Tiểu luận Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Nguyễn Quốc Văn

Nội dung text: Tiểu luận Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Nguyễn Quốc Văn

1. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 BÀI TIỂU LUẬN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
2. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Danh sách nhóm 14 Họ Tên MSSV Đánh giá công việc Nguyễn Quốc Văn 33101027474 . Cao Tâm Văn 33101024572 . Nguyễn Ngọc Yến Vi 33101026478 . Hứa thị cẩm Tú 33101021266 . Đoàn Minh Vân 33101026780 . Nguyễn Thị Hồng Vân 33101027076 . Hà Huy Tuyển 33101027239 . GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
3. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 NỘI DUNG TIỂU LUẬN Các ứng dụng CNTT chủ yếu của các Doanh nghiệp hiện nay là gì? Dùng để giải quyết các mối quan hệ nào? Những cảnh báo khi chúng ta thực hiện những ứng dụng công nghệ đó? Những tiện ích khi ứng dụng những công nghệ đó? Các bước tiến hành những ứng dụng đó như thế nào? Phân tích những nguyên nhân vì sao ứng dụng CNTT tại Việt Nam chưa thành công? GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
4. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Các ứng dụng CNTT chủ yếu của các Doanh nghiệp hiện nay và các mối quan hệ được giải quyết thông qua các ứng dụng này. Ngày nay, Công nghệ thong tin đã trở nên phổ biến và được ứng dụng trong tất cả mọi lĩnh vực của cuộc sống. không một công việc gì, một lĩnh vực nào mà lại không cần nhân lực trong ngành Công nghệ thong tin. Công nghệ thong tin có mặt khắp nơi, hiện diện trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Đây là nghành được đầu tư và chú trọng ở mọi quốc gia, trong đó có Việt Nam. Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong các Cơ quan nhà nước và các Doanh nghiệp. Những ứng dụng công nghệ thông tin chủ yếu của các doanh nghiệp hiện nay là việc ứng dụng máy tính, các chương trình, phần mềm, các hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng hay mạng toàn cầu cũng được áp dụng rộng rãi hổ trợ cho các việc văn phòng, tạo lập môi trường hỗ trợ hệ thống quản lý doanh nghiệp như một hệ thống và tạo lập môi trường hổ trợ giao tiếp và hội nhập của doanh nghiệp. Sự ra đời của mạng toàn cầu đã khắc phục được những khó khăn lớn trong trong việc trao đổi thông tin như việc làm tương thích hóa công nghệ cũng như giải quyết được vấn đề về khoản cách truyền tin. Bên cạnh đó, nó còn kéo theo một số dịch vụ hổ trợ việc kinh doanh, quảng cáo cho các doanh nghiệp, cũng như việc tìm hiểu thông tin. Công nghệ thông tin ra đời đã cải thiện rõ nét về mặt thông tin trong các Doanh nghiệp cũng như trong xã hội. Đối với các Doanh nghiệp, Công nghệ thông tin đã hổ trợ trong việc giải quyết các mối quan hệ giữa các cấp quản lý cơ sở với cấp trên cũng như các cơ quan nhà nước, giữa các bộ phận trong Doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp và giữa doanh nghiệp với khách hàng. Một mối quan hệ khác cũng không kém phần quang trọng đó là giữa doanh nghiệp với nhà đầu tư. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp đã hổ trợ rất cao trong các công việc quản lý nội bộ cũng như thông tin lên lạc với môi trường bên ngoài như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trử và xử lý thông tin, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, quản lý kho, kế toán, sản xuất kinh doanh, tổ chức hội nghị, hội thảo đối với môi trường bên ngoài, ứng dụng công nghệ thông tin hổ trợ cho việc truyền thông, thương mại, marketing, xây dựng thương hiệu, tư vấn khách hàng, tìm khách hàng và thị trường mới GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
5. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 - Để giải quyết các mối quan hệ giữa các cấp quản lý với cấp trên cũng như với các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp đã mạnh dạng áp dụng công nghệ thông tin trong các mối quan hệ này. Một yêu cầu được đưa ra là ban lãnh đạo và nhân viên phải có kiến thức và biết ứng dụng công nghệ thông tin, và khó khăn là có thể dẩn đến việc không trùng khớp về mặt số liệu. Trước nhất là việc báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các bộ phận cho cấp trên, việc ứng dụng hộp thư điện tử đã làm giảm chi phí và thời gian đi lại, cũng như hổ trợ cho doanh nghiệp trong những trường hợp cấp bách. Thứ hai, công nghệ thông tin hổ trợ cho việc ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, và đó cũng là một công cụ rất hữu hiệu trong việc truyền tin, điều hành cấp dưới. Nhờ có công nghệ thông tin mà mọi báo cáo, thông tin, yêu cầu công việc, hướng dẫn công việc đều được truyền đạt nhanh chóng, kiệp thời giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp cho các lãnh đạo cấp cao có thể bao quát hơn các hoạt động của công ty. - Ngoài ra giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng có các mối quan hệ cần giải quyết với nhau nhờ có công nghệ thông tin đã giúp cho các bộ phận trao đổi thông tin với nhau nhanh hơn, giải quyết kiệp thòi những khó khăn, vướn mắt và trong chính nội bộ của các phòng ban cũng như thế. Mục đích là tạo sự trùng khớp cơ sở dử liệu với yêu cầu đặt ra là dử liệu cơ bản của một đối tượng quản lý phải nhất quán. - Giữ doanh nghiệp với nhà cung cấp có rất nhiều nhưng quan hệ cần giải quyết, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hổ trợ đắt lực trong việc giải quyết các mối quan hệ nay. Yêu cầu đặc ra là các doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống mạng lien lạc toàn cầu. Và các quan hệ có thể được giải quyết thông qua hệ thống công nghệ thông tin như việc gửi các đơn đặc hàng, nhận các thông tin báo giá, gửi các xác nhận đơn giá nhận các thông tin giao hàng và hóa đon tạm thời - Và ngược lại, giữ doanh nghiệp với khách hàng cũng có những quan hệ cần giải quyết như việc nhận các đơn đặc hàng, gởi các đơn báo giá, nhận đơn xác nhận giá, gởi thông tin giao hàng và hóa đơn tạm thời GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
6. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Những cảnh báo khi thực hiện những ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động: điều hành, sản xuất, kinh doanh, giao dịch, thương mại Nhưng trước hết, cần phải xác định rõ ứng dụng CNTT là một khoản đầu tư của doanh nghiệp. Việc đầu tư và triển khai ứng dụng phải theo kế hoạch, lộ trình và đặc biệt phải rất lưu ý đến các điểm sau:  Đầu tư tập trung Vì ứng dụng CNTT đòi hỏi chi phí lớn, không chỉ về tài chính mà còn về nhân lực. Doanh nghiệp nên đầu tư CNTT cho những hoạt động cốt lõi và những hoạt động mang nặng tính thống kê, phân tích và nên đầu tư từng phân hệ vì trong quá trình triển khai, để tránh kéo dài thời gian hoặc gia tăng chi phí, mọi vấn đề nên được làm rõ trong hợp đồng. Hơn nữa, phần mềm không phải là một loại hàng hoá đơn thuần và mối quan hệ của Doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm không dừng lại sau khi hai bên thanh lý hợp đồng, bởi vậy Doanh nghiệp nên lưu ý đến chi phí dịch vụ và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp.  Đầu tư phải dựa trên trên một thiết kế tổng thể, phải đảm bảo tính đồng bộ và tích hợp hệ thống. Trong Doanh nghiệp có nhiều ứng dụng khác nhau, sử dụng cho các mục đích khác nhau như: tài chính, sản xuất, lưu kho, phân phối, bán hàng Các ứng dụng này phải được liên kết với nhau, sử dụng cùng những nguồn dữ liệu. Muốn vậy thì Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực giỏi trong việc khai thác, tìm hiểu và ứng dụng CNTT để xử lý nhanh nhạy trong giao dịch với đối tác cũng như nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng trong xử lý công việc. Ngoài ra Doanh nghiệp cần nâng cao trình độ của các cấp quản lý ngày một chuyên nghiệp hơn để có thể triển khai ứng dụng CNTT một cách hiệu quả. Vì nếu như không có nhân lực giỏi, trình độ quản lý chuyên nghiệp thì việc ứng dụng CNTT sẽ không hiệu quả, năng suất làm việc không tăng, hạn chế về tài chính sẽ khiến Doanh nghiệp chỉ có thể trang bị những phần mềm rời rạc và không có tính hệ thống. Thứ nhất là nhân lực về nghiệp vụ: Là bộ phận sẽ ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận này phải am hiểu các kiến thức về nghiệp vụ, thương mại, ngoại thương, sử dụng tốt ngoại ngữ trong GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
7. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 giao dịch với đối tác nước ngoài và am hiểu các kiến thức về CNTT cũng như sử dụng tốt các ứng dụng của CNTT truyền thông vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Thứ hai là nhân lực kỹ thuật: Là bộ phận có khả năng khắc phục các sự cố và phát triển các tiện ích, công cụ kỹ thuật mới đáp ứng các đòi hỏi ngày càng cao của hoạt động giao dịch thông qua các phương tiện điện tử. Cùng với nhân lực để ứng dụng và phát triển CNTT phải có hạ tầng CNTT truyền thông và hạ tầng pháp lý. Do CNTT hoạt động dựa trên các phương tiện điện tử nên hạ tầng cơ sở CNTT có vai trò nền tảng cho ứng dụng của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp không thể quảng bá website bán hàng của mình một cách rộng rãi và khai thác các tiện ích cũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng nếu như đường truyền Internet không được bảo đảm hoạt động ổn định. Mặt khác khi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT cùng với việc hiểu biết pháp luật thương mại truyền thống còn phải nắm được các văn bản pháp luật như: Luật Giao dịch điện tử, Luật Dân sự, Luật về bảo vệ quyền và sở hữu trí tuệ, hải quan Ngoài ra hệ thống thanh toán điện tử và an ninh, an toàn là yếu tố quan trọng trong phát triển CNTT, song đây cũng là khâu yếu của doanh nghiệp trong nước hiện nay. Vai trò người lãnh đạo trong việc triển khai hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp là đặc biệt quan trọng. Nếu ở mức ứng dụng 1 vấn đề chỉ đơn giản là một số chuyên viên được trang bị công cụ làm việc mới, hiệu quả hơn thì mức ứng dụng 2 thực chất là trang bị cho doanh nghiệp công nghệ quản lý mới. Các phân hệ ứng dụng do thiết kế riêng, không tính đến các quan hệ giữa chúng, kết quả là các ứng dụng mang tính rời rạc, đơn lẻ không có tính hệ thống chung. Trong phần lớn các trường hợp, có rất nhiều thông tin giống nhau phải cập nhật và quản lý tại nhiều nơi, tại nhiều phòng ban của công ty Ví dụ: - Tại phòng bán hàng phải quản lý hồ sơ khách hàng 1 cách thật chi tiết, chúng sẽ được xử lý bằng chương trình quản lý bán hàng. - Tại phòng kế toán phải theo dõi công nợ và cũng được cập nhật lưu trữ, xử lý trong chương trình kế toán tại phòng tài chính ) GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
8. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Điều đó dẫn đến lãng phí nguồn tài nguyên thông tin trong doanh nghiệp cũng như lãng phí nguồn nhân lực của công ty do cùng phải cập nhật quản lý các thông tin giống nhau. Việc xây dựng các ứng dụng độc lập cho phép dễ áp dụng nhưng dẫn đến không thống nhất số liệu báo cáo trong một công ty do tín không đồng bộ trong quá trình cập nhật dữ liệu giữa các phòng ban, gây các hạn chế cho lãnh đạo trong quá trình sử dụng thông tin phục vụ điều hành quản lý sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng những ứng dụng rời rạc không thể tạo nên dòng luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty nên hầu như không có cơ hội xây dựng một quy trình quản lý tối ưu thông qua những phần mềm ứng dụng rất thông dụng ở các doanh nghiệp của các nước tiên tiến hiện nay.  Sử dụng Internet triệt để Doanh nghiệp phải có website riêng và chỉ bằng cách như vậy mới có thể tham gia vào thị trường lớn. Nhiều dự án ứng dụng CNTT vào Doanh nghiệp thất bại chính là việc họ đã không xây dựng một lộ trình ứng dụng đúng đắn. Hiện nay, các Doanh nghiệp hầu hết chưa xây dựng được lộ trình ứng dụng CNTT trong vòng 5 năm trở lên, hoặc mới chỉ có kế hoạch ở mức đơn giản. Chính những kế hoạch đơn giản này đã gián tiếp làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc cho những dự án bất thành của Doanh nghiệp. Thông thường, việc xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT phải bắt đầu từ các cấp lãnh đạo cao nhất, vì lộ trình ứng dụng này phải phù hợp với lộ trình phát triển của DN đó. Nó phải được xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp và phải được đầu tư đầy đủ nguồn lực cần thiết. Việc kết hợp với các nhà tư vấn ở trong giai đoạn này rất cần thiết. Xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT không chỉ dừng ở cấp quản lý mà còn bao gồm hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, các ứng dụng trong tương lai GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
9. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Những tiện ích khi ứng dụng CNTT trong Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có vị trí quan trọng trong nền kinh tế, nhất là khi nước ta đã trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) . Để doanh nghiệp hội nhập vào nền kinh tế quốc tế, yếu tố hàng đầu để đạt được là doanh nghiệp phải phát triển và ứng dụng CNTT. Trong thời đại CNTT như hiện nay, khi mà Internet trở nên thân quen và dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong cuộc sống thì lợi ích của Website đối với việc quảng bá sản phẩm và thương hiệu của một công ty thật là to lớn. Tùy từng lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp mà website mang lại những lợi ích khác nhau. Trang web trở thành một cửa ngõ để doanh nghiệp tiếp thị sản phẩm của mình đến khách hàng khắp nơi trên toàn thế giới. Những tiện ích mà Web mang lại, đó là:  Tiết kiệm và tối ưu: Đây có thể là lợi ích mà các Doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Đó là giảm chi phí văn phòng, các văn phòng không giấy tờ chiếm diện tích nhỏ hơn rất nhiều, chi phí tìm kiếm, in ấn tài liệu hầu như được bỏ hẳn. Bằng phương tiện Internet/Web, một nhân viên bán hàng có thể giao dịch được với rất nhiều khách hàng, làm giảm thấp chi phí bán hàng và chi phí tiếp thị. Qua Internet/Web giúp người tiêu thụ và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí giao dịch. Doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm và dịch vụ của mình cho khách hàng 24/24 giờ, cả 7 ngày trong tuần. Khách hàng sẽ có được thông tin cần thiết vào thời điểm họ cần nhất. Phần mềm quản lý khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) đưa dịch vụ trực tuyến này tiến xa thêm một bước nữa bằng cách cho phép khách hàng truy cập vào trang web, truy cập vào những thông tin quan trọng về những mối liên hệ kinh doanh khác với doanh nghiệp Ví dụ: - Thời gian giao dịch qua Internet chỉ bằng 7% thời gian giao dịch qua Fax và bằng 0,5% thời gian giao dịch qua bưu điện chuyển phát nhanh. - Chi phí thanh toán điện tử qua Internet bằng từ 10% - 20% chi phí thanh toán theo lối thông thường. Trong những yếu tố cắt giảm, yếu tố thời gian là đáng kể nhất, làm cho thông tin hàng hóa tiếp cận người tiêu thụ một cách nhanh chóng mà không phải qua khâu trung gian. Chính việc giao dịch nhanh chóng, sớm nắm bắt được nhu cầu của thị trường càng có ý nghĩa khi kinh doanh các mặt hàng rau GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
10. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 quả, hàng tươi sống, đòi hỏi tính thời gian trong giao dịch. Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp quy mô hoạt động rất nhỏ, chỉ có một website bán hàng với vài nhân viên, trụ sở có thể đặt tại một phòng làm việc ở bất cứ nơi đâu. Doanh nghiệp quảng bá website bán hàng của mình ra thị trường thế giới để tìm kiếm các bạn hàng, thiết lập một hệ thống các nhà sản xuất cung cấp sản phẩm cho khách hàng sau khi ký hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp phát triển rất nhanh vì đã cắt giảm được rất nhiều chi phí trong hoạt động kinh doanh, quảng bá tiếp thị và giao dịch. Rất nhiều công ty VN hiện đã nối mạng Internet. Mạng Internet cung cấp nhiều nguồn thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, thị trường và ngành công nghiệp. Đối với việc ứng dụng CNTT vào từng phòng ban, giúp nhanh chóng đưa từng ứng dụng cụ thể vào áp dụng tại từng phòng ban và việc đảm bảo thông tin cho các chương trình ứng dụng tại từng phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó. Các phần ứng dụng cho từng bộ phận áp dụng một cách độc lập, tạo ra cảm giác chủ động trong việc không phụ thuộc vào các phòng ban khác trong công ty. Về mặt đầu tư, tạo cảm giác dễ triển khai ứng dụng tin học do ngân sách được chia thành nhiều phần nhỏ, không tập trung vào cùng một thời điểm Việc sử dụng giải pháp tích hợp không chỉ cho phép sử dụng phần mềm ứng dụng theo dõi các tiến trình mà còn như là một công cụ hướng dẫn giúp áp dụng các quy trình quản lý sản xuất kinh doanh tối ưu, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.  Đồng hành và vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh trong một môi trường kinh doanh năng động: Tạo ra thế cạnh tranh của doanh nghiệp, nếu như không có Web thì các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ rất khó khăn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn vì khoảng cách về vốn, thị trường, nhân lực, khách hàng. Khi ứng dụng CNTT, đặc biệt là Web, khoảng cách này bị thu hẹp do bản thân doanh nghiệp đó có thể cắt giảm nhiều chi phí, hơn thế nữa với lợi thế của kinh doanh trên mạng sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo ra sắc thái riêng về một phương thức kinh doanh khác với hình thức kinh doanh truyền thống. Chính những điều này sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh, giúp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh với đối thủ của mình GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
11. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13  Có thêm hàng ngàn khách hàng mới, làm thỏa mãn cả những khách hàng khó tính nhất: Là thị trường không biên giới nên giúp cho doanh nghiệp có cơ hội quảng bá thông tin sản phẩm ra thị trường toàn cầu, qua đó giúp doanh nghiệp tăng khách hàng và tăng doanh thu. Với việc cập nhật thường xuyên các sản phẩm mới, khách hàng sẽ thực sự thích thú vì có nhiều sản phẩm để lựa chọn.  Làm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng: Trên cơ sở cung cấp cho khách hàng bảng giá, hợp đồng một cách gần như tức thời, bên cạnh đó với website bán hàng của mình, doanh nghiệp tạo điều kiện cho khách hàng có cơ hội lựa chọn sản phẩm phù hợp với đầy đủ thông tin mà không cần phải tới tận trụ sở hay xưởng sản xuất của doanh nghiệp.  Đặt hàng, mua bán trực tuyến: Vấn đề đặt hàng, cũng sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, giúp mua hàng hiệu quả, làm giảm chi phí mà vẫn tăng hiệu suất tổng thể. Hơn nữa, mua bán trực tuyến có thể được sử dụng để tự động hoá rất nhiều hoạt động liên quan đến quy trình mua hàng tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí. Đơn hàng và các giấy tờ khác có thể được gửi tới cho các nhà cung cấp qua Internet, còn các hoá đơn và giấy biên nhận được phân loại và gửi tới đúng phòng ban phụ trách qua hệ thống điện tử. Hồ sơ đơn hàng có thể dễ dàng kiểm tra, cho phép công ty đánh giá các hoạt động chi tiêu hiệu quả hơn. Qua đó có thể thấy việc tự động hoá các quy trình kinh doanh hiện có, giúp khách hàng đặt mua hàng từ doanh nghiệp dễ dàng hơn - chẳng hạn, việc thông qua các thẻ điện tử hay kiểm tra và kiểm kê kho hàng trực tuyến nhanh chóng, có thể giúp rút ngắn thời gian giao dịch - cải thiện dịch vụ phục vụ khách hàng. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
12. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Nguyên nhân dẩn đến việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay ở nước ta không thành công. Việc ứng dụng CNTT hiện nay ở nước ta không thành công là do 6 nguyên nhân chính sau:  Thứ nhất: Do các cấp lãnh đạo ở Việt Nam chưa nhận thức đúng mức vai trò của CNTT trong việc nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. . Đây chính là nguyên nhân quan trọng nhất vì phần lớn các cấp lãnh đạo ở Việt Nam đã quen với công việc quản lý ít ứng dụng CNTT. Do đó, họ không mặn mà và không dành nhiều thời gian cho việc tìm hiểu những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại. Không ít các cấp lãnh đạo nghĩ rằng việc kinh doanh và quản lý ít ứng dụng CNTT như hiện tại cũng không ảnh hưởng nhiều đến công việc kinh doanh của họ. . Mặt khác, ở một vài doanh nghiệp dù cấp lãnh đạo đã nhận thức được vai trò và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT mang lại, nhưng do khả năng tài chính hiện tại của doanh nghiệp họ không đáp ứng đủ cho việc triển khai ứng dụng CNTT. . Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đã khiến mọi người không khỏi bất ngờ. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin, trong khi ở Mỹ con số trung bình là 1,5%. Chính sách đầu tư cho công nghệ thông tin của doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Đa phần doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu tư đã thấp và hiệu quả của nó còn thấp hơn. . Bên cạnh đó, có một số dự án của các doanh nghiệp nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT nhưng rất tiếc do tầm nhìn và chiến lược phát triển không hợp lý nên hiệu quả mang lại không cao.  Thứ hai: Do môi trường ứng dụng CNTT ở Việt Nam chưa thật tốt. . Trong các doanh nghiệp Việt Nam có rất nhiều các quy trình, nghiệp vụ khác nhau và rất nhiều quy trình, nghiệp vụ trong số đó thay đổi liên tục. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc ứng dụng CNTT vào các quy trình, nghiệp vụ này. . Mặt khác, một số doanh nghiệp có quy trình nghiệp vụ ổn định nhưng lạc hậu và lỗi thời. Do đó khi ứng dụng CNTT vào thì hiệu quả mang lại không cao. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
13. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13  Thứ ba: Do các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam chưa cảm thấy nguy cơ mất cạnh tranh khi Việt Nam gia nhập vào các tổ chức kinh tế thương mại trong khu vực và thế giới. . Như đã nói ở trên, không ít cấp lãnh đạo ở nước ta có suy nghĩ rằng việc ứng dụng CNTT vào thời điểm hiện tại là chưa thật sự bức bách, thậm chí không ứng dụng cũng chẳng sao. . Cuộc khảo sát của Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia tại 217 doanh nghiệp còn cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào. Khối doanh nghiệp nhà nước còn 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến 60% chưa đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình. 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng của công nghệ thông tin nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác được sâu khả năng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. Một doanh nghiệp phát biểu: “Nhiều nơi đã dùng máy tính làm các loại văn bản từ khá lâu, nhưng máy tính có thể ứng dụng được vào công việc gì nữa và làm như thế nào để thật sự hiệu quả, thì có lẽ đến 80% vẫn rất lúng túng”. Không có gì đáng ngạc nhiên khi chương trình quan trọng nhất, được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp là quản lý tài chính, kế toán. Khoảng 88% số doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin có sử dụng phần mềm kế toán tài chính, nhưng ngay cả đối với những doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả mãn được yêu cầu của họ. . Đây là nguyên nhân và là vật cản to lớn để các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng CNTT, tự đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh ngày càng khốc liệt của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt, Việt Nam đã tham gia WTO, đã mở cửa để các doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư, cũng như việc Việt Nam ký kết vào Hiệp định thương mại tự do ASEAN, miễn giảm thuế cho các mặt hàng của các doanh nghiệp nước ngoài. Câu hỏi lớn được đặt ra là liệu các doanh nghiệp Việt Nam có đủ sức cạnh tranh để tồn tại và phát triển ngay trên thị trường nhà. . Kết quả dễ nhận thấy là nếu không ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp Việt Nam sẽ mãi chỉ là những doanh nghiệp nhỏ lẻ, không đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài ngay tại thị trường Việt Nam, chứ chưa nói tới việc cạnh tranh với đối thủ ngay tại thị trường của họ. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
14. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13  Thứ tư: Do trình độ quản lý của các cấp lãnh đạo ở Việt Nam chưa cao. . Chúng ta đều biết rằng nhận thức và trình độ của nhà lãnh đạo là yếu tố tối quan trọng đối với việc phát triển của doanh nghiệp. Đó là yếu tố sống còn. Khi cấp lãnh đạo có trình độ và nhận thức không cao thì không thể hoạch định ra những chiến lược và chính sách kinh doanh hợp lý, có chiều sâu để phát triển doanh nghiệp. . Đôi khi chính nhận thức và trình độ thấp kém của nhà lãnh đạo sẽ kìm hãm nổ lực cống hiến của nhân viên. Nhà lãnh đạo có trình độ thấp kém sẽ không trao đủ quyền hạn để các nhân viên có thể sử dụng hết khả năng của mình xây dựng công ty.  Thứ năm: Do các đề cương, dự án CNTT chất lượng kém nhưng vẫn được triển khai. . Ở Việt Nam, đa số các dự án CNTT có chất lượng rất kém nhưng do yếu tố ngoại giao giữa các lãnh đạo nên vẫn được triển khai. Kết quả là tiền đầu tư mất đi trong khi hiệu quả đạt được lại rất thấp. Thậm chí nhiều dự án bị đình chỉ giữa chừng do chậm tiến độ và không hoàn thành đúng các tiêu chí đề ra ban đầu. . Chúng ta thấy rõ điều này ở những dự án có vốn đầu tư của nhà nước, các cấp quản lý ở Việt Nam còn tệ quan liêu, ưu tiên cho người quen. Họ không nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả do việc ứng dụng CNTT mang lại. Chính những điều này làm CNTT không được ứng dụng nhiều ở các doanh nghiệp Việt Nam.  Thứ sáu: Do thiếu cán bộ có đủ trình độ. . Trong bất kì lĩnh vực nào chúng ta cũng cần đội ngũ nhân lực có trình độ. Vì đây chính là nguồn lực quan trọng của công ty. . Trong môi trường ứng dựng CNTT thì đội ngũ cán bộ có trình độ và kỹ năng lại cần quan trọng. Hiện nay ở nước ta có rất nhiều trường đại học có thể đạo tạo ra nhiều cán bộ giỏi chuyên môn, nhiều cán bộ giỏi tin học. Nhưng để tìm được lượng cán bộ vừa giỏi chuyên môn vừa có kiến thức tin học thì thật khó. . Điều này trở nên quan trọng khi những dự án ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp, doanh nghiệp không có được những cán bộ giỏi về chuyên môn và hiểu biết về tin học thì những dự án này sẽ gặp nhiều khó khăn từ khâu phân tích quy trình nghiệp vụ, chuyển hóa ý tưởng đến khâu kiểm tra, phân tích sơ đồ dữ liệu, Điều này sẽ làm chậm quá trình triển khai dự án. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
15. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 . Bên cạnh đó, lực lượng sử dụng và khai thác những ứng dụng từ việc đổi mới CNTT mang lại cũng quan trọng không kém. Do đó, chúng ta cần đào tạo đội ngũ nhân lực này nếu doanh nghiệp muốn phát triển và vươn cao trong tương lai.  Bên cạnh 6 nguyên nhân cơ bản và cốt lõi trên, chúng ta còn dễ dàng phát hiện nhiều nguyên nhân khác: . Nhận thức của các nhà đầu tư còn phiến diện, coi trọng phần cứng, xem nhẹ phần mềm. . Đa số cán bộ quản lý thường chú trọng công tác tổ chức quản lý là chính, họ thường không chịu lắng nghe nhiều ý kiến đóng góp của người khác. . Nhiều dự án chỉ làm mà kết quả đạt được không cao, không tương xướng với số tiền đầu tư. Điều này là do cung cách tổ chức đấu thầu hiện nay chủ yếu dựa vào giá bỏ thầu mà không quan tâm nhiều đến giá trị bên trong mà những dự án có mang lại. . Công tác quản lý Nhà nước về CNTT còn nhiều bất cập. . Hệ thống CSDL còn manh mún, thiếu tập trung, mức độ chia sẻ chưa cao. . Hạ tầng CNTT còn thiếu về số lượng và không đồng bộ. . Ứng dụng CNTT vào quản lý Nhà nước của các cấp, các ngành còn hạn chế, chưa có sự phối hợp giữa cải cách hành chính với ứng dụng CNTT. . Đầu tư cho phát triển Công nghiệp CNTT còn nhỏ lẻ, phân tán, kém hiệu quả; đầu tư cho đào tạo CNTT chưa được quan tâm đúng mức. . Thiếu quy hoạch tổng thể và một lộ trình khoa học trong việc ứng dụng và phát triển CNTT. . Cơ chế, chính sách ứng dụng và phát triển CNTT chưa cụ thể, chưa hấp dẫn và chưa đồng bộ, chưa tạo được môi trường thuận lợi thúc đẩy ứng dụng CNTT trong các lĩnh vực. Giải pháp khắc phục? Để nâng cao việc ứng dụng CNTT trong các doanh nghiệp Việt Nam, ta cần phải áp dụng các biện pháp sau: . Trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. . Tạo môi trường thuận lợi cho ứng dụng CNTT và phát triển CNTT. . Khuyến khích đầu tư vào lĩnh vực CNTT. Rà soát và tháo bỏ mọi nhận thức và quy định không phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi nhất, áp dụng mức ưu đãi hiện hành cao nhất và từng bước đạt mức ưu đãi bằng hoặc cao hơn so GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
16. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 với các nước trong khu vực cho việc ứng dụng và phát triển CNTT, đi đôi với việc thực hiện các biện pháp quản lý chặt chẽ, sử dụng có hiệu quả. . Chuẩn hoá thông tin và các hệ thống thông tin trong từng lĩnh vực. Bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc trao đổi và sử dụng chung các cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin trong nước và quốc tế. . Có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn và an ninh thông tin, trước hết trong các lĩnh vực quản lý nhà nước, an ninh - quốc phòng. . Khuyến khích và hỗ trợ việc phổ cập và nâng cao trình độ ngoại ngữ trong một bộ phận nhân dân, trước hết là trong thanh niên, thiếu niên. Có biện pháp và công cụ hỗ trợ để nhiều người Việt Nam có thể dễ dàng sử dụng và ứng dụng CNTT bằng tiếng Việt. . Xây dựng tiêu chuẩn ngành, nghề với mức lương và chế độ đãi ngộ hợp lý đối với đội ngũ cán bộ chuyên môn về CNTT. . Ưu tiên đầu tư cho ứng dụng và phát triển CNTT trong các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội. Coi hạ tầng thông tin là hạ tầng kinh tế - xã hội quan trọng. Ưu tiên sử dụng nguồn vốn ODA cho ứng dụng và phát triển CNTT. Đảm bảo các điều kiện để thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ các dự án ứng dụng và phát triển CNTT đã được phê duyệt. . Đưa vào hệ thống mục lục ngân sách nhà nước loại chi riêng về CNTT. Hình thành quỹ hỗ trợ, quỹ đầu tư khắc phục rủi ro cho ứng dụng và phát triển CNTT. . Xây dựng chương trình hỗ trợ xuất khẩu trong lĩnh vực CNTT, trước mắt là gia công phần mềm và xuất khẩu lao động. . Tạo điều kiện thuận lợi cho người Việt Nam làm việc trong lĩnh vực CNTT đi làm việc ở nước ngoài và trở về nước. . Tập trung đầu tư, có các chính sách và giải pháp đặc biệt để đảm bảo cho các khu công nghệ cao Hoà Lạc và Thành phố Hồ Chí Minh được triển khai theo đúng tiến độ và sớm đi vào hoạt động, trong đó chú trọng ưu tiên các khu công nghiệp công nghệ phần mềm, ưu tiên các nguồn vốn ODA cho các khu công nghệ cao; có chính sách thu hút đầu tư nước ngoài vào các khu công nghệ cao với mức ưu đãi cao hơn so với các nước trong khu vực. Tích cực phát triển các khu công nghệ cao ở các địa phương khác khi có điều kiện thuận lợi. . Các sản phẩm và dịch vụ CNTT được tạo ra trong nước không chịu thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực CNTT được hưởng mức ưu GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
17. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 đãi cao nhất về thuế thu nhập doanh nghiệp, được hưởng chế độ ưu đãi về tín dụng, về sử dụng đất theo quy định của pháp luật. . Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và đảm bảo việc thực hiện pháp luật về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, trong đó có bảo hộ quyền tác giả đối với phần mềm và các sản phẩm CNTT khác Những thành tựu đã đạt được: . Trong những năm qua việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kỹ thuật địa chính nhà đất được Sở Tài nguyên và Môi trường giao cho Trung tâm Kỹ thuật Địa chính - Nhà đất Đồng Nai triển khai thực hiện. Trung tâm Kỹ thuật Địa chính - Nhà đất đã triển khai ứng dụng CNTT, các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến, đầu tư trang bị các phần mềm, trang thiết bị tin học vào hoạt động quản lý nhà đất. . Đến nay Trung tâm Kỹ thuật Địa chính - Nhà đất đã ứng dụng thành công các phần mềm phổ biến trên thế giới (MicroStation, Mapinfo, AutoCad ) và các phần mềm do bộ Tài nguyên Môi trường chuyển giao (Famis và Caddb ). Song song với việc áp dụng công nghệ trên, Trung tâm không ngừng nghiên cứu thiết kế, cải tiến nhiều phần mềm có khả năng giúp cho việc thực hiện các tác nghiệp kỹ thuật một cách nhanh chóng và hiệu quả nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện nhiệm vụ chính trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý Nhà nước về đất đai phù hợp với đặc điểm của tỉnh Đồng Nai. Thực tế, từ năm 2001 đến nay, Trung tâm Kỹ thuật Địa chính - Nhà đất đã xây dựng khá nhiều phầm mềm, trong đó đáng kể nhất là: Hệ thống Atlas điện tử Ðồng Nai nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, công tác quản lý, chỉ đạo việc phát triển mọi mặt trên địa bàn tỉnh Đồng Nai; phần mềm đánh số nhà tự động và quản lý thông tin số nhà; Phần mềm quản lý thông tin quy hoạch chi tiết; Hệ thống quản lý dữ liệu và tiến độ thực hiện hồ sơ công việc chạy trên mạng LAN; Website Trung tâm; Hệ thống cơ sở dữ liệu Tài nguyên và Môi trường bao gồm 07 Modul chính: Quản lý đất đai, quy hoach, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước, môi trường, thanh tra - kiểm tra, văn bản pháp quy. . Ngoài ra Trung tâm còn xây dựng cải tiến một số modul: tự động trích vẽ hồ sơ kỹ thuật thửa đất đã chồng ghép quy hoạch, vẽ hiện trạng nhà ở, lập hồ sơ địa chính nâng cấp phần mềm Caddb để đáp ứng các yêu cầu theo thông tư 29, chuyển tự động dữ liệu Tổng kiểm kê từ Excel vào phần mềm TK05, Chính nhờ các phần mềm này, các loại bản đồ, hồ sơ địa chính từ đó đã được "chuẩn hóa" và chuyển thành các file dữ liệu có khả năng truy xuất, cập nhật khá nhanh, đáp ứng được yêu cầu quản lý và khai thác thông tin, phục vụ nhiệm vụ chính trị được giao. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
18. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 . Những thành tựu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quả lý đất đai đã giúp Sở Tài nguyên và Môi trường ngày càng nâng cao chất lượng hoạt động quản lý đất đai nói riêng và quản lý tài nguyên môi trường nói chung, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Nhà nước, nhu cầu của nhân dân. Qua đó, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, đẩy mạnh quá trình công nghiệp hoá, xã hội hoá, phát triển bền vững của tỉnh nhà. Những kế hoạch đang được triển khai:  Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống thông tin hiện đại . Đó là mục tiêu mà trong thời gian tới Hải quan Việt Nam phấn đấu đạt được nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan và quản lý rủi ro. Tại Hội thảo ngày 21/05/10 vừa qua, tất cả các cán bộ làm công tác kiểm tra sau thông quan toàn ngành và đơn vị tư vấn kỹ thuật đã cùng nhau thảo luân và thống nhất đưa ra những yêu cầu nghiệp vụ nhằm xây dựng một hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hoàn thiện. . Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập mạnh mẽ như hiện nay, ngành Hải quan đang phải quản lý một số lượng doanh nghiệp tăng lên không ngừng, trong khi số lượng cán bộ công chức không tăng nhiều. Hiện nay, lĩnh vực kiểm tra sau thông quan đang phải quản lý hơn 38.000 doanh nghiệp với một khối lượng thông tin dữ liệu rất đa dạng và hỗn độn. Trong khi đó, cán bộ kiểm tra sau thông quan chỉ chiếm chưa đến 15% tổng số cán bộ ngành, phấn đấu đến năm 2020, tỉ lệ này tăng lên là 17 đến 20% cán bộ toàn ngành. Với số lượng này, việc thu thập, xử lý thông tin doanh nghiệp phục vụ công tác quản lý còn nhiều bất cập. . Thực tế này đặt ra một bài toán cho lĩnh vực kiểm tra sau thông quan là cần có sự hỗ trợ về công nghệ, để công tác thu thập, xử lý thông tin doanh nghiệp phục vụ quản lý trở nên có hệ thống. Xuất phát từ nhu cầu đó, Cục Kiểm tra sau thông quan đã kết hợp với công ty phần mềm xây dựng bước đầu một dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp. Dự án nhằm đạt được các mục tiêu chính là: thứ nhất, đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin về doanh nghiệp xuất nhập khẩu, phục vụ theo dõi, quản lý, điều hành và hoạch định chính sách trong KTSTQ; thứ hai, cung cấp thông tin phục vụ phân tích, đánh giá rủi ro đối với doanh nghiệp; và thứ ba là phân loại đối tượng kiểm tra phục vụ công tác đánh giá, phân loại và lựa chọn đối tượng KTSTQ. Tuy dự án nhằm những mục tiêu phục vụ cho công tác quản lý của lĩnh vực kiểm tra sau thông quan, thế nhưng lại đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ được quản lý một cách có hệ thống, khoa học, những quyết định áp dụng với doanh nghiệp từ cơ quan Hải quan do đó cũng sẽ kịp thời và chính xác. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
19. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 . Theo kế hoạch, dự án sẽ tập trung khảo sát, phân tích yêu cầu nhiệm vụ và kế hoạch thực hiện. Đồng thời thiết kế, xây dựng hệ thống theo mô hình xử lý tập trung, giao dịch cổng thông tin dạng web, quản lý và xử lý thông tin theo dữ liệu doanh nghiệp và phân loại doanh nghiệp. Khi đã hoàn thành các bước trên, dự án sẽ được triển khai tại Tổng cục Hải quan, Cục KTSTQ và các Chi cục KTSTQ trong cả nước truy cập qua kết nối mạng WAN. . Những mục tiêu của dự án đặt ra là rất lớn, nhưng hội thảo cũng vạch ra những khó khăn, thách thức mà dự án có thể gặp phải. Khó khăn lớn nhất là mức độ đầy đủ thông tin trong hệ thống CSDL của ngành còn hạn chế, dẫn đến việc đồng bộ thông tin sẽ gặp trở ngại. Tuy nhiên, dự án hoàn toàn có thể đạt được thành công nếu tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thực hiện dự án và chấp nhận thu thập thông tin thủ công ở giai đoạn ban đầu. . Theo kế hoạch khung, dự án sẽ được triển khai và đào tạo cho người sử dụng vào khoảng đầu tháng 11 kết thúc vào cuối tháng 11/2010. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
20. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Các bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại các mức ứng dụng. 1. Ứng dụng CNTT hỗ trợ công việc văn phòng, công tác nghiệp vụ của cá nhân: a. Mục tiêu: - Triển khai CNTT hỗ trợ nhân viên làm việc tốt hơn. - Sử dụng phần mềm làm thay công việc của con người. b. Các bước triển khai: - Trang bị máy tính cá nhân cho mỗi nhân viên - Triển khai các gói ứng dụng văn phòng Ứng dụng MS Office Oracle Open Office Văn bản Word Writer Bảng tính Excel Calc Đồ họa cơ bản Visio Draw Trình chiếu Power Point Impress Cơ sở dữ liệu Access Base Mail Outlook - Đào tạo cán bộ nhân viên sử dụng thành thạo các phần mềm trên - Sử dụng các phần mềm trên để hỗ trợ giải quyết các nghiệp vụ cá nhân (Báo cáo, văn bản, thuyết trình, tính toán, cơ sở dữ liệu nhân viên, bảng lương, trao đổi công việc qua mail ) c. Ưu điểm: - Giúp các cá nhân giải quyết công việc của mình nhanh hơn. d. Nhược điểm: - Tạo ra sự chia cắt thông tin, lãng phí nguồn nhân lực. 2. Ứng dụng CNTT tạo lập môi trường hỗ trợ hệ thống quản lý doanh nghiệp như một hệ thống: a. Mục tiêu: - Tránh lãng phí nguồn nhân lực của công ty. - Tạo ra sự nhất quán dữ liệu. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
21. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 b. Các bước triển khai: Bước 1: Lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định vấn đề cần giải quyết bằng ứng dụng công nghệ thông tin (Giám đốc muốn gì?). Bước 2: Lập lược đồ thông tin doanh nghiệp ứng với nội dung dự định giải quyết. Bước 3: Lên danh mục và giải thích rõ những thông tin do từng nút lập, làm chủ và những thông tin lưu chuyển thao các luồng quan hệ. Việc này gọi là xây dựng lược đồ CSDL vận hành trong hệ thống. Bước 4: Thuê một chuyên gia am hiểu thẩm định lại lược đồ thông ti doanh nghiệp Bước 5: Mời công ty CNTT am hiểu các hệ thống quản trị doanh nghiệp thiết kế hệ thống thông tin hổ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp Bước 6: Chuyên gia nói trên sẽ thẩm định lại bảng thiết lế này Bước 7: Mời công ty CNTT thi công hệ thống đã được thiết kế và thẩm định. Hiện đã có một số công ty CNTT có hệ thống chuẩn. Tuy nhiên việc là ở bước 4 vẫn nên làm độc lập với hệ thống chuẩn. Bước 6 này thì nên mời các công ty có các hệ thống chuẩn để đảm bỉa thời gian và chất lượng. Bước 8: Công tác cài đạt vận hành thử và bàn giaophari đưa vấn đề huấn luyện nhân viên, đội ngũ lãnh đạo doangh nghiệp lên hàng đầu Bước 9: Ký hợp đồng bảo trì đối với hệ thống  Một vài ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp: Ứng dụng quản lý việc bán hàng Chỉ áp dụng tại phòng bán hàng và Marketing để quản lý: - Hồ sơ khách hàng một cách cho tiết. - Các Hợp Đồng bán hàng với Khách Hàng - Đơn Hàng Bán” để tạo lệnh giao hàng và theo dõi chi tiết giao hàng từng phần. - Thiết lập đơn hàng bán bị trả lại hay bù hàng, để bù cho một khách hàng các hàng hóa không đúng hoặc hư hỏng Ứng dụng quản lý tài chính – kế toán của công ty Chỉ áp dụng tại phongd tài chính – kế toán: - Cho phép phân bổ các dữ liệu trong tài khoản, cho các bộ phận, các dự án, hợp đồng, thông qua các tiêu thức phân bổ. Tiêu thức phân bổ có thể căn cứ vào số lượng, tỷ lệ hoặc số tiền. Tiêu thức phân bổ được sử dụng cho GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
22. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như phân bổ chi phí (tiền thuê nhà, bảo hiểm trả trước, ) cho các trung tâm chi phí của công ty. - Theo dõi công nợ của khách hàng. - Thiết lập và theo dõi danh mục nhà cung cấp - Theo dõi theo từng đơn hàng, các hợp đồng với khách hàng hay nhà cung cấp . Qua 2 ứng dụng trên ta thấy cùng một công việc theo dõi theo từng đơn hàng, các hợp đồng bán hàng nhưng lại được thực hiện độc lập ở 2 bộ phân khác nhau trong cùng một công ty. Ưu và nhược điểm của việc triển khai từng ứng dụng riêng lẻ tại từng phòng ban. Ưu điểm: - Nhanh chóng đưa từng ứng dụng cụ thể vào áp dụng tại từng phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng nó - Các phần ứng dụng cho từng bộ phận được áp dụng một cách độc lập, tao ra cảm giác chủ động trong việc không phụ thuộc vào các phòng ban khác trong công ty. - Dễ triển khai ứng dụng tin học do ngân sách được chia thành nhiều phần nhỏ, không tập trung vào cũng một thời điểm. Nhược điểm: - Các ứng dụng mang tính rời rạc, đơn lẻ không có tính hệ thống chung - Rất nhiều thông tin giống nhau được cập nhật, quản lý tại nhiều phòng ban dẫn đến sự lãng phí tài nguyên thông tin trong doanh nghiệp cũng như lãng phí nguồn nhân lực của công ty - Dẫn đến không thống nhất số liệu báo cáo trong công ty do tính khôn g đồng bộ trong quá trình cập nhật dữ liệu giữ các phòng ban. Để khắc phục những nhược điểm trên chúng ta cần phải tích hợp các ứng dụng riêng lẻ thành một khối thống nhất có CSDL thống nhất và dễ dàng truy xuất từ mọi nơi ví dụ như mô hình (ERP) ERP: ( Enterprise Resource Planning) - ERP là phần mềm (PM) trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của DN nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của DN. Nói cách khác, ERP là PM phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
23. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của DN chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của DN nên ERP là hệ thống PM rất lớn. - Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc + Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
24. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 + Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. + Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự ) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN. + Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO. GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
25. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 - Mối quan hệ giữa các mo đun là 2 chiều chung 1 CSDL GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
26. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 - Lược đồ chu trình giao tiếp trong ERP: - Về cơ bản có thể chia ERP thành 2 dòng sản phẩm chính: Phần mềm đóng gói: do các công ty phần mềm thực hiện với số lượng các phân hệ được xây dựng sẵn phục vụ tập đối tượng là các doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề khác nhau. + Ưu điểm: Giá thành rẻ, áp dụng ngay vào hoạt động của doanh nghiệp. + Nhược điểm: Không phải tất cả các quy trình quản lý trong phần mềm đều có thể áp dụng vào mô hình hoạt động của mọi doanh nghiệp do người thiết kế phần mềm không thể tính hết được các trường hợp xảy ra. Trong một số trường hợp thì công ty có thể thay đổi một phần quy trình nghiệp vụ của mình cho phù hợp hoặc sử dụng dòng sản phẩm thứ GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
27. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 Phần mềm viết theo đơn đặt hàng: phần mềm được thiết kế theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của khách hàng. Số lượng các phân hệ thường có thể được thêm bớt một cách linh hoạt phụ thuộc vào nhu cầu và mức đầu tư của người sử dụng. + Ưu điểm: Quy trình trong phần mềm sát với quy trình nghiệp vụ thực tế của khách hàng và khách hàng có thể chủ động ra yêu cầu đối với người thiết kế hệ thống. + Nhược điểm: Giá thành cao, thời gian triển khai lâu, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa 2 bên để sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng. 3. Ứng dụng CNTT tạo lập môi trường hỗ trợ giao tiếp và hội nhập của doanh nghiệp: a. Mục tiêu: - Giảm chi phí bán hàng, tiếp thị, thời gian và chí phí giao dịch - Tạo điều kiện để doanh nghiệp sớm tiếp cận nền kinh tế số hóa b. Các bước triển khai: Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, doanh nghiệp đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. Thương mại điện tử ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong doanh nghiệp: + Hiện diện trên mạng: có một website giới thiệu thông tin, hình ảnh, hàng hóa, dịch vụ + Quảng bá website (e-marketing) + Hỗ trợ khách hàng qua mạng + Thanh toán qua mạng: không nhất thiết phải thực hiện, nếu không thực sự có nhu cầu, hiện nay chỉ có nhu cầu nếu doanh nghiệp bán lẻ hàng hóa ra nước ngoài. + Đổi mới phương thức kinh doanh: dành cho doanh nghiệp “nghiêng” nhiều hơn về những mô hình kinh doanh trên mạng GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14
28. Trường Đại Học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Lớp Quản Trị Kinh Doanh K13 GVHD Nguyễn Văn Năm Bài tiểu luận nhóm 14