›

Đề tài Khai thác một số các ứng dụng MS office trong công tác văn phòng

pdf 117 trang yendo 6300
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Khai thác một số các ứng dụng MS office trong công tác văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfde_tai_khai_thac_mot_so_cac_ung_dung_ms_office_trong_cong_ta.pdf

Nội dung text: Đề tài Khai thác một số các ứng dụng MS office trong công tác văn phòng

  1. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Li c m ơn  Chúng e xin c m ơn các th y cơ Khoa Cơng Ngh Thơng Tin Tr ng Cao ng Nguy n T t Thành ã t o iu ki n thu n l i trong h c t p, gi ng d y cho chúng em nh ng bài gi ng b ích, các ki n th c chúng em cĩ th vng vàng trên con ng s nghi p. Chúng em xin chân thành c m ơn th y Lê Trí Anh giúp hng d n chúng em cĩ th hồn thành t t án t t nghi p này. Cm ơn gia ình, anh ch , b n bè ã h tr chúng em trong quá trình làm án v a qua. Sinh viên th c hi n Nguy n Th Hi u Tr n Ng c Y n NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 1
  2. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG KHOA CƠNG NGH THƠNG TIN C NG CHI TI T  Tên Tài: Khai thác m t s ng d ng MS office trong cơng tác v n phịng Giáo viên h ng d n: Lê Trí Anh Th i gian th c hi n: (t ngày nh n tài n ngày ):13/03/2009 n 15/08/2009 Sinh viên th c hi n: (ghi rõ h tên và MSSV): +H và tên:Nguy n th hi u MSSS:31073422 +H và tên:Tr n ng c y n MSSV: 31073136 Lo i tài: Tri n khai ng d ng Ni Dung Tài: (mơ t chi ti t n i dung tài, yêu c u, ph ư ng pháp th c hi n, k t qu t ưc, ) +Kh o sát các ng d ng thu c nhĩm MS office +Kh o sát các nhu c u trong cơng tác v n phịng +Xây d ng các mơ hình khai thác MS office ph c v cơng tác v n phịng +Th nghi m t i khoa cơng ngh thơng tin K Ho ch Th c Hi n: (mơ t chi ti t th i gian c a các giai on th c hi n và phân cơng cơng vi c c a t ng thành viên trong nhĩm): +Kh o sát b cơng c MS office(2 tu n) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 2
  3. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG +Kh o sát các nhu c u trong cơng tác v n phịng(1 tu n) +khai thác các ng d ng(2 tu n/1 mơ hình) +Th nghi m và ánh giá k t qu (2 tu n) Xác nh n c a GVHD Ngày tháng n m SV Th c hi n  NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 3
  4. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG MC L C Trang Li c m ơn 1 cơ ng chi ti t 2 Mc l c 4 Tĩm t t khĩa lu n 7 Chơ ng 1. GI I THI U 8 1.1 M c tiêu 8 1.2 Ph m vi 8 Ch ơ ng 2. TNG QUAN V MS OFFICE SUITE 9 2.1 Các ph n m m trong MS Office Suite 9 2.2 nhu c u th c ti n 10 Ch ơ ng 3. MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007 11 3.1 Tính n ng 11 3.2 Các ng d ng tiêu bi u 12 3.2.1. Làm vi c v i nhi u s tay 12 3.2.2. Thu th p nh ng ghi chú và thơng tin 14 3.2.3. S dng các cơng c v và b ng bi u 18 3.2.4. G n c cho nh ng l ưu ý ki m tra 20 3.2.5. Tìm nh ng ghi chú m t cách nhanh chĩng v i kh nng tìm ki m 21 3.2.6. G i ghi chú b ng e-mail 23 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 4
  5. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 25 4.1. Tính n ng 25 4.2. Giao Di n Office outlook 2007 25 4.3. Làm vi c v i Calendar 27 4.3.1. Qu n lí th i gian và s p x p cơng vi c 27 4.3.2. Thêm tác v vào l ch 29 4.3.3. Tơ màu cho các tác v , nh ng cu c h n, thơng iêp và các i tác 30 4.3.4. Gi m t Calendar qua Email 34 4.4. Ki m sốt Inbox 36 4.4.1. T ng xem tr ưc ph n ính kèm 36 4.4.2. Tìm nhanh nh ng gì ta c n 37 4.4.3. Bi n Email thành các m c Action 39 4.4.4. To c Action cho nh ng ng ưi khác 39 4.4.5. Xác l p Email d dàng 41 4.4.6. Nh n các Feed RSS trong Office Outlook 2007 42 4.4.7. Cnh giác v i Phishing 45 4.5. Mail 48 4.5.1. To Theme cho Mail 48 4.5.2. Nhi u cách trang trí cho b c th ư thêm p m t 52 4.5.3. To th ư m c trong Inbox phân lo i th ư g i n. 53 4.5.4. To nhi u profile d qu n lí th ư 59 4.5.5. Gi th ư d ng b u c 63 4.5.6. Gi th ư cĩ ính kèm danh thi p c a mình 64 4.5.7. Cleanup 66 4.6. Contact 68 4.6.1. To Group trong contact 69 4.6.2. Gi Contact qua mail 70 4.7. Notes 71 CH NG 5 : MICPROSOFT INFOPATH 2007 73 5.1. Tính n ng 73 5.1.1. To m u n t các m u cĩ s n 73 5.1.2. Làm vi c v i submit 76 5.1.2.1. submit d li u qua mail 80 5.1.2.2. Submit d li u qua Access và SQL c s d li u 84 5.2. ng d ng 92 CH NG 6: MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2007 99 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 5
  6. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6.1. Tính n ng 100 6.1.1. Ý ngh a c a các c a s làm vi c 100 6.1.2. Nh p thơng tin cho d án 105 6.1.3. nh d ng phơng ch Ti ng Vi t 106 6.1.4. nh d ng ki u ngày tháng 107 6.1.5. To l ch cho d án 108 6.1.6. Gán l ch cho d án 109 6.1.7. Liên k t cơng tác 110 6.1.8. Thanh th i kho ng 111 6.1.9. Các ki u ràng bu c cơng tác 112 6.1.10. Khai báo th i gian s m (tr ) 112 6.1.11. Cơng tác tĩm l ưc và cơng tác ph thu c 113 6.1.12. Chú ý cho cơng tác 114 6.2. ng d ng 115 CH NG 7 : ÁNH GIÁ K T QU VÀ H NG PHÁT TRI N 116 7.1. ánh giá k t qu 116 7.1.1. K t qu t ưc 116 7.1.2. K t qu ch ưa t ưc 116 7.2. H ng phát tri n 116 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 6
  7. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Tĩm t t khĩa lu n  Vn - Nhu c u áp d ng CNTT trong cơng tác v n phịng, t ng hĩa các quy trình x lý h s gi y t là t t y u. - B ng d ng MS Office ưc dùng ph bi n nh ưng ch ưa ưc khai thác h t các cơng d ng. - Ch ưa cĩ các mơ hình áp d ng nh h ưng cho ng ưi làm cơng tác v n phịng khi s dng MS Office Kt qu mong i - Tài li u cĩ tính h th ng v các ph n m m MS Office - Hưng d n s dng m t s tính n ng c thù cho cơng vi c v n phịng t i khoa CNTT c a C NTT Ni dung th c hi n - Kh o sát b cơng c MS office - Kh o sát các nhu c u trong cơng tác v n phịng - Khai thác các ng d ng - Th nghi m và ánh giá k t qu NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 7
  8. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 1: GI I THI U Mi ng ưi u bi t cu c cách m ng khoa h c k thu t l n th nh t cĩ b n ch t là quá trình c khí hố, n i dung là s d ng máy mĩc thay th lao ng chân tay. K t qu c a cu c cách m ng khoa h c k thu t này là s ra i c a các n ưc cơng nghi p, c c u kinh t ưc chuy n i t thu n tuý nơng nghi p sang cơng nghi p v i t tr ng cao h n nhi u l n. T nh ng n m 50 con ng ưi b t u cu c cách m ng khoa h c k thu t l n th hai cĩ b n ch t là hố trình tin h c hố n i dung là s d ng “cơng ngh thơng tin” thay th m t ph n lao ng trí ĩc.MS office 2007 c ng v y. Nĩ giúp chúng ta cĩ ưc nh ng c i thi n t t h n cho cơng vi c. Office 2007 h tr nhi u thành ph n web Server m i cho Excel và InfoPath, b sung thêm ph n qu n lý n i dung web và các tài li u khác. Giúp các i ng làm vi c cĩ th chia s các thơng tin t các n i khác nhau ngay c khi khơng k t n i vào m ng cơng ty, giúp bo m t m nh m mi lúc trên các máy tính ng ưi s dng và trong khi d li u ang ưc ng b gi a các vùng làm vi c. Cung c p các kh nng qu n lý thơng tin tồn di n i v i bt k th lo i n i dung in t nào, giúp các nhân viên thơng tin và các i ng d án cĩ nh ng k t qu tt và nhanh h n. Giúp chia s thơng tin gi a các i ng làm vi c d dàng và an tồn h n 1.1. Mc tiêu : h th ng hĩa các ph n m m trong b MS office 2007, ng d ng các ph n m m này trong cơng vi c v n phịng m t cách hi u qu 1.2. Ph m vi: chú tr ng vào các ng d ng Microsoft Infopath 2007 Microsoft One Note 2007 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Project Professional 2007 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 8
  9. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 2:T NG QUAN V MS OFFICE SUITE 2.1. Các ph n m m trong MS Ofice Suite: Microsoft word 2007: Ms Word là m t ch ư ng trình so n thao v n b n h u ích, to các tài li u m i ngày. Vi c t o ra m t ch ư ng trình h u hi u, linh ho t y tính n ng khơng h n ch hay c n tr các User là m c tiêu chính c a các nhà phát tri n Ofice Word 2007. Microsoft excel 2007: Ms Excel là m t cơnd c bn tính cho phép ng ưi làm vi c da vào thơng tin t o ra, phân tích c ng c , báo cáo và chia s thơn gtin quan tr ng nh m cho ta tìm th y ưc nh ng gì ta c n m t cách d dàng và t o ra nh ng k t qu chính xác nh t. Microsoft power point 2007 : PowerPoint là ch ư ng trình xây d ng các slideshow trình di n thơng d ng nh t hi n nay. Vi PowerPoint, cĩ th d dàng trình bày ý tưng c a mình thơng qua hình nh, ch vi t và âm thanh. Trong PowerPoint, ta cĩ th d dàng chuy n i tài li u sang file nh d ng HTML. V y ta cĩ th trình di n PowerPoint thơng qua Internet. Microsoft Infopath 2007: Vi infopath b n cĩ th thu th p, chia s và o ng ưc thơng tin, t o m u mail, m u trình duy t d li u n wed server ho c trình d li u n access và SQL c s d li u, nh ng thi t b di ng.D li u thu th p ưc là nh ng d li u tin c y Microsoft One Note 2007: Office OneNote 2007 cho phép h p nh t các m u thơng tin d án r i rác thành nhi u nh d ng in t d dàng truy c p n i dung c a nĩ b ng các kh nng tìm ki m chuyên sâu. V i Office OneNote 2007, ta cĩ th hp nh t các m u thơng tin r i r c, k c các ghi chú vi t tay, các b n ghi âm, ghi hình, các tài liu ã ưc nh dng, các hình nh t nh t i m t n i. Microsoft Outlook 2007: Microsoft Outlook là trình Email Client thu c b Microsoft Office, cĩ ch c n ng t ư ng t nh ư trình Outlook Express cĩ s n trong Windows là qu n lý và ki m tra nhi u tài kho n email (cĩ h tr POP3) cùng m t lúc. T phiên b n Microsoft Outlook 2003 tr i thì nĩ m i th c s "kh i s c" so v i các phiên b n tr ưc và h tr a ch c n ng cho ng ưi dùng. Microsoft Project Professional 2007: Microsoft Project 2007 là tên m t ch ư ng trình trong nhĩm các ng d ng máy khách và máy ch cho vi c qu n lý d án và qu n lý danh m c v n u t ư. Project Server, m t ng d ng máy ch qu n lý l ch trình d án, d NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 9
  10. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG li u tài nguyên, báo cáo, th i gian và tr ng thái c ng nh ư vi c phân tích các d án c a m t t ch c nào ĩ. Microsoft Publisher 2007: Microsoft Office Publisher 2007 là ph n m m thi t k lch, bìa sách, thi p, th ư m i v i kho template phong phú ưc cung c p s n. Là tr th c l c cho cơng vi c xu t b n, in n. Microsoft Share point server 2007: ư ư ư ư ư . Microsoft Visio 2007: Visio là m t ch ư ng trình thơng minh, ưc tích h p vào b Microsoft Office. MS Visio cho phép b n th hi n b n v mt cách tr c quan. B n cĩ th thi t k tng th cho m t ngơi nhà,hay thi t k mt h th ng s mng ph c t p. T t c u d dàng v i Visio. 2.2 Nhu c u th c ti n T khi Microsoft cho ra i b Office 2007, ng ưi dùng ã ưc ch ng ki n nhi u ci ti n áng giá trong b ph n m m v n phịng k cu này. Tuy vi c nâng c p t b Office 2003 (OF 2003) lên s dng b Office 2007 (OF 2007) khơng ph i là chuy n quá khĩ kh n, nh ưng d ưng nh ư ng ưi dùng v n e ng i nh ng s thay i v giao di n, v trí trình n c a ph n m m m i s gây nhi u b ng , th m chí là r i cho cơng vi c c a mình. V y nên nhi u ng ưi khơng ti p c n v i OF 2007, v n s dng b OF 2003 vì ã “quen tay”. Vì b n ã quen v i Office 2003 nên khá lúng túng và m t thì gi mị m m khi chuy n sang làm vi c vi Office 2007, nh ưng Office 2003 thì khơng m ưc nh ng file cĩ nh d ng m i nh ư docx, xlsx và khơng cĩ nh ng tính n ng cao c p c a Office 2007? Khơng sao, b n cĩ th cài song song c 2 phiên b n này trên máy dùng theo nhu c u. Khi l n u tiên s dng Office 2007,giao di n c a nĩ s làm b n chống ng p b i s thay i khác h n so v i phiên bng tr ưc.Thay cho các thanh trình n (menu) truy n th ng là các c m l nh ưc trình bày ngay phía trên màn hình, giúp ng ưi dùng s dng thu n ti n h n, ĩ chính là ribbon. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 10
  11. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 3: MICROSOFT OFFICE ONE NOTE 2007 3.1. Tính n ng Microsoft OneNote 2007 là 1 s n ph m trong b Microsoft Office 2007. Nĩ là 1 s in t, ĩ b n cĩ th ghi chép b t c th gì, ghi chú, cơng vi c, ý ki n, suy ngh và m i thơng tin khác. Khơng gi ng nh ư nh ng ki u tài li u s dng nh ng ch ư ng trình nh ư word- processing hay spreadsheet. Nu là m t cu n s ghi chú bình th ưng, b n ph i t y xĩa m i khi mu n s a, nh ưng v i One Note b n cĩ th làm m i th nh ư thêm vào, xĩa i, di chuy n các dịng 1 cách linh ho t. Bn cĩ th to các ghi chú theo ch , t o b ng tài chính, t o nh ng k ho ch Microsoft Office OneNote 2007 là ch ư ng trình s dng khi b n mu n o ng ưc các hi n ng thơng tin quá t i b ng cách s p x p, qu n lí thu th p thơng tin b n nh n ưc m t ph ư ng pháp hi u qu hn. ưc thi t k nh m giúp b n thu th p s p x p tìm ki m và s dng thơng tin b n thu th p. Bt u làm quen v i giao di n m i. Khi l n u tiên m Office OneNote 20007, ch ư ng trình s m n One Note Guide, mt s tay m u ta cĩ th s dng th nh ng tác v khác nhau khi b n h c d s dng Ofice OneNote 2007. Trang m ra bao g m m t ph n h tr ch cho ta các tính n ng khi m i bt u s dng. Khi b cc c a s ưc m ra, tên c a nh ng s tay hi n th trong thanh nh h ưng bên trái, cac tab ph n cho s tay ưc ch n l a trên ph n c a s và các tab trang n m d c bên ph i vùng ghi chú, giúp ta d dàng ch n s tay, ph n và trang ta mu n làm vi c b t c lúc nào.Hình 1. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 11
  12. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 1: c a s m Office OneNote 2007 3.2. Các ng D ng Tiêu Bi u: 3.2.1. Làm vi c v i nhi u s tay 3.2.2. Thu th p nh ng ghi chú và thơng tin 3.2.3. S dng các cơng c v và b n bi u 3.2.4. G n c cho nh ng l ưu ý ki m tra 3.2.5. Tìm nh ng ghi chú m t cách nhanh chĩng v i kh nng tìm ki m 3.2.6. G i nh ng s tay qua mail m t cách d dàng 3.2.1. Làm vi c v i nhi u s tay Mt trong nh ng tính n ng m i c a office oneNote 2007 là kh nng làm vi c v i nhi u s tay v y ta cĩ th m nhi u s tay cùng m t lúc và di chuy n thơng tin tù s tay này n s tay kia b ng cách rê và th nĩ v tri m i. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 12
  13. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hai thanh menu cĩ s n trong Office One note 2007 cĩ kh nng r i sáng các ch ư ng trình quan tr ng. Menu Share cho phép ta t o nh ng s tay chia s và qu n lí phiên làm vi c chia s ghi chú và menu Table ch a các l nh mà ta c n chèn và làm vi c v i các table b ng trên các trang ghi chú c a mình ta dùng l nh Share/Live Sharing Sesion. Hình 2. Hình 2: Ta cĩ th ch n nhi u s tay, ph n và trang mu n làm vi c b ng cách nh p vào tab hng m c. Office One Note 2007 cĩ nhi u t p m u trang mà ta cĩ th s dng sp x p nh ng ghi chú. Dù ta b t u b ng m t trang tr ng r i thêm vào t p m u ta c ng cĩ th ch n t mt s ki u khác nhau . ch n m t t p m u trang (page template) nh p vào m i tên h ưng xu ng New Page ch n M Template Choices and Options dưi cùng danh sách ưc hi n th . N m NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 13
  14. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG mc(Planners, Decorative, Business Blank và Academic) cung c p cho ta nhi u t p m u ưc t o s n mà ta cĩ th dùng làm n n t ng cho vi c ghi chú. Trong OfficeOneNote 2007 ta cĩ th m làm vi c chia s thơng tin gi a nhi u s tay trong m t lúc, ta c ng cĩ th sao chép và dán thơng tin, và ta hãy t tên cho t ng s tay tránh nh m l n b ng l nh Ch n Notebook proerties t menu file. Trong h p tho i Notebook properties, hãy gõ tên và ch n m t màu s c n u ta mu n, nh n Ok lưu các sát l p. Hình 3. Hình 3: Xác l p màu 3.2.2. Thu th p nh ng ghi chú và thơng tin Ví d ta ang h p ta cĩ th nh p vào nh ng ghi chú trong s tay Office OneNote 2007. Nu ang ki m m t chù tr c tuy n, cĩ th ct xén và l ưu các a ch web mà ta truy c p. Nu ang t p h p thơng tin ã s dng trong các báo cáo, các b n tính hay th ư t kinh NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 14
  15. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG doanh, vi c thêm các file ang t n t i ĩ cho office OneNote 2007 là m t cách thu th p thơng tin ta mu n làm vi c. (hình 4). Hình 4: l y thơng tin m t cách nhanh chĩng Bt u v i m t s tay m i S dng NewNotebook Wizard Office OneNote 2007 to ra m t s tay m i ngay t u hay d a trên t p m u ta dùng l nh Menu File ch n Notebook Wizard gõ tên cho Workbook ch n màu s c. New Notebook Wizart h i b n v ni b n s s dng s tay và n i ta mu n s tay uc l ưu tr tru c khi t o ra s tay. Sau khi nh p Create, m t s tay m i uc hi n th . Hình 5. Gõ bt c v trí nào trên trang Trong OneNote ch cn nh p vào b t c v trí nào trên trang và b t u g , nh m l ưu tr bt c ni nào ta b sung vào, và c ng cĩ th kéo rê các ghi chú kt h p các chúng. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 15
  16. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 5: Sau khi nh p Create, m t s tay m i uc hi n th Chèn File Ta cĩ th tr c ti p thêm vào các file c a t t cà các lo i cho các trang ghi chú b ng cách rê và th mt file trên trang hay b ng cách ch n File t menu Insert và ch n các file mu n b sung. Thu th p thơng tin t web Khi ang thu th p thơng tin t các trang web nh n nút Send To OneNote trong thanh cơng c standard. Nh ư th s lưu tr ni dung c a trang và trang ghi chú hin t i NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 16
  17. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Office c ng bao g m tính n ng Side note m i nh m làm cho vi c l ưu và t p h p thơng tin t web tr thành m t ti n trình hai b ưc n gi n. Khi ta ang duy t m t site và mu n gán thơng tin ta hãy nh p ph i vào s ghi chú nh lúc này s m ra trên cùng màn hình hi n t i, hãy g ghi chú và nh p ơ g n bên và h n m c ưc thêm vào nh ư m t trang m i trong s tay hi n t i. In thơng tin vào s tay Mt tính n ng nh p li u m i cho phép in các file khác tr c ti p vào s tay Office OnoNote 2007 sao cho ta cĩ th xem l i, t o và chia sè tài li u v i nh ng ng ưi khác. Ch n gi n i n in m t tài li u hay b n tính nh ư thơng th ưng b ng cách ch n Print t menu file. Trong h p tho i Print nh p m i tên h ưng xu ng Name ch n Mcrosoft One NoteImport nh p OK và file ưc in vào m t file in t và ưc t p h p tr c ti p nh ư m t hình nh ha trên trang ghi chú. Hình 6: ta cĩ th in các file c a mình tr c ti p vào trong s tay Office OneNote 2007 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 17
  18. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3.2.3. S dng thanh cơng c v và b ng bi u Office OneNote 2007 v n cho phép b sung nh ng ghi chú viêt tay tr c ti p lên các trang ghi chú, và ta c ng cĩ th v lên trang b ng cách s dng tồn b các cơng c v. S dng cơng c v Ofice OneNote2007 bao g m tồn b Drawing Tools mà hi n th dc trên mép d ưi cùng cùa ca s ghi chú b ng cách ch n Drawing Tools trong menu View. Các cơng c trên thanh cơng c cho ta nh ng gì c n thêm vào các hình d ng t do, các hình d ng cĩ s n và nh ng ưng n i bi u vi các trang. Ta c ng cĩ th ch n màu s c cho ưng nét và các sát l p làm m , th m chí sao l p và xoay các i t ưng ưc ch n trên trang. Hình 7: các cơng c v mi cho phép t o ra các hình d ng và kích th ưc Làm vi c v i nh ng cơng c vi t và ch Pen NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 18
  19. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG OneNote 2007 m rng tính n ng c a vi t và v bng cách phân m i tính n ng thành ch c n ng riêng bi t c a nĩ. Ta cĩ th ch n ki u bút hay c c gơm mu n s dng vi t bng tay trên các trang ghi chú và c ng cĩ th s dng Type/selection Toolddeer chuy n ch Pen sang ch Typing m t cách d dàng. Ngồi ra cơng c Lasso m i cho phép l a ch n b t kì i t ưng nào trên m t trang mà ta mu n sao chép, l ưu tr hay rê n các trang ghi chú. Thêm các b ng bi u cho các trang ghi chú Vi c thêm b ng bi u cho các trang ghi chú n gi n nh ư vi c ch n Insert Table t Menu Table, nh p s ct và s dịng mà ta mu n ư a vào, nh n Ok. Do s tích h p dã c c i ti n v i các ng d ng h th ng Microsoft Office Word 2007 mt cách tr c ti p vào trang Office OneNote 2007, hay ch n gi n rê và th text ho c các hình nh ưc ch n vào s tay. S dng Calculator th c hi n nh ng phép tính n gi n:ta cĩ th ch gõ phép tính c a mình trên m t trang ghi chú và khi ta gõ d u b ng (=) và nh n spacebar, Office OneNote 2007 s th c hi n phép tính và nh p k t qu mt cách t ng. Hình 9. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 19
  20. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 9: s dng OneNote làm nh ng phép tính n gi n 3.2.4. Gn c cho nh ng ghi chú ki m tra Ta cĩ th s dng ơ Note Flags Summary xem qua t t c các Note Flags ã thêm vào s tay. Ngồi ra ta cĩ th s dng ơ Note Flags Summary nh h ưng cho nh ng ghi chú c th . Ch bng cách nh p vào m t lá c ư a ta tr c ti p n ghi chú ĩ trong s tay. Ta c ng cĩ th tùy bi n các lá c trong s tay b ng cách nh p vào m i tên h ưng xu ng Flags trong thanh cơng c Standard ch n Customize My Note Flags hi n th ta cĩ th nh p vào l ai lá c mà ta mu n thay i và nh p nút Modifi. Trong h p tho i Modifi Note Flag, nh rõ tên lá c và bi u t ưng, màu font ch , nh p Ok lưu các thay i. Hình 10. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 20
  21. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 10: s dng Note Glags bo m r ng ta kim tra trên các h ng m c c th 3.2.5. Tìm th y nh ng ghi chú m t cách nhanh chĩng v i nh ng kh nng tìm ki m. Office OneNote 2007 cho phép ta tìm th y m t cách nhanh chĩng t t c các h ng m c ta ã thu th p cĩ liên quan n m t ch c th . Ch cn gõ m t t hay m t c m t tìm ki m trong ơ Search vùng ph i trên cùng c a s Office OneNote 2007 và nh p Enter. Hình 11. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 21
  22. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hinh 11: gõ t hay c m t tìm ki m trong ơ Find, gõ t mu n tìm và nh p Enter Chia s nh ng ghi chú v i nh ng ng ưi khác Menu Share ch a các l nh ta s dng to ra các s tay chia s hay th c hi n nh ng thay i cho ta chia s nh ng ghi chú c a mình. Khi nh n Share/ Create Shared Notebook wizard s m ra, tr ưc tiên yêu c u tên c a s tay m i và sau ĩ cung c p cho ta nh ng s tay mà ta ch n.Ta cĩ th ch n vi c ta mu n t o s tay chia s trên m t server hay m t folder chia sè trên h th ng hi n hành. Khi nh ng ng ưi khác th c hi n nh ng nh ng thay i cho s tay. Office OneNote 2007 t ng ng b nh ng thay i sao cho nh ng thay i g n ây nh t ưc ph n ánh trong tt c mi phiên b n file. Tt c mi ch ư ng trình trong h th ng Microsoft One Note 2007 bao g m kh nng l ưu tr file trong nh d ng PDF ho c XPS và Office OneNote 2007 khơng ph i là ngo i l . NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 22
  23. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Khi b n l ưu tr s tay mt nh d ng Portable Document Format (PDF) ho c XML Paper Specification (XPS), ta s lưu m t phiên b n nh d ng cu i cùng c a file mà nh ng ng ư i khác cĩ th xem (nh ưng khơng th sa i) dù h cĩ s dng Office Onenote 2007 hay khơng. Hình 12. Hình 12: chia s s tay 3.2.6. G i ghi chú b ng Email. M menu file ch n Email. M t c a s thơng ip Email hi n ra và trang ghi chú hi n t i ưc thêm vào nh ư m t tài li u dính kèm file.Ta cĩ th b xung m t l i gi i thi u cho thơng ip nh m cung c p cho ng ưi nh n nhi u thơng tin h n v trang tr ưc khi g i nĩ. Các User Office One Note 2007 nh n file cĩ th thêm trang vào các s tay, và các User Office OneNote 2007cĩ th thêm trang ghi chú nh ư m t ph n c a thơng ip Email. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 23
  24. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ta c ng cĩ th chia s nh ng ghi chú v i nh ng ng ưi khơng ang s dng Office OneNote 2007. M menu file ch n Send To ch n Mail Recipient hi n th mt c a s thơng ip Email mà ta cĩ th vi t th ư cho nh ng ng ưi thân mong mu n . Trang ghi chú hi n t i ưc nh d ng HTML và ưc ính kèm vào thơng ip, khi ta g i thơng ip nh ng ng ưi khác cĩ th xem thơng tin nh ư m t trang web Hình 13: Ta cĩ th gi qua m ng các trang ghi chú cho nh ng thành viên khác trong nhĩm, nh ng ng ưi s dng OneNote 2007 cĩ th thêm trang tr c ti p vào s tay c a mình NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 24
  25. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 4: MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2007 4.1. Tính N ng Microsoft Outlook là trình Email Client thu c b Microsoft Office, cĩ ch c n ng tư ng t nh ư trình Outlook Express cĩ s n trong Windows là qu n lý và ki m tra nhi u tài kho n email (cĩ h tr POP3) cùng m t lúc. MS Outlook 2007 duy t th ư Gmail ma ta khơng c n ph i khai báo m t thơng s gì ngồi a ch hp th ư Gmail c a ta. 4.2. Giao Di n Office outlook 2007 Office Outlook 2007 khơng chia s cùng m t giao di n ng ưi dung m i nh ư Office Word, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Power Point 2007 và Microsoft Office Access 2007. Tho t tiên Office Outlook 2007 trơng t ư ng t nh ư Office Outlook 2003. Các menu quen thu c (File, Edit, View, Go, Tools, Actiĩn và help) và ơ nh h ưng bên trái c ng tư ng t . Xem hình d ưi: Hình 1: giao di n c a Outlook NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 25
  26. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Nh ưng xem k h n ta s th y nh ưng tính n ng m i, c bi t là ta s chú ý n ơ tìm ki m trong c t Inbox, RSS Feeds trong ơ ng h ưng Mail folthers và To Do Bar m i d c theo bên trái c a s . Xem hình 2. Hình 2: nh ng thay i trong Office Outlook Thay i c a s Office Outlook 2007 Bây gi ta cĩ th hy b ơ nh h ưng trong Office Outlook 2007 khi ta mu n cho bn thân nhi u kho ng trơng h n làm vi c trên màng hình. Các folther và các bi u t ưng ưa thích c a ta i v i nh ng ki u xem chính – Mail, Calendar, Contact và Tasks cĩ sn trong thanh ưc thu h p sao cho ta cĩ th ti p t c ch n nh ng ki u xm ĩ khi c n thi t. thu h p ơ nh h ưng, hãy nh p vào các m i tên trái trên cùng ơ. Ơ nh h ưng s ưc thu nh ti thi u thành m t ơ d c,kéo d c theo mép trái c a c a s Office Outlook 2007 khi mu n ư a ơ nh h ưng tr v tình tr ng ban u c a nĩ ch cn nh p vào các m i tên bên ph i ph n trên cùng thanh. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 26
  27. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4.3. Làm vi c v i Calendar 4.3.1. Qu n lí th i gian và s p x p cơng vi c Office Outlook 2007 n gi n hố áng k vi c qu n lí các danh sách ph i làm c a và theo dõi các cu c h n s p n v i To-Do-Bar m i, mang t t c các h ng m c ĩ vào cùng mt n i, hi n th chúng d c theo bên ph i c a s Office Outlook 2007. C ng nh ư v i ơ nh hưng, ta cĩ th ti thi u hố To-Do-Bar cĩ ưc nhi u ch tr ng h n trên màn hình dành cho danh sách Email c a ta và c ơ. Hình 3. Hình 3: To-Do-Bar là m t trung tâm l nh cho nh ng tác v và nh ng cu c h n To-Do-Bar cĩ th nhìn th y ưc trong t t c các module Office Outlook, vì thh cĩ ưc s truy c p thơng tin dù ta ang làm vi c trong Calendar, Mail và Taskshay m t trong các module khác . Và To-Do-Bar tích h p nhi u h n các tác v ta t o ra trong Office Outlook 2007: Các tác v Microsoft Office OneNote 2007 Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007 c ng cĩ th xu t hi n trong to-do-bar, vì th ta cĩ th xem qua m t cách d dàng hồn thành nh ng gì ta c n làm ngày hơm nay. Hình 3. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 27
  28. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Mt h ng m c ưc b sung cho To-Do-Bar m t cách t ng b t c khi nào ta g n c cho m t thơng ip Email hay m t i tác, hay khi ta rê m t thơng ip n To-Do- Bar;khi ta rê m t thơng ip n To-Do-Bar,nĩ ưc t trong h ng m c (Later, Next Month, Next Week hay Today) ni ta t nĩ.Hình 3. Ta cĩ th thay i di n m o c a To-Do-Bar b ng cách nh p b t c v trí nào trong tiêu và ch n Optionts.Ta cĩ th ch n cách xác l p nh m ki m sốt bao nhiêu tháng và cu c h n s ưc hi n th trong To-Do-Bar (hay n tồn b các h n m c). Hãy nh p các l a ch n và nh p OK lưu thay i; To-Do-Bar lúc này s hi n th thay i nh ng l a ch n. Hình 4, hình 5. Hình 4: l a ch n cho To-Do-Bar NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 28
  29. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 5: Ch n xác l p 4.3.2. Thêm tác v vào l ch ây là m t tính n ng ti t ki m th i gian và s p x p khác trong Office Outlook 2007: bây gi ta cĩ th th t s lp l ch trình th i gian làm vi c trên các tác v và Carlendar làm vi c m t cách riêng bi t n m c nào ĩ - theo dõi cùng m t s ki n hay d án c hai ki u xem, ta ph i t o m c nh p cho m i ki u, l p l i cơng s c ã b ra trong vi c s p x p mt tác v .B i vì Daily Task Lish hi n th các tác v trong To-Do-Bar tu theo ngày chúng phát sinh cho nên chúng ph i ưc s p x p sao cho ta cĩ th d dàng rê chúng n Calendar nh m h n ch th i gian hồn thành chúng. B ng cách s dng Daily Task List, ta c ng cĩ th thay i ngày c a các tác v bng cách rê chúng t mt ngày này n m t ngày khác và To-Do-Bar s theo ĩ c p nh t. Ghi chú : Trong cu c s ng,chúng ta th ưng khơng cĩ ưc m i th trên danh sách c a chúng ta su t ngày. S gián on và nh ng thay i theo nh ng ưu tiên th ưng làm cho chúng ta r i b cho ngày mai nh ng iu ta ph i làm ngày hơm nay. Khi iu này xay ra v i m t tác v ta ã to ra trong Office Outlook 2007, tác v ưc trì hỗn n ngày k ti p m t cách t ng mà khơng cĩ b t kì hành ng nào t .Tác v d vn ho t ng trên To-Do-Bar (và trong danh sách Task và Calendar) cho n khi ta ánh d u là hồn t t. Hình 6. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 29
  30. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 6: các tác v t Daily Task list trong To-Do-Bar ưc hi n th mt cách t ng trong module Calendar 4.3.3. Tơ màu cho các tác v , nh ng cu c h n, thơng iêp và các i tác Ta cá th gán m t h n m c màu s c cho b t kì h n m c nào mà ta t o trong Office Outlook 2007 sao cho nĩ n i b t b t k ki u xem nào ta ang s dng. iu khi n Categorize trong giao di n ng ưi dùng. Khi c a s appointment ưc m , hãy nh n nút Categorize và ch n danh sách ta mu n t danh sách hi n th . Hình 7. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 30
  31. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 7: gán m t lo i màu s c cho m t h ng m c Color Categories trong Office Outlook 2007 giúp ta th ng nh t cách ta s p x p và tìm ki m thơng tin. B i vì các h ng m c ưc chia s gi a th ư t ,i tác, tác v và l ch, ta s cĩ mt ph ư ng pháp d dàng phân bi t b ng hình nh t t c các lo i d li u cá liên quan n mt d án hay m t m c ích.Ví d ta ang làm vi c trên m t báo cáo kinh doanh,t t c các cu c g p, to n i dung cho báo cáo cá th là nh ng h n m c b ng màu xanh lá cây,sau ĩ ta cĩ th sp xp và tìm ki m m i thơng tin b ng Colaor Category này thu th p thơng tin phù h p ta c n iu này s giúp ti t kiêm th i gian. Ph ư ng pháp d dàng nh t gán m t lo i màu là nh p vào c t Categories trong ơ danh sách ki u xem hi n hành. Các c t Inbox và task Lisk co các c t Categories n m bên trái ct plag. Khi ta làm vi c v i Calendar,c t Categories xu t hi n bên d ưi vùng Calendar. Trong ki u xem Contacts, c t Categories ưc vào nh ư là m t ph n c a danh sách contacts. Hình 8. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 31
  32. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 8: Nh p c t Categories trong Task List tơ màu m t tác v . Nu ta mu n thay i màu c a h ng m c ưc ch n ta cĩ th làm iu này nhanh chĩng b ng cách nh p ph i m c trong ki u xem list hay trong To-Do-Bar. Cho dù m c là task, appointment, message, hay contacts, ch vi c nh p ph i và ch n Categories,sau ĩ ch n lo i mu n gán vào m c ĩ.Hình 9. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 32
  33. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 9: Thay i lo i màu b ng cách nh p ph i m c. Nu ta hay s dng th ng xuyên m t h ng m c, ta cĩ th xác l p m t tính n ng QuickClick nh m cho phép ta làm cho h ng m c tr thành m t h ng m c m c nh ưc g n bt c khi nào ta nh p m t m c.Nh p ph i m c và ch n Categorize; sau ĩ ch n Set Quick click và nh p OK lưu các xác l p.Hình 10. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 33
  34. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 10: set Quick Click 4.3.4. Gi m t Calendar qua Email Khi ta nh p Send A Calendar Via Email trong khung nh h ưng Calendar, Office Outlook 2007 cho phép ta g i m t d ng th hi n HTML c a thơng tin Calendar giúp b o m r ng ta cĩ th báo cho b t kì ng ưi nào bi t cho s cĩ m t h ng ngày c a ta b t k h là khách hàng làm vi c bên ngồi cơng ty c a ta hay ch là m t ng ưi b n. khi ta nh p liên k t này, Office Outlook 2007 t ng m mt c a s thơng ip m i và hi n th hp tho i Send A Calendar Via Email ây ta ch n Date Range (cĩ th ch n b t c ngày hi n hành hay 30 ngày k ti p; n tồn b lch c a ta) và quy t nh bao nhiêu chi ti t (detail) ta mu n th hi n. Hình 11. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 34
  35. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 11: Ta cĩ th ch n bao nhiêu thơng tin ta mu n th hi n khi g i m t l ch b ng Emai. Trong h p tho i Send a Calendar Via Email,ta c ng cĩ th ch n Email Layout c a thơng ip ta g i, cung c p m t danh sách các s ki n hay th i bi u h ng ngày. Hình 12. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 35
  36. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 12: G i l ch b ng Email 4.4. Ki m sốt Inbox 4.4.1. T ng xem tr c ph n ính kèm Nh ư ta th y Office Outlook 2007 khơng ch n thu n v các tác v trong vi c g u Email Office Outlook 2007 cịn cĩ m t s tính n ng m i cĩ th ti t ki m cho ta m t l ưng th i gian và n lc l n – t nh ng k thu t xác l p cho n vi c g i n i dung n nh ng tùy ch n tìm ki m và các b lc Email linh tinh, Office Outlook 2007 làm vi c nhanh h n và thơng minh h n giúp ta gi i phĩng th i gian cĩ th dành vi c hồn t t nhi u cơng vi c hn. T ng xem tr ưc ph n ính kèm Thay vì nh p ơi ph n ính kèm (attachment) và i nĩ m ra trong m t ph n ng dng khác, ta cĩ th xem trưc các ph n ính kèm cho các thơng ip Email b ng m t cú nh p. ây là m t tính n ng tiêt ki m th i gian áng k và cho phép ta quyêt nh nhanh các ph n ính kèm nào ta c n thêm th i gian và các ph n ính kèm nào cĩ th lưu tr ,tr li hay NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 36
  37. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG xĩa b . xem tr ưc ph n ính kèm,nh p ph n ính kèm vào file hi n th trong ph n n i dung chính c a thơng ip Email 4.4.2. Tìm nhanh nh ng gì ta c n Cùng m t cơng ngh to Index (ch mc) ưc s dng trong Windows Desktop Search và Windows vista ưc ng d ng trong Office Outlook 2007 cho ta s truy c p nhanh nh t cĩ th cĩ n thơng tin c a b n trong t t c các ki u xem (Mail, Calendar, Contact và Tasks). Ta s nh n th y m t s gi m th i gian áng k cn hi n th các k t qu tìm ki m- gi ây ta cĩ th tìm nh ng gì ta c n nhanh chĩng. Mt h p tìm ki m m i xu t hi n trên cùng c a c t Inbox và su t hi n u c t Inbox và u Task Lisk. Nh p trong h p Search và vùng hi n th s thay i màu, bi u th nĩ ưc ch n. Ta ch cn gõ nh p hay c m t mu n tìm. Hình 13. Hình 13: Ti n trình tìm ki m nhanh h n. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 37
  38. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ta cĩ th thêm tiêu chu n tìm ki m tìm các m c c th nhanh h n. Nh p nút Arranged by ch n tiêu chu n ta mu n thêm vào ph n tìm ki m. Ta c ng cĩ th d dàng lp l i các ph n tìm ki m th c hi n tr ưc ĩ b ng cách nh p nút Show Intant Search Panel nm bên ph i h p Search sau ĩ tr vào Recent Searches và ch n ph n tìm ki m ta mu n s dng .Ngoai ra ta cĩ th thay i cách xã l p m c nh cho các ti n trình tìm ki m b ng cách ch n Search Option trong menu Intant Search Pane. Hình 14. Hình 14: Các cơng c lp l i ph n tìm ki m NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 38
  39. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 15: Thêm chu n tìm ki m 4.4.3. Bi n Email thành các m c Action Khi làm vi c v i Email m t cách hi u qu là phân chia các thơng ip chúng ta c n làm ngay và nh ng cơng vi c chúng ta cĩ th hỗn l i sau. Trong Office Outlook 2007, ta cĩ th tao s dng tính n ng t o c (flaging) nhân bi t m t thơng ip quan trong là m t thơng ip c n làm ngay. Khi b n thêm c (flag), m c ưc t ng thêm vào To-Do-Bar 4.4.4. T o c Action cho nh ng ng i khác Ta c ng cĩ th s dng tính n ng t o c to c cho các thơng ip ta g i và nh n. Nu ta v a hồn t t b n phát th o c a m t s tay nhân viên m i, ta cĩ th gi nĩ b ng Email n nh ng ng ưi khác th c hi n d án, yêu c u s ph n h i ca h vào cu i tu n. Ta mu n h tr li theo m t ngày tháng c th , do dĩ ta t o c thơng ip th c hi n ti p theo. B i vì thơng ip ưc t o c , khi nĩ i n Inbox c a h , thơng ip ưc thêm vào To-Do-Bar ca h dưi d ng m t tác v cĩ m t ngày tháng ph n h i c th . Hình 16 và 17 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 39
  40. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 16: T o c cho th ư g i i NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 40
  41. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 16: Các m c Action t ng cĩ trong To-Do-Bar c a ng ưi nh n 4.4.5. Xác l p Email d dàng Xác l p m t tài kho n Email gi ây d dàng h n nhi u trong Office Outlook 2007. Mt tính n ng xác l p tài kho n ưc t ng hĩa m i n gi n ịi h i tên Email và password c a b n và sau ĩ th c hi n iu cịn l i. Wizard tìm các xác l p server, t ng xác l p tài kho n và sau ĩ t ng hi n th mt h p tho i Email Acount c p nh t v i tài kho n m i và v trí cho file PSD c a tài kho n. Ngo i tr ki m tra Email. Folder mail m i ưc hi n th trong danh sách Personal Folder trong khung tác v mail. Hình 18. Office Outlook 2007 gi ây cĩ th tìm Email trên Web và t i nĩ xu ng Inbox c a bn cho phép ta so n th o mail t nh ng tài kho n khác nhau. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 41
  42. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 18: Ch vi c nh p a ch Email và Password 4.4.6. Nh n các Feed RSS trong Office Outlook 2007 K t khi Office Outlook 2007 ưc gi i thi u, Rss ã tr thành m t ph ư ng pháp ph bi n r ng rãi nh n n i dung t Web. V i quá nhi u trang web thú v và c n thi t duy t, chúng ta cĩ th dành hàng gi online tìm ki m các Site. N u các Site ĩ cĩ s n các Feed RSS ,ta cĩ th nh n ưc tr c ti p các feed ĩ trong Office Outlook 2007 và cho phép ta truy c p n i dung thú v ĩ b t c khi nào. s dng tính n ng RSS trong Office Outlook 2007 , nh p ơi folder RSS feeds trong Personal Folders trong khung nh h ưng Mail.M t c a s xu t hi n mơ t các im c b n c a Rss va cho ta bi t cách kh i u. Nh p vào RSS trên các trang web ưa thích copy ưng link ch mà ta mu n l ưu Khi ta mu n l ưu nh ng a ch Web mà ta hay xem ti n vi c theo dõi Vào Star/ control Panel/ ch n Mail ch n RSS Feeds nh p New. Hình 20. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 42
  43. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 20: t o m i m t RSS Feeds Dán a ch trang web vào. Hình 21. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 43
  44. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 21: dán a ch mà ta ã tìm th y trên web NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 44
  45. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 21a: thơng tin c a RSS 4.4.7. C nh giác v i Phishing Phishing là m t d ng Email rác nguy hi m ti m n liên quan n m t ng ưi cĩ ý xu phân ph i m t thơng ip Email gi dng là m t t ch c ta bi t và tin c y ví d là m t ngân hàng hay cơng ty th ch p. Nh ng ng ưi g i nh ng thơng ip phishing t ng s dng mt m t logo, font hay ki u thi t k nh ư thơng ip c a cơng ty h p pháp. H ngh ta nh p m t liên k t trơng cĩ v hp l trong thơng ip Email nh ưng th t ra liên k t ta v i sile ca h trong ĩ h ngh bn xác nh n thơng tin cá nhân. ơi khi nh ng thơng ip này bao g m các c nh báo ưc thi t k báo ng ng ưi nh n ch ng h n nh ư chúng cĩ m t ng ưi c truy c p tài kho n c a ta và chúng c n ta ng nh p và xác nh n thơng ip cá nhân ca ta. Khơng nh p liên k t trog nh ng thơng ip Email này. N u ta nh p tr li và sau ĩ nh p thơng tin cá nhân, “Phisher” này s t ưc s truy c p n các tài kho n ngân hàng và th tín d ng c a ta, nh ng Website n i thơng tin cá nhân ưc l ưu tr và nhi u h n na. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 45
  46. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Office Outlook 2007 cĩ nh ng xác l p ch ng phishing v n t ng ưc kích ho t khi ta b t ng s dng ch ư ng trình. Các tùy ch n v n iu khi n vi c ch ng Phishing ưc tìm th y trong tab Options c a h p tho i Junk Email Options. Hai tùy ch n này ưc ch n giúp b o v ta tránh ưc nh ng cu c l a o c a Phishing. Hình 22 , 23 và 24 Hình 22: ch n Options NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 46
  47. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 23:ch n Junk Email NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 47
  48. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 24: l a ch n này d ch ng Fishing 4.5. Mail 4.5.1. To Theme cho Mail: Vào Tool/ Options, hình 25. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 48
  49. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 25: Ch n Option ch n Themmes Nh p vào mail format/ Stationery and font, hình 26. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 49
  50. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 26: ch n Mail Format Ch n th Themes và ch n Themes, hình 27 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 50
  51. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 27: L a ch n Themmes NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 51
  52. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 28: Cĩ nhi u Themmes bn l a ch n. Khi vào New Mail ta s th y Themes ta ã ch n. Hinh 29. Hình 29: Sau khi ã ch n Themes 4.5.2. Nhi u cách trang trí cho b c th thêm p m t Ch n th Options, hình 30. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 52
  53. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 30: l a ch n màu n n cho Mail Nh p vào page color/ Fill effects r i ch n màu theo ý thích, hình 31. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 53
  54. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 31: Cĩ th ch n thêm nh ng hi u ng Ho c thú v hn n a la ta cĩ th ly hình c a chính ta làm phơng n n cho b c th ư. Nh p vào page color/ Fill effects/ picture ch n th select picture. Hình 32. Hình 32: Ch n themmes b ng hình c a chính ta. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 54
  55. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4.5.3. To th m c trong Inbox phân lo i th g i n. Nh p ph i chu t Inbox ch n New folder, hình 33. Hình 33: t o New Folther Create Rule c a New folder th ư ưc chuy n m t cách cĩ iu ki n, hình 34. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 55
  56. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 34: t o m i Rules và Alerts Trong new folder ch n Tool/ rules and Alerts ch n th New Rulerts, hình 35. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 56
  57. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 35: Tìm nh ng l a ch n sao cho phù h p i v i th ư n Nh p vào dịng ch “people or distribution list” ch n nh ng a ch nào g i n, hình 36. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 57
  58. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 36: ch n a ch gi n Nh p vào “specified” ch n th ư t nh ng a ch va ch n s i vào th ư m c nào, hình 37. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 58
  59. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 37: ch n th ư m c th ư s chuy n n 4.5.4. To nhi u profile d qu n lí th : u tiên ta vào Control Panel/ Mail sau ĩ add nh ng tài kho n khác c a ta vào, hình 38,38a và 38b NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 59
  60. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 38: add tài kho n m i NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 60
  61. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 38a: Ch n Prompt for a profile to be used NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 61
  62. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 38b Hình 39: hồn thành new accout NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 62
  63. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4.5.5. Gi th d ng b u c : Hình 40: tùy ch n Option Ch n th Options r i ch n Use voting Buttons. ĩ là d ng kêu g i m i ng ưi tr li bng Yes/No ng ưi g i thu th p thơng tin i chi u m t cách d dàng. Hình 40. Khi ng ưi nh n nh n ưc th ư thì trên gĩc trái c a b c th ư cĩ bi u t ư ng Vote, nh p vào tr li. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 63
  64. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 41: nh p vào bi u t ưng Vote tr li Sau khi reply câu tr li s ưc bi u hi n nh ư hình d ưi Hình 42: th ư reply 4.5.6. G i th cĩ ính kèm danh thi p c a mình Tr ưc tiên ta inh d ng cho danh thi p. Trong mail ch n bi u t ưng Signature, hình 43 NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 64
  65. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 43: ch n bi u t ưng Signature Hình 44: nh d ng cho danh thi p NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 65
  66. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Nh p Ok Ta cĩ th to nhi u danh thi p khác nhau la ch n khi g i. Khi g i Mail danh thi p c a ta ã hi n di n cu i th ư, hình 45. Ta c ng cĩ th nh p vào bi u t ưng Signature la ch n danh thi p mà ta design sn. Hình 45: ta cĩ th la chon ki u danh thi p phù h p. 4.5.7. Cleanup: Khi h p th ư th ưng xuyên quá t i ta cĩ th cài t t ng xĩa th ư Trong Inbox ch n Tool Mailbox Cleanup, hình 46. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 66
  67. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 46: Ta l a ch n nh ng th ư quá c ho c cĩ s kilobytes quá l n, hình 47 Hình 47: NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 67
  68. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4.6. Contact: Click ơi chu t vào kho ng tr ng trong ph n Contact hay vào File/ New/ Contact ho c n gi n h n n a là nh p vào New add Contact c a mình vào. Hình 48 và 49 Hình 48: Add new Contact NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 68
  69. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 49: in thơng tin cho Contact 4.6.1. T o Group trong contact Hình 50: add new Group NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 69
  70. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Nh p vào Add new Contact, hình 50, 51 Hình 50: Ta i tên nhĩm “New Group” 4.6.2. G i Contact qua mail : Nh p ph i chu t vào Contact ch n Send as Business Card Ho c New/ Mail chon Insert/ Business Card. Hình 51. Hình 51: g i Contact qua Mail NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 70
  71. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4.7. Notes S dng nh ư nh ư nh ng m u ghi chú nh Nh p vào New, hình 52 Hình 52: Note Và t nh ng ghi chú ĩ ta cĩ th gi i qua ưng mail b ng cách ph i chu t vào ghi chú ch n forward và note d ưc chuy n i d ưi d ng Attach, hình 53. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 71
  72. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 53: forward note. NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 72
  73. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 5 : MICPROSOFT INFOPATH 2007 5.1. Tính nng: Vi infopath b n cĩ th thu th p, chia s và o ng ưc thơng tin, t o m u mail, m u trình duy t d li u n wed server ho c trình d li u n access và SQL c s d li u, nh ng thi t b di ng. D li u thu th p ưc là nh ng d li u tin c y. Làm quen v i giao di n c a infopath (Hình 1) Hình 1: Giao di n c a infopath 5.1.1. To m u n t các m u cĩ s n: ch n m c customize a sample gm các m u Asset tracking: theo dõi(ki m tra)tài s n (Hình 2) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 73
  74. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 2: mu theo dõi tài s n Expense Report:b n báo cáo chi phi (Hình 3) Hình 3: mu báo cáo chi phí NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 74
  75. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Meeting Agenda: vn trong cu c h p (Hình 4) Hình 4: mu báo cáo các v n trong cu c h p Status Report: bn t ưng trình b n thân Travel Request: yêu c u cho chuy ndu l ch Form templates on office online: mu form trên m ng (Hình 5) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 75
  76. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 5: mu form trên m ng Design a form template:tao m u n m i (Hình 6) Hình 6: mu n m i 5.1.2. Làm vi c v i submit NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 76
  77. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG u tiên chúng ta s to m u báo cáo cho “phi u ng ký thi l i h c ph n”( Hình 7) Hình 7: Mu ng ký thi l i h c ph n Ti p t c (Hình 8) Hình 8: Mu ng ký khi ã in thơng tin NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 77
  78. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Nh ng khung cĩ d u [*] màu là nh ng khung b t bu c chúng ta ph i in thơng tin vào thi infopath m i cĩ th submit ưc.sau ĩ tab control ch n button (Hình 9 ) Hình 9: làm m t d u [*] khung button ->right click -> button properties s xu t hi n khung(Hình10 ) Hình 10: Khung button properties NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 78
  79. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Action ch n submit (Hình 11 ) Hình 11: Khung Button Properties Ch n Submit Options (Hình 12 ) Hình 12: Khung submit options NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 79
  80. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG mc send form data to a single destination chúng cĩ th submit d li u n E-mail Access và SQL c s d li u SharePoint document library Web server(HTTP) Web service Hosting environment Connection from a data connection library 5.1.2.1. submit d li u qua mail Submit Option ->ch n mail ->add ->s xu t hi n khung data Connection Wizard (Hình 13 ) Hình 13: Khung Data Connection Wizard Ti p t c ch n (Hình 14 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 80
  81. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 14: Khung Insert Formula Ch n s hi n khung (Hình 15) Hình 15: Khung Select a Field or Group Ch n mail ->ok ->in subject vào (Hình 16 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 81
  82. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 16: Khung Data Connection Wizard Next ->next ->gõ ch mail vào khung(Hình 17 ) Hình 17: Khung Data Connection Wizard Sau ĩ finish->ok mc display -> ( Hình 18 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 82
  83. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 18: Khung Button Properties Ch n add (Hình 19 ) Hình 19: Khung Conditional Format Ch n mail->is blank khung bên c nh -> ->ok (Hình 20 ) Hình 20: Khung Conditional Format NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 83
  84. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Sau ĩ chúng ta b t u submit, ch n ->in y thơng tin vào text box, ri ch n submit. Khi submit s xu t hi n khung (Hình 21 ) Hình 21: in a ch mail và ch n send gi Bt u g i ch n send (Hình 22) Hình 22: Submit thành cơng Quá trình g i mail thành cơng 5.1.2.2. Submit d li u qua Access và SQL c ơ s d li u Tr ưc tiên b n nên t o m u access (Hình 23 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 84
  85. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 23:Mu access Ti p n qua infopath vào file menu ->Design a form Template ->ch n Database(Hình 24 ) Hình 24: Khung Desing a From Template Xu t hi n khung Data Connection Wizard (Hình 25 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 85
  86. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 25: Khung Data Connection Wizard Ch n select Database ->xu t hi n khung ưng d n.Hãy ch n n i ã l ưu tr file access -> xu t hi n h p tho i Data Connection Wizard (Hình 26 ) Hình 26: Khung liên k t d li u NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 86
  87. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ch n next (Hình 27 ) Hình 27: Kt thúc quá trình g i Sau ĩ (Hình 27a ) Hình 27a Nhìn bên gĩc ph i màn (Hình 27b ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 87
  88. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 27b Ch n thơng tin h Right click ->Text Box(Repeating) (Hình 27c ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 88
  89. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 27c Xu t hi n khung (Hình 27d ) Hình 27d Tư ng t cho thơng tin Tên,Ngày sinh,MSSS,l p,ia ch mail (Hình 27e ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 89
  90. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 27e Sau ĩ ch cn in thơng tin và submit d li u n database Khi submit cĩ xu t hi n khung (Hình 28 ) Hình 28: submit thành cơng ã submit thành cơng n database ->qua access ki m tra (Hình 28a ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 90
  91. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 28a khung giúp chúng ta d dàng nh p thêm thơng tin c a ng ưi khác mt cách d dàng và ư a ưc nhi u thơng tin n access h n (Hình 28b ) Nh ư thơng tin này Hình 28b NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 91
  92. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Qua access ki m tra (Hình 29 ) Hình 29: Mu access khi submit d li u thành cơng 5.2. ng d ng Trong tr ưng h p phịng giáo v khoa cơng ngh thơng tin mu n l y thêm thơng tin ca h c sinh thu c khoa. Thì khoa ch vi c g i mail n h c sinh ĩ và yêu c u h c sinh ĩ in y thơng tin r i g i v khoa. Sau khi ã g i nh ng d li u mà khoa ã cĩ v access Ch n external Data -> ->xu t hi n khung (Hình 30 ) Hình 30: Khung Choose Profile Ch n ng ưi g i là khoa cntt ->ok(Hình 31 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 92
  93. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 31: Khung Collect data though e-mail messages Ch n next (Hình 32 ) Hình 32: Khung Collect data though e-mail messages Chon HTML Form -> next (Hình 33 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 93
  94. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 33: Khung Collect data though e-mail messages Ch n ->next (Hình 34 ) Hình 34:Ch n nh ng fileds mu n hi n th NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 94
  95. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ch n nh ng thơng tin c n in thêm vào khung bên c nh ->next(Hình 35 ) Hình 35: T ng ư a d li u n database Ch n ->Next(Hình 36 ) Hình 36: Qua a ch mail cĩ trong outlook NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 95
  96. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ch n ư a vào a ch mail trong outlook ->next ->next ->Create (Hình 37) Hình 37: Gi qua a ch mail Sau ĩ in thơng tin mà khoa ã cĩ s n và yêu c u h c sinh in vào nh ng thơng tin cịn tr ng vào và in a ch mail c a h c sinh ĩ ph n .Sau cùng là ch n Send Sau ĩ qua m outlook -> xu t hi n khung (Hình 38 ) Hình 38: Khung Choose profile NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 96
  97. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ch n ng ưi nh n ->ok (Hình 39 ) Hình 39: Ki m tra mail Inbox cĩ xu t hi n th ư mi, m th ư xem Ch n và in thơng tin vào Sau ĩ ch n Send gi v khoa Sau ĩ qua tài kho n c a khoa ki m tra NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 97
  98. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Inbox s cĩ th ư m i (Hình 40 ) Hình 40: Ki m tra mail Ch n ->xu t hiên khung(Hình 41 ) Hình 41: Chuy n d li u thành cơng Ti p t c tr v access ki m tra xem d li u ã ưc c p nh t ch ưa(Hình 42 ) Hình 42: D li u access NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 98
  99. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 6: MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2007 Bt u làm quen v i giao di n c a Project. Màn hình làm vi c chính c a Project ưc t ch c m t cách khoa h c, hp lý v i các l a ch n menu, ca s , thanh cơng c và các tùy ch n b i ng ưi s dng (Hình 1 ) Hình 1: Giao diên c a Project NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 99
  100. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6.1. Tính n ng: Vi c l p, qu n lý và tri n khai m t d án b ng Project s rt linh ho t, ng ưi dùng khơng b gị bĩ theo m t trình t các b ưc c ng nh c trong vi c l p và nh ngh a quá trình th c hi n d án. Ng ưi dùng cĩ th vi t phác vài ý t ưng v cơng tác cho r ng c n thi t. Ngồi ra ng ưi dùng cịn cĩ th iu ch nh l ch trình v sau, nh p thơng tin c b n c a d án, rà sốt vi c tính tốn và tùy ch n hi n th ,xác nh tài nguyên cho d án 6.1.1. Ý ngh a c a các c a s làm vi c Hình 2: Ki u c a s làm vi c Trong Project cĩ nhi u c a s làm vi c và quan sát khác nhau.Vi c l a ch n các c a s tùy thu c vào t ng gĩc và yêu c u th c t .Các c a s ưc l a ch n qua menu View gm : ( Hình 2 ) Calendar :c a s làm vi c d ưi d ng l ch bàn (Hình 3 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 100
  101. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 3: Mu calendar Gantt chart :c a s làm vi c d ưi d ng bi u ngang(Hình 4 ) Hình 4: Mu Gantt chart NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 101
  102. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Network Diagram : c a s làm vi c d ưi d ng s mng (Hình 5 ) Hình 5: Mu Network Diagram Task Usage :c a s qu n lý vi c th c hi n các cơng tác (Hình 6 ) Hình 6: Mu Task Usage NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 102
  103. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Tracking Gantt: c a s quan sát ti n th c t ca d án (Hình 7 ) Hình 7: Mu Tracking Gantt Resource Graph :c a s qu n lý bi u tài nguyên c a d án (Hình 8 ) Hình 8: Mu Tracking Gantt NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 103
  104. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Resource Sheet : c a s qu n lý ngu n tài nguyên c a d án (Hình 9 ) Hình 9: Mu Resource Sheet Resource Usage : c a s qu n lý phân b tài nguyên c a d án (Hình 10 ) Hình 10: Mu Resource Usage NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 104
  105. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG More Views : các c a s quan sát khác (Hình 11 ) Hình 11: Ca s quan sát khác 6.1.2. Nh p thơng tin cho d án Thơng tin ban u c n nh p g m hai thơng tin chính: Lu ng thơng tin ph c v cho l p d án g m: ngày b t u(k t thúc), lch trình, lch làm vi c. Lu ng thơng tin này khai báo trong h p tho i Project Information (Hình 12 ) Ch n Menu Project ->Project Information ->h p tho i Project Information ->khai báo các thơng s ->ok Hình 12: Nh p thơng tin cho d ư án NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 105
  106. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Lu ng thơng tin ph c v cho qu n lý g m: tên, ch (nhi m v ), ng ưi l p,ng ưi qu n lý,tên cơng ty.Lu ng thơng tin này khai báo trong h p tho i Properties (Hình 13 ) Ch n Menu File ->properties -> h p tho i Properties ->Summary ->khai báo các thơng s ->ok Hình 13: Khai báo thơng s ph c v qu n lý 6.1.3. nh d ng phơng ch Ti ng Vi t Vi các c a s làm vi c trong project m c nh ban u là phơng ti ng anh.Do ĩ c n i li cho phù h p v i yêu c u th c t.M t s phơng ti ng vi t cĩ th s dng nh ư:VnTime,VnArial,VniTime (Hình 14 ) Thao tác th c hi n: Cách 1:Format ->Text Style->Ch n ki u phơng ->ok Cách 2:bơi den vùng c n i font vào Format ->font ->ch n font ho c i tr c ti p t thanh cơng c NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 106
  107. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 14: nh d ng font ch 6.1.4. nh d ng ki u ngày tháng Cĩ nhi u ki u hi n th ngày tháng,tùy theo yêu c u mà thi t l p cho phù h p Ch n Tool->Option ->View ->Date Format ->Ch n ngày tháng theo yêu c u ->ok Mc nh ngày tháng s th hi n s theo ngày tháng h th ng c a Windowns là mm/dd/yy(tháng/ngày/n m). Do ĩ trong th c t cn nh d ng l i ki u ngày tháng h th ng theo ki u ngày tháng c a vi t nam d s dng h n.( Hình 15 ) Ch n menu start->settings ->control panel ->setting Regional ->Date ->ch n ki u nh dng NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 107
  108. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 15: nh d ng ngày tháng 6.1.5. To l ch cho d án Trong project cĩ 3 lo i l ch: Standart:l ch chu n Night Shift:l ch ca êm 24 hour:L ch làm vi c 24h Ch n Menu Tool-> Option-> hp tho i Option-> calendar-> thay i các thơng s theo yêu c u-> ok Qui nh c a l ch chu n trong Project ( Hình 16 ) NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 108
  109. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hình 16: To l ch 6.1.6. Gán l ch cho d án Sau khi ã thi t l p l ch cho d án c n gán l ch cho d án.N u khơng gán l ch thì project qui nh vn dùng l ch chu n (Hình 17 ) Ch n Menu project->project Information ->Calendar->ch n l ch ã thi t l p ->OK NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 109
  110. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Gán l ịch đã ch ọn cho h ệ th ống Hình 17: Gán l ch 6.1.7. Liên k t cơng tác (Hình 18 ) Hình 18: Liên k t cơng tác NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 110
  111. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Finish –to-start(FS):Ki u quan h cu i-u t c là th i gian k t thúc cơng tác i tr ưc cơng tác i tr ưc s xác nh th i gian b t u cơng tác i sau nĩ Finish –to-Finish(FF):Ki u quan h cu i-cu i t c là th i gian k t thúc c a cơng tác i tr ưc s xác nh th i gian kt c a cơng tác i sau nĩ Start –to-Start(SS):Ki u quan h u- u,t c là th i gian b t u cơng tác i tr ưc s xác nh th i gian b t u cơng tác sau Start –to-Finish(SF):Ki u quan h u - cu i,theo hình th c này thì th i gian b t u cơng tác i tr ưc s xác nh th i gian k t thúc cơng tác i sau nĩ 6.1.8. Thanh th i kho ng(thanh cơng tác) Thanh th i kho ng là thanh th hi n th i gian c n th c hi n cơng tác và các thơng s liên quan khác.M c nh thanh là m t h p ch nh t màu xanh v i chi u dài t ư ng ng v i th i gian th c hi n cơng tác (Hình 19 ) Menu Format ->Bar style->bar->l a ch n và thay i Hình 19: Khung thanh th i kho ng NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 111
  112. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6.1.9. Các ki u ràng bu c cơng tác (Hình 20) Hình 20: Ki u ràng bu c cơng tác As soon as Possible:Cơng tác khơng b ràng bu c(m c nh) As Late as Possible:Cơng tác b trì hỗn càng lâu càng t t Finish No Earlier Than:Cơng tác ph i k t thúc s m h n ngày ã nh Must Finish On:Cơng tác ph i k t thúc vào ngày ã nh Must start On: Cơng tác ph i b t u vào ngày ã nh Start No Earlier Than: Cơng tác b t u mu n h n ngày ã nh Start No Later Than:Cơng tác b t u s m h n ngày ã nh 6.1.10. Khai báo th i gian s m (tr ) th hi n m i quan h v mt th i gian trong liên k t gi a các cơng tác,project ư a ra Lead Time và lag Time Lead Time :t c là t o ra m t kho ng th i gian mà cơng tác i sau s sm h n cơng tác i tr ưc theo liên k t ã ch n NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 112
  113. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Lag Time: t c là t o ra m t kho ng th i gian mà cơng tác i sau s mu n h n cơng tác i tr ưctheo liên k t ã ch n T Menu Project ->task Information ->h p tho i Task Information ->Predecessor.Trong tr ưng Lag nh p s vào.N u: S >0 t o ra th i gian tr (Lag Time) S Menu Project->Outline ->Indent.Ho c bơi en các cơng tác n m trong nĩ ri ch n bi u t ưng trên thanh cơng c Hy b cơng tác tĩm l ưc: bơi en các cơng tác n m trong nĩ ->Menu Project->Outline ->Oudent.Ho c bơi en các cơng tác n m trong nĩ r i ch n bi u t ưng trên thanh cơng c NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 113
  114. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6.1.12. Chú ý cho cơng tác (Hình 21 ) Chú ý cho cơng tác Hình 21: Ghi chú cho cơng tác Trong m t cơng tác nhi u khi cĩ nh ng ghi chú riêng nh m giúp vi c th c hi n d dàng hn.( Hình 22 ) Ch n Menu Project ->Task Information ->Notes -> ư a vào chú gi i c n thi t. Đưa vào ghi chú c ần thi ết Hình 22: ư a vào chú gi i c n thi t NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 114
  115. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6.2. ng dng Giúp giáo viên cĩ th d dàng h n trong cơng tác gi ng d y, và c ng giúp khoa qu n lý tt h n (Hình 23 ) Hình 23: Mu ng d ng cho project NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 115
  116. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CH NG 7 : ÁNH GIÁ K T QU VÀ H NG PHÁT TRI N 7.1. ánh giá k t qu : 7.1.1. K t qu t ưc: dưi s ch dy c a th y h ưng d n giúp chúng em i sâu vào ch ư ng trình h n. Khi ban u khơng bi t gì v ph n m m. Sau th i gian tìm hi u chúng em ã bi t ưc s liên k t gi a các ch ư ng trình, nh p d li u vào ch ư ng trình sau cho nhanh nh t. Cách ng d ng ch ưng trình vào th c t 7.1.2. Vi c ch ưa làm ưc: Mc dù r t c gng nh ưng do ki n th c h n h p nên khĩa lu n v n cịn nhi u thi u sĩt và h n ch nh ư: mi ch ư ng trình chúng em ch tìm hi u v ng d ng c a ch ư ng trình nh ưng v n ch ưa th c hành h t t t c các thao tác trong m i ch ư ng trình 7.2. H ưng phát tri n : Khĩa lu n c b n ã t ưc các yêu c u. Tuy nhiên, k t qu cịn khá khiêm do hn ch v th i gian và tài li u. Trong th i gian t i n u cĩ iu ki n khĩa lu n s cĩ hưng phát tri n thêm v : phn infopath cĩ th submit d li u n: SharePoint document library Web server(HTTP) Web service Hosting environment Connection from a data connection library NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 116
  117. GVHD: LÊ TRÍ ANH KHAI THÁC M T S CÁC ỨNG DỤNG MS OFFICE TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG NGUY N TH HI U MSSV:31073422 TR N NG C Y N MSSV:31073136 Page 117