng đúng đắn. Đó là: một mặt củng cố, hoàn thiện các phương pháp xử lý nghiệp vụ và phục vụ truyền thống; mặt khác từng bước áp dụng công nghệ thông tin, đưa Trung tâm trở thành một cơ quan thông tin - thư viện hiện đại, nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin, tư liệu phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của thầy và trò ĐHQGHN. Trong xu thế chung của hoạt động thông tin – thư viện trên thế giới, Trung tâm đã không ngừng có những đổi mới trong công tác tổ chức và hoạt động nói chung, công tác bảo quản kho tài liệu nói riêng. Công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm cũng đã có nhiều đổi mới, tiến bộ, góp phần không nhỏ vào chất lượng hoạt động của Trung tâm, được đánh giá là một trong những Trung tâm Thông tin – Thư viện hàng đầu trong khối các trường đại học ở nước ta hiện nay. K51 Thông tin - Thƣ viện 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Mặc dù hiện tại phương thức bảo quản vốn tài liệu của Thư viện còn có những khó khăn nhất định như việc thanh lý, thanh lọc tài liệu, nhưng với truyền thống và tiềm lực của mình, Trung tâm sẽ tiếp tục phát huy những tiềm năng vốn có để phục và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của cán bộ và sinh viên ĐHQGHN, góp phần đáng kể trong sự nghiệp phát triển giáo dục – đào tạo nói chung và sự lớn mạnh của hệ thống thông tin thư viện trong cả nước nói riêng. K51 Thông tin - Thƣ viện 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. BA.MS. Nguyễn Minh Hiệp. Thư viện số với hệ thống nguồn mở. Bản tin thư viện công nghệ thông tin, 8-2006 2. Bảo quản tài liệu: tài liệu dịch/Thư viện Anh Quốc.- H.: TVQG, 1995.- 72tr. 3. Bảo quản tài liệu, kinh nghiệm của các chuyên gia Anh// Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 03.1996. 4. IFLA principle for the care and handling of library material / Edward P. Adcock . - International preservation issue .- 1998 5. Lê Thị Tiến (2005), “công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1. – tr.14-18. 6. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, Hà Nội. 7. Ngô Thị Mỹ Hạnh, (2008), công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện mạng thông tin trường Đại học Bách Khoa Hà Nội: Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành thông tin thư viện , Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội. 8. Omar, Nor Aini ( 2005), “ Công tác bảo quản tài liệu ở thư viện và viện lưu trữ Singapore”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 3.-tr.54 – 58. 9. Pháp lệnh thư viện số: 31/2000 PL – UBTVQH10 10. Phát triển và chia sẻ nguồn tài nguyên số trong các thư viện đại học và nghiên cứu : Hội thảo khoa học (2009), Liên hiệp thư viện đại học khu vực phía bắc. K51 Thông tin - Thƣ viện 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm 11. Tổ chức và bảo quản tài liệu / Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt .- Trường Đại học Văn hóa Hà Nội .- 2005 12. website của Thư viện: lic.vnu.vn K51 Thông tin - Thƣ viện 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA Tài liệu bị hƣ hỏng Tài liệu bị rách, nát Tài liệu bị mối mọt Tài liệu ố vàng K51 Thông tin - Thƣ viện 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Công tác bảo quản tài liệu Hệ thống kho tàng đảm bảo Hệ thống đèn điện, cửa sổ tại phòng báo, tạp chí và tra cứu K51 Thông tin - Thƣ viện 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Công tác bảo quản tài liệu truyền thống Tủ lưu trữ tài liệu Phục chế tài liệu quý hiếm Tu bổ và sửa chữa các loại tài liệu K51 Thông tin - Thƣ viện 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Kirtas APT BookScan 1200 Máy quét Canon DR-2580C giải pháp số hóa tự động CD-Rom Giáo Trình Bảo Mật Và Khôi Phục Dữ Liệu K51 Thông tin - Thƣ viện 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thơm Đĩa quang bảo quản được lâu Hộp bảo quản tài liệu và thuận tiện cho việc di chuyển K51 Thông tin - Thƣ viện 64