Đề tài Kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ

47 trang yendo 5710

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề tài Kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

de_tai_ke_toan_hang_hoa_ton_kho_tai_cong_ty_tnhh_phu_tung_va.doc

Nội dung text: Đề tài Kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ

Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều doanh nghiệp Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho, không chỉ giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hoá dự trữ đúng định mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn. Việc tính đúng giá hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính. Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho, sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Nếu giá trị hàng tồn kho bị tính sai, dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp thiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai lệch sẽ làm cho chỉ tiêu lãi gộp, lãi ròng của doanh nghiệp không còn chính xác. Hơn nữa, hàng hoá tồn kho cuối kỳ của kỳ này còn là hàng hoá tồn kho đầu kỳ của kỳ tiếp theo. Do đó sai lầm sẽ được chuyển tiếp qua kỳ sau và gây nên sai lầm liên tục qua các kỳ của giá vốn hàng bán, lãi gộp và lãi thuần. Không những thế, số tiền của hàng hoá tồn kho thường rất lớn nên sự sai lầm có thể làm ảnh hưởng một cách rõ ràng đến tính hữu dụng của các báo cáo tài chính. Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ là 1 công ty thương mại vì vậy hàng tồn kho là một yếu tố rất quan trọng của công ty. Chính vì thế mà việc nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp tính giá hàng tồn kho trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết, bởi vì với mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho khác nhau thì các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính cũng sẽ thay đổi. Việc lựa chọn một phương pháp tính giá thích hợp cho doanh nghiệp là rất cần thiết. Chính vì tầm quan trọng của kế toán hàng tồn kho đối với công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ mà em đã chọn đề tài: “ Kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ” Sinh viên: Trương Thị Anh 1 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Qua nghiên cứu kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ em thấy công tác kế toán hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp còn một số hạn chế vì vậy việc nghiên cứu kế toán hàng hóa tồn kho sẽ giúp công ty khắc phục phần nào những hạn chế của công tác tổ chức kế toán và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán hàng hoá tồn kho của công ty cũng như khắc phục một số hạn chế của các quy định trong chế độ kế toán Việt Nam hiện hành. 2. Mục tiêu cụ thể đạt ra cần giải quyết Trong điều kiện phát triển như hiện nay vấn đề kế toán hàng tồn kho ngày càng được sự quan tâm của các công ty doanh nghiệp bởi hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty. Trong đề tài này em nghiên cứu thực trạng việc áp dụng các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam về kế toán hàng hóa tồn kho tại các công ty thương mại nói chung và tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ nói riêng từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn tại công ty. Trên cơ sở nghiên cứu nội dung cơ bản trong những quy định hiện hành về kế toán hàng hóa tồn kho, đối chiếu rà soát việc áp dụng các quy định này trong công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ trong 3 năm áp dụng mà phát hiện những tồn tại, bất cập trong quá trình áp dụng các chuẩn mực và chế độ tại công ty và những điểm hạn chế cần khắc phục trong các quy định hiện hành. Từ đó đề xuất một số kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định về kế toán hàng hóa tồn kho trong điều kiện kinh tế thị trường Việt Nam hiện nay. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Kế toán hàng hoá tồn kho - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ + Về thời gian: Quý 1 năm 2012 Sinh viên: Trương Thị Anh 2 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích - Phương pháp phỏng vấn - Phương pháp điều tra. 5. Kết cấu Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung chính của khoá luận gồm có 3 chương: - Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. - Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hoá tồn kho tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ - Chương 3: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán hàng hóa tồn kho Sinh viên: Trương Thị Anh 3 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1.1 Khái niệm hàng hóa tồn kho Theo chuẩn mực kế toán số 02: “Hàng tồn kho”: Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. => Hàng hóa tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ kinh doanh bình thường hoặc cung cấp dịch vụ. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ: Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Theo ý kiến của em: Hàng hóa tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng. 1.1.2 Phân loại hàng hóa tồn kho Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa tồn kho bao gồm hàng hoá tồn trong kho (Machandise Inventory), hàng hóa đang đi đường (Goods in transit) hoặc hàng hóa gửi bán (Goods on consignment), hay hàng hóa gửi đi gia công chế biến. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. 1.2.KẾ TOÁN HÀNG HÓA THEO HƯỚNG DẪN CỦA CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM 1.2.1. Xác định trị giá hàng hóa tồn kho Sinh viên: Trương Thị Anh 4 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Hàng hóa tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng hóa tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. - Chi phí gia công chế biến hàng hóa tồn: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua bao gồm cả chi phí gia công, sơ chế. 1.2.2. Phương pháp tính giá trị hàng hóa tồn kho 1.2.2.1. Các phương pháp tính giá trị hàng hóa tồn kho Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước. - Phương pháp tính theo giá đích danh: được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. - Theo phương pháp bình quân gia quyền: giá trị của từng loại hàng hóa tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng hóa tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng hóa tồn kho được mua trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được Sinh viên: Trương Thị Anh 5 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế hàng + hàng hoá tồn đầu kì hoá nhập trong kì Đơn giá bình quân = gia quyền Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá nhập + tồn đầu kì kho trong kì Trị giá vốn thực tế Số lượng hàng hoá Đơn giá bình quân gia = x hàng hoá xuất kho xuất kho quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau, xuất trước : áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 1.2.2.2. Ưu và nhược điểm của từng phương pháp - Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy Sinh viên: Trương Thị Anh 6 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. - Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. - Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục Sinh viên: Trương Thị Anh 7 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. - Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. 1.2.3. Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho - Giá trị hàng hóa tồn kho không thu hồi đủ khi hàng hóa tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. - Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng hóa tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. - Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện Sinh viên: Trương Thị Anh 8 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước tính. - Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Ví dụ, giá trị thuần có thể thực hiện được của lượng hàng tồn kho dự trữ để đảm bảo cho các hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ không thể hủy bỏ phải dựa vào giá trị trong hợp đồng. Nếu số hàng đang tồn kho lớn hơn số hàng cần cho hợp đồng thì giá trị thuần có thể thực hiện được của số chênh lệch giữa hàng đang tồn kho lớn hơn số hàng cần cho hợp đồng được đánh giá trên cơ sở giá bán ước tính. - Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được). 1.2.4. Ghi nhận chi phí - Khi bán hàng hóa tồn kho, giá gốc của hàng hóa tồn kho đã bán được ghi nhận là giá vốn của hàng hóa trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng hóa tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, được ghi nhận là chi phí kinh doanh trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí kinh doanh. Sinh viên: Trương Thị Anh 9 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Ghi nhận giá trị hàng hóa tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. 1.2.5. Trình bày báo cáo tài chính Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày: - Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng hóa tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng hóa tồn kho - Giá gốc của tổng số hàng hóa tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp - Giá trị dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho - Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho - Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho - Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả. Trường hợp doanh nghiệp tính giá trị hàng hóa tồn kho theo phương pháp nhập sau, xuất trước thì báo cáo tài chính phải phản ánh số chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho trình bày trong bảng cân đối kế toán với: - Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được); hoặc - Với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền (nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp bình quân gia quyền nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và giá trị thuần có thể thực hiện được); hoặc Sinh viên: Trương Thị Anh 10 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp bình quân gia quyền); hoặc - Giá trị hiện hành của hàng tồn kho cuối kỳ tại ngày lập bảng cân đối kế toán (nếu giá trị hiện hành của hàng tồn kho tại ngày lập bảng cân đối kế toán nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được); hoặc với giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tính theo giá trị hiện hành tại ngày lập bảng cân đối kế toán). 1.3.KẾ TOÁN HÀNG HÓA THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DN HIỆN HÀNH 1.3.1. Chứng từ kế toán Một số loại chứng từ sử dụng trong công tác kế toán hàng hóa: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 03- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 05-VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mã số 04 –VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mã số 03 PXK -3LL) - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lí (mã số 04 HDL -3LL) - Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn GTGT (mã số 04- GTGT) 1.3.2. Phương pháp kế toán tổng hợp (Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ: QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006) 1.3.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên Sinh viên: Trương Thị Anh 11 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán a) Vận dụng tài khoản - Tài khoản 156 – Hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản. Tài khoản 156 – Hàng hóa: phải hạch toán chi tiết theo 3 nội dung: * 1561: Giá mua hàng hóa Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn, Thuế nhập khẩu phải nộp; Trị giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: Phản ánh trị giá mua hàng hóa thực tế xuất kho; các khoản giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng đã kí; Trị giá hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá mua hàng hóa tồn kho cuối kì. * TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa Chi phí thu mua hàng hoá là một bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hoá nhập kho, vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá nhằm lựa chọn được các phương pháp thu mua hàng hoá tối ưu, trên cơ sở đó tiết kiệm chi phí thu mua hàng hoá. + Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; Chi phí bảo hiểm hàng hoá; Tiền thuê kho, thuê bãi, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua; Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá + Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lượng hàng hoá trong kì và lượng hàng hoá đầu kì, nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng hoá đã bán ra trong kì và lượng hàng hoá còn lại cuối kì, nhằm xác định đúng đắn trị giá vốn hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh được trị giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được chính xác. + Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là: Trị giá mua của hàng hoá; Số lượng; Trọng lượng; Doanh số của hàng hoá Sinh viên: Trương Thị Anh 12 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ. Chi phí thu Chi phí thu Chi phí thu Chi phí thu mua liên mua liên mua liên quan mua liên quan quan đến = + quan đến - đến hàng đã đến hàng tồn hàng tồn kho hàng nhập tiêu thụ trong kho đầu kì cuối kì kho trong kì kì Kết cấu TK 1562 như sau: Bên nợ: Chi phí thu hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào đã nhập trong kì. Bên có: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong trong kì Số dư bên Nợ: Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kì. * TK1567: Hàng hoá bất động sản Bên nợ: Hàng hóa bất động sản tăng lên trong kỳ Bên có: Hàng hoá bất động sản giảm trong kỳ Số dư bên nợ: Hàng hoá bất động sản hiện còn cuối kỳ - Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán Bên nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán. Bên có: Hàng gửi bán đã nhập kho người mua hoặc chuyển nhập lại kho. Số dư bên nợ: Trị giá hàng gửi đi bán còn lại cuối kì. - Tài Khoản 159: Các khoản dự phòng Chi tiết TK 1593: Dự phòng giảm giá HTK Sinh viên: Trương Thị Anh 13 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá HTK được hoàn nhập trong trường hợp số phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kì Số dư bên có: Giá trị các khoản dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kì Bên cạnh đó kế toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên còn sử dụng một số tài khoản như: 133, 331, 333, 111, 112, 521, 632, 154 b) Phương pháp hạch toán kế toán (Thuế GTGT kê khai theo phương pháp khấu trừ) Theo sơ đồ trên phụ lục số 01 c) Sổ kế toán - Theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán HTK + Phiếu nhập kho + Phiếu xuát kho + Hóa đơn GTGT Sổ, thẻ kế toán chi tiết: + Bảng kê mua hàng Sổ nhật ký đặc biệt: + Sổ kho +Nhật ký mua hàng + Sổ chi tiết VL, DC, SP, hàng hóa +Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ CHUNG + Nhật ký thu, chi tiền SỔ CÁI TK 156,157,611,338,138 Bảng tổng hợp chi tiết VL, dụng cụ, Bảng cân đối SP,hàng hóa số PS BÁO CÁO TÀI CHÍNH:phát sinh + Bảng cân đối SPS + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động KD . + HĐ GTGT Sinh viên: Trương Thị Anh + Thuyết minh +Bảng BCTC14 kê mua hàng Lớp: 44D3 + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo tồn kho
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán HTK + Phiếu nhập kho + Phiếu xuát kho + Hóa đơn GTGT + Bảng kê mua hàng Bảng tổng hợp kế Sổ, thẻ kế toán chi tiết: toán chứng từ cùng loại + Sổ kho +Sổ chi tiết VL, DC, SP, Hh Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi số Sổ cái TK 156, 157, Bảng tổng hợp chi 138,338,611 tiết VL, DC SP, Hàng hóa Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH + Bảng cân đối SPS + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động KD. + Thuyết minh BCTC + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo tồn kho Sinh viên: Trương Thị Anh 15 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Theo hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán HTK + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + HĐ GTGT + Bảng kê mua hàng Sổ, thẻ kế toán chi tiết: + Sổ kho Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ + Sổ chi tiết VL, DC, SP, HH HTK NHẬT KÝ SỔ CÁI: TK Bảng tổng hợp chi 156,157,611,138,338 tiết VL, DC, SP, HH BÁO CÁO TÀI CHÍNH + Bảng cân đối SPS + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động KD. + Thuyết minh BCTC + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: 1.3.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ a) Vận dụng tài khoản - Tài khoản 611 – Mua hàng Sinh viên: Trương Thị Anh 16 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Bên Nợ: Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kì; Trị giá thực tế hàng gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ đầu kì; Trị giá thực tế hàng hóa mua vào hoặc hàng hóa đã bán bị trả lại trong kì Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kì; Kết chuyển trị giá hàng gửi bán chưa xác định là tiêu thụ cuối kì; Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường cuối kì; trị giá hàng xuất kho trong kì; Số tiền được giảm giá về số hàng hóa đã mua không đúng quy cách phẩm chất như hợp đồng đã kí. Tk không có số dư cuối kì b) Phương pháp hạch toán kế toán (Thuế GTGT kê khai theo phương pháp khấu trừ) Theo sơ đồ trên phụ lục số 02 1.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết 1.3.2.1 Phương pháp thẻ song song Kế toán hạch toán chi tiết theo sơ đồ sau Chứng từ nhập Thẻ Sổ Bảng tổng kho chi hợp nhập xuất, tồn. tiết Chứng từ xuất VL Sinh viên: Trương Thị Anh 17 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 1.3.2.2 Phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Định kì Phiếu giao nhận chứng từ nhập hàng ngày Bảng luỹ kế Thẻ kho Sổ số dư nhập xuất, tồn hàng Ngày Định kì Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất 1.3.2.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Hàng ngày Bảng kê Cuối tháng Chứng từ nhập nhập Thẻ Sổ đối chiếu kho luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê Hàng ngày xuất Cuối tháng Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Sinh viên: Trương Thị Anh 18 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VM 2.1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ - Quy mô: 30-35 nhân viên - Chức năng: Là nhà cung cấp phụ tùng máy khai thác như: VOLVO, CATERPILLAR, KOMATSU, HITACHI . - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ được thành lập dựa trên xu thế phát triển của nền kinh tế với nhu cầu về phụ tùng các loại máy khai thác và máy xây dựng ngày càng tăng. Khởi đầu từ một công ty thương mại chuyên về các sản phẩm về phụ tùng các loại máy xây dựng, máy khai thác hầm mỏ, Việt Mỹ đã nhanh chóng vươn lên trở thành một trong những công ty dẫn đầu về cung cấp các sản phẩm phụ tùng máy xây dựng, máy khai thác. Năm 2009, Công ty được thành lập với vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, tổng nhân sự khoảng 10 người và lĩnh vực kinh doanh chính là nhập khẩu và phân phối các sản phẩm phụ tùng máy móc. Doanh số của công ty đạt gần 8 tỷ đồng. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, Hà Nội. Trụ sở giao dịch đặt tại Phòng 401 Tòa nhà N2F Đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. Năm 2010 chỉ sau 1 năm hoạt động công ty đã khẳng định được vị trí của mình, công ty đã triển khai được hệ thống phân phối rộng khắp. Sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh và thành phố lớn ở miền Bắc. Đội ngũ nhân sự cũng được tăng trưởng đáng kể với 23 người. Cùng với sự phát triển đó, doanh số của công ty cũng không ngừng tăng trưởng, doanh số năm 2010 của công ty đạt 15,6 tỷ Sinh viên: Trương Thị Anh 19 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán đồng. Với sự tăng trưởng về doanh thu và quy mô hoạt động, vốn điều lệ của công ty cũng tăng đáng kể. Năm 2009 vốn điều lệ của công ty là 1.000.000.000 đến năm 2010 vốn điều lệ của công ty đã tăng lên đến 5.000.000.000 đồng. Điều đó cho thấy sự phát triển vươn lên không ngừng của công ty. Năm 2011, nền kinh tế gặp nhiều khó khăn đặc biệt là lĩnh vực xây dựng vì vậy công ty cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ từ cuộc suy thoái của nền kinh tế. Tuy nhiên với sự cố gắng không ngừng vươn lên của cán bộ nhân viên trong công ty, năm 2011 công ty đã đạt được những thành công nhất định. Để đáp ứng nhu cầu vốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 công ty đã tăng vốn điều lệ từ 5 tỷ lên 10 tỷ. Trong năm này quy mô sản xuất của công ty cũng được mở rộng đáng kể với đội ngũ nhân viên 32 người và doanh thu năm 2011 đạt gần 21 tỷ. - Ngành nghề kinh doanh của công ty: + Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng + Sản xuất linh kiện điện tử + Sản xuất thiết bị truyền thông + Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng + Sản xuất thiết bị dây dẫn điện các loại + Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm + Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông + Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện + Bán lẻ máy tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh + Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp + Sửa chữa máy móc, thiết bị Sinh viên: Trương Thị Anh 20 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán + Sửa chữa điện tử và quang học +Sửa chữa thiết bị điện + Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh - Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phòng HC Phòng kế Phòng dự Phòng kinh Phòng kỹ tổng hợp toán TC án doanh thuật - Đặc điểm của công tác kế toán + Số lượng và trình độ của nhân viên kế toán Số nhân viên phòng kế toán: 04 người, trong đó trình độ đại học trở lên: 01 người, tỷ lệ 25%. Số nhân viên tốt nghiệp từ trường Đại Học Thương Mại: 01 người. + Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty, ở phòng giao dịch và văn phòng đại diện không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi về công ty . Có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty bằng sơ đồ sau : Sinh viên: Trương Thị Anh 21 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Kế toán trưởng Kế toán tiền và các tài Kế toán hàng hóa và Kế toán thuế và xác sản khác công nợ định KQKD 2.1.2. Sơ lược về công tác kế toán tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị VM - Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 ban hành chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Hệ thống sổ kế toán áp dụng: Theo hình thức nhật ký chung. - Niên độ kế toán: Từ 01/01/N đến 31/12/N - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kê khai thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Bit Accounting - Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp thương mại. 2.1.3. Đặc điểm của hàng hóa tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ. - Số lượng hàng hóa nhiều chia thành các mảng hàng hóa khác nhau (mảng hàng hóa thiết bị máy xúc, mảng hàng hóa thiết bị máy ủi, mảng hàng hóa thiết bị oto tải ) trong mỗi mảng hàng hóa lại có rất nhiều mã hàng, chủng loại hàng khác nhau. Ví dụ như : + Mảng hàng hoá thiết bị máy xúc có khoảng hơn 400 mã hàng . + Mảng hàng hoá thiết bị máy ủi có khoảng hơn 600 mã hàng . . Sinh viên: Trương Thị Anh 22 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Phần lớn hàng hóa của công ty được nhập khẩu từ nước ngoài nên trị giá hàng hóa của công ty thường rất lớn, trị giá của mỗi thiết bị, phụ tùng có thể lên đến 1.500 triệu đồng/1 thiết bị. Ví dụ như: + Ga lê tỳ dùng cho máy ủi D85EX-15 có trị giá: 253.354.271đ + Gầu dùng cho máy xúc đào EX1200-5 có trị giá: 515.763.244đ + Cụm cần nâng lắp cho máy xúc đào EX1200-5be có trị giá: 1.275.745.192đ 2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 2.2.1. Kế toán xác định trị giá hàng nhập - Trị giá vốn hàng mua nhập kho = Trị giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có). - Phương pháp xác định giá trị hàng xuất bán: Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho được xác định theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền: Trung bình mỗi tháng kế toán tiến hành chạy giá vốn bình quân cho cả tháng. Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế hàng + hàng hoá tồn đầu kì hoá nhập trong kì Đơn giá bình quân gia = quyền Số lượng hàng hoá tồn Số lượng hàng hoá nhập + đầu kì kho trong kì Trị giá vốn thực tế Số lượng hàng hoá Đơn giá bình quân gia = x hàng hoá xuất kho xuất kho quyền 2.2.2. Chứng từ hạch toán ban đầu 2.2.2.1. Chứng từ - Phiếu nhập kho (Phụ lục 03) - Phiếu xuất kho (Phụ lục 04) - Biên bản giao hàng (Phụ lục 05) Sinh viên: Trương Thị Anh 23 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Hóa đơn GTGT (Phụ lục 06) - Phiếu kế toán (Phụ lục 07) 2.2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ hạch toán ban đầu - Đối với nhập kho: Nhân viên xuất nhập khẩu và nhân viên kinh doanh sau khi nhận được hàng sẽ thông báo với kế toán hàng hóa đề nghị làm phiếu nhập kho hàng hóa. Kế toán hàng hóa sẽ lập chứng từ nhập kho và photocopy thành 3 bộ bao gồm: Phiếu nhập kho, hợp đồng kinh tế, hóa đơn mua hàng rồi gửi cho các bộ phận gồm: + Gửi 1 bộ chứng từ cho kế toán công nợ. + Gửi 1 bộ cho thủ kho để làm căn cứ nhập hàng + Lưu lại 1 bộ chứng từ tại bộ phận kế toán hàng hóa - Đối với xuất kho: Khi nhận được đề nghị xuất hàng của phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào đề nghị đó, kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng cần xuất hàng và đồng thời kiểm tra xem còn hàng để xuất không. Nếu đủ tất cả các điều kiện cần thiết, có thể xuất hàng, kế toán hàng hóa photocopy giấy đề nghị xuất hàng thành 2 bản, căn cứ giấy đề nghị xuất hàng làm phiếu xuất kho (2 bản ) có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc, kẹp làm 2 bộ chứng từ mỗi bộ gồm 1 phiếu xuất hàng và một giấy đề nghị xuất hàng rồi gửi cho các bộ phận gồm : + Lưu lại 1 bộ chứng từ cho bộ phận kế toán hàng hóa và công nợ. Kế toán hàng hóa và công nợ căn cứ vào phiếu xuất và giấy đề nghị xuất hàng xuất hóa đơn bán hàng và hợp đồng để vào sổ. + Gửi 1 bộ chứng từ cho thủ kho để xuất hàng . - Hóa đơn GTGT: Hóa đơn này được lập thành 3 liên theo quy định (Hóa đơn GTGT của công ty đặt in tại công ty TNHH MTV In Tài Chính). Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu nội bộ. Hóa đơn đầu vào do nhà cung cấp lập chuyển về công ty liên 2. Còn hóa đơn đầu ra do kế toán công ty lập và chuyển liên 2 giao khách hàng. - Biên bản giao nhận hàng hóa: Mẫu này do công ty lập và tự in theo mẫu của công ty quy định. Mỗi nhân viên giao nhận được giữ một quyển, phiếu này được lập Sinh viên: Trương Thị Anh 24 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán làm 2 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, khi đi giao hàng nhân viên giao nhận ghi đầy đủ thông tin từ phiếu xuất kho như : tên người mua, địa chỉ giao hàng, quy cách hàng hóa, số lượng hàng hóa .Sau khi giao hàng xong yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng để xác nhận hàng đã đúng và đủ theo đơn đặt hàng. - Phiếu kế toán: Mẫu này do công ty lập và tự in dùng để tổng hợp giá vốn của các lô hàng nhập khẩu. Mẫu này do kế toán hàng hóa lập để xác định giá vốn hàng nhập khẩu. - Trình tự lưu chuyển chứng từ bao gồm các bước: + Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ + Kiểm tra chứng từ kế toán + Ghi sổ kế toán + Lưu trữ bảo quản chứng từ - Mẫu chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao hàng đều do công ty lập và tự in. Các mẫu chứng theo phụ lục số 03, 04, 05, 06. 2.2.3. Vận dụng tài khoản Để hạch toán hàng hóa tồn kho, công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ áp dụng hệ thống danh mục tài khoản theo quyết định số 48/2006-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 bao gồm : - Tài khoản 156 - Hàng hóa. Công ty chỉ sử dụng một tài khoản chi tiết cấp 2 là 1561- Giá mua hàng hóa. - Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Công ty chỉ sử dụng một tài khoản chi tiết cấp hai là 1541- Chi phí hàng hóa đem đi gia công lắp ráp. - Tài khoản 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn. Công ty sử dụng 2 tài khoản cấp hai là 1421 - Chi phí trả trước ngắn hạn về công cụ dụng cụ, 1422 - Chi phí mua hàng Sinh viên: Trương Thị Anh 25 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán chờ kết chuyển. Trong đó công ty chỉ sử dụng một tài khoản cấp hai là 1422 trong việc theo dõi hàng hóa tồn kho. Ngoài ra kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty còn sử dụng một số tài khoản như: 133, 331, 333, 111, 112, 521, 632, 2.2.4. Phương pháp hạch toán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) Theo sơ đồ phụ lục số 08 Một số nghiệp vụ minh họa thực tế: 2.2.4.1. Kế toán nhập hàng hóa - Nhập kho hàng hóa mua trong nước Ngày 29/02/2012, mua lô phụ tùng dùng cho máy xúc đào PC450-6 và máy ủi D85A-18 của công ty TNHH vật tư vận tải Trường Giang theo hóa đơn GTGT số AA/11P – 0000784 và phiếu nhập kho số 07/02: Mẫu số: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 01GTKT3/001 Liên 2: Giao người mua Ký hiệu: AA/11P Số: 0000784 Ngày 29 tháng 02 năm 2012. Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH VẬT TƯ VẬT TẢI TRƯỜNG GIANG Địa chỉ: Số 9C59 Trại Chuối, Phường Trại Chuối, Q. Hồng Bàng, TP. Hải Phòng Mã số thuế:0200971418 Điện thoại: 031.3533665 Số tài khoản: Họ và tên người mua hàng: Vũ Chí Công Tên đơn vị: Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ Địa chỉ: Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, HN Hình thức thanh toán: CK MST: 0 1 0 4 4 2 3 6 2 7 - - - - STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 01 Bu lông bắt xích PC450-6 Cái 392 95.000 37.240.000 02 Ê cu bắt xích PC450-6 Cái 392 95.000 37.240.000 Khung két mát dầu hộp số 03 Cái 01 75.125.000 75.125.000 D85A-18 Ga lê tỳ 4G dùng cho máy ủi 04 Qủa 02 57.240.000 114.480.000 D85A-18 Sinh viên: Trương Thị Anh 26 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Cộng tiền hàng: 264.085.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 26.408.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 290.493.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm chín mươi triệu bốn trăm chín mươi ba nghìn năm trăm đồng . Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Vũ Chí Công Nguyễn Thị Mai Lưu Trường Giang (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, P. ĐC, Q. HM, HN Mã số thuế: 0104423627 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Số: 07/02 - Họ và tên người giao: Vũ Chí Công - Bộ phận (Công ty): KD - Nhập tại kho: Công ty ở Long Biên - Địa chỉ: Nhân viên công ty - Nội dung: Nhập kho phụ tùng máy xúc đào PC450-6 và máy ủi D85A-18 Số lượng Đơn Theo STT Tên vật tư Mã số vị Thực chứng tính nhập từ 01 Bu lông bắt xích PC450-6 Cái 392 392 02 Ê cu bắt xích PC450-6 Cái 392 392 03 Khung két mát dầu hộp số D85A-18 Cái 01 01 04 Ga lê tỳ 4G dùng cho máy ủi D85A-18 Qủa 02 02 CỘNG Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Vũ Thị Chính Vũ Chí Công Lê Bá Hiền Nguyễn Hữu Đại Sinh viên: Trương Thị Anh 27 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000784 và phiếu nhập kho số 07/02, kế toán hạch toán: Nợ TK 156 (1561): 264.085.000 (Chi tiết cho từng mặt hàng) Nợ TK 133 : 26.408.500 Có TK 331 : 290.493.500 (Chi tiết Công ty TNHH VT VT Trường Giang) Hạch toán tương tự đối với các loại hóa đơn nhập mua trong nước. Thông thường, khi hàng hóa trong nước, công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ sẽ thuê vận chuyển chuyển hàng đến tận kho của công ty. Chi phí vận chuyển công ty sẽ trả, chuyển chứng từ về phòng kế toán của công ty để hạch toán công nợ phần chi phí. Kế toán ghi nhận chi phí ban đầu khi nhận được hóa đơn cước phí vận chuyển đi kèm hàng hóa như sau: + Ngày 29/03/2012, nhận được chứng từ vận chuyển (Hóa đơn GTGT số 0000390 – Công ty TNHH vật tư XD Vũ Nam) của lô hàng nhập mua theo hóa đơn GTGT số 0000784 trị giá là 11.500.000đ, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 156 (1561): 11.500.000 (chi tiết cho từng mặt hàng) Nợ TK 133 : 1.150.000 Có TK 331 : 12.650.000 (Chi tiết Công ty TNHH VT XD Vũ Nam) - Nhập hàng mua nhập khẩu Ngày 20/03/2012, nhập kho lô hàng nhập khẩu từ Singapore theo tờ khai số 3435 ngày 16/03/2012 (đơn giá 30.258,2USD; tỷ giá thanh toán thực tế 20.888,12) căn cứ vào phiếu nhập kho số 02/03 và phiếu kế toán, hạch toán: (1) Phản ánh trị giá hàng nhập khẩu: Nợ TK 156 (1561) : 632.036.913 (Chi tiết theo từng mặt hàng) Có TK 331 : 632.036.913 (Chi tiết theo người bán) Sinh viên: Trương Thị Anh 28 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán (2) Phản ánh thuế nhập khẩu hàng nhập mua Nợ TK 156 (1561) : 3.255.050 (Chi tiết theo từng mặt hàng) Có TK 33332 : 3.255.050 (Chi tiết theo từng mặt hàng) (3) Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 1331(13312) : 64.317.848 Có TK 3331(33312) : 64.317.848 (4) Phản ánh chi phí chuyển tiền ứng trước tiền hàng cho người bán Nợ TK 156 (1561) : 1.721.297 (Chi tiết theo từng mặt hàng) Có TK 142 (1422) : 1.721.297 (5) Phản ánh các chi phí khác Nợ TK 156 (1561) : 14.668.592 (Chi tiết theo từng mặt hàng) Nợ TK 133 (13311) : 694.104 Có TK 331 : 15.252.690 (Chi tiết theo người bán) Sinh viên: Trương Thị Anh 29 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ Địa chỉ: Số 14 ngõ 219/19/35 tổ 3 phố Định Công Thượng, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, HN MST: 0104423627 PHIẾU KẾ TOÁN - THÁNG 03/2012 Căn cứ vào các khoản chi phí phát sinh của lô hàng nhập khẩu theo tờ khai số 3435 ngày 16/03/2012 (HD ngoại thương số 04-2012/VM-USG ngày 04/01/2012) ta có bảng kê tính giá trị hàng nhập khẩu như sau: I Giá nhập khẩu: Tỷ giá thanh toán TB ngày 08/02/2012, 05/03/2012, 07/03/2012 là: 20.888,12 Thành Đơn giá Thành tiền STT Tên hàng ĐVT SL tiền Thuế NK Tổng tiền (USD) VNĐ USD Bộ xích 47 mắt, bản 310mm, 01 dùng cho máy khoan Bộ 04 3.048,71 12.194,84 254.727.281 254.727.281 Atlascopco ROC6, ROC7. Ga lê tỳ dùng cho máy khoan 02 Atlascopco ROC6, ROC7, Qủa 32 232,80 7.449,60 155.608.139 155.608.139 Titon 500. Ga lê đỡ dùng cho máy khoan 03 Qủa 08 182,12 1.456,96 30.433.155 30.433.155 Atlascopco ROC6, ROC7. Dẫn hướng dùng cho máy 04 khoan Atlascopco ROC6, Cụm 04 1.204,74 4.818,96 100.659.015 100.659.015 ROC7. Vành sao dùng cho máy khoan 05 Cái 04 386,06 1.544,24 32.256.270 3.255.050 35.511.320 Atlascopco ROC6, ROC7. Ga lê tỳ dùng cho máy khoan 06 Atlascopco ROC6, ROC7, Qủa 12 232,80 2.793,60 58.353.052 58.353.052 Titon 500. Tổng 30.258,20 632.036.913 3.255.050 635.291.963 II Chí phí mua hàng: STT Diễn giải SCT Ký hiệu NCT Số tiền 1 Phí lưu kho 20/03/2012 27.000 2 Phí chứng từ, phí xếp dỡ, phí 0007764 AA/2010T 19/03/2012 2.521.680 khai thác 3 Phí bốc xếp 0004615 AA/11P 19/03/2012 846.000 4 Phí giao nhận, phí lưu kho 0005502 HP/12P 20/03/2012 140.000 5 Phí đại lý + chứng từ 0024119 AA/11P 19/3/2012 286.364 6 Cước vận tải nội địa 0002469 AA/2009T 20/03/2012 3.100.000 7 Cước vận tải quốc tế 0023130 AA/11P 15/03/2012 7.617.548 Phí chuyển tiền ngày 8 08/02/2012 488.494 08/02/2012 Phí chuyển tiền ngày 9 05/03/2012 1.005.728 05/03/2012 Phí chuyển tiền ngày 10 07/03/2012 227.075 07/03/2012 11 Tem hải quan 20.000 Tổng 16.279.889 III Tổng giá vốn : 651.571.852 Sinh viên: Trương Thị Anh 30 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán IV Tính giá vốn/ 1 đv sản phẩm CP mua Tổng giá Giá NK Tổng cộng STT Tên hàng ĐVT SL hàng vốn của lô /1Sp giá vốn/1Sp /1Sp hàng Bộ xích 47 mắt, bản 310mm, 01 dùng cho máy khoan Atlascopco Bộ 04 63.681.820,33 1.631.900,02 65.313.720 261.254.881 ROC6, ROC7. Ga lê tỳ dùng cho máy khoan 02 Atlascopco ROC6, ROC7, Titon Qủa 32 4.862.754,34 124.612,16 4.987.366 159.595.728 500. Ga lê đỡ dùng cho máy khoan 03 Qủa 08 3.804.144,41 97.484,39 3.901.629 31.213.030 Atlascopco ROC6, ROC7. Dẫn hướng dùng cho máy khoan 04 Cụm 04 25.164.753,69 644.867,90 25.809.622 103.238.486 Atlascopco ROC6, ROC7. Vành sao dùng cho máy khoan 05 Cái 04 8.877.830,11 227.501,84 9.105.332 36.421.328 Atlascopco ROC6, ROC7. Ga lê tỳ dùng cho máy khoan 06 Atlascopco ROC6, ROC7, Titon Qủa 12 4.862.754,34 124.612,16 4.987.366 59.848.398 500. Tổng 651.571.852 Hà nội, ngày 20 tháng 03 năm 2012 Người lập Giám đốc Công ty Vũ Thị Chính Nguyễn Hữu Đại 2.2.4.2. Kế toán xuất hàng hóa Ngày 20/03/2012 xuất kho phụ tùng bán cho công ty CP cơ khí và thiết bị Thành Công theo HĐKT số TC01/2012 ngày 12/01/2012: Sinh viên: Trương Thị Anh 31 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: VM/11P Số: 0000063 Liên 2: Giao người mua Ngày 20 tháng 03 năm 2012 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ Địa chỉ: Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, P.Định Công, Q.Hoàng Mai, Hà Nội Số TK: 0701001288006 tại Ngân hàng TMCP An Bình - Chi nháh Hà Nội - PGD Lò Đúc Điện thoại: 043.5500915 Fax: 043.6404010 Email: dainhcat@gmail.com Mã số thuế: 0104423627 Họ và tên người mua hàng: Bán hàng qua điện thoại Tên đơn vị: Công ty CP cơ khí và thiết bị Thành Công Địa chỉ: Tổ 1, khu 4, Quang Hanh, Cẩm Phả, Quảng Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 5 7 0 0 6 5 5 8 1 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 01 Bộ xích 47 mắt bản 310 mm Dải 04 99.132.500 396.530.000 02 Ga lê tỳ Qủa 32 6.636.660 212.373.120 03 Ga lê đỡ Qủa 08 5.321.850 42.574.800 04 Vành sao Cái 04 5.989.690 23.958.760 05 Dẫn hướng Cụm 04 13.753.330 55.013.320 Theo HĐKT số TC01/2012 Ngày 12/01/2012 Theo tỷ giá thanh toán: 20.870 Cộng tiền hàng: 730.450.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 73.045.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 803.495.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm linh ba triệu bốn trăm chin mươi lăm nghìn đồng chẵn . Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bán hàng qua điện thoại Nguyễn Hữu Đoàn Nguyễn Hữu Đại (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) Sinh viên: Trương Thị Anh 32 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ Số 14, ngõ 219/19/35 tổ 3, Phố Định Công Thượng, P. ĐC, Q. HM, HN Mã số thuế: 0104423627 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 03 năm 2012 Số: 05/03 - Họ và tên người nhận : Nguyễn Hữu Đoàn Bộ phận (Công ty): Kinh doanh - Xuất tại kho : Công ty ở Long Biên Địa chỉ: Nhân viên công ty - Nội dung: Xuất hàng bán cho khách theo HĐKT số TC01/2012 ngày 12/012012 Số lượng STT Tên vật tư Mã số ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền chứng từ xuất Bộ xích 47 mắt NKMKROC6- 01 bản 310 mm 001 Dải 04 04 65.141.177 260.564.708 NKMKROC6- 02 Ga lê tỳ 002 Qủa 32 32 4.974.191 159.174.114 NKMKROC6- 03 Ga lê đỡ 003 Qủa 08 08 3.891.322 31.130.573 NKMKROC6- 04 Vành sao 004 Cái 04 04 25.741.439 102.965.755 NKMKROC6- 05 Dẫn hướng 005 Cụm 04 04 9.081.278 36.325.111 CỘNG 590.160.261 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Vũ Thị Chính Nguyễn Hữu Đoàn Lê Bá Hiền Nguyễn Hữu Đại Sinh viên: Trương Thị Anh 33 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ (Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số TC01/2012 ngày 12/01/2012 đã được hai công ty ký kết) Hôm nay, ngày 20 tháng 03 năm 2012 tại Quảng Ninh , chúng tôi gồm: Bên bàn giao: CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIỆT BỊ VIỆT MỸ - Ông/Bà: Nguyễn Hữu Đoàn Chức vụ: Nhân viên KD - Ông/Bà: Chức vụ: . Bên nhận bàn giao: CÔNG TY CP CƠ KHÍ VÀ THIẾT BỊ THÀNH CÔNG - Ông/Bà: Vũ Văn Thành Chức vụ: Phó phòng vật tư - Ông/Bà: Chức vụ: Địa điểm bàn giao hàng hoá: Tại Cẩm Phả, Quảng Ninh Xác nhận việc giao nhận hàng hoá như sau: TT Hàng hóa Model Xuất xứ ĐVT Số lượng Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 01 Bộ xích 47 mắt bản 310mm ROC6 Nhật Bản Dải 04 02 Ga lê tỳ ROC6 Italy Qủa 32 03 Ga lê đỡ ROC6 Italy Qủa 08 04 Vành sao ROC6 Italy Cái 04 05 Dẫn hướng ROC6 Nhật Bản Cụm 04 Kết luận: - Bên nhận đã nhận đủ số hàng mua theo HĐKT số TC01/2012 - Chất lượng hàng hóa đặt yêu cầu ĐẠI DIỆN ĐẠI DIỆN BÊN BÀN GIAO BÊN NHẬN BÀN GIAO Nguyễn Hữu Đoàn Vũ Văn Thành Sinh viên: Trương Thị Anh 34 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000063 và phiếu xuất kho số 05/03 kế toán hạch toán: Nợ TK 131 : 803.495.000 (Chi tiết theo người mua) Có TK 511 : 730.450.000 Có TK 333 (33311) : 73.045.000 Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 590.160.261 Có TK 156 (1561) : 590.160.261 2.2.5. Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ. Kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể như sau : - Tại kho : Thủ kho dùng «Thẻ kho » để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào Nhập - Xuất để ghi số lượng hàng nhập của từng mặt hàng vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho. Thủ kho sử dụng Excel để ghi chép các loại hàng hóa Nhập – xuất ra, cuối ngày hôm sau gửi lên văn phòng cho các bộ phận liên quan để có thể đối chiếu phát hiện kịp thời. - Tại phòng kế toán : Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình Nhập- Xuất- Tồn của từng loại hàng hóa về cả số lượng và giá trị. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ Nhập- Xuất hàng hóa được thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng hoặc định kì, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Nhập- Xuất- Tồn hàng hóa để đối chiếu với thủ kho. 2.2.6. Sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ Công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ áp dụng hình thức nhật ký chung và sử dụng phầm mềm kế toán bitaccounting. Hằng ngày khi có các chứng từ phát sinh Sinh viên: Trương Thị Anh 35 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hóa đơn GTGT biên bản giao nhận hàng hóa, kế toán tiến hành nhập dữ kiệu vào phần mềm - Ban đầu kế toán khai báo tên địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp và khách hàng; khai báo tài khoản sử dụng trong cả kỳ. Đối với nghiệp vụ kế toán hàng hoá tồn kho, kế Đồng thời với nghiệp vụ khai báo chi tiết hàng hóa là khai báo chi tiết kho hàng. Kế toán khai báo mã kho như sau : + MS 01 : Kho Long Biên + MS 02 : Kho Văn Phòng Chứng từ kế toán HTK +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho + HĐ GTGT +Bảng kê mua hàng Sổ nhật ký đặc biệt: Sổ, thẻ kế toán chi tiết: +Nhật ký mua hàng + Sổ kho +Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ CHUNG + Sổ chi tiết VL, DC, SP, Hàng hóa + Nhật ký thu, chi tiền SỔ CÁI TK 156,157,338,138 Bảng tổng hợp chi tiết VL, dụng cụ, SP,hàng hóa Bảng cân đối số Ghi hàng ngày phát sinh Báo Cáo Tài Chính: phát sinh + Bảng cân đối SPS Ghi cuối tháng + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động KD. + Thuyết minh BCTC + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - + Báo cáo tồn kho Sinh viên: Trương Thị Anh 36 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Riêng sổ kế toán và các báo cáo kế toán, do công ty sử dụng phần mềm để nhập liệu nên các sổ tổng hợp như sổ cái và sổ nhật kí chung thì không có gì thay đổi so với ghi chép bằng tay. Tuy nhiên, đối với các sổ chi tiết thì kế toán có thể in và sử dụng được sổ chi tiết ở tất cả các cấp chi tiết, theo yêu cầu của người cần thông tin : Ví dụ như cùng một loại sổ kho như nhau nhưng kế toán có thể in được các loại sổ sau : + Sổ kho của từng mặt hàng ở cấp chi tiết nhất (có thể tổng hợp các kho hoặc của từng kho hàng kế toán cần số liệu) VD : Sổ kho mặt hàng ga lê tỳ dùng cho máy xúc D85EX-15 – chi tiết kho 01 Các loại sổ sách sử dụng tại công ty - Sổ nhật ký chung (Phụ lục 09) - Sổ nhật ký thu tiền - Sổ nhật ký chi tiền - Sổ nhật ký mua hàng (Phụ lục 10) - Sổ nhật ký bán hàng (Phụ lục 11) - Sổ Cái TK 156, 142, 154, 111, 112 (Phụ lục 12) - Thẻ kho (Phụ lục 13) - Sổ chi tiết hàng hoá (Phụ lục 14) - Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Sinh viên: Trương Thị Anh 37 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 3.1. CÁC KẾT LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 3.1.1. Ưu điểm - Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình trực tuyến nên có sự quản lý và trao đổi trực tiếp giữa kế toán trưởng và kế toán hàng tồn kho, thông tin được cung cấp và tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác. Mọi thắc mắc về nghiệp vụ chuyên môn cững như về chế độ kế toán, chính sách tài chính kế toán của Nhà nước đều được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Thêm vào đo kế toán trưởng có thể tham mưu, góp ý trực tiếp cho kế toán hàng tồn kho phản ánh đúng theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhìn chung công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ đã tổ chức tương đối hợp lí bộ máy kế toán cũng như công tác hạch toán kế toán. Cụ thể như sau : - Về chứng từ sử dụng : Nói chung, ngoại trừ “Biên bản giao nhận hàng hóa” là mẫu chứng từ do công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ tự lập dùng để xác nhận việc giao hàng hóa cho khách hàng, tất cả các chứng từ mà công ty sử dụng để ghi chép hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán quy định (theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006). Các phiếu xuất kho của công ty được quản lí rất chặt chẽ. Thủ kho có trách nhiệm khi xuất hàng phải có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người nhận hàng, giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền. Trường hợp giám đốc hoặc kế toán trưởng và người được ủy quyền vắng mặt thì thủ kho phải nhận được thông báo vắng mặt từ phòng nhân sự thì mới xuất hàng hóa. Hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng cũng phải có đầy đủ chữ kí và dấu của Giám đốc, người bán hàng, người mua hàng. Trường hợp giám đốc đi vắng thì hóa đơn có giá trị nhỏ có thể đóng dấu treo và sau đó bổ sung chữ kí sau. Sinh viên: Trương Thị Anh 38 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán - Hình thức kế toán áp dụng : Công ty áp dụng hình thức Nhật kí chung. Hình thức này nếu sử dụng cho kế toán thủ công thì sẽ có nhược điểm rất lớn là trùng lắp ghi sổ nhưng đối với hình thức kế toán trên máy vi tính thì lại rất phù hợp, thuận tiện cho việc tra cứu số liệu và sổ sách kế toán. Áp dụng kế toán hoàn toàn trên máy vi tính giúp kế toán tiết kiệm được thời gian hạch toán và thuận tiện hơn trong việc tra cứu số liệu, chuyển số liệu giữa kế toán các khu vực với nhau. - Về phương pháp tính giá hàng hóa. Việc xác định giá vốn hàng bán tuân thủ theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 : ‘Hàng tồn kho’. Công ty áp dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền cả kì dự trữ (trong tháng) là hoàn toàn hợp lí. Do lượng hàng nhập vào và xuất ra trong tháng khá nhiều ; công ty có tới hàng trăm mã mặt hàng kinh doanh nên không thể tính gía đích danh hoặc tính giá Nhập trước- xuất trước hay Nhập sau- xuất trước cho từng mặt hàng được. Việc tính giá như vậy sẽ gây quá tải cho bộ máy kế toán hơn nữa số liệu chưa chắc đã chính xác tuyệt đối vì còn có những trường hợp công ty đặt hàng và lấy hàng tại những thời điểm giá cả khác nhau Chính vì vậy, lựa chọn phương pháp tính giá bình quân theo thời kì vừa xác định tương đối chính xác giá vốn vừa đơn giản, vừa thuận tiện trong công tác hạch toán. - Phương pháp hạch toán hàng hóa : Công ty thực hiện hạch toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình Nhập- Xuất, kiểm tra và quản lí hàng hóa tại công ty. - Về chế độ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Công ty sử dụng mẫu sổ kế toán và báo cáo tài chính theo đúng quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp Nhỏ và vừa. Không những thế, phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp chi tiết được các loại sổ chi tiết để thuận tiện nhất cho việc quản lí. Sinh viên: Trương Thị Anh 39 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân 3.1.2.1. Thứ nhất là hạn chế trong chứng từ sử dụng của công ty Trong phiếu xuất kho hàng hóa, có rất nhiều trường hợp khách hàng có địa chỉ ở 1 địa điểm nhất định nhưng lại yêu cầu giao hàng tại 1 địa chỉ nào đó (có thể là địa chỉ khách hàng của họ). Trong phiếu xuất kho hàng hóa chỉ có dòng ghi địa chỉ của khách hàng. Như vậy, kế toán hàng hóa phải viết thêm vào phiếu xuất kho địa chỉ giao hàng của từng đơn hàng và điện thoại liên lạc của nơi nhận hàng để tránh trường hợp thủ kho chuyển nhầm hàng giao. Một số chứng từ lập tại công ty như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng hóa, nhiều trường hợp kế toán hay viết tắt hay viết không đầy đủ tên và địa chỉ của công ty 3.1.2.2. Thứ hai là hạn chế trong việc vận dụng tài khoản kế toán Công ty không sử dụng tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa để phản ánh chi phí thu mua hàng mà chuyển toàn bộ chi phí hạch toán vào TK 1422 nếu là chi phí trả trước khi hàng về nhập kho hoặc 1561 nếu chi phí phát sinh khi hàng về nhập kho. Hạch toán chi phí mua hàng, kế toán phản ánh : -Nợ TK 142 (1422) : Chi phí mua hàng chờ kết chuyển Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112 : Tổng số tiền thanh toán Nợ TK 1561 : Chi phí thu mua hàng hóa Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 331, 111,112 : Tổng số tiền thanh toán Hạch toán như thế trị giá hàng hóa sẽ không thay đổi nhưng không có tác dụng trong việc quản lí chi phí liên quan đến hàng hóa của công ty. Sinh viên: Trương Thị Anh 40 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 3.1.2.3. Thứ ba là hạn chế đối trong công tác quản lý hàng hóa Đối với hàng mua về đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng hiện còn đang đi trên đường như hàng hóa đã mua nhận được hóa đơn GTGT nhưng hàng chưa về nhập kho hoặc hàng mua nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan nhưng chưa nhận được hàng về kho do một số nguyên nhân trong quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hóa trên đường hoặc tại cảng nhập. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC không sử dụng tài khoản 151 : Hàng mua đang đi đường và cũng không có tài khoản nào hạch toán loại hàng hóa chưa nhập kho này. Và thực tế tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ, kế toán cũng không hạch toán tài khoản này trên hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Chỉ khi nào có hàng thực tế về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán mới hạch toán giá trị thực tế hàng nhập kho. Hạch toán như vậy là không chính xác, không phản ánh đúng giá trị thực tế hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì kế toán phải theo dõi trong suốt quá trình vận chuyển hàng về đến kho của doanh nghiệp. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Để giải quyết những tồn tại trong công tác kế toán mà phần nhận xét về ưu điểm và hạn chế của bài luận văn đã nêu ra, tôi xin trình bày một số giải pháp mỗi giải pháp tương ứng với một hạn chế tại trình bày. 3.2.1. Giải pháp 1 : Riêng mẫu phiếu xuất kho đã quy định theo chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể thêm 1 mục : Địa chỉ giao hàng của hàng hóa xuất kho và số điện thoại của nơi nhận hàng để giúp kế toán hạn chế mức thấp nhất việc phải ghi chú bên ngoài chứng từ. Mẫu như sau : Sinh viên: Trương Thị Anh 41 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Đơnvị: Số: Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO Nợ:632 QĐ số: 48/2006 QĐ- BTC ngày 14 tháng Ngày 01 tháng 03 năm 2012 Có: 1561 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính Họ, tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận): . Nội dung xuất kho: . Xuất tại kho: Nơi giao hàng: ĐT Stt Mã hàng Tên TK TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành hóa hàng Nợ Có tiền hóa Cộng Ngày tháng năm Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn phiếu vị 3.2.2. Giải pháp 2: Kế toán Công ty nên hạch toán chi tiết các khoản chi phí thu mua hàng hóa mua nội địa vào tài khoản 1562 để quản lí. Tài khoản này nên chi tiết làm 2 cấp nhỏ hơn là chi phí thu mua hàng Nhập khẩu và chi phí thu mua hàng nội địa. Hạch toán chi tiết như vậy giúp công ty có thể kiểm tra được chi phí trong Sinh viên: Trương Thị Anh 42 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán quá trình hoạt động kinh doanh của mình theo từng khâu. Nhờ quá trình kiểm tra giám sát đó mà công ty có thể tìm ra nguyên nhân tăng, giảm chi phí khi cần thiết để có biện pháp khắc phục có hiệu quả nhất. Cuối tháng, tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa vào giá vốn hàng bán. 3.2.3. Giải Pháp 3: Kế toán nên mở chi tiết tài khỏan hàng mua đang đi đường qua tài khoản 156 (1563- Hàng mua đang đi đường). Kết cấu tài khoản này như sau : Bên Nợ : Giá trị hàng mua đang đi đường hiện còn đầu kì Giá trị hàng mua đang đi đường phát sinh trong kì Bên Có : Gía trị hàng mua đang đi đường về nhập kho trong kì Số dư bên Nợ : Giá trị hàng mua đang đi đường hiện còn cuối kì + Chứng từ sử dụng : Phiếu nhập kho, Tờ khai hải quan, hóa đơn GTGT, Giấy xác nhận chuyển quyền sở hữu hàng hóa của bên bán hàng. + Hạch toán : Khi hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho mà chưa nhận được cả hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán theo giá tạm tính còn nếu hàng hóa đang đi đường mà đã nhận được hóa đơn GTGT thì hạch toán theo giá thực tế trên hóa đơn. Nợ TK 156 (1563) : Trị giá hàng đang đi đường Nợ TK 133 : Nếu nhận được hóa đơn GTGT trước Có TK 331 : Tổng giá trị thanh toán Sau đó, khi hàng hóa mua về nhập kho và nhận được hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành điều chỉnh giá theo hóa đơn và lượng hàng thực nhận về kho : Nợ TK 156 (1561) : Giá trị hàng hóa thực nhập điều chỉnh Nợ TK 133 : Thuế GTGT trong trường hợp hóa đơn nhận về sau Sinh viên: Trương Thị Anh 43 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán Có TK 156 (1563) : Trị giá hàng đang đi đường về nhập kho Sổ kế toán : Kế toán mở thêm sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa (chi tiết hàng mua đang đi đường) ; Sổ cái TK 1563 3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp 3.3.1. Đối với giải pháp 1: Để thực hiện giải pháp này kế toán hàng hoá của công ty cần thiết kế một mẫu phiếu xuất kho mới có đầy đủ địa chỉ giao hàng và số điện thoại của nơi nhận hàng tạo điều kiện thuận lợi cho người đưa hàng có thể tìm kiếm thông tin giao hàng ngay trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là chứng từ do công ty lập và tự in vì vậy kế toán hàng hoá hoàn toàn có thể thêm 1 mục: Địa chỉ giao hàng và số điện thoại của người nhận. 3.3.2. Đối với giải pháp 2 và giải pháp 3: Công ty sử dụng phần mềm kế toán bitaccounting vì vậy kế toán hàng hoá h có thể dễ dàng thêm tài khoản chi tiết vào danh mục tài khoản sử dụng của công ty để hạch toán chi tiết chi phí mua hàng (TK 1562) và hàng mua đang đi đường (1563). TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. “26 chuẩn mực kế toán Việt Nam (2001-2006)”, nhà xuất bản tài chính 2. “ Chế độ kế toán doanh nghiệp”, quyển 1và quyển 2, ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, nhà xuất bản lao động 3. Giáo trình” Nguyên lý kế toán”, chủ biên: PGS.TS Đỗ Minh Thành, trường Đại học Thương Mại, nhà xuất bản thống kê 4. Giáo trình “ Kế toán tài chính 1” , trường Đại học Thương mại 5. Website “ ketoan.com.vn” 6. Website “ ketoantruong.com” Sinh viên: Trương Thị Anh 44 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 1 2. Mục tiêu cụ thể đạt ra cần giải quyết 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Kết cấu 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 4 1.1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 4 1.1.1 Khái niệm hàng hóa tồn kho 4 1.2.KẾ TOÁN HÀNG HÓA THEO HƯỚNG DẪN CỦA CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM 4 1.2.1. Xác định trị giá hàng hóa tồn kho 4 1.2.2. Phương pháp tính giá trị hàng hóa tồn kho 5 1.2.3. Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho 8 1.2.4. Ghi nhận chi phí 9 1.2.5. Trình bày báo cáo tài chính 10 1.3.KẾ TOÁN HÀNG HÓA THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DN HIỆN HÀNH 11 1.3.1. Chứng từ kế toán 11 1.3.2. Phương pháp kế toán tổng hợp 11 Sinh viên: Trương Thị Anh 45 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 1.3.2 Phương pháp kế toán chi tiết 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 19 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VM .19 2.1.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ 19 2.1.2. Sơ lược về công tác kế toán tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị VM 22 2.1.3. Đặc điểm của hàng hóa tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ 22 2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 23 2.2.1. Kế toán xác định trị giá hàng nhập 23 2.2.2. Chứng từ hạch toán ban đầu 23 2.2.3. Vận dụng tài khoản 25 2.2.4. Phương pháp hạch toán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) 26 2.2.5. Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ 35 2.2.6. Sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH phụ tùng và thiết bị Việt Mỹ 35 CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 38 3.1. CÁC KẾT LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH PHỤ TÙNG VÀ THIẾT BỊ VIỆT MỸ 38 Sinh viên: Trương Thị Anh 46 Lớp: 44D3
Trường Đại Học Thương Mại Khoa Kế toán – Kiểm toán 3.1.1. Ưu điểm 38 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân 40 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO 41 3.2.1. Giải pháp 1 : : 41 3.2.2. Giải pháp 2: 42 3.2.3. Giải Pháp 3: 43 3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp 44 3.3.1. Đối với giải pháp 1:. 44 3.3.2. Đối với giải pháp 2 và giải pháp 3: 44 Sinh viên: Trương Thị Anh 47 Lớp: 44D3