Báo cáo thực tập Công chứng viên đơn vị thực tập Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh

Nội dung text: Báo cáo thực tập Công chứng viên đơn vị thực tập Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh

1. HỌC VIỆN TƢ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỌC VIỆN TƢ PHÁP BÁO CÁO THỰC TẬP Họ và tên: NGUYỄN VĂN TRUNG. Lớp: Công chứng viên Khóa 23A (Buổi tối). SBD: 254. Đơn vị thực tập: Phòng Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh. Thời gian: Từ ngày 17/7/2020 đến ngày 24/7/2020. Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 8 năm 2020.
2. Mục lục Trang phụ bìa Trang Mục lục Nhật ký thực tập Phiếu nhận xét kết quả thực tập Phiếu đánh giá kết quả thực tập Lời mở đầu 1 I. TÓM TẮT SƠ LƢỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 4 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 2.2. Cơ cấu tổ chức 6 2.2.1. Bộ máy tổ chức 7 2.2.2. Cơ sở vật chất 9 2.3. Quy chế hoạt động và cách thức quản trị của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh 10 2.3.1. Phân công nhiệm vụ 10 2.3.2. Mối quan hệ công tác 13 III. HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG 14 3.1. Qúa trình hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 13 3.2. Mặt làm được 15 3.3. Mặt tồn tại 16
3. IV. NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ 18 4.1. Việc thực hiện các quyền của Phòng Công chứng Số 6 18 4.2. Việc thực hiện các nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 6 21 4.3. Nhận xét, đánh giá về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh 22 V. KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 24 Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục I
4. LỜI MỞ ĐẦU Từ thời điểm xã hội có sự phân chia giai cấp, con người bắt đầu xuất hiện chế độ tư hữu về tư liệu sản xuất, nhu cầu trao đổi, lưu thông hàng hóa từ những hàng hóa, tài sản mang tính chất giản đơn đến những tài sản, hàng hóa có giá trị lớn cần có người đứng ra bảo đảm các giao dịch giữa con người với con người trong xã hội được tôn trọng. Giai đoạn đầu, công chứng là một nghề tự do trong xã hội, phục vụ cho nhu cầu tự nhiên, tự bảo vệ của dân chúng khi thiết lập các văn tự, khế ước và công chứng viên sơ khai là những người có kinh nghiệm, có uy tín, có kiến thức, được tôn trọng và cử ra để giữ nhiệm vụ làm chứng cho các chủ thể tham gia vào giao dịch. Ở Việt Nam, từ thời phong kiến“ Việc thực hiện các quan hệ, giao dịch dân sự của cá nhân mang tính tự phát. Sự điều chỉnh của nhà nước đối với các giao dịch dân sự ở cơ sở thông qua việc thực hiện quyền hành của các cá nhân có chức sắc quản lý về hành chính theo địa hạt làng, xã (lý trưởng) ”1. Kể từ thời kỳ Pháp thuộc, hoạt động công chứng chủ yếu phục vụ co chính sách cai trị của Pháp, cụ thể Pháp ban hành Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931. Sau khi Cách Mạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã ban hành nhiều sắc lệnh quy định về thị thực giấy tờ, thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất được giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính (nay là Uỷ ban nhân dân) các cấp thực hiện việc chứng nhận. Một thời gian dài sau đó Nhà nước không tổ chức hoạt động công chứng, chứng thực; đến ngày 10/10/1987, Bộ Tư pháp đã cho ra đời Thông tư số 574/QLTPK đánh dấu sự tái lập của hoạt động công chứng, nhằm đáp ứng yêu 1 Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr. 22. 1
5. cầu của công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, từ đó, Phòng công chứng nhà nước tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh được thành lập. Nhằm mục tiêu trang bị những kiến thức về hoạt động công chứng tại Việt Nam tôi đã tham gia Lớp đào tạo nghiệp vụ Công chứng khóa 23 tại Học viện Tư pháp – Cơ sở TP. Hồ Chí Minh, trong chương trình đào tạo có chương trình 6 học phần kiến tập. Học phần đầu tiên liên quan đến nội dung tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, tôi đã chủ động đăng ký kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh. Trong suốt thời gian kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh tôi đã tiếp cận và tìm hiểu về các nội dung cơ bản như: lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; chức năng, nhiệm vụ, quá trình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên; từ đó đúc kết một số bài học kinh nghiệm cho bản thân để trang bị những kiến thức thực tế áp dụng vào thực tiễn hoạt động công chứng sau này. 2
6. I. TÓM TẮT SƠ LƢỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Ngày 17 tháng 7 năm 2020, tôi liên hệ Phòng Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ số 47A Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh và được Trưởng Phòng công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh chấp thuận kiến tập tại đơn vị. Trong thời gian kiến tập theo lịch thực tập của Học viện Tư pháp, từ ngày 17 tháng 7 năm 2020 đến ngày 24 tháng 7 năm 2020, tôi được trực tiếp ông Đỗ Thiện Căn - Công chứng viên đồng thời là Trưởng Phòng công chứng Số 6 thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn kiến tập tại đơn vị. Tại các buổi tham gia thực tập thực tế, tôi được ông Đỗ Thiện Căn giới thiệu sơ nét về quá trình hình thành và phát triển của Phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh, tổng quan về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của từng chức và từng bộ phận tại Phòng Công chứng. Ngoài ra, được Công chứng viên hường dẫn tra cứu thông tin liên quan đến Phòng Công chứng Số 6 tại Trang Web: www.congchung6.gov.vn đề tìm hiểu về các nội dung hoạt động của Phòng Công chứng, trong đó đặc biệt là các trình tự, thủ tục công chứng tại Phòng Công chứng Số 6. Đồng thời, bản thân cũng được cung cấp các Quyết định thành lập, các quy chế tổ chức hoạt động cũng như các nội quy tại đơn vị. Điều quan trọng hơn là bằng sự hướng dẫn rất tận tình của Công chứng viên Đỗ Thiện Căn, cũng như sự hỗ trợ từ các anh chị em trong Phòng Công chứng, tôi được tìm hiểu và nghiên cứu một cách nghiêm túc về lịch sử hình thành và phát triển của nghề công chứng tại Việt Nam nói chung và Phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Được nhìn nhậ một cách rõ nét cơ cấu tổ chức, 3
7. cách thức quản lý và vận hành từng con người, tùng bộ phận của Phòng Công chứng số 6. Ngoài việc được tìm hiểu các nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức và hoạt động, bản thân còn được tiếp thu những kiến thức sơ khai về các kỹ năng mềm trong việc giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kỹ năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng, kỹ năng phân tích, tổng hợp các văn bản pháp luật có liên quan trong suốt quá trình công chứng Đặc biệt được tiếp cận rất nhiều quy trình công chứng liên quan đến các giao dịch, hợp đồng tại Phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh. Trong suốt khoảng thời gian 06 ngày thực tập tại Phòng Công chứng số 6, thành phố Hồ Chí Minh bản thân lần đầu tiên được tiến cận môi trường thực tiễn trong lĩnh vực công chứng giúp tôi có những cái nhìn cơ bản nhất, cô đọng nhất về một mô hình trong tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam theo Luật Công chứng năm 2014. Đây có thể được xem là những trải nghiệm, kiến thức quý báu hỗ trợ rất nhiều cho bản thân tôi sau này khi bước chân vào môi trường công chứng tại Việt Nam. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp xâm lược nước ta. Hoạt động chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng. Tiêu biểu là sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P.Pasquies). Theo đó, người thực hiện công chứng là 4
8. công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời. Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba văn phòng công chứng ở Sài Gòn2, Ngoài ra ở các thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiêm nhiệm. Tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Công chứng số 1 được xem là Tổ chức hành nghề công chứng lâu đời nhất, được thành lập theo quyết định số 182/QĐ- UB ngày 21/9/1988 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở kế thừa giá trị tiên phong cũng như nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày một tăng của xã hội, ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND về thành lập Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh. Căn cứ Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Nay thành lập Phòng Công chứng số 6 trực thuộc Sở Tư pháp. Phòng Công chứng số 6 là đơn vị có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, được cấp kinh phí theo quy định của Nhà nước. Trụ sở của Phòng Công chứng số 6 đặt tại số 45AG1 và 47AF4 đường Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh”3. Như vậy, về địa vị pháp lý thì Phòng Công chứng số 6 là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh thực hiện các nhiệm vụ về công chứng, chứng thực theo quy định. Do tại thời điểm thành lập Phòng Công chứng số 6, Luật Công chứng năm 2006 vẫn chưa có hiệu lực thi hành nên việc thành lập và tổ chức hoạt động của Phòng Công chứng số 6 được thực hiện đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 2 Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr. 22. 3 Điều 1 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, 5
9. 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ, theo đề nghị thành lập của Bộ Tư pháp tại Công văn số 983/TP-HCTP ngày 04 tháng 5 năm 2005. Tại thời điểm thành lập, các yếu tố về địa điểm, trụ sở, tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh đều đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 26 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ. Đồng thời đối chiếu các quy định của Luật Công chứng hiện hành thì Phòng Công chứng số 6 vẫn đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 19 Luật Công chứng năm 2014. Về phương châm hoạt động trong suốt quá trình lịch sử hình thành, tồn tại và phát triển, Phòng Công chứng Số 6 vẫn giữ vững phương châm: “Phục vụ tận tình, hiệu quả, an toàn và đúng pháp luật”4. “Phòng Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh luôn luôn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, luôn luôn cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, thuận tiển, chính xác, an toàn về pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, tạo niềm tin vũng chắc cho khách hàng khi tham gia hợp đồng, giao dịch, chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên Phòng, tăng cường công tác cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho khách hàng”5. Phương châm vừa ngắn gọn, cô đọng và dễ ghi nhớ nhưng sâu bên trong hàm chứa những nội dung thiết thực, thể hiện thái độ phục vụ, cách thức làm việc, tôn trọng quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch và đặt biệt là tính thượng tôn pháp luật. 2.2. Cơ cấu tổ chức 4 www.Congchung6.gov.vn. 5 www.Congchung6.gov.vn. 6
10. 2.2.1. Bộ máy tổ chức Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Phòng Công chứng số 6 do Trưởng phòng phụ trách, có một số Phó Trưởng Phòng giúp việc cho Trưởng phòng và các công chứng viên ”. Như vậy, xét về quy định cơ cấu tổ chức của Phòng Công chứng số 6 bao gồm các chức danh cơ bản: Trưởng Phòng, Phó Trưởng phòng và các công chứng viên phụ trách lĩnh vực chuyên môn. Tính đến thời điểm hiện tại, Phòng Công chứng số 6 có tổng cộng 25 thành viên, gồm: 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng, trong đó có 07 công chứng viên (gổm cả Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng), 03 chuyên viên nghiệp vụ, bộ phận kế toán, lưu trữ, thu ngân, hành chính và văn thư Nội dung này một lần nữa được được quy định cụ thể tại Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chê làm việc của Phòng Công chứng số 6, Thành phố Hồ Chí Minh, cụ thể: “Bộ máy tổ chức của Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh 2.1. Lãnh đạo Phòng gồm: Trưởng Phòng và các Phó Trưởng phòng. 2.2. Bộ phận nghiệp vụ gồm: Các Công chứng viên và các chuyên viên thư ký nghiệp vụ. 2.3. Bộ phận lưu trữ. 2.4. Bộ phần hành chính - quản trị. 2.5. Bộ phận Kê toán - tài vụ. 2.6. Bộ phận tổ chức, nhân sự. 7