Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng

118 trang yendo 6041

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

luan_van_to_chuc_cong_tac_ke_toan_ban_hang_va_xac_dinh_ket_q.pdf

Nội dung text: Luận văn Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng

Học viện Tài chính i Luận văn tốt nghiêp LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tính hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả luận văn (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Phương Thảo SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính ii Luận văn tốt nghiêp MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính iii Luận văn tốt nghiêp DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính CCDC : Công cụ dụng cụ CP : Chi phí DT : Doanh thu GTGT : Giá trị gia tăng GVHB : Giá vốn hàng bán KQKD : Kết quả kinh doanh NTP : Nửa thành phẩm QLDN : Quản lý doanh nghiệp SCT : Sổ chi tiết SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định XM : Xi măng SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính iv Luận văn tốt nghiêp DANH MỤC BẢNG BIỂU SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính v Luận văn tốt nghiêp DANH MỤC HÌNH SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 6 Luận văn tốt nghiêp MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây có sự phát triển mạnh mẽ về cả chiều rộng và chiều sâu, mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hóa nhiều ngành sản xuất. Hơn bao giờ hết, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh (KQKD) là vấn đề thƣờng xuyên đƣợc đặt ra đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế mở cửa vận hành theo cơ chế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc. Theo đó, các doanh nghiệp đều đƣợc bình đẳng cạnh tranh trong khuôn khổ pháp lý. Để có thể cạnh tranh, các doanh nghiệp phải có phƣơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhằm mục tiêu tăng lợi nhuận. Một trong những chiến lƣợc mũi nhọn của các doanh nghiệp là tập trung vào khâu bán hàng. Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hoá, giúp doanh nghiệp tạo nguồn thu bù đắp những chi phí bỏ ra, từ đó tạo ra lợi nhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh. Với tƣ cách là công cụ phục vụ quản lý kinh tế, kế toán đã theo dõi, ghi chép đầy đủ và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính hiện thực, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao giúp doanh nghiệp và các đối tƣợng liên quan đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đƣa ra quyết định phù hợp. Hiệu quả nhất phải kể đến công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD. Đây là phần hành chủ yếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp và góp phần phục vụ đắc lực cho hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Sau một thời gian ngắn thực tập ở công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng, đƣợc sự quan tâm giúp đỡ của các anh chị phòng Kế toán tài chính cùng sự chỉ dẫn của thầy giáo TS. Lƣu Đức Tuyên và những kiến thức đã đƣợc học ở trƣờng, em nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD đối với hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, em đã đi sâu nghiên cứu và chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng”. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 7 Luận văn tốt nghiêp 2. Đối tượng và mục đích nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: Kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu sâu về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD, đƣa ra những nhận xét tổng quan về các thành tựu đã đạt đƣợc và những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng xác định KQKD, từ đó đƣa ra những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD ở Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. 3. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng trong tháng 1 năm 2014. 4. Phương pháp nghiên cứu Quá trình nghiên cứu đƣợc tiến hành theo các bƣớc: - Tham khảo tài liệu từ sách, báo, internet về công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD. - Thu thập số liệu từ các chứng từ, sổ sách kế toán của công ty nhƣ báo phiếu thu- chi, phiếu nhập kho – xuất kho, hóa đơn bán hàng – mua hàng, sổ cái, sổ chi tiết các TK liên quan đến phần hành kế toán nghiên cứu. - Dùng phƣơng pháp tổng hợp, xử lý, phân tích những thông tin có đƣợc để đƣa ra kết quả nghiên cứu. 5. Kết cấu của luận văn tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm 3 chƣơng: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 8 Luận văn tốt nghiêp Do phạm vi của đề tài tƣơng đối rộng, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế và thời gian tiếp xúc với công việc chƣa đƣợc nhiều nên mặc dù đã cố gắng nhƣng luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo TS.Lƣu Đức Tuyên và các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty để luận văn tốt nghiệp của em đƣợc hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn! SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 9 Luận văn tốt nghiêp CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.1.1. Một số nôi dung liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1.1.1.1. Quá trình bán hàng Trong nền kinh thế định hƣớng XHCN, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trƣờng với mục tiêu là lợi nhuận. Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện đƣợc giá trị của sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng. Xét về góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất - kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Để thực hiện đƣợc quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dƣới hình thức các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu đƣợc các khoản doanh thu, thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu đƣợc trong kỳ phát sinh từ các hoạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Nhƣ vậy, quá trình bán hàng của doanh nghiệp có đặc điểm sau: - Về đối tƣợng phục vụ: Ngƣời tiêu dùng, bao gồm cá nhân, các đơn vị sản xuất, đơn vị kinh doanh và các cơ quan tổ chức xã hội. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 10 Luận văn tốt nghiêp - Về phƣơng thức bán hàng: Bán buôn, bán lẻ hàng hóa, đại lý, ký gửi, bán trả châm, trả góp. - Về mặt hành vi: Quá trình bán hàng đƣợc xem là sự trao đổi mua bán có thỏa thuận. Doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Quyền sở hữu hàng hoá sẽ đƣợc chuyển từ ngƣời bán sang ngƣời mua. Khi kết thúc quá trình doanh nghiệp sẽ nhận đƣợc một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Đây là căn cứ để xác định KQKD. 1.1.1.2. Kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp Kết quả kinh doanh (KQKD) là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thƣờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm), biểu hiện bằng một số tiền lãi hoặc lỗ. KQKD của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thông thƣờng và kết quả hoạt động khác. KQKD thông thƣờng của doanh nghiệp là kết quả từ những hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, bao gồm hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính. - KQKD từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ đƣợc xác định theo công thức: Giá vốn Tổng DT thuần KQKD từ hoạt của hàng = về bán hàng và CPBH và động bán hàng và - xuất đã - cung cấp dịch CPQLDN cung cấp dịch vụ bán và CP vụ thuế TNDN SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 11 Luận văn tốt nghiêp Trong đó: DT thuần về bán Tổng DT về bán Các khoản giảm hàng và cung cấp = hàng và cung cấp - trừ DT dịch vụ dịch vụ - DT về hoạt động tài chính là chênh lệch giữa tổng DT thuần về tài chính và CP tài chính. Kết quả từ hoạt Tổng DT thuần về CP hoạt động tài = - động tài chính hoạt động tài chính chính Kết quả hoạt động khác là kết quả đƣợc tính bằng chênh lệch giữa thu nhập khác và chi phí khác Kết quả hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác 1.1.2. Vai trò của quá trình bán hàng và yêu cầu quản lý đối với bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Vai trò của bán hàng Quá trình bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt đông sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu thực hiện không tốt khâu bán hàng thì mọi cố gắng của doanh nghiệp trong các giai đoạn trƣớc đều trở thành vô nghĩa. Quá trình bán hàng sẽ quyết định đến khả năng tài chính, khả năng thu hồi vốn để tái sản xuất ở doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý đối với bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Xuất phát từ vai trò to lớn của bán hàng vì vậy chúng ta cần quản lý công tác bán hàng của doanh nghiệp nhƣ sau: - Doanh nghiệp phải theo dõi các sản phẩm cả về số lƣợng và chất lƣợng. Để từ đó có kế hoạch bảo quản và tiêu thụ thành phẩm cho phù hợp. - Doanh nghiệp phải thƣờng xuyên phân tích tình hình thị trƣờng để có những chiến lƣợc marketing phù hợp. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 12 Luận văn tốt nghiêp - Luôn tìm kiếm và mở rộng thị trƣờng. Ngoài ra để thu hút khách hàng thì DN cũng không ngừng cải tiến sản phẩm của mình. - Doanh nghiệp phải thƣờng xuyên theo dõi tình hình thanh toán của các đơn vị khách hàng để có những chiến lƣợc thu tiền hàng kịp thời. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để đáp ứng đƣợc các yêu cầu quản lý về bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả của các hoạt động, kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và giá trị. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nƣớc và tình hình phân phối kết quả hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập BCTC và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.2. Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng Khái niệm doanh thu bán hàng Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kì hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thƣờng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu thuần đƣợc xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại. Các loại doanh thu: Doanh thu tùy theo từng loại hình SXKD và bao gồm: SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 13 Luận văn tốt nghiêp - DT bán hàng - DT cung cấp dịch vụ - DT từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức đƣợc chia. Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác. Doanh thu bán hàng đƣợc xác định khác nhau tùy theo doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp nào. Nếu cơ sở kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Nếu doanh nghiệp thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT. Điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng chỉ đƣợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau: a. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngƣời mua; b. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nhƣ ngƣời sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; c. Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn; d. Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; e. Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Chứng từ kế toán: Các chứng từ thu, chi Hóa đơn bán hàng thông thƣờng (Mẫu 02- GTGT- 3LL) Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-GTKT-3LL). Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Hóa đơn GTGT (Mẫu 02-GTTT). Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 14 Luận văn tốt nghiêp Phiếu nhập kho (M01-VT), phiếu xuất kho (M02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL) Phiếu xuất kho hàng gửi đại lí (04 HDL-3LL) Bảng thanh toán hàng gửi đại lý, kí gửi (01-BH) Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo Có của Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng. Tài khoản kế toán: Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch và nghiệp vụ. TK 511 không có số dƣ cuối kỳ và có 5 TK cấp 2: - TK 5111: DT bán hàng hóa. - TK 5112: DT bán thành phẩm - TK 5113: DT cung cấp dịch vụ. - TK 5114: DT trợ cấp, trợ giá. - TK 5117: DT kinh doanh bất động sản đầu tư TK 512 - Doanh thu nội bộ: Phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành. TK 512 không có số dƣ cuối kỳ và có 3 TK cấp 2: - TK 5121: DT bán hàng hóa. - TK 5122: DT bán thành phẩm. - TK 5123: DT cung cấp dịch vụ. TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đã đƣợc khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nƣớc. TK 3331 có 2 tài khoản cấp 3: - TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 15 Luận văn tốt nghiêp - TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện Trình tự kế toán Biểu 1.1: Trình tự kế toán DT bán hàng TK911 TK 511 TK 111, 112, 131 (5) TK333(2,3) (2) (1a) TK 521,5211, 5213 TK 3387 TK 6421 (4) TK 3331 (1c) (1b) (3) Chú thích: (1a) Doanh thu bán hàng phát sinh (chƣa có thuế GTGT đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ, có thuế GTGT đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không phải nộp thuế) (1b) Hoa hồng cho khách hàng (1c) Thuế GTGT đƣợc khấu trừ đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ (2) Kết chuyển thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (3) Chiết khấu thƣơng mại,hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán (4) Kết chuyển chiết khấu thƣơng mại, hàng bán bị trả laị và giảm giá hàng bán (5) Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 16 Luận văn tốt nghiêp 1.2.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Khái niệm các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho ngƣời mua hàng đƣợc tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ doanh thu nên các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định KQKD trong kỳ của doanh nghiệp. Các khoản đƣợc phép ghi giảm doanh thu bao gồm: - Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho ngƣời mua hàng do việc ngƣời mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lƣợng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. - Doanh thu hàng đã bán bị trả lại: Là số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhƣng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành, nhƣ hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. - Giảm giá hàng bán: Là khoản doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trƣờng hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng. - Một số khoản thuế: Thuế GTGT phải nộp theo phƣơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu. Chứng từ kế toán - Hóa đơn GTGT (mẫu 01- GTKT- 3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thƣờng (mẫu 02- GTGT- 3LL) - Bảng thanh toán hàng đại lí, ký gửi (mẫu 01- BH) - Thẻ quầy hàng (mẫu 02- BH) SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 17 Luận văn tốt nghiêp - Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng ) - Chứng từ kế toán liên quan khác nhƣ phiếu nhập kho hàng trả lại Tài khoản kế toán TK 521 - Chiết khấu thương mại: Phản ánh số chiết khấu thƣơng mại mà DN đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho ngƣời mua hàng do việc ngƣời mua hàng, dịch vụ với khối lƣợng lớn và theo thỏa thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thƣơng mại. TK 521 không có số dƣ cuối kỳ và có 3 TK cấp 2: - TK 5211 : Chiết khấu hàng hóa - TK 5212 : Chiết khấu thành phẩm - TK 5213 : Chiết khấu dịch vụ TK 531 - Hàng bán bị trả lại: Phản ánh doanh thu của số thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do lỗi của DN. Tài khoản 531 không có số dƣ cuối kỳ. TK 532 – Giảm giá hàng bán: Phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Tài khoản 532 không có số dƣ cuối kỳ Và các tài khoản TK 3331, 3332, 3333, 111, 112, 131, SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 18 Luận văn tốt nghiêp Trình tự kế toán Biểu 1.2. Trình tự kế toán các khoản giảm trừ DT TK 111, 112, 131, 141 TK 521 TK 511, 512 Chiết khấu thƣơng mại K/c khoản chiết khấu thƣơng mại TK 3331 Thuế TK 531 K/c khoản hàng bán Hàng bán bị trả lại bị trả lại TK 3331 Thuế TK 532 K/c khoản giảm giá Giảm giá hàng bán hàng bán TK 3331 Thuế TK 632 TK 155 GVBH trả lại 1.2.2. Kế toán giá vốn hàng xuất bán Khái niệm giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Việc xác định trị giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động kinh doanh. Các phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán Trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay có bốn phƣơng pháp xác định trị giá vốn của hàng xuất bán: Phương pháp giá đơn vị bình quân (Phƣơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ): SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 19 Luận văn tốt nghiêp Theo phƣơng pháp này, trong tháng hàng xuất kho chƣa đƣợc ghi giá vốn vào sổ. Đến cuối tháng, sau khi đã tính toán mới tiến hành ghi sổ. Giá hàng hóa xuất kho đƣợc tính trên cơ sở giá bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Công thức tính: Trị giá vốn Số lƣợng Đơn giá thực tế hàng = hàng hoá x bình quân hoá xuất kho xuất kho gia quyền Trong đó: Trị giá thực tế Trị giá vốn hàng hàng tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn giá = Số lƣợng hàng + Số lƣợng hàng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thƣờng đƣợc tính cho từng loại hàng hoá. Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đƣợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đƣợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phƣơng pháp này giá thực tế hàng xuất kho tiêu thụ căn cứ vào đơn giá thực tế của từng lô hàng từng lần nhập, tức là xuất lô nào thì tính giá trị của lô đó. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá. Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO): Theo phƣơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trƣớc thì xuất kho trƣớc và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó. Phƣơng pháp thích hợp cho từng trƣờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hƣớng giảm. Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO): SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 20 Luận văn tốt nghiêp Theo phƣơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất trƣớc và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính. Thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát. Chứng từ kế toán: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn bán hàng thông thƣờng – Hóa đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hóa,biên bản xử lý hàng thiếu hụt, SCT bán hàng. Tài khoản kế toán TK 632 - Giá vốn hàng bán: phản ánh trị giá vốn của hàng hoá dịch vụ đã bán (đƣợc chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán) trong kỳ. Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản liên quan nhƣ TK 156, TK 157, TK 611, TK 911, Trình tự kế toán Biểu 1.3a: Trình tự KT giá vốn hàng xuất bán theo phƣơng pháp kiểm kê thƣờng xuyên TK 1561,331 TK 632 TK 1561 Giá trị hàng bán trong kỳ Giá trị hàng bán bị trả lại TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 1562 TK 1562 Phân bổ chi phí mua hàng Chi phí mua hàng của Hàng bán bị trả lại TK 911 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 21 Luận văn tốt nghiêp Biểu 1.3b: Trình tự KT giá vốn hàng xuất bán theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ TK 1561,157 TK 611 TK 632 K/c trị giá hàng K/c trị giá vốn tồn đầu kỳ hàng bán trong kỳ TK 1562 TK 157 K/c chi phí thu mua K/c trị giá hàng gửi hàng đầu kỳ bán cuối kỳ TK 331,111 TK 1561,1562 Trị giá hàng mua,chi K/c trị giá hàng, chi phí mua hàng trong kỳ phí mua hàng cuối kỳ Theo phƣơng pháp này, cuối kỳ kế toán kiểm kê xác định hàng hoá tồn kho và xác định giá vốn hàng bán theo công thức sau: Trị giá Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng vốn hàng = tồn kho, gửi + mua vào - tồn kho, gửi bán bán đầu kỳ trong kỳ bán cuối kỳ 1.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN 1.2.3.1. Kế toán chi phí bán hàng Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chủ yếu sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lƣơng phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên, đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lƣơng. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 22 Luận văn tốt nghiêp - Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lƣờng, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhƣ nhà kho, cửa hàng, phƣơng tiện vận chuyển, bốc dỡ. - Chi phí bảo hành sản phẩm: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ nhƣ:: chi phí thuê tài sản, kho, bến bãi, bốc dỡ vận chuyển, chi phí điện nƣớc - Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ nằm ngoài các chi phí kể trên nhƣ: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm, hàng hóa Chứng từ kế toán - Bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng chấm công. - Bảng trích khấu hao TSCĐ, Hoá đơn GTGT hay hoá đơn đặc thù. - Phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ. - Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Tài khoản kế toán TK 641 – Chi phí bán hàng đƣợc sử dụng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định KQKD. TK 641 này không có số dƣ và có 7 TK cấp 2 - TK 6411: CP nhân viên. - TK 6412: Chí phí vật liệu, bao bì SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 23 Luận văn tốt nghiêp - TK 6413: CP dụng cụ đồ dùng. - TK 6414: CP khấu hao TSCĐ. - TK 6415: CP bảo hành. - TK 6417: CP dịch vụ mua ngoài. - TK 6418: CP bằng tiền khác 1.2.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) là toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý SXKD, quản lý hành chính, và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. Theo quy định của chế độ hiện hành, chi phí QLDN bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lƣơng, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ, BHTN trên tiền lƣơng nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. - Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nhƣ văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phƣơng tiện truyền dẫn - Thuế, phí và lệ phí: các khoản thuế nhƣ thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà - Chi phí dự phòng: khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 24 Luận văn tốt nghiêp - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp nhƣ: tiền điện, nƣớc, thuê sửa chữa TSCĐ; tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần; chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên nhƣ chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác. Chứng từ kế toán - Bảng thanh toán tiền lƣơng - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ - Phiếu xuất kho - Hoá đơn giá tri gia tăng - Bảng kê nộp thuế - Phiếu chi, giấy báo của ngân hàng Tài khoản kế toán TK 642 –Chi phí QLDN đƣợc sử dụng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. TK 642 này không có số dƣ và có 8 TK cấp 2 - TK 6421: CP nhân viên quản lý. - TK 6422: CP vật liệu quản lý. - TK 6423: CP đồ dùng văn phòng. - TK 6424: CP khấu hao TSCĐ. - TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. - TK 6426: CP dự phòng. - TK 6427: CP dịch vụ mua ngoài. - TK 6428: CP bằng tiền khác. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 25 Luận văn tốt nghiêp Trình tự kế toán Biểu 1.4 : Trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN TK 334, 338 TK 641, 642 TK 111, 152, (1) Chi phí về nhân (7) Các khoản giảm TK 152, 153, 142, viên BH, QLDN chi phí BH, QLDN (2) Chi phí về NVL, CCDC TK 911 cho BH, QLDN TK 214 (3) Chi phí khấu hao TSCĐ (8) Kết chuyển để xác dùng cho BH, QLDN định kết quả hoạt TK 333 động SXKD (4) Thuế, phí phải nộp Nhà nƣớc TK 139 (5) Trích dự phòng nợ phải thu khó đòi TK 331, 111 TK 133 (6) Chi phí dịch vụ, chi phí khác cho BH, QLDN 1.2.4. Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính 1.2.4.1. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính Khái niệm doanh thu hoạt động tài chính Doanh thu hoạt động tài chính là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kế toán. Chứng từ kế toán SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 26 Luận văn tốt nghiêp - Phiếu thu - Phiếu kế toán - Giấy báo Có Tài khoản kế toán TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: Dùng để phản ánh các khoản DT từ hoạt động tài chính của DN. 1.2.4.2. Kế toán chi phí hoạt động tài chính Khái niệm chi phí hoạt động tài chính Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí liên quan đến các hoạt động về vốn, các hoạt động đầu tƣ tài chính và các nghiệp vụ mang tính chất tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán - Phiếu chi - Phiếu kế toán Tài khoản kế toán TK 635 – Chi phí tài chính: Dùng để phản ánh các khoản CP hoạt động tài chính của DN. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 111, 112, 131, SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 27 Luận văn tốt nghiêp Trình tự kế toán Biểu 1.5: Trình tự kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính TK 111,112 TK 111,112, TK 635 TK 911 TK 515 K/c doanh thu tài Doanh thu hoạt đông chính T TC phát sinh Chi phí K/c để xác TC định KQKD phát sinh TK 33311 trong kỳ TK 133 Thuế GTGT theo Thuế GTGT phƣơng pháp khấu đƣợc khấu trừ trừ (nếu có) (nếu có) 1.2.5. Kế toán các khoản chi phí và thu nhập khác 1.2.5.1. Kế toán thu nhập khác Khái niệm thu nhập khác Thu nhập khác là các khoản thu nhập không phải là doanh thu của doanh nghiệp. Đây là các khoản thu nhập đƣợc tạo ra từ các hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh thông thƣờng của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán - Phiếu thu - Phiếu kế toán Tài khoản kế toán TK 711 - Thu nhập khác: Tài khoản này phản ánh các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp. 1.2.5.2. Kế toán chi phí khác Khái niệm chi phí khác SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 28 Luận văn tốt nghiêp Chi phí khác là các khoản chi phí của các hoạt động ngoài hoạt động SXKD tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Đây là những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ khác biệt với hoạt động kinh doanh thông thƣờng của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán - Phiếu chi - Phiếu kế toán Tài khoản kế toán TK 811 - Chi phí khác: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí khác của doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác nhƣ: TK 111, 112, 152, 153, Trình tự kế toán Biểu 1.6: Trình tự kế toán chi phí, thu nhập khác TK 111,112, TK 811 TK 911 TK 711 TK 111, 112, CP khác phát sinh trong K/c để xác định K/c để Thu nhập kỳ KQKD xác định khác phát KQKD sinh TK 133 TK 33311 Thuế GTGT đƣợc khấu Thuế GTGT theo trừ (nếu có) phƣơng pháp khấu trừ (nếu có) 1.2.6. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Khái niệm kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thƣờng và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 29 Luận văn tốt nghiêp Chứng từ kế toán - Phiếu kế toán Tài khoản kế toán Kế toán xác định kết quả kinh doanh sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: Dùng để xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối: Dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. TK 421 có 2 TK cấp 2 - TK 4211 – Lợi nhuận năm trước. - TK 4212 – Lợi nhuận năm nay. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 511, 632, 641, 642, 711, 811 SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 30 Luận văn tốt nghiêp Trình tự kế toán Biểu 1.7: Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh TK 632 TK 911 TK 511, 512 K/c giá vốn K/c DT bán hàng và CCDV và DT nội bộ TK 635 TK 515 K/c CP tài chính K/c DT hoạt động tài chính 641, 642 K/c CP bán hàng& CP TK 711 QLDN K/c thu nhập khác TK 811 K/c CP khác TK 8212 K/c số PS Có>số PS Nợ TK 8211 TK 8212 K/c CP Thuế TNDN hiện hành TK 421 TK 8212 K/c lỗ từ hoạt động kinh doanh. K/c số PS Có< số PS Nợ TK 8212 Kết chuyển lãi từ HĐKD 1.2.7. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các sổ kế toán thích hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành, có năm hình thức tổ chức sổ kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật ký chung: Trong hình thức này, hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt. + Sổ cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911,. . . SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 31 Luận văn tốt nghiêp + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan nhƣ SCT bán hàng, SCT phải thu của khách hàng, SCT chi phí bán hàng, chi phí QLDN Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: - Sổ Nhật ký - sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan nhƣ : sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, Hình thức chứng từ ghi sổ: hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,. . . - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan: SCT TSCĐ, SCT công nợ phải thu, công nợ phải trả Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: - Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8,. . . - Bảng kê số 1, 2, 8, 10,. . . - Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911,. . . - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: nhƣ SCT TSCĐ, vật tƣ, hàng hóa Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.3. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện ứng dụng máy vi tính 1.3.1 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học Hiện nay, việc doanh nghiệp đƣa phần mềm kế toán vào sử dụng giúp giảm đƣợc khối lƣợng công việc, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí, góp phần nâng cao SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 32 Luận văn tốt nghiêp hiệu quả công việc. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính hay thủ công cũng đều phải đáp ứng các yêu cầu kế toán là: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu và có thể so sánh đƣợc nên để đáp ứng các yêu cầu trên, các chƣơng trình kế toán trên máy khi thiết kế cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau: - Có đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán. - Cần phải ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động KT - TC phát sinh của doanh nghiệp. Muốn vậy phải giải quyết tốt mối quan hệ ghi nhận thông tin theo trình tự thời gian với việc phân loại và ghi nhận thông tin theo hệ thống các nghiệp vụ KT - TC đã phát sinh, không đƣợc trùng lặp hoặc bỏ sót. - Chƣơng trình kế toán phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Chƣơng trình kế toán máy phải đảm bảo liên kết đầy đủ các phần hành kế toán, đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh, giúp cho việc nối mạng máy tính, tạo điều kiện phân công lao động trong bộ máy kế toán. - Thực hiện đúng quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này. - Đảm bảo lƣu trữ chứng từ, dữ liệu, số liệu kế toán, báo cáo kế toán theo đúng nguyên tắc, chế độ và quy định hiện hành. - Chƣơng trình phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thâm nhập, khai thác, sử dụng số liệu, tài liệu trên máy của những ngƣời không có trách nhiệm. Đây cũng là một quy chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để đảm bảo an toàn cho các thông tin, tránh bị lạm dụng các thông tin. 1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán máy Để đáp ứng yêu cầu sản xuất, quảy lý sản xuất các doanh nghiệp hầu hết SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 33 Luận văn tốt nghiêp đã ứng dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán. Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp cả bốn hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 34 Luận văn tốt nghiêp PHẦN MỀM SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ KẾ TOÁN TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo tài chính CHỨNG TỪ MÁY VI TÍNH KẾTOÁN CÙNG - Báo cáo kế toán quản trị LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 35 Luận văn tốt nghiêp CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV XI MĂNG VICEM HẢI PHÕNG 2.1. Những nét khái quát chung về công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xi măng Vicem Hải Phòng Tên gọi tắt: HPCC (Haiphong Cement Company) Giấy phép ĐKKD: Số 108194 ngày 15/09/1993 Mã số thuế: 0200155219 Trụ sở chính: Thôn Tràng Kênh - Thị trấn Minh Đức - Huyện Thủy Nguyên - Thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313 875 359 Fax: 0313 875 365 Email: hpcc@hn.vnn.vn Website: Nhãn hiệu: con rồng xanh Vốn điều lệ: 79.611.593.000 đồng Ngày 25/12/1899, Nhà máy Xi măng Hải Phòng (tiền thân của Công ty Xi măng Hải Phòng - nay là Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng) đƣợc chính thức khởi công xây dựng. Nhà máy đã tồn tại và phát triển qua nhiều thời kì, gối đầu qua ba thế kỉ: cuối thể kỉ 19, thế kỉ 20 và thế kỉ 21. Đây là nhà máy xi măng lớn đầu tiên tại Đông Dƣơng đƣợc ngƣời Pháp khởi công xây dựng nhằm phục vụ chính sách khai thác thuộc địa của chúng. Năm 1955, sau khi Nhà nƣớc Việt Nam tiếp quản thành phố, Nhà máy Xi măng Hải Phòng đƣợc khôi phục và trở lại hoạt động. Sản lƣợng sản xuất không ngừng tăng và liên tục vƣợt kế hoạch. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 36 Luận văn tốt nghiêp Xi măng với đủ chủng loại mang nhãn hiệu “Con rồng xanh” không chỉ góp phần trong công cuộc xây dựng miền Bắc, giải phóng miền Nam bảo vệ Tổ Quốc mà còn có mặt trên thị trƣờng các nƣớc trong khu vực Đông Nam Á. Đến năm 1986, trong bối cảnh chung của nền kinh tế đất nƣớc, Nhà máy xi măng Hải Phòng cũng đứng trƣớc nhiều khó khăn: Sản lƣợng xi măng tiêu thụ rất thấp trong khi lƣợng cán bộ công nhân viên chức lại đông xấp xỉ 5000 ngƣời. Ban lãnh đạo nhà máy tìm mọi biện pháp để khắc phục thậm chí phải tính đến phƣơng án trả lƣơng cho công nhân bằng xi măng. Tháng 8/1987, Bộ Xây Dựng có quyết định số 847/QĐ/BXD về việc tách Nhà máy xi măng Hải Phòng thành ba đơn vị: Nhà máy xi măng Hải Phòng, Xí nghiệp đá Tràng Kênh, Xí nghiệp cơ khí thiết bị xi măng. Qua một thời gian chia nhỏ hoạt động không hiệu quả, tháng 10/1990, Xí nghiệp cơ khí thiết bị xi măng lại đƣợc sáp nhập vào Nhà máy xi măng Hải Phòng. Theo Quyết định số 335/BXD-TCLĐ ngày 09/08/1993 của Bộ trƣởng Bộ xây dựng, Công ty Xi măng Hải Phòng đƣợc thành lập trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị là Nhà máy Xi măng Hải Phòng và Công ty kinh doanh Xi măng Hải Phòng, đƣợc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 108194 ngày 15/9/1993 của Trọng tài Kinh tế Nhà nƣớc thành phố Hải Phòng, với số vốn điều lệ là 79.611.593.000 đồng, đặt trụ sở tại số 1 - Đƣờng Hà Nội - Phƣờng Thƣợng Lý - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải Phòng. Quý II năm 1995, Bộ Xây Dựng ra quyết định số 150/BXD-TCLĐ cho phép nhập Xí nghiệp đá Tràng Kênh vào công ty. Trong quá trình hoạt động, Công ty xi măng Hải Phòng đã cung cấp xi măng phục vụ cho các công trình lớn: giếng dầu, thuỷ điện Thác Bà, sông Đà, Lăng và Bảo tàng Hồ Chí Minh, cầu Thăng Long, sân bay, các công trình quân sự ở quần đảo Trƣờng Sa, các công trình ở vùng ven biển chịu nƣớc mặn, đất nhiễm phèn. Sau nhiều năm khai thác, Nhà máy xi măng Hải Phòng với dây chuyền thiết bị, công nghệ lạc hậu, cùng với hậu quả nặng nề của chiến tranh để lại đã gây ô nhiễm môi trƣờng cho thành phố Hải Phòng. Do đó, ngày 29/11/1997, Thủ tƣớng Chính phủ ra Quyết định số 1019/TT cho phép Công ty Xi măng Hải Phòng triển khai thực hiện Dự án xây dựng nhà máy Xi măng Hải Phòng mới tại thôn Tràng Kênh, thị trấn SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 37 Luận văn tốt nghiêp Minh Đức, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng với công suất thiết kế 1,4 triệu tấn/năm, tổng mức đầu tƣ 208,68 triệu USD. Nhà máy mới đã hoàn thành xây dựng vào cuối tháng 11/2005. Ngày 12/5/2006, hệ thống nghiền đóng bao của nhà máy mới hoàn thành đƣa vào sản xuất, dây chuyền nhà máy mới đi vào hoạt động đồng bộ. Ngày 31/5/2006, hệ thống nghiền xi măng Nhà máy cũ ngừng hoạt động. Theo thông báo số 866/XMHP-KH ngày 27/5/2006, Công ty Xi măng Hải Phòng quyết định chấm dứt toàn bộ hoạt động sản xuất tại Nhà máy cũ. Với công lao cống hiến đáng kể cho công cuộc xây dựng đất nƣớc trong suốt hơn 115 năm, cán bộ công nhân viên Xi măng Hải Phòng đã đƣợc Đảng và Nhà nƣớc trao tặng trên 80 huân, huy chƣơng các loại, trong đó có Huân chƣơng lao động hạng nhất, Danh hiệu anh hùng lực lƣợng vũ trang nhân dân, Huân chƣơng chiến công hạng I, II, III. Và đặc biệt do có công lao to lớn, có nhiều thành tích xuất sắc đóng góp vào sự nghiệp cách mạng của Đảng và của dân tộc, năm 2009 Công ty Xi măng Hải Phòng đã vinh dự đƣợc Đảng và Nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng Hồ Chí Minh cao quý. Theo Nghị định 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi Công ty nhà nƣớc thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nƣớc làm chủ sở hữu, ngày 01/7/2011 Công ty Xi măng Hải Phòng đƣợc Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng cho phép chuyển đổi thành Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Xi măng Vicem Hải Phòng. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 38 Luận văn tốt nghiêp Biểu 2.1 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Doanh thu thuần 1.253.767.469.691 1.412.020.571.091 1.526.575.678.017 Lợi nhuận gộp 327.650.982.355 393.135.367.489 358.167.170.170 Doanh thu HĐTC 8.143.561.711 5.164.380.647 4.344.283.821 Lợi nhuận thuần từ 103.676.717.580 146.806.075.640 127.725.331.827 HĐKD Thu nhập khác 5.523.789.429 7.114.475.708 7.971.544.564 Tổng lợi nhuận kế 107.913.321.038 151.522.090.059 132.458.883.023 toán trƣớc thuế Lợi nhuận sau thuế 102.775.945.470 129.576.598.246 112.709.291.971 TNDN (Nguồn: Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng) Nhận xét: Từ bảng trên, ta có thể thấy nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty khá ổn định: hoạt động sản xuất kinh doanh thông thƣờng của công ty có doanh thu chiếm tỉ trọng phần lớn so với doanh thu từ hoạt động khác và năm sau đều có doanh thu cao hơn năm trƣớc. Mặc dù trong những năm gần đây tốc độ xây dựng ở Việt Nam rất chậm nhƣng số lƣợng xi măng bán ra năm sau vẫn cao hơn năm trƣớc. Điều này chứng tỏ công ty đã có vị thế và chiếm đƣợc thị phần trên thị trƣờng. Năm 2013 là 1 năm rất khó khăn đối với nền kinh tế nói chung và đặc biệt với ngành xây dựng, trong đó có ngành sản xuất xi măng. Công ty thực sự phải đối mặt với một số vấn đề khó khăn mới nảy sinh, đối tƣợng khách hàng thực sự đa dạng, yêu cầu về chất lƣợng sản phẩm ngày càng cao, phƣơng thức thanh toán và cơ chế bán hàng đã thực sự cởi mở. Tuy thế nhìn vào bảng kết quả trên ta đã thấy Công ty xi măng Vicem Hải Phòng đã nỗ lực nhƣ thế nào trong việc sản xuất kinh doanh của mình, công ty đã có những biện pháp khắc phục nhằm thỏa mãn đƣợc nhu cầu thị trƣờng, giữ vững và ổn định chất lƣợng sản phẩm. Chính vì điều SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 39 Luận văn tốt nghiêp này mà sản phẩm Xi măng của công ty vẫn đƣợc khách hàng quan tâm và tin dùng với số lƣợng ngày một tăng, doanh thu vẫn tăng hơn năm trƣớc và đạt đƣợc số lợi nhuận đáng kể. Nhìn lại một năm qua với thách thức, cơ hội đan xen nhau, với nguồn lực còn hạn chế, song với tinh thần lao động sáng tạo, nhiệt tình của tập thể cán bộ công nhân viên công ty dƣới sự chỉ đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo đã giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh, hoàn thành đƣợc các chỉ tiêu kinh tế do công ty đề ra. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.2.1. Đặc điểm ngành nghề của Công ty Các ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm - Công nghiệp xi măng: Khai thác nguyên liệu và phụ gia, sản xuất và kinh doanh xi măng, clinker, và bao bì xi măng; - Cơ khí: Chế tạo phụ tùng, thiết bị cho các nhà máy xi măng và vật liệu xây dựng, sửa chữa và lắp ráp, lắp đặt thiết bị cơ khí, thiết bị điện, thiết bị mỏ; - Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm vật liệu xây dựng nhƣ vật liệu chịu lửa, thạch cao, các loại sản phẩm từ xi măng; - Các dịch vụ: Tƣ vấn đầu tƣ và xây dựng, nghiên cứu khoa học ứng dụng và chuyển giao công nghệ, đào tạo, xuất nhập khẩu, cung ứng vật tƣ, vận tải đƣờng bộ, đƣờng sông, đƣờng biển; - Xây dựng, quản lý, khai thác cảng biển, cảng sông, đƣờng bộ cao tốc, đƣờng biển, đƣờng sắt. Đầu tƣ, kinh doanh cơ sở hạ tầng, khu công nghiệp và đô thị, kinh doanh bất động sản, cho thuê nhà xƣởng, kho tàng, nhà ở, văn phòng, khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ công cộng khác, kinh doanh, đầu tƣ chứng khoán, hoạt động thể thao và quảng cáo. 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 40 Luận văn tốt nghiêp Trong công cuộc đổi mới đất nƣớc hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh đang phát triển với tốc độ ngày càng cao, thị trƣờng bất động sản, xây dựng ngày càng đa dạng và phong phú. Cùng với việc mở rộng và phát triển sản xuất nhu cầu về xi măng cho các công trình xây dựng không ngừng gia tăng. Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng ra đời có nhiệm vụ: - Sản xuất và kinh doanh theo kế hoạch đƣợc giao một số chủng loại sản phẩm chủ yếu nhƣ Clinker, xi măng thông dụng (PC30, PC40), xi măng Portland hỗn hợp (PCB30), xi măng đặc biệt (xi măng Portland bền Sulfat, xi măng Portland ít tỏa nhiệt). Tất cả đều mang biểu tƣợng con rồng xanh đạt tiêu chuẩn Việt Nam. - Cung ứng xi măng tại các thị trƣờng truyền thống nhƣ tỉnh Thái Bình, Lào Cai, Yên Bái, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang và thành phố Hải Phòng. 2.1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty Quy trình sản xuất, bao gồm 05 công đoạn chính sau: - Công đoạn chuẩn bị nguyên liệu: Các nguyên liệu chính dùng để sản xuất xi măng là đá vôi, đá sét. Ngoài ra, công ty sử dụng phụ gia điều chỉnh là quặng sắt và silica (hoặc bôxit). Nguyên liệu chính đƣợc khai thác hoặc thuê ngoài khai thác ở các núi đá của công ty, phụ gia điều chỉnh thì mua ngoài. - Công đoạn nghiền liệu: Qua các băng định lƣợng dƣới các két, nguyên liệu đƣợc định lƣợng theo chƣơng trình tự động, hỗn hợp sau khi qua thiết bị tách kim loại và dị vật nhiễm từ, đi vào hệ thống sấy - nghiền liệu. Sản phẩm bột liệu chính và bột thu hồi do lọc bụi khói lò đƣợc vận chuyển về silô chứa. - Công đoạn sản xuất Clinker: Bột liệu đƣợc đồng nhất trong quá trình sục khí tháo liệu ra khỏi silô qua các cửa tháo theo chƣơng trình tự động sẽ đƣợc đƣa vào lò nung. Kết thúc quá trình nung thu đƣợc Clinker. Clinker này rơi vào ghi làm nguội, rồi qua máy búa để đập nhỏ sau đó đốt cùng với than mịn. Than mịn là than cám antraxit sau khi đƣợc tách kim loại và dị vật nhiễm từ và đã đi qua hệ thống sấy - nghiền. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 41 Luận văn tốt nghiêp - Công đoạn nghiền xi măng: Clinker đƣợc rút lên két chứa rồi qua cân băng, vào máy nghiền sơ bộ, sau đó cùng với thạch cao và phụ gia hỗn hợp vào máy nghiền bi để nghiền lại. Sản phẩm xi măng thu hồi đƣa qua thiết bị vận chuyển băng tải, đến gầu nâng lên các silô chứa xi măng. - Công đoạn đóng bao và xuất xi măng: Theo chƣơng trình tự động, xi măng từ các silô chứa đƣợc rút xuống lần lƣợt, rồi đƣa lên máy đóng bao để hoàn thành quy trình sản xuất xi măng. Biểu 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất của công ty xi măng Hải Phòng Than Đất sét Đá vôi Quặng sắt Máy sấy Máy bừa Máy búa Máy nghiền Bể chứa Két chứa Than Mịn Máy nghiền bùn Giếng điều chế ủ clinker Bể dự trữ bùn Pate Máy hấp Clinker thạch cao Máy nghiền Silô chứa Máy xi măng XM bột đóng bao Lò nung Thạch Clinker cao nhỏ Thạch cao Kho chứa SV: Nguyễnto Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02XM bao
Học viện Tài chính 42 Luận văn tốt nghiêp Các thiết bị công nghệ chính bao gồm: - Máy nghiền phụ gia: Năng suất 30 tấn/giờ - Máy nghiền xi măng (Nghiền đứng): Năng suất 240 tấn/giờ - Máy nghiền bi: Năng suất 200 tấn/giờ - Máy nghiền than: Năng suất 25 tấn/giờ - Lò nung: Năng suất 3300 tấn/ngày Công ty xi măng Hải Phòng sản xuất trên một dây chuyền công nghệ có quy mô lớn và phức tạp. Đặc điểm công nghệ sản xuất của công ty: - Đá vôi kích thƣớc 250-300 mm đƣợc khai thác ở xí nghiệp mỏ đá Tràng Kênh đƣợc đƣa vào hệ thống búa máy đập nhỏ 25 mm, sau đó đƣa vào két chứa. Bùn khai thác ở sông Cấm đƣợc đƣa vào hệ thống máy bùn nhuyễn rồi chuyển sang bể chứa. Sau đó, trộn lẫn bùn và đá răm chuyển sang hệ thống máy nghiền bùn. Khi nghiền xong đƣợc 1 hỗn hợp bùn Pate, rồi đƣa vào giếng điều chế. Than đƣa vào sấy rồi nghiền cho mịn. - Nhờ hệ thống bơm khí nén, hệ thống dẫn chuyền và nạp liệu, đƣa than mịn và bùn Pate vào lò nung, ở nhiệt độ 1450 độ C xảy ra phản ứng clinker hóa, tạo ra clinker viên. Qua hệ thống làm nguội clinker, đƣợc đƣa vào két ủ. Sau đó đƣợc đƣa sang hệ thống máy nghiền, cùng với một tỷ lệ thạch cao nhất định để tạo ra xi măng. - Xi măng bột đƣợc đƣa vào hệ thống silo chứa đựng sau 7 ngày rồi đƣợc chuyển sang hệ thống đóng bao kết thúc quá trình sản xuất xi măng. 2.1.2.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty xi măng Hải phòng có khu vực sản xuất rộng 5000m2 với tổng số cán bộ công nhân viên là 1287 ngƣời, trong đó số nhân viên ở bộ phận quản lý chiếm 437 ngƣời. Hoạt động sản xuất đƣợc tổ chức theo từng phân xƣởng trong đó có phân xƣởng sản xuất chính, phân xƣởng sản xuất phụ, bộ phận phục vụ mang tính chất sản xuất, dƣới các phân xƣởng bố trí thành tổ, đội nhỏ. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 43 Luận văn tốt nghiêp - Bộ phận sản xuất chính: là các bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, tạo ra các sản phẩm chính của công ty gồm: Phân xƣởng liệu, phân xƣởng mỏ, phân xƣởng lò nung, phân xƣởng nghiền đóng bao. - Các phân xƣởng sản xuất phụ trợ gồm: Phân xƣởng cơ khí, phân xƣởng động lực, phân xƣởng lắp ráp, phân xƣởng sửa chữa công trình - Bộ phận phục vụ phụ trách đầu vào: tổng kho, kho sản phẩm, phòng vật tƣ, đoàn vân tải thủy Ngoài ra công ty còn có hai xí nghiệp trực thuộc là: Xí nghiệp đá Tràng Kênh, xí nghiệp vận tải và tiêu thụ sản phẩm. Công ty sản xuất một số sản phẩm chính về xi măng nhƣ: xi măng bột đen PCB30, PCB40, xi măng bao đen PCB30, PCB40. Quy trình công nghệ sản xuất xi măng của công ty đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp khô ( lò quay) với hệ thống lò nung hiện đại do hang F.L.Smith ( Đan Mạch ) thiết kế và cung cấp. Đây là dây chuyền sản xuất xi măng hiện đại nhất Việt Nam hiện nay với công nghệ nghiền riêng biệt Clinker và phụ gia, giúp chủ động hoàn toàn trong việc kiểm soát xi măng. Dây chuyền sản xuất đồng bộ đƣợc cơ khí hóa và tự động hóa cao. Các thiết bị trong dây chuyền sản xuất đƣợc điều khiển tự động từ trung tâm điều hành sản xuất chính và các trung tâm nhỏ ở các công đoạn. Dây chuyền này có ƣu điểm nhƣ tiêu hao nhiệt năng và điện năng thấp. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất, năng suất thiết bị có khả năng vƣợt từ 10-15% so với công suất thiết kế. Phòng thí nghiệm KCS của công ty đƣợc trang bị hiện đại và đồng bộ, hệ thống điều khiển chất lƣợng tự động đƣợc chƣơng trình hóa cùng các thiết bị kiểm nghiệm tiên tiến khác, cho phép kiểm tra đủ và kịp thời chất lƣợng của tất cả nguyên nhiên liệu, bán sản phẩm theo yêu cầu sản xuất. Vì vậy công ty hoàn toàn có khả năng cho ra các sản phẩm chất lƣợng cao, ổn định với mức tiêu hao nguyên nhiên liệu, vật tƣ, năng lƣợng phù hợp. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 44 Luận văn tốt nghiêp 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH MTV Xi măng Hải Phòng Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty Theo số liệu tháng 2/2013, tổng số lƣợng lao động của công ty là 1287 ngƣời, trong đó số lƣợng lao động trực tiếp là 800 ngƣời, số lƣợng lao động gián tiếp là 487 ngƣời. Theo trình độ học vấn đào tạo, cơ cấu lao động: - Trình độ Đại học: 361 ngƣời - Trình độ Cao đẳng: 34 ngƣời - Trình độ Trung cấp: 79 ngƣời - Trình độ Công nhân kỹ thuật: 605 ngƣời - Trình độ Sơ cấp: 41 ngƣời - Lao động giản đơn: 167 ngƣời Hiện nay đội ngũ quản lý của Công ty đều có kinh nghiệm công tác lâu năm. Với sự lãnh đạo thống nhất, thông minh và hợp lý đã luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu của công việc. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 45 Luận văn tốt nghiêp Sơ đồ bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty Biểu 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xi măng Hải Phòng TỔNG GIÁM CÔNG ĐẢNG ỦY ĐỐC ĐOÀN PTGĐ CƠ PTGĐ PTGĐ PT PTGĐ CÔNG ĐIỆN K.DOANH ĐTXD NGHỆ P.TCLĐ P.KTCĐ P.KẾ P. ĐTXD P. KTCN HOẠCH P. ATLĐ- P.KTTK MT TTTT P. TN-KCS TC P. VẬT VĂN P. GNSP P. ĐHTT PHÒNG TƢ TỔNG XƢỞNG XƢỞNG KHO MỎ NGHIỀN ĐB P. BV- XƢỞNG QS LÒ X. CƠ X. KHÍ NGUYÊN LIỆU X.ĐIỆN TĐH XƢỞNG NƢỚC SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 46 Luận văn tốt nghiêp Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng đƣợc tổ chức theo mô hình quản lý tập trung, bao gồm: - Tổng giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng ban: văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòng kế toán thống kê tài chính và cùng với bốn phó tổng giám đốc quản lý, điều hành các phân xƣởng sản xuất và các phòng ban. - Đảng ủy phụ trách việc bồi dƣỡng tƣ tƣởng cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Công đoàn phụ trách việc chăm lo đời sống của tập thể cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Phó tổng giám đốc cơ điện trực tiếp chỉ đạo khối sản xuất: phòng kỹ thuật cơ điện, phân xƣởng cơ khí, phòng vật tƣ, phân xƣởng điện tự động. - Phó tổng giám đốc công nghệ chỉ đạo khối kỹ thuật và các phòng ban nhƣ: phòng kỹ thuật công nghệ, phòng thí nghiệm KCS, phòng điều hành trung tâm, xƣởng mỏ, xƣởng lò, xƣởng nguyên liệu. - Phó tổng giám đốc kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác tiêu thụ sản phẩm, quản lý các phòng ban nhƣ: phòng kế hoạch, trung tâm tiêu thụ, xƣởng nghiền đóng bao. - Phó tổng giám đốc phát triển đầu tƣ xây dựng chỉ đạo công tác đầu tƣ xây dựng, trực tiếp phụ trách phòng đầu tƣ xây dựng. - Có 15 phòng ban trong đó có 6 phòng ban chức năng chính là: phòng thí nghiệm kiểm tra chất lƣợng sản phẩm (KCS), phòng kế toán thống kê tài chính, văn phòng, phòng vật tƣ, phòng kế hoạch và trung tâm tiêu thụ sản phẩm (chi nhánh Thái Bình và chi nhánh TP Hồ Chí Minh). - Bốn phân xƣởng chính bao gồm: phân xƣởng nguyên liệu, phân xƣởng mỏ, phân xƣởng lò, phân xƣởng nghiền đóng ba. + Phân xƣởng nguyên liệu: Quản lý toàn bộ tài sản, vật tƣ, lao động tổ chức vận hành các thiết bị từ trạm đá vôi, đá sét, hệ thống thiết bị vận chuyển đến kho đồng nhất, hệ thống cấp phụ gia điều chỉnh nguyên vật liệu. + Phân xƣởng mỏ: Khai thác và chế biến cung cấp các loại đá nhƣ đá hộc, đá nhỏ. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 47 Luận văn tốt nghiêp + Phân xƣởng lò: Quản lý thiết bị tại công đoạn lò, tham gia sản xuất ra sản phẩm Clinker theo kế hoạch của công ty giao, đảm bảo chất lƣợng theo tiêu chuẩn kĩ thuật. + Phân xƣởng nghiền đóng bao: Quản lý toàn bộ tài sản, lao đồng để phối hợp với phòng điều hành trung tâm tổ chức vận hành hệ thống thiết bị từ khâu vận chuyển Clinker, thạch cao, phụ gia tới thiết bị nghiền, vận chuyển xi măng bột vào két chứa đồng, đóng bao xi măng đồng thời phối hợp với phòng kinh doanh để tổ chức xuất hàng ra bán. - Bốn phân xƣởng phụ trợ bao gồm: phân xƣởng cơ khí, phân xƣởng điện tự động hóa, phân xƣởng nƣớc sửa chữa công trình, tổng kho. + Phân xƣởng cơ khí: Có chức năng gia công, chế tạo, sửa chữa phục hồi các máy móc thiết bị thuộc lĩnh vực cơ khí nhằm đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định, an toàn đạt hiệu quả cao nhất. + Phân xƣởng điện tự động hóa: Quản lý toàn bộ tài sản và tổ chức vận hành, sửa chữa các thiết bị thuộc hệ thống cung cấp điện, hệ thống máy lạnh và hệ thống đo lƣờng điều khiển đảm bảo cung cấp điện cho các thiết bị hoạt động đồng bộ, an toàn với năng suất chất lƣợng và hiệu quả. + Phân xƣởng nƣớc sửa chữa công trình: Quản lý toàn bộ tài sản hệ thống cấp nƣớc phục vụ sản xuất kinh doanh và sinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong nội bộ công ty. Tổ chức sửa chữa nhỏ vật kiến trúc trong công ty, sửa chữa lò nung Clinker và thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp mặt bằng toàn công ty. + Tổng kho: Quản lý, cấp phát, thu hồi vật tƣ, bảo quản thiết bị, phụ tùng, nguyên vật liệu và các mặt hàng khác phục vụ cho SXKD. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán đƣợc áp dụng tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty Do hoạt động trên địa bàn rộng, quy mô sản xuất lớn tổ chức sản xuất kinh SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 48 Luận văn tốt nghiêp doanh thành nhiều bộ phận xí nghiệp, chi nhánh với nhiệm vụ chính là: sản xuất, cung ứng xi măng, bao bì và khai thác đá nên công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung, rất phù hợp với điều kiện của công ty. Biểu 2.4: Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán - tài chính KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN GIÁ THÀNH Phó phòng phụ trách KẾ TOÁN THUẾ ĐTXD THỦ QUỸ KẾ TOÁN TIỀN MẶT Phó phòng phụ trách KẾ TOÁN CÔNG NỢ tổng hợp KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG Phó phòng KẾ TOÁN VẬT TƢ phụ trách vật tƣ và TTSP KẾ TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ KẾ TOÁN ĐẦU TƢ XDCB KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TSCĐ SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 49 Luận văn tốt nghiêp Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Tổ chức mọi công tác kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê để thực hiện đầy đủ, có chất lƣợng những nội dung công việc kế toán của đơn vị. Hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và thu thập đầy đủ các chứng từ kế toán của đơn vị, ghi chép tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng vật tƣ, tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nƣớc. Giúp ban giám đốc: hƣớng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Tổ chức bảo quản, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định hiện hành. Công tác tổ chức bộ máy kế toán Công ty xi măng Vicem Hải Phòng là một công ty lớn với số lƣợng cán bộ công nhân viên rất đông đảo, mặt khác quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, nguyên vật liệu đầu vào đa dạng, phong phú, sản phẩm đầu ra gồm nhiều loại. Do vậy yêu cầu về quản lý rất cao, để nắm bắt kịp thời mọi tình hình sản xuất kinh doanh công ty đã tổ chức một đội ngũ cán bộ kế toán đông đảo. Phòng kế toán tài chính của công ty có 32 ngƣời trong đó có 20 ngƣời công tác tại phòng kế toán trung tâm và 12 nhân viên kế toán ở các phân xƣởng. Đứng đầu là kế toán trƣởng chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán tài chính tại công ty. Dƣới kế toán trƣởng là 3 phó phòng kế toán trong đó 1 phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp, một phó phòng phụ trách vật tƣ và tiêu thụ sản phẩm và một phó phòng phụ trách kế toán đầu tƣ xây dựng. Tại phòng kế toán trung tâm đƣợc chia làm 4 tổ: - Tổ kế toán tổng hợp: thực hiện phần kế toán tổng hợp nhƣ tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kế toán doanh thu xác định kết quả kinh doanh. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 50 Luận văn tốt nghiêp - Tổ kế toán vật tƣ: phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, CCDC, tổ chức đánh giá, phân loại vật tƣ, vào sổ, tài khoản kế toán phù hợp với phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho. - Tổ kế toán tài vụ: phản ánh tình hình thu, chi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lƣợng tiền tệ trong công ty, theo dõi lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ công nhân viên. - Tổ kế toán tiêu thụ: hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ và theo dõi tình hình bán hàng. 2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng Chế độ kế toán: Với đặc điểm sản xuất kinh doanh thực tế, công ty áp dụng “chế độ Kế toán doanh nghiệp” do bộ Tài chính ban hành theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán DN và Thông tƣ số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn sửa đổi chế độ kế toán DN. Theo đó: - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dƣơng lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ), đồng thời công ty cũng tuân thủ phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng VNĐ sử dụng trong kế toán. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, một số mặt hàng tồn ngoài bến bãi,bồn dầu đƣợc hạch toán theo phƣơng pháo kiểm kê định kỳ. - Phƣơng pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu, CCDC: theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. - Phƣơng pháp kế toán thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ theo thông tƣ 06/2012TT-BTC ngày 11/01/2012 và thông tƣ 65/2013TT-BTC ngày 17/5/2013 về việc sửa đổi, bổ sung thông tƣ 06. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 51 Luận văn tốt nghiêp - Phƣơng pháp tính giá thành sản phẩm: phƣơng pháp tính giá thành phân bƣớc có tính giá thành nửa thành phẩm. - Phƣơng pháp hạch toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên tắc giá gốc. + Khấu hao TSCĐ: công ty sử dụng phƣơng pháp đƣờng thẳng. Từ ngày 01/01/2010, công ty thay đổi thời gian khấu hao của tài sản, máy móc, thiết bị thuộc dự án Nhà máy Xi măng Hải Phòng theo quy định tại Thông tƣ 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính. Thời gian trích khấu hao cụ thể nhƣ sau: Năm Nhà xƣởng, vật kiến trúc 05-50 Máy móc, thiết bị 05-20 Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn 06-10 Thiết bị, dụng cụ quản lý 03-08 Hình thức ghi sổ Hiện nay Công ty xi măng Vicem Hải Phòng đang sử dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting. Sổ sách áp dụng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức phù hợp với doanh nghiệp có khối lƣợng nhập xuất lớn, chủng loại phong phú, tình hình nhập xuất diễn ra thƣờng xuyên, liên tục, phù hợp với thực tế của công ty. Việc ứng dụng kế toán máy không những làm giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng tính toán mà còn tăng đƣợc hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, công tác quản lý tài chính nói chung. Quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động đƣợc thực hiện nhƣ sau: Các chứng từ gốc đƣợc kế toán nhập vào máy trên các giao diện nhập dữ liệu. Sau đó máy tự động xử lý theo chƣơng trình. Các dữ liệu nhập vào tự động đƣa lên các sổ: Nhật ký chung, Sổ cái, các Sổ chi tiết, Sau đó chƣơng trình sẽ tự động lên các báo cáo tài chính. Khi cần đến các sổ, báo cáo này, kế toán chỉ cần vào mục “Báo cáo”, chọn tên báo cáo cần dùng, để in đƣợc chọn mục “In chứng từ”. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 52 Luận văn tốt nghiêp Hệ thống báo cáo tài chính trong Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DN Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DN Hệ thống KT tổng hợp sử dụng theo hình thức KT nhật ký chung gồm: - Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký bán hàng. - Sổ các các TK: 511, 521, 515, 632, 641, 642, 635, 711, 811, 911 - Các sổ, thẻ KT chi tiết liên quan nhƣ sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí QLDN. Hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn nhƣ: Phiếu thu (01-TT), phiếu chi (02-TT), ủy nhiệm chi, lệnh thanh toán, LC, giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), bảng thanh toán tiền lƣơng (02-LĐTL), phiếu nhập kho (01-VT), phiếu xuất kho (02-VT), hoá đơn GTGT, hoá đơn thông thƣờng, bảng chấm công, Ngoài ra, còn có các báo cáo kế toán quản trị đƣợc lập theo yêu cầu quản lý của Công ty nhƣ: dự toán tiêu thụ, các báo cáo kế hoạch chi Ngân sách, kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch lao động tiền lƣơng; báo cáo tăng giảm quân số, báo cáo chi phí quản lý và chi phí bán hàng, 2.1.4.3. Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty TNHH MTV Xi Măng Hải Phòng Công ty đã đƣa vào sử dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting để thực hiện công tác kế toán đƣợc nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 53 Luận văn tốt nghiêp Hình 2.1: Giao diện màn hình phần mềm kế toán Cyber Accounting Các phân hệ nghiệp vụ trong phần mềm kế toán Cyber Accounting gồm: - Phân hệ KT tổng hợp. - Phân hệ KT tiền mặt. - Phân hệ KT bán hàng. - Phân hệ KT mua hàng. - Phân hệ KT vật tƣ. - Phân hệ KT CCDC. - Phân hệ KT TSCĐ. - Phân hệ KT giá thành. Quy trình làm việc với phần mềm kế toán: Bƣớc 1: Khai báo ban đầu: Khai báo hệ thống và cập nhật số dƣ ban đầu các tài khoản. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 54 Luận văn tốt nghiêp Bƣớc 2: Nhập dữ liệu phát sinh Bƣớc 3: Các công việc định kỳ (Xử lí tự động) Bƣớc 4: Kiết xuất và lƣu dữ liệu. Tùy theo vị trí làm việc của mình, mỗi nhân viên đƣợc cấp quyền sử dụng các phân hệ phù hợp. Để đƣa phần mềm kế toán máy vào sử dụng một trong những công việc đầu tiên cần làm là khai báo danh mục ban đầu. Danh mục là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tƣợng cụ thể cần quản lý. Ta đi sâu nghiên cứu một số danh mục chủ yếu nhƣ sau: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: Trong danh mục này, kế toán mã hóa các thông tin của từng đối tƣợng khách hàng bằng cách vào “Danh mục”, chọn “Danh mục khách hàng” và ấn F4, sau đó điền các thông tin về mã khách, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại, địa chỉ email . Đối với khách hàng: mã hóa đầu tiên bắt đầu bằng “NM” Đối với nhà cung cấp: mã hóa đầu tiên bắt đầu bằng “NB” Ví dụ: Kế toán mã hóa “Tổng công ty CN xi măng Việt nam” trong danh mục khách hàng, kế toán thực hiện nhƣ sau: vào “Danh mục”, chọn “Danh mục khách hàng”, ấn F4 sẽ hiện ra màn hình “Thêm khách hàng”, kế toán điền thông tin: Mã KH/NCC: “NM10031”, tên khách hàng/ Nhà cung cấp: “Tổng công ty CN xi măng Việt Nam”, Địa chỉ: “228 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội”, mã số thuế: “0100106320” Sau khi nhập toàn bộ thông tin về khách hàng, mỗi khi kế toàn điền mã khách thì toàn bộ thông tin về khách hàng sẽ đƣợc tự động cập nhật vào các chứng từ, sổ kế toán trên máy. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 55 Luận văn tốt nghiêp Hình 2.2a: Màn hình danh mục khách hàng, nhà cung cấp Hình 2.2b: Màn hình danh mục khách hàng, nhà cung cấp Danh mục vật tƣ, hàng hóa: kế toán mã hóa các thông tin của từng đối tƣợng vật tƣ, hàng hóa bằng cách vào “Danh mục”, chọn “Danh mục vật tƣ hàng SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 56 Luận văn tốt nghiêp hóa” và ấn F4, sau đó điền các thông tin về mã vật tƣ, mã vật tƣ cũ (nếu có), tên vật tƣ, quy cách,nhóm . Hình 2.3: Màn hình mã vật tƣ hàng hóa 2.2 Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định KQKD tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. 2.2.1. Các phƣơng thức bán hàng và hình thức thanh toán tại công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt với sự xuất hiện của hàng loạt các công ty xi măng liên doanh trên hệ thống dây chuyền hiện đại. Để tồn tại thì bên cạnh việc tạo lập ,nâng cao và đảm bảo chữ tín cho sản phẩm, công ty rất chú trọng khâu tiêu thụ bằng việc mở rộng và phát triển các kênh phân phối, áp dụng mọi phƣơng thức bán hàng và thanh toán đảm bảo cho mọi khách hàng có nhu cầu. Phương thức bán hàng SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 57 Luận văn tốt nghiêp Công ty TNHH MTV xi măng Vicem Hải Phòng đã sử dụng phƣơng thức bán hàng chủ yếu là: bán hàng theo hợp đồng, bán hàng trực tiếp và bán hàng gửi đại lý. Công ty đã cung ứng xi măng cho khách hàng ở địa bàn các tỉnh Thái Bình, Lào Cai, Yên Bái, Vĩnh Phú, Hà Giang, Tuyên Quang và thành phố Hải Phòng. Ngoài ra xuất phục vụ sản xuất kinh doanh, xuất cho các đơn vị phụ thuộc. Hình thức thanh toán. Về phƣơng thức thức thanh toán tiền hàng đã đƣợc ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc đã đƣợc thỏa thuận giữa hai bên về mua bán hàng hóa. Công ty áp dụng phƣơng thức thanh toán chủ yếu là: phƣơng thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thông qua Ngân hàng. Khách hàng thông qua ngân hàng của mình lập ủy nhiệm chi hoặc séc nếu là các đơn vị khách hàng nƣớc ngoài chuyển khoản, trên đó ghi rõ tên đơn vị nhận tiền - Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng, mã tài khoản Ngân hàng của Công ty sẽ báo Có cho Công ty. Khi đó kế toán phải tiến hành ghi vào hóa đơn bán hàng, với nội dung: đã nhận đƣợc séc Số Ngày Tháng Năm 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.2.1 Kế toán DT bán hàng Nội dung doanh thu bán hàng Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kì hạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thƣờng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu thuần đƣợc xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại. Tài khoản kế toán TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 58 Luận văn tốt nghiêp TK5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5118: Doanh thu khác Ngoài ra công ty còn sử dụng các tài khoản cấp 3, cấp 4 để phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán của công ty. TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Các TK liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 131 Thời điểm ghi nhận: Doanh thu bán hàng của công ty đƣợc ghi nhận khi kế toán lập Hóa đơn bán hàng (sau khi thủ kho xuất hàng và hoàn thành Phiếu xuất kho). Phương pháp kế toán: Chứng từ: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng: Phòng kinh doanh sau khi thỏa thuận với khách hàng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng . Tùy theo mức độ tin cậy và khối lƣợng đặt hàng, khách hàng sẽ phải đặt cọc tiền hàng theo các mức khác nhau (từ 10% đến 100% giá trị đơn hàng, tùy theo hợp đồng ký kết hay thỏa thuận lúc đặt hàng). Trong phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng, nếu khách hàng đặt cọc bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ nhận tiền và lập phiếu thu; nếu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản, thủ quỹ sẽ kiểm tra xem tiền đã “nổi” trên TK ngân hàng của công ty chƣa để hạch toán. - Đối với thành phẩm: Sau khi đơn đặt hàng đƣợc kí duyệt, nhân viên kinh doanh viết phiếu sản xuất, đề nghị sản xuất hàng theo yêu cầu. Các nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ giám sát quá trình thực hiện của đơn hàng. - Đối với hàng hóa: Sau khi đơn đặt hàng đƣợc kí duyệt, nhân viên kinh doanh xem xét hàng hóa trong kho, nếu thiếu thì liên hệ với nhà cung cấp, đặt mua khối lƣợng hàng hóa thích hợp. Sau khi hàng hóa đƣợc nhập kho, nhân viên kinh doanh lấy số liệu thực tế, thông báo cho khách hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng và số lƣợng hàng sẽ chuyển đã xác nhận với bên SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 59 Luận văn tốt nghiêp mua, nhân viên kinh doanh viết phiếu đề nghị viết hóa đơn GTGT gửi lên phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào đó, tiến hàng viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên nhƣ sau: Liên 1 (liên gốc): Lƣu tại quyển hóa đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đƣờng và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua. Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ kế toán. Theo đó, kế toán căn cứ vào hóa đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán ( phân hệ KT bán hàng và công nợ phải thu), in phiếu xuất kho thành 3 liên: Liên 1: Giao cho thủ kho giữ. Liên 2: Giao cho khách hàng hoặc ngƣời vận chuyển. Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ kế toán. Sau khi kế toán kí vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, nhân viên kinh doanh chuyển chứng từ trên xuống kho. Thủ kho kiểm tra chứng từ, kí nhận và làm thủ tục xuất kho. Sau đó, phòng kế toán và phòng kinh doanh tổ chức dùng xe to hoặc nhỏ để chuyển hàng từ xƣởng sản xuất (kho) đến cho khách hàng hoặc thông báo cho khách hàng đến kho để nhận hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng kí nhận vào hóa đơn bán hàng và nhận liên 2 của hóa đơn. Hàng ngày, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Các nghiệp vụ bán hàng đều thông qua TK 131 – Phải thu khách hàng, dù là thu tiền ngay hay thu tiền trả chậm để phục vụ cho việc theo dõi công nợ về sau. Nếu là khách hàng đã có trong danh mục khách hàng thì vẫn theo dõi tiếp, nếu là khách hàng mới, kế toán công nợ vào danh mục khách hàng, nhấn F4 để thêm mới mã khách hàng, nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 31/01/2014, sau khi nhận đƣợc phiếu đề nghị viết hóa đơn GTGT của phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán viết hóa đơn GTGT. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 1 Luận văn tốt nghiêp Biểu 2.5: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng Mã số thuế: 0200155219 Địa chỉ: Tràng Kênh, Thị trấn Minh Đức, Huyện Thủy Nguyên, TP Hải Phòng Điện thoại: 0310 875 359 Fax: 0313 875 365 Họ và tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Chi nhánh công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng Địa chỉ: Số 195, đƣờng Bạch Đằng, phƣờng Thƣợng Lý, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Hàng hóa Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng bao Đen PCB30 Tấn 84080.700 1059469 89080895 2 Xi măng PCB30 gia công Tấn 917.000 972726 8919897 3 Xi măng bao đen PCB40 Tấn 2532.300 1021542 2586850 4 Xi măng PCB40 gia công Tấn 801000 1000000 8010000 Cộng tiền hàng: 124066810617 TSGTGT: 10%-Tiền thuế GTGT 12406681062 Tổng cộng tiền thanh toán: 136473491679 Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi sáu tỷ, bốn trăm bảy mươi ba triệu, bốn trăm chín mươi mốt nghìn, sáu trăm bảy mươi chín đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Sau khi nhận đầy đủ bộ chƣng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh nhƣ phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa có ký hợp lệ thì kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm bằng các thao tác sau: Từ màn hình desktop, click chuột vào biểu tƣợng phần mềm kế toán Cyber Accounting. Sau khi đăng nhập, xuất hiện giao diện “bàn làm việc”, chọn SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 2 Luận văn tốt nghiêp “Giao dịch”, rồi chọn “Kế toán bán hàng”, chọn tiếp “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Nhập các thông tin: + Tại ô “Ngày hóa đơn”: 31/01/2014 Ô “Ngày lập” sẽ đƣợc phần mềm tự động điền. Trong đó, “Ngày lập” trùng với “Ngày hóa đơn” (Kế toán có thể điều chỉnh lại, sau ngày hóa đơn), Số hóa đơn: 0000845 + Loại hóa đơn: 1 (mã hóa của hóa đơn xuất bán hàng) + Tại ô “ Khách hàng”: TT80012. Mã khách hàng đã đƣợc lƣu trong phần mềm vì vậy kế toán có thể nhập trực tiếp hoặc ấn nút mũi tên xuống để chọn: Chi nhánh công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng. Địa chỉ: Số 195, đƣờng Bạch Đằng, phƣờng Thƣợng Lý, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng. + Tại ô “Diễn giải”: Xuất xi măng cho xí nghiệp tiêu thụ tháng 3/2014 + Tại ô “Ghi nợ”: 13638, ô “Bộ phận”: + Tại ô “Mã hàng”: 51.71.01.001 (Mã hàng hóa đã đƣợc lƣu trong phần mềm vì vậy kế toán có thể nhập trực tiệp hoặc ấn phím mũi tên xuống để chọn). Phần mềm sẽ tự động điền lần lƣợt vào ô “Tên hàng”: Xi măng bao Đen PCB30; ô “ Đvt”: tấn, ô “Mã kho”: KTP; ô “TK DT”: 512271 + Tại ô “ Số lƣợng”: 84080.700 + Tại ô “Giá bán VND”: 1059469 Phần mềm sẽ tự động điền giá trị vào ô “Thành tiền”: 89080895 1. 61.00.01.001: tƣơng tự mã hàng 51.71.01.001 2. 61.00.01.004: tƣơng tự mã hàng 51.71.01.001 Sau đó, phần mềm sẽ tự động cộng và điền vào ô “Số lƣợng”: 124077.010 và “Tiền hàng”: 124066810617 SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 3 Luận văn tốt nghiêp + Kích chuột vào mục “Mã thuế”: chọn 10(%). Ô “Tk thuế”: 13638 và 33311. Khi đó, phần mềm tự động tính tiền thuế điền vào ô “Tiền thuế”: 12406681062, và ô “Tổng TT”: 136473491679 Sau khi nhập dữ liệu nhƣ trên, ta đƣợc màn hình nhập liệu (Hình : Màn hình nhập liệu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” - bán hàng chƣa thu tiền). KT ấn nút ghi sổ để hoàn tất việc nhập liệu. Hình 2.4: Màn hình nhập liệu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Công việc kế toán đƣợc giảm nhẹ do không phải nhập Phiếu xuất kho vào `chƣơng trình, vì mỗi một hoá đơn đƣợc nhập và đƣợc lƣu, phần mềm sẽ tự động sinh phiếu xuất kho. Đồng thời, chƣơng trình sẽ ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái của các TK kế toán có liên quan. Công ty không dùng sổ Nhật ký bán hàng, hay Nhật ký thu tiền, chỉ dùng Nhật ký chung. Để phản ánh tổng hợp doanh thu bán hàng, hàng ngày căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho thành phẩm kế toán công ty sử dụng sổ cái các TK và bảng kê bán hàng, bảng kê hóa đơn hàng hóa tiêu thụ. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 4 Luận văn tốt nghiêp Trích các bảng kê kế toán doanh nghiệp sử dụng để theo dõi: Hình 2.5a: Màn hình kết xuất dữ liệu Sau khi nhập vào trƣờng ngày tháng, ta có màn hình bảng kê danh sách các phiếu hóa đơn bán hàng trong tháng nhƣ sau: Hình 2.5b: Màn hình “Bảng kê hóa đơn bán hàng” Kế toán muốn xuất ra dữ liệu Excel, nhấn in, chọn biểu tƣợng Excel (in ra Excel), kích vào Excel rồi Enter ra bản Excel của bảng kê hóa đơn bán hàng. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính Luận5 văn tốt nghiêp Biểu 2.6 : Trích bảng kê hóa đơn bán hàng BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính Luận6 văn tốt nghiêp Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/03/2 Chứng từ Diễn giải Số lƣợng Giá bán Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền Ngày Số 17/01/2014 HDA 0000792 Công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc 51.31.01.001 - Clinker đen 12500,00 718182 8977275000 897715000 8977275000 Tiền hàng 8977275000 Thuế GTGT 897725000 Tổng cộng 9875000000 Tổng số lƣợng 12.500.000 23/01/2014 HDA 0000793 Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam 51.74.01.001 - Xi măng OPC bao 35032,92 1135944 39785212916 39785212916 Tiền hàng 39785212916 Thuế GTGT Tổng cộng 39785212916 Tổng số lƣợng 35.023.921 26/01/2014 HDA 0000794 Công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc 51.31.01.001 - Clinker đen 10930,36 718182 7849987806 784966594 7849987806 Tiền hàng 7849987806 Thuế GTGT 784966594 Tổng cộng 7849987806 Tổng số lƣợng 10930,36 31/01/2014 HAD 0000803 Chi nhánh Công ty TNHH MTV xi măng VICEM Hải Phòng - XN tiêu thụ và dịch vụ 51.71.01.001 - Xi măng bao Đen PCB30 37534,30 1073956 403101866914031 018670 40310186691 51.72.01.001 - Xi măng bao đen PCB40 523,00 1067888 558505424 55850542 558505424 51.62.01.001 -Xi măng bôt đen PCB40 7889,18 816667 6442832963 644283296 6442832963 51.41.01.001 - Xi măng OPC đen 3324,58 982559 3266596000 326659600 3266596000 61.00.01.001 - Xi măng PCB30 gia công Tam Điệp 371,00 990909 367627239 36762724 367627239 61.00.01.004 - Xi măng bao PCB40 gia công Tam Điệp 475,00 1018182 483636450 48363645 483636450 Tiền hàng 51429384767 Thuế GTGT 5142938477 Tổng cộng 56572323244 Tổng số lƣợng 50.117.060 Tiền hàng 167563923562 Thuế GTGT 12777865911 Tổng cộng 180341789473 Tổng số lƣợng 168997,00 Ngày tháng năm 2014 Ngƣời lập biểu SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 7 Luận văn tốt nghiêp Trƣờng hợp xuất kho bán trực tiếp cho khách hàng (thu tiền ngay hay trả chậm), kế toán ghi: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng Có TK333: Thuế VAT phải nộp Có TK511: Doanh thu bán hàng Ví dụ: Ngày 17/01/2014, công ty bán 12500 tấn Clinker đen cho công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc với giá bán chƣa thuế là 718 182 đồng/ tấn, thuế GTGT 10%, kế toán ghi: Nợ TK 131(1311): 9 875 000 000 Có TK 333: 897 725 000 Có TK 511(511231): 8 977 275 000 Để theo dõi tình hình thanh toán giữa ngƣời mua với công ty, kế toán sử dụng tài khoản chi tiết 131. Khi kế toán muốn xem chi tiết của một khách hàng, ta có sổ chi tiết tài khoản của từng đối tƣợng khách hàng. Hình 2.6: Màn hình kết xuất sổ chi tiết TK 131 SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 8 Luận văn tốt nghiêp Kế toán nhập tên TK 131, chọn niên độ từ ngày 01/01/2014 tới ngày 31/01/2014 rồi nhấn “chấp nhận” sẽ ra Sổ chi tiết công nợ nhƣ sau Hình 2.7: Màn hình Sổ chi tiết công nợ Kế toán muốn xuất ra dữ liệu Excel, nhấn in, chọn biểu tƣợng Excel (in ra Excel), kích vào Excel rồi Enter ra bản Excel của sổ chi tiết thanh toán với công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 9 Luận văn tốt nghiêp Biểu 2.7: Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tài khoản: 13114 Đối tƣợng: Công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc Loại tiền: VNĐ Số dƣ đầu kỳ: 0 Chứng từ Số phát sinh Tên Khách hàng Diễn giải TK đ/ƣ Ngày Số Nợ Có 17/01/14 HDA0000792 CT CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Mua Clinker theo HĐ 16/XMHP 33311 897.725.000 17/01/14 HDA0000792 CT CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Mua Clinker theo HĐ 16/XMHP 511231 8.977.250.000 17/01/14 BC185 CT CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Nộp tiền mua Clinker 112113 500.000.000 Tổng số phát sinh nợ 20.062.208.000 Tổng số phát sinh có 19.908.000.000 Số dƣ có cuối kỳ 154.208.000 Để xem chi tiết công nợ với ngƣời mua có rất nhiều cách, kế toán có thể vào thẳng sổ chi tiết nhƣ trên hoặc có thể vào Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản Hình 2.8: Màn hình Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản Kế toán muốn xuất ra dữ liệu Excel, nhấn in, chọn biểu tƣợng Excel (in ra Excel), kích vào Excel rồi Enter ra bản Excel của Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 10 Luận văn tốt nghiêp Biểu 2.8: Trích Bảng cân đối phát sinh công nợ TỔNG CÔNG TY CN XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG VICEM HẢI PHÕNG BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 31/01/2014 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ STT Mã khách Diễn giải Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 CB90685 Nguyễn Mạnh Hà 45.000.000 45.000.000 2 KC10001 Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam 25.624.929.739 39.806.090.916 18.828.627.609 3 KC60012 Nợ tồn đọng cũ (phải trả) 144.541.137 144.541.137 4 KC60013 Nợ tồn đọng cũ phải thu 163.083.409 163.083.409 5 NB10029 Công ty cổ phần Xi măng Vicem Hoàng Mai 4.400.000.000 4.400.000.000 11 NB61000 CN Công ty TNHH MTV BCA - Thăng Long tại HP 54.285 39.085 54.285 39.085 12 NM10003 Công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc 20.062.208.000 19.908.000.000 154.208.000 13 NM10010 Công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 23.789.123.521 23.789.123.521 25 NM40328 Công ty TNHH Quyết Tiến 918.502 273.596 918.502 273.596 Tổng cộng 75.583.592.337 291.654.818 60.839.143.218 39.060.955.277 97.341.780.278 271.654.818 Ngày tháng .năm 2014 Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mọi nghiệp vụ kế toán đều ghi theo hình thức Nhật ký chung, ta có Sổ Nhật ký chung trong tháng 1 của công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng trên phần mềm Cyber Accounting nhƣ sau: Hình 2.9: Trích Sổ Nhật ký chung SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 11 Luận văn tốt nghiêp Sổ Nhật ký chung, máy tính tự động kết xuất, nhập dữ liệu vào các Sổ Cái của các TK liên quan. Đối với kế toán bán hàng, ta có Sổ Cái tài khoản doanh thu bán hàng. Biểu 2.9: Trích Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng TỔNG CÔNG TY CN XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG VICEM HẢI PHÕNG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Sổ cái tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 31/01/2014 Số dƣ có đầu kỳ: 0 Số phát sinh TK Tên tài khoản TK đ/ƣ Nợ Có Phải thu của khách hàng 131 58.844.315.783 Phải thu hoạt động SXKD chính 1311 58.844.315.783 511274 Phải thu HĐSXKD chính - Các DN nội bộ TCT 13111 39.785.212.916 511271 Phải thu HĐSXKD chính - Các DNNN ngoài công ty 13112 820.727.340 511231 Phải thu HĐSXKD chính - Các DN thuộc TPKT khác 13114 18.238.375.527 Xác định kết quả kinh doanh 911 58.844.315.783 Kết quả kinh doanh thành phẩm 9112 58.844.315.783 Kết quả kinh doanh Clinker 91123 18.238.375.527 511231 Kết quả kinh doanh Clinker Xi măng đen 911231 18.238.375.527 Kết quả Kinh doanh Xi măng bao 91127 40.605.940.256 511271 Kết quả Kinh doanh Xi măng bao PCB30 911271 820.727.340 511274 Kết quả Kinh doanh Xi măng bao OPC 911274 39.785.212.916 Tổng phát sinh nợ 58.844.315.783 Tổng phát sinh có 58.844.315.783 Số dƣ có cuối kỳ Ngày tháng năm 2014 Kế toán tổng hợp Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ của công ty đã có nhiều thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh kinh tế hiện tại nhƣng vẫn tồn tại một số lƣợng hàng bán bị trả lại khiến doanh thu bị giảm. Nguyên nhân có thể do hàng hóa trong khâu bảo quản, vận chuyển bị hỏng, kém chất lƣợng do yếu tố môi trƣờng hoặc không đúng chủng loại, sai sót mẫu mã so với hợp đồng. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 12 Luận văn tốt nghiêp Đối với các khoản giảm giá hàng bán: Trong trƣờng hợp hàng đã xác định tiêu thụ, nhƣng do hàng hóa không đảm bảo chất lƣợng hay hàng hóa sai quy cách, mẫu mã so với hợp đồng kinh tế, bên mua có yêu cầu giảm giá và đƣợc công ty chấp nhận thì căn cứ vào biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản của các bên, kế toán lập hoá đơn điều chỉnh để điều chỉnh mức giá. Tỉ lệ giảm giá sẽ phụ thuộc vào khối lƣợng mà khách hàng mua. Giảm giá hàng bán đƣợc ghi nhận khi ngƣời bán và ngƣời mua đồng ý giảm giá cho khối lƣợng hàng hóa đã bán và ngƣời mua chấp nhận mua. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, kế toán vào thực hiện các bƣớc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán nhƣ sau: Từ bàn làm việc, chọn “Giao dịch”, rồi chọn “KT bán hàng”, chọn tiếp “Phiếu nhập hàng bán trả lại”. Kế toán nhập theo các bƣớc tƣơng tự nhập hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu đã nêu ở trên. Đối với các khoản hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng khiếu nại về chất lƣợng sản phẩm kém và trả lại số hàng hoá, khách hàng phải lập hoá đơn trả lại hàng .Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, kế toán nhập kho lại hàng hóa và hạch toán vào phần mềm kế toán tƣơng tự giảm giá hàng bán. Đối với các khoản chiết khấu thƣơng mại: Với những khách hàng mua hàng, dịch vụ với khối lƣợng lớn, tùy theo chính sách bán hàng của công ty trong từng thời kỳ, công ty bán giảm giá cho khách hàng đó theo thỏa thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán, hoặc các cam kết mua, bán hàng. Bên cạnh đó, công ty cũng có chính sách giá bán linh hoạt cho khách khi ký kết các hợp đồng. Phƣơng thức này để kích thích tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của công ty. Tài khoản sử dụng: + TK 521: Chiết khấu thương mại + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán Sổ sách sử dụng: + Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái TK 521, 531, 532 SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 13 Luận văn tốt nghiêp + Sổ sách chứng từ có liên quan Trong tháng 01 năm 2014 công TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng không có nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các khoản giảm trừ doanh thu. 2.2.2.3.Kế toán thuế GTGT tại Công ty: Nội dung thuế GTGT Thuế GTGT là loại thuế gián thu do ngƣời tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ chịu và không ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toán thuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc hạch toán thuế GTGT cũng là công việc của kế toán. Phương pháp khấu trừ thuế Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế. Mức thuế suất đối với hàng hoá, dịch vụ bán ra của Công ty là 10%. Thuế GTGT Giá tính thuế của Thuế suất thuế = x đầu ra hàng hoá bán ra GTGT(%) Số thuế GTGT = Thuế GTGT - Thuế GTGT đầu vào phải nộp đầu ra đƣợc khấu trừ Chứng từ kế toán sử dụng : Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT. Quy trình hạch toán Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra đƣợc thực hiện ngay từ khâu viết Hoá đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng. Kế toán khi viết Hoá đơn ghi rõ tổng số tiền hàng chƣa bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiền thanh toán. Rõ ràng, ngay trong quá trình hạch toán, thuế GTGT của hàng bán ra đã đƣợc phản ánh riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng. Đây là điều kiện thuận lợi của thuế GTGT, giúp công ty theo dõi thuế và doanh thu bán hàng dễ dàng, cũng nhƣ việc xác định kết quả kinh doanh đơn giản hơn. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 14 Luận văn tốt nghiêp Cuối mỗi tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế, kế toán lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra” cùng với “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” để gửi kèm. 2.2.3.Kế toán giá vốn hàng xuất bán Nội dung và phương pháp hạch toán Để tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của từng loại thành phẩm, công ty tiến hành kế toán chi tiết thành phẩm theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Cụ thể, tại phòng kế toán, kế toán phân loại và mở thẻ chi tiết cho từng loại hàng hóa đƣợc ghi theo trị giá mua để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Tại kho, thủ kho phân loại và mở thẻ kho, thẻ chi tiết cho từng loại thành phẩm, hàng hóa giống nhƣ ở phòng kế toán để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hóa trên cơ sở các các chứng từ nhập, xuất kho, hóa đơn GTGT. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở kho. Sau đó, kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản 156 để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp. Công ty có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, kiểu chế biến liên tục, sản phẩm sản xuất ra gồm cả thành phẩm và NTP. Trong đó NTP của công ty có thể chuyển sang giai đoạn sau để tiếp tục chế biến hoặc bán ra ngoài. Để tăng cƣờng công tác quản lý NTP, xác định kết quả và ra quyết định trong việc hạch toán nội bộ, chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh một cách thuận lợi, công ty xác định đối tƣợng tính giá thành: Thành phẩm (Xi măng bao PCB 30, PCB 40); các NTP (Bùn Pate - xi măng đen, Clinker - xi măng đen, Xi măng bột PCB30, PCB40). Sản phẩm cuối cùng của Công ty xi măng Hải Phòng là xi măng bao đen PCB 30, PCB 40. Nhƣ vậy để tính giá thành đƣợc chính xác và cho hiệu quả cao thì phƣơng pháp tính giá thành thích hợp là phƣơng pháp tính giá thành phân bƣớc có tính giá thành NTP. Sau khi tính đƣợc giá thành sản xuất thực tế qua tập hợp chi phí kế toán kho thành phẩm xác định trị giá vốn hàng xuất bán nhƣ sau: kiểm kê xác SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 15 Luận văn tốt nghiêp định lƣợng xi măng tồn kho cuối kỳ từ đó tính trị giá thành phẩm tồn kho, xác định trị giá thành phẩm nhập kho trong kỳ.Trị giá thành phẩm xuất kho đƣợc tính theo công thức: Giá thực tế SL thực tế Giá đơn thành phẩm = thành phẩm x vị bình xuất kho xuất kho quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn: Giá thực tế TP nhập Giá thành thực tế Giá đơn vị bình + trong kỳ TP đầu kỳ quân cả kỳ dự = trữ Lƣợng thực tế TP Lƣợng thực tế tồn + TP nhập đầu kỳ trong kỳ Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632 - giá vốn hàng bán. Quy trình hạch toán Với mỗi hoá đơn GTGT đƣợc lập, khi kế toán phản ánh doanh thu xong thì phản ánh giá vốn hàng hóa, thành phẩm đƣợc xuất bán. Tại đây kế toán sẽ nhập mã hàng hoá, thành phẩm (Mỗi thành phẩm, hàng hóa đều đƣợc công ty mã hóa vào phần mềm), chƣơng trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho. Khi xuất hàng ra khỏi kho thì chỉ phản ánh vào phần mềm khối lƣợng xuất và đến cuối kỳ kế toán thực hiện các bƣớc cần thiết tính giá xuất kho nhƣ sau: - Sau khi đăng nhập vào phần mềm kế toán, kế toán vào mục “Tính toán”, chọn mục “Tính toán giá vốn vật tƣ, hàng hóa” - Chọn thực hiện, chờ cho hiển thị tính giá xuất kho thành công là hoàn tất. Khi đó phần mềm sẽ tự động tính giá vốn theo phƣơng pháp bình quân cả kỳ (đã đƣợc cài đặt sẵn trong phần mềm KT của công ty). Khi đó giá vốn của hàng bán đã đƣợc cập nhật. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 16 Luận văn tốt nghiêp Hình 2.10: Màn hình “Tính giá vốn vật tƣ, hàng hóa” Sau đó phần mềm tự động hiện ra giao diên: SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 17 Luận văn tốt nghiêp Khi nghiệp vụ bán hàng đƣợc xác lập, căn cứ vào Hóa đơn GTGT (Biểu), Phiếu xuất kho ( Biểu), kế toán tiến hành tính giá vốn Clinker xi măng đen. Biểu 2.10: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 17 tháng 01 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng Mã số thuế: 0200155219 Địa chỉ: Tràng Kênh, Thị trấn Minh Đức, Huyện Thủy Nguyên, TP Hải Phòng Điện thoại: 0310 875 359 Fax: 0313 875 365 Họ và tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc Mã số thuế: 0105778679 Địa chỉ: Nguyễn Tam Chinh, Phƣờng Hoàng Văn Thu, quận Hoàng Mai, TP HN Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Hàng hóa Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Clinker xi măng đen Tấn 12500 718.182 8.977.275.000 Cộng tiền hàng: 8.977.275.000 TSGTGT: 10%-Tiền thuế GTGT 897.727.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 9.875.000.000 Số tiền bằng chữ: Chín tỷ, tám trăm bảy mươi năm triệu đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 2.11: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH XI MĂNG VICEM HẢI PHÕNG Minh Đức - Thủy Nguyên - Hải Phòng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 01 năm 2014 Số phiếu: TK Có: 155 TK Nợ: 632 Họ và tên ngƣời dùng: Công ty CP Đầu tƣ thƣơng mại và vận tải Thiên Phúc Địa chỉ: Nguyễn Tam Trinh, phƣờng Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Thành phẩm Thành Tên nhãn hiệu, quy Số lƣợng Đơn giá STT Mã số Đvt tiền cách phẩm chất vật tƣ Theo CT Thực xuất 1 Clinker xi măng đen 51.31.01.001 tấn 12500 12500 687.182 8.589.774.998 Cộng x x x x x 8.589.774.998 Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Tám tỷ, năm trăm tám mƣơi chín triệu, bảy trăm bảy mƣơi tám nghìn, chín trăm chín mƣơi tám đồng chẵn. Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Phụ trách kho SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 18 Luận văn tốt nghiêp Hình 2.11: Màn hình kết xuất Sổ chi tiết tài khoản 632231 Sau khi nhập các trƣờng tên tài khoản, cho niên độ từ ngày 01/01 đến ngày 31/01/2014 và nhấn “Chấp nhận”, máy tính sẽ tự động hiện ra Sổ chi tiết tài khoản sau giá vốn Clinker xi măng đen bán ra ngoài nhƣ sau: Hình 2.12: Màn hình Sổ chi tiết TK 632231 SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 19 Luận văn tốt nghiêp Kế toán muốn xuất ra dữ liệu Excel, nhấn in, chọn biểu tƣợng Excel (in ra Excel), kích vào Excel rồi Enter ra bản Excel của Sổ chi tiết tài khoản 632231 – Giá vốn Clinker xi măng đen bán ngoài. Biểu 2.12: Sổ chi tiết tài khoản 632 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632231 - Giá vốn Clinker Xi măng đen - Bán ngoài Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 31/01/2014 Số dƣ đầu kỳ: 0 Chứng từ Số phát sinh Tên khách hàng Diễn giải TK đ/ƣ Ngày Số Nợ Có 17/01 HDA0000792 CTy CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Mua Clinker theo hợp đồng 16/XMHP ngày 16/01/2014 155 8589774998 26/01 HDA0000794 CTy CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Xuất Clinker 155 7511146646 26/01 HDA0000795 CTy CP ĐTTM và vận tải Thiên Phúc Xuất Clinker 155 1350202681 31/01 K/C-1401 Kết chuyển giá vốn hàng bán tháng (01/2014) 911 17451124325 Tổng cộng 17451124325 17451124325 Để theo dõi giá vốn hàng bán của công ty trong kỳ, kế toán vào sổ cái TK 632 tƣơng tự sổ cái TK 511. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02
Học viện Tài chính 20 Luận văn tốt nghiêp Hình 2.13: Màn hình kết xuất Sổ Cái 632 – Giá vốn hàng bán Ta nhập số TK “632” và chọn niên độ từ ngày 01/01 đến ngày 31/01/2014 K ế toán muốn xuất ra dữ liệu Excel, nhấn in, chọn biểu tƣợng Excel (in ra Excel), kích vào Excel rồi Enter ra bản Excel của Sổ Cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. SV: Nguyễn Thị Phương Thảo Lớp: CQ48/51.02