›

Báo cáo Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của trường Cao đẳng Công nghệ thông tin

pdf 64 trang thiennha21 14/04/2022 4040
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Báo cáo Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của trường Cao đẳng Công nghệ thông tin", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbao_cao_xay_dung_cong_cu_chuan_hoa_van_ban_hanh_chinh_noi_bo.pdf

Nội dung text: Báo cáo Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của trường Cao đẳng Công nghệ thông tin

  1. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG CÔNG CỤ CHUẨN HÓA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2016-07-09 Chủ nhiệm đề tài: ThS. Trịnh Trung Hải Đà Nẵng, Tháng 12/2016
  2. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ XÂY DỰNG CÔNG CỤ CHUẨN HÓA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số: T2016-07-09 Xác nhận của cơ quan chủ trì đề tài Chủ nhiệm đề tài Đà Nẵng, Tháng 12/2016
  3. DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU VÀ ĐƠN VỊ PHỐI HỢP CHÍNH * Thành viên tham gia nghiên cứu: Phan Thị Hoàng Oanh – Chuyên viên Phòng Tổ chức – Hành chính * Đơn vị phối hợp chính: Phòng Tổ chức - Hành chính, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin
  4. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài và tình hình nghiên cứu. 2 2. Một số nghiên cứu cùng lĩnh vực trong và ngoài nước 2 3. Tính cấp thiết của đề tài 5 4. Mục đích của đề tài 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6 6. Nội dung nghiên cứu 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 7 1.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 7 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 7 1.1.2. Sứ mệnh và định hướng phát triển. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường 8 1.1.4. Bộ máy nhân sự của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - ĐHĐN 8 1.2. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG CĐ CNTT 9 1.2.1. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản hành chính 9 1.2.2. Đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo văn bản hành chính 9 1.2.3. Một số giải pháp cải thiện công tác soạn thảo văn bản 10 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 20 2.1. PHÁT TRIỂN CÁC MÔ HÌNH ỨNG DỤNG 20 2.1.1. MÔ HÌNH CLIENT/SERVER TRUYỀN THỐNG 20 2.1.2. Kiến trúc Client/Server 2 tầng (two-tier Client/Server) 22 2.1.3. Kiến trúc Client/Server 3 tầng (three-tier Client/Server) 22 2.2. KIẾN TRÚC .NET 23 2.2.1. Sơ lược về .NET 23 2.2.2. .NET Servers 24 2.2.3. .NET Framework 24 2.3. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER 25 2.3.1. Giới thiệu 25 2.3.2. Các thành phần quan trọng trong SQL Server 25 2.3.2.1. Relational Database Engine - Lõi của SQL Server: 25 2.4. DỊCH VỤ WEB (SERVICE IIS - INTERNET INFORMATION SERVICE) 26 2.4.1. Giới thiệu IIS 26 2.4.2. Nhiệm vụ của IIS 27 2.4.3. Cơ chế hoạt động của IIS 27 45
  5. 2.5. NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC.NET 27 2.5.1. Sơ lược về Visual Basic.NET 27 2.5.2. Đặc tính của VB.NET 28 2.6. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ UML (UNIFIELD MODELING LANGUAGE) 30 2.6.1. Định nghĩa UML 30 2.6.2. Các thành phần cơ bản của ngôn ngữ UML: 30 2.6.2. UML và các giai đoạn phát triển hệ thống 30 CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 32 3.1. PHÂN TICH́ NGHIÊP̣ VỤ 32 3.1.1. Quy trình nghiệp vụ sử dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo và ban hành VB 32 3.1.2. Lưu đồ tuần tự quản lý soạn thảo văn bản 32 3.1.3. Các mô hình Use case 32 3.1.4. Mô hình tương tác quản lý biểu mẫu văn bản 34 3.1.5. Mô tả quan hệ dữ liệu 34 3.2. MÔ HÌNH TỔNG THỂ 35 3.2.1. Mô hình ứng dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến 35 3.2.2. Tính năng kỹ thuật của ứng dụng 36 3.2.3. Cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng 37 3.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG DỮ LIỆU 38 3.3.1. Sơ đồ tổ chức dữ liệu 38 3.3.2. Dữ liệu đầu vào: 38 3.3.3. Xử lý dữ liệu: 38 3.3.4. Dữ liệu đầu ra: 38 CHƯƠNG IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THỰC NGHIỆM 39 4.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG 39 4.2. MỘT SỐ GIAO DIỆN ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM 40 4.2.1. GIAO DIỆN MÀN HÌNH QUẢN LÝ ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 40 4.2.2. GIAO DIỆN PHÂN LOẠI NHÓM VĂN BẢN 40 4.2.3. TẠO KHÓA VÀ THIẾT KẾ BIỂU MẪU 41 4.2.4. LỰA CHỌN BIỂU MẪU VĂN BẢN 41 4.2.5. THIẾT LẬP CÁC THAM SỐ CHO BIỂU MẪU 42 4.2.6. KẾT XUẤT VĂN BẢN DẠNG WORD 42 4.3. KẾT LUẬN 43 4.3.1. Kết quả đạt được 43 4.3.2. Một số hạn chế 43 4.3.3. Hướng phát triển 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 46
  6. MỤC LỤC HÌNH Hình 1: Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 3 Hình 2: Ứng dụng Office 365 4 Hình 3: Ứng dụng soạn thảo văn bản GoogleDocs. 5 Hình 4: Hình ảnh website đại diện của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông 7 Hình 5: Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ CNTT 8 Hình 6: Mô hình Client/Server truyền thống 21 Hình 7: Mô hình kiến trúc Client/Server 2 tầng 22 Hình 8: Mô hình kiến trúc Client/Server 3 tầng 23 Hình 9: Các thành phần cơ bản của .NET 23 Hình 10: Các thành phần chính của Microsoft.NET Framewor 25 Hình 11: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 32 Hình 12: Lưu đồ tuần tự quản lý soạn thảo văn bản 32 Hình 13: Mô hình tương tác nghiệp vụ soạn thảo văn bản 33 Hình 14: Mô hình tương tác tổ chức soạn thảo văn bản 33 Hình 15: Mô hình dữ liệu hệ thống 33 Hình 16: Sơ đồ tương tác quản lý biểu mẫu soạn thảo văn bản 34 Hình 17: Sơ đồ Mô tả quan hệ dữ liệu 34 Hình 18: Mô hình triển khai thực tế của phần mềm xử lý văn bản 35 Hình 19: Mô hình cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng 36 Hình 20: Sơ đồ tổ chức dữ liệu hệ thống 37 Hình 21: Giao diện màn hình quản lý đăng nhập hệ thống 39 Hình 22: Giao diện thể hiện danh sách nhóm văn bản 39 Hình 23: Giao diện tạo khóa và thiết kế biểu mẫu 40 Hình 24: Giao diện lựa chọn file biểu mẫu văn bản 40 Hình 25: Giao diện thiết lập các tham số biểu mẫu 41 Hình 26: Giao diện kết xuất văn bản dạng word 41
  7. DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VÀ TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI CHI TIẾT 1 SOA Service Oriented Architecture 2 LAN Metro Area Network 3 SaaS Software as a Service 4 PaaS Platform as a Service 5 SaaS Software as a Service 6 SQL Structured Query Language 7 UML Unified Modeling Language 8 JVM Java Virtual Machine 9 IIS Internet Information Service 10 HTTPS Hypertext Transport Protocol Security 11 FTP File Tranfer Protocol 12 URL Uniform Resource Locator 13 ASP Active Server Page 14 VB.NET Visual Basic .NET 15 API Application Program Interface 16 UML Unifield Modeling Language 17 CĐCNTT Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 18 CNTT Công nghệ Thông tin 19 VBHC Văn bản hành chính 20 BM Biểu mẫu 21 QĐ Quyết định 22 CV Công văn 23 TC-HC Tổ chức – Hành chính 24 ĐT&NCKH Đào tạo & Nghiên cứu khoa học 25 KH-TC Kế hoạch - Tài chính 26 CTSV Công tác Sinh viên 27 HTTTKT Hệ thống thông tin kinh tế 28 HTQT Hợp tác Quốc tế 29 KT, ĐBCL&TTGD Khảo thí, Đảm bảo chất lượng và Thanh tra giáo dục 30 VT Văn thư
  8. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. General information: - Tên đề tài: Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Mã số: T2016-07-09 - Chủ nhiệm đề tài: Trịnh Trung Hải - Cơ quan chủ trì: Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Thời gian thực hiện: Từ tháng 01-2016 đến tháng 12-2016 2. Mục tiêu: - Hỗ trợ biểu mẫu văn bản hành chính giúp cho việc soạn thảo, ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác và đúng quy định; - Triển khai ứng dụng trực tuyến trong hệ thống mạng nội bộ của Trường. - Tổng hợp, lưu trữ cơ sở dữ liệu và kế thừa các văn bản hành chính của trường để tra cứu, thống kê dễ dàng, thuận tiện; 3. Tính mới mẻ và sáng tạo: Đề xuất mô hình kết hợp kiến trúc Client/Server 3 tầng và phương thức truy xuất dữ liệu đối tượng web, để xây dựng hệ thống quản lý và hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. 4. Kết quả nghiên cứu: - Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo và lưu trữ văn bản hành chính nội bộ của Trường CĐ CNTT (Bài báo CITA 2016). - Đề xuất quy trình tổ chức soạn thảo và kiểm duyệt văn bản phù hợp với mô hình quản lý tại đơn vị. 5. Sản phẩm: Xây dựng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính ứng dụng trong phạm vi toàn trường đáp ứng được các yêu cầu đã đặt ra của đề tài. 6. Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng: Hiện tại phần mềm đã được triển khai thử nghiệm đạt kết quả: hoạt động tốt trong mạng nội bộ và cho phép kết nối qua mạng internet phục vụ tra cứu thông tin và danh mục văn bản đã ban hành. Phần mềm có thể áp dụng vào thực tế để hỗ trợ nghiệp vụ soạn thảo văn bản tại các đơn vị thuộc Trường một cách hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian và giảm chi phí hành chính cho Trường CĐ CNTT. Ngày 15 tháng 12 năm 2016 Cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài (ký, họ và tên, đóng dấu) (ký, họ và tên)
  9. LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với khả năng phát triển vượt bậc của công nghệ mạng máy tính, đặc biệt sự phát triển nhanh chóng của mạng internet đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cuộc sống và xã hội. Vấn đề tin học hóa trong lĩnh vực hành chính hiện đang có sự chuyển biến rõ rệt và mang lại hiệu quả rất tích cực trong việc cải cách hành chính và hướng đến hoàn thiện chính phủ điện tử toàn diện. Ứng dụng mạng máy tính tạo ra các văn phòng điện tử tích hợp hoạt động trực tuyến, cho phép hình thành môi trường làm việc số hiệu quả, hỗ trợ tối đa công tác quản lý hành chính. Văn bản là phương tiện truyền thông chủ yếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Công việc soạn thảo văn bản được thực hiện thường xuyên và có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý của Nhà trường. Với mong muốn cải thiện công tác soạn thảo văn bản trong các hoạt động hành chính, đồng thời quản lý, sử dụng hiệu quả hệ thống văn bản đã được ban hành tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng, chúng tôi đã chọn đề tài: “Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin”. Đây là giải pháp để khắc phục những hạn chế trong quá trình soạn thảo văn bản thông qua việc chuẩn hóa các biểu mẫu và thực hiện đúng quy trình soạn thảo, ban hành văn bản. Qua đó cho phép kiểm soát quy trình nghiệp vụ, kết hợp khả năng hỗ trợ công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản hành chính được tốt hơn bằng cách kết hợp các biểu mẫu hành chính theo quy định để tạo ra các văn bản chuẩn hóa sử dụng hiệu quả trong công tác hành chính văn phòng tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. Nội dung của đề tài gồm các phần sau: Chương 1: Giới thiệu tổng quan. Chương 2: Cơ sở lý thuyết. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống. Chương 4: Kết quả thực nghiệm ứng dụng. 1
  10. 1. Lý do chọn đề tài và tình hình nghiên cứu. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là cơ sở giáo dục đại học thành viên của Đại học Đà Nẵng thuộc khối hành chính sự nghiệp, hệ thống văn bản hành chính của Trường phải tuân thủ theo đúng các quy định, biểu mẫu của Nhà nước, của Bộ Giáo dục & Đào tạo và của Đại học Đà Nẵng. Từ năm 2015 được sự phân cấp của ĐHĐN theo Quy chế đại học vùng, Nhà trường đã trực tiếp triển khai thực hiện các mảng công việc quản lý hành chính nên phát sinh rất nhiều văn bản trong quá trình điều hành hoạt động của Trường. Trên cơ sở đánh giá thực trạng về khả năng soạn thảo văn bản của một số bộ phận thực thi công tác hành chính của Trường còn nhiều hạn chế, nhằm tìm ra giải pháp hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính của Trường. Do đó việc ứng dụng công cụ trực tuyến hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản hành chính của Trường theo mô hình quản lý phân cấp, dữ liệu tập trung cho tất cả các đơn vị thuộc trường nhằm hỗ trợ tốt hơn công tác chuyên môn nghiệp vụ quản lý hành chính là rất cần thiết. Trên cơ sở hạ tầng CNTT sẵn có của Trường Cao đẳng CNTT gồm hệ thống máy chủ kết nối mạng nội bộ (LAN - Local Area Network) trong toàn trường và đường kết nối internet tốc độ cao sẽ là điều kiện thuận lợi cho việc triển khai một mô hình ứng dụng kết hợp giữa kiến trúc Client/Server 3 tầng và truy xuất dữ liệu qua giao thức web theo hướng dịch vụ (SOA - Service Oriented Architecture) để xây dựng phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính trực tuyến tại Trường. Qua đó tạo điều kiện dễ dàng cho các bộ phận hành chính gồm các phòng, tổ chức năng và các khoa của Trường có thể sử dụng công cụ hỗ trợ nghiệp vụ và lưu trữ dữ liệu tập trung kết nối trực tiếp (Client Group) hoặc thông qua mạng internet (Remote Client) để tra cứu thông tin, dữ liệu về văn bản nội bộ của Trường. 2. Một số nghiên cứu cùng lĩnh vực trong và ngoài nước Vấn đề tin học hóa hỗ trợ công tác quản lý hành chính ngày nay được ứng dụng rất phổ biến, người dùng Internet dễ dàng thực hiện các công cụ tự động trực tuyến hỗ trợ việc soạn thảo và xuất bản nội dung phong phú dưới nhiều hình thức và phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Có rất nhiều phần mềmứng dụng phổ biến và sử dụng rất hiệu quả như: google Docs, Office 365, WordPipe Mỗi công cụ hỗ trợ đều thể hiện những nét đặc thù riêng của công việc tại đơn vị đó, xin giới thiệu một số 2
  11. công cụ ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến trong nước và quốc tế đã được triển khai như: (1). Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Là phần mềm cho phép sử dụng miễn phí do Trung tâm Thông tin của Bộ Nội vụ phát hành với mục đích thực hiện chuẩn hóa thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011. Phần mềm có thể sử dụng dữ liệu trên máy tính cá nhân hoặc sử dụng dữ liệu dùng chung trên máy chủ thông qua mạng LAN của các cơ quan, đơn vị soạn thảo, phát hành để phục vụ tra cứu, khai thác và chuẩn hóa công tác văn bản hành chính. Hình 1. Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Tuy nhiên phần mềm trên còn một số hạn chế khi áp dụng vào quản lý hành chính nội bộ của các cơ quan, đơn vị: Hệ cơ sở dữ liệu đóng rất khó sử dụng khi kết nối qua mạng nội bộ để lưu trữ dữ liệu tập trung và khả năng kế thừa, tích hợp dữ liệu. Hệ thống menu rất hạn chế, không linh hoạt, không có tính năng phân quyền, quản lý để hỗ trợ ban hành văn bản. (2). Phần mềm ứng dụng Office 365 Office 365 là dịch vụ “Điện toán đám mây” do Microsoft cung cấp; đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi quy mô; là giải pháp cung cấp tài nguyên CNTT phục vụ cho cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp dưới dạng thuê bao hàng năm. Office 365 mang lại cho doanh nghiệp một Hệ thống thông tin được quản lý theo chế độ thời gian thực, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể tìm kiếm và khai thác thông 3
  12. tin nhanh chóng, kịp thời ra quyết định nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh, vượt qua các thách thức và khó khăn trong bối cảnh kinh tế hiện nay. Hình 2. Ứng dụng Office 365 Hạn chế của ứng dụng này là quá phụ thuộc vào mạng internet, nếu hệ thống mạng có vấn đề thì công cụ này sẽ bị ảnh hưởng rất lớn đến ứng dụng công việc. (3). Ứng dụng google Docs Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google, gồm ba bộ ứng dụng: soạn thảo văn bảo, soạn thảo bản tính và soạn thảo trình chiếu. Cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người. Google Docs đã kết hợp các tính năng của hai dịch vụ Writely và Spreadsheets thành một sản phẩm vào tháng 10 năm 2006. Về mặt bản chất, tất cả chúng ta đều biết rằng Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Bất kỳ văn bản tài liệu hoặc trình chiếu nào được tạo bằng Google Docs (hoặc chuyển định dạng thành Doc) đều được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Google bằng tài khoản của người sử dụng và cho phép người dùng có thể lưu trữ tới 1GB các định dạng dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí và lưu lượng thực sự Google hỗ trợ người dùng còn lên tới 10GB (có bao gồm các dịch vụ trực tuyến có trả phí). Không thể phủ nhận tính hữu ích của ứng dụng Google Docs nhưng công cụ này chỉ phù hợp cho việc triển khai sử dụng và chia sẻ các văn bản chung, chưa đáp ứng các yêu cầu thực tế về hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản hành chính của Trường. 4
  13. Hình 3. Ứng dụng soạn thảo văn bản GoogleDocs 3. Tính cấp thiết của đề tài Xuất phát từ các hạn chế trong thực tế, từ việc soạn thảo nội dung và trình bày thể thức văn bản không đúng với quy định của nhiều cán bộ, viên chức trong Trường. Bộ phận hành chính của trường thường xuyên ban hành các văn bản nội bộ trong quá trình thực hiện công việc quản lý và điều hành của Nhà trường; Cần có công cụ hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nội bộ của trường nhằm chuẩn hóa văn bản và thực hiện công tác quản lý hành chính một cách nhanh chóng, khoa học; Đảm bảo việc lưu trữ văn bản đã soạn thảo qua hệ thống để phục tra cứu, thống kê và quản lý công văn đi và đến về sau. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nói trên, nhóm chúng tôi đề xuất chọn đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở do Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin quản lý như sau: “Xây dựng công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của Trường CĐ CNTT” 4. Mục đích của đề tài Ứng dụng công cụ tin học để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng. Các mục tiêu cụ thể: - Hỗ trợ biểu mẫu văn bản hành chính giúp cho việc soạn thảo, ban hành văn bản nhanh chóng, chính xác và đúng quy định; 5
  14. - Triển khai ứng dụng trực tuyến trong hệ thống mạng nội bộ của Trường. - Tổng hợp, lưu trữ cơ sở dữ liệu và kế thừa các văn bản hành chính của trường để tra cứu, thống kê dễ dàng, thuận tiện; 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu - Văn bản hành chính nội bộ thuộc Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. - Quy trình nghiệp vụ xử lý và soạn thảo văn bản hành chính của Trường. - Công cụ tin học hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản. 5.2. Phạm vi nghiên cứu - Quy định về thể thức văn bản và quy trình ban hành văn bản hành chính ứng dụng triển khai tại các đơn vị thuôc Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. - Cho phép tra cứu dữ liệu văn bản thông qua mạng Internet. 6. Nội dung nghiên cứu 6.1. Nghiên cứu lý thuyết - Tìm hiểu các quy định về thể thức ban hành văn bản hành chính - Nghiên cứu phương thức truy xuất dữ liệu và ứng dụng dịch vụ Web - Kỹ thuật lập trình hướng đối tượng trên nền tảng .NET, nguôn ngữ VB.NET 6.2. Nghiên cứu thực nghiệm - Lựa chọn các biểu mẫu văn bản hành chính đúng quy định được sử dụng thông dụng trong quá trình quản lý, điều hành của Nhà trường. - Phân tích, đánh giá quy trình nghiệp vụ soạn thảo,ba n hành văn bản hành chính. - Lập trình ứng dụng và truy xuất dữ liệu hướng web trên môi trường .NET. - Cài đặt và kiểm thử phần mềm 6
  15. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin (CĐ CNTT) được thành lập theo Quyết định số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Trường chính thức đi vào hoạt động và tuyển sinh khóa đầu tiên từ năm 2006. Trường CĐ CNTT có chức năng đào tạo nhân lực trình độ cao đẳng và nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin. Từ ngày thành lập đến nay, Trường đã không ngừng mở rộng quy mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế và quan hệ doanh nghiệp, tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao năng lực đội ngũ, trao đổi giảng viên, đổi mới chương trình, nội dung và phương pháp dạy - học. Trãi qua 10 năm hình thành và phát triển được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo ngành, địa phương cùng sự nỗ lực không ngừng của cán bộ, giảng viên, sinh viên, Nhà trường đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ, đã chắp cánh ước mơ cho nhiều thế hệ sinh viên, cung cấp cho đất nước nguồn nhân lực chất lượng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, xã hội khu vực miền Trung - Tây Nguyên. Hình 4. Hình ảnh website đại diện của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 7
  16. 1.1.2. Sứ mệnh và định hướng phát triển. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng có sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin và ứng dụng trong các lĩnh vực; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của khu vực Miền Trung - Tây Nguyên và cả nước. Toàn thể cán bộ, viên chức và học sinh, sinh viên Trường CĐ CNTT quyết tâm thực hiện mục tiêu xây dựng Nhà trường thành cơ sở giáo dục uy tín, hướng đến thành lập Trường Đại học Công nghệ Thông tin & Truyền thông thuộc Đại học Đà Nẵng. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Hình 5. Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ CNTT 1.1.4. Bộ máy nhân sự của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - ĐHĐN Hiện nay Trường CĐ CNTT có 04 phòng chức năng, 02 Khoa chuyên ngành và 02 tổ trực thuộc với tổng số CBVC là 90 người. Quy mô đào tạo của Trường hiện tại có tổng cộng cho hơn 1.430 sinh viên với 11 chuyên ngành đào tạo. 8
  17. 1.2. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG CĐ CNTT 1.2.1. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản hành chính Văn bản hành chính Nhà nước là một khái niệm không thể thiếu trong hoạt động hành chính nói chung và hoạt động quản lý của cơ quan hành chính sự nghiệp giáo dục nói riêng. Hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với công tác soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đóng vai trò, ý nghĩa quan trọng, góp phần vào sự phát triển của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác soạn thảo văn bản hành chính được quan tâm đúng mức, sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động hành chính được thông suốt, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành trong trường học. Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước, Vì vậy công tác soạn thảo văn bản hành chính là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. 1.2.2. Đánh giá thực trạng về công tác soạn thảo văn bản hành chính Trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp phần tích cực vào việc đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt từ khi có thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo văn bản có phần đi vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và hạn chế trước đây. Trên thực tế có nhiều văn bản đã không phát huy hiệu quả hành chính trong quá trình triển khai, do việc soạn thảo không đảm bảo đúng thể thức trình bày và nội dung không phản ánh được mục đích sử dụng, gây ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành của văn bản. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung không phù hợp, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác quản lý hành chính nói riêng của Trường. Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, mặt dù đã có một số quy định về văn bản hành chính và có rất nhiều biểu mẫu, cũng như sự hỗ trợ của nhiều công cụ, thiết 9
  18. bị hiện đại trong công tác văn phòng, nhưng rất nhiều các văn bản hành chính và cá nhân của các CBVC, nhân viên trong trường đã không tuân thủ đúng các quy định về thể thức, văn phong và ngôn ngữ diễn đạt còn nhiều hạn chế. Từ việc xác định thể loại văn bản cần triển khai đến việc trích yếu các quy định làm căn cứ không phù hợp với nội dung cần truyền đạt bằng văn bản, sử dụng các từ viết tắt, viết hoa tùy tiện không nhất quán và không theo quy tắt chính tả, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác, khó hiểu cho người đọc dẫn đến hạn chế trong công tác quản lý hành chính. Nguyên nhân: Nguyên nhân của việc hạn chế trong cách trình bày văn bản có thể do nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan, nhưng nhìn chung có các nguyên nhân cơ bản sau: Trước hết bắt nguồn từ trình độ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư có vai trò trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu ban hành. Cho nên văn bản trình bày chưa đúng thể thức mà ban hành là trách nhiệm thuộc về cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư chưa làm tốt trách nhiệm của mình còn phụ thuộc vào trình độ hiểu biết và quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. Nguyên nhân tiếp theo là do việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa có quy trình hợp lý. Có nhiều cơ quan Thủ trưởng soạn thảo văn bản xong rồi tự in ra, sau đó giao cho cán bộ văn thư đóng dấu ban hành hoặc có nơi cán bộ văn thư xem văn bản thấy lãnh đạo trình bày chưa đúng thể thức nhưng không dám góp ý sửa lại. Tình trạng soạn thảo văn bản chưa đúng thể thức kéo dài đến nay còn phải nói đến nguyên nhân chưa có cơ chế xử lý văn bản trình bày sai thể thức. Các văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức thì cấp dưới cũng không dám góp ý cho cấp trên. Nếu như cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức văn bản thì cấp trên cũng không có quy định để xử lý. Chính vì vậy mà việc trình bày sai về thể thức kéo dài đến nay vẫn chưa được khắc phục. 1.2.3. Một số giải pháp cải thiện công tác soạn thảo văn bản Để đánh giá một văn bản quản lý hành chính nhà nước có đảm bảo chất lượng, hiệu quả hay không, cần phải xác thông qua một số tiêu chí cơ bản như: văn bản phải được phản ánh đúng nhiệm vụ chính trị của đơn vị; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn thông qua phạm vi áp dụng; phù hợp với đối tượng cần điều 10
  19. chỉnh. Việc soạn thảo và quản lý văn bản đóng vai trò, ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan quản lý nhà nước trong phạm vi Trường học. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Nhà Trường. 1.2.3.1. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Hệ thống văn bản hành chính là rất đa dạng và phong phú, mỗi thể loại văn bản được áp dụng phù hợp ở các lĩnh vực hoạt động khác nhau và phảo tuân thủ các quy định về thể thức, biểu mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước. Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi các bộ phận trong toàn trường phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Nhà trường cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Một số biểu mẫu văn bản hành chính thông dụng được sử dụng thường xuyên tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin bao gồm có văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường: Với các văn bản hành chính cá biệt như: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị và văn bản hành chính thông thường mà Nhà trường thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản (giới thiệu ở Phụ lục 1). Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. 1.2.3.2. Tuân thủ các nguyên tắt về nội dung văn bản Nội dung của văn bản có vai trò quyết định tính hiệu quả của văn bản, yếu tố nội dung là phần cốt lõi, thể hiện bản chất của một văn bản hành chính. Một văn bản tốt phải đảm bảo về văn phong, cấu trúc và Các tiêu chí yêu cầu: a) Tính mục đích Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách các cấp uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định. Vì vậy, cần 11
  20. nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hoá chính sách thành pháp luật. Công tác này đòi hỏi giải quyết hợp lý các quan hệ giữa Đảng và Nhà nước, giữa tập thể và cá nhân, giữa cấp trên với cấp dưới, phải đảm bảo công tác bảo mật. b) Tính khoa học Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo: có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, chức năng thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Thông tin văn bản không những phải được truyền đạt rõ ràng, nhanh chóng và đúng đối tượng. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác, và cập nhật. Bảo đảm sự lô gích về nội dung: sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong một văn bản cần khai triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính-công vụ chuẩn mực. Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông. Đảm bảo tính hệ thống của văn bản (tính thống nhất). Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao. Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp. c) Tính công quyền Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản còn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm 12
  21. quyền được pháp luật quy định. Trường hợp chủ thể nào đó ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản còn cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. d) Tính đại chúng Đối tượng áp dụng và thi hành của văn bản là cán bộ lãnh đạo, cán bộ viên chức và người lao động có trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp và phải đảmt bảo tính chặt chẽ, khoa học của văn bản. Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng cần tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản; sử dụng ngôn ngữ phổ thông đại chúng trong trình bày nội dung văn bản, tránh lạm dụng các thuật ngữ hành chính-công vụ chuyên môn sâu. e) Tính khả thi của văn bản Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Được biết, việc xác định đúng những nội dung cần thiết của văn bản sẽ góp phần thúc đẩy phát triển của xã hội, của nền kinh tế quốc dân. Tuy nhiên, pháp luật không được cao hơn thực trạng nền kinh tế. Pháp luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi nó không vượt quá khả năng kinh tế. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "không có tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước. Chính vì thế nội dung của văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế, cũng như toàn bộ xã hội vận động theo đúng các quy luật khách quan. Từ yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó; Đồng thời, phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. 13
  22. 1.2.3.3. Những yêu cầu về thể thức văn bản Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa. Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản. Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, các câu và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn bản. Là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống, văn bản quản lý nhà nước cần phải được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt để có thể tách biệt được chúng khỏi những văn bản thông thường khác. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng. Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước, do đó nó cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức. Các yếu tố thể thức văn bản (1) Quốc hiệu - Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (2) Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Tên cơ quan được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản, được trình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơ quan, không 14
  23. viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới có một gạch dài. Trong trường hợp có đề tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản thì chỉ đề tên cơ quan cấp trên trực tiếp bằng chữ thường ở dòng trên, còn tên cơ quan ban hành viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới. (3) Số và ký hiệu Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Tuỳ theo tính chất của văn bản và khối lượng ban hành của mỗi cơ quan, tổ chức mà có thể đánh số cho thích hợp: riêng cho từng loại hoặc tổng hợp theo từng cụm văn bản. Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi một dấu gạch chéo (4) Địa danh, ngày tháng Địa danh Địa danh là địa điểm đặt trụ sở cơ quan ban hành, giúp cho nơi nhận văn bản theo dõi được địa điểm cơ quan ban hành nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi và theo dõi được thời gian ban hành. Ngày tháng Ngày tháng là ngày văn bản được thông qua (đối với văn bản của tập thể) hoặc thời điểm ký ban hành, do người ký điền vào. Ngày tháng được viết ngay dưới quốc hiệu, đầy đủ các chữ " , ngày tháng . năm ", những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước, không dùng các dấu chấm (.), dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo (/), v.v để thay thế cho các từ “ngày tháng năm “. (5) Tên loại văn bản hoặc Nơi đề gửi a) Tên loại Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại. Không dùng những tên loại văn bản mà pháp luật không quy định (như: sắc lệnh, bố cáo, thông tri ). Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang giấy bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng. Đối với một số loại văn bản tên loại còn thông thường đi kèm với thẩm quyền ban hành (ví dụ: quyết định của uỷ ban nhân dân; chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, v.v ) 15
  24. b) Nơi đề gửi Đây là yêu tố đặc thù của công văn. Tuy nhiên, một số văn bản khác như tờ trình, phiếu trình, phiếu gửi, giấy mời, giấy giới thiệu, v.v cũng có yếu tố này. Yếu tố này được bắt đầu bằng chữ “Kính gửi: “. (6) Trích yếu văn bản Là một câu ngắn gọn thể hiện tổng quát, chính xác nội dung chủ yếu của văn bản, giúp cho xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, thuận tiện vào sổ và theo dõi giải quyết công việc, tra tìm khi cần thiết. Đó cũng chính là chủ đề nội dung của văn bản. Yếu tố này được ghi phía dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường (có thể in chữ đậm). Đối với công văn trích yếu được ghi bên dưới số và ký hiệu (không in đậm). (7) Căn cứ ban hành văn bản Đây là yếu tố thường có đối với văn bản đưa ra quyết định quản lý. Chỉ nêu những căn cứ trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản. Đó là những căn cứ pháp lý (theo quy định của văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn nào), căn cứ thẩm quyền (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản), lý do ban hành (nhằm giải quyết vấn đề gì, theo đề nghị của cấp nào, cơ quan nào. Đối với văn bản được diễn đạt theo lối văn "điều khoản" phần này được trình bày tách biệt, sau hết mỗi căn cứ là dấu chấm phảy (;), hết căn cứ cuối cùng là dấu phảy (,). Đối với những văn bản được viết theo kiểu "văn xuôi pháp luật" thì phần căn cứ, thông thường, có thể được viết liền mạch vào phần nội dung, hoặc cũng có thể để viết tương tự như đối với các loại văn bản viết theo văn điều khoản. (8) Loại hình quyết định Loại hình quyết định phù hợp với tên loại văn bản, có thể được trình bày tách biệt (nghị quyết, nghị định, quyết định, ) hoặc liền vào yếu tố căn cứ ban hành. (9) Nội dung điều chỉnh Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tuỳ theo nội dung của từng loại văn bản mà phần này có thể được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn xuôi pháp luật". Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản. Trong việc áp 16
  25. dụng văn điều khoản nếu số lượng các điều khoản lớn thì phần nội dung được chia thành: Phần (đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã: I, II, III, IV, ) Chương ( - chữ số La Mã) Mục ( - chữ cái in hoa: A, B, C, ) Điều ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, ) Khoản ( - chữ số ảrập: 1, 2, 3, ) Điểm ( - chữ cái thường: a, b, c, ) Tiết ( - ) (10) Điều khoản thi hành Thông thường, các văn bản đưa ra quyết định quản lý đều có những điều khoản cuối cùng hay còn gọi là điều khoản thi hành, trong đó nêu rõ: - Hiệu lực của văn bản: Nêu thời điểm bắt đầu hoặc giới hạn thời gian văn bản có hiệu lực thi hành. - Xử lý văn bản cũ: Cần nêu rõ, cụ thể những văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ toàn bộ hay một phần; trong trường hợp cần thiết có thể ban hành kèm theo danh mục các văn bản hay điều khoản bị bãi bỏ. - Các chủ thể có liên quan: Nêu những đối tượng chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện, phối hợp, v.v đối với văn bản được ban hành. (11) Thẩm quyền ký Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký. Trong trường hợp văn bản do tập thể thông qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt). Trong trường hợp cấp phó được ký về những việc đã phân công thì trước chức vụ đề K.T (ký thay). Ngoài ra tuỳ theo trường hợp văn bản có thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền). Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất; không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký. Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm. Nếu văn bản có nhiều trang toàn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng. 17
  26. (12) Con dấu hợp pháp Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký. Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ. Không đóng dấu không chỉ. Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản. Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại góc bên phải đối với văn bản một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai góc đối với văn bản liên tịch, trong đó vị trí của cơ quan chủ trì soạn thảo ở góc trên bên phải. (13) Nơi nhận Trong mục này ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc nói đến trong văn bản. Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc trái văn bản, nội dung bao gồm các nhóm đối tượng như sau: - Để báo cáo: là các cơ quan có quyền giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản mà cơ quan này phải gửi tới để báo cáo công tác. - Để thi hành: các cơ quan, tổ chức và cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp. - Để phối hợp: các đối tượng cần nhận văn bản để có sự phối hợp hoạt động, thông thường là các cơ quan kiểm sát, xét xử cùng cấp. - Lưu: bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ văn bản của cơ quan ban hành. Nơi nhận cần được ghi rõ ràng, đúng đối tượng, ngắn gọn và hợp lý. Không viết vào văn bản mục đích của việc ghi (để báo cáo, để thi hành ). 1.2.3.4. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính Trong môi trường hoạt động giáo dục nói chung và quản lý nhà trường nói riêng thường sử dụng văn bản hành chính thông thường để giải quyết các công việc liên quan đến mảng công tác được áp dụng theo quy định quản lý nhà nước về hoạt động đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý tài chính và cơ sở vật chất và các hoạt động hợp tác, quan hệ với các đối tác khác Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Nhà trường là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt hoạt động. Trách nhiệm của Phòng Tổ chức – Hành chính có kế hoạch xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản dựa trên yêu cầu thực tế của Nhà trường. Gồm các bước cơ bản như sau: 18
  27. Bước 1: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: - Xác định công việc, phân công soạn thảo. - Xác định mục đích ban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng văn bản. - Xác định tên, loại văn bản. - Thu thập và xử lý thông tin. Bước 2: Triển khai soạn thảo văn bản: - Xác định vấn đề trọng tâm để xây dựng đề cương. - Xác định mục đích và giới hạn của văn bản. - Xây dựng cấu trúc các phần mục văn bản. - Triển khai, liên kết ý và ngôn ngữ hóa văn bản. - Kiểm tra, hoàn thiện nội dung và thể thức văn bản. Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản: - Xác định thẩm quyền duyệt thông qua và ký văn bản. - Trình bản dự thảo và giải trình căn cứ liên quan. - Thẩm định văn bản (nếu có). - Trình ký chính thức văn bản. Bước 4: Ban hành văn bản: - Kiểm tra lại tổng thể vào số văn bản - Lưu dữ liệu vào hệ thống và ban hành văn bản. - Nhân bản và đóng dấu và phát hành theo quy định. 1.2.3.5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quá trình soạn thảo và ban hành văn bản Việc ứng dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản dựa trên các biểu mẫu quy định theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ để tạo ra các văn bản chuẩn hóa về thể thức và chính xác về nội dung là giải pháp thiết thực giúp cải thiện chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hành chính tại Trường. Xây dựng hệ thống hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính còn tạo ra hệ cơ sở dữ liệu kế thừa cung cấp biểu mẫu thống nhất, phục vụ tra cứu, thống kê dễ dàng qua hệ thống mạng nội bộ, từ đó tích hợp với các ứng dụng hỗ trợ hành chính khác để tạo ra môi trường hoạt động quản lý hành chính hiệu quả tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng. 19
  28. CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. PHÁT TRIỂN CÁC MÔ HÌNH ỨNG DỤNG 2.1.1. Mô hình Client/Server truyền thống Client/Server là một mô hình truyền thống của mạng máy tính, được áp dụng rất rộng rãi trên thực tế, đặc biệt là mô hình cơ sở thực hiện chuyển tải thông tin, dữ liệu trong môi trường web. Cơ chế thực hiện của mô hình này rất đơn giản: máy khách (người dùng dịch vụ) gửi một yêu cầu (request) đến máy chủ (máy cung ứng dịch vụ), máy chủ sẽ xử lý và trả kết quả (dữ liệu) về cho máy khách. 2.1.1.1. Chương trình Web Client/Server Thuật ngữ server được dùng cho những chương trình thi hành như một dịch vụ trên toàn mạng. Các chương trình server này chấp nhận tất cả các yêu cầu hợp lệ đến từ mọi nơi trên mạng, sau đó nó thi hành dịch vụ và trả kết quả về máy yêu cầu. Một chương trình được coi là client khi nó gửi các yêu cầu tới máy có chương trình server và chờ đợi câu trả lời từ server. Chương trình server và client giao tiếp với nhau bằng các thông điệp (messages) thông qua một cổng truyền thông liên tác IPC (Interprocess Communication). Chương trình Client/Server giao tiếp được với nhau thông qua các chuẩn thống nhất trong môi trường mạng (gọi là chuẩn giao thức), trong đó bộ giao thức chính là TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Chuẩn giao thức TCP/IP hỗ trợ Thực tế thì mô hình client/server là sự mở rộng tự nhiên và tiện lợi cho truyền thông liên tiến trình trên các máy tính cá nhân. Mô hình này cho phép xây dựng các chương trình client/server một cách dễ dàng và sử dụng chúng để liên tác với nhau để đạt hiệu quả hơn. Sự thuận lợi của phương pháp này là nó có thể làm việc trên bất cứ một mạng máy tính nào có hỗ trợ giao thức truyền thông chuẩn cụ thể ở đây là giao thức TCP/IP. Với các giao thức chuẩn này cũng giúp cho các nhà sản xuất có thể tích hợp nhiều sản phẩm khác nhau của họ lên mạng mà không gặp phải khó khăn gì. Với các chuẩn này thì các chương trình server cho một dịch vụ nào đấy có thể thi hành trên một hệ thống chia sẻ thời gian (timesharing system) với nhiều chương trình và dịch vụ khác hoặc nó có thể chạy trên chính một máy tính các nhân bình thường. Có thể có nhiều chương server cùng làm một dịch vụ, chúng có thể nằm trên nhiều máy tính hoặc một máy tính. Mô hình client/server cung cấp một nền tảng lý tưởng cho phép tích hợp các kỹ thuật hiện đại như mô hình thiết kế hướng đối tượng, hệ chuyên gia, hệ thông tin địa lý 20
  29. Một trong những vấn đề nảy sinh trong mô hình này đó là tính an toàn và bảo mật thông tin trên mạng. Do phải trao đổi dữ liệu giữa 2 máy ở 2 khu vực khác nhau cho nên dễ dàng xảy ra hiện tượng thông tin truyền trên mạng bị lộ. Thực tế trong các ứng dụng của mô hình client/server, các chức năng hoạt động chính là sự kết hợp giữa client và server với sự chia sẻ tài nguyên, dữ liệu trên cả 2 máy Vai trò của client Trong mô hình client/server, client được coi như là người sử dụng các dịch vụ trên mạng do một hoặc nhiều máy chủ cung cấp và server được coi như là người cung cấp dịch vụ để trả lời các yêu cầu của các clients. Điều quan trọng là phải hiểu được vai trò hoạt động của nó trong một mô hình cụ thể, một máy client trong mô hình này lại có thể là server trong một mô hình khác. Tính đa nhiệm đảm bảo một tiến trình không sử dụng toàn bộ tài nguyên hệ thống. Vai trò của server. Như chúng ta đã bàn ở trên, server như là một nhà cung cấp dịch vụ cho các clients yêu cầu tới khi cần, các dịch vụ như cơ sở dữ liệu, in ấn, truyền file, hệ thống Các ứng dụng server cung cấp các dịch vụ mang tính chức năng để hỗ trợ cho các hoạt động trên các máy clients có hiệu quả hơn. Sự hỗ trợ của các dịch vụ này có thể là toàn bộ hoặc chỉ một phần thông qua IPC. Để đảm bảo tính an toàn trên mạng cho nên server này còn có vai trò như là một nhà quản lý toàn bộ quyền truy cập dữ liệu của các máy clients, nói cách khác đó là vai trò quản trị mạng. Có rất nhiều cách thức hiện nay nhằm quản trị có hiệu quả, một trong những cách đang được sử dụng đó là dùng tên Login và mật khẩu 2.1.1.2. Cấu hình dữ liệu Client/Server truyền thống Nhìn chung mọi ứng dụng cơ sở dữ liệu đều bao gồm các phần: - Thành phần xử lý ứng dụng (Application processing components) - Thành phần phần mềm cơ sở dữ liệu (Database software componets) Hình 6. Mô hình Client/Server truyền thống - Bản thân cơ sở dữ liệu (The database itself) 5 mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính Client/Server: - Mô hình cơ sở dữ liệu tập trung (Centralized database model) - Mô hình cơ sở dữ liệu theo kiểu file - server (File - server database model) 21
  30. - Mô hình xử lý từng phần cơ sở dữ liệu (Database extract processing model) - Mô hình cơ sở dữ liệu Client/Server (Client/Server database model) - Mô hình cơ sở dữ liệu phân tán (Distributed database model) 2.1.2. Kiến trúc Client/Server 2 tầng (two-tier Client/Server) Kiến trúc client/server 2 tầng là kiến trúc đơn giản nhất, được ứng dụng cho nhiều mô hình phần mềm truyền thống. Một ứng dụng hai tầng cung cấp nhiều trạm làm việc với một tầng trình diễn thống nhất, tầng này truyền tin với tầng lưu trữ dữ liệu tập trung. Tầng trình diễn thông thường là client, và tầng lưu trữ dữ liệu là server. Trong ứng dụng hai tầng truyền thống, khối lượng công việc xử lý phần lớn được dành cho phía client trong khi server chỉ đơn giản đóng vai trò như là chương trình kiểm soát luồng vào ra giữa các ứng dụng và điều khiển dữ liệu. Kết quả là không chỉ hiệu năng của ứng dụng bị giảm đi do tài nguyên hạn chế của máy trạm, mà khối lượng dữ liệu truyền đi trên mạng cũng tăng theo. Khi toàn bộ ứng dụng được xử lý trên một máy trạm, ứng dụng bắt buộc phải được cung cấp nhiều dữ liệu trước khi có thể đưa ra bất kỳ kết quả xử lý nào cho người dùng. Điều này có nghĩa là nó sẽ làm giảm hiệu năng của mạng. Một vấn đề thường gặp khác đối với ứng dụng hai tầng là vấn đề bảo trì. Chỉ cần một thay đổi nhỏ đối với ứng dụng đồng nghĩa với việc phải thay đổi lại toàn bộ ứng dụng client và server. *Ưu điểm: Đảm bảo nhất quán dữ liệu, lưu trữ tập trung, chia sẻ cho nhiều người dùng đồng thời. * Nhược điểm - Các xử lý tra cứu và cập nhật dữ liệu phần lớn được thực hiện ở Client. - Khó khăn trong việc bảo trì và nâng cấp. Hình 7. Mô hình kiến trúc Client/Server 2 tầng - Khối lượng dữ liệu truyền trên mạng lớn. - Khả năng bảo mật thấp, để bị tấn công do truy nhập trực tiếp 2.1.3. Kiến trúc Client/Server 3 tầng (three-tier Client/Server) Theo kiến trúc ba tầng, một ứng dụng được chia thành ba tầng tách biệt nhau về mặt logic. Tầng đầu tiên là tầng trình diễn thường bao gồm các giao diện đồ họa, có nhiệm vụ nhận dữ liệu và định dạng nó để hiển thị . Tầng thứ hai, còn được gọi là tầng trung gian hay tầng tác nghiệp. Và tầng thứ ba là tầng chứa dữ liệu cần cho ứng dụng. 22
  31. Về cơ bản tầng thứ 3 là chương trình thực hiện các lời gọi hàm để tìm kiếm dữ liệu cần thiết. Sự tách biệt giữa chức năng xử lý với giao diện đã tạo nên sự linh hoạt cho việc thiết kế ứng dụng làm trung gian chuyển yêu cầu từ tầng trình diễn ứng dụng đến tầng quản lý cơ sở dữ liệu nhờ việc khởi tạo, đóng mở và giải phóng các socket. Nhiều giao diện người dùng được xây dựng và triển khai mà không làm thay đổi logic ứng dụng. Tầng thứ ba chứa dữ liệu cần thiết cho ứng dụng, tất cả nguồn thông tin dữ liệu như cơ sở dữ liệu như Oracale, SQL Server hoặc tài liệu XML được tập trung tại máy chủ trung tâm. * Ưu điểm - Hỗ trợ nhiều người dùng chung - Giảm bớt lưu lượng xử lý cho Client, không yêu cầu máy tính Client có cấu hình mạnh. - Xử lý và cập nhật dữ liệu tập trung tại Application Server; dễ quản lý và bảo trì. - Xử lý truy cập và quản lý dữ liệu tập trung tại Database Server. * Nhược điểm Hình 8. Mô hình kiến trúc Client/Server 3 tầng - Phải sử dụng thêm một Application Server . - Phụ thuộc vào đường truyền kết nối Internet. 2.2. KIẾN TRÚC .NET 2.2.1. Sơ lược về .NET Kiến trúc .NET được giới thiệu bởi Microsoft, phát triển thành sản phẩm thương mại chính của Microsoft từ các hệ điều hành (OS) Windows 2000 về sau, đây là bước phát triển mang tính đột phá Hình 9. Các thành phần cơ bản của .NET của Microsoft. .NET là tầng trung gian thiết lập các ứng dụng cơ sở (Applications basic) làm nền tảng cho việc phát triển các ứng dụng đa ngôn ngữ dựa trên công nghệ Microsoft. .NET cung cấp mọi dịch vụ cơ bản cho phép tạo ra, nạp và truy xuất lên thiết bị (.NET Devices), 23
  32. 2.2.2. .NET Servers Mục tiêu chính của .NET là giúp ta giảm thiểu tối đa công việc thiết kế hệ thống công nghệ thông tin phân tán (distributed system). Đa số công việc lập trình phức tạp đòi hỏi đều được thực hiện trước ở hậu trường (back end) trong các gói thư viện tích hợp sẵn ở hệ điều hành để cung cấp dịch vụ. Microsoft đã đáp ứng với bộ sưu tập .NET Enterprise Servers, bộ này chuyên dùng và hỗ trợ mọi đặc tính (features) cần thiết cho một hệ thống công nghệ thông tin phân tán. 2.2.3. .NET Framework Một trong những thành phần quan trọng của .NET là .NET Framework. Đây là nền tảng cho mọi công cụ phát triển các ứng dụng (application) .NET .NET Framework bao gồm: - Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment) - Bộ sưu tập nền các loại đối tượng (a set of foundation classes) Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment) hoạt động giống như hệ điều hành cung cấp các dịch vụ trung gian giữa ứng dụng (application) và các thành phần phức tạp của hệ thống. Bộ sưu tập nền các loại đối tượng (a set of foundation classes) bao gồm một số lớn các công dụng đã soạn và kiểm tra trước, như: giao dịch với hệ thống tập tin (file system access) hay các giao thức về mạng (Internet protocols), nhằm giảm thiểu gánh nặng lập trình cho các chuyên gia công nghệ thông tin. Do đó, việc tìm hiểu .NET Framework giúp ta lập trình dễ dàng hơn vì hầu như mọi công dụng đều đã được hỗ trợ. .NET Framework: là phần cốt lõi của kiến trúc .NET hoạt động gắn chặt với hệ điều hành. Nó cung cấp môi trường để thực thi các ứng dụng .NET. Framework tương tự như mô hình máy ảo Java (Java Virtual Machine - JVM và Java Runtime Environment - JRE). Các thành phần cơ bản của .NET Framework: . Môi trường thực thi chung cho các mã chương trình .NET: CLR. . Bộ biên dịch tức thời: Just in time IL compiler. . Các thư viện chuẩn của hệ điều hành: Base Classes. . Các giao diện đối tượng thành phần COM+. Các thành phần chính của Microsoft.NET Framework. 24
  33. Hình 10. Các thành phần chính của Microsoft.NET Framework NET application được chia ra làm hai loại: cho Internet gọi là ASP.NET, gồm có Web Forms và Web Services; Và cho desktop gọi là Windows Forms. 2.3. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER 2.3.1. Giới thiệu SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System - RDBMS) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy khách (Client) và máy chủ SQL Server. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS. SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn kết nối đến cơ sở dữ liệu, đến các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server 2.3.2. Các thành phần quan trọng trong SQL Server SQL Server được cấu tạo bởi nhiều thành phần như Relational Database Engine, Analysis Service và English Query Các thành phần này khi phối hợp với nhau tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh giúp cho việc lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. 2.3.2.1. Relational Database Engine - Lõi của SQL Server: Ðây là một engine có khả năng chứa data ở các quy mô khác nhau dưới dạng table và hỗ trợ tất cả các kiểu kết nối (data connection) thông dụng của Microsoft như ActiveX Data Objects (ADO), OLE DB, and Open Database Connectivity (ODBC). Ngoài ra nó còn có khả năng tự điều chỉnh (tune up). 25
  34. 2.3.2.2. Replication - Cơ chế tạo bản sao (Replica) Giả sử ta có một database dùng để chứa dữ liệu được các ứng dụng thường xuyên cập nhật, và copy sang server khác để chạy báo cáo (report database - cách làm này thường dùng để tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc của server chính). Vấn đề là report server cũng cần phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo. Cơ chế replication của SQL Server sẽ được sử dụng để bảo đảm cho dữ liệu ở 2 database được đồng bộ (synchronized). 2.3.2.3. Data Transformation Service (DTS)-Dịch vụ chuyển dịch dữ liệu Trong các công ty lớn trong đó data được chứa trong nhiều nơi khác nhau và ở các dạng khác nhau cụ thể như chứa trong Oracle, DB2 (của IBM), SQL Server, Microsoft Access Chắc chắn rằng trong suốt quá trình vận hành hệ thống, sẽ có nhu cầu di chuyển dữ liệu giữa các server này (migrate hay transfer) và không chỉ di chuyển mà chúng ta còn muốn định dạng (format) nó trước khi lưu vào database khác, khi đó ta sẽ thấy DTS giúp chúng ta giải quyết công việc trên một cách dễ dàng. 2.3.2.4. Analysis Service - Dịch vụ phân tích dữ liệu Dữ liệu chứa trong database sẽ chẳng có ý nghĩa gì nhiều nếu như chúng ta không thể lấy được những thông tin (information) bổ ích từ đó. Do đó Microsoft cung cấp công cụ rất mạnh giúp cho việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả bằng cách dùng khái niệm hình khối nhiều chiều (multi-dimension cubes) và kỹ thuật "đào mỏ dữ liệu" (data mining). 2.3.2.5. Meta Data Servic Meta data là những thông tin mô tả về cấu trúc của dữ liệu trong database như dữ liệu thuộc loại nào String hay Integer , Dịch vụ này giúp cho việc lưu trữ, định dạng, điều chỉnh thông tin dữ liệu dễ dàng hơn. 2.4. DỊCH VỤ WEB (SERVICE IIS - Internet Information Service) 2.4.1. Giới thiệu IIS Microsoft Internet Information Services là dịch vụ dành cho máy chủ chạy trên nền Hệ điều hành Windows nhằm cung cấp và chuyển tải các thông tin lên mạng, nó bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau như Web Server, FTP Server, dịch vụ này hoạt động trong môi trường Internet/Intranet thông qua giao thức chuyển tải siêu văn bản - Hypertext Transport Protocol (HTTP). 26
  35. 2.4.2. Nhiệm vụ của IIS Nhiệm vụ của IIS là tiếp nhận yêu cầu của máy trạm và đáp ứng lại yêu cầu đó bằng cách gửi về máy trạm những thông tin mà máy trạm yêu cầu: - Hỗ trợ upload một website lên mạng Internet. - Tạo các giao dịch thương mại điện tử trên Internet (hiện các catalog và nhận được các đơn đặt hàng từ nguời tiêu dùng). - Chia sẻ tập tin dữ liệu thông qua giao thức FTP. - Cho phép người ở xa có thể truy xuất database của bạn (gọi là Database remote access). 2.4.3. Cơ chế hoạt động của IIS IIS sử dụng các giao thức mạng phổ biến là HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) và FPT (File Transfer Protocol) và một số giao thức khác như SMTP, POP3, để tiếp nhận yêu cầu và truyền tải thông tin trên mạng với các định dạng khác nhau. Một trong những dịch vụ phổ biến nhất của IIS mà chúng ta quan tâm là dịch vụ www (World Wide Web), nói tắt là dịch vụ Web. Dịch vụ Web sử dụng giao thức HTTP để tiếp nhận yêu cầu (Requests) của trình duyệt Web (Web browser) dưới dạng một địa chỉ URL (Uniform Resource Locator) của một trang Web và IIS phản hồi lại các yêu cầu bằng cách gửi về cho Web browser nội dung của trang Web tương ứng. 2.5. NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC.NET 2.5.1. Sơ lược về Visual Basic.NET Visual Basic.NET (VB.NET) là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con số không. Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nền Microsoft ’s .NET Framework. Do đó, nó cũng không phải là VB phiên bản 7, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại, không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề khúc mắc khi lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy ra bên trong hậu trường OS, Visual Basic.NET (VB.NET) giúp ta đối phó với các 27
  36. phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp. 2.5.2. Đặc tính của VB.NET 2.5.2.1. Tính kế thừa – Kế thừa là khả năng mà 01 lớp con được dẫn xuất có thể dẫn xuất các đặc tính được trích ra từ 1 lớp cha khác có sẵn. – Lớp con có thể override – tức là viết lại 1 phương thức nào đó từ lớp cha để thực hiện thêm 1 số chức năng khác (2 phương thức có cùng tên). Trong VB. NET, để khai báo 1 lớp kế thừa từ lớp khác, ta sử dụng từ khóa là “ Inherits”. Trong đó Subclass là class con của class Parent. Mặc định tất cả các lớp được tạo ra trong VB. NET thì đều có thể được dẫn xuất. 2.5.2.2. Bộ khởi tạo và bộ đóng – Bộ khởi tạo: là một phương thức đặc biệt mà được triệu gọi khi có 1 thể hiện mới của 1 lớp được tạo ra, bộ khởi tạo dùng để tạo mới đối tượng của một lớp. – Bộ đóng: là phương thức ngược lại với bộ khởi tạo, được triệu gọi khi 1 đối tượng của 1 lớp được xóa bỏ khỏi bộ nhớ. 2.5.2.3. Overloading Overloading là sự cho phép nhiều phương thức trong một lớp có cùng tên nhưng khác tham số, nghĩa là ta có thể tạo một phương thức nhưng có nhiều công dụng khác nhau, thực hiện nhiệm vụ khác nhau, nhưng bắt buộc các phương thức này phải khác tham số được truyền vào. Ví dụ sau sẽ cho thấy rõ hơn về Overloading trong vb.net. Trong ví dụ trên, hàm Overload ở đây là hàm Fn1, các tham số truyền vào giữa 2 hàm là khác nhau và thực hiện những nhiệm vụ khác nhau 2.5.2.4. Overriding Overriding là sự cho phép 1 lớp con có thể viết lại các thuộc tính, phương thức của lớp cha mà nó kế thừa với cùng tên phương thức đó. Như vậy mặc dù được kế thừa từ lớp cha nhưng lớp con hoàn toàn có thể phát triển theo hướng của riêng nó chứ 28
  37. không phụ thuộc hoàn toàn vào lớp cha đã được định nghĩa. Có một điều cần chú ý là một phương thức chỉ có thể được Override khi nó được khai báo với từ khóa là Overridable trong lớp cha của nó. Với khai báo Overridable, phương thức Fn() có thể được Override ở lớp con của lớp này. 2.5.2.5. Xử lý ngoại lệ Ngoại lệ (exception) là các lỗi mà có thể được sinh ra khi chương trình đang chạy. Lỗi này xảy ra thường khó phát hiện vì nó không xảy ra do lỗi cú pháp, mà do sự sai lệch về mặt ý nghĩa của chương trình. Để chương trình có khả năng xử lý được các lỗi loại này, VB .NET hỗ trợ cấu trúc xử lý các ngoại lệ mà trong đó chủ yếu là xử lý các đoạn code có khả năng xảy ra lỗi. Tuy nhiên trong quá trình debug, có thể xử lý exception nhiều khi lại có thể gây khó khăn để tìm ra lỗi (vì lỗi được bắt và bắn ra exception rồi), exception chỉ trợ giúp hiển thị thông báo, nhảy sang một hàm xử lý khác khi gặp lỗi mà lỗi này không phải do code gây nên. Exception thường được bắt (catch) thông qua cú pháp try catch của vb.net 2.5.2.6. Đa luồng Với những ứng dụng đơn giản thì có thể phát triển theo cách của riêng sẽ là hợp lý nhất và tối ưu nhất, tuy nhiên với những ứng dụng phức tạp thì VB.NET cũng hỗ trợ xử lý theo các luồng khác nhau nhằm tận dụng tối đa hiệu năng của các loại cpu đa nhân. 29
  38. 2.6. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ UML (Unifield Modeling Language) 2.6.1. Định nghĩa UML UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất để biểu diễn mô hình theo hướng đối tượng sử dụng để thiết kế các hệ thống thông tin một cách nhanh chóng. 2.6.2. Các thành phần cơ bản của ngôn ngữ UML: Hướng nhìn (view): Hướng nhìn chỉ ra những khía cạnh khác nhau của hệ thống cần phải được mô hình hóa. Một hướng nhìn không phải là một bản vẽ, mà là một sự trừu tượng hóa bao gồm một loạt các biểu đồ khác nhau. Hướng nhìn nối kết ngôn ngữ mô hình hóa với quy trình được chọn cho giai đoạn phát triển. Biểu đồ (diagram): Biểu đồ là các hình vẽ miêu tả nội dung trong một hướng nhìn. UML có tất cả 9 loại biểu đồ khác nhau được sử dụng trong những sự kết hợp khác nhau để cung cấp tất cả các hướng nhìn của một hệ thống. Phần tử mô hình hóa (model element): Các khái niệm được sử dụng trong các biểu đồ được gọi là các phần tử mô hình, thể hiện các khái niệm hướng đối tượng quen thuộc. Cơ chế chung: Cơ chế chung cung cấp thêm những lời nhận xét bổ sung, các thông tin cũng như các quy tắc ngữ pháp chung về một phần tử mô hình; chúng còn cung cấp thêm các cơ chế để có thể mở rộng ngôn ngữ UML cho phù hợp với một phương pháp xác định (một quy trình, một tổ chức hoặc một người dùng). 2.6.2. UML và các giai đoạn phát triển hệ thống UML đưa ra khái niệm Use Case để nắm bắt các yêu cầu của khách hàng (người sử dụng). UML sử dụng biểu đồ Use case (Use Case Diagram) để nêu bật mối quan hệ cũng như sự giao tiếp với hệ thống. Qua phương pháp mô hình hóa Use case, các tác nhân (Actor) bên ngoài quan tâm đến hệ thống sẽ được mô hình hóa song song với chức năng mà họ đòi hỏi từ phía hệ thống (tức là Use case). Các tác nhân và các Use case được mô hình hóa cùng các mối quan hệ và được miêu tả trong biểu đồ Use case của UML. Mỗi một Use case được mô tả trong tài liệu, và nó sẽ đặc tả các yêu cầu của khách hàng: 2.6.2.1. Giai đoạn phân tích (Analysis): Giai đoạn phân tích quan tâm đến quá trình trừu tượng hóa đầu tiên (các lớp và các đối tượng) cũng như cơ chế hiện hữu trong phạm vi vấn đề. Sau khi nhà phân tích đã nhận biết được các lớp thành phần của mô hình cũng như mối quan hệ giữa chúng 30
  39. với nhau, các lớp cùng các mối quan hệ đó sẽ được miêu tả bằng công cụ biểu đồ lớp (class diagram) của UML. Sự cộng tác giữa các lớp nhằm thực hiện các Use case cũng sẽ được miêu tả nhờ vào các mô hình động (dynamic models) của UML. D 2.6.2.2 Giai đoạn thiết kế (Design): Trong giai đoạn này, kết quả của giai đoạn phân tích sẽ được mở rộng thành một giải pháp kỹ thuật. Các lớp mới sẽ được bổ sung để tạo thành một hạ tầng cơ sở kỹ thuật: Giao diện người dùng, các chức năng để lưu trữ các đối tượng trong ngân hàng dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống khác, giao diện với các thiết bị ngoại vi và các thiết bị khác trong hệ thống, Các lớp thuộc phạm vi vấn đề có từ giai đoạn phân tích sẽ được "nhúng" vào hạ tầng cơ sở kỹ thuật này, tạo ra khả năng thay đổi trong cả hai phương diện: Phạm vi vấn đề và hạ tầng cơ sở. Giai đoạn thiết kế sẽ đưa ra kết quả là bản đặc tả chi tiết cho giai đoạn xây dựng hệ thống. 2.6.2.3. Giai đoạn xây dựng (Development): Trong giai đoạn xây dựng (giai đoạn lập trình), các lớp của giai đoạn thiết kế sẽ được biến thành những dòng code cụ thể trong một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng cụ thể (không nên dùng một ngôn ngữ lập trình hướng chức năng!). Phụ thuộc vào khả năng của ngôn ngữ được sử dụng, đây có thể là một công việc khó khăn hay dễ dàng. Khi tạo ra các mô hình phân tích và thiết kế trong UML. Trong những giai đoạn trước, mô hình được sử dụng để dễ hiểu, dễ giao tiếp và tạo nên cấu trúc của hệ thống; vì vậy, vội vàng đưa ra những kết luận về việc viết code có thể sẽ thành một trở ngại cho việc tạo ra các mô hình chính xác và đơn giản. Giai đoạn xây dựng là một giai đoạn riêng biệt, nơi các mô hình được chuyển thành code. 2.6.2.4. Thử nghiệm (Testing): Trong chu trình phát triển phần mềm, một hệ thống phần mềm thường được thử nghiệm qua nhiều giai đoạn và với nhiều nhóm thử nghiệm khác nhau. Các nhóm sử dụng nhiều loại biểu đồ UML khác nhau làm nền tảng cho công việc của mình: Thử nghiệm đơn vị sử dụng biểu đồ lớp (class diagram) và đặc tả lớp, thử nghiệm tích hợp thường sử dụng biểu đồ thành phần (component diagram) và biểu đồ cộng tác (collaboration diagram), và giai đoạn thử nghiệm hệ thống sử dụng biểu đồ Use case (use case diagram) để đảm bảo hệ thống có phương thức hoạt động đúng như đã được định nghĩa từ ban đầu trong các biểu đồ này. 31
  40. CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ 3.1.1. Quy trình nghiệp vụ sử dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo và ban hành VB Trích yếu căn cứ Kiểm Tiếp Thực hiện Lưu trữ dữ nhận yêu Biểu mẫu duyệt soạn thảo liệu văn cầu và Văn bản bản nội bộ xác định văn bản và ban (Công văn thể loại hành đi) VB văn bản Nội dung cơ sở Hình 11. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 3.1.2. Lưu đồ tuần tự quản lý soạn thảo văn bản Tiếp nhận yêu cầu soạn thảo Xác định thể loại văn bản Phân công bộ phận soạn thảo văn bản Lựa chọn biểu mẫu, soạn thảo văn bản Kiểm tra và Không đạt hiệu chỉnh VB đạt Phê duyệt văn Không đạt bản đạt Ban hành và lưu trữ VB 32
  41. 3.1.3. Các mô hình Use case Ý kiến Mẫu chỉ đạo văn bản Văn bản Trích yếu Cơ sở Căn cứ NV soạn thảo Hình 13. Mô hình tương tác nghiệp vụ soạn thảo văn bản Phân Loại công văn bản Văn bản Kiểm duyệt Cơ sở Lãnh đạo Hình 14. Mô hình tương tác tổ chức soạn thảo văn bản MaLD HoTen Ch.vu Email MaNV HoTen Nh.vu Email Lãnh đạo Nhân viên Người dùng Soạn thảo Người dùng VB Văn bản Biểu mẫu MaVB Tukhoa LoaiVB TenVB Hình 15. Mô hình dữ liệu hệ thống 33
  42. 3.1.4. Mô hình tương tác quản lý biểu mẫu văn bản Lưu Biểu mẫu > > > Chỉnh sửa Tạo Mẫu VB Biểu mẫu > > Biểu mẫu Xóa Văn bản Biểu mẫu Tra cứu Biểu mẫu > Hình 16. Sơ đồ tương tác quản lý biểu mẫu soạn thảo văn bản 3.1.5. Mô tả quan hệ dữ liệu Hình 17. Sơ đồ Mô tả quan hệ dữ liệu 34
  43. 3.2. MÔ HÌNH TỔNG THỂ 3.2.1. Mô hình ứng dụng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến. Xuất phát từ nhu cầu thực tế về cải thiện công tác soạn thảo văn bản hành chính dựa trên quy trình và biểu mẫu quy định để tạo ra các giao diện hỗ trợ việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng, chính xác, giúp tăng hiệu suất làm việc trong hoạt động hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. Trên cơ sở hạ tầng CNTT có sẵn của Trường, kết hợp hệ thống máy chủ web và đường kết nối internet tốc độ cao, kết hợp với kỹ thuật lập trình hướng dịch vụ tôi đề xuất mô hình kết hợp kiến trúc Client/Server 3 tầng và khai thác các tiện ích trên nền tản dot net để xây dựng công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản trực tuyến tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin. Đây là mô hình rất khả thi trong thực tế, qua đó tạo điều kiện dễ dàng cho các đơn vị của có thể kết nối trực tiếp (Client Group) hoặc thông internet với bất kỳ người dùng ở xa (Remote Client) có kết nối mạng internet để chia sẻ và khai thác thông tin, dữ liệu cán bộ tập trung tại Trường CĐ CNTT như mô hình minh họa dưới đây. 35
  44. IIS_Server SQL_Server Truy cập Từ xa Client Client Client Giao diện soạn Giao diện soạn thảo Giao diện soạn thảo thảo văn bản văn bản văn bản Hình 18. Mô hình triển khai thực tế của phần mềm xử lý văn bản 3.2.2. Tính năng kỹ thuật của ứng dụng Với mô hình ứng dụng Client/Sever này việc truy xuất biểu mẫu và xử lý văn bản phần được thực hiện trên máy chủ Web (IIS Server), các ứng dụng được xử lý trong suốt giữa Web Application và SQL Server và kết nối qua giao thức truyền tải đến máy trạm (client) để hiển thị và tiếp nhận thông tin văn bản. Tất cả các ứng dụng kết nối từ Client đến Server đều được xác thực qua các tài khoản đã được phân quyền riêng theo chức năng quản lý ROLE trong SQL để quản lý từng đối tượng người dùng riêng biệt. Ứng dụng kỹ thuật lập trình web theo hướng dịch vụ SOA (Service Oriented Architecture) trên nền tảng .NET để kết hợp phương thức mã hoá giao thức HTTPS, SSL có độ bảo mật an toàn cao. 36
  45. 3.2.3. Cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng Tài khoản Phân quyền người Dịch vụ web dùng 1 Ứng Truy 2 Thực hiện thao tác, dụng cập Truy xuất báo cáo Cient web Chú thích: Lớp 1: Tầng giao diện Quản lý thông tin & Xử lý nghiệp vụ định dạng và hiển thị dữ liệu. Lớp 2: Tầng ứng dụng xử NỀN TẢNG .NET lý nghiệp vụ soạn thảo Hệ thống ứng dụng Thu thập, tổ chức thông tin dữ liệu văn bản soạn thảo văn bảnHỗ trợ Lớp 3: Tầng lưu trữ và tổ chức dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server Yêu cầu Cơ sở xử lý pháp lý văn bản Hình 19. Mô hình cấu trúc phân tầng tổ chức ứng dụng 37
  46. 3.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG DỮ LIỆU 3.3.1. Sơ đồ tổ chức dữ liệu Môi trường làm việc: Lãnh đạo, nghiệp vụ soạn thảo văn bản, các đơn vị liên quan, quản trị hệ thống. Đầu vào: Đầu ra: QUẢN LÝ - Thiết lập Truy xuất văn BIỂU MẪU thông số biểu bản hành m ẫu văn bản. chính và lưu trữ văn bản - Cập nhật nội dung hoàn đã xử lý vào XỬ LÝ thiện văn bản SOẠN THẢO dữ liệu. Hình 20. Sơ đồ tổ chức dữ liệu hệ thống 3.3.2. Dữ liệu đầu vào: - Khai báo và thiết lập các thông số mặt định để tạo ra các Template mẫu (Định dạng khổ giấy, Font chữ ) - Import các mẫu văn bản cố định (Nghị quyết, Quyết đinh, công văn, tờ trình, hợp đồng lao động, giấy giới thiệu, ) - Tạo khóa, cập nhật nội dung thành phần theo yêu cầu từng loại văn bản. 3.3.3. Xử lý dữ liệu: - Gán các thông số mật định cho mỗi văn bản thông qua “khóa” và file mẫu (vận dụng cơ chế MailMerge của MS Word để thiết lập biểu mẫu văn bản) - Chọn các mẫu văn bản có sẵn trong dữ liệu để nạp và hoàn thiện văn bản. - Truy xuất các trường dữ liệu cán bộ cần thiết phục vụ quá trình soạn thảo VB. - Tạo CSDL lưu nội dung văn bản và đường dẫn chứa file mẫu 3.3.4. Dữ liệu đầu ra: - Truy xuất văn bản hoàn thiện theo từng thể loại văn bản (file word, Excel) - Lưu trữ nội dung văn bản hành chính đã hoàn thiện. 38
  47. CHƯƠNG IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THỰC NGHIỆM 4.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG Với mô hình ứng dụng này, cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung và xử lý an toàn, trong suốt trên hệ thống máy chủ (Database Server). Ứng dụng kỹ thuật lập trình trên nền tảng .NET của hãng Microsoft để kết hợp phương thức mã hoá dữ liệu qua giao thức SSL để tạo ra các ứng dụng linh hoạt cho người dùng đầu cuối (App Client). Mỗi người dùng sẽ được cài đặt ứng dụng trên các máy trạm (App Client), từ đó người dùng thao tác nghiệp vụ soạn thảo văn bản rất linh hoạt bằng cách tự thiết lập và cập nhật biểu mẫu theo nhu cầu phát sinh thực tế, cho phép truy xuất hệ thống biểu mẫu để hoàn thiện văn bản và kết xuất văn bản dưới dạng MS Word, có thể chỉnh sửa, bổ sung trước khi in, trình ký. Đối với các văn bản điều hành, quản lý nhân sự của đơn vị, khi soạn thảo văn bản sẽ cho phép kế thừa truy xuất hệ cơ sở dữ liệu cán bộ sẵn có của Trường nhằm hạn chế tối đa sai sót thông tin cán bộ, thông tin quá trình công tác tạo ra các văn bản hành chính chuẩn xác hơn. Công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin đã được xây dựng và triển khai ở mức thử nghiệm đối với một số thể loại văn bản hành chính thông thường, cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ, hiện nay đang tiếp tục cập nhật dữ liệu cán bộ, biểu mẫu, đồng thời kiểm tra tính chính xác của hệ thống. Trong thời gian đến nhóm sẽ hoàn thiện hệ thống menu, biểu mẫu và hệ thống lưu trữ, quản lý văn bản được ban hành. 39
  48. 4.2. MỘT SỐ GIAO DIỆN ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM 4.2.1. Giao diện màn hình quản lý đăng nhập hệ thống Hình 21. Giao diện màn hình quản lý đăng nhập hệ thống 4.2.2. Giao diện phân loại nhóm văn bản Hình 22. Giao diện thể hiện danh sách nhóm văn bản 40
  49. 4.2.3. Tạo khóa và thiết kế biểu mẫu Hình 23. Giao diện tạo khóa và thiết kế biểu mẫu 4.2.4. Lựa chọn biểu mẫu văn bản Hình 24. Giao diện lựa chọn file biểu mẫu văn bản 41
  50. 4.2.5. Thiết lập các tham số cho biểu mẫu Hình 25. Giao diện thiết lập các tham số biểu mẫu 4.2.6. Kết xuất văn bản dạng word Hình 26. Giao diện kết xuất văn bản dạng word 42
  51. 4.3. KẾT LUẬN Công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng được triển khai qua mạng nội bộ của trường nhằm hỗ trợ cho chuyên viên ở các đơn vị thuộc trường thực hiện công tác soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng, chính xác, ban hành văn bản hành chính đúng quy định, khắc phục tình hình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường trong thời gian đến. Trên cơ sở ứng dụng hệ thống mạng nội bộ cuả Trường và thông qua hệ thống mạng internet kết nối tốc độ cao cho phép người sử dụng có thể soạn thảo ở mọi nơi, mọi lúc, đây là ứng dụng rất khả thi, mang lại hiệu quả hoạt động quản lý hành chính của Trường nói riêng và công tác văn thư lưu trữ nói chung. 4.3.1. Kết quả đạt được - Bước đầu xây dựng được một công cụ chuẩn hóa văn bản hành chính nội bộ của Trường, hỗ trợ nghiệp vụ soạn thảo văn bản dựa trên các biểu mẫu thông dụng, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính của Trường. - Triển khai được ứng dụng trong phạm vi toàn trường, đảm bảo cơ sở dữ liệu văn bản hành chính nội bộ được quản lý tập trung và sử dụng kế thừa trong hoạt động quản lý hành chính của Trường. - Phân quyền sử dụng cho nhiều cấp quản lý theo vai trò, sử dụng cùng lúc cho nhiều nhân viên nghiệp vụ. - Giao diện thân thiện dễ sử dụng cho việc cập nhật hồ sơ cán bộ và truy xuất dữ liệu linh hoạt, cho phép tra cứu nhanh chóng. 4.3.2. Một số hạn chế Do trong thời gian triển khai thử nghiệm nên chưa tập trung đầy đủ các biểu mẫu, và dữ liệu chưa hoàn chỉnh. Hệ thống chưa đáp ứng việc xử lý tổ chức quy trình triển khai soạn thảo văn bản . 4.3.3. Hướng phát triển - Tiếp tục bổ sung và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo và quản lý văn bản tại Trường, bổ sung phần triển khai điều hành quá trình tổ chức soạn thảo văn bản. - Kết hợp ứng dụng quản lý nhân sự để kế thừa dữ liệu cán bộ phục vụ cho công tác soạn thảo, ban hành văn bản chính xác và tích hợp các ứng dụng liên quan trong công tác điều hành của Nhà trường. 43
  52. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ, “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011. [2] Quý Lâm, Kim Phượng, “Luật ban hành văn bản vi phạm pháp luật và hướng dẫn về soạn thảo văn bản trong đơn vị hành chính sự nghiệp”, NXB Hồng Đức, năm 2015. [3] Nghị định Chính phủ, “Công tác văn thư”, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004. [4] Quang Minh, “Tuyển chọn 238 mẫu soạn thảo văn bản thường dùng trong các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp”, NXB Tài chính, năm 2016. [5] NXB LĐ-XH, “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và tuyển chọn các diễn văn khai mạc, bế mạc hội nghị, hội thảo trong lĩnh vực giáo dục năm học 2014-2015”, NXB Lao động- Xã hội, năm 2015. [6] Tài liệu hướng dẫn nội bộ, “Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính”, Website Bộ Tài chính, năm 2013. [7] Ying Bai, “Practical Database Programming with Visual Basic.NET”, Cambridge, 2009. 44
  53. PHỤ LỤC CÁC BIỂU MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN Mẫu trình bày văn bản hành chính Mẫu 1.1 - Nghị quyết (cá biệt) Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Mẫu 1.3 - Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp) Mẫu 1.4 - Công văn Mẫu 1.5 - Tờ trình Mẫu 1.6 - Giấy mời Mẫu 1.7 - Giấy giới thiệu Mẫu 1.8 - Biên bản Mẫu 1.9 - Giấy biên nhận hồ sơ Mẫu 1.10 - Giấy chứng nhận 1
  54. Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt) ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /NQ- (1) Đà Nẵng , ngày tháng năm 20 NGHỊ QUYẾT (2) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Căn cứ ; ; QUYẾT NGHỊ: Điều 1. (3) Điều Điều QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - Như Điều ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết. (2) Trích yếu nội dung nghị quyết. (3) Nội dung nghị quyết. (4) Chữ viết tắt tên đơn vị nhận và lưu VB. 2
  55. Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp) ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /QĐ- .(1) Đà Nẵng, ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc (2) THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ (3) ; Căn cứ (4) ; Xét đề nghị của , QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. (5) Điều ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA Nơi nhận: NGƯỜI KÝ - Như Điều ; - ; - Lưu: VT, . (Chữ ký, dấu) Họ và tên Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (2) Trích yếu nội dung quyết định. (3) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức). (4) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định. (5) Nội dung quyết định. 3
  56. Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*) ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /QĐ- .(3) . (4) . , ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn cứ (7) ; Căn cứ ; Xét đề nghị của ; QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này (5) Điều ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) Nơi nhận: - Như Điều ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, . (9) A.xx (10) Họ và tên Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung quyết định. (6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ ., Cục trưởng Cục ., Giám đốc ., Viện trưởng Viện ., Chủ tịch ); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ ., Hội đồng ., Ủy ban nhân dân .). (7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (như ghi chú ở mẫu 1.2). (8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng ); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này. (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 4
  57. Mẫu 1.4 – Công văn TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: / . (3) - .(4) . . (5) . , ngày tháng năm 20 V/v (6) Kính gửi: - ; - ; - ; (7) ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) Nơi nhận: - Như trên; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, . (9) A.xx (10) Họ và tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail: . Website: (11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn. (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn. (7) Nội dung công văn. (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng ; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần). * Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào. 5
  58. Mẫu 1.5 – Tờ trình TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: / . (3) - .(4) . . (5) . , ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH V/v (6) Kính gửi: - ; - ; - ; (7) ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) Nơi nhận: - Như trên; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, . (9) A.xx (10) Họ và tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail: . Website: (11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn. (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn. (7) Nội dung công văn. (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng ; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần). * Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào. 6
  59. Mẫu 1.6 – Giấy mời TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GM- (3) . . (4) . , ngày tháng năm 20 GIẤY MỜI (5) (2) trân trọng kính mời: Ông (bà) (6) Tới dự (7) Thời gian: Địa điểm ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, . (8) A.xx (9) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời. (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung cuộc họp. (6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời. (7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). 7
  60. Mẫu 1.7– Giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GGT- (3) . . (4) . , ngày tháng năm 20 GIẤY GIỚI THIỆU (2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà) (5) Chức vụ: Được cử đến: (6) Về việc: Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ. Giấy này có giá trị đến hết ngày ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - Như trên; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT. Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu). (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu. (6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc. 8
  61. Mẫu 1.8– Biên bản TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /BB- (3) . BIÊN BẢN (4) Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào giờ , ngày . tháng năm ./. THƯ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ và tên Họ và tên Nơi nhận: - .; - Lưu: VT, hồ sơ. Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. (5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần). 9
  62. Mẫu 1.9 – Giấy biên nhận TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GBN- (3) . . (4) . , ngày tháng năm 20 GIẤY BIÊN NHẬN Hồ sơ . Họ và tên: (5) Chức vụ, đơn vị công tác: Đã tiếp nhận hồ sơ của: Ông (bà): (6) bao gồm: 1. 2. (7) 3. ./. NGƯỜI TIẾP NHẬN Nơi nhận: - . (8) .; (Ký tên, đóng dấu (nếu có)) - Lưu: Hồ sơ. Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ. (4) Địa danh (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hồ sơ. (6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ. (7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ. (8) Tên người hoặc cơ quan gửi hồ sơ. 10
  63. Mẫu 1.10 – Giấy chứng nhận TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /GCN- (3) . . (4) . , ngày tháng năm 20 GIẤY CHỨNG NHẬN (2) chứng nhận: (5) ./. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu: VT, . (6) A.xx (7) Họ và tên Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận. (4) Địa danh (5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận. (6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). (7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) 11