›

Khóa luận Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

pdf 67 trang thiennha21 15/04/2022 2510
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_danh_gia_cong_tac_to_chuc_quan_ly_va_khai_thac_ngu.pdf

Nội dung text: Khóa luận Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội

  1. MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài 1 1.2. Mục đích nghiên cứu 2 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 1.4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu 3 1.6. Những đóng góp về lý luận và thực tiễn 3 1.7. Bố cục của khóa luận 4 NỘI DUNG CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH 5 1.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội 5 1.1.1. Lịch sử hình thành 5 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 8 1.1.4. Cơ sở vật chất và vốn tài liệu 12 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 13 1.2. Cơ sở lý luận về nguồn tin khoa học nội sinh 15 1.2.1. Khái niệm nguồn tin khoa học nội sinh 15 1
  2. 1.2.2. Nguồn tin khoa học nội sinh tại các trƣờng đại học 16 CHƢƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NTKHNS TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 25 2.1. Những yêu cầu cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh 25 2.1.1. Khái quát về vốn tài liệu thƣ viện 25 2.1.2. Cơ chế đảm bảo việc tuân thủ pháp luật 26 2.1.3. Tính đầy đủ, hệ thống của nguồn tin đƣợc quản lý 28 2.1.4. Tính thuận tiện, thân thiện trong sử dụng 29 2.1.5. Tính cập nhật 29 2.2. Những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh 30 2.3. Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội 33 2.3.1 Đánh giá chung 33 2.3.2. Thực trạng nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội 36 2.3.3. Công tác thu thập bổ sung nguồn tin khoa học nội sinh 41 2.3.4. Công tác xử lý nguồn tin 42 2.3.5. Công tác tổ chức và bảo quản NTKHNS 47 2.3.6. Công tác tổ chức khai thác và phục vụ bạn đọc 49 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NTKHNS TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 51 3.1. Giải pháp về cơ chế chính sách 52 2
  3. 3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu 53 3.3. Giải pháp đa dạng hóa các loại hình sản phẩm dịch vụ 54 3.4. Giải pháp hiện đại hóa cơ sở vật chất 55 3.5. Giải pháp về công nghệ 56 3.6. Giải pháp tăng cƣờng hiệu quả phục vụ 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Thời đại ngày nay đang chứng kiến sự bùng nổ thông tin với sự gia tăng với tốc độ cao của các loại hình tài liệu cũng nhƣ khối lƣợng thông tin. Điều này đặt ra những thách thức không nhỏ đối với các cơ quan Thông tin-Thƣ viện (TT- TV) trong vấn đề tổ chức thu thập, xử lý, tổ chức khai thác và quản lý các nguồn tin. Và một trong số đó là nguồn tin khoa học nội sinh ( NTKHNS). Trong các trƣờng đại học, NTKHNS luôn nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu bởi lẽ nó phản ánh đầy đủ và hệ thống những thành tựu khoa học của đội ngũ giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên cũng nhƣ định hƣớng phát triển của các trƣờng đại học. Bởi vậy, công tác quản lý và khai thác tốt NTKHNS là vấn đề quan trọng đƣợc đặt ra cho các cơ quan TT-TV nhằm cung cấp những thông tin đầy đủ , hệ thống về NTKHNS, làm tiền đề cho việc nghiên cứu khoa học, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT. Trung tâm Thông tin thƣ viện trƣờng đại học Luật Hà Nội là một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, có lịch sử gắn liền với lịch sử phát triển của nhà trƣờng. Trung tâm có chức năng thông tin, thƣ viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, tƣ vấn pháp luật và quản lý của nhà trƣờng. Trung tâm 3
  4. tổ chức tổ chức thu thập khai thác và sử dụng các tài liệu chuyên ngành Luật và các chuyên ngành khác nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tƣợng bạn đọc. Một trong những thế mạnh của Trung tâm chính là khối lƣợng NTKHNS lớn, đa dạng, phong phú về các chuyên ngành luật. Hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên và nghiên cứu sinh, sinh viên của trƣờng cũng phát triển mạnh nên khối lƣợng NTKHNS luôn đƣợc gia tăng nhanh chóng. Trung tâm đã chú trọng đến việc tổ chức bổ sung, xử lý và khai thác loại hình tài liệu này để phục vụ cho nhu cầu đông đảo của bạn đọc trong trƣờng. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của NTKHNS đối với hoạt động nghiên cứu, đào tạo tại các trƣờng đại học, của công tác thu thập, tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cũng nhƣ tìm những ƣu điểm và hạn chế của công tác này tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội từ đó đƣa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin giá trị này, tôi đã chọn đề tài“ Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm TT-TV trường đại học Luật Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, để nắm đƣợc những nội dung cơ bản nhất về NTKHNS, đánh giá đƣợc những ƣu điểm, hạn chế của công tác này tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội và khái quát những hoạt động cơ bản nhằm đƣa NTKHNS tại Trung tâm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc. 1.2. Mục đích nghiên cứu Nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội. 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội. 4
  5. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu -Phạm vi về thời gian: Từ tháng 11/2011 đến tháng 12/2011 -Phạm vi về không gian: Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội 1.4. Nhiệm vụ nghiên cứu -Khảo sát Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội và các vấn đề cơ sở lý luận về NTKHNS nói chung. -Khảo sát thực trạng công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm. - Nghiên cứu đánh giá về công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm theo những tiêu chí đã đặt ra. -Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội. 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu -Phƣơng pháp tổng hợp, phân tích số liệu -Phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn -Phƣơng pháp thống kê, đánh giá tƣ liệu 1.6. Những đóng góp về lí luận và thực tiễn -Về mặt lí luận: Khóa luận nghiên cứu nhằm đóng góp vào việc tìm hiểu những khái niệm, đặc trƣng và vai trò của NTKHNS của các trƣờng đại học nói chung và góp phần vào việc tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý, khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật nói riêng. - Về mặt thực tiễn: Giới thiệu khái quát về hoạt động của Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật trong tiến trình phát triển. 5
  6. Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động thu thập, tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm. Phân tích những ƣu điểm, hạn chế và đƣa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm. 1.7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội và cơ sở lý luận về NTKHNS. Chƣơng 2: Đánh giá về công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm. Chƣơng 3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm. 6
  7. NỘI DUNG CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH 1.1. Giới thiệu khái quát về Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội 1.1.1. Lịch sử hình thành Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội (Trung tâm) có quá trình hình thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển của nhà trƣờng. Thƣ viện trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 49 ngày 21/1/1988 của Hiệu trƣởng và hoạt động theo Quy định về tổ chức và hoạt động của thƣ viện trƣờng đại học số 688/ĐH ngày 14/7/1986 của Bộ Đại học –Trung 7
  8. học chuyên nghiệp. Ngày 24/12/2009, Hiệu trƣởng trƣờng đại học Luật Hà Nội đã ban hành quyết định số 2233/QĐ-TCCB thành lập Trung tâm TT-TV trên cơ sở Thƣ viện trƣờng đại học Luật Hà Nội. 1.1.2.Chức năng nhiệm vụ 1.1.2.1.Chức năng Trung tâm có chức năng TT-TV phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, truyền bá pháp lí, tƣ vấn pháp luật và quản lý của nhà trƣờng. Thông qua việc thu thập, tổ chức khai thác, sử dụng các nguồn thông tin và tài liệu tại Trung tâm và các thƣ viện khác nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tƣợng bạn đọc góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của nhà trƣờng. 1.1.2.2.Nhiệm vụ Trung tâm có những nhiệm vụ chủ yếu nhƣ sau: Tham mƣu giúp Hiệu trƣởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển TT- TV dài hạn và ngắn hạn, tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tƣ liệu, thƣ viện trong nhà trƣờng. Bổ sung, phát triển nguồn thông tin trong nƣớc và nƣớc ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, tƣ vấn pháp luật; thu nhận lƣu trữ và phổ biến các tài liệu do trƣờng xuất bản: công trình nghiên cứu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luấn án tiến sĩ, chƣơng trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trƣờng, các ấn phẩm tặng biếu, tài liệu trao đổi giữa các thƣ viện. Tổ chức xử lý, sắp xếp, lƣu trữ và bảo quản, quản lí tài liệu và thông tin, trao đổi hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, thiết lập mạng lƣới truy cập và tìm 8
  9. kiếm thông tin tự động hóa, xây dựng quản lý các cơ sở dữ liệu, các bộ sƣu tập; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật. Tổ chức phục vụ hƣớng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác, sử dụng có hiệu quả giáo trình, sách tham khảo, báo tạp chí, cơ sở dữ liệu các sản phẩm dịch vụ Tổ chức phục vụ, hƣớng dẫn bạn đọc tiếp cận, khai thác sử dụng sách giáo trình, sách tham khảo, báo tạp chí, cơ sở dữ liệu, các sản phẩm của các nhà xuất bản khác, phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của bạn đọc. Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin về công tác thƣ viện. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổ chức bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho viên chức của Trung tâm để phát triển nguồn nhân lực có chất lƣợng nhằm nâng cao hiệu quả công tác. Tổ chức quản lý cán bộ, tài sản theo pháp luật, sự phân cấp của hiệu trƣởng, bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và các tài sản khác của Trung tâm, tiến hành thanh lý các tài liệu, thiết bị lạc hậu, cũ nát theo qui định của nhà nƣớc và nhà trƣờng. Mở rộng hợp tác với cơ quan, tổ chức trong nƣớc và quốc tế về lĩnh vực TT-TV, tham gia các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ với hệ thống thƣ viện trong cả nƣớc nhằm thúc đẩy phát triển sự nghiệp thƣ viện Việt Nam phát triển, liên kết hợp tác với các thƣ viện luật trong và ngoài nƣớc để phối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin, dữ liệu biên mục, tổ chức dịch vụ mƣợn liên thƣ viện, dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng; Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong trƣờng để hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao: Phối hợp với các khoa chuyên môn trong việc lựa chọn, bổ sung tài liệu và triển khai các dịch vụ thông tin thƣ viện. 9
  10. Phối hợp với Phòng Đào tạo, phòng Công tác sinh viên, khoa Sau Đại học, phòng Tổ chức cán bộ để có kế hoạch phục vụ, quản lý và thu hồi tài liệu trƣớc khi sinh viên, học viên ra trƣờng, ngừng học, thôi học, viên chức nghỉ hƣu hoặc chuyển công tác. Phối hợp với phòng Tài chính kế toán để triển khai dịch vụ in ấn và sao chụp tài liệu, phạt, đền tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu, trang thiết bị. Phối hợp với trung tâm Tin học để bảo trì hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm, kịp thời xử lý các sự cố bao gồm: hạ tầng mạng, hệ thống máy tính, máy in, các phần mềm ứng dụng. Phối hợp với trung tâm Đảm bảo chất lƣợng đào tạo, Phòng quản lý khoa học, Phòng biên tập sách và trị sự tạp chí để xây dựng kế hoạch, triển khai công tác bổ sung giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ. Phối hợp với phòng Quản trị để mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản, trang thiết bị. Thực hiện báo cáo định kỳ, tháng, năm và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của Trung tâm với Ban giám hiệu và cấp có thẩm quyền. 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức Trung tâm là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu trong cơ cấu tổ chức của trƣờng đại học Luật Hà Nội với bộ máy tổ chức gồm Ban giám đốc và các phòng chuyên môn. *Ban giám đốc: Gồm có Giám đốc và phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trƣớc Hiệu trƣởng về mọi hoạt động của Trung tâm và thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. *Các phòng chuyên môn: 10
  11. Bao gồm: Phòng bổ sung biên mục, các phòng phục vụ bạn đọc, phòng thông tin. -Phòng bổ sung biên mục: Thực hiện các nhiệm vụ sau: +Xây dựng và phát triển nguồn thông tin +Tiếp nhận các tài liệu do nhà trƣờng xuất bản +Bổ sung tài liệu từ các nguồn miễn phí nhƣ biếu tặng, tài trợ, trao đổi. +Xây dựng chính sách quản lý và phát triển nguồn lực thông tin, chính sách lƣu thông tài liệu. +Xử lý tài liệu: thực hiện quy trình xử lý tài liệu bao gồm: xử lý hình thức, xử lý nội dung tất cả các loại hình tài liệu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thƣ viện; xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin hiện đại. -Các phòng phục vụ bạn đọc: Thực hiện cung cấp các dịch vụ TT-TV đáp ứng yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu có trong hoặc ngoài Trung tâm thông qua hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc và việc trao đổi giữa các thƣ viện. Bao gồm 3 bộ phận chính: phòng đọc, phòng mƣợn, phòng đào tạo ngƣời dùng tin: +Phòng đọc: Kiểm soát bạn đọc ra vào Trung tâm, phục vụ mƣợn trả chìa khóa để trả đồ (quầy lễ tân). Phục vụ đọc và tra cứu tại chỗ các tài liệu trong kho đọc tự chọn; kiểm tra sắp xếp; kiểm kê định kỳ vốn tài liệu; lên kế hoạch, tu sửa tài liệu cũ, rách nát, sử dụng các thiết bị an ninh để quản lý tài liệu; cung cấp dịch vụ in ấn, sao chụp tài liệu; dịch vụ tra cứu tham khảo; hƣớng dẫn bạn đọc tra cứu và tìm kiếm thông tin. Nghiên cứu và triển khai dịch vụ mƣợn liên thƣ viện với các thƣ viện Luật và các Trung tâm Tt-Tv trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. 11
  12. +Phòng mƣợn: Phục vụ cho mƣợn giáo trình và tài liệu tham khảo, quản lý qui trình mƣợn trả tài liệu, kiểm tra, sắp xếp, tu sửa kho sách; đề xuất kế hoạch tiến hành thanh lý các tài liệu lạc hậu, rách nát không còn giá trị sử dụng; kiểm kê định kì vốn tài liệu; quản lý và thu hồi tài liệu; làm thủ tục thanh toán khi sinh viên ra trƣờng, ngừng học, thôi học, cán bộ giảng viên nghỉ hƣu, chuyển công tác. +Phòng đào tạo ngƣời dùng tin: Xây dựng các chƣơng trình kế hoạch và tổ chức các khóa học về kĩ năng thông tin cho các đối tƣợng ngƣời dùng tin; phục vụ tra cứu thông tin trên Internet; cung cấp dịch vụ in ấn tài liệu. -Phòng thông tin: Thực hiện các nhiệm vụ sau: +Thu thập, xử lý các dữ liệu tin tức, tri thức để tạo lập nguồn tin, quản lí nguồn tin. +Biên soạn các ấn phẩm thông tin, các lọai ấn phẩm thƣ mục; tổ chức hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách báo, cung cấp thông tin hỗ trợ hoạt động tƣ vấn pháp luật; dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu; dịch vụ dịch tài liệu +Nghiên cứu áp dụng các chuẩn quốc tế vào hoạt động xử lý thông tin +Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn tài liệu điện tử, tiến hành số hóa tài liệu; quản lí nguồn tài nguyên số hóa; cung cấp các dịch vụ thông tin điện tử phù hợp với qui định của pháp luật và chính sách của nhà trƣờng. 12
  13. BAN GIÁM ĐỐC 13
  14. Bộ phận xử lý nghiệp vụ Bộ phận phục vụ Quầy Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Lễ Mƣợn Đọc đào tạo bổ Thông tân ngƣời sung, tin dùng Biên tin mục Phòng Phòng Phòng Phòng mƣợn mƣợn đọc đọc giáo giáo tầng 1 tầng 2 trình& trình & sách sách tham tham khảo khảo ít nhiều bản bản Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm 14
  15. 1.1.2.2.Đội ngũ cán bộ Các cán bộ của Trung tâm là những ngƣời đƣợc tuyển chọn qua kì thi tuyển viên chức hàng năm của nhà trƣờng. Trung tâm có 21 cán bộ trong đó có 3 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 18 cán bộ có trình độ đại học (2 cán bộ hợp đồng). Các cán bộ của Trung tâm đƣợc tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tham gia nghiên cứu khoa học, tham gia các tổ chức xã hội nghề nghiệp theo qui định của pháp luật, đƣợc hƣởng các chế độ chính sách ƣu đãi nghề nghiệp của nhà nƣớc. 1.1.4. Cơ sở vật chất và vốn tài liệu 1.1.4.1. Cơ sở vật chất, hạ tầng thông tin a) Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất của Trung tâm bao gồm bao gồm các phòng làm việc và các phòng chức năng. Hệ thống phòng đọc phục vụ có diện tích tƣơng đối nhỏ nên chỉ đáp ứng đƣợc phần nhỏ số lƣợng bạn đọc. Công việc quản lí đối với cán bộ thƣ viện còn nhiều khó khăn và bất tiện. Cơ sở vật chất nhìn chung chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng thƣờng xuyên của hơn 7000 sinh viên trong trƣờng. Máy tính phục vụ bạn đọc còn ít không đủ cho mỗi sinh viên ngồi 1 máy mà mỗi sinh viên chỉ sử dụng khoảng 1h/ buổi để dành máy cho những ngƣời chƣa sử dụng. b) Hạ tầng thông tin -Bao gồm hạ tầng mạng, các máy chủ, hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy, phần mềm quản lí thƣ viện, các phần mềm ứng dụng và các thiết bị chuyên dụng khác. -Các thiết bị an ninh thƣ viện, cổng an ninh thƣ viện, hệ thống camera quan sát, các thiết bị phòng cháy chữa cháy. 15
  16. -Các thiết bị bảo quản tài liệu: hệ thống quạt thông gió, điều hòa, hệ thống quạt trần. 1.1.4.2. Vốn tài liệu *Tài liệu truyền thống: -Tổng số vốn tài liệu: 24593 đầu bản; 195943 bản ấn phẩm +Sách giáo trình: 331 đầu ấn phẩm; 70632 bản ấn phẩm +Sách tham khảo: 8155 đầu ấn phẩm; 107472 bản ấn phẩm +Luận văn, luận án: 3829 đầu ấn phẩm, 5456 bản ấn phẩm +Đề tài nghiên cứu khoa học: 127 đầu, 165 bản +Bài trích: 12037 +Báo tạp chí tiếng Việt: 51 loại +Báo tạp chí tiếng nƣớc ngoài: 40 loại *Tài liệu điện tử: -Cơ sở dữ liệu pháp luật trực tuyến -Cơ sở dữ liệu Westlaw, Heinonline, ELine@Vietnam -CSDL học tiếng Anh trực tuyến: Discoverise -Mục lục truy cập trực tuyến OPAC: Bao gồm các CSDL thƣ mục do thƣ viện xây dựng với tổng số 17926 biểu ghi. Địa chỉ truy cập : 1.1.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin Trƣờng đại học Luật Hà Nội là trƣờng đào tạo chuyên về các ngành luật, do vậy, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin cũng mang tính đặc thù riêng so với các trƣờng đại học khác. Chiếm phần lớn trong nhu cầu của bạn đọc là những tài liệu chuyên sâu, giáo trình, sách tham khảo, bài giảng của các chuyên ngành luật nhƣ luật Hành chính, Hiến pháp, luật Kinh tế, Dân sự, Hình sự, Ngoài ra, nhu cầu đối với các tài liệu về các chuyên ngành khoa học xã hội khác chiếm một tỉ trọng rất nhỏ. 16
  17. Trung tâm có nhiệm vụ cung cấp tài liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, sinh viên trong trƣờng. Tổng số bạn đọc hiện nay của Trung tâm là: 8607. Trong đó chia thành các nhóm nhƣ sau: Nhóm bạn đọc Số lƣợng Cán bộ, giảng viên 472 Văn bằng 2 107 Nghiên cứu sinh, học viên cao học 224 Sinh viên 7804 Hình 2: Bảng thống kê số lƣợng NDT của Trung tâm (thống kê cuối tháng 12/2011) *Nhóm cán bộ, giảng viên: Nhóm bạn đọc cán bộ, giảng viên của Trung tâm là những cán bộ lãnh đạo, quản lý của trƣờng đại học Luật Hà Nội: Ban giám hiệu, lãnh đạo các đoàn thể trong trƣờng, các Trung tâm, các Khoa, Bộ môn; các cán bộ giảng viên làm nhiệm vụ nghiên cứu, giảng dạy tại các khoa, bộ môn. Nhóm cán bộ bên cạnh các tài liệu về pháp luật, họ còn có nhu cầu tin về các loại tài liệu về khoa học công nghệ, quản lý, giáo dục đào tạo, kinh tế xã hội, Trong đó đặc biệt là các loại tài liệu về quản lý, giáo dục đào tạo để nhằm tìm hiểu tình hình thực tiễn yêu cầu về phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc từ đó đƣa ra những quyết định có tính khả thi đáp ứng yêu cầu của tiến trình phát triển văn hóa, giáo dục trong nƣớc và quốc tế. Đây là nhóm NDT có số lƣợng rất nhỏ nhƣng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của nhà trƣờng. 17
  18. Ngoài ra, trong đó còn có các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy-là chủ thể của các hoạt động thông tin. Họ là những ngƣời thƣờng xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, đề cƣơng môn học, là những bạn đọc khá thƣờng xuyên của Trung tâm. Họ cần những thông tin vừa mang tính thời sự lại vừa mang tính chuyên sâu về các chuyên ngành luật mà họ giảng dạy, đồng thời, những thông tin này cũng cần đáp ứng đƣợc tính mới trong khoa học, thƣờng xuyên phải cập nhật kịp thời những văn bản mới, những quy định hiện hành của Hiến pháp, pháp luật; các công trình, các kết quả nghiên cứu khoa học. Có thể phục vụ nhóm NDT này bằng hình thức phổ biến các thông tin chuyên đề, cung cấp thông tin theo yêu cầu, phổ biến thông tin có chọn lọc, *Nhóm bạn đọc là văn bằng 2; nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên: Là nhóm NDT đông đảo nhất của Trung tâm. Nhóm NDT này có nhu cầu tin khá đa dạng, phong phú từ các tài liệu phục vụ việc học tập nhƣ sách giáo khoa, giáo trình, đề cƣơng môn học, đến các tài liệu mang tính chất giải trí, những tài liệu về những kiến thức văn hóa, xã hội nói chung, Nhóm bạn đọc này thƣờng xuyên sử dụng thƣ viện, đặc biệt đông vào trƣớc các kỳ thi học kỳ, khi chuẩn bị làm đề tài, thảo luận, làm các công trình nghiên cứu khoa học. Lúc này, nguồn thông tin họ cần là những tài liệu chuyên sâu về các chuyên ngành luật. Có thể phục vụ cho nhóm bạn đọc này dƣới nhiều hình thức đa dạng khác nhau: chủ yếu là cung cấp thông tin qua các loại sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn, luận án, các loại báo tạp chí, các CSDL, Nhƣ vậy, đặc điểm NDT lớn và phong phú nhƣ trên đã đặt ra những yêu cầu cho Trung tâm trong việc tổ chức đào tạo, cung cấp cho NDT những kĩ năng thông tin, hƣớng dẫn NDT biết cách khai thác các sản phẩm dịch vụ của mình cũng nhƣ đê chủ động tìm kiếm nguồn tin cần thiết phục vụ cho công tác, học tập, nghiên cứu và giảng dạy. 18
  19. 1.2. Cơ sở lý luận về nguồn tin khoa học nội sinh 1.2.1. Khái niệm nguồn tin khoa học nội sinh -Khái niệm: “NTKHNS là nguồn tin đƣợc hình thành trong hoạt động khoa học- kĩ thuật, sản xuất, quản lý, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, các trƣờng đại học, phản ánh đầy đủ và hệ thống các thành tựu, tiềm lực cũng nhƣ định hƣớng phát triển của các đơn vị này. Những tài liệu này thƣờng đƣợc lƣu hành nội bộ và đƣợc lƣu giữ ở thƣ viện hoặc trung tâm thông tin của đơn vị đó.” [9] 1.2.2. Nguồn tin khoa học nội sinh tại các trƣờng đại học NTKHNS trong một trƣờng đại có thể đƣợc hiểu là những thông tin đƣợc sinh ra và tích lũy trong quá trình hoạt động của một trƣờng đại học, đƣợc lƣu giữ trên các vật mang tin khác nhau. Có thể coi những nguồn tin sau thuộc NTKHNS trong các trƣờng đại học: -Đƣợc sinh ra và tích lũy trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của trƣờng. -Từ các hoạt động của trƣờng đại học thuộc về chức năng nhiệm vụ, đó là: +Hoạt động đào tạo: Công tác giảng dạy, biên soạn các giáo trình, giáo án, chƣơng trình đào tạo, quản lí đào tạo, hợp tác đào tạo, +Hoạt động khoa học: Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, quản lý khoa học, hợp tác khoa học, +Các vấn đề về hợp tác, kết hợp giữa hoạt động đào tạo và hoạt động khoa học trên các phạm vi và dƣới các góc độ khác nhau. -Do trƣờng đại học hay các tổ chức nghiên cứu, đào tạo của trƣờng tạo ra. Chủ thể của nguồn tin này là bản thân trƣờng đại học hay các tổ chức, cá nhân (cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý, nghiên cứu sinh, 19
  20. sinh viên, ) của trƣờng hoặc là một đối tác (liên kết với các chủ thể khác ngoài trƣờng). -Đƣợc lƣu giữ trên các vật mang tin khác nhau: vật mang tin có thể là dạng in, vẽ truyền thống trên giấy, trên vi phim, vi phiếu, băng đĩa từ, các nguồn tin dạng số (đĩa mềm, CD-ROM, CSDL trên mạng, ). -Mỗi tổ chức nghiên cứu, đào tạo tùy thuộc vào tính chất hoạt động của mình mà tạo ra các nguồn tin khoa học khác nhau. Vì thế, NTKHNS cũng hết sức đa dạng, phong phú và mang tính đặc thù. 1.2.2.1. Phân nhóm nguồn tin khoa học nội sinh Có nhiều căn cứ khác nhau để có thể phân chia nhóm NTKHNS. Xét theo tính chất quá trình tạo ra , NTKHNS có thể đƣợc chia thành các loại: Nguồn tin phản ảnh kết quả học tập, đào tạo: Thuộc loại này là các niên luận, luận án, luận văn, tƣ liệu điền dã, tƣ liệu điều tra cơ bản, hồ sơ các thí nghiệm, hệ thống các chƣơng trình, giáo trình, đề cƣơng bài giảng, Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu nói chung: Thuộc loại này là các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tƣ liệu trung gian đƣợc tạo nên từ việc triển khai các chƣơng trình, các đề tài nghiên cứu, các chƣơng trình điều tra cơ bản, điền dã, các đề án-dự án sản xuất thử, thử nghiệm; các báo cáo, các tham luận khoa học; kỷ yếu các hội nghị hội thảo và các loại hình sinh hoạt học thuật khác, Nguồn tin phản ảnh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó đặc biệt là cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hƣớng phát triển nói chung, quy mô về hợp tác trong nƣớc và quốc tế trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu, Ví dụ: Các văn bản, nghị quyết, quy chế quản lý hành chính, quản lý cán bộ, sinh viên của trƣờng, 20
  21. Trên thực tế, mỗi loại nguồn tin có thể hình thành trên cơ sở một hoặc một số loại hoạt động khác nhau, mỗi loại hoạt động có thể tạo ra một hoặc một số loại nguồn tin xác định. Do đó, giữa các loại nguồn tin và các hoạt động tạo ra chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Giá trị của NTKHNS đƣợc xem xét dựa trên 2 khía cạnh chính sau đây: +Là hệ thống thông tin phản ảnh một cách đầy đủ và toàn diện về tiềm lực, thành tựu khoa học của các tổ chức, cá nhân, chủ thể mà nó đƣợc tạo ra và phản ánh. +Là bộ phận quan trọng của nguồn tin đƣợc các nhà khoa học sử dụng nhƣ một nguồn nguyên liệu để triển khai các hoạt động nghiên cứu, đào tạo của mình. Các NTKHNS phần lớn là các xuất bản phẩm, việc thu thập, quản lý tài liệu tại thƣ viện thông qua các cơ chế chính sách và công tác bổ sung tài liệu. Trong thời gian gần đây, sự phát triển nhanh của các loại tài liệu điện tử cũng nhƣ các quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong lĩnh vực TT-TV nên điều đó không còn đơn giản nhƣ trƣớc. Các NTKHNS đƣợc tạo ra từ các hoạt động quản lý, nghiên cứu, đào tạo của các trƣờng đại học ngày càng lớn, đƣợc gia tăng liên tục, thu hút nhiều ngƣời khai thác, sử dụng. Bởi vậy mà chúng đòi hỏi phải đƣợc quản lý và tổ chức một cách thống nhất, lâu dài để phục vụ những nhóm NDT khác nhau. 1.2.2.2. Đặc trƣng của NTKHNS Xuất phát từ quan điểm của ngƣời tổ chức lƣu giữ, quản lý và khai thác thông tin, NTKHNS có một số đặc trƣng cơ bản nhƣ sau: - Bộ phận chiếm tỉ trọng lớn của NTKHNS trong trƣờng đại học là tài liệu xám (grey document). Tài liệu xám thƣờng không đựơc xuất bản và phổ biến rộng rãi. Do đó, có thể thấy, các vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ sẽ là 21
  22. yếu tố đƣợc quan tâm hàng đầu nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển hoạt động thông tin một cách lâu dài, ổn định. Đây cũng là điểm khác biệt căn bản của tài liệu xám so với các xuất bản phẩm mà sự quan tâm ở đây tập trung vào bản quyền đối với tác phẩm đó. Nhƣ đã biết, dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu rất phổ biến đối với các cơ quan TT-TV. Vì thế, trong quá trình triển khai dịch vụ sao chụp tài liệu xám đối với các Trung tâm TT-TV rất cần quan tâm đến khía cạnh đã nêu. Ví dụ: hạn chế việc sao chụp toàn bộ một tài liệu để cung cấp cho NDT cuối cùng, cũng nhƣ số lƣợng bản sao chụp cần hạn chế ở mức thấp nhất có thể. Ngày nay, việc cung cấp các tài liệu số hóa, các tệp đƣợc định dạng theo kiểu .pdf giúp hạn chế việc sao chép. - Hoạt động tạo ra NTKHNS chủ yếu là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự quản lý trực tiếp của các trƣờng đại học. Do vậy, NTKHNS đƣợc bảo vệ nhƣ các đối tƣợng thuộc quyền sở hữu trí tuệ thuộc các trƣờng đại học. Dù rằng nguồn lực đảm bảo cho việc triển khai các hoạt động này có thể do nhà nƣớc cung cấp, do nguồn tự có của các trƣờng đại học hay nguồn tài trợ từ bên ngoài, nhƣng về cơ bản các hoạt động này đều thuộc sự quản lý và điều hành trực tiếp của các trƣờng đại học. Và bất kỳ việc sử dụng với mức độ và mục đích nào nguồn tin này cũng cần phải đƣợc sự chấp thuận từ phía trƣờng đại học. Nhƣ vậy, vấn đề quản lý và khai thác NTKHNS của các trƣờng đại học cần đƣợc đặt ra và khảo sát từ nhiều phƣơng diện khác nhau, chứ không chỉ nhƣ loại nguồn tin đã đƣợc công bố và phổ biến rộng rãi trong xã hội. Ví dụ nhƣ việc thu thập, quản lý và khai thác hệ thống giáo trình trong các trƣờng đại học là vấn đề hết sức phức tạp. Trên thực tế, nhiều trƣờng đại học của nƣớc ta rất thiếu giáo trình giảng dạy, các giáo trình đáng ra phải trở thành các xuất bản phẩm đƣợc công bố rộng rãi, thì lại tồn tại dƣới dạng tài liệu xám, không công bố. Điều này rất gây trở ngại cho ngƣời dạy và ngƣời học. Từ nhu cầu và các vấn đề thực tiễn đã dẫn đến việc các trƣờng đại học rất khó có khả 22
  23. năng tạo lập và quản lý thống nhất đƣợc hệ thống giáo trình của mình một cách đồng bộ và đầy đủ. Có thể thấy điều này phụ thuộc vào chính sách tạo lập, quản lý và khai thác thông tin. Bởi vậy mà có thể khẳng định vai trò của cán bộ TT- TV chuyên nghiệp trong trƣờng đại học là rất quan trọng. - Kết hợp xuất bản điện tử và phát triển nguồn tin thuận lợi đã làm nguồn tin dạng số trở thành khả thi. Đây là một thực tế có đƣợc trên cơ sở các điều kiện kinh tế-xã hội, sự phát triển và không ngừng hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia. Các cơ quan TT-TV đại học dựa trên các điều kiện về nhân lực, cơ sở vật chất kĩ thuật liên quan đến xuẩt bản, tạo lập nội dung đã tính đến những kế hoạch cụ thể để trở thành nhà cung cấp thông tin trên mạng Internet cho cộng đồng mình phục vụ. Cũng chính từ nơi đây khả năng tích hợp các NTKHNS với nhau để chia sẻ thông tin, hợp tác bổ sung, phát huy việc xây dựng mục lục liên hợp giúp NDT tra cứu các mục lục trực tuyến thống nhất, sử dụng các dịch vụ hiện đại với chất lƣợng cao thông qua việc nối mạng Internet, Intranet và vận hành trên đƣờng truyền băng tầng rộng để quản lý, trao đổi, khai thác thông qua website chung của toàn hệ thống. - NTKHNS hình thành theo chu kỳ, thƣờng đa dạng và có số lƣợng lớn. Thông thƣờng, các luận án, luận văn hoặc các hoạt động khác đƣợc tạo nên từ hoạt động đào tạo là có tính chu kỳ. Mỗi loại hình hoạt động nghiên cứu đào tạo lại tạo nên một hoặc một số nhóm nguồn tin tƣơng ứng. Giữa các nhóm này lại có mối quan hệ chặt chẽ. Nhu cầu thông tin trong các lĩnh vực hoạt động tại trƣờng đại học đòi hỏi nguồn tin này cần tích hợp với nhau. Chẳng hạn, đối với sinh viên, nghiên cứu sinh thì hệ thống các tƣ liệu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ đƣợc tạo thành một hệ thống các tƣ liệu khoa học về một chủ đề xác định. Chính đặc trƣng quan trọng này buộc các cơ quan TT-TV đại học cần nghiên cứu cách tổ chức và quản lý NTKHNS sao cho nguồn tin này đƣợc khai thác hiệu quả nhất. Nhƣng các nhóm này cũng có các đặc điểm và sử dụng khác 23
  24. biệt nhau. Sự khác biệt giữa các tài liệu điền dã, điều tra thực địa; hồ sơ các thí nghiệm, các niên luận, báo cáo khoa học, các luận án, Mặt khác, phải lƣu ý đến tính hệ thống, tinh đồng bộ của các loại nguồn tin kể trên, đƣợc thực hiện bởi sinh viên, nghiên cứu sinh tạo thành hệ thống các tƣ liệu khoa học về một chủ đề xác định. Các NTKHNS mang những nét đặc trƣng riêng biệt so với các tài liệu xuất bản và công bố rộng rãi khác. Điều đó cũng đòi hỏi các trƣờng đại học, các cơ quan TT-TV phải có những chính sách để tạo lập và phát triển đƣợc hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lƣợng cao, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin đa dạng và ngày càng cao của NDT, nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin. 1.2.2.3. Vai trò của NTKHNS Có thể thấy, dù tồn tại dƣới hình thức nào, thì sự hình thành nên NTKHNS của trƣờng đại học cũng đều có vai trò rất quan trọng của bản thân đội ngũ giảng viên tại đó. Nói cách khác, về bản chất, yếu tố quan trọng tạo nên NTKHNS của trƣờng đại học chính là đội ngũ giảng viên, bộ phận chủ yếu của nguồn nhân lực khoa học tại đó. Sự liên kết và đào tạo đƣợc diễn ra ở từng cá nhân (ngƣời dạy và ngƣời học) và là đòi hỏi của hai loại hình có quan hệ mật thiết với nhau: hoạt động nghiên cứu khoa học và hoạt động giảng dạy, học tập. Chính xu hƣớng liên kết này đã đòi hỏi và tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các trƣờng đại học và các tổ chức nghiên cứu - triển khai (R&D-Reseach and Development) theo những ý nghĩa và biểu hiện khác nhau: cán bộ giảng dạy của các trƣờng đại học triển khai hoặc trực tiếp tham gia vào các chƣơng trình, đề tài thuộc các lĩnh vực R&D; cán bộ nghiên cứu của các tổ chức R&D trực tiếp tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu tại các trƣờng; trong bản thân các trƣờng đại học, hình thành các tổ chức thực hiện chức năng đào tạo, đặc biệt là đào tạo sau đại học, Do đó, chủ thể tạo ra NTKHNS của trƣờng đại học còn là đội ngũ cán bộ triển khai. Và vì 24
  25. thế, NTKHNS có thể đƣợc xem nhƣ một bộ phận quan trọng của nguồn thông tin khoa học phản ánh các kết quả cũng nhƣ tiềm năng về đào tạo đại học. Trên thực tế, bất cứ một quốc gia nào muốn phát triển trƣớc tiên phải phát huy các yếu tố nội lực, tiềm năng của đất nƣớc và đặc biệt phải dựa vào tiềm năng trí tuệ của dân tộc mình, có nghĩa là phải phát huy triệt để các kết quả hoạt động khoa học trên lãnh thổ mình để hoạch định cho các kế hoạch phát triển. Bất cứ cơ quan TT-TV đại học nào muốn phát triển bền vững cũng đều phải phát huy tiềm lực, thế mạnh riêng của mình về NTKHNS. Sự lớn mạnh về số lƣợng về số lƣợng và chất lƣợng của NTKHNS khẳng định những đóng góp, vai trò và vị thế của cơ quan đó trong hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia. NTKHNS là nguồn nguyên liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động đào tạo, nghiên cứu. Hệ thống các giáo trình trong các trƣờng đại học đƣợc phát triển theo xu hƣớng: đƣợc viết bởi chính đội ngũ giảng viên của trƣờng, đồng thời đƣợc các trƣờng công bố, phổ biến dƣới dạng các hình thức khác nhau nhƣ xuất bản phẩm, các nguồn tin số hóa trên mạng. Đây là xu hƣớng rất rõ rệt và phổ biến tại nhiều trƣờng đại học trên thế giới, nhất là tại những nơi đã sử dụng phƣơng thức đào tạo trực tuyến. Trên thực tế, trên hầu hết các website của các trƣờng đại học, nguồn giáo trình đã đƣợc tập hợp trong một vùng thông tin, dạng một thực đơn của website đó và có thể thực hiện các chức năng nhƣ của một website độc lập. Hệ thống giáo trình có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh chất lƣợng đào tạo của trƣờng đại học. Đồng thời, một đặc tính cần đƣợc chú ý của loại tài liệu này là chúng đòi hỏi liên tục đƣợc cập nhật thông tin. Điều đó phản ánh các yếu tố đổi mới không ngừng trong hoạt động đào tạo đại học, phù hợp với xu thế phát triển chung của công tác giáo dục, đào tạo cũng nhƣ nhịp độ phát triển nhanh chóng của các ngành khoa học 25
  26. Đề cƣơng bài giảng đƣợc sử dụng trong các trƣờng đại học ngày càng đƣợc chú trọng tạo lập, phát triển và phổ biến. Có thể thấy mức độ cập nhật thông tin trong loại tài liệu là đề cƣơng bài giảng rất cao, đồng thời chúng phụ thuộc chặt chẽ vào từng cá nhân, giảng viên. Sự phát triển đề cƣơng bài giảng vừa đòi hỏi vừa tạo điều kiện đối với quá trình tự học tự nghiên cứu, tự học của cả ngƣời dạy và ngƣời học, đồng thời có điều kiện áp dụng trực tiệp các bài học tại đại học vào giải quyết các vấn đề của thực tiễn, do đó, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển phƣơng pháp nghiên cứu tình huống, nghiên cứu trƣờng hợp (case study). Khóa luận tốt nghiệp đại học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp trƣờng, cấp Bộ, cấp Nhà nƣớc là nguồn thông tin giá trị phản ánh một phần kết quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong trƣờng đại học . Đồng thời đây cũng là nguồn tài liệu tham khảo cần thiết, mang tính đặc thù, phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, nghiên cứu sinh, đặc biệt là sinh viên năm cuối làm tài liệu tham khảo cho các khóa luận tốt nghiệp. Các tƣ liệu điều tra cơ bản, tƣ liệu điền dã, báo cáo triển khai, là nguồn tin „tốn công tốn của” trong công tác điều tra, thực nghiệm nên có những con số thống kê là con số cung cấp những chứng tích lịch sử quan trọng cho thế hệ nghiên cứu tiếp theo. NTKHNS là hệ thống thông tin phản ánh tiềm lực hoạt động của các trƣờng đại học. Điều này đƣợc thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau. Trong những năm gần đây, các dự án xây dựng và phát triển Trung tâm học liệu (Learning Resource Centre – LRC) đƣợc triển khai tại nhiều trƣờng đại học. Về bản chất, đây là tập hợp các nguồn thông tin chủ yếu dƣới dạng số, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin hình thành từ quá trình giảng dạy, học tập tại các trƣờng đại học. Nếu chú ý đến tính tự chủ, sự tạo lập uy tín, truyền thống của 26
  27. các trƣờng đại học sẽ thấy về cơ bản nguồn tin tạo nên linh hồn của các LRC lại chính là các tổ chức này. Sự khác biệt về uy tín, chất lƣợng đào tạo cũng nhƣ tiềm lực của đội ngũ giảng viên các trƣờng đại học chính nằm ở sự phong phú, đầy đủ và giá trị thiết thực của NTKHNS. Việc quản lý, lƣu giữ, khai thác NTKHNS của các trƣờng đại học hiện cũng gặp một số vấn đề khá phức tạp, gây hạn chế đến hiệu quả quản lý, lƣu giữ, khai thác nguồn tin này. Nếu các trƣờng không sớm nghiên cứu để hình thành các chính sách và giải pháp hợp lý để quản lý tốt nguồn tin này thì tính đầy đủ, hệ thống của chúng rất dễ bị tổn hại. Về ý nghĩa, NTKHNS của trƣờng đại học cần đƣợc tổ chức để trở thành một hệ thống thông tin/ bộ sƣu tập (collection) phản ánh tiềm lực (về nguồn nhân lực trong các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo), các thành tựu (đƣợc tạo nên qua quá trình nghiên cứu và đào tạo) và xu thế phát triển (định hƣớng hoạt động nghiên cứu và đào tạo) của trƣờng đại học đó. Các cơ quan TT-TV cần phải là chủ thể tích cực, đóng vai trò ngƣời tạo lập và phát triển hệ thống thông tin đặc biệt này, góp phần làm nguồn tin này thực sự trở thành một loại nguồn lực đặc biệt của trƣờng đại học. Kết quả hoạt động đào tạo, nghiên cứu tạo ra NTKHNS là thành quả nhiểu năm của trƣờng đại học. Các nguồn tin này thu đƣợc phải đƣợc coi nhƣ một loại tài sản đặc biệt, nguồn lực quý giá của trƣờng đại học, vì chính nó là căn cứ, là cơ sở cho việc phát triển các lĩnh vực đào tạo của nhà trƣờng và mở thêm các ngành đào tạo mới. Chính vì vậy, việc tổ chức thu thập, quản lý, lƣu giữ, bảo quản và khai thác, đƣa chúng vào sử dụng trong thực tiễn cần phải đƣợc coi trọng. 27
  28. CHƢƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 2.1. Những yêu cầu cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS 2.1.1. Khái quát về vốn tài liệu thƣ viện: - Định nghĩa: “Vốn tài liệu thƣ viện là bộ sƣu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thƣ viện, nhằm phục vụ cho ngƣời đọc của chính thƣ viện hoặc các thƣ viện khác, đƣợc phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng nhƣ để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian đƣợc ngƣời đọc quan tâm. Tùy theo diện bổ sung có thể phân ra vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành, chuyên biệt‟‟ [18] 28
  29. Vốn tài liệu tổng hợp: Bao gồm các loại hình tài liệu khác nhau về tất cả hay phần lớn các ngành tri thức (chủ yếu trong các thƣ viện công cộng) Vốn tài liệu đa ngành: Gồm những tài liệu về một số ngành tri thức. Vốn tài liệu chuyên ngành: Gồm những tài liệu về một ngành tri thức nhất định Vốn tài liệu chuyên biệt: Gồm những tài liệu đƣợc chọn lựa theo dấu hiệu nào đó. Theo dạng tài liệu (tài liệu sáng chế, phát minh, tra cứu, luận án, ) hoặc dành cho đối tƣợng bạn đọc nào đó (ngƣời dùng tin khiếm thị, khiếm thính, ) - Các đặc tính của vốn tài liệu thƣ viện: + Tính hệ thống: Vốn tài liệu bao hàm hệ thống tri thức nhất định Vốn tài liệu của một thƣ viện nào đó là bộ phận của hệ thống vốn tài liệu của địa phƣơng, ngành, cả nƣớc. + Tính mở: Vốn tài liệu không ngừng đƣợc bổ sung, tăng cƣờng sách mới hay nói một cách hình ảnh thì vốn tài liệu thƣ viện luôn là cơ thể sống động, phát triển +Tính bền vững: Vốn tài liệu tồn tại cùng với thƣ viện +Tính thông tin: Chứa đựng những thông tin mới nhất, đầy đủ nhất có thể về ngành nào đó. +Tính giá trị: Đáp ứng những giá trị khoa học, thực tiễn, tƣ tƣởng của thời đại, của đất nƣớc NTKHNS về cơ bản là kết quả của quá trình xây dựng, tích lũy lâu dài theo chính sách phát triển nguồn tin hợp lý, đƣợc xây dựng trên công tác tổ chức quản lý, khai thác và căn cứ vào cơ sở nhu cầu đích thực của NDT. Bởi vậy, NTKHNS cũng nhƣ các loại nguồn tin khác của một cơ quan TT-TV, cần phải đầy đủ về số lƣợng, phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. 29
  30. NTKHNS là loại hình tài liệu đặc thù, hay loại hình tài liệu chuyên biệt, có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động nghiên cứu, cũng nhƣ học tập, giảng dạy của các trƣờng đại học, học viện, các tổ chức R & D. Do đó, việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS một cách khoa học và hợp lý sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc tổ chức phục vụ nhu cầu thông tin khoa học của bạn đọc. Do đó, NTKHNS trong một cơ quan TT-TV ngoài việc cần mang những đặc tính chung của các loại hình tài liệu thì cũng cần có những đặc thù riêng của loại hình tài liệu chuyên biệt. Và công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cần đạt được những yêu cầu, mục tiêu cơ bản như sau: 2.1.2. Cơ chế đảm bảo việc tuân thủ pháp luật Trƣớc tiên, việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cần phải đƣợc thực hiện theo cơ chế đảm bảo tuân thủ pháp luật. Nhƣ đã biết, các hoạt động cơ bản để tạo ra NTKHNS về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự quản lý của trƣờng đại học. Những hoạt động liên quan tới vấn đề tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS đều là những vấn đề hết sức nhạy cảm, liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ. Ở nƣớc ta, về cơ bản các nguồn lực để triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nƣớc trực tiếp cung cấp hoặc đƣợc đảm bảo thông qua Nhà nƣớc. Nhà nƣớc ta rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hƣớng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác nguồn tin các loại. Một số văn bản nhƣ: Luật Khoa học và Công nghệ, đƣợc Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/01/2001. Nghị định số 159/2004/ NĐ-CP do Thủ tƣớng chính phủ ban hành ngày 31/08/2004 về hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ. Nghị định số 30/2006/ NĐ-CP do Thủ tƣớng chính phủ ban hành ngày 29/03/2006 về thống kê Khoa học Công nghệ. 30
  31. Quy chế đăng ký, lƣu giữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ Khoa học và Công nghệ (ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/ QĐ-BKHCN ngày 16/03/2007 của Bộ trƣởng Bộ Khoa học và Công nghệ). Tại điều 17 của Nghị định số 159/2004/ NĐ-CP đã quy định rõ: “1. Công dân Việt Nam và công dân nƣớc ngoài bảo vệ học vị tiến sĩ tại Việt Nam, trƣớc khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 2. Công dân Việt Nam bảo vệ học vị tiến sĩ khoa học hoặc luận án tiến sĩ ở nƣớc ngoài khi về nƣớc phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 3. Công dân Việt Nam và công dân nƣớc ngoài bảo vệ học vị thạc sĩ tại Việt Nam, trƣớc khi bảo vệ chính thức, phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thƣ viện của cơ sở đào tạo. Công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc sĩ khoa học ở nƣớc ngoài, khi về nƣớc phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt cho cơ quan thông tin khoa học và công nghệ hoặc thƣ viện nơi cử đi đào tạo.” [2] Bên cạnh việc tuân thủ những quy định từ các văn bản pháp luật đề ra, công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS cũng cần phải chú trọng và tuân thủ Bộ luật Dân sự về quyền sở hữu trí tuệ. 2.1.3. Tính đầy đủ, tính hệ thống của nguồn tin đƣợc quản lý Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn, “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học đƣợc tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu. Nguồn tin này đƣợc xem nhƣ là hệ thống thông tin phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng nhƣ tiềm lực, định hƣớng phát triển của trƣờng đại học” [14]. Nhƣ vậy, NTKHNS phản ánh những kết quả khoa học cụ thể của toàn thể đội ngũ cán bộ khoa học cũng nhƣ các nghiên cứu sinh và sinh viên. Mặt khác, nó còn phản ánh sự phong phú, 31
  32. đa dạng trong các hoạt động đào tạo và các lĩnh vực khoa học cũng nhƣ các lĩnh vực ngành nghề mà trƣờng tổ chức đào tạo. Nó là cơ sở để phản ánh tiềm lực về nguồn nhân lực khoa học, một bộ phận quan trọng nhất của tiềm lực khoa học, tiềm năng đào tạo của mỗi cơ quan này. Với đặc thù phản ánh tiềm lực đào tạo, nghiên cứu khoa học của các cơ quan, tổ chức nên NTKHNS của cơ quan, tổ chức ấy phải đảm bảo đƣợc sự đầy đủ, toàn diện về tất cả các chuyên ngành, lĩnh vực đào tạo. Bên cạnh đó, NTKHNS là sản phẩm của trí tuệ, quá trình quản lý NTKHNS là hoạt động có định hƣớng theo mục tiêu: Xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng có hiệu quả nhất nguồn tin có giá trị này. Vì đây là hoạt động có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng nên nguồn tin nội sinh đƣợc quản lý cũng cần có hệ thống, đƣợc tổ chức khoa học để mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra cũng nhƣ mang lại hiệu quả cao nhất trong việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Bên cạnh đó, yêu cầu cơ bản đối với các dạng tài liệu nói chung là tính hệ thống: Vốn tài liệu bao gồm hệ thống tri thức nhất định, là một bộ phận của vốn tài liệu của địa phƣơng, đất nƣớc. NTKHNS cũng là loại tài liệu bao hàm những nội dung tri thức cao, là một bộ phận của vốn tài liệu của một cơ quan TT-TV cụ thể. Do đó, công tác tổ chức quản lý và khai thác loại hình nguồn tin này cần đảm bảo tính hệ thống để mang lại hiệu quả quản lý, khai thác cao. 2.1.4. Tính thuận tiện, thân thiện trong sử dụng Mục đích cuối cùng của việc tổ chức và quản lý NTKHNS là để phục vụ cho nhu cầu của bạn đọc. Mà nhu cầu của bạn đọc thì rất đa dạng và phong phú, từ những thông tin mang tính khoa học, thời sự, đến những thông tin đi sâu vào những vấn đề cụ thể mà bạn đọc đang nghiên cứu. Việc sử dụng NTKHNS cũng 32
  33. cần đƣợc quan tâm bởi tính giá trị của loại hình thông tin đặc biệt này. Nên các cơ quan TT-TV cần sử dụng tất cả mọi hình thức và phƣơng pháp nhằm thỏa mãn đầy đủ, chính xác và tối đa mọi yêu cầu của NDT đối với nguồn tin nội sinh. Hệ thống nguồn tin nội sinh cũng nhƣ các sản phẩm, dịch vụ và bộ máy tra cứu phải hiện đại, thân thiện, dễ sử dụng giúp bạn đọc lựa chọn đúng tài liệu mình cần một cách nhanh nhất. Việc tổ chức kho tài liệu nội sinh cần đảm bảo để bạn đọc dễ dàng sử dụng. Cách sắp xếp kho cần dựa trên nhu cầu của bạn đọc (những tài liệu có tần suất sử dụng cao đƣợc sắp xếp ở nơi dễ tìm kiếm nhất), các sản phẩm dịch vụ dành cho bạn đọc cần dễ dàng tra cứu và sử dụng. 2.2.5. Tính cập nhật Cũng theo tác giả Trần Mạnh Tuấn, NTKHNS là kết quả của quá trình hoạt động khoa học của một cơ quan, tổ chức, của các trƣờng đại học hay các tổ chức R&D, nó đƣợc sản sinh và tồn tại dƣới nhiều dạng khác nhau nhƣng nhìn chung các nguồn tin này chứa đựng hàm lƣợng chất xám cao, đƣợc đầu tƣ nhiều về công sức, trí tuệ, và nó còn là sự kế thừa về mặt khoa học. Những ngƣời thực hiện công tác nghiên cứu khoa học đƣợc phép sử dụng NTKHNS để làm tài liệu tham khảo, kế thừa các kết quả đã đƣợc nghiên cứu, thí nghiệm, khảo sát vào trong công trình khoa học của mình. Cũng vì thế, các kết quả nghiên cứu của họ lại đƣợc sử dụng làm tài liệu tham khảo, tra cứu, trong các hoạt động sau này. Trong khoa học, bên cạnh sự kế thừa thì luôn cần có sự đổi mới, sáng tạo, thƣờng xuyên cập nhật những thông tin khoa học mới nhất. NTKHNS là cơ sở để công tác quản lý khoa học có thể đƣa ra các dự án, xây dựng các đề án phát triển khoa học tiếp theo. Thông qua NTKHNS, các cán bộ làm công tác quản lý khoa học có thể nắm đƣợc những diện đề tài khoa học mũi nhọn đang đƣợc nghiên cứu, những vấn đề khoa học nóng hổi đƣợc quan 33
  34. tâm, và lĩnh vực nào chƣa đƣợc nghiên cứu. Từ đó sẽ có kế hoạch cho công tác nghiên cứu tiếp theo. Đặc biệt, với đặc thù là Trung tâm TT-TV của một trƣờng đào tạo pháp luật, nên kho tài liệu nội sinh của Trung tâm cũng đòi hỏi phải liên tục cập nhật những tài liệu về những vấn đề mới của pháp luật, các đề tài theo pháp luật hiện hành, những điểm mới bổ sung, sửa đổi trong các bộ luật của Quốc hội, để luôn đảm bảo tính mới và cập nhật tài liệu đáp ứng nhu cầu tin đa dạng phong phú của bạn đọc. 2.2. Những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS NTKHNS là một loại hình nguồn tin đặc thù, bên cạnh những đặc trƣng riêng biệt thì công tác tổ chức quản lý và khai thác loại hình nguồn tin này cũng bao gồm những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác kho tài liệu nói chung. Đó là: *Công tác thu thập bổ sung NTKHNS: “Công tác bổ sung là bổ sung vốn tài liệu trong quá trình sƣu tầm, nghiên cứu, và lựa chọn những tài liệu có nội dung tƣ tƣởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng thông tin của ngƣời dùng chính thƣ viện đó và của xã hội”.[18] Công tác bổ sung của thƣ viện phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Chế độ chính trị, xã hội của đất nƣớc. Loại hình thƣ viện, chức năng, nhiệm vụ và đối tƣợng phục vụ của thƣ viện đó. Đặc điểm chính trị, kinh tế, xã hội của từng địa phƣơng. Ngân sách cụ thể của thƣ viện 34
  35. Trình độ chính trị, văn hóa, chuyên môn của ngƣời trực tiếp làm công tác bổ sung. Nguyên tắc bổ sung vốn tài liệu: Công tác bổ sung cần đảm bảo nguyên tắc về tính Đảng: đòi hỏi thƣ viện phải chọn lựa, đƣa vào vốn tài liệu của mình những tài liệu phù hợp với quan điểm, đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Bổ sung vốn tài liệu phải căn cứ vào tình hình, tính chất của cơ quan mình; phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng ngành, từng vùng; đồng thời, vốn tài liệu của từng thƣ viện cũng phải xây dựng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tƣợng phục vụ của mình. Bổ sung thƣờng xuyên và có kế hoạch: chất lƣợng vốn tài liệu thƣ viện sẽ bị giảm sút khi không đƣợc bổ sung những tài liệu mới. Để bổ sung tốt thì các thƣ viện cần xây dựng chính sách bổ sung cho mình. Các hình thức bổ sung vốn tài liệu thƣ viện: Bổ sung ban đầu Bổ sung hiện tại Bổ sung hoàn chỉnh (hoàn bị) Đối với nguồn tài liệu nội sinh, công tác bổ sung bên cạnh những yêu cầu chung thì việc bổ sung phải thƣờng xuyên và có kế hoạch để tăng cƣờng chất lƣợng của kho tài liệu nội sinh; có đƣợc chính sách bổ sung khoa học, hợp lý và phù hợp với pháp luật hiện hành. *Công tác xử lý nguồn tin: Là công đoạn tiếp theo của chu trình đƣờng đi của tài liệu. Đây là công tác khó khăn và phức tạp, đòi hỏi sự đầu tƣ cao về trí tuệ và chất xám nhiều nhất vì hoạt động này sẽ quyết định đến chất lƣợng thông tin đƣợc xử lý cũng nhƣ hiệu quả phục vụ NDT. Đây chính là công tác chuẩn bị cho sự ra đời các sản phẩm, 35
  36. dịch vụ TT-TV và triển khai thực hiện chức năng hoạt động của cơ quan TT-TV. Công tác này đƣợc tổ chức thực hiện tốt sẽ làm gia tăng giá trị thông tin cũng nhƣ hiệu quả phục vụ NDT, giúp bạn đọc tìm kiếm và tiếp cận tài liệu một cách nhanh chóng Công tác xử lý nguồn tin là hoạt động thứ hai của Trung tâm, sau công tác thu thập bổ sung tài liệu do phòng Bổ sung-Biên mục phụ trách nhằm tiến hành xử lý toàn bộ nội dung, hình thức của tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin. Công tác xử lý nguồn tin bao gồm các công đoạn: +Xử lý kỹ thuật +Xử lý hình thức +Xử lý nội dung NTKHNS là một loại hình tài liệu đặc thù đƣợc xử lý, bảo quản và khai thác. Chính vì vậy, việc tiến hành công tác xử lý nguồn tài liệu nội sinh về cơ bản cũng tuân theo các bƣớc chung trong quy trình xử lý tài liệu, tƣơng tự nhƣ khi xử lý những loại hình xuất bản khác. Tuy nhiên, với những đặc điểm đặc thù của loại hình tài liệu này cũng nhƣ căn cứ vào nhu cầu của đối tƣợng thƣờng xuyên sử dụng nguồn tài liệu nội sinh, các cơ quan TT-TV cũng cần quy định thêm những điểm khác biệt khi xử lý so với các nguồn tài liệu khác. *Công tác tổ chức khai thác và phục vụ bạn đọc: Là hoạt động nhằm tuyên truyền hoặc đƣa ra các dạng tài liệu hay là bản sao của chúng, giúp đỡ ngƣời tới thƣ viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu đó. Công tác này đƣợc xây dựng dựa trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thƣ viện, phục vụ thông tin tra cứu. Nhiệm vụ cụ thể của công tác tổ chức phục vụ bạn đọc là giúp bạn đọc lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đúng hƣớng những tài liệu, thông tin mà họ cần, phù hợp với nhu 36
  37. cầu của họ; giới thiệu những nguồn tin mới, có giá trị và phù hợp với từng đối tƣợng bạn đọc. 2.3. Đánh giá công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội Xuất phát từ những yêu cầu, nhiệm vụ cơ bản của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS, cũng nhƣ xác định những công việc, những nội dung cơ bản của công tác này để đối chiếu, nhận định những ƣu điểm, hạn chế mà Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội đã làm đƣợc, có thể đƣa ra một số đánh giá về công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin nội sinh của Trung tâm nhƣ sau: 2.3.1. Đánh giá chung 2.3.1.1. Ƣu điểm Có thể thấy ƣu điểm mà Trung tâm đạt đƣợc trong công tác tổ chức quản lý và khai thác phục vụ NTKHNS cho bạn đọc là việc thu thập đƣợc tiến hành tốt, nhất là việc nhận nộp lƣu các loại tài liệu luận án đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và hiệu quả. Điều này đã giúp Trung tâm có đƣợc vốn tài liệu nội sinh phong phú và đa dạng bao quát hầu hết các chuyên ngành luật, có tác dụng hữu ích trong phục vụ đào tạo và nghiên cứu của nhà trƣờng. Mặc dù vốn tài liệu nội sinh của Trung tâm so với một số thƣ viện của các trƣờng đại học khác còn ít hơn nhƣng toàn bộ NTKHNS đều đƣợc đem ra phục vụ tại thƣ viện (một số thƣ viện chỉ phục vụ 1 phần tại thƣ viện, còn lại NTKHNS thuộc chuyên ngành nào thì thuộc về khoa, bộ môn đó lƣu giữ và phục vụ cho sinh viên khoa mình). Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm hiểu đƣợc nhiều nguồn tin đa dạng và phong phú hơn, làm cho NTKHNS của nhà trƣờng có sự tập trung và ít phân tán hơn. Trung tâm đã đáp ứng gần tối đa nhu cầu về giáo trình cho sinh viên. Có thể nói gần nhƣ 99 % sinh viên trong trƣờng có đủ giáo trình đƣợc mƣợn cho cả 37
  38. kỳ học. Điều này không những giúp sinh viên có điều kiện học tập tốt nhất mà còn khẳng định Trung tâm đã hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ học tập, đào tạo, nghiên cứu trong nhà trƣờng. Nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm đã đáp ứng đƣợc tính đầy đủ và toàn diện khi các tài liệu đã bao quát và phản ánh hầu hết những chuyên ngành luật của trƣờng, phản ánh đƣợc tiềm lực đào tạo cũng nhƣ định hƣớng phát triển của nhà trƣờng trong đào tạo và nghiên cứu khoa học. Việc quản lý loại hình nguồn tin này cũng đƣợc tổ chức theo quy trình chặt chẽ của dây chuyền thông tin tƣ liệu mang tính hệ thống và khoa học cao. Bên cạnh đó, Trung tâm có sự hỗ trợ từ dự án SIDA từ năm 1998 đến nay nên Trung tâm đã có đƣợc hệ thống cơ sở vật chất khang trang hiện đại với hệ thống máy tính, mạng, quạt, máy in, máy photocopy hiện đại, giúp cho việc phục vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu về NTKHNS của bạn đọc. Phần mềm quản trị thƣ viện điện tử Libol 6.0 có tác dụng tích cực trong các công đoạn của dây chuyền thông tin tƣ liệu, thúc đẩy quá trình tự động hóa trong hoạt động của Trung tâm, nâng cao chất lƣợng hoạt động và giảm thiểu tối đa công sức và thời gian cho cán bộ, việc sử dụng phần mềm này đã hỗ trợ đắc lực cho Trung tâm trong việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS của mình. Hình thức tổ chức kho mở tại các phòng phục vụ của Trung tâm tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp cận với tài liệu, tự do lựa chọn tài liệu sát thực với yêu cầu nhất. Hình thức này giúp đảm bảo tính thân thiện, thuận tiện trong sử dụng của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS. Đặc biệt việc dán nhan đề gáy luận văn, luận án và đề tài nghiên cứu khoa học lại giúp bạn đọc dễ dàng hơn nữa trong việc tìm kiếm chính xác tài liệu mình cần. Sự sắp xếp kho tài liệu nội sinh trên giá cũng đảm bảo tính khoa học : sắp xếp theo từng chuyên ngành (phân biệt với nhau theo màu sắc), trên giá các tài 38
  39. liệu đƣợc xếp theo thứ tự thừ trong ra ngoài, từ trái qua phải, Quy trình tổ chức kho tài liệu cũng đảm bảo tính thống nhất. Trung tâm có sự linh hoạt trong công tác phân loại tài liệu, việc áp dụng bảng phân loại DDC cho các tài liệu ngoại văn, khung phân loại 19 lớp cho các tài liệu về kinh tế, văn hóa xã hội, và bảng phân loại tài liệu luật học dành cho các tài liệu về các chuyên ngành luật giúp cho sự phân loại tài liệu của Trung tâm có đƣợc sự chi tiết, cụ thể. Điều này rất phù hợp với kho tài liệu nội sinh bởi hầu hết các khóa luận, luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học đều đi sâu vào những lĩnh vực cụ thể của từng chuyên ngành luật. Trung tâm có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Hơn nữa, trong số 19 cán bộ chính thức của Trung tâm, có tới 10 cán bộ trẻ với năng lực chuyên môn, ngoại ngữ, tin học tốt, có sự năng động và nhiệt tình của tuổi trẻ. Trung tâm lại đƣợc thụ hƣởng sự tài trợ của dự án SIDA, những cán bộ trẻ đƣợc hỗ trợ tạo điều kiện tối đa để học thêm các văn bằng về luật, nâng cao trình độ ngoại ngữ tại những Trung tâm đào tạo chất lƣơng cao. Đây là điều kiện thuận lợi để Trung tâm triển khai các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ tài liệu nói chung và NTKHNS nói riêng, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện chất lƣợng cao đáp ứng tối đa nhu cầu của bạn đọc. 2.3.1.2. Hạn chế Mặc dù công tác thu thập bổ sung NTKHNS đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và hiệu quả nhƣng so với những Trung tâm thông tin-thƣ viện của các trƣờng đại học khác thì NTKHNS vẫn còn khá hạn chế về số lƣợng, đặc biệt là dạng tài liệu luận văn luận án. Nguồn tài liệu này trên thực tế vẫn chƣa đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Nhiều bạn đọc khi vào tìm tài liệu (nhất là luận văn luận án) đã không thấy đƣợc tài liệu mình cần vì số lƣợng có ít. Hệ thống sản phẩm dịch vụ của Trung tâm còn khá hạn chế, Trung tâm. Sản phẩm của Trung tâm chỉ còn nghèo nàn, về dịch vụ cũng chỉ có các dịch vụ 39
  40. cung cấp tài liệu, đào tạo ngƣời dùng tin và tƣ vấn thƣờng xuyên đƣợc sử dụng nhiều hơn cả. Trung tâm đang tiến hành triển khai dự án số hóa đối với các tài liệu nội sinh, nhƣng hiện tại dự án SIDA đã hết thời hạn, điều này cùng gây khó khăn cho Trung tâm trong vấn đề kinh phí. Hơn nữa, bên cạnh vấn đề kinh phí thì những vấn đề liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ trong quá trình số hóa tài liệu cũng là một thách thức không nhỏ đối với Trung tâm hiện nay. Cách thức tổ chức kho mở bên cạnh những ƣu điểm thì cũng có những hạn chế. Vì bạn đọc đƣợc tự do lựa chọn tài liệu khiến cho tài liệu thƣờng xuyên bị lộn xộn, không đúng vị trí, cán bộ thƣ viện mất nhiều thời gian cho việc sắp xếp lại tài liệu. Không những vậy, Trung tâm không trang bị hệ thống camera giám sát nên còn xảy ra tình trạng bạn đọc dọc, xé, chụp tài liệu trái quy định, hơn nữa, với những tài liệu là luận án, luận văn chỉ có 2, 3 bản, thậm chí có 1 bản nếu bị rách hoặc mất trang sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ học tập, nghiên cứu. Việc những tài liệu nội sinh bị hƣ hỏng cũng làm công tác phục vụ giảm hiệu quả. Diện tích các phòng đọc còn hạn chế, đặc biệt là kho tài liệu luận án nên không gian tại thƣ viện phục vụ cho bạn đọc học tập và nghiên cứu cũng bị hạn chế theo. Từ những nhận định khái quát trên, cùng với những yêu cầu của công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS, có thể đƣa ra những đánh giá cụ thể trong từng khâu công tác mà Trung tâm đã thực hiện đối với nguồn tin nội sinh nhƣ sau: 2.3.2. Thực trạng NTKHNS tại Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội NTKHNS của trƣờng đại học Luật cũng đƣợc sinh ra trong quá trình hoạt động quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu của tập thể cán bộ, giảng viên, 40
  41. nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên trong trrƣờng và cũng đƣợc lƣu giữ trên các vật mang tin khác nhau nhƣ: giấy, đĩa mềm, CSDL, NTKHNS có vai trò quan trọng trong hoạt động phục vụ học tập, giảng dạy cũng nhƣ nghiên cứu của trƣờng đại học Luật Hà Nội cũng nhƣ khẳng định vị thế, vai trò của Trung tâm trong hệ thống các Trung tâm TT-TV pháp luật và trong hệ thống các cơ quan thông tin khoa học cả nƣớc. Nguồn lực thông tin này đã đƣợc tổ chức thành một hệ thống thông tin phản ánh tiềm lực, các thành tựu cũng nhƣ xu thể phát triển, định hƣớng nghiên cứu và đào tạo của Nhà trƣờng. Và nhiệm vụ của Trung tâm chính là tạo lập và phát triển hệ thống thông tin này, để NTKHNS thực sự trở thành một loại nguồn lực đặc biệt của Nhà trƣờng. Với vị thế là cơ quan TT-TV có chức năng phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, truyền bá pháp lý, tƣ vấn pháp luật và quản lí của một trƣờng đào tạo cán bộ pháp luật có bề dày lịch sử với đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu là những nhà khoa học đầu ngành, Trung tâm hiện đang lƣu giữ một khối lƣợng lớn tài liệu đƣợc hình thành trong hoạt động giảng dạy và nghiên cứu của nhà trƣờng. Đó chính là NTKHNS. Các loại tài liệu nội sinh của Trung tâm về căn bản cũng đƣợc chia làm 2 nhóm chính: Nguồn tin phản ánh kết quả học tập đào tạo: luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, tạp chí Luật học, Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu nói chung của trƣờng đại học Luật Hà Nội: các báo cáo nghiên cứu khoa học, kỉ yếu hội nghị, hội thảo. Loại hình nguồn tin này có số lƣợng khá ít Tổng số vốn tài liệu nội sinh của Trung tâm có số lƣợng vào khoảng trên 87000 bản ấn phẩm. Bao gồm các loại hình: +Luận án, luận văn (DSVLA) 41
  42. +Đề tài nghiên cứu khoa học (DSVKH) +Giáo trình (DSVGT, MSVGT) +Bài trích +Tài liệu hội nghị, hội thảo (DSVHT) +Xuất bản phẩm định kỳ (Tạp chí Luật học) 2.3.2.1. Luận án, luận văn Trƣờng đại học Luật Hà Nội là một trƣờng có bề dày lịch sử nghiên cứu trên 36 năm. Bên cạnh việc đào tạo cán bộ pháp luật hệ chính quy, trƣờng còn tổ chức đào tạo các hệ tại chức, văn bằng 2, đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ. Hàng năm số học viên cao học, nghiên cứu sinh của trƣờng đều tăng lên, cuối mỗi khóa học, sinh viên, các học viên cao học và nghiên cứ sinh đều phải làm khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp. Hiện tại Trung tâm đang lƣu giữ 3829 đầu luận văn, luận án,tƣơng ứng với 5456 bản (có những đầu khóa luận, luận văn luận án có 2, 3 bản). Luận án, luận văn của Trung tâm đƣợc tổ chức tại kho đọc mở để bạn đọc tự lựa chọn đề tài phù hợp, đƣợc phân thành các chuyên ngành cụ thể: Lý luận chung về nhà nƣớc và pháp luật Luật hiến pháp Luật hành chính Luật kinh tế Luật tài chính Luật ngân hàng Luật môi trƣờng Luật lao động Luật dân sự Luật hình sự 42
  43. Luật tố tụng dân sự, tố tụng hình sự, tố tụng hành chính, tốt tụng lao động, tố tụng kinh tế. Luật quốc tế Mỗi chuyên ngành có khoảng trên 400 cuốn, đặc biệt luật Kinh tế là chuyên ngành có số lƣợng luận án luận văn nhiều nhất, khoảng > 1500 cuốn. Số lƣợng khóa luận, luận văn, luận án phong phú trên chính là nguồn tài liệu hữu ích phục vụ công tác học tập cũng nhƣ nghiên cứu của bạn đọc tại Trung tâm. 2.3.2.2. Giáo trình Trƣờng đại học Luật Hà Nội với thế mạnh là trƣờng đào tạo cán bộ pháp luật hàng đầu cả nƣớc với đội ngũ cán bộ, giảng viên đầu ngành tham gia biên soạn giáo trình không chỉ cho nhà trƣờng mà còn cho các trƣờng, cơ sở đào tạo khác trong cả nƣớc. Với tổng số 70632 bản ấn phẩm, vốn tài liệu giáo trình của Trung tâm luôn đa dạng và phong phú, thuộc đầy đủ các chuyên ngành mà nhà trƣờng đào tạo, và cả những chuyên ngành khác nhƣ Triết học Mác-lênin, Tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, Xã hội học, Với chính sách của nhà trƣờng, Trung tâm tự hào luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu tài liệu giáo trình của sinh viên (khoảng trên 90 %). Giáo trình phục vụ bạn đọc đƣợc tổ chức cả tại phòng mƣợn (MSVGT) và phòng đọc tầng 2 (DSVGT). Sinh viên có thể mƣợn giáo trình trong suốt kì học, và có thể tham khảo khi đọc tài liệu tại chỗ tại phòng đọc. Sinh viên của trƣờng khá hài lòng với cơ chế cho mƣợn giáo trình cũng nhƣ mức độ đáp ứng nhu cầu về giáo trình của thƣ viện. 2.3.2.3. Xuất bản phẩm định kì Trƣờng đại học Luật Hà Nội có tạp chí Luật học đƣợc thành lập từ năm 1994 theo Quyết định số 763 - QĐ/TCCB ngày 9 tháng 9 năm 1994 của Bộ 43
  44. trƣởng Bộ tƣ pháp. Mỗi cuốn tạp chí Luật học dày 80 trang đƣợc ra 1 tháng/ 1 kỳ. Những tôn chỉ, mục đích: Đăng tải các công trình nghiên cứu khoa học của giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trƣờng. Thông tin, giới thiệu về các kết quả nghiên cứu khoa học pháp lí trong và ngoài nƣớc Trao đổi kinh nghiệm, phƣơng pháp giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Các chuyên mục chủ yếu: Nghiên cứu-trao đổi; Xây dựng pháp luật; Nhà nƣớc và pháp luật nƣớc ngoài; Luật so sánh; Đào tạo; Thông tin. Mỗi tháng, thƣ viện bổ sung 25 cuốn tạp chí Luật học, trong đó lƣu 2 cuốn và 23 cuốn để phục vụ bạn đọc. Đến nay, tạp chí Luật đã trở thành một tài liệu hữu ích cho việc học tập, nghiên cứu, cũng nhƣ giảng dạy của giảng viên và sinh viên, học viên trong trƣờng. 2.3.2.4. Báo cáo, kỉ yếu hội nghị hội thảo Trƣờng đại học Luật Hà Nội là nơi tổ chức đào tạo cán bộ pháp luật trình độ cao cho đất nƣớc, nên việc nghiên cứu khoa học cũng là đặc thù riêng. Trong quá trình đào tạo, nhà trƣờng luôn chú trọng gắn liền nghiên cứu khoa học với việc cải cách, đổi mới trong phƣơng pháp giảng dạy và học tập, nghiên cứu những đổi mới trong pháp luật của Nhà nƣớc, Trƣờng đang ngày càng đổi mới để phù hợp với yêu cầu chung của xu thế đào tạo mới, trƣờng đã chuyển sang đào tạo theo tín chỉ, giúp sinh viên chủ động hơn trong học tập và nghiên cứu. Để không ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trƣờng đã liên tục tổ chức nhiều hội nghị, hội thảo. Rất nhiều hội nghị, hội thảo về pháp luật với quy mô lớn đƣợc tổ chức. Trung tâm đang lƣu giữ 113 đầu báo 44
  45. cáo kỉ yếu hội nghị hội thảo, tƣơng ứng với 181 bản để phục vụ bạn đọc tại phòng đọc 1. 2.3.2.5. Đề tài, công trình nghiên cứu khoa học Trƣờng đại học Luật Hà Nội cũng là một trƣờng đại học có bề dày nghiên cứu khoa học. Cán bộ, giảng viên, sinh viên, nghiên cứu sinh trong trƣờng đã thực hiện rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Tuy nhiên, việc thu thập bổ sung nguồn tài liệu này chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Trung tâm hiện chỉ có một số lƣợng tài liệu báo cáo nghiên cứu khoa học nhỏ với 127 tên đề tài, tƣơng đƣơng với 165 bản tại phòng đọc tầng 1 cùng với kho luận văn luận án. Các đề tài mà Trung tâm đang lƣu giữ đều là những đề tài nghiên cứu khoa học đạt giải từ cấp trƣờng trở lên. 2.3.3. Công tác thu thập bổ sung nguồn tin khoa học nội sinh Trung tâm đã căn cứ vào các luật, nghị định, quy chế của Chính phủ cũng nhƣ của trƣờng đại học Luật Hà Nội về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm để tổ chức thu thập, quản lý, khai thác các NTKHNS của mình. Tuy nhiên hiện nay Trung tâm chƣa có một văn bản pháp lý cụ thể nào để thực hiện chức năng này. Hiện Trung tâm tiến hành công tác bổ sung tài liệu dựa trên việc kí kết tiêu chuẩn ISO 9001-2008- Hệ thống quản lý chất lƣợng- Các yêu cầu. So với các loại nguồn tin đƣợc bổ sung bằng phƣơng thức thông thƣờng, hay qua trao đổi, tặng biếu, các NTKHNS của Trung tâm đƣợc thu thập bằng phƣơng thức nhận nộp lƣu. Đối với loại hình nguồn tin là luận văn, luận án, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, tài liệu hội nghị hội thảo: Do các tác giả nộp cho Trung tâm sau khi bảo vệ. Đây cũng là nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức đƣợc giao tiến hành các công trình nghiên cứu hoặc của các tổ chức tiến hành hội nghị, hội thảo. Điều khó khăn trong việc thu thập nguồn thông tin này là việc các cán bộ thƣ viện không thể dễ dàng bao quát, tìm kiếm, nhận biết và 45
  46. thu thập đầy đủ NTKHNS trong trƣờng. Mặc dù vậy nhƣng việc bổ sung tƣơng đối đều đặn đã góp phần xây dựng vốn tài liệu nội sinh của Trung tâm ngày càng lớn mạnh, đầy đủ hơn. Công tác thu thập bổ sung đã tạo cho Trung tâm vốn tài liệu nội sinh khá đa dạng, phong phú về các chuyên ngành luật từ luật Dân sự, Hình sự, tới Kinh tế, Môi trƣờng, với nhiều loại hình tài liệu cả luận án, luận văn, tạp chí tới các bài trích, công trình nghiên cứu khoa học, đây là nguồn lực thông tin hữu ích phục vụ bạn đọc trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy nhiên, với số lƣợng tài liệu nội sinh hiện nay, Trung tâm vẫn chƣa đáp ứng đƣợc hết nhu cầu của bạn đọc. Nhất là với các loại luận văn, luận án chỉ trên 5000 cuốn mà nhu cầu của bạn đọc về loại hình tài liệu này là rất cao. Điều này đòi hỏi Trung tâm cần tăng cƣờng hơn nữa trong việc chú trọng bổ sung luận án, luận văn một cách thƣờng xuyên, chủ động và đều đặn. 2.3.4. Công tác xử lý nguồn tin khoa học nội sinh 2.3.4.1. Xử lý kỹ thuật Là giai đoạn xử lý sơ lƣợc cho tài liệu, sau khi tiếp nhận đóng dấu của thƣ viện vào trang tên sách và trang thứ 17 của tài liệu, cán bộ bổ sung sẽ tiến hành in nhãn và in mã vạch, ghi số ĐKCB vào trang tên sách và trang 17. *Đăng kí tài liệu: Trung tâm tiến hành việc đăng kí tài liệu nội sinh với sổ đăng kí tổng quát và sổ ĐKCB. Sổ đăng kí tổng quát của thƣ viện có tên là “Sổ nhập và phân kho sách”, bao gồm 6 cột: Cột thứ nhất ghi số thứ tự của lần nhập vào thƣ viện Cột thứ hai ghi tên tài liệu Cột thứ 3 ghi tổng số tài liệu nhập vào thƣ viện tƣơng ứng với mỗi tên tài liệu Cột thứ tƣ ghi số lƣợng tài liệu đƣợc phân về phòng đọc (theo tên tài liệu). 46
  47. Cột thứ năm ghi số lƣợng tài liệu đƣợc phân về phòng mƣợn (theo tên tài liệu). Mẫu sổ này giúp Trung tâm quản lý đƣợc vốn tài liệu nói chung cũng nhƣ của từng kho riêng một cách dễ dàng. Tuy nhiên, khi giao nhận tài liệu thì mỗi kho lại có sổ giao nhận tài liệu riêng. Đăng kí cá biệt: Vì nguồn tài liệu nội sinh đều là những tài liệu chuyên ngành nên việc ĐKCB cho tài liệu đƣợc chia theo các nhóm ngành để tiện cho việc quản lý và đảm bảo cho sổ ĐKCB không quá lớn, tránh xảy ra sai xót, nhầm lẫn. Mẫu sổ ĐKCB của Trung tâm gồm 9 cột: Cột 1: Ghi ngày tháng đăng kí tài liệu Cột 2: Ghi số ĐKCB của từng tài liệu Cột 3: Ghi tên tác giả và tên sách Cột 4: Năm kiểm kê Cột 5: Ghi nơi xuất bản, năm xuất bản Cột 6: Ghi giá tiền Cột 7: Ghi số vào sổ tổng quát Cột 8: Ghi ngày và số biên bản xuất Cột 9: Ghi chú. -Ký hiệu ĐKCB cho tài liệu nội sinh tại Trung tâm đƣợc tạo lập bởi 3 yếu tố: Kho tài liệu, loại tài liệu, số thứ tự trong sổ ĐKCB +Kho tài liệu: kí hiệu để phân chia các kho là các chữ cái viết tắt in hoa: DSV: Đọc sinh viên MSV: Mƣợn sinh viên DGV: Đọc giáo viên MGV: Mƣợn giáo viên +Loại tài liệu: cũng sử dụng các chữ cái viết tắt in hoa: GT: Giáo trình 47
  48. LA: Luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp KH: Đề tài nghiên cứu khoa học HT: Tài liệu hội nghị, hội thảo +Số thứ tự trong sổ ĐKCB: Trung tâm quy định sử dụng dãy 4 hoặc 6 chữ số bắt đầu từ 0001 để thiết lập số thứ tự trong các kho Ví dụ cuốn : Tài phán kinh tế Việt Nam, thực trạng và phƣơng hƣớng hoàn thiện : Luận án thạc sĩ luật học / Nguyễn Thế Thành.- H.: Trƣờng đại học Luật Hà Nội, 1997 có số ĐKCB là DGVLA0036. 2.3.4.2. Xử lý hình thức Xử lý hình thức chính là công việc mô tả thƣ mục (biên mục). Đây là quá trình nhận dạng và mô tả một tƣ liệu (ghi lại những thông tin về hình thức, nội dung, trách nhiệm biên soạn, mô tả vật lý, của tài liệu ấy). Đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề. Công việc biên mục sơ lƣợc đƣợc tiến hành song song với quá trình tạo lập số ĐKCB cho tài liệu ngay khi tài liệu mới đƣợc bổ sung về Trung tâm. Công việc biên mục thực sự bắt đầu với việc thiết lập các giá trị ngầm định cho các trƣờng của các trƣờng của tài liệu cần biên mục hay xây dựng, chỉnh sửa các mẫu biên mục. Trung tâm sử dụng khổ mẫu biên mục MARC và quy tắc biên mục Anh- Mỹ AACR 2 trong việc biên mục các tài liệu nói chung và các tài liệu nội sinh nói riêng. Trên thực tế, phân hệ biên mục của phần mềm Libol 6.0 đƣợc đƣợc các cán bộ của Trung tâm sử dụng một cách linh hoạt, phù hợp với thực tế, với việc xây dựng các mẫu biên mục cụ thể cho từng loại hình tài liệu, Thƣ viện đã đảm bảo tinh nhất quán giữa các biểu ghi thƣ mục. Khác với các Thƣ viện khác, Trung tâm chỉ sử dụng chủ yếu cho sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu 48
  49. khoa học, Còn đối với tạp chí, Trung tâm chỉ xử lý biên mục đối với bài trích, không xử lý biên mục cho ấn phẩm vì lý do: độc giả chỉ quan tâm đến những bài viết có liên quan đến chuyên ngành và chỉ tìm những bài viết đó. Nắm bắt đƣợc nhu cầu đó của độc giả, một phần giảm bớt thời gian, công sức của cán bộ thƣ viện thì các cán bộ của Trung tâm đã lựa chọn các bài viết có nội dung liên quan đến chuyên ngành để xử lý biên mục. Bên cạnh việc biên mục, dán nhãn cho các tài liệu, Trung tâm đã tiến hành việc dán nhan đề gáy cho toàn bộ 5456 cuốn luận văn luận án, 156 cuốn đề tài nghiên cứu khoa học. Đây là một việc làm rất hữu ích trong việc giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tên tài liệu chính xác mà mình cần. Đồng thời cũng giúp cho việc sắp xếp các tài liệu luận án trên giá theo vần chữ cái dễ dàng hơn. 2.3.4.3. Xử lý nội dung Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các công đoạn nhƣ: Phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, Đây là một công đoạn đòi hỏi cán bộ xử lý ngoài việc có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt thì cần phải có vốn kiến thức hiểu biết sâu rộng, nhất là kiến thức về các chuyên ngành Luật, bởi đa số các tài liệu nội sinh của Trung tâm là những tài liệu chuyên ngành sâu. Công đoạn này đƣợc thực hiện tốt sẽ rất hữu ích cho NDT trong việc tìm kiếm, lựa chọn các tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình. *Phân loại tài liệu: Hiện nay đối với các tài liệu nội sinh, Trung tâm sử dụng bảng phân loại các tài liệu Luật học để phân loại tài liệu vì nội dung của NTKHNS đều đi sâu vào những chuyên ngành luật cụ thể. Bảng phân loại các tài liệu luật học: Đƣợc triển khai biên soạn từ tháng 8/1996 và hoàn thiện vào tháng 5/1998. Đây là bảng phân loại đƣợc xây dựng trên cơ sở của sự phân loại khoa học luật đồng thời có tính đến sự phù hợp với 49
  50. nội dung và chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng. Bảng phân loại này đƣợc triển khai dựa trên mục 34-Nhà nƣớc và pháp quyền, các khoa học pháp lý của Bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Bảng phân loại các tài liệu luật học đã phản ánh đầy đủ nội dung của ngành Luật học và theo sát nội dung đào tạo của nhà trƣờng. Đồng thời có tính đến xu hƣớng phát triển của khoa học luật theo cả hai chiều: phân ngành và liên ngành. Các bảng trợ ký hiệu cũng đƣợc xây dựng để phân loại các hình thức văn bản pháp luật khác nhau nhƣ: Hiến pháp, Đạo luật, Bộ luật, Pháp lệnh của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội, Nghị định của Chính phủ, quyết định, Thông tƣ, Sự linh hoạt trong công tác phân loại tài liệu đã mang lại hiệu quả cao trong vấn đề tổ chức quản lý, cũng nhƣ mang lại sự thuận tiện cho việc tổ chức khai thác phục vụ bạn đọc của Trung tâm. Hơn nữa, với việc sử dụng bảng phân loại các tài liệu Luật học cũng làm cho việc tra cứu của bạn đọc trở nên dễ dàng hơn bơi sự thân thiện của nguồn tài liệu đối với sinh viên trƣờng Luật. *Định từ khóa: Bên cạnh việc phân loại tài liệu để xây dựng mục lục phân loại, tổ chức kho mở, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký kiệu phân loại, Trung tâm đã nghiên cứu xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống ngôn ngữ tìm tin bằng từ khóa. Các cán bộ của phòng bổ sung, biên mục đã nghiêm túc tuân thủ thực hiện tốt các quy định của việc định từ khóa tài liệu. Nên nhìn chung chất lƣợng của hệ thống từ khóa của Trung tâm khá tốt, đã phản ánh đƣợc đầy đủ những nội dung chủ yếu của các tài liệu, trong đó có các tài liệu nội sinh. Về hình thức và nội dung các từ khóa đảm bảo chất lƣợng. Tuy nhiên, trong quá trình định từ khóa nguồn tài liệu nội sinh, có rất nhiều các đề tài luận văn luận án thuộc chuyên ngành sâu, điều này gây khó khăn trong việc xác định chủ đề cũng nhƣ định từ khóa chính xác để mô tả đúng nội dung tài liệu. Sự phát triển của các ngành luật đòi hỏi các cán bộ của Trung tâm phải luôn tìm tòi, cập nhật những nguồn tin 50
  51. mới, các tạp chí khoa học chuyên ngành mới nhất, để có thể hiểu sâu sát hơn về các thuật ngữ và xây dựng từ khóa chính xác nhất. Hiện nay, Trung tâm vẫn sử dụng từ khóa tự do trong công tác xử lý tài liệu và tra cứu thông tin. *Tóm tắt tài liệu: Các tài liệu nội sinh đƣợc tóm tắt và đƣa vào cơ sở dữ liệu thƣ mục nhằm giúp bạn đọc nắm đƣợc những nội dung cơ bản trƣớc khi tiếp cận trực tiếp với tài liệu gốc. Có thể thấy việc làm tóm tắt cho nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm đã đạt đƣợc mục đích cơ bản là giới thiệu cho ngƣời dùng nội dung của tài liệu gốc để họ có cơ hội đánh giá sự phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của mình và sẽ quyết định có sử dụng tài liệu đó hay không. Việc mô tả nội dung tài liệu đƣợc tiến hành khá tốt: NDT đã có những hình ảnh khái quát, xác thực nhất về tài liệu gốc, là những vấn đề mà nội dung tài liệu gốc đề cập đến. Tuy nhiên, việc làm tóm tắt cho nguồn tài liệu nội sinh nói riêng và vốn tài liệu thƣ viện nói chung chƣa đƣợc Trung tâm chú trọng quan tâm, công tác tóm tắt tài liệu còn chƣa tiến hành đồng đều đối với tất cả các loại hình tài liệu. Trung tâm chỉ tiến hành tóm tắt đối với tài liệu là luận văn, luận án, còn các loại giáo trình, báo cáo khoa học, kỷ yếu hội thảo, chƣa đƣợc tóm tắt để giúp bạn đọc khái quát những nội dung cơ bản nhất mà tài liệu đề cập tới. 2.3.5. Công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin khoa học nội sinh *Tổ chức bộ máy tra cứu: Hiện nay, Trung tâm đã không còn sử dụng bộ máy tra cứu truyền thống, mà đã thực hiện tra cứu trực tuyến trên OPAC không chỉ với các loại tài liệu là NTKHNS mà còn với tất cả các tài liệu với hệ thống máy tính của thƣ viện. 51
  52. Tổng số CSDL mà thƣ viện xây dựng đƣợc là 19726 biểu ghi, trong số này, bạn đọc có thể truy cập vào website www.lib.hlu.edu.vn để tìm những thông tin thƣ mục về các NTKHNS cần thiết. Với phân hệ OPAC của phần mềm Libol 6.0, việc tra cứu, tìm kiếm những thông tin của bạn đọc trở nên dễ dàng hơn. Điều này đảm bảo yêu cầu về tính thân thiện cũng nhƣ thuận tiện trong công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS của Trung tâm. *Công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu nội sinh: Tài liệu nội sinh của thƣ viện đƣợc sắp xếp ở cả phòng đọc và phòng mƣợn của thƣ viện, tài liệu đƣợc sắp xếp trên giá theo từng chuyên ngành luật cụ thể. Trong mỗi chuyên ngành luật, tài liệu đƣợc sắp xếp theo chủ đề, dựa trên nguyên tắc các tài liệu mang tính chất tổng quát, các loại văn bản, quy định, bộ luật, luật, đƣợc sắp xếp lên đầu, tiếp theo mới tới các chủ đề nhỏ hơn (căn cứ vào thứ tự các lớp trong bảng phân loại). Ví dụ: trong chuyên ngành luật Lao động bao gồm các chủ đề: Vấn đề chung về luật Lao động Quan hệ pháp luật về học nghề Quan hệ pháp luật về việc làm Quan hệ pháp luật về giải quyết tranh chấp lao động Bảo hiểm xã hội Chính sách đối với ngƣời lao động Tuyển dụng lao động Quan hệ lao động có yếu tố nƣớc ngoài và thỏa ƣớc lao động Pháp luật về tiền lƣơng Bảo hộ lao động Điểm đặc biệt trong công tác tổ chức kho tài liệu nói chung và kho tài liệu nội sinh nói riêng của Trung tâm là Trung tâm đã sử dụng hệ thống mã màu để 52
  53. sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành luật. Việc sử dụng hệ thống mã màu không chỉ giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu mà còn mang tính thẩm mĩ cao. Hệ thống mã màu của Trung tâm không sử dụng độc lập nhƣ ở một số thƣ viện khác mà sử dụng làm màu của nhãn sách. Ví dụ: Sách giáo trình có nhãn sách màu xanh dƣơng Luận án, luận văn ngành luật Kinh tế nhãn màu trắng Luật hôn nhân và gia đình có nhãn màu hồng Luật lao động nhãn màu vàng Luật quốc tế có nhãn gáy màu đỏ Hệ thống chỉ dẫn xếp giá: ở đầu mỗi giá sách có chỉ dẫn xếp giá liệt kê tên các chuyên ngành (chủ đề) đƣợc xếp ở mỗi giá. Trong mỗi chuyên ngành, các chủ đề nhỏ lại đƣợc dán trên cánh giá hoặc mặt trên cạnh của giá sách để bạn đọc có thể dễ dàng tiếp cận và lựa chọn tài liệu. Tài liệu nội sinh đƣợc bảo quản trong kho với điều kiện đảm bảo về độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, Trung tâm cũng trang bị hệ thống điều hòa, quạt trần, các thiết bị phòng chống cháy nổ, để đảm bảo tránh khỏi những tác hại của môi trƣờng đến tài liệu. Hàng tuần vào chủ nhật, Trung tâm có thuê ngƣời dọn vệ sinh làm sạch hệ thống máy tính, giá sách, kho sách, đảm bảo tài liệu không bị bụi bẩn xâm hại. Bên cạnh đó, các cán bộ Trung tâm cũng thƣờng xuyên nhắc nhở bạn đọc có ý thức giữ gìn tài liệu, vì NTKHNS là những tài liệu rất quý, nó phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu của nhà trƣờng nên những bạn đọc có hành vi xé, dọc tài liệu, sẽ bị Trung tâm đƣa lên Quản lý sinh viên của nhà trƣờng xử lý theo quy định. Trong kho tài liệu nội sinh của thƣ viện, cũng có một số loại giáo trình, một số cuốn luận án bị rách nát, cũ, Trung tâm cũng đã tiến hành phục chế tài 53
  54. liệu bằng việc dán những trang bị rách, rời khỏi gáy sách, những cuốn bị rách bìa thì lên danh sách để gửi đi đóng lại bìa. Mặc dù đã có sự cố gắng nhƣng việc bảo quản nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm vẫn còn gặp nhiều khó khăn, tài liệu bị dọc, xé, chụp trái quy định, thƣờng xuyên xảy ra làm nội dung của các tài liệu mất đi giá trị và tính đầy đủ, nhất là với luận văn, luận án khi những đề tài đƣợc nhiều ngƣời quan tâm bị xé đi những trang quan trọng, mà loại hình tài liệu này thƣờng chỉ có từ 1-2 bản. 2.3.6. Công tác tổ chức khai thác và phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ bạn đọc là khâu cuối cùng trong chu trình đƣờng đi của tài liệu trong thƣ viện. Là một bộ phận trong nguồn tin của Trung tâm, NTKHNS về cơ bản cũng đƣợc phục vụ nhƣ những nguồn tin khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của bạn đọc. Bên cạnh đó là những đặc trƣng riêng trong phục vụ loại hình tài liệu này. NTKHNS đƣợc Trung tâm tổ chức phục vụ cho tất cả các đối tƣợng bạn đọc: Cán bộ lãnh đạo, quản lý chuyên viên trong trƣờng, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trƣờng. NTKHNS đƣợc bố trí ở tất cả các phòng phục vụ nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc: -Giáo trình: có ở phòng mƣợn kho kín, phòng đọc tầng 2 kho mở -Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, kỉ yếu hội nghị hội thảo: phục vụ tài phòng đọc kho mở tầng 1 -Tạp chí Luật học: phục vụ tại phòng đọc tầng 2 Thời gian phục vụ: -Tại phòng đọc (1 và 2: từ 7h đến 19h các ngày từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần 54
  55. -Tại phòng mƣợn (và 2): làm theo giờ hành chính: sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 13h30 đến 16h30 các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong việc phục vụ NTKHNS, đặc biệt là với nguồn tài liệu là luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học- những nguồn tài liệu xám nên vấn đề sở hữu trí tuệ rất đƣợc quan tâm. Trung tâm nghiêm cấm bạn đọc sao chụp tài liệu bằng máy ảnh, điện thoại, laptop hay các thiết bị khác mà chỉ đƣợc sử dụng máy photocopy của Trung tâm. Đối với nguồn tài liệu xám này thì bạn đọc chỉ đƣợc phép photo không quá 20 trang tài liệu. Điều này cũng làm hạn chế bạn đọc trong quá trình khai thác và sử dụng vì có nhiều tài liệu chỉ có 1 bản duy nhất khi mà nhiều bạn đọc có nhu cầu về cùng một chủ đề. Tuy nhiên, vấn đề bản quyền đối với việc sao chụp các tài liệu xám là vấn đề khá nhạy cảm nên bạn đọc không đƣợc phép phôtô quá số trang quy định. Theo thống kê từ các phòng phục vụ, NTKHNS là nguồn tin có nhu cầu phục vụ và tần số sử dụng rất cao, đặc biệt là với trƣờng đại học Luật, một môi trƣờng học tập và nghiên cứu vô cùng năng động. Từ đó, có thể khẳng định đƣợc về cơ bản trong công tác phục vụ NTKHNS thì Trung tâm đã đảm bảo tính đầy đủ cũng nhƣ sự thuận tiện trong sử dụng khi mà bạn đọc đƣợc tự do lựa chọn nguồn tài liệu mình cần tại các phòng phục vụ của thƣ viện. CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN KHOA HỌC NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM TT-TV TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI Hiện nay, việc tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS ở các trƣờng đại học nhìn chung còn nhiều vấn đề cần giải quyết. Trong số đó, có vấn đề xuất 55
  56. phát từ nhận thức và trách nhiệm của các cán bộ TT-T; có vấn đề bị ảnh hƣởng bởi quan điểm và nhận thức của những ngƣời quản lý các trƣờng đại học hay những vấn đề do chính NDT gây nên, với tƣ cách họ vừa là ngƣời khai thác và sử dụng thông tin, vừa là những ngƣời tạo ra các hoạt động thông tin mà ngƣời khác phải hƣớng đến. Hiện trạng phát triển các trƣờng đại học nói chung, càng ngày sẽ càng thấy rõ và đầy đủ hơn các vấn đề liên quan đến thu thập, lƣu giữ, quản lý và khai thác nguồn tin. Tất cả các quá trình này sẽ tạo tiền đề cho sự bình đẳng trƣớc các cơ hội học và nghiên cứu đối với mọi thành viên trong xã hội, sẽ tạo điều kiện để số lƣợng ngƣời đƣợc thụ hƣởng các chính sách phát triển của trƣờng đại học là nhiều nhất, đông đảo nhất. Đồng thời, các chính sách quản lý hợp lý và tiến bộ, đặt quyền lợi ngƣời dùng và sự phát triển bền vững của trƣờng đại học sẽ có ý nghĩa quyết định đến sự hình thành và phát triển sự hiểu biết và nhân cách cho các trí thức trong tƣơng lai- nguồn nhân lực chủ yếu nhất của một xã hội thông tin, theo mô hình kinh tế tri thức. Xây dựng nên các giải pháp hợp lý để phát triển nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học để nó thực sự trở thành nguồn lực cho sự phát triển của trƣờng là một vấn đề lớn, đòi hỏi sự hợp tác của rất nhiều cán bộ khoa học và quản lý, cán bộ thƣ viện và cả NDT. Thông qua việc tìm hiểu những hạn chế trong công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS của Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội, và dựa trên nhƣng yêu cầu của công tác này trong hoạt động TT-TV, có thể đƣa ra một số giải pháp nhằm tăng cƣờng hiệu quả trong tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin nội sinh của Trung tâm nhƣ sau: 3.1. Giải pháp về cơ chế chính sách Các giải pháp về cơ chế chính sách đối với nguồn tài liệu nội sinh trong một trƣờng đại học là vấn đề lớn và hết sức phức tạp bởi chính sự phức tạp trong bản thân nguồn tài liệu này cũng nhƣ sự gia tăng không ngừng của nguồn tài liệu nói chung, nguồn tài liệu nội sinh nói riêng. 56
  57. Để tăng cƣờng NTKHNS của Trung tâm thì cần có sự kết hợp giữa cả cán bộ thƣ viện với các cán bộ quản lý, giảng viên, những ngƣời làm công tác nghiên cứu và cả những ngƣời dùng tin. Đồng thời, cần có những cơ chế chính sách cụ thể quy định chặt chẽ về việc giao nộp tài liệu nội sinh cũng nhƣ sự chủ động từ phía Trung tâm trong thu thập tài liệu để làm cho NTKHNS của Trung tâm ngày càng đa dạng và phong phú hơn nữa Trung tâm cần ban hành một chính sách thống nhất để các nguồn tài liệu nội sinh luôn sẵn sàng phục vụ NDT theo một cơ chế thống nhất, bảo đảm quyền lợi của NDT trực tiếp, của chính cơ quan TT-TV và chính những ngƣời đã tạo ra các loại nguồn tin này. NTKHNS đƣợc quản lý, lƣu giữ để phục vụ mọi đối tƣợng NDT một cách bình đẳng. Trung tâm cần có sự gắn kết chặt chẽ với các Khoa, bộ môn của trƣờng, các Trung tâm TT-TV của các trƣờng đại học, các tổ chức R& D, để tăng cƣờng hơn nữa việc đảm bảo thông tin cho các quá trình học tập, nghiên cứu trong bối cảnh hội nhập quốc tế và xu thế toàn cầu hóa hiện nay. Các chính sách đƣợc xây dựng cần dựa trên cơ sở sau: Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ luật Dân sự về liên quan đến bản quyền và luật sở hữu trí tuệ, Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 159/2004/NĐ/CP về Hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ); Các Công ƣớc quốc tế (Ví dụ nhƣ công ƣớc Bern mà Việt Nam đã tham gia kí kết); Các chính sách về giáo dục-đào tạo của nhà nƣớc nói chung và các chính sách, mục tiêu phát triển của trƣờng đại học Luật Hà Nội nói riêng, cũng nhƣ các định hƣớng phát triển của Trung tâm. Về phƣơng thức giao nộp, Trung tâm cần tận dụng mọi điều kiện và khả năng về công nghệ để thuận tiện cho việc giao nộp tài liệu. Cần chú ý đến các chính sách đồng bộ để có thể lồng ghép xuất bản điện tử, quản lý thông tin và 57
  58. phát triển nội dung thông tin trên Website của Nhà trƣờng, hoặc xây dựng website riêng của Trung tâm. Trung tâm có thể phân chia NTKHNS theo các nhóm khác biệt để xây dựng bộ sƣu tập số. Ví dụ: Nhóm bộ sƣu tập các luận văn, luận án; nhóm các đề tài nghiên cứu khoa học; nhóm các thông tin giáo trình, đề cƣơng bài giảng, 3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu Trung tâm cần tăng cƣờng hơn nữa chất lƣợng của công tác xử lý tài liệu, chuẩn hóa công tác biên mục, tăng cƣờng kiểm soát tính thống nhất trong quá trình định từ khóa. Đặc biệt, Trung tâm cần đẩy mạnh việc tóm tắt tài liệu, nhất là các tài liệu nội sinh để giúp bạn đọc nắm đƣợc những nội dung khái quát nhất của tài liệu trong quá trình tìm kiếm vì bạn đọc khi tra tìm tài liệu trên OPAC chỉ thấy những thông tin thƣ mục trên các cơ sở dữ liệu mà chƣa nắm đƣợc những nội dung khái quát nhất. Cần đẩy mạnh những công cụ hỗ trợ cán bộ thƣ viện trong công tác xử lý tài liệu nhƣ các loại bách khoa thƣ, từ điển chuyên ngành, Ngoài ra, Trung tâm cần mời các chuyên gia để có thêm sự tƣ vấn, góp ý của các chuyên gia pháp luật và làm cho công tác xử lý tài liệu, đặc biệt là NTKHNS đạt chất lƣợng và hiệu quả cao nhất. Bởi những tài liệu nội sinh thƣờng nghiên cứu sâu vào từng chuyên ngành cụ thể nên công tác xử lý tài liệu thƣờng gặp nhiều khó khăn hơn. 3.3. Giải pháp đa dạng hóa các loại hình sản phẩm dịch vụ Trung tâm cần đổi mới, đa dạng hóa hơn nữa các loại hình sản phẩm và dịch vụ TT-TV. Trung tâm mới chỉ có Tạp chí Luật học dƣới dạng điện tử, bởi vậy, cần đẩy nhanh việc triển khai dự án số hóa các tài liệu nội sinh đƣa vào phục vụ bạn đọc; phát triển các bộ sƣu tập luận văn, luận án; bộ sƣu tập các 58
  59. chƣơng trình, bài giảng; bộ sƣu tập kỷ yếu hội nghị hội thảo, thành một hệ thống các tƣ liệu khoa học về một chủ đề xác định. Trọng tâm của công việc là xây dựng CSDL toàn văn các luận án, luận văn, bài giảng, giáo trình và đề cƣơng các chuyên ngành Luật dạng văn bản. Trung tâm cần đẩy mạnh xây dựng một số sản phẩm và dịch vụ dựa trên NTKHNS nhƣ: Xây dựng thƣ mục tóm tắt các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đem đến cho bạn đọc khả năng tìm kiếm tài liệu thuận tiện và nhanh chóng. Các bài tóm tắt đƣợc trình bày cô đọng, chính xác và đầy đủ giúp bạn đọc có thể nắm bắt đƣợc những nội dung cơ bản của đề tài nghiên cứu mà không cần tới tài liệu gốc. Đây là một giải pháp hữu ích khi mà nhu cầu của bạn đọc trong thƣ viện rất cao trong khi luận án, luận văn thì chỉ có 1 tới 2 bản. Xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn đối với các luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu khoa học, bài giảng điện tử, Phát triển các sản phẩm multimedia giúp lƣu trữ các tài liệu nội sinh dƣới nhiều hình thức: các loại băng, đĩa từ, CD-ROM, Đẩy mạnh hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu đặt trƣớc: Đây là dịch vụ cung cấp thông tin có nội dung và hình thức đã đƣợc xác định từ trƣớc một cách chủ động và định kì tới NDT. Mục đích giúp NDT nắm bắt nhanh chóng và đầy đủ, toàn diện những thông tin mới nhất trong lĩnh vực mà họ quan tâm. Trên cơ sở diện nhu cầu tin đã đƣợc xác lập từ trƣớc, phòng Thông tin, Nghiệp vụ sẽ triển khai các hoạt động nhằm cung cấp những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ. Dịch vụ này càng cần thiết đối với NTKHNS, khi mà hàng năm có rất nhiều công trình, nhiều đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên, học viên trong trƣờng đại học Luật đƣợc triển 59
  60. khai. Để nâng cao chất lƣợng dịch vụ này, Trung tâm cần phối hợp với các bộ môn, các khoa trực thuộc, các cán bộ chủ trì những đề tài nghiên cứu khoa học để cung cấp cho họ danh mục các đề tài nghiên cứu khoa học mới nhất đƣợc bổ sung về Trung tâm. Phát triển dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề: giúp bạn đọc nắm đƣợc nhanh chóng, đầy đủ những thông tin mới nhất, rút ngắn thời gian tra tìm thông tin. Hàng năm, Trung tâm cần có các danh mục chuyên đề về luật học gửi tới các khoa, các bộ môn, Trên cơ sở đó NDT đăng kí đăng kí dịch vụ này thông qua một hợp đồng, hay một biên bản có xác nhận của đơn vị đang công tác, học tập. Trung tâm sẽ cung cấp cho bạn đọc những thƣ mục các tài liệu mới nhất đƣợc chọn lọc từ những chuyên đề nhất định, theo định kỳ thời gian thỏa thuận. Các sản phẩm đƣợc cung cấp qua dịch vụ này có thể là : Thƣ mục luận án, luận văn; danh mục các đề tài nghiên cứu khoa học, bản sao tài liệu gốc, Phát triển đa dạng các loại hình sản phẩm dịch vụ sẽ giúp Trung tâm đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin ngày càng cao của bạn đọc và khẳng định hơn nữa tầm quan trọng của tài liệu nội sinh trong học tập, giảng dạy và nghiên cứu của trƣờng đại học Luật Hà Nội. 3.4. Giải pháp hiện đại hóa cơ sở vật chất Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng đối với việc tổ chức bảo quản kho tài liệu nội sinh. Có đƣợc hệ thống trang thiết bị cũng nhƣ cơ sở vật chất hiện đại sẽ hỗ trợ tối đa cho việc phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả nhất. Bởi vậy, đối với cơ sở vật chất, Trung tâm cần tăng cƣờng đầu tƣ trang thiết bị để hiện đại hóa thƣ viện: đầu tƣ thêm giá sách luận án để đảm bảo các giá luận án không bị đầy, đầu tƣ và nâng cấp hệ thống máy tính, hệ thống 60
  61. mạng, Trung tâm cần lắp đặt hệ thống camera giám sát tại các phòng phục vụ để hạn chế đến mức tối đa việc dọc, xé hay chụp tài liệu trái phép của bạn đọc, hỗ trợ công tác bảo quản nguồn tài liệu nội sinh của thƣ viện. 3.5. Giải pháp về công nghệ Để đảm bảo việc tổ chức quản lý và khai thác tốt NTKHNS thì cần đảm bảo đƣợc sự đồng bộ giữa chính sách quản lý, chính sách đầu tƣ và các giải pháp công nghệ đối với việc phát triển, lƣu giữ quản lý và khai thác NTKHNS. Nhƣ đã biết, để phát triển đƣợc NTKHNS, nâng cao hiệu quả khai thác, thì có nhiều vấn đề cần phải đƣợc đặt ra và giải quyết. Đó là các vấn đề về chính sách quản lý (giao nộp tài liệu, phân cấp quản lý, ), chính sách đầu tƣ (dành cho hoạt động phục vụ nguồn tin nội sinh, những nguồn lực cần thiết, ), và đặc biệt phải kể tới là các giải pháp về công nghệ để tạo ra phƣơng thức quản lý, truyền và khai thác thông tin tốt nhất, hợp lý nhất và tƣơng hợp với bên ngoài, Vấn đề về công nghệ cần đƣợc quan tâm đúng mức để đảm bảo tính đồng bộ cũng nhƣ có hệ thống, nếu muốn công tác tổ chức quản lý và khai thác NTKHNS đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ nếu chỉ chú trọng vào các chính sách về quản lý, chính sách đầu tƣ mà thiếu sự chú trọng vào các giải pháp về công nghệ thì sẽ dẫn tới việc các hoạt động thông tin của Trung tâm cũng nhƣ của trƣờng dể bị cô lập bởi không tƣơng hợp, không có khả năng chia sẻ và trao đổi thồng tin một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm với các nguồn tin và hệ thống thông tin khai thác, khiến cho các hoạt động thông tin của Trung tâm mang nặng tính chất truyền thống. Bởi vậy, Trung tâm cần quan tâm đầu tƣ về công nghệ để hỗ trợ họat động quản lý và phục vụ NTKHNS với những công việc chủ yếu nhƣ: đầu tƣ xây dựng các bộ sƣu tập số, xây dựng và bảo trì website riêng của Trung tâm, trình 61
  62. bày thông tin và xuất bản điện tử, tiến hành phân phối thông tin có chọn lọc cho ngƣời sử dụng, tiến tới xây dựng và phát triển thƣ viện số trong tƣơng lai. 3.6. Giải pháp tăng cƣờng hiệu quả phục vụ Để làm đƣợc việc này, Trung tâm cần phải: Nâng cao chất lƣợng kho tài liệu: bằng việc bổ sung thƣờng xuyên các đề tài khoa học, luận văn, luận án mới, để đáp ứng nhu cầu thƣờng xuyên của bạn đọc; thanh lý những NTKHNS là những tài liệu đã quá cũ nát. Trƣớc sự biến đổi đa dạng và phong phú của các loại hình NTKHNS hiện nay thì việc đào tạo NDT là một việc làm vô cùng cần thiết. Trung tâm cần tiến hành thƣờng xuyên hơn nữa công tác này. Bạn đọc cần biết có những thông tin gì? Có thể tìm thấy chúng ở đâu? Khai thác và sử dụng chúng nhƣ thế nào cho hợp lý? Những kiến thức ấy vô cùng quan trọng đối với NDT trong việc sử dụng hiệu quả các sản phẩm dịch vụ thƣ viện. Hƣớng dẫn đào tạo NDT trƣớc hết nhằm cung cấp cho họ những hiểu biết về nguồn tin của thƣ viện, các phƣơng tiện tra cứu có trong thƣ viện, những kĩ năng cần thiết để khai thác thông tin, tài liệu. Thêm vào đó, Trung tâm có thể hƣớng dẫn cho họ những kiến thức về loại hình thông tin, các kho tin và mạng thông tin, Trên cơ sở đó, NDT có thể khai thác và sử dụng bất kỳ hình thức phục vụ nào của thƣ viện để thỏa mãn nhu cầu tin của mình. Trong công tác phục vụ bạn đọc, vai trò của ngƣời cán bộ thƣ viện rất quan trọng, bởi vậy, để đạt hiệu quả phục vụ tốt nhất, cán bộ của Trung tâm cần thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng, nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn, am hiểu về kho tài liệu, sử dụng thành thạo các bảng phân loại, có khả năng phân tích và tổng hợp các nguồn tin, để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc. 62
  63. KẾT LUẬN Nguồn tin khoa học là một loại nguyên liệu đặc biệt để triển khai các hoạt động nghiên cứu và đào tạo, trong đó có các trƣờng đại học. NTKHNS đƣợc tạo nên từ các hoạt động đào tạo và nghiên cứu đã phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng nhƣ tiềm lực, định hƣớng phát triển của các trƣờng đại học. Để có thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn lực thông tin này đƣơng nhiên các vấn đề có liên quan tới việc tạo lập, quản lý, lƣu giữ và khai thấc có ý nghĩa quyết định. Tổ chức quản lý và khai thác tốt NTKHNS sẽ góp phần thúc đẩy các hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên cũng nhƣ sinh viên đạt kết quả tốt. Vấn đề NTKHNS trong trƣờng đại học thực chất không phải là một vấn đề mới mẻ trong hoạt động khoa học nói chung và hoạt động TT-TV nói riêng. Các loại luận án, luận văn, công trình, đề tài khoa học, vẫn đƣợc khai thác trong các hoạt động của những trƣờng đại học; vấn đề nay còn đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm thông qua thông qua các chính sách về thông tin khoa học công nghệ, các hội nghị, hội thảo bàn về vấn đề quản lý, khai thác tài liệu xám. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chƣa có cơ quan TT-TV nào quan tâm đúng mức và nhìn nhận về NTKHNS một cách có hệ thống và đồng bộ trong việc quản lý, lƣu giữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả cao đối với loại nguồn tin đặc biệt này. Hơn nữa, NTKHNS trong các trƣờng đại học rất phong phú và đa dạng và muốn tạo ra hiệu quả cho hoạt động thông tin trên cơ sở nguồn tin này là một vấn đề rất khó khăn, phức tạp. Hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của NTKHNS trong các trƣờng đại học, cũng nhƣ các tổ chức nghiên cứu đào tạo khác, Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội đã quan tâm chú trọng đến công tác thu thập, tổ chức và bảo quản 63
  64. tốt NTKHNS để phục vụ bạn đọc. Thừa hƣởng sự tài trợ bởi dự án SIDA của chính phủ Thụy Điển, Trung tâm đang ngày càng hiện đại, phấn đấu trở thành một Trung tâm TT-TV về pháp luật hàng đầu Việt Nam. Ngoài việc chú trọng bổ sung nguồn tin, Trung tâm cũng dành sự quan tâm thích đáng đối với việc tăng cƣờng chất lƣợng của công tác xử lý tài liệu. Đặc biệt với việc áp dụng phần mềm Libol 6.0 trong những năm qua đã góp phần tạo ra những thay đổi tích cực: giảm bớt đáng kể những thao tác thủ công của cán bộ thƣ viện, giúp cán bộ thƣ viện tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, mang lại hiệu quả cao, giúp cho các đối tƣợng bạn đọc có thể tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ nhất. Với các thành quả đã đạt đƣợc, Trung tâm TT-TV trƣờng đại học Luật Hà Nội đã hoàn thành chức năng nhiệm vụ cơ bản của mình là phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu, và học tập của cán bộ giảng viên cũng nhƣ sinh viên trong trƣờng; Với những thế mạnh đã có, Trung tâm đang ngày càng phát huy khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin đa dạng của cán bộ và sinh viên trƣờng đại học Luật Hà Nội, góp phần vào sự nghiệp đào tạo nên những cán bộ pháp luật tƣơng lai cũng nhƣ sự phát triển của ngành TT-TV của đất nƣớc trong thời kỳ hội nhập và phát triển, thời kỳ bùng nổ của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. 64
  65. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quy chế đăng ký, lƣu giữ và sử dụng kết quả thực nghiệm nhiệm vụ khoa học và công nghệ (Ban hành kèm theo quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16/3/2007 của Bộ trƣởng Bộ Khoa học và Công nghệ). 2. Nghị định số 159/2004/NĐ-CP của Chính phủ về Hoạt động thông tin khoa học và công nghệ, ngày 31/8/2004. 3. Nghị định số 30/2006/ NĐ-CP của Chính phủ về Thống kê Khoa học và Công nghệ 4. Vũ Văn Hiệu (2003), Tìm hiểu nguồn tin nội sinh phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trường đại học, : Khóa luận tốt nghiệp đại học, Trƣờng đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 5. Nguyễn Thị Hội (2008), Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm Thông tin-thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp đại học, Trƣờng đại học KHXH&NV (ĐHQGHN), Hà Nội. 6. Nguyễn Hữu Hùng (2000), “Quản ý nhà nƣớc đối với hoạt động thông tin tƣ liệu khoa học và công nghệ ở Việt Nam”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 2 trang 1-4. 65